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Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
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Ofimática para administradores: Manual del estudiante / Paola Bazán. Coordinación Karim
Cruzado, Rolando Pacheco, Alejandra Visscher — Lima: Soluciones Prácticas-ITDG; 2009
129 p.
ISBN 978-9972-47-191-9
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN / CAPACITACIÓN / EDUCACIÓN / TELECENTROS
/ INTERNET / COMPUTADORAS / PROGRAMAS DE COMPUTADORAS / INFORMÁTICA
161.1/B28F
Clasificación SATIS. Descriptores OCDE
Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2009-01412
Primera edición: 2009
© Soluciones Prácticas-ITDG
Razón social: Intermediate Technology Development Group, ITDG
Domicilio: Av. Jorge Chávez 275, Miraflores. Casilla postal 18-0620 Lima 18, Perú
Teléfonos: (51-1) 444-7055, 242-9714, 447-5127 Fax: (51-1) 446-6621
Correo-e: [email protected]
www.solucionespracticas.org.pe
Autora: Paola Bazán
Coordinación: Karim Cruzado, Rolando Pacheco, Alejandra Visscher
Corrección de estilo: César Daniel Rodríguez, Mario Cossío
Diseño y supervisión gráfica: Carmen Javier
Diagramación: Víctor Herrera
Producido en el Perú, febrero de 2009
Este documento ha sido elaborado como parte del programa Willay (www.willay.org.pe), financiado por el Ayuntamiento
de Madrid y ejecutado por Ingeniería sin fronteras, la Pontificia Universidad Católica del Perú y Soluciones Prácticas-ITDG.
El presente manual es un documento electrónico y está disponible para descargas en la dirección web:
http://www.solucionespracticas.org.pe
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
Curso:
G ES T IÓN D E T EL ECE N T R O S
Módulo:
O FIMÁT I C A PA RA A D MI N I ST R A D O R E S
Manual del estudiante
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Índice
i. Presentación
ii. ¿A quién está dirigido este manual?
iii. ¿Por qué Windows y no Linux? ¿Por qué Office y no OpenOffice?
iv. Competencias
1. Administración de archivos y carpetas en Windows XP
1.1. Actividad de aprendizaje: terminología básica
1.1.1. La computadora
1.1.2. Elementos de la computadora
1.1.3. Funcionamiento de la computadora
1.1.4. Procedimiento para encender la computadora
1.1.5. Procedimiento para reiniciar la computadora
1.1.6. Procedimiento para apagar la computadora
1.2. Actividad de aprendizaje: procesos básicos de administración de archivos y carpetas
1.2.1. Sistema operativo Windows XP
1.2.2. Operaciones básicas
1.2.3. Manejo de ventanas
1.2.4. Escritorio de Windows XP
1.2.5. Íconos del escritorio
1.2.6. Ejecutar y cerrar un programa
1.2.7. Explorador de Windows
1.2.8. Búsqueda de archivos y carpetas
2. Herramientas de Internet
2.1. Actividad de aprendizaje: herramientas de comunicación
2.1.1. Definición de Internet
2.1.2. Ventajas de Internet
2.1.3. Definición de protocolo
2.1.4. Direccionamiento en Internet
2.1.5. Herramientas de Internet
2.1.6. Correo electrónico
2.1.7. Chat
2.2. Actividad de aprendizaje: herramientas de información
2.2.1. World Wide Web
2.2.2. Dirección web
2.2.3. Programas navegadores
2.2.4. Buscadores
2.2.5. Búsqueda de información
2.2.6. Guardar una página web
2.2.7. Marcadores
3. Microsoft Word 2003
3.1. Actividad de aprendizaje: creación de un documento de Word
3.1.1. Definición de procesador de texto
3.1.2. Procesador de texto Microsoft Word
3.1.3. Descripción del entorno de Microsoft Word
3.1.4. Administración de documentos
3.1.5. Cerrar Microsoft Word
3.1.6. Edición de documentos
3.2. Actividad de aprendizaje: formateado de un documento de Word
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Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
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3.2.1. Formato de un texto
3.2.2. Formato de carácter
3.2.3. Formato de párrafo
3.2.4. Otros formatos
3.3. Actividad de aprendizaje: tablas e imágenes de Word
3.3.1. Tablas
3.3.2. Imágenes
3.4. Actividad de aprendizaje: impresión de un documento de Word
3.4.1. Formato de un documento
3.4.2. Impresión de documentos
4. Microsoft Excel 2003
4.1. Actividad de aprendizaje: creación de un libro de Excel
4.1.1. Definición de hoja de cálculo
4.1.2. Hoja de cálculo Microsoft Excel
4.1.3. Descripción del entorno de Microsoft Excel
4.1.4. Administración de libros
4.1.5. Cerrar Microsoft Excel
4.1.6. Edición de libros
4.1.7. Ingreso de datos
4.1.8. Modificar libros
4.1.9. Series
4.2. Actividad de aprendizaje: formato de una tabla de Excel
4.2.1. Formato de celdas
4.2.2. Modificar el ancho de columna o el grosor de la fila
4.2.3. Etiquetas
4.2.4. Quitar líneas de división
4.3. Actividad de aprendizaje: fórmulas y funciones de Excel
4.3.1. Tipos de datos
4.3.2. Referencias de celdas
4.3.3. Fórmulas
4.3.4. Funciones
4.4. Actividad de aprendizaje: gráficos de Excel
4.4.1. Creación de un gráfico
4.4.2. Edición de un gráfico
4.5. Actividad de aprendizaje: impresión de un libro de Excel
4.5.1. Configurar página
4.5.2. Establecer área de impresión
4.5.3. Impresión de libro
5. Microsoft PowerPoint 2003
5.1. Actividad de aprendizaje: creación de una presentación de PowerPoint
5.1.1. Definición de presentador de diapositivas
5.1.2. Presentador de diapositivas Microsoft PowerPoint
5.1.3. Descripción del entorno de Microsoft PowerPoint
5.1.4. Administración de presentaciones
5.1.5. Cerrar Microsoft PowerPoint
5.1.6. Edición de diapositivas
5.2. Actividad de aprendizaje: creación de una presentación de PowerPoint
5.2.1. Formato de texto
5.2.2. Formato de diapositiva
5.2.3. Herramienta texto
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5.2.4. Herramienta de dibujo
5.2.5. Tablas y gráficos
5.2.6. Animaciones
5.2.7. Patrón de diapositivas
5.2.8. Presentaciones en pantalla
5.3. Actividad de aprendizaje: impresión de una diapositiva de PowerPoint
5.3.1. Configuración de página
5.3.2. Encabezado y pie de página
5.3.3. Impresión de presentación
6. Guía de ejercicios
6.1. Conceptos básicos
6.2. Internet
6.3. Microsoft Word
6.4. Microsoft Excel
6.5. Microsoft PowerPoint
7. Anexos
7.1. Configuración del teclado
7.2. Configuración del ratón
7.3. Configuración del fecha y hora
7.4. Configuración de moneda
7.5. Instalación de impresora
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i. Presentación
El programa Willay (comunicar en quechua) está centrado en la generación y difusión de conocimientos
prácticos sobre el uso sostenible de sistemas de telecomunicación e informática apropiados y de bajo
costo que permitan el fortalecimiento de la gestión de entidades públicas locales (municipalidades,
educación y salud) en zonas rurales del país. Las actividades del programa se realizan a través
de dos grandes líneas de trabajo: 1) la dotación de infraestructura y servicios de comunicación e
información para entidades públicas rurales y, 2) la creación de una red de centros de difusión y
capacitación en el uso social de las tecnologías de información y comunicación (TIC). Precisamente
en el marco de esta segunda línea de trabajo, a través de los servicios de capacitación y difusión, las
entidades públicas locales mejorarán su capacidad para identificar, demandar y gestionar sistemas
TIC para el soporte de sus procesos de gestión.
En este contexto, los telecentros, considerados como centros de asistencia educativa y tecnológica,
juegan un papel primordial al constituirse en un medio de apoyo a la gestión de la administración
pública. Por su importancia, el programa Willay, financiado por el Ayuntamiento de Madrid y ejecutado
por Ingeniería sin fronteras, la Pontificia Universidad Católica del Perú y Soluciones Prácticas-ITDG,
ha diseñado el curso Gestión de telecentros dirigido a los administradores de telecentros con el
objetivo de fortalecer el trabajo que realizan.
El presente manual brinda los conocimientos básicos requeridos para el desarrollo de capacidades
en el manejo y organización de la información digital, manejo de herramientas de Internet y uso de
paquetes ofimáticos aplicados a la elaboración de documentos, cálculos y presentaciones. También
incluye grupos de ejercicios aplicados a las tareas cotidianas de un telecentro que podrán ser usados
como modelo para futuras capacitaciones que el participante realice en su telecentro o como
documentos modelo en sus actividades de gestión.
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ii. ¿A quién está dirigido este manual?
Este manual está dirigido principalmente a los administradores de telecentros que deseen aprender a utilizar
programas ofimáticos e Internet como herramientas informáticas de gestión en sus telecentros. Sin embargo,
esto no excluye su uso por parte de cualquier usuario principiante en el manejo de programas de computación.
La mayoría de los ejercicios están orientados al trabajo cotidiano de un telecentro, no obstante es posible
aplicarlos en cualquier otra actividad.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
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iii. ¿Por qué Windows y no Linux? ¿por qué
Office y no OpenOffice?
Probablemente si conoces algo de Linux o has escuchado hablar de él, las primeras preguntas que te harás las
siguientes. Explicaremos brevemente las razones que nos llevaron a usar Windows y Office en este manual:
1. Actualmente la mayoría de telecentros utilizan como sistema operativo y paquetes ofimáticos los de
Microsoft. La principal razón es que estos programas son ampliamente difundidos en el mercado; por lo
que son los más solicitados por los clientes para sus capacitaciones en computación básica
2. En las últimas versiones de Linux y OpenOffice, el entorno de trabajo y comandos son similares al de Windows
y Office, por lo que si quieres practicar un poco con Linux y OpenOffice, este manual podría ser útil
Este manual está enfocado a explicar la lógica y secuencia de órdenes que se deben realizar para ejecutar un
comando o función, sin importar qué programa se use. Dadas las similitudes existentes entre los programas de
Office y OpenOffice, podrás utilizar la misma secuencia de órdenes sin mayores inconvenientes.
Hemos decidido usar la versión 2003 de la suite Office y no la 2007, pues es de uso más generalizado en los
telecentros. Finalmente, hemos incorporado pequeños consejos y aclaraciones sobre determinados temas, los
que presentan mediante estos gráficos:
Consejos o tips
Aclaraciones
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iv. Competencias
•
Maneja y organiza la información digital en Windows XP. 2 horas
•
Busca, obtiene e intercambia información a través de Internet. 3 horas
•
Elabora documentos personalizados en Microsoft Word 2003. 6 horas
•
Elabora tablas, cuadros estadísticos y gráficos en Microsoft Excel 2003. 9 horas
•
Elabora presentaciones en Microsoft Power Point 2003. 4 horas
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
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Unidad didáctica 1:
Administración de archivos y carpetas en
Windows XP
Capacidades:
• Reconoce los principales componentes de la computadora
• Aplica adecuadamente los procesos básicos de administración de
archivos y carpetas
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1.1. Actividad de aprendizaje: terminología
básica
Capacidad:
Duración:
Reconoce los principales componentes de la computadora
0.5 hora
Criterios de evaluación:
•
•
Los principales componentes de la computadora han sido reconocidos
La computadora es encendida, reiniciada y apagada en forma adecuada
1.1.1. La computadora
La computadora, llamada también PC por sus siglas en inglés: personal
computer, es un dispositivo electrónico compuesto por un procesador,
memoria y dispositivos de entrada/salida. Tiene una parte física o hardware
y una parte lógica o software, que se combinan para interpretar y ejecutar
instrucciones programadas.
La computadora fue inventada en 1941 con la finalidad de apoyar al hombre en su trabajo
diario, facilitar su comunicación y aprendizaje pero también para su entretenimiento.
Desde entonces la computadora ha sufrido muchos cambios. La primera computadora
era inmensa, con el avance de la tecnología, su tamaño fue reduciéndose.
1.1.2. Elementos de la computadora
a. El cuerpo: hardware
Son todos los componentes físicos a través de los cuales se ingresa, procesa y obtiene información. Usaremos
las siguiente clasificación:
Componentes básicos internos
Son los componentes que se encuentran dentro de la carcasa o case de la computadora. Es conocido también como
CPU o central processing unit, unidad central de proceso. Entre los principales tenemos:
Placa madre: llamada también placa base. Es la pieza fundamental de la computadora.
Se encarga de intercomunicar todas las demás placas, periféricos y componentes.
Microprocesador: dispositivo ubicado en el corazón de la placa madre, es el cerebro
de la computadora.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
Memoria: la memoria RAM (Rapid Access Memory) es donde se guarda la información
que está siendo usada en el momento, la memoria ROM (Read Only Memory) es
donde se almacena la BIOS (Basic Input/Output System) y la configuración básica
de la computadora.
Cables de comunicación: normalmente llamados bus. Su función principal es
comunicar diferentes componentes entre sí.
Otras placas: generalmente van conectadas a las bahías libres de la placa madre.
Pueden ser aceleradora de gráficos, de sonido, de red, etc.
Dispositivos de enfriamiento: los más comunes son coolers o ventiladores y los
disipadores de calor.
Fuente eléctrica: sirve para proveer de energía a la computadora.
Puertos de comunicación: tenemos los puertos USB (Universal Serial Bus), seriales y
paralelos para la conexión con periféricos externos.
Componentes de almacenamiento
Son los componentes tradicionales usados
para el almacenamiento de información
en una computadora. Existen dos clases:
almacenamiento
primario,
aquellos
usados directamente por la CPU como
memoria principal, memoria caché, etc. y
el almacenamiento secundario, a los que
la CPU no accede directamente. En este
último grupo se encuentran los discos
magnéticos, ópticos, cintas magnéticas,
tambores magnéticos, etc.
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Periféricos externos de entrada
Son componentes o dispositivos que se conectan a diferentes puertos de la computadora, pero permanecen
externos a ella. Se les considera de entradaporque el flujo principal de datos va desde el periférico hacia la
computadora. Entre ellos destacan: teclado, mouse o ratón, trackball, touchpad, webcam o cámara web,
escáner, micrófono, cámara digital, joystick, gamepad, volante, lápiz óptico y lectora de barras.
Periféricos externos de salida
Son componentes que se conectan a
diferentes puertos de la computadora, pero
que permanecen externos a ella. Son de salida
porque el flujo principal de datos va desde la
computadora hacia el periférico: monitor,
impresora, parlantes, audífonos y plotter.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
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1. Monitor
2. Placa madre
3. Procesador
4. Puertos ATA
5. RAM
6. Placas de expansión
7. Fuente eléctrica
8. Unidad de almacenamiento
óptico
9. Disco duro
10. Teclado
11. Ratón
vista expandida de una computadora
(extraído de http://commons.wikimedia.org)
b. El alma: sofware
Es la parte lógica de la computadora, constituida por un conjunto de programas que hacen posible la realización
de una tarea específica, como elaborar un documento, crear un dibujo, escuchar música, etc. El software puede
clasificarse de la siguiente manera:
•
•
•
Software de sistema: conocido también como sistema operativo. Es aquel que controla la computadora y
administra los servicios, funciones y ejecución de otros programas compatibles. El sistema operativo traduce
las instrucciones que ingresamos por medio del teclado, ratón o cualquier dispositivo de entrada a un lenguaje
que el hardware puede comprender. Es un enlace entre la computadora y el usuario. El sistema operativo
más difundido a nivel mundial es Windows,1 pero no es el único. Existen otros de gran popularidad como los
basados en Unix. Estos últimos ganan cada día más usuarios por ser de acceso libre y gratuito.
Software de aplicación: llamados también aplicativos. Son programas que se ejecutan en el sistema
operativo y son usados por el usuario para la ejecución de diversos procesos. Pueden ser navegadores,
editores de texto, editores gráficos, antivirus, etc.
Software de programación: es el conjunto de herramientas que permiten al programador desarrollar programas
informáticos usando diferentes alternativas y lenguajes de programación de una manera práctica. Incluyen
compiladores, intérpretes, enlazadores, depuradores, entornos de desarrollo integrado (IDE).
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1.1.3. Funcionamiento de la computadora
La computadora trabaja con datos ingresados a través de los dispositivos de entrada, que luego de ser procesados
se muestran a través de los dispositivos de salida.
Es necesario que el
hardware y el software
sean compatibles para que
la computadora pueda
funcionar
1.1.4. Procedimiento para encender la
computadora
Antes de encender una computadora es importante revisar que los principales componentes se encuentren
conectados siguiendo los siguientes pasos:
1. Verifica que el teclado, ratón y monitor se encuentren conectados al gabinete o case
2. Verifica que los cables de alimentación de energía del case y del monitor se encuentren conectados al
estabilizador. En caso no tuvieras estabilizador, deberán estar conectados a un tomacorriente
Después de estas comprobaciones se procederá a:
1. Presionar el botón de encendido del gabinete o case
2. Presionar el botón de encendido del monitor
3. Después de encenderlo, se pondrá en funcionamiento un programa de arranque que comprueba si están
bien conectados los dispositivos
4. Realizada esta comprobación, se arrancará el sistema operativo, que cargará los controladores de todos los
dispositivos para que la computadora los reconozca y puedas trabajar con ellos
1.1.5. Procedimiento para reiniciar la
computadora
Algunas veces tendrás que reiniciar el equipo, es decir, apagar y volver a encender la computadora sin
desconectarla de la corriente eléctrica. Esto puede suceder, fundamentalmente, por dos razones:
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
•
•
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Cuando la computadora se ha colgado, es decir, cuando no responde porque se ha bloqueado
Cuando realices cambios en la configuración del sistema, por ejemplo, al añadir un dispositivo
Se puede reiniciar una máquina que corre Windows XP de dos maneras:
1. Utilizando la opción Reiniciar: esta opción la puedes emplear cuando has
instalado un nuevo dispositivo en la computadora. Para ello, haz clic en el
botón Inicio de la barra de tareas, selecciona la opción Apagar equipo y
finalmente haz clic en el botón Reiniciar. Al reiniciar la computadora, se
cierran automáticamente todos los programas que se estén ejecutando,
guardándose los datos en el disco duro. Una vez cerrados los programas, la
computadora volverá a iniciarse automáticamente
2. Reiniciar con la combinación de teclas CTRL + ALT + SUPR: esta opción se
utiliza cuando el sistema está bloqueado y no puedes acceder a la opción
Reiniciar desde el botón Inicio
1.1.6. Procedimiento para
apagar la computadora
Antes de apagar una computadora es conveniente que cierres todos los
programas que estén abiertos. Después se debe:
1. Hacer clic en el botón Inicio de la barra de tareas del escritorio
2. Hacer clic en la opción Apagar equipo
3. Hacer clic en el botón Apagar en la ventana que se muestra. El sistema automáticamente apagará el equipo
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1.2. Actividad de aprendizaje:
procesos básicos de administración de
archivos y carpetas
Capacidad:
Duración:
Aplica adecuadamente los procesos básicos de administración de archivos y carpetas
1.5 horas
Criterios de evaluación:
•
•
•
Se han creado accesos directos a archivos y carpetas
Los archivos y carpetas han sido adecuadamente organizados
Se ha ubicado y accedido a archivos y carpetas de diferentes discos
1.2.1. Sistema operativo Windows XP
Windows XP es una versión del sistema operativo Windows desarrollado por Microsoft. Fue lanzado al mercado
el 25 de octubre de 2001. Windows significa ventanas, pues su interfaz se basa en ellas. XP proviene de la
palabra experience o experiencia. Hay gran cantidad de ediciones de este sistema como Home, Professional,
IA-64, Media Center (2002, 2003, 2004 y 2005), Tablet PC, Starter, Embedded, etc. cada una enfocada a un
mercado diferenciado. El sistema operativo marcó el fin de la familia de los Windows 9x, al basarse en la familia
de Windows NT.
1.2.2. Operaciones básicas
a. Manejo del teclado
El teclado es un dispositivo de entrada que permite el ingreso de datos a la computadora. En el mercado existen
diferentes marcas, tamaños y formas de teclados. Sin embargo, todos tienen una disposición estandarizada en
mercados americanos y europeos conocida como Qwerty. Las teclas cumplen diversas funciones:
El teclado puede ser
configurado para
trabajar en diversos
idiomas, revisa el punto
7.1. del anexo
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
•
•
•
•
•
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Teclas de función: se ubican en forma horizontal en la parte superior del teclado. Las teclas de función
sirven de atajos para realizar ciertas tareas dentro de aplicaciones
Teclas especiales: ejecutan tareas especiales, como apagar la computadora, imprimir pantalla, cortar un
proceso, etc.
