guia de soluciones del sistema de sueldos y

Transcripción

GUIA DE SOLUCIONES DEL SISTEMA DE SUELDOS Y JORNALES
SUELDOS Y JORNALES - GUÍA DE SOLUCIONES
Cómo es esta guía
Esta guía está orientada a describir los procedimientos a seguir para liquidar sueldos. Con un
planteo muy práctico y conciso ponemos en conocimiento de los usuarios del Sistema de Sueldos
y Jornales el manejo de esta poderosa herramienta.
Características
PASO A PASO
En cada explicación comentamos pormenorizadamente los pasos a seguir para llegar a
destino. De esta manera detallamos cómo se hace cada operación. Botón a botón, paso a
paso. Para evitar cualquier equivocación.
COMO SE HACE...
En todos los casos el planteo de cada tema es por el “cómo se hace”. Esto lleva
directamente al procedimiento concreto. Cuando resulta estrictamente necesario se hace
una explicación teórica de los mecanismos utilizados.
DATOS UTILES
En cada punto que resulte conveniente incluimos datos útiles sobre cómo encarar
determinadas tareas, algunos “secretos” y datos que redundarán en un mejor uso del
Sistema.
EMPRESA MODELO
El Sistema viene provisto con una empresa de ejemplo, denominada
empresa Modelo. Esta empresa será tomada como base para las soluciones de los diversos
temas.
GENERALIDADES
Esta sección es la lectura preliminar a cualquier tema, puesto que lo ubicará a Ud. en las
cuestiones generales del Sistema. Esto es esencial a la hora de moverse entre los distintos
módulos y utilizar sus facilidades operativas.
SISTEMAS BEJERMAN S.A.
1
Introducción
En esta parte Ud. puede analizar:
• Entrando al Sistema
• Las funciones de cada módulo que lo integra
• Aspectos funcionales y utilidades iniciales
ENTRANDO AL SISTEMA
• Cuando entre al Sistema se le solicitará el usuario y la clave de acceso
• Hasta tanto defina nuevos usuarios y claves de acceso se debe ingresar con
Usuario: ADMIN
Clave: (en blanco).
Esta acción lo habilita para entrar al menú general del Sistema.
NOTA:
Cuando escriba una contraseña, los caracteres que la componen serán reemplazados por
asteriscos en la pantalla. De esta manera no se mostrará en la pantalla lo que el usuario
tipee en el teclado.
EL ADMINISTRADOR GENERAL
En este módulo Ud. puede dar de alta a las empresas y crear las Bases de datos para los
distintos Sistemas y empresas.
Además Ud. puede acceder a archivos comunes a todos los Sistemas y a procesos del
sistema tales como los de copia de seguridad de archivos.
BASE DE DATOS
Es el conjunto de tablas (archivos), que corresponden a una empresa. Ud. lo verá como un
archivo único que tiene la extensión MDB (Access) o MDF (SQL).
2
UBICACION DE LAS BASES DE DATOS
La creación de una nueva Base de datos se realiza por defecto en:
Archivos de Programa
´Sistemas Bejerman
´SJ
´Bases
´SJcódigo-empresa
´SJcódigo-empresa.MDB
Siendo esta última la base de datos. Ud. la reconocerá por la extensión: mdb
(esta ubicación puede ser modificada durante el proceso de alta)
COPIA DE SEGURIDAD
Cada vez que utilice el Sistema debe hacer una copia de seguridad de la base de datos. Se
puede hacer desde el Sistema:
Administrador general / Procesos / Copia de seguridad.
También se puede utilizar la Copia de Seguridad que provee Windows:
Inicio / Programas / Accesorios / Herramientas del Sistema / Copias de
seguridad.
EL ADMINISTRADOR DE SUELDOS
Este módulo contiene tareas de acceso no cotidiano. En él podrá cargar las distintas tablas
del Sistema: Conceptos, Cargos, Categorías, Parentescos, etc.
Por otra parte puede ejecutar algunos procesos como la conexión con el Sistema SIJP,
importación de novedades, etc.
EL SISTEMA DE SUELDOS Y JORNALES
En este módulo encontrará los legajos del personal, la carga de novedades, la liquidación y
los informes respectivos, incluyendo el asiento contable de las remuneraciones.
3
El menú
El menú general del Sistema provee varias facilidades operativas.
BARRA DE HERRAMIENTAS
Con el menú se instala una barra de herramientas que aparece en la parte superior de la
pantalla, y que está siempre visible durante su trabajo. La siguiente es la descripción de sus
utilidades:
Ocultar Barra de herramientas
Calculadora
Calendario
Acceso al Administrador General
Aplicaciones abiertas
Consulta sobre la empresa
Usuarios logueados en el Sistema
Temas de ayuda del administrador General
Barra de desplazamiento para cambiar la posición de la barra de herramientas
ESTRUCTURA DE ARBOL DEL MENU
En esta estructura, haciendo click sobre el signo + se abren las opciones.
Además:
Arrastrando con el mouse cualquier opción hasta el escritorio de Windows se crea un
acceso directo a esa opción.
4
OPCIONES ACCESORIAS
En la barra superior se encuentran estas facilidades:
Eliminar opción
Crear Una carpeta
Crear acceso directo
Cambiar nombre opción
5
Cómo dar de alta una Empresa
Las empresas se dan de alta desde el Administrador General
DATOS UTILES:
Si la empresa es convertida desde el Sistema en su versión D.O.S., no hace falta darla de
alta. El proceso de conversión de archivos realiza el alta de la empresa automáticamente.
PASO A PASO
• Desde el Administrador General seleccione las opciones
Empresa / Empresas
• Presione el botón Agregar
• Complete las solapas:
Datos de la empresa
Datos adicionales
• A los fines del ejercicio ingrese sólo estos datos:
Código
Razón S.
Dirección
Nro.
Localidad
Provincia
CUIT
DDMM
DDMM
Amenábar
2046
Capital
Capital Federal
00-0000000-0
• Presione el botón Aceptar.
El Sistema le presentará este aviso:
6
En esta oportunidad se puede crear la base de datos para la empresa.
• Presione el botón Sí.
NOTA:
Si bien este proceso puede hacerse luego, estimamos conveniente realizarlo en este
momento.
Con esta acción se habilitará la tercera solapa: Creación de Bases.
• En la zona Tablas de la pantalla seleccione: Importar de base de datos Sueldos. Y elija
seguidamente la empresa Modelo.
Ver explicación más adelante.
• En la zona Centros de Costos: puede seleccionar:
Crear tabla vacía: en este caso Ud. dará de alta los centros de costos.
Importar de base de datos Sueldos: en este caso puede tomar los centros de costos
definidos para otra empresa del Sistema de Sueldos.
Importar de base de datos de Contabilidad: puede traer a esta empresa centros de
costos de una empresa del Sistema de Contabilidad General.
7
El Sistema le muestra el directorio donde se instalará la base de datos:
• Por último le solicitará que ratifique la orden de creación de la base de datos.
• El Sistema le informará que ha creado la base de datos:
Ud. ha dado de alta una empresa con su respectiva base de datos !
8
ALGUNAS CONSIDERACIONES SOBRE IMPORTAR DATOS:
• Hemos recomendado importar las tablas de la empresa Modelo que viene con el
Sistema. Esto es válido sobre todo cuando no se conoce el Sistema y lo hemos hecho
por dos motivos:
• Se aceleran considerablemente los tiempos de puesta en marcha del Sistema, porque
resulta mucho más práctico dar de baja o modificar datos que cargar todo desde cero.
• Asegura un mejor aprovechamiento del Sistema porque los conceptos desarrollados
para la empresa Modelo aprovechan las facilidades del Sistema.
9
Cómo se hace la carga inicial
• Debe comenzar la carga inicial de datos desde el Administrador de Sueldos:
Sueldos y Jornales
´Administrador de Sueldos y Jornales
• Haga doble click en el ícono y se abrirá la pantalla de selección de empresas. Elija a
continuación la creada por Ud., marcando con el mouse, y presione Aceptar.
PASO A PASO
CARGANDO LAS TABLAS
• Elija la solapa Tablas.
Estas tablas contienen datos que luego son requeridos en el Sistema.
Estas Tablas aparecen ordenadas alfabéticamente, pero el orden de carga es el
siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Cargos
Categorías
Centros de Costos
Empresas de servicios (*)
Escolaridades (*)
Estados civiles
Modalidades de
contratación
Motivos de egresos
Obras sociales
Parentescos
Secciones
Sindicatos
Clases de Liquidaciones
Tipos de liquidaciones
10
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
Topes de planes médicos (*)
Zonas
Lugares de pago
Tablas auxiliares (*)
Matrices (*)
Ganancias (*)
Zonas
Conceptos
Formatos de importac. Novedades (*)
Formatos de recibos (*)
Formatos de NC Construcc. (*)
AFJP
Autorizaciones (*)
Datos adicionales del legajo (*)
(*) Tablas no obligatorias
DATOS UTILES:
Para avanzar de un campo a otro use el mouse o la tecla TAB
La mayoría de las tablas se cargan indicando un código y el correspondiente detalle.
Por ejemplo la tabla de estados civiles contiene todos los estados civiles para luego ser
tomados desde los respectivos legajos del personal.
• Y debe ingresar por cada uno de ellos:
Como hemos recomendado Importar datos de la empresa Modelo, la carga inicial de las
Tablas consistirá en gran medida en Eliminar elementos y Agregar nuevos.
11
COMO OPERAR CON LAS DISTINTAS TABLAS
PASO A PASO
Parentescos
• Eliminar ítems: este paso lo deberá realizar si no desea mantener todos los códigos que
vienen de la importación de tablas de la empresa Modelo. Si Ud. no importó datos de la
empresa Modelo no hace falta eliminar los cargos actuales.
1.
2.
Ubique el cursor sobre el ítem a eliminar.
Presione el botón eliminar.
• Agregar ítems:
1.
2.
Presione el botón agregar.
Ingrese los datos que se solicitan.
Categorías
En el ejercicio:
• Dar de alta la categoría
Código
Descripción
Importe
Habilitado
AD2
Administrativo de 2da
860
Si
• Presione
12
Zonas según T02 R.G-3992
Estas Zonas se relacionan con las reducciones en las contribuciones patronales. El código
de cada una de ellas y el porcentaje de reducción deben corresponder a la normativa
vigente.
En el ejercicio:
• Agregue la zona de la pantalla anterior
Lugares de pago
Ud. debe relacionar los lugares de pago con las zonas de la tabla anterior.
En el ejercicio:
• Cargue el lugar de pago Alte Brown y relaciónelo con la Zona Almirante Brown.
Secciones, Sindicatos, Centros de costos y Obras sociales
Adécuelas a sus necesidades.
En el Ejercicio:
• Agregue la siguiente Sección
13
Código
Descripción
PNL
Depart. Personal
• Presione
• Ingrese los datos
• Presione
• Dé de alta en la tabla de Sindicatos
• Presione
Código
Descripción
SAT
Sind.Arg.Telev
• Vamos a cargar un Centro de costos
Código
Descripción
ADM
Administración
14
• Ingrese en la pantalla:
• Presione
• Vamos a agregar esta Obra Social:
• Presione
15
Cómo se cargan los legajos
Los datos del personal se cargan en el Módulo de Sueldos y Jornales.
