DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO

Transcripción

DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND
CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START
Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas
23 de febrero2015
11:30 AM
Lunch at 11:00 in the Early Childhood Conference Room
Comida a las 11:00 en el Salón de Conferencias de Educación Preescolar
1. Welcome by Claudia Castaneda, Policy Council President
Bienvenida por Claudia Castañeda, Presidente del Consejo de Políticas
2. Call Meeting to Order/Dar por iniciada la Junta
3. Training on School Readiness/Capacitación en Preparación Escolar
4. Report on Public Forum
Informe del Foro Público
5. Public Forum/Foro Público
6. Discussion and Possible Approval of the Minutes from January 26, 2015
Discusión y Posible Aprobación de Minutos de la junta del 26 de enero de 2015
7. Reports/Reportes
A. January Fiscal Report
Informe de Finanzas del mes de enero
B. January Board and Policy Council Report & Ongoing Monitoring Report
Informe de la Mesa Directiva y del Consejo de Políticas de enero e Informe del Monitoreo Continuo
8. Action Items/Puntos de Acción
A. Discussion and Possible Approval of Personnel
Discusión y Posible Aprobación de Personal
B. Discussion and Possible Approval of Revisions to the By-Laws
Discusión y Posible Aprobación de las Revisiones de los Estatutos
C. Discussion and Possible Approval of Community Assessment
Discusión y Posible Aprobación del Estudio de la Comunidad
9. Adjourn meeting/Concluir la reunión
Upcoming Events/Fechas Importantes:
Policy Council Meeting: March 23, 2015
Junta de Consejo de Políticas: 23 de marzo de 2015
MISD School Board Meeting: March 16, 2015
Junta de la Mesa Directiva del Distrito Escolar de Midland: 16 de marzo de 2015 2015
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School Readiness
FALL 2014-WINTER 2015
Progress Monitoring for All MISD Early Childhood Students
86.4
79.7
77.9
79.4
74.6
66.2
21.3
22.8
22.3
18.6
13.6
7
SOCIAL EMOTIONAL
PHYSICAL
LANGUAGE
Fall (BOY)
APPROACHES TO LEARNING
Winter (MOY)
2
LITERACY
MATH
Response to Public Forum
Topic/Question
Rachel Stone – Lack of communication
Response
Detailed Policy Council minutes have been provided to facilitate communication.
Poor attendance
Policy Council members are being contacted when they miss meetings and encouraged to attend
the next meeting. After the 3rd absence, members are removed and replaced with an existing
alternate or by election at a Parent Engagement Activities (PEAs) meeting.
Training for Policy Council
Yamara Martinez – Snacks variety
Portion size
Time between lunch and snack
Banessa Brito – School supplies
Training for the Policy Council was provided on February 18 from 12:30-2:30 by Kristy Cox, Region
VI Head Start Training and Technical Assistance Network.
Snack variety can be addressed by adding peanut butter products but there are some children with
allergies. We will address this issue with the Health Services Advisory Committee. We can also
investigate additional products in April and May when the district requests bids from vendors.
Head Start students are getting double the Head Start requirements for vegetables at lunch.
Teachers have been asked to encourage their students to eat more of the food offered to them at
lunch so they do not get so hungry before snack is offered.
Lunch time may begin as early as 10:30. Many teachers prefer for their students to eat early so
they can benefit from a relaxed meal atmosphere. Teachers feel the children eat more without
the noise associated with older students in the cafeteria. Again, teachers have been asked to
encourage their students to eat more at lunch.
Principals and secretaries received reminders about spending their Head Start money. Principals
received training in their principal meeting on Tuesday, February 3. Spending is being monitored.
Maria Mata – Transportation
Family Support Liaisons (FSLs) assist families with solving transportation challenges and provide
information on community resources as needed. They have been reminded to refer families to
De’An Davis, if a long-term transportation need is identified.
Increase number of Family Support
Liaisons
The national average of families assigned to a Family Support Liaison is 60. The average in MISD is
56.6. We have had challenges maintaining FSLs but are currently fully staffed. Additional FSLs can
be considered with the building of the 2015-2016 budget.
FSLs have been asked to send a note home with students with their schedule and contact numbers
on it.
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Respuesta al Foro Público
Tema/Pregunta
Rachel Stone – Falta de Comunicación
Respuesta
Se ha proporcionado minutos detallados del Consejo de Políticas para facilitar la comunicación
Baja Asistencia
Cuando los miembros del Consejo de Políticas faltan a las reuniones se le llama y se les anima a que asistan a la
siguiente reunión. Después de que los miembros faltan por tercera vez, son eliminados y reemplazados por un
suplente existente o por elección en la reunión de Actividades de Participación de los Padres (PEAs)
Capacitación para el Consejo de Políticas
Kristy Cox del Centro de Servicios Educativos Región VI y Capacitadora de Head Start y Asistente Técnico de la Red de
otros centros presentó una capacitación para el Consejo de Políticas el 18 de febrero de las 12:30 a las 2:30 pm
Yamara Martínez – variedad de meriendas
La variedad en la merienda se puede Merienda variedad se puede alternar agregando productos de crema de
cacahuate pero hay algunos niños con alergias. Vamos a tratar este tema con el Comité Asesor de Servicios de Salud.
También podemos investigar productos adicionales en abril y mayo, cuando el distrito solicita ofertas de los
vendedores.
Tamaño de la porción
Los estudiantes de Head Start están recibiendo doble porción de lo que requiere Head Start de vegetales durante en la
comida. SE les ha pedido a los maestros que animen a los estudiantes a que coman más de los alimentos que se les
ofrece en la comida para que no les de tanta hambre antes de que se les de la merienda.
El tiempo entre la comida y la merienda
Banessa Brito – Útiles Escolares
La hora de la comida puede empezar tan temprano como a las 10:30. Muchos maestros prefieren que sus estudiantes
coman más temprano para que puedan beneficiarse de una atmósfera relajada a la hora de la comida. Los maestros
sienten que los niños comen más sin el ruido asociado a con los estudiantes más grandes en la cafetería. Una vez más,
se les ha pedido a los maestros a que animen a sus estudiantes a comer más a la hora de la comida
Los directores y las secretarias reciben recordatorios acerca de gastar el dinero de Head Start. Los directores recibieron
capacitación en su junta de directores el martes, 3 de febrero. Los gastos están siendo monitoreados.
María Mata – Transportación
Las Personas de Apoyo Familiar (FSL) ayudan a las familias con la solución de problemas de transportación y conforme
sea necesario les proporcionan información sobre los recursos de la comunidad. También se les ha recordado que si
identifican una necesidad de transporte a largo plazo refieran a las familias De'an Davis.
Aumentar el número de Personal de
Apoyo familiar
El promedio nacional de familias asignadas al Personal de Apoyo Familiar es de 60. El promedio en el Distrito escolar
de Midland es de 56.6. Hemos tenido retos manteniendo al Personal de Apoyo familiar pero actualmente contamos
con todo el personal. Se puede considerar Personal de Apoyo familiar adicional en el presupuesto del 2015-2016. SE le
ha pedido al Personal de Apoyo Familiar que manden con los estudiantes una nota a casa con sus horarios y número
de teléfono.
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11:30 AM
Lunch at 11:00 in the Early Childhood Conference Room
Comida a las 11:00 en el Salón de Conferencias de Educación Preescolar
1. Welcome by Claudia Castaneda, Policy Council President
Bienvenida por Claudia Castañeda, Presidente del Consejo de Políticas
2. Call Meeting to Order/Dar por iniciada la Junta
La reunión se inició a las 12:00 P.M. El quórum estuvo presente.
3. Training on Public Forum/Capacitación en Foro Publico
Una capacitación de Power Point fue presentada por Della Frye.
4. Action Item: Discussion and Possible Approval of the By-Laws
This item was moved forward in the agenda to allow for videotaping of the remainder of
the meeting including Public Forum.
A motion was made by Gabriela Moncada and seconded by Luis Sanchez to approve
Article VI, Section 1.B. The original recommendation read, “Meetings will be audio or
video recorded in order to create detailed summaries to be shared at PEAs meetings.”
Following discussion the motion was amended to read, “Meetings will be audio or video
recorded in order to create detailed, written minutes of the entire meeting.”
The motion was approved as amended by a vote of 7 for and 0 against with 1 member
abstaining.
Tema de Acción: discusión y posible aprobación de los Estatutos
Este tema se adelantó en el orden del día para permitir la grabación en vídeo del resto
de la reunión, incluyendo el Foro Público.
Una moción fue hecha por Gabriela Moncada y secundada por Luis Sánchez aprobar el
Artículo VI, Sección 1.B. La recomendación de lectura original, "Las reuniones serán
audio o vídeo grabado con el fin de crear resúmenes detallados para ser compartidos en
las reuniones de los PEAs." Tras el debate la moción fue enmendada para leer: "Las
reuniones serán audio o vídeo grabadas con el fin de crear minutos detallados por
escrito de toda la reunión".
La moción fue aprobada en una forma enmendada por el voto de 7 a favor, 0 en contra
y con la abstención de un miembro
The remainder of the meeting was videotaped and detailed minutes were created from
the video.
El resto de la reunión fue video grabada y se crearon minutos detallados del video.
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5. Public Forum/Foro Público
An opportunity was given for community members to sign-up for Public Forum. The
president informed the public that this is the time to express concerns, questions,
suggestions or recommendations.
The president reminded everyone that the Policy Council does not address questions or
concerns of the Public Forum.
There are three minutes per person and an additional three minutes for translation for a
total of six minutes.
Se les dio a los miembros de la comunidad la oportunidad de inscribirse para
participar en el Foro Público. La presidenta le informó al público que ese era el
momento de expresar inquietudes, preguntas, sugerencias o recomendaciones.
La presidenta le recordó a todos los presentes que el Consejo de Política no aborda
preguntas o preocupaciones del Foro Público.
Se dan tres minutos por persona y tres minutos adicionales en caso de que una
traducción sea necesaria y así es un total de seis minutos.
Las siguientes personas hablaron en el Foro Público:
Rachel Stone, Midland Hispanic Chamber of Commerce, Policy Council and Lack of
Communication
Ms. Stone has had a lot of phone calls from parents concerned about what is going on
with Policy Council. Ms. Stone thinks it is a lack of communication. She has served on
Policy Council before and has read the guidelines, policies and By-Laws and knows what
is supposed to be happening. She thinks the problem is that administration here wants
to take control of the program without proper training to the Policy Council in what they
are supposed to be doing. We hear often that parents do not participate and this is
why. She’s here in this meeting and you can feel the frustration from the parents
themselves. Another thing that concerns her is all the empty chairs. She knows
everybody cannot attend every meeting but when she was on Policy Council, and Mr.
Fuller was there, all the chairs were packed. This meeting to her is us against them and
it should not be that way. She thinks that everybody needs to regroup somehow some
way whether it’s a training – not one of these 3 minute trainings to say “here you got
trained on this” but take a day from the meeting and use it as training and say “this is
how Policy Council is ran”. It might have to be an outside person since there is already
tension. She thanked the Policy Council for their time.
Rachel Stone, Cámara de Comercio Hispana de Midland, Consejo de Políticas y la falta
de comunicación
La Sra. Stone expresó que ha recibido una gran cantidad de llamadas telefónicas de
padres de familia preocupados por lo que está pasando con el Consejo de Política. La
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Sra. Stone piensa que es una falta de comunicación. Ella ha servido en el Consejo de
Políticas anteriormente y ha leído los lineamientos, políticas y reglamentos y sabe lo que
se supone se debe estar llevando a cabo. Ella piensa que el problema es que la
administración aquí quiere tomar el control del programa sin la capacitación adecuada
para el Consejo de Política en lo que cada miembro debe hacer. A menudo escuchamos
que los padres no participan y esta es la razón por la cual no lo hacen. Ella está aquí en
esta reunión y puede sentir la frustración de los propios padres. Otra cosa que le
preocupa es todas las sillas que están vacías. Ella sabe que no todo el mundo puede
asistir a todas las reuniones, pero cuando ella estaba en el Consejo de Políticas, y el Sr.
Fuller también estaba allí, todas las sillas estaban llenas. Esta reunión de acuerdo a la
Sra. Stone es nosotros contra ustedes y no debería ser así. Ella piensa que todos
necesitan reagruparse de algún modo a de alguna manera ya sea una capacitación - no
una capacitación como esta de 3 minutos para decir “aquí esta recibieron capacitación
en esto”, pero tomar un día de la reunión y utilizarlo para capacitación es decir "así es
como se lleva a cabo el Consejo de Política”. Quizás tenga que ser un apersona que
venga de fuera a dar la capacitación ya que la tensión existe. Ella le dio las gracias al
Consejo de Políticas por su tiempo.
Yamara Martinez, Bonham Elementary – Snacks for Children
Ms. Martinez’ concern is about snacks after school. The kids eat at 10:30 and then get
snack at 3:00 or a little before 3:00. When she picks up her four-year-old daughter who
eats her snack she is still hungry at 3:10. They get a pack of 4 graham crackers, a yogurt
and cereal sometimes but they are still hungry. Head Start parents are not allowed to
bring food for them because of the program rules. She is president of the PEAs meeting
and they would like that to be addressed for their campus.
Yamara Martínez, Escuela Primaria Bonham – Merienda para niños
La preocupación de la Sra. Martínez se trata de la merienda que les sirven a los niños
después de escuela. La comida de los niños es a las 10:30 am y reciben la merienda
hasta las 3:00 pm o un poco antes de las 3:00 pm. Cuando ella recoge su hija de cuatro
años de edad, la niña que recientemente comió su merienda todavía tiene hambre a las
3:10. Los niños reciben como merienda un pack de 4 galletas graham, o un yogur o
algunas veces cereal, pero todavía tienen hambre. Debido a las reglas del programa, no
se le permite a los padres de familia de Head Start traer comida para los niños. La Sra.
Martínez es la Presidenta de PEAs en su escuela y a ella le gustaría que este tema fuera
tratado en su escuela.
Banessa Brito, Travis Elementary – School Supplies
The teachers tell her they are out of school supplies and they have to pay for those out
of their pocket and then fill out a paper to get that money back. There is an agreement
with Albertson’s but Albertson’s does not have all the school supplies they need so they
have to get supplies other places, get the receipt, get approved and then get their
money back. Ms. Brito does not know why they do not have school supplies when there
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is money so school supplies should be put up for when they need them. Last year there
was money left and this year they have more so she cannot answer why they do not
have some school supplies put up year after year. They should have extra put up.
Banessa Brito, Escuela Primaria Travis - Útiles Escolares
Los maestros le dicen que no tienen útiles escolares y que tienen que comprarlos y
pagar de su propio dinero y luego llenar un papel para que les reembolsen ese dinero.
