COMPAÑIA OPERADORA PORTUARIA CAFETERA

Transcripción

INFORME DE AUDITORÍA
COMPAÑÍA OPERADORA PORTUARIA CAFETERA S.A. (COPCSA)
(VIGENCIA FISCAL 2010)
CGR – CDSA – GDVC No.
MARZO DE 2012
Av. 3 N # 61-02 • (072) 6661072-6662677 • Cali • Colombia • contraloriagen.gov.co
COMPAÑÍA OPERADORA PORTUARIA CAFETERA S.A. (COPCSA)
(VIGENCIA FISCAL 2010)
Contralor General de la República
Sandra Morelli Rico
Vicecontralor General
Álvaro Miguel Navas Patrón
Contralor Delegado Sector Agropecuario
Rodrigo Fernando Quimbayo
Carvajal
Director de Vigilancia Fiscal (Ad-Hoc)
Harvey Eduardo Franco Laverde
Gerente Departamental
Claudia María Duque Botero.
Responsable de Auditoría
Dagoberto Calero Caicedo
Equipo de Auditores:
Beder Eduardo Garay Arrieta
Guillermo Ramírez Bonilla
Ernesto Mosquera Martínez
TABLA DE CONTENIDO
Página
1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
2. DICTAMEN INTEGRAL
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
EVALUACION Y CONCEPTO DE LA GESTION
FENECIMIENTO DE LA CUENTA
CONCEPTO SOBRE EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN
DE MEJORAMIENTO
RELACIÓN DE HALLAZGOS
PLAN DE MEJORAMIENTO
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA………………………………………
3.1.
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.1.4.
3.1.5.
3.2.
3.3.
1
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS………………………
1
Control de Gestión…………………………………………………….
2
Control de Resultados………………………………………………….
5
Control de Legalidad…………………………………………………..
6
Control Financiero……………………………………………………..
6
Evaluación del Sistema de Control Interno………………………….
13
EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO……………………………….. 15
BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR………………………………….. 16
4. ANEXOS………………………………………………………………………..
18
1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
La Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A. (COPCSA) es una Sociedad
Anónima de carácter mercantil y de nacionalidad Colombiana, de naturaleza mixta,
constituida mediante Escritura Pública No. 8023 de Noviembre 15 de 1994, cuyo
domicilio es la ciudad de Buenaventura (Valle del Cauca) con la posibilidad de
establecer sucursales, agencias o dependencias en cualquier parte del país o del
exterior.
La COPC.S.A., es una empresa de servicios portuarios que tiene como objetivo
principal atender y manejar las operaciones logísticas del café en los puertos de
Buenaventura, Cartagena, Santa Marta y Barranquilla, con una Misión y Visión
enfocadas a satisfacer las necesidades y requerimientos de los exportadores de
café, con talento humano calificado, tecnología y equipos que le permiten hoy en
Colombia ser líderes en el manejo del café de exportación a nivel nacional.
La composición accionaria de la entidad está representada por la Federación
Nacional de Cafeteros de Colombia como administradora del Fondo Nacional del
Café, con una participación del (33,1%); Almacafe S.A. (33,1%); Expocafe Ltda.
(33,1%); Cooperativa de Caficultores del Nororiente Colombiano (0,35%); y la
Cooperativa de Caficultores de Manizales (0,35%).
La entidad ha diseñado para la vigencia 2010 un Plan de Direccionamiento
Estratégico en el cual replantea la Misión y la Visión y Objetivos, crea beneficios,
establece matrices DOFA por dependencias y plantea estrategias por áreas.
En lo referente al manejo contable y financiero la entidad incorporó nuevos
módulos administrativos al paquete CG1 y mantiene la administración el Sistema
de Gestión de Calidad mediante la herramienta orientada a Web, denominada
DARUMA.
2. DICTAMEN INTEGRAL
Doctor
MARIO PINEDA ZULUAGA
Gerente
Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A. (COPCSA)
Buenaventura (Valle del Cauca).
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría (PGA
2011) a la Compañía Operadora Portuaría Cafetera S.A., a través de la evaluación
de los principios de la Gestión Fiscal: economía, eficiencia, eficacia, equidad y
valoración de los costos ambientales, con que administró los recursos puestos a
su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos
examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2010 y el
Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año
terminado en esa fecha. Dichos Estados Financieros fueron examinados y
comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la
Contraloría General de la República.
La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,
administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, se evaluaron los
Mecanismos de Control Interno, teniendo en cuenta la naturaleza de la entidad.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República.
Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos
Estados Financieros de acuerdo de conformidad con las normas prescritas por las
autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente
aceptados.
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir
un informe que contenga el pronunciamiento sobre el Fenecimiento de la Cuenta
Fiscal, con fundamento en la evaluación de la Gestión y Resultados (Control de
Gestión, de Resultados, Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados
Financieros), Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administración de la
entidad en las áreas y/o procesos auditados.
El Representante Legal de la Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A., rindió
la Cuenta o Informe Anual consolidado por la vigencia fiscal del año 2010, dentro
de los plazos previstos en la Resolución Orgánica No. 05544 de 2003.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental
colombianas (NAGC), compatibles con las normas internacionales de auditoría –
(NIA´s), y con políticas y procedimientos prescritos por la Contraloría General de la
República. Tales normas requieren que planifique y efectúe la auditoría para
obtener una seguridad razonable acerca de si los Estados Financieros están libres
de errores e inconsistencias significativas. La auditoría incluye examinar, sobre
una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los
Estados Financieros los documentos que soportan la Gestión y los Resultados de
la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada
implementación y funcionamiento de los Mecanismos de Control Interno.
Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesional
del auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los
Estados Financieros y de la Gestión y Resultados de la Entidad. En la evaluación
del Riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante
para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que
sean apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar los
principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas
hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los
Estados Financieros. Consideramos que la auditoría proporciona una base
razonable para expresar nuestro Concepto y la Opinión.
La auditoría incluye el examen a la sede principal (Buenaventura) y a las
seccionales o regionales relacionadas seguidamente: Cartagena y Santa Marta.