La carga de datos es sencilla, cubra cada campo con el dato correspondiente.
Los datos se dividen en solapas:
•
•
•
•
Datos personales
Datos laborales
Datos liquidación
Datos adicionales (línea Premium)
Ingrese sus datos como un personal de la propia empresa.
Incluya datos de 1(un) hijo.
Nos detendremos en algunos aspectos no intuitivos y que pueden necesitar ayuda:
PASO A PASO
DATO IMPORTANTE:
Previamente: en la solapa Datos liquidación ingrese los datos del Régimen Jubilatorio.
DATOS DE FAMILIARES
• Luego, en la primera solapa de Datos personales, ingrese los datos de los familiares.
Para liquidar el salario Familiar: En cada renglón de los datos de los familiares,
encontrará al final un botón. Presiónelo para que quede marcado.
El Sistema le mostrará una ventana para que ingrese el concepto del Salario Familiar
por Hijo.
En la empresa Modelo, este es el código 302.
16
• Seguidamente deberá ingresar las fechas entre las cuales se abonará la asignación
familiar correspondiente:
• Por último debe marcar en la solapa Datos liquidación la casilla: Liquida Salario
Familiar:
PERSONAL TEMPORARIO
En la solapa Datos laborales debe indicar si es personal temporario, entendiéndose por tal
exclusivamente el que está contratado a una agencia de personal temporario y no se le
abona salario, sino que se abona la factura de la agencia.
FECHA INGRESO/RECONOCIDA
La fecha de ingreso es la que aparecerá en el recibo de haberes. La fecha reconocida es la
fecha que el Sistema tomará en cuenta para el cálculo automático de los años de
antigüedad del empleado.
Ejemplo: suponga que un empleado reingresa a la empresa el día 10/10/1998 luego de
haber trabajado 24 meses con anterioridad (en cualquier fecha). En este caso, si le
reconoce la antigüedad anterior, debe ingresar así:
• Fecha de ingreso: 10/10/1998
• Fecha reconocida: 10/10/1996, para que el Sistema calcule 2 años (24 meses) más de
antigüedad.
MODALIDAD DE CONTRATACION
El dato que indique en esta zona debe corresponder con las disposiciones legales y lo
requerido por el aplicativo SIJP.
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VACACIONES
En esta zona de la solapa Datos liquidación se debe indicar el lapso de vacaciones. Estas
fechas son leídas desde la fórmulas de los conceptos relativos a las vacaciones.
LEYENDAS EN EL RECIBO
En el caso de que Ud. desee que en el recibo de un empleado aparezca una leyenda con
advertencias o fecha de finalización de alguna modalidad de contratación, etc, deberá
indicarla en el campo Observaciones para el recibo.
LUGAR DE PAGO
Recuerde que el lugar de pago que indique en la solapa Datos laborales guarda relación
con las Zonas de reducción de las contribuciones patronales.
DATO MUY IMPORTANTE:
En la carga de legajos muchos campos son de cobertura obligatoria. Por eso es importante
contar con todos los datos antes de comenzar la carga, puesto que no se permite salir de un
legajo cargado a medias.
Pero si Ud. no tiene todos los datos hay otra solución práctica:
Cuando grabe un legajo completo, en lugar de presionar “Aceptar y nuevo”, presione
“Aceptar”. Esto provocará que para el legajo siguiente se vuelquen los datos del anterior.
Luego presione el botón “Copiar” para realizar el vuelco al nuevo legajo.
Por supuesto que esto hace más expeditiva la carga, pero luego habrá que corregir los
datos que no correspondan.
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Cómo se crean los Conceptos
El Sistema realiza la liquidación de haberes a través del cálculo y la interacción de operadores y
funciones. Enlazando distintos datos, elaboramos una cadena de cálculos matemáticos que nos
permiten obtener el resultado esperado.
A su vez cada uno de esos resultados debe observar una serie de lineamientos, que aseguren la
consistencia de los datos incorporados: a quiénes serán aplicados, qué comportamiento tendrán al
imprimirse en los recibos, etc.
Este conjunto de cálculos agrupados en una fórmula y los lineamientos de su funcionamiento se
denomina: Concepto.
Puede considerarse el motor de cálculo del Sistema. Todo cálculo que pretendemos que el
Sistema realice debe ser a través de un Concepto.
PASO A PASO
• Accedemos a:
Sueldos y Jornales
´Administrador de Sueldos
• Seleccionar Tablas / Conceptos
• Haciendo doble clik sobre Conceptos accedemos a una pantalla que muestra todos los
conceptos:
• Pulsamos el botón
• Aparece la siguiente pantalla:
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Esta pantalla contiene los lineamientos del comportamiento del concepto que se define
• Código: Además de identificarlo indica el ordenamiento de impresión de los conceptos
en los recibos (4 dígitos numéricos).
• Descripción: Texto que detalla el concepto y, en su caso, aparecerá en el recibo.
• Orden: Indica la secuencia de liquidación de los conceptos (numérico de 5 dígitos).
• Tipo: Para ver la lista hacemos click en:
Remunerativo: Para los conceptos como Sueldo mensual, horas extras, etc.
Aparecen impresos en la primera columna del recibo.
No remunerativo: Para conceptos de tales características como Indemnización por
antigüedad, Gratificaciones, etc. Aparecen impresos en la segunda columna del
recibo.
Retención: Abarca conceptos como Retención Jubilación, Obra social, etc. Aparecen
impresos en la tercera columna del recibo.
Asignación Familiar: Representan conceptos como Asignación por hijo, Ayuda
escolar, etc. Aparecen en la segunda columna, pero a su vez el Sistema los identifica
para su posterior tratamiento referido a leyes sociales.
Contribución Patronal: Estos conceptos no aparecen en el recibo: Contribución
Jubilaciones, Contribución obra social, etc. Se calculan a efectos de obtener informes
de costos, control de cargas sociales y el asiento contable.
Redondeo: Se especifica un “Valor Genérico” al cual se desea que sean
redondeados los netos de los recibos (Ej: 1.00). Si no se indica dicho valor, el
20
redondeo no se realiza. Este concepto no tiene fórmula y el Sistema lo coloca
automáticamente.
Puente: Son valores calculados o informados con el objeto de servir como paso
previo a otro cálculo o para simplificar cálculos complejos, dividiéndolos en varias
etapas.
Salario Conformado Puro: En los recibos, en el ítem Remuneración Asignada, el
Sistema coloca el valor básico indicado en la tabla categorías, según cada legajo.
Cuando de acuerdo a cada convenio es necesario definir un salario o sueldo básico,
equivalente a la suma de varios conceptos, determinamos para ese concepto
sumatoria el carácter de Conformado.
El valor de este concepto será entonces el que figure como remuneración asignada.
Salario Conformado Adicional: Es similar al anterior en su formato y se suma a él.
• Se Informa: Valores que se utilizan en el cálculo de los conceptos y se indican para
cada persona en particular. Por ejemplo, la cantidad de horas extras. Pueden tomar valor
negativo.
Cantidad: Este valor aparece en la columna “Unidades” del recibo.
Valor Unitario: Se utiliza para realizar cualquier cálculo pero no aparece en el recibo.
Importe: Se utiliza en general para el pago de montos fijos, premios, para registrar
valores puente, etc. No aparece en el recibo por sí mismo si no a través del total del
concepto.
• Vigencia: Lapso en el cual es necesario que se liquide el concepto.
Permanente: El concepto aparece automáticamente en todas las liquidaciones en las
cuales está aplicado.
Temporario: El concepto aparece automáticamente en las liquidaciones en las cuales
se aplica, pero durante un período determinado.
Unica Vez: El concepto aparece en cualquier liquidación y sólo cuando se lo
incorpora expresamente.
•
Liquidaciones a las que aplica: Los conceptos aparecen automáticamente sólo en las
liquidaciones indicadas.
Un concepto puede ser aplicado a una sola liquidación, a varias o a todas. Por ejemplo:
SUELDO es un concepto de liquidación mensual y HORAS NORMALES es de
liquidación quincenal, pero APORTE JUBILATORIO se liquida en las dos.
Hacemos Click sobre la solapa Empleados a los que Aplica:
21
Fig 5
Marcando con el mouse en la casilla “Los que cumplen”, se habilitan las opciones para
seleccionar a qué personal se le aplica determinado concepto.
Esta facilidad permite evitar errores, colocando por ejemplo una Retención Sindical a quien
no le corresponde, el concepto Horas Normales a personal mensualizado o Licencia por
Maternidad a personal masculino.
Hacemos click en la solapa Cálculo:
Fig 6
22
En esta solapa es donde se determina la fórmula de cálculo del concepto.
• Valor Genérico: Es un valor propio del concepto y no personal del beneficiario, como
son la Cantidad, el Valor Unitario y el Importe.
Con él podemos definir montos que serán aplicados a todos los legajos liquidados.
Por ejemplo:
El valor genérico del Aporte Jubilatorio es: 0.11
El valor genérico del Adicional Título Secundario es: 100.00
• Hacemos Click en
Se abre una pantalla en donde se ofrecen dos alternativas de fórmula
Fig 7
Es: Esta opción corresponde a fórmulas que se denominan: Directas. El cálculo tiene
una sola posibilidad de resolución. Puede ser una suma, multiplicación, búsqueda en
períodos anteriores, etc. o una combinación de todas, pero Es eso.
Si: Corresponde a las fórmulas denominadas: Condicionales. El cálculo depende del
cumplimiento de una determinada condición.
Ejemplo: Si Inasistencias = 0, Entonces: Presentismo= 50.00 Sino:Presentismo= 0
• Luego de elegir la opción hacemos click en
• Aparece la siguiente pantalla
23
Fig 8
La Fórmula puede contener uno o varios términos (luego se verán ejemplos) y el sistema
propone en la pantalla de la Fig 8, las variables que podemos utilizar en su construcción.
VARIABLES QUE APORTAN DATOS:
• Código de Concepto: en muchas fórmulas se hace referencia a los datos contenidos
en un concepto, ya sea el mismo que se está calculando o el TOTAL de otro calculado
anteriormente. Para utilizarlos, debe seleccionarse en la pantalla el concepto y el dato
correspondiente.
Fig 9
24
• Luego de seleccionar la variable debemos elegir un operador que continúe la fórmula
• Se abre la siguiente pantalla
Fig 10
• En los ejemplos de conceptos la llamaremos:
CUADRO DE OPERADORES
• Seleccionamos el necesario y hacemos click en
Y se abre nuevamente la pantalla de selección de variables.
25
OTRAS VARIABLES QUE APORTAN DATOS:
También en la pantalla de la Fig 9:
•
•
•
•
•
•
•
Sueldo o Jornal
Plan Médico
Matriz / Ganancias Según:
Unidades / Importes / Cantidades
Tabla Auxiliar
Salario Conformado puro
Salario Conformado Adicional
(Ver manual del Sistema: Tablas / Conceptos / Operandos).
