Guía del usuario ADD - Soluciones en Sistemas Computacionales

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Guía del usuario
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propósitos informativos y no constituye aprobación y/o recomendación. Computación en Acción, no se responsabiliza
de la ejecución o uso de estos productos.
11120141003
Índice
1. Para empezar ...........................................................................................................1
Qué es ............................................................................................................................................................... 1
Recomendaciones............................................................................................................................................. 1
Cómo ingreso .................................................................................................................................................... 1
Usuario y contraseña ........................................................................................................................................ 2
Inicio ................................................................................................................................................................. 2
Abrir empresa ................................................................................................................................................... 2
Partes del ADD .................................................................................................................................................. 3
2. Conociendo el ADD ..................................................................................................4
Administrador de Documentos Digitales.......................................................................................................... 5
Cargar Documentos ............................................................................................................................. 5
Detalle ..................................................................................................................................... 6
E-mail ...................................................................................................................................... 7
Visor de documentos ........................................................................................................................... 8
Partes del visor ........................................................................................................................ 8
Pestañas .................................................................................................................................. 8
Barra de herramientas ............................................................................................................ 9
Panel de Búsqueda.................................................................................................................. 9
Qué acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos ........................................... 11
Certificados y folios del SAT ............................................................................................................... 16
Índices ................................................................................................................................................ 17
Configuración ..................................................................................................................................... 18
Listado de criterios para validación ..................................................................................... 19
Administración................................................................................................................................................ 21
Configuración ..................................................................................................................................... 21
Configurar correo .................................................................................................................. 22
3. Trabajando con el ADD ......................................................................................... 23
ADD de forma independiente ........................................................................................................................... 23
CONTPAQ i® NOMINAS y el ADD....................................................................................................................... 23
CONTPAQ i® CONTABILIDAD-BANCOS y el ADD ............................................................................................... 24
CONTPAQ i® COMERCIAL y el ADD.................................................................................................................... 24
Combinar almacenes ......................................................................................................................................... 25
Cómo trabajar con más de un sistema CONTPAQi® y el ADD ........................................................................... 26
Escenario 1 Conexión Comercial – Contabilidad - Bancos.......................................................................... 26
Escenario 2 Conexión AdminPAQ – Contabilidad ....................................................................................... 28
Escenario 3 Conexión AdminPAQ – Contabildiad - Bancos ....................................................................... 30
Escenario 4 Conexión Comercial – Contabildiad – Bancos - Nóminas....................................................... 32
4. Preguntas más frecuentes .................................................................................... 34
Problemas al cargar documentos...................................................................................................................... 34
Problemas al visualizar las opciones del ADD ................................................................................................... 34
Problemas al cargar los certificados ................................................................................................................. 35
Qué pasa con el ADD que transfirió su información a otro ADD al combinar almacenes ............................... 35
Problemas con Puertos y Firewall .................................................................................................................... 35
A1.Compatibilidad con navegadores.................................................................. 36
1
Para empezar
Qué es
El Administrador de Documentos Digitales
(ADD) es un módulo que te permite
almacenar, buscar y administrar documentos
y comprobantes fiscales digitales (CFDI) que
emitas y recibas en tu empresa.
Qué sistemas utilizan el ADD
El ADD se crea automáticamente al
instalar los siguientes sistemas:
•
•
Este módulo se instala como un directorio
en el sistema operativo y trabaja sobre una
página de internet.
•
•
CONTPAQi® Nóminas
CONTPAQi® Contabilidad
CONTPAQi® Bancos
CONTPAQi® Comercial
Recomendaciones
Para asegurar el óptimo funcionamiento del ADD es recomendable trabajar con los
siguientes navegadores de internet, según la forma en que se accede al ADD:
Si vas a trabajar con el ADD
Es recomendable utilizar…
accediendo desde…
La aplicación CONTPAQi®
Internet Explorer 10*
Nóminas, Contabilidad, Ba nco s, Comercial
El acceso directo del ADD
(fuera de la aplicación CONTPAQ i®)
•
•
Internet Explorer 10
Google Chrome**
*Las aplicaciones CONTPAQ i® abrirá n el ADD en este na vegador sin importar que otro esté configurado por omisión
** En caso que utilices un nav egador distinto a In ternet Exp lorer consulta el Anexo Comp atibilidad con Nave gadores p ara
conocer qué configuraciones realizar, así como las restricci ones en la funcionalidad del ADD.
Cómo ingreso
Puedes ingresar al ADD desde las siguientes opciones:

Acceso directo en el escritorio
Localiza el icono en el escritorio de
tu computadora y haz clic en él.

Desde el sistema
Ve al menú Empresa y selecciona la
opción Administrador de Documentos
Digitales.
Si trabajas con CONTPAQ i® NOMINAS ingresa al
menú Archivo.

Grupo programas CONTPAQ i®
Del grupo de programas CONTPAQ i® en la
carpeta CONTPAQ i® Administrador de
documentos digitales haz clic en la opción
del mismo nombre.
1
2
Usuario y contraseña
Para habilitar el ADD es necesario indicar un
usuario válido. Podrás ingresar con el
usuario Supervisor y en el recuadro de la
contraseña dejar el campo en blanco.
Haz clic en el botón Entrar.
Supervisor es el usuario asignado por
omisión con el que podrás ingresar al ADD.
Inicio
Desde
aquí
podrás
accesar
a
la
configuración
del
administrador
o
directamente al almacén para buscar
almacenar y administrar tus documentos.
Si no has seleccionado una empresa hazlo en
este momento haciendo clic en el botón
Abrir Empresa.
Abrir empresa
Haz clic en la opción Abrir Empresa para
seleccionar de la lista de empresas disponibles
aquella con la que desees trabajar.
Si ingresaste desde cualquier aplicación de
CONTPAQi®, el ADD ya tendrá información de la
empresa con la que va a trabajar.
Podrás visualizar todas las empresas que estén
instaladas en tu ADD.
3
Partes del ADD
Este es el menú principal del ADD el cual contiene las siguientes partes:
Menú
Haz clic en la opción CONTPAQi® para
desplegar el menú de secciones.
Cuando quieras cambiar de una sección a
otra utiliza esta opción o desde la barra
superior selecciona la deseada.
Si te encuentras en la ventana de inicio,
utiliza los gráficos que se localizan en el
área de despliegue.