Estos puntos de control representan el 100% del total de seccionales o regionales
de la entidad. El conjunto examinado representa el 31% del presupuesto asignado
por la entidad.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del
desarrollo de la auditoría; las respuestas de la administración fueron analizadas.
2.1 EVALUACION Y CONCEPTO DE LA GESTIÓN
La evaluación de la Gestión y Resultados se fundamenta en los componentes de
Control de: Gestión, de Resultados, Legalidad, Financiero Aplicable y Sistema de
Control Interno, los cuales contemplan las variables que fueron verificadas y
calificadas por el equipo auditor.
2.1.1 Gestión
•
Procesos Administrativos
La Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A. está constituida como un
operador portuario, cuyo objeto es el de ocuparse del manejo y control del café de
exportación. En tal virtud, establece los procesos administrativos como de apoyo
con el fin de lograr interrelación de los otros procesos Operativos y Misionales.
Una de las actividades de apoyo y en cumplimiento con lo establecido en el
Código de Comercio de las entidades por acciones, es la distribución de utilidades,
de la cual se evidenció que la entidad ha hecho traslado por concepto de
distribución de utilidades a una cuenta perteneciente a la Federación Nacional de
Cafeteros y no al Fondo Nacional del Café, lo que constituye un riesgo de pérdida
de estos recursos
•
Indicadores de Gestión
Del análisis realizado de los datos almacenados en el sistema DARUMA, reafirma
la observación contemplada en el Plan de Mejoramiento suscrito por la entidad,
acerca de la desactualización de algunos indicadores.
•
Gestión Presupuestal o Financiera
La entidad para el año 2010 presupuestó para el rubro de Ingresos $6.354
millones, del cual se ejecutó $5.786 millones para un porcentaje de ejecución del
91,1%, y para el rubro de Egresos presupuestó $6.073 millones de los cuales se
ejecutaron $5.714 millones para un porcentaje de ejecución del 94,10%.
•
Población Objetivo y Beneficiaria
La Prestación de los Servicios de la Compañía enfocada a los exportadores de
café, consiste en el recibo del café, almacenamiento, embalaje y entrega al
naviero; estas actividades son controladas y supervisadas mediante los
indicadores de Gestión creados para el área Operativa, los cuales fueron
evaluados, estableciéndose el adecuado cumplimiento y la cobertura del servicio
para todos los clientes que demandan los productos que ofrece la entidad.
2.1.2 Resultados
•
Objetivos Misionales
Adicionalmente a la relación existente entre los Estatutos de la COPCSA, y el Plan
Nacional de Desarrollo, se suma la injerencia que tiene el Contrato de
Administración celebrado entre la Federación Nacional de Cafeteros y el Gobierno,
por los cuales se identifica y establece que la inversión en la Compañía se
encuentra acorde con los objetivos de crecimiento alto y sostenido: la condición
para un desarrollo con equidad, consideraciones macroeconómicas, consistencia
macroeconómica y consideraciones acerca del crecimiento de largo plazo y por lo
tanto debe encontrarse en concordancia con la Ley 152 de 1994, Orgánica del
Plan de Desarrollo.
En cuanto a estrategias planteadas por la entidad, en el documento elaborado por
la Dirección, el “Plan de Direccionamiento Estratégico” a partir de la vigencia 2009
y el “Plan de Mejora de Calidad y BASC”, al verificar las acciones y
recomendaciones determinadas en estos planes se evidenció lo siguiente:
Teniendo en cuenta los indicadores de Gestión para la medición del cumplimiento
de las actividades planteadas en el Sistema de Gestión de Calidad, se establece
que no se ha logrado totalmente la meta definida del 90%, debido a que el
indicador “Índice de Cumplimiento en el Sistema de Gestión de Calidad” se
encuentra en un 81,25%.
•
Cumplimiento de Planes y Metas
Con el fin de verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones adquiridas por
la entidad, en relación a su naturaleza mixta, con participación del Estado inferior
al 50% de las acciones y a la presentación de la información a la Contraloría
General de la República, se contempló la normatividad aplicable a la Compañía
Operadora Portuaria Cafetera S.A.
Teniendo en cuenta la finalidad por la cual fue creado el Fondo Nacional del Café
(FoNC) y por el cual fue celebrado el Contrato de Administración entre la
Federación Nacional de Cafeteros y el Gobierno, es cuestionable la adquisición de
una oficina en Cartagena, con la participación de la Federación Nacional de
Cafeteros, Almacafe y la Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A., con un
aporte de hasta $800 millones y con un endeudamiento de hasta de $500
millones. En consideración a que tal decisión ´puede conllevar al incumplimiento
de los objetivos por los cuales se creó el Fondo Nacional del Café”.
2.1.3 Legalidad
Se realizó la revisión de la totalidad de los contratos y se estableció que la entidad
está cumpliendo los procedimientos definidos en el SGC y en el Código de
Comercio.
2.1.4 Financiero
Los errores, inconsistencias, salvedades, limitaciones, sobre-estimaciones, subestimaciones o incertidumbres encontrados, ascienden a $1.479.2 millones, valor
que representa el 43% del total del Activo de la Compañía, de $3.413 millones. Lo
que indica que la Opinión es Negativa de acuerdo a lo dispuesto en la
Resolución CGR No. 06368 del 22 de agosto de 2011, lo cual se refleja en la
siguiente tabla:
Tabla No. 8.
Cifras que Soportan la Opinión
VALOR
OBSERVACIONES
% sobre el Activo
(Millones $)
Sobreestimaciones
0.04
122.8
Subestimaciones
0.14
487.9
Incertidumbre
0.25
868.5
Total
1.479.2
0.43
Fuente: Cuadro de hallazgos que soportan la Opinión.
En nuestra Opinión, salvo por las observaciones señaladas en los párrafos
precedentes, los Estados Contables no presentan razonablemente, en todo
aspecto significativo, la situación financiera de la Compañía Operadora Portuaria
Cafetera S.A., al 31 de diciembre de 2010, así como los resultados de las
operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las normas y
principios de contabilidad generalmente aceptados por el Decreto 2649 de 1993.