VARIABLES CALCULADAS POR EL SISTEMA
En la misma pantalla se ofrecen funciones precalculadas que solucionan muchos pasos
intermedios y que permiten definir fórmulas más simples:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Total de Haberes Remunerativos
Total de Haberes No Remunerativos
Total Salario Familiar
Total Retenciones
Total Contribuciones Patronales
Antigüedad
Días trabajados en el mes
Días trabajados en el semestre
Cantidad de meses trabajados
Días de licencia en el período
Días de licencia
Cantidad de días del mes
Cantidad de días del semestre
(Ver manual del Sistema: Tablas / Conceptos / Operandos)
• Elegimos otra variable y hacemos click en
26
Fórmula Completa:
Fig 11
• Si la fórmula está completa hacemos click en
Concepto terminado:
Fig 12
• Para grabar el concepto pulsamos
27
• Si no vamos a grabar más conceptos, hacemos click en
MUY IMPORTANTE:
Asegúrese de haber pulsado “ACEPTAR” (la pantalla queda en blanco) antes de
“CERRAR”, de otro modo perderá lo realizado.
Si el botón “TERMINAR” no está habilitado, se debe a que sobra o falta algún operador
matemático.
La edición de la fórmula siempre termina en una pantalla como la de la Fig 11.
NOTAS
En la Fig 9 y Fig 11 podemos observar otros “botones” disponibles:
• Retroceder: Para borrar el último término u operador incluido.
• Nueva Fórmula: Para borrar todos los términos y operadores.
• Cancelar: Anula los términos incorporados a la fórmula y vuelve a la pantalla anterior.
28
Cómo se crean determinados conceptos
•
•
•
•
•
Sueldos Básicos: Jornalizado y Mensual
Horas extras al 50%
Vacaciones
Horas enfermedad e Inasistencias
Sueldo Anual Complementario
En primer lugar se debe tener una clara idea de cómo se liquida el concepto que va a crear. En
este caso son relevantes estos datos:
• En cuáles liquidaciones se liquida
1. Si está sujeto a las retenciones legales
2. Si se paga multiplicando la cantidad de horas trabajadas o si se abonan importes fijos.
3. A cuáles empleados les corresponde
4. Si existen otros conceptos que necesitan el resultado del cálculo de éste.
SUELDO BASICO (JORNALIZADOS)
PASO A PASO
• En el Administrador de Sueldos y Jornales -Tablas - Conceptos
En la empresa Modelo este concepto lleva el número 101.
Descripción: BASICO HS. NORMALES
Características
• Remunerativo: puesto que está sujeto a retenciones.
• Se debe informar la Cantidad de horas trabajadas en la quincena. Por esa razón debe
marcar la casilla correspondiente.
• La vigencia se define como Única vez porque vamos a cargar la novedad todas las
quincenas.
• Debe asociarse el concepto a algún tipo de liquidación. Seleccionamos 1ra y 2da
Quincena Normal y 2da Quincena y mes.
• Empleados a los que aplica: Marcamos la casilla Los que cumplen. Luego Clase y
finalmente Jornal.
La fórmula
• La fórmula debe multiplicar el salario horario por la cantidad de horas trabajadas.
• Elegir la opción Es.
• En el cuadro de Variables seleccionamos
29
Sueldo o Jornal
• En el cuadro de operadores elegimos
Multiplicación
• En el cuadro de Variables Seleccionamos
Código de Concepto
En la ventana de conceptos (mitad de pantalla) aparece el concepto 0101 y a su derecha
otra ventana con el dato Cantidad.
• Al terminar la fórmula queda de este modo:
Es Sueldo o Jornal * BASICO HS NORMALES (Cantidad)
SUELDO BASICO (MENSUALIZADOS)
Características
• Remunerativo: Está sujeto a retenciones.
• La vigencia se define como Permanente porque se liquida todos los meses
• Debe asociarse el concepto a algún tipo de liquidación. Seleccionamos Mes normal y
2da Quincena y mes.
• Empleados a los que aplica: Marcamos la casilla Los que cumplen. Luego Clase y
finalmente Mensual.
La fórmula
• Vamos a calcular el sueldo teniendo en cuenta que el empleado mensualizado pudo
haber ingresado durante el transcurso del mes. En ese caso se debe abonar la
proporción
Días trabajados en el mes / Cantidad de días del mes.
• Si el empleado ingresó el primer día del mes que se liquida esta ecuación dará 1.
• Por otra parte vamos a dejar automatizado que a los días trabajados en el mes les
restaremos eventualmente los días que correspondan a la Licencia por maternidad del
personal femenino.
• Quedará de la siguiente manera:
Es Sueldo o Jornal * ( Días trabajados en el mes - LICENCIA POR MATERNIDAD
MENSUAL (Cantidad) ) / Cantidad de días del mes
• Utilizamos la opción Es
• En el cuadro de Variables
Seleccionamos Sueldo o Jornal
30
• En el cuadro de operadores
Seleccionamos Multiplicación
• En el cuadro Variables
( Abrir paréntesis
• sin cambiar de pantalla
Días trabajados en el mes
• En el cuadro operadores
Elegimos Resta
Código de Concepto
• A mitad de pantalla buscamos el concepto 0334 – Licencia por Maternidad Mensual
• Dato Cantidad
• En el cuadro operadores
) : Cerrar paréntesis
• sin cambiar de pantalla
División
Cantidad de Días del mes
En los próximos ejemplos sólo mostraremos un cuadro esquemático de la fórmula para que
puedan practicar el ingreso de los conceptos ustedes mismos.
HORAS EXTRAS (JORNALIZADOS)
PASO A PASO
La fórmula
Operadores
Es:
Sueldo o Jornal
Multiplicación
31
Concepto: Hs Extras 50% (Cant)
Multiplicación
Unidades = 1.5
Terminar
• Nuestra fórmula quedará:
Es Sueldo o Jornal * HORAS EXTRAS 50% (Cantidad) * 1.5
Es decir que se multiplica el valor horario por la cantidad de horas extras trabajadas, y se lo
acrecienta en un 50%.
HORAS EXTRAS (MENSUALIZADOS)
PASO A PASO
En la empresa Modelo es el concepto 221 Horas extras al 50%
La fórmula
• Seleccionamos:
Operadores
Es:
Sueldo o Jornal
División
Unidades = 200
Multiplicación
Concepto: Hs Extras 50% (Cant)
Multiplicación
Unidades = 1.5
Terminar
Es Sueldo o Jornal / 200 * HORAS EXTRAS 50% (Cantidad) * 1.5
VACACIONES (JORNALIZADOS)
Este concepto es el que liquida las vacaciones para el personal jornalizado. En este caso se
abona una cantidad determinada de días de vacaciones multiplicando por 8 (horas diarias)
el valor del jornal horario.
En la Empresa Modelo este es el concepto 141 – Vacaciones jornal.
32
PASO A PASO
La fórmula
Operadores
Es
Sueldo o Jornal
Multiplicación
Días de Licencia {
Multiplicación
Unidades = 8
Terminar
{ Este operador aporta a la fórmula los días de licencia indicados en el legajo en la solapa
Datos de liquidación, con una fecha “Inicio” y otra “Finalización”.
Es Sueldo o Jornal * Días de Licencia * 8
VACACIONES (MENSUALIZADOS)
• En este caso en la fórmula dividimos por 25 de acuerdo a la ley.
• En la empresa Modelo este concepto lleva el código 241.
PASO A PASO
La fórmula
Operadores
Es
Sueldo o Jornal
División
Unidades = 25
Multiplicación
Días de Licencia {
Terminar
{ Este operador trae los días de licencia indicados en el legajo en la solapa datos de
liquidación, con una fecha “Inicio” y otra“Finalización”
Es Sueldo o Jornal / 25 * Días de Licencia.
33
UNA SITUACION COMUN
Supongamos que una persona se toma vacaciones desde el 15 de enero hasta el 5 de
febrero.
Debe percibir:
• El importe de las vacaciones (22 días) liquidados con el concepto anterior.
• El sueldo de enero menos los días que no trabajó por estar de vacaciones. En este caso
deben pagarse 14 días (desde el 1/1 hasta el 14/1). O sea que deben abonarse 31 días
que tiene el mes de enero menos 17 días no trabajados haciendo la respectiva
proporción.
• El sueldo de febrero menos los días no trabajados de febrero. Al igual que con el mes de
enero deben abonarse 23 días (28 días que tiene el mes de febrero, menos los 5 días de
vacaciones).
Gráficamente:
01/01
15/01
31/01
05/02
28/02
Vacaciones
14 días
22 días vacaciones
23 días
Para poder realizar todos estos cálculos el Sistema nos provee de estas funciones al
momento de hacer las fórmulas.
Veamos qué hace cada una de estas funciones para
poder utilizarlas apropiadamente:
• Días de licencia en el periodo: son los días en que el empleado trabajó durante el mes
de vacaciones, y el Sistema lo establece de esta manera:
Los días que van desde el inicio del mes calendario y el inicio de la fecha de vacaciones
indicada en el legajo, más:
Los días que van desde la finalización del periodo de vacaciones indicado en el legajo
hasta el final del mes calendario respectivo.
• Días de licencia: son la cantidad de días de vacaciones, el Sistema lo establece de esta
manera:
Los días que van desde el inicio hasta el final de las vacaciones indicadas en el legajo
del personal.
34
• Cantidad de días del mes: calcula la cantidad de días del mes calendario que se está
liquidando. Este número puede ser 28, 29 (febrero de año bisiesto), 30 ó 31.
Conceptos a definir:
DESCUENTO ADELANTO VACACIONES:
Este concepto tiene por finalidad descontar del mes completo los días que el empleado
mensualizado faltó por estar de vacaciones.
PASO A PASO
• En la empresa Modelo este es el concepto 245.
La fórmula
Operadores
Es
Sueldo o Jornal
División
Multiplicación
Días de Licencia en el período
Multiplicación
Unidades = -1
Terminar
Es Sueldo o Jornal / Cantidad de días del mes * Días de Licencia en el período * (-1)
Este concepto fue definido como Permanente. Es decir que el Sistema lo liquidará todos
los meses.
Ahora bien, mientras no existan días de licencia (vacaciones) en el periodo, esa función
asume el valor 0 (cero), entonces toda la fórmula da por resultado 0 (cero).
De esta manera la fórmula tendrá un resultado distinto de cero únicamente cuando la
función días de licencia en el periodo sea mayor que 0 (cero).
DATO IMPORTANTE:
Cuando el resultado de una fórmula es cero el concepto correspondiente no aparece ni en el
recibo ni en el libro ley.
35
Empleados a los que aplica
En esta solapa marcar los mensualizados.