Usuario conectado
Conoce el usuario con el cual estás
trabajando en el ADD. Este dato solo es
informativo y no puede modificarse.
Seleccionar empresa
Haz clic para desplegar la lista de
empresas disponibles y seleccionar la
deseada.
Cerrar sesión
Haz clic en esta opción para cerrar la
sesión del usuario. Automáticamente se
mostrará la ventana de ingreso para que
indiques un usuario y contraseña.
Si deseas cambiar el usuario deberás
cerrar la sesión e iniciar indicando uno
nuevo.
Recuerda: Desde el ADD no podrás configurar
nuevos usuarios.
Área de despliegue
En esta área se despliegan las opciones de cada sección y se considera también como
área de trabajo para algunos módulos.
Problemas para visualizar las opciones del ADD
Consulta la sección Preguntas más frecuentes
4
Conociendo el ADD
2
El Administrador de Documentos Digitales se compone de dos principales secciones:
Administrador de
Documentos Digitales
ADD
Administración*
Módulos contenidos:
Módulos contenidos:
A través del Administrador podrás cargar y visualizar
los documentos contenidos en él, cargar los
certificados públicos y actualizar las listas del SAT así
como configurar las validaciones para la recepción y
utilizar la utilería para reindexar la información o
documentos de tu almacén.
La Administración te ayudará a realizar la
configuración técnica del administrador; es
decir, especificar rutas y otros valores para
que el ADD funcione correctamente.
*Para uso exclusivo de usuarios técnicos.
Consulta las siguientes páginas para conocer el detalle de la información de cada sección.
5
Administrador de Documentos Digitales
Cargar docs. recibidos
Ingresa a esta opción para cargar los
documentos que te envían tus proveedores
al ADD y poder administrarlos.
Paso 1
Haz clic en el botón Seleccionar Archivos
para localizar los XML y otros documentos que
deseas cargar al ADD.
Paso 2
Selecciona el archivo a cargar
y haz clic en el botón Abrir.
Cargar docs. emitidos
Ingresa a esta opción para cargar los
documentos generados o emitidos por
aplicaciones CONTPAQi® al ADD y poder
administrarlos.
Asegúrate de seleccionar una empresa antes
de efectuar cualquiera de estos procesos.
Además de cargar los XML también podrás
seleccionar archivos con extensión: .PDF,
.XLS, .DOC, ZIP.
Para cargar los documentos
siguientes botones:
utiliza
los
Paso 3
Haz clic en el botón Cargar
y espera a que se carguen los documentos al ADD.
Utiliza este botón para desplegar información de la
última carga realizada. Se mostrarán los datos
siempre y cuando siga activa la sesión del usuario.
Si cierras la sesión y vuelves a ingresar se limpiarán
los registros y no se mostrará la última carga
realizada.
Al hacer clic en este botón, el área de despliegue
se limpia para iniciar con una nueva carga.
Podrás cargar uno a uno los documentos o
seleccionar varios a la vez, según lo decidas.
Problemas al cargar documentos
1 Arrastrar documentos desde el explorador
Para facilitar la carga de los
documentos
podrás
arrastrarlos
desde el Explorador de Windows al
área de despliegue de la ventana del
ADD.
Solo debes seleccionar los archivos
deseados y con clic sostenido
arrastrarlos y llevarlos al ADD.
Para utilizar esta funcionalidad asegúrate de trabajar con los siguientes navegadores:
• Internet Explorer 10 o superior
• Google Chrome
6
2 Carga documentos desde el explorador sin abrir el ADD
Otra forma de realizar la carga de los documentos es a través del Explorador de Windows pero
sin necesidad de abrir el ADD.
Solo debes hacer clic derecho sobre el
XML y seleccionar del menú flotante, el
submenú ADD CONTPAQi y la opción
Cargar.
Advertencia: Es posible que en algunos equipos esta característica no esté disponible.
Para agregarla utiliza las utilerías de Microsoft® Windows Uninstall_UserChoice.reg y
Uninstall_UserChoice_Win81.reg según la versión de tu sistema operativo.
Resultado de la carga
Una vez cargados los documentos, el ADD te proporciona información importante sobre cada
uno, como:
•
•
•
•
Estado del documento: Para saber si es válido o inválido.
Duplicado: Indica si el documento está duplicado o no.
Detalle: Puedes conocer el detalle de las validaciones previamente configuradas para la
recepción de los archivos.
E-mail: Permite enviar por correo electrónico un mensaje para informar al usuario de
cualquier posible problema. Adicionalmente se añade el resultado de las validaciones,
pero no el documento validado.
Si al realizar la carga de un XML y un PDF al mismo tiempo y ambos se nombran igual, el ADD va a asociar
dichos documentos en el expediente del comprobante.
Detalle
Haz clic en el botón
para conocer los detalles de
la carga realizada basada en las validaciones
configuradas. Los datos desplegados solo son
informativos pero si deseas modificar alguna
configuración de las validaciones selecciona de la
barra de menú la opción Configuración ADD.
7
E-mail
para capturar todos los datos necesarios para enviar por correo
electrónico un mensaje con el resultado de la validación e informar al usuario de cualquier
posible problema.
Entre los datos que debes especificar
está:
•
Cuenta desde la cual se enviará el
correo.
Contraseña de dicha cuenta.
• A quién va dirigido el correo.
• Asunto del que se trata.
• Mensaje que detalla información
•
sobre el resultado de la validación.
Asegúrate de configurar previamente el
servidor de correo dentro del menú
ADMIN, módulo Configuración.
8
Visor de Documentos
Desde aquí podrás ver los documentos que se han cargado al ADD y realizar diferentes
tipos de búsquedas, capturar información adicional a los documentos, asociarlos con otros
y tener una vista previa de los documentos PDF y XML.
Partes del visor
Pestañas
Una vez cargados los documentos podrás identificarlos fácilmente ya que están
organizados en tres pestañas: Recibidos, Emitidos y Otros Documentos. De esta forma será
mucho más fácil localizarlos e identificarlos.
9
Barra de herramientas
Utiliza la barra de herramientas para realizar diferentes acciones con los documentos
disponibles en el Visor de ADD. Para utilizarlas selecciona primero un documento y
enseguida haz clic en la opción deseada:
Desde el área de despliegue de
documentos también podrás
habilitar estas opciones.