2.1.5 Sistema de Control Interno.
Persiste la ausencia de una Oficina de Control Interno y de la implementación de
un Sistema integrado de Control Interno, que garantice el adecuado cumplimiento
de las políticas y de actividades planteadas en el Sistema de Gestión de Calidad
implementado por la Compañía, lo cual se ve reflejado en la mayoría de las
observaciones realizadas por el equipo auditor debido a que son producto de la
deficiencias en los Mecanismos de Control encaminados a mitigar los riesgos en
cada uno de los procesos Misionales y Operativos de la Entidad; por tal motivo,
dicha evaluación generó un resultado de 80 puntos.
De Igual manera que en la vigencia anterior (2009), se evidenció falta de control
por parte de la Federación Nacional de Cafeteros, en cuanto al seguimiento de la
inversión realizada con estos recursos provenientes del Fondo Nacional del Café y
al cumplimiento del Contrato celebrado con él Gobierno.
2.2 FENECIMIENTO DE LA CUENTA
Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la
Gestión con Concepto Desfavorable (59,55%), la Contraloría General de la
República No Fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal
correspondiente al año 2010.
2.3. CONCEPTO SOBRE EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO.
Se constató la apertura de Proceso Administrativo Sancionatorio, en relación a la
presentación extemporánea por la entidad a la Contraloría el 10 de Marzo de 2011
del Plan de Mejoramiento suscrito, el contenido incompleto, forma y términos para
la presentación, en cumplimiento del artículo 9 de la Resolución 05872 de 2007;
sin embargo, se verificaron las actividades planteadas y acciones de mejoramiento
que se plantearon en dicho Plan a fin de determinar el porcentaje de cumplimiento.
En cuanto al cumplimiento de las actividades planteadas y las Acciones
Correctivas definidas en el Plan suscrito, se realizó la ponderación del
cumplimiento de cada meta y acciones correctivas y se determinó el cumplimiento
del Plan de Mejoramiento en un 65,58%.
2.4. RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría se establecieron 15 hallazgos
Administrativos, uno (1) de ellos con posible alcance Disciplinario y Fiscal
($325.76 millones).
2.5 PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe ajustar el Plan de Mejoramiento que se encuentra desarrollando,
con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante
el proceso auditor y que se describen en este informe.
El Plan de Mejoramiento debe ser presentado en la Gerencia Departamental del
Valle del Cauca (CGR), dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe,
en los formatos de que trata la Resolución 05872 de 11 de Julio de 2007, según lo
establecido en la Resolución Orgánica No. 06289 del 08 de marzo de 2011, artículo
41, emitida por la CGR.
Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se
implementarán por parte de la Entidad, que deberán responder a cada debilidad
detectada y comunicada, el cronograma para su implementación y los funcionarios
responsables de su desarrollo.
Bogotá D. C.
RODRIGO FERNANDO QUIMBAYO CARVAJAL
Contralor Delegado para el Sector Agropecuario
Director DVF (Ad-Hoc): Dr. Harvey Eduardo Franco Laverde
Supervisora: Dra. Marcela María Yepes Gómez
Responsable de Auditoría: Doctor Dagoberto Calero Caicedo
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
En La evaluación de la Gestión en las entidades que tienen participación de
recursos del Estado se tiene como marco general de referencia lo establecido en
el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en las Leyes 42 y 87 de
1993 y 489 de 1998 y en la Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque
Integral, expedida por la Contraloría General de la República mediante la
Resolución Orgánica No. 06368 del 22 de agosto de 2011, que establecen los
“Principios” que fundamentan y regulan la Función Administrativa y la Gestión
Fiscal en estas entidades, tales como: Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad y
Sostenibilidad Ambiental.
Resultados de la Evaluación y Calificación de la Gestión
En la siguiente Tabla se aprecia el resultado de la Evaluación de la Gestión de la
Compañía en la vigencia 2010, la cual comprendió los componentes: Control de
Gestión, de Resultados, de Legalidad, Financiero y la evaluación del Sistema de
control Interno. La COPCSA obtuvo una calificación de 59,55%
que
corresponde a la suma de las ponderaciones de los subcomponentes evaluados,
que indica un Concepto Desfavorable sobre la Gestión de la entidad en la
vigencia.
Tabla No.1
Consolidación de la Calificación de la Gestión
COMPONENTE
Factores Mínimos
Control
de Indicadores
Gestión
Ciclo Presupuestal
Población objetivo y beneficiaria
CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE
GESTIÓN
Objetivos misionales
Control
de
Cumplimiento
Planes
Resultados
Programas y Proyectos
CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE
RESULTADOS
Ponderación
Subcomponente
%
Calificación
Equipo
Auditor
25%
25%
25%
25%
70,0
78,8
93,8
93,8
100%
Ponderación
Consolidación
Calificación
de la
Componente
Calificación
%
17,50
19,69
20%
23,44
23,44
84,06
50%
91,3
45,63
50%
80,0
40,00
100%
85,63
1
16,81
30%
25,69
Cumplimiento de normatividad
aplicable al ente o asunto
auditado
CALIFICACIÓN COMPONENTE LEGALIDAD
Control
Razonabilidad Financiera
Financiero
CALIFICACIÓN COMPONENTE FINANCIERO
Evaluación
Calidad y Confianza
SCI
CALIFICACIÓN COMPONENTE SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Control
Legalidad
de
100%
87,5
100%
100%
0,0
100%
100%
83,000
100%
87,50
10%
87,50
8,75
0,00
0,00
0,00
83,00
10%
83,00
8,30
CALIFICACIÓN FINAL DE GESTIÓN PONDERADA
59,550
Fuente: Elaborada por el equipo de auditoría según la Guía de Auditoria
3.1.1 Control de Gestión
3.1.1.1
•
Gestión Administrativa
La Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A. es una entidad que enfoca sus
prioridades estratégicas de acuerdo a su Objeto Social como operador portuario,
con funciones de manejo y control del café de exportación. En tal virtud, establece
los procesos administrativos como tipos de proceso de apoyo con el fin de lograr
interrelación de los otros procesos Operativos y Misionales.
