Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Transcripción

Código: PCD-AD-DP-566
PROCESO DE ADQUISICIONES
ETAPA PARA PLANEAR LA ADQUISICION
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
Versión: 0
Fecha: 15-DIC-2010
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1. Objetivo del procedimiento
Afectar en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto.
2. Glosario
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL-CDP. Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal
disponible y libre de afectación para atender gastos de funcionamiento y/o inversión.
COMPROMISO. La obligación que adquiere la Entidad con un tercero para el suministro de bienes y servicios a fin de cumplir con los
objetivos de la entidad.
EJECUCIÓN. Proceso mediante el cual se cumple con el objeto del gasto, el cual se inicia con la asunción de compromisos y termina
con la recepción del bien o servicio y su respectivo pago.
PRESUPUESTO ANUAL. Instrumento de planificación y gestión de corto plazo que sirve para desarrollar los objetivos y las metas de la
entidad.
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CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL.-CRP. Certificado que se expide para el perfeccionamiento de los actos
administrativos y afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que los recursos no sean desviados a ningún otro fin.
VIGENCIA FUTURA. Mecanismo mediante el cual se adquieren compromisos con cargo al presupuesto de vigencias fiscales siguientes
siempre y cuando su ejecución se inicie con el presupuesto de la vigencia en que se aprueben dichas autorizaciones, son autorizadas
por el CONFIS Distrital y el Concejo Distrital. Los procesos contractuales que requieran la utilización de recursos de vigencias fiscales
futuras deben contar con la autorización previa de dichas vigencias.
RESERVA PRESUPUESTAL. Corresponde a compromisos legalmente adquiridos a más tardar a 31 de diciembre de cada año, donde
no se recibió el bien, ó no se prestó el servicio y esta pendiente el pago de las mismas; son constituidas al cierre de la vigencia
presupuestal por el Ordenar del Gasto y el Jefe del área Financiera.
SHD. Secretaría Distrital de Hacienda.
3. Condiciones generales
-
La expedición de cualquier documento presupuestal debe estar acorde con el presupuesto aprobado y modificaciones del
presupuesto, las fuentes de financiación de cada proyecto y la planeación y programación del plan de compras y contratación.
Las modificaciones presupuestales para funcionamiento son aprobadas por la Secretaría de Hacienda y para inversión por la
Secretaría de Hacienda y la Secretaría de Planeación previo tramite de la Dirección de Análisis y Diseño.
Los documentos presupuestales se elaboran el mismo día de su solicitud, siempre y cuando estas solicitudes se realicen dentro
del horario establecido por el área financiera.
En el caso de las reservas presupuestales, los certificados de disponibilidad y registro presupuestal serán reemplazados
automáticamente a través del aplicativo PREDIS, y se informará a los responsables de los proyectos por medio del correo
electrónico para realizar la entrega formal de éstos.
SOLICITUD DE CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL
- Mediante Resolución de delegación de SDIS autorizan al Subdirector de Contratación y la Directora Corporativa, para realizar
solicitudes de registros presupuestales, se realizará por solicitud escrita a través de la herramienta financiera al grupo de
presupuesto. Una vez el registro sea expedido se enviará a la Subdirección de Contratación para que haga parte de los
respectivos expedientes contractuales.
- Para expedir un Certificado de Registro Presupuestal debe existir la Disponibilidad Presupuestal que lo respalde, afectando el
mismo rubro y/o proyecto, modalidad, componente y concepto de gasto.
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Para un acto administrativo donde involucre varios rubros y/o proyectos, deben estar respaldados con una disponibilidad por
cada uno de éstos, es decir cada disponibilidad respaldará el rubro y/o proyecto que lo requiere, de igual manera será la
expedición de los registros presupuestales.
Todo certificado para que tenga validez debe ser emitido por el sistema PREDIS.
El sistema PREDIS no valida ningún tipo de información con inconsistencias presupuestales especialmente las relacionadas con
códigos, Nit o c.c.
SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
- La expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal para respaldar procesos contractuales, deben extraer el respectivo
objeto del Plan de Compras y Contratación. No se podrá generar ninguna disponibilidad presupuestal para estos procesos de
contratación si no se encuentra en el aplicativo que contenga el plan de compras y contratación.
- Todo certificado para que tenga validez debe ser emitido por el sistema PREDIS.
SOLICITUD LEGALIZACIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS
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-
Solicitud escrita firmada y validada la autorización de Vigencia Futura por parte de la Dirección de Análisis y Diseño y con la
referencia al cumplimiento de requisitos que esta autorización así requiera por el CONFIS Distrital, la Secretaría de Planeación y
de la Dirección Distrital de Presupuesto.
