Manual de usuario Buzón de correo UNE

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Manual de usuario Buzón de correo UNE
Manual de usuario
Buzón de correo UNE
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Manual de referencias para el Usuario Webmail UNE
Tabla de contenido
1. Ingresar por primera vez
1.1 Cambiar su clave al entrar por primera vez
2. Preferencias
2.1 Iniciar sesión como
2.2 Cambiar contraseña
2.3 Otras opciones - Preferencias
2.4 Cerrar Sesión
2.5 ¿Perdió su contraseña?
3. Cómo utilizar el correo
3.1 Características de la Bandeja de entrada
3.2 Áreas del Correo
4. Libreta de direcciones
4.1 Para compartir su libreta
4.2 Modificar o revocar los permisos
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5. Agenda
5.1 Opciones de vista de agendas
5.2 Configurar las alertas y los recordatorios de Desktop
6. Las Tareas
6.1 Filtrar tareas
6.2 Ver tareas en un panel de vista previa
7. El Maletín
7.1 Enviar por correo electrónico un enlace al archivo
7.2 Enviar un archivo desde su maletín
7.3 Adjuntar archivos a un mensaje
7.4 Eliminar un archivo adjunto
8. Social
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Manual de referencias para el Usuario Webmail UNE
1. Ingresar por primera vez
Para ingresar al Buzón de correo UNE, ingrese a la URL
http://webmail.une.net.co o a http://correoremoto.une.net.co
Tenga en cuenta que debe contar con alguno de los siguientes
navegadores de internet:
• Internet Explorer 7
• Mozilla Firefox 3.6
• Safari 5.0
• Google Chrome
• Internet Explorer 8
• Mozilla Firefox 4
1.1 Cambie su clave al entrar
por primera vez
Una vez dé clic en el botón “Iniciar sesión”, puede cambiar su
contraseña, recuerde que debe tener mínimo 6 caracteres y máximo
64 caracteres.
El Nombre de usuario no cambiará, por tanto en este campo debe ir el
mismo que utilizó en el pantallazo anterior, continuando con el ejemplo,
en este caso es “ptorrest”. En el campo contraseña debe digitar la
contraseña del pantallazo inicial y en el campo nueva contraseña se
digita la contraseña personal con la que continuará ingresando al
servicio de buzón correo vía web, por ejemplo “[email protected]”,
confirmar esta contraseña, escribiéndola nuevamente.
Si desea que el nombre de usuario sea recordado en el equipo, marque
el campo “Recordarme” y finalmente presione el botón “Entrar”.
Si activa esta opción, no tiene que volver a iniciar sesión cada vez que
reinicie el navegador durante el día y si activa esta opción, y no sale
completamente de la cuenta, su sesión seguirá activa hasta que
caduque. El administrador del sistema configura el tiempo que
permanece activa la sesión.
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Manual de referencias para el Usuario Webmail UNE
Nota: si deja su sesión de buzón de correo abierto en su navegador,
pero no lo usa durante un período de tiempo determinado,
posiblemente se cierre por inactividad, y tendrá que volver a iniciar
sesión.
Una vez ingrese a la cuenta de correo, deberá observar la siguiente
imagen:
2. Preferencias
Esta pestaña se encuentra ubicada en la parte superior central de la
pantalla, y tiene las opciones de: inicio de sesión, búsquedas y otros.
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2.1 Iniciar sesión como
En la primera parte de esta pantalla puede observar “Opciones de inicio
de sesión”, en la que a su vez se encuentra “Iniciar sesión como”, allí:
Nota: en la mayoría de los casos, la versión avanzada es la predeterminada
y es la que se abrirá automáticamente al iniciar la sesión. Puede hacer que la
versión predeterminada sea la versión estándar mediante “Preferencias” y
la pestaña general, después de iniciar sesión.
Debe iniciar sesión y su identidad será autenticada para poder usar su
cliente web.
Existen dos versiones disponibles de cliente web: la versión avanzada y la
estándar.
La versión “Avanzada” del programa ofrece todas las funciones de
colaboración en la web. Esta versión trabaja con los navegadores más
recientes y las conexiones más rápidas a Internet.