Definida como una de las actividades de apoyo y en cumplimiento con lo
establecido en el Código de Comercio de las entidades por acciones, se encuentra
la distribución de utilidades, de la cual se pudo evidenciar lo siguiente:
• Hallazgo 1 (F1) (D1) - Distribución de Utilidades del Fondo Nacional del
Café.
En el Contrato de Administración celebrado entre la Federación Nacional de
Cafeteros y el Gobierno Nacional, se establece en la Cláusula Séptima “De las
Obligaciones de la Federación como administradora del Fondo”, literal f), Mantener
la separación presupuestal, patrimonial y contable entre los bienes y recursos del
Fondo Nacional del Café y los de la Federación.
Como resultado de la revisión y cruces realizados con la información suministrada
por los entes implicados en la administración y ejecución de los recursos del
Fondo involucrados en la Compañía Operadora, se pudo establecer que la entidad
2
ha hecho traslado por concepto de distribución de utilidades de $325,76 millones a
la Cuenta Corriente No. 021-99239-1 de Bancafé, migrada a Davivienda con el
número 0560472969994459, perteneciente a la Federación Nacional de Cafeteros
y no al Fondo Nacional del Café, lo que constituye un riesgo de pérdida de estos
recursos. Los traslados se presentan en la siguiente tabla:
Tabla No. 2
Utilidades Consignadas a la Federación nacional de Cafeteros
Vigencia
Entidad
Fecha
No. De
Valor
Financiera
Cuenta
(millones $)
2001
Bancafé
--------------24.0
2002
Bancafé
18-03-2002
-------43.4
2003
Bancafé
28-02-2003
021-99239-1
69.5
2004
Bancafé
12-03-2004
021-99239-1
51.6
2005
Bancafé
28-03-2005
021-99239-1
36.4
2008
Bancafé
31-03-2008
021-99239-1
49.6
2010
Davivienda
16-03-2010
021-99239-1
51.0
TOTAL
325’7
Fuente: Archivo de la entidad-Sistema Contable CG1
Lo anterior debido a falta de controles en lo relacionado a distribución de los
dividendos producto de la operación de la COPCSA y a su respectivo traslado a
las cuentas del Fondo, y al desconocimiento del Número de Cuenta en la cual se
manejan los recursos del Fondo. Lo que genera un presunto Detrimento
Patrimonial de manera indirecta al Fondo Nacional del Café y pone en riesgo de
pérdida de los recursos producidos con dineros del Fondo.
Teniendo en cuenta que según el análisis realizado, esta observación se presenta
como presunto hallazgo Disciplinario y Fiscal.
•
Gestión de Administración del Talento Humano
La evaluación se realizó teniendo en cuenta la Planta de Personal, conformada
por 98 cargos, incluidos los contratos de Prestación de Servicios, durante la
vigencia 2009. Se verificó el cumplimiento de las normas aplicables, la pertinencia
de las contrataciones y su relación con el cumplimiento de las Labores Misionales
de la organización; en cuanto a lo relacionado con el desarrollo de las
competencias se analizaron los temas sobre capacitación y evaluación del
desempeño.
3
3.1.1.2
Indicadores de Gestión
Teniendo en cuenta la información suministrada por la entidad y los datos
extraídos del sistema de información DARUMA, en el cual la Compañía organiza
la estructura normativa del Sistema de Gestión de Calidad y hace el seguimiento
de las actividades propias de su función mediante los indicadores de Gestión, se
determinó que se siguen utilizando los mismos 62 indicadores discriminados en la
siguiente manera:
Tabla No. 3
Tipos de Indicadores
Tipo de Indicador
Numero de Indicadores
Administrativos
9
Agenciamiento
1
Financieros
15
Operativos
29
Gerencia
8
Fuente: Sistema de Información DARUMA.
El análisis realizado de los datos almacenados en el sistema DARUMA, reafirma la
observación contemplada en el Plan de Mejoramiento suscrito por la entidad,
acerca de la desactualización de algunos indicadores, evidenciándose además lo
siguiente:
• Hallazgo 2 - Incumplimiento meta de Sistema de Gestión de Calidad
(SGC)
La Compañía mantiene y mejora continuamente un Sistema de Gestión de Calidad
para los procesos definidos en el alcance del Manual de Calidad, el cual se ha
establecido, documentado e implementado de acuerdo a los requisitos de la
Norma ISO 9001 - versión 2000. Así, la organización utilizando un enfoque basado
en procesos, ha identificado procesos de trabajo y sus interacciones, los cuales
están contenidos en el Macroproceso de la compañía.
Para el funcionamiento y mejora de los procesos, la compañía ha definido en el
Manual de la Calidad los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de
Calidad.
Mediante la revisión de la información almacenada en el sistema DARUMA, se
pudo constatar que el indicador denominado “Índice en el Cumplimiento del
Sistema de Gestión de Calidad” con un valor de 81,25%, no alcanza la meta
establecida por la entidad de 90%.
4
Lo anterior se presenta debido a debilidades en la gestión en cuanto a la toma de
medidas para llevar a cabo el cumplimiento de la meta establecida para la
adopción del SGC, generando que no se apliquen los requisitos establecidos en la
norma y que la certificación de los procesos no se lleve a cabo en su totalidad.
3.1.1.3
Gestión Presupuestal o Financiera
La entidad para el año 2010 presupuestó para el rubro de Ingresos $6.354
millones del cual se ejecutó $5.786 millones para un porcentaje de ejecución del
91,1%, y para el rubro de Egresos presupuestó $6.073 millones de los cuales se
ejecutaron $5.714 millones, para un porcentaje de ejecución del 94,10%.
3.1.1.4
Población Objetivo y beneficiaria
La prestación de los servicios de la Compañía enfocada a los exportadores de
café, consiste en el recibo del café, almacenamiento, embalaje y entrega al
naviero; estas actividades son controladas y supervisadas mediante los
indicadores de Gestión creados para el área Operativa, los cuales fueron
evaluados, estableciéndose el adecuado cumplimiento y la cobertura del servicio
para todos los clientes que demandan los productos que ofrece la entidad.