Teclado alfanumérico: ocupa la parte más amplia del teclado y es similar al teclado de una máquina de
escribir tradicional
Teclas de edición: se ubican en la parte intermedia entre el teclado alfanumérico y el numérico. Es muy útil
para desplazarse en textos y editar documentos
Teclado numérico: está ubicado en la parte derecha del teclado. Es similar al teclado de una calculadora
Teclado en inglés
Teclado en español
Ejecuta un comando o permite pasar al renglón siguiente en
los programas de texto
Enter
Backspace
Función (generalmente para texto)
Retroceso (
)
Retrocede y borra caracteres a la izquierda del cursor
Caps Lock
Bloq Mayús
Activa/desactiva las mayúsculas. La luz encendida indica
mayúsculas y apagada minúsculas
Page Up
Re Pág
Desplaza el contenido de la ventana retrocediendo una
pantalla hacia atrás
Page Down
Av Pág
Desplaza el contenido de la ventana avanzando una pantalla
hacia adelante
Delete
Supr
Num Lock
Bloq Num
Activa/desactiva el teclado numérico. Con la luz indicadora
encendida funcionan los números y con luz apagada sirve para
desplazamiento
Home y End
Inicio y Fin
Ubica el cursor al comienzo o final de un renglón
Insert
Insert
Permite reemplazar caracteres entre otros escritos
Esc
Esc (Escape)
Borra caracteres a la derecha del cursor
Es usada por algunos programas para cancelar procesos
Permite obtener mayúsculas y los caracteres ubicados en la
parte superior de las teclas mientras es presionado
Shift
Alt
Alt
Barra espaciadora
Barra espaciadora
Ctrl
Control
Realiza funciones especiales cuando se usa en combinación
con otras teclas
Inserta un espacio hacia la derecha
Realiza funciones especiales cuando se usa en combinación
con otras teclas
Algunas teclas del teclado
alfanumérico contienen 2 o
3 caracteres. Para obtener el
carácter que aparece en la
esquina inferior derecha, se
presiona primero la tecla Alt Gr
(gráfico alternativo) y sin soltarla,
se presiona la otra tecla
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b. Manejo del mouse o ratón
En el mercado existe una gran variedad de ratones con dos, tres e
incluso cuatro botones, pero las funciones básicas son las mismas:
•
Si eres zurdo puedes
personalizar los botones
del ratón, revisa la
sección 7.2. del anexo
•
•
Botón izquierdo: es el más
utilizado porque con él
seleccionaremos los objetos
Botón del medio: tiene
usualmente una ruedecilla, se
utiliza para desplazarse
Botón derecho: se utiliza para
desplegar el menú contextual,
este menú recibe este nombre
porque, en función del
objeto seleccionado, el menú
contendrá distintas opciones
Punteros del ratón
Cuando se dice hacer
clic y no se especifica
con qué botón, se
asume por defecto que
es el botón izquierdo
Funciones del ratón
a) Señalar: es desplazar el ratón sobre una superficie. Esto hace que el puntero, en
forma de una flecha, se mueva en pantalla. La flecha indica nuestra ubicación en la
pantalla
b) Clic: es presionar sobre uno de los botones y soltarlo en seguida, es importante no
mover el ratón cuando se hace clic
c) Doble clic: es presionar sobre el botón izquierdo dos veces con cierta velocidad
d) Arrastrar: es hacer clic, mantener presionado el botón y desplazar el ratón
1.2.3. Manejo de ventanas
Windows XP funciona a través de ventanas. Una ventana es una parte de la pantalla en la que se ejecuta un
programa o se realiza un conjunto de tareas. Los elementos de una ventana en Windows XP son:
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
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1. Ícono de control: al hacer un clic sobre él, se accede a un menú relacionado a la ventana
2. Barra de título: muestra el título de la ventana y tres botones de control
• Botón Minimizar: reduce la ventana a un botón que se ubica en la barra de tareas de Windows XP, aún
cuando se muestre como un botón, la ventana sigue abierta
• Botón Maximizar/Restaurar: agranda una ventana para que cubra todo el escritorio y restaura a su
tamaño original una ventana maximizada
• Botón Cerrar: cierra la ventana
3. Barra de menús: contiene opciones a través de las que se realizan tareas específicas. Al hacer un clic sobre
una de las palabras de la barra de menús, se despliega el menú correspondiente. Luego se puede elegir la
acción deseada y ejecutarla haciendo clic
4. Barra de desplazamiento: aparece cuando el contenido de la ventana no entra en esta. Se puede usar
el botón de desplazamiento para desplazar y visualizar el contenido. Puede ser barras verticales u horizontales
5. Esquina de la ventana: permite cambiar el tamaño de la ventana haciendo clic y arrastrando hacia el lado
deseado. La esquina no está disponible si la ventana está maximizada
6. Barra de estado: muestra información sobre el contenido de la ventana o sobre la acción que se realiza
a. Cambiar tamaño de ventanas
Ubicar el puntero del ratón en uno de los extremos de la ventana. Al hacerlo, el puntero se mostrará así
,
arrastrar el ratón hasta obtener el tamaño deseado. Otra forma de cambiar el tamaño es ubicar el puntero del
ratón en la esquina de la ventana. El punto se presentará así , arrastrar, haciendo clic sin soltar y desplazar
el ratón hasta obtener el tamaño deseado.
b. Mover ventanas
Ubicar el puntero del ratón en la barra de título de la ventana. Luego, hacer clic en el botón izquierdo del ratón
y, sin soltarlo, desplazar hasta la nueva ubicación donde se desee colocar la ventana. Al hacerlo, notarás que la
ventana se mueve conforme desplazas el ratón.
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1.2.4. Escritorio de Windows XP
Después de cargar el sistema operativo, el Escritorio (Desktop) es la primera pantalla que se muestra. El escritorio
de Windows es el fondo de nuestra pantalla. En él se muestran las ventanas y los íconos que representan los
elementos a los que tenemos acceso. Las principales partes del escritorio de Windows XP son:
Mi PC
Incluye todas las unidades de disco
(disqueteras, discos duros, CD/DVD).
Aquí se encuentran todos los archivos y
carpetas de la computadora
Mis sitios de red
Contiene un grupo de accesos
directos a las computadoras,
impresoras y otros recursos
compartidos en una red
ESCRITORIO
Iconos de
acceso directo
a programas,
archivos y
carpetas
Papelera de Reciclaje
Aquí se encuentran todos los
archivos y carpetas que han
sido eliminados. Permanecen
en ella hasta cuando se vacía.
Iconos de
Inicio Rápido
Programas
activos
Botón Inicio
Permite acceder a todas
las opciones que ofrece
Windows XP
Zona de
notificación
Barra de Tareas
Ubica el ratón sobre
la hora y espera unos
segundos para que
aparezca la fecha
completa
Si deseas
cambiar la
fecha y hora del
sistema, revisa
la sección 7.3.
del anexo
Menú inicio
Permite el acceso a programas, carpetas y configuración del
equipo. Se denomina menú porque ofrece una lista de opciones.
Es el lugar al que debes acceder para iniciar o abrir elementos.
El menú Inicio se usa para realizar las siguientes tareas:
•
•
•
•
•
•
•
•
Ejecutar programas
Abrir carpetas o archivos usados habitualmente
Configurar el equipo
Mostrar conexiones de red
Obtener ayuda sobre el sistema operativo Windows XP
Buscar archivos, carpetas y programas
Cerrar sesión en Windows XP o cambiar a otra cuenta
de usuario
Apagar el equipo
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
23
1.2.5. Íconos del escritorio
Son imágenes que se ubican en el escritorio de Windows XP. Existen dos tipos diferentes de íconos:
a. Íconos de sistema
Permite acceder a partes fundamentales de la computadora y no se pueden eliminar.
b. Íconos de acceso directo
Permiten ejecutar de forma inmediata un programa o acceder a un archivo o carpeta.
Se caracteriza por tener el símbolo
en la parte inferior izquierda de cada ícono.
¿Cómo se crea un ícono de acceso directo?
1. Ubicar el ratón sobre una zona libre del escritorio y hacer clic con el botón derecho
2. En el menú contextual que se muestra elegir la opción Nuevo y luego Acceso directo. Al hacerlo, se
mostrará un cuadro de diálogo en el que debemos indicar el programa, archivo de trabajo o carpeta del
cual queremos crear un acceso directo
3. Hacer clic sobre el botón Examinar para buscar el programa, archivo de trabajo o carpeta
4. En el cuadro mostrado, seleccionar el programa, archivo de trabajo o carpeta y luego dar clic en el botón Aceptar
5. Hacer clic en Siguiente
6. Ingresar un nombre al acceso directo o dejar el nombre que el sistema le asigna por defecto
7. Hacer clic en Finalizar
1.2.6. Ejecutar y cerrar un programa
a. Ejecutar un programa
Un programa puede ser ejecutado desde el menú Inicio o haciendo doble clic sobre un ícono de acceso directo.
Para ejecutar un programa a través del menú Inicio:
1. Hacer clic sobre el botón Inicio
2. Hacer clic sobre Todos los programas
24
3. Del menú de programas que se muestran, hacer clic sobre el que desees ejecutar
b. Cerrar un programa
Para cerrar un programa con hacer clic en el botón Cerrar
.
1.2.7. Explorador de Windows
a. Organización de la información digital
Tal como ocurre en una oficina física, en Windows XP trabajamos con un escritorio, carpetas y archivos.
Los trabajos que realizamos se almacenan en forma de archivos, organizados en directorios o carpetas. La
información en la computadora se organiza en un árbol jerárquico, tal como se muestra a continuación:
Escritorio
Mi
PC
Unidad A
Disquete
Carpetas
Archivos
Papelera de
reciclaje
Unidad C
Disco duro
Archivos Archivos
Carpetas
Unidad D
DVD-RW
Mis sitios ……..
de red
……..
Carpetas
Archivos
Carpetas
……..
Archivos
Carpetas
……..
La visualización de archivos y carpetas es la siguiente:
Archivo Carpeta
25
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
•
•
Archivo: es un conjunto de bytes (8 caractéres). Existen diferentes tipos de archivos según la clase de datos que
contienen, por ejemplo: archivos de programas, archivos de imágenes, archivos de música, etc. Para distinguir
el tipo de datos que contienen a los archivos se les asigna un tipo de archivo. Cuando trabajamos en Word los
archivos son de tipo Documento de Word o .doc y por defecto siempre se crean de este tipo, excepto que nosotros
indiquemos lo contrario en el momento de guardar el documento. El nombre de un archivo puede tener hasta 256
caracteres que pueden ser letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado,
@, $ o &
Carpetas: las carpetas o directorios se utilizan para clasificar de forma lógica los archivos que tenemos almacenados
en nuestra computadora. Una carpeta a su vez puede contener subcarpetas y/o archivos. Las carpetas también se
identifican con un nombre. Recomendamos que este sea lo más descriptivo posible, de este modo será más fácil
ubicar la información
b. Manejo del explorador de Windows
El programa que nos permite organizar y administrar las carpetas y archivos se llama Explorador de Windows.
Este programa se ejecuta desde Inicio, Todos los programas, Accesorios, Explorador de Windows. Otra
forma de hacerlo es pulsando las teclas + E. A continuación mostramos el aspecto típico que presenta la
ventana del explorador:
Barra de
menús
Barra de herramientas
El signo + indica que
contiene más carpetas. Al
hacer clic en ella se abrirá
Archivos y carpetas de la
carpeta seleccionada
Carpeta seleccionada
El signo – indica que la
rama está abierta. Al hacer
clic en ella se cerrará
Número de objetos
(archivos / carpetas) de
la carpeta seleccionada
Cantidad de espacio libre
en la unidad actual
Cantidad de espacio que ocupa el
archivo o carpeta seleccionada
El Explorador de Windows es una aplicación muy utilizada porque
nos permite crear, mover, copiar, renombrar o eliminar archivos y
carpetas de las unidades de la computadora.
En Windows XP
existen varias formas
de ejecutar una
misma tarea. Aquí te
enseñaremos la más
utilizada
26
Crear carpetas
1. Hacer clic en la unidad de disco o carpeta donde se desea crear la carpeta
2. Ubicar el ratón en el lado derecho de la ventana del explorador, donde se visualiza el contenido de la
unidad o carpeta seleccionada, y hacer clic en el botón derecho
3. Hacer clic en la opción Nuevo y luego en Carpeta. Al hacerlo se creará una carpeta que tiene por
nombre Nueva carpeta
4. Escribir el nombre que deseamos darle a la nueva carpeta y presionar la tecla Enter para finalizar
A continuación, proponemos una estructura de directorio que puedes tomar como modelo para organizar la
información de tu telecentro:
Mover archivos o carpetas
1. Ubicar el puntero del ratón sobre el
archivo o carpeta que deseamos mover
2. Hacer clic en el botón derecho del ratón.
En el menú contextual que se muestra,
elegir la opción Cortar
3. Ubicar el puntero del ratón en la carpeta
destino
4. Hacer clic en el botón derecho del ratón.
En el menú contextual que se muestra,
elegir la opción Pegar
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
27
Copiar archivos o carpetas
1. Ubicar el puntero del ratón sobre el archivo o carpeta que deseamos
copiar
2. Hacer clic en el botón derecho del ratón. En el menú contextual
que se muestra, elegir la opción Copiar
3. Ubicar el puntero del ratón en la carpeta destino
4. Hacer clic en el botón derecho del ratón. En el menú contextual
que se muestra, elegir la opción Pegar
Renombrar archivos o carpetas
1. Ubicar el puntero del ratón sobre el archivo o carpeta
que deseamos renombrar
2. Hacer clic en el botón derecho del ratón. En el menú
contextual que se muestra, elegir la opción Cambiar
nombre
3. Edite el nombre actual, escribiendo en el campo y
presione la tecla Enter para finalizar
Eliminar archivos o carpetas
1. Ubicar el puntero del ratón sobre
el archivo o carpeta que deseamos
eliminar
2. Hacer clic en el botón derecho del
ratón. En el menú contextual que se
muestra, elegir la opción Eliminar
3. Hacer clic sobre el botón SÍ para
confirmar la eliminación del archivo,
es decir, su envío a la Papelera de
reciclaje
Si deseas eliminar un
archivo en forma definitiva,
debes mantener presionada
la tecla Shift mientras
presionas la tecla Supr al
momento de eliminar el
archivo o carpeta
Cuando un archivo o carpeta es eliminado, automáticamente es
almacenado en la papelera de reciclaje, esto significa que ha sido borrado
temporalmente de la unidad. Para eliminarlo definitivamente se deberá
vaciar la papelera. Para ello, realizar los siguientes pasos:
1. Ubicar el puntero del ratón sobre el ícono Papelera de reciclaje
2. Hacer clic en el botón derecho del ratón. En el menú contextual
que se muestra, elegir la opción Vaciar Papelera de reciclaje
3. Hacer clic sobre el botón Sí para confirmar la eliminación definitiva
28
1.2.8. Búsqueda de
archivos y carpetas
Debido a la gran cantidad de información que podemos
almacenar en una computadora, a veces puede
ocurrir que no encontremos un archivo o carpeta que
necesitamos. Ante esta situación usaremos la función
Buscar de Windows XP. La función Buscar nos permite
buscar archivos, carpetas, equipos y personas en la red
local, e inclusive páginas en Internet.
Para activar la función buscar, hacer clic en Inicio, Buscar.
Para buscar archivos y carpetas, elegimos la opción
Todos los archivos y carpetas. Inmediatamente se
mostrará la ventana Buscar según los siguientes
criterios en la que debemos ingresar los criterios por los
que deseamos realizar la búsqueda. En la primera casilla
debemos ingresar parte o todo el nombre del archivo que
deseamos buscar. Windows XP mostrará como resultado
las carpetas o archivos cuyos nombres contengan la cadena
de caracteres que hemos ingresado
En la casilla Una palabra o frase en el archivo ingresamos una
palabra o frase que se encuentre en el archivo que queremos buscar.
No siempre es conveniente utilizar esta opción pues genera lentitud
en la búsqueda, ya que buscará en el contenido de cada archivo, la
Cuanto más detallemos
el nombre del archivo,
palabra o frase que escribimos. En la casilla Buscar en debemos,
menor será el número de
indicar
en qué unidad deseamos buscar el archivo o carpeta. Después
resultados de la búsqueda,
de ingresar estos datos, hacer clic en el botón Búsqueda. En caso que
lo que facilitará encontrarlo
con mayor rapidez
Windows no encontrara el archivo o carpeta mostrará un mensaje indicando
que la búsqueda ha finalizado y no hay resultados a mostrar.
Administrar y organizar adecuadamente tu información puede ahorrarte tiempo y esfuerzo.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
29
Unidad didáctica 2:
Herramientas de Internet
Capacidades:
• Envía y recibe información a través del correo electrónico y chat
• Optimiza la búsqueda de información en Internet
30
2.1. Actividad de aprendizaje:
herramientas de comunicación
Capacidad:
Duración:
Envía y recibe información a través del correo electrónico y chat
1.5 horas
Criterios de evaluación:
•
•
Se ha enviado y recibido un mensaje de correo electrónico
Se ha realizado una reunión virtual de trabajo a través del chat
2.1.1. Definición de Internet
Internet es conocida como la red de redes pues está conformada por un gran número de redes de computadoras
de diferentes partes del mundo. Por Internet circulan constantemente grandes cantidades de información,
razón por la cual se le llama también la autopista de la información.
2.1.2. Ventajas de Internet
Algunas de las principales ventajas de Internet son:
•
•
•
•
•
Comunicarse con familiares, amigos y colegas de cualquier parte del mundo en forma rápida y económica
Tener acceso a una variada y extensa información de
bibliotecas, bases de datos, diarios, revistas y otros.
La información está disponible las todo el tiempo
Producir y publicar información sobre cualquier
tema. No hay restricciones o limitaciones
Acceso a foros para discutir sobre cualquier tema en
cualquier idioma
Obtener diversos recursos como programas y controladores de
libre disponibilidad
Obtener
información
Internet es:
Obtener
recursos
2.1.3. Definición de protocolo
Debido a que Internet está conformada por miles de redes de computadoras de distintos tipos y marcas ha sido
necesaria la creación de un lenguaje común para que estas computadoras puedan entenderse. A ese lenguaje
común se le llama protocolo. El protocolo es un método establecido para intercambiar datos en Internet, a
través del cual dos computadoras pueden comunicarse. El protocolo usado por Internet es el TCP/IP, Transfer
Control Protocol/Internet Protocol o protocolo de control de transmisión/protocolo de Internet en español.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
31
2.1.4. Direccionamiento en Internet
En Internet, cada computadora se identifica por una dirección única. Esta dirección puede ser de dos tipos:
Co
a. Dirección IP
La dirección IP es un número único e irrepetible que identifica una computadora conectada a una red que corre
el protocolo IP. Está compuesta de cuatro grupos de números del 0 al 255 separados por puntos. Por ejemplo,
una dirección IP válida es 209.85.133.19.
b. Dirección por sistema de nombres de dominio
El sistema de nombres de dominio o DNS, Domain Name Server, es un sistema de nombres que permite traducir
de nombre de dominio a dirección IP y viceversa. Este sistema nació de la necesidad de recordar fácilmente
los nombres de todos los servidores conectados a Internet, ya que es más fácil recordar un nombre que un
conjunto de números. Un dominio puede ser registrado por cualquier persona natural o jurídica de cualquier
parte del mundo sin requisitos especiales.
solucionespracticas.org.pe
nombre de organización
dominio de tipo
dominio de país
hatunyay.com
nombre de organización
•
•
dominio de tipo
Nombre de organización: es el nombre de la institución o empresa a la que pertenece el dominio
Dominio de tipo: indica el tipo de actividad a la que se dedica la organización dueña del dominio
Los dominios más conocidos y sus significados son:
.com = comercial
.edu = educación
.org = ONG
.sld = salud
.net = redes
.gob / .gov = gobierno
.mil = militar
Actualmente, existen nuevos dominios que se han incorporado recientemente a Internet, como:
•
•
•
•
•
•
•
.biz: proviene de la pronunciación del inglés business, usados para actividades comerciales y de negocios. Las .com europeas son su equivalente
.tv: usados principalmente por empresas de vídeo, cine y televisión
.cc: usado por aquellos que pretenden conseguir un dominio global y no tienen posibilidad de conseguir el
.com que desean
.info: usados por empresas que brindan servicios de información, periódicos, revistas, etc.
.aero: usado por las empresas de servicios aéreos: compañías aéreas, aeronáuticas, aeropuertos y servicios aéreos
.coop: reservado a las cooperativas
.mobi: usado por empresas de la rama de telefonía móvil
32
•
•
•
•
•
•
•
•
.travel: usado por la industria de viajes
.jobs: usado por las áreas o departamentos de recursos humanos en empresas
.int: internacional, para organizaciones internacionales como la ONU, ITU, etc.
.ws: Las siglas se identifican con Web Site, por lo que es usado para todo tipo de sitios web
.museum: dominio de uso restringido para los museos. Permite la incorporación en un segundo nivel del
nombre del museo, por ejemplo, picasso.museum
.name: proviene del inglés name que significa nombre, por lo que se convierte en una nueva opción para
registrar nuestro nombre propio como dominio
.pro: para uso específico de profesionales de determinadas categorías, agrupados en subdominios.
Ejemplo: .med.pro (médicos). Para acceder a este tipo de dominio, los profesionales deberán acreditar
ser miembros del colegio u organización profesional correspondiente
Dominio de país: indica el país donde se encuentra el servidor:
.pe = Perú
.ca = Canadá
.mx = México
.de = Alemania
.ec = Ecuador
.zm = Zambia
.it = Italia
.pa = Panamá
.pt = Portugal
Como Internet nació
en Estados Unidos de
Norteamérica este país
no tiene obligación de
usar un dominio para
sus páginas
2.1.5. Herramientas de Internet
Podemos agrupar las herramientas de Internet de la siguiente manera:
a) Herramientas de comunicación
La más usada es el correo electrónico. Usamos el correo para comunicaciones personales de forma bidireccional,
pero también para comunicarnos con grupos de personas, mediante listas de discusión, enviando y recibiendo
mensajes a grupos de amigos o compañeros de trabajo. Algunos ejemplos de servicios son: Correo electrónico:
Gmail, Yahoo, Hotmail; listas de discusión: grupos de Google (http://groups.google.com/), grupos de Yahoo
(http://www.gruposyahoo.com/), grupos de MSN (http://groups.msn.com).
Tenemos tambien grupos de discusión o foros que nos permiten mantener un debate entre diferentes personas
de forma asincrónica, distanciados en el espacio y también en el tiempo, por lo que las respuestas no suelen
ser inmediatas. Ejemplos de estos foros son: Indecopi (http://www.indecopi.gob.pe/categoriasForos.jsp),
Asociación de estudios de derecho privado (http://aedp.com.pe/foro/), foros de discusión en educación (http://
www.rediris.es).
Otra herramienta de comunicación en tiempo real es el chat. En este grupo se incluyen herramientas que
además de incorporar audio o texto, incorporan video. Se denominan teleconferencias de comunicación cuando
además de voz y escritura se usa el video. Ejemplo: MSN Messenger, Yahoo! Messenger, Google Talk, Skype,
Ivisit, Jabber, ICQ, Cuseeme, mIRC, etc.
b) Herramientas de información
Internet es una gran fuente de información. Para acceder a esta información se utilizan las páginas web, a
través de los buscadores que de Internet. Sin embargo, no son las únicas herramientas de información, también
existen otras como listas de distribución que proponen artículos de interés y suelen estar moderadas o dirigidas
por un experto que con cierta frecuencia expone sus opiniones o estudios en uno u otro ámbito.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
33
También existen los newsletters, boletines informativos o de novedades que las empresas envían a los correos
electrónicos de sus clientes en forma periódica. Existen también revistas digitales de diversas áreas: educación,
salud, tecnología, entretenimiento, etc. En este grupo de herramientas consideramos también a los videos
digitales, música y radios en línea como YouTube (http://es.youtube.com/), Radio Programas del Perú (www.
rpp.com.pe), Cadena Peruana de Noticias (http://www.cpnradio.com.pe/), etc.
c) Herramientas para la obtención de recursos
En Internet se encuentran disponibles diferentes tipos de programas. Algunos son freeware, es decir, gratuitos.