Para lograrlo haz clic derecho
con
el
ratón
sobre
un
documento y del menú flotante
selecciona la opción deseada.
Panel de Búsqueda
Dentro del Visor de documentos digitales podrás realizar diferentes tipos de búsquedas: por
rangos de fechas, sentencias, por partes de un contenido y aproximaciones lo que te permite
hacer más eficiente tu trabajo dentro del ADD. Para comenzar, habilita los filtros haciendo clic
en el botón
.
Al utilizar el panel se realiza la búsqueda por todos los campos, en todo el documento.
Búsqueda por Rango de fechas
Por
omisión,
muestra
dos
meses
considerando el actual y el inmediato
anterior, sin importar el periodo en el cual
esté trabajando la empresa.
Búsqueda por Aproximaciones
Marca la casilla cuando desees
localizar aquellos documentos que
cumplan con la aproximación
indicada.
Utilízala cuando desees que se consideren
los acentos dentro de la búsqueda.
10
Búsqueda por columnas
La búsqueda por columnas te ayuda a delimitar aún más los
documentos a desplegar.
Considera que:
•
•
•
•
Se realiza una búsqueda exacta
Considera palabras completas (siempre al inicio de la cadena)
Busca en el total de páginas del Visor de documentos, considera datos visibles y no
visibles (campos del XML)
Es sensible al uso de acentos
Incrementa las opciones de búsqueda
Importes
Captura directamente el número y desplegará los documentos que inicien con el dato
indicado.
Búsqueda por rangos en importes
La siguiente sentencia te permite ubicar importes en un rango determinado.
Total:[X TO Y] . Ejemplo: Total:[400 TO 500]
*Aplica para la búsqueda general y por columnas*
11
Qué acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos
Dentro del Visor puedes realizar diferentes acciones utilizando los botones de la barra de
herramientas; o bien, haciendo clic derecho con el ratón y seleccionando del menú flotante
las opciones.
Referencia
Utiliza una referencia para identificar de forma
rápida el comprobante.
Para capturar una referencia u observaciones
asegúrate primero seleccionar un documento y
realiza el siguiente procedimiento:
Establece una nomenclatura para capturar las
referencias, estas pueden ser con datos
relacionados con el motivo que generó la
factura, quién es el responsable, lugar y fecha,
entre otros.
Paso 1
de la opción que deseas desplegar.
Paso 2
Captura la información
según lo que solicita la ventana.
Paso 3
Guarda los cambios
haciendo clic en el botón Guardar.
Observaciones
Captura información adicional al documento
para indicar datos más específicos sobre la
factura o documento en cuestión.
Paso 4
Acepta los cambios
haciendo clic en el botón Aceptar.
Paso 5
Cierra la ventana.
Expediente
Conoce información relacionada con
aplicación y descripción del documento.
la
Para consultar el expediente basta con
seleccionar primero el documento, enseguida:
Paso 1
Expediente.
Paso 2
Consulta la información
del documento y cierra la ventana al finalizar.
12
Responsable / Proceso
Utiliza estos campos para indicar en cada XML
recibido, el área de la empresa y el usuario
responsable de dar seguimiento a este
documento, de tal forma que puedas filtrar por
esos campos y facilitar la administración de tus
documentos, por ejemplo, para que
identifiques los XML correspondientes a una
comprobación de gastos de viaje.
Para capturar Responsable y Proceso asegúrate
primero de seleccionar un documento y realiza
el siguiente procedimiento:
Toma en cuenta que seleccionando más
de un documento podrás asignar el
mismo Responsable o Proceso al grupo
de documentos; también puedes eliminar
la asignación en cualquier momento.
Paso 2
Captura la información
Paso 1
de la opción que deseas desplegar.
Nota: puedes hacer clic derecho y seleccionar
Responsable o Proceso desde el menú flotante.
según lo que solicita la ventana.
Paso 3
Guarda los cambios
haciendo clic en el botón Guardar Usuario
Responsable o Guardar Proceso.
Paso 4
Acepta los cambios
haciendo clic en el botón Aceptar.
Paso 5
Cierra la ventana.
13
Asociar Documento
Al utilizar esta opción puedes asociar al XML un documento con extensión: .PDF, .DOC o .XLS, de esta
forma puedes ir relacionando la información y llevar un mejor control.
Ejemplos: entre algunos ejemplos está asociar :
• Un CFDI a su representación gráfica en PDF.
• A un XML el archivo de Excel que contiene
el presupuesto del mes.
Para localizar los archivos a asociar utiliza la
búsqueda de documentos. Habilita los filtros
para que especifiques un rango de fechas y
enseguida podrás aplicar los criterios de
búsqueda tal como lo haces directamente en el
Visor.
Una vez seleccionado el archivo a asociar
asegúrate de indicar una descripción.
Esto te permitirá tener a la mano información
sobre la relación que existe entre documentos.
Para lograrlo, captura esta descripción en el
campo “Detalle Asociación”.
Paso 1
Selecciona el documento
desde el Visor.
Paso 2
Presiona la tecla de función <F9>
o haz clic en el botón Asociar Documento <F9>.
Paso 3
Busca el archivo
a asociar y haz clic sobre él.
Paso 4
Captura una descripción
que te permita identificar a qué se debe la relación
entre archivos. Realiza la captura en el campo “Detalle
Asociación”
Paso 5
Asocia el documento
haciendo clic en el botón Asociar Docto.
Paso 6
Acepta el mensaje
informativo que indica que se guardó correctamente y
cierra la ventana.
14
Preliminar
Haz clic en este botón para visualizar el contenido del documento seleccionado. En caso que se trate de un
XML verás la representación impresa del mismo; en documentos PDF podrás consultarlos directamente en
el explorador de internet, mientras que archivos XLS y DOC tendrás opción de abrirlos y guardarlos en
alguna ruta específica.
Si el XML y el PDF original de la representación impresa están asociados y tienen el mismo
nombre, al utilizar la opción Preliminar se mostrará el PDF original de la representación
impresa; en caso que no tengan el mismo nombre o no está asociado mostrará una plantilla
preestablecida por el sistema
Resultado Validación
Consulta el detalle de la validación que realiza el ADD al momento de realizar el cargado de documentos.
Recuerda que esta información es de solo consulta y te permite conocer la configuración que realizaste en
las Validaciones de recepción.
