manual de procedimientos internos mpi

Transcripción

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
INTERNOS MPI
(VIGENTE)
ABRIL 2013
Al 15 de diciembre del 2013
Página 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS
ÍTEM
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NOMBRE
CÓDIGO
VIAJE EN COMISIÓN DE SERVICIO DEL PAÍS
PI 01
USO DE SIGLAS Y SELLOS
PI 02
USO Y CONTROL DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES
PI 03
CONTROL DE VISITAS
PI 04
DISTINTIVO DE IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL
PI 05
TARDANZAS
PI 06
ROTACIÓN DEL PERSONAL
PI 07
LICENCIAS
PI 08
INASISTENCIAS
PI 09
PERMISOS
Pl 10
PRACTICAS PRE - PROFESIONALES
PI 11
HORARIO DE TRABAJO
PI 12
SANCIONES DISCIPLINARIAS
PI 13
ADMINISTRACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS
Pl 14
FONDO OPERATIVO, DE TRABAJO Y CAJA CHICA
Pl 15
INCORPORACIÓN, BAJA, TRANSFERENCIA DE ACTIVO FIJO
Pl 16
CONTRIBUCIONES REEMBOLSABLES AL USUARIO Y MODALIDAD DE
Pl 17
PAGO
TRATAMIENTO DE DEUDAS DE ENERGÍA
Pl 18
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
PI 19
CENTRO AUTORIZADO DE RECAUDACIÓN
PI 20
FACILIDADES DE PAGO DE FACTURAS DE ELECTRICIDAD
PI 21
PUBLICIDAD Y PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LA GESTIÓN
PI 22
EMPRESARIAL DE ELECTRO UCAYALI S.A
BENEFICIO DEL CONSUMO GRATUITO DE ENERGÍA ELÉCTRICA
PI 23
INCENTIVO ECONÓMICO POR LA DETECCIÓN DE CONEXIONES
PI 24
CLANDESTINAS Y FRAUDULENTAS
PROCEDIMIENTO SOBRE ASIGNACIÓN, USO Y CONSERVACIÓN DE
PI 25
VIVIENDAS
PROCEDIMIENTO DE CAPTACIÓN Y SELECCIÓN DE PERSONAL
PI 26
APLICACIÓN LEGAL DEL TRATAMIENTO DE HORAS EXTRAS
PI 27
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE GARANTÍAS
PI 28
PROCEDIMIENTO PARA ALTAS, BAJAS Y VENTA DE BIENES MUEBLES E
PI 29
INMUEBLES DEL ACTIVO FIJO Y RESIDUOS SÓLIDOS
POLÍTICA PARA GASTOS EN EVENTOS Y CELEBRACIONES
PI 30
ASIGNACIÓN, USO Y CONTROL DE CÓDIGOS PARA LLAMADAS
PI 31
TELEFÓNICAS
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PI 32
DIRECTIVA CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE HERRAMIENTAS,
PI 33
INSTRUMENTOS Y EQUIPOS DE LA EMPRESA
PRESTACIÓN DE SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
PI 34
DIRECTIVA PARA MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS
USO DE CILINDROS CONTENEDORES PARA ACOPIO DE RESIDUOS
PI 35
SÓLIDOS Y PELIGROSOS EN LOCALES DE EUSA - PUCALLPA
COLOCACIÓN DE FONDOS EN EL SISTEMA FINANCIERO
PI 36
DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE SOFTWARE
PI 37
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42
43
44
45
46
POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
RÉGIMEN DE PROTECCIÓN Y DEFENSA JUDICIAL DE LOS DIRECTORES
DE ELECTRO UCAYALI S.A.
RÉGIMEN DE PROTECCIÓN Y DEFENSA JUDICIAL DEL PERSONAL DE
DIRECCIÓN Y CONFIANZA DE ELECTRO UCAYALI S.A.
NOTIFICACIONES PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS
PROCEDIMIENTO PARA LAS CONTRATACIONES DE BIENES Y
SERVICIOS IGUALES 0 INFERIORES A TRES (03) UNIDADES
IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS
MANUAL DE ACTIVOS Y PASIVOS FINANCIEROS
POLITICA DE ESTANDARIZACION PARA LA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS
INFORMATICOS
COPIAS DE RESPALDO O BACKUP DE LA INFORMACION
PI 38
PI 39
PI 40
PI 41
PI 42
PI 43
PI 44
PI 45
PI 46
POLÍTICAS
 POLÍTICA PARA GASTOS EN EVENTOS Y CELEBRACIONES.
 POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
 POLÍTICAS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL DE ELECTRO
UCAYALI S.A.
 POLÍTICAS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PRACTICANTES.
DIRECTIVAS
 DIRECTIVA CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE HERRAMIENTAS, INSTRUMENTOS Y
EQUIPOS DE LA EMPRESA.
 DIRECTIVA PARA MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS.
 DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE SOFTWARE.
 DIRECTIVA DE MEDIDAS DE AUSTERIDAD, RESTRICCIÓN EN EL GASTO
IMPRODUCTIVO.
REGÍMENES
 RÉGIMEN DE PROTECCIÓN Y DEFENSA JUDICIAL DE LOS DIRECTORES DE
ELECTRO UCAYALI S.A.
Página 3
 RÉGIMEN DE PROTECCIÓN Y DEFENSA JUDICIAL DEL PERSONAL DE DIRECCIÓN Y
CONFIANZA DE ELECTRO UCAYALI S.A.
Página 4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INTERNOS - MPI
“PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE
VIÁTICOS Y OTROS GASTOS POR COMISIÓN DE
SERVICIOS DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL”
Emitido por:
Gerencia de Administración y
Finanzas/ Oficina de Gestión
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
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1. OBJETIVO
Establecer las pautas que regulan el proceso de autorización, ejecución y control de viáticos
por viajes en comisión de servicio dentro del país.
2. FINALIDAD
Tener un instrumento normativo y orientador para los trabajadores que gestionan el
otorgamiento de pasajes y viáticos en comisión de servicio.
3. BASE LEGAL
Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito del FONAFE
aprobado mediante Acuerdo de Directorio N° 001-2013/006-FONAFE.
4. ALCANCE
El presente procedimiento comprende a Directores, Gerente General, Ejecutivos y
trabajadores en general de la Empresa, así como a los terceros que por razones de
servicios tengan que desplazarse en viaje de comisión dentro del territorio nacional.
5. DEFINICIONES
5.1. Viaje en comisión de servicio
Es el traslado temporal por razones de trabajo o función de los Directores, Gerente
General, Ejecutivos, Trabajadores en general y Terceros (en cuyos contratos esté
establecido el otorgamiento de viáticos) de su sede laboral o domiciliaria a otra
localidad dentro del territorio nacional. También incluyen los traslados por capacitación
de los trabajadores en cursos complementarios a la labor que realizan.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
Pág. 2 de 14
5.2. Viático
Es la asignación pecuniaria que se otorga para cubrir los gastos de alojamiento,
alimentación, comunicaciones (servicio de internet y llamadas telefónicas debidamente
justificadas) y movilidad local para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la
comisión de servicios.
El otorgamiento máximo de viáticos, será hasta por ocho (8) días, salvo que se trate de
labores operativas, en cuyo caso la Comisión podrá extenderse hasta por quince (15)
días. En caso de períodos mayores a quince (15) días debidamente justificados, será
necesaria la aprobación del Directorio.
5.3. Asignación diaria de viático
Es el monto máximo que se concede por cada día para atender los gastos por
concepto de viáticos del comisionado, la misma que se otorgará según la escala de
viáticos (Anexo N° 1). Para comisiones cuya duración sea menor a veinticuatro (24)
horas, se otorgará el equivalente a un día de viáticos.
5.4. Comisionado
Directores, Gerente General, Ejecutivos, Trabajadores en general, y Terceros.
5.5. Presupuesto de viático
Es la previsión de gastos que se hace antes de viajar en comisión de servicio, cuyo
monto es el resultado de multiplicar la asignación diaria del viático por el número de
días estimados del viaje.
5.6. Viático por instalación
Es la asignación pecuniaria que se otorga para financiar los gastos por el traslado de
un ejecutivo cuando se incorpora a la empresa o trabajador según sea la sede laboral
Elaborado:
Revisado:
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Emitido por:
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Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
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dentro de la zona de concesión a la cual se traslada. Los viáticos se efectuarán por
cinco (05) días.
Dentro de los gastos a financiar comprende los indicados en la definición de viático y el
transporte por mudanza.
5.7. Presupuesto para otros gastos de viaje (No Viáticos)
Es la suma que se prevé para cubrir gastos por concepto de Impuestos (TUUA),
pasajes en otros medios de transporte diferentes al aéreo y la movilidad para el
traslado al aeropuerto o terrapuerto (Hacia y desde el lugar de embarque), los cuales
serán sustentados con los comprobantes de pago respectivos y no deberá exceder el
monto equivalente del servicio de taxi según tarifario del Anexo N°5.
5.8. Presupuesto de viaje
Es el monto que resulta de sumar el "Presupuesto de Viático" y el "Presupuesto para
Otros Gastos de Viaje".
5.9. Liquidación de gastos de viaje e instalación
Es la rendición de cuenta que debe efectuar obligatoriamente el comisionado en un
plazo no mayor de cinco (5) días hábiles de concluida la comisión o instalación, de
acuerdo al procedimiento establecido en el presente manual. En el caso de los
Directores, la liquidación de gastos de viaje se realizará en la sesión posterior al viático
asignado.
6. DESCRIPCIÓN
6.1. Del Viático:
a) Corresponde el pago de Viáticos, a las personas que mantienen relación de
dependencia, vínculo contractual que obligue a la empresa a sufragar tales gastos o
Elaborado:
Revisado:
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Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
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ejercen cargos de Dirección de la empresa, cuyo desplazamiento se realiza para el
cumplimiento de su labor.
b) Tratándose de terceras personas que viajen en comisión de servicio por cuenta de la
Empresa, los viáticos se asignarán según la escala aprobada y deberán ser rendidos
según el presente procedimiento, siempre y cuando este previsto en el contrato u
orden de servicio.
c) Corresponde viático por instalación a todo ejecutivo que se incorpora a la empresa o a
un trabajador que por disposición del Directorio es cambiado de sede laboral.
d) Para los viajes a las provincias del Departamento de Ucayali se otorgará el 75% del
viático dentro del territorio nacional establecido en el Anexo N° 1.
e) No corresponde el pago de viáticos en los siguientes casos:

Cuando el desplazamiento se realice para ejecutar labores, dentro de la localidad
de su centro laboral, en la jornada ordinaria de trabajo o en horas extras.

Cuando por la modalidad especifica del trabajo, la Empresa cancele directamente
los gastos por viáticos, o proporcione las facilidades necesarias.
6.2. Autorización y presupuesto de viaje
La autorización para el desplazamiento de la sede laboral y el pago del "Presupuesto
de Viaje" se formaliza con la "Autorización y Presupuesto de Viaje" - Anexo 2. Esta
autorización es otorgada de la siguiente manera:
Para miembros del Directorio
:
Por el Gerente General.
Para Gerente General
:
Por el Gerente de Administración y
Finanzas.
Para Ejecutivos, Trabajadores y Terceros
Elaborado:
Revisado:
: Por el Gerente General y Gerentes de Área.
Aprobado:
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Emitido por:
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Aprobado por:
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Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
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Para los tres casos se requiere el V°B° de la Gerencia de Administración y Finanzas.
6.3. Medios de transporte
El medio de transporte a ser utilizado (terrestre, aéreo, marítimo o fluvial) será
determinado teniendo en cuenta el carácter de la comisión del servicio, el lugar, la
distancia, el equipo o materiales a transportar, los trabajos a realizar en la ruta, el
tiempo y la urgencia.
Los boletos de transporte, por el medio que fuera, serán adquiridos y proporcionados
por la Secretaria de cada Gerencia, teniendo en cuenta la política de austeridad y
ahorro permanente de la Empresa. Los pasajes de los miembros del Directorio y
Gerente General serán tramitados por la Secretaria de la Gerencia General.
6.4. De los viajes

Viaje por tiempo menor al previsto
Si el viaje durase menos del tiempo previsto, el trabajador deberá rendir cuenta del
"Presupuesto de Viaje" por los días de duración de la misión de servicio, efectuando
la devolución del dinero sobrante.

Viaje por tiempo mayor al previsto
Si el cumplimiento de la misión de servicio requiere más tiempo del previsto, el
trabajador, por la vía más expeditiva, solicitará autorización a su Gerente.
Concedida la autorización, el trabajador efectuará la liquidación del viaje, solicitando
el correspondiente reembolso.

Viaje no realizado
Cuando el viaje no se realice, es obligatorio devolver al Departamento de Finanzas
el dinero recibido y comunicar a la Secretaria de su Gerencia en un plazo no mayor
Elaborado:
Revisado:
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Fecha:
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Código: PI-01
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de 24 horas a partir del momento en que se le comunica la suspensión o
cancelación del viaje; caso contrario, el íntegro será descontado de las
remuneraciones respectivas y el acto será sancionado por el Jefe inmediato dando
cuenta al Departamento de Recursos Humanos para el archivo en el file personal.

Aviso de Anulación, Reducción y Ampliación del Viaje
En cada uno de estos casos, el Jefe inmediato del comisionado debe cursar aviso
directamente al Departamento de Recursos Humanos, Departamento de
Contabilidad y Departamento de Finanzas, para el control de asistencia y trámite de
cobranza, respectivamente.
6.5. Liquidación de los gastos de viaje e instalación
6.5.1. Responsabilidad
a. La liquidación de los gastos de viaje e instalación es un proceso obligatorio,
de exclusiva responsabilidad del comisionado y deberá realizarse a través
de la presentación de comprobantes de pago por no menos del 70% del total
gastado y el saldo con declaración Jurada, no pudiendo exceder ambas del
viático asignado.
b. El comisionado asume plena responsabilidad por los gastos que efectúe
durante la comisión de servicio e instalación.
c. Efectuar gastos incompatibles con el propósito de la comisión de servicio,
omitir datos intencionalmente y/o proporcionar documentos falsificados,
constituyen falta grave y causa justa de despido, sin perjuicio de las sanciones
penales que correspondan. Si el comisionado es un tercero, la Empresa puede
proceder a resolver el contrato respectivo.
Elaborado:
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Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
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d. En ningún caso el trabajador podrá gastar más del presupuesto aprobado,
salvo en los casos de ampliación de número de días del viaje debidamente
autorizado y que no se haya efectuado el pago o transferencia bancaria de
dichos viáticos.
e. En todos los comprobantes de pago deberá figurar la razón social o el nombre
comercial de la empresa (ELECTRO UCAYALI S.A.) y el número de RUC
20232236273 en el caso que sean facturas.
f.
No se aceptarán comprobantes de pago que registren borrones, correcciones
ni enmendaduras.
6.5.2. Autorización de la liquidación de gastos de viaje e instalación
a. Las liquidaciones de gastos de viaje de los miembros del Directorio serán
autorizadas por el Gerente General.
b. Las liquidaciones de gastos de viaje del Gerente General serán autorizadas
por el Gerente de Administración y Finanzas.
c. Las liquidaciones de gastos de viaje e instalación de los Gerentes de Área,
Jefes de Oficina y Jefes de Servicios Eléctricos serán autorizadas por el
Gerente General.
d. Las liquidaciones de gastos de viaje de los Jefes de Departamento,
Supervisores, Profesionales, Técnicos y Trabajadores en general serán
autorizadas por el Jefe inmediato superior del comisionado y deberán ser
previamente revisadas por el Departamento de Contabilidad antes de que sean
tramitadas a la Gerencia General para su autorización final.
e. Las liquidaciones de gastos de viaje de Terceros comisionados por la
Empresa, serán autorizadas por el Gerente de Área solicitante de dicha
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
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comisión y deberán ser previamente revisadas por el Dpto. de Contabilidad
antes de que sean tramitadas a la Gerencia General para su autorización final.
6.5.3. Plazo de presentación
El trabajador y terceros deberán obligatoriamente rendir cuenta documentada
del dinero recibido para el viaje, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la fecha del retorno.
6.5.4. Caso del vencimiento del plazo
Vencido el plazo de presentación, el Departamento de Contabilidad, de oficio,
comunicará el hecho al Departamento de Recursos Humanos, para que
proceda a descontar de la remuneración del trabajador el íntegro del
presupuesto de viáticos otorgado, lo que no le exime de la obligación de rendir
cuenta. Luego, deberá el comisionado presentar su liquidación de viaje.
Posterior a ello, teniendo las autorizaciones correspondientes, el Departamento
de Contabilidad deberá comunicar al Departamento de Recursos Humanos,
para que proceda a disponer su reembolso en la planilla del mismo mes que
efectuó la rendición.
6.5.5. Formulario y documentación de sustento
La rendición de cuentas exige la presentación de los siguientes documentos
ante el Departamento de Contabilidad:
a. Formato de Liquidación de viaje debidamente firmado por el comisionado Anexo 3.
b. Los comprobantes de pago que sustenten la liquidación, debidamente firmados
al dorso por el comisionado. No son válidos los comprobantes que figuren a
nombre del comisionado.
c. Los boletos de pasaje por cualquier vía y donde conste el pago por TUUA.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
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d. Declaración Jurada - Anexo 4 - que únicamente se aceptará para sustentar los
gastos que no tengan comprobante de pago, teniendo en cuenta la clase y
naturaleza del gasto, así como el lugar donde se efectuó y sustentará como
máximo por el 30% del gasto efectuado con comprobantes de pago.
6.5.6. Informe de Resultados
Dentro de los cinco (05) días siguientes a la conclusión de la comisión de
servicio, el trabajador presentará a su Jefe inmediato un informe de resultados,
que se adjuntará a la liquidación de los gastos de viaje, sin cuyo requisito no se
aceptará esta. Los Directores presentarán el Informe de Resultados de viaje
conjuntamente con la liquidación de viáticos en el plazo establecido en el
numeral 5.9 del presente procedimiento.
7. DISPOSICIONES FINALES
7.1. El Órgano de Control Institucional efectuará cuando considere oportuno la verificación
de los documentos presentados como sustento de gastos.
7.2. El Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de Contabilidad, quedan
encargados de poner en conocimiento del personal de la Empresa el presente
procedimiento y velar por el cumplimiento de las disposiciones, respectivamente.
7.3. Los casos no previstos que pudieran presentarse, deben ser resueltos dentro del
espíritu que emana de esta reglamentación y, en última instancia por la Gerencia
General previa opinión de la Gerencia de Administración y Finanzas y de la Oficina de
Asesoría Legal, aplicando lo establecido en las Directivas que imparta el FONAFE.
8. SANCIONES
El incumplimiento de las responsabilidades establecidas en la presente Directiva será
sancionado según lo establecido en el Capítulo X Régimen Disciplinario del Reglamento
Interno de Trabajo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
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ANEXO N° 01
VIÁTICOS EN NUEVOS SOLES
ITEM
1
2
3
Elaborado:
CATEGORIA
MONTO (S/.)
Miembro del directorio y Gerente general
Ejecutivos
Profesional, técnico, auxiliar y terceros
Revisado:
320
280
260
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
Pág. 11 de 14
ANEXO N° 2
VIATICO N°
AUTORIZACIÓN Y PRESUPUESTO DE VIAJE
NOMBRES Y APELLIDOS:
CARGO:
C.R.P:
NIVEL SALARIAL:
ÁREA:
CÓDIGO:
GERENCIA:
MOTIVO DE VIAJE:
DESTINO:
FECHAS PREVISTAS:
DEL
ESCALA DE VIÁTICOS POR DÍA:
AL
TOTAL DÍAS:
S/.
0.00
1. Presupuesto de Viáticos por 02 días:
(Alojamiento, alimentación, comunicaciones y movilidad)
0.00
PRESUPUESTO DE VIAJE
2. Presupuesto para Otros Gastos de Viaje:
(TUUA y otros gastos)
0.00
TOTAL DEL PRESUPUESTO DE VIAJE (1+2)
0.00
AUTORIZACIÓN:
JEFE INMEDIATO
GERENTE DE ADM. Y FINANZAS
GERENTE GENERAL
DEL TRABAJADOR
Recibí conforme la cantidad de, quinientos veinte con 00/100 nuevos soles, por concepto de presupuesto de viáticos con cargo a
rendir cuenta documentada dentro de los cinco días hábiles de concluida la comisión de servicio, caso contrario autorizo a
descontar de mi remuneración el íntegro del presupuesto. En caso de no realizar el viaje, me obligo a devolver el íntegro del
presupuesto en un plazo de 24 horas, caso contrario autorizo a descontar de mi remuneración el íntegro del presupuesto.
FIRMA DEL TRABAJADOR
Elaborado:
FECHA:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
Pág. 12 de 14
ANEXO N° 3
VIATICO N°
LIQUIDACIÓN DE GASTO DE VIAJE
CARGO:
C.R.P. :
NIVEL SALARIAL:
ÁREA :
CÓDIGO :
GERENCIA:
RENDICIÓN DE CUENTA
ESTADÍA EN:
Del
AL
TOTAL :
1. IMPORTE RECIBIDO
1.1. Presupuesto de Viáticos:
1.2. Presupuesto para Otros Gastos de Viaje:
S/. 0.00
S/. 0.00
TOTAL RECIBIDO
S/. 0.00
2. GASTOS EFECTUADOS
2.1. POR VIÁTICOS: CON COMPROBANTES DE PAGO – DÍAS
2.2. POR VIÁTICOS: CON DECLARACIÓN JURADA
2.3. POR OTROS GASTOS DE VIAJE
S/. 0.00
S/. 0.00
S/. 0.00
TOTAL GASTADO
S/. 0.00
3. DIFERENCIA DEL PRESUPUESTO DE VIAJE (1-2)
S/. 0.00
4. ORDEN DE REINTEGRO / DEVOLUCIÓN
4.1 REINTEGRO AL TRABAJADOR
4.2 DEVOLUCIÓN A LA EMPRESA
S/. 0.00
S/. 0.00
JEFE INMEDIATO
GERENTE DE ÁREA
GERENTE DE ADM. Y FINANZAS
FECHA:
INFORME DE CONTABILIDAD:
Es conforme la rendición de cuenta, la documentación que sustenta y la orden de reintegro o devolución.
Observaciones:
RESPONSABLE DE CONTABILIDAD
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
GERENTE GENERAL
INTERNOS - MPI
Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
Pág. 13 de 14
ANEXO N° 4
VIATICO N°
DECLARACIÓN JURADA DE VIAJE
CARGO:
C.R.P:
NIVEL SALARIAL:
ÁREA:
CÓDIGO:
GERENCIA:
1)
DECLARO BAJO JURAMENTO QUE HE GASTADO SIN OBTENER COMPROBANTE DE PAGO, LA SUMA DE (S/ 0.00
NUEVOS SOLES), IMPORTE IGUAL AL 30% DEL GASTO EFECTUADO CON COMPROBANTES ADJUNTOS.
TOTAL DECLARACIÓN JURADA
S/. 0.00
Elaborado:
FECHA :
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Emitido por:
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia General
Fecha:
01 Julio 2013
Código: PI-01
Revisión: 02
Pág. 14 de 14
ANEXO N° 5
ÍTEM
RUTA
MONTO (S/.)
1
Aeropuerto - Jesús María - Aeropuerto
80
2
Aeropuerto - Pueblo Libre - Aeropuerto
80
3
Aeropuerto - San Isidro - Aeropuerto
90
4
Aeropuerto - Miraflores - Aeropuerto
90
5
Aeropuerto - San Borja - Aeropuerto
90
6
Aeropuerto - Lince - Aeropuerto
90
7
Aeropuerto - Surco - Aeropuerto
100
8
Aeropuerto - Chorrillos - Aeropuerto
100
9
Aeropuerto - otros - Aeropuerto
80
Nota: Los precios serán actualizados de acuerdo a la indagación del mercado
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
1. OBJETIVO
Normar el uso de las siglas, los sellos y las tarjetas de presentación utilizadas en la
empresa.
2. BASE LEGAL
Reglamento Interno de Trabajo (RIT).
3. ALCANCES
Comprende al personal de la empresa con nivel Gerencial, Órganos de Asesoramiento y
Jefaturas de la empresa; así como al personal autorizado conforme al presente
procedimiento.
4. DEFINICIONES
4.1. Sigla: Primera letra inicial de determinada Área base de la empresa que se establece
para uniformizar su identificación abreviada.
4.2. Área base: Cada una de las gerencias de la empresa, cuya sigla se considera raíz
parala determinación de la sigla primera de las dependencias que la conforman.
4.3. Sello personal: Utensilio que estampa el nombre de la persona y su cargo en la
empresa, a modo de carácter distintivo.
4.4. Sigla primera: Letra asignada a cada una de las dependencias que conforman las
áreas base y que son agregadas a sus respectivas siglas para lograr su identificación.
5. IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS BASE POR SUS SIGLAS
AREA BASE
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
General
de administración y Finanzas
Técnica
de Distribución y comercialización
SIGLA
G
A
T
D
6. IDENTIFICACION DE LAS DEPENDENCIAS QUE CONFORMAN LAS AREAS BASE
POR SU SIGLAS PRIMERA
GERENCIA GENERAL
Oficina de Asesoría Legal
Oficina de Gestión Empresarial
SIGLA PRIMERA
GL
GE
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
SIGLA PRIMERA
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Logística
Departamento de Contabilidad
Departamento de Finanzas
AR
AL
AC
AF
GERENQA DE DISTRIBUCIÓN V COMERCIALIZACIÓN
Departamento de Distribución
Departamento de Comercialización
Sistema Eléctrico de Atalaya
Sistema Eléctrico de Aguaytia
SIGLA PRIMERA
DD
DC
DA
DG
GERENCIA TÉCNICA
Departamento de Ingeniería
Departamento de Control de Pérdidas
Departamento de Generación
Departamento de Calidad y Fiscalización
SIGLA PRIMERA
TI
TP
TG
TC
7. USO DE SIGLAS
7.1 Estructura de las siglas
Las siglas de cada Área base y las siglas primera de sus dependencias serán escritas
siempre en mayúsculas y en un solo bloque. En la referencia de las comunicaciones
escritas se les separará del número del documento mediante un guión (-), con la
indicación del año. Ejemplo: CARTA GE-100-2012.
7.2. Cambio de siglas
Sólo se procederá al cambio de las siglas asignadas en caso se produzca la modificación
de la estructura orgánica de la empresa, teniendo en cuenta que la letra particular que ha de
identificar a las Áreas base y sus dependencias debe guardar la más estrecha relación con
sus respectivas denominaciones.
8. PROVISIÓN Y USO DE SELLOS PERSONALES
El pedido de elaboración de sellos personales para las Áreas base que se encuentren
consideradas en el organigrama de la empresa, será cursado por el responsable de la
misma y dirigida a la Jefatura del Departamento de Logística a través de la Gerencia de
Administración y Finanzas.
En caso se requiera dotar de un sello personal a quien no posea nivel Gerencial, de Órgano
de Asesoramiento o de Jefatura, el responsable del Área base deberá cursar a la Gerencia
General el pedido correspondiente expresando la necesidad que lo sustenta.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
9. PROVISIÓN Y USO DE TARJETAS PERSONALES
Queda autorizado el suministro y uso de tarjetas personales al Gerente General, Gerentes
de Área, Jefes de Oficina, Jefes de los Sistemas
INTERNOS - MPI
Código: PI02
“USO DE SIGLAS, SELLOS Y TARJETAS PERSONALES”
Elaborado por:
Ofic. de Gestión
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia
General
Fecha:
03 Setiembre
2012
Revisión: 02actualización
Pág. 4 de 5
Eléctricos y, excepcionalmente, al Jefe del Departamento de Comercialización.
En caso se requiera dotar de tarjetas personales a quien no se encuentre comprendido en
el párrafo precedente, el responsable del Área base deberá cursar a la Gerencia General el
pedido correspondiente expresando la necesidad que lo sustenta.
El pedido de elaboración de tarjetas personales para las Áreas base que se encuentren
consideradas en el organigrama de la empresa, será cursado por el responsable de la
misma y dirigida a la Jefatura del Departamento de Logística, a través de la Gerencia de
10. DISEÑO DE TARJETAS PERSONALES
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
La elaboración de las tarjetas personales deberá respetar el modelo que aparece en el
Anexo N° 01.
INTERNOS - MPI
Código: PI02
Elaborado por:
Ofic. de Gestión
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia
General
Fecha:
03 Setiembre
2012
ANEXO N° 1
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Pág. 5 de 5
INTERNOS - MPI
Código: PI02
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Elaborado por:
Ofic. de Gestión
Empresarial
Aprobado por:
Gerencia
General
Fecha:
03 Setiembre
2012
Pág. 5 de 5
Yarinacocha, 22 de enero del 2013
MEMORANDO / GE-010- 2013
Para
De
Asunto
: ING. ALFREDO VASQUEZ ESPINOZA
Gerente General
: ECON. ALFREDO OCROSPOMA ALQUIZAR
Jefe de la Oficina de Gestión Empresarial
: ACTUALIZACIÓN DEL MPI N°2:
"USO DE SIGLAS, SELLOS Y TARJETAS PERSONALES"
ACTUALIZACIÓN DEL MPI N°4 :
"CONTROL Y REGISTRO DE VISITAS"
Referencia
: Manual de Procedimientos de EUSA, de fecha 02.2007.
En atención al documento de la referencia, remito a usted la propuesta de actualización
para su aprobación correspondiente, del MPI N° 2: "USO DE SIGLAS, SELLOS Y
TARJETAS PERSONALES", Y de la ACTUALIZACIÓN DEL MPI N°4: "CONTROL Y
REGISTRO DE VISITAS"
Dando aplicación, al inicio de la 2da etapa de la Implementación del Sistema de Control
Interno (SCI) bajo la modalidad COSO, se está procediendo a realizar las siguientes
actividades:
11.
12.
13.
14.
Actualización de los procedimientos.
Seguimiento y monitoreo de la aprobación.
Aplicación y difusión por parte de las Gerencias de Área,
Se ha solicitado, mediante correo empresarial a los Señores Gerentes remitir las
correcciones y/o apreciaciones a los MPis, vigentes para su proceso de actualización. En un
plazo que no exceda del 30 de enero 2013.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Atentamente,
INTERNOS - MPI
Código: PI03
“USO Y CONTROL DE VEHICULOS MOTORIZADOS”
1. OBJETIVO
Normar el requerimiento, asignación, uso, ubicación y estado de los vehículos motorizados
de la empresa y adecúa a las directivas de Gestión y Proceso Presupuestario de las
entidades bajo el ámbito del FONAFE.
2. ALCANCE
Tiene alcance a todo el personal! de las diferentes Gerencias de Área que tienen asignado
vehículos de la empresa.
3. DESCRIPCIÓN
3.1.
REQUERIMIENTO
Las Gerencias de Área presentarán su requerimiento de vehículos, en casos, estrictamente
ligados al proceso técnico-operativo en forma ordinaria al inicio del año, salvo cuando éste
sea de suma urgencia y debidamente sustentado para la consecución de les objetivos de la
empresa.
3.2.
ASIGNACIÓN
La asignación de vehículos se hará por Gerencias de Área, basada en dos categorías
principales:
1. Técnico - Operativo: Destinada a actividades de atención directa del servicio y
suministro de energía eléctrica.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
2. Gerencial: Destinada a Sabores de gestión gerencial para la consecución de los
objetivos de la empresa.
No existen vehículos de la empresa asignados a los ejecutivos. Todos los vehículos de la
empresa son para uso de las Gerencias de Área vinculados a los objetivos de la empresa.
4. RESPONSABILIDADES
 Las responsabilidades estipuladas en el presente procedimiento son:
 Cada Gerencia de Área deberá determinar el tipo ce asignación de las unidades vehiculares
de su área.
 El cumplimiento de los requisitos de circulación serán de responsabilidad directa
de cada Gerencia de Área.
INTERNOS - MPI
Código: PI03
 La inspección preventiva vehicular será realizada por el personal conductor de las unidades
vehiculares que haya sido designado por cada Gerencia de Área
 Las gerencias de Área tienen la responsabilidad de comunicar e suceso de algún siniestro o
accidente acaecido a la Gerencia General en forma inmediata y coordinar con la Oficina de
Asesoría Legal para su atención pertinente.
 Es responsabilidad de las Gerencias de Área actuar inmediatamente en caso de
accidentes de tránsito.
 Las unidades vehiculares deberán estar dispuestas de acuerdo al horario de trabajo y tipo
de asignación establecido en el presente: procedimiento, bajo responsabilidad directa de
cada Gerencia de Área.
 Es responsabilidad de la Oficina de Prevención de Riesgos la investigación y análisis de
accidentes producto del uso y control de vehículos motorizados de la empresa.
 Es responsabilidad de la Oficina de Asesoría Legal, constituirse al lugar de los hechos en
casos de siniestros o accidentes que pudieran ocurrir con relación al presente
procedimiento y hacer el seguimiento hasta el cierre del caso con la compañía aseguradora
correspondiente.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
5. USO
5.1. REQUISITOS DE CIRCULACIÓN:
 Los vehículos de la empresa, deberán consignar e logotipo de la empresa en las puertas
delanteras, salvo las unidades expresamente autorizadas por la Gerencia General.
 Los conductores de los vehículos deberán portar en todo momento la LICENCIA DE
CONDUCIR, expedida por la Oficina de Circulación Terrestre del Ministerio de Transportes:
Comunicaciones, Vivienda y Construcción del Perú, dentro de la categoría y ciase que
habilite conducir un vehículo, bajo responsabilidad directa del Gerente de Área.
 Los conductores de los vehículos deberán portar el fotocheck de identificación, donde
deberá consignarse el número telefónico de la empresa para casos de emergencia.
 Los conductores son los responsables de mantener en buen estado los vehículos,
asimismo, mantener informado al Departamento de Logística sobre el mantenimiento y
reparación en caso que sea necesario.
INTERNOS - MPI
Código: PI03
INSPECCIÓN PREVENTIVA VEHICULAR
Deberá ser realizado por el conductor del vehículo en forma cotidiana al inicio de la jornada
diaria de trabajo
DOCUMENTOS:
- Tarjeta de propiedad.
- Licencia de Conducir
- Seguro obligatorio de accidentes de Tránsito (SOAT).
- Reglamento de Tránsito.
- Reglamento de Seguridad.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
EXTERIOR:
- Estado de luces.
- Correa de Seguridad.
- Triángulo de Seguridad.
- Orden
- Limpieza
INTERIOR
- Estado de Frenos.
- Nivel de agua.
- Nivel de aceite.
- Nivel de combustible.
- Batería.
EQUIPOS. ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS
- Llanta de-repuesto.
- Llave de ruedas y otras herramientas.
- Gala.
- Extintor.
- Botiquín de primeros auxilios.
- Radio intercomunicados
- Otros (Radio, neblinero, etc.)
SUCESO DE SINIESTRO VEHICULAR
Para casos en que ocurra algún incidente siniestro o accidente leve o grave, con daños
materiales o personales; el conductor deberá comunicar a la Oficina de Prevención de
Riesgos y si es posible dar parte a la delegación policial de la jurisdicción.
INTERNOS - MPI
Código: PI03
La Oficina de Asesoría Legal es la encargada de tramitar les documentos pertinentes ante
los organismos policiales y judiciales de ser el caso, así como de coordinar con la Gerencia
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
de Administración para el trámite del seguro correspondiente (Ej: SOAT, etc.). De igual
modo un responsable de la Oficina de Asesoría Legal acompañaré en los trámites del
dosaje etílico, el peritaje respectivo y comunicar del hecho inmediatamente a la compañía
de seguros.
La Oficina cíe Prevención de Riesgos analizará e investigará las causas básicas de!
incidente o accidente comunicará a la Gerencia General y/o Gerencia de Área
correspondiente, luego implementará procedimientos de acción que eliminen o minimicen al
máximo dicho riesgo especifico y proceder a sanción, si el caso lo amerita.
En este punto están contemplados hechos tales como:





Atropello a un peatón.
Choque (en sus diferentes modalidades).
Vaciado de frenos.
Decomiso (al depósito por falta a las normas de tránsito).
Desgaste de llantas, etc.
ACCIDENTE DE TRÁNSITO
En caso de un accidente de tránsito se procederá de la Siguiente le forma:
1. Denunciar el hecho ante la compañía aseguradora.
2. Denunciar el hecho ante la Policía Nacional del Perú, para que la víctima no tenga que
pagar los cestos de la atención médica.
3. Para cobrar la indemnización se deberá presentar la siguiente documentación:
a. Documento que identifique al accidentado (cédula de identidad, registro único
nacional, pasaporte, certificado de nacimiento, libreta de servicio militar, licencia de
conducir)
b. Certificado del accidente emitido por el Organismo Operativo de Tránsito
c. Certificado forense
d. Declaratoria de herederos en caso de muerte por accidente de tránsito.
e. Declaratoria de invalidez permanente cuantío corresponda
El desplazamiento a lugares distantes deberá efectuarse por medio de las compañías
particulares de transporte aéreo, terrestre o marítimo,
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Código: PI03
según sea el caso; salvo cuando la labor a realizar esté debidamente sustentada.
El uso indebido de los vehículos de 'a empresa, constituye falta grave, sujeta a sanción, de
conformidad con el Cap. X, Art. 50, inciso h). j), r), w), z), del Reglamento Interno de
Trabajo.
5.2. UBICACIÓN
El punto de ubicación de los vehículos de la empresa deberá estar plenamente identificado,
tanto para jornadas formales ce trabaja y fuera de ellas.
Según la categoría de asignación vehicular, el ámbito de ubicación de !as unidades
vehiculares será de acuerdo a:
5.2.1. DENTRO DE LA JORNADA DE TRABAJO
Técnico-Operativo: Los vehículos asignados a estas actividades interactuarán en la zona de
trabajo, programados según orden ce trabajo, salvo casos de emergencia b de fuerza
mayor.
Gerencial: Los vehículos asignados a esta labor podrán circular dentro de la zona que
designe la Gerencia General que implique el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
5.2.2. FUERA DE LA JORNADA. DE TRABAJO
Técnico-Operativo: Los vehículos deberán permanecer dentro de las instalaciones de la
empresa, en el lugar designado para cada gerencia de Área, a excepción de trabajos
programados y previamente coordinados, con autorización expresa del Gerente de Área.
Gerencial: Los vehículos asignados a esta labor podrán circular dentro de la zona que
designe la Gerencia General que implique el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
5.3. ESTADO
Los vehículos, según las labores a las que se dediquen, se clasificarán en:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI03
1. Permanente: Dedicados exclusivamente a una categoría de asignación.
2. Temporal: Aquellas unidades vehiculares que pueden interactuar entre uno y otro tipo de
categoría de asignación.
3. Emergencia: Aquí se incluyen absolutamente todas las unidades vehiculares de la empresa
que se encuentren operativas.
La Oficina de Prevención de Riesgos dictará las medidas necesarias para que los vigilantes
de la Empresa de Vigilancia Privada, exijan el cumplimiento de: presente procedimiento.
En todos los casos, esta directiva deberá ajustarse a las directivas que emite el FONAFE
referente al uso y control de vehículos de la empresa bajo su ámbito.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INFORME EJECUTIVO N° GG-040-2002/EU
ASUNTO
: PRIMERA MODIFICACIÓN AL PROCEDIMIENTO DE USO Y CONTROL
DE VEHÍCULOS MOTORIZADOS
02 de junio de 2002
1. OBJETIVO
Informar al Directorio la modificación del Procedimiento PI-03, revisión 01, de uso y control
de vehículos motorizados de la empresa.
2. ANTECEDENTES
2.1. Procedimiento Interno PI-03, revisión 01 del Manual de Procedimientos PI 03 Revisión
internos vigente.
2.2. Modificatoria a la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las entidades bajo
e ámbito de FONAFE para el año 2002, N° 001-2002/008-FONAFE.
3. ANÁLISIS
Observación a! Procedimiento actual de Uso y Control de vehículos motorizados de la
empresa. Visto y analizado el procedimiento actual, es necesario estructurar y precisar el
procedimiento para el estricto control y uso de los mismos.
3.1 ASPECTOS TÉCNICOS
 Mejorar el control y asignación de los vehículos motorizados de la empresa. Restringir el
ingreso de vehículos particulares a la empresa
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
 Disponer el estricto control del personal que conduce las unidades vehiculares de la
empresa.
 Establecer categorías de asignación de vehículos motorizados de la empresa.
 Estructurar el estado y ubicación de los vehículos de la empresa.
 Establecer parámetros de requerimiento de vehículos motorizados.
 Mantener en buen estado operativo las unidades vehiculares de la empresa
 Racionar gastos de mantenimiento y reparación de los vehículos motorizados de la
empresa.
 Regular el uso adecuado y control permanente de los vehículos de la empresa.
3.2 ASPECTOS LEGALES
 Aplicación y cumplimiento del Reglamento de Tránsito.
 Aplicación y cumplimiento del Reglamento de Seguridad Vial.
 Custodia de los vehículos motorizados de la empresa asignados por razón de la función que
desempeña a! persona! de las diferentes gerencias.
 Regiamente Interno de Trabajo.
4. CONCLUSIONES
4.1 Establecimiento de un orden adecuado de requerimiento, asignación, uso, ubicación y
estado ce los vehículos motorizados de la empresa.
4.2 Organización y mejor disposición de los recursos de transporte de personal y de carca
que converjan en la consecución de nuestros objetivos.
4.3 Proporcionar la herramienta normativa adecuada a la real situación de requerimiento
asignación uso, ubicación y estado de los vehículos motorizados de la empresa.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI04
CONTROL DE REGISTROS DE VISITAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Fecha:
Pag. 1 de 4
1. OBJETIVO
Brindar una mejor orientación y servicio a los visitantes de las instalaciones de Electro
Ucayali S.A., facilitando su reconocimiento e identificación a través de un mayor control y a
la vez, en resguardo de la seguridad e integridad física del personal y patrimonio de la
empresa.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
2. BASE LEGAL
 Resolución Ministerial N° 203-2012-PCM, modificación del Artículo 10° de la Directiva
N°01-2010-PCM/SGP
 Directiva N°01-2010-PCM/SGP, sobre "Lineamientos para la implementación del Portal de
Transparencia Estándar en la Entidades de la Administración Pública".
 Reglamento Interno de Trabajo (RIT).
3. ALCANCES
Están comprendidos el personal de la empresa y servicio de vigilancia encargado de
efectuar el control de visitas a las instalaciones de la empresa.
4. DESCRIPCIÓN
4.1. El horario de atención en la empresa será el siguiente:
LUNEA A VIERNES
PERSONAL TECNICO
07:30 A 12:00 HORAS
14:00 PM A 18:00 HORAS
PERSONAL ADMINISTRATIVO
07:30 A 13:00 HORAS
14:00 PM A 18:00 HORAS
S
LUNEA A VIERNES
07:30 A 12:45 HORAS
13:30 A 17:00 HORAS
TESORERIA (CAJA)
INTERNOS - MPI
Código: PI04
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag. 2 de 4
Aprobado:
4.2. Al ingresar a las instalaciones los visitantes se apersonarán ai área de recepción donde
serán identificados y contra entrega de un documento de identidad personal (DNI, Carnet de
Seguridad Social o Licencia de Conducir) se les proporcionará un solapín, con la inscripción
VISITANTE y, además, una boleta denominada CONTROL DE VISITANTE la cual se
llenará según requerimiento de formato.
Los visitantes deberán desplazarse únicamente dentro del área autorizada, no
permitiéndose el deambular en lugares diferentes. En este caso se dará parte al personal de
seguridad interna para su intervención.
4.3. El visitante obligatoriamente utilizará el solapín asignado, colocándolo sobre prenda exterior
y de forma visible; la boleta de visita deberá hacerla firmar por el funcionario y/o trabajador
con quien se entrevistó. Ambos elementos los devolverá en el área de recepción al
abandonar la empresa, recuperando su respectivo documento de identidad.
4.4. Sólo podrán ingresar a las oficinas las personas que mantengan algún tipo de relación
contractual autorizada u otras cuyo objetivo de visita este estrictamente relacionada con las
actividades de la empresa bajo responsabilidad directa de cada responsable de área.
4.5. Son funciones del área de recepción, respecto a los visitantes:
 Atender y orientar con la debida cortesía.
 Solicitar la denominación del área a la que se dirige, o interpretarla indagando el motivo de
su visita y solicitar autorización del área, para el ingreso. Esta se denegará cuando no es
autorizado el ingreso de la visita y no guarde relación con las actividades de la
empresa, consultando previamente, en caso necesario.
 Solicitar el origina! de los documentos especificados.
 Recabar el solapín y la boleta de control una vez finalizada la visita, devolviendo el
documento de identidad.
 Mantener debidamente actualizado el registro de visitas efectuadas.
 Verificar a! final del día, la conformidad de cantidad de solapines en su poder, dando cuenta
de cualquier divergencia.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Código: PI04
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag. 3 de 4
5. REGISTRO DE VISITAS EN LINEA
El proceso describe los pasos a seguir para registrar las visitas de personas naturales o
jurídicas a los funcionarios de Electro Ucayali S.A. cuyas actividades se detallan a
continuación:
5.1.
El cliente (persona natural o jurídica) solicita una entrevista con un funcionario
5.2.
El personal de Recepción, vía telefónica, solicita autorización al funcionario para permitir el
ingreso al cliente.
5.3. El funcionario autoriza o deniega el ingreso.
5.4. El personal de Recepción informa al cliente sobre la aceptación o negación de su solicitud.
5.5. En caso de autorización de ingreso: El cliente proporciona sus datos personales, Ne de DNI,
motivo de la visita, a que empresa representa.
5.6. El personal de Recepción registra en el software aplicativo, los datos personales del
visitante y a que funcionario visitará. Automáticamente, se graba la fecha y hora. Esta fecha
y hora se considera como fecha de ingreso.
5.7. El funcionario realiza la entrevista con el cliente.
5.8. El funcionario cierra la entrevista. El funciona mediante el software aplicativo, graba la fecha
y hora del cierre de la entrevista. Es importante ejecutar esta actividad para dejar constancia
que el funcionario efectuó la entrevista y registrar la fecha y hora de la culminación de la
entrevista.
5.9. En el momento que el cliente se retira, el personal de Recepción verificará en el software
aplicativo que el funcionario haya registrado la fecha y hora de la culminación de la
entrevista
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
5.10. En caso, el funcionario haya cerrado la entrevista en el software aplicativo, el personal de
Recepción registra la fecha y hora en que sale el cliente.
INTERNOS - MPI
Código: PI04
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag. 4 de 4
5.11. En caso, el visitante/cliente se retira y el funcionario no registra el cierre de la entrevista, el
persona! de Recepción solicita al funcionario que cierre la entrevista en el software
aplicativo.
6. REGLAS DE CONTROL DE FLUJO
6.1. El Cliente no debe ingresar si no obtiene !a debida autorización del funcionario a quien
desea visitar.
6.2. Recepción debe registrar el ingreso de cada persona, sin excepciones.
6.3. El funcionario visitado, necesariamente debe registrar el cierre de la entrevista.
6.4. El personal de Recepción no registra la salida del cliente mientras el funcionario visitado
no cierra la entrevista en el software aplicativo.
6.5. El servicio de vigilancia está prohibido de admitir el ingreso de clientes sin los respectivos
registros en Recepción.
7.
ACTORES INVOLUCRADOS
7.1. El cliente; es la persona natural o jurídica que asiste a la empresa con la intención de tener
una entrevista con uno de los funcionarios.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
7.2. Recepción; es el personal de turno en la Oficina de Recepción. Encargado de atender las
llamadas a la centra! telefónica y canalizarlas. Encargada de registrar los ingresos y salidas
de los visitantes a la empresa.
7.3. Funcionario; profesional que labora en empresa. Responsable de actividades técnicas,
administrativas y de Dirección.
8. DIAGRAMA DE FLUJO
INTERNOS - MPI
Código: PI04
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag. 5 de 4
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI04
CONTROL DE VISITAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag. 5 de 4
Aprobado:
1. OBJETIVO
Brindar una mejor orientación y servicio a los visitantes de las Instalaciones de Electro
Ucayali S.A., facilitando su reconocimiento e identificación a través de un mayor control y a
la vez, en resguardo de la seguridad e integridad física del personal y patrimonio de la
empresa.
2.
ALCANCE
Tiene alcance al personal y servicio de vigilancia encargado de efectuar el control de visitas
a las instalaciones de la empresa.
3. DESCRIPCIÓN
3.1
Horario de atención
PERSONAL TECNICO
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
LUNES A VIERNES
07:30
A
12:00
HORAS
12:45
A
17:00
HORAS
07:30
A
HORAS
13:30
A
HORAS
12:45
SABADO
08:00 A 12:00
HORAS
08:00 A 12:00
HORAS
17:00
G
TESORERIA (CAJA)
3.2
LUNES A VIERNES
07:30
A 12:45
HORAS
13:30
A
17:00
HORAS
SABADO
08:00 A 12:00
HORAS
Al ingresar al edificio los visitantes se apersonarán al área de recepción donde serán
identificados y contra entrega de un documento de identidad personal (DNI o Libreta
Electoral, Libreta Militar, Carnet de Seguridad Social o Licencia de Conducir) se ¡es
proporcionará un sola pin de determinado color según el piso al que se dirigen, con la
inscripción VISITANTE y, además, una boleta denominada CONTROL DE VISITANTE la
cual se llenara según requerimiento de formato.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3.3
Los visitantes deberán desplazarse únicamente dentro del área autorizada, no
permitiéndose el deambular en lugares diferentes. En este caso se dará parte al personal
de seguridad interna para su intervención.
INTERNOS - MPI
Código: PI04
CONTROL DE VISITAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag. 5 de 4
3.4
El visitante obligatoriamente utilizará el solapín asignado, colocándolo sobre prenda exterior
y de forma visible; la boleta de visita deberá hacerla firmar por el trabajador con quien se
entrevistó o visitó. Ambos elementos los devolverá en el área de recepción ai abandonar la
empresa, recuperando su respectivo documento de Identidad.
3.5
Sólo podrán ingresar a las oficinas las personas que mantengan algún tipo de relación
contractual autorizada, bajo responsabilidad direcía de cada responsable de área.
3.6
Son funciones del área de recepción; respeto a los visitantes:
Atender y orientar con la debida cortesía.
Solicitar la denominación del área a la que se dirige, o interpretarla indagando el motivo de
su visita y solicitar autorización del área, para el ingreso. Esta se denegará cuando no es
autorizado el ingreso de la visita y no guarde relación con las actividades de la empresa,
consultando previamente en caso necesario.
Solicitar el original de los documentos especificados.
Recabar el solapín y la boleta de control una vez finalizada la visita, devolviendo el
documento de identidad,
Mantener debidamente actualizado el registro de visitas efectuadas.
Verificar al final del día, la conformidad de cantidad de solapines en su poder, dando cuenta
de cualquier divergencia.






Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
 Informar por escrito s la Jefatura de Recursos Humanos, fas visitas efectuadas en el día /...
INTERNOS - MPI
Código: PI05
DISTINTIVO DE IDENTIFICACION PERSONAL
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
1. OBJETIVO
Facilitar la permanente y mutua identificación de los trabajadores durante su permanencia
en las oficinas e instalaciones de la Empresa.
2. ALCANCES
Está comprendido dentro del presente procedimiento todo el personal de la
Empresa.
3. DESCRIPCIÓN
3.1. Uso del Distintivo
 El distintivo personal de identificación debe ser obligatoriamente portado en un lugar visible,
sobre el lado superior izquierdo de la prenda de vestir durante su permanencia en las
oficinas instalaciones, cualquiera sea el órgano o sede de la empresa en la que se
encuentra prestando servicios.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
 En los viajes de comisión de servicio que realicen los trabajadores de la Empresa, deberán
llevar consigo su distintivo personal sin excepción y usarlo durante -su permanencia en las
oficinas e instalaciones donde se constituyan en cumplimiento de la misión encomendada.
3.2. Diseño
En el distintivo personal además de !a fotografía del trabajador la cual debe ser a colores y
en tamaño carnet, y deberá estar impreso según el Anexo. 1.
3.3. Confección
El departamento de Recursos Humanos solicitará la fotografía y datos respectivos, a fin de
disponer la confección y distribución de los mismos a los trabajadores sin costo alguno.
Se coordinará con Finanzas para que el gasto sea cargado al centro de responsabilidad que
corresponde.
INTERNOS - MPI
Código: PI05
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
3.4. Reposición
Cambio de Área de Responsabilidad
 El nuevo distintivo personal será confeccionado por cuenta de la Empresa. En caso que el
trabajador no devolviera el distintivo que venía usando, el importe de éste se le descontará
por planilla, al precio que fue adquirido.
Deterioro o Pérdida del Distintivo
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
 Si por descuido del trabajador el distintivo es deteriorado o extraviado el importe de la
reposición se le descontará por planilla, pero si el deterioro se deba a motivos no atribuibles
al trabajador la reposición del mismo será por cuenta de la Empresa.
4.1. En caso que un trabajador constate que por pasillos, oficinas o instalaciones circulan
personas que no porten distintivo alguno adoptará la medida más aconsejable, tratando en
lo posible de conducirlas al puesto de vigilancia a fin de que se le brinde la información que
requiera o se adopte otras medidas.
4.2. Se exhorta a cada uno de los trabajadores de la Empresa, sin excepción a adherirse
responsable y voluntariamente y cumplimiento de las normas y recomendaciones
establecidas en el presente procedimiento/…
INTERNOS - MPI
Código: PI05
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag.
Aprobado:
ANEXO 1
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI06
TARDANZAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
3.5. No se considera tardanza, cuando el motivo sea:
 Comisiones de Servicio u horarios especiales eventuales, debidamente autorizados.
 Imprevisto excepcional o causa justificada, a Juicio del Jefe inmediato del servidor en
coordinación con el Jefe de Recursos Humanos.
 En estos casos es aconsejable que el mismo trabajador se asegure que el personal reciba
el aviso correspondiente.
3.6. El responsable del control de personal cumple con:




Registrar y controlar las tardanzas.
Efectuar el cálculo de las multas a imponer e inducirlas en ¡as planillas respectivas, para su
descuento.
Comunicar al área de Finanzas el importe total de las multas impuestas, para que se
proceda a efectuar el depósito correspondiente en la cuenta -corriente denominada
"FONDO DE ASISTENCIA Y ESTÍMULO".
Emitir un informe anual señalando al personal destacado por su asistencia y puntualidad,
remitiéndolo al Presidente del CAFAE para el otorgamiento de los estímulos
correspondientes.
4.1. El Jefe de la Unidad de Recursos Humanos por intermedio del encargado de Control de
Personal, llevará un adecuado control para cursar las amonestaciones y aplicar las
sanciones correspondientes.
4.2. El Jefe de !a Unidad de Recursos Humanos de acuerdo con la información que le presente
Control de Personal, procederá a transmitir las amonestaciones escritas internas a que
hubiera lugar, con conocimiento del Jefe del área respectiva.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
4.3. La Unidad de Recursos Humanos remitirá mensualmente a los Gerentes y Jefes de Área un
informe estadístico del Récord de Asistencia del personal a su cargo, señalando las
recomendaciones que estime necesario.
INTERNOS - MPI
Código: PI06
TARDANZAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO.1
SANCIONES DICIPLINARIAS POR TARDANZAS
(PI-06)
MINUTOS / AÑO
HASTA 40
ACTO DE
INDISCIPLINA
FALTA
41-750
FALTA
571 - 1000
FALTA
1001-1200
FALTA
1201-1400
FALTA
Elaborado:
Revisado:
SANCIÓN DISCIPLINARIA
AMONESTACIÓN VERBAL
AMONESTACIÓN ESCRITA INTERNA
AMONESTACIÓN ESCRITA EXTERNA
SUSPEN'CION POR TRES 3 DÍAS SIN
GOCE DE HABER
SUSPENCIÓN POR TRES 10 DÍAS SIN
GOCE DE HABER
Aprobado:
1401 -1900 o
mas
FALTA
GRAVE
30 DÍAS
INTERNOS - MPI
Código: PI07
ROTACIÓN DE PERSONAL
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
1. OBJETIVO
Establecer !os lineamientos generales, a los que se sujeta la rotación sistemática del
personal de la Empresa, especialmente para aquello cuyas funciones están relacionadas
con la administración de recursos materiales y financieros, o por necesidad del servicio
justificado.
2. ALCANCES
Están comprendidos dentro de! presente Procedimiento interno todo el personal de la
Empresa,
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3. DESCRIPCIÓN
3.1. Para los fines de! presente Procedimiento Interno, se comprenderá por rotación: "Al cambio
de funciones y responsabilidades del personal en período determinado, con la principal
finalidad de que tengan pleno conocimiento de la organización de !as oficinas donde
laboran, adquiriendo mayor experiencia y aptitud en el trabajo sin que ello signifique rebaja
de categoría o perjuicio al trabajador”.
3.2. La Jefatura de Recursos Humanos es la encargada de dirigir y coordinar el proceso de
rotación del personal cuyas funciones estén relacionadas con la administración de recursos
materiales y financieros.
3.3. La periocidad de permanencia en cada puesto y su consecuente rotación será establecida
por el Gerente General a propuesta de! Gerente de Área respectiva, o cuando la Gerencia
General lo considere que conviene a los intereses de la Empresa
3.4. Para determinar la periocidad de rotación de cada puesto, se tomará en cuenta los
siguientes factores:





Nivel de dificultad del trabajo
Volumen del trabajo
Grado de responsabilidad
Grado de instrucción y/o experiencia que se requiera para el desempeño.
Oíros factores pertinentes según el caso
INTERNOS - MPI
Código: PI07
ROTACIÓN DE PERSONAL
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag.
Aprobado:
3.5. La rotación del personal se efectuará entre el mismo grupo ocupacional y nivel jerárquico,
sin perjuicio de los cambios programados con promoción que orienten la línea de carrera
establecida en la Empresa.
3.6. Las Gerencias de Área que por necesidad de servicio, requieran la rotación de su personal,
comunicarán por escrito a la Gerencia General, fundamentando su pedido y especificando
la información necesaria para que esta lo apruebe y a su vez demande la atención de!
mismo por parte de ¡a Jefatura de Recursos Humanos.
3.7. La Jefatura de Recursos Humanos, una vez recibida la solicitud de rotación procederá a
coordinar con el área interesada, a fin de determinar su procedencia y conveniencia desde
el punto de vista laboral.
3.8. Efectuada las evaluaciones, materia del caso, la Jefatura de Recursos Humanos
comunicará el área solicitante el nombre del trabajador o trabajadores propuestos para la
rotación, quienes deberán reunir los requisitos especificados para el desempeño del puesto.
3.9. Los trabajadores rotadas, al asumir otro cargo, deberán ser totalmente liberados del
anterior; para tal efecto los responsables de las dependencias en las que efectúe la rotación
darán las pautas y prestarán la asistencia necesaria a los mismos, exigiendo como registro
para la entrega del cargo la realización de un inventario físico y/o arqueo de fondos que
constatará con documentos firmados por los trabajadores entrante y saliente.
4.
DISPOSICIONES FINALES
4.1. El derecho de percibir mayor remuneración por efectos de la rotación es atribución exclusiva
de la Gerencia Genera! de conformidad con los dispositivos de austeridad.
4.2. Cualquier consulta sobre la aplicación de esta norma, deberá ser referida a la Jefatura de
Recursos Humanos.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Código: PI07
LICENCIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
1. OBJETIVOS
Normar el otorgamiento de licencias al personal de la empresa.
2. ALCANCES
Tiene alcance a todo el personal nombrado y contratado a aplazo fijo, que deseen solicitar
licencia para ausentarse de su trabajo por diversos motivos.
Se entiende por Licencia al periodo que, con previa autorización debe o puede concederse
al personal para no concurrir al trabajo por uno o más días, por motivos personales.
3. DESCRIPCIÓN
3.1. La empresa reconoce que ocasionalmente un trabajador puede necesitar una Licencia. Si
bien las Licencias deben ser las mínimas indispensables, es política de la Empresa
concederlas con una duración razonable y cuando el motivo lo justifique, teniendo en cuenta
que las labores del trabajador con Licencia no deben diferirse ni atrasarse, debiendo ser
distribuidas entre otros trabajadores que pueden hacerse cargo de las mismas, atendiendo
a la naturaleza del trabajo y al periodo de la Licencia.
3.2. CLASES DE LICENCIAS
La licencia puede ser: (1) Deducible, o sea, sin goce de haber, o (2) No Deducible, o sea,
coa goce de haber, según que el periodo de las mismas sea descontado o no,
respectivamente, de modo simple (sin recargo alguno) de la remuneración del trabajador,
atendiendo el motivo.
a.
Licencia con Goce de Haber
En las licencias con goce de haber, el periodo de ausencia se cuenta para obtener el
derecho a los beneficios sociales que se otorga en base al tiempo de servicios acreditados.
Se considera licencia con goce de haber, a la que se otorgue por los motivos debidamente
acreditados, en les lapsos que se indican a continuación:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:

Cumplimiento de las obligaciones derivadas de las Leyes de Servicio Militar Obligatorio y
de Elecciones Generales por no más de tres (3) días, y en todo caso, de conformidad con
los dispositivos legales de convocatoria.
INTERNOS - MPI
Código: PI07
LICENCIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria






Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
A los trabajadores elegidos Miembros del Poder Legislativo, Miembros del Directorio en
otras Empresas y Miembros de los Concejos Municipales, durante los días de ausencia del
trabajo, excepto cuando sus cargos estén sujetos a pago de sueldo por los citados
Organismos, no considerándose como tal la remuneración o asignación especial que
pudieran percibir por sesión o concepto que las Leyes autoricen.
Viaje de Estudios por Beca, durante su duración, más el término de la distancia. Estos
viajes de estudio deben ser aprobados por el Directorio, cuando sea en el extranjero.
Enfermedad o accidente del trabajador, en todo caso con sujeción a Ley, durante el lapso
autorizado por el médico de la Empresa o médico designado por ésta, o por medico de
Essalud, o por el médico tratante, en formulario oficial y que llevarán-obligatoriamente V°B°
del Área de salud y/o de Essalud.
Por Maternidad de la trabajadora con sujeción a Ley.
En los casos de detención policial para esclarecimiento de responsabilidad, por diez (10)
días calendario o más, s¡ fuera el caso, cuando al termino de este lapso la Autoridad
competente disponga la libertad de! trabajador a! no hallarle responsabilidad, así corno en
los casos que la ley determina.
La Empresa concede 03 tres días de licencias con motivo de fallecimiento de los padres,
esposa o hijos del trabajador ocurrido en la ciudad; más el término de la distancia cuando el
fallecimiento se produce en otro punto de la República, siempre que el trabajador asista al
sepelio.
b.
Licencia sin Goce de Haber
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
En las licencias sin goce de haber, el lapso de la ausencia no es computable para el periodo
anual de trabajo efectivo que da derecho a vacaciones.
Los Gerentes de Área y Jefes, facultados a autorizar las licencias, deberán ejercer un buen
discernimiento al concederlas. Los casos en que se podrá otorgar licencias sin goce de
haber son los siguientes:
INTERNOS - MPI
Código: PI08
LICENCIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
 Cumplimiento de las obligaciones derivadas de las Leyes del Servicio Militar Obligatorio;
cuando el trabajador sea requerido para dicho Servicio y en los casos señalados por la Ley.
 A los trabajadores que sufrieren detención policial o por mandato judicial bajo acusación
pena! de terceras personas, hasta por quince (15) días calendario. Si hubiera indicio
razonable de que el trabajador pudiera obtener su libertad a corto plazo, esta licencia podrá
ser ampliada hasta un máximo de quince días calendarios adicionales.
 Si el trabajador continuara detenido al término de los plazos arriba señalados, se
considerará suspendida la relación laboral (el contrato de trabajo) hasta que se obtenga !a
sentencia judicial correspondiente, de la cual dependerá que se rescinda dicha relación o
que el trabajador continúe al servicio de la Empresa.
 Durante el periodo en que la relación de trabajo está en suspenso, el trabajador no tendrá
derecho a gozar de beneficios sociales. El trabajador deberá ser informado oportunamente
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
y por escrito sobre la suspensión de la relación laboral, por gestión del Jefe de Recursos
Humanos o Gerente de Administración y Finanzas, previa consulta con la Oficina de
Asesoría Legal y conocimiento del Jefe del Área.
 Sí la sentencia judicial definitiva absolviera de culpa al trabajador, éste se reincorporará a
sus labores. Por otro lado, si el trabajador fuera sentenciado a cumplir pena, por
consiguiente, no pudiera reincorporarse a sus labores, su cese será efectivo en la fecha en
la que se suspendió la relación laboral.
 El trabajador deberá reintegrarse a sus labores si obtuviera su libertad provisional b
condicional, debiendo tomarse una decisión final sobre su situación cuando obtenga la
sentencia judicial definitiva, sentencia que deberá hacer de conocimiento de la Gerencia de
Administración y Finanzas en el término de la distancia.
3.3. En los casos no contemplados en los numerales 3.3 a y 3.3 b y si la licencia no excede los
30 días serán autorizados por la
INTERNOS - MPI
Código: PI08
LICENCIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Gerencia General, previa opinión del Gerente de Área. En los casos que supere los treinta
días se elevará la solicitud al Directorio para su aprobación.
3.4. AUTORIZACIÓN
 Las Licencias, en general, serán aprobadas con el V°B° del Gerente y Jefe de Área
respectivo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
 Las licencias con Goce de Haber en todos los casos serán autorizadas por el Gerente de
Administración y Finanzas, hasta 30 días y por periodos de hasta seis meses por el Gerente
General, con el V°B° del Jefe de Recursos Humanos. en todo los caso.
 Cada Gerente y Jefe de área deben evaluar los motivos por los cuales se solicita [as
licencias, la frecuencia con que son solicitadas, y determinar con equidad, de acuerdo con
las normas establecidas, si dichas licencias se deben conceder. Por su parte el Jefe de
Recursos Humanos debe tener en cuenta similares consideraciones al determinar si las
licencias otorgadas deberán ser con goce o sin goce de Haber.
3.5. PRORROGA DE LA LICENCIA
En los casos que se solicite prorroga de la Licencia concedida, la aprobación deberá ser
otorgada considerándose el periodo total de las mismas, por el funcionario facultado a tal
efecto, entendiéndose que el periodo total es la suma del lapso de la Licencia inicialmente
concedida más el de la prorroga solicitada.
3.6. TRAMITE PARA EL OTORGAMIENTO
a. Los periodos de licencia se tramitarán en el formulario "Solicitud de Licencia", Anexo. 1 del
presente procedimiento, debiendo presentarse acompañado de los documentos que
acrediten el motivo.
Solo en aquellos casos en que sea evidente la imposibilidad material de adjuntar dicho
documento al solicitar la licencia, éstos quedarán pendientes de ser presentados al Área de
Recursos Humanos, hasta dentro de los tres (3) días útiles posteriores a la reincorporación
del trabajador a sus labores.
No requieren ser tramitadas en el citado formulario, las licencias por enfermedad o
accidente del trabajador, cuando estas son convalidadas con el informe del Médico de la
Empresa y/o certificado de incapacidad témporal para el trabajo.
INTERNOS - MPI
Código: PI08
LICENCIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag.
Aprobado:
b. La "Solicitud de licencia" se formulará en original y tres copias. Luego de registrada la
autorización y visación pertinente, el original y una copia serán remitidos al Jefe de
Recursos Humanos, otra copia se conservará en el Área a donde pertenece el trabajador y
la copia restante será entregada al trabajador interesado, quedando el trabajador recién a
partir de ese momento en situación de hacer uso de la Licencia en las fechas previstas.
c. El Jefe de Recursos Humanos, atendiendo al motivo de la licencia, a los documentos que
acreditan dicho motivo y a la información que hubiera de proporcionar personalmente el
trabajador esto último si fuera el caso, determinará la Clase de Licencia a otorgar, haciendo
esta determinación de conocimiento del trabajador, si no correspondiese a la que él había
considerado inicialmente.
d. El Jefe de Recursos Humanos, enumerará correlativamente la "Solicitud de Licencia" y
anotará las acciones pertinentes en el original y copias recibidas; tramitando e! descuento
pertinente por planilla.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Código: PI08
LICENCIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO 1
SOLICITUD DE LICENCIA
Anexo 01 pi 089
Fecha:
1. Llena el trabajador interesado
Nombre:
Cargo:
Plazo indeterminado (
)
Plazo fijo
(
)
Gerencia ………………………………………… Jefatura ………………………………………
Clase de licencia
1. Sin goce de haber
2. Con goce de haber
( )
( ) debe sustentarse con documentos comprobatorios.
PERIODOD D E LA LICENCIA
Del……….. al ………….. total …………….. días.
Relación de documentos que adjunta para sustentar la licencia
1.
2.
Solo en caso que sea evidente la imposibilidad de presentar documentación
sustentaría estos quedaran pendientes de entregar a RR.HH. en el plazo de tres días
posteriores a la reincorporación
2.Llenado por el jefe de recursos humanos
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
SOLICITUD DE LICENCIA N° .
PERIODOD EFECTIVO: Del …………al …………… inclusive : total ………………días
Con goce de haber (
)
Sin goce de haber (
V° B° Jefe de RR.HH.
)
Aprobado por:
INTERNOS - MPI
Código: PI09
INASISTENCIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
1. OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos para mantener el control de las inasistencias del
personal de la Empresa.
2. ALCANCES
Estará comprendido dentro del presente procedimiento todo el personal nombrado y a plazo
fijo de la empresa
3. DESCRIPCIÓN
3.1. Se considera dos clases de inasistencias:
a) Inasistencia Justificada: Es la que se produce por:
No Descontables
 Enfermedad comprobada por el Certificado Médico visado por el área de salud; hasta e!
limite que establece la Ley.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:




Incapacidad temporal, proveniente de accidente de trabajo o de otra índole.
Paralización de actividades de la Empresa por causa de fuerza mayor.
Detención sin sentencia judicial
Casos fortuitos o de fuerza mayor debidamente justificados.
Descontables
 Licencia y / o permiso particular concedido.
 Suspensión del trabajador por sanción impuesta.
b) inasistencias Injustificadas: Es al que se produce por:
 La inasistencia sin aviso luego de transcurridos 90 minutos de la hora de ingreso.
INTERNOS - MPI
Código: PI09
INASISTENCIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
 La inasistencia cuyo motivo no sea encontrado justificado.
 Cuando el visitador o el Médico de la Empresa no encuentre al trabajador en su domicilio o
el motivo que manifieste no justifique dicha ausencia.
 Ausentarse de local de trabajo sin el permiso correspondiente.
 No marcar !a tarjeta o no suscribir el parte diario de control de asistencia y no se justifique
dentro de las 24 horas siguientes ante el área de personal.
En este caso estará sujeto a los descuentos y sanciones correspondientes.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3.2. Los Gerentes y Jefes de áreas, bajo responsabilidad, darán cuenta al Área de Recursos
Humanos de la inasistencia de los trabajadores a su cargo.
3.3. La presentación de los documentos justificatorios de descargo de ¡a inasistencia, se hará
directamente al Área de Recursos Humanos.
3.4. Para los efectos del pago de la remuneración, se tendrá en cuenta los días de ausencia por
enfermedad o accidente, debiendo precederse en todo caso de acuerdo a Ley vigente /...
INTERNOS - MPI
Código: PI10
PERMISOS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag.
Aprobado:
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para mantener el control de los permisos.
2. ALCANCES
Estará comprendido todo el personal nombrado y a plazo fijo de la empresa.
3. DESCRIPCIÓN
1.1. El permiso para ausentarse de su puesto de trabajo será otorgado por el jefe inmediato,
según el motivo y/o circunstancias (Anexo. 1), dentro de la Empresa será verbalmente,
dejando dicho el lugar que se dirige.
1.2. Se seguirá los siguientes pasos:
 Rellenar la boleta de permiso con el V°B° del Jefe inmediato.
 Una vez visado (original y una copia); serán remitidas a control de personal.
 Para ausentarse 20 minutos no necesitan estos permisos los Jefes directamente
dependientes.
3.3.
Los permisos serán deducidles y no deducibles, según su motivo:
a) Permiso no Deducible:
• Asistencia a consultas médicas.
• Fallecimiento o grave enfermedad de familiares directos del trabajador.
• Cumplir encargos o comisiones de servicie.
• Casos fortuitos debidamente justificados.
b) Permiso Deducible:
Distinto de las indicadas en el numeral anterior y no sea compensado con trabajo por igual
período fuera del horario establecido.
3.4 El área de recursos Humanos enumerara y archivara correlativamente los originales
de la Boleta de Permiso a fin de conforme el libro de permisos, la copia conservara el
interesado.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Código: PI10
PERMISOS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
BOLETA DE PERMISO
(PI-10)
NOMBRE:
………………………………………………………………………………….
GERENCIA / DEPARTAMENTO:
………………………………………………………………………………….
Está autorizado para salir de la oficina, bajo responsabilidad de su Jefe inmediato que
suscribe el día............... de .......... del 201…..
Motivo de Salida
Asuntos oficiales
Asuntos particulares
Otros
Hora de salida ...................
Hora de regreso………………..
-------------------------------------------Interesado
-------------------------------------Jefe inmediato
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Observaciones:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………...
INTERNOS - MPI
Código: PI11
PRACTICAS PRE PROFESIONALES
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
1. OBJETIVO
Establece el procedimiento para fa administración de las prácticas Pre -Profesionales que
brinda la empresa.
2. ALCANCE
El beneficio de las prácticas, Pre - Profesionales, alcanza exclusivamente a los estudiantes
de las Universidades y institutos Tecnológicos Superiores, a nivel nacional que expidan
Certificados o Diplomas a nombre de la Nación, siempre que reúnan los requisitos del
presente procedimiento.
3. DESCRIPCIÓN
3.1 APROBACIÓN:
Para la aprobación de prácticas, cada responsable preparará el programa de actividades y
con el V°B° de la Gerencia respectiva, se tramitará el expediente, ante la Gerencia de
Administración y Finanzas para su Visto Bueno y la posterior aprobación por parte del
Gerente General.
3.2 SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Y CONTROL
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Estará a cargo del Jefe de Recursos Humanos, quien preparará la Carta Convenio, para ser
firmada por el estudiante admitido, aceptando este, el compromiso de cumplir el presente
procedimiento interno.
Para el control correspondiente, las prácticas emitidas serán informadas detalladamente por
el Jefe de Recursos Humanos y su incumplimiento originará responsabilidad a cada
Gerencia de Área.
4 TERMINO
Finalizada la práctica, e! practicante, deberá presentar un informe de las actividades
realizadas, requisito éste, para la expedición de la correspondiente constancia. Esta será
firmada por el Jefe de Recursos Humanos y el Gerente de Área respectivo.
INTERNOS - MPI
Código: PI11
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
5. CENTRO DE ESTUDIOS DE ORIGEN
Las prácticas están dirigidas a los estudiantes del último año de estudios Universitarios o el
último ciclo de los Institutos Tecnológicos Superiores; que se encuentren principalmente
dentro de! ámbito de la empresa.
6
NÚMERO Y ESPECIALIDAD DE PRÁCTICAS
De acuerdo a los fines y objetivos de la Empresa será factible realizar prácticas, para
estudiantes de las siguientes especialidades:
 Ingeniería Eléctrica
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:










Ingeniería Mecánica
Economía
Ingeniería Industrial
Practicantes en Ingeniería de Sistemas
Practicantes en Electrónica '
Practicantes en Electricidad y Mecánica (nivel tecnológico)
Practicantes en Contabilidad
Practicantes en Administración
Practicantes en Servicio Social
Practicantes en Secretariado,
En Noviembre de cada año, el Jefe de Recursos Humanos, en coordinación con las
Gerencias de áreas, establecerá el programa de prácticas del siguiente año, indicándose la
especialidad, tiempo de duración, el número requerido y el monto de la "Propina" a
Asignarse: el mismo que será visado por el Gerente de Administración y Finanzas, y
aprobado por e! Gerente General.
7. PERIODO DE DURACIÓN Y TRAMITE
a. La práctica de estudiantes tendrá una duración no mayor de seis (6) meses. Queda
terminantemente prohibido prorrogar y/o repetir el periodo de prácticas.
b. Las solicitudes de práctica, deberán ser dirigidas al Jefe de Recursos Humanos, quien los
reunirá e informará a las distintas Gerencias, para los efectos de su evaluación y
aprobación. Las solicitudes serán recepcionadas en los meses de Mayo - Junio y
Noviembre -Diciembre, para las prácticas a iniciarse en el siguiente semestre o siguiente
año.
INTERNOS - MPI
Código: PI11
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag.
Aprobado:
c. El periodo de prácticas solo se podrá iniciar cuando se expida la aprobación por la Gerencia
de Administración y Finanzas.
d. El período de prácticas, se iniciara el primer día útil del mes de Enero y Julio de cada año.
e. Bajo ningún concepto, deberá admitirse practicantes que no han seguido los conductos
regulares para la aceptación de las prácticas, aún cuando se realizarán estas, exentas de
constancia y pago de propinas.
8
DOCUMENTOS A SER PRESENTADOS
Los documentos que deberán ser presentados obligatoriamente por los practicantes son los
siguientes:








Solicitud de práctica dirigida a la Gerencia de Administración y
Finanzas.
Carta de presentación de la Universidad o Instituto Tecnológico.
Certificado de antecedentes penales.
Certificado de Salud.
Curriculum Vitae debidamente documentado.
Certificado Domiciliario
2 fotos tamaño carnet.
9
DISPOSICIONES FINALES
9.1. La realización de las actividades, de ios practicantes, supone la supervisión directa del
responsable de área solicitante, a través de un trabajador que desarrolle igual especialidad,
el cual actuará como supervisor responsable o Jefe de Prácticas,
9.2 En ningún caso, sea cual fuera la circunstancia, deberán los practicantes, asumir tareas o
funciones de trabajadores permanentes, tales como: firmar, visar o colocar siglas en
documentos oficiales, quedar solos en una oficina o Central, tener llaves de archivos,
oficinas, etc. u otros que impliquen responsabilidad.
9.3 El horario de prácticas se establecerá de común acuerdo entre el supervisor de la práctica y
e! practicante, de preferencia deberá ser cuatro horas dianas de prácticas, no debiendo
excederse en ningún caso un total de ocho horas diarias por la complejidad de la práctica.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Código: PI11
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
9.4 El practicante no deberá marcar tarjeta o firmar el padrón de los trabajadores, por lo que el
control de sus asistencias y puntualidad, quedará bajo responsabilidad del supervisor.
9.5 La propina que se otorgue al practicante será el equivalente al 75% del ingreso mínimo
mensual para el de nivel universitario y el 60% para los practicantes de institutos
tecnológicos; para quienes desarrollen sus prácticas en un horario de 4 horas diarias o, la
suma porcentual equivalente al número de horas de prácticas, si estas fueren superiores.
9.6 El régimen de prácticas supone que en caso de accidente o enfermedad derivada de la
práctica la empresa debe asumir el costo de tales contingencias.
9.7 Luego de concluida la práctica, el practicante no podrá permanecer en la Empresa por
ningún motivo.
9 8 Los responsables de cada área colaborarán decididamente para el mejor logro de las metas
propuestas a fin de lograr el cumplimiento del presente procedimiento interno.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI11
HORARIO DE TRABAJO
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
1.
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
OBJETIVO
Uniformizar el ingreso y salida del personal de la Empresa, logrando las 8 horas diarias de
trabajo y las 48 horas semanales, según la legislación vigente.
2.
ALCANCES
Tiene alcance para todo el personal nombrado y contratado a plazo fijo de la empresa.
3.
DESCRIPCIÓN
3.1. El horario de los trabajadores será el siguiente :
1. Lunes a Viernes
2. Refrigerio
3. Sábados
07.30 a
17.00 horas
12.45 a
13:30 horas
08:00 a
12:45 horas"'
1.3. Al personal técnico que trabaja por turnos, el horario de trabajo y/o turno le será fijado de
acuerdo con las necesidades del servicio y cumpliendo las disposiciones legales, logrando
las 48 horas semanales.
El período de refrigerio debe ser cumplido estrictamente; su incumplimiento es considerado
como falta disciplinaria, sujeto a las sanciones pertinentes.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
1.4. El horario en la misma cantidad de horas puede sufrir modificación de acuerdo a
condiciones especiales de ¡a zona, previa aprobación de la Gerencia General.
3.5. El Jefe de cada área está en la obligación de tomar nota sobre la demora del personal a su
cargo, comunicando por escrito al Departamento de Recursos Humanos.
3.6. La Gerencia de Administración y Finanzas brindará las facilidades necesarias para la
prestación del servicio de refrigerio al personal de la Empresa.
INTERNOS - MPI
Código: PI13
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
1. OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos internos sobre sanciones disciplinarias, a fin de
propender a la autodisciplina de!l personal de la Empresa mediante la observancia de las
disposiciones legales y administrativas, así como de elementales normas de conducta y
respeto.
2. ALCANCE
Tiene alcance a todo el personal nombrado y contratado a plazo fijo de la empresa.
3. DESCRIPCIÓN
El acto indisciplinado queda determinado por la ejecución de un hecho en contra de las
disposiciones legales; normas o directivas establecidas.
3.1. Nivel de gravedad de un acto indisciplinario
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Será mayor el nivel de gravedad cuanto más elevado sea el nivel jerárquico o categoría del
trabajador. La reincidencia constituye agravante.
3.2.



Otros factores a tomar en cuenta para determinar el nivel de gravedad
Hechos y circunstancias.
Oportunidad o reincidencia.
Antecedentes personales
3.3. Tipificación
El acto indisciplinario será considerado; FALTA, o FALTA GRAVE.
FALTA
a. Marco Normativo: Dado que la falta es un acto de indisciplina que atenta contra elementales
normas de conducta y respeto, no previsto como Falta Grave en la legislación ni por el fuero
competente, corresponde a la Empresa establecer un marco normativo de política y
procedimiento para que las Faltas se sancionen de modo coherente.
INTERNOS - MPI
Código: PI13
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
3.2. Aprobación
La oficina de Desarrollo Empresarial elevará a la Gerencia General, por conducto regular,
los procedimientos internos con sus respectivos V°B° de elaboración y revisión.
Aprobada el procedimiento interno, la oficina de Desarrollo Empresarial las codificará y
pasara a formar parte del manual de procedimientos internos, cuyo, diseño, estructura,
actualización y distribución estará a su cargo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3.4. Difusión
 Aprobada y codificada el procedimiento interno, la oficina de Desarrollo Empresarial será la
encargada de reproducirlas y distribuirlas a cada Gerencia, en una cantidad igual al número
Departamentos, según el caso,
 Cada Gerencia o Jefatura de área tendrá la responsabilidad de difundir los procedimientos
internos aprobadas al personal de su área, dando las indicaciones pertinentes del caso,
para su estricto cumplimiento.
3.5. Aprobación y Evaluación
 Los procedimientos internos aprobadas, constituyen líneas de acción para el cumplimiento
de las Políticas de la Empresa; en tal sentido, corresponderá a los Gerentes Jefes
respectivos, emitir las directivas específicas necesarias para su correcta implementación y
estricto cumplimiento.
 Este proceso se efectuará en coordinación con la oficina de Desarrollo Empresarial y con
ajuste a los mecanismos que este formule al respecto,
 Auditoría Interna, y la Oficina de Desarrollo Empresarial será encargada de efectuar el
seguimiento de la implementación, aplicación y cumplimiento de los procedimientos
internos, recomendando las acciones correctivas pertinentes.
INTERNOS - MPI
Código: PI13
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Elaborado:
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
Revisado:
Pag.
Aprobado:
Empresaria
General
b. Niveles de sanción: La falta debe ser sancionada de inmediato, bajo responsabilidad, con
algunas de las siguientes sanciones disciplinadas, de acuerdo a su nivel de gravedad:
Amonestación verbal, Amonestación escrita y suspensión sin goce de haber.
La sanción puede conllevar
El orden indicado señala la gradación de las sanciones; sin embargo, en todo caso, primará
el nivel de gravedad de la Falta.
En el Anexo. 1 se muestra las sanciones disciplinarias según niveles.
c.
Normas a tener en cuenta para la aplicación de sanciones por Falta
 La Amonestación verbal debe ser efectuado en privado. La Multa se podrá imponer para
sancionar las tardanzas e inasistencias injustificadas, de acuerdo al reglamento,
descontándose por Planilla.
 La Amonestación escrita constará en el legajo del trabajador. La segunda reincidencia,
dará lugar a una Suspensión.
 La aplicación de amonestación escrita será solicitada mediante comunicación de carácter
reservado, precisando el motivo y con previo conocimiento del Jefe inmediato del trabajador
a sancionar.
 Las sanciones por Amonestación prescribirán, para todo efecto dentro de la Empresa, a los
dos (2) años de impuesta, excepto las aplicadas por Tardanza que prescriben anualmente.
 Si fuere el caso, la primera y segunda sanciones por Amonestación, podrán quedar sin
efecto luego de seis (6) meses de impuesta la última, a pedido del funcionario que la solicitó
y con la conformidad del Jefe inmediato del trabajador, excepto las Amonestaciones por
Tardanza e inasistencia,
 Las sanciones de Suspenden se solicitan en comunicación reservada, con previo
conocimiento del Jefe inmediato del trabajador. La comunicación al trabajador precisará el
motivo,
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI13
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
 los días de suspensión y las fechas de inicio y término; se impondrá sin goce de haber.
 Prescribirá, para todo efecto dentro de la Empresa, luego de tres (3) años de impuesta.
FALTA GRAVE
a. Definición y alcance
 Es la infracción cometida por el trabajador por incumplimiento de los deberes esenciales
que emanan de su relación laboral con la Empresa, de tal manera que haga irrazonable la
subsistencia de dicha relación.
 La comisión de Falta Grave es una de las causas justas de despido relacionada con la
conducta del trabajador.
b. Comprobación objetiva
 Las Faltas Graves se configuran por su comprobación objetiva en el procedimiento laboral,
con prescindencia de las connotaciones de carácter penal o civil que tales hechos puedan
revestir.
c. Tipificación: Son Faltas Graves :
 El incumplimiento, de las obligaciones de trabajo, que suponen: ES quebrantamiento de la
buena fe laboral, reiterada resistencia a las órdenes relacionadas con las labores, reiterada
paralización intempestiva de labores, Inobservancia de los procedimientos y normas
internas de trabajo.
 La disminución deliberada y reiterada en el rendimiento de las labores o del volumen o de la
calidad de producción, verificada fehacientemente.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
 La apropiación consumada o frustrada de bienes o servicios de la Empresa o que se
encuentran bajo su custodia así como la retención o utilización indebida de los mismos, en
beneficio propio o de terceros, con prescindencia de su valor.
INTERNOS - MPI
Código: PI13
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Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
 El uso o entrega a terceros de información reservada de la Empresa; la sustracción o
utilización no autorizada documentos; la información falsa a la Empresa con la
intención de causarle perjuicio u obtener una ventaja; y a la competencia desleal.
 La concurrencia reiterada en estado de embriaguez o bajo la influencia de drogas o
estupefacientes, y aunque no sea reiterada cuando por la naturaleza de ia función o del
trabajo revista excepcional gravedad.
 Los actos de violencia, grave indisciplina, injuria y faltamiento de palabra verbal o escrita en
agravio de la Empresa o sus trabajadores, dentro del centro de labores o fuera del mismo
cuando los hechos se deriven directamente de la relación laboral.
 El daño intencional a los edificios, instalaciones, obras, maquinarias, instrumentos,
documentación, materias primas y demás vienes de propiedad de la empresa o en posesión
de ésta.
 El abandono de trabajo por más de tres (3) días consecutivos, las ausencias injustificadas
por más de cinco (5) días en un período de treinta (30) días calendario o más de quince (15)
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
días en un periodo de ciento ochenta (180) días calendario, hayan sido o no sancionadas
disciplinariamente en cada caso; la impuntualidad reiterada, si ha sido acusada por la
Empresa siempre que se hayan aplicado sanciones disciplinarias previas de
amonestaciones escritas y suspensiones.
d. Normas a tener en cuenta en relación del despido por Falta Grave
 Debe observarse el principio de inmediatez
 La Empresa no podrá despedir por causa relacionada con la conducta o con la capacidad
de trabajo sin antes otorgarle por escrito un plazo razonable no menor de seis (6) días
naturales para que pueda, defenderé por escrito de los cargos que se le formulan, salvo
aquellos casos de falta grave flagrante en que no resulte razonable tal posibilidad, o de
treinta (30) días naturales para que demuestre su capacidad o corrija su deficiencia
mientras dure el trámite previo vinculado al despido por causa relacionada con la conducta
del trabajador.
INTERNOS - MPI
Código: PI13
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
 La Empresa puede exonerarlo, por escrito, de su obligación de asistir al centro de trabajo,
siempre que ello no perjudique su derecho de defensa y se le abone la remuneración y
demás derechos y beneficios que pudieran corresponderé.
 El despido deberá ser comunicado por escrito al trabajador mediante carta que indique de
modo preciso la causa del mismo y fecha del cese. Si el trabajador se negara a recibirla le
será remitida por intermedio de notario o juez de paz, o de la policía a falta de aquellos.
 La empresa no podrá invocar posteriormente causa distinta de la imputada en la carta de
despido. Sin embargo, si iniciado e! trámite previo al despido la Empresa toma conocimiento
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
de alguna otra falta grave en la que incurriera e! trabajador y que no fue materia de
imputación, podrá reiniciar el trámite.
 Tratándose de la comisión de una misma falta por varios trabajadores, la empresa podrá
imponer sanciones diversas a todos ellos, en atención a los antecedentes de cada cual y
otras circunstancias coadyuvantes, pudiendo incluso remitir u olvidar la falta, según su
criterio.
4.1 La Jefatura de Recursos Humanos absolverá las consultas que le sean formuladas por los
trabajadores sobre los alcances del presente procedimiento; mantendrá actualizada la
legislación aplicable, ¡os registros y controles correspondientes; y propondrá las
disposiciones complementarias que resulten necesarias que aseguren el cumplimiento y
debida aplicación de la misma.
42 La Jefatura de Recursos Humanos queda encargada de poner el presente procedimiento
interno en conocimiento de los trabajadores de la Empresa bajo constancia escrita, a través
de cada una de las diferentes áreas.
INTERNOS - MPI
Código: PI13
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
4.4. Aspectos no previstos que puedan presentarse, deben ser resueltos dentro del espíritu del
presente procedimiento y en última instancia, por !a Gerencia General con previa opinión de
la Gerencia de Administración y Finanzas y de la Oficina de Asesoría Legal.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI13
Revisión: 01
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
4.
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
DISPOSITIVOS FINALES
4.1. Para la elaboración de los procedimientos internos se tendrá en cuenta el formato utilizado
para el presente procedimiento, que incluirá lo siguiente:







Nombre de la Empresa.
Nombre del Manual de Procedimientos Internos - MPI.
Titulo y código del procedimiento.
Número de revisión.
Elaborado, revisado y aprobado por.
Fecha.
Numero de páginas.
4.2. Cualquier consulta relacionada con la aplicación de los procedimientos internos será
formulado a la oficina de Desarrollo Empresarial.
4.3. La oficina de Desarrollo Empresarial- mantendrá los originales de los procedimientos
internos aprobados en el Manual respectivo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI13
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Revisión: 01
Actualización
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO 01
(PI - 13)
IMPOSICIÓN DE SANCION POR FALTA, SEGÚN NIVELES
NIVEL DE
SANCION
AMONESTACION
VERBAL Y/O
MULTA
AMONESTACION
ESCRITA
INTERNA
Elaborado:
SOLICITA
GERENTE DE
AREA
Revisado:
PROCESA
APLICA
JEFE DE
RECURSOS
HUMANOS
JEFE DE
RECURSOS
HUMANOS
JEFE DE
RECURSOS
HUMANOS
Aprobado:
Mas de 56 días:
GERENTE
GENERAL
Hasta 5 días:
GERENTE DE
ADMINISTRACION
DE FINANZAS
SUSPENSION
INTERNOS - MPI
Código: PI14
ADMINISTRACION DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Revisión: 01
Actualización
Pag.
1. OBJETIVOS
Establecer los lineamientos y mecanismos a seguir en fa elaboración, revisión aprobación y
definición de los Procedimientos latamos de la Empresa.
2. ALCANCE
Están comprendidas todas las áreas de la Empresa, que propongan un determinado
procedimiento interno
3. DESCRIPCIÓN
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3.1
Elaboración y Revisión:
a. La Oficina de Desarrollo Empresarial en coordinación con las diferentes Gerencias de
áreas, identificará, formulará, coordinará y armonizará sistemáticamente tos Procedimiento
Internos, la misma que forma parte del manual respectivo, para tal efecto se establecerá los
mecanismos necesarios para su adecuada emisión.
b. fa. La elaboración y/o revisión de los procedimiento internos, exigirá que las Gerencias
revisen los procedimientos vigentes de sus respectivas áreas a fin de actualizarlas y/o
formular oíros nuevos. En ambos casos las propuestas las remitirán a la oficina de
Desarrollo Empresarial para su correspondiente revisión, estandarización en forma y
contenido, y acciones pertinentes.
c. La oficina de Desarropo Empresarial solicitará a las diversas áreas, de acuerdo a su
competencia, las opiniones y comentarios de los proyectos de los procedimientos internos.
Se establece un plazo máximo de cinco (5) días calendarios para emitir las sugerencias y
opiniones, después del cual se considerará como conforme y aceptación del proyecto de
procedimiento interno.
d. Una vez efectuada y coordinadas todas las observaciones, la oficina de Desarrollo
Empresarial canalizará las firmas respectivas de elaboración y revisión.
INTERNOS - MPI
Código: PI14
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Revisión: 01
Actualización
Pag.
1. OBJETIVO
Reglamentar e! usó del Fondo Operativo, Fondo de Trabaje y Caja Uta asignados a las
distintas frénelas de Áreas. Jefaturas de Área, Servicios Eléctricos y Oficina de Enlace de la
Empresa.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
2. ALCANCE
Esteran comprendidos dentro del presente procedimiento todas las Gerencias de Áreas,
Jefaturas, Servicios Eléctricos y Oficina de Enlace en la ciudad de Lima, dente de las
normas de austeridad vigentes para las empresas del Estado:
3. DESCRIPCIÓN
3.1 El Fondo Operativo es asignadlo para gastos relacionados con la operatividad del sistema y
la continuidad del servicio. Es asignado a las Jefaturas de los Servicies Eléctricos para
cubrir gastos que no excedan el 0.50 UIT (Unidad Impositiva Tributaría) y cuya adquisición
no sea predecible. Dicho fondo es autorizado por el Gerente General y seguirá el mismo
procedimiento que el fondo de Caja Chica,
3.2 El Fondo de Trábalo es el importé asignado a las áreas administrativas, técnicas y
comerciales de la empresa para, sufragar gastos de naturaleza urgente e impostergable, el
área solicitante, deberá hacer llegar su solicitud a través de su Gerencia a la Gerencia
General, que aprobará la asignación y encargará a la Gerencia de Administración la entrega
del fondo a una persona del área solicitante que será responsable de la liquidación del
fondo, sustentada con documentación correspondiente a ¡a naturaleza de la solicitud.
Este Fondo no podrá ser mayor a 1 UIT y debe ser liquidado en un plazo no mayor a 8 días.
Excepcionalmente la Gerencia General autorizará el Fondo de Trabajo para el pago de las
comisiones de centros de pago y otros gastos que no requieren ejecutar procesos de
selección según fe LCE.
En el caso de las solicitudes de Fondos de Trabajo con cargo a descuento por
celebraciones y/o actividades deportivas se autorizarán sin límite alguno.
3.3. El Fondo de Caja Chica, es el importe asignado al Departamento de Finanzas, con la
finalidad de sufragar y/o reembolsar gastos menores de las diferentes áreas tales como:
movilidad urbana por asuntos de servido (Recibo de Caja-anexo 2), peaje, fletes, útiles de
escritorio, artículos de limpieza, servicio de
INTERNOS - MPI
Código: PI14
Elaborado por:
Elaborado:
Aprobado por
Revisado:
Revisión: 01
Actualización
Pag.
Aprobado:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Gerencia
General
mantenimiento de oficinas y viviendas, duplicado de llaves, cambio de chapas, pago de
especies valoradas, materiales de ferretería, rollos y revelados fotográficos, envió de sobres
por vía aérea, terrestre, fluvial, gastos justificados de refrigerio y alimentación (autorizados
por !a Gerencia de Administración y Finanzas hasta por S/. 80.00 y por Importes mayores
por la Gerencia General), reembolso de viáticos o fondos de trabajo, diarios ofertes y
suscripciones entre otros, siempre que no existan en el Almacén. No se autoriza para
adquirir bienes de calidad superior a los ya existentes en el Almacén.
A través del fondo de caja chica está prohibido atender pagos de refrigerio por atenciones
oficiales o personales, gasolina, repuestos, etc. salvo casos debidamente autorizados por la
Gerencia General,
3.4 Los responsables de Caja Chica y Fondo Operativo están autorizados a rembolsar los gastos
efectuados por los trabajadores de la Empresa, siempre y cuando la documentación
presentada cumpla con los requisitos del reglamento de comprobantes de pago y se
encuentre debidamente autorizada por el Gerente de Área respectiva o Jefe de Oficina y el
Gerente de Administración y Finanzas, y no exceda la suma de S/. 80,00 (Ochenta y 00/100
Nuevos Soles) El Gerente General autorizará gastos mayores a S/. 80,00, sin exceder los
S/. 250,00, por un monto mayor deberá tramitarse por el Departamento de Logística.
3.5 DEL ENCARGADO DE CAJA CHICA Y FONDO OPERATIVO:
En la planta de Yarinacocha el encargado de caja chica será el Departamento de Finanzas,
y la persona responsable será designada por el Gerente General en los Servicios Eléctricos
de Aguaytia y Atalaya los encargados del Fondo Operativo son tos Jefes de los Servicios
Eléctricos.
3.6. LAS FUNCIONES DEL ENCARGADO DE CAJA CHICA:
a) Administrar el fondo asignado, de acuerdo a las normas vigentes.
b) Verificar que los documentos que sustentan los gastos efectuados cumplan con los
requisitos exigidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago y cuenten con la
descripción del bien y/o servicio, especificando al reverso su uso y destino, además de
contar con el V°B° del Jefe inmediato, Gerente de Ama y del Gerente de Administración y
Finanzas y/o Gerente General
e) Entregar dinero en efectivo al personas de planilla de la empresa para sufragar gastos que
son autorizados en el punto 3.3; previa presentación del formato "Comprobante dé Caja
Chica con las respectivas
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI14
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Revisión: 01
Actualización
Pag.
autorizaciones del Jefe inmediato, Gerente de Ares y Gerente de Administración y Finanzas
(hasta S/. 80.00) y la autorización de la Gerencia General cuando es mayor a S/, 80.00
hasta por un monto máximo de S/. 250.00.
d) Realizar el registro contable en el SIAF-IUSA dé todos los comprobantes dé pago, una vez
que se haya realizado el pedido de reembolso de dicho fondo,
e) Rendir cuenta y solicitar el reembolso del fondo de caja chica.
f) Brindar las facilidades para la ejecución de arqueos de caja por parte de los órganos
pertinentes.
3.7 DEL SOUCITANTE:
a) Previo a la presentación del Comprobante de Caja Chica verificará que en el almacén no
exista el artículo o material por adquirir.
b) Entregará al encargado de la Caja Chica el formato comprobante de Caja Chica el cual
deberá contar con el V°B° del Jefe inmediato, Gerente de Área y Gerente de Administración
y Finanzas, Sí el Importe es mayor a S/. 80.00 deberá estar visado por la Gerencia General
hasta por un monto máximo de S/, 250.00 (Anexo 1)
c) Anotará en el reverso de la factura el concepto y motivo por el que se hace el desemboco.
d) Rendirá cuenta dentro de los tres (03) días útiles siguientes de su otorgamiento, caso
contrario e! encargado de caja chica procederá a cargar a la cuenta del solicitante e
informaré a Recursos Humanos para el descuento respectivo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3.8
RENDICIÓN DE CUENTA
Para efectuar la rendición de cuenta el encargado clasificará los comprobantes de pago por
fecha de emisión y los registrara en el módulo de caja chica del SIAF, siguiendo las
Instrucciones que imparta el Departamento de Contabilidad,
INTERNOS – MPI
Código: PI14
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Revisión: 01
Actualización
Pag.
3.9 REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
El Departamento de Finanzas, procederá a reponer el fondo de caja chica emitiendo el
cheque respectivo a nombre del encargado, dentro de tos dos (02) días útiles posteriores a
la recepción de la rendición de cuenta.
3.10 ARQUEO DE CAJA CHICA:
El Departamento de Contabilidad realizaré periódicamente ti arqueo de Caja Chica,
levantando un acta, en el cual consignará su conformidad o disconformidad y se adoptaran
las medidas correctivas y/o las Sanciones a que hubiese lugar.
4.1. Queda prohibido a los encargados de Caja Chica:
 Efectuar el cambio de cheques personales provenientes de directivos, trabajadores o
personas ajenas a la Empresa, por cualquier concepto o circunstancia.
 Fusionar los fondos o Caja Chica con su propio sobrante, este ingresará al fondo fijo de
Caja Chica.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI14
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO N° 01
Elaborado:
Revisado:
Revisión: 01
Actualización
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI14
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Revisión: 01
Actualización
Pag.
Aprobado:
ANEXO 02
INTERNOS - MPI
INCORPORACION, BAJA, TRANSFERENCIA Y TRASLADO DE
ACTIVO FIJO
Código: PI16
Revisión: 01
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
1. OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos para la incorporación, baja transferencia, subasta y
traslado de bienes de Activo Fijo de la Empresa acorde con los dispositivos vigentes.
2. ALCANCE
Están comprendidos dentro del presente procedimiento Interno todos los bienes de activo
fijo y de propiedad de la Empresa.
3. BASE LEGAL
4. DEFINICIONES
4.1. ACTIVO FIJO
Inversiones fijas o permanentes representadas por los bienes inmuebles, equipos, muebles
y enseres destinados a ser usados en la producción de energía eléctrica o infraestructura
que reúnan los siguientes requisitos:
Sean propiedad de la Empresa.
Vida útil mayor a un año.
Destinados para uso de la Empresa.
Sujetos a depreciación, excepto los terrenos y bienes culturales.
Sea susceptible de recuperación en casos de liquidación, o transferencia, todo o parte del
valor del bien
Que el valor sea igual o mayor al fijado por ley.
4.2. BAJA DE BIENES
Exclusión de bienes de Activo Fijo que no se encuentran en condiciones de seguir
prestando servicios por su estado de conservación, obsolescencia, desuso, pérdida,
siniestro o transferencia.
4.3.
TRANSFERENCIA DE BIENES
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Traspaso, aporte u otorgamiento de bienes de! estado o de entidad de derecho público a la
empresa o viceversa.
INTERNOS - MPI
ACTIVO FIJO
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI16
Revisión: 01
Actualización
Pag.
4.4. VENTA DE BIENES
e ¡os bienes dados de baja, acordes con los dispositivos
5. PESCRÍPCION
5.1. CRITERÍOS DE VALUACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
a. el valor mínimo de un bien material para ser considerado como activo fijo es un
cuarto (1/4) de la unidad impositiva tributaria (U.I.T)
Unidad
Conjunto
: cuando el bien constituye un todo indivisible
: Cuando el bien es un todo formado por partes concordantes. Se han de considerar activo
fijo los bienes que aún cuando individualmente no lleguen a tener el valor mínimo, formen
con otro bien de valor similar, un juego, equipo, etc. que les confiere características
comunes
b. Para los bienes que figuran en el Activo Fijo, cuyo costo es inferior a un octavo de la UIT
vigente o no reúnan todos los requisitos señalados en el punto a) se procederá
contablemente de la siguiente manera.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Por las incorporaciones del ejercicio se d evitará en la cuenta de gastos, que
corresponda la ubicación del bien.
Por las incorporaciones de ejercicios anteriores se debitara a la cuenta 932 “gastos
de ejercicios anteriores”
Los bienes cuyo importe sea inferior a un cuarto de la U.I.T. serán controlados mediante las
cuentas de orden "009 Bienes no capitalizables y 0054 Fondo de Bienes no
capitalizables”
5.2. BAJA DE BIENES
Las áreas de responsabilidad que tienen a su cargo los bienes su baja por las siguientes
causales:
INTERNOS - MPI
ACTIVO FIJO
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
a.
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES
Por quiebra del valor útil de! bien:
Elaborado:
Revisado:
Revisión: 01
Actualización
Pag.
Por quiebra del valor útil del bien.
Por encontrarse el bien en desuso.
Por obsolescencia.
Porque su operación y/o mantenimiento resulta antieconómico.
Por pérdida del bien.
Por transferencia del bien.
5.3.
Código: PI16
Aprobado:
El área a cargo del bien, solicitará por escrito a la Gerencia de su respectiva área de
responsabilidad, adjuntando un informe técnico sustentatorio.
La Gerencia de área remitirá la documentación al Departamento de Finanzas quien
informará a cerca del bien con los datos que figura en sus registros.
Control patrimonial entregará el expediente al Comité de Baja de Bienes de la Empresa, el
cual procederá de acuerdo a sus funciones. Con opinión favorable de dicho Comité, el
expediente se remitirá a la Gerencia Genera! directamente.
La Gerencia General a través de la Oficina de Desarrollo Empresarial, efectuará las
constataciones que considere adecuadas, verificará el expediente y lo llevará Directorio, el
cual sancionará la baja del bien así como el remate público o la destrucción de dicho bien.
El proceso de venta de los bienes de activo fijo dados de baja, de los bienes rio
capitalizables y materiales cuya subasta ha sido aprobada por el Directorio, compete al
Comité de Baja y Subasta, e! que se conducirá con el apoyo de un Especialista en la
materia, el cual se encargará de implantar todo el proceso de venta.
Todas las ventas de bienes de activo fijo y de bienes no capitalizables, serán efectuadas
mediante subasta pública, con la participación de un Martillero Público.
INTERNOS - MPI
ACTIVO FIJO
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI16
Revisión: 01
Actualización
Pag.
b. Por Pérdida del Bien:
Producida la pérdida del bien, el responsable de su custodia informará a su jefe inmediato,
con el objeto que se tramite la denuncia policial correspondiente.
Así mismo se hará de conocimiento a la Oficina de Asesoría Legal, Jefatura del Dpto.
Finanzas y Auditoría Interna.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
El informe policial será remitido a la Jefatura del área a cargo del bien y Auditoría Interna
para las gestiones pertinentes de trámite de baja. Auditoría interna emitirá informe acerca
de si existe o no responsabilidad administrativa, el cual será remitido a la Gerencia General
con copia a !a Presidencia del Directorio.
En caso de pérdida de bienes de menor cuantía, Auditoría interna podrá encargar la
investigación respectiva a un trabajador.
c. Por Transferencia del Bien:
La empresa podrá devolver al Estado bienes recibidos como aporte de capital, cuando
dejen de serle necesarios para su actividad, o podrá transferir al Estado y a las entidades de
derecho público, sin el requisito de Subasta Pública.
Deberá contar con la opinión favorable del Comité de Baja de Bienes y del Directorio
d. Traslado de Bienes:
Puede provenir a solicitud o iniciativa de cualquier área de responsabilidad y procederá con
!a conformidad de los Jefes de dicha área así corno por decisión de la Alta dirección.
Conllevará a la intervención del área de Finanzas.
INTERNOS - MPI
ACTIVO FIJO
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
5.4. COMITÉS DE BAJA DE BIENES
Elaborado:
Revisado:
Código: PI16
Revisión: 01
Actualización
Pag.
Aprobado:
a. Finalidad:
Examinar, calificar y pronunciarse acerca de las solicitudes de baja presentadas por las
áreas de responsabilidad.
b. Conformación: Estará conformado por:
Gerente de Administración y Finanzas, quien lo presidirá.
Gerente de Producción.
Gerente de Distribución.
Jefe de-Opto, de Mantenimiento.
Asesor Legal.
c. Responsabilidades del Presidente:
Convocar a reunión del Comité con agenda propia, con la debida anticipación.
Llevar las actas de acuerdos del comité.
Alcanzar los expedientes técnicos a los miembros del comité.
Dirigir el Comité de Baja de Bienes.
Actuar con voto dirimente cuando sea necesario.
Elevar al Gerente General los acuerdos del Comité.
Solicitar el apoyo técnico especializado cuando sea necesario.
d. Responsabilidades de los Miembros:
Asistir a las convocatorias del Comité, en la fecha y hora programadas.
Analizar y evaluar los expedientes técnicos de baja de bienes.
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ACTIVO FIJO
Código: PI16
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General
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Emitir opinión para calificar y pronunciarse con respecto a las solicitudes de baja de bienes.
Suscribir las actas de acuerdos del Comité; y en caso de desacuerdo dejar constancia
escrita del motivo sustentado.
e. Procedimientos:






Se llevará a cabo reuniones a convocatoria del presidente del comité. .
Habrá quorum cuando concurran tres miembros del comité
Los acuerdos se tomarán con tres votos favorables
Los acuerdos constarán en actas que serán remitidas a la Gerencia General, acompañando
la documentación pertinente, para su presentación al Directorio.
En las Actas constará:
Fecha de adquisición del bien.
Código de. descripción del bien.
Valor de adquisición, depreciación, revaluación, valor actual.
Razones que justifique la baja del bien.
La opinión del técnico profesional.
Otra información que se estime pertinente.
Las actas serán numeradas correlativamente en cada área de responsabilidad y suscritas
por cada uno de los integrantes del Comité, debiendo ser transcritas a un libro de Actas.
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CONTRIBUCIONES REEMBOLSABLES AL USUARIO Y MODALIDAD
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General
Código: PI17
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1. OBJETIVO
Fijar las normas y procedimientos a cumplir por las diferentes áreas de la Empresa a fin de
viabilizar el reconocimiento de las contribuciones efectuadas por los usuarios.
2. ALCANCE
Tiene alcance a la Gerencia de Distribución y Comercialización, para los efectos de
contribuciones reembolsares al usuario y modalidad de pago.
3. DESCRIPCIÓN
3.1 Entrega de contribuciones reembolsables:
La Gerencia de Distribución y Comercialización queda autorizada a:
a. Exigir una contribución reembolsable, de ser -el caso, al usuario para el financiamiento de la
extensión de las instalaciones hasta el punto de entrega o para la ampliación de la
distribución necesaria.
b. Dejar a elección del usuario, si e! aporte de su contribución es construir o financiar las
obras.
c. Requerir cuando las obras sean ejecutadas por el usuario, la memoria descriptiva, metrado,
presupuesto y etapas de ejecución del proyecto a efecto de su aprobación.
d. Cuando es ejecutada por Electro Ucayali S.A.:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Fijar el aporte dinerario, notificando al usuario el presupuesto respectivo, adjuntando
información referida a modalidades, plazos y condiciones de reembolso de la contribución.
Exhibir los costos unitarios, en los casos de aportes por Kw. en todas las oficinas de
atención al público, publicándole conjuntamente con los pliegos tarifarios.
e. Cuando la obra es ejecutada por el usuario:
Notificar al usuario dentro de los treinta (30) días calendario siguientes de presentada su
solicitud, la autorización o aprobación del proyecto.
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Código: PI17
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Otorgar un plazo de 10 días calendario al usuario, a efecto de que subsane cualquier
observación que formule al proyecto,
Adjuntar, al documento la autorización o aprobación, la valorización de las citadas
instalaciones en función a su "Valor Nuevo de Reemplazo" salvo en caso de tipo de
instalaciones nuevas no existentes en el sistema actual, no integrado así a la base del VNR,
esta valorización se realizará en e! momento de la liquidación.
Supervisar el proyecto y las obras ejecutadas por el interesado.
Recibir total o parcialmente la obra dentro de los 15 días siguientes de realizadas las
pruebas eléctricas a satisfacción, dé acuerdo a las etapas de ejecución y a las normas
técnicas pertinentes.
3.2 Determinación del monto de las contribuciones
La Gerencia de Distribución y Comercialización procederá a:
a. Fijar al momento de recibir las obras ejecutadas por el interesado, el Valor Nuevo de
Reemplazo", que constituirá el importe de la contribución a reembolsar.
El documento de recepción de obra, en que se fije, el "Valor Nuevo de Reemplazo", será
notificado al usuario.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
b. Fijar en vía de regularización, el "Valor Nuevo de Reemplazo", de aquellas obras en
operación comercial, recepcionadas antes de la vigencia de ia Resolución Ministerial
N°346-96-EM/VME.
Se firmará con el usuario un Acta de conformidad por el importe de "Valor Nuevo de
Reemplazo", que constituirá ei monto a reembolsar.
c. Se emitirá una relación de los importes correspondientes al "Valor Nuevo de Reemplazo",
con los datos generales de cada usuario a quien debe efectuarse el reembolso de la
contribución.
3.3 Modalidad de Reembolso
El Jefe del Departamento de Comercialización:
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Código: PI17
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a. Publicará en el diario de mayor circulación, dentro de! área de concesión, las condiciones
de la devolución de las contribuciones, previo a su implementación. Así mismo, dispondrá
exhibir dicha información en todas las oficinas de atención al público.
b. Comunicará a la Dirección General de Electricidad, con una anticipación de 15 días
calendarios, de la publicación antes indicada, remitiendo la información necesaria.
c. Ofrecerá como modalidad de reembolso de las contribuciones, la entrega de Acciones Tipo
"B" de la empresa valorizada de acuerdo a su cotización en Bolsa, al momento de ser
entregada al usuario, o Energía Eléctrica valorizada al precio promedio de la opción tarifaria
al momento del primer reembolso.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
d. Concretará con el usuario la modalidad y fecha de entrega del reembolso (Acciones o
Energía Eléctrica), dentro del plazo máximo de treinta (30) días calendarios siguientes
después de haberse determinado el importe de la contribución.
e. Remitirá a la Gerencia de Administración y Finanzas, una relación de los importes de las
contribuciones a reembolsar, con ¡os datos generales de cada usuario que han aceptado el
pago de su contribución con Acciones Tipo "B".
3.4 Entrega del Reembolso:
3.4.1 Mediante Acciones Tipo "B":
La Gerencias de Administración y Finanzas en coordinación con el Área comercial
procederá a:
a. Entregar a cada usuario o 3 la persona a quien los usuarios le han conferido poder especial
para tal efecto, un "Certificado Provisional de Acciones", por el monto de la contribución a
reembolsar.
En los casos de donaciones para obras de electrificación, los "Certificado Provisional de
Acciones" serán entregados al donante, y tratándose de entidades estatales, éstos serán
los titulares del reembolso o aquellos organismos que se designen para tal efecto.
b. Informar a cada usuario que dichos "Certificado Provisional de Acciones" serán canjeados
por ¡as Acciones de Tipo "B"
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Código: PI17
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luego de haberse cumplido con los requisitos exigidos por la Ley General de Sociedades
respecto a su emisión.
3.4.2 Mediante Energía Eléctrica:
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Aprobado:
El Jefe de Comercialización implantará el procedimiento siguiente:
a)
Para los usuarios sin deuda morosa:
Deducir, del importe mensual de los recibos futuros por consumo de energía eléctrica, una
parte alícuota corno amortización del monto a reembolsar, cuya cancelación total se
efectuará en:
 Un año como máximo, cuando la contribución reembolsable por usuarios es inferior
a una U.I.T.
 Dos años como máximo, cuando la contribución reembolsable por usuario es hasta
tres U.I.T.
 Cinco años como máximo cuando la contribución reembolsable por usuario es mayor
a tres U.I.T.
b)
Para los Usuarios con Deuda Morosa:
Concretar con el usuario, el reembolso de la contribución mediante la cancelación de su
deuda morosa por consumo de energía eléctrica.
En los casos en que el importe de la deuda sea inferior a! monto de la contribución, el saldo
será reembolsado siguiendo el procedimiento señalado en el inciso precedente.
3.5 Emisión y Entrega de Acciones Tipo "B"
El Gerente de Administración y Finanzas, en base a la información recibida del área
Comercial señalada en el numeral 3.3.e. de la presente Directiva procederá a:
a. Determinar el monto del aumento de Capital de la Empresa y el número de Accionistas a
emitirse.
b. Elaborar el proyecto de Acuerdo de Directorio y de Junta Genera! de Accionistas a efecto de
la emisión de la minuta de Escritura Pública correspondiente.
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Código: PI17
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c. Coordinar con Asesoría Jurídica para la elaboración de la Minuta de Aumento de Capital a
ser inscrita en los Registros Públicos.
d. Emitir !as Acciones, cuyo diseño ha sido autorizado por la CONASEV, luego de que la
Minuta de Aumento de Capital haya sido inscrita en los Registros Públicos.
e. Coordinar con la Sociedad Agente de Bolsa para la entrega de las acciones a los usuarios
cumpliendo con todas las formalidades del caso.
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TRATAMIENTOS DE DEUDAS POR VENTA DE ENERGÍA
Código: PI18
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1. OBJETIVO
Establecer las pautas, procedimientos y obligaciones para determinar y transferir las deudas
por venía de energía a la Cuenta de "Cobranza Dudosa" y efectuar el castigo por deuda
incobrable en aquellos clientes que se demuestre la imposibilidad de cobranza
2. ALCANCE
El ámbito de la concesión de distribución de Electro Ucayali S.A.
3. DEFINICIONES
3.1. COBRANZA DUDOSA
Es aquella en que se hace previsible el riesgo de incobrabiiidad.
Para el caso de Electro Ucayali S.A. se ha considerado para la provisión de cobranza
dudosa de cuentes, las deudas con más de ocho (8) meses de morosidad.
3.2. INCOBRABILIDAQ O DEUDA INCOBRABLE
Es aquella que previamente se ha provisionado como cobranza dudosa y se han ejecutado
las acciones judiciales pertinentes hasta establecer la cobrabilidad de la cobranza, salvo
cuando se demuestre que es inútil ejecutarla o que el monto exigible a cada deudor no
exceda de tres (3) Unidad impositiva Tributaria, y tenga 12 meses de provisionado.
3.3. EVALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Es la evaluación mensual que se realiza de las Cuentas por Cobrar para clasificar las
deudas mayores a ocho (8) meses. Las cuales se trasladan a una cuenta de suspenso o
temporal (129), a través del asiento contable respectivo.
3.4. PROVISIÓN PARA CUANTA COBRANZA DUDOSA
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Es el asiento contable que se efectúa luego de haber realizado la evaluación y clasificación
a que se refiere el numera! anterior (3.3) y determina una incidencia financiera en el
Balance general, disminuyendo las cuentas por Cobrar y un Gasto (Perdida) en el Estado
de Ganancias y Pérdidas, es decir se manifiesta en el resultado del Ejercicio como Perdida.
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Código: PI18
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3.5. CASTIGO COMO CUENTAS INCOBRABLES
Significa
dar de baja o retirar definitivamente las cuentas que han cumplido las
contribuciones mencionadas en el numera! 3.2
La incidencia contable de rebajar las cuentas de cobranza dudosa y la incidencia financiera
es castigar las cuentas por cobrar.
Las deudas que han sido castigadas como incobrables, deberán ser controladas
contablemente mediante una Cuanta de Orden.
4.
DESCRIPCIÓN
4.1. La oficina de informática, dentro de las 24 horas siguientes, al terminar la emisión mensual
de recibos, entregará a la Jefatura de Comercialización el listado de clientes deudores,
clasificados por mes de deuda.
4.2. El Jefe de" Comercialización procederá a realizar un análisis de ¡os clientes deudores a fin
de determinar:
Clientes a los que se va a retirar las instalaciones de modo definitivo por ser deudores de
más de seis meses.
Clientes a los que debe efectuarse acción de cobro por !a vía Administrativa.
tientes a los que debe efectuarse acción de cobro por la vía judicial.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
4.3. El Jefe de Comercialización en los casos intervenidos se obliga a realizar acciones
efectivas y permanentes con los clientes retirados, manteniéndolos en corte hasta la
cancelación de sus deudas y cursándoles las notificaciones que sean necesarias, de no
lograrse d pago de estos deudores en un plazo de 60 días a partir del retiro definitivo, el
Área Comercial remitirá al Gerente de Administración y Finanzas, para las gestiones de
cobranza vía judicial, la relación de estos clientes recomendando los casos a priorizar y a la
documentación complementaria de ¡os clientes requeridos, como son Cuenta Corriente.
Notificación de Corte Definitivo. Acta de Retiro Definitivo y Acta de Constatación de
Conexión sin estar autorizado, etc. este último en los casos encontrados.
4.4. Paralelamente, el Área comercia! debe proceder al retiro de las instalaciones eléctricas y
suministros de los deudores mayores a ocho (8) meses.
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Código: PI18
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En cada predio inspeccionado se procederá a entregar una Acta de Retiro de Materiales y
Constancia de Retiro Definitivo informándole en ésta al cliente que estamos procediendo a
retirarlo de nuestra relación de clientes activos y así mismo que a partir de esta acción
estará sujeto a procesos judiciales de cobranza en el caso que no inicie acciones efectivas
para el pago de sus deudas.
Al termino de los operativos de retiro, dentro del mes de facturación, el área Técnico
Comercial procederá a elaborar los respectivo expedientes individuales, conteniendo,
Constancia de Retiro Definitivo y Acta de Retiro de Materiales, el que incluye los datos del
cliente. A más tardar a los quince (15) días de terminar el mes de proceso, el área Técnico
Comercial alcanzará a !a Jefatura de Comercialización la relación de clientes retirados
adjuntando los expedientes individuales de cada uno.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
4.5. La Jefatura de Comercialización, luego de verificar la conformidad de documentación
presentada por el área Técnico Comercial, procederá a alcanzar copia de la relación de
estos clientes (con su V°B°) al Área de Facturación para que ésta con apoyo de Informática
traslade a estos clientes a un Directorio en condición de retirados definitivos similar a los
activos e inactivos en esta condición se les actualizará mensualmente (sin facturar
consumos) solamente con los importes correspondientes a deuda e intereses, si
adicionalmente el diente tiene compromisos de pago pendientes (BERDE, Recuperes,
oíros) perderá esta facilidad y en la primera facturación se englobara todo su compromiso
de pago.
4.6. Los clientes comprendidos en e! listado de retiros y que no sean localizados, estén vacíos o
deshabitados, serán informados mensualmente a través de un listado a la Jefatura de
Comercialización en condición de no ubicados o posibles inexistentes.
La Jefatura de Comercialización designará a un responsable el que contará con la
disponibilidad y los recursos necesarios para realizar una labor más detallada en campo
hasta determinar la inexistencia, en los casos de clientes ubicados los reportará al área
Técnico Comercia! acompañando el informe para su respectivo tratamiento.
Una vez confirmada la inexistencia de los cuentes se elaborará las actas respectivas por
cada caso las mismas que adicionalmente serán suscritas por el Gerente de Distribución y
Comercialización y Gerente de Administración y Finanzas
La deuda de los clientes inexistentes será rebajada de la facturación y la provisión de
cobranza dudosa a través de asiento contable correspondiente.
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A nivel de archivos Informática debe mantenerlos como "Retirados por inexistencia bajo la
custodia y/o control de Facturación".
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4.7. Los clientes cuyas deudas han sido clasificadas y provisionadas como cobranza dudosa por
haber sido retirados sus suministros, podrán amortizar y/o cancelar sus deudas; una vez
canceladas estos se reincorporarán como nuevos cuentes pagando los derechos que
corresponden. Estos clientes no podrán efectuar reclamos por supuestas facturaciones
indebidas si no la han realizado dentro del plazo fijado en la Notificación de Retiro Definitivo
entregado al momento del corte y el nuevo servicio.
4.8. El Gerente de Administración y Finanzas luego de recibir la información indicada en el
numeral 4.3 procederá, con el apoyo de Asesoría Legal, a ultimar las acciones judiciales de
cobranza.
4.9. El Gerente de Administración y Finanzas luego de haber agotado las acciones indicadas en
el Numeral 4.8 y de haber determinado los clientes con deudas incobrables, procederá al 31
de Diciembre (al cierre del ejercicio) al castigo de estas deudas.
4.10. Cumpliendo lo indicado en el numera! 4.9, el Gerente de Administración y Finanzas
comunicara esta acción a la Gerencia de Distribución y Comercialización, alcanzándole la
relación de los clientes del caso. La Jefatura de Comercialización a través del área de
Facturación y con el apoyo de Informática procederá al retiro definitivo de estos clientes del
padrón general.
A nivel de archivos, Informática debe mantenerlos como "Retirados por Incobrables", bajo la
custodia y/o control de Facturación.
Tanto el Gerente General como e! Gerente de Administración y Finanzas, mantendrán/esta
relación en un archivo independiente y en una cuenta de orden respectivamente.
4.11. Los castigos por deudas incobrables serán deducibles de la renta bruta para establecer la
renta neta de tercera categoría (Inciso i del Art. 37 de! D.L 774).
4.12. De existir en cargos de cobranzas se les informará a los responsables directo, a- fin de que
las deudas sean asumidas por los mismos.
4.13. El Gerente de Distribución y Comercialización dentro de las 48 horas de cerrada fa
campaña mensual, presentará a! Gerente de Administración y Finanzas la siguiente
información:
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a. Cuadros Resumen de Morosidad por Meses de Deuda, clasificados:
Cuenta Activa.
Clientes Comunes.
Clientes Mayores,
Cuenta Inactiva o Retirados por Adeudar más de 6 Meses.
Clientes Comunes.
Clientes Mayores.
Cuadro de Morosidad Total (Cuenta Activa + Inactiva).
b. Cuadro Resumen de Deuda de los Clientes al momento de ser retirados.
c. Listados detallados de los casos mencionados en los puntos anteriores "a" v "b".
d. Informe explicando variaciones con respecto al mes anterior y otros aspectos de
Importancia.
4.14. El Gerente de Administración y Finanzas, después de recibir la documentación indicada en
el numeral 4.13 realizará los asientos contables correspondientes a través de! Jefe del
Departamento de Finanzas e Informará el cumplimiento de este hecho al Gerente General y
al Gerencia de Distribución y Comercialización para su conocimiento, control y fines.
4.15. El Supervisor del área de Facturación será responsable de que los suministros castigados
por deudas incobrables o dados de baja no se vuelvan activar por ningún motivo. Si
posteriormente al retiro existe una solicitud de requerimiento de energía eléctrica en el
mismo predio, debe atenderse con un nuevo suministro, en las condiciones indicadas en el
Numeral 4,7
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Código: PI18
“ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES”
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1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento a seguirse para las adquisiciones y contrataciones de bienes y
servicios en Electro Ucayali SA. dentro del marco de la Ley No. 26850 su Reglamento D.S.
039-98-PCM.
2. ALCANCE
Comprende las siguientes actividades de Adquisiciones:
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Elaboración del Orden de Pedido.
Evaluación de Proveedores y Contratistas. Adjudicación de Menor Cuantía.
Adjudicación Directa sin Publicación.
Adjudicación Directa con Publicación.
Licitaciones y Concursos.
Recepción de Bienes, Servicios y Obras.
Pago a Contratistas y Proveedores.
El proceso de Adquisiciones y Contrataciones se rigen por los principios de moralidad, ubre
competencia, Imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y
trato justo e igualitario a todos los contratistas (Art.3 Ley 26S50).
3. DESCRIPCIÓN
3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
a. Cada Responsable de área debe prever el tipo de bienes y servicios que se requerirá
durante el ejercicio presupuesta! y el monto del presupuesto requerido, Al finalizar el año se
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
presentará un informe de lo planeado y lo ejecutado; así como las adquisiciones
¡extraordinarias efectuadas, los mismos que será presentados al Directorio (Art.7 Ley
26350).
b. Los responsables de ¡as áreas usuarias formularán su Programa Anual de Requerimientos,
acorde con el Plan Operativo. Incluye los bienes y servicios desagregados por Centro de
Responsabilidad Presupuesta! - CRP y por actividad.
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Código: PI18
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Pag.
c. Los requerimientos con características similares son agrupadas, por el Jefe de Logística,
por clase, grupo y sub-grupo, considerando el programa de entregas fijado por cada área
usuaria. El proyecto será revisado por las Jefaturas de cada área usuaria y visado por el
Gerente de Administración y Finanzas, para ser elevado a la Gerente General para su
aprobación.
d. El Plan se pondrá a disposición del público. Podrá ser modificado de acuerdo a la
asignación presupuestal (Art. 3 D.S. 039-98-PCM).
e. Las Licitaciones y Concursos no incluidos en el Pían Anual deberán ser aprobados por e!
Directorio (Decreto Supremo N° 039-98-PCM).
f.
Se privilegiara la compra para períodos anuales a través de contratos de suministros con
entregas periódicas (Art.7 D.S. Q39-98-PCM).
g. Se definirá con precisión la cantidad y las características de los -bienes y servicios a
contratar; los mismos que deberán cumplir con las normas técnicas, metrológicas y/o
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
sanitarias nacionales. El área de Logística efectuará estudios del mercado a fin de contar
con información para !a descripción y especificaciones, definir valores referenciales,
disponibilidad de recursos y el proceso de adquisición a seguir (Art. 12 Ley 26850).
h. Está prohibido fraccionar adquisiciones con el objeto de cambiar la modalidad del proceso
de selección (Art 18 Ley 26850).
3.2. ELABORACIÓN DEL PEDIDO INTERNO
a. Según el Plan de Adquisiciones aprobado, cada responsable del área usuaria ingresa al
módulo de "Orden de Pedido - O / P", a fin de elaborar sus respectivos pedidos, el mismo
que contendrá lo siguiente:
 Centro de Responsabilidad Presupuestal - CRP.
 Correlativo y fecha del pedido.
 Cantidad y unidad de medida.
INTERNOS - MPI
Código: PI18
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





