Informe - Archivo Nacional de Costa Rica

Transcripción

DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL
INFORME FINAL DE GESTIÓN
PERIÓDO 2010-2015
CONTENIDO
EL INICIO ............................................................................................................................................................. 4
LA FUNCIÓN NOTARIAL ........................................................................................................................... 7
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA .................................................................................................. 8
ANTECEDENTES....................................................................................................................................... 8
I Etapa: ......................................................................................................................................................... 8
II Etapa:........................................................................................................................................................ 9
III Etapa: ................................................................................................................................................... 10
IV Etapa:................................................................................................................................................... 12
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES: ........................................................ 13
V Etapa: .................................................................................................................................................... 14
VI Etapa y actual: ................................................................................................................................ 15
FISCALIZACIÓN NOTARIAL ................................................................................................................. 20
El nuevo paradigma en la Visión y Misión Institucional. .................................................... 20
Fiscalización Notarial en la nueva Dirección Nacional de Notariado. ....................... 22
AUDITORIA ...................................................................................................................................................... 29
Estudios realizados por la Auditoria Interna ............................................................................. 31
Elaboración de Manuales y reglamentos de la Auditoría Interna ................................ 32
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN .................................................. 33
Antecedentes.............................................................................................................................................. 33
1.
Definición de acciones a seguir para la modernización tecnológica en la
DNN. 34
2.
Acciones ejecutadas y tendientes al logro de la modernización
tecnológica en la DNN. .................................................................................................................... 35
LAS INSTALACIONES FÍSICAS DE LA DNN ............................................................................. 37
Problemática ............................................................................................................................................... 38
Justificación para la adquisición de planta física propia.................................................... 39
Descripción del primer proyecto ...................................................................................................... 39
Por qué comprar un edificio construido?.................................................................................... 40
El primer intento para comprar un edificio................................................................................. 41
El segundo intento: la alternativa del alquiler con opción de compra ....................... 43
SITUACIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA................................................................... 46
2
Fundamento Legal: ................................................................................................................................. 46
A)
Presupuesto Ordinario Año 2010 ...................................................................................... 46
B)
C)
D)
E)
LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DE LA FUNCIÓN
NOTARIAL ........................................................................................................................................................ 55
I.
Antecedentes..................................................................................................................................... 55
II.
Estudios y consultas previas................................................................................................ 55
III.
Elaboración de borradores y promulgación de los nuevos lineamientos... 56
IV.
Reformas posteriores y normas paralelas ................................................................... 57
LAS AMENAZAS AL NOTARIADO COSTARRICENSE ........................................................ 58
REFORMAS AL CÓDIGO NOTARIAL: ............................................................................................ 62
I.
Reformas aprobadas y vigentes: ........................................................................................... 62
II.
Elaboración de otras reformas: .......................................................................................... 63
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: .............................................................................. 66
Aspectos Notariales: .............................................................................................................................. 66
Administrativas: ......................................................................................................................................... 66
Fiscalización: .............................................................................................................................................. 67
Tecnología: .................................................................................................................................................. 68
Fondo de Garantía Notarial: .............................................................................................................. 69
ANEXOS ............................................................................................................................................................ 70
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EL INICIO
La Dirección Nacional de Notariado nace a la vida jurídica con la promulgación del
Código Notarial, ley 7764 del 17 de abril de 1998, publicada en el Alcance a La
Gaceta #98 el viernes 22 de mayo de 1998. Hasta ese momento formaba parte del
Poder Judicial, que le proporcionó todos los medios necesarios para su normal
funcionamiento: funcionarios, local, muebles, utensilios, etc.
La Sala Constitucional mediante Voto #7965-2006 emitido el 31 de mayo del 2006,
al resolver la acción de inconstitucionalidad tramitada bajo el expediente #02010070-0007-CO, declaró inconstitucional el otrora artículo 21 del Código Notarial,
norma que estipulaba que la DNN era una dependencia del Poder Judicial. La
Sala Constitucional estimó que en dicha norma resultaba contrario a la Carta
Magna que la DNN fuera una dependencia del Poder Judicial, consideró que la
ubicación de la Dirección Nacional de Notariado, por la naturaleza de los servicios
prestados, no estaba acorde con las funciones que la Constitución Política asigna
al Poder Judicial, razón por la cual ordenó a la Asamblea Legislativa promulgar
una reforma legal para ubicarla dentro del Poder Ejecutivo.
Así se promulga la reforma al Código Notarial, ley 7764, introducida por ley 8795
del 4 de enero de 2010, en donde se estipula que la Dirección Nacional de
Notariado es un órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de
Justicia y Paz, con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional, la cual
cuenta con personalidad jurídica instrumental para realizar actividad contractual y
administrar sus recursos y patrimonio. De la misma manera se constituye a la
Dirección Nacional de Notariado como el órgano rector de la actividad notarial con
competencia exclusiva para regular a todos los notarios públicos activos.
Para que la Dirección Nacional de Notariado pudiera ejercer sus funciones de
dirección y emisión de políticas y directrices, además de las nuevas funciones y
ubicación, se la dotó de una nueva estructura administrativa basada en un
concepto de mando colegiado; así se crea el Consejo Superior Notarial como
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órgano director máximo, el cual se encuentra conformado por cinco miembros
propietarios, y sus respectivos suplentes, que poseen título de abogado y notario y
que representan distintos aspectos relacionados con el ejercicio de la función
notarial: sendos representantes del Ministro de Justicia y Paz, Archivo Nacional,
Registro Nacional, Colegio de Abogados y del Consejo Nacional de Rectores. Su
designación y nombramiento corresponde al Consejo de Gobierno.
Con las indicadas reformas de la Ley 8975 al Código Notarial la estructura de la
DNN establece como jerarca al Consejo Superior Notarial y el campo puramente
administrativo a la Dirección Ejecutiva.
El 18 de diciembre del 2009, la Dirección Nacional de Notariado como
dependencia del Poder Judicial cerró sus puertas, evento coincidente con la salida
a vacaciones de fin de año de sus funcionarios.
Pese al plazo de 3 años dispuesto con suficiente antelación y prudente
dimensionamiento por parte de la Sala Constitucional en el mencionado voto, no
es sino hasta última hora, al filo del cumplimiento de esos 3 años, que se produce
el marco legal requerido, con las inevitables consecuencias: el país se quedaba
sin el órgano rector de la función notarial mientras se preparaba el reinicio.
El 20 de enero del 2010, dos días después al que entró en vigencia la referida
reforma legal, el Consejo de Gobierno nombró el primer Consejo Superior Notarial.
En esta misma fecha se realizó la primera Sesión del Consejo Superior Notarial,
en las instalaciones del Colegio de Abogados. Los primeros Directores nombrados
por el Consejo de Gobierno fueron:
Miembros titulares:
 Rogelio Fernández Moreno, representante del Registro Nacional (Primer
Presidente);
 Ana Lucía Jiménez Monge, Jefa del Archivo Notarial, representante del
Archivo Nacional;
 Jaime Weisleder Weisleder, representante del Ministerio de Justicia y Paz;
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 Ligia Roxana Sánchez Boza, representante del Colegio de Abogados; y,
 William Bolaños Gamboa, representante del Consejo Nacional de Rectores
CONARE.
Miembros suplentes:
 Andreína Vincenzi Guilá, representante suplente del Registro Nacional.
 Marco Antonio Jiménez Carmiol, representante suplente del Colegio de
Abogados
 Edgar Gutiérrez López, representante suplente del Archivo Nacional y,
 Edgar Chamberlain Trejos (hoy por Carlos Eduardo Quesada Hernández)
representante suplente del Ministerio de Justicia y Paz.
El 8 de febrero del 2010, la Dirección Nacional de Notariado reabrió sus puertas
bajo la nueva ordenanza legal, en las mismas instalaciones físicas que ocupaba
anteriormente como anexo a otros aposentos del Poder Judicial.
Paulatinamente se fueron creando las distintas áreas de la nueva institución.
El 8 de febrero del 2010, se creó lo que otrora se denominó la Coordinación de
Gestión y Fiscalización, actualmente para este último cuatrimestre del año 2014
con la nueva reorganización en proceso y desarrollo, dividida en 3 Unidades:
Unidad Legal Notarial, Unidad de Fiscalización Notarial y Unidad de Servicios
Notariales.
El 10 de enero del 2011, la DNN se trasladó al edificio ubicado en Curridabat,
diagonal al Colegio de Ingenieros y Arquitectos, Edificio Galerías del Este.
El 1 de diciembre del 2014, la DNN se traslada nuevamente de edificio, a
instalaciones más amplias y modernas, diseñadas para dar cabida a la nueva
estructura administrativa y al aumento de personal que esta conlleva.
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LA FUNCIÓN NOTARIAL
El Notariado Público costarricense es parte de la Unión Internacional de Notariado
claramente fundamentado en el Sistema Notarial Latino, al cual corresponde
asesorar, controlar, dirigir y calificar la legalidad de la voluntad de las partes, la
que plasma en documentos públicos, sean escrituras o actas notariales y cuando
es necesario colabora con la Administración Pública emitiendo certificaciones
notariales
También cumple con una excelente función de mediador y contribuye a lograr la
Paz Social con el desarrollo de muchas competencias que originalmente habían
sido ejecutadas únicamente por jueces de los tribunales de la República. Por
disposición legal, temas relacionados con procesos sucesorios en sede notarial,
adopción de mayores, matrimonios, separaciones y divorcios han sido asumidos
por los Notarios Públicos con gran beneficio para los usuarios porque los plazos
procesales han sido reducidos considerablemente para satisfacción del cliente.
Además con esta labor en la conocida competencia notarial no contenciosa, el
Notariado costarricense cumple con su función social al colaborar en la
disminución de la mora judicial, pues de no existir la autorización legal para
realizar tales procesos, serían los tribunales los encargados únicamente de su
trámite.
La Dirección Nacional de Notariado ha asumido la política pública del Estado en
cuanto a materia notarial, su organización y con la emisión de directrices que
guían la función notarial. Colabora con la Comisión interinstitucional que controla
la comisión de fraudes, da seguimiento a la conducta de notarios que causan
descrédito al Notariado costarricense y ofrece un importante servicio a los
Notarios.
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ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
ANTECEDENTES
Al darse la separación del Poder Judicial, en sus inicios la Dirección Nacional de
Notariado no contaba con una estructura administrativa de carácter formal, que
permitiera en principio, visualizar con mayor claridad las relaciones que deben
existir entre las funciones de los diferentes niveles administrativos y operativos y
las actividades que se debían desarrollar con el fin de alcanzar los objetivos
propuestos. En la misma línea descriptiva, cabe señalar que en ese momento
tampoco se contaba con un Plan Estratégico que definiera los macro objetivos y
estrategias generales necesarias para alcanzarlos, es decir, no se contaba con un
Plan Estratégico Institucional.
Desde el punto de vista de su organización la Dirección Nacional de Notariado ha
pasado por diferentes etapas o estadios de desarrollo, las cuales se describen a
continuación.
I Etapa:
La institución se sitúa en un proceso de conformación, caracterizada por una gran
incertidumbre acerca de los propósitos, la estructura y el liderazgo de la
organización, durante este periodo se contó con poco personal, todos en calidad
de préstamo por parte del Poder Judicial así como de otras instituciones, tales
como, el Colegio de Abogados, el Registro Nacional, Archivo Nacional y de
organizaciones, en este caso la Asociación de Empleados del Registro Nacional
(ASOREN).
Para enero del 2010 la Dirección Nacional de Notariado, abrió sus puertas de
manera formal con siete funcionarios incluyendo al Director Ejecutivo y al
encargado Administrativo, posteriormente y ya para el mes de mayo del 2010, se
contaba con diecinueve colaboradores en total (nueve a cuenta del presupuesto
propio de la DNN y diez en la modalidad de préstamo).
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II Etapa:
Se caracteriza por un momento de cohesión institucional, en ella tiene lugar la
formalización de la primera estructura organizativa, la cual es aprobada por
MIDEPLAN el día 19 de mayo del 2010. Durante este periodo se empieza a
manifestar con mayor fuerza un sentido de identidad y pertenencia en el personal
hacia la institución, por lo que se manifiestan una serie de expectativas a futuro de
lo que se espera como grupo y de la misma institución.
Al contarse con escaso recurso humano, este se asignaba a las tareas urgentes,
independientemente de las funciones para las cuales fueron contratados, lo cual
demuestra la calidad y compromiso de las personas que laboraban en esta etapa.
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Con la aprobación de la estructura organizativa se expresa con claridad la cadena
formal de autoridad, la segregación del trabajo en la organización de conformidad
con los niveles jerárquicos, las distintas unidades administrativas y operativas,
evidenciando a la vez, la forma en que se interrelacionan los órganos que la
integran. Esta primera estructura formal se componía de los niveles básicos con
que se contaba en un principio, por lo que el diagrama de organización se
caracterizaba por su simplicidad y rigidez, lo que impedía obtener una lectura
completa de las diferentes relaciones de trabajo, las responsabilidades en cada
proceso y en términos generales visualizar a futuro una mayor expansión de la
organización.
III Etapa:
Se caracteriza por un incremento en el personal, para enero del año 2011 el
número de colaboradores asciende a veinticuatro personas. En este momento la
estructura organizativa es completamente funcional y asimilada por los
funcionarios, en donde cada uno de ellos se dedica a ejecutar las tareas
asignadas por la administración.
En esta etapa se aprueba por primera vez el Plan Operativo Institucional 2012
conjuntamente con el marco estratégico institucional, (acuerdo, 2011-019-002 del
07 de setiembre del año 2011) como resultado de un análisis de las funciones
realizadas en los años anteriores y en cumplimiento de los requerimientos
solicitados por la Contraloría General de la República en aquel momento. Así
tenemos un primer intento por desarrollar un proceso de planificación estratégico,
que aunque de manera incipiente, dio como resultado las primeras definiciones:
MISIÓN: Órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y
Paz, rector del notariado costarricense para garantizar la seguridad jurídica
preventiva, mediante la validez y la eficacia de la función notarial para el
fortalecimiento de la paz social.
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VISIÓN: Desarrollar la Dirección Nacional de Notariado como una institución
ejemplar, mediante el fortalecimiento de los principios éticos y del sistema notarial
latino, con recursos humanos, tecnológicos y materiales idóneos.
Se definieron las primeras políticas institucionales:
1) Servicio oportuno y eficiente al notariado costarricense y al público en
general.
2) Principio de información.
3) Principio de eficiencia.
4) Principio de rogación.
5) Principio de imparcialidad y objetividad.
6) Principio de legalidad
7) Juicio de valoración ética.
Se establecieron los objetivos generales o estratégicos de la Institución, que
fueron:
1) Alcanzar el perfeccionamiento en la prestación de sus servicios, tanto en
cantidad como en calidad, de tal forma, que el usuario final satisfaga al
máximo sus necesidades.
2) Lograr la máxima capacitación de sus servidores, no solo en las áreas
procesal y sustantiva de la ciencia jurídica y notarial, sino también en lo
concerniente a modales, decencia y buen trato al usuario, relaciones
públicas e interpersonales.
3) Implementar
métodos,
estrategias
y
estructuras
que
permitan
la
optimización para obtener el mayor provecho de sus recursos, ya sean
estos monetarios, humanos o físicos.
4) Adquirir la última tecnología en equipo a efecto de brindar un excelente
servicio y que a su vez, el personal cuente con las herramientas más
recientes que le permitan llevar a cabo su labor de manera más rápida y
eficiente posible.
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5) Lograr el reconocimiento nacional e internacional, a través de la debida
sustentación de sus resoluciones y la participación en eventos tanto fuera
como dentro del país.
6) Garantizar la seguridad y veracidad de sus registros, de tal forma que la
información que se inscriba, publicite, se certifique, autentique y archive,
sea un fiel reflejo de la realidad física y jurídica.
7) Establecer los métodos necesarios a efectos de garantizar la seguridad
informática en el desarrollo de toda la actividad de la DNN.