COMO SE LIQUIDAN LAS INASISTENCIAS
Para el personal jornalizado, las inasistencias sin goce de haberes se traducen en menos
horas trabajadas, es decir no hace falta definir nada en el Sistema de Sueldos, simplemente
se pagan menos horas. Pero si las inasistencias dan derecho al cobro de haberes como las
Inasistencias por enfermedad, accidente o feriado, entonces hará falta definir conceptos
acordes.
Vamos a ver los siguientes casos:
• Horas por enfermedad / accidente / feriado y similares (Empleados jornalizados)
• Inasistencias (del empleado mensualizado)
COMO LIQUIDAR LAS HORAS POR ENFERMEDAD (EMPLEADOS
JORNALIZADOS)
• La solución que proponemos es también válida para las horas por accidente o las horas
feriado.
• En la empresa Modelo este es el concepto 111.
PASO A PASO
La fórmula
Operadores
Es
Sueldo o Jornal
Multiplicación
Horas enfermedad (Cantidad)
Terminar
Es Sueldo o Jornal * Horas enfermedad (Cantidad )
DATO IMPORTANTE:
Estos conceptos no se vinculan a la Agenda sino que se informan como novedad en cada
liquidación. La excepción está dada por el caso en que se trate de una licencia por
enfermedad, que tiene una duración prefijada: en ese caso puede ponerse en la agenda y
definirse como de vigencia temporaria.
36
INASISTENCIAS (MENSUALIZADOS)
• El concepto que se propone tiene por función restar de los haberes mensuales
completos, los días de inasistencia, de forma tal de dejar expresada en el recibo de
haberes la inasistencia.
• Al definir el concepto, se debe calcular el valor de la jornada laboral para luego proceder
a deducirla.
PASO A PASO
La fórmula
Operadores
Es
Sueldo o Jornal
División
Multiplicación
Inasistencia (Cantidad)
Multiplicación
Inasistencias (Valor Genérico) **
Terminar
Es Sueldo o Jornal / Cantidad de días del mes * Inasistencias (Cantidad) *
Inasistencias (Valor Genérico)
** Indicar en el campo: Valor Genérico: (-1)
Supongamos que un empleado gana por mes $ 900 y faltó 2 días en marzo.
La fórmula reemplazada por números quedará:
$ 900 / 31(días de marzo) * 2 (inasistencias) * - 1 = - 58.06
el empleado cobrará:
Sueldo
Inasistencias
Neto sujeto a retenciones
900.00
58.06
841.94
37
Cómo se liquida el aguinaldo
Para liquidar el aguinaldo o sueldo anual complementario (SAC) resulta necesario acudir a
liquidaciones anteriores para poder determinar el mejor mes del último semestre.
Si bien esto se encuentra resuelto en la empresa Modelo, vamos a realizar la explicación desde el
inicio para poder analizar todo el proceso.
PASO A PASO
CREACION DE
AGUINALDO.
LAS
CLASES
DE
LIQUIDACIONES:
VARIOS
Y
Resulta necesario crear una clase de liquidación Varios y otra Aguinaldo que reúna a tipos
de liquidaciones que tienen que ver con el aguinaldo.
• En el Administrador de sueldos / Tablas / Clases de liquidaciones
• Ahora crearemos la clase de liquidación Aguinaldo de la misma manera:
38
TIPOS DE LIQUIDACIONES
Debemos crear un tipo de liquidación para cada una de las cuotas del aguinaldo con la
finalidad de asociar a cada una de ellos los respectivos conceptos.
• Creamos entonces los tipos SAC PRIMER SEMESTRE y SAC SEGUNDO SEMESTRE.
• En el punto Administrador de sueldos / Tablas / Tipos de liquidaciones
• Presione Agregar
• Incorpore el SAC Primer Semestre y SAC segundo semestre. Debe marcar la clase
“varios” en ambos.
La mecánica de asociaciones entre
• Clases de liquidaciones
• Tipos de liquidaciones, y
• Conceptos,
será la siguiente:
• Cada concepto se asocia con un tipo de liquidación.
• Los tipos de liquidaciones Mes normal, Primera quincena y Segunda quincena, se
asocian a la clase Aguinaldo, entre otras.
• A su vez los Tipos SAC 1er. semeste y SAC 2do. Semestre, que no pertenecen a la
clase Aguinaldo, cuando van a buscar liquidaciones anteriores para hallar el mejor mes
se asocian a la misma clase: Varios.
IMPORTANTE:
Los Tipos de liquidación que corresponden a haberes computables para el SAC: Sueldo,
horas extras, antigüedad, etc., deben estas asociados al Tipo AGUINALDO.
39
• Crearemos los conceptos de Aguinaldo.
• Conviene separar los conceptos de Aguinaldo (SAC) para los jornalizados y los
mensualizados.
AGUINALDO 1ER. SEMESTRE (JORNALIZADOS)
• Definimos un concepto apropiado para liquidar el primer semestre o primera cuota del
aguinaldo.
• Debemos hacer que el Sistema:
1. Busque entre los seis meses calendarios anteriores el mejor mes
2. Calcule la mitad
3. La proporcione a los días trabajados en el semestre, ya sea porque el empleado se
incorporó durante el semestre o porque el contrato finalizó antes de concluido el
semestre.
Al definir el concepto, se debe calcular el valor de la jornada laboral para luego proceder a
deducirla.
PASO A PASO
La fórmula
Operadores
Es
Total de Haberes Remunerativos / Liq anteriores / Absoluta año
en curso / Desde 01 Hasta 06 / Clase: Aguinaldo / Mejor {
División
Unidades/Importes/Cantidades: 2
Multiplicación
Días Trabajados en el semestre |
División
Cantidad de días del semestre. }
Terminar
{ En este caso se debe buscar entre las liquidaciones anteriores el mejor mes. Para ello
se indica:
40
• Absoluta año en curso: significa que el Sistema buscará los períodos que se indique en
Desde/Hasta, en el año que se está liquidando. En este caso, como se trata del primer
semestre se indica 01 y 06.
| Esta función calcula los días que van desde la fecha de ingreso hasta la fecha de la
liquidación. Se incluye para los aguinaldos correspondientes al personal que trabajó menos
de un semestre.
} Con esta función el Sistema incluye el total de días del semestre que se liquida. Este
término complementa al anterior.
Es Total de Haberes Remunerativos AGUINALDO (Ene | Jun, Mejor) / 2.0000 * Días
trabajados en el semestre / Cantidad de días del semestre
NOTA:
Cuando se busca entre las liquidaciones anteriores el Total de Haberes Remunerativos, se
hace el cálculo para cada legajo y liquidación. Para reducir los tiempos de liquidación puede
crearse un concepto que todos los meses guarde este total y luego incluirlo en la fórmula del
SAC.
En la empresa modelo este concepto lleva el número 600.
En este caso la fórmula quedará:
Es HABERES REMUNERATIVOS (Total) AGUINALDO (Ene | Jun, Mejor) / 2.0000 * Días
trabajados en el semestre / Cantidad de días del semestre
Y ya hemos cargado el concepto que nos permite liquidar el SAC a los empleados
jornalizados por el primer semestre.
AGUINALDO 2DO. SEMESTRE Y MENSUALIZADOS
• Recomendamos definir una fórmula de aguinaldo para cada semestre, dado que no
tienen la misma cantidad de días (el primer semestre tiene 181 días y el segundo 184,
inclusive el Sistema reconoce los años bisiestos, tomando, en tal caso, 182 días para el
primer semestre).
• A su vez este método permite, al estar referido a cada semestre, calcular correctamente
la proporcionalidad a los días trabajados.
• La fórmula de cálculo para el segundo semestre sólo varía en cuanto a los períodos
involucrados que serían: 07 a 12.
• En cuanto a los mensualizados las fórmulas serían iguales a la de los jornalizados, pero
en la empresa modelo se separan con los números 0251 y 0252, sólo a efectos de una
mejor clasificación interna de los conceptos.
• En el punto Actualización de agenda, novedades y liquidación se debe actualizar la
Agenda agregando este concepto.
• Ver el punto Cómo se preparan y calculan las liquidaciones de haberes.
41
Cómo se retiene la jubilación y otros conceptos análogos en los
haberes
Nosotros recomendamos tener en cuenta los topes aunque no existan sueldos superiores al tope
de los MOPRE. De esta manera se encuentran definidas todas las retenciones en la empresa
Modelo.
RETENCION DE JUBILACION Y OTROS CONCEPTOS ANALOGOS
TENIENDO EN CUENTA LOS TOPES DE MOPRE.
Esta forma de liquidar las retenciones es recomendable porque abarca todos los casos.
Aquellas remuneraciones que superan determinada cantidad de unidades MOPRE no se
encuentran sujetas a las retenciones de la Seguridad Social.
En este caso deben establecerse conceptos que “filtren” cada remuneración a los efectos
del cálculo de los haberes sujetos a retención.
Por ejemplo:
En este momento el tope es de 60 MOPRE y el valor de esa unidad es de $ 80, en
consecuencia el tope es de $ 4.800.-.
De esta forma:
Sobre un sueldo de $ 5000, se debe retener sobre 4.800.Y sobre un sueldo de $ 1.000, se debe retener sobre los $ 1.000.La mecánica a construir es la siguiente:
• Crear conceptos que filtren los distintos tipos de remuneraciones para que a través de
los mismos se efectúen las retenciones.
• En la empresa Modelo estos conceptos llevan los códigos 291;293; 295 y 299.
PASO A PASO
• Creamos un concepto con estas características:
BASE IMPONIBLE
• En la empresa Modelo lleva el código 299 y su función es portar el valor del tope.
Tipo: Puente
Periodicidad: Permanente
Tipo de liquidación: Todas
La fórmula se definirá más adelante; ahora necesitamos crearlo únicamente como
portador de un valor: el de los 60 MOPRE.
• En el cuadro Valor Genérico ponemos el valor del tope: $ 4.800.-
42
• Empleados a los que aplica: Indicar Todos.
IMPORTANTE:
La fórmula quedará pendiente para ser resuelta más adelante, puesto que este concepto
interactúa con otros que deben definirse previamente.
AGENDA
Este concepto debe vincularse con los legajos de todos los empleados. Esta vinculación se
hace a través de la Agenda.
Sin esta vinculación no se producirá la retención en los haberes.
Puede utilizarse la actualización por concepto y el Alta automática.
Ver el punto Cómo se preparan y calculan las liquidaciones de haberes.
BASE IMPONIBLE NORMAL
Este concepto forma parte del esquema para la fijación de topes en las retenciones. Se
denomina Base Imponible Normal porque establece la base imponible para las retenciones
con respecto a las remuneraciones habituales del empleado: Sueldo, Antigüedad, Horas
extras, etc.
Este concepto lleva el código 291 en la empresa Modelo.
El concepto quedará definido de esta manera
Características
• Tipo: Puente
• Periodicidad: Permanente
• Tipo de liquidación: Mes normal / Primera quincena / Segunda quincena y mes
La Fórmula
Esta fórmula debe “filtrar” todas las remuneraciones. Para ello deberá comparar el total de
haberes remunerativos con el valor de los 60 MOPRE y quedarse con el menor de ellos.