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Monto referencial.
Características claras y detalladas. Se incluirá términos de
referencia o especificaciones técnicas, criterios de
evaluación.
Fecha de entrega
Responsable del pedido.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
b. La Orden de Pedido tendrá el visto bueno del usuario, jefe del Área usuaria, disponibilidad
presupuestal, Gerente de Área y de la Gerencia General, según corresponda a los niveles
de gastos vigente.
c. En caso de no tener disponibilidad presupuesta! , se procederá a solicitar una transferencia
presupuesta! y ser incluido en Plan de Adquisiciones, con !a aprobación del Gerente
General.
d. Se incluirá las Especificaciones Técnicas (bienes) o Términos de Referencia (servicio), que
permitan identificar las características que incidan sobre la calidad, funcionalidad,
operatividad y objetivos requeridos. Incluirán los factores pertinentes para la evaluación de
las propuestas y como se aplicarán para elegirá la mejor (Art.22 D.S.03S-98-PCM).
e. El usuario deberá programar con la debida anticipación sus pedidos y es responsable de
hacer el seguimiento al O/P hasta la conformidad con e! entrega.
f.
El O/P debidamente autorizado por ¡as instancias respectivas, es remitida al área de.
Logística, a fin que e! Asistente de Abastecimiento lo registre asignándole un "Código
Logístico".
g. Los O/P son agrupados de acuerdo a la clase, grupo y sub-grupo, así como el cronograma
de requerimiento, a fin de poder definir la modalidad de adquisición.
3.3. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
a. La evaluación y calificación de proveedores y contratistas se realiza durante el proceso de
selección de los mismos y al final, en la Guía de Remisión del proveedor (para bienes) y en
la Conformidad del Servicio.
INTERNOS - MPI
Código: PI19
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General
b. Se requiere no tener sanción vigente según el "Registro de Inhabilitación para Contratar con
el Estado"; para cotizar bastará adjuntar una declaración jurada la misma que será
reemplazada por un certificado emitido por el registro respectivo, en caso de ser favorecido
(Art.8 Ley 26850).
c. Están impedidos de ser postores: los directores y funcionarios de la empresa; las personas
naturales y jurídicas que tengan deudas pendientes con ESSALÜD, SUNAT, SUNAD;
aquellos que hayan participado en la elaboración de estudios que sirvan de base para el
objeto del contrato (Art.9 Ley 26850).
d. Las declaraciones juradas se presentarán en hoja simple (Art. D.S. 039-98-PCM),
e. Son de cargo del Contratista todos los tributos y gravámenes que le correspondan de
acuerdo a Ley, Toda responsabilidad laboral y pago de aportaciones a ESSALUD (Art.87
D.S.039-98-PCM).
f.
Todo postor que obtenga la Buena Pro deberá presentar una declaración jurada que
manifieste que no tiene adeudos pendientes-con ESSALÜD, SUNAT, SUNAD (Art.36
D.S.039-98-PCM).
g. El contratista es responsable por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los bienes y
servicios ofertados por un plazo no menor a un año a partir de la conformidad otorgada
(Art.51 Ley 26850).
h. El "Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE"
impondrá a los contratistas las sanciones siguientes (Art.52 Ley 26850): inhabilitación
temporal o permanente, económicas (ejecución de las garantías).
i.
La justicia administrativa está a cargo del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, cuyas resoluciones son últimas instancias en lo administrativo (Art.53 Ley 26850).
j.
El arbitraje (Ley 26572) será de aplicación obligatoria en !a solución de conflictos,
controversias o discrepancias que se generen de la interpretación o ejecución de todo
contrato de
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Aprobado:
Código: PI19
Revisión: 01
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General
Pag.
Licitación o Concurso Público (Art.130 al 180 D.3.039-98-PCM).
k.
El Asistente de Abastecimientos lleva un Registro de Penalidades aplicados a los
proveedores que incumplan los plazos y las condiciones establecidas, los mismos que son
tomados en cuenta para futuras adquisiciones. En los Métodos de Evaluación se
considerarán puntos en contra las penalidades acumuladas por los proveedores.
3.4. TIPOS DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN
3.4.1. ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA
a. El Asistente de Logística verificará que la Orden de Pedido - O/P esté debidamente
aprobada, con disponibilidad presupuestal y contenga los datos requeridos. De igual modo
deberá incluirse las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, según
corresponda.
b. El Asistente de Logística elabora la Solicitud de Cotización - S /C, que es visada por el Jefe
de Logística y realiza una invitación directa a los proveedores seleccionados, según el bien
o servicio a adquirir (Artículos 44 al 46 del D.S. N°Q39-98-PCM).
c. La Cotización del Proveedor son remitidas a! área de logística en sobres cerrados o vía Fax;
las mismas que deben ir acompañadas de una Declaración Jurada de no estar impedidos
de contratar con el Estado (Artículo 33 del D.S. Ne 39-98-PCM).
d. El viste de Logística elabora el Cuadro Comparativo - C / C. y coordina con el área usuaria
la evaluación técnica (Artículos 34 y 35 D.S. N° 039-98-PCM). Se requerirá un mínimo de
tres cotizaciones.
e. El C/C con la Buena Pro será aprobado por el Comité .de Adjudicaciones Directas o Jefe de
Logística, según el cuadro de niveles de gastos vigente (anexo.5). Será publicado en lugar
visible en la empresa durante cinco días posteriores (Artículos 51 y 52 D.S. N° 039-98PCM).
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI19
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Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
El proveedor deberá presentar la Constancia de no estar Inhabilitado, vigente, expedido por
el CONSUCODE.
f.
La notificación de la Buena Pro se realiza comunicando directamente al proveedor a través
de la Orden de Compra - O / C u Orden de Servicio - O / S, según corresponda, la misma
que es visada por el Jefe de Logística y Gerente de Administración y Finanzas (Artículo 52
D.S.N°039-98-PCM).
3.4.2. ADJUDICACIONES DIRECTAS SIN PUBLICACIÓN
a. El Asistente de Logística verificará que e! Orden de Pedido - 0/P esté debidamente
aprobado, con disponibilidad presupuesta! y el expediente técnico contenga los datos
requeridos. Incluirá las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, según
corresponda; así como el Método de Evaluación y Calificación de propuestas.
b. En el Sistema SISTLOG, el Asistente de Logística elabora y visa la Solicitud de Cotización S /C y realiza una invitación directa a los proveedores seleccionados, según el bien o
servicio a adquirir. Se remitirá una Notificación a PROMPYME (Comisión de Promoción de
la Pequeña y Mediana Empresa -PROMPYME (Artículo 47 del D.S. N8 039-98-PCM).
c. Las Propuestas son remitidas por los proveedores en sobres cerrados y lacrados al área de
Trámite Documentaría (Articulo 49-1 D.S. N8 039-S8-PCM). Deben estar acompañadas de
una declaración jurada de no estar impedidos de contratar con el Estado (Artículo 33 del
D.S. N' 39-98-PCM). La apertura de sobres lo realiza el Comité de Adjudicaciones Directas.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
d. El Asistente de Logística elabora el Cuadro Comparativo - C I C, y coordina con a\ área
usuaria la evaluación técnica. Se requerirá un mínimo de tres cotizaciones (Artículo 49 O.S.
N° 039-98-PCM).
INTERNOS - MPI
Código: PI19
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Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
e. El C/C con !a Buena Pro será aprobado por el Comité de Adjudicaciones Directas, según e!
cuadro de niveles de gastos vigente (anexo.5). Será publicado en lugar visible en la
empresa durante dos días posteriores (Artículos 50 y 51 D.S. N° 039-98-PCM)
f.
La notificación de la Buena Pro se realiza comunicando directamente ai proveedor a través
de ¡a Orden de Compra - O / C u Orden de Servicio - O / S, según corresponda, la misma
que es visada por el Jefe de Logística (Artículo 52 D.S. N° 039-98-PCM). El postor ganador
deberá presentar !a Constancia de no estar Inhabilitado, vigente, expedido por el
CONSUCODE.
3.4.3. ADJUDICACIONES DIRECTAS CON PUBLICACIÓN
a. El Jefe de Logística verificará que la Orden de Pedido O/P esté debidamente aprobado, con
disponibilidad presupuesta! y el expediente técnico contenga los datos requeridos.
Elaborará las Bases, la misma que incluye las Especificaciones Técnicas o Términos de
Referencia, según corresponda; así como el Método de Evaluación y Calificación de
propuestas (Artículos N°25 y 26 Ley 26850).
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
b. El Jefe de Logística elabora la Convocatoria, la misma que es publicada en el diario El
Peruano y uno de mayor circulación (Artículos 46 y 47 D.S. N0039-98.PCM)
c. Los proveedores deben adquirir las bases, las cuales se venden desde el día siguiente de la
convocatoria (Artículos 30, 31, y 48 D.S.N"039-98-PCM).
d. La Propuesta presentada por el postor, de acuerdo con las bases, debe incluir una
Declaración Jurada (Artículo33 D.S.N°039-98-PCM) y la Garantía de Seriedad de la Oferta
(Artículo 39 D.S.N°039-98-PCM).
Octubre 2000
e. Las propuestas son presentadas por los proveedores en sobres cerrados y lacrados al área
de Trámite Documentario, dentro de un plazo mínimo de cinco días desde la publicación
(Artículo 49-2 D.S.N°039-98-PCM). La apertura de sobres lo realiza el Comité de
Adjudicaciones Directas.
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Ofic. De Gestión
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f.
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
El Jefe de Logística elabora el Cuadro Comparativo - C / C, y coordina con el área usuaria
la evaluación técnica. Se requerirá un mínimo de tres cotizaciones (Artículo D.S.N°039-98PCM)
g. El C / C con la Buena Pro será aprobado por el Comité de Adjudicaciones Directas, según el
cuadro de niveles de gastos vigente (anexo.5). Será publicado en lugar visible en la
empresa durante dos días posteriores (Artículos 50 y 51 D.S.N°039-98-PCM).
h. La Notificación de la Buena Pro se realiza por el mismo medio en que se realizó la
convocatoria (Artículo 20 Ley NS26S50 Artículo 52 D.S.N°039-98-PCM). La Buena Pro
quedará consentida una vez vencido el plazo de impugnación (Artículos 121 y 122
D.S.tfu39-S8-PCM).
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
i.
La firma del Contrato se realiza dentro de los quince días posteriores al consentimiento de
la Bueno Pro, de acuerdo al modelo establecido en las bases (Artículos 79 al 82
D.S.N°Q39-98-CPM). Deberá incluir las garantías necesarias (Artículos-40 al 42
D.S.N8039-98-CPM); así como la Constancia de no estar Inhabilitado, vigente, expedido por
el CONSUCODE.
j.
El contrato
General.
es
visado
por
las
diferentes involucradas y suscrito por el Gerente
k. El área usuaria designa un responsable de la administración del contrato respectivo, el
mismo que autoriza los pagos por avance, verifica e! cumplimiento de entregas y plazos,
administra las cartas de fianzas, adelantos, recepción y conformidad; modificaciones de
plazos, liquidaciones, entre otros (Subcapítulos II al VI D.S. N8 039-98-PCM).
3.4.4. LICITACIONES Y CONCURSOS PÚBLICOS
a. El Jefe de Logística verificará que la Orden de Pedido OIP esté debidamente aprobado,
con disponibilidad presupuesta! y el expediente técnico contenga los datos
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General
Pag.
requeridos. Elaborará las Bases, la misma que incluye las especificaciones técnicas o
términos de referencia, según corresponda; así como el Método de Evaluación y
Calificación de propuestas (Artículos N" 25 y 26 Ley 26850; Artículos 22 al 26 D.S. N° 03998-PCM).
b.
Para cada Licitación o Concurso Público la Gerencia General designará un Comité Especial,
integrado por no menos de tres miembros (deberá ser siempre impar) que tengan
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
conocimiento técnico del bien o servicio a adquirir. Todos los miembros del Comité son
solidariamente responsables; y podrán ser para más de un proceso de selección (Artículos
23 y 24 Ley 26850; Artículos 57 al 62 D.S. 039-98-PCM).
c.
Aprobación de Convocatoria: se presentan los siguientes documentos: Acuerdo de
Directorio que autoriza la convocatoria y aprueba e! método de evaluación y calificación de
propuestas; proyecto de Autorización de Gerencia General que aprueba las Bases; Opinión
Legal y las Bases del proceso (Método de evaluación y calificación de propuestas, proforma del contrato, especificaciones técnicas o términos de referencia, anexos).
d.
Convocatoria: Se realiza en el diario oficial "El Peruano" y en otro de mayor circulación
(Art.13 Ley 26850). El plazo- mínimo entre la convocatoria y la recepción de propuestas es
de 20 días útiles, contados a partir de la publicación.
e.
Recepción de consultas, absolución y aclaración de las Bases (Artículos 55 al 68 D.S.03998-PCM).
f.
Recepción de Propuestas: Se realizará en acto público, con presencia del Notario Público
(Artículo 30 Ley 26850; Artículo 33 D.S. IM" 039-98-PCM). El contenido de ¡os sobres será
de Propuesta Técnica y Propuesta Económica (Artículos 39, y del 69 al 73 D.S.039-98PCM). Deben incluir una Declaración Jurada (Artícu¡o33 D.S. N° 039-98-PCM) y la Garantía
de Seriedad de ¡a Oferta (Artículo 39 D.S. N° 039-98-PCM).
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Revisado:
Pag.
Aprobado:
g.
El proceso se declarará desierta cuando se presenten menos de dos postores (Artículo 32
D.S. N° 039-98-PCM).
h.
Evaluación de Propuestas: El Comité Especial elabora un Cuadro Comparativo - C / C. de la
evaluación de las propuestas y un Informe de Justificación por las que se otorga la Buena
Pro (Artículos 76 a! 78 D.S.N°039-98-PCM).
i.
Acto de Adjudicación: En acto público, y en presencia del Notarlo Público, el Comité
Especial anunciará la propuesta ganadora, indicando e! orden de los postores en el C/C con
la Buena Pro.
j.
En caso de apelación, es elevado al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado -CONSUCODE, para su definieran respectiva (Artículos 121 y 122 D.S.N°03998-PCM).
k.
Suscripción de! Contrato: previamente e! postor ganador debe presentar una Constancia de
no estar Inhabilitado, vigente, expedido por e! CONSUCODE. La firma del contrato se
realiza dentro de lo quince días útiles posteriores al consentimiento de la Buena Pro, según
el modelo establecido en las bases (Artículos 79 al 87 D.S.N°039-98-PCM). Se incluirá las
garantías requeridas (Artículos 40 al 42 D.S.N°039-98-PCM).
l.
El Contrato
General.
es
visado
por
las diferentes involucradas y suscrito por el Gerente
m. El área usuaria designa un responsable de la administración del contrato respectivo, el
mismo que autoriza los pagos por avance, verifica el cumplimiento de entregas y plazos,
administra las cartas de fianzas, adelantos, recepción y conformidad; modificaciones de
plazos, liquidaciones, entre otros (Subcapítulos II al VI D.S.N°039-98-PCM).
n.
El administrador del contrato debe verificar la calidad, cantidad y cumplimientos de las
condiciones contractuales. La conformidad del servicio requiere
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Pag.
informe del área usuaria (Art.97 D.S.039-93-PCM). Debe incluirse detalladamente las
incidencias del servicio, indicando fecha de inicio y culminación de! servicio; teniendo en
cuenta el plazo fijado en el contrato respectivo. También informar, bajo responsabilidad, si le
corresponde penalidades.
o.
Liquidación: se realizará en un plazo máximo de 30 días contados desde la recepción
(Arí.98 D.S.039-98-PCM). Para casos de Obras se realizará según lo indicado en los
Artículos 99 al 117 del D..S. 039-98-PCM.
p.
EL Jefe de Logística llevará obligatoriamente un registro público de los procesos de
selección y sus contratos, que deberá contener, entre otros: número proceso de selección,
objeto, valor referencial, contratista, monto contratado, valorizaciones aprobadas, plazo
contractual y plazo efectivo, multas y sanciones y costo final. Deberá estar actualizado
mensualmente (Art.181 y 183 D.S. 039-98-PCM).
q.
El Jefe de Logística debe llevar un libro de actas de Licitaciones y Concurso Públicos
(Art.182 D.S.039-98-PCM).
En el Anexo 4 se indican las funciones y responsables que intervienen en los procesos de
Licitaciones y Concursos Públicos. .
.
.
.
3.5. RECEPCIÓN DE BIENES, SERVICIOS y OBRAS DE BIENES:
El responsable de almacén comprueba que las características de los Bienes correspondan
a lo especificado en la respectiva orden de compra u orden de atención, y guía de remisión
del proveedor, solicitándose la participación de un responsable del área usuaria en casos
necesarios. De no cumplir con las especificaciones, se devuelve al proveedor con una guía
de remisión de Electro Ucayali S.A., con la firma del responsable de almacén y el jefe de
Logística.
De ser conforme la verificación, se recepciona el Bien con una firma de! responsable de
almacén y del usuario, en la guía de remisión del proveedor.
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Revisado:
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General
Pag.
Se ingresa al sistema de almacén los datos correspondientes a la orden de compra,
asignándote el código según el catálogo de Materiales; simultáneamente se actualiza el
kardex Valorado y los saldos en el catálogo de materiales.
Se emite la Nota de Ingreso - N /1 a almacén, la cual es remitida al área de Finanzas, con la
firma del responsable de almacén y del usuario.
DE SERVICIOS:
El responsable del área usuaria verificará el cumplimiento de los alcances y objetivos del
servicio, a través del informe fina! presentación por el proveedor. De ser conforme, bajo
responsabilidad, visará la Conformidad del Servido - C / S, en el respectivo formato. Si
hubiera variaciones en los plazos de entrega deberá ser informado por e! usuario.
DE OBRAS:
Se realizará según lo indicado en los Artículos 118 al 120 del D.S. 039-98-PCM.
3.6. PAGO A CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
3.6.1. Adelantos y Pagos a Cuenta:
Los adelantos fijados en las bases, se realizarán contraentrega de las garantías por el
monto solicitado. Los pagos a cuenta" serán efectuados de acuerdo a lo establecido en las
bases u orden de compra, según sea el caso (Artículos 88 al 92 D.S.G39-98-PCM).
3.6.2. Verificación de Expediente de Pagos:
El área de Finanzas verifica el expediente de pagos, los mismos que estafan conformados
por los siguientes documentos:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
a. Bienes: Orden de compra, guía de remisión del proveedor, Nota de Ingreso al almacén,
factura del proveedor, constancia del CONSUCODE de no estar inhabilitado.
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Pag.
b. Servicios: Orden de Servicio, informe del servicio, conformidad del servicio, factura del
proveedor, constancia del CONSUCODE de no estar inhabilitado.
c. Obras: Contrato, valorización y metrados, acta de recepción de obra, , liquidación .del
contrato, factura del contratista (Artículos 97, 98, 118 al 120 D.S. 039-98-PCM).
3.6.3. Evaluación, Asiento Contable y Pago:
a. El área de Logística enviará la factura del proveedor, con el debido sustento., a! Gerente del
área usuaria, quien para efectos de verificación de cumplimiento de plazos coordinará con
el área de logística. De ser conforme firmará la factura y remitirá una copia de ¡os
documentos de pagos al área de Logística, con el cargo de ingreso a contabilidad en dichos
documentos.
b. El área usuaria remitirá la documentación de pago al área de Finanzas para efectuar el
registro contable,
c. Finanzas verificará la documentación; de ser el caso lo devolverá para su corrección. De ser
conformé, enviará la documentación contabilizada a Tesorería, para el pago respectivo.
d. Para el pago de servicios menores, que son efectuados sin requerimiento de Orden de
Pedido, la conformidad del servicio y/o bien se realizará firmando la factura del proveedor,
indicando el motivo del requerimiento y la conformidad de! mismo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3.7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
a. El presente procedimiento, contempla toda la normatividad interna establecida para dicho fin
y se sujeta al marco legal vigente relacionado con la contratación y adquisición de bienes y
servicios del Estado.
b. Es atribución del Gerente General interpretar y/o resolver los aspectos no previstos en el
presente procedimiento.
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Pag.
4. REGISTROS
4.1. PLAN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
a. Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
b. Informe Trimestral de la Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones,
c. Informe Anual de la Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
4.2. EXPEDIENTES DE COMPRAS
a. Expediente de Adquisiciones de Menor Cuantía:
Pedido Interno.
Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
Solicitud de Cotización.
Cotización de! Proveedor.
Declaración Jurada del Proveedor (no estar impedido a contratar con el Estado).
Cuadro Comparativo con la Buena Pro.
Constancia de no estar Inhabilitado (CONSUCODE).
Orden de Compra.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Orden de Servicia
Guía de Remisión de! Proveedor.
»Nota de Ingreso - N/L
Informe del Servicio Prestado (Proveedor),
Conformidad de! Servicio-C/S.
Copia de la Factura y Guía de Remisión del Proveedor.
b. Expediente para Adquisiciones Directas Sin Publicación:
Pedido Interno.
Solicitud de Cotización.
Notificación a PROMPYME.
Cotización del Proveedor.
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Gerencia
General
Pag.
Cuadro Comparativo con la Buena Pro.
Orden de Compra.
Orden de Servicio.
Guía de Remisión del Proveedor.
Nota de ingreso - N/l.
Informe del Servicio Prestado (Proveedor),
Conformidad del Servicio -C/S.
c. Expediente para Adquisiciones Directas con Publicación:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Pedido Interno.
Avisos de convocatoria, postergación y Buena Pro (cuando corresponda).
Propuesta del Proveedor.
Cuadro Comparativo con ¡a Buena Pro.
Contrato Suscrito.
Guía de Remisión del Proveedor.
Nota de ingreso - N/l,
Informe del Servicio Prestado (Proveedor).
Conformidad del Servicio - C/S.
Informes del Administrador del Contrato.
d. Expediente para Licitaciones y Concursos Públicos:
Pedido Interno.
Autorización de Gerencia General que designa al Comité Especial.
Bases: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Método de Evaluación y
Calificación de postores, Proforma del Contrato y anexos.
Autorización de Gerencia General que aprueba tas Bases.
Informe Legal.
Acuerdo de Directorio que autoriza la Convocatoria y aprueba el Método de Evaluación y
Calificación de postores o delegación a la Gerencia General.
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Revisado:
Pag.
Aprobado:
Avisos de convocatoria, postergación y Buena Pro.
Respuestas a observaciones de las Bases.
Propuesta Técnica y Económica del Postor.
Cuadro Comparativo y Buena Pro.
Constancia de no estar Inhabilitado (CONSUCODE)
Contrato suscrito.
Nota de Ingreso - N/l.
Informe del Servicio Prestado (Proveedor).
Conformidad del Servicio - C/S.
Informes del Administrador del Contrato.
Informe final de resultado del proceso.
Libro de Actas.
Registro y control del proceso.
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Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Empresaria
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General
Pag.
ANEXO 1
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACION
DIRECTA DE MENOR CUANTIA
ÍTEM
1
2
3
4
5
FUNCIONES
- Formular los informes ejecutivo y sustenta
torio
- Definir el valor y plazo referencial
- Elaborar los términos de referencia
o especificaciones técnicas, y anexos
Aprobar el Pedido Interno con la
disponibilidad presupuestal, acorde con
el plan anual .de adquisiciones y
contrataciones,
Solicitud de Cotización
Presentación de Cotización
Cuadro Comparativo con Buena Pro
Orden de atención
6
7
8
Guía de remisión
Nota de ingreso
9
10
Informe del servicio prestado
Conformidad de servicio
Elaborado:
Revisado:
RESPONSABLE
Jefe Área usuaria
-Jefe Área usuaria
- Gerente de Area
Jefe de Logística
Proveedores
Comité Adjudicaciones
Directa
Jefe de Logística
Gerente de A y F
Proveedor
Responsable de almacén
Área usuaria
Proveedor
Área usuaria
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI19
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Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO 2
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PROCEDIMIENTO
DE ADJUDICACION DIRECTA
ÍTE
1
M
FUNCIONES
- Formular los informes ejecutivo y sustentatorio Definir el valor y plazo referencial - Elaborar los
términos de referencia o especificaciones
técnicas, y anexos
Aprobar el pedido interno con la disponibilidad
presupuesta!, acorde con el plan anual de
adquisiciones y contrataciones.
RESPONSABLES
Área usuaria
3
Avisas de convocatoria y postergación
- Jefe de Logística
4
Venta de Bases y Registro de Adquirientes
5
Presentación de Propuestas
Asistente de
Abastecimiento
Proveedores
6
Cuadro Comparativo y Buena Pro (C/C)
2
Elaborado:
Revisado:
- Área usuaria Finanzas
Comité
Adjudicaciones
Directa
Aprobado:
7
Orden de Compra u Orden de Servicio
Jefe de Logística y
Gerente de A y F
8
9
Guía de Remisión
Nota de Ingreso
10
Informe del Servicio Prestado
Proveedor
- Responsable
Almacén - Área
Usuaria
Proveedor
11
Conformidad del Servicio
Administrador del
Contrato
INTERNOS - MPI
Código: PI19
Revisión: 01
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Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO 3
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS PREOCESOS DE LICITACIONES Y
CONCURSOS PUBLICOS
ÍTE
1
M
2
3
Elaborado:
FUNCIONES
-Formular los informes ejecutivo y sustenta torio
-Definir el valor y plazo referencial
- Elaborar los términos de referencia o especificaciones
técnicas, y aprobar planos
RESPONSABLES
Área usuaria
Aprobar el pedido interno con la disponibilidad presupuestal,
acorde con el plan anual de adquisiciones contrataciones.
- Área usuaria
- Finanzas
Autorización para designar al Comité Especial
Gerente General
Revisado:
Aprobado:
4
Formular el Método de Evaluación y Calificación de propuestas
5
Elaboración de Bases
6
Informe Legal y visto bueno a las Bases
7
Elaboración del Proyecto de Autorización de G.G. que aprueba las
Bases
8
Elaboración del Proyecto de Acuerdo de .Directorio que aprueba
convocatoria y Método Evaluación y Calificación de Propuestas.
9
Avisos de convocatoria y postergación
10
Venta de Bases y Registro de Adquirientes
11
Absolución de consultas
12
13
Respuesta a observaciones de las Bases e integración
Informe final del resultado del proceso
14
Elaboración, firma, registro, copias y distribución del contrato
15
Llevar el archivo, registro actualizado de todos los procesos y el libro
de actas correspondiente
-Área usuaria
- Comité Especial
- Área Usuaria
Jefe Asesoría Legal
Jefe de Logística
- Área usuaria
- Jefe Asesoría Legal
Asistente de
Abastecimientos
-Comité Especial
Comité Especial
- Comité Especial
- Gerencia General
- Área Usuaria
- Jefe Asesoría Lega
Asistente de
Abastecimientos
INTERNOS - MPI
Código: PI19
Revisión: 01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
16
17
18
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Guía de Remisión
-Proveedor
- Responsable
Almacén
- Área Usuaria
-Proveedor
Nota de Ingreso
Informe del Servicio Prestado
Revisado:
Aprobado:
19
20
-Administrador del
Contrato
--Asistente de
Conformidad del Servicio
Emitir informes trimestrales y anuales
Abastecimientos
INTERNOS - MPI
Código: PI19
Revisión: 01
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Pag.
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Código: PI19
Revisión: 01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO 5
NIVELES DE GASTOS PARA ADQUISICIONES
ITEM
1
2
3
4
5
Elaborado:
MODALIDAD DE
ADQUISICIÓN
Licitaciones Públicas
(Comité Especial)
Concursos Públicos
(Comité Especial)
Adjudicaciones Directas
Sin Publicación (Comité de
Adjudicación Directa)
Directas
BIENES
(S/.)
Mayor a
900,000
Mayor a
750,000
SERVICIOS
(S/)
Mayor a
150,000
Adjudicaciones Directas Con
Publicación
(Comité de Adjudicación
Directa)
Adjudicaciones
OBRAS
(S/.)
de
Revisado:
Más de
450,000
hasta
900,000
Más de
375,000
hasta
750ÍOOO
Más de
75,000 hasta
150,000
Más de
90,000
hasta
450,000
Más de
75,000
hasta
375,000
Más de 15
000 hasta
75,000
Más de
Más de
Más de 7,500
Aprobado:
6
7
Menor Cuantía (Comité de
Adjudicación Directa)
45, GTOO
hasta
90,000
37,500
hasta
75,000
hasta 15,000
Adjudicaciones Directas de
Menor Cuantía (Jefe de
Logística)
Servicios
Menores sin
requerimiento de Pedido Interno
(Gerente de Área Usuaria)
Hasta
45,000
Hasta
37.500
Hasta 7,500
550
550
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CENTRO AUTORIZADO DE RECAUDACION
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1. GENERALIDADES
Los Centros de Autorización de Recaudación - CAR, son entidades financieras y/o
establecimientos conducidos por personas naturales ó jurídicas, encargadas de efectuar la
cobranza de los recibos por consumo de energía eléctrica.
La empresa mantiene un sistema organizativo y operacional entrelazado con los CAR,
hecho que implica el requerimiento de:
a. Gran flexibilidad en su funcionamiento y en el desempeño de las labores del CAR.
b. Alto sentido de cooperación
c. Responsabilidad y puntualidad
2. OBJETIVOS
Lograr el entendimiento, en beneficio mutuo de la relaciones entre los CAR y la Empresa; y
obliga al Centró Autorizado de Recaudación tomar conocimiento de las disposiciones y
observarlas estrictamente.
El desarrollo armonioso de las relaciones de contraprestación de servicios con los CAR,
constituye un factor importante para sostener la prestación eficiente del servicio.
3. ALCANCES
'
El servicio que presta la empresa es fundamental y determina que tanto el personal de la
Empresa y los CAR, "asuman el compromiso de trabajar logrando una imagen de
excelencia para la empresa, donde el cliente tenga una atención que brinde: prontitud,
confiabilidad, amabilidad, cortesía, empatía y buena comunicación.
4. ESCRIPCION
4.1. ADMISIÓN AL CAR:
a. Es potestad de la empresa suscribir Contratos con personas naturales y/o jurídicas, según
sus necesidades para la cobranza de recibos por consumo de energía eléctrica.
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b. Para la suscripción de contratos de contraprestación de servicios, los CAR deberán reunir
las siguientes condiciones:
Testimonio de Constitución de Empresa
Copia fotostática del RÜC
Presentar documento de identidad y Certificado Domiciliario
Tener un local propio o alquilado: Presentar copia legalizada del Título de Propiedad del
inmueble. En caso de vivienda alquilada deberá presentar copia legalizada del Contrato de
Alquiler (mínimo de un año)
Presentar una Letra de Cambio debidamente firmada
c. Si la empresa detecta falsedad de los documentos presentados por el propietario del CAR,
con posterioridad al proceso ríe selección, planteará la anulabilidad del Contrato y la
extinción de la misma.
d. EI CAR, deberá demostrar en todo momento: Responsabilidad, honestidad, puntualidad,
seriedad, solvencia moral; cualidades que se pueden advertir de los documentos y
referencias presentadas.
e. La admisión en calidad de CAR se materializa con la suscripción del Contrato de
contraprestación de Servicios.
4.2. ATENCIÓN DEL CAR:
a. El horario de atención al cliente será como mínimo de 10 horas diarias, preferentemente:
De Lunes a Viernes : 9:00 A.M. hasta las 7:00 P.M. Sábados, Domingos y Feriados:
serán en función a los requerimientos, para una mejor atención al público y a las
necesidades del servicio.
b. El horario de atención al público para la cobranza, se publica en lugares visible al exterior e
interior de! local del CAR para ser observado por todos los clientes.
Elaborado:
Revisado:
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c. La operatividad de los CAR será supervisado periódicamente. En el supuesto que el CAR,
no comunique la causa del cierre del local, en el término de las 24 horas, origina el
incumplimiento de la
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principal obligación que es la prestación de! servicio la conlleva a la extinción del Contrato,
4.3. OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL CAR:
a. Los propietarios de los CAR, deben observar respecto y consideración entre si, sea cual
fuere la actividad comercial que tengan. Constituye obligaciones de los CAR lo siguiente:
Cumplir las labores de cobranza de los recibos por consumo de energía eléctrica.
Atender a los clientes con esmero, eficiencia y celeridad.
Tomar conocimiento de la información que la empresa proporcione.
Guardar respeto y consideración a los otros CAR, manteniendo '
la debida armonía.
Comunicar a la empresa sus iniciativas y sugerencias para mejorar la recaudación.
Respetar y acatar las disposiciones de la empresa, relacionadas al Contrato Comercial
(Horario de entrega de la documentación de cobranza, entrega de efectivo sin saldos,
entrega de cupones de toda la cobranza, cumplimiento al cronograma de fechas de pago, y
otros)
Contar con un sello de cancelación legible.
Implementar letreros para la colocación de avisos que la empresa brinde para información
del cliente.
Observar rigurosamente las medidas y precauciones que se les indique para el manejo del
dinero producto de la cobranza.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Conservar los letreros de identificación y otros que se les proporcione.
Mantener el local del CAR ordenado y limpio en todo momento
b. La empresa establece expresamente las siguientes prohibiciones al CAR:
Cierre del local sin causa debidamente justificada. > Manejar u operar indebidamente los
fondos recaudados de la cobranza por consumo de energía eléctrica.
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Apertura sucursales y/o sub-contratar establecimientos para fines de cobranza, en las
Sedes Regionales o Distritales no previstos en el contrato.
Amenazar o agredir al personal de la empresa ú otro CAR.
4.4. COMISIONES Y DESCUENTOS:
a. Es facultad de la empresa determinar y administrar el porcentaje de comisiones por
cobranza, así como establecer categorías que corresponda al volumen de cobranza.
b. Las comisiones son abonadas por la Empresa corno contraprestación del servicio, en
estricta observancia del Contrato suscrito con el CAR.
Elaborado:
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4.5. EXTINCIÓN DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL:
La terminación de la relación de contraprestación de servicios con los CAR, se produce por:
Renuncia del CAR
Vencimiento del plazo de! contrato
Por aquellas que contravienen a las disposiciones del presente Manual
Por incumplimiento del Contrato
4.6. CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN:
a. Es función 'de la empresa 'determinar las necesidades de capacitación y entrenamiento
para el personal de atención al cliente en el CAR.
b. Con el objeto de distinguir al CAR que realiza el mayor volumen de cobranza, cuente con el
local debidamente ambientado y preste una atención preferente a los requerimientos de los
clientes, realizará evaluaciones en forma mensual.
c. En forma periódica la empresa realiza visitas a los locales de los CAR, con el fin de
supervisar el cumplimiento de los requerimientos indicados en el presente Reglamento, así
como en el Contrato respectivo.
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a. Se efectuarán reuniones cada 30 días, tanto con el personal de Ventas, Cobranzas,
Marketing y responsables de cada CAR, para conocer los problemas de la prestación de
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servicios y adoptar las medidas correctivas, así como coordinar sobre las actividades
motivacionales a realizar, orientados al pago puntual de los clientes (Rifas, Sorteos, etc.).
b. La empresa lleva una estadística de cobranza de los CAR, con el fin de premiar al mejor del
mes, en reconocimiento de la labor realizada.
c. Este procedimiento podrá ser modificado por la Empresa, cuando las circunstancias así lo
requieran.
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1. OBJETOS
Facilitar a los clientes el pago de sus débitos y garantizar a la empresa el cobro dé los
adeudos por la prestación del servicio público de electricidad, servicios complementarios ü
otros conceptos.
2. ALCANCES
Es de aplicación a todo cliente regulado o libre, para efectos de brindar facilidades de pago
de facturas por consumos de electricidad.
3. DESCRIPCIÓN
3.1. CLIENTES:
a. Son clientes de Electro Ucayali S.A. todo usuario de la energía eléctrica que tenga contrato
o autorización de la empresa para un suministro.
b. Se considera como cliente común al que tiene contrato de suministro en las tarifas BT5,
BT6, y cliente mayor a los que tienen contrato de suministro en las tarifas binomias (BT4,
BT3, BT2, MT4.MT3.MT2),
c. . Se define como cliente:
Tipo A (deudores).- Son los clientes que están con pagos pendientes de 1 a 2 meses por
facturación de energía.
Tipo B (morosos).- Son los clientes que tienen deudas pendientes de pago de 3 a 8 meses
por facturación de energía.
Tipo C (Anulados).- Son los clientes en condición de anulados con más de 8 meses de
deuda.
3.2. ADEUDOS:
Adeudo es toda obligación por consumo de electricidad que tiene un cliente a favor de la
empresa, por la prestación de un suministro de electricidad y otras actividades
complementarias, considerándose también el concepto de recupero de energía.
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3.3. CONDICIONES PARA FACILIDADES DE PAGO
a. La solicitud para obtener facilidades de pago podrá efectuarse por escrito o verbalmente por
el titular del suministro o por quien acredite ser el usuario del servicio (la empresa se
reserva e( derecho de solicitar la autorización del propietario o la garantía de un tercero), a
cualquier funcionario que este AUTORIZADO para efectuar la transacción.
b. Antes de aceptar la solicitud de fraccionamiento, el funcionario autorizado verificara en el
sistema comercial el estado de las cuentas del solicitante, para la calificación
correspondiente.
c. Al momento de otorgar las facilidades de pago, el cliente firmará el contrato de
fraccionamiento (compromiso de pagos, garantías u otros), en el que se definirá la forma y
fechas de pagos.
d. El cliente que tenga un contrato de facilidades de pago pendiente, no podrá acogerse a otro
fraccionamiento, salvo previa evaluación y autorización expresa del Jefe de la División de
Comercialización.
e. El incumplimiento de los compromisos estipulados en el contrato de facilidades de pago,
genera orden de porte y la cancelación de las facilidades de pago otorgadas.
3.4. FRACCIONAMIENTO:
3.4.1. Recepción de la Solicitud:
a. La solicitud de fraccionamiento será atendida por el personal designado para efectuar esta
transacción.
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b. Los clientes que se encuentren en proceso de cobranza "Pre-Coactiva" o "Coactiva",
deberán realizar su transacción únicamente con el jefe de la División de Comercialización.
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3.4.2. Transacción:
a. Crédito en el mes de proceso o con un mes de deuda
El responsable de Atención al Cliente puede negociar créditos, con un pago inicial igual o
mayor al 30% de la deuda, el saldo deberá ser cancelado hasta tres días antes del siguiente
proceso de facturación. Se podrá renegociar este saldo, siempre y cuando el cliente pague
parte del saldo.
El pago total 6n el mes no será menor al 70% de la deuda total, bajo responsabilidad del
funcionario que autorizo el crédito.
Para la atención de Clientes Mayores, el Jefe de la División de Comercialización designara
al encargado de los mismos.
En ninguno de los casos descritos la transacción libera al cliente del pago de los respectivos
intereses.
b. Créditos para deudas mayores a los tres meses y menores e iguales a seis meses
"Pre coactivos"
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Puede ser realizado por el Jefe de la División de Comercialización. Cuando el pago inicial
de la deuda sea igual o mayor al 70% de la deuda, se puede programar el saldo de la deuda
sin intereses.
El monto mínimo de la inicial debe ser el 50% «fe la deuda, el saldo de la deuda podrá ser
programada hasta en Seis cuotas más los correspondientes intereses.
En los casos especiales en que el cliente no pueda pagar una inicial del 50%, el pago de
montos menores como inicial, necesariamente debe ser autorizado por le Gerente de
Distribución y Comercialización.
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c. Créditos para deudas mayores a los seis meses "Coactivos"
Transacciones autorizadas al Gerente de Distribución y Comercialización; cuando el cliente
decida pagar, se procederá a la condonación de los intereses acumulados hasta la fecha de
la transacción.
Cuando el pago se efectúe con facilidades con una inicial, el saldo de la deuda será
programado en cuotas mensuales, el numero de cuotas no excederá los doce meses.
Ocasionalmente se podrá conceder mayores facilidades de pago, debiendo autorizar
expresamente dicha operación.
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PUBLICIDAD Y PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LA GESTIÓN
EMPRESARIAL DE ELECTRO UCAYALI S.A,
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1. OBJETIVO
Establecer las normas y el procedimiento que debe seguir la contratación de publicidad y
publicación de diversa información relacionada con la gestión empresarial de ELECTRO
UCAYALI S.A.
2. FINALIDAD
Garantizar que la publicidad y publicación de información respecto a la gestión empresarial
de ELECTRO UCAYALI S.A. sea aprobada por las instancias debidamente autorizadas por
la Alta Dirección de la Empresa y que todas las publicaciones efectuadas, obedezcan a la
atención de las reales necesidades del servido e intereses de la Empresa.
3. BASE LEGAL
Directivas de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para las Empresas j y
Entidades bajo el Ámbito del FONAFE.
4. ALCANCE
La presente Orden Interna será de aplicación en todo el ámbito de responsabilidad de
5. VIGENCIA
A partir de la fecha de aprobación de la presente Orden Interna por el Gerente
General.
6. ANTECEDENTES
 Contratos de publicidad y publicación.
 Plan Operativo y Presupuesto 2001.
7. PROCEDIMIENTO
7.1. La dependencia orgánica de ELECTRO UCAYAL! S.A. que, en cumplimiento de sus
funciones, requiera hacer de conocimiento a la colectividad, de determinada información o
colocar publicidad en los medios de comunicación escritos, radiales o televisivos,
formularán el Proyecto del texto o del Aviso de la publicación a efectuar.
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7.2 El interesado efectuara el trámite de aprobación de! contenido del aviso (texto, arte, spot ú
otro pertinente) por su correspondiente Gerente; La Oficina de Desarrollo Empresarial
apoyará en la diagramación del contenido.
7.3 El Gerente que requiere la publicidad, obtendrá la correspondiente autorización, según lo
establecido por el numeral 8.2 de la presente Orden Interna y según sea la j naturaleza de
la información a publicar.
7.4. El costo que demande la publicidad será tramitado por el área interesada mediante Orden de
Pedido, derivando dicho documento al departamento de Logística. El departamento de
Logística con el departamento de Contabilidad, verificaran que el costo esté adecuado al
presupuesto aprobado 2001.
A tal efecto, el responsable del departamento logística de la Empresa efectuará la contratación de
los servicios no personales requeridos, dando estricto cumplimiento a los niveles de
autorización de gastos.
7.5 En el medio de comunicación seleccionado, se efectuará la publicidad o publicación
correspondiente.
7.6 El Área interesada, una vez efectuada la publicidad y/o publicación, visará la Factura tramitará
el pago correspondiente, adjuntando el texto o recorte de la publicación (solo j para el caso
de medios escritos) o del informe del pauteo (control) de la atención del servicio emitido por
el área de Relaciones Públicas, quien llevará el control de archivos del texto y los avisos
publicados.
8. DISPOSICIONES
8.1 Las normas contenidas en la presente Orden Interna, serán aplicables en los trámites para
efectuar la publicidad y/o publicación de la siguiente información relacionada con la gestión
empresarial de ELECTRO UCAYALI S.A.:
Gerente General
a. Convocatoria a Reuniones dé la Junta de Accionistas (ordinarias o extraordinarias)
b. Comunicados a la opinión pública sobre aspectos relacionados con la prestación del
servicio de ELECTRO UCAYAU S.A. que incluye, descargos a informaciones aparecidas en
algún medio de comunicación hablada, televisada y/o escrita en el ámbito nacional,
regional o local
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
c. Publicación de Estados Financieros de la Empresa.
d. Publicaciones para efectuar el saneamiento legal de inmuebles de la Empresa
Gerente de Distribución v Comercialización.
e. Publicaciones Pliego Tarifario, costo de conexión, reposición y mantenimiento
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f.
Avisos relacionados con la ejecución de campañas para reducir la morosidad, pendidas de
energía o similares.
g. Cortes de Energía Eléctrica por mantenimiento
h. Avisos relacionados con la gestión de Cobranza.
Gerente de Producción.
i. Avisos para efectuar Cortes de Energía Eléctrica por mantenimiento.
j. Avisos relacionados a las interrupciones fortuitas.
k. Avisos para efectuar racionamiento de Energía Eléctrica.
Gerente de Administración y Finanzas.
l. Convocatorias para la cobertura de plazas vacantes en la Empresa.
m. Convocatoria para la inscripción y/o Reinscripción en el Registro de Proveedores de la
Empresa.
n. Convocatoria para procesos de Subasta Pública.
o. Convocatoria de procesos de licitaciones, Concursos y Adjudicaciones Directas para la
adquisición de Bienes y Servicios.
p. Avisos de otorgamientos de Buena Pro de los procesos indicados en n y o,
8.2. La dependencia orgánica de ELECTRO UCAYALI S.A. que. en cumplimiento de sus
funciones, requiera hacer de conocimiento a la colectividad, de determinada información o
colocar publicidad en los medios escritos, radiales o televisivos, formularán el texto de la
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
publicación y con el V°. B°. de los funcionarios indicados a continuación, será tramitada a
los medios de información:
El Gerente General aprobará el contenido del aviso y la publicación de la información
referida en los rubros a), b), c), y d) del numeral 8.1. de la presente Directiva.
El .Gerente de Distribución y Comercialización aprobará el contenido del aviso y la
publicación de la información referida en el rubro e), f), g), y h) del numeral 8.1. de la
presente orden interna.
El Gerente de Producción aprobará el contenido del aviso y la publicación de la j
información referida en el rubro i), j), y k) del numeral 8.1. de la presente orden' interna.
El Gerente de Administración y Finanzas aprobará la publicación de los rubros del numeral
8.1. de la presente Orden Interna.
8.3
De la Administración de la Empresa, solamente el Gerente General está autorizado a
prestar declaraciones a la prensa escrita, hablada o televisiva, en el ámbito
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nacional, regional o local, con relación a la gestión empresarial de ELECTRO UCAYALI S.A.
El Gerente General, de manera expresa, podrá autorizar a que el personal de Gerentes de
Área, Jefes de Oficina involucradas, efectúen declaraciones públicas relacionadas a los
aspectos netamente técnicos del Servicio.
8.4.Queda terminantemente prohibido al personal no autorizado, efectuar declaraciones o
identificar personas o áreas que intervienen en el restablecimiento del servicio eléctrico, en
los casos de mantenimiento programado o fallas del sistema, así como de otros asuntos
concernientes a la gestión empresarial de ELECTRO UCAYAU S.A.
8.5. Los casos no contemplados de manera específica en la presente Directiva sararí resueltos
por el Gerente General.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
8.6. El incumplimiento tota! o parcial de las disposiciones, materia de la presente Orden Interna,
será causal de la imposición de las correspondientes sanciones disciplinarias, según sea la
gravedad de las consecuencias que haya generado el incumplimiento, establecidas en el
Reglamento Interno de Trabajo y en la normatividad legal vigente sobre la materia, al
personal de ELECTRO UCAYALI S.A. que resultara responsable del mismo.
Pucallpa. 07 de Enero del 2001
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BENEFICIO DEL CONSUMO
GRATUITO DE ENERGÍA ELÉCTRICA
1. OBJETIVO
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Establecer las normas y el procedimiento que debe seguir el otorgamiento del beneficio de
gratuidad en el consumo de energía eléctrica, de uso doméstico, a los trabajadores de
2. FINALIDAD
Cautelar el oportuno cumplimiento del beneficio de consumo gratuito de energía eléctrica
hasta un tope de 200 kWh a los trabajadores de ELECTRO UCAYALI S.A., aplicable sobre
el inmueble que habite en calidad de propietarios, inquilinos o bajo cualquier modalidad.
3. BASE LEGAL
Constitución Política del Estado.
D.S. 003-97-TR, Ley de Productividad y Competitividad Laboral.
4. ALCANCE
La presente Directiva será de aplicación, al personal contratado a Plazo indeterminado y
a Plazo Fijo.
5. VIGENCIA
La presente Directiva es retroactivo para todos los trabajadores con contrato Indeterminado
y Plazo Fijo.
6. PROCEDIMIENTOS
6.1. El trabajador que desee acogerse al beneficio, presentará al departamento de Recursos
Humanos los siguientes documentos:
Solicitud de Otorgamiento del Beneficio de Gratuidad del Consumo de Energía Eléctrica
(Anexo 1).
Declaración Jurada, sobre Aceptación de las Cláusulas para el Otorgamiento del Beneficio
de Gratuidad del Consumo de Energía Eléctrica (Anexo 2).
Fotocopia del Recibo de su suministro actual por consumo de Energía Eléctrica Tarifa BT5.
Certificado de Supervivencia expedido por la PNP.
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6.2. El Departamento de Recursos Humanos hará la revisión y el registro pertinente, entregando
al Departamento de Finanzas, la copia de la Solicitud.
6.3. El Departamento de Recursos Humanos, mensualmente, informará a te Gerencia de
Distribución y Comercialización la relación del personal que ha dejado de trabajar en
ELECTRO UCAYALI SA y del que le ha concedido el beneficio durante el mes, para efecto
de su desincorporación e incorporación, respectivamente.
6.4. El Gerencia de Distribución y Comercialización, emitirá una relación de los trabajadores con
derecho al beneficio del descuento, con indicación del domicilio del trabajador y del número
de suministro; procediendo a ingresar al Sistema !a información de tal forma que, a partir de
dicha fecha y de manera automática, los recibos de! personal beneficiado no incluyan el
monto a pagar, de acuerdo al tope de los 200 kWh.
6.5. La gratuidad de la energía, es solamente por el cargo de energía, pagando el trabajador los
demás cargos e impuestos del recibo por consumo de energía.
6.6. La Gerencia de Administración y Finanzas, adicionará e! monto correspondiente de la
gratuidad de Energía a los ingresos brutos del trabajador, como consecuencia tornará parte
de la renta imponible para efectos de la retención del impuesto a la Quinta Categoría; Para
el efecto deberá consignarse mensualmente en las boletas de pago del mes posterior al
beneficio otorgado.
7. DISPOSICIONES
7.1. En el caso que en el mismo domicilio habite más de una persona que trabaje en ELECTRO
UCAYALI S.A., el beneficio sólo será aplicado a uno de los trabajadores.
7.2. En el caso que los trabajadores dejen de laborar en ELECTRO UCAYALI S.A.,
automáticamente perderán este beneficio.
En los casos en que un trabajador sea transferido o destacado a otra dependencia de la
Empresa, que devengue en la decisión del trabajador el cambiar su declaración jurada de
residencia o en los casos en que el mismo tenga que cambiar de domicilio, por motivos
particulares, éste dará cuenta de ello al Responsable de Personal de su correspondiente
jurisdicción y a la dependencia donde fue destacado, con el fin de efectuar la operación de
anulación y/o apertura de este beneficio.
7.3. En caso de que el trabajador tenga impedimento de índole legal o personal para la
transferencia del suministro a su nombre, deberá dirigir una Carta al departamento de
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Recursos Humanos explicando y fundamentando los motivos de dicho impedimento,
adjuntando:
Recibo de luz del domicilio declarado o el número de suministro con indicación del domicilio.
Copia del contrato de alquiler del inmueble o certificado domiciliario expedido por la PNP,
que acredite que habita en dicho domicilio.
7.4. Los casos no contemplados de manera específica en la presente Directiva serán resueltos
por el Gerente General.
7.5. El incumplimiento total o parcial de las disposiciones, materia de la presente Directiva, será
causal de la imposición de las correspondientes sanciones disciplinarias, según sea la
Reglamento Interno -de Trabajo y en la normatividad legal vigente sobre la materia, al
personal de ELECTRO UCAYALI S.A, que resultare responsable del mismo.
8. ANEXOS
Anexo 1: Solicitud de otorgamiento del beneficio de gratuidad de energía eléctrica.
Anexo 2 : Declaración Jurada
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ANEXO 1
SOLICITUD DE OTORGAMIENTO DEL BENEFICIO DE
GRATUIDAD DEL CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA
El suscrito, trabajador de ELECTRO UCAYALI S.A.
con Contrato de Trabajo
vigente, solicita se le otorgue el beneficio de gratuidad
del Consumo de Energía
Eléctrica para su suministro instalado en su domicilio, de acuerdo con las disposiciones
establecidas en la Directiva vigente, sobre el particular.
DATOS
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Apellidos y Nombre .......................................................................................................... .............................. ….
Código Planilla ................................................... .......................Fecha de Ingreso……………………….............
Gerencia /Oficina /Opto ..................................................................................................... ...........................
Suministro N* ...................................................................................................................................................
Domicilio ................................................................................................................................................................
_______________________
Firma del interesado
INFORME
De acuerdo con la Solicitud de fecha:…….......... y el informe respectivo le corresponde la proporción
de TARIFA…………………………………………
____________________________
Jefe de Recursos Humanos
____________________
Jefe del Opto. Finanzas
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ANEXO 2
DECLARACIÓN JURADA
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YO, ..............................................................................trabajador de la Empresa ELECTRO
UCAYALl S.A. en la ............................................(Gerencia / Oficina / Opto.) con código de
Planilla................... manifiesto lo siguiente:
1.




