Cómo exportar e importar movilidades en Mobility Tool

Cómo exportar e importar movilidades en Mobility Tool

Mobility Tool+ es una herramienta web para la colaboración, gestión y realización de
informes de proyectos de movilidad en el marco del programa Erasmus+. Está
desarrollada por la Comisión Europea para ser utilizada por los beneficiarios de proyectos
Erasmus+ y las agencias nacionales. Los usuarios de Mobility Tool+ encontrarán la
información de los proyectos que ellos gestionan. Pueden identificar participantes,
movilidades, resultados, etc. así como cumplimentar y actualizar la información
presupuestaria. La herramienta también puede generar informes de participantes e
informes de beneficiarios, ambos basados en los datos de movilidad introducidos por los
usuarios de Mobility Tool+.
Cómo exportar e importar movilidades en Mobility Tool +
Esta modalidad para registrar las movilidades está recomendada en
proyectos con un gran número de ellas.
Tutorial en inglés
A continuación puede ver los textos del vídeo traducidos al castellano y las
capturas de pantalla.
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MT+
Cómo exportar e importar
movilidades
En este tutorial verá cómo exportar un modelo o la lista de movilidades ya existente, explicaremos el
formato del archivo CSV, cómo utilizarlo para actualizar las movilidades que ya tenga o para añadir
movilidades nuevas y cómo importarlo.
El supuesto se basa en un proyecto de la KA103 y en la exportación e importación de movilidades de
los estudiantes. El proceso puede ser diferente en otras acciones clave o actividades.
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Pinche en el menú Mobilities (Movilidades) y seleccione la opción Import - Export (Importar - Exportar)
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En esta pantalla podrá exportar e importar las movilidades de los estudiantes y del personal.
Ya que estos dos tipos de movilidades cuentan con diferentes campos, hay dos maneras distintas para
importar y exportar los dos.
Para descargar el Diccionario de datos de Mobility Tool+ pinche en el botón Mobility Tool+ Data
Dictionary.
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Para descargar el Diccionario de datos de Mobility Tool+ pinche en el botón Mobility Tool+ Data
Dictionary. Escoja la opción Open with Adobe Reader (Abrir con Adobe Reader) y pinche en OK.
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El archivo de exportación/importación utiliza códigos que consisten en abreviaciones propias para los
términos que se utilizan en los campos y las listas desplegables.
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Pulse en el botón Export Excel/CSV (Exportar Excel/CSV) para exportar el archivo Student Mobilities
and associated Organisations information (Movilidades de los estudiantes e información de las
organizaciones asociadas).
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Escoja la opción Save File (Guardar archivo) y pinche OK.
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Seleccione la opción save the file as type CSV (guardar como archivo CSV). No abra el archivo después
de haberlo exportado.
Pinche en el botón Save (Guardar).
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Abra el menú de inicio de Windows.
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Busque el programa Excel.
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Abra el programa Excel
Abra el programa Excel
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Pinche en la pestaña Data (Datos).
En Excel vaya a la pestaña Data (Datos). No vaya a la pestaña File (Archivo) para abrir el archivo CSV que
ha exportado.
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En la pestaña Datos, seleccione la opción From text (Desde texto).
Seleccione la opción obtener datos desde una fuente externa a través del botón From text (Desde
texto).
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Seleccione la opción abrir el archivo CSV que acaba de exportar.
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Seleccione la opción Delimited (Delimitado).
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Asegúrese de que el File origin (Archivo de origen) es 65001: Unicode (UTF-8).
Pinche en el botón Next (Siguiente).
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En el apartado Delimiters (Delimitadores) seleccione la opción Semicolon (Punto y coma),
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En la opción text qualifier (calificador de texto) como comillas: ".
Pinche en el botón Next (Siguiente).
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Pinche en el botón Advanced (Avanzado) y asegúrese de que el Decimal separator (separador decimal)
es un punto y el Thousands separator (separador de miles) es una coma.
