manual del comité organizador de eventos

Transcripción

Sociedad Venezolana de Medicina Familiar
(SOVEMEFA)
JUNTA DIRECTIVA
2003-2006
PRESIDENTE:
Dra. Ada Vedilei T.
SECRETARIA GENERAL:
Dra. María Eugenia
Bustamante
SECRETARIA DE
FINANZAS:
Dra. Jazmín Sáenz
MANUAL DEL COMITÉ
ORGANIZADOR DE EVENTOS
SECRETARIA DE
CERTIFICACIÓN Y
RECERTIFICACIÓN:
Dr. César Brandt T:
SECRETARIA DE
PUBLICACIONES
CIENTIFICAS:
Dra. Omaira Flores M.
SECRETARIA DE ACTAS:
Dra. Isidra Brito.
SECRETARIA DE
RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
Dra. Egle Mendoza.
Caracas, Abril 2006
RIF: J-00281198-6 (SOVEMEFA)
(SOVEMEFA)
MANUAL DEL COMITÉ ORGANIZADOR
DE EVENTOS DE SOVEMEFA
PRESENTACIÓN
La experiencia acumulada en la organización de Eventos previos de la Sociedad Venezolana de
Medicina Familiar, y especialmente en los realizados en los últimos 10 años, nos han hecho
plantearnos como objetivo de esta Junta Directiva elaborar un Manual que oriente y facilite todo
lo referente a la Constitución, Funcionamiento, Organización y Componentes del Comité
Organizador Principal y Comisiones de trabajo de Simposios y Congresos de la SOVEMEFA.
No cabe ninguna duda de que uno de los escenarios más representativos en los que se muestra la
actividad de SOVEMEFA son los Eventos Anuales Nacionales, que representan a su vez, un
importante momento para impulsar y difundir el avance del conocimiento, así como también,
favorecer el intercambio de trabajos, experiencias y actividades que redundan en mejorar la
calidad de la práctica del Médico Familiar de nuestro país.
Dentro de este contexto se ha hecho necesario el desarrollo de un documento, que sirva como
complemento del Reglamento de Eventos Científicos, con la finalidad de facilitar el trabajo de
equipo y sobre todo, velar por la calidad científica y técnica de las Actividades de Educación
Médica Continua de SOVEMEFA.
Esperamos que el esfuerzo de todos los implicados para elaborar este manual, facilite en el futuro
el arduo e importante trabajo del Comité Organizador y subcomisiones de trabajos de los
próximos eventos.
COMISIONES.
Todo Evento Nacional (Simposio o Congreso) debe contar con un Comité Organizador
Principal, nombrado de acuerdo al Reglamento vigente.
El Comité
necesidades:
o
o
o
o
o
Organizador Principal, podrá apoyarse en comisiones de trabajo de acuerdo a sus
Trabajos Libres
Científica
Logística
Social
Local
No es obligatorio nombrar a todas estas Comisiones de Trabajo en los Simposios y/o
Congresos, pero algunas de ellas como la de Trabajos Libres es indispensable que se designe,
de acuerdo al Reglamento de Eventos Científicos vigente de SOVEMEFA.
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MANUAL DEL COMITÉ ORGANIZADOR DE EVENTOS, SOVEMEFA 2006
(SOVEMEFA)
NOMBRAMIENTO Y COMPOSICIÓN
COMITÉ ORGANIZADOR PRINCIPAL:
o El nombramiento y composición del Comité Organizador Principal se regirá de
acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Eventos Científicos vigente de la
Sociedad.
