GOLDMINE PREMIUM MANUAL USUARIO

Transcripción

GOLDMINE PREMIUM
MANUAL USUARIO
2
Manual de Usuario de GoldMine Premium
© Agosto, 2009. SAI SL
Propiedad intelectual. Prohibida la reproducción de este manual sin autorización expresa del autor.
GoldMine es Marca Registrada de Frontrange Software Corporation
MS Windows es Marca registrada de Microsoft Software Corporation
GoldMine Premium – Manual de Usuario – © 2009. SAI S.L. - www.sai.es
3
CONTENIDO
1 BIENVENIDO A GOLDMINE PREMIUM EDITION............................................................... 9
1.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................9
1.2 NOVEDADES ....................................................................................................................................12
1.3 ORGANIZACIÓN DE ESTA GUÍA ........................................................................................................13
1.4 CONVENCIONES EMPLEADAS EN ESTA GUÍA ....................................................................................13
Convenciones de Impresión .............................................................................................................13
Símbolos especiales..........................................................................................................................13
Convenciones generales...................................................................................................................13
Convenciones del ratón....................................................................................................................14
Convenciones del teclado.................................................................................................................14
Definiciones .....................................................................................................................................14
Ubicación de las teclas de función más utilizadas en el teclado......................................................15
2 COMO EMPEZAR ....................................................................................................................... 16
2.1 TÉRMINOS Y CONCEPTOS CLAVE .....................................................................................................16
2.2 ARRANCANDO GOLDMINE 8.5 ........................................................................................................17
Cambiar la contraseña.....................................................................................................................17
Ver Información sobre GoldMine Premium Edition ........................................................................18
2.3 NAVEGANDO EN GOLDMINE ............................................................................................................18
Opciones de Navegación..................................................................................................................19
El menú principal.............................................................................................................................20
Los menús contextuales....................................................................................................................21
Las pestañas de la ventana de Contacto ..........................................................................................21
Panel de navegación ........................................................................................................................22
2.4 LA BARRA DE HERRAMIENTAS ........................................................................................................23
Acerca de Personalización de las barras de herramientas ..............................................................23
Editar la barra de herramientas ......................................................................................................23
Cambiar el nombre de una barra de herramientas..........................................................................23
Renombrar, editar o eliminar un botón en una barra de herramientas ..........................................24
Reorganizar los botones en una barra de herramientas ..................................................................24
2.5 LA BARRA DE TAREAS .....................................................................................................................24
Añadiendo nuevos accesos a la barra de tareas ..............................................................................25
Añadiendo una acción del menú principal.......................................................................................25
Añadiendo una macro de usuario ....................................................................................................25
Añadiendo una aplicación externa...................................................................................................26
Añadiendo un enlace de documento.................................................................................................26
Añadiendo un sitio Web ...................................................................................................................27
Añadiendo grupos de tareas.............................................................................................................27
2.6 ÁREA DE TRABAJO ..........................................................................................................................28
Ventana de Lista de Actividades ......................................................................................................28
Calendario .......................................................................................................................................29
Correo ..............................................................................................................................................30
Oportunidades..................................................................................................................................30
Proyectos..........................................................................................................................................31
Campañas.........................................................................................................................................31
Centro de Servicio............................................................................................................................32
Centro de Administración de Referencias........................................................................................33
Base de Conocimiento......................................................................................................................33
2.7 USAR LA AYUDA EN LÍNEA..............................................................................................................34
2.8 TECLAS DE ACCESO DIRECTO ..........................................................................................................34
Teclas de acceso directo de GoldMine.............................................................................................34
Teclas de acceso directo de registro de contactos ...........................................................................34
4
Teclas de acceso directo a las Pestañas de contacto .......................................................................35
Teclas de Acceso directo desde el diseño de informes Goldmine ....................................................35
Teclas de Acceso directo del árbol de relación................................................................................36
2.9 CIERRE DE SESIÓN DE GOLDMINE ...................................................................................................36
Inicio de sesión como otro usuario ..................................................................................................37
3 ASISTENTE DE INICIO RÁPIDO............................................................................................ 38
Uso del asistente para configurar la Información de usuario .........................................................39
Uso del asistente para la gestión de usuarios ..................................................................................41
Uso del asistente para las plantillas de distintos negocios ..............................................................43
Uso del asistente para configuración de los campos clave..............................................................46
Uso del asistente para importar códigos postales de Estados Unidos.............................................47
Uso del asistente para la importación de datos ...............................................................................47
Uso del asistente para la gestión de Goldmine PLUS......................................................................49
4 GESTIÓN DE CONTACTOS...................................................................................................... 50
4.1 ACERCA DE LOS REGISTROS DE CONTACTO ....................................................................................50
Acerca las Pestañas relacionadas con el registro de contactos.......................................................51
4.2 CÓMO CREAR UN NUEVO REGISTRO .................................................................................................52
Tipos de datos ..................................................................................................................................53
4.3 ADVERTENCIA DE REGISTRO DUPLICADO ........................................................................................54
4.4 MODIFICAR UN REGISTRO YA EXISTENTE ........................................................................................54
4.5 BORRAR UN CONTACTO ...................................................................................................................55
4.6 TRABAJANDO CON CONTACTOS ADICIONALES ................................................................................56
Crear un contacto adicional ............................................................................................................56
Modificar un contacto adicional ......................................................................................................56
Borrar un contacto adicional...........................................................................................................57
Crear contactos Primarios a partir de contactos Adicionales........................................................57
Intercambio de contactos Primarios con Adicionales......................................................................58
4.7 ACERCA DE LA PESTAÑA RELACIONES ............................................................................................59
Crear un nuevo árbol de relación ....................................................................................................59
Añadir contactos al árbol de relación..............................................................................................60
Añadir una sección – Jerarquías......................................................................................................61
Búsqueda de un árbol de relación....................................................................................................61
Activar / desactivar un árbol de relación.........................................................................................62
Eliminar un árbol de relación..........................................................................................................62
4.8 ACERCA DE LA PESTAÑA NOTAS .....................................................................................................63
Editar una nota ................................................................................................................................63
Borrar una nota................................................................................................................................63
4.9 ACERCA DE LA PESTAÑA DETALLES ................................................................................................64
Añadir un detalle..............................................................................................................................64
Modificar un detalle.........................................................................................................................65
Borrar un detalle..............................................................................................................................65
4.10 ACERCA DE LA PESTAÑA REFERENCIAS .........................................................................................65
4.11 ACERCA DE LA PESTAÑA ENLACES ................................................................................................67
4.12 BÚSQUEDA DE CONTACTOS ...........................................................................................................68
Búsquedas básicas ...........................................................................................................................68
Acceso al Centro de Búsqueda de Contactos ...................................................................................68
Búsquedas Avanzadas ......................................................................................................................69
Guardar Búsqueda como Filtro o Grupo.........................................................................................69
Seleccionar columnas a mostrar en el Centro de Búsqueda de Contactos ......................................70
Sincronizar contactos en Centro de Búsqueda.................................................................................70
4.13 ACERCA DE LA BÚSQUEDA UNIVERSAL ........................................................................................70
5
Pre-Requisitos..................................................................................................................................71
Seguridad .........................................................................................................................................71
Buscar Contactos con Búsqueda Universal .....................................................................................71
Utilizar Características Avanzadas en la Búsqueda Universal .......................................................73
Configurar Opciones de Búsqueda Universal..................................................................................73
4.14 FILTROS Y GRUPOS........................................................................................................................75
¿Para qué sirven? ............................................................................................................................75
Diferencias y semejanzas entre filtros y grupos...............................................................................76
4.15 FILTROS.........................................................................................................................................76
Tipos de filtros .................................................................................................................................77
Creando el nuevo filtro ....................................................................................................................77
Activar un filtro ................................................................................................................................80
Liberar un filtro................................................................................................................................80
4.16 GRUPOS .........................................................................................................................................81
Grupos basados en Registros filtrados ............................................................................................82
Grupos basados en Actividades de calendario programadas ..........................................................83
Grupos basados en Actividades de historial Completadas ..............................................................84
Grupos basados en Datos de contacto suplementarios....................................................................85
Configuración opcional ...................................................................................................................86
Activar un grupo ..............................................................................................................................86
Liberar un grupo ..............................................................................................................................86
4.17 CONSULTAS SQL ..........................................................................................................................87
Ejemplos de consulta SQL................................................................................................................88
4.18 DEFINICIONES ...............................................................................................................................89
5 ACTIVIDADES............................................................................................................................. 91
5.1 UNA VISIÓN GLOBAL .......................................................................................................................91
Beneficios de la utilización de Actividades ......................................................................................91
Tipos de actividad ............................................................................................................................92
Todo un menú para planificar..........................................................................................................92
5.2 PLANIFICAR UNA ACTIVIDAD DE DURACIÓN DETERMINADA ............................................................93
Planificar actividades de duración máxima de un día .....................................................................93
Asignar más usuarios.......................................................................................................................95
Disponibilidad de horarios ..............................................................................................................95
Periodicidad.....................................................................................................................................96
Programar actividades para más de un contacto, simultáneamente................................................97
Gestión de recursos..........................................................................................................................98
Planificar actividades de más de un día de duración ......................................................................99
5.3 PLANIFICAR UNA ACTIVIDAD DE DURACIÓN INDETERMINADA .......................................................100
Planificar una solicitud de información.........................................................................................100
5.4 PLANIFICACIÓN DE UNA ACTIVIDAD SIN REPRESENTACIÓN TEMPORAL .........................................102
Programar una actividad pendiente...............................................................................................102
5.5 ACERCA DE COMPLETAR ACTIVIDADES .........................................................................................103
Completar actividades programadas .............................................................................................103
Completar actividades no programadas ........................................................................................104
La ventana de completar actividades.............................................................................................105
Opciones de la pantalla “Completar actividad” ...........................................................................106
Traspaso a Historial ......................................................................................................................107
La pestaña “Historial” ..................................................................................................................107
5.6 ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE ACTIVIDADES .........................................................................108
5.7 ACERCA DE GOLDALARM .............................................................................................................109
5.8 ACERCA DE LA LISTA DE ACTIVIDADES .........................................................................................110
Barra de Herramientas de la Lista de Actividades ........................................................................110
Ventana Principal de la Lista de actividades.................................................................................112
6
5.9 USO DE LA LISTA DE ACTIVIDADES ...............................................................................................113
5.10 DEFINICIONES .............................................................................................................................115
6 CALENDARIO ........................................................................................................................... 116
6.1 ACERCA DEL CALENDARIO ...........................................................................................................116
La Barra de herramientas ..............................................................................................................117
La ventana de actividades ..............................................................................................................118
Ocasiones .......................................................................................................................................118
Lista de Tareas...............................................................................................................................119
6.2 PESTAÑAS Y VISTAS DE CALENDARIO ............................................................................................120
Día..................................................................................................................................................120
Semana ...........................................................................................................................................120
Mes.................................................................................................................................................120
Año .................................................................................................................................................121
Planificador ...................................................................................................................................121
Contorno ........................................................................................................................................121
Tablero ...........................................................................................................................................121
Preferencias de visualización.........................................................................................................122
6.3 ACERCA DEL USO COMPARTIDO DE LA DISPONIBILIDAD (TIEMPO LIBRE/OCUPADO).....................123
Ejemplo de Disponibilidad Compartida.........................................................................................123
Configuración de disponibilidad en Detalles de contacto .............................................................124
Configuración de IIS para acceder a los tipos de archivo .ifb.......................................................125
Configuración de las URL de disponibilidad.................................................................................126
Acceso a calendarios compartidos.................................................................................................127
Planificación de actividades según la disponibilidad ....................................................................127
Pestaña Publicación del cuadro de diálogo Opciones de calendario............................................129
Pestaña Libre/Ocupado del cuadro de diálogo Opciones de calendario.......................................130
Publicación de la disponibilidad....................................................................................................131
6.4 PROGRAMACIÓN DE CITAS A TRAVÉS DE SOLICITUD DE REUNIÓN ..................................................132
Crear una solicitud de reunión ......................................................................................................132
Responder a las solicitudes de reunión..........................................................................................133
7 COMUNICACIÓN CON LOS CONTACTOS......................................................................... 134
7.1 ACERCA DE LA COMUNICACIÓN CON LOS CONTACTOS.................................................................134
7.2 CENTRO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................134
El centro de administración de documentos ..................................................................................135
Crear plantillas de documentos .....................................................................................................136
Editar una plantilla de documento con Microsoft Word................................................................137
7.3 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS DESDE EL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ..............138
7.4 CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE FAX ..........................................................................................139
Enviar por Fax la hoja de Fax predeterminada.............................................................................140
7.5 EL CENTRO DE CORREO .................................................................................................................140
Un primer vistazo...........................................................................................................................140
Barras de herramientas del centro de e-mail.................................................................................141
Redactando un correo ....................................................................................................................142
Adjuntando archivos al correo.......................................................................................................143
Más opciones..................................................................................................................................144
Fusionar e-mail..............................................................................................................................145
Revisión ortográfica.......................................................................................................................145
Envío de correo electrónico ...........................................................................................................146
7.6 LISTAS DE DISTRIBUCIÓN ..............................................................................................................146
7.7 DEFINIENDO FILTROS DE CORREO ..................................................................................................147
El fenómeno SPAM: Descripción y precauciones..........................................................................147
La pantalla de reglas de correo .....................................................................................................148
Partes de una regla de correo........................................................................................................148
7
Creando una nueva regla...............................................................................................................149
7.8 CONFIGURACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO................................................................................150
Opciones de redacción...................................................................................................................151
Opciones de recuperación..............................................................................................................152
Cuentas de correo electrónico .......................................................................................................154
Opciones de seguridad...................................................................................................................154
Opciones avanzadas de correo ......................................................................................................157
7.9 ACERCA DE ID DIGITALES .............................................................................................................159
Uso de ID digitales.........................................................................................................................159
Claves públicas y privadas.............................................................................................................159
Niveles de seguridad ......................................................................................................................160
Uso compartido de claves públicas................................................................................................161
Configuración de ID digitales en Detalles de contacto .................................................................161
7.10 ENVÍO DE MENSAJES DE E-MAIL FIRMADOS DIGITALMENTE .........................................................162
7.11 ENVÍO DE MENSAJES DE E-MAIL CIFRADOS ..................................................................................162
Cifrado mediante Goldmine ...........................................................................................................162
Cifrado mediante ID Digital ..........................................................................................................162
Lectura de mensajes de e-mail enviados con ID digitales .............................................................163
7.13 ENVÍO DE LITERATURA – CENTRO DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ........................................164
Vista del centro de Gestión de Documentación .............................................................................164
Planificar una solicitud de documentación....................................................................................165
Completar / Rechazar documentación ...........................................................................................167
7.14 GUIONES DE VENTA O TELEMÁRKETING .....................................................................................168
¿Qué son los guiones de bifurcación? ...........................................................................................168
Creación de un guión de Bifurcaciones .........................................................................................169
Añadir un Nuevo Guión .................................................................................................................170
Uso de un Guión de Bifurcación ....................................................................................................171
Finalización del Guión...................................................................................................................172
7.15 ACERCA DE CONTACTOS PERSONALES ........................................................................................172
7.16 USO DE SOFTPHONE ....................................................................................................................173
7.17 ENVÍO DE MENSAJES DE TEXTO/SMS ..........................................................................................174
7.18 DEFINICIONES .............................................................................................................................175
8 GESTIÓN DE VENTAS............................................................................................................ 176
8.1 VENTAS PREVISTAS .......................................................................................................................176
Planificar una venta prevista .........................................................................................................176
Completar ventas previstas ............................................................................................................177
8.2 INFORMES DE ANÁLISIS POR PANTALLA ........................................................................................178
Análisis de un Grupo de Usuarios .................................................................................................179
Empleando comodines en “Actividad” y “Códigos de Resultado” ...............................................179
Análisis de Ventas Previstas ..........................................................................................................179
Análisis Estadístico - Análisis de Actividades Completadas..........................................................180
Análisis de las Previsiones de Ventas ............................................................................................181
Análisis Gráfico .............................................................................................................................182
Análisis de Referencias ..................................................................................................................184
Análisis de Cuotas..........................................................................................................................187
8.3 ACERCA DE LA REALINEACIÓN DE TERRITORIOS ...........................................................................190
Uso del asistente de realineación de territorios.............................................................................190
9 OPORTUNIDADES Y PROYECTOS ...................................................................................... 193
9.1 OPORTUNIDAD Y PROYECTO. DEFINICIÓN:....................................................................................193
Las pestañas “Oportunidades” y “Proyectos”..............................................................................193
9.2 CREAR UNA NUEVA OPORTUNIDAD ...............................................................................................194
8
Usando el asistente de oportunidades de GoldMine ......................................................................194
9.3 EL GESTOR DE OPORTUNIDADES ...................................................................................................201
El embudo de oportunidades..........................................................................................................201
Ganar o perder una oportunidad ...................................................................................................202
9.4 CREAR UN NUEVO PROYECTO ........................................................................................................203
9.5 EL GESTOR DE PROYECTOS ...........................................................................................................207
El embudo de proyectos .................................................................................................................208
Completar un proyecto..................................................................................................................208
9.6 PERSONALIZACIÓN DE LAS PROPIEDADES DE OPORTUNIDADES Y PROYECTO .................................209
10 HERRAMIENTAS DE MARKETING................................................................................... 211
10.1 CENTRO DE GESTIÓN DE REFERENCIAS .......................................................................................211
10.2 CENTRO DE GESTIÓN DE CAMPAÑAS ...........................................................................................212
Menú local y barra de herramientas del gestor de Campañas ......................................................213
Crear una nueva Campaña ............................................................................................................214
Clonar una Campaña.....................................................................................................................215
Crear una nueva tarea de Campaña ..............................................................................................215
Eliminar una Campaña ..................................................................................................................216
Eliminar una tarea de Campaña ....................................................................................................216
10.3 ACERCA DE IMPORTAR DE LA WEB .............................................................................................216
11 CENTRO DE SERVICIO ........................................................................................................ 217
11.1 ACERCA DEL CENTRO DE SERVICIO.............................................................................................217
11.2 USO DEL CENTRO DE SERVICIO ...................................................................................................217
Vista de Lista del Centro de Servicio .............................................................................................217
Barra de Herramientas de la vista de Lista ...................................................................................218
Vista de Detalle del Centro de Servicio .........................................................................................218
Barra de herramientas de la vista de Detalle ................................................................................219
11.3 CREAR UN NUEVO CASO ..............................................................................................................220
Crear una nueva Plantilla de Casos ..............................................................................................223
Clonar o modificar una Plantilla Existente...................................................................................224
Reasignar un Caso .........................................................................................................................224
Escalar un Caso .............................................................................................................................225
Resolver un Caso............................................................................................................................225
Crear informe de rendimiento de un Caso .....................................................................................226
12 BASE DE CONOCIMIENTO (INFOCENTER).................................................................... 228
12.1 ACERCA DE LA BASE DE CONOCIMIENTO ....................................................................................228
12.2 UN RECORRIDO A TRAVÉS DE LA BASE DE CONOCIMIENTO .........................................................228
12.3 CREANDO LIBROS, CARPETAS Y TEMAS ......................................................................................229
Crear un libro, carpeta o tema en la Base de Conocimiento ........................................................230
Mover una carpeta o un tema ........................................................................................................232
Cambiar el nombre de un libro, carpeta o tema ...........................................................................233
Renombrar un tema........................................................................................................................233
Cambiando el enlace a un archivo de un tema. .............................................................................233
Cambiando los derechos de acceso a un tema...............................................................................233
Cambiar los derechos de acceso de un libro, carpeta, o tema.......................................................234
Borrado de un libro, carpeta, o tema.............................................................................................234
Borrar un libro, carpeta, o tema. ...................................................................................................234
Adición de texto HTML a los temas de la Base de Conocimiento..................................................234
12.4 BÚSQUEDA EN LA BASE DE CONOCIMIENTOS ..............................................................................235
Buscar en la Base de Conocimiento...............................................................................................235
Adición de palabras clave a los temas de la Base de Conocimiento..............................................236
12.5 TABLA DE CONTENIDOS DE LA BASE DE CONOCIMIENTO ............................................................236
9
1 Bienvenido a Goldmine Premium
Edition
1.1 Introducción
GoldMine es un CRM. El significado de estas siglas es Customer Relationship Management, es decir,
Gestor de Relaciones con Clientes. GoldMine es una potente herramienta diseñada para automatizar y
gestionar las actividades del día a día de su negocio. Usando GoldMine, es posible iniciar, desarrollar y
mantener relaciones con sus contactos, gestionar su tiempo y alcanzar sus objetivos con gran facilidad.
GoldMine le permite automatizar las siguientes áreas clave de la actividad diaria de negocio:
•
Gestión de clientes / contactos
•
Gestión del tiempo
•
Gestión de tareas y trabajo en equipo
•
Gestión de documentos y correos electrónicos
•
Gestión de personal de ventas
•
Gestión de proyectos y oportunidades de venta
•
Guiones de telemárketing
•
Servicio Post-Venta y Gestión de Casos
Gestión de clientes / contactos
GoldMine permite mantener una base de datos actualizada con todos los contactos significativos para su
empresa, tanto clientes como proveedores, clientes potenciales, etc. Guarde sobre ellos una amplia
cantidad de información estándar (dirección postal, correo electrónico, dirección Web), así como datos
personalizados que sean de su utilidad.
Guarde un completo historial de todas las interacciones con sus contactos. Información detallada sobre
llamadas, envíos, ventas y previsiones, le permitirá conocer de forma rápida los compromisos a los que
ha llegado con su contacto, qué tiene que hacer y las fechas en las que se han hecho las actividades. Si
utiliza GoldMine en una red con varios usuarios, también podrá consultar qué usuario ha interactuado
con sus contactos y cuando.
Inserte notas adicionales para cada contacto. Esta información se presenta directamente sobre la
pantalla, y puede consultarla en cualquier momento o imprimirla para llevarla a citas y reuniones.
GoldMine le permite además diversificar de forma sencilla sus contactos. Diseñe pantallas diferentes
para sus clientes, proveedores, contactos personales, etc, adaptándolas a su uso, y optimizando el
espacio y distribución en pantalla para cada tipo de contacto.
Gestión del tiempo
Planifique su agenda con el calendario de GoldMine. Podrá organizar sus llamadas de teléfono, citas y
actividades para ser realizadas en cualquier fecha. Incluso podrá programar una alarma para que le avise
de la inminente conclusión de una actividad, con toda la antelación que le sea necesaria. En el momento
elegido, una ventana aparecerá en su escritorio para recordarle ésta o aquella actividad, sin necesidad de
consultar constantemente el calendario.
10
Lleve la gestión de actividades un paso más allá, relacionándola con la columna vertebral de GoldMine:
la gestión de contactos. Cuando su calendario indique que es hora de llamar a un cliente, toda la
información sobre ese cliente estará en ese momento disponible en su pantalla. GoldMine relaciona de
forma intuitiva cada actividad con el contacto hacia el cual va dirigida.
Cuando se utiliza GoldMine en una red de varios usuarios, puede organizar el calendario para cada uno
de ellos, pudiendo ver en cada momento qué usuarios estarán realizando alguna actividad, quienes
estarán de vacaciones, o si estarán presentes en la oficina para poder concertar esa reunión que llevaba
planificando hacía varios días.
Gestión de tareas y trabajo en equipo
GoldMine aprovecha al máximo las posibilidades que ofrece el que los empleados de una empresa estén
conectados entre sí. La comunicación entre los distintos niveles de la empresa, así como entre
empleados, se lleva de una forma muy efectiva, asignando o delegando tareas e informando sobre la
realización de las mismas. Puede incluso programar una notificación a su cuenta, para tenga constancia
de que el usuario a quien ha delegado la tarea la ha cumplido con éxito.
Para culminar con éxito el trabajo en equipo es esencial una buena comunicación. GoldMine incorpora
funcionalidades de correo electrónico que aseguran el envío y recepción de mensajes a su personal de
forma inmediata. Como cualquier otra actividad, los mensajes de correo electrónico son tratados como
elementos del calendario, con lo que se pueden consultar y relacionar con el contacto al cual van
dirigidos, o del cual le han sido enviados.
Gestión de documentos y correos electrónicos
Mantenga al día todos sus ficheros importantes en otros formatos. Imagine que un distribuidor le envía
un presupuesto. Ud. lo guardará en una carpeta del servidor. Mediante las funciones de documentos
enlazados puede relacionar ese documento con el contacto que se lo envió. De esta forma nunca más
necesitará buscarlo, bastándole hacer doble clic sobre la lista de documentos enlazados a ese contacto
para poder visualizarlo o modificarlo con su editor de textos u hoja de cálculo habitual.
La incorporación de funciones DDE (Dynamic Data Exchange) permite interactuar con los procesadores
de texto más conocidos para crear sus propias plantillas de documento, y combinarlas con la
información de su base de datos. Promueva una campaña de correspondencia de la forma más fácil,
escogiendo a qué contactos desea incluir en la promoción, y combinando dichos contactos con su
plantilla de documento.
El centro de documentos no sólo le permitirá mantener una extensa variedad de textos y hojas de
cálculo, sino también memorándums, plantillas de correo electrónico, perfiles, sobres y etiquetas, etc.
Adicionalmente, Goldmine cuenta con su propio gestor de correos, que permite tener todos los correos
electrónicos que se intercambie con sus contactos enlazados a las fichas de los mismos.
Gestión de personal de ventas
GoldMine mantiene estadísticas que recuentan el número de llamadas realizadas, cuantas con éxito y
cuantas no, proporción de dinero ganado por llamadas, ventas previstas y realizadas, etc. Podrá observar
en tiempo real todas las operaciones que se están llevando, y analizar rápidamente el origen y
aprovechamiento de sus principales campos de interés, para que pueda maximizar sus esfuerzos de
marketing.
Con sólo presionar un botón, podrá consultar todas las estadísticas que necesite acerca del estado de sus
ventas, mediante pantallas sencillas e intuitivas. Nunca fue tan fácil llevar al día toda la gestión de
ventas de su empresa.
Gestión de proyectos y oportunidades de venta
Mantenga al día todas las oportunidades de venta de todos sus clientes. Podrá llevar un seguimiento de
qué resultados están arrojando sus campañas, o bien cómo responde un cliente a una oferta. El potencial
11
de ventas para esa oportunidad, la fase en la que se encuentra y los distintos temas a tratar, son
informaciones importantes que podrá mantener al día dentro del gestor de oportunidades.
El gestor de proyectos le permite, asimismo, llevar al día todos los proyectos que tenga en marcha con
sus contactos, el estado en que se encuentran, tareas e hitos dentro del proyecto, temas a tratar,
problemas acaecidos, etc.
Maneje de forma efectiva su equipo de trabajo mediante la gestión de proyectos y oportunidades.
Marque hitos, fechas y prioridades y lleve a buen puerto la planificación del trabajo a realizar por su
equipo.
Guiones de telemárketing
La definición de Marketing más extendida nos dice: “Es el Estudio o Investigación de la forma de
satisfacer mejor las necesidades de un grupo social a través del intercambio con beneficio para la
supervivencia de la empresa.”
El conocimiento de los servicios que ofrece su empresa es vital para que sus futuros clientes le conozcan
y se interesen por sus productos. Igualmente, cuando realice promociones o nuevas campañas, es
interesante disponer de un guión para darlas a conocer, y poder consultar qué impacto tienen sobre sus
destinatarios y el grado de aceptación que consiguen.
Para ello, GoldMine incorpora la funcionalidad de “Guiones de telemárketing”, permitiendo diseñar
“chuletas” para contactar por teléfono con los posibles clientes, así como guardar automáticamente las
respuestas dadas por su interlocutor a cada pregunta, pudiendo estudiar a posteriori cuales fueron las
respuestas más aceptadas y en qué puntos debería mejorar.
Servicio Post-Venta y Gestión de Casos
La gestión de casos permite llevar un control de la post-venta en Goldmine, organizando de forma
eficiente los casos con sus distintos estados (abierto, cerrado, reasignado, etc) para cada cliente. Este
módulo le permite crear expedientes para las solicitudes de servicio de los clientes, asignar al técnico o
personal de servicio que mejor pueda resolver el problema, escalar y resolver los temas
de una forma rápida y eficiente, como así también mantener al cliente informado del estado de su
solicitud de servicio en todo momento. Todo ello dentro del entorno de GoldMine.
12
1.2 Novedades
Goldmine apoya una variedad de procesos de negocio con mayor eficiencia y una administración
automatizada. Nuevas características y mejoras hacen que Goldmine Premium Edition sea más potente y
fácil de usar que nunca.
• Nueva interfaz de usuario: GoldMine Premium Edition se ha diseñado con un elegante y moderno
diseño. La navegación, la automatización, y la comunicación son ahora más intuitivas, lo que ayuda a
mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y facilita su uso.
• Módulo de Servicio al Cliente (Service Center). GoldMine Premium Edition incluye un Centro de
Servicio al Cliente para el módulo de seguimiento, resolución, y presentación de informes de los
expedientes de las solicitudes de servicio de nuestros clientes.
• Organización de pantallas en forma de pestañas: Esta versión nos permite una navegación más
rápida entre las ventanas abiertas, gracias a una nueva vista con pestañas que utiliza espacio
disponible en la pantalla de manera más eficaz. Para visualizar las pantallas organizadas en pestañas
simplemente maximizar cualquier ventana abierta en el entorno de trabajo de GoldMine.
• Compatibilidad con Microsoft Windows Vista
• Compatibilidad con Microsoft Office 2007: GoldMine Plus para Microsoft Office ahora forma parte
de la instalación estándar de GoldMine y es compatible con Microsoft Word y Excel 2007.
• Asistente de importación de códigos postales: Añada todos los códigos postales de su país en su base
de datos con un solo clic usando este nuevo asistente de importación.
• Características de auto-completado: Estas características contribuyen a mejorar la velocidad y
precisión durante las tareas como ingresar datos en los campos o añadir destinatarios a los mensajes
de correo electrónico.
• Consejo del día: Ofrece información útil acerca de las distintas funciones de GoldMine cada vez que
abre la aplicación.
13
1.3 Organización de esta guía
Esta guía está concebida como Manual de Referencia para los usuarios de Goldmine. Esto significa que
ya se asume su familiaridad con la terminología básica y el funcionamiento, a nivel de usuario, del
entorno Windows.
Proporciona información completa sobre todas las características y funciones de GoldMine. A lo largo
de todo este manual, se le ofrecerán consejos útiles sobre cómo hacer el mejor uso posible de las muchas
funciones de GoldMine.
1.4 Convenciones empleadas en esta guía
Convenciones de Impresión
Esta Guía del Usuario emplea algunos símbolos especiales y convenciones, las cuales se detallan
seguidamente.
Elementos
de Pantalla
A lo largo de este documento, los elementos de menú, nombres de campo, y
términos importantes están impresos en negrita, y utilizan una fuente similar a la
usada en el programa GoldMine. Por ejemplo, el comando utilizado para planificar
una llamada se encuentra en el menú “Planificar”, y está impreso como comando
“Llamada”. En general, cualquier cosa que aparece en pantalla se muestra tal y
como aparece en ella.
El teclado
Las referencias a teclas en el teclado de su ordenador también figuran en negrita,
en mayúsculas, y en la misma fuente que el texto que las contiene. Por ejemplo, la
tecla Enter o Return está impresa como ENTER. Las teclas de cursor figuran como
ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA y DERECHA. La tecla “Salir” figura como
ESC, la tecla “Control” como CTRL y la tecla “Alternativa” como ALT.
Símbolos especiales
La referencia “Nota”, simbolizada por el signo de exclamación de la izquierda y
una flecha, proporciona información adicional sobre el tema en curso como, por
ejemplo, detalles técnicos adicionales o bien un punto de atención.
La presencia de un símbolo de interrogación seguido por una flecha, indicará un
punto en el que se supone una pregunta o duda del lector. Se expresan en forma de
pregunta (subrayada) con su respuesta a continuación.
..
La referencia “Ejemplo”, simbolizada por un lapicero, servirá para ilustrar casos
que pueden darse en la realidad, con la finalidad de comprender mejor algún
procedimiento o funcionalidad de GoldMine.
La presencia del icono de un teclado, a la izquierda de una serie de líneas, indica
que lo que se está explicando es alguna combinación de teclas para efectuar una
determinada operación. Como ejemplo: una tecla de acceso rápido.
Si observa un ratón, con unas líneas de texto a su derecha, podrá evaluar dicho
texto como la descripción de un proceso que deberá llevarse a cabo con el ratón.
Por ejemplo: abrir un menú para llegar a una determinada opción.
Convenciones generales
Las palabras “elegir” o “seleccionar” se usan para desempeñar comandos de menú o botones de
comando en una caja de diálogo.
14
La frase “Clic en Aceptar” indica que o bien puede hacer clic sobre el botón Aceptar con el ratón o bien
puede presionar la tecla ENTER en el teclado para llevar a cabo la acción.
Convenciones del ratón
Si tiene un ratón con varios botones, en la mayoría de casos se da el hecho que el
botón izquierdo está configurado como el botón primario. En este caso, cuando
precise hacer clic con el botón secundario, se hablará de botón secundario del
ratón.
A pesar de todo, no debe olvidarse que, en algunos sistemas, especialmente si la
persona que los maneja es zurda, el orden de los botones del ratón se invierte, por
lo que el primario es el derecho y el secundario el izquierdo.
Para evitar posibles confusiones, y especialmente una sensación de marginación
hacia los usuarios zurdos, en la guía que tiene en sus manos se omite toda
referencia a botón “izquierdo” o “derecho”, para utilizar las de “primario” o
“secundario”.
“Señalar” significa situar el puntero del ratón hasta que la punta del mismo se halle sobre el área
deseada de entrada en la pantalla.
“Hacer clic” significa pulsar y soltar, no necesariamente de inmediato, el botón primario del ratón, sin
moverlo.
“Hacer doble clic” significa hacer clic con el botón primario del ratón dos veces, rápidamente, y sin
moverlo de sitio.
“Arrastrar” significa hacer clic y mantener presionado el botón primario del ratón mientras se mueve el
puntero del mismo.
Convenciones del teclado
Un nombre de una tecla del teclado específico, se indica a través de una frase.
Por ejemplo, “Presione ENTER para completar este comando” indica que debe
presionar esta tecla.
Una línea o guión ( - ) entre dos nombres de teclas indica que debe presionar ambas teclas a la vez.
Por ejemplo, “Presione Alt-Tabulador” significa que debe mantener presionada la tecla Alt mientras
presiona a su vez la tecla Tabulador.
Cuando se le pida de presionar dos teclas consecutivamente, la manera más fácil
es presionar en primer lugar la tecla de la izquierda, y posteriormente, mientras la
mantiene pulsada, pulsar sobre la tecla de la derecha de la combinación. En caso
de haber tres teclas, pulse primero la de la izquierda, manténgala, pulse la
siguiente, y sin dejar de pulsar las dos anteriores, pulse la última.
Definiciones
En la última página de algunos capítulos, se mostrará un pequeño apartado de
definiciones, simbolizadas con un icono de un libro. Servirán de apoyo para
comprender mejor aquellos aspectos algo más complejos para el usuario. A lo
largo del texto irá encontrando referencias numéricas impresas en sobreíndice *
que luego podrá ver más explicadas en este apartado.
15
Ubicación de las teclas de función más utilizadas en el teclado
En el siguiente diagrama podrá localizar algunas de las teclas de función más utilizadas en las distintas
combinaciones soportadas por GoldMine, y su ubicación en un teclado estándar de 105 teclas, tipo
Microsoft.
ESC (Escape)
TAB (Tabulador)
ALT
ENTER ó RETURN
AltGR
Teclas de control (CTRL.)
16
2 Como empezar
Esta sección proporciona información para ayudarle a entender y utilizar la aplicación.
2.1 Términos y conceptos clave
La siguiente es una lista de términos y conceptos clave utilizados en Goldmine:
• Lista de actividades: Es una lista de las actividades asociadas a un determinado contacto o asignadas
a un usuario de Goldmine, clasificadas por tipo de actividad (llamdas, citas, mensajes, etc). Utilice la
lista de actividades para ver los detalles de una actividad, mostrar el contacto vinculado a una
actividad, completar las actividades y guardar información de referencia en el historial.
• Ventana de navegación: Desde este tipo de ventanas podemos visualizar listas de contactos,
calendario de eventos, informes y otros temas. Estas ventanas muestran la información en columnas.
•
Calendario: Muestra la información sobre las actividades organizada en pestañas que permiten el
acceso a distintos tipos y niveles de detalle. Utilice el Calendario para programar y completar
actividades.
• Registro (Ficha) de contacto: Información estándar de contacto, tal como nombre, compañía,
número de teléfono, y dirección. La mayoría de las operaciones en Goldmine están relacionadas con
un registro de contacto. El registro de contacto actúa como enlace entre el calendario y el historial,
manteniendo relacionadas las actividades pendientes y realizadas con cada registro de contacto.
• Ventanas de selección (F2): Es una herramienta (listas desplegables) que nos permite validar que en
determinados campos solo se puedan introducir determinados valores. En ellas podremos configurar
opciones de seguridad para asegurar la correcta entrada de datos y normalización de la información.
• Área de trabajo: Es el área dónde se muestra el registro de contacto con el que se está trabajando, el
calendario, la lista de actividades, el centro de correos y cualquier otra ventana abierta. Aunque se
pueden abrir, cambiar la posición y el tamaño de múltiples registros de contacto, solo uno puede estar
activo a la vez en el área de trabajo.
• Búsqueda universal: Es un cuadro de búsqueda que nos permite tener una visión resumida de la
información, junto con enlaces a información más detallada.
17
2.2 Arrancando GoldMine 8.5
Para iniciar GoldMine 8.5 deberá hacer clic sobre el icono de su
escritorio, o bien la opción de su Menú Inicio de Windows.
ó
1
2
1.
Introduzca su código
de usuario
2.
Ponga su contraseña
3.
Pulse OK
3
Cambiar la contraseña
Para cambiar la contraseña pulse la opción de
menú “Herramientas” con el botón primario,
seleccione la opción “Opciones” y pulse el
botón “Cambiar Contraseña”.
En el cuadro de diálogo que se muestra a
continuación, escriba la contraseña antigua y
luego la nueva contraseña (dos veces) en los
campos correspondientes y haga clic en
Aceptar.
18
Ver Información sobre GoldMine Premium Edition
Utilice el siguiente procedimiento para ver la información acerca de Goldmine, tal como detalles de la
instalación, información de contacto, créditos, etc:
Pulse la opción de menú “Ayuda” con el botón primario, seleccione la opción
“Acerca de Goldmine…”
Los botones “Créditos”, “Frontrange” y “Sistema” le mostrarán la información
asociada correspondiente.
Para copiar en el portapapeles la información mostrada en el apartado “Sistema”,
pulse el botón “Copiar Todo”
2.3 Navegando en Goldmine
Esta sección describe las herramientas de navegación y los procedimientos que puede utilizar para
navegar a través de Goldmine. La ventana principal puede mostrar una gran cantidad de información
basado en sus decisiones, y ofrece acceso a una amplia gama de opciones para la gestión de datos.
Alguna de las partes de la ventana principal de Goldmine son: la barra de herramientas, la barra de
título, el menú principal, el panel de navegación, área de trabajo, y la barra de estado.
Barras de herramientas
Panel de navegación
Barra de título
Menú Principal
Pestañas de Ventanas abiertas
Ficha de contacto
Barra de estado
19
Observe durante unos instantes la ventana principal, la que se abre justo después de introducir su
información de usuario y contraseña, y fíjese en las distintas partes que forman la pantalla de Goldmine.
Existen tres zonas importantes:
a)
La zona superior e izquierda de la pantalla, donde se ubican los menús, las barras de
herramientas y panel de navegación. Los botones de las barras de herramientas dan acceso
directo a las funciones más utilizadas del menú principal, es decir, nos permiten acceder a ellas
con un solo clic.
b) La zona central o área de trabajo o área de cliente. Actúa como un escritorio en el que puede
gestionar las distintas ventanas organizadas en pestañas. Siempre habrá una ventana principal
abierta: la ficha de registro. La gestión de los contactos es el verdadero corazón de la
aplicación que tiene en sus manos.
c)
La zona inferior. En ella se define la barra de estado. Ofrece información referente a la sesión
que hay abierta en cada momento en su estación de trabajo: base de datos en uso, usuario con el
que está conectado, fecha y hora.
El tipo de entorno de ventanas dentro de otras ventanas (el área de cliente actúa
como una gran ventana que engloba al resto) es conocido como aplicación MDI
(Múltiple Document Interface).
podrá visualizar las pantallas como en versiones
Haciendo clic en la solapa
anteriores (vista clásica), en dónde en caso de tener varias ventanas abiertas a la vez,
podrá distinguir cual es la que está activa porque el color de su barra de título tendrá
un color diferente al resto.
Para volver a visualizar las ventanas organizadas en pestañas, maximizar cualquiera
de las ventanas abiertas.
También se puede configurar el menú clásica de Goldmine (utilizado en versiones
anteriores) seleccionando “Herramientas | Opciones” y en la solapa “Sistema”
marcar la casilla de verificación para el uso del menú clásico de Goldmine.
Opciones de Navegación
Utilice las siguientes opciones para navegar a través de Goldmine. Para:
• Navegar entre los módulos abiertos: Presione CTRL + TAB.
• Navegar en un módulo (entre el panel superior y pestañas inferiores). Para navegar entre los
diferentes elementos y campos del módulo, utilizar una combinación de CTRL-TAB, TAB
y flechas de desplazamiento. Estas herramientas le permitirán acceder a todos los campos y botones
que se muestran en la pantalla.
• Navegar entre los campos de un módulo. Utilice TAB.
• Navegación por las secciones Primarias de los módulos. Cada módulo tiene características únicas,
pero los siguientes son ejemplos de la navegación:
• Moverse por la barra de herramientas específica de un módulo o moverse a través de una
lista (en la lista de actividades, contactos, etc.): Utilice TAB o flechas (ARRIBA, ABAJO,
IZQUIERDA o DERECHA).
• Moverse por campos editables de un registro de Contacto, y pantallas creadas por el usuario si
estuviera abierta: TAB o flechas (ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA o DERECHA)
El orden de tabulación se define en las propiedades de los campos.
• Moverse por campos editables en la vista de detalle de casos o expedientes: TAB o flechas
(ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA o DERECHA)
20
El tabulador no se debe utilizar para desplazarse entre las pestañas (por ejemplo, pasar de la
pestaña “Pendiente” a la pestaña “Historial”).
• Desplazamiento en el panel de navegación: : TAB o flechas (ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA o
DERECHA)
• Moverse por las barras de herramientas (con exclusión de barra de menús): Utilice TAB.
• Mover en la barra de menú: Utilice ALT.
El menú principal
Los menús de GoldMine tienen como finalidad el comunicar al programa qué acción se desea
emprender. Son muy parecidos a los de cualquier otra aplicación sobre Windows. Para poderlos activar
se puede hacer de dos maneras: bien utilizando el teclado, o bien desplegando los diferentes menús
utilizando el ratón. Existen dos tipos de menús:
El menú principal está ubicado en la parte superior de la pantalla de GoldMine, y supone el primer
eslabón de comunicación entre el programa y el usuario. En él se encuentran la mayoría de las opciones
disponibles del programa. Es la evolución natural de los menús de opciones de las antiguas aplicaciones,
que abrían paso a todos los módulos del programa. Incluso, muchas de las formas de acceder a ellos son
muy similares. Véalas a continuación.
Las opciones principales, o cabeceras del menú principal son, y ofrecen...
•
Archivo
Æ Crear contactos, imprimir informes, importar/exportar información, salir
de la aplicación, etc
•
Editar
Æ Operaciones realizables con el registro actual, y trabajo con las
preferencias de usuario. Opciones para copiar, cortar y pegar información.
•
Ir a
Æ Acceso a todos los módulos de Goldmine, como así también a las
herramientas de análisis e informes
•
Herramientas Æ Acceso a herramientas para sincronización, configuración de Goldmine,
gestión de bases de datos, gestión de procesos automatizados, Agentes de
Servidor, reemplazo global, realineación de territorio, gestor del Administrador
de alias de la Base de Datos, etc.
•
Acciones
Æ Acceso a herramientas de comunicación, cronómetro, y gestión de funciones
de combinación de correspondencia.
•
Programar
Æ Planificación de actividades de calendario. Acceso a las opciones de
programación para el contacto, incluida la programación de una llamada, citas,
solicitud de la literatura, venta prevista, correo electrónico, etc.
•
Completar
Æ Realización de las actividades de calendario ya programadas (llamadas,
citas, ventas, otras acciones, la correspondencia, y otras actividades pendientes)
y posibilidad de completar actividades no programadas.
•
Web
Æ Gestión de GM+Vista, Webimport, publicación de calendario y otras
opciones.
•
Ventana
•
Ayuda
Æ Presentación y desplazamiento por las ventanas del área de trabajo.
Æ Ayuda en línea, Ayuda contextual, temas de ayuda, NetUpdate e
información del sistema.
Cuando pulse sobre un comando del menú que aparezca
seguido de puntos suspensivos ( ... ), se le presentará una
caja de diálogo adicional con más opciones de selección.
Aquellas opciones de menú que tengan una flecha a la
21
derecha de las mismas abren, al ser pulsados, un submenú
con nuevas opciones.
A veces, algunas opciones del menú
aparecerán como grabadas en gris. Esto
significa que no podrán pulsarse, bien porque
no es aplicable, bien porque habrá que
realizar una nueva selección para utilizarla.
Verá que hay varios caminos para navegar por los menús. Supongamos por ejemplo, que queremos
programar una llamada:
Objetivo Æ
Programar una
llamada
Método A
Mover el ratón hacia el
menú “Programar”,
pulsar con el botón
primario del ratón, y
seleccionar la opción
“Llamada…”.
Método B
Pulse la tecla Alt.
Automáticamente la
primera opción del
menú, “Archivo”
quedará marcada.
Muévase con los
cursores hacia la
derecha y hacia abajo
hasta llegar a la opción
deseada.
Método C
Pulse la tecla Alt y
luego la letra P para
activar el menú
“Programar”. Una vez
desplegado, pulse
L para activar la
opción del menú
“Llamada…”.
Los menús contextuales
Uno de los grandes progresos de los entornos gráficos, en cuanto a la navegabilidad de las distintas
partes de un programa, es la presencia de los menús contextuales.
GoldMine incorpora menús de contexto en aquellos puntos en los que se necesita el acceso fácil y rápido
a un conjunto de operaciones a realizar dentro de ese contexto. No son opciones globales (que pueden
efectuarse desde cualquier parte del programa) sino únicamente útiles en el punto donde se encuentre en
ese momento. Para comprobarlo, puede efectuar la siguiente operación:
1. Abra la pestaña “Contactos”, haciendo clic con el botón primario del ratón
sobre la opción correspondiente en las pestañas de la parte inferior de la
ventana de registro.
2. En la parte blanca de columnas, pulse con el botón secundario del ratón.
Aparecerá un menú contextual con las opciones propias de la pestaña de
Contactos.
3. Pulse sobre la opción “Nuevo...”. Al igual que en las opciones del menú
principal, cuando una opción lleva tres puntos tras de sí ( ... ) implica la
aparición de un cuadro de diálogo, en este caso, el de crear un nuevo contacto
adicional.
Las pestañas de la ventana de Contacto
Observe ahora la ventana de contacto. Tiene una sección inferior separada por una fila de pestañas.
Considere estas pestañas como opciones de un nuevo menú, propio de la ventana de contacto, que le
muestra información adicional relacionada con la ficha de contacto activa.
Para entrar en cualquiera de las pestañas:
22
Pulse con el ratón sobre la pestaña deseada.