Otros son shareware, pueden ser compartidos entre usuarios sin costo pero puede colaborarse con sus autores
si se desea. Algunas empresas ponen a disposición de los usuarios programas en versiones demo por un tiempo
limitado, después del cual dejan de funcionar. Otras ponen a disposición versiones de prueba con funciones
restringidas. Esto se hace que los usuarios prueben el producto y se decidan a comprarlo.
Para acceder a estos recursos se utiliza usualmente la herramienta FTP, File Transfer Protocol o protocolo de
transferencia de archivos, que permite bajar archivos de un servidor en Internet al disco duro de tu computadora.
También se hace uso de esta herramienta cada vez que abres un archivo adjunto a un correo electrónico.
2.1.6. Correo electrónico
Como ya dijimos, el correo electrónico o email es una herramienta de comunicación muy utilizada, a través
de la cual podemos enviar y/o recibir mensajes. Para lograrlo, tanto emisor como receptor deben tener una
dirección de correo electrónico. Ejemplo:
[email protected]
usuario
dirección de servidor
@ significa at, traducido al español como arroba
Las principales ventajas de esta herramienta frente a otros medios de intercambio de información tradicionales,
como el correo postal y el teléfono son:
•
•
•
•
•
Velocidad: a diferencia de un mensaje enviado por correo tradicional uno correo electrónico tardará solo
minutos e incluso segundos
Costo: enviar un mensaje electrónico a un destinatario en cualquier parte del mundo es gratuito, lo que
cuesta es el acceso a Internet
Asincrónico: no requiere la intervención del emisor y receptor al mismo tiempo
Un mismo mensaje puede ser enviado a varios destinatarios al mismo tiempo: lo mismo ocurre con un
mensaje recibido, puede ser retransmitido a otras personas
Se pueden enviar archivos de diferente tipo: programas, documentos, imágenes, música, etc.
En Internet, existen varios servicios de correo electrónico gratuitos, como Gmail (http://www.gmail.com), Yahoo
(http://www.yahoo.es), Hotmail (http://www.hotmail.com), Personales (http://www.personales.com/), Gawab
(http://www.gawab.com), Inbox (http://email.inbox.com).
34
a. Crear una cuenta de correo en Gmail
Para crear una cuenta en Gmail se deben realizar los siguientes pasos:
1. Ingresar al sitio web de Gmail (htpp://www.gmail.com)
Gmail ofrece una
capacidad de
almacenamiento
superior a los 7 Gb
2. Para crear la cuenta, hacer clic en Apúntate a Gmail
3. En la ventana que se muestra ingresar los datos que solicitan. Para el ejemplo crearemos la cuenta para
el telecentro Hatunyay, por tanto, la dirección será [email protected]
Es muy importante que el
nombre de usuario que
elijas sea lo más descriptivo
posible de la entidad a la
que representará
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
35
4. Después de terminar de ingresar los datos, hacer clic sobre el botón Acepto. Crear mi cuenta, con lo
que se iniciará el proceso de creación. Finalizado este proceso, se mostrará la siguiente ventana en la
que podemos empezar a usar nuestra cuenta de correo
b. Enviar un mensaje
Para enviar un mensaje debes seguir los siguientes pasos:
36
1. Hacer clic en la opción Redactar
2. En el recuadro que dice Para escribir la dirección electrónica del destinatario. Si son varios destinatarios,
las direcciones se separan por comas. Si se desea enviar una copia del mensaje a otros correos se puede
hacer clic en la opción CC, con copia, y/o CCO, con copia oculta, e ingresar en cada una de ellas las
direcciones electrónicas correspondientes
3. En el recuadro Asunto ingresar una palabra o frase que resuma el contenido del mensaje
4. Luego se procede a escribir el contenido del mensaje. Cuando se haya finalizado se debe presionar el
botón Enviar para que el servidor de correo proceda a enviar el mensaje a los destinatarios indicados
c. Enviar un mensaje con archivos adjuntos
Como se ha indicado anteriormente, una de las ventajas del correo electrónico es que permite enviar archivos
adjuntos. El archivo adjunto puede ser de cualquier tipo: un documento en Word, Autocad, Flash, etc. Para
adjuntar archivos a un correo electrónico, seguir los siguientes pasos:
1. Redactar el mensaje a enviar siguiendo el procedimiento anterior pero sin pulsar el botón Enviar
2. Hacer clic en la opción Adjuntar un archivo
3. Hacer clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo que deseamos adjuntar. Si se requiere adjuntar
más archivos, seleccionar la opción Adjuntar otro archivo, siguiendo el procedimiento indicado
4. Luego, hacer clic sobre el botón Enviar para mandar tu mensaje
En Gmail, el tamaño
máximo de cada
mensaje, texto y
archivos adjuntos, es
de 20 Mb
2.1.7. Chat
Es una herramienta mediante la cual dos o más personas pueden comunicarse en forma simultánea, en tiempo
real, a través de Internet, por medio de texto, audio y video, sin importar la ubicación en la que se encuentren.
Existen diferentes tipos de programas de chat, como MSN Messenger, Yahoo! Messenger, Google Talk, Skype,
ICQ, Jabber, mIRC, etc. En la actualidad, estas herramientas son utilizadas para reuniones virtuales de trabajo,
lo que permite ahorrar significativamente tiempo y dinero. A continuación, indicaremos ejemplos formas de
uso de dos de ellas (MSN Messenger y Skype).
a. Uso de MSN Messenger (http://messenger.live.com)
MSN Messenger es el programa de mensajería instantánea para sistemas Windows más utilizado. La última
versión de MSN Messenger se llama Windows Live Messenger.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
37
Para poder utilizarlo se debe tener una cuenta en Microsoft Passport Network o .NET Passport, actualmente conocido
como Windows Live ID. Si no la tienes puedes crear una, o si ya tienes una cuenta de correo en otro servidor de
correo puedes asociarla a este servicio en htpp://www.passport.net, si deseas crear una cuenta de correo, elige la
sección Registrarse para obtener una cuenta de MSN Hotmail gratuita; si ya tienes una cuenta de correo y
deseas asociarla al servicio, elegir la sección Utilice una dirección de correo electrónico que ya tenga.
Puedes instalar el programa producido por Microsoft en tu computadora o también usarlo a través de la
web en sitios web alternativos como Ebuddy (http://www.ebuddy.com). Para el siguiente ejemplo, partimos de
la premisa que ya se tiene una cuenta MSN Messenger y que se tienen ingresados varios contactos en ella. Después de
iniciar sesión, se visualizará una ventana donde se muestran todos los contactos. Los que están conectados o
en línea, se identifican por un ícono verde ( ), y los que están desconectados o fuera de línea, por un ícono
plomo ( ).
Para iniciar una conversación haces doble clic sobre el nombre del contacto con quien deseas conversar. Al
hacerlo, se mostrará una ventana en la que puedes empezar la conversación, escribiendo el texto y pulsando la
tecla Enter para mostrar a tu interlocutor lo que escribiste.
Para agregar un contacto, elegir la opción Contactos,
Agregar un contacto…. Se mostrará una ventana
en la que debes ingresar la dirección electrónica del
nuevo contacto, recuerda que debe ser una cuenta
de Hotmail o una asociada a passport.net.
En la computadora del contacto que agregaste
aparecerá una ventana indicándole que fue agregado
a tu lista a fin de que acepte o rechace la invitación.
38
Para crear una reunión virtual debes agregar contactos a una conversación activa, dando clic en Acciones, Invitar a
un contacto a esta conversación…. Al hacerlo, se mostrará una ventana en la que debes seleccionar los contactos
que desees agregar a la reunión. Puedes agregar hasta un máximo de 5 contactos por sala de reunión.
Para enviar un archivo debes elegir Acciones, Enviar un único archivo…. Se mostrará una ventana en la que
debes seleccionar el archivo que desees enviar al contacto con quien estés charlando.
39
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
b. Uso de Skype (http://skype.com/intl/es/)
Es un programa que permite realizar video llamadas gratuitas a otras
personas que tienen Skype instalado en su computadora. El programa
también tiene una aplicación llamada SkypeOut que sirve para llamar
a teléfonos fijos o móviles en cualquier parte del mundo a tarifas
reducidas.
La calidad de sonido es bastante buena, mucho mejor que otros
programas de mensajería. Puedes enviar video y hacer uso del chat.
Para usarlo debes bajar el programa de la dirección web indicada
anteriormente e instalarlo. Cuando lo ejecutes por primera vez te pedirá
crear un Skypename, una cuenta en Skype: ingresa los datos que solicita
y podrás empezar a utilizarlo.
El modo de trabajo es bastante similar al de otros programas de
mensajería instantánea, por lo que puedes agregar contactos, enviar
archivos, chatear, hablar, crear una conferencia, entre otros. Con esta
herramienta, tus reuniones virtuales de trabajo pueden ser más dinámicas
y realizarse en menor tiempo. Puedes incluso crear una video conferencia
con varios especialistas sobre un tema determinado o coordinar con
varias personas en la organización de algún evento o propuesta para
tu telecentro. Obviamente, la calidad del servicio dependerá mucho del
tipo de conexión que tengas y la velocidad de acceso. Pese a esto, se
presenta como una herramienta de trabajo alternativa.
Chat
Audio
Video
Utiliza estas herramientas de comunicación de forma adecuada. ¡Sácales el
máximo provecho en beneficio de tu telecentro…!
40
2.2. Actividad de aprendizaje:
herramientas de información
Capacidad:
Duración:
Optimiza la búsqueda de información en Internet
1.5 horas
Criterios de evaluación:
•
•
Se ha realizado una búsqueda de información en Internet
Se ha grabado información de páginas web en el disco duro local
2.2.1. World Wide Web
La World Wide Web, WWW o W3 es un conjunto de servicios basados en hipermedios, es decir, información
que puede presentarse utilizando distintos medios como: programas ejecutables, texto, gráficos, audio, vídeo,
animación o imagen, ofrecidos en todo el mundo a través de Internet. El lenguaje usado para elaborar páginas
web es el HTML, HiperText Markup Language o lenguaje marcador de hipertexto, que emplea links o enlaces
para unir páginas web.
No existe un centro que administre esta red de información, pues está constituida por muchos servicios que
se conectan entre sí a través de referencias en los distintos documentos y transferencia de información, por
ejemplo, un documento contenido en un servidor en Perú puede tener referencias a otro documento en Estados
Unidos, Canadá o China. La red fue creada alrededor de 1990 por el inglés Tim Berners-Lee y el belga Robert
Cailliau mientras trabajaban en la Organización europea para la investigación nuclear en Ginebra, Suiza.
2.2.2. Dirección web
Cada página web tiene una dirección en Internet que la identifica. Esta dirección se denomina URL, Uniform
Resource Locator o localizador de recursos uniformes. Una URL es una dirección que permite acceder a un
archivo o recurso como páginas html, php, asp, o archivos doc, mp3, xls, gif, jpg, etc. Se trata de una cadena
de caracteres que identifica cada recurso disponible en la Web. Las URL de protocolo de transferencia de
hipertexto o HTTP son las direcciones más comunes:
http://www.solucionespracticas.org.pe
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
41
2.2.3. Programas navegadores
Para visualizar las páginas web se requiere tener un programa llamado navegador o browser. En el mercado
existen diferentes tipos de navegadores como Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari, K-Meleon,
Amaya, entre otros.
2.2.4. Buscadores
Un buscador es un servicio que permite realizar búsquedas en Internet. Existen tres tipos de buscadores en
Internet, estos son:
•
•
•
Motores de búsqueda: llamados también buscadores de contenido. Basan su recolección de páginas en un
programa denominado araña, que recorre constantemente Internet en busca de nuevas páginas, que va introduciendo en su base de datos en forma automática. Los motores de búsqueda no tienen porque tener un
índice, aunque cada vez es más habitual que dispongan de uno. Su forma de utilización es muy sencilla, basta
con introducir una o más palabras clave en una casilla y el buscador mostrará un listado de páginas web que
guardan relación con el tema solicitado. Ejemplos de estos buscadores son Google (http://www.google.com.pe),
Altavista (http://www.altavista.com), Excite (http://www.excite.com), Lycos (http://www.lycos.com)
Índices o buscadores temáticos: llamados también directorios, catálogos o buscadores por categorías. Son
buscadores que organizan las páginas incluidas en su base de datos por categorías, tienen un directorio
navegable por temas. Dentro de cada directorio encontraremos páginas relacionadas con ese tema. Ejemplos de estos buscadores son Yahoo (http://www.yahoo.es), Vivísimo (http://www.vivisimo.com) y Terra
(http://www.terra.com.pe)
Metabuscadores: son páginas web en las que se ofrece una búsqueda sin que haya una base de datos detrás pues utilizan las bases de varios buscadores para ofrecer los resultados. Un ejemplo de metabuscador
es Metacrawler (http://www.metacrawler.com). También puedes usar Copernic (http://www.copernic.com),
programa que se instala en la computadora y permite hacer búsquedas en varios buscadores a la vez.
2.2.5. Búsqueda de información
a. Búsqueda en un motor de
búsqueda
A continuación mostraremos un
ejemplo de cómo realizar una
búsqueda de información en
Internet utilizando un motor de
búsqueda como Google.
1. Ejecutar un navegador
2. En la barra de direcciones,
ingresa http://www.google.
com.pe
3. En la casilla de búsqueda
ingresa las palabras claves
que mejor describan el tema
que deseas buscar. Luego
hacer clic en el botón Buscar
con Google
4. Google mostrará un listado
de diez páginas web que
contienen una, varias o todas
Barra de herramientas
Barra de
menús
Aquí ingresa la(s) palabra(s)
clave(s) que mejor describan el
tema a buscar
Barra de direcciones
42
las palabras clave que ingresaste. Puedes optar por ingresar en alguno de los sitios propuestos o solicitar
el listado de los siguientes diez sitios. Para acceder a alguno de los sitios mostrados, simplemente
debes hacer clic sobre el título
5. Si tuvieras muchos resultados, y no deseas recorrer todos, puedes buscar nuevamente, agregando más
palabras, tratando de ser lo más específico posible
Adicionalmente, Google te permite especificar en qué lugares deseas realizar la búsqueda a través de la opción
Buscar en.
Algunos consejos: para que el resultado de tu búsqueda sea exitoso es fundamental aprender a identificar
correctamente las palabras claves que se indicarán al buscador. Para lograrlo, primero debes preguntarte qué
palabras clave pueden estar relacionadas con el tema deseado. Puedes analizar el tema de interés y buscar las
palabras clave como si se tratara de las categorías de una guía de teléfono. Identifica dos o tres palabras clave
que deban estar presentes simultáneamente. Por ejemplo, si estás buscando información de presupuestos
del gobierno, puedes usar las palabras clave: presupuesto participativo. Puedes usar comillas si deseas indicar
que la búsqueda se haga exactamente por todas las palabras que ingresaste, por ejemplo, “plan de gestión”.
Escribir AND o el signo más + para que las páginas mostradas incluyan la totalidad de esas palabras. Si no usas
AND o +, el buscador puede devolver resultados que incluyan solamente una de las palabras ingresadas.
b. Búsqueda por tema
La búsqueda por tema o categoría es por lo general más lenta que por palabras claves, ya que exige realizar la
búsqueda tema hasta llegar a la información deseada. Sin embargo, a diferencia de la anterior, es más precisa
y son ideales cuando se quiere obtener una gran variedad de fuentes. El principal inconveniente en este tipo de
búsqueda es que resulta difícil determinar bajo qué categoría puede estar incluido el tema, o bajo qué forma
está organizada la información.
El primer paso para una búsqueda por tema consiste en acceder al sitio web del buscador que ofrezca este
servicio, para nuestro ejemplo, usaremos Yahoo. Podrás observar que las opciones consisten de una serie de
grandes temas genéricos, por ejemplo: cine, deporte, finanzas, grupos, música, noticias, etc. Al elegir uno de
estos temas, se mostrará una nueva página con los subtemas, los que a su vez seguirán descomponiéndose
hasta llegar a páginas web que contengan información concreta relacionada con el tema solicitado.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
43
2.2.6. Guardar una página web
Cuando encuentras en Internet una página web de tu interés y deseas guardarla en tu computadora, puedes usar
la opción Archivo, Guardar como… que se encuentra en cualquier navegador. Al hacerlo, verás una ventana en la
que debes indicar la ubicación en la que deseas guardar la página, el nombre y el formato.
44
2.2.7. MARCADORES
Si hay un sitio web que visitas con frecuencia puedes incorporarlo a tu navegador como un marcador o favorito.
Esto te permitirá acceder a él las veces que desees, sin necesidad de escribir su dirección web. Para marcar una
página web ve a la opción Marcadores, Añadir página a marcadores… (en Mozilla Firefox) o Favoritos,
Agregar a Favoritos… (en Internet Explorer). Cuando desees visualizar el marcador, solo debes ir a la opción
Marcadores o Favoritos y hacer clic sobre el marcador respectivo.
Obtener información precisa en forma oportuna te permitirá tomar decisiones con mayor rapidez.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
45
Unidad didáctica 3:
Microsoft Word 2003
Capacidades:
• Crea un documento de Microsoft Word
• Aplica formatos a un documento de Microsoft Word
• Crea tablas e inserta imágenes en un documento de Microsoft Word
• Imprime documentos de Microsoft Word
46
3.1. Actividad de aprendizaje:
creación de un documento de Word
Capacidad:
Duración:
Crea un documento de Microsoft Word
1 hora
Criterios de evaluación:
•
•
•
Se ha creado un documento de Microsoft Word
Los documentos de Microsoft Word son administrados adecuadamente
Se ha editado un texto de Microsoft Word
3.1.1. Definición de procesador de texto
Un procesador de texto es un programa que permite crear, tratar y editar textos. Los procesadores de textos
más conocidos son Notepad, WordPad y Word de Microsoft. También son destacables el OpenOffice Writer,
Star Office Writer, WordPerfect, KWord, etc.
3.1.2. Procesador de texto Microsoft
Word
Microsoft Word es un procesador de textos muy popular que permite la creación de documentos sencillos o
profesionales. Forma parte del paquete Microsoft Office, aunque puede adquirirse por separado. Microsoft
Word posee herramientas de ortografía, sinónimos, gráficos, modelado de texto, etc. En el mercado existen
varias versiones de programa, siendo las últimas: la versión 11 o 2003) y la versión 12 o 2007.
Para iniciar el programa, hacer clic en Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Office
Word 2003. También se puede hacer doble clic sobre el ícono
que se encuentra en el Escritorio.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
47
3.1.3. Descripción del entorno de Microsoft
Word
A continuación se muestra una pantalla típica de Microsoft Word 2003:
Barra de
título
Barra de menús
Barra de
herramientas
Regla
Panel de tareas
y ayuda
ZONA DE
EDICIÓN
Vistas
Barra de
estado
Barras de desplazamiento
a. Barra de título
Contiene el ícono de control, nombre del documento activo y el nombre de la aplicación. En la figura mostrada
aparece Documento1 como nombre del documento, este es el nombre por defecto que el programa asigna a
un documento al que todavía el usuario no ha puesto ningún nombre. En el extremo de la derecha se ubican
los botones de control para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
b. Barra de menús
Contiene todos los comandos de Microsoft Word agrupados
en menús despegables. Para activar las opciones del menú
principal con el teclado, se mantiene pulsada la tecla Alt
y luego se pulsa la tecla de la letra subrayada de la opción
deseada. Por ejemplo, para activar la opción Archivo se pulsa
la combinación de teclas Alt + A. Los menús despegables de
la barra de menús tienen tres tipos de elementos:
1. Comandos inmediatos: se ejecutan al hacer clic sobre
ellos. Por ejemplo, en el menú Archivo, el comando
Vista preliminar
Comando
con ventana
Comando
inmediato
Menú
desplegable
48
2. Otro menú despegable: son aquellos que tienen un triángulo a la derecha del comando. Al hacer clic
sobre ellos se abre un nuevo menú con más opciones para que elijamos una de ellas. Por ejemplo, en
el menú Archivo, el comando Enviar a
3. Comando con ventana: son aquellos en los que el nombre acaba en puntos suspensivos. Al hacer clic
sobre ellos, aparece una ventana que nos pedirá que rellenemos algunos
campos, usualmente presentando bonotes de aceptar y cancelar. Por
Colocando el cursor
ejemplo, en el menú Archivo, el comando Abrir
c. Barra de herramientas
La barra de herramientas o toolbar contiene íconos o botones con los que se pueden
realizar las operaciones más frecuentes e importantes, sin tener que abrir los menús
correspondientes. Las barras de herramientas que se visualizan por defecto son:
sobre los botones de la
barra de herramientas, el
nombre de cada botón
aparece en un recuadro
sobre fondo amarillo
1. Barra estándar: contiene íconos que permiten ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones
más habituales, como abrir, guardar, copiar, cortar, pegar, etc.
2. Barra formato: contiene íconos que permiten ejecutar las operaciones más comunes sobre formatos,
como texto en negritas, cursivas, subrayado, elegir tipos de fuente, tamaño, color, etc.
Estas barras no son las únicas, existen otros tipos de barras que pueden ser visualizadas a través de la opción
Ver, Barras de herramientas.
d. Vistas o botones de presentación
Vista
Normal
Vista Diseño
de impresión
Diseño de
lectura
Vista
Diseño web
Vista
Esquema
En Microsoft Word un mismo documento puede ser visualizado de diferentes formas, a esto se le conoce como
modo de presentación. Los botones de presentación permiten pasar de un modo de presentación a otro y
son equivalentes a los comandos del menú Ver.
e. Barra de estado
Muestra información de tipo general, como página y sección, número total de páginas, línea y columna de la
pantalla en la que se encuentra el cursor, etc.
f. Barras de desplazamiento
Permiten desplazarse en forma horizontal o vertical a través de todo el documento. Solo hay que desplazar la
barra arrastrándola con el ratón o hacer clic en los triángulos.
g. Regla
La regla permite controlar los sangrados del texto, las tabulaciones, y en general todo lo que tiene que ver con
las medidas de la página en centímetros o pulgadas.