3.1.2 Control de Resultados
3.1.2.1
Objetivos Misionales
En este aspecto se determina si las actividades cumplidas por el Sujeto de Control
y la asignación de los recursos corresponden a las funciones Misionales definidas
en la normatividad aplicable a este tipo de entidad y en los Estatutos de la
Compañía, el adecuado cumplimiento de sus planes y programas, y si ha hecho
una asignación adecuada de los recursos
En lo referente a la inversión realizada con recursos provenientes del Fondo
Nacional del Café en la Compañía Operadora Portuaria S.A., y a la relación
existente entre sus Estatutos y el Plan Nacional de Desarrollo, se establece que
dicha inversión se encuentra acorde con los objetivos de crecimiento alto y
sostenido, la condición para un desarrollo con equidad, consideraciones
macroeconómicas, consistencia macroeconómica y consideraciones acerca del
crecimiento de largo plazo, por lo cual se encuentra en concordancia con la Ley
152 de 1994, Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.
5
3.1.2.2
Cumplimiento de Planes y Metas
La entidad diseñó un nuevo Plan de Direccionamiento Estratégico para la vigencia
2010, en el cual establece una nueva Misión, Visión, Objetivos y aspectos a
trabajar, que relacionaron a todas las áreas de la Compañía con la definición de
estrategias responsables y obligaciones adquiridas.
Con el fin de verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones adquiridas por
la entidad, en relación a su naturaleza de entidad mixta con participación del
estado inferior al 50% de las acciones y a la presentación de la información a la
contraloría General de la República, se contempló la normatividad aplicable a la
Compañía Operadora Portuaria cafetera S.A.
3.1.3. Control de Legalidad.
Es sabido que la COPCSA por tener naturaleza mixta y tener participación Estatal
correspondiente a menos del 50%, se encuentra cobijada bajo el Derecho Privado,
pero en cumplimiento de sus funciones en pro de llevar a cabo sus actividades de
gestión debe cumplir los principios establecidos por la Ley 42 de 1993, en relación
a la eficiencia, eficacia y transparencia. Por tal motivo, es necesario verificar de
acuerdo a lo determinado en su Sistema de Gestión de Calidad, los
procedimientos que sigue la Compañía para llevar a cabo la adquisición de bienes
y servicios.
Se realizó la revisión de la totalidad de los contratos (100%) y se pudo establecer
que la entidad está cumpliendo los procedimientos definidos en el SGC y con lo
establecido en el Código de Comercio.
No obstante lo anterior, se presentan falencias en el procedimiento de archivo de
los documentos pertinentes a la contratación; esta observación se analizó en el
Plan de Mejoramiento de la vigencia 2009 y se sigue presentando en la vigencia
auditada.
3.1.4. Control Financiero.
3.1.4.1. Gestión Financiera y Contable
El Activo de la entidad a diciembre de 31de 2010 fue de $3.413.42 millones y su
Pasivo equivale a $832.91 millones, más el Patrimonio que ascendió a $2.580.51
millones; la utilidad Neta al final del ejercicio fue de $111.84 millones.
6
El Activo se incrementó en $301 millones que equivalen a un crecimiento del 15%
con relación al año 2009, originado básicamente por las cuentas por cobrar con
una representatividad del 29%, seguido de la Propiedad Planta y Equipo con el
25%.
El Patrimonio tuvo una disminución de $4 millones que equivale a la apropiación
para reserva Capital de Trabajo, pasando de $357 millones en el año 2009 a $353
millones en el año 2010, según aprobación de la Asamblea de Accionistas
realizada en marzo de 2010.
Los ingresos tuvieron una variación de $305 millones debido a la disminución en el
año 2010 por los servicios de Descargue de Café y Movilización de la carga. Los
gastos disminuyeron en $227 millones, esto debido al costo de venta bolsas y
empaques y finalmente Gastos de Personal.
De acuerdo al análisis realizado de las actividades financieras y contables llevadas
a cabo por la entidad, se pudieron establecer las siguientes observaciones:
• Hallazgo 3 - Gestión en Sucursal de Santa Marta
Teniendo en cuenta los lineamientos definidos por la Compañía en el Sistema de
Gestión de Calidad, para el desarrollo de su trabajo se estableció un marco de
referencia para el denominado “Marco de Gestión”
El Marco de Gestión de la Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A.
(COPCSA), establece la concepción, propósito y organización del trabajo en la
Compañía; para ello describe los principios, valores, políticas y filosofía que
orientan el trabajo y su administración. Dentro de los principios establecidos se
encuentra:
… 3.4.- Principio de gestión para la incorporación de bienes y servicios. La
incorporación de bienes y servicios requeridos para el desarrollo de las actividades
de trabajo de la COPC S.A. se planean y adquieren con criterios de
costo/beneficio, de oportunidad, calidad, ambientales y de solución integral.
Los bienes y servicios adquiridos se utilizan con criterios de racionalidad y
eficiencia.
Como resultado de la revisión de los Informes Anuales de Gestión de la entidad,
en relación a los ingresos y gastos de las sucursales de la entidad, se pudo
establecer que durante las vigencias 2009 y 2010 en la sucursal de Santa Marta la
7
gestión de este punto no fue la apropiada debido a que los gastos de Operación
equivalen a $361.3 millones y $344.5 millones, respectivamente, lo cual
representa un total de $705.8 millones que son superiores a los ingresos
reportados para el mismo periodo. La diferencia de ingresos y gastos de los dos
últimos años se presenta en la siguiente tabla:
Tabla No. 4
Diferencias producidas en la Sucursal de Santa Marta
Valores (Millones $)
VIGENCIA
2.009
2.010
ENERO
(5.46)
(4.75)
FEBRERO
(9.05)
(8.29)
MARZO
(11.43)
(14.88)
ABRIL
(16.77)
(15.23)
MAYO
(21.25)
(19.00)
JUNIO
(26.65)
(22.79)
JULIO
(32.47)
(28.69)
AGOSTO
(37.59)
(33.99)
SEPTIEMBRE
(42.46)
(41.29)
OCTUBRE
(47.74)
(47.84)
NOVIEMBRE
(53.51)
(51.10)
DICIEMBRE
(55.74)
(57.77)
TOTAL
(361.32)
(344.53)
Fuente_ Informe de Gestión a Diciembre de 2010
Lo anterior se presenta debido a la falta de gestión en el control de los ingresos y
gastos de la sucursal de Santa Marta en relación a su operación.