Para hacer esto hace falta utilizar la facilidad de una fórmula condicional, es decir de una
que comience con Si:
43
• Pase a la solapa CALCULO
• Presione el botón Editar fórmula.
Operadores
Si
Total Haberes Remunerativos
<
BASE IMPONIBLE NORMAL 60 MOPRE (Valor Genérico)
Entonces
Sino
BASE IMPONIBLE 60 MOPRE (Valor Genérico)
Terminar
• La fórmula quedará:
Si Total Haberes Remunerativos < BASE IMPONIBLE NORMAL 60 MOPRE (Valor
Genérico) Entonces Total Haberes Remunerativos Sino BASE IMPONIBLE 60
MOPRE (Valor Genérico)
Agenda
Este concepto debe vincularse con los legajos de empleados jornalizados. Esta vinculación
se hace a través de la Agenda.
IMPORTANTE:
Si no se vincula este concepto a los legajos no se producirá la retención en los haberes.
Con similares características se ingresan los conceptos que "filtren" las remuneraciones
correspondientes a vacaciones y aguinaldos.
El paso siguiente es completar el concepto 299 con la fórmula respectiva que es la suma de
todos estos conceptos que "filtran" los haberes remunerativos (ver empresa Modelo).
EL CONCEPTO DE RETENCION
• Este concepto en la empresa Modelo lleva el código 0401.
PASO A PASO
• Desde el Administrador de Sueldos / Conceptos definir este concepto:
Código 0401
Retención Jubilación
Características
• Tipo: Retención
• Periodicidad. Permanente
• Tipos de liquidaciones: Todas
44
La fórmula
• Pase a la solapa CALCULO
• Presione el botón Editar fórmula.
En el cuadro Valor genérico debemos indicar 0.11, que es la tasa del 11% ya dividida por
100.
Operador
Es
Multiplicación
Código de concepto 401 (Valor Genérico)
Terminar
• De esta manera la fórmula quedará:
Es Total Haberes Remunerativos * Retención Jubilación (Valor Genérico)
• Empleados a los que aplica: En esta solapa marcamos Todos.
AGENDA
• Este concepto debe vincularse con los legajos de empleados que tengan esta retención.
Esta vinculación se hace a través de la Agenda.
• En forma similar deben definirse los conceptos para la ley 19032, la Obra social, etc.
45
Cómo se liquidan las contribuciones patronales
Las contribuciones patronales se liquidan a través de conceptos que se utilizan con tales fines.
Resulta recomendable utilizar un esquema de topes MOPRE, aunque momentáneamente no se
superen los topes, puesto que el usuario queda cubierto ante esa eventualidad. Por otra parte
todas las soluciones que se elaboran en el departamento de soporte técnico consideran que el
usuario utiliza este método.
DEFINICIONES PREVIAS
PASO A PASO
En primer lugar, ya se han definido dos tablas: Zonas según T02 RG 3992 y Lugares de
pago. Esto es necesario para determinar los montos de las reducciones en las
contribuciones patronales. Accedemos a estos puntos desde Administrador de Sueldos y
Jornales / Tablas / Zonas según T02 RG 3992 y Lugares de pago.
Luego se debe definir una tabla auxiliar con los valores de las reducciones. Estas
reducciones se determinan de acuerdo al Lugar de pago que se haya indicado en cada
legajo.
• Definimos la tabla:
Accedemos a este punto desde Administrador de Sueldos y Jornales / Tablas /
Tablas auxiliares:
En la pantalla respectiva presione Agregar para dar de alta a esta nueva tabla. Con
la empresa Modelo esta tabla viene creada.
Esquemáticamente el funcionamiento de esta Tabla auxiliar es el siguiente:
Legajo con
un
lugar
de pago
Tabla auxiliar con los valores de
reducción correspondientes a
los lugares de pago.
Fórmula del concepto
• Una vez definida la Tabla elaboramos los conceptos respectivos.
46
COMO SE CALCULAN LAS CONTRIBUCIONES
TENIENDO EN CUENTA LOS TOPES MOPRE
PATRONALES
Este procedimiento resulta similar al determinado para las retenciones.
En este sentido se definen ciertos conceptos que filtran cada una de las contribuciones que
tienen un valor distinto de tope que las retenciones.
Al momento de confeccionarse esta guía las contribuciones tienen un tope de 60 MOPRE.
Por ejemplo:
El valor de esa unidad MOPRE es de $ 80, en consecuencia el tope es de $ 4.800.-.
De esta forma:
Sobre un sueldo de $ 7000, se debe contribuir sobre $4.800.Y sobre un sueldo de $ 1.000, se debe contribuir sobre $ 1.000.Retenciones
60 MOPRE
SIJP
SI
SI
SI
SI
INSSJP
OBRA SOCIAL
ANSSAL
Contribuciones
SIJP
INSSJP
ASIGN FAM
FDO NAC DE EMPLEO
OBRA SOCIAL
ANSSAL
A.R.T.
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Se toman entonces como tope los mismos conceptos definidos para las retenciones.
PASO A PASO
LOS CONCEPTOS DE CONTRIBUCION PATRONAL
Por cada una de las contribuciones patronales habrá que hacer un concepto para su
cálculo. Debe tenerse en cuenta en dicho cálculo:
• Los conceptos que contemplan los MOPRE.
CONTRIBUCION POR JUBILACION
• En la empresa Modelo lleva el código 0501.
47
Características
• Tipo: Contribución patronal
• Periodicidad: Permanente
• Tipos de liquidaciones: Todas
La fórmula:
Operadores
Es
BASE IMPONIBLE 60 MOPRE (Total)
* Multiplicación
CONTRIBUCIONES JUBILACION (Valor Genérico) {
/ División
Unidades / importes / cantidades =100
Terminar
{ En el valor genérico se indica el porcentaje de contribución.
De manera similar deben crearse los otros conceptos de contribución patronal.
Ejercicio
Ingrese estos conceptos
1. Se otorga un préstamo a los empleados de $ 1.000 a
reintegrar en 5 cuotas de $ 200.- cada una.
2. Se abona un premio a todos aquellos empleados mensualizados que no han faltado en
el mes y que tienen un sueldo inferior a los $ 2.000.Este premio es del 5% del sueldo.
3. Se establece un aporte sindical equivalente al 1,5% de los haberes remunerativos.
También existe una contribución patronal para el sindicato del 1% sobre los haberes
remunerativos.
4. El empleado tiene un familiar a cargo para la obra social.
5. Se abona una diferencia de haberes de $ 35.- por única vez.
6. Crear un concepto para los LT (Tickets) que si bien no figuran en los recibos de haberes
se deben tomar en cuenta para las liquidaciones del Impuesto a las Ganancias.
7. Se debe abonar una indemnización por vacaciones no gozadas.
8. La antigüedad se abona en base a una tabla, de esta manera:
• De 1 a 3 años: el 1% del sueldo por cada año
• De 4 a 7 años: el 1,5% del sueldo por cada año
• De 8 años o más: el 2% del sueldo por cada año.
9. Crear un concepto que liquide las asignaciones familiares por hijo.
10.Crear un concepto que liquide la asignación por maternidad.
48
Cómo es la búsqueda de importes en liquidaciones anteriores
En ocasiones se nos planteará la necesidad de buscar en el Sistema datos de conceptos que
hayan sido liquidados en períodos anteriores.
El caso más conocido es el del Sueldo Anual Complementario, para cuya liquidación debemos
obtener la mejor remuneración del último semestre.
Otro caso es el de la acumulación necesaria para la liquidación de las retenciones del Impuesto a
la Ganancias.
También tenemos los promedios de conceptos variables, comisiones, horas extras, etc, que se
incorporan al pago de las vacaciones o en los conceptos indemnizatorios.
Finalmente a efectos estadísticos o para el cálculo de los promedios mencionados anteriormente,
podríamos necesitar conocer sumas o promedios de las cantidades informadas y que fueron
utilizadas en el cálculo de determinados conceptos.
En este punto describiremos cómo se realiza este tipo de búsquedas, cuáles son sus variantes y
cómo quedan incorporadas a la fórmula de un concepto.
Concepto a buscar
• Debemos elegir el concepto que nos aportará el dato buscado.
Qué dato nos interesa
•
•
•
•
•
Total calculado
Cantidad informada
Valor Unitario asignado
Importe informado
Valor Genérico asignado
Cuál es el criterio de búsqueda
Existen tres formas:
• Absoluta:
Le indicamos al Sistema el mes y el año exacto desde y hasta el cual debe buscar.
La fórmula sólo sirve para un determinado período.
• Absoluta Año en Curso:
Sólo es necesario indicar los meses de inicio y finalización.
La fórmula es válida en cualquier año.
• Relativa:
En este caso no detallamos meses ni años sino Períodos. El Período 001 es el primero
inmediatamente anterior al mes que estamos liquidando y el Período “n” será el último
contado desde la misma fecha.
49
Además este estilo de búsqueda se “corre” a medida que cambia el mes de liquidación. Si en
agosto el período 001 es julio, en septiembre el mismo pasa a ser agosto y así sucesivamente.
No es obligatorio comenzar desde el período 001, puede hacerlo desde el 010, 023, etc.
En forma general para los tres modos, la búsqueda puede realizarse hasta o desde el mes en
curso o período 000, pero no para la liquidación en proceso sino anteriores ya cerradas.
Las quincenas se consideran como de un mismo período. Ubicados en la 2da. Quincena de un
mes, un dato de la 1er. Quincena debe ser buscado en el período 000.
Períodos que abarca
• Indicamos la extensión de la búsqueda.
Clase de Liquidación
Las clases son filtros. Es obligatorio en las tablas del Sistema tener definida al menos una
clase, que podemos llamar “Varios”. Asignaremos a ella todos los Tipos de Liquidación, para
que los conceptos calculados figuren allí como mínimo.
Pero si creamos más clases este filtro nos permitirá realizar búsquedas minuciosas, ya que un
mismo concepto podremos ubicarlo de diversas formas.
Por ejemplo: Podemos asignar el Tipo de Liquidación “2da quincena” a la clase Varios y a su vez a
otra clase que denominaremos “Segunda Q”.
Si buscamos el total liquidado del concepto Horas Normales a través de la clase Varios, nos
devolverá como resultado la suma de lo calculado en 1ra y 2da quincena.
Pero si lo pidiéramos por la clase Segunda Q, sólo traería las sumas referidas a la 2da quincena.
Podemos crear todas las Clases de Liquidación que consideremos necesarias y en cualquier
momento. Asignar un tipo de liquidación a una nueva clase es agregar una nueva posibilidad de
búsqueda de un concepto ya liquidado.
Qué hacemos con los datos
Determinados ya los elementos de búsqueda precedentes, debemos indicarle al Sistema el
cálculo de agrupamiento que queremos que realice con los valores que encuentre.
Disponemos de los siguientes:
• Suma
El conjunto de datos será mostrado como el total de la suma de los mismos.
• Promedio A
El total sumado será dividido por el número de meses o períodos seleccionados en la
búsqueda.
