Informes de Gestión
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LOTERIA DE BOGOTÁ INFORME DE GESTION Y RESULTADOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 INTRODUCCIÓN La LOTERIA DE BOGOTA es una Empresa Industrial y Comercial del Distrito Capital que cuenta con Personería Jurídica, Autonomía Administrativa y Patrimonio propio, fue Creada mediante el Acuerdo 81 de 1967 del Concejo del Distrito Capital, siendo Alcalde de Bogotá, el Dr. VIRGILIO BARCO VARGAS, es un entidad del orden descentralizado del Distrito Capital, vinculada al Sector Hacienda y su misión constitucional es generar recursos al sector salud. El siguiente es el informe de gestión año 2014, que contiene las actividades más relevantes que desarrollaron las diferentes dependencias de los procesos Estratégico, Misional de Apoyo y Evaluación, así como los logros y resultados más significativos de su operación en el marco del Plan de Desarrollo “BOGOTA HUMANA”. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional de la Lotería de Bogotá define el conjunto de relaciones jerárquicas, administrativas y funcionales, que permiten desarrollar la misión institucional de la LOTERÍA DE BOGOTÁ y está conformada por las siguientes dependencias: ALCALDÍA MAYOR Concejo Distrital Contraloría Distrital Personería Distrital Organismos de Control ORGANIGRAMA LOTERÍA DE BOGOTÁ JUNTA DIRECTIVA Veeduría Distrital GERENCIA GENERAL Planeación Estratégica Control Interno Atención al Cliente Subgerencia General Secretaria General Comunicaciones y Mercadeo Sistemas Talento Humano Financiera y Contable Recursos Físicos Apuestas y Control de Juegos Tesorería Contabilidad Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Presupuesto Cartera SICA Loterías El siguiente es el contexto estratégico de la Lotería de Bogotá: MISIÓN “Somos una empresa dedicada a la explotación de juegos de suerte y azar, enfocada en nuestros clientes, mejorando continuamente con transparencia y calidad con el fin de contribuir a la generación de recursos para la salud pública en el marco legal vigente”. VISIÓN “Ser una empresa reconocida en 2016 internacionalmente por su calidad, competitividad y sostenibilidad financiera en la explotación de juegos de suerte y azar, innovando en procesos y en la implementación de tecnologías con personal competente para generar recursos al sector salud.” OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Garantizar equilibrio y sostenibilidad financiera de la LOTERÍA DE BOGOTÁ. Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema gestión de la calidad, para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes. Armonizar la relación fidelidad-compra desarrollando acciones comerciales que mantengan posicionada la LOTERÍA DE BOGOTÁ. Garantizar la gestión del talento humano orientada a la promoción de capacidades y competencias. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 GERENCIA GENERAL TRANSFERENCIAS A LA SALUD La Lotería de Bogotá en cumplimento de su objeto social, por mandato constitucional y por la normatividad que rige el monopolio de juegos de suerte y azar, transfiere recursos al sector salud de conformidad con lo ordenado en la Ley 643 de 2001 y la Ley 1393 de 2010, de acuerdo con el siguiente cuadro: LOTERIA DE BOGOTA TRANSFERENCIAS AL SECTOR SALUD GENERADAS POR EL PRODUCTO LOTERIA AÑOS 2014 - 2013 (en miles de $) CONCEPTO TOTAL 2014 TOTAL 2013 VARIACION Variación % POR LOTERIA 12 % $ 5.911.405 $ 5.829.731 $ 81.675 1% JUEGOS PROMOCIONALES $ 71.844 $ 41.463 $ 30.380 42% IMPUESTO A GANADORES $ 2.086.921 $ 3.062.927 $ -976.006 -47% IMPUESTO FORANEO $ 2.187.408 $ 2.096.171 $ 91.238 4% 75% DE LOS PREMIOS CADUCADOS LOTERÍA $ 697.421 $ 689.076 $ 8.345 1% SORTEO EXTRAORDINARIO 3.892.973 $ 14.847.973 $ 3.812.808 $ 15.532.176 $ 80.165 -684.203 2% SUBTOTAL LOTERÍA $ $ -4,61% 75% DE LOS PREMIOS CADUCADOS CHANCE * $ 1.926.551 $ 853.489 44% DERECHOS DE EXPLOTACIÓN CHANCE $ 48.622.557 $ 1.073.062 $ 48.292.503 $ 1% SUBTOTAL CHANCE $ 50.549.107 $ 49.365.565 $ 330.053 1.183.542 TOTAL AÑO 2013 - 2014 $ 65.397.080 $ 64.897.741 $ 499.339 Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos y Unidad Financiera y Contable. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 2,34% 0,76% La Lotería de Bogotá, para el año 2014 transfirió al sector salud por los diferentes productos la suma de $65.397 millones de pesos que comparado a las trasferencias por los mismos productos para el año 2013 tuvo un incremento de $499 Millones, equivalente al 0.76% de crecimiento. Comparativo transferencias 2013-2014 Lotería y Chance Miles de pesos Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos POR PRODUCTO LOTERÍA En el siguiente Grafico se muestra el comportamiento de las transferencias generadas por el producto de venta de billetes de lotería y juegos promocionales, durante las vigencias 2014 y 2013. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 COMPARATIVO TRANSFERENCIAS AL SECTOR SALUD PRODUCTOS LOTERÍA 2014-2013 Miles de pesos Fuente: Unidad Financiera y Contable Como se observa el mayor incremento presentado en las transferencias del año 2014 frente al 2013, fue ocasionado fundamentalmente por concepto de juegos promocionales con un 42%, pasando de $41 millones a $71 millones, así mismo el impuesto foráneo tuvo un incremento del 4%, pasando de $2.096 millones en el año 2013 a $2.187 millones en el 2014. POR JUEGO DE APUESTAS PERMANENTES O CHANCE La Lotería de Bogotá en noviembre de 2011, mediante contrato de concesión No. 157, firmó con la sociedad Grupo Empresarial en Línea S.A., el contrato para la comercialización del juego de apuestas permanentes en Cundinamarca y Bogotá, Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 bajo el control, fiscalización y supervisión de la LOTERÍA DE BOGOTÁ, dicho contrato tiene una vigencia de cinco (5) años, el GRUPO EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A., deberá cancelar durante su vigencia $232.573.656.994 por concepto de Derechos de Explotación y $2.325.736.570 por Gastos de Administración, para un total de $234.899.393.564. El contrato de concesión 157 de 2011 establece en su cláusula segunda, que el concesionario deberá cancelar cada año por Derechos de Explotación la suma de $ 46.514.731.399. Donde mensualmente deberá pagar por concepto de Derechos de Explotación el 12% de las ventas brutas y anualmente como mínimo el valor que por concepto de Derechos de Explotación esté pactado contractualmente. Las transferencias al sector Salud del producto chance están representadas en los Derechos de Explotación y el 75% de los premios caducos. En relación con los derechos de explotación el concesionario transfirió en el periodo 2012-2014 la suma de $144.151.525.385, donde para el año 2012 transfirió a los fondos de salud la suma de $47.236.192.570, en el 2013 $48.292.503.264 y en el 2014 $48.622.556.551, arrojando un incremento en el 2014 con respecto al 2013 de 1%, variación reflejo de las diferentes estrategias comerciales y de mercadeo del concesionario para incrementar las ventas, las cuales han sido reportadas en línea y en tiempo real por el concesionario a la Lotería de Bogotá. Los derechos de explotación son girados por el concesionario directamente a los Fondos de Salud, es así que durante los tres años de concesión el Grupo Empresarial en Línea S.A., ha girado al Fondo Distrital de Salud la suma