En razón al efecto de la redistribución de costos y gastos en la entidad, se
evidencia que esta oficina no guarda una relación costo-beneficio que garantice
una buena gestión al final del ejercicio de la Compañía, porque sus resultados
operativamente son negativos.
• Hallazgo 4 - Cuentas por Cobrar
Según la Ley 42 de 1993, en sus artículos 8 y 12, según principios de Eficiencia,
Eficacia y Economía, se constataron las cuentas por cobrar (Deudores) con
antigüedad superior a 90 y 180 días, sin haber sido cobradas por valor de $11.6
millones.
8
Tabla No. 5
Cuentas por Cobrar (millones $)
Deudores
Saldo a 31 de Diciembre de 2010
Máximo Exportadores de café
10.00
Cooperativa Agrícola Cafetera
0,89
Intercoffe Trade Colombian Dracnch
0.79
Total
$11.69
Fuente: Información suministrada por la entidad a 31 de Diciembre de 2010.
Esta situación coloca de manifiesto la falta de gestión por parte de la entidad para
el cobro de sus cuentas, toda vez que no existe una política para recuperar la
cartera
Lo anterior lleva a que los deudores se declaren insolutos y se comprometa la
utilidad de la entidad.
• Hallazgo 5 - Propiedad Planta y Equipo
La Compañía no cuenta con procedimientos de control de Propiedad Planta y
Equipo en el Sistema de Gestión de Calidad, que en el Balance tiene un saldo de
$568,5 millones, situación que se evidencia en la información suministrada por la
entidad para el manejo de los activos (sistemas de información).
Debido a falta de gestión oportuna del área Administrativa para implementar los
controles, toda vez que en la actualidad se está implementando un aplicativo para
el registro de los mismos. Lo que no permite detectar a tiempo los niveles de
riesgo y faltantes de activos de la entidad.
La entidad no tiene identificados los activos (plaqueteados), toda vez que estos se
controlan por intermedio de libros auxiliares y hojas electrónicas, situación que no
permite conocer con exactitud su identidad; lo anterior se debe a la falta de
procedimientos en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la entidad, lo que
genera incertidumbre de la información que sirve como instrumento de
identificación y posterior clasificación como activos depreciables en libros.
• Hallazgo 6 - Cuentas por Pagar
Según la Ley 42 de 1993, en sus artículos 8 y 12, según principios de Eficiencia,
Eficacia y Economía, se constataron Cuentas por Pagar (Acreedores) con
antigüedad superior a 90 y 180 días, por valor de $1.05 millones, sin haberse
cancelado.
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Tabla No. 6
Cuentas por Pagar (millones $)
Acreedor
Saldo a 31 de Diciembre de 2010
Inversiones Sandoval
0.2
Compañía Suramericana de seguros
0,5
Mario Pineda Zuluaga
0,5
Total
1.1
Fuente: Información suministrada por la entidad a 31 de Diciembre de 2010.
Esta situación deja de manifiesto la falta de gestión por parte de la entidad para la
cancelación de sus obligaciones. Lo cual la lleva a incurrir en la cancelación de
intereses de mora por los no pagos oportunos de sus deudas.
• Hallazgo 7- Gastos - Servicios Temporales
Se constató que en la cuenta de Gasto de Servicios Temporales se encuentra
registrado un gasto a nombre de Colombia Telecomunicaciones S.A., por $93.599,
que por error de codificación en la contabilización quedó mal registrado, situación
que pone de manifiesto falta de control en el momento de hacer los registros
contables, lo que genera falta de confiabilidad y oportunidad de la información
relacionada con el rubro de viáticos de la entidad.
• Hallazgo 8 - Gastos - Teléfono.
El numeral 337 - Normas Técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros
de contabilidad - Régimen de Contabilidad Pública, establece que los registros
contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades,
se deben soportar con los documentos pertinentes que justifiquen cada uno de los
registros. Contrario a lo aquí establecido, no se evidenciaron los documentos
suficientes y necesarios que permitan establecer la obligación de pago por parte
de la Compañía Operadora Portuaria.
Se constató que en la cuenta de Gastos de Servicios Telefónico, se encuentran
registrado un gasto a nombre de Jorge Díaz por 0,006 millones, Caja de
Compensación Familiar $0.010 millones, Ana Clara Diez por $0,120 millones, y en
Cartagena un registro a María del Carmen Rueda Zapata por $0.083 millones, que
por error de codificación en la contabilización quedó mal registrado, situación que
pone de manifiesto falta de control en el momento de hacer los registros
contables, lo que genera falta de confiabilidad y oportunidad de la información
relacionada con el rubro de viáticos de la entidad.
10
• Hallazgo 9 - Gastos Varios de Operación.
Se constató que la entidad en la vigencia 2010, registró los siguientes Gastos en
Servicio Telefónico (17 celulares y 8 Avanteles) por $59 millones, Casino y
Restaurante por $17 millones, Gastos de Viaje por $62 millones, Taxis y Buses en
el orden de $22 millones, Casino y Restaurante $17 millones y Recepciones y
Atenciones por $15 millones, y las afiliaciones a clubes. La entidad considera que
los gastos de operación son propios de la actividad y dinámica del negocio lo
mismo que las comunicaciones, dado lo disperso de los frentes de operación, por
lo que es una actividad continua y con tiempos exactos.