Tenga en cuenta que, en todo momento, cualquier información que pueda leer en una determinada
pestaña, estará relacionada con el registro que se encuentre en la parte superior de la ventana de
contacto. Investigue Ud. mismo, muestre una determinada pestaña y desplácese por los registros de su
GoldMine, utilizando las flechas de desplazamiento. Verá como cambia la información.
Flechas de Desplazamiento
Panel de navegación
El panel de navegación es una característica nueva en Goldmine Premium Edition.
Contiene los accesos directos a los módulos del menú “Ir a”. Adicionalmente, el
panel de navegación ofrece más opciones de visualización y navegación, en función
del módulo seleccionado.
En este panel podemos distinguir las siguientes secciones:
Campo de búsqueda: Escriba el nombre de contacto o empresa que quiere
encontrar y haga clic en Go (Continuar). Se abrirá el Centro de búsqueda de
contactos.
Barra de títulos: Muestra el título del módulo seleccionado. Haga clic en la barra de
título para minimizar o maximizar el panel de navegación.
Ventana de visualización: Dependiendo del módulo seleccionado se visualiza los
ítems vistos recientemente.
Botones: Cada botón muestra la ventana principal de su módulo correspondiente.
Por ejemplo, al hacer clic en Contactos se abre la vista Lista de contactos.
Barra de estado
La línea inferior de la ventana se denomina la barra de estado y contiene:
• El nombre de la base de datos de contacto abierta (a la izquierda). Adicionalmente, en la parte
izquierda de la barra de estado, cuando el ratón esté posicionado en un botón de la barra de
herramientas, se mostrará un mensaje de ayuda relacionado con dicho botón.
• El cambio de estado de [BLOQ MAYÚS] y [BLOQ NUM].
• El nombre del usuario que tiene iniciada la sesión.
• La fecha y la hora del equipo local.
23
2.4 La Barra de herramientas
Las barras de herramientas son muy útiles para agrupar en ellas aquellas opciones que utilice de forma
más habitual en su trabajo diario. Las barras de herramientas componen la mejor colección de “accesos
directos” internos para una aplicación. Con sólo pulsar un botón, se evita el tener que desplegar un menú
y escoger una opción, aumentando su rendimiento.
Acerca de Personalización de las barras de herramientas
Goldmine le permite crear barras de herramientas personalizadas. También puede añadir, eliminar,
reordenar o cambiar el nombre de los botones en las barras de herramientas.
Editar la barra de herramientas
La barra de herramientas Global aparece debajo de la barra de herramientas principal. Usted puede
personalizar esta barra de herramientas mediante la adición, eliminación o redistribución de los botones
que aparecen en ella. También puede crear barras de herramientas adicionales. Utilice el siguiente
procedimiento para crear una barra de herramientas personalizada:
1.
Haga clic con el botón secundario en el espacio vacío de la barra de herramientas y
desde el menú emergente, seleccione “Personalizar…”(Customize)..
2.
Haga Clic en el botón “Nuevo” y escriba el nombre de la nueva barra de herramientas.
El nombre de la nueva barra de herramientas aparece en el cuadro de diálogo
“Personalizar”.
Si no puede encontrar su nueva barra de herramientas de inmediato, haga clic con el
botón secundario en el espacio vacío de la barra de herramientas para abrir el menú con
los nombres de las barras de herramientas disponibles. Haga clic en el nombre de la
nueva barra de herramientas que ha creado y la barra de herramientas aparecerá.
3.
Con el cuadro de diálogo “Personalizar” abierto, mantenga pulsada la tecla CTRL y, a
continuación, arrastrar y soltar los elementos del menú que desea que aparezca como
botones de su nueva barra de herramientas. Por ejemplo, si desea agregar la opción
“Grupos de usuarios” en su nueva barra de herramientas, mantenga pulsada la tecla
CTRL y, a continuación, vaya a “Herramientas | Grupos de Usuarios” y arrastre la
opción “Grupos de usuarios” hacia la nueva barra de herramientas
4.
Cierre el cuadro de diálogo “Personalizar”
Cambiar el nombre de una barra de herramientas
1.
2.
Marque la casilla de la barra de herramientas cuyo nombre desea cambiar y haga clic en
el botón “Cambiar nombre”.
3.
En el menú emergente, en el campo Nombre, escriba el nuevo nombre de botón.
El nuevo nombre aparece en la barra de herramientas.
4.
24
Renombrar, editar o eliminar un botón en una barra de herramientas
1.
2.
Marque la casilla de la barra de herramientas en dónde está el botón cuyo nombre desea
cambiar.
3.
Con el cuadro de diálogo “Personalizar” abierto, haga clic secundario en el botón cuyo
nombre desea cambiar.
4.
En el menú emergente, en el campo Nombre, escriba el nuevo nombre de botón.
El nuevo nombre aparece en la barra de herramientas.
5.
Use el menú para editar o borrar un botón.
6.
Reorganizar los botones en una barra de herramientas
1.
desde el menú emergente, seleccione “Personalizar…”(Customize).
2.
Con el cuadro de diálogo “Personalizar” abierto, haga clic secundario en el botón cuyo
nombre desea cambiar.
3.
Arrastre y suelte los botones hasta obtener la configuración deseada
4.
2.5 La barra de tareas
La barra de tareas lleva el concepto de barras de herramientas un punto
más allá, habilitando, dentro de GoldMine, accesos a opciones de menú,
aplicaciones externas, macros, etc.
•
2.
Seleccione el botón “Personalizar…”
(Customize) de la barra de tareas.
3.
Pulse con el botón secundario del ratón
sobre el espacio en gris de la barra de
tareas. Se desplegará el menú contextual de
la barra. Observe qué es lo que puede
hacer:
•
Mostrar los iconos de la
barra en tamaño pequeño
o
grande
(en
la
visualización
de
la
izquierda los iconos que
se muestran están en
formato grande).
•
Agregar, eliminar
editar un elemento.
o
Agregar, eliminar o editar un grupo de elementos.
25
•
Mover un elemento una posición hacia arriba o una posición hacia abajo.
•
Ocultar la barra de tareas.
Si no tiene activa la barra de tareas, podrá activarla. Para ello hacer clic con el
botón secundario en el espacio vacío de la barra de herramientas y desde el menú
emergente, seleccionar “Barra de Tareas” (Task Bar).
Añadiendo nuevos accesos a la barra de tareas
Pulse con el botón secundario del ratón en cualquier parte de la parte oscura de la
barra de tareas, y marque la opción “Agregar nuevo elemento...”.
Los iconos de la barra de tareas admiten cinco tipos distintos de accesos:
•
Acción del menú principal.
•
Macro de usuario de GoldMine.
•
Aplicación externa.
•
Enlace de documento.
•
Sitio Web.
Según el tipo de acceso, despliegue primero el cuadro combinado de la parte superior “Tipo de
elemento” y seleccione el tipo de destino. Según la opción que seleccione, el diseño de pantalla variará
considerablemente.
Añadiendo una acción del menú principal
Despliegue el árbol del gran recuadro
central hasta llegar a la opción que
desee iniciar.
Observe que la estructura de ese árbol
es exactamente la misma del menú
principal.
..
Para habilitar un nuevo icono que
llame
la
ayuda
principal,
despliegue primero el árbol
“GoldMine”, posteriormente la
sección “Ayuda”, y escoja la
opción “Temas de ayuda”.
Añadiendo una macro de usuario
Seleccione una macro ya creada en el recuadro blanco superior.
Posteriormente, marque uno de los iconos que le ofrece la librería gmart32.dll. Pese a que este fichero
le ofrece gran cantidad de iconos disponibles, puede igualmente escoger otro, pulsando el botón
26
simbolizado por tres puntos suspensivos (...) y seleccionando otro archivo, como por ejemplo, la librería
moricons.dll dentro de la carpeta de Windows.
Añadiendo una aplicación externa
Escriba un título para el icono, y elija
un archivo ejecutable en el recuadro
“Aplicación”. Indique un directorio
de inicio (en general será el mismo
donde se encuentre la aplicación), y
una línea de comando (parámetros) en
caso que la aplicación así lo requiera.
Al igual que en la selección de
macros, GoldMine le permitirá
escoger un icono gráfico que
represente el acceso en el espacio de
la barra de tareas.
Añadiendo un enlace de documento
Escoja un título o texto breve que se
mostrará en la barra de tareas, y
escoja el documento al cual enlazará
este icono.
Por defecto, GoldMine asignará al
documento el icono que le asigne
Windows (igual que si lo viera en el
Explorador), si se encuentra marcado
el recuadro “Utilizar icono por
defecto”. Si desmarca esta opción, se
visualizará en la parte inferior de la
pantalla una lista de gráficos de los
cuales podrá elegir uno.
27
Añadiendo un sitio Web
Escoja un título a modo de
descripción que se mostrará en la
barra de tareas, y escoja la página
Web (URL) a la cual enlazará el
icono. Escriba en la línea “Datos de
URL” la línea de parámetros que se
le tendrán que pasar a la página Web,
en caso necesario.
Marque, dentro de la lista de la parte
inferior, el icono gráfico preferido
para identificar este acceso.
Añadiendo grupos de tareas
GoldMine permite la utilización simultánea de más de un grupo de tareas. En muchos casos es habitual
la confección de un grupo general (para utilización de todos) y de uno particular (que cada usuario
configura a su gusto).
Una vez creados, los grupos de tareas se muestran organizados como una barra de herramientas. En la
siguiente figura puede verse un ejemplo, en el que uno de los grupos “Inicio” es general para todos los
usuarios, y el grupo “Aplicaciones” es el que ha configurado el usuario para sus necesidades personales.
Para seleccionar una opción de un determinado grupo tendrá que hacer clic sobre
la flecha de la derecha del grupo con el botón primario del ratón. Se desplegará un
menú con las tareas que tenga asociadas dicho grupo.
No existe ninguna limitación acerca de cuantos grupos se pueden crear, tanto globales como
particulares, siendo ésta la necesidad que tenga el usuario al respecto, y su propio sentido común.
Para crear un nuevo grupo de tareas, pulse con el botón secundario del ratón en
cualquier parte de la parte oscura de la barra de tareas, y marque la opción
“Agregar nuevo grupo...”.
Escriba un nombre para el nuevo grupo.
Marque el recuadro de “Iconos pequeños“ si quiere que
los gráficos del grupo midan 16x16 píxeles 1. Si no,
ocuparán 32x32 píxeles.
Si tiene permisos de administrador, puede crear grupos
globales (que pueden ser vistos y utilizados por todos los
usuarios), ya que tendrá activo el recuadro de “Grupo
global”.
28
2.6 Área de Trabajo
La pantalla del centro es el área de trabajo. El área de trabajo de Goldmine muestra las ventanas activas,
incluidos los registros de contacto abiertos, el calendario, la lista de actividades, el Centro de correo
electrónico, Oportunidades, Proyectos, Campañas, el Centro de Servicio, la base de conocimiento, la
ventada de búsqueda de contactos, etc. El área de trabajo también muestra los cuadros de diálogo,
herramientas y asistentes.
El siguiente gráfico muestra algunas ventanas en el área de trabajo.
Ventana de Lista de Actividades
La ventana principal de la lista de actividades contiene tres paneles:
El primer grupo es el panel de carpetas y lista las carpetas de las actividades actuales. Esta lista incluye
actividades abiertas, actividades cerradas y la actividad de correo electrónico. Abrir cada carpeta
29
haciendo clic en el signo más (+). Dependiendo de la carpeta que elija, se mostrará una lista de las
actividades asociadas a dicha carpeta en el panel de actividad.
El segundo grupo es el panel de la lista de actividades y muestra las actividades, que pueden ser
ordenadas y filtradas por cualquiera de sus columnas. Haga clic en una actividad y se mostrará la
información resumida relativa a dicha actividad en el panel de vista previa.
El tercer panel es el panel de vista previa y se muestra la información resumida de actividad
seleccionada.
Calendario
Las pestañas en la parte inferior de la ventana encontrará los tipos de calendarios disponibles (Día
Semana, Mes, Año, etc)
El primer panel es Mi Calendario y muestra gráfica de varios meses de su calendario a la vez. Haga clic
en una fecha y la página correspondiente aparecerá en el panel principal del Calendario.
El segundo panel es el panel principal del calendario que muestra las actividades de la fecha y la hora
especificada. Elija la forma de visualizar el calendario seleccionando una de las pestañas de la parte
inferior del calendario:
• Día: Muestra las actividades día por día.
• Semana: Muestra las actividades semana por semana.
• Mes: Muestra el calendario mensualmente.
• Año: Una página que muestra el calendario de todo el año.
• Esquema: Muestra tus actividades programadas en una estructura de árbol jerárquica (año->mes>día).
• Planificación: Cuando esté programando actividades para los demás, usar el planificador para ver su
disponibilidad.
• Tablero: Muestra el estado de inicio de sesión (conectado/desconectado) y la actividad de los usuarios
individuales y la disponibilidad del sistema.
30
En el tercer panel se listan las próximas tareas y / o ocasiones pendientes. Haga clic en la tarea o la
ocasión para ver un resumen de la información asociada.
Correo
La ventana del Centro de correo electrónico es totalmente navegable.
El primer panel muestra y lista las carpetas de correo del usuario. Al hacer clic en una carpeta, se
visualizarán los correos electrónicos contenidos en dicha carpeta en el panel de correo de la derecha.
Tenga en cuenta que en la parte superior del panel se muestra la ruta de acceso de la carpeta
seleccionada.
Oportunidades
Esta ventana proporciona una historia de oportunidades visto recientemente y le permite crear, editar y
mantener sus oportunidades.
31
Proyectos
Esta ventana muestra los proyectos a largo plazo vinculado a un registro de contacto.
Usted puede crear o modificar proyectos de esta ventana.
Campañas
Esta ventana le permite ver las interacciones con clientes, desde el contacto inicial hasta el cierre de la
primera venta y futuras compras.
Al hacer clic en las campañas, se abre la siguiente ventana de Bienvenida al Centro de Gestión de
Campañas:
32
Haga clic en OK y se abrirá el Centro de Gestión de campañas.
Centro de Servicio
Esta ventana permite a sus profesionales de servicio de post-venta asignar, escalar y resolver las
solicitudes de servicio al cliente.
33
Centro de Administración de Referencias
Esta ventana proporciona una secuencia de actividades para ayudar a administrar las actividades
comerciales relacionadas con la base de contactos y clientes potenciales. Proporciona un conjunto de
herramientas que le ayudan a definir y gestionar sus referencias o prospectos.
Base de Conocimiento
La Base de Conocimiento de GoldMine nos otorga un recurso para mantener cualquier tipo de
información útil acerca de una organización o un individuo. La información no esta limitada solo a
archivos de texto, la Base de Conocimiento puede archivar cualquier información, incluyendo gráficos,
archivos multimedia, y aplicaciones. Esta información puede ser enlazada a un registro de contacto, para
que GoldMine abra este registro siempre que usted abra ese tema.
34
2.7 Usar la Ayuda en línea
Vea la documentación de Goldmine en línea utilizando el sistema de Ayuda.
Acceda a información general, instrucciones paso a paso, sugerencias, notas, descripciones y material de
referencia mientras trabaja.
Para acceder a los temas de Ayuda de un módulo o función determinada, pulse F1 desde el módulo o
función correspondiente.
2.8 Teclas de acceso directo
Las opciones de menú de Goldmine se pueden ejecutar con teclas de acceso rápido. En lugar de utilizar
el ratón para seleccionar las opciones de menú, las se pueden utilizar teclas (como F1) o combinaciones
de teclas (como CTRL + P) que invocan una acción en particular.
Esta sección proporciona las tablas de teclas de acceso directo en Goldmine.
Teclas de acceso directo de GoldMine
Opción de menú
Muestra la ayuda en línea para la ventana activa
Acceso Directo
F1
Mostrar las entradas de campo predefinido para las búsquedas,
un calendario (si es un campo fecha), o un reloj (si es un campo
hora)
Mostrar el Centro de Búsqueda de Contactos
Mostrar el Centro de Correo electrónico
Mostrar la Lista de Actividades
Mostrar el Calendario
Mostrar el Gestor de Oportunidades
Mostrar el Centro de Administración de Campañas
Cerrar el módulo o ventana activa
Salir de Goldmine
Buscar siguiente
Pasar a la siguiente ventana o módulo abierto
Moverse a la ventana o módulo anterior
F2
F4
F5
F6
F7
F9
F10
Ctrl + F4
Alt + F4
F3
Ctrl + Tab
Ctrl + Mayús + Tab
Teclas de acceso directo de registro de contactos
Opción de menú
Buscar una cadena de caracteres dentro de la pestaña activa
Mostrar las entradas de selección de los campos de texto, un
calendario en el caso de los campos de fecha, o un reloj si el
campo es de tipo hora
Deshacer escritura
Cortar el texto seleccionado
Copiar el texto seleccionado
Pegar texto copiado en el portapapeles
Ir al siguiente registro de Contacto
Ir al anterior registro de Contacto
Ir al primer registro
Ir al último registro
Recorrer los últimos registros de contacto utilizados
Escribir un mensaje de correo electrónico al contacto
Acceso Directo
F3
F2
Ctrl + Z
Ctrl + X
Ctrl + C
Ctrl + V
Page Up (Re Pág)
Page Down (Av Pág)
Ctrl + Re Pág
Ctrl + Av Pág
Mayúsculas + Re Pág
Ctrl + Mayús + E
35
Marcar el número de teléfono del campo Teléfono1 (phone1)
Marcar el número de Fax del contacto
Mostrar Contactos Personales
Iniciar temporizador
Parar temporizador
Restablecer el temporizador
Reiniciar el temporizador
Alt +1
Alt + 2
Alt + 3
Alt + 4
F11
F8
Mayús + F8
Alt + F8
Ctrl + F8
Teclas de acceso directo a las Pestañas de contacto
Las siguientes teclas de acceso directo son los valores establecidos por defecto. Puede cambiar el
nombre de cualquier pestaña de contacto y asignar cualquier tecla de acceso directo para abrir dicha
pestaña.
Opción de menú
Ver la pestaña Resumen
Ver la pestaña Campos
Ver la pestaña Notas
Ver la pestaña de contactos adicionales
Ver la pestaña Detalles
Ver la pestaña Referencias
Ver la pestaña Pendiente
Ver la pestaña Historial
Ver la pestaña Enlaces
Ver la pestaña Miembros
Ver la pestaña Pistas (Procesos automáticos)
Ver la pestaña Oportunidades
Ver la pestaña Proyectos
Ver la pestaña Expedientes (Casos)
Ver el pestaña GM + Vista
Acceso Directo
Ctrl + S
Ctrl + F
Ctrl + N
Ctrl + C
Ctrl + D
Ctrl + R
Ctrl + P
Ctrl + H
Ctrl + L
Ctrl + M
Ctrl + O
Ctrl + U
Ctrl + J
Ctrl + A
Ctrl + V
Teclas de Acceso directo desde el diseño de informes Goldmine
Opción de menú
Cortar el objeto
Copiar el objeto
Pegar el objeto
Eliminar el objeto
Cambiar la fuente del texto
Configurar posición del texto dentro del objeto
Especificar las propiedades de las líneas
Seleccionar un fondo
Editar un campo de expresión
Abre pantalla para insertar una sección
Insertar una etiqueta de texto
Insertar campo de datos
Insertar campo de expresión
Insertar campo de sistema
Insertar cuadro de diálogo
Insertar línea
Insertar imagen desde el portapapeles
Insertar imagen desde archivo
Acceso Directo
Ctrl + X
Ctrl + C
Ctrl + V
Del (ó Supr)
Alt + F10
Ctrl + P
Ctrl + O
Ctrl + B
Ctrl + F
F6
F9
F2
F3
F4
F5
Ctrl + F9
Alt + F7
Alt + F8
36
Crear un cuadro de diálogo
Editar un cuadro de diálogo
Eliminar un cuadro de diálogo
Definir los márgenes, regla, y el formato de fecha
Definir un filtro
Guardar o actualizar plantilla de informe
Guardar plantilla con un nuevo nombre de archivo
Ctrl + R
Ctrl + M
Ctrl + D
F7
Ctrl + F7
F10
Mayús + F10
Teclas de Acceso directo del árbol de relación
Opción de menú
Desplegar todas las secciones (sub-carpetas) del
elemento seleccionado
Desplegar solo las secciones (sub-carpetas) que
dependan directamente del elemento seleccionado
Acceso Directo
* (Asterisco) en el teclado
numérico
+ (Signo más) en el teclado
numérico
Cerrar las secciones que dependan en forma directa - (Signo menos) en el
del elemento seleccionado
teclado numérico
Cerrar la selección actual si está desplegada
<- (Flecha izquierda)
Desplegar las secciones que dependan directamente -> (Flecha derecha)
del elemento seleccionado (si está cerrada)
Ver el grupo anterior
Alt + Flecha izquierda
Ver el grupo siguiente
Desplazarse por el árbol de relación, sin realizar
cambios
Desplazarse por el árbol de relación, sin realizar
cambios
Mueve el cursor hasta el elemento (árbol, sección o
contacto) cuya etiqueta comience con la letra
seleccionada
Alt + Flecha derecha
Alt + flecha arriba
Alt + flecha abajo
Cualquier letra del teclado
2.9 Cierre de sesión de GoldMine
Si necesita dejar su escritorio, puede informar acerca de su ubicación actual y la fecha y hora de regreso
usando el siguiente procedimiento.
1. Seleccione la opción de menú “Archivo | Finalizar sesión”.
Se abrirá la siguiente ventana:
37
4.
En el campo “Mi paradero:”, especifique en dónde pueden encontrarlo de una de las siguientes
formas:
a. Escribiendo el cuadro de texto
b. Seleccionando un valor de la lista de búsqueda F2.
c. Seleccionando una de las opciones propuestas:
• Comiendo
• En una pausa
• En camino
• Me fui a casa
5.
En el área “Estaré de vuelta a las”, seleccione de la lista desplegable hora a la que regresará, o
seleccione un período de tiempo utilizando las opciones de la derecha.
6.
Elija una de las siguientes opciones:
• Desconectar: Esta opción cierra la sesión e informa la hora de cierre de sesión en el tablero del
calendario.
• Espérame: Esta opción minimiza Goldmine. Aunque su sesión de Goldmine no se cierra, se le
pedirá su contraseña para restaurar la pantalla. Después de regresar a su sesión de trabajo,
Goldmine
automáticamente borra la referencia de su paradero del tablero del calendario
• Cancelar. Esta opción anula la acción.
Inicio de sesión como otro usuario
Utilice el siguiente procedimiento para entrar en Goldmine con otro usuario:
1. Seleccione la opción de menú “Archivo | Cambiar de usuario”.
2. Goldmine cierra la sesión del usuario actual y aparece inmediatamente una nueva pantalla de inicio de
sesión.
3. Escriba el nombre de usuario y contraseña del nuevo usuario.
4. Haga clic en Aceptar para iniciar la sesión como ese usuario.
38
3 Asistente de inicio rápido
El Asistente de inicio rápido le permite acceder y configurar las operaciones básicas y herramientas para
trabajar con Goldmine.
El Asistente de inicio rápido contiene un conjunto de asistentes agrupados para asegurar que se
configuran las operaciones básicas para trabajar con Goldmine:ç
• Información de usuario: Permite configurar la información personal de los usuarios como el nombre
y el título.
• Usuario: Le permite acceder a la configuración general de los datos de usuario y los ajustes de
seguridad, como nombre de usuario y contraseña, derecho de acceso al Asistente de inicio rápido
derechos de acceso.
Póngase en contacto con el administrador antes de utilizar este asistente.
• Plantillas de Industria: Permite instalar y configura soluciones y plantillas específicas para distintos
tipos de negocio
• Campos de Clave: Permite configurar las etiquetas de los campos clave utilizados para almacenar
datos para su negocio.
• Códigos Postales: Desde aquí se configura el proceso para la importación de códigos postales a
Goldmine.
• Importación de datos: Permite configurar el proceso de importación de datos de contacto desde otras
aplicaciones de gestión de contactos a Goldmine (ACT!, Lotus Organizer, Outlook, etc)
• Goldmine PLUS: Configura un enlace entre Goldmine y otras aplicaciones, incluyendo Microsoft
Word y Adobe Acrobat.
El Asistente de Inicio rápido aparece inmediatamente después de la instalación de Goldmine para ayudar
a establecer las operaciones más críticas que la mayoría de los usuarios necesita para empezar a operar,
tales como cuentas de correo electrónico. Use el Asistente de inicio rápido después de la instalación para
agregar o cambiar los ajustes de configuración básica, seleccionando la opción de menú “Herramientas
39
| Asistente de inicio rápido…”
Usuarios sin derechos maestros solo tienen acceso al asistente de información de usuario y al asistente
para gestión de documentos.
Uso del asistente para configurar la Información de usuario
Este asistente permite configurar o actualizar los datos personales del usuario almacenada en la pestaña
Personal de las Opciones del usuario.
Utilice el siguiente procedimiento para configurar la información del usuario con el asistente de
información de usuario:
1.
Seleccione la opción de menú “Herramientas | Asistente de inicio rápido…”.
2.
En el cuadro de diálogo del asistente, seleccione el botón
configuración de la Información de usuario:
3.
Aparece la pantalla de bienvenida al Asistente, haga clic en “Next” (Siguiente).
, correspondiente al Asistente para
40
4.
En la lista de usuarios, seleccione el usuario para el que va a actualizar la información personal y a
continuación, haga clic en “Next” (Siguiente).
5.
Actualice los siguientes campos según sea necesario:
• Título: Escriba el título o saludo adecuado, como Sra., Dr., etc.
• Departamento: Sector de la organización para el que trabaja el usuario, por ejemplo: Marketing,
Informática, etc.
• Teléfono: Escriba el teléfono principal del usuario.
• Fax: Escriba el número de fax del usuario.
6.
Haga clic en “Next” (Siguiente). En la siguiente ventana, podrá crear variables para complementar
la información básica almacenada en la Pestaña Personal del usuario, como número de móvil,
extensión, etc:
41
7.
Para añadir o cambiar una variable, haga clic en Nueva (New) o Editar (Edit). Se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo:
• En el campo “NOMBRE”(NAME), escriba el nombre de la nueva variable, por ejemplo:
MOVIL
• En el campo “VALOR” (VALUE), escriba el valor de la variable: Ejemplo: el número de
móvil.
• Para eliminar una variable, seleccione la variable y haga clic en “Eliminar” (Delete).
• Haga clic en “Agregar”(Add) o en “OK” para cerrar el cuadro de diálogo volver al Asistente
de Información del Usuario.
8.
Haga clic en “Finalizar”(Finish) para cerrar este asistente y volver al Asistente de inicio rápido.
Uso del asistente para la gestión de usuarios
Utilice este asistente para crear o modificar algunas propiedades de los usuarios de Goldmine.
Esta configuración también se puede llevar a cabo desde la opción de menú “Herramientas |
Configuración de Usuarios…”
Póngase en contacto con el administrador antes de utilizar este asistente.
Utilice el siguiente procedimiento para configurar los usuarios con este asistente:
1.
42
2.
la gestión de usuario:
3.
Aparece la pantalla de bienvenida al Asistente, haga clic en “Next” (Siguiente).
4.
En este cuadro de diálogo, seleccione:
• Crear un nuevo usuario: Para crear un nuevo usuario.
• Actualizar un usuario existente: En este caso deberá seleccionar de la lista desplegable el
nombre del usuario que desea editar.
haga clic en “Next” (Siguiente):
43
5.
Complete estos campos para crear o modificar la configuración de usuario:
• Nombre de usuario Goldmine:. Si está creando un nuevo usuario, escriba el nombre de usuario
(hasta 8 caracteres) en el cuadro de texto.
• Nombre completo del usuario: Nombre y apellidos
• Contraseña: Escriba la contraseña que el usuario tendrá que utilizar para acceder
a Goldmine.
El usuario puede cambiar la contraseña haciendo clic en el botón “Cambiar
Contraseña” que aparece en la pestaña “Personal” de la opción de menú
“Herramientas | Opciones”.
.
• Seleccione “Master Rights” (Derechos maestros1) si quiere conceder al usuario acceso sin
restricciones y con derecho de administración en Goldmine.
Solo deberían tener Derechos Maestros el administrador de Goldmine o usuarios
autorizados.
7. Haga clic en “Finalizar”(Finish) para cerrar este asistente y volver al Asistente de inicio rápido.
Uso del asistente para las plantillas de distintos negocios
Este asistente permite configurar plantillas y soluciones para distintos tipos de negocio.
Utilice el siguiente procedimiento para configurar las plantillas específicas para su negocio:
1.
2.
Plantillas de Negocio:
44
3.
Aparece la pantalla de bienvenida al Asistente. Seleccione la plantilla de Negocio que mejor se
adecue a su empresa. Las plantillas disponibles son:
• Servicios Financieros
• iMarket
• Seguros de Vida
• Seguros de accidentes y hogar
• Servicios Legales
• Préstamos Hipotecarios
• Organizaciones sin fines de lucro
• Inmobiliaria (Comercial)
• Inmobiliaria (Residencial)
4.
Haga clic en “Next” (Siguiente).
IMPORTANTE: Asegúrese de hacer una copia de seguridad ANTES de continuar
con el siguiente paso.
5.
45
6.
Seleccione las opciones de personalización:
• En la sección “Altas / Actualización” (Additions / Update), seleccione las opciones que desee
instalar y/o actualizar.
• En la sección “Eliminaciones” (Deletions), seleccione las opciones que desee eliminar.
7.
8.
El texto de la siguiente pantalla explica que no se podrán deshacer los cambios que efectuará este
proceso, por lo que se recomienda hacer una copia de seguridad por si luego del proceso quisiera
volver la aplicación al estado anterior. A fin de poder seguir con el proceso, deberá escribir la
palabra “YES” en el cuadro de texto que por defecto aparecerá con el valor “NO”. Haga clic en
“Next” (Siguiente).
Para instalar estas plantillas, deberá estar conectado en Goldmine con un usuario
que tenga Derechos Maestros.
9.
Haga clic en “Finalizar” (Finish) para empezar con la instalación.
10. Cuando se completa la instalación, aparece un mensaje que indica que los campos se han
actualizado necesitan ser reconstruidos.
11. Haga clic en “OK”.
Para ver los cambios se debe reconstruir la base de datos y reiniciar la sesión de Goldmine.
46
Uso del asistente para configuración de los campos clave
Este asistente permite configurar las etiquetas de los 5 campos clave (indexados) existentes en
Goldmine. Estos campos son adecuados para contener información por la cual se necesite filtrar y hacer
búsquedas con frecuencia.
Utilice el siguiente procedimiento para configurar las etiquetas de los campos clave de Goldmine:
1.
2.
configuración de campos clave:
3.
Aparece la pantalla de bienvenida al Asistente. Haga clic en “Next” (Siguiente).
4.
Se abre el cuadro de diálogo para la actualización de las etiquetas de los clave, en dónde se
especifican los nombres de etiquetas que actualmente tiene la base de datos, y permite actualizar
dichas etiquetas con los nuevos valores deseados, ingresando dichos valores en la columna “New
Label”.
47
5.
Haga clic en “Finalizar” (Finish).
6.
Aparece un mensaje preguntando si quiere hacer un mantenimiento y reiniciar la sesión de
Goldmine. Haga clic en “Sí”
Uso del asistente para importar códigos postales de Estados Unidos
Utilice el siguiente procedimiento para configurar las etiquetas de los campos clave de Goldmine:
1.
2.
importación de Códigos Postales. Aparece la siguiente pantalla:
3.
Haga clic en “Finalizar” (Finish) para importar todos los códigos Postal de los Estados Unidos en
su tabla.
Uso del asistente para la importación de datos
Este asistente permite importar datos desde otras aplicaciones de gestión de contactos a Goldmine en
forma masiva, eliminando la necesidad de ingresar dichos datos manualmente.
Este asistente está disponible solo para los usuarios con Derechos Maestros.
Utilice el siguiente procedimiento para configurar importar datos a Goldmine:
1.
48
2.
importación de datos. Aparece la siguiente pantalla:
3.
Aparece la pantalla de bienvenida al Asistente. Haga clic en “Next” (Siguiente).
4.
Seleccione de la lista desplegable la aplicación de gestión de contactos que contenga la información
que quiere importar. Seleccione de los siguientes valores:
• ACT! 2,0 para las ventanas a través de 4,0
• ACT! 6,0
• Lotus Organizer 6.0
• Microsoft Outlook 2003 y 2007
• Firebird o Microsoft SQL Server tabla de base de datos
• archivos de dBase (*. DBF)
• Archivos de texto delimitados (Comma, ficha, etc)
• Archivos de texto con campos de longitud fija
49
Si necesita realizar la importación desde un archivo con formato diferente a estas
opciones, utilice la opción de importación que está disponible a través de la opción
de menú “Archivo | Importar y Exportar | Importar registros de contactos”
5.
Haga clic en “Finalizar” (Finish). Aparece una ventana de Alerta en la que debe hacer clic en
“OK”. Se abre el asistente de Importación. Siga las instrucciones de las distintas pantallas del
asistente y haga clic en “Finalizar”. (Las opciones del asistente de importación se trata en detalle
en el Manual Avanzado).
Uso del asistente para la gestión de Goldmine PLUS
Utilice este asistente para enlazar diferentes productos Goldmine Plus a aplicaciones como Microsoft
Word y Adobe Acrobat.
Utilice el siguiente procedimiento para configurar importar la importación datos Goldmine PLUS:
1.
2.
, se abre la página web de soporte
de FrontRange.
Inicie su sesión en FrontRange y navegue a través del sitio de soporte.
3.
50
4 Gestión de contactos
4.1 Acerca de los Registros de Contacto
GoldMine es un aplicativo que basa todo su funcionamiento en los registros de
contacto. Es la tabla principal, y de ella depende todo el resto de la información.
El siguiente esquema le ayudará a comprender, de forma aproximada, de qué manera almacena y trata la
información GoldMine.
- Direcciones de correo o Web
- Contactos adicionales
Registros
de
contacto
- Actividades de calendario (planificadas)
- Correos electrónicos
- Llamadas
- Citas
- Ventas
- Eventos
- Otros tipos de actividades
- Actividades de historial (archivadas)
- Correos electrónicos
- Llamadas
- Citas
- Ventas
- Eventos
- Otros tipos de actividades
- Oportunidades y proyectos
- Documentos enlazados al contacto
- Documentos de texto
- Hojas de cálculo
- Otros tipos de documentos
- Detalles adicionales de registro
El registro de contacto tiene dos secciones básicas:
• Sección Superior. Contiene información de contacto estándar, como el nombre, dirección y
números de teléfono, y cinco campos configurables por el usuario. Esta parte de la pantalla es la
principal información de contacto, ya que muestra el nombre de la empresa y el nombre del contacto
principal. Es normal completar el resto de la información del registro con información relacionada al
contacto principal de esa empresa.
• Sección inferior. En esta parte de la pantalla se organiza la información secundaria, como las
Relaciones, notas, actividades pendientes, historial, etc relacionada con el registro de contacto que se
encuentre activo en ese momento.
Cada ficha o registro tiene asociado un conjunto de propiedades personalizables:
• Configuración relacionada con el Registro: Formato de número de teléfono, registro de propiedad
y alertas.
• Datos de contacto. Ocasiones, libre / ocupado y números de identificación (ID) digital.
51
Acerca las Pestañas relacionadas con el registro de contactos
La barra de pestañas aparece en medio del registro contacto. Contiene una serie de carpetas o pestañas
para organizar la información relacionada con el contacto, entre ellas relaciones: Detalles, Notas, GM +
Vista, Pendiente, Historia, Oportunidades, Proyectos y Casos.
Esencialmente, la configuración de pestañas es una opción personal. Cada usuario puede definir qué
pestañas quiere ver en su pantalla y en qué orden, y adaptarla a sus necesidades.
Tenga en cuenta que no todas las pestañas aparecen al mismo tiempo en la pantalla.
Para configurar las pestañas y su orden, acceda a la opción “Personalizar…” que aparece al hacer clic
en la flecha de la izquierda. Marque o desmarque aquellas que sean de su interés, mueva las pestañas
para que aparezcan en el orden deseado y pulse el botón “OK”. Sus preferencias quedarán guardadas y
activas.
2
1
GoldMine es una herramienta que intenta adaptarse a las necesidades del usuario. Para ello, permite una
serie de configuraciones, disposiciones de barras de herramientas, fondos, textos, etc. para hacer más
cómoda y útil su utilización.
Las siguientes Pestañas están disponibles en Goldmine:
• Casos: Muestra la información de los casos o expedientes de un contacto.
• Contactos. Muestra información acerca de los contactos adicionales.
• Detalles. Almacena información de detalle sobre el contacto, como direcciones de correo electrónico,
paginador PIN, cumpleaños, etc.
• Campos: Muestra la información de los campos definidos por el usuario.
• GM+Vista: Permite crear páginas de información personalizables con capacidades HTML.
• Pendiente: Muestra todas las actividades programadas para el contacto que están pendiente de
realización.
• Historial: Contiene información sobre las actividades completadas (programadas o no programadas),
tales como citas, llamadas, acciones, etc
• Relaciones: Permite crear un árbol de organización o relación para relacionar distintos contactos.
• Enlace: Muestra una lista de los archivos vinculados al contacto.
• Miembros: Muestra los grupos a los que pertenece el contacto
• Notas: Permite almacenar información general acerca del contacto. Se pueden asociar tantas notas
como sean necesarias.
52
• Oportunidades: Lista de las oportunidades vinculadas al contacto.
• Proyectos: Muestra los proyectos a largo plazo a los que el contacto está vinculado.
• Procesos: Muestra la lista de los procesos automatizados que se han adjuntado al contacto.
• Referencias: Esta pestaña nos permite crear un vínculo de referencias entre distintos registros de
contacto
• Resumen: Muestra información resumida sobre la actividad realizada y a realizar con el contacto.
4.2 Cómo crear un nuevo registro
Para agregar un nuevo contacto, puede hacerlo de dos maneras:
Despliegue el menú “Archivo”, elija la opción “Nuevo registro” y dentro de ella
elija la primera opción: “Empresa y contacto”.
O bien, pulse sobre el icono “Crear nuevo contacto”:
A continuación, rellene los campos básicos en la primera pantalla y pulse “OK”.
En el desplegable tipo de registro, seleccione el tipo de contacto que desea crear. Los tipos de registro
disponibles dependes de la configuración de su sistema Goldmine.
Para crear una ficha con un nuevo contacto y empresa, seleccione la opción “Registro de contacto
simple”.
Algunos de los campos principales se detallan a continuación:
53
1.- Empresa
Rellene el nombre de la empresa que va a incluir en el sistema.
2.- Contacto
Aquí irá el nombre de la persona de contacto de la empresa. No confundir
con los contactos adicionales, que se pueden añadir a posteriori y tantos
como se desee.
3.- Estimado
Seleccione el prefijo (Sr., Sra., etc) de la persona de contacto en
la empresa.
4 - Departamento
Seleccione el Departamento del contacto principal.
5 - Título
Escriba o seleccione el título designación, (Administrador de cuentas,
Consultor, etc) de la persona de contacto en la empresa.
6 - Fuente
Escriba o seleccione la fuente u origen de contacto, por ejemplo Teléfono
web, periódico, etc.)
7.-Teléfonos
Anote los teléfonos, extensiones, y marque la casilla de “Formato
(Centralita,
Directo, internacional” si se quiere que el teléfono se guarde en el formato 00
Móvil) y Fax
<pais> <teléfono>. Lo más recomendable es dejarlo marcado siempre.
4.- Correo
Dirección principal de correo electrónico.
5.- Sitio Web
Dirección principal de Web.
6.- Método de creación Marque “Crear registro duplicado” para crear una copia del registro que
esté viendo actualmente (se copiarán los datos básicos).
Marque “Ver en ventana nueva” para que el nuevo registro creado se
muestre en una nueva ventana de contacto.
7.- Comprobación
duplicada
Seleccione aquellos criterios según los que quiera comprobar la aparición
de un duplicado (Empresa y Contacto, teléfono, email).
Si usted está ingresando números de teléfono internacionales, haga clic en
la casilla “Formato Teléfono Intern”.
Si deja este campo en blanco, Goldmine aplica el formato telefónico de Estados
Unidos y Canadá. Esta casilla aparece marcada por defecto, si el país
seleccionado por defecto en el WIN.INI no es Estados Unidos.
Quizá se pregunte cómo podría ir saltando de campo en campo, en una pantalla
llena de recuadros donde escribir, sin tener que acudir constantemente al ratón.
Mediante pulsación de la tecla “Tabulador” para adelantar un campo, y
“Mayúsculas--Tabulador” para retroceder uno, podrá irse moviendo de forma
rápida por la pantalla, agilizando la toma y corrección de datos.
Tenga en cuenta que los campos que rodean la pantalla con una caja roja. Si no
introduce los datos en un campo obligatorio los campos obligatorios Alerta abre el
cuadro de diálogo.
Tipos de datos
En GoldMine existen tres tipos de datos que se pueden guardar en la ficha de contacto, y en otros
lugares de la aplicación. Estos son:
Texto
Æ Puede escribir cualquier cadena de números, letras, etc.
Numéricos
Æ Sólo admiten valores numéricos, no permitiendo introducir letras ni espacios.
Fechas
Æ Sólo admiten valores de fecha.
54
4.3 Advertencia de registro Duplicado
Goldmine permite controlar la introducción de posibles duplicados dependiendo de los campos
seleccionados en el apartado “Comprobación duplicada”: Nombre de compañía, nombre de contacto,
números de teléfono y correos electrónicos. Si existe un duplicado, aparece una advertencia.
Si decide continuar, hacer clic sobre el botón “Añadir de todas formas”, de lo contrario, hacer clic en el
botón “Mostrar Contacto” para ver el registro que contiene el nombre duplicado.
4.4 Modificar un registro ya existente
Prácticamente nunca un registro que ya ha sido guardado permanece inalterable, sino que se va
actualizando a medida que pasa el tiempo, añadiéndole anotaciones, o bien cambiando teléfonos,
personas de contacto, etc.
Para modificar cualquier campo de los que aparecen en la ficha principal únicamente tendrá que
posicionar el cursor sobre él (bien pulsando con el ratón, bien desplazándose con la tecla “Tabulador”),
y modificar su valor, escribiéndolo, o seleccionándolo de una lista F2.
Tenga
Los cambios quedarán registrados en cuanto cambie la posición del cursor a otro campo.
Algunos campos, como el campo “Último cambio” actualización de la pestaña “Resumen”, son de solo
lectura, ya que Goldmine genera el valor de estos campos automáticamente, y no permite que el usuario
pueda hacer cambios. Si hace clic en uno de estos campos con el botón secundario del ratón, no tendrá
lugar opción de hacer nada con el campo.
Copiar los datos básicos del registro
GoldMine le ofrece la posibilidad de copiar los datos principales del registro actual en el portapapeles 4,
para luego poder traspasarlos a otra aplicación.
Abra el menú “Editar” y seleccione la opción “Copiar detalles de contacto...”. Se encontrará ante la
siguiente pantalla:
Marque las casillas correspondientes a aquellos campos que desea traspasar. Después haga clic con el
botón primario del ratón sobre el botón “Copiar” o bien pulse la tecla “Enter” del teclado.
55
Para pegar los datos copiados en un programa, como por ejemplo un editor de
texto, puede utilizar la combinación de teclas “Ctrl - V”.
Ejemplo del resultado
que se
obtiene tras
pegar sobre un Bloc de
notas los datos que se
copian
con
el
procedimiento
descripto.
4.5 Borrar un contacto
En ocasiones será necesario quitar de la base de datos un contacto que ya no necesite, o bien que se haya
creado erróneamente. Utilice unos de los dos métodos para llevarlo a cabo.
Sobre la ventana de registro, sin que se encuentre el cursor sobre ningún campo
donde se pueda escribir, y sin que ninguna pestaña de tipo listado se encuentre
marcada, pulse la tecla “Suprimir” del teclado para eliminar un registro. En caso
que se encontrase dentro de un campo de texto para escribir, la acción de la tecla
“Suprimir” únicamente afectaría a dicho campo, y no provocaría el evento de
borrar el contacto.
Pulse sobre la opción del menú principal “Editar”. Despliegue el menú y escoja la
opción “Eliminar contacto”.
Marque todas aquellas actividades relacionadas con el contacto que desee eliminar paralelamente al
mismo.
Una vez eliminado el contacto, no podrá volver a recuperarlo. Por ello tenga
mucha precaución a la hora de llevar a cabo esta delicada operación.
56
4.6 Trabajando con contactos adicionales
..
Hasta aquí ha podido rellenar la información de la ficha principal del contacto. Y
en el campo llamado “Contacto” tiene al gerente. Ahora bien, probablemente
también le interesará conocer el nombre, teléfono, dirección de correo electrónico,
etc. de otras personas dentro de la empresa. ¿Cómo hacerlo, si sólo hay un campo
de persona de contacto?
Como hemos visto, enlazada a la tabla de contactos principal, existe, entre otras, la pestaña de contactos
adicionales. Es aquí donde GoldMine guarda todos aquellos datos de personas que están en la empresa,
pero que no son el contacto principal.
Para acceder a la lista de contactos adicionales, pulse con el botón primario del
ratón sobre la pestaña “Contactos”.
Crear un contacto adicional
En la lista de contactos adicionales (al principio vacía) pulse con el botón
secundario del ratón en el espacio vacío, y seleccione la opción “Nuevo...”dentro
del menú contextual.
Rellene los datos que precise de cada contacto adicional. Básicamente serán datos informativos, y
algunos de ellos (“Fusión”, “Correo”...) pueden ser utilizados para filtrarlos, o bien para aparecer en la
lista de correos electrónicos del registro.
Modificar un contacto adicional
En la lista de contactos adicionales, haga clic con el botón secundario del ratón
encima del que quiera modificar, y pulse “Editar...”dentro del menú contextual. Le
aparecerá nuevamente la pantalla de la figura anterior, aunque con los valores que
actualmente tiene ese contacto.
Cambie aquellas informaciones que desee. Para guardar los cambios, pulse sobre
57
el botón “OK”.
Borrar un contacto adicional
Dentro de la lista de contactos adicionales, posiciónese sobre el que desea quitar,
pulse encima de él con el botón secundario del ratón, y dentro del menú de
contexto, pulse sobre la opción “Eliminar”.
Pulse “Sí” o “No” según desee.
Tenga mucho cuidado al eliminar contactos ya que una vez realizada esta
operación, será imposible volverlos a recuperar, con lo que si comete un error,
tendrá que reponer a mano la información que se haya malogrado.
Crear contactos Primarios a partir de contactos Adicionales
Puede convertir un contacto adicional en un contacto primario, haciendo que lo que antes era una línea
de contacto ligado a un registro, ahora se convierta en un registro en sí mismo.
1.
2.
3.
Haga clic sobre la pestaña
“Contactos” para abrir la
lista.
Haga clic con el botón
secundario del ratón sobre
el contacto que quiera
convertir y, dentro del
menú de contexto que se
muestra, desplegar el
submenú “Opciones”
Marque con el ratón la
opción con el rótulo
“Convertir a registro”.
58
•
“Convertir [Contacto] en un nuevo registro” Æ Creará un registro nuevo utilizando la
información del contacto seleccionado.
•
“Convertir todos los contactos adicionales de [Registro]” Æ Hará la operación de crear un nuevo
registro para todos y cada uno de los contactos de la ficha.
•
“Convertir todos los registros de la base de datos [B.D.]” Æ Efectuará la misma operación para
todos y cada uno de los contactos de todas las fichas que haya en la base de datos actual.

“Incluir contactos convertidos en el árbol de relación” Æ Incluirá el nuevo registro que se creará
dentro del organigrama al cual pertenezca ya el registro seleccionado actualmente. (Ver el apartado
Organigramas, más adelante en este mismo capítulo).