Hay un acuerdo con Albertson pero Albertson no tiene todos los útiles escolares que
necesitan por lo tanto tienen que comprar materiales en otros lugares, obtener el
recibo, conseguir su aprobación y luego recuperar su dinero. La Sra. Brito no sabe por
qué no tienen útiles escolares cuando hay dinero para útiles escolares y deberían de
ponerse a la disposición los maestros para cuando los necesitan. El año pasado hubo
dinero sobrante y este año tienen más dinero, ella no puede responder por qué no
tienen algunos materiales escolares que pongan disponibles año con año. Deberían
tener materiales escolares adicionales guardados.
Maria Mata, Burnet Elementary – Transportation
A mom had a problem with her car. They have been told the Head Start program can
provide transportation. The mom called the Family Support Liaison (FSL) who was not
available since she provides services to more than 1 campus. Ms. Mata recommends
having one Family Support Liaison per campus since it has been her experience that
they cannot be reached when they are needed because they provide services for two of
the campuses.
María Mata, Escuela Primaria Burnet - Transporte
Una mamá tenía un problema con su carro. Se les ha dicho que el programa de Head
Start puede proveer el transporte en caso de que no tengan carro. La mamá llamó a la
Persona de Apoyo Familiar (por su traducción del inglés Family Support Liasion - FSL)
pero no estaba disponible ya que ella presta servicios a 2 escuelas. La Sra. Mata
recomienda tener una Persona de Apoyo Familiar en cada escuela, ya que su
experiencia ha sido que no se pueden comunicar con ellas cuando más las necesitan
porque prestan servicios a dos de las escuelas.
6. Discussion and Possible Approval of the Minutes from December 15, 2014
Discusión y Posible Aprobación del Acta de la junta del 15 de diciembre de 2014
Motion made by: Minerva Ortega
Second made by: Banessa Brito
The motion passed by a vote of 8 to 0
Discusson:
• Luis Sanchez asked that the packet be numbered in the future.
• Maria Mata said not all the information was included in the minutes and the
video should prevent that from happening again.
• The president asked for additional comments.
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11:30 AM
A visitor asked why other members of the Policy Council are not in attendance?
The president responded this is the result of parents thinking they do not
belong here. Attendance is taken and if members are absent three times they
are no longer part of the council if they are not excused.
A visitor said there is a lack of communication between teachers and parents.
She is president of PEAs at Bonham and tells parents to come to these meetings.
Maria Mata said it is important to have communication with the Family Support
Liaison (FSL) so they could be informed about these meetings.
The president called for a vote to approve the minutes from the last meeting.
Motion passed by a vote of 8 to 0.
Minerva Ortega said she had some questions from the last meeting. She
appreciates the district translator. Who should they contact about the different
programs for parents if it is not Emma that they should contact?
Ms. Frye responded that the Family Support Liaison could provide information
and could help them get in touch with Emma if the need was greater than the
FSL could address or parents can contact Emma directly.
Ms. Ortega stated she thinks the tension between MISD and parents is because
Ms. Emma represented an important part for the parents. Emma Galindo was
part of the program representing trust and respect for the parents and they
could talk to her in any area – not only about the kids. Emma was representing a
program where she was providing help in any area and directing them to the
right place. She made them feel like family – not only just to say hi but they felt
welcome without even saying a word. Something very important was lost.
Before it was comfortable to attend the meetings but right now there is a lot of
tension and they don’t know whether to come and express a question or
concern.
Luis Sanchez expressed his agreement.
A visitor clarified that Ms. Ortega also stated that Emma gave them a lot of
confidence.
Banessa Brito stated there are times when she thinks she should stay home and
she is having to deal with stressful things here that she doesn’t even have to
deal with at home in your personal life.
A visitor recommended Policy Council vote that Emma Galindo attend the
meetings.
A visitor also agreed since this has been brought up in the last 4 meetings but
nobody has said why she is not here.
Ms. Frye clarified that Policy Council can only vote on ítems on the agenda. As
discussed before, all coordinators including Emma Galindo; De’An Davis,
Eligibility Coordinator; Kathy Pearson, the education coordinator; and Juanita
Valdez,health coordinator all have very specific and intense duties and are doing
those duties now.
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11:30 AM
Luis Sanchez asked why they are busy all of the sudden but they were not busy
before.
A parent asked why it changed when it has been the same all these year.
The president stated that it will change today. What she says as president is
that MISD representatives can be here and asked Mr. Baiza how many MISD
employees are here? Mr. Baiza responded that several are in attendance and
might be invited to attend different meetings. The president stated that the
four coordinators will be present from now on. If the coordinators are not here
there will not be a meeting.
An audience member stated that department heads do attend the School Board
meetings and make reports for their areas. When she was on the Policy Council
Ms. Emma gave a report, the nurse gave a report, each one of the schools. I
could go back to the community and send out the information but right now, I
can’t do that. It goes back to communication. If you could just communicate
better I think the frustration would go away and you would get more volunteers
and participation. It’s like the more questions they ask the more walls you are
putting up. It’s like let’s take away Emma, let’s take away the nurse because you
don’t want that information out like it’s a secret so what’s the big secret?
The president said we should put our problems aside and the childish stuff away.
The goal is for parents and MISD staff to work together. From no won she asks
that personal problems stay outside the building and to come here as
professionals.
Banessa Brito agreed and said we are here for the kids. We are here because we
want to make a difference. It’s half way through the school year and we are in
the same spot. Nothing has changed.
A visitor asked the president if she could bring the coordinators back to the
meeting.
The president said she is not requesting but that is what is going to happen. She
is a problem solving person and she needs support from the parents, from the
Council and from MISD because she can’t do it herself.
A visitor said if we can’t solve the problems here they will go to the next level.
Luis Sanchez said he agrees. There are times he does not want to come to the
meetings. He was at Commissioner’s Court all morning and he came straight
over here because he knows the problems and cares about the kids. He feels
there is more politics here than over there and it is very frustrating. It is very
obvious what needs to happen. The parents are requesting it. We are
requesting it. It’s still not being done. It’s like everytime we ask something or
make a suggestion someone gives a bad face or turns their back. And it’s not
just here. Outside of here when I run into other people who have to do with
MISD you get that sense of - oh there he is – and I hate that because I’m not
here for that. I’m here to make sure this keeps moving. I agree. It’s so
frustrating it’s like we don’t know what to say. It’s like we are just spinning our
wheels. I mean we say anything and everything. Mr. Fuller and I have already
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talked about this as well. It’s like we’re just spinning our wheels. There is
nothing that we can get done. And every time we suggest something that’s very
obvious we are either given a different answer or we are not given an answer at
all.
Banessa Brito asked if the job is getting done because of the money – because
they are getting paid? Or is it because of they really care about the future of the
kids? I could have many questions without answers to them.
The president moved on to the next ítem.
Moción presentada por: Minerva Ortega
Secundada por: Banessa Brito
La moción fue aprobada por una votación de a 0
Discusión:
• Luis Sánchez solicitó que el paquete de información sea enumerado en un futuro
• María Mata dijo que no toda la información se incluyó en el acta y que el vídeo
debe evitar que eso vuelva a suceder.
• La presidenta solicitó comentarios adicionales.
• Un visitante pregunto ¿porque los otros miembros del Consejo de políticas no
están presente?
La presidenta respondió este es el resultado de que los padres piensan que no
pertenecen aquí. La asistencia se toma y si los miembros están ausentes tres
veces injustificadamente ya no forman parte del consejo.
• Un visitante dijo que hay una falta de comunicación entre los maestros y los
padres de familia. Ella es la presidenta de la PEAs en la Escuela Bonham y les
dice a los padres que asistan a estas reuniones.
• María Mata dijo que es importante tener comunicación con el Personal de
Apoyo Familiar (FSL) para que estás personas puedan estar informadas de estas
reuniones.
• La presidenta pidió el voto para aprobar las actas de la última reunión. Moción
aprobada por un voto de 8 a 0.
• Minerva Ortega dijo que tenía algunas preguntas de la última reunión. Ella
expresó que aprecia el traductor del distrito. ¿De no ser Emma con quién deben
de comunicarse acerca de los diferentes programas para los padres de familia?
• La Sra. Frye respondió que la Persona de Apoyo Familiar podría proporcionar
información y podría ayudarles a ponerse en contacto con Emma en caso de que
la necesidad fuera mayor de lo que la Persona de Apoyo Familiar les pudiera
ayudar, entonces los padres de familia se pueden comunicar con Emma
directamente.
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La Sra. Ortega indicó que ella piensa que la tensión el Distrito Escolar de Midland
y los padres de Familia se debe a que La Sra. Emma representa una parte
importante para los padres. Emma Galindo era la arte del programa que
representa la confianza y el respeto a los padres y que podría hablar con ella en
cualquier área - no sólo sobre los niños. Emma representaba a un programa
donde ella ayudaba a los padres en cualquier área y los dirigía al lugar correcto.
Ella les hizo sentir como en familia - no sólo para decirles hola, pero nos
sentimos bienvenidos sin siquiera decir una palabra. Algo muy importante se
perdió. Antes era cómodo asistir a las reuniones, pero en este momento hay una
gran cantidad de tensión y es por esa razón que no saben si venir a las reuniones
y expresar alguna preocupación o hacer una pregunta.
Luis Sánchez expresó que estaba de acuerdo
Un visitante aclaró que la Sra. Ortega también dijo que Emma les dio mucha
confianza
Banessa Brito dijo que hay momentos en los que ella cree que lo mejor sería
quedarse en casa y así no tiene lidiar con cosas tan estresantes aquí, cosas que
ni siquiera tiene en casa o en su vida personal.
Un visitante recomendó que se hiciera una votación de parte del Consejo de
Políticas para que Emma asistiera a las reuniones.
Un visitante también estuvo de acuerdo ya que se ha mencionado en las últimas
cuatro reuniones pero nadie ha dicho porque Emma no está allí
La Sra. Frye aclaró que el Consejo de Políticas sólo puede votar sobre temas que
aparecen en la agenda. Como se discutió antes, todos los coordinadores
incluyendo Emma Galindo; De'an Davis, Coordinador de Elegibilidad; Kathy
Pearson, el coordinador de la educación; y Juanita Valdez, coordinador de salud,
todos tienen funciones muy específicas e intensas y en estos momentos están
haciendo sus deberes.
Luis Sánchez pregunto porque de repente están ocupadas pero no estaban
ocupadas antes
Un padre de familia pregunto porque había ocurrido ese cambio cuando todos
los años había sido igual
La Presidenta dijo que eso iba a cambiar hoy. Lo que ella dice como presidente
es que los representantes del Distrito Escolar de Midland puede estar aquí y le
pregunto al Sr. Baiza ¿cuántos empleados del Distrito Escolar de Midland están
aquí? El Sr. Baiza respondió que varios están presentes y pueden ser invitados a
asistir a las diferentes reuniones. El presidente afirmó que los cuatro
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coordinadores estarán presentes a partir de ahora. Si los coordinadores no están
aquí no habrá una reunión.
Un miembro del público dijo que los jefes de los departamentos del distrito
asisten a las juntas de la Mesa Directiva y hacen reportes de sus diferentes
áreas. Esta persona dijo que cuando ella era miembro del Consejo de Políticas
Emma dio un reporte, la enfermera dio un reporte, cada una de las escuelas. Yo
podría ir a la comunidad y enviar la información, pero en este momento, yo no
puedo hacer eso. Todo se basa en la comunicación. Si se pudiera mejorar la
comunicación creo que la frustración se iría y conseguiría más voluntarios y la
participación. Es como si entre más preguntas hacen las más paredes ustedes
ponen. Es como vamos a llevarnos a Emma, vamos a llevarnos a la enfermera
porque ustedes no quiere que la información salga como si fuera un secreto, así
que ¿cuál es el gran secreto?
La Presidente dijo que debemos dejar a un lado las cosas infantiles y quitar
nuestros problemas personales. El objetivo es que los padres y el personal del
Distrito Escolar de Midland puedan trabajar juntos. Ella pide que los problemas
personales se quedan fuera del edificio y vengan aquí como profesionales.
Banessa Brito estuvo de acuerdo y dijo que estamos aquí para los niños. Estamos
aquí porque queremos hacer una diferencia. Es la mitad del año escolar y
estamos en el mismo punto. Nada ha cambiado.
Un visitante le preguntó a la Presidenta si podía traer a los coordinadores de
nuevo a las reuniones
La Presidenta dijo que no lo está solicitando, pero eso es lo que va a suceder.
Ella es una persona de resolución de problemas y que necesita el apoyo de los
padres, del Consejo y del Distrito Escolar de Midland porque no puede hacerlo
por sí misma.
Un visitante dijo que si no podemos resolver los problemas aquí entonces se
van a ir al siguiente nivel.
Luis Sánchez dijo que está de acuerdo. Hay veces que no quiere venir a las
reuniones. Dijo que estuvo en la corte toda la mañana por el Comisario y él vino
directamente aquí porque él conoce los problemas y se preocupa por los niños.
Él siente que hay más política aquí que por allá y es muy frustrante. Es muy
obvio lo que debe suceder. Los padres lo están solicitando. Nosotros también lo
estamos solicitando. Todavía no se ha hecho. Es como cada vez que pedimos
algo o hacemos una sugerencia alguien hace una mala cara o da la espalda. Y no
es sólo aquí. Fuera de aquí cuando me encuentro con otras personas que tienen
que ver con el Distrito Escolar de Midland se siente esa sensación de - oh ahí
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está - y no me gusta eso porque yo no estoy aquí para eso. Estoy aquí para
asegurarme de que esto se sigue moviendo. Estoy de acuerdo. Es muy frustrante
que es como que no sabemos qué decir. Es como si todo lo que estamos
haciendo es dando vueltas. Me refiero que decimos cosas y todo, el Sr. Fuller y
yo ya hemos hablado también de esto. No hay nada que podamos hacer. Y cada
vez que sugerimos algo es muy obvio que se nos dan una respuesta diferente o
no nos da una respuesta en lo absoluto.
Banessa Brito preguntó si el trabajo que se está haciendo es por el dinero que
les pagan o es que realmente se preocupan por el futuro de los niños. Podría
tener muchas preguntas sin respuestas.
7. Reports/Reporte
A. December Fiscal Report
• Ms. Frye stated we are four months through out budget year and have spent
27% of the budget.
• Luis Sanchez asked is that was for the whole year or the second semester.
• Ms. Frye stated we are 4 months into the budget year and in those 4 months we
spent 27% of the budget. In Supplies we have only spent 15% of our budget.