COMISIÓN DE TRABAJOS LIBRES:
o La Comisión de Trabajos Libres será nombrada por el Comité Organizador con el aval
de la Junta Directiva de SOVEMEFA
o Estará conformado por 3 Miembros principales y 2 suplentes.
o Para ser miembro de la Comisión de Trabajos Libres deberá cumplir con los
siguientes requisitos:
a) Ser miembro solvente de SOVEMEFA
b) Tener reconocida experiencia en el área de investigación.
o Es importante que se establezca un equilibrio en la composición de los miembros,
coexistiendo unos con experiencia en eventos anteriores y otros que se incorporan por
primera vez.
o El Coordinador de la Comisión de Trabajos Libres debe ser un Miembro del Comité
Organizador Principal.
o La Secretaría de Publicaciones Científicas debe ser uno de los integrantes de la
Comisión de Trabajos Libres.
COMISIÓN CIENTIFICA:
o La Comisión Científica será nombrada por el Comité Organizador Principal y avalado
por la Junta Directiva de SOVEMEFA.
o Su número de integrantes será de 5 a 7 miembros.
o Para ser miembro de la Comisión Científica deberá cumplir con los siguientes
requisitos:
b) Tener experiencia en la organización de actividades de Educación Médica
Continua.
coexistiendo unos con experiencia en Congresos y/o Simposios anteriores y otros que
se incorporan por primera vez.
o El Coordinador de la Comisión Científica debe ser un Miembro del Comité
COMISIÓN DE LOGISTICA:
o La Comisión de Logística será nombrada por el Comité Organizador Principal y
avalado por la Junta Directiva de SOVEMEFA.
o Para ser miembro de la Comisión de Logística deberá cumplir con los siguientes
requisitos:
a) Ser miembro solvente de SOVEMEFA.
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(SOVEMEFA)
o El Coordinador de la Comisión de Logística debe ser un Miembro del Comité
COMISIÓN SOCIAL:
o La Comisión Social será nombrada por el Comité Organizador Principal y avalado por
la Junta Directiva de SOVEMEFA.
o Para ser miembro de la Comisión Social deberá cumplir con los siguientes requisitos:
o El Coordinador de la Comisión Social debe ser un Miembro del Comité Organizador
Principal.
COMISIÓN LOCAL:
o La Comisión Local será nombrada por el Comité Organizador Principal y avalado por
la Junta Directiva de SOVEMEFA.
o Para ser miembro de la Comisión Local deberá cumplir con los siguientes requisitos:
o El Coordinador de la Comisión Local debe ser un Miembro del Comité Organizador
Principal.
FUNCIONES:
A. COMITÉ ORGANIZADOR PRINCIPAL.
Es el responsable central y directo de la planificación, coordinación, ejecución, supervisión, y
evaluación de todo lo relacionado con la organización de eventos nacionales (simposios,
congresos), en trabajo conjunto con la Junta Directiva de SOVEMEFA.
Entre sus funciones tendrá:
o Evaluar las postulaciones y decidir sobre el nombramiento y conformación de las
comisiones de trabajo.
o Seleccionar la imagen y el tema central del evento, que para su aprobación debe tener
el aval de la Junta Directiva de SOVEMEFA.
o Nombrar a los Coordinadores de las Comisiones de Trabajo.
o Establecer el calendario de trabajo para la organización del evento.
o Promocionar el evento, a nivel nacional e internacional, con la finalidad de garantizar
un número elevado de participación de laboratorios y profesionales de salud.
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(SOVEMEFA)
o Analizar las propuestas de las Comisiones de Trabajo y darles su visto bueno si las
estima adecuadas, o en caso contrario hacerles las observaciones que resulten
pertinentes.
o Evaluar el funcionamiento de las Comisiones de Trabajo.
o Si se contrata alguna empresa organizadora de eventos, ser la responsable directa de
las relaciones con la misma, constituyéndose el Coordinador del Comité Organizador
como el enlace e interlocutor entre las partes.
o Invitar a los Miembros de SOVEMEFA y personalidades especiales.
o Presentar ante la Junta Directiva de SOVEMEFA, informes periódicos de los avances
en la organización del evento.
o Proponer a la Junta Directiva de SOVEMEFA un listado de posibles invitados
especiales al acto de instalación del evento.
o Elaborar y presentar las “Memorias del Evento”, una vez finalizado éste.
o Todo lo establecido en el Reglamento de Eventos Científicos vigente de la Sociedad.