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Pinche en el botón Advanced (Avanzado) y asegúrese de que el Decimal separator (separador decimal)
es un punto y el Thousands separator (separador de miles) es una coma.
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Pinche en el botón OK.
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En Data preview (Vista preliminar de los datos) seleccione todas las columnas.
Para hacer esto, seleccione la primera columna, desplace el ratón hacia la derecha y, mientras mantiene
presionada la tecla de mayúsculas, seleccione hasta la última columna.
Seleccione la primera columna
Seleccione la primera columna
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Para hacer esto, seleccione la primera columna, desplace el ratón hacia la derecha y, mientras mantiene
presionada la tecla de mayúsculas, seleccione hasta la última columna.
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Una vez haya seleccionado todas las columnas, pinche en el botón Text (Texto).
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Pinche en el botón Finish (Finalizar).
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Seleccione Import Data to existing worksheet (Importar datos desde una hoja de Excel ya existente) y
pulse OK.
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En este ejemplo ya se ha añadido una movilidad. En la primera fila aparecen los nombres de los campos.
En la segunda fila se indica si un campo es obligatorio mediante un asterisco. También señala si se
necesita un código del diccionario o un formato especial como el formato de fechas o la posición de los
decimales.
Cada movilidad se mostrará en una fila.
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La primera columna es el Project ID (ID del proyecto). Observe que el campo es obligatorio ya que
aparece el asterisco en la segunda fila.
La segunda columna, Activity Type (Tipo de actividad) es obligatoria también y se debe introducir un
código válido del diccionario.
En este caso, el código HE-SMP-P es para el término Student mobility for studies between
Programme Countries (Movilidad de los estudiantes entre países del programa para realizar estudios).
En la columna Long-term activity (Actividad a largo plazo) se utiliza el código del diccionario YES/NO
(SÍ/NO).
En esta celda solo se puede utilizar SÍ o NO para indicar si se trata de una actividad a largo plazo o no.
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La columna Participant ID (ID del participante) no es obligatoria ni se requiere un código del
diccionario o un formato especial.
En las siguientes columnas se incluyen los datos del participante First Name (Nombre), Last Name
(Apellidos) y Date of Birth (Fecha de nacimiento).
El campo Date of Birth (Fecha de nacimiento) obliga a que se introduzca el valor con el siguiente
formato DD-MM-AAAA.
Veamos la Mobility ID (ID de la movilidad) en la columna N.
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Este campo es obligatorio y debe ser único para cada movilidad introducida en el archivo Excel y para el
proyecto.
Si cambiamos ligeramente el ID de la movilidad, por ejemplo, si sustituimos el guión por un punto,
crearemos una nueva movilidad.
Si modificamos otros datos de la movilidad: nombre del participante, dirección, etc.; pero mantenemos
el mismo ID para la movilidad, se sobrescriben todos los datos previos.
El campo Field of Education (Ámbito de la educación), en la columna Q, es obligatorio y solo admite un
código del diccionario.
Estos códigos se pueden encontrar en Mobility Tool+ Data Dictionary (Diccionario de datos de
Mobility Tool+).
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Todas las organizaciones registradas en MT+ tienen un Organisation ID (ID de organización).
Si el ID de la organización no se ha cambiado o actualizado en el proyecto en MT+, el sistema lo
generará automáticamente.
Está formado por el ID del proyecto, las letras ORG y un número correlativo. El ID de la organización
debe ser único para cada organización del proyecto.
El ID de la organización está vinculado tanto con el Código Erasmus como con el PIC.
Una vez se introducen el ID de la organización, el PIC o el Código Erasmus, no es necesario completar el
resto de datos de la organización en el archivo importado. Esto se aplica tanto a los datos de la
organización de origen como a los de la de destino.
Vayamos a la columna CK.
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El campo Start Date (Fecha de inicio) de la movilidad debe aparecer con el formato DD-MM-AAAA,
separado con guiones.