Ver XML
Para ver un archivo XML asegúrate de seleccionar primero el documento a consultar y enseguida haz clic en
el botón Ver XML. Utiliza esta opción como una forma de consultar o de revisar un CFDI..
15
Exportar Excel
Haz clic en este botón para que el documento
seleccionado sea exportado a Excel®. Al
ejecutarse esta opción podrás realizar dos
acciones: abrir directamente el documento en
dicha aplicación; o bien, guardarlo en algún
directorio específico de tu equipo.
Columnas
También podrás realizar búsquedas por
columnas. Captura en los recuadros la
información que quieras considerar en los
filtros.
Para borrar los filtros indicados haz clic en el
botón
.
Exporta la vista considerando todas las
páginas
Exportar
Utiliza esta opción cuando desees exportar los
XML y compactarlos en un archivo ZIP. Esta
acción puede resultarte útil cuando existan
demasiados documentos en el visor; así de
forma rápida los puedes enviar a un archivo
ZIP.
Estado Pagado
Esta información es de solo consulta ya que el
estado solo puede asignarse desde CONTPAQ i®
BANCOS.
Basta con hacer clic en el botón Exportar e
indicar qué deseas hacer con el archivo .ZIP
que se va a generar: abrirlo directamente o
guardarlo en una ruta específica.
Exportar Seleccionados
Esta opción te permite exportar los XML y
enviarlos a un archivo ZIP únicamente los
documentos que tengas seleccionados en la
lista de documentos del visor. De igual forma
puedes abrir directamente el archivo o bien,
guardarlo en una ruta específica.
Estatus
Dentro de la pestaña Emitidos encontrarás la
columna Estatus, la cual indica el estado del
documento:
•
•
CFD – Emitido
CFDI – Timbrado / Emitido
Esta información es de solo lectura.
Exportar un grupo específico
Utiliza el panel de búsqueda para filtrar los documentos según el grupo o característica que
deseas y enseguida expórtalos.
16
Certificados y folios
del SAT
En este módulo podrás realizar la
carga de los certificados públicos y
actualizar las listas del SAT.
Paso 1
Haz clic en el botón Seleccionar Archivo
para buscar la ruta donde se localizan los archivos CSD,
FoliosCFD.
Paso 2
Busca la ruta y selecciona
el archivo CSD para que se actualice su información
contra los registros del SAT.
Paso 3
Haz clic en el botón Importar
Importación de archivos del SAT
Utiliza esta opción para importar y
cargar los archivos que emite el SAT
(certificados y folios) así como el
certificado público (*.cer) de algún
emisor.
para que se guarde el archivo en el servidor y comience
el proceso de indexación. El proceso puede tomar unos
minutos.
Paso 4
Haz clic en el botón Descarga de archivos para
del SAT para verificar la fecha de última modificación y
vigencia de los Certificados y folios.
Problemas al cargar los certificados
17
Certificados públicos
En esta opción puedes conocer la
información de los certificados
públicos como: número, RFC, validez.
Esta información solo es informativa.
Índices
En este módulo podrás ejecutar una
serie de utilerías que te ayudarán a
dar mantenimiento a la base de
datos.
Paso 1
Marca la casilla
del certificado deseado y enseguida haz clic en el
botón
para eliminarlo.
Paso 1
Selecciona el índice
de la lista de índices disponibles.
Paso 2
Haz clic en el texto Reindexar
del renglón que corresponda.
El sistema mostrará el avance en la columna
correspondiente y al finalizar el proceso aparece el
texto “Indexado”
18
Configuración add
En este módulo podrás configurar los
criterios que serán considerados para
cargar o recibir los documentos en el
ADD.
Esto significa que si la regla no se
cumple para el documento en
cuestión, éste no ingresa al ADD.
Paso 1
Haz clic en la opción Criterios para recibir
comprobantes para desplegar la lista de opciones que
tiene consideradas el ADD.
Paso 2
Marca la(s) casilla(s)
de la(s) opción(es) que quieres sean consideradas
durante la recepción de documentos. Para lograrlo,
haz clic sobre la casilla deseada.
Paso 3
Guarda los cambios
efectuados haciendo clic en el botón Guardar,
enseguida haz clic en el botón CONTPAQi y selecciona
la opción ADD para continuar trabajando en él.
19
Listado de Criterios
para validación de comprobantes recibidos y emitidos
La opción
Valida que…
1.1 - Codificación del CFD/CFDI es
UTF-8
El comprobante fue codificado diferente y difiere de los estándares
establecidos por el SAT.
1.2 - El XML es un comprobante
Verifica que el XML corresponda a un CFDI.
1.3 - Estructura
El Comprobante corresponde con la estructura y nodos del SAT
La versión del CFDI es la correspondiente a la fecha en la que se emitió:
1.4 - La fecha de emisión
corresponde con la versión del
comprobante
·Los comprobantes emitidos en el 2011 deben corresponder a una
versión 3.0.
·Los comprobantes emitidos después del 30 de Junio del 2012
deben corresponder a una versión 3.2.
2.1 - El número de certificado del
comprobante corresponde al
certificado reportado
El certificado incluido en el XML del CFDI tiene el mismo número de
serie que el atributo “NoCertificado”.
2.2 - El certificado del
comprobante en base 64 es
correcto
El certificado incluido en el xml está codificado correctamente.
comprobante fue emitido por el
SAT
Valida que el certificado con el que fue emitido el comprobante fue
generado por el SAT.
comprobante corresponde a un
CSD o FIEL
El certificado es de tipo “Certificado de Sello Digital” o “Firma
Electrónica”.
2.7 - El sello del comprobante es
válido para el número de
certificado reportado
El sello del comprobante fue generado con el certificado del número
(NoCertificado) incluido en el XML.
Nota: Esta validación solo aplica para CFD versión 2.0 y 2.2 en el que el
Certificado es un dato opcional para el XML.
El sello del comprobante fue generado con el certificado incluido en el
2.8 - El sello del comprobante es
válido para el certificado reportado XML.
comprobante no debe
corresponder a un certificado de
prueba
El certificado del comprobante es para propósito de producción, fue
generado para ser usado por un contribuyente real.
3.1 - El certificado corresponde al
RFC del Emisor
El RFC para el que fue expedido el certificado corresponde al RFC del
emisor del XML.