B. COMISION DE TRABAJOS LIBRES
Esta comisión tendrá a su cargo la actualización de las bases generales, normas de
presentación y evaluación de los trabajos libres, así como el proceso de recepción, admisión,
selección, evaluación y premiación (cuando hubiere lugar a ella) de las comunicaciones
científicas enviadas por los autores para su presentación en diferentes modalidades (oral,
póster u otras) en los eventos nacionales de SOVEMEFA.
Entre sus funciones se cuentan:
o Velar por la naturaleza, pertinencia y calidad científica de los trabajos libres que se
presentarán en el evento
o En conjunto con el Comité Organizador, presentar ante la Junta Directiva de
SOVEMEFA las sugerencias de modificaciones a los diferentes documentos (bases
generales, normas, instructivos u otros) relacionados con los trabajos libres, cuando se
considere que los mismos ameritan cambios para hacerlos más actuales o facilitar su
manejo. Cualquier cambio debe ser avalado por la Junta Directiva de SOVEMEFA.
o Fijar los plazos de presentación y aceptación de los trabajos libres.
o Seleccionar donde será centralizada la recepción de trabajos.
o Evaluar todos los trabajos libres que se reciban y seleccionar los que serán
presentados en las diferentes modalidades.
o Mantener un listado actualizado de: acuse de recibo de trabajos ingresados, devueltos
por incumplir normas, aceptados y rechazados.
o Remitir oportuna y puntualmente a otros jurados, los trabajos seleccionados para
presentación según lo determinen las bases y reglamentos particulares de los premios
a otorgarse.
o Elaborar el calendario y distribución de los trabajos libres a presentar en las diferentes
modalidades.
o Nombrar de su seno los coordinadores de cada una de las actividades de presentación
de trabajos libres.
o Seleccionar el sitio donde serán colocados los póster y cuidar la correcta organización
y distribución de los mismos.
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(SOVEMEFA)
o Ser parte integrante de la Comisión Evaluadora del Premio “Estimulo a la
Investigación Dr. Pedro Iturbe”.
o Evaluar y calificar la presentación de los trabajos en ocasión del (los) premio(s) a
otorgarse, según determinen las bases y reglamentos particulares de los mismos.
o Elaborar el Acta final de presentación y avalarla con su firma.
o Promocionar la presentación de Trabajos Libres a nivel nacional e internacional.
o Presentar las Memorias relativas a Trabajos Libres, una vez finalizado el evento
o Todo lo establecido en el Reglamento de Eventos de SOVEMEFA vigente y lo
contemplado en el Manual de funcionamiento de la Comisión de Trabajos Libres.
C. COMISIÓN CIENTÍFICA
Es la responsable de todos los aspectos relacionados con el programa y actividades científicas
del evento, entre los cuales se cuentan: temario, dinámicas grupales (conferencias, talleres,
mesas redondas, foros), cronograma de tiempos y espacios, selección de los recursos
necesarios, tanto humanos (expositores, facilitadores, moderadores de mesa, relatores de sala,
suplentes, intérpretes o traductores, presentadores, etc.), como materiales (currículo de
oradores, resúmenes de presentaciones, medios audiovisuales, documentos de apoyo a la
actividad, material bibliográfico). Por la naturaleza particular de las actividades a su cargo,
resulta fundamental que mantengan un trabajo conjunto y continuo con el Comité
Organizador Principal en todas las etapas del evento.