Para terminar, veamos cómo se introducen las cantidades de la subvención de movilidad.
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En la columna CP ya se ha introducido la cantidad de Monthly Grant (Subvención mensual). Los
decimales se separarán con un punto.
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Seleccione la fila completa de la movilidad.
Para explicar cómo añadir nuevas movilidades, veremos un simple supuesto donde se añaden 5
movilidades nuevas.
Cada movilidad contará con un participante diferente que proviene de la misma organización y va al
mismo lugar.
El presupuesto también es el mismo para cada movilidad.
Copie la movilidad de la línea 3 del archivo Excel.
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Presione Ctrl + C (copiar)
Copie la movilidad de la línea 3 del archivo Excel.
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Copie la movilidad de la línea 3 del archivo Excel.
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Seleccione las filas y presione Ctrl + V (pegar).
Péguela en las 5 filas siguientes.
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Péguela en las 5 filas siguientes.
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Ahora las 6 filas contienen la misma información para una movilidad.
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Antes de completar los datos de cada participante, actualice el ID del participante con un ID único o
déjelo en blanco.
El ID del proyecto debe ser el mismo en todas las filas del archivo CSV.
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Debe actualizar las siguientes celdas con los datos de 5 participantes diferentes y un único ID de
movilidad.
Cambie los nombres y la información personal de los participantes.
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No olvide poner un ID único de movilidad en cada fila. Debe ser único para el proyecto.
No puede haber dos iguales en el archivo Excel o se producirá un error al cargarlo.
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Si el ID de la movilidad es igual a un ID ya existente, se sobrescribirá en la movilidad actual.
Cualquier ID de movilidad nuevo que se agregue al archivo Excel dará lugar a una nueva movilidad que
se añadirá al proyecto.
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Pinche en la pestaña File (Archivo).
Guarde el archivo.
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Guarde el archivo.
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Asegúrese de guardar el archivo en formato CSV (Comma delimited) (*.csv) (CSV (Delimitado por
comas) (*.csv)). Encontrará el formato desplegando la pestaña Save as type.
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Asegúrese de guardar el archivo en formato CSV (Comma delimited) (*.csv) (CSV (Delimitado por
comas) (*.csv)). No guarde el archivo aún.
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Antes de guardar el archivo, seleccione Tools (Herramientas).
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Seleccione Web Options (Opciones web).
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Pinche en la pestaña Encoding (Codificación).
Asegúrese de que se ha seleccionado la codificación Unicode - (UTF-8).
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Tenga en cuenta que aunque se seleccione el formato UTF-8, MS Excel no guardará los caracteres
correctamente para la mayoría de los 27 alfabetos que utilizan las agencias nacionales y los
participantes del programa Erasmus+.
En ese caso, utilice herramientas alternativas como LibreOffice Calc, Apache Open Office Calc o iworks
Numbers.
Se dan más detalles en el vídeo tutorial: Cómo trabajar con CSV.
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Pinche en el botón Save (Guardar).
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Pinche YES (Sí).
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Vuelva a la pantalla Import - Export (Importar - Exportar) movilidades de su proyecto.
Ahora ya puede importar la lista de Student Mobilities and associated Organisations information
(Movilidades de los estudiantes e información de las organizaciones asociadas).
Recuerde que hay otro modelo aparte para las movilidades de personal. No es posible importar los dos
tipos de movilidad juntos.
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Pinche en Import (Importar) y seleccione el archivo.
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Pinche en Import (Importar) y seleccione el archivo .CSV.
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Desplácese hacia abajo hasta la sección import history (historial de importación).
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Pinche en Refresh (Refrescar) para actualizar la información del historial de importación. Aparecerá un
mensaje de actualización correcta.
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Despliegue la pestaña Mobilities (Movilidades) y seleccione la opción List Mobilities (Lista de
movilidades).
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Verá que las movilidades se han añadido al proyecto.
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Fin del tutorial
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