Código de Conducta y Ética Comercial de Fluor
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Código de Conducta y Ética Comercial de Fluor
Código de Conducta y Ética Comercial de Fluor Hacer lo Correcto Consejos: Ninguna persona o documento le puede decir qué es correcto o incorrecto en cada situación de negocios. Si tiene cualquier duda, pregúntese: • ¿Es esto legal? ¿He verificado esto con el experto en el tema de la compañía? (Ver la lista de Expertos de Fluor en la página 29.) • ¿Entra en conflicto con alguno de los valores básicos de Fluor: seguridad, integridad, trabajo en equipo o excelencia? • ¿Estoy involucrando a las personas correctas? • ¿Cómo me sentiría si le contara a mi familia o hijos sobre mi decisión? • Si elijo actuar en esta situación, ¿mi decisión sería justa? • ¿Cómo me sentiría si leyera sobre mi decisión en los diarios o si tuviera que explicar mi decisión a un juez o jurado? Y recuerde: • Si sabe que es incorrecto, no lo haga. • En caso de duda, PREGUNTE. • Pregunte hasta obtener una respuesta. • No ignore lo que usted considera una conducta ilegal o poco ética. • Dé el ejemplo a los demás. • Asuma la responsabilidad de HACER LO CORRECTO. Para los gerentes, esto incluye contar con políticas, procedimientos y ambientes adecuados y necesarios para HACER LO CORRECTO. i Carta del Director Ejecutivo Estimados Empleados: Nuestros empleados siempre han entregado buenos resultados y han tenido un comportamiento ético. Este nuevo Código de Conducta y Ética Comercial refleja nuestra continua y absoluta determinación de hacer lo correcto, reconociendo que este es un enorme desafío en el complejo ambiente comercial de hoy. Tenemos muchas líneas de negocios diferentes, una fuerza laboral diversa y proyectos en todo el mundo. Nuestros clientes, proveedores y socios son pequeños y grandes, son del sector privado y gubernamental, nacionales e internacionales. Esta diversidad crea muchos desafíos mientras llevamos a cabo nuestro firme compromiso de dirigir nuestro negocio de manera responsable, ética y legal. Este Código sirve como un recurso para todos los empleados. No puede responder todas las preguntas respecto a una conducta comercial correcta, pero al menos debiera apuntar hacia la dirección correcta. Nunca se desorientará si recuerda y sigue los valores básicos de Fluor: • Seguridad: “El bienestar de nuestro personal, empleados, clientes y de la comunidad que en que trabajamos y vivimos es algo sagrado.” • Integridad: “Vivimos de acuerdo con los más estrictos estándares éticos.” • Trabajo en equipo: “Respetamos los puntos de vista de cada uno y compartimos los conocimientos y recursos para lograr la excelencia, proporcionar valores y para crecer individual y colectivamente.” • Excelencia: “Entregamos servicios de calidad y valor inigualable, elevando así la barra por la cual medimos nuestros desempeño.” Los estándares establecidos en este Código no son nuevos. El Código resume, aclara y a veces actualiza nuestros estándares existentes respecto de la conducta de nuestros empleados de modo que todos podamos actuar de manera coherente en el marco de nuestra visión y valores. Si bien operamos en diferentes países y entornos, siempre debemos establecer y trabajar dentro de nuestros más altos estándares. Se debe seguir este Código de Conducta. Cada vez que tenga duda respecto al curso de acción correcto a seguir, busque la orientación de un supervisor, gerencia, Recursos Humanos, un experto en el tema de Fluor o llame a la Línea Directa de Cumplimiento y Ética. Nuestro éxito depende de ello. Atentamente, Alan Boeckmann Presidente y Director Ejecutivo Fluor Corporation ii Tabla de Contenidos Acerca del Código . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 ¿Por qué tenemos un Código de Conducta y Ética Comercial? . . . . . . . . . . . 1 ¿A quién se aplica el Código? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 ¿De qué soy responsable de acuerdo con el Código? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 ¿De qué son responsables los Gerentes según el Código? . . . . . . . . . . . . . . 1 ¿Qué es el Código y existen otros recursos aparte del Código? . . . . . . . . . . 2 Actualizaciones y Revisiones del Código . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 ¿Qué sucede cuando las leyes son diferentes en otros países? . . . . . . . . . . 2 Cómo obtener Ayuda e Informar Posibles Problemas . . . . . . . . . . . . . . . 3 ¿A quién debo contactar con una pregunta o consulta relacionada con el Código? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 ¿Qué sucede cuando llamo a la Línea Directa de Cumplimiento y Ética de Fluor? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 ¿Qué sucede si toman represalias en mi contra por usar la Línea Directa de Cumplimiento y Ética o informar un problema de otro modo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Consecuencias de violar el Código y de No Informar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Protección de la Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) . . . . . . . . . 6 Nuestro compromiso con la Seguridad y Prevención de Riesgos . . . . . . . . . 6 Estándares Mundiales y Políticas Locales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Proteger el Medio Ambiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Drogas y Alcohol en el Lugar de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Armas y Violencia en el Lugar de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Trato Justo de los Empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Prácticas Justas de Empleo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Acoso en el Lugar de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Protección de Información Confidencial de Empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Verificación de Antecedentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Controles Financieros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Divulgación exacta, completa y justa de Información . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Presión por Cumplir las Cifras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Análisis de Información y Resultados Financieros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Transacciones Comerciales con Información Privilegiada . . . . . . . . . . . . . . 11 ¿Cuándo puedo realizar transacciones comerciales? . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Conflictos de Interés, Regalos, Atenciones Sociales y Cortesías de Negocios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Conflictos de Interés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Regalos, Atenciones Sociales y Cortesías de Negocios . . . . . . . . . . . . . . . 14 iii Negocios a Nivel Mundial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Tolerancia Cero contra el Soborno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 ¿Qué es un soborno? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Uso de Agentes, Consultores, Representantes y Terceros . . . . . . . . . . . . . 16 Facilitación o Agilización de Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Controles de Exportaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Sanciones Comerciales y Boicots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Trabajo Infantil y Trabajos Forzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Protección de los Activos de la Compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Activos de Información de Fluor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Información de Empleadores Anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Uso Personal de Activos de la Compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Patentes, Derechos de Autor y Marcas Registradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Manejo de Documentos y Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Seguridad de Computadores y Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Competencia Leal en el Mercado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Competencia Leal y Abierta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Información sobre Competidores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Competidores Descalificados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Socios en Negocios Conjuntos que también son Competidores . . . . . . . . . 25 Lobbying y Actividad Política . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Actividad Política Corporativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Comité de Acción Política (PAC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Actividad Política Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Lobbying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Índice de Temas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Línea Directa de Cumplimiento y Ética . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Expertos de la Compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 iv Acerca del Código ¿Por qué tenemos un Código de Conducta y Ética Comercial? El éxito de Fluor depende de nuestra reputación, desempeño y cómo tratamos a los demás—empleados, clientes, competidores, gobiernos y comunidades. Si bien las prácticas y costumbres comerciales varían según la cultura y geografía, la gerencia de Fluor ha establecido los estándares de acuerdo con los cuales debemos actuar, en cualquier parte del mundo y en todo momento, con el fin de tener éxito en nuestro negocio. Este Código es el núcleo de la orientación de Fluor para una conducta comercial ética y se deriva de y sustenta otras políticas y procedimientos de la compañía—todos los cuales ayudan a asegurar una conducta comercial correcta. ¿A quién se aplica el Código? Todos los empleados y ejecutivos de Fluor y sus subsidiarias a nivel mundial deben cumplir los estándares establecidos en este Código. Fluor debe seleccionar sólo subcontratistas, trabajadores, consultores, agentes, proveedores y otros proveedores de servicios de terceros que actúan de manera coherente con los estándares incluidos en este Código. ¿De qué soy responsable de acuerdo con el Código? Como empleado de Fluor o de una de sus subsidiarias, deberá: • Comprender y seguir las leyes y reglamentos que se aplican a su trabajo • Leer, comprender y seguir este Código • Buscar orientación de su supervisor u otro recurso de Fluor si no tiene certeza sobre la manera correcta de actuar en representación de la compañía • Participar en cualquier capacitación relacionada con cumplimiento ofrecido por la compañía • Informar cualquier sospecha de violación a las leyes o Código a su supervisor, a Recursos Humanos o a la Línea Directa de Cumplimiento y Ética ¿De qué son responsables los Gerentes según el Código? Como gerente, tiene responsabilidades adicionales relacionadas con el Código y el programa de Cumplimiento y Ética de Fluor. Primero, se debe dar el ejemplo “practicando lo que se predica”—no sólo “predicar por predicar”—y vivir de acuerdo con los estándares del Código. También debe monitorear a quienes supervisa y exigirles que comprendan los estándares del Código y que cuenten con los conocimientos, habilidades y recursos para regirse por estos estándares. Apoye a quienes plantean una preocupación o informan un posible problema y nunca tome represalias contra alguien por hacerlo de buena fe, incluso si significa que se “salieron LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) de su línea de mando.” En resumen, como gerente, primero debe: Crear y apoyar una cultura de cumplimiento e integridad; monitorear a quienes supervisa para asegurarse si están siguiendo el Código • Para quienes uno supervisa, proporcionarles las herramientas y la capacitación necesaria para seguir el Código • Apoyar a quienes han informado de buena fe y NUNCA tomar represalias Código de Conducta • ¿Qué es el Código y Existen Otros Recursos Aparte del Código? El Código es el núcleo del compromiso de Fluor de dirigir nuestro negocio —en todos los lugares donde operamos—de manera legal y de acuerdo con altos estándares. Este es un recurso o herramienta que se debe usar cuando uno requiere información u orientación antes de tomar una decisión. Es imposible que el Código cubra todas las situaciones o temas, pero confiamos en que si lo lee, comprende y sigue, sabrá hacer las preguntas correctas, consultar a los expertos adecuados y seguir el camino directo para tomar su decisión. Además, políticas y procedimientos más detallados sobre muchos temas cubiertos en este Código (muchos de los cuales se encuentran en las políticas de Recursos Humanos) están disponible en la Intranet de Fluor en http://hr.fdnet.com o con su gerente local de Recursos Humanos. Actualizaciones y Revisiones del Código Este Código puede ser actualizado o enmendado de tiempo en tiempo para que refleje los cambios en las leyes y políticas y prácticas de la compañía. La versión más actual y fehaciente del Código se encuentra siempre disponible en www.fdnet.com. ¿Qué Sucede Cuando las Leyes son Diferentes en Otros Países? Nosotros hacemos negocios en todas las regiones del mundo, muchas de las cuales tienen leyes, reglamentos y prácticas comerciales diferentes a las de los Estados Unidos. Como Fluor Corporation es una compañía con sede en los Estados Unidos cuyas acciones son transadas en la Bolsa de Comercio de Nueva York, muchas leyes estadounidenses se aplican fuera de las fronteras americanas, muchas de las cuales difieren o son contrarias a las leyes de otros países donde hacemos negocios. Nuestras políticas y procedimientos basados en el país están diseñadas para apoyar las leyes locales. Sin embargo, pueden surgir situaciones donde las leyes que no son de los Estados Unidos, leyes de los EE.UU. o nuestras políticas y procedimientos estén en conflicto. Si cree que este es el caso, debe contactarse con su gerente de departamento o con el Grupo de Servicios Legales. Hemos establecido estándares mundiales para estar seguros que se apoyan los valores de Fluor independientemente de dónde hagamos negocios y que dirigimos el negocio de manera justa y honesta. Estos estándares mundiales (por ejemplo, este Código, las políticas de Recursos Humanos, los estándares de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE)) ayudan a establecer las políticas y procedimientos específicos de la compañía local. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) Cómo Obtener Ayuda e Informar Posibles Problemas ¿A quién debo contactar con una pregunta o consulta relacionada con el Código? Normalmente debe proceder tal como en cualquier otra situación, tomando primero en cuenta los pasos que podría tomar para tratar de solucionar la situación. De ser posible, puede analizar la pregunta o consulta directamente con la persona involucrada. Luego intente contactar a su supervisor directo. Sin embargo, si la respuesta del supervisor no es adecuada o no es satisfactoria o si es incómodo o inadecuado hablar con su supervisor, existen otras opciones: • El gerente local de Recursos Humanos • El supervisor de su supervisor (y siga avanzando en la línea de mando según se requiera) • Un experto de Fluor (ver la lista en la página 30) • La Línea Directa de Cumplimiento y Ética de Fluor (ver la información de contacto en la página 30). Es posible que surjan y de hecho surgen situaciones en que no es fácil obtener una respuesta o donde es necesario informar una preocupación sobre una posible conducta incorrecta y poco ética. Fluor está comprometida con hacer las cosas bien y lo protegerá contra represalias si se informa de buena fe una posible conducta ilegal o poco ética. Seguridad Corporativa Recursos Humanos local Algo me preocupa Analice con la(s) persona(s) involucrada(s) O trabaje con O contacte la Linea Directa Su Gerente SU Supervisor Recursos Humanos Mi consulta no se ha resuelto O contacte la Linea Directa Si en cualquier momento un empleado considera que no se está tomando la acción adecuada o se siente más cómodo conversando el tema con otra persona, llame a: Línea Directa de Cumplimiento y Ética de Fluor 1.800.223.1544 O de afuera de los Estados Unidos, llame con cobro revertido 1.704.556.7046 LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) Servicio Legales Auditoría Interna Salud, Seguridad y Medio Ambiente Cumplimiento Corporativo ¿Qué sucede cuando llamo a la Línea Directa de Cumplimiento y Ética de Fluor? La Línea Directa de Cumplimiento y Ética de Fluor está disponible las 24 horas al día, 7 días por semana. Cuenta con traductores para hablar en más de 150 idiomas. Como en la mayoría de las compañías, usamos un centro de llamado de terceros para responder estas llamadas y la información entregada es transcrita. Cuando llama a la línea directa: • La operadora le pedirá su nombre e información de contacto. – No es obligatorio identificarse—no se usa identificador de llamadas y no se hará ningún intento por rastrear su llamada. – Sin embargo, las investigaciones por lo general tienen mayor éxito cuando la persona que hace la llamada se identifica. • El operador solicitará información detallada sobre su pregunta o consulta. • Se le entregará un número de registro. • Se le pedirá que llame devuelta en un par de semanas (o si la persona se identifica, un investigador lo llamará para hacerle unas preguntas) para entregar más información que pudiera ser necesaria para investigar a fondo el tema informado. Cómo obtener Ayuda e Informar Posibles Problemas Mientras más información proporcione, más fácil será para la compañía investigar o contestar adecuadamente. Sin embargo, muchas personas que llaman tienen cierta reticencia de que al entregar información detallada, la compañía o supervisor del empleado pueda descubrir quien hizo la llamada a la Línea Directa de Cumplimiento y Ética y se apliquen represalias contra quien hizo el llamado. Fluor está comprometida con mantener la confidencialidad al más alto nivel posible con el fin de proteger a los empleados y divulgar información sólo en base a una necesidad imperiosa. No se permitirá ningún tipo de represalia contra un empleado por plantear de buena fe una preocupación, incluso si después resultase sin fundamento. Los encargados de Seguridad y Cumplimiento Corporativo deberán recibir un informe para determinar los pasos a seguir con el fin de responder la consulta de quien llamó o investigar el tema. La información de la llamada se deberá compartir sólo con los empleados y personas que tengan una necesidad legítima para ello. Centro de Llamado recibe llamado. Se entrevista a quien llama. El Centro Los de Llamado Es asignado resultados Detalles de contacta a son al departaSeguridad y quien llamó informados mento Cumplio, si es a Seguridad adecuado miento anonima, y CumpliCorporativo. de investigmiento de la quien llamó ación. podria volver Compañia. a llamar. CASO CERRADO ¿Qué sucede si toman represalias en mi contra por usar la Línea Directa de Cumplimiento y Ética o informar un problema de otro modo? Fluor no tolerará ninguna represalia directa o indirecta contra un empleado por informar de buena fe un posible problema, incluso si éste resulta LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) infundado. Si sospecha que se están tomando represalias en su contra, contáctese con Recursos Humanos o con la Línea Directa de Cumplimiento y Ética. Toda represalia contra alguien que informe de buena fe un problema está sujeta a sanciones oportunas y firmes contra el represor, pudiendo incluso llegar al término de contrato. Consecuencias de Violar el Código y no Informar Cualquier violación al Código de Conducta puede terminar en una medida disciplinaria, llegando incluso al término de contrato. En casos adecuados, la compañía también puede referir la conducta incorrecta a las autoridades correspondientes para su procesamiento y puede pretender recuperar cualquier daño contra el infractor. Cada empleado tiene la obligación de informar graves violaciones a este Código a su supervisor, Recursos Humanos o a la Línea Directa de Cumplimiento y Ética, incluso si no están de modo alguno involucrados en la violación misma. El no informar una violación grave puede resultar en una medida disciplinaria. Los gerentes tienen la responsabilidad de hacer un seguimiento cuando existan sospechas de una potencial conducta incorrecta. No se acepta hacer la vista gorda. Todos tenemos la obligación de velar porque Fluor apoye la ley y los estándares descritos en este Código. Los siguientes ejemplos de conducta pueden terminar en una medida disciplinaria: LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) • Violar el Código u otra política de la compañía • Solicitar a otros (empleados o terceros) que violen el Código u otras políticas de la compañía • No cooperar en la investigación de la compañía relacionada con posibles violaciones al Código u otras políticas de la compañía • Tomar represalias contra un empleado o tercero por informar de buena fe una posible violación al Código u otra política • No proveer el liderazgo necesario y no asumir la responsabilidad por el cumplimiento de las leyes aplicables y políticas de la compañía por parte de los empleados • No informar oportunamente cualquier sospecha de violación grave a Fluor Protección de la Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) Nuestro Compromiso con la Seguridad y Prevención de Riesgos Todos quienes trabajan para o con Fluor o cualquiera de sus subsidiarias saben que la seguridad es nuestra primera prioridad. Creemos que ofrecer un entorno laboral seguro nos da una ventaja competitiva—al atraer a los mejores postulantes, retener nuestra valiosa fuerza laboral y ganar y mantener clientes. La reputación de Fluor depende de un continuo y sólido registro de seguridad. Cada empleado es responsable de seguir las políticas y reglamentos de seguridad y prevención de riesgos y de hacer el lugar de trabajo un lugar seguro para todos. Las violaciones a las políticas de seguridad siempre deben ser informadas a su Gerente de HSE. El no informar correctamente una violación de seguridad o pedirle a otro empleado que no informe es una violación a este Código y puede terminar en una medida disciplinaria según corresponda y se permita conforme a las leyes locales. Estándares Mundiales y Políticas Locales Los reglamentos de seguridad varían en los diferentes estados y países. Fluor ha establecido estándares mundiales para promover la seguridad, que a su vez se usan para crear políticas y procedimientos de seguridad local que sean coherentes tanto con los reglamentos locales como con el enfoque mundial de Fluor. Fluor ha detallado políticas de seguridad en todos los lugares y obras de proyectos, las que varían dependiendo de los requisitos del trabajo y reglamentos locales. Es responsabilidad de cada uno y todos los empleados saber y seguir las políticas de seguridad locales. Los gerentes deben exigir a los ejecutivos, subcontratistas y clientes que tengan políticas y prácticas de seguridad al menos tan exigentes como las de Fluor. Fluor debe seguir las leyes y reglamentos medioambientales locales en cada uno de sus lugares de trabajo. También debemos proveer diseños y planificaciones de proyectos a nuestros clientes que no estén en conflicto con las leyes medioambientales locales. Drogas y Alcohol en el Lugar de Trabajo Muchos empleados trabajan donde el uso o posesión de alcohol o drogas, o presentarse a trabajar bajo la influencia del alcohol o drogas, podría comprometer su propia seguridad y la de otros empleados. Por ejemplo, si un empleado en una obra de construcción opera maquinarias pesadas mientras usa analgésicos (incluso si el medicamento fuera legalmente prescrito), esto podría interferir con su capacidad para usar la maquinaria de manera segura. Tenemos políticas específicas que describen normas sobre el uso de drogas y alcohol en el lugar de trabajo. R: Si bien todos quieren obtener un bono, el no informar una lesión en el lugar de trabajo es una violación grave a los estándares de Fluor. Tanto usted como su colega lesionado pueden ser sujetos a una medida disciplinaria por no informar la lesión. El no informar significa que no podemos corregir un potencial riesgo de seguridad. Queremos que los empleados ganen bonos de seguridad por un entorno de trabajo realmente seguro, no por que no se informan las lesiones. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) Protección de la Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) Protección del Medio Ambiente P: Mi equipo obtiene un bono mensual y anual si cumplimos o excedemos nuestras metas de seguridad. Uno de mis colegas se cortó un dedo en el trabajo y necesitó puntos. El no quiere informar la lesión como una lesión en el lugar de trabajo porque afectará nuestras metas y bonos. ¿Qué debo hacer – yo también quiero obtener el bono? El uso de drogas ilegales no está permitido en ninguna instalación o proyecto de Fluor en ningún momento. P: En un proyecto de mantenimiento que administro, entramos en contacto con asbestos que debe ser retirado. Nuestro contrato especifica que el cliente es responsable de manejar y retirar cualquier sustancia tóxica como asbestos, pero me preocupa que nuestro programa y presupuesto se vean perjudicados si esperamos que el cliente se haga cargo de esto. Sería más efectivo para nosotros si un empleado de Fluor retirara el asbestos usando el equipo de seguridad adecuado. ¿Es aceptable esto? Sólo se podrá servir alcohol en funciones de la compañía (como un picnic o fiesta de la compañía) de acuerdo con las prácticas locales de su oficina, incluidas las autorizaciones necesarias, o como parte de rutinas comerciales comunes (tales como una cena de negocios en un restaurante con gerentes de Fluor y clientes). Armas y Violencia en el Lugar de Trabajo Las armas personales, tales como pistolas y herramientas que pudieran usarse para dañar a otra persona, no deben ser ingresadas al lugar de trabajo. La violencia, amenazas de violencia, acoso, comentarios o gestos amenazadores u otra conducta perturbadora en el lugar de trabajo son inaceptables. R: No. Está claro que no debe retirar la sustancia tóxica incluso si tiene un impacto negativo en el presupuesto o plazo de un proyecto. Debido a los riesgos legales y los costos relacionados con el manejo de contaminantes ambientales, Fluor ha tomado la decisión estratégica de exigir a los clientes que manejen este tipo de temas ambientales. Incluso si el cliente lo presiona para “simplemente hacer el trabajo”, no lo haga. Los costos relacionados con la responsabilidad ambiental pueden ser enormes y, por lo general, no están contemplados o estimados en los contratos de Fluor. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) Trato Justo de los Empleados Las leyes en muchos países que promueven el trato justo de los trabajadores—en especial de mujeres y minorías—varían considerablemente. Debido a esto, Fluor ha establecido estándares globales para que los empleados en todo el mundo sean tratados con respeto y justicia. Las decisiones de empleo—tales como contratación, promoción, pago, término, oportunidades de capacitación y asignaciones de trabajo— deben tomarse en base a las calificaciones, experiencia, competencia y desempeño, y no por las características protegidas de una persona, las que pueden incluir: • Género • Estado Civil • Raza • Embarazo • Color • Edad • Religión • Discapacidad • Nacionalidad • • Estado de Veterano Otras características protegidas por ley (por ejemplo, afiliaciones, asociaciones, creencias y orientación sexual) Acoso en el Lugar de Trabajo Los empleados deben trabajar en un ambiente profesional y seguro, donde el mérito y la competencia son vitales y se promueva la diversidad y la confianza. Buscamos crear un ambiente laboral libre de acoso por colegas, supervisores, proveedores de bienes y servicios, contratistas y clientes. El acoso en el lugar de trabajo puede ocurrir de diferentes modos, incluso en forma verbal, física o visual. Todas las formas de acoso comparten un rasgo común—la conducta puede crear un ambiente intimidante, ofensivo o degradante. Ejemplos de posible acoso sexual pueden incluir: insinuaciones indeseadas, chistes sexuales inapropiados, comentarios en sentido sexual, contacto físico, solicitudes de favores sexuales y comentarios inapropiados sobre la apariencia. Otros ejemplos de acoso incluyen: comentarios ofensivos, chistes o imágenes relacionadas con la raza, religión, etnia, género o edad. Incluso materiales y comentarios enviados en forma privada usando el correo electrónico o buzón de voz de la compañía pueden ser considerados como acoso. Gestos, comentarios y comunicaciones ofensivas no tienen lugar en Fluor. Protección de Información Confidencial de los Empleados Para personal, remuneraciones y algunas operaciones rutinarias, Fluor mantiene y usa información privada personal y vulnerable de los empleados (como dirección de domicilio, educación, currículum, número de seguridad social y datos salariales) para efectos comerciales legítimos. En el mundo R: Fluor no discrimina contra nadie en base a criterios no relacionados con el desempeño laboral – ese es un estándar mundial que no tranzaremos. Todos los empleados en su país serán tratados con respeto y serán protegidos contra acoso y trato injusto; el mismo principio se aplica al género, personas de diferentes religiones y todas las categorías protegidas. P: Trabajo en un proyecto y nuestro cliente ha sido excesivamente coqueto y ha pedido ir a mi habitación de hotel. No quiero enfadar ni molestar al cliente por decirle “no”, pero no sé qué hacer. R: Siendo esta una situación claramente complicada, debe tener tacto para decirle al cliente que no está cómoda con sus aparentes insinuaciones y que espera mantener la relación únicamente profesional. Si esto no funciona, debe analizar el tema con su supervisor y/o gerente local de Recursos Humanos. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) Trato Justo de los Empleados Prácticas Justas de Empleo P: Estoy trabajando en un proyecto en un país en desarrollo donde ciertos grupos étnicos no son protegidos por las leyes laborales locales en lo que se refiere a discriminación, acoso y trato injusto. ¿Qué significa esto en términos de cómo tratamos a los empleados en este país? hay muchas leyes sobre la privacidad de la información, las que regulan el manejo de la misma. Sin embargo, también dependemos en que los empleados respeten la privacidad de la información: P: Soy amiga con un hombre que trabaja en mi departamento. A veces compartimos chistes que podrían ser considerados ofensivos en mi oficina, pero tenemos la precaución de cerrar la puerta para que nadie escuche. También nos enviamos chistes por correo electrónico. ¿Podría considerarse esto una conducta de acoso incluso si es entre amigos y no es compartido con nadie ofendido? R: Si bien la compañía no intenta regular la conducta privada de los empleados, la situación que describe tiene lugar en propiedad de la compañía, en horario de la compañía y en el sistema de correo de la compañía. Esta conducta no se ajusta a nuestro lugar de trabajo, ni siquiera en la privacidad de su oficina. • Sólo accediendo y compartiendo datos confidenciales de empleados – Para efectos comerciales legítimos – Con las aprobaciones adecuadas y – En caso de ser necesario. • No repitiendo o analizando información con otra persona que no esté autorizada para conocer dicha información • No solicitando o exigiendo información detallada sobre la salud de un empleado, salvo que sea necesario Verificación de Antecedentes Tal como intentamos exigir que los empleados y subcontratistas que contratamos sean competentes y profesionales, también debemos saber que tengan buena reputación y sean honestos. Recursos Humanos realiza regularmente verificaciones de antecedentes previas de los nuevos contratados, según se considere necesario. Cualquiera involucrado en las decisiones de compra y contratación de contratistas o consultores debe verificar sus antecedentes según se describe en la Solicitud de Propuesta (RFP) de Fluor y en las políticas de selección de licitantes. P: Me dijeron que mirar material pornográfico en privado va contra la política de la compañía. ¿Por qué le importa a la compañía si nadie más lo ve? P: En mi departamento, hay empleados de todas las edades y yo pertenezco al grupo de los mayores. Escuché a dos gerentes hablar sobre cómo era necesario promover a personas “más jóvenes” porque tienen más energía e ímpetu y porque no van a jubilar en mucho tiempo. Me preocupa no ser considerado para promociones debido a mi edad. ¿Qué debo hacer? R: El ver material sexualmente inapropiado usando computadores de la compañía o del cliente es un uso inadecuado de tiempo y recursos de la compañía y por lo tanto terminará en una medida disciplinaria. El área de Informática de Fluor monitorea de cerca los sistemas computacionales y puede detectar cuando un empleado accede a material inadecuado R: Debe contactar a su supervisor o al gerente de Recursos Humanos para que la compañía pueda realizar una investigación adecuada para determinar si en la práctica se ha producido discriminación por edad y no sólo en conversaciones. Fluor toma las decisiones de promociones en base a las capacidades, conocimientos y habilidades de una persona. La compañía no permitirá represalias por informar de buena fe cualquier problema. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) Controles Financieros Divulgación Exacta, Completa y Justa Fluor Corporation es una compañía cuyas acciones se cotizan en la bolsa y nuestros resultados financieros no sólo deben cumplir con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), sino además deben ser exactos, completos, justos, oportunos y comprensibles. Los gerentes deben asumir la responsabilidad de destinar los recursos y fiscalización adecuados para implementar y seguir como corresponde los controles financieros de todos los proyectos, en todas partes y en todo momento R: Primero debe intentar explicárselo al Gerente de Proyecto para asegurarse que entiende el problema. Si esto no soluciona el problema, debe subir en la cadena de mando de su Grupo de Negocios o Área Funcional y/o llamar a la Línea de Cumplimiento y Ética. Presión por Cumplir las Cifras Ningún empleado debe ser presionado para que altere datos financieros u otros datos para “cumplir con las cifras,” facilite la cotización de los valores, ayude a “la compañía,” ahorre trabajos o por cualquier otro motivo no relacionado con los resultados financieros reales. Cualquier gerente o empleado que presione o le solicite a otro empleado que altere indebidamente los resultados financieros u otra información o que lo haga él mismo, será sujeto a una medida disciplinaria, llegando incluso al término de contrato. Temor por Informar “Malas Noticias.” A veces los empleados se preocupan por informar resultados financieros negativos a la gerencia y pueden querer retrasarlo hasta el último minuto. Sin embargo, esta táctica sólo empeorará el problema y reducirá las posibilidades de solucionarlo o aminorarlo. En Fluor, toda información financiera, sea buena o mala, debe ser informada con precisión y en forma oportuna. Retener Utilidades para Períodos Futuros. El ahorrar para el futuro es un rasgo conveniente en la vida y en los negocios. Los proyectos 10 LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) Controles Financieros La precisión de nuestros resultados financieros depende de que todos y cada uno de los empleados registren correctamente toda información como: cargos de horas, órdenes de cambio, estimaciones de proyecto, ventas, gastos, costos, facturas, nómina de pago y datos reglamentarios. Como empleado, debe verificar que los datos financieros de los cuales es Las señales de advertencia de que los responsable sean exactos y completos. resultados financieros no están exactos incluyen: Debido a que muchos proyectos • Los resultados indicados no reflejan duran meses o años, la compañía el rendimiento real del negocio. usa personal financiero/estimadores • Las mejoras repentinas o capacitados para determinar los sorprendentes en el rendimiento de ingresos y la rentabilidad que se puede un período no pueden explicarse reconocer para informar los resultados fácilmente. financieros. Estas estimaciones • Los resultados a penas alcanzan una dependen de la precisión de la meta establecida que desencadena información proporcionada por los el pago de un incentivo para un gerentes y personal del proyecto. individuo o grupo. P: Un Gerente de Proyecto me solicitó que cambiara el pronóstico financiero del proyecto en base a información incorrecta. No parece haber una base real para este aumento e impactará las utilidades del proyecto. ¿Qué debo hacer? No quiero que me despidan o que el Gerente del Proyecto se enoje conmigo. P: Un analista de mercado me llamó hoy para preguntar si era verdad el rumor de que habíamos sido adjudicados un importante proyecto al que habíamos presentado una propuesta. De hecho ganamos el contrato, pero no se ha anunciado públicamente. No quiero mentirle o engañar al analista. ¿Qué debo decir? R: Sólo voceros de los Departamentos de Comunicaciones Corporativas y de Relaciones con Inversionistas (así como el Presidente Ejecutivo, el Director Ejecutivo de Finanzas y Director Ejecutivo Jurídico) pueden hablar sobre la situación financiera de la compañía. La política de Fluor es nunca hacer comentarios de rumores del mercado. Debería indicarle al analista de manera muy cortés que está prohibido hablar sobre tales asuntos y proporcionarle la información de contacto de Comunicaciones Corporativas o Relaciones con Inversionistas. P: A veces sé los resultados financieros antes que la mayoría de los demás en la compañía. Si superamos nuestros pronósticos este parecería ser el mejor momento para comprar acciones de Fluor. ¿Es correcto? R: Incorrecto. Si la información no ha sido aún compartida con el público y es lo suficientemente importante que haría cambiar a los inversionistas su percepción de la compañía, entonces no debe comprar o vender. En un cargo vulnerable como el suyo, es aconsejable verificar con el Grupo de Servicios Legales para determinar el momento seguro para invertir en acciones. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) con mayor riesgo justifican tomar más precauciones. Sin embargo, Fluor no tolerará que gerentes retengan de manera inadecuada las utilidades, rentabilidades u otros imprevistos cuando un proyecto se está desarrollando bien simplemente para protegerse contra posibles cifras negativas en el futuro. Las reservas, imprevistos y rentabilidades deben ser analizados e informados usando Prácticas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, políticas internas de contabilidad y la documentación de respaldo adecuada. Análisis de Información y Resultados Financieros Los empleados en muchos cargos, departamentos y rangos tienen regularmente acceso a información sobre los resultados financieros de Fluor y de otras compañías. Algunos ejemplos incluyen: • Márgenes de rentabilidad o ganancias • Proyecciones trimestrales y resultados de un proyecto o división en particular • Obtención o pérdida de una licitación o licitaciones importantes • Incorporación en un negocio conjunto o acuerdos similares • Compra o venta de una compañía o grupo de negocios • Recepción o liquidación de un juicio significativo o acción gubernamental Hay muchos otros ejemplos de información financiera importante a la que tienen acceso los empleados y que no está disponible para el público en general. Es importante que todos los empleados mantengan la confidencialidad de esta información y no la discutan ni permitan que sea escuchada por cualquiera dentro o fuera de la compañía, excepto cuando sea necesario. Consultas Externas. Los analistas de los medios de comunicación y del mercado de valores a veces contactan a empleados para obtener información sobre los resultados financieros, nuevas adjudicaciones, clientes y una variedad de otros temas. Todas las consultas de los medios de comunicación deben ser dirigidas de inmediato a los Departamentos de Comunicación o de Relaciones con Inversionistas de Fluor Corporate. Presentaciones Fuera de la Compañía. Con frecuencia nuestros empleados hacen presentaciones a grupos externos como en conferencias profesionales y seminarios de capacitación. Cualquier presentación que contenga información financiera o procesos patentados debe ser previamente aprobada por el Grupo de Servicios Legales. Transacciones Comerciales con Información Privilegiada Como empleados de Fluor o de una de sus subsidiarias, es probable que demos con información confidencial sobre la compañía, nuestros clientes o nuestros socios que podría influir en su decisión o en la de otra persona para comprar o vender acciones en Fluor o en cualquiera de estas otras compañías. El comprar o vender valores o asesorar a otros—como amigos, familiares, colegas, corredores de valores, socios comerciales o cualquiera—para que compren o vendan valores estando en conocimiento de información material que no está disponible al público es considerado “transacción comercial con información privilegiada” y es ilegal. El dar “consejos” a otros es una violación común y grave a estas leyes. La información privilegiada incluye cualquier información material confidencial que no ha sido divulgada al público o en mercados públicos de valores, tales como: • Información financiera o datos como ingresos o pronósticos 11 • Ganar o perder un cliente nuevo o existente importante • Problemas de liquidez financiera • Cambios en la gerencia superior • Importantes o esperados desarrollos en litigios o investigación gubernamental • Fusiones, adquisiciones o cesiones • Cambios en un auditor externo de la compañía o notificación de auditores con respecto a estados financieros • Cambios de dividendos Información “material” es información que un inversionista razonable probablemente consideraría importante para tomar una decisión respecto a la compra o venta de un valor. Incluso información sobre eventos o acciones que no hay certeza que sucederán, como la firma posible de un contrato o venta de una subsidiaria, puede considerarse material. ¿Cuándo puedo realizar transacciones comerciales? Una vez que la información material es divulgada públicamente en el mercado por medio de canales establecidos y el público ha tenido suficiente tiempo para asimilar la información, una persona de adentro de la compañía puede negociar valores de Fluor o de la compañía relacionada. La política de Fluor permite negociar en y después del tercer día de divulgada la información material. Ejecutivos seleccionados de Fluor y otros empleados considerados personal privilegiado de la compañía debido a su acceso regular a información material privilegiada sólo pueden negociar durante “resquicios” específicos. Estas personas son notificadas en términos que son sujetas a estos requisitos y sólo pueden negociar con la aprobación previa del Director Jurídico Ejecutivo. 12 LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) Conflictos de Interés, Entretenciones y Gastos de Representación Conflictos de Interés P: Quiero abrir un pequeño negocio familiar en mi tiempo libre. ¿Constituye esto un conflicto de interés? R: No necesariamente, pero debe tener cuidado. ¿El negocio interfiere con su capacidad para hacer su trabajo? ¿Crea algún interés para usted que pudiera interpretarse o se interpreta como contrario a los intereses de la compañía? Debería hablar con su supervisor si tiene cualquier consulta. Un conflicto de interés se produce cuando los intereses personales o financieros de un empleado tienen prioridad sobre los mejores intereses de la compañía. Un ejemplo simple sería si un gerente de Fluor contrata a un subcontratista de propiedad de su familia. La capacidad del gerente para contratar de manera objetiva y justa y luego administrar a un subcontratista de propiedad de su familia se vería comprometida o podría parecer comprometida a los demás. Esto se llama conflicto de intereses y debe divulgarse a la compañía. Ejemplos de conflictos de interés incluyen: • Contratar o recomendar la contratación de un proveedor, subcontratista, agente o consultor donde el empleado de Fluor tiene un pariente contratado o tiene una participación substancial en la propiedad de la entidad • Aceptar un regalo o favor de un proveedor, subcontratista, agente o consultor que beneficia personalmente a un empleado de Fluor o a un pariente cercano • Prestar servicios para o desempeñarse como director o consultor para un competidor, proveedor, subcontratista o agente de Fluor mientras está contratado en Fluor • Aprovechar una oportunidad de negocios en forma personal o un pariente cercano que por derecho le pertenece a Fluor o a alguna de sus subsidiarias o está en competencia con Fluor • Usar activos, contactos u otros recursos de la compañía para iniciar o apoyar un negocio privado o una organización sin fines de lucro P: Soy un ejecutivo de Fluor y estoy en el directorio de nuestro hospital comunitario local. Fluor va a presentar una propuesta del contrato para construir una nueva ala del hospital. ¿Constituye esto un conflicto de interés? • Desempeñarse en un directorio o en otro cargo de asesoría para un competidor, proveedor, contratista, agente o cliente de Fluor • Desempeñarse en un directorio, organización comunitaria sin fines de lucro cuando la organización tiene negocios directos con Fluor R: Crea el potencial —y la apariencia de— un conflicto y debe ser informado a la compañía. La compañía determinará si estará involucrado en el proceso de licitación por parte de Fluor o el hospital. Si fuera así, la compañía podría solicitarle que se excuse del proceso de licitación y propuesta del hospital y/o Fluor. Proveedores y Contratistas. Estas reglas sobre conflictos de interés se aplican a las relaciones con cualquier proveedor, agente, contratista, consultor o cliente de Fluor así como con cualquier persona u organización que esté buscando activamente ganarle negocios a Fluor o cualquiera de sus subsidiarias. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) Los ejecutivos de Fluor deben obtener la aprobación del Director Jurídico Ejecutivo antes de desempeñarse en cualquier directorio, incluso en directorios sin fines de lucro y comunitarios. Parientes Cercanos. Un pariente cercano es una persona que tiene una relación estrecha de sangre, matrimonio, afinidad o anteriormente relacionada por matrimonio. Esto incluye a cualquier persona dentro de la siguiente relación con un empleado de Fluor: cónyuge, hijo(s), padre, hermano(a) carnal, medio(a) hermano(a), abuelo(a), nieto(a), sobrino(a), tío(a), suegro(a), cuñado(a), yerno, nuera, consuegro(a) o nieto(a) politico(a). Un pariente cercano también incluye el socio local de un empleado o 13 el hijo(a) de un socio local, padres, hermanos(as) carnales, medio(a) hermano(a), hermanastros(as), nieto(a) o padrastros. Percepciones de Conflictos de Interés. Cuando otros empleados, proveedores, los medios de comunicación, clientes, accionistas, el gobierno y otros grupos e individuos perciben que Fluor, sus subsidiarias o un empleado tienen un conflicto de interés que pone en duda la integridad de nuestro negocio, puede ser tan dañino para nuestra reputación y negocio como la existencia misma de un conflicto. Es importante evitar incluso la sensación de un conflicto de interés. Resolución de Conflictos de Interés. Muchos conflictos de interés pueden ser resueltos de manera aceptable si son comunicados anticipadamente a la compañía. Por ejemplo, un gerente puede ser excluido de una decisión de compra o administración de un contrato que involucre a un pariente cercano. Lo importante es informar a su supervisor, al Gerente de Recursos Humanos o al Grupo de Servicios Legales sobre su posible conflicto. Conflictos de Interés Inaceptables. Los empleados tienen prohibido comportarse de tal modo que cree un conflicto de interés. Por ejemplo, está estrictamente prohibido usar su cargo en Fluor para beneficio personal. Puede ser necesario que los empleados dejen de realizar la actividad que produce el conflicto de interés o en algunas circunstancias, el empleado puede ser despedido. Recuerde, debe divulgar cualquier conflicto de interés antes de actuar para evitar ponerse en tal situación. Regalos, Entretenciones y Gastos de Representación Para ganar y mantener un negocio, entretener potenciales clientes, clientes existentes y socios es parte de las prácticas de negocios aceptadas. Sin embargo, los regalos, comidas y gastos de representación con clientes, proveedores y socios deben ser razonables y no excesivos. Esto incluye cuando Fluor entrega y recibe dichas atenciones. No debemos comprometer o parecer como que comprometemos nuestra capacidad para tomar decisiones de negocios objetivas y alcanzables. Si los demás creen que se tomó una decisión de negocio debido a un regalo o atención y no sólo en base al mérito y un sólido juicio comercial, nuestra reputación se verá perjudicada. Generalmente Aceptable. Las atenciones de negocios comunes que por lo general se aceptan y no requieren de aprobación previa incluyen: cenas ocasionales con asociados comerciales externos, asistir ocasionalmente a eventos deportivos y otros eventos culturales con socios comerciales, aceptar ocasionalmente regalos 14 R: Probablemente no. Un descuento de proveedor sólo es aceptable si está disponible para todos los empleados de Fluor. Si el descuento se lo ofrecen solo a usted, entonces no es apropiado. Esta situación podría representar un problema desde varios puntos de vista: un regalo inadecuado, un intento por influir en las decisiones de negocio de Fluor y un problema de apariencias. No haga ni acepte una atención de negocios si: • Usted o quien la recibe puede sentirse incómodo conversando al respecto con su supervisor o colegas. • Involucra contenido sexualmente inapropiado u ofensivo. • Involucra