4.3 - CFDI Se encontró el
complemento Timbre Fiscal Digital
Contiene el nodo del Timbre Fiscal Digital.
20
Listado de Criterios
para validación de comprobantes recibidos y emitidos
continuación…
El certificado del PAC se encontró en el listado de certificados públicos
del SAT.
4.4 - CFDI Se encontró el
certificado del PAC
Nota: El certificado del PAC se tiene que descargar del sitio FTP del SAT
la primera vez que se usa para validar un comprobante, posteriormente
se almacena y se usa el almacenado para validar comprobantes futuros.
A partir de la versión 109 ya se van a tener los certificados del PAC
precargados.
4.5 - CFDI El namespace del
es correcto
La definición de la estructura del Timbre Fiscal Digital dentro del XML
es correcta.
4.6 - CFDI El prefijo del
es correcto
El nodo Timbre Fiscal Digital contiene el prefijo correcto, de acuerdo a
la definición de su esquema.
4.7 - CFDI El sello del Timbre Fiscal
Digital es válido
El sello del Timbre Fiscal Digital fue generado con el contenido del
complemento y con el certificado del PAC.
4.8 - CFDI El certificado con el que
se generó el Timbre Fiscal Digital
no debe ser un certificado de
prueba
El certificado del comprobante es para propósito de producción, fue
generado para ser usado por el SAT.
Nota: El PAC es el representante del SAT en el proceso de timbrado.
4.9 - CFDI El certificado con el que se
generó el Timbre Fiscal Digital fue
emitido para un PAC
El RFC del certificado con el que timbró corresponde al RFC:
“SAT970701NN3”
4.10 - CFDI El sello CFD del timbre
corresponde con el sello del
comprobante
El nodo del Sello dentro del Timbre Fiscal Digital corresponde al primer sello
generado del comprobante en el XML.
5.1 - En cargar Recibidos: El RFC del
comprobante Recibido corresponde con
el RFC del ADD
Validación de CONTPAQi necesaria para reconocer si un XML fue emitido para el RFC
de la empresa en cuestión.
6.1 - En cargar Emitidos: El RFC del
Validación de CONTPAQi necesaria para reconocer si un XML fue emitido por el RFC
comprobante Emitido corresponde con el
de la empresa cuestión.
RFC del ADD
21
Administración
Esta información solo debe ser manipulada por usuarios técnicos
Configuración
Aquí
podrás
realizar
la
configuración del Servidor y otros
componentes para que el ADD
funcione de forma correcta.
En
esta
configuración
están
contenidas todas las opciones de
facturación electrónica como rutas,
contraseñas, envíos de CFDI y
demás información técnica que
requiere el ADD.
Es aquí donde se gestiona la
descarga automática de los archivos
del SAT y el guardado de los
certificados públicos descargados.
Para comenzar haz clic en el
componente que deseas configurar:
Paso 1
Identifica la opción a configurar
haciendo clic sobre el cuadro de edición.
Paso 2
Modifica la información
según lo requieras y guarda los cambios.
Paso 3
Repite estos pasos
hasta completar la configuración deseada.
Paso 4
Ve al menú CONTPAQi
para continuar trabajando con el ADD.
Utiliza estos botones para guardar o descartar los
cambios efectuados.
_
Configurar correo
Desde aquí, personal técnico de tu empresa podrá configurar la información de los
servidores para el envío de correo electrónico.
Por omisión el ADD ya tiene tres configuraciones predefinidas.
22
Selecciona la que
más te convenga
o edítala si es
necesario.
También puedes
agregar
una
nueva
configuración.
Nueva configuración de correo
Haz clic en el texto “Agregar nueva configuración” y captura los siguientes datos:
•
Nombre
del
servicio
que
se
utilizará para el envío.
Corresponde a la parte contenida entre el @
y el primer punto del correo, es decir, el
dominio.
Ejemplo: @contpaqi.com.
Nombre del servicio: contpaqi
Servidor del correo saliente (SMTP).
• Número del puerto de salida.
• Usuario y Contraseña del correo de
•
salida, en caso de utilizarlo.
*Marca la casilla “Usar SSL” si deseas utilizar una
conexión segura cifrada.
Al finalizar la captura de los datos no olvides guardar los cambios.
Importante:
• El nombre del servicio no acepta espacios en blanco.
• También puedes configurar el correo y contraseña con el que se enviará el mensaje de
correo desde el sistema CONTPAQi®
o Nóminas: Desde la ventana Envío recibos electrónicos.
o Bancos: Desde los documentos bancarios.
Nota: Si solo se asigna el correo de envío pero no la contraseña, entonces se
tomará el correo y contraseña configurados desde el ADD.
Trabajando con el ADD
Podrás trabajar con el ADD en las siguientes modalidades:
3
1. ADD de forma independiente. Podrás ingresar directamente al ADD para ver los
documentos almacenados en él, realizar búsquedas o bien, capturar información
adicional que ayude a la administración de los mismos.
2. Desde CONTPAQi® Nóminas.
3. Desde CONTPAQi® Contabilidad-Bancos. Donde podrás generar el pago de un
CFD/CFDI, asociar el documento de pago al comprobante así como la póliza
correspondiente.
4. Desde CONTPAQi® Comercial. Para asociar los comprobantes con los documentos
comerciales.
Nota: Las pestañas que se muestren dentro del visor de documentos pueden variar
dependiendo de la forma en que se ingresa al ADD.
ADD de forma independiente
Ingresa al Visor para administrarlos
Carga los documentos al ADD
Configura las validaciones de recepción
Sigue este proceso para trabajar
con
el
ADD
de
forma
independiente, es decir, sin abrir
las aplicaciones de CONTPAQi®.
Este proceso te ayudará a tener la
información lista y completa para
ser administrada posteriormente.
Actualiza el CSD y folios ante el SAT
CONTPAQi® Nóminas y el ADD
Desde CONTPAQi® Nóminas podrás visualizar y almacenar los sobre-recibos electrónicos.