49
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
h. Zona de edición
Es la zona principal de la ventana de aplicación donde ingresamos el contenido del documento ya sea texto,
tablas, imágenes, etc. Cuando el cursor tiene el aspecto de , significa
que el programa está listo para que empecemos a ingresar el texto.
i. Panel de tareas y ayuda
El panel de tareas y ayuda se muestra a la derecha del documento y
cambia de acuerdo a lo que el usuario esté haciendo. Su propósito es
brindar un acceso fácil a los comandos usados con frecuencia.
Aunque en la pantalla de Microsoft Word no se visualiza, existe un tipo
de menú que se activa al hacer clic en el botón derecho del ratón, a este
menú se denomina menú contextual. El menú contextual permite un
acceso rápido a las funciones básicas relacionadas al elemento donde
se encuentra el cursor.
3.1.4. Administración de documentos
a. Crear un documento
Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Nuevo
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Nuevo
Se visualizará un nuevo documento en pantalla. Solo en el segundo caso se visualiza
en el panel de tareas las opciones de Nuevo documento, donde debes hacer clic para
seleccionar la opción Documento en blanco. Los nombres por defecto con los que se
muestran conforme se abren nuevos documentos son Documento1, Documento2, etc.
En Microsoft Office
existen varias formas
de ejecutar una
misma tarea. Aquí te
enseñaremos las dos
formas más comunes
b. Guardar un documento
Realizar los siguientes pasos:
1. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar hacer clic sobre el botón Guardar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Guardar
2. Si el documento se está guardando por primera vez, se abrirá un cuadro de diálogo, tal como se
muestra a continuación:
En este cuadro se debe indicar la ubicación donde se desea guardar el documento, luego el nombre del documento y
hacer clic en el botón Guardar. Microsoft Word automáticamente le asigna la extensión .doc. Si el documento ya ha
sido guardado, al ejecutar cualquiera de las opciones del paso 1, simplemente guardará el documento.
50
c. Guardar un documento con otro nombre
Esta opción es muy útil cuando ya se tiene un documento grabado y se desea guardarlo con otro nombre:
1. En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Guardar como…
2. Se abrirá un cuadro de diálogo, tal como se muestra a continuación:
3. En este cuadro se debe indicar la ubicación donde se desea guardar el documento, luego indicar el nuevo
nombre del documento y hacer clic en el botón Guardar
d. Proteger un documento
Microsoft Word permite guardar documentos con contraseña, de modo que nadie
podrá tener acceso a su contenido. La contraseña de acceso o password puede
Es muy importante
contener un máximo de 128 caracteres, incluidos letras, números, símbolos y
que no olvides tu
espacios. En la contraseña las letras mayúsculas y minúsculas se consideran diferentes.
contraseña, de
lo contrario no
Microsoft Word permite dos niveles de protección para un documento:
podrás acceder a tu
documento
•
•
Contraseña de apertura para impedir que otros usuarios puedan abrir un documento y leerlo
Contraseña de escritura para impedir que otros usuarios modifiquen un documento, pero permitiendo que lo lean.
Los usuarios que no conocen la contraseña solo pueden abrir el documento en modo solo lectura y no podrán
guardarlo en el disco con modificaciones, pero sí lo podrán guardar con un nombre distinto o en otra carpeta
Cualquiera de estas opciones puede ser activada en el cuadro de diálogo que se muestra cuando se guarda un
documento. En ese cuadro, hacer clic en Herramientas, Opciones de seguridad…, mostrará una ventana
donde deberás ingresar la contraseña y haces clic en el botón Aceptar. El sistema te pedirá que vuelvas a
ingresar la contraseña y luego dar clic en el botón Aceptar.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
51
e. Abrir un documento
1. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Abrir
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Abrir
2. Se abrirá un cuadro de diálogo, tal como se muestra a continuación:
3. En este cuadro se debe indicar la ubicación del documento que se desea abrir, luego el nombre del documento o
seleccionarlo de la lista de archivos que se muestren y hacer clic en el botón Abrir
f. Cerrar un documento
Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
Hacer clic sobre el botón Cerrar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Cerrar
Si el documento aún no ha sido guardado, Microsoft Word nos pedirá confirmar si deseamos guardar los
cambios efectuados, de ser así, hacer clic sobre el botón Sí y proceder con los pasos indicados en el ítem b.
3.1.5. Cerrar Microsoft Word
Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
Hacer clic sobre el botón Cerrar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Salir
Si existieran documentos que aún no han sido guardados, el programa nos pedirá confirmar si deseamos guardar
los cambios efectuados, de ser así, hacer clic sobre el botón Sí y proceder con los pasos indicados en el ítem b.
3.1.6. Edición de documentos
a. Desplazarse en el documento
Para desplazarse en el documento se puede utilizar el ratón y/o el teclado.
Con el ratón: desplazar el puntero del ratón hasta la ubicación deseada y hacer clic. El cursor se colocará en ese lugar.
52
Con el teclado:
Teclas
←o→
↑o↓
Para moverse a:
Un carácter a la izquierda o derecha
Una línea hacia arriba o abajo
Control + ← o →
Inicio de la próxima palabra en la dirección de la flecha
Control + ↑ o ↓
Inicio del párrafo siguiente en la dirección de la flecha
Inicio
Fin
Inicio de línea
Fin de línea
Control + Inicio
Inicio del documento
Control + Fin
Final del documento
Re Pág
Una pantalla arriba
Av Pág
Una pantalla abajo
Crontol + Re Pág
Al inicio de la página anterior
Control + Av Pág
Al inicio de la página siguiente
b. Seleccionar texto
Para realizar diferentes operaciones como asignar atributos, copiar, mover, eliminar, etc., es necesario indicar
a Microsoft Word cuál es el bloque de texto sobre el que queremos aplicar la operación. A esto se denomina
seleccionar texto. El texto se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.
Con el ratón:
1. Ubicar el puntero del ratón al inicio o fin del texto a seleccionar,
hacer clic
2. Arrastrar el ratón con el botón izquierdo pulsado hasta el
final o inicio del texto que se quiere seleccionar. El texto que
se selecciona se identifica claramente porque está en vídeo
inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco
Con el teclado:
Se usa la tecla Shift en combinación con cualquiera de las teclas de
desplazamiento.
Para seleccionar:
Una palabra: hacer doble clic
encima de ella
Un párrafo: hacer tres clic encima
de él
Una línea: colocar el cursor en la
parte izquierda del margen hasta
que se convierta en una flecha
que apunta hacia la derecha y
entonces hacer clic
c. Funciones de edición: copiar, mover y eliminar texto
Copiar:
1. Seleccionar el texto que se desea copiar
2. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Copiar
Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Copiar del enú contextual que se muestra
3. Al hacerlo, el texto seleccionado es copiado al portapapeles. Ubicar el cursor en la zona destin, en
donde se desea copiar el texto y luego ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Pegar
Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Pegar del menú contextual que se muestra
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
53
Copiar formato: permite copiar las características de formato de un texto para aplicarlas a otros textos. Solo
copia el formato y no el texto.
1. Seleccionar el texto del cual se desea copiar el formato
2. En la barra de herramientas estándar hacer clic sobre el botón Copiar formato
ratón tomará la forma de brocha
3. Seleccionar el texto en el que se desea aplicar el formato y hacer clic
, el puntero del
Mover:
1. Seleccionar el texto que se desea mover
2. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Cortar , o
Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Cortar del menú contextual que se muestra.
3. Al hacerlo, el texto seleccionado es movido al portapapeles (desapareciendo temporalmente el
documento). Ubicar el cursor en la zona destino y ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Pegar
Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Pegar del menú contextual que se muestra
Eliminar:
1. Seleccionar el texto que desea eliminar
2. Pulsar la tecla Supr o Delete
d. Deshacer y rehacer
Al igual que en la mayoría de programas, Microsoft Word permite corregir los errores fácilmente a través de
los comandos deshacer y rehacer.
Deshacer: para deshacer la última acción realizada, hacer clic en el botón Deshacer
de la barra de
herramientas estándar. También podemos deshacer desde el menú Edición, Deshacer <nombre de la
última operación efectuada>.
Rehacer: permite rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si creamos una tabla y luego deshacemos
la acción porque pensamos que estaba mal pero notamos que fue una acción errónea, podemos rehacer la acción y
volver a tener la tabla. Para ejecutar este comando, se debe hacer clic en el botón Rehacer
.
54
3.2. Actividad de aprendizaje:
formateado de un documento de Word
Capacidad:
Duración:
Aplica formatos a un documento de Microsoft Word
2.5 horas
Criterios de evaluación:
•
•
Los diferentes tipos de formatos en Microsoft Word han sido identificados
Se han aplicado formatos a un documento de Microsoft Word
3.2.1. Formato de un texto
Dar formato a un texto significa darle atributos que mejoren su aspecto y forma de presentación. Precisamente
una de las más importantes características del procesador de textos Microsoft Word es su capacidad de
formatear un texto, asignándole diferentes atributos, tales como tipos de letra, tamaño, color, interlineado,
márgenes, numeración, etc. Microsoft Word clasifica los formatos en cuatro grupos:
•
•
•
•
Formato caracter: se aplica a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc.
Formato párrafo: se aplica a grupos de caracteres como líneas y párrafos, alineación, sangrías, etc.
Formato página: se aplica a todo el documento, por ejemplo: márgenes, encabezado, pie de página, etc.
Otros formatos: en este grupo se incluye el resto de acciones que se aplican sobre el formato como
cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.
3.2.2. Formato de carácter
Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las
opciones de formato que se pueden aplicar a los caracteres son:
Fuente
Negrita
Si el texto ya está
escrito, primero se
debe seleccionar
y luego aplicar el
formato
•
•
•
•
•
•
Cursiva
Tamaño
Subrayado
Resaltar
Color
Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica como: Arial, Tahoma, Times New Roman, Verdana
Tamaño: se mide en puntos, 1 punto equivale a 0.35 mm
Estilo de fuente: son los modos de resaltar la letra: negrita, cursiva, negrita cursiva, las que pueden ser
aplicadas en forma individual o en conjunto
Resaltar: permite resaltar o remarcar un texto, tal como si usáramos un resaltador
Color de fuente: asigna un color determinado a los caracteres seleccionados
Efectos: se denominan así al superíndice, subíndice, sombra y tachado
Para acceder a estos efectos se tienen dos formas:
•
•
Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Fuente… del menú contextual que se muestra
Hacer clic en Formato, Fuente…
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
3.2.3. Formato
de párrafo
Un párrafo es cada una de las divisiones
del texto que comienza con una letra en
mayúscula y termina con un punto aparte.
Para asignar atributos a un párrafo, se tienen
dos formas:
•
•
Hacer clic en el botón derecho del ratón y
elegir la opción Párrafo… del menú contextual que se muestra
Hacer clic en Formato, Párrafo…
Los atributos más utilizados, alineaciones,
sangrías, interlineado, se pueden aplicar
también desde la barra de herramientas
Formato y la regla. Para aplicar los atributos
a un párrafo basta con ubicar el cursor en
él, sin necesidad de seleccionarlo. En caso se
desee aplicar el formato a varios párrafos se
tendrá que seleccionar al menos una parte
de cada uno de ellos.
55
56
a. Alineación
Existen cuatro tipos de alineación:
Izquierda
El telecentro es
un centro de
asistencia educativa
y tecnológica
al servicio de la
comunidad
Centrar
El telecentro es
un centro de
asistencia educativa
y tecnológica
al servicio de la
comunidad
Derecha
El telecentro es
un centro de
asistencia educativa
y tecnológica
al servicio de la
comunidad
Justificar
El telecentro es
un
centro
de
asistencia educativa
y
tecnológica
al servicio de la
comunidad
.
b. Sangrías
La sangría es la separación entre un párrafo y el margen. Los tipos de sangría son:
•
•
•
•
Sangría de primera línea: si es solo la primera línea la que se separa
Sangría izquierda: si la separación se hace con respecto al margen izquierdo
Sangría derecha: si la separación se hace con respecto al margen derecho
Sangría francesa: si se separan todas las líneas del párrafo menos la primera
Las sangrías pueden asignarse mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la parte izquierda
y uno en la derecha
.
Sangría de primera línea
El telecentro es un
centro de asistencia
educativa y tecnológica
al servicio de la
comunidad
Sangría izquierda
El telecentro es
un
centro
de
asistencia educativa
y
tecnológica
al servicio de la
comunidad
Sangría derecha
El telecentro es
un
centro
de
asistencia educativa
y
tecnológica
al servicio de la
comunidad
Sangría francesa
El
telecentro
es
un
centro
de
asistencia educativa
y
tecnológica
al servicio de la
comunidad
.
Estos controles deben arrastrarse sobre la regla de acuerdo a lo que necesitemos. Este procedimiento también
puede hacerse desde el menú Formato, Párrafo…, Sangría, ingresando directamente los
valores en las casillas correspondientes.
c. Interlineado
Es la separación entre una línea y otra. Los tipos de interlineado más usados son: simple,
1.5, doble y tripe línea. Para aplicarlos hacer clic en el botón Interlineado. También se
pueden aplicar desde el menú Formato, Párrafo…, Interlineado.
d. Bordes y sombreado
1. Hacer clic sobre Formato, Bordes y sombreado…
2. En la ventana que se muestra, hacer clic en la pestaña
Bordes y seleccionar estilo, color y ancho del borde
deseados
3. Si se desea asignar un color al párrafo hacer clic en la
pestaña Sombreado y elegir el color deseado
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
57
3.2.4. Otros formatos
a. Numeración y viñetas
En Microsoft Word se pueden crear listas con viñetas o numeraciones y sangrías. El procedimiento para trabajar
con numeración y viñetas es el siguiente:
1. Seleccionar los párrafos de la lista
2. Hacer clic en Formato, Numeración y viñetas… Al hacerlo, se mostrará el cuadro de diálogo Numeración y viñetas:
•
•
•
Pestaña viñetas: Presenta los tipos de símbolos para la viñeta. Si desea se puede cambiar el símbolo,
tamaño, color y estilo de la viñeta, haciendo clic en el botón Personalizar. En el botón Imagen, que
se muestra en esta última ventana, podrá escoger una imagen como viñeta de las disponibles en la
galería que tiene Microsoft Word
Pestaña números: coloca caracteres alfabéticos o numéricos en las listas numeradas. En caso que se modifique el
orden o se eliminen o agreguen elementos de la lista, esta se actualiza automáticamente. A través del botón Personalizar puedes modificar el formato de número, fuente, estilo, posición y número inicial para la lista
Pestaña esquema numerado: permite ordenar el texto con un formato de tipo esquema, llamado también racimo de uva. Selecciona el modelo de esquema preferido con números, letras o ambos
b. Insertar símbolos
Microsoft Word nos permite insertar símbolos especiales en un
documento:
•
•
•
•
Hacer clic en la opción Insertar, Símbolo…
En la ventana que se muestra, en la opción Fuente elegir un tipo de fuente y del listado de símbolos que muestra elegir el símbolo deseado
Hacer clic en el botón Insertar
Hacer clic en el botón Cerrar
Las herramientas para mejorar el aspecto de un documento son muy fáciles de usar, pero no abuses
de ellas. Recuerda que tu principal objetivo es concitar el interés en el contenido de tu documento.
58
3.3. Actividad de aprendizaje:
tablas e imágenes de Word
Capacidad:
Duración:
Crea tablas e inserta imágenes en un documento de Microsoft Word
1.5 horas
Criterios de evaluación:
•
•
Se han creado tablas en un documento de Microsoft Word
Se han insertado imágenes en un documento de Microsoft Word
3.3.1. Tablas
Las tablas son herramientas que permiten organizar el texto
en filas y columnas. La intersección de una fila con una
columna conforma celdas, cajas en las que se puede escribir
texto y/o colocar una imagen. Para insertar una tabla siga los
siguientes pasos:
1. Hacer clic en Tabla, Insertar,
Tabla…
2. Se mostrará el cuadro de diálogo
Insertar tabla en el que se debe
indicar el número de columnas y
filas que tendrá la tabla
3. Hacer clic en el botón Aceptar para
que aparezca la tabla en la pantalla
También se pueden crear tablas usando el botón Insertar tabla de la barra de
herramientas estándar, seleccionando el número de celdas que se quiere insertar.
a. Ingresar texto
Para ingresar texto en una tabla, colocar el cursor en la celda donde se desea ubicar el texto, hacer clic y
empezar a escribir. Conforme se va escribiendo, el tamaño de la celda se va modificando en forma automática.
Para editar y formatear un texto dentro de una celda, se utilizan los procedimientos estándar de edición y
formateo de Microsoft Word. Para desplazarse de una celda a otra se puede:
•
•
Hacer clic en la celda donde se desea escribir
Presionar la tecla Tabulador (Tab), que hara que el cursor pase a la celda de la derecha. Si se encuentra en
la última celda de la tabla y se presiona Tab se creará una nueva fila
b. Insertar filas, columnas y celdas
1. Seleccionar las filas, columnas o celdas cercanas al
lugar en el que desea insertar el nuevo elemento
2. Hacer clic en Tabla, Insertar. Se mostrará un menú
contextual con las opciones de Columnas a la izquierda,
Columnas a la derecha,
Filas en la parte superior,
Filas en la parte inferior y
Celdas…
Hacer clic sobre la opción deseada. Si se elije la opción Celdas, luego de
hacer clic se mostrará el cuadro de diálogo Insertar celdas
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
59
c. Eliminar filas y columnas
1. Seleccionar las filas, columnas o celdas que desean
eliminar. Se puede seleccionar toda la tabla
2. Hacer clic en Tabla, Eliminar. Se mostrará un menú
contextual con las
opciones de eliminar
Tabla, Columnas,
Filas y Celdas…
Hacer clic sobre la
opción deseada
De igual manera, si se elige la opción Celdas, se mostrará el cuadro de diálogo
Eliminar celdas para que indique la opción que se desea ejecutar.
d. Ajustar el tamaño de columnas y filas
1. Colocar el puntero del ratón en la línea divisoria entre las columnas o filas que desee modificar. Este
puntero tomará la forma de una barra con doble flecha
2. Arrastrar la línea hacia la derecha o la izquierda si se trata de una columna o hacia arriba o abajo si se trata
de una fila según quiera aumentar o disminuir el ancho o alto hacia un lado u otro
e. Bordes y sombreado
Seleccionar las celdas, filas o columnas a las que se desee aplicar bordes y sombreado y luego seguir el
procedimiento indicado en el ítem d de la
actividad de aprendizaje 3.2.
f. Autoformato de tablas
Permite modificar el aspecto general de la tabla, bordes, sombreado, color y estilo de texto, eligiendo uno de
los grupos de formato de tabla predeterminada. Para ello, realizar lo siguiente:
1. Colocar el cursor en cualquiera de las celdas que conforman la tabla
2. Hacer clic en Tabla, Autoformato de tablas. Se mostrará el cuadro de diálogo con el mismo nombre
3. En Estilos de tabla se muestra una lista de los distintos formatos disponibles y en la parte inferior se
visualiza una vista previa del estilo seleccionado
4. Hacer clic sobre el estilo deseado
5. Hacer clic sobre el botón Aplicar
3.3.2. Imágenes
Podemos insertar imágenes en nuestro documento. Estas imágenes se pueden extraer de la galería de imágenes
de Microsoft Word o de un archivo.
a. Insertar imágenes prediseñadas
1. Colocar el cursor en el lugar donde se desea colocar la imagen
2. Hacer clic en Insertar, Imagen, Imágenes prediseñadas… o hacer clic en el botón
de la barra
de herramientas dibujo
3. Se mostrará el panel de tareas con el cuadro Imágenes prediseñadas. En la sección Buscar de dicho
panel escribir el nombre del tipo de imagen que desee insertar y luego hacer clic en el botón Buscar.
Al hacerlo se mostrarán las imágenes relacionadas con el nombre que ingresó, hacer clic sobre la
imagen deseada y automáticamente se insertará en el documento. Puede continuar insertando más
imágenes
4. Cuando ya no desee insertar más imágenes, cierre el panel de tareas haciendo clic en el botón Cerrar
60
b. Insertar imágenes de un archivo
1. Colocar el cursor en el lugar donde se desea colocar la imagen
2. Hacer clic en Insertar, Imagen, Desde archivo… o hacer clic en el botón
de la barra de
herramientas dibujo
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar imagen, en el que se deberá indicar la ubicación de la imagen
que se desea insertar
4. Hacer clic sobre el botón Insertar
61
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
3.4. Actividad de aprendizaje:
impresión de un documento de Word
Capacidad:
Duración:
Imprime documentos de Microsoft Word
1 hora
Criterios de evaluación:
•
•
Un documento de Microsoft Word ha sido configurado
Se ha impreso un documento de Microsoft Word
3.4.1. Formato de
documento
A un documento de Microsoft Word se le puede asignar
los atributos de márgenes, encabezado y pie de página,
numeración de páginas, etc. Estos atributos permitirán una
mejor presentación y visualización del documento.
a. Configurar página
Para acceder a esta opción hacer clic en Archivo, Configurar
página… A continuación se explicarán las opciones más
utilizadas del cuadro de diálogo Configurar página.
Pestaña márgenes:
1. En la sección Márgenes se muestra:
•
•
Superior, inferior, izquierdo y derecho: presenta a su
derecha cada opción ingrese de centímetros para márgenes.
También puede hacer clic en las flechas de aumentar y
disminuir que se muestran a la derecha
Encuadernación: espacio adicional que se desea dejar para la encuadernación del documento
2. En la sección Orientación se debe hacer clic en la orientación deseada: vertical u horizontal
3. En la sección Páginas se muestra:
•
•
•
Normal: una sola página
Márgenes simétricos: se usan cuando la impresión se va
a realizar por ambas caras, de este modo los márgenes se
autoajustan respecto a páginas opuestas
Dos páginas por hoja: permite imprimir dos páginas en
una hoja. Se usa cuando una hoja se va a doblar por la
mitad y las dos páginas quedan en el interior. Los márgenes
para cada página se conservarán
Pestaña papel:
1. Tamaño del papel: muestra una lista de los tamaños de
papel más usados
2. Ancho y alto: permite personalizar el tamaño del papel
62
Pestaña diseño:
En la sección Encabezados y pies de página se muestra:
•
•
Primera página diferente: se usa para indicar que la primera página del documento no mostrará el encabezado y
pie de página que se haya diseñado previamente
Desde el borde: se debe indicar el espacio que se desea
dejar entre el borde de la hoja y el inicio del encabezado y
pie de página
b. Encabezado y pie de página
El encabezado y pie de página son textos que se escriben en
el margen superior o inferior de la hoja y que se repiten de
manera invariable en todas las páginas del documento. Para
crear o modificar encabezados o pie
de página, realizar lo siguiente:
1. Hacer clic en Ver, Encabezado y pie de página. Al hacerlo, Microsoft Word
realizará los siguientes cambios:
• Cambia la forma de visualización en pantalla del documento a la vista diseño de
impresión
•
•
•
Marca las áreas de encabezado y pie de página con líneas de puntos no imprimibles y activa estas áreas de
manera que se pueda escribir en ellas.