This goes back to a question Banessa brought from Travis as far as why teachers
don’t have materials and supplies. Page 2 of the budget report shows by school
how much classroom supply money they were allotted and how much they
spent. Earlier this month the Director contacted principals and secretaries
reminding them they need to spend their Head Start money and she gave them
a deadline of April 1. The program does have to follow MISD purchasing
policies. Teachers have been trained in how to use purchasing procedures and
we will follow-up with them.
• A recommendation was made from the audience that since MISD has many new
administrators it might be necessary to do additional training.
• Della Frye stated that she had a budget meeting in September with each
administrator and Head Start budget might not have been the new
administrator’s priority.
• A visitor asked who was in charge of the money allocated to the campus?
• Ms. Frye responded that teachers have a form to fill out and give to the
secretary and principal.
• The visitor stated she does not believe that the teachers are in charge of
spending the money because the teachers at De Zavala were requesting
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26 de enero de2015
11:30 AM
materials because they were buying them out of their own pockets. It was
brought to the attention of the Council at the beginning of the school year.
Luis Sanchez said this was talked about last year. It was recommended that we
get something that shows us materials is being purchased because we were told
that they are purchasing materials but teachers say they are not receiving
anything. We’ve got to find a way that if a teacher needs markers today they
should get them in a couple of days. Is there any type of online system like an
office supply company where a teacher can just go in and submit the request
and it comes?
Another parent asked if it would be easier to keep supplies here centrally – the
main materials - and maybe the Liaisons take them to the teachers when they go
to campuses.
Della Frye said it would be an option but challenging because teachers like
different kinds of materials.
The parent suggested keeping the essentials centralized and if they needed
something specific like a certain kind of paint or paper then they would order.
The president said she does not think the purpose is to keep teachers happy.
The parents from DeZavala ended up buying and providing the supplies the kids
need out of their own pocket.
Luis Sanchez said whether the principal had the money or not he wasn’t
releasing it. It seems like we are coming back to the same problem we had last
year and we know the money is there.
The president said that he could not release the money because it is only $300
per teacher per year per school. Some schools have up to $2000 but they don’t
spend the money but other schools only have $300 for the whole year and it’s
not enough.
Della Frye clarified that nurses at the campuses got budgets for things like gloves
for when they are changing potty pants. For the classrooms, you can see they
got, $1500, $1300, $975 and the nurse accounts got about $300. Before we
move forward with centralized ordering she needs to try the suggestion to work
with principals to make sure they understand their budgets and can use their
budgets.
Luis Sanchez pointed out Travis Elementary has not spent money on school
supplies.
Banessa Brito said she has asked the principal questions about things that would
be going on with Travis. The principal said she had to look into so there may be
confusion and teachers think it is getting ordered and it’s not.
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11:30 AM
Della Frye stated that she has seen recent orders at Travis so they figured it out.
She needs to put Principal Training on her priority list. Head Start is a federal
program and there are a lot of rules about what is acceptable to purchase.
A visitor stated that years ago the program ordered things at the end of the year
but she doesn’t think it’s fair.
Della Frye said that is why they have already followed up with principals and
secretaries. There is quite a bit of money left in Contractual and those funds are
funds that are spent toward the end of the year as we get dentist and doctor
bills.
Maria Mata stated that there is a lot of money so why is it the nurses, social
workers or parent liaisons don’t get paid more money with the money that is
left.
Della Frye stated that at the beginning of the school year teaching assistants
were on Pay Grade 1. We were able to move them up to a Pay Grade 2. We are
already getting ready to plan budget for next year and one of the things we can
consider is moving people up a Pay Grade to give them a raise.
The president stated she would like to see the money allocated at the campuses
in equal amounts.
A visitor said to spend the money on snacks and food for the kids. She is looking
on page 3 at Other Supplies there is almost $20,000 and what Other Supplies
means and why $20,000.
Della Frye said the Other Supplies with $9,279 those are for classroom supplies
that the education team needs to purchase for classrooms.
A count was taken of the remaining 6 Policy Council members.
Della Frye requested the Council move to the action items, at least Personnel,
and then move on with the meeting. She reminded the remaining members
there could be no action without quorum.
The president asked to move on to Personnel.
Reportes
Informe Financiero de Diciembre
• La Sra. Frye dijo que han pasado cuatro meses del presupuesto anual y hemos
gastado el 27 % del presupuesto.
• Luis Sánchez pregunto si eso era para todo el año o para el segundo semestre
• La Sra. Frye dijo que estamos a 4 meses del presupuesto del año y en esos 4
meses que se ha gastado el 27% del presupuesto. El 15% del presupuesto se ha
gastado en artículos escolares. Esto refleja una pregunta que Banessa hizo
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26 de enero de2015
11:30 AM
acerca de la Escuela Travis en cuanto a por qué los maestros no tienen artículos
escolares. La página 2 del informe del presupuesto muestra por escuela cuánto
dinero fue asignado por salón de clase y cuánto han gastaron. A principios de
este mes, el director contactó directores y secretarias recordándoles que
necesitan gastar su dinero de Head Start y ella les dio un plazo hasta el 1 de
abril. El programa tiene que seguir las políticas de compra de compras del
Distrito Escolar de Midland. Los maestros han sido capacitados en el uso de
procedimientos de compra y haremos un seguimiento con ellos.
Una persona de la audiencia recomendó que quizás era necesario otra
capacitación adicional ya que el Distrito Escolar de Midland tiene varios
directores nuevos en de las escuelas.
Della Frye indico que ella tuvo una reunión sobre el presupuesto con cada
administrador en el mes septiembre y quizás el presupuesto de Head Start a
ese tiempo no era la prioridad de los nuevos administradores.
Un visitante pregunto quién estaba a cargo de los fondos asignados a la
escuela?
La Sra. Frye respondió que los maestros tienen una forma para rellenar y
entregársela a la secretaria y el director.
El visitante dijo que no cree que los maestros son los encargados de gastar el
dinero, ya que los maestros de la Escuela De Zavala solicitaron materiales
porque estaban comprando de sus propias bolsas. Esto se trajo a la atención del
Consejo al principio del año escolar.
Luis Sánchez dijo que esto se habló el año pasado. Se recomendó que tengamos
algo que nos muestre que los materiales se han comprado porque nos dicen
que están comprando materiales, pero los maestros dicen que no reciben nada.
Tenemos que encontrar una manera de que si un maestro necesita marcadores
hoy debe haber la manera que los tenga en un par de días. ¿Hay algún tipo de
sistema en línea como una compañía de materiales de oficina, donde un
maestro sólo puede entrar, mandar la solicitud y que le llegue lo que pidió?
Otro padre de familia pregunto si sería más fácil mantener los útiles escolares
en las oficinas centrales – los materiales principales- y tal vez las Personas de
Apoyo Familiar se los ll3even a los maestros cuando vayan a las escuelas.
Della Frye dijo que podría ser una poción pero quizás también podría ser un
reto ya que a los maestros les gustan diferentes tipos de materiales.
El padre de familia sugirió que se podría mantener lo esencial aquí en las
oficinas centrales y si los maestros necesitaban algo más específico, como un
cierto tipo de pintura o papel entonces lo ordenarían.
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26 de enero de2015
11:30 AM
La Presidenta dijo que no cree que el objetivo es mantener a los maestros
felices. Los padres de DeZavala terminaron comprando de sus propias bolsas y
entregando a los niños los materiales que necesitaban.
Luis Sánchez dijo que si el director tenía el dinero o no, porque él no estaba
seguro. Parece que estamos regresando al mismo problema que tuvimos el año
pasado y sabemos que el dinero está ahí.
La Presidenta dijo que el dinero no se podía liberar, ya que es de sólo $ 300 por
maestro al año por la escuela. Algunas escuelas tienen hasta $ 2000, pero no
gastan el dinero, pero otras escuelas sólo tiene $ 300 para todo el año y no es
suficiente.
Della Frye aclaró que las enfermeras de las escuelas recibieron presupuestos
para cosas como guantes para cuando cambian pantalones de niños que no
alcanzaron a ir al baño. Como pueden ver, salones de clase recibieron $ 1500, $
1300, $ 975 y las enfermeras recibieron en sus cuentas de $ 300. Antes de
seguir adelante con solicitar un pedido de materiales centralizado, ella necesita
tratar una sugerencia de trabajar con los directores de las escuelas para
asegurarse que ellos entiendan su presupuesto y usen sus presupuestos.
• Luis Sánchez señaló que la Escuela Primaria Travis no ha gastado dinero en
útiles escolares.
Banessa Brito dijo que ella les ha preguntado a los directores sobre qué cosas
están pasando en Travis. La directora le dijo que tenía que ver lo que estaba
pasando porque puede haber una confusión donde los maestros piensan que ya
se ordenaron los materiales y no es así.
Della Frye dijo que ella ha visto ordenes recientes de Travis por lo cual se
imaginó que ya tenían los materiales. Ella va a poner en su lista como prioridad
la capacitación de directores. Head Start es un programa federal y hay muchas
reglas acerca de lo que es aceptable comprar.
Un visitante dijo que hace años el programa ordenaba las cosas al final del año
pero ella no piensa que eso es justo.
Della Frye dijo que es por eso que ya un seguimiento con los directores y las
secretarias. Hay un poco de dinero que queda en Contractual y esos fondos son
fondos que se gastan al final del año a medida que se reciben los recibos de
dentistas y médicos.
María Mata afirmó que hay un mucho dinero y ¿por qué es que no se les paga
más a las enfermeras, trabajadores sociales o coordinadores de padres con el
dinero que queda.
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11:30 AM
Della Frye dijo que al principio del año escolar los asistentes de maestros
estaban en un pago del Grado 1. Pudimos moverlos a un pago de Grado 2. Ya
estamos preparándonos para la planeación del presupuesto para el próximo
año y una de las cosas que se pueden considerar es el mover a las personas a
un grado de pago más alto y así darles un aumento.
La Presidenta dijo que le gustaría ver que el dinero se asignara a las escuelas en
cantidades iguales.
Un visitante dijo que se gastara el dinero en bocadillos y comida para los niños.
Ella está viendo en la página 3 en otros artículos y hay casi $ 20,000 y a qué
otros artículos se refieren y por qué $ 20.000.
Della Frye dijo que los otros artículos con $ 9,279 son para materiales del salón
de clase que el equipo de educación necesita comprar para los salones.
Se hizo un conteo de los 6 restantes miembros del Consejo de Políticas.
Della Frye pidió al Consejo que se vieran los temas de acción, por lo menos el
del personal y luego seguir adelante con la reunión. Les recordó a los miembros
restantes no podía haber acción si no hay quórum.
La Presidenta pidió pasar al Personal.
8. Action Items
A. Personnel
The president asked for a motion to approve Personnel.
A motion was made by Banessa Brito and seconded by Minerva Ortega.
The president asked Della Frye to talk about personnel.
Della Frye made sure Gail Zertuche had stepped out of the room before discussing
Personnel. Della Frye gave an overview of the Personnel based on the form in the Policy
Council packet. A question was asked whether the criminal background checks had
taken place and Della Frye said they had been.
The president called for a vote.
Motion passed 6 to 0.
B. Discussion and Possible Approval of Eligibility, Recruitment, Selection, Enrollment
and Attendance Written Plans and Policies
The president said the Discussion and Possible Approval of Eligibility, Recruitment,
Selection, Enrollment and Attendance Written Plans and Policies was postponed until
the next meeting since we just got the information in Spanish.
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26 de enero de2015
11:30 AM
Puntos de Acción
Personal
La Presidenta pidió una moción para aprobar el personal.
Una moción fue hecha por Banessa Brito y secundada por Minerva Ortega.
La presidenta le pidió a Della Frye que hablara sobre el personal.
Della Frye se aseguró que Gail Zertuche saliera de la reunión antes de discutir el
Personal. Della Frye dio una visión general del personal basado en la forma en el
paquete del Consejo de Política. Se preguntó si ya se habían revisado los antecedentes
penales y Della Frye dijo que ya habían tomado lugar.
La presidenta lo somete a votación.
La moción fue aprobada 6 a 0.
Discusión y posible aprobación de Elegibilidad, reclutamiento, selección, matrícula y
asistencia Planes Escritos y Políticas
La Presidenta dijo que la discusión y posible aprobación de Elegibilidad, reclutamiento,
selección, matrícula y asistencia Planes Escritos y Políticas se pospuso hasta la próxima
reunión ya que acabamos de recibir la información en español.
9. Adjourn meeting/Concluir la reunión
Several Council members had to leave. Della Frye told the president that all the reports
were in the packet the Council received and she can stay to answer any questions the
members have about the reports.
The president said we have less than 6 people and cannot continue.
The meeting is adjourned at 2:26 pm.
Varios miembros del Consejo se tuvieron que ir. Della Frye le dijo a la Presidenta que
todos los informes estaban en el paquete que el Consejo recibió y que ella podía
quedarse para contestar cualquier pregunta que los miembros tuvieran acerca de los
informes.
La Presidenta dijo que había menos de 6 personas y no se podía continuar.
La reunión se concluyó a las 2:26 pm
Upcoming Events/Fechas Importantes:
Policy Council Meeting: February 23, 2015
Junta de Consejo de Políticas: 23 de febrero 2015
MISD School Board Meeting: February 9, 2015
Reunión del Consejo de Políticas: 23 de febrero de 2015
Junta de Consejo de Políticas: 23 de febrero 2015
Junta de la Mesa Directiva del Distrito Escolar de Midland: 9 de febrero 2015
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Midland ISD
Head Start Report
As of January 31, 2015
(14-15)
Personnel & Fringe
Travel
Other Operating
Supplies
Contractual
TOTAL
Budget NOA
1,884,918
25,450
34,012
144,051
46,756
2,135,187
Enc. + Exp.
821,585
7,579
9,542
35,337
4,288
878,331
Remaining Balance
1,063,333
17,870
24,970
108,715
42,468
1,256,835
% Expended
44%
30%
28%
25%
9%
41%
Payroll
FC
11
21
33
61
Obj.
6100
6100
6100
6100
S.O.
Org
Description
Instructional Payroll
Other Payroll Payments
Nursing Payroll
Social Services Payroll
Total Payroll
Budget
$1,173,050.04
$360,299.40
$54,647.88
$296,920.68
$1,884,918.00
Encum
Expend
$587,793.37
$60,385.95
$27,405.60
$146,000.38
Bal
$585,256.67
$299,913.45
$27,242.28
$150,920.30
$821,585.30
$1,063,332.70
$1,139.40
Expend
$1,038.29
$792.19
$3,568.40
$1,041.39
Bal
$1,761.71
$3,978.81
$1,291.60
$10,838.21
$1,139.40
$6,440.27
$17,870.33
$48.00
$1,041.65
$7,402.50
$1,050.00
$13,840.00
$1,958.35
$8,221.50
$950.00
$9,542.15
$24,969.85
$0.00
Travel
FC
33
61
13
21
Obj.