Ejemplo:
Promedio:
Comisiones liquidadas en los últimos 12 meses = $ 7200.$ 7200.- = $ 600.12
50
• Promedio B
Realiza la misma operación anterior pero con la particularidad de tomar como divisor
sólo el número de meses o períodos en los que el dato buscado existe.
Ejemplo:
Comisiones liquidadas en los últimos 12 meses = $ 7200.Períodos en los que determinó comisiones = 9
Promedio:
$ 7200.- = $ 800.9
• Mejor
Selecciona el mejor valor del período buscado.
Una vez insertados todos los elementos de la búsqueda en la fórmula, se comportan como
un bloque. Si necesitamos corregir alguno de ellos es necesario eliminarlos totalmente de la
fórmula y volver a definirlos.
El bloque de búsqueda se comporta como un término matemático. Por lo tanto la fórmula de
concepto que lo contiene puede continuar, de ser necesario, incorporando nuevos términos
y operadores.
PASO A PASO
Tomemos como ejemplo la obtención del promedio de Horas Extras de los últimos 12
meses para incorporarlo al pago de vacaciones.
• Creamos un Concepto tipo Puente “Promedio Horas Extras 50%” y en la solapa cálculo
presionamos
• Aparece la pantalla de fórmulas
• Como es una fórmula directa, seleccionamos la opción Es, y
• Ahora vamos a seleccionar uno por uno los elementos de búsqueda
51
• Elegimos en la mitad de la pantalla el Código 0221 – Horas Extras 50%
• Seleccionamos con un click la casilla de verificación y el dato necesario
• Elegimos Total
Al marcar la casilla de verificación de liquidaciones anteriores, se habilitó el renglón
siguiente donde definimos:
• Criterio de Búsqueda
• Períodos que abarca
52
• Clase de Liquidación
Cálculo
• Presionamos
Y en la pantalla de fórmulas aparece el bloque de búsqueda completo, con la posibilidad
de seguir agregando términos.
Es Horas Extras 50% (Total) VARIOS (01/12, Promedio A)
Luego sigue la fórmula con los elementos necesarios para el cálculo completo.
Ejercicio
Se paga una comisión que consiste en el 2% de las ventas. Para las vacaciones se paga el
promedio de los últimos 6 meses de estas comisiones.
Hacer un concepto Puente que lea el total de haberes Remunerativos liquidados en el
mismo periodo. Luego se utilizará.
Cómo se Preparan y Calculan las Liquidaciones de Haberes
Después de cargar los legajos, los conceptos y tablas ya estamos en condiciones de liquidar los
haberes.
Para esa tarea, accederemos al Sistema de Sueldos y Jornales y utilizaremos del Menú Principal
los botones:
• Actualización de Agenda, Novedades y Liquidaciones
• Liquidación y pago de haberes
53
ACTUALIZACION DE AGENDA, NOVEDADES Y LIQUIDACIONES
Como primer paso y a efectos de automatizar el armado de las liquidaciones, debemos
crear la AGENDA.
Cada empleado u operario tiene en sus liquidaciones de haberes distintos conceptos, ya
sea por remuneraciones, retenciones, etc. Por ejemplo, un empleado mensualizado tiene en
su recibo el concepto Sueldo, en cambio un operario jornalizado tiene un concepto Horas.
De la misma manera un empleado tiene, relacionado con su legajo, el concepto Aportes
Jubilatorios.
La agenda es entonces la relación de cada legajo (empleado) con los conceptos que tiene
asignados de remuneraciones, retenciones, etc.
“Actualizar la Agenda”, consiste en seleccionar determinados conceptos de la tabla
respectiva y asignarlos a cada legajo. También agregamos a la agenda los “conceptos
puente” necesarios para cálculos posteriores.
De este modo nos aseguramos para cada empleado u operario, la inclusión automática en
sus liquidaciones de los conceptos seleccionados.
PASO A PASO
• En el Menú Principal elegir Actualización de Agenda, Novedades y Liquidaciones.
• En la Pantalla siguiente seleccionamos Actualizar Agenda.
• Podemos acceder a la agenda por legajo o por concepto. En este caso vamos a acceder
por legajo.
(Fig.1)
• Ingresamos en el campo Legajo el número correspondiente, en nuestro caso el 1 y
presionamos la tecla
• Incorporamos un código de Concepto para asignarlo al presente legajo. Al presionar la
tecla aparece la descripción del concepto.
54
• Luego debemos fijarle al concepto su Vigencia. Para ello, ubicados en el mismo renglón,
presionamos el botón derecho del mouse
• y seleccionamos la opción correspondiente o pulsamos la tecla
LA VIGENCIA
La vigencia puede aparecer automáticamente desde la fecha de ingreso de la persona a la
empresa. En este caso debemos corroborar que sea la correcta o modificarla (si no vemos
la columna nos desplazamos utilizando la barra de desplazamiento inferior).
En las columnas de Cantidad, Valor Unitario e Importe, colocamos los valores que a efectos
de ser utilizados en las respectivas fórmulas, queramos que se mantengan en todas las
liquidaciones, hasta que decidamos cambiarlos. En caso contrario, que es lo usual, los
dejamos en blanco.
La fórmula del concepto debe hacer referencia a este Importe. Como lo registramos en la
Agenda, el valor de dicho premio no cambiará hasta que lo modifiquemos.
• Una vez que completamos la carga de conceptos presionamos el botón
La pantalla quedará vacía (esta es la forma de estar seguros de que grabamos los datos),
entonces comenzamos con la carga de conceptos para el siguiente legajo.
Carga masiva de conceptos en la agenda:
Tenemos la posibilidad de efectuar la carga inicial de datos a las Agendas en forma masiva (los
usuarios de Sistemas Bejerman S.A. versión DOS que convierten a la versión Windows, no
necesitan hacerlo).
PASO A PASO
• En la pantalla de la (Fig.1), seleccionamos ahora la opción “por concepto”:
La pantalla que se abre es igual a la que surge en el caso anterior, salvo que ahora en el
extremo superior izquierdo el dato a ingresar corresponde a los códigos de conceptos y
en la grilla inferior, la primera columna se refiere a los legajos.
• Utilizando los datos del ejercicio, vamos a cargar el Concepto 204.
• Colocamos en el campo Código el número 204 y pulsamos la tecla [ Tab ]
55
• Nos ubicamos con el cursor en el primer renglón debajo de Nro.Legajo y presionamos el
botón derecho del mouse. Seleccionamos la opción “Buscar” (también podemos
presionar la tecla <F2> ).
Esta pantalla nos permite seleccionar los legajos a los cuales queremos asignar un
determinado concepto. Podemos utilizar diversos criterios de selección, por número de
legajo, por nombre, por sección, etc. o hacer un alta “genérica”. Nosotros utilizaremos la
forma genérica, es decir sin marcar nada :
• Para ello pulsamos:
• Aparece el siguiente mensaje
Esto ocurre porque el concepto 204 fue definido para utilizar sólo con legajos de tipo
mensualizado. Como nosotros realizamos un alta sin restricciones el Sistema
automáticamente omite a los que son jornalizados y nos avisa.
• Pulsamos
El Sistema incorpora a la grilla todos los números de legajos seleccionados.
Si no aparecen las Vigencias, como se trata de un concepto de tipo “permanente”, la
misma puede ser igual para todos los legajos y podemos realizar la siguiente operación:
• Ubicados en el primer renglón presionamos el botón derecho del mouse y seleccionamos
“Vigencias” o pulsamos la tecla
y aparece una ventana para indicar el período de vigencia.
• Indicamos en “Desde” la fecha desde la cual queremos que comience a liquidarse el
concepto .
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Para elegir la fecha podemos tomar como referencia la de puesta en marcha del Sistema o
también una de algunos meses antes, como para hacer liquidaciones de prueba similares a
las realizadas por otros medios.
No es necesario colocar el dato “Hasta” porque el concepto es permanente. Luego hacemos
un “Click” con el mouse en la casilla de verificación “Aplicar al Resto”, para que quede
seleccionada.
Una vez que tenemos en la grilla los legajos y las vigencias, debemos incorporar en las
columnas correspondientes los montos de cantidades, valores unitarios o importes, que
sean necesarios y que pueden ser distintos para cada legajo.
• Colocamos importes a los distintos legajos.
No debemos olvidar que estos valores, al tratarse de una Agenda, se repetirán en cada
liquidación hasta tanto no los cambiemos.
Creación de Liquidaciones
1) En el menú principal:
2) En la pantalla siguiente seleccionamos:
Crear una liquidación significa que el Sistema va a armar una “planilla”, en donde estarán incluidos
los legajos con todos sus conceptos “agendados”.
Pero por el momento no realiza cálculo alguno.
3) Ingresamos la fecha de la liquidación.
Esta fecha es la que el Sistema tomará como referencia para el cálculo de las antigüedades,
días trabajados en el mes, etc. Por ej. último día de quincena, del mes o fecha de desvinculación
en el caso de liquidaciones finales. No es la fecha de pago.
Colocamos una descripción que nos permita identificar internamente a la liquidación:
Por ej.: Jornalizados 1ra. agosto 2000; Liquidación de Adelantos septiembre; etc.
57
Este paso es muy importante porque estamos determinando qué tipo de recibo de haberes
queremos obtener y se liquidarán todos los conceptos relacionados con el Tipo elegido.
Al definir los conceptos, indicamos en cuáles liquidaciones queremos que se incluyan.
Entonces, el seleccionar “Segunda Quincena y Mes”, significa que al crear la liquidación el
Sistema elegirá de las Agendas sólo los conceptos que correspondan a este tipo de
liquidaciones. Estará Sueldo, en los legajos mensualizados,
Jubilación tanto en los
mensualizados como en los jornalizados pero no aparecerá, por ejemplo, Vacaciones.
Para obtener el recibo con el concepto Vacaciones, Sueldo Anual Complementario o algún otro
especial, debemos seleccionar el Tipo de Liquidación correspondiente.
Recomendamos esta operatoria dado que el cálculo de los conceptos especiales o esporádicos se
facilita en liquidaciones separadas. Pero el uso de un concepto en un solo tipo de liquidación no es
excluyente, ya que con una fórmula apropiada puede incluirse en varios de ellos.
• Clase de legajo
Elegirla según se trate de liquidaciones a empleados jornalizados, mensualizados o ambos.
Generalmente este dato se relaciona con el tipo de liquidación seleccionado.
• Empleados a los que aplica
Aquí, utilizando una serie de filtros que se seleccionan con el mouse, podemos indicar que la
liquidación esté referida a un grupo de empleados o a uno solo (si son todos no es necesario
entrar a esta solapa).
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Actualización de Novedades
Una vez que el Sistema creó la liquidación, queda posicionado en la pantalla de la (Fig 1).
En todas las liquidaciones debemos cargar novedades: Horas; Inasistencias; Licencias; Importes
Fijos; etc.
En nuestro ejercicio vamos a utilizar las dos formas de ingreso que ya vimos para agendas.
El concepto Premio a la Asistencia les corresponde a todos los empleados jornalizados,
entonces nos conviene realizar un alta automática.