El documento debe aclarar que se trata de una vigencia futura. La herramienta generará este documento y será sujeto de
reemplazo por un documento de la vigencia del cual se esta comprometiendo, cuando ésta vigencia inicie.
ANULACIÓN DE DOCUMENTO
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-
Para la anulación de un CDP, es responsabilidad de la dependencia solicitante la cual debe anexar el original de ésta ó en caso
de perdida el denuncio ó duplicado emitido por el grupo de Presupuesto, de igual manera se debe realizar la verificación de que
éste no respalde procesos u obligaciones que deba cumplir la entidad.
Para la anulación de un registro presupuestal se debe anexar el acta de terminación del contrato por mutuo acuerdo o por
terminación unilateral o por la liquidación definitiva del contrato por medio del acta de liquidación.
La liberación de saldos se realizará automáticamente por el grupo de Presupuesto, esto después del envío de la confirmación de
los proyectos y teniendo en cuenta las excepciones aquellas que por razón de ser se emite una disponibilidad para toda la
vigencia.
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La liberación de saldos de los pagos del 5%, se realizarán de manera automática por el grupo de Presupuesto, respaldado por la
firma del Acta de Liquidación.
DUPLICADO DE DOCUMENTO PRESUPUESTAL
- En caso de extravío o deterioro del certificado de disponibilidad, debe informarse presentando a la gerencia respectiva el denuncio
en caso de perdida y la justificación mediante oficio en caso de deterioro los cuales deben contener, la totalidad de la información
descrita en dicho certificado. Se debe solicitar al grupo interno de presupuesto un Duplicado del certificado extraviado o deteriorado
Por medio de oficio anexando el denuncio y/o la justificación según sea el caso.
Las siguientes normas son referencia jurídica del procedimiento:
 Ley 38 de 1989
 Ley 179 de1994
 Ley 225 de 1995 Orgánica del Presupuesto
 Decreto 111 de 1996
 Decreto 714 de 1996 y sus reglamentarios
 Decreto de liquidación del presupuesto de la respectiva vigencia
 Resolución 465 de 1999, Manual de Ejecución Presupuestal
 Resolución 1602 de diciembre de 200, Manual Operativo Presupuestal
 Circulares de la Contraloría Distrital
 Circulares de la Secretaría Distrital de Hacienda (SHD): Instructivo 1 de 2009 (marzo 12)
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4. Relación con otros procedimientos y procesos
Procedimiento de
Programación
Presupuestal
Información
Sobre
Gasto de presupuesto
Procedimiento de
Solicitud de
Contratación.
Solicitud de Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Ejecución plan de
compras y
contratación
Procedimiento de
Expedición de
documentos
presupuestales
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
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6. Aclaraciones
Actividad No. 1. Justificación de gasto para expedir CDP: La justificación responde a una estructura de costos o estudio económico,
basado en el cumplimiento de las metas del proyecto, elaborado por un profesional o un equipo de la dependencia solicitante; en
caso contrario deberá obedecer a una solicitud realzada directamente por un subdirector técnico o el ordenador de gasto, mediante
una comunicación escrita, ya sea de manera formal o vía correo electrónico, lo cual soportará el inicio del proceso de solicitud de
CDP.
7. Posibles productos o servicios no conformes
ACTIVIDAD
2. Revisar la coherencia de:
Modalidad
Concepto de gasto
Centro de coso
Fuente de financiación
Plan de Contratación
NOMBRE
CARGO
PRODUCTO O
SERVICIO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Revisión
Coherencia
Debe haber coherencia entre el objeto a
contratar y la programación inicial
Coherencia
Debe haber coherencia entre el objeto a
contratar, la meta plan de desarrollo o proyecto y
el concepto de gasto definido en el proyecto
ELABORO
Nasly Milena Pisciotti Duque
Guillermo Saray Rico
Miguel Angel Bernal Rojas
Gestora del proceso
Asesores Subdirección Administrativa
y Financiera
TRATAMIENTO
REGISTRO
Modificación del objeto a contratar para
que coincida con plan de compras.
Modificación del concepto y/o y/o
objeto, que permita establecer
relaciones claras e inequívocas entre
las tres (3) variables
Instrumento de
Auditoría a
Procedimientos
F-IM-PRO-02
REVISO
APROBO
Javier Augusto Medina Parra
Luz Estella Casas de Kuan
Subdirector Administrativo y Financiero
Directora de Gestión Corporativa
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Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

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