6411
6411
6411
6411
S.O.
08
08
08
08
Org
812
812
812
812
Description
Travel & Subsistence-Employees
Travel & Subsistence-Employees
Staff Travel T&TA
Central Admin Travel T&TA
Total Travel
Budget
$2,800.00
$4,771.00
$4,860.00
$13,019.00
$25,450.00
Encum
Other Operating Services
11
34
11
61
6412
6431
6498
6499
00
00
00
11
812
812
812
812
Student Travel
Student Transportation
Instructor Meals
Translation
Total Other Operating Services
$13,888.00
$3,000.00
$15,624.00
$2,000.00
$34,512.00
$0.00
Supplies
FC
12
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
Obj
6329
6338
6339
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
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6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
S.O.
00
00
00
00
00
00
00
00
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00
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Org
812
812
812
101
104
105
106
108
109
110
111
112
113
114
116
117
118
123
127
101
104
105
106
108
109
110
111
112
113
114
116
117
118
123
127
Description
Library Reading Materials
Testing Materials
Teaching Strategies Gold
Other Supplies - Bonham
Other Supplies - Burnet
Other Supplies - Crockett
Other Supplies - DeZavala
Other Supplies - Henderson
Other Supplies - Houston
Other Supplies - Jones
Other Supplies - Lamar
Other Supplies - Long
Other Supplies - Milam
Other Supplies - Emerson
Other Supplies - Rusk
Other Supplies - South
Other Supplies - Travis
Other Supplies - Santa Rita
Other Supplies - Bush
Nurse Supplies - Bonham
Nurse Supplies - Burnet
Nurse Supplies - Crockett
Nurse Supplies - DeZavala
Nurse Supplies - Henderson
Nurse Supplies - Houston
Nurse Supplies - Jones
Nurse Supplies - Lamar
Nurse Supplies - Long
Nurse Supplies - Milam
Nurse Supplies - Emerson
Nurse Supplies - Rusk
Nurse Supplies - South
Nurse Supplies - Travis
Nurse Supplies - Santa Rita
Nurse Supplies - Bush
Budget
$1,259.78
$13,681.00
$15,775.00
$1,425.00
$1,700.00
$2,550.00
$1,500.00
$1,350.00
$1,350.00
$1,350.00
$1,950.00
$1,950.00
$1,800.00
$975.00
$1,950.00
$1,275.00
$2,175.00
$750.00
$900.00
$285.00
$300.00
$510.00
$300.00
$270.00
$270.00
$270.00
$390.00
$390.00
$360.00
$195.00
$390.00
$255.00
$285.00
$150.00
$180.00
21
1
Encum
Expend
$1,215.84
$124.02
$1,299.44
$602.63
$175.92
$200.00
$182.89
$208.18
$42.00
$557.81
$248.35
$307.84
$223.09
$11.35
$1,020.98
$236.42
$566.46
$242.88
$156.84
$509.25
$38.36
$259.47
$178.90
$141.88
$118.59
$287.95
$228.20
$96.79
$34.76
$31.83
Bal
$43.94
$13,681.00
$15,775.00
$1,300.98
$400.56
$1,947.37
$1,324.08
$1,308.00
$792.19
$901.65
$1,767.11
$1,433.98
$1,800.00
$975.00
$1,726.91
$1,263.65
$1,154.02
$750.00
$97.12
$42.12
$143.16
$0.75
$300.00
$231.64
$270.00
$10.53
$211.10
$390.00
$218.12
$76.41
$102.05
$26.80
$285.00
$115.24
$51.38
Balance Update
$328.89
$350.38
$1,927.08
$1,174.53
$1,308.00
$501.19
$901.65
$1,317.68
$476.16
$1,800.00
$14.92
$695.86
$1,263.65
$3,429.43
$750.00
$187.91
$0.54
$143.16
$0.75
$300.00
$231.64
$270.00
$10.53
$1.12
$142.42
$138.16
$76.41
$102.05
$26.80
$285.00
$3.05
$10.53
Midland ISD
Head Start Report
As of January 31, 2015
(14-15)
11
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21
21
33
33
33
61
61
61
61
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
6399
00
01
12
00
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02
05
05
11
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00
812
812
812
812
812
812
812
812
812
812
812
812
Other Supplies - general
Other Supplies - disability
Prof. Development Snacks
Central Admin Supplies
Enrollment Account
Other Supplies - health
Other Supplies - mental health
Other Supplies - Health Adv. Com.
Community Network
Policy Council
Parent Meeting
Supplies Parent Involvement
Total Supplies
$8,876.22
$0.00
$1,000.00
$37,000.00
$3,450.00
$11,125.00
$5,109.00
$525.00
$1,500.00
$4,800.00
$2,400.00
$7,800.00
$1,608.95
$4,507.32
$592.30
$4,390.31
$186.70
$1,085.94
$1,317.05
$875.44
$3,155.01
$990.00
$494.83
$741.69
$507.57
$2,760.68
$0.00
$1,000.00
$32,017.39
$3,263.30
$10,039.06
$0.00
$299.50
$510.00
$2,988.12
$782.87
$4,137.42
$144,051.00
$16,906.50
$18,430.03
$108,715.20
$5,109.00
$225.50
$2,866.87
$0.00
$1,000.00
$29,285.43
$3,040.58
$10,039.06
$0.00
$299.50
$510.00
$2,728.12
$266.08
$4,069.05
Contracted Services
FC
33
33
13
33
61
21
Obj
6217
6217
6219
6219
6219
6299
S.O.
00
02
08
00
00
00
Org
812
812
812
812
812
812
Decscription
Pupil Svsc-Dental
Pupil Svsc-Mental
Consultant T&TA
Nurse - Nutrition Svcs
Other - Child Care
Other - Child Plus
Total Contracted Services
Budget
$15,600.00
$4,650.00
$6,506.00
$5,000.00
$3,000.00
$12,000.00
Encum
Expend
$504.00
$2,115.00
$889.00
$730.00
$50.00
Bal
Balance Update
$15,096.00
$15,096.00
$2,535.00
$2,535.00
$6,506.00
$6,506.00
$4,111.00
$4,111.00
$2,270.00
$2,154.00
$11,950.00
$11,950.00
$46,756.00
$0.00
$4,288.00
$42,468.00
Total Operating Costs
$2,135,687.00
$18,045.90
$860,805.72
$1,256,835.38
Total Budget
$2,135,687.00
S.O. = Sub Object for specific projects
0 Non specific tracking
1 Disability Services
2 Mental Health Services
3 Social Services
5 Community Network
8 Travel and Technical Assistance
11 Policy Council
13 Quality Improvement
org = organization number
22
2
BOARD & POLICY COUNCIL REPORTS
For the month of February 2015
Monthly financial statements, including credit card expenditures
Monthly program information ongoing monitoring summaries


Head Start Monthly Fiscal Report (attached)
MISD Head Start credit card information is reviewed monthly by the Board in the List of
Bills
Program enrollment reports, including attendance reports for children whose care is partially
subsidized by another public agency
Monthly reports of meals and snacks provided through Department of Agriculture programs
Program Enrollment: 340
Attendance
Aug
Sept
Oct
Nov
Dec
Jan
Feb
Mar
Apr
May
99.1% 93.4% 95.5% 93.2% 93.0% *90.3%
*January 2014 attendance was 91.9%
*Staff is following up with families to identify reasons for absences and improve attendance
Breakfast: 5479
Lunch: 5721
Snack: 5623
Communication and guidance from the Secretary
ACF-IM-HS-15-01 Real Property Reporting
Financial audit
MISD and the Head Start program have an annual audit prepared at year end in accordance with
the Single Audit Act as required by the Governmental Accounting Standards board. The audit is
complete and no findings were issued. The district received a clean audit.
Annual Self Assessment, including findings related to such assessment
One of the key management responsibilities of all Head Start programs is to conduct a selfassessment of their program effectiveness and progress. The self-assessment process provides an
opportunity of involving parents and the local community in becoming advocates of quality early
childhood services. MISD Head Start conducts the Annual Self-Assessment during the months
of November – February. Results are shared with Policy Council and Board of Trustees in
March.
Community-wide strategic planning and needs assessment (i.e., Community Assessment) of the
Head Start agency, including applicable updates
Each Head Start grantee must conduct a Community Assessment within its service area once
every three years and follow up is done annually. The Community Assessment must include the
collection and analysis of the following information about the grantee’s Early Head Start or Head
Start. MISD Head Start conducts this assessment during the month of February. Results are
shared with the Policy Council and Board of Trustees in March.
Annual Program Information Reports (PIR)
The Office of Head Start Program Information Report (PIR) provides comprehensive data on the
services, staff, children, and families served by Head Start programs nationwide. All grantees
and delegates are required to submit PIR for Head Start programs by August of each year. The
MISD PIR was reviewed on September 3, 2014.
23
INFORMES DE LA MESA DIRECTIVA & EL CONSEJO DE POLÍTICAS
Para el mes de febrero del 2015
Estados financieros mensuales, incluyendo los gastos de la tarjeta de crédito
Información mensual sobre el programa y resúmenes del monitoreo continuo
 Informe Fiscal mensual de Head Start (adjunto)
 Información de tarjeta de crédito de Head Start del Distrito escolar de Midland, es revisada
mensualmente por la Junta Directiva en la Lista de Cuentas
Informes de inscripción del programa, incluyendo informes de asistencia de los niños cuyo
cuidado está parcialmente subvencionado por otra agencia pública
Informes mensuales de las comidas y meriendas proporcionadas a través de programas del
Departamento de Agricultura
Inscripción en el Programa: 340
Asistencia
Aug
Sept
Oct
Nov
Dec
Jan
Feb
Mar
Apr
May
99.1%
93.4%
95.5%
93.2%
93.0%
*90.3%
* La asistencia del mes de enero del 2014 fue de 91.9%
*Staff is following up with families to identify reasons for absences and improve attendance
Desayunos: 5479
Comidas: 5721
Meriendas: 5623
Comunicación y dirección del Secretario
ACF-IM-HS-15-01 Informe de Bienes y Raíces
Auditoría financiera
El Programa de Head Start del Distrito Escolar de Midland tiene una auditoría anual que se prepara al
final del año de acuerdo a la Ley de Auditoría Única así como lo requiere el Comité de Normas de
Contabilidad Gubernamentales. La auditoría ya se llevó a cabo y no se reportó ningún hallazgo. ¡El
distrito recibió una auditoria limpia!
Autoevaluación anual, incluyendo hallazgos relacionados con dicha evaluación
Una de las responsabilidades claves de la directiva de todos los programas de Head Start es llevar a cabo
una autoevaluación de la efectividad del programa y el progreso. El proceso de autoevaluación ofrece la
oportunidad de involucrar a los padres de familia y la comunidad local en convertirse en defensores de
servicios de educación preescolar de calidad. El Programa de Head Start del Distrito escolar de Midland
lleva acabo una Autoevaluación Anual durante los meses de noviembre a febrero. Los resultados se
comparten con el Consejo de Políticas y la Mesa Directiva en el mes marzo.
Planificación estratégica de toda la comunidad y evaluación de necesidades (es decir,
Evaluación de la Comunidad) de la Agencia de Head Start, incluyendo actualizaciones
aplicables
Cada concesionario de Head Start debe realizar una Evaluación de la Comunidad dentro de su área de
servicio una vez cada tres años y el seguimiento se realiza anualmente. La Evaluación de la Comunidad
debe incluir la recopilación y análisis de la siguiente información sobre el Early Head Start y Head Start
del concesionario. MISD Head Start realiza esta evaluación durante el mes de febrero. Los resultados se
comparten con el Consejo de Políticas y la Mesa Directiva en el mes de marzo.
Los informes anuales del programa (PIR)
El Informe de la Oficina del Programa de Head Start (PIR) proporciona datos completos sobre los
servicios, personal, niños y familias atendidas por programas de Head Start en todo el país. Se les requiere
a todos los concesionarios y los delegados a presentar PIR para programas de Head Start en agosto de
cada año. El PIR del Distrito Escolar de Midland fue revisado el 3 de septiembre de 2014.
24
eclkc.ohs.acf.hhs.gov
https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/standards/im/2015/resour_ime_001_012715.html
IM 15-01 Real Property Reporting and Request Requirements
Español
Real Property Reporting and Request Requirements
ACF-IM-HS-15-01
U.S. DEPARTMENT
OF HEALTH AND HUMAN SERVICES
ACF
Administration for Children and Families
1. Log No. ACF-IM-HS-15-01
2. Issuance Date: 01/27/2015
3. Originating Office: Office of Head Start
4. Key Word: SF-429; Real Property; Inventory; Facilities; Reporting
INFORMATION MEMORANDUM
TO: All Head Start and Early Head Start Grantees
SUBJECT: Real Property Reporting and Request Requirements
INFORMATION:
Effective for budget periods beginning on or after Dec. 26, 2014, all grantees, including those with no covered real
property, are instructed to use and submit Standard Form (SF) 429. It includes the following real property reporting
and request forms:
Instructions for 429 [PDF, 111KB]
SF-429-A (General Reporting; includes the cover page) [PDF, 163KB]
SF-429-B (Request to Acquire, Improve, or Furnish; includes the cover page) [PDF, 143KB]
SF-429-C (Disposition or Encumbrance Request; includes the cover page) [PDF, 117KB]
The status of real property purchased, constructed, or subject to major renovations paid for in whole or in part with
federal Head Start funds and real property claimed as match for a Head Start award must be reported annually on
forms SF-429 and SF-429-A. Please carefully read the Instructions for SF-429 provided by the Office of Management
and Budget to ensure that all required forms are complete and accurate. A description of each form follows.
SF-429 Required Forms
25
SF-429 Cover Page must be submitted annually by all grantees and accompany all reports and requests.
It provides recipient (grantee) information and must accompany any submission of forms SF-429-A, SF429-B, or SF-429-C.
Use the Comments section (Item 9) to indicate that there is no real property (as defined above) to
report, identify real property with no change in status, and note parcels with changes. Additional
attachments are required only for previously unreported real property and parcels with changes.
SF-429-A General Reporting must be submitted annually on the same date the grantee's first SF-425 Final
Federal Financial Report for the budget period is due.
A separate sheet is required to provide real property details for each parcel of real property being
reported, including land, buildings, and modular units. Information for every parcel of real property that
is purchased, constructed, or subject to major renovations with Head Start funds as defined in 45 CFR
1309.3 and real property claimed as match for a Head Start award must be included.
The term purchase includes outright purchase, down payment, and the use of Head Start funds
to make mortgage payments (both principal and interest).
