Arqueos de Cajas y Cierres de Jornada

Arqueos de Cajas y Cierres de Jornada
Desde esta opción del programa podremos realizar el arqueo de las diferentes
cajas o terminales punto de venta y seguidamente realizar el cierre de la
jornada correspondiente. También existe la posibilidad de configurar el sistema
para que éste realice los cierres de caja de forma automática.
En este apartado, veremos cómo realizar un cierre manual y cómo realiza el
sistema un cierre automático.
Para configurar el sistema de manera que éste realice el cierre automático,
debemos ir a la opción “Mant. Maestros” / “Establecimientos” / “Datos Sistema”
y activar el “Modo de Envío de Pedidos Automático”
Seleccionamos la opción
De esta manera, activamos el
cierre automático para un
Establecimiento.
Caso 1.- Cierre Manual - Realizar un Arqueo de Cajas.
El proceso de arqueo de cajas es muy sencillo, y se realiza de la siguiente
manera:
1.- Seleccionamos la opción
Arqueo/Cierre Cajas en el
menú principal de la parte
izquierda de la pantalla.
2.- Seleccionamos la opción
Nuevo en la parte izquierda de
la pantalla.
3.- Escogemos la fecha de
realización del arqueo.
4.- Seleccionamos el tipo de
arqueo a realizar: X o Z. La
diferencia entre estos dos tipos
de arqueos se explica más abajo.
5.- Pulsamos el botón Continuar
Las opciones de Arqueo, tanto la X como la Z, nos permiten registrar en la
aplicación las diferentes monedas, billetes, tickets, pagos con tarjeta, etc
existentes y asociadas a las ventas realizadas. De esta forma, la aplicación nos
informará de las diferencias entre el saldo teórico (registrado a partir de las
ventas realizadas desde la TPV) y el saldo real (registrado de forma manual al
realizar el arqueo).
Los arqueos de caja sólo se podrán realizar de aquellos TPV que tengan una
caja asociada. Es decir, en la configuración de cada TPV, se le puede indicar si
éste puede realizar cobros o no. En el caso de que esté configurado para no
realizar cobros, no será necesario realizar ningún tipo de Arqueo sobre él.
Arqueo X:
Se considera un Arqueo X como un registro del saldo real. Los arqueos X no
son obligatorios y se pueden realizar tantos Arqueos X como el usuario desee
durante una jornada de trabajo. Una de las utilidades aplicadas a ésta opción
podría ser la del cambio de turno de responsable.
Por ejemplo, en un establecimiento donde existen dos encargados, uno de
mañana y otro de tarde, ésta opción podría servir para dejar registradas las
diferencias de saldo para cada uno de los dos turnos.
Arqueo Z:
El Arqueo Z, será obligatorio para el caso de los Establecimientos que no
tengan activado el “Modo Envio Pedidos Automático”. Para estos casos, sólo
se podrá realizar un Arqueo Z por Jornada y TPV (la propia aplicación se
encarga de controlar que sólo se haga un Arqueo) y además será obligatoria su
realización para poder realizar el cierre manual de la jornada.
En el caso de que el Establecimiento tenga activado el “Modo Envio Pedidos
Automático”, el Arqueo Z será opcional, es decir, el usuario podrá realizarlo o
no en función de la necesidad de este tipo de gestión para el control de su
negocio.
Importante: Un Arqueo Z sólo se puede realizar si desde la TPV se
ha realizado el correspondiente Informe Z.
Después de pulsar sobre el botón Continuar observaremos la siguiente
pantalla, donde procederemos a efectuar el arqueo de cada uno de los
terminales punto de venta. Una vez realizados todos los arqueos, ejecutaremos
el cierre del día:
Para realizar el arqueo
seleccionaremos el Terminal
Punto de Venta (TPV) que
queremos y, seguidamente
pulsaremos el botón Crear
Arqueo.
En la parte derecha observamos la pantalla donde realizaremos el arqueo
correspondiente al TPV seleccionado. Introduciremos las cantidades
correspondientes en cada casilla.
Una vez acabadas de
introducir las cantidades,
pulsaremos el botón
Guardar. Observaremos que
el color del cuadro que
indica el número de TPV
pasa de verde a rojo.
Repetiremos el proceso con
cada una de los TPVs.
Para localizar o recuperar los arqueos realizados, deberemos realizar los
siguientes pasos:
1.- Seleccionamos la opción
Localizar en la parte izquierda
de la pantalla.
2.- Escogemos el margen de
fechas de la búsqueda (opcional)
3.- Seleccionamos el tipo de
arqueo a realizar: X o Z.