Declaro, bajo juramento, residir en casa:
Pensión
( )
Propia
( )
Co-propietario
( )
Otra............................ ( )
2. Me comprometo a hacer uso del beneficio de la gratuidad del consumo de energía
eléctrica, exclusivamente, en provecho del suscrito y para continuar utilizando la energía
eléctrica, solamente para fines domésticos.
3. Declaro, bajo juramento, tener Ios siguientes familiares laborando en ELECTRO
UCAYALl
S.A.
Nombres y Apellidos
Área Laboral
Cargo
…………………………
……………………………….
…..………………………..
…………………………
……………………………….
…..………………………..
…………………………
……………………………….
…..………………………..
4. Declaro, bajo juramento, estar de acuerdo con todas las disposiciones establecidas en la
Directiva aprobada por ELECTRO UCAYALl S.A. sobre el particular.
Pucallpa, ………….. de ……………………. Del ……………..
…………………………………….
Nombre y Firma del Trabajador
Código Planilla...........................
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INCENTIVO ECONÓMICO POR LA DETECCIÓN DE CONEXIONES CLANDESTINAS Y
FRAUDULENTAS
1. OBJETIVO
Establecer las normas y el procedimiento que debe seguir el otorgamiento de incentivos
económicos a terceros por la detección de conexiones clandestinas y suministros
adulterados.
2. FINALIDAD
Propiciar la reducción de las pérdidas comerciales y su sostenimiento en ELECTRO
UCAYALI S.A.
3. BASE LEGAL.
D. Ley 25844, Ley de Concesiones Eléctricas.
D.S. No,009-93-EM, Reglamento de la Ley de Concesiones Eléctricas.
Código Civil.
4. ALCANCE
La presente Directiva será de aplicación en todo el ámbito de Concesión de ELECTRO
UCAYALI S.A.
No incluye al personal que directa e indirectamente labora en la empresa.
Incluye a todos los suministros fraudulentos y clandestinos de la concesión de Electro
Ucayali S.A.
5. VIGENCIA
A partir de la fecha de aprobación de la presente Directiva por la Gerencia General.
6. PROCEDIMIENTO
Del procedimiento
6.1. Cualquier persona puede ubicar e identificar la posible conexión o la sospecha de un
suministro fraudulento.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
6.2. La Gerencia de Distribución y Comercialización, recepcionará la denuncia en el formulario
según modelo del Anexo 1, el mismo que debe ser llenado y firmado por el denunciante.
Luego, lo canaliza inmediatamente al área de Proyectos de Reducción y Control de
Pérdidas para que compruebe el suministro fraudulento y ejecute las acciones correctivas
del caso.
6.3. Comprobado 'el suministro fraudulento, la Gerencia de Distribución y Comercialización
autorizará el pago de SA 50.00 al denunciante.
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Gerencia
General
Pag.
6.4. El fondo para el pago será de la cobranza diaria, el jefe de cobranza diseñara el formato de
recibo correspondiente para la suscripción del denunciante, documento que servirá para
cuadrar Ia cobranza diaria.
6.5. Contabilidad creará una cuenta especial para estos incentivos, utilizándose para su
liquidación los montos de recupero de energía de (os clientes fraudulentos.
Pe los Plazos
6.6. Recepcionada la denuncia, el Departamento de Control y Reducción de Pérdidas de
energía tiene el plazo inmediato de comprobar el suministro fraudulento.
6.7. Para el pago a los denunciantes la Gerencia de Distribución y Comercialización tiene el
plazo de 24 horas como máximo.
6.8. Para la implementación, respecto a la publicidad y mecánica de ¡a presente directiva, la
Gerencia de Distribución y Comercialización tiene el plazo de 07 días calendarios a partir de
su aprobación.
De los informes mensuales
6.9. El Jefe del Departamento de Control y Reducción de Pérdidas elaborará un Informe
confidencial a la Gerencia General con la siguiente información:
Energía recuperada en kWh y S/. del mes, consecuencias de las denuncias.
Nro y Monto de los Incentivos pagados a los denunciantes.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Monto real y efectivamente cobrado, por concepto de la energía recuperada
(emitido por
el Área de Cobranzas).
Apellidos y Nombres de los denunciantes.
Apellidos y nombres, de los ejecutores de los correctivos que permitieron efectuar el
recupero de la Energía.
7. DISPOSICIONES
7.1. El Registro de las denuncias y los nombres de los denunciantes de éste Programa será
administrada, con la más absoluta RESERVA. El infringir la presente disposición, aunque
sea por primera vez, será tipificado como falta grave conforme a lo establecido por el Art 25
inc. d) del Texto Único Ordenado del Decreto Ley No. 728, Ley de Productividad y
Competitividad Laboral, aprobado por D.S. 001-97-TR, hecho que dará lugar al despido de
los trabajadores involucrados en la falta.
7.2. La Gerencia de Administración y Finanzas, para que la presente tenga impacto en la
población, apoyará en la difusión por los medios de comunicación masiva de los incentivos
económicos de la presente directiva; debiendo el área de Relaciones Públicas
conjuntamente con e! Departamento de Control de Perdidas diseñar, presupuestar y
ejecutar la publicidad para el cumplimiento del objeto de la presente directiva.
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Pag.
7.3. La aplicación de la presente Directiva será de responsabilidad de la Gerencia de
Distribución y Comercialización.
7.4. El incentivo económico será pagado por ELECTRO UCAYALI S.A. al denunciante, en una
sola oportunidad por cada denuncia comprobada y en plazo establecido, éstos pagos no
generaran derecho a beneficio adicional alguno, si el incentivo no es cobrado en el plazo de
07 días perderá su derecho.
7.5. Los casos no contemplados de manera específica en la presente Directiva serán resueltos
por la Gerencia General.
7.6. El incumplimiento total o parcial de las disposiciones, materia' de la presente Directiva, será
causal de la imposición de las correspondientes sanciones disciplinarias, según sea la
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Reglamento Interno de Trabajo y en la normatividad legal vigente sobre la materia, al
personal de ELECTRO UCAYALI S.A. que resultase responsable del mismo.
7.7. Los Trabajadores que prestan servicio a ELECTRO UCAYALI S.A. bajo cualquier modalidad
no están incluidas dentro de los beneficios del incentivo económico por detección de
conexión clandestina y fraudulenta por ser su obligación.
8. Anexo :
Anexo 1: Formato de presentación de denuncias de conexiones clandestinas y fraudulentas.
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Pag.
ANEXO 1
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
CONFIDENCIAL
DENUNCIA DEH CONEXIÓN CLANDESTINA 0 SUMINISTRO IRREGULAR
N° :...............
Fecha ........./......../............
Tipo de denunciante :
Nombre :
DNI
DENUNCIA:
Por medio de la presente y conforme a las disposiciones establecidas en la Directiva Pl - 24,
presento la siguiente, por el motivo descrito a continuación:




Conexiones clandestinas
Fraude en el medidor
Descripción
Otros
(
(
(
(
)
)
)
)
UBICACIÓN DEL PREDIO MATERIAL DE LA DENUNCIA:
N°
de
Suministro..................................Av....................................................
N".............lnt............
Urb…………………………..............
.Distrito,.
........................
.......Provincia..........
.......................
En caso de ser comprobada la presenta, solicito él otorgamiento del incentivo económico
estipulado en la referida Directiva Pl - 24, sometiéndome a las condiciones establecidas en
la misma, bajo juramento.
…………………………………….
DNI N° …………………
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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1. OBJETIVO
Establecer normatividad para una adecuada administración de las viviendas de propiedad
de ELECTRO ÜCAYALI S.A. y que se asignan a los trabajadores que proceden de lugares
diferentes a la ciudad de Pucallpa
2. ALCANCE
El ámbito de aplicación de este reglamento alcanza a los ejecutivos y trabajadores por la
naturaleza de sus funciones y las facilidades que otorga la empresa son beneficiadas con
una vivienda ubicada en las instalaciones de la planta de Yarinacocha.
3. ANTECEDENTES
3.1. Electro Ucayali S.A. posee un conjunto de viviendas apropiadas para uso
de los
trabajadores.
3.2. La empresa tiene como política la asignación de vivienda a sus trabajadores que
provje.nen.de otras zonas del país.
4. DE LOS REQUISITOS DEL TRABAJADOR
4.1. No tener vivienda en la ciudad de Pucallpa.
4.2. Desempeñar un puesto de trabajo para atender emergencias con los grupos electrógenos
de la central térmica y otras actividades que eviten interrupciones del sistema público de
electricidad.
4.3. Trabajador considerado en planilla con vigencia de contrato de trapajo.
5. DE LAS REGLAS DE USO Y COMPORTAMIENTOS EN LA VILLA DE YARI-NACOCHA:
5.1. Vivienda exclusivamente para el trabajador y sus dependientes directos. •
5.2. Practica de buenas costumbres.
5.3. Respetar las normas de seguridad implantados por la empresa
5.4. Compromiso de mantener en buen estado de conservación los muebles y electrodomésticos
asumiendo los gastos de mantenimiento y/o reparación requeridos.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
5.5. Que firme el contrato compromiso.de uso temporal de vivienda
6. DE LA ASIGNACIÓN. UBICACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS VIVIENDAS
6.1. Las familias que radican en las viviendas de Electro Ucayali serán evaluadas socialmente
considerando el número de integrantes que residen en las viviendas y grado de parentesco
con el trabajador con la finalidad de ir mejorando la asignación actual de vivienda. Ver
Anexo 4.
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6.2. El Departamento de Logística, Sección de Servicios Generales se encarga de mantener en
condiciones habitables las viviendas desocupadas.
6.3. Descripción de las viviendas en la planta de Yarinacocha" Ver Anexo 3.
6.4. El Departamento de Recursos Humanos elabora un informe de la composición familiar del
trabajador .y eleva a la Gerencia de Administración y Finanzas para que se. asigne; de
acuerdo a la composición familiar del trabajador y disponibilidad del tipo de vivienda
requerido.
6.5. La Gerencia de Administración y Finanzas presenta a la Gerencia General un plan con la
ubicación de la vivienda que correspondería al trabajador en base al análisis de la
composición familiar y cargo desempeñado.
6.6. El costo de mantenimiento de las viviendas se sufragan con un aporte mensual del
trabajador. El importe mensual es el siguiente:
Vivienda Completa
Media Vivienda
2 ambientes
1 ambienté
Aporte Mensual
S/.
40.00
25.00
20.00
10.00
7. CONTRATO
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Primera.- La asignación de vivienda, el trabajador calificado suscribirá con ELECTRO
UCAYALI S.A. un Contrato de Cesión temporal de Vivienda, ver Anexo 1.
8. RESOLUCION DEL CONTRATO
Causales de resolución del CONTRATO de cesión temporal de vivienda:
8.1. EI incumplimiento de los requisitos que condicionan la asignación de vivienda.
8.2. El incumplimiento de las obligaciones contractuales en que incurra el rebajador con
asignación temporal de vivienda.
8.3. Si el trabajador deja dé laborar en la empresa por cualquier tipo de cese.
8.4. La Gerencia General de ELECTRO UCAYALI S.A. emitirá un documento para desocupar el
inmueble asignado que deberá producirse en un plazo máximo de 15 días naturales
contados a partir de la conclusión del culo laboral (Art. 53 D. Leg. N° 650), levantándose el
acta correspondiente a cargo de la sección de Servicios Generales en coordinación con
Departamento de Contabilidad.
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Pag.
8.5. El trabajador deberá devolver la vivienda en condiciones habitables. En caso que la vivienda
se encontrara en mal estado por negligencia del trabajador, se efectuará el cálculo de la
refacción correspondiente y será descontada de la liquidación de beneficios sociales.
Elaborado:
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Pag.
Pucallpa, 09 de noviembre del 2002
Para
: ING° ANÍBAL SÁNCHEZ GALVEZ
Gerente de Administración y Finanzas (e)
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Asunto
: APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN, USO Y CONSERVACIÓN DE
VIVIEÑDAS DE ELECTRO UCAYALI.
Ref. : Sesión de Directorio N°164-2002 del día 25 de Octubre del 2002
Por medio del presente transcribo a usted, el contenido del texto de la 0,0.3 de la Sesión
de Directorio N°164-2002 del día 25 de octubre del 2002.
O.D.3. APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN. USO Y CONSERVACIÓN
DE VIVIENDAS DE ELECTRO
El Directorio
Vistos:
El Informe Ejecutivo GG-060-P002. del 10 de octubre del 2002, mediante el cual se
recomienda aprobar el Procedimiento para la Asignación Uso y Conservación de Viviendas
de propiedad de la Empresa a favor de los trabajadores, y el Informe Legal No. GGL - 047 2002; que opina por ¡a procedencia y legalidad de la propuesta.
Considerando:
Que, la empresa cuenta con un conjunto de viviendas «n las instalaciones de la Planta de
Yarinacocha,
Que, con la finalidad de dotar de mejores condiciones laborales a los trabajadores que
provienen de otras ciudades del país, a los trabajadores de las áreas de generación, así
como facilidades para el desempeño de las labores del Presidente del Directorio, la
empresa asignará las 33 viviendas con las que cuenta; que en el caso las viviendas
asignadas a trabajadores estas se encuentran en condiciones habitables y se otorgarán en
base a un estudio social de la composición familiar del trabajador beneficiado.
Que, el trabajador beneficiado se compromete aportar mensualmente un monto establecido
en el Proyecto de Procedimientos para la Asignación, Uso y Conservación de las viviendas.
El importe pagado sirve para cubrir parte de los gastos de mantenimiento y conservación de
las viviendas,
Estando a los considerandos expuestos, y con.la opinión favorable del Gerente General
expresado en el curso de la sesión, el Directorio, en uso de las facultades conferidas en el
Estatuto Social de la Empresa, ha tomado el siguiente:
ACUERDO N° 03 SESIÓN DE DIRECTORIO N° 164 DEL 25 OCTUBRE DE 2002
1. Aprobar el Procedimiento de Asignación, Uso y Conservación de Viviendas de Electro
Ucayali S.A.
2. Disponer que la administración cumpla con el-presente acuerdo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Exonerar el acuerdo precedente del
cumplimiento.
requisito de lectura,
para su inmediato
Lo que transcribo a usted, para su conocimiento y fines
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Pag.
PROCEDIMIENTO DE CAPTACIÓN Y SELECCIÓN DE PERSONAL
I.
Proceso de Captación y Selección del Personal Administrativo y Técnico:
Las Gerencias respectivas solicitan y fundamentan la necesidad de contratación
del personal administrativo y técnico, remitiendo el perfil propuesto a la Gerencia de
La Gerencia de Administración y Finanzas evalúa
y de estimarlo conveniente
recomienda la contratación, previa coordinación con el departamento de Recursos
Humanos en materia de disponibilidad presupuestal y de escalas remunerativas de
acuerdo al Cuadro de Asignación de Personal (CAP).
La Gerencia de Administración y Finanzas remite a la Gerencia General a recomendación
de contratación.
La Gerencia General autoriza o deniega el requerimiento de personal y/o deriva
al
Departamento de Recursos Humanos para el trámite correspondiente, si es
procedente para el proceso de Capacitación y Selección de personal, si no es
procedente para la comunicación al área solicitante
El Departamento de Recursos Humanos ejecuta la captación y selección de la forme
siguiente:
Fase 1
Realiza la convocatoria, en la forma que más conviene.
Fase 2
El Departamento de Recursos Humanos recepciona los curriculum vitae y clasifica los
mismos de acuerdo a la descripción general y el perfil del puesto en base al MOF,
considerando en coordinación con el área solicitante los tres (03) candidatos finalistas para
el puesto.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Fase 3
El Departamento de Recursos Humanes y el área que solicita la contratación,
realizarán la entrevista a los tres (03) candidatos seleccionados y llenaran los datos
en su Formato de selección Personal dependiendo si es profesional o técnico (Ver Anexo
1 y 2).
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Pag.
Fase 4
El área solicitante derivara los respectivos formatos de calificación y los Currículum Vitae al
Departamento de Recursos Humanos, procediendo el área de personal a comunicar los
resultaros y su incorporación al candidato seleccionado, así como de las
orientaciones para las formalidades de contratación para el inicio del trabajo.
Fase 5
El Departamento de Recursos Humanos procede a llenar la hoja de movimiento
del
trabajador con las autorizaciones respectivas y solicita los documentos que específica el
Reglamente interno de Trabajo, tales como:
Ficha de Datos Personales.
Copia de Documento Nacional de Identidad (DNI)
Carnet de Afiliación a AFP y E6SALUD. Datos provisionales; (SNP ó SPP).
2 Fotografías tamaño carnet a colones
Copia de partidas de matrimonio y de nacimiento de sus hijos de ser el caso.
Copia de títulos profesionales y certificados de estudios
Certificado de Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Judiciales
Certificado de Trabajos Anteriores.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Declaración señalando la entidad financiera donde debe realizarse el depósito de CTS
Certificado Domiciliario (Ver Anexo 3).
Declaración dando a conocer cuál es el régimen pensionario que pertenece o desea
pertenecer.
Fase 6
Como requisito' indispensable para que el candidato ingrese a laborar a la empresa está
obligado a firmar una Declaración Jurada de no tener grado de parentesco hasta 4° grado
cíe consanguinidad y 2° de afinidad y por razón de matrimonio ion Gerente de área, Jefes
de Oficina y Jefes de Departamento - Ley N° 26771 (Ver Anexo 4).
Seguidamente, el Departamento de Recursos humanos apertura el legajo personal con los
documentos que presenta el trabajador al momento de ingresar a la empresa y se procede
al trámite de contrataron.
INTERNOS - MPI
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Ofic. De Gestión
Empresaria
II.
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI20
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Actualización
Pag.
Proceso de Captación y Selección del Personal Ejecutivo
El tratamiento en lo que se refiere a los documentos: que tiene que presentar el candidato
elegido para ocupar un puesto de ejecutivo en la empresa es e! mismo, excepto que la
Captación y Selección de personal ejecutivo lo realizan en acuerdo de Directorio y/o por
Comité de gerencia.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
FORMATO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
DATOS GENERALES
Nombres y Apellidos
Fecha de Nacimiento
Lugar de Nacimiento
Edad
Estado Civil
Elaborado:
Revisado:
Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Aprobado:
Dirección
Teléfono
Correo Electrónico
EVALUACIÓN DE PUESTOS
NOMBRE DEL PUESTO:________________________________________
Para ser llenado por el evaluador:
RESUMEN Y EXPERIENCIA CEL CANDIDATO:
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
Para ser llenado por Recursos Humanos:
DESCRIPCCION GENERAL DEL PUESTO: (de acuerdo al MOF)
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
PERFIL DEL PUESTO:
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
……………………………………………………………………………………………………………
…..
ESCALA SALARIAL APROBADA DEL CAP
Elaborado:
Revisado:
:_______________
Aprobado:
REMUNERACIÓN MENSUAL
COMPOSICIÓN DE FAMILIA
:_______________
:_______________
INTERNOS - MPI
Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
CALIFICACIÓN DEL PUESTO
1.
1.




formación Académica :
Estudios Universitarios
Titulado
Bachiller
Egresado
Incompleto
35 puntos
(
(
(
(
) 0-15 puntos
) 0-10 puntos
) 0-8 puntos
) 0-5 puntos
2. Otros Estudios
2.1. Maestría completa
(
) 0-15 puntos
2.2. Maestría incompleta
(
) 0-10 puntos
2.3. Cursos de Post.Grado
(
) 0-8 puntos
2.4. Idioma: Quechua_____Ingles____Aleman_____Frances______ .
2.4.1. Avanzado
(
) 0-5 puntos
2.4.2. Intermedio
(
) 0-3 puntos
2.4.3. Básico
(
) 0-2 puntos
2. Experiencia Laboral:
1. En la Especialidad:
Dé 5 años a más
de 3 años a 5 años
de 1 año a 3 años
Elaborado:
35 puntos
25 puntos
(
(
(
Revisado:
) 0-25 puntos
) 0-15 puntos
) 0-10 puntos
Aprobado:
2. En otras especialidades
De 5 años a mas
De 3 años a 5 años
De 1 año a 3 años
3. Actitud
Vocación de servicio
Presentación
Disponibilidad inmediata
Facilidad de palabra
Valores
Seguridad
10 puntos
(
) 0-10 puntos
(
) 0-7 puntos
(
) 0-3 puntos
30 puntos
(
(
(
(
(
) 0-15 puntos
) 0-15 puntos
) 0-15 puntos
(
) 0-15 puntos
) 0-15 puntos
) 0-15 puntos
PUNTAJE TOTAL OBTENIDO: _______ puntos
Opinión
del
evaluador_________________________________________________________________
_______
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________________________________
APROBADO
SI(……)
NO (……..)
V°B° Jefe Inmediato
Administración y Finanzas
V°B° Jefe de RR.HH.
V°B°
Gerente
de
V°B° Gerente de Áreas
____Pucallpa____________________
1 de 2
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Pag.
Aprobado:
CALIFICACIÓN DEL PUESTO
2.
3.




