GOLDMINE PREMIUM MANUAL AVANZADO

Transcripción

GOLDMINE PREMIUM
MANUAL AVANZADO
2
Manual Avanzado de GoldMine Premium
© Agosto, 2009. SAI SL
Propiedad intelectual. Prohibida la reproducción de este manual sin autorización expresa del autor.
GoldMine es Marca Registrada de Frontrange Software Corporation
MS Windows es Marca registrada de Microsoft Software Corporation
GoldMine Premium – Manual Avanzado – © 2009. SAI S.L. - www.sai.es
3
CONTENIDO
1 BIENVENIDO A GOLDMINE PREMIUM EDITION............................................................ 15
1.1 ACERCA DE ESTE MANUAL ..............................................................................................................15
1.2 INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................15
1.3 NOVEDADES ....................................................................................................................................18
2 COMO EMPEZAR ...................................................................................................................... 20
2.1 TÉRMINOS Y CONCEPTOS CLAVE .....................................................................................................20
2.2 ARRANCANDO GOLDMINE 8.5 ........................................................................................................20
Cambiar la contraseña.....................................................................................................................21
Ver Información sobre GoldMine Premium Edition ........................................................................21
2.3 ACERCA DE LA ARQUITECTURA GOLDMINE ..................................................................................22
El sistema de archivos de GoldMine ................................................................................................22
3. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ....................................................................................... 24
3.1 CONFIGURAR GRUPOS DE USUARIOS, USUARIOS Y RECURSOS .......................................................24
Usuarios y Grupos de Usuarios .......................................................................................................24
Acceso a Funciones..........................................................................................................................24
Acceso a Opciones de Menú.............................................................................................................24
Acceso a Bases de Datos..................................................................................................................24
Acceso a Vistas de Campos ..............................................................................................................25
Ocultación de Registros ...................................................................................................................25
Asignación de Supervisores / Administradores del sistema .............................................................25
3.2 ALTA DE USUARIOS.........................................................................................................................25
Añadir Usuarios ...............................................................................................................................25
3.3 CONFIGURAR PROPIEDADES DE USUARIOS ......................................................................................27
Propiedades de Usuario...................................................................................................................27
Asignar la Pertenencia de Grupos a un Usuario .............................................................................29
Acceso de Seguridad del Usuario ....................................................................................................29
Configurando el Menú del usuario ..................................................................................................33
Pestaña Cronómetro ........................................................................................................................34
Clonación de usuarios......................................................................................................................34
3.4 GRUPOS DE USUARIOS ....................................................................................................................34
Mantenimiento de Grupos de Usuarios............................................................................................35
3.5 PROPIEDAD DE REGISTROS ..............................................................................................................35
3.6 DEFINICIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS. ..................................................................36
3.7 ACERCA DE LAS OPCIONES DE USUARIO .........................................................................................37
Configuración de la pestaña Personal del cuadro Opciones ...........................................................38
Configuración de la pestaña Registro del cuadro Opciones............................................................39
Configuración de la pestaña Calendario del cuadro Opciones .......................................................40
Configuración de la pestaña Programar del cuadro Opciones .......................................................43
Configuración de la pestaña Alarmas del cuadro Opciones............................................................44
Configuración de la pestaña Buscar del cuadro Opciones ..............................................................45
Configuración de la pestaña E-mail del cuadro Opciones ..............................................................46
Configuración de la pestaña Telefonía del cuadro Opciones ..........................................................55
Configuración de la pestaña Busca del cuadro Opciones................................................................56
Configuración de la pestaña Corrector Ortográfico del cuadro Opciones .....................................57
Creación de diccionarios .................................................................................................................58
Revisión ortográfica de correos electronicos...................................................................................59
Configuración de la pestaña Inicio del cuadro Opciones ................................................................60
Configuración de la pestaña Sistema del cuadro Opciones.............................................................61
4
Uso de Actualizar en la red (NetUpdate) .........................................................................................62
3.8 ACERCA DE ID DIGITALES ..............................................................................................................63
Uso de ID digitales...........................................................................................................................64
Claves públicas y privadas ...............................................................................................................64
Niveles de seguridad.........................................................................................................................64
Uso compartido de claves públicas ..................................................................................................65
Configuración de ID digitales en Detalles de contacto....................................................................65
3.9 ENVÍO DE MENSAJES DE E-MAIL FIRMADOS DIGITALMENTE ............................................................65
3.10 ENVÍO DE MENSAJES DE E-MAIL CIFRADOS ...................................................................................66
Cifrado mediante Goldmine .............................................................................................................66
Cifrado mediante ID Digital.............................................................................................................66
Lectura de mensajes de e-mail enviados con ID digitales................................................................67
3.11 ARCHIVOS .INI .............................................................................................................................67
Configurando el archivo INI para utilizar Microsoft SQL Server Reporting Services ....................68
Configuración de GM.ini..................................................................................................................68
Acerca de nombredeusuario.ini........................................................................................................70
Acerca de la configuración de nombredeusuario.tbi........................................................................72
Ajustes en la Configuración del sistema...........................................................................................72
3.12 MACROS DDE ..............................................................................................................................73
Creación de macros..........................................................................................................................79
Adición de macros de los usuarios de GoldMine .............................................................................79
Trabajando con macros en Informes................................................................................................80
Macros Calendario...........................................................................................................................81
Ejemplo: Usando Macros para Definir Campos de salto ................................................................83
Macros DDE para Fusión de Formularios ......................................................................................84
Macros DDE para la Licencia GoldMine ........................................................................................85
iSearch.ini.........................................................................................................................................85
4 TIPOS DE REGISTRO ................................................................................................................ 88
4.1 ACERCA DE LOS TIPOS DE REGISTRO ...............................................................................................88
4.2 ACERCA DE LAS VISTAS DE CAMPOS PRINCIPALES ..........................................................................88
Creación de vistas de campos principales........................................................................................89
Personalización de campos principales ...........................................................................................90
Configuración de propiedades del campo........................................................................................90
Edición de la pestaña Perfil del cuadro Propiedades del campo.....................................................91
Adición de campos de expresión a las pantallas ..............................................................................92
Uso del comprobador de expresiones dBASE ..................................................................................93
Edición de la pestaña Color del cuadro Propiedades del campo.....................................................93
Edición de la pestaña Diseño del cuadro Propiedades del campo...................................................95
Edición de la pestaña Seguridad del cuadro Propiedades del campo ............................................96
Cuadro de diálogo Alerta de campos requeridos.............................................................................97
Personalización de tipificación de campos - Ejemplos ....................................................................98
4.3 CREACIÓN DE CAMPOS PERSONALIZADOS .....................................................................................100
Reconstrucción de la base de datos................................................................................................101
4.4 CREACIÓN DE PANTALLAS PERSONALIZADAS ...............................................................................102
Cuadro de diálogo Perfil de pantalla personalizada .....................................................................103
4.5 ADICIÓN DE CAMPOS A PANTALLAS ..............................................................................................104
4.6 ACERCA DE GM+BROWSER..........................................................................................................105
Configurar GM+Browser...............................................................................................................105
4.7 ACERCA DE LA PESTAÑA GM+VISTA ..........................................................................................107
Creación de una plantilla de GM+Vista ........................................................................................107
Inserción de imágenes en plantillas de GM+Vista.........................................................................109
Inserción de enlaces en plantillas de GM+Vista............................................................................109
Inserción de campos en plantillas de GM+Vista............................................................................109
5
Inserción de imágenes enlazadas en plantillas de GM+Vista........................................................110
Inserción de documentos enlazados en plantillas de GM+Vista....................................................110
4.8 CREACIÓN DE REGLAS DE GM+VISTA ..........................................................................................112
Creación de reglas de GM+Vista para valores de campos ...........................................................112
Creación de reglas de GM+Vista para expresiones dBase............................................................113
Creación de reglas de GM+Vista para la opción de selección de usuario....................................114
4.9 CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DE TIPOS DE REGISTRO ...................................................................114
Creando Tipos de registro..............................................................................................................115
Configurar reglas de Tipos de Registro .........................................................................................116
4.10 ACERCA DE LA PESTAÑA DETALLES ...........................................................................................117
Creación de campos de información de detalles............................................................................117
Eliminación de pestañas de detalles personalizadas .....................................................................118
5 GESTIÓN DE CONTACTOS.................................................................................................... 120
5.1 ACERCA DE LOS REGISTROS DE CONTACTO ...................................................................................120
5.2 ACERCA DE LA CONFIGURACIÓN RELACIONADA CON EL REGISTRO ..............................................120
Configuración del formato telefónico en la configuración relacionada con los registros.............120
Configuración de la propiedad en la configuración relacionada con los registros.......................121
Configuración de alertas en la configuración relacionada con registros......................................123
Cambio del tiempo de retraso en las alertas..................................................................................124
Configuración de ID digitales en Detalles de contacto .................................................................124
5.3 USO DE FILTROS Y GRUPOS ..........................................................................................................125
¿Para qué sirven? ..........................................................................................................................125
Diferencias y semejanzas entre filtros y grupos.............................................................................125
5.4 FILTROS ........................................................................................................................................125
Tipos de filtros................................................................................................................................126
Creación de un nuevo filtro............................................................................................................126
Operadores de expresiones de filtro...............................................................................................129
Operadores booleanos ...................................................................................................................130
Utilizando la opción para optimización de filtros..........................................................................131
Activar un filtro ..............................................................................................................................131
Liberar un filtro..............................................................................................................................132
Uso de opciones de vista previa de filtros......................................................................................132
5.5 CREACIÓN DE FILTROS DE CONSULTA SQL...................................................................................133
Ejemplos de consulta SQL..............................................................................................................135
5.6 GRUPOS ........................................................................................................................................137
Grupos basados en Registros filtrados...........................................................................................138
Grupos basados en Actividades de calendario programadas ........................................................139
Grupos basados en Actividades de historial Completadas ............................................................140
Grupos basados en Datos de contacto suplementarios..................................................................141
Configuración opcional..................................................................................................................141
Activar un grupo ............................................................................................................................142
Liberar un grupo ............................................................................................................................142
5.7 ETIQUETADO DE REGISTROS DE CONTACTO ..................................................................................142
6 COMUNICACIÓN CON LOS CONTACTOS........................................................................ 144
6.1 ACERCA DE LA COMUNICACIÓN CON LOS CONTACTOS ................................................................144
6.2 CENTRO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS .......................................................................................144
El centro de administración de documentos ..................................................................................145
Crear plantillas de documentos .....................................................................................................146
Editar una plantilla de documento con Microsoft Word ................................................................147
6.3 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS DESDE EL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS .............148
6.4 CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE FAX .........................................................................................149
6
Enviar por Fax la hoja de Fax predeterminada .............................................................................150
6.5 EL CENTRO DE CORREO .................................................................................................................150
Un primer vistazo ...........................................................................................................................150
Barras de herramientas del centro de e-mail .................................................................................151
Redactando un correo ....................................................................................................................152
Adjuntando archivos al correo .......................................................................................................153
Más opciones..................................................................................................................................154
Combinar e-mail.............................................................................................................................155
Revisión ortográfica .......................................................................................................................155
Envío de correo electrónico ...........................................................................................................156
Enlace de mensajes de e-mail a los contactos................................................................................157
Creación de plantillas de correo electrónico .................................................................................157
Envío de e-mails desde el centro de administración de documentos..............................................159
6.7 LISTAS DE DISTRIBUCIÓN ..............................................................................................................160
6.8 DEFINIENDO FILTROS DE CORREO .................................................................................................160
El fenómeno SPAM: Descripción y precauciones ..........................................................................160
La pantalla de reglas de correo .....................................................................................................161
Partes de una regla de correo ........................................................................................................161
Creando una nueva regla ...............................................................................................................162
6.9 CONFIGURACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO ...............................................................................163
Opciones de redacción ...................................................................................................................164
Opciones de recuperación ..............................................................................................................165
Cuentas de correo electrónico........................................................................................................166
Opciones de seguridad ...................................................................................................................168
Opciones avanzadas de correo.......................................................................................................170
6.10 ACERCA DE ID DIGITALES ..........................................................................................................171
Uso de ID digitales.........................................................................................................................172
Claves públicas y privadas .............................................................................................................172
Niveles de seguridad.......................................................................................................................172
Uso compartido de claves públicas ................................................................................................173
Configuración de ID digitales en Detalles de contacto..................................................................173
6.11 ENVÍO DE MENSAJES DE E-MAIL FIRMADOS DIGITALMENTE ........................................................173
6.12 ENVÍO DE MENSAJES DE E-MAIL CIFRADOS .................................................................................174
Cifrado mediante Goldmine ...........................................................................................................174
Cifrado mediante ID Digital...........................................................................................................174
Lectura de mensajes de e-mail enviados con ID digitales..............................................................175
6.13 ENVÍO DE LITERATURA – CENTRO DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN........................................177
Vista del centro de Gestión de Documentación..............................................................................177
Planificar una solicitud de documentación ....................................................................................177
Completar / Rechazar documentación............................................................................................180
Imprimir Sobres y Etiquetas desde Envío de Documentación........................................................180
6.14 GUIONES DE VENTA O TELEMÁRKETING ....................................................................................181
¿Qué son los guiones de bifurcación?............................................................................................181
Creación de un guión de Bifurcaciones..........................................................................................182
Añadir un Nuevo Guión..................................................................................................................183
Uso de un Guión de Bifurcación ....................................................................................................185
Finalización del Guión ...................................................................................................................185
6.15 ACERCA DE CONTACTOS PERSONALES........................................................................................186
7 MANTENIMIENTO Y GESTIÓN DE DATOS ....................................................................... 187
7.1 ACERCA DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ..............................................................................187
7.2 ACERCA DE BASES DE DATOS DE CONJUNTO DE CONTACTOS .........................................................187
Definición de perfiles de conjunto de contactos.............................................................................188
Apertura de bases de datos.............................................................................................................189
7
Acerca de la creación de una base de datos ..................................................................................189
Gestor de Alias de base de datos SQL y Firebird ..........................................................................193
Acerca del mantenimiento de las bases de datos ...........................................................................194
Adjuntar bases de datos .................................................................................................................195
7.3. REEMPLAZO GLOBAL ...................................................................................................................195
Reemplazar un Campo con un Valor..............................................................................................196
Actualizar un Campo Usando Opciones Avanzadas ......................................................................197
Intercambiar los valores de dos Campos .......................................................................................197
7.4 ACERCA DEL ARCHIVO LOOKUP.INI ..............................................................................................200
[AutoUpdate] .................................................................................................................................201
[OnNewRun] y [OnEditRun]..........................................................................................................202
[CalClrCode] .................................................................................................................................203
7.5 MANTENER BASES DE DATOS ........................................................................................................203
Compactación o Reconstrucción....................................................................................................204
Indexación ......................................................................................................................................204
Base de Datos Actual .....................................................................................................................205
Archivos individuales .....................................................................................................................205
Todos los archivos de base de datos ..............................................................................................206
Reconstruir, ordenar y comprobar archivos de base de datos.......................................................206
Mantenimiento automático.............................................................................................................208
7.6 REGISTROS DEL SISTEMA ...............................................................................................................209
Registros del Monitor de Procesos ................................................................................................210
Registros de mantenimiento ..........................................................................................................211
Registros de inicio de sesión de usuarios.......................................................................................211
Registros del Asistente para sincronización...................................................................................211
Registros de GoldSync ...................................................................................................................212
Registros de archivos de contacto..................................................................................................212
Registros de archivos de GoldMine ...............................................................................................213
Registros de error ..........................................................................................................................213
7.7 IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS....................................................................................213
Formatos Soportados .....................................................................................................................214
Consideraciones para la Importación y exportación de datos.......................................................217
Importación de datos......................................................................................................................218
Perfiles de Importación de DBF, ASCII, SDF y SQL.....................................................................218
Perfil de importación para Outlook 98 o superior.........................................................................224
Perfil de importación para XML ....................................................................................................225
Perfil de importación para iCalendar............................................................................................231
Importación de datos desde ACT! ..................................................................................................233
Exportaciones de Datos .................................................................................................................233
Perfiles de Exportación de DBF, ASCII y SDF..............................................................................233
Perfiles de exportación de XML.....................................................................................................237
Exportación a iCalendar................................................................................................................244
Exportación a GoldMine desde Microsoft Excel............................................................................245
Importación de códigos postales de Estados Unidos .....................................................................246
7.8 CAPTURANDO INFORMACIÓN DE LA WEB - WEBIMPORT ..............................................................247
Montando un sistema WebImport...................................................................................................247
Ejemplo de un formulario Web ......................................................................................................247
El script de servidor .......................................................................................................................250
Interpretando un e-mail de WebImport..........................................................................................251
Actualizar información...................................................................................................................252
Incrementar la seguridad ...............................................................................................................253
Uso del Asistente para la creación de Perfiles WebImport............................................................253
7.9 DETECCIÓN DE DUPLICADOS - AGRUPACIÓN DE REGISTROS DUPLICADOS ...................................253
Asistente para Combinación/Purga ...............................................................................................254
Fusión de registros etiquetados .....................................................................................................260
8
7.10 USO DEL ASISTENTE PARA ELIMINACIÓN ....................................................................................261
Configuración de la eliminación de registros de historial antiguos ..............................................262
Configuración de la eliminación de todos los registros de contacto..............................................262
7.11 ACERCA DEL MONITOR DE PROCESOS DE GOLDMINE .................................................................264
Barra de herramientas del monitor de procesos ............................................................................264
Menú Local del monitor de procesos..............................................................................................264
7.12 ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS..........................................................................................265
CAL.................................................................................................................................................265
CONTACT1 ....................................................................................................................................266
CONTACT2 ....................................................................................................................................268
CONTGRPS....................................................................................................................................269
CONTHIST .....................................................................................................................................269
CONTSUPP....................................................................................................................................270
INFOMINE.DBF ............................................................................................................................271
LOOKUP ........................................................................................................................................271
MAILBOX.......................................................................................................................................272
OPMGR ..........................................................................................................................................272
PERPHONE ...................................................................................................................................273
RESITEMS.DBF .............................................................................................................................273
SPFILES .........................................................................................................................................274
Otras TABLAS ................................................................................................................................274
8 HERRAMIENTAS DE MARKETING ..................................................................................... 275
8.1 CENTRO DE GESTIÓN DE REFERENCIAS ........................................................................................275
8.2 CENTRO DE GESTIÓN DE CAMPAÑAS ............................................................................................276
Menú local y barra de herramientas del gestor de Campañas.......................................................277
Crear una nueva Campaña.............................................................................................................278
Clonar una Campaña .....................................................................................................................278
Crear una nueva tarea de Campaña ..............................................................................................279
Eliminar una Campaña ..................................................................................................................279
Eliminar una tarea de Campaña ....................................................................................................279
9 CENTRO DE SERVICIO.......................................................................................................... 280
9.1 ACERCA DEL CENTRO DE SERVICIO ..............................................................................................280
9.2 USO DEL CENTRO DE SERVICIO ....................................................................................................280
Vista de Lista del Centro de Servicio .............................................................................................280
Barra de Herramientas de la vista de Lista....................................................................................281
Vista de Detalle del Centro de Servicio..........................................................................................281
Barra de herramientas de la vista de Detalle.................................................................................282
9.3 CREAR UN NUEVO CASO ...............................................................................................................282
9.4 CREAR UNA NUEVA PLANTILLA DE CASOS ...................................................................................286
Clonar o modificar una Plantilla Existente...................................................................................286
Reasignar un Caso .........................................................................................................................287
Escalar un Caso .............................................................................................................................287
Resolver un Caso............................................................................................................................288
9.5 CREAR INFORME DE RENDIMIENTO DE UN CASO ...........................................................................289
9.6 PERSONALIZACIÓN DE LAS PREFERENCIAS DEL CENTRO DE SERVICIO .........................................289
Personalizar la apariencia de datos...............................................................................................289
Personalizar las columnas y pestañas a mostrar ...........................................................................291
10 LISTADOS: GENERACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE INFORMES.............................. 293
10.1 CAPACIDADES DE DISEÑO AVANZADAS .....................................................................................293
10.2 EL CENTRO DE INFORMES ............................................................................................................293
Pestaña Opciones de Propiedades de informe ...............................................................................296
Pestaña Ordenación de Propiedades de informe ...........................................................................297
9
Creación y diseño de Informes.......................................................................................................300
10. 3 LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS ................................................................................................302
10.3.1 La barra de diseño ..............................................................................................................302
10.3.2 Barra para insertar .............................................................................................................303
10.3.3 Barra de Estilo ....................................................................................................................303
10.3.4 Barra de Alineación ............................................................................................................303
10.4 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE DISEÑO ...................................................................................303
Abrir una nueva plantilla de informe .............................................................................................304
Guardar la plantilla de un informe. ...............................................................................................304
Previsualizar la plantilla del informe.............................................................................................304
Configurar una impresora .............................................................................................................305
Parámetros del informe..................................................................................................................305
Filtro del informe ...........................................................................................................................306
10.5 ORGANIZANDO LOS DATOS EN EL INFORME .................................................................................306
Insertar campos de la base de datos ..............................................................................................306
Campos de sistema .........................................................................................................................307
Insertar un campo de diálogo ........................................................................................................307
Insertar una etiqueta de texto.........................................................................................................308
Insertar una fórmula ......................................................................................................................310
Mover y redimensionar un objeto ..................................................................................................310
10.6 OPERADORES: .............................................................................................................................311
O lógica..........................................................................................................................................311
Y lógica ..........................................................................................................................................311
IGUAL............................................................................................................................................311
NO IGUAL .....................................................................................................................................311
MAYOR QUE .................................................................................................................................312
MENOR QUE.................................................................................................................................312
MAYOR O IGUAL QUE................................................................................................................312
MENOR O IGUAL QUE ................................................................................................................312
CONTIENE ....................................................................................................................................313
SUMA .............................................................................................................................................313
RESTA ............................................................................................................................................313
MULTIPLICACIÓN .......................................................................................................................313
DIVISIÓN.......................................................................................................................................314
NOT................................................................................................................................................314
TOTAL DE .....................................................................................................................................314
MEDIA DE .....................................................................................................................................314
MÁXIMO DE..................................................................................................................................315
MÍNIMO DE...................................................................................................................................315
CUENTA DE ..................................................................................................................................315
10.7 EJEMPLOS DE EXPRESIONES:........................................................................................................316
10.8 PRECEDENCIA DE UN OPERADOR .................................................................................................316
10.9 RESULTADO DE UNA EXPRESIÓN..................................................................................................317
10.10 APLICAR UN FILTRO ..................................................................................................................317
10.11 FUNCIONES ................................................................................................................................318
Longitud de Cadena de Texto.........................................................................................................318
Convertir a Mayúsculas .................................................................................................................318
Convertir a Minúsculas..................................................................................................................318
Eliminar espacios laterales ............................................................................................................319
Extraer una palabra .......................................................................................................................319
Extraer un carácter ........................................................................................................................319
Convertir tipo texto ........................................................................................................................319
Número menor................................................................................................................................319
Número mayor................................................................................................................................320
Entero.............................................................................................................................................320
10
Redondeado ....................................................................................................................................320
Valor Absoluto de un elemento.......................................................................................................320
Extraer el día..................................................................................................................................321
Extraer el mes.................................................................................................................................321
Extraer el año.................................................................................................................................321
Extraer subcadena de una cadena..................................................................................................321
Extraer los primeros X caracteres de una cadena .........................................................................321
Extraer los últimos X caracteres de una cadena ............................................................................322
Convierte una cadena a un número decimal ..................................................................................322
10.12 CREAR UNA NUEVA SECCIÓN .....................................................................................................322
10.13 INSERCIÓN DE IMÁGENES ...........................................................................................................323
Insertar imagen ..............................................................................................................................323
Insertar una línea ...........................................................................................................................323
Resaltar ..........................................................................................................................................324
10.14 MODIFICANDO PLANTILLAS DE INFORMES ................................................................................324
Cambiando Parámetros de los Campos .........................................................................................324
Cambiando los parámetros de los campos de tipo texto ................................................................324
Cambiando los Campos Numéricos ...............................................................................................325
Cambiando los Parámetros de los Campos de tipo fecha ..............................................................326
Cambiando las opciones de Campos de Diálogo. ..........................................................................327
Suprimiendo campos de cuadro de diálogo....................................................................................328
Cambiando los parámetros de las secciones..................................................................................328
Usando Campos de Salto y Grupos de Datos en una Sección........................................................329
Filtrando información por secciones..............................................................................................329
10.15 EJEMPLO DE UN INFORME DE CONTACTOS CON HISTORIAL ........................................................330
Crear el informe .............................................................................................................................330
diseño de las secciones...................................................................................................................331
Campos de datos y etiquetas ..........................................................................................................332
El resultado ....................................................................................................................................332
10.16 USO DE CRYSTAL REPORTS DESDE EL CENTRO DE INFORMES DE GOLDMINE .............................333
Adición de Crystal Reports al centro de informes..........................................................................334
Configurar los nombres de origen de datos de Crystal Reports ....................................................334
10.17 ACERCA DE LOS INFORMES DE ANSWER WIZARD ......................................................................335
11. PROCESOS AUTOMÁTICOS ............................................................................................... 337
11.1 PROCESOS AUTOMÁTICOS – PISTAS .............................................................................................337
Propiedades del proceso ................................................................................................................338
11.2 EVENTOS, DISPARADORES Y ACCIONES .......................................................................................340
Eventos Prioritarios .......................................................................................................................340
Eventos Secuenciales......................................................................................................................340
Propiedades de los eventos.............................................................................................................341
11.3 ENLAZANDO Y EJECUTANDO .......................................................................................................354
Enlazando.......................................................................................................................................354
Ejecución ........................................................................................................................................355
Supresión de pistas de procesos automatizados adjuntas ..............................................................357
12. SINCRONIZACIÓN ................................................................................................................ 358
12.1 QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE LA SINCRONIZACIÓN ..........................................................................358
¿Qué puede hacer la sincronización remota? ................................................................................358
Cómo funciona la sincronización remota en Goldmine .................................................................359
Estructuras de datos sincronizados ................................................................................................360
Registros de Contactos ...................................................................................................................360
Relaciones, Documentos Enlazados y Registros de Detalle ...........................................................360
Notas Sobre Contactos en la Pantalla Principal............................................................................360
Registros de Calendario e Historial ...............................................................................................361
Documentos Enlazados ..................................................................................................................361
11
Todos los campos de Notas Restantes ............................................................................................361
¿Cómo se identifican los registros de forma única? ......................................................................361
Números de Cuenta (Accountno) ...................................................................................................361
Números de Transferencia .............................................................................................................361
¿Qué ocurre durante la sincronización remota? ...........................................................................362
Recuperación del Conjunto de transferencia .................................................................................363
Envío del Conjunto de transferencia..............................................................................................365
Utilización de Filtros con la sincronización remota ......................................................................366
12.2 COPIAR / MOVER REGISTROS .......................................................................................................366
12.3 SINCRONIZAR CON OTRO GOLDMINE ...........................................................................................367
Sincronizar con las diversas opciones del Asistente. .....................................................................368
Responder a conexión entrante ......................................................................................................369
Conectar a remoto..........................................................................................................................373
Enviar conjunto de transferencia a un remoto vía E-mail .............................................................380
Crear Conjunto de Transferencia ..................................................................................................383
Recibir Conjunto de transferencia .................................................................................................386
12.4 SINCRONIZACIÓN CON OUTLOOK, PALM, POCKET PC .................................................................389
Sincronización de datos actualizados ............................................................................................389
Definición de Opciones de sincronización .....................................................................................390
12.5 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES AVANZADAS PARA LA SINCRONIZACIÓN CON OUTLOOK ............391
Definición de Opciones Generales Avanzadas...............................................................................392
Eliminaciones.................................................................................................................................393
Mapeo de campos...........................................................................................................................394
Definición de Carpetas de Contactos / Calendario / Tarea en Outlook ........................................396
12.6 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES AVANZADAS PARA LA SINCRONIZACIÓN CON POCKET PC.........397
Definición de Valores por Defecto y Alarmas................................................................................398
Selección de Registros de Contactos para Enviar..........................................................................399
Selección de Actividades a enviar ..................................................................................................400
Guardar la Configuración en un Perfil..........................................................................................401
Monitorizado de la Sincronización ................................................................................................402
12.7 CONFIGURACIÓN PARA LA SINCRONIZACIÓN CON PALM .............................................................402
Enlazar Actividades a sus Contactos Goldmine en Palm...............................................................406
12.8 ACERCA DEL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DE GOLDSYNC ........................................................407
Menú contextual de Sitios GoldSync ..............................................................................................407
Menú contextual de Servidores de GoldSync .................................................................................409
Uso del centro de administración de GoldSync .............................................................................410
Creación de los grupos de sitios ....................................................................................................411
Configuración del método de creación de conjuntos de transferencias.........................................413
Configuración de las opciones de recuperación ............................................................................414
Configuración de las opciones de recuperación de conjuntos de contactos ..................................415
Creación de sitios...........................................................................................................................415
Configuración de las opciones de anulación .................................................................................417
Creación de servidores...................................................................................................................418
Creación de procesos de servidor ..................................................................................................419
Configuración del número de conexiones ......................................................................................420
Configuración de las opciones del correo entrante .......................................................................421
Configuración del correo saliente..................................................................................................421
Configuración de los períodos activos para la sincronización ......................................................421
Ejecución de GoldSync como servicio ...........................................................................................422
Configuración de GoldSync como un servicio ...............................................................................423
12.9 ACERCA DE LA SINCRONIZACIÓN EN UN PASO ............................................................................424
Creación de perfiles de sincronización en un paso........................................................................424
Envío por e-mail de perfil de sincronización en un paso a remoto................................................424
Creación de archivos de instalación para la sincronización en un paso .......................................425
Recuperación de perfiles de sincronización en un paso.................................................................426
12
Sincronización con la sincronización en un paso...........................................................................426
Cuadro de diálogo Conexión de sincronización instantánea .........................................................427
12.10 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES DE SINCRONIZACIÓN .................................................................427
12.11 GESTIÓN DE LICENCIAS .............................................................................................................432
Actualización de sus licencias Goldmine o GoldSync ....................................................................432
Sistema de Licencias Flexible de Goldmine. ..................................................................................432
Tipos de licencia.............................................................................................................................432
Número de Licencia........................................................................................................................433
Creación de una sublicencia ..........................................................................................................434
Acceso al Administrador de Licencias de Goldmine ......................................................................434
Añadir una licencia ........................................................................................................................435
Creación de una sublicencia para sitio remoto..............................................................................435
Crear sublicencias para usuarios remotos.....................................................................................436
Eliminar una licencia .....................................................................................................................437
13 CALENDARIO......................................................................................................................... 438
13.1 ACERCA DEL CALENDARIO ..........................................................................................................438
13.2 ACERCA DEL USO COMPARTIDO DE LA DISPONIBILIDAD (TIEMPO LIBRE/OCUPADO) ...................438
Ejemplo de Disponibilidad Compartida.........................................................................................438
Configuración de disponibilidad en Detalles de contacto..............................................................440
Configuración de IIS para acceder a los tipos de archivo .ifb .......................................................440
Configuración de las URL de disponibilidad .................................................................................441
Acceso a calendarios compartidos .................................................................................................442
Planificación de actividades según la disponibilidad ....................................................................442
Pestaña Publicación del cuadro de diálogo Opciones de calendario ............................................444
Pestaña Libre/Ocupado del cuadro de diálogo Opciones de calendario .......................................445
Publicación de la disponibilidad....................................................................................................446
14. AGENTES DEL SERVIDOR.................................................................................................. 448
14.1 ADMINISTRAR LOS AGENTES DEL SERVIDOR ...............................................................................448
Imprimir / Enviar Fax ....................................................................................................................448
Proceso automatizado ....................................................................................................................449
Enviar y Recibir E-Mail Internet....................................................................................................450
Sincronizar con Outlook.................................................................................................................451
Publicación de calendario..............................................................................................................452
GoldSync ........................................................................................................................................453
14.2 INICIAR LOS AGENTES DEL SERVIDOR .........................................................................................454
15 LISTAS DE BÚSQUEDA F2.................................................................................................... 455
15.1 ACERCA DE LAS LISTAS DE BÚSQUEDA F2 ...................................................................................455
Ejemplo de uso de Lista de Búsqueda F2.......................................................................................456
15.2 DEFINICIÓN DE RESTRICCIONES EN LA VENTANA DE SELECCIÓN F2.............................................457
16 MI GOLDMINE ........................................................................................................................ 460
16.1 ACERCA DE MI GOLDMINE ..........................................................................................................460
Configuración de Mi Goldmine......................................................................................................460
Uso de Mi Goldmine.......................................................................................................................463
Cuadro de diálogo Seleccionar recurso para agregar en Mi Goldmine ........................................463
Cuadro de diálogo Editar URL de recursos RSS ...........................................................................465
17 GOLDMINE PLUS PARA MICROSOFT OFFICE.............................................................. 466
17.1 ACERCA DE GOLDMINE PLUS PARA OFFICE ...............................................................................466
17.2 INSTALACIÓN DE GOLDMINE PLUS PARA MICROSOFT OFFICE ...................................................467
Cuadro de diálogo Preferencias de Goldmine Plus para Microsoft Office....................................468
Uso de los campos de Goldmine en Microsoft Word......................................................................469
Uso de los campos de Goldmine en Microsoft Excel......................................................................470
13
Exportación a GoldMine desde Microsoft Excel............................................................................471
Adición de plantillas de Excel ........................................................................................................472
18 INTEGRACIÓN CON HEAT.................................................................................................. 474
18.1 ACERCA DE LA INTEGRACIÓN CON HEAT ...................................................................................474
18.2 INICIO DE HEAT DESDE GOLDMINE ............................................................................................474
Acerca de la pestaña Tickets ..........................................................................................................474
18.3 UTILIDAD TICKET TRANSFER CON INTEGRACIÓN DE HEAT........................................................475
ANEXO A.INTERCAMBIO DINÁMICO DE DATOS (DDE) ................................................. 477
A.1 USO DE DDE EN GOLDMINE ........................................................................................................477
Intercalar datos en un documento (Merge)....................................................................................477
Actualizar información en una base de datos ................................................................................477
Interrogar una base de datos (Query)............................................................................................477
Identificar números de teléfono de forma automática....................................................................478
Enlazar registros de contacto a una aplicación externa ................................................................478
Insertar mensajes de correo electrónico entrante..........................................................................478
A.2 ENLAZAR GOLDMINE A WINDOWS WORD ...................................................................................478
Aplicación, Tópico y Elemento (Application, Topic, Item) ............................................................478
Establecimiento de una Conversación DDE ..................................................................................479
A.3 FUNCIONES DDE..........................................................................................................................479
A.4 ACCESO DATOS ............................................................................................................................479
Añadir un registro vacío ................................................................................................................479
Cierre de un archivo ......................................................................................................................480
Borrado del registro actual............................................................................................................480
Creación de un subconjunto de registros.......................................................................................481
Determinar el tipo de tabla ............................................................................................................482
Ir a un registro específico ..............................................................................................................482
Apertura de archivo .......................................................................................................................484
Delimitar el rango de búsqueda de GoldMine ...............................................................................485
Lectura del contenido de un campo ...............................................................................................485
Comprobación del registro actual o ID de registro .......................................................................486
Reemplazar el contenido de un campo...........................................................................................486
Ejecución de una Búsqueda Secuencial .........................................................................................487
Desbloqueo de Registro .................................................................................................................488
A.5 ACCESO A REGISTROS DE CONTACTOS .........................................................................................489
Enlace de campos GoldMine con Aplicaciones Externas ..............................................................489
A.6 ACCESO A FUNCIONES ESPECIALIZADAS ......................................................................................492
Completar Actividades del Calendario ..........................................................................................492
Mostrar el Registro de una Llamada Entrante...............................................................................493
Ejecución de un contador...............................................................................................................494
Obtención de datos de registros GoldMine....................................................................................495
Procesamiento de un fichero de instrucciones Web import ...........................................................497
Lectura de una expresión xBASE sin abrir archivo .......................................................................498
Añadir Campos de Fusión a un Formulario ..................................................................................498
Borrado de Campos de un Formulario ..........................................................................................499
Cerrar un Perfil de Formulario .....................................................................................................500
Creación de un fichero xBASE con Campos Registrados ..............................................................500
Devolución de un Nombre de Campo para una Expresión ............................................................500
Devolución de un Valor para Campos sueltos ...............................................................................501
Recuento del Número de Registros Exportados .............................................................................501
Creación de un Registro de Historial.............................................................................................501
Creación o Actualización de un Enlace de Documento .................................................................502
Mostrar un Mensaje de Diálogo ....................................................................................................504
Añadir un Formulario de Fusión ...................................................................................................505
Crear un Grupo..............................................................................................................................506
14
Añadir un Miembro de Grupo ........................................................................................................507
Crear una Macro............................................................................................................................507
Crear y Enviar un Mensaje a través del “busca”” ........................................................................509
Mostrar un Mensaje en la Barra de Estado de GoldMine..............................................................510
Parámetros .....................................................................................................................................510
Ejemplo...........................................................................................................................................510
Conversión de Marcas Temporales de Tlog...................................................................................510
Parámetros .....................................................................................................................................510
Valor retornado..............................................................................................................................510
Ejemplo 1........................................................................................................................................510
Ejemplo 2........................................................................................................................................510
ANEXO B.PROBLEMAS MÁS FRECUENTES Y CÓMO SOLUCIONARLOS................... 511
B.1 ERRORES DE BASE DE DATOS .......................................................................................................511
B.2 ERRORES BDE..............................................................................................................................513
Borrando las entradas de registro actuales ...................................................................................513
Trabajando con los archivos de configuración de Borland Database Engine ...............................514
Compartiendo los archivos de configuración del BDE. .................................................................515
Cambiando el nivel dBASE en el BDE ...........................................................................................515
Reparación de archivos Dañados...................................................................................................515
Reindexación archivos dañados .....................................................................................................516
Corrigiendo errores de índice crónicos .........................................................................................516
Corrigiendo corrupciones avanzadas de índices............................................................................516
Errores de índices en SQL Server ..................................................................................................517
Restaurando los archivos de Base de datos ...................................................................................517
Errores de sistema..........................................................................................................................518
Fallos de página no valida .............................................................................................................519
B.3 PROBLEMAS DE SINCRONIZACIÓN .................................................................................................520
B.4 SERVICIO TÉCNICO ........................................................................................................................523
Bono de incidencias........................................................................................................................523
Contrato .........................................................................................................................................523
Contactar por e-mail o fax .............................................................................................................523
Contactar por teléfono ...................................................................................................................524
15
1 Bienvenido a Goldmine
Premium Edition
1.1 Acerca de este manual
Este manual está destinado a usuarios de GoldMine y administradores que necesiten sacar el máximo partido
de esta aplicación. Está basado en la versión de GoldMine Premium Edition 8.5, aunque si usted tiene una
versión superior es muy posible que pueda aplicar igualmente la gran mayoría de las explicaciones.
Para aprovechar al máximo este manual se recomienda que el lector tenga unos conocimientos
suficientes de GoldMine respecto a su uso básico. Si no es así, se recomienda la lectura previa del
Manual del Usuario de GoldMine.
En los capítulos siguientes se cubren desde aspectos de configuración básica, como creación de campos
o alta de usuarios hasta aspectos más complejos como la configuración de Internet o la sincronización
remota.
Este libro se ha escrito pensando en ser usado de complemento a los manuales de GoldMine, no como
un sustituto. En este aspecto, algunos temas de GoldMine que no son tratados en el Manual tendrán que
ser consultados directamente en los manuales de GoldMine que vienen con el programa.
1.2 Introducción
GoldMine es un CRM. El significado de estas siglas es Customer Relationship Management, es decir,
Gestor de Relaciones con Clientes. GoldMine es una potente herramienta diseñada para automatizar y
gestionar las actividades del día a día de su negocio. Usando GoldMine, es posible iniciar, desarrollar y
mantener relaciones con sus contactos, gestionar su tiempo y alcanzar sus objetivos con gran facilidad.
GoldMine le permite automatizar las siguientes áreas clave de la actividad diaria de negocio:
•
Gestión de clientes / contactos
•
Gestión del tiempo
•
Gestión de tareas y trabajo en equipo
•
Gestión de documentos y correos electrónicos
•
Gestión de personal de ventas
•
Gestión de proyectos y oportunidades de venta
•
Guiones de telemárketing
•
Servicio Post-Venta y Gestión de Casos
Gestión de clientes / contactos
GoldMine permite mantener una base de datos actualizada con todos los contactos significativos para su
empresa, tanto clientes como proveedores, clientes potenciales, etc. Guarde sobre ellos una amplia
16
cantidad de información estándar (dirección postal, correo electrónico, dirección Web), así como datos
personalizados que sean de su utilidad.
Guarde un completo historial de todas las interacciones con sus contactos. Información detallada sobre
llamadas, envíos, ventas y previsiones, le permitirá conocer de forma rápida los compromisos a los que
ha llegado con su contacto, qué tiene que hacer y las fechas en las que se han hecho las actividades. Si
utiliza GoldMine en una red con varios usuarios, también podrá consultar qué usuario ha interactuado
con sus contactos y cuando.
Inserte notas adicionales para cada contacto. Esta información se presenta directamente sobre la
pantalla, y puede consultarla en cualquier momento o imprimirla para llevarla a citas y reuniones.
GoldMine le permite además diversificar de forma sencilla sus contactos. Diseñe pantallas diferentes
para sus clientes, proveedores, contactos personales, etc, adaptándolas a su uso, y optimizando el
espacio y distribución en pantalla para cada tipo de contacto.
Gestión del tiempo
Planifique su agenda con el calendario de GoldMine. Podrá organizar sus llamadas de teléfono, citas y
actividades para ser realizadas en cualquier fecha. Incluso podrá programar una alarma para que le avise
de la inminente conclusión de una actividad, con toda la antelación que le sea necesaria. En el momento
elegido, una ventana aparecerá en su escritorio para recordarle ésta o aquella actividad, sin necesidad de
consultar constantemente el calendario.
Lleve la gestión de actividades un paso más allá, relacionándola con la columna vertebral de GoldMine:
la gestión de contactos. Cuando su calendario indique que es hora de llamar a un cliente, toda la
información sobre ese cliente estará en ese momento disponible en su pantalla. GoldMine relaciona de
forma intuitiva cada actividad con el contacto hacia el cual va dirigida.
Cuando se utiliza GoldMine en una red de varios usuarios, puede organizar el calendario para cada uno
de ellos, pudiendo ver en cada momento qué usuarios estarán realizando alguna actividad, quienes
estarán de vacaciones, o si estarán presentes en la oficina para poder concertar esa reunión que llevaba
planificando hacía varios días.
Gestión de tareas y trabajo en equipo
GoldMine aprovecha al máximo las posibilidades que ofrece el que los empleados de una empresa estén
conectados entre sí. La comunicación entre los distintos niveles de la empresa, así como entre
empleados, se lleva de una forma muy efectiva, asignando o delegando tareas e informando sobre la
realización de las mismas. Puede incluso programar una notificación a su cuenta, para tenga constancia
de que el usuario a quien ha delegado la tarea la ha cumplido con éxito.
Para culminar con éxito el trabajo en equipo es esencial una buena comunicación. GoldMine incorpora
funcionalidades de correo electrónico que aseguran el envío y recepción de mensajes a su personal de
forma inmediata. Como cualquier otra actividad, los mensajes de correo electrónico son tratados como
elementos del calendario, con lo que se pueden consultar y relacionar con el contacto al cual van
dirigidos, o del cual le han sido enviados.
Gestión de documentos y correos electrónicos
Mantenga al día todos sus ficheros importantes en otros formatos. Imagine que un distribuidor le envía
un presupuesto. Ud. lo guardará en una carpeta del servidor. Mediante las funciones de documentos
enlazados puede relacionar ese documento con el contacto que se lo envió. De esta forma nunca más
necesitará buscarlo, bastándole hacer doble clic sobre la lista de documentos enlazados a ese contacto
para poder visualizarlo o modificarlo con su editor de textos u hoja de cálculo habitual.
La incorporación de funciones DDE (Dynamic Data Exchange) permite interactuar con los procesadores
de texto más conocidos para crear sus propias plantillas de documento, y combinarlas con la
información de su base de datos. Promueva una campaña de correspondencia de la forma más fácil,
escogiendo a qué contactos desea incluir en la promoción, y combinando dichos contactos con su
plantilla de documento.
17
El centro de documentos no sólo le permitirá mantener una extensa variedad de textos y hojas de
cálculo, sino también memorándums, plantillas de correo electrónico, perfiles, sobres y etiquetas, etc.
Adicionalmente, Goldmine cuenta con su propio gestor de correos, que permite tener todos los correos
electrónicos que se intercambie con sus contactos enlazados a los registros de los mismos.
Gestión de personal de ventas
GoldMine mantiene estadísticas que recuentan el número de llamadas realizadas, cuantas con éxito y
cuantas no, proporción de dinero ganado por llamadas, ventas previstas y realizadas, etc. Podrá observar
en tiempo real todas las operaciones que se están llevando, y analizar rápidamente el origen y
aprovechamiento de sus principales campos de interés, para que pueda maximizar sus esfuerzos de
marketing.
Con sólo presionar un botón, podrá consultar todas las estadísticas que necesite acerca del estado de sus
ventas, mediante pantallas sencillas e intuitivas. Nunca fue tan fácil llevar al día toda la gestión de
ventas de su empresa.
Gestión de proyectos y oportunidades de venta
Mantenga al día todas las oportunidades de venta de todos sus clientes. Podrá llevar un seguimiento de
qué resultados están arrojando sus campañas, o bien cómo responde un cliente a una oferta. El potencial
de ventas para esa oportunidad, la fase en la que se encuentra y los distintos temas a tratar, son
informaciones importantes que podrá mantener al día dentro del gestor de oportunidades.
El gestor de proyectos le permite, asimismo, llevar al día todos los proyectos que tenga en marcha con
sus contactos, el estado en que se encuentran, tareas e hitos dentro del proyecto, temas a tratar,
problemas acaecidos, etc.
Maneje de forma efectiva su equipo de trabajo mediante la gestión de proyectos y oportunidades.
Marque hitos, fechas y prioridades y lleve a buen puerto la planificación del trabajo a realizar por su
equipo.
Guiones de telemárketing
La definición de Marketing más extendida nos dice: “Es el Estudio o Investigación de la forma de
satisfacer mejor las necesidades de un grupo social a través del intercambio con beneficio para la
supervivencia de la empresa.”
El conocimiento de los servicios que ofrece su empresa es vital para que sus futuros clientes le conozcan
y se interesen por sus productos. Igualmente, cuando realice promociones o nuevas campañas, es
interesante disponer de un guión para darlas a conocer, y poder consultar qué impacto tienen sobre sus
destinatarios y el grado de aceptación que consiguen.
Para ello, GoldMine incorpora la funcionalidad de “Guiones de telemárketing”, permitiendo diseñar
“chuletas” para contactar por teléfono con los posibles clientes, así como guardar automáticamente las
respuestas dadas por su interlocutor a cada pregunta, pudiendo estudiar a posteriori cuales fueron las
respuestas más aceptadas y en qué puntos debería mejorar.
Servicio Post-Venta y Gestión de Casos
La gestión de casos permite llevar un control de la post-venta en Goldmine, organizando de forma
eficiente los casos con sus distintos estados (abierto, cerrado, reasignado, etc) para cada cliente. Este
módulo le permite crear expedientes para las solicitudes de servicio de los clientes, asignar al técnico o
personal de servicio que mejor pueda resolver el problema, escalar y resolver los temas
de una forma rápida y eficiente, como así también mantener al cliente informado del estado de su
solicitud de servicio en todo momento. Todo ello dentro del entorno de GoldMine.
18
1.3 Novedades
GoldMine apoya una variedad de procesos de negocio con mayor eficiencia y una administración
automatizada. Nuevas características y mejoras hacen que GoldMine Premium Edition sea más potente y
fácil de usar que nunca.
• Nueva interfaz de usuario: GoldMine Premium Edition se ha diseñado con un elegante y moderno
diseño. La navegación, la automatización, y la comunicación son ahora más intuitivas, lo que
ayuda a mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y facilita su uso.
• Módulo de Servicio al Cliente (Service Center). GoldMine Premium Edition incluye un Centro de
Servicio al Cliente para el módulo de seguimiento, resolución, y presentación de informes de los
expedientes de las solicitudes de servicio de nuestros clientes.
• Organización de pantallas en forma de pestañas: Esta versión nos permite una navegación más
rápida entre las ventanas abiertas, gracias a una nueva vista con pestañas que utiliza espacio
disponible en la pantalla de manera más eficaz. Para visualizar las pantallas organizadas en
pestañas simplemente maximizar cualquier ventana abierta en el entorno de trabajo de GoldMine.
• Compatibilidad con Microsoft Windows Vista
• Compatibilidad con Microsoft Office 2007: GoldMine Plus para Microsoft Office ahora forma
parte de la instalación estándar de GoldMine y es compatible con Microsoft Word y Excel 2007.
• Barra de Herramientas: Las barras de herramientas pre-configuradas de la versión Corporate de
Goldmine han sido reemplazadas por una única barra de herramientas Global, que puede ser
configurada según la necesidad de los usuarios. Las opciones de menús locales pueden ser
accedidas como siempre desde los botones de las barras de herramientas específicas de cada
módulo o haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre el área de trabajo.
• Lista de Contactos: Se ha añadido una nueva opción llamada “Lista de contactos” para gestionar
los registros de contacto. Ahora, la mayoría de las funciones asociadas con los contactos se puede
acceder a través de esta lista sin necesidad de acceder a cada registro de contacto, lo que permite
ahorrar tiempo y esfuerzo.
• Registro de relaciones de contactos: Los clientes familiarizados con el árbol de Organización de
GoldMine Corporate Edition encontrarán esta misma característica consolidada en la pestaña
“Relaciones” dentro de cada registro de contacto.
• Búsqueda universal : La búsqueda universal es un motor de búsqueda que le permite acceder
rápidamente a ver un resumen de la información que está buscando, junto con enlaces a
información más detallada.
• Características de auto-completado: Estas características contribuyen a mejorar la velocidad y
precisión durante las tareas como ingresar datos en los campos o añadir destinatarios a los
mensajes de correo electrónico.
• Consejo del día: Ofrece información útil acerca de las distintas funciones de GoldMine cada vez
que abre la aplicación.
19
20
2 Como empezar
Esta sección proporciona información para ayudarle a entender y utilizar la aplicación.
2.1 Términos y conceptos clave
La siguiente es una lista de términos y conceptos clave utilizados en Goldmine:
• Lista de actividades: Es una lista de las actividades asociadas a un determinado contacto o asignadas
a un usuario de Goldmine, clasificadas por tipo de actividad (llamdas, citas, mensajes, etc). Utilice la
lista de actividades para ver los detalles de una actividad, mostrar el contacto vinculado a una
actividad, completar las actividades y guardar información de referencia en el historial.
• Ventana de navegación: Desde este tipo de ventanas podemos visualizar listas de contactos,
calendario de eventos, informes y otros temas. Estas ventanas muestran la información en columnas.
•
Calendario: Muestra la información sobre las actividades organizada en pestañas que permiten el
acceso a distintos tipos y niveles de detalle. Utilice el Calendario para programar y completar
actividades.
• Registro (Pestaña) de contacto: Información estándar de contacto, tal como nombre, compañía,
número de teléfono, y dirección. La mayoría de las operaciones en GoldMine están relacionadas con
un registro de contacto. El registro de contacto actúa como enlace entre el calendario y el historial,
manteniendo relacionadas las actividades pendientes y realizadas con cada registro de contacto.
• Ventanas de selección (F2): Es una herramienta (listas desplegables) que nos permite validar que en
determinados campos solo se puedan introducir determinados valores. En ellas podremos configurar
opciones de seguridad para asegurar la correcta entrada de datos y normalización de la información.
• Área de trabajo: Es el área dónde se muestra el registro de contacto con el que se está trabajando, el
calendario, la lista de actividades, el centro de correos y cualquier otra ventana abierta. Aunque se
pueden abrir, cambiar la posición y el tamaño de múltiples registros de contacto, solo uno puede estar
activo a la vez en el área de trabajo.
• Búsqueda universal: Es un cuadro de búsqueda que nos permite tener una visión resumida de la
información, junto con enlaces a información más detallada.
2.2 Arrancando GoldMine 8.5
Para iniciar GoldMine 8.5 deberá hacer clic sobre el icono de su escritorio,
o bien la opción de su Menú Inicio de Windows.
ó
21
1
2
1.
Introduzca su código
de usuario
2.
Ponga su contraseña
3.
Pulse OK
3
Cambiar la contraseña
Para cambiar la contraseña pulse la opción de menú “Herramientas” con el
botón primario, seleccione la opción “Opciones” y pulse el botón “Cambiar
Contraseña”.
En el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, escriba la contraseña
antigua y luego la nueva contraseña (dos veces) en los campos
correspondientes y haga clic en Aceptar.
Ver Información sobre GoldMine Premium Edition
Utilice el siguiente procedimiento para ver la información acerca de GoldMine, tal como detalles de la
instalación, información de contacto, créditos, etc:
22
Pulse la opción de menú “Ayuda” con el botón primario, seleccione la opción
“Acerca de Goldmine…”
Los botones “Créditos”, “Frontrange” y “Sistema” le mostrarán la información
asociada correspondiente.
Para copiar en el portapapeles la información mostrada en el apartado “Sistema”,
pulse el botón “Copiar Todo”
2.3 Acerca de la Arquitectura GoldMine
El sistema de archivos de GoldMine
GoldMine almacena información en una o más bases de datos en la que los registros están organizados
lógicamente. El almacenamiento de la información en una base de datos ofrece ventajas como: un punto
de acceso común para múltiples usuarios, aplicaciones y seguridad en los datos.
Las aplicaciones de red que gestionan información suelen organizar los datos compartidos en una
estructura de base de datos relacional, supervisado por un Sistema de Gestión de Base de Datos (DBMS:
Database Management System). El DBMS supervisa el mantenimiento y el acceso a la base de datos.
Tiene un motor de base de datos que define la estructura de base de datos, almacena datos, y responde a
las solicitudes de recuperación de datos desde los lugares de almacenamiento. El DBMS puede
organizar los datos en una gran base de datos que almacena todos los datos del sistema o en múltiples
bases de datos únicas en el mismo sistema.
Los sistemas de información facilitan la rápida y fiable de gestión de datos y recuperación utilizando la
base de datos relacional. En el nivel más básico, una base de datos relacional consiste en la organización
de cuadros de datos en columnas y filas. La celda en cualquier columna / fila sólo puede contener un
valor. Columnas y filas trabajan juntas para definir el tipo de información que contiene una celda.
GoldMine, trabajando como DBMS, utiliza una serie de archivos para almacenar los diversos elementos
de los datos que recoge:
• En GoldMine Standard, la instalación por defecto coloca los archivos de GoldMine,
archivos de contacto, y archivos del sistema en carpetas debajo de la carpeta principal de
GoldMine.
• En una instalación de GoldMine Premium Edition, los archivos de base de datos
compartidos y archivos de Contacto son alojados en el servidor de base de datos, mientras
que los archivos de licencias y usuarios se siguen ubicando debajo de la carpeta principal de
GoldMine.
En un entorno de red, puede utilizar el ejecutable de Goldmine desde el servidor. También puede instalar
localmente los archivos ejecutables de GoldMine si los archivos de datos se encuentran centralizados y
accesibles a todos los usuarios. La configuración física de GoldMine en el disco duro es importante. Los
ejecutables principales de GoldMine deben estar siempre a un nivel de profundidad en una estructura de
directorios. El camino hacia la GoldMine debe ser x:\GoldMine, donde x es la unidad de red donde está
instalado GoldMine. Si se utiliza la convención de nomenclatura Universal (UNC), la ruta del servidor
debe ser \\servidor\GoldMine\GoldMine o \\servidor\recursoCompartido\GoldMine.
Servidor de archivos y la arquitectura cliente / servidor
Las redes proporcionan una configuración para gestionar datos compartidos almacenados en una
ubicación centralizada. Los usuarios necesitan una forma de poder acceder a la información del archivo
central, y la organización necesita poder proteger la integridad de los datos y el control de tráfico para
mantener la disponibilidad de los recursos compartidos. Estas necesidades se satisfacen utilizando un
servidor de archivos y arquitectura cliente/servidor.
GoldMine Premium Edition utiliza una arquitectura cliente / servidor:
23
• El cliente / servidor utiliza los recursos de la red de manera más eficiente para reducir
el tráfico de la red y responder a las peticiones de datos, manteniendo al mismo tiempo la
seguridad de los datos.
• La arquitectura cliente / servidor divide de manera eficaz las funciones de la bases de datos
entre el cliente y el servidor.
• El servidor actúa como el motor de base de datos administrando y manteniendo el acceso a
los datos.
• Cuando el servidor recibe una petición de un cliente, analiza la base de datos buscando los
datos solicitados en el servidor y devuelve sólo el resultado y no toda la información. Es
decir, el procesamiento de se produce en el servidor, no en el cliente.
• Structured Query Language (SQL) es la herramienta que permite a la interfaz de la
aplicación del usuario comunicarse con el motor de base de datos del servidor.
24
3. Administración de
Usuarios
GoldMine emplea un potente sistema de seguridad y acceso. Este sistema de seguridad ha sido diseñado
para permitir a cualquier persona en su empresa usar GoldMine, teniendo en cuenta el nivel de acceso que
necesite esa persona en concreto. Usando este sistema de seguridad, los administradores del sistema pueden
permitir un amplio abanico de actividades dentro de GoldMine sin arriesgarse a un accidental o intencionado
mal uso de los datos.
GoldMine usa un sistema de seguridad multinivel. El acceso puede ser controlado al nivel de cuenta (o
nombre) de usuario, al nivel de base de datos, al nivel de registro, campo y de comando o función.
3.1 Configurar Grupos de Usuarios, Usuarios y Recursos
El Sistema de Seguridad de GoldMine consiste en un conjunto de niveles que funcionan conjuntamente para
permitir o prohibir el acceso a ciertos datos y funciones del programa a cada usuario, o conjunto de usuarios.
Usuarios y Grupos de Usuarios
El nombre de usuario y la clave de acceso es el primer nivel de seguridad: cada usuario de GoldMine debe
tener su propio y único nombre de usuario. Al tener cada usuario su propio y único nombre de usuario y
clave de acceso, el administrador del sistema puede asignar a cada uno la cantidad necesaria de acceso sin
restringir la funcionalidad del trabajo que se lleve a cabo con GoldMine. Esto le asegura que los usuarios no
accederán a ninguna funcionalidad de GoldMine innecesaria para llevar a cabo su trabajo correctamente.
Los usuarios de GoldMine pueden ser agrupados lógicamente de acuerdo con las funciones que llevarán a
cabo. GoldMine permite al administrador del sistema definir tantos grupos de usuarios como desee, a los
cuales pueden pertenecer tantos usuarios como se desee. Por ejemplo, todos los usuarios de GoldMine que
llevarán a cabo la función de vendedores pueden ser asignados como miembros del grupo de usuarios
llamado VENTAS.
Acceso a Funciones
El administrador del sistema puede permitir o denegar el acceso a ciertas funciones del programa. Por
ejemplo, el administrador del sistema puede permitir o denegar el acceso selectivamente a ciertas funciones
específicas de GoldMine como crear un nuevo registro, borrar registros o acceso a las actividades del
calendario de otro usuario.
Acceso a Opciones de Menú
Además de dar acceso a ciertas funciones de GoldMine, el administrador del sistema puede determinar
las opciones de menú que le aparecerán dentro de GoldMine a cada usuario. Por defecto, GoldMine
mostrará todas las opciones de menú, para cambiar las opciones de menú disponibles para un usuario, es
necesario entrar en GoldMine con un nombre de usuario que tenga permisos de supervisor, o lo que es lo
mismo, administrador del sistema, como por ejemplo el usuario MASTER, el cual se crea al instalar el
programa.
Acceso a Bases de Datos
El administrador del sistema puede asignar derechos de acceso a bases de datos individuales y/o a la base de
datos abierta por defecto. Cada base de datos puede ser de acceso público (public), significando que todos
los usuarios de GoldMine pueden utilizar esta base de datos, o el acceso puede ser restringido a un usuario o
a un grupo concreto de usuarios. Cuando el acceso se restringe a un usuario, solo ese usuario y todos los
usuarios supervisores (administradores) podrán acceder a esa base de datos. Cuando el acceso se restringe a
un grupo de usuarios, sólo los miembros de ese grupo y todos los usuarios supervisores (administradores)
25
podrán acceder a esa base de datos. Cada base de datos puede tener una restricción de acceso diferente a las
demás bases de datos.
Acceso a Vistas de Campos
Además de asignar derechos de acceso para una base de datos, el administrador del sistema puede asignar
derechos de acceso a cada Vista de Campos definida por el usuario y que esté añadida a la base de datos. El
acceso a una Vista de Campos particular puede ser público, significando que todos los usuarios pueden ver
la Vista de Campos, o el acceso puede ser restringido a un usuario o a un grupo de usuarios. Los usuarios
que no tengan acceso a una Vista de Campos en particular no la verán listada en su Menú Local de Vistas de
Campos.
Ocultación de Registros
Cada registro de contactos en la base de datos está asignado a un Propietario. Por defecto, los registros de
contacto son públicos (public), lo que significa que pueden ser modificados por todos los usuarios de
GoldMine que tienen acceso a la base de datos (y la función de editar / modificar registros habilitada). Sin
embargo, un registro puede ser asignado a un usuario específico o a un grupo de usuarios. Cuando la
propiedad de un registro se asigna a un usuario o un grupo de usuarios, GoldMine trata el registro como si
fuera "propiedad" de ese usuario o de todos los miembros de ese grupo de usuarios y, por lo tanto, ese
registro de contacto solo podrá ser modificado por ese usuario o grupo de usuarios.
GoldMine, además, también permite ocultar datos o registros de contactos que no son propiedad de un
usuario. Con la ocultación de registro, si un usuario intenta ver un registro del que no es propietario, el
registro será parcialmente o totalmente ocultado de la pantalla, dependiendo de cómo lo configuremos.
Asignación de Supervisores / Administradores del sistema
GoldMine reconoce un tipo especial de usuario, conocido como Supervisor. Un ejemplo de este tipo de
usuarios es el usuario MASTER. Los usuarios que hayan sido definidos como supervisores tienen
acceso a todas las partes del sistema, excepto la Agenda Personal, la Base de Conocimientos personal
del InfoCenter o correos electrónicos encriptados. Los usuarios supervisores serán los únicos usuarios
que podrán acceder al archivo de usuarios y modificar, borrar o dar de alta usuarios y sus accesos. Por
esta razón, habrá muy pocos usuarios de este tipo. Naturalmente, el administrador del sistema necesita
ser supervisor, para poder asignar o denegar accesos a todos los usuarios.
Por lo menos debe existir un usuario supervisor, para poder crear y configurar al resto de usuarios.
3.2 Alta de Usuarios
La configuración de la seguridad de GoldMine comienza creando cuentas de acceso para cada persona que
acceda a GoldMine. Es importante que cada persona tenga su nombre de usuario y su clave de acceso por las
siguientes razones:
El nombre de usuario y la clave de acceso proporcionan el primer nivel de control de acceso. A no ser que
una combinación válida de nombre de usuario y clave de acceso sea introducida en la pantalla de entrada, el
usuario no será autorizado para entrar en el sistema. Esto previene que usuarios no autorizados puedan
acceder a los datos de la organización. Además, GoldMine permite a cada usuario configurar a medida su
entorno de trabajo con GoldMine, y esas opciones son recordadas cuando el usuario entra en el sistema.
Añadir Usuarios
Las configuraciones de usuario son grabadas en el Archivo Maestro de Usuarios. A este archivo sólo se
puede acceder seleccionando el menú Herramientas | Configuración de Usuarios..., pero SOLO por un
usuario con Derechos de Supervisor. Si usted no tiene Derechos de Supervisor, no tendrá esta opción de
menú. Si es supervisor y pulsa dicha opción, GoldMine muestra la siguiente ventana:
26
Diálogo del
Archivo
Maestro de
Usuarios
Permite
gestionar las
propiedades del
usuario, como
los derechos de
acceso, etc.
Permite
personalizar las
preferencias de
GoldMine para el
usuario
seleccionado.
Permite crear un
nuevo usuario,
con sus accesos.
Borra el usuario
seleccionado,
pero NO los
datos asociados a
él.
Un registro de usuario es mostrado con la siguiente información para cada usuario de GoldMine:
Nombre Este campo muestra el nombre del usuario GoldMine. Puede ser el nombre, el
apellido o una combinación de ambos. El nombre de usuario puede contener sólo
letras de la A a la Z y los números del 0 al 9, y no pueden contener NI espacios NI
caracteres especiales como acentos, ñ, ç o símbolos extraños. Puede contener el
símbolo de subrayado “_”. El nombre de usuario debe empezar por una letra.
Además, debido a que GoldMine crea algunos archivos temporales con el nombre
del usuario, los siguientes nombres NO pueden ser usados por ser palabras
reservadas: GOLDSYNC, GM, LOOKUP, CON, PRN, LPT1, LPT2, LPT3,
COM1, COM2, COM3, COM4, AUX, ISEARCH y NUL.
Nombre Introduzca o modifique el nombre completo (nombre y apellidos) del usuario.
Completo GoldMine puede añadir el nombre completo del usuario a la firma de una carta o
cualquier otro documento, así que asegúrese que la ortografía es correcta.
Admin Este campo indica si el usuario tiene o no Derechos de Supervisor.
Logged Este campo indica si el usuario está usando GoldMine en ese momento. Si este
(Dentro) campo indica que el usuario está en uso cuando realmente el usuario está fuera
del sistema, esto significa que el usuario no ha salido de GoldMine
correctamente. Salir de esta manera (apagando el sistema sin haber salido de
GoldMine previamente) puede causar corrupción de archivos o pérdida de
datos.
Los botones de la ventana del Archivo Maestro de Usuarios le permiten añadir, modificar y borrar
usuarios GoldMine. Las siguientes funciones están permitidas:
Propiedades Muestra la ventana de Propiedades de Usuario donde se tienen las siguientes
pestañas: Perfil, Pertenencia, Acceso, Menú, Cronómetro en las que se podrán
controlar y modificar los diferentes derechos de acceso que tenga cada usuario
27
dado de alta en GoldMine. Esta opción muestra las propiedades del usuario que
esté seleccionado en la ventana de Archivo Maestro de Usuarios.
Preferencias Este botón despliega la ventana de opciones para configurar GoldMine de
acuerdo a las preferencias del usuario. También se puede acceder a esta opción a
través del menú Herramientas | Opciones
Nuevo Muestra la ventana Propiedades de Usuario, permitiéndole crear un nuevo
registro de usuario así como también darle los diferentes derechos de acceso
pulsando en las pestañas que muestra esta ventana.
Eliminar Borra el registro seleccionado en la ventana de Archivo Maestro de Usuarios y
desactiva el acceso del usuario a GoldMine.
Cerrar Cierra la ventana de Archivo Maestro de Usuarios.
Al crear un usuario nuevo, o modificar las propiedades de uno existente, veremos la siguiente pantalla:
Nombre del
Usuario
Campo donde se
da la prioridad
de supervisor
Nombre
completo del
Usuario que se
esta creando
Clave del
usuario que
será requerido
por GoldMine
cada vez que
ingrese al
programa
3.3 Configurar propiedades de Usuarios
Propiedades de Usuario
Cuando la opción Propiedades es seleccionada Muestra la ventana de Propiedades de usuario. A través de
esta ventana se puede Asignar, Quitar, y Controlar los accesos a los Usuarios.
28
Cuando la opción Nuevo es seleccionada Muestra la ventana de Propiedades de usuario. Esta ventana sirve
para ingresar un nuevo usuario.
Usuario Si usted está añadiendo un nuevo usuario GoldMine, introduzca el nombre del
usuario. Si está modificando un usuario ya existente, este campo mostrará el
nombre de usuario y no podrá ser modificado.
El nombre de usuario puede ser el nombre, el apellido o una combinación de ambos. El nombre de usuario
puede contener sólo letras de la A a la Z y los números del 0 al 9, y no pueden contener espacios ni
caracteres especiales, excepto él subrayadlo “_”. El nombre de usuario debe empezar por una letra. Además,
debido a que GoldMine crea algunos archivos temporales con el nombre del usuario, los siguientes nombres
no pueden ser usados por ser palabras reservadas: GOLDSYNC, GM, LOOKUP, CON, PRN, LPT1, LPT2,
LPT3, COM1, COM2, COM3, COM4, AUX, ISEARCH y NUL.
Nombre Introduzca o modifique el nombre completo (nombre y apellidos) del usuario.
GoldMine puede añadir el nombre completo del usuario a la firma de una carta
o cualquier otro documento, así que asegúrese que la ortografía es correcta.
Derechos Este recuadro determina si el usuario tendrá o no acceso a todos los menús de
maestros GoldMine. Un usuario con Derechos de Supervisor puede acceder a todos los
aspectos del sistema, incluyendo todas las opciones en el Archivo Maestro de
Usuarios. Los usuarios con Derechos de Supervisor son los únicos que
pueden acceder a los menús Configurar GoldMine y Mantenimiento de
Archivos de Datos. Por lo general, sólo el administrador del sistema tiene
Derechos de Supervisor.
Contraseña Introduzca o cambie la clave de acceso del usuario. Si se introduce información
en este campo, GoldMine requerirá al usuario para que introduzca esta clave de
acceso en la pantalla de entrada cada vez que intente entrar a GoldMine. Si este
campo se deja en blanco, GoldMine no pedirá ninguna clave de acceso al
usuario.
Válido para Esta opción permite especificar el número de días que una clave de usuario será
días válida. Una vez transcurrido este tiempo, GoldMine pedirá al usuario que
vuelva a cambiar su clave de acceso. Si se asigna el valor 0 a este campo, esta
característica queda inhabilitada.
29
Siguiente Al usar la opción de días de validez GoldMine permite dar la fecha de próxima
modificación de los atributos de acceso para ese Usuario.
Fin de sesión Esta opción puede ser usada para obligar a salir a un usuario de GoldMine.
forzado Seleccione el momento del día en que se efectuará el fin automático de la
sesión de GoldMine del usuario..
Esta opción es especialmente útil cuando se necesita ejecutar alguna función que requiera que todos los
usuarios estén fuera del sistema, como mantenimiento, creación de campos, etc.
Tras Seleccione el período de inactividad necesario para que un usuario sea
inactividad X automáticamente desconectado de GoldMine.
minutos.
GoldMine no empezará a contar los minutos de inactividad hasta que todos los procesos pendientes hayan
finalizado. Puede usar esta función para empezar un proceso largo, como indexando o transfiriendo
registros, y GoldMine esperará hasta que el proceso esté finalizado para empezar a contar los minutos de
inactividad. Cuando el tiempo de inactividad haya expirado, el usuario saldrá automáticamente de
GoldMine.
Esta opción es especialmente útil cuando hay definidos más usuarios que cantidad de licencias, para cerrar
las sesiones inactivas y liberar así licencias.
Asignar la Pertenencia de Grupos a un Usuario
GoldMine le permite mantener la lista de grupos de la cual un usuario es miembro. Cuando la pestaña
Miembros de la ventana de propiedades es pulsada, nos muestra la siguiente ventana:
Seleccionando un grupo de la lista Excluido de, usted puede incluir el usuario seleccionado de ese grupo.
Nótese que cuando cada grupo es seleccionado, el nombre de usuario es trasladado de la lista Excluido de a
la lista Miembro de Grupos.
De la misma manera, para borrar a un usuario de un grupo, seleccione el grupo de la lista Miembro de
Grupos. El nombre de grupo volverá a la lista Excluido de.
La Opción de Configuración de Grupos de Usuarios permite gestionar la creación, modificación o
eliminación de grupos de Usuarios. (Ver Grupos de Usuarios).
Acceso de Seguridad del Usuario
30
Usted puede controlar el acceso del usuario a varias características de GoldMine a través de la ventana
Acceso. A esta ventana se accede desde la ventana propiedades pulsando en la pestaña “Acceso”:
Las opciones de la ventana de Accesos de Usuarios están agrupadas en tres áreas: Registro de Contacto,
Acceso a Otros y Acceso General.
Registro de Contacto
Agregar Nuevo La opción Agregar Nuevo controla si el usuario puede añadir nuevos registros de
contactos a la base de datos. Si la opción está marcada, el usuario podrá añadir
nuevos registros de contacto seleccionando el menú Archivo | Nuevo | Empresa
y Contacto o Contacto.
Si la opción no está marcada, el usuario no podrá crear nuevos registros de contacto al no estar disponible la
opción del menú Archivo | Nuevo | Empresa y Contacto o Contacto
Editar Campos La opción Editar Campos controla si el usuario puede modificar los registros de
contactos ya existentes. Si la opción está marcada, el usuario podrá modificar
registros de contacto seleccionando un campo en concreto y también se podrá
modificar el campo Notas.
Cuando esta opción no está marcada, GoldMine no permitirá que los campos del registro y de las notas sean
modificados por el usuario.
Eliminar La opción Eliminar controla si el usuario puede borrar registros de contactos.
Cuando la opción está marcada, el usuario puede borrar registros de usuario
seleccionando Editar | Eliminar Contacto, Borrar las actividades
planificadas del contacto o Borrar Historial de este Contacto. GoldMine
permite sólo a usuarios con Derechos de Supervisor usar las opciones de
borrado global.
Cuando esta opción no esté marcada, el usuario no podrá acceder a esos comandos.
31
Asignar La opción Asignar Propietario controla la facultad de un usuario de cambiar
Propietario la "propiedad" de un registro de contactos. Cuando la opción está marcada, el
usuario puede cambiar el propietario de un registro de contactos seleccionando
Editar| Propiedades del registro| Configuración relacionada con registro...,
pero sólo si el usuario es propietario del registro de contacto, o la propiedad del
registro es (public). Si el usuario es miembro del grupo de usuarios que es
"propietario" del registro, el usuario no podrá cambiar el "propietario". Sólo los
usuarios con Derechos de Supervisor pueden cambiar la "propiedad" de todos
los registros de contacto.
Cuando la opción no está marcada, el menú Editar | Propiedades del registro no estará disponible para el
usuario.
Modificar La opción Modificar carpetas controla el acceso del usuario a registros
Carpetas suplementarios en los registros de pestañas, como son las ventanas de
Contactos, Perfil y Relaciones. Cuando esta opción está marcada, podrán
ser utilizados los comandos Nuevo..., Editar... y Borrar... que aparecerán en
el Menú Local de las vistas.
Cuando esta opción no está marcada, dichos comandos no están disponibles para el usuario.
Programar La opción Programar Procesos controla el acceso del usuario a Procesos
Proceso automatizados. Cuando esta opción está marcada, estará disponible la opción
Procesos Automatizados que aparece en el Menú “Herramientas”.
Cuando esta opción no está marcada, dicho comando no está disponible para el usuario.
Acceso a Otros
Calendario La opción Calendario controla si el usuario puede acceder o no a las
actividades del calendario de otros usuarios GoldMine. Cuando esta opción es
marcada, el usuario puede acceder a las opciones de menú que muestran las
actividades de otros usuarios, tanto en la pantalla de Actividades como en la
pantalla Calendario. Asimismo, el usuario puede modificar las actividades de la
pantalla Pendientes que están planificadas para otros usuarios.
Si esta opción no está marcada, esas opciones de menú y controles no están disponibles para el usuario.
Además, el usuario no podrá acceder a modificar opciones de actividades planificadas para otros usuarios.
Historial La opción Historial controla varias funciones. Primero, esta opción controla si
el usuario tiene acceso a los registros de Historial de otros usuarios. Cuando la
opción está marcada, el usuario puede ver las actividades completadas de otros
usuarios desde la opción de Historial en la pantalla de Actividades
seleccionando el comando Usuario... desde el Menú Local de Historial.
Segundo, esta opción controla si el usuario puede modificar o borrar registros de historial pertenecientes a
otro usuario. Cuando la opción es seleccionada, los menús Edición... y Borrar... pueden ser seleccionados
desde el Menú Local.
Tercero, el usuario puede construir grupos basados en el historial de otros usuarios. Cuando la opción está
marcada, el campo Usuario en la ventana Construir Grupo basado en Actividades Completadas podrá
usarse para seleccionar el historial de otro usuario.
Finalmente, esta opción controla si el usuario puede seleccionar otros usuarios para ser incluidos en el
Análisis de Actividades Completadas. Cuando la opción está marcada, se puede pulsar el botón Selecciona
Usuarios de la ventana Análisis de Actividades Completadas.
Cuando la opción no está marcada, los comandos descritos no podrán ser accedidos por el usuario.
32
Previsión La opción Previsiones controla si el usuario puede seleccionar otros usuarios
para ser añadidos en el Análisis de Ventas. Si la opción está marcada, el usuario
podrá seleccionar otros usuarios pulsando el botón Seleccione Usuarios en la
ventana de Análisis de las Previsiones de Ventas.
Por el contrario, si la opción no está marcada, el usuario no podrá seleccionar otros usuarios pulsando el
botón Seleccione Usuarios en la ventana de Análisis de las Previsiones de Ventas, pues dicho botón estará
deshabilitado.
Vínculos La opción de Enlaces controla si el usuario puede acceder a los Documentos
Enlazados de otros usuarios. Cuando la opción está marcada, el usuario puede
ejecutar los enlaces de otro usuario desde la ventana Enlaces.
Cuando la opción no está marcada, el usuario puede ver los enlaces de otros usuarios desde la ventana
Enlaces. No obstante el usuario no podrá enlazar los Documentos Enlazados de otros usuarios ni acceder al
Menú Local de Enlaces.
Informes La opción de Informes controla si el usuario puede acceder a los Informes de
otros usuarios. Cuando la opción está marcada, el usuario puede ejecutar los
enlaces de otro usuario desde la ventana informes
Cuando la opción no está marcada, el usuario podrá acceder solo a los Informes Públicos y de su Propiedad.
Plantillas La opción de Formularios controla si el usuario puede acceder a formularios de
otros usuarios. Cuando esta opción está marcada, el usuario puede seleccionar
formularios de otros usuarios desde el control Usuario desde la ventana fusión
de Formularios.
Cuando la opción no está marcada, el usuario no podrá seleccionar formularios de otros usuarios desde el
control Usuario desde la ventana fusión de Formularios, al no estar disponible para el usuario.
Filtros La opción de Filtros controla si el usuario puede acceder a los filtros de otros
usuarios. Cuando la opción está marcada, el usuario podrá seleccionar filtros de
otros usuarios pulsando el botón Usuario desde la ventana de Filtros.
Grupos La opción de Grupos controla si el usuario puede acceder a grupos de registros
de otros usuarios. Cuando la opción está marcada, el usuario podrá seleccionar
grupos de registros de otros usuarios mediante el comando Selecciona Usuario...
del Menú Local de Grupos.
Cuando la opción no está marcada, el usuario no podrá seleccionar grupos de registros de otros usuarios al
estar deshabilitado los comandos Activar y desactivar del Menú Local de Grupos.
Acceso General
Generar La opción Generar Grupos controla el acceso del usuario a las funciones de
Grupos construcción de grupos. Cuando esta opción está marcada, el usuario puede
construir un grupo mediante la opción Crear Grupo basado en... del Menú
Local de Grupos.
Cuando esta opción no está marcada, la opción Crear Grupo basado en... no está disponible para el
usuario.
Menús de Permite utilizar la opción ‘Salida a’ en los menús locales de Goldmine. Los
‘Salida a’ destinos incluyen Impresora, Word, Excel y Portapapeles. SOLO los usuarios
con derechos maestros pueden seleccionar la opción “Impresora”. Esto es por
consideraciones de seguridad de los informes.
Lanzar Esta opción permite que desde el menú de filtros el usuario pueda generar
Consultas SQL consultas usando el lenguaje SQL para interrogar la base de datos
33
Cuando esta opción no está marcada, la pestaña “Consulta SQL” de la opción de menú Herramientas |
Filtros y Grupos no está disponible para el usuario.
Pestaña tiempo Permite al usuario visualizar la pestaña en la lista de actividades, la cual contiene
real todas las actividades completadas para un determinado contacto. Cuando esta
pestaña se habilita para muchos usuarios, se puede afectar el rendimiento de la
red.
Conexiones Esta opción permite al usuario conectarse a la red Internet para actualizar su
Net-Update instalación de GoldMine.
Esta opción debe ser controlada cuidadosamente por el administrador de Goldmine.
Usuario SQL y Si se utiliza GoldMine con SQL server como motor de base de datos y se ha
Contraseña asignado a un usuario o un grupo un nombre de usuario y contraseña en SQL
para el inicio de sesión, escriba la información en los cuadros de texto.
De este modo se abre GoldMine, sin requerir que el usuario ingrese cada vez el
nombre de inicio de sesión de SQL y la contraseña.
A partir de la versión Goldmine Premium Edition 8.5 se puede indicar también si el usuario tendrá acceso a
Insertar, Modificar/Eliminar y/o Modificar/Eliminar notas de otros usuarios en la pestaña “Notas”.
Configurando el Menú del usuario
Esta opción permite configurar una a una las opciones de menú de cada usuario. De esta manera,
ocultaremos a un usuario determinado aquellas opciones que no ha de utilizar o que podrían confundir.
Es recomendable que se oculten los menús no usados para que los usuarios menos avanzados puedan
percibir mayor simplicidad y facilidad de uso.
Una vez realizada una configuración de Menú, ésta se puede guardar como una plantilla de forma que pueda
ser asignada a otros usuarios simplemente seleccionándola del menú desplegable.
Guardar Guarda la configuración de menús en una plantilla seleccionada.
Eliminar Borra la plantilla de menú seleccionada.
34
Expandir Expande una rama de menú en el recuadro inferior.
Pestaña Cronómetro
Esta pestaña es más una herramienta de gestión que una opción de configuración. Desde aquí puede
controlar el acceso del usuario a GoldMine, visualizando cuando y a que hora se conectó y desconectó,
cantidad de veces que el usuario accedió al sistema por día y cantidad de clicks y teclas pulsadas.
La columna CRC indica si la información de login del usuario ha sido modificada desde fuera de
Goldmine. Mostrará el valor “ok” si la entrada no ha sido modificada desde fuera y “X” en el casos que
sí se haya manipulado externamente.
Clonación de usuarios
Después de crear un usuario con la configuración ideal que sea aplicable a otros usuarios, Goldmine
permite clonar las propiedades de un usuario. Todos los ajustes de seguridad en las propiedades del
usuario se aplican a los nuevos usuarios, excepto el nombre de usuario, nombre completo y la
contraseña de la pestaña “Perfil”.
Utilice el siguiente procedimiento para clonar una configuración de usuario:
1. Seleccione la opción de menú “Herramientas|Configuración de usuarios…”
2. Haga clic con el botón secundario sobre el usuario cuya configuración se desea copiar y seleccionar
la opción “Clonar”.
3. Se abrirá la pantalla del cuadro de diálogo “Propiedades” para la creación del nuevo usuario.
Escriba nombre de usuario, nombre completo y la contraseña y modifique el resto de las
propiedades si lo considera necesario.
4. Haga clic en “Aceptar”.
3.4 Grupos de Usuarios
GoldMine le permite crear grupos de usuarios para simplificar la selección de múltiples usuarios. Esta
característica le permite dar acceso a bases de datos y asignar "propiedad de registros" a múltiples usuarios.
Además, GoldMine permite que una actividad, como puede ser una Cita, pueda ser planificada para un
grupo. Se pueden definir tantos grupos de usuarios como se desee.
GoldMine le permite usar los grupos de usuarios de dos formas. Primero, aquellas características de
GoldMine que acepten el nombre de usuario, tales como el campo Acceso, podrán aceptar también a grupos
de usuarios. Para permitirle seleccionar un grupo, se incluirán todos los grupos en la lista de selección. Un
grupo de usuarios aparecerá en esta lista en minúsculas y con paréntesis. Por ejemplo, el grupo VENTAS
35
aparecerá en la lista como (ventas). Cuando un grupo es seleccionado, GoldMine se comportará como si
este campo contuviera todos los nombres de usuarios miembros de dicho grupo. Esta característica le
permite asignar acceso a un determinado registro a un grupo de usuarios. Esta es la principal función de un
grupo de usuarios.
Adicionalmente, funciones que permiten seleccionar múltiples usuarios, como Planificación, contienen un
botón de Selección de Usuarios que muestra una ventana desde la cual usuarios y grupos de usuarios
pueden ser seleccionados. Cuando un grupo es seleccionado desde esta ventana, GoldMine propagará la
porción de la ventana de Usuarios Seleccionados con todos los usuarios que son miembros del grupo.
Usted puede opcionalmente borrar usuarios ya seleccionados. Haciendo doble clic con el ratón seleccionará
o borrará usuario de las correspondientes listas.
Mantenimiento de Grupos de Usuarios
GoldMine proporciona dos métodos para gestionar la pertenencia a grupos de usuarios. No obstante, los
grupos sólo pueden ser añadidos o borrados de la ventana de Configuración de Grupos de Usuarios. Para
mostrar la ventana Configuración de Grupos de Usuarios seleccione el menú Herramientas | Grupos de
Usuarios.... GoldMine mostrará la siguiente ventana:
Grupos de Esta lista contiene un registro para cada grupo de usuarios definido en GoldMine.
Usuarios Cuando un grupo es seleccionado, una lista de los miembros del grupo aparecerá
en la lista Miembros del Grupo.
Miembros del Esta lista contiene a todos los miembros del grupo seleccionado en la lista de
Grupo Grupos de Usuarios. Un grupo puede contener cualquier número de usuarios.
Editar Este botón muestra el nombre del grupo pudiendo modificar desde esta opción.
Nuevo Le permite crear un nuevo grupo de usuarios. Usted debe entrar el nombre del
grupo.
Eliminar Le permite borrar el grupo seleccionado.
Configuración Muestra la ventana Configuración grupos de Usuarios, desde la cual usted
de miembros puede seleccionar los miembros del grupo.
3.5 Propiedad de Registros
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La ocultación de registros permite al administrador del sistema ocultar información en un registro de
contacto para aquellas personas que no son propietarias del registro. Con la ocultación de registros activada,
si un usuario trata de ver un registro de contacto que no es suyo, ya sea toda la pantalla o la parte inferior, el
registro quedará “oculto”, quedando los datos escondidos.
La ocultación de registros es controlada por el propietario del registro. Cada registro puede ser “público” o
“privado”. Por defecto, el propietario de un registro es (público), lo que permite que todos los usuarios
puedan ver los datos.
Los registros privados son los que tienen un propietario, ya sea una persona individual o un grupo. Dichos
registros podrán ser vistos sólo por su propietario, persona o miembros del grupo.
La propiedad de un registro es asignada a través del menú Editar | Propiedades de registro |
Configuración relacionada con el registro.... y, en la ventana “Nueva propiedad del registro, seleccione la
pestaña Propiedad. También puede llegar a esta ventana en el momento de crear el acceso a un usuario en
la ventana de perfil de usuario con el botón “Propiedad”. Cuando la opción es seleccionada, la siguiente
pantalla aparece:
Propiedad El campo Acceso selecciona el usuario del registro. Este campo puede ser
asignado a un usuario individual, a un grupo o dejarse como (public), en cuyo
caso todos los usuarios podrán acceder al registro.
Ocultación de La opción Ocultación de Registros controla el tipo de “ocultación” que se
registros aplica cuando se muestra el registro a un usuario que no es propietario. La
ocultación Semi-parcial únicamente bloquea la visión de la parte inferior de la
pestaña a los usuarios no propietarios. Cuando se selecciona Ninguno, el usuario
puede ver el registro completo, cuando se selecciona Parcial, sólo los dos
cuadrantes superiores del registro podrán ser vistos. Cuando se selecciona
Realizar., el registro completo es ocultado cuando es accedido por un nopropietario.
3.6 Definición de la seguridad de la Base de Datos.
GoldMine le permite controlar el acceso a cada base de datos. Por lo general, las bases de datos son
públicas, es decir, de libre acceso a todos los usuarios. A su voluntad, se puede asignar el acceso para que
una base de datos pueda ser usada por una sola persona o por un grupo.
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El acceso a cada base de datos es controlado por el campo Acceso en la ventana Perfil de Conjunto de
Contacto. Para mostrar la ventana Base de Datos de Contacto, seleccione el menú Herramientas | Bases
de datos | Abrir Base de Datos..., seleccione la base de datos y haga clic sobre el botón Propiedades.
Aparecerá la siguiente ventana:
Descripción Descripción del contenido de la base de datos.
Código de Código de identificación único para la base de datos que se utiliza en los procesos
archivo de sincronización.
Alias Alias de la base de datos. La lista desplegable muestra todos los alias definidos en el
Gestor de alias de bases de datos
Propietario Propietario de la base de datos SQL. Por defecto aparece dbo, pero puede
cambiarse. Las bases de datos Firebird no tienen propietario.
Acceso El campo Permitir acceso a este archivo para muestra el propietario del archivo
de contacto. Todas las bases de datos de GoldMine tienen un propietario, que puede
ser una persona individual, un grupo o público (público). Sólo el propietario o el
miembro del grupo que posea la base de datos podrá acceder a ella.
Permitir acceso Al marcar esta opción solo permitirá abrir esta Base de Datos en el sistema
desde esta GoldMine en que fue Creado.
licencia
GoldMine
Por defecto, el propietario de la base de datos es (público), lo que permite que todos los usuarios puedan
acceder al archivo. Cuando el Acceso es asignado a un grupo, GoldMine considera que todos los miembros
de ese grupo son propietarios del archivo.
Para modificar el control de Acceso es necesario disponer de Derechos Maestros. Los
usuarios con Derechos Maestros podrán acceder a todas las bases de datos
independientemente de quien sea el propietario.
3.7 Acerca de las Opciones de usuario
Puede configurar GoldMine para que facilite sus sesiones de trabajo y las haga más eficaces según sus
necesidades y su forma de trabajar. Para la mayoría de preferencias u opciones de usuario (Varias
configuraciones que controlan el aspecto y el funcionamiento de GoldMine para cada usuario), puede
38
definir configuraciones exclusivas. GoldMine guarda estas configuraciones en el archivo de
inicialización de usuario (nombredeusuario.ini).
Nota: aunque las opciones de usuario permiten que los usuarios personalicen su entorno de trabajo, la
mayoría de administradores de GoldMine configurarán estos parámetros para el usuario y, a
continuación, restringirán la posibilidad de que éste cambie las opciones desde la pestaña “Menú” de las
“Propiedades” del usuario.
Pestañas de Opciones de usuario
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Personal: permite cambiar la contraseña y agregar información personal.
Registro: controla el aspecto de los registros de contacto, la visualización de las pestañas y la
validación del código postal.
Calendario: determina el aspecto y las funciones del calendario.
Programar: configura los parámetros para planificar y trabajar con actividades.
Alarmas: configura las alarmas de GoldMine.
Buscar: permite configurar las opciones de visualización para los registros de contacto y el
centro de búsqueda de contactos.
E-mail: configura los parámetros para el servidor de e-mail, la información de inicio de sesión
y reglas específicas que se deben aplicar cuando se envía y recibe e-mail.
Telefonía: controla varias configuraciones para las opciones de marcación y el módem del
equipo en GoldMine.
Busca: identifica el número de teléfono y el número de PIN de su localizador.
Sistema: establece diversas visualizaciones de fecha y hora, estado de busca y configuraciones
de GoldMine InfoCenter.
Inicio de sesión: determina las ubicaciones de los archivos de sistema y las bases de datos por
defecto de GoldMine, así como otras configuraciones de sistema. Esta pestaña está disponible
únicamente para usuarios que tengan derechos principales.
Corrector ortográfico: especifica las opciones de corrector ortográfico disponibles en
GoldMine.
Configuración de la pestaña Personal del cuadro Opciones
Para configurar las opciones personales
1.
2.
3.
Seleccione Herramientas|Opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Opciones de usuario.
Seleccione la pestaña Personal:
La pestaña Personal muestra las
opciones Nombre de usuario y
Nombre completo.
Nota: un usuario con derechos principales
puede cambiar el nombre completo del perfil
usuario.
4.
Haga clic en Cambiar contraseña para cambiar su
contraseña de GoldMine:
Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar
contraseña. Escriba su contraseña actual en el
cuadro de texto Introduzca su contraseña actual.
Escriba su nueva contraseña en el cuadro de texto
Introduzca una nueva contraseña y, a
continuación, vuelva a escribirla de nuevo en el
siguiente cuadro de texto. Haga clic en OK para
guardar la nueva contraseña y volver a la pestaña Personal.
de
39
5.
6.
7.
8.
9.
En el cuadro de texto Cargo, escriba su cargo profesional.
En el cuadro de texto Departamento, escriba el nombre de la organización o grupo del que es
miembro.
En el cuadro de texto Teléfono, escriba su número de teléfono principal.
En el cuadro de texto Fax, escriba su número de fax.
Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el cuadro de diálogo.
Configuración de la pestaña Registro del cuadro Opciones
La pestaña Registro permite personalizar la visualización del registro de contacto, configurar la
validación del código postal y el título que aparece en la ventana de contacto.
Para configurar las opciones del registro
1.
2.
3.
Seleccione la pestaña Registro.
En el área Apariencia puede
seleccionar las opciones siguientes:
• Fondo oscuro: las ventanas de
exploración aparecen con un fondo
gris.
• Fondo brillante: las ventanas de
exploración aparecen con un fondo
blanco.
• Usar fuente grande: muestra el
texto de los cuadros de diálogo con una fuente grande.
Nota: esta configuración está diseñada para ser utilizada con una resolución de pantalla del monitor de
1024 x 768 o superior, utilizando la opción de fuentes pequeñas de Windows. Esta opción no está
disponible si su pantalla está configurada con una resolución de 640 x 480 o si utiliza una opción de
fuente grande de Windows. La opción Usar fuente grande no se aplica a la pestaña GM+Vista. La
visualización de la pestaña GM+Vista se basa en la configuración de Internet Explorer 6.0. Para
aumentar el tamaño de la fuente visualizada en IE 6.0, seleccione Ver>>Tamaño de texto y seleccione
el tamaño apropiado.
•
•
•
•
•
•
•
Color de etiqueta: muestra el cuadro de diálogo Color, desde el que puede seleccionar un
color para aplicar a todas las etiquetas de campo que se muestran en los registros de
contacto.
Color de datos: muestra el cuadro de diálogo Color, desde el que puede seleccionar un
color para aplicar a todos los datos de campo que se muestran en los registros de contacto.
Pestañas: muestra el cuadro de diálogo Mostrar
Pestañas, desde el que puede seleccionar las pestañas
que quiere que aparezcan en el registro de contacto, y
también el orden en el que quiere que aparezcan.
Seleccionar contenido de campos: selecciona o resalta
los datos introducidos en un campo cuando se hace clic
dentro del mismo.
Utilizar formato de palabra para fechas definidas
por el usuario: muestra las fechas en formato de texto
basadas en el formato que seleccione en la lista
desplegable.
Mostrar números alineados a la derecha: alinea los números a la derecha.
Mostrar campo Ordenar en la barra de estado: muestra el campo Ordenar en el lado
izquierdo de la barra de estado.
40
•
4.
Mostrar el nombre del contacto en las pestañas de actividades: muestra el nombre del
contacto en las pestañas historial y pendiente del registro de contacto.
En el área Validación de código postal, puede seleccionar las opciones siguientes:
• No validar: GoldMine no efectúa una validación del código postal. Cuando se agrega un
nuevo registro de contacto o se edita un registro existente, el campo Ciudad se edita primero,
seguido de los campos Estado/provincia y Código postal.
• Usar población principal como predeterminada: GoldMine valida automáticamente las
entradas de código postal del registro de contacto. Cuando se agrega un nuevo registro o se
edita un registro existente, el campo Código postal se editará primero. Si el código postal
introducido se encuentra en el archivo Código postal, la ciudad y la provincia del primer
registro de código postal coincidente se colocarán automáticamente en los campos Ciudad y
Estado/provincia del registro de contacto.
• Mostrar ventana de poblaciones: cuando existe más de una población para un determinado
código postal, GoldMine muestra una ventana de exploración que contiene todas las
poblaciones para las que es válido el código postal. Para seleccionar la población adecuada
en la ventana, resalte el registro y, a continuación, pulse ENTER. También puede
seleccionar un registro haciendo doble clic en la entrada que desee.
• Mostrar 9 dígitos en la búsqueda: amplía la columna correspondiente al código postal en
la lista de búsqueda de todos los códigos postales para que visualice una entrada de código
postal más cuatro dígitos.
5.
En el área Título de ventana de contacto, puede seleccionar las opciones siguientes:
• Nombre de contacto: muestra el nombre de contacto en la barra de títulos de cada registro
de contacto. Por ejemplo, si el nombre de contacto es Juan Vega, la barra de títulos muestra
Juan Vega para ese registro de contacto.
Nota: el hecho de que esta opción muestre el nombre de contacto u otro nombre depende de
la etiqueta de campo en GoldMine. Si el nombre de campo es Contacto, el administrador
puede personalizar la etiqueta.
• Nombre de empresa: muestra el nombre de la empresa en la barra de títulos del registro de
contacto.
Nota: el hecho de que esta opción muestre el nombre de la empresa u otro nombre depende
de la etiqueta de campo en GoldMine. Si el nombre de campo es Empresa, el administrador
puede personalizar la etiqueta.
6.
Cuadro de diálogo “Color”
El cuadro de diálogo Color permite realizar una
selección en una paleta de colores por defecto o
personalizar la selección de colores.
Haga clic en Definir colores personalizados para
la ventana de personalización entera.
ver
Seleccione o defina el color personalizado que desea
haga clic en Aceptar.
y
Configuración de la pestaña Calendario del cuadro Opciones
41
Para configurar las opciones de calendario:
1.
Seleccione Herramientas|Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de usuario
2.
Seleccione la pestaña Calendario.
• En el área “Configuración del
Calendario” establezca la opción
La jornada laboral empieza:
escribiendo la hora o mediante el
reloj gráfico F2 para indicar la
hora a la que normalmente llega a
la oficina. Esta información se
utiliza al configurar el tiempo
disponible en el calendario.
• Configure la opción La jornada
laboral finaliza: escribiendo la
hora o mediante el reloj gráfico F2 para indicar la hora a la que normalmente se marcha de la
oficina al final del día.
• Seleccione la opción Incrementar tiempo: en la lista desplegable. Esta opción configura los
minutos en el calendario visualizado. El valor por defecto es 30 minutos. Si selecciona 10
minutos, por ejemplo, el calendario diario y semanal se dividirá en incrementos de 10
minutos.
• En la lista desplegable Establecer color como: seleccione el color del calendario.
• Seleccione el tamaño de fuente en la lista desplegable.
3.
Haga clic en Más opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de calendario con la
pestaña Detalles de actividad activa.
4.
Haga clic en Días festivos. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de calendario con la
pestaña Festivo activa.
5.
En el área Días laborables, seleccione los días de la semana en los que trabaja. Los días que
están marcados se muestran con un matiz más claro en el calendario. Los días que no están
marcados se muestran con un matiz más oscuro y no se consideran días laborales.
Independientemente de lo que se haya seleccionado, puede programar actividades para
cualquier día de la semana.
6.
En el área Transferencia automática (Auto Roll-overs), seleccione los tipos de actividades
que desea que automáticamente se transfieran al día siguiente si no se han completado. Una
marca en la casilla indica que la actividad se transferirá al siguiente día laboral.
7.
Seleccione Sincronizar renovaciones si quiere que la nueva fecha de transferencia se
sincronice con usuarios remotos. Desmarque la casilla si quiere mantener la fecha original.
8.
Configure la opción Frecuencia de refresco del calendario (seg.): escribiendo el número de
segundos o desplazándose por los números del cuadro de texto. GoldMine volverá a mostrar el
calendario con las entradas actualizadas al final del intervalo que especifique en número de
segundos. La entrada por defecto 0 desactiva la opción, de modo que GoldMine no volverá a
mostrar automáticamente el calendario.
9.
Pestaña Detalles de actividad del cuadro de diálogo Opciones de calendario
La pestaña Detalles de actividad permite configurar la visualización de las actividades planificadas y
completadas en su calendario.
42
Configuración de detalles de actividad
1.
Seleccione Herramientas|Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de usuario.
pestaña Detalle de actividades seleccionada.
2.
En el área Visualización de detalles de
actividad planificada y en el área
Visualización de detalles de actividad
completada, puede seleccionar una de las
opciones siguientes:
3.
Mostrar nombre del contacto:
Referencia: muestra el nombre del
contacto antes de la información de
referencia de la actividad en la entrada de
calendario de las pestañas Día, Semana y
Mes. Por defecto, GoldMine seleccionará
esta opción para su visualización.
4.
Mostrar referencia: Nombre del
contacto: muestra la información de
referencia de la actividad antes del
nombre del contacto en la entrada de calendario de las pestañas Día, Semana y Mes.
5.
Mostrar resultados de una expresión de xBase: permite que un usuario especifique el texto
que aparece para cada actividad del calendario en las pestañas Día, Semana y Mes. Escriba la
expresión en el cuadro de texto. Por ejemplo, para visualizar una entrada que muestre la ciudad
del contacto seguida del nombre de empresa e información de referencia, puede introducir la
siguiente expresión:
Trim(Contact1->City)+ " " + Trim(Contact1->Company) + ": "+Trim(Cal->Ref)
6.
Seleccione Mostrar código de actividad para visualizar el código de actividad de tres
caracteres como la primera parte de la entrada del calendario en las pestañas Día, Semana y
Mes. El código de actividad aparece en primer lugar, si se encuentra disponible, cuando se
selecciona junto con cualquier otra opción de formato, es decir, con Nombre del contacto:
Referencia, Referencia: Nombre del contacto y expresión xBase.
Pestaña Días festivos del cuadro de diálogo Opciones de calendario
El cuadro de diálogo Mantenimiento de vacaciones permite agregar días festivos predefinidos a su
visualización del calendario, o crear sus propios días festivos.
Nota: sólo los usuarios con derechos principales pueden agregar o editar las categorías de festividades.
Las categorías de festividades están disponibles para todos los usuarios con acceso a sus opciones de
usuario. Pueden seleccionar las categorías que aparecen en sus calendarios individuales.
Adición de categorías de festividades
1.
2.
3.
4.
pestaña Detalle de actividades seleccionada. Haga clic en la pestaña Festivos.
En la lista Categorías de festividades, seleccione los días festivos predefinidos que agregue a
la visualización del calendario. Los días festivos específicos para las categorías seleccionadas
se muestran en la lista Festivos.
Para crear una nueva categoría de día festivo, haga clic en Nuevo. Aparecerá el cuadro de
diálogo Añadir festividad.
Escriba el nombre en el cuadro de texto y haga clic en Aceptar. Se agregará la nueva categoría
a la lista.
43
5.
Puede administrar las categorías de
días festivos con las opciones
siguientes:
6. Importar: importa días festivos de
archivos iCalendar (.ics).
7. Exportar: exporta los días festivos a
archivos iCalendar.
8. Restablecer: suprime las categorías
definidas por el usuario y agrega
cualquier categoría predefinida que
haya suprimido.
9. Nuevo: aparecerá el cuadro de
diálogo Agregar categoría de
festividades.
10. Suprimir: suprime la categoría
seleccionada.
11. Editar: aparecerá el cuadro de diálogo Agregar categoría de días festivos. Puede editar el
nombre de la categoría.
Gestión de días festivos de las categorías
1.
2.
3.
Resalte la categoría de día festivo a la que esté agregando el día festivo.
En el área Festivos, haga clic en
Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar un día festivo.
Para cambiar la configuración para un
día festivo determinado, resalte el día
festivo y haga clic en Modificar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar
un día festivo. Las opciones de
edición son las mismas que las
opciones del cuadro de diálogo
Agregar un día festivo:
• Escriba un nombre de día festivo en
el cuadro de texto Festivo.
• En el área Repeticiones, escriba o
•
•
•
•
•
4.
seleccione la frecuencia con la que
se repite el día festivo en el cuadro de texto Cada: x año(s).
En el área Duración, escriba o seleccione el número de días que dura el período festivo en el
cuadro de texto # Días:
Puede seleccionar una de las opciones siguientes:
Por fecha específica: seleccione el mes y el día en las listas desplegables.
Por día de la semana: seleccione la semana del mes, el día de la semana y el mes en las
listas desplegables.
Haga clic en Aceptar.
Para suprimir un día festivo, seleccione el día festivo y haga clic en Quitar. El día festivo se
elimina de la lista.
Configuración de la pestaña Programar del cuadro Opciones
Para configurar las opciones de la pestaña Programar
1.
2.
Seleccione la pestaña Programar.
44
3.
4.
Para configurar Programar, seleccione las opciones siguientes:
Comprobar conflictos de
calendario al programar: le
notifica de si se ha producido un
conflicto de programación.
5. Arrastrar anotaciones al
programar llamadas de
seguimiento: las notas se
transfieren desde la actividad
completada a la actividad de
seguimiento y proporcionan una
información completa y coherente.
6. Iniciar cronómetro al completar
una actividad: ayuda a los
administradores a revisar las
actividades de los miembros del
equipo en el análisis estadístico. Si no se activa, los números no aparecerán en las
características de análisis. No es necesario que los usuarios sepan que se ha activado.
7. Mostrar la sección de detalles en la ventana Lista de actividades: muestra dos paneles
detallados en la Lista de actividades que incluyen el contacto, la empresa, la fecha de creación,
además de las notas e información relacionada con la actividad.
8. Sincronizar la ventana Contacto con la ventana del Listado de actividades: muestra el
registro de contacto para la actividad seleccionada en la ventana Lista de actividades.
9. Avisar cuando se complete una actividad asociada a otras: Muestra una alerta en el registro
del contacto para notificar a los otros usuarios asociados al registro cuando se completa una
actividad.
10. Avisar cuando se modifique una actividad asociada a otras: Muestra una alerta en el
registro del contacto para notificar a los otros usuarios asociados al registro cuando se modifica
una actividad.
11. Avisar cuando se elimine una actividad asociada a otras: Muestra una alerta en el registro
del contacto para notificar a los otros usuarios asociados al registro cuando se elimina una
actividad.
12. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el cuadro de diálogo.
Configuración de la pestaña Alarmas del cuadro Opciones
Las alarmas le notifican de las actividades pendientes. Puede seleccionar cómo quiere que GoldMine le
notifique una actividad pendiente.
Para configurar las opciones de la alarma
1.
2.
3.
Seleccione la pestaña Alarmas.
Seleccione una de las siguientes
opciones:
• Deshabilitar alarmas: desactiva
las alarmas y el resto de opciones
de alarmas.
• Alarmas emergentes: aparece una
ventana de alarma en la pantalla.
• Notificación en barra de tareas:
la alarma de notificación se
muestra en la barra de tareas de
Windows y aparece un icono de
alarma en la bandeja del sistema.
4.
Una vez que ha seleccionado Alarmas emergentes o Notificación en barra de tareas,
seleccione Anticipación de Alarma: x minutos para especificar el número de minutos de debe
transcurrir con antelación a un evento para que aparezca la alarma.
45
5.
Configure la opción Buscar alarmas cada: x segundos para especificar la frecuencia con la
que GoldMine explorará las alarmas.
6. Configure la opción Aviso de notificación de barra de tareas: x minutos. Esta opción
determina el número de minutos que debe transcurrir con antelación a un evento para que
aparezca el aviso de la barra de tareas. GoldMine también emite un sonido de alarma si lo
especifica.
7. Configure el número de minutos en la opción Cuando ignore alarmas, silenciarlas durante:
x minutos. Éste es el número de minutos que debe transcurrir antes de que vuelva a aparecer la
alarma.
8. Seleccione Avisarme con la alarma cuando no haya confirmación tras x minutos y
establezca el tiempo. Esto sólo funciona si ha configurado la pestaña Localizador y quiere que
se le notifique si no se reconoce una alarma.
9. Seleccione Reproducir archivo de alarma y busque la ubicación del archivo de sonido que
quiere reproducir como señal de alarma.
10. Seleccione Colocar GoldAlarm en mi escritorio para colocar un acceso directo a
GoldAlarm.exe en el escritorio y colocar el icono en la bandeja del sistema cuando se ejecute
GoldAlarm en segundo plano.
11. Seleccione Ejecutar GoldAlarm al iniciar Windows para iniciar automáticamente
GoldAlarm.exe en cuanto se inicie Windows.
Nota: GoldAlarm es un programa que funciona en segundo plano y controla las alarmas de
GoldMine y le notifica sobre éstas aunque GoldMine no se esté ejecutando.
Configuración de la pestaña Buscar del cuadro Opciones
La pestaña Buscar permite configurar los atributos de visualización para el centro de búsqueda de
contactos.
Para configurar las opciones de Buscar
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccione la pestaña Buscar.
Seleccione Sincronizar la ventana Contacto con la ventana Centro de búsqueda para que
muestre el registro seleccionado en el centro de búsqueda de contactos como el registro activo
del área de trabajo.
Escriba o seleccione Consultar
demora de alineación al
escribir (1/10 seg). Esta opción
especifica el retraso, en décimas
de segundo, entre el momento en
que se escribe una entrada en el
campo Buscar valor de Búsqueda
de contactos y el momento en
que la ventana Centro de
búsqueda de contactos muestra
un registro que coincide con la
entrada. Por defecto, el retraso es
de 2 décimas de segundo.
Seleccione Contacto, Empresa
o Recordar Búsqueda como Consulta predeterminada por campo. La ventana Centro de
búsqueda de contactos toma como valor por defecto este campo cuando se selecciona desde la
barra de herramientas o el menú. La opción “Recordar Búsqueda” hará que la ventana del
Centro de búsqueda tome como valor por defecto el último campo que se haya utilizado para
realizar una búsqueda.
Puede seleccionar las opciones siguientes en el área Cuando seleccione un registro en el
Centro de Búsqueda, hacer lo siguiente:
46
• Mover al fondo la ventana del Centro de Búsqueda: una vez que se ha seleccionado un
registro en la ventana Centro de búsqueda de contactos, GoldMine lleva el registro de
contacto a la parte delantera y coloca el Centro de búsqueda de contactos detrás del registro
de contacto.
• Cerrar la ventana Centro de búsqueda: una vez que se ha seleccionado un registro en la
ventana Centro de búsqueda de contactos, GoldMine cierra esta ventana.
• Minimizar la ventana Centro de búsqueda: una vez que se ha seleccionado un registro en
la ventana Centro de búsqueda, GoldMine minimizará esta ventana.
8.
Configuración de la pestaña E-mail del cuadro Opciones
Para enviar y recuperar e-mails a través de GoldMine debe tener las opciones de e-mail configuradas en
la pestaña E-mail.
No puede editar las opciones de E-mail mientras la ventana del centro de email está activa en la pantalla.
Para configurar las opciones de E-mail
1.
2.
3.
Seleccione la pestaña E-mail.
En el área Correo Entrante, complete los siguientes cuadros de texto:
• Seleccione el protocolo a utilizar: POP3 o IMAP Servidor:
• Escriba el nombre del servidor de correo o la dirección IP. Puede ser un servidor Exchange
local o el servidor POP3 o IMAP para su ISP.
POP3 e IMAP son dos tipos de protocolos para recepción de
correo electrónico. Ellos no son compatibles entre sí y utilizan
distintos números de puerto en el lado del servidor. Contacte a su
administrador de red o proveedor de servicios de Internet si no
está seguro de que el protocolo a utilizar.
• Usuario: Escriba su nombre de inicio de sesión para el servidor Exchange o cuenta de
correo ISP.
• Contraseña: Escriba su contraseña en el servidor Exchange o su cuenta de correo ISP.
• Usar conexión cifrada (SSL): Seleccione esta casilla de verificación para utilizar una
4.
5.
conexión segura. De esta forma se garantiza la privacidad de la conexión entre la cuenta y el
servidor. Habilitar SSL no verifica la identidad de su cuenta o del servidor de correo
electrónico, pero sí evita que un tercero pueda escuchar o registrar los mensajes que se
envían entre ellos.
Seleccione Utilizar GoldMine como cliente de correo de Explorer para que Microsoft
Internet Explorer (IE) reconozca a GoldMine como su aplicación de correo de Internet.
En el área Correo saliente, complete los siguientes cuadros de texto:
• Servidor SMTP: escriba el nombre del servidor de correo o la dirección IP. Puede ser un
servidor Exchange local o el servidor SMTP para su ISP.
• Dirección de devolución: escriba su dirección de e-mail completa en el servidor Exchange
o su ISP.
• Usar conexión cifrada (SSL): El mismo protocolo utilizado para la recuperación de correo
electrónico con seguridad. Eligiendo esta opción, también se produce un cambio a un
número de puerto dedicado para una conexión segura en el servidor SMTP.
47
6.
En el área Conexión a red, puede configurar las opciones siguientes:
• Usar marcación desde Red: seleccione esta opción para marcar automáticamente a su
proveedor de Internet cuando envíe y recupere correo de Internet. Si está suscrito a más de
un proveedor de Internet, puede seleccionar el proveedor que desee que GoldMine marque,
seleccionando la cuenta de Internet en la lista desplegable que está junto al campo que
aparece debajo de esta opción.
• Colgar al terminar: seleccione esta opción para que GoldMine termine la conexión
telefónica cuando haya terminado de enviar y recuperar el correo de Internet.
7.
El botón Más opciones permite configurar las siguientes configuraciones de Internet con más
detalle.
•
•
•
•
•
•
8.
Redacción
Recuperación
Cuentas
Seguridad
Centro de e-mail
Avanzado
El botón Cuentas le lleva directamente a la pestaña Cuentas que también está disponible a
través del botón Más opciones.
Configuración de la pestaña Redacción del cuadro Opciones de E-mail
Para configurar las opciones de E-mail en la pestaña Redacción
1.
2.
3.
4.
5.
Haga clic en Más opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de E-mail.
Seleccione la pestaña Redacción.
En el área General, puede seleccionar las opciones siguientes:
• Mostrar plantillas de correo
electrónico: cuando está
redactando un e-mail, la lista
desplegable en la línea asunto
mostrará todas las plantillas de email guardadas en (público).
• Adjuntar VCard a correo
saliente: adjunta la VCard
(archivo .VCF) a cada mensaje de
e-mail. Una VCard contiene
información similar a un registro
de contacto. Si el sistema receptor
tiene funciones VCard, el sistema descifrará el archivo .VCF para importar esta información.