de $100.905.876.669 y al Fondo de Salud de Cundinamarca $43.245.375.715, tal como se observa en el siguiente cuadro: AÑO VALOR GIRADO AL FONDO DISTRITAL DE SALUD VALOR GIRADO A FONDO DE SALUD DE CUNDINAMARCA TOTAL GIRADO 2012 33.065.334.799 14.170.857.771 47.236.192.570 2013 33.804.752.285 14.487.750.979 48.292.503.264 2014 34.035.789.586 14.586.766.965 48.622.556.551 TOTAL 100.905.876.669 43.245.375.715 144.151.252.385 Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Así mismo, el concesionario transfirió a los Fondos de Salud el 75% de los premios caducos en el periodo 2012-2014 la suma de $4.138.298.809, transfiriendo al Fondo de Salud Distrital $2.896.809.166 y al Fondo de Salud de Cundinamarca $1.241.489.643. PREMIOS CADUCOS CHANCE AÑO VALOR GIRADO AL FONDO DISTRITAL DE SALUD VALOR GIRADO A FONDO DE SALUD DE CUNDINAMARCA TOTAL GIRADO 2012 797.080.596 341.605.970 1.138.686.565 2013 751.143.079 321.918.462 1.073.061.541 2014 1.348.585.492 577.965.211 1.926.550.703 TOTAL 2.896.809.166 1.241.489.643 4.138.298.809 En conclusión, la LOTERIA DE BOGOTA por intermedio del Grupo Empresarial en Línea S.A., ha transferido a los Fondos de Salud de Bogotá y Cundinamarca en el periodo 2012-2014 la suma de $148.289.551.193, tal como se observa a continuación: AÑO 75% DE LOS PREMIOS CADUCADOS CHANCE * DERECHOS DE EXPLOTACIÓN CHANCE TOTAL TRANSFERIDO 2012 1.138.686.565 47.236.192.570 48.374.879.135 2013 1.073.061.541 48.292.503.264 49.365.564.805 2014 1.926.550.703 48.622.556.551 50.549.107.253 TOTAL 4.138.298.809 144.151.252.385 148.289.551.193 VARIACIÓN 2,05% 2,40% INGRESOS POR VENTA DE LOTERÍA Con la ejecución del Pan Comercial y de Mercadeo se da aplicabilidad a las estrategias FO, DO, FA y DA, en el marco de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas identificadas, observando un incremento en las ventas de lotería por valor $ 680.624.000 comparando los periodos 2013 y 2014. Las estrategias comerciales y las actividades adelantadas para combatir el juego ilegal, contribuyen sustancialmente para vender en el año 2014, por el producto lotería la suma de $49.261.712.000. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 INGRESOS POR UNIDAD DE APUESTAS Y CONTROL DE JUEGOS A través de la Unidad de Apuestas y Control de Juegos se canalizaron ingresos para la Lotería de Bogotá por valor de $1.172.877.662 tal como se detalla en el siguiente cuadro: Ingresos Unidad de Apuestas y Control de Juegos. CONCEPTO GASTOS DE ADMINISTRACIÓN CHANCE CADUCOS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN PROMOCIONALES Y RIFAS UTILIZACIÓN DE RESULTADOS PORCENTAJE ADICIONAL COMO COSTOS OPERATIVOS DEL 3% DEL VALOR DE LOS FORMULARIOS. TOTAL VALOR $ 486.083.467 $ 573.847.653 $ 10.256.730 $ 10.467.812 $ 92.222.000 $ 1.172.877.662 Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos. Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos EJECUCIÓN DEL PLAN COMERCIAL Y DE MERCADEO 2014 Frente al marco del desarrollo, seguimiento y control de la ejecución del Plan Comercial y de Mercadeo 2014, su ejecución correspondió al 99.79% de los recursos, para un total de presupuesto a diciembre 31 de 2014 de $384.706.663 y un valor ejecutado $383.926.185. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 La inversión más significativa del Plan Comercial y de Mercadeo de la Lotería de Bogotá para el 2014 fue la relacionada con los promocionales (clientes y fuerza de venta), donde se adelantaron 2 promocionales denominados LA ÑAPA LOTERIA DE BOGOTA TV MUNDIALISTA Y LA ÑAPA FIN DE AÑO, que consistió en una estrategia de posicionamiento y comercialización del producto lotería, estos promocionales impactaron de forma positiva en las ventas, lo que afianza a un mas la solidez, respaldo y confianza comercial que tiene nuestra marca a nivel nacional, teniendo en cuenta que el presupuesto del área fue disminuido significativamente en un 71.2%. Así mismo en el año 2014, salimos al aire con un nuevo canal de ventas electrónico, nuestra página transaccional www.tienda.loteriadebogota.com, incentivando a una nueva generación de compradores jóvenes, a jugar y ganar con nuestra lotería, sin embargo adicionamos un incentivo al generar un promocional al que denominamos JUEGA, GIRA Y GANA, exclusivo para este canal. También potencializamos nuestra presencia en las redes sociales, iniciando el año en Facebook con 1.042 seguidores y 1.031 en Twitter y finalizando con de 5.783 y 2.591 respectivamente. En el ámbito social se continúo con éxito con el convenio entre el Fondo Nacional del Ahorro y la Lotería de Bogotá, asegurando beneficios de crédito para vivienda y educación para todos los loteros que a través del ahorro programado cumplan con los requisitos mínimos exigidos por el Fondo Nacional del Ahorro en busca de una solución de vivienda y/o educación. Evolucionamos en el año 2013 de 125 Loteros realizando gestión de crédito en sus diferentes fases, a 256 en el año 2014. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 La Lotería de Bogotá Lanza su Página de Venta en Línea (Marzo 12 de 2014) Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD En el mes de septiembre de 2014 luego de la auditoria al sistema de gestión de la calidad de la Entidad el ICONTEC renovó los certificados otorgados por cumplir con los requisitos de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009. SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCION Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SIPLAFT En el año 2014 en cumplimiento de las políticas y procedimientos que regirán el desarrollo del Sistema de Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en cumplimiento de lo dispuesto por el CONSEJO NACIONAL DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR – CNJSA en el acuerdo 097/14 y demás disposiciones normativas sobre la materia, se implementó el Sistema Integral de Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SIPLAFT de la LOTERIA DE BOGOTA. SISTEMA DE CONTROL INTERNO En cumplimiento del Plan Operativo Anual de la Oficina de Control Interno, aprobado en Comité Directivo el día 18 de febrero de 2014, se presenta el Informe de Gestión para el período comprendido entre Enero 1º a 31 de Diciembre de 2014. Conforme a los mandatos constitucionales (artículos 209 y 269) de la Constitución de 1991, Ley 87 de 1993 (Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones), Decreto 2145 de 1999 (por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones), modificado parcialmente por el Decreto 2593 del 2000; Decreto 1537 de 2001 (por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a los elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado); Decreto 188 de 2001 Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 (por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno); Decreto 1826 de 1994 (reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993), y establece al más alto nivel la creación de la Oficina de Control Interno bajo dependencia directa del representante legal y establece la obligatoriedad de organizar en cada entidad al más alto nivel jerárquico, un Comité del Sistema de Control Interno; Decreto 1599 2005 y 943 de 2014, (por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano); Circular No. 02 de 2005 (nuevo Modelo Estándar de Control Interno para entidades del estado colombiano – MECI: 1000:2005); Circular No. 03 de 2005 (Lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno para el estado colombiano – MECI 1000:2005); Circular No. 06 de 2005 y en cumplimiento de los roles que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno dentro de las organizaciones públicas, enmarcado dentro del contexto de cinco tópicos a saber: Evaluación y seguimiento, Acompañamiento y asesoría, Fomento a la cultura del control, Relación con entes externos y Valoración de riesgos. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO. Auditorías vigencia 2014. Con el objetivo de dar cumplimiento al rol de evaluación y seguimiento, la Oficina de Control Interno - OCI diseñó y estableció el programa anual de auditoría aprobado por Comité de Control Interno el día 18 de febrero de 2014, las cuales están encaminadas a evaluar los procesos de la Entidad e incluye la evaluación de procedimientos, componente financiero, sistemas de información, evaluación contractual, evaluación de proyectos de Inversión, seguimiento a planes de mejoramiento y evaluación de riesgos. Con corte a 31 de Diciembre de 2014, fecha del informe, la OCI realizó (6) seis auditorías conforme a los tiempos establecidos, tal como se aprecia a continuación: Auditoría al proceso de adquisiciones y recursos físicos y tecnológicos. ( Recursos Físicos y Sistemas ). Auditoría al Proceso Gestión Judicial. Auditoría al Proceso de Gestión de Comunicaciones. Auditoría al Proceso de Explotación de Juegos de Suerte y Azar. Auditoría Interna al Sistema de Gestión de Calidad. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 SEGUIMIENTOS VIGENCIA 2014. Plan de Mejoramiento Institucional. La Oficina de Control Interno efectuó dos (2) informes de seguimiento al plan de Mejoramiento Institucional correspondientes a las auditorías efectuadas por la Contraloría de Bogotá en las vigencia 2012 - 2013 y visita regular, verificando la información reportada por los diferentes procesos, el siguiente Cuadro muestra un total de veinte hallazgos vigentes (20). Nº. HALLAZGO ANÁLISIS SEGUIMIENTO En ejecución. 1 2 2.2.1 2.2.3 3 2.5.3 En ejecución. 4 2.5.4 En ejecución. 5 2.5.5 En ejecución. 6 2.5.6 En ejecución. 7 2.5.7 En ejecución. 8 2.5.8 9 2.6.1 10 2.6.2 En ejecución. Para el 2014 se consulta al CNJSA Para el 2014 se consulta al CNJSA 11 2.1.1.1.1. En ejecución. 12 2.1.1.2.1 En ejecución. 13 2.1.1.2.2. En ejecución. 14 2.1.1.1.2 En ejecución. 15 2.1.7.1.1 En ejecución. 16 2.3.1.1.1. En ejecución. 17 2.3.1.1.3. En ejecución. 18 2.1.1.3. En ejecución. 19 3.1.1. En ejecución. 20 2.2.1.1.1. En ejecución. TOTAL HALLAZGOS En ejecución. formula formula 20. Plan de Mejoramiento por Procesos La Oficina de Control Interno efectuó dos (2) seguimientos al plan de Mejoramiento por procesos correspondientes a las auditorías internas de Calidad, Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 autoevaluación y Auditoría Externa por parte del Icontec, durante la presente vigencia ninguna Oficina presento acciones correctivas fruto de las no conformidades y/o oportunidades de mejora de los informes de la Oficina de Control Interno de la Entidad. El siguiente cuadro consolida las acciones preventivas y/o correctivas en ejecución. CONSOLIDADO PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS A DICIEMBRE DE 2014. PROCESO PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN. AREA ACCIONES PREVENTIVAS ACCIONES CORRECTIVAS 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 3 0 1 0 2 0 0 0 0 0 3 12 0 9 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA TESORERÍA UNIDAD FINANCIERA Y CONTABLE SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO A DICIEMBRE DE 2014. PRESUPUESTO CARTERA CONTABILIDAD 3 0 UNIDAD DE APUESTAS Y CONTROL DE JUEGOS EXPLOTACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR UNIDAD DE LOTERIAS COMUNICACIONES Y MERCADEO GESTIÓN DE COMUNICACIONES ATENCIÓN AL CLIENTE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN JURÍDICA TALENTO HUMANO SECRETARIA GENERAL GESTIÓN DE ADQUISICIONES OFICINA DE SISTEMAS Y RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLOGICOS RECURSOS FÍSICOS MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA OFICINA DE CONTROL INTERNO TOTAL TOTAL CONSOLIDADO PLAN DE MEJORAMIENTO Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 OTROS SEGUIMIENTOS Seguimiento Gestión Seguimiento a la ejecución presupuestal, de acuerdo con la competencia de la Oficina de Control Interno. Se realizo seguimiento trimestral con corte a 31 de diciembre de 2014.(cuatro informes). Dando cumplimiento al Decreto 1737 de 1998 y demás normatividad vigente y concordante con la austeridad y eficiencia en el gasto público, la OCI realiza seguimiento semestral.(dos informes). Seguimiento Austeridad del gasto Seguimiento reporte de información al Sistema General de Información Administrativa SIGIA. Dando cumplimiento a la Ley 909 de 2004, Circular Conjunta 001 de 2008 de la Procuraduría General de la Nación, la Circular 004 de 2008 y la Circular 025 de 2012 del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, La OCI realiza seguimiento mensual del reporte de información al SIGIA. Seguimiento al protocolo del Sorteo de la Lotería de Bogotá. Se realizó seguimiento mensual al desarrollo del Sorteo de la Lotería de Bogotá.(doce informes) Informe Plan Integral Comunicaciones La OCI realizó seguimiento trimestral al cumplimiento del Plan Integral de Comunicaciones de la Entidad.(cuatro informes) Informe de Seguimiento bienes en comodato. de a La OCI adelanto visita a los bienes en comodato de la Entidad generando el informe correspondiente. Informe de Seguimiento Se realizo seguimiento a las ventas de la Entidad Comparativo de Ventas 2013 - comparando el primer semestre del 2013 vs 2014. 2014. Seguimiento al Siprojweb SECOP. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 - Seguimiento a la información reportada en el aplicativo de la Alcaldía. Seguimiento Gestión Informe sobre las quejas, Semestralmente se realiza seguimiento a las sugerencias y reclamos. peticiones, quejas y reclamos radicados en la Entidad. Informe seguimiento Decreto Informe publicado en la página web de la entidad. 371 de 2010. Informe de Evaluación y Se realizó seguimiento semestral al cumplimiento de seguimiento indicadores de la indicadores por parte de los líderes de proceso. Entidad. Arqueos de Caja menor. La O.C.I, realizo trimestralmente arqueo de caja menor. Informe de Seguimiento al Semestralmente la OCI realizo seguimiento a los mapa de riesgos institucional. controles establecidos en el mapa de riesgos de la Entidad. Informe de Seguimiento Tablas Seguimiento a la implementación y aplicación de las de Retención Documental T.R.D. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 INFORMES DE REQUERIMIENTOS LEGALES. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA. En su rol de acompañamiento y asesoría, la OCI participó en los Comités a los cuales se le invitó, Contratación, Anticorrupción, Calidad; igualmente respecto al rol de asesoría, se lideró la Auditoría Interna de Calidad, así mismo realizó acompañamiento a los distintos procesos de la entidad, en la medida que lo solicitaron y se consideraba apropiado el aporte requerido. Este rol también se materializó con la actualización del mapa de riesgos de la Entidad, donde se incluyeron riesgos que afectan la plataforma estratégica de la Entidad. FOMENTO A LA CULTURA DEL CONTROL. Para la vigencia 2014, la OCI desarrollo campañas de autocontrol con el fin de socializar, sensibilizar, empoderar y facultar a todos los servidores públicos en todos los niveles de la institución al desarrollo efectivo de los elementos que hacen parte del Sistema de Control Interno, las siguientes actividades para promover la Cultura del Autocontrol al interior de la Entidad: Periódico “Lotibog”: Se contó con un espacio donde se habló sobre la actualización del NUEVO MECI. Correo Institucional: Se trabajó en la idea de generar a través de diapositivas, temas básicos sobre autocontrol, con el fin de sensibilizar a los funcionarios la importancia del Control Interno. Capacitación: Con el apoyo de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se capacito a los funcionarios de la Entidad en temas de Control Interno. RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS. La OCI cumplió con la función de servir como enlace institucional con los entes de control; en desarrollo de estas actividades en la vigencia 2014 se realizó la evaluación de las evidencias presentadas por cada uno de los procesos frente a las acciones definidas en el plan de mejoramiento Contraloría Distrital con corte a Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 31 de diciembre de 2014. Esta evaluación fue reportada dentro de la Cuenta Anual en el mes de abril de 2014 a través del aplicativo SIVICOF. VALORACIÓN DE RIESGOS. Teniendo en cuenta las recomendaciones de la OCI, frente a la revisión y actualización de los mapas de riesgos tanto institucional como de corrupción, la OCI realizó seguimiento semestral para cada uno de los procesos existentes en la entidad. PRINCIPALES DIFICULTADES PRESENTADAS EN AUDITORÍAS INTERNAS Y EN GENERAL EN EL PROCESO. Entre las dificultades presentadas en el ejercicio de las auditorías y del proceso de control interno en general, se puede destacar la dificultad para obtener en tiempo oportuno la información de algunos líderes de procesos, lo que repercute en la programación y ejecución del Plan Operativo Anual de la O.C.I. Adicionalmente la OCI tiene asignados 2 profesionales de planta; una abogada y una economista, más sin embargo, ninguna de ellas tiene formación de auditora. La administración debe propender por capacitar de manera permanente a sus funcionarios. A las referidas profesionales, asisten como delegadas del sorteo del chance, adicionalmente a una de ellas se le asigno por parte de la administración las funciones de recursos físicos, lo que además de no permitir dedicación de tiempo completo a la OCI, contrarresta la autonomía, independencia y objetividad que debe tener un funcionario de control interno, quien no puede en simultánea ser auditor y administrador. CONCEPTO GENERAL RESULTADOS. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y La ley 87 de 1993, define la Oficina de Control Interno como uno de los componentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo, encargada de medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. En tal sentido es pertinente señalar que el Sistema de Control Interno es responsabilidad del equipo directivo y busca asegurar el alcance de los objetivos de la entidad, en la efectividad y eficiencia de las operaciones, en el cumplimiento de las normas y procedimientos acordados en cada una de sus dependencias, mediante un sistema de control interno articulado. Así las cosas, corresponde evaluar independientemente el grado de avance e implementación de las actividades que hacen parte del Sistema de Control Interno en sus distintos componentes, como son: Estratégico, Gestión y Evaluación, así como la evaluación del Control Interno Contable. Ambientados en dicho contexto, la oficina de Control Interno de la Lotería de Bogotá, desde la concepción del Programa Operativo Anual – POA, propendió por la realización de todas las actividades necesarias y pertinentes para efectos de cumplir cabalmente con el cronograma establecido en el señalado programa, como también por el logro y cumplimiento del cometido legal; durante la vigencia de 2014. Las auditorías adelantadas permitieron identificar algunas No conformidades y Oportunidades de mejora en los procesos auditados, a las cuales no se les formuló acciones correctivas y/o preventivas por parte de los responsables de los procesos. Por consiguiente, al cierre de la vigencia puede manifestarse que el Sistema de Control Interno, cumple con los cometidos normativos y legales presupuestados, lo cual no obsta para que existan algunas consideraciones que deberán ser analizadas y evaluadas para lograr una mayor articulación y engranaje del sistema; tal es el caso de la ejecución presupuestal, en el entendido que hasta el mes de septiembre de la vigencia 2014, mostró un bajo porcentaje de ejecución, mayor sentido de pertenencia para efectos de generar una cultura del autocontrol que propenda por la dinamización de las actividades en los distintos procesos e implementación de planes de mejoramiento producto de las auditorias de la Oficina de Control Interno, entre otros. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 CONTROLES DE ADVERTENCIA A DICIEMBRE DE 2014. ADVERTENCIAS FISCALES ABIERTO CERRADO AÑO 2013 1 1 AÑO 2014 1 0 TOTAL 1 Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 PLANEACIÓN ESTRATEGICA PROYECTOS DE INVERSIÓN La Lotería de Bogotá mediante la Resolución No.0161 de diciembre 03 de 2013 liquidó el presupuesto aprobado para la vigencia fiscal 2014, dentro del cual se incluyó la inversión directa de la entidad así: Plan de Desarrollo: “Bogotá Humana”. Eje del Plan: Una Bogotá que Defiende y Fortalece lo Público. Programa: Fortalecimiento de la Función Administrativa y Desarrollo Institucional, Proyecto: Generación de Recursos para la Salud Pública. Este proyecto busca a través del fortalecimiento de la función administrativa desarrollar instrumentos operativos que le permitan cumplir a la entidad su misión institucional de generar recursos al sector salud garantizando a la ciudadanía, partes interesadas y a sus clientes, productos y servicios con los más altos estándares de calidad. La siguiente es la ejecución presupuestal del proyecto de inversión a corte 31 de diciembre de 2014. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS Proyecto Bogotá Humana A DICIEMBRE 31 DE 2014 ( PESOS ) Presupuesto Modificaciones Presupuesto Inicial Acumuladas Vigente 371.000.000 125.742.426 496.742.426 Ejecutado % 491.606.804 99% Una Bogotá que Defiende y Fortalece lo Público 371.000.000 125.742.426 496.742.426 491.606.804 99% Fortalecimiento de la Función Administrativa y Desarrollo Institucional Generación de Recursos para la Salud Pública 371.000.000 125.742.426 496.742.426 491.606.804 99% 371.000.000 125.742.426 496.742.426 491.606.804 99% 371.000.000 125.742.426 496.742.426 491.606.804 99% TOTAL Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 De una partida inicial de $371 millones por ajustes al presupuesto se incrementó en $126 millones para un presupuesto definitivo de $497 millones de los cuales a diciembre 31 de 2014 se ejecutaron $492 millones equivalentes al 99%. De conformidad con lo aprobado en Comité de Calidad del día 14 de agosto de 2013, respecto al proyecto de inversión para la vigencia fiscal 2014, y dado los efectos que se derivan de la entrada en vigencia del Decreto 3034 de 2013, el Comité