dinero en efectivo o equivalente a efectivo (como por ejemplo, un certificado de regalo, descuento, servicio o un valor). • Le hace sentir incómodo, influye en su capacidad para ser objetivo o da esa apariencia. • Viola los estándares de Fluor o del empleador de quien lo recibe. Conflictos de Interés, Entretenciones y Gastos de Representación Clientes Gubernamentales. Cuando esté involucrado un ya sea un gobiemo federal, estatal o local de los Estados Unidos y ciertos gobiernos extranjeros o entidades gubernamentales, normalmente se aplican reglas más restrictivas. Vea “Cuando el Gobierno de los Estados Unidos es su Cliente” suplemento de este Código. P: Un proveedor de equipos de oficina de Fluor ha ofrecido darme el mismo descuento que Fluor ha negociado para comprar muebles y equipos para mi oficina en casa. ¿Es aceptable? LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) razonables y comunes, y aceptar ítems promocionales de valor nominal tales como gorros, camisas, pelotas de golf, lápices, blocs de notas o tazones de café. Regalos Inaceptables. Cuando se recibe un regalo excesivo de proveedores de bienes y servicios, el ítem debe ser devuelto al proveedor con una explicación clara de que el regalo viola la política de regalos y representación de la compañía. En algunos casos, la persona que hizo el regalo acepta que éste sea donado a una institución de caridad elegida por la compañía. Consulte a su supervisor o gerente local de Recursos Humanos para mayor orientación. Entretención Explícitamente Sexual. A veces los clientes, los proveedores de bienes y servicios y los empleados se interesan en cenas de negocios y representación que involucran contenido sexualmente inapropiado. En algunas culturas, ciertos clientes pueden esperar ese tipo de entretención de Fluor. Dichas actividades pueden crear un entorno de trabajo incómodo para empleados, clientes y proveedores de bienes y servicios. Si surge esta situación, debe explicar con tacto que su compañía no permite usar tiempo o fondos en entretención explícitamente sexual. El ofrecer pagar personalmente o que el cliente pague directamente tampoco soluciona el problema. Como parte de Fluor, no debemos hacer indirectamente lo que está prohibido hacer directamente. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) 15 Negocios a Nivel Mundial Negocios a Nivel Mundial Tolerancia Cero contra el Soborno En muchas partes del mundo, sobornar a oficiales de gobierno y ejecutivos para ganar contratos lucrativos es tanto aceptado como esperado. El pago corrupto a oficiales extranjeros—públicos o privados—es contra la ley y es una amenaza a la competencia leal. Fluor no participará en sobornos a terceros, públicos o privados—ya sea directamente por medio de sus empleados o indirectamente usando un tercero. Incluso cuando nuestros competidores eligen ganar negocios de esta manera, Fluor no lo hará. Fluor también prohíbe sobornos por cualquier socio, agente, contratista, proveedor o cualquier entidad sobre la cual tiene el control la compañía. Cualquier empleado de Fluor que pague o facilite un soborno será sujeto a una medida disciplinaria, llegando incluso al término de su contrato. Además, el empleado puede tener responsabilidad civil y cumplir una condena en prisión, de acuerdo con lo estipulado en las leyes correspondientes. ¿Qué es un Soborno? Un soborno es una oferta en que se da, entrega o se promete dar algo de valor para INFLUIR INDEBIDAMENTE en las acciones de un tercero. Los sobornos pueden incluir dinero, regalos, gastos de viaje, atenciones sociales, vacaciones, vehículos, gastos, préstamos a tasas bajo el mercado, favores mutuos, aportes políticos o de caridad, o cualquier beneficio o pago directo o indirecto. Uso de Agentes, Consultores, Representantes y Otros Terceros En muchas partes del mundo, es necesario e incluso se exige usar agentes, consultores, representantes u otros terceros para hacer o negociar tratos con gobiernos o entidades gubernamentales extranjeras (tales como una planta petrolera o eléctrica de propiedad del gobierno) y entidades privadas. Estas relaciones pueden ser engañosas. Algunos competidores incluso han utilizado agentes ilegalmente para facilitar sobornos a oficiales gubernamentales. Fluor no pagará sobornos directa ni indirectamente por ningún motivo, incluso si perdemos negocios por nuestro rechazo a hacerlo. Las leyes de los Estados Unidos y las leyes de la mayoría de los países consideran un crimen pagar un soborno a un oficial gubernamental, incluso si el pago se hace por medio de un tercero. La compañía y los empleados participantes pueden ser responsables según las leyes de los Estados Unidos o locales no sólo por acciones de sus empleados, sino también de nuestros agentes en ciertas circunstancias. Por ejemplo, Fluor tendría responsabilidad si la compañía sabía que su agente iba a pagar un soborno, no tomó las medidas adecuadas para intentar evitar dicho pago y, por ende, implícitamente autorizó el soborno. Los empleados involucrados en relaciones con agentes u otros terceros deben: • Al iniciar conversaciones con un potencial agente, exigir al agente que firme una carta de “no representación” preparada por el Grupo de Servicios Legales para asegurarse que la compañía no se vea 16 LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) comprometida por conversaciones informales, tergiversaciones o “pagos por intermediación” involuntarios • Involucrar a los grupos correspondientes (Ventas, Servicios Legales y Seguridad Corporativa) y realizar una verificación a fondo de los antecedentes de debida diligencias del potencial agente o tercero • Contar con un acuerdo de representación escrito, firmado y aprobado por Ventas y el Grupo de Servicios Legales antes de comprometerse a trabajar con un agente • Tomar las medidas para comunicar que Fluor es seria con respecto al no pago de sobornos a oficiales gubernamentales de modo de ganar negocios, incluso si esto fuera una práctica común en el país. El agente deberá recibir las políticas y pautas aplicables de Fluor y, si corresponde, capacitación respecto de estas políticas • Monitorear las acciones del agente para determinar si son razonables y apropiadas • Informar cualquier conducta, transacción o recibo sospechoso o cuestionable al Grupo de Servicios Legales Socios en Negocios Conjuntos, Proveedores y Subcontratistas. La compañía tiene procedimientos de debida diligencia, lenguaje contractual y requisitos para los acuerdos de Negocios Conjuntos (que varían dependiendo del nivel de control en el Negocio Conjunto), proveedores y subcontratistas. Todos los grupos de negocios y funcionales relevantes para una transacción en particular deben ser debidamente involucrados en la debida diligencia. Se espera que cuando un empleado trabaje en un Negocio Conjunto, éste cumpla con las políticas, procedimientos y otros requisitos de Fluor, incluido este Código. Debida Diligencia. Las verificaciones de antecedentes de debida diligencias son necesarias para nuestros socios comerciales tales como agentes, consultores, subcontratistas y socio de Negocios Conjuntos, y deben incluir: • El lugar y naturaleza de los servicios proporcionados por Fluor (los países de alto riesgo requieren una debida diligencia especial) • Transacciones directamente con gobiernos extranjeros o sus agencias • Transacciones que involucren proyecto de alto valor en dólares • Negocios Conjuntos, proveedores de bienes y servicios o subcontratistas que tengan su base en países que no prohíben o ejecutan leyes contra sobornos Facilitación o Agilización de Pagos LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) • Si bien el pago de sobornos a oficiales de gobierno para influir en decisiones de compra no está permitido en ninguna circunstancia, a veces se permite el pago de “pagos de agilización” de acuerdo con lo descrito más adelante, aunque Fluor no promueve esta práctica. Un pago de agilización es un pago pequeño, generalmente en efectivo, dado a un empleado de gobierno, para agilizar o asegurar un proceso rutinario. Por ejemplo, en algunos países en desarrollo puede ser necesario un pequeño pago en efectivo para agilizar servicios básicos, proporcionar protección policial o aprobar el otorgamiento de un permiso o visa de trabajo. Estos pagos de agilización están permitidos siempre que cumplan con los siguientes criterios: • El pago es para agilizar una medida ministerial de rutina y no para influir en una decisión de compra • El monto pagado es nominal en valor 17 • El monto es debidamente informado como un pago de agilización en los formularios de reembolso de gastos del empleado (por ejemplo, no sólo como “propinas en el aeropuerto”) y en los libros y registros de la compañía clasificados como “otros” con una descripción llamada “pagos de agilización” Control de Exportaciones A veces Fluor proporciona equipos y tecnología a proyectos que están sujetos a leyes de control de exportaciones. Por ejemplo, software y equipos protectores proporcionados en el extranjero para proyectos a menudo están sujetos a control de exportación y deben ser debidamente desaduanados. Los empleados que transportan y/o usan bienes y tecnología sujetos a controles de exportación deben ser entendidos en y cumplir con las leyes y reglamentos relevantes y políticas y procedimientos de control relacionados de la compañía. Ejemplos de ítems controlados en aduana que pueden requerir de una licencia antes de su exportación incluyen: • Barras de aleación de aluminio y metales exóticos • Tecnología relacionada con componentes de motores de turbina a gas • Cañerías multi-válvulas, ciertas válvulas y bombas, incluidas bombas centrífugas y depósitos totalmente revestidos • Equipos de protección personal como cascos y chaquetas usadas para proteger al personal en áreas con riesgos de seguridad • Programas de computación ingresados a ciertos países o entregados a individuos que no son ciudadanos estadounidenses y no ha sido aprobado tener ese computador como parte de las prácticas comerciales de la compañía • Transferencia de ciertos datos técnicos o software a ciudadanos no estadounidenses o a países sujetos a restricciones de transferencia de tecnología El manejo y reexportación (movimiento a un país diferente) de dichos equipos y tecnología, posterior a obtener una licencia, debe ser coherente con los términos de la licencia y todos los reglamentos aplicables de la agencia gubernamental adecuada. Sanciones Comerciales y Boicots Sanciones Comerciales. El gobierno de los Estados Unidos mantiene una lista de países e individuos con los cuales no deben hacer negocios las compañías estadounidenses por motivo de sanciones comerciales. También se nos prohíbe realizar negocios con ciudadanos de esos países. Para una lista actualizada de estos países e individuos, contacte al Grupo de Servicios Legales. Boicots. Las leyes de los Estados Unidos prohíben a las compañías estadounidenses participar en cualquier boicot o prácticas comerciales restrictivas contra países considerados “amigos” de los Estados Unidos y contra compañías que están en las “listas negras” de otros países o empresas. Por ejemplo, algunas compañías en el Medio Oriente pueden buscar incluir un lenguaje en los contratos que le prohíben a Fluor hacer trabajos en Israel. Las leyes de los Estados Unidos no permitirán incluir o aplicar dicho lenguaje en un contrato. Cualquier solicitud para participar en un boicot debe ser informada oportunamente a su gerente y al Grupo de Servicios Legales incluso si 18 P: Tenemos tecnología en nuestro proyecto que requiere una licencia de exportación para los Estados Unidos. ¿Podemos enviar la tecnología a nuestro Centro de Ejecución Global (GEC) en Manila ya que es una compañía de Fluor? R: No. La tecnología que requiere una licencia de exportación no puede ser enviada a nuestro GEC en Filipinas sin la aprobación previa en la forma de una licencia de exportación aprobada por el Ministerio de Comercio. Su representante de adquisiciones puede ayudar a obtener la licencia necesaria. P: Estoy tratando de trasladar equipos a Arabia Saudita desde Turquía por camión. Verifiqué la lista actual del gobierno de países e individuos con sanciones comerciales y no hay indicaciones para Turquía ni Arabia Saudita. ¿Hay algún problema? R: Posiblemente. Hacer negocios con un país que tiene sanciones comerciales se interpreta de manera muy amplia. Incluso trasladar bienes a través de un país que está en la lista puede violar las sanciones comerciales. Si los productos pasarán en tránsito por Irán u otro país sancionado, debe consulta con el Grupo de Servicios Legales. Además, si está trabajando en un área geográfica donde hay países sancionados, será beneficioso para el proyecto que usted esté familiarizado con los reglamentos de sanciones aplicables. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) Fluor decide no licitar el proyecto. Fluor debe informar todas dichas solicitudes al gobierno de los Estados Unidos. Trabajo Infantil y Trabajo Forzado En algunas partes del mundo, las compañías recurren al trabajo infantil y trabajos forzados. Fluor no condona el uso de trabajo infantil o trabajos forzados por la compañía o cualquiera de sus proveedores, clientes o socios. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) 19 Protección de los Activos de la Compañía Información Fluor administra y utiliza información en sus proyectos todos los días. A menudo nuestros clientes, proveedores y socios nos confían datos e información altamente confidencial. Debemos respetar y proteger nuestra información y la de otros con el máximo cuidado. Activos de Información de Fluor Protección de los Activos de la Compañía Nuestra información de dominio privado y confidencial—tal como procesos de trabajo, procedimientos de proyectos, listas de clientes y proveedores e información personal respecto a sus empleados—es una parte invaluable de nuestros activos. Para proteger los activos de Fluor, existe una variedad de políticas y procedimientos de la compañía, como las analizadas en relación a los sistemas computacionales de Fluor. Es igualmente importante ser prudentes y precavidos, tanto en el trabajo como fuera, en cuanto a proteger nuestra información confidencial y vulnerable. El analizar nuevos negocios de Fluor en un lugar público, el copiar o archivar listas con el número de seguridad social de empleados, el responder preguntas de proveedores de bienes y servicios sobre el cargo de un colega o sobre sus responsabilidades en la compañía pueden tener un impacto negativo considerable en nuestro negocio. Gerentes. Los gerentes deben encargarse de que toda información confidencial y de dominio privado sea proporcionada a otros empleados sólo según se requiera y que se tomen las precauciones necesarias para proteger esta información de cualquier uso incorrecto mal intencionado. Socios en Negocios Conjuntos. Fluor tiene varios negocios conjuntos con compañías que en otras circunstancias también pueden ser nuestros competidores, proveedores o clientes. La comunicación en estas empresas es sin duda crítica, pero Fluor debe tomar las medidas razonables para proteger toda información confidencial y de dominio privado, tanto recibida como entregada, contra toda divulgación accidental e inapropiada o uso fuera del contexto del negocio conjunto. La mayoría de los contratos de empresas conjuntas de Fluor especifican claramente y limitan el acceso de ciertas personas a información y sistemas de Fluor. Esos contratos son desarrollados para proteger a Fluor y deben ser respetados. Acuerdos de Confidencialidad. Con frecuencia firmamos acuerdos de confidencialidad con nuestros clientes o potenciales clientes ya que nuestros empelados tendrán acceso a información del cliente altamente confidencial. A su vez, Fluor exige a muchos empleados que firmen acuerdos de confidencialidad para trabajar en ciertos proyectos. Estos acuerdos deben ser leídos, entendidos y seguidos. Información de Empleadores Anteriores Nuestros empleados tienen capacidades profesionales de años de capacitación y experiencia así como información específica sobre nuestros negocios y de los negocios de nuestros clientes y socios. Toda información confidencial y de dominio privado sobre empleadores anteriores y sus negocios deben permanecer confidenciales incluso después que un 20 LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) empleado sale de o se incorpora a Fluor. Debemos respetar los acuerdos de confidencialidad de antiguos empleados tal como queremos que se respeten nuestros acuerdos cuando un empleado se retira de la compañía. P: Solía escuchar radio en línea mientras estaba en el trabajo, pero dejó de funcionar. ¿Ha cambiado algo en la red? R: Siempre hemos bloqueado las estaciones de radio en línea, cambien conocido como “audio streaming.” El uso de audio en vivo para otros efectos que no sea para los negocios legítimos de Fluor es contradictorio a la política de la compañía y causa congestión o interrupción de los servicios de red, no sólo para los empleados de la oficina local, sino también para usuarios remotos externos, clientes y obras en terreno. El respetar estas normas no significa que un nuevo empleado no puede usar las habilidades y los conocimientos profesionales adquiridos mientras trabajaba en otra compañía. Las habilidades y la experiencia son fundamentales al momento de tomar una decisión de contratación. Sin embargo, nunca se debe compartir la información confidencial o de dominio privado de empleadores anteriores, incluso si fuera ofrecida por el empleado nuevo. Ningún empleado recién contratado ni empleados antiguos de la compañía deberán usar información de empleadores anteriores, incluyendo: • Datos técnicos específicos de diseño o procesos • Secretos industriales o información confidencial • Software con licencia del empleador anterior • Nada marcado o destinado como confidencial o de dominio privado y que no esté disponible públicamente Cada empleado debe firmar un acuerdo de confidencialidad estándar cuando empiezan a trabajar en Fluor o en una de sus subsidiarias, el que estipula que toda información confidencial o de dominio privado obtenida mientras estaba empleado no debe ser compartida fuera de la compañía después de retirarse de ella. Uso Personal de Activos de la Compañía P: Vi un excelente artículo en una revista que quisiera compartir con mi equipo. ¿Está bien copiar el artículo y distribuirlo? R: No, a menos que tenga el permiso expreso por escrito del titular de los derechos de autor, que por lo general es la editorial de la revista. Ese permiso es normalmente dado con el pago de una cuota o la editorial le vende los impresos. El no obtener dicho permiso puede hacer responsable tanto a Fluor como a usted mismo, incluso se pueden aplicar multas substanciales, conforme a la Ley de Derechos de Autor. En caso de no obtener el permiso de derecho de autor, una opción aceptable es crear una lista de distribución para hacer circular su copia de la revista para que sea leída por varios empleados. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) La mayoría de los empleados deben realizar algún trámite personal mientras están en el trabajo—por ejemplo, llamar brevemente a casa para saber de un hijo enfermo, mandar un correo electrónico a su cónyuge para avisarle que pase al banco antes de irse a la casa, o imprimir una lista de compras en la impresora del trabajo. Todo esto es razonable y permitido cuando se realiza dentro de ciertos límites y siempre y cuando se cumplan las metas de trabajo. Sin embargo, se crea un problema cuando los empleados usan en exceso o abusan de los activos de la compañía para uso o beneficio personal. Si se exagera, incluso se puede considerar como fraude o robo. Los empleados que deben facturar su tiempo a la compañía o clientes deben informar sus horas en forma precisa y justa. Patentes, Derechos de Autor y Marcas Registradas Patentes, derechos de autor y marcas registradas son términos legales que definen cuándo un invento, producto, idea, trabajo escrito o nombre es de propiedad de un individuo o compañía y su uso por otras personas está prohibido sin permiso expreso. Esto incluye artículos en revistas, diarios y semanarios, así como programas computacionales. Nunca copie artículos, datos o programas sin obtener el consentimiento necesario del autor o dueño. A veces nuestros empleados desarrollan a nombre de la compañía ideas, procesos y tecnología que serán protegidas por patentes, derechos de autor y marcas registradas. Esta propiedad intelectual pertenece a la compañía 21 o a nuestros clientes (dependiendo de la situación y de los términos contractuales del cliente) y no al empleado. Manejo de Documentos y Registros Determinar qué documentos y registros se deben mantener o eliminar y cómo hacerlo puede ser complicado en un entorno de trabajo lleno de grandes cantidades de información electrónica y en papel. Fluor ha tiene una política detallada para cada grupo y en cada país, la cual detalla cuando y por cuánto tiempo se deben mantener los registros. Cada proyecto debe designar a un gerente de control de documentos para implementar esas políticas. Seguridad de Computadores y Datos Fluor es dueña de la tecnología que usamos en nuestro negocio—equipos, programas, datos y redes. Nuestra tecnología e información son críticas para nuestro éxito. Todos quienes usan un computador en Fluor son responsables de proteger nuestros valiosos recursos tecnológicos. Si ve a cualquiera—un empelado, cliente, proveedor de bienes o servicios o un consultor—poniendo en riesgo el rendimiento y/o seguridad de cualquier sistema informático de Fluor, debe informar de inmediato a su • Preocúpese de no hacer supervisor o Gerente de Informática. declaraciones especulativas que Lo que nunca se debe hacer al usar la pudieran ser erróneas o engañosas tecnología y sistemas de Fluor: al ser leídas por otros (por ejemplo, “No puedo creer que hayamos • Entrar al sistema de Fluor usando cometido tal error de ingeniería...”). los datos o información de otra • Los documentos e información persona sin permiso o autorización electrónicos puede ser recuperados • Intentar acceder a información o incluso después de “borrarlos” de tecnología que nos está restringida la memoria de su computador, • Comunicar material ofensivo, por lo que tenga cuidado con inapropiado o ilegal material a incluir información vulnerable en cualquiera dentro o fuera de la comunicaciones electrónicas. compañía (Recuerde: “el correo electrónico es para siempre.”) • Enviar cadenas (dentro o fuera de • Recuerde seguir las políticas y la compañía) procedimientos de eliminación de • Acceder a la Intranet de Fluor documentos y exija su cumplimiento sin pasar por los procesos de también por quienes están a su seguridad informática adecuados cargo. (un virus podría penetrar en el • No copie ni reenvíe documentos sistema) o autorizar o facilitar dicho que estén sujetos a privilegios de acceso a cualquier tercero como abogado-clientes salvo que sea un amigo, pariente, proveedor de específicamente indicado por el bienes o servicio o un cliente Grupo de Servicios Legales. • Nunca borre o destruya registros o • Agregar o modificar un programa o información que esté sujeta o pudiera equipo de computación en equipos estar sujeta a una investigación de Fluor sin la aprobación de gubernamental, investigación interna, Informática citación judicial o juicio legal. Al compartir su clave, ID de usuario, IDs de información o identificación de acceso a la red con cualquiera, incluso un colega o asistente administrativa, será responsable por cualquier acción de esa persona mientras está conectado en el sistema. 22 P: Dejé mi computador personal en un avión y mis claves estaban en mi bolso del computador. ¿Qué debo hacer? R: Primero debe dejar constancia en la Policía y solicitar una copia. Luego, contacte a Seguridad Corporativa de Fluor con una copia del informe policial y Seguridad Informática de Fluor para informar el robo. P: ¿Por qué no puedo acceder a mi cuenta de correo electrónico personal desde el trabajo? R: Los correos electrónicos basados en Internet (tales como, pero no limitado a, cuentas Hotmail, AOL, Yahoo! o Gmail) representan una amenaza para Fluor al permitir un punto de ingreso a correspondencia que evade los actuales controles de seguridad implementados para evitar la diseminación de códigos dañinos, virus y gusanos. Lamentablemente, por el momento no tenemos control sobre los correos electrónicos basados en Internet que permite que los usuarios puedan leer su correo personal y abrir adjuntos en sus computadores y portátiles de Fluor. Al permitir este tipo de acceso en línea a cuentas de correo electrónico basados en Internet, estamos dando acceso a programas dañinos, caballos de Troya y otros virus y gusanos para que entren y salgan de nuestro ambiente sin nuestro conocimiento. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) P: Regularmente leo el Boletín de Mensajes en Yahoo! de nuestra compañía y he notado que se subió una pregunta solicitando la confirmación de un importante proyecto que se rumorea que nuestra compañía ganó. Aunque el anuncio oficial no se ha hecho público, sé que estamos haciendo trabajo preliminar para el cliente de este proyecto. ¿Está bien que conteste la pregunta en el boletín y responda que hemos recibido el trabajo? R: No, va contra la política de la compañía publicar abiertamente información confidencial o de dominio privado en boletines de mensajes o salas de chat. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) Los computadores, teléfonos y recursos electrónicos de la compañía están destinados para su uso por empleados de la compañía en negocios de la compañía. Todos los archivos de correo electrónico, correo de voz y archivos personales almacenados en sistemas de Fluor son propiedad de la compañía. Por lo tanto, no debe tener expectativas de privacidad en relación con estos recursos. La compañía se reserva todos los derechos permitidos por ley para monitorear y revisar cualquier mensaje e información (enviada o recibida) usando los recursos de la compañía. Salas de Chat, Blogs y Directorios de Mensajes. La mayoría de los empleados tienen acceso a Internet en sus computadores. Es necesario preocuparse por proteger la reputación e información comercial de Fluor no publicando comentarios sobre Fluor en salas de chat, blogs o directorios de mensajes—tanto negativos como positivos—que pudieran atribuirse a un empleado de Fluor que actúa a nombre de la compañía. Nunca use tiempo, propiedad o redes de la compañía para ese tipo de comunicaciones. Si elige hacerlo fuera de su entorno de trabajo, debe: • Indicar claramente que esas son sus opiniones personales y no de la compañía • Asegurarse que sus comunicaciones no violen la ley (por ejemplo, calumnia, difamación, acoso o leyes de derecho de autor) o políticas de la compañía (por ejemplo, divulgación de información confidencial o de dominio privado o hablar en representación de la compañía) 23 Competencia Leal en el Mercado Competencia Leal y Abierta 24 Competing Fairly in the Marketplace Fluor tiene éxito en el mercado porque proporcionamos servicios y resultados de calidad superior a nuestros clientes. Creemos en el sistema de libre mercado donde el mérito, la calidad, el precio y otros factores objetivos determinan quién tiene éxito y quién fracasa. Los empleados de Fluor nunca deben acordar fijar • Nunca analice precios o trate los precios o términos contractuales términos formal o informalmente. en coordinación con un competidor. • Nunca acuerde dividir territorios o Esto no es correcto y viola las leyes mercados, establezca márgenes o antimonopolio y de competencia. fije términos contractuales. En los Estados Unidos y en muchos • Nunca tome medidas para eliminar países alrededor del mundo, la competidores. legislación prohíbe fijar precios, • Nunca comparta términos dividir territorios, acordar términos confidenciales de licitaciones o contractuales y otras actividades propuestas. • Nunca acuerde compensarse por similares con competidores que costos relacionados con licitar afecten de manera negativa al trabajos sin la aprobación previa cliente y vayan contra los principios del Grupo de Servicios Legales y de libre mercado. Las leyes varían divulgarlo al cliente. dependiendo de dónde esté realizando • Rechace clara y abiertamente negocios. Muchas leyes, incluidas las participar en cualquier discusión que estadounidenses, se aplican incluso pudiera interpretarse que involucra cuando se realizan negocios fuera de prácticas anticompetitivas. las fronteras de los Estados Unidos. • Nunca intente hacer indirectamente Información sobre lo que no puede hacer directamente. Incluso el hecho de “tantear el Competidores terreno” con comentarios o preguntas Para competir de manera efectiva en indirectas sobre términos o precios el mercado, es conveniente reunir de tratos es problemático y debe información competitiva en forma evitarse. justa. Sin embargo, algunas formas • Nunca use información relacionada de recopilación de información son con un proceso de licitación próximo incorrectas y pueden violar las leyes, o en curso, en especial en el ámbito en los Estados Unidos, como la ley de de contratos gubernamentales. Espionaje Económico. • Si llega a tener en su poder información sobre competidores que Fluor está comprometida con está marcada como confidencial realizar sus negocios responsable, o de dominio privado, esté o no ética y legalmente, lo que incluye referida a compras del estado, o si evitar incluso la aparición de ha tenido una discusión o interacción una recopilación inadecuada de potencialmente problemática con un información. Es importante saber lo competidor que podría interpretarse que se puede y no se puede hacer y como anticompetitiva, llame de con qué debe tener cuidado. inmediato al Grupo de Servicios Legales para asistencia con respecto a qué hacer. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) La información competitiva que generalmente es aceptable usar incluye: • Diarios, recuentos de prensa o información de dominio público en Internet • Otra información pública como informes anuales o material de venta publicado • Conversaciones con clientes, pero no para obtener información confidencial • Clientes que proporciona una propuesta de un competidor, pero sólo si no es confidencial. Si es una licitación de un contrato gubernamental, siempre consulte a la Organización de Contratos Gubernamentales de Fluor y a su supervisor de inmediato (Ver complemento “Cuando el Gobierno de los Estados Unidos es Nuestro Cliente”) • Exposiciones, asociaciones o conferencias industriales, pero no discusiones con competidores relacionados con prácticas anti competencia • Encuestas de industria de consultores o empresas respetables Nunca use lo siguiente: • Información sobre un competidor que alguien ofrece vender • Información confidencial o de dominio privado de un competidor o algo similar que pertenezca a alguien más—consulte al Grupo de Servicios Legales de inmediato si tiene información como esta • Información confidencial o de dominio privado analizada de cualquier forma con empleados nuevos de empleadores anteriores • Si está involucrado en la licitación de un contrato gubernamental y recibe información sobre la licitación de un competidor—consulte de inmediato a la Organización de Contratos Gubernamentales de Fluor Información solicitada por otros A veces un proveedor, vendedor u otra entidad puede solicitar que le proporcione información competitiva sobre los competidores de esa compañía. Se deben seguir las mismas pautas antes descritas y sólo proporcionar la información que está disponible públicamente o que se ha obtenido en forma no confidencial. Sin embargo, se debe tener en cuenta que si la información solicitada se obtuvo del competidor del solicitante en un proyecto específico, los términos del contrato pueden dictar que la información pertenece al cliente y/o que la información no sea divulgada a un tercero. Competidores Desacreditados Competir con energía es fundamental, pero se debe hacer en forma honesta y leal. Nunca haga declaraciones que desacrediten o sean falsas o engañosas sobre competidores o sus servicios. Socios en Empresas Conjuntas que También son Competidores LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) Fluor tiene varios negocios conjuntos con compañías con las que normalmente compiten fuera del contexto de la empresa conjunta. Esas relaciones son desarrolladas y administradas con atención para proteger la información confidencial y de dominio privado. Se debe tener siempre cuidado de no usar ni discutir cualquier información de precios, costos o estratégica dada o recibida fuera del contexto de la empresa conjunta. Dicha información puede conducir a prácticas anticompetitivas como la fijación de precios o colusión en procesos de licitación y transacciones comerciales con información privilegiada, que son ilegales y dañan la libre y leal competencia. 25 Lobbying y Actividad Política Lobbying y actividad política son una parte importante de nuestra democracia, pero reglas estrictas rigen lo que las corporaciones pueden o no pueden hacer en esta arena. Fluor es activa en establecer buenas relaciones con ejecutivos elegidos para mejorar el entorno comercial de la compañía. Sin embargo, existen restricciones legales estrictas sobre lo que una compañía puede aportar, ofrecer, prometer o entregar a ejecutivos elegidos y a su personal. Los empleados no pueden dar, ofrecer o autorizar el ofrecer fondos u otros activos de la compañía (directa o indirectamente) para propósitos políticos sin consultar al Vicepresidente Senior de Relaciones Gubernamentales quien deberá conseguir la aprobación del Presidente y Director Ejecutivo y el Director Legal. Los aportes políticos se definen de manera muy amplia y pueden incluir cosas como: • Contribuir con un candidato político local, estatal o federal en representación de la compañía • Comprar boletos para un evento para recaudar fondos para campañas políticas • Proporcionar cualquier cosa de valor incluyendo comidas, bienes, servicios, viajes, alojamiento o boletos para eventos deportivos y de entretención • Prestar personal u otros recursos de la compañía durante horas de trabajo para actividades de recaudación de fondos para campañas políticas • Pagar publicidad política u otros gastos de campaña Un aporte político puede interpretarse como un soborno si se realiza, directa o indirectamente, a cambio de una acción del oficial de gobierno como recomendar la selección de Fluor en una decisión de compra u otras acciones similares. Comité de Acción Política (PAC) Ciertos empleados, que son ciudadanos estadounidenses o residentes legales de los Estados Unidos, pueden aportar en forma voluntaria al PAC de Fluor, que fue establecido por nuestros empleados para hacer aportes políticos a organizaciones y campañas que se consideran en el mejor interés de Fluor. Ningún empleado debe sentirse jamás presionado de contribuir al PAC de Fluor y ningún ejecutivo, gerente o empleado debe jamás presionar a otro empleado para que contribuya a éste. Actividad Política Personal Fluor promueve la actividad política de empleados que apoyan candidatos o partidos de su elección. Sin embargo, no se puede usar tiempo, propiedad o equipos de la compañía para desarrollar las actividades políticas personales. 26 P: Un alcalde cuya ciudad está a punto de adjudicar un importante contrato de ingeniería me llamó por un aporte corporativo para su reelección. Siento cierta presión por hacer un compromiso. ¿Qué debo hacer? R: Informe al alcalde que Fluor tiene un procedimiento establecido para revisar y aprobar aportes corporativos y que la decisión no la toma usted P: Me preocupa que si no contribuyo o no contribuyo lo suficiente a nuestro PAC seré ignorado para promociones y aumentos de sueldo porque no soy considerado un “jugador en equipo.” ¿Qué debo hacer? R: Los aportes al PAC son totalmente voluntarios y los empleados no pueden ser tratados con mayor o menor preferencia por su participación o falta de participación. El acceso a información sobre quién hace aportes está limitado a quienes deben saber, como el encargado de Relaciones con el Gobierno sólo para efectos de cumplimiento de la Comisión Federal de Elecciones. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.704.556.7046 (fuera de los Estados Unidos) Lobbying y Actividad Política Actividad Política Corporativa Lobbying P: Recibí una invitación de un compañero de equipo para asistir a una recaudación de fondos para el congresista de la ciudad donde nací. No puedo asistir, pero quiero enviar un cheque. ¿Puede mi asistente enviar un cheque a la campaña al día siguiente? R: Los recursos de la compañía no se deben usar para actividades políticas personales y esto incluye los recursos para enviar un cheque personal por correo expreso que involucre a su asistente. El lobbying exige que muchos tipos de actividades sean divulgadas al gobierno. En los Estados Unidos, las personas que se dedican al lobbying deben estar registradas. Es posible que deba hacer lobbying si su trabajo involucra: • Contacto con legisladores, reguladores, oficiales del ejecutivo o su personal (por ejemplo, miembros del Congreso y su personal) • Realizar o negociar ventas para contratos gubernamentales • Esfuerzos por influir acciones legislativas o administrativas (como intentar influir en la adjudicación de un contrato) Antes de involucrarse en cualquier actividad que pudiera considerarse como lobbying o actividad política en representación de la compañía, en los Estados Unidos y en otros países, contacte al encargado de Relaciones Gubernamentales de Fluor. P: A solicitud de un cliente, participé recientemente en un torneo de golf que también tenía el objetivo de recaudar fondos para una organización política. Yo pagué personalmente el monto solicitado que incluía el costo del golf. ¿Puedo solicitar el reembolso a Fluor? R: Los empleados tienen prohibido solicitar a la compañía el reembolso de aportes políticos o gastos relacionados con eventos de recaudación de fondos para campañas políticas. Antes de participar, consulte con el encargado de Relaciones con el Gobierno. LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO Y ÉTICA 1.800.223.1544 (dentro de los Estados Unidos) 27 Índice de Temas A Abuso de Sustancias . . . . . . . . . . . . . . . . 