La comisión científica cumplirá las siguientes funciones:
o Garantizar la calidad científica del evento y la formalidad de todas las actividades
desarrolladas.
o Proponer al Comité Organizador Principal la estructura temática del evento.
o Recibir propuestas de ponentes y temario.
o En conjunto con la comisión de logística y la local, realizar contactos con la industria
privada, organizaciones no gubernamentales (ONG) o instituciones del Estado para
lograr el pago de transporte y viáticos para expositores.
o Establecer los plazos para la presentación de propuestas de ponentes y temario.
o Seleccionar conjuntamente con el Comité Organizador principal, el programa
científico(temario, expositores) del evento, tomando en consideración el presupuesto
disponible. Teniendo presente que más de la mitad de los expositores deben ser
Médicos Familiares.
o Garantizar que los Médicos Familiares seleccionados como expositores, sean
miembros solventes de SOVEMEFA.
o Coordinar una actividad dirigida a la Comunidad durante el evento.
o En conjunto con la Comisión de logística y la local conseguir el financiamiento de la
actividad a la comunidad.
o Supervisar el envío de las invitaciones a los expositores.
o Solicitar a los expositores un resumen de su ponencia y un minicurriculum.
o Nombrar y Controlar a los Coordinadores de Sala.
o Durante el desarrollo del evento responsabilizarse en recibir y orientar a los
expositores al llegar para su exposición.
o Presentar una vez finalizado el evento, una memoria de su funcionamiento.
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(SOVEMEFA)
D. COMISION DE LOGÍSTICA
Las funciones a su cargo guardan relación con la obtención, selección y distribución de
materiales de promoción (programas, folletos, anuncios, carteles) y materiales de apoyo e
identificación para participantes y asistentes al evento (maletines o portafolios, libretas,
bolígrafos, papelería especial, distintivos, portadistintivos, memorias). También coordinarán
o supervisarán según se amerite, las relaciones con los medios de comunicación, la recepción
y hospitalidad a los participantes e invitados especiales, ornato y rotulación (letreros de
identificación de actividades, normas de acceso) de los salones y salas. Cuando no se contrate
una compañía organizadora, algunas de estas actividades podrán recaer en la comisión de
logística: Registro de participantes, distribución de exhibiciones, servicios generales
(reproducción de documentos, alquiler de servicios, auxiliares de sala), entre otras
La Comisión de Logística tendrá las siguientes funciones:
o Garantizar la logística necesaria para la realización del evento.
o Lograr que se obtenga el mayor número de patrocinios para el evento.
o Hacer contactos con la industria farmacéutica y la empresa privada para promocionar
el evento y lograr su participación.
o Conjuntamente con la Comisión local contactar a los medios de Comunicación para la
difusión del evento.
o Seleccionar con el aval del Comité Organizador Principal y la Comisión Científica,
los modelos de programa a utilizar.
o Seleccionar con el aval del Comité Organizador Principal, el distintivo, portadistintivo
y maletín o portafolio a utilizar.
o Conjuntamente con el Comisión Social y Comisión Local seleccionar la decoración de
las salas, durante todas las actividades del evento.
o En conjunto con la Comisión Social seleccionar los obsequios para expositores.
E. COMISION SOCIAL
Es la responsable de la organización, selección y supervisión de las actividades artísticas,
culturales y/o recreativas durante los diversos espacios sociales del evento (almuerzos, cenas,
banquetes, diversiones especiales, paseos, etc), incluyendo el ornato de los espacios donde se
efectúen las actividades socioculturales. Así mismo, actuarán como anfitriones de los
invitados especiales y cuidarán la observancia del protocolo apropiado según lo amerite el
caso, en las diversas actividades socioculturales del evento.
La Comisión Social tendrá las siguientes funciones:
o Velar por la calidad de las actividades socioculturales y extracientíficas del evento.
o Seleccionar, con el aval del Comité Organizador Principal, las actividades
socioculturales a desarrollarse durante el evento.
o Si así lo requiera el evento, de acuerdo a su categoría, planificar actividades
complementarias para acompañantes.
o Conjuntamente con el Comisión de logística y Comisión local seleccionar la
decoración de las salas, durante todas y cada una de las diferentes actividades del
evento.