Si utiliza GoldMine para recuperar correo, GoldMine puede utilizar la información de la
VCard para crear un registro de contacto.
• Usar archivo de firma: adjunta un archivo de firma a todos los mensajes para la cuenta
simple o para la cuenta por defecto si se han definido cuentas de Internet adicionales en la
pestaña Cuentas. Esta entrada anula una entrada para la cuenta por defecto efectuada en la
pestaña Cuentas; sin embargo, la entrada no afectará a otras cuentas. El archivo de firma es un
archivo de texto que contiene cualquier tipo de información sobre usted, su organización,
números de teléfono, etc., que es necesario incluir en el mensaje de e-mail. Escriba o busque
el archivo de firma en el campo que se encuentra debajo de la etiqueta de opciones.
• Al forzar ajuste de línea, ajustar a la columna x: especifica el número de caracteres que
GoldMine incluye antes de que el texto se ajuste a la siguiente línea. Por defecto, GoldMine
ajusta a la siguiente línea en el carácter 80 de una línea.
48
• Enviar adjuntos como enlaces a los usuarios GM: proporciona el enlace a cada archivo
adjunto para los usuarios de GoldMine, en lugar de enviar los archivos a cada destinatario.
Ahorra espacio a los usuarios que se encuentran en la misma red compartida.
6.
En el área Respuestas, puede seleccionar las opciones siguientes:
• Completar mensaje original: sitúa el mensaje original en la pestaña Historial cuando
•
•
•
•
7.
responde o reenvía un mensaje. Si no quiere designar el mensaje original como una actividad
completada cuando responda, desactive la casilla de verificación.
Incluir mensaje original en la respuesta: si esta opción está seleccionada, al responder un
email se incluye el texto del mensaje original
Utilizar estilo de línea de cita con prefijo: especifica los caracteres que GoldMine utiliza
para identificar las líneas del mensaje original cuando copia estas líneas a la respuesta. Por
defecto, GoldMine utiliza ">>".
Citar el mensaje original por defecto: GoldMine copiará todo el texto del mensaje original
en la respuesta, utilizando los caracteres que se han introducido en Utilizar estilo de línea
de cita con prefijo.
Ajustar las líneas citadas en la respuesta en la columna x: especifica el número de
caracteres que GoldMine utiliza antes de efectuar el ajuste a la línea siguiente de texto
citado. Puede utilizar esta opción para crear un bloque sangrado para el texto citado del
mensaje original. Por defecto, GoldMine ajusta a la siguiente línea en el carácter 80 de una
línea citada.
En el área Varios (Misc), puede seleccionar las opciones siguientes:
• Usar codificación de 8 bits: convierte la codificación de siete bits en codificación de ocho
bits. Esta opción es especialmente útil para los usuarios internacionales de GoldMine.
• Mandar siempre Cco a mí mismo: envía una copia de cortesía oculta (cco) de cada
mensaje saliente a su cuenta de correo.
• Utilizar VCard suministrada por usuario: garantiza que la VCard que adjunta al correo
saliente incluye actualizaciones.
• Codificar correo usando el juego de caracteres: para codificar sus mensajes con un
conjunto de caracteres especiales, escriba el conjunto de caracteres en el campo. Por
ejemplo, para utilizar el código de caracteres de Europa occidental, escriba iso-8859-1. Si lo
deja en blanco, GoldMine utiliza el conjunto de caracteres local por defecto para la
codificación.
8.
En el área Plantillas por defecto, puede seleccionar Público o sus plantillas definidas por el
usuario de las listas desplegables:
• Para mensajes salientes de correo nuevos
• Para respuestas
• Para mensajes reenviados
Las plantillas se deben crear antes para que estén disponibles en las
listas desplegables
9.
Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar la ventana o haga clic en la
pestaña siguiente Opciones de E-mail que desee configurar.
Configuración de la pestaña Recuperación del cuadro Opciones de E-mail
Puede definir una serie de opciones de recuperación de correo de Internet. Estas opciones pueden
especificar la ubicación de los adjuntos, intervalos de exploración y el criterio que GoldMine utiliza para
seleccionar mensajes para la recuperación.
49
Para configurar las opciones de E-mail en la pestaña Recuperación
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccione la pestaña Recuperación.
En el área Opciones de recuperación,
puede seleccionar las opciones
siguientes:
• Abrir el cuadro de diálogo 'Leer
correo' al recuperar: una vez que se
ha recuperado el correo, GoldMine se
abre y muestra el primer mensaje
recuperado.
• Utilizar la fecha del encabezado de
correo: establece la fecha del correo
entrante en la fecha de envío, como se
indica en la información de cabecera
del mensaje. Si se selecciona esta opción, el correo se muestra en orden cronológico real en
el calendario.
Si no recupera el correo frecuentemente, es posible que prefiera
desactivar la casilla de verificación que corresponde a esta opción.
Por ejemplo, con esta opción seleccionada, un mensaje de e-mail que
se ha enviado cuatro días antes de la recuperación se muestra en el
calendario con la fecha de "hace cuatro días".
• Explorar correo en busca de datos UUEncode: GoldMine explora el servidor de correo de
•
•
•
•
1.
Internet en busca de cualquier mensaje de correo que contenga adjuntos UUEncode. Si
selecciona esta opción, no se verá afectada la recuperación de archivos codificados en
MIME.
Solicitar confirmación si la dirección de E-mail no está en archivo: GoldMine muestra el
cuadro de diálogo Adjuntar correo a contacto al recuperar un mensaje de e-mail sin
enlazar. En el cuadro de diálogo puede seleccionar opciones para enlazar el mensaje.
Vista x líneas del mensaje: especifica el número de líneas de texto que GoldMine muestra
en el panel inferior del centro de e-mail como vista previa. Por defecto, GoldMine muestra
15 líneas.
No recuperar anexos Vcard: si selecciona esta opción, GoldMine no recuperará VCards
con el correo entrante. Para recuperar VCards adjuntas a correo entrante, no seleccione esta
opción.
Marcar mensajes entrantes como privados: limita la información disponible a otros
usuarios sobre los mensajes entrantes, e impide que usuarios no autorizados puedan leer el
texto del correo entrante.
En el área Recuperación de Correo Electrónico en segundo plano, puede seleccionar las
• Recuperar correo cada x minutos: GoldMine se conecta automáticamente a su servidor de
correo POP3 para comprobar si hay correo nuevo en el intervalo especificado. Por ejemplo,
si quiere recuperar correo de Internet en espera cada dos horas, escriba 120 en este campo.
El valor por defecto de 15 configura GoldMine para explorar y recuperar correo en espera
cada 15 minutos. Para implementar esta configuración, debe seleccionar Recuperación
autom. en la pestaña Cuentas de la ventana Opciones de E-mail. Si en lugar de seleccionar
Recuperación autom., selecciona Recuperar correo cada x minutos y Enviar mensajes en
cola (que aparecen más abajo), GoldMine sólo envía correo en cola.
50
Las opciones siguientes están disponibles únicamente si selecciona
Recuperar correo cada x minutos.
•
•
•
•
7.
Omitir correo leído (recomendado): omite mostrar los mensajes de e-mail que ya ha leído.
Omitir correo mayor que x KB: GoldMine recupera sólo mensajes de correo de Internet que
son iguales o más pequeños que el valor de kilobyte (KB) de este campo. Por defecto,
GoldMine omitirá mensajes que tengan un tamaño de 1024 KB o superior.
Omitir mensajes de contactos que no estén en el archivo: GoldMine recupera sólo correo de
aquellos contactos que tienen direcciones de correo de Internet en sus registros de detalles.
Enviar mensajes en cola: GoldMine envía todos los mensajes en cola cuando recupera
automáticamente el correo.
Escriba o busque la ubicación del directorio de adjuntos. Ésta es la carpeta de destino de los
adjuntos de correo recuperados.
Este directorio debería ser un directorio compartido de forma que los
otros usuarios puedan acceder a los adjuntos.
8.
Seleccione Organizar adjuntos en carpetas por usuario receptor para guardar los adjuntos
en carpetas organizadas por usuario.
9. Seleccione Organizar anexos en carpetas por año de recepción para guardar los adjuntos en
carpetas organizadas por año. Adicionalmente se podrá seleccionar la opción Organizar
anexos en carpetas por mes de recepción para también incluir carpetas por mes.
10. Seleccione Guardar anexos como documentos enlazados para enlazar archivos adjuntos al
correo entrante a los registros de contacto del remitente. Si no desea enlazar adjuntos a sus
contactos, no seleccione esta opción.
11. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar la ventana o haga clic en la
Configuración de las opciones de E-mail en la pestaña Cuentas
Puede agregar y editar cuentas de Internet adicionales para enviar e-mail desde GoldMine. También
puede establecer un protocolo de autentificación no estándar para su cuenta principal.
Configuración de las opciones de E-mail en la pestaña Cuentas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Haga clic en Más opciones. Aparecerá
el cuadro de diálogo Opciones de Email.
Seleccione la pestaña Cuentas. Las
cuentas se mostrarán en la lista del
cuadro de texto.
Para agregar una nueva cuenta, haga
clic en Nuevo. Aparecerá el cuadro de
diálogo Propiedades de cuenta de
correo. Puede definir propiedades para
una cuenta de e-mail de Internet. Un
usuario puede iniciar sesión y
recuperar correo desde un máximo de
256 cuentas distintas.
Para editar una cuenta existente, seleccione la cuenta y haga clic en Modificar…. Aparecerá el
cuadro de diálogo Propiedades de cuenta de correo. Puede efectuar cambios en la cuenta de
e-mail de Internet.
51
7.
Para suprimir una cuenta, seleccione la cuenta y haga clic en Eliminar. Esta opción suprime la
cuenta de Internet.
Asegúrese de que quiere eliminar la cuenta porque la cuenta se
eliminará automáticamente una vez que haya seleccionado Eliminar
(no aparecerá ninguna solicitud de confirmación).
8.
9.
Si tiene varias cuentas, puede configurar una cuenta como la principal resaltándola y haciendo
clic en Establecer como predeterminado. La cuenta por defecto se indica mediante una bola o
punto de color verde en el cuadro de visualización de las cuentas.
Seleccione Mostrar sólo la cuenta predeterminada en el centro de correo si tiene varias
cuentas pero sólo quiere que se visualice la cuenta por defecto en el centro de e-mail. Las
cuentas que se han configurado para que se muestren en el centro de e-mail se indican mediante
un símbolo con unas gafas en el lado izquierdo del nombre de la cuenta en el cuadro de
visualización de cuentas.
Por defecto, GoldMine muestra todas las cuentas en el centro de email para que pueda comprobar fácilmente todas las cuentas de
Internet desde una ubicación en GoldMine.
10. Puede cambiar el orden de las cuentas que se muestran en el centro de e-mail. Haga clic en
Subir, para subir la cuenta resaltada una línea. Haga clic en Bajar, para bajar la cuenta
resaltada una línea.
Configuración de las opciones de E-mail en la pestaña Seguridad
Si tiene un ID digital para verificar su firma y para recibir mensajes de correo cifrados, GoldMine
permite configurar las opciones de E-mail para que incluyan esta información al enviar un mensaje.
Para configurar las opciones de E-mail en la pestaña Seguridad
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccione la pestaña Seguridad.
Haga clic en ID(s) Digital… para
configurar los ID. Aparecerá el cuadro de
diálogo Administrar ID digitales.
En el área Ajustes de firma, puede
seleccionar la opción siguiente:
• Por defecto, firmar TODO mensaje
saliente con un ID digital: envía
todos los mensajes de e-mail con su
ID digital. Si no selecciona esta
opción, todavía puede cifrar mensajes
individuales seleccionando Cifrar
mensajes en la barra de herramientas
Editar e-mail. El mensaje se envía con una firma, pero no se codifica (mensaje claro). Esto
permite que los destinatarios que no pueden admitir S/MIME lean el mensaje.
• Codificar cualquier correo saliente firmado con un ID digital (Los destinatarios deben
tener S/MIME para leer mensajes 'opacos'): envía mensajes de correo salientes firmados
con un ID digital codificado como S/MIME (opaco). Los clientes de correo más antiguos
que no admiten S/MIME, no podrán leer el cuerpo de este tipo de mensaje de e-mail.
52
7.
8.
Para cifrar todos los mensajes salientes por defecto, seleccione Por defecto, cifrar TODO el
correo saliente (Se requieren por adelantado los certificados de los destinatarios para leer
mensajes cifrados). Si se selecciona esta opción, se configura el cifrado en los ID digitales en
los mensajes salientes. Aunque esta opción esté seleccionada, puede seleccionar No cifrar en el
menú de cifrado de la barra de herramientas Editar e-mail.
En el área Otros ajustes, puede seleccionar las opciones siguientes:
• Importar certificados nuevos/actualizados para TODO correo entrante firmado, por
defecto: importa automáticamente el ID digital en todos los mensajes entrantes firmados en
Propiedades de registro|Detalles de contacto|pestaña ID(s) digital(es) del contacto.
• Guardar TODOS los correos S/MIME como mensajes 'claros': guarda todos los
mensajes codificados como S/MIME (opacos) y todos los mensajes cifrados como claros o
no codificados. Como mensajes con texto claro, todos los usuarios de GoldMine que tengan
acceso al registro de e-mails pueden leer los mensajes. Si no se selecciona esta opción, los
mensajes se guardan tal como se han recibido. Siempre que un usuario de GoldMine,
independientemente de si es el destinatario u otro usuario, quiera leer el mensaje de e-mail,
deberá introducir la contraseña para la clave privada del destinatario de GoldMine. Recuerde
que, por razones de seguridad, sólo el destinatario debe saber la contraseña para su clave
privada.
Si no selecciona esta opción, otros usuarios no podrán leer los
mensajes cifrados de los contactos en las pestañas Historial y
Pendiente. Considere detenidamente las consecuencias antes de
desactivar esta opción.
9. Seleccione otra pestaña o haga clic en Aceptar para guardar y cerrar el cuadro de diálogo.
Configuración de la pestaña Centro de e-mail del cuadro Opciones de E-mail
Puede configurar el centro de e-mail desde la pestaña Centro de e-mail del cuadro de diálogo Opciones
de E-mail.
Para configurar las opciones de E-mail para el Centro de Correo Electrónico
1.
2.
3.
4.
5.
Haga clic en Más opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de E-mail .
Seleccione Centro de Correo Electrónico.
En el área Ajustes Generales, puede
seleccionar las opciones siguientes:
• Mostrar Dirección Electrónica y
Nombre de Cuenta (en su caso)
para cuentas en línea: seleccione
esta opción para mostrar las cuentas
en el centro de e-mail por la dirección
de e-mail y el nombre de la cuenta. Si
el nombre de la cuenta se deja en
blanco, GoldMine utiliza la dirección
de e-mail como el nombre de cuenta.
Si el nombre de la cuenta contiene
una entrada y desactiva esta opción, GoldMine muestra la cuenta sólo por el nombre de la
cuenta.
• Mostrar carpeta de Outlook: muestra la carpeta de Outlook en el equipo local del centro
de e-mail.
53
6.
En el área Configuración de la Papelera, puede seleccionar las opciones siguientes:
• Mover correo eliminado a la Papelera: coloca el correo eliminado en la carpeta Eliminado
del centro de e-mail. GoldMine retiene el correo hasta que selecciona Vaciar papelera de
reciclaje en el menú contextual.
• Vaciar la papelera al cerrar el centro de correo: elimina automáticamente cualquier
mensaje situado en la carpeta Eliminado al cerrar el centro de e-mail.
• Confirmar antes de vaciar papelera: muestra un mensaje de advertencia para que
confirme que quiere eliminar los mensajes de la carpeta Eliminado.
7.
En el área Opciones de presentación de cabecera, puede seleccionar una de las opciones
siguientes:
8. Ocultar cabeceras: no muestra información de la cabecera en el mensaje de e-mail.
9. Mostrar Cabeceras de resumen: muestra sólo información de un nivel relativamente alto en
el mensaje de e-mail, como por ejemplo la fecha, el remitente, el asunto, el destinatario, etc.
Esta opción no muestra información de enrutamiento detallada.
10. Mostrar TODAS las cabeceras: muestra toda la información de la cabecera en el mensaje de
e-mail, incluida la información de enrutamiento y el ID de mensaje.
8.
En el área Opciones de presentación de fecha, puede seleccionar una de las opciones
siguientes:
• Formato de Fecha larga: muestra la fecha en letra en el centro de e-mail, incluido el día.
• Formato de Fecha corta: utiliza un formato numérico genérico para el mes, el día y el año,
además del tiempo de transmisión.
9.
Las opciones de almacenamiento de las carpetas de archivado automático asignan nombres
a las carpetas del centro de e-mail y almacenan los mensajes entrantes y salientes. Puede dejar
la configuración por defecto de Archivado (mensajes de e-mail entrantes) y Enviado
(mensajes de e-mail salientes) o sobrescribir las entradas para volver a nombrar las carpetas.
• Organizar correo Autoguardado en carpetas de mes-año: utiliza un nivel para almacenar
mensajes entrantes por mes, año.
• Organizar correo Autoguardado primero por carpetas de año, y luego por subcarpetas
de mes: utiliza dos niveles para almacenar los mensajes entrantes en carpetas de mes bajo
carpetas independientes para cada año.
10. Haga clic en Más opciones de carpetas de
Autoarchivado para cambiar las etiquetas de mesnombre por defecto asignadas a las carpetas. Aparecerá
el cuadro de diálogo Nombres de mes de las carpetas
de archivado automático. Seleccione Omitir los
nombres de mes por defecto y escriba los nombres de
la nueva etiqueta que desee asignar a las carpetas
Archivado. Haga clic en Aceptar para volver a la
pestaña Centro de e-mail.
Configuración de la pestaña Avanzado del cuadro Opciones de E-mail
Puede definir una configuración de Internet avanzada para que se aplique globalmente a su centro de email, archivos de adjuntos existentes, operaciones de mensajes y datos importados desde un sitio web.
54
Para configurar las opciones de E-mail en la pestaña Avanzado
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccione la pestaña Avanzado.
En el área Centro de Correo
Electrónico, puede seleccionar las
• Habilitar ‘Eliminar’ Todo el
correo del servidor: seleccione
esta opción para activar el botón
Eliminar todos los mensajes
del servidor de la barra de
herramientas del centro de email, que permite eliminar todos
los mensajes del servidor de
correo de Internet. Por defecto,
GoldMine no incluye este icono en la barra de herramientas del centro de e-mail.
• Descargar mensajes antiguos en primer lugar: seleccione esta opción para recuperar
mensajes del servidor de correo en orden cronológico (del más antiguo al más nuevo). Por
defecto, GoldMine recupera mensajes en orden inverso (del más nuevo al más antiguo).
• Suprimir aviso de sobrescritura: no muestra una advertencia antes de sobrescribir un
archivo existente con un archivo adjunto que tenga el mismo nombre.
6.
En el área Acción por defecto para adjunto existente, puede seleccionar una de las opciones
siguientes para especificar el método por defecto para gestionar un archivo con el mismo
nombre:
• Sobrescribir archivo existente: reemplaza un archivo existente por un archivo adjunto con
el mismo nombre.
• Elija un nuevo nombre de archivo: permite renombrar un archivo adjunto cuyo nombre
coincide con el de un archivo existente.
• Asignación automática de nombre: anexa un número al nombre de archivo de un archivo
adjunto con el mismo nombre que un archivo existente. Si GoldMine no puede anexar un
número (hasta 64), se asigna un nombre aleatorio y exclusivo al nuevo archivo.
• No guardar el archivo: elimina un archivo adjunto cuyo nombre coincide con el de un
archivo existente.
7.
En el área Mensaje, puede seleccionar las opciones siguientes:
• Usar HTML al crear nuevo correo electrónico: permite que GoldMine reconozca la
•
•
•
•
codificación HTML en los mensajes entrantes, y también aplicar formato HTML a los
mensajes salientes. Esta opción agrega una barra de herramientas de edición HTML al
cuadro de diálogo Editar correo de Internet que puede utilizar para agregar una serie de
atributos de formato como, por ejemplo color, inserción de archivos de imagen y alineación.
Extraer HTML incrustado como adjunto: crea un adjunto HTML de un mensaje escrito
como HTML que puede visualizar con un explorador web.
Comprobar Ortografía antes de enviar: comprueba automáticamente la ortografía de un
mensaje cuando selecciona Enviar en el cuadro de diálogo Editar correo de Internet.
Mostrar siguiente mensaje después de eliminar/terminar: una vez que ha eliminado un
mensaje seleccionado, GoldMine muestra automáticamente el siguiente mensaje que aparece
en el centro de e-mail.
Por defecto, enlazar la dirección de email al registro: enlaza una dirección de e-mail de
un mensaje recuperado al contacto. Para enlazar mensajes a contactos sin enlazar la
dirección de e-mail, no seleccione esta opción.
55
• Marcar adjuntos para sincronización por defecto.: marca todos los adjuntos de e-mail
como documentos enlazados que se sincronizarán, excepto las VCards y los conjuntos de
transferencias.
• Eliminar adjuntos al eliminar el mensaje: elimina los adjuntos cuando se eliminan los
mensajes.
9.
En el área Importar de la Web (Web-Import), puede seleccionar las opciones siguientes:
• Importar datos al recuperar correo del centro: importa datos Importar de la Web al
mismo tiempo que GoldMine recupera mensajes de e-mail. Si prefiere importar
manualmente datos Importar de la Web, no seleccione esta opción.
• Importar datos por recuper. de correo en segundo plano: importa datos Importar de la
Web al mismo tiempo que GoldMine realiza una recuperación de e-mails en segundo plano.
• Descartar mensaje después de importar datos: elimina el mensaje Importar de la Web del
sitio web después de que GoldMine recupere el mensaje.
10. En el cuadro de texto Máximo tiempo de comunicación, escriba el número de segundos que
GoldMine debe permanecer inactivo antes de desconectarse del servidor de correo. El valor por
defecto es 60 segundos.
11. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.
Configuración de la pestaña Telefonía del cuadro Opciones
Debe tener un módem
instalado y totalmente
operativo en su equipo
antes de que pueda
configurarlo
correctamente.
Para configurar las opciones de Telefonía
1.
2.
3.
•
•
•
Seleccione la pestaña Telefonía.
En el área Ajustes del módem, puede
configurar las opciones siguientes:
Línea TAPI: seleccione la configuración TAPI en la lista desplegable que coincida con la
configuración TAPI del marcador telefónico.
Propiedades de marcado: muestra el cuadro de diálogo Opciones de teléfono y módem.
Propiedades de línea: muestra el cuadro de diálogo Preferencias de conexión del módem.
Consulte la documentación de Windows y del módem para obtener
información detallada de la configuración.
4.
En el área Formato Numérico Marcado, puede configurar las opciones siguientes:
•
•
•
Dejar números de teléfono en formato TAPI: permite que el formato TAPI agregue
cualquier número adicional necesario para marcar un número de teléfono, como el acceso
internacional y los códigos de país.
Marcar números tal como aparecen en Goldmine: marca los números a medida que son
formateados en GoldMine.
Código de Area: código de área desde el que efectúa la marcación.
56
•
•
•
5.
6.
Marcar prefijo: una secuencia numérica mediante la que se accede a un servicio o línea
especial.
Marcar sufijo: una secuencia numérica después del número de teléfono para acceder a un
servicio o línea especial.
Colgar después de: x seg.: especifica el número de segundos antes de que GoldMine
intente volver a conectarse de nuevo.
En el área SoftPhone (Cliente SIP) ingrese el número de
extensión local y seleccione Softphone por defecto.
Haciendo clic en el botón “Configuración SIP…” puede
accede a modificar las opciones avanzadas de Softphone:
Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y
cerrar el cuadro de diálogo.
Configuración de la pestaña Busca del cuadro Opciones
Puede introducir información sobre su busca o localizador para que pueda recibir mensajes de otros
usuarios de GoldMine y alarmas configuradas en GoldMine. Para enviar un mensaje de busca a usuarios
de GoldMine, seleccione Acciones|Enviar Mensaje a busca…. Seleccione el usuario de GoldMine o
grupo de usuarios en la lista desplegable.
Para configurar las opciones del Busca
4.
5.
6.
7.
Seleccione la pestaña Busca.
Escriba el Id de ‘Busca’ (PIN). Éste es el código de identificación que identifica su busca. Si
es necesario, póngase en contacto con su proveedor de servicios para obtener esta información.
Seleccione una de las opciones siguientes:
• Avisar enviando un correo electrónico a la dirección: escriba su dirección de correo de
Internet. Seleccione esta opción para recibir un mensaje de busca por e-mail en lugar de
recibir una llamada al número de
teléfono del busca.
• Avisar marcando un número
de terminal telefónico: esta
opción configura GoldMine para
que envíe un mensaje al número
de teléfono del busca cuando
usted proporcione lo siguiente:
Número de terminal:
proporcione un número de
teléfono al Busca. Incluya
cualquier secuencia de prefijo o
sufijo necesaria para acceder a
un
servicio o línea especial. Por
ejemplo, su módem puede necesitar marcar el número 9 antes del número de teléfono para
acceder a una línea de salida.
Largo máximo de caracteres del terminal: número máximo de caracteres que puede
aceptar el Busca. La mayoría de buscas pueden aceptar entre 80 y 100 caracteres.
57
5.
6.
7.
Mostrar estado durante la ‘Busca’: Seleccione esta opción para mostrar la ventana de estado
de busca que muestra los mensajes que se han enviado hacia el busca receptor y desde el
mismo.
Configuración de la pestaña Corrector Ortográfico del cuadro Opciones
La pestaña Corrector ortográfico permite seleccionar configuraciones específicas para las opciones de
corrector ortográfico.
Para configurar las opciones del corrector ortográfico
1.
2.
3.
Seleccione la pestaña Corrector ortográfico.
En el área Opciones de Revisión
Ortográfica, puede seleccionar las
• Ignorar palabras que comiencen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
4.
con mayúscula: ignora los nombres
propios.
Ignorar palabras en mayúsculas:
ignora acrónimos e iniciales.
Ignorar palabras que contengan
números: ignora palabras con
caracteres numéricos.
Ignorar palabras que incluyan
mayúsculas y minúsculas
mezcladas: ignora palabras de un tipo concreto, como GoldMine.
Ignorar nombres de dominio: ignora direcciones web o de Internet.
Informar de palabras repetidas: notifica si ha escrito la misma palabra dos veces.
Sensible a mayúsculas/minúsculas: el corrector ortográfico evalúa una palabra que
empiece por mayúscula de forma diferente en el caso de que no empiece por mayúscula.
Sugerencias fonéticas: ofrece sugerencias fonéticas con un sonido similar a la palabra
seleccionada.
Sugerencias tipográficas: ofrece palabras que tienen una estructura ortográfica similar a la
palabra seleccionada.
Sugerir partición de palabras: sugiere dos palabras para palabras compuestas que no
aparecen en el diccionario.
Autocorrección: si está activada, las palabras marcadas con acciones de cambio automático
se cambiarán automáticamente por las que se especifiquen como palabras sustitutorias. si
está desactivada, se le solicitará confirmación antes de cambiar las palabras.
En el área Sugerencias, puede seleccionar una de las opciones siguientes:
• Rápido pero menos preciso: evalúa la palabra que no se ha reconocido en función de las
opciones de ortografía y genera rápidamente una lista de sugerencias con un amplio criterio
de base.
• Moderadamente rápido y preciso: evalúa la palabra que no se ha reconocido en función de
las opciones de ortografía y genera moderadamente rápido una lista precisa de sugerencias.
Ésta es la configuración por defecto.
• Lento pero preciso: evalúa la palabra que no se ha reconocido en función de las opciones
de ortografía y genera una lista de sugerencias creada detalladamente.
5.
En el área Diccionarios, seleccione el idioma del diccionario principal en la lista
desplegable. Puede elegir entre 18 diccionarios, entre los que se encuentran los siguientes
58
idiomas: inglés americano e inglés británico legal y médico, francés europeo y canadiense y
portugués de Brasil.
Haga clic en Configurar Diccionarios… para iniciar el cuadro de diálogo Diccionarios donde
puede crear y personalizar los archivos de diccionario .tlx.
6.
Creación de diccionarios
El corrector ortográfico de GoldMine permite configurar y personalizar el diccionario para cada usuario.
Puede agregar palabras, importar archivos y cambiar la acción de palabras individuales.
Para crear un diccionario
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Seleccione la pestaña Corrector ortográfico.
Haga clic en Configurar diccionarios…. Aparecerá el cuadro de diálogo Diccionarios.
El cuadro de texto Palabras permite agregar
una palabra o editar la palabra resaltada del
cuadro de texto. La lista del cuadro de texto
muestra las palabras en el archivo .tlx de
Archivos
El cuadro de texto Otra palabra permite
escribir variaciones entre mayúsculas y
minúsculas en la palabra.
Haga clic en Agregar palabra para agregar
la nueva palabra en el cuadro de texto
Palabras o una variación de palabra en el
cuadro de texto Otra palabra.
Haga clic en Eliminar palabra para suprimir la palabra del archivo de diccionario.
Haga clic en Importar para importar las palabras de un archivo .txt en el archivo .tlx actual de
Archivos.
Cuando se importan archivos que tengan frases compuestas de varias
palabras, cada palabra se agrega de forma individual en lugar de
como una frase.
9.
Haga clic en Exportar para exportar las palabras en el archivo .tlx de Archivos actuales a un
archivo .txt.
10. La lista desplegable Acción permite seleccionar acciones para aplicar a palabras individuales.
Las opciones posibles son:
•
•
•
•
•
Cambiar automáticamente (utilizar mayúsc./minúsc. según palabra marcada)
Cambiar condicionalmente (utilizar mayúsc./minúsc. según otra palabra)
Cambiar condicionalmente (utilizar mayúsc./minúsc. según palabra marcada)
Ignorar (omitir)
Excluir (tratar como un error ortográfico)
10. Para aplicar una Acción a una palabra, resalte la palabra en la lista del cuadro de texto
Palabras y, a continuación, seleccione la acción en la lista desplegable Acción. Haga clic en
Agregar palabra. La acción que ha seleccionado ahora se aplica a la palabra.
11. La lista desplegable Archivos mostrará los diccionarios .tlx personalizados disponibles.
12. Haga clic en Añadir archivo para examinar en otros archivos .tlx.
59
Los archivos .tlx se almacenan en las carpetas de usuarios de la
carpeta Corrector ortográfico situada en el directorio principal de
GoldMine.
13. Haga clic en Nuevo archivo para crear un nuevo archivo .tlx. Aparecerá el cuadro de diálogo
Nuevo diccionario.
14. Haga clic en Suprimir archivo para eliminar el archivo .tlx actual.
15. Haga clic en Cerrar para guardar la configuración.
Revisión ortográfica de correos electronicos
Puede revisar la ortografía de un correo electrónico de acuerdo con diccionarios por defecto o
diccionarios personalizados antes de enviar un mensaje.
Para revisar la ortografía
1.
Una vez creado el correo, haga clic en el botón Revisar ortografía de la barra de herramientas
del centro de e-mail
. Aparecerá el
cuadro de diálogo Comprobar
ortografía.
2. La palabra dudosa aparecerá en el cuadro
de texto No está en el diccionario.
3. En la lista Sugerencias encontrará un
listado de sugerencias. Las palabras que
se visualizan se basan en las opciones
seleccionadas en la pestaña Corrector
ortográfico.
4. Puede seleccionar una de las opciones
siguientes:
5. Ignorar: omite esta aparición de la palabra dudosa, pero si ésta vuelve a repetirse, la marca y la
muestra.
6. Ignorar todo: omite esta aparición y todas las apariciones siguientes de la palabra en este
documento. Utilice esta opción si el diccionario informa de que la palabra tiene un error
ortográfico, pero en realidad es correcta y no quiere agregarla al diccionario.
7. Añadir: la palabra se agrega al diccionario que se muestra en el cuadro de texto Agregar
palabras a. Hay palabras asociadas a las empresas que inicialmente pueden dar error
ortográfico, como la terminología técnica o los nombres propios, y que se utilizan con
frecuencia. Compruebe que la ortografía de la palabra es correcta y haga clic en Agregar.
8. Cambiar: sustituye la palabra dudosa por la palabra resaltada en la lista Sugerencias; o, si se
edita la palabra, se sustituye por la palabra editada. La palabra editada puede volver a mostrarse
como dudosa, en cuyo caso seleccione Ignorar para actualizar la palabra dudosa con la
ortografía nueva.
9. Cambiar todo: cambia esta aparición y todas las apariciones siguientes de la palabra en este
documento. La palabra seleccionada en la lista Sugerencias se utiliza a no ser que se edite la
palabra, en cuyo caso se utiliza la palabra editada.
10. Sugerir: busca de forma más exhaustiva una palabra de sustitución que se ha sugerido para la
palabra dudosa. Cada vez que hace clic en el botón Sugerir, se realiza una búsqueda más
extensa. Cuando el corrector ortográfico ha agotado todas las posibilidades, el botón Sugerir se
desactiva.
5.
6.
Puede editar una palabra dudosa escribiendo una versión revisada de la palabra en el cuadro de
texto No está en el diccionario. El botón Ignorar cambia a Deshacer edición. Si hace clic en
Deshacer edición, la palabra editada recupera su forma original.
Desde el cuadro de diálogo Comprobar ortografía, puede cambiar las opciones y los
diccionarios.
60
7.
8.
Seleccione Deshacer si ha realizado cambios en un documento, con Ignorar o Cambiar, y desea
deshacer los cambios. El botón Deshacer desecha las palabras una a una.
Haga clic en Cancelar para detener el corrector ortográfico y cerrar la ventana.
Configuración de la pestaña Inicio del cuadro Opciones
La pestaña Inicio permite configurar la información de inicio de sesión y las bases de datos por defecto.
Esta pestaña está disponible únicamente para usuarios que tengan derechos principales.
IMPORTANTE: estas configuraciones vuelven a escribir el archivo GM.ini y son globales. Los
cambios que efectúe afectan a todos los usuarios.
Para configurar las opciones de Inicio de sesión
1.
2.
3.
4.
Seleccione la pestaña Inicio de sesión.
Para seleccionar el directorio inicial de GoldMine, busque la ubicación del directorio de
GoldMine. Si trabaja en una red, debe ser la unidad asignada al directorio principal de
GoldMine. Por ejemplo, g:\Apps\GoldMine o la URL correspondiente.
Para seleccionar la base de datos
de GoldMine, seleccione el alias
de la base de datos en la lista
desplegable. Por ejemplo,
GoldMine
5.
Para seleccionar la base de datos
de contacto por defecto,
seleccione el alias de la base de
datos de contacto que quiere que se
abra por defecto. Por ejemplo,
DEMO:.
6.
El usuario de inicio de sesión por
defecto escribe en el archivo gm.ini local y es adecuado para instalaciones de un solo usuario,
no para instalaciones en red. Para instalaciones en red, cada estación de trabajo normalmente
tiene un usuario diferente con su propio inicio de sesión.
En algunos sistemas operativos, especialmente en los sistemas
operativos basados en NT, no se respeta al usuario de inicio de
sesión por defecto y el inicio de sesión de GoldMine toma como valor
por defecto el nombre de inicio de sesión de la red.
En una estación de trabajo de la red en la que inicia sesión en
GoldMine con un inicio de sesión que es diferente a su inicio de
sesión de red, puede agregar /u:nombredeusuario (donde
nombredeusuario es su inicio de sesión de GoldMine) al campo de
destino de las propiedades del icono de GoldMine en el escritorio.
Esto rellenará el inicio de sesión de GoldMine con su nombre de
inicio de sesión GoldMine correcto.
7.
La lista desplegable Cronómetro contiene tres opciones para controlar la actividad de inicio de
sesión del usuario. La información se muestra en la pestaña Cronómetro en cada cuadro de
diálogo de Propiedades de usuario. Puede elegir las opciones siguientes:
• Desactivar cronómetro: desactiva el inicio de sesión y el seguimiento horario.
61
• Controlar totales diarios: controla el número total de veces en que un usuario inicia sesión
en GoldMine y muestra la cantidad acumulada de tiempo que el usuario permanece
conectado por día. Estas estadísticas aparecen en la pestaña Reloj horario de la ventana
Propiedades de usuario. Ésta es la configuración por defecto.
• Controlar cada inicio de sesión: controla la cantidad de tiempo que un usuario está
conectado en GoldMine para cada inicio de sesión. Estas estadísticas aparecen en la pestaña
Reloj horario del cuadro de diálogo Propiedades de [nombredeusuario].
8.
9.
Seleccione Evitar ventana de inicio de sesión para omitir el titular de inicio de sesión si no
hay una contraseña del usuario.
Seleccione Abrir Ficheros en modo exclusivo para permitir que abra GoldMine únicamente el
usuario que ha iniciado sesión actualmente.
Abrir Ficheros en modo exclusivo es útil para los administradores
de GoldMine que están trabajando en la base de datos y necesitan
mantener fuera a otros usuarios. Cuando haya terminado de utilizar
los archivos de forma exclusiva, desactive esta opción para que otros
usuarios puedan iniciar sesión. Si se selecciona esta opción, escribe
la línea Exclusive=1 en la sección [GoldMine] del archivo GM.ini.
Configuración de la pestaña Sistema del cuadro Opciones
En la pestaña Sistema del cuadro de diálogo Opciones, puede definir varias configuraciones de
GoldMine.
Para configurar las opciones de Sistema
1.
2.
3.
Seleccione la pestaña Sistema.
En el área Navegación, seleccione entre las siguientes acciones según su necesidad:
• Seleccione Utilizar menú clásico
de Goldmine para mostrar el
menú con el formato de Goldmine
Corporate Edition.
• Mostrar Barra de Tareas:
Seleccione esta opción para
utilizar la Barra de Tareas de
Goldmine Corporate Edition
• X Recent ítems shown Seleccione
la cantidad de elementos
recientemente utilizados a mostrar
4.
En el área Fecha y Hora seleccionar:
• Mostrar las fechas de acuerdo a
la configuración local para mostrar fechas en el formato definido en la Configuración
regional de Windows.
• Mostrar hora en formato de 24 horas para mostrar la hora en formato de 24 horas en la
barra de estado y los campos correspondientes a la hora de las ventanas. Por ejemplo, 9:00
p.m. aparece como 21:00 en el formato de 24 horas.
• Seleccione Año de ÉPOCA para determinar el método mediante el que GoldMine interpreta
las fechas cuando no se indica un siglo; es decir, una entrada de fecha que contenga sólo los
dos últimos dígitos del año. Para desplazarse por los valores mediante incrementos de un
62
año, haga clic en las flechas arriba y abajo que se encuentran junto al campo. Ejemplo: si ha
configurado el valor en 80, GoldMine interpretará la entrada 03/10/80 como 10 de marzo de
1980 y la entrada 10/01/70 como 1 de octubre de 2070.
5.
6.
7.
8.
9.
En el área Barra de Herramientas Clásica (Classic toolbar), seleccione la opción “Mostrar
texto del botón” para mostrar los botones de la barra de herramientas clásica.
En el área Pestaña Actividad, seleccione Mostrar código de actividad en la pestaña
Historial las pestañas para mostrar el código de actividad en las actividades completadas de la
pestaña Historial.
En el área de Ayuda, seleccione la casilla situada junto a Mostrar sugerencias al inicio para
ver las sugerencias para el usuario al iniciar GoldMine. No seleccione esta casilla de
verificación si no desea ver los Consejos de usuario.
En el cuadro de texto El nombre de usuario en Outlook y en GoldMine es distinto, escriba
el nombre de usuario de Microsoft® Outlook® si el nombre de usuario de Outlook no es el
mismo que el nombre de usuario de GoldMine.
Para obtener resultados óptimos, asigne el mismo nombre de usuario
en GoldMine y MS Outlook.
Uso de Actualizar en la red (NetUpdate)
Si ya tiene una licencia de GoldMine y ha adquirido una actualización, o si participa en el programa de
protección de actualizaciones, puede emplear Actualizar en la red para actualizar la copia de GoldMine
existente con la última revisión.
S i varios usuarios llevan a cabo la sincronización con GoldMine, todos
los sistemas GoldMine deben ejecutar la misma versión de GoldMine.
Cada vez que se efectúa una actualización en la red, la información de registro se transmite
automáticamente a FrontRange Solutions. No obstante, también puede iniciar una sesión para actualizar
la información de registro.
Puede acceder a Actualizar en la red para actualizar la copia de GoldMine de dos opciones de menú:
•
Herramientas|Configurar|Gestor de licencias: Aparecerá la ventana Administrador de
licencias GoldMine. Haga clic en la pestaña Net-Update(Actualizar en la red).
•
Ayuda|Actualizar GoldMine: Se abre la ventana Goldmine Net-Update (Actualizar en la red
de GoldMine).
Las pestañas y opciones que se utilizan
para efectuar una actualización en la red
son las mismas en cualquiera de estas
dos ventanas. La información siguiente
hace referencia al administrador de
licencias GoldMine.
Cuando seleccione el botón Net-Update
Ahora, GoldMine descargará
automáticamente un programa que
permitirá iniciar la sesión en el sitio web
de actualización y registro de FrontRange
Solutions. Mediante este sistema de
actualización en la red puede registrar
GoldMine, actualizar la versión de
63
GoldMine y ver las opciones de actualización del sistema GoldMine.
Para efectuar una actualización en la red
1.
Seleccione Herramientas|Configurar|Gestor de licencias. Aparecerá el cuadro de diálogo
Administrador de licencias GoldMine.
2.
Seleccione la pestaña Net-Update (Actualizar en la red).
3.
Seleccione Net-Update Ahora para descargar automáticamente un programa que permitirá
iniciar la sesión en el sitio web de actualización y registro de FrontRange Solutions. Mediante
este sistema de actualización en la red puede registrar GoldMine, actualizar la versión de
GoldMine y ver las opciones de actualización del sistema GoldMine.
Debe conectarse al proveedor de servicios de Internet antes de seleccionar
esta opción para conectarse correctamente al servidor de Actualizar en la
red de FrontRange Solutions.
4.
Seleccione Actualizar información de registro para llevar a cabo la actualización con la
información de la pestaña Registro.
Actualización Usuarios Remotos
No permita que los usuarios remotos sincronicen con un sistema
actualizado hasta que el GoldMine remoto sea actualizado a la MISMA
versión del sistema principal.
Para actualizar a los usuarios remotos después de realizar la actualización del sistema principal con
NetUpdate:
1.
Busque el archivo gmsetup.exe.
2.
Dependiendo de cómo se comuniquen los usuarios remotos con la red y el sistema principal de
GoldMine y de la velocidad de conexión, enviar el archivo gmsetup.exe a través de un CD,
copiándolo en un sitio FTP, a través de correo electrónico, o copiándolo en una unidad de red
accesible por el remoto.
3.
Incluir instrucciones sobre la ejecución del archivo gmsetup.exe y lo que debe esperar el
usuario remoto después de la actualización.
4.
Una vez que el usuario remoto actualice su sistema a la misma versión de GoldMine del
sistema principal, puede reiniciar la sincronización con el sistema principal.
3.8 Acerca de ID digitales
Si usted y su contacto utilizan ID digitales para verificar las firmas y enviar mensajes de e-mail cifrados,
en GoldMine podrá configurar “Herramientas|Opciones|Email| Más Opciones| Seguridad” y
“Editar|Propiedades de registro|Detalles de contacto|ID digitales” para incluir la información
necesaria para los e-mail S/MIME.
El ID digital, también conocido como certificado digital, es un archivo que se envía con un mensaje de
e-mail que le identifica como remitente auténtico. Los certificados de ID digital son archivos emitidos
por una autoridad de seguridad certificada, como VeriSign, Inc., o bien por el administrador de
Microsoft Exchange Server. Los ID digitales tienen fecha de caducidad y deben renovarse
periódicamente para conservar la validez. El ID digital que se envía suele contener la información
siguiente:
64
•
•
•
•
•
•
Su nombre y dirección de e-mail como firma digital
Su clave pública (las claves públicas y privadas se describen más abajo)
Fecha de caducidad de la clave pública
Nombre de la entidad emisora de certificados (CA) que ha emitido su ID digital
Número de serie del ID digital
Firma digital de la CA
Uso de ID digitales
Las aplicaciones de e-mail utilizan ID digitales de varias maneras. Una de ellas es como firma digital.
Una firma digital proporciona seguridad verificando que el mensaje procede de una persona específica y
que no se ha modificado. Otra manera es como método de cifrado de mensaje. El cifrado de ID digital
fragmenta un mensaje mediante un algoritmo específico de destinatario.
Claves públicas y privadas
El cifrado de ID digital utiliza un sistema de pares de claves. Los pares de claves incluyen una clave
pública, utilizada para cifrar un mensaje, y una clave privada, utilizada para descifrarlo. El remitente de
un e-mail seguro debe tener la clave pública del destinatario para cifrar el mensaje. Una vez recibido el
mensaje, se descifra mediante la clave privada coincidente del destinatario.
En GoldMine puede intercambiar con un contacto mensajes de e-mail cifrados. Para ello, debe tener el
ID digital del contacto que incluye la clave pública del contacto, quien a su vez debe tener su ID digital
(de usted) que incluye su clave pública.
A continuación, en GoldMine, importe el ID digital
contacto a través de la opción de menú
“Editar|Propiedades de registro|Detalles de
contacto” pestaña “ID digitales”
del
E importe su propio ID digital a través de
“Herramientas|Opciones|Email|” botón “Más
Opciones” pestaña “Seguridad”.
Por ejemplo, al enviar un mensaje cifrado a un
contacto, se cifra en GoldMine mediante la clave pública que el contacto le ha proporcionado y, después,
cuando éste recibe el mensaje, se descifra en su aplicación de e-mail utilizando la clave privada del
contacto. Igualmente, cuando un contacto le envía un mensaje cifrado, se cifra mediante la aplicación de
e-mail del remitente con la clave pública de usted (proporcionada con antelación). Al recibir el mensaje,
se descifra mediante su clave privada.
Niveles de seguridad
•
•
Firmado: el mensaje se firma con la clave privada del remitente. El envío de un mensaje con
una firma digital confirma que el mensaje ha sido enviado por el remitente que aparece en De.
Cifrado: el mensaje se envía con la clave pública del destinatario. Antes de enviar el mensaje,
el destinatario le ha proporcionado su clave pública. Cuando un mensaje está cifrado, el cuerpo
y los documentos adjuntos están ocultos para todo aquel que no tenga la clave privada del
65
•
destinatario. El destinatario es el único que debe tener su clave privada. Un mensaje cifrado no
garantiza al destinatario que el remitente corresponde al nombre especificado en la dirección
De.
Firmado y cifrado: el mensaje está firmado con la clave privada del remitente, lo que
garantiza al destinatario que el mensaje ha sido enviado por el remitente especificado en la
dirección De. El mensaje se cifra con la clave pública del destinatario y se descifra con la clave
privada del destinatario cuando éste recibe el mensaje.
Uso compartido de claves públicas
Por razones de seguridad, no debe compartir la clave privada, pero puede compartir la clave pública con
contactos de dos maneras:
•
•
Firma de ID digital: su ID digital se adjunta a los mensajes que incluyan una firma de ID
digital. El destinatario puede extraerlo a continuación e importarlo a su aplicación de e-mail.
Por ejemplo, en Outlook el usuario puede hacer clic con el botón secundario en el nombre del
remitente de un mensaje y agregar el contacto a sus contactos existentes. Se incluirá el
certificado de ID digital.
Exportar: puede exportar el ID digital y enviarlo a un contacto, quien después puede importar
el archivo a su aplicación de e-mail. Por ejemplo, en Outlook el archivo se importa en la
pestaña Certificado del contacto.
Configuración de ID digitales en Detalles de contacto
Si un contacto utiliza un ID digital al enviarle mensajes de e-mail, puede configurar el registro del
contacto con la información de ID.
Para establecer ID digitales para contactos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Con el registro de contacto activo en GoldMine, seleccione “Editar|Propiedades de
registro|Detalles de contacto”. Aparecerá el cuadro de diálogo Detalles de contacto.
Seleccione la pestaña ID digitales.
Haga clic en Importar para agregar el
archivo de ID digital de un contacto al
registro de contacto de GoldMine.
Importar ID digital.
En el cuadro de texto Nombre de
archivo escriba el nombre del archivo
de certificado *.p7b o *.cer que vaya a
importar o búsquelo.
En el cuadro de texto Nombre, escriba
el nombre que desee que se muestre.
Haga clic en Aceptar para volver a la
pestaña ID digitales.
Para exportar el archivo a otra
ubicación, haga clic en Exportar.
Para revisar los detalles del certificado,
haga clic en Ver.
Para eliminar un ID digital, resalte el ID y haga clic en Eliminar.
3.9 Envío de mensajes de e-mail firmados digitalmente
Para firmar digitalmente un mensaje, debe tener un ID digital configurado en Goldmine. La firma digital
contiene su clave privada y permite al destinatario confirmar que la dirección del campo De coincide
con la firma. Puede configurar la configuración de seguridad de Internet para que automáticamente se
agregue una firma con su ID digital a todos los mensajes salientes.
66
Al leer o enviar un mensaje de e-mail, puede firmar digitalmente el mensaje con su ID digital:
En la barra de herramientas que aparece cuando está redactando un correo
electrónico, haga clic en el botón “Firmar con ID digital”
3.10 Envío de mensajes de e-mail cifrados
Se pueden envíar mensajes individuales con una firma de ID digital o cifrado de GoldMine.
Puede proteger los mensajes de e-mail por cifrado. Los mensajes cifrados mediante GoldMine sólo los
pueden leer los usuarios de GoldMine con la contraseña correcta. Los mensajes enviados cifrados con
ID digital sólo se pueden enviar con la clave pública del destinatario y sólo se pueden descifrar y leer
con la clave privada del destinatario.
Cifrado mediante Goldmine
Al leer o enviar un mensaje de e-mail, puede elegir cifrar el mensaje mediante
GoldMine. Para ello:
1.
2.
3.
4.
5.
En la barra de herramientas, haga clic en el botón “Cifrar mensaje”
Aparecerá el cuadro de diálogo Configur ación de cifrado.
Seleccione “Encriptar el mensaje”.
En el cuadro de texto “Contraseña”
escriba la contraseña que utilizará
en el mensaje.
En la lista desplegable “Modo de
cifrado”, seleccione el nivel de
cifrado.
Haga clic en “OK” para guardar la
configuración. Únicamente pueden
abrir el mensaje los usuarios que
tengan la contraseña correcta y
trabajen con GoldMine.
Cifrado mediante ID Digital
Al enviar un mensaje de e-mail, puede firmar digitalmente el mensaje con su ID
digital. Para ello:
1.
2.
En la barra de herramientas, haga clic en el
botón de flecha desplegable de “Cifrar
mensaje” y seleccione “Encriptar usando
una ID digital”. El mensaje saliente se
enviará cifrado.
Si no hay un ID digital configurado para el contacto, un cuadro de aviso le
informará de que GoldMine no puede cifrar el mensaje. Al hacer clic en
“OK” regresará a la ventana del mensaje sin enviar donde puede elegir
configurar el ID digital del contacto o eliminar el cifrado del mensaje
haciendo clic en la flecha desplegable de Cifrar mensaje y desactivando la
opción “Encriptar usando una ID digital”.
Puede cifrar automáticamente todos los mensajes salientes con ID digitales
configurando los valores en la pestaña “Seguridad” de las opciones de E-mail. Si
67
elige cifrar todos los mensajes salientes, el menú desplegable del botón de la barra
de herramientas “Cifrar mensaje” permite seleccionar “No cifrar”para enviar el
mensaje sin cifrar.
Lectura de mensajes de e-mail enviados con ID digitales
Puede recibir mensajes de e-mail firmados y cifrados digitalmente de usuarios que no son de GoldMine.
Para enviarle un mensaje de e-mail firmado, el remitente debe tener un ID digital de una autoridad de
certificación válida. Para enviarle un mensaje de e-mail cifrado, el remitente debe obtener su clave
pública de ID digital de una autoridad de certificación válida. A continuación, cuando usted reciba el
mensaje, GoldMine le pedirá la contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de clave privada.
Cuando trabaje con mensajes de e-mail firmados y cifrados digitalmente en la bandeja de entrada del
centro de e-mail y la ventana de mensajes de e-mail de GoldMine, verá lo siguiente:
Icono de mensaje
firmado en la
bandeja de
Firmado con un ID digital: al recibir un mensaje firmado digitalmente, el
mensaje incluye la firma digital y la clave pública del remitente.
Al verificar la firma del mensaje, la bandeja de entrada mostrará un icono de
firma junto al mensaje. Cuando lo abra, posteriormente, se le informará de si la
firma se ha verificado o si la verificación de la firma ha fallado.
entrada
Icono de mensaje
cifrado en la
bandeja de
entrada
Icono de mensaje
firmado y cifrado
en la bandeja de
entrada
Cifrado: al recibir un mensaje cifrado digitalmente, éste se habrá cifrado con su
clave pública (proporcionada al remitente con anterioridad). El mensaje se
descifra con la clave privada configurada en Goldmine. Se le pide que
proporcione la contraseña de la clave privada para leer el mensaje.
Firmado y cifrado: al recibir un mensaje firmado y cifrado digitalmente, el
mensaje incluye la firma digital del remitente y un mensaje cifrado con la clave
pública (proporcionada al remitente con anterioridad).
La firma del mensaje se verifica y el mensaje se descifra con la clave privada
configurada en Goldmine. Se le pide que proporcione la contraseña de la clave
privada para leer el mensaje.
Indicador de firma verificada en el mensaje
Nota: esta plantilla y la siguiente no se mostrarán si no se ha seleccionado la
opción “Activar IE como visor de e-mail” en las opciones de E-mail (opción
de menú “Herramientas|Opciones|E-mail| Más opciones” pestaña
“Avanzado”.
Icono de mensaje
firmado y cifrado
fallido en la
bandeja de entrada
Indicador de verificación fallida de la firma en el mensaje
Algunas de las razones por lo que las firmas pueden fallar son: no coinciden la
firma y el remitente; el ID Digital está caducado; el Certificado correspondiente no
está configurado en Goldmine; etc.
3.11 Archivos .INI
68
GoldMine tiene diversos archivos .ini (archivos de inicialización) que definen los parámetros de
programas y usuarios individuales. Cada usuario GoldMine tiene un archivo nombredeusuario.ini y
nombredeusuario.tbi. El nombre se deriva del nombre de inicio de sesión del usuario seguido de la
extensión del archivo. Por ejemplo, si el nombre de inicio de sesión del usuario es JuanS entonces el
archivo .ini del usuario es juans.ini. El archivo nombredeusuario.ini está situado en el directorio de
GoldMine.
El archivo nombredeusuario.ini almacena las preferencias de usuario en GoldMine. GoldMine actualiza
la mayoría de configuraciones del archivo nombredeusuario.ini cuando se cambian las configuraciones
en preferencias, barras de herramientas, y otras áreas de usuario específicas de GoldMine. También se
pueden agregar o cambiar las configuraciones editando directamente el archivo con un editor de texto.
El archivo nombredeusuario.ini tiene diferentes secciones. Cada sección está separada por un título de
sección entre corchetes, por ejemplo [GoldMine], [Internet] y [Tool16]. Las configuraciones .ini son
específicas de secciones individuales. Procure actualizar la sección correcta si elige editar las
configuraciones de usuario de este modo.
En el archivo Username.tbi se almacena la configuración de la barra de tareas del usuario.
Configurando el archivo INI para utilizar Microsoft SQL Server Reporting Services
Después de instalar y configurar en la red el Microsoft SQL Server Reporting Services, añadir una
sección al archivo gm.ini que se encuentra en el directorio raíz de Goldmine.
Con esta configuración se le indica a GoldMine dónde encuentra alojado el servicio de reportes de
Microsoft SQL Server:
1. Cerrar GoldMine.
2. Abra el gm.ini archivo con el Bloc de notas
3. Escriba:
[ReportServer]
WebServiceURL = http://localhost/ReportServer/ ReportService.asmx
4. Guarde los cambios y cierre el Bloc
de notas.
Para utilizar la opción “Programación de Informes” acceder a la opción de menú
Ir a|Informes|Programación de Informes.
Configuración de GM.ini
El archivo GM.ini que se encuentra en el directorio principal de Goldmine, contiene el alias que indica
dónde están ubicadas las bases de datos de sistema (GoldDir) y de contacto (CommonDir). Esta
información se puede ver la opción de menú Ayuda|Acerca de Goldmine presionando el botón
Sistema.
Sección
[GoldMine]
Comando
UserNameFor
Valores
1
Descripción
Ordena que el nombre de usuario se muestre como
69
mat=
UserLogo=
RecAlertSec=
NewComplete
=
GoldDir=
CommonDir=
SysDir=
Exclusive=
LastRun=
HTML_Cal_N
otes=
SQLQueryTim
eout=
LongSQLQuer
yTimeout=
<ruta\nombre
de archivo>
<número de
segundos>
0
<ruta\nombre
de archivo>
<ruta\nombre
de archivo>
<ruta\nombre
de archivo>
1
<número de
días>
0
<número de
minutos>
<número de
minutos>
OnByDefault
FollowUp
ShowTipOfThe
Days
ROTitle
ROTabs
MSSQLMaxBr
owseRecsSearc
hTopRec
SearchTopRec
1
Nombre Apellidos (Nombre de inicio de sesión).
Si no se agrega el comando, el valor por defecto
que se muestra es Nombre de inicio de sesión
(Nombre Apellidos).
Coloca el logotipo personalizado en la pantalla de
inicio de sesión de GoldMine.
Cambia el retraso antes de que aparezca una alerta.
Crea sólo un registro parcial (Contact1) en lugar
de un registro completo (Contact1 y Contact2).
Ruta a los archivos GMBase.
Ruta a los archivos de contactos.
Ruta a los archivos de sistema de GoldMine.
Bloquea al resto de usuarios de GoldMine.
Configura el número de días que se debe esperar
antes de realizar otro mantenimiento automático.
Muestra las notas de actividad programadas como
texto simple en lugar de como HTML. Para
mostrar las notas como HTML, el valor es 1.
Configura el fin de tiempo de espera para todas las
consultas a la base de datos
Configura el fin de tiempo de espera global para
las operaciones críticas tal como sincronización o
re-indexación de la base de datos
Activa las alarmas en el calendario por defecto
(por separado para cada tipo de actividad).
También se puede habilitar desde la opción de
menú Herramientas|Opciones|Alarmas
Da opción de programar una actividad de
seguimiento al completar una Actividad. También
se puede habilitar desde la opción de menú
Herramientas|Opciones|Programar
También se puede habilitar desde la opción de
menú Herramientas|Opciones|Sistema
Muestra el nombre de contacto en la barra de título
del registro.
Permite cambia el nombre de las pestañas. Solo un
usuario con derechos de administrador puede
editar el nombre de pestañas. Escriba las nuevas
etiquetas en el orden en que se muestran las
pestañas en la pantalla. Las etiquetas de deben
separar por comas y no tener espacios, por
ejemplo: Resumen, Notas, Contactos. También
se pueden renombrar las etiquetas de las pestañas
accediendo a la opción Personalizar… del menú
que se despliega al hacer clic sobre la flecha que
se encuentra a la izquierda de las pestañas de la
pestaña de contacto.
Permite especificar el máximo número de registros
a mostrar en el Centro de Búsqueda de Contactos,
Lista de actividades y lista de Contactos.
Permite especificar el máximo número de registros
70
[WebImpPass
word]
[WebImportO
verwrite]
SQLQueryLim
it
<cantidad de
registros>
Passwordx=
<contraseña>
IAgree=
Deseo permitir
que Importar
de la Web
actualice los
campos
<nombres de
los campos
separados por
comas>
Fields=
a mostrar en el Centro de Búsqueda de Contactos.
Permite especificar el número máximo de registros
a mostrar en la ventana de resultado de las
consultas SQL.
Requiere contraseñas en los archivos Importar de
la Web. X es el número de la contraseña.
Permite que Importar de la Web actualice los
campos. Especifique los campos utilizando la
configuración Fields=.
Especifica los campos actualizados por Importar
de la Web.
Acerca de nombredeusuario.ini
Un archivo de nombredeusuario.ini se denomina en función del inicio de sesión de cada usuario, por
ejemplo, Juan.ini. Se crea un archivo para cada usuario que ha iniciado sesión y normalmente controla la
configuración para ese usuario que no se puede configurar utilizando los menús de GoldMine.
GoldMine coloca nombredeusuario.ini en el directorio de GoldMine.
GoldMine automáticamente genera algunas configuraciones nombredeusuario.ini.
La siguiente tabla muestra las configuraciones por defecto de los archivos nombredeusuario.ini:
Sección
[Internet]
[GoldMine]
Comando
ShowPreview=
Opciones
0 -- Vista
preliminar
desactivada
1 -- Vista
preliminar activada
BodySizeLimitK
B=
Tamaño en KB
AutoFillAddlAd
dress=
1 -- Autorellenar
seleccionado por
defecto
AutoFillEmailAd
dr=
1 -- Autorellenar
seleccionado por
defecto
Notas
Las configuraciones de la vista preliminar
del centro de e-mail también se pueden
activar y desactivar haciendo clic con el
botón secundario en un objeto del panel de
árbol y seleccionando Mostrar vista
preliminar.
Puede aumentar la cantidad previsualizada
de un mensaje de e-mail en el panel de Email.
Cuando cree un nuevo contacto adicional
en la pestaña Contactos, puede utilizar la
información de la dirección del contacto
principal para que rellene automáticamente
los campos correspondientes a la dirección
del contacto adicional.
Rellena automáticamente nuevas
direcciones de e-mail con el
@<nombre.dominio> de la dirección de email principal..
GoldMine automáticamente genera algunas configuraciones nombredeusuario.ini. Puede agregar
sentencias de comando al archivo nombredeusuario.ini o modificar las existentes. Las sentencias de
comando nombredeusuario.ini se utilizan para personalizar:
•
•
•
Acceso a macros de otro usuario
Visualización de la barra de títulos
Funciones de ordenación para archivos dBASE
71
•
•
Configuraciones de marcación y de módem
Configuraciones para actividades de mensajería
Puede agregar nuevas sentencias de comando a un archivo nombredeusuario.ini, o modificar los
comandos existentes. Los comandos se organizan en un formato similar al ejemplo siguiente:
[Section]
Setting=x
donde el nombre de la sección siempre aparece en corchetes, la configuración es la configuración
especificada y (x) representa el valor de la configuración designada. Asegúrese de colocar cada nuevo
comando en la sección adecuada de nombredeusuario.ini. Sin embargo, el orden de las sentencias dentro
de una sección no repercute en que la ejecución sea correcta.
Puede abrir el archivo nombredeusuario.ini de una de las dos maneras siguientes:
1.
2.
Desde el Explorador de Windows, haga doble clic en nombredeusuario.ini. Windows iniciará el
Bloc de notas y abrirá el archivo nombredeusuario.ini.
Desde un editor de texto, como el Bloc de notas, seleccione Archivo|Abrir. Aparecerá el cuadro de
diálogo Abrir. En el campo Buscar en, seleccione el directorio en el que ha instalado GoldMine.
En el campo Abrir, escriba nombredeusuario.ini; por ejemplo, Juan.ini. Para abrir el archivo,
seleccione Abrir.
Puede colocar sentencias de comando en el archivo nombredeusuario.ini para personalizar:
• Configuración de las cantidades de texto de vista preliminar de e-mail
Por defecto, GoldMine muestra 63 KB de texto del mensaje. Puede aumentar la cantidad para
previsualizar mensajes más grandes.
Para configurar la cantidad de texto que se visualiza en la vista preliminar de un e-mail:
1.
Abra su nombredeusuario.ini en el directorio de GoldMine utilizando el Bloc de notas de
Windows u otro editor de texto.
2.
Debajo de la sección [Internet], agregue la línea siguiente:
BodySizeLimitKB=tamaño en KB
3.
Seleccione Archivo|Guardar y, a continuación, salga del editor de texto.
• Configuración de mantenimiento o supresión en registros etiquetados
Cuando esté trabajando con registros etiquetados, es posible que quiera configurar un estándar para
mantener o borrar registros etiquetados.
Para configurar el registro etiquetado por defecto
1.
2.
Debajo de la sección [GoldMine], agregue la línea siguiente, utilizando uno de los números
definidos:
ClickUnselectDefault=un número (donde 0 es preguntar siempre, 1 es mantener registros
etiquetados sin preguntar y 2 es borrar registros etiquetados sin preguntar)
3.
4.
Reinicie GoldMine para aplicar los cambios.
• Configuración de salida de publicación de calendario en XML
Por defecto, GoldMine publica el calendario en HTML. También puede publicar en un archivo XML.
72
Para configurar la publicación de calendario en XML
1.
2.
Debajo de la sección [CalObj], agregue la línea siguiente:
XMLOutput=1 (Publica en XML. Si XMLOutput=0 o si no hay una configuración
XMLOutput, el calendario publica en HTML.)
3.
Entre las configuraciones relacionadas se incluye la posibilidad de utilizar archivos XSLT
personalizados cuando se publican calendarios diarios, semanales o mensuales. Un archivo
XSLT es un archivo de script especial que contiene reglas para transformar XML a HTML.
En la misma sección puede especificar los siguientes archivos de transformación:
ExternalXSLDaily=DailyFile.xsl
ExternalXSLWeekly=WeeklyFile.xsl
ExternalXSLMonthly=MonthlyFile.xsl
4.
Para obtener resultados óptimos, realice una copia de respaldo del archivo .ini
antes de agregar o cambiar algunos valores de configuración y cambie sólo las
configuraciones exactamente tal como se describe en los temas de Ayuda en línea.
Si necesita realizar cambios que no se describen en la Ayuda en línea, póngase en
contacto con el soporte técnico de FrontRange Solutions o su distribuidor habitual.
Acerca de la configuración de nombredeusuario.tbi
El archivo nombredeusuario.tbi almacena las opciones de la barra de tareas del usuario. Puede copiar
barras de tareas enteras o sólo grupos de tareas de un usuario a otro. La barra de tareas tiene una sección
llamada [gmbar]. Si elimina el archivo nombredeusuario.tbi, debe volverse a conectar a GoldMine como
ese usuario para volver a crear el archivo; no obstante, sólo tendrá grupos de tareas globales. Debe
copiar o crear manualmente los grupos de tareas.
Ajustes en la Configuración del sistema
1.
Seleccione Herramientas|Configuración|Configuración del sistema:
2.
Para permitir la actualización automática de las estaciones de trabajo cuando se actualice GoldMine,
haga clic en la pestaña Auto-Upgrade.
• Ruta de acceso UNC y el nombre del archivo de instalación (generalmente gmsetup.exe). Asigne
la ruta en dónde esté ubicado el archivo de instalación.
• Ruta de acceso UNC y el nombre del archivo del archivo de configuración (normalmente
73
gm_si.ini).
Asigne la ruta en dónde esté ubicado el archivo de configuración.
3.
Para establecer límites en la cantidad de registros de contacto a mostrar y formatos de Notas, haga
clic en la pestaña Display.
4.
En el apartado Limits (Límites):
• Seleccione
el
número
máximo
de
registros
para
mostrar
en
el
Centro de búsqueda de contactos, listas de contactos, lista de actividades y pestañas de registro
de contacto.
• Seleccione el número máximo de registros a mostrar en los resultados de las consultas SQL.
5.
En el apartado Notes Format (Formato de Notas), seleccione la opción código HTML o texto plano
según lo desee.
6.
Para permitir duplicar correos electrónicos en varios registros, haga clic en la pestaña pestaña
Advanced.
7.
En el apartado Contact’s permissions, haga clic en la casilla de verificación correspondiente para
permitir que los correos electrónicos se dupliquen en varios registros.
8.
En el apartado Universal Search, haga clic en el botón para instalar o desinstalar Búsqueda
universal.
9.
Para seleccionar los tipos de archivo a mostrar, como documento de Microsoft Word (doc) o HTML
(htm), haga clic en la pestaña Preview:
• Haga clic en cada tipo de archivo que desea mostrar. Por defecto están todos seleccionados.
• Para crear un nuevo tipo de archivo, haga clic en Nuevo y escriba en el nombre del archivo.
•
Para eliminar un tipo de archivo, seleccione el tipo y haga clic en Eliminar.
10. Pulse en OK para cerrar el cuadro de diálogo.
3.12 Macros DDE
Para facilitar la utilización de campos DDEAUTO, GoldMine permite seleccionar una macro como un
elemento de servicio. Cuando encuentra un elemento de servicio DDE que comienza con ampersand
(&), GoldMine busca en una tabla interna de nombres de macro. Si encuentra una coincidencia, procesa
dicha macro y devuelve el resultado tal como lo haría si se hubiera llamado a una función o expresión
DDE.
La mayoría de las macros son sensibles al contenido de la sub-función SETRECORD de la función
RECORDOBJ. Esta función DDE se usa principalmente para acceder a contactos adicionales y otra
74
información suplementaria. Cuando el tipo SETRECORD es PRIMARY. Las siguientes macros
devolverán el valor de los campos de la porción primaria del registro de contacto.
Cuando el tipo SETRECORD es CONTACTS (contactos adicionales), u otro tipo de registro
suplementario, las macros devolverán el valor de los campos correspondientes del fichero suplementario
(CONTSUPP).
Las siguientes macros pueden ser utilizadas como elementos de servicio:
&Address
Devuelve una cadena que contiene los valores de Address1 y Address2,
separados por los caracteres CR LF. Si cualquiera de los dos, Address1 o
Address2 no contiene datos, sólo se devuelve una línea, sin CR LF.
Esta macro puede utilizarse para ejecutar una supresión rudimentaria de líneas
en blanco en aplicaciones enlazadas que no soportan internamente la supresión
de líneas de dirección en blanco.
&Address1
Devuelve el primer campo Address del registro de contacto activo.
Normalmente esta información se extrae del campo Address1 en la porción
primaria del registro de contacto, sin embargo, cuando la subfunción
SETRECORD de RECORDOBJ ha sido usada para cambiar el tipo de registro
devuelto a CONTACTS, el valor que se retorna es el de Address1 del registro
de contacto adicional. Si el campo Address1 del registro de contacto adicional
está a blancos, &Address1 retorna el valor del campo Address1 en la porción
primaria del display del registro de contacto. Cuando el tipo SETRECORD de
RECORDOBJ es distinto de CONTACTS, &Address1 devuelve el valor del
campo Address1 en la porción primaria de la pantalla del registro de contacto.
&Address2
Devuelve el segundo campo Address del registro de contacto activo.
Normalmente esta información se extrae del campo Address2 en la porción
primaria del registro de contacto, sin embargo, cuando la subfunción
SETRECORD de RECORDOBJ ha sido usada para cambiar el tipo de registro
devuelto a ADDITIONAL, el valor que se retorna es el de Address2 del
registro de contacto adicional si existe una entrada en dicho campo del registro
de contacto adicional. Cuando el campo Address2 del registro de contacto
adicional está a blancos, &Address2 devuelve el valor del campo Address2 en
la porción primaria del registro de contacto. Cuando el SETRECORD de
RECORDOBJ está configurado para devolver un tipo de registro distinto de
PRIMARY o ADDITIONAL, Address2 devuelve el valor del campo Address2
de la porción primaria de la pantalla del registro de contacto.
&BrowseRecNo
Devuelve el número de ID del último registro seleccionado en una ventana de
navegación.
&CalRefresh
Refresca la pantalla gráfica del calendario. Use esta macro siempre que añada
registros al calendario utilizando DDE.
&City
Devuelve el campo City del registro de contacto activo. La acción de esta
macro es similar a la de &Address1. &City puede usarse para recuperar el
campo city de contactos adicionales utilizando la sub-función SETRECORD de
RECORDOBJ.
&CityStateZip
Devuelve una cadena de texto conteniendo los valores de los campos City,
State y Zip desde el registro de contacto activo en formato City, State Zip.
La acción de esta macro es similar a la de &Address1 y puede ser utilizada
para recuperar esos mismos valores de un registro de contacto adicional
mediante la sub-función SETRECORD de RECORDOBJ.
&CommonDir
Devuelve el alias de BDE donde se halla el archivo de contactos.
&Contact
Devuelve el nombre de contacto del registro de contacto actual. Normalmente,
este valor será extraído del campo Contact en la porción primaria del display
75
del registro de contacto. No obstante, puede utilizar la subfunción
SETRECORD RECORDOBJ para cambiar el tipo de registro devuelto a
contactos adicionales o a otro tipo de registro suplementario. Cuando
SETRECORD RECORDOBJ está dispuesto para devolver tipos de registro
distintos de PRIMARY, &Contact devuelve el valor del campo Contact en
CONTSUPP para el registro suplementario actual.
&Country
Devuelve el contenido del campo Country del registro de contacto activo. Esta
macro se comporta de forma similar a &Address1 y puede utilizarse para
recuperar el país de un contacto adicional mediante el uso de la sub-función
SETRECORD RECORDOBJ.
&Dial1
Devuelve el contenido de Phone1 del registro de contacto activo. El número de
teléfono retornado viene con el formato para marcado. GoldMine aplica las
mismas reglas utilizadas para marcado vía TAPI. Si se ha seleccionado, la
configuración de PREDIAL.INI se aplican a la selección de números de
teléfono.
&Dial2
Devuelve el contenido del campo Phone2 del registro de contacto activo. Vea
&Dial1 para más detalles.
&Dial3
Devuelve el contenido del campo Phone3 del registro de contacto activo. Vea
&Dial1 para más detalles.
&EmailAddress
Devuelve la dirección de correo electrónico primario del registro de contacto
activo.
&DialFax
Devuelve el número de fax tal como debería ser enviado a un dispositivo de
marcado para transmisiones de fax automatizadas.
&Filter
Devuelve la expresión de filtro activa
&FirstName
Devuelve el nombre del contacto activo
&FullAddress
Devuelve una cadena conteniendo la dirección completa del registro de
contacto actual, compuesta por los valores de &Address1, &Address2, &City,
&State y &Zip. La acción de esta macro es similar a la de &Address1 y puede
ser utilizada para recuperar esos mismos valores de un registro de contacto
adicional mediante la subfunción SETRECORD RECORDOBJ.
&GetRoTabID
Devuelve la identificación de la pestaña seleccionada. Los valores válidos son
los mostrados a continuación.
Valor
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Pestaña
Resumen
Campos
Notas
Contactos
Detalles
Relación
Pendiente
Historial
Enlaces
Miembro
Pistas
Oportunidades
Proyectos
Tickets
76
Esta macro se utiliza para verificar que la pestaña seleccionada es la correcta
cuando una aplicación externa se inicia. El código que se muestra a
continuación comprueba que la pestaña Detalles esté seleccionada.
ch=DDEInitiate(“GoldMine”, “Data”)
If DDERequest$(Ch, “&GetRoTabID”) <> “4” Then
MsgBox “Debe seleccionar un registro de detalle”
End If
&GetRoTabPos
Devuelve la posición de la pestaña seleccionada. Como las pestañas pueden
reorganizarse, este método no es siempre fiable para determinar la pestaña
activa en un momento determinado. Para más detalles vea &GetRoTabID
&GoldDir
Devuelve el path para el alias de BDE en el que está instalado GoldMine.
&LastFirstName
Devuelve el nombre completo de contacto actual en formato:
Apellido, Nombre
&LicUsers
Devuelve el número de usuarios concurrentes autorizados a entrar en
GoldMine.
&LicUsersAvailable Devuelve el número de usuarios autorizados para entrar en GoldMine
&NameAddress
Devuelve una cadena que contiene el nombre del contacto, la empresa y la
dirección completa del registro de contacto activo. Cada línea viene separada de
la siguiente por los caracteres CR LF y la cadena viene formateada de tal
manera que es directamente insertable en una plantilla de fusión. Si alguna de
las líneas viene vacía, queda suprimida automáticamente. La acción de esta
macro es similar a la de &Address1 y puede ser utilizada para recuperar esos
mismos valores de un registro de contacto adicional mediante la sub-función
&NameTitleAddress Devuelve una cadena conteniendo el nombre de contacto, cargo, departamento,
empresa y dirección completa para el registro de contacto activo. Cada línea
viene separada de la siguiente por los caracteres CR LF y la cadena viene
formateada de tal manera que se puede insertar directamente en una plantilla
de fusión. Si alguna de las líneas viene vacía, queda suprimida
automáticamente. La acción de esta macro es similar a la de &Address1 y
puede ser utilizada para recuperar esos mismos valores de un registro de
contacto adicional mediante la sub-función SETRECORD RECORDOBJ.
&NewRecID
Devuelve un ID único (RecID) que puede ser utilizado para crear nuevos
registros.
&Notes
Devuelve el campo Notes del registro de contacto activo. Normalmente, este
valor será extraído del campo Notes en la porción primaria de la pantalla del
registro de contacto. No obstante, puede utilizar la sub-función SETRECORD
RECORDOBJ para cambiar el tipo de registro devuelto a contactos adicionales
o a otro tipo de registro suplementario. Cuando SETRECORD RECORDOBJ
está dispuesto para devolver tipos de registro distintos de PRIMARY, &Notes
devuelve el valor del campo Notes en CONTSUPP para el registro
suplementario actual.
&Phone
Devuelve el número de teléfono del contacto actual. La acción de esta macro
es similar a la de &Address1 y puede ser utilizada para recuperar esos mismos
valores de un registro de contacto adicional mediante la subfunción
&Profile(s)
Incluye dos macros relacionadas:
77
• &Profile: devuelve el primer perfil coincidente para el contacto
seleccionado
• &Profiles: devuelve todos los perfiles del contacto seleccionado.
Ambas macros pueden tener parámetros opcionales. Cada parámetro debe ir
separado del siguiente por un punto. Aunque GoldMine no pasa parámetros con
una macro DDE, la estructura de &Profiles debe ser diferente para campos
DDE en plantillas de documento de Microsoft Word, que no puede recibir
comandos DDE.
Los siguientes ejemplos muestran la sintaxis para las macros &Profile(s):
&Profile Ejemplo 1
&Profile.ProfileName.Reference.Flags
Devuelve el primer perfil que coincide con ProfileName y Reference.
&Profiles Ejemplo 1
&Profile.ProfileName.Reference.Flags
Devuelve el todos los perfiles que coinciden con ProfileName y Reference.
En ambos casos el parámetro Reference es opcional. Si se pasa, actúa como un
condicional del tipo “empieza por”. Si no se pasa, se evalúan todos los perfiles
de ProfileName.
El parámetro Flags es también opcional y puede pasar dos valores:
2 - Devuelve los campos de perfil extendido
4 – Devuelve ProfileName y Reference
La macro &Profile(s) puede usada para llenar una tabla Word con la
información de perfil del contacto seleccionado ya que cada campo se separa
mediante un tabulador y cada registro de perfil viene separado por CR LF.
&Profile Ejemplo 2
Este ejemplo devolvería la primera dirección de correo del contacto:
&Profile.E-mail Address
&Profiles Ejemplo 2
El siguiente ejemplo devolvería todos los perfiles ORDENADOR que
comenzaran por la palabra Portatil:
&Profiles.Ordenador.Portatil
&Profiles Ejemplo 3
El siguiente ejemplo utiliza el parámetro Flags para especificar los campos de
perfil a devolver:
&Profiles.Ordenador.Portatil
Portatil ThinkPad 770|
Portatil Compaq Elite|
Portatil Dell 1200|
&Profiles.Ordenador.Portatil.2
Ordenador|Portatil ThinkPad 770|
Ordenador|Portatil Compaq Elite|
Ordenador|Portatil Dell 1200||
78
&Profiles.Ordenador.Portatil.4
Ordenador|Portatil ThinkPad 770|IBM|233Mz|
Ordenador|Portatil Compaq Elite|Compaq|200mz|
Ordenador|Portatil Dell 1200|Dell|166mz|
&RoTabPage
Devuelve la pestaña seleccionada. Normalmente este valor se utiliza para
asegurar que la pestaña correcta está seleccionada cuando el usuario inicia una
aplicación externa que tiene que intercambiar datos con GoldMine. Los valores
1 a 9 representan las pestañas de la primera fila, de 10 a 18 los de la segunda y
de 19 a 27 los de la tercera.
El siguiente ejemplo verifica que esté seleccionada la quinta pestaña (Detalles):
ch=DDEInitiate("GoldMine", "Data")If DDERequest$(Ch, "&RoTabPage") <>
"5" ThenMsgBox "Debe seleccionar la pestaña Detalle "End If
&SerialNo
Devuelve el número de serie del programa GoldMine instalado.
&SetRoTab#
Selecciona la pestaña que corresponde al número (#) en la pestaña del contacto
activo.
&ShutDown
Desconecta al usuario y cierra GoldMine
&State
Devuelve el campo State de la pestaña de contacto activa. La acción de esta
mismos valores de un registro de contacto adicional mediante la sub-función
&SysDir
Devuelve el directorio de sistema de GoldMine
&SysInfo
Muestra la información del sistema de forma similar a Ayuda | Acerca de
Goldmine | Sistema.
&Title
Devuelve el campo Title de la pestaña de contacto activa. Normalmente, este
valor será extraído del campo Title en la porción primaria del display del
registro de contacto. No obstante, puede utilizar la subfunción SETRECORD
RECORDOBJ para cambiar el tipo de registro devuelto a contactos adicionales
o a otro tipo de registro suplementario. Cuando SETRECORD RECORDOBJ
está dispuesto para devolver tipos de registro distintos de PRIMARY, &Title
devuelve el valor del campo Title en CONTSUPP para el registro
suplementario actual.
&User_Var
Devuelve el valor del campo definido para todos los usuarios, de un usuario
específico o el usuario conectado.
La macro &User_Var permite que los usuarios de GoldMine almacenar datos
específicos que pueden ser recuperados posteriormente desde aplicaciones
enlazadas con GoldMine vía DDE. Esta macro puede ser definida en la sección
[user_var] en los archivos GM.INI y NOMBREDEUSUARIO.INI.
&UserFullName
Devuelve el nombre completo del usuario conectado.
&UserName
Devuelve el nombre de usuario del usuario conectado.
&Version
Devuelve el número de versión del GoldMine instalado.
&WebSite
Devuelve http://<web site > para el contacto activo.
&ZIP
Devuelve el campo ZIP de la pestaña de contacto activa. La acción de esta
mismos valores de un registro de contacto adicional mediante la subfunción
79
Creación de macros
Para grabar una macro
1.
Con los botones de Macro activados en la barra de herramientas global, seleccione Registro
. Aparecerán los botones de grabación de macro y podrá empezar a grabar la macro.
También puede iniciar el proceso de grabación pulsando Ctrl+Mayús+Inicio.
Sugerencia: para obtener el mejor resultado, grabe la macro utilizando las teclas
en lugar de haciendo clic con el ratón. Para utilizar los menús de GoldMine, pulse
CTRL+F10. Utilice las flechas de dirección para moverse por las opciones de
menú.
2.
3.
4.
5.
Empiece los pasos de la grabación con el teclado en lugar de con el ratón. Cuando haya
terminado, haga clic en el botón Detener de la barra de control de macros
o pulse
Ctrl+Mayús+Fin. Aparecerá el cuadro de diálogo Definir macro.
Seleccione el botón que desee asignar como botón de macro. En el cuadro Texto de la ayuda
rápida emergente, escriba el nombre que se debe utilizar como etiqueta del botón y del menú
emergente.
En el cuadro de texto Descripción de la barra de estado, escriba la descripción de la macro
que se mostrará en la esquina izquierda de la barra de estado de GoldMine.
La tecla de acceso rápido opcional es opcional. Escriba las teclas de acceso rápido que asigna
a la macro; por ejemplo, si desea utilizar ALT+9 como tecla de acceso rápido, mantenga
pulsadas las teclas ALT y 9. En el cuadro Tecla de acceso rápido opcional aparecerá Alt+9.
IMPORTANTE: preste atención al
definir las teclas de acceso rápido. La
tecla Mayús y una letra ejecutarán la
macro cada vez que se pulse la
combinación. Por ejemplo, si utiliza
Mayús+g como tecla de acceso rápido e
intenta escribir el nombre de una empresa
o un contacto que comience con G en un
nuevo registro de contacto, la letra
mayúscula no funcionará. En otras áreas,
como en el centro de búsqueda de
contactos, se ejecutará la macro en lugar
de buscar los contactos que comiencen
con G.
6.
En la lista desplegable
Reproducir, seleccione la
velocidad de reproducción de la macro. Puede seleccionar Máxima Velocidad para iniciar o
ejecutar la macro rápidamente, o Velocidad registrada para ejecutar la macro a la velocidad a
la que se ha grabado.
Adición de macros de los usuarios de GoldMine
Los usuarios suelen crear macros para agilizar o facilitar el flujo de trabajo. Puede agregar macros de
otros usuarios a su barra de tareas.
80
Para agregar la macro de un usuario a su barra de tareas
1.
2.
3.
4.
5.
Haga clic con el botón secundario en la barra de tareas GoldMine y seleccione Agregar nuevo
elemento. Aparecerá el cuadro de diálogo Selección de elemento de grupo de barras de
tareas.
Seleccione Macro de GoldMine en la lista desplegable Tipo de elemento.
Seleccione el usuario que creó la macro en la lista desplegable Usuario. Resalte la macro que
agregará a la barra de tareas.
Busque un archivo de iconos. Las opciones se muestran en el área inferior. Seleccione un
icono.
Haga clic en Aceptar para agregar el elemento a la barra de tareas.
Trabajando con macros en Informes
Puede usar las macros en sus informes para ejecutar una variedad de funciones, o para recuperar la
información de las Bases de Datos de GoldMine, y generar datos específicos en el informe de una forma
más sencilla. Esta sección contiene dos listas de macros:
•
•
Macros Generales: Pueden usarse para todas las categorías de informes.
Macros del Calendario: Diseñadas para uso exclusivo de informes de calendario.
Macros generales
Puede usar las siguientes macros en todas las categorías de informes:
MACRO
&Address 1&2
CAMPO MOSTRADO
Address1, Address2, y Address3
&CalActvName
Nombre de la actividad planificada
basada en un tipo de registro.
&CityStateZip
Población,
postal
&Company&Address
&Company, Contact
Contact,
Company,
Address1,
Address2, Address3, City, State,
Zip, Country.
Company, Contact
&Contact, Company
Contact, Company
&FullAddress
Address1, Address2,
City, State, Zip.
&User
Devuelve el nombre de usuario
GoldMine del usuario que encuentra
actualmente conectado.
Devuelve el nombre completo del
usuario GoldMine que encuentra
actualmente conectado según se
haya definido en sus propiedades.
Devuelve el valor especificado al
momento de asignar el número de
licencia de GoldMine en el campo
“Licensed To”.
Contact, Title, Company, Address1, Todos los campos están separados
Address2, Address3, City, State, por una línea, excepto City, State, y
&FullName
&Licensee
&Name&Address
provincia
y
código
Address3,
DESCRIPCIÓN
Una línea separa Address1 y
Address2.
Ejemplo: si un registro tipo rectype S
es impreso, la macro devolverá el
valor “sale”.
Todos los valores aparecen en la
misma línea. población y provincia
están separados por una coma.
Una línea separa los campos. City,
los valores State, y Zip están visibles
en una línea.
Los campos están separados por
punto y coma.
Los campos están separados por
punto y coma.
Una línea separa los valores Address
y City. Los valores, State, y Zip
están visibles en una sola línea.
81
&Tittle&Address
&HistActvName
Zip, Country.
Contact, Title, Company, Address1,
Address2, Address3, City, State,
Zip.
Nombre completo de la actividad
impresa basado en un registro tipo
&LocalLabel:
&Phones
Phone1/Ext.,Phone
2/
Phone3/Ext., fax/ Ext.
&Sort1
Genera datos de los campos
seleccionados como ordenación
primaria del informe.
&Sort2
Genera
datos
del
campo
seleccionado como ordenación
secundaria del informe.
&Sort3
Genera
datos
del
campo Ver &Sort1.
seleccionado como ordenación
terciaria del informe
Los archivos de la Base de Datos con
los datos recuperados para el
informe.
Esta macro identifica la Base de Por ejemplo: ver los ejemplos en la
datos y registros tipo (rectype) con sección de informes, usando macros.
los cuales podemos trabajar. Los
xxx deben ser al menos dos
caracteres, pero no más de tres. Los
siguientes valores pueden ser
usados para designar las bases de
datos:
• ContSupp = cs
• Calendar= ca
• Cont.Hist= ch
&SourceFile
&Suppfile=”xxx”
Ext.,
Zip que están en una sola línea.
Todos los campos están separados
por una línea, excepto City, State y
Zip que están en una sola línea.
Ejemplo: Si un registro tipo Rectype
S, es impreso, la macro devolverá un
valor “sale”.
Devuelve la etiqueta local de un
campo específico, después de dos
puntos.
Muestra todos los números de
teléfono y fax, con extensiones
pertinentes.
&Sort1 puede usarse también para
especificar un campo break sin un
Sort header. Por ejemplo, si el
campo primario de un informe
especifica: contact1->company, y el
valor &Sort1, está insertado en el
campo de salto del sort header, el
informe saltará en el mismo campo.
Ver &Sort1.
Macros Calendario
Podemos usar las siguientes macros solo para informes de calendario. Estas macros devuelven los
resultados basados en una opción fijada en los datos presentes de la tabla de la base de datos.
MACRO
&CDow
VALOR DEVUELTO
Nombre del día de la semana
&CMonth
Nombre del mes corriente. También
devuelve el mes incluid o en el
rango de fecha especificado por el
informe en las Opciones de
Informes de Calendario de la caja
DESCRIPCION
Ejemplo: sí la fecha cae en el
primer día de la semana, &CDow
será Domingo
Ejemplo: (valor singular): Junio
Ejemplo: (rango): sí el rango de
fecha está fijado del 01/01/97 al
06/30/97, &Cmonth devolverá los
meses que caigan dentro del rango
82
de diálogo imprimir informes.
&CMonthYr
Nombre del mes corriente más el
año. También devuelve todos los
meses más los cuatro dígitos del
año que caigan dentro del rango de
fecha, definido en las opciones de
Informe de Calendario.
&Day
Valor numérico de la fecha
corriente. También devuelve todos
los valores numéricos para todas las
fechas incluidas en el rango de
fecha de informe en las Opciones de
Informe de Calendario.
Número de día basado en la
posición del año del calendario.
Información especifica en las
Opciones de diálogo de la Caja de
Informes de Calendario.
Valor numérico para el día de la
semana También devuelve todos los
valores numéricos para todas las
fechas incluidas en el rango de
fecha del informe en las Opciones
de Informe de Calendario.
&DayNo
&Detail
&Dow
&FrDate
&Hour
&LastMonth
Genera una representación gráfica
del mes anterior basado en el dato
del calendario en la página del
informe actual.
&Month
Valor numérico correspondiente al
mes corriente. También devuelve el
valor del mes de todos los datos
especificados dentro de un rango de
fecha en la Caja de diálogo de
opciones de Informe de Calendario.
Genera una representación gráfica
del mes siguiente basado en los
datos delos registros del calendario
en el informe actual.
&NextMonth
&ThisMonth
de fecha, esto es Enero, Febrero,
Marzo, Abril, Mayo y Junio.
Ejemplo:
(valor
singular):
Junio1999
Ejemplo: (rango): sí el rango de
fecha está fijado del 01/11/98 al
01/04/99 incluirá los meses dentro
del rango de fecha y el año al que
pertenecen,
esto
es,
Noviembre1998, Diciembre 1998,
Enero 1999, Febrero 1999 y Marzo
1999
Ejemplo: (valor singular): 12 para
12, de Julio de 1999.Ejemplo
(rango): Sí el rango de fecha está
fijado del 15/07/99 al 19/07/99,
&Day volverá 15, 16, 17,18 y 19.
Ejemplo:
Para
Enero
2000,&DayNo será Día 2.
2,
Por ejemplo: si la fecha cae en
Miércoles, &Dow devolverá 4 ya
que Miércoles es el cuarto día de la
semana.
Entrada en forma de campo de
Datos en la caja de diálogo de las
Opciones
de
Informe
de
Calendario.
Tiempo incrementado en horas
desde las 7:00 a.m. a las 7:00 p.m.
El tiempo aparece en formato de 12
horas.
Ejemplo: Sí en el informe se
visualiza en la entrada del mes de
Enero
en
la
página
tres,&LastMonth
devolverá
Diciembre ,que es el mes anterior al
visualizado.
Ejemplo: (valor singular): Enero se
representa con 1, así Julio por 7.
Ejemplo: (rango): Si el rango de
fecha es entre 3/1/99 y 8/31/99
&Month será, 3,4,5,6,7,8.
Ejemplo: Si el informe visualiza las
entradas del mes de Julio en la
página tres, &NextMonth será
agosto, que es el mes siguiente al
mes mostrado
Genera una representación gráfica Ejemplo: Si el informe visualiza las
del mes corriente basado en los entradas del mes de Agosto, en la
datos de los registros del calendario página tres, &ThisMonth será
en el informe actual.
Agosto que es el mismo mes que se
83
&Time
&WDay1
&Wday2
&Wday3
&Wday4
&Wday5
&Wday6
&Wday7
&WeekNo
&ToDate
&Year
visualiza en la entrada de datos.
Tiempo planificado en los registros
del calendario en formato de 12
horas.
Valor numérico correspondiente al Ejemplo: Si el informe cae en la
Lunes de la semana en la cual cae la semana 26 de Enero al 3 de
fecha.
Febrero, de 1997, el valor que
devolverá &Wday1 es 27 que
corresponderá a la fecha del Lunes
día 27 de Enero de 1997.
Valor numérico correspondiente al Ver &Wday1
Martes de la semana en la que cae
el dato.
Miércoles de la semana en la que
cae el dato.
Jueves de la semana en la que cae el
dato
Viernes de la semana en la que cae
el dato
Sábado de la semana en la que cae
el dato
Domingo de la semana en la que
cae el dato
Número de la semana basado en la Ejemplo:
Para
Enero
5-11
posición en el año del calendario.
1997,&WeekNo será la semana 2.
Muestra el valor “To: (Desde)” de
las opciones del informe
Nombre del corriente año en cuatro Ejemplo (valor singular): 1997
dígitos.
Ejemplo (rango): sí el rango de la
fecha es entre 11/01/95 y
03/30/97,&Year de volverá todos
los años que caigan en el rango de
fecha: 1995-1996-1997.
Ejemplo: Usando Macros para Definir Campos de salto
Use la macro &suppfile para definir los campos de salto y filtrar expresiones en los informes. &suppfile
puede también especificar los parámetros del rectype para volver un tipo de registro en particular en un
archivo específico.
La macro &suppfile contiene dos o tres niveles, que se muestran en la siguiente tabla:
BASE DE DATOS
MACRO
RECTYPES
CAL
CONTSUPP
&suppfile=”ca”
&suppfile=”cs”
a, c, t, d, m, s, o
c, p, r, l, o
CONTHIST
&suppfile=”ch”
a, c, t, d, m, s, o
Las dos primeras letras de la macro especifican el archivo de la Base de Datos, por ejemplo,
&suppfile=”cs”, nombra el archivo de la Base de Datos CONTSUPP. Para generar la información de la
pestaña perfiles, antes de mover el próximo registro de contacto, use la sección del filtro de
&suppfile=”csp”.
84
Para diseñar el correspondiente campo de salto de sort header, añada la macro &sort a la expresión:
&sort2&suppfile=”csp”
Use esta expresión para definir los campos de salto del Segundo sort header (cabecera 2 de orden).
Generalmente solo los campos de datos de los archivo de la Base de Datos especificados en una macro
se pueden usar dentro de esta sección del informe.
Macros DDE para Fusión de Formularios
Las macros DDE que se detallan a continuación se utilizan fundamentalmente para crear enlaces con
GoldMine a través de las funciones de fusión de formularios. Los valores retornados por cada una de estas
macros se actualizan desde GoldMine cuando se lanza un documento de fusión seleccionando Editar,
Enlazar, Imprimir o Fax desde la ventana de diálogo Fusión de Formulario.
&PARAM1
Devuelve el path y el nombre de archivo de la plantilla de documento asociada con el
formulario de fusión seleccionado cuando se seleccionó Editar, Enlazar, Imprimir o
Fax. Este valor se obtiene del campo Archivo de Plantilla en la ventana de diálogo
Configuración de Formulario del formulario de fusión.
&PARAM2
Devuelve un valor que indica la acción empleada (Editar, Enlazar, Imprimir o Fax)
para lanzar la aplicación enlazada
Parámetros de
&PARAM2
&PARAM3
Parámetros de
&PARAM3
&PARAM4
Parámetros de
&PARAM4
&PARAM5
Valor
1
2
3
4
Descripción
Editar
Enlazar
Imprimir
Fax
Devuelve un valor que corresponde a la configuración de las opciones de rango de
registros de la ventana de diálogo de Fusión de Formularios al seleccionar Editar,
Enlazar, Imprimir o Fax
Valor
1
2
3
Descripción
Contacto actual
Todos los contactos
Desde contacto actual
en adelante
Devuelve un valor que corresponde a la configuración de las cajas de selección
Primaria y Adicional de la ventana de diálogo de Fusión de Formularios al
seleccionar Editar, Enlazar, Imprimir o Fax
Valor
1
2
3
Descripción
Primario
Adicional
Ambos
Devuelve un valor que corresponde al estado de las cajas de selección Enlazar a
Documento, Guardar Historial y/o Permitir Enlace Caliente de la ventana de
diálogo de Fusión de Formularios. Además, el valor de retorno determina si (o no) el
formulario fue fusionado como resultado de un Proceso Automático.
&PARAM5 devuelve una cadena de 7 caracteres. Cada posición de la cadena puede
contener un cero (indicando que el elemento no fue marcado o que Procesos
Automáticos no está activo) o un uno (indicando que el elemento fue marcado o que
Procesos Automáticos está activo)
85
Posición
1
2
3
4
5
6
7
Parámetros de
&PARAM5
Descripción
Enlace a Documento
Guardar Historial
Permitir Enlace Caliente
No utilizado
No utilizado
No utilizado
Status de Procesos Automáticos
&PARAM6
Devuelve un valor conteniendo el número de registro del último registro suplementario
de Documento Enlazado creado como resultado de lanzar un formulario de fusión.
Cuando se lanza una fusión de formulario con Enlazar a Documento seleccionado.
GoldMine crea un registro de documento enlazado para mantener dicho documento.
Este valor puede guardarse y utilizarse para actualizar el registro de documento
enlazado pasando el número de registro a la función DDE LinkDoc.
&PARAM7
Devuelve un puntero a un registro de contacto minimizado que se crea cuando en la
ventana de diálogo de Fusión de Formulario se selecciona Imprimir o Fax y el
rango de registros es Todos los Contactos o Hasta el Final. Este valor puede pasarse
a la función RECORDOBJ para una control posterior de la fusión de formulario en la
aplicación enlazada.
&PARAM8
Devuelve el código de fusión entrado en el campo Código de Fusión de la ventana de
diálogo Fusión de Formularios.
&PARAM9
Devuelve RecNo o RecID del registro de historial creado por GoldMine. Esta macro
es útil para actualizar registros de historial.
Macros DDE para la Licencia GoldMine
Las macros DDE que se especifican a continuación devuelven información relativa a la Licencia de
GoldMine en ejecución. La descripción para cada una de ellas incluye el correspondiente nombre de campo
del formulario que aparece en la pestaña Registro de la ventana GoldMine Net-Update.
&LicInfoLicTo
&LicInfo_Contact
&LicInfo_LicEmail
&LicInfo_Phone
Devuelve la entrada Empresa del formulario de registro.
Devuelve el nombre del contacto del formulario de registro.
Devuelve la dirección de correo electrónico del formulario de registro.
Devuelve el número de teléfono del primer campo Teléfono/Fax del formulario
de registro.
&LicInfo_Fax
Devuelve el número de Fax del segundo campo Teléfono/Fax del formulario de
registro.
&LicInfo_Address1 Devuelve la entrada Dirección1 del formulario de registro.
&LicInfo_Address2 Devuelve la entrada Dirección2 del formulario de registro.
&LicInfo_City
Devuelve la entrada Ciudad del formulario de registro.
&LicInfo_Zip
Devuelve Código Postal del formulario de registro.
&LicInfo_Country Devuelve la entrada Pais del formulario de registro.
iSearch.ini
Con iSearch.ini se determinan los motores de búsqueda de Internet disponibles en el cuadro de diálogo
Búsqueda en Internet. Puede agregar motores de búsqueda a las listas.
Para agregar un motor de búsqueda a iSearch.ini
86
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccione Web|Búsqueda Online. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar en Internet.
Haga clic en el botón Propiedades de
. Aparecerá el archivo
iSearch.ini
iSearch.ini en el Bloc de notas.
Seleccione la ubicación donde quiere
que se visualice el nuevo motor de
búsqueda. Pulse Intro para obtener una
línea de espacio.
Escriba la información apropiada.
Cuando haya terminado de agregar la entrada en el Bloc de notas, seleccione
Archivo|Guardar. Cuando inicie la Búsqueda en Internet verá la nueva entrada en el cuadro de
diálogo.
Ejemplo
El siguiente ejemplo inserta Google como un nuevo motor de búsqueda empresarial:
[Section: Corporate Search: <<Empresa>>]
Icon= 1
[AltaVista]
URL1= http://www.altavista.digital.com/cgi-bin/query?pg=q&what=web&kl=XX
Data= &q=<<Empresa>>
Icon= 5
[Yahoo]
URL1= http://search.yahoo.com/bin/search
Data= ?p=<<Empresa>>
Icon= 5
[Google]
URL1= http://www.google.com/search?hl=en&ie=UTF8&oe=UTF8
Data= &q=<<Empresa>>
[Yahoo Corporate News]
URL1= http://search.news.yahoo.com/search/news
Data= ?p=<<Empresa>>
Icon=6
Puede determinar la estructura de la entrada, exclusiva para cada motor de búsqueda,
probando una búsqueda y determinando donde empieza dicha búsqueda. En el ejemplo
anterior utilizando Google, la búsqueda de prueba devolvió los siguientes resultados
en el cuadro de texto de direcciones de Internet Explorer:
http://www.google.com/search?hl=en&lr=&ie=UTF8&oe=UTF8&q=global+sales+c
orporation
Observará el comando de búsqueda de Google, &q, y el nombre de la compañía,
Global Sales Corp, al final. En la entrada iSearch.ini, se sustituye por la macro de la
empresa, <<Empresa>>. La macro permite que la búsqueda se mantenga interactiva
con el registro de contacto actual.
87
88
4 Tipos de Registro
4.1 Acerca de los tipos de registro
Los tipos de registro son combinaciones personalizadas de vistas de campos principales, pantallas
personalizadas y GM+Vistas. Enlazados entre sí y aplicados en función de las reglas definidas por el
usuario, los tipos de registro determinan el contenido que pueden ver los usuarios mientras trabajan en
GoldMine. La combinación completa de tipos de registro (vista de campos principales, pantallas
personalizadas y GM+Vista) se conoce como "entidad". Los tipos de registro se administran en el centro
de administración de tipos de registro.
La eficacia del uso del centro de administración de tipos de registro depende de que el flujo de trabajo
sea equilibrado. El flujo de trabajo se divide en dos partes diferenciadas: las personalizaciones que crea
el usuario antes de utilizar el centro de administración de tipos de registro y la aplicación de las
personalizaciones mediante la creación de tipos de registro y reglas de tipo de registro en el centro.
Creación de vistas de campos principales, pantallas personalizadas y GM+Vistas
En esta sección se trata de modo esquemático el flujo de trabajo, posteriormente se tratan en detalle los
temas correspondientes:
1.
Definición de vistas de campos principales
•
•
•
2.
Creación de pantallas personalizadas
•
•
•
•
3.
Creación de vistas de campos principales
Edición de campos
Uso de la tipificación de campos
Creación de pantallas personalizadas
Adición de campos a pantallas
Edición de campos
Uso de la tipificación de campos
Creación de GM+Vistas
4.2 Acerca de las vistas de campos principales
Las vistas de campos principales son vistas personalizadas de campos principales. Los campos
principales son los que aparecen en el panel superior de un registro de contacto y son campos contenidos
en la tabla Contact1. Goldmine permite cambiar la disposición de los campos en la pantalla para dar
respuesta a diferentes requisitos empresariales. La personalización puede incluir cambiar la etiqueta
visualizada de un campo, el color u ocultar completamente un campo. Puede aplicar muchos cambios a
un gran número de campos, crear una única vista para un tipo particular de registro que esté creando y
también puede guardar la combinación de personalizaciones como una vista de campos principales.
Puede crear tantas vistas de campos principales como precise para dar respuesta a los requisitos de su
empresa. No hay un límite definido del número de vistas que puede tener en GoldMine. El número viene
limitado por la cantidad de memoria disponible en el ordenador.
89
La creación de una vista de campos principales se basa fundamentalmente en la tipificación de campos.
Mediante la tipificación de campos, puede personalizar el aspecto de los campos y valores que se
muestran en todos los campos principales y definidos por el usuario de GoldMine.
Las vistas de campos principales son un componente clave de la tipificación de registros que se utiliza
en el centro de administración de tipos de registro.
Si trabaja con vistas de campos principales, puede realizar las acciones siguientes:
•
•
•
•
•
•
Crear vistas de campos principales
Personalizar campos principales
Editar campos principales en el centro de administración de tipos de registro
Agregar a tipo de registro
Eliminar vistas de campos principales
Cambiar manualmente vistas de campos principales
Creación de vistas de campos principales
Las vistas de campos principales son modificaciones personalizadas realizadas en los campos
principales guardados como vistas. Los campos principales están en el panel superior de un registro de
contacto.
Sugerencias:
• Si es la primera vez que va a crear vistas de campos principales, cree una vista con
nombre basada en la vista actual antes de empezar a modificar los campos para
crear la vista
• Si ya ha creado varias vistas de campos principales y desea crear otra, seleccione
la que más se parece a la vista nueva que desea crear y cree una vista con nombre
basada en dicha vista antes de empezar a modificar los campos para crear la vista.
Para crear una vista de campos principales
1.
Para seleccionar la vista de campos principales que va a copiar antes de empezar a modificar
los campos, haga clic con el botón secundario en los paneles de los campos principales y
seleccione Seleccione campos principales.
2.
Seleccione en el menú la vista que desee. Los campos principales se actualizan en la vista
seleccionada.
3.
Haga clic con el botón secundario en los paneles de los campos principales y seleccione
Diseño de pantallas. Aparecerá la barra de herramientas para el diseño de pantallas y el
registro de contacto muestra una serie de líneas tipo cuadrícula.
La barra de herramientas dispone de las siguientes opciones:
Nuevo(a): permite crear o agregar un nuevo campo.
Guardar como: guarda la pantalla actual como una nueva vista de campos principales.
Cargar: carga la vista de campos principales seleccionada.
Reconstruir: reconstruye la base de datos y agrega los nuevos campos a la tabla
Contact2. No olvide leer la información sobre reconstrucción antes de continuar.
Salir: cierra el diseñador de pantallas
90
4.
Haga clic en el botón Guardar como. Aparecerá el cuadro de diálogo Perfil de vista
principal.
El cuadro de diálogo Perfil de Vista Principal permite dar nombre y establecer el acceso en
las vistas de campos principales:
•
•
•
Nombre: escriba un nombre
descriptivo en el cuadro de texto.
Acceso de usuario: seleccione el
usuario o el grupo de usuarios que
podrán tener acceso a este nuevo
perfil. Seleccione (público) si desea
que todos los usuarios tengan
acceso a esta vista.
Haga clic en OK para cerrar el
cuadro de diálogo y continuar.
Al hacer clic en OK en el cuadro de diálogo Perfil de vista principal, aparece la nueva vista en
la pantalla en modo de diseño de pantalla, lista para ser modificada.
Personalización de campos principales
Los campos principales son los campos ubicados en el panel superior del registro de contacto. Muchos
campos son campos indexados.
Puede modificar las propiedades de los campos para ajustarlas a las necesidades particulares de
GoldMine. Puede modificar las etiquetas de campo y el aspecto de los datos con colores u otras
expresiones mediante las propiedades del campo para crear tipificación de campos personalizada.
Siempre que se interactúe con Goldmine utilizando DDE o aplicaciones externas, se
hará referencia a los campos de las tablas utilizando los nombres de campo físicos
independientemente de la etiqueta.
Puede guardar diferentes modificaciones realizadas en campos principales como vistas de campos
principales. Los datos de los campos principales se almacenan en la tabla Contact1.
Configuración de propiedades del campo
Las propiedades del campo determinan el tipo de campo, cómo aparecen la etiqueta y los datos en la
pantalla, dónde está ubicado el campo, el tamaño de los campos de etiqueta y de datos y la seguridad del
campo.
Para editar las propiedades del campo
1.
Haga clic con el botón secundario en la etiqueta de campo y seleccione Propiedades en el
menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del campo.
2.
Puede configurar las opciones en las pestañas siguientes:
• Perfil: las opciones de etiqueta de campo y datos de campo.
• Color: los colores que se mostrarán en el registro de contacto para la etiqueta de campo y
los datos de campo.
• Diseño: el tamaño, la posición y el orden de tabulación del campo.
• Seguridad: qué campos requieren datos, qué usuarios tienen derechos de lectura y
actualización sobre el campo, y si se registran o no las actualizaciones en la pestaña
Historial.
3.
Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de configurar las propiedades del campo.
91
Edición de la pestaña Perfil del cuadro Propiedades del campo
Para editar el perfil de las propiedades del campo
1.
Haga clic con el botón secundario en la etiqueta de campo y seleccione Propiedades.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del campo.
2.
Seleccione la pestaña Perfil . En el área Etiqueta de campo, seleccione Etiqueta global y
escriba la etiqueta de campo en el cuadro de texto asociado. La etiqueta global se aplica a todas
las bases de datos de GoldMine.
Etiqueta Global:
• Se muestra en todas las bases de datos, a no ser que exista una etiqueta local.
• Tiene un límite de 15 caracteres, pero está limitado por el tamaño de la etiqueta
de campo.
• Se almacena en las tablas Contudef y Fields5 de la base de datos.
3.
Escriba la etiqueta de campo en el cuadro de texto Etiqueta local si la etiqueta local es
diferente de la etiqueta global. La etiqueta local se aplica sólo a la base de datos actual.
Etiqueta Local:
• Se muestra en la base de datos actual.
• Tiene un límite de 15 caracteres, pero está limitado por el tamaño de la etiqueta
de campo.
• Se almacena en la tabla Contudef de la base de datos.
• Prevalece sobre la etiqueta global.
• Siempre se aplica cuando el campo se muestra en la correspondiente base de
datos de contactos, independientemente del tipo de registro o Vista de campo
principal que se utilice.
92
4.
Seleccione Expresión si va a editar un campo de expresión. Consulte el tema sobre la adición
de campos de expresión a pantallas para obtener más información sobre la opción Expresión
y Referencia de etiqueta.
El uso de expresiones permite crear una tipificación de campos más compleja para
(visualizar y ocultar la etiqueta y los datos de los campos.
5.
6.
7.
En el área Datos del campo, seleccione Nombre en la base de datos. El nombre del campo se
muestra en el cuadro de texto. El botón Todos los campos está activo sólo para campos
definidos por el usuario, no para los campos de contacto principales.
Seleccione Todos los campos para cambiar el campo de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo
Campos definidos por el usuario. Seleccione los nuevos datos de campo que desea mostrar en
el campo. Después de seleccionar un campo nuevo, la etiqueta global no cambia; la etiqueta
local cambiará para reflejar los datos nuevos.
Seleccione Expresión si va a editar la expresión de datos. Consulte el tema sobre la adición de
campos de expresión a pantallas para obtener más información sobre la opción Expresión.
Recuerde estas reglas generales para los tipos de etiquetas:
¿Diferente para
cada base de
contactos?
¿Diferente en
otros tipos de
registros o vistas?
Tipo de
Etiqueta
Prioridad (respecto a otro tipo
de etiqueta)
Global
3 – Nivel Base
No
Si
Expresión
2 - Sobrescribe las etiquetas
Globales
No
No
Local
1 - Sobrescribe ambas:
etiquetas Globales y
expresiones
Si
Si
Adición de campos de expresión a las pantallas
Con GoldMine puede utilizar expresiones para crear títulos, mensajes de texto en la pantalla o campos
calculados (campo que contiene una expresión matemática en lugar de datos). Los campos calculados no
tienen un valor, sólo lo muestran, por lo que no puede llevarse a cabo informes sobre el campo ni
pueden filtrarse. Si necesita efectuar un filtrado o un informe, cree un campo real y utilice el archivo
Lookup.ini para calcular el valor del campo. El archivo Lookup.ini no devuelve un valor.
Para agregar un campo de expresión a una pantalla
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Seleccione la pestaña Campos y haga clic con el botón secundario en el área que se encuentra
bajo la pestaña. Seleccione la pantalla a la que va a agregar el campo. La pantalla personalizada
que ha seleccionado se activa en la pestaña Campos.
Haga clic con el botón secundario y seleccione Diseño de pantalla en el menú contextual.
Aparecerá la barra de herramientas Diseñador de pantallas de GoldMine con un fondo de
cuadrícula en el registro de contacto.
Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo
Colocar campo.
En la lista desplegable Campo, seleccione -- Expresión dBASE --.
Haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de campo en la esquina superior izquierda de la
pestaña Campos. Arrastre el campo a la ubicación deseada de la pantalla del campo y suéltelo.
Haga doble clic en el campo. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del campo.
En el área Etiqueta de campo de la pestaña Tipo, seleccione una de las opciones siguientes:
• Etiqueta global: si selecciona esta opción puede determinar la etiqueta global que se
aplicará en todas las bases de datos. En campos de expresión, no existe la opción de etiqueta
local.
93
• Expresión: si selecciona esta opción puede escribir texto entre comillas o escribir una
expresión de campo.
Ejemplos:
• Para crear una etiqueta de expresión de texto, escriba "Total:" en el cuadro
Expresión del área Etiqueta de campo. GoldMine muestra Total: como etiqueta de
campo.
• Para crear una etiqueta de expresión de campo, escriba Contact1->Company en el
cuadro Expresión. GoldMine muestra los primeros 15 caracteres del nombre de la
empresa como etiqueta de campo.
8.
Si utiliza Expresión como etiqueta de campo, escriba la etiqueta Referencia de etiqueta para el
campo de expresión.
9.