A federal interest created by the use of Head Start funds does not end until it is released by the
Administration for Children and Families (ACF). In Item 13, grantees should note the funding period in
which the federal interest began as the "From" date and enter "Until released by ACF" in the "To"
space.
SF-429-B Request to Acquire, Improve, or Furnish must be submitted along with the additional information
required by 45 CFR Part 1309 whenever a grantee is seeking ACF approval to use Head Start funds to engage
in purchase, construction, or major renovation of facilities covered by 45 CFR Part 1309.
Information included in SF-429-B can be cross-referenced in the Part 1309 application.
The appraised value (valuation) required in Item 14f must be provided by an independent real property
appraiser licensed or certified by the state in which the property is located.
26
SF-429-C Disposition or Encumbrance Request must be submitted at closeout and whenever a grantee is
seeking ACF approval to sell, transfer, or encumber property subject to a federal interest, including the
refinancing of existing indebtedness and subordination of a federal interest to the rights of a lender.
SF-429-C implements the requirements for grantees making requests for disposition of real property
previously addressed at 45 CFR §74.32 and 45 CFR §92.31. Interim final U.S. Department of Health
and Human Services grants management regulations address disposition of property at 45 CFR
§75.318.
Item 14a asks grantees to indicate a disposition preference; however, the final decision as to method of
disposition of property subject to a federal interest resides with ACF and will be communicated to the
grantee through written disposition instructions.
An independent real property appraiser licensed or certified by the state in which the property is located
must provide the appraised value required in Item 14e.
Subordination requests are initiated through the use of form SF-429-C. Requests for subordination
should by identified in Item 14i and accompanied by the proposed subordination agreement, which
must meet the terms and conditions noted in 45 CFR §1309.21 and 45 CFR §1309.22.
ACF-IM-HS-12-08 remains in effect and provides a simplified disposition process for older modular
units as defined in the Information Memorandum (IM).
SF-429-C is required whenever real property, subject to a federal interest, is pledged as collateral for a
loan or mortgage. A pledge of collateral includes financing for ongoing purchase, such as a long-term
mortgage, as well as any use of the property as collateral for future borrowing, such as lines of credit or
refinancing of existing debt.
How to Submit Forms:
Head Start and Early Head Start grantees are directed to submit reports in paper form (original and two copies) to
their respective regional grants management officer. A fillable PDF version of form SF-429, attachments, and
instructions a is available on the Early Childhood Learning and Knowledge Center (ECLKC) website. Further updates
will be provided when electronic submission through the GrantSolutions system is available.
Further Guidance:
ACF-IM-HS-12-02 SF-428 Tangible Personal Property Report and SF-429 Real Property Status Report is
superseded insofar as form SF-429 and its attachments are concerned. The Office of Head Start (OHS) will publish
new guidance regarding form SF-428 and its attachments separately.
Please direct any questions to your OHS Regional Office.
/ Ann Linehan /
Ann Linehan
Acting Director
Office of Head Start
See PDF Version of Information Memorandum:
Real Property Reporting and Request Requirements [PDF, 124KB]
Required Viewers:
This is a Historical Document.
27
eclkc.ohs.acf.hhs.gov
https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/Espanol/IMs en
español/2015/resour_ime_001e_020215.html
IM-15-01 Requisitos de los informes acerca de bienes inmuebles
y las solicitudes relativas a ellos
English
Requisitos de los informes acerca de bienes inmuebles y las solicitudes
relativas a ellos
ACF-IM-HS-15-01
U.S. DEPARTMENT
OF HEALTH AND HUMAN SERVICES
ACF
Administration for Children and Families
1. Núm. ACF-IM-HS-15-01
2. Fecha de emisión: 01/27/2015
3. Oficina originaria: Oficina Nacional de Head Start
4. Palabras clave: SF-429; bienes inmuebles; inventario; instalaciones; informes
MEMORÁNDUM DE INFORMACIÓN
A: Todos los concesionarios de Head Start y Early Head Start
TEMA: Requisitos de los informes acerca de bienes inmuebles y las solicitudes relativas a ellos
INFORMACIÓN:
Con vigencia en los periodos presupuestarios que se inicien el 26 de diciembre de 2014 o en fecha posterior, se
instruye a todos los concesionarios, incluidos aquellos que no tienen bienes inmuebles cobijados, a utilizar y
presentar el formulario estándar (SF, por su sigla en inglés) 429, el cual incluye los siguientes formularios para
presentar informes y formular solicitudes acerca de bienes inmuebles (en inglés):
Instructions for SF-429 (Instrucciones para SF-429) [PDF, 111KB]
SF-429-A (Informe general; incluye la portada) [PDF, 163KB]
SF-429-B (Solicitud para adquirir, mejorar o amueblar bienes inmuebles; incluye la portada) [PDF, 143KB]
SF-429-C (Solicitud para enajenar o gravar los bienes inmuebles; incluye la portada) [PDF, 117KB].
Se debe informar anualmente, en los formularios SF-429 y SF-429-A, el estado de los bienes inmuebles cuya
compra, construcción o renovación significativa se haya pagado en su totalidad o parcialmente con fondos federales
de Head Start, y de los bienes inmuebles que se declaran como contrapartida de una subvención de Head Start. Por
favor, lea detenidamente las instrucciones del formulario SF-429
provistas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto
28
(OMB) para comprobar que completó con exactitud todos los formularios requeridos. A continuación se describe
cada formulario:
SF-429: Formularios requeridos
SF-429, Portada: todos los concesionarios deben presentarlo anualmente, junto con todos los informes y las
solicitudes.
Contiene la información sobre el beneficiario (el concesionario) y debe presentarse junto con los
formularios SF-429-A, SF-429-B o SF-429-C.
Utilice la sección de comentarios (artículo 9) para indicar que no hay bienes inmuebles (según se
definen más arriba) sobre los cuales sea preciso informar; para identificar los bienes inmuebles que no
hayan cambiado de estado y para informar sobre las parcelas que hayan experimentado algún cambio.
Se requieren anexos adicionales únicamente en los casos en que no se hayan presentado antes
informes sobre los bienes inmuebles, o las parcelas hayan sufrido cambios.
SF-429-A, Informe general: el concesionario debe presentarlo anualmente, en la misma fecha en que debe
presentar el primer informe financiero definitivo sobre fondos federales SF-425 correspondiente al periodo
presupuestario respectivo.
Se requiere una hoja aparte para proveer los detalles de cada parcela, que incluirán los terrenos,
edificios y unidades modulares. Información sobre cada parcela cuya compra, construcción o
renovación significativa se realice utilizando los fondos de Head Start, según se definen en 45 CFR
1309.3 y los bienes inmuebles que se declaren como contrapartida de una subvención de Head Start.
El término compra incluye la compra directa, la cuota inicial y el uso de fondos de Head Start
para hacer pagos de la hipoteca (capital e intereses).
Los derechos federales sobre la propiedad creados por el uso de fondos de Head Start no terminan
hasta que la Administración para Niños y Familias (ACF) los ceda. Frente a la palabra "From" (A partir
de) que aparece en el artículo 13, los concesionarios deben escribir el periodo de financiamiento en el
cual el gobierno federal comenzó a tener derechos sobre la propiedad, y frente a la palabra "To" deben
escribir "Hasta que ACF ceda los derechos".
SF-429-B, Solicitud para adquirir, mejorar o amueblar: se debe presentar junto con la información
adicional exigida por 45 CFR Parte 1309 siempre que el concesionario solicite la aprobación de la ACF para
utilizar fondos de Head Start para la compra, construcción o renovación significativa de las instalaciones a la
que se refiere 45 CFR Parte 1309.
En la solicitud a la que se refiere la Parte 1309 de 45 CFR se puede hacer referencia a la información
incluida en el formulario SF-429-B.
El valor calculado (avalúo) requerido en el artículo 14f debe ser proporcionado por un perito tasador de
bienes inmuebles independiente que tenga licencia o esté certificado por el estado en que se
encuentra la propiedad.
SF-429-C, Solicitud para enajenar o gravar los bienes inmuebles: deberá presentarse en la liquidación y
siempre que un concesionario esté buscando la aprobación de ACF para vender, traspasar o gravar los
bienes en los cuales tenga derechos el gobierno federal, lo cual comprende la refinanciación de deudas
existentes y la subordinación de los derechos del gobierno federal a los derechos de un prestamista.
29
SF-429-C implementa los requisitos para los concesionarios que formulen solicitudes relativas a la
enajenación de bienes inmuebles a los que se hayan referido antes las secciones 45 CFR §74.32 y 45
CFR §92.31. La versión final de los reglamentos provisionales del Departamento de Salud y Servicios
Humanos sobre administración de subvenciones aborda la enajenación de bienes inmuebles en la
sección 45 CFR §75.318.
En el artículo 14a se le pide al concesionario que indique una preferencia en lo que atañe a la
enajenación; sin embargo, la decisión definitiva sobre el método de enajenación de propiedades en la
cuales tenga derechos el gobierno federal corresponde a ACF, quien se la comunicará al
concesionario mediante instrucciones escritas de enajenación.
Un perito tasador de bienes inmuebles independiente que tenga licencia o esté certificado por el
estado en que se encuentra la propiedad debe proporcionar el avlúo que requiere el artículo 14e.
Las solicitudes de subordinación se inician utilizando el formulario SF-429-C. Estas solicitudes se
deben identificar en el artículo 14i y deben estar acompañadas del contrato de subordinación
propuesto, el cual debe cumplir los términos y las condiciones descritos en 45 CFR §1309.21 y 45
CFR §1309.22.
El Memorándum de Información ACF-IM-HS-12-08 permanece en vigencia y establece un proceso
simplificado para la enajenación de las unidades modulares más antiguas que se define en él.
El formulario SF-429-C se exige siempre que los bienes inmuebles en los cuales tenga derechos el
gobierno federal se comprometan como garantía de un préstamo o una hipoteca. La constitución de
bienes en garantía incluye el financiamiento para la compra en curso, como una hipoteca a largo plazo,
y cualquier uso de la propiedad como garantía para préstamos futuros, tales como líneas de crédito o
refinanciación de la deuda existente.
Cómo presentar los formularios:
Se instruye a los concesionarios de Head Start y Early Head Start a presentarle los informes en papel (original y dos
copias) al funcionario regional de gestión de las subvenciones que les corresponda. En el sitio virtual del Centro
sobre el Aprendizaje y Conocimiento en la Primera Infancia (ECLKC) encontrarán una versión del formulario SF-429
en PDF que se puede llenar por medios electrónicos, con anexos e instrucciones (en inglés) fillable PDF version of
form SF-429, attachments, and instructions Habrá versiones más actualizadas cuando se puedan presentar
formularios electrónicos mediante el sistema GrantSolutions.
Más orientación:
El Memorándum de Información ACF-IM-HS-12-02 Informe de propiedad personal tangible SF-428; y el Informe del
estado de propiedad real SF-429 son reemplazados por el formulario SF-429 en lo que se refiere al éste y sus
anexos.
La Oficina Nacional de Head Start (OHS) publicará nuevas directrices sobre el formulario SF-428 y sus anexos por
separado.
Le rogamos que dirija cualquier pregunta a su Oficina Regional de OHS.
/ Ann Linehan /
Ann Linehan
Directora en funciones
Oficina Nacional de Head Start
Descargo de responsabilidad sobre las traducciones al español
30
Como cortesía hacia nuestros lectores hispanohablantes, se han hecho todas las gestiones posibles para proveer
una traducción fiel y de alta calidad de este documento. Si surgiera alguna pregunta sobre la precisión del mismo, el
texto en inglés tiene carácter oficial y cualquier diferencia en la traducción no es vinculante ni tiene efecto legal.
Required Viewers:
This is a Historical Document.
31
PROGRAM INFORMATION ONGOING MONITORING SUMMARY
February 23, 2015
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Program Design and Management
Updates to the Community Assessment are complete and in translation
Head Start Director, Coordinators and Family Support Liaisons will finish staffing this month
with every Head Start classroom teacher
Attended training at the Head Start Regional Office and Training/Technical Assistance Network
Preparing for 5 Year Grant Process
o 5 Monitoring Events in the first 3 years; Environmental Health and Safety in Year 1
o 5 year Program Goals with objectives that can be measured
Safety issue has been reported to Head Start Regional Office (Dallas) and Office of Head Start
(Washington DC)
Education
Cluster Meetings continue for all teachers supporting grade level collaboration, training, and
planning
New teachers attend monthly trainings for information and support from Mrs. Franco
Teachers are conducting MOY (Middle of the Year) Testing
Attended training with the Head Start Regional Office and Training and Technical Assistance
Network
•
•
News from the Schools
Bonham studied winter animals.
Burnet learned about Martin Luther King, made oatmeal, built a zoo out of blocks.
Bush read The Mitten and enjoyed fun activities with the animals in that story. They also read
Chicken Soup with Rice and made Chicken Soup.
Crockett went on a field trip to Petsmart and studied nutrition and animals.
DeZavala held its second parent gathering for enrichment activities. Teachers shared 2nd
semester goals and shared activities with parents in math and literacy. Children are working on
last names, shapes, patterns, and counting to 30.
Emerson learned all about zoo and artic animals
Greathouse enjoyed some fun science activities in January like eating “dirt and worms” and
putting an egg in vinegar
Henderson went on a field trip to the Museum of the Southwest
Houston learned about animals and their care
Jones went on a field trip to the Museum of the Southwest and had Bear Day.
Lamar got to play in the snow, made glitter play dough, and had a six weeks awards ceremony.
Long studied about animals on the farm and in the zoo.
Milam had a fun New Year Parade where students made hats and noisemakers and walked
through the campus wishing friends a “Happy and Prosperous New Year”!
Rusk made a “Zoo Café” with menus, cooking supplies, pretend food, and dress up clothes.
Students also enjoyed a school wide Literacy Night.
Santa Rita made a “Very Hungry Caterpiller” labeled each day, and learned the life cycle of a
butterfly
South learned all about zoo and forest animals
Travis made “Name Snowmen” and learned all about penguins.
•
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Disabilities
Currently 39 (11.5%) of our 340 Head Start students are being served through special education
3 STATs were held for students with concerns
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32
PROGRAM INFORMATION ONGOING MONITORING SUMMARY
February 23, 2015
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Mental Health
Teachers continue to support children in learning the importance of using words to express wants
and needs with an emphasis on self-regulation skills through Conscious Discipline
Rules and expectations are reviewed daily. Children are becoming more independent and
Kindergarten ready every day
Campus Counselors continue to provide monthly guidance lessons
Health and Nutrition
306 of 339 (90%) of HS students have a physical exam on file; 30 of the physicals on file will
expire by the end of this month.
301 of 339 (89%) of HS students have a dental exam on file; 152 dental exams will expire by the
end of this month. 40% of the students that need dental treatment have received it.