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(SOVEMEFA)
o En conjunto con la Comisión de logística seleccionar los obsequios para expositores.
o Velar porque los invitados especiales reciban una atención adecuada a sus
necesidades.
o Programar actividades extracientíficas con el aval del Comité Organizador Principal,
tomando en cuenta el presupuesto y espacio disponible.
E. COMISIÓN LOCAL
Es el encargado de realizar los contactos en el área geográfica donde se efectuará el
evento, con todas las organizaciones e instituciones que se requieran para facilitar la
realización del evento. Así mismo, servirán de apoyo a las comisiones de logística y/o
social cuando sea requerido.
La Comisión Local tendrá las siguientes funciones:
o Será la responsable de realizar todos los contactos locales necesarios para facilitar el
éxito del evento.
o Contactar a los recursos locales necesarios para las actividades socioculturales a
desarrollarse durante el evento.
o Responsabilizarse en la búsqueda de información y/o tramitación de facilidades de
transporte aeropuerto/hotel/aeropuerto y hoteles próximos a la sede del evento para los
asistentes, expositores e invitados especiales.
o Conseguir recursos económicos locales para financiar alguna de las actividades del
evento.
o Promocionar el evento localmente, para lograr una asistencia importante de
profesionales de la salud locales.
o Localizar hoteles de diferentes categorías para los asistentes.
o Apoyar a las Comisiones Científica, Logística y Social en sus funciones.
o Contactar a los medios de Comunicación locales para la difusión del evento.
o Realizar las actuaciones que le sean asignadas por el Comité Organizador Principal.
NORMATIVA DE FUNCIONAMIENTO
1. Coordinación de la Comisión
o El coordinador de cada comisión será el representante de la misma ante el Comité
Organizador Principal y la Junta Directiva de SOVEMEFA, por lo cual asistirá a las
reuniones ordinarias o extraordinarias a las que sea convocado.
o En cumplimiento de sus funciones, el coordinador de la comisión será el encargado
principal de convocar y presidir las reuniones de trabajo, someter a consideración de
la comisión los asuntos o materias a tratar, promover el trabajo de equipo.
o El coordinador rendirá un informe periódico sobre las actividades desarrolladas,
asistencia de los miembros de la comisión y cualquier otro asunto que considere
pertinente.
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(SOVEMEFA)
2. Sesiones de trabajo.
Todas las Comisiones tendrán reuniones periódicas en fecha y hora establecidas de mutuo
acuerdo, con una frecuencia que dependerá del volumen de trabajo y de las necesidades
organizativas del evento.
El quórum para las reuniones de trabajo será como mínimo del 50% + 1 de los miembros de
la comisión.
En cada reunión de trabajo se llevará un informe resumido o minuta en la que constará:
o Día y hora en que fue realizada
o Listado de los asistentes
o Asuntos tratados
o Decisiones adoptadas
o Cualquier propuesta o declaración formulada por los miembros de la comisión.
o Fecha y agenda de la próxima reunión (cuando sea posible)
La toma de decisiones se efectuará por consenso o mayoría simple.
Dada la amplitud de responsabilidades y funciones de la Comisión Científica, asistirán a sus
reuniones habituales el Coordinador General y el Secretario de Organización, a los fines de
facilitar el trabajo de la misma.
Las comisiones de Trabajos Libres, Logística, Social y Local tendrán al menos una reunión
trimestral con el Coordinador General y el Secretario de Organización.
El Comité Organizador Principal realizará al menos una visita de inspección a la sede del
evento.
3. Asistencia a las reuniones y cumplimiento de funciones
La aceptación de ser miembro de una comisión, conlleva el compromiso de desempeñar las
funciones que le han sido asignadas y ejecutar aquellas tareas que le indique el Comité
Organizador Principal del evento en relación con el ámbito de actuación de su comisión.
Todas ellas dentro del marco del estatuto y los reglamentos vigentes de SOVEMEFA
La asistencia a las reuniones de la comisión y a las convocadas por el Comité Organizador
Principal es obligatoria para todos los miembros. La inasistencia o retiro durante la misma,
debe ser notificada con antelación y debidamente justificada.