La Contraloría General de la República considera que la compañía no tiene control
sobre el Gasto de la entidad en general, lo que ocasiona gastos innecesarios que
afectan las utilidades de la compañía, y además coloca de presente el
incumplimiento al principio de Economía y Austeridad del gasto, toda vez que la
compañía cuenta como socio a la Federación Nacional de Cafeteros, quien
administra los recursos del Fondo Nacional del Café. La Contraloría General de la
república hace un llamado a la entidad sobre lo que considera gastos excesivos en
los siguientes rubros:
Tabla No. 7
Gastos Varios Vigencia 2010
Código Cuenta
Concepto
Valor (millones $)
513535
Celulares
59.2
5155
Gastos de viaje
62.2
519560
Casino y restaurante
17.1
519595
Recepciones y Atenciones
15.9
519545
Taxis y Buses
22.8
Total
$177.5
Fuente: Información Balance a 31 de Diciembre de 2010 COPC.S.A
• Hallazgo 10 - Asientos de Inversiones
Teniendo en cuenta lo establecido en el Artículo 56 del Decreto 2649 de 1993,
referente a los Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente
soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros en idioma
castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones
homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones
de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de
lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los
libros a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se
hubieren realizado. Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben
resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.
11
Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que
se advirtiere.
Se pudo establecer que en los Estados Financieros de la Compañía Portuaria
Cafetera S.A., vigencia 2010, no se evidencia la contabilización de 1.495 acciones
adquiridas el 11 de noviembre de 2011 por $1,5 millones.
Esta situación se presenta por debilidades en el registro y clasificación de partidas
contables, además de fallas en el control oportuno del movimiento de las
inversiones.
Lo que genera una inadecuada clasificación y revelación de las cuentas en los
Estados Financieros, además de una subvaloración de la cuenta de inversiones.
• Hallazgo 11 - Valorización Propiedad Planta y Equipo
Como lo establecen los artículos 52 y 61 del Decreto 2649 de 1993, en los
Estados Financieros de la Compañía Portuaria Cafetera S.A., vigencia 2010, no se
evidencia el reconocimiento total de la Valorización, debido que falta por
contabilizar la suma de $149.11 millones.
contables, además de fallas en el control oportuno del movimiento de las
inversiones. Generando una inadecuada clasificación y revelación de las cuentas
en los Estados Financieros, además de una subestimación de la cuenta
Valorizaciones, y sobrevaloración de la cuenta Superávit en Valorizaciones
• Hallazgo 12 - Depreciación
Como lo establecen los artículos 52 y 62 del Decreto 2649 de 1993, en los
Estados Financieros de la Compañía Portuaria Cafetera S.A., vigencia 2010, no se
evidencia el reconocimiento total del gasto Depreciación, debido a que se
contabilizó de más $121.78 millones en la cuenta Elevadores de la Propiedad
Planta y Equipo.
contables, además de fallas en el control oportuno del movimiento de Propiedad
Planta y Equipo
Lo que genera una inadecuada clasificación y revelación de las cuentas en los
Estados Financieros, además de una sobrevaloración de la cuenta de gasto y
subvaloración de la cuenta Depreciación acumulada
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• Hallazgo 13 - Inventarios
Teniendo en cuenta lo establecido en los artículos Nos. 63 y 129 del Decreto 2649
de 1993, la entidad no aportó por lo menos una toma física del inventario para la
vigencia 2010; lo anterior se debe a debilidades en los mecanismos de control y
genera con ello que no se pueda establecer la real existencia, condiciones o
estado en que se encuentran todos o cada uno de los bienes con el fin de
ajustarlos a su valor de realización en los Estados Financieros, generando
incertidumbre contable por valor de $868,5 millones.
• Hallazgo 14 - Avalúos Técnicos
Teniendo en cuenta el artículo No. 54 del Decreto 2649 de 1993, se establece
que, la entidad no aportó los Avalúos Técnicos que indiquen que en los últimos
tres (3) años se le realizó a los bienes que conforman la Propiedad Planta y
Equipo.
Se ocasiona por debilidades en los mecanismos de control, lo que genera que no
se pueda ajustar al valor de realización o valor actual, en los Estados Financieros
3.1.5. Evaluación del Sistema de Control Interno.
La evaluación del Sistema de Control Interno está regulada en la Ley 42 de 1993
en su artículo 9; en la Ley 87 artículo 5; y la Ley 489 en su artículo 27 “campo de
aplicación”, que obliga a las entidades a tener una política de autocontrol; no
obstante, lo anterior excluye a las sociedades de economía mixta que tienen
mayoritariamente capital privado dentro de su capital social; por lo anterior, en
COPCSA se verificaron los Mecanismos de Control implementados.
Estas sociedades están sometidas a un régimen de Derecho Privado y, como tal,
tienen un régimen especial que las excluye de esta especial normatividad; por tal
motivo, se tuvo en cuenta para realizar el análisis de dichos mecanismos la
Política de Calidad establecida en el proceso A015 Marco de Gestión, el cual
establece que: “En la COPC S.A., todos los procesos de trabajo son
permanentemente controlados en búsqueda de los resultados esperados,
mediante esquemas de mejoramiento continuo para el beneficio de sus clientes,
trabajadores, accionistas y la sociedad.” .
Se pudo establecer que persiste la ausencia de una Oficina de Control Interno y la
implementación de un Sistema integrado de Control Interno que garantice el
13
adecuado cumplimiento de las políticas y de actividades planteadas en el Sistema
de Gestión de Calidad implementado por la Compañía, lo cual se ve reflejado en la
mayoría de las observaciones realizadas por el Grupo Auditor debido a que son
producto de la deficiencias en los mecanismos de control que mitiguen los riesgos
en cada uno de los procesos Misionales y Operativos de la entidad.
Sin embargo, como resultado de la evaluación realizada por la CGR, teniendo en
cuenta el Sistema Integral de Información de la Gestión Pública - SIIGEP, se
obtuvo una gestión en los Mecanismos de Control, valorada como EFICIENTE,
con 80 puntos.
Tabla No. 8
Resultado de evaluación de los Mecanismos de Control
COMPAÑÍA OPERADORA PORTUARÍA CAFETERA S.A.
TOTALES
PLANEACIÓN EJECUCIÓN
TOTAL CALIFICACIONES
134
103
Ponderación Total (Total Calificación/No de controles
Evaluados)
1,51
1,37
Porcentaje de Ponderación Asignado
30%
70%
0,453
0,959
1,41
EFICIENTE
Subtotal de Calificaciones (Ponderación * % de ponderación)
Total Calificación -Puntaje (Suma de subtotales)
Calificación SCI Para Gestión EFICIENTE
80
Fuente: Sistema Integral de Información de la Gestión Pública-SIIGEP.
