Creación de Operación Parcial y Principal

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INS-40-1-01-03
FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016
MACROPROCESO
Diversificación de
Ingresos
NIVEL 1
Gestión de Donaciones
NIVEL 2
Consecución de
Donaciones
NIVEL 3
Configuraciones para
registro de donación
VERSIÓN
0
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3.
INSTRUCCIONES ........................................................................................................................... 2
4.
DEFINICIONES ............................................................................................................................ 26
5.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................. 27
6.
CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................................................. 27
7.
APROBACION ............................................................................................................................. 27
8.
ANEXOS ...................................................................................................................................... 28
Dirección de Planeación y Evaluación
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1. OBJETIVO
Indicar el proceso para la creación de una nueva operación principal y parcial en el módulo de
FICA.
2. ALCANCE
La creación de la operación parcial o principal inicia cuando el área contable indica qué cuentas se
deben configurar para el registro requerido, y finaliza cuando se incluye en el sistema dicha
configuración y se notifica al área de Presupuesto la confirmación de que la configuración ya está
incluida.
3. INSTRUCCIONES
1. Creación de Operación Principal
1.1. El área contable notifica vía correo electrónico a Tesorería la configuración de una nueva
operación en módulo de FICA. El coordinador de Tesorería ingresa debe solicitar por
correo electrónico el número de la orden de transporte de la configuración al
coordinador de parametrizaciones.
1.2. El coordinador del área de Tesorería ingresar a la transacción SPRO en el mandante
Desarrollo 100 y dar clic en IMG Referencia SAP
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1.3. Para acceder al menú de FICA se ingresa por la siguiente ruta, Gestión Financiera-Cuenta
corriente Contractual
1.4. Para crear la operación principal si no existe, se ingresa por el menú Funciones BásicasContabilizaciones y Documentos-Documento-Actualizar imputación de documentoActualizar op. Principales.
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1.5. Dar clic como se muestra en la pantalla a continuación para ingresar a la tabla de
operaciones principales
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1.6. Para ingresar una nueva operación principal se da clic en la opción Entradas Nuevas
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1.7. Se deben completar los siguientes campos:
 ArApl (Área de Aplicación): P (siempre se debe ingresar P, pues es el área de
aplicación definida para la Universidad)
 OpPr: Operación Principal XXXX (Esta operación la indica el área contable
cuando solicita la configuración)
 Significado: Corresponde al nombre de la operación principal indicada por el
área de Contabilidad, esta tiene una longitud máxima de 30 caracteres
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1.8. Se graba el cambio, este cambio genera una orden de transporte.
Al grabar se despliega la siguiente pantalla, la cual es para crear la orden de transporte
1.9. Se da clic en la opción de hoja en blanco
1.10.
Se escribe la descripción de la orden iniciando con el Módulo, detalle que prefiera,
siglas del usuario que genera la orden y la fecha. A continuación se presenta un ejemplo:
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1.11.
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Se graba la orden haciendo clic en el botón señalado
2. Liberar orden de transporte (mandante desarrollo 100)