Por ello, cuando ingreses al ADD desde la aplicación únicamente estará activa la pestaña
Sobre-Recibos. Si el usuario cuenta con los permisos para utilizar esto entonces podrá ver
la información desde el ADD
23
24
CONTPAQi® Contabilidad-Bancos y el ADD
•Actualizar CSD y folios
SAT
•Validaciones recepción
•Cargar documentos
Configuración
ADD
•Asociar CFD/CFDI a pólizas
•Registrar información del DIOT a partir de
los XML asociados
•Asociar a documentos bancarios
Asociación
CFD/CFDI
•Pagar CFD/CFDI
•Ver documentos pagados
•Deshacer asociación
Pagar
CFD/CFDI
Pagar CFD/CFDI
Puedes realizar el pago de los comprobantes desde los documentos bancarios Cheques y
Egresos. Habilita el botón Almacén digital, donde encontrarás opciones relacionadas
con el pago de los comprobantes: Pagar CFD/CFDI, Ver CFD/CFDI pagados <Alt+F9> y
Deshacer el pago a CFD/CFDI.
Desde el ADD puedes verificar cuáles CFD/CFDI han sido pagados para que lleves un
mayor control de la información e identifiques rápidamente aquellos asociados con
CONTPAQ i® Bancos.
Nota: Puedes pagar también desde el Calendario financiero y desde el proceso Pagar
CFD/CFDI. Desde CONTPAQi® Contabilidad podrás visualizar en el ADD los documentos
emitidos y recibidos.
Asociar a Póliza
Puedes asociar a la póliza el CFD/CFDI y con base en esto desglosar la información para el
módulo Comprobantes y generar los movimientos de la póliza. O bien, puedes generar el
Control de IVA a partir de los XML asociados.
Si ingresas al ADD desde una póliza o un documento banc a rio, el sistema solo mostrará c omo opciones disponibles: consultar
y asociar comproban tes.
CONTPAQ i® Comercial y el ADD
Desde CONTPAQi® Comercial podrás asociar los CFD/CFDI a las compras registradas en el
sistema.
Nota: Al emitir las facturas de tus clientes está asociado su CFD/CFDI a tu documento.
Cuando consultes el ADD desde CONTPAQi® Comercial podrás visualizar los documentos
emitidos y recibidos.
Problemas con Puertos y Firewall
25
Combinar almacenes
Este proceso se realiza de forma interna y permite concentrar la información contenida
en dos almacenes diferentes y que será administrada por uno solo.
Qué hacer antes de combinar los almacenes
Para que los almacenes se combinen de forma exitosa asegúrate de:
•
•
•
Tener permisos sobre la carpeta Index que se localiza en <: C:\Compac>
Verifica que los ADD a combinar NO estén en uso.
Ambos ADD tengan el mismo RFC.
Cómo combinar los almacenes
La combinación de almacenes se establece al realizar la conexión entre los sistemas
CONTPAQi®:
•
Desde CONTPAQi® Nóminas.
Desde la ventana Catálogo de
empresas indica que vas a
establecer la conexión con
Contabilidad/Bancos y en la
pestaña Recibo Electrónico en el
campo “Utilizar el ADD” marca la
opción “Que usa la empresa de CONTPAQi® Contabilidad”.
•
Desde CONTPAQi® Comercial.
Desde la ventana Redefinir empresa indica que
vas a establecer la conexión con la “Empresa
contabilidad”.
Importante:
Cuando se realiza la combinación de los almacenes, el ADD que rige es el de CONTPAQi®
Contabilidad, es decir, que este agregará la información proveniente de Nóminas,
Comercial o ambos -según sea el caso.
Qué pasa con el ADD que transfirió su información a otro ADD al combinar almacenes
26
Cómo trabajar con más de un sistema CONTPAQi® y el ADD
Consulta los siguientes escenarios para obtener más información sobre cómo trabaja el
ADD dependiendo de las acciones que deseas realizar al tener conexión entre los
sistemas.
1
Escenario
Establecer conexión entre estos sistemas para enviar pólizas a
CONTPAQi® Contabilidad y realizar pagos de los documentos comerciales
desde CONTPAQi® Bancos.
Qué debo saber sobre la instalación de los sistemas
Los sistemas involucrados son CONTPAQi® Comercial y CONTPAQi® Contabilidad/Bancos.
Si instalaste primero CONTPAQi® Comercial asegúrate de instalar CONTPAQi®
Contabilidad/Bancos en el mismo servidor de Comercial. En caso contrario, si ya cuentas
con el sistema contable y deseas instalar la aplicación comercial, éste último debe
instalarse en el Servidor de CONTPAQi® Contabilidad/Bancos.
Nota: Si trabajas con Terminales, asegúrate de configurar la IP para que apunten al
Servidor donde está el Saci.
Qué debo configurar en CONTPAQi®
Contabilidad
Paso 1
Indica en la
empresa que vas
ventana
Redefinir
a “Usar el administrador de
documentos digitales” con Comercial.
Paso 2
Haz clic en el botón <F3>
del campo “Empresa
comercial” para que selecciones la empresa de CONTPAQi®
Comercial con la que vas a realizar la conexión.
Paso 3
Guarda la información
27
Comercial
Paso 1
Indica en la ventana Redefinir empresa
que vas a establecer la conexión con la “Empresa
contabilidad”. Haz clic en el botón <F 3> para
seleccionar la deseada
Ejemplo: ctContable
Paso 2
Guarda los cambios
Nota: Al guardar esta configuración se muestra un
mensaje indicando que se utilizará el ADD de
CONTPAQi® Contabilidad.
Este proceso realiza la combinación de almacenes. Si
llegara a presentarse algún error, se queda con la
configuración anterior; es decir, no combina los ADD
ni guarda interfaz.
Qué pasa con el ADD
Al establecer la conexión entre Comercial-Contabilidad se realiza la combinación de
almacenes.
28
2
Escenario
Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos y enviar
pólizas a CONTPAQi® Contabilidad
Todos los sistemas están instalados en el mismo equipo.
Nota: AdminPAQ utiliza el Almacén digital (Secudoc)
Contabilidad
Paso 1
Captura en
empresa el
la
ventana
Paso 2
Marca la casilla “Crear administrador de
documentos digitales”.
Redefinir
RFC que corresponda a
empresa, en caso que no lo tenga asignado.
la
Paso 3
Guarda la información.
29
Qué debo configurar en AdminPAQ
Paso 1
Indica en la ventana Empresas
Paso 2
Guarda los cambios
en el campo
“Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para
importar/Exportar información a ContPAQ” el nombre
de la empresa de CONTPAQ i® Contabilidad.