En el área Datos del campo, seleccione Expresión y escriba la expresión que se va a utilizar
para mostrar el valor de campo.
Ejemplo:
• Si existen dos campos numéricos, llamados USUM1 y USUM2, puede crear una
expresión de cálculo que sume los dos. Por ejemplo, Contact2->USUM1+Contact2>USUM2. Recuerde que no podrá crear informes sobre el valor total. Si crea una
expresión compleja, puede probarla mediante el Comprobador de expresiones
dBASE.
Uso del comprobador de expresiones dBASE
Si es un usuario con derechos principales y
está creando una expresión dBASE
compleja en GoldMine para utilizarla
como expresión de campo o como filtro,
puede poner a prueba la expresión en el
registro de contacto actual mediante el
comprobador de expresiones dBASE.
Para iniciar el comprobador, pulse
CTRL+Mayús+D.
Escriba o copie y pegue la expresión que
está probando en el cuadro Expresión
dBASE.
Haga clic en Eval(Evaluar) para evaluar la
expresión. Los resultados aparecerán en el cuadro Resultados de evaluación. El valor Out: muestra el
resultado de la expresión para el registro de contacto activo. Será True (verdadero) si la expresión
devuelve resultados positivos y False (falso) si devuelve resultados negativos.
Cuando haya creado una expresión que funcione correctamente, puede hacer clic en Copiar para copiar
la expresión, ir a la ubicación, a un filtro o a otro cuadro de expresión y pulsar CTRL+V para pegar la
expresión en el cuadro.
Edición de la pestaña Color del cuadro Propiedades del campo
Para editar las propiedades de los campos de color
1.
94
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccione la pestaña Color. En la pestaña Color puede definir colores específicos para la
etiqueta y los datos de campo.
En el área Color de etiqueta, seleccione Color fijo y haga clic en Colores. Aparecerá el
cuadro de diálogo Color.
Seleccione en la paleta el color que desee utilizar como color de etiqueta. Seleccione Definir
colores personalizados para crear colores personalizados.
Haga clic en Utilizar color de etiqueta por defecto para recuperar el color negro.
Seleccione Expresión si conoce el número de sistema correspondiente al color. Escriba el
número en el cuadro de texto.
Ejemplos:
También puede utilizar expresiones para crear un color variable basado en una expresión
más compleja. Por ejemplo, para ver una etiqueta de color rojo en Key1 si el campo está
vacío y una etiqueta de color negro si el campo no está vacío, puede utilizar la expresión
siguiente: iif((len(trim(contact1->Key1))=0),255,0). En el ejemplo, 255 es el perfil de color
Windows para rojo y 0 es el perfil para negro.
También puede utilizar expresiones de etiquetas de campo con colores predefinidos. Por
ejemplo, si desea que empresas con un límite de crédito de 1000 dólares o más se muestren
con una etiqueta de campo roja y aquellas con menos de 1000 dólares se muestren con una
etiqueta verde, puede utilizar la expresión siguiente: color(iif(contact2->u_credit>1000,
"RED","GREEN")) donde u_credit es el campo numérico definido por el usuario que
contiene el valor del límite de crédito.
Otro ejemplo de un uso dinámico del color es el siguiente: si un campo definido por el
usuario está vacío, la etiqueta de campo Empresa pasará a ser roja; de lo contrario, será
negra. La expresión que debe agregar al campo Empresa es la siguiente: iif(contact2>u_userdefinedfield=" ",color("RED"),color("BLACK")).
Observe que en los dos últimos ejemplos, las expresiones se configuran de dos maneras. Las
dos expresiones son válidas.
El uso de expresiones permite crear una tipificación de campos más compleja para
(visualizar y ocultar la etiqueta y los datos de los campos.
95
7.
En el área Color de datos, seleccione Color fijo y haga clic en Colores. Aparecerá el cuadro
de diálogo Color.
8. Seleccione en la paleta el color que desee utilizar como color de datos. Seleccione Definir
colores personalizados para crear colores personalizados.
9. Haga clic en Utilizar color de datos por defecto para recuperar el color azul oscuro.
10. Seleccione Expresión si conoce el número de sistema correspondiente al color. Escriba el
número en el cuadro de texto.
Edición de la pestaña Diseño del cuadro Propiedades del campo
Para editar las propiedades de los campos de diseño
1.
2.
Seleccione la pestaña Diseño. La pestaña Diseño permite configurar el tamaño y la posición de
los campos, así como seleccionar el orden de tabulación del campo.
En el área Tamaño y posición del campo puede configurar los valores que se indican a
continuación; para ello, escriba un número o aumente o disminuya los valores con las flechas
hacia arriba y hacia abajo de cada campo:
3.
• Tamaño de etiqueta de campo: establece el tamaño de la etiqueta de campo. La etiqueta
sólo puede mostrar un máximo de 15 caracteres.
• Tamaño de datos: establece el tamaño del campo de datos que se mostrará. Para aumentar
el tamaño real de un campo, seleccione Herramientas|Configurar|Campos
personalizados.
• Fila de dos puntos (:) (y): y Columna (x): establece la colocación del campo en función de
una cuadrícula de filas y columnas. Sirve para colocar los campos con precisión después de
arrastrarlos y soltarlos.
4.
En el cuadro de texto Posición del área Orden del campo, escriba o seleccione el orden de
tabulación numerado del campo.
96
Puede aumentar la eficacia de entrada de datos si establece las tabulaciones de los
campos en el orden en que deben especificarse los datos.
5.
Haga clic en Campos de Pantalla para ver el orden de los campos en la pantalla activa
actualmente.
Edición de la pestaña Seguridad del cuadro Propiedades del campo
Para editar las propiedades de los campos de seguridad
1.
2.
3.
4.
Seleccione la pestaña Seguridad . La pestaña Seguridad permite especificar si el campo
necesita datos, configurar acceso a campos y activar auditorías.
En el área Requisito de entrada de datos de campo, seleccione Entrada de datos
Obligatoria si desea obligar al usuario a que especifique datos en el campo. Un campo
obligatorio se muestra en el registro de contacto con un recuadro rojo a su alrededor.
Si el campo es obligatorio y el usuario no ha especificado ningún dato en éste al guardar el
registro, aparecerá el aviso de alerta de campos requeridos que permite que usuarios
autorizados omitan el requisito. Cuando se omite un campo obligatorio, se agrega una actividad
de omisión a la pestaña Historial asociada con un Código de resultado de OVR. El registro no
se elimina al actualizar el campo y sólo puede eliminarlo un usuario con derechos principales
En el área Acceso a campo, deje en Derechos de lectura el valor (público) si desea que todos
los usuarios puedan ver los datos del campo. Para limitar el acceso de usuarios a los campos,
seleccione un usuario o un grupo de usuarios en la lista desplegable.
Si selecciona Entrada de datos requerida, el campo debe tener derechos de lectura y de
actualización (público).
Esta opción no omite la propiedad de los registros ni la ocultación de éstos. Si se ha
asignado la propiedad de registro y se ha activado la ocultación de registros, sólo
el usuario o grupo de usuarios propietario podrá ver el campo
97
5.
Para establecer los Derechos de actualización, seleccione el usuario o el grupo de usuarios en
la lista desplegable. Sólo el usuario o grupo de usuarios seleccionado podrá actualizar los datos
del campo. Si desea que todos los usuarios puedan actualizar el campo, deje el valor (público).
Esta opción no omite la propiedad de registro. Si se ha asignado la propiedad del
registro, sólo el usuario o grupo de usuarios propietario podrá actualizar el campo.
6.
En el área Auditoría de campo, seleccione Registrar cambios en historial si desea registrar
todos los cambios realizados a los datos del campo.
El registro se guarda en la pestaña Historial con un código de actividad de Otro y
un código de resultado de LOG.
Cuadro de diálogo Alerta de campos requeridos
El cuadro de diálogo Alerta de campos requeridos aparece cuando intenta guardar o dejar un registro
de contacto que tiene uno o más campos que requieren datos. La alerta también aparece cuando intenta
cambiar una vista de campos principales sin rellenar el campo con datos. La opción Entrada de datos
requerida de un campo se configura en la pestaña Seguridad del cuadro de diálogo Propiedades del
campo.
Cuando recibe el aviso, debe introducir los datos correctos en el campo o bien omitir el campo
requerido. Para omitir el campo requerido debe tener seleccionado el permiso Omisión de campo
requerido en la pestaña Acceso del cuadro de diálogo Propiedades de usuario.
Para omitir campos requeridos
1.
Cuando aparezca el cuadro de diálogo Alerta de campos requeridos, puede seleccionar una o
más de las opciones siguientes:
• OK: cierra el cuadro de diálogo y permite
agregar datos a los campos especificados.
• Omitir entrada requerida: expande el
cuadro de diálogo y permite especificar el
motivo y autorizar la omisión.
2.
Si ha seleccionado Omitir entrada requerida,
el cuadro de diálogo se expande. En el
cuadro de diálogo Razón, introduzca el
motivo por el que no actualiza el campo o
seleccione el motivo en la lista de búsqueda
F2.
3.
En la lista desplegable Usuario que autoriza
seleccione el usuario que tiene permiso para
omitir la entrada.
4.
Introduzca la contraseña del usuario en el
cuadro de texto Contraseña.
5.
Haga clic en ¡Autorizar!. Se permite guardar el registro de contacto sin los datos requeridos y
se agrega una actividad de omisión a la pestaña Historial del registro afectado.
98
Personalización de tipificación de campos - Ejemplos
Utilice la tipificación de campos para personalizar el aspecto de las etiquetas y los valores de los
campos. La personalización puede incluir cambiar la etiqueta o el color de los datos de un campo en
función del valor de dicho campo o del valor de otro campo, ocultar etiquetas y valores, asignar un
nombre de uso de campo genérico a un campo que puede tener diferentes etiquetas y valores. Este tipo
de flexibilidad permite crear vistas personalizadas para diferentes usuarios o grupos de usuarios, o
permite a los usuarios pasar de una pestaña personalizada a otra. La tipificación de campos es el primer
nivel de personalización que puede agregar a las vistas de campos principales y tipos de registro.
Para personalizar tipos de campo, haga clic con el botón secundario en la etiqueta de campo y
seleccione Propiedades en el menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del
campo. Seleccione la pestaña Perfil o Color según proceda. Como se ha explicado anteriormente, la
pestaña Perfil contiene los valores de la etiqueta de campo y los datos de campo, mientras que la
pestaña Color contiene los valores del color de la etiqueta y del color de los datos de campo.
Ejemplos sencillos
A continuación, se muestran algunos ejemplos sencillos sobre cómo utilizar la tipificación de campos:
Tipo de campo
Puede cambiar el texto de una etiqueta en función del valor de ese campo o de otro. El ejemplo
siguiente muestra la etiqueta de campo en letras mayúsculas si el campo está en blanco, y con
mayúscula inicial si contiene un valor. Esta expresión se agrega al cuadro Expresión del área
Etiqueta de campo en la pestaña Perfil para el campo Key1.
iif((len(trim(contact1->key1))=0), "TIPO CUENTA:","Tipo cuenta:")
Puede cambiar la etiqueta en función del valor de otro campo. En el ejemplo siguiente, el
campo de país se evalúa para determinar qué se muestra como etiqueta de campo de código
postal. Esta expresión se agrega al cuadro de texto Expresión del área Etiqueta de campo en la
pestaña Perfil para el campo Código postal.
iif((upper(contact1->country)="España").or.(len(trim(contact1->country))=0),"Zip:",
"Código postal:")
Color de campo
GoldMine proporciona varias opciones de color predefinido o bien puede especificar el
número de color de perfil Windows. Puede agregar las expresiones al cuadro de texto
Expresión del área Color de etiqueta para cambiar la etiqueta o al cuadro de texto Expresión del
área Color de datos para cambiar el color de los datos.
Uso de colores predefinidos
iif(contact1->key1=" ", color("red"),color("black"))
Uso de códigos de perfil de color Windows
iif((len(trim(contact1->key1))=0),255,0)
Ocultar etiquetas y valores de campo
Puede ocultar la etiqueta y el valor en función del valor del campo o del valor de otro campo
mediante los cuadros de texto Expresión del área Color de etiqueta y Expresión del área Color
99
de datos. En el ejemplo siguiente, la etiqueta y los datos del campo Origen se ocultan si el valor
del campo Key1 es Empleado.
Para ocultar la etiqueta y los datos, debe agregar la expresión a los cuadros de texto Expresión
del área Color de etiqueta y Expresión del área Color de datos en Propiedades del campo del
campo Origen.
iif((Contact1->key1)="Empleado",-2,-1)
Con este ejemplo, recuerde que la expresión buscará una coincidencia
exacta de “Empleado”. Si en el campo Key1 se ha especificado
“empleado”, la expresión fallará y el campo Origen y los datos
permanecerán visibles. Puede ser útil forzar datos válidos con las listas
de búsqueda F2 para conseguir coherencia en la entrada de datos.
Ejemplo complejo
A continuación, se muestran algunos ejemplos más complejos sobre cómo utilizar la tipificación de
campos:
Combinación de color y ocultar datos
Para utilizar el color y ocultar datos, debe agregar expresiones a varias áreas de propiedades del campo.
Agregue los datos siguientes a Propiedades del campo Origen (source):
1.
2.
3.
Haga clic con el botón secundario en el campo Origen y seleccione Propiedades. Aparecerá el
cuadro de diálogo Propiedades del campo.
En la pestaña Perfil, seleccione Expresión en el área Etiqueta de campo.
Copie lo siguiente en el cuadro de texto Expresión:
iif((len(trim(contact1->source))=0).and.(trim(contact1->key1)<>"Empleado"),"ORIGEN:",
"Origen:")
3.
4.
5.
Seleccione la pestaña Color.
Seleccione Expresión en el área Color de etiqueta.
Copie lo siguiente en el cuadro de texto Expresión:
iif((len(trim(contact1->source))=0).and.trim(contact1->key1)<>"Empleado",255,iif(contact1>key1="Empleado",-2,-1))
6.
Seleccione Expresión en el área Color de datos y copie lo siguiente:
iif((len(trim(contact1->source))=0).and.trim(contact1->key1)<>"Empleado",255,iif(contact1>key1="Empleado",-2,-1))
7.
Haga clic en OK para guardar los cambios.
Resultados: si el campo Key1 contiene el valor Empleado, la etiqueta de campo Origen y el valor se
ocultan. Pero, si el campo Key1 no contiene Empleado, y el campo Origen está vacío, la etiqueta de
campo Origen muestra ORIGEN: en rojo; si hay un valor, la etiqueta de campo muestra Origen: en el
color por defecto.
Almacenamiento de tipificación de campos en vistas de campos principales
Después de personalizar la tipificación de campos, que se guarda en la vista actual, puede guardar las
personalizaciones como una nueva vista de campos principales.
100
4.3 Creación de campos personalizados
GoldMine se ha diseñado para ser lo más flexible posible con el objetivo de atender a una amplia gama
de necesidades de información de las empresas. La capacidad para crear campos personalizados
definidos por el usuario permite ir más allá de la variedad de opciones que ya existen en GoldMine, y
adaptar mejor el registro de contacto para ajustarse a las necesidades concretas de su empresa.
Al agregar campos definidos por el usuario, debe crear una pantalla personalizada en la que visualizar
los campos relacionados.
Se recomienda hacer una copia de seguridad de la base de datos antes de crear
campos personalizados.
Creación de campos personalizados
1.
Seleccione Herramientas|Configurar|Campos personalizados. Aparecerá el cuadro de
diálogo Campos definidos por el usuario.
Nuevo Añade un nuevo campo. Cuando hace clic sobre este botón, GoldMine
muestra la ventana Perfil de Campo Definido de Usuario, donde podrá
entrar los valores de Nombre, Posición, Descripción, Tipo, Longitud y
(opcionalmente) Decimal.
Editar Muestra la ventana Perfil de Campo Definido de Usuario, donde podrá
modificar los valores antes mencionados.
Borrar Borra el campo seleccionado de la ventana de Campos Definidos de
Usuario.
Reconstruir Inicia la reconstrucción del archivo CONTACT2 después de haber realizado
los cambios en los Campos Definidos de Usuario.
2.
Seleccione Nuevo. Aparecerá el cuadro de
diálogo Perfil de campo definido por el
usuario.
3.
Escriba un nombre exclusivo que empiece
por U en el cuadro de texto Nombre del
campo. El nombre puede tener 9 caracteres
alfanuméricos como máximo, incluida la U.
No puede contener espacios ni caracteres
especiales, como asteriscos (*) o símbolos
101
de porcentaje (%); sin embargo, puede utilizar el guión bajo (_).
Sugerencia: el nombre del campo aparece al insertar campos en
Microsoft Word; por lo tanto, es importante que el nombre del campo
sea identificable y fácil de utilizar.
4.
En el cuadro de texto Descripción, escriba la etiqueta de campo que desea que aparezca en el
registro de contacto.
5.
En Tipo de campo, puede seleccionar una de las siguientes opciones:
• Carácter(C): formatea los datos como cadena de texto. Los campos Carácter pueden
contener cualquier tipo de carácter que pueda ser introducido mediante el teclado. Estos
campos pueden tener una extensión de hasta 254 caracteres, pero el límite práctico es de 76
caracteres (el campo más largo que puede ser mostrado por pantalla). Cada campo Carácter
puede tener una ventana de selección asociada a él.
• Numérico: formatea los datos como números con los que puede realizar funciones
matemáticas. Los campos Numéricos pueden contener números positivos o negativos, con
una anchura de hasta quince dígitos. Además pueden contener hasta nueve posiciones de
dígitos decimales. Esto nos da un rango disponible de -99.999.999.999.999 hasta
+99.999.999.999.999.
• Fecha: formatea los datos como fechas de tipo mes|día|año. Los campos de fecha deben
contener una fecha válida y tienen una longitud fija de 8 caracteres. GoldMine comprobará la
validez de las fechas entradas, y eliminará las erróneas.
6.
En el campo Lon, escriba o seleccione una longitud de datos de campo. La longitud máxima de
un campo de caracteres es 256. Si es numérico, la longitud es 16 para una base de datos dBASE
y 8 para una base de datos SQL. La longitud máxima de una fecha es 8.
7.
El campo Dic sólo está disponible cuando se crea un campo numérico. Establece el número de
dígitos decimales para el campo. GoldMine asigna una posición de carácter a la coma decimal
al determinar la longitud de campo. Por ejemplo, para crear un campo que acepte valores de
hasta 9,99, debe asignar un valor Lon de 4 y un valor Dic de 2. Este campo sólo se aplica a
tipos de datos numéricos.
8.
Haga clic en OK. El cuadro de diálogo Campos definidos por el usuario volverá a aparecer
con el campo nuevo agregado a la lista. A continuación, debe agregar el campo a la pantalla
personalizada.
IMPORTANTE: una vez que se han creado los campos, GoldMine necesita reconstruir la base de datos
para que los campos se coloquen físicamente en la tabla Contact2.
Reconstrucción de la base de datos
Antes de que pueda introducir datos en sus nuevos campos, deberá reconstruir el archivo CONTACT2.
La reconstrucción de la base de datos crea una nueva estructura de acuerdo con las especificaciones de
campos introducidas en la ventana de Campos Definidos de Usuario, y entonces copia toda la
información del antiguo CONTACT2 a un nuevo archivo. Este proceso requiere uso exclusivo del
archivo CONTACT2, por lo que otros usuarios tendrán que salir de GoldMine o trabajar con otras bases
de datos durante el proceso de reconstrucción.
HAGA UNA COPIA DE SEGURIDAD DE SUS DATOS ANTES DE LLEVAR A CABO LA
RECONSTRUCCIÓN!
Usted puede reconstruir la base de datos seleccionando el botón Reconstruir de la ventana Campos
Definidos de Usuario. Una vez la reconstrucción se ha llevado a cabo, ya estará preparado para diseñar
las pantallas que contienen los nuevos campos de usuario.
102
Una vez los nuevos campos han sido añadidos al archivo CONTACT2, pueden
ser referidos en expresiones y filtros como otro campo cualquiera de
CONTACT2 (así como Comentarios o Userdef01 hasta Userdef10)
4.4 Creación de pantallas personalizadas
Las pantallas personalizadas son áreas definidas por el usuario que aparecen en la pestaña Campos o
como pestaña individual. Se utilizan para la agrupación lógica de campos definidos por el usuario.
Puede crear hasta 20 pantallas, cada una de ellas con un máximo de 250 campos.
Las pantallas personalizadas son un componente clave de la tipificación de registros que se utiliza en el
centro de administración de tipos de registro.
Para crear una pantalla personalizada
1.
Seleccione Herramientas|Configurar|Pantallas personalizadas. Aparecerá el cuadro de
diálogo Configuración de pantallas personalizadas.
La ventana Vistas de Campos contiene los siguientes botones:
Campos Muestra la ventana de Lista de Campos. Esta ventana le permite
modificar y borrar campos existentes en la Vista de Campos. (ver
Añadiendo Campos de Usuario).
Propiedades La edición modifica el registro de Vista de Campos seleccionado, en la
que usted podrá cambiar el Nombre de Vista, el Acceso de Usuario y
reconfigurar los derechos de la vista en la base de datos en uso.
Nuevo Crea una Vista de Campos nueva. La ventana Perfil de Vista será
mostrado, en la que usted podrá introducir el Nombre de Vista, asignar
el Acceso de Usuario y configurar los derechos de la vista en la base de
datos en uso.
Clonar Crea una nueva vista y copia el diseño de la vista seleccionada en la
Vista de Campos en la nueva vista.
2.
Haga clic en Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo Perfil de pantalla personalizada.
103
3.
4.
Cuando haya terminado de configurar el cuadro de diálogo Perfil de pantalla personalizada y
haga clic en OK. El cuadro de diálogo Configuración de pantallas personalizadas vuelve a
aparecer.
Haga clic en Cerrar. A continuación, puede agregar campos a la nueva pantalla personalizada.
Cuadro de diálogo Perfil de pantalla personalizada
1.
En el cuadro de texto Nombre de pantalla, escriba el nombre que desea que aparezca en el
menú contextual de la pestaña Campos y en los cuadros de diálogo de configuración de la
pantalla. El nombre puede tener 20 caracteres como máximo.
2.
En el cuadro de texto Nombre de pestaña, escriba el nombre de la pestaña. No rellene este
cuadro si no desea que la pantalla se muestre como una pestaña individual para esta pantalla.
Sugerencias sobre los nombres de pestaña (o pestaña).
• Debido a limitaciones de visualización, el nombre de la pestaña debe
tener de 6 a 8 caracteres como máximo, y no debe contener espacios.
• GoldMine ordena las pestañas de forma alfabética. Si desea ordenar
las pestañas siguiendo otro criterio, escriba un número delante del
nombre de la pestaña. El número no aparecerá en la pestaña, pero
determinará la posición del título en el banco. Por ejemplo, si desea
que la pestaña de vista de distribuidor aparezca antes que la pestaña
de la vista de administración, escriba 1Distribuidor en el campo
Nombre de pestaña.
• Si desea crear una pestaña especial, pero no desea que se muestre un
nombre en la pestaña, escriba dos asteriscos (**) en este campo. La
etiqueta de la pestaña permanece en blanco.
3.
Deje Acceso de usuario como (público) si desea que todos los usuarios puedan ver la pantalla,
o bien seleccione un usuario o grupo de usuarios en la lista desplegable.
4.
Seleccione Esta pantalla está disponible en el conjunto de contactos actual si desea que los
usuarios vean la pantalla que aparece en el menú contextual de la pestaña Campos.
5.
Cuando haya terminado, haga clic en OK.
104
4.5 Adición de campos a pantallas
Una vez creados los campos y las pantallas, debe colocar los campos en las pantallas. En una pantalla
pueden colocarse dos tipos de campos:
•
•
Campos: campos creados para contener datos.
Campos de expresión: campos que contienen títulos, mensajes o cálculos matemáticos
basados en otros campos.
La disposición de los campos en las pantallas se realiza mediante el diseñador de pantallas. Sólo los
usuarios con derechos principales pueden acceder al diseñador de pantallas. Con el diseñador de
pantallas puede hacer clic en los campos y arrastrarlos por la pantalla.
IMPORTANTE: si se le indica que debe reconstruir la base de datos, revise los temas de ayuda
relacionados con la reconstrucción y el mantenimiento de Firebird y SQL.
Una vez una Vista de Campos ha sido creada mediante el botón Nuevo en la ventana Vista de
Campos, usted puede mostrar la nueva vista seleccionando Vista de Campos desde el menú local de la
Pestaña Campos. Haga clic en el botón secundario del ratón cuando el puntero esté posicionado en el
área de la Pestaña Campos. El Menú Local será mostrado, conteniendo una opción para cada Vista de
Campo disponible en el archivo actual.
Para añadir un nuevo campo en la Vista de Campos, seleccione la opción Nuevo Campo del menú
local de Pestaña. GoldMine situará un nuevo campo en la esquina superior izquierda del área de
Campos.
Adición de un campo a una pantalla
Cada campo tiene dos partes. La parte izquierda del campo contiene la etiqueta, y es introducida como
un texto literal. La parte derecha del campo contiene un campo de la base de datos de contactos o una
expresión XBase. GoldMine le permite editar el valor del campo de la base de datos, pero usted no
puede editar el valor de una expresión XBase.
1.
Seleccione la pestaña Campos y haga clic con el botón secundario en el área que se encuentra
bajo la pestaña. Seleccione la pantalla a la que va a agregar el campo. La pantalla personalizada
que ha seleccionado se activa en la
pestaña Campos.
2.
Haga clic con el botón secundario y
seleccione Diseño de pantalla en el
menú contextual. Aparecerá la barra de
herramientas Diseñador de pantallas
de GoldMine con un fondo de
cuadrícula en el registro de contacto.
3.
Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo
Colocar campo.
4.
En la lista desplegable Campo, seleccione el campo que desea colocar en la pantalla.
Haga clic en Nuevo campo para crear un campo sin ir a
Herramientas|Configurar|Campos personalizados
105
5.
Haga clic en OK. Aparecerá el cuadro de campo en la esquina superior izquierda de la pestaña
Campos. Arrastre el campo a la ubicación deseada de la pantalla del campo y suéltelo. Los
campos pueden ser situados donde usted quiera de la pantalla, y será mostrado allí donde se
sitúe. Si el campo es situado en el área que ocupa otro campo, el color del campo cambiará a
rojo. GoldMine no le permite situar dos campos que se solapen.
6.
Haga doble clic en el campo. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del campo.
7.
Realice los cambios necesarios en las pestañas Perfil, Color, Diseño y Seguridad y haga clic en
OK. El campo aparecerá en la pantalla con n/d en el área de datos.
8.
Debe cerrar la sesión de GoldMine y volver a iniciarla para que el campo esté disponible.
Seleccione Archivo>>Salir y vuelva a iniciar GoldMine.
4.6 Acerca de GM+Browser
Puede crear una página de información completamente personalizada utilizando las capacidades de
HTML. Puede configurarla de manera que se muestren imágenes y documentos enlazados y se inserten
campos de GoldMine.
Puede crear varias plantillas, establecer plantillas por defecto y luego crear reglas para controlar la
plantilla que se debe mostrar para los contactos que cumplen los criterios de las reglas.
Las vistas, que se muestran en el GM+Browser, son un componente clave en la tipificación de registros
que se utiliza en el centro de administración de tipos de registro. Si están activadas las reglas de tipo de
registro, haga clic con el botón secundario en el área de la pestaña y seleccione otra vista; o bien,
reactive las reglas haciendo clic con el botón secundario en el área de la pestaña y seleccionando
Selección basada en reglas.
La información de esta pestaña está basada en Internet Explorer 6 o 7 (IE); por tanto, el menú contextual
y las opciones de diseño de HTML se basan en las de la versión de IE. El tamaño de fuente viene
determinado por la configuración de las opciones Ver>>Tamaño de texto en el menú de IE. Si
selecciona la fuente grande en GoldMine, en GM+Browser no podrá ver este tamaño de fuente a menos
que seleccione Fuente grande en el menú Ver>Tamaño de texto de IE.
La información de esta pestaña se almacena en la tabla Mailbox y se sincroniza con los usuarios
remotos.
Configurar GM+Browser
1.
Acceda a la opción de menú Web|VisorGM y haga clic en la pestaña GM+Browser Setup.
Aparece la pantalla GM+Browser Setup:
106
2.
Desde la lista Disponible, seleccione la pantallas GM+Vista que desee y pásela a la lista
Seleccionada haciendo clic sobre el botón >>.
La lista Disponible se llena automáticamente con de todas las
pantallas GM+Vista definidas en el sistema.
3.
Si se quiere seleccionar todas las pantallas GM+Vista para habilitarlas a los usuarios, hacer clic
sobre el botón Add All. Todas las pantallas de la lista Disponible se moverán a la lista
Seleccionada.
4.
Para agregar más pestañas de navegación en GM+Browser, en el campo Añadir X pestañas de
navegación, asigne el número de pestañas que desea tener (por ejemplo, 2)
5.
Hacer clic en Guardar. Se creará una pestaña para cada vista GM+Vista seleccionada y tantas
pestañas de navegación como se haya especificado en el punto anterior.
7.
Al hacer clic en la pestaña Browser nueva se carga la página web por defecto hasta que sea
cambiada.
107
8.
Utilizando la barra de dirección puede navegar como normalmente lo hace desde cualquier
navegador. El título de la pestaña cambia para mostrar el nombre de la página web
seleccionada.
•
•
Mientras trabaja con GoldMine, puede minimizar GM+Browser o dejarlo abierto
Cuando cierra una instancia de GM+Browser, se mantiene toda la configuración excepto las
direcciones de las pestañas Browser adicionales.
Las pestañas Browser siempre se muestran en la barra de pestañas adelante de las pestañas
GM+View.
•
4.7 Acerca de la Pestaña GM+Vista
Cada pestaña de contacto de GoldMine contiene una pestaña GM+Vista. Este tipo de pestañas, mediante
Microsoft Internet Explorer, son capaces de reproducir campos especiales de GoldMine, HTML e
incluso algunos lenguajes de script de cliente como VBScript. Es posible entonces mostrar dentro de
esta pestaña una Web personalizada para cada pestaña de contacto. Esto se consigue mediante la
creación de diferentes plantillas de pestaña GM+Vista y una serie de reglas definidas en la ventana de
Web|Ajustes GM+Vista.
En la ventana de Configuración de pestaña de GM+Vista, independientemente de las dos plantillas de
ejemplo, podrá generar nuevas plantillas y asignarles las reglas necesarias dependiendo del valor de un
campo o de una expresión en dBase como podrá ver más adelante, podrá establecer una plantilla por
defecto para todos aquellos contactos que no cumplan las reglas habilitadas y además previsualizar
como quedaría una plantilla con un contacto real.
Creación de una plantilla de GM+Vista
Los usuarios con derechos principales pueden crear un número ilimitado de plantillas HTML con varios
diseños y formatos.
Microsoft Internet Explorer incrustado en GM+Vista no admite las etiquetas
Frameset. Para utilizar IFrames, la configuración de seguridad de Internet
Explorer para IFrame debe estar activada.
108
Para crear una plantilla GM+Vista
1.
Seleccione Web|Ajustes de GM+Vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Ajustes de pestaña
GM+Vista.
2.
En el área Lista de plantillas, haga clic en Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar
GM+Vista:
También puede seleccionar Editar, para cambiar una plantilla existente, o Reglas,
para definir las reglas de visualización.
3.
4.
5.
En el cuadro de texto Nombre de la plantilla, escriba el nombre de la plantilla.
Active el cursor en el cuadro de diseño haciendo clic con el ratón o desplazándose con el
tabulador. Se activa la barra de herramientas de diseño de plantillas.
Para diseñar la plantilla, utilice las opciones de la barra de herramientas o haga clic con el
botón secundario del ratón y seleccione:
•
•
•
•
Fuente: sirve para elegir fuentes y tamaños de fuente, negrita, cursiva y subrayado.
Párrafo: sirve para configurar la alineación y comprobar la ortografía.
Estilo: permite seleccionar Normal, Con formato, Dirección, Encabezado, etc.
Insertar: inserta lo siguiente:
109
• Imagen: inserta imágenes almacenadas en directorios compartidos.
• Enlace: inserta un hiperenlace a un sitio web.
• Campos: inserta campos de GoldMine, como información de contacto y nombre de
usuario e imágenes enlazadas y documentos enlazados.
• Insertar imagen de fondo: se desplaza a la ubicación del archivo .bmp que se
utiliza como imagen de fondo.
•
•
•
•
6.
• Suprimir imagen de fondo: elimina el fondo.
Revisar ortografía: comprueba la ortografía del documento HTML.
Guardar como archivo: guarda el documento en otra ubicación.
Imprimir: imprime el documento HTML.
Editar fuente HTML: edita directamente la plantilla en el código HTML.
Para guardar la plantilla, haga clic con el botón secundario del ratón en el cuadro de diseño y
seleccione Guardar.
Inserción de imágenes en plantillas de GM+Vista
Para insertar una imagen
1.
Coloque el cursor en el cuadro de diseño donde desea insertar la imagen.
2.
Haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione Insertar|Insertar imagen. Aparecerá
el cuadro de diálogo Imagen.
3.
Haga clic en Examinar para seleccionar el Origen de la imagen de un directorio compartido.
4.
Escriba el texto alternativo para describir la imagen.
5.
En el área Diseño, seleccione el alineamiento en la lista desplegable y escriba el número de
píxeles que tendrá el grosor del borde.
6.
En el área Espaciado, escriba el número de píxeles que va a utilizar como espaciados
Horizontal y Vertical alrededor de la imagen.
7.
Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Editar GM+Vista.
Inserción de enlaces en plantillas de GM+Vista
Para insertar un enlace
1.
Coloque el cursor en el cuadro de diseño donde desea insertar el enlace.
2.
Haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione Insertar>>Insertar enlace.
Aparecerá el cuadro de diálogo Hiperenlace .
3.
Seleccione el tipo de hiperenlace en la lista desplegable Tipo.
4.
Escriba la dirección de Internet adecuada en el cuadro de texto URL.
5.
Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Editar GM+Vista.
Inserción de campos en plantillas de GM+Vista
Para insertar un campo
1.
Coloque el cursor en el cuadro de diseño donde desea insertar el campo.
2.
Haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione Insertar|Insertar campo. Se muestra
el menú contextual de Campo.
3.
Seleccione el campo de GoldMine que desee insertar. La macro del campo se inserta en la
plantilla. Por ejemplo, <<&company>>, para insertar el nombre de la empresa apropiada. Los
detalles de contacto se amplían e incluyen más campos, entre ellos Imagen enlazada y Nombre
de archivo de documento enlazado.
4.
Una vez insertado el campo, haga clic con el botón secundario y seleccione Guardar.
110
5.
Puede seguir agregando campos o cerrar la ventana y volver al cuadro de diálogo Ajustes de
pestaña GM+Vista.
Inserción de imágenes enlazadas en plantillas de GM+Vista
Para insertar una imagen enlazada
1.
En el cuadro de diálogo de plantilla de diseño GM+Vista, haga clic con el botón secundario en
el cuadro de diseño y seleccione Insertar|Insertar campo|Detalles de contacto|Imagen
enlazada. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de campo de imagen enlazada.
2.
Escriba el nombre de la imagen enlazada (nombre de documento de la pestaña Enlaces).
Debe ser el nombre que se muestra en el campo Documento de la pestaña Enlaces.
3.
Si es necesario, puede escribir más de un nombre descriptivo para la imagen enlazada en el
cuadro de texto Atributo "Alt" (texto alternativo) de HTML. El nombre descriptivo le
proporciona más información si está modificando la plantilla mediante el código fuente HTML.
4.
Seleccione Alineamiento de la imagen enlazada en la lista desplegable.
5.
En el cuadro de texto Más atributos HTML, escriba el código HTML para las otras las
opciones de formato.
6.
Haga clic en Aceptar para insertar la imagen enlazada.
Inserción de documentos enlazados en plantillas de GM+Vista
Para insertar un documento enlazado
1.
En el cuadro de diálogo de plantilla de diseño GM+Vista, haga clic con el botón secundario en
el cuadro de diseño y seleccione Insertar campo|Detalles de contacto|Nombre de archivo de
documento enlazado. Se insertará la sentencia, <<LinkedImageFileName:?>>.
2.
Sustituya el signo de interrogación (?), por el nombre del documento que aparece en la
columna Documento de la pestaña Enlaces. Por ejemplo, la sentencia insertada puede ser
<<LinkedImageFileName:MiDocumento>>.
3.
Cuando guarde y salga, la ruta al documento enlazado se mostrará en la pestaña GM+Vista.
Ejemplo sencillo
El ejemplo de código siguiente configura una plantilla de GM+Vista para que el sitio web de
FrontRange Solutions se muestre como plantilla de GM+Vista:
<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
<HTML><HEAD>
<STYLE type=text/css> P, UL, OL, DL, DIR, MENU, PRE { margin: 0 auto;}</STYLE>
<META content="MSHTML 6.00.2800.1264" name=GENERATOR></HEAD>
<BODY leftMargin=1 topMargin=1 rightMargin=1><FONT face="MS Sans Serif"
color=#ff0000 size=4>
<DIV>Espere mientras se carga el sitio web de FrontRange Solutions.......</DIV>
<SCRIPT>
window.location.href = "http://www.frontrange.com/"
</SCRIPT>
</FONT></BODY></HTML>
Para insertar un hiperenlace fijo escriba lo siguiente en el código:
HTML: <A href="http://www.frontrange.com">FRS</A>
Esto inserta un hiperenlace al sitio web de FrontRange Solutions, Inc. con la etiqueta FRS.
Otro Ejemplo
111
Una opción interesante de las plantillas GM+Vista la encontramos al crearlas o editarlas en la barra de
herramentas superior. Con la opción
accederá al código fuente del documento HTML resultante.
Con pocos conocimientos de este lenguaje usted podrá insertar elementos que desde la barra de
herramientas no están disponibles, como pueden ser las tablas, botones, cajas de texto, formularios,etc.
Adicionalmente, desde la ventana del código fuente y puesto que se puede escribir código en scripts de
cliente, una plantilla de GM+View podría consistir en una redirección a otros archivo Web escrito por
ejemplo en ASP, PHP o cualquier otro lenguaje de servidor que nos permita acceder a una base de datos
externa y extraer información. Le proponemos el siguiente ejemplo.
Habitualmente además de GoldMine, como CRM, le interesará disponer de una aplicación de
contabilidad y/o facturación para llevar las cuentas con esos clientes. Además, también es habitual
encontrarse con la situación de querer ver datos de un mismo cliente en GoldMine y en el sistema de
contabilidad/facturación teniendo que abrir ambas aplicaciones y consultar por separado la información.
Existen ahora dos opciones de realizar la consulta de todos los datos deseados desde GoldMine: crear
una estructura de vistas y detalles en GoldMine y realizar importaciones frecuentes ya sea desde el
asistente de Importación o a partir de otras aplicaciones más pequeñas dedicadas en exclusiva a esta
tarea, o crear una plantilla GM+View que consista en una redirección a un archivo Web que nos muestre
en la pestaña toda la información deseada en tiempo real y formateada según nuestros intereses. Un
ejemplo
de
plantilla
GM+View
de
este
tipo
podría
ser
el
siguiente:
Esta plantilla llamará al documento http://localhost/muestra/index.asp con un parámetro que le indicará,
en cada momento, qué contacto tiene en pantalla. En este ejemplo, index.asp retornará una tabla que
contiene información de facturación sobre el cliente actual, de forma que no será necesario ni si quiera
instalar el sistema de facturación en una máquina en la que no se deban dar de alta nuevas facturas,
puesto que index.asp se estará ejecutando en el servidor y atacará a una única base de datos compartida.
A continuación un index.asp de ejemplo que ataca a la base de datos Neptuno.mdb (ejemplo que suele
acompañar a la instalación de Access 2000).
<%@LANGUAGE="VBSCRIPT" CODEPAGE="1252"%>
<html><head><title>Ejemplo de GM+View redireccionado</title>
<link href="estilo.css" rel="stylesheet" type="text/css">
</head><body>
<%
set cn = server.CreateObject("ADODB.Connection")
set rsPedidos = server.CreateObject("ADODB.Recordset")
cn.open "DSN=Muestra"
SQLSelect= "SELECT Pedidos.IDPedido,Fechaentrega,[Fechaenvío] as
Fechaenvio,Fechapedido,cargo,Sum(CCur([Detalles de
pedidos]![PrecioUnidad]*[Detalles de pedidos]![Cantidad]*(1-[Detalles de
pedidos]![Descuento])/100)*100) AS precio FROM Pedidos inner join [Detalles de
pedidos] on pedidos.idpedido=[Detalles de pedidos].idpedido WHERE
pedidos.idcliente='" + request.QueryString("IDCliente") + "' GROUP BY
Pedidos.IdPedido, Pedidos.FechaPedido, Pedidos.FechaEnvío, Pedidos.FechaEntrega,
Pedidos.Cargo order by pedidos.Fechapedido desc"
rsPedidos.open SQLSelect, cn
%><br>
<table width="90%" align="center">
<tr><th colspan="6">Pedidos</th></tr>
112
<tr><th width="15%" scope="col">ID pedido </th>
<th width="20%" scope="col">F. pedido </th>
<th width="22%" scope="col">F. envio </th>
<th width="22%" scope="col">F. entrega </th>
<th width="11%" scope="col">Portes</th>
<th width="10%" scope="col">Precio</th>
</tr>
<% do until rsPedidos.eof %>
<tr>
<td align="right"><a
onClick="location.href('detail.asp?IDPedido=<%=rsPedidos.fields("IDPedido").value%>')"
class="Enlace"><%=rsPedidos.fields("IDPedido").value%></a></td>
<td width="20%" align="center"><%=rsPedidos.fields("Fechapedido").value%></td>
<td width="22%" align="center"><%=rsPedidos.fields("Fechaenvio").value%></td>
<td width="22%" align="center"><%=rsPedidos.fields("Fechaentrega").value%></td>
<td align="right"><%=ccur(rsPedidos.fields("cargo").value)%>€</td>
<td align="right"><%=ccur(rsPedidos.fields("precio").value)%>€</td>
</tr>
<% rsPedidos.movenext
loop %>
</table>
</body></html>
También a modo de ejemplo, index.asp contiene un enlace hacia detail.asp que le mostraría información
detallada de la factura deseada. Es importante fijarse en que la forma de crear enlaces que funcionen
correctamente en una pestaña GM+View no es la misma que un enlace típico. Deberá recurrir al objeto
location.ref. para que todos los enlaces le redirijan a otra dirección Web dentro de la pestaña GM+View
y no se le abra un navegador independiente.
4.8 Creación de reglas de GM+Vista
Hay que crear reglas para aplicar plantillas a registros de contacto determinados. GoldMine evalúa las
reglas y si un registro de contacto satisface el criterio, entonces se mostrará la plantilla especificada.
Antes de crear una regla, se deberán haber creado las plantillas.
Para crear una regla de GM+Vista
1.
Seleccione Web|Ajustes GM+Vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Ajustes de pestaña
GM+Vista.
2.
En el área Lista de plantillas, haga
clic en Reglas. Aparecerá el cuadro
de diálogo Reglas de Selección de
Plantilla de GM+Vista
3.
La regla de plantilla que seleccione
entre las siguientes se convertirá en
el conjunto principal de reglas que
se aplicarán a las plantillas de
GM+Vista:
• Valor de campo
• Expresión dBase
• Seleccionado de usuario
Creación de reglas de GM+Vista para valores de campos
113
Para crear una regla para un valor de campo
1.
GM+Vista.
2.
Haga clic en Reglas. Aparecerá el cuadro de diálogo Reglas de Selección de Plantilla de
GM+Vista.
3.
Seleccione el botón de opción Valor de campo.
4.
Seleccione el Nombre del campo en
la lista desplegable. Ese será el
campo para el que seleccionará un
valor.
5.
Haga clic en Nuevo. Aparecerá el
cuadro de diálogo del valor de
campo y la plantilla
correspondiente.
6.
En el cuadro de texto Valor de
campo, escriba el valor que será el
desencadenante de la regla. Si los
valores del campo vienen
determinados por la lista de búsqueda
F2, la flecha hacia la derecha del
cuadro de texto Valor de campo
mostrará el valor de búsqueda F2 para el campo.
7.
En el cuadro de texto Plantilla, seleccione la plantilla en la lista desplegable. Se trata de la
plantilla que se mostrará cuando se desencadene el valor de campo.
8.
Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Reglas de Selección de Plantilla de
GM+Vista.
Creación de reglas de GM+Vista para expresiones dBase
Para crear una regla para una expresión dBase
1.
GM+Vista.
2.
GM+Vista.
3.
Seleccione el botón de opción Expresión dBase.
4.
Escriba la expresión dBase en el cuadro de texto Expresión.
Ejemplo: la expresión que utilice debe devolver una cadena y la cadena deber ser el nombre de
una de las plantillas. Puede utilizar la expresión "iif," que funciona como una sentencia "if ...
else". Por ejemplo:
iif(contact2->uacctbal<500,"GM+Vista1","GM+Vista2")
En la sentencia anterior, GM+Vista1 y GM+Vista2 son plantillas definidas. Si la cantidad en el
campo Balance de cuenta es inferior a 500, se mostrará la plantilla GM+Vista1. Si la cantidad
es superior a 500, se mostrará la plantilla GM+Vista2.
Otro ejemplo:
iif(trim(CONTACT1->KEY1)=="prueba","GM+Vista1","GM+Vista2")
114
Si el valor del campo Key1 es "prueba", se muestra la plantilla GM+Vista1. Si el valor de
Key1 es diferente de "prueba", se muestra la plantilla GM+Vista2. Observe el signo de
igual doble (==) en la sentencia anterior.
Creación de reglas de GM+Vista para la opción de selección de usuario
Para crear una regla de selección de usuario
4.
GM+Vista.
5.
GM+Vista.
6.
Seleccione el botón de opción Selección de usuario.
7.
Desplácese a la pestaña GM+Vista y haga clic con el botón secundario. En el menú contextual,
seleccione la plantilla que desee mostrar para el contacto actual.
4.9 Centro de administración de tipos de registro
Imagínese que en una misma instalación de GoldMine, ya sea en una misma base de datos o en varias de
ellas, tiene guardados dos tipos de contactos: clientes y proveedores. Es muy probable que cada uno de
estos dos tipos de contactos necesite nombres de campos diferentes, o incluso que alguno de ellos
necesite ciertos campos que el otro tipo de contacto no necesite y a la inversa.
Desde el centro de administración de tipos de registro (al que podrá acceder desde el menú
Herramientas | Configurar | Tipos de registro) podrá conseguir que en el caso de que esté delante de
una pestaña de tipo Cliente, veamos una vista de campos principales, una vista de campos (pestaña
Campos) y una vista de GM+Vista creadas exclusivamente para un tipo de contacto “Cliente”. Mientras
que si al cambiar de pestaña se sitúa en un Proveedor, cambien automáticamente todas las vistas
anteriores hacia otras definidas para un tipo de registro Proveedor.
Reglas de tipo Después de haber creado los diferentes tipos de registros necesarios, podrá
de Registro definir en qué momento se ve qué tipo de registro utilizando las reglas.
Tipos de Opción a través de la cual podrá definir los diferentes tipos de registro.
Registro
Vistas de A través de esta opción podrá ver qué vistas de campos principales hay
Campos creadas, clonarlas y eliminarlas.
Principales
115
Pantallas Podrá ver qué vistas de campos hay creadas, clonarlas y eliminarlas, al
Personalizadas igual que en la opción anterior.
GM+Vistas Para poder ver qué plantillas de GM+Vista ya existen, clonarlas y
eliminarlas podrá acceder a esta opción del árbol.
Creando Tipos de registro
Para crear un nuevo tipo de registro
deberá haber creado previamente todas
las vistas de campos principales,
pantallas personalizadas y plantillas de
GM+Vista que vaya a necesitar. Una
vez haya hecho esto, acceda al Centro
administración de tipos de registro
desde el menú Herramientas |
Configurar | Tipos de registro.
Seleccione la opción
Tipos de
Registro del centro de administración
tipos de registro con el botón
secundario del ratón y marque Nuevo
tipo de registro.
Desde la sencilla pantalla que
aparecerá, usted podrá definir todos los
parámetros para crear un nuevo tipo de
registro. Más adelante veremos como se
asignan las reglas necesarias para que
muestre un tipo u otro de registro cada
vez que cambiemos de contacto en la
pestaña de contacto de GoldMine
Nombre de tipo Escriba aquí un nombre indicativo del nuevo tipo de registro que está a
de registro punto de crear.
Campos Desplegue esta opción para ver todas las vistas de campos principales
principales existentes y seleccione la que desee que se muestre cuando esté delante de
un contacto que cumpla los requisitos para pertenecer a este nuevo tipo de
registro.
Pantallas Al igual que en la opción anterior, seleccione aquí la vista de campos que
personalizadas desee se muestre al seleccionar un contacto de este tipo de registro.
GM+Vista Seleccione la plantilla de GM+View ya creada que desea aparezca al estar
en un contacto de este tipo de registro.
Nuevo diálogo Para especificar una ventana de creación de nuevo registro adaptada al tipo
de registro usa de registro que está configurando, marque esta opción y seleccione el tipo
un diseño de registro de la lista desplegable.
diferente
Establecer
como tipo de
registro por
defecto
!
Tal y como su nombre indica, marque esta opción si quiere que todos
aquellos contactos que no pertenezcan a ningún tipo de registro ya definido
pasen a pertenecer a este nuevo tipo de registro y se muestren todas las
vistas personalizadas seleccionadas.
Una vez ha seleccionado todas las opciones que necesite seleccione <Aceptar> para que el
nuevo tipo de registro quede reflejado en el centro de administración. Es importante que una
vez haya aceptado y vuelva a aparecer frente a usted el centro de administración de tipos de
de
de
se
116
registro, seleccione <Aplicar cambios> antes de cerrarlo puesto que de lo contrario se
perderían todos los cambios realizados.
Configurar reglas de Tipos de Registro
Ahora que ya tiene todos sus tipos de registros definidos, deberá hacerle saber a GoldMine en qué
momentos ha de mostrar un tipo de registro y cuando ha de mostrar cualquier otro. Para este tipo de
decisiones deberá definir las “Reglas de tipos de registro” que encontrará en el Centro de
administración de tipos de registro. Una vez esté en el centro de administración, seleccione “Reglas de
tipos de registro” con el botón secundario del ratón y marque “Modificar”.
Existen tres opciones para editar las reglas de selección de tipos de registro: reglas basadas en el valor
de un campo, en una expresión en dBase y dar la opción de seleccionar el tipo de registro al usuario
según sus necesidades en cada momento.
Campo Mediante Valor de campo podrá seleccionar un campo ya existente e ir
basado en indicando qué tipo de registro se deberá mostrar si el campo indicado
Valor contiene uno u otro valor.
Resultado
basado en una
Expresión de
dBase
Deberá generar una expresión en dBase que devuelva el nombre completo
de tipo de registro que desea mostrar. Por ejemplo, “Contact1->KEY5”,
donde el campo Key5 deberá contener el nombre de un tipo de registro
existente o no se mostraría ningún de ellos (en el predeterminado en caso de
que uno esté marcado como tal).
Inactivo Al marcar esta opción deshabilita las reglas de tipos de registro. Cuando las
(deshabilitar reglas están inactivas, las vistas de campos primarios, pantallas
reglas) personalizadas y GM+Vista se pueden cambiar manualmente.
117
Al igual que cuando creamos un nuevo tipo de registro, al editar sus reglas deberá siempre seleccionar la
opción <Aplicar cambios> para que estos queden definitivamente guardados. En caso contrario
ninguna de las modificaciones funcionará adecuadamente.
Las reglas basadas en valor de campos están limitadas a 32. Si define 33 o más
reglas de este tipo, no se evaluará ninguna regla.
Si no se cumple ninguna de las reglas definidas, Goldmine muestra el tipo de
registro establecido por defecto.
4.10 Acerca de la pestaña Detalles
En la pestaña Detalles se almacena información sobre el contacto, como direcciones de correo
electrónico, PIN de busca, fechas de cumpleaños, equipamiento adquirido, etc. Esta información está
indexada para facilitarle la búsqueda de un registro. GoldMine almacena direcciones de sitios web y de
e-mail en la pestaña Detalles.
GoldMine permite almacenar una cantidad ilimitada de información adicional definida por el usuario en
los detalles de contacto. A diferencia de los campos definidos por el usuario en la pestaña Campos, la
pestaña Detalles permite almacenar distintos tipos de información sobre el mismo tema sin tener que
crear campos nuevos. Por ejemplo, si está realizando un seguimiento de los tipos de coches que un
contacto determinado tiene, puede crear otro registro distinto para cada vehículo sin tener que crear
campos nuevos. La pestaña Detalles admite una relación de uno a varios con el contacto. Los datos se
almacenan en la tabla ContSupp.
Cada registro de detalles contiene al menos las tres columnas siguientes de información:
•
•
•
Fecha: fecha en la que se creó el registro de detalles.
Detalle: nombre de la entrada de registro de detalles, como Número de tarjeta de crédito o Tipo
de equipo.
Referencia: valor asociado con la entrada de detalles. Por ejemplo, si la entrada de Detalle es
Tipo de equipo, entonces la entrada de Referencia puede ser IBM.
Se pueden definir los registros de detalles estándar mediante la lista de búsqueda F2 y se pueden
personalizar al crear registros de detalles ampliados.
Creación de campos de información de detalles
La pestaña Detalles ofrece funciones
ampliadas que incluyen doce campos de
información que se pueden personalizar
para poder satisfacer las necesidades de
información del usuario. La pestaña
Setup (Configuración) en el cuadro de
diálogo Propiedades de detalle permite a
los usuarios con derechos principales
configurar los doce campos.
118
Para crear campos de información de detalles
1.
2.
3.
Seleccione el detalle que desee personalizar en el cuadro de diálogo Propiedades de detalle.
Seleccione la pestaña Configurar.
En los cuadros de texto, escriba la etiqueta de campo que desee aplicar a cada campo.
• Los campos de detalles ampliados sólo pueden ser campos de caracteres. No
pueden ser numéricos o de fecha. Esto significa que puede escribir números o
fechas en el campo, pero se buscarán como si fueran cadenas de caracteres y
no como un campo numérico o de fecha.
• El número que aparece a la derecha del cuadro de texto es la longitud fija del
campo. No se puede modificar ni el formato, ni el orden ni la longitud. Por
tanto, es importante que considere detenidamente, según la longitud del campo,
dónde se va a almacenar cada parte de información
4.
El cuadro de texto Nombre de pestaña permite convertir este detalle en una pestaña separada.
La pestaña nueva aparecerá después de las pestañas por defecto en la barra de pestañas. Los
detalles que se introduzcan en la pestaña nueva también se registrarán en la pestaña Detalles
estándar. Debe tener cuidado al borrar detalles que se han convertido en pestañas de detalle
personalizadas.
Sugerencias:
• Si no desea utilizar todos los campos, puede ocultar los que no necesite
escribiendo dos asteriscos (**) como mínimo en lugar de un nombre en el
cuadro de texto de la etiqueta de campo.
• Nombre de pestaña: El nombre de pestaña no debe tener más de seis u ocho
caracteres, según el tipo de letra utilizado, y no debe contener ningún espacio.
• Teclas de acceso directo: Si desea acceder a la pestaña nueva con una tecla de
acceso directo, escriba el nombre de la pestaña y el símbolo & delante de la
letra que desee utilizar como acceso directo. Por ejemplo, escriba &Hobby si
desea utilizar Ctrl+H como las teclas de acceso directo.
• Orden de tabulación: GoldMine ordena las pestañas de forma alfabética. Si
desea ordenar las pestañas siguiendo otro criterio, escriba un número delante
del nombre de la pestaña. El número no aparece en la pestaña, pero determina
la posición de la misma dentro del conjunto. Por ejemplo, si quiere que la
pestaña Hobbies aparezca antes que la pestaña Automóvil, escriba 1Hobbies en
el campo Nombre de pestaña.
5.
6.
Seleccione Guardar posiciones tabul. para guardar cualquier modificación que haya hecho en
la visualización de la pestaña Detalles estándar y en la visualización del detalle nuevo que ha
convertido en pestaña.
Eliminación de pestañas de detalles personalizadas
Para eliminar una pestaña de detalle personalizado
1.
2.
3.
4.
En la pestaña Detalles, resalte el detalle que sea una pestaña de detalle personalizado.
Haga clic con el botón secundario y seleccione Editar.
Seleccione la pestaña Configuración y borre el valor el campo Nombre de pestaña situado en
la parte inferior del cuadro de diálogo.
119
120
5 Gestión de Contactos
5.1 Acerca de los registros de contacto
GoldMine utiliza el registro de contacto como componente central al que se enlaza toda la
información. El registro de contacto contiene información tan básica como el nombre, la
dirección y la información de teléfono sobre la persona o la empresa con la que se mantiene
una relación. El registro contiene muchos campos en los que se puede registrar la
información pertinente y mantener la información actualizada, poniendo siempre la
información más reciente a disposición de todos los usuarios de GoldMine que trabajan con
el contacto.
El registro de contacto está dividido en dos partes:
•
El panel superior contiene la información estándar de contacto como el nombre, la
dirección y los números de teléfono, así como cinco campos definibles por el
usuario. Esta parte de la pantalla es la información principal de contacto, ya que
muestra los nombres de la empresa y del contacto principal en la misma. Es
habitual completar el resto del registro de contacto con información sobre el
contacto principal, el contacto con el que se interactúa en esa empresa. Puede crear
un registro de contacto que incluya todos o sólo algunos de los campos
completados.
•
La parte inferior del registro organiza la información secundaria, como las notas, las
actividades pendientes y los registros de historial, en pestañas de contacto que almacenan
información enlazada con el registro de contacto.
Cada registro tiene también un conjunto de propiedades personalizables asociadas a él. Entre estas
propiedades están:
•
•
Configuración relacionada con registro: el formato de número de teléfono, la propiedad del
registro y las alertas.
Detalles de contacto: ocasiones, disponibilidad e ID digitales.
5.2 Acerca de la configuración relacionada con el registro
Puede definir o visualizar la Configuración relacionada con registro para el registro de contacto
activo. Para acceder al cuadro de diálogo Configuración relacionada con el registro, seleccione
Editar|Propiedades de registro|Configuración relacionada con registro y, a continuación, seleccione
una de las pestañas siguientes:
•
•
•
Formateo de Teléfono: puede seleccionar el Formato USA (EE.UU.), que aplica el formato
telefónico estándar de Estados Unidos y Canadá, y el Formato NO-USA, que no aplica ningún
formato.
Propiedad: puede utilizar la propiedad de registro y la ocultación de registros para controlar la
información que los demás usuarios pueden visualizar y actualizar.
Alertas: puede asignar un código a un registro de contacto activo para notificar a los otros
usuarios de GoldMine que dicho contacto tiene un estado o una situación especial.
Configuración del formato telefónico en la configuración relacionada con los registros
121
GoldMine utiliza el formato estándar de Estados Unidos para los números de teléfono si el idioma
configurado en Windows es el inglés. El formato estándar de Estados Unidos es (999)999-9999. Puede
escribir los dígitos sin formato y GoldMine mostrará el número con el formato adecuado.
Para todas las demás configuraciones de idioma, GoldMine utiliza el formato de número de teléfono
internacional. El formato de número de teléfono internacional deja el número de teléfono tal como se
especifica.
Cada registro de contacto conserva su propia configuración de formato telefónico. Para especificar el
formato de número de teléfono internacional al agregar un nuevo registro de contacto, puede cambiar el
valor del campo Formato internacional en el cuadro de diálogo Agregar nuevo registro.
También puede cambiar el formato de número de teléfono para un registro de contacto activo en la
pestaña Formateo de Teléfono del cuadro de diálogo Configuración relacionada con registro.
Para establecer el formato telefónico
1.
2.
3.
Seleccione Editar|Propiedades de registro|Configuración relacionada con registro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración relacionada con registro.
Seleccione la pestaña Formateo de Teléfono.
Seleccione
siguientes:
una
de
las
opciones
• Formato USA aplica al número de
teléfono del registro de contacto el
formato estándar de Estados Unidos
y Canadá: (999) 999-9999. El
número recibirá este formato
independientemente de cómo se
introduzcan los dígitos.
• Formato NO-USA: no aplica
ningún formato a los números de
teléfono.
4.
Cuando haya terminado, haga clic en
Aceptar. El formato telefónico que seleccione se aplicará al registro de contacto activo.
Debe utilizar un formato coherente para las entradas de números de teléfono
internacionales. Al comprobar si existen registros duplicados, GoldMine
considerará entradas distintas las entradas con los mismos dígitos y formatos
distintos. Por ejemplo, GoldMine considerará el número 55 12 345-6789 distinto
de 5512 345-6789
Configuración de la propiedad en la configuración relacionada con los registros
La ocultación de registros está controlada por el propietario del registro. Los registros de contacto
pueden ser "públicos" o "privados". Los registros privados son registros a los que se ha asignado un
propietario, que puede ser un usuario individual de GoldMine o un grupo de usuarios.
Al aplicar la ocultación de registros se ocultan datos de los registros de contacto a los usuarios que no
son propietarios del registro. Con la ocultación de registros, si un usuario intenta ver un registro de
contacto del que no es el propietario, la pantalla del contacto se mostrará oculta en parte o en su
totalidad.
122
Para establecer la propiedad
1.
Seleccione Editar|Propiedades de registro|Configuración relacionada con registro.
Configuración relacionada con registro.
2.
Seleccione la pestaña Propiedad.
3.
En la lista desplegable Propiedad de,
seleccione el usuario o grupo de usuarios
que es el propietario. Al agregar nuevos
registros a la base de datos, el propietario
por defecto es (público) salvo que el
usuario
tenga
establecida
una
configuración de propiedad específica en
sus Propiedades de usuario.
4.
En el área Ocultación de registros, puede
seleccionar una de las opciones siguientes:
5.
Ninguno: todos los usuarios pueden ver el
registro de contacto completo.
6.
Semi-parcial (ocultar pestañas): todos los usuarios pueden ver la información de la vista de
campos primarios, pero sólo el usuario o grupo de usuarios propietarios puede ver la
información de las pestañas. Las pestañas están ocultas, marcadas como privadas y no se
pueden ver, tal como se muestra en la siguiente figura:
7.
Parcial: todos los usuarios pueden ver solo la información de las 4 primeras filas de la vista de
campos primarios, que contienen la información de la empresa, el contacto y el teléfono. El
resto de la información y las pestañas están ocultas y marcados como privados. El usuario o
grupo de usuarios propietario puede ver toda la información del registro de contacto:
123
8.
Completar: todo el registro está oculto, lo que significa que los usuarios que no son
propietarios del registro no pueden verlo ni encontrarlo mediante el centro de búsqueda de
contactos. El usuario o grupo de usuarios propietario puede ver toda la información del registro
de contacto.
5.
Cuando haya terminado, seleccione Aceptar. La configuración establecida ahora se aplica al
registro de contacto activo.
Los usuarios con derechos principales pueden ver toda la información de los
registros de contacto, independientemente del propietario y del nivel de ocultación
establecido.
Configuración de alertas en la configuración relacionada con registros
Puede asignar una alerta a un registro de contacto activo para notificar a los otros usuarios de GoldMine
que dicho contacto tiene un estado o una situación especial.
Para establecer alertas
1.
Seleccione Editar|Propiedades de
registro|Configuración
relacionada
con
registro.
Configuración relacionada con
registro.
2.
Seleccione la pestaña Alertas.
3.
Seleccione Habilitar alertas.
Cuando haya seleccionado esta
opción, podrá activar una o varias
de las alertas que se muestran en el
panel a continuación.
4.
Haga clic en Nueva alerta si no ha
configurado
ninguna
alerta
anteriormente o si desea agregar
una nueva. Aparecerá el cuadro de
diálogo Nueva alerta de contacto.
• En el cuadro de diálogo Nueva alerta de contacto, puede definir las opciones que se
muestran a continuación para el código de alerta de tres caracteres que está creando.
124
• Código: En el cuadro de texto Código, escriba el código de tres caracteres que
representa el estado de alerta.
• Descripción de alerta: en el
cuadro de texto Descripción de
alerta, escriba una breve
descripción de la alerta.
• Mensaje: En el cuadro de
texto Mensaje, tiene la opción
de
escribir
el
mensaje
ampliado que desea que
aparezca cuando los usuarios
activen el registro de contacto.
Para guardar la alerta, es necesario que escriba la descripción.
• Haga clic en OK para volver a la pestaña Alertas.
5.
Seleccione una o varias alertas para que se activen cuando se acceda al registro de contacto.
6.
Seleccione Registrar alerta en historial cuando le aparezca la alerta al usuario cuando
desee que se registren en la pestaña Historial la fecha y la hora de visualización, el código de
alerta y el usuario que ha asignado la alerta. GoldMine agrega al registro de historial cuando
aparece la alerta, no cuando el usuario la cierra.
7.
Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar. Las alertas se asignan al registro de contacto
activo.
Puede visualizar los códigos de alerta disponibles en la Base de Conocimiento.
En la Base de Conocimiento, seleccione la carpeta Sistema>>Alertas de contacto
.
Cambio del tiempo de retraso en las alertas
Por defecto, GoldMine muestra una alerta siete segundos después de que el usuario visualice un registro
de contacto al que se ha asignado una alerta, Sin embargo, puede modificar el tiempo de demora si
modifica la configuración RecAlertSec del archivo GM.ini:
Para cambiar el retraso temporal antes de que aparezca la alerta, establezca la configuración siguiente en
la sección [GoldMine] del GM.ini.
RecAlertSec= número de segundos antes de que aparezca la alerta.
Si un contacto utiliza un ID digital al enviarle
mensajes de e-mail, puede configurar el
registro del contacto con la información de
ID.
1.
Con el registro de contacto activo en
GoldMine, seleccione
125
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Editar|Propiedades de registro|Detalles de contacto. Aparecerá el cuadro de diálogo
Detalles de contacto.
Seleccione la pestaña ID(s) digital(es).
Haga clic en Importar para agregar el archivo de ID digital de un contacto al registro de
contacto de GoldMine. Aparecerá el cuadro de diálogo Importar ID digital.
En el cuadro de texto Nombre de archivo escriba el nombre del archivo de certificado *.p7b o
*.cer que vaya a importar o búsquelo.
En el cuadro de texto Nombre, escriba el nombre que desee que se muestre.
Haga clic en Aceptar para volver a la pestaña ID digitales.
Para exportar el archivo a otra ubicación, haga clic en Exportar.
Para revisar los detalles del certificado, haga clic en Ver.
Para eliminar un ID digital, resalte el ID y haga clic en Eliminar.
5.3 Uso de Filtros y Grupos
¿Para qué sirven?
A medida que va creciendo, una base de datos de contactos se puede llegar a convertir en algo realmente
insostenible, si no se tienen las utilidades adecuadas para moverse por dentro con la suficiente agilidad.
Esto se resuelve utilizando los conceptos de filtro y de grupo.
..
Imagine que desea revisar la base de datos y especialmente las condiciones de los
clientes del barrio de Gràcia, en Barcelona. Sólo podrá hacerlo mediante un filtro,
en el que se limiten los registros mostrados a dos condiciones: que la ciudad sea
“Barcelona” y el barrio sea “Gràcia”.
(No existe un campo estándar dentro de GoldMine que contenga la información del
barrio o distrito. En el ejemplo anterior se considera que se ha creado un campo
personalizado para almacenar esa información.)
Diferencias y semejanzas entre filtros y grupos
FILTRO
Semejanzas
GRUPO
Ambos permiten la acotación de registros mediante la utilización de criterios.
Evalúa continuamente las condiciones Es estático. Una vez creado no se
de los registros, por lo que si se modifica aunque cambien los registros.
producen cambios los refleja al instante. Se puede modificar manualmente.
Diferencias
Su funcionamiento es más lento.
Es rápido.
Únicamente puede evaluar campos de Permite evaluar más condiciones, como
las tablas primarias “Contact1” y perfiles, historial, actividades, enlaces,
“Contact2”.
tareas pendientes, etc.
5.4 Filtros
Despliegue el menú “Herramientas” y escoja la opción “Filtros y Grupos”, o bien pulse sobre el icono
de acceso rápido “Filtros” de la barra de herramientas.
nuevos filtros.
. Podrá ver la pantalla para crear
126
Para crear un nuevo filtro pulse el botón “Nuevo” en la pantalla, o bien haga clic
con el botón secundario del ratón sobre el espacio de la lista y escoja la opción
“Nuevo...”.
Tipos de filtros
Para crear un filtro sencillo sólo es necesaria la comprobación de una condición, sin intervenir más
factores que un único campo.
..
Ejemplos de filtros sencillos serían todas aquellas con código postal comenzado en
“28”, o los clientes que sean del tipo “Distribuidor”, etc.
Un filtro compuesto es aquel que se compone de dos o más condiciones. Pueden combinarse en forma
conjunta (deben darse las condiciones a la vez) o disyuntivamente (puede darse una, o la otra, o a la
vez...) o una combinación de ambas formas.
..
Un ejemplo de filtro compuesto: aquel en el que se incluyan todos los contactos de
las provincias de la comunidad autónoma de Aragón (campo “Provincia” igual a
“Zaragoza” o “Huesca” o “Teruel”).
Creación de un nuevo filtro
127
1
2
3
1.
Escriba un nombre para el nuevo filtro a generar
2.
Establezca un propietario par el filtro. Habitualmente estos serán de dominio público, aunque
también pueden ser de propiedad de un usuario.
3.
En el recuadro anterior aparecerá la consulta, en formato inglés (texto legible) o bien en
codificación dBase o SQL. En este primer paso el recuadro está vacío ya que aún no se ha
generado ninguna expresión.
128
Inicio
Seleccione el
operador que
necesita: igual a,
mayor que, menor o
i
l
Busque el nombre del
campo que desea evaluar
Pulse sobre el botón
“Y” u “O“según
necesite
SI
¿Desea agregar
más
condiciones?
Escriba el valor con
el cual comparará
el campo que ha
escogido
Pulse sobre el botón
“Insertar
condición”
NO
Pulse “Aceptar” para
terminar
Seguramente habrá visto que existen también dos botones con los símbolos
paréntesis abierto y paréntesis cerrado. Esto es porque puede agrupar las
condiciones de formas distintas. Esto es más fácil de ver con un ejemplo.
..
Se desean filtrar aquellos contactos en los que el nombre de la empresa vaya de la
“A” a la “L”, y que sean de la península ibérica, es decir,
“ESPAÑA”, “PORTUGAL” o “ANDORRA”.
Condiciones:
Empresa mayor o igual que “A” Y Empresa menor o igual que “L”
País igual a “ESPAÑA”
País igual a “PORTUGAL”
País igual a “ANDORRA”
Trate de poner las condiciones tal y como se han expresado en la frase del
enunciado:
[Empresa] mayor o igual que “A” Y [Empresa] menor o igual que “B” Y [País]
igual a “ESPAÑA” O [País] igual a ”PORTUGAL” O [País] igual a
“ANDORRA”.
Según el álgebra de Boole, las condiciones “Y” tienen más peso que las
condiciones “O”, por lo que el resultado será el siguiente:
“Se filtrarán aquellos contactos cuyo nombre de empresa empiece entre las
letras “A” y L “y” que sean de España, o bien aquellos que sean de
Portugal, o bien aquellos que sean de Andorra.”
El resultado no es el deseado ya que se filtrarán los contactos de Andorra y Portugal
sin contar con qué letra empieza el nombre de empresa. Esto es
porque no se están agrupando correctamente las condiciones.
Este problema se soluciona mediante la utilización de los
paréntesis. La expresión correcta sería:
( [Empresa] mayor o igual que “A” Y [Empresa] menor o igual que “B” ) Y (
[País] igual a “ESPAÑA” O [País] igual a ”PORTUGAL” O [País] igual a
“ANDORRA” )
129
Operadores de expresiones de filtro
Los operadores especifican los criterios que debe cumplir un campo para ser incluido o excluido de un
filtro.
Puede seleccionar uno de los operadores siguientes:
•
Igual a: busca una coincidencia exacta entre el campo designado en Nombre del campo y la
entrada del campo Valor. Cuando el campo de datos y el valor de comparación coinciden, se
selecciona el registro.
..
•
Distinto de: busca una diferencia entre el campo designado en Nombre del campo y la entrada
del campo Valor. Cuando el campo de datos y el valor de comparación coinciden, se selecciona
el registro.
..
•
Ejemplo: al seleccionar el campo Ciudad y la entrada de Valor Madrid se
crea el filtro Ciudad mayor que "Madrid". Un registro con una entrada de
Ciudad Palencia se seleccionará, pero un registro con una entrada de Ciudad
Badajoz o Madrid no se seleccionará.
Menor que: busca un valor en el campo de datos alfanuméricamente inferior que el valor de
comparación. En una búsqueda de entradas alfanuméricas, como Ciudad, un valor inferior es
un valor que viene antes del valor introducido; es decir, que va antes en el alfabeto. Cuando el
valor del campo de datos es alfanuméricamente inferior que el valor de comparación, el registro
se selecciona.
..
•
Ejemplo: Al seleccionar el campo Ciudad y la entrada de Valor Madrid se
crea el filtro Ciudad distinta de "Madrid". Todos los registros con la entrada
de Ciudad Madrid no serán seleccionados. Se seleccionarán los registros con
entradas en las que Ciudad sea cualquier otra ciudad.
Mayor que: busca un valor en el campo de datos alfanuméricamente superior que el valor de
comparación. En una búsqueda de entradas alfanuméricas, como Ciudad, un valor superior es
un valor que viene después del valor introducido; es decir, que va después en el alfabeto.
Cuando el valor del campo de datos es alfanuméricamente superior que el valor de
comparación, el registro se selecciona.
..
•
crea el filtro Ciudad igual a "Madrid" que seleccionará todos los registros en
los que la entrada de Ciudad sea Madrid.
crea el filtro Ciudad Menor que "Madrid". Un registro con una entrada de
Ciudad Cuenca se seleccionará, pero un registro con una entrada de Ciudad
Zaragoza o Madrid no se seleccionará.
Mayor o igual que: busca un valor en el campo de datos igual o alfanuméricamente superior
que el valor de comparación. En una búsqueda de entradas alfanuméricas, como Ciudad, un
valor superior es un valor que viene después del valor introducido; es decir, que va después en
el alfabeto. Cuando el valor del campo de datos es alfanuméricamente superior que el valor de
..
crea el filtro Ciudad Mayor o igual que "Madrid". Todos los registros con
entradas de Ciudad Madrid y todos los registros con entradas de Ciudad que
estén después en el alfabeto, como Palencia, se seleccionarán. Sin embargo,
todos los registros con entradas de Ciudad que estén antes en el alfabeto,
130
como Badajoz, no se seleccionarán.
•
Menor o igual que: busca un valor en el campo de datos igual o alfanuméricamente inferior
que el valor de comparación. En una búsqueda de entradas alfanuméricas, como Ciudad, un
valor inferior es un valor que viene antes del valor introducido; es decir, que va antes en el
alfabeto. Cuando el valor del campo de datos es alfanuméricamente inferior que el valor de
..
•
Empieza por: busca un valor en el campo de datos que empieza por el valor de comparación.
Si los caracteres del valor de comparación coinciden con los caracteres iniciales del campo de
datos, se selecciona el registro.
..
•
Ejemplo: El filtro Ciudad no contiene "P" incluirá los registros en los que la
entrada de Ciudad no incluya una P en el nombre de la ciudad, como
Barcelona o Madrid. Sin embargo, Palencia o Valdeobispo no se
seleccionarán.
Está vacío: busca la ausencia de cualquier entrada en el campo especificado. Los campos de
caracteres están vacíos cuando sólo contienen espacios.
..
•
Ejemplo: el filtro Ciudad contiene "P" incluirá los registros en los que la
entrada de Ciudad incluya una P en el nombre de la ciudad, como Palencia o
Valdeobispo, Castellón de la Plana.
No contiene: busca la ausencia del valor de comparación en cualquier posición del campo de
datos. Si el campo de datos no contiene el valor de comparación, se selecciona el registro.
..
•
Ejemplo: el filtro Ciudad empieza por "P" incluirá registros en los que todas
las entradas de Ciudad empiecen por P, como Palencia, Pamplona, Pozuelo de
Alarcón, etc..
Contiene: busca la existencia del valor de comparación en cualquier posición del campo de
datos. Si el campo de datos contiene el valor de comparación, se selecciona el registro.
..
•
Ejemplo: al seleccionar el campo Ciudad y la entrada de Valor Madrid se
crea el filtro Ciudad Menor o igual que Madrid. Todos los registros con
entradas de Ciudad Madrid y todos los registros con entradas de Ciudad que
estén antes en el alfabeto, como Cuenca, se seleccionarán. Sin embargo, todos
los registros con entradas de Ciudad que estén después en el alfabeto, como
Zaragoza, no se seleccionarán.
Ejemplo: si tiene contactos tanto en España como en otros países y desea
buscar sólo contactos de España (suponiendo que no ha introducido datos de
país para los clientes nacionales), el filtro País esta vacío seleccionará los
contactos ubicados en España.
No está vacío: busca cualquier valor en el campo especificado.
..
Ejemplo: Si desea enviar por fax un anuncio a todos sus clientes
empresariales, el filtro Fax no está vacío seleccionará todas las compañías
con un número de teléfono introducido en el campo Fax.
Operadores booleanos
131
Los operadores booleanos son las funciones que se utilizan entre expresiones de filtro para refinar el
alcance de la consulta o el filtro.
Puede enlazar dos términos de consulta (por ejemplo, Representante de ventas igual a Juan y Territorio
de ventas igual a Sudoeste) con los siguientes operadores:
•
AND: sólo se recuperan los registros que contengan ambas expresiones.
El filtro incluye sólo los registros en los que el representante de ventas es Juan y el territorio de ventas
es Sudoeste. Ambas condiciones deben ser verdaderas para que el registro se incluya en el grupo de
filtro.
•
OR: se recupera cualquier registro que contenga una de las expresiones.
El filtro incluye sólo los registros en los que el representante de ventas es Juan o el territorio de ventas
es Sudoeste. Cualquiera de las dos condiciones puede ser verdad para que el registro se incluya en el
grupo de filtro.
Utilizando la opción para optimización de filtros
Optimice el rendimiento del
filtro.
Por
su
propio
funcionamiento, un filtro es
mucho más lento que un grupo.
Mediante la imposición de unos
ciertos límites, podrá aumentar el
rendimiento del sistema cuando
el filtro se encuentre activo, ya
que estará evaluando muchos
menos registros.
En la figura, se limita la
búsqueda de empresas de la letra
“A” a la letra “H” con lo que el
número de operaciones de
búsqueda es mucho menor.
A la hora de optimizar el rendimiento del filtro, compruebe que no está limitando
su funcionamiento.
En el caso en que buscaría las empresas cuya primera letra está entre la “A” y la
“L”, el ejemplo de optimización de la parte superior de la hoja no le sería útil, ya
que estaría alterando el funcionamiento del filtro (todas aquellas empresas que
empezasen desde la letra siguiente a la “H”, es decir, las letras entre la “I” y la
“L”, no aparecerían).
Lo correcto sería, ordenando por Empresa, limitar desde la letra “A” hasta la
letra “L”.
Activar un filtro
132
Para que un determinado filtro empiece a funcionar habrá que “activarlo” en la pantalla principal de
“Filtros y grupos”, mediante la pulsación del botón “Activar” que se encuentra justo encima de la lista
de filtros.
Podrá ver que se lo ha activado si echa una mirada a la cabecera de la ventana principal de contacto. En
ella verá la referencia al filtro activo, junto con el nombre de la pestaña.
Liberar un filtro
Entre en la pantalla de “Filtros y grupos”, posiciónese dentro de la pestaña “Filtros” y pulse sobre el
botón “Liberar”.
Uso de opciones de vista previa de filtros
La pestaña Vista previa del cuadro de diálogo Filtros y grupos permite comprobar el filtro antes de
activarlo.
Para obtener una vista previa del resultado de un filtro
1.
En la pestaña Filtros del
cuadro de diálogo Filtros y
grupos, resalte el filtro que
desea comprobar y seleccione
la pestaña Vista previa.
2.
En la pestaña Vista previa se
mostrará el filtro seleccionado
en el cuadro de texto que hay
en la parte superior.
3.
Puede optar por una de las
opciones siguientes de
visualización:
• En inglés: muestra la
expresión de filtro en
133
inglés. Por ejemplo, si la expresión de filtro se ha configurado para seleccionar registros de
contacto ubicados en Barcelona, la entrada en Expresión de filtro aparecerá como Provincia
es igual a "Barcelona"
• En dBASE: muestra la expresión de filtro como una expresión dBASE. Por ejemplo, si la
expresión de filtro se ha configurado para seleccionar registros de contacto ubicados en
Barcelona, la entrada en Expresión de filtro aparecerá como upper(contact1>state)="Barcelona".
4.
Para editar la expresión de filtro en el cuadro de texto superior, haga clic con el botón
secundario y seleccione las opciones necesarias en el menú contextual.
5.
Construir filtro: abre el cuadro de diálogo Constructor de expresiones, que permite
modificar un filtro existente o crear un filtro nuevo. Una vez seleccionado el filtro de un
usuario de GoldMine, las opciones disponibles son las mismas que las descritas en la sección
Creación de un nuevo filtro.
6.
Haga clic en Buscar todo para ejecutar el filtro. Los resultados se mostrarán en el cuadro de
texto inferior. El número de registros incluidos en el filtro se muestran en la opción Conteo que
se encuentra en la esquina inferior derecha.
7.
También se pueden utilizar las opciones siguientes para modificar los resultados:
• Guardar: abre el cuadro de diálogo Guardar consulta, en el que puede guardar la
expresión de filtro o los registros seleccionados como un grupo. Si sólo guarda la expresión
de filtro, los registros reales seleccionados por el filtro pueden variar cada vez que se activa
el filtro, dependiendo de los cambios que haya sufrido la base de datos de contactos.
• Profundizar: permite seleccionar un filtro (existente o recién creado) que GoldMine
aplicará únicamente a los registros ya seleccionados sobre la base de otro filtro distinto. Por
ejemplo, si GoldMine recupera 200 registros después de realizar una búsqueda basada en un
filtro para seleccionar los registros de contacto ubicados en Barcelona, podrá aplicar un filtro
diferente a esos 200 registros.
5.5 Creación de filtros de consulta SQL
En el cuadro de diálogo Filtros y grupos puede crear filtros a partir de sus consultas SQL. Las opciones
de consulta SQL están diseñadas y optimizadas para sistemas con bases de datos SQL; no obstante,
puede ejecutar consultas en una base de datos Firebird.
Las consultas SQL (Lenguaje de consulta estructurado) tienen un formato diferente
del formato de dBASE
Para crear un filtro de consultas SQL
1.
Seleccione Herramientas|Filtros y Grupos. Aparecerá el cuadro de diálogo Filtros y grupos.
2.
Seleccione la pestaña Consulta SQL.
134
3.
Introduzca la consulta SQL.
4.
Haga clic en Consultar para mostrar los resultados en el cuadro de texto inferior.
5.
Para guardar la consulta para utilizarla en el futuro, haga clic en Guardar. Aparecerá el cuadro
de diálogo Consultas SQL guardadas.
6.
Introduzca un nombre descriptivo en el
cuadro de texto Nombre de consulta.
7.
Seleccione una de las opciones
siguientes:
• Guardar como nueva consulta:
guarda la consulta SQL como una
nueva expresión. Una vez guardada, el título que haya introducido aparecerá en la lista
desplegable Nombre de consulta.
• Actualizar consulta actual: guarda los cambios a una expresión de consulta creada
previamente. El título aparecerá en el campo Nombre de consulta.
• Eliminar consulta: elimina la expresión de consulta especificada en el campo Nombre de
consulta.
8.
El botón Generar… abre un Asistente de Búsqueda que le permite crear consultas SQL para
identificar contactos con información de contacto específica, actividades pendientes o
completadas con determinadas características. Siga las instrucciones del Asistente para
completar el proceso de generación de consultas SQL.
135
9.
Ejemplos de consulta SQL
Conteo del número de registros
Para contar el número de registros de contacto, escriba la sentencia de la siguiente manera:
SELECT count (*) FROM Contact1
En las sentencias de conteo, observe que el comodín (*) aparece entre paréntesis.
Campos en cada tabla
Para obtener una lista de todos los campos que hay en cada tabla de GoldMine instalado en dBASE,
puede escribir una consulta del tipo siguiente:
SELECT * FROM Contact1
y luego cambiar el nombre de la tabla de cada lista requerida:
SELECT * FROM CAL, select * from ContHist
Para obtener una lista de todos los campos que hay en cada tabla de GoldMine instalado en la base de
datos SQL Server, puede escribir una consulta del tipo siguiente:
SELECT dbfname, field_name, fielddesc, field_type, field_len, field_dec FROM ContUDef ORDER
BY dbfname, field_name
Restringir la consulta a ciudades
Para buscar todos los contactos en la ciudad de Barcelona, escriba la sentencia de la manera siguiente:
SELECT * FROM Contact1 WHERE city = “Barcelona”
136
Una consulta para encontrar todos los registros de la ciudad de Barcelona que los usuarios han
introducido con la letra inicial en mayúsculas y en minúsculas sería de la siguiente manera:
SELECT * FROM Contact1 WHERE población como “_arcelona”
Utilice el carácter guión bajo (_) para hacer búsquedas de un solo carácter.
Restringir la consulta a dos estados o provincias
Para buscar todos los contactos en Alicante y Barcelona, escriba la sentencia de la manera siguiente:
SELECT * FROM Contact1 WHERE state = “Barcelona” OR state = “Alicante” ORDER BY state, city
Contactos duplicados
La búsqueda de los posibles duplicados en una base de datos puede ser muy difícil. Una consulta para
buscar los registros de contacto duplicados en la base de datos significa buscar los números de cuenta
duplicados en las tablas Contact1 y Contact2:
SELECT count(*), AccountNo FROM Contact2 GROUP BY AccountNo HAVING Count(*) > 1
ID de registro duplicado
Para buscar registros de contacto con ID de registro duplicados, haga la siguiente consulta:
SELECT recid FROM Contact2 GROUP BY recid HAVING count(recid) > 1
Buscar registros huérfanos
Un registro huérfano existe cuando hay un registro en la tabla Contact2 pero NO en la tabla Contact1.
SELECT * FROM Contact2 WHERE AccountNo NOT IN (SELECT AccountNo from Contact1)
Registros de contacto sin dirección de correo electrónico
Para establecer un subconjunto de los registros de contacto sin dirección de correo electrónico, haga la
siguiente consulta:
SELECT company, contact FROM Contact1 WHERE contact1.accountno NOT IN (SELECT
contsupp.accountno FROM ContSupp WHERE contact = “E-mail Address”)
Ver registros de contacto nuevos introducidos durante un período de tiempo específico
La pestaña Resumen de un registro de contacto contiene un campo de creación en el que se registra la
fecha en la que se hizo el registro. Utilice el campo de creación para generar un subconjunto de registros
creados en una fecha determinada. Puede crear un filtro o una consulta SQL para generar el
subconjunto.
Para crear un filtro que busque los registros de contacto nuevos creados en la semana del 24 de junio de
2003, el valor en Creación debe ser mayor que “6/24/2003” Y menor que “6/28/2003”.
SELECT * FROM Contact1 WHERE contact1.createon > “20030624” and contact1.createon <
“20030628”
137
5.6 Grupos
Despliegue el menú “Herramientas” y escoja la opción “Filtros y Grupos”, o bien pulse sobre el icono
de acceso rápido “Grupos” de la barra de herramientas.
nuevos grupos.
. Podrá ver la pantalla para crear
Para crear un nuevo grupo pulse el botón “Nuevo Grupo” en la pantalla, o bien haga
clic con el botón secundario del ratón sobre el espacio de la lista y escoja la opción
“Nuevo...”.
Ponga un nombre único al grupo con el que pueda identificarlo. Asígnele si lo desea un código breve. El
usuario por defecto para el nuevo grupo será el mismo que el que tenga activo durante su creación,
aunque lo puede poner como grupo público.
138
Observe la pantalla superior que se muestra a modo de ejemplo. GoldMine ofrece varias posibilidades
para generar un grupo:
Registros filtrados
Registros previsualizados
Registros de consulta SQL
Registros etiquetados
Actividades de calendario programadas
Actividades de historial completadas
Datos de contacto suplementarios
Contactos procedentes de la aplicación de un filtro.
Contactos pre-visualizados en la pestaña “Vista
Previa” de la pantalla “Filtros y Grupos”
Resultados de la ejecución de una consulta SQL (en la
pestaña “Consulta SQL” de la pantalla “Filtros y
grupos”).
Contactos etiquetados en la ventana de búsqueda
Contactos que tengan planificadas unas determinadas
actividades de calendario.
Contactos en cuyo historial se encuentren unas
determinadas actividades ya realizadas.
Selección de contactos por criterios adicionales: tipo
de detalles, dirección e-mail, contactos, documentos
enlazados, etc.
Grupos basados en Registros filtrados
139
Busque en el desplegable “Construir sobre un filtro” el filtro que desea utilizar para crear el grupo, y
el “Propietario” del mismo.
Si no encuentra en la lista un filtro que debería estar, recuerde que cada usuario
puede tener sus propios filtros, además de los de dominio público. Despliegue el
recuadro de propietario para poder visualizar los filtros que han creado otros
usuarios.
En el recuadro inferior se refleja la expresión resultante del filtro. También puede generarla Ud. mismo,
si dispone de conocimientos de dBase o SQL. Para ello, marque la opción “Construir sobre una
expresión” y escriba la consulta de selección. Pulse sobre el botón “Construir filtro” para crear un
nuevo filtro partiendo desde cero.
El grupo quedará formado con todos los registros de contacto que cumplan las condiciones impuestas
por el filtro escogido.
Grupos basados en Actividades de calendario programadas
140
Utilizando este criterio se pueden seleccionar todos aquellos registros que tengan actividades
planificadas (sin completar) de un usuario, a partir de una fecha de inicio hasta una fecha de
finalización, según un tipo de actividad y un código de actividad (si se deja este campo en blanco se
seleccionan todos los códigos).
Seleccione dentro del cuadro desplegable “Usuario” el código del usuario o grupo de usuarios que
necesite acotar. Si no necesita distinguir entre usuarios deberá seleccionar, dentro del recuadro, la
opción “(Todos)”.
Elija una fecha de inicio de la búsqueda y una de finalización. Estos dos campos hay que rellenarlos de
forma obligada.
Elija el tipo de actividad que quiere evaluar, o bien marque la opción “Todas las actividades” para no
distinguir entre tipos. Podrá igualmente seleccionar aquellas actividades a las que se les haya asignado
un código, escribiéndolo en el campo “Actividad”.
Grupos basados en Actividades de historial Completadas
141
La selección mediante actividades completadas permite generar un grupo a partir de los registros que
contengan en su historial actividades realizadas con las siguientes características.
-
-
Un usuario o grupo de usuarios que las ha realizado. Si dentro del recuadro elige la opción
“(Todos)” estará haciendo irrelevante para el grupo el quién completó la actividad.
Fechas de inicio y finalización. Acote las actividades de historial a un determinado rango de
fechas, en lugar de buscar sobre toda la base de datos.
Código de actividad y resultado. Ambos códigos podrá verlos cuando se completa una
actividad programada. Si no escribe nada en estos campos, se incluirán todas aquellas
actividades que cumplan con los otros requisitos pedidos, sin importar ni su código de actividad
ni el resultado que hayan generado
Tipo de actividad (cita, llamada, siguiente acción, etc). Podrá seleccionar, para la generación
del grupo, aquellas actividades de un determinado tipo (no confundir con el código, impuesto
por el usuario). Si no quiere distinguir por tipo de actividad, marque la opción “Todas las
actividades”.
Grupos basados en Datos de contacto suplementarios
Busque aquellos contactos que tengan asociado alguno de los cuatro tipos de perfiles que se detallan a
continuación:
-
Detalles: busque aquellos contactos en los que encuentre un determinado tipo de detalle que
contenga la palabra clave. Si no incluye una palabra clave, se buscarán todos aquellos registros
que tengan al menos un detalle del tipo especificado.
-
Enlaces de documento: busque aquellos enlaces que en la ruta del archivo enlazado se
encuentre la palabra clave. Si deja el campo de palabra clave vacío, se seleccionarán todos
aquellos contactos que tengan enlazado al menos un documento.
-
Contactos adicionales: Escriba, dentro del recuadro “Palabra”, una parte o palabra del
nombre completo del contacto adicional a buscar. Para buscar simplemente registros que
contengan contactos adicionales (independientemente de su nombre) deje este campo en
blanco.
-
Referencias: Seleccione aquellos registros que tengan recomendación de otro contacto. Escriba
en “Palabra” parte del nombre o empresa de ese contacto.
Configuración opcional
142
Habrá observado cómo, tras pulsar el botón “Siguiente” en cualquiera de los cuatro ejemplos anteriores,
se habrá encontrado con una pantalla como la siguiente. En ella podrá optimizar los resultados obtenidos
al crear el grupo.
-
Campo: podrá ordenar la lista de contactos por un determinado campo (Empresa, contacto
principal, dirección, etc.).
-
Referencia:
valor
que
aparecerá
posteriormente dentro de la lista de
contactos incluidos. En el ejemplo que
puede ver a la derecha se puso como
referencia el tipo de contacto.
-
Exp. de Filtro: Le permite acotar los contactos que entran dentro del grupo. Si ha creado un
grupo a partir de un filtro esta opción no está disponible.
Activar un grupo
Al activar un grupo, Goldmine muestra solo los registros de contacto que son miembros del grupo
activo. Para activar un Grupo acceda a la pestaña “Grupos” de la pantalla de “Filtros y grupos”.
Seleccione el grupo activar y pulse el botón “Activar”.
Podrá ver que se lo ha activado si echa una mirada a la cabecera de la ventana principal de contacto. En
ella verá la referencia al grupo activo, junto con el nombre de la pestaña.
Liberar un grupo
Entre en la pantalla de “Filtros y grupos”, posiciónese dentro de la pestaña “Grupos” y pulse sobre el
botón “Liberar”.
5.7 Etiquetado de registros de contacto
143
Puede etiquetar o seleccionar varios registros de contacto en el centro de búsqueda de contactos o en la
lista de actividades. Una vez seleccionados, GoldMine mostrará Registros etiquetados en la barra de
título de cada registro que aparezca en la ventana de contacto. Este sencillo método para crear y activar
un grupo es una forma de construir temporalmente un grupo.
Una vez los registros están etiquetados, puede realizar cualquier operación estándar de fusión en los
registros etiquetados, como la impresión, el envío de mensajes de e-mail y fax o la planificación.
Para etiquetar registros de contacto
1.
Para etiquetar registros, realice una de las siguientes operaciones en el centro de búsqueda de
contactos o la lista de actividades:
• Mantenga pulsada la tecla CTRL y haga clic con el puntero del ratón sobre cada uno de los
contactos que desea incluir en el grupo.
• Mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic con el puntero del ratón en el primer y el
último registro de un bloque que desee incluir en el grupo.
• Mantenga pulsada la tecla Mayús, pulse las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA
ARRIBA para desplazarse al registro que desee seleccionar y, a continuación, pulse la
barra espaciadora.
2.
Puede suprimir la etiqueta de cualquier registro seleccionado en la lista de contactos repitiendo
los mismos pasos que siguió para etiquetar el registro.
GoldMine muestra el número total de registros etiquetados en la barra de
título del registro de contacto.
la opción de conservar siempre o liberar siempre los registros etiquetados
puede configurarse en el archivo nombredeusuario.ini.
3.
Si después de trabajar con registros etiquetados realiza más búsquedas, aparecerá un cuadro de
diálogo con la pregunta ¿Liberar todos los registros etiquetados? Si hace clic en Sí, se
eliminarán las etiquetas. Si hace clic en No, las etiquetas seguirán activas.
144
6 Comunicación con los
Contactos
6.1 Acerca de la Comunicación con los Contactos
GoldMine puede ser utilizado para imprimir y enviar por fax la correspondencia, enviar mensajes de
correo electrónico, enviar mensajes de “Buscapersonas” y distribuir literatura. GoldMine integra la
funcionalidad de su procesador de texto y su software de correo electrónico para comunicarse con los
contactos y compañeros de trabajo.
• Correo electrónico: Permite enviar, recuperar y gestionar correo electrónico de Internet. Los
usuarios de la organización puede utilizar el correo electrónico de GoldMine para comunicarse entre
ellos, proporcionando las mismas características que un centro de correo electrónico de Internet, pero
sin necesidad de una conexión en línea.
• Impresión de correspondencia y fax: GoldMine interactúa con Microsoft Word para combinar la
información de contacto de GoldMine en plantillas, generando correspondencia personalizada. El
Centro de Gestión de plantillas de documentos proporciona una ubicación central para acceder y
gestionar la correspondencia.
• La distribución de literatura: Las organizaciones pueden gestionar las solicitudes de material
impreso, como folletos y listas de precios, utilizando El Centro de Literatura de GoldMine.
• BuscaPersonas: Goldmine permite enviar un mensaje de “Buscapersonas” por marcación o a través
del envío de correo electrónico.
6.2 Centro de Gestión de Documentos
El centro de administración de documentos proporciona una función de formularios de fusión que
permite generar cartas, memorándums y mensajes de e-mail. GoldMine incluye características que
permiten imprimir una carta para un contacto o grupo de contactos e imprimir etiquetas y sobres.
GoldMine también permite enviar directamente estos documentos por fax en lugar de imprimirlos,
siempre que el procesador de texto admita la transmisión facsímil.
Puede crear, administrar e imprimir correspondencia para contactos individuales, grupos de contactos
filtrados o grupos de contactos.
..
Imagine que piensa en iniciar una campaña de promoción de un determinado
producto. Puede enviar esa información por correo electrónico aquellos contactos
que dispongan de él, y por correo impreso al resto.
Para hacerlo posible, podrá definir plantillas de correo electrónico y de Word, y
utilizar campos de GoldMine insertados entre el texto para su personalización.
Una vez imprima o envíe esos documentos, allí donde haya campos de
combinación, aparecerá el nombre, teléfono, etc. del contacto.
Puede utilizar el centro de administración de documentos para realizar las siguientes acciones:
•
Crear plantillas de documentos
•
Crear plantillas de e-mail
•
Clonar plantillas de documentos
•
Clonar plantillas de e-mail
•
Editar plantillas de documentos
145
•
Editar plantillas de e-mail
•
Fusionar documentos de correo
•
Fusionar mensajes de e-mail
•
Imprimir documentos
•
Enviar mensajes de e-mail
•
Agregar subcarpetas
También puede especificar, en el archivo GM.ini, el destino por defecto el formato de nombre de
archivo de las plantillas, los documentos fusionados o los documentos enlazados guardados por cada
usuario de GoldMine.
El centro de administración de documentos
Para abrir la pantalla “Centro de administración de
documentos” despliegue el menú “Ir a” en la barra
de menú principal y seleccione la opción:
“Plantillas de documentos”.
Observe en la siguiente figura el “Centro de administración de documentos”. Verá que la pantalla
está dividida en cuatro partes:
1.
El árbol de documentos, en el que se muestran los documentos que el usuario tiene creados a su
nombre, o los de uso público, seleccionando en el recuadro de usuario la opción “Público”.
2.
Propiedades del documento seleccionado en este momento. En el ejemplo superior, se muestran
las propiedades del documento llamado “Solicitud Información”: Descripción, ubicación física,
opciones de enlace al documento, instrucciones de conexión a dicha aplicación, etc.
3.
Previsualización del aspecto que tendría la plantilla al combinarse. Tenga en cuenta que no
siempre tendrá una representación exacta de lo que, por ejemplo, verá después en un
documento Word generado a partir de la plantilla.
4.
Barra de tareas: podrá seleccionar el usuario del cual quiere utilizar una plantilla, o bien
algunos botones de acceso rápido para las operaciones más utilizadas.
146
4
2
1
3
Crear plantillas de documentos
Para crear un nuevo documento que hará de plantilla, pulse con el botón
secundario del ratón sobre el espacio que ocupa el árbol de documentos, y
seleccione la opción “Nuevo...”.
Según en qué punto haga clic con el botón secundario del ratón, estará creando un
tipo u otro de documento. Observe a continuación el árbol de documentos:
Si hace clic en:
Obtendrá:
Una nueva plantilla de documento de
Microsoft Word.
Una nueva plantilla de hoja de cálculo
de Microsoft Excel.
Una plantilla de documento de
Microsoft Word en formato “sobre”.
Una plantilla de documento de
Microsoft Word en formato etiqueta.
Una nueva plantilla de correo
electrónico de GoldMine.
147
-
Escriba un nombre para la plantilla que va a crear. Este nombre se reflejará en
el árbol de documentos.
-
Asigne un usuario para este documento, o bien hágalo público.
-
Seleccione el archivo plantilla de Word o de Excel que utilizará.
-
Seleccione la opción “Enlazar a Docum” crea un documento enlazado
cuando el documento se combina.
-
La opción “Guardar historial” hará que cada vez que efectúe una
combinación utilizando este documento se guardará una línea de historial.
-
Marcando “Permitir Hot Link” permite enlazar este documento. Si no activa esta casilla, el
comando Enlazar no estará disponible.
-
Seleccione
el
tipo
de
documento que desea crear.
Por defecto, éste estará
seleccionado automáticamente
según en qué rama del árbol de
documentos haya hecho clic
anteriormente. Sin embargo,
puede cambiarlo en esta
pantalla.
-
Para abrir Word o Excel, y
modificar
la
plantilla
seleccionada, pulse sobre el
botón “Editar”.
Editar una plantilla de documento con Microsoft Word
Abra Microsoft Word y edite de la forma habitual una
plantilla de documento, o bien podrá abrirla desde
GoldMine pulsando el botón “Editar” dentro de las
propiedades de un documento enlazado.
Cada vez que quiera insertar un campo de la base de datos
de GoldMine abra el menú “GoldMine” y seleccione la
opción “Insertar Campo GoldMine...”.
Despliegue el cuadro “Insertar Campo”
y seleccione aquel que quiera poner en el
formulario.
Para que funcione la opción“Insertar Campo GoldMine...” necesitará tener
abierto GoldMine.
Si no ha instalado en programa de enlace entre GoldMine y Microsoft Word no
tendrá ese menú en Word.
148
Una vez termine la confección del documento, guárdelo con formato de plantilla de Word. Sin embargo
deberá hacerlo utilizando el menú “GoldMine” ya
que de lo contrario no funcionará correctamente.
Siga los siguientes pasos:
1.
2.
3.
Despliegue el menú “GoldMine” y
seleccione la opción “Guardar como
Formato GoldMine” o bien “Guardar
como
Documento
Vinculado
de
GoldMine”. La diferencia es que la
segunda opción, además de guardar el
documento, crea un nuevo vínculo a
GoldMine (exactamente lo mismo que si
crease uno nuevo desde la pantalla
“Centro de administración de documentos”).
Rellene aquellos campos de resumen de documento que necesite. El completar los campos de
esta pantalla es opcional, pudiéndose dejar en blanco si se considera necesario. Pulse sobre el
botón “Aceptar”.
En la pantalla “Guardar como...” seleccione la carpeta y nombre del archivo a guardar. Es
importante que en el desplegable “Tipo de archivo” seleccione la opción “Plantilla de
documento (*.dot)”.
Plantilla de
documento
(*.dot)
6.3 Impresión de documentos desde el centro de administración de
documentos
Puede imprimir documentos para un contacto o para un grupo filtrado o un grupo de contactos.
1.
2.
3.
4.
5.
1.
Desde el “Centro de administración de documentos” (opción de menú: “Ir a|Plantillas de
Documentos”) seleccione el usuario en la lista desplegable.
Resalte la plantilla de documento que vaya a imprimir y haga clic con el botón secundario.
Combinar y editar: abre el documento en la pantalla con los campos de GoldMine que ha
insertado con la información del registro de contacto actual. Edite el documento según sea
necesario e imprímalo utilizando el comando de impresión del programa.
Imprimir o Fax: abre. el cuadro de diálogo Propiedades de Combinación de correo.
En el área Selección de contactos, seleccione una de las opciones siguientes:
149
• Este contacto: fusiona el documento con el contacto principal del registro de contacto. También
puede seleccionar un contacto adicional en la lista desplegable.
• Todos los contactos enlazados a (nombre
de contacto): fusiona el documento con
los contactos principales y adicionales del
registro de contacto activo.
• Todos los contactos del siguiente
filtro/grupo: fusiona el documento con
TODOS los registros de contacto o con el
grupo filtrado o grupo de contactos que ha
seleccionado en la lista desplegable.
Si selecciona Todos los contactos
enlazados a (nombre de contacto) o
Todos los contactos del siguiente
filtro/grupo, también puede seleccionar
las opciones siguientes:
• Principal: fusiona el documento con el
contacto principal.
• Adicional: fusiona el documento con contactos adicionales.
• Código de combinación: fusiona el documento basado en el código seleccionado en la lista de
búsqueda F2.
2.
En el área Entrega, seleccione:
•
El método A en la lista desplegable. Puede seleccionar Impresora o Fax.
•
Seleccione Poner en cola para x días para retrasar la impresión o el envío del documento. Esta
opción establece que el documento se imprima o se envíe al cabo de un número seleccionado de
días mediante agentes de servidor o el centro de solicitud de documentación.
Nota: si un documento se imprime o se envía inmediatamente, se agrega un registro a la pestaña
Historial.
También puede iniciar el envío de
correspondencia o fax a través de la
opción de menú “Acciones|Comenzar
combinación de correo” en este caso,
desde la pestaña “Plantilla” de las
propiedades, debe seleccionar la
plantilla que quiera utilizar.
6.4 Correspondencia a través de Fax
Puede enviar por fax correspondencia desde GoldMine si instala una de estas aplicaciones:
• Symantec WinFax PRO 7.01 o posterior. Para utilizar Symantec WinFax PRO debe tener instalada
la versión de Microsoft Word 7.0 o posterior con el controlador de impresora de WinFax PRO.
150
• RightFax. Para utilizar RightFax, debe instalar en Windows un controlador de impresora llamado
RightFax configurado para imprimir al servidor RightFax.
• Zetafax 7.5 o posterior.
Para enviar correspondencia a través de fax, seguir el procedimiento descrito en el apartado anterior.
Enviar por Fax la hoja de Fax predeterminada
Cuando se utiliza la capacidad de fax, GoldMine abre la aplicación utilizada para crear la plantilla, como
Microsoft Word, a continuación, muestra la plantilla con la información fusionada del registro del
contacto. También puede enviar por fax una correspondencia utilizando una plantilla de fax
predeterminada. Para ello busque el registro del contacto a quien quiere enviar el fax (si el contacto tiene
asociados contactos adicionales le dará opción de elegir uno de ellos) y seleccione la opción de menú
“Acciones| Escribir fax a Contacto…”.
6.5 El centro de correo
El correo electrónico ha entrado con fuerza como medio de comunicación entre personas en los últimos
años. GoldMine incorpora también un completo gestor de correo electrónico como parte de la relación
diaria con sus clientes y proveedores, ofreciendo una cómoda manera de ver, organizar y enviar correos
electrónicos de Internet. Si está suscrito a más de un servidor de e-mail POP3 (Post Office Protocol
versión 3), puede configurar el centro de e-mail para recuperar correo de varios servidores de correo de
Internet.
Un primer vistazo
Para abrir el centro de correo de GoldMine despliegue el menú “Ir A” y
seleccione la opción “Correo”. También podrá acceder a él pulsando la tecla de
función “F5” o sobre el icono de acceso de la barra de herramientas:
4
2
1
3
La pantalla “Centro de correo electrónico” se divide en cuatro partes:
1
Lista de carpetas del centro de correo. En ella podrá distinguir las carpetas de
entrada (correos recibidos) y salida (correos en cola de salida), la papelera de correos
eliminados, la carpeta de borradores (correos en proceso de edición pero que aún no
han sido colocados para su envío), el enlace hacia Microsoft Outlook (permite ver las
carpetas de Outlook), los correos enviados y los archivados (organizados por año/mes
o mes/año según lo establecido en sus preferencias).
151
2
3
4
Lista de correos almacenados en cada carpeta. Haga clic con el botón primario del
ratón sobre cualquiera de las carpetas de la sección anterior, y en la parte derecha
superior de la pantalla aparecerá todo el contenido. En el ejemplo de la pantalla anterior
se están mostrando los correos ya bajados en la carpeta “Urgente” (carpeta creada por
el usuario) de la Bandeja de entrada.
Previsualización del elemento de correo seleccionado. Dentro de cada carpeta,
seleccione el elemento que quiera previsualizar. GoldMine le permite ver las primeras
líneas del mismo (aunque en el caso de los correos que ya se encuentran bajados desde
el servidor de correo podrá ver todas las líneas, desplazándose por la ventana utilizando
la barra de desplazamiento de la derecha).
La barra de herramientas de correo. Únicamente será visible mientras tenga abierto
el centro de correo. Ofrece acceso a las operaciones más habituales dentro de esta
pantalla, como crear carpetas para almacenar de forma más acorde con sus preferencias
los correos, crear un nuevo correo, abrir uno ya descargado o eliminar un correo,
archivar, imprimir, responder, reenviar, etc.
Todas estas opciones podrá igualmente llevarlas a cabo si pulsa con el botón
secundario de su ratón sobre el correo que desee hacer la operación (abrir, editar,
eliminar, reenviar...) o bien sobre el espacio en blanco de la sección 2 para las
operaciones de envío de correo, etc.
Barras de herramientas del centro de e-mail
Las opciones de la barra de herramientas pueden cambiar a medida que trabaja en el centro de e-mail,
pero los botones básicos proporcionan acceso rápido a la mayor parte de las funciones de e-mail. La
barra de herramientas de la bandeja de salida tiene opciones ligeramente diferentes a la barra de
herramientas de la bandeja de entrada o a la carpeta de enviados.
Barra de herramientas de e-mail general
Dependiendo de la acción a realizar, en la siguiente tabla se mencionan algunas de las opciones
disponibles desde la barra de herramientas y/o a partir de los menús locales:
Crear mensaje de correo: abre la ventana editar e-mail para que pueda crear un
mensaje nuevo.
Crear carpeta: crea un subcarpeta de archivos.
152
Imprimir: imprime el mensaje.
Actualizar: actualiza la lista de mensajes.
Eliminar: suprime el mensaje seleccionado.
Responder: abre una respuesta dirigida al remitente en la ventana Editar e-mail.
Responder a todos los destinatarios: abre una respuesta dirigida al remitente y a
todos los otros destinatarios en la ventana Editar e-mail.
Reenviar: reenvía el mensaje a un destinatario nuevo.
Buscar mensajes: permite realizar búsquedas de mensajes en el centro de correos.
Abrir mensaje seleccionado: abre el mensaje seleccionado actualmente.
Marcar como leído: marca el mensaje como leído.
Archivar rápidamente: archiva el mensaje en la carpeta Archivado y en la pestaña
Historial del contacto enlazado.
Archivar: abre el mensaje y un cuadro de diálogo para Completar un correo.
Redirigir: envía el mensaje a otro destinatario.
Detener proceso: detiene cualquier proceso de recuperación.
Configurar reglas de correo electrónico: abre el centro de reglas de e-mail.
Configurar listas de distribución: abre el centro de listas de distribución.
Personalizar plantillas de correo electrónico: abre el centro de administración de
documentos.
Modificar preferencias de correo electrónico: abre la pestaña E-Mail en las
preferencias de usuario.
Redactando un correo
Para redactar un correo pulse sobre el botón “Nuevo
Mensaje” que se encuentra en la barra de herramientas del
centro de correo. Si despliega la lista asociada a este botón,
también podrá crear una nueva carpeta dentro del centro de
correos.
153
Figura 159
1.
Seleccione, en el cuadro de texto “De”, la cuenta desde la que enviará el correo. Si únicamente tiene
configurada una, no podrá cambiar este valor. Aprenderá a configurar las cuentas de correo de
GoldMine en la parte final de este capítulo.
2.
Marque un destinatario en el recuadro “A:”. Si conoce su dirección electrónica puede escribirla
manualmente. Si hace clic sobre el botón con el icono de una flecha hacia la derecha, podrá enviar
el correo a otros destinatarios:
a)
Contacto: Escoja un contacto de su base de datos
para enviarle el correo.
b) Destinatario manual: Escriba manualmente la
dirección de correo del mismo.
c) Usuario de GoldMine o grupo de Usuarios: Envíe
un correo interno para otro usuario de GoldMine, sin
utilizar el servidor de correo definido en su cuenta.
d) Lista de distribución: Si ha definido una lista de destinatarios, podrá enviar el correo a
todos ellos sin necesidad de añadir manualmente todas sus direcciones.
e) Destinatario de Outlook (MAPI). Si lo tiene configurado como su gestor de correo por
defecto podrá enviar un correo a un contacto de Outlook.
3.
4.
En los recuadros de correo “CC.” (con copia) escriba todos aquellos destinatarios además del
principal, a los que desea enviar el correo.
Escriba un texto breve a modo de descripción en el recuadro “Asunto”. Si despliega el mismo
pulsando sobre el icono en forma de flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha, podrá escoger
una plantilla entre las que tenga configuradas en su sistema.
..
5.
Tal y como aprendió en el capítulo anterior, imagine ahora que definió una
plantilla de correo personalizada para la promoción de un nuevo producto. Si
desea enviársela de forma inmediata a un colaborador que se la ha pedido, nada
más fácil que buscar su descripción desplegando el recuadro “Asunto”. Escójala y
verá como el texto del correo se rellena automáticamente. Allí donde insertó
campos de GoldMine, dependientes de la tabla de contactos, ahora aparecerá el
nombre del destinatario, su dirección, etc.
En el recuadro más grande que se encuentra en la parte inferior, escriba el cuerpo del correo. La
limitación de longitud para el envío viene determinada por las especificaciones de la base de datos,
y es de 64.000 caracteres (algo menos si utiliza texto enriquecido, pues parte de esos caracteres se
utilizarán en la codificación de los colores del texto, fuentes, negrita, subrayado, inserción de
imágenes, etc.)
Adjuntando archivos al correo
154
Pulse sobre el icono de la barra de herramientas representado por un clip y podrá añadir archivos
adjuntos al correo.