IV Etapa:
Se caracteriza por la búsqueda de una mejora continua en el servicio institucional,
lo que se evidencia en la contratación de más personal calificado en las diferentes
áreas. Para el mes de enero del año 2012 la institución cuenta con una planilla de
treinta y cinco funcionarios, y es durante este periodo que tiene lugar la
elaboración del segundo Plan Estratégico Institucional,
en el se redefinen y
actualiza la misión, la visión, los valores y los objetivos estratégicos institucionales
con un horizonte de ejecución a cuatro años (2012 – 2016)
Misión:
“La Dirección Nacional de Notariado es la institución rectora que, mediante talento
humano y recursos idóneos, regula la función notarial costarricense en procura de
la seguridad jurídica.”
Visión:
“La Dirección Nacional de Notariado garantizará la organización y fiscalización
eficaces y oportunas de la función notarial costarricense.”
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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES:
1-Ejecutar integralmente la fiscalización para la consecución de la seguridad
jurídica y dignificación de la función notarial.
2-Fortalecer las áreas de atención del público y tramitación de procesos para
mejorar la calidad de los servicios prestados.
3-Fortalecer el proceso de gestión del talento humano para garantizar un
servicio oportuno y de calidad.
4-Posicionar las tecnologías de información como un mecanismo de apoyo,
para mejorar los servicios internos y externos.
5-Contar con instalaciones idóneas para brindar servicios con comodidad y
conveniencia para usuarios y funcionarios.
6-Fortalecer la gestión administrativa para apoyar oportuna y eficientemente
los servicios institucionales.
Políticas Institucionales
-
Fortalecimiento del sistema de control interno institucional.
-
Depuración y modernización del Registro Nacional de Notarios y servicios
asociados.
-
Potenciar el talento humano de la Dirección Nacional de Notariado.
-
Posicionamiento de la Dirección Nacional de Notariado en el ámbito nacional.
-
Seguridad informática institucional.
-
Extender el rango de cobertura de la fiscalización notarial.
-
Proveer a la institución de instalaciones idóneas.
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En esta etapa también se define la estructura programática, con el fin de lograr un
mayor control, orientación y ejecución presupuestaria, mediante la formulación del
Plan Operativo Institucional (POI). Este se refiere al establecimiento de objetivos
(líneas de trabajo operativas) y metas en el corto plazo, que permitan realizar los
planteamientos de la planificación estratégica es decir, llevar al quehacer diario
las condiciones que permiten implementar la misión y dirigir los esfuerzos para
alcanzar la visión institucional. Estos planes se elaboran por cada una de las
unidades de trabajo que tiene la organización.
V Etapa:
Se caracteriza por un periodo de análisis y revisión de los procesos y
procedimientos internos y de evaluación de la funcionalidad de la estructura
organizativa y programática interna. Al respecto se inicia con el mapeo
(levantamiento) de procesos en las diferentes unidades funcionales, lo cual
significó la formalización de la manera en que se realizaban las actividades,
ejecutadas antes de manera empírica, al mismo tiempo, esta actividad condujo
tanto a la definición, como a la redefinición de procedimientos ejecutados a lo
interno de cada Unidad funcional y por lo tanto, al establecimiento de manuales de
procedimientos, en donde se plasmaban de manera homogénea, la forma que se
deberían ejecutar cada uno de los procedimiento o actividades para lograr las
metas y objetivos trazados en las distintas unidades funcionales.
Se procedió a efectuar una evaluación de la estructura organizativa, aprobada en
el 2010, al presentar inconsistencias relacionadas con:
 el crecimiento vertiginoso experimentado en los últimos años en cuanto al
personal, (ya para enero del 2013 se contaba con treinta y ocho
funcionarios),
 complejidad y
 volumen de los servicios brindados a los usuarios
Lo anterior por cuanto, la estructura ya no estaba respondiendo a las
necesidades y a la realidad objetiva por la cual estaba atravesando la
institución, producto de este análisis se procede a someter a la institución a
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un proceso de reorganización administrativa, con la participación de todo el
personal.
Los procesos descritos (elaboración de manuales de procedimientos y
reorganización institucional) culminan en el periodo 2014, momento en que da
inicio a la última etapa del proceso de desarrollo de la DNN.
VI Etapa y actual:
Tiene lugar el proceso de reorganización institucional, el cual culmina con la
aprobación formal de la nueva estructura organizativa, según oficio DM-211-14 del
30 de abril del 2014.
La implementación total del nuevo modelo organizativo en todos sus extremos, se
realizarán una serie de esfuerzos y mejoras que van desde la adquisición de
nuevas instalaciones, equipo de trasporte, insumos, contratación de personal,
hasta mejoras en equipo tecnológico, para ello y de conformidad con los
“Lineamientos Generales para la Reorganización Administrativa”, dictados por el
Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
El nuevo organigrama institucional es
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Para efectos estructurales y funcionales, con la aprobación de la nueva estructura
organizativa, la Dirección Nacional de Notariado se compone de cinco unidades
sustantivas y operativas: la Unidad de Servicios Notariales; la Unidad Legal
Notarial; la Unidad de Fiscalización Notarial, como niveles sustantivos; también se
procedió a separar la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicación de la
Unidad Administrativa (estas dos, como unidades de apoyo a la labor sustantiva)
con el fin de brindar una mayor autonomía y fortalecimiento a esta área. Todas las
unidades mencionadas dirigen su esfuerzo al cumplimiento de las obligaciones
establecidas en el Código Notarial, el marco estratégico institucional y los
procesos esenciales de apoyo a las labores sustantivas desarrolladas por la
institución.
La DNN cuenta con cuarenta y siete funcionarios (a setiembre del 2014) y se
espera que en el primer trimestre del 2015 se tengan contratadas alrededor de
setenta y cuatro personas, la mayoría formarán parte de la Unidad de
Fiscalización Notarial, destinado a la inspección notarial, por ser esta una de las
unidades sustantivas de la Institución y en aras del mejoramiento del ejercicio de
la función notarial.
Durante esta etapa se inicia la revisión y actualización de los primeros manuales
de procedimientos de las diferentes unidades operativas de la institución, con el
fin de proceder a oficializarlos lo que se encuentra pendiente.
En la siguiente gráfica se observa la forma en que se ha venido incrementando la
cantidad de funcionarios a lo largo de las seis etapas de desarrollo de la Dirección
Nacional de Notariado.
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Fuente: elaboración propia con datos RRHH-DNN
Además de lo anterior, se implementan medidas de Control Interno, lo cual se
logra con el fortalecimiento de la Unidad de Planificación, entre las cuales
podemos mencionar las siguientes:
-
Aplicación de la Guía de Autoevaluación a todas las Unidades Funcionales
que conforman la DNN, según minuta DNN-CICI-01-2014, de la reunión de
la CICI del 03 de abril del 2014.
-
Conformación de la Comisión Institucional de Control Interno (CICI), según
oficio de la Dirección Ejecutiva DE-DNN-0175-2014, del 27 de marzo de
2014.
-
Elaboración y aprobación de los Lineamientos Generales de Control
Interno, según acuerdo del Consejo Superior Notarial 2014-010-005 tomado
en la sesión ordinaria No. 010-2014 del 02 de junio del 2014.
-
Elaboración y aprobación de la Guía Metodológica Interna para la
aplicación del SEVRI, según acuerdo del Consejo Superior Notarial 2014010-004 tomado en la sesión ordinaria No. 010-2014 del 02 de junio del
2014.
-
Capacitación al personal en el tema de Control Interno, según minuta DNNCICI-02-2014, de la reunión de la CICI del 24 de abril del 2014.
17
-
Información al personal en temas relacionados con el Control Interno por
medio de pizarras informativas y correo electrónico, según minuta DNNCICI-01-2014, de la reunión de la CICI del 03 de abril del 2014.
-
Aplicación de la herramienta Sistema Específico de Valoración del Riesgo
Institucional (SEVRI) a las diferentes Unidades Funcionales y dependencias
de la Coordinación Administrativa, según minuta DNN-CICI-01-2014, de la
reunión de la CICI del 03 de abril del 2014.
-
Presentación y aprobación del Plan de Acción de Mejoras de Control
Interno (PAM), según acuerdo del Consejo Superior Notarial 2014-014-011
tomado en la sesión ordinaria No. 014-2014 del 30 de julio del 2014.
-
Presentación y aprobación del Plan de Administración de Riesgos
Institucional (PARI), según acuerdo del Consejo Superior Notarial 2014014-011 tomado en la sesión ordinaria No. 014-2014 del 30 de julio del
2014.
-
Introducción de las Acciones de Mejora tanto del PAM como del PARI en la
programación operativa institucional, según acuerdo del Consejo Superior
Notarial 2014-014-011 tomado en la sesión ordinaria No. 014-2014 del 30
de julio del 2014.
-
Revisión por parte de la CICI, en las Unidades Funcionales y dependencias
de la Coordinación Administrativa de la Guía de Autoevaluación y SEVRI,
según minuta DNN-CICI-08-2014, de la reunión de la CICI del 10 de julio
del 2014.
Cabe destacar que la DNN cuenta con las siguientes comisiones de trabajo:
1) Comisión Institucional de Control Interno. CICI
2) Comisión de Salud Ocupacional.
3) Comisión de Tecnologías Información y Comunicación. TIC`S
4) Comité de Selección y Eliminación de Documentos.
5) Comisión Institucional de Gestión Ambiental
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Finalmente, resaltar la existencia de la Asociación Solidarista de Empleados de la
DNN, ASODNN, aprobada por el Consejo Superior Notarial en el acuerdos 2011019-005 del acta número 19 del 07 de setiembre del 2011, 2011-026-003 acta
número 26 del 30 de noviembre del 2011.
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FISCALIZACIÓN NOTARIAL
El nuevo paradigma en la Visión y Misión Institucional.
La nueva Dirección Nacional de Notariado había nacido, pero carecía formalmente
de una Visión y de una Misión. Aunque ello estaba cimentado e interiorizado en
las mentes de los jerarcas, y a su vez estaba puesto en práctica por los
funcionarios de la nueva DNN, no fue sino hasta 8 de agosto del 2012 que el
Consejo Superior Notarial mediante Acuerdo 2012-017-004, y previa reunión con
funcionarios activos de la DNN quienes aportaron y redactaron su contenido como
actores directos e inmediatos del quehacer cotidiano de la institución, que se le dio
contenido formal y se aprobó la Visión y Misión de la Dirección Nacional de
Notariado,
quedando
definidos éstos componentes del
Plan
Estratégico
Institucional de la siguiente manera:
VISIÓN: La Dirección Nacional de Notariado garantizará la organización
y fiscalización eficaces y oportunas de la función notarial costarricense
MISIÓN: La Dirección Nacional de Notariado es la institución rectora
que, mediante talento humano y recursos idóneos, regula la función
notarial costarricense en procura de la seguridad jurídica.
En la antigua Dirección Nacional de Notariado existía y se desarrollaba la
Fiscalización Notarial bajo un esquema judicializado. No es sino hasta aquel 8 de
febrero del 2010 que se ponen la base y la semilla para empezar a idear y crear
un modelo de Fiscalización Notarial diferente, bajo el nuevo paradigma de las
nuevas ideas postuladas en la mente y espíritu de sus nuevos mentores.
Se estimó que el esquema, estructura e imagen judicializado que durante 11 años
había perdurado en el Poder Judicial, debía cambiar, debía quedar atrás, debía
generar una nueva y completa imagen bajo el nuevo marco legal de naturaleza
administrativa.
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Pero en ese nuevo rumbo y camino que empezaba, sin menguar en el rigor que
implica la Fiscalización Notarial, había que cambiar una imagen nada positiva que
existía arraigada y generalizada en la comunidad de los Notarios Públicos de parte
de la antigua DNN, la cual aún hoy día continúa en la mente de algunos Notarios
quienes tienen interiorizado una actuación fiscalizadora de la antigua DNN, que
equivocadamente la comparan con los operativos policiales. Los Notarios Públicos
hoy día resienten aquel esquema, tanto así que cuando reciben la visita de
nuestros Fiscales Notariales no dudan ni escatiman en comentarlo y hacer la
comparación con el esquema actual de una DNN muy rigurosa sí, pero con un
trato muy diferente hacia ese servidor público artífice de la seguridad jurídica y de
la paz social: el Notario Público.
De ahí que, con sustento en esta nueva visión, se hable hoy en día de una
inspección más que de una fiscalización a los notarios, pues su connotación es la
de colaboración y mejora de la función, más que de supervisión y vigilancia.
Un lustro apenas es suficiente para saber que falta mucho por hacer y que el
marco legal ideado por el legislador es insuficiente, poco ágil, y no es del todo
efectivo, eficiente y eficaz para la función fiscalizadora a cargo de un órgano de
naturaleza administrativa regido por un cuerpo normativo colmado de trabas y
tramitologías sustantivas y procesales, el cual ha permitido a lo largo de la antigua
y de la presente DNN una sobreabundancia de interpretaciones e integraciones al
extremo que los Jueces de la República se inclinan por disponer que la DNN debe
mantener ACTIVO a un Notario Público, es decir, que continúe autorizando y
legitimando actos o contratos y dando fe pública, en el tanto se definen los
procedimientos judiciales; siendo evidente, público y manifiesto que ese Notario
no es Abogado activo, o no tiene cubierto el mínimo de garantía económica
legalmente prevista, o se encuentra condenado penalmente por delitos que
afectan o inciden indefectiblemente en la fe pública notarial, es decir carece del
requisito de “buena conducta”, sine qua non, para ejercer como Notario Público.
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Sobre este esquema y marco global normativo y filosófico es que se fue creando y
se ha ido desarrollando la nueva estructura, postura e imagen fiscalizadora de la
DNN. Una postura muy rigurosa, sustanciada en el fin último de la función notarial
y en la Misión misma de la DNN, cual es brindar seguridad jurídica y paz social a
la colectividad como valores supremos con arraigo en un interés público colectivo
o social superior al del individuo mismo, pero eso sí ponderando y no dejando de
lado un importante grado de tolerancia y consideración para con el Notario.
Fiscalización Notarial en la nueva Dirección Nacional de Notariado.
La Organización, el Personal, los criterios seguidos, la actitud y percepción de los
notarios:
Con la nueva estructura legal derivada de las referidas reformas, producto primero
del indicado Voto de la Sala Constitucional y luego de la reforma legislativa, y del
texto y contexto de los nuevos artículos 21 y 22 del Código Notarial, está
claramente definido y establecido que la Dirección Nacional de Notariado es el
órgano rector de la actividad notarial y que su finalidad y funciones derivados de
los mismos verbos usados por el legislador, son: regular, administrar, organizar,
fiscalizar, supervisar, controlar, ordenar y adecuar el notariado costarricense.
Además de los artículos 21 y 21 del Código Notarial, la competencia y potestad
fiscalizadora está comprendida en el artículo 23 inciso g) ibídem, en el cual se
estipula que corresponde al Director Ejecutivo de la DNN realizar la inspecciones
en las oficinas de los Notarios Públicos, a efecto de fiscalizar que tengan oficina abierta
al público y cumplan la ley, las disposiciones, las directrices y los lineamentos.
La cantidad de Fiscales a cargo de la Fiscalización Notarial ha sido muy escasa e
inestable; ha rotado entre 1 y como máximo 3 Fiscales, para fiscalizar una
población notarial activa que oscila entre los 7750 y 8000 Notarios Públicos. El
promedio estándar más estable de Fiscales ha sido de 2 Fiscales Notariales.
22
Actualmente se cuenta con 2 Fiscales y 2 auxiliares, sin que sea posible aspirar a
más funcionario por las limitaciones de espacio físico; no obstante con la nueva
reorganización institucional recientemente aprobada por el Ministerio de
Planificación, está proyectado un equipo total de fiscalización conformado por 10
Fiscales y 10 Auxiliares, lo cual se espera concretar en el nuevo espacio físico
institucional.
La Fiscalización Notarial de la nueva DNN comenzó de la nada, porque como se
comentó líneas atrás, los tres años de plazo dados por la Sala Constitucional
fueron insuficientes para preparar la transición.
A partir del mes de enero del 2010 había que estructurar la nueva dinámica
operativa y funcional de la Fiscalización Notarial, y en forma paralela al
equipamiento de los recursos humanos y materiales, se fueron creando los
modelos estandarizados para la ejecución y materialización de la actuación
fiscalizadora. Se crearon entonces los formularios oficiales al efecto, junto con
toda la documentación asociada tales como actas de notificación, de recuperación
de tomos de Protocolo, de verificación de existencia de oficina notarial, se idearon
los modelos de desarrollo de la actividad fiscalizadora, y los Fiscales Notariales de
entonces y sus superiores fueron prácticamente autodidácticos y autosuficientes
en la tarea del levantamiento del nuevo paradigma integral en la Fiscalización
Notarial. Debe mencionarse que el esquema, estructura y documentación que
otrora utilizó la Institución cuando funcionó al amparo del Poder Judicial fueron un
importante soporte y guía del que siempre se echó mano para idear el porvenir en
aquellos primeros pasos.