De Igual manera que en la vigencia anterior (2009), se evidenció falta de control
por parte de la Federación Nacional de Cafeteros, en cuanto al seguimiento de la
inversión realizada con estos recursos provenientes del Fondo Nacional del Café
(FoNC), y al cumplimiento del contrato celebrado con el Gobierno, del cual se
realizó un análisis, evidenciándose lo siguiente:
• Hallazgo 15 - Auditoría Interna.
En el Contrato de Administración celebrado entre la Federación Nacional de
Cafeteros y el Gobierno Nacional, se establece en la Cláusula vigésima - Auditoría
Interna, que “La FEDERACION, de conformidad con lo dispuesto en los artículos
primero y siguientes del Decreto 2025 de 1996, efectuará a través de la auditoría
interna, el seguimiento sobre la administración, manejo, inversión y contabilización
de los recursos parafiscales del Fondo Nacional del Café y la verificación de la
correcta liquidación, debido pago, recaudo y consignación de la contribución
parafiscal cafetera.”
14
Como resultado de la revisión de los informes de realizados en la entidad con el fin
de llevar a cabo el control de los recursos del Fondo, se evidencia que la
Federación no ha realizado ningún tipo de auditoría que garantice la adecuada
inversión realizada en la Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A.
Existe falta de controles por parte de la Federación Nacional de Cafeteros en lo
relacionado a los recursos del Fondo invertidos en la Compañía Operadora
Portuaria Cafetera S.A.
Por esta situación se genera un posible incumplimiento en el Contrato de
Administración, generando una Función de Advertencia dirigida a la Federación
Nacional de Cafeteros.
3.2.
EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
Se pudo definir que se realizó apertura de Proceso Administrativo Sancionatorio,
en relación a la presentación extemporánea por parte de la entidad, a la CGR, el
10 de Marzo de 2011 del Plan de Mejoramiento suscrito, así como por su
contenido incompleto, forma y términos para la presentación, lo anterior en
cumplimiento del artículo 9 de la Resolución 05872 de 2007; sin embargo, se
verificaron las actividades planteadas y las Acciones de Mejoramiento que se
plantearon en dicho plan, para tratar de determinar el porcentaje de cumplimiento
En cuanto al cumplimiento de las actividades planteadas y Acciones Correctivas
definidas en el Plan suscrito, se evidenció:
Hallazgo No. 1 (1101002) - Implementación de actividades Plan Estratégico. Se
evidenció que los seguimientos establecidos por la entidad en el Plan de
Mejoramiento no se estaban realizando a la periodicidad definida, por lo cual se
determinó el cumplimiento de la meta en un 50%.
Hallazgo No. 5 (1102002) - Indicadores de Gestión DARUMA. Se pudo establecer
que no todos los indicadores de Gestión están actualizados; por lo tanto, se define
un cumplimiento del 95%.
Hallazgo No. 6 (1202004) - Indicadores Ambientales y de Equidad. En DARUMA
no se evidencia registro o creación del Plan de Manejo Ambiental y la entidad
expresa que no se tiene programado su diseño, ni el de sus indicadores. Su
cumplimiento es del 0%.
15
Hallazgo No. 8. (1402014) Archivo Contratación. De acuerdo a verificación física,
se evidenció que no se cumplió a cabalidad la Acción de Mejoramiento planteada.
Su porcentaje de cumplimiento es 70%.
Hallazgo No. 10 (1604001) - Propiedad Planta y Equipo. En general está
debidamente planteada la Acción de Mejoramiento, toda vez que se establecerán
mecanismos de control para la Propiedad Planta y Equipo de la entidad. Esta
observación continúa. Cumplimiento 0%.
Hallazgo No. 12 (1601004) - Propiedad Planta y Equipo. En general está
debidamente planteada la Acción de Mejoramiento, toda vez que se implementará
un módulo o aplicativo para la identificación de la Propiedad Planta y Equipo de la
entidad. Esta observación continúa. Cumplimiento 0%.
Hallazgo No. 15 (1801002) - Gastos Pasajes. Se pudo establecer que no se
tomaron medidas para el control del gasto; por lo tanto, se evidencia cumplimiento
del 0%.
Hallazgo No. 17 (1802002) - Gastos Varios de Operación. Se pudo establecer que
no se tomaron medidas para el control del gasto; por lo tanto, se evidencia
cumplimiento del 0%.
Teniendo en cuenta lo anterior, se realizó la ponderación del cumplimiento de
cada meta y de las Acciones Correctivas, y se determina el cumplimiento del Plan
de Mejoramiento en un 65,58%.
3.3.
BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR
En cumplimiento de los procedimientos a seguir planteados en el Memorando de
Asignación, se realizó seguimiento de las actividades a llevar a cabo por parte de
la Junta Directiva y se evidenció que el Libro No. 5 de Actas de Junta Directiva se
encontraba desactualizado, debido a que solamente existían las actas impresas y
firmadas hasta el Acta No.186 de 29 de Septiembre de 2010, al igual que el Libro
No. 1 de Actas de Asamblea de Junta Directiva con Actas hasta la vigencia 2010.
Lo anterior, en contra de lo establecido en el Código del Comercio. Capítulo de
LIBROS DE ACTAS Y DE ACCIONES, Artículo 195. “La sociedad llevará un libro,
debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de
las reuniones de la Asamblea o de la Junta de Socios. Éstas serán firmadas por el
presidente o quien haga sus veces y el secretario de la Asamblea o de la Junta de
Socios”. Ello se debe a la falta de controles en el seguimiento adecuado del
16
manejo de los libros de Actas de la entidad, siendo esta deficiencia corregida en el
transcurso de la Auditoría CGR.
17
4. ANEXOS
18
ANEXO No. 1
RELACIÓN DE HALLAZGOS
Valor $
HALLAZGOS
Número
(millones)
-
ADMINISTRATIVOS
15
PENALES
0
-
DISCIPLINARIOS
1
$325.76
FISCALES
1
19

COMPAÑIA OPERADORA PORTUARIA CAFETERA

Transcripción

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