“Eliminar registros convertidos en la ficha Contactos” Æ Después de haber creado el registro a
partir de la información del contacto, eliminará dicho contacto de la lista. En caso de dejar esta
casilla desmarcada, la información del contacto aparecerá dentro de la ficha principal y como una
línea de contacto adicional-

“Insertar un registro de historial indicando la conversión” Æ Además de crear el nuevo
registro, incluirá dentro de su lista de historial de actividades completadas, una línea que indique
que se creó a partir de una conversión de un contacto adicional.

“Mover actividades relacionadas a un nuevo contacto” Æ Mueve las actividades asociadas al
contacto a la nueva ficha.
Intercambio de contactos Primarios con Adicionales
..
Un determinado cliente, cuya plantilla tiene almacenada dentro de los contactos
adicionales, ha cambiado el responsable de informática, y ahora es uno de esos
contactos. Para Ud, el responsable del departamento de informática es su contacto
de máximo interés. ¿Eliminará el contacto adicional, creará uno nuevo a partir de
los datos del primario, y copiará la información del que antes era adicional a la
ficha de registro? ¿O bien hay un método más sencillo?
La función de intercambio de contactos hace este proceso tan fácil como hacer clic dos veces Con el
ratón.
1.
2.
3.
Haga clic sobre la pestaña
“Contactos” para abrir la
lista.
Haga clic con el botón
secundario del ratón sobre
el contacto que quiera
convertir y, dentro del menú
de contexto que se muestra,
desplegar
el
submenú
“Opciones”
Marque con el ratón la
opción señalada con el
rótulo “Intercambiar por
primario”.
59
Pulsando el botón “Sí” provocará que los datos básicos (nombre del contacto, título, dirección y
teléfono) se intercambien de inmediato entre el contacto principal y el adicional.
4.7 Acerca de la pestaña Relaciones
Desde la pestaña Relaciones puede organizar una estructura ordenada de registros (Organización), que
luego verá reflejada en la parte izquierda de la pantalla o como una pestaña (Relaciones), a modo de
“árbol de relación”, del que de un determinado registro cuelgan referencias a otros.
Para desplegar el árbol de relación en la parte izquierda de la pantalla, desplegar
el menú local de la pestaña “Relaciones” haciendo clic con el botón secundario del
ratón y seleccione la opción “Mostrar árbol de relación en la pestaña”
Utilizar el menú local de la pestaña de Relaciones para:
• Crear relaciones, las secciones, y contactos.
• Establecer el acceso de lectura y actualización en las
relaciones, secciones y contactos.
• Activar grupos basados en la jerarquía del árbol de relación.
• Copiar los datos a un grupo de contactos basados en la
relación.
Suprimir
organigrama
Propiedades
Crear:

Empresa
Contacto
Activar / desactivar
concentración de organigramas
Activar /Liberar organigrama
Crear un nuevo árbol de relación
La forma más sencilla de comprender los organigramas es precisamente construir uno. Colóquese sobre
la pestaña “Relaciones”, y siga el siguiente proceso:
60
Despliegue el menú local de la pestaña
“Relaciones” y seleccione la opción
“Nuevo Arbol de Relación...”
Puede crear un nuevo organigrama a partir del registro que tenga en este momento en pantalla, o bien
buscar otro.
Cuando se crea un nuevo organigrama, el origen del árbol es en sí mismo un contacto. Sin embargo, esto
puede cambiarse.
Una vez creado, el organigrama queda con
un aspecto bastante aproximado a la muestra
de la derecha:
En él se pueden distinguir dos elementos:
1.
La raíz de la relación o árbol, representado por un icono con forma de libro.
2.
Un contacto que cuelga de la estructura principal, representado por un icono de hoja. Al crear
el nuevo árbol de relación, se ha añadido de forma automática el contacto que estaba
seleccionado. Sin embargo, se puede enlazar cualquier otro, quitar el contacto actual, etc.
Añadir contactos al árbol de relación
Una vez creado el esqueleto del árbol de relación, el proceso que normalmente se tomará será el de
añadir nuevos contactos a la estructura, de forma que queden enlazados.
Haga clic con el botón secundario del ratón sobre para desplegar el menú local de
la pestaña “Relaciones”, y seleccione la opción “Nuevo contacto”. Se le
presentarán las siguientes opciones:
“Crear un nuevo contacto y enlazar”: Para crear dentro de GoldMine un nuevo
registro que no exista en la base de datos y que quede automáticamente enlazado a
61
este árbol de relación. Seleccionando esta opción se abrirá la ventana para crear un
nuevo contacto ya mostrada en el apartado 4.2.
“Buscar un contacto existente y agregarlo a la sección...”: Escoja esta opción si lo
que quiere es enlazar al árbol un contacto ya existente, Se le mostrará una ventana
de búsqueda de contacto. Busque el que necesite y pulse “Enter”. Tras enlazar este
nuevo contacto, el árbol de relación quedará de la forma en que se muestra abajo de
estas líneas, con dos hojas enlazadas al libro principal.
“Enlazar todos los contactos de Grupo/Filtro a Arbol de Relación”: Cuando hay
un filtro o grupo activo, se activa esta opción para añadir todos los miembros del
filtro o el grupo al árbol de relación.
Añadir una sección – Jerarquías
En ocasiones puede ser útil huir de la estructura plana, y añadir una cierta jerarquía a su árbol de
relación. Para ello, se utilizan las secciones, que hacen una función agrupadora, similar a las carpetas en
el sistema Windows.
Haga clic con el botón primario del ratón sobre el
icono “Nuevo”, despliegue el menú de contexto, y
seleccione la opción “Nueva sección...”. A
continuación se mostrará la pantalla inferior.
Escriba una descripción bajo la etiqueta rotulada
“Cabecera de sección”(por ejemplo, Comercial).
Marcando el recuadro “Enlazar a [ contacto ]”
hará que, cuando se haga clic sobre la sección, el
contacto enlazado aparezca automáticamente en la
ventana principal.
Por último elija, dentro del desplegable inferior, la
ubicación física dentro del organigrama de la
sección que va a crear.
Una vez creada la nueva sección, arrastre cualquier contacto que desee, o bien otra sección, dentro de
ella, de igual forma que haría con las carpetas de Windows. Juegue a plegar y desplegar las secciones
pulsando sobre los iconos (+) y (-). De esta sencilla forma podrá organizar a su gusto su árbol de
relación.
Búsqueda de un árbol de relación
Podrá habilitar de forma rápida, incluso si no se encuentra en ningún contacto relacionado, un
determinado organigrama, buscándolo.
62
Despliegue el menú local de la pestaña “Relaciones” y seleccione la opción
“Buscar en árbol de relación”.
Buscar por...
Lista de
Resultados
Introduzca en el recuadro de texto superior el texto que quiera buscar en la descripción del árbol de
relación. A medida que escriba, en la lista le aparecerán aquellos que cumplan los requisitos de
búsqueda. Para elegir uno en concreto, haga sobre él doble clic con el botón primario del ratón, pulse
“Enter” o bien pulse sobre el botón “Ok”.
También puede utilizar los caracteres de comodín1 porcentaje (%) para buscar
árboles de relación que no sólo comiencen por las letras que escriba en el
recuadro.
..
Utilizando lo que ya conoce acerca de la creación de árboles de relación, haga uno
nuevo y llámelo “PRUEBA”. A continuación, desplácese a cualquier otro registro.
Verá como ya no puede ver el árbol de relación. Ahora búsquelo utilizando el texto
“UE” y no lo verá. Sin embargo, escriba ahora el texto “%UE”. ¿Lo encuentra?
Activar / desactivar un árbol de relación
GoldMine va un paso más allá, y permite limitar aquellos registros por los que podrá moverse,
acotándolos a un conjunto finito. Puede acotar los registros de su base de datos utilizando el árbol de
relación actual. Con ello se moverá únicamente dentro de los registros del de relación.
Activar el árbol de relación
Haga clic con el botón primario del ratón encima del icono “Activar”.
Desplácese por los registros mediante las flechas que se muestran a la
derecha de la ficha de contacto y verá como únicamente podrá ver aquellos
registros pertenecientes al organigrama.
Desactivar el árbol de relación
Haga clic con el botón primario del ratón encima del icono
“Liberar”. Desplácese por los registros mediante las flechas que se
muestran a la derecha de la ficha de contacto y verá que puede desplazarse por
todos los registros.
Eliminar un árbol de relación
Desde la barra de herramientas del árbol de relación, haga clic sobre el
botón “Quitar”.
Confirme la eliminación de la estructura en la siguiente pantalla.
63
El borrado de un árbol de relación no implica la eliminación
individual de los registros que lo componen.
Tenga especial cuidado al efectuar esta
operación. Al borrar un árbol de
relación, no podrá restaurarlo, con lo
que tendría que volverlo a crear.
4.8 Acerca de la pestaña Notas
En muchos casos será necesaria la inserción de notas de texto libre dentro del contacto. Pueden ser
anotaciones de muchos tipos: mensajes a los usuarios, condiciones especiales del cliente, claves o
contraseñas, etc. Las notas de texto admiten cualquier información que desee. El tamaño máximo que
admite cada pestaña de notas es de 64.000 caracteres. La cantidad real puede depender de la memoria
libre en el ordenador.
Para insertar una nota utilizar uno de los siguientes métodos:
Pulse, desde cualquier parte de la ventana principal de contacto, la combinación
de teclas “Ctrl – I” .
Acceda a la pestaña “Notas”, haga clic en el botón “Agregar Nota”. Una vez
escrita la nota, guardarla.
Cada vez que introduzca una nueva nota, el sistema guardará, en formato de cabecera, la fecha y hora de
su creación, así como la persona que la hizo.
Editar una nota
Para editar una nota ya existente, Para editar una nota, seleccione la nota, haga clic con el botón
secundario del ratón y seleccione la opción “Editar Nota” del menú local.
Borrar una nota
Para eliminar una nota, seleccione la nota, haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione la
opción “Eliminar Nota” del menú local.
64
4.9 Acerca de la pestaña Detalles
Al igual que en las notas, en la pestaña de detalles se pueden guardar información de tipo muy diverso,
sólo que de forma más clasificada. Por el contrario, mientras que las notas admiten una cantidad de texto
muy elevada, los detalles son pequeñas líneas muy concretas. La información guardada en los detalles es
muy útil para almacenar números de serie, códigos de inscripción, fechas, etc...
La pestaña de detalles permite almacenar múltiples piezas de información sobre el mismo tema, sin
crear nuevos campos.
En resumen: informaciones breves y concisas, pero bien clasificadas.
Cada registro de detalle contiene al menos los siguientes campos:
• Fecha. Fecha de creación del registro de detalle.
• Detalle. El nombre de la entrada de registro detalle (Número de Tarjeta de Crédito,
Tipo de equipo, número de serie, etc).
• Referencia. El valor asociado a la entrada de detalle (por ejemplo, si el detalle es la entrada Tipo de
equipo, la referencia sería de Dell).
Observe el ejemplo que aparece justo encima de esta nota. En él podrá comprobar
que uno de los detalles es precisamente una dirección de correo electrónico. Eso es
porque GoldMine trata como detalles gran cantidad de información relacionada
con el contacto principal. No se muestran como tales los contactos adicionales, ya
que la información guardada en éstos es más amplia que en un detalle.
Internamente, GoldMine almacena los contactos adicionales y los detalles o
perfiles en un mismo almacén de datos, aunque los gestiona de forma distinta.
Añadir un detalle
Haga clic con el botón primario del ratón sobre la pestaña “Detalles” y
posteriormente haga clic con el botón secundario en cualquier parte del recuadro
de detalles (en la parte donde se muestra la lista). Marque la opción “Nuevo...”.
Rellene los campos requeridos “Detalle” (tipo de detalle), “Referencia” (valor) y
“Notas” (descripción sobre el detalle).
65
Al pulsar sobre el botón “Aceptar”, el detalle recién introducido aparecerá en la lista mostrada en la
página anterior.
Modificar un detalle
Haga clic con el botón secundario del ratón sobre el detalle que quiera modificar.
Marque la opción “Modificar...”. Modifique los campos en la pantalla que
aparece a continuación y finalice la edición pulsando sobre el botón “Aceptar”.
Borrar un detalle
Pulse sobre el detalle que desea
borrar con el botón secundario del
ratón y seleccione la opción
“Eliminar”.
4.10 Acerca de la pestaña Referencias
En algunas ocasiones, puede llegar a su conocimiento el nombre de un futuro cliente recomendado por
otro. La pestaña referencias permite crear un vínculo de entre dos registros de contacto de la base de
datos. Cuando un prospecto es referido a un vendedor, se puede registrar dicha referencia en esta
pestaña. Haciendo doble clic sobre un registro de referencia se puede mover de la ficha del referido a la
ficha del referente y viceversa.
Pulse sobre la pestaña “Referencias” y, dentro de la lista (tanto si está vacía como si
no) pulse con el botón secundario del ratón y marque la opción “Nuevo...”.
66
Cuando pulse sobre el botón
“Nuevo...” podrá ver una
ventana
de
búsqueda
de
contacto.
Seleccione
aquel
contacto que desea relacionar
haciendo doble clic sobre él.
Dentro de la pantalla, elija el tipo
de referencia en los campos
“Referencia” (Recomendado, Es
amigo de, Son Familia, etc), que
tiene cada contacto con el otro, e
inserte aquellas notas que desee.
Marque en la pantalla de
“Estado”
aquellos
datos
adicionales que necesite, el
estado de la relación entre
contactos.
Puede marcar cualquiera de las
casillas que ve en la pantalla.
Los datos que marque en la
pantalla de Estado no aparecen
visibles en la lista de relaciones.
Sólo se pueden consultar si edita
dicha relación.
Cuando cree una nueva relación, GoldMine le pedirá que busque el contacto con el
que relacionar el que tenga seleccionado en ese momento. El método de búsqueda
es el mismo que para buscar contactos en su trabajo diario, y se explica en el
siguiente apartado.
Una vez creada la nueva referencia y asignada al contacto actual, la lista de referencias queda con un
aspecto similar a este:
67
4.11 Acerca de la pestaña Enlaces
Goldmine permite asociar documentos enlazados en la pestaña “Enlaces”.
Por ejemplo, si un cliente potencial nos llama para discutir la oferta que le hemos enviado, y
previamente hemos enlazado dicha oferta en la pestaña “Enlaces”, haciendo doble clic sobre el enlace
abriremos el documento correspondiente a la oferta. Se puede enlazar cualquier tipo de documento:
Word, Excel, pdf, etc.
Para crear un nuevo enlace tiene 2 alternativas:
1.
Pulse con el botón secundario del ratón sobre la pestaña “Enlaces” seleccione la
opción “Nuevo...”. Se abrirá la ventana de ventana de propiedades de
Documentos Vinculados:
2.
Arrastre y suelte archivos y/o carpetas desde el Explorador de Microsoft Windows
a la pantalla de Goldmine (para esto no necesita acceder a la pestaña “Enlaces”,
Goldmine lo detectará automáticamente y abrirá la ventana de propiedades de
Documentos Vinculados).
Goldmine SOLO guarda la RUTA del documento adjunto, NO el documento en sí, por
lo que si se modifica la ruta o el nombre de archivo, al querer abrir el documento
aparecerá el siguiente mensaje de error:
Para solucionarlo, actualizar en Goldmine la ruta/nombre archivo.
68
4.12 Búsqueda de contactos
Cuando se tiene una vasta colección de contactos, empresas, clientes, etc. es absolutamente esencial el
que se puedan buscar de una forma rápida y fácil. GoldMine provee una serie de herramientas de gran
versatilidad para poder desplazarse, buscar y acotar la información de su base de datos.
En Goldmine Premium Edition existen dos opciones de búsqueda para ayudarle a buscar, organizar y
comunicarse con los contactos, el Centro de búsqueda de contactos y la búsqueda universal.
Para realizar búsquedas eficientes, utilice el Centro de búsqueda de contactos, o cree filtros de consultas
SQL2.
El Centro de búsqueda de contactos es una ventana de búsqueda. Usted puede encontrar un registro, o
grupos de registros, en base a criterios que ha introducido o búsquedas previamente guardadas.
Búsquedas básicas
GoldMine se ha diseñado para intentar adaptarse al máximo a las necesidades del usuario. Siguiendo esa
estrategia, se han diseñado una serie de opciones de menú para las búsquedas más inmediatas, y dejando
otras para aquellas que no sean tan habituales.
Acceso al Centro de Búsqueda de Contactos
Para activar una búsqueda básica, bastará con:
• Pulsar con el botón primario del ratón sobre el icono de
acceso rápido “Buscar”:
• Introducir un nombre o cadena de texto en el campo de Búsqueda que se
encuentra en la parte superior del panel de
exploración haciendo clic en el botón “Go”.
• Haciendo doble clic con el botón primario del ratón sobre la etiqueta del
campo por el cual desee buscar.
A la izquierda puede observar, a modo de ejemplo, el puntero del ratón
sobre la etiqueta de texto del campo “Empresa”, haciendo doble clic sobre
ésta, para iniciar una búsqueda sobre este campo.
Dentro de la pantalla de búsqueda, escriba las primeras letras o números de la empresa que está
buscando (en este ejemplo se busca por el campo “Empresa”, aunque también podría ser por el campo
“Teléfono”, o “Apellido”...). Dentro de la lista, irán apareciendo aquellos contactos que cumplan las
condiciones. Para ir a uno de ellos, simplemente márquelo y pulse “Enter” o bien haga doble clic sobre
él con el botón primario del ratón.
69
..
¿Cómo lo hago si quiero buscar un contacto que sea una sociedad
anónima S.A.?
Despliegue la lista asociada al campo “Empieza por” y
seleccione la opción “Contiene”. Luego en el campo de
búsqueda indique “S.A.” como se muestra en la siguiente
figura.
Con esto indicará que quiere buscar aquellos contactos cuyo
nombre de empresa contenga la cadena de caracteres “S.A.”.
El orden en que se buscan los contactos depende del campo que se esté buscando.
Si se busca por el campo “Empresa” la lista estará ordenada alfabéticamente por
nombre de la empresa, si se busca por “Teléfono” se ordenará según el primer
teléfono, etc.
Búsquedas Avanzadas
Para ampliar su búsqueda, haga clic en el signo “+” que se encuentra en el extremo derecho de la
ventana de búsqueda.
Un nuevo menú aparece debajo del menú anterior, precedida por una opción Y / O.
• Seleccione “Y” para crear una búsqueda que devuelve los registros que coinciden con todos los
criterios.
• Seleccione “O” para crear una búsqueda que devuelve los registros que coinciden con ninguna de las
criterios.
Guardar Búsqueda como Filtro o Grupo
Después de crear y ejecutar búsquedas, puede guardar las búsquedas utilizando estas opciones:
Guardar la búsqueda como un filtro
Guardar la búsqueda como un grupo
Utilice el siguiente procedimiento para guardar los criterios de búsqueda como un filtro:
1.
Después de crear una búsqueda en el Centro de Búsqueda,
guárdelo como un filtro haciendo clic en “Guardar”. Se
abrirá el menú desplegable:
2.
Seleccionar “Guardar como Filtro”. Aparece el cuadro de
diálogo para guardar el nuevo filtro.
3.
Asigne un nombre y propietario al filtro
4.
Haga clic en el botón “OK”.
Utilice el siguiente procedimiento para guardar los criterios de búsqueda como un grupo:
1.
Después de crear una búsqueda en el Centro de Búsqueda, guárdelo como un Grupo haciendo clic
en “Guardar”. Se abrirá el menú desplegable:
2.
Seleccionar “Guardar como Grupo”. Aparece el cuadro de diálogo para guardar el nuevo Grupo.
70
3.
Asigne un nombre y propietario al filtro
4.
Haga clic en el botón “OK”.
Si tiene etiquetados (marcados) varios registros de contacto, le aparece
adicionalmente una opción para guardar solo los registros marcados en el nuevo
grupo.
Seleccionar columnas a mostrar en el Centro de Búsqueda de Contactos
Por defecto, el Centro muestra en sus columnas los campos Compañía, Contacto, Teléfono 1, Ciudad,
Estado y Código Postal. Para cambiar la información que muestran las columnas haga clic en el botón
. Aparece el cuadro de diálogo que permite seleccionar los campos que desee que aparezcan
como columnas en la ventana de búsqueda:
Utilice las flechas derecha e izquierda para añadir o eliminar un campo
Una vez seleccionadas los campos deseados en el panel de la derecha, haga clic en el botón “Aceptar”.
Si no quiere aplicar los cambios, haga clic en "Cancelar".
Sincronizar contactos en Centro de Búsqueda
Seleccione la opción “Sinc. Contacto”del menú local del Centro de Búsqueda para
que, mientras se mueve por la lista de búsqueda, el contacto se muestre en la
ventana principal sin necesidad de pulsar “Enter” o hacer doble clic. Para
desactivarlo volver a seleccionar “Sinc. Contacto” del menú local.
4.13 Acerca de la Búsqueda Universal
Su organización puede tener la información almacenada en muchos lugares en su base de datos
Goldmine Premium Edition - en mensajes de correo electrónico, notas, notas de la actividad, los
documentos enlazados, la Base de Conocimientos y así sucesivamente. Incluso usted puede no tener
conocimiento de toda la información que existe o dónde está ubicada, ya que ha sido ingresada por otra
persona.
La función de búsqueda universal en Goldmine Premium Edition se presenta como herramienta para que
conozca rápidamente que información hay en su sistema y cómo navegar hacia ella.
71
La Búsqueda Universal un motor de búsqueda que le permite acceder rápidamente a ver un resumen de
la información que está buscando, junto con enlaces a información más detallada.
Con la búsqueda universal, puede crear una imagen clara de su cliente debido a que tienen acceso a toda
la información sobre su cliente en su base de datos la haya introducido o no usted en la base de datos. La
Búsqueda Universal es muy útil para la búsqueda en listas de precios, ventas, políticas de devolución,
etc.
Pre-Requisitos
Antes de utilizar la Búsqueda Universal, asegúrese de que tiene las siguientes aplicaciones instaladas en
su ordenador:
• Microsoft SQL Server 2005.
Si utiliza SQL Server 2005 Express, para poder utilizar la Búsqueda universal tiene que instalar
Microsoft SQL Server 2005 Express Edition con Advanced Services.
• Microsoft SQL Server 2008.
Si utiliza SQL Server 2008 Express, para poder utilizar la Búsqueda universal tiene que instalar
Microsoft SQL Server 2008 Express Edition con Advanced Services.
El servicio de búsqueda de Windows no está instalada por defecto en
Windows Server 2008. El servicio puede ser instalado a través de el
Administrador de servidores (Inicio>> Herramientas administrativas>>
Server Manager>> Roles>> File Service>> Role Service).
• Microsoft Windows Desktop Search Engine: Esta herramienta puede encontrar instantáneamente
documentos, correos electrónicos, archivos adjuntos, y mucho más. Para obtener más información e
instrucciones de instalación de esta herramienta acceda al siguiente sitio web:
http://www.microsoft.com/windows/products/winfamily/desktopsearch/default.mspx
• Microsoft SQL Server Full Text Engine. Esta herramienta es un motor de búsqueda e indexación
de texto completo. Para obtener más información e instrucciones de instalación de esta herramienta
acceda al siguiente sitio web:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms142587.aspx
Seguridad
Goldmine Premium Edition buscará correos electrónicos. Si el mensaje es accesible a través de
Goldmine, será devuelto por la búsqueda y verificará los derechos de acceso al Calendario y al Historial.
La función de búsqueda universal no buscará información en mensajes de correos de otras herramientas.
Buscar Contactos con Búsqueda Universal
1.
Acceder a la opción de menú “Ir a | Búsqueda | Búsqueda universal”.
Se abre la ventana de búsqueda universal.
2.
En el campo de búsqueda, escriba el nombre o palabra clave que está buscando y haga clic en
“Go” (Continuar).
72
La pantalla que muestra los resultados de la búsqueda se muestra con las siguientes etiquetas de campo:
• Tag (Etiqueta): Puede etiquetar (es decir, marcar) un resultado y, a continuación, haciendo clic en la
flecha que se encuentra junto al título de la columna, seleccione un criterio para filtrar la información
(por ejemplo, verdadero) para mostrar únicamente los registros marcados. También puede etiquetar
los registros de los resultados de la búsqueda y activarlos como se activa un filtro de contacto.
• Rank (Ranking): En esta fila se asigna una clasificación al registro. Cuanto menor sea el número es
más probable que la información que está buscando exista en el registro. Contact (Contacto):
Nombre del contacto.
• Company (Empresa): Nombre de la empresa.
• Found In (Encontrado en): Aquí se especifica la ubicación de los resultados de búsqueda. Puede
estar en varios lugares como la ficha de contacto o la pestaña Notas, pestaña Historial, etc
• Title (Título): Depende del resultado de la columna “Found In”. Por ejemplo, si el resultado es de
contacto, el título es el título del contacto, si el resultado es un correo electrónico el título es la
dirección de correo electrónico; si el resultado es de Base de Conocimiento, el título es el tema.
• Created (Creado): La fecha en que la información mostrada en el resultado (de contacto, actividad,
dirección de correo electrónico, etc) ha sido creada.
• Modified (Modificado): La fecha en que la información mostrada en el resultado (de contacto,
actividad, dirección de correo electrónico; etc) fue modificada por última vez.
• Created by (Creado por): La persona que creó la información mostrada en el resultado.
• Documents (Documentos). Muestra cómo el resultado de una búsqueda está relacionada con
Goldmine.
3.
Para abrir el archivo que está buscando, haga doble clic sobre cualquiera de los enlaces mostrados
en las columnas de la ventana de búsqueda, tales como nombre o título.
4.
Haciendo clic con el botón secundario del ratón podrá seleccionar una de las siguientes acciones:
• Ir a Contacto: Abre la ventana de contacto con el contacto seleccionado.
• Ir a “Found In”: Abre la ventana del objeto seleccionado.
• Salida a la impresora, Excel, Word.
• Guardar como: Permite guardar los registros de contacto de la ventana de búsqueda
como un nuevo grupo o un grupo ya existente.
73
Utilizar Características Avanzadas en la Búsqueda Universal
El siguiente procedimiento proporciona opciones de búsquedas más avanzadas:
1.
Haga clic en la casilla de verificación avanzada. Se abrirá la ventana de Búsqueda Avanzada.
2.
En el área “Find these ítems” (Encuentra estos ítems), puede seleccionar aquellos módulos en
dónde quiere que se haga la búsqueda (Historial, Pendiente, Notas, etc). Puede seleccionar Todos
(todos los módulos) para realizar la búsqueda sobre toda la base de datos. También desde el área
“Within these records” (Dentro de estos registros) puede seleccionar del desplegable “Choice”
(Selección) buscar sobre todos los registros de contacto o sobre un determinado filtro o grupo.
Para borrar su selección, haga clic en “Clear” (Borrar).
3.
Para cambiar sus opciones de búsqueda universal, haga clic en “Options” (Opciones).
Puede guardar la Búsqueda Universal marcando un registro y seleccionando la
opción “Guardar como” que aparece al hacer clic con el botón secundario del
ratón.
Configurar Opciones de Búsqueda Universal
Goldmine Premium Edition le permite configurar las opciones de búsqueda de acuerdo a sus
necesidades. Para acceder a la ventana de configuración de opciones de búsqueda universal:
1.
Acceda a la opción de menú “Ir a | Búsqueda | Búsqueda universal”. Se abre la ventana de
búsqueda universal.
2.
Haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo de Propiedades:
74
3.
Desde la pestaña “General”, puede especificar cómo quiere que aparezca la ventana de búsqueda
(la ventana estándar o en modo acoplado); el tipo de algoritmo que quiere utilizar para realizar la
búsqueda (buscar por términos exactos; por diferentes tiempos de un verbo, utilizando el singular y
plural de los sustantivos; utilizando búsqueda de sinónimos, etc).
Desde esta pestaña puede también especificar el número de búsquedas a guardar en el historial y
seleccionar el idioma.
4.
En la pestaña “Documents” (Documentos), puede especificar las rutas que deberá utilizar el motor
de búsqueda de Windows Desktop Search para buscar los documentos (esta pestaña no se muestra
si la herramienta Windows Desktop Search no está instalada) y otras opciones de búsqueda, como
buscar información incluida en MS Outlook (solo disponible en Windows Vista), en un ordenador
remoto, etc.
5.
En la pestaña “Grid” puede especificar opciones de la cantidad de registros a mostrar en el
resultado de la búsqueda, qué orden se le quiere dar, columnas a visualizar, ,ubicación de la barra de
desplazamiento, etc
75
6.
Desde la pestaña “Search Filters” (Filtros de búsqueda), puede crear, modificar o eliminar los
filtros de búsqueda según sus necesidades. Esto permite limitar la búsqueda a los registros devueltos
por el o los filtros de búsqueda seleccionados.
7. En la pestaña “Advanced” (Opciones avanzadas), seleccione las tablas de Goldmine que la
herramienta Microsoft Full Text Search indexará. Por defecto se marcan todas.
Esta pestaña de propiedades avanzadas está disponible sólo para los usuarios con derechos maestros.
4.14 Filtros y Grupos
¿Para qué sirven?
A medida que va creciendo, una base de datos de contactos se puede llegar a convertir en algo realmente
insostenible, si no se tienen las utilidades adecuadas para moverse por dentro con la suficiente agilidad.
Esto se resuelve utilizando los conceptos de filtro y de grupo.
76
..
Imagine que desea revisar la base de datos y especialmente las condiciones de los
clientes del barrio de Gràcia, en Barcelona. Sólo podrá hacerlo mediante un filtro,
en el que se limiten los registros mostrados a dos condiciones: que la ciudad sea
“Barcelona” y el barrio sea “Gràcia”.
(No existe un campo estándar dentro de GoldMine que contenga la información del
barrio o distrito. En el ejemplo anterior se considera que se ha creado un campo
personalizado para almacenar esa información.)
Diferencias y semejanzas entre filtros y grupos
Filtro
Grupo
Ambos permiten la acotación de registros mediante la utilización de criterios.
Semejanzas
Evalúa continuamente las condiciones Es estático. Una vez creado no se
de los registros, por lo que si se modifica aunque cambien los registros.
producen cambios los refleja al instante. Se puede modificar manualmente.
Diferencias
Su funcionamiento es más lento.
Es rápido.
Únicamente puede evaluar campos de Permite evaluar más condiciones, como
las tablas primarias “Contact1” y perfiles, historial, actividades, enlaces,
“Contact2”.
tareas pendientes, etc.
4.15 Filtros
Despliegue el menú “Herramientas” y escoja la opción “Filtros y Grupos”, o bien pulse sobre el icono
de acceso rápido “Filtros” de la barra de herramientas.
nuevos filtros.
. Podrá ver la pantalla para crear
77
Para crear un nuevo filtro pulse el botón “Nuevo” en la pantalla, o bien haga clic
con el botón secundario del ratón sobre el espacio de la lista y escoja la opción
“Nuevo...”.
Tipos de filtros
Para crear un filtro sencillo sólo es necesaria la comprobación de una condición, sin intervenir más
factores que un único campo.
..
Ejemplos de filtros sencillos serían todas aquellas con código postal comenzado en
“28”, o los clientes que sean del tipo “Distribuidor”, etc.
Un filtro compuesto es aquel que se compone de dos o más condiciones. Pueden combinarse
conjuntivamente (deben darse las condiciones a la vez) o disyuntivamente (puede darse una, o la otra, o
a la vez...) o una combinación de ambas formas.
..
Un ejemplo de filtro compuesto: aquel en el que se incluyan todos los contactos de
las provincias de la comunidad autónoma de Aragón (campo “Provincia” igual a
“Zaragoza” o “Huesca” o “Teruel”).
Creando el nuevo filtro
2
1
3
1.
Escriba un Nombre para el nuevo filtro a generar
2.
Establezca un Propietario par el filtro. Habitualmente estos serán de dominio público, aunque
también pueden ser de propiedad de un usuario.
3.
En el recuadro anterior aparecerá la consulta, en formato inglés (texto legible) o bien en
codificación dBase o SQL. En este primer paso el recuadro está vacío ya que aún no se ha
generado ninguna expresión.
78
Inicio
Seleccione el operador
que necesita: igual a,
mayor que, menor o
igual que, etc.
Busque el nombre del
campo que desea evaluar
Pulse sobre el botón
“Y” u “O“según
necesite
SI
¿Desea agregar
más
condiciones?
Escriba el valor con
el cual comparará el
campo que ha
escogido
“Insertar
condición”
NO
“Aceptar” para terminar
Seguramente habrá visto que existen también dos botones con los símbolos
paréntesis abierto y paréntesis cerrado. Esto es porque puede agrupar las
condiciones de formas distintas. Esto es más fácil de ver con un ejemplo.
..
Se desean filtrar aquellos contactos en los que el nombre de la
empresa vaya de la “A” a la “L”, y que sean de la península ibérica,
es decir, “ESPAÑA”, “PORTUGAL” o “ANDORRA”.
Condiciones:
Empresa mayor o igual que “A” Y Empresa menor o igual que “L”
País igual a “ESPAÑA”
79
País igual a “PORTUGAL”
País igual a “ANDORRA”
Trate de poner las condiciones tal y como se han expresado en la
frase del enunciado:
[Empresa] mayor o igual que “A” Y [Empresa] menor o igual
que “B” Y [País] igual a “ESPAÑA” O [País] igual a
”PORTUGAL” O [País] igual a “ANDORRA”.
Según el álgebra de Boole 3, las condiciones “Y” tienen más peso que las
condiciones “O”, por lo que el resultado será el siguiente:
“Se filtrarán aquellos contactos cuyo nombre de empresa empiece
entre las letras “A” y L “y” que sean de España, o bien aquellos
que sean de Portugal, o bien aquellos que sean de Andorra.”
El resultado no es el deseado ya que se filtrarán los contactos de
Andorra y Portugal sin contar con qué letra empieza el nombre de
empresa. Esto es porque no se están agrupando correctamente las
condiciones. Este problema se soluciona mediante la utilización de
los paréntesis. La expresión correcta sería:
( [Empresa] mayor o igual que “A” Y [Empresa] menor o igual que “B” ) Y (
[País] igual a “ESPAÑA” O [País] igual a ”PORTUGAL” O [País] igual a
“ANDORRA” )
Optimice por último el rendimiento del filtro. Por su propio funcionamiento, un filtro es mucho más
lento que un grupo. Mediante la imposición de unos ciertos límites, podrá aumentar el rendimiento del
sistema cuando el filtro se encuentre activo, ya que estará evaluando muchos menos registros. En el
ejemplo superior, se limita la búsqueda de empresas de la letra “A” a la letra “H” con lo que el número
de operaciones de búsqueda es mucho menor.
80
A la hora de optimizar el rendimiento del filtro, compruebe que no está limitando
su funcionamiento.
En el caso en que buscaría las empresas cuya primera letra está entre la “A” y la
“L”, el ejemplo de optimización de la parte superior de la hoja no le sería útil, ya
que estaría alterando el funcionamiento del filtro (todas aquellas empresas que
empezasen desde la letra siguiente a la “H”, es decir, las letras entre la “I” y la
“L”, no aparecerían).
Lo correcto sería, ordenando por Empresa, limitar desde la letra “A” hasta la
letra “L”.
Activar un filtro
Para que un determinado filtro empiece a funcionar habrá que “activarlo” en la pantalla principal de
“Filtros y grupos”, mediante la pulsación del botón “Activar” que se encuentra justo encima de la lista
de filtros.
Podrá ver que se lo ha activado si echa una mirada a la cabecera de la ventana principal de contacto. En
ella verá la referencia al filtro activo, junto con el nombre de la ficha.
Liberar un filtro
Entre en la pantalla de “Filtros y grupos”, posiciónese dentro de la pestaña “Filtros” y pulse sobre el
botón “Liberar”.
81
4.16 Grupos
Despliegue el menú “Herramientas” y escoja la opción “Filtros y Grupos”, o bien pulse sobre el icono
de acceso rápido “Grupos” de la barra de herramientas.
nuevos grupos.
. Podrá ver la pantalla para crear
Para crear un nuevo grupo pulse el botón “Nuevo Grupo” en la pantalla, o bien
haga clic con el botón secundario del ratón sobre el espacio de la lista y escoja la
opción “Nuevo...”.
Ponga un nombre único al grupo con el
que pueda identificarlo. Asígnele si lo
desea un código breve. El usuario por
defecto para el nuevo grupo será el mismo
que el que tenga activo durante su
creación, aunque lo puede poner como
grupo público.
82
Observe la pantalla superior que se muestra a modo de ejemplo. GoldMine ofrece varias posibilidades
para generar un grupo:
Registros filtrados
Contactos procedentes de la aplicación de un filtro.
Registros previsualizados
Contactos pre-visualizados en la pestaña “Vista
Previa” de la pantalla “Filtros y Grupos”
Registros de consulta SQL
Resultados de la ejecución de una consulta SQL (en la
pestaña “Consulta SQL” de la pantalla “Filtros y
grupos”).
Registros etiquetados
Contactos etiquetados en la ventana de búsqueda
Actividades de calendario
programadas
Contactos que tengan planificadas unas determinadas
actividades de calendario.
Actividades de historial completadas
Contactos en cuyo historial se encuentren unas
determinadas actividades ya realizadas.
Datos de contacto suplementarios
Selección de contactos por criterios adicionales: tipo
de detalles, dirección e-mail, contactos, documentos
enlazados, etc.
Grupos basados en Registros filtrados
Busque en el desplegable “Construir sobre un filtro” el filtro que desea utilizar para crear el grupo, y
el “Propietario” del mismo.
Si no encuentra en la lista un filtro que debería estar, recuerde que cada usuario
puede tener sus propios filtros, además de los de dominio público. Despliegue el
recuadro de propietario para poder visualizar los filtros que han creado otros
usuarios.
83
En el recuadro inferior se refleja la expresión resultante del filtro. También puede generarla Ud. mismo,
si dispone de conocimientos de dBase o SQL. Para ello, marque la opción “Construir sobre una
expresión” y escriba la consulta de selección. Pulse sobre el botón “Construir filtro” para crear un
nuevo filtro partiendo desde cero.
El grupo quedará formado con todos los registros de contacto que cumplan las condiciones impuestas
por el filtro escogido.
Grupos basados en Actividades de calendario programadas
Utilizando este criterio se pueden seleccionar todos aquellos registros que tengan actividades
planificadas (sin completar) de un usuario, a partir de una fecha de inicio hasta una fecha de
finalización, según un tipo de actividad y un código de actividad (si se deja este campo en blanco se
seleccionan todos los códigos).
84
Seleccione dentro del cuadro desplegable “Usuario” el código del usuario o grupo de usuarios que
necesite acotar. Si no necesita distinguir entre usuarios deberá seleccionar, dentro del recuadro, la
opción “(Todos)”.
Elija una fecha de inicio de la búsqueda y una de finalización. Estos dos campos hay que rellenarlos de
forma obligada.
Elija el tipo de actividad que quiere evaluar, o bien marque la opción “Todas las actividades” para no
distinguir entre tipos. Podrá igualmente seleccionar aquellas actividades a las que se les haya asignado
un código, escribiéndolo en el campo “Actividad”.
Grupos basados en Actividades de historial Completadas
La selección mediante actividades completadas permite generar un grupo a partir de los registros que
contengan en su historial actividades realizadas con las siguientes características.
-
Un usuario o grupo de usuarios que las ha realizado. Si dentro del recuadro elige la opción
“(Todos)” estará haciendo irrelevante para el grupo el quién completó la actividad.
-
Fechas de inicio y finalización. Acote las actividades de historial a un determinado rango de
fechas, en lugar de buscar sobre toda la base de datos.
-
Código de actividad y resultado. Ambos códigos podrá verlos cuando se completa una
actividad programada. Si no escribe nada en estos campos, se incluirán todas aquellas
actividades que cumplan con los otros requisitos pedidos, sin importar ni su código de actividad
ni el resultado que hayan generado
-
Tipo de actividad (cita, llamada, siguiente acción, etc). Podrá seleccionar, para la generación
del grupo, aquellas actividades de un determinado tipo (no confundir con el código, impuesto
por el usuario). Si no quiere distinguir por tipo de actividad, marque la opción “Todas las
actividades”.
85
Grupos basados en Datos de contacto suplementarios
Busque aquellos contactos que tengan asociado alguno de los cuatro tipos de perfiles que se detallan a
continuación:
-
Detalles: busque aquellos contactos en los que encuentre un determinado tipo de detalle que
contenga la palabra clave. Si no incluye una palabra clave, se buscarán todos aquellos registros
que tengan al menos un detalle del tipo especificado.
-
Enlaces de documento: busque aquellos enlaces que en la ruta del archivo enlazado se
encuentre la palabra clave. Si deja el campo de palabra clave vacío, se seleccionarán todos
aquellos contactos que tengan enlazado al menos un documento.
-
Contactos adicionales: Escriba, dentro del recuadro “Palabra”, una parte o palabra del
nombre completo del contacto adicional a buscar. Para buscar simplemente registros que
contengan contactos adicionales (independientemente de su nombre) deje este campo en
blanco.
-
Referencias: Seleccione aquellos registros que tengan recomendación de otro contacto. Escriba
en “Palabra” parte del nombre o empresa de ese contacto.
86
Configuración opcional
Habrá observado cómo, tras pulsar el botón “Siguiente” en cualquiera de los cuatro ejemplos anteriores,
se habrá encontrado con una pantalla como la siguiente. En ella podrá optimizar los resultados obtenidos
al crear el grupo.
-
Campo: podrá ordenar la lista de contactos por un determinado campo (Empresa, contacto
principal, dirección, etc.).
-
Referencia:
valor
que
aparecerá
posteriormente dentro de la lista de
contactos incluidos. En el ejemplo que
puede ver a la derecha se puso como
referencia el tipo de contacto.
-
Exp. de Filtro: Le permite acotar los contactos que entran dentro del grupo. Si ha creado un
grupo a partir de un filtro esta opción no está disponible.
Activar un grupo
Al activar un grupo, Goldmine muestra solo los registros de contacto que son miembros del grupo
activo. Para activar un Grupo acceda a la pestaña “Grupos” de la pantalla de “Filtros y grupos”.
Seleccione el grupo activar y pulse el botón “Activar”.
Podrá ver que se lo ha activado si echa una mirada a la cabecera de la ventana principal de contacto. En
ella verá la referencia al grupo activo, junto con el nombre de la ficha.
Liberar un grupo
Entre en la pantalla de “Filtros y grupos”, posiciónese dentro de la pestaña “Grupos” y pulse sobre el
botón “Liberar”.
87
4.17 Consultas SQL
Si tiene conocimientos de SQL, podrá generar sus propias consultas, pre-visualizarlas, e incluso crear
grupos a partir de dichas consultas.
Puede desplegar el recuadro de la parte superior izquierda para seleccionar una consulta ya guardada, o
bien escribirla manualmente en el cuadro de texto central.
Para lanzar la consulta, pulse sobre el botón “Consultar” y verá en la lista inferior los registros que
cumplan con las condiciones requeridas. Una vez realizada, podrá almacenarla, pulsando sobre el botón
“Guardar”.
El botón Generar… abre un Asistente de Búsqueda que le permite crear consultas SQL para
identificar contactos con información de contacto específica, actividades pendientes o completadas con
determinadas características. Siga las instrucciones del Asistente para completar el proceso de
generación de consultas SQL.
88
Al igual que con los filtros, puede almacenar esta consulta como de dominio público, o bien guardarla a
su nombre.
Las consultas SQL le permitirán efectuar una selección utilizando cualquier
criterio, sobre cualquier tabla. Si tiene conocimientos de SQL, seguramente sacará
un buen partido de esta opción.
Ejemplos de consulta SQL
Conteo del número de registros
Para contar el número de registros de contacto, escriba la sentencia de la siguiente manera:
SELECT count (*) FROM Contact1
En las sentencias de conteo, observe que el comodín (*) aparece entre paréntesis.
Campos en cada tabla
Para obtener una lista de todos los campos que hay en cada tabla de GoldMine instalado en dBASE,
puede escribir una consulta del tipo siguiente:
SELECT * FROM Contact1
y luego cambiar el nombre de la tabla de cada lista requerida:
SELECT * FROM CAL, select * from ContHist
Para obtener una lista de todos los campos que hay en cada tabla de GoldMine instalado en la base de
datos SQL Server, puede escribir una consulta del tipo siguiente:
SELECT dbfname, field_name, fielddesc, field_type, field_len, field_dec FROM ContUDef ORDER
BY dbfname, field_name
Restringir la consulta a ciudades
Para buscar todos los contactos en la ciudad de Barcelona, escriba la sentencia de la manera siguiente:
SELECT * FROM Contact1 WHERE city = “Barcelona”
Una consulta para encontrar todos los registros de la ciudad de Barcelona que los usuarios han
introducido con la letra inicial en mayúsculas y en minúsculas sería de la siguiente manera:
SELECT * FROM Contact1 WHERE población como “_arcelona”
Utilice el carácter guión bajo (_) para hacer búsquedas de un solo carácter.
Restringir la consulta a dos estados o provincias
Para buscar todos los contactos en Alicante y Barcelona, escriba la sentencia de la manera siguiente:
SELECT * FROM Contact1 WHERE state = “Barcelona” OR state = “Alicante” ORDER BY state, city
89
Contactos duplicados
La búsqueda de los posibles duplicados en una base de datos puede ser muy difícil. Una consulta para
buscar los registros de contacto duplicados en la base de datos significa buscar los números de cuenta
duplicados en las tablas Contact1 y Contact2:
SELECT count(*), AccountNo FROM Contact2 GROUP BY AccountNo HAVING Count(*) > 1
ID de registro duplicado
Para buscar registros de contacto con ID de registro duplicados, haga la siguiente consulta:
SELECT recid FROM Contact2 GROUP BY recid HAVING count(recid) > 1
Buscar registros huérfanos
Un registro huérfano existe cuando hay un registro en la tabla Contact2 pero NO en la tabla Contact1.
SELECT * FROM Contact2 WHERE AccountNo NOT IN (SELECT AccountNo from Contact1)
Registros de contacto sin dirección de correo electrónico
Para establecer un subconjunto de los registros de contacto sin dirección de correo electrónico, haga la
siguiente consulta:
SELECT company, contact FROM Contact1 WHERE contact1.accountno NOT IN (SELECT
contsupp.accountno FROM ContSupp WHERE contact = “E-mail Address”)
Ver registros de contacto nuevos introducidos durante un período de tiempo específico
La pestaña Resumen de un registro de contacto contiene un campo de creación en el que se registra la
fecha en la que se hizo el registro. Utilice el campo de creación para generar un subconjunto de registros
creados en una fecha determinada. Puede crear un filtro o una consulta SQL para generar el
subconjunto.
Para crear un filtro que busque los registros de contacto nuevos creados en la semana del 24 de junio de
2003, el valor en Creación debe ser mayor que “6/24/2003” Y menor que “6/28/2003”.
SELECT * FROM Contact1 WHERE contact1.createon > “20030624” and contact1.createon <
“20030628”
4.18 Definiciones
1.
Comodín - Ya desde los primeros tiempos del sistema operativo MS-DOS, y
tiempo antes, el sistema Unís, para agilizar la búsqueda de archivos dentro del
disco duro, se incorporó la idea del comodín. Como en el juego de los naipes,
este indica”cualquier cosa”, y en el mundo informático, “cualquier letra o
combinación de letras”. Su utilidad es exclusiva para buscar nombres de
archivos, y se puede colocar tanto a la izquierda como a la derecha de la
cadena de texto a buscar.
2.