Nuestros primeros Fiscales Notariales y durante mucho tiempo, desempeñaban y
ejecutaban sus funciones en cualquier parte del país, a pie, en autobús y
excepcionalmente en taxi, porque la transición relámpago no dio tiempo para
equipar a la DNN con vehículos propios.
23
Los primeros Fiscales Notariales laboraban en parejas o solos si fuera
absolutamente necesario. Hoy día nuestros Fiscales Notariales tienen la
asistencia, colaboración y ayuda de un Auxiliar idóneo. Salvo algunas funciones
no propiamente de Fiscalización Ordinaria que las pueden desempeñar
individualmente, los Fiscales Notariales siempre actúan en parejas, pero ahora
conformadas por un Fiscal y su respectivo Auxiliar.
Como criterio elemental de selección y reclutamiento de nuestros Fiscales
Notariales, entre otros requisitos además de los descritos en el Manual de Puestos
correspondiente, se observa y se requiere que los aspirantes a este puesto hayan
sido Notarios Públicos inscritos y activos, con una trayectoria limpia, transparente,
sin mácula en ninguno de los deberes funcionales notariales, de buena conducta,
y con una experiencia de al menos 3 años de ejercicio real y práctico en la función
pública notarial. No se puede pretender que un Notario Público sea fiscalizado por
un Fiscal que poco o nada de experiencia real posea en el ejercicio de esta
función pública delegada por el Estado.
Actualmente en la Dirección Nacional de Notariado y por ende al servicio de los
Fiscales Notariales, contamos con 5 vehículos oficiales: 2 automóviles, 2 vehículos
doble tracción y una motocicleta. Todos adquiridos completamente nuevos, 3 de
los vehículos para uso primordial en Fiscalización Notarial.
Se proyecta para
Fiscalización Notarial una flotilla de 8 vehículos en total, actualmente en proceso
de compra.
En todo este desarrollo, acomodo y crecimiento institucional de una nueva
Dirección Nacional de Notariado, faltaba un esquema jurídico básico que
respaldara la actuación de nuestros Fiscales Notariales, de modo que se minimice
el riesgo de una intervención discrecional y subjetiva, y por ende que la actuación
de los Fiscales resulte siempre transparente y uniforme.
Es en este orden el
Consejo Superior Notarial mediante acuerdo 2013-003-010 del 13 de febrero del
2013 aprobó el Manual de Procedimientos de Fiscalización Notarial de la Dirección
24
Nacional de Notariado, publicados en el Alcance #50 del Diario Oficial La Gaceta
#53 del 15 de marzo del 2013.
La Dirección Nacional de Notariado ha comprendido muy bien que en el marco de
la seguridad jurídica y paz social como fin último de la función pública del Notario
Público como delegatario y licenciatario de una potestad pública del Estado, la
función fiscalizadora no puede circunscribirse a la inspección y fiscalización que
de la literalidad del Código Notarial se desprende, valga decir, únicamente en las
oficinas de los Notarios Públicos. Grave lesión a la fe pública, a la seguridad
jurídica y a la paz social se produciría si la DNN se circunscribiera solo a fiscalizar
mediante la inspección de oficinas notariales. Ni la DNN ni el Consejo Superior
Notarial pueden ser partícipes ni cómplices de la impunidad de abundantes
irregularidades notariales que nunca serían detectadas porque se producen fuera
de las oficinas notariales.
Es por ello que la Dirección Nacional de Notariado, desde el Consejo Superior
Notarial, no ha escatimado recursos en apoyar una amplia gama de modalidades
fiscalizadoras que se han ido implementando bajo la rectoría de la Dirección
Ejecutiva. Es en este orden que en la DNN, además de la Fiscalización Ordinaria
que realizan directamente Fiscales especializados en la oficina del Notario
Público, se produce siempre una fiscalización natural que realizan todos los
funcionarios quienes alertan cuando detectan alguna irregularidad derivada activa
o pasivamente de la actuación notarial.
La función de fiscalización notarial de la DNN no se circunscribe actualmente a la
fiscalización propiamente, sino que cubre y abarca una gama muy amplia de
tareas y funciones intrínsecamente asociadas y estrechamente vinculadas;
algunas de estas tareas y funciones son:
 Fiscalización Ordinaria: en las oficinas notariales.
 Fiscalización en Archivo Nacional: inspección de tomos de Protocolo y/o
índices de instrumentos públicos.
 Verificación de existencia de oficina notarial.
25
 Recuperación de tomos de Protocolo por inactivación de los notarios
derivada de fallecimiento, inhabilitación o suspensión.
 Notificaciones a los Notarios de procedimientos que se tramitan en las
distintas Unidades de la DNN.
 Asistencia o colaboración técnica notarial a las autoridades judiciales o
policiales en los operativos o diligencias en los que resulte relevante
advertir vicisitudes notariales especializadas.
 Inducción a funcionarios de la DNN y a funcionarios judiciales tales como
Fiscales, Jueces, Investigadores, Policía Judicial, sobre aspectos de
seguridad notarial o vicisitudes diversas derivados del quehacer notarial.
 Fiscalización en el Registro Nacional: próximamente a implementarse para
inspeccionar entre otras cosas que las razones notariales “con vista en la
matriz” posean realmente el contenido matricial que bajo la fe pública afirma
el Notario.
 No autorización de papel de seguridad ni trámites en la DNN a Notarios que
no están al día en todos sus deberes funcionales.
 Anulación de las boletas de seguridad registral a los notarios inhabilitados o
inactivos.
 Facilitación de boletas de seguridad y de papel de seguridad de la DNN a
casos y situaciones de excepción ya regladas y reglamentadas por el
Consejo Superior Notarial.
 Visitas informativas a entidades públicas y privadas.
 Alianzas estratégicas de cooperación interinstitucional con el Poder Judicial,
Ministerio Público, Fiscalías Electrónicas, Fiscalía General de la República y
Registro Nacional, en procura de un aporte eficaz y efectivo para la
seguridad jurídica y paz social que debe siempre derivar de la función del
Notario Público.
26
La cantidad de diligencias totales realizadas por los Fiscales Notariales, estimando
el número de ellos estándar o promedio de 2 Fiscales, durante estos 5 años, ha
sido de aproximadamente 250 diligencias anuales por cada Fiscal; comprendidas
en éstas todas las modalidades de su actuación sin que se circunscriba
estrictamente a las visitas de inspección o fiscalización ordinaria a los oficinas
notariales. Este promedio se considera y estima de muy bueno a excelente
considerando que los recursos siempre son limitados y que la diversidad de
funciones y tareas hace que la distribución del tiempo efectivo se vea también
afectada.
Como criterio general para encausar el aparato administrativo y la inversión de los
recursos públicos de la Dirección Nacional de Notariado hacia la función
fiscalizadora, el Consejo Superior Notarial ha estimado que se debe partir
fundamentalmente del texto y contexto del párrafo final del artículo 139 del Código
Notarial.
Es decir, la Dirección Ejecutiva de la DNN como única entidad con
potestad legal para ordenar la actuación fiscalizadora, debe tener extrema cautela
y mesura y circunscribirse a ejecutar este deber legal en los casos, situaciones o
circunstancias que se deriven directa o indirectamente de conductas activas o
pasivas de Notarios Públicos que adviertan preliminarmente al menos que pudiera
existir perjuicio o lesión a las partes, terceros o la fe pública, así como cuando los
Notarios incumplan requisitos, condiciones o deberes propios del ejercicio del
notariado, contemplados en las leyes o resultantes de las disposiciones emanadas
de las autoridades públicas, en el ejercicio de competencias legales.
En este mismo orden el Consejo Superior Notarial advierte que dentro de los
distintos regímenes sancionatorios previstos por el Código Notarial, este cuerpo
normativo enumera al menos 41 faltas notariales sancionables, dentro de las
cuales al menos 12 son catalogadas como faltas graves. Esto provee un marco
más que suficiente para encausar la determinación de cada orden de fiscalización.
Justamente sobre la base de ese marco Legal fue que este Consejo Superior
Notarial, emitió y aprobó los actuales Lineamientos para el Ejercicio y Control del
27
Servicio Notarial, mediante Acuerdo 2013-006-004 del 13 de marzo del 2013,
publicados en el Alcance #93 de La Gaceta # 97 del 22 de mayo del 2013,
vigentes desde el 5 de junio del 2013, en los cuales se incorporó el TITULO VI,
FISCALIZACIÓN, conformado por los artículos 81 al 85 de dichos Lineamientos.
El Consejo Superior Notarial ha instruido y supervisa para que la Dirección
Ejecutiva proceda con prudencia, mesura y cautela en la función fiscalizadora y se
circunscriba dentro de este marco normativo, deontológico, filosófico y de política
institucional.
Así entonces, con regocijo y complacencia podemos decir que en este lustro la
Dirección Nacional de Notariado ha logrado desarrollar y desempeñar una
actividad fiscalizadora muy estricta para quienes el rigor les asiste por no
encontrarse dentro del marco de legalidad que deben atender, pero a la vez muy
noble, colaboradora y asistencial para con los Notarios Públicos que respetan y
acatan el ordenamiento jurídico notarial vigente, Notarios fiscalizados quienes en
no pocas ocasiones han comentado a los Fiscales Notariales y a los funcionarios
de la DNN su complacencia por la visita fiscalizadora, expresando sin reservas
que imaginaban y esperaban otra cosa según resabios que aún se recuerdan y
resienten en la población notarial.
Así las cosas estimamos que entregamos una Dirección Nacional de Notariado, en
crecimiento constante, con una función fiscalizadora también en pleno desarrollo,
pero en todo caso bastante bien robustecida y con una proyección a no muy largo
plazo de poder proyectarse como un órgano rector de la función notarial
destacado a nivel latinoamericano.
28
AUDITORIA
A finales del año 2011 la DNN inició el proceso para contar con los servicios de un
Auditor Interno. El proceso para el nombramiento interino de ese importante
puesto se inició con la publicación del aviso respectivo el 24 de octubre del 2011.
Luego de prorrogar el plazo para la recepción de ofertas, se inició el proceso de
selección y entrevistas de los candidatos mejor calificados. En la sesión Nº 142012 celebrada el 27 de junio se escogió a la persona, cuyo nombre debía ser
sometido a consideración de la Contraloría General de la República.
La División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, Área de Fiscalización de
Servicios Públicos Generales de la Contraloría General de la República, mediante
oficio Nº 8375 (DFOE-PG-321 de 16 de agosto de 2012, aprobó el nombramiento
por un año del Auditor Interno de la DNN.
En oficio CSN-DE-DNN-0176 de 16 de agosto de 2013 se solicita a la Contraloría
General de la República el nombramiento del Auditor Interno por tiempo indefinido
de la persona que había fungido en forma interina ese cargo por el año anterior.
Mediante oficio DFOE-282 del 04 de setiembre de 2013 se recibe oficio de la
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa en donde se aprueba el proceso
de nombramiento por tiempo indefinido del Auditor Interno, por lo que el Consejo
Superior Notarial mediante acuerdo 2013-020-003 tomado en la sesión 20-2013
del 11 de setiembre de 2013 procedió al respectivo nombramiento del Auditor
Interno por tiempo indefinido.
Por considerar que hubo errores en el procedimiento de nombramiento, pues de
acuerdo con los “Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y sub
auditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión
y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y
29
funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público”,
el 03 de junio de
2014, mediante oficio DFOE-PG-0247, la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, considera que debió de realizarse un nuevo proceso de selección,
señalando que el nombramiento hecho adolecía de ese defecto.
Visto lo anterior el Consejo Superior Notarial en sesión 012-2014 celebrada el 02
de julio ordena el cese de la funcionaria que venía desempeñando el cargo de
auditora interna y simultáneamente se acuerda el inicio de un nuevo concurso
para llenar dicha plaza en forma indefinida.
Se presentaron múltiples solicitudes de aspirantes al cargo de auditor interno, las
cuales se calificaron de conformidad con los parámetros publicados. Se realizaron
las entrevistas a aquellos postulantes que obtuvieron la máxima calificación y
luego se escogió a los tres mejores, para integrar la terna que se envió a la
Contraloría General de la República, según lo dispuesto en los Lineamientos que
rigen dicho nombramiento.
Durante el año de funcionamiento interino la auditoría interna se ha consolidado
como un órgano independiente, objetivo y asesor; brindando un aporte efectivo al
logro de los objetivos de fiscalización y control superiores de la Dirección Nacional
de Notariado. Ha fiscalizado sus procesos de control, riesgos, dirección y el
fortalecimiento de su rendición de cuentas
Cabe destacar el involucramiento de la auditoría en el quehacer de la Institución
para conocer el universo auditable y los aportes realizados, entre los cuales
podemos citar: estudios contables, atención de consultas específicas por parte del
CSN, labores de asesoría contable y gestión administrativa, elaboración de
manuales y reglamentos internos de la Auditoría interna, coordinación con la
auditoría externa, autorización de los libros legales del Consejo Superior Notarial,
elaboración de los planes anuales de trabajo.
30
Estudios realizados por la Auditoria Interna
1.- Análisis de los Estados de Resultados al cierre de los períodos 2010-2011
y con corte al 31 de agosto del 2012. Presentado con el oficio-AI-DNN-0072012, del 12 de octubre del 2012.
Objetivos Específicos
 Verificar los ingresos y egresos de los Estados de Resultados en los
períodos terminados al 31 de diciembre por los años 2010, 2011 y al 31
de agosto del 2012 y detallarlos por servicios.
 Realizar un comparativo de los ingresos y egresos de los Estados de
Resultados en los períodos terminados al 31 de diciembre por los años
2010, 2011 y al 31 de agosto del 2012 y graficar el análisis de
crecimiento.
 Verificar el monto registrado en el Superávit acumulado al 31 de agosto
del 2012 y confrontarlo contra las partidas que conforman el Balance de
Situación, de conformidad con el origen y la aplicación de los recursos.
2.-
Evaluación del diseño, implementación y eficacia operativa de Control
interno de la Caja Chica.
3.-
Arqueo de caja chica y verificación de controles internos en los procesos de
pago.
4.-
Evaluación y comprobación de la calidad del servicio al cliente externo que
brinda la Institución.
5.-
Evaluación de los procedimientos y los requisitos de los diferentes procesos
que tramita el Área de Gestión Notarial, así como la duración de dichos procesos,
causales por las que se atrasan, número total de expedientes en circulación y la
31
cantidad de profesionales que los tramitan y notifican y si dicho personal
tramitador tiene que atender al público y realizar otras labores.
6.-
Verificación que la Administración realiza un adecuado control interno sobre
los ingresos provenientes de timbres, servicios y pagos del papel de seguridad en
los periodos 2011-2012 y primer trimestre 2013.
7.-
Comparación y verificación de los equipos de computo existentes y sus
programas, con los inventarios de licencias autorizadas.
8.-
Estudio de control Interno sobre el Inventario de Materiales y Suministros,
en el período de noviembre del 2013.
Elaboración de Manuales y reglamentos de la Auditoría Interna
1.
Manual de procedimientos para la autorización de libros contables, de actas
que deban llevar los órganos sujetos a su competencia y otros libros a
criterio del auditor.
2.
Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna.
3.
Pendiente de revisión por el jerarca Institucional y su aval, para
posteriormente ser trasladado a la Contraloría General de la República para
su respectiva aprobación, ,luego deberá publicarse en el diario oficial y
divulgar en el ámbito institucional.
4.
Definición del universo Auditable de la Institución.
5.
Identificación de los riesgos de la auditoría interna.
6.
Implementación de la metodología de riesgos en el plan de trabajo de la
Auditoría Interna para el año 2013.
32
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Antecedentes
Anterior al año 2010, la Dirección Nacional de Notariado (DNN), operaba y
soportaba sus sistemas de trabajo y actividades bajo la plataforma tecnológica del
Poder judicial, entidad a la perteneció hasta finales de 2009.