decidió suspender la Meta No.1 EJECUCIÓN METAS – PROYECTO DE INVERSION - Generación de Recursos para la Salud Pública A DICEIMBRE 31 DE 2014 ( PESOS ) Meta Estrategias comerciales para incrementar los recursos al sector salud. Mejoramiento de la capacidad Operativa TOTAL Presupuesto Inicial Modificaciones Acumuladas Presupuesto Vigente Ejecutado % 0 0 0 0 0% 371.000.000 125.742.426 496.742.426 491.606.804 99% 371.000.000 125.742.426 496.742.426 491.606.804 99% EJECUCIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO “BOGOTA HUMANA” Para revisar el nivel de cumplimiento y/o avance de ejecución del Plan de Desarrollo “BOGOTA HUMANA”, la Secretaría Distrital de Planeación estableció el indicador de la Meta Plan Desarrollo No.480 el cual se maneja a través del aplicativo denominado Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo - SEGPLAN, que es la herramienta oficial utilizada por el Distrito Capital para medir el avance de ejecución del Plan de Desarrollo, en este orden de ideas se adopta el índice de este indicador, que le permite a la Lotería de Bogotá determinar el nivel de cumplimiento del Plan de Desarrollo. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 EJECUCIÓN PLAN DE DESARROLLO “BOGOTA HUMANA” - Generación de Recursos para la Salud Pública A DICIEMBRE 31 DE 2014 VIGENCIA PROGRAMADO ACUMULADO % Ejecutado 2012 100% = 20% 20% 14% 2013 100% = 20% 40% 2014 100% = 20% 60% 20% 20% 2015 2016 TOTAL ACUMULADO 100% = 20% 100% = 20% 80% 100% 54% En cuanto al avance de ejecución del Plan de Desarrollo, se planteo ejecutar un 20% para cada año del periodo de duración del Plan; encontrándose que durante el primer año (2012) se alcanzó una ejecución del 14%, en el segundo año (2013) se logró un 40%, y durante el 2014 cumplió con el 20% establecido; para una ejecución acumulada del 54% equivalente al 90% para el periodo 2012-2014. Sistema Integrado de Gestión Las siguientes actividades más relevantes realizadas durante el 2014: Se realizaron Comité de Calidad para tratar temas del Sistema Integrado de Gestión. Se capacitar a los líderes de los procesos en temas del Sistema de Gestión de Calidad. Se ejecutó las acciones para dar cumplimiento al plan de mejoramiento de la auditoría ICONTEC 2013. Se actualizaron formatos y demás documentación del Sistema Integrado de Gestión. Se actualizo la Misión y Visión de la Entidad y se armonizó los objetivos de calidad a los estratégicos. Se realizó la auditoría interna de calidad. Se hizo la evaluación a la política de calidad Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Se realizo ejercicios de coherencia entre la política de calidad, plan estratégico y Plan de Desarrollo con la participación de todos los funcionarios. La Gerencia General expuso ante el grupo de funcionarios los resultados de de su gestión comercial gracias al enfoque al cliente. Se ajustó los mapas de riesgos de la entidad (Gestión y Anticorrupción). Se actualizó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad. Estratégica. Se preparo la información relativa a la auditoria de la revisión por la dirección por parte del ICONTEC. Apoyo a las dependencias en el diligenciamiento de los indicadores. Certificados de Calidad En el mes de septiembre de 2014 luego de la auditoria al sistema de gestión de la calidad de la Entidad el ICONTEC renovó los certificados otorgados por cumplir con los requisitos de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009. MECI 2014 De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2482 de 2012 se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno MECI de la Entidad. Planificación de la Gestión Durante el 2014 las actividades más relevantes realizadas fueron: Se consolidó información del Plan Estratégico. Se elaboró el informe de gestión por dependencias de la Lotería de Bogotá. Se elaboraron informes trimestrales de la ejecución del proyecto de inversión del año 2014. Se elaboró el informe de impacto de las metas del Plan de Desarrollo. Se hizo seguimiento a la Ejecución del Plan estratégico. Se elaboró el informe de resultados de los indicadores de los procesos. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Durante el año 2014 se implementó y ejecutó el Plan de Acción Anticorrupción, Atención al Ciudadano, Racionalización de Trámites y Rendición de Cuentas 2014, y se presentó informes a la Alta Dirección sobre el avance de ejecución de dicho Plan. ATENCIÓN AL CLIENTE RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES: Durante el año 2014, la oficina de Atención al Cliente recibió un total de 303 solicitudes, discriminadas como aparece en el siguiente cuadro: Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Cada una de las solicitudes recibidas fue registrada en el aplicativo integrado (PAOYER MAC – Atención al Ciudadano) y remitida a las áreas respectivas para su trámite y respuesta. Igualmente la Oficina de Atención al Cliente lleva a cabo un proceso semanal de seguimiento, control y verificación de la atención y respuesta oportuna de todas las solicitudes para efectos de lograr cumplir con las metas propuestas en cuanto al cumplimiento oportuno en la atención de las mismas. Los canales habilitados de contacto con los clientes para recibir las solicitudes fueron: personal, telefónico, oficio y correo electrónico. En este sentido y haciendo un análisis de los canales más utilizados se puede concluir que el oficio o cartas con un 82,51% y el correo electrónico con un 9,57% son los más usados por el cliente: Uso por parte del cliente de los medios o canales de comunicación para la recepción de solicitudes año 2014: No. DE PERSONAS ENERO - DICIEMBRE 2014 % 250 OFICIO 82,51% 29 CORREO ELECTRÓNICO 9,57% 18 PRESENCIAL 5,94% 6 TELEFÓNICO 1,98% 303 Link de Atención al Cliente 100,00% Mensualmente se debe remitir un informe de gestión en la atención a las solicitudes a la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano de la Alcaldía Mayor de Bogotá. ANÁLISIS TRÁFICO PÁGINA WEB: En cuanto al análisis del tráfico, visitas y usabilidad de la página web de la Lotería de Bogotá www.loteriadebogota.com por parte de los usuarios y ciudadanía en general se puede estimar que dicha página recibió durante el año 2014 un total de 852.380 visitas que hicieron 563.275 visitantes provenientes de 99 países / territorios: Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Así mismo las páginas internas de la página web de la Lotería de Bogotá fueron visitadas un total de 1.184.968 veces. De las 852.380 visitas hechas a la página Web de la Lotería de Bogotá, el 63,6% fueron hechas por nuevos visitantes equivalente a 542.280 personas y el 36,4% fueron realizadas por visitantes recurrentes equivalente a 310.100 personas. ENCUESTAS: Otra actividad realizada en Atención al Cliente tiene que ver con las encuestas de medición de la satisfacción del cliente. Esta actividad ha permitido verificar las fortalezas en los servicios y producto y detectar posibles riesgos para prevenirlos, con la formulación de planes de mejoramiento para las acciones preventivas. Trimestralmente se elabora un informe a la Gerencia de la Lotería de Bogotá relacionado con el comportamiento de las diversas solicitudes, así como del análisis de las encuestas realizadas a nuestros clientes (visitantes de la entidad, visitantes página web, distribuidores de la Lotería de Bogotá, concesionario de apuestas permanentes “Grupo Empresarial En Línea S.A. GELSA”, gestores rifas y juegos promocionales, vendedores de lotería (loteros) y vendedores de apuestas (chanceros). Igualmente en dichos informes se hacen sugerencias y se proponen estrategias y soluciones de acuerdo a los resultados de las encuestas y a las observaciones que hacen los clientes; este material se publica en la Intranet Corporativa para consulta de todos los funcionarios. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Año 2014 Durante el año 2013 se encuestaron un total de 297 clientes. Los resultados son positivos en cuanto a la percepción que los clientes tienen de los servicios y productos ofrecidos por la entidad. El informe detallado de las encuestas se presenta a la Gerencia General para conocimiento y evaluación trimestralmente. Así mismo la tabulación de las encuestas se sube a la Intranet Corporativa en formato pdf para conocimiento de todos los funcionarios; así como los informes trimestrales del comportamiento de las solicitudes. COMPORTAMIENTO DE LAS SOLICITUDES: En cuanto al comportamiento de las 303 solicitudes recibidas durante el año 2014 se puede concluir que las áreas a las que más se les escalaron solicitudes fueron: Unidad de Apuestas y Control de Juegos con un 37,95%; Unidad de Talento Humano con un 30,03% y Gerencia General con un 12,87%. ENERO - DICIEMBRE DE 2014 No. ÁREA TRAMITADAS PENDIENTES TOTAL % 1 Gerencia General 39 0 39 12,87% 2 Subgerencia Gral. 12 0 12 3,96% 3 Secretaría Gral. 18 0 18 5,94% 4 U. Loterías 7 0 7 2,31% 5 U. Apuestas 115 0 115 37,95% 6 U. Financiera 3 0 3 0,99% 7 Tesorería 0 0 0 0,00% 8 Talento Humano 91 0 91 30,03% 9 Recursos Físicos 0 0 0 0,00% 10 Control Interno 0 0 0 0,00% 11 Comunicaciones 0 0 0 0,00% 12 Planeación 1 0 1 0,33% 13 Sistemas 2 0 2 0,66% 14 Atención Cliente 15 0 15 4,95% 15 ANULADA 0 0 0 0,00% 303 0 303 100,00% TOTAL Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 En su gran mayoría las solicitudes hacen relación a información administrativa, solicitudes de certificación laboral, solicitudes de documentos varios, reclamos por terceros, información sobre rifas y juegos promocionales, reportes o denuncias de presuntos juegos o rifas ilegales, envío de resultados de sorteos específicos, algunas reclamaciones por no pago de premios de chance, información sobre aciertos y aproximaciones, información sobre el producto “Lotería”, Plan de Premios; entre otros. SECRETARIA GENERAL CONTRATACIÓN A 31 de diciembre de 2014, se suscribieron 87 contratos Contratos elaborados en la Secretaria General 87 CONTRATACIÓN Y CONTROL DE DISTRIBUIDORES A 31 de diciembre de 2014 se elaboraron y perfeccionaron 125 contratos atípicos de distribución para garantizar la actividad comercial. RECUPERACIÓN DE CARTERA MOROSA A 31 de diciembre de 2014, la Cartera de la entidad se encuentra dentro de los límites normales. . PROCESOS JUDICIALES La Secretaría General, ejerce permanentemente control y seguimiento a través de los informes presentados periódicamente por los apoderados judiciales a los procesos judiciales, así mismo, mediante las peticiones que de manera específica solicita la entidad y a través de la consulta selectiva electrónica por medio de la página de consulta de procesos judiciales. PRÉSTAMOS DE LIBRE INVERSIÓN La Secretaria General de Lotería de Bogotá, tramitó 4 créditos de libre inversión los cuales fueros legalizados. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 UN CREDITO POR VIVIENDA Y UN CREDITO POR EDUCACION COMITÉ DE CONCILIACIÓN Esta Secretaria General hace parte de los miembros del Comité de Conciliación de la Lotería de Bogotá, participando en la elaboración de la ficha técnica. Durante lo corrido del año 2014, se realizó una (1), sesión del Comité de Conciliación de la Lotería de Bogotá. Lo anterior, teniendo en cuenta que es una entidad pequeña donde se adelantan pocos procesos judiciales. JUNTAS DIRECTIVAS DE LA LOTERIA DE BOGOTA. El Secretario General de la Lotería de Bogotá es el Secretario General de la Junta Directiva, corresponde la elaboración de las Actas de Junta. Se realiza una Junta mensual. PUBLICACIÓN INFORME MENSUAL DE CONTRATACIÓN Para el año 2014, la Lotería de Bogotá, publicó la relación de toda la contratación efectuada mes a mes a través de la página WEB, allí también se incluyeron adiciones, prorrogas y adiciones – prorrogas. INFORME MENSUAL DE CONTRATACIÓN A LA CONTRALORÍA DISTRITAL La Resolución Reglamentaria 057 del año 2013, establece la obligatoriedad para las entidades del Distrito Capital de rendir informes mensuales sobre la contratación celebrada en el respectivo mes y las novedades generadas. Dentro de los primeros siete (7) días hábiles de cada mes se rinde el informe de la contratación del mes anterior y así sucesivamente. Para el efecto, se diligencian 7 archivos. Para el año 2014, la Lotería de Bogotá, rindió los informes requeridos en dicha normatividad. INFORME SECOP A partir del contrato 95 de 2013, la Lotería de Bogotá, a través de la Secretaria General, implementó la publicación de la contratación que realiza la misma, en la página del SECOP. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Para el año 2014, la Lotería de Bogotá, rindió los informes requeridos en dicha normatividad. UNIDAD FINANCIERA Y CONTABLE TRANSFERENCIAS AL SECTOR DE LA SALUD. POR PRODUCTO LOTERÍA En el siguiente Grafico se muestra el comportamiento de las transferencias generadas por el producto de venta de billetes de lotería y juegos promocionales, durante las vigencias 2013 y 2014. COMPARATIVO TRANSFERENCIAS AL SECTOR SALUD PRODUCTOS LOTERÍA 2014-2013 Miles de pesos Fuente: Unidad Financiera y Contable Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 En el comparativo de transferencias 2014 – 2013 se observa un leve crecimiento por concepto de renta del 12%, impuesto foráneo, premios caducados y sorteo extraordinario; por concepto de juegos promocionales creció en un 42%, pero se presento una disminución de $976 millones equivalente al -47% concepto de impuesto a ganadores el cual es generado por el pago de premios, que para el 2014 el monto ascendió a $13.872 millones y en el 2013 $18.789. El menor valor pagado en premios se origino en que para el 2014 el número de premios mayores fue de 4 fracciones y en el 2013 de 11 fracciones. PRESUPUESTO INFORME DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL LOTERÍA DE BOGOTÁ 2014 vs 2013 INGRESOS. Los ingresos de la Lotería de Bogotá, se controlan en la ejecución presupuestal bajo la siguiente clasificación: Ingresos Corrientes Los Ingresos corrientes tuvieron un ligero incremento del 1.7% correspondiente al aumento de las ventas del producto lotería en el año 2014. Las ventas de lotería alcanzaron los $49.261 millones, superando los $48.581 millones de la vigencia 2013. La ejecución de los ingresos corrientes alcanzó el 91% de lo presupuestado. Recursos de Capital Aumentaron significativamente debido a los recursos de crédito por $1.750 millones y a la capitalización de $3.480 provenientes de la Reserva Técnica para pago de premios, que tuvo como destino el aporte de capital al Sorteo Extraordinario 2014. Los ingresos por rendimientos financieros aumentaron un 5.7% durante el 2014. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Disponibilidad Inicial La Disponibilidad Inicial con la que se comenzó el año 2014 fue mayor que la del 2013 en un 40.8%, estos son los recursos que la Entidad tenía en tesorería al cierre de la vigencia inmediatamente anterior. En el siguiente cuadro y grafico se presenta el recaudo comparativo de las vigencias 2014 y 2013: COMPARATIVO RECAUDO DE INGRESOS AÑOS 2014 – 2013 (Millones de pesos) Descripción Presupuesto 2014 Recaudo 2014 % Ejec. Recaudo 2013 4,109 100.0% 2,919 40.8% 90.6% 54,350 1.7% 6,013 101.1% 1,075 459.4% % Var. DISPONIBILIDAD INICIAL 4,109 INGRESOS CORRIENTES 60,994 RECURSOS DE CAPITAL 5,950 TOTAL INGRESOS TOTAL INGRESOS + DISPONIBILIDAD INICIAL 66,944 61,286 91.5% 55,425 10.6% 71,054 65,396 92.0% 58,344 12.1% Fuente: Unidad Financiera y Contable Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 55,273 GASTOS La ejecución de gastos de la vigencia 2014 frente a la del 2013, tuvo un crecimiento del 2.6%, ocasionado principalmente por el aumento en los gastos de funcionamiento (12.3%), el servicio de la deuda y el aporte de capital al Sorteo Extraordinario. EJECUCION DE GASTOS E INVERSION 2014 – 2013 (Millones de pesos) Concepto Presupuesto 2014 Ejecución 2014 % Ejec. Ejecución 2013 Var. Anual % Funcionamiento $8,398.1 $7,266.1 86.5% $6,470.7 12.3% Servicios Personales $5,783.3 $5,419.8 93.7% $4,573.9 18.5% Gastos Generales $1,571.3 $1,210.1 77.0% $1,200.0 0.8% Transferencias Corrientes $678.9 $406.6 59.9% $377.6 7.7% Cuentas por Pagar $364.6 $229.6 63.0% $319.2 -28.1% $45,559.0 $37,382.4 82.1% $44,231.5 -15.5% $3,624.2 $3,497.8 96.5% $4,646.5 -24.7% $38,977.6 $30,927.5 79.3% $38,493.4 -19.7% Cuentas por Pagar $2,957.1 $2,957.1 100.0% $1,091.6 170.9% Servicio de la Deuda $1,876.9 $1,806.4 96.2% $0.0 100.0% $13,565.8 $12,909.9 95.2% $7,168.9 80.1% $496.7 $491.6 99.0% $579.6 -15.2% $6,585.0 $5,983.3 90.9% $5,871.2 1.9% Cuentas por Pagar $235.0 $186.0 0.0% $384.1 -51.6% Aportes de Capital $6,249.1 $6,249.1 100.0% $334.0 1771.0% $1,653.9 $71,053.6 $0.0 $59,364.7 0.0% 83.5% 0.0 $57,871.0 0.% 2.6% Gastos de Operación Gastos Comercialización Gastos de Producción Inversión Directa Transf. de Inversión Disponibilidad Final TOTAL Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Fuente: Unidad Financiera y Contable Funcionamiento Presentan un aumento del 12.3% con respecto al 2013 debido principalmente al aumento de los quinquenios y las cesantías. Los gastos generales se mantuvieron constantes y las transferencias corrientes aumentaron un 7.7%, ocasionado por los compromisos adquiridos en el rubro de préstamos de bienestar social.. Gastos de Operación. Los gastos de operación tuvieron una disminución del 15.5%, debido principalmente a que en la vigencia 2014 solo cayó en poder del público un premio mayor y una fracción. De la misma manera se disminuyó el rubro de publicidad en un 58% y el rubro de control de juego ilegal en un 43%. Las cuentas por pagar de operación aumentaron un 170.9% debido a que quedaron por ejecutar recursos por $ 1.681 millones del contrato de impresión de talonarios de Apuestas. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 (Millones de Pesos) Compromisos Compromisos Variación 2014 2013 % Descripción Gastos De Operación $ 37,382.3 $ 44,231.4 -15.5% $ 3,497.7 $ 4,646.4 -24.7% $ 383.9 $ 924.2 -58.5% $ 2,187.4 $ 2,096.2 4.4% Control De Juego Ilegal $ 926.4 $ 1,626.1 -43.0% Gastos De Producción $ 30,927.5 $ 38,493.4 -19.7% Gastos De Impresión, Seguro Y Transporte $ 2,021.4 $ 2,526.2 -20.0% Impresión Talonarios Y Otros $ 2,277.1 $ 4,555.4 -50.0% $ 494.7 $ 500.3 -1.1% $ 13,871.9 $ 18,789.5 -26.2% Estimulo A Distribuidores Y Loteros $ 19.0 $ 53.7 -64.6% Diferencia Publico Precio Mayorista $ 12,243.3 $ 12,068.4 1.4% $ 2,957.1 $ 1,091.6 170.9% Gastos De Comercialización Compra De Servicios Para La Venta Impuesto Loterías Foráneas Impresos, Publicaciones Y Realización De Sorteos Plan De Premios Cuentas Por Pagar Operación Inversión Directa PROYECTO DE INVERSION 2014 (Millones de Pesos) BOGOTA HUMANA Valor Programado Generación de Recursos para la salud pública Total Bogotá Humana TOTAL INVERSION DIRECTA Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Valor Comprometido % Ejec $496.7 $491.6 99% $496.7 $496.7 $491.6 $491.6 99% 99% UNIDAD DE TALENTO HUMANO CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL. La Lotería de Bogotá durante el 2012, en cumplimiento de las normas legales y en desarrollo de la política de calidad, adelantó acciones a través de la Unidad de Talento Humano, con el fin de implementar procesos permanentemente orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, así como para elevar los niveles de satisfacción eficacia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad. Para tal efecto, aprobó los planes anuales de bienestar, capacitación y salud ocupacional mediante las siguientes actos administrativos: Resolución No. 0050 de 2014 “Por la cual se aprueba el Programa de Bienestar Social para la vigencia 2012” Resolución No. 0051 de 2014 “Por la cual se aprueba el Plan Institucional de Capacitación para la vigencia 2012” Resolución No. 0052 de 2014 “Por la cual se aprueba el Programa de Salud Ocupacional para la Loteria de Bogotá para la vigencia 2012” CAPACITACIÓN Durante la vigencia 2014 se capacitó a los servidores públicos de la Loteria de Bogotá, en los siguientes temas: Contratación Estatal, Directiva 003 de 2013 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Contratación Estatal, Actualización normativa en Procesos Disciplinarios, Sistema de Gestión de Calidad, Gestión Documental, entre otros temas. BIENESTAR SOCIAL De acuerdo con el Decreto Ley 1567 de 1998, el cual dispone que los Programas de Bienestar deberán organizarse como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así como permitir Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 elevar los niveles de satisfacción eficacia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora, la Lotería de Bogotá desarrolló en el 2014, el programa anual de bienestar social, el cual fue diseñado de con base en lo manifestado por los servidores en una encuesta en donde se le preguntó sobre las actividades de su preferencia Las diferentes actividades contaron con la participación de todos los servidores de la empresa, tales como: salida de integración, celebración del día de la mujer, celebración del día de la secretaria, celebración del día de la familia, bingo de integración, fiesta de aniversario de la empresa, fiesta de fin de año, vacaciones recreativas, celebración de cumpleaños, entre otras actividades. SALUD OCUPACIONAL La LOTERIA DE BOGOTA, implantó el Programa de Salud Ocupacional, con acciones específicas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial y el funcionamiento del Comité Paritario, mediante los cuales se han mantenido unas condiciones laborales para lograr el bienestar y salud de los trabajadores y de la empresa. En este año como actividades de mayor trascendencia dentro de este programa se realizó una análisis de vulnerabilidad de la Lotería de Bogotá, con la respectiva actualización del panorama de riesgos, capacitación en contra incendio y primeros auxilios básicos, simulacro de evacuación, análisis del riesgo psicosocial y los exámenes periódicos de salud ocupacional. ESTADO DE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL La ejecución de los programas durante el año 2012, fue la siguiente: Bienestar Social y Salud Ocupacional Capacitación Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 