2.1. Se libera la orden de transporte en el mandante desarrollo 100 a través de la transacción
SE10. Una vez ingresa a la transacción mencionada anteriormente, se despliega la
pantalla a continuación y se da enter sobre el campo Usuario.
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2.2. Se despliegan las órdenes realizadas por el usuario que configura. Cada orden tiene una
sub-orden como se muestra en la imagen a continuación:
Orden
Sub-orden
2.3. Se debe posicionar en la sub-orden y liberarla dando clic en el icono
Hasta este punto se trabaja en el mandante desarrollo 100.
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3.1. La persona que configura, transporta la orden generada en el mandante desarrollo 100,
hacia el mandante desarrollo 300 a través de la transacción SCC1. Se despliega la pantalla
siguiente y se ingresa a la casilla Orden de transporte
3.2. Se debe marcar la opción “Tareas Inferiores de la orden incluidas”
3.3. Se da clic en la opción ejecutar
para que despliegue la orden a transportar
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3.4. Se posiciona en la ordena transportar.
3.5. Una vez finaliza este proceso se procede a notificar al área de Presupuesto para que
continúe con la configuración.
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4. Creación de Operación Parcial
4.1. El área contable notifica vía correo electrónico a Tesorería la configuración de una nueva
operación en módulo de FICA. El coordinador de Tesorería debe solicitar el número de la
orden de transporte de la configuración al coordinador de parametrizaciones.
4.2. El coordinador del área de Tesorería ingresa a la transacción SPRO en el mandante
Desarrollo 100 y hacer clic en IMG Referencia SAP
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4.3. Para acceder al menú de FICA se ingresa por la siguiente ruta, Gestión Financiera-Cuenta
corriente Contractual
4.4. Para crear la operación parcial si no existe se ingresa por el menú Funciones BásicasContabilizaciones y Documentos-Documento-Actualizar imputación de documentoActualizar op. Parciales
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4.5. Dar clic como se muestra en la pantalla a continuación para ingresar a la tabla de
operaciones parciales
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4.6. Para ingresar una nueva operación parcial se da clic en la opción Entradas Nuevas
4.7. Se deben llenar los siguientes campos:
 ArApl: Gestión pública
 OpPr (Operación Principal): Se indica la sigla que envíe el área contable la cual es
necesaria para poder crear la Operación parcial.
 OpPr (Operación Principal): Esta operación la indica el área contable cuando solicita la
Configuración
 Significado: Corresponde al nombre de la operación Parcial
indicada por
Contabilidad, esta tiene una longitud máxima de 30 caracteres
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4.8. Se graba el cambio, este cambio genera una orden de transporte.
Al grabar se despliega la siguiente pantalla, la cual es para crear la orden de transporte
4.9. Se da clic en la opción de hoja en blanco
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4.10.
Se escribe la descripción de la orden iniciando con el Módulo, detalle que prefiera,
siglas del usuario que genera la orden y la fecha
4.11.
Se graba la orden haciendo clic en el botón indicado
Sobre la orden ya creada se puede adicionar mas activades a la configuración.
4.12.
Una vez creada la operación parcial se le debe asignar el signo que indica si la
operación es NDB o NCR. Si es una NDB se indica signo + y si es una NCR se indica signo -,
esta asignación se realiza por el siguiente menú de FICA
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4.13.
Se refleja toda la tabla de las operaciones creadas, para buscar la que se acaba de
crear y para asignarle el signo, se da clic en el botón Posicionar
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4.14.
Se despliega una ventana en la que se deben diligenciar los siguientes campos y
posteriormente dar Enter:

Área de Aplicación “P”

Operación principal y parcial creadas
4.15.
Allí se muestran las operaciones parciales creadas y en la casilla Signo se indica el
signo correspondiente
4.16.
Se da clic en guardar para almacenar el cambio y que quede dentro de la orden de
transporte ya creada.
4.17.
Una vez creada la operación parcial se deben asignar las cuentas contables
indicadas por el área de Contabilidad. Esta asignación se hace por la siguiente ruta:
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4.18.
Del paso anterior, se despliega la siguiente pantalla en la que se indican las
cuentas para Crédito y Débitos asociadas al deudor y se da clic en la opcion almacenar
cuentas para créditos/débitos. Se indica PUC:
4.19.
Se llena Sociedad UAND, Op.principal BCIN, Operación parcial y cuenta de Mayor
de acuerdo a las indicaciones del area contable
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4.20.
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Se graba y se almacena en la orden
4.21.
Posteriormente se asigna la cuenta contable de Ingreso y Gasto de acuerdo a las
indicaciones del area contable
4.22.
Se da clic en
continuación
para adicionar la configuracion y se llenan los campos a
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Se indica Sociadad (UAND) y Operación Principal y Parcial BCIN B114 y se da Enter.
Posteroirmente se indica la cuenta de mayor. Se graba el cambio y se almacena en al orden.
4.23.
En caso de que la operación parcial sea una NCR que genere una NDB es necesario
actualizar la transacción ZVFICA008.
Esta tabla se llena con el fin de que cuando se haga una NCR automaticamente genere la NDB,
esto comunmente pasa en los proceso de matriculas cuando los estudiantes se financian con
terceros como entidades financieras, Icetex.
Las dos primeras colúmnas hacen referencias a las operaciones pricipales y parciales de la NCR y
las columnas 3 y 4 hacen referecia a las operaciones principales y parciales de la Nota debito, la
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columna 5 debe indicar ND y la columna 6 solo se llena cuando la NCR va a generar una deuda a un
interlocutor diferente al de la NCR, por ejemplo un estudiante con linea de Icetex, la NCR se
genera al nombre del estudiante pero la NDB se genera al nombre de Icetex, esto debido a que
quien paga es el Icetex a la Unviersidad y no el estudiante, por lo tanto en la columna 6 se debe
idicar el interlocutor del Icetex.
Se guarda el cambio y se almacena en la orden creada.
4.24.
Posteriormente se libera la orden de transporte en el mandante desarrollo 100 a
través de la transacción SE10 y en la pantalla a continuación, se da Enter sobre el campo
Usuario.
4.25.
Del paso anterior se despliegan las órdenes realizadas por el usuario que
configura, cada orden tiene una sub-orden
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Se debe posicionar en la sub-orden y liberarla con el icono
4.27.
Hasta este punto se trabaja en el mandante desarrollo 100.
5.1. Se transporta la orden generada hacia el mandante desarrollo 300 a través de la
transacción SCC1
5.2. Se ingresa a la casilla orden de transporte
5.3. Se indica la Opción ejecutar
posiciona en la ordena transportar.
para que despliegue la orden a transportar y se
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5.4. Una vez finaliza este proceso se procede a notificar al área de Presupuesto para que
continúe con la configuración.
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4. DEFINICIONES
 Interlocutor: hace referencia al tercero al que se registra el movimiento contable
 Operación Principal y Parcial:
o Documentan qué aspecto de la operación económica o del proceso comercial
sirve de base a la contabilización de la posición del documento.
o Cada operación principal o parcial tiene asignado un texto explicativo que
puede utilizarse para la correspondencia.
o La operación principal y la operación parcial pueden influir en muchos
procesos de la determinación automática de cuentas.
o A la operación principal se le puede asignar una operación principal interna y a
la operación parcial una operación principal interna. Las operaciones internas
controlan el proceso de los programas de tratamiento específicos de la
aplicación.
o La operación parcial diferencia la operación principal.
o Procedimiento: Si se utilizan operaciones principales y parciales en su área de
aplicación, en el registro del documento introduzca la operación principal o
parcial correspondiente.
o Ejemplos: Para las empresas de suministro puede pensarse, entre otros, en las
operaciones principales siguientes:
 Cuota fijas
 Cálculo del consumo
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
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Gastos de reclamación
Para la operación "cuota fija" puede pensarse en las siguientes
operaciones parciales:
 Solicitud de cuota fija (contabilización estadística)
 Crédito de cuota fija (contabilización real)

Pago de cuota fija
 Mandante 100: Es el ambiente de SAP en el que se almacenan las configuraciones de los
diferentes módulos
 Mandante Desarrollo y Calidad 300: Es el ambiente de SAP en donde se hacen pruebas de
la configuración realizada.
 PUC: Plan único de cuentas
 Deuda: Obligación que tiene una persona de pagar o devolver una cosa, generalmente
dinero.
 NCR: Nota Crédito
 NDB: Nota Debito
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO-40-1-01-06 Configuraciones para registro de
donación
Listado de nombres de operaciones
principales
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
16/11/2015
Publicación
31/03/2016
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1
7. APROBACION
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
Claudia Patricia Ramírez
Coordinadora Cartera
16/11/2015
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Diversificación de
Ingresos
REVISÓ
APROBÓ
NIVEL 1
NIVEL 2
Consecución de
Donaciones
NIVEL 3
VERSIÓN
Manuel Antonio Romero
Coordinador Contabilidad
19/11/2015
Dora Pineda
Gestor Contable
14/02/2016
Edith Maritza León
Analista Contable
19/11/2015
Manuela Peña
Ingeniera de Procesos
17/11/2015
Manuel Antonio Romero
Coordinador Contabilidad
19/12/2015
0
8. ANEXOS
No aplica.
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Creación de Operación Parcial y Principal

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