Desactiva todo el texto situado fuera del área del encabezado y pie de página que se muestra de color gris
claro, que indica que en ese momento no se puede trabajar sobre él
Muestra la barra de herramientas Encabezado y pie de página
2. Colocar el cursor en el lugar en que desee escribir. Para pasar del encabezado al pie o viceversa, hacer
clic sobre el ícono Cambiar entre encabezado y pie
de la barra de herramientas Encabezado y
pie de página
3. Ingresar el texto que desee mostrar en el encabezado y pie de página. Puede aplicar los formatos
anteriormente aprendidos. También puede incluir en estas áreas imágenes, tablas, etc.
En la barra de herramientas Encabezado y pie de página
puede activar opciones para insertar autotexto, colocar la
fecha y hora, la numeración, cambiar el formato de esta, etc.
Para salir del encabezado y pie de página hacer clic en el
botón cerrar de la barra Encabezado y pie de página o
hacer doble clic sobre el texto inactivo que está en gris.
Si desea eliminar un encabezado o pie de página, hacer clic en
el área de encabezado y pie y borre el contenido del mismo.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
63
3.4.2. Impresión de documentos
Después de terminar la edición, formateado y configuración de página del documento, ya está preparado
para imprimirlo. Sin embargo, antes de hacerlo es conveniente realizar una vista preliminar del documento en
pantalla para prever posibles problemas. Para activar la opción Vista Preliminar, hacer clic en Archivo, Vista
preliminar o en el botón
de la barra de herramientas estándar. Aparecerá una pantalla con cada una de las
páginas del documento en miniatura.
Para imprimir un documento, realizar lo siguiente:
1. Hacer clic en Archivo, Imprimir
64
2. En el cuadro de diálogo Imprimir, las opciones más usadas son:
•
•
•
•
•
Impresora: muestra el listado de impresoras instaladas en la computadora. Hacer clic en la impresora en
la que se desee imprimir el documento
Intervalo de páginas: se deberá indicar las páginas que deseamos imprimir. Pueden ser todas, página
actual o una selección
Número de copias: permite indicar el número de copias que se desea imprimir de cada página
Páginas por hoja: ofrece la posibilidad de imprimir varias páginas del documento en una sola hoja reduciendo su tamaño
Botón opciones: permite personalizar el orden que llevarán las páginas al momento de hacer la impresión,
calidad de la impresión, elementos a imprimir, etc.
Los documentos son la carta de presentación de tu telecentro ante cualquier institución.
Cuida mucho la ortografía y el vocabulario que uses.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
65
Unidad didáctica 4:
Microsoft Excel 2003
Capacidades:
• Crea un libro de Microsoft Excel
• Aplica formatos a una tabla de Microsoft Excel
• Crea fórmulas y aplica funciones básicas en un libro de Microsoft Excel
• Elabora y edita gráficos de Microsoft Excel
• Imprime libros de Microsoft Excel
66
4.1. Actividad de aprendizaje:
creación de un libro de Excel
Capacidad:
Duración:
Crea un libro de Microsoft Excel
1.5 horas
Criterios de evaluación:
•
•
•
Se ha creado un libro de Microsoft Excel
Los libros de Microsoft Excel son administrados adecuadamente
Se ha editado una tabla de Microsoft Excel
4.1.1. Definición de hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es un programa que permite la realización de cálculos sobre datos ingresados, así como
la representación de estos valores gráficamente. Las hojas de cálculo más conocidas son Excel, Lotus 1-2-3,
OpenOffice Calc, Star Office Calc, GNumeric, etc.
4.1.2. Hoja de cálculo Microsoft Excel
Microsoft Excel es una hoja de cálculo muy popular que permite la manipulación de datos numéricos y
alfanuméricos dispuestos en forma de tablas, uso de funciones, fórmulas y gráficos. También puede ser utilizada
como base de datos. Al igual que Microsoft Word, forma parte del paquete Microsoft Office. En el mercado
existen varias versiones de programa, siendo las últimas: la versión 11 (2003) y la versión 12 (2007). Para iniciar
el programa hacer clic en Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2003.
También se puede hacer doble clic sobre el ícono
que se encuentra en el escritorio.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
67
4.1.3. Descripción del entorno de
Microsoft Excel
Los documentos en Microsoft Excel se denominan libros. Un libro es un conjunto de hojas de cálculo y otros
elementos como gráficos, hojas de macros, etc. Un libro contiene 256 hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo
está compuesta por 65 536 filas y 256 columnas. La intersección de una columna y una fila se denomina celda
y es la unidad básica de la hoja de cálculo. Una celda se nombra con la letra de la columna a la que pertenece
y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la celda B3 nos indica que pertenece a la columna B y la fila
3. El contenido de una celda puede ser texto, un número, una fórmula para calcular un número o una prueba
lógica que determina que es lo que va a mostrarse en la celda. A continuación se muestra una pantalla típica
de Microsoft Excel 2003:
Barra de
título
Barra de menús
Barra de
herramientas
Barra de
fórmulas
Puntero
Encabezado
de fila
Encabezado
de columna
Panel de tareas
y ayuda
ZONA DE
EDICIÓN
Barra de Etiquetas
Barra de
estado
Barras de desplazamiento
Como puede observarse, el entorno de trabajo es similar al de Microsoft Word, por tanto, solo comentaremos
sobre los nuevos elementos que se observan:
a. Puntero
Indica la celda activa, aquella en la que se encuentra el cursor.
b. Barra de fórmulas
Está compuesta por:
Cuadro de
nombres
Cuadro de
comandos
Cuadro de
contenido
68
Cuadro de nombres: muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa.
Cuadro de comandos: sirve para insertar o modificar fórmulas especiales, llamadas
funciones. Cuando se está ingresando el dato, se activan.
Cuadro de contenido: muestra el contenido de la celda activa, ya sea un valor o una
fórmula. También se usa para modificar o eliminar el contenido de la celda activa.
Acepta el ingreso
del dato
Cancela el
ingreso del dato
Inserta
f unciones
c. Encabezado de fila
Es el nombre de las filas. Las filas se identifican por números del 1 hasta el 65 536.
d. Encabezado de columna
Es el nombre de las columnas. Las columnas se identifican por letras desde la A a la Z, luego AA, AB, AC hasta IV.
e. Barra de etiquetas
Muestra las hojas que componen el libro y los botones que permiten desplazarnos entre ellas. Por defecto, nos
muestra solo tres hojas. Cada hoja se denomina etiqueta.
4.1.4. Administración de libros
a. Crear un libro
Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Nuevo
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Nuevo
Se visualizará un nuevo libro en pantalla. Solo en el segundo caso se visualiza en el panel de tareas las opciones
de nuevo libro, hacer clic en la primera opción Libro en blanco. Los nombres por defecto con los que se
muestran conforme se abren nuevos libros son Libro1, Libro2, etc.
b. Guardar un libro
1. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Guardar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Guardar
2. Si el libro se está guardando por primera vez, se abrirá un cuadro de diálogo, tal como se muestra a continuación:
En este cuadro se indica la ubicación en la que se desea guardar el libro, luego se coloca el nombre del libro y se
hace clic en el botón Guardar. Microsoft Excel automáticamente le asigna la extensión .xls Si el libro ya ha sido
guardado, al ejecutar cualquiera de las opciones del primer paso, simplemente guardará nuevamente el libro
sin mostrar ningún cuadro de diálogo.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
69
c. Guardar un libro con otro nombre
Esta opción es muy útil cuando ya se tiene un libro grabado y se desea guardarlo con otro nombre.
1. En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Guardar como…
2. Se abrirá un cuadro de diálogo, tal como se muestra a continuación:
En este cuadro se indica la ubicación en la que se desea guardar el libro, luego se coloca el nuevo nombre del
libro y se hace clic en el botón Guardar.
d. Proteger un libro
Microsoft Excel, al igual que Microsoft Word, permite guardar tus libros con contraseña. En el cuadro de
diálogo para guardar un libro, hacer clic en Herramientas, Opciones generales. Aparecerá una ventana
donde deberás ingresar la contraseña y hacer clic en el botón Aceptar. El sistema te pedirá que vuelvas a
ingresar la contraseña y luego hagas clic en el botón Aceptar.
e. Abrir un libro
1. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Abrir
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Abrir
2. Se abrirá un cuadro de diálogo, tal como se muestra a continuación:
70
En este cuadro, se indica la ubicación del
libro que se desea abrir, luego se coloca
el nombre del libro o se selecciona de la
lista de archivos que se muestren y se
hace clic en el botón Abrir.
f. Cerrar un libro
Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
Hacer clic sobre el botón Cerrar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Cerrar
Si el libro aún no ha sido guardado,
Microsoft Excel nos pedirá confirmar si
deseamos guardar los cambios efectuados, de ser así, hacer clic sobre el botón Sí y proceder con los pasos
indicados en el ítem b.
4.1.5. Cerrar Microsoft Excel
Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
Hacer clic sobre el botón Cerrar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Salir
Si existieran libros que aún no han sido guardados, el programa nos pedirá confirmar si deseamos guardar los
cambios efectuados, de ser así, hacer clic sobre el botón Sí y proceder con los pasos indicados en el ítem b.
4.1.6. Edición de libros
a. Desplazarse en el libro
Para desplazarse en el libro se puede utilizar el ratón y/o el teclado.
Con el ratón: desplazar el puntero del ratón hasta la celda deseada y hacer clic en ella. El cursor se colocará en
ese lugar. Para moverse entre las hojas del libro, hacer clic en la etiqueta de la hoja a donde se desea desplazar.
Con el teclado:
Teclas
Para moverse a:
o
Una celda a la izquierda o derecha
o
Una celda hacia arriba o abajo
Re Pág
Una pantalla arriba
Av Pág
Una pantalla abajo
Control +  o Inicio
Primera celda de la fila activa
Control +  o Fin + 
Última celda de la fila activa
Control +  o Fin + 
Primera celda de la columna activa
Control +  o Fin + 
Última celda de la columna activa
Control + Inicio
Celda A1
71
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
Si conoces la celda a la que deseas desplazarte puedes pulsar la tecla F5 y se mostrará el
cuadro de diálogo Ir a, en el que deberás ingresar la referencia o dirección de celda a la
que deseas movilizar el cursor y luego hacer clic en el botón Aceptar.
b. Seleccionar celdas
Para seleccionar:
•
•
•
•
•
Celda individual
Filas
Columnas
Toda la hoja
Rango de celdas
Celdas no adyacentes
Una celda individual: hacer clic en la celda deseada
Una fila o columna completa: hacer clic en el encabezado de la fila o columna
Toda la hoja de cálculo: hacer clic en el botón seleccionar todo, ubicado en la esquina
superior izquierda debajo de la barra de fórmulas
Un rango de celdas: arrastrar desde la primera celda del rango hasta la última. Un
rango es un bloque rectangular de una o más celdas que Microsoft Excel trata como una unidad. Los rangos son importantes en la hoja de cálculo pues todo tipo de operaciones se realizan a base de ellos
Celdas no adyacentes: seleccionar la primera celda o rango que se desee, y manteniendo pulsada la tecla
CTRL, seleccionar la celda o rango siguiente
c. Funciones de edición: copiar, mover y eliminar celdas
Los procedimientos para ejecutar las funciones de edición en Microsoft Excel son similares a los de Microsoft
Word, por lo que si requiere ejecutar alguno de ellos revise el ítem c de la actividad de aprendizaje 3.1.
Pegado especial
Algunas veces se requiere copiar solo algunos atributos del
rango seleccionado, por ejemplo, copiar el valor de una celda
sin la fórmula que contiene, o copiar la fórmula pero no el
formato o aspecto de la celda, etc. Esto es posible con el
comando de pegado especial.
1. Seleccionar el texto que se desea copiar
2. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic
sobre el botón Copiar
Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir
la opción Copiar del menú contextual que se
muestra. Al hacerlo, el texto seleccionado es
copiado al portapapeles.
3. Ubicar el cursor en la zona destino, en donde se desea
copiar el texto, y luego seleccionar Edición, Pegado
especial…, en el cuadro Pegado especial que se
muestra elegir la opción deseada.
4. Hacer clic en el botón Aceptar
72
Copiar hojas
1. Hacer clic en el botón derecho del ratón sobre la hoja que se desea copiar
2. Elegir la opción Mover o copiar… del menú contextual que se muestra
3. Al hacerlo, se mostrará el cuadro de diálogo Mover o copiar. Indicar
la ubicación en la que se desea copiar la hoja
4. Hacer clic sobre el recuadro Crear una copia si solo se deseara mover
la hoja, esta casilla debe quedar vacía
5. Hacer clic en el botón Aceptar
Se mostrará la nueva hoja con los contenidos iguales a la hoja de origen, teniendo
como etiqueta el nombre de la hoja de origen seguida de un número.
d. Insertar celdas
1. Seleccionar las celdas sobre las que se desea insertar
2. Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Insertar…
del menú contextual que se muestra
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar celdas. En este cuadro elegir
la opción deseada dependiendo si se quiere que las celdas seleccionadas
se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección. También se
puede elegir insertar filas o columnas desde este cuadro
4. Hacer clic en el botón Aceptar
e. Insertar y eliminar filas
y columnas
Para insertar una fila o una
columna, seleccionar el encabezado
de la fila o columna donde se desee
insertar, puede seleccionar una o
varias, tantas como desee insertar.
Luego hacer clic en el botón derecho
del ratón y elegir la opción Insertar
del menú contextual que se muestra.
Para eliminar una fila o columna, seleccione
el encabezado de la fila o columna que desea
eliminar y, luego hacer clic en el botón derecho
del ratón y elegir la opción Eliminar del menú
contextual que se muestra.
f. Insertar y eliminar hojas
1. Hacer clic en el botón derecho del ratón
en la hoja en la que se desea insertar la
nueva hoja
2. Elegir la opción Insertar… del menú
contextual que se muestra
3. Hacer clic en Hoja de cálculo en la
ventana Insertar que se muestra
4. Presionar el botón Aceptar
Para eliminar una hoja, hacer clic en el botón
derecho en la hoja que se desea eliminar y elegir
la opción Eliminar del menú contextual.
73
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
4.1.7. Ingreso de datos
Una celda puede tener dos tipos de información: datos y fórmulas. La información introducida será interpretada
como una fórmula siempre que el primer carácter introducido sea el signo = ó +. En otro caso, será interpretada
como dato que puede ser numérico, texto, fecha, etc.
Texto
Fórmula
Númerico
Para ingresar datos, ubica el cursor sobre la celda donde deseas introducirlos y empieza a escribir. Estos datos
aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas, como puedes observar a continuación:
Dato que se está
ingresando
Para finalizar el ingreso de datos en una celda, bastará con pulsar la tecla Enter. Si se desea cancelar el ingreso
de datos, se pulsará la tecla Esc.
4.1.8. Modificar datos
Para modificar el contenido de una celda después de haber sido ingresado:
•
•
Hacer doble clic en el contenido de la celda que queremos modificar
Pulsar la tecla F2
Al hacerlo, el contenido de la celda se edita y podremos realizar las modificaciones que deseemos. Para finalizar
la modificación pulsar la tecla Enter. Si se desea reemplazar todo el contenido de una celda por otro distinto,
hacer clic sobre la celda e ingresar el nuevo valor directamente sobre esta.
4.1.9. Series
Cuando se ingresa un texto o un número en una celda, Microsoft Excel
puede entenderlo como el inicio de una serie. Esta opción puede ser usada
para rellenar un rango o bloque de celdas de forma rápida:
1. Ingresar los dos primeros datos de la serie
2. Seleccionar ambos datos
3. Ubicar el cursor en la esquina inferior derecha del rango seleccionado,
al hacerlo, el cursor se convierte en una cruz negra, arrastrar el cuadro de llenado a lo largo de una fila
74
o una columna hasta donde se desee realizar el llenado. La serie se repetirá hasta completar las celdas
seleccionadas
El incremento que hay entre los dos datos es el que debe haber entre todos los datos de la serie.
Otra forma de realizar el llenado de series es:
1. Hacer clic en Edición, Rellenar, Series…
2. Al hacerlo se mostrará el cuadro de diálogo Serie en el que se puede elegir entre los distintos tipos de
series y el incremento que se quiere dar entre un dato y otro
75
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
4.2. Actividad de aprendizaje:
formato de una tabla de Excel
Capacidad:
Duración:
Aplica formatos a una tabla de Microsoft Excel
2 horas
Criterios de evaluación:
•
•
Los diferentes tipos de formatos en Microsoft Excel han sido identificados
Se han aplicado formatos a una tabla de Microsoft Excel
Toda la información mostrada en la hoja de cálculo puede ser presentada de diversas formas aplicando
operaciones de formato como: cambiar el tipo de letra, tamaño, color, estilos, bordes, sombreados, etc. Como
Microsoft Excel maneja diferentes tipos de datos, estos pueden también presentarse de acuerdo a su tipo. Un
formato puede ser aplicado antes de introducir datos en las celdas o, posteriormente, cuando existan datos en
ellas. De ser esto último, las celdas deberán ser seleccionadas antes de aplicar las operaciones de formato.
4.2.1. Formato de celdas
Para aplicar formato a una celda o grupo de celdas seleccionadas elegir
uno de los siguientes comandos:
Recuerda que si las
celdas ya contienen
datos, debes
seleccionarlas antes
de aplicar algún
formato
•
En el menú principal, hacer clic sobre
Formato, Celdas…
• Hacer clic en el botón derecho del ratón
y elegir la opción Formato de celdas…
Se mostrará el cuadro de diálogo Formato
de celdas
a. Número
Muestra un listado de categorías de datos aceptados por Microsoft Excel. La elección de un
tipo de categoría depende del contenido de la celda. Las categorías más utilizadas son:
•
General: es el formato por defecto. Visualiza en la celda el valor tal como se ha
ingresado. Este formato permite enteros, decimales, números mostrados en forma
exponencial si la cifra no cabe por completo en la celda
•
•
•
•
•
Puedes cambiar el
símbolo de separador
decimal, símbolo de
moneda y formatos
de fecha y hora,
revisa la sección 7.4.
del anexo
Número: permite especificar el número de decimales, el
separador de millares y la forma de visualizar los números
negativos. También se puede acceder a esta categoría a
de la barra de herratravés del botón Estilo millares
mientas Formato
Se pueden modificar los decimales directamente con los
botones Aumentar decimales y Disminuir decimales
de la barra de herramientas Formato.
Moneda: similar a la categoría número, solo que adicionalmente se puede indicar el símbolo monetario. También
se puede acceder a esta categoría a través del botón Estilo
moneda
de la barra de herramientas formato
Contabilidad: similar a la categoría moneda, excepto que alinea
los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna
Fecha: contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Permite elegir entre diferentes formatos de fecha
76
•
•
•
•
•
•
•
Hora: contiene números que representan valores de horas. Permite elegir entre diferentes formatos de hora
Porcentaje: muestra los números como porcentajes. Para hacerlo, el programa multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, el valor 0.2135 en formato de porcentaje se muestra
como 21 %, con 0 decimales y con 2 decimales lo mostraría como 21.35 %. También se puede acceder a
esta categoría a través del botón Estilo porcentual
de la barra de herramientas formato
Fracción: permite escoger entre nueve formatos de fracción
Científica: muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Se le puede indicar el número de decimales
Texto: esta categoría trata el contenido de las celdas como si fuera texto, aún cuando en el texto se encuentre algún número
Especial: contiene algunos formatos especiales, como código postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: permite crear un formato propio, indicando el código de formato
b. Alineación
Alineación del texto: esta opción permite alinear el contenido de las
celdas seleccionadas horizontalmente, respecto de la anchura de las
celdas, y/o verticalmente, respecto de la altura de las celdas. También se
puede acceder a estas opciones a través de los botones de alineación
de la barra de herramientas formato (funcionan solo para la
alineación horizontal).
Control del texto:
•
•
•
Ajustar texto: por defecto, si ingresamos un texto en una celda y
no cabe, Microsoft Excel utiliza las celdas contiguas para mostrar el
contenido ingresado. Al activar esta opción, automáticamente se
incrementa la altura de la fila, permitiendo visualizar el contenido
en varias filas dentro de la misma celda
Reducir hasta ajustar: cuando se activa esta opción, el tamaño
de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda
mostrarse en la celda
Combinar celdas: une las celdas seleccionadas en una sola. También se puede activar esta opción con el
botón Combinar y centrar de la barra de formato
Orientación: esta opción permite indicar el ángulo de orientación del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal, vertical o cualquier otro ángulo. En caso de elegir una orientación vertical, Microsoft
Excel ajusta automáticamente la altura de la fila. A continuación, se muestra un ejemplo aplicativo del uso del
formato alineación:
Combinar celdas
Orientación
Ajustar texto
Alineación
Reducir hasta
ajustar
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
77
c. Fuente
•
•
•
•
•
•
Fuente: permite elegir un tipo de letra de una lista de fuentes disponibles
Estilo: permite elegir un estilo de escritura: normal, cursiva, negrita y negrita cursiva
Tamaño: permite especificar el tamaño de la fuente
Subrayado: por defecto, está desactivada. Al hacer clic sobre
podrás elegir un tipo de subrayado
Color: por defecto el color activo es automático, pero al hacer clic sobre
podrás elegir un color
Efectos: se disponen de tres efectos distintos: tachado (PRUEBA), superíndice (PRUEBA) y subíndice (PRUEBA). Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda
d. Bordes
•
•
Preestablecidos: permite quitar los bordes de las celdas seleccionadas, crear un solo borde alrededor de las
celdas seleccionadas o contorno, o crear un borde sólo
para el interior de las celdas seleccionadas, interior
Borde: permite indicar en qué área del bloque seleccionado queremos colocar el borde, superior, medio,
inferior, diagonal, izquierdo, derecho
También se puede acceder a estas opciones a través del
de la barra de herramientas formato.
botón Bordes
•
•
Estilo: permite indicar el estilo de línea que deseamos asignar a los bordes
Color: por defecto el color activo es automático,
pero haciendo clic sobre
podrás elegir un color
para los bordes
e. Tramas
•
•
Color: permite indicar un color de fondo determinado. Si se desea eliminar el efecto de sombreado, se
deberá elegir sin color. También se puede acceder a esta opción a través del botón Color de relleno
de la barra de herramientas formato
Trama: permite elegir de una lista desplegable un estilo y color de trama
A continuación presentamos el resultado de la aplicación de diversos formatos sobre una tabla:
78
4.2.2. Modificar el ancho de columna o el
grosor de la fila
Colocar el puntero sobre la línea divisoria que separa los encabezados de las columnas o los encabezados de las
filas, por ejemplo, entre las columnas C y D. Al hacerlo el puntero del ratón toma esta forma
. Manteniendo
presionado el botón del ratón arrastre la división hasta el ancho de columna o alto de fila que se desea tener.