La versión “Estándar” del programa es una buena opción si su conexión
a Internet es más lenta o si prefiere usar un programa basado en HTML
dentro del buzón de correo.
Al ver el cuadro “Opciones de inicio de sesión” puede seleccionar la
versión que desea usar.
2.2 Cambiar contraseña
Puede cambiar su contraseña al iniciar sesión por primera vez, o posteriormente,
cuando lo desee o considere necesario.
En la primera parte de esta pantalla se encuentran las opciones de inicio de
sesión, en la que a su vez se encuentra la opción cambiar contraseña.
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En este paso se le solicita la contraseña antigua, es decir la que inicialmente
ingresó al buzón de correo, por ejemplo “[email protected]”. Luego encuentra
el campo “Nueva contraseña” en el que debe digitar la nueva contraseña
personal con la que continuará ingresando al servicio de correo vía web,
luego dé clic sobre el botón “Cambiar contraseña” para confirmar la
operación.
Recomendaciones para el cambio de su nueva contraseña
• Su nueva contraseña debe ser un conjunto de caracteres (números,
letras y símbolos) de mínimo 6 y de máximo 64 caracteres.
• Puede utilizar símbolos y números u otros caracteres especiales, de
modo que sea más difícil que otras personas deduzcan su contraseña
y/o logren detectarla mientras usted la escribe.
• No revele su contraseña a nadie.
• Utilice una contraseña de fácil recordación para usted, pero que a la
vez sea de deducción difícil para otros.
2.3 Otras opciones
Preferencias
• La opción “Tema” sirve para seleccionar el color de fondo para el
correo. En la página general encuentra “Temas”, esta opción despliega
una lista con los diferentes colores que usted puede seleccionar.
• Para que sea más fácil de usar puede cambiar el Idioma.
• La “Zona horaria predeterminada” sirve para indicar la hora y la
fecha de los mensajes que envía o recibe, así como la hora que se
visualiza en las citas de su agenda. Esta hora puede ser diferente a la
zona horaria configurada para su computador. Si la zona horaria
detallada no es la correcta, aquí la podrá cambiar.
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• En “Búsquedas”, puede optar por incluir automáticamente las
carpetas “Spam” y “Papelera” en las búsquedas que realice, ya que
por defecto, no se incluyen estas carpetas.
• En “Lenguaje de búsqueda” puede activar la opción “Mostrar el
idioma de la búsqueda avanzada en la barra de herramientas
de búsquedas”.
• Active la opción “Mostrar casillas para seleccionar elementos
rápidamente en las listas” y ver una casilla al lado de cada elemento
en el panel de contenido. Al activar esta opción, utilice las casillas para
seleccionar uno o más elementos para los que desea realizar la misma
acción, por ejemplo, eliminar, mover o marcarlos como leídos o no
leídos.
• El tamaño de fuente predeterminado utilizado al imprimir un mensaje
es de 12 puntos. Puede seleccionar otro tamaño de fuente de
impresión en la lista “Tamaño de fuente de impresión”.
Al cerrar la pestaña
, el sistema lo llevará a la siguiente
imagen, que le dará la opción de confirmar o no el cambio que se
estaba efectuando.
• Para observar más de 50 líneas al desplazarse por la página de
contenido, debe modificar la opción “Número de elementos a
obtener durante el desplazamiento”.
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2.4 Cerrar sesión
Para cerrar sesión haga clic sobre la palabra “Salir”, ubicada en la parte
superior derecha de la pantalla inicial.
Para evitar que otras personas ingresen a su cuenta de correo, debe usar
el enlace “Salir” para cerrar su sesión.
2.5 ¿Perdió su contraseña?
En el caso de que pierda su contraseña de correo contacte la línea de
soporte de UNE para asignarle una nueva.
UNE no solicitará jamás que usted entregue su contraseña por correo
electrónico, teléfono u otro medio.
3. Cómo utilizar el correo
La opción “Correo” se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla inicial, estando ubicado allí se observa la siguiente imagen.
Inmediatamente esta imagen da la opción de observar:
3.1 Características de La
“Bandeja de Entrada”
En esta pantalla se observan los correos que han ingresado a su cuenta,
los cuales pueden ser organizados en orden ascendente o descendente,
por destinatario, asunto, carpeta, tamaño o recibido (fecha).