SQL - Siglas de “Structured Query Language”, o Lenguaje de consultas
estructurado. Es un conjunto de instrucciones estandarizado para el acceso a
bases de datos. En GoldMine se utiliza para efectuar consultas complejas. Su
utilización requiere un buen conocimiento de la estructura de las bases de
90
datos sobre las que se efectúan las consultas.
3.
Álgebra de Boole - O álgebra booleana. Se le denomina a las reglas
algebraicas, basadas en la teoría de conjuntos, para manejar ecuaciones de
lógica matemática. La lógica matemática trata con proposiciones, elementos
de circuitos de dos estados (SI y NO), etc., asociados por medio de operadores
como Y, O, NO, EXCEPTO, SI...ENTONCES, y que, por lo tanto permite
cálculos y demostraciones como cualquier parte de las matemáticas.
Ampliamente utilizada en el campo de la lógica para la demostración de
teoremas, y en el terreno de la informática para la evaluación de expresiones y
la toma de decisiones.
Es llamada así en honor de George Boole, famoso matemático, que la
introdujo en 1847.
91
5 Actividades
5.1 Una visión global
Para Goldmine, una actividad es una acción a realizar en un momento específico y que ocupa un tiempo
determinado. Normalmente las actividades irán enlazadas o vinculadas a un contacto, aunque esto no
siempre será así, tal y como verá en este capítulo.
Puede programar, ver y completar las actividades. Las actividades programadas para ser realizadas en
una fecha y hora futura, se guardan como registros en el calendario de Goldmine. A medida que vamos
completando las actividades, como llamadas, citas y mensajes, se van transfiriendo dichas actividades
desde el calendario y la pestaña “Pendiente” a la pestaña “Historial”, donde quedan almacenadas como
actividades completadas.
Goldmine le permite ver y gestionar las actividades por usuario, por grupos de usuarios, para una fecha
determinada, o de un contacto en particular.
Utilice el Calendario para ver las actividades organizadas por fecha (día, semana, mes, etc), la Lista de
Actividades para verlas organizadas por tipo de actividad (llamadas, citas, acciones, mensajes, etc), y la
pestaña “Pendiente” de un registro en particular para ver las actividades que tenemos pendientes con el
contacto.
Cada una de las actividades, ya sean que estén aún pendientes en el Calendario o completadas en el
historial, está relacionada con un registro de contacto. Esta conexión entre las actividades y los
contactos establece un vínculo que nos permite hacer un seguimiento exhaustivo del progreso de las
relaciones con nuestros clientes.
Beneficios de la utilización de Actividades
• Realizar un seguimiento de actividades pendientes: La utilización de actividades nos permite tener
una lista de las actividades que deben realizarse; controlar el alcance de estas listas (que pueden ser
diarias, semanales o mensuales); ver las actividades pendientes de un contacto o ver sólo las llamadas
que deben de ser realizadas en un día específico; ver también las actividades pendientes de otros
usuarios; etc.
• Configurar Alarmas: Las alarmas de Goldmine le recordarán que actividades importantes tiene
pendientes.
• Registrar la gestión con el contacto: A medida que se van completando las actividades, Goldmine
mantiene un registro de lo que se hizo, cuando fue hecho, y por quién. Esto permite tener información
muy importante para su posterior seguimiento con contactos.
• Calendario de reuniones: Cuando sus actividades se han programado en Goldmine, los otros
usuarios de Goldmine pueden determinar los tiempos que usted tiene disponibles para reuniones,
conferencias telefónicas, o citas.
• Delegación de actividades: Utilice el calendario para asignar actividades a otros usuarios y poder
hacer seguimiento de su evolución.
• Enlace las actividades con sus contactos: Puede crear actividades enlazadas o no enlazadas a sus
contactos. Por defecto, la actividad que se está creando se enlaza con el registro de contacto activo,
aunque tiene la posibilidad de cambiarlo.
Para programar una actividad no enlazada a un contacto, debe desmarcar la casilla “Enlace” de la
ventana de programación de actividad. Esto hará que se borre el nombre del contacto activo del
campo “Contacto”.
Las actividades no enlazadas no están conectadas a ningún contacto y raramente se utilizan.
Recomendamos que el uso de actividades no enlazadas sea limitado, ya que muchas de las funciones
de Goldmine no estarán disponibles cuando la actividad no esté vinculada a un registro de contacto.
92
Tipos de actividad
Dentro del sistema GoldMine, hay definidos dos grandes tipos de actividades:
a)
De duración determinada. Su tiempo de planificación está definido desde un principio, con un
momento de inicio y otro de finalización y que puede modificarse a posteriori. Como tales
pueden considerarse:
1.
Llamadas telefónicas salientes - Habitualmente serán llamadas programadas de
antemano por el usuario, aunque también podrán anotarse llamadas no planificadas, y
llamadas entrantes.
2.
Citas - Suelen corresponder a encuentros físicos con un determinado contacto,
concertados de antemano. Una cita podría ser, por ejemplo, una reunión planificada
con un cliente. También podría considerarse un encuentro no físico, por ejemplo, una
videoconferencia.
3.
Siguiente acción - Pese a lo aparentemente indeterminada denominación de este tipo
de actividad, constituyen todas aquellas manuales, tales como envío de catálogos,
reparto de muestras, etc. Se podrían englobar bajo el concepto de “encargos”.
4.
Otra acción - Aquí se englobarán todas aquellas actividades que no quepan en las
clasificaciones anteriores.
5.
Evento - Supone un tipo de actividad cuya duración no sólo se limita al ámbito de un
día, sino que ocupa varios, sin hora de inicio o finalización determinadas.
b) Puntuales. Son aquellas actividades que no tienen una duración determinada. Más bien
representan hitos 1, o sucesos en un determinado momento.
c)
1.
Solicitud de documentación - Indican que un contacto ha solicitado cierta
documentación en un determinado día.
2.
Previsión de venta - Marcan la fecha en que se ha propuesto una venta, así como el
importe total y la probabilidad de que se termine llevando a cabo.
3.
Correo electrónico de GoldMine - Aunque a primera vista pueda parecer extraño, un
correo electrónico es en sí una actividad de GoldMine. Esto es así porque se
consideran eventos con una ubicación en el tiempo determinada (el momento en que
se envió el correo). Pueden, por lo tanto, programarse como una actividad, o bien
enviarlos a través del Centro de correo. En ambos casos el proceso será el mismo.
Sin representación temporal. Constituyen actividades que no se programan para una fecha o
una hora concretas, sino que suponen tareas con una prioridad. Lo mismo que anotar en una
lista las compras pendientes.
1.
Pendientes - Como su misma palabra indica, son actividades que se marcan como “a
realizar”, pero que no se les asigna ninguna fecha ni hora, y simplemente tienen
información de la actividad a realizar y la prioridad que se le da.
Todo un menú para planificar
Despliegue el menú “Programar” y podrá ver, en una sola ojeada, todas las posibilidades que le ofrece
GoldMine a la hora de planificar acciones:
93
GoldMine trata de igual forma los siguientes tipos de actividades: llamadas, siguientes acciones, citas y
otras acciones ya que su gestión en el tiempo es exactamente idéntica, y lo único que cambia es su
clasificación. Es por ello que estos cuatro tipos de actividad se planifican utilizando la misma pantalla.
5.2 Planificar una actividad de duración determinada
Planificar actividades de duración máxima de un día
1.
Posiciónese sobre el contacto al cual quiera enlazar una actividad.
2.
Seleccione, del menú “Programar” una de las siguientes opciones: “Llamada...”, “Siguiente
acción...”, “Cita...” u “Otra acción...”
94
3.
Seleccione el contacto al cual irá asociada la actividad. Aquí le aparecerá el nombre del
contacto actualmente seleccionado, aunque puede pulsar sobre el botón “Buscar”, y
seleccionar un contacto distinto.
“Enlazar a contacto seleccionado”: Si marca esta pestaña (por defecto aparece como
marcada) la actividad que está programando quedará enlazada al contacto que tenga
actualmente seleccionado. Si la desmarca, desenlazará esta actividad del contacto.
4.
Escriba en el campo “Referencia” un texto breve pero descriptivo de la actividad (o
selecciónelo de la lista desplegable F2).
5.
En el recuadro “Notas” puede escribir cualquier descripción, anotaciones, etc. relacionadas con
la actividad a realizar. Es un campo de texto libre, donde puede almacenar hasta 64.000
caracteres.
6.
Opciones:
a)
Tipo de actividad: Escoja una de las cuatro actividades disponibles.
b) Código: Es opcional, aunque puede asignar un código de tres caracteres a este tipo de
tarea. Puede serle útil para hacer estadísticas posteriores.
c)
Color: Asigne un color de representación para esta actividad. El color que elija se
mostrará en el calendario
d) Oportunidad / Proyecto: Enlace la actividad a una oportunidad o proyecto que tenga
abierto el contacto. Desde esta misma pantalla se puede iniciar la creación de una
nueva oportunidad o proyecto y enlazar la actividad, mediante el botón “Nuevo”.
e)
Caso: Enlace la actividad a un caso o expediente que tenga abierto el contacto. Desde
esta misma pantalla se puede iniciar la creación de un nuevo caso y enlazar la
actividad, mediante el botón “Nuevo”.
7.
“Usuario principal”: Asigne esta actividad a un usuario del sistema. En un gran porcentaje
serán asignadas a Ud. mismo pero podrá delegar actividades en otros usuarios.
8.
Tiempo: Ponga fecha y una hora de inicio, y establezca una duración. Puede marcar una fecha
y hora de alarma (por defecto el sistema la establecerá a 10 minutos antes de la fecha y hora de
inicio) para que GoldMine le avise de la inminencia de esta actividad.
Aunque establezca en una actividad una duración de más de
24 horas, en el calendario sólo podrán ocupar el espacio de un
día, como máximo.
9.
Acciones
a)
Notificar Vía E-mail: Podrá notificar por e-mail al usuario al que asignó la tarea tan
pronto como termine la programación de la actividad.
b) Auto-Generar RSVP: Marcando esta opción, se le está diciendo a Goldmine que
cuando el usuario al que le estamos asignando la actividad complete o elimine la
actividad, se nos notifique de esto en nuestro centro de correos.
c)
“Marcar como privado”: Seleccionando esta casilla, la actividad será sólo visible
cuando entre con su usuario, para el usuario a quien se la haya asignado, y para el
usuario administrador, haciéndola invisible al resto de usuarios. Sí podrán verla
representada dentro del calendario, pero no podrán ver el contenido de la misma.
d)
“Enviar una solicitud con <Actividad>. a” : Marque el recuadro de para enviar a los
implicados en la actividad (usuario, contacto enlazado, o ambos según se seleccione
de la lista desplegable) una solicitud de confirmación de la actividad.
95
Asignar más usuarios
Ya ha podido ver que una actividad puede asignarse a un determinado usuario. Sin embargo en
ocasiones puede ser interesante asignarla a más de una persona. Para ello, pulse con el botón primario
del ratón sobre la pestaña “Usuarios” dentro de la misma ventana de actividad. Asigne otros usuarios,
además del primario, pasando sus nombres o seleccionando grupos de usuarios al recuadro rotulado
“Usuarios seleccionados”.
Disponibilidad de horarios
Compruebe de forma fácil y rápida la disponibilidad de las personas a las cuales
ha asignado la tarea, haciendo clic sobre el título de la pestaña “Libre/Ocupado”.
96
Establezca la fecha y hora iniciales de la exploración, el tiempo que desea explorar, y pulse sobre el
botón “Buscar Hora >>” para que GoldMine muestre en pantalla la distribución de los usuarios
participantes en esta actividad. Cambie, dentro de la ventana de “Opciones”, aquellas tareas que se
incluirán en el cómputo de horas, y las opciones de visualización que prefiera.
Periodicidad
En algunas ocasiones, le interesará planificar una tarea que sea periódica, es
decir, que se repita en el tiempo. Haga clic con el botón primario del ratón sobre
la pestaña “Recurrente”.
..
Imagine que envía publicidad a un posible futuro cliente. Podría ser útil llamarlo
periódicamente para ir conociendo sus gustos o intereses. Planifique una llamada
para que cada cierto tiempo se le vaya recordando.
97
1.
Período de fechas: Introduzca la fecha de inicio y de finalización de la planificación de
actividades.
2.
Frecuencia fija: Podrá planificar la actividad para que se repita de forma fija cada X período
de tiempo.
3.
Acontece mensualmente: Programe la tarea para que se realice cada X día de la semana de
cada mes
4.
Establezca las fechas de repetición de la tarea con más precisión, pulsando sobre el botón
“Más...”, o si no le convence la configuración, restablezca nuevamente a cero la configuración
pulsando el botón “Restablecer”.
Programar actividades para más de un contacto, simultáneamente
Si le interesa que la actividad no sólo se planifique para un contacto, sino para un
conjunto de ellos, planifique la actividad utilizando un filtro o grupo. Pulse con el
botón primario del ratón sobre la etiqueta de la pestaña “Filtro / grupo”.
98
1.
Seleccione el filtro o grupo por el cual acotará los contactos a los que desea planificar la
actividad. Verá con más detalle toda la programación de filtros, grupos y consultas en el
apartado “Filtros y grupos”.
2.
Establezca las opciones de planificación que más le convengan:
a)
Abarcar múltiples días: permite a GoldMine alargar la planificación durante todos
los días que se necesario.
b) Omitir fines de semana: no planificar ninguna tarea para los fines de semana
c)
Actividades por día: máximo de actividades que pueden programarse en el espacio
de un solo día.
d) Fecha de inicio de la planificación, hora inicial y hora final de la jornada diaria.
Gestión de recursos
Puede darse el caso que tenga que organizar una actividad, y tenga que contar con recursos existentes en
su empresa, y por lo tanto compartidos por más de una persona (por ejemplo: una sala de reuniones, un
proyector, etc.). Al planificar una tarea, puede escoger qué recursos físicos necesita.
Haga clic con el botón primario del ratón sobre la etiqueta que encabeza la
pestaña “Recursos”.
99
Escoja aquellos recursos que necesite, bien haciendo doble clic sobre ellos en la lista de recursos (a la
derecha), o bien marcándolos y utilizando el botón “<< Seleccionar”. Anule la selección utilizando el
botón “Quitar>>”.
¿Qué es un recurso 2 y donde se configura? Consulte la sección de definiciones, al
final de este capítulo, para aprender cómo hacerlo.
Planificar actividades de más de un día de duración
GoldMine contempla un tipo de actividad que no está restringida al límite de las 24 horas del día, sino
que puede establecerse durante el período de días que sea necesario. En este tipo de actividad, no se
utiliza la hora de inicio o de finalización, sino la fecha de inicio y fecha de finalización. Este tipo de
actividad es el llamado Evento.
100
Observe que la pantalla para planificar un evento es prácticamente idéntica a la de planificar una
actividad habitual (de menos de un día de duración). Incluso el contenido de las pestañas “Usuarios”,
“Recursos”, “Libre/Ocupado”, “Recurrente” y “Filtro/grupo” son exactamente iguales, por lo que
puede consultar su funcionamiento en las páginas anteriores.
La única diferencia la encontrará en el intervalo de tiempo de la pantalla “Detalle”: En lugar de elegir
una fecha y una hora de inicio, y una duración, aquí se selecciona únicamente una fecha de inicio y una
duración (en días o meses).
5.3 Planificar una actividad de duración indeterminada
GoldMine permite planificar actividades que no tienen un intervalo definido en el tiempo, y en las que
únicamente cuenta el momento en el que se hacen.
Planificar una solicitud de información
1.
Posiciónese sobre el contacto al cual quiera enlazar una actividad.
2.
Seleccione, del menú “Programar” la opción: “Petición de Documentación...”
101
Rellene aquellos campos que considere necesarios, y asígnele una fecha. Puede seleccionar “Impresora”
o “Fax” como vía de emisión (campo “Enrutado”). Elija de la lista inferior izquierda aquellos
documentos que solicitará.
Planificar una venta
1.
Posiciónese sobre el contacto al cual quiera enlazar la venta.
2.
Seleccione, del menú “Programar” la opción “Venta prevista...”.
3.
Seleccione el contacto al cual está dirigida la previsión de venta. Habitualmente será el
contacto primario.
102
4.
Escoja la oportunidad o proyecto en la cual irá la previsión, si la hay. También puede crear una
nueva a partir de aquí pulsando el botón “Nuevo”.
5.
Elija de la lista el producto que quiere vender. Indique igualmente cuantas unidades y a qué
precio planifica la venta.
6.
Si lo desea, puede asignar a esta previsión un código, a modo informativo, que servirá para
fines estadísticos. Igualmente asigne esta venta a un usuario del sistema (en la mayoría de
veces será Ud. mismo). En el desplegable “Probabilidad” seleccione el valor que más se
aproxime a su grado de seguridad de que va a conseguir la venta, o bien al porcentaje de
proyecto avanzado. Por último, especifique una fecha prevista para la venta.
7.
En el campo “Notas” escriba todo aquello que considere importante. Este campo admite hasta
64.000 caracteres.
8.
Marque aquellas opciones que considere necesarias:
a)
“Enlazar”: Enlaza la venta al contacto seleccionado actualmente. Si desmarca esta
casilla la venta no estará ligada a ningún contacto en concreto.
b) “RSVP”: Para que Goldmine que cuando el usuario al que le estamos asignando la
actividad complete la venta.
c)
Configure una “Alarma” para que GoldMine le avise, en la fecha y hora que desee, de
la inminencia de la posible venta.
Seleccione la pestaña “Recurrente” y programe ventas para irse repitiendo en el tiempo, tanto con
frecuencia fija como frecuencia mensual. Un ejemplo de esto sería la venta de una colección de
fascículos semanales de una enciclopedia.
5.4 Planificación de una actividad sin representación temporal
El último tipo de actividad que verá en este capítulo es aquel que no tiene una ubicación concreta en el
tiempo. Sencillamente son actividades que no tienen una fecha ni hora concreta, como la lista de cosas
para hacer.
Programar una actividad pendiente
103
Asigne una prioridad a la tarea que tiene pendiente, y un usuario que la lleve a cabo.
Puede enlazarla al contacto que tenga actualmente seleccionado, enviar una confirmación al usuario, y/o
hacerla privada.
Asígnele, si lo desea, un código para poder llevar un control estadístico.
5.5 Acerca de Completar actividades
Mientras vaya programando nuevas actividades irá llenando el calendario de citas, llamadas y otros
tipos de actividad. Sin embargo, si no las completa a medida que las vaya resolviendo, quedarán siempre
abiertas en su calendario. Completar las actividades ya realizadas es una buena medida para evitar la
sobrecarga del calendario, además de la prueba tangible que se han ido resolviendo.
Completar actividades programadas
Lo más habitual será completar actividades que ya hayan sido planificadas con anterioridad. Para
hacerlo deberá efectuar una de las operaciones siguientes:
1.
Desde la ventana “Completar Actividades para <Empresa>”
Vaya al contacto del cual quiera consultar sus actividades pendientes, despliegue
el menú “Completar” y seleccione la opción “Actividades pendientes”, pulsando
sobre ella con el botón primario del ratón.
Desde la pantalla rotulada “Completar
Actividades para <Empresa>” sólo podrá
completar las actividades que estén abiertas
para el contacto actual.
También podrá, en caso que ese contacto no
tenga nada pendiente, crear una nueva
actividad no programada y cerrarla en ese
mismo momento, utilizando los recuadros
de la parte inferior de la pantalla.
104
2.
Desde la ventana “Calendario”
3.
Seleccione la actividad que
quiera completar dentro del área
del calendario, pulse sobre ella
con el botón secundario del
ratón, y seleccione la opción
“Completar...”.
Desde la ventana “Lista de actividades”
4.
Seleccione la actividad que
quiera completar dentro de la
lista de actividades, pulse
sobre ella con el botón
secundario del ratón, y
seleccione
la
opción
“Completar...”.
Desde la pestaña “Pendiente”
Haga clic sobre la pestaña “Pendientes” en la ventana de contacto, pulse con el
botón secundario del ratón sobre la actividad a completar y elija “Completar...”.
Completar actividades no programadas
Lo más habitual será completar actividades que hayan sido planificadas con anterioridad. Ahora bien,
puede completar de forma inmediata una acción que no se haya previsto anteriormente. GoldMine
provee esta posibilidad dentro de sus funcionalidades.
1.
Desde la ventana “Completar Actividades para <Empresa>”
Vaya al contacto del cual quiera consultar sus actividades pendientes, despliegue
el menú “Completar” y seleccione la opción “Actividades pendientes”, pulsando
sobre ella con el botón primario del ratón.
105
Ya vio cómo completar actividades ya
programadas, sin embargo, para hacerlo con
actividades nuevas, escoja el tipo de actividad
que desea de la parte inferior de la pantalla:
“Actividad no programada”, y pulse sobre
“OK”.
Podrá completar incluso actividades que no se
encuentran dentro de las que se pueden
planificar, como llamadas entrantes, o mensajes
devueltos.
2.
Utilizando el icono “Completar actividad”
3.
Tendrá disponible el icono “Complete” (Completar actividad) si lo
ha seleccionado en su la barra de herramientas. En este caso, pulse
con el botón primario del ratón sobre este icono para abrir la
ventana “Completar Actividades para <Empresa>”.
Utilizando el menú “Completar”
Puede completar cualquier tipo de actividad si
despliega el menú “Completar” y escoge una
opción del mismo que no sea “Llamada
programada...”
o
bien
“Actividades
pendientes...”, siempre y cuando el contacto
seleccionado no tenga ya planificada ninguna
actividad del tipo que escoja.
Por ejemplo, si Ud. elige completar una Cita, y
el contacto ya tiene pendiente alguna, le
aparecerá la ventana para seleccionar aquella
actividad que quiera realizar.
La ventana de completar actividades
106
Opciones de la pantalla “Completar actividad”
Contacto
Nombre del contacto o contacto adicional que intervenga en la
actividad.
Actividad
Tipo de actividad que se desea marcar como completada.
Usuario
Usuario del sistema que está completando la acción.
Privado
Marque este recuadro para hacer que la línea de historial que se
genere sea privada (únicamente podrá visualizarla el usuario que la ha
creado y el usuario o usuarios administradores).
Referencia
Descripción breve de la actividad.
Oportunidad/Proyecto
Enlace la actividad a una oportunidad o proyecto que tenga abierto el
contacto. Desde esta misma pantalla se puede iniciar la creación de
una nueva oportunidad o proyecto y enlazar la actividad, mediante el
botón “Nuevo”.
Or Caso
Enlace la actividad a un caso o expediente que tenga abierto el
contacto. Desde esta misma pantalla se puede iniciar la creación de un
nuevo caso y enlazar la actividad, mediante el botón “Nuevo”.
Código
Codificación breve de la actividad. Es un dato opcional aunque puede
tener utilidad para fines estadísticos.
Resultado
Código breve del resultado de la actividad.
Fecha
Fecha en la que se ha completado.
Hora
Hora en la que se ha completado.
107
Duración
Duración de la tarea en formato hh:mm:ss.
Realizado
Informa de cómo se ha completado. Es un desplegable que admite dos
valores: “Con éxito” o “Incorrecto”.
Notas
Programar seguimiento
Campo para la entrada de texto libre.
Marque esta opción, y elija un tipo de actividad, para programar
paralelamente una nueva actividad.
..
Un ejemplo, al completar una llamada de televenta,
programe una llamada de seguimiento para una
semana más tarde.
Traspaso a Historial
Completando una actividad, lo que está realizando es traspasar la actividad de la pestaña pendiente a la
pestaña historial. Este hecho es de gran importancia para el funcionamiento de su GoldMine, ya que
implica de descarga de calendario y alarmas programadas.
El traspaso a historial implica un borrado físico de los datos en la tabla de calendario, y su copia a la
tabla de historial del contacto, de mucha menor utilización, y destinada a usos más consultivos o
estadísticos.
La pestaña “Historial”
La pestaña “Historial” muestra la siguiente información:
• Fecha: Fecha en que se terminó o completó la actividad.
• Usuario: Nombre del usuario Goldmine que completó la actividad.
• Actividad: Tipo de actividad (llamada, cita, acción, mensaje, evento, etc)
• Código: Código de actividad asociados a la actividad completada
• Resultado: El código de resultado le permite clasificar los resultados de la actividad. Utilícelo para
realizar análisis estadísticos de actividades.
• Referencia: Información de referencia asignada al momento de completar la actividad. Indica qué
medidas se han adoptado (“Se ha enviado una carta”, “Se ha dejado un mensaje de voz”, etc).
• Notas: Comentarios (texto libre) sobre la actividad completada. Puede incluir todas las notas que
hayan surgido durante el desarrollo de la actividad o la información relevante que tenga que ver con
dicha actividad.
108
Pulse sobre la cabecera de la pestaña “Historial”. En ella verá todas aquellas actividades que se han
realizado sobre el contacto que ahora mismo esté visualizando. Si despliega el menú contextual, podrá
ver la siguiente figura:
Seleccione la opción “Zoom...” para visualizar
la actividad de historial, o analice de forma
estadística los datos mostrados.
Puede igualmente traspasar la información a
formato Word o Excel, o al Portapapeles para
copiarlo sobre un documento.
Podrá modificar la actividad de historial según necesite, o bien
eliminarla de la base de datos.
5.6 Actualización automática de Actividades
La opción de actualización automática de actividades permite completar o eliminar en forma masiva las
actividades de un usuario. Esta opción está disponible desde la lista de actividades, la pestaña
“Pendiente” de la ficha del contacto, la pestaña “Pendiente” del gestor de Oportunidades o la pestaña
“Pendiente” del gestor de proyectos.
Utilice el siguiente procedimiento para actualizar automáticamente una actividad:
Haga clic con el botón secundario del ratón
desde alguna de ventanas mencionadas
anteriormente (la lista de actividades, la pestaña
“Pendiente”, etc) y seleccione la opción
“Opciones | Auto-Actualización…”.
Aparece la siguiente pantalla:
109
En el cuadro de diálogo de actualización automática de actividades, seleccione una de las siguientes
opciones:
• Completar TODAS las actividades mostradas. Completa todas las actividades en la pestaña actual
• Completar únicamente Actividad(es) del Tipo seleccionado: Completa solo las actividades del tipo
y rango de fechas que especifique en el área “Criterio de Selección”.
Los campos “Código de Resultado” y “Exito” le permite especificar el código que quiere asociar a
las actividades que está completando a través de esta ventana.
• Eliminar TODAS las actividades mostradas. Elimina todas las actividades en la pestaña actual
• Eliminar sólo el/los Tipo(s) de Actividad seleccionado/s: Elimina solo las actividades del tipo y
rango de fechas que especifique en el área “Criterio de Selección”.
5.7 Acerca de GoldAlarm
La herramienta GoldAlarm es la encargada de ejecutar las alarmas de Goldmine. Funciona incluso
cuando usted no está dentro de la aplicación. Al programar una actividad, puede seleccionar la opción de
alarma.
Seleccionando la pestaña “Alarmas” de la opción de menú “Herramientas|Opciones” podrá
seleccionar las siguientes acciones:
• Colocar GoldAlarm en mi escritorio: Le permite ejecutar la herramienta GoldAlarm.exe.
GoldAlarm monitorea de actividades de alarma y le avisa de ellas aún cuando tenga Goldmine
cerrado.
• Ejecutar GoldAlarm cuando se inicia Windows: Cuando inicia Windows automáticamente ejecuta
el archivo GoldAlarm.exe.
Cuando se está ejecutando GoldAlarm se notifica mediante este icono de aviso en
la bandeja del sistema que tiene una actividad pendiente que ha llegado el
110
momento de gestionar.
5.8 Acerca de la Lista de actividades
La lista de actividades muestra las actividades relacionadas a un usuario de Goldmine. Utilícelo para ver
y modificar sus propias actividades y ver y modificar las actividades programadas, las actividades
realizadas, y el correo electrónico de otros usuarios de Goldmine.
La lista de actividades contiene dos secciones: la barra de herramientas y la ventana principal.
Para abrir la lista de Actividades despliegue el menú “Ir
a” y escoja la opción “Actividades” ó haga clic en el
botón de “Actividades” en el panel de navegación
O pulse en su teclado la tecla de función “F6”.
Aparece una ventana que le permitirá gestionar las actividades por usuario, organizadas por tipo de
actividad. En la “Lista de actividades” se concentran todos los movimientos relacionados con cualquier
tipo de actividad, así como todas aquellas actividades que hayan sido completadas y, por lo tanto, pasen
al archivo histórico.
Navegue por la lista de actividades con el panel de navegación que aparece a la izquierda de la pantalla.
Se incluyen carpetas con: actividades abiertas (Open Activities), actividades cerradas (Closed Activities)
y el correo electrónico. También se incluyen las ocasiones (Occasions) y días festivos (Holidays). La
ventana principal irá mostrando las actividades asociadas a las distintas categorías dependiendo de lo
que vaya seleccionando.
La barra de herramientas situada en la parte superior de la pantalla principal, le permite limitar aún más
su selección, ya que podrá filtrar la información para que se muestren las actividades de un usuario en
particular, de determinada fecha, etc.
Barra de Herramientas de la Lista de Actividades
111
Al hacer clic en la pestaña “Lista de Actividades”, podrá ver la barra de herramientas desde la que podrá
por ejemplo:
• Consultar un rango de fechas
En ocasiones será interesante acotar las actividades que se muestran en la ventana principal. Si tiene una
actividad planificada para de aquí a dos meses puede que no le interese conocerla hasta dos semanas
antes, por ejemplo, y dedicarse ahora a las que sean más inmediatas.
Pulse con el botón primario del ratón sobre la lista desplegable del
campo “Show”, desde dónde podrá especificar las fechas a
mostrar.
Podrá ver cuales son las fechas que se muestran
en la lista observando lo que ponga en la barra de
título de la ventana “Lista de actividades”.
Rango de fecha
Rangos de fecha disponibles
Una vez seleccione un rango de fecha, este se
quedará activado hasta que seleccione otro. Todas
las actividades del mismo tipo a las que haya
cambiado el rango de fechas copiarán la nueva
selección.
112
• Consultar tareas de otros usuarios
Si Ud. está a cargo de un equipo de personas, en ocasiones le será de interés poder consultar cómo
llevan las tareas, cuantas les quedan pendientes, etc.
Pulse con el botón primario del ratón sobre la lista
desplegable del campo “User”, desde dónde podrá
especificar el Usuario del cual desee ver las actividades.
A diferencia del rango de fechas, que queda seleccionado para casi todas las pestañas y para siguientes
sesiones de GoldMine, cuando selecciona un determinado usuario para visualizar, este se quedará
activado únicamente mientras mantenga abierta la ventana de “Lista de actividades”. Si la cierra y
vuelve a abrir aparecerá nuevamente su usuario por defecto.
• Programar tareas
Puede, también desde la “Lista de actividades”, programar nuevas actividades.
Pulse con el botón primario del ratón sobre la lista
desplegable del campo “Schedule”(Programar), desde dónde
podrá especificar el tipo de actividad que desee programar.
Aparece la ventana de programación correspondiente al tipo
de actividad seleccionada.
• Otras opciones
Otros botones de la barra de herramientas le permiten realizar acciones como:
Vincular una actividad a un usuario, actualizar varias actividades al
mismo tiempo, enviar la lista de actividades visualizadas a una
impresora a Microsoft Word o Microsoft Excel, etc.
Botón “Edit” (Modificar): Este botón le permite editar una actividad. Por ejemplo,
puede cambiar la actividad, o el usuario, o la fecha y la hora prevista de la actividad.
Seleccione una actividad y, a continuación, haga clic en el botón “Edit”. Aparece la ventana donde
usted puede editar su actividad.
Botón “Complete” (Completar): Este botón le permite ver y / o editar una tarea
completada, como así también completar una actividad pendiente.
Estas y otras opciones se pueden utilizar también a través del menú local de la lista
de actividades, el que, como todos los menús locales, se despliega haciendo clic
con el botón secundario del ratón.
Ventana Principal de la Lista de actividades
La ventana principal de la lista de actividades contiene tres paneles:
113
Panel principal: Este panel muestra las actividades, que pueden ser ordenadas y filtradas por cualquiera
de sus cinco columnas. Utilice el menú desplegable que aparece en el nombre de cada columna para
seleccionar criterios de ordenación o generar un Autofiltro.
Panel de Resumen: Este panel muestra en la
parte inferior izquierda de la ventana principal
de la lista de actividades la información de los
campos: Creación, Actualización, Contacto,
Empresa, Teléfono, y Extensión de la actividad
seleccionada.
Panel Referencia: Este panel muestra en la parte
inferior derecha de la ventana principal de la lista
de actividades los campos de referencia y notas de
la actividad seleccionada.
5.9 Uso de la Lista de Actividades
Como se ha visto, la lista muestra las actividades organizadas por categorías o tipos de actividad. Para
llevar a cabo acciones sobre las actividades podemos utilizar los menús locales.
Utilice el siguiente procedimiento para utilizar la lista de actividades.
1.
Seleccione la opción de menú “Ir a | Actividades” ó haga clic en el botón de “Actividades” del
panel de navegación.
2.
Seleccione una actividad desde la ventana o desde el panel de navegación. Las actividades son:
Actividades Abiertas: Puede seleccionar cualquiera de los siguientes tipos de actividades abiertas:
Actions
(Acciones)
Actividades de tipo “Siguiente acción” no
completadas.
Appts (Citas)
Actividades de tipo “Cita” no completadas.
Calls
(Llamadas)
Events
(Eventos)
Llamadas telefónicas no completadas.
Forecasts
(Previsiones)
Others (Otras)
Previsiones de venta no completadas.
To-do
(Pendiente)
Lista de actividades planificadas pero que no tienen
una fecha u hora concreta.
Opp/ProjTasks
(Tareas de
oport/proy)
Alarmed (Con
alarma)
Tareas abiertas en todos los proyectos u
oportunidades en las que esté implicado el usuario.
Actividades programadas sin completar de tipo
“Evento”.
Actividades del tipo “Otra acción” no completadas.
Actividades pendientes de completar que tengan
activada una alarma.
114
Actividades Cerradas: Puede seleccionar cualquiera de los siguientes tipos de actividades cerradas:
Actions
(Acciones)
Actividades de tipo “Siguiente acción” completadas.
Appts (Citas)
Actividades de tipo “Cita” completadas.
Calls
(Llamadas)
Llamadas telefónicas completadas.
Events
(Eventos)
Actividades completadas de tipo “Evento”.
Forecasts
(Previsiones)
Previsiones de venta completadas.
Others (Otras)
Actividades del tipo “Otra acción” completadas.
To-do
(Pendiente)
Lista de actividades completadas del tipo “pendiente”
(que no tenían una fecha u hora concreta de
realización).
Opp/ProjTasks
(Tareas de
oport/proy)
Actividades completadas del usuario relacionadas
con proyectos u oportunidades.
Real Time
(Tiempo Real)
Muestra un listado cronológico de todas las
actividades de este usuario.
E-mail, Ocasiones y Festivos: Puede seleccionar cualquiera de las siguientes carpetas:
E-mail
Actividades de tipo “Siguiente acción” completadas.
Inbox (Bandeja
de entrada)
Muestra los mensajes de e-mail entrantes en la
bandeja de entrada del centro de correo electrónico.
Outbox
(Bandeja de
salida)
Correos electrónicos enviados por Ud. que
permanecen en la cola de salida.
Filed
(Archivado)
Muestra los mensajes de e-mail entrantes ya
guardados o archivados.
Occasions
(Ocasiones)
Ocasiones y eventos especiales, fechas festivas,
aniversarios, etc.
Holidays
(Festivos)
Listado de las festividades programadas. Varía en
función del calendario que haya escogido.
115
3.
Para ejecutar una acción, tal como completar una llamada o responder a un correo electrónico, hacer
clic con el botón secundario del ratón y seleccionar la acción deseada desde el menú local.
5.10 Definiciones
1.
Hito - Suele llamarse, dentro del ámbito de un proyecto, a un suceso dentro
de ese proyecto, ubicado en un momento temporal concreto, que, o bien
marca la finalización de una fase, o bien es un punto intermedio o de control.
Un ejemplo de “hito” podría ser la reunión de la junta directiva para evaluar
un determinado proyecto, y dar luz verde o no.
2.
Recurso - Puede definir como tal cualquier bien físico y compartido dentro
de su empresa. Algunas actividades pueden requerir la utilización de
recursos, por lo que llevar una buena gestión de los mismos es importante
para no encontrarse con uno que está ocupado.
Crear un nuevo recurso:
Despliegue el menú “Herramientas”, abra el submenú “Configurar” y
escoja la opción “Recurso de la empresa”.
Añada, modifique o elimine aquellos recursos que no necesite. Podrá
consultar cuales de ellos están pendientes de utilizar en una actividad
planificada pulsando el botón “Ver programación”.
116
6 Calendario
6.1 Acerca del Calendario
El calendario trabaja como una herramienta de gestión del tiempo. Permite determinar de una forma
rápida qué actividades hay programadas para quién y para cuando, y nos ayuda a identificar el tiempo
disponible del resto de los usuarios para programarles nuevas actividades.
El calendario se puede visualizar por día, semana, mes, año, planificador, y en esquema para un solo
usuario o para un grupo de usuarios.
Para abrir la lista de Actividades despliegue el menú “Ir
a” y escoja la opción “Calendario” ó haga clic en el
botón de “Calendario” en el panel de navegación
O pulse en su teclado la tecla de función “F7”.
117
La Barra de herramientas
Dentro de la barra de herramientas se concentra gran parte de la funcionalidad básica del calendario. En
el siguiente esquema podrá ver cuales son las funciones soportadas por esta útil funcionalidad.
Avanzar una porción de tiempo (según la visualización que esté activada)
Retroceder una porción de tiempo (según la visualización que esté activada)
Completar la actividad que se encuentre actualmente señalada
Modificar la actividad señalada actualmente
Ir al día de la fecha o a una fecha concreta (mediante un diálogo de entrada de datos)
Seleccionar el usuario o usuarios para los que se quiere ver el calendario
Permite seleccionar una fecha en particular y tipos de actividad a mostrar
Visualizar la actividad señalada (hacer Zoom)
Borrar la actividad señalada actualmente
Permite acceder a los informes de Goldmine
Programar una nueva actividad en la fecha y hora marcada
118
La ventana de actividades
La parte central del calendario es aquella donde se muestran las actividades. En el ejemplo de esta
página se trabaja sobre la configuración semanal, aunque GoldMine soporta varias visualizaciones. Se
verá una muestra de todas ellas al final de este apartado.
En el ejemplo de la
izquierda puede ver
que se programaron
tres actividades:
1. Una de tipo “Otra
acción”, codificada
con el icono de una
aguja con cabezal.
2. Una llamada, que
se identifica con un
icono de un teléfono.
3. Una cita. Puede
distinguirla por el
icono de dos manos.
Las opciones que le ofrece el menú
contextual son muy similares a las que ya
ha podido observar dentro de la “Lista de
actividades”.
Desde aquí puede cambiar las opciones de
visualización, el usuario que desea ver,
cambiar la fecha, programar una nueva
actividad, etc.
Ocasiones
Para crear una nueva ocasión desde aquí, pulse con el botón secundario del ratón
en la parte donde se muestra la lista de ocasiones, y marque la opción “Nuevo”.
Rellene los campos “Referencia”, con una descripción breve de la ocasión, “Contacto”, introduzca en
“Notas” un texto explicativo.
Asigne a un usuario esta ocasión e intégrela dentro de una categoría.
Puede representarla mediante un color, enlazarla a un contacto de GoldMine, o hacerla privada.
119
Dentro de la pestaña “Período de fechas”,
seleccione la fecha en la que se produce el
evento, el intervalo en el que ésta se repite, su
duración, y el tiempo que, con antelación, una
alarma ha de avisar de la inminencia de que se
produzca.
Lista de Tareas
Dentro de la ventana “Tareas” irá encontrando aquellas actividades que no tengan una representación
concreta en el tiempo, y aquellas que no puedan representarse en la vista semanal o diaria, ya que no
tienen asignadas hora de inicio o fin, aunque sí tengan asignado un día de inicio y de finalización.
Podrá programar este tipo de tareas desde dentro del menú del calendario, utilizando el menú
“Programar” de GoldMine, o desde la ventana “Lista de actividades”.
Otra forma de programar tareas es la
siguiente: haga clic con el botón
secundario del ratón sobre el espacio en
blanco de la ventana tareas, despliegue
el submenú “Programar” y elija el tipo
de la nueva actividad que va a crear.
Desde la ventana de tareas también podrá completar, responder,
eliminar o editar una tarea ya creada. Sólo tiene que posicionarse sobre
ella y abrir el menú contextual de la forma explicada en las líneas
superiores.
En el ejemplo de la izquierda, estas opciones están desactivadas
desmarcadas porque no se hizo clic sobre ninguna opción ya creada.
120
6.2 Pestañas y vistas de calendario
Las pestañas de la parte inferior del calendario permiten al usuario ver su agenda de diversas maneras.
Se explica brevemente cada una de ellas, sin detenerse en las opciones de cada una, ya que son
prácticamente idénticas en una vista u otra.
Día
Se comprende el espacio de un día. En la parte
izquierda central, la representación de actividades.
En la parte derecha de la pantalla tres recuadros:
Superior – Calendario mensual. Haciendo clic
sobre él con el botón primario del ratón, podrá ver
el día seleccionado.
Medio – Tareas y actividades sin representación en
el gran recuadro central.
Inferior – Ocasiones y eventos especiales.
Semana
Es la vista más habitual dentro de la ventana de
calendario. En ella se distingue una gran parte
media - superior en la que se ubican las actividades
que hay planificadas (o bien completadas, según se
haya escogido la visualización) en la semana
seleccionada.
En la parte inferior, en la ventana de la izquierda,
se encuentran las tareas sin representación de
horas. A su derecha se encontrarán todas las
ocasiones y eventos especiales que el usuario haya
introducido para el rango de fechas mostradas
dentro de la vista.
Mes
Vea todo un mes de una sola ojeada con esta vista.
Observe cómo en ella no se muestran las ventanas
de tareas ni de ocasiones. Esto sucede ya que
aquellas tareas que no puedan representarse por
horas pero sí por días aparecerán en el recuadro del
día designado.
Las tareas pendientes, sin información de fecha ni
hora, no aparecen en esta vista. Para verlos,
seleccione una de las anteriores.
121
Año
Dentro de la vista anual podrá ver aquellos días en
que haya planificado algún tipo de actividad ya que
su número estará resaltado (en negrita).
En esta pantalla tampoco aparecen tareas sin
información de fecha. Los recuadros azules que
puede observar esparcidos por diversos puntos del
calendario, corresponden a las festividades que
haya definido.
Planificador
Marque, dentro de la vista de planificador, aquellos
días (columnas) y horas (filas) en las cuales haya
una actividad.
Las tareas sin representación de fecha no se
visualizan en este formato.
En la parte superior de la pantalla, un recuadro azul
que recorre uno o más días, corresponde a una
actividad de tipo evento.
Contorno
Utilice la vista “Contorno” para mostrar las
actividades en formato de un esquema con forma
de árbol desplegable.
En la parte derecha de la pantalla podrá marcar en
el día que prefiera centrar la “lupa” del calendario,
o bien seleccionar una tarea sin hora o sin fecha en
la parte inferior derecha.
En esta vista no se visualizan las tareas de tipo
“Evento”.
Tablero
Esta es una pantalla incluida en el calendario, pero
que no responde al mismo criterio que ninguna de
las anteriores:
En la vista “Tablero” se obtiene la información
referente a usuarios que están conectados al
sistema en este momento, cuanto tiempo llevan de
inactividad, quienes están conectados y quienes no,
etc.
122
Dentro de esta vista podrá hacer una salida con “mensaje”
de contestador del sistema. Haga clic con el botón
secundario del ratón sobre el espacio amarillo, y pulse
sobre “Finalizar sesión...”.
Seleccione un motivo por el que no estará conectado, y
escriba un lugar donde prevé que estará. Por último elija
una fecha y hora de regreso
y pulse sobre
“Desconectar”.
Preferencias de visualización
Para abrir la pantalla de preferencias del calendario, despliegue el menú
“Herramientas”, y marque la última opción: “Opciones”. Dentro de la nueva
ventana, haga clic sobre la pestaña “Calendario”.
Cambie el color de fondo, el tamaño de la letra, y el tamaño de los recuadros de las vistas “Semanal”,
“Diaria” y “Planificador”.
Establezca las horas de inicio y finalización de su jornada laboral, así como aquellos días que
considerará laborables.
Los recuadros de renovaciones automáticas afectan al comportamiento de las actividades no
completadas dentro del calendario. Si marca el recuadro de un tipo de actividad, todas las que no estén
completadas, cuando pase su fecha, irán acumulándose para el día siguiente.
Configure más opciones, así como su calendario de festivos, utilizando los botones “Más opciones” y
“Festivos”.
123
6.3 Acerca del uso compartido de la disponibilidad (Tiempo
Libre/Ocupado)
La programación de actividades se vuelve más dinámica y eficiente cuando usted y sus contactos
comparten su programación de tiempos: Libre / Ocupado. Como usuario de Goldmine puede publicar su
tiempo libre / ocupado en formato iCalendar (reconocido por muchas otras herramientas) y ponerlo a
disposición de los usuarios que no utilizan Goldmine para una fácil programación y para ahorrar tiempo
cuando es necesario proponer reuniones entre los participantes.
La capacidad de Goldmine de publicar y leer los datos de calendario en formato iCalendar, le permite
mejorar su capacidad para trabajar en forma conjunta con los contactos externos y con los usuarios que
no tienen acceso a Goldmine.
Los usuarios de Goldmine pueden ver el tiempo libre / ocupado publicado por un contacto en el
calendario de Goldmine al programar una actividad.
Ejemplo de Disponibilidad Compartida
La capacidad de Goldmine para publicar y leer datos de calendario permite una colaboración eficaz con
usuarios que no son de Goldmine. A continuación se muestran varios casos en los que puede utilizar las
diversas opciones para mejorar la capacidad de trabajar con contactos externos y con usuarios que no
tengan acceso inmediato a Goldmine:
Uso de la disponibilidad (.ifb)
Trabaja en estrecha relación con un contacto de forma continuada, pero el envío de mensajes entre
ambos para planificar llamadas o citas lleva mucho tiempo y deben solucionar este problema. El
contacto utiliza Outlook para gestionar su tiempo y publica su disponibilidad en su sitio web para poder
tener acceso aunque no esté en la oficina. El contacto indica que le gustaría conocer su disponibilidad y
le pregunta dónde la publica.
A continuación se indica cómo debería configurar Goldmine y cómo el contacto configuraría Outlook a
fin de aprovechar las opciones de disponibilidad publicada, para averiguar la disponibilidad del otro a la
hora de planificar actividades comunes.
•
El contacto publica su disponibilidad Outlook en un archivo, ftp o ubicación http.
•
Usted publica su disponibilidad Goldmine en un archivo, ftp o ubicación http.
•
El contacto configura la entrada en los contactos de Outlook para acceder a la ubicación de
URL en la que usted publica su disponibilidad Goldmine.
•
Usted debe configurar la disponibilidad en las propiedades de registro para acceder a la
ubicación de URL en la que el contacto publica su disponibilidad.
Para utilizar la disponibilidad de un contacto al planificar en Goldmine
En este caso, el contacto publica su disponibilidad y le proporciona la ubicación
publicada.
1.
Configure los valores de disponibilidad del contacto.
2.
Con el contacto activo en Goldmine, seleccione Programar | Cita. Aparecerá el cuadro de
diálogo Planificar una cita.
3.
Configure la pestaña Detalle. Seleccione la fecha, hora y duración.
4.
Configure la pestaña Recursos. Los recursos seleccionados se muestran en la pestaña
Disponibilidad.
124
5.