A partir del año 2010, la DNN se independiza del Poder Judicial y se convierte en
institución adscrita al Ministerio de Justicia y Paz, y conforma su primera
plataforma tecnológica de trabajo con equipos servidores, microcomputadores y
software donados por el Poder judicial.
Dentro de su estructura orgánica original, la DNN no contaba con un área para la
administración de tecnologías ni con personal, por lo que se contrata a un
profesional en informática para hacerse cargo de estas labores.
Este funcionario, junto con otro ingeniero contratado, quien participó en el
desarrollo del Sistema de Notarios, se encargaron de adaptar el sistema a la
nueva modalidad de trabajo de la DNN, así como el desempeño de funciones de
soporte y asistencia técnica a los usuarios de tecnologías.
Para el año 2012, se hacen los estudios requeridos para la elaboración del Plan
Estratégico Institucional para los años 2012 al 2016 (PEI 2012-2016).
En dicho plan, se considera la necesidad de una modernización tecnológica
institucional en procura de un mejor servicio a los usuarios.
Se define como uno de los objetivos estratégicos:
“Posicionar las tecnologías de información como un mecanismo de apoyo,
para mejorar los servicios internos y externos.”
Dicho objetivo tiene como líneas de trabajo operativo:
 Elaborar un estudio sobre deberes y funciones en TI.
 Diseñar un sistema informático administrativo-financiero
 Rediseñar el sistema informático de notarios
33
 Rediseño de la página web
 Dotar de equipo tecnológico adecuado
Dada la importancia de llevar a cabo el proceso de modernización tecnológica, se
le da especial atención a este objetivo y de inmediato se procede con los estudios
requeridos para este proceso y trabajar en la preparación de un plan de desarrollo
que permita su logro.
1. Definición de acciones a seguir para la modernización tecnológica en
la DNN.
En el año 2013 se efectúan estudios del estado actual de la plataforma
tecnológica conformada por la infraestructura de hardware, software y bases de
datos, se evalúan los hallazgos y se definen las acciones a seguir, orientadas al
proceso de modernización, a la luz de las posibilidades y oportunidades
tecnológicas que el mercado actual ofrece.
a)
Se establece la premisa que para lograr las mejoras en el servicio a los
usuarios de información de la DNN, se requiere del uso de una
plataforma tecnológica que ofrezca y garantice seguridad en las
operaciones y garantía de continuidad, de manera que dichos servicios
se den sin interrupciones.
b)
Se considera también de suma importancia, que la nueva plataforma
tecnológica permita brindar servicios virtuales y en línea a sus usuarios,
para evitar que éstos deban trasladarse a las oficinas de la DNN a
efectuar sus trámites.
Para lograr estos objetivos, se ven las posibilidades que ofrece el mercado
tecnológico y se considera que lo más efectivo y seguro es desarrollar una
plataforma tecnológica de trabajo que se base en los servicios en la nube, dadas
las garantías que este ambiente ofrece en materia de seguridad de la información,
continuidad del servicio y comodidad para el usuario en materia de aseguramiento
de la información que produce, la estandarización de sus herramientas de oficina,
etc.
34
2. Acciones ejecutadas y tendientes al logro de la modernización
tecnológica en la DNN.
Con las acciones definidas para lograr un proceso adecuado de modernización
en materia de tecnologías se ejecutaron las siguientes acciones:
En el año 2013:
I.
Se hace un análisis de los sistemas de trabajo del área Administrativa de la
DNN.
II.
Se hace un estudio de cuáles pueden ser las herramientas tecnológicas
que pueden ayudar a mejorar de manera sustancial la forma en que se
desarrollan dichos sistemas de trabajo.
III.
Se adquiere una herramienta de software para los procesos administrativos,
contables, de presupuesto y recursos humanos.
IV.
Se contrata una plataforma tecnológica virtual en las instalaciones del
DataCenter de Racsa, compuesta por 5 servidores virtuales (Servidor de
administración de recursos en la red, servidor de aplicaciones, servidor de
base de datos, servidor de servicios de almacenamiento y archivo y
servidor para procesos de propósito general)
V.
Se contratan dos enlaces de alta velocidad basados en fibra óptica: un
enlace punto a punto de 10 Mbps, para comunicar los equipos de usuarios
con los sistemas en la nube y un enlace de Internet de 10 Mbps para
servicios relacionados.
VI.
Se contrata el servicio de aseguramiento de la información, mediante el
servicio de respaldos de información a disco y a cinta magnética,
garantizando su acceso y minimizando el riesgo de pérdida.
VII.
Una vez configurada la plataforma contratada, se hizo el pase de los
sistemas de información a los servidores en la nube, garantizando de esta
forma la continuidad del servicio, al evitar las interrupciones que
35
anteriormente se daban, por fallas físicas de los equipos en donde dichas
aplicaciones estaban instaladas.
VIII.
Se da acceso a los usuarios productores de documentos electrónicos para
que tengan la posibilidad de almacenar la información que producen en el
servidor de archivo de la nube, de tal manera que ya no tengan que
elaborar respaldos de su información porque ya está asegurada en la nube.
IX.
Se creó dentro de la estructura orgánica institucional la Unidad de
Tecnologías de Información y Comunicación.
En el año 2014:
I.
Se contrató y desarrolló el análisis y diseño del nuevo Sistema de
Información de Notarios y su base de datos, que en el mediano plazo
vendrá a sustituir el sistema actual, con una serie de mejoras que
permitirán modernizar grandemente los servicios.
II.
Se consolida y estabiliza el uso de la plataforma tecnológica virtual de
hardware y se extiende el uso de esta para todos los usuarios de
equipos de cómputo en la Institución.
III.
Está en proceso la contratación de la construcción de los programas del
nuevo Sistema de notarios, sus pruebas e implementación, con
proyección futura para brindarle a sus usuarios servicios en línea. Se
espera que este nuevo sistema entre a operar en el cuarto trimestre del
2015 y se pueda programar el establecimiento de servicio en línea a
partir del año 2016.
36
LAS INSTALACIONES FÍSICAS DE LA DNN
El funcionario público tiene el derecho a tener un espacio y un lugar de trabajo
digno y apropiado en dónde desempeñar sus funciones y de manera colateral, el
usuario tiene derecho a ser servido en un espacio igualmente apropiado. Eso
cuesta dinero.
Antonio Solera Víquez
A partir de la vigencia de la reforma al Código Notarial del año 2010, a la nueva
DNN que en ese momento no contaba con recurso económico alguno, se le
asignó el mismo pequeño espacio (a manera de préstamo gratuito) que ocupaba
en las instalaciones del Poder Judicial en San José, concretamente en el Anexo B
del Primer Circuito Judicial, espacio que no reunía las condiciones de uso y
servicio, tanto para el personal de la institución como para los usuarios.
Posteriormente las oficinas de la DNN fueron trasladas a un edificio ubicado en
Curridabat contratado bajo la modalidad de alquiler, con área aproximada a los
520 m².
Con el traslado a ese nuevo local se terminó en forma definitiva la
relación que nos unía con el Poder Judicial, institución con la que se está muy
agradecida por toda su colaboración.
A las nuevas instalaciones en Curridabat se le hicieron una serie de mejoras, así
como un acondicionamiento total para poder habilitarlas para oficinas de atención
al público y espacios para el personal administrativo y sustantivo. Con el pasar del
tiempo y el incremento en la demanda de servicios, dichas oficinas se volvieron
cada vez más estrechas e incomodas debido, tanto al crecimiento de la cantidad
de usuarios que lo visitan como por el volumen de expedientes que se generan,
además del incremento en el personal de la DNN.
37
Es así como en el año 2012 al formularse el Plan Estratégico 2012-2016
establecido y aprobado por el máximo jerarca institucional, el Consejo Superior
Notarial, se plantea un objetivo estratégico específico para satisfacer esta
necesidad: “Contar con instalaciones idóneas para brindar servicios con
comodidad y conveniencia para usuarios y funcionarios.”
Bajo ese contexto, es que se elabora el Plan Operativo y el presupuesto
institucional, en donde se establece una línea de trabajo específica para
materializar el proyecto en el año 2013, teniéndose a la vez como una prioridad a
nivel institucional.
Todo lo anterior, justifica la razón por la cual, el Consejo Superior Notarial toma la
decisión de proveer a la DNN en el menor tiempo posible, de nuevas
instalaciones; procurando que las mismas sean de carácter propias, permanentes
y con una proyección a futuro.
Problemática
El edificio en que se encontraban ubicadas las instalaciones de la DNN, impedía la
posibilidad de un necesario crecimiento tanto actual como a futuro, limitaba la
ampliación de la cobertura y accesibilidad de los usuarios ya que los espacios de
atención estaban ubicados en diferentes lugares dentro del mismo edificio (primer
y segundo piso, locales 8, 9, 17 y 22), además de lo estrecho de las oficinas y las
áreas de atención al público, generada en parte porque la demanda superó a la
capacidad instalada en todos los sectores.
Desde el punto de vista de la
seguridad ante un siniestro, la posibilidad de una rápida evacuación era nula y
ciertamente un riesgo inminente para el personal de la institución.
38
La limitante del espacio físico constituyó en un obstáculo para la ubicación de
nuevo personal contratado para lograr un mejor cumplimiento de la función
fiscalizadora y rectora del notariado que debe cumplir la DNN, pues no obstante
haber realizado diferentes gestiones para ampliar el espacio físico fue imposible
ubicar nuevo personal no obstante tener plazas aprobadas.
Justificación para la adquisición de planta física propia
Basados principalmente en el razonamiento de ser lo más conveniente para el
interés público, la Dirección Nacional de Notariado inicialmente requirió ante la
Contraloría General de la República, la adquisición por medio de compra directa
de un edificio propio que albergara su sede permanente, de acuerdo con los
recursos financieros que posee, y que cumpla los aspectos técnicos, económicos
y funcionales necesarios para atender sus actividades diarias de conformidad con
la legislación que sustenta su existencia.
Descripción del primer proyecto
El proyecto de contar con nuevas instalaciones tuvo como fin solventar la
deficiente cobertura, accesibilidad y comodidad para los usuarios y funcionarios de
la DNN, así como de la población costarricense en general; las cuales deben
contar con todos los aspectos técnicos y funcionales requeridos conforme a
estudios
previamente
efectuados
por
funcionarios del
Departamento
de
Arquitectura del Registro Nacional, como parte del Ministerio de Justicia y Paz,
quienes brindaron la ayuda técnica y profesional requerida para los efectos.
Con el desarrollo de este proyecto se busca darle el albergue y la atención debida
a la cada vez mayor cantidad de usuarios que acuden diariamente a utilizar los
servicios de la institución y mejorar de manera significativa el acceso y la
comodidad al contar con oficinas más amplias, más parqueo para usuarios, que
actualmente está sumamente restringido, mejor seguridad e instalaciones
39
adaptadas a los requerimientos establecidos por la legislación costarricense para
la población con discapacidad, Ley N° 7600. Se pretende asimismo resolver el
hacinamiento que se sufre en las áreas de atención al público, administrativa,
sustantiva y demás áreas comunes en general, además de incrementar el espacio
físico para atender el crecimiento institucional, de usuarios, funcionarios y público
en general.
Por qué comprar un edificio construido?
Aspectos de relevante importancia que se discutieron al interior del Consejo
Superior Notarial son: ¿por qué una compra y no alquiler? y ¿por qué construido
en vez de comprar un terreno y luego construir?
A la primera pregunta el Consejo se planteó la siguiente realidad: se cuenta con
los medios económicos para comprar directamente, por lo que es de vital
importancia aprovechar esa circunstancia para proveer de manera permanente a
la DNN de su propio edificio y no estar pagando rentas que al largo plazo son
financieramente más costosas. Es igualmente cierto la existencia de una
importante oferta de edificios que se han construido para ser destinados como
oficentros, es decir con dedicación exclusiva para oficinas.
La segunda pregunta tiene varias respuestas aún más contundentes: una es el
tiempo que se requeriría para la compra del terreno y posteriormente el diseño y la
construcción del edificio. Muy probablemente, aún utilizando las vías más rápidas
y expeditas, ello tomaría fácilmente 24 meses; en el tanto que si se compra un
edificio ya construido y se construyen las divisiones interiores, y más si se utiliza el
sistema “llave en mano”, ello llevaría mucho menor tiempo, estimándose en
aproximadamente una cuarta parte del primer procedimiento.
Es importante tomar en cuenta también que la construcción reciente de oficentros
ya se hace incluyendo los requerimientos legales y técnicos que requieren hoy en
día las oficinas modernas como instalaciones eléctricas, aire acondicionado, ley
40
7600, etc., a todo lo cual hay que sumarle el aspecto seguridad, pues dentro de la
cuota de mantenimiento va incluido el costo de la seguridad externa.
Es obvio entonces, que la decisión de comprar en vez de alquilar tiene muchas
más ventajas y es la apropiada y más conveniente.
El primer intento para comprar un edificio
El Consejo Superior Notarial (CSN) consciente de la urgencia que tiene la
Institución de contar con sus propias instalaciones, estimó que el procedimiento
legal que menor tiempo requería, es el estipulado en los artículos 2 bis de la Ley
7494 Ley de Contratación Administrativa, 138 y 139 del Decreto 33411
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Existió en la decisión del
Consejo el ánimo de apegarse a un procedimiento legalmente válido en aras de
disminuir el plazo de compra, puesto que las instalaciones que en ese momento
ocupaba la Dirección Nacional de Notariado (DNN) eran insuficientes, no eran
funcionales pues las oficinas están diseminadas en varios pisos con una
ocupación parcial de los mismos compartida con otros inquilinos y locales
comerciales. Nunca existió el ánimo de evitar la licitación pública
El Consejo Superior Notarial (CSN) nombró una comisión interna que se encargó
del proceso de compra del edificio. La idea inicial era hacer un estudio de mercado
sobre locales y precios, de acuerdo a los requerimientos básicos y mínimos que
teníamos.
En aras de dar la mayor transparencia al proceso, uno de los miembros de esta
Comisión se apersonó ante la Cámara de Corredores de Bienes Raíces
solicitándoles, verbalmente, la divulgación a sus asociados de nuestra necesidad.
No existe un acuerdo formal de la Comisión al respecto, pues esta gestión se
entendía como parte del estudio de mercado requerido.
41
Como pretendíamos transparencia en nuestra petición, los requerimientos que se
solicitaron a todos los oferentes fueron muy sencillos y con pocos aspectos
técnicos: a) inmueble ubicado en el Cantón Central de San José (requerimiento
exigido por nuestra ley, art. 21 ley 8795); b) área cercana a los mil metros
cuadrados; c) parqueo y; c) que estuviera en venta (no alquiler).
Como puede apreciarse los requerimientos eran claros y de muy fácil
cumplimiento para cualquier oferente, con la idea de tener una participación del
mayor número.
En total se recibieron veintitrés ofertas. Descalificados los que no cumplían con los
requisitos mínimos quedaron elegibles cinco edificios: Casa cerca del puente de
Los Anonos, Edificio de Sabana Sur (antigua Interbolsa) Torre Cordillera (carretera
a Pavas) Centro Corporativo Internacional (Barrio San Bosco) y Edificio en San
Francisco de Dos Ríos.
Siendo las 08:45 horas del 23 de enero del 2013, en las instalaciones del
Consejo Superior Notarial, se reúne la Comisión para analizar cual de los edificios
que se seleccionaron como convenientes para ser ocupados por la DNN
El 13 de Junio del 2013 mediante oficio CSN-DNN- 127-2013 se presentó a la
Contraloría General de la República la solicitud técnica y jurídicamente justificada,
para que dicho ente autorizara la compra directa del piso tres del edificio Torre
Cordillera.- ,
El 03 de julio del 2013 el CSN en vista de la comunicación de la Contraloría
General de la República, Oficio DCA-1469 del 26 de junio del 2013, en donde se
le solicita a la Dirección Nacional de Notariado llenar una serie de requisitos, de
los cuales algunos de ellos se podían cumplir, pero otros eran de imposible
cumplimiento dentro del plazo de 5 días que concedió la Contraloría, como por
ejemplo: un nuevo avalúo hecho por Tributación Directa, planos completos de la
remodelación del edificio, que contemplaran la distribución de las oficinas y los
materiales a utilizar; de igual manera señalan que los requisitos para adquirir el
42
edificio deben ser técnicos. En virtud de lo anterior, el Lic. Jaime Weisleder
Weisleder, con la aprobación del Consejo, decidió retirar la gestión por medio del
oficio CSN-DNN-142-2013 del 02 de Julio del 2013.