336 of 339 (99%) of HS students are up-to-date on immunizations.
Second growth assessments for all Head Start students have been completed. Health assessment
information will be sent to all HS parents this month.
I continue to contact parents and health providers to get information on those students missing the
required health documentation and assisting parents with making appointments and applying for
Medicaid coverage.
February is Dental Health month. Midland Dentistry4Kids will be going out to all Head Start
classrooms to present a dental health lesson and a dental kit will be sent home with the students.
Family Services
Parent Surveys were send out to our parents for our Self-Assessment. Will be evaluating the
parent surveys/comments for growth and improvement of our program.
Our 2 FSLiasions started. Each Liaison will have 3 schools (Crockett, Bush, South / Henderson,
Rusk and Santa Rita).
Family Support Liaisons are working on the 2nd home visits, children /family staffing and will be
distributing 2015-2016 Head Start Registration Fliers to our elementary schools and community
agencies and businesses.
Update on Parent Opportunities and Workshops for January 2015 :
How to Manage Your Money Better! – Amanda Tremble, IT & Project Manager from
Community National Bank presented the workshop. Ms. Tremble presented a budgeting program
“Money Smart” a program National Head Start has adopted. Our parents enjoyed and learned
new ways to budget and manage their money. Eleven parents attended.
Helping Children Be the Best They Can Be - Kathy Pearson and Sung Sung, MISD Bilingual
Liaison, presented this workshop focused on child guidance. The power point was translated into
Chin and the presentation was in English and Chin. Twenty-seven parents attended.
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Eligibility, Recruitment, Selection, Enrollment and Attendance (ERSEA)
We are at 340 enrollment
We currently have 57 children on our required waitlist for Head Start
Recruitment flyers have been distributed to all campuses in MISD
Annual press release is being reviewed and will be distributed by the end of this month
Collaboration to address attendance monitoring and enforcement has been solidified
33
INFORMACIÓN DEL PROGRAMA Y RESÚMEN DEL MONITOREO CONTINUO
23 de febrero del 2015
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Dirección y Diseño del Programa
Las actualizaciones del Estudio de la Comunidad ya se terminaron y se tradujeron
La Director de Head Start, los Coordinadores y el Personal de Apoyo Familiar terminarán la
dotación del personal este mes con cada maestro de Head Start
Asistencia a la capacitación de la Oficina Regional de Head Start y Capacitación de la Red de
Asistencia Técnica
Preparación para el proceso de la beca de 5 Años
o 5 Eventos de Supervisión en los primeros 3 años; Salud Ambiental y Seguridad en el
primer año
o 5 años de Metas del programa con objetivos que se pueden medir
Un problema de Seguridad se ha reportado a la Oficina Regional de Head Start (Dallas) y a la
Oficina de Head Start (Washington DC)
Educación
Reuniones de Grupo continúan para todas las maestras apoyando la colaboración a nivel de
grado, capacitación y planeación
Las maestras nuevas asisten a cursos de capacitación mensualmente para información y apoyo
con la Señora Franco
Las maestras están realizando las pruebas de MOY (mediados de año)
Asistencia a la capacitación de la Oficina Regional de Head Start y Capacitación de la Red de
Asistencia Técnica
Noticias de las Escuelas
Bonham estudiaron los animales de invierno
Burnet aprendieron sobre Martin Luther King, hicieron avena, construyeron un zoológico con
bloques
Bush leyeron The Mitten y disfrutaron de divertidas actividades con los animales de la historia.
También leyeron Chicken Soup with Rice e hicieron sopa de pollo.
Crockett fueron a una excursión a Petsmart y estudiaron nutrición y animales
DeZavala llevaron a cabo su segunda reunión de padres para actividades de enriquecimiento. Los
maestros compartieron las metas del segundo semestre y compartieron con los padres de familia
actividades de matemáticas y de lectura. Los niños están trabajando en sus apellidos, formas,
patrones, y contar hasta 30.
Emerson aprendieron todo sobre el zoológico y los animales árticos
Greathouse disfrutaron de algunas actividades científicas en enero como comer “tierra y
gusanos” y poner un huevo en vinagre
Henderson fueron a una excursión al Museo del Suroeste
Houston aprendieron sobre los animales y como cuidarlos
Jones fueron a una excursión al Museo del Suroeste y tuvieron a Bear Day
Lamar jugaron con la nieve, hicieron plastilina con diamantina y tuvieron su ceremonia de
entrega de premios de las seis semanas
Long estudiaron sobre los animales de la granja y el zoológico
Milam tuvieron un divertido desfile de Año Nuevo, los estudiantes hicieron sombreros y
matracas y caminaron por la escuela deseándoles a amigos "¡Feliz y Próspero Año Nuevo!"
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Rusk hicieron un “Café Zoológico” con menús, utensilios de cocina, comida ficticia y ropa para
disfrazarse. Los estudiantes también disfrutaron de una Noche de Literatura para toda la escuela.
Santa Rita hicieron una etiqueta cada día acerca de la “Caterpiller muy hambrienta” y
aprendieron el ciclo de vida de una mariposa
South aprendieron todo sobre el zoológico y animales del bosque
Travis hicieron “Nombre de los monos de nieve” y aprendieron todo acerca de los pingüinos
Discapacidades
Actualmente se le da servicio de educación especial a 39 (11.5%) de nuestros 340 estudiantes de
Head Start
3 STATs se llevaron a cabo para los estudiantes con preocupación
Salud Mental
Los maestros continúan apoyando a los niños en el aprendizaje de la importancia de usar palabras
para expresar deseos y necesidades con un énfasis en las habilidades de autorregulación a través
de Disciplina Consciente
Las reglas y expectativas son revisados diariamente. Los niños son cada vez más independiente y
cada día están más listos para el kínder
Los consejeros de las escuelas continúan dando lecciones de guía mensualmente
Salud y Nutrición
306 de 339 (90%) de los estudiantes de HS tienen un examen físico en su expediente; 30 de los
exámenes físicos en los expedientes se vencen al final de este mes.
301 de 339 (89%) de los estudiantes de HS tienen un examen dental en su expediente; 30 de los
exámenes dentales se vencerán al final de este mes. 40% de los estudiantes que necesitaban
tratamiento dental ya lo recibieron.
336 de 339 (99%) de los estudiantes de HS están al día con sus vacunas.
Se han realizado evaluaciones de segundo crecimiento para todos los estudiantes de Head Start.
Información de la evaluación de la Salud será enviada a todos los padres de HS este mes.
Sigo en contacto con los padres y los proveedores de salud para obtener información sobre
aquellos estudiantes que les falta la documentación de salud necesaria y ayudar a los padres con
los nombramientos y la solicitud de cobertura de Medicaid.
Febrero es el Mes de la Salud Dental. Midland Dentistry4Kids va a ir a todos los salones de
Head Start para presentar una lección de la salud dental y un kit dental será enviado a casa con los
estudiantes.
Servicios de Familia
Las encuestas para padres fueron enviadas a nuestros padres para nuestra Auto-evaluación.
Vamos a evaluar las encuestas de los padres / comentarios para el crecimiento y la mejora de
nuestro programa.
Nuestras 2 Personal de Apoyo Familiar ya empezaron a trabajar
El Personal de Apoyo Familiar está trabajando en la segunda visitas a domicilio, los niños y
personal familiar y repartirán los volantes de inscripción de Head Start para el año escolar 20152016 a nuestras escuelas primarias y agencias de la comunidad y las empresas.
Información Actualización sobre Oportunidades para Padres de Talleres para Enero de 2015:
¿Cómo administrar mejor su dinero? - Amanda Tiembla, IT & Project Manager de Community
National Bank presentó el taller. Sra. Tiembla presentó un programa de presupuestos "Money
Smart", un programa nacional de Head Start adoptado. Nuestros padres disfrutaron y aprendieron
nuevas formas de presupuesto y administrar su dinero. Once (11) padres asistieron.
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Ayudar a los niños a Ser lo Mejor que Puedan Ser - Kathy Pearson y Sung Sung, Personal de
Apoyo Bilingüe del Distrito Escolar de Midland, presentaron este taller que se centró en la
orientación infantil. El Power Point se tradujo en Chin y la presentación fue en Inglés y Chin.
Veintisiete (27) Padres de familia padres asistieron.
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Elegibilidad, Reclutamiento, Selección, Inscripción, y Asistencia (ERSEA)
Tenemos 340 estudiantes inscritos
Actualmente tenemos 63 niños en nuestra lista de espera para Head Start
Se han fijado las fechas para los eventos de procesamiento de primavera
Los volantes de reclutamiento son aprobados y cambios menores están siendo traducidos
Cambios en las formas de solicitud son aprobados y están siendo traducidos
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Midland ISD Head Start
Policy Council By Laws
Article I: Name
This Policy Council is established in accordance with 45 CFR 1304.50(a)(1) and Sec.
642(d)(2) of the Head Start Act and shall be known as the MIDLAND INDEPENDENT
SCHOOL DISTRICT HEAD START POLICY COUNCIL (MISD Head Start Policy
Council), hereafter known as Policy Council.
Article II: Purpose and Function
The purpose of this Policy Council is to assist with the direction of the Head Start program,
including program design and operation, and long- and short-term planning goals and
objectives, by taking into account data from the annual community assessment and selfassessment. The general functions of the MISD Head Start Policy Council, are to work in
partnership with key management staff and the governing body and to approve or disapprove
and submit to the governing body decisions about the following:
A. Activities to support the active involvement of parents in supporting program operations,
including policies to ensure that the Head Start agency is responsive to community and
parent needs.
B. Program recruitment, selection, and enrollment priorities.
C. Applications for funding and amendments to applications for funding for Head Start,
including administrative services, prior to the submission of such applications to the
responsible federal official.
D. Budget planning for program expenditures, including policies for reimbursement and
participation in policy council activities.
E. Bylaws for the operation of the policy council.
F. Program personnel policies and decisions regarding the employment of program staff,
consistent with paragraph (1)(E)(iv)(IX), including standards of conduct for program
staff, contractors, and volunteers and criteria for the employment and dismissal of
program staff.
G. Developing procedures for how members of the policy council of the Head Start agency
will be elected.
H. Recommendations on the selection of delegate agencies and the service areas for such
agencies.
Article III: Membership
Section 1 – Definition of Members
A. A minimum of 51% of the Policy Council members shall be parents of children
currently enrolled in HS.
1. Current parents are defined as a primary, foster, or legal caregiver having at least
one child enrolled in the Head Start program.
2. One (1) Policy Council member will be elected from each site [45 CFR
1304.50(b)(7)].
Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014
37
Page 1
B. The remainder of the members shall be Community Representatives [45 CFR
C.
D.
E.
F.
1304.50(b)(2)]. Recommendations will be made for selecting the community
representatives by the governing board, and Policy Council must consider them. The
number of community representatives shall not exceed 4 persons.
Representatives from the community shall be familiar with resources assisting lowincome families, and may include parents of formerly enrolled children [45 CFR
1304.50(b)(3)].
One (1) Policy Council alternate from each campus will also be selected, and approved
by the Parent Center Committee also known as Parent Engagement Activities (PEAs)
committee.
The Governing Body will develop and/or approve procedures for how Policy Council
member are selected.
The Governing Board President will assign a member of the Governing Board to serve
as a liaison to the Policy Council.
Parents of children formerly enrolled in the program who do not currently have
children in the program are eligible to serve on the Policy Council as elected
community representatives following procedures previously stated.
Section 2 – Selection of Members
A. The election of these members will take place at the first meeting in September or as
early in the program year as possible. Parents will receive Policy Council information
during Head Start registration meetings and the enrollment process. In addition, followup information will be distributed throughout the summer.
B. Elected voting members will represent their campus parent committee. All parents of
currently enrolled children are members of their Parent Center Committee or PEAS
committee. In the event that nominations are needed to fill an opening, the Parent
Center Committee or Parent Engagement Activities (PEAs) committee will fill that
opening by a majority vote.
Section 3 – Term Limits
A. Parent members and Community Representatives shall be elected for a term of one (1)
year. No member may serve more than three (3) one year terms (includes community
representatives and alternates). [45 CFR 1304.50(b)(4)&(5)]
B. All members must stand for re-election annually, if they qualify.
C. All members will remain on the membership of the Policy Council until the new
members are elected.
Section 4 – Ineligibility
A. Persons who are members of the HS staff or members of the immediate family of any
HS staff are not eligible to be voting members or officers of the Policy Council, even if
they are parents of children currently in the program. This shall not apply, however, to
parents who volunteer occasionally in the classroom.
B. Persons that have been terminated from Policy Council during a previous term are not
eligible for membership.
38
Page 2
Section 5 – Voting Rights
A. Members
1. There must be a quorum of 33% present in person or by proxy for action to be passed.
2. Voting members are encouraged to attend all meetings or send the alternate from the
campus they represent.
B. Alternates – In the event that a voting member (from the same site) is absent, the alternate
may vote in their place.
C. Proxy votes
1. A proxy vote is considered the last option for Policy Council participation in the
event the alternate is not available but exists so that necessary program operations are
not delayed.
2. Proxy votes may be received by e-mail, text, or letter, provided they are dated and
received before the start of the meeting.
D. Exclusions
1. Employees of MISD may not vote.
2. Visitors may not vote.
3. Governing Board liaison may not vote.
4. Alternate may vote only in the absence of their campus member
Section 6 – Resignation of Members
A. Members shall submit resignations, in writing, to the Policy Council President or Head
Start Director immediately.
B. In the event of the President’s resignation, a letter or e-mail shall be sent to the Head
Start Director to forward to the Policy Council.
Section 7 – Termination of Membership
A. Any member who accumulates three (3) unexcused absences during one term shall be
removed. The member will receive a written notice following the 3rd unexcused absence.
B. Any member may be removed from Policy Council membership, by a majority vote, for
inappropriate conduct defined as:
1. Noncompliance with the Code of Conduct ( See Appendix A)
2. Unprofessional behavior during a meeting.
3. Verbal or physical threats to anyone at a meeting.
4. Disrespectful and/or prejudicial remarks/gestures offensive to parents, Policy Council
members or agency staff.
C. Any person may be removed from the meeting for the above conduct.
Section 8 – Vacancy
A. Any parent member who resigns, is dropped, or is terminated from the Policy Council
must be replaced by the Parent Center Committee or PEAs Committee as soon as possible.
B. If no alternate is available the Parent Center Committee or PEAs Committee will be
responsible for electing a new voting member.
C. Vacancies for Community Representatives will be filled following the process outlined in
Article III, Section 1.B.
39
Page 3
D. After Spring Break if no alternate is available to replace the member the vacancy will not
be filled.