Configure la pestaña Libre/Ocupado. Haga clic en Opciones y seleccione Mostrar contacto
para ver la disponibilidad del contacto en la pestaña Libre/Ocupado. Cambie la Opciones de
exploración y utilice Buscar Hora para encontrar el momento adecuado para ambas partes sin
largas llamadas de teléfono, solicitudes de reunión o mensajes de e-mail.
En el ejemplo siguiente, se muestra la configuración de Goldmine y se utiliza Outlook como el
programa de calendario por defecto del contacto:
Acción
Goldmine
Configuración de valores de
disponibilidad
Herramientas | Opciones |
Calendario | Más opciones |
Libre/Ocupado (.ifb)
Outlook
Herramientas | Opciones |
Opciones de calendario |
Opciones de disponibilidad
(.vfb)
Nota: si desea obtener más
información, consulte la Ayuda
en línea de Outlook.
Inicialización de la
publicación de disponibilidad
Automáticamente: después de
configurar la pestaña
Libre/Ocupado, Goldmine
inicia la publicación en función
del tiempo especificado.
Manualmente: Web | Publicar
calendario | Publicar tiempo
Libre/Ocupado.
Automáticamente: después de
configurar las opciones de
disponibilidad, Outlook inicia la
publicación en función del
tiempo especificado.
Manualmente: Herramientas |
Enviar y recibir | Disponibilidad
Lectura de la disponibilidad
publicada de un contacto
Seleccione Registro de contacto
y después Editar | Propiedades
de registro | Detalles de
contacto | pestaña
Libre/Ocupado (.ifb)
Seleccione Contacto y, a
continuación, la pestaña
Detalles. Complete la dirección
de disponibilidad en Internet.
Planificación según la
disponibilidad
Programar | seleccione una
actividad y configure las
pestañas Detalle, Recursos y
Libre/Ocupado. Haga clic en
Opciones y seleccione Mostrar
contacto.
En Calendario, seleccione
Acciones | seleccione una
actividad. Seleccione
Disponibilidad del asistente |
Invitar a otros. Seleccione el
contacto con la información de
disponibilidad publicada.
Distribución de la dirección
URL de disponibilidad a otros
Copie la dirección de URL y
péguela en un mensaje de e-mail
para enviar a un contacto.
Agréguela a la pestaña Detalles
de su registro de contacto y
guárdela como vCard (.vcf). Al
enviar una vCard con su firma,
se incluye la dirección URL de
disponibilidad.
Configuración de disponibilidad en Detalles de contacto
Para que Goldmine lea la disponibilidad publicada de un contacto, configure la información de detalles
de contacto del contacto para acceder al archivo. Tras establecer la ruta, verá la disponibilidad del
contacto cuando utilice la pestaña Libre/Ocupado al planificar una actividad.
Para establecer la disponibilidad
125
1.
Con el registro de contacto activo en Goldmine, seleccione Editar | Propiedades de registro |
Detalles de contacto. Aparecerá el cuadro de diálogo Detalles de contacto.
2.
Seleccione la pestaña Libre/Ocupado.
3.
En la lista desplegable Nombre de Contacto, deje el nombre del contacto principal o
seleccione el nombre de un contacto adicional.
4.
En la lista desplegable URL de disponibilidad, seleccione archivo (file://), ftp o http. En el
cuadro de texto escriba o busque la ubicación donde está publicado el archivo. Si selecciona
ftp, escriba el nombre de usuario y la contraseña en los cuadros de texto.
5.
Las URL aparecerán en el panel Contacto.
6.
Para agregar un nuevo contacto a la lista Contacto, haga clic en Nuevo. Complete los diversos
cuadros desplegables y cuadros de texto según convenga.
7.
Para eliminar una URL del panel, seleccione el contacto y haga clic en Eliminar.
8.
Haga clic en Aceptar para cerrar y guardar la URL.
IMPORTANTE: si va a acceder al tiempo de disponibilidad de un contacto desde una
ubicación http, deberá configurar los servicios de información de Internet para que
acepten .ifb.
Configuración de IIS para acceder a los tipos de archivo .ifb
Si va a acceder a los tiempos de disponibilidad del contacto desde una ubicación http, deberá configurar
Servicios de Internet Information Server (IIS) para acceder a los tipos de archivo .ifb.
Para configurar IIS
1.
Inicie las herramientas administrativas del sistema y seleccione Servicios de Internet
Information Server.
126
2.
Haga clic con el botón secundario en Sitios web en el panel del árbol y seleccione
Propiedades. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de sitios web.
3.
Seleccione la pestaña Encabezados HTTP y, a continuación, haga clic en Tipos de archivo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Tipos de archivo.
4.
Haga clic en Nuevo tipo. Aparecerá el cuadro de diálogo Tipo de archivo.
5.
En el cuadro de texto Extensión asociada, escriba ifb.
6.
En el cuadro de texto Tipo de contenido (MIME), escriba texto/calendario.
7.
Haga clic en Aceptar en cada cuadro de diálogo para guardar los cambios y cerrar.
Configuración de las URL de disponibilidad
Si un contacto publica su tiempo de disponibilidad, puede utilizar este cuadro de diálogo para enlazar
Goldmine a la URL que proporciona el contacto. De esta forma Goldmine puede explorar la
planificación publicada del contacto y ayudarle a planificar actividades con el contacto de una forma
más efectiva.
Para configurar el cuadro de diálogo Agregar URL de disponibilidad
1.
Cuando está trabajando en la pestaña Libre/Ocupado al programar una actividad y selecciona
la opción Mostrar Contactos, puede recibir un mensaje como "La información de
disponibilidad en Internet no está disponible; haga clic aquí para obtener ayuda" en la
línea de planificación del contacto. Haga clic en el enlace y aparecerá el cuadro de diálogo
Añadir URL Libre/Ocupada.
2.
En el cuadro de texto Nombre del contacto, escriba el nombre correcto.
127
3.
Seleccione el tipo de URL de disponibilidad del contacto en la lista desplegable. Puede
seleccionar archivo (file://), ftp o http.
4.
En el cuadro de texto que sigue al tipo de archivo, escriba o navegue hasta la URL.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Acceso a calendarios compartidos
• Para leer el archivo .ifb publicado por un contacto, seleccione “Editar | Propiedades de
Registro | Detalle de Contacto” pestaña “Libre/Ocupado”.
• Para utilizar el archivo .ifb de la publicación del calendario de un contacto en la programación de
una actividad, seleccione del cuadro de diálogo de programación de actividad la pestaña
“Libre/Ocupado”.
Para importar el archivo .isc de un contacto y enlazarlo al registro de contacto de Goldmine (iCalendar)
seleccione “Archivo | Importar Exportar | Importar un archivo de iCalendar”.
Planificación de actividades según la disponibilidad
Antes de planificar una reunión para varios participantes, puede determinar una hora en la cual todos los
participantes estén disponibles. Antes de que Goldmine pueda explorar los calendarios de los
participantes para determinar su disponibilidad, debe especificar quien asistirá y qué recursos serán
necesarios. Una vez que haya seleccionado todos los usuarios y recursos que participarán en la actividad
planificada para el contacto, podrá explorar en busca de una hora disponible.
Para que Goldmine planifique reuniones correctamente, todos los asistentes posibles
deben mantener sus planificaciones diarias en Goldmine y la disponibilidad de los
contactos se debe configurar en Goldmine. En función de las planificaciones de los
participantes de la reunión, Goldmine determinará todos los bloques de tiempo
disponibles que se pueden adaptar a la planificación de todos ellos. Una vez que haya
seleccionado la hora de la reunión, Goldmine planificará la reunión e informará a los
participantes.
Para planificar según la disponibilidad
1.
En el cuadro de diálogo Programar una actividad, seleccione la pestaña Libre/Ocupado.
128
2.
El panel de tiempo ocupado muestra la disponibilidad de los usuarios seleccionados, de los
recursos y el contacto.
3.
Haga clic en el botón Opciones para especificar qué tipos de citas se exploran y sus opciones
de visualización.
4.
Si ha seleccionado Mostrar contactos, el contacto
se agregará a la visualización. Si la información de
disponibilidad de Internet no está configurada o si
el contacto no publica su información de
disponibilidad, la disponibilidad del contacto
mostrará el mensaje: “La información de
disponibilidad de Internet no está disponible, haga
clic aquí para obtener ayuda”. Si hace clic en el
mensaje, aparecerá el cuadro de diálogo Añadir
URL de Libre/Ocupado. Mediante el cuadro de
diálogo puede agregar la URL donde se ha
publicado la disponibilidad del contacto. La URL
que agrega en el cuadro de diálogo se agrega a
Editar | Propiedades de registro | Detalles de contacto | pestaña Libre/Ocupado del
contacto.
5.
El área Ajustes de exploración mostrará inicialmente una Fecha de inicio, una Fecha final y
una Duración. Los valores de estos tres campos toman por defecto los valores especificados en
la pestaña Detalle. Para expandir la visualización de tiempo ocupado, seleccione nuevas fechas
inicial y final mediante el calendario gráfico F2 y haga clic en Actualizar. La visualización se
actualizará para incluir las fechas seleccionadas.
6.
Si no ha planificado la actividad para una hora compatible con todos los asistentes, puede
configurar los ajustes de exploración y luego buscar una hora adecuada. En el área ajustes de
exploración, configure las siguientes opciones:
• Fecha propuesta: seleccione la nueva propuesta de fecha en el calendario gráfico F2. La
fecha propuesta toma por defecto la fecha especificada en la pestaña Detalle.
• Hora: seleccione la nueva propuesta de hora inicial para la actividad en el reloj gráfico F2.
La Hora toma por defecto la hora especificada en la pestaña Detalle.
129
• Duración: acorta o alarga la duración de la actividad. Acortar el tiempo puede ayudar a
encontrar una hora de reunión compatible para todos. La Duración toma por defecto el
tiempo establecido en la pestaña Detalle.
• Actualizar: La visualización se actualiza para incluir el rango de fechas seleccionado.
7.
Si busca un tiempo compatible y desea utilizar la opción de exploración Buscar hora,
seleccione las fechas y la duración de la actividad y haga clic en Buscar Hora. La
configuración de exploración cambia para visualizar la fecha y la hora que se están explorando.
Goldmine busca una hora en función de la duración de la actividad. La duración toma por
defecto la duración especificada en la pestaña Detalle, pero se puede modificar en la pestaña
Libre/Ocupado para planificar correctamente una actividad.
8.
Seleccione otra pestaña o haga clic en Programar para agregar la actividad al calendario.
Pestaña Publicación del cuadro de diálogo Opciones de calendario
Goldmine está habilitado para permitir varias opciones: compartir la información de su tiempo libre /
ocupado; publicar todo su calendario, así como acceder a los calendarios compartidos de sus contactos.
Los usuarios con acceso limitado a los calendarios de otros usuarios no podrán ver
las programaciones de los mismos.
Utilice el siguiente procedimiento para compartir calendarios de usuarios Goldmine con contactos que
no utilicen Goldmine:
1.
Para publicar su calendario como .ics y .htm, seleccione “Herramientas | Opciones”.
• Seleccione la pestaña “Calendario” y, a continuación, haga clic en “Más Opciones” y
seleccione la pestaña “Publicación”
• Para automatizar este proceso con agentes de servidor, seleccione “Herramientas |
Servicios | Gestión de Agentes de Servidor”. Seleccione la pestaña “Publicación de
Calendario” y ajuste la configuración.
• Para publicar manualmente, seleccione “Web | Publicar Calendario | Publicar
Calendario(s)”.
130
2.
Para publicar su tiempo libre/ocupado como .ifb, seleccione “Herramientas | Opciones”.
• Seleccione la pestaña “Calendario” y, a continuación, haga clic en “Más Opciones” y
seleccione la pestaña “Libre/Ocupado”
• Para automatizar este proceso con agentes de servidor, seleccione “Herramientas |
Servicios | Gestión de Agentes de Servidor”. Seleccione la pestaña “Publicar tiempo
Libre/Ocupado” y ajuste la configuración.
• Para publicar manualmente, seleccione “Web | Publicar Calendario | Publicar
tiempo Libre/Ocupado”.
3. Para exportar su calendario como .ics, seleccione “Archivo | Importar Exportar | Exportar a
un archivo de iCalendar”.
Pestaña Libre/Ocupado del cuadro de diálogo Opciones de calendario
Debe configurar correctamente su disponibilidad si quiere compartir la información con quienes trabajen
fuera de Goldmine.
Para configurar la información del calendario de disponibilidad
1.
Seleccione Herramientas | Opciones | Calendario. Haga clic en Más opciones. Aparecerá el
cuadro de diálogo Opciones de calendario. Seleccione la pestaña Libre/Ocupado.
2.
Para activar las opciones de publicación de disponibilidad, seleccione Publicar Horario
ocupado y, a continuación, configure las opciones siguientes.
3.
Para el campo Nombre de archivo, seleccione el tipo de ubicación en la que está publicando la
información de calendario. Puede seleccionar una de las opciones siguientes:
• file://
• ftp://
• http://
131
En el cuadro de texto que sigue al nombre de archivo, seleccione la ubicación del archivo o
escriba la ruta de ftp o http. Su ruta debe concluir con el nombre de archivo y la extensión .ics
para iCalendar y .htm o .html para la publicación web. Por ejemplo:
www.myICSwebsite.com/calendars/MyCal.ics o
www.myCALwebsite.com/calendars/MyCal.htm.
El nombre de usuario y la contraseña sólo están activos si se está efectuando
un envío a una ubicación de ftp.
4.
En el área Rango de fechas, seleccione el rango de fechas predefinido en la lista desplegable.
Si selecciona Rango de fechas en la lista desplegable, utilice los calendarios gráficos para
seleccionar las fechas De y A que se van a publicar.
5.
Especifique la frecuencia de actualización en días, horas o minutos.
6.
Seleccione los tipos de actividad que se van a publicar como ocupados. A continuación, se
indican algunas de las actividades:
• Citas
• Llamadas
• Acciones siguientes
• Otros
• Eventos
8.
Seleccione otra pestaña o haga clic en Aceptar.
9.
Después de configurar la frecuencia y otras configuraciones en la pestaña Libre/Ocupado, la
información de disponibilidad se publicará automáticamente en la ubicación designada y en la
planificación especificada. Es posible publicar la disponibilidad en la ubicación especificada
seleccionando Web | Publicar calendario | Publicar tiempo Libre/Ocupado.
Publicación de la disponibilidad
Como hemos visto, puede publicar su disponibilidad en una red, ftp o ubicación html. Los parámetros de
publicación se configuran en las preferencias de calendario. (Herramientas | Opciones | Calendario |
Más opciones | pestaña Libre/Ocupado)
Para publicar la disponibilidad
1.
Seleccione Web | Publicar calendario | Publicar tiempo Libre/Ocupado. Aparecerá el
cuadro de diálogo Ajustes de Publicación de Libre/Ocupado
132
2.
Compruebe los valores del cuadro de texto. Si necesita cambiarlos, haga clic en Editar
Opciones. Aparecerá la pestaña Libre/Ocupado de las opciones de calendario. Realice los
cambios pertinentes y haga clic en Aceptar.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Ajustes de Publicación de Libre/Ocupado y la
planificación se publicará en el archivo .ifb que ha especificado en la pestaña Libre/Ocupado.
6.4 Programación de citas a través de solicitud de reunión
La opción de solicitud de reunión de Goldmine envía una solicitud reunión a los correos electrónicos de
los usuarios Goldmine, Outlook y otras aplicaciones habilitadas para utilizar el formato iCalendar.
Usted puede:
• Ser organizador de la reunión o el destinatario del mensaje de correo electrónico de reunión.
Programar una actividad a partir de una convocatoria de reunión recibida en su dirección de e-mail
desde otro contacto, ya sea que el remitente haya creado la actividad desde Goldmine u otra
aplicación de gestión de contactos compatible con iCalendar.
• Recuperar la notificación de reunión como lo haría con cualquier otro correo electrónico de Internet.
Después de la recuperación de la notificación, si acepta, Goldmine programa la actividad en su
Calendario.
• Goldmine descifra el winmail.dat creado por las solicitudes de reuniones de Outlook
y los muestra a los usuarios, por lo que es más fácil trabajar con solicitudes de reunión generadas por
Outlook.
Crear una solicitud de reunión
Cuando organiza una actividad, puede
enviar una solicitud de reunión para la
actividad a los usuarios y/o contactos
involucrados que utilicen aplicaciones
iCalendar.
Para ello, desde la pestaña “Detalle” de
la ventana de programación de
actividades, seleccione la opción
“Enviar una solicitud con la Cita a” y
seleccione del desplegable los
destinatarios que desee (Usuarios,
Contactos o Ambos).
133
Outlook no puede resolver la opción “Omitir Fines de semana” de la pestaña
“Filtro/Grupo” de Goldmine. Si va a enviar una convocatoria de reunión
periódica a usuarios de Outlook, no seleccione esta opción.
Responder a las solicitudes de reunión
Puede responder a una solicitud de reunión recibida en su e-mail de varias maneras:
1.
2.
Desde el centro de correos de Goldmine haga doble clic para mostrar el mensaje en una
ventana.
Seleccione una de las siguientes opciones del encabezado del correo electrónico:
• Aceptar. Acepta la reunión en la fecha y hora
propuesta y crea la actividad en su calendario.
Muestra el cuadro de diálogo para responder a la
solicitud de Reunión
• Tentative (Provisional). Acepta provisionalmente la
fecha y la hora. Muestra el cuadro de diálogo para
responder a la solicitud de Reunión
• Declinar: Rechaza la reunión. Muestra el cuadro de
diálogo para responder a la solicitud de Reunión
Cuando aparece el cuadro de diálogo para responder a la solicitud de reunión, seleccione:
“Enviar respuesta”, “Editar respuesta antes de enviar” o “No enviar respuesta”.
• Proponer nueva hora: Envía una contra-propuesta al organizador de la reunión.
Muestra el cuadro de diálogo de edición de la actividad para que pueda cambiar la fecha y
momento de la reunión y, a continuación, envía una actualización de reunión al contacto.
• Ver Calendario. Muestra el calendario en la fecha de solicitud de reunión para que pueda
comprobar su horario antes de aceptar. Si acepta, aparece la nueva actividad programada en
su calendario.
Goldmine realizará las actualizaciones correspondientes a las opciones seleccionadas.
134
7 Comunicación con los Contactos
7.1 Acerca de la Comunicación con los Contactos
Goldmine puede ser utilizado para imprimir y enviar por fax la correspondencia, enviar mensajes de
correo electrónico, enviar mensajes de “Buscapersonas” y distribuir literatura. Goldmine integra la
funcionalidad de su procesador de texto y su software de correo electrónico para comunicarse con los
contactos y compañeros de trabajo.
• Correo electrónico: Permite enviar, recuperar y gestionar correo electrónico de Internet. Los
usuarios de la organización puede utilizar el correo electrónico de Goldmine para comunicarse entre
ellos, proporcionando las mismas características que un centro de correo electrónico de Internet, pero
sin necesidad de una conexión en línea.
• Impresión de correspondencia y fax: Goldmine interactúa con Microsoft Word para combinar la
información de contacto de Goldmine en plantillas, generando correspondencia personalizada. El
Centro de Gestión de plantillas de documentos proporciona una ubicación central para acceder y
gestionar la correspondencia.
• La distribución de literatura: Las organizaciones pueden gestionar las solicitudes de material
impreso, como folletos y listas de precios, utilizando El Centro de Literatura de Goldmine.
• BuscaPersonas: Goldmine permite enviar un mensaje de “Buscapersonas” por marcación o a través
del envío de correo electrónico.
7.2 Centro de Gestión de Documentos
El centro de administración de documentos proporciona una función de formularios de fusión que
permite generar cartas, memorándums y mensajes de e-mail. Goldmine incluye características que
permiten imprimir una carta para un contacto o grupo de contactos e imprimir etiquetas y sobres.
Goldmine también permite enviar directamente estos documentos por fax en lugar de imprimirlos,
siempre que el procesador de texto admita la transmisión facsímil.
Puede crear, administrar e imprimir correspondencia para contactos individuales, grupos de contactos
filtrados o grupos de contactos.
..
Imagine que piensa en iniciar una campaña de promoción de un determinado
producto. Puede enviar esa información por correo electrónico aquellos contactos
que dispongan de él, y por correo impreso al resto.
Para hacerlo posible, podrá definir plantillas de correo electrónico y de Word, y
utilizar campos de GoldMine insertados entre el texto para su personalización.
Una vez imprima o envíe esos documentos, allí donde haya campos de
combinación, aparecerá el nombre, teléfono, etc. del contacto.
Puede utilizar el centro de administración de documentos para realizar las siguientes acciones:
•
Crear plantillas de documentos
•
Crear plantillas de e-mail
•
Clonar plantillas de documentos
•
Clonar plantillas de e-mail
•
Editar plantillas de documentos
135
•
Editar plantillas de e-mail
•
Fusionar documentos de correo
•
Fusionar mensajes de e-mail
•
Imprimir documentos
•
Enviar mensajes de e-mail
•
Agregar subcarpetas
También puede especificar, en el archivo GM.ini, el destino por defecto el formato de nombre de
archivo de las plantillas, los documentos fusionados o los documentos enlazados guardados por cada
usuario de Goldmine.
El centro de administración de documentos
Para abrir la pantalla “Centro de administración de
documentos” despliegue el menú “Ir a” en la barra de
menú principal y seleccione la opción: “Plantillas de
documentos”.
4
2
1
3
Observe durante un momento el “Centro de administración de documentos”. Verá que la pantalla está
dividida en cuatro partes:
136
1.
El árbol de documentos, en el que se muestran los documentos que el usuario tiene creados a su
nombre, o los de uso público, seleccionando en el recuadro de usuario la opción “Público”.
2.
Propiedades del documento seleccionado en este momento. En el ejemplo superior, se muestran
las propiedades del documento llamado “Solicitud Información”: Descripción, ubicación física,
opciones de enlace al documento, instrucciones de conexión a dicha aplicación, etc.
3.
Previsualización del aspecto que tendría la plantilla al combinarse. Tenga en cuenta que no
siempre tendrá una representación exacta de lo que, por ejemplo, verá después en un
documento Word generado a partir de la plantilla.
4.
Barra de tareas: podrá seleccionar el usuario del cual quiere utilizar una plantilla, o bien
algunos botones de acceso rápido para las operaciones más utilizadas.
Crear plantillas de documentos
Para crear un nuevo documento que hará de plantilla, pulse con el botón
secundario del ratón sobre el espacio que ocupa el árbol de documentos, y
seleccione la opción “Nuevo...”.
Según en qué punto haga clic con el botón secundario del ratón, estará creando un
tipo u otro de documento. Observe a continuación el árbol de documentos:
Obtendrá:
Si hace clic en:
Una nueva plantilla de documento de
Microsoft Word.
Una nueva plantilla de hoja de cálculo
de Microsoft Excel.
Una plantilla de documento de
Microsoft Word en formato “sobre”.
Una plantilla de documento de
Microsoft Word en formato etiqueta.
Una nueva plantilla de correo
electrónico de GoldMine.
-
Escriba un nombre para la plantilla que va a crear. Este nombre se reflejará
en el árbol de documentos.
-
Asigne un usuario para este documento, o bien hágalo público.
-
Seleccione el archivo plantilla de Word o de Excel que utilizará.
137
-
Seleccione la opción “Enlazar a Docum” crea un documento enlazado cuando el documento se
combina.
-
La opción “Guardar historial” hará que cada vez que efectúe una combinación utilizando este
documento se guardará una línea de historial.
-
Marcando “Permitir Hot Link”
permite enlazar este documento. Si
no activa esta casilla, el comando
Enlazar no estará disponible.
-
Seleccione el tipo de documento que
desea crear. Por defecto, éste estará
seleccionado automáticamente según
en qué rama del árbol de documentos
haya hecho clic anteriormente. Sin
embargo, puede cambiarlo en esta
pantalla.
-
Para abrir Word o Excel, y modificar
la plantilla seleccionada, pulse sobre
el botón “Editar”.
Editar una plantilla de documento con Microsoft Word
Abra Microsoft Word y edite de la forma
habitual una plantilla de documento, o bien
podrá abrirla desde GoldMine pulsando el
botón “Editar” dentro de las propiedades de
un documento enlazado.
Cada vez que quiera insertar un campo de la
base de datos de GoldMine abra el menú
“GoldMine” y seleccione la opción “Insertar
Campo GoldMine...”.
Despliegue el cuadro
“Insertar Campo” y
seleccione
aquel que
quiera poner en el
formulario.
Para que funcione la opción“Insertar Campo GoldMine...” necesitará tener
abierto GoldMine.
Si no ha instalado en programa de enlace entre GoldMine y Microsoft Word no
tendrá ese menú en Word.
Una vez termine la confección del documento, guárdelo con formato de plantilla de Word. Sin embargo
deberá hacerlo utilizando el menú “GoldMine” ya que de lo contrario no funcionará correctamente.
Siga los siguientes pasos:
1.
Despliegue el menú “GoldMine” y
seleccione la opción “Guardar como
Formato GoldMine” o bien “Guardar
como
Documento
Vinculado
de
GoldMine”. La diferencia es que la segunda
opción, además de guardar el documento,
crea un nuevo vínculo a GoldMine
(exactamente lo mismo que si crease uno
138
2.
3.
nuevo desde la pantalla “Centro de administración de documentos”).
Rellene aquellos campos de resumen de documento que necesite. El completar los campos de
esta pantalla es opcional, pudiéndose dejar en blanco si se considera necesario. Pulse sobre el
botón “Aceptar”.
En la pantalla “Guardar como...” seleccione la carpeta y nombre del archivo a guardar. Es
importante que en el desplegable “Tipo de archivo” seleccione la opción “Plantilla de
documento (*.dot)”.
Plantilla de
documento
(*.dot)
7.3 Impresión de documentos desde el centro de administración de
documentos
Puede imprimir documentos para un contacto o para un grupo filtrado o un grupo de contactos.
1.
2.
3.
4.
5.
Desde el “Centro de administración de documentos” (opción de menú: “Ir a | Plantillas de
Documentos”) seleccione el usuario en la lista desplegable.
Resalte la plantilla de documento que vaya a imprimir y haga clic con el botón secundario.
Puede seleccionar una de las opciones siguientes:
Combinar y editar: abre el documento en la pantalla con los campos de Goldmine que ha
insertado con la información del registro de contacto actual. Edite el documento según sea
necesario e imprímalo utilizando el comando de impresión del programa.
Imprimir o Fax: abre. el cuadro de diálogo Propiedades de Combinación de correo.
139
1.
En el área Selección de contactos, seleccione una de las opciones siguientes:
• Este contacto: fusiona el documento con el contacto principal del registro de contacto. También
puede seleccionar un contacto adicional en la lista desplegable.
• Todos los contactos enlazados a (nombre de contacto): fusiona el documento con los contactos
principales y adicionales del registro de contacto activo.
• Todos los contactos del siguiente filtro/grupo: fusiona el documento con TODOS los registros
de contacto o con el grupo filtrado o grupo de contactos que ha seleccionado en la lista
desplegable.
Si selecciona Todos los contactos enlazados a (nombre de contacto) o Todos los contactos
del siguiente filtro/grupo, también puede seleccionar las opciones siguientes:
• Principal: fusiona el documento con el contacto principal.
• Adicional: fusiona el documento con contactos adicionales.
• Código de combinación: fusiona el documento basado en el código seleccionado en la lista de
búsqueda F2.
2.
En el área Entrega, seleccione:
•
El método A en la lista desplegable. Puede seleccionar Impresora o Fax.
•
Seleccione Poner en cola para x días para retrasar la impresión o el envío del documento. Esta
opción establece que el documento se imprima o se envíe al cabo de un número seleccionado de
días mediante agentes de servidor o el centro de solicitud de documentación.
Si un documento se imprime o se envía inmediatamente, se agrega un registro a la
pestaña Historial.
También puede iniciar el envío de
correspondencia o fax a través de la
opción de menú “Acciones | Comenzar
combinación de correo” en este caso,
desde la pestaña “Plantilla” de las
propiedades, debe seleccionar la
plantilla que quiera utilizar.
7.4 Correspondencia a través de Fax
Puede enviar por fax correspondencia desde Goldmine si instala una de estas aplicaciones:
• Symantec WinFax PRO 7.01 o posterior. Para utilizar Symantec WinFax PRO debe tener instalada
la versión de Microsoft Word 7.0 o posterior con el controlador de impresora de WinFax PRO.
• RightFax. Para utilizar RightFax, debe instalar en Windows un controlador de impresora llamado
RightFax configurado para imprimir al servidor RightFax.
140
• Zetafax 7.5 o posterior.
Para enviar correspondencia a través de fax, seguir el procedimiento descrito en el apartado anterior.
Enviar por Fax la hoja de Fax predeterminada
Cuando se utiliza la capacidad de fax, Goldmine abre la aplicación utilizada para crear la plantilla, como
Microsoft Word, a continuación, muestra la plantilla con la información fusionada del registro del
contacto. También puede enviar por fax una correspondencia utilizando una plantilla de fax
predeterminada. Para ello busque el registro del contacto a quien quiere enviar el fax (si el contacto tiene
asociados contactos adicionales le dará opción de elegir uno de ellos) y seleccione la opción de menú
“Acciones | Escribir fax a Contacto…”.
7.5 El centro de correo
El correo electrónico ha entrado con fuerza como medio de comunicación entre personas en los últimos
años. GoldMine incorpora también un completo gestor de correo electrónico como parte de la relación
diaria con sus clientes y proveedores, ofreciendo una cómoda manera de ver, organizar y enviar correos
electrónicos de Internet. Si está suscrito a más de un servidor de e-mail POP3 (Post Office Protocol
versión 3), puede configurar el centro de e-mail para recuperar correo de varios servidores de correo de
Internet.
Un primer vistazo
Para abrir el centro de correo de GoldMine despliegue el menú “Ir A” y
seleccione la opción “Correo”. También podrá acceder a él pulsando la tecla de
función “F5” o sobre el icono de acceso de la barra de herramientas:
4
2
1
3
La pantalla “Centro de correo electrónico” se divide en cuatro partes:
1
Lista de carpetas del centro de correo. En ella podrá distinguir las carpetas de
entrada (correos recibidos) y salida (correos en cola de salida), la papelera de correos
eliminados, la carpeta de borradores (correos en proceso de edición pero que aún no
han sido colocados para su envío), el enlace hacia Microsoft Outlook (permite ver las
carpetas de Outlook), los correos enviados y los archivados (organizados por año/mes
o mes/año según lo establecido en sus preferencias).
141
2
3
4
Lista de correos almacenados en cada carpeta. Haga clic con el botón primario del
ratón sobre cualquiera de las carpetas de la sección anterior, y en la parte derecha
superior de la pantalla aparecerá todo el contenido. En el ejemplo de la pantalla anterior
se están mostrando los correos ya bajados en la carpeta “Urgente” (carpeta creada por
el usuario) de la Bandeja de entrada.
Previsualización del elemento de correo seleccionado. Dentro de cada carpeta,
seleccione el elemento que quiera previsualizar. GoldMine le permite ver las primeras
líneas del mismo (aunque en el caso de los correos que ya se encuentran bajados desde
el servidor de correo podrá ver todas las líneas, desplazándose por la ventana utilizando
la barra de desplazamiento de la derecha).
La barra de herramientas de correo. Únicamente será visible mientras tenga abierto
el centro de correo. Ofrece acceso a las operaciones más habituales dentro de esta
pantalla, como crear carpetas para almacenar de forma más acorde con sus preferencias
los correos, crear un nuevo correo, abrir uno ya descargado o eliminar un correo,
archivar, imprimir, responder, reenviar, etc.
Todas estas opciones podrá igualmente llevarlas a cabo si pulsa con el botón
secundario de su ratón sobre el correo que desee hacer la operación (abrir, editar,
eliminar, reenviar...) o bien sobre el espacio en blanco de la sección 2 para las
operaciones de envío de correo, etc.
Barras de herramientas del centro de e-mail
Las opciones de la barra de herramientas pueden cambiar a medida que trabaja en el centro de e-mail,
pero los botones básicos proporcionan acceso rápido a la mayor parte de las funciones de e-mail. La
barra de herramientas de la bandeja de salida tiene opciones ligeramente diferentes a la barra de
herramientas de la bandeja de entrada o a la carpeta de enviados.
Barra de herramientas de e-mail general
Dependiendo de la acción a realizar, en la siguiente tabla se mencionan algunas de las opciones
disponibles desde la barra de herramientas y/o a partir de los menús locales:
Crear mensaje de correo: abre la ventana editar e-mail para que pueda crear un
mensaje nuevo.
Crear carpeta: crea un subcarpeta de archivos.
142
Imprimir: imprime el mensaje.
Actualizar: actualiza la lista de mensajes.
Eliminar: suprime el mensaje seleccionado.
Responder: abre una respuesta dirigida al remitente en la ventana Editar e-mail.
Responder a todos los destinatarios: abre una respuesta dirigida al remitente y a
todos los otros destinatarios en la ventana Editar e-mail.
Reenviar: reenvía el mensaje a un destinatario nuevo.
Buscar mensajes: permite realizar búsquedas de mensajes en el centro de correos.
Abrir mensaje seleccionado: abre el mensaje seleccionado actualmente.
Marcar como leído: marca el mensaje como leído.
Archivar rápidamente: archiva el mensaje en la carpeta Archivado y en la pestaña
Historial del contacto enlazado.
Archivar: abre el mensaje y un cuadro de diálogo para Completar un correo.
Redirigir: envía el mensaje a otro destinatario.
Detener proceso: detiene cualquier proceso de recuperación.
Configurar reglas de correo electrónico: abre el centro de reglas de e-mail.
Configurar listas de distribución: abre el centro de listas de distribución.
Personalizar plantillas de correo electrónico: abre el centro de administración de
documentos.
Modificar preferencias de correo electrónico: abre la pestaña E-Mail en las
preferencias de usuario.
Redactando un correo
Para redactar un correo pulse sobre el botón “Nuevo
Mensaje” que se encuentra en la barra de herramientas del
centro de correo. Si despliega la lista asociada a este botón,
también podrá crear una nueva carpeta dentro del centro de
correos.
143
1.
Seleccione, en el cuadro de texto “De”, la cuenta desde la que enviará el correo. Si únicamente tiene
configurada una, no podrá cambiar este valor. Aprenderá a configurar las cuentas de correo de
GoldMine en la parte final de este capítulo.
2.
Marque un destinatario en el recuadro “A:”. Si conoce su dirección electrónica puede escribirla
manualmente. Si hace clic sobre el botón con el icono de una flecha hacia la derecha, podrá enviar
el correo a otros destinatarios:
a)
Contacto: Escoja un contacto de
su base de datos para enviarle el
correo.
b) Destinatario manual: Escriba
manualmente la dirección de
correo del mismo.
c)
Usuario de GoldMine o grupo de
Usuarios: Envíe un correo interno para otro usuario de GoldMine, sin utilizar el servidor
de correo definido en su cuenta.
d) Lista de distribución: Si ha definido una lista de destinatarios, podrá enviar el correo a
todos ellos sin necesidad de añadir manualmente todas sus direcciones.
e)
Destinatario de Outlook (MAPI). Si lo tiene configurado como su gestor de correo por
defecto podrá enviar un correo a un contacto de Outlook.
3.
En los recuadros de correo “CC.” (con copia) escriba todos aquellos destinatarios además del
principal, a los que desea enviar el correo.
4.
Escriba un texto breve a modo de descripción en el recuadro “Asunto”. Si despliega el mismo
pulsando sobre el icono en forma de flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha, podrá escoger
una plantilla entre las que tenga configuradas en su sistema.
..
5.
Tal y como aprendió en el capítulo anterior, imagine ahora que definió una
plantilla de correo personalizada para la promoción de un nuevo producto. Si
desea enviársela de forma inmediata a un colaborador que se la ha pedido, nada
más fácil que buscar su descripción desplegando el recuadro “Asunto”. Escójala y
verá como el texto del correo se rellena automáticamente. Allí donde insertó
campos de GoldMine, dependientes de la tabla de contactos, ahora aparecerá el
nombre del destinatario, su dirección, etc.
En el recuadro más grande que se encuentra en la parte inferior, escriba el cuerpo del correo. La
limitación de longitud para el envío viene determinada por las especificaciones de la base de datos,
y es de 64.000 caracteres (algo menos si utiliza texto enriquecido, pues parte de esos caracteres se
utilizarán en la codificación de los colores del texto, fuentes, negrita, subrayado, inserción de
imágenes, etc.)
Adjuntando archivos al correo
Pulse sobre el icono de la barra de herramientas representado por un clip
archivos adjuntos al correo.
Al agregar archivos, aparecerá un apartado “Adjuntos” debajo de la línea
“Asunto” desde dónde verá los adjuntos que vaya añadiendo al correo.
y
podrá
añadir
144
Más opciones
Haga clic sobre el icono representado por un sobre con una hoja amarilla a su derecha para obtener una
página con más opciones para el envío de su correo:
-
“Enviar como MIME”: Envíe el correo con el formato MIME.
-
“Texto enriquecido (HTML)”: Le permite utilizar diferentes colores y tipos de letra, así como
insertar imágenes, a la hora de redactar el correo.
-
“Ajustar líneas”: Envía saltos de línea en los puntos en que en su pantalla vea que de una línea
se pasa a la otra. Si lo desmarca, únicamente se enviarán aquellos saltos de línea que usted
escriba presionando la tecla “Return”.
-
“Adjuntar Vcard”: Inserte una ficha de identificación personal, con la información que
considere relevante. Las fichas Vcard se definen internamente dentro de la configuración de
Internet de su sistema Windows.
-
“Solicitar acuse de recibo”: Le permitirá conocer el momento exacto en que un correo es
recibido por su destinatario, mediante la respuesta de forma automática con otro correo en que
se indica la fecha y hora de lectura.
-
“Oportunidad / Proyecto”: Si el contacto al cual envía el correo tiene abiertos proyectos u
oportunidades podrá adjuntar el correo a la lista de tareas realizadas dentro de la oportunidad o
el proyecto que elija.
-
“Caso”: Si el contacto al cual envía el correo tiene asociados casos o expedientes podrá
adjuntar el correo a la lista de tareas realizadas dentro del caso que elija.
-
“Privado”: El correo se envía como privado. Aunque quedará registrado como historial del
contacto al que se le envíe, su texto no podrá ser leído por otro usuario de GoldMine.
-
“RSVP”: (sólo e-mails de Goldmine; no está disponible para e-mails de Internet) permite hacer
un seguimiento de la delegación de tareas. Goldmine le avisa cuando el mensaje está completo
o el destinatario lo ha eliminado; para ello, crea un mensaje de confirmación en la lista de
actividades. Goldmine asigna automáticamente un código de resultado a cada actividad RSVP.
El código de resultado “Cmp” en la actividad RSVP indica que la actividad original se ha
completado. El código de resultado “Del” indica que el usuario asignado ha eliminado la
actividad original. Este mensaje de confirmación puede verse para determinar el resultado de
una actividad concreta.
-
“Alarma”: Programe una alarma de forma automática para que le aparezca al destinatario (en
caso que ese destinatario sea un usuario interno de GoldMine).
-
“Enviar una copia de los archivos adjuntos al destinatario de GoldMine”: En el caso en que
el destinatario de su correo sea un usuario interno de su sistema GoldMine, cualquier archivo
adjunto que envíe no será copiado dentro del correo, sino que se enviará la ruta al mismo. Si
ese correo se encuentra dentro de su ordenador, y no dentro de una carpeta accesible a todos los
usuarios, posiblemente el destinatario no pueda verlo. Marcando esta casilla hará que se adjunte
una copia de esos archivos.
-
“Opciones de cola, calendario e historial”: Especifique opciones adicionales para el
almacenado del correo en el historial del contacto al que se lo envía.
145
Fusionar e-mail
Haga clic con el botón primario del ratón sobre el icono que representa un grupo
de hojas amontonadas.
-
“Combinar este E-mail con un grupo de contactos”: Activa el resto de opciones. Le
permitirá enviar este correo a un conjunto de contactos contenidos dentro de un filtro o grupo.
Escoja el filtro o grupo por el que desea escoger los contactos del recuadro desplegable inferior.
-
“Confirmar cada destinatario”: Si quiere estar plenamente seguro de que se envía a los
destinatarios correctos marque esta opción. Pero si lo que quiere es enviar un correo a un gran
número de personas, no es recomendable que marque esta opción.
-
“Principal”, “Adicional” u “Otros”: Seleccione a qué contactos quiere enviar el correo. Si
selecciona “Principal” se lo enviará al contacto que figura en la ficha principal. Si selecciona
“Adicional”, se enviará también a cada uno de los contactos adicionales.
-
“Código de combinación de e-mail”: Si ha definido códigos de fusión en sus contactos, puede
limitar el envío de correo a los que tengan un determinado código.
Revisión ortográfica
Una vez redactado el correo, habiendo decidido a quién lo quiere hacer llegar, y adjuntado los archivos
que crea necesarios, llega la hora de pulsar el botón para enviarlo. GoldMine ofrece herramientas para la
revisión ortográfica del mismo antes de enviarlo, con lo que se depurarán posibles faltas ortográficas.
Desde la barra de herramientas podrá seleccionar la opción de
“Comprobar ortografía”. Según la configuración idiomática de su
GoldMine, se utilizará un diccionario u otro.
146
Durante la revisión del texto de su correo podrá cambiar las palabras erróneas por las propuestas que el
corrector le haga, o bien agregar aquellas palabras que el corrector no tenga en su lista.
Podrá marcar otras opciones para la corrección, o elegir otro diccionario que haya en el sistema para
llevarla a cabo.
Una vez termine la revisión ortográfica del correo,
GoldMine le informará de cuantas palabras tiene el
documento que está a punto de enviar.
Envío de correo electrónico
Una vez terminado el correo observe la barra de herramientas. Verá activos estos dos iconos:
“Enviar” y “Poner en cola”.
“Enviar” coloca el correo en la bandeja de salida para su envío inmediato.
“Poner en cola” coloca el correo en la bandeja de salida aunque no con envío inmediato, sino que deja
el correo en esa ubicación hasta que el usuario entre en la carpeta “Bandeja de salida” y confirme el
envío del correo.
..
Quizá no le vea mucha utilidad a poner en cola de salida y posteriormente
confirmar algo que debería enviarse de inmediato.
Un ejemplo es el caso en que se envía correspondencia a mucha gente. Podría ser
interesante revisar antes por encima que se va a enviar a los destinatarios
correctos.
Un vistazo por la bandeja de salida sería suficiente para cerciorarse de que todo
está correcto.
Podrá editar cualquier mensaje que se encuentre en la bandeja de salida haciendo
doble clic con el botón primario del ratón sobre él, o bien un clic con el botón
secundario y seleccionando la opción “Editar”.
Para hacer que los correos que se encuentran en la bandeja de salida vayan hacia
su destinatario, pulse sobre el que desee enviar con el botón secundario del ratón,
y seleccione la opción “Enviar”.
Si lo que desea es mandar todos los correos que se encuentran en la cola de envío,
pulse con el botón secundario del ratón sobre cualquiera de ellos o sobre el fondo
en blanco de la lista de correos, y dentro del menú contextual que aparece elija la opción “Enviar todo”.
También puede hacer clic sobre los botones análogos que aparecen en la barra de herramientas del
centro de correo.
7.6 Listas de distribución
Para acceder a gestionar las listas de
distribución, haga clic en la lista desplegable
del botón “Actions” de la barra de
herramientas
y
seleccione
la
opción
“Configurar Listas de Distribución”
147
Una lista de distribución es un conjunto de direcciones de correo agrupadas bajo un mismo nombre.
Cuando se envía un correo a una lista, se estará enviando a todas y cada una de las direcciones de correo
contenidas en dicha lista.
Según el destinatario, hay cuatro tipos de direcciones, fáciles de distinguir por el icono con el que son
representadas:
Dirección de correo de contacto primaria. Es la que aparece en la ficha principal.
Dirección de correo de contacto adicional. Cualquiera de las otras direcciones de correo que
podrá ver si pulsa sobre el campo “E-Mail” en la ficha principal de contacto.
Dirección de correo no enlazado. Introduzca manualmente una dirección de correo que no
tiene por qué estar en ningun contacto.
Dirección de correo interno de GoldMine.
7.7 Definiendo filtros de correo
El fenómeno SPAM: Descripción y precauciones
¿Ha recibido en los últimos días correos en los que se le ofrecen medicamentos a precio de coste, o bien
métodos milagrosos para adelgazar? Por supuesto, en la práctica totalidad de los casos el correo vendrá
en inglés, y con innumerables faltas de ortografía. Seguramente habrá oído ya hablar de ello en los
medios. Es lo que se conoce como SPAM 1. No es, ni de lejos, algo nuevo. Desde casi siempre se ha
recibido en el buzón de casa correo o publicidad que no interesa. Es lo que se suele llamar “correo no
deseado”. Sin embargo el buzoneo tradicional es limitado, en cuanto a recursos humanos (se necesitan
mensajeros que vayan por los buzones echando publicidad). El gasto de papel es otro factor a tener en
cuenta.
EL SPAM va un paso más allá, ya que utiliza las tecnologías que componen Internet como espacio para
el envío masivo de correos electrónicos a miles, e incluso millones de personas, sin prácticamente
ningún coste para el emisor, el cual cuenta con una capacidad virtualmente ilimitada para enviar todo
aquello que desee. Lo único que necesita es una lista de correos electrónicos, que en muchas ocasiones
ha sido obtenida de forma ilícita a través de páginas Web en las que se “caza” a posibles receptores,
mediante formularios en los que se les pide poner sus datos. En otros casos, el correo se envía al azar,
probando combinaciones de letras como direcciones de correo, a la espera que desde alguna de ellas
llegue respuesta.
En todos los correos enviados de este tipo, habrá un enlace para desapuntarse de la lista y dejar de
recibir publicidad del anunciante. Haciendo clic sobre él se enviará un correo de vuelta indicando que no
desea recibir más publicidad. ¡NUNCA HAGA CLIC SOBRE ESE ENLACE! Lo único que
conseguirá es avisar al emisor de que su dirección de correo está activa y que hay alguien al otro lado,
con lo que al contrario de lo que esperaba, recibirá aún más correo no deseado. El único procedimiento a
tomar es el de borrar el correo sin abrirlo siquiera.
148
El SPAM es una actividad ilegal y perseguida en muchos países, entre ellos España. Sin embargo, el
vacío legal todavía existente en algunos países, y la habilidad de ciertas personas para escapar de los
controles que los servidores establecen para el envío de correo, seguirá propiciando la proliferación de
este tipo de correos, saturando gran cantidad de cuentas con cientos de mensajes, y causando grandes
pérdidas económicas a las empresas que lo reciben. Sólo piense en el tiempo que puede gastar un
empleado borrando correos de publicidad de su buzón. Calcule el coste del tiempo perdido en función
de lo que cobre ese empleado, multiplíquelo por el número de empleados, y obtendrá la dimensión del
desastre.
La pantalla de reglas de correo
Existen en la actualidad programas de protección contra el SPAM realmente efectivos. Sin embargo, si
no tiene ningún programa de ese tipo, puede configurar reglas de correo para evitar, en la medida de lo
posible, la tediosa tarea de ir eliminando uno a uno todos los correos que no quiere. Siempre habrá
alguno que no podrá evitar, aunque es mejor que se cuelen diez que no cien.
Partes de una regla de correo
Una regla de correo consta de dos partes:
1.
Condiciones: Es el conjunto de coincidencias que deben darse para que se considere que un
correo cumple la regla. Estas condiciones pueden ser de muchos tipos (que en el asunto
aparezca una determinada palabra, que el remitente sea de un determinado servidor, etc.).