El segundo intento: la alternativa del alquiler con opción de compra
Después de casi dos años de gestionar la compra de un local sin obtener un
resultado positivo, el Consejo se inclinó por la alternativa de alquilar con opción de
compra, por lo que el 05 de marzo de 2013 se toma la decisión de iniciar el
procedimiento de contratación para arrendar el local.
La situación de las instalaciones físicas de la DNN seguía siendo precaria:
1. Hacinamiento.
2. Espacio insuficiente en todas las áreas.
3. Condiciones insalubres (fuga de aguas negras, filtraciones, malos olores)
4. Imagen poco atractiva.
5. Difícil acceso y localización.
6. Desinterés por parte del propietario del edificio que se arrendaba, de
alquilar áreas adicionales.
7. Las condiciones para la atención del público son muy incómodas.
8. No existe un sistema alternativo de energía en caso de falla del fluido
eléctrico.
43
9. Los locales tienen un alto riesgo en caso de siniestro (una única salida –
pasadizos reducidos – puertas no abatibles).
Para emprender la nueva etapa se establecieron las condiciones básicas e
importantes que deberían cumplir el local o edificio que se alquilaría
A. Tener las condiciones de espacio, higiene, seguridad y comodidad que requiere
la DNN.
B. Ubicado dentro de un perímetro de 2 Km alrededor del Registro Nacional y el
Archivo Notarial.
C. Local con área de entre 1200 y 2000 metros cuadrados conforme a las
necesidades de espacio establecidas actuales y futuras.
D. Que sea un edificio nuevo que no presente problemas estructurales ni de
mantenimiento.
E. Ubicado a nivel de carretera para una rápida ubicación y acceso a los usuarios
F. Que ofrezca suficientes espacios de parqueo tanto para uso interno como para
los usuarios.
G. Que cumpla con la Ley 7600.
H. Que ofrezca y permita la opción de compra.
I. Que cuente con un sistema de suministro de energía alternativo en caso de que
falte el fluido eléctrico.
J. Que la oferta sea “llave en mano” que incluya el costo del arrendamiento del
edificio, la remodelación y el mobiliario.
Al igual que en el primer proceso, se conocieron y visitaron varias opciones
interesantes,
todos
edificios
nuevos,
modernos,
con
los
requerimientos
electromecánicos, de seguridad y que cumplían con los requerimientos exigidos
Entre estos:
Oficentro Condal: El Oficentro Condal es un edificio ubicado en San Pedro de
Montes de Oca.
44
Oficentro Mira: El Oficentro Mira es un edificio ubicado en Zapote, 300 metros al
oeste de la Casa Presidencial.
Sigma Businnes Center: El edificio Sigma Businnes Center edificio ubicado en
San Pedro costado oeste del Mall San Pedro.
Oficentro Dent: El Oficentro Dent, edifico ubicado en San Pedro de Montes de
Oca, Barrio Dent, diagonal al Banhvi.
Después de meses de negociaciones el Consejo Superior Notarial, en sesión
celebrada el 13 de agosto de 2014, mediante acuerdo 2014-015-006, acordó
arrendar con opción a compra, un local en el quinto piso del Sigma Bussines
Center, bajo la modalidad de llave en mano, es decir con divisiones interiores,
conectores, muebles, luminarias, circuito cerrado de televisión. Este edificio le
permitirá a la DNN proyección a futuro, crecimiento y fundamentalmente proveer
tanto a funcionarios como notarios, un lugar digno y adecuado a una Institución
con la proyección y las funciones que tiene en relación con el gremio profesional
con la que está relacionada.
Se contará con oficinas dedicadas exclusivamente a la atención de notarios, así
como la futura unificación en esas instalaciones para la compra y autorización de
protocolos y de papel de seguridad notarial.
El notario que acuda a las nuevas instalaciones de la DNN se sentirá muy bien,
pues al contar con todas las comodidades, sabrá que se le atiende en
instalaciones apropiadas, tal y como se lo merece; al fin y al cabo todo ello se
paga con dinero provenientes del ejercicio de la actividad notarial.
45
SITUACIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA
Fundamento Legal:
De conformidad con lo establecido en el artículo N° 24 ter de la Ley 7764 del 17 de
abril de 1998, reformada por el artículo 1º de la Ley # 8795 del 4 de enero de
2010, para el cumplimiento de sus fines, la DNN se financia con el cincuenta por
ciento (50%) de lo recaudado por el Colegio de Abogados por concepto de timbres
por las operaciones notariales inscribibles en el Registro Nacional, así como por el
cobro de los servicios administrativos que realice la institución por medio de sus
órganos, tales como autorización de tomos de protocolo, la autenticación de firmas
y la reposición de tomos, montos y servicios que se establecieron conforme al
Reglamento de Cobro de Servicios publicado en la Gaceta N° 199 del 13 de
octubre de 2010.
Lo que es importante destacar es que la Dirección Nacional de Notariado es
autofinanciable, no recibe dinero alguno por parte del presupuesto del Estado.
Todos los fondos son aportados por los notarios y los servicios notariales que
estos prestan.
A) Presupuesto Ordinario Año 2010
A partir del año 2010, la Dirección Nacional de Notariado inició sus actividades
sustantivas y administrativas y el Consejo Superior Notarial suscribió el
Presupuesto Ordinario para la Dirección Nacional de Notariado para el año 2010
por la suma de ¢ 554.000.000.00 (quinientos cincuenta y cuatro millones de
colones) que incluía recursos provenientes únicamente de los ingresos por timbres
del Colegio de Abogados de Costa Rica.
46
INGRESOS
Para ese mismo año, los ingresos reales obtenidos sumaron ¢ 666.830.154.47
(seiscientos sesenta y seis millones ochocientos treinta mil ciento cincuenta y
cuatro colones con 47/100), los cuales fueron superiores a los estimados lo cual
se debió principalmente a la aplicación del cobro de las tarifas por servicios
institucionales a partir del 15 de noviembre de 2010.
EGRESOS
Los egresos reales por su parte sumaron ¢ 184.479.247.66.
SUPERAVIT DEL PERÍODO
Dado lo anterior, la Dirección Nacional de Notariado obtuvo un Superávit real libre
para el período 2010 por la suma de ¢ 482.350.906.81 (cuatrocientos ochenta y
dos millones trescientos cincuenta mil novecientos seis colones con 81/100.
B) Presupuesto Ordinario Año 2011
El monto del Presupuesto Ordinario para el año 2011 fue por un total de
¢1.215.920.000.00 (mil doscientos catorce millones novecientos veinte mil
colones) el cual incluyó una estimación de Superávit para el año 2010 por la suma
de ¢ 350.000.000.00 (trescientos cincuenta millones de colones).
INGRESOS
Por su parte los ingresos reales obtenidos durante el período presupuestario 2011
sumaron ¢ 1.937.684.989.28 (mil novecientos treinta y siete millones, seiscientos
ochenta y cuatro mil novecientos ochenta y nueve colones con 28/100) los cuales
fueron superiores a los estimados en ¢721.764.989.28. Este Superávit se debió a
lo siguiente:
47
•
Los ingresos fueron mayores a los estimados
•
El Superávit del año 2010 y trasladado al año 2011 fue superior al estimado
•
Hubo ingresos no presupuestados por concepto de intereses sobre
inversiones.
EGRESOS
Los egresos de la Dirección Nacional de Notariado se estimaron igualmente en ¢
1.215.920.000.00 mientras que los reales alcanzaron la suma de
¢
464.275.135.31.
Dado lo anterior, la Dirección Nacional de Notariado obtuvo un Superávit libre para
el período 2011 por la suma de ¢ 1.473.409.853.97 (mil cuatrocientos setenta y
tres millones, cuatrocientos nueve mil ochocientos cincuenta y tres colones con
97/100.
C) Presupuesto Ordinario Año 2012
Para el año 2012, el monto del presupuesto alcanzó un total de ¢2.235.763.000.00
(dos mil doscientos treinta y cinco millones setecientos sesenta y tres mil colones),
el cual incluye una estimación de Superávit para el año 2012 por la suma de ¢
1.072.000.000.00 (mil setenta y dos millones de colones).
INGRESOS
Para este mismo año la Ejecución de ingresos alcanzó la suma de
¢3.209.143.679.84 (tres mil doscientos nueve millones, ciento cuarenta y tres mil
seiscientos setenta y nueve colones con 84/100).
De la misma forma que en períodos anteriores, los ingresos reales fueron mayores
que los esperados, adicionalmente se obtuvieron ingresos por intereses sobre
inversiones a plazo y el Superávit Real del año 2011 fue mayor que el estimado.
48
EGRESOS
Por su parte los egresos totales del año 2012 ascendieron a ¢ 635.687.159.94
(seiscientos treinta y cinco millones seiscientos ochenta y siete mil ciento
cincuenta y nueve colones con 94/100).
Así las cosas para el año 2012 el Superávit de Operación Real alcanzó la cifra de
¢ 2.573.456.519.90 que fueron incorporados en el Presupuesto Ordinario del año
2013.
D) Presupuesto Ordinario Año 2013
El monto del presupuesto ordinario del año 2013 es estimó en ¢3.560.250.000.00
(tres mil quinientos sesenta millones doscientos cincuenta mil colones 00/100) que
incluye una estimación de Superávit para el año 2012 por la suma de ¢
2.205.000.000.00 (dos mil doscientos cinco millones de colones con 00/100).
INGRESOS
Los ingresos reales obtenidos durante el período presupuestario 2013 sumaron ¢
4.418.505.166.01 (cuatro mil cuatrocientos dieciocho millones, quinientos cinco mil
ciento sesenta y seis colones con 01/100.
EGRESOS
Por
su
parte
los
egresos
totales
del
año
2013
ascendieron
a
¢ 880.327.223.59 (ochocientos ochenta millones trescientos veintisiete mil
doscientos veintitrés colones con 59/100).
Dado lo anterior, la Dirección Nacional de Notariado cerró con un Superávit libre
de operación para el período 2013 por la suma de ¢ 3.538.177.942.42 (tres mil
quinientos treinta y ocho millones, quinientos treinta y ocho mil novecientos
49
cuarenta y dos colones con 42/100 que fueron incorporados en el Presupuesto
Ordinario del año 2014.
E) Presupuesto Ordinario Año 2014
El monto del presupuesto ordinario del año 2014 asciende a un total de
¢5.115.000.000,00 (Cinco mil ciento quince millones de colones con 00/100).
INGRESOS
Por su parte los ingresos reales acumulados al 30 de setiembre de 2014 suman
¢5.058.989.521.80 (cinco mil cincuenta y ocho millones, novecientos ochenta y
nueve mil quinientos veintiún colones con 80/100) aun faltando un trimestre
completo de operación.
EGRESOS
Los egresos de la Dirección Nacional de Notariado se estimaron igualmente en ¢
5.115.000.000.00 mientras que los reales a setiembre 2014 alcanzaron la suma de
¢ 703.900.991.74. A grandes rasgos se podría estar estimando el gasto total del
año en ¢ 1.052.000.000.00 por lo que podría estarse obteniendo un superávit de
egresos de ¢ 4.063.000.000
Dado lo anterior, la Dirección Nacional de Notariado estaría alcanzando un
Superávit libre para el período 2014 por la suma de ¢ 4.488.000.000.00 (cuatro mil
cuatrocientos ochenta y ocho millones de colones con 00/100, mismo que se
incorporará en el Presupuesto Ordinario del año 2015.
50
CUADRO N° 1
CRECIMIENTO DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
DNN
CRECIMIENTO DEL PRESUPUESTO - EN MILLONES DE COLONES
7000000,0
6308000,0
6000000,0
5115000,0
MILLONES DE COLONES
5000000,0
4000000,0
3560250,0
3000000,0
2235763,0
2000000,0
1215920,0
1000000,0
554000,0
,0
2010
2011
2012
2013
2014
2015
AÑO
51
CUADRO N° 2
DETALLE DE LOS INGRESOS POR AÑO
DNN - DETALLE DE INGRESOS POR AÑO - EN MILLONES DE
COLONES
TOTAL DE INGRESOS
Ingresos por Timbres
Ingresos por servicios
1687335,185
1630956,221
1364884,0
1337725,598
1195035,350
1225567,892
1011395,0
928947,433
666830,155
560480,841
408778,166
435920,871
461767,293
353489,0
106349,314
2010
2011
2012
2013
2014
Nota: los datos del año 2014 son con corte al 30 de setiembre de 2014
52
CUADRO N° 3
DETALLE DE LA EVOLUCIÓN DEL GASTO
DNN - EVOLUCIÓN DEL GASTO - EN MILLONES DE COLONES
1200000
1052000,0
1000000
880327,22359
800000
635687,15994
600000
464275,13531
400000
184479,248
200000
0
2010
2011
2012
2013
2014
Nota: los datos del año 2014 son estimados con base en la ejecución presupuestaria real con corte
al 30 de setiembre de 2014 que alcanzó la suma de ¢ 703 millones de colones.
53
CUADRO N° 4
DETALLE DE LA EVOLUCIÓN DEL SUPERAVIT
DNN - SUPERAVIT REAL ANUAL
4355088,0
4500000,000
4000000,000
3538177,94200
MILLONES DE COLONES
3500000,000
3000000,000
2573456,51990
2500000,000
2000000,000
1473409,85397
1500000,000
1000000,000
536226,10540
500000,000
2010
2011
2012
AÑO
2013
2014
Nota: los datos del año 2014 son estimados con base al comportamiento de los ingresos y
egresos al 30 setiembre de 2014.
54
LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DE LA FUNCIÓN
NOTARIAL
I.
Antecedentes
Una de las tareas más importantes que debió asumir el primer Consejo
Superior Notarial fue la de realizar una recopilación y evaluación de las diversas
normas para el ejercicio de la función que habían sido promulgadas por la anterior
Dirección Nacional de Notariado, bajo diversas modalidades, tales como
resoluciones, consultas, directrices, etc.
Además, si bien se había hecho un gran esfuerzo con la emisión de los
primeros lineamientos, esta diversidad de normativa, y la extensión de ese primer
documento, hacían imperativo que se facilitara a los Notarios el acceso a reglas
más precisas y ajustadas a los cambios que, producto del avance y la experiencia,
se hacían necesarios.
Asumiendo esta seria obligación, el Consejo se fijó como meta la revisión y
simplificación de las normas de su competencia.
II.
Estudios y consultas previas
El primer paso para lograr esta meta consistió en cursar una invitación a
todo el Notariado para que participara activamente en la propuesta de mejoras,
reformas, ajustes e ideas nuevas que consideraran convenientes para regular la
función.
Esto se llevó a cabo a través de comunicaciones vía medios electrónicos,
publicaciones y afiches, entre otros.
55
Una vez recibidas las participaciones, se trasladaron a un primer sector de
Notarios experimentados, con amplios conocimientos y experiencia en el ejercicio
de la Función, y además a otros sectores con participación activa en el medio en
instituciones como el Registro Nacional y el Poder Judicial, en especial a los
Jueces Notariales, para que todos hicieran las observaciones que estimaran
pertinentes, de modo que se contó con la visión de los diversos actores que tienen
relación con el notariado.
III.
Elaboración de borradores y promulgación de los nuevos
lineamientos.
Una vez recibidas las opiniones de todos estos participantes, se elaboró un
primer borrador de los nuevos lineamientos, el cual fue circulado una vez más
entre los grupos citados, y también entre todos los notarios.
Recibidos los comentarios, el Consejo en pleno realizó varias reuniones de
trabajo, algunas en conjunto con personal de la Dirección de Notariado, en las
cuales se analizaron todos y cada uno de los temas que abarca lo que hoy es el
nuevo cuerpo normativo, conscientes de la gran importancia que tiene el mismo
tanto para el notariado como para la sociedad costarricense.
El resultado fue la promulgación de un nuevo cuerpo de reglas ajustado a
las condiciones actuales, con la mayor claridad posible, y en resguardo del
notariado y de los usuarios de este valioso servicio público.