4.2.3. Etiquetas
a. Cambiar de nombre
1. Hacer clic en el botón derecho del ratón sobre la hoja a la que deseamos cambiar de nombre
2. Elegir la opción Cambiar nombre
3. Ingresar el nuevo nombre y pulsar la tecla Enter. El número máximo de caracteres permitidos en el
nombre de una etiqueta es de 31
b. Cambiar de color
1. Hacer clic en el botón derecho del ratón sobre la hoja a la que deseamos cambiar de color
2. Elegir la opción Color de etiqueta
3. Seleccionar el color de la lista de colores que se muestra y hacer clic en el botón Aceptar
4.2.4. Quitar líneas de división
Microsoft Excel permite configurar la visualización de las líneas de división de la hoja activa. Para quitarlas se debe:
1.
2.
3.
4.
Hacer clic en Herramientas, Opciones
Hacer clic en la pestaña Ver
Hacer clic en Líneas de división
Hacer clic en el botón Aceptar
No esperes terminar un documento para guardarlo, accidentalmente puedes perderlo y
tendrías que empezar desde cero.
79
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
4.3. Actividad de aprendizaje:
fórmulas y funciones de Excel
Capacidad:
Duración:
Crea fórmulas y aplica funciones básicas en un libro de Microsoft Excel
3 horas
Criterios de evaluación:
•
•
Se han creado fórmulas en una tabla de Microsoft Excel
Se han incorporado funciones en una tabla de Microsoft Excel
4.3.1. Tipos de datos
Los tipos de datos que se pueden usar en una hoja de cálculo son:
a. Valores constantes
Es cualquier dato que se ingresa directamente en una celda. Puede ser de tipo texto, número, fecha u hora.
b. Fórmulas
Es una secuencia formada por valores constantes, referencias o direcciones de celdas, funciones u
operadores.
4.3.2. Referencias de celdas
Microsoft Excel utiliza tres tipos de referencias o direcciones de celdas:
a. Referencia relativa
Es la referencia por defecto. Indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula y
cuando se copia en otra posición se modifica y actualiza las posiciones. Ejemplos: B5, D30, F158.
b. Referencia absoluta
Es una referencia explícita y única de otra celda en un cálculo, no de su posición relativa. Ejemplos: $A$25,
$B139, $H$55. Las referencias absolutas se especifican escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y
del número de fila. Por ejemplo $A$25 se refiere exclusivamente a la celda A25. Al aplicar llenados u operaciones
de copiar y pegar, las referencias que tengan el signo $ delante no serán actualizadas.
c. Referencia mixta
Se identifica por tener el signo $ antes de la letra de la columna o del número de fila. Esto permite que se
mantenga fija la columna o fila que tenga el signo $. Ejemplos: $A23, D$38.
Nota: una referencia de un rango de celdas se expresa de la siguiente manera, celda inicial:celda final, el rango
B5:G8 representa el bloque de celdas desde la celda B5 hasta la celda G8.
4.3.3. Fórmulas
Las fórmulas empiezan siempre por el signo = o +, seguido de los operandos y operadores. Los operandos
pueden ser valores constantes, referencias de celdas y funciones. El uso de una fórmula es ventajoso pues,
como apuntan a referencias o direcciones de celda, al modificarse el contenido de estas, la fórmula se recalcula.
Ejemplos de fórmulas:
80
•
•
•
Con valores constantes: =2+4*5
Con referencias de celda: =B4+$C8–$E$7*D6
Con funciones: = SUMA(B6:D6)
Los operadores pueden ser:
Relacionales:
Operadores
Descripción
Operadores
Descripción
>
Mayor que
>=
Mayor o igual que
<
Menor que
<=
Menor o igual que
=
Igual
<>
Diferente que
Matemáticos o aritméticos:
Operador
Descripción
+
Suma
-
Resta
*
Multiplicación
/
División
^
Potencia
4.3.4. Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Microsoft Excel. Toda función devuelve un resultado que puede mostrarse
directamente en la celda o ser utilizado para calcular la fórmula que la contiene. Las fórmulas pueden contener más
de una función y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. La sintaxis de una función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Los argumentos o valores de entrada pueden deben cumplir ciertas reglas:
•
•
•
Pueden ser valores constantes, número o texto, fórmulas o funciones
Van siempre entre paréntesis. No se debe dejar espacios antes o después de cada paréntesis
Deben separarse por un punto y coma
Los tipos de funciones que se manejan en Microsoft Excel son matemáticas y trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, fecha y hora, lógicas, base de datos, búsqueda, referencia y de información.
a. Insertar una función
Para explicar el procedimiento, usaremos los siguientes datos:
81
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
Para insertar una función, para el ejemplo usaremos la función Suma, realizar lo siguiente:
1. Ubicar el cursor en la celda donde deseamos ingresar la función
2. Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
Hacer clic sobre el botón Insertar función
Hacer clic en Insertar, Función…
de la barra de fórmulas
3. Al hacerlo, se mostrará el cuadro de diálogo Insertar función. En dicho cuadro se mostrará un cuadro
de lista con todas las funciones existentes. Si se desea se puede indicar la categoría a la que pertenece
la función que queremos insertar, de este modo en el cuadro de lista solo aparecerán las funciones de
la categoría elegida
4. Hacer clic en la función que deseamos insertar, y luego hacer clic en el botón Aceptar
5. Se mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el que debemos ingresar los argumentos
de la función, este cuadro varía según sea el tipo de función seleccionada
6. En el recuadro 1 hay que indicar el primer argumento, que para nuestro ejemplo, será el rango de
celdas C3:C8. Para ello, hacer clic sobre el botón para seleccionar dicho rango de celdas. En el recuadro
2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento, en caso de que se requiera, esto depende del
tipo de función utilizada
7. Si ingresamos un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero y así sucesivamente
8. Cuando terminemos de ingresar todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar
9. El resultado que se muestra es:
2
3
4
5
b. Funciones más usadas
CONTAR
Función de tipo matemática que cuenta el número de celdas que contienen números.
Sintaxis: =Contar(CeldaInicial:CeldaFinal)
REDONDEAR
Función de tipo matemática que redondea un número al número de decimales especificado.
Sintaxis: =Redondear(Num;#de decimales)
82
SUMA
Función de tipo matemática que suma el contenido de un conjunto de celdas.
Sintaxis: =SUMA(Num1;Num2;Num3; . . .)
=SUMA(CeldaInicial:CeldaFinal)
También puede usarse el botón Autosuma
de la barra de herramientas estándar.
CONTAR.SI
Función de tipo estadística que cuenta el número de celdas que cumplen una determinada condición.
Sintaxis: =Contar.Si(CeldaInicial:CeldaFinal,Criterio)
MAX
Función de tipo estadística que obtiene el máximo valor de un conjunto de celdas numéricas.
Sintaxis: =MAX(Num1;Num2;Num3; . . .)
=MAX(CeldaInicial:CeldaFinal)
MIN
Función de tipo estadística que obtiene el mínimo valor de un conjunto de celdas numéricas.
Sintaxis: =MIN(Num1;Num2;Num3; . . .)
=MIN(CeldaInicial:CeldaFinal)
PROMEDIO
Función de tipo estadística que calcula el promedio o media aritmética del contenido de un conjunto de celdas.
Sintaxis: =PROMEDIO(Num1;Num2;Num3; . . .)
=PROMEDIO(CeldaInicial:CeldaFinal)
SI
Función de tipo lógica que comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como
verdadero y otro valor si se evalúa como falso. En las funciones lógicas se emplean operadores relacionales.
Condición lógica
Falso  Muestra el tercer parámetro (valor falso)
Verdadero  Muestra el segundo parámetro (valor verdadero)
Sintaxis:
V
SI(Condición_lógica ; valor_verdadero ; valor_falso)
F
A continuación, mostramos un ejemplo del uso de funciones para la elaboración de reportes de ingresos:
83
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
4.4. Actividad de aprendizaje:
gráficos de Excel
Capacidad:
Duración:
Elabora y edita gráficos de Microsoft Excel
2 horas
Criterios de evaluación:
•
•
Se ha creado un gráfico de Microsoft Excel
Un gráfico de Microsoft Excel ha sido editado
Un gráfico es una representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Cuando se crea un gráfico en
Microsoft Excel, podemos optar por crearlo:
•
•
Como gráfico incrustado: insertar el gráfico en una hoja de cálculo como cualquier otro objeto
Como hoja de gráfico: crear el gráfico en una hoja exclusiva
4.4.1. Creación de un gráfico
La forma más rápida y sencilla de crear gráficos es usando el asistente para gráficos que nos permite crear un
gráfico en cuatro pasos. A continuación explicaremos cómo crear un gráfico a partir de un grupo de datos
introducidos en una hoja de cálculo. Para el ejemplo usaremos los siguientes datos:
El procedimiento para crear un
gráfico es:
1. Seleccionar el bloque de celdas
que contienen los datos que se
usarán para el gráfico
2. Ejecutar uno de los siguientes
comandos:
• Hacer clic en el botón Asisde la
tente para gráficos
barra de herramientas
• Hacer clic en Insertar, Gráfico…
3. Al hacerlo, se activará el asistente
para gráficos. Al culminar la
secuencia que brinda este
asistente obtendremos nuestro
gráfico
84
Paso 1: tipo de gráfico
Seleccionar el tipo de gráfico y un correspondiente subtipo. El tipo de gráfico es seleccionado de acuerdo al
criterio del usuario. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos como tipo de gráfico Líneas y como subtipo de
gráfico el primero de la segunda fila: línea con marcadores en cada valor de datos. Después de seleccionarlo,
hacer clic en el botón Siguiente >.
Paso 2: datos de origen
Indicar el rango de datos y la serie.
•
•
Pestaña Rango de datos: muestra el rango seleccionado antes de entrar en el asistente. Si se ha incrementado la cantidad de datos, se debe rectificar este rango haciendo clic en el botón Selección de datos
y seleccionar nuevamente el bloque de datos. Luego pulsar la tecla Enter
Pestaña Serie: muestra cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1,
Serie2, etc. En nuestro ejemplo, las series ya tienen los nombres definidos: ingresos, egresos y los meses
Después de completar los campos necesarios, hacer clic en el botón Siguiente >.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
85
Paso 3: opciones de gráfico
Permite ingresar los títulos del gráfico, de los ejes X e Y, activar o desactivar la visualización de los ejes, de las
líneas de división, leyendas, rótulos de datos y tabla de datos.
Para nuestro ejemplo, ingresamos los siguientes títulos:
•
•
•
Título de gráfico: Movimientos económicos–Telecentro HATUNYAY
Eje de categorías (X): Meses
Eje de categorías (Y): Montos
Después de realizar las indicaciones respectivas, hacer clic en el botón Siguiente >.
Paso 4: ubicación del gráfico
Permite indicar dónde deseamos ubicar el gráfico, ya sea en la misma hoja de cálculo junto a los datos o en
otra hoja
En nuestro ejemplo, ubicaremos el gráfico en una hoja nueva a la que asignamos la etiqueta de
MovimientoEconómico. Hacer clic en el botón Finalizar para terminar el proceso. Nuestro gráfico tendrá el
siguiente aspecto:
86
4.4.2. Edición de un gráfico
Microsoft Excel permite realizar modificaciones a un gráfico creado a fin de adaptarlo a nuestros requisitos:
1. Hacer clic en la hoja donde se encuentre el gráfico que queremos modificar. En nuestro ejemplo la
hoja MovimientoEconomico
2. Ubicar el cursor en la zona del gráfico que deseamos modificar y hacer clic en el botón derecho del
ratón. Al hacerlo, se mostrará un menú contextual que variará según sea la zona donde se encuentre
•
En nuestro ejemplo modificaremos la presentación de los valores del eje Y para que se muestren sin
decimales. Para ello, ubicamos el cursor en los valores de dicho eje, hacemos clic en el botón derecho
y elegimos la opción Formato de ejes…, se mostrará el cuadro de diálogo Formato de ejes en el que
realizamos los cambios que deseamos y hacemos clic en el botón Aceptar
•
Modificaremos el formato de la serie de datos para cambiar los colores de las líneas de la gráfica y
también para que se visualicen los datos de cada serie. Para ello, ubicamos el cursor en uno de los
puntos marcados en la línea de la gráfica ( ), hacemos clic en el botón derecho y elegimos la opción
Formato de serie de datos…, se mostrará el cuadro de diálogo Formato de serie de datos en el
que realizamos los cambios que deseamos y hacemos clic en el botón Aceptar
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
87
•
Modificaremos el formato del área de trazado para cambiar el color del área del gráfico. Para ello, ubicamos el cursor en el área del gráfico, zona ploma, hacemos clic en el botón derecho y elegimos la opción
Formato del área de trazado…, se mostrará el cuadro de diálogo Formato del área de trazado,
realizamos los cambios que deseamos y hacemos clic en el botón Aceptar
•
Finalmente, modificaremos el formato del título del gráfico para cambiar el tipo, tamaño, color y estilo
de fuente. Para ello, ubicamos el cursor en el título del gráfico, hacemos clic en el botón derecho y elegimos la opción Formato del título del gráfico…, se mostrará el cuadro de diálogo Formato del título
del gráfico en el que realizamos los cambios que deseamos y hacemos clic en el botón Aceptar
88
La presentación final de nuestro gráfico es:
89
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
4.5. Actividad de aprendizaje:
impresión de un libro de Excel
Capacidad:
Duración:
Imprime libros de Microsoft Excel
0.5 hora
Criterios de evaluación:
•
•
Un libro de Microsoft Excel ha sido configurado
Se ha impreso un libro de Microsoft Excel
4.5.1. Configurar
página
A los libros se les puede asignar atributos de márgenes,
encabezado y pie de página, numeración de páginas, etc.
Estos permitirán una mejor presentación y visualización
del libro. Para acceder a esta opción hacer clic en Archivo,
Configurar página… Varias de las opciones son similares a
las de Microsoft Word, por lo que solo explicaremos las que
son propias de Excel:
•
•
Página, Ajuste de escala: permite indicar si deseamos
que la salida a la impresora sea determinado en un factor
de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico
Encabezado y pie de página: por defecto, los recuadros están vacíos, ya que no hay ningún encabezado
o pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. Al hacer clic en se mostrarán los encabezados o pies
de páginas que incorpora el programa. Si se desea modificar el encabezado o pie de página, se debe hace
clic en el botón Personalizar encabezado… o Personalizar pie de página…, según corresponda
Para imprimir, debes
tener instalada una
impresora, revisa
la sección 7.5. del
anexo
90
•
Hoja: en la sección Imprimir, se pueden activar cualquiera de las siguientes opciones:
•
•
•
•
Líneas de división: imprime las líneas que delimitan cada celda de la hoja
Blanco y negro: si tenemos asignados colores en nuestra hoja y usaremos una impresora en blanco y
negro activaremos esta opción
Calidad de borrador: realiza una impresión rápida de nuestra hoja. Solo válida si la impresora dispone
de esta opción
Títulos de filas y columnas: imprime encabezados de filas y encabezados de columnas de la hoja
4.5.2. Establecer área de impresión
Por defecto, Microsoft Excel define como área de impresión todo el contenido de la hoja. Sin embargo, se puede
definir un bloque de contenido, a esto se denomina área de impresión. Para establecer el área de impresión:
1. Seleccionar el rango de celdas que desee imprimir
2. Hacer clic en Archivo, Área de impresión, Establecer área de impresión
Cuando se de el comando imprimir, el programa solo imprimirá el área de impresión que esté definida. Si desea
borrar el área de impresión hacer clic en Archivo, Área de impresión, Borrar área de impresión.
4.5.3. Impresión
de libro
Para imprimir un libro:
1. Hacer clic en Archivo, Imprimir
2. En el cuadro de diálogo Imprimir, las
opciones más usadas son:
•
•
•
•
•
Impresora: listado de impresoras instaladas
en la computadora. Hacer clic en la impresora
en la que se desee imprimir el documento
Intervalo de páginas: páginas que deseamos imprimir. Pueden ser todas o solo
algunas, se debe indicar desde y hasta qué número se desea imprimir
Número de copias: permite indicar el número de copias que se desea imprimir de cada página
En la sección Imprimir, se puede elegir entre selección, bloque asignado al área de impresión; hojas activas, toda la hoja donde se encuentra el cursor; o todo el libro, todas las hojas del libro
Vista previa: permite visualizar la hoja antes de imprimirla. Nos permite ver saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja. Equivale al botón
de la barra de herramientas
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
91
Unidad didáctica 5:
Microsoft PowerPoint 2003
Capacidades:
• Crea una presentación de Microsoft PowerPoint
• Aplica formatos a objetos y animaciones a una presentación de
Microsoft PowerPoint
• Imprime una presentación de Microsoft PowerPoint
92
5.1. Actividad de aprendizaje:
creación de una presentación
de PowerPoint
Capacidad:
Duración:
Crea una presentación de Microsoft PowerPoint
1 hora
Criterios de evaluación:
•
•
Se ha creado una presentación de Microsoft PowerPoint
Se ha editado una diapositiva de Microsoft PowerPoint
5.1.1. Definición de presentador de
diapositivas
Una diapositiva es el elemento básico de una presentación. Cada diapositiva puede contener textos, gráficos,
dibujos, imágenes prediseñadas, animaciones y sonidos. Una presentación de diapositivas es un conjunto de
diapositivas que permiten exponer de manera ordenada, sintética y estructurada los puntos esenciales de un
determinado proyecto, negocio, charla o curso.
Un presentador de diapositivas es un programa gráfico que permite crear presentaciones mediante la
combinación de textos, imágenes, dibujos, formas, efectos de animación y sonidos. El programa presentador
de diapositivas más conocidos es PowerPoint de Microsoft. También son destacables el OpenOffice Impress y
Star Office Impress.
5.1.2. Presentador de diapositivas Microsoft
PowerPoint
Microsoft PowerPoint es un presentador
de diapositivas muy popular que permite
la creación de presentaciones. Forma
parte del paquete Microsoft Office de
Microsoft, aunque puede adquirirse
por separado. En el mercado existen
varias versiones de programa, siendo las
últimas: la versión 11 (2003) y la versión
12 (2007).
Para iniciar el programa hacer clic en
Inicio, Todos los programas, Microsoft
Office, Microsoft Office PowerPoint
2003. También se puede hacer doble clic
sobre el ícono
que se encuentra en
el escritorio.
93
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
5.1.3. Descripción del entorno de Microsoft
PowerPoint
A continuación se muestra una pantalla típica de Microsoft PowerPoint 2003:
Barra de
título
Barra de menús
Barra de
herramientas
Pestaña de
esquema
ÁREA DE LA
DIAPOSITIVA
Pestaña de
diapositivas
Vistas
Barra de
estado
Panel de
notas
Barra de Dibujo
Panel de tareas y
ayuda
Como puede observarse, el entorno de trabajo es similar al de los otros programas que ya hemos visto, por lo
tanto, solo comentaremos sobre los nuevos elementos que se observan:
a. Pestaña de esquema
Muestra los títulos y contenidos en texto de las diapositivas. Cada diapositiva va acompañada de su número.
Esta pestaña puede ser utilizada cuando se requiere ingresar gran cantidad de texto a la diapositiva. También
puede usarla para navegar a través de la presentación. Al seleccionar una diapositiva se mostrará en la zona de
trabajo para poder modificarla.
b. Pestaña de diapositivas
Muestra todo el contenido, texto e imágenes, de cada diapositiva en un tamaño más pequeño. Es muy usada
para navegar a través de la presentación e ir directamente a cualquiera de las diapositivas. También permite
mover o copiar las diapositivas existentes de una ubicación a otra dentro de la misma presentación.
c. Vistas
Permite mostrar la presentación de diferentes maneras:
•
•
Vista Clasificador de
diapositivas
Normal: es la vista que se muestra por defecto. Muestra la diapositiva actual
con el panel de las pestañas de esquema y de diapositivas
Clasificador de diapositivas: permite mostrar de forma amplia toda la
Vista
Presentación a partir de
presentación en miniatura. Una vez finalizada la creación y modificación de la
Normal
la diapositiva actual
presentación, se puede utilizar esta vista para obtener una imagen en conjunto,
cambiar el orden de las diapositivas, copiarlas, moverlas de un lugar a otro
haciendo un clic sobre la diapositiva y arrastrándola, sin soltar el ratón, hasta el lugar que deba ocupar
94
•
Presentación a partir de la diapositiva actual: permite mostrar la presentación en toda la pantalla de
la computadora. Esta presentación se hace a partir de la diapositiva activa
d. Panel de notas
Permite añadir notas o apuntes a cada diapositiva. Esto es muy útil, pues puede ser usado como un recordatorio
al momento de exponer.
e.Barra de dibujo
Contiene los comandos que se usan para dibujar líneas y figuras, cuadro de texto, insertar imágenes, WordArt
y para trabajar objetos ya existentes.
f. Área de la diapositiva
Muestra una diapositiva de la presentación. En esta área se escribe, diseña y edita el contenido de la diapositiva.
La diapositiva se visualiza tal y como se verá a la hora de imprimirse.
5.1.4. Administración de presentaciones
a. Crear una presentación
Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Nuevo
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Nuevo
Se visualizará una nueva presentación en pantalla. Solo en el segundo caso se verá en el panel de tareas las opciones
de nueva presentación, hacer clic en la primera opción Presentación en blanco. Por defecto, los nombres con los
que se muestran conforme se abren nuevas presentaciones son Presentación1, Presentación2, etc.