Puede definirse más de una condición. En estos casos, el programa que gestione la recepción
del correo deberá saber si se han de dar todas las condiciones, o almenos una...
2.
Acciones: Indica al programa qué ha de hacer cuando un correo cumple con las condiciones
pedidas.
Las reglas de correo no sólo le ayudarán a protegerse contra el SPAM. Puede
definir reglas para muchas otras utilidades, como el reenvío de los correos de un
que vengan de un determinado remitente a quien se le da un tratamiento especial,
hacia un destinatario en concreto, distinto al que recibe el correo, por ejemplo.
149
Creando una nueva regla
Dentro de la pantalla de “Centro de reglas de correo”, haga clic con el botón
primario del ratón sobre el icono “Nuevo”.
Ponga un nombre a la regla que va a
crear, y decida si va a aplicarse para
el correo entrante, para el saliente, o
bien lo va a aplicar tanto en correos
de entrada como de salida. Pulse
sobre “Siguiente >”.
Una vez que ha puesto nombre a la nueva
regla, se le presentará una lista vacía. Pulse
sobre el botón “Nuevo” para crearla.
Marque también la opción que desee,
indicando si se han de cumplir todas o bien
con una ya se cumplirán los requisitos.
Elija el campo que va a evaluar, y la condición
que tiene que darse. En el ejemplo, el campo
elegido para evaluar es el cuerpo del mensaje. Lo
que se busca es que contenga la palabra “Levitra”
(nombre de un medicamento supuestamente
equivalente a la Viagra que se anuncia con una
gran frecuencia en correos de publicidad masiva).
Cuando termine de incluir las condiciones que deben
darse, en la pantalla con las mismas, pulse sobre el botón
“Siguiente >”. Se le mostrará la pantalla de acciones a
tomar. Pulse el botón “Nuevo” para crear una nueva
acción.
En el ejemplo, una de las acciones que se efectuarán
sobre los correos que cumplan con las condiciones
requeridas, serán eliminados del servidor de forma
inmediata.
150
En la siguiente figura al pie de esta página se puede observar la regla ya creada, con sus condiciones y
las acciones que se llevarán a cabo en caso que sen esas condiciones. La denominación “Regla entrante”
que se utiliza en las instrucciones de la derecha indica que el filtrado se llevará a cabo únicamente en los
correos entrantes.
Condición
Acción
7.8 Configuración del correo electrónico
Para modificar sus opciones de correo electrónico, despliegue el menú
“Herramientas” y escoja la opción “Opciones”. Dentro de la pantalla que
aparece, pulse sobre la pestaña “E-mail”.
Desde esta pantalla Vd. podrá configurar las propiedades básicas de la cuenta principal de correo:
-
Nombre del servidor POP3 2 (entrada de correo).
-
Usuario y contraseña de entrada.
-
Servidor SMTP 3 (salida de correo)
-
Dirección de devolución. Es la dirección de correo que aparecerá como la que envía correo. En
la práctica totalidad de casos será su dirección de e-mail habitual.
151
Pulse sobre el botón “Más opciones” para acceder a la configuración detallada de
sus cuentas de correo. Verá las siguientes pestañas:
A continuación verá las opciones que se configuran en cada una de ellas.
Opciones de redacción
General:
“Mostrar plantillas de correo electrónico”: Cuando el usuario despliegue el cuadro “Asunto” se le
mostrarán sus plantillas de correo. Si tiene marcada esta opción podrá ver también las que se hayan
definido como públicas.
“Adjuntar VCard a correo saliente”: Se adjuntará un identificador electrónico personal al final del
correo. Los identificadores se configuran dentro del entorno Windows.
“Usar archivo de firma”(Use signatura file): Especifique un archivo de texto plano para utilizar como
firma personal. El contenido del mismo se añadirá al final de cada nuevo mensaje.
“Al forzar ajuste de línea, ajustar a la columna”: Las líneas se recortarán automáticamente para tener
como máximo el número de caracteres que se indique en este recuadro.
“Enviar adjuntos como enlaces a usuarios GM”: Si el mensaje se envía a usuarios internos de
GoldMine sólo se enviará la ruta del archivo enlazado. En caso de archivos que se encuentran en el
disco duro local, será necesario marcar esta pestaña.
Respuestas:
“Completar mensaje original”: sitúa el mensaje original en la pestaña Historial cuando responde o
reenvía un mensaje. Si no quiere designar el mensaje original como una actividad completada cuando
responda, desactive la casilla de verificación.
152
“Incluir mensaje original en la respuesta”: Si se marca se copiará todo el mensaje original en la
respuesta. Si no se marca no se incluirá.
“Utilizar estilo de línea de cita con prefijo”: especifica los caracteres que Goldmine utiliza para
identificar las líneas del mensaje original cuando copia estas líneas a la respuesta. Por defecto, Goldmine
utiliza ">>".
“Citar el mensaje original completo por defecto”: Por defecto se copiará todo el mensaje original en
la respuesta, tras las marcas de prefijo.
“Ajustar las líneas citadas en la respuesta en la columna”: Recortar, cuando sea necesario, las líneas
respondidas, cita incluída, al número de caracteres especificado. La longitud total de las líneas que
aparezcan con las marca de citación a la izquierda no sobrepasará el número que se marque en esta
opción.
Varios:
“Usar codificación de 8 bits 4”: Si no se marca este recuadro, se utilizará la codificación ASCII
estándar de 7 bits.
“Mandar siempre Cco a mí mismo”: Marcar para que, cada vez que se envíe un correo, se mande
también una copia oculta a uno mismo.
“Utilizar VCard suministrada por el usuario”: garantiza que la VCard que adjunta al correo saliente
incluye actualizaciones.
“Codificar correo mediante el juego de caracteres”: para codificar sus mensajes con un conjunto de
caracteres especiales, escriba el conjunto de caracteres en el campo. Por ejemplo, para utilizar el código
de caracteres de Europa occidental, escriba iso-8859-1. Si lo deja en blanco, Goldmine utiliza el
conjunto de caracteres local por defecto para la codificación.
Plantillas por defecto:
“Para mensajes salientes nuevos”: La plantilla que se seleccione en este desplegable será la que se
utilizará en los mensajes nuevos de correo.
“Para mensajes salientes de correo nuevos”: Plantilla que se utilizará al reenviar mensajes. Al
reenviar un mensaje estará enviando una copia del mensaje recibido a un destinatario distinto al que le
envió el mensaje.
“Para respuestas”: Esta plantilla se utilizará cuando se responda a un mensaje recibido. Responder un
mensaje es enviarlo de vuelta, más lo que el usuario añada, a su remitente original.
Las plantillas se deben crear antes de que estén disponibles en las listas
desplegables.
Opciones de recuperación
153
Opciones de recuperación:
“Abrir el cuadro de diálogo ‘Leer correo’ al recuperar”: Cada vez que se recupera un mensaje de
correo, accediendo a la cuenta, se abrirá el correo para su lectura.
“Utilizar la fecha del encabezado de correo”: establece la fecha del correo entrante en la fecha de
envío, como se indica en la información de cabecera del mensaje. Si se selecciona esta opción, el correo
se muestra en orden cronológico real en el calendario.
Si no recupera el correo frecuentemente, es posible que prefiera desactivar la
casilla de verificación que corresponde a esta opción. Por ejemplo, con esta opción
seleccionada, un mensaje de e-mail que se ha enviado cuatro días antes de la
recuperación se muestra en el calendario con la fecha de "hace cuatro días
“Explorar correo en busca de datos UUEncode: Goldmine explora el servidor de correo de Internet
en busca de cualquier mensaje de correo que contenga adjuntos UUEncode. Si selecciona esta opción,
no se verá afectada la recuperación de archivos codificados en MIME.
“Solicitar confirm. si la direc. de correo no está en archivo”: Si la dirección del remitente no se
encuentra en la base de datos se avisará mediante un mensaje. En el cuadro de diálogo puede seleccionar
opciones para enlazar el mensaje
“Vista X líneas del mensaje”: En la vista previa se mostrarán X líneas del mensaje.
“No recuperar anexos VCard”: No descargar las VCards enviadas en correos electrónicos.
“Marcar mensajes entrantes como privados”: Por defecto, cada vez que entre un correo electrónico
nuevo, se marcará como privado.
Recuperación de Correo Electrónico en segundo plano:
“Recuperar correo cada X minutos”: Recuperar correo en segundo plano cada X tiempo.
“Omitir correo leído (recomendado)”: Al recuperar correo, omitir aquellos que ya se hayan leído.
“Omitir correo mayor que ? KB”: No permitir el paso a correos de tamaño superior al elegido.
154
“Omitir mensajes de contactos que no estén en el archivo”: No permitir la entrada a correos que no
se encuentren en la base de datos de GoldMine.
“Enviar mensajes en cola”: Enviar los mensajes en cola mientras se reciben en segundo plano.
Cuentas de correo electrónico
Permite modificar la configuración de las cuentas de correo existentes, añadir de nuevas o quitar algunas
que ya no se utilicen.
“Nuevo”: Crear una nueva cuenta de correo.
“Modificar...”: Modificar la cuenta de correo que se encuentre actualmente señalada en la lista.
“Eliminar”: Borrar la cuenta señalada.
“Establecer como predeterminado”: Hace que la cuenta de correo marcada sea la predeterminada para
envío (y para recepción automática si se ha señalado). Dentro de la lista, podrá distinguirla ya que tendrá
un icono con la forma de una bola verde a la izquierda del nombre.
“Mover Arriba” y “Mover Abajo”: Cambia el orden en el que se visualizan las cuentas en del centro
de correo.
“Mostrar sólo la cuenta predeterminada en el centro de correo”: Sólo visualizará la cuenta marcada
como predeterminada dentro del centro de correo.
Opciones de seguridad
155
ID digitales:
“ID (s) Digitales...”: Entrar en la pantalla donde se pueden importar los ID’s digitales. Cabe destacar
que un ID digital no es lo mismo que una VCard, ya que mientras esta última es un identificador
personal, sin seguridad, un ID digital es un identificador obtenido mediante un proveedor certificado.
(En el siguiente apartado se verá este tema con más detalle)
Ajustes de Firma:
“Por defecto, firmar todo mensaje saliente con un ID digital”: Todos los mensajes que se envíen
llevarán la firma digital certificada que tenga configurada el usuario. Si no selecciona esta opción,
todavía puede cifrar mensajes individuales seleccionando cifrar mensajes en la barra de herramientas
Editar e-mail. El mensaje se envía con una firma, pero no se codifica (mensaje claro). Esto permite que
los destinatarios que no pueden admitir S/MIME lean el mensaje.
“Codificar cualquier correo saliente firmado con un ID digital”: Los correos que se envíen se
encriptarán utilizando como clave el ID digital. Ello hace prácticamente imposible la lectura por un
receptor no autorizado que no conozca el ID del mismo.
Configuración de Encriptado:
“Por defecto, cifrar TODO el correo saliente (Se requieren por adelantado los certificados de los
destinatarios para leer mensajes cifrados)”: Si se marca esta opción, todo el correo electrónico que se
envíe se cifrará utilizando las reglas que tenga definidas. Aunque esta opción esté seleccionada, puede
seleccionar No cifrar en el menú de cifrado de la barra de herramientas Editar e-mail.
Otros Ajustes:
“Importar certificados nuevos/actualizados para todo correo entrante firmado”: Se importarán los
ID’s certificados cada vez que se reciba un correo que disponga de ellos. Si esos certificados ya existen
en el sistema, se actualizarán con las nuevas versiones que puedan llegar.
156
“Guardar TODOS los correos S/MIME como mensajes ‘claros’”: La codificación MIME es un
estándar de Internet, y se utiliza en correos de texto plano (sin adjuntos, ni firmas digitales). Si marca
esta opción, se guardarán los mensajes entrantes en este formato como ‘claros’ (que no tienen elementos
de riesgo).
Ajustes generales:
Mostrar Dirección Electrónica y Nombre de Cuenta (en su caso) para cuentas en línea:
seleccione esta opción para mostrar las cuentas en el centro de e-mail por la dirección de e-mail y el
nombre de la cuenta. Si el nombre de la cuenta se deja en blanco, Goldmine utiliza la dirección de
e-mail como el nombre de cuenta. Si el nombre de la cuenta contiene una entrada y desactiva esta
opción, Goldmine muestra la cuenta sólo por el nombre de la cuenta.
Mostrar carpeta de Outlook: muestra la carpeta de Outlook en el equipo local del centro de email.
Configuración de la papelera:
“Mover correo eliminado a la Papelera”: Cuando se elimine un correo electrónico, se enviará a la
papelera de reciclaje, donde se puede recuperar en caso de borrado por error. Si se desmarca esta opción,
se eliminará del todo.
“Vaciar la papelera al cerrar Centro de
correo”: Cuando se cierre la ventana del centro
de correo se eliminarán de forma definitiva todos
los mensajes que se encuentren en la papelera.
“Confirmar antes de vaciar la papelera”:
Cuando se pulse sobre la opción “Vaciar la
papelera de reciclaje” se le mostrará un mensaje
que le pide una confirmación.
157
Opciones de presentación de cabecera:
“Ocultar cabeceras”, “Mostrar cabeceras de resumen”, “Mostrar TODAS las cabeceras”: Sólo se
puede escoger una de estas tres opciones. Indica qué formato de cabecera se podrá ver al abrir la ventana
para leer un correo electrónico.
Opciones de presentación de fecha:
“Formato de fecha larga”, “Formato de fecha corta”: Igualmente sólo se puede escoger una de las
dos opciones. Indica el formato en el que se verá la fecha del correo, tanto en la lista de correos, como al
visualizarlo.
Opciones de almacenamiento de las carpetas de archivado automático:
“Organizar el correo de archivado automático en carpetas de mes-año”: Se organizará el correo de
archivado en carpetas cuyo nombre estará compuesto por el nombre del mes y el número del año en que
se hayan archivado. Por ejemplo: Julio 2009.
“Organizar el correo de archivado automático primero por carpetas de año y luego por
subcarpetas de mes”: Se organizará el correo archivado automáticamente en carpetas en que el título
sea el año en que se han archivado, y dentro de las mismas se crearán subcarpetas para todos los meses
del año donde hayan sido archivados.
Opciones avanzadas de correo
Centro de correo Electrónico:
158
Habilitar “Eliminar Todo el correo del servidor: seleccione esta opción para activar el botón
Eliminar todos los mensajes del servidor de la barra de herramientas del centro de e-mail, que
permite eliminar todos los mensajes del servidor de correo de Internet. Por defecto, Goldmine no
incluye este icono en la barra de herramientas del centro de e-mail.
Descargar mensajes antiguos en orden cronológico: seleccione esta opción para recuperar
mensajes del servidor de correo en orden cronológico (del más antiguo al más nuevo). Por defecto,
Goldmine recupera mensajes en orden inverso (del más nuevo al más antiguo).
Suprimir aviso de sobrescritura: no muestra una advertencia antes de sobrescribir un archivo
existente con un archivo adjunto que tenga el mismo nombre.
Acción por defecto para adjunto existente:
“Sobreescribir archivo existente”, “Elija un nuevo nombre de archivo”, “Asignación automática
de nombre” ó “No guardar del archivo”: Sólo podrá marcar una de las siguientes opciones. Indica la
operación que se llevará a cabo cuando se descargue un anexo de un correo, y si el nombre del fichero
coincide con uno que ya esté guardado en el sistema.
“Tiempo límite de comunicación”: Establece, en segundos, el tiempo máximo de espera para que el
servidor dé alguna respuesta a la petición de correo, antes de que GoldMine devuelva un error.
Mensaje:
“Usar HTML al crear correo nuevo”: Por defecto, cuando se cree un nuevo correo, estarán activas las
opciones de texto enriquecido, imágenes, etc. Si no está marcada, se creará un correo de texto plano.
“Extraer HTML incrustado como adjunto”: Si un correo lleva adjunto código HTML (texto
enriquecido) se incluirá como un archivo .html adjunto, en lugar de ir integrado.
“Comprobar ortografía automática antes de enviar”: GoldMine revisará la ortografía de forma
automática al pulsar sobre el botón “Enviar”.
“Mostrar siguiente mensaje después de eliminar / terminar”: Cuando se elimine o se termine con un
mensaje de correo, en lugar de cerrar la ventana y dejar la de “Centro de correo”, se mostrará el
siguiente correo en la lista.
“Por defecto enlazar dirección de email al contacto”: Cuando se pulse sobre el botón para enlazar o
desenlazar un correo, no sólo se efectuará sobre ese correo sino sobre la dirección de e-mail, con lo que
aparecerá o desaparecerá en la información del contacto.
“Marcar adjuntos para sincronizar por defecto”: Por defecto, los archivos adjuntos a un correo se
sincronizarán.
“Eliminar adjuntos al eliminar el mensaje”: De forma predeterminada, cuando se elimine un correo
se borrarán también los archivos que pudiera llevar anexados.
Importar de la Web (Web Import):
“Importar datos al recuperar desde el Centro de correo”: GoldMine importará y analizará los
correos de WebImport al mismo tiempo que el correo normal. Esta opción y las dos siguientes
únicamente tienen utilidad si está configurado para leer datos de un formulario Web e incorporarlos en
la base de datos.
“Importar datos al recuperar correo en segundo plano”: La misma funcionalidad que la opción
anterior, aunque también se puede configurar si se desea que cuando GoldMine lea correo en segundo
159
plano (recuperación automática) también los analice, o si únicamente se quiere hacer cuando el usuario
conscientemente pulse sobre la carpeta del centro de correo.
“Descartar mensaje después de importar datos”: Después de descargar y analizar un mensaje de
correo de Web, este será borrado.
7.9 Acerca de ID digitales
Si usted y su contacto utilizan ID digitales para verificar las firmas y enviar mensajes de e-mail cifrados,
en Goldmine podrá configurar “Herramientas | Opciones | Email | Más Opciones | Seguridad” y
“Editar | Propiedades de registro | Detalles de contacto | ID digitales” para incluir la información
necesaria para los e-mail S/MIME.
El ID digital, también conocido como certificado digital, es un archivo que se envía con un mensaje de
e-mail que le identifica como remitente auténtico. Los certificados de ID digital son archivos emitidos
por una autoridad de seguridad certificada, como VeriSign, Inc., o bien por el administrador de
Microsoft Exchange Server. Los ID digitales tienen fecha de caducidad y deben renovarse
periódicamente para conservar la validez. El ID digital que se envía suele contener la información
siguiente:
•
Su nombre y dirección de e-mail como firma digital
•
Su clave pública (las claves públicas y privadas se describen más abajo)
•
Fecha de caducidad de la clave pública
•
Nombre de la entidad emisora de certificados (CA) que ha emitido su ID digital
•
Número de serie del ID digital
•
Firma digital de la CA
Uso de ID digitales
Las aplicaciones de e-mail utilizan ID digitales de varias maneras. Una de ellas es como firma digital.
Una firma digital proporciona seguridad verificando que el mensaje procede de una persona específica y
que no se ha modificado. Otra manera es como método de cifrado de mensaje. El cifrado de ID digital
fragmenta un mensaje mediante un algoritmo específico de destinatario.
Claves públicas y privadas
El cifrado de ID digital utiliza un sistema de pares de claves. Los pares de claves incluyen una clave
pública, utilizada para cifrar un mensaje, y una clave privada, utilizada para descifrarlo. El remitente de
un e-mail seguro debe tener la clave pública del destinatario para cifrar el mensaje. Una vez recibido el
mensaje, se descifra mediante la clave privada coincidente del destinatario.
En Goldmine puede intercambiar con un contacto mensajes de e-mail cifrados. Para ello, debe tener el
ID digital del contacto que incluye la clave pública del contacto, quien a su vez debe tener su ID digital
(de usted) que incluye su clave pública.
A continuación, en Goldmine, importe el ID digital del contacto a través de la opción de menú “Editar |
Propiedades de registro | Detalles de contacto” pestaña “ID digitales”
160
E importe su propio ID digital a través de “Herramientas | Opciones | Email | ” botón “Más
Opciones” pestaña “Seguridad”.
Por ejemplo, al enviar un mensaje cifrado a un contacto, se cifra en Goldmine mediante la clave pública
que el contacto le ha proporcionado y, después, cuando éste recibe el mensaje, se descifra en su
aplicación de e-mail utilizando la clave privada del contacto. Igualmente, cuando un contacto le envía un
mensaje cifrado, se cifra mediante la aplicación de e-mail del remitente con la clave pública de usted
(proporcionada con antelación). Al recibir el mensaje, se descifra mediante su clave privada.
Niveles de seguridad
•
Firmado: el mensaje se firma con la clave privada del remitente. El envío de un mensaje con
una firma digital confirma que el mensaje ha sido enviado por el remitente que aparece en De.
•
Cifrado: el mensaje se envía con la clave pública del destinatario. Antes de enviar el mensaje,
el destinatario le ha proporcionado su clave pública. Cuando un mensaje está cifrado, el cuerpo
y los documentos adjuntos están ocultos para todo aquel que no tenga la clave privada del
destinatario. El destinatario es el único que debe tener su clave privada. Un mensaje cifrado no
garantiza al destinatario que el remitente corresponde al nombre especificado en la dirección
De.
161
•
Firmado y cifrado: el mensaje está firmado con la clave privada del remitente, lo que
garantiza al destinatario que el mensaje ha sido enviado por el remitente especificado en la
dirección De. El mensaje se cifra con la clave pública del destinatario y se descifra con la clave
privada del destinatario cuando éste recibe el mensaje.
Uso compartido de claves públicas
Por razones de seguridad, no debe compartir la clave privada, pero puede compartir la clave pública con
contactos de dos maneras:
•
Firma de ID digital: su ID digital se adjunta a los mensajes que incluyan una firma de ID
digital. El destinatario puede extraerlo a continuación e importarlo a su aplicación de e-mail.
Por ejemplo, en Outlook el usuario puede hacer clic con el botón secundario en el nombre del
remitente de un mensaje y agregar el contacto a sus contactos existentes. Se incluirá el
certificado de ID digital.
•
Exportar: puede exportar el ID digital y enviarlo a un contacto, quien después puede importar
el archivo a su aplicación de e-mail. Por ejemplo, en Outlook el archivo se importa en la ficha
Certificado del contacto.
Configuración de ID digitales en Detalles de contacto
Si un contacto utiliza un ID digital al enviarle mensajes de e-mail, puede configurar el registro del
contacto con la información de ID.
Para establecer ID digitales para contactos
1.
Con el registro de contacto activo en Goldmine, seleccione “Editar | Propiedades de registro |
Detalles de contacto”. Aparecerá el cuadro de diálogo Detalles de contacto.
2.
Seleccione la pestaña ID digitales.
3.
Haga clic en Importar para
agregar el archivo de ID digital de
un contacto al registro de contacto
de Goldmine. Aparecerá el cuadro
de diálogo Importar ID digital.
4.
En el cuadro de texto Nombre de
archivo escriba el nombre del
archivo de certificado *.p7b o *.cer
que vaya a importar o búsquelo.
5.
En el cuadro de texto Nombre,
escriba el nombre que desee que se
muestre.
6.
Haga clic en Aceptar para volver a
la pestaña ID digitales.
7.
Para exportar el archivo a otra
ubicación, haga clic en Exportar.
8.
Para revisar los detalles del certificado, haga clic en Ver.
9.
Para eliminar un ID digital, resalte el ID y haga clic en Eliminar.
162
7.10 Envío de mensajes de e-mail firmados digitalmente
Para firmar digitalmente un mensaje, debe tener un ID digital configurado en Goldmine. La firma digital
contiene su clave privada y permite al destinatario confirmar que la dirección del campo De coincide
con la firma. Puede configurar la configuración de seguridad de Internet para que automáticamente se
agregue una firma con su ID digital a todos los mensajes salientes.
Al leer o enviar un mensaje de e-mail, puede firmar digitalmente el mensaje con su ID digital:
En la barra de herramientas que aparece cuando está redactando un correo
electrónico, haga clic en el botón “Firmar con ID digital”
7.11 Envío de mensajes de e-mail cifrados
Se pueden envíar mensajes individuales con una firma de ID digital o cifrado de Goldmine.
Puede proteger los mensajes de e-mail por cifrado. Los mensajes cifrados mediante Goldmine sólo los
pueden leer los usuarios de Goldmine con la contraseña correcta. Los mensajes enviados cifrados con ID
digital sólo se pueden enviar con la clave pública del destinatario y sólo se pueden descifrar y leer con la
clave privada del destinatario.
Cifrado mediante Goldmine
Al leer o enviar un mensaje de e-mail, puede elegir cifrar el mensaje mediante
Goldmine. Para ello:
1.
En la barra de herramientas, haga clic en el botón “Cifrar mensaje”
Aparecerá el cuadro de diálogo Configur ación de cifrado.
2.
Seleccione “Encriptar el mensaje”.
3.
En el cuadro de texto “Contraseña” escriba la contraseña que utilizará en
el mensaje.
4.
En la lista desplegable “Modo de
cifrado”, seleccione el nivel de
cifrado.
5.
Haga clic en “OK” para guardar la
configuración. Únicamente
pueden abrir el mensaje los
usuarios que tengan la contraseña
correcta y trabajen con Goldmine.
Cifrado mediante ID Digital
Al enviar un mensaje de e-mail, puede firmar digitalmente el mensaje con su ID
digital. Para ello:
1.
En la barra de herramientas, haga clic en el
botón de flecha desplegable de “Cifrar
mensaje” y seleccione “Encriptar usando
una ID digital”. El mensaje saliente se
enviará cifrado.
2.
Si no hay un ID digital configurado para el contacto, un cuadro de aviso le
informará de que Goldmine no puede cifrar el mensaje. Al hacer clic en
163
“OK” regresará a la ventana del mensaje sin enviar donde puede elegir
configurar el ID digital del contacto o eliminar el cifrado del mensaje
haciendo clic en la flecha desplegable de Cifrar mensaje y desactivando la
opción “Encriptar usando una ID digital”.
Puede cifrar automáticamente todos los mensajes salientes con ID digitales
configurando los valores en la pestaña “Seguridad” de las preferencias de
Internet. Si elige cifrar todos los mensajes salientes, el menú desplegable del botón
de la barra de herramientas “Cifrar mensaje” permite seleccionar “No
cifrar”para enviar el mensaje sin cifrar.
Lectura de mensajes de e-mail enviados con ID digitales
Puede recibir mensajes de e-mail firmados y cifrados digitalmente de usuarios que no son de Goldmine.
Para enviarle un mensaje de e-mail firmado, el remitente debe tener un ID digital de una autoridad de
certificación válida. Para enviarle un mensaje de e-mail cifrado, el remitente debe obtener su clave
pública de ID digital de una autoridad de certificación válida. A continuación, cuando usted reciba el
mensaje, Goldmine le pedirá la contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de clave privada.
Cuando trabaje con mensajes de e-mail firmados y cifrados digitalmente en la bandeja de entrada del
centro de e-mail y la ventana de mensajes de e-mail de Goldmine, verá lo siguiente:
Icono de mensaje
firmado en la
bandeja de
entrada
Icono de mensaje
cifrado en la
bandeja de
entrada
Icono de mensaje
firmado y cifrado
en la bandeja de
entrada
Firmado con un ID digital: al recibir un mensaje firmado digitalmente, el
mensaje incluye la firma digital y la clave pública del remitente.
Al verificar la firma del mensaje, la bandeja de entrada mostrará un icono de
firma junto al mensaje. Cuando lo abra, posteriormente, se le informará de si la
firma se ha verificado o si la verificación de la firma ha fallado.
Cifrado: al recibir un mensaje cifrado digitalmente, éste se habrá cifrado con su
clave pública (proporcionada al remitente con anterioridad). El mensaje se
descifra con la clave privada configurada en Goldmine. Se le pide que
proporcione la contraseña de la clave privada para leer el mensaje.
Firmado y cifrado: al recibir un mensaje firmado y cifrado digitalmente, el
mensaje incluye la firma digital del remitente y un mensaje cifrado con la clave
pública (proporcionada al remitente con anterioridad).
La firma del mensaje se verifica y el mensaje se descifra con la clave privada
configurada en Goldmine. Se le pide que proporcione la contraseña de la clave
privada para leer el mensaje.
164
Indicador de firma verificada en el mensaje
Nota: esta plantilla y la siguiente no se mostrarán si no se ha seleccionado la
opción “Activar IE como visor de e-mail” en las preferencias de Internet
(opción de menú “Herramientas | Opciones | E-mail | Más opciones” pestaña
“Avanzado”.
Icono de mensaje
firmado y cifrado
fallido en la
bandeja de
entrada
Indicador de verificación fallida de la firma en el mensaje
Algunas de las razones por lo que las firmas pueden fallar son: no coinciden la
firma y el remitente; el ID Digital está caducado; el Certificado correspondiente no
está configurado en Goldmine; etc.
7.13 Envío de Literatura – Centro de Gestión de Documentación
El Centro de Solicitud de Documentación le permite almacenar y enviar las peticiones de envío de literatura.
Desde el Centro de Solicitud de Documentación podrá enviar la correspondencia al completo, es decir,
generar el documento, el sobre y la etiqueta correspondiente al contacto que quiera dirigirse.
El Centro de Solicitud de Documentación al igual que en la mayoría de opciones de GoldMine, le permite
tener una configuración personalizada para cada usuario.
Vista del centro de Gestión de Documentación
Esta pantalla esta dividida en varias partes tal como puede observar. En la parte Izquierda a modo de
árbol se encuentra la lista de literatura, dividida en varios apartados:
-
Peticiones de Literatura: Se muestra la correspondencia a imprimir o a enviar por fax.
165
-
Documentos en Cola: A través de un proceso automático se pueden fusionar los documentos para
enviar a la impresión o al fax.
-
Documentos impresos: Relación de documentos que ya se han impreso.
En la parte superior derecha están los documentos pertenecientes a la lista de literatura. En la parte inferior
derecha, la ventana muestra la presentación preliminar del documento.
En la parte superior, junto a “Usuario”, está la barra de iconos del centro de solicitud de literatura.
Planificar una solicitud de documentación
Para planificar un envío de literatura lo hará a través del menú “Programar”, y marcar la opción
“Petición de documentación...”. Se le mostrará el cuadro de dialogo siguiente:
Existen 2 pestañas en este cuadro de diálogo, Detalles y Filtro/grupo. La pestaña “Detalles” contiene
varios campos susceptibles de informar o actualizar.
-
Contacto: Contacto principal o adicional al que se le quiere enviar la documentación. Este
campo corresponderá al contacto de la ficha que tenga actualmente seleccionada. Si pulsa sobre
el botón con el icono de la flecha apuntando hacia la derecha, abrirá un desplegable con todos
los otros contactos que puede seleccionar.
-
Cubierta: Documento adicional a modo de cubierta de fax. Este campo contiene los
documentos a enviar. Es imprescindible seleccionar uno para que el envío se realice
correctamente.
-
Lista de literatura: Categoría a la que pertenece la literatura. En el campo inferior se le
mostrarán todos los documentos pertenecientes a esa categoría.
-
Enrutado: Parámetro que indica si este documento va a salir por Impresora o por Fax.
-
Asignado a: Usuario al que se le planifica el envío de documentación.
-
Instrucciones Especiales: En este campo se informará de instrucciones especiales que van en
el envío, como pueden ser condiciones especiales de envío.
-
Código: En este campo se informará del código de actividad que mejor defina la solicitud que
va a hacer. Este código le podrá servir para analizar a posteriori los envíos realizados a través
de un informe.
166
-
Envío, Alarma, RSVP, Oportunidad/Proyecto, Caso: Al igual que cuando planifica
cualquier tipo de actividad en GoldMine, tiene la posibilidad de introducir información
adicional que en ciertos casos será obligatoria.
-
Usuario: Este campo le permitirá escoger los documentos de un usuario en concreto. Para
seleccionar los documentos de otro usuario, si tiene permisos para ello, tan solo deberá
seleccionarlo en el desplegable.
La otra pestaña es la de “Filtro / grupo”. Las opciones son las mismas que en cualquier tipo de
actividad que se planifica en GoldMine y que se ha visto en capítulos anteriores.
-
Programar a un grupo de contactos: Una vez activada esta opción, el desplegable le
permite escoger el filtro o grupo al que quiere planificar el envió de literatura. Podrá escoger el
usuario y sus filtros, siempre y cuando el usuario tenga permisos, al igual que en otros cuadros
de dialogo de Planificar actividades en GoldMine.
-
Opciones:
o
Abarcar múltiples días: Esta opción le permite planificar el total de envíos, para más
de un día. Si desmarca esta opción, tan solo quedará habilitada, en la sección Opciones,
la casilla Fecha inicial.
o
Omitir fines de semana: No planificar en fin de semana. Esta opción hará que si el
viernes quedan actividades por planificar, automáticamente las planifique para el
siguiente lunes
o
Actividades por día: Número máximo de actividades a planificar por día
o
Fecha inicial: Fecha de inicio de las actividades a planificar
o
Hora Inicial/ Final: Intervalo horario donde GoldMine va a fijar el envío de
documentación.
Una vez planificado el envió de literatura, el gestor nos mostrará los envíos pendientes de la siguiente
modo.
167
El envío de la Literatura se realiza de la siguiente manera:
1.
Clic con el botón secundario del ratón en el Contacto al cual quiere enviar la
documentación. Si quiere enviar más de un documento puede seleccionarlos
todos con May + Clic o si quiere seleccionar varios Ctrl + Clic.
2. Una vez seleccionados los envíos pulse el icono
. Al pulsarlo, GoldMine
lanzará la aplicación asociada al documento (normalmente Microsoft Word) y
hará la fusión de documentos, enviándolo directamente a la Impresora o al
Fax.
Cuando estos documentos hayan sido enviados a la impresora, pasaran a la carpeta “Documentos
Impresos”.
En la ficha de cada cliente, en la pestaña “Historial”, se habrá generado una línea nueva indicando que
el envío de literatura ha sido realizado con éxito.
Completar / Rechazar documentación
Cuando se le planifica a usted una Solicitud de Literatura esta solicitud aparecerá en el Centro de
Solicitud de Documentación dentro de la sección “Peticiones de Literatura”. De igual forma al
fusionar documentos aparecerán en el Centro de Solicitud de Documentación dentro de la sección
“Documentos en Cola”.
En el caso de “Documentos en Cola” será el Agente de Servidor de Impresión/Fax el que se encargará
de ir enviando los documentos en espera y completándolos automáticamente. Sin embargo es probable
que se encuentre ocasiones en las que después de haber encolado un documento necesite enviarlo
inmediatamente y completarlo. En el primer caso, “Peticiones de Literatura”, sí deberá ser usted el que
vaya enviando la documentación conforme sea necesario. En ambos casos también podrá eliminar la
documentación solicitada de forma que se retire de la cola.
Para completar (y por lo tanto enviar) o eliminar un documento del Centro de
Solicitud de Documentación acceda a él mediante el menú “Ir a | Envío de
Documentación” y seleccione su nombre de usuario en el desplegable “Usuario”,
ubicado en la esquina superior izquierda. Pulse entonces con el botón secundario
del ratón sobre la documentación que quiere completar / eliminar y seleccione
“Cumplir / Rechazar” respectivamente.
La opción “Cumplir” enviará la documentación a
la impresora o al fax según el parámetro que haya
en la columna “Enrutamiento”, mientras que al
pulsar sobre el botón “Rechazar” aparecerá un
nuevo cuadro de diálogo exigiendo la razón por la
168
cual se desea rechazar la documentación pedida. Esta razón quedará reflejada en el historial.
7.14 Guiones de Venta o Telemárketing
Mediante los guiones de telemárketing o de bifurcación de Goldmine, el usuario puede recopilar
información a través de una serie de preguntas interactivas. Los guiones de bifurcación organizan las
preguntas en forma de diagrama de flujos.
Puede utilizar los guiones para automatizar varios tipos de tareas,
Orientar a los operadores /as de telemárketing para la realización de llamadas de venta.
Reunir y guardar información sobre sondeos.
Recalcar las características de un producto.
Conservar una serie de notas de carácter técnico.
Informar a los vendedores de la información disponible sobre cada producto.
Proporcionar información sobre precios especiales.
Proporcionar nuevas pautas a la empresa.
Adiestrar a los nuevos vendedores.
¿Qué son los guiones de bifurcación?
Los guiones de bifurcación son la versión de Goldmine de los cuestionarios en línea. Con un guión de
bifurcación, los profesionales del telemarketing pueden distribuir información estructurada a un cliente
potencial y, en función de la respuesta de éste, seguir un diálogo predefinido de información
relacionada.
Se puede diseñar información adicional para responder a las consultas previas del cliente, o
proporcionar la información solicitada, de modo que disponga de una respuesta precisa y rápida a las
necesidades del cliente.
Cada pregunta del guión puede contener un número ilimitado de posibles respuestas, mientras que cada
respuesta puede conducir a una pregunta distinta. Un guión puede contener hasta 99 preguntas.
El guión de bifurcación es como una receta para realizar una llamada de ventas. Debe incluir la mayor
cantidad posible de preguntas y respuestas que puedan ocurrir al presentar su producto y empresa por
teléfono.
Además, cumple varias funciones: obliga a que las llamadas se hagan con un formato estándar, permite
conocer los intereses del cliente y conservar su historial, ayuda a medir la efectividad de la estrategia de
ventas de telemárketing, entre otras.
Los guiones de bifurcación son una poderosa herramienta de apoyo al esfuerzo de ventas de su empresa, ya
que permiten estandarizar la rutina de realización de llamadas.
Durante la ejecución del guión, la información de las respuestas del cliente potencial se puede guardar
en el campo Notas del registro de contacto activo o colocarse directamente en uno de los campos del
registro de contacto. Una vez introducidos los datos, se pueden utilizar expresiones de filtro para
seleccionar los contactos que respondieron de forma parecida a las preguntas del guión.
Introducción
Antes de intentar introducir un guión de bifurcación en Goldmine, delimite la totalidad de la estructura
del guión sobre papel. La estrategia que se muestra a continuación puede ser de utilidad al crear un
guión de bifurcación:
169
En primer lugar, decida las preguntas que se formularán y sus posibles respuestas. Liste las preguntas
con todas las respuestas relacionadas debajo de ellas. Dibuje líneas que enlacen cada una de las
respuestas con la pregunta de seguimiento pertinente. Tenga en cuenta que varias líneas de respuestas
pueden conducir a una misma pregunta. Sin embargo, de una respuesta sólo puede salir una única línea.
Dicho de otro modo, cada respuesta sólo puede conducir a una pregunta.
A continuación, numere todas las preguntas. Intente seleccionar un esquema de numeración que
mantenga las preguntas en una secuencia natural. Si el guión cuenta con sub-ramas, tendrá que saltarse
números. Una buena opción es numerar las preguntas de modo que ninguna respuesta conduzca a una
pregunta con un valor inferior. Puede numerar las preguntas en intervalos de cinco o diez, de modo que
más adelante se puedan introducir preguntas adicionales en el guión sin tener que cambiar todo el
esquema de numeración.
Cuando haya numerado todas las preguntas, siga cada pregunta hasta la respuesta anterior e introduzca
el número de pregunta junto a la respuesta. Estos números son los valores de “Ir a” que se introducirán
en Goldmine.
Determine si debe omitirse alguna pregunta del diálogo. Las preguntas excluidas deben marcarse en la
hoja de trabajo.
Finalmente, si desea que el texto de una respuesta seleccionada se almacene en un campo, especifique el
nombre del campo que debe utilizarse junto al número de la pregunta en la hoja de trabajo. La mayor
parte de los campos del registro de contacto se puede utilizar para almacenar respuestas del guión.
Ahora ya puede introducir el guión en Goldmine.
Creación de un guión de Bifurcaciones
Para crear o modificar guiones de Venta , debemos ir a la opción de menú “Ir a |
Scripts de Venta”, y pulsaremos el botón “Mantener Scripts”.
El botón “Base de Conocimiento” le permite acceder directamente a esta base por si
necesita abrirla mientras trabaja con los guiones de bifurcación.
Se abrirá el cuadro de diálogo “Listado de Guiones de
Bifurcación”. Este contiene una lista de todas las
bifurcaciones definidas en Goldmine. Se asigna un
número ( Nº ) a cada guión, que determina su posición
dentro del cuadro de diálogo, así como dentro de la
lista desplegable en la caja de diálogo de ejecución de
Script de Telemárketing. Esta lista también muestra
el título de cada guión con bifurcaciones, y el número
de veces que se ha invocado el guión en la columna Nº
de Ejecuciones.
170
Aparecerán los siguientes botones en la caja de diálogo:
Nuevo Añade un nuevo guión de telemárketing
Editar Edita el guión seleccionado, permitiéndole añadir, editar o borrar preguntas y
respuestas del guión y cambiar el Título o Número del guión.
Eliminar Borra el guión seleccionado.
Restablecer Reinicia las estadísticas del registro seleccionado, incluyendo todos los
porcentajes de respuesta, y el número de ejecuciones.
Cerrar Cierra la caja de diálogo.
Añadir un Nuevo Guión
Seleccione la opción Nuevo para crear un nuevo registro de guión en la ventana de Selección. Aparecerá la
caja de diálogo Perfil de Bifuración. Esta caja de diálogo contiene una lista de preguntas para un guión
particular. Se deben rellenar los campos “Número” y “Guión”. El número determinará la localización del
registro de guión dentro la ventana; los guiones con una numeración más baja aparecerán en una posición
superior en la lista.
Número: Número
de guión.
Guión: Nombre del Guión.
Nuevo:
Añade
una
nueva pregunta al guión.
Editar: Nos edita la pregunta
seleccionada, para su modificación.
Eliminar: Borra la pregunta
de guión seleccionada
Utilice la opción Nuevo de la caja de diálogo “Perfil de bifurcación”, para añadir una pregunta a la lista.
Goldmine mostrará la caja de diálogo “Pregunta de Bifurcación”. Entre la información en los siguientes
campos:
171
Cargo: Un título descriptivo para
la pregunta. Este título aparecerá
encima de la pantalla de preguntas
cuando se utilice el guión.
Actualizar Campo: Podemos
seleccionar un campo para guardar
las respuestas, si se utiliza esta
opción, el programa coloca el texto
de la respuesta del campo
seleccionado del registro del
contacto.
Pregunta No: El número de
pregunta asignado a la pregunta de
guión. Debería haber seleccionado
un número de pregunta, para cada
pregunta cuando diseñe el guión
(añada a los números menores de 10 un cero al principio, por ejemplo, ingrese 1 como 01.)
Guardar Historial: Puede marcar este campo para incluir el título y la respuesta en el texto del diálogo de
guión. Si no está marcado, la pregunta se excluirá del diálogo cuando se ejecute el guión.
Notas: Escribiremos el diálogo para la pregunta.
Nuevo: Seleccionaremos este botón para añadir repuestas al guión.
Después de haber entrado esta información, seleccione el botón Nuevo para añadir un registro de respuesta.
Se mostrará la caja de diálogo Respuesta de Bifurcación. Entre la información en los siguientes campos:
Número: El número de la respuesta. Este número
determina su posición en la lista de respuestas. Las
respuestas con un número menor aparecen en la parte
superior de la lista.
Ir a: Entre el número de la pregunta a la que lleva la
selección de esta respuesta. El número de pregunta en
Ir a se mostrará si se selecciona esta respuesta durante
la ejecución de un guión.
Responder: Introduzca el texto de la respuesta.
Solicitar Respuesta: Seleccione este campo para solicitar al operador que introduzca una respuesta
cuando se selecciona esta respuesta. Esta opción sólo se puede seleccionar cuando se ha realizado una
entrada en “Actualizar campo” en el cuadro de diálogo Pregunta de bifurcación. La respuesta del
operador se guardará en el campo especificado por “Actualizar campo”. Si la pregunta del guión sólo
contiene una respuesta, y dicha respuesta tiene el cuadro Respuesta seleccionado, Goldmine mostrará
automáticamente el cuadro de diálogo “Introduzca una respuesta”, eliminando así la necesidad de
seleccionar la respuesta.
Repita los pasos anteriores para cada respuesta y para cada pregunta en el guión. Cuando haya entrado todas
las preguntas y respuestas en Goldmine, compruebe el guión ejecutándolo.
Uso de un Guión de Bifurcación
Para utilizar los guiones de Venta o Bifurcación , debemos ir a la opción de menú “Ir a
| Scripts de Venta”, y seleccionar de la lista desplegable el guión a ejecutar en la
ventana de Selección Guión. Después de proporcionar la información sobre la primera
pregunta de guión al cliente o cliente potencial, seleccione una respuesta de las que hay
en Seleccionar una respuesta haciendo doble clic sobre ella, o iluminándola utilizando
la tecla Tab (tabulador) y presionando INTRO. Goldmine pasará a la siguiente
172
pregunta en el guión y mostrará el nuevo texto del diálogo en la parte Pregunta de la
caja de diálogo. Continúe proporcionando el texto de diálogo y seleccionando
respuestas hasta que finalice el guión.
Todas las respuestas que registre durante la utilización del guión se aplicarán al
registro de contacto actual
Finalización del Guión
Al finalizar de ejecutar el guión, se le presentará el siguiente cuadro de diálogo “Guardar Script”:
Guardar ambos, diálogo y estadísticas: Guarda
las notas sobre el diálogo en las Notas del contacto
y las estadísticas de respuesta en el archivo de
guiones.
Guardar sólo el diálogo: Guarda las notas sobre
el diálogo creadas mientras el guión estaba en uso
en las Notas del contacto.
Guardar sólo las estadísticas: Guarda las
estadísticas de respuesta en el archivo de guiones.
Actividad/Resultado: Nos da la opción de ponerle
un código de actividad y/o de resultado al registro
de historial que se genere en caso de guardar el
diálogo.
Revisar: Este botón nos permite revisar el guión y las respuestas registradas.
7.15 Acerca de Contactos personales
Con Goldmine es posible mantener un registro de teléfonos independiente para otros números de
teléfono importantes o personales que utiliza habitualmente. La característica “Contactos Personales”
permite mantener un archivo privado para los números de teléfono a los que desee acceder con facilidad
al trabajar con Goldmine. El archivo está diseñado para uso privado de un solo usuario. La única manera
de acceder a él consiste en iniciar sesión en Goldmine como el usuario que creó el archivo.
173
Para utilizar los Contactos personales
1.
Seleccione Ir a | Mis Contactos. Aparecerá su
cuadro de diálogo Contactos personales.
2.
Puede hacer clic en Marcar para utilizar el Marcador
telefónico y marcar el número de teléfono.
3.
Haga clic en Nuevo para agregar una entrada nueva.
4.
Haga clic en Editar para cambiar la entrada
seleccionada.
5.
Haga clic en Eliminar para eliminar la entrada seleccionada.
El campo “Contacto” está limitado a 30 caracteres.
7.16 Uso de Softphone
La integración de Goldmine con SoftPhone utiliza tecnología SIP (Protocolo de inicio de sesión) y VoIP
(Voz sobre IP) y permite realizar y contestar llamadas telefónicas a los contactos.
Antes de poder utilizar esta funcionalidad, su administrador debe haber configurado y verificado la
funcionalidad del servidor Proxy (no incluido con Goldmine).
Una vez configurado el servidor proxy, el administrador podrá ajustar las preferencias de Softphone
desde Goldmine para que pueda realizar y recibir llamadas directamente desde la aplicación.
Para utilizar Softphone
1.
Seleccione Acciones | Llamar a contacto | Iniciar Softphone. Se abre el cuadro de diálogo de
Softphone
2.
Use Softphone para contestar a las llamadas, marcar manualmente números de teléfono, Transf.
erir llamadas, colgar, poner llamadas en espera, hacer “Blind Transfer” a otro número o a otro
usuario Goldmine.
3.