Al agregar archivos, aparecerá un apartado “Adjuntos” debajo de la línea
“Asunto” desde dónde verá los adjuntos que vaya añadiendo al correo.
Más opciones
Haga clic sobre el icono representado por un sobre con una hoja amarilla a su derecha para obtener una
página con más opciones para el envío de su correo:
-
“Enviar como MIME”: Envíe el correo con el formato MIME.
-
“Texto enriquecido (HTML)”: Le permite utilizar diferentes colores y tipos de letra, así como
insertar imágenes, a la hora de redactar el correo.
-
“Ajustar líneas”: Envía saltos de línea en los puntos en que en su pantalla vea que de una línea
se pasa a la otra. Si lo desmarca, únicamente se enviarán aquellos saltos de línea que usted
escriba presionando la tecla “Return”.
-
“Adjuntar Vcard”: Inserte una pestaña de identificación personal, con la información que
considere relevante. Las pestañas Vcard se definen internamente dentro de la configuración de
Internet de su sistema Windows.
-
“Solicitar acuse de recibo”: Le permitirá conocer el momento exacto en que un correo es
recibido por su destinatario, mediante la respuesta de forma automática con otro correo en que
se indica la fecha y hora de lectura.
-
“Oportunidad / Proyecto”: Si el contacto al cual envía el correo tiene abiertos proyectos u
oportunidades podrá adjuntar el correo a la lista de tareas realizadas dentro de la oportunidad o
el proyecto que elija.
-
“Caso”: Si el contacto al cual envía el correo tiene asociados casos o expedientes podrá
adjuntar el correo a la lista de tareas realizadas dentro del caso que elija.
-
“Privado”: El correo se envía como privado. Aunque quedará registrado como historial del
contacto al que se le envíe, su texto no podrá ser leído por otro usuario de GoldMine.
-
“RSVP”: (sólo e-mails de GoldMine; no está disponible para e-mails de Internet) permite hacer
un seguimiento de la delegación de tareas. GoldMine le avisa cuando el mensaje está completo
o el destinatario lo ha eliminado; para ello, crea un mensaje de confirmación en la lista de
actividades. GoldMine asigna automáticamente un código de resultado a cada actividad RSVP.
El código de resultado “Cmp” en la actividad RSVP indica que la actividad original se ha
completado. El código de resultado “Del” indica que el usuario asignado ha eliminado la
actividad original. Este mensaje de confirmación puede verse para determinar el resultado de
una actividad concreta.
-
“Alarma”: Programe una alarma de forma automática para que le aparezca al destinatario (en
caso que ese destinatario sea un usuario interno de GoldMine).
-
“Enviar una copia de los archivos adjuntos al destinatario de GoldMine”: En el caso en que
el destinatario de su correo sea un usuario interno de su sistema GoldMine, cualquier archivo
155
adjunto que envíe no será copiado dentro del correo, sino que se enviará la ruta al mismo. Si
ese correo se encuentra dentro de su ordenador, y no dentro de una carpeta accesible a todos los
usuarios, posiblemente el destinatario no pueda verlo. Marcando esta casilla hará que se adjunte
una copia de esos archivos.
-
“Opciones de cola, calendario e historial”: Especifique opciones adicionales para el
almacenado del correo en el historial del contacto al que se lo envía.
Combinar e-mail
Haga clic con el botón primario del ratón sobre el icono que representa un grupo
de hojas amontonadas.
-
“Combinar este E-mail con un grupo de contactos”: Activa el resto de opciones. Le
permitirá enviar este correo a un conjunto de contactos contenidos dentro de un filtro o grupo.
Escoja el filtro o grupo por el que desea escoger los contactos del recuadro desplegable inferior.
-
“Confirmar cada destinatario”: Si quiere estar plenamente seguro de que se envía a los
destinatarios correctos marque esta opción. Pero si lo que quiere es enviar un correo a un gran
número de personas, no es recomendable que marque esta opción.
-
“Principal”, “Adicional” u “Otros”: Seleccione a qué contactos quiere enviar el correo. Si
selecciona “Principal” se lo enviará al contacto que figura en la pestaña principal. Si selecciona
“Adicional”, se enviará también a cada uno de los contactos adicionales.
-
“Código de combinación de e-mail”: Si ha definido códigos de fusión en sus contactos, puede
limitar el envío de correo a los que tengan un determinado código.
Revisión ortográfica
Una vez redactado el correo, habiendo decidido a quién lo quiere hacer llegar, y adjuntado los archivos
que crea necesarios, llega la hora de pulsar el botón para enviarlo. GoldMine ofrece herramientas para la
revisión ortográfica del mismo antes de enviarlo, con lo que se depurarán posibles faltas ortográficas.
Desde la barra de herramientas podrá seleccionar la opción de
“Comprobar ortografía”. Según la configuración idiomática de su
GoldMine, se utilizará un diccionario u otro.
156
Durante la revisión del texto de su correo podrá cambiar las
palabras erróneas por las propuestas que el corrector le
haga, o bien agregar aquellas palabras que el corrector no
tenga en su lista.
Podrá marcar otras opciones para la corrección, o elegir otro
diccionario que haya en el sistema para llevarla a cabo.
Una vez termine la revisión ortográfica del correo, GoldMine le informará de cuantas palabras tiene el
documento que está a punto de enviar.
Envío de correo electrónico
Una vez terminado el correo observe la barra de herramientas. Verá activos estos dos iconos:
“Enviar” y “Poner en cola”.
“Enviar” coloca el correo en la bandeja de salida para su envío inmediato.
“Poner en cola” coloca el correo en la bandeja de salida aunque no con envío inmediato, sino que deja
el correo en esa ubicación hasta que el usuario entre en la carpeta “Bandeja de salida” y confirme el
envío del correo.
..
Quizá no le vea mucha utilidad a poner en cola de salida y posteriormente
confirmar algo que debería enviarse de inmediato.
Un ejemplo es el caso en que se envía correspondencia a mucha gente. Podría ser
interesante revisar antes por encima que se va a enviar a los destinatarios
correctos.
Un vistazo por la bandeja de salida sería suficiente para cerciorarse de que todo
está correcto.
Podrá editar cualquier mensaje que se encuentre en la bandeja de salida haciendo
doble clic con el botón primario del ratón sobre él, o bien un clic con el botón
secundario y seleccionando la opción “Editar”.
Para hacer que los correos que se encuentran en la bandeja de salida vayan hacia
su destinatario, pulse sobre el que desee enviar con el botón secundario del ratón,
y seleccione la opción “Enviar”.
Si lo que desea es mandar todos los correos que se encuentran en la cola de envío,
pulse con el botón secundario del ratón sobre cualquiera de ellos o sobre el fondo
157
en blanco de la lista de correos, y dentro del menú contextual que aparece elija la opción “Enviar todo”.
También puede hacer clic sobre los botones análogos que aparecen en la barra de herramientas del
centro de correo.
Enlace de mensajes de e-mail a los contactos
Puede adjuntar mensajes de e-mail a contactos con el cuadro de diálogo Adjuntar correo a contacto.
Este cuadro de diálogo aparecerá al mover contactos de en línea a la bandeja de entrada o al hacer clic
en el botón Enlazar
de la barra de herramientas de E-mail re:
Para enlazar mensajes de e-mail a contactos
1.
En el centro de e-mail, al mover mensajes a la bandeja de entrada o hacer clic con el botón
secundario y seleccionar Archivo, aparecerá el cuadro de diálogo Adjuntar correo a
contacto.
2.
El cuadro de diálogo mostrará el nombre de cuenta en Internet del remitente, la dirección de
respuesta, el asunto del mensaje y el nombre de VCard, si existe.
3.
Si el mensaje se ha enviado con una VCard, puede seleccionar Usar la información de VCard
al crear un contacto para crear un contacto basado en la información de VCard.
4.
Para cualquiera de los mensajes sin enlazar, puede seleccionar una de las siguientes opciones:
• Buscar un contacto
existente y enlazarle este
mensaje: muestra el centro
de búsqueda de contactos,
en el que puede seleccionar
un contacto. GoldMine
asociará el mensaje y el
archivo de VCard al
contacto seleccionado.
• Crear un nuevo contacto y
enlazarle este mensaje:
utiliza la información de
VCard para crear un registro
de contacto y muestra el
cuadro de diálogo Leer
correo. GoldMine asociará
el mensaje y el archivo de
VCard al contacto seleccionado.
• Buscar un contacto existente, crear un contacto adicional y enlazarle este mensaje:
muestra el centro de búsqueda de contactos, en el que puede seleccionar un contacto.
GoldMine creará un contacto adicional del remitente del mensaje y enlazará el mensaje al
registro de contacto.
• Desenlazar: muestra el cuadro de diálogo Leer correo sin asociar el mensaje o la
información de VCard a un contacto nuevo o ya existente.
5.
Seleccione Mover la dirección <dirección electrónica> del contacto <nombre del
contacto> al contacto seleccionado para enlazar la dirección de e-mail del correo recuperado
al contacto. Para enlazar el mensaje al contacto sin enlazar la dirección de e-mail, no seleccione
esta opción.
6.
Haga clic en OK. Si enlaza varios mensajes, aparecerá el cuadro de diálogo del mensaje
siguiente.
Creación de plantillas de correo electrónico
158
Puede crear plantillas de correo electrónico a las que puede acceder rápidamente por medio del centro de
correo electrónico.
Para crear una plantilla de correo electrónico
1.
Seleccione Ir a | Plantillas de documentos. Aparecerá el centro de administración de
documentos.
2.
En la lista desplegable Usuario de la barra de herramientas, seleccione el usuario para el que va
a crear la plantilla. Si la plantilla es para todos los usuarios, seleccione (público).
3.
Haga clic con el botón secundario en Plantillas de E-mail y seleccione Nuevo. Aparecerá la
ventana Editar E-mail.
4.
El cursor se sitúa automáticamente en la línea Asunto. Escriba el asunto del correo electrónico.
El asunto que escriba pasará a ser automáticamente la línea de asunto cuando
utilice la plantilla, por lo que debe tener en cuenta la información que va a enviar
a los contactos. El asunto también es el nombre de la plantilla que aparece en el
centro de administración de documentos, por lo que debe ser único.
5.
Si quiere adjuntar un archivo, haga clic en el botón
la plantilla.
y busque el archivo que va a adjuntar a
6.
Seleccione la pestaña Opciones para configurar las opciones de formato y codificación de la
plantilla.
7.
Seleccione MIME para codificar el mensaje de correo electrónico con MIME. Debe
asegurarse, sin embargo, de que el destinatario del mensaje admita MIME para poder recibir el
mensaje intacto. De lo contrario, sólo recibirá caracteres sin sentido.
Debe seleccionar MIME para seleccionar las opciones Texto enriquecido (HTML)
o Enviar VCard.
8.
Seleccione Texto enriquecido (HTML) para enviar el mensaje en HTML. Las opciones de
formato de texto enriquecido permiten utilizar fuentes especializadas e insertar archivos .bmp.
Si el sistema del destinatario no admite HTML, deje la casilla de verificación en
blanco para enviar el mensaje como texto ASCII sin formato.
9.
El ajuste de líneas está seleccionado por defecto. Cuando se escribe una palabra al final de una
línea, la siguiente palabra se colocará automáticamente al principio de la línea siguiente.
Sl crear una plantilla, no se puede cambiar esta opción
10. Seleccione Adjuntar VCard para incluir un archivo .vcf en su mensaje. La VCard contiene
información de contacto básica.
11. Seleccione Solicitar acuse de recibo para recibir una confirmación por correo electrónico
cuando el destinatario reciba el mensaje. Esta opción sólo devolverá resultados si el sistema de
correo electrónico del destinatario admite la característica de acuse de recibo.
12. Haga clic en el panel inferior y empiece a crear el cuerpo del mensaje. Puede utilizar las
siguientes opciones de edición para crear el mensaje:
• Barra de herramientas HTML
• Menú contextual
159
13. También puede insertar campos de GoldMine en el cuerpo del mensaje para crear un mensaje
de correo electrónico dinámico utilizando datos del registro de contacto en el documento
fusionado. Haga clic con el botón secundario en el cuadro del mensaje y seleccione
Acciones|Insertar campo de GoldMine. Tendrá opción de insertar cualquiera de los campos
que se muestran en la siguiente figura:
Sugerencia: puede insertar los campos de Key1 a Key5 colocando el cursor en la
ubicación en la que desea insertar el campo y escribiendo el texto pertinente. Por
ejemplo, escriba <<key1>> para insertar los datos del campo de Key1 en el
correo electrónico fusionado. Puede insertar campos definidos por el usuario
colocando el cursor y escribiendo <<Contact2->Ufieldname>>.
14. Para guardar la plantilla, haga clic con el botón secundario y seleccione Acciones|Guardar
plantilla.
Envío de e-mails desde el centro de administración de documentos
Para enviar un e-mail desde el centro de administración de documentos
1.
Ir a | Plantillas de documentos. Aparecerá el centro de administración de documentos.
2.
Seleccione el usuario en la lista desplegable.
3.
Resalte la plantilla de e-mail que vaya a enviar y haga clic con el botón secundario.
4.
Seleccione Combinar. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de Combinación de
correo.
160
5.
Si va a enviar el e-mail inmediatamente, en la pestaña Historial se almacena un registro de lo
enviado al contacto.
6.7 Listas de distribución
Para acceder a gestionar las listas de
distribución, haga clic en la lista desplegable
del botón “Actions” de la barra de
herramientas
y
seleccione
la
opción
“Configurar Listas de Distribución”
Una lista de distribución es un conjunto de direcciones de correo agrupadas bajo un mismo nombre.
Cuando se envía un correo a una lista, se estará enviando a todas y cada una de las direcciones de correo
contenidas en dicha lista.
Según el destinatario, hay cuatro tipos de direcciones, fáciles de distinguir por el icono con el que son
representadas:
Dirección de correo de contacto primaria. Es la que aparece en la pestaña principal.
Dirección de correo de contacto adicional. Cualquiera de las otras direcciones de correo que
podrá ver si pulsa sobre el campo “E-Mail” en la pestaña principal de contacto.
Dirección de correo no enlazado. Introduzca manualmente una dirección de correo que no
tiene por qué estar en ningun contacto.
Dirección de correo interno de GoldMine.
6.8 Definiendo filtros de correo
El fenómeno SPAM: Descripción y precauciones
161
¿Ha recibido en los últimos días correos en los que se le ofrecen medicamentos a precio de coste, o bien
métodos milagrosos para adelgazar? Por supuesto, en la práctica totalidad de los casos el correo vendrá
en inglés, y con innumerables faltas de ortografía. Seguramente habrá oído ya hablar de ello en los
medios. Es lo que se conoce como SPAM 1. No es, ni de lejos, algo nuevo. Desde casi siempre se ha
recibido en el buzón de casa correo o publicidad que no interesa. Es lo que se suele llamar “correo no
deseado”. Sin embargo el buzoneo tradicional es limitado, en cuanto a recursos humanos (se necesitan
mensajeros que vayan por los buzones echando publicidad). El gasto de papel es otro factor a tener en
cuenta.
EL SPAM va un paso más allá, ya que utiliza las tecnologías que componen Internet como espacio para
el envío masivo de correos electrónicos a miles, e incluso millones de personas, sin prácticamente
ningún coste para el emisor, el cual cuenta con una capacidad virtualmente ilimitada para enviar todo
aquello que desee. Lo único que necesita es una lista de correos electrónicos, que en muchas ocasiones
ha sido obtenida de forma ilícita a través de páginas Web en las que se “caza” a posibles receptores,
mediante formularios en los que se les pide poner sus datos. En otros casos, el correo se envía al azar,
probando combinaciones de letras como direcciones de correo, a la espera que desde alguna de ellas
llegue respuesta.
En todos los correos enviados de este tipo, habrá un enlace para desapuntarse de la lista y dejar de
recibir publicidad del anunciante. Haciendo clic sobre él se enviará un correo de vuelta indicando que no
desea recibir más publicidad. ¡NUNCA HAGA CLIC SOBRE ESE ENLACE! Lo único que
conseguirá es avisar al emisor de que su dirección de correo está activa y que hay alguien al otro lado,
con lo que al contrario de lo que esperaba, recibirá aún más correo no deseado. El único procedimiento a
tomar es el de borrar el correo sin abrirlo siquiera.
El SPAM es una actividad ilegal y perseguida en muchos países, entre ellos España. Sin embargo, el
vacío legal todavía existente en algunos países, y la habilidad de ciertas personas para escapar de los
controles que los servidores establecen para el envío de correo, seguirá propiciando la proliferación de
este tipo de correos, saturando gran cantidad de cuentas con cientos de mensajes, y causando grandes
pérdidas económicas a las empresas que lo reciben. Sólo piense en el tiempo que puede gastar un
empleado borrando correos de publicidad de su buzón. Calcule el coste del tiempo perdido en función de
lo que cobre ese empleado, multiplíquelo por el número de empleados, y obtendrá la dimensión del
desastre.
La pantalla de reglas de correo
Existen en la actualidad programas de protección contra el SPAM realmente efectivos. Sin embargo, si
no tiene ningún programa de ese tipo, puede configurar reglas de correo para evitar, en la medida de lo
posible, la tediosa tarea de ir eliminando uno a uno todos los correos que no quiere. Siempre habrá
alguno que no podrá evitar, aunque es mejor que se cuelen diez que no cien.
Partes de una regla de correo
Una regla de correo consta de dos partes:
162
1.
Condiciones: Es el conjunto de coincidencias que deben darse para que se considere que un
correo cumple la regla. Estas condiciones pueden ser de muchos tipos (que en el asunto
aparezca una determinada palabra, que el remitente sea de un determinado servidor, etc.).
Puede definirse más de una condición. En estos casos, el programa que gestione la recepción
del correo deberá saber si se han de dar todas las condiciones, o almenos una...
2.
Acciones: Indica al programa qué ha de hacer cuando un correo cumple con las condiciones
pedidas.
Las reglas de correo no sólo le ayudarán a protegerse contra el SPAM. Puede
definir reglas para muchas otras utilidades, como el reenvío de los correos de un
que vengan de un determinado remitente a quien se le da un tratamiento especial,
hacia un destinatario en concreto, distinto al que recibe el correo, por ejemplo.
Creando una nueva regla
Dentro de la pantalla de “Centro de reglas de correo”, haga clic con el botón
primario del ratón sobre el icono “Nuevo”.
Ponga un nombre a la regla que va a crear, y
decida si va a aplicarse para el correo
entrante, para el saliente, o bien lo va a
aplicar tanto en correos de entrada como de
salida. Pulse sobre “Siguiente >”.
Una vez que ha puesto nombre a la nueva regla, se le presentará una lista vacía. Pulse sobre el botón
“Nuevo” para crearla.
Marque también la opción que desee,
indicando si se han de cumplir todas o bien
con una ya se cumplirán los requisitos.
Elija el campo que va a evaluar, y la condición que
tiene que darse. En el ejemplo, el campo elegido
para evaluar es el cuerpo del mensaje. Lo que se
163
busca es que contenga la palabra “Levitra” (nombre de un medicamento supuestamente equivalente a la
Viagra que se anuncia con una gran frecuencia en correos de publicidad masiva).
Cuando termine de incluir las condiciones que deben
darse, en la pantalla con las mismas, pulse sobre el
botón “Siguiente >”. Se le mostrará la pantalla de
acciones a tomar. Pulse el botón “Nuevo” para crear
una nueva acción.
En el ejemplo, una de las acciones que se efectuarán
sobre los correos que cumplan con las condiciones
requeridas, serán eliminados del servidor de forma
inmediata.
Figura 175
En la siguiente figura al pie de esta página se puede
observar la regla ya creada, con sus condiciones y las
acciones que se llevarán a cabo en caso que sen esas condiciones. La denominación “Regla entrante”
que se utiliza en las instrucciones de la derecha indica que el filtrado se llevará a cabo únicamente en los
correos entrantes.
Condición
Acción
6.9 Configuración del correo electrónico
Para modificar sus opciones de correo electrónico, despliegue el menú
“Herramientas” y escoja la opción “Opciones”. Dentro de la pantalla que
aparece, pulse sobre la pestaña “E-mail”.
164
Desde esta pantalla Vd. podrá configurar las propiedades básicas de la cuenta principal de correo:
-
Nombre del servidor POP3 2 (entrada de correo).
Usuario y contraseña de entrada.
Servidor SMTP 3 (salida de correo)
Dirección de devolución. Es la dirección de correo que aparecerá como la que envía correo. En
la práctica totalidad de casos será su dirección de e-mail habitual.
Pulse sobre el botón “Más opciones” para acceder a la configuración detallada de
sus cuentas de correo. Verá las siguientes pestañas:
A continuación verá las opciones que se configuran en cada una de ellas.
Opciones de redacción
General:
“Mostrar plantillas de correo electrónico”: Cuando el usuario despliegue el cuadro “Asunto” se le
mostrarán sus plantillas de correo. Si tiene marcada esta opción podrá ver también las que se hayan
definido como públicas.
“Adjuntar VCard a correo saliente”: Se adjuntará un identificador electrónico personal al final del
correo. Los identificadores se configuran dentro del entorno Windows.
“Usar archivo de firma”(Use signatura file): Especifique un archivo de texto plano para utilizar como
firma personal. El contenido del mismo se añadirá al final de cada nuevo mensaje.
“Al forzar ajuste de línea, ajustar a la columna”: Las líneas se recortarán automáticamente para tener
como máximo el número de caracteres que se indique en este recuadro.
“Enviar adjuntos como enlaces a usuarios GM”: Si el mensaje se envía a usuarios internos de
GoldMine sólo se enviará la ruta del archivo enlazado. En caso de archivos que se encuentran en el disco
duro local, será necesario marcar esta pestaña.
Respuestas:
165
“Completar mensaje original”: sitúa el mensaje original en la pestaña Historial cuando responde o
reenvía un mensaje. Si no quiere designar el mensaje original como una actividad completada cuando
responda, desactive la casilla de verificación.
“Incluir mensaje original en la respuesta”: Si se marca se copiará todo el mensaje original en la
respuesta. Si no se marca no se incluirá.
“Utilizar estilo de línea de cita con prefijo”: especifica los caracteres que GoldMine utiliza para
identificar las líneas del mensaje original cuando copia estas líneas a la respuesta. Por defecto,
GoldMine utiliza ">>".
“Citar el mensaje original completo por defecto”: Por defecto se copiará todo el mensaje original en
la respuesta, tras las marcas de prefijo.
“Ajustar las líneas citadas en la respuesta en la columna”: Recortar, cuando sea necesario, las líneas
respondidas, cita incluída, al número de caracteres especificado. La longitud total de las líneas que
aparezcan con las marca de citación a la izquierda no sobrepasará el número que se marque en esta
opción.
Varios:
“Usar codificación de 8 bits 4”: Si no se marca este recuadro, se utilizará la codificación ASCII
estándar de 7 bits.
“Mandar siempre Cco a mí mismo”: Marcar para que, cada vez que se envíe un correo, se mande
también una copia oculta a uno mismo.
“Utilizar VCard suministrada por el usuario”: garantiza que la VCard que adjunta al correo saliente
incluye actualizaciones.
“Codificar correo mediante el juego de caracteres”: para codificar sus mensajes con un conjunto de
caracteres especiales, escriba el conjunto de caracteres en el campo. Por ejemplo, para utilizar el código
de caracteres de Europa occidental, escriba iso-8859-1. Si lo deja en blanco, GoldMine utiliza el
conjunto de caracteres local por defecto para la codificación.
Plantillas por defecto:
“Para mensajes salientes nuevos”: La plantilla que se seleccione en este desplegable será la que se
utilizará en los mensajes nuevos de correo.
“Para mensajes salientes de correo nuevos”: Plantilla que se utilizará al reenviar mensajes. Al
reenviar un mensaje estará enviando una copia del mensaje recibido a un destinatario distinto al que le
envió el mensaje.
“Para respuestas”: Esta plantilla se utilizará cuando se responda a un mensaje recibido. Responder un
mensaje es enviarlo de vuelta, más lo que el usuario añada, a su remitente original.
Las plantillas se deben crear antes de que estén disponibles en las listas
desplegables.
Opciones de recuperación
166
Opciones de recuperación:
“Abrir el cuadro de diálogo ‘Leer correo’ al recuperar”: Cada vez que se recupera un mensaje de
correo, accediendo a la cuenta, se abrirá el correo para su lectura.
“Utilizar la fecha del encabezado de correo”: establece la fecha del correo entrante en la fecha de
envío, como se indica en la información de cabecera del mensaje. Si se selecciona esta opción, el correo
se muestra en orden cronológico real en el calendario.
Si no recupera el correo frecuentemente, es posible que prefiera desactivar la
casilla de verificación que corresponde a esta opción. Por ejemplo, con esta opción
seleccionada, un mensaje de e-mail que se ha enviado cuatro días antes de la
recuperación se muestra en el calendario con la fecha de "hace cuatro días
“Explorar correo en busca de datos UUEncode: GoldMine explora el servidor de correo de Internet
en busca de cualquier mensaje de correo que contenga adjuntos UUEncode. Si selecciona esta opción,
no se verá afectada la recuperación de archivos codificados en MIME.
“Solicitar confirm. si la direc. de correo no está en archivo”: Si la dirección del remitente no se
encuentra en la base de datos se avisará mediante un mensaje. En el cuadro de diálogo puede seleccionar
opciones para enlazar el mensaje
“Vista X líneas del mensaje”: En la vista previa se mostrarán X líneas del mensaje.
“No recuperar anexos VCard”: No descargar las VCards enviadas en correos electrónicos.
“Marcar mensajes entrantes como privados”: Por defecto, cada vez que entre un correo electrónico
nuevo, se marcará como privado.
Recuperación de Correo Electrónico en segundo plano:
“Recuperar correo cada X minutos”: Recuperar correo en segundo plano cada X tiempo.
“Omitir correo leído (recomendado)”: Al recuperar correo, omitir aquellos que ya se hayan leído.
“Omitir correo mayor que ? KB”: No permitir el paso a correos de tamaño superior al elegido.
“Omitir mensajes de contactos que no estén en el archivo”: No permitir la entrada a correos que no
se encuentren en la base de datos de GoldMine.
“Enviar mensajes en cola”: Enviar los mensajes en cola mientras se reciben en segundo plano.
Cuentas de correo electrónico
167
Permite modificar la configuración de las cuentas de correo existentes, añadir de nuevas o quitar algunas
que ya no se utilicen.
“Nuevo”: Crear una nueva cuenta de correo.
“Modificar...”: Modificar la cuenta de correo que se encuentre actualmente señalada en la lista.
“Eliminar”: Borrar la cuenta señalada.
“Establecer como predeterminado”: Hace que la cuenta de correo marcada sea la predeterminada para
envío (y para recepción automática si se ha señalado). Dentro de la lista, podrá distinguirla ya que tendrá
un icono con la forma de una bola verde a la izquierda del nombre.
“Mover Arriba” y “Mover Abajo”: Cambia el orden en el que se visualizan las cuentas en del centro
de correo.
“Mostrar sólo la cuenta predeterminada en el centro de correo”: Sólo visualizará la cuenta marcada
como predeterminada dentro del centro de correo.
168
Opciones de seguridad
ID digitales:
“ID (s) Digitales...”: Entrar en la pantalla donde se pueden importar los ID’s digitales. Cabe destacar
que un ID digital no es lo mismo que una VCard, ya que mientras esta última es un identificador
personal, sin seguridad, un ID digital es un identificador obtenido mediante un proveedor certificado.
(En el siguiente apartado se verá este tema con más detalle)
Ajustes de Firma:
“Por defecto, firmar todo mensaje saliente con un ID digital”: Todos los mensajes que se envíen
llevarán la firma digital certificada que tenga configurada el usuario. Si no selecciona esta opción,
todavía puede cifrar mensajes individuales seleccionando cifrar mensajes en la barra de herramientas
Editar e-mail. El mensaje se envía con una firma, pero no se codifica (mensaje claro). Esto permite que
los destinatarios que no pueden admitir S/MIME lean el mensaje.
“Codificar cualquier correo saliente firmado con un ID digital”: Los correos que se envíen se
encriptarán utilizando como clave el ID digital. Ello hace prácticamente imposible la lectura por un
receptor no autorizado que no conozca el ID del mismo.
Configuración de Encriptado:
“Por defecto, cifrar TODO el correo saliente (Se requieren por adelantado los certificados de los
destinatarios para leer mensajes cifrados)”: Si se marca esta opción, todo el correo electrónico que se
envíe se cifrará utilizando las reglas que tenga definidas. Aunque esta opción esté seleccionada, puede
seleccionar No cifrar en el menú de cifrado de la barra de herramientas Editar e-mail.
Otros Ajustes:
“Importar certificados nuevos/actualizados para todo correo entrante firmado”: Se importarán los
ID’s certificados cada vez que se reciba un correo que disponga de ellos. Si esos certificados ya existen
en el sistema, se actualizarán con las nuevas versiones que puedan llegar.
“Guardar TODOS los correos S/MIME como mensajes ‘claros’”: La codificación MIME es un
estándar de Internet, y se utiliza en correos de texto plano (sin adjuntos, ni firmas digitales). Si marca
esta opción, se guardarán los mensajes entrantes en este formato como ‘claros’ (que no tienen elementos
de riesgo).
169
Ajustes generales:
Mostrar Dirección Electrónica y Nombre de Cuenta (en su caso) para cuentas en línea:
seleccione esta opción para mostrar las cuentas en el centro de e-mail por la dirección de e-mail y el
nombre de la cuenta. Si el nombre de la cuenta se deja en blanco, GoldMine utiliza la dirección de
e-mail como el nombre de cuenta. Si el nombre de la cuenta contiene una entrada y desactiva esta
opción, GoldMine muestra la cuenta sólo por el nombre de la cuenta.
Mostrar carpeta de Outlook: muestra la carpeta de Outlook en el equipo local del centro de email.
Configuración de la papelera:
“Mover correo eliminado a la Papelera”: Cuando se elimine un correo electrónico, se enviará a la
papelera de reciclaje, donde se puede recuperar en caso de borrado por error. Si se desmarca esta opción,
se eliminará del todo.
“Vaciar la papelera al cerrar Centro de
correo”: Cuando se cierre la ventana del centro
de correo se eliminarán de forma definitiva todos
los mensajes que se encuentren en la papelera.
“Confirmar antes de vaciar la papelera”:
Cuando se pulse sobre la opción “Vaciar la
papelera de reciclaje” se le mostrará un mensaje
que le pide una confirmación.
Opciones de presentación de cabecera:
“Ocultar cabeceras”, “Mostrar cabeceras de resumen”, “Mostrar TODAS las cabeceras”: Sólo se
puede escoger una de estas tres opciones. Indica qué formato de cabecera se podrá ver al abrir la ventana
para leer un correo electrónico.
Opciones de presentación de fecha:
170
“Formato de fecha larga”, “Formato de fecha corta”: Igualmente sólo se puede escoger una de las
dos opciones. Indica el formato en el que se verá la fecha del correo, tanto en la lista de correos, como al
visualizarlo.
Opciones de almacenamiento de las carpetas de archivado automático:
“Organizar el correo de archivado automático en carpetas de mes-año”: Se organizará el correo de
archivado en carpetas cuyo nombre estará compuesto por el nombre del mes y el número del año en que
se hayan archivado. Por ejemplo: Julio 2009.
“Organizar el correo de archivado automático primero por carpetas de año y luego por
subcarpetas de mes”: Se organizará el correo archivado automáticamente en carpetas en que el título
sea el año en que se han archivado, y dentro de las mismas se crearán subcarpetas para todos los meses
del año donde hayan sido archivados.
Opciones avanzadas de correo
Centro de correo Electrónico:
Habilitar “Eliminar Todo el correo del servidor: seleccione esta opción para activar el botón
Eliminar todos los mensajes del servidor de la barra de herramientas del centro de e-mail, que
permite eliminar todos los mensajes del servidor de correo de Internet. Por defecto, GoldMine no
incluye este icono en la barra de herramientas del centro de e-mail.
Descargar mensajes antiguos en orden cronológico: seleccione esta opción para recuperar
mensajes del servidor de correo en orden cronológico (del más antiguo al más nuevo). Por defecto,
GoldMine recupera mensajes en orden inverso (del más nuevo al más antiguo).
Suprimir aviso de sobrescritura: no muestra una advertencia antes de sobrescribir un archivo
existente con un archivo adjunto que tenga el mismo nombre.
Acción por defecto para adjunto existente:
“Sobreescribir archivo existente”, “Elija un nuevo nombre de archivo”, “Asignación automática
de nombre” ó “No guardar del archivo”: Sólo podrá marcar una de las siguientes opciones. Indica la
171
operación que se llevará a cabo cuando se descargue un anexo de un correo, y si el nombre del fichero
coincide con uno que ya esté guardado en el sistema.
“Tiempo límite de comunicación”: Establece, en segundos, el tiempo máximo de espera para que el
servidor dé alguna respuesta a la petición de correo, antes de que GoldMine devuelva un error.
Mensaje:
“Usar HTML al crear correo nuevo”: Por defecto, cuando se cree un nuevo correo, estarán activas las
opciones de texto enriquecido, imágenes, etc. Si no está marcada, se creará un correo de texto plano.
“Extraer HTML incrustado como adjunto”: Si un correo lleva adjunto código HTML (texto
enriquecido) se incluirá como un archivo .html adjunto, en lugar de ir integrado.
“Comprobar ortografía automática antes de enviar”: GoldMine revisará la ortografía de forma
automática al pulsar sobre el botón “Enviar”.
“Mostrar siguiente mensaje después de eliminar / terminar”: Cuando se elimine o se termine con un
mensaje de correo, en lugar de cerrar la ventana y dejar la de “Centro de correo”, se mostrará el
siguiente correo en la lista.
“Por defecto enlazar dirección de email al contacto”: Cuando se pulse sobre el botón para enlazar o
desenlazar un correo, no sólo se efectuará sobre ese correo sino sobre la dirección de e-mail, con lo que
aparecerá o desaparecerá en la información del contacto.
“Marcar adjuntos para sincronizar por defecto”: Por defecto, los archivos adjuntos a un correo se
sincronizarán.
“Eliminar adjuntos al eliminar el mensaje”: De forma predeterminada, cuando se elimine un correo
se borrarán también los archivos que pudiera llevar anexados.
Importar de la Web (Web Import):
“Importar datos al recuperar desde el Centro de correo”: GoldMine importará y analizará los
correos de WebImport al mismo tiempo que el correo normal. Esta opción y las dos siguientes
únicamente tienen utilidad si está configurado para leer datos de un formulario Web e incorporarlos en
la base de datos.
“Importar datos al recuperar correo en segundo plano”: La misma funcionalidad que la opción
anterior, aunque también se puede configurar si se desea que cuando GoldMine lea correo en segundo
plano (recuperación automática) también los analice, o si únicamente se quiere hacer cuando el usuario
conscientemente pulse sobre la carpeta del centro de correo.
“Descartar mensaje después de importar datos”: Después de descargar y analizar un mensaje de
correo de Web, este será borrado.
6.10 Acerca de ID digitales
Si usted y su contacto utilizan ID digitales para verificar las firmas y enviar mensajes de e-mail cifrados,
en GoldMine podrá configurar “Herramientas|Opciones|Email| Más Opciones| Seguridad” y
“Editar|Propiedades de registro|Detalles de contacto|ID digitales” para incluir la información
necesaria para los e-mail S/MIME.
El ID digital, también conocido como certificado digital, es un archivo que se envía con un mensaje de
e-mail que le identifica como remitente auténtico. Los certificados de ID digital son archivos emitidos
por una autoridad de seguridad certificada, como VeriSign, Inc., o bien por el administrador de
Microsoft Exchange Server. Los ID digitales tienen fecha de caducidad y deben renovarse
periódicamente para conservar la validez. El ID digital que se envía suele contener la información
siguiente:
•
•
•
•
•
•
Su nombre y dirección de e-mail como firma digital
Su clave pública (las claves públicas y privadas se describen más abajo)
Fecha de caducidad de la clave pública
Nombre de la entidad emisora de certificados (CA) que ha emitido su ID digital
Número de serie del ID digital
Firma digital de la CA
172
Uso de ID digitales
Las aplicaciones de e-mail utilizan ID digitales de varias maneras. Una de ellas es como firma digital.
Una firma digital proporciona seguridad verificando que el mensaje procede de una persona específica y
que no se ha modificado. Otra manera es como método de cifrado de mensaje. El cifrado de ID digital
fragmenta un mensaje mediante un algoritmo específico de destinatario.
Claves públicas y privadas
El cifrado de ID digital utiliza un sistema de pares de claves. Los pares de claves incluyen una clave
pública, utilizada para cifrar un mensaje, y una clave privada, utilizada para descifrarlo. El remitente de
un e-mail seguro debe tener la clave pública del destinatario para cifrar el mensaje. Una vez recibido el
mensaje, se descifra mediante la clave privada coincidente del destinatario.
En GoldMine puede intercambiar con un contacto mensajes de e-mail cifrados. Para ello, debe tener el
ID digital del contacto que incluye la clave pública del contacto, quien a su vez debe tener su ID digital
(de usted) que incluye su clave pública.
A continuación, en GoldMine, importe el ID digital del
contacto a través de la opción de menú
“Editar|Propiedades de registro|Detalles de contacto”
pestaña “ID digitales”
E
importe su propio ID digital a través de
“Herramientas|Opciones|Email|” botón “Más
Opciones” pestaña “Seguridad”.
Por ejemplo, al enviar un mensaje cifrado a un
contacto, se cifra en GoldMine mediante la clave
pública que el contacto le ha proporcionado y, después, cuando éste recibe el mensaje, se descifra en su
aplicación de e-mail utilizando la clave privada del contacto. Igualmente, cuando un contacto le envía un
mensaje cifrado, se cifra mediante la aplicación de e-mail del remitente con la clave pública de usted
(proporcionada con antelación). Al recibir el mensaje, se descifra mediante su clave privada.
Niveles de seguridad
•
•
•
Firmado: el mensaje se firma con la clave privada del remitente. El envío de un mensaje con
una firma digital confirma que el mensaje ha sido enviado por el remitente que aparece en De.
Cifrado: el mensaje se envía con la clave pública del destinatario. Antes de enviar el mensaje,
el destinatario le ha proporcionado su clave pública. Cuando un mensaje está cifrado, el cuerpo
y los documentos adjuntos están ocultos para todo aquel que no tenga la clave privada del
destinatario. El destinatario es el único que debe tener su clave privada. Un mensaje cifrado no
garantiza al destinatario que el remitente corresponde al nombre especificado en la dirección
De.
Firmado y cifrado: el mensaje está firmado con la clave privada del remitente, lo que
garantiza al destinatario que el mensaje ha sido enviado por el remitente especificado en la
dirección De. El mensaje se cifra con la clave pública del destinatario y se descifra con la clave
privada del destinatario cuando éste recibe el mensaje.
173
Uso compartido de claves públicas
Por razones de seguridad, no debe compartir la clave privada, pero puede compartir la clave pública con
contactos de dos maneras:
•
•
Firma de ID digital: su ID digital se adjunta a los mensajes que incluyan una firma de ID
digital. El destinatario puede extraerlo a continuación e importarlo a su aplicación de e-mail.
Por ejemplo, en Outlook el usuario puede hacer clic con el botón secundario en el nombre del
remitente de un mensaje y agregar el contacto a sus contactos existentes. Se incluirá el
certificado de ID digital.
Exportar: puede exportar el ID digital y enviarlo a un contacto, quien después puede importar
el archivo a su aplicación de e-mail. Por ejemplo, en Outlook el archivo se importa en la
pestaña Certificado del contacto.
Si un contacto utiliza un ID digital al enviarle mensajes de e-mail, puede configurar el registro del
contacto con la información de ID.
10. Con el registro de contacto activo en GoldMine, seleccione “Editar|Propiedades de
registro|Detalles de contacto”. Aparecerá el cuadro de diálogo Detalles de contacto.
11. Seleccione la pestaña ID digitales.
12. Haga clic en Importar para agregar el
archivo de ID digital de un contacto al
registro de contacto de GoldMine.
Importar ID digital.
13. En el cuadro de texto Nombre de
archivo escriba el nombre del archivo
de certificado *.p7b o *.cer que vaya a
importar o búsquelo.
14. En el cuadro de texto Nombre, escriba
el nombre que desee que se muestre.
15. Haga clic en Aceptar para volver a la
pestaña ID digitales.
16. Para exportar el archivo a otra
ubicación, haga clic en Exportar.
17. Para revisar los detalles del certificado,
haga clic en Ver.
18. Para eliminar un ID digital, resalte el ID y haga clic en Eliminar.
6.11 Envío de mensajes de e-mail firmados digitalmente
Para firmar digitalmente un mensaje, debe tener un ID digital configurado en Goldmine. La firma digital
contiene su clave privada y permite al destinatario confirmar que la dirección del campo De coincide
con la firma. Puede configurar la configuración de seguridad de Internet para que automáticamente se
agregue una firma con su ID digital a todos los mensajes salientes.
Al leer o enviar un mensaje de e-mail, puede firmar digitalmente el mensaje con su ID digital:
En la barra de herramientas que aparece cuando está redactando un correo
electrónico, haga clic en el botón “Firmar con ID digital”
174
6.12 Envío de mensajes de e-mail cifrados
Se pueden enviar mensajes individuales con una firma de ID digital o cifrado de GoldMine.
Puede proteger los mensajes de e-mail por cifrado. Los mensajes cifrados mediante GoldMine sólo los
pueden leer los usuarios de GoldMine con la contraseña correcta. Los mensajes enviados cifrados con
ID digital sólo se pueden enviar con la clave pública del destinatario y sólo se pueden descifrar y leer
con la clave privada del destinatario.
Cifrado mediante Goldmine
Al leer o enviar un mensaje de e-mail, puede elegir cifrar el mensaje mediante
GoldMine. Para ello:
6.
En la barra de herramientas, haga clic en el botón “Cifrar mensaje”
Aparecerá el cuadro de diálogo Configur ación de cifrado.
7. Seleccione “Encriptar el mensaje”.
8. En el cuadro de texto “Contraseña”
escriba la contraseña que utilizará
en el mensaje.
9. En la lista desplegable “Modo de
cifrado”, seleccione el nivel de
cifrado.
10. Haga clic en “OK” para guardar la
configuración. Únicamente pueden
abrir el mensaje los usuarios que
tengan la contraseña correcta y
trabajen con GoldMine.
Cifrado mediante ID Digital
Al enviar un mensaje de e-mail, puede firmar digitalmente el mensaje con su ID
digital. Para ello:
3.
4.
En la barra de herramientas, haga clic en el
botón de flecha desplegable de “Cifrar
mensaje” y seleccione “Encriptar usando
una ID digital”. El mensaje saliente se
enviará cifrado.
Si no hay un ID digital configurado para el contacto, un cuadro de aviso le
informará de que GoldMine no puede cifrar el mensaje. Al hacer clic en
“OK” regresará a la ventana del mensaje sin enviar donde puede elegir
configurar el ID digital del contacto o eliminar el cifrado del mensaje
haciendo clic en la flecha desplegable de Cifrar mensaje y desactivando la
opción “Encriptar usando una ID digital”.
Puede cifrar automáticamente todos los mensajes salientes con ID digitales
configurando los valores en la pestaña “Seguridad” de las preferencias de
Internet. Si elige cifrar todos los mensajes salientes, el menú desplegable del botón
de la barra de herramientas “Cifrar mensaje” permite seleccionar “No
cifrar”para enviar el mensaje sin cifrar.
175
Lectura de mensajes de e-mail enviados con ID digitales
Puede recibir mensajes de e-mail firmados y cifrados digitalmente de usuarios que no son de GoldMine.
Para enviarle un mensaje de e-mail firmado, el remitente debe tener un ID digital de una autoridad de
certificación válida. Para enviarle un mensaje de e-mail cifrado, el remitente debe obtener su clave
pública de ID digital de una autoridad de certificación válida. A continuación, cuando usted reciba el
mensaje, GoldMine le pedirá la contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de clave privada.
Cuando trabaje con mensajes de e-mail firmados y cifrados digitalmente en la bandeja de entrada del
centro de e-mail y la ventana de mensajes de e-mail de GoldMine, verá lo siguiente:
176
Cuando trabaje con
mensajes de e-mail
firmados y cifrados
digitalmente en la
bandeja de entrada
del centro de e-mail
y la ventana de
mensajes de e-mail
de GoldMine, verá
lo siguiente:
Firmado con un ID digital: al recibir un mensaje firmado digitalmente, el
mensaje incluye la firma digital y la clave pública del remitente.
Al verificar la firma del mensaje, la bandeja de entrada mostrará un icono de
firma junto al mensaje. Cuando lo abra, posteriormente, se le informará de si la
firma se ha verificado o si la verificación de la firma ha fallado.
Icono de mensaje
firmado en la
bandeja de entrada
Icono de mensaje
cifrado en la
bandeja de entrada
Cifrado: al recibir un mensaje cifrado digitalmente, éste se habrá cifrado con su
clave pública (proporcionada al remitente con anterioridad). El mensaje se
descifra con la clave privada configurada en Goldmine. Se le pide que
proporcione la contraseña de la clave privada para leer el mensaje.
Icono de mensaje
firmado y cifrado
en la bandeja de
entrada
Firmado y cifrado: al recibir un mensaje firmado y cifrado digitalmente, el
mensaje incluye la firma digital del remitente y un mensaje cifrado con la clave
pública (proporcionada al remitente con anterioridad).
La firma del mensaje se verifica y el mensaje se descifra con la clave privada
configurada en Goldmine. Se le pide que proporcione la contraseña de la clave
privada para leer el mensaje.
Indicador de firma verificada en el mensaje
Icono de mensaje
firmado y cifrado
fallido en la
bandeja de entrada
Nota: esta plantilla y la siguiente no se mostrarán si no se ha seleccionado la
opción “Activar IE como visor de e-mail” en las preferencias de Internet
(opción de menú “Herramientas|Opciones|E-mail| Más opciones” pestaña
“Avanzado”.
Indicador de verificación fallida de la firma en el mensaje
Algunas de las razones por lo que las firmas pueden fallar son: no coinciden la
firma y el remitente; el ID Digital está caducado; el Certificado correspondiente no
está configurado en Goldmine; etc.
177
6.13 Envío de Literatura – Centro de Gestión de Documentación
El Centro de Solicitud de Documentación le permite almacenar y enviar las peticiones de envío de literatura.
Desde el Centro de Solicitud de Documentación podrá enviar la correspondencia al completo, es decir,
generar el documento, el sobre y la etiqueta correspondiente al contacto que quiera dirigirse.
El Centro de Solicitud de Documentación al igual que en la mayoría de opciones de GoldMine, le permite
tener una configuración personalizada para cada usuario.
Vista del centro de Gestión de Documentación
Esta pantalla esta dividida en varias partes tal como puede observar. En la parte Izquierda a modo de
árbol se encuentra la lista de literatura, dividida en varios apartados:
-
Peticiones de Literatura: Se muestra la correspondencia a imprimir o a enviar por fax.
Documentos en Cola: A través de un proceso automático se pueden fusionar los documentos para
enviar a la impresión o al fax.
Documentos impresos: Relación de documentos que ya se han impreso.
En la parte superior derecha están los documentos pertenecientes a la lista de literatura. En la parte inferior
derecha, la ventana muestra la presentación preliminar del documento.
En la parte superior, junto a “Usuario”, está la barra de iconos del centro de solicitud de literatura.
Planificar una solicitud de documentación
Para planificar un envío de literatura lo hará a través del menú “Programar”, y marcar la opción
“Envío de documentación...”. Se le mostrará el cuadro de dialogo siguiente:
178
Existen 2 pestañas en este cuadro de diálogo, Detalles y Filtro/grupo. La pestaña “Detalles” contiene
varios campos susceptibles de informar o actualizar.
-
Contacto: Contacto principal o adicional al que se le quiere enviar la documentación. Este
campo corresponderá al contacto de la pestaña que tenga actualmente seleccionada. Si pulsa
sobre el botón con el icono de la flecha apuntando hacia la derecha, abrirá un desplegable con
todos los otros contactos que puede seleccionar.
-
Cubierta: Documento adicional a modo de cubierta de fax. Este campo contiene los
documentos a enviar. Es imprescindible seleccionar uno para que el envío se realice
correctamente.
-
Lista de literatura: Categoría a la que pertenece la literatura. En el campo inferior se le
mostrarán todos los documentos pertenecientes a esa categoría.
-
Enrutado: Parámetro que indica si este documento va a salir por Impresora o por Fax.
-
Asignado a: Usuario al que se le planifica el envío de documentación.
-
Instrucciones Especiales: En este campo se informará de instrucciones especiales que van en
el envío, como pueden ser condiciones especiales de envío.
-
Código: En este campo se informará del código de actividad que mejor defina la solicitud que
va a hacer. Este código le podrá servir para analizar a posteriori los envíos realizados a través
de un informe.
-
Envío, Alarma, RSVP, Oportunidad/Proyecto, Caso: Al igual que cuando planifica
cualquier tipo de actividad en GoldMine, tiene la posibilidad de introducir información
adicional que en ciertos casos será obligatoria.
-
Usuario: Este campo le permitirá escoger los documentos de un usuario en concreto. Para
seleccionar los documentos de otro usuario, si tiene permisos para ello, tan solo deberá
seleccionarlo en el desplegable.
La otra pestaña es la de “Filtro / grupo”. Las opciones son las mismas que en cualquier tipo de
actividad que se planifica en GoldMine y que se ha visto en capítulos anteriores.
179
-
Programar a un grupo de contactos: Una vez activada esta opción, el desplegable le
permite escoger el filtro o grupo al que quiere planificar el envió de literatura. Podrá escoger el
usuario y sus filtros, siempre y cuando el usuario tenga permisos, al igual que en otros cuadros
de dialogo de Planificar actividades en GoldMine.
-
Opciones:
o Abarcar múltiples días: Esta opción le permite planificar el total de envíos, para más
de un día. Si desmarca esta opción, tan solo quedará habilitada, en la sección Opciones,
la casilla Fecha inicial.
o Omitir fines de semana: No planificar en fin de semana. Esta opción hará que si el
viernes quedan actividades por planificar, automáticamente las planifique para el
siguiente lunes
o Actividades por día: Número máximo de actividades a planificar por día
o Fecha inicial: Fecha de inicio de las actividades a planificar
o Hora Inicial/ Final: Intervalo horario donde GoldMine va a fijar el envío de
documentación.
Una vez planificado el envió de literatura, el gestor nos mostrará los envíos pendientes de la
siguiente modo.
El envío de la Literatura se realiza de la siguiente manera:
1.
Clic con el botón secundario del ratón en el Contacto al cual quiere enviar la
documentación. Si quiere enviar más de un documento puede seleccionarlos
todos con May + Clic o si quiere seleccionar varios Ctrl + Clic.
180
Una vez seleccionados los envíos pulse el icono
. Al pulsarlo, GoldMine
lanzará la aplicación asociada al documento (normalmente Microsoft Word) y
hará la fusión de documentos, enviándolo directamente a la Impresora o al Fax.
Cuando estos documentos hayan sido enviados a la impresora, pasaran a la carpeta “Documentos
Impresos”.
En la pestaña de cada cliente, en la pestaña “Historial”, se habrá generado una línea nueva indicando
que el envío de literatura ha sido realizado con éxito.
Completar / Rechazar documentación
Cuando se le planifica a usted una Solicitud de Literatura esta solicitud aparecerá en el Centro de
Solicitud de Documentación dentro de la sección “Peticiones de Literatura”. De igual forma al
fusionar documentos aparecerán en el Centro de Solicitud de Documentación dentro de la sección
“Documentos en Cola”.
En el caso de “Documentos en Cola” será el Agente de Servidor de Impresión/Fax el que se encargará
de ir enviando los documentos en espera y completándolos automáticamente. Sin embargo es probable
que se encuentre ocasiones en las que después de haber encolado un documento necesite enviarlo
inmediatamente y completarlo. En el primer caso, “Peticiones de Literatura”, sí deberá ser usted el que
vaya enviando la documentación conforme sea necesario. En ambos casos también podrá eliminar la
documentación solicitada de forma que se retire de la cola.
Para completar (y por lo tanto enviar) o eliminar un documento del Centro de
Solicitud de Documentación acceda a él mediante el menú “Ir a | Envío de
Documentación” y seleccione su nombre de usuario en el desplegable “Usuario”,
ubicado en la esquina superior izquierda. Pulse entonces con el botón secundario
del ratón sobre la documentación que quiere completar / eliminar y seleccione
“Cumplir / Rechazar” respectivamente.
La
opción
“Cumplir”
enviará
la
documentación a la impresora o al fax según el
parámetro que haya en la columna
“Enrutamiento”, mientras que al pulsar sobre
botón “Rechazar” aparecerá un nuevo cuadro
de diálogo exigiendo la razón por la cual se
desea rechazar la documentación pedida. Esta
razón quedará reflejada en el historial.
el
Imprimir Sobres y Etiquetas desde Envío de Documentación
Para imprimir sobres y etiquetas, utilizar el mismo método que para imprimir cartas, memos y faxes.
Goldmine da la posibilidad de programar la impresión de los sobres y etiquetas para el mismo día que se
impriman las cartas o memos. Para ello:
1. Acceder a la opción de menú “Programar”, y marcar la opción “Envío de
documentación...”.
2. Seleccione la carpeta que contiene la programación de envío de documentación para la que se
quiere imprimir sobres y/o etiquetas
3. Seleccionar todos los documentos o solo aquellos para los que se desee emitir sobres y/o
etiquetas y hacer clic con el botón secundario del ratón para seleccionar la opción “Imprimir
sobres” o “Imprimir Etiquetas”. Aparece el cuadro de diálogo en el que debe seleccionar los
contactos y la plantilla de etiquetas o sobres a utilizar para fusionar e imprimir.
181
6.14 Guiones de Venta o Telemárketing
Mediante los guiones de telemárketing o de bifurcación de GoldMine, el usuario puede recopilar
información a través de una serie de preguntas interactivas. Los guiones de bifurcación organizan las
preguntas en forma de diagrama de flujos.
Puede utilizar los guiones para automatizar varios tipos de tareas,
Orientar a los operadores /as de telemárketing para la realización de llamadas de venta.
Reunir y guardar información sobre sondeos.
Recalcar las características de un producto.
Conservar una serie de notas de carácter técnico.
Informar a los vendedores de la información disponible sobre cada producto.
Proporcionar información sobre precios especiales.
Proporcionar nuevas pautas a la empresa.
Adiestrar a los nuevos vendedores.
¿Qué son los guiones de bifurcación?
Los guiones de bifurcación son la versión de GoldMine de los cuestionarios en línea. Con un guión de
bifurcación, los profesionales del telemarketing pueden distribuir información estructurada a un cliente
potencial y, en función de la respuesta de éste, seguir un diálogo predefinido de información
relacionada.
Se puede diseñar información adicional para responder a las consultas previas del cliente, o proporcionar
la información solicitada, de modo que disponga de una respuesta precisa y rápida a las necesidades del
cliente.
Cada pregunta del guión puede contener un número ilimitado de posibles respuestas, mientras que cada
respuesta puede conducir a una pregunta distinta. Un guión puede contener hasta 99 preguntas.
El guión de bifurcación es como una receta para realizar una llamada de ventas. Debe incluir la mayor
cantidad posible de preguntas y respuestas que puedan ocurrir al presentar su producto y empresa por
teléfono.
Además, cumple varias funciones: obliga a que las llamadas se hagan con un formato estándar, permite
conocer los intereses del cliente y conservar su historial, ayuda a medir la efectividad de la estrategia de
ventas de telemárketing, entre otras.
Los guiones de bifurcación son una poderosa herramienta de apoyo al esfuerzo de ventas de su empresa, ya
que permiten estandarizar la rutina de realización de llamadas.
Durante la ejecución del guión, la información de las respuestas del cliente potencial se puede guardar
en el campo Notas del registro de contacto activo o colocarse directamente en uno de los campos del
182
registro de contacto. Una vez introducidos los datos, se pueden utilizar expresiones de filtro para
seleccionar los contactos que respondieron de forma parecida a las preguntas del guión.
Introducción
Antes de intentar introducir un guión de bifurcación en GoldMine, delimite la totalidad de la estructura
del guión sobre papel. La estrategia que se muestra a continuación puede ser de utilidad al crear un
guión de bifurcación:
En primer lugar, decida las preguntas que se formularán y sus posibles respuestas. Liste las preguntas
con todas las respuestas relacionadas debajo de ellas. Dibuje líneas que enlacen cada una de las
respuestas con la pregunta de seguimiento pertinente. Tenga en cuenta que varias líneas de respuestas
pueden conducir a una misma pregunta. Sin embargo, de una respuesta sólo puede salir una única línea.
Dicho de otro modo, cada respuesta sólo puede conducir a una pregunta.
A continuación, numere todas las preguntas. Intente seleccionar un esquema de numeración que
mantenga las preguntas en una secuencia natural. Si el guión cuenta con sub-ramas, tendrá que saltarse
números. Una buena opción es numerar las preguntas de modo que ninguna respuesta conduzca a una
pregunta con un valor inferior. Puede numerar las preguntas en intervalos de cinco o diez, de modo que
más adelante se puedan introducir preguntas adicionales en el guión sin tener que cambiar todo el
esquema de numeración.
Cuando haya numerado todas las preguntas, siga cada pregunta hasta la respuesta anterior e introduzca
el número de pregunta junto a la respuesta. Estos números son los valores de “Ir a” que se introducirán
en GoldMine.
Determine si debe omitirse alguna pregunta del diálogo. Las preguntas excluidas deben marcarse en la
hoja de trabajo.
Finalmente, si desea que el texto de una respuesta seleccionada se almacene en un campo, especifique el
nombre del campo que debe utilizarse junto al número de la pregunta en la hoja de trabajo. La mayor
parte de los campos del registro de contacto se puede utilizar para almacenar respuestas del guión.
Ahora ya puede introducir el guión en GoldMine.
Creación de un guión de Bifurcaciones
Para crear o modificar guiones de Venta , debemos ir a la opción de menú “Ir a |
Scripts de Venta”, y pulsaremos el botón “Mantener Scripts”.
El botón “Base de Conocimiento” le permite acceder directamente a esta base por si
necesita abrirla mientras trabaja con los guiones de bifurcación.
183
Se abrirá el cuadro de diálogo “Listado de Guiones de Bifurcación”. Este contiene una lista de todas las
bifurcaciones definidas en GoldMine. Se asigna un número ( Nº ) a cada guión, que determina su posición
dentro del cuadro de diálogo, así como dentro de la lista desplegable en la caja de diálogo de ejecución de
Script de Telemárketing. Esta lista también muestra el título de cada guión con bifurcaciones, y el número
de veces que se ha invocado el guión en la columna Nº de Ejecuciones.
Aparecerán los siguientes botones en la caja de diálogo:
Nuevo Añade un nuevo guión de telemárketing
Editar Edita el guión seleccionado, permitiéndole añadir, editar o borrar preguntas y
respuestas del guión y cambiar el Título o Número del guión.
Eliminar Borra el guión seleccionado.
Restablecer Reinicia las estadísticas del registro seleccionado, incluyendo todos los
porcentajes de respuesta, y el número de ejecuciones.
Cerrar Cierra la caja de diálogo.
Añadir un Nuevo Guión
Seleccione la opción Nuevo para crear un nuevo registro de guión en la ventana de Selección. Aparecerá la
caja de diálogo Perfil de Bifuración. Esta caja de diálogo contiene una lista de preguntas para un guión
particular. Se deben rellenar los campos “Número” y “Guión”. El número determinará la localización del
registro de guión dentro la ventana; los guiones con una numeración más baja aparecerán en una posición
superior en la lista.
184
Número: Número
de guión.
Guión: Nombre del Guión.
Nuevo: Añade una nueva
pregunta al guión.
Editar: Nos edita la pregunta
Eliminar: Borra la pregunta
de guión seleccionada
seleccionada, para su modificación.
Utilice la opción Nuevo de la caja de diálogo “Perfil de bifurcación”, para añadir una pregunta a la lista.
GoldMine mostrará la caja de diálogo “Pregunta de Bifurcación”. Entre la información en los siguientes
campos:
Cargo: Un título descriptivo para
la pregunta. Este título aparecerá
encima de la pantalla de preguntas
cuando se utilice el guión.
Actualizar Campo: Podemos
seleccionar un campo para guardar
las respuestas, si se utiliza esta
opción, el programa coloca el texto
de la respuesta del campo
seleccionado del registro del
contacto.
Pregunta No: El número de
pregunta asignado a la pregunta de
guión. Debería haber seleccionado
un número de pregunta, para cada
pregunta cuando diseñe el guión
(añada a los números menores de 10 un cero al principio, por ejemplo, ingrese 1 como 01.)
Guardar Historial: Puede marcar este campo para incluir el título y la respuesta en el texto del diálogo de
guión. Si no está marcado, la pregunta se excluirá del diálogo cuando se ejecute el guión.
Notas: Escribiremos el diálogo para la pregunta.
Nuevo: Seleccionaremos este botón para añadir repuestas al guión.
Después de haber entrado esta información, seleccione el botón Nuevo para añadir un registro de respuesta.
Se mostrará la caja de diálogo Respuesta de Bifurcación. Entre la información en los siguientes campos:
185
Número: El número de la respuesta. Este número
determina su posición en la lista de respuestas. Las
respuestas con un número menor aparecen en la parte
superior de la lista.
Ir a: Entre el número de la pregunta a la que lleva la
selección de esta respuesta. El número de pregunta
en Ir a se mostrará si se selecciona esta respuesta
durante la ejecución de un guión.
Responder: Introduzca el texto de la respuesta.
Solicitar Respuesta: Seleccione este campo para solicitar al operador que introduzca una respuesta
cuando se selecciona esta respuesta. Esta opción sólo se puede seleccionar cuando se ha realizado una
entrada en “Actualizar campo” en el cuadro de diálogo Pregunta de bifurcación. La respuesta del
operador se guardará en el campo especificado por “Actualizar campo”. Si la pregunta del guión sólo
contiene una respuesta, y dicha respuesta tiene el cuadro Respuesta seleccionado, GoldMine mostrará
automáticamente el cuadro de diálogo “Introduzca una respuesta”, eliminando así la necesidad de
seleccionar la respuesta.
Repita los pasos anteriores para cada respuesta y para cada pregunta en el guión. Cuando haya entrado todas
las preguntas y respuestas en GoldMine, compruebe el guión ejecutándolo.
Uso de un Guión de Bifurcación
Para utilizar los guiones de Venta o Bifurcación , debemos ir a la opción de menú “Ir a
| Scripts de Venta”, y seleccionar de la lista desplegable el guión a ejecutar en la
ventana de Selección Guión. Después de proporcionar la información sobre la primera
pregunta de guión al cliente o cliente potencial, seleccione una respuesta de las que hay
en Seleccionar una respuesta haciendo doble clic sobre ella, o iluminándola utilizando
la tecla Tab (tabulador) y presionando INTRO. GoldMine pasará a la siguiente
pregunta en el guión y mostrará el nuevo texto del diálogo en la parte Pregunta de la
caja de diálogo. Continúe proporcionando el texto de diálogo y seleccionando
respuestas hasta que finalice el guión.
Todas las respuestas que registre durante la utilización del guión se aplicarán al
registro de contacto actual
Finalización del Guión
Al finalizar de ejecutar el guión, se le presentará el siguiente cuadro de diálogo “Guardar Script”:
186
Guardar ambos, diálogo y estadísticas: Guarda
las notas sobre el diálogo en las Notas del contacto
y las estadísticas de respuesta en el archivo de
guiones.
Guardar sólo el diálogo: Guarda las notas sobre
el diálogo creadas mientras el guión estaba en uso
en las Notas del contacto.
Guardar sólo las estadísticas: Guarda las
estadísticas de respuesta en el archivo de guiones.
Actividad/Resultado: Nos da la opción de ponerle
un código de actividad y/o de resultado al registro
de historial que se genere en caso de guardar el
diálogo.
Revisar: Este botón nos permite revisar el guión y las respuestas registradas.
6.15 Acerca de Contactos personales
Con GoldMine es posible mantener un registro de teléfonos independiente para otros números de
teléfono importantes o personales que utiliza habitualmente. La característica “Contactos Personales”
permite mantener un archivo privado para los números de teléfono a los que desee acceder con facilidad
al trabajar con GoldMine. El archivo está diseñado para uso privado de un solo usuario. La única manera
de acceder a él consiste en iniciar sesión en GoldMine como el usuario que creó el archivo.
Para utilizar los Contactos personales
1.
Seleccione Ir a | Mis Contactos. Aparecerá su cuadro de
diálogo Contactos personales.
2.
Puede hacer clic en Marcar para utilizar el Marcador
telefónico y marcar el número de teléfono.
3.
Haga clic en Nuevo para agregar una entrada nueva.
4.
Haga clic en Editar para cambiar la entrada seleccionada.
5.
Haga clic en Eliminar para eliminar la entrada seleccionada.
El campo “Contacto” está limitado a 30 caracteres.
187
7 Mantenimiento y Gestión
de Datos
7.1 Acerca de la gestión de la información
El extenso conjunto de funciones de GoldMine permite compartir datos entre GoldMine y otras
aplicaciones, para sustituir los datos de campo a nivel global, y monitorizar los procesos en ejecución.
Mantener los datos de su base de datos GoldMine asegura el máximo rendimiento de su sistema y el uso
más eficaz de la información. GoldMine está equipado con muchas características para ayudar a
mantener su sistema.
7.2 Acerca de bases de datos de conjunto de contactos
El cuadro de diálogo Base de Datos de Contacto permite crear, adjuntar, eliminar y editar las
propiedades de las bases de datos de contacto.
Para acceder a la ventana Base de Datos de
Contacto,
seleccione
el
menú
Herramientas | Bases de datos | Abrir
Base de Datos….
Las bases de datos de conjunto de
contactos adjuntadas actualmente se
muestran en la lista de bases de datos. La
lista de bases de datos se almacena en la
tabla SPFiles. El cuadro de diálogo tiene
las siguientes opciones:
•
Nuevo: inicia el asistente de bases de datos que le ayuda a crear una nueva base de datos.
•
Adjuntar: abre el cuadro de diálogo Perfil de conjunto de contactos, que permite adjuntar una
base de datos a la lista de conjunto de contactos.
•
Eliminar: elimina la base de datos resaltada.
•
Propiedades: abre el cuadro de diálogo Perfil de conjunto de contactos y permite editar las
propiedades de una base de datos existente.
•
Abrir: abre la base de datos resaltada en GoldMine.
•
Cerrar: cierra el cuadro de diálogo Bases de datos de conjunto de contactos.
Estas mismas opciones están disponibles desde el menú local, haciendo clic con el botón secundario en
la lista de bases de datos cuando tiene una base de datos resaltada. También puede seleccionar las
siguientes opciones:
•
Mantener base de datos: inicia el asistente para mantenimiento. Esta opción solo está
disponible si el usuario tiene derechos maestros.
•
Buscar: busca palabras en los campos Descripción, Acceso y Base de datos/Ubicación.
•
Salida a: permite enviar la lista de conjunto de contactos a la Impresora en un formato de
informe de GoldMine, a Word, a Excel o al portapapeles.
188
Definición de perfiles de conjunto de contactos
El cuadro de diálogo Perfil de conjunto de contactos aparece cuando está editando las propiedades o
adjuntando bases de datos. Puede establecer la descripción y la ruta, la propiedad y el acceso, así como
la información de inicio de sesión de SQL.
Para definir un perfil de conjunto de contactos
1.
Seleccione Herramientas | Bases de datos | Abrir Base de Datos…. Aparecerá el cuadro de
diálogo Bases de datos de contacto.
2.
Resalte la base de datos y haga clic en Propiedades para editar una base de datos existente, o
haga clic en Adjuntar para agregar una base de datos a la lista de bases de datos de conjunto
de contactos. Aparecerá el cuadro de diálogo Perfil de conjunto de contactos.
Descripción Descripción del contenido de la base de datos.
Código de Código de identificación único para la base de datos que se utiliza en los
archivo procesos de sincronización.
Alias Alias de la base de datos. La lista desplegable muestra todos los alias
definidos en el Gestor de alias de bases de datos
Propietario Propietario de la base de datos SQL. Por defecto aparece dbo, pero puede
cambiarse. Las bases de datos Firebird no tienen propietario.
Acceso El campo Permitir acceso a este archivo para muestra el propietario del
archivo de contacto. Todas las bases de datos de GoldMine tienen un
propietario, que puede ser una persona individual, un grupo o público
(público). Sólo el propietario o el miembro del grupo que posea la base de
datos podrá acceder a ella.
Permitir acceso Al marcar esta opción solo permitirá abrir esta Base de Datos en el
desde esta sistema GoldMine en que fue Creado.
licencia
GoldMine
189
Por defecto, el propietario de la base de datos es (público), lo que permite que todos los usuarios puedan
acceder al archivo. Cuando el Acceso es asignado a un grupo, GoldMine considera que todos los miembros
de ese grupo son propietarios del archivo.
Para modificar el control de Acceso es necesario disponer de Derechos
Maestros. Los usuarios con Derechos Maestros podrán acceder a todas las
bases de datos independientemente de quien sea el propietario.
Apertura de bases de datos
GoldMine permite tener más de una base de datos de conjunto de contactos. Por ejemplo, los distintos
departamentos de su empresa pueden utilizar bases de datos diferentes.
Para abrir una base de datos
1.
Seleccione Herramientas | Bases de datos | Abrir Base de Datos…. Aparecerá el cuadro de
diálogo Bases de datos de contacto.
2.
Resalte la base de datos que desee abrir y haga clic en Abrir. La nueva base de datos se abre y
muestra el nombre descriptivo de la base de datos en la esquina inferior izquierda de la barra de
estado de GoldMine.
Acerca de la creación de una base de datos
Con el asistente de bases de datos de GoldMine puede crear una base de datos para nuevos datos o
rehospedar una base de datos existente en otra nueva.
El rehospedaje de datos es el proceso por el que una base de datos se copia o
convierte en una nueva base de datos.
El rehospedaje crea una nueva base de datos, pero copia o convierte datos de una base de datos antigua a
la nueva sin que ello afecte a la base de datos original. El proceso de rehospedaje convierte dBASE en
Firebird o SQL, lo cual permite que una organización admita varias plataformas.
Con el asistente de bases de datos se pueden crear o rehospedar los archivos de contacto o los de
GoldMine. Los archivos de contacto contienen todas las tablas relacionadas con los registros de contacto
y, al crear una nueva base de datos, su nombre se agrega al cuadro de diálogo Bases de datos de
conjunto de contactos. Los archivos de GoldMine contienen las tablas compartidas como Calendario,
Filtros y Buzón. Cuando se crea una nueva base de datos de uno de estos archivos, GoldMine no agrega
el nombre de la base de datos al cuadro de diálogo Bases de datos de contacto.
Cuando se crea una base de datos SQL se deben efectuar varios pasos antes de utilizar el asistente de
bases de datos de GoldMine.
Para crear una base de datos nueva, seleccione Herramientas | Bases de datos | Nueva Base de
Datos…..
Creación de bases de datos SQL
La creación de una base de datos de SQL nueva es un proceso de tres etapas.
•
•
•
Creación de la base de datos en MS SQL Server
Creación del alias
Creación de la base de datos en GoldMine
190
Siga el procedimiento que se indica a continuación, o utilice el asistente de base de
datos.
Para crear una base de datos SQL
1.
En el menú Inicio de Windows, seleccione Programas|Microsoft SQL Server|SQL Server
Manager Studio. Aparecerá la ventana Administrador corporativo de SQL Server.
2.
Expanda los archivos situados bajo Raíz de la consola hasta encontrar el servidor correcto.
Expanda el servidor hasta encontrar Bases de datos.
3.
Haga clic con el botón secundario en Bases de datos y seleccione Nueva base de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de base de datos.
4.
En el cuadro de texto Nombre escriba el nombre de la base de datos.
5.
Haga clic en Aceptar. La nueva base de datos aparecerá en la lista de bases de datos.
6.
El paso siguiente consiste en crear un alias para la base de datos en el Gestor de Alias de
Bases de datos.
Uso del asistente para bases de datos
El asistente para bases de datos ayuda a crear una base de datos que está vacía o que es una copia de la
base de datos abierta. Si crea una base de datos en blanco, tendrá los mismos campos que la base de
datos antigua.
Para utilizar el asistente para bases de datos
1.
Seleccione Herramientas | Bases de datos | Nueva Base de Datos….. Aparecerá el cuadro de
diálogo ¡Bienvenido
al Asistente para
bases de datos!.
2.
Seleccione
las
opciones
correspondientes
al
tipo de datos que va a
crear:
• Crear o copiar los
datos de las tablas
del conjunto de
contacto:
Seleccione esta opción para crear o rehospedar un nuevo conjunto de contacto.
• Crear o copiar los datos de las tablas base de Goldmine: Seleccione esta opción para
crear o rehospedar las tablas comunes de Goldmine. Esta opción solo se debe seleccionar si
se está rehospedando una base de datos DBASE o SQL o creando una copia completa de la
base de datos, ya que solo puede existir un conjunto de tablas base de Goldmine en cada
instalación.
En este ejemplo, ambas opciones están seleccionadas, por lo que se
crearían las tablas de Goldmine y las del conjunto de contacto.
3.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Rehospedar base de datos de
GoldMine.
191
4.
Según las opciones marcadas en el paso anterior, debe seleccionar de las listas desplegables los
alias de la base de datos del nuevo conjunto de contactos y de las tablas comunes de Goldmine.
.
Si necesita crear un nuevo Alias o Base de datos, haga clic en el botón
Alias Manager. En el próximo apartado se explica su utilización.
5.
Haga clic en Siguiente.
6.
En el apartado Seleccione la fuente de datos para la nueva base de datos marque:
• Crear tablas en blanco (sin datos, excepto unos pocos registros de sistema) para crear
una base de datos vacía.
• Copiar datos de la base de datos activa para copiar los datos de la base de datos activa en
la nueva base de datos.
• Copiar los datos de tablas Dbase 6.x para poder seleccionar la ruta de una base de datos
dBASE de versiones anteriores.
7.
Si selecciona la opción Seleccione las tablas individuales para rehospedar en el apartado
Ajustes avanzados, podrá seleccionar individualmente las tablas que quiere crear en la nueva
base de datos.
192
8.
Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Acceso a Base de Datos
9.
En esta pantalla permite configurar las siguientes opciones:
• Permitir acceso: Desde este campo configure el propietario del archivo de contacto. Todas
las bases de datos de GoldMine tienen un propietario, que puede ser una persona individual,
un grupo o público (público). Sólo el propietario o el miembro del grupo que posea la base
de datos podrá acceder a ella.
• Código de Archivo: Código de identificación único para la base de datos. GoldMine lo utiliza
para asociar datos sincronizados con la base de datos correcta, independientemente del
nombre dado a la base de datos de forma local.
..
Una filial de Madrid y otra de Barcelona pueden tener el mismo
conjunto de contactos. Cada filial desea sincronizar datos de su
conjunto de contactos local con la otra oficina. La oficina de Madrid
llamó al conjunto de contactos Industrial, mientras que la de Barcelona
llamó al mismo conjunto Fabricación. Las oficinas podrán sincronizar
datos entre sí solo si ambas asignan el mismo valor de código del
conjunto de contactos a la copia local de la base de datos.
• Permitir el acceso a la base de datos desde esta instalación: DESMARQUE esta opción.
Si marcar esta opción solo se permitirá abrir esta Base de Datos en el sistema GoldMine en que
fue creado (determinado por el número de serie).
10. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Acceso a Base de Datos
193
11. Haga clic en Finalizar. Se llevará a cabo la creación de la base de datos. Cuando se completa
el proceso aparece un mensaje preguntando si quiere abrir esta nueva base de datos. Hacer clic
en NO.
Si está creando una base de datos Firebird y recibe un mensaje de error que indica
que los controladores ODBC no están presentes, instale primero los controladores
ODBC, luego copie el archivo FBclient32.dll en el directorio raíz de Goldmine y repita
el proceso de creación de base de datos.
Si copia registros como parte del proceso, el proceso de creación de un conjunto de
contactos puede ser un proceso relativamente largo, según el número de registros que
se copien. Para detener el proceso, seleccione Cancelar.
Gestor de Alias de base de datos SQL y Firebird
El Gestor de Alias de base de datos nos permite administrar los alias que indican a Goldmine dónde
encontrar cada base de datos.
Para utilizar el Gestor de Alias
1.
Seleccione Herramientas | Bases de datos | Gestor de Alias… o haciendo clic en el botón Alias
Manager del asistente para crear bases de datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
194
2.
Para crear un nuevo alias hacer clic en el botón Nuevo Alias. Se abre la pantalla Editar Alias
Esta ventana de diálogo contiene el formulario para recolectar la
información utilizada para construir una conexión ADO. Esta
información es guardada en un archivo INI.
• En el campo Nombre Alias asignar un nombre que puede tener hasta 100 caracteres.
• De la lista desplegable Tipo de Servidor, seleccionar MSSQL o Firebird según
corresponda
• En el campo Host, asigne el nombre del ordenador en el que está creada la base de datos.
• En el campo Database, asigne el nombre de la base de datos.
• En el campo Owner, asigne el nombre del
propietario de la base de datos (en general
suele ser dbo). Este parámetro solo aplica a
bases de datos MSSQL.
• En los campos Login y Password, asignar el
nombre de usuario y contraseña con acceso a
la base de datos.
• Si su base de datos está designada para que
utilice autentificación de Windows en lugar de
autentificación SQL, marque la casilla Usar
Windows Authentication (SSPI). Este
parámetro solo aplica a bases de datos
MSSQL.
• Hacer clic en Crear Nueva Base de Datos
para que se cree la base de datos.
• Hacer clic en Probar Conexión para verificar
que el Alias se haya creado correctamente.
• Repita este proceso para cada alias que necesite crear. Luego haga clic en Aceptar para
cerrar el cuadro de diálogo.
3.
Para modificar un alias, seleccionarlo y hacer clic en el botón Editar Alias. Se abre la pantalla
Editar Alias. Hacer los cambios apropiados y cerrar la pantalla haciendo clic en Aceptar.
Como medida de seguridad, cuando se edita un Alias en el campo Password
se muestra una caja de texto con un número fijo de asteriscos, a fin de evitar
que pueda conocerse la cantidad de caracteres que componen la contraseña.
4.
Para borrar un alias, seleccionarlo y hacer clic en el botón Eliminar Alias.
Acerca del mantenimiento de las bases de datos
GoldMine incluye un asistente para mantenimiento de base de datos que genera índices, reconstruye y
empaqueta los datos, y ordena y verifica la base de datos. La indexación garantiza la integridad de los
datos y el rápido acceso a ellos en los campos indexados. Al reconstruir y empaquetar los datos, primero
se crean archivos de datos actualizados y, a continuación, se crean tablas y después se vuelve a
empaquetar la base de datos sin los registros eliminados. La ordenación de la base de datos permite
ordenar los archivos de base de datos en función de los índices más utilizados. La verificación de los
datos garantiza que los datos sean legibles y que todos los campos de los registros de sincronización
estén completos y correctos, así como que no se dupliquen los campos únicos.
•
•
•
Indexación de bases de datos
Reconstrucción y empaquetado de bases de datos
Clasificación y verificación de bases de datos
195
Se recomienda que emplee las características de mantenimiento únicamente el administrador de
GoldMine. Si no se utilizan correctamente, estas operaciones pueden ocasionar la pérdida de datos.
Sólo puede haber un usuario con una sesión iniciada en el sistema GoldMine durante las operaciones de
mantenimiento. Antes de que se inicie el mantenimiento, GoldMine comprueba que ningún otro usuario
acceda a los mismos datos. Cuando la operación está en curso, GoldMine impide que algún otro usuario
acceda al sistema renombrando License.bin como License.bix. Al finalizar el mantenimiento, la licencia
se vuelve a renombrar como License.bin.
Para supervisar qué mantenimiento de base de datos se ha iniciado, puede ver los registros de
mantenimiento.
Precaución: Antes de hacer un mantenimiento de la base de datos, SIEMPRE hacer
una copia de seguridad completa de su base de datos. Esto garantiza que pueda
restaurar la base de datos si algo interrumpe el proceso produciendo pérdida de datos,
por ejemplo, un corte de suministro eléctrico.
Adjuntar bases de datos
Una base de datos existente, ya sea Firebird o SQL, se adjunta para que esté disponible en GoldMine. Al
adjuntar una base de datos se indica a GoldMine dónde está ubicada la base de datos, quién es el
propietario y, si es necesario, cuál es la información de inicio de sesión de SQL.
Para adjuntar una base de datos
1.
Seleccione Para acceder a la ventana Base de Datos de Contacto, seleccione el menú
Herramientas | Bases de datos | Abrir Base de Datos….
2.
Haga clic en Adjuntar. Aparecerá el cuadro de diálogo Perfil de conjunto de contactos.
3.
Puede actualizar los campos según sus necesidades.
4.
Haga clic en OK.
7.3. Reemplazo Global
Cuando se trabaja con un número grande de registros, cualquier cambio generalizado que deba realizarse en
el contenido de uno o más campos representa una tarea larga y tediosa.. El proceso de sustitución global le
permite reemplazar o añadir información sobre grandes bases de datos sin necesidad de hacerlo
manualmente registro a registro. El Asistente para reemplazo Global le permite actualizar uno o más
campos en su base de datos de forma sencilla y segura, guiándole a través de todo el proceso.
Atención:
Cerciórese de haber realizado una Copia de Seguridad de la Base de Datos antes de poner en
marcha este proceso. Si comete un error podría perder datos de forma irreversible.
1.
Para iniciar el Asistente de Sustitución Global, en el menú principal de GoldMine seleccione
Herramientas| Gestión de Datos |Reemplazo Global
196
Goldmine le permite reemplazar los registros de un filtro o grupo. La combinación de la
función Reemplazo Global con un filtro o un grupo le permite actualizar datos muy
específicos en la base de datos de contactos
El Asistente para Reemplazo Global ofrece tres opciones para la actualización de datos en un campo:
Reemplazar un campo con un valor
Actualizar un campo usando opciones avanzadas
Intercambiar el valor de dos campos
Use la función de reemplazo global con precaución. La sustitución de contenido de campo
por un valor reemplaza el contenido de dicho campo con el valor que fije el usuario.
GoldMine reemplaza los datos en todos los registro a menos que seleccione un filtro o
grupo. NUNCA ejecute una sustitución global para modificar el campo Accountno
Reemplazar un Campo con un Valor
Considere esta situación: Acaba de entrar
campos provenientes de un mailing
reciente en un nuevo archivo de contactos
y se olvidó de entrar información en el
campo Fuente. Puede evitar tener que
editar todos esos registros individualmente
utilizando la opción Reemplazar un
Campo con un Valor.
En el ejemplo anterior, la información
sobre la "Fuente" tiene que ser entrada en
todos los registros de la base de datos.
Aunque la información podría introducirse manualmente en el campo Fuente de cada registro de contactos,
la opción Reemplazar un Campo con un Valor... puede llevar a cabo esta tarea de manera automática.
2.
Para sustituir el valor de un campo (por ejemplo, el campo Fuente) en cada registro de contactos,
seleccione la opción Reemplazar un Campo con un Valor en el Asistente para Reemplazo Global.
Reemplazar Le permite especificar o seleccionar el campo a sustituir. Al hacer clic en el
desplegable de este campo se muestra una relación de todos los campos que se
pueden actualizar
197
Con Valor Este campo le permite entrar el valor a reemplazar. GoldMine sustituirá todos los
campos en la base de datos con el valor introducido.
Actualizar un Campo Usando Opciones Avanzadas
Esta opción le permite realizar operaciones de transformación de los datos sobre aquellos campos que usted
elija. Es una función tremendamente útil y muy potente. No obstante, le recomendamos que realice algunas
pruebas antes de realizar cambios sobre su base de datos real.
2.
Para reemplazar un campo usando opciones avanzadas, seleccione la opción Actualizar un Campo
usando Opciones Avanzadas en el Asistente para Reemplazo Global.
Actualizar Campo que se va a actualizar con las opciones o valores seleccionados.
Reemplazar Escriba el texto o expresión con la que se reemplazarán los campos.
Reemplazar el
campo entero
con Valor
Reemplazar
texto con valor
Al seleccionar esta opción, Goldmine reemplaza todo el contenido del
campo con el especificado en Reemplazar.
Busca el texto especificado en este campo y lo reemplaza por el valor
introducido en el campo “Reemplazar”. El resto del texto no es alterado
Insertar valor Trata el campo como una cadena (“string”) e inserta el texto a reemplazar en
en posición la posición de caracter indicada.
Evaluar como Trata el valor a reemplazar como una expresión dBASE, pudiendo
Expresión concatenar varios campos, transformar valores, variables u otras
dBASE combinaciones que desee. Seleccionando esta opción, Goldmine reemplaza
el campo con el resultado de la expresión dBASE especificada en el campo
Reemplazar
Convertir a Convierte el texto a ProperCase (Capitales, sólo la primera en mayúsculas),
Mayúsculas, Minúsculas o formato telefónico USA (esta última opción no
está recomendada para el formato telefónico español).
Intercambiar los valores de dos Campos
La función Reemplazo Global puede también ser utilizada para intercambiar el valor de dos campos.
Suponga que quiere utilizar un Campo Definido por el Usuario como campo indexado, pero todos sus
campos indexados están en uso. A través de la opción Intercambiar los valores de dos Campos..., podrá
198
sustituir el campo de usuario con los datos del campo indexado, y sustituir el campo indexado con el valor
en el campo de usuario.
2.
Cuando seleccione la opción Intercambiar los valores de dos Campos..., GoldMine mostrará una lista
para que pueda seleccionar los campos a intercambiar. Cada registro filtrado verá sus valores en estos
dos campos intercambiados.
Puede intercambiar los valores de los campos o, simplemente, reemplazar uno de ellos con el valor del
otro seleccionando la opción “Reemplazar el valor del campo de la izquierda con el valor del campo
de la derecha”. Pulse sobre el botón Siguiente para confirmar su selección.
El procedimiento que sigue, es común para las 3 opciones mencionadas
3.
Una vez finalizada la entrada de campos y valores, pulse Siguiente.
El Asistente para Reemplazo Global le muestra el/los campo/s seleccionados y el/los valor/es con
los que va a sustituir los contenidos de dichos campos. En este momento el usuario puede seleccionar
una o varias de las siguientes opciones:
• Expandir registros de contacto parciales: Propaga el valor de sustitución a los campos del
archivo CONTACT2.
Si el campo a modificar se encuentra en el archivo CONTACT2, esta opción viene seleccionada
por defecto, si el usuario la desmarca el nuevo valor para el campo no se propagará y los registros
no serán actualizados.
Por defecto, GoldMine crea registros parciales cuando el usuario entra datos de un
contacto primario. Este método requiere menos espacio de disco del que se necesita para
un registro de contacto completo.
199
Sin embargo, cuando se producen entradas adicionales que requieren de más espacio,
GoldMine convierte automáticamente los registros parciales en registros completos. Al
desmarcar la opción Expandir registros parciales se está indicando a GoldMine que no
convierta los registros parciales en registros completos durante el proceso de sustitución
global.
• Actualizar campos enlazados (basándose en el lookup.ini): Cambia los valores en los campos
enlazados según las instrucciones de la sección [AutoUpdate] del archivo LOOKUP.INI. Esta
opción está disponible únicamente si uno o más de los campos seleccionados están a su vez
incluidos en el archivo LOOKUP.INI. Para más información acerca del archivo LOOKUP.INI.
• Registrar actualizaciones en historial: registra las sustituciones globales en los siguientes
Registros de Sistema:
Registro del Monitor de Procesos: muestra la fecha, hora, usuario y número de registros
afectados por la sustitución global.
Registro de archivos de contactos: muestra la fecha, hora, usuario, nombre de campo y
valor insertado en el proceso de sustitución global.
Esta opción aparece únicamente si el usuario ha seleccionado Registrar actualizaciones en
historial para cada campo dentro de la ventana de diálogo Etiqueta de Campo a la que se
accede pulsando CTRL y haciendo doble clic en la etiqueta.
Quitar: Pulsando este botón se elimina la línea seleccionada de la lista de sustituciones globales.
4.
Pueden sustituirse globalmente más de un campo a la vez. Para añadir más campos y valores de
sustitución seleccione Atrás. Volverá a la pantalla anterior del Asistente para Reemplazo Global desde
donde podrá agregar otro campo y valor. Una vez finalizada la entrada de campos y valores, pulse
Siguiente.
5.
En esta ventana se permite seleccionar uno de los filtros o grupos disponibles, de forma que la
sustitución global se limite únicamente a los registros de dicho filtro o grupo. No es necesario que el
filtro o grupo esté activo. Si quiere aplicar el reemplazo global sobre toda la base de datos, dejar
seleccionado el valor que aparece por defecto: TODOS los Registros de Contacto!.
6.
Pulse Siguiente. Aparecerá la ventana de Reemplazo Global. Seleccione Finalizar para iniciar el
proceso de sustitución.
200
7.4 Acerca del archivo LookUp.ini
El archivo LookUp.ini no se crea automáticamente. Deberá crearlo mediante un editor de texto como el
Bloc de Notas o recuperarlo de una instancia anterior de GoldMine.
Para que se haga una idea, utilizando este archivo usted podrá:
•
Actualizar campos de Contact1 y Contact2 automáticamente mediante el valor de cualquier
otro campo de Contact1 o Contact2.
•
Actualizar campos de Contact1 y Contact2 automáticamente mediante una expresión dBase.
•
Ejecutar una aplicación externa a partir de una expresión dBase o la actualización concreta de
un campo.
•
Ejecutar una aplicación externa al crear un nuevo contacto.
•
Aplicar un código de color a las actividades de calendario a partir del tipo de actividad, del
código de actividad o de ambos, al planificarse una nueva acción.
Mediante el lookup.ini podrá actualizar campos a los que el propio usuario no tenga
acceso de escritura. Podrá por tanto conseguir que los usuarios rellenen un campo y si el
valor es correcto o está dentro de un rango válido, completar un segundo campo a partir
de, por ejemplo, una expresión dBase. Este procedimiento le ayudará a mantener en todo
momento datos coherentes en ciertos campos.
Un fichero LookUp.ini puede incluir las siguientes secciones:
•
[AutoUpdate]: especifica campos desencadenadores (campos que crean una actualización si se
modifican) y el campo resultante que se va a actualizar. La segunda sección normalmente
incluye las instrucciones y los parámetros específicos que se utilizan al actualizar el campo de
GoldMine.
•
[OnNewRun] y [OnEditRun]: determina la aplicación externa que se va a iniciar cuando se
crea un nuevo registro (o un registro de contacto o un registro de archivo suplementario, es
decir, al agregar una nueva actividad de calendario).
•
[CalClrCode]: especifica qué color se va a asignar a la actividad que se está planificando.
•
[NombreCampo]. Además de las cuatro secciones anteriores, cada vez que desee que un
campo sea actualizado, deberá crear una sección con el nombre interno del campo. Más
adelante veremos qué deberá contener esta sección.
201
Cada sección estará compuesta, al igual que otros ficheros de configuración como Win.ini o GM.ini, de
pares de elementos de la forma Elemento=Valor.
[AutoUpdate]
A continuación se muestra un primer ejemplo sencillo de LookUp.ini y lo iremos desgranando línea a
línea:
[AutoUpdate]
key1=UDelegado
[UDelegado]
Lookup1=key1
Distribuidor=Ramon Meseguer
Proveedor=Ferran Comabella
Cliente activo=Daniel Meoni
Cliente potencial=Daniel Girones
Otherwise=José Mª Pérez
Overwrite=1
En este ejemplo hay dos secciones diferentes: AutoUpdate y UDelegado. La primera es una sección
predefinida donde se indicarán siempre qué campos se deben actualizar y a partir de qué modificaciones.
Por ejemplo, en este caso, cada vez que se modifique el valor del campo KEY1, se deberá modificar el valor
del campo UDelegado. El valor que deberá tomar UDelegado se define en la sección que lleva el nombre del
propio campo.
Cuando un campos se vaya a modificar mediante el LookUp.ini, el valor que éste tomará podrá
depender del campo que lanzó el automatismo, de cualquier otro campo o expresión dBase, incluso de
varios elementos al mismo tiempo, o bien no depender de ningún valor previo existente en la base de
datos.. En este caso el valor del campo UDelegado cambiará a partir del valor que haya tomado KEY1
(se indica mediante LookUp1=KEY1). Si KEY1 es igual a Distribuidor, el campo UDelegado tomará el
valor “Ramon Meseguer”; si por el contrario KEY1 es igual a Proveedor, el campo UDelegado tomará
el valor “Ferran Comabella”; y así sucesivamente hasta que GoldMine haya recorrido toda la lista de
posibles valores de Key1 o bien haya llegado hasta el final.
Si desea que el valor del campo UDelegado dependa de dos o más campos de la base de datos, puede ir
añadiendo líneas de la forma LookUp#=Campo o bien LookUp=ExpresiondBase, donde # será un valor
numérico que irá creciendo conforme vaya insertando líneas. De esta forma, GoldMine seleccionará el
primer LooKup# y recorrerá la lista de posibles valores. Si no encuentra ninguna igualdad, leerá la
segunda línea LookUp# y repetirá el mismo recorrido. Así irá recorriendo toda la lista de LookUp#
secuencialmente hasta que encuentre una identidad o bien hasta que acabe de recorrer la lista.
Aún teniendo este último punto en cuenta, habrá casos en los que GoldMine recorra toda la lista y acabe
por no actualizar el valor del campo UDelegado puesto que no ha habido ninguna concordancia de
Campo = Valor. Para que esto no pase y poder actualizar el valor del campo siempre que no se haya
encontrado ninguna de estas identidades, puede añadir la línea Otherwise=Campo o bien Otherwise al
final de la lista.
Para que GoldMine pueda actualizar un campo que ya contiene datos, es decir que sobrescriba el
contenido del campo, se deberá añadir la línea Overwrite=1 al final de la sección. De lo contrario no
quedará registrado ningún cambio, en este caso en el campo UDelegado, aunque se cumplan las
condiciones necesarias para ello.
Para poder actualizar varios campos cada vez que se modifique el valor de un campo en concreto de la
base de datos, los primeros se pueden separar por comas “,”. Es decir,
[AutoUpdate]
KEY1=UDelegado, UAgente
202
De esta forma se actualizarán los campos UDelegado y UAgente cada vez que se modifique el valor del
campo KEY1. Por otro lado, para crear más de un trigger, se pueden ir añadiendo líneas a la sección
AutoUpdate de la siguiente forma:
[AutoUpdate]
KEY1=UDelegado
Source=KEY2
KEY3=UAgente
…
También se pueden actualizar campos de un contacto cuando éste es creado. Este tipo de trigger especial
se indica de la siguiente forma:
[AutoUpdate]
NewRecord=KEY4, KEY5
Así, cada vez que se cree un nuevo contacto se revisarán las secciones [KEY4] y [KEY5] del archivo
LookUp.ini y se actualizarán a partir de ellas. De esta forma podrá rellenar campos automáticamente sin
necesidad de instruir a los usuarios para ello. Como se indicaba anteriormente, los campos KEY4 y
KEY5 podrán ser campos a los que el usuario logoneado en el momento de crear el contacto no tenga
acceso de escritura y aún así éstos se actualizarán. No cree varias líneas de la forma
NewRecord=Campo, lo que deberá hacer es ir separando los campos con comas “,” como puede ver en
el ejemplo anterior.
[OnNewRun] y [OnEditRun]
Mediante las secciones OnNewRun y OnEditRun, podrá ejecutar aplicaciones externas a GoldMine cada
vez que se cree un nuevo registro o bien cuando se modifique uno ya existente en la base de datos. Los
registros a los que atenderán estas dos secciones son: Contact1, Contact2, Cal, ContHist y ContSupp.
Además, si lo desea, por cada tabla se podrá especificar de qué rectype deberá será el registro para que se
ejecute la aplicación. Lógicamente este rectype afectará tan solo a las tablas Cal, ContHist y ContSupp. A
continuación se muestra un ejemplo de OnNewRun, que podría ser perfectamente OnEditRun:
[OnNewRun]
Cal-S=SaleCApp.exe
Cal-C=CallCApp.exe
Cal=CallApp.exe
ContHist-S=SaleHApp.exe
ContHist-CI=InCallHApp.exe
ContHist=HistApp.exe
ContSupp-P=ProfileApp.exe
Contact1=NewContact.exe
Otherwise=AnyApp.exe
AppendRecNo=1
DisableFromAp=1
En este ejemplo, las primeras líneas de Cal y de ContHist especifican un rectype. Sin embargo
GoldMine no se guía por el orden de los elementos, sino que cuando se crea un registro de calendario o
de historial, busca si existe una línea indicando tabla y rectype. Si no lo encuentra, buscará entonces si
existe una línea indicando únicamente la tabla. Finalmente, si este último tampoco existe, intentará
ejecutar la línea Otherwise.
La línea AppendRecNo=1 agregará el número de registro (RecNo) a la línea de comandos, por lo que
por ejemplo, al crear un nuevo registro de historial, se lanzará la aplicación de la siguiente forma:
HistApp.exe 1234, donde 1234 es el número de registro de historial den tro de esta tabla. De esta forma,
203
si la aplicación ejecutada recupera los parámetros de la línea de comandos, podrá acceder de una forma
más rápida al registro que la ha lanzado mediante, por ejemplo, DDE.
DisableFromApp=1 provocará que no se ejecute esta sección si el nuevo registro (o la edición de uno ya
existente) ha sido provocada por un Proceso Automático.
En un lookup.ini donde estén las secciones AutoUpdate y OnNewRun y/o OnEditRun, siempre se
ejecutará en primer lugar el AutoUpdate, de forma que si la aplicación externa que se ejecute utiliza
datos de GoldMine, siempre utilizará los resultantes de las operaciones ejecutadas en AutoUpdate.
[CalClrCode]
Tal como se ha comentado en este mismo capítulo con anterioridad, gracias a esta sección se podrán asignar
colores, de forma dinámica, a las actividades de calendario conforme se vayan planificando. Estos colores
podrán depender del tipo de actividad o, de una forma más concreta, del tipo de actividad más su código.
Por ejemplo,
[CalClrCode]
A=2
S=7
S-HOT=9
C-SLS=3
Otherwise=13
Se deberá especificar primero el tipo de registro (RecType) y después, si es necesario, un código de
actividad. Cada vez que se planifique por ejemplo una venta con un código de actividad “HOT”, GoldMine
buscará si existe la línea “S-HOT”. Si ésta no existe, entonces buscará una línea que especifique una venta,
“S”. En el caso de que no existan ninguna de las dos, se utilizará la línea Otherwise si ésta fue especificada.
Los valores numéricos que aparecen en la parte derecha de las igualdades se refieren a un color
predeterminado. La lista siguiente muestra la relación de números y colores:
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
AZUL
ROSA
ROJO
CYAN
VERDE CLARO
AMARILLO
CYAN
BLANCO
GRIS CLARO
GRANATE
VERDE
AMARILLO OSCURO
AZUL OSCURO
LILA
GRIS OSCURO
NEGRO
7.5 Mantener bases de datos
GoldMine proporciona una selección de utilidades para la gestión de datos diseñada para aumentar la
utilidad de su sistema GoldMine, como la recuperación de archivos de índice corruptos, y la realización
de cambios globales en sus datos. Muchas de estas funciones, como puede ser la reconstrucción de
archivos de datos, están pensadas para ser utilizadas por el administrador de la red o el administrador del
sistema. Estas funciones pueden ocasionar pérdidas de datos si no se utilizan de forma correcta.
204
Hay ciertas operaciones que le permiten solamente el acceso de un usuario a un
archivo de datos a la vez. Estas operaciones incluyen el indexado, compactación y
reconstrucción de archivos de datos. Antes de poder proceder con estas operaciones,
GoldMine se asegurará que ningún otro usuario está accediendo a los mismos datos.
Una vez la operación esté en marcha, GoldMine impedirá a cualquier otro usuario el
acceso a los datos que están siendo modificados renombrando el archivo de licencia
License.bin a License.bix.
IMPORTANTE: Siempre debe hacer una copia de respaldo de la base de datos antes de realizar
una tarea de mantenimiento de GoldMine
Compactación o Reconstrucción
Si su instalación de GoldMine está montada sobre Firebird, cuando se borran registros de la base de
datos de contactos no se eliminan físicamente. GoldMine marca el registro como borrado y lo ignora en
operaciones subsiguientes. A medida que el número de registros borrados aumenta, GoldMine tiene más
“espacio muerto” entre registros activos.
Cuando el número de registros borrados en una base de datos de contactos se convierte en un porcentaje
importante de la base de datos, la cantidad de tiempo necesario para encontrar un registro, o pasar al
Registro Siguiente o al Registro Previo, se incrementará. Para eliminar este “espacio muerto”, mejorar
el rendimiento y recuperar espacio de disco para nuevos registros de contactos, debería Compactar los
archivos de la base de datos periódicamente.
Indexación
GoldMine guarda información en dos tipos de archivos: archivos de datos y archivos de índice. Los
archivos de datos contienen la información que se muestra para un registro de contactos, el calendario, u
otra parte cualquiera del programa. Los archivos de índice no guardan de forma directa información
sobre contactos o el calendario; guardan “valores de puntero” (apuntadores a espacios de información)
especiales que permiten al programa localizar rápidamente la información en el archivo de datos, o
presentar la información en el archivo de datos en una secuencia alterna.
Ocasionalmente, los archivos de índice pueden corromperse y GoldMine operará de manera misteriosa e
inesperada. Puede suponer que un archivo de índice está corrupto si observa este comportamiento:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Los registros de contactos que sabe que han sido introducidos en GoldMine no pueden ser
localizados.
Las actividades del calendario no aparecen en el archivo de historial cuando son completadas.
Un registro de contactos parece haber “perdido” la mitad inferior de la información del
contacto, o la mitad inferior contiene la información de otro registro de contactos.
Le faltan a un registro de contactos perfiles, relaciones, o contactos adicionales, o éste contiene
registros suplementarios que no pertenecen al registro.
No puede entrar en GoldMine con una clave y un nombre de usuario válidos.
El calendario o los registros de historial que aparecen en la ventana de Selección no siguen una
secuencia de fechas.
Cuando un archivo de índice se corrompe, es muy importante regenerar de forma inmediata los archivos
de índice, para evitar que ocurra una pérdida de datos. GoldMine proporciona el poder de ejecución de
esta función.
En la mayoría de casos, si sospecha que un archivo de índice está corrupto, o se muestra un mensaje de
error relacionado con índices, debería pedir al resto de usuarios de GoldMine que salieran de GoldMine.
GoldMine requiere que todos los usuarios estén fuera de la aplicación antes de que se puedan indexar las
bases de datos. Lo que es más importante, los usuarios restantes podrían experimentar pérdidas de datos
si continúan su trabajo con GoldMine antes de reindexar los archivos.
Una vez se haya completado el indexado, informe al resto de usuarios que es posible entrar de nuevo en
GoldMine y continuar el trabajo.
205
La compactación y la indexación de archivos de bases de datos se llevan a cabo desde el menú
Herramientas|Bases de Datos|Mantener bases de datos… Al seleccionar esta opción aparecerá el
Asistente de Mantenimiento de GoldMine:
Archivos del Cuando se selecciona esta opción, todos los archivos de la base de
conjunto de datos de contactos abierta actualmente se seleccionan para ser
contactos actual indexados.
Archivos Estas opciones le permiten indexar un archivo de datos específico. Este
individuales procedimiento será útil por ejemplo cuando aparezca un mensaje de
error en un archivo de datos en concreto. Por tanto en este caso no será
necesario hacer una reconstrucción de todos los archivos de datos.
Todos los archivos Cuando se selecciona esta opción, todos los archivos de sistema de
de base de datos GoldMine y todos los archivos de datos de la base de datos de
contactos actual se seleccionan para ser indexados.
Mantenimiento Cuando se selecciona esta opción, GoldMine permite el mantenimiento
automático automático por las noches o cuando Ud. crea conveniente.
Base de Datos Actual
Esta opción permite Reconstruir e Indexar la base de Datos que está abierta en el momento que se
ejecuta esta opción. Las tablas de la base de datos que se mantendrán entonces serán Contact1, Contact2,
ContGrps, ContHist, ContTLog, ContUDef, ContSupp.
Archivos individuales
Esta opción le permitirá mantener tan solo ciertos archivos de la base de datos. Si marca está opción y
pulsa después Siguiente pasará a la ventana Mantener tablas seleccionadas.
Seleccione las tablas que desee mantener. Puede hacer clic en Establecer todo para seleccionar todas
las tablas, o Restablecer todo para quitar todas las marcas de selección.
206
Todos los archivos de base de datos
Seleccione esta opción y pulse Siguiente. En la ventana que aparecerá ahora, Mantener Todos los
archivos de base de datos, podrá escoger si desea mantener los archivos del directorio GoldMine y, a
parte, si desea mantener solo los archivos del conjunto de contactos actual o si desea mantener todos los
archivos de conjuntos de contactos configurados en GoldMine.
Si selecciona Todos los archivos de conjuntos de contactos se realizará un mantenimiento todas las
bases de datos configuradas en GoldMine, mientras que si marca Archivos del conjunto de contactos
actual el mantenimiento se hará de la base de datos abierta actualmente.
Reconstruir, ordenar y comprobar archivos de base de datos
Si marca cualquiera de las tres primeras opciones (Archivos del conjunto de contactos actual, Archivos
individuales o Todos los archivos de base de datos), al ir pulsando Siguiente llegará a la siguiente
pantalla:
207
Si no marca ninguna opción en esta ventana, no será necesario que los usuarios salgan de GoldMine, sin
embargo esto es así porque de esta forma GoldMine no realiza ninguna modificación en la estructura de
la base de datos ni en su contenido, de forma que no notará ninguna mejora en el rendimiento ni ganará
espacio en el disco duro del servidor.
Marcar la opción Reconstruir y empaquetar los archivos de base de datos eliminará del todo todos
los registros eliminados pero no borrados físicamente, creará todas las tablas de nuevo y copiará en ellas
todos los registros supervivientes. Al tener tablas recién creadas se encontrará con que casi cualquier
problema de índices que pudiera tener se ha solucionado, habrá ganado cierto espacio físico en disco y
notará una mejora del rendimiento del sistema según el estado de GoldMine en el momento de realizar el
mantenimiento. Con esta opción marcada SÍ será necesario que solo esté dentro de GoldMine el
usuario que vaya a hacer el mantenimiento de tablas de GoldMine.
Puesto que al marcar esta casilla entrará en juego la creación de tablas nuevas y el movimiento de todos
los datos hacia ellas, HAGA SIEMPRE UNA COPIA DE SEGURIDAD de su sistema GoldMine. Es
improbable que el propio sistema de GoldMine provoque un error, sin embargo un corte de luz mientras
se está efectuando el movimiento de datos o la creación de tablas puede provocar una pérdida
irreversible de información a no ser que disponga de una copia de seguridad.
Si utiliza GoldMine con una base de datos SQL, aparecerá un mensaje de aviso que le
recordará que no es necesario reconstruir las tablas SQL y recomendando utilizar las
utilidades de MS SQLServer para realizar las tareas de mantenimiento en lugar de
Goldmine.
Al marcar la opción Reconstruir y empaquetar los archivos de base de datos quedarán habilitadas
también otras dos opciones:
Ordenar los archivos de base de datos. Al marcar esta opción no solo se eliminarán los registros
marcados como eliminados y creará las tablas de nuevo, sino que ordenará toda la información posible
de forma que las búsquedas de información serán más efectivas.
Verificar los datos y la información de sincronización. Esta opción realizará una comprobación de la
información contenida en GoldMine y no solo de la estructura como las otras opciones. Sincronizará
además toda esta información.
Cuando haya marcado las opciones que le interesen en cada momento, pulse Siguiente para continuar
con el asistente de mantenimiento de GoldMine. Aparecerá entonces la última ventana del mismo, que
puede ver más abajo.
208
Le mostrará siempre una advertencia:
“El mantenimiento de la base de datos
requiere el uso exclusivo de dicha base
(...)”. Si no está seguro de que todos los
usuarios hayan salido de GoldMine,
marque la opción Forzar a todos los
usuarios a salir de GoldMine en 0
minutos e indique el número de
minutos que quiere que GoldMine
espere para expulsar a los usuarios que
estén dentro del sistema y poder hacer
de forma segura el mantenimiento de
GoldMine. Aunque haya puesto varios
minutos, si GoldMine detecta que no
hay nadie dentro empezará el
mantenimiento de la base de datos al
momento.
Pulse entonces Finalizar para que GoldMine inicie el proceso de mantenimiento de bases de datos a
partir de los parámetros que ha ido indicando en el asistente. Se minimizará GoldMine y aparecerá una
ventana que irá mostrando todos los pasos conforme los vaya realizando tabla por tabla. Tal como
mostraba un aviso de la última ventana del asistente, este proceso puede durar varios minutos según el
tamaño de las bases de datos que se vayan a compactar, del estado actual de GoldMine y de la potencia
de cálculo que tenga la máquina en la que se vaya a compactar.
Mantenimiento automático
Esta opción permite configurar
GoldMine para que el proceso de
indexado y reconstrucción se realice
fuera del horario de trabajo para que no
interrumpa las labores de los usuarios
que lo utilicen. Si marca esta opción y
pulsa Siguiente aparecerá la ventana
Mantenimiento Automático.
Las opciones de configuración posibles
son las siguientes:
Usuario Seleccione el usuario con el que se realizará el mantenimiento de la(s)
base(s) de datos de GoldMine.
Hora de inicio Puede escoger a qué hora desea que se lance el Mantenimiento
automático colocando aquí la hora y el minuto.
Mantener archivos De forma similar a las opciones de compactación anteriores, seleccione
aquí qué archivos de la base de datos desea que reconstruya el
Mantenimiento automático.
Frecuencia Una vez que haya indicado que archivos quiere mantener, quedará activa
la opción Frecuencia donde, dada una hora inicia, puede escoger cada
cuánto desea realizar el mantenimiento (Cada día, Cada Semana, Cada 2
semanas, etc).
Reconstruir e
indexar
O
Sólo índice
Al marcar qué archivos desea mantener, quedará activa la posibilidad de
reconstruir e indexar los archivos seleccionados o solo realizar una
reconstrucción de los índices. Estas opciones son individuales por cada
archivo seleccionado.
209
Al pulsar Siguiente para avanzar en el asistente aparecerá la ventana Purga de los registros de sistema.
Esto es porque el mantenimiento automático también le permite eliminar registros ya innecesarios tanto
de sistema (monitor de procesos, mantenimientos anteriores, etc.) como de conjuntos de contactos
(registros de sincronización).
Como registros de sistema se entienden
los registros creados a partir del
monitor
de
procesos,
de
mantenimientos anteriores, conexiones
de los usuarios, registros de error y
registros de sincronizaciones. Puede
marcar, entonces, cualquiera de las
opciones para que se eliminen todos los
registros anteriores al número de días
seleccionados en la casilla Números de
días de registro a guardar.
Si decide eliminar algún tipo de registro
del sistema, quedará habilitada la
opción Sincronizar eliminaciones. Esta opción reflejará en los registros de sincronización todos los
registros eliminados en este asistente, de forma que también se lancen esas eliminaciones en los PC’s
remotos con los que se sincronicen. Si por el momento su sistema GoldMine no sincroniza de ninguna
de las formas posibles no será necesario que marque esta opción.
Al pulsar Siguiente para continuar con el asistente de configuración de Mantenimiento automático de
GoldMine aparece la ventana Purga de los Registros de sincronización
Los registros de sincronización son el
detalle de todas las modificaciones
que se han realizado en los contactos
de GoldMine. Por ejemplo cuando un
usuario modifica el contenido de un
campo, se registra esta modificación
en los registros de GoldMine de forma
que al sincronizar con otro GoldMine
remoto se le enviará la información
necesaria para que el GoldMine
remoto sepa qué campo de qué
contacto se ha modificado y qué
información se ha introducido.
En esta ventana se diferencia
Registros de conjuntos de contactos
de Registros de archivos GoldMine. El primero se refiere a la base de datos abierta actualmente
mientras que el segundo se refiere a todas aquellas tablas que son comunes a todas las bases de datos,
como por ejemplo el calendario (cal). Por tanto si marca la opción Registros de conjuntos de contactos
quedará habilitada la lista de las bases de datos configuradas en GoldMine para que seleccione de cuáles
de ellas desea eliminar los registros de sincronización.
Para acabar con el asistente y que queden guardados todos los parámetros del mantenimiento automático
que ha ido configurando hasta el momento deberá pulsar Finalizar.
7.6 Registros del sistema
En los Registros del Sistema, GoldMine guarda todas las operaciones que se realizan dentro del propio
sistema. Algunos de estos registros son utilizados por el propio GoldMine para realizar algunas tareas,
como por ejemplo la sincronización. Además, estos registros servirán al administrador para solucionar y
prevenir problemas que ocurran dentro del sistema por un mal funcionamiento del mismo o por acciones
externas realizadas por otros usuarios. Sin embargo estos registros pueden llegar a consumir grandes
recursos de espacio en disco, por lo que puede realizar depuraciones periódicas para evitarlo.
210
Para acceder a los registros del sistema seleccione el menú Herramientas|Registros|Registros de
GoldMine. Se mostrará entonces el cuadro de diálogo Registros del sistema, que le permitirá acceder a
todos los tipos de registros que almacena GoldMine.
Una vez esté en el cuadro Registros del sistema, al desplegar cualquier tipo de registros del sistema se
mostrarán las fechas que podrá seleccionar y ver los diferentes registros que se guardaron en ese día. La
fecha más antigua a la que podrá acceder será el día en el que se instaló el sistema y se abrió por primera
vez.
Registros del Monitor de Procesos
Los Registros del Monitor de Procesos muestran los detalles de las actividades realizadas en las que se
abrió el Monitor de procesos en su ejecución, e incluye sincronización, importación y Procesos
Automatizados entre otros.
Una vez ha seleccionado una fecha dentro del tipo Registros del monitor de procesos, se mostrarán cinco
columnas diferentes:
Fecha Fecha en la que se ejecutó el proceso indicado.
Hora Hora en la que se ejecutó el proceso.