93% 80% CLIMA ORGANIZACIONAL. Las relaciones laborales en la empresa, se reflejan en los resultados de la encuesta de clima organizacional practicada en el mes de noviembre de 2014, en la cual se evidenció que los funcionarios tienen un amplio sentido de pertenencia a la entidad y un alto nivel de satisfacción con la calidad de vida laboral, que supera un nivel del 93%, lo cual se refleja en el compromiso de mejora continua de los servidores para la prestación de un mejor servicio y el logro de los objetivos institucionales. UNIDAD DE RECURSOS FISICOS Intervención del fondo documental acumulado La LOTERÍA DE BOGOTÁ siguiendo los lineamientos de la Ley 594 de 2000 y teniendo en cuenta que los fines esenciales de los archivos son los de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea Recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como Fuente Histórica de la entidad, en el periodo del año 2014, se han hecho seguimientos en la aplicación de las Tabla de Retención Documental y en lo que respecta a las Tablas de Retención Documental, estas se encuentran para la probación y convalidación de la autoridad administrativa correspondiente y en general se han ejercido las actividades necesarias a fin de que la entidad, cumpla con las normas y lineamientos trazados en materia de manejo, archivo y administración de documentos. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA) En cuanto al Plan institucional de Gestión Ambiental (PIGA), durante el año de 2014 se realizaron la totalidad de las actividades ambientales formuladas como son: Se publicó en cartelera sobre el consumo responsable del agua, se efectuaron reparaciones a las instalaciones hidrosanitarias y grifería, se publicó en carteleras y en listas de resultados mensajes alusivos al reciclaje, se desplegaron campañas de higiene y seguridad en los baños, se realizó el lavado de tanques de almacenamiento, se socializó en correos y carteleras mensajes sobre el ahorro de energía, se hicieron revisiones a las instalaciones eléctricas, circuitos y medidores, diseñados dentro del plan de acción de la Lotería de Bogotá; también se han atendido los lineamentos y exigencias trazadas por la Secretaría Distrital de ambiente, cumpliendo con la meta proyectada del 100%. Plan de Adquisiciones Para el año 2014 se ejecutaron en gastos generales $1.210.127.044; y en gastos de comercialización, impresión de billetería, impresión de talonarios, y realización del sorteo e inversión directa, $8.782.416.168, para una ejecución de $9.992.543.212, que frente al plan de adquisiciones representa un porcentaje de cumplimiento del 103%, equivalente al 100% de la ejecución total del año. SISTEMAS Durante el año 2014, la Lotería de Bogotá a través de la oficina de sistemas, actualizó sustancialmente su centro de cómputo, en razón a que se mejoró el sistema de respaldo de la información con la compra de un servidor tipo rack el cual es el encargado de gestionar el software o herramienta de backup tanto de las unidades de red, información de los otros servidores que no se encuentran virtualizados y la infraestructura virtual como de la información que en la misma reside, con esta adquisición se complementa lo que la oficina de sistemas ha llamado, “nube privada”, la cual se configuro de tal forma que tenga 100% alta disponibilidad tanto en funcionamiento de servidores, conectividad, ya que para este punto se adquirieron dos switches dedicados solo para esta “nube privada”, encargados de generar la respectiva redundancia, es importante aclarar que se adquirieron 16 cables UTP categoría 6 certificados, esto para garantizar que la alta Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Disponibilidad entre los servidores físicos se haga de una manera eficiente y rápida; así mismo para poder llevar a custodia toda la información respaldada, se compró un tape Backup (robot) con varios slot, el cual es encargado de llevar toda la información que respalda la herramienta a cinta. Con respecto a la seguridad tanto perimetral como interna, se adquirieron las nuevas licencias del software antivirus kaspersky para cada uno de los servidores tanto virtuales como físicos y de las estaciones de trabajo de todos los funcionarios, así mismo se configuro el firewall Fortigate 90D, el cual es el encargado tanto de la seguridad perimetral, como de la gestión de las redes internas privadas independientes que se manejan en la entidad. Con todo lo anterior se mejoró sustancialmente toda la infraestructura de hardware del centro de cómputo de la Entidad, pero además de ello y dentro de las actividades de mejora, modernización y optimización del plan de contingencia, se reemplazaron 2 UPS la cuales son las encargadas de suministrar de manera ininterrumpida la energía, en el momento que el suministro por parte del proveedor externo tenga algún tipo de corte; por último y no menos importante se logró contratar el cambio de todo el sistema del cableado estructurado de la entidad, avanzando a una categoría 6A para todos los equipos de cómputo de la entidad, esto va a mejorar notablemente la velocidad tanto de navegación interna como externa, esta mejora viene acompañado de la reforma del “colocation” del centro de cómputo, de tal forma que la Lotería de Bogotá pueda estar a la vanguardia de la tecnología con respecto a las normas mínimas de seguridad lógica y física de los centros de cómputo. Adicionalmente, con el cableado estructurado también se va a implementar la telefonía IP que ayudará a mejorar las comunicaciones tanto internas como externas. Para complementar el gran avance tecnológico que tuvo la entidad en materia de la tecnología, la oficina de sistemas se encargó de desarrollar, implementar y la puesta en marcha de la nueva página web, la cual fue desarrollada sobre un framwork o gestor de contenido Joomla 3.3.6, teniendo la ventaja que es 100% administrada por la oficina de sistemas de la Lotería de Bogotá. Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195 Y para finalizar con la gestión se contrató el desarrollo del sistema administrativo y financiero, de tal forma que se pueda ajustar a la normatividad, arquitectura de software actualizada (ambiente web) para poder tener así, la mayoría de los procesos sistematizados el cual tiene como principal ventaja, mantener un flujo de información eficaz, eficiente y efectivo entre las diferentes dependencias de la entidad, agilizando los respectivos tramites y obviamente privilegiando lo que ha llamado la alcaldía, “oficina cero papel” y así poder contribuir con el componente del PIGA dentro del sistema integrado de calidad. Revisó: Roberto Conde Romero-Subgerente General José Antonio González Jiménez- Secretario General Yamile Morales Laverde-Jefe de Oficina de Control Interno José Armando Vera Gámez-Jefe Unidad de Loterías Maria Graciela Norato Forero-Jefe de Unidad de Apuestas y Control de Juegos Martha Liliana Durán Cortes-Jefe Unidad de Talento Humano Gloria Esperanza Acosta Sánchez-Jefe Unidad Financiera y Contable Luz Stella Calvo Ocampo-Jefe Unidad de Recursos Físicos Sandra Milena Trujillo Vargas-Atención al Cliente Andres Rodriguez–Comunicaciones y Mercadeo Yolanda Patricia Gallego Galvis-Sistemas Julián Camilo Serna Marchán-Planeación Estratégica y de Negocios Cra 32a # 26 – 14 Tel: 3351535 www.loteriadebogota.com Info: Línea 195