Como hemos indicado, cuando se crea una presentación, se muestra una sola diapositiva en blanco y el panel
de tareas cambia para que se pueda escoger el tipo de formato de diseño que se desea aplicar a la diapositiva
actual. El diseño se refiere a la forma en que se organizan los elementos de una diapositiva. Los formatos de
diseño están agrupados en cuatro categorías:
Texto, objetos,
gráficas, tablas,
imágenes, etc.
Título, tabla, imagen
prediseñada, gráfica,
organigrama y un objeto
Título y cuatro
objetos
Tabla, imagen
prediseñada, gráfica,
organigrama y un objeto.
Título y dos objetos
Título y tres objetos
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
Título, texto y un
objeto
Título, texto y dos
objetos
Título, texto y un
objeto
Título, dos
objetos y texto
Título, texto y una
imagen prediseñada
Título, texto y una
gráfica
Título, texto y un
video
Título y una tabla
Título y una
gráfica
Título y un
organigrama
95
96
Título y subtítulo
Título y texto
(incluye lista con
viñetas)
Título
Título y dos columnas
de texto. Cada columna
incluye lista con viñetas
b. Guardar una presentación
Realizar los siguientes pasos:
1. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Guardar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Guardar
2. Si la presentación se está guardando por primera vez, se abrirá un cuadro de diálogo como el que se
muestra a continuación:
En este cuadro se debe indicar la ubicación donde se desea guardar la presentación, luego el nombre de la
presentación y hacer clic en el botón Guardar. Microsoft PowerPoint automáticamente le asignará la extensión
.ppt. Si la presentación ya ha sido guardada, al ejecutar cualquiera de las opciones del paso a, se guardará
nuevamente la presentación sin mostrar ningún cuadro de diálogo.
c. Guardar una presentación con otro nombre
Esta opción es muy útil cuando ya se tiene una presentación grabada y se desea cambiar el nombre:
1. En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Guardar como…
2. Se abrirá un cuadro de diálogo, tal como se muestra a continuación:
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
97
En este cuadro se debe indicar la ubicación donde se desea guardar la presentación, luego el nuevo nombre de
la presentación y hacer clic en el botón Guardar.
d. Proteger una presentación
Microsoft PowerPoint permite
guardar tus presentaciones con
contraseña. Cualquiera de estas
opciones puede ser activada en
el cuadro de diálogo que se
muestra cuando se guarda una
presentación. En ese cuadro,
hacer clic en Herramientas,
Opciones de seguridad…,
mostrará una ventana donde
deberás ingresar la contraseña y
hacer clic en el botón Aceptar.
El sistema te pedirá que vuelvas
a ingresar la contraseña,
ingrésala nuevamente y luego
presiona Aceptar.
e. Abrir una presentación
Realizar los siguientes pasos:
1. Ejecutar uno de los siguientes comandos:
•
•
En la barra de herramientas estándar, hacer clic sobre el botón Abrir
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Abrir
2. Se abrirá un cuadro de diálogo, tal como se muestra a continuación:
98
Al hacer clic sobre el nombre de cada presentación, se mostrará una previsualización en la ventana de la
derecha. En este cuadro, se debe indicar la ubicación de la presentación que se desea abrir, luego el nombre de la
presentación o seleccionarlo de la lista de archivos que se muestren y se hace clic en el botón Abrir.
f. Cerrar una presentación
•
•
Hacer clic sobre el botón Cerrar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Cerrar
Si la presentación aún no ha sido guardada, Microsoft PowerPoint nos pedirá confirmar si deseamos guardar
los cambios efectuados, de ser así, presiona el botón Sí y proceder con los pasos indicados en el ítem b.
5.1.5. Cerrar Microsoft PowerPoint
•
•
Hacer clic sobre el botón Cerrar
En el menú principal, hacer clic sobre Archivo, Salir
Si existieran presentaciones que aún no han sido guardadas, Microsoft PowerPoint nos pedirá confirmar si deseamos
guardar los cambios efectuados, de ser así, presiona el botón Sí y procede con los pasos indicados en el ítem b.
5.1.6. Edición de diapositivas
a. Insertar una diapositiva
1. Ubicar el puntero del ratón en la diapositiva en la la cual deseamos insertar la nueva diapositiva. Toda
nueva diapositiva se inserta después de la diapositiva activa
2. Elegir uno de los siguiente comandos:
•
•
Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Nueva diapositiva… del menú contextual
que se muestra
Hacer clic en el botón Nueva diapositiva…
de la barra de herramientas formato
3. Al hacerlo, el panel de tareas Diseño de la diapositiva mostrará los formatos de diseño de diapositivas.
Hacer clic sobre el diseño que más se ajuste al tipo de diapositiva que queremos trabajar
99
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
b. Eliminar una diapositiva
1. Hacer clic en la diapositiva que deseas eliminar
2. Elegir uno de los siguientes comandos:
•
•
Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Eliminar diapositiva del menú contextual
que se muestra
Pulsar la tecla Supr o Delete
c. Copiar una diapositiva
1. Ubicar el puntero del ratón en la diapositiva que deseas copiar
2. Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Copiar del menú contextual que se
muestra
3. Ubicar el puntero del ratón en el lugar donde deseas copiar la diapositiva
4. Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción Pegar del menú contextual que se muestra.
Puedes también usar los botones Copiar
y Pegar
de la
barra de herramientas
d. Mover una diapositiva
1. Ubicar el puntero del ratón en la diapositiva que deseas mover
2. Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción
Cortar del menú contextual
3. Ubicar el puntero del ratón al lugar donde deseas mover la
diapositiva
4. Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir la opción
Pegar del menú contextual
Puedes también usar los botones Cortar
y Pegar
También puedes
seleccionar la diapositiva
que quieras mover y sin
soltar el botón izquierdo
del ratón arrastrarla
hasta la posición donde
quieras situarla
de la barra de herramientas estándar.
100
e. Ingreso y edición de texto
La manera más sencilla de ingresar texto es escribirlo directamente en cualquier marcador de posición de la
diapositiva. Para ello, debes hacer clic en el recuadro correspondiente al título o al cuerpo que aparece marcado
por unas líneas discontinuas. Cada uno de estos recuadros se denomina marcador de posición. Después de
hacerlo, puedes empezar a escribir el texto.
Si deseas agregar texto fuera de un marcador de posición o una forma, puede utilizar la herramienta Cuadro
de texto
de la barra de herramientas dibujo. Para agregar texto a una autoforma, debes hacer clic en
la forma y escribir el texto. El texto se adjunta a la forma, se mueve y gira con ella. Puedes agregar texto a la
mayoría de las autoformas, excepto a las líneas, conectores y formas libres. Cuando ingresas un texto, puedes
aplicar los comandos propios de edición y formato de textos que se estudiaron en Microsoft Word.
Marcador de
posición
Marcador de
posición
Insertando texto en
una autoforma
Insertando texto en
un cuadro de texto
101
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
5.2. Actividad de aprendizaje:
formateado de una diapositiva de
PowerPoint
Capacidad:
Duración:
Aplica formatos a objetos y animaciones a una presentación de Microsoft PowerPoint
2.5 horas
Criterios de evaluación:
•
•
•
Los diferentes tipos de formatos en Microsoft PowerPoint han sido identificados
Se han aplicado formatos a objetos a una diapositiva de Microsoft PowerPoint
Se ha creado una presentación de Microsoft PowerPoint con animaciones
5.2.1. Formato de
texto
Como se ha indicado, el procedimiento para
dar formato a un texto es similar al indicado
en Microsoft Word en la opción Formato,
Fuente…
Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica,
por ejemplo: Arial, Tahoma, Times New Roman,
Verdana
Estilo de fuente: son los modos de resaltar la
letra: negrita, cursiva, etc., pueden ser aplicadas
en forma individual o en conjunto
Tamaño: se mide en puntos, 1 punto equivale a
0,35 mm
Efectos: se denominan así al subrayado, sombra, relieve, superíndice, subíndice
Color de fuente: Asigna un color determinado a los caracteres seleccionados
De igual manera puedes usar las alineaciones, sangrías, listas con numeración y viñetas.
5.2.2. Formato de diapositiva
a. Plantillas de diseño
Una plantilla de diseño es un archivo que contiene los estilos de una presentación que
incluyen: tipo, tamaño, estilo y color de las fuentes, viñetas, diseño de fondo, posiciones
y tamaños de los marcadores de posición, combinaciones de colores de relleno, patrón de
diapositivas, patrón de documentos y patrón de notas. Microsoft PowerPoint proporciona
plantillas de diseño conocidas que pueden ser aplicadas a las presentaciones para que
tengan un aspecto y un diseño especializados. Para aplicar una plantilla de presentación:
La plantilla de diseño
puede ser aplicada
en cualquier
momento a la
presentación
1. Hacer clic en Formato, Estilo de la diapositiva…
2. Al hacerlo, el panel de tareas Estilo de la diapositiva mostrará las plantillas de diseño disponibles.
Seleccionar la plantilla que se desea utilizar e inmediatamente se visualizará la presentación con el
estilo de diseño seleccionado
102
En el ejemplo siguiente, observe que se aplican los formatos establecidos en la respectiva plantilla sin necesidad
de mayores cambios.
1
2
b. Combinación de colores
Como se ha explicado anteriormente, las plantillas de diseño determinan la combinación de colores en una
presentación. Las combinaciones de colores están formadas por los ocho colores utilizados en el diseño de la
diapositiva: colores para el fondo, texto y líneas, sombras, texto de título, rellenos, énfasis, énfasis e hipervínculo
y énfasis e hipervínculo visitado. Para aplicar una combinación de colores diferente a la establecida en la
plantilla de diseño:
1. En el panel de tareas Estilo de la diapositiva hacer clic en Combinaciones de colores
2. Al hacerlo, se mostrará un listado de combinaciones de colores predefinidas para la plantilla de diseño
activa. Hacer clic en una de las combinaciones que se desee usar e inmediatamente se visualizarán los
nuevos colores en la presentación
También es posible modificar las combinaciones de colores
existentes:
1. En el panel de tareas Estilo de la diapositiva hacer
clic en Editar combinaciones de colores… Se debe
tener activo Combinaciones de colores, si no está
activo, hacer clic sobre él
2. Se mostrará la ventana Editar combinaciones de
colores. Hacer clic en la casilla del color del tipo de
elemento que quieres cambiar y luego en el botón
Cambiar color
3. Al hacerlo, se mostrará la ventana con los colores.
Seleccionar en el color deseado y luego Aceptar
4. Regresar a la ventana Editar combinación de colores,
donde puedes seguir eligiendo los otros elementos y
cambiándoles de color
5. Cuando finalices, hacer clic en el botón Aplicar
103
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
c. Fondo de diapositiva
Para cambiar el fondo de una diapositiva:
1. Hacer clic en Formato, Fondo
2. En la ventana Fondo que se muestra hacer clic sobre el fondo
de la misma en el ícono . Seleccionar el tipo de color o efecto
de relleno y presionar en el botón Aplicar a todo o Aplicar
según se desee
5.2.3. Herramienta texto
El botón Cuadro de texto
de la barra de herramientas dibujo permite ingresar texto en cualquier parte
de la diapositiva. Hacer clic en el botón y luego en el lugar de la diapositiva donde desees colocar el texto. Al
hacerlo, se mostrará el cursor parpadeando, lo que indica que puedes empezar a escribir. También puedes
incorporar textos de un documento de Microsoft Word. Para ello, copia el texto del documento y luego pégalo
en la diapositiva usando los comandos de Copiar/Cortar/Pegar aprendidos anteriormente.
5.2.4. Herramientas de dibujo
Microsoft PowerPoint permite crear dibujos utilizando la barra de herramientas dibujo. Puedes dibujar líneas,
flechas, rectángulos, círculos, elipses, autoformas, etc.
WordArt
Cuadro
de texto
Imagen
prediseñada
Diagrama u
organigrama
Color de
relleno
Imagen
Color de
f uente
Color de
línea
Estilo de
f lecha
Estilo de
línea
Estilo 3D
Estilo de
sombra
a. Autoformas
Permite dibujar diversos tipos de formas y líneas como: flechas, rombos, trapecios,
diagramas de flujo, cintas y estrellas, etc.
b. Líneas, flechas, rectángulo y elipse
Para dibujar una línea, flecha, rectángulo o elipse:
1. Hacer clic en el botón del elemento que desees incorporar
2. Hacer clic en la diapositiva activa y arrastrar el ratón sin soltarlo hasta darle el
tamaño que desees
c. WordArt
Permite añadir texto con colores y efectos. Al hacer clic
sobre el botón Insertar WordArt
se visualizará la
ventana Galería de WordArt, en la que se mostrarán los
diferentes estilos predefinidos. Selecciona el estilo que
desees y luego en el botón Aceptar. A continuación, en
el cuadro de texto Modificar texto de WordArt escribe el
texto que vas a incluir en la diapositiva, selecciona el tipo,
tamaño y estilo de fuente que desees y presiona Aceptar.
Posteriormente, puedes modificar el texto y asignarle otros
atributos usando la barra de herramientas de WordArt.
104
d. Diagrama u organigrama
Se usa para dibujar un diagrama u organigrama. Al hacer
clic sobre el botón Insertar diagrama u organigrama,
se mostrará la ventana Galería de diagramas, en la que
deberás seleccionar el tipo de gráfico deseado y luego
hacer clic en el botón Aceptar. El gráfico se insertará
en la diapositiva. Puedes personalizarlo de acuerdo a tus
necesidades utilizando la barra de herramientas que se
activa cuando se inserta el gráfico.
e. Imágenes
También puedes insertar imágenes en una diapositiva.
Las imágenes pueden ser prediseñadas, o creadas por el
usuario. Para insertar imágenes revise el procedimiento
indicado en el ítem b de la actividad de aprendizaje 3.3.
f. Bordes, rellenos y sombras
Adicionalmente, a cada dibujo o imagen puedes asignarle atributos como borde o línea, relleno y sombra. En
el caso de los bordes puedes elegir el color, grosor y tipo. Los efectos de relleno permiten hacer degradados
y sombras, Degradado; darle una textura predeterminada, Textura; elegir un entramado, Trama; o usar de
relleno una imagen predeterminada, Imagen. En la sombra de la figura puedes modificar la localización: en la
parte superior izquierda, superior derecha, inferior izquierda, inferior derecha, etc., grosor y color.
5.2.5. Tablas y gráficos
Adicionalmente, puedes incorporar tablas y gráficos en una diapositiva. Para ello, debes hacer clic sobre el
botón Insertar tabla
o Insertar gráfico
de la barra de herramientas estándar. Una vez insertados
puedes personalizarlos de acuerdo a los procedimientos aprendidos en el ítem a de la actividad de aprendizaje
3.3. e ítem b de la actividad 4.4.
5.2.6. Animaciones
Para animar una presentación puedes escoger entre las animaciones predefinidas
que tiene el programa o crear tu propia animación:
a. Animaciones preestablecidas
Para aplicar una combinación de animaciones preestablecidas, realizar lo siguiente:
1. Seleccionar las diapositivas a las que se desea aplicar la combinación de
animaciones.
2. Hacer clic en Presentación → Efectos de animación.
3. Al hacerlo, en el panel de tareas Estilo de diapositiva se mostrarán las
combinaciones de animaciones predefinidas. Hacer clic sobre la combinación
deseada. Si se desea aplicar la combinación de animación a toda la presentación,
hacer clic en el botón Aplicar a todas las diapositivas.
b. Animaciones personalizadas
Permite realizar animaciones en cada uno de los diferentes objetos que se encuentren
en una diapositiva.
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
105
1. Seleccionar la diapositiva que se desee personalizar la animación. Esta deberá verse en la zona de
trabajo
2. Hacer clic en Presentación, Personalizar animación. Al hacerlo, se mostrará el panel de tareas
Personalizar animación
3. Seleccionar el objeto u objetos a los que se desee animar y hacer clic en el botón Agregar efecto
, luego se debe elegir uno de los tipos de animaciones que se muestren. Al hacerlo, se
añaden al panel de tareas el nombre del objeto seleccionado acompañado del tipo de animación aplicada
Los tipos de efectos que se pueden aplicar están agrupados en cuatro categorías:
•
•
•
•
Entrada: son efectos para incluir los objetos seleccionados en la diapositiva
Énfasis: son efectos para resaltar los objetos seleccionados dentro de la diapositiva
Salir: son efectos para sacar los objetos seleccionados de la diapositiva
Trayectoria de desplazamiento: incluye opciones para definir el desplazamiento del objeto seleccionado en la diapositiva
4. En la sección Modificar efecto se pueden configurar las opciones para cada uno de los efectos
seleccionados como inicio, dirección y velocidad
106
En la última imagen de la página anterior se observa que los objetos a los que se ha aplicado algún tipo de animación
tienen un número que indica el orden correlativo en el que aparecerán en la presentación. El tipo de animación que
corresponde a ese número puede observarse en el panel de tareas.
5.2.7. Patrón de
diapositivas
Un patrón de diapositivas es una diapositiva que almacena
información sobre la plantilla de diseño activa. Controla
el aspecto que tendrán las diapositivas y su finalidad es
permitir que los cambios se apliquen a todas las diapositivas
de la presentación. Si se modifica el formato del patrón,
automáticamente se modifican todas las diapositivas o
páginas que usan ese patrón. Por lo general esta opción es
utilizada para modificar los tipos de viñetas o para insertar
algún objeto para que aparezcan en todas las diapositivas.
Para acceder a esta opción, hacer clic en Ver, Patrón, Patrón
de diapositivas. Al hacerlo se mostrará la diapositiva patrón junto con a barra de herramientas Vista Patrón de
diapositivas. Realizar los cambios que se deseen y para finalizar se hace clic en el botón Cerrar vista Patrón.
Es necesario considerar que la diapositiva patrón no es una diapositiva de contenido, sino de formato. Por tanto,
no se debe ingresar información en ella, sino aplicar formatos que deseemos para los elementos mostrados. Por
ejemplo, si deseamos cambiar el estilo del título no se escribe el título de nuestra presentación sino se indica el tipo
de fuente, tamaño, color, etc. del mismo, de manera que solo sea necesario ingresar información en las diapositivas
pues el patrón automáticamente aplicará el formato a las mismas.
5.2.8.Presentaciones en pantalla
Para visualizar una presentación en pantalla completa, hacer clic en
Presentación, Ver presentación o pulsar la tecla F5. Para avanzar o
retroceder de una a otra diapositiva en dicho modo, se usarán las teclas
de dirección.
a. Transiciones
También es posible unir las diapositivas por medio de transiciones, de modo
que el avance de una diapositiva a otra se realice en forma automática, de
acuerdo a un intervalo de tiempo establecido:
1. Hacer clic en la diapositiva destino. La transición afectará al paso
desde la diapositiva anterior a la seleccionada
2. Hacer clic en Presentación, Transición de diapositiva…
3. Al hacerlo, se mostrará el panel de tareas Transición de
diapositiva, en el que se deberá elegir el efecto que se desea
aplicar. Adicionalmente, se puede indicar la forma de pasar de una
diapositiva a otra: al hacer clic con el ratón o automáticamente
después de cierto tiempo. Si se desea se puede repetir esta operación
con todas las diapositivas para lograr una presentación de mejor
calidad
Un documento debe estar escrito y presentado de forma tal que
cualquier persona pueda entenderlo.
107
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
5.3. Actividad de aprendizaje:
impresión de una presentación de PowerPoint
Capacidad:
Duración:
Imprime presentaciones de Microsoft PowerPoint
0.5 hora
Criterios de evaluación:
•
•
Una presentación de Microsoft PowerPoint ha sido configurada
Se ha impreso una presentación de Microsoft PowerPoint
5.3.1. Configuración de página
Microsoft PowerPoint permite configurar
la presentación para la impresión,
dependiendo del uso que se le va a
dar. Para definir las dimensiones de
las diapositivas hacer clic en Archivo,
Configurar página. Al hacerlo se
mostrará la ventana Configurar página
que tiene las siguientes opciones:
•
•
•
•
Tamaño de diapositivas para:
permite indicar el tamaño de las
diapositivas de la presentación
dependiendo de si se presentarán
solo en pantalla o se van a realizar
impresiones
Ancho y alto: muestra los valores
respectivos de acuerdo al tipo de tamaño seleccionado. Estos también pueden ser modificados
Numerar las diapositivas desde: permite indicar desde qué número se desea numerar las diapositivas
Orientación: permite indicar la orientación de las diapositivas
5.3.2. Encabezado y pie de página
Para crear o modificar encabezados o pie de página:
1. Hacer clic en Ver, Encabezado y pie de
página
2. Al hacerlo, se mostrará la ventana Encabezado
y pie de página. Esta ventana tiene dos
pestañas:
•
Pestaña Diapositiva: aquí se debe indicar
los elementos que deseamos incluir en la
diapositiva tales como fecha y hora, número
de diapositiva y pie de página. En la sección
pie de página se debe escribir el texto que
deseamos mostrar. Después de elegir los
elementos deseados, presionar Aplicar a todas o Aplica
108
•
Pestaña Notas y documentos para distribuir: permite indicar los elementos que deseamos incluir
en las páginas, tales como fecha y hora, encabezado, número de página y pie de página. En las
secciones encabezado y pie de página se deberá escribir el texto que deseamos mostrar
5.3.3. Impresión de presentación
1. Hacer clic en Archivo, Imprimir
2. En el cuadro de diálogo Imprimir que se muestra, las opciones más usadas son:
•
•
•
Impresora: muestra el listado de impresoras instaladas en la computadora
Intervalo de impresión: se deberá indicar las diapositivas que deseamos imprimir. Pueden ser todas,
diapositiva actual o solo algunas de ellas
Número de copias: permite indicar el número de copias que se desea imprimir de cada presentación
Dos opciones importantes que queremos resaltar de esta ventana son:
•
Imprimir: permite elegir entre las siguientes opciones:
•
•
•
•
Diapositivas: imprime una diapositiva en una página
Documentos: imprime un grupo de diapositivas en una página. Se debe indicar el número de diapositivas por página (1, 2, 3, 4, 6 y 9) así como su orden
Páginas de notas: imprime una diapositiva y sus respectivas notas por página
Vista Esquema: imprime las diapositivas conforme se muestran en la pestaña
de esquema
Para una mejor comprensión de la ventaja de esta opción de impresión, mostramos la
siguiente imagen:
Puedes usar esta
opción cuando
desees distribuir
materiales de
capacitación
109
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
3 diapositivas
por página
Diapositivas: Cada una
ocupa una página completa
1 diapositiva
por página
Esquema
4 diapositivas
por página
Páginas de Notas: Una
diapositiva por página,
con sus notas
•
Color o escala de grises: cuando elaboramos una presentación, por lo general usamos combinaciones
de colores. Sin embargo, a la hora de imprimir podemos configurarlo para que lo haga de acuerdo a las
siguientes opciones:
•
•
•
Color: con esta opción se imprime a colores
Escala de grises: si tiene una impresora blanco y negro o si no desea usar su tinta a color
Blanco y negro puros: cambia todas las tonalidades de gris e imprime exclusivamente a blanco y negro
Es importante que mantengas limpia tu área de trabajo. La computadora
y sus accesorios son muy sensibles al polvo.