Goldmine lee el contenido de los campos Teléfono1 (phone1), Teléfono2 (phone2), y
Teléfono3 (phone3) campos y los copia en el área de Números de contacto. Haga clic en un
número para marcarlo.
Los campos UPHONE son campos definidos por el usuario. Los usuarios de
Goldmine pueden crear y utilizar estos campos como teléfonos adicionales. Si el
nombre de campo empieza con UPHONE, Goldmine reconoce el campo como un
campo de teléfono y lo tiene en cuenta a la hora de utilizar Softphone
4.
Después de realizar o recibir una llamada, ajuste el volumen de altavoz y micrófono.
5.
Para utilizar Softphone por defecto, seleccione Herramientas | Opciones | Telefonía y
seleccione la opción “Por defecto, usar Softphone”.
174
7.17 Envío de mensajes de texto/SMS
SMS (Short Message Service) permite enviar mensajes de hasta 160 caracteres (224 caracteres si se
utiliza un modo de 5-bit) a teléfonos móviles utilizando comunicación de sistema Global para móviles
(GSM). La utilización de SMS es similar al buscador, sin embargo, los mensajes SMS no requieren que
el teléfono móvil esté activo y dentro del área de cobertura. Los mensajes SMS pueden ser transmitidos
a teléfonos con el servicio Roaming activo. También se pueden enviar mensajes entre teléfonos digitales
y a teléfonos digitales desde un sitio web equipado con PC Link.
Para enviar un mensaje de texto SMS
1.
Seleccione Acciones | Llamar a Contacto | Enviar mensaje SMS/Texto. Se abre el cuadro de
diálogo Enviar mensaje SMS/Texto:
2.
Escriba el número de teléfono (o selecciónelo de la lista desplegable) en el campo Número de
Teléfono.
3.
Seleccione el Proveedor que corresponda de la lista desplegable: AT&T Wireless®, Cingular®,
Nextel®, Sprint PCS®, T-Mobile®, and Verizon®.
4.
Escriba su mensaje en la caja de texto Teclee el mensaje para enviar. El texto sobre la
derecha le irá indicando cuantos caracteres restantes puede incluir en su mensaje.
5.
Seleccione la casilla de verificación Guardar en Historial para que el mensaje se refleje en la
pestaña Historial del contacto.
6.
Seleccione una Referencia de la lista desplegable.
7.
Seleccione un Código de la lista desplegable.
8.
Seleccione un Resultado de la lista desplegable.
9.
Haga clic en el botón Enviar para enviar el mensaje o Cancelar para cancelar el envío.
175
7.18 Definiciones
1.
SPAM - Por correo SPAM se suele denominar el correo electrónico que llega al
buzón de una persona sin haberlo solicitado. Generalmente es distribuido a una
larga lista de direcciones y su contenido, regularmente, es publicidad de
productos o servicios.
El SPAM consiste en inundar Internet con muchas copias del mismo mensaje, tratando de forzar que
lo lea mucha gente, gente que de otro modo pasaría de leerlo. La mayoría es publicidad comercial, a
menudo de productos cuando menos "sospechosos" (productos "milagro", por ejemplo), o del estilo
"¡¡¡Hágase rico en hora y media !!!", o negocios piramidales, etc.
El término SPAM (en inglés significa: “carne de cerdo picada con especias”) es una adopción hecha
en Internet que proviene de un anuncio comercial en donde el cliente de un restaurante se ve forzado
a tomar spam en cualquier plato que escoja, lo quiera o no. ("..tenemos Spam, tomate con Spam,
huevos con Spam; huevos, tocino y Spam...")
A veces el SPAM se presenta hábilmente ambiguo. Es típico el mensaje, con información comercial,
que se presenta como dirigido a otra persona aunque, por error, haya llegado a su dirección e-mail.
También puede que se presenten declarando, con un descaro que es verdaderamente sorprendente,
que ese mensaje no es spam. No se deje confundir. Si en el mensaje se publicita algo, y Vd. no ha
solicitado esa publicidad, es que es SPAM. No lo abra.
2.
POP3 - Siglas de “Post Office Protocol 3”. Es un protocolo ampliamente
utilizado para la descarga de correo electrónico desde un servidor.
3.
SMTP - Siglas de “Simple Mail Transfer Protocol”. Permite la transferencia
de correo electrónico desde la estación cliente hacia el servidor.
4.
Codificación de 8 bits - Al enviar un correo electrónico por Internet,
antiguamente se utilizaban únicamente 7 bits para codificar el texto (código
ASCII), pero ello no permitía la utilización de acentos, eñes, y demás caracteres
extendidos. Al utilizar la codificación de 8 bits se pueden enviar caracteres
propios de otros idiomas distintos del inglés. En el WWW este estándar todavía
no se ha extendido, puesto que no se puede escribir una dirección web con
acento, por ejemplo.
176
8 Gestión de Ventas
8.1 Ventas previstas
Una venta prevista es una estimación que permite registrar por anticipado la fecha de cierre de una venta
pendiente con uno de sus contactos. Las ventas previstas son diferentes de otras actividades porque
incluyen un producto o servicio, un importe de venta anticipado y la probabilidad de cierre de la venta.
Planificar una venta prevista
1.
Teniendo en la pantalla el contacto activo para quien desea realizar la planificación, seleccione
“Programar | Venta prevista”. Aparecerá el cuadro de diálogo “Programar una venta
prevista”:
2.
Haga clic en la flecha desplegable Contacto para seleccionar desde los contactos adicionales
del contacto; o bien haga clic en botón
buscar un contacto nuevo.
para iniciar el centro de búsqueda de contactos y
3.
Mediante la lista desplegable, seleccione la opción “Oportunidad/proyecto” si desea asociar
la venta a una oportunidad o proyecto existente o haga clic en “Nuevo” para crear una nueva
oportunidad o un nuevo proyecto si aún no está creado. De lo contrario dejar este valor en
blanco.
4.
Introduzca el Producto o selecciónelo de la lista de búsqueda F2.
5.
Introduzca el Código o selecciónelo de la lista de búsqueda F2.
177
Los códigos de actividad se pueden utilizar más adelante para analizar actividades
de venta específicas. Por ejemplo, si codifica todas las ventas previstas que eran
referencias con un código de actividad como REF, puede determinar cuantas
ventas referidas ha realizado durante un período de tiempo específico. Si codifica
las ventas previstas por tipo de cliente, por ejemplo, según sea distribuidor o
minorista, podrá identificar qué tipos de cliente están generando más ventas.
6.
Seleccione el Usuario para el cual está planificando la venta prevista. La venta prevista
aparecerá en el calendario del usuario.
7.
Escriba el número de Unidades del producto que se prevé que compre el cliente.
8.
Escriba el Precio de cada unidad.
9.
El campo Importe calculará automáticamente el total en función de las entradas especificadas
en Unidades y Precio.
10. Seleccione la Probabilidad en la lista de búsqueda F2. Este campo se expresa como
porcentaje.
Ejemplo: si el cliente está evaluando el producto, seleccione el 50%. Si el cliente ya lo compra,
seleccione el 90%.
11. Seleccione la fecha de venta esperada en el calendario gráfico de búsqueda F2.
12. Escriba las notas especiales relativas a la venta prevista.
13. En el área Opciones, seleccione Enlace para enlazar al contacto actual.
14. Seleccione RSVP para que se le notifique cuando el usuario asignado haya efectuado la venta.
15. Seleccione Alarma para que le avise cuando venza el plazo de la actividad. Una vez que haya
seleccionado esta opción, podrá configurar el tiempo mediante el reloj gráfico de búsqueda F2.
Seleccione la fecha de la alarma del cuadro de texto inferior.
16. Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar el cuadro de diálogo, o bien seleccione la pestaña
Filtro/grupo para planificar la venta prevista a un grupo de registros seleccionados basados en
un filtro o un grupo existente.
Completar ventas previstas
Puede completar las ventas previstas desde la pestaña Pendiente del contacto o desde la lista de
actividades.
1.
Haga clic con el botón secundario en la venta y seleccione Completar. Aparecerá el cuadro de
diálogo Completar una venta.
178
2.
Haga clic en la flecha desplegable Contacto para seleccionar desde los contactos adicionales
del contacto; o bien haga clic en botón
buscar un contacto nuevo.
para iniciar el centro de búsqueda de contactos y
3.
Seleccione la Fecha de venta mediante el calendario gráfico F2.
4.
Seleccione el Usuario que completa la acción.
5.
Seleccione Privado si la acción completada sólo estará disponible para el usuario seleccionado.
6.
Introduzca el Producto o selecciónelo de la lista de búsqueda F2.
7.
En la lista desplegable, seleccione la opción Oportunidad/proyecto que se asociará a la venta
(si aplica).
8.
Introduzca el Código o selecciónelo de la lista de búsqueda F2.
9.
Introduzca el Código de Resultado o selecciónelo de la lista de búsqueda F2.
10. Escriba el número de unidades del producto vendidas.
11. Escriba el precio de cada unidad.
12. El campo Importe calculará automáticamente el total en función de las entradas especificadas
en Unidades y Precio.
13. Seleccione Venta cerrada o Venta perdida en la lista desplegable del campo “Exito”.
14. Escriba las notas especiales relacionadas con la venta.
15. Si necesitara programar una actividad de seguimiento relacionada con la venta, seleccione
Programar seguimiento y elija la actividad de seguimiento en la lista desplegable.
16. Haga clic en Aceptar.
8.2 Informes de Análisis por pantalla
GoldMine proporciona varios informes de análisis en pantalla que están diseñados para dar a los usuarios de
GoldMine y a la administración, información sobre su trabajo. En esta sección se comenta cómo utilizar las
funciones de análisis y estadística incorporadas en GoldMine para mostrar gráficos e información de
resumen sobre los datos. GoldMine puede calcular estadísticas basadas en actividades planificadas y
179
completadas por el usuario conectado en ese momento, todos los usuarios de GoldMine, o cualquier
usuario(s) seleccionado(s).
Análisis de un Grupo de Usuarios
Cualquier función gráfica y de análisis de GoldMine para realizar cálculos sobre las actividades de un
usuario seleccionado puede también ser utilizada para calcular estadísticas para un grupo de usuarios.
Empleando comodines en “Actividad” y “Códigos de Resultado”
Cuando realice una entrada en los campos “Código Actividad” o “Código Resultado” en una pantalla de
análisis, GoldMine reconoce el carácter * como un comodín. Cuando se utiliza un asterisco en estos campos,
éste comunica a GoldMine que "esta posición puede contener cualquier cadena de caracteres".
..
Introduciendo S*S dentro del campo Código de Actividad, GoldMine calculará el
análisis basándose en cualquier código de actividad con una "S" en la primera y última
posiciones del campo Código de Actividad.
El segundo carácter en este campo puede ser cualquier carácter en
los registros de historial o calendario que estén siendo analizados.
Para acceder a las herramientas de análisis,
despliegue el menú “Ir a” y marque la
opción “Análisis”, y aquí podrá escoger el
tipo de análisis que quiera realizar:
Análisis de Ventas Previstas
GoldMine le permite derivar un resumen de análisis de las actividades tipo ventas previstas en la base de
datos. Al seleccionar esta opción le aparecerá, antes de nada, la ventana “Seleccionar Usuarios“, donde
podrá seleccionar uno, varios o un grupo de usuarios sobre los que se realizará el análisis. Una vez
seleccionados los usuarios aparecerá en primera plana el cuadro de diálogo “Análisis de Ventas”.
La caja de diálogo “Análisis de Ventas” incluye la siguiente información:
180
Usuario
Cuota
Visualizará al usuario o usuarios seleccionados
La cantidad de ventas en dinero (en euros) que se espera que realice el
usuario en el período especificado (objetivo de venta asignado al usuario)
Previsión (Pot.)
La previsión de ventas de ese usuario
Ventas cerradas
Valor de las ventas cerradas o completadas dentro del rango de fechas
Cuota Dif.
Previsión Dif.
Diferencia entre la cuota y las ventas cerradas
Diferencia entre la previsión del comercial y las ventas cerradas
Para analizar, introduzca una serie de restricciones y muestre únicamente los datos que le interesen:
Intervalo de fechas
Puede introducir una fecha inicial: “Desde”, y una fecha final: “Hasta”,
para limitar el rango de fechas entre el que GoldMine buscará las
actividades de venta planificadas y completadas
Cód. actividad
Puede incluir solo las actividades completadas que tengan un código
concreto de actividad
Cod resultado
Igual que la actividad, pero con un código de resultado
Seleccionar
Usuario(s)
Seleccione a los usuarios que quiere analizar tanto si es individual como a
un grupo de usuarios.
Mediante el botón “Analizar” podrá refrescar los datos que se muestran en el cuadro de diálogo después
de haber modificado los datos del “Rango de análisis de ventas”.
Para exportar el Análisis de Ventas a la Impresora, a Word, a Excel o al
Portapapeles pulse sobre la información que se muestra en el análisis
de ventas con el botón secundario del ratón. Aparecerá entonces un
menú flotante con las opciones Buscar y Enviar a. Al seleccionar
“Salida a”, podrá escoger uno de los destinos anteriores para exportar
la información.
Análisis Estadístico - Análisis de Actividades Completadas
GoldMine le permite hacer un seguimiento de una gran variedad de estadísticas
actualizadas para cualquier contacto en la base de datos.
Despliegue el menú “Ir a”, “Análisis” y seleccione la opción “Análisis Estadístico”.
La pantalla que sigue debajo incluye la siguiente información:
Análisis de
llamadas
telefónicas
Muestra el número total de llamadas completas y el tiempo utilizado
desglosándolo en llamadas, Llamadas salientes, Llamadas entrantes, Msj.
dev y Msj. tomados. En la parte inferior de esta sección está la suma total
y de estos las incorrectas.
Análisis de
actividades
Desglose de actividades completadas y en la parte inferior la suma total de
todas las actividades.
Análisis de ventas
Muestra las ventas cerradas, de estas cuantas han sido perdidas: llamadas
media por venta, venta media y el % de llamadas cerradas.
181
Para limitar las estadísticas a la información que realmente desea ver seleccione los usuarios que quiera
pulsando el botón “Seleccionar Usuario(s)”, asigne un rango de fechas mediante el “Rango de Análisis” y
podrá mostrar tan sólo las actividades que tengan un código de actividad y/o un código de resultado
especificado por usted. Cada vez que modifique alguno de estos parámetros deberá pulsar sobre “Analizar”
para refrescar los datos del análisis estadístico de actividades realizadas.
Análisis de las Previsiones de Ventas
GoldMine le permite derivar un resumen de análisis de las actividades tipo ventas previstas en la base de
datos.
Se puede acceder a este cuadro de diálogo seleccionando el menú “Ir a”,
desplegando el submenú “Análisis”. Escoja la opción ”Análisis de Previsiones...”.
La caja de diálogo “Análisis de Ventas Previstas” incluye la siguiente información:
Analizar
usuarios
Muestra la lista de todos los usuarios seleccionados para realizar el análisis
de ventas previstas.
Período
Muestras las ventas previstas divididas en varios períodos. En la parte
superior las 4 semanas posteriores a la fecha del análisis y el total. En la
parte inferior los 4 meses posteriores a la fecha del análisis, una entrada más
en la que aparece todo lo que hay planificado para más allá de los 4 meses y
finalmente la previsión total.
Nº de ventas
Esta columna muestra el número total de actividades tipo Ventas Previstas
planificadas en el calendario para el período indicado en la columna
Período.
Previstas
Muestra la cantidad total de las ventas planificadas en el calendario para el
período indicado en esa misma fila.
%Prob.
Probabilidad media de cierre. Se calcula con la media del valor del campo
Prob. De todas las ventas previstas en este período.
Potencial
Valor estimado de las ventas que se cerrarán en este período. Se calcula
multiplicando el total de Ventas por probabilidad media de cierre.
182
Al igual que en el resto de análisis podrá aquí definir una serie de limitaciones en los datos que se
mostrarán: pulse en “Seleccionar usuario(s)” para seleccionar uno o varios usuarios sobre los que se
realizará el análisis; para limitar el informe a tan solo un código de venta prevista selecciónelo en la
casilla “Código”.
Siempre que realice algun cambio en los parámetros del análisis deberá pulsar sobre “Analizar” para
refrescar los datos del informe. Para imprimir los resultados tan solo deberá pulsar sobre el botón
“Imprimir” que aparece luego de analizar los datos.
Análisis Gráfico
GoldMine permite generar gráficos de barras o de líneas, así como también por actividades o por un espacio
de tiempo como puede ser diario, semestral, mensual, trimestral, y anual.
Para acceder a esta función se debe seleccionar el menú “Ir a”, desplegar el submenú
“Análisis” y escoger la opción “Análisis gráfico…”.
Tipos de gráfico
Completado: Muestra en gráfico las Actividades Completadas.
Programado: Muestra en gráfico las Actividades Planificadas.
Totales: Muestra los totales de las actividades seleccionadas y de los usuarios en forma Global.
Comparación: Muestra los totales por cada usuario de todas las actividades seleccionadas
Gráfico de Barras: El gráfico que generará, lo hará en forma de gráfico de barras.
Gráfico de Líneas: Genera el gráfico en forma de gráfico de líneas
183
Actividades
Todas las
actividades
Muestra el Gráfico con los datos de todas las actividades posibles en
GoldMine.
Llamada
Muestra el Gráfico con los datos de las llamadas.
Mensajes
Muestra el Gráfico con los datos de los mensajes.
Siguientes
Acciones
Citas
Ventas
Otras Acciones
Muestra el Gráfico con los datos de siguientes acciones.
Muestra el Gráfico con los datos de Citas.
Muestra el Gráfico con los datos de Ventas.
Muestra el Gráfico con los datos de Otras Acciones.
Petición de
docum.
Muestra el Gráfico con los datos de las Solicitudes de Documentación
programadas.
Eventos
Muestra el Gráfico con los datos de los eventos planificados en el calendario
de los usuarios seleccionados.
Pendientes
Muestra el Gráfico con el tipo de actividad Actividades Pendientes.
Lapso de Tiempo
Esta sección le permite emitir el gráfico a partir de un cierto período: cada hora, diario, semanal, mensual,
trimestral o anual.
Opciones
Puede limitar el valor superior y el valor inferior del gráfico mediante las casillas “Extremo superior” y
“Extremo inferior”. Para mostrar una cuadrícula en el gráfico puede marcar la opción “Mostrar
malla”.
184
Para limitar la información que mostrará el análisis gráfico, puede asignar un código de actividad y/o de
resultado a las actividades que se deberán tener en cuenta para el informe; puede reducir la cantidad de
información que se analizará mediante un rango de fechas y un rango de horas.
Análisis de Referencias
GoldMine es excelente en la automatización del proceso de ventas. Cuando utilice GoldMine estrictamente
para aumentar la productividad de su división de ventas, lo hará utilizándolo como una ventaja táctica,
armando sus tropas con un arma poderosa en la batalla para conseguir más ventas y mejores relaciones con
los clientes.
GoldMine también puede proporcionar una gestión con una mejor información sobre la situación de los
intentos de venta en ese momento y sobre la efectividad de las campañas de promoción en la generación de
interés por sus productos o servicios y en las ventas. Utilizado de esta manera, GoldMine se convierte en una
ventaja estratégica. Ayuda a los administradores a tomar mejores decisiones sobre la distribución de sus
recursos a través de la provisión de información exacta y oportuna.
Una manera de que GoldMine le pueda proveer de esta "información estratégica" es con sus funciones de
“Análisis en Tiempo Real”. Otra potente herramienta es la función de “Análisis de Referencias”.
“Análisis de Referencias” le permite hacer dos cosas. Primero, la función de análisis de campos generará
una lista de todos los valores diferentes en un campo de un registro de contactos seleccionado. Segundo,
GoldMine calculará un número de estadísticas para cada valor único, como el número de registros de
contactos (campos) que contienen ese valor en el campo seleccionado.
Por ejemplo, el campo “Origen” puede ser utilizado para determinar el aprovechamiento de fuentes de
marketing individuales o grupos de campañas. GoldMine puede informar del número total de campos
generados a partir de cada seminario, anuncio o feria de muestras en el campo “Origen”, el volumen de
ventas totales generado por cada valor tipo fuente, y las ventas potenciales pendientes para cada valor tipo
fuente. Puede entonces identificar fácilmente las fuentes de campos más efectivas en términos de campos
totales o de volumen total de ventas generadas.
Aún más, si además conoce el coste de cada contacto, puede calcular los beneficios para cada contacto,
localizando fácilmente la fuente de contacto más provechosa. Si, por ejemplo, esta fuente de contacto es un
anuncio, tiene una excelente herramienta que le ayuda a determinar si debe reponer ese anuncio.
Una vez se haya completado el análisis, la caja de diálogo Análisis de Referencias contendrá una entrada del
registro para cada valor único encontrado en el campo seleccionado en la base de datos de contactos. La
columna “Origen” contendrá el valor tal como aparece en el campo en la base de datos de contactos.
Las siguientes estadísticas son calculadas para cada fuente de contacto. En el Dialogo del Análisis de
Campos nos aparece el siguiente dialogo:
Ventas Cerradas: La cantidad total de unidades
de moneda generadas por esta fuente principal.
Este valor se calcula aglutinando todos los
registros de actividad tipo ventas enlazados con
los registros de contactos que tengan esta fuente.
Ventas Potenciales: La cantidad total en pesetas
para las actividades tipo venta planificadas sobre
el calendario. Este valor se calcula aglutinando
todos los registros de calendario tipo Ventas
Previstas enlazados con los registros de contactos
de esta fuente.
Ventas por Referencias: Las Ventas por
Referencia. Este valor se calcula dividiendo los
Beneficios (Ventas - Costes) de la fuente principal
por el número de campos generado por la fuente.
El coste debe ser introducido de manera manual
185
para cada Fuente principal. El comando para introducir el coste de un contacto puede ser accedido desde
el Menú Local de Análisis de Referencias.
Beneficio por pista: El Beneficio por Refer. Este valor se calcula dividiendo el Coste de la fuente
principal por el número de campos generado por la fuente. El coste debe ser introducido de manera
manual para cada Fuente principal. El comando para introducir el coste de un contacto puede ser
accedido desde el Menú Local de Análisis de Referencias.
Coste por pista: El coste en pesetas de la fuente principal. Este campo se utiliza solamente si el análisis
de contacto se efectúa en el campo Fuente (Source). Por ejemplo, si la fuente principal es un anuncio,
este valor indicaría la cantidad gastada para pasar el anuncio. El coste debe ser introducido de manera
manual para cada Fuente principal. El comando para introducir el coste de un contacto puede ser
accedido desde el Menú Local (botón secundario del ratón) de Análisis de Referencias.
Para acceder a la función de “Análisis de Referencias” vaya al menú “Ir a”,
submenú “Análisis”. Marque la opción “Análisis de Referencias…”.
El cuadro de diálogo Análisis de Referencias contiene los siguientes controles:
GoldMine empieza el proceso de análisis por el registro de contactos añadido más
recientemente y procede hacia atrás hasta el registro de contactos más antiguo. De
esta manera, sus campos más recientes se analizan primero.
1.
Para agregar, editar o eliminar un análisis de pistas, haga clic en Mantener. Aparecerá el
cuadro de diálogo Abrir Tabla de análisis de Referencias. Haga clic en Nuevo, Eliminar o
Editar para crear, eliminar o modificar un análisis respectivamente.
186
2.
Desde la lista desplegable “Desc. de archivo” de la pantalla “Análisis de Referencias”
seleccione el archivo de pistas que quiera analizar.
Puede utilizar el menú contextual, que
se accede haciendo clic con el botón
secundario del ratón sobre el panel de
información de la pantalla“Análisis de
Referencias”, para cambiar la
visualización, realizar agrupaciones,
visualizar los “costes y beneficios” y
“costes y precios por pista” y otras
opciones.
3.
El panel de información muestra las columnas siguientes:
Fuente: nombre del origen de pistas, como Telemarketing. Esta entrada aparecerá en el campo
Origen del registro de contacto.
Referencias: número total de registros de contacto existentes en la base de datos que poseen
este valor en el campo seleccionado.
Cerrado: número total de registros de contacto con este origen que tienen al menos una
compra, según se reconoce mediante la presencia de un registro de actividad de venta en el
archivo de historial.
Ratio: porcentaje de ventas cerradas basado en el número de pistas.
Ventas: cantidad total de ventas en euros generada por este origen de pistas. Este valor es la
suma de todos los registros de historial de actividades de venta enlazados a los registros de
contacto con este origen.
Potencial: cantidad total en euros de las actividades de venta futuras planificadas en el
calendario. Este valor se calcula sumando todos los registros de calendario de ventas previstas
enlazados a los registros de contacto con este origen.
4.
Para localizar un origen en particular, escriba las primeras letras del origen en el cuadro de
texto Buscar.
5.
También puede utilizar las opciones siguientes:
Analizar: muestra el cuadro de diálogo Análisis de
referencias - Analizar. Regenera la información del
análisis de pistas para la base de datos de análisis de
pistas actuales. Debe seleccionar el campo en el cual
desea basar el análisis y el rango de fechas que se debe
explorar para el cálculo de las estadísticas.
Ordenar: muestra el cuadro de diálogo Menú de orden de análisis de pistas, en el que puede
seleccionar la clasificación de los registros en el cuadro de diálogo Análisis de referencias (ver
descripción en el siguiente apartado).
Zoom: muestra información completa sobre el registro de análisis de referencias resaltado en el
cuadro de diálogo “Análisis de referencias Zoom”.
7.
Seleccione Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo “Análisis de Referencias”.
Ordenar la Información de Análisis de Referencias
187
La opción “Ordenar” de la ventana de Análisis de referencias le permite seleccionar la distribución de
la información dentro de la ventana.
Están disponibles las siguientes opciones:
Origen: Distribuye las entradas en la ventana de Selección alfabéticamente según el nombre del Origen.
Este es el orden por defecto.
Total de Potenciales: Distribuye las entradas en la ventana de
Selección según el número total de campos generados, con la
fuente de campos que tenga mayor número de campos
generados en primer lugar.
Referencias cerradas: Distribuye las entradas en la ventana de
Selección según el número de campos cerrados, con la fuente
que tenga mayor número de campos cerrados en primer lugar.
Proporción cerrada: Distribuye las entradas en la ventana
“Selección“ según el valor del campo “Ratio”, con el origen
que tenga el valor mayor.
Ventas cerradas: Distribuye las entradas en la ventana de selección según total de ventas generadas por
la fuente principal, con la fuente principal que generó más ventas en primer lugar.
Ventas potenciales: Distribuye las entradas en la ventana de Selección según la cantidad de Ventas
Potenciales, con la fuente principal con más ventas potenciales en primer lugar.
Cerrados + Potencial: Distribuye las entradas en la ventana de selección según el total de ventas
cerradas y potenciales, con la fuente principal que tenga los valores más altos en primer lugar.
Coste por referencia: Distribuye las entradas en la ventana de Selección según el coste por contacto
generado, con la fuente principal que tenga el coste por contacto más elevado en primer lugar.
Ventas por referencia: Distribuye las entradas en la ventana de Selección según la cantidad de ventas
generada por contacto, con la fuente principal que genere más ventas por contacto en primer lugar.
Beneficio por referencia: Distribuye las entradas en la ventana de Selección según la cantidad de
beneficios generada por contacto, con la fuente principal que genere más beneficios por contacto en
primer lugar.
Cantidad del coste: Distribuye las entradas en la ventana de Selección según el coste de la fuente
principal, con la fuente más cara en primer lugar.
Beneficio: Distribuye las entradas en la ventana “Selección” según los beneficios generados por cada
fuente principal, con la fuente principal más provechosa en primer lugar.
Análisis de Cuotas
GoldMine le ayuda a controlar los objetivos en las ventas, comparando las ventas previstas y cerradas frente
a las perdidas y frente a una cuota predeterminada.
188
Seleccione el menú “Ir a”, submenú “Análisis”, opción ”Análisis de Cuota…”.
Cuando seleccione este comando, aparecerá el cuadro de diálogo anterior.
Usuario: Muestra el nombre del usuario a quien se ha asignado una cuota previamente en la ventana
perfil de cuota.
Período: Rango de fechas para el cual está asignada la cuota.
Cuota: Muestra el montante designado como cuota a dicho usuario.
Previsión: Muestra el montante de previsión para dicho Usuario.
Ventas Cerradas: Muestra el montante de ventas cerradas.
Ventas Perdidas: Muestra el montante de ventas perdidas.
Asignar cuotas
La ventana de “Perfil de Cuota” es donde se asigna la cuota al usuario que se va analizar.
Se accede a esta ventana pulsando el botón nuevo de la ventana listado de cuotas o
también haciendo doble clic en el campo iluminado del usuario seleccionado en la
ventana de listado de cuotas.
Usuario: Por defecto GoldMine muestra el nombre del usuario que esta en ese momento en esta
función, pudiendo seleccionar un usuario diferente al hacer clic en el campo usuario iluminado.
Desde Fecha: Inicio de la fecha del periodo de la cuota que será analizada.
Hasta Fecha: Fin de la fecha del periodo de la cuota que será analizada.
Metas y Objetivos: Se ingresa los objetivos previstos para el rango de las fechas y los logros que se
esperan.
Cuota: Montante de la cuota que es asignada a un usuario.
Previsión: Montante previsto para el usuario durante ese rango de fechas.
Ventas Cerradas: Muestra el montante de las ventas cerradas durante el periodo de fecha desde a fecha
hasta.
189
Ventas Perdidas: Muestra el monto de las ventas perdidas durante el periodo de fecha desde a fecha
hasta.
Puede crear cuotas periódicas mediante la pestaña “Recurrente”:
Período de fecha:. Indique aquí el rango de fechas en el que quiere que se ejecute la repetición de la
cuota de forma periódica.
Tiene lugar: Seleccione la periodicidad con la cual quiere crear la cuota. Como puede ver en la imagen
superior, puede seleccionar Diario, Semana, Quincenal, Mensual, Trimestral, Anual o incluso cada X
días. En todos los casos podrá escoger entre Omitir fines de semana o no por si el día en el que caiga el
período es o no un sábado o domingo.
Incrementar cantidad en: Una vez ha escogido la periodicidad de la cuota, tiene la posibilidad de
aumentar el porcentaje de la misma en el periodo seleccionado.
190
8.3 Acerca de la realineación de territorios
Con Goldmine puede reasignar fácilmente grandes grupos de contactos y actividades programadas de un
usuario a otro. El asistente para realineación de territorio permite administrar territorios de ventas
dinámicos, asignar contactos existentes a nuevos representantes de ventas en función de criterios
definidos por el usuario, o cambiar la base de datos de contactos para un representante de ventas que
esté reasignado a un territorio diferente. A continuación podrá seleccionar las opciones de
sincronización y actualizar las bases de datos de representantes de ventas que trabajan fuera de la
oficina.
Puede utilizar el asistente para realineación de territorio para:
Asignar un conjunto de contactos existentes a usuarios en función de un filtro o grupo
Reasignar actividades de un usuario a otro
Actualizar globalmente campos relevantes para una realineación de territorio
Establecer la sincronización para actualizar las bases de datos de los usuarios remotos afectados por la
realineación
Se recomienda realizar una copia de respaldo de los datos antes de llevar a cabo la
realineación de territorio.
Uso del asistente de realineación de territorios
El asistente para realineación de territorio permite reasignar contactos y actividades planificadas.
Para utilizar el asistente para realineación de territorio
191
1.
Seleccione “Herramientas | Gestión de
Datos | Realineación de territorio…”.
Aparecerá el asistente para realineación de
territorio.
2.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro
de diálogo de selección de filtro.
3.
Seleccione el filtro o grupo en la lista
desplegable. Para cambiar los filtros o grupos
por los de otros propietario,
seleccione <Filtros de:> o <Grupos de:>.
Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar un
usuario. Seleccione el usuario en la lista
desplegable y haga clic en Aceptar para
volver a la lista desplegable de filtros y
grupos. Seleccione el filtro o el grupo y haga
clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de
diálogo de reemplazar.
4.
Puede reemplazar los datos en dos campos
como máximo y cambiar el propietario en el
tercero.
En la lista desplegable Reemplazar seleccione
el campo que quiere reemplazar.
En el siguiente cuadro de texto con introduzca
o seleccione el valor que aparecerá en ese
campo.
En el tercer campo de reemplazar puede reasignar la propiedad del registro. Seleccione
“Owner” (Propietario) en la lista desplegable.
En el cuadro de texto con siguiente seleccione el nuevo usuario o grupo de usuarios a los que
asigna la propiedad de los contactos.
Haga clic en Siguiente.
5.
Para reasignar las actividades de un usuario determinado, seleccione el nombre del usuario en
la lista desplegable “Reasignar las
actividades de este usuario”.
6.
En la lista desplegable “A este usuario”,
seleccione el nuevo usuario que será
responsable de las actividades.
En el cuadro de texto “Actividades a partir
de”, escriba o busque la fecha de inicio del
calendario gráfico F2.
En el cuadro de texto “a fecha”, introduzca
o seleccione la fecha de finalización del
192
calendario gráfico F2.
En el área “Por favor, seleccione los tipos de actividad para reasignar al nuevo usuario”,
especifique las actividades que se reasignarán.
Seleccione “Reasignar actividades
desenlazadas” para incluir las actividades
programadas del usuario que no están
vinculadas a un registro de contacto concreto.
Haga clic en Siguiente.
7.
Haga clic en Finalizar. El monitor de
procesos muestra el estado del proceso.
193
9 Oportunidades y proyectos
La relación con sus contactos no siempre se basará en correo electrónico, citas puntuales o llamadas
telefónicas. Tampoco se pueden considerar los eventos como el único tipo de tarea para varios días.
Existe dentro de GoldMine otro tipo, más complejo, de planificación las oportunidades y los proyectos.
..
Imagine que va a hacer una instalación completa en un cliente. Podría programar
un evento para todos los días que se lleve a cabo la misma, e ir anotando en el
campo “Notas” todo aquello que vaya haciendo, aunque esta forma de proceder no
es muy precisa.
Lo ideal será programar un proyecto, con tareas y actores bien definidos, y con
costes también señalados. Podrá enlazar cualquier actividad de las que ya conoce
a dicho proyecto.
9.1 Oportunidad y Proyecto. Definición:
La oportunidad y el proyecto son dos conceptos distintos, aunque se gestionan de forma más o menos
similar dentro de GoldMine.
•
Una oportunidad es una actividad orientada hacia el concepto de negocio. Se guardan las
estimaciones de ventas de los productos que se incluyen, la probabilidad de que se lleven a
cabo, y el estado en el que se encuentra. Se llevará un control también de la fase en la que se
encuentre, con lo que se podrá estimar las posibilidades de que esa oportunidad llegue a buen
término.
..
•
Un ejemplo podría considerarse un cliente que está interesado en un piso. La
promoción podría incluir uno más inmuebles, y cada uno sería un producto con
una probabilidad estimada de venta. Todas las ventas posibles conformarán una
oportunidad, con unas determinadas ganancias estimadas.
Un proyecto es una actividad consolidada a un determinado plazo. Se compone de una serie de
tareas, y se lleva el control de los estados del mismo. En un proyecto no se gestionan ya ventas,
o posibles ventas, sino que se llevan a cabo tareas. Al final, el todo compuesto por las tareas
realizadas, conformará el proyecto.
..
Para ejemplificar un proyecto, se podría pensar en la construcción de un edificio.
El proyecto es el edificio, y las tareas a realizar serían las habituales en el mundo
de la construcción (excavación, cimientos, construcción, enyesado, acabados, etc.).
A medida que se van terminando las tareas, se van superando hitos del proyecto.
Las pestañas “Oportunidades” y “Proyectos”
Observe la ristra de pestañas que aparecen bajo los datos de contacto. Si se desplaza por ellas, podrá ver
las de oportunidades y contactos. Bajo ellas tendrá disponibles las listas correspondientes.
194
9.2 Crear una nueva oportunidad
Haga clic sobre la pestaña “Oportunidad” y después haga clic con el botón
secundario del ratón sobre la lista de abajo. Pulse sobre la opción “Nuevo”.
Por defecto le aparecerá una ventana avisando de
la posibilidad de crear la oportunidad utilizando
el asistente. Marcando la opción “No volver a
mostrar este mensaje durante esta sesión”
evitará que aparezca la pregunta hasta que
reinicie de nuevo GoldMine.
Puede crear la oportunidad sin utilizar el asistente, con lo que únicamente
rellenará los datos básicos. Si quiere añadir ventas o más opciones a la
oportunidad tendrá que hacerlo manualmente.
Habrá muchos casos en los que no le interese utilizar el asistente. Si va a crear una
oportunidad únicamente con los datos básicos, no será necesario que pase por
todas las pantallas que le ofrece el asistente. Únicamente rellenará los datos y
pulsará sobre la opción “Finalizar”. El aspecto de esta pantalla bastante similar a
la pantalla de finalización del asistente que se mostrará al final de este apartado.
Usando el asistente de oportunidades de GoldMine
•
Elija la empresa y el contacto al
cual irá enlazada la oportunidad.
Por defecto, se le mostrará la
empresa sobre la cual está
situado actualmente, y el
contacto
principal,
aunque
puede
cambiar
estas
informaciones,
bien
desplegando
el
recuadro
“Contacto”, bien pulsando
sobre el botón que se encuentra
al lado del campo “Empresa”.
•
Pulse
sobre
“Siguiente”.
•
Escriba un nombre descriptivo
para esta oportunidad. Si tiene
clasificados ya unos tipos
estándares de oportunidad, puede
utilizar
el
desplegable
y
seleccionar uno de la lista.
Utilizando de forma habitual los
desplegables
de
GoldMine,
conseguirá
una
mayor
homogeneización de los datos,
con lo que asegurará que la
información contenida dentro del
sistema es íntegra y no tiene
redundancias.
el
botón
195
•
Puede utilizar una plantilla que tenga configurada en un usuario. Para ello seleccione el usuario
en el recuadro “Plantillas de usuario” y posteriormente elija una de las que dicho usuario
tenga configuradas. Si no hay ninguna, únicamente podrá escoger la opción “(ninguno)”.
Una plantilla de oportunidad no es más que una serie de datos pre-formateados,
tales como la previsión, insertar ventas potenciales de productos, etc. Así evitará
una cierta cantidad de trabajo.
Una vez rellenados los datos descriptivos, pasará a la pantalla de información general, en el que se le
pedirá que introduzca información más concreta acerca del estado de la oportunidad, codificación,
fechas de inicio y finalización (estimada), fuente, etapa y probabilidad de que se lleve a cabo.
•
“Administrador”: Gestor de la oportunidad. Por defecto será el mismo usuario que la dé de
alta.
•
“Código”: Al igual que sucedía en las actividades, el código es una información no obligatoria,
aunque de gran interés en el caso de obtener estadísticas.
•
“Probabilidad”: Probabilidad que se estima de que la oportunidad llegue a buen puerto.
•
“Etapa”: Momento en el que se encuentra la oportunidad. Así como la probabilidad es un dato
subjetivo y estimado, la etapa es un estado concreto en el tiempo.
•
“Fuente”: Este campo también se encuentra en la ficha de contacto. Indica dónde conoció el
mismo sobre Vd., su oferta, etc.
•
“Fecha inicial”(Start Date): Indica la fecha en la que se considera iniciada la oportunidad, y
por defecto se considera el día en que se crea.
•
“Cerrar el”(Close by): Fecha de finalización de la oportunidad. Es una fecha estimada, que
puede variar según la forma en que se cierre, por ejemplo, si la oportunidad se considera
ganada (se ha llevado a buen puerto, el cliente decide apostar), se cerrará antes de la fecha de
finalización, cambiando su estado a “Won” (ganada). En caso contrario, podrá considerarse
“Lost” (perdida) si finalmente el cliente se ha echado para atrás.
196
Las personas influyentes son aquellas que participan de
forma decisiva en la oportunidad. Por defecto, la persona
que habrá será el usuario que la ha dado de alta, aunque
pueden añadirse más.
Busque a partir de la empresa y posteriormente el
contacto en concreto. Asigne a cada persona un cargo y
un rol que realizar. Finalmente elija un modo de respuesta
para ese rol, y escriba aquellas notas que considere
necesarias.
197
Una oportunidad es una actividad de negocio.
Como tal, dentro de su estructura, habrán
previsiones de ventas que podrán cumplirse o no.
Inserte todas aquellas que necesite, utilizando la
pantalla de planificar venta prevista, y al terminar
pulse el botón “Siguiente >”.
Tenga en cuenta que las ventas son actividades
planificadas y por ello podrá verlas dentro de la
pestaña “Pendientes” de la ficha de contacto.
Podrá asociar uno o más usuarios a la oportunidad como miembros del equipo.
Al terminar pulse el botón “Siguiente>”.
198
Añada todos los problemas que se vaya encontrando en la
consecución de la recién creada oportunidad. Informe de
su estado, la prioridad que se les debe dar para resolverlas,
y quién es la persona encargada de ello.
A medida que los problemas se vayan resolviendo, vaya
cambiando su estado de pendiente a resuelto (estos
valores dependen de como tenga configurada la lista).
Construya dentro de la nueva oportunidad toda la lista de competidores interesados en llevar a cabo la
misma operación que usted. En el caso que la pierda, podrá serle de interés conocer a su competidor más
competitivo.
199
Valore el peso que tienen sus competidores,
evalúe en qué producto pueden ser más
competitivos que Vd, y marque sus puntos
débiles.
200
Como penúltimo paso, enlace a la oportunidad
todos los documentos que considere que puedan
ser necesarios.
Al igual que como vio en el “Centro de
documentos”, puede marcar si el documento
enlazado podrá sincronizarse entre estaciones
móviles, o si es un formulario de fusión
(combinación de documentos).
Por último, repase en
la
pantalla
de
finalización, que la
información básica
es correcta. Una vez
pulse sobre el botón
Finalizar.
Dentro de la pantalla “Finalizar” únicamente podrá ver un resumen rápido de
datos básicos de la oportunidad. Para modificar cualquier apartado, tendrá que
volver hacia atrás en el asistente.
Podrá visualizar la oportunidad dentro de la pestaña homónima, dependiente del contacto que haya
seleccionado. Si ha elegido más de un contacto en la pantalla de influencias, dicha oportunidad
aparecerá enlazada en todos los contactos escogidos de la siguiente forma:
1.
En la pestaña “Pendientes”, quedarán registradas todas aquellas actividades relacionadas con la
oportunidad (ventas, actividades programadas a posteriori, etc.)
2.
En la pestaña “Oportunidades”.
201
9.3 El Gestor de Oportunidades
3
1
2
Para entrar rápidamente en el gestor de oportunidades puede pulsar la tecla “F9”
de su teclado (teclas de función). También podrá llegar desplegando el menú “Ir
a” y escogiendo la opción “Oportunidades”.
La pantalla del gestor de oportunidades está dividida en tres partes principales:
1.
Lista de oportunidades: en ella verá todas las oportunidades que cumplan con los requisitos
filtrados, o bien que se encuentren en el estado que se indica en la parte superior derecha de la
pantalla (en el ejemplo se visualizan todas, independientemente de su estado.
2.
Pestañas con información de la oportunidad que tenga marcada en la lista superior. Observe que
contienen toda la información que ha ido llenando con el asistente más otras informaciones, como
tareas asociadas.
3.
Barra de iconos “herramientas de oportunidades”, donde se concentran las utilidades que más
se utilizan en el gestor de oportunidades.
El embudo de oportunidades
Una utilidad muy atractiva para la visualización de una forma gráfica de cómo va el estado de todas las
oportunidades que tiene abiertas (así como en el gestor puede ver las que están abiertas, ganadas,
perdidas... en el embudo únicamente se muestran las que todavía están abiertas).
202
Total de previsión de ventas: Muestran la ganancia que se estima en cada fase que podrá
conseguirse. Hay que tener en cuenta que este valor es estimativo. En la parte superior se puede
contemplar el total de todas las oportunidades que se espera poder conseguir.
Bandas de colores. Delimitan los estados por probabilidad estimada de que la oportunidad se
lleve a cabo.
Número de oportunidades: Podrá ver cuantas oportunidades se encuentran dentro de cada fase,
y sumándolas, el total en la parte superior.
Ganar o perder una oportunidad
Como se da en muchas situaciones de la vida, en unas ocasiones se gana y en otras se pierde. Es por ello
que una oportunidad abierta pasa por muchas fases, aunque ineludiblemente un día deberá quedar
terminada, tanto si se ha llevado a buen término como si se ha quedado en el camino. GoldMine
incorpora, en el mismo gestor de oportunidades, la posibilidad de marcar una oportunidad como ganada
o perdida.
Para señalar una oportunidad como ganada
o perdida, haga clic sobre ella con el botón
secundario del ratón y seleccione la opción
“Ganar...” o “Perder...”. También puede
utilizar los botones que encontrará en la
barra de herramientas.
Cada vez que dé una oportunidad por ganada o perdida, se le mostrará una pantalla con los datos básicos
de la misma. Es importante que entre en la pestaña “Conclusión” y marque el motivo por el cual se ha
ganado la oportunidad, o si se ha perdido, el porqué y si ha sido finalmente ganada por alguno de los
miembros de la competencia que insertó en los pasos anteriores.
203
Tanto si la ha ganado como si la
ha perdido, señale si quiere cerrar
las tareas que queden incompletas,
así como las actividades abiertas.
Podrá cerrar igualmente todos
aquellos asuntos con los códigos
de los tres recuadros de la parte
inferior derecha.
9.4 Crear un nuevo proyecto
Un proyecto difiere de una oportunidad en que no es ya una actividad de tipo económico, sino que suele
ser la consecución de la misma. En muchos casos, la ganancia de una oportunidad acarrea el inicio del
consiguiente proyecto.
..
Imagine una oferta de 10 usuarios de GoldMine Premium Edition. Finalmente
consigue ganarla. A continuación, iniciarían un nuevo proyecto cuya finalidad
sería la de instalar y parametrizar GoldMine en las oficinas del cliente.
Haga clic sobre la pestaña “Proyecto” y después haga clic con el botón
secundario del ratón sobre la lista de abajo. Pulse sobre la opción “Nuevo”.
Ponga en la primera pantalla un nombre al proyecto. Si tiene definidas plantillas (para tipos de proyecto
ya estandarizados, tanto en cuanto a tareas, temporización, etc.) puede aprovecharlas. Seleccione el
usuario que tiene esa plantilla, y después seleccione la plantilla del desplegable inferior.
204
•
“Administrador”(Manager): Gestor del proyecto. Por defecto el usuario que lo dé de alta.
•
“Código”(Code): Al igual que sucedía en las actividades, el código es una información no
obligatoria, aunque de gran interés en el caso de obtener estadísticas.
•
“Etapa”(Stage): Momento en el que se encuentra el proyecto. Un proyecto puede
perfectamente iniciarse en una etapa ya avanzada.
•
“Fuente”(Source): Este campo también se encuentra en la ficha de contacto. Indica dónde
conoció el mismo sobre Vd., su oferta, etc.
•
“Fecha inicial”(Start Date): Indica la fecha en la que se considera arrancado el proyecto, y por
defecto se considera el día en que se crea.
•
“Cerrar el”(End Date): Fecha de finalización estimada para la finalización del proyecto.
Habrá observado que esta pantalla es prácticamente idéntica a la de “Asistente de
oportunidad - Información general”, salvo que en esta no existe el campo
“Probabilidad”. Mientras que en una oportunidad no se está seguro de que llegue
al final (p. ej. el cliente se decide por otro producto), un proyecto es ya una apuesta
en firme, y salvo excepciones, siempre se llevará a cabo hasta su realización.
Las siguientes pantallas incluyen datos idénticos a los de las oportunidades, por lo que sólo se mostrarán
a modo ilustrativo.
205
Seleccione aquellas personas o contactos influyentes en el proyecto. No tienen porqué
ser las mismas que los que lo realizan. P. ej. los gerentes de la empresa cliente.