Esta reforma abarcó temas como los nuevos medios de conservación del
Archivo de Referencias, la posibilidad de realizar traducciones en documentos
notariales, el ajuste de los medios de control de la función, el uso de los medios de
seguridad, las obligaciones a cargo de los notarios en relación con los controles a
su cargo, entre otras muchas.
56
Los
lineamientos
vigentes
son
un
cuerpo
normativo
organizado,
caracterizados por facilidad de comprensión de sus disposiciones, en las cuales se
evitó repetir las normas del Código Notarial, las que más bien fueron desarrolladas
en aquello en lo que fue necesario para asegurar las mejores prácticas por parte
del notariado.
IV.
Reformas posteriores y normas paralelas
Como toda reforma normativa, una vez puesta en ejecución ha requerido
revisión y ajuste, lo cual se ha hecho de manera constante, en el entendido de que
es la práctica la que determina la necesidad de cambios, siempre con el norte
claro de que se cumpla con el mejoramiento de la función, la seguridad jurídica, y
la estabilidad y calidad del servicio notarial.
En esa misma línea, con la colaboración amplia de la Comisión de ética del
Consejo, se promulgaron en mayo del año 2014 los Lineamientos Deontológicos
para el Ejercicio de la Función Notarial, que con carácter obligatorio y vinculante
disponen reglas mínimas de conducta en el tema ético.
En la actualidad se procura, como parte del cierre de funciones de este
primer grupo de integrantes del Consejo, llevar a cabo una revisión general y
exhaustiva de los actuales lineamientos, y dejar así un cuerpo normativo completo
y ajustado a la realidad.
57
LAS AMENAZAS AL NOTARIADO COSTARRICENSE
En el período comprendido entre la entrada en vigencia del Código Notarial,
finales de1998, y la actualidad, el ejercicio del notariado ha experimentado varios
cambios radicales, que afectan la naturaleza misma de la función notarial y ponen
en peligro el futuro de su ejercicio.
Varias son las amenazas, pero dentro de ellas destacan de manera fundamental
las siguientes:
1
La eliminación del ejercicio notarial y como consecuencia la
eliminación calificadora del registrador.
2
La mala preparación académica
3
Aumento desproporcionado del número de notarios
4
El notario a sueldo o de planta
LA ELIMINACIÓN DEL EJERCICIO NOTARIAL Y COMO CONSECUENCIA LA
ELIMINACIÓN CALIFICADORA DEL REGISTRADOR
Patrocinada y financiada por importantes entes financieros internacionales, en los
últimos años se ha venido impulsando la idea que para lograr una mejor
clasificación en el escalafón empresarial para facilitar la realización de negocios,
se ha convencido a altas autoridades que los principales escollos son: alto costo
legal, la inscripción de los documentos toma mucho tiempo y amplio plazo para la
obtención de permisos y patentes municipales.
58
Los dos primeros obstáculos, que son los que conciernen al ejercicio de la función
notarial, son absolutamente falsos, pues nuestro sistema jurídico y nuestra
idiosincrasia, hacen que la intervención del notario en la redacción del contrato y la
participación del registrador en la calificación de los mismos, sea imprescindible.
Está ampliamente demostrado que el sistema germánico-latino que necesita de la
intervención del notario y el registrador, es mucho más barato que el sistema
anglosajón en donde la intervención de estas dos figuras es prácticamente
irrelevante. La disminución de la litigiosidad en nuestro sistema es abrumadora.
Los costos de seguros y los gastos legales en el litigio son enormes en el sistema
anglosajón.
Se pretende entonces que los contratos se reduzcan a meros formularios que se
presentarán al Registro el cual los debe inscribir sin que sean calificados. Ya
tenemos en nuestro país ejemplos legalizados de estos intentos: crear empresa y
la ley de garantías mobiliarias.
El Consejo Superior Notarial se ha opuesto de manera frontal a estos intentos,
pero lo más importante es hacer conciencia a las altas autoridades, políticas y
judiciales, así como al gremio de la realidad de esta amenaza.
LA MALA PREPARACIÓN ACADÉMICA
No es ningún secreto que todas las universidades, públicas y privadas, eliminaron
o disminuyeron de manera drástica, la enseñanza del derecho notarial y registral,
dentro del pensum ordinario de las personas que pretenden graduarse como
licenciados en Derecho. Estas materias son transversales en el ejercicio del
derecho, pues es inconcebible que personas que en el futuro se desempeñen
como jueces o litigantes desconozcan la importantísima labor que los notarios
como asesores imparciales y mediadores, buscadores de la paz social,
59
desempeñan. Igualmente de la vital función que tienen los Registros dentro de
nuestro sistema legal por la fe pública y la veracidad de sus asientos.
AUMENTO DESPROPORCIONADO DEL NUMERO DE NOTARIOS
Costa Rica un país de cinco millones de habitantes tiene más de OCHO MIL
notarios habilitados para el ejercicio de la función. Este alto número satisface por
mucho las necesidades del país y provoca una descarnada competencia desleal,
que contraviene los más elementales principios éticos.
Son muchas las quejas de muchos notarios que hacen referencia al irrespeto al
arancel notarial. La contratación de los servicios notarial se equipara a la compra
de electrodomésticos, en donde los usuarios solicitan varias cotizaciones para
inclinarse por el más barato.
La solución al problema debe buscarse en medios que detengan la subasta y que
a su vez garanticen que los notarios que se incorporan tienen una preparación
académica y ética de excelencia. Una posible solución es el establecimiento de
una prueba para la incorporación y acreditación como notario.
EL NOTARIO A SUELDO O DE PLANTA
Esta figura, creación de la Sala Constitucional, la cual ha definido claramente
cuáles son los requisitos para que se de, también ha distorsionado el normal
ejercicio de la función notarial, la cual por naturaleza, debe ser imparcial y
asesorar a las partes por igual, pero poniendo especial énfasis en defender a la
parte débil en la contratación.
Es obvio entonces que un notario que es empleado a sueldo de una institución no
puede ejercer imparcialmente la función pues debe acatar las órdenes
provenientes de su patrono, so pena de caer en causal de despido. Paralelamente
las
instituciones
que
contratan
notarios
a
sueldo
incurren
en
gastos
60
multimillonarios, cuyos costos se trasladan de manera solidaria a todos sus
clientes, sean parte o no de un contrato.
No obstante lo anterior, la Dirección Nacional del Notariado y el Consejo Superior
Notarial, acatando los fallos de la Sala Constitucional, inscriben como notarios
institucionales a aquellas personas que cumplan con los requisitos establecidos
por el alto Tribunal: a) contratado por el Estado para que preste servicios
notariales, b) bajo una remuneración salarial, c) con dedicación exclusiva y; d)
sujeto al régimen de empleo público, teniendo como prohibiciones el ejercicio
privado de la función notarial y el cobro de honorarios al Estado por la prestación
de estos servicios.
Pero la realidad es que algunas instituciones bancarias pretenden inscribir como
notarios de planta a personas que no cumplen esos requisitos, especialmente
aquellos que no están sujetos al régimen de empleo público. Han incoado
acciones judiciales en contra de la DNN, amén de ejercer presión de tipo político
para que la DNN flexibilice su posición.
La tensa situación que prevalece en la actualidad, que perjudica directamente al
resto del conglomerado notarial,
es producto claro, directo y negativo de la
existencia misma del notario institucional o de planta.
El Consejo Superior Notarial no comparte la existencia de la figura del notario de
planta o institucional, por contravenir la esencia misma del ejercicio notarial tipo
germano- latino, aun así habilita a las personas que cumplen cabalmente los
requisitos exigidos para ello, pero no está dispuesto a incumplir con la exigencia
de los requisitos mínimos que estos funcionarios deben cumplir.
61
REFORMAS AL CÓDIGO NOTARIAL:
I.
Reformas aprobadas y vigentes:
Durante la gestión del Consejo Superior Notarial nombrado para el período 20102015, la Asamblea Legislativa aprobó las siguientes reformas al Código Notarial:
1.-) ARTÍCULO 129.- Competencia material:
Los notarios públicos podrán tramitar la liquidación de sociedades mercantiles
cuando la disolución haya sido por acuerdo unánime de los socios, sucesiones
testamentarias y ab intestato, adopciones, localizaciones de derechos indivisos
sobre fincas con plano catastrado, informaciones de perpetua memoria, divisiones
de cosas comunes, de forma material o mediante la venta pública, distribución del
precio, deslindes y amojonamientos y consignaciones de pago por sumas de
dinero.
El trámite de esos asuntos ante notario será optativo y solo podrán ser
sometidos al conocimiento de esos funcionarios cuando no figuren como
interesados menores de edad ni incapaces.
Aprobado por Ley n° 9024 del 23/12/2011. Publicado: La Gaceta 249 del
27/12/2011.
2.-) ARTÍCULO 96.-Notas:
Para la corrección de errores en la escritura o su modificación, el notario podrá
escribir notas marginales o al pie de la matriz, las cuales deberán ser firmadas por
las partes otorgantes del acto o contrato y por el notario. En los casos en que
exista pluralidad de actos o contratos en una misma escritura, las notas deberán
ser firmadas únicamente por los otorgantes de los actos o contratos que se
modifiquen, y por el notario.
62
Si alguna de las partes se negara a firmar, fuera imposible su localización o se
encontrara fallecida, el notario procederá a realizar la corrección dando fe de esta
circunstancia y de que la corrección no lesiona los intereses de la parte
interesada, todo esto bajo su responsabilidad.
Cuando la corrección se refiera a modificaciones comprobables por medio del
archivo de referencia o cualquiera otra fuente objetiva y no constituya variación de
las voluntades consentidas, las notas serán firmadas solamente por el notario
autorizante.
Si el tomo del protocolo fue entregado al Archivo Notarial, esta oficina se lo facilitará
al notario para consignar las notas necesarias aplicando las reglas de los párrafos
anteriores, pero sin que el tomo salga de esta dependencia”.
Aprobado por Ley n° 9210 del 20/02/2014. Publicado: La Gaceta 47 del
07/03/2014.
II.
Elaboración de otras reformas:
En diciembre del año 2013, el Consejo Superior Notarial encargó a su Comisión
de Ética, el estudio, análisis y propuestas de modificación o mejora a un proyecto
de ley de reforma integral al Código Notarial, elaborado por una comisión
interinstitucional
compuesta
por
representantes
de
varias
instituciones
relacionadas con el quehacer notarial en nuestro país, así como por personas
físicas, que de una u otra forma, tienen que ver con el tema.
Fue así como, el día 5 de junio de 2014, el Doctor Alban Bonilla Sandí,
coordinador de esa comisión, hizo entrega formal al Consejo Superior Notarial, del
documento que contiene las propuestas de modificación en aras de mejorar el
proyecto de ley de reforma integral del Código Notarial.
63
Este proyecto de ley aún no ha sido aprobado por el Consejo Superior Notarial,
para su presentación formal en la Asamblea Legislativa.
El Consejo Superior Notarial estima urgentes y necesarias algunas reformas
legales fundamentales para el fortalecimiento de la seguridad jurídica y la paz
social derivadas de la función notarial, para la reducción o eliminación de
entrabamientos actuales en el desempeño de las competencias de la Dirección
Nacional de Notariado, y para la simplificación y agilización efectiva y eficaz de los
procedimientos asociados a las irregularidades en que incurren los Notarios
Públicos. Algunas de estas reformas legales sugeridas a incorporar en el Código
Notarial son:
 La cancelación vitalicia de la licencia de Notario Público para ciertos casos
en los que la cantidad o la gravedad de antecedentes disciplinarios o de
otra naturaleza derivados de la función notarial es de tal magnitud que
pareciera que nunca han ejercido ni un día en forma correcta la función
pública notarial.
 La prohibición del ejercicio conjunto de la abogacía y el notariado.
 La realización de un examen de incorporación para poder ejercer el
notariado que compruebe la buena preparación y los conocimientos
jurídicos necesarios .
 La eliminación dela figura del notario a sueldo.
 La exclusión expresa de la aplicación de la Ley General de la
Administración Pública en todo procedimiento administrativo notarial de
cualquier naturaleza, con expresa ordenanza a simplificar procesos y
procedimiento remisión al Código Notarial y al Código Procesal Civil para
integración del Debido Proceso.
 La inhabilitación de pleno derecho o automática de los Notarios que
incurran en ciertas faltas o incumplimientos de mera constatación, verbi
gracia, atraso en el pago de la garantía mínima o Fondo de Garantía
64
Notarial, atraso en la presentación de índices de instrumentos públicos,
suspendidos por el Colegio de Abogados.
 Eliminación de la figura del conotariado.
 Eliminar el requisito del aviso previo estipulado en el inciso g) del artículo 23
del Código Notarial.
 Obligatoriedad de todas las autoridades judiciales que conozcan causas
sobre irregularidades notariales, de secuestrar sin más trámite todos los
mecanismos de seguridad del Notario y ordenar la inhabilitación funcional
del mismo.
 Establecer la obligatoriedad de los Jueces Notariales de dictar medida
cautelar de inhabilitación y secuestro de mecanismos de seguridad en
casos especialmente seleccionados.
 Estipular la obligatoriedad de los Tribunales Notariales de dictar y ordenar
de oficio la nulidad de los instrumentos públicos viciados de nulidad
absoluta cuando conozcan causas disciplinarias notariales.
 Trasladar toda competencia sancionatoria disciplinaria al Poder Judicial,
pero a la vez fortalecer y aumentar los tribunales disciplinarios notariales.
 Estipular
expresamente
la
obligatoriedad
de
cumplimiento
de
los
Lineamientos, Directrices y Resoluciones de la DNN no solo para los
Notarios sino para los particulares en general y especialmente para las
entidades públicas y privadas. Estableciendo un régimen sancionatorio no
ilusorio para las entidades o los particulares que no lo acaten.
 Reducción paulatina, gradual y a largo plazo del número de notarios.
 Transformación del Fondo de Garantía Notarial en una figura que brinde
mayor garantía y protección al usuario, así como para fondo de retiro y
ayuda social para el notario.
65
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
Aspectos Notariales:
1.-
Fortalecer la imagen que la DNN es el ente rector de la actividad notarial,
haciendo
las
gestiones
pertinentes
ante
las
Autoridades
Judiciales,
la
Procuraduría General de la República y Autoridades Administrativas.
2.-
Hacer del conocimiento de autoridades, instituciones y público en general la
imperiosa necesidad de la existencia del notario público y el rol que este
desempeña en pro de la paz social y la disminución de la litigiosidad.
3.-
Aumentar la participación de los notarios en asuntos que hoy son de
conocimiento exclusivo de los jueces, abarcando tanto relaciones no contenciosas
como algunas que tengan naturaleza litigiosa.
4.-
Fomentar una mayor capacitación del notario.
5.-
Fomentar una visión positiva de los notarios hacia la función fiscalizadora
de la DNN.
6.-
Fortalecer la función fiscalizadora de la DNN.
7.-
Mantener una posición firme respecto al papel de asesor imparcial del
notario en la relación entre las partes.
Administrativas:
1.- Tener presente la vigencia de la opción de compra del piso que ocupa la DNN
que vence en noviembre del 2015.
2.- Promover la capacitación especializada de los funcionarios de la DNN.
66
Fiscalización:
1.- Es imperativo fomentar una cultura generalizada asociada a este tema, entre
los particulares y especialmente a nivel público entre todas las instituciones
públicas. De poco o nada sirve la participación activa de la DNN si las entidades
públicas facilitan por acción, omisión o desidia, la comisión de irregularidades
notariales.
2.- Es imperativo y urgente una cultura notarial y fiscalizadora integral. Es
necesario que la sociedad conozca y se tenga conciencia de la relevancia de este
funcionario en la sociedad: el Notario Público.
Es imperativo que la sociedad
conozca sus deberes y obligaciones del Notario para que esta no solo reciba sus
servicios, sino que sepa exigir lo que tiene derecho de recibir por parte de un
Notario Público. Es urgente mejorar en las universidades la formación académica
y deontológica del profesional en derecho. Es imperativa una política
interinstitucional global en materia notarial que lejos de sacar al Notario Público
como actor y partícipe de la seguridad jurídica y la paz social de la colectividad, lo
integre mucho más. Es imperativo que todas las entidades e instituciones se
sumen y participen activamente en la función fiscalizadora de la actividad notarial.