formación Académica :
Estudios Universitarios
Titulado
Bachiller
Egresado
Incompleto
(
(
(
(
) 0-15 puntos
) 0-10 puntos
) 0-8 puntos
) 0-5 puntos
4. Otros Estudios
4.1. Maestría completa
(
) 0-15 puntos
4.2. Maestría incompleta
(
) 0-10 puntos
4.3. Cursos de Post.Grado
(
) 0-8 puntos
4.4. Idioma: Quechua_____Ingles____Aleman_____Frances______ .
4.4.1. Avanzado
(
) 0-5 puntos
4.4.2. Intermedio
(
) 0-3 puntos
4.4.3. Básico
(
) 0-2 puntos
4. Experiencia Laboral:
3. En la Especialidad:
Dé 5 años a más
de 3 años a 5 años
de 1 año a 3 años
25 puntos
(
(
(
4. En otras especialidades
De 5 años a mas
De 3 años a 5 años
De 1 año a 3 años
) 0-25 puntos
) 0-15 puntos
) 0-10 puntos
10 puntos
(
) 0-10 puntos
(
) 0-7 puntos
(
) 0-3 puntos
Vocación de servicio
Presentación
Disponibilidad inmediata
Facilidad de palabra
Valores
Seguridad
(
(
(
(
(
) 0-15 puntos
) 0-15 puntos
) 0-15 puntos
(
) 0-15 puntos
) 0-15 puntos
) 0-15 puntos
PUNTAJE TOTAL OBTENIDO: _______ puntos
Opinión
del
evaluador:_________________________________________________________________
_______
_________________________________________________________________________
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_________________________________________________________________________
__________________________________
V°B° Jefe Inmediato
V°B°Jefe de RR.HH.
Administración y Finanzas
____________________
____________________
___________________________
V°B°
Gerente
de
V°B° Gerente de Áreas
____Pucallpa____________________
Pag. 1 de 4
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Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
(ANEXO 3)
CONSTANCIA DE ELECCIÓN DEL BANCO PARA DEPÓSITO DE CTS
YO, ______________________________________________________ identificado con
DNI
L.E.
N°___________________
domiciliado
en
_____________________________________ declaro que al hacer mi ingreso a la
empresa ELECTRO UCAYALI S.A. elijo al Banco ________________________ con tipo
de moneda (soles) (dólares) para que me realicen el depósito de mi compensación
por tiempo de servicios (CTS).
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
___________________________
FIRMA
INTERNOS - MPI
Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
(ANEXO 4)
DECLARACIÓN JURADA
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
LEY DE NEPOTISMO
Yo, _________________________________________identificado
con DNI /L.E. N°
_______________ declaro bajo juramento que no tengo ningún tipo de parentesco hasta el
4° grado de consanguinidad o 2° de afinidad, o por razón matrimonio con jefes de
Departamento, Jefes de Oficina y Gerentes de Línea de la empresa ELECTRO UCAYALI
SA.
AI efectuar esta declaración jurada me apoyo en la aplicación del principio de presunción de
la veracidad establecida por los artículos 3° y siguientes de la Ley de Simplificación
Administrativa N° 25035 y 4° de su reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 070-89PCM.
Pucallpa __________________
_______________________
FIRMA
Huella digital
INTERNOS - MPI
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Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Pag.
1. OBJETIVO
Normar los procedimientos para una adecuada política de control de horas extras.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
2. FINALIDAD
Las horas extras que se otorguen al personal serán consideradas cuando se realizan fuera
del horario normal de trabajo para atender trabajos extraordinarios de labores productivas
los que deberán estar debidamente justificados y sustentados, no se otorgaran horas extras
tácitas.
3. ALCANCE
Las normas de la presente Directiva son de aplicación obligatoria para todo el personal en
general, excepto los trabajadores de confianza excluidos de la jornada máxima de trabajo.
4. BASE LEGAL
Decreto Supremo N° 008-2002-TR
Ley N° 27671 Ley que modifica la Ley de Jornada de Trabajo. Horario y Trabajo en Sobre
tiempo. Decreto Supremo N° 012-2002-TR
Texto según Acuerdo de Directorio N° 001-20Ó2/008-FONAFE publicado el 02 de julio de
2002.
5. DESCRIPCIÓN
a. Se debe entender cómo Horas Extras el trabajo prestado en exceso de los límites de la
jornada máxima o de la jornada que se haya pactado en la empresa.
b. De acuerdo al Texto Único de FONAFE, inciso 5.1.6. DICE: "sólo se podrá pagar horas
extras al personal que realice tareas estrictamente vinculadas a las operaciones productivas
de fe Entidad, de acuerdo a su naturaleza.
c. El artículo 18° del Reglamento de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en
Sobre tiempo señala que: "El trabajo en sobre tiempo supone la prestación efectiva efe
servicios en beneficio del empleador. En consecuencia, los tiempos que puedan dedicar los
trabajadores fuera de la jomada ordinaria en actividades distintas, no serán consideradas
como sobre tiempo".
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Pag.
d. Requisitos para el pago de las Horas Extras;
Las Horas Extras serán consideradas y calificadas cuando se realizan fuera del horario
normal de trabajo establecido de lunes a viernes de 7:30 a 18:00 horas y obligatoriamente
deberán estar autorizadas.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
El trabajador que trabaja Horas Extras deberá estar autorizado en el Formato Boleta de
Autorización. Otorgan permiso sólo los Gerentes de Área y el Jefe Inmediato del Área (Ver
Anexo) donde se efectuaran labores extraordinarias o actividades fue tienen un plazo de
entrega y para su cumplimiento se requiere utilizar los días sábados, domingos y feriados,
previo consentimiento del trabajador, no siendo obligadas bajo ninguna circunstancia.
El personal que realiza operativos de madrugada, se consideran horas extras siempre y
cuando cumplan con el horario normal de trabajo de ese día.
Las Horas Extras consideran sólo si el trabajador ha marcado en e! reloj de control su
ingreso corno la salida.
No se consideraran horas extras aun cuando el trabajador realice la marcación en el reloj de
control:
1. Et tiempo de viaje a la zona de labores
2. El horario de refrigerio (1 hora)
3. El tiempo de retorno hacia el reloj marcador
NOTA: En los puntos 1 y 3 se consideran como mínimo 1 hora
Las Horas Extras no podrán superar el 30% de la remuneración mensual bruta del
trabajador.
Las boletas de autorización de horas extras son válidas si el Gerente de Área las autoriza.
Las Horas Extras incluyen a todo el personal de planilla. No se encuentran comprendidos en
la jornada máxima los trabajadores de Dirección y de Confianza, cuyas características se
encuentran definidas en el Artículo 43° del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad
Laboral aprobada por Decreto Supremo N° 003-97-TR, exceptuándose de lo previsto en
este artículo, a los trabajadores de confianza sujetos a un control efectivo del tiempo de
trabajo.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Pag.
Artículo 43° del TUO dice: "Personal de Dirección esa quel que ejerce la representación
general del empleador frente a otros trabajadores o a terceros, o que lo sustituye, o que
comparte con aquéllas funciones de administración y control o de cuya actividad y grado de
responsabilidad depende el resultado de la actividad empresarial. Trabajadores de
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Confianza son aquellos que laboran en contacto personal y directo con el empleador o con
el personal de dirección, teniendo acceso a secretos industriales, comerciales o
profesionales y, en general, a información de carácter reservado. Asimismo, aquellos cuyas
opiniones o informes son presentados directamente al personal de dirección, contribuyendo
a la formación de las decisiones empresariales".
Se determina que los Jefes de Oficina, Departamento y de Negocios no deberán marcar
tarjeta porque sus funciones se encuentran enmarcados en el control de los resultados por
metas y objetivos.
Las Horas Extras de! personal administrativo y/o técnico deberán ser registradas en el
formato de "Boletas de Autorización de Horas Extras" autorizadas por la Gerencia de Área y
con la conformidad del Jefe Inmediato. La distribución de las Boletas de. Autorización de
Horas Extras es de la siguiente manera:
1. Original a RRHH
2. lera. Copia al archivo del área
3. 2da. Copia para el trabajador
El control del personal que se queda fuera del horario normal de trabajo sin autorización es
de responsabilidad del Área correspondiente.
e. Oportunidad del pago y/o Compensación de las Horas Extras:
Personal Administrativo.- El personal administrativo que se queda a laborar fuera del horario
establecido, con su jefe inmediato acordaran compensar el trabajo prestado en sobretiempo
con el otorgamiento de periodos equivalentes de descanso, de tallando la fecha y el tiempo
de compensación en el formato "Siempre Escrito Nunca Verbal". En casos que los trabajos
de sobre tiempo sean de urgencia la autorización para el pago de las horas extras lo
autorizara el Gerente de área.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Código: PI20
Revisión: 01
Actualización
Pag.
Aprobado:
Personal Técnico.- Se podrá pagar Horas Extras al personal que realice tareas
estrictamente vinculadas a las operaciones productivas de la empresa abonándoles el
equivalente en la boleta del mismo mes en que efectúo las Horas Extras.
El pago de las horas extras, establecido en el artículo 10" del TUO de la Ley de Jornada de
Trabajo (D.S. N° 007-2002-TR), se efectúa tomando en consideración el número de horas
laboradas en sobre tiempo, por las dos primeras se paga el 25° adicional del valor hora de
trabajo promedio y por las horas restantes el 35%. La nueva regulación hace la aclaración
de que el cálculo referido se hace tomando en cuenta la jornada diaria de trabajo.
El incumplimiento de la presente Directiva ocasionará la aplicación del Reglamento Interno
de Trabajo.
6. VIGENCIA
La presente Directiva entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación. Queda sin efecto
todas las disposiciones que se opongan a la presente Directiva.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO 1
(P27 -02)
Elaborado:
Revisado:
Código: PI27
Revisión: 01
Actualización
Aprobado:
PERSONAL QUE AUTORIZAN
LAS HORAS EXTRAS
ITEM
1
2
CARGOS
Gerente General y gerentes
Jefe de Oficina, Departamento y de Unidad de
Negocios
CATEGORIA
E y EI
E y EII
El personal del 2° ITEM además de su aprobación tiene que estar ratificado por la
Gerencia respectiva
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI27
Revisión: 01
Actualización
Pag.
ANEXO 2
(P27 -02)
BOLETA DE AUTORIZACION DE HORAS EXTRAS
TRABAJADOR __________________________________ FECHA:_______________
DEPARTAMENTO:_________________________________CODIGO:________________
TIEMPO PLANIFICADO DE HORAS EXTRAS:__________________________________
HORARIO
INGRESO
SALIDA
Elaborado:
SIMPLES
Revisado:
TOTAL
DOBLES
Aprobado:
FIRMA
ACTIVIDADES:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
TRABAJADOR
GERENTE
V° B°
MANUAL DE PROCEDIMINTOS
INTERNOS - PMI
PARTES II
(VIGENTE)
ABRIL 2013
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
ADMINISTRACION DE CONTROL DE GARANTIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI-2
Revisión: 01
Actualización
Pag.
1. OBJETIVO Y ALCANCE:
1.1 Establecer los mecanismos que permitan una adecuada administración y control de las
garantías, derivadas de los contratos, órdenes de servicio y órdenes de compra, que se
generen en aplicación de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su
Reglamento, y otras actividades propias de la empresa.
1.2 La presente procedimiento se aplica en las Sedes Principal, Comercial y en las Unidades de
Servidos Eléctricos, por los responsables de administrar contratos.
2. DEFINICIONES:
2.1 Las garantías a que se refiere la Ley son la carta fianza y la póliza de caución, las mismas
que deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática al sólo
requerimiento de la Empresa. Las garantías en mención deberán ser emitidas por una
empresa autorizada y sujeta al ámbito de la Superintendencia de Banca y Seguros.
2.2 Las garantías que está obligado a presentar el Contratista son;
 De fiel cumplimiento
 Por el monto diferencial de la propuesta
 Por adelantos
2.3 Administrador del Contrato; es el encargado de efectuar las gestiones sobre el cumplimiento
de las condiciones contractuales y las coordinaciones relativas a la; recepción de los bienes
y la conformidad en los servicios.
3. RESPONSABILIDAD:
3.1 El Gerente General, de aprobar el presente procedimiento.
3.2 Los Gerentes, Jefes de Oficina, Jefes de Departamento y Jefes de las Unidades de Servicios
Eléctricos de Atalaya y Aguaytía, de difundir y aplicar el presente procedimiento.
3.3 Los administradores de contrato de mantener vigentes las garantías correspondientes a sus
contratos.
3.4 El Departamento de Finanzas de mantenerlas en custodia y comunicar a los administradores
de contratos del término de los plazos de vigencia.
3.5 El personal de la empresa incurso en el presente procedimiento de cumplir con su aplicación.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI28
Revisión: 01
Actualización
Pag.
4. DOCUMENTOS A CONSULTAR:
4.1 Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, DS-0832004-PCM.
4.2 Reglamento De la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, DS-084-2004-PCM.
5. PROCEDIMIENTO
5.1 RECEPCIÓN Y CUSTODIA
5.1.1 Los proveedores y contratistas entregarán la garantía, personalmente o vía Recepción con
atención al Departamento de Logística.
5.1.2 El Departamento de Logística, procederá a colocar la fecha y sello de recibido. También
deberá revisar la validez del mismo (monto, plazo y cláusulas especiales), acorde con lo
estipulado en el Contrato u Órdenes de Servicio o Compra.
5.1.3 De encontrarse conforme, al Departamento de Logística deberá enviarla a Finanzas para su
custodia, dentro de las 24 horas de recibida. De no estar conforme, devolverá el documento
al proveedor para su modificación. En el documento de remisión se deberá indicar el
número de contrato, el número telefónico, persona responsable por parte del proveedor, el
nombre del proceso, y el nombre del Administrador por parte de ELECTRO UCAYALI S.A.
Se indicará además, si es renovación de un documento anterior o no, y el concepto del
mismo.
5.2 MODIFICACIÓN A UNA GARANTÍA
5.2.1 El Departamento de Logística deberá gestionar la modificación a la garantía, y luego enviará
a Finanzas la documentación correspondiente. Una vez recepcionada la garantía por
Finanzas, ésta no será devuelta por ningún motivo.
5.3 VENCIMIENTO DE UNA GARANTÍA
5.3.1 Siete días calendarios antes de la fecha de vencimiento de una garantía, el Departamento de
Finanzas comunicará al Administrador del Contrato el
INTERNOS - MPI
Elaborado:
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Aprobado:
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Ofic. De Gestión
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Gerencia
General
Código: PI28
Revisión: 01
Actualización
Pag.
vencimiento del plazo, quien a su vez coordinará con el proveedor el futuro de la misma,
pudiendo ser:
a) Devolución
b) Renovación
c) Ejecución
d) Modificación del importe
5.3.2 Luego, el Administrador del Contrato comunica por escrito al Departamento de Finanzas la
acción a tomarse, dentro de los dos días útiles siguientes, indicando de ser el caso, las
condiciones definidas.
5.3.2.1 Devolución: En este caso, la gerencia del área administradora del contrato solicitará la
devolución a Finanzas, para lo cual deberá sustentar su pedido, ajustándose a las
condiciones contractuales. Luego el departamento de Finanzas procede a devolver la
garantía al proveedor.
5.3.2.2 Renovación y/o modificación del importe: En este caso se debe solicitar al proveedor la
renovación o modificación, indicando el monto y plazo. Paralelamente, el Administrador del
Contrato deberá comunicar al Departamento de Finanzas sobre dicha gestión.
5.3.2.3Ejecución: En caso que el proveedor no haya cumplido con las cláusulas contractuales. A
través de una comunicación de la gerencia del área administradora del contrato, sé debe
solicitar al Departamento de Finanzas la ejecución de la garantía.
En el caso de no recibir una respuesta del proveedor en el plazo indicado, el Departamento
de Finanzas procederá a ejecutar la garantía, de conformidad al contrato.
Para ello, el Jefe del Departamento de Finanzas, vía Carta Notarial, solicitud a la entidad
bancaría la acción a seguir de acuerdo con lo especificando en la comunicación del
Administrador del Contrato.
INTERNOS - MPI
PROCEDIMIENTOS PARA ALTAS, BAJAS Y VENTAS DE BIENES
INMUEBLES DEL ACTIVO FIJO Y RESIDUO SOLIDO
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Código: PI29 Revisión:
01
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Ofic. De Gestión
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General
Pag.
1. ASPECTOS ENERALES
1.1. OBJETIVO
Establecer las normas y el procedimiento que debe de cumplirse en ELECTRO UCAYALI
S.A. para las altas, bajas y venta de bienes muebles e inmuebles del activo fijo y residuos
sólidos.
1.2. FINALIDAD
Evaluar permanentemente el estado situacional de los bienes del activo fijo y residuos
sólidos de la Empresa, determinando su utilidad y participación en los procesos productivos
cíe la Empresa o si han devenido en desuso, obsolescencia o son residuos desechables.
1.3. BASE LEGAL
NIC. 16: Tratamiento contable de Propiedades, Planta y Equipo.
NIC. 36: Deterioro del valor de los activos fijos.
,
Resolución de Contraloria N° 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control
Interno para el Sector Público.
NIC. 18: Tratamiento de los Ingresos Ordinarios.
Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito del
FONAFE, aprobado por Acuerdo de Directorio N° 003-2005/018-FONAFE, numeral 1.5.
Ley N° 27314, Ley General de Residuos Sólidos y su Reglamento aprobado por D.S. N°
057-20Ó4-PGM.
Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo; D.S. N° 009-2005-TR.
1.4. ALCANCE
El presente procedimiento, tiene alcance en todo el ámbito de responsabilidad de
ELECTRO UCAYALI S.A., siendo de aplicación y cumplimiento obligatorio por todas las
áreas de la empresa.
INTERNOS - MPI
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Aprobado:
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Ofic. De Gestión
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General
01
Actualización
Pag.
2. DISPOSICIONES GENERALES
Para efectos del presente procedimiento, Se, entiende que son bienes de propiedad de
Electro Ucayali S.A. todos aquellos que se encuentran registrados en los libros contables y
patrimoniales de la empresa, así corno todos aquellos bienes que sin estarlo, son
susceptibles de ser incorporados al patrimonio de la empresa.
Consecuentemente a la disposición y enajenación de los bienes muebles e inmuebles, se
procederá a la baja respectiva del importe en libros en la fecha que se cumplan los criterios
establecido en la NIC 18 Ingresos Ordinarios( En la versión anterior de la NIC 16 Inmuebles
Maquinaria y Equipos, la entidad no estaba obligada a utilizar estos criterios).
También son considerados en este procedimiento los residuos sólidos, a que se refiere Ley
N° 27314, Ley Genera! de Residuos Sólidos y su Reglamento aprobado por D,S. M° 0572004-PCM, que no se encuentran registrados en los libros contables y no son susceptibles
para ser incorporados al patrimonio de la empresa.
3. CONDICIONES PARA LA ALTA DE BIENES DEL ACTIVO FIJO
Consiste en el ingreso físico documentado al patrimonio da la Empresa de un bien que
formará parte del Activo Fijo, mediante una Nota de Ingreso al Almacén, por cualquiera de
los siguientes conceptos:
Compra o Adquisición
Donación
Transferencia de un bien como aporte de capital
Fabricación, interna de un bien por parte de la misma Empresa
Bienes sobrantes de inventarios
Prescripción adquisitiva, etc.
4. CONDICIONES PARA LA BAJA DE BIENES DEL ACTJVO FIJO
La NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo establece que el importe en Libros de un bien se
dará de baja en libros:
Cuando la entidad se desapropie del mismo o
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General
01
Actualización
Pag.
Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o desapropiación.
Un bien es dado de baja cuando no se encuentra en condiciones de seguir prestando
servicio en los procesos productivos de la Empresa, la baja consistirá en su extracción física
y contable del patrimonio de la empresa, en base a la aprobación en primera instancia que
deberá efectuarse por la Gerencia General, sin perjuicio de aplicarse en segunda instancia
los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros, la baja de bienes de la
empresa permitirá reducir activos no productivos, principalmente reducir costos de
almacenaje y custodia, así como disponer de mayor espacio, a fin de descongestionar los
ambientes y áreas que actualmente son ocupados por éstos, ocasionando costos
innecesarios.
Las causas por las cuales se da de baja a un bien son las siguientes:
a) Estado de excedencia
b) Obsolescencia Técnica
c) Daño y/o deterioro
d) Mantenimiento o reparación onerosa
e) Pérdida, robo o sustracción
f) Destrucción o siniestro
g) Reembolso o reposición
4.1. ESTADO DE EXCEDENCIA
Esta referida a aquellos bienes que pese a encontrarse en buenas condiciones y en
posesión de la empresa, no se utilizan y se presume que permanecerán en la misma
situación por tiempo indeterminado y por consiguiente es preferible extraerlos del inventario
de activos fijos para proponer su baja.
4.2. OBSOLESCENCIA TÉCNICA
En el caso de maquinaría, equipo y otras unidades para la producción, Se presenta cuando
los bienes a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten obtener un
desempeño productivo positivo, a lo
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General
01
Actualización
Pag.
que se obtendría con bienes que cumplen las mismas funciones, por los cambios y avances
tecnológicos.
4.3. DAÑO Y/O DETERIORO
Esta referida a aquellos bienes que se encuentran inoperativos debido al desgaste por el
uso continúo.
4.4. MANTENIMIENTO O REPARACIÓN ONEROSA
Se presenta cuando el costo de mantenimiento, reparación o re potenciación de un bien es
significativo, con relación con su valor real.
4.5. PÉRDIDA, ROBO O SUSTRACCIÓN
Esta referida a la inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles y/o
circunstancias fortuitas, debidamente comprobadas, sustentado con las denuncias
policiales.
4.6. DESTRUCCIÓN O SINCSTRO
Destrucción parcial o total por causas fortuitas, en el caso de terrenos, edificaciones e
infraestructura pública. Esta referida a la pérdida total o parcial del bien a causa de un
hecho accidental o un fenómeno de la naturaleza.
4.7. REEMBOLSO O REPOSICIÓN
Esta referida a aquellos bienes asegurados, cuando son repuestos o indemnizados de
acuerdo a las pólizas de seguros.
5. PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE BIENES DEL ACTIVO FIJO
5.1. PROCEDIMIENTO EN GENERAL (EXCEPTO POR PÉRDIDAS Y SINIESTROS)
5.1.1 Cuando se trate de quiebra del valor útil de bienes de activo fijo, el Jefe de área a cargo del
bien, solicitará por escrito a la Gerencia de su respectiva área de responsabilidad, la
necesidad o conveniencia de dar de baja un bien que ha perdido utilidad, para el efecto
adjuntará los siguientes requisitos:
a. Ficha técnica con las características del bien.
b. Informe Técnico, del estado situacional del bien.
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01
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Ofic. De Gestión
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Gerencia
General
Pag.
5.1.2 La Gerencia de área remitirá el expediente con todos sus sustentos, al comité de altas y bajas
y solicitará la aprobación de la baja del bien de acuerdo a procedimientos establecidos.
5.1.3 El Comité de altas y bajas, una vez revisado y evaluado el expediente, cumplirá con las
siguientes acciones:
a) Solicitar el asesoramiento de una Empresa ó Profesional Colegiado (Inscrito en el Cuerpo
Técnico de Tasaciones o en la SBS) o en el Ministerio de Vivienda, Construcción y
Saneamiento para que evalúe e! bien materia de la baja y realice la tasación a valores de
mercado y a valores de rescate. La tasación tanto para muebles como inmuebles debe
tener una vigencia no mayor de un año y en caso de fluctuaciones continuas del valor de
mercado se considerará un ajuste en proporción a dicha fluctuación, en salvaguarda de los
intereses de la Empresa.
b) Solicitar al Departamento de Contabilidad (Control Patrimonial), un informe sobre los valores
en libros del bien a darse de baja (Valor Histórico, Depreciación, Valor Residual).
c) Elevar a la Gerencia General para la aprobación de la baja del bien.
5.1.4 El comité de altas y bajas, elevará a la Gerencia General por intermedio de la Gerencia de
Administración y Finanzas la propuesta final para la aprobación de la baja del bien; para el
efecto acompañará los siguientes documentos:
a. Informe técnico del área que solicitó la baja del bien.
b. Informe de la Tasación a valores de mercado y valores de rescate.
c. Informe del Departamento de Contabilidad sobre los valores en libros del bien materia de
baja.
d. Informe del Comité de Altas y Bajas, acompañado del acta de Aprobación de la baja del
bien en primera instancia.
e. Documento de la Gerencia de Administración y Finanzas, solicitando a la Gerencia General
la aprobación de la baja del bien.
INTERNOS - MPI
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Aprobado:
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Ofic. De Gestión
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Gerencia
General
Pag.
5.1.5 la Gerencia General, aprobará finalmente la baja del bien, y autorizará la subasta respectiva
con cargo a dar cuenta al Directorio de la :6nlfpresa.
5.1.6 La Gerencia General, comunicará a la Gerencia de Administración y Finanzas la aprobación
de la baja del bien propuesto y dispondrá los registros contables correspondientes, una vez
cumplidos las condiciones para la baja y lo mencionado en las disposiciones generales.
5.2. POR PÉRDIDA DEL BIEN
Producida la pérdida del bien, el trabajador a cargo de su custodia, deberá informar
inmediatamente de la ocurrencia a su Jefe inmediato con el objeto de tramitar en la misma
fecha la denuncia policial correspondiente.
En los Servicios Eléctricos, el trámite de presentación de esta denuncia correrá a cargo del
Jefe del Servicio.
5.2.2 A su vez, dentro de las 24 horas, de producida Id pérdida del bien, el jefe de área
responsable de! activo extraviado informará del hecho a la Gerencia de Administración y
Finanzas, adjuntando copia de la denuncia policial, con la finalidad de que se reporte el
siniestro a la compañía aseguradora, dentro el plazo establecido.
5.2.3 Luego de 30 días de producida la pérdida del bien, el trabajador que formuló la denuncia,
solicitará a la autoridad policial el informe de los resultados de la investigación, el que será
remitido a su Jefatura, a efectos de que inicie el trámite de la baja, y otro ejemplar a la
Oficina de Control Institucional.
5.2.4 Control Institucional, dentro de sus y funciones, emitirá su pronunciamiento
acerca de si existe o no responsabilidad administrativa del trabajador a cargo del bien o de
otros involucrados; este informe será dirigido a la Gerencia General, con el objeto que
disponga las medidas correctivas necesarias.
5.2.5 El trabajador, al que se le haya atribuido y establecido responsabilidad, deberá reconocer los
gastos de la reposición del activo fijo con similares características, debiendo el interesado
entregar el bien mediante Acta de Entrega-Recepción, al Departamento de Contabilidad
(Control
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Aprobado:
01
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Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Patrimonial), debiendo proceder de conformidad al Reglamento Interno de Trabajo.
5.2.6 Los bienes que reponga -el trabajador responsable, serán incorporados física y
contablemente al patrimonio de la Empresa, debiendo los bienes perdidos ser dados de
baja, sustentados con los actuados sobre el particular.
5.3 POR SINIESTRO DEL BIEN
5.3.1 Producido el siniestro (Fenómeno impredecible, incendio, rotura de maquinaria, atentado, etc.)
que comprometa los bienes de la Empresa; el Jefe de área a cargo de la custodia del bien,
en coordinación con su gerente de área, presentará la denuncia policial inmediatamente
ocurridos los hechos.
En los Servicios Eléctricos, el trámite de presentación de esta denuncia correrá a cargo del
Jefe del Servicio.
5.3.2 Seguidamente informarán por escrito a la Gerencia General y a la Gerencia de Administración
y Finanzas, de todas las ocurrencias, con la finalidad de que se comunique adecuadamente
a la compañía aseguradora, dentro de la inmediatez y del plazo establecido,
5.3.3 Luego de los resultados de las inspecciones del siniestro por parte del Ajustador del Seguro y
una vez definido la reparación o cambio del bien, el Gerente de área que informó del
siniestro, iniciará los trámites de baja, del bien perdido ó bien reparado.
6. PROCEDIMIENTOS PARA LA VENTA DE BIENES Y RESIDUOS SOLIDOS
6.1. El proceso de venta de los bienes muebles e inmuebles del activo fijo propuestos para ser
dados de baja y los residuos sólidos con que cuenta la empresa, aprobados por el Gerente
General, compete al comité de venta, el que conducirá y se encargará de implementar todo
el proceso.
6.2. Todas las ventas de bienes muebles e inmuebles de activos fijos y residuos sólidos y de
bienes no capitalizables de Electro Ucayali S.A., serán efectuadas mediante subasta
pública, con participación de Notario Público, salvo por lo dispuesto en el numeral 6.13.
6.3. En el caso de bienes cuyo valor de tasación sea menor a las 3 U.I.T., podrán ser vendidas en
forma directa o mediante subasta privada a sobre cerrado al mejor postor por el Comité de
Ventas, en presencia del
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Elaborado por:
Ofic. De Gestión
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Aprobado por
Gerencia
Revisado:
01
Actualización
Pag.
Aprobado:
Empresaria
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.8.
6.9.
6.10.
General
representante del Órgano de Control Institucional de la empresa, quien actuará como
veedor, cumpliendo con e! requisito de la publicación en el diario encargado de la
publicación de los avisos judiciales de la región.
El comité de venta, designado por Resolución de Gerencia General, elaborará las bases de
la subasta, considerando la relación de bienes a vender, la descripción del bien, el valor de
tasación (efectuado por perito en Tasaciones), la gerencia a la que pertenece, la localidad y
la dirección donde se encuentran los bienes a ser subastados y el lugar, fecha y hora,
donde se efectuará la subasta.
Adicionalmente las bases deberán precisar algunas otras condiciones, tales como: monto
del depósito de garantía (10% del lote o bien a adquirir), plazos de cancelación, plazo para
el retiro de bienes, plazo de vigencia de la tasación cuando se requiera referente a los
residuos sólidos pago de mora en el caso de incumplir con efectuar el pago del saldo o el
retiro de los bienes de la empresa.
El aviso de la convocatoria a subasta pública debe publicarse en el diario regional donde se
publican los avisos judiciales y en un diario de circulación a nivel nacional, y en la página
web de la empresa. Dichos avisos deberán ser publicados, como mínimo durante tres
veces, con un intervalo de dos días; el primero de los cuales deberá aparecer quinces (15)
días hábiles, antes del día de la subasta. En el caso de la página web el aviso permanecerá
publicado desde quince (15) días hábiles antes de la subasta, hasta la fecha de su
realización.
La garantía equivalente él 10% que los postores entreguen el día del acto público de la
subasta, debe ser presentado en cheque gerencia y entregado al comité el día de la
subasta, posteriormente debe ser entregado en el Departamento de Finanzas de Electro
Ucayali S.A., el que efectuará el correspondiente depósito en la Cuenta Corriente de Electro
Ucayali S.A., el mismo día de recibido el cheque de gerencia.
La buena pro la obtendrá la mejor oferta económica, cuyo monto no debe ser menor al
precio base.
Adjudicado el bien, el postor beneficiado cancelará el saldo en el Departamento de
Finanzas, dentro de los tres (03) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para
impugnar la buena pro, con cheque de gerencia. Contra la cancelación del saldo de lo
adjudicado, Electro Ucayali S,A. extenderá la respectiva Factura o Boleta de Venta.
La entrega física de los bienes subastados a los postores favorecidos se efectuara dentro
de los (05) días de efectuada la cancelación del bien,
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Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
6.11.
6.12.
6.13.
6.14.
6.15.
6.16.
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
previa suscripción de la notas de salida de almacén, en la parte "Recibí Conforme", en el
que constara los datos completos de los adjudicatarios así como el valor de tasación del
bien. Además, a través de una Nota o Glosa en la Nota de Salida, se anotara un resumen
del acto público realizado, e! precio en el cual fue rematado el bien y se adjuntará una copia
del acta de la subasta.
La entrega del bien adjudicado se realizará mediante un Acta de Entrega, recepción en el
cual se considerarán las características de los bienes, así corno de la correspondiente
suscripción de las notas de salida de almacén. Dicha entrega estará a cargo de la comisión
conformada por personal responsable de Control Patrimonial, Responsable de Almacén y
del Afea Técnica relacionada con el bien subastado.
Si la adjudicación de un bien, fuera declarada nula por razones imputables al postor, este
perderá el importe del depósito de garantía (10%), el mismo que se ejecutará g favor de
Electro Ucayali S.A,
En el caso da no haberse presentado postores u ofertas aceptables, en la primera
convocatoria, el comité de subasta convocara a una segunda subasta, en un plazo breve,
para esta segunda subasta, los bienes serán castigados en un quince por dentó (15%) de
su valor de tasación. Si en esta segunda convocatoria, tampoco se presentaran postores u
ofertas aceptables, en un plazo perentorio, se convocará a una tercera subasta,
castigándose los bienes en un quince por ciento (15%) adicional, sobre la base del valor
considerado en la segunda convocatoria.
En el caso de persistir la falta de postores u ofertas aceptables se procederá a la venta
directa a la mejor oferta, previa aprobación de la Gerencia General cualquiera sea ésta, sin
tener en cuenta los criterios expuestos anteriormente, debidamente documentado y
acompañado de opinión favorable de la Oficina de Asesoría Legal.
Una vez concluido el proceso de subasta pública, privada o venta directa el comité de
Venta, elevará un informe con copia del acta y la documentación de la documentación
sustentatoria a la Gerencia General y a la Gerencia de Administración y Finanzas, dando
cuenta de los resultados obtenidos, para su registro contable correspondiente.
El Departamento de Contabilidad, efectuará los asientos contables necesarios, teniendo
como documentos de sustentos el informe y la copia certificada del acta de Venta.
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6.17. En cuanto a los bienes dados de baja que, por su real estado de conservación y por el
tenor de los respectivos informes técnicos, se hubiere recomendado su incineración o
destrucción, se procederá a la acción correspondiente (incineración o destrucción)
levantándose, también, la correspondiente Acta, que será suscrita por el personal
autorizado interviniente en el acto, con presencia de Notario Público.
6.18. En base a esta acta de incineración o destrucción, se elaborará las correspondientes Notas
de Salida, para que el responsable del área de contabilidad, proceda a efectuar los asientos
contables necesarios y así realizar el retiro correspondiente de los registros contables,
teniendo como documento sustentatorio, la copia certificada del acta de incineración o
destrucción.
6.19. Para la aprobación de la venta da residuos sólidos, el Jefe del Departamento de Generación
solicitará al Gerente del Área la necesidad o conveniencia de venta y para tal efecto
adjuntará los siguientes requisitos:
a. Informe técnico del estado situacional de los residuos sólidos.
b. Características técnicas del bien.
c. El precio de tasación, o en defecto de éste el precio elaborado por el área técnica de la
empresa.
6.20. Completado el expediente se remitirá a la Gerencia General para su aprobación y luego
derivarlo al Comité de venta respectivo.
7. PROCEDIMIENTO DE VENTA DE LOS RESIDUOS PELIGROSOS
7.1. Cuando se trato de venta de residuos peligros, los mismos que están establecidos en la Ley
27314; es decir, torras (residuos de combustible y aceite), baterías, filtros, transformadores
con PCB, etc., el Jefe de Área a cargo de los bienes, solicitará por escrito a la Gerencia de
Área, la necesidad o conveniencia de dar de baja los bienes que han perdido utilidad, para
tal efecto adjuntará los siguientes requisitos:
a. Características técnicas de los bienes.
b. Informe Técnico del estado situacional de los bienes, indicando el tipo de residuo. Para la
venta, los postores deberán cumplir como mínimo, los requisitos que están establecidos en
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la Ley 27314 (empresas EPS-EC y EPS-RS). La empresa contratada asumirá la
responsabilidad desde el recojo hasta su disposición final de los residuos, asimismo
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deberá contar con un plan de contingencia para las operaciones de transporte y carguío,
autorización de DIGESA y la emisión de un Certificado de Disposición Final.
Si la negligencia o dolo del generador contribuyen al daño, entonces, será responsabilidad
de él.
La Gerencia de Área remitirá el expediente con los sustentos correspondientes a la
Gerencia General y/o al Comité de Altas y Bajas, solicitando la aprobación dé la baja de los
bienes de acuerdo a procedimientos establecidos.
7. 2 El comité de altas y bajas, elevará a la Gerencia General la propuesta final para su
aprobación, para tal efecto acompañará los siguientes documentos:
a. Informe técnico.
b. Informe del Departamento de Contabilidad sobre los valores en libros del bien materia de
baja.
8.
COMITÉ DE ALTAS Y BAJAS, VENTA DE BIENES
8.1. Es el órgano colegiado que se ha creado en Electro Ucayali S.A. con el fin de examinar,
calificar y pronunciarse acerca de las solicitudes de altas y bajas de bienes del activo fijo,
presentadas por las diversas gerencias, así como para conducir el proceso de subasta de
(os bienes aprobados por el Directorio para su baja.
8.2. El comité de altas, bajas y venta estará designado por resolución de Gerencia General, por
un periodo de un año calendario, el cual puede ser renovado mediante resolución.
MIEMBROS NATOS COMITÉ DE ALTAS Y BAJAS:
 Gerente de Administración y Finanzas
Presidente
 Gerente Técnico
Miembro
 Jefe de Oficina de Asesoría Legal
Miembro
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 Supervisor Contable
Miembro - Secretario
MIEMBROS NATOS COMITÉ DE VENTA:
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