Usuario Usuario conectado que ejecutó el proceso
Descripción Breve descripción del proceso que se ejecutó. En general, el texto que se
muestra en este columna será el mismo texto que se mostró dentro del
Monitor de procesos.
Machina ID Nombre del equipo conectado que ejecutó el proceso.
211
Registros de mantenimiento
Los registros de mantenimiento permiten comprobar el resultado de la indexación o reconstrucción de
la base de datos realizada en una fecha específica. Si utiliza el mantenimiento automático fuera de horas
de oficina, los registros le ayudarán a hacer un seguimiento de lo que se ha realizado y del resultado.
Una vez ha seleccionado una fecha dentro del tipo Registros del monitor de procesos, se mostrarán cinco
columnas diferentes, idénticas a las del apartado anterior, Registros del monitor de procesos.
Registros de inicio de sesión de usuarios
Los registros de inicio de sesión de usuarios muestran la actividad de los usuarios en GoldMine. La
información que estos registros mostrará dependerá en cierta medida de las preferencias que se
configuren en las preferencias de usuario, dentro de la pestaña Inicio de sesión, a la que solo podrán
acceder los usuarios con permisos de administrador.
Las columnas de información que se pueden ver en la imagen anterior son:
Fecha Muestra la fecha de la última actividad del usuario seleccionado en la fecha
indicada.
Login (Inicio) Hora en la que el usuario inició la última sesión.
Logout Hora en la que el usuario cerró la última sesión en GoldMine.
(Cierre de
sesión)
Logged Tiempo total en que el usuario estuvo conectado a GoldMine. Si selecciona
(Conectado) Controlar cada inicio de sesión en la pestaña Herramientas|Opciones|
Inicio de sesión, el tiempo en Conectado mostrará el intervalo de tiempo que
duró la conexión en una sesión de trabajo. Si ha seleccionado Controlar
totales diarios, el tiempo en Conectado mostrará el intervalo de conexión
acumulado durante todo el día
In (Inicios de Número total de veces que el usuario ha conectado a GoldMine en la fecha
sesión) seleccionada. Si ha seleccionado Controlar cada inicio de sesión, el valor de
la columna será 1. Si ha seleccionado Controlar totales diarios, el valor
podrá variar.
Keys (Teclas) Número de pulsaciones de teclado que el usuario ha realizado mientras estaba
conectado a GoldMine y dentro de la fecha seleccionada.
Clicks Número de clic que ha realizado el usuario en la fecha seleccionada mientras
trabajaba con GoldMine.
CRC Indica si los datos del registro del usuario se han modificado desde fuera de
GoldMine. Esta columna muestra ok en caso de que la entrada no se haya
modificado y x en caso que sí se haya modificado.
Registros del Asistente para sincronización
212
Los registros del Asistente para sincronización muestran la entrada de fecha y hora de cada intento de
sincronización. Si se envió o se recuperó una transferencia durante la sincronización, GoldMine
mostrará las carpetas debajo de la entrada de fecha y hora
Registros de GoldSync
Los registros de GoldSync muestran la actividad de sincronización que se ejecuta desde el centro de
administración de GoldSync.
Al igual que en los Registros del Asistente para sincronización, una vez haya seleccionado una fecha
aparecerá en la columna Registros de sesión todas las líneas de información que aparecieron en el
Monitor de procesos. Esto incluye cualquier mensaje de error que haya podido ocurrir y que el
administrador podrá comprobar y solucionar para una próxima sincronización.
Registros de archivos de contacto
Los registros de archivos de contactos muestran registros de ContTLog. Estos registros incluyen los
archivos de conjuntos de contactos Contact1, Contact2, ContHist, ContGrps y ContSupp. Por cada uno
de estos archivos podrá seleccionar una fecha o rango de fechas y visualizar todas las creaciones,
modificaciones y eliminaciones de información que se realizaron.
Sello de Fecha y hora en que se sincronizó el registro por última vez.
sincronización
Sello de Fecha y hora en que se cambió el registro.
registro
Usuario Nombre del usuario que creó o modificó el registro. Si se la actualización se
hizo mediante una sintonización, aparecerá el identificador del portátil o
sitio que lo hizo.
Nombre del Nombre del último campo que se modificó en el registro. Si la actualización
campo se hizo mediante una sincronización, o si fue la creación de una nueva
pestaña, en esta columna aparecerá New & synced.
Valor actual Entrada en el campo Nombre del campo de ContTLog.
del campo
RecID Número de registro que identifica de forma exclusiva el registro. Los siete
primeros caracteres representan la fecha y la hora de creación.
Empresa Entrada del campo Empresa del registro de contacto.
Contacto Entrada del campo Contacto del registro de contacto.
213
Registros de archivos de GoldMine
Los registros de archivos de GoldMine muestran los registros del GMTLog. GMTLog contiene los
cambios realizados en los archivos de GoldMine, incluidos Cal, ContUDef y MailBox.
Al igual que en los registros de archivos de contacto, por cada uno de los archivos podrá seleccionar una
fecha o un rango de fechas. Las columnas de información que se mostrarán entonces también serán las
mismas que en los registros de archivos de contacto.
Registros de error
Los registros de error muestran los errores de las bases de datos. Dentro de estos registros podrá
acceder a los errores que aparecieron en una fecha concreta y, al seleccionar el error, se mostrará una
descripción completa del mensaje de error. Además, en las columnas de información que aparecen en la
parte superior de la ventana de Registros de sistema se mostrará el nombre del equipo en el que se
produjo dicho error. Con esto el administrador podrá solucionar y evitar la mayoría de los errores
posibles.
7.7 Importación y Exportación de datos
Importar y exportar datos proporciona un método para trasladar o copiar grandes cantidades de datos
dentro y fuera de GoldMine. Si usted pretende:
•
•
•
•
•
Comprar listas de Mailing
Importar contactos desde otro programa
Capturar datos desde un gran ordenador o un servicio de recepción de datos
Realizar análisis, usando una hoja de cálculo
Transferir datos desde su calculadora u ordenador portátil entonces tendrá que importar o exportar datos.
Las siguientes secciones describen cómo mover datos dentro y fuera de GoldMine.
214
Formatos Soportados
GoldMine tiene la habilidad de importar y exportar datos de contacto hacia y desde archivos externos en
una gran variedad de formatos. Los datos que se compren en empresas de listas de Mailing, que se
reciban desde un servicio informático o que sean exportados desde otro programa, pueden ser
importados directamente a GoldMine. Los datos de contacto pueden ser también exportados para usarse
con otros programas, como hojas de cálculo, bases de datos o procesadores de texto. GoldMine soporta
los siguientes formatos de datos:
• Formato DBF (dBASE IV)
• Formato ASCII
• Formato SDF
• Formato SQL (SOLO IMPORTAR)
• Formato de Outlook 98 o superior (SOLO IMPORTAR)
• Formato XML
• Formato iCalendar
• Formato de ACT! (SOLO IMPORTAR)
Formato DBF (dBASE IV)
Los archivos de datos de Microsoft Excel y Microsoft Access pueden convertirse al formato DBF
usando la opción Guardar Como del menú Archivo de los citados programas.
El mejor modo de identificar un archivo dBASE es mediante su nombre de archivo, que por lo general
termina con la extensión DBF. Los campos en un archivo dBASE son localizados por el nombre de
campo. Así, el campo empresa será EMPRESA, y el campo nombre del contacto CONTACTO. Los
nombres son almacenados internamente con el archivo dBASE. Los nombres de campo nunca tendrán
mas de 10 caracteres, ni contendrán espacios, acentos u otros caracteres especiales como ñ o ç.
GoldMine puede mostrar un listado de los campos en un archivo dBASE cuando se configura la
importación.
Formato ASCII (TXT con delimitadores)
Este es el formato más común. Cuando es revisado con un procesador de texto o editor, los datos
guardados con este formato serían algo así como:
“Martínez y Asociados”, “Antonio Martínez”, “Diagonal, 623”
“Manufacturas Albina”, “Juan Pérez”, “Velázquez, 38, 3º 1ª”
Cada campo está rodeado de un delimitador, que es generalmente el símbolo de las comillas. Los
campos adyacentes están separados por un delimitador de campo, que generalmente es la coma. Cada
registro está separado por una combinación de cambio de línea / retorno de carro. Los caracteres cambio
de línea y retorno de carro no pueden ser mezclados con los datos.
Cuando un campo está vacío, la posición de ese campo deberá contener comillas vacías. En el formato
de ASCII con delimitadores, los campos se localizan por su posición en el registro. Por ejemplo, en el
caso anterior, la empresa es el campo 1, el contacto el campo 2, etc.
Formato SDF (de longitud fija)
Muchos generadores de informes tienen la posibilidad de suprimir la salida de títulos, cabeceras y
números de página, para imprimir sólo las líneas de detalle. Además, muchas compañías de Mailing
proporcionan sus listas en el formato SDF, que es usado comúnmente por grandes ordenadores, como
puede ser el IBM AS/400. Este formato es conocido comúnmente como de longitud fija. Un ejemplo de
este formato se vería así:
Martínez y Asociados
Antonio Martínez
Diagonal, 623
215
Manufacturas Albina
Juan Pérez
Velázquez, 38, 3º 1ª
Cada campo tiene una posición fija de comienzo y de final en el registro. Independientemente de la
longitud de los campos antes de él, un campo particular empezará y acabará en la misma posición en
cada registro. Como cada campo es rellenado con espacios hasta el final del siguiente campo, a los
archivos que utilizan este sistema se les llama Archivos Delimitados por Espacios (Space Delimited
Files, SDF). Al igual que el formato ASCII, cada registro termina con una combinación de cambio de
línea / retorno de carro.
Los campos en el formato SDF se localizan mediante sus posiciones de comienzo y de final. En el
ejemplo anterior, el campo empresa ocupa de las posiciones 1 a 25, el campo nombre las posiciones 26 a
45 y el campo dirección de 46 a 70.
Formato SQL
Una característica primordial del formato SQL es que puede acceder a datos de una base de datos
relacional. El modelo de las bases de datos relacionales fue diseñado para almacenar, recuperar, y
manipular de una manera más sencilla. En el modelo de bases de datos relacionales se alude a los datos
como si estuvieran almacenados en tablas bidimensionales. El modelo de las tablas bidimensionales
permite hacer alusión a los datos como si de filas y columnas de una tabla se tratase.
Código
0001
0002
0003
0004
Nombre
Juan Pérez
Antonio García
Marta Delgado
Pablo Gómez
Dirección
C/. Girona, 30
C/. Roselló, 75
C/. Cantabria, 89
C/. París, 56
Teléfono
93-7235489
91-5648972
94-6548476
95-9545204
Provincia
Barcelona
Madrid
Valencia
Bilbao
Formato Outlook 98 o superior
Los datos que GoldMine permite importar están guardados en uno o varios ficheros con la extensión
*.pst. Este fichero está codificado mediante un formato propietario de Microsoft por lo que tan solo es
posible acceder a él mediante librerías también propietarias (habitualmente las facilitadas con el propio
Microsoft Outlook 98 o superior). Outlook permite seleccionar una ubicación para este tipo de ficheros,
aunque normalmente están guardandos en ..\Application Data\Microsoft\Outlook.
Formato XML
Puede importar datos de contactos contacto y actividades de usuario de GoldMine desde un formato
XML o exportarlos desde GoldMine a dicho formato. XML significa lenguaje de marcas extensible y es
un metalenguaje que se utiliza para facilitar el intercambio de datos entre sistemas que tienen
aplicaciones distintas. El esquema XML de GoldMine establece cómo se organizan los datos en el
archivo XML a fin de que GoldMine pueda reconocer los contactos, las actividades del calendario y
otros datos al realizar la importación a GoldMine. La importación o exportación de los datos de
GoldMine como un archivo XML resulta útil para compartir información con aplicaciones distintas
compatibles con XML, como los sistemas de administración de contactos.
Al igual que HTML, XML utiliza etiquetas (palabras incluidas entre signos de apertura y cierre, < y >) y
atributos (name = "valor"). Sin embargo, XML ofrece mayor flexibilidad para interpretar las etiquetas y
los valores. Por ejemplo, HTML define de forma específica el significado de cada etiqueta y atributo, así
como el aspecto del texto etiquetado cuando se muestra en el navegador. En cambio, XML utiliza
etiquetas sólo como delimitadores de datos y deja que la aplicación receptora las interprete.
La extensión de un archivo exportado XML es .xml.
Cuando intercambie datos con otros sistemas de GoldMine, asegúrese de realizar la
sincronización con GoldMine en lugar de compartir los datos exportados. La
sincronización proporciona características no disponibles al efectuar la exportación
de los datos como archivos XML, incluidas las fechas de corte que delimitan el rango
216
de datos y la posibilidad de intercambiar actualizaciones de datos de contactos y
calendario adicionales
Puede utilizar el asistente de importación de XML GoldMine para importar datos de un archivo
XML. El asistente le guiará por el proceso y le permitirá guardar la configuración en un perfil que podrá
utilizar más adelante.
Puede utilizar el asistente de exportación de XML GoldMine para exportar los datos de contactos
como un archivo XML. El asistente simplifica el proceso de exportación y le guía a través del
procedimiento. Todos los datos exportados se guardan en un archivo que el destinatario puede importar
y, mediante una clave, correlacionar los datos importados en la base de datos del destinatario.
El archivo XML que importará a GoldMine debe ajustarse al esquema XML de GoldMine para que
funcione correctamente la asignación de campos. Puede utilizar transformaciones de XSL (XSLT) para
transformar los documentos de origen de XML en documentos XML compatibles con GoldMine.
Muestra de formato XML
El ejemplo siguiente es sólo una parte de una exportación XML.
Formato iCalendar
217
En el momento de crear este documento, iCalendar es una propuesta de estándar basado en tres RFC’s
(2445, 2446 y 2447). Fue diseñado para permitir un intercambio de información, sin ataduras de ciertas
plataformas, de cualquier información relacionada con la agenda. iCalendar nos permitirá realizar
operaciones típicas de control de tiempo como son peticiones, respuestas a peticiones, modificaciones o
creaciones de citas...
El estándar define un tipo MIME colocando en “media type” el valor “TEXT/CALENDAR”. Esto
permite que el intercambio de información se pueda realizar mediante correo electrónico o http para
publicar información en Web, por poner dos ejemplos.
Formato ACT!
Goldmine ofrece un asisente para convertir e importar datos desde ACT! a Goldmine. Podrá seleccionar
distintas opciones de importación dependiendo de la versión de ACT!.
Consideraciones para la Importación y exportación de datos
A la hora de importar y exportar datos, tenga en cuenta las siguientes consideraciones:
• Desde las herramientas de importación o exportación estándar, solo están disponibles los campos de
las tablas Contact1 y Contact2 y la dirección de correo electrónico y sitio Web principales. La
importación y exportación en formato XML permite importar o exportar la base de datos completa.
• Durante la importación, lleve a cabo la combinación de la información y la verificación de
duplicados.
• Guarde los perfiles de importación y exportación para facilitar el proceso. Un perfil guarda la
información de las asignaciones predefinidas de campos y la especificación de las ubicaciones de los
archivos.
• GoldMine soporta la importación y exportación de información de calendario, historial, e información
de contacto suplementaria cuando se utiliza el perfil de importación predefinido de ACT! o XML.
• En los perfiles de importación o exportación, todos los campos son referenciados por sus nombres de
campo GoldMine, que pueden diferir de su nombre de etiqueta, ya que una vez creado, el nombre del
campo nunca cambia, mientras que la etiqueta puede ser cambiada por el usuario.
Por ejemplo, la etiqueta del campo key1 situado en la tabla Contact1 suele ser “Tipo de contacto”. En
los perfiles de importación o exportación, este campo estará referenciado como key1 y no como
“Tipo de contacto”.
Si necesita importar información de calendario, historial o información
suplementaria de contacto, puede utilizar utilidades de terceros. Existen varios
productos diseñados para trabajar con GoldMine: GoldBox, Inaport, Beyond Gold.
Al ser productos de terceros, estos no son soportados por el servicio técnico de
FrontRange.
Preparación de datos
Antes de importar, establezca la relación entre los campos del archivo de origen y de destino. No
inicie el procedimiento de importación hasta que estén creados los campos necesarios en GoldMine.
Teniendo el archivo de origen, cree una lista de todos los nombres de campo y longitudes, luego
emparejelos manualmente con el correspondiente campo en GoldMine. Si los campos no existen o no
son lo suficientemente largos, hacer cambios estructurales en los campos antes de continuar. Para
importar, los datos deben estar en formato ASCII, SDF, SQL, o DBF.
PRECAUCIÓN: Si falla en guardar el archivo correctamente, puede perder datos.
218
Importación de datos
Antes de empezar con la importación de los datos, usted debe dar a GoldMine información sobre el tipo
de archivo que va a importar o que va a crear. Esta información incluye el tipo de archivo (DBF, ASCII,
SDF, SQL, Outlook98, XML o iCal), el nombre del archivo y la definición de campos. GoldMine
almacena esta información en un perfil de Importación. Una vez ha sido creado el perfil para los datos
que quiere importar, GoldMine puede volver a utilizar esta información, permitiéndole importar el
mismo tipo de información otras veces.
Perfiles de Importación de DBF, ASCII, SDF y SQL
Para importar datos en cualquiera de estos formatos seleccione el menú Archivo | Asistente para
Importar y Exportar | Importar registros de contacto... Verá la Ventana del Asistente de
Importación, que le guiará por todo el proceso de Importación.
Importar nuevo Permite crear un nuevo perfil de importación, donde se debe dar a GoldMine los
archivo datos necesarios sobre el archivo que se va a importar.
Importar un Campo donde se debe introducir el nombre de un perfil existente, creado con
nuevo archivo anterioridad. Cuando un perfil ya está creado, se puede utilizar otras veces.
usando un
perfil existente
Archivo El mejor modo de identificar un archivo dBASE es mediante su nombre de
DBF archivo, que por lo general termina con la extensión DBF.
Archivo ASCII Este es el formato más común. Cuando es revisado con un procesador de texto o
editor, los datos guardados con este formato serían algo así como:
“Martínez
y
Asociados”,
“Antonio
Martínez”,
“Diagonal,623”,
“Barcelona”,“08028“
Archivo Muchos generadores de informes tienen la posibilidad de suprimir la salida de
SDF títulos, cabeceras y números de página, para imprimir sólo las líneas de detalle.
Además, muchas compañías de Mailing proporcionan sus listas en el formato SDF,
que es usado comúnmente por grandes ordenadores. Este formato se conoce
comúnmente como de longitud fija.
Archivo SQL Permite seleccionar una tabla de cualquier gestor de base de datos relacional.
Al pulsar el botón Siguiente se despliega la ventana Importar un archivo nuevo:
219
Ruta completa y En este campo al hacer una importación se debe introducir el nombre
el nombre del completo del archivo además de la ruta donde se encuentra. Si no se
archivo a
recuerda, puede pulsar el botón
que está al lado derecho de este
importar.
campo.
Al pulsar el botón Siguiente despliega la ventana Importar perfil de archivo.
En esta ventana, usted podrá visualizar los datos del archivo que vamos a importar. Esto es importante
para verificar que realmente estos son los datos que queremos introducir en GoldMine. También puede
modificar los nombres de etiqueta que vienen desde el archivo a importar, para tener una mejor
comprensión en el momento de asignar campos.
< Atrás>
<Siguiente >
Convertir de OEM
(estándar Europeo) a
ANSI (estándar USA)
Permite regresar a la ventana anterior.
Continúa con la siguiente ventana del Perfil de Importación.
Si usted detecta que las letras acentuadas, la ñ y los símbolos no
ingleses aparecen mal escritos, marque esta opción, es muy posible que
con ello solucione el problema.
220
Descripción de las columnas:
Nombre
Etiqueta
Nombre de
campo
Previsualizar
registro: #
Nos muestra el nombre de la etiqueta del archivo que se va a importar.
Nos muestra el nombre del campo del archivo que se va a importar.
Nos muestra el contenido del primer registro del archivo que se va a importar.
Puede cambiar las etiquetas de los campos, pulsando el botón secundario del ratón encima de las
mismas. También puede ver los datos contenidos en los campos y moverse hacia el registro anterior
(botón Anterior superior) o hacia el registro siguiente (botón Siguiente superior).
Al pulsar el botón Siguiente de la parte inferior nos muestra la ventana Mapeo de campos.
Mostrar Mapeado Marcar esta opción permite ver en la columna “Expresión” los campos
asignados para la importación.
Previsualizar Al marcar este campo verá en la columna “Expresión” el contenido de los
resultado campos asignados para la importación.
Opciones de Para modificar parámetros de creación y modificación de contactos ya
perfil existentes, etc. Más adelante se explican estas opciones con más
detenimiento.
Importar campos Contiene los campos contenidos en el fichero de importación.
Campos Esta columna muestra los campos de GoldMine en los cuales se puede
GoldMine importar.
Expresión Muestra el campo del fichero de importación asignado al campo de
GoldMine o el contenido de este, dependiendo de la opción marcada:
“Mostrar mapeado” o “Previsualizar resultados”.
Mapear a GM Asigna el campo del fichero de importación seleccionado al campo de
GoldMine seleccionado.
221
Propiedades Este botón permite introducir una expresión o elegir una opción de formato
para el campo a importar seleccionado.
Quitar Este botón permite borrar una asignación de un campo.
Previo Al tener el campo “Previsualizar resultados” marcado, permite moverse por
los registros del archivo a importar hacia atrás.
Siguiente Al tener el campo “Previsualizar resultados” marcado, permite moverse por
los registro del archivo a importar hacia adelante.
Opciones de Perfil
Haciendo clic en el botón Opciones de Perfil, se abre la ventana Opciones de Perfil de Importación:
Seleccione el campo de Goldmine equivalente
que desea utilizar: Esta lista de selección sólo está
disponible para los campos indexados de
GoldMine. Cuando este recuadro está marcado,
GoldMine busca en la base de datos de contactos
un registro que contenga el valor a importar. Si se
encuentra el valor coincidente, GoldMine actualiza
el registro existente con la información del registro
a importar en vez de añadir un nuevo registro.
GoldMine le permite especificar un campo de
coincidencia para detectar registros duplicados
durante la importación
Actualiza automáticamente los campos de
GoldMine según las instrucciones de la sección
[AutoUpdate] del lookup.ini: Si marca esta
opción, durante la importación GoldMine buscará
las instrucciones que existen en Lookup.ini para
insertar la información. Por ejemplo, si en vez de
escribir los números de provincia que vienen del
archivo, quiere que GoldMine escriba el nombre de la provincia, GM puede usar esta opción.
Adjuntar el proceso automatizado predeterminado a los registros importados: Si existe un Proceso
Automático que se asigna al crear una pestaña, puede asignarlo a medida que se va importando el
fichero fuente.
Ignorar primer registro del archivo de importación: Muchas veces, el primer registro de importación
contiene las etiquetas de la tabla de datos. Esto ocurre habitualmente cuando se trata de una tabla tipo
ASCII o SDF. Con esta opción se evita que ese primer registro sea importado como un contacto más.
Al hacer clic en OK, se vuelve a la ventana Mapeo de campos
De nuevo en el Asistente de Importación, al pulsar Siguiente se despliega la ventana Guardar perfil.
No Al marcar esta opción se ejecutarán los parámetros del asistente,
pero no se guardará para futuros usos como perfil.
Si Al marcar esta opción se activará el campo Nombre de perfil
donde tendrá que poner el nombre con el que se guardará este perfil
de importación para futuras importaciones.
Nombre de perfil Al haber marcado el campo “Si”, podrá introducir el nombre del
perfil con el que será guardado. Es recomendable utilizar un nombre
indicativo de la función que realizará el perfil.
222
Guardar el archivo Marcar este campo permite guardar la ruta de acceso y el nombre
importado junto con del archivo que se importará junto con el perfil.
este perfil
Al pulsar en el Botón Siguiente se despliega la ventana Listo para importar y es donde finalizan las
acciones del usuario que realiza la importación. Desde aquí GoldMine se encarga de realizar la
importación a partir de los parámetros que se configuraron en el perfil de importación.
Importación Utilizando un Perfil Existente
Esta opción del asistente de importación permite importar utilizando un perfil existente creado con
anterioridad, puede ser usado las veces que sea necesario.
223
Importar un nuevo Permite importar utilizando un perfil creado con anterioridad.
archivo usando un
perfil existente
Seleccione el tipo de Seleccione DBF, ASCII, SDF o SQL según sus necesidades.
archivo que
importará
Al pulsar el botón Siguiente se muestra la Ventana donde permite seleccionar un perfil de importación
ya definido anteriormente. Por defecto nos aparecerán unos perfiles ya creados para poder realizar
importaciones desde ficheros de ciertas aplicaciones.
Introduzca la ruta Este campo es para introducir la ruta y el nombre completo
completa y el nombre del del archivo a importar. Si no recuerda donde esta ubicado,
archivo a importar
pulse el botón
que está a la derecha del campo para poder
seleccionar la ruta mediante un cuadro de diálogo.
Seleccione uno de los Permite seleccionar cualquier perfil de importación. Aquí se
siguientes perfiles de encuentran todos los perfiles que fueron guardados
importación predefinidos. anteriormente, y pueden ser usados las veces que quiera.
224
Eliminar perfil Este botón permite borrar un perfil. Seleccione el perfil que
quiera borrar y pulse el botón Eliminar perfil.
Conforme vaya pulsando en Siguiente se irán sucediendo todas las pantallas que vimos en el apartado
anterior. Esto le permitirá realizar modificaciones a este perfil y guardar al final los nuevos parámetros
en este mismo perfil. Finalmente le aparecerá la ventana Listo para importar. Una vez haya
seleccionado Finalizar en esta ventana GoldMine pondrá en marcha el Monitor de Procesos donde
podrá seguir todo el proceso de importación.
Perfil de importación para Outlook 98 o superior
Para poder realizar importaciones desde Outlook 98 o superior a GoldMine seleccione el menú Archivo
| Importar y Exportar | Convertir desde Outlook... GoldMine cargará entonces en memoria la librería
de acceso de Outlook y localizará los ficheros de carpetas personales configurados en su instancia de
Microsoft Outlook. Finalmente le aparecerá la ventana Asistente de conversión de Outlook. Al
seleccionar el botón Siguiente aparecerán las primeras opciones de conversión:
Aplicar el formato de
GoldMine a los
números de teléfono
que se imporarán
GoldMine permite tener dos tipos de formato de teléfono:
Internacional y de EEUU. Al marcar esta opción todos los
teléfonos que se importen mediante este asistente cambiarán de
formato hacia el que haya sido seleccionado previamente como
predeterminado en GoldMine.
Seleccionar el nombre Mediante este desplegable deberá seleccionar qué usuario se
de usuario que se deberá colocar como dueño de todas las actividades de calendario
asignará a las e historial que se importarán en este asistente.
actividades de
calendario e historial
que se importarán
Gestión de registros Tal y como indica esta opción, un registro se considerará como
duplicados duplicado durante la importación si los campos de empresa,
contacto y teléfono del registro coinciden con alguno de los
registros existentes. Si marca la opción No importar registros
duplicados, éstos ni se importarán ni actualizará los existentes. Si
marca la opción Importar todos los registros a GoldMine, el
asistente no tendrá en cuenta duplicados y creará todos los
contactos de Outlook 98 o superior en GoldMine como registros
nuevos.
225
Al seleccionar el botón Siguiente aparecerá la ventana de Carpetas de Contactos, donde deberá
seleccionar qué carpetas existentes en Outlook contienen contactos. Para esto seleccione el botón
Agregar. Le aparecerá ahora en pantalla una nueva ventana con todas las carpetas disponibles en la
instancia de Microsoft Outlook instalada en el PC desde el que esté lanzando este asistente de
importación. Seleccione una carpeta que contenta contactos y marque Aceptar. Podrá insertar tantas
carpetas como haya en Outlook siempre que éstas contengan realmente datos de contactos. Si la carpeta
seleccionada en la ventana Seleccionar carpeta no es apta para contener datos de contactos, el botón
Aceptar quedará deshabilitado de forma que tan solo podrá marcar Cancelar o cualquier seleccionar
otra carpeta que sí contenga datos de contactos.
Las carpetas de correo electrónico y mensajes de la Bandeja de entrada son
guardados en el Centro de correos de Goldmine en una carpeta separada:
“Importados de Outlook”.
Perfil de importación para XML
226
GoldMine permite realizar importaciones de información desde el formato XML mediante el asistente
de importación de datos de un archivo XML, pero antes hay que tener en cuenta una consideración
importante: la estructura del fichero XML fuente debe coincidir con la estructura XML de GoldMine.
Para poder ver qué estructura XML tiene GoldMine puede realizar una exportación a un archivo XML
exportando a parte la estructura de GoldMine (GoldMine schema). Para más información sobre la
exportación a un archivo XML puede consultar el apartado correspondiente. Si necesita realizar
transformaciones en el fichero fuente original puede utilizar las Transformaciones XSL (XSLT). Puede
encontrar más información sobre XSLT en http://www.w3.org/TR/xslt.
Una vez coinciden las estructuras del fichero XML fuente y de GoldMine, puede lanzar el asistente de
importación mediante el menú Archivo | Importar y Exportar | Importar datos de GoldMine desde
un archivo XML... Se abrirá entonces la primera pantalla de este asistente:
Importar nuevo archivo
Al seleccionar Importar nuevo archivo creará un nuevo perfil de importación que podrá o no guardar
para poder reutilizarlo en otras ocasiones. Marque Siguiente para continuar con el asistente y que se
muestre la segunda ventana del mismo.
Seleccione entonces la ruta de un archivo XML válido tecleando la ruta hacia éste o bien marcando el
botón “...” para poder seleccionar el archivo mediante un cuadro de diálogo. Una vez haya seleccionado
la ruta hacia del archivo fuente, marque Siguiente para continuar. El asistente detectará qué tipo de
información contiene el fichero fuente: Contactos, actividades pendientes, actividades de historial,
mensajes de correo electrónico... Según los datos que contenga, aparecerá una pantalla u otra.
A lo largo de este capítulo encontrará todas las ventanas que puedan aparecerle en los
asistentes de importación y exportación. Si alguna de las ventanas no le aparece no se
preocupe, continúe con el capítulo hasta que encuentre la ventana que se le muestre. Este
apartado tiene en cuenta el caso con más ventanas y sigue el orden de aparición de cada
una de ellas.
Si el archivo fuente contiene información de Contactos, aparecerá la ventana Seleccionar Datos a
Importar desde archivo. Dentro de ésta podremos seleccionar qué elementos queremos importar:
“Nombre, dirección, etc.”, Contactos adicionales, Detalles y/o Documentos vinculados.
227
“Nombre, dirección, Al marcar esta opción se importarán no solo los datos principales de
etc.” los contactos, sino también información como dirección, nombre de
contacto, teléfono, etc.
Contactos adicionales Como su nombre indica, marcar esta opción significa indicarle a
GoldMine que importa todos los contactos secundarios contenidos en
el archivo fuente
Detalles Como detalles se entiende toda la información del fichero XML
origen que vaya destinada a pestañas de GoldMine de tipo de talle
(columnas) ya sean pestañas predefinidas en cualquier instalación de
GoldMine o pestañas definidas por el usuario.
Documentos Al marcar esta opción, se importarán todos los enlaces del archivo
vinculados XML origen en la pestaña Enlaces de GoldMine
Una vez haya seleccionado las opciones que desea importar a GoldMine, marque Siguiente. La ventana
que aparecerá entonces en la pantalla volverá a depender tanto de las opciones marcadas en la pantalla
anterior como de los datos que contenga el XML y que sean válidos para importar a GoldMine. En
general, si marcó al menos una de las opciones de la ventana Seleccionar Datos a importar desde
archivo, la ventana que aparecerá será Mapeo de Campo de Contacto. Las diferentes opciones de esta
ventana son:
Columna Label En la columna Label (Etiqueta), en la parte izquierda de la ventana,
aparecerán los nombres de etiqueta del archivo XML que se va a
importar. Para modificar estas etiquetas y poder proceder después con el
mapeado de campos puede utilizar las Transformaciones XLS (XLST),
mediante un editor de texto o un editor de XML.
Columna Default En esta columna se mostrarán los nombres internos de los campos
GoldMine Field contenidos en el fichero XML que se va a importar. Habitualmente podrá
guiarse tan solo consultando la columna Label.
228
Columna
GoldMine
Field
Columna
Expresión
Muestra los campos de GoldMine a los que se puede importar información
desde el fichero XML.
En la columna Expresión se mostrará la información que se importará al
campo GoldMine. Habitualmente en esta columna aparecerán los campos del
fichero XML que ya han sido mapeados con un campo de GoldMine, aunque
también puede contener una expresión en dBase para manipular previamente
la información que se importará.
Mapear a GM Una vez se ha seleccionado un campo de GoldMine y un campo del fichero
XML, Asignar a GM mapeará los campos asignados de forma que la
información del campo XML seleccionado pasará al campo GoldMine.
Expresión Mediante el botón Expresión podrá acceder a un submenú con las opciones
Editar expresión, Eliminar y Suprimir todo. Con Editar expresión podrá
insertar una expresión en dBase o el nombre de un campo del fichero XML y
que se importará al campo GoldMine seleccionado. Para eliminar el mapeado
de un campo, puede marcar el botón Eliminar y para eliminar todas las
asignaciones de campos puede marcar el botón Suprimir todo.
Importar Al desmarcar esta opción no se importaran los correos electrónicos ni de
direcciones contactos secundarios ni de los principales.
de e-mail
Importar Para importar direcciones Web a GoldMine sin necesidad de tener que mapear
sitios web campos, marque la opción Importar sitios web.
Una vez haya finalizado el mapeo de campos en esta ventana, marque Siguiente para continuar con el
asistente. Aparecerá ahora la ventana Otras opciones relacionadas con Contactos, donde podrá
seleccionar opciones sobre la importación de contactos como son las decisiones que ha de tomar
GoldMine ante registros duplicados, campos vacíos, actualizaciones automáticas mediante lookup.
229
Seleccione el
campo de
búsqueda
equivalente que
desea utilizar
Sobreescribir el
registro de
GoldMine
existente
Si selecciona un campo de la lista desplegable, por cada registro que se
vaya a importar GoldMine realizará una búsqueda previa para comprobar
si éste ya existe comparando por el campo seleccionado. Los campos
posibles son 12 de los 15 campos indexados de Contact1.
Importar
solamente
registros
coincidentes
Marque esta opción tan solo cuando desee importar solo los registros que
ya existan en la base de datos. Esto será, por ejemplo, cuando desee
actualizar todos los registros de una base de datos con los datos de un
fichero XML, pero no desee crear nuevos registros en esa base de datos
en particular.
Si seleccionó un campo en la lista desplegable anterior, debe indicar a
GoldMine qué acción desea realizar cuando encuentre un duplicado. Al
marcar la opción Sobrescribir registro de GoldMine existente, actualizará
todos los campos con los datos que haya en el fichero XML. Si un campo
de GoldMine contiene información, pero el mismo campo del archivo
XML está vacío, el campo de GoldMine con datos no será sobrescrito y
continuará teniendo la misma información.
Añadir un nuevo Con esta opción GoldMine ignorará la existencia de duplicados y creará
registro a un nuevo registro con los datos del fichero XML.
GoldMine
No importar el Para no importar los contactos que ya existan en la base de datos de
registro GoldMine marque esta opción. Ni se actualizarán campos ni se crearán
nuevos registros, GoldMine simplemente ignorará ese registro del fichero
XML.
Preguntarme qué Al marcar esta opción, cada vez que GoldMine detecte que un registro
hacer que se va a importar ya existe en la base de datos, saltará un mensaje de
advertencia y mostrará las tres opciones anteriores para que pueda
decidir, en cada caso, qué hacer con el registro que está a punto de
importar.
Importar campos La opción Importar campos vacíos provocará que si marcó la opción
vacíos Sobrescribir registro de GoldMine existente se sobrescriban también los
campos que estén vacíos en el archivo XML.
Al sobrescribir
un registro
coincidente, no
importar los
Cuando sobrescribe un registro ya existente, es posible que el registro
nuevo contenga enlazados algunos registros de detalles como son los
contactos secundarios. GoldMine no realiza comprobación de duplicados
para estos registros de detalles por lo que en ocasiones es recomendable
230
datos (...) marcar esta opción para que, al sobrescribir, tan solo se importen los
datos principales del contacto y no los registros de detalles para no
provocar duplicados de éstos últimos.
Más opciones Al marcar el botón Más opciones aparecerá una nueva ventana. Puede ver
esta ventana y sus opciones en la siguiente imagen.
Actualiza
automáticamente
los campos
GoldMine según
(...)
Mediante el lookup.ini se pueden configurar actualizaciones de campos
automáticas al editar un campo o crear un nuevo registro. Para que estas
automatizaciones se lleven a cabo también en la importación de datos de
XML marque esta opción.
Adjuntar el
Proceso
Automatizado
(...)
Es posible definir un proceso automatizado que se adjunte
automáticamente al crear un nuevo registro. Para que este enlace del
proceso predeterminado se lleve a cabo también durante la importación
de datos del archivo XML marque esta opción.
Cuando haya terminado con las Opciones relacionadas con los contactos marque en siguiente para que
se muestre la ventana Elija carpeta de destino. En esta ventana deberá seleccionar la carpeta de destino
a la que desea se importen los archivos enlazados del archivo XML que va a importar. Una vez haya
seleccionado esta ruta, marque Siguiente para continuar con el asistente.
Es momento de Seleccionar las actividades que se importarán. Si el asistente de importación de XML
detecta que el archivo XML fuente contiene actividades, se mostrará entonces esta pantalla. Igualmente,
si el archivo XML fuente tuviera tan solo actividades y no contactos, al iniciar el asistente y seleccionar
la dirección del archivo origen habría aparecido directamente esta ventana.
Enlazado Marque las opciones que pertenecen a actividades enlazadas a
231
contactos y que desea importar. Si marca alguna de estas opciones se
mostrará más adelante otras ventanas para seleccionar parámetros de
importación más específicos.
Sin enlazar Marque las opciones que pertenecen a actividades no enlazadas a
ningún contacto y que desea importar. Si marca alguna de estas
opciones se mostrará más adelante otras ventanas para seleccionar
parámetros de importación más específicos.
Una vez haya decidido los elementos que desea importar, marque Siguiente para continuar con el
asistente. A continuación se le irán mostrando tantas ventanas como elementos haya marcado. En todas
ellas deberá marcar/desmarcar las opciones según lo que desee importar. Por ejemplo, si marcó la
opción Pendiente, a continuación le aparecerá una ventana para que pueda seleccionar si desea importar
llamadas, citas, otras acciones...
Finalmente le aparecerá la ventana Guardar perfil de importación, donde podrá guardar todos los
parámetros de importación seleccionados hasta el momento y poder así lanzar ese mismo asistente tantas
veces como sea necesario sin necesidad de realizar las mismas modificaciones. Además, con la opción
Guardar el nombre de importación con este perfil guardará también la ruta del archivo XML que se
importará, de forma que si en futuros usos del asistente se desea importar un fichero que se encuentra en
la misma ubicación y tiene el mismo nombre que el actual, ni si quiera será necesario indicarle a
GoldMine la ruta, puesto que ya la tendrá con el resto de parámetros.
Importación Utilizando un Perfil Existente
Una vez que haya guardado al menos un perfil de importación de XML, puede ejecutarlo marcando la
opción Importar un nuevo archivo usando un perfile existente en la primera ventana del asistente. A
partir de entonces, y mediante el botón Siguiente, irá repasando todas las ventanas de configuración que
vimos en el apartado anterior con las opciones del perfil guardado marcadas. Podremos, por tanto, no
solo lanzar perfiles sin necesidad de repasarlo todo de nuevo, sino también realizar las modificaciones
que sean necesarias y guardar el perfil de nuevo con el mismo nombre para futuras importaciones
similares.
Perfil de importación para iCalendar
Es posible realizar importaciones de ficheros iCalendiar mediante el menú Archivo | Importar y
Exportar | Importar de Archivo iCalendar... Al seleccionar esta opción de menú aparecerá un cuadro
de diálogo en el que deberá indicar la ruta del archivo de iCalendar que desea importar.
232
Al seleccionar la ruta del archivo iCalendar y
marcar Aceptar aparecerá una ventana nueva
con la lista de todas las actividades
contenidas en el archivo fuente. Tiene la
posibilidad de importar una de estas
actividades seleccionado la actividad deseada
y marcando después Importar, o bien
marcar Importar todos para que pasen a
GoldMine todas las actividades.
Cada vez que una actividad sea procesada
para importarla, aparecerá un cuadro de
diálogo con opciones para poder enlazar o no
la nueva actividad a un contacto. Podrá
enlazarla a un contacto existente, crear un nuevo contacto o no enlazarla a ningún contacto:
Buscar un
contacto existente
y enlazarle esta
actividad
Si desea enlazar la nueva actividad a un contacto existente, seleccione
esta opción y marque Aceptar. A continuación le aparecerá la ventana
de búsqueda para poder seleccionar el contacto al que desea enlazar la
actividad.
Buscar un
contacto existente,
crear un contacto
adicional y
enlazarlo
En ocasiones necesitará enlazar la actividad que se va a importar a un
contacto secundario no existente. Al marcar esta opción le aparecerá la
ventana de búsqueda donde podrá buscar un contacto principal
existente. Al seleccionar el contacto, le aparecerá automáticamente la
ventana de creación de un contacto adicional al que quedará enlazada
la nueva actividad.
Crear un nuevo
contacto y
enlazarle esta
actividad
Para enlazar la nueva actividad a un contacto principal no existente
deberá seleccionar esta opción y marcar Aceptar. Aparecerá entonces
la ventana de creación de un nuevo contacto al que quedará enlazada la
nueva actividad.
No enlazar esta Si la actividad no pertenece a ningún contacto sino que únicamente
actividad a ningún pertenece al usuario de GoldMine (por ejemplo una actividad
contacto personal), puede marcar esta opción para que la actividad quede
planificada en su calendario pero no enlazada a ningún contacto.
233
Importación de datos desde ACT!
GoldMine ofrece un asistente para importación que le ayudará a convertir fácilmente los datos de ACT!
en datos GoldMine. Existen varias maneras de importar datos de ACT! Seleccione un método de
importación en función de la versión de ACT! desde la que va a realizar la importación.
Para importar datos de ACT!
•
•
Seleccione Archivo | Importar y Exportar | Convertir desde ACT! 6.0…
Seleccione Archivo | Importar y Exportar | Importar registros de contactos
Al igual que con todos los procesos de importación, se recomienda realizar una copia
de respaldo de los datos antes de empezar.
Uso del asistente para importación ACT!
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En el cuadro de diálogo Asistente para importación ACT!, escriba o busque la ubicación del
archivo .dbf de ACT! en el cuadro de texto Introduzca la ruta completa y el nombre del
archivo ACT! que desea importar.
En el cuadro de texto Usuario, escriba el nombre del usuario de ACT!
En el cuadro de texto Contraseña, escriba la contraseña del usuario.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Importación ACT!
Entre las Opciones de Importación que puede establecer se encuentra: el formato de número
de teléfono, especificar un usuario asignado y determinar si desea buscar duplicados durante el
proceso de importación.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Preparado para importar.
Haga clic en Finalizar. El monitor de procesos de GoldMine muestra el estado del proceso de
importación especificando contactos adicionales, actividades planificadas, registros de historial,
registros de e-mail, registros de adjuntos y el número total de registros importados.
Exportaciones de Datos
Antes de empezar con la exportación de los datos, usted debe dar a GoldMine información sobre el tipo
de archivo que va a Exportar o que va a crear. Esta información incluye el tipo de archivo (DBF, ASCII,
SDF, Outlook98, XML o iCal), el nombre del archivo y la definición de campos. GoldMine almacena
esta información en un perfil de Exportación. Una vez ha sido creado el perfil para los datos que quiere
exportar, GoldMine puede volver a utilizar esta información, permitiéndole exportar el mismo tipo de
información otras veces.
Perfiles de Exportación de DBF, ASCII y SDF
Para exportar datos a cualquiera de estos formatos, seleccione el menú Archivo | Importar y Exportar
| Exportar registros de contacto... Verá la Ventana del Asistente para exportación GoldMine, que le
guiará por todo el proceso de Importación.
Exportar a nuevo archivo
Exportar a nuevo Permite crear un nuevo perfil de exportación, donde se debe dar a
archivo GoldMine los datos necesarios sobre el archivo que se va a exportar.
Exportar a un Campo donde se debe introducir el nombre de un perfil existente, creado
nuevo archivo con anterioridad. Cuando un perfil ya está creado se puede utilizar tantas
usando un perfil veces como sea necesario.
existente
Archivo DBF
El mejor modo de identificar un archivo dBASE es mediante su nombre
de archivo, que por lo general termina con la extensión DBF, igual que
234
CONTACT1.DBF.
Archivo ASCII Este es el formato más común. Cuando es revisado con un procesador de
texto o editor, los datos guardados con este formato serían algo así como:
“Martínez y Asociados”, “Antonio Martínez”, “Diagonal,623”,
“Barcelona”,”08028”
Archivo SDF Muchos generadores de informes tienen la posibilidad de suprimir la salida
de títulos, cabeceras y números de página, para imprimir sólo las líneas de
detalle. Además, muchas compañías de Mailing proporcional sus listas en
el formato SDF, que es usado comúnmente por grandes ordenadores. Este
formato es conocido comúnmente como de longitud fija. Un ejemplo de
este formato se vería así:
Martínez y Asociados
Antonio Martínez
Diagonal, 623
Manufacturas Albina
Juan Pérez
Velázquez, 38, 3º 1ª
Al pulsar Siguiente se despliega la ventana Seleccionar filtro/grupo que le permite seleccionar un
filtro, un grupo o todos los registros de la base de datos actual. Si selecciona un filtro o grupo, solo los
registros que cumplan las condiciones del mismo serán exportados.
Las opciones Primario, Adicional y Código de combinación se refieren a las partes de los contactos
pertenecientes al filtro o grupo que se exportarán:
235
Primario Al desmarcar esta opción, que siempre aparecerá marcada por defecto,
NO se importarán los contactos principales de las pestañas que cumplen
las condiciones del filtro o grupo.
Adicional Para exportar también los contactos secundarios marque la casilla
Adicional.
Código de En GoldMine existe un campo llamado precisamente Código de
combinación Combinación o Fusión. Si selecciona esta opción tan solo se
importarán aquellos contactos Principales/Adicionales (según las
opciones marcadas) que cumplan las condiciones del filtro/grupo y que
además tengan en el campo Fusión el mismo código que en la casilla
Código de Combinación.
Al pulsar Siguiente se despliega la ventana Mapeo de Campos donde permite seleccionar los campos
GoldMine que serán exportados. Para seleccionar un campo, haga doble clic sobre la columna Campos
GoldMine o bien seleccione con un clic el campo de GoldMine que desea exportar y marque después
Añadir campo.
Cuando haya seleccionado al menos un campo para exportar, en la parte derecha de la ventana verá
información de los campos marcados en dos columnas: en Nombre de campos podrá ver el nombre
interno del campo que se va a exportar y en Expresión la expresión de la información que se va a
exportar. Mediante el botón Editar Expr. Podrá modificar la información antes de que sea exportada
mediante expresiones en dBase. Si la expresión a exportar es una fórmula en dBase, en la columna
Expresión pasará de ver el nombre de tabla más el nombre del campo a ver la expresión dBase literal.
Para eliminar la selección de un campo seleccione previamente el campo en la parte derecha de la
ventana y marque Quitar
Convertir Nos permite corregir los caracteres especiales como ñ, ç, o acentos, en el caso
ANSI a OEM de que no aparezcan correctamente.
Mostrar Al marcar este campo, se verán los campos asignados para la exportación en la
asignaciones columna “Expresión”.
Previsualizar Al marcar este campo cambiará la vista de la columna expresión y en lugar de
resultados verse los nombres de los campos se mostrarán los resultados finales; los datos
que se copiarán en el fichero exportado.
<Atrás Al tener el campo “Previsualizar resultados” marcado, permite moverse por los
236
registros del archivo a importar hacia atrás, de forma que podrá ver, uno a uno,
todos los datos que literalmente se mostrarán en el fichero una vez exportado.
Siguiente> Al tener el campo “Previsualizar resultados” marcado, permite moverse por los
registros del archivo a importar hacia adelante.
Al pulsar el botón Siguiente se desplegará la ventana Obtener nombre de archivo en la que deberá
seleccionar la ruta y el nombre del archivo donde desea exportar la información seleccionada en este
perfil. Mediante el botón
podrá seleccionar la ruta y/o un archivo existente para sobrescribirlo
mediante un cuadro de diálogo.
Para finalizar con este perfil de exportación marque Siguiente. Se mostrará entonces la ventana
Guardar perfil. Desde esta ventana podrá seleccionar si desea guardar todos los parámetros
configurados en este perfil y poder utilizarlo entonces tantas veces como sea necesario. Además podrá
marcar la opción Guardar el archivo exportado junto al perfil para que no solo se guarden los
parámetros de exportación sino también la ruta del archivo al que se exportarán. Ésta opción le resultará
útil en caso desee realizar exportaciones periódicas siempre hacia un mismo archivo que será leído por
una aplicación de terceros.
237
Exportar a un nuevo archivo usando un perfil existente
Como pudimos ver en el apartado anterior, al iniciar el asistente de exportación de contactos (DBF,
ASCII, SDF) aparece la opción Exportar a un nuevo archivo usando un perfil existente. Cuando haya
guardado al menos un perfil de exportación podrá ejecutarlo después tantas veces como sea necesario
marcando esta opción y a continuación seleccionado el nombre del perfil que desee ejecutar. A partir de
entonces y mediante el botón Siguiente podrá ir repasando todas las ventanas que vimos también en el
apartado anterior de forma que podrá realizar las modificaciones que sean necesarias. Puede entender un
perfil existente, entonces, no solo como un perfil que podrá lanzar tantas veces como sea necesario sino
también como una plantilla que podrá modificar y guardar con otro nombre para generar nuevos perfiles
que sean similares.
Perfiles de exportación de XML
Para exportar información de GoldMine hacia un archivo XML mediante el asistente, seleccione el
menú Archivo | Importar y Exportar | Exportar datos de GoldMine a archivo XML. Se iniciará
entonces el asistente con la ventana de Bienvenida y las primeras opciones de éste.
Exportar a un nuevo archivo XML
Para continuar con el asistente de exportación a un archivo XML seleccione la opción Exportar a un
nuevo archivo XML y marque Siguiente. La siguiente ventana es Seleccionar datos a Exportar
donde podrá empezar a marcar qué tipo de información desea copiar al archivo XML de destino.
238
Los dos criterios iniciales para realizar la exportación son si desea exportar Contactos y todo lo relacionado
con esos contactos, o bien si desea exportar datos relacionados con uno o varios usuarios. Si selecciona la
opción Datos de usuario podrá escoger entre exportar las actividades relacionadas con el/los usuario(s)
seleccionado(s) posteriormente o bien Contactos relacionados directamente con el usuario.
Si seleccionó la opción Datos de usuario podrá escoger entre Actividades de usuario y Contactos de
usuario. Como su nombre indica, Actividades de usuario exportará todas aquellas actividades,
pendientes o de historial, que tengan que ver con los usuarios. En cambio Contactos de usuario se refiere
a todos aquellos contactos dados de alta por los usuarios y todas las actividades pendientes o de historial
enlazados a esos mismos contactos.
Si selecciona la opción Actividades de usuario y marca el botón Siguiente, se mostrará la ventana
Seleccionar usuarios. Aparecerán aquí todos los usuarios dados de alta en GoldMine pudiendo
seleccionar tantos como desee tener en cuenta para la exportación.
Si vuelve a marcar Siguiente después de seleccionar los usuarios que desee, se encontrará con la
ventana Seleccionar Actividades del usuario para exportar, donde deberá seleccionar qué tipo de
actividades quiere exportar: Pendiente, de historial, mensajes de correo electrónico, etc. Todo ello
separado en dos categorías, las actividades que están enlazadas a algún contacto y las que no lo están.
239
Si por el contrario seleccionó la casilla Contactos del Usuario, aunque la ventana siguiente será
igualmente la de seleccionar los usuarios que desee se exporten, al avanzar una pantalla más se
encontrará con la misma ventana que si hubiera seleccionado la opción Contactos de la pantalla inicial:
Seleccionar Filtro. Esto es, dentro de los contactos que fueron creados por los usuarios marcados o
dentro de todos los contactos en el caso que marcara la opción Contactos, qué filtro o grupo desea se
ejecute al exportar los datos al archivo XML.
Marque Siguiente para pasar a la ventana Seleccionar datos de contacto. Aquí podrá seleccionar qué
tipo de información, relacionada con los contactos que se exportarán, desea copiar al archivo XML de
destino.
“Nombre, Esta opción le permite seleccionar qué campos de la tabla Contact1 desea
dirección, etc.” exportar al archivo XML. Al desplegar esta opción aparecerán todos los
nombres de las etiquetas, por lo que le será muy sencillo seleccionar qué
campo quiere exportar.
Contactos Al desplegar Contactos adicionales se encontrará con que puede seleccionar
adicionales qué datos de los Contactos Secundarios de GoldMine desea exportar: Nombre,
dirección, población, fax, e-mail...
Detalles Por detalles en esta ventana se entienden todos los registros relacionados con
las pestañas, predefinidas o definidas por el usuario, que son de tipo Detalle.
240
Pendiente Al marcar esta opción se exportarán todas las actividades pendientes
enlazadas a los contactos.
Historial Al marcar esta opción se exportarán todas las actividades completadas que
estén enlazadas a los contactos.
Mensajes Por detalles en esta ventana se entienden todos los registros relacionados con
las pestañas, predefinidas o definidas por el usuario, que son de tipo Detalle
(i.e. las pestañas de columnas).
Documentos Para exportar al fichero XML también los documentos enlazados a los
vinculados Contactos marque esta opción. En ventanas posteriores veremos cómo
exportar solo el enlace hacia los ficheros o cómo incluir el propio archivo
dentro del XML.
Después de seleccionar las opciones deseadas marque Siguiente. Las siguientes pantallas dependerán de
las opciones marcadas. Por cada opción seleccionada (Historial, Pendiente, Mensajes...) aparecerá una
nueva ventana para que usted pueda seleccionar, de una forma más específica, qué sub-opciones desea
exportar al fichero XML de destino.
Si marcó todas las opciones, la primera ventana en aparecer será la de Seleccionar actividades
pendientes, donde aparecerán todos los tipos de actividades existentes en GoldMine y, por cada tipo de
actividad pendiente, todos los datos que pueden contener. Por ejemplo, si desplegamos la opción
Llamadas, podrá escoger qué desea exportar entre la referencia de la llamada, la fecha de inicio, la
duración, a quién está enlazado, ID de oportunidad/proyecto, fecha de alarma en caso de que tenga,
código de actividad, etc.
241
Además, marcando la opción Rango de fechas podrá seleccionar entre qué rango de fechas deberán
estar las actividades pendientes para ser exportadas al fichero XML de destino.
La siguiente ventana será Seleccionar actividades de historial, donde se encontrará las mismas
opciones que en la ventana anterior: todos los tipos de actividades completadas existentes en GoldMine
y, por cada actividad, qué información desea exportar. También en este caso podrá seleccionar un rango
de fechas para las actividades completadas.
242
Otra ventana será Seleccionar mensajes: mensajes internos entre usuarios de GoldMine y mensajes de
correo electrónico. Por cada una de estas opciones podrá escoger si desea exportar los e-mails que se
encuentran en la bandeja de entrada, los que hay en la bandeja de salida y los archivados (e-mails
enviados y/o recibidos) estén en la carpeta que estén. Al igual que en ventanas anteriores podrá
seleccionar el rango de fechas entre las que deben estar los mensajes para ser exportados.
Independientemente del camino que haya seguido hasta llegar a este punto, si en algún momento
seleccionó exportar archivos enlazados al marcar Siguiente aparecerá la ventana Opciones varias.
Aquí podrá marcar si de los archivos enlazados a las pestañas de GoldMine quiere que se exporten solo
las rutas hacia los mismos o si desea que se incrusten los archivos enteros dentro del propio XML. En
este último caso el fichero XML no solo crecerá según los ficheros enlazados, sino que crecerá un 30%
más del tamaño real de los ficheros incrustados puesto que éstos serán codificados en BASE64 y ésta
hace que cualquier fichero codificado crezca un máximo de un 30% respecto al tamaño original.
La opción Incluir nombre de usuario al exportar datos de GoldMine a formato XML provocará que
cuando se exporten datos relacionados con los contactos, también se incluya un campo donde se
introducirá el nombre del usuario que también está relacionado con esos datos. Si la opción queda
desmarcada, GoldMine ignorará el campo USERID.
243
Al marcar Siguiente para continuar con el asistente de exportación aparecerá la ventana Elija un
archivo de destino. Esto no es más que seleccionar la ruta a la que se exportará el nuevo archivo XML.
Para ello puede escribir la ruta de acceso en la casilla correspondiente o marcando el botón “...”
GoldMine tiene asociado un esquema XML publicado en la Web de FrontRange. Cada vez que realice
una exportación a un archivo XML y llegue a este punto podrá seleccionar si desea que el esquema
XML de GoldMine sea exportado al mismo directorio que el XML que contendrá los datos de
GoldMine, o bien que este último apunte al archivo publicado por FrontRange. Para después poder
importar el XML deberá tener acceso no solo al XML de datos sino también al esquema, por lo que es
aconsejable marcar la opción Guardar el archivo de esquema XML en el mismo directorio que el
archivo exportado siempre que le sea posible.
La última ventana en aparecer es la de Guardar perfil donde podrá guardar todos los parámetros
configurados hasta ahora en el asistente con un nombre identificativo para poder lanzar este mismo con
estos mismos parámetros de configuración tantas veces como sea necesario. Si marca la opción
Guardar el archivo exportado junto al perfil no solo se guardarán los parámetros anteriores sino que
también se guardará la ruta a la que se exportaran los datos de GoldMine. De esta forma podrá realizar
exportaciones periódicas hacia un mismo fichero que se irá sobrescribiendo y que podrá ser leído, por
ejemplo, por una segunda aplicación que importe estos datos a otro contenedor de información.
244
Exportar a un nuevo archivo XML mediante un perfil existente
Como pudimos ver en el apartado anterior, al iniciar el asistente de exportación a un nuevo archivo
XML aparece la opción Exportar a un nuevo archivo XML mediante un perfil existente. Cuando haya
guardado al menos un perfil de exportación podrá ejecutarlo después tantas veces como sea necesario
marcando esta opción y a continuación seleccionado el nombre del perfil que desee ejecutar. A partir de
entonces y mediante el botón Siguiente podrá ir repasando todas las ventanas que vimos también en el
apartado anterior de forma que podrá realizar las modificaciones que sean necesarias. Puede entender un
perfil existente, entonces, no solo como un perfil que podrá lanzar tantas veces como sea necesario sino
también como una plantilla que podrá modificar y guardar con otro nombre para generar nuevos perfiles
que sean similares.
Exportación a iCalendar
Para exportar información de tiempo y calendario a un archivo en formato iCalendar seleccionar el
menú Archivo | Importar y Exportar | Exportar archivo a iCalendar...
El asistente para exportar a iCalendar consiste en una única ventana, Exportar a un archivo iCalendar,
donde podrá seleccionar todas las opciones que necesite y sean necesarias para crear un nuevo archivo
con extensión ics.
Actividades Permite seleccionar con qué estarán relacionadas las opciones que se marquen
basadas en en esta ventana, con los usuarios de GoldMine o con los registros de la base
Contactos / de datos.
Usuarios
Registro de Esta opción aparecerá tan solo si queda seleccionado “Actividades según los
contacto actual contactos” y le permitirá exportar tan solo información relacionada con el
contacto actual.
Filtros/grupos Al igual que la opción anterior, aparecerá tan solo si queda seleccionado
“Actividades según los contactos”. Le permitirá exportar información de
calendario relacionada con todo un filtro o grupo ya existente.
245
Tipo de Podrá exportar tan solo los tipos de actividad que desee marcando en este
actividad apartado los tipos de actividades que quiera exportar.
Rango de fecha Puesto que los datos que se exportarán están relacionados con el calendario,
podrá marcar aquí qué intervalo de tiempo quiere que GoldMine tenga en
cuenta para realizar la exportación.
Si le interesa exportar información relacionada con los usuarios y no con los contactos de la base de
datos seleccione la opción “Actividades según los usuarios”. El aspecto de la ventana será el siguiente.
Podrá seleccionar entonces los usuarios de los que quiere que se exporten las actividades pendientes, a
parte de las opciones que aun permanecen y que ya han sido comentadas.
Exportación a GoldMine desde Microsoft Excel
GoldMine Link for Office agrega una característica de exportación fácil de utilizar al menú de GoldMine
en Excel. Gracias a la opción de menú Export Data to GoldMine (Exportar datos a GoldMine) podrá
asignar fácilmente columnas de Excel a los campos de GoldMine y, a continuación, iniciar el proceso de
exportación.
• Al igual que con todos los procesos de importación, es necesario hacer una copia de
respaldo de la base de datos antes de empezar.
• Antes de continuar con la exportación, verifique que los números de teléfono tengan
el formato correcto y realice los cambios pertinentes.
• El formato de los números de teléfono de la hoja de cálculo de Excel debe ser el
mismo para que el OBDC Excel interprete los números correctamente. Si los
formatos no son coherentes, el controlador ODBC interpretará todos los valores de
la columna como nulos y perderá los datos de los números de teléfono durante el
proceso de exportación. Por ejemplo, no puede tener un número de teléfono que sea
1235557894 y otro que sea 777-555-1236. Antes de exportar a GoldMine,
especifique un formato y actualice todos los números de teléfono de la hoja de
cálculo para que coincidan con el formato seleccionado. Cuando el formato del
número de teléfono sea coherente, podrá empezar a exportar a GoldMine.
Para exportar datos a GoldMine desde Excel
1.
Inicie GoldMine.
2.
Abra la hoja de cálculo de Excel que esté exportando a GoldMine.
3.
Seleccione las celdas que vaya a exportar a GoldMine y especifique los rangos con nombre. En
Excel, seleccione Insertar | Nombre | Definir. Aparecerá el cuadro de diálogo Definir
nombre. Para obtener más información, consulte la ayuda en línea de Excel.
4.
En el cuadro de texto Nombres en el libro, escriba el nombre de los rangos. Haga clic en
Aceptar. Para obtener más información, consulte la ayuda en línea de Excel.
5.
Seleccione GoldMine | Export Data to GoldMine (Exportar datos a GoldMine). Aparecerá el
cuadro de diálogo Export Data to GoldMine (Exportar datos a GoldMine).
6.
El cuadro de diálogo Export Data to GoldMine (Exportar datos a GoldMine) mostrará las
ubicaciones de SysDir, GoldDir y CommonDir especificadas en GM.ini. El cuadro de diálogo
también mostrará el usuario que ha iniciado una sesión en GoldMine. Escriba la contraseña del
usuario en el cuadro de texto. Si va a utilizar una base de datos SQL, escriba el usuario SQL
y la contraseña SQL en los cuadros de texto designados.
7.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo de asignación de campos.
8.
Si la primera fila de la hoja de cálculo de Excel consta de etiquetas de columna, seleccione The
first Excel row contains header data (La primera fila de Excel contiene datos de
encabezado). Si en la primera fila hay datos en lugar de una etiqueta, no seleccione esta opción;
de lo contrario, los datos de la primera fila no se importarán a GoldMine.
246
9.
Si desea que en la lista Campos de GoldMine aparezcan otros campos aparte del nombre básico
y la dirección, seleccione Show all GoldMine Fields (Mostrar todos los campos de GoldMine).
Si selecciona esta opción, la lista Campos de GoldMine se expandirá para incluir todos los
campos principales (tabla Contact1) y (tabla Contact2) definidos por el usuario.
10. Para asignar las columnas a los campos de GoldMine, resalte la columna en la lista Excel
Fields (Campos de Excel) y, a continuación, resalte el campo de GoldMine en el que esté
realizando la asignación en la lista Campos de GoldMine. Haga clic en Add Mapping
(Agregar asignación). La asignación se agrega a la lista Campos asignados (por ejemplo,
Columna1<=>C1.Empresa)
11. Continúe asignando campos. Cuando termine las asignaciones, haga clic en Siguiente.
Aparecerá el cuadro de diálogo Preparado para importar.
12. Si desea que el proceso de exportación compruebe si hay duplicados basados en valores en los
campos de Excel asignados a los campos Empresa, Contacto y Teléfono1 de GoldMine,
seleccione Check for duplicates (Comprobar duplicados). Si el proceso encuentra duplicados
en GoldMine, los registros no se exportarán a GoldMine.
13. Haga clic en Finalizar. Cuando el proceso de importación haya terminado, aparecerá un cuadro
de diálogo que le indicará el número de registros importados en GoldMine.
Importación de códigos postales de Estados Unidos
ZIP Code Database es un producto complementario que se utiliza en combinación con GoldMine.
Gracias a GoldMine y a ZIP Code Database, los nombres de las ciudades y los estados se introducirán
de forma automática en los campos correspondientes de la pantalla de administración de contactos al
introducir un código postal válido en el campo del código postal. De esta forma se reducirá la entrada de
datos necesaria y la posibilidad de que se produzcan errores. El producto opcional ZIP Code Database
contiene un archivo comprimido de datos de códigos postales que GoldMine debe importar.
El volumen de datos que contiene el archivo de códigos postales es muy grande y la importación de ZIP
Code Database puede tardar varias horas, en función de la velocidad del equipo. Sin embargo, no es
necesario importar el archivo de datos por completo puesto que los datos se han dividido en 57 zonas.
Puede importar todos los datos de códigos postales de EE. UU., todos los códigos postales de una zona
horaria determinada o sólo los códigos postales de estados específicos.
Nueva York (NY), el estado con más códigos postales, requiere 550 KB de espacio en disco. Rhode
Island (RI), el estado con menos códigos postales, necesita 12 KB de espacio en disco.
Nota: para importar códigos postales en una unidad de red es necesario tener el uso exclusivo de la base
de datos de códigos postales, lo cual impedirá que cualquier otro usuario pueda trabajar en GoldMine.
Tenga en cuenta que el usuario que realiza la importación debe tener los siguientes derechos de
seguridad de red sobre el directorio de GoldMine: apertura, creación, lectura, escritura, eliminación y
renombrado.
Para importar ZIP Code Database a fin de utilizarla con GoldMine
1.
2.
3.
4.
Seleccione Archivo | Importar y Exportar | Importar códigos postales. Aparecerá el cuadro
de diálogo Importar códigos postales.
El cuadro de diálogo Importar códigos postales contiene las opciones siguientes:
Importar códigos postales de: escriba la letra de la unidad que contenga el archivo de datos
de códigos postales. Por ejemplo, si va a importar códigos postales de un archivo a un disquete,
escriba la letra de la unidad de disco, por ejemplo A.
Zona o estado para importar: escriba el código de identificación del estado o zona de código
postal que desee importar en el campo Zona o estado para importar. Por ejemplo, para importar
códigos postales de California, escriba CA.
247
5.
Incluir núcleos suburbanos: marque esta casilla de verificación para importar todas las
ciudades. Para importar sólo la ciudad principal de cada código postal, deje la casilla de
verificación vacía.
Algunos códigos postales no sólo incluyen la ciudad principal sino también las
ciudades y poblaciones del entorno metropolitano. Puede importar todas las ciudades
o sólo la ciudad principal de cada código postal. Si importa todos los nombres de
ciudades, puede ocurrir que un código postal tenga más de una ciudad coincidente. Si
esto sucede con algún código postal introducido, GoldMine mostrará un cuadro de
diálogo que le permitirá seleccionar la ciudad apropiada.
3.
4.
5.
6.
Seleccione Importar para empezar la importación de los códigos postales. Durante el proceso,
aparecerá la ventana de estado Importar códigos postales. La ventana de estado Importar
códigos postales contiene la información siguiente:
Importar zona: zona de códigos postales que se va a importar.
Tamaño de archivo: la cantidad de espacio en disco que se habrá consumido una vez
completada la importación.
Tamaño de compilación: la cantidad mínima de espacio en disco libre que se necesita para
realizar el proceso de importación. Debido a que GoldMine crea un archivo temporal que se
eliminará posteriormente, el proceso de importación necesitará más espacio en disco libre que
el que ocupa la base de datos de códigos postales que finalmente se importe.
Antes de añadir códigos postales, el proceso de importación marca como eliminados
los códigos postales presentes en la base de datos actual de códigos postales que
correspondan a la zona que se importa. Esto garantiza que la ciudad y el estado que
coincidan con cada código postal de la base de datos sean los correctos. A
continuación se importan los códigos postales a la base de datos de códigos postales y
se indexa el archivo.
7.8 Capturando información de la Web - WebImport
El centro de correo de GoldMine es capaz de crear y modificar información en una base de datos
mediante WebImport. Los administradores del sistema pueden definir formularios Web que recojan
información de los visitantes de un sitio en Internet y que éstos queden reflejados en GoldMine. Tan
solo es necesario crear un trozo de código (ASP, PHP, Perl, ISAPI, CGI...) que envíe un e-mail a una
dirección de correo determinada formateando los datos registrados por el formulario según las
instrucciones propias del WebImport que veremos más adelante.
Montando un sistema WebImport
Cualquier sistema de recolección de datos WebImport consta de un mínimo de 3 partes:
• Formulario Web
• Script de servidor
• GoldMine
El formulario web, escrito en HTML, nos permite realizar preguntas al usuario y ofrecerle cajas de texto
para respuestas libres, desplegables de selección simple o multi-selección, botones radiales y todos
aquellos elementos que puedan tener cabida en un formulario Web. Una vez hecho el Submit del
formulario, el script de servidor se encargará de formatear el cuerpo de un e-mail mediante las
respuestas del usuario y enviarlo a una dirección de correo especificada. El centro de correo de
GoldMine detecta el e-mail formateado para WebImport e introduce todos los datos en la base de datos
de GoldMine abierta actualmente.
Ejemplo de un formulario Web
248
El siguiente es un completo ejemplo de formulario Web que puede llegar a usarse sin necesidad de ninguna
modificación en una Web en la que los usuarios puedan descargarse la demo de un producto y deseemos
primero conocer sus datos. Tan solo hay que tener en cuenta ciertos parámetros como la dirección a la que
se desea se envíen los e-mails, etc. (ver código en gris), y el nombre y ubicación del archivo que contiene el
script de servidor que se ejecutará al hacer el Submit del formulario (en este caso WebImport.asp).
<html><head> <title> Formulario WebImport </title> </head><body>
<form action="WebImport.asp" method="POST" name="Form_WebImport">
<input type="hidden" name="cs1_Contact" value="E-Mail Address">
<input type="hidden" name="cs1_Rectype" value="P">
<input type="hidden" name="DESTINATION" value="WebImport.asp">
<input type="hidden" name="DUPLICATE" value="JOSE,WEB;Duplicado DemoGold5">
<input type="hidden" name="mail_to" value="[email protected]">
<input type="hidden" name="MESSAGE" value="JOSE,WEB, DemoGM55 Descargada">
<input type="hidden" name="PROCESS" value="DEMO5WEB">
<input type="hidden" name="KEY4" value="GM, FO">
<input type="hidden" name="KEY1" value="Por Asignar">
<input type="hidden" name="KEY2" value="Cl. Potencial">
<input type="hidden" name="TITLE"><br>
<table width="80%" border="0" align="center"><tr><td>
<div align="center"><font face="Tahoma" size="2"><b>
Sra. <input type="radio" name="Dear" value="Sra.">
Sr. <input type="radio" name="Dear" value="Sr.">
</b></font></div>
</td></tr></table>
<table width="80%" border="0" align="center">
<tr><td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">PERSONA DE CONTACTO</font></div>
</td><td>
<font face="Tahoma" size="2">
<input type="text" size="40" maxlength="40" name="CONTACT">
</font>
</td></tr>
<tr><td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">NOMBRE DE EMPRESA</font></div>
</td><td>
<input type="text" size="40" maxlength="40" name="COMPANY">
</font>
</td></tr>
<tr><td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">DEPARTAMENTO</font></div>
</td><td>
<select name="DEPARTMENT">
<option selected>Elige una opción </option>
<option>Direccion </option>
<option>Dpt. Administracion </option>
<option>Dpt. Aprovisionamiento </option>
<option>Dpt. Comercial </option>
<option>Dpt. Compras </option>
<option>Dpt. Entregas </option>
<option>Dpt. Financiero </option>
<option>Dpt. Informatica </option>
<option>Dpt. Ingenieria </option>
<option>Dpt. Juridico </option>
<option>Dpt. Marketing </option>
<option>Dpt. Publicidad </option>
<option>Dpt. Servicios </option>
</select>
</font>
</td></tr>
<tr><td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">DIRECCIÓN E-MAIL*</font></div>
</td><td>
<div align="left"><font face="Tahoma" size="2">
<input type="text" size="40" maxlength="50" name="cs1_ContSupRef">
</font></div>
</td></tr>
<tr><td width="40%">
249
<div align="right">
<font face="Arial" size="2">PAGINA WEB DE LA EMPRESA</font></div>
</td><td width="60%"><font face="Tahoma" size="2">
<input type="text" size="40" maxlength="40" name="cs2_ContSupRef" value="http://">
</font></td></tr><tr><td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">DIRECCIÓN</font></div>
</td><td><font face="Tahoma" size="2">
<input type="text" size="40" maxlength="40" name="Address1">
</font></td></tr><tr> <td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">POBLACIÓN</font></div>
<input type="text" size="40" maxlength="30" name="City">
<div align="right"><font face="Arial" size="2">PROVINCIA</font></div>
<input type="text" size="40" maxlength="30" name="State">
<div align="right"><font face="Arial" size="2">PAIS</font></div>
<input type="text" size="40" maxlength="30" name="Country">
<div align="right"><font face="Arial" size="2">CÓDIGO POSTAL</font></div>
<input type="text" size="40" maxlength="10" name="Zip">
<div align="right"><font face="Arial" size="2">TELEFONO*</font></div>
</td><td><div align="left"><font face="Tahoma" size="2">
<input type="text" size="40" maxlength="30" name="Phone1">
</font></div></td></tr><tr><td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">MÓVIL</font></div>
</td><td>
<input type="TEXT" maxlength="15" size="40" name="PHONE2">
</td></tr><tr><td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">FAX</font></div>
<input type="TEXT" size="40" name="FAX">
<div align="right"><font face="Arial" size="2">ACTIVIDAD</font></div>
<select name="Key3" size="1">
<option>Publicidad</option>
<option>Inmobiliaria</option>
<option>Banco/Financiera</option>
<option>Medicina</option>
<option>Telecomunicaciones</option>
<option>Admin. Pública</option>
<option>Turismo</option>
<option>Seguros</option>
<option>Informática</option>
<option>Fabricación</option>
<option>Legal</option>
<option>Consultor</option>
<option>Enseñanza</option>
<option>Otros</option>
<option selected>Elige Uno</option>
</select>
</font></tr><tr><td>
<div align="right"><font face="Arial" size="2">
¿CUANTOS PC's HAY EN TU EMPRESA?</font></div>
</td><td width="60%"><font face="Tahoma" size="2"><b>
<select name="UAUTORIZ">
<option value="E" selected>De 1 a 10 Ordenadores</option>
<option value="D">De 11 a 25 Ordenadores</option>
<option value="C">De 26 a 50 Ordenadores</option>
<option value="B">De 51 a 100 Ordenadores</option>
<option value="A">Más de 100 Ordenadores</option>
<option value="No se sabe">No lo se</option>
</select>
</b></font></td></tr><tr> <td width="40%">
<div align="right"><font face="Arial" size="2">COMENTARIOS</font></div>
250
</td><td width="60%"><font face="Tahoma" size="2">
<textarea name="NOTES" rows="6" cols="35"></textarea>
</font></td></tr>
</table>
<dl><table width="69%" border="0" align="center"><tr><td><dl><dt>
<div align="center"><font face="Tahoma" size="2">
<input type="submit" value="Enviar Datos" name="submit">
<input type="reset" value="Borrar" name="reset">
</font></div>
</dt></dl></td></tr></table></dl>
</form></body></html>
El script de servidor
El siguiente ejemplo en ASP, aunque podemos utilizar otros métodos como PHP, CGI o Perl, se ejecutará al
hacer un Submit del formulario anterior; recogerá todos los datos introducidos por el usuario mediante el
propio protocolo http del servidor WWW en el que estén hospedados el WebImport.html y el
WebImport.asp; formateará el cuerpo de un e-mail y lo enviará mediante un servidor SMTP instalado en la
misma máquina que el servidor WWW.
El soporte técnico no da soporte en la creación de formularios Web ni de scripts de
servidor en ningún lenguaje, sin embargo se han probado todos los ejemplos de forma que
si estos no funcionan puede ser debido a alguna manipulación posterior de los ficheros o a
la configuración del servidor Web o SMTP. Además, el archivo cdons.dll es indispensable
para que el ejemplo del script de servidor funcione correctamente.
<%@ Language=VBScript%>
<%
set objMail = CreateObject("CDONTS.NewMail")
objMail.To = "{$GM-WEBIMPORT$} <[email protected]>"
objMail.From = "<DEMOWEB>"
objMail.Subject = "Petición Demo desde Web"
objMail.Body = "[Instructions]" + chr(13) + "DupCheck=phone1" + chr(13) +
"OnNewAttachTrack=WEBDEMO" + chr(13) + "OnDupAttachTrack=WEBDEMODUP" +
chr(13) + "SaveThis=Registro WebImport" + chr(13) + "[Data]" + chr(13) +
"Dear="+request.form("dear") + chr(13) + "Company=" + request.form("Company") +
chr(13) + "Contact=" + request.form("contact") + chr(13) + "Title=" +
request.form("title") + chr(13) + "Department=" + request.form("department") +
chr(13)
+
"Address1="+request.form("address1")+chr(13)
+
"Address2="+request.form("address2")+chr(13) + "City=" + request.form("city") +
chr(13) + "State=" + request.form("state") + chr(13) + "zip=" + request.form("zip") +
chr(13)
+
"Country="
+request.form("country")
+
chr(13)
+
"Phone1="+request.form("phone1") + chr(13) + "Phone2="+request.form("phone2") +
chr(13)
+
"Fax="+request.form("fax")+chr(13)
+
"Source="+request.form("source")+chr(13) + "uautoriz="+request.form("uautoriz") +
chr(13) + "key1="+request.form("key1") + chr(13) + "key2="+request.form("key2") +
chr(13)
+
"key3="+request.form("key3")+chr(13)
+
"key4="+request.form("key4")+chr(13) + "notes="+request.form("notes")+chr(13) +
"[ContSupp]" + chr(13) + "cs1_rectype=P" + chr(13) + "cs1_contact=E-mail Address"
+ chr(13) + "cs1_contsupref=" + request.form("cs1_ContSupRef") + chr(13) +
"cs2_rectype=P" + chr(13) + "cs2_contact=Web Site" + chr(13) + "cs2_contsupref=" +
request.form("cs2_ContSupRef") + chr(13) + "cs3_rectype=P" + chr(13)
objmail.Send
set objmail = NOTHING
%>
<html><head><title>A punto para descargar</title></head>
<body leftmargin="0" topmargin=0>
<table border=0 cellpadding=0 cellspacing=0 >
<tr><td width="415">
<p align="center"><font face=verdana size=2 color="navy" ><br>
<b><i>PREPARADO PARA TRANSFERIR</i></b></font></p>
<p align="center"><font size="2" face="Tahoma">Le agradecemos el interés prestado,
esperamos que esta versión de prueba de 30 dias cubra las espectativas
a sus necesidades. Para cualquier consulta nos tiene a su disposición.</font>
</p>
<p align="center">
<a href="#"><font size="2" face="Tahoma">Pulse aqui para iniciar la descarga</font></a>
</p></td></tr></table></body></html>
251
Interpretando un e-mail de WebImport
Para que un e-mail entrante sea interpretado por WebImport debe tener la siguiente información en su
cabecera:
Content-Type: application/x-gm-impdata
Adicionalmente o como sustitución a lo anterior podemos incluir la cadena
información en la linea de la cabecera referente al destinatario (To:).
{$GM-WebImport$}
como
El cuerpo de un correo preparado para WebImport será muy similar al formato de cualquier fichero .INI
de configuración. Éste consiste en 3 secciones diferentes dentro de las cuales encontraremos parejas de
información (NombreCampo=InformacionCampo). Las tres secciones que deberemos conocer son:
[Instructions]
[Data]
[ContSupp]
Como su nombre indica en [Instructions] podremos definir una serie de instrucciones para WebImport.
Podremos comprobar duplicados, enviar correos electrónicos a usuarios de GoldMine, adjuntar Procesos
Automáticos e incluso ejecutar aplicaciones externas que nos permitan una manipulación más
exhaustiva de la información.
La comprobación de duplicados se ejecuta mediante la instrucción DupCheck#. Esta comprobación puede
realizarse para varios campos añadiendo varias veces la misma instrucción, sin embargo habitualmente se
pide una primera comprobación a partir de uno de los campos indexados de que dispone GoldMine:
AccountNo, City, Company, Contact, Country, Key1, Key2, Key3, Key4, Key5, Phone1, State i/o Zip, y las
siguientes para otros campos ya sean predefinidos o hayan sido definidos por el usuario. Para no importar
varias veces la misma dirección de correo electrónico a un mismo contacto podemos utilizar la instrucción
DupCheck=Email (para que esta instrucción funcione correctamente no se debería lanzar ninguna otra
comprobación de duplicados). Es posible también comprobar duplicados de registros de ContSupp que no
sean direcciones de correo. Para esto utilizaremos también la instrucción DupCheck igualándola esta vez a
“cs” más el número de registro de contsupp que contiene el e-mail entrante y para el que queremos realizar
la comprobación (por ejemplo DupCheck3=cs2 será la tercera búsqueda de duplicados para el registro
número 2 de contsupp).
El envío de un correo electrónico a un usuario de GoldMine puede lanzarse cuando se crea un nuevo
contacto mediante OnNewSendEmail#o cuando se localiza un duplicado utilizando OnDupSendEmail#. En
ambos casos el formato de la instrucción es el nombre del usuario al que se desea enviar el correo interno de
GoldMine, seguido de un código opcional, seguido de una referencia también opcional. Para que en el
ejemplo anterior se enviara un e-mail al usuario de GoldMine JOSE cuando se creara un contacto nuevo,
podríamos agregar la siguiente instrucción:
OnNewSendEmail=JOSE, , Nuevo contacto mediante WebImport
Es posible enviar correos electrónicos a más de un usuario de la misma forma que podemos introducir más
de un DupCheck, agregando varias veces la instrucción OnNewSendEmail# y agregando un valor numérico
a las diferentes líneas (i.e. OnNewSendEmail1, OnNewSendEmail2...)
Para adjuntar un proceso automático al contacto afectado por el archivo de WebImport existen dos
instrucciones: OnNewAttachTrack que se lanzará cuando el contacto sea nuevo, y OnDupAttachTrack que
se ejecutará cuando el contacto sea un contacto ya existente. También podremos adjuntar varios procesos
automáticos repitiendo en varias líneas la instrucción OnDupAttachTrack#.
En algunas ocasiones necesitaremos hacer un uso de la información más exhaustiva. En estos casos
necesitaremos aplicaciones externas que lanzaremos mediante la instrucción Run (i.e.
252
Run=direccion_aplicación). Para que GoldMine detenga la ejecución de WebImport y dejar toda la
manipulación de información a la aplicación externa dispondremos de la instrucción ImportData=0.
Una última instrucción disponible, SaveThis, guardará todo el contenido del archivo de WebImport en el
campo Notas de un registro de historial del contacto afectado por el mismo. Para utilizarlo:
SaveThis=Referencia_Registro_Historial.
[Data] contiene toda la información que será importada a GoldMine (tablas Contact1 y/o Contact2)
mediante parejas en forma de NombreCampo=InformaciónCampo. Además para crear una nueva
dirección de correo en ese correo podremos usar la pareja especial email=dirección en lugar de crear un
nuevo registro de contsupp en su sección correspondiente.
Mediante la sección [ContSupp] podremos introducir información en la tabla con ese mismo nombre.
Esta tabla contiene toda la información adicional de los contactos, como por ejemplo direcciones de
correo electrónico, direcciones Web, contactos secundarios, registros de pestañas de detalles definidas
por el usuario, etc. Y el número de registros que se pueden introducir mediante WebImport es ilimitado.
Mediante esta última sección podremos introducir varios registros dentro de un mismo contacto. Para
diferenciar los diferentes registros cada campo de ContSupp debe contener el prefijo “cs” más el número del
registro. El siguiente ejemplo da de alta una nueva dirección Web y un nuevo teléfono en una pestaña
definida por un usuario que contiene números de teléfono:
[ContSupp]
cs1_RecType=P
cs1_Contact=Web Site
cs1_ConSupRef=http://www.web.site.com
cs2_RecType=P
cs2_Contact=Telefonos
cs2_ContSupRef=902141312
Actualizar información
Por defecto, si un contacto que ya existe en la base de datos rellena un formulario de WebImport,
GoldMine creará un duplicado o, si hay un sistema de control de duplicados, lo ignorará. Es posible
además configurar GoldMine de forma que ciertos campos no se ignoren sino que sobrescriban los
existentes. Los campos no especificados serán ignorados.
Para activar las actualizaciones de campos desde WebImport, acceda al archivo GM.ini ubicado en el
directorio raíz de GoldMine, y ábralo con un editor de texto como por ejemplo el Bloc de Notas. Una
vez abierto, agregue las siguientes líneas:
[WebImportOverwrite]
Iagree=I Want To Allow Fields To Be Updated By WebImport
Fields=Lista de campos de Contact1 y Contact2 que quiere que sean actualizados separados por comas
Por ejemplo:
[WebImportOverwrite]
Iagree=I Want To Allow Fields To Be Updated By WebImport
Fields=Key1,Key5,udivisa,udto
Cuando haya hecho las modificaciones necesarias para adatar WebImport a sus necesidades, guarde los
cambios de nuevo con formato texto plano en el fichero GM.ini. Desde ese momento y en las
importaciones de información web siguientes, cuando se encuentre una pestaña que ya exista se
actualizarán los campos indicados.
En ningún caso se podrán sobrescribir los campos AccountNo ni RecID.
253
Incrementar la seguridad
Para que no todos los correos entrantes formateados adecuadamente sean interpretados por el WebImport de
GoldMine es posible definir una contraseña y que solo aquellos correos que la indiquen sean importados.
Para esto deberemos modificar el archivo de configuración GM.INI y agregar una nueva sección
[WebImpPassword]. Si GoldMine detecta que existe esta sección, aunque no se haya indicado ningún
password, tan solo aquellos correos entrantes que además de las entradas necesarias en la cabecera indiquen
la cadena Password= en la sección [Instructions] serán interpretados. Para especificar una contraseña
deberemos agregar Password=Contraseña en la nueva sección del GM.ini. Podremos definir tantas
contraseñas como necesitemos, por lo que # indica el número de contraseña. Sin embargo en la sección
[Instructions] del correo entrante tan solo se puede definir una contraseña, por lo que ésta ha de ser igual a al
menos una de las definidas en GM.ini para que el resto del e-mail sea importado.
[Instructions]
Password=dfkKJ2WW02
DupCheck1=Contact
DupCheck2=Phone1
...
Uso del Asistente para la creación de Perfiles WebImport
Alternativamente, se puede utilizar un asistente que nos guiará a través
del proceso de generación de perfiles WebImport. Para acceder a dicho
asistente, seleccione el menú Ir a | Campañas y seleccionando una
campaña hacer clic sobre el botón
(Configurar WebImport) de la
barra de herramientas o acceder a la opción de menú Web | Ajustes de
WebImport. Verá la Ventana de Perfiles de Web Import, que le guiará
por todo el proceso de configuración.
7.9 Detección de duplicados - Agrupación de Registros Duplicados
Algunas veces los usuarios crean registros duplicados en GoldMine. Con el paso del tiempo el número
de estos registros duplicados irá en aumento por lo que será más pesado borrarlos manualmente.
GoldMine nos proporciona una herramienta segura para borrar estos registros duplicados
automáticamente con la opción del menú Herramientas | Gestión de Datos | Combinar/purgar
registros | Asistente para Purga/Combinación. Esta aplicación nos simplifica el proceso de
reemplazar los registros duplicados, guiándonos en todo el proceso.
Usando la aplicación del Asistente para combinar/purgar duplicados, podemos seleccionar los registros
definiendo un perfil, o definiendo un criterio propio. Tenemos la opción de formar una abreviatura para un
cliente o un perfil definiendo el criterio siguiente:
Campos del registro: selecciona toda la información que corresponde a los registros y que tu
quieres que GoldMine use durante el proceso de evaluación.
Procedimiento: selecciona un criterio que corresponda a cada registro. Este criterio puede ser:
que diferencie entre mayúsculas y minúsculas, que no lo diferencie, que lo diferencie por
sonido, o por las primeras letras.
Peso: selecciona y asigna un peso numérico para cada criterio. Cuando un registro es evaluado,
cada campo contiene un criterio al que se le asigna un valor de peso. Si el total del peso entre
dos registros y el criterio especificado es igual o mayor que el valor del peso, GoldMine
selecciona el registro como duplicado.
254
También podemos escoger el método para seleccionar registros duplicados. Podemos fusionar cualquier
dato de dos registros duplicados para crear un registro sin datos, borrar uno de los duplicados de acuerdo
con el criterio de selección, o borrar el registro más antiguo. Podrás especificar en GoldMine que proceso
quieres utilizar, fusionar, borrar automáticamente, o ver los duplicados para su borrado manual.
¡¡Recomendamos antes de ejecutar esta acción, seleccionar la opción ver los duplicados para su
borrado manual, anterior a realizarlo automáticamente con la opción borrado o fusionado!
Asistente para Combinación/Purga
Para seleccionar el Asistente para Combinación/Purga, debemos seleccionar del menú Herramientas |
Gestión de Datos | Combinar/purgar registros | Asistente para Purga/Combinación., y nos aparece esta
pantalla:
Combinar/Purgar usando un perfil predefinido: Nos enseña una caja de dialogo, dónde podemos
escoger un perfil guardado anteriormente, para la selección de duplicados
Combinar/Purgar usando nuevo criterio: Podemos crear un criterio nuevo para esta ocasión, que al
finalizar nos da la opción de guardarlo para usarlo en un futuro.
Si seleccionamos: Combinar/Purgar usando un perfil predefinido, pulsaremos siguiente> de la caja
de dialogo podemos seleccionar que perfil usar, pulsar siguiente>, seleccionar de que filtro o grupo del
que queremos detectar los duplicados.
Si seleccionamos Combinar/Purgar usando nuevo criterio, Siguiente>, nos aparece la caja de dialogo
donde podemos seleccionar de que filtro o grupo del que queremos detectar los duplicados.
255
Para escoger de qué contactos queremos comprobar los duplicados, haremos clic en el desplegable y se
nos abrirá una lista de selección. Podemos seleccionar todos los contactos de la Base de Datos o
seleccionar un filtro o grupo. Al hacer clic en Siguiente> aparece la pantalla de Ajustes de Criterio
para Combinación/Purga, que nos facilita la siguiente información:
Peso Requerido: El valor mínimo que el registro puede encontrar, basado en la coincidencia de un
campo definido, y el valor de un criterio de GoldMine para seleccionar a estos registros duplicados. Por
ejemplo: si el peso cualificado tiene un valor de 50, los dos registros seleccionados deberían tener un
peso equivalente al criterio necesaria para cumplir el valor del peso igual o mayor que 50 para
seleccionarse como duplicado. Si el criterio es equivalente a un peso cualificado de 70, GoldMine
selecciona el registro. Sin embargo, si el record tiene un criterio equivalente de 40, GoldMine no lo
selecciona como duplicado.*
Campo GM: Nombre del campo con el que queremos que GoldMine, realice la búsqueda de duplicados.
Método: Tipo de equivalencia que debe tener la entrada de datos en los campos GoldMine para la
selección. GoldMine puede buscar la equivalencia en el sonido, en una equivalencia exacta, en la
equivalencia en la primera palabra o en la equivalencia idéntica de los caracteres al principio de la
palabra.
Peso: Un valor numérico asignado en la definición del criterio de búsqueda. Cuando en la entrada de
campos GoldMine insertamos la condición, el registro aumenta de valor. Si el registro aumenta el valor
del peso de las condiciones individuales y la suma es igual o mayor que el valor del Peso Cualificado,
GoldMine selecciona el registro.
256
Nuevo: Para añadir un criterio nuevo.
Editar: Para modificar un criterio ya creado.
Eliminar: Para eliminar un criterio existente.
*El valor es de 50 por defecto. Para cambiar este valor, podemos teclear en el campo correspondiente un
nuevo valor entre 1-100, o podemos seleccionar con los botones un valor superior o inferior.
Por defecto, GoldMine ejecuta la búsqueda no diferenciada entre mayúscula y minúsculas, por lo que
no necesita que le digamos que nos compare caracteres con mayúsculas y minúsculas. Por otro lado el
hecho de diferenciar entre mayúscula y minúscula es una opción disponible para la comparación de
todos los métodos excepto por el sonido. La diferenciación entre mayúsculas y minúsculas requiere que
la entrada de datos contenga mayúsculas y minúsculas para que se considere equivalencia. Por ejemplo;
en el caso de diferenciar entre mayúscula y minúscula, presidente no seria seleccionado para comparar
con Presidente.
Para modificar un criterio de selección de duplicados, lo seleccionamos con el botón secundario y
marcamos Editar. Y para eliminarlo Eliminar.
La pantalla que aparece en el criterio de comparación nos da la siguiente información:
Comparar el valor del campo: seleccione el campo por el que quiere que GoldMine compare el valor
durante la búsqueda. Para seleccionar el campo, marque la flecha de la derecha para visualizar la lista de
los campos GoldMine. Una vez desplegado
seleccione el campo por el que quiere comparar
durante la búsqueda.
Valor Soundex: Compara registros que tengan
un sonido similar entrando los datos en el campo
especifico. Por ejemplo: prezidente y Presidete
son seleccionados como equivalentes a
Presidente.
Coincidencia exacta: Compara los registros por
la misma entrada de datos en un campo
especifico.
*Primera Palabra: Compara los registros por la
misma palabra inicial de un campo específico, sin tener en cuenta la opción distinguir entre mayúsculas
y minúsculas.
257
**1os. n Caracteres: Compara registros buscando que tengan el mismo número de caracteres que ha
seleccionado el usuario. No distingue entre mayúsculas y minúsculas.
* Por ejemplo: Si tenemos dos registros con el contacto Javier Bayona, pero no estamos seguros que en
ambos casos el apellido esta escrito igual, seleccionaremos del desplegable compare el valor del campo,
Contacto, y comparará la 1ª Palabra con un apellido exacto al buscado.
**Por ejemplo: Si seleccionamos el campo Ciudad, y la opción es para los tres primeros caracteres New,
GoldMine comparará registros con ciudades como Newbury, Newhall...etc.
Comparación sensible a mayúsculas: Seleccione esta opción para comparar campos que contentas
mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo: presidente, no será seleccionado para comparar con Presidente.
Esta opción está disponible para Valor Exacto, Primera Palabra y 1r Número de caracteres.
Peso a asignar si se cumple la condición. Para asignar el valor del peso, selecciona un valor numérico
entre 1-100 en el campo, o bien selecciona con las flechas un campo superior o inferior para
aumentar/disminuir respectivamente. Si cuando entramos el campo de comparación y entramos la
condición, el registro aumenta este valor. Cuando el registro aumenta el peso de la condición individual,
y la suma es igual o mayor que la del valor del Peso Cualificado, GoldMine seleccionará el registro.
Una vez esté configurado, selecciona OK. Y aparecerá él dialogo siguiente. GoldMine nos muestra la
nueva condición ordenada alfabéticamente por el nombre del campo de la lista de criterios.
Para continuar seleccione Siguiente.
En la pantalla Método de Fusión, nos aparece un dialogo que nos pregunta como queremos que
GoldMine trate a los duplicados. Debemos seleccionar siempre un método, tanto si trabajamos con una
fusión predeterminada, con un perfil de borrado o con un nuevo perfil.
Para especificar la manera con la que queremos que sean tratados los duplicados debemos seleccionar
una de las siguientes opciones:
Mantener el registro Creado en primer lugar: Selecciona el contacto del registro que se creo primero.
Esta fecha se determina, por la fecha de creación del registro, en la pestaña resumen.
Mantener
el
último
registro
Actualizado: Selecciona el contacto del
registro que ha sido modificado por
última vez. La fecha es la que nos
proporciona la pestaña resumen, en el
apartado última modificación.
Crear
Contactos
Adicionales
Enlazados
en
cada
registro:
GoldMine guarda ambos registros, y
crea contactos adicionales en la pestaña
Contactos, así cada contacto de cada
registro duplicado pasa a ser un
contacto adicional. Por ejemplo; si
GoldMine detecta como duplicado a
Juan Lopez y Juan López, en el registro Juan Lopez creará un contacto adicional que será Juan López o
viceversa.
Crear contacto adicional del registro no superviviente: El contacto primario del registro duplicado y
borrado es guardado como contacto adicional del registro no borrado. GoldMine guarda este nuevo
registro en la pestaña Contactos.
258
Solicitar confirmación antes de combinar registros: Seleccione esta opción de GoldMine para
visualizar los registros duplicados y poder escoger que hacer cada vez que selecciones los registros
duplicados. Esta opción esta disponible para cualquiera de los cuatro métodos citados.
Ejecutar en seco: Mostrar sólo duplicados – no combinar ni purgar: Seleccione esta opción de
GoldMine, para visualizar los registros duplicados, sin ninguna opción seleccionada. Al final del
proceso, los registros duplicados permanecerán en la Base de Datos. Esta opción esta disponible para
cualquiera de los cuatro métodos citados.
Si selecciona la opción fusionar, GoldMine no le pregunta sobre el método de borrado, pero le muestra
una caja de dialogo para seleccionar entre la opción Salvar la fusión o Borrar el perfil.
Nosotros recomendamos seleccionar la opción Solicitar confirmación…, antes ejecutar la orden de
borrar o fusionar.
Después de seleccionar la opción de borrar o fusionar, seleccionamos Siguiente>
Esta pantalla nos muestra dos opciones:
Eliminar el registro duplicado: GoldMine borra automáticamente los registros apropiados al peso
cualificado y especificado en el perfil de borrado o fusión.
Actualizar un campo con un valor para indicar eliminación de registro (Update a field with a value
to indicate record deletion): Cambia un campo específico con un valor específico, seleccionando esta
opción no se borran los registros duplicados. Si seleccionamos esta opción y marcamos Siguiente> nos
aparece la pantalla Ajustes de Actualización de Campo:
259
Actualizar: Selecciona el campo del registro/ s para recibir el valor del campo Valor. Para seleccionar el
campo que nos interesa marcaremos la flecha y seleccionaremos el campo GoldMine que nos interese.
Valor: Escribe el valor que quieras insertar en el campo seleccionado en los registros duplicados. Si
alguno de los registros ya tiene datos escritos en este campo se sobrescribirán por el valor actual.
Combinar registros de Calendario, Historial y Cont. Adicionales: seleccionando esta opción de
GoldMine actualizaremos todos los datos del registro en él:
Calendario
Historial
Contactos Adicionales
Versión
Perfil
Una vez seleccionadas las opciones deseadas, pulsamos Siguiente>
NO: Seleccionaremos esta opción en el caso de no querer guardar el perfil creado.
SI: Seleccionaremos esta opción en el caso de querer guardar el perfil creado.
260
Tanto si has creado una nueva fusión, borrado de perfiles o bien si has modificado los perfiles
predefinidos por el programa, puedes guardarlo para usarlo en un futuro, si deseas guardarlo selecciona
Sí. En el nombre del perfil, escribiremos el nombre del nuevo perfil a guardar. Selecciona Siguiente>
Y nos aparece una pantalla, en la que nos pregunta si estamos preparados para iniciar el proceso de
duplicados. Si es así seleccionamos Finalizar, si no hemos seleccionado Solicitar confirmación antes
de combinar registros, GoldMine automáticamente agrupa los duplicados de acuerdo con nuestras
instrucciones. Si hemos seleccionado esta opción, nos aparece una pantalla en la que nos informa del
número de duplicados que ha encontrado para su posterior borrado o fusión según los perfiles fijados.
Seleccionamos Ok para limpiar el estado, y visualizar el contacto del siguiente registro.
Si seleccionamos Solicitar confirmación antes de combinar registros, GoldMine nos enseña la
pantalla de Opciones de Combinación/Purga ,
para preguntarnos que queremos hacer con los
duplicados.
Esta pantalla nos muestra el siguiente dialogo:
Registro predeterminado: Guarda el contacto
del registro que cumple el método de criterio, y
borra el otro registro duplicado. Por ejemplo, si
el método de fusión es Mantener el registro
Creado en primer lugar, el registro borrado
será el registro con el número de creación más
reciente.
Omitir/Ignorar: Ignora el registro actual y pasa a visualizarnos el siguiente par de registros duplicados.
Los registros ignorados permanecen en el contacto de la Base de Datos
Registro no predeterminado: Guarda el registro que no reúne las condiciones del método de detección
de duplicados, y borra el registro visualizado en el lado izquierdo del área de trabajo GoldMine.
Una vez hemos seleccionado la opción que nos interesa, el programa fusiona los registros duplicados de
acuerdo con el perfil seleccionado y automáticamente visualizamos el registro siguiente. Una vez
finalizado el programa nos muestra la siguiente pantalla, donde GoldMine nos informa del total de los
registros fusionados.
Fusión de registros etiquetados
Puede consolidar la información de todos los registros de contacto etiquetados en un solo registro de
contacto.
IMPORTANTE: GoldMine actualizará el primer registro de contacto etiquetado, y
eliminará todos los otros registros de contacto etiquetados.
Para fusionar registros etiquetados
1.
Etiquete los registros que vaya a fusionar.
2.
Seleccione Herramientas | Gestión de Datos | Combinar/purgar registros | Combinar
registros marcados. Aparecerá el cuadro de
diálogo Registros de contacto etiquetados
de Combinación/purga.
3.
El cuadro de diálogo le recuerda que el
primer registro etiquetado será el registro
final, y los datos de los otros registros se
consolidarán en dicho registro. Una vez
consolidado, se eliminarán los otros
registros.
261
4.
Haga clic en Sí para fusionar o No para cancelar.
7.10 Uso del asistente para eliminación
Tal vez desee actualizar la base de datos de contactos eliminando algunos o todos los registros de
calendario, registros de historial y/o registros de contacto. El asistente para eliminación de GoldMine
proporciona un método fácil para eliminar varios registros con un método de seguridad incorporado para
evitar al máximo eliminaciones accidentales.
Sólo los usuarios con derechos principales pueden acceder al asistente para
eliminación.
Para utilizar el asistente para eliminación
1.
Seleccione Herramientas | Gestión de Datos | Eliminar registros…. Se abrirá el asistente
para eliminación.
2.
Seleccione una de las siguientes opciones de eliminación:
• Eliminar registros de historial antiguos: depura los datos antiguos del historial de la base
de datos de contactos. Utilice esta función para depurar la base de datos de registros de
historial anteriores a una fecha de corte predeterminada. Puede eliminar todos los registros
de historial de la base de datos de contactos o activar un filtro o grupo con el fin de utilizar
esta opción para eliminar registros de historial del subconjunto de registros.
Los registros de historial constituyen el porcentaje más alto de espacio de disco de una
base de datos de contactos. Si elimina de forma periódica los registros de historial
antiguos, se reducirá significativamente el volumen de espacio en disco utilizado por
los conjuntos de contactos.
• Eliminar TODOS los registros de contacto (filtrados): elimina un subconjunto de
registros de la base de datos de contactos según un filtro o grupo.
262
3.
4.
5.
Haga clic en Siguiente, aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar filtro/grupo. Seleccione el
filtro o el grupo y haga clic en Siguiente.
Si elimina registros de historial antiguos, aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar registros
historial antiguos.
Si selecciona Eliminar todo, aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar TODOS los registros de
contacto
Configuración de la eliminación de registros de historial antiguos
Para eliminar registros de historial antiguos
1.
Si selecciona Eliminar registros de historial antiguos en el cuadro de diálogo de apertura del
asistente para eliminación, aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar registros historial
antiguos después del cuadro de diálogo Filtro/grupo:
2.
En el cuadro de texto Introduzca la fecha de corte, escriba o seleccione la fecha. GoldMine
eliminará todos los registros de historial creados antes de esta fecha.
En el siguiente cuadro de texto escriba "Eliminar Registros de Historial Antiguos”. Este
mecanismo reduce la posibilidad de eliminar accidentalmente registros de contacto. Filtro
muestra el nombre de filtro o de grupo seleccionado en el cuadro de diálogo Filtro/grupo. Haga
clic en Siguiente
En la siguiente pantalla seleccione Sincronizar eliminaciones si desea sincronizar los cambios
realizados en los sitios remotos.
3.
4.
5.
Haga clic en Finalizar. El monitor de procesos muestra el estado del proceso de eliminación.
Configuración de la eliminación de todos los registros de contacto
263
Para eliminar todos los registros de contacto
1.
El cuadro de diálogo Eliminar TODOS los registros de contacto aparecerá tras seleccionar el
filtro o grupo si se selecciona Eliminar TODOS los registros de contacto.
2.
Puede seleccionar las opciones siguientes:
• Eliminar los registros de historial del contacto: elimina todo el historial de actividades de
todos los registros de contacto. Dado que se utiliza el mismo archivo de historial para
visualizar el historial de actividades completadas de un usuario específico, eliminar el
historial de todos los registros de contacto afecta a las estadísticas de análisis de actividades
de todos los usuarios que han completado esas actividades.
• Eliminar las actividades programadas del contacto: elimina todas las actividades
planificadas de todos los registros de contacto.
• Eliminar los registros de oportunidad/proyecto del contacto: elimina todas las
oportunidades y los proyectos enlazados con un contacto. Estos registros se eliminan de la
pestaña Oportunidades y/o de la pestaña Proyectos del contacto. Al seleccionar esta opción
no se elimina la oportunidad o el proyecto del administrador de oportunidades ni del
administrador de proyectos.
• Eliminar registros de expediente del contacto: elimina todas los casos o enlazados a un
contacto. Estos registros se eliminan de la pestaña Expedientes del contacto.
3.
4.
5.
6.
En el cuadro de texto Por favor, escriba " Eliminar TODOS los registros de Contacto",
escriba la frase Eliminar TODOS los registros de Contacto. Este mecanismo de seguridad
está pensado para reducir la posibilidad de eliminar accidentalmente registros de contacto.
Siguiente se activa sólo una vez que se ha escrito completamente la frase. El campo no
distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Si se indica el filtro activo. GoldMine elimina sólo los registros de historial seleccionados por
el filtro.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Acerca de eliminación de registros.
Seleccione Sincronizar eliminaciones si desea sincronizar con sitios remotos las
eliminaciones asociadas con los registros de contacto.
264
7.
Seleccione Finalizar para comenzar a eliminar los registros de historiales. El monitor de
procesos muestra el estado del proceso de eliminación.
7.11 Acerca del monitor de procesos de GoldMine
El monitor de procesos de GoldMine se inicia automáticamente cuando están ejecutándose varios
procesos distintos en GoldMine, incluida la sincronización, Procesos automatizados, importación y
exportación, y fusión o depuración.
Para acceder al monitor de procesos manualmente, utilizar la opción de menú Herramientas | Monitor
de Procesos.
El panel superior muestra los procesos en curso y el estado general, mientras que el panel inferior
muestra el estado de las tareas de los componentes.
Puede utilizar la barra de herramientas o el menú local para administrar las opciones de los procesos:
Barra de herramientas del monitor de procesos
A
A
B
C
D
E
B
C
D
E
Detener proceso: detiene todos los
procesos resaltados.
Alternar registros: oculta el panel inferior.
Copiar registros a Portapapeles: copia los
registros en el Portapapeles de Windows.
Borrar registros: elimina los registros.
Guardar en registros del sistema: los
registros se guardan en los registros del
sistema
Menú Local del monitor de procesos
265
Detener: detiene todos los procesos resaltados.
Detener todos los procesos: detiene todos los procesos.
Copiar registros a Portapapeles: copia los registros en el Portapapeles de Windows.
Limpiar registros: elimina los registros.
Cerrar cuando hayan terminado todos los procesos: el monitor de procesos se cierra cuando se han
terminado de ejecutar todos los procesos.
El monitor de procesos utiliza códigos de color, asignados al texto o al fondo, para proporcionar
información adicional sobre el estado de los procesos.
Color
Texto negro sobre fondo por
defecto
Texto azul sobre fondo por
defecto
Texto negro sobre fondo
amarillo
Texto blanco sobre fondo rojo
Texto verde sobre fondo por
defecto
Significado
Funcionamiento normal
Aviso
Advertencia
Error
Tarea completada
correctamente
7.12 Estructura de la Base de Datos
Esta sección está escrita para programadores que quieran enlazar sus programas con GoldMine. Si usted
no esta familiarizado con bases de datos, esta sección técnica no tendrá mucho interés para usted.
Los archivos de contactos, también denominados tablas de contactos, archivos comunes o conjuntos de
contactos, son las tablas de información de los contactos. Con GoldMine es posible trabajar con varios
conjuntos de contactos; sin embargo, se recomienda tener un único conjunto de archivos de GoldMine.
Los archivos de GoldMine, también denominados tablas GoldMine o base de datos GoldMine, son las
tablas que almacenan la información de la base de datos compartida.
A continuación está descrita la estructura de base de datos de las principales tablas de GoldMine.
Cada tabla de la base de datos se lista separadamente e incluye la estructura, tipos de registro y notas
especiales.
CAL
La tabla Calendar contiene un registro por cada actividad planificada. Los diferentes tipos de registro se
distinguen por su tipo de registro. Cada tipo de registro puede utilizar un mismo campo con un
propósito distinto. La tabla Cal forma parte de los archivos de Goldmine.
Estructura de CAL
Nombre Campo Tipo
Lon.
Descripción
266
USERID
ACCOUNTNO
ONDATE
ONTIME
ENDDATE
ALARMFLAG
ALARMTIME
ALARMADATE
ACTVCODE
RSVP
DURATION
RECTYPE
ACONFIRM
APPTUSER
STATUS
DIRCODE
NUMBER1
NUMBER2
COMPANY
REF
NOTES
LINKRECID
LDORECID
LOPRECID
CREATEBY
CREATEON
CREATEAT
LASTUSER
LASTDATE
LASTTIME
RECID
C
C
D
C
D
C
C
D
C
C
C
C
C
C
C
8
20
8
5
8
1
5
8
3
1
3
1
3
10
4
C
N
N
C
C
M
C
C
C
C
D
C
C
D
C
C
10
8
8
60
80
1
15
15
15
8
8
6
8
8
5
15
Nombre del usuario
Nº de cuenta del usuario enlazado
Fecha de la actividad
Hora de la actividad
Fecha finalización de Actividad programada
Bandera de alarma
Hora de alarma
Fecha de alarma
Código de Actividad
Notificación RR
Duración / Probabilidad
Tipo de registro*
Confirmación de reunión
Usuario que Confirma Reunión
El primer carácter es Bandera, el segundo = 1 si NOTES tiene
contenidos
Dircode del actual archivo de contactos
Potencial de venta
Unidades de Venta prevista
Nombre de la empresa
Referencia
Notas
Identificador del Registro Enlazado
Reservado para uso futuro
Ident. Reg. Gestor de Oportunidades
Creado por usuario
Fecha de creación
Hora de creación
Ultima modificación por
Fecha última modificación
Hora última modificación
Identificador de registro
El campo RECTYPE contiene el tipo de actividades del calendario. Los posibles
valores para RECTYPE son:
!
A
C
D
E
F
L
M
O
Q
S
T
Cita
Llamada
Tarea
Evento
Envío de documentación
Plantilla / formulario
Mensaje
Otra acción
E-mail en cola
Venta prevista
Siguiente acción
CONTACT1
La tabla Contact1 contiene los principales campos de contacto, como por ejemplo, el nombre, la
compañía, la dirección y las tablas Key1 a Key5. La tabla Contact1 forma parte de los archivos de
contacto.
Algunas Relaciones de CONTACT1
Archivo relacionado
Contact2->AccountNo
Clave
Contact1->AccountNo
267
ContHist->AccountNo
ContSupp->AccountNo
Cal->AccountNo
Contact1->AccountNo
Contact1->AccountNo
Contact1->AccountNo
Estructura de CONTACT1
Nombre Campo
ACCOUNTNO
COMPANY
CONTACT
LASTNAME
DEPARTMENT
TITLE
SECR
PHONE1
PHONE2
PHONE3
FAX
EXT1
EXT2
EXT3
EXT4
ADDRESS1
ADDRESS2
ADDRESS3
CITY
STATE
ZIP
COUNTRY
DEAR
SOURCE
KEY1
KEY2
KEY3
KEY4
KEY5
STATUS
NOTES
MERGECODES
CREATEBY
CREATEON
CREATEAT
OWNER
LASTUSER
LASTDATE
LASTTIME
RECID
!
Tipo
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
M
C
C
D
C
C
C
D
C
C
Lon.
20
40
40
15
35
35
20
25
25
25
25
6
6
6
6
40
40
40
30
20
10
20
20
20
20
20
20
20
20
3
1
20
8
8
5
8
8
8
6
15
Descripción
Nº de cuenta *
Nombre del contacto
Apellido del contacto
Departamento
Cargo del contacto
Secretaria
Teléfono 1
Teléfono 2
Teléfono 3
FAX
Extensión 1
Extensión 2
Extensión de FAX
Extensión 3
Dirección 1
Dirección 2
Dirección 3
Ciudad
Provincia
Código Postal
País
Saludo
Fuente
Clave 1
Clave 2
Clave 3
Clave 4
Clave 5
Estado interno**
Notas
Códigos de fusión para contacto primario
Creación de usuario
Fecha de creación
Hora de creación
Propietario del Registro
Identificador de Registro
El campo ACCOUNTNO relaciona el registro de contacto en este archivo primario de
contactos (CONTACT1) a los registros asociados con él en CONTACT2, CONTHIST,
CONTSUPP y CAL.