CONTPAQ i® CONTABILIDAD recibe y administra los documentos a través del ADD.
Al establecer la conexión desde el sistema comercial, el envío de pólizas puede
realizarse hacia CONTPAQ i® Contabilidad sin contratiempos.
Importante: Los documentos emitidos por AdminPAQ no pueden ser visualizados a
través del ADD en Contabilidad, ya que permanecen en el Almacén digital (Secudoc).
30
3
Escenario
Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos, enviar
pólizas a CONTPAQi® Contabilidad y realizar pago de documentos
comerciales desde CONTPAQi® Bancos.
Todos los sistemas están instalados en el mismo equipo.
Nota: AdminPAQ utiliza el Almacén digital (Secudoc)
Contabilidad
Paso 1
Captura en la ventana Redefinir
empresa el RFC que corresponda a la empresa,
en caso que no lo tenga asignado.
Paso 2
Marca la
casilla “AdminPAQ” para
especificar que vas a “Usar el administrador de
documentos digitales” con AdminPAQ.
Paso 3
Marca la casilla “Crear administrador de
documentos digitales”
Paso 4
Guarda la información.
Nota: Contabilidad-Bancos continúa trabajando con
su ADD (no usará el almacén digital de AdminPAQ ).
31
Qué debo configurar en AdminPAQ
Paso 1
Indica en la ventana Empresas
Paso 2
Guarda los cambios
en el campo
“Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para
importar/Exportar información a ContPAQ” el nombre
de la empresa de CONTPAQ i® Contabilidad.
El ADD entra en funcionamiento pero no puede ver los documentos emitidos y recibidos
por AdminPAQ. Solo podrá visualizar la información que se reciba en el ADD por parte
de Contabilidad-Bancos.
Al establecer la conexión desde el sistema comercial, el envío de pólizas puede
realizarse hacia CONTPAQ i® CONTABILIDAD sin contratiempos. Y la realización de pagos
también aplica.
Importante: Los documentos emitidos por AdminPAQ no pueden ser visualizados a
través del ADD en Contabilidad, ya que permanecen en el Almacén digital (Secudoc).
32
4
Escenario
Establecer la conexión entre estos sistemas para enviar pólizas desde
CONTPAQi® Comercial a CONTPAQi® Contabilidad; así como enviar pagos
de CONTPAQi® Nóminas a CONTPAQi® Bancos.
Donde se encuentre el Servidor de CONTPAQi® Contabilidad, ahí debe instalarse el
Servidor de CONTPAQi® Comercial; de la misma manera si utilizarás CONTPAQi® Nóminas,
este debe instalarse donde se encuentre el servidor del sistema contable.
Recuerda:
Contabilidad
Paso 1
Indica en la
empresa que vas
Paso 2
Haz clic en el botón <F3>
del campo “Empresa
comercial” para que selecciones la empresa de CONTPAQi®
Comercial con la que vas a realizar la conexión.
ventana
Redefinir
a “Usar el administrador de
documentos digitales” con Comercial.
Paso 3
Guarda la información
Comercial
Paso 1
Indica en la ventana Redefinir empresa
que vas a establecer la conexión con la “Empresa
contabilidad”. Haz clic en el botón <F 3> para
seleccionar la deseada
Ejemplo: ctContable
Paso 2
Guarda los cambios
Nota: Al guardar esta configuración se muestra un
mensaje indicando que se utilizará el ADD de
CONTPAQi® Contabilidad.
ni guarda interfaz .
33
Nóminas
Paso 1
Indica en la ventana Catálogo de
empresas, en la pestaña Contable que vas a
establecer la conexión con CONTPAQi® Contabilidad y
CONTPAQi® Bancos.
Paso 2
Ve a la pestaña Recibo Electrónico y en el
campo “Utilizar el ADD” marca la opción
Que usa la empresa de CONTPAQi®
Contabilidad.
Paso 3
Guarda los cambios
ni guarda interfaz.
Al establecer la conexión entre estos sistemas se realiza la combinación de almacenes
permitiendo visualizar los documentos emitidos y recibidos.
34
Preguntas más frecuentes
4
Problemas al visualizar las opciones del ADD
Puede ocurrir que al ingresar al ADD no muestre la información del menú, las diferentes
opciones del ADD ni el nombre de la empresa a través de la cual se conectó. Además, al
ingresar a Configuración de la sección Administrador no se muestren las diferentes
opciones disponibles. Esto puede deberse a la configuración de seguridad de Internet
Explorer en equipos que cuentan con sistemas operativos como Windows Server 2008,
con sistema operativo a 64 bits.
Para resolverlo realiza lo siguiente:
1. Ingresa al Administrador del Servidor y selecciona la opción Configurar ESC de
Internet Explorer.
2. Marca la opción “Desactivado” en la Configuración de seguridad tanto para
Administradores como para Usuarios.
3. Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios
Ingresa nuevamente al ADD y verifica que las opciones del menú están disponibles.
Problemas al cargar documentos
En ocasiones al trabajar con Internet Explorer versión 10 no es posible realizar el cargado
de documentos. Esto puede deberse a que la vista de compatibilidad esté marcada y a
que exista un faltante dentro de dicha configuración.
Para resolverlo realiza dos acciones:
1. Ve al menú Herramientas y verifica que la opción Vista de compatibilidad esté
desmarcada. Si está marcada haz doble clic sobre ella para deshabilitarla.
2. Selecciona la opción Configuración de Vista de compatibilidad dentro del mismo
menú Herramientas y enseguida desmarca las tres casillas que aparecen al final de
la ventana.
Cierra e intenta realizar el cargado de documentos desde el ADD.
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Problemas al cargar los certificados
Es posible que al intentar cargar los certificados y folios del SAT se presente el mensaje
"Es posible que el índice esté dañado, favor de volver a cargar el archivo"
La razón es porque el servicio de FTP del SAT -de donde se obtienen los certificados y
folios- está saturado, provocando lentitud en el acceso y e indicando que el proceso no
puede realizar el cargado del archivo.
Esta situación es más común cuando es la primera vez que se realiza el cargado de los
certificados y folios.
