acciones correctivas y preventivas

Transcripción

PROCEDIMIENTO GENERAL
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Código: DI-PG 8.5.1
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Fecha Revisión: 08.FEBRERO.2010
PROCEDIMIENTO GENERAL DI-PG 8.5.1
ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
TABLA DE CONTENIDOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
OBJETIVO
CAMPO DE APLICACIÓN
NORMAS Y REFERENCIAS
DEFINICIONES
ENTIDADES AFECTADAS
MÉTODO
6.1 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS
6.2 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS
6.3 VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
7.
REGISTROS
8.
ANEXOS
9.
REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO
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1.
OBJETO
Identificar, investigar, evaluar y documentar las causas de no conformidades y
potenciales no conformidades, tomando las acciones correctivas o preventivas
necesarias para evitar su repetición u ocurrencia respectivamente.
2.
CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento general se aplica ante la ocurrencia de las siguientes
situaciones:

Reclamos de clientes y/o partes interesadas por problemas de no conformidad
con el servicio proporcionado y cualquier desviación a los requisitos de la
comandancia y lo especificado en el sistema de gestión integrado de calidad,
medio ambiente y seguridad y salud ocupacional de La Comandancia.

Ante la notificación, por parte de algún integrante de La Comandancia, sobre la
detección de un trabajo no conforme, de alguna deficiencia o no-aplicación de
un procedimiento establecido. (inspecciones, observaciones, simulacros, etc.)

Ante la notificación, por parte de algún integrante de La comandancia, de la
existencia de una potencial no conformidad.

Ante la proposición de una acción, por parte de un integrante de La
Comandancia encaminada a la mejora continua de Gestión del Sistema
Integrado de Calidad y Medioambiente y de seguridad y salud ocupacional y por
ende de sus procesos y productos entregados.

Al detectar no conformidades en las auditorias primera parte (internas),
segunda parte (asesor externo), o tercera parte (Certificación) realizadas a la
Empresa.

Ante la ocurrencia de cualquier incidente, con daño material o con tiempo
perdido, como también de las cuasi-perdidas.
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
Para solucionar no conformidades o potenciales no conformidades detectadas
durante la revisión de la dirección que realiza periódicamente el Comité de
Gestión de La Comandancia.
3.
NORMAS Y REFERENCIAS
Este procedimiento general cumple con

El Capítulo 8.5.2 “Acciones Correctivas“ del Manual Integrado del Sistema de
Gestión de Calidad y Medioambiente y Seguridad y Salud Ocupacional.

El Capítulo 8.5.3 “Acciones Preventivas” del Manual Integrado de Sistema de
Gestión de Calidad y Medioambiente” y Seguridad y Salud Ocupacional.

El procedimiento General 7.2.2 “Comunicación y Satisfacción del Cliente”
Además tiene referencia con los siguientes documentos:

Cláusula 8.5.2 “Acción Correctiva” de la Norma NCh ISO 9001:2000.

Cláusula 8.5.3 “Acción Preventiva” de la Norma NCh ISO 9001:2000.

Cláusula 4.5.1 “Seguimiento y Medición” de la Norma ISO 14001:2004

Cláusula 4.5.3 “No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva” de la
Norma NCh ISO 14001:2004

Cláusula 4.5.5 “Auditorias Internas” de la Norma ISO 14001:2004

Cláusula 4.5.1 “Medición del desempeño y monitoreo” de la Norma OHSAS
18001:2007

Cláusula 4.5.3 “Investigación de Incidentes, no conformidad, acción correctiva y
acción preventiva” de la Norma OHSAS 18001:2007

Cláusula 4.5.5 “Auditoria” de la Norma OHSAS 18001:2007
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4.
DEFINICIONES
Acción Inmediata: Es todo acto realizado, en forma temporal o provisoria cuando
corresponda, por un funcionario responsable, para minimizar el efecto de una no
conformidad detectada.
Acción Correctiva Definitiva: Son todas las actividades tendientes a evitar que
una no conformidad sea corregida y no se vuelva a repetir.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas potenciales de no
conformidades, defectos u otras situaciones indeseables que puedan generarse.
5.
ENTIDADES AFECTADAS
Las entidades afectadas por este procedimiento, son todos aquellos procesos que
se encuentran bajo el alcance del Sistema de Gestión Integrado de Calidad y
Medioambiente y seguridad y salud ocupacional y declarados en la estructura
organizacional de la Comandancia, según organigrama del capítulo 5.5
“Responsabilidad, Autoridad y Comunicación” del Manual Integrado del Sistema
Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional.
6.
MÉTODO
6.1 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS
Ante la detección por parte de un integrante de La Comandancia de alguna de las
situaciones planteadas en el punto 2 de este procedimiento, éste procede a
informar su observación a su Jefe directo, quien previo análisis, si corresponde,
comunicara al representante del sistema de Gestión y/o encargado de gestión para
completar información y despachar la información via e-mail para ser introducida
en el anexo “Planilla Control, Estado Acciones Correctivas y/o preventiva”
según corresponda la naturaleza de la No Conformidad. Posteriormente el
Encargado de Gestión, controla y verificada su ejecución. El anexo se completa de
la siguiente forma:
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(1)
Columna FECHA LEVANTAMIENTO DEL HALLAZGO
Identificar la Fecha en que se levanta la no conformidad.
(2)
Columna ORIGEN DEL HALLAZGO
Identificar el origen de la No Conformidad pudiendo ser este de acuerdo a lo
establecido en el punto 2.
(3)
Columna NUMERO
Identificar el número correlativo único de la no Conformidad detectada.
(4)
Columna ESTADO
Identifica el estado en que se encuentra la No Conformidad detectada pudiendo
ser este:
A Abierto
C Cerrado
V Verificado
Se tendrá que modificar el estado de la No Conformidad, en la medida que el
encargado de gestión efectúe el seguimiento de cada No Conformidad a objeto de
determinar su estado
(5) Columna DESCRIPCION DESVIACIÓN ENCONTRADA
Se describe la No Conformidad detectada en forma clara y precisa.
(6) Columna CATEGORÍA
Se categoriza la No Conformidad detectada pudiendo ser solamente dos estados:
SAC Solicitud de Acción Correctiva
SAP Solicitud de Acción Preventiva
(7) Columna CENTRO OPERACIÓN
Se individualiza el Centro de Operación donde se detecto la No Conformidad.
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(8) Columna AREA
Se describe el área (Departamento o Compañía) donde se detecto la No
Conformidad.
(9) Columna NORMA
Se identifica la norma a la cual pertenece la No Conformidad detectada pudiendo
ser:

9001:2000

14001:2004

18001:2007
(10) Columna CLAUSULA
Se anota la cláusula que corresponde según norma y No Conformidad detectada
(11) Columna AUDITOR
Se anota la inicial del auditor (Interno, Externo) o personal de La Comandancia,
que detecto la No Conformidad.
(12) Columna ANÁLISIS DE LAS CAUSAS BÁSICAS
Se identifica la causa raíz que dio origen a la No Conformidad detectada.
(13) Columna RESPONSABLE DE LEVANTAR EL HALLAZGO
Se identifica el responsable de dar solución a la No Conformidad detectada.
(14) Columna ACCION CORRECTIVA PARA ELIMINAR LA CAUSA
Es la acción inmediata que determina el jefe de Área y/o quien se designe para
ello, según corresponda para dar solución pronta a una desviación detectada
(15) Columna FECHA LIMITE PARA IMPLEMENTAR
Se anota la fecha correspondiente al plazo asignado para resolver la No
Conformidad que se detecto.
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(16) Columna VERIFICACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA Y EVALUACIÓN
DE LA EFICACIA
Se describe la verificación de la implementación de la acción correctiva y/o
preventiva propuesta.
(17) Columna FECHA CIERRE
El encargado de gestión dispondrá que en la próxima auditoria o de una inspección
especial según sea el caso para verificar el trabajo en el tiempo estipulado y
procederá a cerrar la SAC y/o SAP levantada, cuando una SAC y/o SAP no tiene
fecha significa que permanece abierta.
(18) Columna FECHA VERIFICACIÓN
El Encargado de Gestión es responsable de la tramitación adecuada de una acción
correctiva o preventiva, además es quien mantiene permanentemente actualizado
el
registro
Anexo
“Planilla
Control,
Estado
Acciones
Correctivas
y
Preventivas".
6.2 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS
Se consideran acción preventiva todas las acciones tendientes a solucionar no
conformidades potenciales o problemas que puedan suscitarse a futuro.
El objetivo de las acciones preventivas es una oportunidad de mejoramiento para
prevenir la aparición de no conformidades reales.
Ante la detección de alguna de las situaciones planteadas en el inciso anterior,
cualquier integrante de La Comandancia puede canalizar su solicitud a través de
su Jefe directo, quien comunicara al encargado de gestión para solicitar ingresar al
anexo “Planilla Control, Estado Acciones Correctivas y/o preventiva” según lo
descrito en el punto 6.1., y hará llegar al Encargado de Gestión una copia para su
posterior control.
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Además, La Comandancia genera acciones preventivas en forma sistémica a
través de las Revisiones de la Comandancia que se efectúan en las reuniones del
Comité de Gestión. Para lo anterior, cada integrante de dicho Comité propone las
acciones correctivas que estime conveniente para el mejoramiento del sistema, las
cuales son estudiadas, analizadas, evaluadas, aprobadas, modificadas o
rechazadas por el Comité de Gestión.
La Comandancia considera como fuente generadora de acciones preventivas las
sugerencias y reclamos que efectúan sus clientes.
6.3 VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS
Implantada la solución, el Encargado de Gestión es responsable de verificar la
implementación de la solución propuesta.
En caso de que la acción propuesta no pueda ser implantada o no sea eficaz, el
Encargado de Gestión reinicia el proceso anteriormente señalado en los puntos 6.1
o 6.2 con el levantamiento de un nuevo ciclo según lo descrito en el punto 6.1.
Mensualmente, el Encargado de Gestión procede a efectuar una revisión del
estado de las Solicitudes acciones correctivas (SAC) o preventivas (SAP)
pendientes, así como de la efectividad de éstas. De lo anterior informa al Gerente
Industrial y al Comité de Gestión según lo establecido en el procedimiento general
DI-PG 5.6.1 “Revisión por la Comandancia”.
El Encargado de Gestión elabora y controla el anexo ““Planilla Control, Estado
Acciones Correctivas y/o preventiva” manteniéndola debidamente actualizada.
7.
REGISTROS
“Planilla Control, Estado Acciones Correctivas y/o preventiva”
8.
ANEXOS
No se Consideran
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9.
REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO
Nº REVISIÓN
FECHA
MOTIVO DE LA REVISIÓN
PAGINAS ELAB. O
MODIFICADAS
0
08.FEB.2010
Elaboración inicial
Todas

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