110
6. Guía de ejercicios
6.1. Conceptos básicos
I. Responder las siguientes preguntas:
1. Una computadora es:
a) Una máquina electrónica para estudiar y jugar
b) Una máquina electrónica que nos permite escribir documentos
c) Una máquina electrónica usada para procesar la información
d) Una máquina electrónica usada para realizar cálculos
2. Las siglas ROM significan:
a) Read Or Memory (Leer o memorizar)
b) Record Or Memory (Grabar o memorizar)
c) Read Order Memory (Memoria ordenada de lectura)
d) Read Only Memory (Memoria de solo lectura)
3. Identifique cada uno de los siguientes dispositivos:
4. ¿Cuáles de las siguientes opciones no son un sistema operativo?
a) Microsoft Windows Vista
b) Linux
c) Microsoft Word
d) Unix
5. No son elementos de Software:
i) Ratón
ii) Excel
iii) Quemador DVD
iv) RAM
a) ii y v
b) i, ii y iv
c) i, iii y iv
v) Linux
d) ii, iv y v
II. Accesos directos:
1. Ejecute el programa calculadora con la secuencia Inicio, Todos los programas, Accesorios, Calculadora.
a. Pruebe la calculadora
b. Salga del programa haciendo clic en el botón Cerrar
2. Busque el programa “calc.exe” con la secuencia Inicio, Buscar.
a. Cree un acceso directo para este programa, considerando la ubicación donde se encuentra el
programa “calc.exe”
b. Ejecute el programa calculadora con el acceso directo y luego cierre la ventana
c. Elimine del escritorio el acceso directo de la calculadora arrastrándolo a la papelera de reciclaje
d. Recupere el acceso directo arrastrándolo desde la papelera de reciclaje hasta el escritorio
e. Borre nuevamente el acceso directo de la calculadora
f. Vacíe la papelera de reciclaje
111
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
3. Busque el archivo “excel.exe” para conocer la ubicación en la que se encuentra en la computadora y luego
cree un ícono de acceso directo a dicho programa, dejar como nombre de ícono el que tenga por defecto.
III. El telecentro Llampanet se creó el 8 de marzo de 1991. Al poco tiempo, se inauguró el telecentro Hatunyay,
el 11 de agosto del mismo año. Un nuevo telecentro se abrió, a 50 km de la zona, un 12 de setiembre de 1997.
Indicar a que día de la semana correspondió cada una de esas fechas.
IV. En la siguiente imagen del escritorio de Windows, indicar los nombres de los elementos que se señalan:
8
5
7
9
6
10
1
Nº
2
Nombre del elemento
3
4
Nº
1
6
2
7
3
8
4
9
5
10
Nombre del elemento
112
V. En la siguiente imagen de la ventana del explorador de Windows, indicar los nombres de los
elementos que se señalan:
1
2
3
4
6
8
7
11
12
10
9
Nº
Nombre del elemento
Nº
1
6
2
7
3
8
4
9
5
10
VI. Crear la siguiente estructura de directorio:
Nombre del elemento
5
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
113
Realiza las siguientes operaciones en la secuencia indicada:
1. Copiar la carpeta Oficios a la carpeta Formatos
2. Mover la carpeta Afiches a la carpeta Formatos
3. Cambiar de nombre a la carpeta Formatos. El nuevo nombre será Varios
4. Copiar la carpeta Varios a la carpeta Documentos
5. Eliminar la carpeta Varios ubicada dentro de la carpeta Telecentro
6. Mover la carpeta Varios de la carpeta Documentos a la carpeta Telecentro
7. Copiar la carpeta Cartas a la carpeta Publicidad
8. Cambiar de nombre a la carpeta Oficios por Avisos
9. Eliminar la estructura anteriormente creada
VII. Crear la siguiente estructura de directorio:
Realice las siguientes operaciones en la secuencia indicada:
1. Crear un archivo de texto llamado datos.txt en la carpeta Curriculums. El contenido del archivo serán sus datos personales
2. Copiar la carpeta Curriculums a la carpeta Programas
3. Crear un archivo de texto cuyo nombre será telefonos.txt en la carpeta Informes
4. Copiar el archivo datos.txt de la carpeta Curriculums a la carpeta Planillas
5. Mover la carpeta Estadísticas a la carpeta Programas
6. Cambiar de nombre a la carpeta Planillas. El nuevo nombre será Variados
7. Mover el archivo telefonos.txt de la carpeta Informes a la carpeta Programas
8. Eliminar el archivo datos.txt de la carpeta Curriculums
9. Copiar la carpeta Variados a la carpeta Programas
10. Cambiar de nombre a la carpeta Programas por Práctica
11. Eliminar la estructura anteriormente creada
114
6.2. Internet
I. Responder las siguientes preguntas:
1. En la siguiente dirección electrónica [email protected], universidad.edu.pe hace referencia al
dominio de tipo.
( ) Verdadero
( ) Falso
2. Para buscar información en Internet, puedo hacer uso de la opción Inicio, Buscar, Todos los archivos y carpetas.
( ) Verdadero
( ) Falso
3. Un navegador de web es:
a) Un programa para hacer páginas web
b) Un buscador
c) Un lector de correos
d) Un programa que le permite acceder a sitios web en Internet
4. En una página web, cuando el puntero del ratón cambia su forma a una mano señalando, ¿qué significa?:
a) Que la página está abriendo
b) Que te está saludando
c) Que hay un vínculo para otra página
d) Que está próximo a abrirse una ventana
5. La dirección www.presidencia.gob.pe, hace referencia a:
a) La computadora de presidencia
b) Una dirección de correo electrónico
c) Un sitio web en Internet
d) Un dominio de tipo
II. En la barra de direcciones de su navegador, ingresar las siguientes direcciones web.
1. Llene esta tabla indicando una descripción breve de qué trata cada sitio web.
Sitio web
http://www.willay.org.pe
http://www.solucionespracticas.org.pe
http://www.isf.es
http://www.inei.gob.pe
http://www.presidencia.gob.pe
http://www.serviciosalciudadano.gob.pe
http://www.minedu.gob.pe
http://www.minsa.gob.pe
http://www.recursosgratis.com
http://www.cursosgratuitos.org
Descripción
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
115
2. Navegue entre los diferentes enlaces existentes y luego haga uso de los botones Ir a la página anterior
(atrás) o Ir a la página siguiente (adelante). Revise la ventana historial de su navegador y observe lo que
se muestra
3. Agregue el sitio web a su lista de favoritos o marcadores (según sea el tipo de navegador que esté
utilizando)
4. Elija una página del sitio web que contenga texto e imágenes y guárdela en la computadora. Cargue el
explorador de Windows y ubique la página que ha guardado y visualícela
5. Elija una imagen del sitio web y guárdela en la computadora. En el explorador de Windows, ubique la
imagen y visualícela
III. Utilizando un buscador, localizar páginas sobre los siguientes temas:
1. Telecentros
2. TIC para el desarrollo
3. Telecomunicaciones rurales
4. Elaboración de proyectos
116
6.3. Microsoft Word
I. Digitar el siguiente texto:
Cierto día muy caluroso, una paloma se detuvo a descansar sobre la rama de un árbol, al lado del cual pasaba
un limpio arroyuelo. De repente, una abejita se acercó a beber, pero la pobrecita estuvo a punto de morir, al
verse arrastrada por la corriente. La paloma, al ver a la abeja en tan menudo aprieto, voló hacia ella y la salvó,
llevándola en su pico.
Horas más tarde, un cazador divisó a la paloma y se dispuso cazarla. La abeja, al notar las acciones del hombre,
presurosa se dirigió al cazador, intentando salvar a su bienhechora, clavó su aguijón en la mano del hombre. El
dolor hizo que el cazador sacudiese el brazo y fallara el tiro, salvando a la linda y blanca paloma.
Anónimo
1. El texto deberá tener los siguientes atributos: Tipo de fuente: Verdana, tamaño 12, cursiva, centrado,
interlineado doble
2. Poner como título LA ABEJA Y LA PALOMA, en letra Arial Black y con efecto de Contorno
3. El primer párrafo debe estar en Arial, tamaño 14, color azul, negrita y con efecto Sombra
4. El segundo párrafo debe estar en Tahoma, tamaño 16, color rojo, con efectos Relieve y Versales
5. El nombre del autor debe estar en Verdana, tamaño 12, color negro, en negrita y cursiva, con efecto Grabado
6. En la parte final del texto, agrega la frase “Haz a los otros lo que quisieras que ellos hicieran por ti” en
cursiva, doble subrayado y efecto fondo intermitente.
7. Grabar con el nombre de historia.doc y con la contraseña cuento
II. Elaborar un membrete tal como se muestra a continuación (hacer uso de encabezado y pie de página):
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
117
III. Haciendo uso de tablas, elaborar el siguiente boletín:
Las imágenes no necesariamente deben ser las mismas. Puedes buscar en Internet imágenes acordes con el tema
y luego usarlas.
Nota: se han dejado las líneas punteadas en los bordes de las celdas con la finalidad de que puedan servirte de
guía al elaborar la tabla. En la presentación final, deberás quitar todos los bordes.
118
IV. Usando el contenido de la tabla anterior, elaborar el siguiente díptico:
Nota: recuerda que se han dejado líneas punteadas para que puedan servirte de guía al momento de elaborar
la tabla.
V. Elaborar los siguientes gráficos:
Curso:
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mejor
nunca
debes desistir.
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119
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
6.4. Microsoft Excel
I. En un nuevo libro, crear la siguiente tabla:
•
•
•
•
•
•
B
C
D
E
3
Alumno
Examen 1
Examen 2
Examen 3
4
Juan Pérez
12
8.5
16
5
Cecilia Ramos
3.8
15
17
6
José Arce
8
4
6
7
Ricardo Pérez
15
17
16
Agregar la columna PROMEDIO. En dicha columna, calcular el promedio de cada alumno. Este se obtendrá
sumando las tres notas de los exámenes y dividiendo la cifra entre el total de exámenes. No uses la función
Promedio
Agregar la columna MENSAJE, tomando en cuenta las siguientes condiciones:
• Promedio menor o igual a 10, el mensaje será “MALO”
• Promedio mayor a 10, pero menor que 15, el mensaje será “REGULAR”
• Promedio mayor o igual a 15, pero menor que 18, el mensaje será “BUENO”
• Promedio mayor o igual a 18, el mensaje será “EXCELENTE”
A partir de la celda C8, calcule las sumas de cada columna, Examen 1, Examen 2 y Examen 3, respectivamente
A partir de la celda C9, determinar cuál es la nota máxima obtenida en el Examen 1, y en los demás exámenes respectivamente
Cambie el nombre de la hoja por ListadoNotas. Cambie también el color de la etiqueta
El nombre del libro deberá ser practica.xls y asignarle la contraseña tabla
En una nueva hoja del mismo libro, ingrese la siguiente tabla:
B
3
C
Tipo de cambio =
D
E
F
% Descuento
Precio Neto
S/. 3.52
4
5
•
•
•
Materiales
Precio en $
6
Papel bond
$ 12
7
Papel bulki
$8
8
Plumones
$2
9
Cartulinas
$ 23
10
Lapiceros
$5
Precio en S/.
La columna precio en s/. se calculará mediante el producto del precio en $ por el tipo de cambio
La columna % Descuento, se calculará tomando en cuenta lo siguiente:
• Precio en $ <=5, descuento = 1.5%
• 5< precio en $ <=10, descuento = 2.0%
• 10< precio en $ <=20, descuento = 2.5%
• Precio en $ > 20, descuento = 3.0%
El precio neto sería igual a precio en s/. - %descuento * precio en s/.
120
II. Planilla Simple
Selecciona la primera hora del libro y póngale el título Planillas. En esta hoja, a partir de la celda B3, ingrese los
siguientes datos:
Código
Pase a la Hoja 2 y cambie el nombre de Hoja 2
por Tablas, e ingrese lo siguiente:
Nombres
Horas
Juan
18
CC
Andrés
12
CC
Eduardo
30
BB
Antonio
45
Sueldo bruto
Impuesto
AA
Carlos
33
SB <= 50
0%
CC
Roberto
26
50 < SB <= 200
3%
BB
Jaime
18
SB > 200
5%
BB
Raúl
20
Tipo de cambio:
S/. 3.48
BB
Juan
22
AA
José
13
Tabla cargo:
CC
Eduardo
65
Código
Cargo
CC
Juan
45
AA
Gerente
BB
Antonio
25
BB
Administrador
AA
Andrés
68
CC
Jefe de unidad
AA
Jaime
15
AA
Antonio
30
Tabla de costo/hora:
BB
Roberto
45
Horas (HT)
Costo_Hora
BB
Juan
18
HT <= 15
$ 2.50
CC
Andrés
12
15< HT <= 30
$ 3.50
CC
Carlos
30
HT > 30
$ 4.50
BB
Jaime
40
Tipo de cambio:
S/. 3.48
CC
Carlos
20
BB
Antonio
12
BB
Carlos
40
AA
Andrés
30
AA
José
25
AA
Raúl
60
CC
Roberto
49
CC
Juan
85
BB
Carlos
23
AA
Jaime
20
CC
Antonio
12
Tabla impuesto:
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
121
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inserte la columna Cargo, antes de Horas. Para llenarla obtener los valores de la Tabla Cargo
Agregue la columna Costo_Hora. Para llenarla obtener los valores de la Tabla Costo Hora
Agregue la columna Sueldo_Bruto. Esta columna resulta del producto de las Horas por Costo_Hora
Agregue la columna Impuesto. Para llenarla obtener los valores de la Tabla Impuesto
Agregue la columna Sueldo_Neto US$. Esta columna resulta de descontar al Sueldo Bruto el porcentaje de Impuesto
Agregue la columna Sueldo_Neto S/. Esta columna resulta de realizar la conversión de $ a S/. Tomando
en cuenta la Tabla Tipo de Cambio
7. ¿Cuántos empleados recibieron un sueldo menor a 200, y cuántos recibieron un sueldo mayor a 400?
8. En la hoja Planillas, agregar como título: PLANILLA DE TRABAJADORES. En la hoja Tablas, agregar como título TABLAS DE
CONDICIONES. Crear un estilo (en base a su criterio) que pueda ser aplicado a los títulos anteriormente indicados
9. Determinar el sueldo máximo de cada cargo
10. Determinar el sueldo mínimo de cada cargo
11. Determinar el promedio de sueldos según los códigos de los empleados
12. Determinar el mínimo valor del promedio de sueldos anteriormente calculado
13. Elabore el gráfico de promedio de sueldos netos por cada cargo. En el gráfico deberá mostrar además
su respectiva tabla de datos
14. Elabore un gráfico en el que se muestre la cantidad de empleados por cada cargo. En el gráfico deberá
mostrar además su respectiva tabla de datos
III. Para elaborar la siguiente tabla se deber hacer uso de las funciones y fórmulas adecuadas, como son:
• Para el cálculo del promedio, considerar que cada curso tiene un peso diferente como:
•
Curso
Peso
Windows
10 %
Word
30 %
Excel
40 %
PowerPoint
20 %
Para determinar la CONDICIÓN, considerar que si el promedio del alumno es >= 12 está APROBADO, de
lo contrario está DESAPROBADO
Elabora un gráfico usando como datos los nombres y promedios de los alumnos.
122
IV. Elaborar el siguiente reporte:
Considerar:
• El SubTotal de Ingresos Generales es la suma de ingresos del rubro GENERALES
• El SubTotal de Ingresos Capacitación es la suma de ingresos del rubro CAPACITACIÓN
• El TOTAL GENERAL es la suma del SubTotal de Ingresos Generales con SubTotal de Ingresos Capacitación
V. Elaborar el siguiente reporte:
Considerar:
• El SALDO es la diferencia entre Ingresos y Egresos
• Elaborar gráficos con:
• Meses vs. (Ingresos y Egresos)
• Meses vs. Saldo
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
6.5. Microsoft PowerPoint
I. Elaborar los siguientes gráficos:
123
124
II. Elaborar el siguiente modelo de diploma:
III. Elaborar la siguiente presentación, considerando el orden en que se indican:
La última diapositiva deberá elaborarse insertando un gráfico de Microsoft Excel. Los valores a ingresar en la
tabla de datos se encuentran en la gráfico.
1
3
2
4
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
125
7. Anexos
7.1. Configuración del teclado
Existen varias maneras para diferenciar el tipo de teclado que tienes. Una de las más simples es la ubicación
de la arroba (@). Si este símbolo se encuentra en la tecla número 2, la distribución es Español–España o
simplemente Español. En cambio, si la arroba se encuentra en la tecla Q, la distribución es Latinoamericana.
Los teclados que no tienen la tecla Ñ son los teclados norteamericanos. Para estos teclados, se utiliza Estados
Unidos–Internacional. Si tu sistema no tiene instalado el idioma correspondiente con el tipo de distribución
de tu teclado, realiza lo siguiente:
1. Hacer clic en el botón Inicio, Panel de Control
2. Hacer doble clic en el ícono Configuración regional y de idioma. Si no visualiza este ícono es
porque se encuentra en la vista por categorías, de ser así, elegir entonces Opciones regionales, de
idioma, y de fecha y hora y luego el ícono Configuración regional y de idioma
3. Hacer clic en la pestaña Idiomas, luego seleccionar el botón Detalles
4. En la ventana que se visualiza, hacer clic en el botón Agregar
5. Seleccionar el idioma que deseas instalar y luego presiona el botón Aceptar hasta cerrar todas las
ventanas que se abrieron
a. Cambiar entre idiomas de teclado
Si tu sistema tiene instalados varios idiomas, en la esquina inferior izquierda de la pantalla se mostrará
. Al
hacer clic sobre el ícono, podrás elegir el idioma con el que deseas trabajar. Por ejemplo: Si deseas utilizar el idioma
inglés, hacer clic en Inglés (Estados Unidos).
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7.2. Configuración del ratón
Si eres zurdo puedes personalizar los botones del ratón:
1. Hacer clic en Inicio, Panel de Control
2. Hacer doble clic en el ícono Mouse. Si no visualiza este ícono es porque se encuentra en la vista por
categorías, de ser así, elegir Impresoras y otro Hardware y luego el ícono Mouse
3. Hacer clic en la pestaña Botones, en la sección Configuración de botones seleccionar Intercambiar
botones primario y secundario
4. Hacer clic en el botón Aceptar
7.3. Configuración de fecha y hora
a. Para cambiar la fecha del sistema:
1. Hacer doble clic sobre la hora que se muestra en
el lado derecho de la barra de tareas. Al hacerlo se
mostrará la ventana Propiedades de fecha y hora
2. Para cambiar el mes ubica el puntero del ratón en
la casilla de los meses y presiona la flecha situada
a la derecha . En la lista que se despliega,
selecciona el mes que desees.
3. Para cambiar el año ubica el puntero del ratón en
la casilla del año y con las flechas
incrementa
o disminuye el año
4. Para cambiar el día, selecciona el ratón en el día
que desees del calendario que se muestra
5. Hacer clic en el botón Aceptar para que los cambios se
hagan permanentes y se cierre el cuadro de diálogo
Guía del estudiante – Módulo: Ofimática para administradores
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b. Para cambiar la hora del sistema:
1. Hacer doble clic sobre la hora que se muestra en el lado derecho de la barra de tareas. Al hacerlo se
mostrará la ventana Propiedades de fecha y hora
2. Para cambiar la hora selecciona los dígitos de la hora y con las flechas
increméntala o disminúyela
3. Similar proceso se realiza con los minutos y segundos
4. Hacer clic en el botón Aceptar
7.4. Configuración de moneda
1. Hacer clic en el botón Inicio, Panel de Control
2. Hacer doble clic en el ícono Configuración regional y de idioma. Si no visualiza este ícono es porque
se encuentra en la vista por categorías, de ser así, elegir entonces Opciones regionales, de idioma,
y de fecha y hora y luego el ícono Configuración regional y de idioma
3. En la pestaña Opciones Regionales, asegurarse que la configuración de Estándares y Formatos sea
Español (Perú)
4. Para configurar los números y moneda, hacer clic en el botón Personalizar
5. Al hacerlo, se mostrará la ventana Personalizar la configuración regional, en la que podrás
seleccionar los formatos deseados. Cuando finalices, debes hacer clic en el botón Aceptar
6. Para terminar el proceso, hacer clic en el botón Aceptar
7.5. Instalación de impresora
1. Hacer clic en el botón Inicio, Impresoras y faxes
2. Hacer clic en la opción Agregar una impresora de la ventana Impresoras y Faxes que se visualiza
3. Al hacerlo, se mostrará la ventana Asistente para agregar impresoras. Hacer clic en el botón
Siguiente >, para iniciar la instalación
4. En la ventana que se muestra, nuevamente hacer clic en Siguiente >
5. El sistema empezará a detectar si existe una impresora conectada a la computadora. De ser así pedirá los
archivos de los controladores de la impresora, por lo que deberás tener en la computadora esos archivos e
indicar en qué ubicación se encuentran para poder instalarlos. Hacer clic en Siguiente > para continuar
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6. Luego el sistema te pedirá que asignes un nombre a la impresora. Por defecto, muestra el que detecta,
así que puedes dejarlo tal cual e indiques si quieres usar esa impresora como predeterminada. Hacer
clic nuevamente en Siguiente >
7. En la siguiente pantalla el sistema te pregunta si deseas imprimir una página de prueba. Si no deseas
hacerlo, activa la opción No. Hacer clic nuevamente en Siguiente >
8. Si todo está bien se mostrará la pantalla de Finalización del Asistente para agregar impresoras en
la que deberás hacer clic en el botón Finalizar para culminar el proceso
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