APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS

Transcripción

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ
VERSIÓN NÚMERO: 4
FECHA DE APROBACIÓN: 13/03/12
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
NO. DE COPIA CONTROLADA:
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN EN EL SGC
PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA CALIDAD
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
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1. Objetivo:
Asegurar el control y manejo adecuado de la documentación declarada en el Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC), por medio del establecimiento de lineamientos para:
Elaborar, revisar y aprobar la documentación del SGC antes de su emisión;
Revisar, actualizar y aprobar nuevamente la documentación del SGC cuando sea necesario;
Identificar los cambios y el estado de revisión vigente de la documentación del SGC;
Asegurar que se encuentra disponible en los puntos de uso la documentación vigente del SGC;
Asegurar la identificación y legibilidad de la documentación del SGC;
Identificar y controlar la distribución de los documentos generales del SGC
Identificar y controlar la distribución de los documentos de origen interno y externo;
Prevenir el uso de documentos obsoletos e identificarlos en caso de ser necesaria su conservación.
2. Responsable:
Representante de la Dirección en el SGC.
3. Alcance:
Este procedimiento aplica a:
La documentación declarada en el SGC del COBAEV: Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad,
Mapa de Procesos, Descripción y Medición de los Procesos, Manual de la Calidad, Procedimientos
Documentados requeridos por la Norma ISO 9001:2008 (Procedimientos Obligatorios), Procedimientos
Operativos, otros documentos internos (manuales, guías, entre otros) y externos (documentos normativos,
entre otros).
4. Normas de Operación:
a) Documentos generales controlados (Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Mapa
de Procesos, Descripción y Medición de los Procesos, Manual de la Calidad,
Procedimientos Obligatorios y Procedimientos Operativos)
Es responsabilidad del Representante de la Dirección, definir y elaborar el Listado Maestro de
Documentos Generales Controlados;
El Listado Maestro de Documentos Generales Controlados se podrá consultar e imprimir a través de la
página web del COBAEV, en el micrositio del SGC.
Queda prohibido fotocopiar un documento general controlado. En caso que se requiera otra(s) copia(s) de
los documentos controlados, el titular del Centro de Trabajo o el Enlace Técnico de la Calidad, deberá
pedir autorización al Representante de la Dirección para que éste le provea el archivo electrónico con el
número de copia controlada que corresponda. Posteriormente, es necesario imprimir los documentos y
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
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sellar cada hoja con la leyenda “COPIA CONTROLADA”; asimismo, elaborará la Lista de Distribución de
Documentos Generales Controlados para realizar la entrega, recabando la firma correspondiente,
posteriormente envía la lista al Representante de la Dirección y resguarda una copia.
La Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad y Mapa de Procesos, se pueden reproducir para su
difusión, siempre y cuando se incluya el número de versión;
Cualquier usuario podrá consultar los documentos generales controlados en soporte físico y/o vía Internet
en la página Web del COBAEV, en el miocrositio del SGC.
Para la elaboración, revisión y aprobación antes de su emisión, de la documentación general del SGC se
establece:
DOCUMENTO
ELABORA
REVISA
APRUEBA
Representante de la
Dirección en el SGC
Representante de la
Dirección en el SGC
Comité de la
Calidad y/o
Política de la Calidad
Objetivos de la Calidad
Mapa de Procesos
Descripción y Medición de los Procesos
Presidente del
Comité de la
Calidad
Manual de la Calidad
Procedimientos Obligatorios
Procedimientos Operativos
Titular del Centro
de Trabajo
Representante de la
Dirección en el SGC/
Titular del Área
En la portada del documento original controlado aparece el puesto y la firma de quien elaboró, revisó y
aprobó;
En la portada de las copias controladas aparece el puesto de quien elaboró, revisó y aprobó;
Las revisiones de los documentos generales controlados deben realizarse por el Representante de la
Dirección o el Comité de la Calidad, cuando existe la necesidad de actualizar algún documento, su
aprobación estará a cargo del Comité de la Calidad o del Presidente del Comité de la Calidad.
En el caso de que sólo se modifique algún formato anexo a los procedimientos obligatorios u operativos, el
Representante de la Dirección será responsable de su aprobación.
Cuando exista la necesidad de realizar cambios en los documentos generales controlados, el Centro de
Trabajo que propone los cambios notificará al Representante de la Dirección la modificación que se
requiere mediante el formato Solicitud de Modificación a Documentos Generales Controlados. Las
propuestas serán analizadas por el Representante de la Dirección y se darán a conocer al Comité de la
Calidad o al Presidente del Comité de la Calidad, para su aprobación.