3.- El Consejo Superior Notarial estima que falta mucho por hacer, tanto desde el
tema de la Fiscalización Notarial como integralmente desde la perspectiva
institucional. Creemos que dejamos una nueva Dirección Nacional de Notariado
bastante bien cimentada. Con un recurso humano con la suficiente idoneidad para
continuar desarrollando, mejorando, resaltando y rescatando la vocación de
servicio que debe privar. Consideramos que se deben depurar y simplificar las
tramitologías institucionales, y la actitud y posturas del personal sobre estos temas
también deben modificarse en función de la sencillez y simplificación de trámites
internos y externos.
4.- Debe implementarse un modelo más simple, sencillo y práctico, automatizado
preferiblemente, sobre la base de documentación estandarizada que permita a los
Fiscales Notariales actuar y documentar las faltas notariales con celeridad, pero
67
sobre todo que haga que sus tareas de escritorio u oficina perturben o atrasen lo
menos posible la actuación o función de campo.
Tecnología:
Para el año 2015:
I.
Extender la utilización de la plataforma tecnológica virtual, de forma
paulatina a los funcionarios usuarios de equipos de cómputo,
facilitándole a estos el uso de máquinas virtuales hospedadas en el
Datacenter de Racsa en la nube (escritorios virtuales), de tal manera
que se extienda la seguridad y continuidad de servicio a los equipos que
ellos utilizan en la producción de información y documentos electrónicos.
Para el año 2016:
I.
Que todos los usuarios de equipos de cómputo trabajen bajo la
modalidad y uso de máquinas virtuales en la nube, dándole seguridad a
la información, asegurando la continuidad de servicio, teniendo la
posibilidad de estandarizar las herramientas que todos utilizan y además
que puedan trabajar en sus equipos desde cualquier parte en donde
haya acceso a internet, abriendo las posibilidades del teletrabajo.
II.
Implementación de los servicio en línea a los usuarios externos de
información de la DNN, y del pago electrónico para adquirirlos, haciendo
sus solicitudes y recibiendo los documentos con la utilización de firma
digital. De esta manera dichos usuarios no tendrán que desplazarse a
las oficinas de la DNN para efectuar sus trámites.
III.
Implementación de herramientas de trabajo colaborativo para los
usuarios internos de la Institución, de tal manera que puedan desarrollar
sus actividades de forma eficiente y eficaz, aprovechando las
68
posibilidades de comunicación que la tecnología ofrece y que les
permitirá coordinar acciones con sus compañeros, en beneficio de los
usuarios externos que solicitan información.
IV.
Mejoramiento en los procesos de interoperabilidad entre la DNN y las
instituciones con que comparte y recibe información, de tal manera que
su intercambio sea de la forma más automatizada posible, con la
utilización de los servicios vía internet, que permiten que los sistemas de
información institucionales se sirvan de la información que necesitan de
forma automática.
Fondo de Garantía Notarial:
Debe procurarse una reforma legal a fin de transformar la figura del Fondo de
Garantía Notarial para que los fondos recaudados sirvan para cumplir mejor la
protección a los usuarios, así como conformar un fondo que sirva de fondo de
retiro y ayuda social para los notarios cotizantes.
69
ANEXOS
70
SOBRE LA COMPRA Y ALQUILER DEL EDIFICIO
AÑO 2012
ACTA No 02-2012 Sesión Ordinaria celebrada el 25 de enero del 2012
Invitación para ver edificio Cordillera en venta
ACTA No 03-2012 Sesión Ordinaria celebrada el 08 de febrero del 2012
NUEVO LOCAL Y NOMBRAMIENTO DE COMISIONES: FINANCIERA Y DE
SELECCIÓN DEL INMUEBLE. El Lic. Jaime Weisleder Weisleder solicita a los
miembros presentar por escrito el nombre y demás información de aquellas
posibles personas físicas o jurídicas que ofrezcan la venta de un edificio, de la
manera más detallada posible, para realizar las averiguaciones correspondientes.
Además indica que aproximadamente se necesitará una edificación de mil metros
cuadrados. Lo anterior con el fin de evaluar todas las opciones y presentar las
mejores ofertas ante el Consejo Superior Notarial para su escogencia.
ACTA No 04-2012 Sesión Ordinaria celebrada el 22 de febrero del 2012
CRONOGRAMAPARA ADQUISICIÓNDELEDIFICIO.
El Lic. Jaime Weisleder comenta que se realizó el cronograma para la compra del
edificio ya que hay poco tiempo para la adquisición, además es el momento
indicado para realizar los siguientes asuntos:
a) Diseño adecuado del edificio. b) Instalaciones eléctricas adecuadas. c)
Negociación con las Empresas. d) Negociación con los Bancos.
71
ACTA No 07-2012 Sesión Ordinaria celebrada el 21 de marzo del 2012
EDIFICIO VENCIMIENTO DEL PLAZO PARA RECIBIR PROPUESTAS PARA
EL EDIFICIO.
El Lic. Jaime Weisleder Weisleder indica que de acuerdo con el cronograma,
venció el plazo para recibir propuestas para la adquisición del edificio y que
actualmente se cuenta con aproximadamente veinte ofertas, las cuales serán
analizadas por la comisión nombrada con este fin y rendirán un informe al Consejo
Superior Notarial.
EL CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL ACUERDA POR UNANIMIDAD Acuerdo
2012-007-003:a) Se tiene por conocido el vencimiento del plazo para recibir
propuestas para la escogencia del edificio que albergará las instalaciones de la
Dirección Nacional de Notariado,
ACTA No 11-2012 celebrada el 16 de mayo del 2012
EDIFICIO:
Acuerdo 2012-011-004:
. a) Se tiene por presentado el informe sobre la adquisición del edificio para la
Dirección Nacional de Notariado, por parte del Lic. Jaime Weisleder
Weisleder.
. b) Remitir a los miembros del Consejo Superior la recomendación de los
ingenieros sobre los edificios propuestos.
. c) Una vez definido por el Consejos Superior Notarial el edificio que se
adquirirá, se comisiona al Presidente del Consejo Superior Notarial realizar
y firmar la solicitud fundamentada a la Contraloría General de la República
para proceder con la compra directa del edificio.
72
1) INFORME SOBRE NUEVA SEDE DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE
NOTARIADO (AVALÚO, TRIBUTACIÓN Y FIRMA DEL CONTRATO).
El Lic. Jaime Weisleder Weisleder, Presidente del Consejo Superior Notarial
explica que con relación al procedimiento para el alquiler del edificio para la nueva
sede de la Dirección Nacional de Notariado, se presenta en este acto el avalúo
correspondiente emitido por Tributación Directa oficio ATSJO.A.V.A 196-2014,
suscrito por el Arq. Luis Alonso Flores Lobo, Perito Evaluador del Área de
Valoraciones Administrativas de la Dirección General de Tributación.
Los señores miembros del Consejo Superior Notarial discuten el tema.
EL CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL ACUERDA POR UNANIMIDAD
Acuerdo 2014-015-006:
a) De conformidad con oficio ATSJO.A.V.A 196-2014, suscrito por el Arq. Luis
Alonso Flores Lobo, Perito Evaluador del Área de Valoraciones Administrativas
de la Dirección General de Tributación, se determinó que el edificio SIGMA
Bussines Center puede ser arrendado por un precio mensual máximo de treinta
y tres millones cuatrocientos noventa y tres mil ochocientos colones exactos
(¢33.493.800,00).
b) Por lo anterior, y habiéndose determinado mediante oficio JA-DNN-46-2014,
que el edificio SIGMA Bussines Center, por su ubicación, naturaleza,
condiciones y situación se configura como el más apto para establecer la sede
de la Dirección Nacional de Notariado, y siendo que las condiciones que se
presentan están acorde con el ordenamiento jurídico, se aceptan los términos
de la oferta presentada y de conformidad con el artículo 131 inciso j del
Decreto Ejecutivo 33411, se adjudica el arrendamiento del inmueble SIGMA
Bussines Center a Plataforma Mercantil Sociedad Anónima, por cinco años y
73
por el precio de treinta y siete mis seiscientos treinta y ocho dólares con
noventa y seis centavos ($37.638,96) mensuales durante los cinco años.
c) Deberá el adjudicatario proceder a realizar las adecuaciones convenidas y
ofertadas en el inmueble.
d) El contrato incluirá una cláusula de opción de compra, la cual estará vigente
por tres años y en la que se contemplará como parte del pago del precio total
de la compra, el cincuenta por ciento del dinero cancelado por concepto del
alquiler del primer año. Deberá presentar el adjudicatario antes de la firma del
contrato la propuesta de precio de venta que mantendrá durante ese plazo.
Este precio será aceptado por la Dirección Nacional de Notariado solamente si
en el momento de la compra el avalúo que deberá realizarse determina que es
un precio razonable, por lo que el mismo queda condicionado a dicho avalúo.
e) Comisionar al Lic. Alexander Zeledón Cantillo, Jefe de la Unidad Administrativa
de la Dirección Nacional de Notariado, para que remita un oficio en el cual se
establezca si en el desarrollo del procedimiento de esta contratación, se
observó lo establecido en la Legislación vigente.
f) Acuerdo firme.
74
AÑO 2013
ACTA 14 – 2013 DEL 03 DE JULIO 2013
El Lic. Jaime Weisleder Weisleder informa a los miembros del Consejo Superior
Notarial, que presentó el expediente de adquisición de la compra del edificio para
la Dirección Nacional de Notariado mediante el oficio CSN-DNN- 127-2013 del 13
de Junio del 2013, por lo que recibió la comunicación de la Contraloría General de
la República Oficio DCA-1469 del 26 de junio del 2013, suscrito por la Licda. Lucia
Golcher Beirute, Fiscalizadora, en donde se le solicita a la Dirección Nacional de
Notariado llenar una serie de requisitos, de los cuales algunos de ellos se pueden
cumplir dentro del plazo de 5 días, pero otros son de imposible cumplimiento,
como por ejemplo un nuevo avalúo hecho por Tributación Directa, la remodelación
del edificio, puesto que se solicita los planos completos de la distribución de las
oficinas y los materiales a utilizar y que los requisitos para adquirir el edificio
deben ser técnicos. En virtud de lo anterior, el Lic. Jaime Weisleder Weisleder
decidió retirar la gestión por medio del oficio CSN-DNN-142-2013 del 02 de Julio
del 2013.
El Lic. Jaime Weisleder Weisleder comenta que existen plazas que por Ley se
debe de contar en la institución y que existe trabajo con el que no se cuenta con el
personal suficiente para salir adelante, de ahí se deriva las contrataciones de
algunas de las plazas para el cumplimiento de la labor notarial, provocando un
crecimiento en el personal de la institución y espacio físico insuficiente.
Lic. Melvin Rojas Ugalde comenta: A) Que los procesos y procedimientos se
desarrollan conforme a lo dictado por el Consejo Superior Notarial en el manual
interno de procedimientos y al elenco de requisitos dispuestos por el Consejo. B)
Que en efecto existe hacinamiento institucional al punto que hay funcionarios
ubicados dos juntos en un mismo escritorio.
Los miembros del Consejo Superior Notarial discuten el tema donde se exponen
los siguientes puntos:
75
1. Iniciar los trámites de la compra del edificio por medio de licitación pública a
la mayor brevedad posible.
2. El Consejo Superior Notarial acompañe a la administración en el
planteamiento de solución de la compra del edificio y alquiler de locales o
edificio para solventar la necesidad de mayor espacio físico y actual de la
Dirección Nacional de Notariado.
Acuerdo 2013-014-003:
a) Tener por presentado el informe rendido por el Lic. Jaime Weisleder
Weisleder, respecto al trámite que se inició con el oficio CSN-DNN- 1272013, del 13 de Junio del 2013 ante la Contraloría General de la República
referente a la solicitud de autorización de compra de la nueva sede de la
Dirección Nacional de Notariado por medio de Contratación Directa, gestión
que el sr. Weisleder desistió por cuanto con el oficio DCA-1469 del 26 de
junio del 2013 de la Contraloría General de la República solicita una serie
de requerimientos que atrasarán la adquisición.
b) Comisionar a la Coordinación Administrativa para que inicie los trámites de
estudio de especificaciones técnicas para la adquisición de un edificio para
la sede de la Dirección Nacional de Notariado, por medio de licitación
pública.
c) Que la Dirección Ejecutiva junto con la Coordinación Administrativa,
presente a más tardar el 17 de julio próximo el plan de alquiler de un edificio
o locales que resuelvan la situación de hacinamiento actual que se vive en
la Dirección Nacional de Notariado.
76
d) Que
el
Consejo
Superior
Notarial
colabore
con
la
Coordinación
Administrativa en los planes de adquisición del edificio y alquiler de edificio
o locales para la Dirección Nacional de Notariado.
e) Acuerdo Firme.
ACTA 23-2013 DEL 23 DE OCTUBRE DE 2013
2) VISITA A EDIFICIOS.
Sondeo preliminar opciones de arrendamiento:
Según Acuerdo Firme 2013-014-003 del 3 de julio de 2013 se comisiona a la
Coordinación Administrativa para ejecutar el proyecto para adquisición o alquiler
de edificio o local para la Dirección Nacional de Notariado.
Siendo así, expone lo siguiente, en relación con los locales que ahora se ocupan:
Situación actual:
1. Hacinamiento.
2. Se requiere de mayor espacio en todas las áreas.
3. Condiciones insalubres (fuga de aguas negras, filtraciones, malos olores)
4. Imagen poco atractiva.
5. Difícil acceso y localización.
6. Desinterés por parte del dueño del Edificio.
7. Las condiciones para la atención del público son muy incómodas.
77
8. No existe un sistema alternativo de energía en caso de falla del fluido eléctrico.
9. Los locales tienen un alto riesgo en caso de siniestro (una única salida –
pasadizos reducidos – puertas no abatibles).
Determinación de condiciones técnicas requeridas:
1. Edificio que reúna las condiciones de espacio, higiene, seguridad y comodidad
que requiere la DNN.
2. Que se mantenga dentro del Circuito Notarial Registral- 2 Km alrededor del
Registro Nacional y el Archivo Notarial.
3. Local de entre 1400 y 2000 metros cuadrados conforme a las necesidades de
espacio establecidas actuales y futuras.
4. Que sea un edificio nuevo que no presente problemas estructurales ni de
mantenimiento.
5. Que esté ubicado a nivel de carretera para una rápida ubicación y acceso a los
usuarios.
6. Que ofrezca al menos un espacio de parqueo por cada 32 m2 de arrendamiento
o compra.
7. Que incluya parqueo externo para uso de los visitantes.
8. Que cumpla con la Ley 7600.
9. Que ofrezca la opción de compra inmediata.
78
10. Que dé la opción de colocar 2 o más rótulos en la fachada del inmueble que
identifiquen a la institución.
11. Que cuente con un sistema de suministro de energía alternativo en caso de
que falte el fluido eléctrico.
12. Que la oferta sea “llave en mano” que incluya el costo del arrendamiento del
edificio, la remodelación y el mobiliario.
Opciones:
Opción N° 1 – Oficentro Condal: El Oficentro Condal es un edificio de primer
nivel, ubicado en San Pedro de Montes de Oca, ofrece seguridad interna, planta
eléctrica y un parqueo por cada 30 M2 de arrendamiento. Actualmente tiene el
espacio requerido por la DNN a un precio en obra gris de $ 18 por M2 negociable.
Ofrece la opción “llave en mano” pero parcial, sólo para realizar la remodelación
interna, no así la relacionada con el amueblamiento de las oficinas. En el edificio
no se puede colocar rótulos, únicamente ofrecen la opción de colocar un rótulo en
un valla de anuncios ubicado en la entrada del edificio. No ofrece la posibilidad de
arrendamiento con opción de compra.
79
Opción N° 2 – Oficentro Mira: El Oficentro Mira es un edificio igualmente de
primer nivel, ubicado en Zapote, 300 metros al oeste de la Casa Presidencial.
Cuenta con 2000 M2 disponibles en obra gris para arrendar a un precio de $ 17
por M2, ofrece seguridad interna, planta eléctrica, un espacio de parqueo por cada
30 M2 de alquiler, un anfiteatro para uso relativo de los inquilinos, dependiendo del
espacio arrendado. Ofrece la opción de arrendamiento “llave en mano” completo,
es decir incluyendo la remodelación y el amueblamiento. En el edificio no se
puede colocar rótulos, únicamente ofrecen la opción de colocar un rótulo en un
valla de anuncios ubicado en la entrada del edificio. No ofrece la posibilidad de
arrendamiento con opción de compra.