Section 9 – Conflict of Interest: 642(c)(2)(C)
Members shall not have a conflict of interest with the HS agency, or receive compensation
for serving on Policy Council or for providing services to the agency. Any member may
declare a conflict of interest in a particular issue and shall leave the meeting room until
discussion and voting on the matter is concluded. Such a member shall not be counted as
having voted. The minutes shall note that a particular member has declared a conflict of
interest and left. The minutes shall also record the time the member left the meeting and
when the member returned to the meeting.
Article IV: Officers
Section 1 – Definition of Officers
The officers of the Council shall be President, Vice-President, and Secretary each of whom
shall be elected from the membership of the Policy Council. Officers must be parents of
currently enrolled children.
Section 2 – Election and Term of Office
A. The officers shall be elected annually by a majority vote at the first meeting of the
membership of the Policy Council and serve a one (1) year term (September to August).
Officers can be elected for a maximum of three (3) years if they are elected to the Policy
Council by the Parent Center Committee or PEAs Committee and have a child currently
enrolled in the program.
B. If an officer resigns or is removed or terminated from their office, an election will be held
at the Policy Council meeting after the official announcement or removal process is voted
on.
Section 3 – Removal from Office
Any officer elected by the Policy Council may be removed at any time during a special
meeting by a majority vote. A meeting must be called for this purpose only, and there must
be a quorum for an officer to be removed.
Section 4 – Duties of the President:
A. The President shall be the principal executive officer of the Policy Council and:
1. Shall open, preside at, and close all meetings
2. Uses parliamentary procedure & understands the By-laws of the council
3. Leads discussions & explains each motion before a vote is taken
4. Appoints committees to carry out specific assignments, when necessary
5. Calls special meetings as necessary
6. Refers parent program grievances to the parent grievance procedure and notifies the
director
40
Page 4
7. Addresses Policy Council grievances by obtaining a written grievance, notifying the
director, who will notify the Governing Board, gathering information, and attempting
resolution. If the issue is not resolved, the matter will be presented to the Policy
Council, and their decision will be given to the Governing Board and Regional
Office.
B. Shall generally be in charge of all Policy Council activities, within the context of Head
Start Performance Standards, HS Act and Policy Council roles and responsibilities.
C. Shall prepare the meeting agenda in collaboration with the Director and other Policy
Council officers.
Section 5 – Duties of the Vice-President
A. The Vice-President shall assist the President in leading discussions during the Policy
Council meetings.
B. In the absence of the President, the Vice-President shall have all the powers of the
President.
C. Performs other duties as assigned by the President.
D. The Vice-President shall fill the office of President if the President resigns or otherwise
leaves the office
Section 6 – Duties of the Secretary
A. The Secretary shall keep the minutes of all Policy Council meetings, and then submit a
copy to the Head Start Director.
B. Verifies majority upon each vote.
C. Performs other duties as assigned by the President.
Article V: Committees
Section 1 – Special Committees
A. The Policy Council, in collaboration with the program director, shall have the right to set
up committees to work on any special or on-going issues or projects.
B. Committees may be established based upon current issues and program policies and
procedures, on-going needs and assessment, or at the discretion of the Policy Council
President and/or Governing Board, in collaboration with the program director.
C. Parents or other interested persons not on the Policy Council may be appointed to work on
such committees at the discretion of the Policy Council President, in collaboration with
the program director.
D. Information discussed within committees will be presented to the entire Policy Council for
voting.
Article VI: Meetings
Section 1 – Regular Meetings
A. Regular meetings of the Council shall be any Monday of the month during the school
year at 11:30 AM
41
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B. Meetings will be audio or video recorded in order to create detailed written minutes of
the entire meeting.
Section 2 – Open Meetings
The public may attend all open meetings of the Policy Council. Visitors may speak
according to the agenda and will not have voting rights.
Section 3 – Executive Sessions
A. Policy Council may discuss items in executive session, such as:
1. Personnel matters for nonelected personnel
2. Consultation with an attorney for the agency, which would be deemed
privileged in attorney-client relationship
3. Confidential data relating to financial affairs
4. Matters relating to the security of Policy Council, the MISD School
Board, and the school district
B. Policy Council action on any item discussed in executive session must be
taken in public session.
Section 4 – Special Meetings
The President, when appropriate, shall call special meetings of the membership of the Policy
Council, for any purpose, at the recommendation of Policy Council representatives or
agency management staff.
Section 5 – Location and Scheduling of Meetings
Meetings of the Policy Council may be held at any place within MISD Head Start’s
federally funded service area.
Section 6 – Notice of Meeting
A. At a minimum, notice of regular meetings will be included in agency newsletters and on
the agency webpage: www.midlandisd.net
B. Policy Council members will be given a packet of documents in English and Spanish to
read no later than three (3) days prior to the meeting.
C. Meeting documents will be posted no later than three (3) days prior to the meeting.
Section 7 – Decisions of the Policy Council
A. When matters are presented to the Council, a majority vote shall rule.
B. Decisions of the Policy Council shall be submitted to the agency
Governing Board (MISD School Board), for approval as needed.
C. Voting Method:
1. Policy Council shall make decisions by way of motions. No motion may be acted
upon until it has been seconded by a voting member.
2. The vote on all motions shall be taken by a show of hands.
3. Following each vote, the president shall announce the motion carried or failed.
42
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4. The minutes shall indicate whether a motion passed or failed. Each representative
shall have the privilege of explaining any vote.
5. Any abstaining vote shall be counted as a “no” vote.
Section 8 – Conduct of the Meeting
A. Robert’s Rules of Order shall govern the Policy Council in all cases where they are
applicable and are not inconsistent with 45 CFR 1304.50(a)(1)-1304.50(h) and HS Act
[see Appendix B, page 15]
B. The President may decide to use the aforementioned procedures or a procedure with
which they are more comfortable. The President must present their procedure to the
Council and have it approved before they can replace Robert’s Rules of Order.
Section 9 – Public Comments
Citizens can express their thoughts at a Policy Council meeting:
A. There is a specific section of the agenda permitting people to address the Council. This
is the best time to speak about something that does not appear on the agenda.
B. Persons must sign up before the meeting in order to speak. See Article VI, Section 2
C. Comments are limited to three (3) minutes.
Section 5. Public Forum
A. The Policy Council shall allot 15 minutes to hear persons who desire to make comments
to the Policy Council. Persons who wish to participate in this portion of the meeting shall
sign up at the registration table before the meeting begins and shall indicate the topic
about which they wish to speak.
B. No presentation shall exceed three (3) minutes. The Vice-President will keep the time. If
translation is needed, the time allotted will increase to six (6) minutes.
C. Specific factual information or recitation of existing policy may be furnished in response
to inquiries, but the Policy Council shall not deliberate or decide regarding any subject
that is not included on the agenda posted with notice of the meeting.
Section 10 – Open Meetings Act
Policy Council meetings are subject to the Open Meetings Act.
Article VII: Amendments
A. By-laws must be reviewed annually.
B. Policy Council members may make recommendations for changes to these by-laws
by sending recommendations for changes in writing to the Policy Council
President and Head Start Director two weeks prior to a meeting.
C. Amendments must be in compliance with Head Start Performance
Standards, the Head Start Act, and program policies and procedures.
43
Page 7
Midland Independent School District Head Start
Estatutos del Consejo de Políticas
Artículo I: Nombre
Este Consejo de Políticas está establecido de acuerdo con 45 CFR 1304.50(a)(1) y Sec.
642(d) (2) de la Ley de Head Start y será conocido como el CONSEJO DE POLÍTICAS
DE HEAD START DE MIDLAND INDEPENDENT SCHOOL DISTRICT (Consejo de
Políticas de Head Start de MISD), de aquí en adelante conocido como el Consejo de
Políticas.
Artículo II: Propósito y Función
El propósito de este Consejo de Políticas es ayudar con la dirección del programa de
Head Start, incluyendo el diseño y operación del programa, y la planificación de metas y
objetivos de largo y corto termino, teniendo en cuenta datos de la evaluación anual de la
comunidad y la autoevaluación.
Las funciones generales del Consejo de Política de MISD Head Start, son para trabajar en
colaboración con el personal clave y el cuerpo directivo y para aprobar o desaprobar y
someter decisiones sobre lo siguiente:
A. Actividades para apoyar la participación activa de los padres en el apoyo a las
operaciones del programa, incluyendo políticas para asegurarse de que la agencia
de Head Start es sensible a las necesidades de la comunidad y los padres.
B. Prioridades de reclutamiento, selección e inscripción del programa.
C. Solicitudes de financiación y enmiendas a las solicitudes de financiación para
Head Start, incluyendo servicios administrativos, antes de presentar este tipo de
aplicaciones al oficial federal responsable.
D. Planificación de un presupuesto para los gasto del programa, incluyendo las
políticas de reembolso y la participación en las actividades del consejo de política.
E. Estatuto para la operación del consejo de política.
F. Las políticas de personal del programa y las decisiones sobre el empleo del
personal del programa, consistente con el párrafo (1)(E)(iv)(IX), incluyendo los
estándares de conducta para el personal del programa, contratistas y voluntarios y
criterios para el empleo y despido de personal del programa.
G. El desarrollo de los procedimientos de cómo se elegirán los miembros del consejo
de política de la agencia de Head Start.
H. Recomendaciones sobre la selección de agencias de delegados y las áreas de
servicio de tales agencias.
Artículo III: Membresía
Sección 1 – Definición de Miembros
A. Un mínimo de 51% de los miembros serán padres de niños actualmente inscritos
en HS.
44
Page 1
B.
C.
D.
E.
F.
1. Los padres actuales se definen como un cuidador primario, adoptivo o legal
que tienen por al menos un hijo inscrito en el programa Head Start.
2. Un (1) miembro de Consejo de Políticas será elegido de cada sitio [45 CFR
1304.50(b)(7)].
El resto de los miembros serán Representantes de la Comunidad [45 CFR 1304.50
(b)(2)]. Recomendaciones para Representantes de la Comunidad serán hechas por
consejo administrativo y consideradas por el Consejo de Políticas en la primera
reunión del año. El número de representantes de la comunidad no excederá de 4
personas. Representantes de la comunidad deberán estar familiarizados con los
recursos de asistencia a familias de bajos ingresos y pueden incluir a los padres de
los niños inscritos anteriormente [45 CFR 1304.50(b)(3)].
Un (1) suplente del Consejo de Políticas de cada escuela también será elegido, y
aprobado por el Comité de Padres del Centro también conocido como Comité de
Actividades con Participación de Padres (PEAs).
El Cuerpo Directivo desarrollará y/o aprobará procedimientos para cómo serán
seleccionados miembros del Consejo de Políticas.
El Presidente del Consejo de Gobierno asignará un miembro del Consejo de
Gobierno para servir como enlace para el Consejo de Políticas.
Padres de niños anteriormente inscritos en el programa pero que actualmente no
tienen niños en el programa, son elegibles para servir en el Consejo de Políticas
como elegidos representantes de la comunidad siguiendo los procedimientos
mencionados anteriormente
Sección 2 – Selección de Miembros
A. La elección de miembros tomará lugar durante la primera reunión en septiembre o
tan temprano en el año del programa como sea posible. Los padres recibirán
información sobre el Consejo de Políticas durante las reuniones de inscripción de
Head Start y del proceso de inscripción. Además, se distribuirá información de
seguimiento durante el verano.
B. Miembros votantes elegidos representarán el comité de padres de su escuela.
Todos los padres de niños actualmente inscritos son miembros de su Comité del
Centro de Padres o comité (PEAs). En caso de que se necesiten nominaciones
para llenar una vacante, el Comité de Padres del Centro también conocido como el
Comité de Actividades con Participación de Padres (PEAs) llenará la vacante con
mayoría de voto.
Sección 3 – Límites de Termino
A. Miembros Padres y Representantes de la Comunidad serán elegidos por un término
de un (1) año. Ningún miembro servirá más de tres (3) términos de un año
(incluyendo representantes de la comunidad y suplentes). [45 CFR
1304.50(b)(4)&(5)]
45
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B. Todos los miembros deben presentarse para la reelección anualmente, si ellos
califican.
C. Todos los miembros permanecerán en calidad de miembro del Consejo de
Políticas hasta que los nuevos miembros sean elegidos.
Sección 4 – Inelegibilidad
A. Las personas que son miembros del personal de HS o miembros de la familia
inmediata de cualquier personal de HS no son elegibles para ser miembros con
derecho a voto u oficiales del Consejo de Políticas, incluso si son padres de niños
actualmente en el programa. Esto no se aplicará, sin embargo, a los padres que en
ocasiones sirven como voluntarios en el salón de clases.
B. Las personas que han sido despedidas del Consejo de Políticas durante el anterior
término no son elegibles para la membresía.
Sección 5 – Derecho de Votación
A. Miembros
1. Tiene que haber un quórum de 33% presente en persona o por representación
para que pase la acción.
2. Los miembros votantes son animados a asistir a todas las reuniones o enviar un
suplente de la escuela que representan.
B. Suplentes – En caso de que un miembro con voto (desde el mismo sitio) está
ausente, el suplente podrá votar en su lugar.
C. Votos por Representante
1. Un voto por representante es considerado la última opción para participación
en el Consejo de Políticas en caso que no esté disponible el suplente pero
existe para que operaciones necesarias del programa no sean retrasadas.
2. Votos por representante pueden ser recibidas por correo electrónico, texto o
carta, siempre que tenga la fecha y sea recibido antes de que comience la
reunión.
D. Exclusiones
1. Empleados de MISD no pueden votar.
2. Visitantes no pueden votar.
3. El representante de la mesa directiva no puede votar.
4. Suplentes pueden votar solo en la ausencia del miembro de su escuela.
Sección 6 – Renuncia de Miembros
A. Los miembros deberán presentar renuncias, por escrito, al Presidente del Consejo
de Políticas o al Director de Head Start inmediatamente.
B. En el caso de que renuncie el Presidente, una carta o correo electrónico se enviará
al Director de Head Start para enviarla al Consejo de Políticas.
46
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Sección 7 – Terminación de Membresía
A. Cualquier miembro que acumula tres (3) ausencias injustificadas durante un
término, será retirado. El miembro recibirá una notificación por escrito después de
la tercera ausencia injustificada.
B. A cualquier miembro se le puede retirar la membresía del Consejo de Políticas,
por mayoría de votos, por conducta inapropiada, definido como:
1. Incumplimiento con el Código de Conducta ( Vea Apéndice A)
2. Comportamiento poco profesional durante una reunión.
3. Amenazas verbales o físicas a cualquier persona en una reunión.
4. Comentarios/gestos irrespetuosos y/o perjudiciales ofensivos a padres,
miembros de Consejo de Políticas o personal de la agencia.
Cualquier persona podrá ser retirada de la reunión por la susodicha conducta.