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
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El control de los cambios a los documentos generales controlados será responsabilidad del Representante
de la Dirección y se realizará mediante soporte físico registrándolos en el formato de Aprobación y
control de Cambios en Documentos Generales Controlados, mismo que será integrado en un
expediente con el historial de dichos cambios;
Las versiones actualizadas de los documentos generales controlados se identificarán por medio del
número de versión del documento, mismo que será señalado en el encabezado de cada uno;
La distribución de los documentos generales controlados, se hará de manera física empleando para ello el
formato Lista de Distribución de Documentos Generales Controlados, el Representante de la
Dirección se quedará con la lista original y el titular de cada Centro de Trabajo resguardará una copia.
Será responsabilidad de los titulares de los Centros de Trabajo, destruir las versiones obsoletas de los
documentos generales controlados cuando se hayan entregado las versiones actualizadas de los mismos.
Se conservarán los originales que serán sellados con la leyenda “DOCUMENTO OBSOLETO” en cada
página y se conservará de manera segregada, esto mismo aplica en el caso de que se requiera guardar
una copia obsoleta;
Los titulares de los Centros de Trabajo deberán asegurarse que el personal de su área conozca la
ubicación física de la documentación declarada en el SGC, con la finalidad de que cuenten con la
posibilidad de consultarla cuando lo requieran. Dicha disponibilidad será establecida por los titulares de los
Centros de Trabajo.
Es responsabilidad de los titulares de los Centros de Trabajo o de quien designen, garantizar que los
formatos usados sean los establecidos en el SGC y los logotipos sean los vigentes;
Cuando exista alguna propuesta de modificación al contenido de los formatos, siempre y cuando sea
justificada, deberán informar al Representante de la Dirección para analizar el caso y la aprobación
correspondiente. De ser procedente la modificación, informar de manera oportuna a los involucrados en el
uso del formato en cuestión.
b) Otros Documentos Internos
Estos documentos pueden tener el diseño y contenido que el elaborador considere adecuado siempre y
cuando incluyan el nombre, fecha de aprobación/emisión/actualización o versión/vigencia, entre otros;
En general se siguen los mismos criterios enlistados en el inciso a) para el control de estos documentos;
excepto:
La elaboración, revisión y aprobación se definen por el Centro de Trabajo al que corresponde
dicho documento;
Los cambios a estos documentos y la distribución de los mismos es responsabilidad del
Centro de Trabajo que los controla;
El control de los documentos obsoletos se lleva a cabo por el Centro de Trabajo al que
corresponden;
Se debe asegurar que el personal involucrado en estos documentos tengan acceso a los
mismos;
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REVISÓ
APROBÓ
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El Listado Maestro de Documentos Internos Controlados se podrá consultar e imprimir a
través de la página web del COBAEV, en el micrositio del SGC. Los Centros de Trabajo
responsables del control de los documentos enlistados, deberán notificar al Representante de
la Dirección cuando exista algún cambio.
En los casos que aplique, los documentos internos serán incluidos en la página web del
COBAEV, en el micrositio del SGC.
c) Documentos Externos
Los Centros de Trabajo, que les corresponda el control y resguardo del documento de origen externo,
deberán:
Establecer periodos de revisión de la vigencia de acuerdo al tipo de documento. Para los
documentos que se puedan consultar de la fuente original (por ejemplo vía internet), no es
necesario establecer periodos de revisión de la vigencia;
Controlar las copias que se hagan del documento original, así como las versiones obsoletas;
Consultar e imprimir el Listado Maestro de Documentos Externos Controlados a través de
la página web del COBAEV, en el micrositio del SGC.
Notificar al Representante de la Dirección cuando exista algún cambio.
En los casos que aplique, los documentos externos serán incluidos en la página web
COBAEV, en el micrositio del SGC.
5. Descripción de Actividades:
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS
NO.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicia
1
Responsable del documento
Revisa documento.
2
2.1
Representante de la Dirección
2.2
3
Elabora documento.
¿Existen observaciones?
SÍ. Regresa a la actividad 1 para su adecuación.
NO. Continúa.
Comité de la Calidad/
Analiza documento.
Presidente del Comité de la Calidad
¿Existen observaciones?
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REVISÓ
APROBÓ
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NO.
RESPONSABLE
3.1
SÍ. Regresa a la actividad 2
3.2
No. Aprueba el documento.
Actualiza Listado Maestro de Documentos Generales
Controlados.
4
5
Elabora Lista de Distribución de Documentos
Generales Controlados para realizar la entrega,
recabando la firma correspondiente y resguardando la
lista.
6
Identifica la necesidad de difundir documentos.