6, 7 Acerca del Código . . . . . . . . . . . . . . . . . 1, 2 Acoso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Acoso Sexual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Actividad Política Personal . . . . . . . . . . . . 26 Activos, Protección de . . . . . . . . . 19, 20, 21 Activos, Uso Personal de . . . . . . 19, 20, 21 Acuerdos de Confidencialidad . . . . . . . . . . 20 Aduanas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Agentes, Uso y Contratación de . . 13, 16, 17 Alcohol en el Lugar de Trabajo . . . . . . . 6, 7 Analistas de Inversión, Contactos por . . . 11 Antimonopolio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Aportes a Campañas Políticas . . . . . . . . 26 B Boicots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Boletines de Mensajes y Salas de Chat en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 C Cenas, Aceptar u Ofrecer . . . . . . . . . . 13, 14 Claves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Código, Aplicabilidad . . . . . . . . . . . . . . . 1, 2 Código de Conducta y Ética Comercial, Qué es el . . . . . . . . . . . . . . 1, 2 Colusión en Proceso de Licitación . 23, 24 Comité de Acción Política (PAC) . . . . . . . . 26 Competencia con la Compañía . . . . . . . . . 13 Competencia Leal . . . . . . . . . . . . . . . . 23, 24 Competición, Leal y Abierta . . . . . . . . . . . . 24 Competidores, Desacreditar y Criticar . . . 25 Competidores, Discusiones o Reuniones con . . . . . . . . . . . . . . . . . 23, 24 Competidores, Información sobre . . . . . . . 24 Competidores, Trabajar para . . . . . . . . . . . 13 Comunicaciones Electrónicas . . 21, 22, 23 Confabulación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Conflictos de Interés . . . . . . . . . . . 13, 14, 15 Consecuencias de Violar el Código . . . . . . . . . . . . . . . 4, 5 de no Informar Violaciones Graves . . 4, 5 Consultores y Agentes . . . . . . . . . . . . . 16, 17 Contratos de Gobierno . . . . . . . . . . . . . . . . * Contratos del Gobierno de EE.UU . . . . . . . * Controles de Exportaciones . . . . . . . . . . . 18 Copiado de Documentos . . . . . . . . . . . 20, 21 Copiado de Software . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Correo Electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Creencias y Prácticas Religiosas, Discriminación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 D Datos Confidenciales de Empleados . . . 8, 9 Datos del Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . 8, 9 Datos y Registros de Empleados . . . . . 8, 9 Dávidas, Ofrecer o Recibir . . . . . . . . . 13, 14 Directorios Externos, Desempeño en . . . . 13 Discapacidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Discriminación de Género . . . . . . . . . . . . . . 8 Discriminación en el Lugar de Trabajo . . . . 8 Discriminación por Edad . . . . . . . . . . . . . . . 8 Discriminación Racial . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Dividir Territorios y Mercados . . . . . . . . . . 23 Divulgación de Informes Financieros e Informes . . . . . . . . . . 10, 11 Divulgar Información de Dominio Privado . . . . . . . . . . . . . 10, 11, 12 Drogas en el Lugar de Trabajo . . . . . . . . . . 6 E Eliminación de Documentos . . . . . . . . . . . 21 Empleados Gubernamentales, Discutir Empleo con . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . * Empleo con Competidores o Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Empleo Externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13, 14 Empleo fuera de la Compañía . . . . . . . . . . 13 Entorno Laboral Hostil . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Entretención, Explícitamente Sexual . 14, 15 Entretención, Ofrecer o Recibir . . . . . . . . . 14 F Fijación de Precios . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Fraude Contabilidad, Informes Financieros . . . 10 Colusión en Proceso de Licitación 23, 24 Sobornos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16, 17 Activos de la Compañía . . . . . . . . . . 19, 20 Declaraciones sobre Competidores . . . 24 G Gobierno Federal, EE.UU . . . . . . . . . . . . . . * Información Competitiva, Recopilación de . . . . . . . . . . . . . . . . 23, 24 Información Confidencial de la Compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19, 20 Información Confidencial de Licitaciones y Propuestas . . . . . . . . . . . . 23 Información de Dominio Privado . . . . . . . . . . . . . . . . 19, 20, 23, 24 Información de Empleadores Anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20, 21 Información del Cliente, Privacidad de . . . 19 Información Interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Información Material . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Informar Sospechas de Violaciones o Problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Informes Financieros Fraudulentos . . . . . 10 Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22, 23 Investigaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Israel, Boicots relacionados con . . . . . . . . 18 L Ley Antiboicot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ley de Prácticas Extranjeras Corruptas . . 16 Leyes de Derecho de Autor . . . . . . . . . . . . 21 Leyes de Patentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Leyes Extranjeras . . . . . . . . . . . . . 16, 17, 18 Leyes sobre Competición . . . . . . . . . . . . . 24 Libros y Registros . . . . . . . . . . . . . . . . 10, 22 Libros y Registros Exactos . . . . . . . . . . . . 10 Licencias de Exportación . . . . . . . . . . . . . . 18 Línea Directa . . . . . . . . . . . . . . . . . 3, 4, 5, 30 Línea Directa de Cumplimiento y Ética . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3, 4, 5, 30 Lobbying y Actividad Política . . . . . . . . 26, 27 M Mantención de Documentos . . . . . . . . . . . 22 Mantención de Registros . . . . . . . . . . . . . . 22 Materiales Peligrosos y Seguridad . . . . 6, 7 Medicación, Posible Limitación por . . . . 6, 7 Medios de Comunicación, Contactos por . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 N Hacer Preguntas y Plantear Preocupaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Nacionalidad, Discriminación . . . . . . . . . . . 8 Negocios Conjuntos . . . . . . . . . . . 17, 19, 24 Negocios Internacionales . . . . . . . 16, 17, 18 I O H Igualdad de Oportunidad de Empleo . . . . 8 Información Competitiva . . . . . . . . . . . 23, 24 ** Para complementar, referirse a “Cuando el Gobierno de los Estados Unidos es Nuestro Cliente.” 28 Ofrecer Regalos y Atenciones . . . . . . . 13, 14 Oficiales, Negociación de Valores . . . . . . 12 Orientación Sexual, Discriminación . . . . . . . 8 P Pagos de Agilización . . . . . . . . . . . . . . 16, 17 Pagos de Terceros . . . . . . . . . . . . . . . . 16, 17 Países Extranjeros y Boicots . . . . . . . . . . . 18 Parientes Cercanos y Conflictos de Interés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Parientes, Conflictos de Interés que involucran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Parientes, Hacer Negocios con . . . . . . . . . 13 Partidos Políticos, Aportes a . . . . . . . . . . . 25 Patentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Plantear Problemas en forma Anónima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3, 4 Prácticas Comerciales Corruptas . . . . . . . 16 Prácticas Comerciales Desleales 16, 17, 18 Preocupaciones Medioambientales . . . . . . . 6 Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Privacidad de Información del Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . 20, 24, 25 Propiedad en Competidores o Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Propiedad Intelectual . . . . . . . . 20, 21, 22, 23 Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 R Recaudación de Fondos, Políticos . . . . . . 26 Recaudación de Fondos para Campañas Políticas . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Reconocimiento del Código . . . . . 1, 2 Recursos de la Compañía . . . . . . . . . . . . . 30 Regalos, Entretención y Gastos de Representación . . . . . . . . . . . . . . . . 13, 14 Regalos en Efectivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Relaciones con Inversionistas . . . . . . . . . . 11 Represalias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4, 5 Responsabilidad del Gerente respecto al Código . . . . . . . . . . . . . . . . 1, 2 Responsabilidades del Supervisor respecto al Código . . . . . . . . . . . . . . . . . 1, 2 Resquicios para Transacciones Comerciales, Valores . . . . . . . . . . . . 11, 12 Restricciones Comerciales . . . . . . . . . . . . 18 S Salas de Chat y Directorios de Mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6, 7 ** Para complementar, referirse a “Cuando el Gobierno de los Estados Unidos es Nuestro Cliente.” 29 Sanciones Comerciales y Boicot . . . . . . . . 18 Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6, 7, 22, 23 Seguridad de Computadores y Datos . . . 22 Seguridad de Redes . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Soborno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16, 17 Software, Copiado de . . . . . . . . . . . . . . . . 21 T Temas Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo Forzado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajo Infantil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transacciones Comerciales con Información Privilegiada . . . . . . . . . . . . . 10 19 19 11 U Uso Personal de Activos de la Compañía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 V Valor Nominal, de Regalos y Dávidas . . . 14 Verificación de Antecedentes . . . . . . . 9 Violencia en el Lugar de Trabajo . . . . . . . . . 7 Línea Directa de Cumplimiento y Ética Si después de plantear un problema con los contactos sugerido en este Código (ver página 3) y no se siente cómodo para usar uno de los recursos identificados en el Código o quiere plantear el tema en forma anónima, llame a la Línea Directa de Cumplimiento y Ética. Línea Directa de Cumplimiento y Ética 1.800.223.1544 Empleados fuera de los Estados Unidos pueden llamar con cobro revertido al 1.704.556.7046 Expertos de la Compañía Usted puede contactar a un Experto de Fluor que tenga conocimientos en todas las áreas mencionadas. Se puede recurrir a estos Expertos de la Compañía para aclarar políticas, leyes y prácticas comerciales en su área en particular. Si envía un correo electrónico a la dirección correspondiente al tema, éste será dirigido al experto de la compañía en esa área. Una lista con los nombres de los Expertos de la Compañía y sus números telefónicos están también disponibles en www.fdnet.com. Tema Correo Electrónico Agentes y Consultores – uso fuera de los Estados Unidos [email protected] Antimonopolio y Competencia Lea [email protected] Sobornos [email protected] Seguridad de Computadores y Datos [email protected] Conflictos de Interés [email protected] Administración de Documentos y Registros [email protected] Controles de Exportaciones [email protected] Pagos de Agilización [email protected] Contratos Gubernamentales [email protected] Regalos y Gastos de Representación [email protected] Lobbying, Actividad Política y PACs [email protected] Consultas de los Medios de Comunicación [email protected] Salud, Seguridad y Medio Ambiente [email protected] Seguridad [email protected] Negociación de Acciones [email protected] Sanciones Comerciales y Boicotts [email protected] 30 Propiedad intelectual © 2008 Fluor Corporation Todos los derechos reservados FLUOR es una marca registrada de Fluor Corporation. BRAV028706