Preparación para auditoria

Sistema de Gestión de la Calidad
ORDEN DEL DÍA
Objetivo de la sesión.
Reforzamiento de conocimientos del SGC.
Estructura documental del SGC.
Qué hacer y qué no hacer en una Auditoría del SGC.
Ventajas de tener un sistema documentado.
Beneficios al obtener una certificación.
OBJETIVOS
•
Tener los elementos necesarios para responder
adecuadamente a un auditor de sistemas de calidad.
•
Autoevaluar y reforzar los conocimientos del Sistema
de Gestión de la Calidad.
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
LISTA DE DOCUMENTACIÓN DEL SGC
DOCUMENTO
CÓDIGO
RESPONSABLE
REVISIÓN
MC01
RD
0
MPC01
RD
0
N/A
RD
0
RD
RD
RD
RD
0
0
0
0
ECDP
JD
JD
0
0
0
MANUALES
Manual de Gestión de la Calidad
1
Manual de Planeación de la Calidad
Manual de Organización
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS NORMATIVOS
Control de Documentos y Registros
PDI01
Auditorías Internas de Calidad
PDI02
Control de Servicio No Conforme
PDI03
Acciones Correctivas y Preventivas
PDI04
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO BÁSICO DE SERVICIOS ACADÉMICOS
Actualización y Desarrollo del Plan de Estudios
PSA01
Solicitud, Selección y Confirmación de Campos Clínicos
PSA02
Estudios de Factibilidad
PSA03
2
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
INSTRUCCIONES DE TRABAJO DEL PROCESO BÁSICO DE SERVICIOS ACADÉMICOS
Programa de Iniciación a la Vida Universitaria
I01 PSA 07
CPA
Programas PRONABES Y Bécalos (DGOSE)
I02 PSA 07
CPA
Programa de Alta Exigencia Académica, PAEA (DGOSE)
I03 PSA 07
CPA
3
REGISTROS
RESPONSABLE
CONSERVACIÓN
NO.REV.
REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
RD
Archivo
0
Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas.
RD
Archivo
0
Avance de Acciones.
4
0
0
0
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
1 año
1 año
Destrucción
Destrucción
¿ QUÉ HACER QUÉ NO HACER
EN UNA AUDITORÍA DEL SGC ?
Antes de la
Auditoría
Durante la
Auditoría
Después de la
Auditoría
¿ QUÉ HACER QUÉ NO HACER
EN UNA AUDITORÍA DEL SGC ?
Antes de la
Auditoría
¿ QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?
Conocer la ubicación de la documentación del
SGC de la ENEO en la página de Internet,
identificando los documentos que la integran.
¿ QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?
Leer y conocer el Manual de Gestión
de la Calidad, el de Planeación de la
calidad y los procedimientos normativos.
Dominar el manejo de los procedimientos,
instrucciones de trabajo y todos los
documentos que me aplican.

Tener mis registros en Orden
(electrónicos o papel):
Verificar que hayan sido llenados
adecuada, oportuna, correcta y
completamente, cumpliendo con
la mécanica de su llenado.
¿ QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?
Mantener mi área de trabajo LIMPIA y
ordenada (Cajones, Escritorio, Estantes,
Archiveros).
Ordenar y archivar los documentos y registros
del SGC y si tengo otro tipo de documentación
es mejor archivarla por separado o desecharla
si no la utilizo.
¿ QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?
Aclarar posibles dudas con tu Jefe inmediato o
con el Representante de la Dirección.
Comentar del uso del sistema de calidad.
¿ QUÉ HACER QUÉ NO HACER
EN UNA AUDITORÍA DEL SGC
Durante la
Auditoría
¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?
 Identificar dónde se encuentra declarada la
política de calidad, saber explicarla y la forma en
que la aplico a mi trabajo.
Identificar dónde se encuentran declarados los
objetivos de calidad y cómo contribuyo a su
logro.
Identificar los documentos y secciones en que
se establecen mis responsabilidades, funciones y
actividades, es decir mi participación dentro del
SGC.
Identificar la estructura documental del SGC en
la Lista de Documentación del SGC.
¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?
ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA
• Manejar perfectamente el portal del SGC en internet.
• Tener los registros de todos los procesos ordenados y
localizables en el momento en que me los pidan.
• Tener orden y limpieza física de toda mi área de trabajo.
¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?
ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA
• Ser honesto, sin propasar el sentido común.
• Demostrar cortesía y educación al responder.
• No echar la culpa a otros de lo que desconozco.
• Responder exclusivamente lo que me preguntan, ni de más
ni de menos.
• No contestar si no te es clara la pregunta y solicitar al
auditor que replantee la pregunta.
¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?
ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA
• Responder solamente lo que conozco, no tratar de
contestar por otra persona, ni pedir que otro responda por
lo que yo debo saber.
• No involucrar a otros y menos si no estoy seguro de lo que
digo.
• Evitar interrupciones mientras seamos auditados (teléfono,
mail, messenger, otras personas).
¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?
ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA
• La información que proporciono o no al auditor es mi
responsabilidad y de nadie más.
• No hacer preguntas relacionadas con el SGC al auditor.
• Si nos surge alguna duda en relación al SGC es mejor
anotarla y consultarla después con el Representante de la
Dirección.
¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?
ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA
• Saber explicar cómo realizo mi trabajo conforme lo
establece mi procedimiento, no decir que así no lo hago yo
o que el documento tiene errores.
• Tomar nota de las observaciones hechas por el auditor.
• Sobre todo defender nuestro SGC y
demostrar convencimiento y seguridad
en su utilización.
¿ QUÉ HACER QUÉ NO HACER
EN UNA AUDITORÍA DEL SGC
Después de la
Auditoría
¿ QUÉ HACER DESPUÉS DE LA AUDITORÍA?
Hacer un recuento de lo ocurrido en la auditoría.
Revisar las anotaciones que tomamos de las observaciones
hechas por los auditores.
 Analizar el Informe de auditoría y elaborar las solicitudes de
acción viables, en función de las no conformidades u observaciones
hechas.
Aplicar el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas
PDI04, identificando las causas, plan de actividades de corrección y
generando las evidencias necesarias para mostrar a los auditores
hasta lograr su cierre en el tiempo previsto.
CERTIFICADO
ISO-9001:2008
VENTAJAS DE TENER
UN SISTEMA DOCUMENTADO
Se cuenta con información actualizada en las áreas donde
es necesaria.
Se conoce en dónde se encuentra la información para
consulta.
Se elimina la documentación obsoleta.
Proporciona la información necesaria e indispensable para
la realización de las actividades diarias del personal.
En caso de existir alguna desviación en el proceso, se sabe
cómo actuar.
Se obtiene información importante para la toma de
acciones correctivas y preventivas.
BENEFICIOS DE UTILIZAR UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Mejora la documentación.
Facilita la inducción del personal.
Facilita un cambio cultural positivo.
Da seguridad al desarrollar las actividades.
Mejora la comunicación interna.
Da prestigio de la organización.