MANUAL DEL PROCESO DE USO CORRECTO Y EFICIENTE DE

Transcripción

MANUAL DEL PROCESO
DE USO CORRECTO Y
EFICIENTE DE BIENES
INMUEBLES
CS-STGB-01-P02
Versión 2.0
02/09/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE USO
CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES
INMUEBLES
Versión: 2.0
Página: Página 1 de 9
Contenido
1.
INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2.
LINEAMIENTOS DEL PROCESO..................................................................................................... 3
3.
ROLES .......................................................................................................................................... 3
4.
GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4
5.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 5
6.
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE USO CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES INMUEBLES ........ 6
6.1.
PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6
6.2.
ALCANCE .................................................................................................................................. 6
6.3.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 6
7.
INDICADORES .............................................................................................................................. 8
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INMUEBLES
Versión: 2.0
1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso
USO CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES INMUEBLES
Código del Proceso
CS-STGB-01-P02
PROPÓSITO
Determinar la situación técnica – jurídica y el uso
correcto, eficiente y provechoso de los bienes
inmuebles del Sector Público.
DISPARADOR
 Leyes
 Decretos Ejecutivos
 Requerimientos por parte de las Entidades
Públicas y/o Unidades de INMOBILIAR.
Descripción
ENTRADAS
 Requerimiento interno o externo
 Informe Jurídico del Proceso de Regularización
de Bienes Inmuebles
ACTIVIDADES PRINCIPALES
 Recibir requerimiento
 Realizar inspección
 Elaborar Informe Técnico de Diagnóstico y/o
situación jurídica
 Entregar informe al requirente o a la Dirección
Nacional de Legalización de Bienes
PROCESO RELACIONADO
 Regularización de Bienes Inmuebles
Productos/Servicios del
Proceso
Informe Técnico de Diagnóstico
Tipo de Proceso
Sustantivo
Responsables del
Proceso
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes
Inmuebles
Tipo del cliente
Cliente Interno y externo
2
INMUEBLES


Marco Legal


Versión: 2.0
Constitución de la República del Ecuador
Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones
INMOBILIAR
Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de
Dominio de aquellos bienes que no son usados
en sus funciones principales
RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes
lineamientos en los procesos:



Cuando se reciba el Informe Jurídico del Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles,
se gestionará como un requerimiento interno y se incluirá en el Informe Técnico de
Diagnóstico los montos aproximados para la venta o arriendo del inmueble de acuerdo al
sector y el mercado.
Cuando el requerimiento sea interno, se remite un memorando en el que se adjunta el
Informe Técnico de Diagnóstico.
Cuando el requerimiento sea externo, se remite un oficio en el que se describen las
conclusiones del Informe Técnico de Diagnóstico.
3. ROLES
Analista de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.- Ejecuta los procesos técnicos de gestión y
análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de infraestructura.
Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes.- Ejecuta los procesos jurídicos de gestión y
análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de infraestructura.
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.- Dirige y controla los procesos de
gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas
para la dotación de infraestructura.
Director Nacional de Legalización de Bienes.- Asesora, sistematiza, promueve y ejecuta la gestión
inmobiliaria en respuesta a los requerimientos de las entidades públicas para la dotación de
infraestructura.
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INMUEBLES
Versión: 2.0
Experto en Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.- Coordina y organiza los procesos de gestión y
análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la
dotación de infraestructura.
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.- Responsable de dirigir y coordinar la gestión técnica
de bienes del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices
nacionales, sectoriales e institucionales en materia de gestión inmobiliaria.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Ficha Jurídica.- Documento que evidencia la situación jurídica de un bien inmueble sujeto de
aplicación del Decreto 435, para su posterior regularización y transferencia a INMOBILIAR.
Informe Jurídico del Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles.- Documento resultado del
análisis previo elaborado por la Dirección Nacional de Legalización de Bienes, mismo que
determina que un bien inmueble en proceso de regularización no cuenta con impedimentos
legales que imposibiliten la obtención de las escrituras a nombre de INMOBILIAR, facultando así la
gestión integral de la Institución.
Informe Técnico de Diagnóstico.- Documento resultado de una inspección técnica, en él se
describe aspectos técnicos del bien inmueble inspeccionado y se determina el uso provechoso del
bien.
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INMUEBLES
Versión: 2.0
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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INMUEBLES
Versión: 2.0
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE USO CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES
INMUEBLES
6.1. PROPÓSITO
Definir las actividades que permitan determinar correctamente la situación técnica – jurídica y
el uso correcto y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público.
6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la recepción de los requerimientos internos o externos y/o el
Informe Jurídico del Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles hasta la emisión del
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ROL
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO Y/O
REGISTRO
Subdirector
Técnico de
Gestión de
Bienes
El requerimiento puede ser interno a través
de un memorando y/o externo a través de un
oficio.
El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes
reasigna el documento al Director Nacional
de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.
Memorando/Oficio
Proceso de
Regularización
de Bienes
Inmuebles
Director
Nacional de
Legalización de
Bienes
El Director Nacional de Legalización de
Bienes comunicará a través de un Informe
Jurídico el ingreso de nuevos bienes
inmuebles a la Institución, previo a la
obtención de las escrituras, con el fin de
determinar oportunamente el uso correcto y
eficiente de los mismos y remitir el Informe
Técnico de Diagnóstico a la Subdirección
Técnica de Administración de Bienes para su
gestión.
Informe Jurídico
Recibir y
reasignar
requerimiento
Director
Nacional de
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
El Director Nacional de Gestión y Análisis de
Bienes Inmuebles recibe los requerimientos o
el Informe Jurídico y procede con la revisión
de los mismos para posteriormente
reasignarlos al Experto en Gestión y Análisis
de Bienes Inmuebles.
Memorando
ACTIVIDAD
Recibir y
reasignar
requerimiento
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INMUEBLES
Recibir y
designar Analista
Experto en
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
El Experto en Gestión y Análisis de Bienes
Inmuebles designa al Analista responsable,
quien coordinará las actividades para realizar
la inspección del inmueble y posterior
elaboración del Informe Técnico de
Diagnóstico.
Coordinar
inspección
Analista en
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
El analista coordinará las actividades y
planificación correspondientes para ejecutar
la inspección del bien inmueble.
Realizar
inspección
Analista en
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
Versión: 2.0
Memorando
(sumilla)
En base a la planificación realizada se realiza
la inspección del inmueble, en donde se
valora y verifica la situación técnica actual del
mismo.
Una vez realizada la inspección, se elabora el
Elaborar Informe
Técnico de
Diagnóstico
Analista en
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
Revisar y
corregir Informe
Técnico de
Diagnóstico
Experto en
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
Firmar el
Informe Técnico
de Diagnóstico
Director
Nacional de
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
Si el informe corresponde a la gestión Borrador del Informe
derivada del Informe Jurídico del Proceso de
Técnico de
Regularización de Bienes Inmuebles, este
Diagnóstico
deberá incluir además los montos
aproximados para la venta o arriendo del
inmueble de acuerdo al sector y el mercado.
El Experto revisa y corrige, de ser necesario,
el Informe Técnico de Diagnóstico para
posteriormente remitirlo al Director Nacional
de Análisis y Gestión de Bienes Inmuebles
para su firma.
El Director revisa el Informe Técnico de
Diagnóstico y de no encontrar observaciones
procede con la firma del mismo.
Informe Técnico de
Diagnóstico
Informe Técnico de
Diagnóstico
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INMUEBLES
Aplica Decreto
435?
Director
Nacional de
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
Establecer
situación jurídica
del inmueble
Analista
Jurídico de
Gestión de
Bienes
Inmuebles
Remitir Informe
Técnico de
Diagnóstico
Director
Nacional de
Gestión y
Análisis de
Bienes
Inmuebles
Una vez firmado el Informe Técnico de
Diagnóstico, el Director determinará si el
bien inmueble gestionado es sujeto de
aplicación del Decreto 435, si es así,
procederá a remitir mediante Memorando el
Informe Técnico de Diagnóstico al Analista
Jurídico de Gestión de Bienes Inmuebles para
su gestión, caso contrario procederá a remitir
el mismo de acuerdo a lo estipulado en el
presente Manual.
Con el Informe Técnico de Diagnóstico del
inmueble, el Analista coordinará las
actividades necesarias para establecer la
situación
jurídica
del
mismo
y
posteriormente elaborar la Ficha Jurídica que
será remitida a la Dirección Nacional de
Legalización de Bienes para su gestión.
Si el Informe Técnico de Diagnóstico fue
realizado en respuesta a un requerimiento; si
es interno procederá a remitirlo adjunto al
Memorando, caso contrario si es externo, la
respuesta será a través de un oficio en el cual
se
transcribirá
las
conclusiones
y
recomendaciones del mismo.
Si el Informe Técnico de Diagnóstico fue
realizado consecuentemente del Informe
Jurídico del Proceso de Regularización de
Bienes Inmuebles, este deberá ser remitido
adjunto a Memorando dirigido al Subdirector
Técnico de Administración de Bienes.
Versión: 2.0
Memorando
Informe Técnico de
Diagnóstico
Ficha Jurídica
Memorando/oficio
Informe Técnico de
Diagnóstico
7. INDICADORES
N°
Indicador
Fórmula de Cálculo
Unidad de
Medida
Responsable de
Medición
Frecuencia
de Medición
1
Porcentaje de Informes
Técnicos de Diagnóstico
atendidos
oportunamente
Número de requerimientos
de inspecciones atendidos
oportunamente/ Total de
solicitudes de inspección
recibidas.
Porcentaje
Director Nacional de
Gestión y Análisis de
Bienes Inmuebles
Mensual
8. ANEXOS
o
Manual del Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles
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INMUEBLES
Versión: 2.0
FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones
Elaborado
Por:
Nombre
Cargo
Ing. Diana Ruiloba
Analista de Procesos
Aprobado
Por:
Arq. Gisella
Ballesteros
Validado
por:
Dr. Marco Vinicio
Landázuri
Firma
Fecha
Director Nacional de
Gestión y Análisis de
Bienes Inmuebles
Subdirector Técnico de
Gestión de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión
1.0
2.0
Descripción del Cambio
Emisión Inicial
Ajustes para aplicación del Decreto 435
Fecha de Actualización
08/07/2014
04/09/2014
9

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