Introduzca los usuarios de GoldMine que participarán de forma directa en el proyecto.
En el caso de la instalación de una Corporate Edition de 10 usuarios del ejemplo
anterior, serán los programadores que instalen dicho software.
206
Anote todos aquellos problemas que puedan surgir. Ningún proyecto está exento de
dificultades que superar.
Ponga dentro de la información del proyecto todos aquellos documentos referentes al
mismo que puedan ser de interés.
207
Para dar por finalizada la creación del proyecto, repase algunos de los datos que introdujo en la primera
pantalla. Recuerde que la fecha de cierre es estimada, y en este caso generalmente a la que se
compromete el proveedor a terminar el proyecto.
Una vez haya abierto el proyecto, este aparecerá en la pestaña “Proyectos” del registro de contacto al
cual se lo haya asignado.
Para abrir el centro de proyectos y posicionarse encima de uno determinado,
dentro de la pestaña “Proyectos” haga doble clic con el botón primario del ratón
encima del elemento de la lista que quiera abrir..
9.5 El Gestor de Proyectos
3
1
2
Para entrar rápidamente en el gestor de proyectos puede desplegar el menú “Ir a”
y escoger la opción “Proyectos...”. También pulsando sobre el icono de la bolsa
con el símbolo dólar desde el gestor de oportunidades. Pulsando dicho icono desde
el gestor de proyectos se vuelve a la pantalla de oportunidades, y viceversa.
208
Al igual que la pantalla de oportunidades, la del gestor de proyectos está dividida en tres partes
principales:
1.
Lista de proyectos: en ella verá todos las que cumplen con los requisitos filtrados, o bien que se
encuentren en el estado que se indica en la parte superior derecha de la pantalla.
2.
Información del proyecto marcado en la lista superior. Observe que contienen toda la información
que ha ido llenando con el asistente más otras informaciones, como tareas asociadas.
3.
Barra de iconos “herramientas de proyecto”, donde se concentran las utilidades más utilizadas.
El embudo de proyectos
Desde el embudo de proyectos podrá hacerse una idea gráfica de cuantos proyectos tiene abiertos, y
cuantos tiene en cada fase de desarrollo, desde la básica (en el ejemplo “Análisis”) hasta la más
avanzada justo antes de dar un proyecto por concluido (“Puesta En Marcha”).
En la pantalla embudo no se muestran los proyectos rechazados o finalizados, ya que no se encuentran
en ninguna fase operativa.
A diferencia del embudo de oportunidades, en esta pantalla no hay previsiones de ventas ni ganancias
estimadas, ya que el proyecto no es una actividad de ventas.
Haga clic con el botón secundario del ratón sobre el fondo
del embudo de proyectos y seleccione la opción “Salida a
HTML” para generar una página web con la información
mostrada.
Completar un proyecto
Al igual que se mostró en el gestor de oportunidades, puede marcar que ha completado con éxito un
proyecto. No está disponible la opción “Perder” ya que no puede perderse un proyecto, únicamente
podrá marcarse como “Terminado”.
209
Aunque el sistema lo permite, intente evitar el eliminar un proyecto que se ha
terminado abandonando, ya que eliminaría toda constancia de su inicio. Mejor
márquelo como completado y seleccione un estado más apropiado (p. ej.
“Abandonado”).
Para señalar un proyecto como completado, haga clic sobre él con el botón
secundario del ratón y seleccione la opción “Completar...”.
También puede utilizar el botón que
encontrará en la barra de
herramientas.
Completar
proyecto
Cuando pulse sobre la opción
de completar un proyecto
podrá terminar de ajustar las
opciones del mismo, su
estado,
el
nombre,
administrador, fuente, etc.
De forma automática se
marcará como fecha de fin
real del proyecto la del día en
que esté, aunque la podrá
modificar
en
caso
de
considerarlo necesario.
Desde la pestaña “Conclusión” podrá
completar de forma automática todas las
actividades relacionadas con el proyecto
en cuestión.
9.6 Personalización de las propiedades de oportunidades y proyecto
Las oportunidades y proyectos comparten la misma tabla, campos y campos definidos por el usuario.
Goldmine permite modificar las etiquetas de los campos o reordenar y ocultar las pestañas que aparecen
en el gestor de oportunidades y/o proyectos.
Utilice el siguiente procedimiento para personalizar las propiedades de las oportunidades y proyectos o
póngase en contacto con su administrador:
210
Acceda al gestor de oportunidades o proyectos (puede desplegar el menú “Ir a” y
escoger la opción “Oportunidades” ó “Proyectos” según desee y a continuación
haga clic con el botón primario del ratón sobre el icono de la barra de
herramientas correspondiente al configurador:
Se abrirá la siguiente ventana:
Desde la pestaña Campos podrá crear hasta 5 nuevos
campos de usuario para ser utilizados en el cuadro de
diálogo de las propiedades de la oportunidad (o proyecto).
Seleccione una de estas opciones:
• Nuevo: Crea un nuevo campo definido por el usuario
sobre la Oportunidad / Proyecto
Cuadro de diálogo Propiedades. Los campos pueden ser
de tipo carácter, numérico o fecha.
• Editar: Permite modificar un campo definido por el
usuario.
• Eliminar: Elimina un campo definido por el usuario.
Tenga en cuenta que al eliminar un campo definido por
el usuario, se perderá toda la información que se haya
podido asociar al mismo.
• Mover Arriba: Reposicionar el campo seleccionado por
encima de otros campos.
• Mover Abajo: Reposicionar el campo seleccionado debajo
de otros campos.
Desde la pestaña Etiquetas podrá cambiar el nombre de las
etiqueta, para ello, en la lista “Default label” (etiqueta por
defecto), busque el nombre de etiqueta que desea cambiar y
haga clic a la izquierda de dicha etiqueta, sobre la columna
“New Label” (Nueva etiqueta) y escriba el nuevo nombre de
etiqueta.
Desde la pestaña “Pestañas” puede reordenar y mostrar
u ocultar las pestañas utilizadas por el gestor de
oportunidades (o proyectos).
Marcando o desmarcando la casilla de verificación
asociada a cada nombre de pestaña, se indica a
Goldmine que pestañas se quieren mostrar u ocultar
respectivamente.
Con los botones “Mover Arriba” y “Mover Abajo” se
puede organizar el orden que tendrán las pestañas en el
gestor.
El botón “Restablecer” vuelve a poner las pestañas en
el orden por defecto
Desde la pestaña “Opciones” se puede indicar a
Goldmine que al crear una nueva oportunidad o proyecto, se pregunte al usuario si quiere utilizar el
asistente o el método manual.
Haga clic en “Aceptar” para aplicar los cambios en la configuración de las propiedades de las
oportunidades o proyectos.
211
10 Herramientas de Marketing
10.1 Centro de Gestión de Referencias
El Centro de Administración de Referencias le ayuda a gestionar sus referencias a lo largo de las
diferentes fases del ciclo de venta. El Centro de Administración de Referencias proporciona un juego de
herramientas que le ayudan a identificar y hacer seguimiento de quién trajo la referencia, quién y como
se ha contactado, analizar las referencias y mucho más.
Utilice el Centro de Referencias junto con el Centro de Gestión de la Campañas y el Centro de Gestión
de Importación de la Web (WebImport), para diseñar, probar y aplicar estrategias para tratar al cliente y
mejorar la eficiencia y medir la eficacia de las campañas de marketing.
Para acceder al Centro de Referencias acceder a la opción de menú “Ir a” y
escoger la opción “Administración de Referencias”. Aparecerá la siguiente
pantalla:
Desde esta pantalla podrá optar por llevar a cabo alguna de las siguientes acciones:
Importar referencias a Goldmine
Las potentes herramientas de importación de Goldmine le permiten incorporar contactos desde diversos
formatos de archivo, incluyendo dBASE, Texto y XML. Para comenzar el proceso de importación, haga
clic en “Importar contactos”.
Asignar Código de Fuente
Los códigos de Fuente le ayudan a segmentar su base de datos en función del origen del contacto. Para
asignar un código de origen a sus referencias, haga clic en “Asignar código de origen”.
Analizar Referencias
Las herramientas de Análisis de Referencias le ayudan a medir el rendimiento de su inversión en
marketing mediante el análisis de información relativa al coste por referencia y ratios de ventas con
212
éxito. Para analizar sus contactos, haga clic en “Analizar Referencias”.
Asignar un código de combinación
Los valores del código de fusión le permiten coordinar mejor sus esfuerzos de combinación de correo y
correo electrónico. Para asignar un código de combinación a sus contactos, haga clic en “Asignar
código de combinación”.
Asignar Propietario/Responsable
La propiedad de registro le ayuda a controlar sus contactos definiendo quien puede modificar la
información y qué datos pueden ver los demás. Para asignar un propietario/responsable, haga clic en
“Asignar un propietario/responsable”.
Asignar un Proceso Automático
Los procesos Automatizados le ayudan a automatizar tareas de negocio comunes, tales como el envío de
correo electrónico, actualización de información de contactos o programación de actividades. Para
asignar un Proceso Automatizado a sus contactos, haga clic en “Asignar un Proceso Automatizado”.
Programar una Actividad
Las capacidades del calendario de Goldmine le ayudan a mantener el contacto con sus referencias,
establecer recordatorios y mucho más. Para programar una actividad, seleccione el tipo de actividad y
haga clic en el icono “Programar”.
Organizar Filtros o Grupos
Los Filtros y Grupos le ayudan a acceder rápidamente a sus referencias y a segmentar su base de datos
en función de sus criterios. Para organizar y trabajar con sus filtros o grupos, haga clic en “Organizar
Filtros” u “Organizar Grupos”.
10.2 Centro de Gestión de Campañas
El Centro de Gestión de Campañas le proporciona un lugar centralizado desde donde seguir las
actividades y contactos asociados a una campaña de marketing o a una promoción, desde el contacto
inicial hasta el cierre de la primera venta o futuras compras.
Tanto si precisa enviar un correo electrónico, como realizar una combinación de correspondencia o
capturar datos de contactos desde web, el gestor de campañas le ayudará a que sus campañas de
marketing sean un éxito.
El gestor de Campañas de Goldmine permite a los equipos de marketing definir y controlar fácilmente el
estado de las tareas asociadas a las campañas y los contactos a sondear.
También puede usarse para configurar WebImport para capturar los datos de los contactos que visiten
su página web como resultado de una llamada o promoción.
Para acceder al Centro de Gestión de Campañas acceder a la opción de menú “Ir
a” y escoger la opción “Campañas”.
213
El Gestor de campañas contiene tres paneles, un menú y una barra de herramientas. El panel de
navegación (vista de árbol) muestra cada campaña. Al expandir una campaña se pueden ver las carpetas
“Abrir”, “Completado” y “Contactos”. Seleccione una carpeta para mostrar los detalles y nombres de
contacto (en los paneles de la derecha).
El Gestor de Campañas permite hacer seguimiento de las actividades abiertas y completadas y saber qué
clientes han sido contactados. Cuando completa una actividad programada generada a partir de una
campaña, Goldmine registra la actividad como finalizada en la carpeta “Completado” y también el la
pestaña “Historial” del contacto correspondiente.
El asistente para crear campañas provee una lista de actividades para llevar a cabo las mismas. Puede
utilizar el asistente para importar datos, programar llamadas, realizar combinación de correspondencia y
ejecutar procesos automáticos.
Menú local y barra de herramientas del gestor de Campañas
Para acceder al menú local hacer clic con el botón secundario del ratón sobre el
Centro de Gestión de Campañas. Tanto desde el menú local como desde la barra
de herramientas se podrán acceder a algunas de las siguientes funciones:
• Nueva Campaña: Lanza el asistente de creación de campañas.
• Eliminar Campaña: Elimina campaña seleccionada.
• Renombrar Campaña: Cambia el nombre de campaña seleccionada.
• Clonar Campaña: Copia la campaña seleccionada creando una nueva
campaña con las mismas propiedades.
• Nueva Tarea: Añade nuevas tareas a la campaña seleccionada.
• Propiedades de Tarea: Permite modificar las propiedades de la campaña
seleccionada.
• Eliminar tarea: Elimina la tarea seleccionada.
• Completar tarea: Después de realizar una tarea, debe marcarla como completada.
• Asignar Contactos: Abre el Centro de búsqueda de contactos.
• Quitar Contacto: Elimina el contacto de la campaña.
• Expandir / Contraer: Abre o cierra las carpetas del panel de navegación.
• Expandir todo: Abre todas las carpetas en el panel de navegación.
• Actualizar: Actualiza la lista de campañas en el panel de navegación.
214
Crear una nueva Campaña
Para crear una nueva campaña, acceder al Centro de Gestión de Campañas desde
a la opción de menú “Ir a | Campañas” y seleccionar la opción del menú local
“Nueva Campaña”. Aparecerá el asistente para la creación de campañas.
Asigne un nombre a la campaña y haga clic en “Siguiente”
215
Seleccione el filtro o grupo que contenga los contactos objetivos de la campaña (o “TODOS los
registros de Contacto si no quiere aplicar un filtro o grupo). Haga clic en “Siguiente”.
Cree las tareas a asignar a esta campaña. Podrá seleccionar entre las siguientes tareas:
• Importar Información
• Combinar correo
• Combinar correo electrónico
• Programar una llamada
• Asociar
procesos automáticos a los contactos asociados a la campaña que se está
creando.
Desde esta pantalla también podrá modificar y/o eliminar tareas.
Al hacer clic en “Siguiente” aparece una pantalla de resumen de sus selecciones, que deberá revisar. En
caso de querer realizar alguna modificación, hacer clic en el botón “Atrás”, de lo contrario, hacer clic en
“Finalizar” para crear la campaña o “Cancelar” para cancelar dicha creación.
Clonar una Campaña
Es útil clonar una campaña si quiere crear una nueva campaña con atributos similares a una ya existente.
Para clonar una campaña, acceder al Centro de Gestión de Campañas desde a la
opción de menú “Ir a | Campañas”, elegir la campaña que se quiere clonar y
seleccionar la opción del menú local “Clonar Campaña”. Aparecerá la nueva
campaña a la que podrá cambiar el nombre seleccionando la opción de menú local
“Cambiar Nombre”
Crear una nueva tarea de Campaña
Para agregar una nueva tarea a una campaña existente:
216
Acceder al Centro de Gestión de Campañas desde la opción de menú “Ir a |
Campañas”. Seleccionar la campaña para la que se quiere agregar una tarea,
desplegar la carpeta “Abrir” y seleccionar la tarea a crear (Importar Información,
combinar correo, combinar correo electrónico, programar una llamada o asociar
procesos automáticos) desde la opción “Nueva Tarea” del menú local.
Eliminar una Campaña
Para eliminar una campaña, acceder al Centro de Gestión de Campañas desde a
la opción de menú “Ir a | Campañas”, elegir la campaña que se quiere eliminar y
seleccionar la opción del menú local “Eliminar Campaña”. Aparecerá un mensaje
solicitando la confirmación de la acción. Al confirmar haciendo clic sobre el botón
“Si”, se eliminará la campaña.
Si hay algún proceso automático adjunto a la campaña que se está eliminando,
Goldmine elimina también el proceso automático de los contactos asociados a la
campaña.
Eliminar una tarea de Campaña
Para eliminar una tarea de una campaña:
Acceder al Centro de Gestión de Campañas desde la opción de menú “Ir a |
Campañas”. Seleccionar la campaña que tiene asociada la tarea a eliminar,
desplegar la carpeta “Abrir” o “Completado” según se desee, seleccionar la tarea
a eliminar y elegir la opción “Eliminar Tarea” del menú local.
10.3 Acerca de Importar de la Web
Puede configurar sitios web de Internet para que obtengan información de contacto de los visitantes que
estén interesados. Para utilizar los datos en Goldmine debe crear un formulario web que incluya
instrucciones sobre cómo gestionar los datos.
Cuando se ha recogido la información, un script de servidor web puede generar un mensaje de e-mail de
Internet con formato a partir de los datos, que a continuación podrá enviarse a un destinatario designado.
Al recuperar el mensaje de e-mail, Goldmine reconocerá las instrucciones de importación y creará un
registro de contacto con todos los datos capturados en la página web. Si no, en el caso de que un
contacto de Importar de la Web (WebImport) sea un duplicado de un contacto existente, puede
actualizar los campos seleccionados.
Combinar la función Importar de la Web con los procesos automatizados de Goldmine puede
automatizar completamente la captación de pistas y la respuesta a las mismas. Los procesos
automatizados pueden iniciarse de forma automática, y pueden enviarse mensajes de e-mail a Goldmine
para alertar a los responsables de cuentas de los datos de contacto entrantes.
No es necesario un nivel alto de conocimiento sobre scripts de puerta de enlace para aplicar la función
Importar de la Web de Goldmine. La manera más sencilla de comenzar sería contactar con su
administrador web y facilitarle el script HTML y Perl de ejemplo. El administrador web sabrá cómo
integrar el script HTML y Perl en el sitio web existente. Escribir y modificar scripts exige ciertos
conocimientos de programación que no se proporcionan en esta documentación. Hay muchas fuentes,
disponibles en Internet y en librerías, para obtener una iniciación a los scripts CGI (Common Gateway
Interface).
217
11 Centro de Servicio
11.1 Acerca del Centro de Servicio
La funcionalidad del centro de servicio de Goldmine ofrece a los responsables de servicio al cliente la
posibilidad de capturar las solicitudes de servicio, y luego filtrar y acceder a los detalles de cada caso. El
centro de atención al cliente permite a toda su división de servicios llevar a cabo, organizar y filtrar
todas las solicitudes de servicio y optimizar el flujo de trabajo durante todo el día.
El gestor de casos de Goldmine permite a sus profesionales de servicios asignar, escalar y resolver las
solicitudes de servicio del cliente de forma rápida y eficaz, asignando cada caso al agente de servicio
que mejor pueda resolver el problema, y manteniendo informado al cliente sobre el estado de su
solicitud de servicio, todo dentro del entorno personalizado de Goldmine.
11.2 Uso del Centro de Servicio
La ventana del Centro de servicio está dividida en dos secciones: una vista de lista y una vista de
detalle.
Vista de Lista del Centro de Servicio
La vista de lista contiene los siguientes elementos:
• Un campo de búsqueda (Search List) para encontrar un caso existente. De la lista
desplegable podrá seleccionar hacer una búsqueda por alguno de los siguientes
campos: Número, Asunto, Descripción, Contacto o Empresa.
• Una barra de tareas con botones que le permitirá gestionar los elementos de la vista de Lista.
218
• Una lista de casos mostrando todos los casos existentes en la base de datos (o filtrados según se elija)
• Un panel inferior con información sobre las actividades y notas.
• Un resumen del caso seleccionado.
Barra de Herramientas de la vista de Lista
La barra de herramientas en el centro de servicio de la vista de lista proporciona elementos que le
permiten ver y gestionar los detalles de los casos. Abrir nuevos casos y crear plantillas de casos, elegir
las opciones de visualización y agrupación, reasignar, escalar, y resolver los casos.
• Nuevo Caso / Plantilla: Para abrir un nuevo caso, seleccione Nuevo Caso o Nueva
Plantilla del menú desplegable.
• Show (Mostrar): El menú “Show” (Mostrar) le permite
filtrar la información
lista de casos.
•
que
se
muestra
en
la
Group (Grupo): El menú “Group” (Grupo) le permite
agrupar los casos en la vista de lista.
Los títulos cambiará de acuerdo con su elección
•
Reassign (Reasignar): El cuadro de diálogo de la opción “Reasignar” le permite asignar el caso
seleccionado a otro usuario o representante de servicio.
• Escalate (Escalar): Abre el cuadro de diálogo que le permite escalar el caso que se especifica a una
mayor prioridad.
• Resolve (Resolver): Este cuadro de diálogo le permite marcar un caso como “Resuelto” e introducir
notas de resolución y mensajes de correo electrónico de notificación.
Vista de Detalle del Centro de Servicio
Haciendo doble clic en un caso de la vista lista de casos se abrirá la vista de detalle del caso
seleccionado:
219
Para volver a la vista de lista, bastará con hacer clic en el vínculo “Service” de la esquina superior
izquierda del Centro de Servicio o sobre el icono
situado en la parte superior derecha de la ventana.
La vista de detalles contiene los siguientes elementos:
• Una barra de herramientas, que le permite crear plantillas y casos nuevos, editar el estado de los
casos especificados, y analizar en detalle cada caso.
• Una ventana de detalle de casos, que incluye campos y menús desplegables que permiten ver y
gestionar los detalles de cada caso.
• Un área de trabajo personalizable para la gestión de casos, desde dónde podemos programar y
gestionar las actividades, notas, tareas, documentos y recursos (equipo) para el caso especificado.
Barra de herramientas de la vista de Detalle
La barra de herramientas en el centro de servicio de la vista de detalle proporciona elementos que le
permiten ver y gestionar los detalles de cada caso en forma individual. Los sieugientes botones
componen la barra de herramientas de la vista de detalle:
• Reassign (Reasignar): El cuadro de diálogo de la opción “Reasignar” le permite asignar el caso
seleccionado a otro usuario o representante de servicio.
• Escalate (Escalar): Abre el cuadro de diálogo que le permite escalar el caso que se especifica a una
mayor prioridad.
• Resolve (Resolver): Este cuadro de diálogo le permite marcar un caso como “Resuelto” e introducir
notas de resolución y mensajes de correo electrónico de notificación.
• Abandon (Abandonar): Haga clic en este botón para marcar un caso específico como abandonado y
toma notas de la resolución.
• Templates (Plantillas): Seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable:
Guardar como plantilla: Abre el cuadro de diálogo para crear una nueva plantillas tomando
como valores predefinidos los datos del caso actual.
220
Gestión de Plantillas. Abre el cuadro de diálogo de gestión de plantillas sin tomar valores
predefinidos del caso actual.
• Analyze (Analizar). Haga clic en este botón para abrir el cuadro de diálogo de Análisis de Casos
desde donde se puede filtrar los datos de gestión de expedientes por usuario. También puede exportar
esta información a una hoja de cálculo de Microsoft Excel o Microsoft Word.
• Customize (Personalizar). Haga clic en este botón para personalizar las propiedades del Gestor de
Casos.
11.3 Crear un nuevo Caso
1.
Para crear un nuevo caso, acceder al Centro de Servicio desde a la opción
de menú “Ir a | Centro de Servicios” y seleccionar el botón “Nuevo
Caso” de la barra de herramientas.
Se abre la ventana de búsqueda de contactos:
2.
Haga doble clic sobre un contacto o grupo de contactos y haga clic en Seleccionar.
Si usted tiene muchos registros en la lista, utilice la capacidad de búsqueda en la parte superior
de la ventana.
Para crear un caso asociado a un nuevo contacto (no existente aún en la
base de datos), haga clic en el botón “Nuevo Contacto”. Se abrirá el cuadro
de diálogo de creación de nuevo contacto.
3.
Se abre la ventana del Centro de Servicios y aparece el nuevo caso con un número de caso
generado automáticamente por el sistema. Según el caso, algunos otros campos también
pueden ser generados automáticamente.
4.
Complete cada campo haciendo clic al lado del campo y, o bien introducir el texto en el campo
manualmente o bien seleccionando un valor de la lista desplegable asociada a dicho campo.
Para que aparezcan valores en las listas desplegables (F2) asociadas a los
campos, usted como usuario o su administrador debe definir previamente
dichos valores. Si no ha creado ningún valor, las listas desplegables estarán
vacías.
5.
Desde las pestañas de la parte inferior de la pantalla podrá completar la información de
actividades y tareas pendientes, notas, equipo, documentos adjuntos, resolución e historial
relacionada con el caso que se está creando o modificando. A continuación se describen cada
una de las pestañas inferiores:
221
Pestaña “Pendiente”
Esta pestaña es análoga a la pestaña “Pendiente”
de la ficha de contactos, con la diferencia que
aquí solo se visualizan las actividades pendientes
relacionadas con el caso. Para relacionar una
actividad a un caso, basta con seleccionar el
código de caso desde el desplegable del campo
“Or Caso” de la pantalla de programación de
actividades. Las actividades programadas desde
el Centro de Servicio ya aparecen relacionadas
por defecto con el caso que se está trabajando.
Utilizar los botones “Programar”, “Edición”, “Completar” y “Eliminar” para crear,
modificar, registrar la finalización y borrar actividades respectivamente.
Pestaña “Notas”
En esta pestaña agregar las notas relacionadas con el caso que considere necesarias. Para
agregar una nota bastará con hacer en el botón “Agregar Notas”.
Haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre una nota, se
despliega un menú local que permite seleccionar el texto de la nota
para posteriormente copiarlo, modificar la nota o eliminarla.
Pestaña “Equipo”
En esta pestaña agregar a todos los usuarios que estén involucrados en la resolución del caso.
Utilizar los botones “Añadir”, “Edición” y “Eliminar” para crear, modificar, y borrar
miembros del equipo respectivamente. Al crear o modificar un miembro del equipo, se
permitirá especificar el rol del usuario en el caso que se está gestionando.
222
Pestaña “Tareas”
Utilizar los botones “Programar”, “Edición”,
“Completar” y “Eliminar” para crear, modificar,
registrar la finalización y borrar tareas
respectivamente.
Utilice el campo “% Completo” para reflejar el avance de la tarea. Al
completar una tarea, el sistema automáticamente asigna el valor 100
en este campo.
Pestaña “Adjuntos”
En esta pestaña agregar los enlaces a los documentos relacionados con el caso.
Utilizar los botones “Añadir” y “Eliminar” para crear y borrar los enlaces a documentos
respectivamente. El botón “Ver” abre el documento adjunto al que hace referencia el enlace.
Goldmine SOLO guarda la RUTA del documento adjunto, NO el
documento en sí, por lo que si se modifica la ruta o el nombre de
archivo, al querer abrir el documento aparecerá el siguiente mensaje de
error:
Para solucionarlo, actualizar en Goldmine la ruta/nombre archivo.
Pestaña “Resolución”
223
Utilice esta pestaña para añadir información a la resolución del caso, según sea necesario.
Utilizar los botones “Agregar Nota” y “Buscar en la Base de Conocimiento” para crear una
nota manualmente y para buscar un tema en la base de conocimiento y crear un enlace al
mismo respectivamente.
Para eliminar una nota creada a partir del botón “Agregar Nota”,
hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la nota a eliminar
y seleccionar la opción “Eliminar Nota” del menú local, mientras
que para eliminar un enlace a un artículo de la base de conocimiento,
debe utilizar el botón “Quitar Entrada”.
Pestaña “Historial”
A medida que se van realizando y completando las actividades de las pestañas “Pendiente” y
“Tareas”, se van moviendo dichas actividades completadas a la pestaña “Historial”, por lo que
esta pestaña muestra todas las actividades y tareas completadas relacionadas con el caso actual.
Haciendo doble clic sobre las tareas o actividades completadas, se puede ver información
adicional de las mismas.
Crear una nueva Plantilla de Casos
La información de las plantillas se basan en las categorías de servicios y el establecimiento de
prioridades de casos típicos. Por ejemplo, una plantilla puede ser utilizada cuando el servicio del centro
de llamadas registra una solicitud de un cliente para reparar un teléfono que se encuentra bajo garantía.
Para crear una nueva plantilla, acceder al Centro de Servicio desde a la opción de
menú “Ir a | Centro de Servicios”, desplegar la lista
desplegable asociada al botón “Nuevo Caso” y seleccionar
la opción “Nueva Plantilla”.
Aparece la siguiente pantalla:
224
Asignar un “Nombre de Plantilla” y rellenar los campos con los valores apropiados, ya sea
manualmente o seleccionando los valores de las listas desplegables (F2).
Hacer clic en el botón “Guardar” para salvar los cambios o en el botón “Cancelar” para anularlos.
Clonar o modificar una Plantilla Existente
Para clonar o modificar una nueva plantilla, acceder al
Centro de Servicio desde a la opción de menú “Ir a | Centro
de Servicios”, desplegar la lista asociada al botón
“Template” (Plantilla) y seleccionar la opción “Gestión de
Plantillas”.
Aparece la pantalla de “Gestión de Plantillas”:
Seleccione la plantilla que quiere copiar o modificar
y haga clic en el botón “Clonar” o “Edición”
dependiendo de lo que desee hacer.
Haga los cambios que considere apropiados y haga
clic en “Guardar” para salvar los cambios.
Reasignar un Caso
Para reasignar un caso a otro usuario hacer clic en el
“Reassign”(Reasignar) de la barra de herramientas del Centro de Servicio
Se abre la pantalla “Reasignar Caso” mostrando el código de incidencia:
botón
225
Seleccionar el usuario al que quiera reasignar el caso de
la lista desplegable asociada al campo “Reasignar a:”.
Si se marca la opción “E-mail a:”, se enviará al usuario
al que se le está reasignando el caso una notificación
junto con el mensaje que se escriba en el recuadro
“Mensaje” a su centro de correos de Goldmine.
Hacer clic en el botón “Reasignar” para efectivizar la
reasignación o “Cancelar” para anularla.
Escalar un Caso
Para escalar un caso a otro usuario hacer clic en el botón “Escalate”(Escalar) de
la barra de herramientas del Centro de Servicio
Se abre la pantalla “Escalar Caso” mostrando el código de incidencia:
Seleccionar el usuario al que quiera escalar el caso de
la lista desplegable asociada al campo “Escalar A:”.
Si se marca la opción “E-mail a:”, se enviará al
usuario al que se le está escalando el caso una
notificación junto con el mensaje que se escriba en el
recuadro “Mensaje” a su centro de correos de
Goldmine.
Hacer clic en el botón “Escalar” para efectivizar la
asignación o “Cancelar” para anularla.
Resolver un Caso
Para resolver un caso hacer clic en el botón “Resolve”(Resolver) de la barra de
herramientas del Centro de Servicio
Se abre la pantalla “Resolver Caso”:
226
En el campo “Notas” ingrese la información que
desee sobre la resolución del caso.
Si se marca la opción “Notificación de correo
electrónico”, se enviará al cliente un correo
electrónico informando de la resolución del caso junto
con el mensaje que se escriba en el recuadro
“Mensaje”. Adicionalmente se podrá incluir en el
correo electrónico copia de los documentos adjuntos
asociados al caso, para ello marque los adjuntos
deseados en el recuadro “Añadir adjunto”.
Hacer clic en el botón “Resolver” para cerrar el caso
o “Cancelar” para anular la resolución.
Crear informe de rendimiento de un Caso
Utilice este procedimiento para analizar los datos de rendimiento en la resolución de casos por usuario.
Para realizar un análisis de rendimiento hacer clic en el botón “Analyze”(Analizar)
de la barra de herramientas del Centro de Servicio
Se abre la pantalla “Análisis de Gestión de Expedientes”:
Utilizar los campos “Para los Usuario(s):” y “Ver Desde” y “a” para seleccionar los usuarios y rango
de fechas a incluir en el análisis, luego hacer clic en el botón “Actualizar” para obtener los resultados
del análisis de rendimiento.
Puede ordenar el resultado haciendo clic en cualquiera de las seis columnas que se muestran:
227
• User (Usuario)
• # Assigned: Número de casos activos asignados a este usuario.
• # Escalated: Número de casos activos escalados a este usuario.
• # Abandoned: Número de casos abandonados por este usuario.
• # Resolved: Número de casos resueltos por este usuario.
• % On Time: Porcentaje de casos resueltos antes de la fecha límite por el presente usuario.
Utilizar los botones “Exportar a” e “Imprimir…” para exportar la información a un documento
Microsoft Word o Microsoft Excel o sacar la información en una copia impresa de su informe a una
impresora local o de red respectivamente
Utilizar el botón “Cerrar” para cerrar la ventana de “Análisis de gestión de Expedientes”.
228
12 Base de Conocimiento (Infocenter)
12.1 Acerca de la Base de Conocimiento
Debido a que la mayoría de los contactos de GoldMine son organizaciones, necesitamos información de,
sobre y acerca de estas organizaciones – políticas, procedimientos especiales, e información técnica para
un producto o negocio – en adición a la información sobre los clientes y proyectos que gestionamos.
La Base de Conocimiento de GoldMine nos otorga un recurso para mantener cualquier tipo de
información útil acerca de una organización o un individuo. La información no esta limitada solo a
archivos de texto, la Base de Conocimiento puede archivar cualquier información, incluyendo gráficos,
archivos multimedia, y aplicaciones. Esta información puede ser enlazada a un registro de contacto, para
que GoldMine abra este registro siempre que usted abra ese tema.
La Base de Conocimiento actúa como un Sistema Enciclopédico de Marketing de GoldMine (MES –
del ingles Marketing Encyclopedia System.–) usted puede mantener la Base de Conocimiento abierto
dentro de GoldMine, usando esta referencia “de escritorio” siempre que lo necesite.
La información dentro de la Base de Conocimiento contiene dos recursos separados:
•
Base de conocimiento: Diseñada para que cualquier organización construya un entorno de
información personalizado al que pueden acceder múltiples individuos. Contiene
información creada por, para y sobre una organización.
•
Base personal: Diseñada para que un usuario individual cree un entorno de información
similar solo para uso personal. Contiene información útil que sólo ese usuario puede ver y
renovar. Todo usuario tiene su propia base personal a la que puede acceder pulsando sobre
la pestaña correspondiente.
La Base de conocimiento y la Base Personal se organizan sobre la base de páginas de temas, los cuales
son objetos con información relacionada, en una estructura jerárquica. Usted puede encontrar
rápidamente información navegando a través de las diferentes secciones, o a través de una búsqueda. Se
puede abrir un archivo enlazado que fue creado con otra aplicación. Como un documento, un gráfico,
una imagen, un archivo multimedia, o incluso la propia aplicación directamente.
12.2 Un recorrido a través de la Base de Conocimiento
1. Para abrir el Infocenter o Base de Conocimiento despliegue el menú “Ir a” y
seleccione la opción “Base de Conocimiento”.
229
2. Para ver los contenidos de un libro, haba doble clic sobre el libro que desee.
Cuando éste despliega su contenido, el icono cambia a un libro abierto.
3. Para enlazar un archivo a un libro, directorio o tema, seleccione el lugar donde
desea enlazarlo y haga clic en el clip que encontrará en la barra de herramientas
de la Base de Conocimiento.
4. Para iniciar la aplicación que creó un archivo y abrir ese archivo, pulse en el
último icono de la barra de herramientas de la Base de Conocimiento,
representado por un icono y unas gafas.
5. Para buscar en la Base de Conocimientos o en la Base Personal, pulse con el
ratón sobre el botón Buscar, representado por unos prismáticos junto con un
libro rojo.
6. Para crear un:
• Libro, pulse
• Directorio, pulse
• Tema, pulse
7. Para cambiar las propiedades del libro, carpeta o tema seleccionado, pulse
.
8. Para mostrar el menú local de la Base de Conocimiento pulse con el botón
secundario del ratón en el libro, carpeta, o tema en el que quiere realizar la
operación.
12.3 Creando libros, carpetas y temas
Se pueden crear libros, carpetas y temas para organizar su Base de Conocimientos.
En esta sección se explican los procedimientos para la creación de libros, carpetas y temas en su Base
de Conocimientos. Este procedimiento es el mismo tanto para la Base de Conocimientos como para la
Base personal, excepto que no se definen derechos de acceso en la Base Personal ya que esta, como su
230
propio nombre indica, es exclusiva y un usuario solo puede acceder a su Base personal si se autentifica
con su nombre de usuario.
Crear un libro, carpeta o tema en la Base de Conocimiento
Una vez esté dentro de la Base de Conocimiento, para crear un libro pulse en
.
Para crear una carpeta seleccione el libro dentro del que desea crearla y pulse
.
Para crear una nueva página o tema seleccione el libro o carpeta donde desea crearla y pulse
.
Escriba el nombre del libro, carpeta o página de tema dentro del campo resaltado para editar. Recuerde
que más tarde podrá acceder a las propiedades del elemento y cambiar igualmente su nombre entre
otros.
Para enlazar un archivo a un elemento, pulse sobre
. También podrá enlazar un archivo tanto desde
el explorador de Windows como desde el icono apropiado del sistema arrastrando el icono hasta el tema,
libro o carpeta de la Base de Conocimiento al que quiere enlazar.
1.
Seleccione la pestaña Archivo adjunto para mostrar sus propiedades.
2.
Añada la ruta y el nombre del archivo que desea enlazar en la casilla Archivo adjunto o pulse
sobre el botón “...” para buscar el archivo mediante un cuadro de diálogo. Una vez haya
seleccionado el archivo, aparecerá en la sección Información del archivo el tamaño y la fecha
y la hora de última modificación del mismo.
3.
Si desea que el archivo que está enlazando se transmita a todos los remotos que sincronicen con
su conjunto de contactos actual, marque la casilla “Sincronizar el archivo”.
231
Para modificar los permisos de acceso al elemento seleccionado (libro, carpeta o página de tema),
pulse sobre
y seleccione la pestaña Acceso:
Aunque no adjunte en un primer momento un archivo mediante la pantalla
anterior, siempre podrá hacerlo pulsando sobre el icono clip ( ).
Para asignar acceso de solo
lectura a uno o un grupo de
usuarios, seleccione el usuario o
grupo del menú desplegable que
quiere que tengan acceso al
elemento.
Para
asignar
acceso
de
actualización a uno o un grupo
de usuarios, seleccione el usuario
o grupo del menú desplegable
correspondiente.
En ambos casos seleccionar
(público) significará que todos los
usuarios tendrán acceso completo
al
elemento
seleccionado.
Además, la configuración de
acceso se aplicará al elemento
seleccionado como a los elementos que dependan de él, de forma que si limita el acceso a un libro para
que solo pueda acceder el usuario SILVIAA, solo SILVIAA podrá acceder a ese libro y a todas las
carpetas y páginas de tema que cuelguen de él. Pulse Aceptar para aplicar los cambios de acceso a este
elemento.
Escriba el texto del libro, carpeta o página de tema en la caja de texto más grande. Cuando haya
colocado el cursor en esta caja de texto, aparecerá una nueva barra de herramientas que permitirá
introducir texto enriquecido o incluso modificar el código HTML interno mediante el botón <H> (Editar
origen).
232
Para comprobar la ortografía (primero deberá seleccionar qué diccionario quiere que utilice GoldMine
mediante las propiedades de usuario) del texto, sitúe el cursor al inicio del texto y pulse sobre
.
Cuando se señala una palabra como errónea, puede pulsar en uno de los botones disponibles para:
• Cambiar la palabra escrita por
una de las que aparecen en la lista
Sugerir, o cambiarla por una
propia.
• Cambiar todo las palabras como
la marcada por una de las que
constan en Sugerencias o
cambiarlas por una propia.
• Ignorar el error en este caso y
continuar con la corrección o
Ignorar todos los errores
cometidos de esta palabra en todo
el texto.
• Añadir la palabra por ser una palabra correcta que el diccionario de GoldMine no reconoce, de forma
que la próxima vez no la detecte como un error.
• Sugerir palabras para la escrita en la casilla No está en el diccionario. Aunque al principio quede
escrita la que el diccionario de GoldMine detecto como incorrecta, usted puede escribir una nueva en
esta casilla y pulsar sobre Sugerir para que el diccionario proporcione posibilidades para la nueva
palabra.
Pulse sobre el icono diskette (
) para guardar el texto. Este botón se deshabilitará hasta que realice
algún otro cambio dentro de la caja de texto.
Mover una carpeta o un tema
Las carpetas y los temas pueden ser cambiados de posición dentro de la Base de Conocimiento
libremente. Para mover un libro debería eliminarlo y crearlo de nuevo en la nueva posición.
Para mover un elemento de la Base de Conocimiento, sitúe el cursor del ratón sobre el elemento que
quiera mover y pulse sobre él. Arrástrelo hacia la nueva posición y suelte entonces el ratón para que el
elemento caiga sobre el lugar deseado.
233
Cambiar el nombre de un libro, carpeta o tema
Se puede cambiar el nombre de un tema, libro o carpeta sin abandonar la Base de conocimiento. Este
método le ayuda a asegurarse que todos los objetos tienen nombres únicos.
Si únicamente quiere renombrar una carpeta o un tema, reemplace sólo el nombre
actual. No sobrescriba los nombres previos en la secuencia que están precedidos
por punto y coma (;). Puesto que estos establecen la localización del tema o de la
carpeta. Si así lo hiciera provocaría que la información sobre el tema quedase
colocada en un punto distinto de la Base de Conocimiento, o en el peor de los
casos, su pérdida.
Renombrar un tema
Pulse con el botón secundario del ratón sobre el elemento al que quiere cambiarle el nombre y
seleccione “Modificar”. Una vez en la ventana de propiedades seleccione la pestaña “Tópico”.
Escriba el nuevo nombre del elemento en la casilla “Tópico”.
Además desde esta misma ventana podrá introducir en la casilla “Palabras” las palabras clave para
realizar búsquedas dentro del cuadro Base de Conocimiento con más acierto y eficacia.
El recuadro “Carpeta” se informa de la rama de la cual depende la información tratada.
Cambiando el enlace a un archivo de un tema.
El enlace de un archivo a un tema puede ser cambiado o eliminado modificando la ruta que aparece en el
campo “Archivo adjunto”, dentro de la pestaña “Archivo Adjunto”, al acceder a las Propiedades de
Tópico.
También se accede a esta pantalla pulsando el icono clip ( )
Para borrar el enlace a un archivo previamente enlazado al libro, carpeta o tema
borre la entrada en el campo Archivo adjunto.
Cambiando los derechos de acceso a un tema.
Un usuario con derechos de supervisor puede definir derechos de acceso para un determinado tema que
este dentro de una sección o carpeta. Para asegurar la integridad de los datos, los derechos se pueden
ajustar separadamente para solo lectura o para acceso completo.
234
Cambiar los derechos de acceso de un libro, carpeta, o tema.
Seleccione el libro, carpeta o tema al que
quiere editar los derechos de acceso y
acceda a las Propiedades de Tópico.
Muévase a la pestaña Acceso donde podrá
modificar los Accesos de lectura y
Accesos de edición según necesite en
cada caso. Pulse Aceptar para aplicar los
cambios en los permisos de acceso.
Borrado de un libro, carpeta, o tema.
Un usuario con derechos de supervisor puede borrar cualquier libro, carpeta o tema en la Base de
conocimiento, excepto los últimos dos libros que quedan totalmente restringidos para mantener la
integridad de la base de datos de GoldMine.
El borrado de un libro o carpeta también elimina todos los elementos que se sitúan por debajo de la
sección. Por ejemplo si usted borra una carpeta, GoldMine también borra todos los temas que se
encuentran por debajo de él.
Borrar un libro, carpeta, o tema.
Seleccione el libro, carpeta o página de tema que quiere
eliminar y pulse sobre
o seleccione la opción
“Eliminar” del menú local.
Si está seguro, responda Sí a la pregunta que le
formulará entonces GoldMine. De lo contrario
seleccione No para evitar la eliminación del elemento
que tiene marcado.
Adición de texto HTML a los temas de la Base de Conocimiento
Puede emplear las posibilidades del lenguaje HTML para crear páginas en Base de Conocimiento.
La información facilitada en los siguientes pasos corresponde de forma específica a un
tema. También puede agregar texto en los niveles de libro y de carpeta.
Para agregar texto HTML a un tema
1.
En la ventana Base de Conocimiento haga clic en el panel derecho. Verá un cursor intermitente
y la barra de herramientas de HTML.
2.
Escriba la información en la página, o cópiela y péguela de otras fuentes.
3.
Haga clic con el botón secundario en el panel de texto y utilice las opciones del menú
contextual para dar formato al documento y agregar características. El lenguaje HTML permite
235
no sólo dar formato al texto a fin de obtener una imagen atractiva sino también agregar
hiperenlaces de Internet y gráficos.
4.
Haga clic en Guardar para guardar el documento.
12.4 Búsqueda en la Base de conocimientos
A medida que su Base de conocimientos y/o la Base personal crece, usted necesitará realizar
búsquedas para encontrar la información que necesita. GoldMine dispone de varias maneras de buscar a
través de la Base de conocimientos.
Buscar en la Base de Conocimiento
1.- Para buscar un libro o una carpeta en la Base de conocimiento, seleccione el objeto en la parte
izquierda. Si lo que quiere es buscar en la Base de conocimientos entera, no necesita
seleccionar un objeto especifico.
2.- Pulse sobre el icono “buscar”: (
)
3.- Escriba la palabra que quiere buscar o seleccione un elemento del que ya se haya realizado una
búsqueda del menú desplegable.
4.- Seleccione el Alcance de la Búsqueda
en el que quiere que GoldMine busque.
Escoja una de las siguientes opciones:
•
Base de Conocimiento.
•
Objeto seleccionado (en este caso
aparece Comercial puesto que es el
elemento ahora seleccionado).
•
Últimas páginas encontradas:
busca dentro de los tópicos
encontrados en una búsqueda
anterior del término introducido.
5.- Defina la precisión con que debe
coincidir el valor buscado con el
encontrado seleccionando una de las
siguientes opciones:
•
Coincidir sólo palabras completas: considera la entrada en el campo Buscar como
una unidad por lo que el texto encontrado debe tener una coincidencia total con el
valor del campo Buscar.
•
Coincidir Mays/Mins: hace que el texto a buscar deba coincidir exactamente en
mayúsculas y minúsculas con el texto introducido en Buscar.
6.- Especifique el Área de Búsqueda en el que vaya a buscar Goldmine para encontrar temas que
coincidan con el texto introducido en el campo Buscar seleccionando una o más de las
siguientes opciones:
•
Palabras clave.
•
Nombre de Tema.
•
Nombre de carpeta.
•
Nombres de archivo de archivos enlazados.
•
Texto del tema.
7.- Pulse Buscar.
236
8.- Aparecerá una nueva pestaña en la Base de Conocimiento (Buscar resultados) donde irán
apareciendo todos los tópicos de los elementos que coincidan de alguna forma con la cadena de
búsqueda.
Adición de palabras clave a los temas de la Base de Conocimiento
Puede agregar palabras clave a los temas para facilitar la organización. Así, puede asignar una palabra
clave a los temas relacionados, lo que permite mejorar la eficacia de la búsqueda.
Para agregar palabras clave
1.
Seleccione un tema, haga clic con el botón secundario y seleccione Modificar. Aparecerá el
cuadro de diálogo Propiedades de Tópico.
2.
En el cuadro de texto Palabra clave escriba una palabra clave o selecciónela en la lista de
búsqueda F2.
Para especificar varias palabras clave al escribir, coloque comas entre las palabras.
Al crear términos de búsqueda F2, utilice caracteres de punto y coma tras cada
palabra. Cuando seleccione varias entradas, las palabras aparecerán separadas por
comas.
3.
Haga clic en Aceptar.
12.5 Tabla de contenidos de la Base de Conocimiento
Una Tabla de Contenidos es una lista ordenada de todos los elementos contenidos en un elemento
mayor. Por ejemplo, crear una Tabla de Contenidos de un libro significará hacer una lista con todas las
subcarpetas y todas las páginas de temas existentes dentro del libro seleccionado.
Para generar una Tabla de Contenidos en la Base de Conocimiento de GoldMine, seleccione el elemento
en el que desea generarla y pulse sobre el icono tabla de contenido .
237
La advertencia que aparecerá entonces se refiere al texto escrito en el elemento seleccionado. El texto
actual desaparecerá para dar paso a la lista de elementos en forma de Tabla de Contenidos. Pulse en Sí
para continuar.
En la imagen superior puede ver el resultado de generar una Tabla de Contenido, en este caso sencilla.
Podrá así de un solo vistazo ver qué contiene un libro o carpeta sin tener que ir desplegando el árbol.

GOLDMINE PREMIUM MANUAL USUARIO

Transcripción

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