Sección 8 -Vacante
A. Cualquier miembro que es padre con derecho a voto que renuncia, es sacado, o es
despedido del Consejo de Políticas debe ser sustituido por el Comité del Centro de
Padres o Comité PEAs cuanto antes.
B. Si no se dispone de ningún suplente del Comité del Centro de Padres o Comité de
PEAs será responsable de elegir a un nuevo miembro votante.
C. Vacantes para Representantes de la Comunidad serán llenadas siguiendo el proceso
descrito en el Artículo III, Sección 1. B.
D. Después de las vacaciones de primavera si no hay suplente disponible para
reemplazar al miembro, la vacante no se llenará.
Sección 9 – Conflicto de Interés 642(c)(2)(C)
Los miembros no deberán tener un conflicto de intereses con la Agencia HS, ni recibir
compensación para servir en el Consejo de Políticas o por prestar servicios a la
agencia. Cualquier miembro puede declarar un conflicto de interés en un tema en
particular y debe dejar la sala de reuniones hasta que la discusión y votación sobre el
asunto ha concluido. Este miembro no será contado como haber votado. En el Acta se
notará que un miembro en particular ha declarado un conflicto de intereses y dejó la
sala. El Acta también registrará la hora que el miembro dejó la reunión y cuando el
miembro regresó a la reunión.
Artículo IV: Oficiales
Sección 1 – Definición de Oficiales:
Los oficiales del Consejo serán Presidente, Vicepresidente y Secretario cada uno de
los cuales será elegido de los miembros del Consejo de Políticas. Oficiales deben ser
los padres de niños actualmente inscritos.
47
Page 4
Sección 2 – Elección y Término de Oficial
A. Los oficiales serán elegidos anualmente por mayoría de votos en la primera reunión
de los miembros del Consejo de Políticas y servir durante un período de un 1 año
(de septiembre a agosto). Los oficiales pueden ser elegidos para un máximo de tres
(3) años si son elegidos para el Consejo de Políticas por el Comité del Centro de
Padres o Comité de PEAs y tienen un niño actualmente inscrito en el programa.
B. Si un oficial renuncia o es sacado o terminado de su cargo, se llevará a cabo una
elección en la reunión del Consejo de Políticas tras el anuncio oficial o se ha
votado en el proceso de eliminación.
Sección 3 – Destitución del cargo (oficina)
Cualquier oficial elegido por el Consejo de Políticas puede ser sacado en cualquier
momento durante una sesión especial por el voto de mayoría. Una reunión debe ser
llamada para este propósito solamente, y debe haber un quórum para destituir a un
oficial.
Sección 4 – Deberes del Presidente
A. El Presidente será el oficial ejecutivo principal del Consejo de Políticas y
1. Deberá abrir, presidir y cerrar todas las reuniones
2. Utiliza el procedimiento parlamentario & entiende los Estatutos del
consejo
3. Conduce discusiones & explica cada moción antes de una votación
4. Designa comités para llevar a cabo asignaciones específicas, cuando
necesario
5. Llama reuniones especiales cuando es necesario.
6. Remite quejas del programa*por parte de los padres al proceso de quejas de
padres y notifica al director.
7. Aborda las quejas del Consejo de Políticas obteniendo una queja por escrito,
notificando al director, quien notificará a la Junta de Gobierno, recopilando
información e intento de resolución. Si el problema no se resuelve, el asunto se
presentará ante el Consejo de Políticas, y su decisión se dará a la Junta de
Gobierno y la Oficina Regional.
B. Generalmente tendrá a su cargo todas las actividades del Consejo de Políticas, en el
marco de los Estándares de desempeño de Head Start, los roles y responsabilidades
del Consejo de Políticas y Ley de HS.
C. Preparará la agenda de la reunión en colaboración con el Director y otros oficiales
del Consejo de Políticas.
Sección 5– Deberes del Vicepresidente:
A. El Vicepresidente asistirá al Presidente a conducir discusiones durante las
reuniones del Consejo de Políticas.
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B. En la ausencia del Presidente, el Vicepresidente tendrá todos los poderes del
Presidente.
C. Desempeña otros deberes designados por el Presidente.
D. El Vicepresidente ocupará el cargo de Presidente si el Presidente renuncia o de
otra forma deja su cargo.
Sección 7 – Deberes del Secretario
A. El Secretario deberá mantener las actas de todas las reuniones del Consejo de
Políticas y luego remitir una copia al Director de Head Start.
B. Verifica la mayoría sobre cada voto.
C. Desempeña otros deberes designados por el Presidente.
Artículo V: Comités
Sección 1 – Comités Especiales
A. El Consejo de Políticas, en colaboración con el director del programa, tendrá el
derecho a establecer comités para trabajar en asuntos en marcha o proyectos
especiales.
B. Se establecerán comités basados sobre temas actuales y políticas del programa y
procedimientos, necesidades en marcha y evaluación, o a la discreción del
Presidente del Consejo de Políticas y/o Junta de Gobierno, en colaboración con el
director del programa.
C. Los padres u otras personas interesadas y que no están en el Consejo de Políticas
pueden ser designados para trabajar en estos comités a discreción del Presidente
del Consejo de Políticas, en colaboración con el director del programa.
D. Información que se discute dentro de los comités se presentará a todo el Consejo
de Políticas para votación.
Artículo VI: Reuniones
Sección 1 – Reuniones Regulares
A. Reuniones regulares del Consejo serán cualquier lunes del mes durante el año
escolar a las 11:30 AM.
B. Las reuniones serán audio o video grabadas con el fin de crear resúmenes detallados para
ser compartidos en las reuniones de PEAs.
Sección 2 – Reuniones Abiertas
El público puede asistir a todas las reuniones abiertas del Consejo de Políticas.
Visitantes pueden hablar de acuerdo a la agenda y no tendrán derecho a voto.
Sección 3 – Sesiones Ejecutivas
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A. El Consejo de Políticas puede discutir temas en sesión ejecutiva, tales como:
1. Cuestiones del personal para personal no elegidos
2. Consulta con un abogado de la agencia, que podría considerarse privilegiada en
relación de abogado a cliente
3. Datos confidenciales relacionados con asuntos financieros
4. Asuntos relacionados con la seguridad del Consejo de Políticas, la Junta
Directiva de MISD y el distrito escolar
B. La acción del Consejo de Políticas en cualquier tema discutido en una sesión
ejecutiva se debe tomar en una sesión pública.
Sección 4 – Reuniones Especiales
El presidente, cuando apropiado, debe llamar reuniones especiales de la membresía
del Consejo de Políticas, por cualquier propósito, en la recomendación de
representantes del Consejo de Políticas o personal de la dirección de la agencia.
Sección 5 – Ubicación y Programación de Reuniones
Reuniones del Consejo de Políticas pueden realizarse en cualquier lugar dentro del
área de servicio financiado con fondos federales de MISD HS.
Sección 6 – Aviso de las Reuniones
A. Como mínimo, aviso de reuniones regulares serán incluido en los boletines de la
agencia y en la página web de la agencia: www.midlandisd.net
B. A los miembros del Consejo de Políticas se les dará un paquete de documentos en
inglés y español para leer a más tardar 3 días antes de la reunión.
C. Los documentos de la reunión se publicarán a más tardar tres (3) días antes de la reunión.
Sección 7 – Decisiones del Consejo de Políticas
A. Cuando asuntos se presentan al Consejo, gobernará un voto mayoritario.
B. Las decisiones del Consejo de Políticas serán presentadas a la Junta Directiva de la
agencia (Junta Directiva de MISD), para su aprobación, según sea necesario.
C. Método de Votación:
1. El Consejo de Política tomará decisiones por medio de mociones. Ninguna
acción se tomará sobre una moción hasta que haya sido apoyada por un miembro
con voto.
2. El voto para todas las mociones será tomada por mano alzada.
3. Después de cada votación, el Presidente proclamará la moción aprobada o no.
4. El Acta deberá indicar si una moción es aprobada o no. Cada representante
tendrá el privilegio de explicar cualquier voto.
5. La abstención de cualquier voto se contará como un voto de "no".
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Sección 8 – Realización de Reuniones
A. Robert’s Rules of Order (Reglas del Orden) gobernarán el Consejo de Políticas en
todos los casos donde sean aplicable y no sean inconsistente con 45 CFR
1304.50(a)(1)-1304.50(h) y Ley de HS [vea Apéndice B, página 15]
B. El Presidente podrá decidir recurrir a los procedimientos mencionados o a un
procedimiento con el cual sean más cómodos. El Presidente debe presentar al
Consejo su procedimiento y tenerlo aprobado antes de que puedan substituir las
(Reglas del Orden) Robert’s Rules of Order.
Sección 9 – Comentarios del Público
Ciudadanos pueden expresar sus pensamientos en una reunión del Consejo de
Políticas:
A. Hay una Sección específica de la agenda permitiendo que personas se dirijan al
Consejo. Este es el mejor momento para hablar de algo que no aparece en la
agenda.
B. Personas deben anotarse antes de la reunión para hablar. Vea el Artículo VI,
Sección 2.
C. Los comentarios están limitados a tres (3) minutos.
Sección 5. Foro Público
A. El Consejo de Políticas asignará 15 minutos para escuchar a las personas que desean
hacer comentarios ante el Consejo de Políticas. Las personas que deseen participar en
esta parte de la junta deberán inscribirse en la mesa de inscripción antes de que inicie la
reunión y deberán indicar el tema sobre el cual desean hablar.
B. Ninguna presentación debe exceder tres (3) minutos. El Vice presidente mantendrá el
tiempo. Si se necesita traducción, el tiempo asignado aumentará a seis (6) minutos.
C. Información factual específica o recitación de regla existente puede ser aportada en
respuesta a preguntas formuladas, pero el Consejo de Políticas no deberá deliberar o
decidir sobre cualquier tema que no está incluido en la agenda publicada con el aviso de
la junta.
Sección 10 – Ley de Reuniones Abiertas
Las reuniones del Consejo de Políticas están sujetas a la Ley de Reuniones Abiertas.
Artículo VII: Enmiendas
A. Los Estatutos deben revisarse anualmente.
B. Los miembros del Consejo de Políticas pueden hacer recomendaciones para hacer
cambios a estos estatutos enviando cambios sugeridos por escrito al Presidente del
Consejo de Políticas y Director de Head Start dos semanas antes de una reunión
C. Las enmiendas deben ser conforme a los Estándares de Desempeño de Head Start,
la Ley de Head Start y las políticas y procedimientos del programa.
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COMMUNITY ASSESSMENT UPDATE
SUMMARY OF FINDINGS
2014-2015
DEMOGRAPHICS
The community continues to experience growth. There are no major changes in the community
demographics since the last Community Assessment.
Fatherhood Involvement in the Head Start program decreased by almost half in the 2013-2014
school year compared to the previous two years.
ECONOMIC TRENDS
The list of top employers in the community has remained stable and the unemployment rate
remains lower than the state and nation for the last six months of 2014. The price of oil has
dropped which could impact employment in the coming months.
The percent of vacant houses dropped by 1.2% in the last year and 58.2% of renters are paying
more than $1000/month for housing. The community has seen a decrease in the percent of
mobile home residences but an increase in the percentage of homes classified as a Boat, RV,
Van, etc. Only 76.9% of people live in the same residence as one year ago. 13.4% of people
have move within Midland County in the last year while out-of-state mobility has increased.
The total number of homeless has increased but the number of homeless children has decreased
slightly in the community. The number of Head Start students experiencing homelessness
decreased by almost half in 2013-2014 from the previous two years.
EDUCATION TRENDS
The community has seen a decrease in the percentage of preschool aged children enrolled in
education settings. The number of childcare settings available has not increased substantially.
The percentage of adults in Head Start families who do not have a high school diploma or GED
has remained stable the last three years. In 2013-2014 32.5% of families fell in this category.
HEALTH AND COMMUNITY TRENDS
The rate of confirmed victims of child abuse has decreased steadily in Midland County from
2011-2014. The county rate is lower than the state rate. Physical abuse is the most prevalent
form of confirmed abuse.
The Head Start program assisted 88 families with crisis services in 2013-2014 which is down
from 220 in 2012-2013. Health Education increased from 248 to 296 in the same time period.
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ESTUDIO DE LA COMUNIDAD
ACTUALIZACIÓN DEL RESUMEN DE
LOS RESULTADOS
2014-2015
INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA
La comunidad sigue experimentando un crecimiento. No ha habido cambios mayores en la
demografía de la comunidad desde el último Estudio de la Comunidad.
La participación de la figura paterna en el programa de Head Start se redujo casi a la mitad en el año
escolar 2013-2014 en comparación con los dos años anteriores.
TENDENCIAS ECONOMICAS
La lista de los principales empleadores en la comunidad se ha mantenido estable y la tasa de
desempleo sigue siendo más bajo que a nivel estatal y nacional durante los últimos seis meses de
2014. El precio del petróleo ha bajado que podrían afectar el empleo en los próximos meses.
El porcentaje de casas desocupadas se redujo a un 1.2% en el último año y el 58.2% de los inquilinos
están pagando más de $ 1000 al mes por la vivienda. La comunidad ha visto una disminución en el
porcentaje de residencias de casas móviles, pero un aumento en el porcentaje de hogares clasificados
como un barco, RV, Van, etc. Sólo el 76.9% de las personas viven en la misma residencia desde hace
un año. El 13.4% de las personas se han mudado dentro del Condado de Midland en el último año,
mientras que la movilidad fuera de estado ha aumentado.
El número total de personas sin hogar ha aumentado, pero el número de niños sin hogar ha
disminuido ligeramente en la comunidad. El número de Estudiantes de Head Start sin hogar se redujo
casi a la mitad en el 2013-2014 en comparación con los dos años anteriores.
TENDENCIAS EDUCATIVAS
La comunidad ha visto una disminución en el porcentaje de niños en edad preescolar matriculados en
centros de educación. El número de centros de cuidado infantil disponibles no ha aumentado
sustancialmente.
El porcentaje de adultos de las familias de Head Start que no tienen un diploma de escuela
preparatoria o GED se ha mantenido estable en los últimos tres años. En el 2013-2014 el 32.5% de
las familias estuvo bajo esta categoría.
TENDENCIAS DE SALUD Y LA COMUNIDAD
El índice de víctimas confirmadas de maltrato infantil ha disminuido constantemente en el Condado
de Midland desde el año 2011 hasta el año 2014. El índice del condado es más bajo que el índice
estatal. El abuso físico es la forma más común de abuso confirmado.
El programa Head Start asistió a 88 familias con servicios de crisis en el año 2013-2014, este número
es menos que 220 en el año 2012-2013. La Educación para la Salud aumentó de 248 a 296 en el
mismo período de tiempo.
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DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO

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