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3.2 Áreas del Correo
Como se observa en la siguiente pantalla, usted cuenta con varias
áreas representadas, en este caso, con números:
3. Localización actual: indica la ubicación en la que se encuentra
actualmente el usuario, por ejemplo si se está en la bandeja de entrada,
aparecerá resaltada con amarillo.
4. Barra de herramientas: muestra acciones como nuevo, ver correo,
eliminar, mover el correo de una carpeta a otra, traducirlo, responder
solo al remitente, responder a todos (total de personas a las que fue
enviado el mensaje incluyendo la cuenta de origen), mover
directamente el mensaje que desee a la carpeta spam, marcar con
colores los mensajes, cambiar las opciones de vista y la opción
relacionarse que sirve para compartir contenidos con los usuarios de
las redes sociales Twitter y Facebook.
5. Panel: muestra sus carpetas, incluyendo las del sistema (bandeja de
entrada, borradores, spam y papelera). Puede crear nuevas carpetas y/o
buscar elementos compartidos.
1. Barra de Búsqueda: se usa para acceder a las características de
búsqueda de correo (correos, contactos, etc.)
6. Panel de contenido: el contenido dependerá del panel seleccionado
o de las opciones elegidas en el menú de aplicaciones; aquí se
muestran sus correos y conversaciones. Arrastre con el mouse y suelte,
de esta manera ubicará mensajes y conversaciones en distintas
carpetas.
2. Nombre de usuario e indicador de espacio: esta área muestra el
nombre del usuario y el espacio utilizado actualmente que se puede
observar, ubicándose sobre el nombre del usuario.
8. Cuadro de calendario y/o agenda: aquí se muestra la fecha del día
actual y al ubicarse en un día específico, da la opción de agendar un
evento o cita.
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4. Libreta de direcciones
Tiene la opción de incluir una lista de contactos, que pueden ser
usuarios o grupos internos, usuarios externos o públicos, con los que a
su vez puede compartir la información de su libreta de direcciones.
. Bordes reajustables
Las ventanas que se mantienen en el panel de contenido, como por
ejemplo las conversaciones, correos, entre otros. Pueden aumentar o
disminuir en tamaño según lo que desee, para ello debe hacer clic
sobre el borde y moverlo hasta la posición deseada.
. Mensajes de ayuda
Cuando el puntero pase por ítems como: botones de comando,
direcciones de e-mail, conversaciones o cabeceras de mensajes, se
mostrará un pequeño texto que entrega información referente a
dicho ítem.
Usuarios o grupos internos: seleccione el nivel de permisos que
desea dar a los usuarios internos:
• Espectador: puede leer el contenido de su libreta, pero no podrá
modificarlo.
• Controlador: tiene pleno permiso para ver, modificar los
contactos, añadir nuevos contactos y eliminarlos.
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4.1 Para compartir su libreta
• Administrador: tiene pleno permiso para ver, modificar los
contactos, añadir nuevos contactos a la libreta, eliminarlos y
compartir las listas de contactos con otros usuarios.
• Ninguno: es una opción para deshabilitar el acceso a la libreta
compartida temporalmente sin cancelar los permisos ya establecidos.
La persona verá la lista de libretas, pero no podrá abrirla ni gestionar su
contenido.
• Usuarios externos: debe crear una contraseña para que estos
usuarios externos la introduzcan y así puedan ver sus contactos. Se
visualizará la libreta con el formato de un archivo “.csv” pero no es
posible realizar ningún cambio a su libreta de direcciones.
• Público: cualquier persona que conozca la dirección URL de la libreta
puede ver sus contactos pero no realizar ningún cambio. Se visualizará
la libreta con el formato de un archivo “.csv”.
1. Dé clic derecho en la libreta que desea compartir y seleccione
“Compartir libreta de direcciones”.
2. En el cuadro de diálogo “Propiedades de compartir” indique las
personas con las que desea compartir su libreta:
• Usuarios o grupos internos
• Usuarios externos
• Público
ADVERTENCIA: compartir las libretas o carpetas de mensajes, puede
permitir a otros usuarios ver esta información. Se recomienda prestar
especial cuidado en la configuración de esta funcionalidad, para que se
comparta solamente con las personas/cuentas que realmente deben
ver su información.