*GoldMine genera un único ACCOUNTNO para cada registro de contacto cuando es creado. Como los
registros de contacto pueden crearse en otras computadoras y ser transferidos al archivo de contactos
comunes, los contadores convencionales no pueden usarse para generar números únicos. GoldMine
genera un ACCOUNTNO de 20 caracteres basado en la hora que se creó, el nombre y el número de
teléfono del contacto. He aquí un ejemplo de un ACCOUNTNO:
A4111339086([?3#.Jon
268
Los primeros seis caracteres (A41113) representan la fecha en que se creó el registro (13 de Julio del
2004). A partir del año 2000, A1 será el año 2001, B1 será el año 2011, C1 será el año 2021 y así
sucesivamente. Los caracteres en las posiciones 7 hasta 11 consisten en los segundos que han pasado
desde medianoche. Los caracteres en las posiciones 12 hasta 17 caracteres alfanuméricos generados de
forma aleatoria. Los caracteres en las posiciones 18 hasta 20 son los tres primeros caracteres del nombre
del contacto o en su defecto de la empresa.
Este algoritmo garantiza que los ACCOUNTNO sean únicos. En teoría, si el mismo registro de contacto
se introduce en dos computadoras exactamente en el mismo momento (en centésimas de segundo) es
posible que sus ACCOUNTNO sean iguales. En realidad esto es casi imposible.
** El campo status contiene información del formato que tomarán los campos de tipo teléfono, el tipo de
seguridad que han de seguir las pestañas que tengan un propietario establecido y si existe alguna alerta
para ese contacto. Este campo está formado por tres caracteres:
1º car.: Si es una U, se utilizará el formato de teléfonos de EEUU. Si es una I o está vacío, se seguirá el
formato de fuera de EEUU.
2º car.: Esta posición puede contener 0, 1, 2 o 3. El 0 indica que el nivel de seguridad de esa pestaña
será nulo. El 1 indica una ocultación parcial. El 2 indica una ocultación completa. El 3 indica
una ocultación semiparcial.
3º car.: Un valor 1 en esta posición del campo status indica que hay al menos una alerta para ese
contacto.
CONTACT2
La tabla Contact2 contiene campos adicionales asociados con el registro de contacto, principalmente los
campos definidos por el usuario. La tabla Contact2 forma parte de los archivos de contacto. Los campos
que se indican a continuación se agregan durante la instalación. Puede agregar campos que empiecen
por U a este campo.
Estructura de CONTACT2
Nombre Campo
ACCOUNTNO
CALLBACKON
CALLBACKAT
CALLBKFREQ
LASTCONTON
LASTCONTAT
LASTATMPON
LASTATMPAT
MEETDATEON
MEETTIMEAT
COMMENTS
PREVRESULT
NEXTACTION
ACTIONON
CLOSEDATE
USERDEF01
USERDEF02
USERDEF03
USERDEF04
USERDEF05
USERDEF06
USERDEF07
USERDEF08
Tipo
C
D
C
N
D
C
D
C
D
C
C
C
C
D
D
C
C
C
C
C
C
C
C
Lon.
20
8
8
3
8
8
8
8
8
8
65
65
65
8
8
10
10
10
10
10
10
10
10
Descripción
Número de cuenta
Fecha de llamada
Hora de llamada
Frecuencia de llamada
Frecuencia de Contacto
Hora del último contacto
Fecha del último intento
Hora del último intento
Fecha de la cita
Hora de la cita
Comentarios
Resultados anteriores
Siguiente acción
Fecha de la siguiente acción
Fecha esperada de cierre
Definido por el usuario 1
269
USERDEF09
USERDEF10
RECID
C
C
C
10
10
15
CONTGRPS
La tabla de grupos de contacto contiene la cabecera de grupo que define cada grupo y a los miembros de
los grupos. La tabla ContGrps forma parte de los archivos de contactos.
Estructura de CONTGRPS (cabeza de registros)
Nombre Campo
USERID
CODE
ACCOUNTNO
REF
RECID
!
Tipo
C
C
C
C
C
Lon.
15
8
20
24
15
Descripción
Grupo de usuario
Código de Grupo
Titulo de información
Grupo de Referencia
El campo ACCOUNTNO contiene información del Registro CONTGRPS:
1–8
“*M” + Nombre de Grupo
15 – 20 Número total de miembros en el Grupo
Estructura de CONTGRPS (nombre de registros)
Nombre Campo
USERID
CODE
ACOOUNTNO
REF
RECID
Tipo
C
C
C
C
C
Lon.
15
8
20
24
15
Descripción
Número de Grupo
Valor de campo de ordenación
Accountno de contacto
Nombre de referencia
CONTHIST
La tabla del historial de contacto contiene registros de actividades completadas. La tabla ContHist forma
parte de los archivos de contacto.
Estructura de CONTHIST
Nombre Campo
USERID
ACCOUNTNO
SRECTYPE
RECTYPE
ONDATE
ONTIME
ACTVCODE
RESULTCODE
STATUS
Tipo
C
C
C
C
D
C
C
C
C
Lon.
8
20
1
2
8
5
3
3
2
DURATION
UNITS
REF
NOTES
LINKRECID
C
C
C
M
C
8
8
65
1
15
Descripción
Usuario
Nº de cuenta
Primer carácter de tipo de registro
Tipo de registro *
Fecha de la acción
Hora de la acción
Código de actividad
Código de resultado
El primer carácter es una bandera. el segundo es 1 si hay
NOTES
Duración
Unidades de una venta prevista
Referencia
Notas
Enlace identificador de registro
270
LOPRECID
CREATEBY
CREATEON
CREATEAT
LASTUSER
LASTDATE
LASTTIME
RECID
!
C
C
D
C
C
D
C
C
15
8
8
6
8
8
6
15
Enlace a registro Opp. Mgr.
Creado por el Usuario
Fecha de creación
Hora de creación
El campo RECTYPE contiene el código de la actividad completada. Este campo admite
combinaciones de caracteres posicionados en cuatro posibles posiciones:
1º
A
C
C
C
C
D
M
L
M
M
M
S
T
U
2º 3º
4º
C
I
M
O
G
I
O
U
R
P
B
Definición
Cita
Devolución de llamada
Llamada entrante
Mensaje de retorno
Llamada saliente
Tarea
Mensaje (teléfono, GoldMine, Internet)
Formulario
E-mail de GoldMine
E-mail entrante de Internet
E-mail saliente de Internet
Venta realizada
Siguiente acción
Desconocido
Incorrecto
RSVP
Privado
RSVP y Privado
CONTSUPP
Archivo Suplementario de Contacto - contiene un registro para cada contacto adicional, relación y perfil.
Los diferentes tipos de registros se distinguen por el contenido del campo RECTYPE.
Estructura de CONTSUPP
Nombre Campo
ACCOUNTNO
RECTYPE
CONTACT
TITLE
CONTSUPREF
DEAR
PHONE
EXT
FAX
LINKACCT
NOTES
ADDRESS1
ADDRESS2
CITY
STATE
ZIP
COUNTRY
MERGECODES
Tipo
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
M
C
C
C
C
C
C
C
Lon.
20
1
30
35
35
20
20
6
20
20
1
40
40
30
20
10
20
20
Descripción
Nº de cuenta
Tipo de registro *
Nombre del contacto / Perfil
Cargo del contacto
Referencia
Saludo
Teléfono
Extensión
Fax
Cuenta enlazada
Notas
Dirección1 contat. Adicional
Dirección2 contac. Adicional
Provincia contac. Adicional
Ciudad
Código Postal Contac. adicional
Población
Códigos de fusión
271
!
STATUS
C
4
LINKEDDOC
LASTUSER
LASTDATE
LASTTIME
RECID
M
C
D
C
C
1
8
8
6
15
Primer carácter es una bandera, el
segundo es = 1 si hay NOTES
Enlace de Documentos
Identificador de Registro.
El campo RECTYPE contiene el tipo de registro. Este campo puede tener los siguientes
valores:
C
E
H
L
O
P
R
Registro de contacto adicional
Proceso automático
Cabecera de detalle extendido
Documento enlazado
Árbol de organización
Registro de detalle
Referencia
INFOMINE.DBF
La tabla InfoMine almacena datos del InfoCenter. El InfoCenter forma parte de los archivos de
GoldMine
Estructura de INFOMINE
Nombre Campo
ACCOUNTNO
CREATEBY
RECTYPE
SORTKEY
TSECTION
TOPIC
KEYWORDS
OPTIONS
OPTIONS1
OPTIONS2
LINKEDDOC
NOTAS
USERREAD
USERWRITE
LASTUSER
LASTDATE
LASTTIME
RECID
Tipo
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
M
M
C
C
C
D
C
C
Lon.
20
8
10
20
100
80
80
10
20
20
1
1
8
8
8
5
15
Descripción
Nº de Cuenta
Creado por Usuario
Tipo de Registro
Ordenando por clave
Sección
Tema
Palabra Clave
Opción
Opción1
Opción2
Enlace de documentos
Notas
Permiso Lectura
Permiso Escritura
Modificado por
Fecha de modificación
Hora de modificación
LOOKUP
La tabla Lookup contiene todas las entradas la búsqueda F2. La tabla Lookup forma parte de los
archivos de Goldmine
Estructura de LOOKUP
Nombre Campo
FIELDNAME
Tipo Lon.
C
11
Descripción
Nombre del campo
272
LOOKUPSUPP
ENTRY
RECID
C
C
C
10
40
15
Opciones De Lookup
Descripción
MAILBOX
La tabla Mailbox almacena todo el e-mail de GoldMine. El Mailbox forma parte de los archivos de
GoldMine
Estructura de MAILBOX
Nombre Campo
LINKRECID
FLAGS
USERID
FOLDER
FOLDER2
ACCOUNTNO
CREATEON
MAILSIZE
MAILDATE
MAILTIME
MAILREF
RFC822
RECID
Tipo
C
C
C
C
C
C
D
C
D
C
C
M
C
Lon.
15
8
8
20
20
20
8
8
8
100
1
15
Descripción
Registro identificador de enlace
Flags*
Nombre de Usuario
Carpeta**
Subcarpeta
Nº de cuenta
Fecha de creación
Tamaño de correo
Fecha de correo
Hora de Correo
Ref. De Correo
Mensaje de correo
* El campo FLAGS es de tipo carácter pero de hecho almacena un número. Cuando el número se
convierte a binario se aplican las siguientes reglas:
Bit
1
2
3
4
On
Leído
En historial
Salida
Con Adjuntos
Off
No leído
No en historial
Entrada
Sin Adjuntos
** El campo FOLDER contiene el nombre de la carpeta en la que se almacena el correo. GoldMine
utiliza las siguientes carpetas predefinidas:
X-GM-INBOX
X-GM-OUTBOX
X-GM-TEMPLATES
Entrada
Salida
Plantillas
OPMGR
La tabla OpMgr contiene los datos del Administrador de oportunidades y del Administrador de
proyectos. La tabla OpMgr forma parte de los archivos de Goldmine.
Estructura de OPMGR
Nombre Campo
OPID
RECTYPE
ACCOUNTNO
USERID
Tipo
C
C
C
C
Lon.
15
3
20
8
Descripción
Identificador de Oportunidades
Tipo de Registro*
Nº de cuenta
Nombre de Usuario
273
FLAGS
COMPANY
CONTACT
NAME
STATUS
CYCLE
STAGE
SOURCE
F1
F2
F3
STARTDATE
CLOSEDDATE
CLOSEBY
FORAMT
FORPROB
CLOSEAMT
NOTES
VISIBLETO
RECID
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
D
D
D
N
N
N
M
C
C
10
40
40
50
50
50
30
30
20
20
10
8
8
8
10
4
10
1
8
15
Flags
Empresa
Contacto
Nombre
Estado
Ciclo
Fase
Fuente
Fecha de Inicio
Fecha de cierre
Probabilidad
Importe Cerrado
Notas
Visible para
* El campo RECTYPE puede contener los siguientes valores donde x representa O para Oportunidades o
P para Proyecto:
O
P
xC
xP
Registro cabecera de Oportunidad
Registro cabecera de Proyecto
Contacto
Competidor
xT
xI
xF
xK
Miembro de equipo
Problema
Campo
Tarea
PERPHONE
La tabla de teléfonos personales sirve como un Rolodex® personal, y contiene nombres y números de
teléfono. La tabla PerPhone forma parte de los archivos de GoldMine.
Estructura de PERPHONE
Nombre Campo
RECTYPE
USERID
STATUS
CONTACT
PHONE1
RECID
Tipo
C
C
C
C
C
C
Lon.
1
8
2
30
16
15
Descripción
Tipo de Registro
Nombre de Usuario
Estado
Nombre de Contacto
Número de Teléfono
RESITEMS.DBF
La tabla ResItems contiene los recursos que ha creado, como equipo, instalaciones y otros recursos
planificados desde el archivo maestro de recursos. La tabla ResItems forma parte de los archivos de
Goldmine.
Estructura de RESITEMS
Nombre Campo
Tipo
Lon.
Descripción
274
NAME
CODE
RESDESC
CUSTODIAN
NOTES
RECID
C
C
C
C
M
C
8
10
40
8
1
15
Nombre
Código
Descripción
Custodio
Notas
SPFILES
La tabla SPFiles es el directorio de las bases de datos del conjunto de contactos de GoldMine. La tabla
SPFiles forma parte de los archivos de Goldmine.
Estructura de SPFILES
Nombre Campo
DIRNAME
DIRPATH
USERID
DIRCODE
DBPASSWORD
DRIVER
RECID
Tipo
C
C
C
C
C
C
C
Lon.
35
100
8
10
36
25
15
Descripción
Descripción del archivo de contactos
Ruta de acceso del archivo de contactos
Usuario del archivo de contactos
Conjunto de Códigos de contacto
Clave de Bases de Datos
Driver Base de datos
Identificador de registro.
Otras TABLAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Fields5 almacena la ubicación y orden de tabulación de cada campo de la pantalla principal de
Goldmine y de la pestaña Campos.
Filters almacena todos los filtros creados en el sistema.
Forms guarda las propiedades de las plantillas de documento guardadas en el sistema.
FormsFld almacena la información relativa a los campos incorporados en las plantillas de
documentos.
FormsQue guarda la información de la cola de combinación de documentos a ser enviados.
GMTLog, junto con la tabla ContTlog, controlan el proceso de sincronización. Estos archivos
contienen los cambios realizados en los archivos de GoldMine, incluidos Cal, Contudef y
Mailbox.
GSLogs es la tabla de registro de Goldsync.
GSServer contiene la configuración de servidores de Goldsync.
GSSites contiene la configuración de sitios de Goldsync.
ImpExp guarda la información los perfiles de Importación / Exportación.
LeadDbfs almacena las definiciones de análisis configuradas desde la opción de menú Ir a |
Análisis.
Report32 almacena la definición y configuración de reportes que aparecen en el Centro de
Informes.
Scripts almacena la definición de guiones de telemarketing.
SysLog Es una tabla utilizada por todas las bases de datos y procesos. Registra los errores que
se producen cuando se utilizan las tablas de la base de datos. Esta tabla puede vaciarse si un
usuario se está quedando sin espacio en disco y la información antigua ya no es necesaria para
la solución de problemas. El sistema crea un nuevo registro.
Tracks almacena la definición de los procesos automáticos.
UserLog contiene la información usada para el cronómetro de cada usuario.
275
8 Herramientas de
Marketing
8.1 Centro de Gestión de Referencias
El Centro de Administración de Referencias le ayuda a gestionar sus referencias a lo largo de las
diferentes fases del ciclo de venta. El Centro de Administración de Referencias proporciona un juego de
herramientas que le ayudan a identificar y hacer seguimiento de quién trajo la referencia, quién y como
se ha contactado, analizar las referencias y mucho más.
Utilice el Centro de Referencias junto con el Centro de Gestión de la Campañas y el Centro de Gestión
de Importación de la Web (WebImport), para diseñar, probar y aplicar estrategias para tratar al cliente y
mejorar la eficiencia y medir la eficacia de las campañas de marketing.
Para acceder al Centro de Referencias acceder a la opción de menú “Ir a” y
escoger la opción “Administración de Referencias”. Aparecerá la siguiente
pantalla:
Desde esta pantalla podrá optar por llevar a cabo alguna de las siguientes acciones:
Importar referencias a GoldMine
Las potentes herramientas de importación de GoldMine le permiten incorporar contactos desde diversos
formatos de archivo, incluyendo dBASE, Texto y XML. Para comenzar el proceso de importación, haga
clic en “Importar contactos”.
Asignar Código de Fuente
Los códigos de Fuente le ayudan a segmentar su base de datos en función del origen del contacto. Para
asignar un código de origen a sus referencias, haga clic en “Asignar código de origen”.
Analizar Referencias
276
Las herramientas de Análisis de Referencias le ayudan a medir el rendimiento de su inversión en
marketing mediante el análisis de información relativa al coste por referencia y ratios de ventas con
éxito. Para analizar sus contactos, haga clic en “Analizar Referencias”.
Asignar un código de combinación
Los valores del código de fusión le permiten coordinar mejor sus esfuerzos de combinación de correo y
correo electrónico. Para asignar un código de combinación a sus contactos, haga clic en “Asignar
código de combinación”.
Asignar Propietario/Responsable
La propiedad de registro le ayuda a controlar sus contactos definiendo quien puede modificar la
información y qué datos pueden ver los demás. Para asignar un propietario/responsable, haga clic en
“Asignar un propietario/responsable”.
Asignar un Proceso Automático
Los procesos Automatizados le ayudan a automatizar tareas de negocio comunes, tales como el envío de
correo electrónico, actualización de información de contactos o programación de actividades. Para
asignar un Proceso Automatizado a sus contactos, haga clic en “Asignar un Proceso Automatizado”.
Programar una Actividad
Las capacidades del calendario de GoldMine le ayudan a mantener el contacto con sus referencias,
establecer recordatorios y mucho más. Para programar una actividad, seleccione el tipo de actividad y
haga clic en el icono “Programar”.
Organizar Filtros o Grupos
Los Filtros y Grupos le ayudan a acceder rápidamente a sus referencias y a segmentar su base de datos
en función de sus criterios. Para organizar y trabajar con sus filtros o grupos, haga clic en “Organizar
Filtros” u “Organizar Grupos”.
8.2 Centro de Gestión de Campañas
El Centro de Gestión de Campañas le proporciona un lugar centralizado desde donde seguir las
actividades y contactos asociados a una campaña de marketing o a una promoción, desde el contacto
inicial hasta el cierre de la primera venta o futuras compras.
Tanto si precisa enviar un correo electrónico, como realizar una combinación de correspondencia o
capturar datos de contactos desde web, el gestor de campañas le ayudará a que sus campañas de
marketing sean un éxito.
El gestor de Campañas de GoldMine permite a los equipos de marketing definir y controlar fácilmente el
estado de las tareas asociadas a las campañas y los contactos a sondear.
También puede usarse para configurar WebImport para capturar los datos de los contactos que visiten
su página web como resultado de una llamada o promoción.
Para acceder al Centro de Gestión de Campañas acceder a la opción de menú “Ir
a” y escoger la opción “Campañas”.
277
El Gestor de campañas contiene tres paneles, un menú y una barra de herramientas. El panel de
navegación (vista de árbol) muestra cada campaña. Al expandir una campaña se pueden ver las carpetas
“Abrir”, “Completado” y “Contactos”. Seleccione una carpeta para mostrar los detalles y nombres de
contacto (en los paneles de la derecha).
El Gestor de Campañas permite hacer seguimiento de las actividades abiertas y completadas y saber qué
clientes han sido contactados. Cuando completa una actividad programada generada a partir de una
campaña, GoldMine registra la actividad como finalizada en la carpeta “Completado” y también el la
pestaña “Historial” del contacto correspondiente.
El asistente para crear campañas provee una lista de actividades para llevar a cabo las mismas. Puede
utilizar el asistente para importar datos, programar llamadas, realizar combinación de correspondencia y
ejecutar procesos automáticos.
Menú local y barra de herramientas del gestor de Campañas
Para acceder al menú local hacer clic con el botón secundario del ratón sobre el
Centro de Gestión de Campañas. Tanto desde el menú local como desde la barra
de herramientas se podrán acceder a algunas de las siguientes funciones:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nueva Campaña: Lanza el asistente de creación de campañas.
Eliminar Campaña: Elimina campaña seleccionada.
Renombrar Campaña: Cambia el nombre de campaña seleccionada.
Clonar Campaña: Copia la campaña seleccionada creando una nueva
campaña con las mismas propiedades.
Nueva Tarea: Añade nuevas tareas a la campaña seleccionada.
Propiedades de Tarea: Permite modificar las propiedades de la campaña
seleccionada.
Eliminar tarea: Elimina la tarea seleccionada.
Completar tarea: Después de realizar una tarea, debe marcarla como
completada.
Asignar Contactos: Abre el Centro de búsqueda de contactos.
Quitar Contacto: Elimina el contacto de la campaña.
Expandir / Contraer: Abre o cierra las carpetas del panel de navegación.
Expandir todo: Abre todas las carpetas en el panel de navegación.
Actualizar: Actualiza la lista de campañas en el panel de navegación.
278
El botón
(Configurar WebImport) da acceso al Asistente para la creación de Perfiles WebImport.
Para más detalles, consultar el apartado dedicado a este tema.
Crear una nueva Campaña
Para crear una nueva campaña, acceder al Centro de Gestión de Campañas desde
a la opción de menú “Ir a | Campañas” y seleccionar la opción del menú local
“Nueva Campaña”. Aparecerá el asistente para la creación de campañas.
Asigne un nombre a la campaña y haga clic en “Siguiente”
Seleccione el filtro o grupo que contenga los contactos
objetivos de la campaña (o “TODOS los registros de
Contacto si no quiere aplicar un filtro o grupo). Haga clic en
“Siguiente”.
que
deberá
modificación,
hacer clic en
para cancelar dicha creación.
Cree las tareas a asignar a esta campaña.
Podrá seleccionar entre las siguientes
tareas:
Importar Información, combinar correo,
combinar correo electrónico, programar
una llamada o asociar
procesos
automáticos a los contactos asociados a
la campaña que se está creando.
Desde esta pantalla también podrá
modificar y/o eliminar tareas.
Al hacer clic en “Siguiente” aparece una
pantalla de resumen de sus selecciones,
revisar. En caso de querer realizar alguna
hacer clic en el botón “Atrás”, de lo contrario,
“Finalizar” para crear la campaña o “Cancelar”
Clonar una Campaña
Es útil clonar una campaña si quiere crear una nueva campaña con atributos similares a una ya existente.
279
Para clonar una campaña, acceder al Centro de Gestión de Campañas desde a la
opción de menú “Ir a | Campañas”, elegir la campaña que se quiere clonar y
seleccionar la opción del menú local “Clonar Campaña”. Aparecerá la nueva
campaña a la que podrá cambiar el nombre seleccionando la opción de menú local
“Cambiar Nombre”
Crear una nueva tarea de Campaña
Para agregar una nueva tarea a una campaña existente:
Acceder al Centro de Gestión de Campañas desde la opción de menú “Ir a |
Campañas”. Seleccionar la campaña para la que se quiere agregar una tarea,
desplegar la carpeta “Abrir” y seleccionar la tarea a crear (Importar Información,
combinar correo, combinar correo electrónico, programar una llamada o asociar
procesos automáticos) desde la opción “Nueva Tarea” del menú local.
Eliminar una Campaña
Para eliminar una campaña, acceder al Centro de Gestión de Campañas desde a
la opción de menú “Ir a | Campañas”, elegir la campaña que se quiere eliminar y
seleccionar la opción del menú local “Eliminar Campaña”. Aparecerá un mensaje
solicitando la confirmación de la acción. Al confirmar haciendo clic sobre el botón
“Si”, se eliminará la campaña.
Si hay algún proceso automático adjunto a la campaña que se está eliminando,
Goldmine elimina también el proceso automático de los contactos asociados a la
campaña.
Eliminar una tarea de Campaña
Para eliminar una tarea de una campaña:
Acceder al Centro de Gestión de Campañas desde la opción de menú “Ir a |
Campañas”. Seleccionar la campaña que tiene asociada la tarea a eliminar,
desplegar la carpeta “Abrir” o “Completado” según se desee, seleccionar la tarea
a eliminar y elegir la opción “Eliminar Tarea” del menú local.
280
9 Centro de Servicio
9.1 Acerca del Centro de Servicio
La funcionalidad del centro de servicio de Goldmine ofrece a los responsables de servicio al cliente la
posibilidad de capturar las solicitudes de servicio, y luego filtrar y acceder a los detalles de cada caso. El
centro de atención al cliente permite a toda su división de servicios llevar a cabo, organizar y filtrar
todas las solicitudes de servicio y optimizar el flujo de trabajo durante todo el día.
El gestor de casos de GoldMine permite a sus profesionales de servicios asignar, escalar y resolver las
solicitudes de servicio del cliente de forma rápida y eficaz, asignando cada caso al agente de servicio
que mejor pueda resolver el problema, y manteniendo informado al cliente sobre el estado de su
solicitud de servicio, todo dentro del entorno personalizado de GoldMine.
9.2 Uso del Centro de Servicio
La ventana del Centro de servicio está dividida en dos secciones: una vista de lista y una vista de
detalle.
Vista de Lista del Centro de Servicio
La vista de lista contiene los siguientes elementos:
• Un campo de búsqueda (Search List) para encontrar un caso existente. De la lista
desplegable podrá seleccionar hacer una búsqueda por alguno de los siguientes
campos: Número, Asunto, Descripción, Contacto o Empresa.
• Una barra de tareas con botones que le permitirá gestionar los elementos de la vista de Lista.
• Una lista de casos mostrando todos los casos existentes en la base de datos (o filtrados según se elija)
• Un panel inferior con información sobre las actividades y notas.
281
• Un resumen del caso seleccionado.
Barra de Herramientas de la vista de Lista
La barra de herramientas en el centro de servicio de la vista de lista proporciona elementos que le
permiten ver y gestionar los detalles de los casos. Abrir nuevos casos y crear plantillas de casos, elegir
las opciones de visualización y agrupación, reasignar, escalar, y resolver los casos.
• Nuevo Caso / Plantilla: Para abrir un nuevo caso, seleccione Nuevo Caso o Nueva
Plantilla del menú desplegable.
• Show (Mostrar): El menú “Show” (Mostrar) le permite
filtrar la información que se muestra en la
lista de casos.
• Group (Grupo): El menú “Group” (Grupo) le permite
agrupar los casos en la vista de lista.
Los títulos cambiará de acuerdo con su elección
•
Reassign (Reasignar): El cuadro de diálogo de la opción
“Reasignar” le permite asignar el caso seleccionado a otro usuario o representante de servicio.
• Escalate (Escalar): Abre el cuadro de diálogo que le permite escalar el caso que se especifica a una
mayor prioridad.
• Resolve (Resolver): Este cuadro de diálogo le permite marcar un caso como “Resuelto” e introducir
notas de resolución y mensajes de correo electrónico de notificación.
Vista de Detalle del Centro de Servicio
Haciendo doble clic en un caso de la vista lista de casos se abrirá la vista de detalle del caso
seleccionado:
282
Para volver a la vista de lista, bastará con hacer clic en el vínculo “Service” de la esquina superior
izquierda del Centro de Servicio o sobre el icono
situado en la parte superior derecha de la ventana.
La vista de detalles contiene los siguientes elementos:
• Una barra de herramientas, que le permite crear plantillas y casos nuevos, editar el estado de los
casos especificados, y analizar en detalle cada caso.
• Una ventana de detalle de casos, que incluye campos y menús desplegables que permiten ver y
gestionar los detalles de cada caso.
• Un área de trabajo personalizable para la gestión de casos, desde dónde podemos programar y
gestionar las actividades, notas, tareas, documentos y recursos (equipo) para el caso especificado.
Barra de herramientas de la vista de Detalle
La barra de herramientas en el centro de servicio de la vista de detalle proporciona elementos que le
permiten ver y gestionar los detalles de cada caso en forma individual. Los sieugientes botones
componen la barra de herramientas de la vista de detalle:
• Reassign (Reasignar): El cuadro de diálogo de la opción “Reasignar” le permite asignar el caso
seleccionado a otro usuario o representante de servicio.
• Escalate (Escalar): Abre el cuadro de diálogo que le permite escalar el caso que se especifica a una
mayor prioridad.
• Resolve (Resolver): Este cuadro de diálogo le permite marcar un caso como “Resuelto” e introducir
notas de resolución y mensajes de correo electrónico de notificación.
• Abandon (Abandonar): Haga clic en este botón para marcar un caso específico como abandonado y
toma notas de la resolución.
• Templates (Plantillas): Seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable:
Guardar como plantilla: Abre el cuadro de diálogo para crear una nueva plantillas tomando
como valores predefinidos los datos del caso actual.
Gestión de Plantillas. Abre el cuadro de diálogo de gestión de plantillas sin tomar valores
predefinidos del caso actual.
• Analyze (Analizar). Haga clic en este botón para abrir el cuadro de diálogo de Análisis de Casos
desde donde se puede filtrar los datos de gestión de expedientes por usuario. También puede exportar
esta información a una hoja de cálculo de Microsoft Excel o Microsoft Word.
• Customize (Personalizar). Haga clic en este botón para personalizar las propiedades del Gestor de
Casos.
9.3 Crear un nuevo Caso
1.
Para crear un nuevo caso, acceder al Centro de Servicio desde a la opción
de menú “Ir a | Centro de Servicios” y seleccionar el botón “Nuevo
Caso” de la barra de herramientas.
Se abre la ventana de búsqueda de contactos:
283
2.
Haga doble clic sobre un contacto o grupo de contactos y haga clic en Seleccionar.
Si usted tiene muchos registros en la lista, utilice la capacidad de búsqueda en la parte superior
de la ventana.
Para crear un caso asociado a un nuevo contacto (no existente aún en la
base de datos), haga clic en el botón “Nuevo Contacto”. Se abrirá el cuadro
de diálogo de creación de nuevo contacto.
3.
4.
Se abre la ventana del Centro de Servicios y aparece el nuevo caso con un número de caso
generado automáticamente por el sistema. Según el caso, algunos otros campos también
pueden ser generados automáticamente.
Complete cada campo haciendo clic al lado del campo y, o bien introducir el texto en el campo
manualmente o bien seleccionando un valor de la lista desplegable asociada a dicho campo.
Para que aparezcan valores en las listas desplegables (F2) asociadas a los
campos, usted como usuario o su administrador debe definir previamente
dichos valores. Si no ha creado ningún valor, las listas desplegables estarán
vacías.
5.
Desde las pestañas de la parte inferior de la pantalla podrá completar la información de
actividades y tareas pendientes, notas, equipo, documentos adjuntos, resolución e historial
relacionada con el caso que se está creando o modificando. A continuación se describen cada
una de las pestañas inferiores:
Pestaña “Pendiente”
Esta pestaña es análoga a la pestaña “Pendiente”
de la pestaña de contactos, con la diferencia que
aquí solo se visualizan las actividades pendientes
relacionadas con el caso. Para relacionar una
actividad a un caso, basta con seleccionar el
código de caso desde el desplegable del campo
“Or Caso” de la pantalla de programación de
actividades. Las actividades programadas desde
284
el Centro de Servicio ya aparecen relacionadas por defecto con el caso que se está trabajando.
Utilizar los botones “Programar”, “Edición”, “Completar” y “Eliminar” para crear,
modificar, registrar la finalización y borrar actividades respectivamente.
Pestaña “Notas”
En esta pestaña agregar las notas relacionadas con el caso que considere necesarias. Para
agregar una nota bastará con hacer en el botón “Agregar Notas”.
Haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre una nota, se
despliega un menú local que permite seleccionar el texto de la nota
para posteriormente copiarlo, modificar la nota o eliminarla.
Pestaña “Equipo”
En esta pestaña agregar a todos los usuarios que estén involucrados en la resolución del caso.
Utilizar los botones “Añadir”, “Edición” y “Eliminar” para crear, modificar, y borrar
miembros del equipo respectivamente. Al crear o modificar un miembro del equipo, se
permitirá especificar el rol del usuario en el caso que se está gestionando.
Pestaña “Tareas”
Utilizar los botones “Programar”, “Edición”,
“Completar” y “Eliminar” para crear, modificar,
registrar la finalización y borrar tareas
respectivamente.
Utilice el campo “% Completo” para reflejar el avance de la tarea. Al
completar una tarea, el sistema automáticamente asigna el valor 100
en este campo.
285
Pestaña “Adjuntos”
En esta pestaña agregar los enlaces a los documentos relacionados con el caso.
Utilizar los botones “Añadir” y “Eliminar” para crear y borrar los enlaces a documentos
respectivamente. El botón “Ver” abre el documento adjunto al que hace referencia el enlace.
Goldmine SOLO guarda la RUTA del documento adjunto, NO el
documento en sí, por lo que si se modifica la ruta o el nombre de
archivo, al querer abrir el documento aparecerá el siguiente mensaje de
error:
Para solucionarlo, actualizar en Goldmine la ruta/nombre archivo.
Pestaña “Resolución”
Utilice esta pestaña para añadir información a la resolución del caso, según sea necesario.
Utilizar los botones “Agregar Nota” y “Buscar en la Base de Conocimiento” para crear una
nota manualmente y para buscar un tema en la base de conocimiento y crear un enlace al
mismo respectivamente.
Para eliminar una nota creada a partir del botón “Agregar Nota”,
hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la nota a eliminar
y seleccionar la opción “Eliminar Nota” del menú local, mientras
que para eliminar un enlace a un artículo de la base de conocimiento,
debe utilizar el botón “Quitar Entrada”.
286
Pestaña “Historial”
A medida que se van realizando y completando las actividades de las pestañas “Pendiente” y
“Tareas”, se van moviendo dichas actividades completadas a la pestaña “Historial”, por lo que
esta pestaña muestra todas las actividades y tareas completadas relacionadas con el caso actual.
Haciendo doble clic sobre las tareas o actividades completadas, se puede ver información
adicional de las mismas.
9.4 Crear una nueva Plantilla de Casos
La información de las plantillas se basan en las categorías de servicios y el establecimiento de
prioridades de casos típicos. Por ejemplo, una plantilla puede ser utilizada cuando el servicio del centro
de llamadas registra una solicitud de un cliente para reparar un teléfono que se encuentra bajo garantía.
Para crear una nueva plantilla, acceder al Centro de Servicio desde a la opción de
menú “Ir a | Centro de Servicios”, desplegar la lista
desplegable asociada al botón “Nuevo Caso” y seleccionar
la opción “Nueva Plantilla”.
Aparece la siguiente pantalla:
Asignar
un
“Nombre
de
Plantilla” y rellenar los campos
con los valores apropiados, ya sea
manualmente o seleccionando los
valores de las listas desplegables
(F2).
Hacer clic en el botón “Guardar”
para salvar los cambios o en el
botón “Cancelar” para anularlos.
Clonar o modificar una Plantilla Existente
Para clonar o modificar una nueva plantilla, acceder al
Centro de Servicio desde a la opción de menú “Ir a | Centro
de Servicios”, desplegar la lista asociada al botón
287
“Template” (Plantilla) y seleccionar la opción “Gestión de Plantillas”.
Aparece la pantalla de “Gestión de Plantillas”:
Seleccione la plantilla que quiere copiar o modificar
y haga clic en el botón “Clonar” o “Edición”
dependiendo de lo que desee hacer.
Haga los cambios que considere apropiados y haga
clic en “Guardar” para salvar los cambios.
Reasignar un Caso
Para reasignar un caso a otro usuario hacer clic en el
“Reassign”(Reasignar) de la barra de herramientas del Centro de Servicio
botón
Se abre la pantalla “Reasignar Caso” mostrando el código de incidencia:
Seleccionar el usuario al que quiera reasignar el caso de
la lista desplegable asociada al campo “Reasignar a:”.
Si se marca la opción “E-mail a:”, se enviará al usuario
al que se le está reasignando el caso una notificación
junto con el mensaje que se escriba en el recuadro
“Mensaje” a su centro de correos de Goldmine.
Hacer clic en el botón “Reasignar” para efectivizar la
reasignación o “Cancelar” para anularla.
Escalar un Caso
Para escalar un caso a otro usuario hacer clic en el botón “Escalate”(Escalar) de
la barra de herramientas del Centro de Servicio
Se abre la pantalla “Escalar Caso” mostrando el código de incidencia:
288
Seleccionar el usuario al que quiera escalar el caso de
la lista desplegable asociada al campo “Escalar A:”.
Si se marca la opción “E-mail a:”, se enviará al
usuario al que se le está escalando el caso una
notificación junto con el mensaje que se escriba en el
recuadro “Mensaje” a su centro de correos de
Goldmine.
Hacer clic en el botón “Escalar” para efectivizar la
asignación o “Cancelar” para anularla.
Resolver un Caso
Para resolver un caso hacer clic en el botón “Resolve”(Resolver) de la barra de
herramientas del Centro de Servicio
Se abre la pantalla “Resolver Caso”:
En el campo “Notas” ingrese la información que desee
sobre la resolución del caso.
Si se marca la opción “Notificación de correo
electrónico”, se enviará al cliente un correo
electrónico informando de la resolución del caso junto
con el mensaje que se escriba en el recuadro
“Mensaje”. Adicionalmente se podrá incluir en el
correo electrónico copia de los documentos adjuntos
asociados al caso, para ello marque los adjuntos
deseados en el recuadro “Añadir adjunto”.
Hacer clic en el botón “Resolver” para cerrar el caso o
“Cancelar” para anular la resolución.
289
9.5 Crear informe de rendimiento de un Caso
Utilice este procedimiento para analizar los datos de rendimiento en la resolución de casos por usuario.
Para realizar un análisis de rendimiento hacer clic en el botón “Analyze”(Analizar)
de la barra de herramientas del Centro de Servicio
Se abre la pantalla “Análisis de Gestión de Expedientes”:
Utilizar los campos “Para los Usuario(s):” y “Ver Desde” y “a” para seleccionar los usuarios y rango
de fechas a incluir en el análisis, luego hacer clic en el botón “Actualizar” para obtener los resultados
del análisis de rendimiento.
Puede ordenar el resultado haciendo clic en cualquiera de las seis columnas que se muestran:
• User (Usuario)
• # Assigned: Número de casos activos asignados a este usuario.
• # Escalated: Número de casos activos escalados a este usuario.
• # Abandoned: Número de casos abandonados por este usuario.
• # Resolved: Número de casos resueltos por este usuario.
• % On Time: Porcentaje de casos resueltos antes de la fecha límite por el presente usuario.
Utilizar los botones “Exportar a” e “Imprimir…” para exportar la información a un documento
Microsoft Word o Microsoft Excel o sacar la información en una copia impresa de su informe a una
impresora local o de red respectivamente
Utilizar el botón “Cerrar” para cerrar la ventana de “Análisis de gestión de Expedientes”.
9.6 Personalización de las Preferencias del Centro de Servicio
Personalizar la apariencia de datos
Utilice el siguiente procedimiento para personalizar la información que aparece en el Centro de
Servicios:
290
1.
En la barra de herramientas de la ventana Centro de Servicio, haga clic en el botón Customize
(Personalizar). Se abre la ventana de diálogo de Preferencias del Centro de Servicio.
2.
En la pestaña Opciones, configure las opciones según sea necesario:
3.
Haga clic en el botón elipse junto al campo Máscara del Número de Expediente para
establecer protocolos para la generación del número de expediente en el Centro de Servicio.
Estos son los campos:
•
Vista previa: Muestra una vista
previa de la numeración basada en
el formato definido en el apartado
Ajustes
•
Apartado Ajustes: En esta zona
puede definir:
Prefijo: Especifica una cadena de
texto que siempre precede a su
número de identificación único.
Como alternativa, utilizar un
sistema automatizado como prefijo
de marca de fecha, para ellos
seleccione Usar Timestamp y
especifique el formato a utilizar, por
ejemplo: DDMMAAAA.
Separador (1): Signo de puntuación
a ser utilizado para marcar una separación entre el prefijo y el número de identificador
único.
Semillas de Identidad: Un valor numérico que indica el punto de partida para su
número identificador único.
Formato de identidad. Indica el número total de dígitos a utilizar en su número de
identificación único. Este número debe tener al menos 4 dígitos y no más de 10 dígitos.
Sufijo. Especifica una cadena de texto que siempre sigue a su número de identificación
único. Como alternativa, utilizar un sistema automatizado como sufijo de marca de fecha,
para ellos seleccione Usar Timestamp.
Separador (2). Signo de puntuación a ser utilizado para marcar una separación entre el
sufijo y el número de identificador único.
Cuando haya terminado, seleccione Aceptar para guardar los cambios, o seleccione
Cancelar para salir de la caja de diálogo sin guardar los cambios.
4.
Intervalo de Seguimiento. Sirve para determinar el valor de del intervalo por defecto, en días,
entre de la fecha de creación del expediente o caso y la fecha límite de resolución a establecer
291
automáticamente. Por ejemplo, para establecer un intervalo predeterminado de 7 días,
seleccione 7 desde el menú desplegable.
5.
Asignación por defecto. Le permite elegir al usuario que se asignará por defecto al caso
cuando cree un expediente.
6.
Plantilla por defecto. Le permite elegir la plantilla que se utilizará por defecto al crear un
expediente.
7.
Lista de Prioridades. Permite seleccionar el tipo de casos que automáticamente se añadirán a
tu lista de prioridades.
8.
Mostrar como una alerta. Permite seleccionar el tipo de casos para los que se deba crear
alertas automáticamente.
Personalizar las columnas y pestañas a mostrar
Desde la pestaña Selección de Columna, puede elegir las columnas que desea mostrar en la
ventana del Centro de Servicio.
Desde la pestaña Selección de
Pestañas, puede elegir las pestañas
que desea mostrar en la ventana del
Centro de Servicio y el orden en el
que se quieren mostrar.
292
Adicionalmente, se pueden personalizar las etiquetas de las pestañas a nivel global y a nivel usuario,
como así también, cambiar las etiquetas de los campos utilizados en la ventana de diálogo de las
propiedades de los casos.
293
10 Listados: Generación y
Configuración de Informes
Usando el generador de informes de GoldMine podrá crear informes basándose en los datos de su Base
de Datos de Contactos. Las características de estos informes consisten en dos componentes;
• Generador de Informes.
• Diseño de Forma.
Puede usar el Generador de Informes para toda clase de datos de su Base de datos de contacto y presentar la
información en un formato agradable a la vista, bien impreso o visualizado en su pantalla.
GoldMine incluye unos 200 informes predefinidos para organizar sus datos de diversas formas. Pero si lo
que usted necesita es un informe especial, puede usar GoldMine para que le ayude a diseñarlo.
GoldMine puede diseñar formularios de informe comprensivos y funcionales para que el usuario pueda crear
a su medida informes y documentos. Usando GoldMine, puede crear informes a medida o bien modificar
uno de los que GoldMine tiene por defecto, o a partir de esto copiarlo y realizar uno nuevo. La Interfaz de
GoldMine realiza el diseño de informes directamente, en un proceso llamado “What you see is what you
get” (proceso wysiwyg).
La manera de diseñar el croquis y seleccionar los datos le permite representar lo siguiente:
• Organizar los datos del informe en múltiples secciones.
• Soporta una gran variedad de tipos de campos y fuentes de datos.
• Puede configurar las opciones.
• Creación de informes agradables a la vista.
• Guardar una plantilla para usarla en un futuro, o archivar la plantilla actual en un informe
formateado.
10.1 Capacidades de Diseño Avanzadas
GoldMine le ofrece la manera de diseñar informes con una variedad de formatos, opciones en los
campos, fuentes, justificaciones y color. Automáticamente GoldMine envuelve palabras en el final de la
línea y en el principio de la siguiente, puede seleccionar cualquiera de las fuentes instaladas en su
sistema, el texto puede estar en el centro, horizontal o vertical justificado, delante y detrás puede asignar
colores en el texto.
La manera de diseñar le ofrece un gran número de secciones avanzadas y rasgos de página para
formatear. Por ejemplo, puede usar expresiones o especificar criterios para una parte determinada del
informe. Se pueden eliminar los espacios contenidos en la parte delantera y trasera de un campo.
Detallar en una sección un filtro. Puede listar múltiples registros en cada informe.
10.2 El Centro de informes
Para acceder al Centro de informes de GoldMine seleccione el menú Ir a | Informes | Centro de
Informes..., o bien pulse el botón
siguiente pantalla:
de la barra de herramientas. Aparecerá entonces la
294
La ventana del Centro de Informes se divide en tres cuadros inferiores (uno a la izquierda y dos a la
derecha) y una barra de herramientas donde se ubican accesos directos a la mayoría de acciones posibles
mediante el Centro de Informes.
En el cuadro de la derecha puede localizar los Informes GoldMine (informes creados mediante el editor
de informes del propio GoldMine), Informes Crystal (informes creados a partir del diseñador de
informes Crystal Reports y que han sido enlazados a Goldmine) e Informes del Sistema (solo si tiene
seleccionado el usuario “public”), que son los informes de GoldMine para imprimir que están
disponibles en los diversos menús contextuales. Al desplegar cualquiera de estas opciones aparecen en
forma de árbol todas las categorías de informes existentes y posibles.
La carpeta de Informes Crystal aparecerá solo cuando tenga en su máquina local
todos los elementos necesarios para lanzar informes de Crystal. Si no aparece,
compruebe que tiene las librerías necesarias en el directorio System si es un Win
98/Me o System32 si es un Win 2000/NT/XP, o bien en el directorio raíz de GoldMine.
Si no le aparece la opción y tiene Crystal Reports instalado en su máquina, compruebe
que éste funciona correctamente y que tenga todos los componentes necesarios
instalados puesto que con el núcleo de Crystal Reports no será suficiente.
Es importante que conozca las categorías de los informes de GoldMine puesto que crear un nuevo
informe dentro de una categoría u otra significa limitar el acceso a ciertas tablas en ese informe. Es
decir, los informes de cada categoría solo pueden acceder a las siguientes tablas de GoldMine:
•
•
•
•
•
Informes de contactos: Contact1, Contact2, ContHist, ContSupp, Cal, OpMgr y OpMgrFld
(muestra los informes de listas de contactos)
Impresiones de calendario: Cal, Contact1, Contact2, ContHist, OpMgr y OpMgrFld (muestra
los informes de listas de actividades)
Informes de análisis: Contact1, Contact2, ContHist, Cal, OpMgr y OpMgrFld (muestra los
informes analíticos)
Etiquetas y Sobres: Contact1, Contact2, ContHist, ContSupp, Cal, OpMgr, OpMgrFld
(muestra plantillas especiales que imprimen datos en tamaños de papel especiales)
Otros Informes: Users, Lookup, Filters, Reports, PerPhone, Forms, ScriptsW, OpMgr,
OpMgrFld y MailBox (muestra seis plantillas de informes especiales)
Los informes de GoldMine están optimizados para captar datos desde bases de datos
dBASE. Si usted está usando bases de datos en SQL debería considerar el uso de
Answer Wizard Reports. Esta utilidad se instala junto con su GoldMine Premium
Edition. Trae además una gran cantidad de informes predefinidos que seguro le van a
interesar o bien a partir de los cuales va a poder crear nuevos informes más ajustados
a sus necesidades.
295
En el cuadro superior de la izquierda puede ver tres vistas diferentes:
Si tiene seleccionado Informes GoldMine, Informes Crystal o bien Informes del Sistema en caso de que
como usuario tenga Público, aparecerá la vista que puede ver en la imagen anterior.
Si tiene seleccionado alguna de las categorías de informes (ya sean de GoldMine o de Crystal), podrá
ver qué informes hay configurados en esa categoría: la descripción del informe, su ubicación y nombre
de archivo y la impresora por defecto. Puede ver esta vista en la imagen de más abajo.
En el cuadro inferior a la derecha, si tiene seleccionado un informe, tiene la posibilidad de visualizar una
imagen de ejemplo de cómo quedará dicho informe una vez impreso. Todos los informes que vienen
predefinidos con GoldMine traen imágenes incorporadas. Usted también puede colocar imágenes de los
informes definidos por usted colocando una imagen del informe en el directorio Reports de su
instalación de GoldMine y con el mismo nombre que el informe (que tiene la extensión .fp), pero con
extensión jpg.
En la barra de herramientas del Centro de informes se encontrará con los siguientes iconos:
Crear un nuevo informe.
Clonar un nuevo informe. En la ventana que aparecerá podrá seleccionar un destino y una
descripción y un propietario para el nuevo informe que será idéntico al seleccionado. A parte podrá
escoger otras opciones de ordenación, etc.
Eliminar informe. En la ventana que le aparecerá al pulsar este botón podrá escoger si desea
eliminar no solo la entrada del informe en la ventana del Centro de informes sino también eliminar
el propio archivo del informe.
Propiedades del informe. Si tiene seleccionado un informe en concreto, aparecerá una ventana con
sus propiedades. Serán las propiedades que se le asignaron en la ventana de creación de un nuevo
informe o mediante está misma ventana en usos posteriores.
Clasificaciones del informe. Accederá a la misma ventana que con el icono anterior (Propiedades
del informe), pero con la pestaña de ordenaciones ya seleccionada.
Opciones del informe. Accederá a la misma ventana que con el icono anterior (Ordenaciones del
informe), pero con la pestaña Opciones ya seleccionada.
296
Editar diseño de informe. Si tiene seleccionado un informe en concreto, accederá mediante este
icono al diseño del informe.
Ver informe guardado. Una vez ha creado un informe puede visualizar los datos. Al hacer esto
puede guardar el informe como un archivo con extensión .frc (o bien puede exportarlo a otros
formatos). Si lo guarda con esta extensión, podrá después visualizarlos desde el propio Centro de
informes de GoldMine gracias a este icono.
Imprimir informe. Si tiene un informe seleccionado, le aparecerá la ventana de Imprimir informe,
donde podrá seleccionar si quiere imprimir tan solo los datos del contacto actual o de un grupo, si
desea mostrarlo por pantalla o enviarlo a la impresora, etc.
Pestaña Opciones de Propiedades de informe
El botón Opciones de informe de la barra de herramientas del centro de informes abre el cuadro de
diálogo Propiedades de contacto con la pestaña Opciones activa. Las opciones permiten determinar
qué tipo de información se muestra en el informe, de modo similar a lo que se consigue con un filtro que
se aplica internamente al informe. Las opciones disponibles dependen de la categoría de informe que
haya seleccionado. Las opciones Contactos, Análisis y Etiquetas, y sobres muestran un conjunto de
opciones, mientras que la opción Calendario muestra otro.
En los cuadros de diálogo Contactos, Análisis y Etiquetas y sobres, dispone de las siguientes opciones:
Para configurar las opciones (Los informes de calendario tienen opciones diferentes)
1.
En el área Datos históricos, puede seleccionar las actividades que va a incluir, además de
configurar las siguientes opciones:
•
•
•
Usuario: seleccione (todo) o seleccione un único usuario en la lista desplegable.
Fecha: escriba o seleccione la fecha de inicio en el calendario gráfico F2.
Hasta: escriba o seleccione la fecha final en el calendario gráfico F2.
297
•
•
2.
En el área Datos de calendario, puede seleccionar los tipos de actividades que quiere incluir,
además de configurar las siguientes opciones:
•
•
•
•
3.
Actividad: escriba el código de actividad asignado a las actividades completadas.
Resultado: escriba el código de resultado asignado a las actividades completadas.
A: escriba o seleccione la fecha final en el calendario gráfico F2.
Actividad: escriba el código de actividad asignado a las actividades completadas.
En el área Datos enlazados, puede seleccionar Otros contactos, Enlaces de documento,
Detalles, Referencias y Empresas.
Para configurar las opciones para un informe de calendario
1.
Configure las opciones básicas siguientes:
•
•
•
•
•
A: escriba o seleccione la fecha final en el calendario gráfico F2.
Tiempo: escriba o seleccione la hora de inicio en el reloj gráfico F2.
Hasta: escriba o seleccione la hora de finalización en reloj gráfico F2.
2.
3.
4.
En el área Incluir actividades, seleccione las actividades que se van a incluir.
En el área Texto de detalle, seleccione los detalles de la actividad que se van a incluir.
En el área Diseño de página, seleccione Semanalmente, Mensualmente, Diario (fijo) o
Diario (variable).
Pestaña Ordenación de Propiedades de informe
298
El botón Ordenaciones de informe de la barra de herramientas del centro de informes abre el cuadro de
diálogo Propiedades de informe. La pestaña permite asignar hasta tres niveles de ordenación para un
informe. Por ejemplo, un informe se puede clasificar primero por Empresa, después por Población y,
finalmente, por Contacto.
Para configurar las opciones de ordenación
1.
En el centro de informes, seleccione un informe y, a continuación, haga clic en el botón
Ordenaciones de informe o haga clic con el botón secundario y seleccione Ordenaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de informe con la pestaña Ordenación activa.
2.
Seleccione los niveles de ordenación. Para ordenar con más de un nivel, seleccione cada una de
las opciones siguientes de una en una y, a continuación, seleccione la base de datos y el nombre
del campo en los cuadros de texto debajo de los niveles de ordenación:
• Ordenación principal: especifica el primer conjunto de parámetros para la ordenación de
registros. Para completar la definición de ordenación, seleccione las opciones Ordenar base
de datos y Nombre del campo que GoldMine utiliza para ordenar registros en el informe.
Para especificar un rango de registros, especifique un valor en el campo Iniciar en y/o un
valor en el campo Terminar en.
Cada informe de GoldMine debe tener por lo menos un orden principal definido para
que funcione correctamente, aunque no sea necesario efectuar una ordenación. Para
imposibilitar cualquier tipo de ordenación, configure Ordenar base de datos con el
valor (ninguno). Si la opción Orden principal se define como (ninguno), la entrada de
la ventana de exploración Es necesario ordenar para preparar los datos se oscurecerá,
lo cual indica que GoldMine clasificará los registros por el orden natural de entrada
299
de registros.
• Ordenación secundaria: especifica el segundo conjunto de parámetros para la ordenación
de registros. Para completar la definición de ordenación, seleccione las opciones Ordenar
base de datos y Nombre del campo con las que GoldMine clasifica los registros. Para
especificar un rango de registros, especifique un valor en el campo Iniciar en y un valor en
el campo Terminar en. Debe definir una ordenación de primer nivel antes de poder definir
una ordenación de segundo nivel. Si quiere un informe con sólo un nivel de ordenación,
defina sólo el primer nivel de ordenación.
• Ordenación terciaria: especifica el tercer conjunto de parámetros para la ordenación de
registros. Para completar la definición de ordenación, seleccione las opciones Ordenar base
de datos y Nombre del campo con las que GoldMine clasifica los registros. Para especificar
un rango de registros, especifique un valor en el campo Iniciar en y un valor en el campo
Terminar en. Debe definir una ordenación de segundo nivel antes de poder definir una
ordenación de tercer nivel. Si quiere un informe con sólo dos niveles de ordenación, defina
sólo el primer y el segundo nivel de ordenación.
1.
2.
3.
En la lista desplegable Ordenar base de datos, seleccione la tabla de contacto que contiene el
campo por el que se ordenarán los registros para el nivel de ordenación seleccionado, es decir,
orden principal, orden secundario u orden terciario. La base de datos seleccionada aparecerá a
la derecha del nivel de ordenación.
En la lista desplegable Nombre del campo, seleccione el campo por el que se ordenarán los
registros para el nivel de ordenación seleccionado, es decir, orden principal, orden secundario u
orden terciario. Los campos disponibles se determinan por la tabla que se ha seleccionado en la
lista Ordenar base de datos. El campo seleccionado aparece a la derecha del nivel de
ordenación y del nombre de la base de datos del contacto.
Según sea necesario, utilice el cuadro de texto Iniciar en para especificar el valor de inicio de
un rango de registros ordenados. Si los campos Iniciar en y Terminar en están en blanco,
aparecerá (todo) a la derecha del campo y de la base de datos del nivel de ordenación, y todos
los registros se ordenarán en sentido ascendente.
Vea este ejemplo:
Orden principal: Contact1->Lastname (todos) indica que el primer nivel de ordenación
clasificará todos los registros por el campo Lastname de la base de datos Contact1 en orden
alfabético.
Si introduce un valor Iniciar en y un valor Terminar en, aparecerá (rango) a la derecha del
campo y de la base de datos de nivel de ordenación. Por ejemplo, Orden principal:
Contact1->Lastname (rango) indica que el primer nivel de ordenación ordenará los registros
comprendidos entre las letras o palabras parciales que se especifican en el campo Iniciar en
y en el campo Terminar en.
Iniciar en puede utilizarse por sí solo para definir un rango sin tener que introducir un valor
en el campo Terminar en, con el objeto de especificar un punto de inicio desde el que
GoldMine seleccionará y ordenará los registros. El informe resultante incluirá y ordenará
registros desde el punto de inicio especificado hasta el fin del rango implícito. Por ejemplo,
si Iniciar en contiene 05/15/03, el informe ordenará registros por el campo seleccionado
desde el 15 de mayo de 2003 hasta la fecha actual.
4.
Utilice el cuadro de texto Terminar en para especificar el valor de finalización de un rango de
registros ordenados. Si los campos Iniciar en y Terminar en están en blanco, aparecerá (todo) a
la derecha del campo y de la base de datos del nivel de ordenación, y todos los registros se
ordenarán en sentido ascendente.
300
Vea este ejemplo:
Orden principal: Contact1->Lastname (todos) indica que el primer nivel de ordenación
clasificará todos los registros por el campo Lastname de la base de datos Contact1 en orden
alfabético.
Si introduce un valor Iniciar en y un valor Terminar en, aparecerá (rango) a la derecha del
campo y de la base de datos de nivel de ordenación. Por ejemplo, Orden principal: Contact1>Lastname (rango) indica que el primer nivel de ordenación ordenará los registros
comprendidos entre las letras o palabras parciales que se especifican en el campo Iniciar en y
en el campo Terminar en.
Terminar en puede utilizarse por sí solo para definir un rango sin tener que introducir un
valor en el campo Iniciar en, para especificar un punto de finalización hasta el que GoldMine
seleccionará y ordenará los registros. El informe resultante incluirá y ordenará registros desde
el valor más antiguo o más pequeño hasta el valor introducido en el campo Terminar en. Por
ejemplo, si Terminar en contiene la letra M, el informe ordenará los registros por el campo
seleccionado desde el principio del alfabeto hasta los registros con entradas de campo que
empiecen por M.
Creación y diseño de Informes
El usuario de GoldMine puede crear y diseñar informes a medida. GoldMine puede crear diferentes estilos
de informes y de dos maneras:
• Abriendo una nueva plantilla.
• Duplicando un informe existente y modificarlo.
Creando una nueva plantilla de Informe
Para crear una nueva plantilla de informe desde cero, pulse sobre el icono correspondiente de la barra de
herramientas del Centro de Informes o bien pulse con el botón secundario del ratón sobre un informe ya
existente y seleccione Nuevo... Aparecerá una ventana con el título Propiedades de Report como la
siguiente imagen:
301
En las Propiedades de Report:
•
Debe indicar una breve descripción, de dos o tres palabras, a modo de nombre del informe en la
casilla Descripción de informe.
•
Seleccione el propietario del informe que puede ser un usuario o (Público), en cuyo caso
todos los usuarios (incluidos los que tengan restricciones en este apartado) podrán acceder al informe.
•
Puede introducir una descripción tan larga como sea necesaria en el campo Notas. Es incluso
recomendable explicar qué ha de mostrar el informe, a qué tablas afecta y qué restricciones existen,
puesto que será más cómodo visitar el campo notas que no imprimirlo y ver qué muestra, puesto que
en muchos casos el nombre del informe no es suficiente para dar una visión clara de lo que extrae
exactamente ese informe.
•
Puede indicar la ruta de acceso al nuevo informe indicando también su nombre, o bien puede
dejar la casilla Nombre de en blanco, de forma que GoldMine crear un nuevo archivo con un nombre
aleatorio en la carpeta Reports dentro del directorio raíz de GoldMine.
Dispone además de dos pestañas más: Ordenaciones y Opciones. Si tiene clara las intenciones en el
momento de crear el informe puede configurarlas ahora, sin embargo habitualmente se crearán los
informes mediante la pestaña Perfil y una vez creado el diseño del informe podrá acceder de nuevo a las
propiedades del informe y modificar los parámetros que sean necesarios. Por el momento puede pulsar
Aceptar.
Deberá ver ahora en el Centro de informes un nuevo informe (si seleccionó Público deberá desplazarse
hacia ese “usuario” para poder verlo) con el nombre que puso en Descripción. Por el momento éste será
un informe completamente vacío que por defecto tiene creadas dos cabeceras, una sección de detalles y
un pie de página.
Para poder trabajar con el nuevo informe pulse el botón secundario del ratón sobre él y seleccione
Diseño. Se abrirá entonces el editor de GoldMine con el nuevo informe. En seguida podrá ver las dos
cabeceras, la sección de detalles y el pie de página.
302
Para ir creando su propio informe, añadir información, modificar el formato en que se muestra la
información, etc., puede usar las diferentes barras de herramientas que aparecen en la zona superior y/o
el menú flotante que aparecerá si pulsa con el botón secundario del ratón sobre cualquier parte del
informe. Más adelante irá viendo todos los elementos que puede contener el informe al detalle.
Creando una nueva plantilla a partir de otra plantilla existente
GoldMine puede crear un nuevo informe a partir de otro creado previamente. Al clonar un informe se creará
un archivo nuevo con la misma información. Al modificar este nuevo informe habrá obtenido dos plantillas
de informe sin repetir los mismos pasos dos veces.
Para clonar una plantilla de informe, acceda al Centro de informes desde el menú Ir a | Informes | Centro
de Informes..., pulse sobre el informe que desea copiar con el botón secundario del ratón y seleccione
Clonar... Le aparecerá la misma ventana que apareció cuando creó el informe desde cero, pero en la casilla
Descripción del informe aparecerá ya un nombre que empezará por “Copy of” y continuará con el nombre
original del primer informe. Podrá seleccionar el propietario del nuevo informe, escribir notas, escribir una
dirección o dejar que GoldMine le asigne un nombre, etc. Pulse Aceptar para que el nuevo informe
aparezca en el Centro de informes dentro del usuario que marcó y en la misma categoría que el original.
Para modificar el informe duplicado deberá actuar de igual forma que con el original: pulse con el botón
secundario del ratón sobre el nuevo informe y seleccione Diseño. Recuerde que desde la barra de
herramientas del Centro de informes podrá acceder a la mayoría de estas mismas funciones.
10. 3 Las barras de herramientas
Cuando esté diseñando un informe, podrá utilizar la barra de herramientas que aparecerá en la parte
superior del editor de informes o bien el menú flotante que aparecerá al pulsar con el botón secundario
del ratón. Aún así habrá ciertas funciones que tan solo podrá ejecutar a través del menú flotante. Si
desea utilizar la barra de herramientas, mueva el ratón sobre los diferentes iconos y mantenga el puntero
sobre cualquier de ellos unos instantes. Aparecerá el título del icono lo que le ayudará a entender su
funcionamiento.
El entorno de diseño de informes de GoldMine dispone de cuatro barras de herramientas: diseño,
insertar, estilos, alineación. Puede ver los elementos que contiene cada una a continuación.
10.3.1 La barra de diseño
Abrir informe
Cerrar el diseño
Configuración de la impresora
Guardar el informe
Configuración del informe
Vista previa
Filtro del informe
303
10.3.2 Barra para insertar
La barra para insertar contiene comandos para poder insertar detalles en el informe, como son campos,
etiquetas y gráficos. Esta barra de herramientas contiene los siguientes iconos:
Insertar un campo de datos
Insertar una imagen
Insertar una etiqueta
Insertar una línea
Insertar un campo del sistema
Insertar una nueva sección
Insertar una fórmula
Insertar un campo de cuadro de diálogo.
10.3.3 Barra de Estilo
La barra de estilo contiene comandos para aplicar un formato a los detalles del informe, como por
ejemplo aplicar justificación y color a un texto. La barra de estilo contiene los siguientes elementos:
Cambiar fuente
Enmarcar un objeto
Colorear el fondo de un objeto
Posicionar un texto dentro de un contorno
Alinear un texto a la izquierda
Alinear un texto en el centro
Texto en negrita
Alinear un texto a la derecha
Texto en cursiva
Texto subrayado
10.3.4 Barra de Alineación
La barra de alineación contiene comandos para justificar múltiples detalles seleccionados. Para
seleccionar los detalles que quiere alinear, arrastre el ratón con el botón izquierdo pulsado y enmarque el
área a alinear. Aparecerá una línea roja alrededor de los objetos seleccionados, todos los objetos que
estén dentro de la línea roja serán alineados. La barra de alineación contiene los siguientes iconos:
Alineación izquierda
Alineación vertical central
Alineación superior
Alineación horizontal central
Mismo ancho
Mismo alto
Alineación derecha
Alineación inferior
Mismo espaciado vertical
Alinear con el mismo espaciado horizontal
10.4 La barra de herramientas de diseño
Tal como se ha presentado en la sección anterior usando la barra de diseño, puede ejecutar los comandos
siguientes:
•
Abrir una plantilla de informe
•
Salvar el informe que ha sido modificado
•
Visualizar un informe antes de guardar o imprimir
•
Seleccionar una impresora distinta a la configurada por defecto
•
Configurar los márgenes y otros parámetros del informe
•
Limitar la información que se mostrará mediante un filtro
304
Cada uno de estos comandos está descrito en las siguientes páginas. Otras formas de ejecutar el mismo
comando también están descritas.
Abrir una nueva plantilla de informe
Haciendo clic sobre el icono
aparece el cuadro de diálogo Imprimir informe. A través de
este cuadro de diálogo podrá imprimir un informe ya existente. Para seleccionar un informe deberá
seleccionar primero el tipo de informe (Crystal o Informe de GoldMine), el propietario del informe que
desea imprimir y la categoría a la que pertenece. Finalmente seleccione el contacto ó filtro o grupo que
desea mostrar en el informe y el destino del mismo: ventana o impresora.
Al pulsar Aceptar se le mostrará la ventana de vista preliminar del informe. Dependiendo del tamaño de
su base de datos, de los filtros que esté ejecutando en el informe y del tipo de ordenaciones
seleccionadas es posible que la ventana permanezca en blanco durante unos instantes antes de pasar a
mostrar toda la información.
Si lo que desea es regresar al Centro de Informes tan solo deberá cerrar la ventana de diseño del informe
puesto que, a diferencia de versiones anteriores, el editor de informes de GoldMine y el centro de
GoldMine son dos ventanas independientes.
Guardar la plantilla de un informe.
Conforme va realizando cambios en el informe puede ir guardándolos usando este icono
,
pulsando SHIFT + F10 o pulsando Guardar en el menú local. Si está realizando cambios en el informe
y selecciona Vista preliminar, imprimir o Salir del modo diseño, se mostrará un cuadro de diálogo
preguntándole si desea guardar los últimos cambios realizados. Para guardarlos debe pulsar SI, si quiere
abandonar el informe sin guardar los cambios, NO. Para abandonar la vista preliminar y continuar
trabajando en el informe seleccione Cancelar.
Previsualizar la plantilla del informe
Para visualizar el informe que está diseñando en este momento con datos de la base de datos que tiene
activa seleccione este icono. Dependiendo del tamaño de su base de datos, de los filtros que esté
ejecutando en el informe y del tipo de ordenaciones seleccionadas es posible que la ventana permanezca
305
en blanco durante unos instantes antes de pasar a mostrar toda la información. Aparecerá además una
nueva barra de herramientas que le permitirá navegar a través de la previsualización del informe:
le permitirá volver al diseño del informe para continuar insertando y formateando
El icono
información, mientras que los elementos
le facilitarán el avance y retroceso entre las
páginas del informe. Si el tamaño de la previsualización del informe fuera inferior a una página estos
iconos aparecerán en gris de forma que no podrá seleccionarlos puesto que no será necesario. Si lo que
desea es moverse a una página en concreto puede utilizar el icono
. Después de indicar la página
pulse sobre Aceptar y la previsualización avanzará hasta la página indicada si esto es posible.
Por defecto la previsualización de GoldMine es de un tamaño del 100% (tamaño real final de la hoja).
También puede visualizar la página entera de su informe. Para alternar entre vista preliminar en un
tamaño del 100% y en un tamaño que se ajuste de forma que se visualice la página entera pulse el icono
de la barra de herramientas de vista preliminar.
Configurar una impresora
La impresora que se selecciona es la que tiene por defecto en su entorno de Windows. También puede
seleccionar una impresora diferente o cambiar las propiedades de la actual.
Para cambiar la impresora, puede seleccionar
la impresora desde el menú flotante.
, pulsar SHIFT + F8 o seleccionar las propiedades de
Parámetros del informe
Al pulsar sobre este icono aparecerá el cuadro de diálogo de Parámetros de informe. Aquí podrá
modificar los márgenes con los que se previsualizará e imprimirá el informe, la regla con la que se
medirán los márgenes o si no desea mostrar ninguna regla y el formato de fecha con el que se mostrarán
todos aquellos campos que contengan una fecha. Si marca la casilla Imprimir registros de prueba al
enviar a la impresora tan solo se enviaran unos cuantos registros hacia la impresora. Si marca la casilla
Imprimir cabecera de informe antes de cabecera se imprimirá una cabecera antes del informe en caso
de que usted haya definido alguna en el diseño.
Cuando el tamaño de los márgenes contiene valores decimales, hay que tener en cuenta el
carácter que representa los decimales en la configuración regional del sistema Windows
en el que se está trabajando. En general si el punto “.” no funciona correctamente,
funcionará la coma “,”.
306
Una vez haya seleccionado las opciones que sean necesarias pulse sobre OK para que se guarden y
apliquen los nuevos cambios en el diseño del informe.
Filtro del informe
Con este icono puede limitar los contactos que se mostrarán en el informe mediante una expresión en
dBase. Aunque el propio cuadro de diálogo facilita en gran medida la tarea de crear expresiones en
dBase correctas, es aconsejable disponer de un manual que explique las funciones disponibles y su
forma de uso.
Tanto en Campo de diálogo como en Calc (campo de cálculo) es probable que aparezcan nuevos
cuadros de diálogo para que seleccione una opción posible, pero que estos aparezcan con una lista vacía.
Esto es porque estos tipos de campos los ha de generar usted mismo antes de introducirlos en los
criterios de selección de registros. Puede verlos más adelante.
10.5 Organizando los datos en el informe
Utilizando los iconos de las otras barras de herramientas disponibles en el editor de informes de
GoldMine, puede añadir campos y etiquetas, dividir el informe en varias secciones, cabeceras y pies de
página. Cada uno de estos comandos se describe en las siguientes páginas.
Insertar campos de la base de datos
GoldMine puede insertar campos de la base de datos abierta en nuestro informe. Para insertar estos
campos, pulse el icono
, o como rutas alternativas puede pulsar la tecla F2 o acceder al menú flotante
en Insertar | Campo de datos. Aparecerá la caja de diálogo Seleccionar un campo:
Nombre de la base Al desplegar esta opción aparecerán todas las tablas disponibles para este
de datos informe, dependiendo de la categoría en la que se haya creado, y la
opción Macros.
Las Macros son conjuntos de información que le facilitarán el acceso a
varios campos de información insertando un único elemento. GoldMine
trae predefinidas una serie de macros que puede ir chequeando
insertándolas en un informe de prueba y previsualizándolo.
307
Nombre del campo Aparecerán aquí los campos (macros) disponibles en la tabla
seleccionado en la opción anterior, Nombre de la base de datos.
Expresión Como alternativa a insertar un campo o una macro, puede escribir aquí
una expresión en dBase que imprima una parte de un campo, la fusión de
varios, de varias partes, etc. Tan solo se encontrará limitado por el propio
lenguaje dBase.
Una vez ha seleccionado el campo que le interesa, pulse el botón OK. Volverá entonces al editor de
informes de GoldMine y sobre el puntero del ratón aparecerá un recuadro. Puede colocar este recuadro
en cualquier parte del informe pulsando una vez con el botón izquierdo del ratón.
Campos de sistema
GoldMine genera información automáticamente que se puede insertar en el
informe mediante los campos del sistema, como son datos en un calendario,
tiempos, números de páginas, contadores. Los datos del calendario y
números de páginas es típico que estén impresos en el encabezado o pie de
página. Para seleccionarlos pulse el icono
, o bien la tecla F4, o en el
menú flotante seleccione Insertar | Campo de sistema, y le aparecerá la
siguiente pantalla de selección, donde debe marcar el campo del sistema
que le interese interesa y pulsar OK.
Volverá al diseño del informe pero en el puntero del ratón tendrá un
recuadro, de momento vacío, que en la previsualización o en la impresión
contendrá la información deseada. Para colocarlo mueva el puntero del
ratón hacia donde quiera y pulse una vez sobre el botón izquierdo.
Insertar un campo de diálogo
Los campos de cuadro de diálogo son elementos que al ser
insertados en el informe provocarán que aparezca un cuadro de
diálogo pidiendo información cuando sean impresos o
previsualizados. Por ejemplo, si usted está creando un informe de
calendario puede interesarle crear dos cuadros de dialogo:
Fecha_Inicial y Fecha_Final. Cuando el usuario vaya a imprimir el
informe se le preguntará por ambas fechas para restringir la
información que se mostrará en un rango de fechas. Por tanto en el
filtro de un informe se pueden introducir campos de cuadro de
diálogo.
Para crear un campo de diálogo pulse CTRL + R o seleccione en el
308
menú local Tabla de campos de cuadro de diálogo | Crear... Aparecerá la pantalla Crear campo de
cuadro de diálogo:
Nombre del Escriba aquí un nombre corto (30 caracteres como máximo) de campo. No
campo puede contener espacios en blanco, caracteres acentuados, ç, ñ, etc.
Tipo de campo Seleccione el formato de información que recibirá el cuadro de diálogo. Si en
el momento de insertar los datos en el cuadro de diálogo el formato no se
ajusta con el tipo de campo que se seleccione aquí, aparecerá un mensaje
conforme el dato es incorrecto y volverá a preguntar la misma información.
Una vez haya escrito un nombre para el campo de cuadro de diálogo y
haya seleccionado el tipo de campo que será, pulse el botón OK. El
campo de cuadro de diálogo ya ha sido creado puede insertarlo mediante
, pulsando F5 o bien en el menú flotante en Insertar | Campo
el icono
de cuadro de diálogo.
Cuando le aparezca la ventana Seleccionar campo de cuadro de diálogo
podrá seleccionar de la lista el campo que desee introducir en el informe
con un clic. Pulse Aceptar. Le aparecerá al igual que en casos anteriores
un cuadro en blanco sobre el puntero del ratón. Sitúe el puntero sobre el
lugar del informe donde desea colocar el campo de cuadro de diálogo y
pulse una vez sobre el botón izquierdo del ratón.
Insertar una etiqueta de texto
Una etiqueta de texto sirve para dar un título o
membrete para un campo del informe. Una etiqueta
contiene texto que se introduce cuando se crea. Para
insertar una etiqueta pulse la icono
, la tecla F9, o
bien en el menú local Insertar | Etiqueta. Aparecerá
una caja vacía que con el ratón la podrá fijar en la
parte del informe que le interese. Una vez ha
posicionado la etiqueta puede cambiar su contenido
haciendo un doble clic dentro de ella y cambiando la
casilla Texto en el cuadro de diálogo que aparecerá,
Parámetros de campo texto.
Independientemente del texto que coloque en la casilla
Texto, podrá alinearlo utilizando las opciones de
Posición de texto tanto en Horizontal como en Vertical. El resto de opciones son:
Contorno. Al pulsar sobre el botón Contorno aparecerá el
cuadro de diálogo Propiedades de línea.
Esta caja de diálogo contiene las opciones de los atributos
que puede aplicar alrededor de los objetos. Es en definitiva la
misma ventana que aparecerá cuando pulse sobre el icono
de la barra de herramientas Estilo.
Dibujar Transp. Inserta una línea alrededor de la etiqueta
según las opciones marcadas: arriba, abajo, izquierda y/o
derecha respectivamente a la caja de diálogo.
Estilo de línea. Al marcar una o más opciones de la sección
Dibujar en los lados quedarán habilitadas las de Estilo de
línea. Como su nombre indica, según la opción marcada
cambará el estilo de la línea que rodeará a la etiqueta. A
309
saber: Sólida, Guiones, Puntos o Guión y puntos.
Etiqueta. Por defecto, si usted le asigna un tamaño a una etiqueta de texto y el texto que le introduce es
mayor, el texto quedará centrado y cortado a izquierda y derecha. Si marca la opción Varias líneas,
GoldMine alineará automáticamente el texto en la parte superior izquierda e irá cortando el texto según
el tamaño horizontal de la etiqueta colocando el resto en una segunda línea. Si la segunda línea sigue
siendo mayor que la longitud, volverá a cortar la línea y asignará una tercera línea. Igualmente el tamaño
de la etiqueta no crecerá por lo que si no asigna un tamaño
Ancho de línea. Si selección rodear la etiqueta de texto con alguna línea, podrá escoger también la
anchura de la línea en milímetros y su color utilizando una amplia paleta de colores.
Fondo. Al pulsar sobre este botón se mostrará la ventana Fondo de elemento.
Como su nombre indica, esta caja le facilita las opciones para colorear el fondo del objeto seleccionado,
en este caso una etiqueta de texto. Por defecto la opción Pintar fondo de elemento estará desmarcado y
el resto de opciones en gris (por tanto por defecto el fondo de todos los elementos será siempre en
blanco). Al marcar esta opción se habilitarán el resto.
Con el botón Color de pincel podrá escoger el color de fondo del objeto en una amplia paleta de
colores. El resto de opciones se refieren a la forma de colorear el fondo del objeto:
Pincel sólido. Coloreará el objeto completamente sin dejar
espacios en blanco.
Brocha horizontal. Insertará finas líneas horizontales en el fondo
del objeto del color seleccionado.
Pincel de trama vertical. Al igual que en la opción anterior,
Pincel de trama horizontal, GoldMine coloreará el fondo del
objeto mediante finas líneas del color seleccionado, esta vez en
vertical.
Pincel de trama de cruz. El fondo del objeto quedará coloreado
con finas líneas verticales y horizontales formando una rejilla del
color escogido.
Pincel de trama en cruz diagonal. Líneas diagonales hacia
derecha e izquierda formando rombos cubrirán el fondo del
elemento seleccionado.
Pincel de trama en cruz diagonal hacia delante. El fondo del
elemento quedará cubierto por finas líneas en diagonal de arriba
hacia abajo.
Pincel de trama en cruz diagonal inversa. El fondo del
elemento seleccionado quedará cubierto por finas líneas en
diagonal de abajo a hacia arriba.
Una vez haya escogido las opciones que más le interesen en cada momento, pulse OK para ver el
resultado en la propia etiqueta.
Fuente. Al pulsar sobre el botón Fuente aparecerá la típica ventana de selecciona de fuente de los
sistemas Windows. Podrá seleccionar entre el formato de fuente, el tamaño, el estilo.
310
Insertar una fórmula
Un campo de fórmula le permite imprimir un valor derivado de campos combinados, operadores y
funciones, esto es un valor no disponible en ningún campo. Es lo mismo un campo de fórmula que un
campo de expresión. Por ejemplo, el beneficio puede ser calculado multiplicando las ventas (campo de
datos) por el margen de beneficio.
Para crear un nuevo Campo de fórmula puede pulsar sobre el icono , pulsar la tecla F3 o acceder
mediante el menú flotante en Insertar | Campo de expresión. Al seguir cualquiera de estos caminos
GoldMine le pedirá que introduzca el nombre del campo de fórmula que desea crear, para lo cual no
podrá utilizar espacios en blanco, caracteres acentuados, ñ, ç, etc. Pulse el botón Aceptar. Le aparecerá
entonces la misma ventana que aparecía al pulsar sobre el icono de filtro y como título de la ventana
CALC->Nombre_expresión:
Un campo de fórmula se utiliza específicamente para expresiones de cálculo. Esta expresión consiste en
un operador y un operando. Los operandos pueden ser usados para nombrar filtros de criterio en los
registros. También puede tener campos, funciones resultado y/o otra sub-expresión.
Mover y redimensionar un objeto
En general, cualquier objeto insertado en un informe se podrá mover hacia cualquier lugar de éste. Tan
solo deberá pulsar con el botón izquierda del ratón sobre el objeto y dejar el botón pulsado mientras
mueve el puntero hacia el lugar donde quiere dejar dicho objeto. Verá cómo el elemento acompaña al
puntero. Una vez situado en el lugar deseado, suelte el botón izquierdo para soltar el objeto.
De igual forma, la mayoría de los objetos pueden redimensionarse. Cuando tiene seleccionado un
elemento, verá como unos pequeños cuadros negros aparecen alrededor del elemento. Pulse con el botón
311
izquierdo del ratón sobre cualquiera de estos cuadros y ejecute la misma acción que al mover el
elemento. Esta vez no se moverá, sino que irá creciendo o decreciendo el tamaño de éste. Una vez haya
adoptado el tamaño que usted desee, suelte el botón izquierdo del ratón.
10.6 Operadores:
O lógica
Devuelve el valor VERDADERO, si el primer o el segundo operandos es verdadero. Por el contrario
este operador se vuelve FALSO solo cuando los dos operandos son falsos. Por ejemplo:
10 = (20 - 2) .OR. 10 = (20 - 10) VERDADERO
10 = (20 - 2) .OR. 10 = (20 - 8) FALSO
Símbolo del Operador
Tipo del primer operando
Tipo del segundo operando
Tipo del resultado
Procedencia rango
.OR.
lógico
lógico
lógico
100
Y lógica
El operador lógico AND devuelve un valor VERDADERO solo cuando los dos operandos sean
verdaderos. Devolverá FALSO en cualquier otro caso. Por ejemplo:
10 = (30 - 20) .AND. 10 = (20 - 10) VERDADERO
10 = (30 - 20) .AND. 10 = (20 - 8) FALSO
Tipo del resultado
Procedencia rango
.AND.
lógico
lógico
lógico
200
IGUAL
Este operador devuelve VERDADERO si el primer operando es igual al segundo. De otra forma, este
operador devuelve un valor FALSO. Por ejemplo:
10 = (30 - 20)
10 = (30 - 10)
TRUE
FALSE
Tipo del resultado
Procedencia rango
=
cualquiera
cualquiera
lógico
300
NO IGUAL
Este operador se vuelve VERDADERO, si el primer operando es diferente al segundo. De otoro modo
este operando se vuelve FALSO. Por ejemplo:
10 <> (30 - 20)
10 <> (30 - 10)
FALSE
TRUE
<>
312
Tipo del resultado
Procedencia rango
cualquiera
cualquiera
lógico
300
MAYOR QUE
Este operador se vuelve VERDADERO, si el primer operando es mayor que el segundo. Por otro lado
este operando se convierte en un valor FALSO. Por ejemplo:
10 > (30 - 22) TRUE
10 > (30 - 10) FALSE
“ABC” > ”ABC” FALSE
Tipo del resultado
Procedencia rango
>
cualquiera
cualquiera
lógico
400
MENOR QUE
Este operador se vuelve VERDADERO si el valor del primer operando es menor que el del segundo. En
cualquier otro caso se convierte en FALSO. Por ejemplo:
10 < (30 - 22) FALSE
10 < (30 - 10) TRUE
“ABC” < ”ABC” FALSE
Tipo del resultado
Procedencia rango
<
cualquiera
cualquiera
lógico
400
MAYOR O IGUAL QUE
Este operador se vuelve VERDADERO, si el valor del primer operando es mayor o igual que el segundo
operando. Por otro lado este operando se convierte en FALSO. Por ejemplo:
10 >= (30 - 22) TRUE
10 >= (30 - 12) FALSE
“ABC” >= ”AB” TRUE
Tipo del resultado
Procedencia rango
>=
cualquiera
cualquiera
lógico
400
MENOR O IGUAL QUE
Este operador se convierte en un valor VERDADERO si el primer operando es menor o igual que el
segundo operando. En cualquier otro caso se vuelve FALSO. Por ejemplo:
10 <= (30 - 12) TRUE
10 <= (30 - 22) FALSE
“ABC” <= ”AB” FALSE
<=
313
Tipo del resultado
Procedencia rango
cualquiera
cualquiera
lógico
400
CONTIENE
Este se convierte en un valor VERDADERO, si el primer operando contiene dentro el segundo
operando. Por otro lado, este operador se vuelve FALSO. Por ejemplo:
“KEEP” $ ”HOUSE KEEPER” TRUE
“KEEPING” $ ”HOUSE KEEPER” FALSE
Tipo del resultado
Procedencia rango
$
texto
texto
lógico
500
SUMA
Añade el segundo operando al primero. Si uno de los operandos es numérico y el otro decimal, el
resultado será un valor de tipo decimal. Si el operando es de tipo texto, el segundo carácter se añadirá al
primero concatenando ambos operandos en una única cadena. Por ejemplo:
10 +20 30
10 + 20.5 30.5
“Buen” + ”Día” ”Buen Día”
Tipo del resultado
Procedencia rango
+
numérico, decimal, texto
lógico
600
RESTA
Resta el segundo operando del primero. Si uno de los operandos es entero y el otro decimal, el resultado
será un valor de tipo decimal. Si el operando es tipo texto, el segundo carácter se añadirá al primero. Sin
embargo, los espacios después del primer carácter pueden truncar y transferir el carácter al finar. Por
ejemplo:
10 - 20 -10
10 - 20 -10.5
“Buen “ - “Día”
“Buen Día”
Tipo del resultado
Procedencia rango
lógico
600
MULTIPLICACIÓN
Multiplica ambos operandos. Si uno de los operandos es entero y el otro decimal, el resultado será un
valor tipo decimal. Por ejemplo:
10 * 20 200
10 * 20.5 205
314
Tipo del resultado
Procedencia rango
*
numérico
numérico
lógico
700
DIVISIÓN
Divide el primer operando con el segundo. Si uno de los operandos es entero y el otro decimal, el
resultado será un valor tipo decimal. Por ejemplo:
10 / 2 5
10 / 20
0
10 / 20.0 0.5
Tipo del resultado
Procedencia rango
/
numérico
numérico
lógico
700
NOT
Invierte el valor lógico del primer operador. Siendo UNARIO, este operador acepta solo un operando.
Por ejemplo:
.NOT. (10 = (20 - 10)) FALSO
.NOT. (10 = (20 - 8)) VERDADERO
.NOT. (KEEP” $ ”KEEPING”) FALSO
Tipo del resultado
Procedencia rango
.NOT.
lógico
N/A
lógico
800
TOTAL DE
Calcula el subtotal de los campos indicados en el primer operando. Este operador es UNARIO, solo
acepta un operando que debe ser un campo. Este operador esta permitido solo para cálculo de campos
que han sido colocados en la sección FOOTER (pie de página). Por ejemplo:
.TOTAL-OF. Sales amount
Calcula el total de las ventas del campo situado en la sección FOOTER.
.TOTAL-OF.
numérico
N/A
Tipo del resultado
numérico
Procedencia rango
900
MEDIA DE
Calcula la media del valor de los campos indicados por el primer operando. Este operador es UNARIO,
solo acepta un operando que debe ser un campo. Este operador está permitido solo para el cálculo de
campos que han sido colocados en la sección FOOTER (pie de página). Por ejemplo:
315
.AVE-OF. Sales amount
Calcula la media del total de las ventas del campo situado en la sección FOOTER.
Tipo del resultado
Procedencia rango
.AVE-OF.
numérico
N/A
numérico
900
MÁXIMO DE
Suministra un largo valor de campos indicados en el primer operando. Este operador es UNARIO, solo
acepta un operador que debe ser un campo. Este operador está permitido solo para el cálculo de campos
.MAX-OF. Sales amount
Calcula el importe mayor de las ventas del campo situado en la sección FOOTER.
Tipo del resultado
Procedencia rango
.MAX-OF.
numérico
N/A
numérico
900
MÍNIMO DE
Suministra el valor menor del campo indicado en el primer operando. Este operador es UNARIO, acepta
solo un operador que debe ser un campo. Este operador está permitido solo para el cálculo de campos
.MIN-OF. Sales amount
Calcula el importe menor de las ventas del campo situado en la sección FOOTER.
Tipo del resultado
Procedencia rango
.MIN-OF.
numérico
N/A
numérico
900
CUENTA DE
Suministra un registro de cuenta para cada sección. Este operador es UNARIO, solo acepta un operador
que debe ser un campo. Este operador está permitido solo para el cálculo de campos que han sido
colocados en la sección FOOTER. Por ejemplo:
COUNT-OF. Sales amount
Calcula el número de registros procesados dentro de la sesión actual.
.COUNT-OF.
numérico
N/A
Tipo del resultado
numérico
Procedencia rango
900
316
10.7 Ejemplos de expresiones:
Amount * qty
calcula el importe de los productos y los campos de qty
“abc” + “efg”
añade el primer valor al segundo, quedaría así “abcdef”
amount * (1 + profit_percentage)
multiplica el valor del campo importe por el resultado de otra subexpresión.
.if. state = ”CA”
precisa que el valor CA exista en el campo estado del registro seleccionado.
Weekday(“10/12/82”)
restituye el valor de la función “weekday”por 10/12/82
profit_percentage * .TOTAL-OF. Sales amount
genera el beneficio del porcentaje de todos los registros incluidos en esta sección.
.IF. Sales Amount > 100 .THEN. ”VENTA BUENA” .ELSE. ”VENTA MALA”
compara el importe de las ventas y coloca un texto u otro dependiendo del resultado del IF. El resultado
de este texto es igual a “BUENA VENTA” cuando la Venta Importe es mayor que $100. En caso
contrario el texto es igual “VENTA MALA”.
Las subexpresiónes que siguen a THEN y ELSE, deben retornar el mismo tipo de resultado.
Por ejemplo:
.IF. Customer State = ”CA” .THEN. (100) .ELSE. (5.0)
es incorrecta por que la expresión que sigue a THEN devuelve un valor entero, pero la expresión de
ELSE devuelve un decimal.
La expresión completa sería correcta de cualquiera de las siguientes formas:
.IF. Customer State = ”CA” .THEN. (100.0) .ELSE. (5.0)
o bien,
.IF. Customer State = ”CA” .THEN. (100) .ELSE. (5)
10.8 Precedencia de un operador
En una expresión con múltiples operadores, la prioridad de ejecución de un operado está determinada
por su precedencia. El operador con la precedencia más alta se ejecuta primero. El rango de precedencia
se indica por el valor numérico más alto, por ejemplo, un operador con un rango de precedencia de 300
es ejecutado antes que un operador con rango de precedencia de 100.
Los operadores con precedencia más baja usan el resultado de los operadores y operandos que la tienen
más alta. Podemos usar paréntesis para anular la precedencia por defecto. Por ejemplo:
1+2*3=7
Sin embargo,
(1 + 2) * 3 = 9
Cuando la expresión consta de dos operadores del mismo nivel de precedencia, el operador de la
izquierda es ejecutado antes que el de la derecha.
317
10.9 Resultado de una expresión
Cada vez que se procese una expresión o fórmula, se produce un resultado de un tipo específico. Es
necesario tener esto en cuenta sobre todo cuando una expresión está concatenada con otra expresión
puesto que algunos de los operadores necesitan ciertos tipos para poder evaluarse. Por ejemplo, 100 –
200 = 300. 300 es un valor numérico. Pero, “gatos” <> “perros” produce Verdadero que es un valor de
tipo lógico.
10.10 Aplicar un filtro
GoldMine puede aplicar un filtro que ha sido creado de los campos que aparecen en algún contacto de
la base de datos. Un filtro es una clase de condición usada para seleccionar un subconjunto de registros
de una o múltiples bases de datos.
Un filtro puede especificar un criterio para un dato de selección o sección de selección. Un criterio de
selección esta determinado por condiciones establecidas en el cálculo de la expresión. El criterio de
selección establece una condición que debe ser solucionada como VERDADERA o FALSA. Un registro
o sección, puede ser seleccionada por inclusión en el informe si las condiciones de expresión son
verdaderas para el criterio especificado. Por ejemplo, la expresión:
Contact1 State = “CA”
Seleccionar solo los registros que en el campo State tengan el valor CA.
Para aplicar un filtro a los datos seleccionados del informe, seleccione del informe la sección donde
quiere aplicar el filtro, haga doble clic en el encabezamiento de la sección. También puede seleccionar
Editar | Filtro..., del menú de diseño flotante y aparecerá la siguiente caja de dialogo:
Campo del sistema Suministra la información que GoldMine genera automáticamente, como
son el calendario, tiempos, número de página, número de registro y
párrafos.
Campo de diálogo Son campo que piden al usuario ciertos datos antes de realizar el informe.
Puede crear dos campos de diálogo BEGÍN_DATE and END_DATE
para que el usuario indique el principio y el final de las fechas del
informe. Puede imprimir estas dos fechas en el encabezado del informe.
Los campos de diálogo pueden ser evaluados en el informe por el criterio
de selección.
Datos Son los campos asociados con datos de los registros, incluye los campos
memos. Una vez selecciona esta opción le aparecerá la misma ventana
que aparece cuando desea insertar un campo de la base de datos de
GoldMine directamente en el informe.
Operador Este botón hará que se muestre una lista con todos los operadores
318
disponibles para la creación de expresiones. Por ejemplo, en
CAL DATE > 06/01/05, el operador “>” especifica que solo registros
con fecha posterior al 1 de Junio de 2004, sean incluidos en el informe.
Función Aceptan un número predefinido de argumentos y devuelven un valor a
partir de estos mismos argumentos. Al pulsar sobre este botón aparecerá
una lista de la mayoría de funciones que acepta el editor de informes de
GoldMine. Para conocer más información sobre todas las funciones
disponibles en este cuadro de diálogo, puede acudir a la sección siguiente,
Funciones.
Calc Permite seleccionar los campos calculados definidos en el informe.
10.11 Funciones
Las siguientes funciones están disponibles para usar en GoldMine a partir del cuadro de diálogo
Funciones:
Si necesita más información sobre las funciones dBase disponibles en GoldMine puede
utilizar cualquier manual de dBase o el PDF Using dBase Expressions que publicó
FrontRange en Abril del año 1999 para la versión 4.0 y que le será de gran utilidad
aún con las versiones actuales.
Longitud de Cadena de Texto
Devuelve la longitud de una cadena de caracteres. Por ejemplo:
LEN(“ABCD”) 4
LEN(“GOOD DAY”)
8
Nombre de la función
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
LEN
texto
N/A
numérico
Convertir a Mayúsculas
Convierte una cadena específica en caracteres en mayúsculas. Por ejemplo:
UPPER(“abcd”) ”ABCD”
UPPER(“Good Day”) ”GOOD DAY”
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
UPPER
texto
N/A
texto
Convertir a Minúsculas
Convierte una cadena específica en caracteres en minúsculas. Por ejemplo:
LOWER(“ABCD”) ”abcd”
LOWER(“GOOD DAY”) ”good day”
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
LOWER
texto
N/A
texto
319
Eliminar espacios laterales
Devuelve la cadena quitando los espacios del principio y fin de cadena. Por ejemplo:
TRIM(“ ABCD “) ”ABCD”
TRIM(“ Good Day “) ”Good Day”
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
TRIM
texto
N/A
texto
Extraer una palabra
Extrae una palabra de un dato de ipo cadena. El segundo argumento especifica la posición de la palabra
a ser extraída. Ejemplos:
WORD(“It is a Good Day”, 1)
WORD(“It is a Good Day”, 2)
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
”It”
”is”
WORD
texto
numérico
Text
Extraer un carácter
Extrae un carácter de una cadena especificada. El segundo argumento especifica la posición del carácter
a ser extraído. Por ejemplo:
CHAR(“It is a Good Day”, 1)
CHAR(“It is a Good Day”, 1)
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
”I”
”t”
CHAR
text
numérico
texto
Convertir tipo texto
Convierte cualquier tipo de argumento en un dato de texto usando las especificaciones del formato por
defecto. Por ejemplo:
TEXT(“3/4/92”) ”3/4/92”
TEXT(123) “123”
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
TEXT
texto
numérico
texto
Número menor
Datos dos valores, devuelve el menor de ambos. Si uno de estos valores es numérico y el otro es
decimal, entonces el resultado será decimal. Por ejemplo:
MIN(10, 20)
10
320
MIN(10, 20.0)
10.0
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
MIN
numérico
numérico
numérico
Número mayor
Dados dos valores, devuelve el mayor de ambos. Si uno de los valores es numérico y el otro es flota,
entonces el resultado será decimal. Por ejemplo.
MAX(10, 20) 20
MAX(10, 20.0) 20.0
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
MAX
numérico
numérico
numérico
Entero
Convierte cualquier tipo de valor en un valor numérico. Para un tipo decimal, esta operación descarta los
dígitos decimales del parámetro. El tipo de dato fecha se convertirá en un valor numérico con el formato
YYYYMMDD. Si el parámetro es de tipo lógico, el resultado será 0 o 1. Por ejemplo:
INT(10.153) 10
INT(“123”) 123
INT(“3/4/92”) 19920304
INT(1 <> 2) 1
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
INT
cualquiera
N/A
numérico
Redondeado
Dado un valor numérico con varios decimales, en el segundo parámetro se ha de indicar a partir de qué
decimal se desea redondear. Por ejemplo:
ROUND(10.153, 2)
ROUND(10.153, 1)
10.15
10.2
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
ROUND
decimal
entero
decimal
Valor Absoluto de un elemento
Devuelve el valor absoluto del parámetro pasado a la función. Por ejemplo:
ABS(-4)
4
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
ABS
numérico
N/A
numérico
321
Extraer el día
Extrae el día de la fecha pasada como parámetro. Por ejemplo:
DAY(“4/13/92”)
DAY(“4/14/92”)
13
14
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
DAY
fecha
N/A
numérico
Extraer el mes
Extrae el mes de una fecha. Por ejemplo:
MONTH(“4/13/92”)
MONTH(“5/14/92”)
4
5
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
MONTH
fecha
N/A
numérico
Extraer el año
Extrae el año de la fecha pasada como parámetro. El año aparece en cuatro dígitos formato YYYY. Por
ejemplo:
YEAR(“11/2/94”)
YEAR(“2/21/95”)
1994
1995
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
YEAR
date
N/A
numérico
Extraer subcadena de una cadena
Extrae caracteres de una cadena a partir de una posición y de una longitud. Recibe por tanto tres
parámetros: cadena inicial, posición inicial y longitud. El tercer parámetro es opcional por lo que si no
se indica, el resultado será el corte de la cadena inicial desde la posición indicada hasta el final. Por
ejemplo:
MID(“GoldMine 6.5 Corporate Edition”, 10)
MID(“Call 555-1234”, 6, 3) “555”
MID(“Call 555-1234”, 10,4) “1234”
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
“6.5 Corporate Edition”
MID
texto
entero
texto
Extraer los primeros X caracteres de una cadena
Dada una cadena, extrae los primers X caracteres, donde X es el segundo parámetro que recibe la
función. Por ejemplo:
LEFT(“GoldMine 6.5 Corporate Edition”, 12)
“GoldMine 6.5”
322
LEFT(“Call 555-1234”, 6)
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
Call 5
LEFT
texto
entero
texto
Extraer los últimos X caracteres de una cadena
Extrae los últimos X caracteres de una cadena, donde X es el segundo parámetro que recibe la función.
Por ejemplo:
RIGHT(“GoldMine 6.5 Corporate Edition”, 17)
RIGHT(“Call 555-1234”, 6) “5-1234”
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
“Corporate Edition”
RIGHT
texto
entero
texto
Convierte una cadena a un número decimal
Convierte cualquier tipo de valor a un decimal. Si el parámetro es una cadena y el primer carácter de la
cadena coincide con que puede ser convertido a un numérico, el resultado será este valor. En caso
contrario el resultado será un 0. Por ejemplo:
VAL(“1<>2”) 1
VAL(“1.23”) 1.23
VAL(“GoldMine”) 0
VAL(2) 2.0
Tipo primer valor
Tipo segundo valor
Tipo de Resultado
VAL
cualquiera
N/A
decimal
10.12 Crear una nueva sección
, la tecla F6, o
Para insertar una nueva sección en el informe pulse
seleccione Insertar | Sección del menú de diseño flotante. Al realizar
cualquiera de estos pasos aparecerá el cuadro de diálogo Nueva
sección.
En la del cuadro de diálogo Nueva sección aparecerán solo aquellas
secciones que no están todavía asignadas en el informe. La lista
muestra las Cabeceras disponibles, las secciones de detalles y los pies
(de informe y de secciones).
Conforme vaya insertando Secciones de detalles, irán quedando
habilitadas “Seccion # de detalles”, donde # irá aumentando de forma
secuencial.
Conforme vaya insertando Cabeceras, irán apareciendo sus
correspondientes pies de fin de sección y nuevas Cabeceras # de orden,
aunque no es obligatorio insertar pies de fin de sección por cada
cabecera introducida en el informe.
323
Para insertar una nueva sección, seleccione la opción que desee y pulse sobre OK. Aparecerá
automáticamente la nueva sección dentro del informe dispuesta para introducir nueva información en
ella.
10.13 Inserción de imágenes
Usando los iconos de la barra del menú de herramientas Insertar, puede insertar archivos gráficos en la
plantilla del informe y crear gráficos para realzar la apariencia y funcionalidad del mismo. Cada uno de
estos comandos están descritos a continuación.
Insertar imagen
Puede importar archivos bitmaps (con extensión . bmp) en el diseño de su informe.
Para importar un archivo. BMP:
Pulse sobre el icono
de la barra de herramientas Insertar, pulse la combinación de teclas ALT + F8 o
bien seleccione Insertar | Imagen de archivo en disco del menú de opciones flotante. Aparecerá
entonces el siguiente cuadro de diálogo:
Seleccione primero la ruta en la que se encuentra la imagen que desea insertar en el informe, haga un
clic sobre la imagen y pulse sobre Abrir. GoldMine situará el gráfico en la sección sobre la que estaba
posicionado antes de ir al cuadro de diálogo Selección de nombre de archivo de mapa de bits. De
cualquier forma, puede el tamaño de la imagen al igual que modifica el tamaño de una etiqueta o de un
campo de datos.
Insertar una línea
Esta función nos permite insertar una línea en el informe, con lo que también podrá dar vida al informe
creando formas gráficos sencillos. Puede crearlas horizontal, vertical o
diagonal. Puede escoger el color, espesor, el estilo, tamaño de la
circunferencia, y el color de fondo del marco.
Para insertar una línea en el informe pulse sobre el icono
, la
combinación de teclas CTR + F9, o seleccione Insertar | Línea del
menú local de diseño. Le aparecerá una caja vacía sobre el puntero del
324
ratón. Moviendo el ratón la puede situar en la parte del documento que le interese y dejarla caer con un
clic del botón izquierdo del ratón.
Resaltar
Por defecto los objetos no tienen borde. Usted puede crear un borde que enmarque un objeto,
seleccionar el color y aplicar el estilo. Tendrá, por tanto, una tercera opción para crear un informe más
gráfico que permita ver más información de un solo vistazo.
Para ver los atributos de los bordes seleccione el objeto a enmarcar y pulse el sobre el icono , pulse la
combinación CTRL + O, o seleccione Editar | Contorno en el menú local. Aparecerá la pantalla
siguiente:
A través de este cuadro de diálogo de propiedades podrá seleccionar qué líneas quiere que aparezcan
alrededor del objeto seleccionado (superior, derecha, inferior o izquierda), el estilo de línea (sólida,
intermitente, a puntos o con guiones y puntos de forma intermitente), el grosor en milímetros del
contorno del objeto, el color, etc.
10.14 Modificando Plantillas de Informes
Todas las Plantillas de Informes, excepto las que son de sistema, pueden ser modificadas. Usando el
formulario de diseño, el usuario puede añadir nuevos campos, cambiar atributos o parámetros dentro del
objeto seleccionado. Todo lo que se explica en este apartado es apto también para cuando esté creando
un nuevo informe.
Cambiando Parámetros de los Campos
Las propiedades o los parámetros de configuración de los campos pueden diferir dependiendo del tipo
de campo. Un campo puede ser:
•
•
•
Tipo Texto
Tipo Numérico
Tipo Fecha
GoldMine asigna un valor por defecto a cada valor de campo. Para cambiar los parámetros de los
campos deberá acceder al cuadro de diálogo de parámetros que podrá ser diferente para cada campo de
datos.
Cambiando los parámetros de los
campos de tipo texto
Para cambiar las propiedades de un
campo de tipo texto, seleccione el campo
y haga doble clic sobre el o bien pulse
sobre él con el botón secundario del ratón
y seleccione Editar | Propiedades en el
menú flotante.
Como título del cuadro de diálogo
aparecerá siempre “Field (Campo):” más
el nombre del campo o expresión (que
como resultado de una cadena de texto)
que tenga seleccionado/a y podrá acceder
a todos los parámetros posibles.
En el área Ajustar puede seleccionar las siguientes opciones:
Ajustar texto. Ajusta el texto de una línea a la siguiente dentro del cuadro de campo designado.
325
Texto Cambio Línea. Ajusta el texto de una línea a la siguiente sin dividir ninguna palabra.
Número de líneas variable. Esta opción estará disponible tan solo si se marca alguna de las dos
opciones anteriores, Ajustar texto y/o Ajustar texto por palabras, y permite mostrar datos fuera del
cuadro del campo. Si esta opción no está seleccionada, la información de un campo largo se muestra en
una línea continua, por lo que desaparece fuera de los límites del informe
Recortar espacios sobrantes. Recorta los espacios adicionales del campo.
En el área Posición de texto, seleccione la posición Horizontal y Vertical del texto dentro del cuadro
de campo que más le convenga en cada ocasión.
En el área A Mayúsculas, puede seleccionar las siguientes opciones:
Poner en mayúsculas. Pone en mayúsculas todos los datos del campo, independientemente de cómo se
hayan introducido en la base de datos.
Primera letra en mayúsculas. Pone en mayúsculas la primera letra de cada palabra.
Imprimir en minúsculas. Imprime todos los caracteres de todas las palabras en minúsculas.
Seleccione los botones Destacar, Fondo y Fuente para rodear el objeto seleccionado de un contorno
con una línea totalmente configurable, colorear el fondo de cualquier color y con cualquier estilo y
modificar el tamaño y estilo de la fuente respectivamente.
Cambiando los Campos Numéricos
Para cambiar los parámetros en un campo numérico seleccionado (de tipo entero o con decimales), haga
doble clic sobre el campo o bien pulse con el botón secundario del ratón sobre el para que aparezca el
menú flotante y seleccione Editar | Propiedades. GoldMine detectará que el tipo de dato es numérico y
por tanto aparecerá un cuadro de diálogo totalmente diferente al anterior.
Prefijo de signo negativo: coloca el
símbolo antes del número con un valor
negativo. Por ejemplo, si desea que los
números negativos queden rodeados por
corchetes, añada el símbolo “[“ a esta
casilla y el símbolo “]” en la casilla
siguiente. En general aparecerá siempre
un signo menos, “-“, en esta casilla y la
siguiente quedará vacía.
Sufijo de signo negativo: coloca el
símbolo después del número con un
valor negativo. Por ejemplo: para
visualizar un número negativo dentro
de los corchetes, entre “[“ en el campo
prefijo de signo negativo y “]” en esta
casilla. Para no situar el símbolo
después de un valor numérico negativo,
deje este campo en blanco.
Prefijo de signo positivo: coloca el
símbolo antes del número con un valor
positivo. Por ejemplo, para visualizar un número positivo dentro de los paréntesis, entre el símbolo del
paréntesis abierto en el campo Prefijo de signo positivo, y pulse el paréntesis de cierre en el campo
Sufijo de signo positivo.
Sufijo de signo positivo: coloca el símbolo después del número con un valor positivo. Por ejemplo,
para visualizar un número positivo dentro de paréntesis, entre el símbolo del paréntesis abierto en el
326
campo anterior, y cierre el paréntesis en esta casilla. Para no situar el símbolo después de un valor
numérico, deje el campo en blanco.
# de posiciones decimales: especifica el número de dígitos decimales que quiere que aparezcan en el
lado derecho del campo. Por defecto GoldMine detectará los decimales que soporta el campo de datos y
colocar ese valor en esta casilla.
Símbolo de moneda: especifica el símbolo de la moneda, $, €...
Suprimir valores ceros: suprime a la hora de imprimir cualquier campo con valor cero dejando un
espacio vacío.
Rellenar con ceros: inserta ceros antes del actual valor del campo si el valor usa menos espacios que un
campo definido dentro.
Utilizar formato coma: separa los miles con comas. Por ejemplo, 123456
aparecerá 123,456.
Posición de texto: especifica la posición horizontal y vertical en la que quiere
colocar el texto dentro del campo de texto.
Campos de pie de página: especifica el tipo de resumen para ejecutar el
campo. Esta área solo estará activa si el campo seleccionado está dentro de una
sección de pie de página o de sección (footer). Incluye los siguientes tipos de
resumen:
Valor. Regresa al último valor desde la última vez que se realizó una
impresión.
Total. Campo con un valor acumulativo para todos los registros de esta
sección.
Media. Campo con un valor acumulativo para todos los registros en una sección dividida por el número
de registros de la sección.
Conteo. Genera el total del número de registros en una sección.
Máx. Computa el valor máximo de todos los registros de la sección.
Mín. Computa el valor mínimo de todos los registros de la sección.
Retener el valor después de imprimir: Imprime los totales mientras se activa en vez de
descongestionar el acumulador interno antes de imprimir. Esta opción afecta solo un campo numérico
usado en una sección footer.
Contorno: Le muestra la caja de diálogo de Propiedades de Línea descritas anteriormente.
Fondo: Le muestra la caja de diálogo de Fondo.
Fuente: Le muestra la caja de diálogo de Fuentes.
Una vez seleccionados todos los parámetros seleccionamos Aceptar de forma que se apliquen todos los
cambios.
Cambiando los Parámetros de los Campos de tipo fecha
Para cambiar un campo de tipo fecha, seleccione el campo y pulse doble clic. La imagen de más abajo
muestra el cuadro de diálogo que aparecerá.
Formatos de fecha:
327
mm dd yy
dd mm yy
mm dd yyy
mmm dd yyyy
10/31/05
31/10/05
10/31/2005
Oct 31, 2005
Delimitador: especifica el símbolo que separa el mes, día y año en la fecha. Por defecto aparece /.
Posición de texto: especifica la posición horizontal y vertical en la que queremos colocar el campo.
Tipo de resumen: especifica el tipo de valor de resumen que quiere usar en la sección footer. El footer
puede incluir cualquier tipo de los siguientes resúmenes, explicados anteriormente:
VALOR, TOTALS, MEDIA, CONTEO, MAX, MIN.
Conservar Valor: imprime los totales mientras se activa en vez de descargar el acumulador interno
antes de imprimir. Esta se opción aplica solo a un campo numérico o decimal usado en la sección footer.
Contorno, Fondo y Fuente: permiten modificar la imagen del objeto incluido: aplicar un contorno, un
color de fondo y un estilo, formato y color de la fuente.
Cambiando las opciones de Campos de Diálogo.
Para modificar las opciones de un campo de cuadro de diálogo, pulse CTRL + M, o des de el menú de
diseño flotante seleccione Tabla de campos de cuadro de diálogo | Modificar. La primera pantalla que
aparecerá será la lista de campos de cuadro de diálogo existentes. Seleccione el campo al que le desea
cambiar sus propiedades y pulse Aceptar:
Solicitud de usuario. Especifica el título con un máximo de 30
caracteres que aparecerá una vez imprima el informe.
Orden de solicitud. Determina el orden en el que el campo
aparecerá cuando el usuario imprima el informe por impresora o
por pantalla. Es decir, en caso de que haya más de un cuadro de
diálogo, con el Orden de solicitud podrá determinar el orden en el
que irán apareciendo los diferentes cuadros.
Anchura de campo. Especifica el tamaño del campo en número de
caracteres.
328
Cuando haya modificado los parámetros necesarios, puede pulsar sobre Aceptar para que se guarden y
apliquen los cambios y volver al diseñador de informes de GoldMine. Si pulsa en Cancelar, los cambios
realizados se desecharán.
Suprimiendo campos de cuadro de diálogo
Para poder eliminar un campo de cuadro de diálogo completamente del diseño de un informe, debe
eliminarlo primero del propio informe. Una vez que el campo de cuadro de diálogo ya no aparece en
diseño, pulse la combinación de teclas CTRL + D o bien seleccione Tabla de campos de cuadro de
diálogo | Eliminar. Aparecerá una ventana con la lista de todos los campos de cuadro de diálogo
creados hasta el momento, seleccione uno y pulse Aceptar. Si el campo seleccionado aún está insertado
en algún lugar del informe, aparecerá un mensaje conforme no se puede eliminar, en caso contrario será
borrado definitivamente.
Cambiando los parámetros de las secciones
Cada sección del informe tiene una variedad de atributos que pueden ser modificados:
•
•
•
•
•
Compresión de espacio y parámetros de avance de página
Sección de selección de criterio (filtros)
Campos de salto
Bordes
Relleno de fondo
Para aplicar cualquiera de estos parámetros, pulse
dos veces sobre la sección seleccionada. A
continuación le aparece la siguiente pantalla:
Comprimir espacios Anterior al primer
elemento. Comprime el espacio entre el principio
de la sección y el objeto colocado en la parte
superior de la sección.
Comprimir espacio después del último
elemento. Suprime el espacio de después del
objeto colocado más abajo en la sección y hasta el
final de la sección.
Avanzar página antes de imprimir la sección.
Avanza hacia la próxima página cuando vaya a
empezar la sección.
Avanzar página después de imprimir la sección. Avanza hasta la próxima página cuando acabe de
imprimir la sección actual.
Reimprimir los títulos en cada página. Imprime el título en cada página impresa. Esta opción estará
activa solo en las propiedades de la cabecera de ordenación (Sort Header).
Número de registros en la página. Especifica el número de registros que puede colocar a lo ancho de
la página del informe. Esta opción está disponible tan solo cuando esté diseñando etiquetas y para las
secciones de detalle (Detail Section).
Reiniciar Número de página al Cambiar de Sección. Vuelve a iniciar el número de página cada vez
que se cambia de sección.
Filtro, Destacar, Fondo. Estas aplicaciones le permitirán realizar cambios que ya se han comentado con
anterioridad en este mismo capítulo. Desde realizar un filtro de datos a toda la sección mediante
expresiones en dBase hasta cambiar el color del fondo y el estilo de pintado.
329
Campo de salto (break). En el próximo apartado, Usando campos de salto y grupos de datos de una
sección, se explica esta aplicación.
Usando Campos de Salto y Grupos de Datos en una Sección
¿Qué son los campos de salto?