Opción N° 3 – Sigma Businnes Center: El edificio Sigma Businnes Center es
también un edificio de primer nivel, ubicado en San Pedro costado oeste del Mall
San Pedro. Cuenta con 1.752 M2 disponibles en el cuarto piso en obra gris para
arrendar a un precio de $ 16.75 por M2, ofrece seguridad interna, planta eléctrica,
un espacio de parqueo por cada 33.34 M2 de alquiler, Ofrece la opción de
arrendamiento “llave en mano” completo, es decir incluyendo la remodelación y el
amueblamiento.
En el edificio se podría negociar la posibilidad de colocar un
rótulo y también de negociar el arrendamiento con opción de compra pero no es
definitivo.
80
Opción N° 4 – Oficentro Dent: El Oficentro Dent, es igualmente un edifico de
primer nivel, ubicado en San Pedro de Montes de Oca, Barrio Dent, diagonal al
Banhvi. Cuenta con suficiente espacio disponible en obra gris a un precio de $ 17
por M2, ofrece seguridad interna, planta eléctrica, un parqueo por cada 30 M2 de
alquiler. Ofrece la opción de arrendamiento “llave en mano” completo, es decir
incluyendo la remodelación y el amueblamiento. En el edificio se pueden colocar
uno o dos rótulos. Ofrece la posibilidad de arrendamiento con opción de compra y
se reconocería parte del pago por arrendamiento como abono al costo del
inmueble.
81
Condiciones Oficentro Dent:
1. Solamente el Oficientro Dent ofrece el arrendamiento con opción de compra
inmediata.
2. Se ubica dentro del Circuito Notarial Registral – 2 Km alrededor del AN y el RN.
3. Ofrece locales conforme a las necesidades de espacio establecido actual y
futuro.
4. Es un edificio nuevo que no presenta problemas estructurales ni de
mantenimiento.
5. Solamente el Oficentro Dent está ubicado frente a la calle.
6. Su oferta establece un espacio de parqueo por cada 30 M2 de arrendamiento.
7. Parqueo externo para visitantes.
8. Cumple con la Ley 7600.
9. Ofrece la opción de colocar hasta dos rótulos que identifiquen a la institución.
10. Cuenta con un sistema de suministro de energía alternativo en caso de que
falte el fluido eléctrico.
11. Su oferta es “llave en mano” que incluye la remodelación y el mobiliario
requerido.
82
Conforme a los hechos se puede utilizar la figura establecida en el artículo 131,
inciso j) del Reglamento de Contratación Administrativa.
j) Arrendamiento o compra de bienes únicos: La compra o arrendamiento de
bienes que en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación se
configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En estos casos, el
precio máximo será el que fi je el personal especializado de la Institución o
en su defecto, de la Dirección General de la Tributación.
La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir
o en proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses
institucionales o comerciales, según los términos que las partes convengan.
En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la
autorización de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un
plazo máximo de diez días hábiles para analizar la gestión.
Los miembros del Consejo Superior Notarial discuten el tema.
Acuerdo 2013-023-003:
a) Se tiene por recibido los oficios JA-DNN-115 de fecha 14 de octubre de
2013 suscrito por el Lic. Alexander Zeledón Cantillo, Coordinador
Administrativo, referente a estudio de condiciones técnicas requeridas y
opciones de inmuebles a arrendar y DE-DNN-0788 de fecha 22 de octubre
de
2013
suscrito
por
el
Dr.
Carlos
Manuel
Rodríguez
Jiménez
correspondiente a la Justificación de la Contratación del Arrendamiento de un
Edificio para la sede de la Dirección Nacional de Notariado.
83
b) Con fundamento en el oficio JA-DNN-115 de fecha 14 de octubre presentado
por el Lic. Alexander Zeledón Cantillo, Coordinador Administrativo, referente
a estudio de condiciones técnicas requeridas y opciones de inmuebles a
arrendar y el oficio DE-DNN-0788 de fecha 22 de octubre de 2013
presentado por el Dr. Carlos Manuel Rodríguez Jiménez correspondiente a la
Justificación de la Contratación del Arrendamiento de un Edificio para la sede
de la Dirección Nacional de Notariado y de conformidad con los artículos 8,
131 inciso j y 159 del Decreto 33411 Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, se autoriza el inicio de la contratación para el arrendamiento
del inmueble Oficentro Dent de la empresa Volio y Trejos S.A.; en los
términos de la solicitud presentada por el Director Ejecutivo. Proceda la
proveeduría institucional a valorar y tramitar la respectiva contratación y la
Dirección Ejecutiva a coordinar con la Dirección General de Tributación
Directa el avalúo respectivo para determinar el precio máximo de
arrendamiento.
84
AÑO 2014
ACTA Nº 005-2014 DEL 05 DE MARZO 2014
OFICIO JA-DNN-046 EN RELACIÓN CON LA AUTORIZACIÓN DE LA
CONTRATACIÓN DEL ARRENDAMIENTO Y COMPRA DEL NUEVO EDIFICIO
PARA LA DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO.
La Dra. Roxana Sánchez Boza explica que se recibió el oficio JA-DNN-046 de
fecha 03 de marzo de 2014, suscrito por el Lic. Alexander Zeledón Cantillo,
Coordinador Administrativo de la Dirección Nacional de Notariado, en relación con
el estudio sobre los planes para el alquiler del edificio o locales para la Dirección
Nacional de Notariado, por lo que somete a revisión y aprobación de los Señores
Miembros del Consejo Superior Notarial.
Los Señores Miembros del Consejo Superior Notarial discuten el tema.
Acuerdo 2014-005-002:
a) Tener por recibido los oficios: número JA-DNN-046 de fecha 3 de marzo del
2014 suscrito por el Lic. Alexander Zeledón Cantillo, Coordinador
Administrativo, referente al estudio de las condiciones técnicas requeridas y
opciones de inmuebles a arrendar y oficio número DE-DNN-0124-2014 de
fecha 4 de marzo del 2014 suscrito por el Lic. Melvin Rojas Ugalde, Director
Ejecutivo (ad ínterim), correspondientes a la Justificación de la Contratación
del Arrendamiento de un Edificio para la sede de la Dirección Nacional de
Notariado.
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b) Con fundamento en los oficios número JA-DNN-046 de fecha 3 de marzo del
2014, presentado por
el Lic. Alexander Zeledón Cantillo, Coordinador
Administrativo, referente a estudio de condiciones técnicas requeridas y
opciones de inmuebles a arrendar y el oficio número DE-DNN-0124 de fecha
04 de marzo de 2014 presentado por el Lic. Melvin Rojas Ugalde
correspondientes a la Justificación de la Contratación del Arrendamiento de
un Edificio para la sede de la Dirección Nacional de Notariado y de
conformidad con los artículos 8, 131 inciso j y 159 del Decreto 33411
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se autoriza el inicio de
la contratación para el arrendamiento del inmueble que es Edificio Sigma; en
los términos de la solicitud y documentación presentada por el Director
Ejecutivo (ad ínterim). Proceda la proveeduría institucional a valorar y
tramitar la respectiva contratación, y la Dirección Ejecutiva a coordinar con la
Dirección General de Tributación el avalúo respectivo para determinar el
precio máximo de arrendamiento, así como a firmar los documentos de
trámite que se requieran.
La adjudicación final de la contratación es
competencia reservada al Consejo Superior Notarial.
c) Acuerdo Firme.
ACTA Nº 007-2014 DEL 09 DE ABRIL 2014
INFORME ACERCA DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DEL EDIFICIO
PARA LA NUEVA SEDE Y CRONOGRAMA ESTIMADO DE ACTIVIDADES.
El Lic. Jaime Weisleder Weisleder, Presidente del Consejo Superior Notarial,
informa que en relación con las negociaciones para el contrato del arrendamiento
del edificio para la nueva sede, aprobadas mediante acuerdo número 2014-005002, tomado por el Consejo Superior Notarial en su sesión extraordinaria número
005-2014, aún se encuentra en trámite.
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Comunica además que en cuanto los representantes del edificio para la nueva
sede envíen el detalle pormenorizado de los componentes del servicio a contratar,
se procederá conforme al borrador del cronograma estimado de actividades,
emitido para el efecto.
Acuerdo 2014-007-002:
a) Tener por recibido el informe presentado por el Lic. Jaime Weisleder Weisleder
en su calidad de Presidente del Consejo Superior Notarial, referente a la
negociación del contrato de arrendamiento del edificio para la nueva sede de la
Dirección Nacional de Notariado.
b) Acuerdo Firme.
ACTA Nº 009-2014 DEL 21 DE MAYO 2014
4) SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES PARA LA NEGOCIACIÓN DEL NUEVO
EDIFICIO.
El M. Sc. Guillermo Sandí Baltodano, Director Ejecutivo de la Dirección Nacional
de Notariado, comunica los avances de los trámites para la negociación del nuevo
edificio para la Dirección Nacional de Notariado.
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Acuerdo 2014-009-005:
Tener por recibido el informe sobre los avances de los trámites para la
negociación de la nueva sede para la Dirección Nacional de Notariado, presentado
por el M. Sc. Guillermo Sandí Baltodano, Director Ejecutivo de la Dirección
ACTA Nº 012-2014 DEL 02 JULIO 2014
NOTARIADO.
El Lic. Jaime Weisleder Weisleder Presidente del Consejo Superior Notarial,
informa sobre los avances para el arrendamiento de la nueva sede de la Dirección
Acuerdo 2014-012-007:
a) Tomar nota del informe sobre el arrendamiento para la nueva sede de la
Dirección Nacional de Notariado, presentado por el Lic. Jaime Weisleder
Weisleder Presidente del Consejo Superior Notarial.
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El Lic. Jaime Weisleder Weisleder, presidente del Consejo Superior Notarial,
Acuerdo 2014-013-004:
b) Tomar nota del informe sobre el arrendamiento para la nueva sede de la
Dirección Nacional de Notariado, presentado por el Lic. Jaime Weisleder
Weisleder Presidente del Consejo Superior Notarial.
1) INFORME SOBRE ARRENDAMIENTO DE LA NUEVA SEDE PARA LA
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO.
El Lic. Jaime Weisleder Weisleder Presidente del Consejo Superior Notarial,
Los señores miembros del Consejo Superior Notarial Discuten el tema.
Acuerdo 2014-014-007:
Tomar nota del informe sobre el arrendamiento para la nueva sede de la Dirección
Nacional de Notariado, presentado por el Lic. Jaime Weisleder Weisleder
Presidente del Consejo Superior Notarial
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ACTA Nº 015-2014 DEL 13 AGOSTO 2014
El Lic. Jaime Weisleder Weisleder, Presidente del Consejo Superior Notarial
explica que con relación al procedimiento para el alquiler del edificio para la nueva
sede de la Dirección Nacional de Notariado, se presenta en este acto el avalúo
correspondiente emitido por Tributación Directa oficio ATSJO.A.V.A 196-2014,
suscrito por el Arq. Luis Alonso Flores Lobo, Perito Evaluador del Área de
Valoraciones Administrativas de la Dirección General de Tributación.
Acuerdo 2014-015-006:
g) De conformidad con oficio ATSJO.A.V.A 196-2014, suscrito por el Arq. Luis
Alonso Flores Lobo, Perito Evaluador del Área de Valoraciones Administrativas
de la Dirección General de Tributación, se determinó que el edificio SIGMA
Bussines Center puede ser arrendado por un precio mensual máximo de treinta
y tres millones cuatrocientos noventa y tres mil ochocientos colones exactos
(¢33.493.800,00).
h) Por lo anterior, y habiéndose determinado mediante oficio JA-DNN-46-2014,
que el edificio SIGMA Bussines Center, por su ubicación, naturaleza,
condiciones y situación se configura como el más apto para establecer la sede
de la Dirección Nacional de Notariado, y siendo que las condiciones que se
presentan están acorde con el ordenamiento jurídico, se aceptan los términos
de la oferta presentada y de conformidad con el artículo 131 inciso j del
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Decreto Ejecutivo 33411, se adjudica el arrendamiento del inmueble SIGMA
Bussines Center a Plataforma Mercantil Sociedad Anónima, por cinco años y
por el precio de treinta y siete mis seiscientos treinta y ocho dólares con
noventa y seis centavos ($37.638,96) mensuales durante los cinco años.
i) Deberá el adjudicatario proceder a realizar las adecuaciones convenidas y
ofertadas en el inmueble.
j) El contrato incluirá una cláusula de opción de compra, la cual estará vigente
por tres años y en la que se contemplará como parte del pago del precio total
de la compra, el cincuenta por ciento del dinero cancelado por concepto del
alquiler del primer año. Deberá presentar el adjudicatario antes de la firma del
contrato la propuesta de precio de venta que mantendrá durante ese plazo.
Este precio será aceptado por la Dirección Nacional de Notariado solamente si
en el momento de la compra el avalúo que deberá realizarse determina que es
un precio razonable, por lo que el mismo queda condicionado a dicho avalúo.
k) Comisionar al Lic. Alexander Zeledón Cantillo, Jefe de la Unidad Administrativa
de la Dirección Nacional de Notariado, para que remita un oficio en el cual se
establezca si en el desarrollo del procedimiento de esta contratación, se
observó lo establecido en la Legislación vigente.
l) Acuerdo firme.
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ACTA Nº 016-2014 DEL 27 AGOSTO 2014
INFORME SOBRE ALQUILER DEL EDIFICIO.
El M Sc. Guillermo Sandí Baltodano, Director Ejecutivo de la Dirección Nacional de
Notariado, informa que mediante oficio AJ-O-DNN-036-2014, suscrito por la
Asesoría Jurídica de la Dirección Nacional de Notariado, se realiza el análisis legal
de las ofertas presentadas para el alquiler de la nueva sede de la Dirección
Nacional de Notariado, el cual indica que la oferta de Plataforma Mercantil S.A
cumple a cabalidad con todos los requerimientos legales estipulados, por lo tanto
no resulta necesario formularle ningún requerimiento adicional.
Por otro lado agrega que según el análisis integral de las ofertas presentadas para
el alquiler de la nueva sede de la Dirección Nacional de Notariado, presentado por
el Área de Proveeduría Institucional de la Dirección Nacional de Notariado,
mediante oficio JA-PI-DNN-0042-2014 del 20 de agosto del 2014, el cual indica
que desde el punto de vista técnico, legal y económico la oferta cumple con lo
requerido, considerando admisible en todos sus extremos para una eventual
adjudicación la oferta presentada por Plataforma Mercantil S.A.
Por lo anterior se presenta el proyecto del contrato para que sea sometido a
revisión de los señores miembros del Consejo Superior Notarial.
Acuerdo 2014-016-003:
a) Tener por recibido el oficio AJ-O-DNN-036-2014, de fecha 20 de agosto del
2014, suscrito por la Asesoría Jurídica de la Dirección Nacional de Notariado,
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mediante el cual se realiza el análisis legal de ofertas, el cual indica que la
oferta de Plataforma Mercantil S.A, cumple a cabalidad con todos los
requerimientos legales estipulados; y el oficio JA-PI-DNN-0042-2014, de fecha
20 de agosto del 2014, suscrito por la Proveeduría Institucional de la Dirección
Nacional de Notariado, mediante el cual indica que desde el punto de vista
técnico, legal y económico la oferta de Plataforma Mercantil S.A cumple con lo
requerido.
b) Habiéndose conocido con dictamen positivo el análisis legal de la Asesoría
Jurídica y el análisis integral del Área de Proveeduría de la Dirección Nacional
de Notariado, se avalan ambos y por consiguiente se ratifica el acuerdo 2014015-006 y la adjudicación en él contenida.
c) Se aprueban los términos del proyecto de contrato presentado por la Dirección
Ejecutiva, por encontrarse el mismo acorde con los términos de la oferta
presentada y del acuerdo 2014-015-006.
d) Se comisiona a la Dirección Ejecutiva para que una vez redactado en forma el
respectivo contrato, acorde con los términos de la oferta presentada y de este
acuerdo, proceda a la firma y ejecución del mismo.
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Informe - Archivo Nacional de Costa Rica

Transcripción

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