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4.2 Modificar o revocar los
permisos
5. Agenda
Le permite controlar, y programar sus citas, reuniones y eventos.
Usted puede revocar los permisos en cualquier momento.
1. Dé clic derecho en la libreta compartida.
2. Pulse en “Editar propiedades”, verá una lista de los usuarios con
acceso a la carpeta.
3. Haga clic en “Editar” para cambiar los permisos, o en “Revocar” para
cancelarlos.
4. Indique si desea que se envíe un mensaje explicando el cambio.
5. Dé clic en “Aceptar”.
Incluye las siguientes funciones:
• Crear diferentes agendas personales.
• Crear citas y programar reuniones indicando si son privadas o públicas.
• Crear eventos para todo el día.
• Utilizar la herramienta de añadido rápido para configurar una cita
fácilmente.
• Mostrar si usted va a estar disponible/ocupado.
• Ver si otros están disponibles/ocupados para que sea más fácil
programar eventos para un grupo entero.
• Crear citas recurrentes.
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• Ver su agenda de diversas formas: incluyendo la vista de día, de la
semana laboral, de 7 días, del mes y las vistas de agenda programada.
• Ver su agenda para determinado día desde sus mensajes de correo
electrónico o desde la agenda en miniatura.
• Aceptar/Tentativa/Rechazar las invitaciones que recibe con un solo clic.
• Ajustar recordatorios de reuniones y el método de notificación.
• Delegar al administrador para acceder a sus agendas.
• Compartir sus agendas con otros.
• Imprimir sus agendas.
• Importar o exportar su agenda.
Para abrir la vista de la agenda, seleccione la pestaña “Agenda”. La
vista de semana laboral es la predeterminada y es la que verá al abrir
la agenda por primera vez. Puede cambiar la vista que desea tener al
abrirla. Ingrese a la opción “Preferencias>Agenda” o la de la barra de
herramientas de la agenda.
5.1 Opciones de vista de
agendas
• La vista predeterminada que desea visualizar al abrir la agenda. Las
vistas disponibles son:
• A diario: para ver las actividades de un solo día.
• Semana laboral: para ver las actividades programadas de lunes a
viernes.
• Semana: para ver las actividades programadas los siete días de la
semana. Desde Preferencias, en la pestaña Agenda, puede indicar con
qué día empieza la semana.
• Mes: para ver las actividades del mes.
• Lista: muestra cada actividad en un período de tiempo indicado. Cada
cita se muestra en una línea vertical en el panel de contenido de las
agendas seleccionadas. En la vista de lista, es posible seleccionar varias
citas a la vez. Puede eliminar, mover y etiquetar citas en agendas locales.
• En la vista Agenda puede configurar la vista de su agenda para mostrar los
días de la semana y las horas en las que usted trabaja. En la página
Preferencias de la agenda, puede configurar lo siguiente:
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Personalizar su semana y horas de trabajo.Usted puede
personalizar su agenda para que muestre los días y horas en las que se
encuentra disponible.
5.2 Configurar las alertas y
los recordatorios de Desktop
• Ver números de semanas de la agenda: puede añadir el número de la
semana a su agenda en miniatura desde la página de preferencias de la
agenda. Si se activa esta opción, el número de la semana se mostrará en
la primera columna, con la etiqueta S.
Puede crear alertas para recibir notificaciones de mensajes nuevos y
recordatorios de citas. Para recibir estas alertas su buzón de correo
debe estar abierto.
• Alertas de mensajes: configura estas alertas en la carpeta
Preferencias>Correo. Estas son las opciones para las alertas:
• Reproducir un sonido: escuchará un pitido cuando reciba un
mensaje nuevo en su bandeja de entrada. Si ha silenciado el
volumen, no escuchará esta alerta. Se requiere tener QuickTime o
Windows Media instalado en el computador.
• Resaltar la pestaña Correo: si no se no encuentra trabajando
en la pestaña Correo, se resalta dicha pestaña al recibir un nuevo
mensaje en su bandeja de entrada.
• Título del navegador intermitente: al recibir un mensaje
nuevo en su bandeja de entrada, parpadeará el título del
navegador hasta que abra la carpeta Correo.