Imagine que en un informe de GoldMine desea mostrar una lista de los registros de contacto de su base
de datos y, por cada registro de contacto, todo su historial. Para poder mostrar todo el historial por cada
contacto deberá utilizar un campo de salto. El campo de salto agrupará todos los registros del historial
por cada contacto y los mostrará dentro de una sección de detalle. Es decir, un campo de salto le ayudará
a agrupar cierta información que tenga algún parámetro en común (en este caso todos los registros serán
de tipo historial y de un contacto en concreto) y, por tanto, a separar tipos de información en diferentes
grupos. A continuación nos centraremos en la creación de un campo de salto, sin embargo puede acudir
al final de este capítulo y seguir la creación del informe de ejemplo ya que éste muestra este mismo
ejemplo de una forma sencilla. Además podrá ver una imagen del resultado del informe después de
haber creado un campo de salto por lo que podrá entender perfectamente y de un solo vistazo el poder de
un campo de salto en un informe de GoldMine.
Como vimos en el apartado anterior, los Campos de Salto aparecen únicamente en las cabeceras de
ordenación (Sort Headers) haciendo doble clic sobre cualquiera de ellas. Pulse por tanto dos veces con el
botón izquierd del ratón sobre Cabecera 1 de Orden (Sort 1 Header) y en la ventana que le aparece pulse
sobre Campo de Salto.
Aparecerá entonces la ventana Break Field for Section: Sort 1 Header. Además, en general, aparecerá
siempre &Sort1 en la casilla Campo de salto de sección, lo que significa que por defecto todos los
informes tendrán como campo de salto en la cabecera 1 el campo que se indique como ordenación
primaria.
Podrá escribir el campo que desee y a modo de ayuda podrá utilizar los botones Campos de datos, para
insertar un campo de la base de datos, o Campos de cálculo, donde podrá crear una expresión en dBase
cuyo resultado hará de Campo de Salto.
Una vez haya decidido y completado cual será el campo de salto para la sección seleccionada, pulse
sobre Aceptar para guardar y aplicar los cambios que puedan haber. A partir de entonces y en cada
impresión del informe, éste se guiará en la sección seleccionada por este Campo de Salto.
Filtrando información por secciones
Tal y como se ha comentado anteriormente, se puede filtrar la información que se mostrará en cada
sección, ya sea una cabecera, una sección de detalles o un pie de cabecera. Para acceder al filtro la
Cabecera 1 de Orden, pulse dos veces con el botón izquierdo del ratón sobre el título de la cabecera,
Cabecera 1 de orden. Pulse sobre Filtrar en la ventana que le aparecerá para acceder a la ventana de
creación de Filtros, Criterios de selección de secciones.
Campo del sistema. Los campos del sistema suministran información que GoldMine genera
automáticamente, tal como los datos de calendario, tiempos, número de página, contadores, parágrafos...
Los datos de calendario y el número de página son campos típicos de encabezamiento o pie de páginaEl parágrafo puede usarse en una expresión de cálculo para crear parágrafos múltiples de texto, etc.
Campo de cuadro de diálogo. Estos son campos que piden al usuario datos antes de la creación del
informe. Al imprimirse, por pantalla o impresora, un informe que contenga en el diseño del informe un
campo de cuadro de diálogo, el usuario deberá introducir la información que éstos piden. Si introduce un
campo de cuadro de diálogo en la expresión de filtro, significará que está trabajando con el dato que el
usuario introduzca en cada caso al imprimir el informe.
330
Campo de datos. Estos son los campos de la base de datos. Podrá escoger entre la mayoría de las tablas
que componen una base de datos de GoldMine y dentro de estas a todos sus campos.
Operador. Especifica la acción a desempeñar por los valores especificados antes y después del
operador. Por ejemplo, Cal Date > “06/01/05”. En este caso la expresión filtrará los registros que
tengan en el campo Date de la tabla Cal una fecha superior a la indicada.
Función. Acepta un número predefinido de argumentos y devuelve el valor del tipo también
predefinido. En general, todas las funciones son estándares del lenguaje aceptado por dBase.
Campo de cálculo. Si creó previamente algún campo de expresión, podrá usarlo también en los filtros
de secciones mediante este botón.
10.15 Ejemplo de un informe de contactos con historial
Es interesante que pueda seguir todos los pasos que comentaremos en este apartado de Informes, puesto
que podrá ver acciones prácticas de creación y modificación de un informe y otros elementos que quizás
no hayan tenido cabida en ninguna otra sección.
Crear el informe
Para empezar a crear su informe, acceda al Centro de Informes mediante el icono que representa una
impresora en la barra de herramientas de GoldMine o mediante el menú Ir a | Informes | Centro de
Informes.
Seleccione su usuario en la lista de usuarios del Centro de informes para que el nuevo informe sea
personal y tener un mínimo número de informes en Públic de forma que las búsquedas sean siempre lo
más rápidas posibles.
Cree un nuevo informe pulsando con
el botón secundario del ratón sobre la
carpeta Informes de Contactos. En
el menú flotante que le aparece
seleccione Nuevo... para que se
muestre la ventana de creación de un
nuevo informe, Propiedades de
informe.
Al igual que en la próxima imagen,
complete los datos de la pestaña
Perfil. Aunque ninguno de los
campos es obligatorio, sí es
recomendable completar al menos la
casilla Descripción de informe (que
aparecerá en el Centro de Informes a
modo de nombre). En el ejemplo
hemos colocado también un nombre
de archivo del informe (siempre con
la extensión *.fp, será el nombre del
331
archivo físico que contiene el diseño) y una descripción, de forma que podrá ver qué muestra el informe
sin necesidad de imprimirlo.
Si lo desea, puede acceder también a las pestañas Ordenes de clasificación (donde podrá configurar la
ordenación de los registros) y Opciones (donde, dependiendo del diseño del informe, podrá configurar
qué tipos de registros de historial y/o de calendario quiere que se muestren sin necesidad de modificar el
propio diseño del informe), sin embargo en este ejemplo dejaremos esto para el final, cuando el informe
ya tenga un formato definido y sepamos exactamente qué ordenaciones deseamos mostrar y qué
opciones necesitamos marcadas.
Después de completar esta ventana, pulse Aceptar para que GoldMine cree el fichero indicado, o uno
aleatorio si dejó la casilla Nombre de archivo del informe en blanco, y éste aparezca en el Centro de
Informes. Será momento entonces de modificar el diseño del informe recién creado para que muestre los
datos que deseamos. Para esto pulse con el botón secundario del ratón sobre el informe y seleccione
Diseño.
diseño de las secciones
Por defecto aparecerán siempre las secciones Cabecera de la página (con una etiqueta a modo de título),
Sección 1 de detalles y Pie de página de la página. Por regla general esto no suele ser suficiente para
crear informes detallados. En este caso crearemos, además, una Cabecera 1 de Orden (Sort 1 Header) y
una Cabecera 2 de Orden (Sort 2 Header). Para inserta una sección recuerde pulse la tecla F6 ó
seleccione Insertar | Sección en el menú flotante.
En nuestro caso nos interesa que los datos queden
lo más compactos posible, por lo que eliminaremos
los espacios vacíos dentro de cada sección.
Haga doble clic sobre cada una de las secciones
para acceder a sus propiedades y marque las
opciones Comprimir espacio antes del primer
elemento y Comprimir espacio después del último
elemento. Una vez marcadas estas opciones pulse
Aceptar para guardar y aplicar los cambios, aunque
estos no quedarán visibles desde el diseñador del
informe, sino que se ejecutarán al imprimirlo o
previsualizarlo.
En Cabecera 1 de Orden colocaremos información
detallada del contacto: nombre de la empresa,
nombre del contacto, teléfono, etc. En la Cabecera
2 de Orden irán etiquetas que provocarán un efecto de columnas, y en la Sección 1 de Detalles, debajo
de las etiquetas de la Cabecera 2 de Orden, pondremos los diferentes campos que queremos que se
muestren del Historial.
En la Sección 1 de Detalles no solo introduciremos campos de datos referentes al Historial, sino que
deberemos filtrar la información que queremos que se muestre. Puesto que es historial, recuerde que
podemos utilizar la macro &suppfile igualándola al código que indicaba historial: “ch”. Esto mismo
deberemos hacer en la Cabecera 2 de Orden, de forma que se imprima solo después de aquellos registros
de contacto impresos en la cabecera 1 que tengan al menos un registro de historial. En la Cabecera 2 de
Orden, además, deberá introducir un Campo de Salto. Este campo de salto deberá indicar que un registro
sea de historial.
En la Cabecera 1 de Orden deberá indicar un Campo de Salto, lo que provocará que la Sección 1 de
Detalles se imprima agrupando la información. Es decir, al indicar por ejemplo el campo de salto
Contact1 AccountNo, primero se imprimirá un registro de contacto en la Cabecera 1 de Orden.
Después se imprimirán las etiquetas de la Cabecera 2 de Orden y finalmente la Sección 1 de Detalles
buscará en el historial todos aquellos registros que tengan el mismo AccountNo que el registro impreso
en la Cabecera 1 de Orden, los agrupará y los mostrará uno detrás de otro. Después de esto se imprimirá
332
un nuevo registro de contacto y se repetirán los pasos anteriores con la segunda cabecera y la sección de
detalles. De forma secuencial GoldMine irá repasando toda la base de datos.
Para modificar los filtros de la Sección 1 de Detalles y de la Cabecera 2 de Orden, haga doble clic sobre
cada una de ellas y pulse Filtrar en la ventana que aparecerá para acceder a Criterios de selección de
secciones. Escriba &suppfile="ch" y pulse Aceptar.
Para introducir un Campo de Salto en la Cabecera 2 de Orden, haga de nuevo doble clic sobre esta
sección y esta vez pulse sobre Campo de Salto. Agregue &suppfile="ch" al contenido de la casilla
Campo de salto de Sección sin dejar espacios entre medio. Pulse Aceptar para guardar los cambios.
Para introducir un Campo de Salto en la Cabecera 1 de Orden, haga doble clic sobre esta sección y
seleccione, aquí también, Campo de Salto. Elimine el contenido de la casilla Campo de salto de Sección
y escriba Contact1->AccountNo. Pulse Aceptar.
Campos de datos y etiquetas
Introduciremos ahora todos los campos de la base de datos y etiquetas que deseemos mostrar en el
Informe. Puesto que el hecho de insertar unos campos u otros en este caso no afectará al resultado final
(en ocasiones el hecho de no introducir un campo o modificar una ordenación significará un mal
funcionamiento del informe), puede ver la siguiente imagen en la que se reproduce el aspecto final del
diseño de etiquetas y campos de datos:
Se ha aprovechado la Cabecera de la página, no solo para modificar la etiqueta de título del informe,
sino también para introducir etiquetas que harán de columnas para los datos de los registros de contacto.
Además, estos datos los hemos puesto en negrita y de un color granate oscuro de forma que llamen la
atención por encima del resto de información.
El resultado
Después de haber seguido los pasos de los 3 apartados anteriores, el informe ya está preparado para ser
impreso mediante un filtro o para el registro de contacto que tenga en pantalla en ese momento. A
continuación se muestra una imagen de la impresión del informe de Contactos con Historial en una base
de datos de 222 registros, donde solo 2 de ellos tienen algún registro de historial.
333
A partir de aquí, usted debería ser capaz de crear y modificar informes de un nivel de complejidad
considerable. Tenga en cuenta siempre que el hecho de crear un informe puede ser un proceso bastante
delicado, por lo que olvidarse un Campo de Salto o un Filtro puede significar un fracaso en el diseño
general del informe.
10.16 Uso de Crystal Reports desde el centro de informes de Goldmine
Para utilizar Crystal Reports en el centro de informes, debe seguir los siguientes pasos:
•
•
Agregar Crystal Reports al centro de informes
Configurar los nombres de origen de datos de Crystal Reports
Para utilizar Crystal Reports
1.
Seleccione Ir a | Informes | Centro de Informes...,. Aparecerá el centro de informes.
2.
Seleccione el propietario del informe en la lista desplegable Usuario.
3.
En la lista de informes con vista en
forma de árbol, expanda Crystal
Report.
4.
Para configurar la Ordenación de
informes, haga clic con el botón
secundario del ratón en el nombre del
informe y seleccione Ordenaciones.
Propiedades de informe con la
pestaña Ordenación activa. Desde
aquí deberá seleccionar el campo de
ordenación de su informe. Con Crystal
Reports sólo puede utilizarse un nivel
de ordenación.
5.
Para configurar la opción del informe,
haga clic con el botón secundario del ratón en
el nombre del informe y seleccione Opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades
de informe con la pestaña Opciones activa.
Desde aquí podrá agregar las expresiones de
selección de registro y de selección de grupo
de Crystal para filtrar los resultados antes de
ejecutar el informe.
334
6.
Para revisar el informe antes de imprimirlo, haga clic con el botón secundario del ratón y
seleccione Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir informe.
7.
Seleccione Ventana en el área Imprimir salida de informe en y haga clic en Aceptar. El
informe se abrirá en una ventana resumida de Crystal.
8.
Para actualizar los valores del informe en función de la configuración de la clasificación o de
las opciones, haga clic en el botón Actualizar de la barra de herramientas.
9.
Haga clic en el botón Imprimir para imprimir el informe.
10. Haga clic en la X para cerrar la ventana del informe.
Adición de Crystal Reports al centro de informes
Puede agregar Crystal Reports al centro de informes de dos formas. La primera es agregar un nuevo
informe a la visualización del centro de informes. El informe debe estar ya creado y almacenado en una
ubicación compartida. El segundo método es clonar un informe que ya se haya agregado al centro de
informes.
Para utilizar la opción Crystal Reports, debe tener lo siguiente:
•
•
•
Crystal Decisions Crystal Reports instalado.
ODBC (Open Database Connectivity ) Fuentes de datos asignadas a las bases de datos
Goldmine.
Informes creados en Crystal a partir de los datos de Goldmine.
Para agregar un nuevo Crystal Report
1.
Seleccione Ir a | Informes | Centro de Informes..., Aparecerá el centro de informes.
2.
Seleccione el propietario del informe en la
lista desplegable Usuario.
3.
En la lista de informes con vista en árbol,
expanda Crystal Reports.
4.
Para agregar un Crystal Report que ya haya
creado, expanda y seleccione una categoría de
informe. Haga clic con el botón secundario en
una categoría de informe y seleccione Nuevo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades
de informe con la pestaña Perfil activa. Desde
aquí puede adjuntar un Crystal Report
existente. En el cuadro de texto Nombre de
archivo de informe, busque la ubicación del
Crystal Report con la extensión .RPT.
5.
Haga clic en Aceptar. El nombre del informe
aparece en el panel de vista en árbol del
informe.
6.
Haga clic con el botón secundario en el nombre del informe y seleccione Establecer orígenes
de datos ODBC en el menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Nombre de origen de
datos de Crystal Report.
7.
Se agregará su informe al centro de informes. Ahora puede configurar y ejecutar su informe
Configurar los nombres de origen de datos de Crystal Reports
335
Los Crystal Reports utilizan orígenes de datos ODBC para conectarse a una base de datos Goldmine.
Para utilizar Crystal Reports en el centro de informes de Goldmine debe establecer los orígenes de datos
ODBC.
Para configurar el origen de datos
1.
Seleccione Ir a | Informes | Centro de Informes..., aparecerá el centro de informes.
2.
Seleccione el propietario del informe en la lista desplegable Usuario.
3.
En la lista de informes con vista en árbol, expanda Crystal Reports.
4.
Haga clic con el botón secundario en el nombre del informe y seleccione Establecer fuentes
de datos ODBC en el menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Nombres de las
fuentes de datos de los Informes de Crystal.
5.
En el cuadro de texto Nombre de la base de datos Goldmine, introduzca el nombre del origen
de datos ODBC que haya creado para conectarlo con el directorio Goldmine que contiene el
archivo Users.dbf .
6.
Introduzca el Id de usuario y
la contraseña para acceder al
directorio Goldmine.
7.
En el cuadro de texto Nombre
de la fuente de datos de la
base de datos de Goldmine,
introduzca el nombre del
origen de datos ODBC que
haya creado para conectarlo
con las Tablas Goldmine ,
como Cal, Buzón o SPFiles.
8.
Introduzca el Id de usuario y
la contraseña para acceder a
las tablas Goldmine. Si se está conectando con una base de datos dBASE, introduzca su nombre
de usuario de Goldmine y la contraseña. Si se está conectando a una base de datos SQL Server,
introduzca el inicio de sesión SQL y la contraseña.
Cuando utilice SQL Server, Goldmine puede almacenar tanto las tablas Goldmine
como las tablas Contact en la misma base de datos SQL. Por lo tanto, el origen de
datos ODBC de la base de datos Goldmine y la base de datos Contact pueden ser el
mismo.
9.
Haga clic en OK.
10.17 Acerca de los informes de Answer Wizard
Si utiliza Goldmine con una base de datos de SQL, los informes de Answer Wizard brindan una forma
rápida de generar informes basados en datos de Goldmine. Hay una gran variedad de informes de
Answer Wizard predefinidos entre los que puede elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.
Answer Wizard se instala cuando se selecciona Management Intelligence durante la instalación
personalizada de Goldmine con una licencia "E".
Answer Wizard incluye una ayuda en línea para guiarle con cualquier duda que pueda tener sobre su
configuración y uso.
Puede seleccionar entre las categorías de informes siguientes:
•
Información de contacto/cuenta
336
•
Calendarios personales y de equipo
•
Actividades pasadas
•
Análisis de ventas
•
Otros análisis
1.
Para iniciar Answer Wizard, haga clic en Inicio en la barra de tareas de Windows y seleccione
Programas | Goldmine |Answer Wizard.
2.
Si es necesario, haga clic en Preferencias para definir la configuración de la base de datos y la
información de inicio de sesión.
3.
Expanda el árbol y seleccione el informe que desee ejecutar. Haga clic en Siguiente y siga las
instrucciones que se muestran en el asistente.
Para acceder a la ayuda en línea, haga clic en Ayuda en Answer Wizard
337
11. Procesos Automáticos
11.1 Procesos automáticos – Pistas
Un Proceso Automático (PA) es un conjunto de instrucciones predefinido que Goldmine evalúa para
ejecutar acciones especificas sobre los contactos de una base de datos. Estos procesos están formados
por dos componentes principales: pistas y eventos. Las pistas y los eventos contienen varias opciones
definidas por el usuario. Todos los datos que pertenezcan a estas pistas están contenidos en la tabla
Tracks.
Una pista es un conjunto de eventos e instrucciones. Cada pista individual puede contener hasta 1000
instrucciones individuales. Cada pista contiene una serie de propiedades introducidas por el usuario que
le permiten conseguir herramientas adicionales más allá de las que pueden ser manejadas con los
eventos.
Para acceder al Centro de Procesos Automatizados despliegue el menú Herramientas | Procesos
automatizados | Gestión de procesos...
Pulsando con el botón secundario del
ratón sobre la opción Procesos
Automáticos y seleccionando Nuevo,
aparecerá el Asistente de Procesos
Automatizados Goldmine. Una vez
tenga al menos un proceso creado,
podrá
seleccionar
la
opción
Propiedades para modificar los eventos
y otras opciones del proceso.
Al contrario que las otras acciones
disponibles desde esta ventana, las
opciones de “Clonar, Subir, Bajar,
Eliminar”
solo
pueden
ser
seleccionadas desde el menú local. La opción de “Clonar” permite copiar la pista seleccionada
actualmente y sus eventos a un proceso nuevo. Nótese que cuando una pista nueva es creada, esta no
lleva ningún evento definido. Duplicar las pistas le permite reducir el tiempo necesario para crear pistas
que sean muy parecidas las unas a las otras, creando una pista con las opciones generales, que servirá
como plantilla, y duplicándola y modificándola para crear las demás pistas especificas.
338
Propiedades del proceso
Una vez creado al menos un proceso, al seleccionarlo pulsando una vez sobre el mismo podrá ver ciertas
propiedades a la derecha del Centro de procesos automatizados, tal y como puede ver en la siguiente
imagen. Podrá acceder también no solo a estas opciones si no a todo el asistente del Proceso
Automatizado pulsando con el botón secundario del ratón sobre el proceso y seleccionado Propiedades.
Todas estas opciones deberán configurarse pista por pista conforme se van creando, o una vez creadas
mediante las dos opciones comentadas, de forma que cada una de ellas podrá tener una configuración
independiente.
Las Opciones de los procesos son los siguientes:
Permitir sólo un adjunto de este proceso por contacto. Para evitar que los usuarios asignen varias
instancias de una pista en particular al mismo contacto, Goldmine usa la opción “Permitir sólo un anexo
de este proceso por contacto”. Si se selecciona, los usuarios serán incapaces de asignar dos veces la
misma pista, independientemente del método que usen para asignarla. Las maneras de enlazar una pista
son explicadas más adelante.
Ejemplo:
Una compañía ha creado una serie de pistas para un mailing dirigido a los nuevos clientes de una base
de datos en la que existen clientes nuevos y clientes antiguos. Cada vez que un registro de la base de
datos tiene su campo Key5 igual a “Nuevo cliente”, Goldmine le envía automáticamente una carta
agradeciéndole por su compra. Sería bueno asegurarse que Goldmine no envía dos veces la carta, ya que
no daría buena imagen acerca de la empresa. Goldmine facilita esta función usando la opción “Permitir
sólo un anexo de este proceso por contacto”. Si la pista que envía las cartas ya ha sido asignada a un
contacto, Goldmine no dejará a ningún usuario asignar de nuevo la pista, previniendo de manera efectiva
que la carta sea fusionada y enviada de nuevo.
Tipo de evento
Secuencial
Disparador
Condición DBASE:
Trim(Upper(contact1 Key5)) = “NUEVO CLIENTE”
Acción
Imprimir formulario
Ejecutar este proceso en cuanto se adjunte. Esta opción hace que la pista sea procesada
inmediatamente después de ser asignada, sin ninguna intervención posterior por parte del usuario.
339
Un uso práctico de esta opción sería añadir miembros automáticamente a un grupo, o añadir detalles a
un contacto, u otras acciones que no pueden ser realizadas por un archivo LOOKUP.INI.
Ejemplo:
Las rutinas diarias de un Call Center serán automatizadas. Uno de los requerimientos de gestión es que
los contactos entrados durante el día sean todos añadidos a un grupo, que se podrá comprobar al final del
día. Un proceso automático que realice está función es fácilmente configurable. De todas formas, el que
los usuarios tengan que asignar la pista representa un riesgo. Puede ser que un contacto que deba
pertenecer al grupo, no pertenezca por que el usuario no ha asignado la pista.
Seleccionando la opción “Enlazar este proceso a todos los nuevos contactos” conjuntamente con la
opción “Ejecutar este proceso inmediatamente al ser asignado” hará que Goldmine realice el proceso de
añadir nuevos contactos al grupo sin ninguna interacción por parte del usuario. (La opción “Enlazar este
proceso a todos los nuevos contactos” será analizada con profundidad más adelante)
Tipo de evento
Preferente
Disparador
Condición DBASE
accdate(contact1->accountno) = date()
Acción
Añadir a grupo
Ejecutar este proceso sólo al explorar un grupo de contactos. Esta opción permite especificar qué
pistas son procesadas dependiendo de si se realiza un repaso completo de la base de datos cuando se
ejecutan las pistas. En una configuración que requiera el uso de múltiples pistas, esta opción puede ser
extremadamente útil.
Ejemplo:
Una empresa de telemárketing está usando procesos automáticos para planificar llamadas a grupos de
contactos a lo largo del día. A intervalos fijos durante el día, cada representante de Telemárketing creará
un grupo de contactos nuevos para su territorio y después asignará y procesará la pista planificadora de
llamadas para su grupo. Además, en adición a esta pista, hay una pista “B” que se enlaza
automáticamente a todos los contactos nuevos. Esta pista “B” imprime un informe, envía un e-mail y
además añade un registro a la pestaña Perfiles.
Si la segunda pista es procesada en cada uno de los sistemas de los representantes, hay posibilidades de
que no sean muy felices al descubrir que además tienen que procesar la impresión y el envío de la pista
de e-mail. También puede ser posible que ciertos equipos no estén configurados apropiadamente para
ejecutar estas tareas, lo cual seria causa de errores. Para solucionar estos problemas, una máquina
independiente esta preparada para buscar continuamente en la base de datos la presencia de la segunda
pista.
Seleccionando la opción “Ejecutar este proceso sólo al completar la búsqueda” usted le indica a
Goldmine que ignore la pista “B”, pero continua procesando el PA planificador, cuando el representante
ejecuta las pistas.
Reiniciar este proceso cada vez que finalice. La opción “Reiniciar este proceso cada vez que termine”
permite que la pista se convierta en un bucle sin tener que usar un evento para reenlazar la pista.
Goldmine reenlazará la pista automáticamente una vez el último evento se haya disparado.
Ejemplo:
Una pista puede ser configurada para que cuando una acción particular sea planificada, Goldmine realice
otra acción, como planificar una llamada de seguimiento, o cualquier otra actividad.
Por ejemplo, un equipo de ventas quiere asegurarse que si se planifica una “venta prevista” a cualquier
contacto, la persona de ventas apropiada realice un seguimiento tres días después de que la actividad fuera
planificada. Sin la opción de “Reiniciar”, Goldmine planificaría la actividad de seguimiento la primera vez
que encontrase una venta planificada, pero el contacto no volvería a ser evaluado otra vez a menos que se
reenlazara la pista. Activando la opción conseguimos que Goldmine no solo planifique el seguimiento, sino
que además reenlazará la pista, cada vez que se planifique una venta a este contacto.
340
Permitir que los usuarios adjunten este proceso. Esta opción permite a los usuarios asignar la pista
seleccionando Herramientas | Procesos Automáticos | Asignar un proceso. Si esta opción no esta
seleccionada la pista no será listada como proceso disponible y solo será visible desde la opción de
menú Herramientas | Procesos Automáticos | Gestión de Procesos….
Ejemplo:
Por ejemplo, pueden haber procesos automáticos que no le interesa que los usuarios puedan asignar a los
contactos, o puede estar creando un nuevo proceso automático, y este aún no está completamente
finalizado. El enlace de un proceso automático incompleto puede producir resultados inesperados, hasta
que el proceso no esté completado y listo para usar. Para prevenir que el proceso sea usado, un usuario
con acceso a las propiedades de los procesos puede desactivar esta opción.
Adjuntar este proceso a todos los registros de contactos nuevos. Una de las opciones más usadas en
las pistas es la opción de “Adjuntar este proceso a todos los registros de contactos nuevos” Esta opción
indica a Goldmine que enlace esta pista a todos los nuevos contactos que se introduzcan en el sistema
Goldmine. Esta opción puede ser llamada para registros importados a través del cuadro de dialogo
“Opciones del perfil de importación” del asistente de importación. Usted sólo puede seleccionar esta
opción para una pista en su sistema. Goldmine le pedirá confirmación si decide activar la opción en otra
pista diferente como se muestra en la siguiente figura.
Ejemplo:
Esta opción es muy útil cuando se quiere automatizar el proceso de seguimiento de los nuevos contactos
cuando estos son introducidos. De esta forma un proceso automático puede ser asignado
automáticamente a todos los contactos nuevos sin ninguna intervención por parte del usuario. La pista
asignada, puede ser usada para planificar automáticamente una llamada de seguimiento al comercial que
maneja el territorio donde esta el nuevo contacto. Además, también puede ser usada para enviar
documentos, como un e-mail, o una plantilla fusionada de Word.
11.2 Eventos, disparadores y Acciones
Los eventos, disparadores y las acciones, son los componentes primarios de las pistas.
Los eventos son instrucciones individuales que en conjunto crean una pista. A su vez, los eventos están
formados por dos componentes, un disparador, y una acción. En este capítulo estudiaremos con detalle
los eventos, disparadores y acciones
Como mencionábamos antes, las pistas están compuestas por eventos, de los cuales existen dos tipos:
secuenciales y prioritarios. Durante el procesado de las pistas, Goldmine siempre procesará los eventos
prioritarios antes que los secuenciales.
Eventos Prioritarios
Los eventos prioritarios, siempre se numeran en un rango de 00 a 99, limitando el número de eventos
prioritarios que pueden ser definidos en una pista a 100.
La característica única de los eventos prioritarios es que funcionan de una manera similar a una
condición IF... THEN de programación estándar. ¿Que significa esto? Lo que quiere decir esto es que
Goldmine siempre evaluará TODOS los eventos prioritarios de una pista, moviéndose secuencialmente a
través de los diferentes eventos hasta que se llegue al primer evento secuencial. Goldmine se comportará
de esta manera independientemente del resultado del disparador que devuelva el evento.
Eventos Secuenciales
Los eventos secuenciales se diferencian de los eventos prioritarios en dos conceptos generales. Primero,
los eventos secuenciales siempre se numeran en un rango de 100-999, lo cual limita el número máximo
341
de eventos secuenciales de una pista a 900. Segundo, Goldmine no evalúa automáticamente todos los
eventos secuenciales en una pista en tiempo de ejecución. Goldmine pasará de un evento secuencial al
siguiente de la secuencia solamente si el disparador del evento precedente es verdadero.
Para un mejor entendimiento, imagine que se ha creado una pista con varios eventos secuenciales. Los
eventos secuenciales de la pista se han numerado 100, 110 y 120. Goldmine evaluará el evento
secuencial 100, pero no evaluará el evento 110 hasta que el evento 100 sea verdadero.
Goldmine parará en cualquier evento secuencial que de un resultado falso hasta que se cumpla la
condición del disparador. Este proceso se repetirá hasta que todos los eventos secuenciales sean
procesados.
Goldmine eliminará automáticamente la pista del contacto después de que se dispare
el último evento, independientemente de que este sea secuencial, o preferente. No es
necesario asignar una acción “Eliminar Pista” a dicho evento. Si el último evento de
la pista no se dispara, ésta permanecerá enlazada al contacto hasta que la condición
disparadora sea cierta.
Propiedades de los eventos
Como se ha mencionado antes, los eventos se componen de dos elementos menores; disparadores y
acciones. Mientras se ejecuta la pista, Goldmine evaluará el disparador de un evento para determinar si
la acción del evento debe ser realizada. Nótese que la ventana “Propiedades del evento” se divide en tres
secciones: Evento, Disparador y Acción.
Evento:
La sección “Evento” de la ventana se usa para definir tres valores básicos.
Primero viene el campo Descripción del Evento que, como su nombre indica, es usado para especificar
una descripción corta del evento. La funcionalidad del evento NO depende de este valor. De todas
formas es una buena práctica el dar una descripción resumida de qué es lo que realiza para identificarlo
fácilmente dentro de la ventana de configuración de procesos automáticos.
Los botones de opción que hay a la derecha del campo “Descripción del Evento” permiten al usuario
definir si el evento es preferente o secuencial. Las diferencias entre los dos tipos de evento se explican
en la sección “Eventos, Disparadores y Acciones”. Por defecto Goldmine numera automáticamente el
número de evento, incrementando cada nuevo número de evento en 10. la numeración para evento
prioritarios comienza por 10 y la de los eventos secuenciales comienza por 100.
342
Disparadores o desencadenadores (triggers):
Un disparador es una condición evaluada por Goldmine durante la fase de ejecución de un proceso
automático. El módulo de procesos automáticos de Goldmine esta equipado con una gran variedad de
disparadores. Además, las opciones “Filtro de desencadenadores” e “Intentar desencadenarlo sólo una
vez” pueden ser usadas por ciertos disparadores para limitar aún más su enfoque. Todos estos
parámetros pueden ser definidos desde la sección “Disparador (Trigger)”
Días transcurridos:
El primer disparador que aparece en la lista es “Días Transcurridos”. Cuando seleccione este, un campo
llamado “Días Transcurridos” aparecerá en la sección “Disparador” del evento. Este campo se usa para
especificar el número de días que Goldmine debe esperar hasta que el disparador sea evaluado como
verdadero.
Una pregunta muy común acerca de la funcionalidad de este disparador es ¿en qué día Goldmine
empieza a contar? Goldmine empieza a contar los días a partir del día en que el disparador anterior dio
un resultado de verdadero, o el día en que la pista fue enlazada, si este es el primer evento de la
secuencia.
Imagine que el día 1 de enero de 2004 se enlazó una pista a una base de datos de Goldmine. La pista
contiene un evento con un disparador “Días Transcurridos” con un valor de 5 días, y debe imprimir una
carta. Más tarde, ese mismo día la base de datos completa es escaneada para ejecutar los procesos
automáticos, y el evento en cuestión es evaluado. Goldmine no va a imprimir la carta hasta que haya
transcurrido el número de días determinado por el disparador. El día 6 de enero, el disparador cambiará
su valor a verdadero, por lo que si se escanea la base de datos al día siguiente Goldmine imprimirá una
carta.
Ejemplo:
El disparador “Días Transcurridos” generalmente es usado en Procesos Automáticos que crean y
manejan campañas de mailing.
Los procesos típicos de negocio de la empresa ACME requieren que a todos los clientes nuevos se les
envíe una carta introductoria el mismo día en que son introducidos en la base de datos. La carta se usa
para mostrar al nuevo cliente la empresa y sus servicios. Diez días después de enviar la primera carta, el
comercial correspondiente de ACME debe contactar con el nuevo cliente para conocerlo y responder a
todas las posibles preguntas que pueda tener.
Seguir la pista de cuando han transcurrido los diez días para cada cliente nuevo en la base de datos
requeriría una gran cantidad de trabajo. Como se ha detallado en el ejemplo anterior, el proceso
automático puede ser configurado para que se enlace automáticamente a cualquier registro de contacto
introducido manualmente en la base de datos el primer evento de esta pista puede ser configurado para
imprimir la carta. Un segundo evento con un disparador “Días Transcurrido con un valor de “10” días y
una acción que planifique una llamada debe ser configurado para recordar al comercial apropiado que
debe contactar con el cliente como seguimiento de la carta que le fue enviada.
Inmediatamente:
El disparador “Inmediatamente” se usa para decir a Goldmine que debe realizar la acción
correspondiente inmediatamente. Este tipo de disparador será siempre verdadero, a menos que se le
aplique un filtro de disparador. Los filtros de disparador serán examinados a posteriori en este mismo
capítulo.
343
Como este disparador es generalmente verdadero, puede ser usado para definir eventos que necesiten
ejecutar una acción cada vez que sean evaluados. Usando el ejemplo anterior el disparador
“Inmediatamente” puede ser usado para el primer evento de la pista, para indicarle a Goldmine que debe
imprimir la carta inmediatamente.
Registro de Detalle:
El siguiente disparador es “Registro de Detalle”. Este disparador permite a una pista examinar una parte
de los registros de perfiles que están asociados al perfil que se está procesando. Seleccionando “Registro
de detalles” como disparador permite buscar en las pestañas de Contactos, Detalles, Enlaces y Relación
del registro de contacto.
Nótese que cuando este tipo de disparador es seleccionado el botón “Opciones” se activa. La imagen
siguiente muestra la pantalla que aparece al pulsar este botón.
La sección “Tipo de Registro” permite al usuario definir el tipo de registro que será examinado en la
tabla Contsupp. Cuando se busca un registro de perfil, un Detalle debe ser seleccionado antes de poder
introducir un “Texto”. Elegir un tipo de registro diferente de “Detalles” bloqueará el campo “Detalle”
en la sección “Opciones” del cuadro de dialogo.
La sección “Opciones” es usada para especificar parámetros adicionales aplicables al tipo de registro
seleccionado. Uno de los parámetros más importantes que puede ser definido en esta sección es el valor
de Max. Antigüedad..
El valor Max. Antigüedad se refiere a la edad que tiene el registro de Contsupp que está siendo
evaluado. Goldmine restará el número de días especificado en este campo de la fecha actual del sistema
y después examinará la fecha en que se creó el registro de Contsupp en la base de datos. Si la fecha en la
que el registro fue introducido es más moderna que la fecha del sistema menos el valor de antigüedad, el
registro será considerado válido.
Por defecto Goldmine pone este valor a cero. Un cero le indica a Goldmine que debe considerar todos
los registros de Contsupp como válidos para evaluación, independientemente de la fecha en que fueron
creados.
Una pregunta habitual sobre esta opción en particular es acerca de los registros que no fueron creados
exactamente en la fecha examinada por el evento. Para entenderlo mejor, imagine que la fecha del
sistema es 15 de marzo de 2004. El valor de antigüedad en un evento ha sido definido a 5. En nuestra
base de datos hay registros de Contsupp que han sido creados el 2, 11, 12 y 14 de marzo. ¿Cómo se
evaluarán estos registros?
Como la antigüedad se ha definido a 5, el rango de fechas que Goldmine evaluará va desde el 10 de
marzo hasta el 15 de marzo. Cualquier registro de Contsupp creado en este intervalo de tiempo es
considerado válido. De esta forma la única línea que será ignorada por el proceso automático será la que
fue creada el 2 de marzo de 1998.
El campo Detalle es usado para especificar un tipo determinado de detalle. Este campo solamente está
disponible si se ha elegido la opción Detalles en el apartado Tipo de Registro. Si se deja en blanco,
todas las entradas existentes en la pestaña detalles del registro son susceptibles de ser evaluadas.
344
El campo Palabra Clave es aplicable a todos los tipos de registro. Este campo puede ser usado para
especificar un valor particular de Contsupref. Sólo los registros de Contsupp que contengan ese valor
tendrán la capacidad de devolver verdadero al disparador.
Ejemplo:
Hoy en día una dirección de correo electrónico se está volviendo tan común como un número de
teléfono. Una de las razones de la amplia aceptación del correo electrónico es su bajo coste y su
velocidad. El correo electrónico puede ser usado como herramienta de marketing, y los procesos
automáticos pueden ayudar a su empresa a beneficiarse de este medio.
Usando el disparador de registro de detalle, una pista puede ser configurada para examinar una base de
datos, y automáticamente enviar un mensaje a todos los registros de la base de datos que tengan una
dirección de correo en su pestaña de detalle. Añadiendo un paso más a esta idea. La función Web Import
de Goldmine puede ser usada para enlazar una pista a todos los nuevos clientes captados a través de una
página web y enviarles automáticamente un e-mail introductorio.
Actividad de Historial:
Este disparador hace que una pista evalúe los registros de historial asociados a un contacto. Al igual que
con el disparador “Registro de Detalle”, pulsando en el botón opciones permite a un usuario definir
varios parámetros que correspondan a los registros de historial que se han de examinar. Las opciones del
disparador de historial son mostradas en al imagen siguiente.
Esta ventana se divide en tres secciones
distintas; Tipo de Actividad, Opciones y
Resultado. La primera de las tres secciones
permite definir el tipo de registro de historial que
será evaluado. Solo los registros de historial del
tipo seleccionado serán tenidos en cuenta al
realizar el proceso de evaluación.
La sección opciones contiene cinco campos que
pueden ser usados para filtrar los registros. El
primer campo es “Máx. Antigüedad”. Esta
función realiza la misma acción que “Max.
Antigüedad” en los disparadores de “Registro de
Detalle”. En el apartado “Registros de Detalle”
de este capítulo se explica detalladamente como
funciona esta opción.
Los campos “Actividad” y “Resultado” son
usados para especificar códigos que deben existir en el registro de historial para que este sea
considerado para procesar. Para evaluar todos los registros de historial independientemente de los
detalles de la actividad, no se debe especificar ningún valor en estos campos.
Ejemplo:
En un entorno de red, la existencia de varias actividades completadas del mismo tipo para el mismo
contacto es un hecho común. Distintos departamentos de la empresa usan una serie de códigos de
actividad y de resultado para distinguir que actividades han sido completadas por que departamentos.
Por ejemplo, el Servicio técnico usa “SVT”, ventas “VTS”, marketing “MKT” y distribución “DST”.
Supongamos que el departamento de marketing de la empresa ACME quiere enviar una carta a los
contactos que hayan sido llamados por el departamento de ventas. La única manera en que se puede
diferenciar una llamada completada por el departamento de ventas de una completada por el
departamento de marketing es a través de los campos resultado o código de actividad. Especificando
“VTS” en el campo apropiado indicamos a Goldmine a examinar solamente los registros de llamada
completada que corresponden a al departamento de ventas.
345
Además los campos “Ref” y “Usuario” pueden ser usados para reducir el número de registros de
historial que serán examinados por el proceso automático. Una vez ejecutado, Goldmine solamente
tendrá en cuenta los registros de historial que tengan valores coincidentes en “Usuario” y contengan el
valor especificado en el campo “Ref”. El campo usuario es especialmente útil debido a que puede ser
usado para reducir la búsqueda a las actividades completadas por un solo usuario.
Otro mecanismo adicional para filtrar se encuentra en la sección “Resultado”. Sólo una de las tres
opciones disponibles puede ser seleccionadas para el evento. El proceso automático solamente
considerará los registros de historial que tengan el mismo resultado que el definido en las opciones. La
opción “Cualquiera” hará que el evento tenga en cuenta todos los registros de historial
independientemente de si han resultado con éxito o sin éxito.
Actividad Programada: El disparador “Actividad
Programada” se usa para examinar el archivo de
calendario y detectar la presencia de condiciones o
registros específicos. Al igual que el disparador
“Actividad de Historial”, hay varias opciones
asociadas a este tipo de evento. La imagen
siguiente muestra la ventana del disparador
“Actividad Programada”.
Las opciones disponibles para este tipo de
disparador son muy parecidas a las que se aplican a
un disparador “Archivo de Historial”. De todas
formas hay algunas diferencias que deben ser
comentadas.
La sección de opciones de filtrado no contiene un
campo “Resultado”. Esto es lógico, ya que los registros de calendario en si, no tienen un campo de
código de resultado. Además la sección “Resultado” se ha omitido, ya que solamente las actividades que
ya se han completado pueden tener un resultado. La entrada Antigüedad acepta valores positivos o
negativos. Para todos los otros disparadores, este campo representa los días que se restarán a la fecha
actual del sistema para determinar la edad máxima de los registros válidos. Los registros de calendario
representan un caso único en que es posible que existan actividades planificadas para una fecha pasada,
y al mismo tiempo, haya actividades pendientes que han sido planificadas para un día futuro.
Especificar un valor positivo en este campo hace que Goldmine examine todas las actividades que se
planificaron para los últimos x días o menos. Por ejemplo, un valor de 3 (o +3) indicará a Goldmine que
debe tener en cuenta cualquier registro de calendario que este planificado para los 3 días anteriores a hoy
o menos. Imaginemos que hoy es 14 de agosto de 2009, si pusiésemos un valor de 3 (o +3) en el campo
edad, los únicos registros de calendario que se tendrían en cuenta serían los planificados para el rango de
fechas que va del 11 al 14 de agosto.
Un valor negativo en Antigüedad se usa para disparar las actividades que se han planificado para un
futuro. Imaginemos que hemos introducido un valor de –3 y que la fecha es otra vez 14 de agosto de
2009. Los únicos registros de calendario que serían tenidos en cuenta serían los que están planificados
para un rango de fechas del 14 al 17 de agosto, en otras palabras, los que van a ocurrir en tres días o
menos.
Oportunidad /Proyecto
Estos dos desencadenadotes le permiten lanzar una acción siempre y cuando exista una oportunidad o
proyecto que cumplan una serie de opciones configurables. Si una de las opciones se deja en blanco,
Goldmine no tendrá en cuenta esa condición. Las condiciones posibles son: edad de la oportunidad/proyecto,
Administrador del elemento, Nombre del elemento, Etapa en la que se encuentra la oportunidad/proyecto y
su estado (abierto, ganado o perdido).
346
Condición dBASE:
Los disparadores “Condición dBASE” son simplemente filtros. Pulsar el botón Opciones en este tipo de
disparadores muestra la ventana Generador de expresiones. Los disparadores de este tipo solamente
darán verdadero si la condición especificada en el constructor de expresiones es evaluada como
verdadera para el contacto actual. Las
expresiones dBASE pueden ser probadas
construyendo filtros, o en el comprobador de
expresiones dBASE que está disponible para
los usuarios con derechos de supervisor
pulsando la combinación de teclas CTRL +
SHIFT + D en la ventana principal de
Goldmine.
Ejemplo:
La compañía PEPE Servicios, una empresa de
tamaño nacional envía cartas a los contactos
de su base de datos trimestralmente. El
objetivo de esta carta es informar a los
receptores de los nuevos servicios que se
ofrecen en su área. Servicios que se ofrecen a
los clientes en un área rural no serán aplicables, o del interés de los clientes de una gran ciudad como
podrían ser Barcelona o Madrid.
No seria bueno para PEPE Servicios consumir recursos ofreciendo servicios a una audiencia que no
tiene necesidad de ellos. Los procesos automáticos de Goldmine pueden ayudar a la sección de
marketing en este aspecto. Usando una condición dBASE y múltiples plantillas las cartas dirigidas a un
mercado en particular pueden ser distribuidas desde una localización central.
La pista puede ser configurada para enviar nuestra carta “A” a los contactos que hay en la ciudad “A” y
la carta “B” a los contactos de la ciudad “B”. La flexibilidad de las expresiones dBASE permite que
haya varios criterios para el mismo evento. Por ejemplo, se puede definir una condición para enviar una
carta en particular a los contactos de Barcelona con un código postal 08036 y solo si es la primera del
mes.
Deshabilitado:
La última opción disponible es la opción Deshabilitado. La función de este disparador se explica por si
sola. Cualquier evento con este disparador no realizará ninguna acción.
Un buen ejemplo de uso se aplica a las pistas duplicadas. Aunque clonar pistas puede ahorrarnos el
trabajo de crear de nuevo la pista, generalmente la pista clonada contendrá eventos que no son
necesarios. Seleccionar el disparador Desactivado hará que Goldmine se salte el evento en cuestión.
También puede ser de ayuda para solucionar problemas, deshabilitar ciertos eventos, puede ayudar a
localizar que evento está causando el problema en la secuencia.
Notas finales:
Existen dos opciones relativas a la sección disparadores que aún ha de ser explicadas completamente.
Estas son “Filtro de Desencadenadores” y “Intentar desencadenar sólo una vez”.
347
La opción “Filtro de Desencadenadores” puede ser usada para aplicar condiciones extra a un disparador.
La ventaja de usar un filtro de desencadenador es que este puede aplicarse a cualquier disparador,
extendiendo la posibilidad del disparador para evaluar condiciones adicionales.
Por ejemplo, el disparador de registro de detalle examina los registros de la tabla Contsupp. De todas
formas si se quieren evaluar solamente los registros de detalle de los contactos de Madrid, se debe
aplicar un desencadenador de filtro. Otra solución seria aplicar un filtro a grupo a los contactos antes de
procesar la pista. ¿Qué pasa si el usuario se olvida de aplicar el filtro? Esto puede ocurrir pocas veces,
pero aún es un problema. El resultado sería que contactos que no requieren el procesado, serán
procesados por el proceso automático. Además también existe la posibilidad de que una máquina sea
asignada como servidor para funcionar como servidor de procesos automáticos y de esta manera el
usuario no tiene ningún control sobre que contactos serán procesados por el proceso automático, debido
a que el procesado se realiza desde otro sitio.
Estos dos problemas pueden ser evitados usando un filtro desencadenador con el evento.
Por lo que respecta a la opción “Intentar Dispara sólo una vez”, esta función solamente es aplicable a los
eventos secuenciales con uno de los siguientes disparadores: Registro de Detalle, Actividad de Historial,
Actividad Planificada y Expresión dBASE.
El propósito de esta función es que Goldmine evalúe el evento correspondiente solamente una vez.
Imaginemos una pista con tres eventos secuenciales, numerados 100, 110 y 120, es enlazada y
procesada. Además, el evento 110ha sido configurado para ser evaluado una sola vez. A la hora de
ejecutarlo, el disparador de este evento no es verdadero, y debido a eso, el procesado de la pista para en
ese punto. Eso quiere decir que el evento 120 no será evaluado hasta que el disparador del evento 110,
sea verdadero. Como el evento 110 sólo puede ser evaluado una vez, Goldmine se saltará el evento la
próxima vez que la pista sea evaluada. De esta forma, eliminamos este problema y el evento 120 es
evaluado.
Acciones:
La última sección de la ventana “Propiedades del Evento” corresponde a las acciones que pueden ser
realizadas a través de un proceso automático. A continuación se muestra la sección “Acción” de la
ventana “Propiedades de Evento”.
El campo “Ejecutar acción” se usa para seleccionar el tipo de acción que debe ser realizada si el evento
es disparado. El botón “Opciones” se usa para definir otros parámetros para está acción en concreto.
Estas dos funciones serán examinadas con mayor detalle a continuación.
Print Form:
La actividad Print Form es la primera de la lista de acciones que pueden ser realizadas. Esta acción
provoca que Goldmine fusione un formulario si el evento es disparado. El botón “Opciones” permite que
el formulario sea dirigido a la impresora por defecto de Windows, o al software de FAX instalado en el
sistema. NO se pueden seleccionar diferentes impresoras para los diferentes formularios si la acción es
imprimir. Goldmine envía directamente los formularios a la impresora predeterminada del sistema.
Cuando se pulse el botón “Opciones” se mostrará un listado de los formularios “públicos” y de los
Usuarios siempre que se tenga acceso a ellos para poder seleccionar el que necesite en cada acción de
348
fusión de formulario. Podrá, además, configurar qué usuario desea que conste como ejecutor de la fusión
del formulario e incluso que el formulario no se fusione directamente sino que quede en cola.
Mensaje E-Mail (E-Mail message):
Esta acción se usa para enviar un mensaje E-Mail vía Internet a través de un proceso automático. Pulsar
el botón opciones muestra la ventana Opciones de correo desde la que pueden ser definidas las
opciones para el mensaje. El mensaje e-mail que será enviado desde Goldmine debe ser una plantilla de
e-mail, no se puede crear el mensaje desde el módulo de procesos automáticos, la plantilla debe ser
creada antes que el proceso automático. Por otro lado, todas las opciones que se encuentran en esta
ventana funcionan igual que las de envío manual de e-mail.
Imprimir Informe:
Al igual que con la acción Mensaje E-Mail, la opción imprimir informe es muy usada. Esta acción
provoca que Goldmine imprima un informe asignado automáticamente. Una de las tareas más comunes
es imprimir etiquetas para correo.
La imagen anterior ilustra la ventana que se muestra al pulsar el botón opciones en este tipo de acción.
De hecho tan solo es una variación de la ventana que se muestra al seleccionar la opción de menú
Herramientas | Informes | Gestor de Informes... desde el menú principal. Además de seleccionar un
informe en concreto, también permite fijar un rango de contactos.
Para ahorrar recursos debería abstenerse de marcar la opción “Todo” de la sección “Contactos”. Hay una
buena razón para esto, recuerde que cada vez que un proceso automático es ejecutado, y que una
condición es evaluada como cierta, Goldmine ejecutará la acción especificada.
Imaginemos que una pista que contiene un evento con una acción “Imprimir informe” se enlaza a todos
los contactos de una base de datos de 10.000 contactos. Seleccionar “Todos” hará que Goldmine
imprima el informe asignado con los 10.000 registros cada vez que el disparador sea verdadero. Si
solamente hubiera tres registros conteniendo un disparador verdadero, se imprimirían 3 copias del
informe reflejando los 10.000 registros. Escogiendo “Actual” hará que el informe refleje solamente el
contacto que realmente contenía el disparador verdadero.
Planificar Actividad (Schedule Activity):
Esta acción automáticamente planifica una actividad. Pulsando el botón Opciones permite la definición de
parámetros como el nombre de usuario y el tipo de actividad. La siguiente imagen muestra la ventana de
opciones para este tipo de acción.
349
Hay tres secciones en esta ventana, Programar Actividad, Usuario y Opciones. La primera sección se
usa para especificar el tipo de actividad que debe ser planificada. La única opción que no está disponible
en esta ventana es planificar una “Tarea”.
La sección “Usuario” contiene varias opciones diferenciadas. Elegir “Propietario del registro” indica al
PA que planifique la actividad y la asigne al nombre de usuario que está definido en el campo owner de
la pestaña de contacto que está siendo procesada. Por ejemplo, supongamos que el proceso automático
esta procesando el registro de contacto “A” cuyo propietario es “JUAN”. Si el disparador es verdadero,
la actividad será planificada al usuario “JUAN”. En el caso que la propiedad del registro sea “pública” la
actividad será planificada en el calendario del usuario que enlazó la pista.
La opción “Usuario Asignado” trabaja junto con la opción “Detalles de Actividades” que será analizada
dentro de poco. Escoger esta opción hace que el evento planifique la actividad en el calendario del
usuario especificado en “Detalles de Actividades”.
Un proceso automático también puede planificar la actividad al usuario que enlazó la pista al contacto.
Esto se cumple al seleccionar la opción “Asign. Proceso”.
La opción “Usuario Conectado” se usa para asignar la actividad planificada al usuario activo cuando el
proceso se inició en el sistema. Esto no implica que Goldmine asigne la actividad a uno de los usuarios
que normalmente entre a través de esa estación de trabajo, si no que Goldmine usará el usuario que
estaba trabajando en la estación en el momento en que el proceso fue ejecutado.
La última opción de esta sección es la opción “Usuario desde Campo”. Una vez seleccionado se activa
el menú desplegable. El menú desplegable se usa para seleccionar un campo de los archivos contact1 o
contact2 que contiene el nombre de usuario que desea que Goldmine use para asignar las actividades.
Ejemplo:
Un trabajo rutinario de la Compañía es asignar un comercial particular a un registro de contacto
basándose en un criterio territorial. Por ejemplo, todos los registros de contacto de la provincia de
Segovia son asignados al comercial “MANUEL”. El comercial asignado se indica con el campo
“Comercial (Key4)” del registro de contacto.
Al mismo tiempo, también es una práctica muy común asignar a diferentes personas del departamento
de ventas a los contactos en una base regular. Un ejemplo sería cuando un comercial se mueve de una
zona a otra.
Crear un evento que incluya el valor “MANUEL” como nombre de usuario requeriría que un
administrador verificase constantemente que tales actividades fuesen planificadas solamente a los
contactos que pertenecen a “MANUEL”. Un método más fácil de asegurarse que siempre se usa el
nombre de usuario apropiado es simplemente coger el valor del campo “Comercial (Key4)” y usar este
valor como nombre de usuario. Esto es precisamente lo que la opción “Usuario desde campo” permite
hacer.
350
Pasando a la sección “Opciones”, pulsar el botón “Detalles de Actividades” produce que se muestre una
ventana para planificar actividad, muy
parecida a la que se muestra
seleccionando Programar | Llamada.
A continuación se muestra una imagen
de esta ventana.
Todas las diferentes opciones que
pueden ser configuradas en esta ventana
son aplicables cuando se planifican
actividades usando una pista. Para
obtener una descripción más detallada
de este cuadro de dialogo y de sus
opciones diríjase al manual de usuario.
El único objeto a destacar de esta
ventana es el valor en “Usuario
Principal”. Como se ha mencionado
anteriormente, seleccionar la opción
“Usuario Asignado” desde la sección
“Usuario” indica a Goldmine que debe
planificar las actividades al valor en
“Usuario Principal”.
Bajo el botón “Detalles de Actividades” hay una opción que puede ser usada para definir la fecha en que
se planificará la actividad. El primer parámetro se usa para especificar el número de días que deben
transcurrir entre la fecha de procesamiento de la pista y la fecha para la que se planifica la acción. El
punto de inicio se especifica usando el botón de radio que hay bajo este campo.
La opción “Desde Hoy” hará que el PA planifique la actividad X días después de ser enlazada la pista al
contacto. Pongamos que se ha configurado un evento para que planifique una actividad tres días
después, con la opción “Desde Hoy” seleccionada. Hoy es día 10 de mayo y se ejecuta el PA. Si el
disparador del evento es verdadero el evento planificará una actividad para el día 13 de Mayo.
De todas formas, la opción “Desde fecha de desencadenado” planificaría una actividad para tres días
después de la fecha en que el evento se dispara. Usando el mismo ejemplo que antes, pero cambiando la
opción “Desde Hoy” por “Desde fecha de desencadenado”. El 10 de mayo se ejecuta la pista.
Aproximadamente el veinte por ciento de la base de datos devuelve un valor verdadero para la condición
del evento y se planifica una actividad para el día 13 de mayo. El siguiente día laboral, es otra porción
de a base de datos la que devuelve verdadero. Para esta parte de la base de datos, Goldmine planificará
una actividad para el día 14 de mayo. Fíjese que aunque la pista se enlazó el día 10, el disparador no
resultó verdadero hasta el 11 de mayo. Por está razón se le indicó al evento que planificara las
actividades tres días en el futuro, empezando a contar desde el día en que se disparó.
Crear Historial (Create History):
Se pueden crear líneas de historial por medio de un proceso automático usando la acción “Crear
Historial” un uso muy común para esta función es añadir líneas de historial globalmente a múltiples
pestañas de contacto de una base de datos.
Por ejemplo, puede necesitarse registrar en el historial el hecho que un paquete ha sido enviado a un
gran grupo de contactos de la base de datos. Existen varias maneras de afrontar este problema. La
primera y más obvia es añadir manualmente una línea de historial manualmente a cada contacto. Esto
funcionará, pero es una tarea que consumirá mucho tiempo. Imagínese tener que hacerlo para todos y
cada uno de los contactos de una base de datos de 1.000 registros.
Una segunda solución seria grabar una macro que añada el registro de historial. Este proceso reducirá el
tiempo necesario para completar la tarea, pero aún será una tarea muy pesada el tener que sentarse
delante de Goldmine e ir navegando de un contacto al siguiente e iniciar la macro.
351
Una opción más elegante podría ser crear
una pista que cree un registro de historial
como evento, enlazarla y ejecutarla en todos
estos contactos. Seguramente el proceso
tardaría en completarse menos de 3 minutos.
Como se puede ver, en la ventana opciones
de
la
imagen
se
puede
definir
específicamente el tipo de registro de
historial que será añadido al contacto.
Además, también hay una sección “Usuario”
para especificar el nombre de usuario que
será asignado al registro de historial que se
creará en cada registro. Las diferentes
opciones de esta sección funcionan igual que
las de la acción “Programar Actividad”. Para
obtener más información diríjase a esa
sección del capítulo.
Por último nos queda comentar el botón “Detalle de actividades” pulsar el botón visualizará una ventana
de Completar estándar, permitiendo la selección de códigos, notas, fechas, etc.
Crear Detalle (Create Detail):
La acción “Crear Detalle” añade un perfil especificado el contacto. Esta es una manera de realizar un
reemplazo global en la pestaña de detalles. Pulsar el botón opciones mostrará la siguiente ventana.
Desde esta ventana se puede definir un
perfil especifico. Además, se puede
introducir valores en los campos notas y
referencia, y en la pestaña Información.
Seguidamente se muestra un posible uso de
esta opción. La empresa DATACOMP
vende componentes de ordenador y lleva un
seguimiento de los productos que se le han
vendido a un cliente entrando un detalle
“Producto”. El producto en cuestión, como
podría ser un disco duro, monitor, o
teclado, de identifica mediante el campo
referencia. En lugar de añadir manualmente
un detalle a mano cada vez, se puede activar un filtro o grupo y el proceso automático añadiría
globalmente el detalle de producto a todos los contactos apropiados.
Agregar a un grupo (Add to Group):
Otra acción puede ser “Agregar a un grupo”. Los registros de contacto que cumplan los criterios del
disparador se añaden automáticamente al grupo deseado.
La siguiente imagen muestra la ventana de opciones de la acción “Agregar a un grupo”. Desde ésta se
puede seleccionar a que grupo se desea añadir el contacto. Se puede añadir el contacto a un grupo que
pertenezca a cualquier usuario Goldmine. Antes de poder seleccionar el grupo, éste se debe definir en la
ventanas “Filtros y Grupos”. Si se desea, el nuevo grupo puede dejarse vacío.
Otros datos que se pueden definir son el valor de referencia de miembro y ordenar campo de ordenación.
Estas opciones funcionan de la misma manera que la configuración estándar de grupos de contactos.
Para más información sobre grupos de contactos consulte el manual de usuario.
352
Combinando las propiedades “Adjuntar automáticamente a todos los registros de contacto nuevos”,
“Ejecutar este proceso inmediatamente al adjuntarlo” y la acción “Agregar a un grupo” se puede usar
para añadir automáticamente todos los contactos entrados durante el día a un grupo de una manera
automatizada. Si se quiere ver todos los contactos nuevos añadidos durante el día, simplemente debe
activar el grupo.
Actualizar Campo (Update Field):
Una de las opciones más usadas es la opción “Actualizar Campo”. Esta acción tiene la capacidad de
actualizar los campos que existen en los ficheros contact1 o contact2. Aparte de los campos variables, la
otra opción definible es la posibilidad de seleccionar de qué forma se ha de basar la actualización, si ha
de ser con una expresión dBASE, o con una expresión del archivo LOOKUP.INI. La imagen inferior
muestra un ejemplo de una ventana de opciones “Actualizar Campo” configurada para actualizar el
campo “Tipo contacto” (Key1) con el valor “Potencial”
Esta acción guarda muchas similitudes con la Sustitución Global o las opciones del archivo
LOOKUP.INI. De todas formas la acción “Actualizar Campo” es más flexible que esas dos opciones.
Por ejemplo, una sustitución global o el archivo LOOKUP.INI no pueden actualizar el campo Key3
basándose en el contenido del Historial.
Una organización puede usar esta funcionalidad para seguir el estado de sus contactos. Por ejemplo, el
PA puede ver el Historial de un contacto y buscar líneas que reflejen una compra en un cierto periodo de
tiempo de tiempo. Si no se encuentra ninguna línea, el estado del contacto puede ser actualizado a
“Cliente Inactivo”.
Suprimir Pista (Remove Track):
El resultado de esta acción se explica por si misma y no requiere que se configure ninguna opción
adicional. Puede ser usada para terminar y eliminar la pista en cualquier punto del proceso, si el
disparador es verdadero.
353
Agregar una nueva pista (Add a new track):
Este tipo de acción puede ser usada para enlazar otras pistas al contacto para procesado posterior.
Pulsado el botón “Opciones” se visualiza una ventana con la lista de todas las pistas disponibles. No se
pueden definir nuevas pistas desde esta ventana, éstas deben existir en Goldmine de antemano.
Un posible uso de esta acción seria dividir las campañas de marketing en procedimientos semanales. Por
ejemplo, es posible que una campaña de marketing se alargue durante varias semanas, o incluso meses.
Aunque es posible crear una sola pista que maneje todas las tareas, solucionar posibles problemas, y
entender con exactitud las acciones que esta realizando la pista es muy difícil.
Una buena aproximación al problema seria dividir las tareas en pistas separadas. Por ejemplo, asignando
una pista por semana. La pista inicial seria usada para enlazar la segunda, una vez se ha completado, o
se ha cumplido una condición determinada. La segunda pista enlazaría la siguiente, y así hasta que todas
las pistas necesarias sean procesadas. Esto no sólo las hace más fáciles de entender, sino que además las
hace más fáciles de modificar. Supongamos que el nombre de archivo de una carta enviada la cuarta
semana ha cambiado. Este cambio puede ser realizado fácilmente ya que precisamente sabemos cuando
empieza la cuarta semana, y cuando acaba. De la otra forma, buscar en una pista con un gran número de
eventos un evento individual puede tomarnos un tiempo.
Bifurcar al Evento (Branch to Event):
Otra opción añadida es la acción “Bifurcar al
Evento”. La acción “Bifurcar al Evento” hace
que la pista de mueva de un evento o
instrucción a otro. Esta acción es similar a lo
que seria una sentencia GO...TO en
programación.
Como se puede ver las opciones son muy
básicas y solamente requieren que se indique el
evento al que se va a saltar.
El menú desplegable solamente lista los eventos que corresponden a la pista actual. Una llamada a un
evento en otra pista solamente puede realizarse a través de la acción “Añadir Nueva Pista”. Por último
debido a que la ventana de opciones solamente mostrará los eventos que ya se hayan definido para la
pista, si creásemos un evento de este tipo el primero, la lista desplegable aparecería en blanco.
Ejecutar Aplicación (Run Application):
Esta posiblemente ésta sea la acción individual más flexible y poderosa que se puede realizar a través de
un PA es ejecutar una aplicación. Esta opción abre una gran cantidad de posibilidades puesto que puede
ser usada para ejecutar aplicaciones personalizadas que manejen necesidades muy específicas de la
organización.
Por ejemplo, se puede ejecutar una
aplicación personalizada que extraiga
datos de Goldmine y los copie a una base
de datos Access para seguir un inventario.
Incluso si es necesario copiar datos de un
origen de datos SQL y añadirlos a un
registro de contacto o viceversa. Las
posibilidades que existen son
prácticamente infinitas.
La imagen de más abajo muestra la
ventana de opciones, Ejecutar aplicación
externa.
Las opciones más importantes de esta
ventana son la posibilidad de especificar si se ejecuta una aplicación o un comando DDE.
354
Si selecciona Ejecutar aplicación podrá incluir una línea de comandos. Si lo que introduce es una
expresión en dBase, Goldmine primero calculará el resultado y posteriormente lo pasará como parámetros
para ejecutar la aplicación externa.
Para conocer los comandos DDE de la aplicación externa, diríjase a la documentación de dicha
aplicación. Para información sobre los comandos DDE de Goldmine encontrará en este mismo manual
un Anexo dirigido íntegramente a este tema. Es importante que no ejecute un comando DDE si no
conoce previamente los resultados previstos. Con un comando DDE que afecte a Goldmine, podrá
modificar información de una pestaña, eliminar la pestaña que se muestre en pantalla en el momento de
lanzarse el comando, mostrar una nueva pestaña o incluso tener resultados imprevistos que afecten a la
estabilidad del sistema Goldmine.
11.3 Enlazando y Ejecutando
Hasta ahora hemos explicado las capacidades de los procesos automáticos y también se han examinado y
visto cómo funcionan determinados. La primera sección de este capítulo es crítica para entender los
Procesos Automáticos. Es la parte fundamental para empezar a construir PA’s. A partir de ahora se explican
los pasos siguientes a la creación de una pista.
Enlazando
Una vez se ha completado la creación de una pista satisfactoriamente, ésta necesita ser enlazada a un registro
de contacto para que sea útil. Existen varias maneras de enlazar una pista.
Seleccionando Herramientas | Procesos Automatizados | Asignar un Proceso... desde el menú
principal de Goldmine se muestra un listado de PA desde el que puede seleccionar qué pista enlazar. La
siguiente imagen muestra el listado de PA’s.
Este procedimiento enlazará el proceso al registro
de contacto actual. Fíjese en el campo “Usuario
Adjunto”. El valor del campo puede ser crítico para
algún evento y no debe ser bajo ningún concepto
considerado algo trivial. Es posible que haya
eventos definidos que usen este valor para crear
registros de historial o planificar actividades. El
seleccionar un nombre incorrecto en este campo
puede provocar resultados indeseables.
El segundo método para enlazar un proceso a un
solo contacto es a través de la pestaña “Pistas” del
registro de contacto. El menú contextual de ésta
pestaña contiene la opción de enlazar un proceso, lo
que visualiza la misma ventana de lista de PA que
se muestra arriba.
Otro método par enlazar una pista a un solo
contacto se consigue usando la propiedad de pista
“Enlazar este proceso a todos los registros de
contacto nuevos”. Diríjase a la sección “Propiedades de los procesos” del presente capítulo para obtener
más información sobre esta opción.
Por último otro método práctico para enlazar una pista a un solo registro es a través de una rutina de
WebImport. Las instrucciones de importación pueden ser definidas para indicar a Goldmine que debe
enlazar una pista en particular cuando el contacto es añadido a la base de datos.
Enlazar una pista a varios contactos, un grupo o a una parte de la base de datos requiere un par de pasos
adicionales.
355
Para enlazar la pista a varios contactos, se deben definir ciertos parámetros en la ventana Ejecución
Automática de Procesos, a la que se accede a través de Herramientas | Procesos Automáticos |
Ejecutar Procesos... en el menú principal. La siguiente imagen ilustra esta ventana.
La opción No Explorar, en la sección Método de exploración es de especial importancia. Esta opción
no se puede seleccionar a menos que se seleccione previamente Adjuntar pista a los contactos
seleccionados. Fíjese que bajo esta casilla de verificación, existe un desplegable que contiene los
nombres de todas las pistas definidas actualmente. Este desplegable no se puede seleccionar si no se
marca la casilla de verificación que lo acompaña.
Para enlazar una pista a varios contactos, marque la casilla de verificación Adjuntar pista a los
contactos seleccionados, elija la pista que necesita del desplegable, y seleccione la opción No
Explorar. Al pulsar el botón procesar con estas opciones Goldmine va a enlazar la pista seleccionada a
todos los contactos de la base de datos. Si se activa un filtro o grupo antes de visualizar esta ventana o se
seleccionado en Explorar un grupo de contactos, Goldmine enlazará la pista solamente a los contactos
que entren dentro del filtro o grupo.
Una vez se ha enlazado la pista, puede seguir con el último paso.
Ejecución
El simple hecho de enlazar una pista a un contacto no implica que la pista se procese y se evalúe. El
siguiente paso que se debe seguir es explorar la base de datos buscando contactos que tengan pistas
enlazadas y procesar esas pistas. La acción de enlazar una pista a un contacto se podría equiparar a dejar los
PA’s en un estado listos para usarse. Podría ser como arrancar el motor de un coche, pero sin engranar
ninguna marcha. Si necesita que el coche se mueva debe engranar una marcha.
La opción Explorar es la manera que tiene Goldmine de “engranar una marcha” a los procesos
automáticos. Volviendo a la imagen anterior, nótese que hay dos secciones en el cuadro de dialogo
“Ejecución Automática de Procesos”.
La sección Método Exploración se usa para especificar la manera en que se explorará la base de datos.
Explorar una vez hará que Goldmine examine todos los registros de la base de datos o de la parte que
se le indique. Los contactos serán explorados en el orden del índice activo antes de que se inicie el
procesado. A medida que Goldmine examine los contactos, cualquier pista enlazada será procesada. Si
un contacto contiene más de una pista, Goldmine las evaluará todas antes de pasar al siguiente contacto.
Cuando se haya comprobado el último contacto Goldmine parará la ejecución de los PA en el sistema.
356
La exploración continuada de la base de datos solamente debería usarse cuando se dispone de un
servidor dedicado a PA. En la sección “Propiedades de los procesos” de este capítulo se ve un ejemplo
de este caso. La diferencia entre este método y el anterior es que éste no para de explorar la base de
datos en busca de pistas enlazadas. De esta forma la exploración solamente se puede detener por
petición del usuario.
Si solamente necesita explorar el contacto actual o contactos seleccionados aleatoriamente seleccione la
opción “Contacto activo”. Al seleccionar esta opción, Goldmine solamente busca pistas en el registro de
contacto activo. La ejecución se detendrá una vez se haya finalizado la evaluación del registro activo.
La última opción es “No Explorar”. Esta opción se explica en la sección “Enlazar” del presente
capítulo.
En la parte derecha de la ventana de ejecución, existe una sección titulada “Opciones” en esta área se
pueden definir límites a los contactos que serán explorados y a los eventos que se ejecutarán. La opción
Eventos máx. limita el número de eventos que son procesados a la cantidad especificada en este campo.
Mientras se están ejecutando las pistas, Goldmine contará el número de eventos que han devuelto un
disparador verdadero. Cuando este número alcanza el número definido en la sección opciones Goldmine
deja de procesar PA’s en el sistema.
La función Contacto máx. tiene una función parecida, con la diferencia de que el límite no son los
eventos disparados, si no el numero de registros de contacto. Las dos opciones pueden trabajar en
conjunto para limitar más la ejecución de los procesos.
Por ejemplo, una pista que contiene 2 eventos se enlaza a 50 contactos. Cuando es ejecutada, se le define
un valor de 50 en Eventos máx.. Imagine que los disparadores para los dos eventos son verdaderos. En
este caso Goldmine dejará de procesar una vez se haya procesado el registro 25º. Desactivando la opción
Eventos máx. e introduciendo un valor de 50 en la opción Contacto máx. dará como resultado que
Goldmine procese los 50 registros de contacto que tienen la pista enlazada.
La opción Eventos máx. también es de mucha utilidad en casos como el siguiente. Imagine que una
pista ha sido configurada para imprimir una carta. La pista se enlaza a una base de datos con varios
miles de registros de contacto. El problema más obvio es que tendrá que añadir papel a la impresora
llegados a un determinado punto. Limitando los eventos a 200 más o menos creará una pausa en el
proceso que le ayudará a vigilar estas cuestiones.
Pongamos otro ejemplo. ¿Qué pasaría si en lugar de imprimir una carta planifica una actividad? La mayoría
de la gente no se siente muy feliz cuando ve miles y miles de actividades planificadas aparecer de repente en
sus calendarios. Usando los límites, se puede planificar un número de actividades más manejable por sesión.
Por último existe la opción Hora Inicial esta opción está dirigida a permitir a los usuarios especificar la
hora de inicio de la exploración, de una manera similar a un temporizador o un agente.
Para procesado automático, los Agentes del Servidor de Goldmine permiten un procesado regular sin
ninguna intervención por parte del usuario. Seguidamente se muestra la ventana para administra los
agentes del servidor.
357
El administrador de agentes tiene tres secciones, Ajustes de Usuario, Período Activo y Frecuencia. El
desplegable “Ajustes de usuario” permite especificar el usuario Goldmine con el que se realizará el
procesado desatendido. Si se quiere realizar el procesado automático con otros usuarios, marque la
opción Aplicar a otros usuarios y pulse en Seleccionar usuarios.
La sección Frecuencia determina la asiduidad con que Goldmine procesará los PA’s durante el Periodo de
actividad. El Periodo de actividad se usa en conjunción con la Frecuencia para determinar cuando ocurrirá
el procesado. Seleccione los días de la semana y las horas a las que se puede procesar.
Por ejemplo, suponga que una compañía quiere explorar en busca de procesos cada tres horas durante
las 8 horas de la jornada laboral (de 8 a.m. a 5 p.m.). en este caso, deberían configurar la frecuencia a 3
horas y el período activo de 8:00 a 17:00 de lunes a viernes. Goldmine explorará los PA’s cada tres
horas entre las 8:00 y las 17:00.
Supresión de pistas de procesos automatizados adjuntas
Después de adjuntar una pista a uno o varios registros de contacto, puede que necesite suprimir la pista
adjuntada.
Para suprimir manualmente una pista
1.
Seleccione la ficha Pistas.
2.
Resalte la pista que desea suprimir, haga clic con el botón secundario y seleccione Eliminar
proceso. Se le pedirá que confirme la eliminación.
3.
Haga clic en Sí y se suprimirá el proceso de la ficha Pistas.
358
12. Sincronización
12.1 Qué es y para qué sirve la sincronización
La sincronización remota de Goldmine es un proceso automatizado que puede actualizar un sistema
Goldmine remoto y distribuido con información nueva o cambiada que haya sido entrada en otro sistema
Goldmine. Este proceso le permite tener a toda su organización con la información actualizada esté donde
esté, tanto en delegaciones remotas, como en portátiles que lleva el comercial bajo el brazo.
¿Qué puede hacer la sincronización remota?
En la mayoría de organizaciones, la información sobre clientes y clientes potenciales es utilizada por
varios departamentos. Muy frecuentemente, estos departamentos pueden estar separados unos de otros.
Por ejemplo, examine los diferentes departamentos dentro de la empresa ACME S.A. que apoyan la
venta de sus productos.
La empresa ACME S.A. es un fabricante típico de tamaño medio que da empleo a unas cien
personas. Como muchas empresas, ACME S.A. tiene varios departamentos que gestionan las
ventas, el proceso de pedidos, el servicio y soporte a los clientes. Idealmente, estos
departamentos trabajan juntos para cumplir los objetivos de ACME S.A..
Cuando alguien llama para informarse sobre los productos de ACME S.A., el representante de
ventas encargado recoge los datos importantes sobre el potencial cliente tales como: nombre,
dirección, teléfono, cómo se enteró el cliente potencial de la existencia de la empresa ACME S.A.,
y en qué productos está interesado.
El departamento de envío de catálogos utiliza esta información para mandar documentación
específica sobre el producto en el que se ha interesado el comprador en perspectiva, e informa
entonces al comercial que la información se mandó en una fecha determinada.
El comercial asignado a la zona del cliente en perspectiva llama normalmente al cliente alrededor
de una semana después de que se envíe la información desde la oficina. Se efectúan varias
llamadas subsiguientes para asegurar la venta de un producto de ACME S.A.. Durante este
período, el vendedor debe mantener informada y al día a la dirección de ventas.
Después de haber efectuado la venta, el departamento de contabilidad elabora una factura para
el cliente. Si es necesario, el departamento de recaudación manda una carta al cliente moroso
para asegurar el pago.
Adicionalmente, el departamento de servicios al cliente registra la fecha en que el cliente recibió
la mercancía y empieza el período de garantía. Entonces, si el cliente requiere ayuda, el
departamento de servicios al cliente toma nota del problema para futura referencia. Si es
necesario, una visita para aclarar las dudas se acuerda en el lugar donde se halle el cliente.
Las llamadas de soporte son llevadas a cabo por técnicos de campo, quienes utilizan la
información sobre el cliente recogida por los servicios a los clientes y de ventas para localizar la
oficina del cliente y ver la naturaleza del problema. Cuando se ha corregido el problema, un
registro de soporte se mantiene para referencia futura, y el técnico de campo prepara una factura
basándose en la validez de la garantía.
Vea que la misma información sobre un cliente es solicitada por varios empleados diferentes a la vez, y en
algunos casos, estos individuos trabajan en lugares que no les permiten acceder a los datos en su oficina
principal. Estos usuarios remotos necesitan acceder a la misma información que está disponible para los
usuarios internos en ACME S.A., y necesitan tener la facilidad de transmitir información actualizada a sus
compañeros de trabajo en la oficina principal.
La sincronización remota posibilita compartir información con lugares remotos o físicamente distantes. Con
sincronización remota, la empresa ACME S.A. puede redistribuir la circulación de información entre
359
departamentos e individuos, sin importar su localización física. Utilizando Goldmine y la sincronización
remota, los cambios hechos en la oficina principal se transfieren a los sistemas Goldmine de las delegaciones
y los comerciales con ordenador portátil. Los cambios efectuados en las localizaciones remotas se recopilan
y se transmiten al sistema en la oficina principal. Con Goldmine, la empresa ACME S.A. opera de la
siguiente manera:
Todos los comerciales utilizan Goldmine para hacer prospecciones, seguimiento de contactos,
envío de mensajes y gestión de la agenda. Los pedidos de catálogos, envíos de productos, y
otras tareas se planifican como acciones en Goldmine, con los departamentos de creación de
catálogos, envíos y servicios al cliente completos.
El departamento de servicio al cliente utiliza Goldmine para seguir el historial de las llamadas
efectuadas por un cliente, y la naturaleza de cada solicitud de soporte. La base de datos de
clientes contiene información como el vencimiento de la garantía e información sobre el producto.
Este departamento posee la mayoría de la información necesaria para resolver el problema del
cliente a través de la pantalla misma. Cuando se recibe una llamada solicitando servicio, el
representante de soporte puede planificar una llamada técnica para que sea efectuada por uno
de los cinco técnicos de servicio de campo.
Cada comercial lleva un ordenador portátil con Goldmine. Al igual que los representantes de
ventas, los comerciales usan Goldmine para gestionar clientes. Planifican pedidos de catálogos,
inician peticiones de envío y mandan y reciben mensajes electrónicos para la dirección de ventas
y el personal de soporte.
Las llamadas de servicio planificadas por el departamento de servicios al usuario se mandan a
los técnicos de campo como Citas en Goldmine que se hallan enlazadas a un registro de
contactos de un cliente. El registro de contactos contiene información como la dirección del
cliente, el modelo del producto adquirido, y la naturaleza del problema.
Con la sincronización remota, ACME S.A. es capaz de transferir datos de ventas a comerciales, enviar
peticiones de servicio a los técnicos de servicio y recopilar informes de seguimiento a partir de éstos. Sin la
sincronización remota, esta información debería ser probablemente impresa, enviada por fax a la
localización remota, y entrada de nuevo en Goldmine por el vendedor o técnico de servicio. Con la
sincronización remota, proporcionar esta información al personal fuera de la oficina es automático.
Cómo funciona la sincronización remota en Goldmine
Durante la sincronización remota, Goldmine crea un conjunto de transferencia. Este conjunto de
transferencia es en realidad una pequeña base de datos que contiene todos los cambios realizados en una
base de datos de contactos de Goldmine desde una fecha y hora determinadas. Otro sistema Goldmine se
actualiza entonces basándose en la información en la base de datos del conjunto de transferencia,
conservando cualquier información en el conjunto de transferencia que sea más reciente que la información
en sus propios Archivos.
Fíjese que el conjunto de transferencia no contiene un registro de toda la base de datos de contactos. Sus
registros empiezan por los cambios efectuados más recientemente y retrocede solamente lo necesario para
incluir cambios realizados en la base de datos desde que efectuó la última sincronización remota.
Es importante entender el efecto de la incorporación del conjunto de transferencia sobre la base de datos de
Goldmine que se esté actualizando. Solamente los registros que hayan sido modificados en el sistema
Goldmine de origen en la porción de tiempo especificada serán incluidos en el conjunto de transferencia, así
pues, sólo estos registros serán actualizados en el sistema Goldmine que recupere el conjunto de
transferencia. Si los dos sistemas Goldmine contienen cambios que fueron efectuados antes de la fecha de
corte del conjunto de transferencia, estas diferencias permanecerán en las dos bases de datos después de la
sincronización remota.
360
Conjunto de
transferencia
Nuevos datos
Sistema
GoldMine
El Conjunto de transferencia contiene todos
los cambios hechos en
la base de datos.
Conjunto de
Transferencia
La sincronización remota requiere esencialmente que las bases de datos en sincronización sean inicialmente
copias idénticas o que una sea un subconjunto de la otra. La sincronización remota se asegurará que los
cambios hechos en una de las bases de datos sean duplicados en los Archivos Contacto, Calendario e
Historial de los otros sistemas Goldmine.
Estructuras de datos sincronizados
La sincronización remota funciona a través del registro de la última fecha y hora de modificación de varias
estructuras de datos guardadas en la base de datos de contactos. Hay varias estructuras de datos en
Goldmine, y cada una se gestiona de manera diferente por la función de sincronización remota.
Registros de Contactos
Goldmine hace un seguimiento de los cambios efectuados sobre la información en la pantalla principal del
contacto, y cualquier campo definido por el usuario en pantallas de usuario, buscando campo por campo.
Esto significa que Goldmine guarda la fecha y la hora de la última modificación en todos los campos de la
tabla siguiente:
Campos sincronizados
Apellido
Secretaria
Provincia
País
Teléfono 2
Extensión Telefónica 3
Campos definidos por usuario
Nombre del contacto
Saludo
Dirección 1 y 2
Teléfono 1
Ext. Telefónica 1
FAX
Userdef de 1 hasta 10
E-mail
Departamento
Cargo
Comentarios
Código Postal
Ext. Telefónica 2
Teléfono 3
Extensión FAX
Web
Los cambios efectuados en el registro de Contactos Adicionales añadido al registro de contactos principal
son seguidos por Goldmine al nivel de registros, no de campos. Cuando se realiza un cambio en un registro
de Contactos Adicionales, Goldmine define al registro entero como modificado, y la fecha y la hora de la
modificación se guardan.
Relaciones, Documentos Enlazados y Registros de Detalle
Los cambios en estas estructuras de datos son seguidos de la misma manera que los cambios en los registros
de Contactos Adicionales.
Notas Sobre Contactos en la Pantalla Principal
Cuando se inserta un registro de notas en el campo notas adjunto al registro de contactos principal,
Goldmine añade una línea de encabezamiento con la fecha y la hora en que se añadió la nueva información
al campo notas. De todas formas, no se hará un seguimiento de los cambios hechos en la información que ya
estaba en el campo notas.
361
Registros de Calendario e Historial
Los cambios efectuados en los registros de Calendario e Historial también se siguen al nivel de registros.
Un cambio en un campo de estos registros se sigue como si fuera un cambio sobre el registro completo.
Documentos Enlazados
Goldmine no hace un seguimiento de ediciones individuales en un Documento Enlazado. Si se cambia un
Documento Enlazado, Goldmine registra la fecha y la hora en que se realizó el cambio. El documento
completo se considera modificado en ese momento.
Todos los campos de Notas Restantes
Excepto el campo Notas adjunto a la pantalla principal de contacto, todos los campos de notas restantes se
consideran campos del registro del que son adjuntos. Cuando se efectúa un cambio en los campos Notas,
Goldmine guarda la fecha y hora de la modificación como si fuera un cambio realizado sobre el registro
entero. No se realizarán fusiones de nueva información en estos campos Notas.
Cualquier otro cambio en la base de datos de contactos o en el sistema Goldmine no será seguido por
sincronización remota. Algunos de los cambios sobre los que la sincronización remota no efectúa un
seguimiento son los cambios sobre la estructura de la base de datos realizados a través de las opciones en los
Campos Definidos por el Usuario, los cambios en las Pantallas Definibles por el Usuario, los cambios en
informes y plantillas, y los cambios en el Archivo de usuarios.
¿Cómo se identifican los registros de forma única?
Para que funcione el proceso de sincronización remota, Goldmine debe identificar de forma positiva un
registro de contactos determinado en la base de datos de contactos con el registro concordante en el conjunto
de transferencia. Goldmine identifica de forma única los registros concordantes de una de las siguientes
maneras:
Números de Cuenta (Accountno)
Cada registro de contactos está identificado de forma única por un valor de veinte caracteres en el campo
Número de Cuenta. Este campo lo genera Goldmine cuando se crea el registro, y se basa en la fecha y la
hora en que se creó el registro, y el nombre y número de teléfono del contacto. Como la parte de la hora de
creación del Número de Cuenta tiene una resolución de 1/18 de segundo, es prácticamente imposible que
registros de contactos creados en sistemas diferentes compartan exactamente el mismo Número de Cuenta.
El campo Número de Cuenta es también el campo que enlaza la información del contacto principal (nombre,
dirección, etcétera) con información relacionada como registros de Calendario, registros de Historial,
contactos Adicionales, registros de Detalle y Documentos Enlazados.
Números de Transferencia
El campo Número de Cuenta puede identificar de forma única el registro de contactos entero, incluyendo
todos los Contactos Adicionales, actividades del Calendario, y Documentos Enlazados adjuntos, pero no
puede identificar de forma única estos registros adjuntos. Como cada registro de contactos puede tener
muchos otros registros adjuntos, la función de sincronización remota debe ser capaz de identificar
positivamente un registro relacionado por el registro correspondiente en el conjunto de transferencia. Para
identificar de forma única cada registro relacionado, Goldmine le asigna un número de transferencia único.
Dado que Goldmine utiliza números de cuenta y números de transferencia para identificar de forma única
los registros en las bases de datos de contactos, es posible que dos registros que contengan datos idénticos
sean considerados registros diferentes por Goldmine durante el proceso de sincronización remota.
Esencialmente, un registro residente en un sistema Goldmine remoto será considerado correspondiente con
un registro residente en otro sistema Goldmine solamente si se puede determinar que la creación de ambos
registros se debe a un solo sistema Goldmine común.
362
Es importante recordar este concepto cuando se configuren inicialmente los sistemas Goldmine para
sincronización remota. Si los sistemas Goldmine que desea sincronizar ya contienen datos, primero deberá
consolidar todos estos datos en una base de datos Goldmine. De otra forma, Goldmine verá los registros en
los diversos sistemas Goldmine como registros diferentes, aunque contengan exactamente la misma
información. Los cambios en estos registros diferentes no serán sincronizados.
Este proceso de consolidación se explica con mayor detenimiento en la sección Configuración de una Base
de Datos Existente.
¿Qué ocurre durante la sincronización remota?
Durante la sincronización remota, los cambios sobre una base de datos de contactos de Goldmine se
comparan con los datos de otra base de datos de contactos. Si es apropiado (si los datos en el conjunto de
transferencia son más nuevos que los datos en la base de datos de contactos), la información de la base de
datos de contactos se actualiza con la información del conjunto de transferencia. Según las estructuras de
datos de Goldmine que se estén actualizando, un solo campo, o un registro entero pueden ser copiados del
conjunto de transferencia a la base de datos que esté siendo sincronizada.
Vea que el proceso de sincronización trabaja en una dirección. Para sincronizar completamente dos bases de
datos, el proceso debe repetirse a la inversa. El sistema Goldmine que se acabe de actualizar debe crear un
conjunto de transferencia para ser utilizado por el otro sistema Goldmine.
Ya que algunas estructuras de datos de Goldmine son sincronizadas al nivel de registros, es posible que la
sincronización remota descarte datos válidos. Por ejemplo, volvamos a la empresa ACME S.A. y
examinemos una situación que podría darse con la sincronización remota.
Juan es uno de los comerciales de la empresa ACME S.A.. Cada viernes, Juan llama a los
contactos que va a visitar la semana siguiente para confirmar las citas. Este viernes, Juan llamó a
Roberto Puig de la empresa HILATURAS SÁNCHEZ para confirmar la cita preparada para el
miércoles a las 4:00 de la tarde. Roberto confirmó que el miércoles era un buen día, pero pidió
cambiar la hora a las 3:00 de la tarde. Juan confirmó la nueva hora, y editó el registro Cita en
Goldmine para reflejar la nueva hora de la cita.
Roberto recordó después que había olvidado pedirle a Juan que trajera una muestra de un nuevo
producto que tenía interés en ver. Roberto llamó al departamento de ventas de la empresa ACME
S.A. y habló con Alicia, quien aseguró que mandaría un mensaje de correo electrónico a Juan, el
cual recibiría esa misma noche, al sincronizar con la oficina principal.
En lugar de entrar un nuevo mensaje para Juan en Goldmine, Alicia visualizó el calendario de
Juan en su pantalla, y efectuó directamente el cambio sobre el registro Cita que Juan había
entrado en Goldmine anteriormente. Esto bastaría, se dijo Alicia, ya que Juan sincronizaría su
base de datos esa misma noche.
Juan sincronizó su base de datos con la oficina principal esa noche. En la mañana del lunes,
revisó sus citas para la semana, y se dio cuenta de que una nota había sido adjuntada a la cita
planificada con Roberto Puig, de la empresa HILATURAS SÁNCHEZ. La nota decía “Llevar
muestras de nuevo producto”. Como en el campo Usuario de la Última Actualización figuraba
Alicia, Juan supo que la nota procedía de la oficina principal.
Juan recordó haber cambiado la hora de la cita a las 3:00 de la tarde, pero el registro de citas
indicaba que la cita estaba planificada para las 4:00 de la tarde. Después de confirmar con
Roberto que las 3:00 de la tarde era la hora en que él le esperaría, Juan llamó a Alicia a la oficina
principal para preguntar si ella había cambiado la hora de la cita de forma accidental. Ella
solamente recordaba haber entrado la nota.
Juan estaba confuso. ¿Por qué se había cancelado el cambio de horario que él había registrado?
El cambio en la base de datos que había realizado Juan el viernes había sido cancelado como resultado de la
sincronización remota que Juan completó la noche del viernes. Para comprender el porqué de esto, sigamos
el proceso de sincronización, paso a paso, desde la hora en que Juan realizó el cambio en la base de datos,
hasta que se completó el proceso de sincronización remota esa misma noche.
363
Cuando Juan cambió la hora del registro de Citas para la empresa HILATURAS SÁNCHEZ, Goldmine
anotó que el registro de actividad planificada se modificó por última vez a las 2:52 horas de la tarde. Esa
noche, Juan inició el proceso de sincronización remota, creando un conjunto de transferencia que contenía
todos los cambios que él había efectuado en la base de datos desde la última sincronización remota. Un
registro que incluía el cambio de horario se incluyó en el conjunto de transferencia.
Cuando se recuperó el conjunto de transferencia en la oficina principal, un registro con un número de
transferencia concordante fue encontrado porque Juan había planificado la actividad anteriormente y una
sincronización anterior la había transferido. Cuando se comparó la última hora modificada del registro en el
conjunto de transferencia con la última hora modificada del registro concordante en la base de datos en la
oficina principal, el registro en la oficina principal se consideró el más actualizado. Este era el caso ya que
Alicia editó su registro de Citas en la oficina principal a las 3:06 de la tarde, catorce minutos después de que
Juan efectuara el cambio en el registro de su base de datos.
Durante la sincronización remota, las estructuras de datos que se siguen al nivel de registros, tales como
actividades planificadas, o bien son actualizadas totalmente a partir de la información en el conjunto de
transferencia, o bien la información en el conjunto de transferencia se ignora completamente para ese
registro. En este caso, se ignoró el registro.
Cuando el conjunto de transferencia creado por la oficina principal fue recuperado por Juan, el registro de
transferencia, creado como consecuencia de la nota de Alicia, fue comparado con el registro Cita
concordante en la base de datos de contactos de Juan. Dado que el cambio de Alicia era más reciente que el
de Juan, el cambio de Alicia sobrescribió el de Juan. El resultado final fue que el cambio de Juan fue
ignorado por el proceso de sincronización remota.
Vea que el orden en que las bases de datos se actualizan no tendrá ningún efecto sobre el resultado. La
determinación de si se deben mantener o rechazar los datos cambiados en el conjunto de transferencia se
basa solamente en la fecha y la hora de la última modificación. Vea también que esta anomalía en la
actualización no habría ocurrido si la estructura de datos que Juan y Alicia editaron hubiera sido información
sobre el Contacto Principal. Esta información es seguida al nivel de campos, y el proceso de sincronización
remota identificará el campo modificado más recientemente, lo modificará a él solamente, y preservará la
información en los campos restantes.
Lo que sigue es un ejemplo de lo que ocurre cuando se modifican los campos en la pantalla principal del
contacto.
Pedro es un técnico de servicio de la empresa ACME S.A.. El día anterior a la llamada de servicio
planificada, Pedro llamó a la empresa HILATURAS SÁNCHEZ para confirmar la visita de servicio
del día siguiente y fue informado que la dirección en su base de datos era incorrecta. Pedro entró
la dirección correcta.
Esa tarde, mientras Carmen, la supervisora de servicios en la oficina principal, estaba repasando
la planificación de servicios para el día siguiente, vio el registro para la empresa HILATURAS
SÁNCHEZ. Dado que era la tercera visita de servicio en un mes, Carmen cambió el campo
definible por el usuario Prioridad a "Alta".
Esa noche, Pedro sincronizó su base de datos con la oficina principal. Al día siguiente, revisó el
registro de contactos en preparación para su vista a la dirección del cliente. Anotó la nueva
dirección. También se fue quince minutos antes, para estar seguro de poder llegar a la hora
prevista, dado que un cliente con "Alta Prioridad" lo estaba esperando.
Recuperación del Conjunto de transferencia
Esta sección describe cómo se maneja cada estructura de datos en Goldmine durante la recuperación de un
conjunto de transferencia de una sincronización remota.
Registros de Cada registro de contactos exportado al conjunto de transferencia se iguala con
Contactos un registro de contactos en la base de datos de contactos de Goldmine según el
número de cuenta. Si un registro con un número de cuenta que coincida con el
número de cuenta del registro en el conjunto de transferencia no puede ser
encontrado, se crea un nuevo registro de contactos en la base de datos de
364
contactos. El registro de contactos en el conjunto de transferencia, y todos los
registros relacionados en el conjunto de transferencia con el mismo número de
cuenta, se copian en el nuevo registro de contactos.
Si se encuentra un registro de contactos coincidente en la base de datos de contactos, la fecha y la hora de la
última actualización para cada campo en el registro de contactos en la base de datos de contactos se
comparan con la fecha y la hora de la última actualización del campo correspondiente del registro en el
conjunto de transferencia. Si el campo en el conjunto de transferencia contiene información más reciente,
entonces esta información se copia en el campo del registro de contactos. Las nuevas entradas en el campo
Notas en el registro de contactos del conjunto de transferencia son insertadas en la posición apropiada del
campo Notas en el sistema de recuperación. Las notas ya existentes no se actualizan.
Registros Cada registro de Contacto Adicional, Detalle, Relación, Documento Enlazado,
Suplementarios o Nota Archivada exportado al conjunto de transferencia se iguala con un
registro suplementario en la base de datos de contactos según el número de
transferencia. Si un registro con un número de transferencia coincidente con el
número de transferencia en el registro suplementario en el conjunto de
transferencia no puede ser localizado, se crea un nuevo registro
suplementario. La información del registro suplementario en el conjunto de
transferencia se copia en el registro en la base de datos de contactos.
Si un registro suplementario coincidente es encontrado, y la fecha y la hora de la última actualización del
registro en el conjunto de transferencia son más recientes que el registro en la base de datos de contactos,
Goldmine actualizará todos los campos del registro en la base de datos de contactos con la información del
conjunto de transferencia. Como ya se explicó, las ediciones efectuadas sobre el registro desde la última
transferencia, pero anteriores a la edición más reciente, se perderán.
Registros de Cada Registro de Calendario en el conjunto de transferencia se iguala con un
Calendario registro de Calendario en la base de datos de contactos por su número de
transferencia. Si un registro de Calendario coincidente no puede ser encontrado,
se intenta localizar un registro de Historial con un número de transferencia
coincidente. Si no se puede localizar ningún registro de Historial, se crea un
nuevo registro de Calendario, y la información del registro de Calendario en el
conjunto de transferencia se copia en él.
Si un registro de Calendario coincidente es encontrado en el Archivo de Calendario o la base de datos de
contactos, y la fecha y la hora de la última actualización del registro en el conjunto de transferencia son más
recientes que el registro en la base de datos de contactos, Goldmine actualizará todos los campos del registro
en la base de datos de contactos con la información del conjunto de transferencia. Como ya se explicó, las
ediciones efectuadas sobre el registro desde la última transferencia se perderán.
Registros de Para cada registro de Historial exportado al conjunto de transferencia, se efectúa
Historial una búsqueda en el Archivo de Calendario para encontrar un registro con el
mismo número de transferencia. Si se encuentra un registro de Calendario con el
mismo número de transferencia, éste se borra. Goldmine intenta entonces
localizar un registro de Historial en la base de datos de contactos con un número
de transferencia coincidente. Si no se encuentra un registro de Historial
coincidente, se crea un nuevo registro de Historial, y la información del registro
de Historial en el conjunto de transferencia se copia en él. Este proceso se
denomina autocumplimiento, y asegura que las actividades completadas en un
sistema remoto causen el cumplimiento correspondiente de la actividad en el
sistema de recuperación.
Si un registro de Historial coincidente es encontrado, y la fecha y la hora de la última actualización del
registro en el conjunto de transferencia son más recientes que el registro en la base de datos de contactos,
Goldmine actualizará todos los campos del registro en la base de datos de contactos con la información del
conjunto de transferencia. Como ya se explicó, las ediciones efectuadas sobre el registro desde la última
transferencia, pero anteriores a la edición más reciente, se perderán.
365
Envío del Conjunto de transferencia
A estas alturas, es probablemente obvio que la sincronización remota requiere que el conjunto de
transferencia sea creado en un ordenador y recuperado en otro. Quizás se pregunte como se traslada el
conjunto de transferencia desde el sistema Goldmine en el que es creado, hasta el sistema Goldmine en el
que será recuperado. Hay varias maneras para hacer esto y la sección siguiente describe los métodos más
comunes de traslado del conjunto de transferencia.
Intercambio de El Intercambio de disquetes es probablemente la manera más antigua para
disquetes trasladar Archivos de un ordenador a otro. No se requieren ni software ni
hardware especiales para utilizar este método. De todas formas, los dos
ordenadores involucrados en la transferencia deben estar a una distancia muy
cercana el uno del otro. Para utilizar el intercambio de disquetes, todo lo que debe
hacer es copiar los Archivos que desee trasladar en un disquete, y llevarlos al otro
ordenador.
Si los dos ordenadores están demasiado alejados entre ellos para ir de uno a otro, puede enviar los disquetes
por correo urgente o mensajero.
Aunque las funciones de sincronización remota de Goldmine le permitirán crear un conjunto de
transferencia directamente sobre un disquete, es Usted el responsable de asegurarse de que el conjunto de
transferencia sea menor que la capacidad del disquete. Si debe crearse un conjunto de transferencia muy
extenso, debería ser creado en el disco duro, y entonces archivado y comprimido antes de ser copiado en
disquetes para su transporte.
Conexión
Directa
Red Local
Si el sistema remoto Goldmine puede ser conectado al sistema originario Goldmine a través de una red de
área local, entonces la sincronización remota puede ser efectuada utilizando el disco duro del sistema
originario como un área de almacenaje temporal para el conjunto de transferencia. Esta función se usa
mayoritariamente para sincronizar un ordenador portátil remoto que esté equipado con un adaptador LAN
"de bolsillo", y que pueda entrar en la red.
Goldmine posee una función especial que realiza la sincronización entre un sistema de red Goldmine y un
portátil conectado. Para acceder a esta función, seleccione Archivo | Sincronización | Asistente de
Sincronización... Podrá sincronizar vía red, módem, Internet, E-mail, con disquetes o con GoldSync.
Internet o Un conjunto de transferencia puede ser adjuntado a un mensaje de correo
E-mail electrónico o enviado de un lugar a otro a través de Internet.
GoldSync Todos los métodos descritos anteriormente requieren la creación y la
recuperación manuales del conjunto de transferencia para completar la
sincronización remota. Con una planificación cuidadosa y su implementación, la
sincronización automática puede ser implementada utilizando estos otros
métodos de transporte, pero hay una manera mejor. GoldSync es un módulo
añadido de Goldmine que automatiza el proceso de sincronización de sistemas
Goldmine remotos a través de líneas telefónicas estándar. GoldSync tiene la
366
capacidad de llamar a un sistema Goldmine remoto, o esperar la llamada de otro
sistema remoto, y sincronizar de manera automática ambos sistemas.
Utilizando múltiples servidores GoldSync, gateways que soporten de 1 a 64 líneas telefónicas pueden ser
implementadas. Se incluye el soporte para líneas exclusivamente de entrada, líneas exclusivamente de
salida, o simplemente líneas de entrada/ salida.
Los usuarios remotos de Goldmine solamente necesitan configurar sus sistemas para la sincronización
automática, y a una hora predeterminada, su sistema Goldmine llamará a la gateway de sincronización,
enviará un conjunto de transferencia, y/ o recibirá un conjunto de transferencia del sistema originario, y
entonces se desconectará de manera automática. Después de desconectarse de la línea telefónica, el sistema
originario y el remoto recuperan automáticamente los conjuntos de transferencia del otro. Si no resulta
práctico para el usuario remoto el llamar a la gateway, ésta puede ser configurada para que llame al usuario
remoto.
Utilización de Filtros con la sincronización remota
Cuando Goldmine crea un conjunto de transferencia, puede utilizarse un filtro para limitar el número de
registros incluidos en el conjunto de transferencia. Por ejemplo, veamos cómo la empresa ACME S.A.
prepara conjuntos de transferencia para sus comerciales:
Los diez comerciales de la empresa ACME S.A. están asignados a zonas geográficas, basadas
en la provincia de residencia del cliente. Los comerciales solamente visitan a esos clientes que
están en su zona, y no tienen necesidad de ver los registros de contactos de clientes fuera de su
zona.
Se utiliza una expresión de filtro para limitar el número de registros de contactos añadidos al
conjunto de transferencia de cada comercial a solamente esos registros que estén en su zona.
Un filtro diferente es aplicado entonces a la base de datos para el conjunto de transferencia de
cada representante.
Aplicar esta expresión de filtro a la creación del conjunto de transferencia resulta en conjuntos de
transferencia mucho menores para cada comercial. De todas formas, cada representante
requiere su conjunto de transferencia independiente, y deben crearse diez conjuntos de
transferencia para sincronizar el personal exterior.
Para crear un conjunto de transferencia con un límite para un conjunto específico de registros, active un
filtro en la base de datos de contactos antes de crear el conjunto de transferencia. Goldmine incluirá en el
conjunto de transferencia solamente esos registros que coincidan con la expresión de filtro.
12.2 Copiar / mover Registros
La capacidad para transferir registros de contactos de un directorio a otro es útil en la gestión de múltiples
bases de datos de contactos. Goldmine proporciona dos funciones para transferir registros entre dos bases de
datos. Se accede a ambas opciones a través del menú Herramientas | Gestión de Datos | Copiar / mover
Registros...
El método de transferencia Copiar Registros crea un registro duplicado en otro Archivo de Goldmine. Este
registro duplicado tiene el mismo número de cuenta que el registro original, y todos los registros de Notas,
Historial, Contactos Adicionales, Detalle y Relación se copian en el registro duplicado.
El método de transferencia Mover Registros funciona de manera similar al método Copiar Registros,
excepto que el registro original se borra después de la creación del duplicado.
Mover un registro es a veces necesario. Por ejemplo, cuando se cambia el estado de un registro de cliente
potencial a cliente. Cuando ocurre esto, puede mover el registro de contactos de la base de datos de clientes
potenciales a la base de datos de clientes.
Los métodos Mover Registros y Copiar Registros pueden ser utilizados con un grupo o un filtro. Estas
opciones se utilizan normalmente para transferir sólo un grupo selecto de registros al nuevo Archivo, como
la creación de una base de datos de contactos que utilizará un vendedor determinado. Cuando un filtro o un
367
grupo esté activo, Goldmine transferirá al nuevo Archivo solamente esos registros que coincidan con el filtro
o grupo.
Al seleccionar Herramientas | Gestión de Datos | Copiar / mover Registros...verá la siguiente pantalla:
Después de seleccionar la base de datos de
destino, Goldmine puede transferir el registro
actual, todos los registros que coincidan con
la expresión de filtro o grupo seleccionado o
todos los registros, a la base de datos de
contactos seleccionada. Cuando copia o
mueve un contacto a otra base de datos, todas
las actividades pendientes y completadas,
documentos enlazados, contactos adicionales,
notas, detalles y relaciones se copian o
mueven también.
Seleccione
conjunto de
contactos de
destino
Esta ventana de Selección le permite seleccionar la base de datos de contactos a
la cual deben transferirse los registros seleccionados. Para seleccionar una base
de datos, simplemente ilumínela utilizando las teclas CURSOR-ARRIBA y
CURSOR-ABAJO, o haciendo clic sobre la base de datos deseada con el botón
secundario del ratón.
Selección de Seleccione Registro Actual para transferir solamente el registro de contactos
Registros actual en la Ventana de Registro actual o seleccione Grupo de registros de
contacto para transferir todos los registros en la base de datos actual o sólo los
que coincidan con la expresión de un filtro o grupo seleccionado.
Método de Seleccione la opción Copiar Registros para duplicar registros en la base de datos
Transferencia seleccionada, o seleccione Mover Registros para copiar registros a la base de
datos seleccionada y borrarlos después de la base de datos actual.
Ir Seleccione este botón para empezar a copiar o mover registros.
12.3 Sincronizar con otro Goldmine1
Usando el Asistente de sincronización, usted define la configuración para crear el conjunto de transferencia
y inicia la sesión de sincronización. Para usar el Asistente de sincronización, seleccione Herramientas |
Sincronizar | Asistente para la Sincronización y verá la siguiente ventana:
1
Nota: Si usted desea sincronizar con otro sistema Goldmine TODAS las bases de datos deben tener
asignado un código de sincronización. Si no es así, Goldmine muestra la ventana de propiedades de las
bases de datos y le permite asignar estos códigos.
368
Iniciar una nueva Desde esta opción usted define la configuración para la sesión de
sesión sincronización. Si lo cree conveniente, podrá guardar esta configuración para
usarla posteriormente.
Sincronizar
usando la
configuración de
un perfil de
sincronización
Desde esta opción usted podrá sincronizar usando un perfil, si lo ha
configurado anteriormente desde “Inicar nueva sesión”. Deberá seleccionar
el perfil en el campo “Usar la siguiente configuración de perfil/sitio”.
Sincronizar Desde esta opción usted podrá sincronizar con un nodo de GoldSync a traves
usando la del asistente de sincronización, podrá seleccionar el nodo en el campo “Usar
configuración de la siguiente configuración de perfil/sitio”.
un sitio GoldSync
Sincronizar con las diversas opciones del Asistente.
Responder a una Esta opción permite configurar las opciones del perfil para
conexión entrante responder una llamada remota en el caso que sea la primera vez
que se sincronizará.
369
Conectar a Remoto Esta opción permite configurar el perfil de sincronización para
conectar con un Goldmine remoto en el caso que sea la primera
vez que se sincronizará.
Enviar un conjunto de Permite configurar las opciones para enviar un conjunto de
transferencia a remoto transferencia por E-mail a otro Goldmine remoto cuando se crea el
vía E-mail. perfil.
Crear Conjunto de Esta opción permite crear un conjunto de transferencia en un
transferencia archivo
Recuperar un conjunto Esta opción permite recibir conjunto de transferencia desde un
de transferencia archivo.
Responder a conexión entrante
Enviar cambios a Esta opción, si está marcada, permite enviar datos al Goldmine
remoto remoto.
Recuperar datos Esta opción, si está marcada, permite recibir datos del Goldmine
modificados desde remoto.
remoto
Esperar continuamente Esta opción, si está marcada, su Goldmine estará continuamente en
una conexión entrante espera de que otro Goldmine remoto le llame para sincronizar.
Contraseña de conexión Aquí podrá especificar una clave para crear el conjunto de
(opcional) transferencia. Esta clave debe ser usada por el usuario local de
Goldmine y el remoto.
Puerto En este campo puede especificar el puerto TCP que se usara para
establecer la conexión (por defecto es el puerto 5993).
Al pulsar el botón Siguiente aparecerá una ventana con las Opciones de Envío. En ella podrá elegir los
tipos de registro que quiere enviar al nodo remoto:
370
Enviar tipos de Seleccione los tipos de registros que desea enviar al Goldmine remoto.
Registro
Enviar calendario Seleccione los usuarios de los que quiere enviar su calendario al Goldmine
de usuario remoto.
Tipo de registros a sincronizar Seleccione los tipos de registros que desea enviar al
Goldmine remoto (solo el actual, todos, los que tengan
actividades pendientes o los filtrados).
Seleccione los conjuntos de Seleccione las bases de datos que quiere enviar al Goldmine
contactos que desea enviar a remoto. (ver Herramientas | Bases de Datos | Abrir Base
los miembros del sitio remoto. de Datos | Propiedades).
371
Filtro Si selecciona un filtro, sólo enviará los contactos que cumplan la expresión
del filtro.
Ignorar hora de
corte (Enviar
todos los
registros)
Si marca esta opción, creará un conjunto de transferencia con todos los
datos que contenga su Goldmine. Esto sólo se usará cuando desee
traspasarle TODA la información que usted tenga en su Goldmine a un
Goldmine remoto al que no le ha traspasado nada anteriormente.
Corte de TODOS Seleccione la fecha y hora desde la cual todos los cambios realizados en su
los registros de Goldmine pasar al Goldmine remoto. Aquí se guarda la fecha y hora de la
contacto última sincronización correcta.
372
Recuperar tipos Seleccione los tipos de registros que desea recibir al Goldmine remoto.
de registro
Recuperar Seleccione los usuarios de los que quiere recibir su calendario en el
calendario de Goldmine remoto.
usuarios
Conjuntos de Seleccione las bases de datos que quiere recibir en su Goldmine. Por
transferencia a defecto se recibirá la abierta en ese momento.
recuperar
Conjunto de Seleccione las bases de datos que quiere recibir por defecto, si no
contactos por especificó ninguna anteriormente, en su Goldmine. Por defecto se recibirá
defecto, si no se la abierta en ese momento.
especifica conjunto
373
Listo para
Sincronizar
Permite guardar
los eventos de
esta sesión.
Permite
actualizar el
archivo de
eventos de cada
uno de los
registros.
Permite guardar
o no el perfil de
esta
sincronización.
Si lo guarda, dar
un nombre al
perfil.
Registrar los detalles de Esta opción permite guardar los detalles de errores o eventos del
cada sesión de proceso de sincronización en un archivo.
sincronización
Registrar los detalles del Esta opción permite actualizar el archivo de errores y /o eventos para
conjunto de cada uno de los registros.
transferencias para los
registros recuperados
¿Desea guardar este Esta opción permite guardar el perfil de sincronización. Si usted ha
perfil de Sincronización? seleccionado SI, deberá darle un nombre para que sea guardado.
Conectar a remoto
Llamada
Remota
Si está marcado
enviara datos al
remoto
Si está marcado
recibirá datos
desde el remoto
En esta opción
selecciona la
dirección IP del
remoto.
Contraseña
opcional para ser
usados por el
Goldmine local y
374
Enviar cambios a Si marca esta opción, permitirá enviar datos al Goldmine remoto.
Remoto
Recuperar datos Si marca esta opción, permitirá recibir datos del Goldmine remoto.
modificados de
remoto
Dirección IP de Aquí debe introducir, dependiendo del tipo de conexión que haya
Internet del remoto seleccionado en la pantalla anterior, una ruta de red (si seleccionó Red),
un número de teléfono (si seleccionó Módem) o una IP (si seleccionó
Internet Directo), para realizar la conexión. También debe escribir el
puerto TCP a través del cual se producirá la comunicación.
Contraseña de En este campo podrá poner una clave de conexión que será usada por el
conexión (opcional) Goldmine local y el remoto.
Registro
Enviar calendario Seleccione los usuarios que quiere enviar su calendario al Goldmine
del usuario remoto.
375
Tipo de registros Seleccione los tipos de registros que desea enviar al Goldmine remoto (solo
a sincronizar el actual, todos, los que tengan actividades pendientes o los filtrados).
Seleccione los
conjuntos de
contactos que
desea enviar a los
remotos
Seleccione las bases de datos que quiere enviar al Goldmine remoto. Por
defecto se enviará la abierta en ese momento. Si quiere enviar otras, estas
bases de datos deben tener un Código en sus Propiedades (ver
Herramientas | Bases de Datos | Abrir Base de Datos | Propiedades).
del filtro.
376
Ignorar hora de
corte (Enviar
todos los
registros)
Corte de TODOS Seleccione fecha y hora desde la cual todos los cambios realizados en su
los registros de Goldmine pasar al Goldmine remoto. Aquí guarda la fecha y hora de la
contacto última sincronización.
de registro
Recuperar Seleccione los usuarios que quiere recibir su calendario al Goldmine
calendario de remoto.
usuarios
377
Conjuntos de contacto a Seleccione los conjuntos de contacto que quiere recibir en su
recuperar Goldmine. Por defecto se recibirán en el abierto en ese momento.