7
Solicita al Representante de la Dirección su autorización
para obtener las copias controladas necesarias.
Titular del Centro de Trabajo/
Enlace Técnico de la Calidad
8
Elabora Lista de Distribución de Documentos
Generales Controlados para realizar la entrega,
recabando la firma correspondiente y la envía al
Representante de la Dirección, resguardando una copia.
Termina
NOTA: Para los otros documentos internos y los externos, se realizan algunas actividades distintas a las
señaladas anteriormente, las cuales se describen en las Normas de Operación.
MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS
NO.
RESPONSABLE
Inicia
1
Titular del Centro de Trabajo
2
Detecta la necesidad de modificación, alta o baja de
algún documento y la registra en la Solicitud de
Modificación a Documentos Generales Controlados.
Analiza las solicitudes enviadas.
¿Las propuestas son fundamentadas y justificadas?
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
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NO.
RESPONSABLE
SÍ. Se autoriza y se presenta al Comité de la Calidad o al
Presidente del Comité de la Calidad para su aprobación.
Continúa en la actividad 3
2.1
2.2
NO. Se informa al titular del Centro de Trabajo que no
procede su solicitud. Regresa a la actividad 1
3
Presenta al Comité de la Calidad o al Presidente del
Comité de la Calidad los documentos actualizados para
su aprobación.
Analiza las solicitudes.
4
4.1
Comité de la Calidad/Presidente del
Comité de la Calidad
¿Las propuestas son fundamentadas y justificadas?
SÍ. Se aprueba la solicitud. Continúa en la actividad 5
4.2
NO. Se informa al titular del Centro de Trabajo que no
procede su solicitud. Regresa a la actividad 1
5
Para la revisión, aprobación y actualización del Listado
Maestro de Documentos Generales Controlados y
distribución ver: Descripción de actividades de
Elaboración y Distribución de Documentos Generales del
SGC Controlados.
Controla documentos obsoletos de acuerdo a las normas
de operación.
6
Termina
NOTA: Para los otros documentos internos y los externos, se realizan algunas actividades distintas a las
señaladas anteriormente, las cuales se describen en las Normas de Operación.
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
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6. Formatos que intervienen en el procedimiento:
NO.
DENOMINACIÓN
1.
Listado maestro de documentos generales controlados
2.
Listado maestro de documentos internos controlados
3.
Listado maestro de documentos externos controlados
4.
Lista de distribución de documentos generales controlados
5.
Solicitud de modificación a documentos generales controlados
6.
Aprobación y control de cambios en documentos generales controlados
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
PÁGINA: 9 DE 14
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS
Fecha de actualización:
Hoja ___ de ___
FECHA DE
APROBACIÓN
NOMBRE
VERSIÓN
ELABORÓ
NOMBRE, PUESTO Y FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
PÁGINA: 10 DE 14
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS CONTROLADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Hoja ___ de ___
FECHA DE
APROBACIÓN/EMISIÓN
/ACTUALIZACIÓN/
VERSIÓN/VIGENCIA/
CENTRO DE TRABAJO QUE LO
CONTROLA
ELABORÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
PÁGINA: 11 DE 14
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROLADOS
Nombre del documento
Fecha o versión actual,
Estado de revisión,
vigencia, emisión
Nombre del documento
Emisor
Responsable del control
Frecuencia de revisión de la vigencia
Responsable del control
Emisor
Ligas Web
ELABORÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
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LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS
Centro de Trabajo:
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Hoja ___ de ___
NO. DE
VERSIÓN
NO. DE
COPIA
NOMBRE DEL USUARIO
FECHA DE
FIRMA DE
RECIBIDO
RECIBIDO
ELABORÓ
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
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SOLICITUD DE MODIFICACIÓN A DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS
Fecha:
Hoja ___ de ___
Centro de Trabajo :
Nombre del Titular:
DATOS DEL DOCUMENTO Y/O FORMATO
Nombre:
No. de versión:
Página(s) en que se propone el cambio:
DESCRIPCIÓN:
MODIFICACIÓN
( )
ALTA (
)
BAJA (
)
JUSTIFICACIÓN Y/O FUNDAMENTACIÓN
FIRMA DEL TITULAR
Se autoriza el cambio:
SI
NO
Nombre y Firma de autorización:
Fecha de autorización:
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN NÚMERO: 4
PÁGINA: 14 DE 14
APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS GENERALES CONTROLADOS
Documento que se modifica
Descripción del cambio
Justificación y/o fundamentación
Fecha de aprobación
APROBÓ
________________________________________________
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ

APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS

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