Una alternativa para realizar el cargado, es ingresando directamente al sitio FTP del SAT e
importar los archivos en la opción Importación de archivos del SAT.
ftp://ftp2.sat.gob.mx/agti_servicio_ftp/verifica_comprobante_ftp/
Qué pasa con el ADD que transfirió su información a otro ADD al combinar almacenes
Cuando se realiza el proceso Combinar almacenes, aquellos ADD de los sistemas que se
combinaron con CONTPAQi® Contabilidad siguen existiendo, es decir, no se eliminan.
Por ello, si ingresas al ADD desde el acceso directo (fuera de la aplicación CONTPAQi®)
asegúrate de seleccionar el ADD que corresponda con CONTPAQi® Contabilidad, ya que
éste es el que concentra toda la información.
Problemas con Puertos y Firewall*
*Solo aplica para Secure Socket Layer
En algunas configuraciones de Windows® es requisito habilitar los puertos TCP por
usuario. En dichos casos deberás asignar a cada uno de los usuarios que estén
trabajando en el entorno de la aplicación los privilegios del puerto.
Utiliza el siguiente comando para agregar los privilegios, según se requiera:
netsh http add urlacl url=https://+:9081/ user=usuario_win
Adicionalmente debes saber que si los parámetros de configuración de Proxy es por
usuario, será necesario aplicar los parámetros al usuario SYSTEM para evitar problemas al
momento del timbrado de documentos.
36
Compatibilidad con navegadores
En este apartado encontrarás información relacionada con la
compatibilidad que existe entre diferentes navegadores de internet y el
ADD. Toma en cuenta las consideraciones y configuraciones aquí
recomendadas para que puedas utilizar y gozar de las características del
Administrador.
Windows Internet Explorer - anterior a la versión 8
Ingreso al ADD desde el acceso directo
•
¿Qué veo?
•
•
La página no muestra formato
visual
Las opciones no funcionan
El menú superior no es visible
A1
Ingreso al ADD desde sistema CONTPAQ i®
¿Qué veo?
No puede mostrarse la página debido
a que coloca basura en la URL del
sitio del ADD.
Al quitarle la basura a la dirección URL muestra la
página pero sin el formato correspondiente.
Windows Internet Explorer versión 8
Última versión compatible con Windows XP
Al utilizar Internet Explorer versión 8 es necesario configurar algunos parámetros para tener un correcto
funcionamiento del ADD.
Al utilizar este navegador debes saber que la funcionalidad del ADD estará limitada
Configurar vista de compatibilidad
Permitir elementos emergentes
Paso 1
Ve al menú Herramientas
Paso 1
Selecciona del menú Herramientas, submenú
y verifica que la opción Vista de compatibilidad
esté sin marcar.
Paso 2
Selecciona la opción Configuración de Vista
de compatibilidad que se ubica en el mismo
menú Herramientas.
Paso 3
Desmarca la casilla “Mostrar sitios de la
intranet en Vista de compatibilidad”.
Nota: Asegúrate que las tres casillas estén
desmarcadas. Realiza el procedimiento Permitir
elementos emergentes.
Bloqueador de elementos emergentes la opción
Configuración del bloqueador de elementos
emergentes.
Paso 2
Captura http://127.0.0.1 en el campo “Dirección
del sitio web que desea permitir” y haz clic en el
botón Agregar.
Paso 3
Cierra la ventana.
37
Ingreso al ADD desde el acceso directo
¿Qué veo?
La página muestra el formato del sitio
del ADD. El menú superior se visualiza
correctamente y es posible ingresar a
todas las opciones.
Limitaciones
• Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1.
• La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al área de
cargado NO está disponible. Al hacerlo se abre una pestaña con la estructura del XML.
• Si trabajas con sistemas operativos Windows XP y Office 2003 , para ejecutar la opción Exportar a
Excel desde el Visor del ADD es necesario contar con el complemento “File Format Converters”, de
lo contrario, la opción no funcionará.
• La opción Resultado de Validaciones, ubicada en el Visor del ADD, no muestra información.
Windows Internet Explorer versión 9
Al utilizar Internet Explorer versión 9 es necesario configurar algunos parámetros para tener un correcto
funcionamiento del ADD.
Al utilizar este navegador debes saber que la funcionalidad del ADD estará limitada
Configurar vista de compatibilidad
Paso 1
Ve al menú Herramientas
y verifica que la opción Vista de compatibilidad
esté sin marcar.
Paso 3
Desmarca la casilla “Mostrar sitios de la intranet
en Vista de compatibilidad”.
Nota: Asegúrate que las casillas estén desmarcadas.
Paso 2
Selecciona la opción Configuración de Vista
de compatibilidad que se ubica en el mismo
menú Herramientas.
Limitaciones
• Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1.
• La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al área de
cargado NO está disponible. Al hacerlo se abre una pestaña con la estructura del XML.
38
Firefox versión 26.0
Para utilizar el ADD con Firefox versión 26.0 es necesario:
•
•
Que el Plugin de Adobe Flash esté actualizado.
Esto evitará que Firefox bloqueé la funcionalidad del Visor.
Si no se actualiza, el navegador mandará un mensaje para seguir visualizando el visor con el plugin
de adobe flash desactualizado.
Añadir el sitio del ADD a las excepciones del bloqueo de ventanas emergentes.
Para lograrlo realiza lo siguiente:
Paso 1
Selecciona
del
menú
Herramientas,
submenú
Opciones, la pestaña Contenido.
Paso 2
Haz clic en el botón Excepciones y en el
campo “Dirección del sitio web” captura el
sitio del ADD
Esto permite que las opciones de visualización y exportación en el visor del ADD se
ejecuten sin ningún contratiempo.
Este navegador permite…
• Si éste es el navegador predeterminado, al abrir el ADD desde el acceso directo se abrirá con este
navegador.
• Seleccionar hasta 100 documentos a la vez para cargarlos.
• Arrastrar documentos al área de cargado (drag and drop), por lo que se pueden cargar grandes
cantidades de XML.
Google Chrome (versión 32.0.1700.76 m)
Este navegador permite…
• Si se tiene como navegador predeterminado, al abrir el ADD desde el acceso directo se abrirá con
este navegador.
• Seleccionar hasta 100 documentos a la vez para cargarlos.
• Arrastrar documentos al área de cargado (drag and drop), por lo que se pueden cargar grandes
cantidades de XML.

Guía del usuario ADD - Soluciones en Sistemas Computacionales

Transcripción

Documentos relacionados

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