Siguiendo los mismos pasos que en la carga masiva descripta anteriormente, debemos llegar a
una pantalla que nos permita incorporar la Cantidad de inasistencias que le corresponda a cada
legajo. Por ejemplo:
Al Legajo 1 le corresponde la deducción de la cuota de un préstamo que le fuera acordado. En
este caso seleccionaremos Modo de Ingreso “Por Legajo”.
En la pantalla ahora aparecen los conceptos asociados a este legajo (según el tipo de liquidación
elegido) y le agregamos el concepto que necesitamos:
DATOS UTILES:
Un orden lógico para el trabajo rutinario:
• Revisar las Agendas de los legajos existentes para constatar que no sea necesario
incorporar algún concepto.
• Cargar las Agendas de los legajos nuevos.
• Crear la liquidación de acuerdo al tipo necesario.
• Incorporar las novedades.
Cómo salvar liquidaciones creadas con errores
Es muy importante entender que las liquidaciones se crean con los conceptos que están en
la Agenda en ese preciso momento. Es como sacar una copia de la liquidación original (la
agenda) de los conceptos que deben liquidarse por la fecha y tipo de liquidación. Por lo
tanto si detectamos que por faltar en la Agenda no se incorporó un determinado concepto a
la liquidación, debemos salvar el error, únicamente en esa liquidación, incorporándolo como
novedad. Inmediatamente cargarlo en la agenda para que no vuelva a producirse el error.
Ahorremos tiempo
Podemos acortar el tiempo de carga de las novedades, si elegimos bien el modo de ingreso.
Cuando las novedades corresponden a la mayoría de los legajos, nos conviene ingresarlas
por concepto, utilizando el Alta Automática. Esto hace que el Sistema nos presente una
pantalla ordenada de todos los legajos. Sólo nos queda ubicarnos en la columna
correspondiente e ir tecleando los datos desplazándonos hacia abajo con el cursor (no es
necesario usar el mouse).
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Si un legajo no tiene novedad para el concepto que estamos ingresando, lo dejamos en
blanco y el Sistema no lo liquida ni lo imprime.
En cambio si tenemos que ingresar conceptos que tienen novedades sólo para algunos
legajos, es preferible utilizar el modo por legajo. En este caso en la pantalla se desplegarán
todos los conceptos del legajo seleccionado, debiendo ingresar el dato en el renglón
correspondiente o agregar un nuevo renglón a la grilla.
Ejercicio
• Completar la agenda. Incluir el día del gremio para los próximos
dos años.
• Crear la liquidación del mes en curso e ingresar estas novedades:
Horas extras 50%: 12
• Liquidar el mes en curso.
• Corregir las horas extras a 10 unidades.
• Ingresar/sacar el ajuste de haberes de $ 35 en esta liquidación.
• Crear un concepto nuevo que liquide una gratificación de $ 500 por empleado que se
dará una vez por año.
• Convocar como novedades del mes a ese concepto que se encuentra en la agenda.
• Liquidar vacaciones. El empleado se toma vacaciones desde el 20 del corriente mes
hasta el 4 del mes siguiente inclusive.
• Liquidar aguinaldo.
60
AFIP - SIJP. Cómo es la exportación de datos
El Sistema Bejerman de liquidación de Sueldos y Jornales para Windows, está preparado para
generar un archivo de tipo texto que puede ser leído por el aplicativo AFIP-SIJP, trasladando sin
inconvenientes los datos para la confección de las declaraciones juradas correspondientes.
PASO A PASO
• En el Administrador de Sueldos y Jornales seleccionamos con doble click:
• Se abre la siguiente pantalla:
La primera vez que utilicemos este proceso deberemos configurarlo. Esta configuración no
cambiará, hasta que por alguna modificación en la legislación o en los programas de la AFIP
sea necesario realizarla.
61
• Pulsamos
• Se abre la pantalla de la figura siguiente en donde elegiremos los parámetros que
correspondan, haciendo un solo click sobre las opciones presentadas (quedan marcadas
con un tilde).
La selección de la figura corresponde a la empresa Modelo provista con el Sistema, que
puede ser aplicada a cualquier otra. Pero en la configuración es posible utilizar cualquier
concepto que el usuario defina.
REMUNERACIONES IMPONIBLES
Los recuadros Remuneración 1 y Remuneración 4 corresponden a los importes que deben
ser tenidos en cuenta para el cálculo de Aportes. Y los correspondientes a Remuneración 2
y Remuneración 3, para las Contribuciones.
Esta parametrización corresponde a la Versión 14 del SIJP, en la cual se utilizan dos
valores distintos, para los Aportes de la Seguridad Social y la Obra Social por un lado y para
las Contribuciones de la Seguridad Social por el otro. En versiones siguientes se repite esta
división de remuneraciones imponibles.
Es importante destacar que el Sistema Bejerman no envía los importes de aportes y
contribuciones calculados, sino que informa el total de remuneraciones imponibles ya que
es el aplicativo de la AFIP el que realiza dicho cálculo.
Por lo tanto es muy útil el uso de conceptos definidos como Bases Imponibles (ver capítulo
Conceptos), ya que en un solo dato se resume la información necesaria.
62
En el ejemplo se han indicado los conceptos:
299
298
BASE IMPONIBLE RETENCIONES
BASE IMPONIBLE CONTRIBUCIONES
Pero el usuario puede crear sus propias bases imponibles con los números de código que
prefiera o utilizar el o los conceptos que considere representativos de las mencionadas
remuneraciones.
IMPORTE ADICIONAL OBRA SOCIAL
Este valor correspondiente actualmente al 1.5% de las remuneraciones imponibles por cada
persona que se agrega al grupo familiar, no es calculado por el aplicativo SIJP y por lo tanto
debe ser informado por el contribuyente.
Para ello debe indicarse en este cuadro el código del concepto, que oportunamente
hayamos definido para realizar en las liquidaciones esta retención adicional.
Nota: A partir de la versión 4.10 del Sistema de Sueldos y Jornales, no se requiere
la configuración del Importe Adicional de Obra Social.
PARENTESCOS
En la tabla correspondiente del Sistema, podemos definir libremente la cantidad y
denominación de parentescos que creamos conveniente. Pero en el aplicativo SIJP las
opciones son rígidas.
Por ejemplo: En el Sistema podemos definir: Cónyuge, Concubino, Conviviente. En el SIJP
sólo existe CONYUGE. Por lo tanto señalamos en el cuadro cuáles serían los sinónimos de
nuestra tabla.
63
El mismo criterio utilizaríamos en los cuadros HIJO o ADHERENTES, ya que en nuestra
tabla podemos definir por ejemplo: Hijo menor de conviviente, Menor a cargo, Padre,
Hermano, etc.
Atención: En cada cuadro vemos la tabla de parentescos completa y debemos
elegir la opción correspondiente.
LIQUIDA EMPLEADOS CON CARGOS MULTIPLES
Esta casilla de verificación se utiliza en el caso de que exista un empleado dado de alta con
dos números de legajo, ya que se desempeña en dos cargos distintos. El ejemplo típico es
el de los docentes, que pueden reunir en un mismo establecimiento educativo cargos
titulares y suplentes o en distintas secciones. También suele usarse en la construcción,
dada la gran rotación de personal.
Seleccionando esta opción el Sistema reúne los datos de legajos que tengan el mismo
número de C.U.I.L. y se exportan como si fuera uno solo.
Atención: Seleccionando esta opción queda inhibido el control automático de
duplicación de números de C.U.I.L. , que pudieran haber sido ingresados por error.
REGIMEN SIMPLIFICADO
Si tenemos ingresados legajos pertenecientes al régimen simplificado, la selección de esta
casilla de verificación indica al Sistema que debe realizar la exportación incluyéndolos. Por
el momento no se utiliza ya que el aplicativo SIJP no contempla el tratamiento de este
régimen.
Cómo se obtienen informes
CONFIGURAR E IMPRIMIR INFORMES
Libro Ley
• Libro Ley: Numerar 10 hojas, y luego:
• Imprimir sobre papel rubricado.
Planillas
• Configurar la planilla de haberes, retenciones y contribuciones para obtener el total
sujeto a retenciones, las retenciones del SIJP y la Obra social y las contribuciones
correspondientes.
• Exportarla a Excel
• Configurar la planilla de aportes y contribuciones para el informe de la obra social.
• Obtener un informe personalizado con los datos de las liquidaciones. Obtener los
importes pagados por el concepto 0201.
64
FORMATO DE IMPORTACION DE NOVEDADES
La línea Premium del Sistema de Liquidación de Sueldos y Jornales para Windows permite
la importación de datos a las liquidaciones creadas, que se encuentren incluidos en archivos
de tipo “dbf” o “txt”. Esto permite incorporar novedades provenientes de relojes digitales
de control de asistencia u otros archivos que utilice el usuario.
Para ello es necesario definir un Formato de Importación. Esto significa indicarle al
Sistema cómo es el archivo que va a leer.
En forma rápida podemos decir que un archivo es un conjunto de datos agrupados en filas
llamadas “Registros”.
Esos registros o filas están divididos en “Campos” que contienen un dato cada uno. Como
los datos de cada registro siempre se ubican en el mismo campo, podríamos visualizarlo
como una columna.
Entonces si quisiéramos representar gráficamente un archivo de 4 registros que contienen 4
datos cada uno, se vería de la siguiente forma:
Columna 1 Columna 2
Legajo
Apellido
Fila 1
Fila 2
Fila 3
Fila 4
Fila 5
Columna 3
Nombre
Columna 4
Inasistencias
Registro A
Registro B
Registro C
Registro D
Registro E
Por otro lado, y tal como se ve en el gráfico, las columnas pueden tener distinto ancho
según la cantidad de caracteres del dato incluido.
Finalmente debemos conocer de los datos a importar si es de tipo “numérico”, “de texto”,
etc.
PASO A PASO
En el Administrador de Sueldos y Jornales – Tablas
• Hacemos doble click sobre Formato de Importación de Novedades, para que se abran
dos opciones:
Formatos con identificador de concepto
Formatos sin identificador de concepto
Esta división está relacionada con el hecho de que en el archivo a importar exista o no
un campo que contenga el código de concepto al cual será asignada la novedad.
65
• Seleccionamos haciendo doble click
Formatos sin Identificador de Concepto
Se utiliza cuando el dato que vamos a tomar contiene el código de concepto.
• Pulsamos
• Colocamos un código de 3 caracteres y una descripción para el nuevo formato, por ejemplo:
• Debemos indicar la longitud total del registro (es la suma de caracteres de todos los campos).
Supongamos que tenemos el siguiente registro:
Legajo
Apellido
Nombre
Horas
6 car.
20 caracteres
20 caracteres
7 car.
Registro 1
Total 53 caracteres
• Colocamos la longitud
A continuación vamos a detallar cuáles campos vamos a utilizar y dónde va ser utilizado el dato
correspondiente.