4.- Seleccionamos el Estado de
la Jornada. Puede ser abierto o
cerrado
5.- Pulsamos sobre el botón
Continuar
Después de pulsar el botón Continuar obtendremos la siguiente pantalla,
a partir de la cual se pueden observar los arqueos realizados, el TPV
sobre el que se ha realizado, la jornada asociada, el Tipo de Arqueo y el
estado de la Jornada. Es importante resaltado que el estado del Arqueo
se corresponde con el estado de la jornada. Es decir, si la jornada está
abierta, los arqueos están abiertos y se pueden modificar. Si por otra
parte, la jornada está cerrada, los aruqeos también estarán cerrados y no
se podrán modificar a no ser que se realice una reapertura de la jornada.
Número y Nombre del TPV
Fecha de la Jornada
Caso 1.- Cierre Manual - Cierre de Jornada.
Después de realizar el
arqueo de todos los TPV’s
aparecerá el botón Cerrar
Jornada.
Pulsamos éste botón y se
realizará el proceso de cierre
de la jornada. Observaremos
una pantalla como la
siguiente. El proceso tardará
unos segundos en función
del número de TPV’s y la
cantidad de ventas
realizadas.
El programa indicará la finalización del proceso de cierre. Pulsaremos el botón Aceptar
para visualizar la Hoja diaria de Ventas o Hoja de Caja
Los conceptos Efectivo, Tickets, Tarjeta y Otras Formas de Pago sólo
tendrán algún valor asociado en el caso de existir un arqueo de cajas del
TPV
Caso 2.- Cierre Automático
Este proceso, como su nombre indica, se realiza de forma automática, siempre
y cuando el sistema esté configurado para ello. No interviene ninguna
comunicación con el usuario.
Los pasos que sigue y que se requieren en el proceso automático son:
1.- Se debe realizar el Informe Z en todos los TPV´s del Establecimiento
que lo requieran.
Para realizar el Informe Z en
todos los TPV´s, simplemente se
ha du pulsar sobre el botón
“Informe Z”
Existen dos tipos de informes que se pueden extraer directamente del
TPV: El Informe X y el Informe Z
Informe X:
Siguiendo la analogía con los Arqueos (X ó Z), un informe X se puede
realizar tantas veces como se requiera durante la jornada de trabajo y su
cometido consiste en presentar por pantalla o por papel la información relativa
a las ventas realizadas durante la jornada de trabajo actual. A grandes rasgos,
este informe contiene información sobre las ventas totales, los anulados, los
descuentos realizados, las ventas por familias, por productos, por tramos
horarios, por empleados, ...
Informe Z:
El Informe Z (al igual que pasa con el Arqueo Z) sólo se puede realizar
una vez por Jornada y TPV. El TPV permitirá realizar un Informe Z únicamente
si éste está configurado para permitir cobrar pedidos (tiene un cajón asociado).
La información que se obtiene a partir de este Informe es exactamente la
misma que la obtenida en un Informe X (ventas totales, los anulados, los
descuentos realizados, las ventas por familias, por productos, por tramos
horarios, por empleados, ...).
La diferencia entre el Informe X y Z radica en que en el momento de
realizar un Informe Z, la base de datos de pedidos se inicializará y se dejará
preparada para la siguiente jornada. Además los pedidos realizados durante la
jornada se enviarán al ordenador servidor del Local (que en algunos Locales
puede llegar a ser el propio TPV).
2.- Una vez realizados los Informes Z, “Fast-Tact” genera unos ficheros
con los pedidos del día, que se envían al ordenador que realiza las funciones
de servidor del Establecimiento.
3.- En el Servidor del Establecimiento, se ejecuta continuamente un
servicio, denominado “Monitor Sigfrid” encargado de comunicar la aplicación de
TPV con Sigfrid y viceversa.
Una vez realizado el Informe Z en el TPV y transferido el fichero al
Servidor del Establecimiento, el “Monitor Sigfrid” envía a Sigfrid la información
de las ventas realizadas.
4.- Sigfrid, en el momento en que dispone de las ventas de todos y cada
uno de los TPV´s requeridos, realiza un cierre automático.
En el caso de existir más de un TPV en el Establecimiento, sólo se
realizará el cierre automático cuando el sistema detecte que dispone de las
ventas de todos los TPV´s.
Aún habiéndose realizado el cierre automático de cajas, Sigfrid permite
consultar las hojas de caja, a partir de la opción “Inf. Gestión/Ventas” / “Cierres
de Día”.
Las información contenida en las hojas de caja para un cierre automático
sólo hará referencia a las ventas realizadas desde el TPV (saldo teórico). Si no
se realiza la operación de arqueo, evidentemente la informació asociada al
saldo real no estará disponible.
Diferencias entre Cierre Manual y Automático
Las diferencias entre los dos tipos de cierre se centra únicamente en la
información asociada al arqueo de cajas, donde en el primer método es
obligatorio y en el segundo no es necesario, aunque el sistema permite
realizarlo después de haberse realizado el cierre.
En ambos casos, la información completa de las ventas, tales como
consumos, ventas por productos, etc ... no estará disponible hasta el día
siguiente, ya que cada noche se lanza un proceso de explotación de datos, a
partir del cual se genera toda la información asociada a las tablas donde
después Sigfrid realiza las consultas.