Conjunto de contactos
por defecto, si no se
especifica conjunto de
contactos entrante
Seleccione el conjunto de contactos que quiere recibir por defecto,
si no especificó ninguno anteriormente, en su Goldmine. Por
defecto se recibirá en el conjunto de contactos abierto en ese
momento.
Conex./Env
a Remoto
Al marcar esta
opción permitirá
conectar
inmediatamente
con el remoto
Al marcar esta
opción permitirá
planificar la
conexión para
una hora y fecha
determina.
Al marcar esta
opción permite
configurar la
frecuencia y
periodos de
sincronización
Inmediatamente Al marcar esta opción permite sincronizar inmediatamente con el
Goldmine remoto.
Esperar hasta Al marcar esta opción podrá decidir fecha y hora para conectar con
el Goldmine remoto.
Conectar continuamente Al marcar esta opción se activaran los botones de “Frecuencia” y
“Periodo” que le permitirán configurar los márgenes horarios en los
que sincronizará.
378
Frecuencia Al pulsar este botón se despliega una ventana donde se configura la frecuencia
con que se conectará con el Goldmine remoto.
Sinc. Periodo Al pulsar este botón se despliega una ventana con las opciones para configurar
los días y el intervalo de horas en que se realizará la sincronización con el
Goldmine remoto.
Frecuencia de
Sincronización
Permite
configurar de
cada cuantos
minutos se
realizará la
sincronización.
Permite
configurar la
frecuencia de cada
cuantos días se
realizará la
sincronización.
Permite
configura de
cada cuantas
horas se
realizará la
sincronización.
Día(s) Frecuencia de días en que se realizará la sincronización con el Goldmine
remoto.
Hora(s) Frecuencia de horas en que se realizará la sincronización con el Goldmine
remoto.
Minuto(s) Frecuencia de minutos en que se realizará la sincronización con el Goldmine
remoto.
Periodo de
Sincronización
Esta ventana
permite
configurar los
días y horas que
se sincronizará.
Días Permite configurar los días en que se sincronizará.
De / a: Permite configurar el rango de horas en que se sincronizará.
379
380
Listo para
Sincronizar
Permite guardar
los eventos de
esta sesión.
Permite
actualizar el
archivo de
eventos de cada
uno de los
registros.
Permite guardar
o no el perfil de
esta
sincronización.
Si lo guarda, dar
un nombre al
perfil.
sincronización
Enviar conjunto de transferencia a un remoto vía E-mail
Llamada
Remota
En este campo se
podrá
seleccionar la
dirección E-mail
para enviar al
Goldmine
remoto el
conjunto de
transferencia.
Contraseña de
conexión
opcional para ser
usada por el
Goldmine local y
remoto.
381
Dirección Aquí deberá entrar la dirección E-mail donde enviará el conjunto de
E-mail del remoto transferencia. El E-mail deberá ser recibido por el Goldmine
remoto.
Contraseña de Aquí podrá poner una clave de conexión que será usada por el
conexión (opcional) Goldmine local y el remoto.
Registro
de usuario remoto.
382
Tipo de registros Seleccione los tipos de registros que desea enviar al Goldmine remoto (solo
a sincronizar el actual, todos, los que tengan actividades pendientes o los filtrados).
Seleccione los
conjuntos de
contactos que
desea enviar a
los remotos
Seleccione las bases de datos que quiere enviar al Goldmine remoto. Por
defecto se enviará la abierta en ese momento. Si quiere enviar otras, estas
bases de datos deben tener un Código en sus Propiedades (ver
Herramientas | Bases de Datos | Abrir Base de Datos | Propiedades).
del filtro.
Ignorar hora de
corre (Enviar
todos los
registros)
Corte de TODOS Seleccione fecha y hora desde la cual todos los cambios realizados en su
los Registros de Goldmine pasar al Goldmine remoto. Aquí guarda la fecha y hora de la
383
Contacto última sincronización.
Listo para
Sincronizar
Permite guardar
los eventos de
esta sesión.
Permite
actualizar el
archivo de
eventos de cada
uno de los
registros.
Permite guardar
o no el perfil de
esta
sincronización.
Si lo guarda, dar
un nombre al
perfil.
sincronización
Registrar los detalles del Esta opción permite actualizar el archivo de errores y /o eventos
conjunto de para cada uno de los registros.
Crear Conjunto de Transferencia
Crear
Conjunto
de
transferencia
En este campo se
deberá introducir
el nombre de la
carpeta donde
será creado el
conjunto de
transferencia.
Clave de
conexión
opcional para ser
usada por el
Goldmine local y
remoto.
Actualizar hora de corte si se ha
recuperado (eliminado) el
conjunto de transferencias
anterior de la ruta.
384
Ruta de En este campo debe introducir el nombre de la carpeta en la que será guardado
ubicación del el conjunto de transferencia. Si esta carpeta no existe, Goldmine la creará.
Conjunto de Puede seleccionar una carpeta ya existente con el botón "...".
transferencia
Contraseña En este campo podrá poner una clave, que será usada por el Goldmine local y
(opcional) el remoto.
Registro
del usuario remoto.
Tipo de registros a Seleccione los tipos de registros que desea enviar al Goldmine
sincronizar remoto (solo el actual, todos, los que tengan actividades pendientes
385
o los filtrados).
Seleccione los
conjuntos de contactos
que desea enviar a los
miembros del sitio
remoto
Seleccione las bases de datos que quiere enviar al Goldmine
remoto. Por defecto se enviará la abierta en ese momento. Si
quiere enviar otras, estas bases de datos deben tener un Código en
sus Propiedades (Herramientas | Bases de Datos | Abrir Base de
Datos | Propiedades).
del filtro.
Ignorar hora de
corte (Enviar
todos los
registros)
Si marca esta opción, creará un conjunto de transferencia con todos los datos
que contenga su Goldmine. Esto sólo se usará cuando desee traspasarle TODA
la información que usted tenga en su Goldmine a un Goldmine remoto al que no
le ha traspasado nada anteriormente.
Corte de TODOS Seleccione la fecha y hora desde la cual todos los cambios realizados en su
los registros de Goldmine pasar al Goldmine remoto. Aquí se guarda la fecha y hora de la última
contacto sincronización correcta.
386
Listo para
Sincronizar
Permite guardar
los eventos de
esta sesión.
Permite
actualizar el
archivo de
eventos de cada
uno de los
registros.
Permite guardar
o no el perfil de
esta
sincronización.
Si lo guarda, dar
un nombre al
perfil.
sincronización
Recibir Conjunto de transferencia
Ruta de recuperación Introduzca la ruta de su ordenador donde quedará guardado el
387
del juego de Conjuntos conjunto de transferencia del Goldmine remoto.
de transferencia
Sólo descomprimir Puede usar esta opción si quiere examinar el contenido del conjunto
conjunto de de transferencia recibido antes de recuperar todas las novedades que
transferencia - no este incluya.
recuperar registros
Eliminar el conjunto de Si marca esta opción, al recibir el conjunto de transferencia se
transferencia tras la borrará del Goldmine remoto.
recuperación del
mismo
Contraseña de juego de Aquí podrá poner una clave que será usada por el Goldmine local y el
conjunto de contacto remoto.
(opcional)
de registro
Recuperar Seleccione los usuarios que quiere recibir su calendario al Goldmine
calendario de remoto.
usuarios
388
Conjuntos de Seleccione las bases de datos que quiere recibir en su Goldmine. Por
transferencia a defecto se recibirá la abierta en ese momento.
recuperar
Conjunto por Seleccione las bases de datos que quiere recibir por defecto, si no especificó
defecto, si no se ninguna anteriormente, en su Goldmine. Por defecto se recibirá la abierta en
especifica ese momento.
Listo para
Sincronizar
Permite guardar
los eventos de
esta sesión.
Permite
actualizar el
archivo de
eventos de cada
uno de los
registros.
Permite guardar
o no el perfil de
esta
sincronización.
Si lo guarda, dar
un nombre al
perfil.
sincronización
389
12.4 Sincronización con Outlook, Palm, Pocket PC
Este capítulo describe los procesos de sincronización entre Goldmine y Microsoft ® Outlook®, Palm
Treo o Pocket PC.
Desde Goldmine puede sincronizarse información actualizada con cualquiera de las aplicaciones o
dispositivos que se detallan a continuación:
•
Microsoft Outlook 98 o superior. Goldmine no sincroniza con Outlook 97 ni las versiones
Express.
•
PDA (Palm/Treo).
•
Pocket PC (Handheld PC) o Asistente Digital Personal (PDA) con Windows CE.
La sincronización entre Goldmine y los dispositivos mencionados puede ser bidireccional o en una sola
dirección.
Si es Ud. usuario de Outlook y de Windows CE no sincronice por separado con cada
una de las aplicaciones ya que podría generar registros duplicados. Para evitarlo,
sincronice primero Windows CE con Outlook y después Outlook con Goldmine.
Consulte la documentación de su Windows CE para obtener información detallada
sobre la sincronización.
Sincronización de datos actualizados
Los asistentes de Goldmine le ayudarán a configurar y ejecutar las operaciones de sincronización de
forma sencilla y rápida. Este capítulo explica la sincronización con Outlook. No obstante, los parámetros
de configuración de Outlook son casi idénticos a los utilizados en la sincronización con Palm y/o Pocket
PC. Allí donde los parámetros de sincronización difieran entre Outlook, Palm o Pocket PC, este manual
los detalla en secciones específicas.
Para sincronizar Goldmine con:
•
PDA. Desde el Menú Principal, seleccione Herramientas | Sincronizar | Sincronizar con
Palm Treo... Aparecerá la ventana del Asistente de Sincronización Palm/Visor. Siga los pasos
que se detallan para la sincronización con Outlook excepto allí donde se indique lo contrario.
•
Dispositivo Pocket PC. Desde el Menú Principal, seleccione Herramientas | Sincronizar |
Sincronizar con Pocket PC... Aparecerá la ventana del Asistente de Sincronización Goldmine
Pocket PC. Siga los pasos que se detallan para la sincronización con Outlook.
•
Microsoft Outlook. Desde el Menú Principal, seleccione Herramientas | Sincronizar |
Sincronizar con Outlook... Aparecerá el Asistente de Sincronización Goldmine Outlook.
390
El Asistente de Sincronización Goldmine Outlook permite seleccionar entre dos opciones:
• Iniciar nueva sesión. Goldmine le permite definir diferentes perfiles de sincronización. Cada
perfil podrá tener opciones de sincronización totalmente independientes. Iniciar nueva sesión le
permite crear un nuevo perfil desde cero, independientemente de si ya tiene algún otro perfil
definido o no.
• Sincronizar usando la configuración del siguiente perfil. Esta opción aparecerá habilitada
tan solo cuando ya exista algún perfil (sesión) definido. Marcando esta opción podrá
seleccionar en el desplegable de la parte inferior qué perfil desea utilizar. A partir de aquí,
mediante el botón Siguiente se podrán repasar y modificar todas las opciones de
sincronización, mientras que con el botón Finalizar se pasará directamente a la sincronización
sin necesidad de repasarse de nuevo las opciones.
Definición de Opciones de sincronización
Si pulsa el botón Siguiente en la ventana anterior del Goldmine Outlook Asistente de Sincronización ,
aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de sincronización Outlook. Este cuadro de diálogo ofrece las
siguientes opciones:
Enviar y Marcando esta opción podrá realizar sincronizaciones bidireccionales
391
recibir: A/de Goldmine  Outlook. Más adelante se verá que elementos se enviarán
Outlook hacia Outlook desde Goldmine y qué elementos se recibirán en Goldmine
desde Outlook.
Sólo enviar:
A Outlook
desde
Goldmine
Esta opción se refiere a una sincronización unidireccional. Como su propio
nombre indica, marcando esta opción tan solo se enviará información de
Goldmine hacia Outlook. Esta opción será necesaria cuando se desee pasar
información desde Goldmine hacia Outlook sin que esto afecte o modifique la
información contenida en Goldmine.
Sólo
Recuperar: A
Goldmine
desde
Outlook
Al igual que la opción anterior, esa se refiere a una sincronización
unidireccional. En este caso, la información tan solo pasará desde Outlook
hacia Goldmine. Un ejemplo de uso será cuando hasta el momento se estaba
trabajando con Outlook y ahora se ha pasado a Goldmine. Toda la
información de Outlook podrá pasar sin problemas hacia la base de datos de
Goldmine.
Sincronizar Sea cual sea la opción marcada de las tres casillas superiores, podrá
elementos de seleccionar si desea sincronizar, o no, información de contactos. Esto será
contacto marcando o desmarcando esta casilla.
Sincronizar Al igual que con la información de contactos, podrá seleccionar si desea
elementos de sincronizar el calendario. Marcando esta casilla se sincronizará el calendario.
calendario Por lo menos deberá marcar una de estas dos últimas casillas. Si desmarca las
dos no podrá continuar con el asistente.
Avanzado... Mediante el botón Avanzado podrá acceder al cuadro de diálogo Opciones
Avanzadas. Este nuevo cuadro de diálogo variará dependiendo de si está
intentando sincronizar con Microsoft Outlook, Palm o Pocket PC, por lo a lo
largo de las tres secciones siguientes podrá ver las opciones disponibles de
este cuadro de diálogo para los diferentes métodos.
Una vez seleccionadas las opciones que necesite en cada caso, deberá pulsar sobre Siguiente para
continuar con el asistente de sincronización. Si seleccionó la opción Enviar y recibir: A/de Outlook o
bien Sólo Enviar: A Outlook desde Outlook, aparecerá el cuadro de diálogo Selecciones de registros.
Puede revisar la sección correspondiente de este mismo capítulo para ver las opciones referentes a esta
ventana. Si por el contrarió seleccionó Sólo Recuperar: A Goldmine desde Outlook aparecerá Listo
para sincronizar. También puede acceder a la sección correspondiente para revisar las opciones
disponibles en este ventana.
12.5 Configuración de Opciones Avanzadas para la sincronización con
Outlook
Al pulsar el botón Avanzado... en la ventana de Opciones de Sincronización Outlook, aparece el
cuadro de diálogo Opciones avanzadas. Al abrirla por primera vez, se mostrará por defecto la pestaña
General. Seleccione cualquiera de las pestañas para especificar la configuración de los valores de
sincronización.
•
General. Si marcó que desea sincronizar las actividades, necesitará indicar aquí en qué rango
de fechas deben estar las actividades que se sincronizarán. Además, podrá seleccionara otros
parámetros como el separador de extensión de teléfono, máximo número de caracteres de los
campos Notas, ignorar fecha de corte en esta sincronización o si desea sincronizar RSVP.
•
Eliminaciones. En esta pestaña podrá configurar todas las opciones de la sincronización que
estén relacionadas de alguna forma con la sincronización de eliminaciones o la eliminación de
información en Goldmine.
392
•
Mapeo de campos. Goldmine tiene predefinidos una serie de asignaciones de campos, de
forma que por ejemplo los datos del campo Empresa de Outlook pasen al campo Empresa de
Goldmine y a la inversa. Por otro lado, tanto en Outlook como en Goldmine existen otros
muchos campos y se pueden crear más. Por tanto, mediant esta pestaa podrá realizar nuevas
asignaciones de campos y modificar algunas de las existentes para personalizar el traspaso de
información a sus necesidades.
•
Contactos. Especifica la ubicación de la información de contactos en Outlook y da la
posibilidad de eliminar esa información después de la próxima sincronización.
•
Calendario Especifica la ubicación de la información de calendario de Outlook y da la
posibilidad de eliminar esa información después de la próxima sincronización
•
Tarea. Especifica la ubicación de la información de Tareas de Outlook y da la posibilidad de
eliminar esa carpeta después de la próxima sincronización.
Definición de Opciones Generales Avanzadas.
En la pestaña General de la ventana Opciones avanzadas pueden definirse varios de los parámetros de
sincronización con Outlook.
La mayoría de los valores son comunes a los procesos de sincronización con Outlook y Pocket PC y,
salvo que se indique lo contrario, las especificaciones que siguen sirven de referencia a los tres tipos
posibles de sincronización.
En la pestaña General se fijan los siguientes parámetros:
Iniciando En lugar de indicar un rango de fechas deberá indicar cuantos días desea
sincronizar. En la casilla Inicio deberá indicar los días/meses/años límite,
antes de hoy, para los que ha de estar planificada la actividad para ser
sincronizada.
393
Finalizando En esta casilla deberá indicar la fecha límite, después de hoy, para la que ha
de estar planificada la actividad para ser sincronizada.
Separador de Como su nombre indica, deberá indicar qué separador desea que Goldmine
extensión coloque entre el teléfono principal y su extensión. Por defecto siempre
telefónica aparecerá una coma.
Máximo
número de
caracteres en
notas de
contacto
Recuperar toda
la información
de Outlook sin
tener en
cuenta la
última fecha de
sincronización
Seleccione la cantidad de caracteres, como máximo, desea que Goldmine
envía hacia Outlook en la sincronización de datos de contactos. Por defecto
aparecerán siempre 2048.
Seleccione Recuperar toda la información de Outlook sin tener en
cuenta la última fecha de sincronización para indicar a Goldmine que
debe recuperar todos los datos de Outlook, al margen de la fecha en la que
se realizaron los cambios. Si se selecciona esta opción, esto sólo afectará a
los datos recuperados de Outlook pero no a los datos que Goldmine envía a
Outlook.
El rango de tipo indicado en la pestaña General afecta a las actividades planificadas
en Outlook que pasarán a Goldmine y no a la inversa.
Los siguientes elementos son opciones que difieren entre los diferentes sistemas de sincronización. El
resto de opciones, como se indicaba al principio, ejecutarán las mismas acciones.
Outlook: Al marcar esta casilla, Goldmine establecerá RSVP en todas las actividades
Sincronizar de Outlook sincronizadas con Goldmine. La mayoría de usuarios no
RSVP precisarán seleccionar esta opción.
Pocket PC: En la opción de sincronizar con Pocket PC no aparecerá ninguna otra opción
por lo que podrá continuar directamente con el asistente.
Al finalizar puede continuar con las pestañas siguientes y definir el resto de las opciones avanzadas o
bien puede pulsar Aceptar para regresar a la ventana de Opciones de Sincronización Outlook.
Eliminaciones
Mediante la pestaña Eliminaciones se podrán sincronizar también las eliminaciones de actualizaciones,
contactos y actividades que previamente existían tanto en Goldmine como en Outlook. De esta forma si
un contacto existe tanto en Goldmine como en Outlook y se borra en Outlook, si tiene marcada la opción
Sincronizar eliminaciones de Outlook a Goldmine, al sincronizar se borrará el contacto en Goldmine.
394
Si tiene marcada la opción Sincronizar eliminaciones de Goldmine a Outlook y elimina un elemento
en Goldmine, al sincronizar también se eliminar en Outlook.
Seleccione Eliminar cualquier dato de Goldmine en sus carpetas de Outlook que hayan sido
sincronizados entre Goldmine y Outlook para eliminar los registros de los contactos o las actividades
que se hayan actualizado entre Outlook y Goldmine de las carpetas de Outlook.
Mapeo de campos
Goldmine trae predefinido un juego de correspondencias entre campos Goldmine – Outlook (Pocket PC)
para la sincronización entre ambas aplicaciones. Sin embargo pueden modificarse dichas
correspondencias y/o añadir correspondencias nuevas sobre campos no incluidos por defecto desde la
pestaña Mapeo de campos.
395
Esta sección hace referencia al mapeado de campos entre Goldmine – Outlook, pero es aplicable
también al mapeado con Pocket PC. La pestaña Mapeo de campo de Opciones avanzadas contiene los
siguientes valores presentados en columnas:
Campos de Goldmine. Muestra los campos de Goldmine seleccionados y su correspondencia con los
campos de Outlook, presentados en la columna de la derecha.
Campos de Outlook. Muestra los campos de Outlook seleccionados y sus correspondencias con los
campos de Goldmine, presentados en la columna de la izquierda.
La pestaña Mapeo de campo contiene los siguientes botones:
Nuevo. Abre la ventana Campos de Goldmine y Outlook disponibles para asignación en la que se
pueden establecer nuevas correspondencias entre campos no mapeados.
396
Seleccione el campo de Goldmine disponible con un clic y de igual forma seleccione un campo de
Outlook disponible. Pulse entonces sobre Agregar para agregar la nueva asignación a la ventana de
Opciones avanzadas, pestaña Asignación de campo.
Cambiar. Abre la ventana Campos de Goldmine y Outlook disponibles para asignación desde la que
pueden modificar los pares de campos previamente establecidos. Algunos de estos pares no solo están
predefinidos sino que no pueden modificarse, tales como Contacto o Empresa. En estos casos podrá
acceder igualmente al cuadro de diálogo mencionado, pero en la lista de Campos Goldmine disponibles
y en Campos Outlook Disponibles no aparecerá ningún otro campo existente.
Subir/Bajar. Desplaza una línea hacia arriba/abajo el par de campos seleccionados.
Quitar. Utilice este botón para eliminar la asignación de campos seleccionado. Al liberar ambos campos
podrá reasignarlos a otro elemento.
Quitar todo. Elimina todas las entradas de pares de campos excepto algunas de ellas.
Asignación por defecto. Restaura los valores originales de la lista de correspondencias.
Al acabar, puede seleccionar la siguiente pestaña o pulsar Aceptar para regresar a la ventana de
Opciones de Sincronización Outlook.
Definición de Carpetas de Contactos / Calendario / Tarea en Outlook
397
Las pestañas Contactos | Calendario | Tarea contienen los siguientes valores de configuración:
Selección de carpeta. Especifica la carpeta que Goldmine utilizará al sincronizar información de
contactos con Outlook. Seleccione una de las dos opciones:
•
Enviar/recuperar Contactos | Calendario | Tarea de Goldmine usando la carpeta de
Contactos | Calendario | Tarea por defecto de Outlook. Toma la selección por defecto de
información de Outlook.
o bien
•
Enviar/recuperar Contactos | Calendario | Tarea de Goldmine usando la carpeta de
Contactos | Calendario | Tarea seleccionada más abajo. Permite seleccionar una carpeta
para la sincronización. Debe ser una carpeta válida para que el botón Aceptar quede habilitado.
Vaciar la carpeta Contactos | Calendario | Tarea en la siguiente sincronización. El próximo proceso
de sincronización borrará todos los registros de la carpeta especificada. Si marca esta opción, se
RECOMIENDA hacer una copia de seguridad de su información de Outlook ya que una vez ejecutada
esta opción no puede deshacerse.
Al finalizar puede seleccionar la siguiente pestaña y continuar definiendo parámetros avanzados o puede
pulsar Aceptar para volver a Opciones de Sincronización Outlook.
12.6 Configuración de Opciones Avanzadas para la Sincronización con
Pocket PC
Cuando se selecciona Avanzado... en la ventana Opciones de sincronización Pocket PC, aparece la
ventana Opciones avanzadas. Puede seleccionar cualquiera de las cuatro pestañas para definir la
configuración de la sincronización:
•
General. Define el rango de fechas cuyas actividades se seleccionarán para sincronizar,
eliminaciones a sincronizar y otros parámetros tales como el carácter utilizado para designar las
extensiones telefónicas. La definición de estos parámetros para la sincronización con Pocket PC
es idéntica a la definición para la sincronización con Outlook. Vea “Definición de Opciones
Generales Avanzadas” en este mismo capítulo.
•
Eliminaciones. En esta pestaña podrá configurar todas las opciones de la sincronización que
estén relacionadas de alguna forma con la sincronización de eliminaciones o la eliminación de
398
información en Goldmine. Estas opciones se describieron ya en este mismo capítulo en el
apartado “Configuración de Opciones Avanzadas para la sincronización con outlook”.
•
Mapeo de campo. Define las correspondencias entre campos de manera que Goldmine pueda
colocar datos en los campos adecuados dentro de Pocket PC. El mapeado de campos entre
Goldmine y Pocket PC es idéntico al mapeado de campos entre Goldmine y Outlook. Vea
“Asignación de campo” en este mismo capítulo.
•
Ajustes de nuevo elemento. Define los valores por defecto y las opciones de notificación tal
como se describe a continuación.
Definición de Valores por Defecto y Alarmas
Puede especificar los valores por defecto para nuevas citas y tareas así como el modo de presentar las
alarmas en Pocket PC desde la pestaña Ajustes de nuevo elemento. Esta pestaña contiene las siguientes
opciones:
Mostrar hora como. Especifica cómo aparecerá el usuario en el calendario de Pocket PC para nuevas
actividades. Las opciones son: Libre, provisional, Ocupado y Fuera de la oficina.
Prioridad de tarea. Fija la prioridad por defecto para las nuevas actividades. Las opciones son: Alta,
Normal y Baja.
399
Establecer recordatorio antes de. Fija la alerta de recordatorio para una tarea antes de (opcional)
Fecha inicial o Fecha de vencimiento.
Para deshabilitar cualquier notificación antes de que se active un recordatorio, puede
editar la actividad en el Pocket PC. Para más detalles acerca de los recordatorios, vea
la documentación de su Pocket PC.
Sonido. Ejecuta el sonido seleccionado en la lista desplegable en su Pocket PC. Si desea que su Pocket
PC continúe ejecutando la alarma hasta que sea desactivada, marque la casilla Repetir.
Interrumpirme con mensaje. Activa el calendario recordatorio sobre la pantalla actual del Pocket PC
que muestra los detalles de la actividad pendiente.
Luz parpadeante. Activa el diodo luminoso en aquellos equipos que dispongan de él cuando se
produzca una alarma.
Selección de Registros de Contactos para Enviar
Una vez que haya terminado con las Opciones avanzadas de la sincronización y decida continuar con el
asistente, si decidió en cualquier caso enviar información desde Goldmine hacia Outlook o Pocket PC
aparecerá la ventana de Selecciones de registros.
400
Esta sección hace referencia, por tanto, a la selección de registros para una sincronización GoldmineOutlook, sin embargo las opciones son idénticas a las que encontrará en una sincronización con Pocket
PC.
La ventana Selecciones de registros contiene las siguientes opciones para seleccionar aquellos registros
que Goldmine enviará a Outlook o Pocket PC:
Sólo contacto actual. Envía al dispositivo únicamente el registro de contacto activo y el calendario de
actividades enlazadas a dicho contacto.
Todos los registros de contacto cambiados desde el corte: Envía todos los registros de contacto y su
calendario de actividades creados o modificados después de la fecha y hora indicadas en la casilla
Corte. Normalmente, la fecha y la hora que aparecen corresponden a la última fecha y hora en que se
sincronizó para evitar reenviar cambios previamente sincronizados. De lo contrario la fecha que
aparecerá será la actual.
Contactos en el grupo/filtro activo actual cambiados desde el corte. Envía sólo registros de contacto
y calendario de actividades pertenecientes a un grupo o filtro activado que hayan sido modificadas desde
la fecha indicada en la casilla Corte. Para utilizar esta opción debe haberse activado un grupo o filtro
antes de iniciar el Asistente de Sincronización.
Contactos del grupo modificados desde el corte. Envía sólo registros de contacto y calendario de
actividades pertenecientes a un grupo Seleccionado que hayan sido modificadas desde la fecha indicada
en la casilla Corte. Puede seleccionarse un grupo mediante:
Contactos con actividades de calendario desde. Envía registros de contacto con actividades enlazadas
programadas dentro del rango de fechas especificado. Al marcar esta casilla aparecerán otras dos donde
se podrá indicar una fecha y una hora. Por defecto, la fecha del día aparece en ambos campos.
Si ya está listo para sincronizar y está utilizando un perfil existente, pulse Finalizar. Aparecerá el
Monitor de Procesos de Goldmine. Si está creando un perfil de sincronización debe Ud. continuar con
el asistente hasta poder guardar el perfil que está creando en caso de que esto le interesa para usos
posteriores de las mismas preferencias.
Selección de Actividades a enviar
Si decidió enviar información a cualquiera de los dispositivos: Outlook o Pocket PC, al avanzar en el
Asistente de sincronización llegará a la ventana Selección de calendario del usuario.
401
Esta sección hace referencia, por tanto, a la selección de registros para sincronización GoldmineOutlook, sin embargo las opciones son idénticas para un dispositivo Pocket PC. La ventana de Selección
de calendario del usuario proporciona dos opciones para seleccionar los calendarios que Goldmine envía
a Outlook:
Mi calendario: Envía todas las actividades programadas del usuario conectado en ese momento.
Calendario de otros: Envía los calendarios pertenecientes al/a los usuario/s o grupos de usuarios
seleccionados en la lista que aparece a la derecha de la ventana.
Guardar la Configuración en un Perfil
Una vez definida la configuración de los parámetros de sincronización, aparecerá la ventana Listo para
Sincronizar.
Cuando se definen las opciones de sincronización por primera vez o se realizan cambios sobre un perfil
existente, deben guardarse los cambios en un perfil de sincronización. El trabajo con perfiles de
sincronización elimina la necesidad de definir de nuevo todas las opciones cada vez que se sincroniza.
402
En la ventana Listo para Sincronizar, escriba el nombre del perfil en la caja de texto bajo la opción
Nombre de perfil. A continuación pulse Finalizar.
Al pulsar sobre el botón Continuar, aparecerá el Monitor de Sincronización de Goldmine.
Monitorizado de la Sincronización
Al pulsar Finalizar, Goldmine inicia el proceso de sincronización y muestra el Monitor de Procesos
Goldmine.
El Monitor de Procesos Goldmine muestra el progreso de la sesión de sincronización. El panel superior
muestra el usuario que inició el proceso y cada una de las cabeceras de proceso que se estén ejecutando
en ese mismo momento o que estén a la espera de que algún otro proceso se ejecute o finalice. El panel
inferior muestra el detalle de cada uno de los procesos que han tenido lugar, incluyendo la creación del
juego de transferencia.
La información que aparece durante el proceso de sincronización le permite comprobar que todos los
datos que Ud. seleccionó se han incluido en el juego de transferencia. Asimismo, los detalles pueden
ayudarle a resolver los problemas que se presenten durante una sesión de sincronización.
Puede interrumpir el proceso en cualquier momento pulsando sobre el botón de stop que aparece en la
esquina superior izquierda de la ventana del Monitor de Procesos.
12.7 Configuración para la Sincronización con Palm
Para acceder al Asistente de Configuración de la Sincronización con Palm acceder a la opción de
menú Herramientas | Sincronizar |Sincronizar con Palm Treo…
403
Al hacer clic en Siguiente se accede a la siguiente pantalla, dónde se debe seleccionar el usuario y los
ajustes de seguridad que se considere necesario.
Dependiendo de los Ajustes de seguridad que se marquen, aparecerán o no ciertas pantallas.
En este apartado se han marcado todas las opciones posibles.
La opción Clonar ajustes del usuario permite copiar todas las opciones de sincronización de un
usuario a otro. Hacer clic en Siguiente.
En esta ventana, especificar el tipo de datos (información de Contacto e información de Calendario) y la
dirección (Bidireccional, Hacia Palm, Hacia Goldmine) en las que sincronizará la información entre
Goldmine y su Palm. Hacer clic en Siguiente.
404
Aparecerá una ventana desde la que puede elegir un filtro o grupo de contactos. Al hacer clic en
Siguiente aparece la ventana que le permite mapear los campos de Goldmine con los correspondientes
campos de su Palm.
Hacer clic en Siguiente.
En esta ventana puede filtrar las actividades basándose en su tipo, referencia y otros parámetros. Hacer
clic en Siguiente.
405
En esta ventana puede seleccionar que actividades del calendario se sincronizarán en función de su
fecha. También puede incluir actividades programadas de otros usuarios. Hacer clic en Siguiente
En esta ventana elija el tipo de eliminaciones que se sincronizarán desde Goldmine a su dispositivo
Palm y viceversa. Hacer clic en Siguiente
En esta ventana elija las opciones de purga a aplicar a los datos sincronizados previamente entre
Goldmine y su dispositivo Palm. Hacer clic en Siguiente
406
En esta ventana le permite limitar la sincronización de la información de Palm a determinadas
categorías. Hacer clic en Siguiente
En esta ventana le permite seleccionar opciones de formato. Hacer clic en Siguiente
Para realizar cambios a las opciones seleccionadas, utilizar el botón Atrás. Hacer clic en Finalizar
iniciar el proceso de sincronización y Cancelar para cerrar la ventana sin sincronizar. El sistema le
solicitará que pulse el botón HotSync del Palm. Aparecerá entonces el cuadro de diálogo HotSync.
Enlazar Actividades a sus Contactos Goldmine en Palm
Puede enlazar actividades o tareas sincronizadas desde su Palm a sus contactos en Goldmine.
1.
Tras crear una cita en su Palm, el cursor aparecerá en la siguiente línea, al lado de la hora de
inicio. En la sección de escritura, escriba / (Barra de dividir), que activará el comando Entry.
2.
En la misma sección, escriba L. Aparecerá la pantalla de búsqueda por número de teléfono.
407
3.
Seleccione el contacto al cual desea enlazar la actividad. Seleccione Add. Palm muestra la
pantalla de notas para la nueva actividad con los siguientes campos:
<first name> <last name> <default phone number> <default field type>
Los valores para el campo <default field type> pueden ser W, H, F, O, E, M o P. Para más detalles
acerca del significado de cada opción, consulte el manual de su Palm .
Para añadir texto a la línea de referencia, escriba: (dos puntos) en el área de escritura del Palm , justo
tras <default field type>. Cualquier texto que añada detrás de los dos puntos aparece en la línea
Referencia de Goldmine sin afectar al enlace de la actividad.
No cambie la línea que Palm muestra en la pantalla de notas. Si lo hace puede
provocar una sincronización incorrecta.
12.8 Acerca del centro de administración de GoldSync
El centro de administración de GoldSync es la herramienta desde dónde se configuran los distintos
elementos necesarios para llevar a cabo la sincronización. Desde este centro de administración pueden
configurar nuevos grupos de sitio, sitios, servidores y procesos, acceder a la información relacionada y
modificar la configuración existente.
El centro de administración de GoldSync está sólo disponible en los sistemas Goldmine con una licencia
"E", que es la estándar de GoldSync; las licencias "S" e "Y", que son licencias de GoldSync y de sitio
que, a su vez, son sublicencias de una licencia "E"; o bien una licencia "G", que es una licencia de
GoldSync, que se adjunta por separado en caso de utilizar Goldmine con una licencia "D".
Menú contextual de Sitios GoldSync
El menú contextual de Sitios permite configurar y administrar grupos de sitios y sitios mediante los
comandos siguientes:
408
•
Conversión de Sello de fecha/hora: abre el cuadro de diálogo Conversión de marca de
fecha/hora, lo que permite convertir SyncStamp, LogStamp y los siete primeros caracteres del
campo RecID en un formato de fecha estándar, o bien convertir una fecha normal en una marca
de hora.
•
Actualizar: actualiza el elemento seleccionado, como grupos de sitios.
•
Actualizar todo: actualiza todos los niveles y elementos del centro de administración de
GoldSync.
•
Expandir: muestra todos los elementos bajo el elemento seleccionado, como un grupo de
sitios.
•
Activar: permite que se sincronice el sitio seleccionado. Cuando selecciona el comando de este
menú contextual, GoldSync marca la casilla de verificación correspondiente a Permitir
sincronización de este sitio en la primera página del asistente para miembros de grupos de
sitios GoldSync.
•
Desactivar: no permite que se sincronice el sitio, pero deja el listado de sitios bajo el grupo de
sitios. Cuando selecciona el comando de este menú contextual, GoldSync quita la marca de la
casilla de verificación correspondiente a Permitir sincronización de este sitio en la primera
página del asistente para miembros de grupos de sitios GoldSync.
•
Generar código de verificación: muestra el cuadro de diálogo Generar código de verificación,
que proporciona un código de verificación que se genera automáticamente. El sitio debe utilizar
el código para sincronizarse con GoldSync. El código sólo es válido para el sitio hasta que el
usuario remoto utilice un perfil diferente.
409
•
Crear archivo de instalación para sincronización en un paso: crea un archivo de instalación
de Goldmine según las especificaciones definidas en el perfil de sincronización del usuario.
Debe crear el perfil de sincronización para el usuario antes de ejecutar este comando y crear el
archivo de instalación. Cuando selecciona este comando, aparece Crear archivos de instalación
de usuarios desconectados.
•
Nuevo perfil de sincronización en un paso: muestra el asistente de perfil de sincronización en
un paso de sitios GoldSync, desde donde puede crear un perfil de sincronización para un
usuario desconectado. Este perfil permite que el usuario desconectado se sincronice a través de
la sincronización en un paso con el servidor GoldSync.
•
Enviar por e-mail perfil de sincronización en un paso a sitio remoto: envía el perfil de
sincronización remota en forma de archivo adjunto por correo al usuario desconectado.
•
Nuevo: permite crear un grupo de sitios o un sitio.
•
Clonar: muestra el cuadro de diálogo Nuevo miembro del grupo de sitios, desde el que puede
crear un sitio basado en los atributos del sitio seleccionado.
•
Eliminar: elimina el grupo de sitios o el sitio seleccionado.
•
Propiedades: muestra el asistente para grupos de sitios desde el que puede modificar el grupo
de sitios o el sitio seleccionado.
Menú contextual de Servidores de GoldSync
El menú contextual de Servidores permite configurar y administrar los servidores y procesos mediante
los comandos siguientes:
•
Conversión de Sello de fecha/hora: permite convertir
SyncStamp, LogStamp y los siete primeros caracteres del
campo RecID en un formato de fecha estándar, o bien
convertir una fecha normal en una marca de hora.
•
Actualizar: actualiza el elemento seleccionado, por
ejemplo los procesos.
•
Actualizar todo: actualiza todos los niveles y elementos del
centro de administración de GoldSync.
•
Expandir: muestra todos los elementos que contiene el
elemento seleccionado, por ejemplo los procesos.
•
Iniciar: inicia el proceso seleccionado. Puede ver el
progreso desde el monitor de procesos de Goldmine.
•
Detener: detiene el proceso seleccionado.
410
•
Detener todo: detiene todos los procesos que GoldSync tenga en curso.
•
Habilitar Autoarranque: agrega el proceso al agente de GoldSync, que sincronizará
automáticamente el proceso durante los períodos seleccionados en el asistente para procesos de
GoldSync. Si selecciona el comando de este menú contextual, GoldSync marcará la primera
casilla de verificación de la sección Período activo de la página Asistente para procesos de
GoldSync: Período activo.
•
Deshabilitar Autoarranque: elimina el proceso del agente de GoldSync de manera que el
proceso no se iniciará automáticamente. Si selecciona el comando de este menú contextual,
GoldSync quitará la marca de la primera casilla de verificación de la sección Período activo de
la página Asistente para procesos de GoldSync: Período activo.
•
Instalar Goldsync como servicio: permite crear Goldsync como un servicio.
•
Desinstalar servicio Goldsync: permite eliminar el servicio GoldSync.
•
Configurar servicio Goldsync: permite modificar las propiedades del servicio GoldSync.
•
Nuevo: permite agregar servidores o procesos GoldSync.
•
Eliminar: elimina el servidor o el proceso seleccionado.
•
Propiedades: permite modificar el servidor o proceso GoldSync seleccionado
Uso del centro de administración de GoldSync
Para iniciar el centro de administración de GoldSync, debe tener instalado Goldmine, y ejecutarlo y
tener las licencias correctas (licencia "E", licencias "S" e "Y", licencias "D" y "G"). Los sistemas con
licencias "U" no tendrán acceso al centro de administración de GoldSync.
El centro de administración de GoldSync es el punto de acceso para los grupos de sitios y los sitios, y
para los servidores y procesos que se llevan a cabo definidos para cada grupo de sitios.
Para utilizar el centro de administración de GoldSync
1.
Seleccione Herramientas | Sincronizar | Administración de GoldSync…. Aparecerá la
ventana Centro de administración de GoldSync.
2.
Puede configurar o editar las opciones siguientes mediante los asistentes:
• Asistente para grupos de sitios: crea un grupo de sitios con el método de conexión y el
conjunto de transferencias que seleccione.
• Asistente para miembros de grupos de sitios: agrega miembros al grupo de sitios de
reciente creación.
• Asistente para servidores: agrega servidores que se sincronizan con sitios remotos.
• Asistente para procesos: define los procesos que se realizan en el sitio.
3.
Una vez que haya configurado los diversos aspectos del centro de administración de GoldSync,
podrá utilizar el menú contextual de Sitio y el menú contextual de Servidores para
administrar y editar las funciones.
4.
Para que la sincronización funcione automáticamente, debe iniciar los procesos. Expanda
Servidores, expanda el nombre del servidor y expanda el proceso del servidor. Resalte el
proceso que desea iniciar, haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione Iniciar para
iniciar el proceso seleccionado, o bien Habilitar Autoarranque si desea que GoldSync se
ejecute automáticamente a las horas designadas en el administrador de agentes de servidor.
411
Debe iniciar los procesos en el centro de administración de GoldSync del equipo que
ejecuta los procesos de sincronización.
5.
GoldSync también puede ejecutarse como servicio.
6.
Para cerrar la ventana, haga clic en la X situada en la esquina superior derecha.
Creación de los grupos de sitios
Utilice el asistente para grupos de sitios con el fin de configurar uno o más grupos de sitios. Se trata del
primer paso para configurar GoldSync. Las opciones de configuración que ha establecido para el
conjunto completo las heredará cada uno de los miembros del grupo que vaya agregando al mismo. Con
el asistente para grupos de sitios, puede definir el método de conexión, el método de sincronización y
los intervalos, y el método por el que los datos del conjunto de transferencias se comunican entre el sitio
remoto y el servidor, y viceversa.
Para crear un grupo de sitios
1.
Seleccione Herramientas | Sincronizar | Administración de GoldSync….. Aparecerá el
centro de administración de GoldSync.
2.
Haga clic con el botón secundario del ratón en Grupos de sitios y seleccione Nuevo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Bienvenido al Asistente para grupos de sitios.
3.
Teclee un nombre descriptivo para el grupo de sitios y haga clic en Siguiente. Aparecerá el
cuadro de diálogo Método de sincronización.
4.
1.
2.
En el área de Métodos de Conexión (IP a IP/red), seleccione una de estas opciones:
•
Aceptar conexión entrante: el servidor acepta la petición inicial de datos a
través del módem, directamente en Internet o por la red.
•
Iniciar conexión saliente a intervalos predefinidos: se establece que el servidor
transfiera los datos a una hora determinada. El intervalo lo fija el usuario.
En el área Métodos no conectados (Internet: e-mail, directorios compartidos),
seleccione una de estas opciones:
412
•
Enviar y recibir conjuntos de transferencias vía E-mail: el conjunto de
transferencias se crea de antemano y se establece que se transfiera mediante email.
•
Sincronizar con otro servidor GoldSync vía directorios compartidos: utiliza
rutas definidas a los directorios para depositar y recuperar conjuntos de
transferencias.
En este caso, la transferencia de datos tiene lugar sin una conexión activa entre el
centro de administración de GoldSync y los sitios remotos, utilizando una cuenta de
correo de Internet o bien un directorio compartido para transferir la información
5.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones generales.
6.
En Opciones generales puede establecer la información de envío y recuperación, contraseñas y
registros.
• Seleccione la opción Enviar cambios a miembros del grupo de sitios para que GoldSync
pueda aceptar una solicitud de un sitio remoto para crear un conjunto de transferencias.
• Seleccione la opción Recuperar datos modificados desde miembros del grupo de sitios
para que GoldSync pueda recuperar un conjunto de transferencias de un sitio remoto.
• También puede escribir una contraseña de conexión opcional que precise que los usuarios
remotos introduzcan una contraseña al conectarse con el servidor.
En el área Opciones de registro, puede seleccionar una de las opciones siguientes:
•
Registrar los detalles de cada sesión de sincronización: registra la información del
monitor de procesos en los registros del sistema Goldmine.
•
Registrar los detalles del conjunto de transferencias para los registros
enviados/recuperados: registra los cambios realizados en cada registro sincronizado.
7.
5.
Si ha seleccionado Aceptar conexiones remotas entrantes y Enviar cambios a miembros
del grupo de sitios, aparecerá el cuadro de diálogo Método de creación de conjuntos de
transferencias.
413
6.
Si ha seleccionado uno de los otros métodos de sincronización y, a continuación, Enviar
cambios a miembros del grupo de sitios, aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de envío.
7.
Si ha seleccionado sólo la opción Recuperar datos modificados de miembros del grupo de
sitios, aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de recuperación.
Configuración del método de creación de conjuntos de transferencias
El cuadro de diálogo Método de creación de conjunto de transferencias permite determinar si el
conjunto de transferencias se crea mientras el sitio remoto está conectado, o si por el contrario puede
dejar creado el conjunto de transferencias de antemano para que el sitio remoto lo recoja.
Para configurar el método de creación de conjunto de transferencias
1.
• Generar conjunto de transferencia mientras el miembro del grupo del sitio espera en
línea: cuando los sitios remotos inician la sincronización, esperan en línea mientas se crea el
conjunto de transferencias y se les envía.
• Generar anticipadamente los conjuntos de transferencia que serán recuperados por los
miembros del este grupo de sitios: el sistema genera el conjunto de transferencias de
antemano y lo almacena en un directorio compartido. Cuando los sitios remotos inician la
sincronización, sólo permanecen en línea el tiempo suficiente para que se les envíe el
conjunto de transferencias.
2.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de envío.
414
Configuración de las opciones de recuperación
Las opciones de recuperación determinan qué es lo que se prevé agregar a la base de datos al recuperar
un conjunto de transferencias desde otro sistema.
Si selecciona Recuperar un conjunto de transferencias desde el segundo cuadro de diálogo del
asistente de sincronización, o Recuperar datos modificados de remoto de los cuadros de diálogo
Conectar/enviar correo a remoto o Esperar una conexión entrante, Goldmine mostrará el cuadro de
diálogo Opciones de recuperación.
Para configurar las opciones de recuperación
1.
En el área Recuperar tipos de registro, seleccione los tipos de registro que desee recuperar
desde un sitio remoto. Como valor por defecto se seleccionan todos los tipos de registros.
Si se encuentra en el sitio principal, borre una buena parte de los tipos de
personalización a menos que la recuperación se efectúe de un sitio remoto que sea el
responsable de la personalización de Goldmine.
415
2.
3.
En el área Recuperar calendario de usuario, seleccione uno o más usuarios cuyas actividades
de calendario desee recuperar. Para recuperar las actividades de calendario de todos los
usuarios, seleccione (todo). Si no desea recuperar ninguna actividad de calendario, no
seleccione ninguna casilla de verificación de Recuperar calendario de usuario.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Recuperar conjuntos de contactos.
Configuración de las opciones de recuperación de conjuntos de contactos
Si tiene varios conjuntos de contactos, puede elegir cuáles son los que desea sincronizar.
Para configurar las opciones de recuperación de conjuntos de contactos
1.
En el área de Especifique que conjuntos de contacto desea recuperar del sitio remoto,
seleccione los conjuntos de contactos que se recuperarán desde el sitio remoto.
2.
En el área Conjunto de contactos por defecto, seleccione el conjunto de contactos en la lista
desplegable. Se trata del conjunto de contactos en el que se recuperarán los datos si no hay un
código de archivo procedente del conjunto de transferencias de entrada que coincida.
3.
Si selecciona Contestar una conexión entrante en el cuadro de diálogo de método de conexión,
aparecerá el cuadro de diálogo Listo para sincronizar.
Si selecciona Conectar a remoto, aparecerá el cuadro de diálogo Conectar/enviar correo a
remoto, dónde debe escribir la dirección de e-mail remota y la contraseña de conexión opcional
en los cuadros de texto correspondientes.
Creación de sitios
Los sitios son miembros de grupos de sitios. Suelen tener el mismo método de comunicación y una
configuración similar en el grupo de sitios. Los filtros y las opciones de envío y recuperación de cada
sitio pueden personalizarse según las necesidades particulares.
Existen dos formas de crear sitios en el centro de administración de GoldSync: uno de los métodos es la
consecuencia natural de crear el grupo de sitios; el otro método permite empezar a crear el sitio desde el
menú contextual.
416
Para crear un sitio
1.
En el centro de administración de GoldSync, haga clic con el botón secundario en la carpeta
de un grupo de sitios y seleccione Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo miembro de
grupo de sitios.
2.
• Usuario desconectado: seleccione el usuario desconectado en la lista desplegable. La lista
incluye únicamente los usuarios desconectados que se crearon en el administrador de
licencias. Si no ha creado un usuario desconectado, haga clic en Crear Usuario
Desconectado/Sublicencia.
• Sublicencia: seleccione el sitio en la lista desplegable. La lista incluye únicamente los sitios
creados en el administrador de licencias. Si no ha creado el sitio, haga clic Crear Usuario
Desconectado/Sublicencia.
• Otra licencia: escriba el número de serie de la licencia en los cuadros de texto
correspondientes.
3.
Haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Bienvenido al Asistente para sitios de
GoldSync.
4.
Escriba un nombre descriptivo para el sitio si desea que sea diferente de la información que se
inserta automáticamente en el cuadro de texto.
5.
Seleccione Permitir
sincronizar a este sitio si
desea activar la sincronización
del sitio en cuanto termine de
configurarlo.
6.
Grupo de sitios.
7.
Si desea que el sitio pertenezca
a un grupo diferente,
seleccione el grupo de sitios
en la lista desplegable.
8.
417
Aparecerá el cuadro de diálogo Fecha/hora de corte.
9.
Seleccione Ignorar hora de corte (enviar todos los registros) para enviar todos los registros.
Esta opción está disponible
únicamente si seleccionó
Todos los registros de
contacto modificados en el
cuadro de diálogo Opciones
relacionadas con contactos
de envío.
10. Seleccione la fecha y hora de
corte de todos los registros de
contacto para que se incluyan
todas las fechas nuevas y
modificadas a partir de la
fecha de corte que escriba o
seleccione en el reloj y el
calendario gráfico de búsqueda
F2. Esta opción está disponible si selecciona Todos los registros de contacto modificados o
bien Todos los registros filtrados y registros de actividades programadas por el usuario en
el cuadro de diálogo Opciones relacionadas con contactos de envío.
11. Seleccione la fecha y hora en Corte de registros de contacto enlazados a actividades para
incluir los datos nuevos y modificados enlazados a las actividades planificadas a partir de la
hora y fecha de corte. Esta opción está disponible si selecciona Registros de contacto
enlazados a la lista 'Enviar calendario de usuario' o bien Todos los registros filtrados y
registros de actividades programadas por el usuario en el cuadro de diálogo Opciones
relacionadas con contactos de envío.
12. Seleccione Filtro de Borrado en la lista desplegable. Esta opción aplica el filtro de borrado en
una única sincronización y luego elimina la selección del filtro.
13. Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de anulación, a menos que
esté configurando un sitio de directorios compartidos. En caso de tratarse de directorios
compartidos, aparecerá el cuadro de diálogo Opciones para la siguiente sincronización.
Configuración de las opciones de anulación
A menos que se configure de otra manera, los miembros de cada grupo de sitios sincronizan según los
valores especificados en Grupos de sitios GoldSync. Sin embargo, puede modificar uno o más valores
de un sitio específico en el cuadro de diálogo Opciones de anulación.
418
Para configurar las opciones de anulación
1.
Seleccione las opciones específicas o generales que desee personalizar para el sitio a partir de
las categorías siguientes:
• Ajustes generales
• Enviando configuración de conjuntos de transferencias
• Recuperando configuración de conjuntos de transferencias
• Intervalos y frecuencia de sincronización
2.
Haga clic en Siguiente. Si no selecciona ninguna de las opciones, aparecerá el cuadro de
diálogo Finalizar. Haga clic en Finalizar y regresará al centro de administración de GoldSync.
Si ha seleccionado una o más opciones de anulación, irán apareciendo los cuadros de diálogo
correspondientes a las opciones seleccionadas.
Creación de servidores
Un servidor GoldSync es un equipo que gestiona los procesos de sincronización. Puede ser cualquier
equipo de la red que ejecute una copia de red de Goldmine.
Por ejemplo, puede que el servidor Goldmine principal no tenga un módem. En lugar de instalar un
módem en este servidor, asigna otro equipo en la red que ya tenga un módem para que sea el servidor
GoldSync. Cada servidor GoldSync toma el nombre del equipo como el nombre del servidor.
Puede designar más de un equipo en la red como servidor GoldSync. Puede optar por tener un servidor
para la sincronización de red/IP y otro para la sincronización de e-mail.
Los equipos designados para actuar como servidores GoldSync deben tener los
recursos adecuados para los procesos que vaya a ejecutar.
Para crear un servidor
1.
En el centro de administración de GoldSync, haga clic con el botón secundario en
Servidores y seleccione Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo Bienvenido al asistente para
servidores.
2.
Escriba o busque el nombre del servidor que vaya a crear como servidor GoldSync.
3.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo para los procesos disponibles.
419
4.
Seleccione los procesos que vaya a asignar al servidor.
o
IP a IP/red: acepta conexiones entrantes remotas
o
IP a IP/red: inicia las conexiones remotas.
o
E-mail: buscar juegos de transferencia entrantes.
o
E-mail: envía juegos de transferencia salientes.
o
Directorios compartidos: crea y recupera conjuntos de transferencias creados por
adelantado.
5.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Finalizar.
6.
Haga clic en Finalizar y aparecerá el cuadro de diálogo Bienvenido al Asistente para
procesos o haga clic con el botón secundario en el nombre del servidor y seleccione Nuevo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Bienvenido al Asistente para procesos.
Creación de procesos de servidor
El asistente para procesos permite configurar los procesos que se ejecuten en el servidor GoldSync.
Para crear procesos de servidor
1.
En el centro de administración de GoldSync, haga clic con el botón secundario en el nombre
del servidor y seleccione Nuevo en el menú contextual. Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo
proceso.
420
2.
Seleccione el servidor y el tipo de proceso en las listas desplegables.
3.
Haga clic en OK. Aparecerá el cuadro de diálogo Bienvenido al Asistente para procesos.
4.
El cuadro de diálogo Bienvenido al Asistente para procesos mostrará el nombre del servidor
y el tipo de proceso que vaya a configurar. (Si procede del asistente para servidores, empezará
en este cuadro de diálogo.)
5.
El campo Nombre de proceso mostrará el proceso que vaya a configurar. Haga clic en
Siguiente.
6.
Si está configurando los campos IP a IP/red o Directorios compartidos, aparecerá el cuadro
de diálogo Número de conexiones.
7.
Si está configurando el campo E-mail: Explorar conjuntos de transferencias entrantes,
aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de correo entrante.
8.
Si está configurando el campo E-mail: Enviar conjuntos de transferencias salientes,
aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de correo saliente.
Configuración del número de conexiones
Al configurar los procesos de IP/red y directorios compartidos, aparecerá el cuadro de diálogo Número
de conexiones.
Para configurar el número de conexiones
1.
Seleccione el número máximo de conexiones simultáneas que admitirá este proceso. Esta
opción controla el número de usuarios remotos que se pueden conectar al mismo tiempo.
Si el número de conexiones simultáneas lo tiene establecido en 5, sólo se podrán
conectar 5 usuarios remotos al mismo tiempo. Se rechazará una conexión para el
siguiente usuario hasta que haya una ranura abierta. Esta opción evita que el servidor
se quede sin recursos.
2.
Si es necesario, escriba un número de puerto diferente en el cuadro de texto Esperar una
conexión entrante de Internet por el puerto TCP.
3.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Período activo
421
Configuración de las opciones del correo entrante
Para configurar las opciones del correo entrante
1.
En el cuadro de texto El nombre de host del servidor de correo entrante (POP3), escriba el
nombre del servidor POP3.
2.
Seleccione la opción La frecuencia para comprobar si hay conjuntos de transferencias de
correo haciendo clic en el botón Examinar (...). Aparecerá el cuadro de diálogo Frecuencia de
sincronización. Seleccione los días, las horas o los minutos.
3.
Escriba el nombre de usuario y la contraseña para la cuenta de correo que recupera los
conjuntos de transferencias.
4.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Período activo.
Configuración del correo saliente
Para configurar el correo saliente
1.
Escriba el nombre de host del servidor de correo saliente (SMTP) en el cuadro de texto.
2.
Escriba la dirección electrónica de devolución para el conjunto de transferencias saliente.
3.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Período activo.
Configuración de los períodos activos para la sincronización
El cuadro de diálogo Período activos define los días y las horas en que el proceso está activo.
422
Para configurar el período activo
1.
En el cuadro de diálogo Período activo, seleccione Iniciar automáticamente este proceso de
sincronización si el agente de GoldSync detecta que la hora actual está dentro del período
... para utilizar el agente de servidor GoldSync a fin de iniciar el proceso de forma automática.
2.
Seleccione los días activos.
3.
Seleccione las horas de inicio y de finalización activas con el reloj gráfico de búsqueda F2.
4.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Finalizar.
5.
Si está configurando un proceso Aceptar conexión entrante, puede hacer clic en Finalizar
para finalizar la creación del proceso. Si está configurando un proceso para iniciar conexiones
remotas, puede escribir un código del sitio en el cuadro de texto.
Los códigos de sitio limitan el proceso
de los sitios de sincronización a
únicamente el sitio con códigos que
coinciden con el proceso.
El cuadro de texto Código del sitio en el
asistente para procesos tiene una
longitud de 20 caracteres. Puede
asignar varios códigos de sitio a un
proceso separados con un espacio. Sin
embargo, un sitio sólo puede tener un
código de sitio.
6.
Haga clic en Finalizar. El proceso se agrega al centro de administración de GoldSync.
Ejecución de GoldSync como servicio
Cuando el servidor GoldSync se ejecuta en un equipo con el sistema operativo Windows 2003 Server,
Windows XP o Windows 2000 Server, puede ejecutar GoldSync como servicio. Los servicios ejecutan
las aplicaciones en segundo plano.
Ejecutar GoldSync como un servicio proporciona mayor seguridad, ya que se elimina la necesidad de
iniciar una sesión en el equipo para iniciar GoldSync. También se ahorra tiempo administrativo, ya que
el servicio puede configurarse para que se reinicie cada vez que se inicia el sistema operativo en el
equipo, con lo que se evita la tarea de tener que iniciar manualmente GoldSync.
423
La barra de herramientas del centro de administración de GoldSync proporciona opciones para instalar,
iniciar y configurar y desinstalar el servicio. También puede configurar GoldSync como servicio en el
cuadro de diálogo Configuración de sincronización.
Para instalar GoldSync como servicio
1.
En la barra de herramientas del centro de administración de GoldSync, haga clic en el botón
Instalar GoldSync como servicio.
2.
Aparecerá un cuadro de diálogo que le indicará que el servicio GoldSync se ha creado
correctamente.
IMPORTANTE: después de instalar GoldSync como servicio y antes de iniciarlo, debe
cambiar el inicio de sesión del servicio GoldSync de Cuenta del sistema local a Esta
cuenta. En la ventana de administración de servicios, haga clic con el botón
secundario en Servicio GoldSync y seleccione Propiedades | Inicio de sesión.
Seleccione Esta cuenta y configure la información de inicio de sesión con una cuenta
de Windows que tenga derechos completos de acceso en el equipo de GoldSync y para
las ubicaciones UNC o asignadas compartidas donde se han almacenado los
documentos enlazados.
Para configurar GoldSync como servicio
1.
Configurar servicio GoldSync. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración del servicio
GoldSync.
2.
Configure las opciones.
Para desinstalar GoldSync como servicio
1.
Desinstalar servicio GoldSync.
2.
Aparecerá un cuadro de diálogo que le indicará que el servicio GoldSync se ha desinstalado
correctamente.
Configuración de GoldSync como un servicio
Puede acceder a las configuraciones de los servicios GoldSync con uno de estos dos métodos:
•
Configurar servicio GoldSync. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración del servicio
GoldSync.
•
Seleccione Herramientas | Sincronizar |
Configuración de sincronización. Aparecerá
el cuadro de diálogo Configuración de
sincronización. Seleccione la ficha Servicio
GoldSync y haga clic en Configurar servicio
GoldSync. Aparecerá el cuadro de
diálogo Configuración del servicio
GoldSync.
Para configurar GoldSync como servicio
1.
Seleccione el servidor que ejecuta GoldSync
en la lista desplegable Servidor.
2.
Haga clic en Inicio o Detener para iniciar y
detener el servicio.
424
3.
Seleccione Iniciar automáticamente como servicio siempre que se encienda el ordenador
para iniciar el servicio en ejecución cuando el equipo se encuentre en ejecución.
4.
El cuadro Estado mostrará un mensaje para indicarle si el servicio se encuentra o no en
ejecución.
5.
Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo.
12.9 Acerca de la sincronización en un paso
Cuando se activa la sincronización en un paso en el sistema Goldmine, el usuario desconectado remoto
se beneficiará de un proceso de sincronización en un solo paso. Puesto que el usuario remoto no puede
modificar ninguno de sus valores de sincronización, la organización aumenta la seguridad de los datos y
mejora el control del acceso a la información para cada sistema remoto que se esté sincronizando. La
función Sincronización en un paso permite al administrador de GoldSync:
•
Crear perfiles de sincronización en un paso para cada sistema remoto que ejecute una
sincronización en un paso.
•
Enviar por E-mail los perfiles de sincronización en un paso a los usuarios desconectados
remotos.
•
Crear un instalador para usuarios desconectados para instalar Goldmine en el sistema
remoto con el perfil de sincronización en un paso (nuevo usuario de Goldmine).
Una vez creado y enviado, el usuario remoto podrá:
•
Recuperar el perfil de sincronización en un paso.
•
Recuperar el archivo del instalador para usuarios desconectados.
•
Sincronizar mediante la sincronización en un paso.
Creación de perfiles de sincronización en un paso
El asistente de perfil de sincronización en un paso es una opción para después de crear miembros del
grupo de sitios en el menú contextual de sitios del centro de administración de GoldSync. Los perfiles
de sincronización en un paso incluyen de forma automática la opción Sincronización instantánea.
Sincronización instantánea recuerda a los usuarios desconectados que deben realizar la sincronización
tan pronto como se detecta una conexión de red.
Para crear un perfil de sincronización en un paso
1.
En el centro de administración de GoldSync, resalte el sitio, haga clic con el botón secundario y
seleccione Nuevo perfil de sincronización en un paso. Aparecerá el cuadro de diálogo
Bienvenido al Asistente de perfil de sincronización en un paso de sitios GoldSync.
2.
Escriba el nombre descriptivo del perfil en el cuadro de texto. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá el cuadro de diálogo Método de conexión.
3.
Seleccione uno de los métodos de conexión siguientes:
• Conectar al sitio remoto mediante el protocolo IP a IP/red.
• Enviar un conjunto de transferencias a remoto por e-mail.
4.
Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Conectar/enviar correo a remoto
para conectar al sitio remoto mediante el protocolo IP a IP/red o enviar un conjunto de
transferencias a remoto por e-mail.
Envío por e-mail de perfil de sincronización en un paso a remoto
425
El administrador de GoldSync puede crear o cambiar un perfil de sincronización en un paso del sitio y
enviarlo por e-mail al usuario remoto.
Para enviar por e-mail un perfil de sincronización en un paso al usuario remoto
1.
En el centro de administración de GoldSync, resalte el sitio y haga clic con el botón
secundario. Seleccione Enviar por e-mail perfil de sincronización en un paso a sitio remoto
en el menú contextual.
2.
Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Si desea enviar por e-mail el perfil al remoto,
haga clic en Sí.
3.
El perfil se enviará por e-mail a la dirección de e-mail en el perfil de sincronización en un paso.
Creación de archivos de instalación para la sincronización en un paso
En combinación con el perfil de sincronización en un paso, también puede crear un archivo de
instalación que contenga campos y datos para un nuevo usuario remoto.
Antes de crear un archivo de instalación debe crear un perfil de sincronización para el
usuario
Para crear un archivo de instalación de una sincronización en un paso
1.
Resalte el sitio en el centro de administración de GoldSync y seleccione Crear archivo de
instalación para sincronización en un botón. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear archivos
de instalación de usuarios móviles.
2.
Seleccione los usuarios para quienes esté creando los archivos de instalación.
Puede procesar hasta cinco sitios desconectados de forma simultánea. Si deben
procesarse más de cinco, GoldSync pondrá en cola los sitios adicionales hasta que
haya recursos disponibles.
3.
Si el archivo GM6Setup.exe no se encuentra en la ubicación predeterminada, búsquelo en la
ubicación correcta. Si no puede encontrar el archivo .exe en el directorio de Goldmine, copie el
archivo del CD-ROM de instalación.
426
Si el archivo GM6Setup.exe se encuentra en la ubicación predeterminada de
\Goldmine\Setup\Goldmine, el monitor de proceso mostrará el estado del proceso de creación.
GoldSync crea archivos de instalación y conjuntos de transferencias iniciales basándose en la
configuración del perfil.
Se puede tardar bastante tiempo en crear el conjunto de transferencias inicial.
GoldSync ignora la fecha de corte definida en el perfil de sincronización del usuario
para estas tablas e incluye todos los registros.
4.
El archivo de instalación se coloca en el directorio de Goldmine, \Goldmine\Setup\Remotes\.
5.
Como administrador de GoldSync puede distribuir el archivo al sitio remoto con uno de los
métodos siguientes:
• Disco zip
• CD-ROM
• FTP
• E-mail con un archivo adjunto
6.
El archivo debe recuperarse del equipo remoto. Instalará Goldmine de forma automática según
la licencia del usuario desconectado para este sitio, copiará los datos e instalará el perfil de
sincronización en un paso.
Recuperación de perfiles de sincronización en un paso
Cuando el administrador de GoldSync cree o realice cambios en el perfil de sincronización en un paso,
podrá enviarle por e-mail el perfil. Los perfiles de sincronización en un paso incluyen de forma
automática la opción Sincronización instantánea. Sincronización instantánea recuerda a los usuarios
desconectados que deben realizar la sincronización tan pronto como se detecta una conexión de red.
Para recuperar un perfil de sincronización en un paso
1.
En el centro de e-mail de Goldmine, haga doble clic en el mensaje de e-mail con la línea de
asunto de Perfil de sincronización en un paso.
2.
Aparecerá un cuadro de mensaje de Goldmine que le informará de que el mensaje tiene un
perfil de sincronización adjunto. Haga clic en Sí.
3.
Se instalará el perfil. A continuación, se activa la opción de menú Sincronización en un paso
con el servidor GoldSync. Ahora ya puede utilizar la función Sincronización en un paso con
el servidor GoldSync.
Sincronización con la sincronización en un paso
El administrador de GoldSync configura los perfiles de sincronización en un paso y los envía a los
usuarios remotos. Una vez instalado, el perfil agilizará el proceso de sincronización de usuario remoto
desconectado.
Para utilizar la sincronización en un paso
1.
Seleccione Herramientas | Sincronizar | Sincronización en un paso con el servidor
GoldSync. Aparecerá el cuadro de diálogo Sincronización en un paso, en el que se le
indicará que el administrador de GoldSync ha configurado el sistema para la sincronización en
un paso.
2.
Haga clic en Sinc. Aparecerá el monitor de proceso, que le informará del estado del proceso
de sincronización
427
Cuadro de diálogo Conexión de sincronización instantánea
Tras recuperar un perfil de sincronización en un paso, se activa la sincronización instantánea. La
sincronización instantánea le recordará automáticamente que debe realizar la sincronización cada vez
que se detecte una conexión de GoldSync.
Las opciones de sincronización instantánea se configuran en el cuadro de diálogo Configuración de
sincronización. Si se selecciona Comprobar conexión GoldSync cada minuto de Sincronización
instantánea, Goldmine comprueba si existen conexiones de red quince segundos después del inicio de
sesión y solicitará al usuario que se sincronice si tiene acceso a la conexión de red y a la dirección IP del
perfil de sincronización.
Dispone de las siguientes opciones para especificar en el cuadro de diálogo Conexión de
sincronización instantánea:
•
En el indicador, puede seleccionar No, con lo que Goldmine continuará realizando
comprobaciones cada minuto.
•
Si selecciona No comprobar las conexiones de red de nuevo durante esta sesión, Goldmine
no realizará nuevas comprobaciones hasta que se inicie una nueva sesión de Goldmine.
•
Si selecciona Sí, aparecerá el cuadro de diálogo Sincronización en un paso y podrá realizar la
sincronización. Goldmine no le volverá a avisar hasta que inicie una nueva sesión.
12.10 Configuración de opciones de sincronización
En el cuadro de diálogo Configuración de sincronización, es posible definir las opciones de
sincronización instantánea y recuperar documentos enlazados, ejecutar GoldSync como un servicio y
definir las omisiones con configuración por defecto del tiempo de espera. Este cuadro de diálogo está
disponible únicamente para usuarios que tengan derechos principales.
Para establecer la configuración de sincronización
1.
Seleccione Herramientas | Sincronizar | Configuración de sincronización. Aparecerá el
cuadro de diálogo Configuración de sincronización.
2.
Puede seleccionar y configurar las siguientes fichas:
• Sync. instantánea: esta pestaña está disponible únicamente si se ha recuperado un perfil de
sincronización en un paso. La opción Sync. instantánea se incluye automáticamente en el
perfil.
428
Si se selecciona Comprobar conexión GoldSync cada minuto, Goldmine comprueba si
existen conexiones de red quince segundos después del inicio de sesión y solicitará al usuario
que se sincronice si tiene acceso a la conexión de red y a la dirección IP especificada; sin
embargo, es posible que el servidor GoldSync no responda.
En el indicador, el cuadro de diálogo Conexión de sincronización instantánea, es posible
efectuar la sincronización, esperar a que se le solicite nuevamente transcurrido un minuto o
desactivar el indicador durante el tiempo que dure la sesión que tenga abierta.
En la ficha Sincronización instantánea desmarque la casilla de verificación Comprobar
conexión GoldSync cada minuto si no desea que Goldmine le consulte si quiere efectuar una
sincronización cada vez que detecte el servidor GoldSync.
• Documentos enlazados: configura la forma en que se gestionan los documentos durante el
proceso de sincronización.
429
Configure las opciones siguientes en la lista desplegable Intentar recuperar archivos
enlazados en:
•
Seleccione Unidad y carpeta originales del archivo si desea que GoldSync intente
colocar los documentos enlazados en la unidad o ubicación original. Si no se
encuentra en ese lugar, GoldSync buscará unidades alternativas que estén disponibles.
Pueden especificarse unidades alternativas en el cuadro de texto que se encuentra
debajo para indicar a Goldmine dónde recuperar los documentos enlazados. Si desea
especificar varias entradas o usos compartidos de unidad separe cada una de ellas con
un punto y coma (;). Por ejemplo, C;\\SERVIDOR\DOCS;D;F;. Si los documentos
enlazados no se encuentran en las unidades originales ni alternativas, GoldSync
recuperará el documento en el directorio por defecto. Si no ha asignado un directorio
en la unidad y carpeta por defecto, el directorio por defecto es el directorio
x:\directorio SYSDIR \TmpLinks\; normalmente el directorio SYSDIR es el directorio
de Goldmine.
•
Seleccione Unidad y carpeta por defecto especificadas si desea que Goldmine
recupere los documentos enlazados únicamente en el directorio por defecto. Si no ha
asignado un directorio en la unidad y carpeta por defecto, el directorio por defecto
es el directorio x:\directorio SYSDIR \TmpLinks\; normalmente el directorio SYSDIR
es el directorio de Goldmine.
•
Continúe con la configuración de los documentos enlazados seleccionando Permitir
que los nuevos archivos enlazados se sincronicen por defecto si desea que los
nuevos documentos enlazados se sincronicen automáticamente.
•
Seleccione Hacer copia de respaldo de los archivos antes de sobrescribirlos
durante la recuperación (Como archivos .BAK) si desea que GoldSync coloque un
documento en un directorio en el que ya exista un archivo con el mismo nombre. Esta
opción ordena a GoldSync que renombre el archivo existente con la extensión .bak.
Una vez renombrado el archivo existente, se guarda el nuevo.
430
•
Tiempo de espera: especifique la configuración del tiempo de espera de Internet.
• Escriba o seleccione el Tiempo límite de protocolo de enlace (seg.). La configuración
del protocolo de enlace determina el número de segundos que espera Goldmine o
GoldSync para completar una rutina de protocolo de enlace antes de desconectarse. El
valor por defecto es de 20 segundos.
• Escriba o seleccione el Tiempo de espera de conexión (seg.). La configuración de la
conexión determina el número de segundos que espera Goldmine o GoldSync tras una
interrupción en la transmisión para continuar recibiendo datos de estado antes de la
desconexión. El valor por defecto es 60 segundos o un minuto.
• Haga clic en Establecer valores por defecto para volver a la configuración original del
tiempo de espera.
•
GoldSync: esta ficha está disponible únicamente si GoldSync está instalado en el equipo.
Configura la notificación si se produce un error en GoldSync. Puede configurar las
•
Enviar un e-mail si se produce un error de sincronización: activa las opciones de
notificación por e-mail.
o
•
Enviar por e-mail los mensajes de error a esta dirección: permite escribir a la
dirección de e-mail de la persona a la que hay que notificar. Puede utilizar su
dirección o la del administrador de GoldSync.
Servicio GoldSync: cuando el servidor GoldSync se ejecuta en un equipo con Windows
2003 Server, Windows XP o Windows 2000 Server, puede ejecutar GoldSync como
servicio. Un servicio es un tipo de aplicación que se ejecuta en segundo plano.
Ejecutar GoldSync como un servicio proporciona mayor seguridad, ya que se elimina la
necesidad de iniciar una sesión en el equipo para iniciar GoldSync. También se ahorra
tiempo administrativo, ya que el servicio puede configurarse para que se reinicie cada vez
que se inicia el sistema operativo en el equipo, con lo que se evita la tarea de tener que
431
iniciar manualmente GoldSync.
Aunque se puede instalar, iniciar y configurar el servicio GoldSync desde barra de
herramientas del centro de administración de GoldSync, la pestaña Servicio GoldSync
permite gestionar el servicio sin necesidad de iniciar el centro de administración de
GoldSync.
•
Instalar GoldSync como servicio: instala el servicio.
•
Configurar servicio GoldSync: Inicia el cuadro de diálogo Configuración del
servicio GoldSync y permite iniciar y detener el servicio o iniciarlo automáticamente.
•
Desinstalar servicio GoldSync: suprime el servicio.
432
3.
Haga clic en Aceptar para guardar la Configuración de sincronización.
12.11 Gestión de Licencias
Actualización de sus licencias Goldmine o GoldSync
A medida que su empresa crece puede que Ud. necesite cambiar su licencia Goldmine o GoldSync. Los
cambios pueden incluir:
Añadir puestos Goldmine y/o GoldSync a su licencia
Generar números de serie separados para crear sublicencias para aquellos usuarios que utilizan
Goldmine en un ordenador remoto
Actualizar la información de su registro con Goldmine Software Corporation.
Mediante el Administrador de Licencias de Goldmine puede llevar a cabo dichas actualizaciones de
forma rápida y sencilla. Antes de comenzar a trabajar con el Administrador de Licencias Goldmine vea
“Sistema de Licencia Flexible de Goldmine” donde encontrará información detallada acerca de cómo
configurar su licencia Goldmine para adaptarla a las necesidades de su organización.
Sistema de Licencias Flexible de Goldmine.
La familia de productos Goldmine le ofrece lo más avanzado en licencias flexibles para cubrir las
necesidades desde el pequeño negocio hasta la gran empresa. Ud. adquiere Goldmine con un número de
licencia, denominada Licencia Madre. La organización puede crear sublicencias para cada oficina
remota y para cada usuario remoto cambiando la configuración según se necesite a lo largo del tiempo.
La Licencia Madre funciona como mecanismo de autentificación para una adecuada y segura
sincronización en toda su organización.
Ventajas y Características.
El siguiente escenario ilustra las ventajas y características de la Licencia Madre.
La sede central de la compañía XYZ en Madrid tiene 30 usuarios conectados en red. XYZ tiene oficinas
en Barcelona y Bilbao con 10 usuarios en cada una de ellas. Los 50 usuarios trabajan con portátiles y
realizan tareas de sincronización de forma rutinaria.
XYZ compraría una licencia Goldmine para 50 usuarios. Esta licencia sería instalada una vez en la red
de la sede central donde quedaría como Licencia Madre primaria. A través del Administrador de
Licencias en Goldmine XYZ creará dos Licencias de Nodo de 10 usuarios cada una: una Licencia de
Nodo para Barcelona y otra para Bilbao.
Dichas sublicencias se instalarán en las redes de las oficinas respectivas quedando como Licencias de
Nodo de la Licencia Madre original. Desde la Licencia Madre, o desde las Licencias de Nodo, XYZ
puede crear sublicencias para cada uno de los portátiles de los usuarios remotos, es decir, Licencias
Móviles. Todas esas licencias dentro de la organización comparten el mismo número de serie de
Goldmine.
Esta jerarquía flexible de licencias simplifica el proceso de otorgar licencias de Goldmine y permite la
Licencia Madre y a las Licencias de Nodo controlar la seguridad y contenidos de cada uno de sus
usuarios móviles.
Tipos de licencia
GoldMine tiene varios tipos de licencias. Las licencias que puede ver y utilizar en el administrador de
licencias dependen de si trabaja con GoldMine Business Contact Manager o GoldMine Business
Contact Manager Corporate Edition o Premium Edition.
433
A GoldMine Business Contact Manager, le corresponde una licencia "D" o estándar. Si desea utilizar la
sincronización para comunicarse con los usuarios remotos, deberá adquirir por separado licencias "G" o
GoldSync.
A GoldMine Business Contact Manager Corporate Edition o Premium Edition, le corresponde una
licencia “E” o empresarial, que se proporciona con el mismo número de licencias GoldSync.
Sólo debe instalarse una licencia principal en la red principal de la organización. Todas las sublicencias
heredan la licencia principal, lo que permite asegurarse de la correcta autenticación de todas las
sublicencias de la organización durante la sincronización.
E
Licencia empresarial
D
Licencia estándar
G
Licencia GoldSync
U
Licencia desconectada
S
Y
Licencia de sitio
Licencia GoldSync
Licencias principales
GoldMine Business Contact Manager Corporate Edition y
Goldmine Premium Edition: admite una base de datos
Firebird y una base de datos SQL Server, e incluye
GoldSync
GoldMine Business Contact Manager: sólo admite
dBASE
Agrega únicamente GoldSync
Sublicencias
Sublicencia individual para un usuario remoto de
GoldMine
Sublicencia de varios usuarios para una oficina remota
Sublicencia GoldSync para una oficina remota
Es importante crear e instalar correctamente las sublicencias, ya que éstas controlan la seguridad de la
sincronización en la organización. En el administrador de licencias, seleccione Nuevo sitio o Usuario
móvil. Estas opciones generan las sublicencias que se utilizan al instalar GoldMine en las redes de sitios
remotos y los equipos de los usuarios desconectados.
Sólo se puede incrementar, reducir o crear una sublicencia para la licencia principal.
Las sublicencias de sitios sólo se pueden incrementar si:
1.
2.
3.
Se elimina la sublicencia de sitio en el administrador de licencias del sistema GoldMine
principal.
Se crea una licencia nueva con el número necesario de puestos y sublicencias GoldSync
(licencias "Y").
Se cambia la licencia del sitio remoto por la sublicencia nueva. Los sitios pueden crear
sublicencias para los usuarios desconectados.
Las sublicencias desconectadas son para un usuario remoto y sólo se pueden conceder a un usuario
individual. Se pueden conceder sublicencias desde el sistema de GoldMine principal para un sitio
remoto.
Para incrementar el conteo de licencias de una licencia principal, abra el administrador de licencias,
seleccione Nueva licencia y escriba un número de serie GoldMine o GoldSync nuevo. Las licencias
empleadas para incrementar las licencias principales tienen letras según el tipo de licencia que se
aumente. Una licencia "E" aumenta una licencia empresarial ("E"), una licencia "D" aumenta una
licencia estándar ("D"), y una licencia "G" aumenta una licencia GoldSync ("G").
El número de serie de la Licencia Madre es heredado por todas las sublicencias con el fin de asegurar
que todas ellas son autentificadas durante la sincronización.
Número de Licencia
1
434
E-002570-1234456-1A2B3C4D5E6F7G8-9H12J3K4L5M6N7
2
3
1
Tipo de licencia: Prefijo alfanumérico que denota el tipo de licencia de Master.
2
4
5
6
Número de usuarios: Los primeros 4 números indican la cantidad de licencias concurrentes
disponibles en la licencia. La cantidad de licencias determina el número de usuarios que pueden
iniciar sesión en GoldMine a la vez, pero no limita el número total de usuarios que se pueden
definir en el sistema.
3
Versión: 2 dígitos que indican el número de versión de Goldmine.
4
HDA: número de 6 dígitos de su HDA.
5
Número de serie: 15 caracteres (alfanuméricos) que indican el número de serie de la licencia
único para la identificación de una organización. Se utiliza para el registro y el soporte e
identifica todas las sub-licencias como parte de la misma organización. Estos números son
recogidos durante la instalación de licencias en 3 grupos de 5 caracteres.
6
Código de clave: 15 caracteres (alfanuméricos) que son un código de verificación generado por
ordenador utilizados por GoldMine para verificar la validez de la licencia. Estos números son
recogidos durante la instalación de licencias en 3 grupos de 5 caracteres.
El código de clave es necesario durante la instalación. Mantenga el número de licencia
y el código clave en un lugar seguro en caso de que sea necesario volver a instalar el
software.
Creación de una sublicencia
Crear e instalar correctamente las sublicencias es fundamental ya que éstas controlan la seguridad en las
operaciones de sincronización en toda la organización. Desde el Administrador de Licencias pulse sobre
Nuevo Sitio o Desconectar usuario. Dichas opciones generan las sublicencias que se usarán cuando se
instale Goldmine en las redes de los nodos remotos y en los portátiles de los usuarios móviles.
Acceso al Administrador de Licencias de Goldmine
Para acceder al Administrador de Licencias de Goldmine, desde el menú principal, seleccione
Herramientas | Configurar | Gestor de Licencias
435
Añadir una licencia
Para añadir una nueva licencia de Goldmine o GoldSync en el Administrador de Licencias pulse sobre el
botón Nueva Licencia en la ventana de diálogo del Administrador de Licencias Goldmine. Para
continuar con el proceso, pulse sobre el botón De Acuerdo
Escriba el número de serie de la licencia Goldmine o GoldSync a añadir cumplimentando los distintos
cuadros que componen el Nº de Serie y el Código de Licencia. Cuando haya cumplimentado los datos
solicitados, pulse OK. Goldmine añade automáticamente la nueva licencia especificada a la / s licencia /
s previamente instalada / s. Para cerrar el Administrador de Licencias, pulse Cerrar.
Creación de una sublicencia para sitio remoto.
En la pestaña Licencias de Administrador de Licencias, pulse sobre Nuevo Sitio
La caja de diálogo “Crear sublicencia de sitio” ofrece las siguientes opciones:
Tipo de Licencia Distribuida: Genera una sublicencia a partir de su Licencia Madre para uno de los
siguientes productos:
436
Licencia de Sitio Goldmine
Licencia de Sitio GoldSync
Nombre de sitio: Nombre del nodo, de hasta 12 caracteres, espacios incluidos.
Número de usuarios: Número total de usuarios incluidos en la sublicencia
Crear sublicencia de sitio: Abre la caja de diálogo “Crear sublicencia para sitio Remoto” en la cual
puede verse los términos bajo los que se acepta la licencia. Para aceptar dichos términos pulse De
Acuerdo.
Goldmine le mostrará la nueva sublicencia para el sitio remoto en un campo en la parte inferior de la
ventana de diálogo. Cuando haya finalizado pulse Cerrar.
Goldmine añade automáticamente la sublicencia a la pestaña Licencias debajo de las previamente
instaladas. El correspondiente número de serie aparece con una S como carácter inicial.
Si ha terminado con el proceso de instalación pulse Cerrar.
Crear sublicencias para usuarios remotos.
Goldmine permite a cualquier usuario trabajar como usuario móvil remoto o como usuario fijo con la
misma licencia Goldmine. Para trabajar como usuario móvil el usuario debe disponer de una sublicencia
móvil en su portátil. Puede crearse una sublicencia móvil desde una Licencia Madre o desde una
sublicencia de sitio.
Una vez creada una sublicencia de usuario remoto, la misma persona puede trabajar con un portátil en
modo remoto o conectar dicho portátil a su PC en la oficina. Dicho de otro modo, un usuario que utilice
Goldmine en un PC portátil y en otro de sobremesa NO necesita dos licencias diferenciadas.
Todo usuario soportado por la licencia Goldmine puede disponer de una sublicencia para trabajar en un
PC remoto pero Goldmine crea una única sublicencia para cada usuario. Por ejemplo, en una copia para
5 usuarios Goldmine puede crearse una sublicencia para cada uno de ellos. Cuando Goldmine crea una
437
sublicencia de usuario móvil, resta uno al contador total de licencias. Eso significa que el número de
usuarios que pueden conectarse de forma concurrente no puede exceder del total permitido por la
Licencia Madre independientemente del número de sublicencias de usuario móvil que se hayan
generado. Por ejemplo, en una copia de Goldmine para cinco usuarios, si un usuario móvil se conecta,
sólo cuatro usuarios más podrán acceder simultáneamente. Para crear una sublicencia de usuario móvil
siga los siguientes pasos:
En la pestaña Licencias del Administrador de Licencias de Goldmine pulse Desconectar Usuario. Para
otorgar los privilegios de usuario móvil a cualquiera de los usuarios que aparecen en la lista marque la
casilla correspondiente. Una vez marcados los usuarios seleccionados pulse Crear Licencia de
Usuario Móvil.
Goldmine mostrará el diálogo Crear sublicencia para usuario Móvil con indicaciones acerca de la
aceptación de las condiciones de licencia. Seleccione De Acuerdo.
Goldmine le mostrará la nueva sublicencia para el usuario seleccionado en un campo en la parte inferior
de la caja de diálogo. Anótelo utilizando las funciones de Copiar y Pegar de Windows y guárdelo en
lugar seguro ya que ese número será necesario en la instalación de la licencia sobre el portátil al que
vaya destinada.
Para finalizar, pulse Cerrar. Puede crear otra nueva sublicencia de usuario móvil si lo desea, Al
finalizar selecciones OK para cerrar el diálogo de Crear Licencias de usuarios móviles.
Eliminar una licencia
En un sistema multilicencia Goldmine o GoldSync, un usuario con privilegios de Supervisor puede
eliminar sublicencias, licencias de usuario móvil o licencias móviles de GoldSync (tipos S, U o Y). Una
vez combinadas, las licencias Goldmine o GoldSync (D, E, o G) no pueden ser eliminadas. Para eliminar
una licencia de la pestaña en el Administrador de Licencias simplemente selecciónela y pulse Eliminar
Licencia. El sistema le preguntará:
¿Está seguro de que desea eliminar este número de licencia?
Pulse Si para eliminar la licencia. Para cerrar el Administrador de Licencias, pulse Cerrar.
438
13 Calendario
13.1 Acerca del calendario
El calendario funciona como herramienta de gestión de tiempo, que permite determinar con rapidez las
tareas planificadas y revisar las horas disponibles para nuevas citas y actividades.
El calendario puede ser diario, semanal, mensual, anual, de tipo planificador o esquemático para un solo
usuario o un grupo de usuarios.
Puede iniciar el calendario y dejarlo activo en el área de trabajo de GoldMine mientras trabaja.
13.2 Acerca del uso compartido de la disponibilidad (Tiempo
Libre/Ocupado)
La planificación es más dinámica y eficaz cuando usted y sus contactos conocen sus disponibilidades.
Como usuario de Goldmine puede publicar su disponibilidad en un formato iCalendar reconocido, y
ponerlo a disposición de usuarios que no utilizan Goldmine con el fin de facilitar la planificación. Por
ejemplo, cuando un contacto con el que usted trabaja en estrecha relación y que es un usuario de
Outlook intente planificar una reunión podrá ver su disponibilidad en el calendario de Goldmine
publicado. Esto elimina el largo proceso de intercambio de propuestas y contrapropuestas de horas de
reunión entre los participantes.
Además, los usuarios de Goldmine pueden ver la disponibilidad publicada de un contacto en el
calendario de Goldmine al planificar una actividad. Una vez más se consigue un proceso eficaz y una
comunicación ininterrumpida con los contactos.
Ejemplo de Disponibilidad Compartida
La capacidad de Goldmine para publicar y leer datos de calendario permite una colaboración eficaz con
usuarios que no son de Goldmine. A continuación se muestran varios casos en los que puede utilizar las
diversas opciones para mejorar la capacidad de trabajar con contactos externos y con usuarios que no
tengan acceso inmediato a Goldmine:
Uso de la disponibilidad (.ifb)
Trabaja en estrecha relación con un contacto de forma continuada, pero el envío de mensajes entre
ambos para planificar llamadas o citas lleva mucho tiempo y deben solucionar este problema. El
contacto utiliza Outlook para gestionar su tiempo y publica su disponibilidad en su sitio web para poder
tener acceso aunque no esté en la oficina. El contacto indica que le gustaría conocer su disponibilidad y
le pregunta dónde la publica.
A continuación se indica cómo debería configurar Goldmine y cómo el contacto configuraría Outlook a
fin de aprovechar las opciones de disponibilidad publicada, para averiguar la disponibilidad del otro a la
hora de planificar actividades comunes.
•
El contacto publica su disponibilidad Outlook en un archivo, ftp o ubicación http.
•
Usted publica su disponibilidad Goldmine en un archivo, ftp o ubicación http.
•
El contacto configura la entrada en los contactos de Outlook para acceder a la ubicación de
URL en la que usted publica su disponibilidad Goldmine.
•
Usted debe configurar la disponibilidad en las propiedades de registro para acceder a la
ubicación de URL en la que el contacto publica su disponibilidad.
439
Para utilizar la disponibilidad de un contacto al planificar en Goldmine
En este caso, el contacto publica su disponibilidad y le proporciona la ubicación
publicada.
1.
Configure los valores de disponibilidad del contacto.
2.
Con el contacto activo en Goldmine, seleccione Programar | Cita. Aparecerá el cuadro de
diálogo Planificar una cita.
3.
Configure la pestaña Detalle. Seleccione la fecha, hora y duración.
4.
Configure la pestaña Recursos. Los recursos seleccionados se muestran en la pestaña
Disponibilidad.
5.
Configure la pestaña Libre/Ocupado. Haga clic en Opciones y seleccione Mostrar contacto
para ver la disponibilidad del contacto en la pestaña Libre/Ocupado. Cambie la Opciones de
exploración y utilice Buscar Hora para encontrar el momento adecuado para ambas partes sin
largas llamadas de teléfono, solicitudes de reunión o mensajes de e-mail.
En el ejemplo siguiente, se muestra la configuración de Goldmine y se utiliza Outlook como el programa
de calendario por defecto del contacto:
Acción
Configuración de valores de
disponibilidad
Inicialización de la
publicación de disponibilidad
Lectura de la disponibilidad
publicada de un contacto
Planificación según la
disponibilidad
Distribución de la dirección
URL de disponibilidad a otros
Goldmine
Herramientas | Opciones |
Calendario | Más opciones |
Libre/Ocupado (.ifb)
Automáticamente: después de
configurar la pestaña
Libre/Ocupado, Goldmine
inicia la publicación en función
del tiempo especificado.
Manualmente: Web | Publicar
calendario | Publicar tiempo
Libre/Ocupado.
Seleccione Registro de contacto
y después Editar | Propiedades
de registro | Detalles de
contacto | pestaña
Libre/Ocupado (.ifb)
Programar | seleccione una
actividad y configure las
pestañas Detalle, Recursos y
Libre/Ocupado. Haga clic en
Opciones y seleccione Mostrar
contacto.
Copie la dirección de URL y
péguela en un mensaje de e-mail
para enviar a un contacto.
Outlook
Herramientas | Opciones |
Opciones de calendario |
Opciones de disponibilidad
(.vfb)
Nota: si desea obtener más
información, consulte la Ayuda
en línea de Outlook.
Automáticamente: después de
configurar las opciones de
disponibilidad, Outlook inicia la
publicación en función del
tiempo especificado.
Manualmente: Herramientas |
Enviar y recibir | Disponibilidad
Seleccione Contacto y, a
continuación, la pestaña
Detalles. Complete la dirección
de disponibilidad en Internet.
En Calendario, seleccione
Acciones | seleccione una
actividad. Seleccione
Disponibilidad del asistente |
Invitar a otros. Seleccione el
contacto con la información de
disponibilidad publicada.
Agréguela a la pestaña Detalles
de su registro de contacto y
guárdela como vCard (.vcf). Al
enviar una vCard con su firma,
se incluye la dirección URL de
disponibilidad.
440
Configuración de disponibilidad en Detalles de contacto
Para que Goldmine lea la disponibilidad publicada de un contacto, configure la información de detalles
de contacto del contacto para acceder al archivo. Tras establecer la ruta, verá la disponibilidad del
contacto cuando utilice la pestaña Libre/Ocupado al planificar una actividad.
Para establecer la disponibilidad
1.
Con el registro de contacto activo en Goldmine, seleccione Editar | Propiedades de registro |
Detalles de contacto. Aparecerá el cuadro de diálogo Detalles de contacto.
2.
Seleccione la pestaña Libre/Ocupado.
3.
En la lista desplegable Nombre de Contacto, deje el nombre del contacto principal o
seleccione el nombre de un contacto adicional.
4.
En la lista desplegable URL de disponibilidad, seleccione archivo (file://), ftp o http. En el
cuadro de texto escriba o busque la ubicación donde está publicado el archivo. Si selecciona
ftp, escriba el nombre de usuario y la contraseña en los cuadros de texto.
5.
Las URL aparecerán en el panel Contacto.
6.
Para agregar un nuevo contacto a la lista Contacto, haga clic en Nuevo. Complete los diversos
cuadros desplegables y cuadros de texto según convenga.
7.
Para eliminar una URL del panel, seleccione el contacto y haga clic en Eliminar.
8.
Haga clic en Aceptar para cerrar y guardar la URL.
IMPORTANTE: si va a acceder al tiempo de disponibilidad de un contacto desde una
ubicación http, deberá configurar los servicios de información de Internet para que
acepten .ifb.
Configuración de IIS para acceder a los tipos de archivo .ifb
441
Si va a acceder a los tiempos de disponibilidad del contacto desde una ubicación http, deberá configurar
Servicios de Internet Information Server (IIS) para acceder a los tipos de archivo .ifb.
Para configurar IIS
1.
Inicie las herramientas administrativas del sistema y seleccione Servicios de Internet
Information Server.
2.
Haga clic con el botón secundario en Sitios web en el panel del árbol y seleccione
Propiedades. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de sitios web.
3.
Seleccione la pestaña Encabezados HTTP y, a continuación, haga clic en Tipos de archivo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Tipos de archivo.
4.
Haga clic en Nuevo tipo. Aparecerá el cuadro de diálogo Tipo de archivo.
5.
En el cuadro de texto Extensión asociada, escriba ifb.
6.
En el cuadro de texto Tipo de contenido (MIME), escriba texto/calendario.
7.
Haga clic en Aceptar en cada cuadro de diálogo para guardar los cambios y cerrar.
Configuración de las URL de disponibilidad
Si un contacto publica su tiempo de disponibilidad, puede utilizar este cuadro de diálogo para enlazar
Goldmine a la URL que proporciona el contacto. De esta forma Goldmine puede explorar la
planificación publicada del contacto y ayudarle a planificar actividades con el contacto de una forma
más efectiva.
Para configurar el cuadro de diálogo Agregar URL de disponibilidad
1.
Cuando está trabajando en
la pestaña Libre/Ocupado
al programar una actividad
y selecciona la opción
Mostrar Contactos,
puede recibir un mensaje
como "La información de
disponibilidad en
Internet no está
disponible; haga clic
aquí para obtener ayuda" en la línea de planificación del contacto. Haga clic en el enlace y
aparecerá el cuadro de diálogo Añadir URL Libre/Ocupada.
442
2.
En el cuadro de texto Nombre del contacto, escriba el nombre correcto.
3.
Seleccione el tipo de URL de disponibilidad del contacto en la lista desplegable. Puede
seleccionar archivo (file://), ftp o http.
4.
En el cuadro de texto que sigue al tipo de archivo, escriba o navegue hasta la URL.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Acceso a calendarios compartidos
• Para leer el archivo .ifb publicado por un contacto, seleccione “Editar | Propiedades de
Registro | Detalle de Contacto” pestaña “Libre/Ocupado”.
• Para utilizar el archivo .ifb de la publicación del calendario de un contacto en la programación de
una actividad, seleccione del cuadro de diálogo de programación de actividad la pestaña
“Libre/Ocupado”.
Para importar el archivo .isc de un contacto y enlazarlo al registro de contacto de Goldmine (iCalendar)
seleccione “Archivo | Importar Exportar | Importar un archivo de iCalendar”.
Planificación de actividades según la disponibilidad
Antes de planificar una reunión para varios participantes, puede determinar una hora en la cual todos los
participantes estén disponibles. Antes de que GoldMine pueda explorar los calendarios de los
participantes para determinar su disponibilidad, debe especificar quien asistirá y qué recursos serán
necesarios. Una vez que haya seleccionado todos los usuarios y recursos que participarán en la actividad
planificada para el contacto, podrá explorar en busca de una hora disponible.
Para que GoldMine planifique reuniones correctamente, todos los asistentes posibles
deben mantener sus planificaciones diarias en GoldMine y la disponibilidad de los
contactos se debe configurar en GoldMine. En función de las planificaciones de los
participantes de la reunión, GoldMine determinará todos los bloques de tiempo
disponibles que se pueden adaptar a la planificación de todos ellos. Una vez que haya
seleccionado la hora de la reunión, GoldMine planificará la reunión e informará a los
participantes.
Para planificar según la disponibilidad
1.
En el cuadro de diálogo Programar una actividad, seleccione la pestaña Libre/Ocupado.
443
2.
El panel de tiempo ocupado muestra la disponibilidad de los usuarios seleccionados, de los
recursos y el contacto.
3.
Haga clic en el botón Opciones para especificar qué tipos de citas se exploran y sus opciones
de visualización.
4.
Si ha seleccionado Mostrar contactos, el contacto
se agregará a la visualización. Si la información de
disponibilidad de Internet no está configurada o si
el contacto no publica su información de
disponibilidad, la disponibilidad del contacto
mostrará el mensaje: “La información de
disponibilidad de Internet no está disponible, haga
clic aquí para obtener ayuda”. Si hace clic en el
mensaje, aparecerá el cuadro de diálogo Añadir
URL de Libre/Ocupado. Mediante el cuadro de
diálogo puede agregar la URL donde se ha
publicado la disponibilidad del contacto. La URL
que agrega en el cuadro de diálogo se agrega a
Editar | Propiedades de registro | Detalles de contacto | pestaña Libre/Ocupado del
contacto.
5.
El área Ajustes de exploración mostrará inicialmente una Fecha de inicio, una Fecha final y
una Duración. Los valores de estos tres campos toman por defecto los valores especificados en
la pestaña Detalle. Para expandir la visualización de tiempo ocupado, seleccione nuevas fechas
inicial y final mediante el calendario gráfico F2 y haga clic en Actualizar. La visualización se
actualizará para incluir las fechas seleccionadas.
6.
Si no ha planificado la actividad para una hora compatible con todos los asistentes, puede
configurar los ajustes de exploración y luego buscar una hora adecuada. En el área ajustes de
exploración, configure las siguientes opciones:
• Fecha propuesta: seleccione la nueva propuesta de fecha en el calendario gráfico F2. La
fecha propuesta toma por defecto la fecha especificada en la pestaña Detalle.
444
• Hora: seleccione la nueva propuesta de hora inicial para la actividad en el reloj gráfico F2.
La Hora toma por defecto la hora especificada en la pestaña Detalle.
• Duración: acorta o alarga la duración de la actividad. Acortar el tiempo puede ayudar a
encontrar una hora de reunión compatible para todos. La Duración toma por defecto el
tiempo establecido en la pestaña Detalle.
• Actualizar: La visualización se actualiza para incluir el rango de fechas seleccionado.
7.
Si busca un tiempo compatible y desea utilizar la opción de exploración Buscar hora,
seleccione las fechas y la duración de la actividad y haga clic en Buscar Hora. La
configuración de exploración cambia para visualizar la fecha y la hora que se están explorando.
GoldMine busca una hora en función de la duración de la actividad. La duración toma por
defecto la duración especificada en la pestaña Detalle, pero se puede modificar en la pestaña
Libre/Ocupado para planificar correctamente una actividad.
8.
Seleccione otra pestaña o haga clic en Programar para agregar la actividad al calendario.
Pestaña Publicación del cuadro de diálogo Opciones de calendario
GoldMine está habilitado para permitir varias opciones: compartir la información de su tiempo libre /
ocupado; publicar todo su calendario, así como acceder a los calendarios compartidos de sus contactos.
Los usuarios con acceso limitado a los calendarios de otros usuarios no podrán ver
las programaciones de los mismos.
Utilice el siguiente procedimiento para compartir calendarios de usuarios GoldMine con contactos que
no utilicen Goldmine:
1.
Para publicar su calendario como .ics y .htm, seleccione “Herramientas | Opciones”.
• Seleccione la pestaña “Calendario” y, a continuación, haga clic en “Más Opciones” y
seleccione la pestaña “Publicación”
• Para automatizar este proceso con agentes de servidor, seleccione “Herramientas |
Servicios | Gestión de Agentes de Servidor”. Seleccione la pestaña “Publicación de
Calendario” y ajuste la configuración.
445
• Para publicar manualmente, seleccione “Web | Publicar Calendario | Publicar
Calendario(s)”.
2.
Para publicar su tiempo libre/ocupado como .ifb, seleccione “Herramientas | Opciones”.
• Seleccione la pestaña “Calendario” y, a continuación, haga clic en “Más Opciones” y
seleccione la pestaña “Libre/Ocupado”
• Para automatizar este proceso con agentes de servidor, seleccione “Herramientas |
Servicios | Gestión de Agentes de Servidor”. Seleccione la pestaña “Publicar tiempo
Libre/Ocupado” y ajuste la configuración.
• Para publicar manualmente, seleccione “Web | Publicar Calendario | Publicar
tiempo Libre/Ocupado”.
3.
Para exportar su calendario como .ics, seleccione “Archivo | Importar Exportar | Exportar a
un archivo de iCalendar”.
Pestaña Libre/Ocupado del cuadro de diálogo Opciones de calendario
Debe configurar correctamente su disponibilidad si quiere compartir la información con quienes trabajen
fuera de Goldmine.
Para configurar la información del calendario de disponibilidad
1.
Seleccione Herramientas | Opciones | Calendario. Haga clic en Más opciones. Aparecerá el
cuadro de diálogo Opciones de calendario. Seleccione la pestaña Libre/Ocupado.
2.
Para activar las opciones de publicación de disponibilidad, seleccione Publicar Horario
ocupado y, a continuación, configure las opciones siguientes.
3.
Para el campo Nombre de archivo, seleccione el tipo de ubicación en la que está publicando la
información de calendario. Puede seleccionar una de las opciones siguientes:
• file: //
• ftp://
• http://
446
En el cuadro de texto que sigue al nombre de archivo, seleccione la ubicación del archivo o
escriba la ruta de ftp o http. Su ruta debe concluir con el nombre de archivo y la extensión .ics
para iCalendar y .htm o .html para la publicación web. Por ejemplo:
www.myICSwebsite.com/calendars/MyCal.ics o
www.myCALwebsite.com/calendars/MyCal.htm.
El nombre de usuario y la contraseña sólo están activos si se está efectuando
un envío a una ubicación de ftp.
4.
En el área Rango de fechas, seleccione el rango de fechas predefinido en la lista desplegable.
Si selecciona Rango de fechas en la lista desplegable, utilice los calendarios gráficos para
seleccionar las fechas De y A que se van a publicar.
5.
Especifique la frecuencia de actualización en días, horas o minutos.
6.
Seleccione los tipos de actividad que se van a publicar como ocupados. A continuación, se
indican algunas de las actividades:
•
•
•
•
•
Citas
Llamadas
Acciones siguientes
Otros
Eventos
8.
Seleccione otra pestaña o haga clic en Aceptar.
9.
Después de configurar la frecuencia y otras configuraciones en la pestaña Libre/Ocupado, la
información de disponibilidad se publicará automáticamente en la ubicación designada y en la
planificación especificada. Es posible publicar la disponibilidad en la ubicación especificada
seleccionando Web | Publicar calendario | Publicar tiempo Libre/Ocupado.
Publicación de la disponibilidad
Como hemos visto, puede publicar su disponibilidad en una red, ftp o ubicación html. Los parámetros de
publicación se configuran en las preferencias de calendario. (Herramientas | Opciones | Calendario |
Más opciones | pestaña Libre/Ocupado)
Para publicar la disponibilidad
1.
Seleccione Web | Publicar calendario | Publicar tiempo Libre/Ocupado. Aparecerá el
cuadro de diálogo Ajustes de Publicación de Libre/Ocupado
447
2.
Compruebe los valores del cuadro de texto. Si necesita cambiarlos, haga clic en Editar
Opciones. Aparecerá la pestaña Libre/Ocupado de las opciones de calendario. Realice los
cambios pertinentes y haga clic en Aceptar.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Ajustes de Publicación de Libre/Ocupado y la
planificación se publicará en el archivo .ifb que ha especificado en la pestaña Libre/Ocupado.
448
14. Agentes del Servidor
14.1 Administrar los Agentes del Servidor
Los agentes del servidor son el mejor método para automatizar tareas repetitivas como imprimir
documentos, enviarlos por fax, lanzar los procesos automáticos a ciertas horas, enviar y recibir correo
electrónico o sincronizar con Outlook.
La principal ventaja de este módulo de Goldmine es que una vez programadas y configuradas las opciones,
no tendrá que preocuparse de acordarse cada semana de las tareas repetitivas a realizar.
Otro aspecto interesante es el hecho de poder programar tareas que hagan un uso intensivo de recursos,
como impresora, base de datos o procesador en horas que no sean conflictivas. Por ejemplo, a última hora
de la tarde o por la noche.
Para acceder a la administración de los Agentes del Servidor, ha de acceder al menú Herramientas |
Servicios | Gestión de Agentes del Servidor... Esta opción le permitirá configurar cada una de las opciones
de los Agentes de servidor, para después ejecutarlas a las horas predeterminadas.
Hay seis pestañas en el Administrador que le permitirán organizar las seis áreas de los Agentes de Servidor:
Imprimir/Enviar Fax, Proceso Automatizado, Envío/recuperación de e-mails, Sincronizar Outlook,
Publicación de calendario y GoldSync.
Imprimir / Enviar Fax
Esta es la primera pestaña del Administrador de Agentes del servidor. Esta opción va en conjunción con el
Gestor de Envío de Literatura. Todas las cartas o faxes que se hayan programado desde el gestor de
literatura para ser enviadas en una fecha u horas determinadas serán procesadas en los intervalos marcados
por esta opción.
Ajustes de Seleccione el usuario del que se ejecutarán los documentos a imprimir o enviar
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usuario por fax.
Aplicar a otros
usuarios
Marque esta opción si quiere aplicar la función del Agente a los documentos
de varios usuarios. Haga clic en el botón Seleccionar Usuarios para
seleccionar todos los usuarios que desee.
Frecuencia
Esta opción aparecerá habilitada tan solo cuando marque al menos un día y un
rango de horas para el que desee activar esta opción del módulo. Seleccione
cada cuantos días / horas / minutos quiere que se ejecute el proceso. Por
ejemplo, si desea que se ejecute una vez al día, deberá colocar 1 en día, 0 en
horas y 0 en minutos.
Período activo
Marque en este recuadro el intervalo diario de actividad. Hay una marca para
cada día de la semana. Si durante ese día no quiere ejecutar procesos, deje la
marca desactivada. La opción desde hora a hora, le indica el intervalo horario
dentro del día seleccionado.
Así, por ejemplo, si quiere ejecutar este proceso los lunes de 7 de la tarde a 11
de la noche, marque el día lunes y en las horas ponga 19:00 y 23:00.
.
Proceso automatizado
En esta segunda pestaña podrá configurar el período diario en el que se pondrán en marcha los Procesos
Automáticos. Esta pestaña está ligada a la configuración y asignación de procesos a los registros de
contacto. Si previamente no ha configurado ni asignado ningún proceso automático, no le será de
ninguna utilidad esta pestaña.
Ajustes de
usuario
Aplicar a
otros
Seleccione aquí el usuario del que se ejecutarán los procesos automáticos.
Marque esta opción si quiere aplicar la función del Agente a los procesos
automáticos de varios usuarios. Haga clic en el botón Seleccionar usuarios para
450
usuarios
seleccionar todos los usuarios que desee.
Frecuencia
Marque aquí cada cuantos días / horas / minutos quiere que se ejecute el proceso.
Por ejemplo, si desea que se ejecute una vez al día, habrá de poner 1 en día, 0 en
Periodo
Activo
dentro del día seleccionado.
Así, por ejemplo, si quiere ejecutar este proceso los lunes de 7 de la tarde a 11 de
la noche, marque el día lunes y en las horas ponga 7:00 PM a 11:00 PM.
Enviar y Recibir E-Mail Internet
Esta opción le permitirá enviar y recibir todos los E-Mails de Internet para uno o varios usuarios en un
periodo determinado de tiempo. Antes de usar esta opción, es necesario haber definido las opciones de
Internet de aquellos usuarios de los cuales quiera enviar / descargar el correo mediante el menú
Herramientas | Opciones | pestaña Internet.
Ajustes de
usuario
Seleccione aquí el usuario del que desee se envíe/reciba el correo electrónico de
forma automática.
Aplicar a
otros
usuarios
Marque esta opción si quiere aplicar la función del Agente a los procesos de varios
usuarios.
Haga clic en el botón Seleccionar usuarios para seleccionar todos los usuarios que
desee.
Frecuencia
Marque aquí cada cuantos días / horas / minutos quiere que se ejecute el proceso. Por
ejemplo, si desea que se ejecute una vez al día, habrá de poner 1 en día, 0 en horas y
0 en minutos.
Periodo
Marque en este recuadro el intervalo diario de actividad. Hay una marca para cada
451
Activo
día de la semana. Si durante ese día no quiere ejecutar procesos, deje la marca
desactivada. La opción desde hora a hora, le indica el intervalo horario dentro del día
seleccionado. Así, por ejemplo, si quiere ejecutar este proceso los lunes de 7 de la
tarde a 11 de la noche, marque el día lunes y en las horas ponga 7:00 PM a 11:00
PM.
Sincronizar con Outlook
Si en su empresa sus empleados también usan habitualmente Microsoft Outlook, o simplemente desea
que se acostumbren al centro de correo de Goldmine poco a poco y de momento continúen utilizando
Outlook, esta opción le permitirá que sincronicen las actividades entre Goldmine y Outlook de forma
automática.
Recuerde que las versiones de Outlook soportadas son Microft Outlook 98 o superior excluyendo las
versiones Express del producto.
Para utilizar esta opción es necesario haber creado previamente un perfil de sincronización con Outlook
a través del menú Herramientas | Sincronizar | Sincronizar con Outlook.
Usuario
Seleccione aquí el usuario del que desee sincronice con Outlook
automáticamente.
Aplicar a
otros
usuarios
Marque esta opción si quiere aplicar la función del Agente a los procesos de
varios usuarios.
Haga clic en el botón Seleccionar usuarios para seleccionar todos los usuarios
que desee.
Marque aquí cada cuantos días / horas / minutos quiere que se ejecute el proceso.
Por ejemplo, si desea que se ejecute una vez al día, habrá de poner 1 en día, 0 en
Frecuencia
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Perfil
Periodo de
Actividad
Seleccione del desplegable el perfil de sincronización que desea ejecutar.
dentro del día seleccionado. Así, por ejemplo, si quiere ejecutar este proceso los
lunes de 7 de la tarde a 11 de la noche, marque el día lunes y en las horas ponga
7:00 PM a 11:00 PM.
Publicación de calendario
Goldmine le permite publicar su calendario en la web o mediante archivos de iCalendar para aquellos
casos en los que desea que usuarios que no son de Goldmine puedan ver su agenda de forma rápida y
sencilla. Mediante el agente de Publicación de calendario, y una vez tiene configurada su publicación de
calendario mediante el menú Web | Publicar calendario, puede mantener una actualización periódica y
automática de su agenda.
Ajustes de
usuario
Seleccione aquí el usuario al que desee que afecte la actualización de la publicación
del calendario mediante HTML o archivos de iCalendar.
Aplicar a
otros
usuarios
usuarios.
desee.
Frecuencia
Marque aquí cada cuantos días / horas / minutos quiere que se ejecute el proceso. Por
ejemplo, si desea que se ejecute una vez al día, habrá de poner 1 en día, 0 en horas y
0 en minutos.
Periodo de
Actividad
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PM.
GoldSync
Aún cuando desde el propio GoldSync puede configurar en qué momentos desea que esté activo o
inactivo, puede acceder a los Agentes de servidor y configurar cuando desea que estos activen el módulo
de GoldSync.
Ajustes de
usuario
Seleccione aquí el usuario al que desee que afecte la activación del módulo de
GoldSync.
Aplicar a
otros
usuarios
usuarios.
desee.
Periodo de
Actividad
PM.
A diferencia del resto de pestañas de los Agentes de servidor, la de GoldSync carece de
una configuración de Frecuencia. Esto es porque el horario diario activará o
desactivará el GoldSync. En general serán los propios usuarios que desde sus
portátiles lanzarán peticiones de sincronización hacia el servidor.
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14.2 Iniciar los Agentes del Servidor
Una vez configurados los Agentes, es necesario ponerlos en marcha para que puedan ser disparados a las
horas establecidas los días seleccionados. Para ello seleccione el menú Herramientas | Servicios |
Iniciar Agentes de Servidor...
Una vez que haya iniciado los agentes del servidor se mostrará el Monitor de procesos, en el que se irá
informando al usuario de los diferentes procesos disparados y sus resultados. Cerrar este monitor de
procesos significará detener los Agentes de servidor.
Recuerde que es necesario iniciar los Agentes de servidor para que éstos se pongan en marcha a los
intervalos determinados. A modo de recomendación, puede crear una macro que inicie los Agentes de
servidor y reconfigure su acceso directo a Goldmine añadiendo como parámetro /m:###, donde ### es el
número de macro. De esta forma se iniciarán automáticamente los Agentes de servidor cada vez

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