• Mostrar una notificación emergente: al recibir un mensaje
nuevo, se abrie una ventana emergente. Debe disponer de
Yahoo! BrowserPlus instalado.
Figura 15. Configuración de las semanas en el calendario.
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• Recordatorios de sus citas: configura sus preferencias en la carpeta
“Preferencias>Agenda”. Para poder configurar una alerta, debe
indicar cuándo notificar la reunión. Puede ser hasta 60 minutos antes,
6. Las Tareas
verá un recordatorio en el momento indicado antes del comienzo de la
reunión.
Si configura esta opción como “Nunca”, no recibirá ningún recordatorio
incluso si ha habilitado la opción de recordatorios.
El recordatorio no se abrirá en la parte de arriba de la página sino está
en la agenda.
Si activa alguna de las siguientes opciones, será más difícil que pase
por alto el recordatorio emergente:
• Reproducir un sonido: notifica mediante un pitido al abrirse un
recordatorio de una cita. Si ha silenciado el volumen, no escuchará esta alerta.
• Título del navegador intermitente: al abrirse un recordatorio
parpadea el navegador hasta que cierre la ventana emergente.
Además de alertas en su computador, puede configurar notificaciones
mediante correo electrónico o SMS desde dentro de la cita. Configure
la dirección de correo electrónico y el número al que se enviará el SMS
en la página “Notificación de preferencias”.
Esta función le permite crear listas de cosas pendientes y gestionar
sus tareas hasta finalizarlas. Puede añadir tareas a la lista predeterminada y crear otras listas para organizar sus tareas por actividades
específicas, por ejemplo, tareas profesionales y proyectos personales.
Puede crear una nueva y sincronizarlas desde una lista de tareas iCal
remota en la nueva lista.
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Para una tarea sencilla, quizá solo hace falta crear esa tarea desde el
panel de contenido. Si tiene que gestionarla, puede añadir más
detalles, definir su fecha de inicio y final, determinar su prioridad (alta,
normal o baja), y hacer un seguimiento de su progreso y el porcentaje
completado.
En la siguiente captura de pantalla, se han creado tres listas de tareas.
La lista de tareas mostrada en el panel de contenido se resalta en azul.
El panel de contenido muestra las tareas próximas, las que se deben
realizar hoy y las que se debían realizar en el pasado, junto con el
estado, el porcentaje del trabajo realizado y la fecha en la que se
debería finalizar dicha tarea.
6.1 Filtrar tareas
Pueden ser filtradas por: no se ha iniciado, finalizado, procesando,
esperando a otra persona, o diferido.
6.2 Ver tareas en un panel
de vista previa
Puede activar un panel de vista previa para ver el contenido de una
tarea sin necesidad de abrirla. El panel de vista previa puede
mostrarse en la parte inferior del panel de contenido o a la derecha.
Hacer clic en “Ver” en la barra de herramientas para activar el panel
de vista previa.
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Cuando el panel de vista previa se encuentra en la parte inferior, la
vista de la lista de tareas no se modifica. Cuando el panel de vista
previa se encuentra a la derecha, la lista de tareas no muestra el
estado y el porcentaje completado se muestra en forma de una barra
de progreso.
7. El Maletín
Al trabajar en las carpetas de su maletín, puede enviar un enlace a
determinados archivos en su maletín y también puede enviar el archivo
como adjunto a un mensaje de correo electrónico. Los destinatarios
deberán tener el software apropiado para abrir los archivos.
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7.1 Enviar por correo
electrónico un enlace al
archivo
Usted puede enviar un mensaje de correo electrónico con un enlace a los
archivos en una carpeta de su maletín. El destinatario debe tener el
permiso apropiado para compartir y trabajar con estos archivos.
Cualquier cambio que realice al archivo se ve reflejado en el archivo en
una carpeta de su maletín.
1. Abra la carpeta del maletín y dé clic derecho sobre los archivos que
quiere enviar como enlaces.
2. Dé clic en “Enviar enlace(s)”. Aparece una solicitud de confirmación
de envío. Pulse en “Sí” para abrir la página de redacción del mensaje y
ver el enlace a cada archivo en el campo del texto del mensaje.