• Hacemos un click debajo de la palabra “Tipo” para habilitar el primer renglón
66
• Desplegamos la tabla y seleccionamos el primer dato
• Indicamos la posición inicial del campo y su longitud (el legajo no lleva el resto de los items).
Pulsando la tecla <Tab> recorremos las columnas hacia la derecha hasta que se habilita un
nuevo renglón
• En el siguiente renglón desplegamos la tabla y seleccionamos “Cantidad” porque es lo que
vamos a informar en el concepto.
• Nos desplazamos con <Tab> y colocamos el código de concepto al cual vamos a incorporar la
novedad (como ejemplo tomemos el “0101”). Si no nos acordamos podemos buscarlo con la
tecla <F2>.
• La posición inicial es la correspondiente al campo “HORAS” (no utilizamos apellido y nombre
aunque el archivo contenga dichos datos).
Esta posición es: 47 que surge de saltear los tres primeros campos (6+20+20)
• Colocamos la longitud del campo que es: 7
• Indicamos la cantidad de decimales que pueden asumir los datos: 2
• Desplegamos la tabla y seleccionamos el separador decimal que corresponda. Supongamos
que es <.> (Punto).
• Desplegamos la tabla y seleccionamos si el dato admite valores negativos o no. Si los admite
debemos indicar el formato correspondiente (en el ejemplo tomaremos “SIN NEGATIVOS”).
• Al pasar con la tecla <Tab> se habilita un nuevo renglón que no vamos a utilizar. Entonces
ubicados con el puntero del mouse sobre dicho renglón, presionamos el botón derecho y
seleccionamos la opción “Eliminar”.
Si quisiéramos utilizar un formato con más campos simplemente seguimos agregando renglones.
• Una vez definido el formato total presionamos
67
• Ahora podemos observar el nuevo formato que ha sido incorporado a la grilla superior y su
detalle en la parte inferior de la pantalla.
Si el archivo a importar ya posee un campo donde está indicado el código del
concepto al cual vamos a importar los datos, debemos utilizar el formato “Con
identificador de Concepto”.
En la pantalla respectiva no aparece la columna Concepto, porque ya no es
necesaria.
El resto de la definición es igual al ejemplo explicado.
Los pasos siguientes son los correspondientes a la importación propiamente dicha.
• En el Administrador de Sueldos y Jornales - Procesos
Hacemos doble click en Importación de Novedades
Se abre la siguiente pantalla:
68
En Formato desplegamos la tabla y elegimos el que creamos.
En Liquidación desplegamos la tabla y seleccionamos la que va a recibir las novedades.
En Drive de Datos haciendo click sobre el botón con tres puntos, se abre un explorador que
nos permite buscar el archivo que vamos a importar (debemos saber dónde lo guardamos).
Al seleccionarlo queda registrado en la ventana Archivo.
La pantalla queda de la siguiente forma:
En criterio de actualización dejamos “Sumar a las novedades existentes”, si queremos
que el Sistema al importar no borre otras novedades existentes para los mismos conceptos
que importamos.
De este modo lo que hacemos es agregar más novedades a otras incorporadas
anteriormente.
Esto quiere decir que podemos hacer varias importaciones consecutivas o realizar una
importación luego de cargar novedades en forma manual.
Por ejemplo:
Si un operario realiza tareas en distintos lugares y tenemos información en varios archivos,
podemos realizar múltiples importaciones e ir sumando en el concepto “HORAS”, las
diferentes novedades.
A su vez si tenemos un archivo proveniente de un reloj de control, con datos sobre
inasistencias, podemos sumarlos a otros incorporados en forma manual al concepto
respectivo porque un día el reloj no funcionó.
En cambio si queremos que al importar se reemplacen las novedades de los conceptos
respectivos por los nuevos valores, seleccionamos la opción “Reemplazar las novedades
existentes”.
Finalmente presionamos
69
El Sistema realizará la importación de datos.
En caso de producirse errores nos avisará, indicándonos que ha sido grabado un archivo
donde podremos leer cuáles fueron los problemas, para tratar de solucionarlos.
Los errores en general están referidos a:
• Incorrecta definición del formato de importación.
• Estamos importando a una liquidación cerrada.
• El concepto al cual queremos incorporar una novedad no está definido para recibirla
(cantidad – valor unitario – importe)
• Inexistencia del legajo
IMPORTACION DE PLANILLAS MICROSOFT EXCEL ®
Los usuarios de la línea Premium tienen la posibilidad de importar a las liquidaciones
creadas, novedades que se encuentren agrupadas en planillas de cálculo.
De esta forma, además de contar con la facilidad de incorporar a las liquidaciones datos
provenientes de relojes digitales de control de asistencia, pueden hacerlo desde planillas
que creen ellos mismos a tal efecto o que quizás ya tienen en uso.
Las empresas que posean múltiples puntos de origen de novedades, pueden consolidarlas
en una única planilla que se incorpora en forma global o realizar varias importaciones
sucesivas.
La definición del formato de importación para planillas de cálculo, no difiere del esquema
general de importación de novedades y lo veremos al final del capítulo.
Lo que desarrollaremos a continuación es un paso a paso de cómo generar un archivo con
novedades de Horas Extras desde Microsoft Excel ®.
PASO A PASO
• Abrir un Libro Nuevo
Las hojas de cálculo de este nuevo libro tienen un ancho de columna que acepta 10
caracteres (10,71). Recomendamos mantenerlo para facilitar el cálculo de tamaño del
archivo. Si necesitáramos columnas más anchas duplicar exactamente (21,42) o triplicar
(32,13). El formato de celdas debe ser numérico con la cantidad de decimales necesaria
según el dato.
• Coloquemos en las columnas A, B, C y D los números de los legajos de la empresa
modelo y datos de horas extras para los mismos.
70
• Ahora debemos grabar esta hoja de cálculo y para ello utilizaremos un formato especial.
• En la barra de Menú seleccionamos Archivo y Guardar como
Se abre la siguiente pantalla en donde colocamos un nombre de archivo (ej: Import) y
elegimos guardar como tipo “Texto con formato (delimitado por espacios)”.
Cuando le indiquemos la acción de Guardar, nos devolverá un mensaje advirtiendo que no
es posible grabar hojas múltiples. Aceptamos ese mensaje.
Un segundo mensaje nos pregunta si deseamos conservar las características del archivo
ante posibles incompatibilidades. Elegimos: Sí.
El archivo queda grabado con el nombre indicado y con la extensión .PRN
Si en este momento queremos cerrar Microsoft Excel ®, nos mostrará otro mensaje
preguntando si deseamos grabar este archivo también como tipo Libro de Microsoft Excel.
En este punto pueden optar por elegir Sí y grabar el archivo para futuras consultas, o No y
salir.
Ejercicio:
• Para probar la importación de esta planilla, crear una liquidación en la Empresa Modelo
con las siguientes características:
71
Tipo: 2da. quincena y mes
Clase de legajos: ambos
Definición del formato de Importación de Planillas Excel ®
Al explicar en el punto anterior cómo crear el archivo, recomendamos el uso de un ancho
estandarizado de la planilla Excel.
El ancho así definido (10,71) permite el ingreso de 10 caracteres. Por lo tanto en nuestro ejemplo
el largo de cada registro del archivo será de 40 caracteres.
LEGAJO
HORAS MENSUALES EXTRAS 50%
HORAS JORNALES EXTRAS 50%
HORAS JORNALES EXTRAS 100%
10 caracteres
10 caracteres
10 caracteres
10 caracteres
PASO A PASO
Siguiendo los pasos descriptos en Formato de Importación de Novedades:
Administrador de Sueldos y Jornales
´Formato sin identificador de concepto
´Presionar “Agregar”
Creamos un nuevo formato de modo de obtener la siguiente pantalla. (Atención: En el
Sistema se visualizan sólo tres renglones):
• Definido el formato vamos a solapa de Procesos:
Administrador de Sueldos y Jornales
Procesos
Importación de novedades
• Seleccionamos el formato de importación
72
• Elegimos la liquidación a la que incorporaremos las novedades.
• Buscamos el archivo IMPORT.prn
El Criterio de actualización en nuestro ejemplo es indistinto.
• Aparece un mensaje (luego lo explicaremos)
La importación ha finalizado y ahora podemos ir al Menú Principal del sistema y realizar el
cálculo de la liquidación.
Previamente, si lo deseamos, podemos verificar las novedades importadas en “Consulta
de Agenda y Novedades”.
Mensajes del Proceso de Importación
El primer mensaje está referido al procesamiento del archivo de importación.
El detalle de estos mensajes, que realizaremos sobre la base de nuestro ejemplo, es válido
para cualquier otra importación.
• Cantidad de novedades importadas
• Cantidad de errores de importación
73
De acuerdo con este mensaje el Sistema encontró 28 novedades, de las cuales importó 15
y el resto las consideró como errores.
Si prestamos atención durante el proceso de importación, veremos que el Sistema procesa
10 registros.
El primero de ellos es el que contiene los títulos de las columnas.
Como no es un dato válido lo considera un error.
Las restantes 27 novedades corresponden a los 9 legajos multiplicado por tres columnas de
datos.
¿Si en el ejemplo colocamos sólo 11 datos, por qué el Sistema importa 15?
Porque de los 6 legajos de personal jornalizado, 4 de ellos tienen una de las novedades en
blanco.
El dato es válido y es importado con valor “0”.
Los 12 errores restantes surgen de considerar los 3 legajos mensualizados multiplicados por
dos columnas de datos en blanco y los 6 legajos jornalizados por una columna en blanco.
Esas columnas están direccionadas en el formato de importación a conceptos que no se
corresponden con el tipo de legajo.
Por ejemplo: El legajo 1 que es de tipo mensual no puede recibir datos para los conceptos
“121” y “122”, que son de aplicación exclusiva a los jornalizados.
Los datos no son válidos y el Sistema los considera errores.
El siguiente mensaje de la importación se refiere a la actualización de la liquidación de
destino, con las novedades importadas.
El Sistema nos informa que las 15 novedades – 11 positivas y 4 en blanco – han sido
actualizadas correctamente.
Además nos indica el nombre de un archivo “Importar.log”, en el cual quedan registradas
las causas de los errores producidos durante el proceso de importación.
Si durante la actualización se hubiera producido otro error, también estaría detallado en el
mismo archivo.
74
Algunos ejemplos de errores en la actualización
• Legajos dados de baja o inexistentes
• Conceptos que no están definidos para recibir el tipo de novedad indicado
Todos estos “errores” informados por el Sistema, en la mayoría de los casos simplemente
confirman la consistencia de los datos importados y que por lo tanto el proceso de
importación fue exitoso
En estos casos el Sistema no envía mensajes ya que la importación
fue bien realizada.
Datos importados con valores incorrectos
Las causas por las cuales los valores de los datos importados pueden no ser los correctos
son:
•
•
•
•
Que el archivo de origen posea datos incorrectos.
Que el ancho de las columnas del archivo no sea el que nosotros pensamos.
Que el formato de las celdas no sea el correcto.
Que la definición del formato de importación sea incorrecta.
75

guia de soluciones del sistema de sueldos y

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