Las ausencias temporales a la comisión por motivos de fuerza mayor deben ser notificadas
por escrito al Comité Organizador Principal, quienes tomarán las previsiones del caso.
El miembro de una comisión que por enfermedad o cualquier causa grave se vea impedido de
asistir a las reuniones y/o cumplir sus funciones, deberá notificarlo tan pronto le sea posible al
Comité Organizador Principal, quien decidirá la incorporación de un suplente cuando lo crea
necesario.
Los miembros de una comisión que durante un lapso de tiempo prudencial no reciban
convocatorias a reuniones o la asignación de tareas y desconozcan la causa, se dirigirán al
coordinador de la Comisión en primera instancia, si no logran contactarlo acudirán al Comité
Organizador Principal para solicitar información al respecto.
4. Recursos para el funcionamiento de las Comisiones
El Comité Organizador Principal proveerá los recursos materiales necesarios para el buen
funcionamiento de las comisiones.
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(SOVEMEFA)
Cuando el evento se realice en el Distrito Capital, la Junta Directiva de SOVEMEFA pondrá
a disposición de las comisiones la sede de SOVEMEFA, previa presentación de un
cronograma de sesiones de trabajo, a los fines de evitar que coincidan las reuniones. Así
mismo, para eventos ubicados fuera de esta área geográfica, los Capítulos sede y el Comité
Organizador Principal, en la medida de sus posibilidades, intentarán ofrecer alternativas de
lugares de reunión.
Todos los gastos realizados, en relación al evento, deben estar debidamente justificados y
aprobados por el Comité Organizador Principal y la Junta Directiva de SOVEMEFA
5. Beneficios
Los integrantes del Comité Organizador Principal y de las Comisiones ejercerán sus cargos
AD-HONOREM.
Los Miembros del Comité Organizador Principal tendrán cubierto por el evento: traslado,
alojamiento e inscripción.
Los Miembros de la Junta Directiva de SOVEMEFA tendrán cubierto por el evento: traslado,
Los Miembros de la Junta Directiva del Capitulo, coparticipe en la organización del evento, si
la actividad se realiza en una sede foránea, tendrán cubierto por el evento: traslado,
Los Miembros de la Junta Directiva del Capitulo coparticipe en la organización del evento, si
la actividad se realiza en su sede tendrán cubierto por el evento: inscripción y una habitación
en el hotel sede, para el Capitulo.
Los Miembros de la Comisión de trabajos libres, logística, social, local y científica, tendrán
cubierto por el evento: inscripción. (*)
Los expositores invitados tendrán cubierto por el evento: inscripción. (*)
(*) Cada una de los Comisiones trabajará en pro del lograr el financiamiento de algún otro rubro
para sus miembros y/o para los expositores invitados. Si esto no se puede obtener, pero el
presupuesto y las condiciones del hotel sede lo permiten, se le financiará el alojamiento y/o
traslado de sus miembros y/o expositores invitados.
OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS DE LAS COMISIONES:
Mantener comunicación constante con el coordinador de su Comisión.
Cumplir con las funciones y tareas encomendadas
Asistir a las reuniones convocadas. Si falta a más del 30% de las reuniones convocadas, en
un lapso de 3 meses, será desincorporado del Comité o sus comisiones.
Si no se cumplen estas obligaciones será destituido del Comité Organizador o sus Comisiones
y no podrá reclamar ninguno de los beneficios de ser Miembro de cualquiera de ellos
Documento elaborado por:
Junta Directiva de SOVEMEFA 2OO3-2006
De conformidad con las atribuciones señaladas en el Estatuto vigente de SOVEMEFA, este
documento fue revisado por las Juntas Directivas de SOVEMEFA y sus Capítulos, aprobado en
reunión de trabajo de Junta Directiva en 2006.
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