3. Añada la dirección de correo del destinatario e introduzca el texto que
desea.
4. Dé clic en Enviar.
7.2 Enviar un archivo desde
su maletín
Puede enviar los archivos guardados en su maletín directamente como
ficheros adjuntos.
1. Abra la carpeta del maletín que contiene los archivos y dé clic derecho
sobre los que desea enviar. Haga clic en “Enviar como archivo(s)
adjunto(s)”.
Se abrirá la página de redacción del mensaje, que incluirá el archivo
adjunto.
2. Añada la dirección de correo del destinatario e introduzca el texto que
quiera.
3. Dé clic en Enviar.
7.3 Adjuntar archivos a un
mensaje
Al redactar un mensaje de correo electrónico, puede adjuntar archivos
desde su computador, desde los archivos del maletín, los contactos de las
libretas de direcciones y los mensajes de correo electrónico.
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Nota: los destinatarios de su mensaje deben tener el software apropiado
para poder abrir y leer el archivo adjunto. Los usuarios con una
configuración típica de sistema podrán abrir los archivos creados con
programas de Microsoft Office. También se pueden usar diversos
programas para abrir otros formatos comunes, como los archivos de texto,
HTML e imágenes como .GIF o .JPG. Sin embargo, depende del tipo de
sistema que tenga cada destinatario.
• Mi ordenador. Ingrese a una carpeta de su computador y
seleccione el archivo, dé clic en “Abrir”, o puede arrastrar y soltar
archivos desde una carpeta hasta el encabezado de redacción
del mensaje.
Para añadir archivos adjuntos mediante el enlace: “Añadir archivo
adjunto” debe tener en cuenta:
• Adjuntar correo. Si el mensaje no está en su bandeja de entrada,
seleccione la carpeta en la que se encuentra, busque un mensaje
en la carpeta que ha seleccionado y a mano derecha verá los
mensajes que desea adjuntar.
1. Redacte el mensaje tal como se describe en Redactar un mensaje
nuevo.
2. Dé clic en (Añadir Archivo Adjunto). Verá que el cuadro de diálogo para
añadir archivos adjuntos tiene pestañas para Mi ordenador, Maletín,
Adjuntar correo y Contactos. Seleccione la pestaña para el tipo de
archivo adjunto.
• Maletín. Seleccione la carpeta del maletín. Verá los archivos de
ese maletín a mano derecha. Marque los que quiere adjuntar.
• Contactos. Seleccione la libreta de direcciones, allí verá los nombres
y puede buscar un nombre dentro de las libretas que tenga, marque
los que desea adjuntar, se adjuntarán al mensaje como archivos .vcf.
Nota: use Ctrl+clic o Mayús+clic para adjuntar varios archivos a la vez. Se
añaden varios archivos adjuntos a una línea del cuadro de diálogo
“Adjuntar archivos”.
1. Para ver las imágenes que incluye en el cuerpo del mensaje que envía,
active la casilla “Mostrar imágenes en el texto del mensaje”.
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2. Cuando haya añadido todos los archivos adjuntos de la pestaña dé clic
en “Adjuntar”.
8. Social
3. Haga clic en “Enviar” para enviar el mensaje y los archivos adjuntos.
Usted cuenta con la opción de conectarse a través de las redes sociales
de Facebook y Twitter. En la siguiente pantalla encontrará las opciones
que puede tener y algunas recomendaciones al momento de usarla.
Para añadir archivos adjuntos desde su computador arrastrando
y soltando:
1. Seleccione uno o más archivos y mantenga pulsado el cursor en el(los)
archivo(s) que desea adjuntar.
2. Arrastre el(los) archivo(s) hasta el encabezado del mensaje y suelte el
cursor, mostrará los nombres de los archivos en el encabezad
7.4 Eliminar un archivo
adjunto
Desactive la casilla situada al lado de ese archivo antes de enviar el
mensaje.
Este manual de referencia está enfocado a los usuarios finales del cliente de
Correo Web Zimbra. Este documento contiene, en alguna de sus partes, traducciones
del documento original y de propiedad de Zimbra, el cual puede ser obtenido
ingresando al menú de ayuda del cliente de correo Zimbra.