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Jefe del Opto, de Logística
Presidente
Gerente de Distribución y Comercialización
Miembro
Jefe de Oficina de Gestión Empresarial
Miembro
Asistente de Control Patrimonial
Miembro Secretario
MIEMBROS SUPLENTES:
En caso de ausencia de alguno de los miembros de los citados comités, actuará como
suplente, el funcionario que lo reemplace físicamente en el cargo que tiene asignado el
titular del mismo.
8.3. DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE BAJAS Y VENTA
Las reuniones del comité de altas, bajas y venta de bienes se efectuaran a convocatoria del
Presidente del Comité.
En las sesiones del comité habrá quorum cuando concurran, por lo menos el 50% más uno
de sus miembros.
La concurrencia de los miembros natos del comité, será de carácter obligatorio, salvo casos
de enfermedad u otros impedimentos de fuerza mayor.
En caso de ausencia de cualquier miembro titular, actuará como suplente el funcionario que
lo reemplaza en el cargo que le corresponde.
El voto es obligatorio y no se aceptaran abstenciones.
Los acuerdos se tomaran por mayoría simple y en caso de empate, el Presidente del comité
tendrá voto dirimente.
Los acuerdos serán registrados en actas numeradas correlativamente y suscritas por cada
uno de los integrantes del comité.
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8.4. FUNCIONES DEL COMITÉ DE ALTAS, BAJAS Y VENTA
Son funciones del comité de altas, bajas y venta, entre otras, las siguientes:
Evaluar los expedientes o solicitudes de altas y bajas recibidas, verificando que se ajuste a
los dispositivos legales, normas técnicas de control y a lo establecido en la presente
reglamentación.
Solicitar el asesoramiento ó servicio técnico o especializado que requiera para el adecuado
cumplimiento de sus funciones (inventarios, valorizaciones).
Elaborar las bases para el proceso de subasta pública, considerando la relación dé bienes a
vender, la descripción del bien, el valor de tasación, la gerencia a la que pertenece, la
localidad y la dirección donde se encuentran los bienes ser subastados y el lugar, fecha y
hora, donde se efectuara la subasta, entre otras
Verificar para la venta de los residuos, que los postores deben cumplir como mínimo los
requisitos de la Ley 27314:
 El Postor debe ser una empresa Prestadora de Servicios de Residuos Sólidos (EPS-RS) y
Empresa Comercializadora dé Residuos Sólidos (EC-RS)
 . El postor debe presentar un plan de contingencia de manejo del transporte y carguío de
borras.
 Autorización de DIGESA
 Emisión del Certificado de Disposición Final
 Capacitación del personal en manejo de Residuos
 Limpieza de los tanques y pozos de almacenamiento de lodo.
Aprobar en primera instancia las altas y bajas solicitadas por las diferentes gerencias de
áreas.
En mérito a los acuerdos aprobados, el comité solicitará a través del Gerente de
Administración y Finanzas la aprobación de la alta ó baja del bien a la Gerencia General.
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Es atribución exclusiva de El Comité interpretar las Bases y resolver todo lo previsto en
ellas. El Comité se reserva el derecho de no responder consultas que no se refieran a las
Bases. El Comité podrá a su sola revisión y discreción, dejar sin efecto, suspender o variar
la ejecución de la Subasta en cualquier etapa de su realización, sin que estas decisiones
puedan generar reclamo alguno de ninguna naturaleza por parte de los postores.
Conducir y coordinar el proceso de subasta de bienes, previamente dados de baja y
aprobados por la Gerencia General.
Conservar los expedientes sustenta torios de los bienes dados de baja y bienes vendidos.
Verificar "in situ" los bienes a ser subastados y su ordenamiento unitario, por lotes o por
conjunto, según sea el caso, tal como están clasificados en las bases de la subasta de
bienes.
Comprometer la participación del Notario Público, o en su defecto, el Juez de Paz.
Solicitar a Ia Gerencia de Administración y Finanzas, la realización de los trámites para la
publicación de los avisos de convocatoria de la subasta así mismo la adecuada preparación
del ambienté donde se efectuara el acto público de la subasta.
Asistir el día de la subasta al local designado, con la anticipación necesaria y dar inicio al
acto Público, con la presencia del Notario Público o del Juez dé Paz y de los postores.
Convocar a subasta en nuevas fechas, de acuerdo al presente procedimiento, en caso que
no se llegue a vender el bien deberá informar y poner a disposición de la Gerencia General
para su trámite de incineración
Remitir fotocopias del Acta de Subasta, al Jefe del Departamento de Finanzas, para que
procedan a cobrar el saldo pendiente.
8.5. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ
Convocar a sesión al comité de altas, bajas y venta, previa agenda definida.
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Entregar a cada miembro del Comité los expedientes técnicos y sustentos de cada bien a
darse de baja.
Presidir y dirigir las sesiones del Comité de altas, bajas y venta.
Actuar con voto dirimente cuando sea necesario.
Presidir el Acto Público de la subasta de bienes en la fecha y hora establecida, con
presencia del Notario Público, de los Postores y de los miembros del comité.
Elaborar y entregar a la Gerencia General, el informe de su gestión y del resultado de la
subasta llevada a cabo.
8.6. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ
Tornar nota de los acuerdos de las sesiones del comité de altas, bajas y venta.
Llevar las actas de acuerdos del comité de altas y bajas
Archivo del acervo documentarlo del Comité
Preparar los informes y documentos en coordinación con el Presidente del comité
Elaborar el acta de la venta.
9. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
9.1. Los bienes de! activo fijo y Materiales y suministros eléctricos con rotación cero "O" con una
antigüedad mayor a 02 años, serán propuestos por la Gerencia de Administración y
Finanzas conjuntamente con los Jefes de Áreas, para su baja y subasta correspondiente.
9.2. Sancionado la baja de un bien de activo fijo, el responsable de Control Patrimonial, debe ser
enterado de te decisión, a fin de cursar oportunamente oí aviso a la compañía de seguros,
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
con el propósito de que el bien sea descargado de la póliza y se efectúe la rebaja en las
primas de seguros.
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9.3. El comité de aftas, bajas y venta, en cualquier situación o aspecto de detalle no señalado o
derivado de la particular modalidad de subasta, deberá adoptar la medida más aconsejable,
a. los intereses de ELECTRO UCAYALI S.A, en coordinación con la Gerencia General.
Elaborado:
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POLITICAS PARA GASTOS EN EVENTO Y CELEBRACIONES
01
Actualización
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General
1. OBJETIVO:
El presente Manual de Procedimientos para Gastos en Eventos y Celebraciones tiene
como propósito establecer las políticas de aprobación de gastos para eventos y
celebraciones institucionales, los mismos que se deben ejecutar en un marco de
racionabilidad, austeridad y transparencia.
2. BASE LEGAL:
2.1 Directiva de Gestión Presupuestaria de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE.
3.
OBJETIVO Y ALCANCE:
3.1
3.2
4.
4.1
4.2
Establecer las políticas de aprobación de gastos para eventos y celebraciones
institucionales, los mismos que se deben ejecutar en un marco racional y austeridad.
Será de cumplimiento obligatorio en la ejecución de gastos que se realicen por eventos
y celebraciones institucionales, en los que partícipe el personal de la Empresa, (CAP,
Practicantes, SNP, Otros contratados bajo cualquier modalidad).
POLITICAS:
Los eventos que se incluirán como de carácter institucional son los siguientes:
Aniversario de la Empresa.
Día del trabajo.
Aniversario Patrio.
Reunión de fin de arto,
Día de la Madre.
Día del Padre.
Día de la Secretaria.
Semana Técnica.
La Gerencia designará, para cada evento, una Comisión compuesta por dos
representantes de cada gerencia, quienes se encargarán de realizar las
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Empresaria
4.3
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
coordinaciones necesarias para solicitar los fondos que se le asigne de acuerdo a cada
evento o celebración institucional.
La referida comisión, dentro de los cinco días siguientes de concluido el evento o
celebración institucional, elaborará el informe de ejecución de gastos, el mismo que
contendrá un cuadro detallado de los gastos efectuados, debidamente sustentados con
la documentación necesaria.
4.4
Por tratarse del principal evento, las celebraciones del aniversario de Electro Ucayali SA,
se otorgara la suma de SI. 4,000.00 nuevos soles. Los otros eventos tendrán una
asignación de acuerdo al presupuesto aprobado del ejercicio anual.
4.5
La Gerencia de Administración y Finanzas recibirá los informes de las comisiones, los
registrará contablemente y mantendrá en el Departamento de Contabilidad un archivo
independiente de cada uno de los eventos.
4.6
Los montos asignados como gastos para la ejecución de eventos y celebraciones
institucionales serán de aplicación anual y su ejecución debe contar con la disposición
presupuestal correspondiente. En caso existan disposiciones contrarias a esta directiva,
ésta quedará suspendida y se usara los montos descontados al personal por conceptos
de tardanzas, faltas y otros conceptos que sean descontados al trabajador como por
ejemplo las suspensiones sin goce de haber por cualquier causa que al trabajador se le
aplique de acuerdo al Reglamento interno de Trabajo y la Ley de Productividad en el
Trabajo y su Reglamento.
Elaborado:
Revisado:
01
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Aprobado:
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ASIGANCIONES, USO Y CONTROL DE CODIGOS PARA LLAMADAS
TELEFONICAS
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1. OBJETIVO
Establecer el uso racional del servicio de telefonía fija asignado al personal de Electro
Ucayali S.A., teniendo en cuenta que, el recurso de telefonía fija es para uso exclusivo en
actividades propias del negocio de la Empresa.
2. FINALIDADES
Optimizar el uso del recurso de telefonía fija disponible en las instalaciones de Electro
Ucayali S.A,
Monitorear el desempeño de uso de los códigos de llamadas telefónicas
Controlar el uso de los códigos de llamadas telefónicas, a través de acciones de prevención
y corrección.
3. BASE LEGAL
Directiva de gestión y proceso presupuestario de las empresas bajo el ámbito de
FONAFE, numeral 1.4 Restricciones en la ejecución de gastos.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
4. ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación a todo el personal que la labora en Electro Ucayali
S.A.
5. DEFINICIONES
a. GRAU: sede donde se encuentra la Gerencia de Comercialización de Electro Ucayali S.A.,
con dirección en Psj. Grau N° 156 - Barrio Santa Rosa- Calería
b. YARINA: sede donde se encuentra la Gerencia General, Gerencia de Administración y
Finanzas y la Gerencia de Operaciones de Electro Ucayali S.A., con dirección en Av.
Circunvalación N° 300 - Yarinacocha.
c. ATALAYA: sede donde se administra el servicio eléctrico de Atalaya.
d. AGUAYTIA: sede donde se administra el servicio eléctrico de Aguaytía.
e. Código de llamada telefónica: número entero compuesto por cuatro dígitos abcd, utilizado
para realizar llamadas telefónicas desde unas de las sedes de Electro Ucayali S.A. (GRAU
o YARINA).
f. Usuario: para el presente contexto será un trabajador de Electro Ucayali a quien se le
asignó un código de llamada telefónica.
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g.
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Pag.
Registro de llamada telefónica: cadena alfanumérica almacenada por la Central
telefónica que contiene la siguiente información:
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
h.
í.
6.
a.
b.
c.
d.
e.
Fecha y hora del inicio de la llamada
Número al cual se llamó
Número de anexo desde donde se realizó la llamada telefónica
Código de llamada telefónica utilizado para realizar la llamada,
Duración de llamada telefónica,
Costo de la llamada telefónica.
Módulo de Registrador: módulo de software cuya función principal es descargar de la
central telefónica los registros de las llamadas telefónicas y almacenarlos en una Base
de Datos. Este módulo debe ser instalado en una computadora que se encuentre
conectada a la central telefónica, usando para ello el puerto serial de la computadora.
Modulo Administrador: módulo de software utilizado para la administración de (os
registros de las llamadas telefónicas. Este módulo permite el monitoreo del uso de los
códigos de llamadas telefónicas, así como obtener los reportes del consumo por cada
usuario o código de llamada telefónica. Este módulo puede ser instalado en cualquier
computadora; la cual debe corresponder al responsable asignado para administrar los
registros de llamadas telefónicas.
LINEAMIENTOS
El código de llamada telefónica se asignará a solicitud del jefe de área u oficina, con
aprobación de la respectiva gerencia de área. Para el caso de servicios de terceros será
evaluado y autorizado por la Gerencia de Administración y Finanzas.
Es responsabilidad del Administrador de Red, la generación del código de llamada
telefónica, programación en la central telefónica con la autorización de la Jefatura de la
Oficina de Gestión Empresarial, su comunicación al usuario, el registro de los datos
personales del usuario en el módulo administrador, el registro de las altas y bajas de los
códigos de llamadas telefónicas. La renovación de los códigos serán trimestralmente.
Es responsabilidad del Administrador de Red la instalación, puesta en operación y
mantenimiento de la operatividad del Módulo Administrador.
La Gerencia de Administración y Finanzas designará el área y el personal que se hará
cargo del manejo de Modulo Administrador.
El personal encargado del manejo del Módulo Administrador será responsable de
monitorear el uso de los códigos de llamadas telefónicas y de obtener los reportes
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Elaborado:
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Gerencia
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Pag.
Aprobado:
Empresaria
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mensuales y otros reportes solicitados por la Administración, los cuales serán remitidos
a la Gerencia de Administración y Finanzas el diez (10) de cada mes.
f. La Gerencia de Administración y Finanzas, derivará dichos reportes al Departamento de
Recursos Humanos, quién se encargará de alcanzar a cada usuario, con la finalidad de
identificar sus llamadas personales y comunicar su autorización de descuento, todos los
quince (15) de cada mes.
g. El recurso de telefonía fija es para uso exclusivo en actividades propias del negocio de la
Empresa.
h. El costo del uso del recurso de telefonía fija fuera del ámbito de actividades propias del
negocio de la Empresa serán descontados al usuario propietario del código de llamada
telefónica.
i. Es responsabilidad de la Administración entregar, a solicitud del usuario, un reporte de
llamadas telefónicas realizadas con el código del usuario.
j. En el caso que el usuario muestre su desacuerdo con el descuento por uso indebido del
código de llamada telefónica, podrá presentar su descargo demostrando que el uso se
enmarca dentro de las actividades propias del negocio de la Empresa.
k. Para el caso de los servicios eléctricos de Atalaya y Aguaytía los Jefes de dichos ] servicios
realizarán un control adecuado y oportuno sobre las llamadas telefónicas y e informará el
diez (10) de cada mes sobre los descuentos a realizar por llamadas personales,
l. Los códigos de llamadas telefónicas asignados a los usuarios serán renovados cada
trimestre. El Administrado de Red es responsable de ejecutar la renovación de los códigos y
de comunicar el nuevo código a los usuarios,
7. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad del usuario mantener en secreto su código de llamada telefónica.
Cuando sospeche que su código se ha hecho público, inmediatamente deberá solicitar
su cambio a la Jefatura de la Oficina de Gestión Empresarial.
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Revisado:
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Pag.
PROESO DE ASIGNACION DE CÓDIGOS DE LLAMADAS TELEFONICAS
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ADMINISTRACION DE CONTRATOS
1.
2.
3.
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General
OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir para la administración de los contratos que se
suscriban con proveedores, por la adquisición de bienes, servicios y ejecución de obras.
FINALIDAD
Controlar el cumplimiento de los contratos, órdenes de servicio y de compra.
BASE LEGAL
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
D.S. N° 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.
D.S. N° 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
LEY N° 27444 del Procedimiento Administrativo General.
Código civil.
4. ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación para todas las Gerencias de Áreas, Jefaturas,
Servicios Eléctricos y personal encargado de administrar contratos, órdenes de servicio
y de compra.
5. DEFINICIONES
5.1.
Bases
Los documentos que contienen los requerimientos técnicos, metodología de evaluación,
procedimientos y demás condiciones establecidos por la entidad para la selección del postor
y la ejecución contractual respectiva incluyendo, cuando corresponda, la pro forma del
contrato, en el marco de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su
Reglamento.
5.2. Contratista
El Proveedor que celebra un contrato con una Entidad, de conformidad con las
disposiciones de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento.
5.3. Contrato.
Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances
de la Ley y de! Reglamento (comprende a los documentos contractuales, órdenes de
compra y de servicios).
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Pag.
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Contrato original:
Es el contrato suscrito como consecuencia del otorgamiento de la Buena Pro en las
condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora.
Contrato actualizado:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
El contrato original afectado por las variaciones realizadas por los reajustes, prestaciones
adicionales, reducción de prestaciones, o por ampliación o reducción del plazo
5.4. Proveedor
Persona natural o jurídica que provee o abastece bienes, servicios u obras a la entidad,
para un fin determinado.
5.5. Prestación
La ejecución de la obra, la realización de la consultoría, la prestación del servicio o la
entrega de! bien cuya contratación o adquisición se regula en la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado y su Reglamento.
5.6. Servicio
La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica ajena a la Entidad, para
atender una necesidad de ésta última, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar
terminadas las prestaciones del contratista.
5.7. Suministro
La entrega periódica o de trato sucesivo de bienes requeridos por una Entidad para el
desarrollo de sus actividades.
5.8. Administrador de Contrato
Servidor, Profesional o Funcionario de la Entidad designado expresamente por esta, para
efectuar la recepción y conformidad del contrato.
5.9. Área Usuaria
Dependenciaencargada
deelaborar lasespecificaciones técnicas, términos de
referencia o expediente técnico de obra para la contratación adecuada de su requerimiento;
en la etapa contractual es responsable de verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de
las condiciones contractuales de la prestación contratada por la Entidad.
6. LINEAMIENTOS
6.1. El control y supervisión de los contratos requiere la coordinación y colaboración entre las
diferentes áreas a fin de cautelar adecuadamente los intereses de la Empresa.
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Pag.
6.2. Los Administradores de Contratos serán designados por el Gerente de Área al que
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
corresponda el requerimiento objeto de la contratación. Dicha designación se efectuará en
el momento en que el Departamento de Logística remita el contrato debidamente suscrito.
6.3. El personal designado para la administración del contrato actuará con responsabilidad y
diligencia, para cautelar y verificar el cumplimiento del objeto contractual y todas las
obligaciones del contratista.
6.4. El área usuaria deberá colaborar y brindar el soporte necesario al Administrador de
Contrato designado por la entidad, para cautelar que los bienes, servicios u obras
contratados se ajusten a lo solicitado en su requerimiento y se proceda con la elaboración
de la conformidad y la consecuente liquidación del contrato.
6.5. Son funciones del Administrador de Contrato:
6.5.1. Controlar directa y permanentemente la correcta ejecución de la prestación y
cumplimiento del contrato; absuelve consultas del contratista en los márgenes de
discrecionalidad que le faculta la normativa vigente; no está facultado para modificar el
contrato.
6.5.2. Determinar que la recepción de la prestación es conforme al contrato, para cuyo
efecto junto con el funcionario del área usuaria se encargan de la emisión de un informe
donde conste la verificación de la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones
contractuales y realización de pruebas en los casos que correspondan.
6.5.3. Emitir conformidad de recepción de la prestación contratada, mediante acta de
conformidad, en un plazo que no excederá de los diez (10) días de haber sido esta
recibida, a fin de permitir que el pago se realice dentro de los diez (10) días siguientes en
el caso de bienes y servicios; y para el caso ’de valorizaciones mensuales de obras la
conformidad no excederá de cinco (5) días contados a partir del primer día hábil del mes
siguiente al de la valorización respectiva, y será cancelada en fecha no posterior al último
día de tal mes.
6.5.4. Formular y registrar las observaciones que sean necesarias para garantizar una
prestación adecuada, las mismas que deben ser consignadas en el acta de conformidad
de manera clara e indicando el plazo de subsanación, el cual no debe ser menor de dos
(2) ni mayor de diez (10) días en el caso de bienes y servicios; y para el caso de obras
será de un décimo (1/10) del plazo de ejecución de la obra.
6.5.5. Revisar la documentación para el pago de adelantos y/o valorizaciones,
documentación requerida contractualmente y que el contratista presentará, la cual será
ingresada en mesa de partes, la misma que será derivada al Administrador del Contrato.
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Elaborado:
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Aprobado:
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6.5.6. Elaborar el informe técnico de conformidad para el pago del adelanto o valorización y
presentarlo al Gerente de Área, quien revisa su contenido, otorga el visto bueno y deriva el
documento a la Gerencia de Administración y Finanzas para su trámite de pago.
6.5.7. Formular el informe de Resolución de contrato en caso que las observaciones eléctricas a
la prestación no hayan sido subsanadas satisfactoriamente.
6.5.8. Efectuar el cálculo de penalidades que sean necesarios en caso de retraso injustificado en
la ejecución de las prestaciones objeto del contrato.
La penalización se aplicará por cada día de atraso, hasta por un monto máximo
equivalente al 10% del monto contractual o de ser el caso del ítem, tramo, etapa o lote
que debió ejecutarse o de la prestación parcial en el caso de ejecución periódica.
6.5.9. Emitir informe en los casos en que se haya llegado a cubrir el monto máximo de la
penalidad, indicando la necesidad o no de resolver el contrato por incumplimiento.
6.5.10. Coordinar con el Departamento de Contabilidad, la emisión de la Nota de Débito por la
aplicación de penalidades, según el informe del administrador del contrato.
6.5.11. Emitir informe en casos en los cuales los contratistas soliciten adicionales, ampliaciones y
reducciones en la ejecución de la prestación, así como en las ampliaciones del plazo
contractual, debiendo indicar la procedencia o improcedencia de lo solicitado, sustentando
su decisión en la normativa vigente.
6.5.12. Evaluar en caso que el proveedor solicite por motivo fundamentado la ampliación de plazo
o presente sustento fundamentado con respecto al retraso, y solicitar a la Gerencia
General mediante un informe resolver la procedencia de dicha solicitud.
6.5.13. Coordinar con el área legal la emisión de la Resolución o modificación de addenda en
casos que la Gerencia General apruebe ampliación solicitada por el contratista y se
proceda conforme a ley.
6.5.14. Informar a la Gerencia de Administración y Finanzas y Asesoría Legal, en función de los
vencimientos pactados, la renovación, ejecución y/o devolución de las garantías en
custodia (carta fianza de fiel cumplimiento y adelantos).
6.5.15. Efectuar los reajustes de precios de los contratos aplicando las fórmulas de reajuste de
acuerdo a lo establecido en las bases y en la normativa vigente.
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General
6.5.16.
Remitir al Departamento de Logística toda documentación que sea cursada al proveedor
en el ejercicio de sus funciones como administrador de contrato para mantener el
expediente de contratación debidamente documentado hasta la culminación del
contrato.
6.5.17. Coordinar con el Departamento de Logística la ejecución del pago al contratista, quien
verificará el cumplimiento del numeral 6.5.2., luego lo deriva al Departamento de
Contabilidad para el registra de te factura en el sistema contable y prosigue el trámite de
pago a Finanzas.
6.5.18. En caso de corresponder efectuar Retenciones del IGV, el Departamento de
Contabilidad, emite el comprobante de retención. Para el caso de Detracciones, el
Departamento de Finanzas efectúa el depósito de la detracción y emite el cheque para
el pago correspondiente.
6.6. Para el caso de la orden de compra y de servicio, el área usuaria a través del servidor,
profesional y/o funcionario es responsable de emitir el informe técnico de conformidad,
por la ejecución del servicio o entrega de bienes, debidamente comprobados con los
requisitos ofertados por el proveedor, a fin de realizar los pagos correspondientes. Así
como la aplicación de las penalidades respectivas en caso que corresponda.
6.7. Son funciones del Área Usuaria:
6.7.1 Elaborar las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico
de obra, indicando con claridad la cantidad, calidad, características y condiciones
necesarias de los bienes, servicios y obras que se van a adquirir o contratar, los cuales
deben cumplir obligatoriamente con las normas técnicas, seguridad y salud en el trabajo,
medio ambiente, metrológicas y/o sanitarias nacionales según correspondan, para
permitir la verificación y control de la conformidad de recepción de la prestación de
forma adecuada.
6.7.2 Emitir documento que valide el informe técnico de recepción de la prestación
elaborado por el Administrador de Contrato, quien da conformidad de la prestación
indicando cumplimiento de calidad, cantidad, condiciones contractuales (precio, objeto,
plazo, capacitación, instrucción, transferencia tecnológica); el documento debe emitirse
en un plazo máximo de tres (3) días de haber recepcionado el informe del Administrador
de Contrato, y atender la gestión en el plazo descrito en el numeral 6.5.2.
INTERNOS - MPI
01
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Revisado:
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7. RESPONSABILIDAD
7.1. Es responsabilidad del Departamento de Logística el ingreso de datos y actualización de la
información del Sistema de Registro de Contratos en forma diaria de acuerdo a lo
establecido en la Directiva N° 014-2001- CONSUCODE/PRE.
7.2. Es responsabilidad del Departamento de Logística mantener actualizado el registro de los
administradores de contratos e informar el primer día útil del mes a la Gerencia de
Administración y Finanzas, para el seguimiento y control de contratos.
7.3. Para tal efecto cada Gerente de Área deberá remitir copia del documento mediante el cual
se designe al Administrador de los diferentes contratos que correspondan a su área, en el
mismo día de haberse efectuado la designación.
7.4. Es responsabilidad del (de los) Gerente(s) de Área(s) comprobar la adecuada supervisión y
cumplimiento del objeto contractual, para lo cual debe requerir informes de avance al
administrador del contrato al 25% y 75% del cumplimiento del plazo contractual a fin de
garantizar el cumplimiento del objeto del contrato y efectuar al menos dos visitas en campo
para verificar lo informado. Es también su responsabilidad visar la(s) factura(s)
correspondientes.
7.5. Es responsabilidad del Departamento de Logística verificar el cumplimiento de los requisitos
de pago de facturas establecidos en el contrato.
7.6. Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad la emisión de las Notas de Débito por
la aplicación de penalidades.
7.7. Es responsabilidad del Administrador de Contrato, cumplir con las funciones designadas.
8. SANCIONES.
Interno de Trabajo.
ANEXO:
1. Flujograma del proceso de administración de contratos.
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS
INTERNOS - MPI
DIRECTIVVA SOBRE CONTROL Y ADMINISTRACION DE
HERRAMIENTAS, INSTRUMENTOS Y EQUIPOS DE LA EMPRESA
EUC
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01
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1. OBJETIVO
La presente Directiva tiene por objetivo establecer los lineamientos y procedimientos
para la adecuación, custodia y control de las herramientas, instrumentos y equipos de
propiedad de la Empresa, que se utilizan en las actividades de mantenimiento, control,
medición y otras instalaciones de generación, transmisión, distribución y
comercialización que se realizará, a través de "Bodegas de herramientas y equipos”,
estableciendo procedimientos de control de calidad, de despacho, devolución y
recambio de las mismas.
2. FINALIDAD.
Garantizar el oportuno y eficiente control de herramientas que usan, los trabajadores de
Electro Ucayali S A
3. BASE LEGAL
Ley N° 25844 ley de concesiones eléctricas
RM 161-2007MEM/DM, Reglamento de Seguridad y Salud en el trabajo de las
actividades eléctricas RSSTAE 2007
4. ALCANCE
Esta directiva alcanza a todo el personal de la empresa y la observación de su
cumplimiento estará a cargo de la gerencia Técnica, Departamento de Calidad y
Fiscalización.
EI encargado de la Bodega de Herramientas tendrá en custodia temporal las
herramientas y equipos, y las Jefaturas que tengan bajo su responsabilidad la utilización
y/o custodia final de las herramientas de la Empresa.
5. PROCEDIMIENTO
Se designará un ambiente especial un los que se implementará la “Bodega de
Herramientas y Equipos” para la custodia, entrega y devolución de herramientas,
debiendo nominarse un responsable directo de la bodega. De esta manera, se podrá
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llevar un control adecuado de las áreas solicitantes y del usuario final controlando su
uso y responsabilidad del mismo. Todas las herramientas serán clasificadas y
ordenadas de manera que sea fácil su ubicación, control y utilización.
Se asignará una PC y software de control para la "Bodega de equipos”.
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
Al momento de la solicitud
El técnico electricista o mecánico de acuerdo a su necesidad solicitara al responsable de
Bodega, la(s) herramienta(s) necesarias(s) para su trabajo, con e! Visto Bueno de su
jefe inmediato y Supervisor de Seguridad y Medio Ambiente, para la entrega de
herramientas.
Dicha persona anotará en un formato pre-impreso lo que el trabajador está retirando del
Almacén. A este formato-se le denomina Solicitud de Herramientas (Anexo No 1)
Después de completar dicho formato, el trabajador firma y retira las herramientas junto
con una copia del formato: "Solicitud de herramientas”.
Se coloca una tarjeta numerada identificativa, de cartulina plastificada, con el
consignado de cada trabajador en el lugar de la herramienta retirada (Es recomendable
5 tarjetas por persona, lo cual quiere decir que un trabajador podrá retirar hasta 5
herramientas - esto no es limitado). La finalidad es identificar claramente las personas
que han retirado determinada herramienta y a la vez servirá como ayuda para controlar
la devolución de la misma, al cumplimiento del plazo previsto y/o tarea realizada.
Al momento de la Devolución
EL trabajador se acerca con las herramientas y el formato entregado en la etapa do
préstamo.
La persona responsable de recepcionar las herramientas se encargará di) verificar que
se retornen las mismas herramientas que salieron y en buen estado, saldo el normal
desgaste por su uso.
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Existe la posibilidad que el trabajador devuelva eí total de las herramientas o sólo lo
haga parcialmente. Esto es permitido .en cuanto no supere el plazo de retorno
establecido.
Lo que se busca es informatizar el proceso, de tal manera que al Responsable de los
préstamos de Herramientas se le haga mucho más fácil saber dónde están las
herramientas, quién fue la última persona que la utilizó y en fin todos los parámetros
necesarios para poder llevar un buen control y lograr una óptima utilización,
conservación y reposición de las herramientas, instrumentos y equipos de cada
empresa.
Elaborado:
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01
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6.
RESTRICCIONES
Ningún tipo de herramientas, instrumenta o equipo está exonerado de ser custodiado en
la “Bodega de Herramientas y Equipos”, por lo que no es permitido que algún trabajador
mantenga una herramienta, instrumento o equipo por tiempo indeterminado o de
asignación permanente, ni mucho menos impedir el uso a otras áreas o trabajadores,
dado que las mismas están en disposición de quien las necesite.
El encargado de la Bodega de herramientas. y equipos no entregara ninguna
herramienta si antes no cuenta con la Nota de Salida/Devolución debidamente llenada y
firmada por el trabajador que la está retirando.
El encargado de la Bodega de Herramientas y Equipos no recibirá ninguna herramienta
en mal estado y la perdida será informada inmediatamente a la Jefatura de Logística
para que proceda a cuantificar del costo de la herramienta e informar a su vez a
Recursos Humanos para el descuento por planilla el costo de reposición de las mismas,
que será a cargo del trabajador que extravió o malogró la herramienta, instrumento o
equipo.
Para el caso de Emergencia el encargado del Almacén, conocida la emergencia a sola
solicitud verbal del Superviso - o Responsable de asumir los trabajos requeridos,
elaborará de inmediato la respectiva Nota de Salida/Devolución y procederá a su
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General
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7. DE LOS PLAZOS
El plazo de utilización de las herramientas debe ser respetado, de tal manera que
permita la planificación ordenada en el empleo de las mismas. El. responsable del
Almacén está obligado a exigir la devolución en los plazos convenidos, informando a la
Jefatura del Área respectiva el incumplimiento de los mismos a fin de que se tomen las
medidas correctivas pertinentes.
8. DE LA PÉRDIDA O DETERIORO DE LAS HERRAMIENTAS.
Toda pérdida de herramientas, ya sea por robo, extravío, accidente, o grave deterioro
debe ser comunicada inmediatamente por el trabajador responsable a la Jefatura del
Área respectiva, así como el responsable del Almacén de herramientas, debiendo en
todo caso hacer los descargos respectivos. Ejemplo: Si la pérdida ha sido por robo el
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
trabajador deberá presentar la denuncia policial pertinente; si fue por accidente, deberá
presentar el Informe sustentado con el V°B° del supervisor o Jefe de Área.
Si la pérdida o deterioro es por descuido o negligencia, el trabajador tiene un plazo de
cinco días para la devolución de la misma herramienta y en caso de incumplimiento del
mismo, la Jefatura del Área correspondiente deberá elevar su informe al Departamento
de personal para el descuento por planilla del valor restante de vida útil que tenía.
La Gerencia de Administración y Finanzas, tiene la autoridad y la obligación de realizar
como mínimo un inventario anual.
9. ANEXOS
Anexo No 01 Formato de Nota de Salida/Devolución de herramientas y equipo
Anexo No 02 Ficha de Control de Herramientas y Equipos.
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ANEXO 1
(REFERENCIA)
Electro Ucayali S.A.
Fecha;
NOTA DE SALIDAB/DEVOLUCIÓN DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
Trabajador........................................................................Código………………………..
Gerencia/Of./Area....................................................................
Orden
de
Trabajo
No...............................................................
Supervisor......................................................................................................................
Trabajos
a
realizar......................................................................................................................
.............................................................................................................................................
...........
Tiempo estimado de uso ............. Dias............... Horas…………………
Código
Cant,
Declaro recibir en buen estado las herramientas, equipos e instrumentos indicados y rae
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
comprometo a devolverlo en las mismas condiciones luego de concluidos los trabajos.
En caso de pérdida de autorizo a mi empleador a reponer dichos bienes con cargo a ser
descontado de mis Haberes y otros beneficios que me correspondan.
Firma………………………..
Código………………………
Devueltos conforme:
Firma
.....................................................
Código de Planilla ....................................
Fecha ......................................................
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General
Pag.
ANEXO 02
FICHA DE CONTROL DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
(REFERENCIA)
Nombre
:…………………………………………………………………..
Cargo
:…………………………………………………………………..
Supervisor
:…………………………………………………………………..
Área de trabajo :…………………………………………………………………..
Gerencia
:…………………………………………………………………..
Descrip
ción
Elaborado:
C
t
d
Ma
rca
Mo
del
o
Revisado:
N
°
se
ri
e
Fe
ch
a
No
ta
de
sal
ida
Aprobado:
Observac
iones
Firma………………………..
Código………………………
Devueltos conforme:
Firma
.....................................................
Código de Planilla ....................................
Fecha ......................................................
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PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
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I.
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ACCESO Y ATENCIÓN DE PERSONAS EN LAS INSTALACIONES
1.1. TRABAJADORES DE ELECTRO UCAYALI S.A.
El Ingreso de los trabajadores se realizará por las puertas de control destinados para
este fin en cada local.
El ingreso se permitirá sólo dentro de los horarios y tolerancias establecidas por el
Departamento de Recursos Humanos; salvo autorización expresa del Jefe del área
donde labora el trabajador, en este último caso el Servicio de Vigilancia registrará el
nombre del Jefe que emite la autorización. La lista de Jefes que pueden emitir
autorización expresa será proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos.
Todos los trabajadores de Electro Ucayali S.A, para ingresar por sus labores a las
instalaciones de la empresa, deben presentarse con uniforme o ropa de trabajo e
Identificarse con su Fotocheck para personal administrativo, personal técnico con su
ropa de calle cuando indique que este está en su casillero de trabajo.
El personal contratado por período menor a seis meses y los practicantes, accederán a
sus puestos de trabajo, presentando el Fotocheck Provisional y firmarán su ingreso y
salida en el REGISTRO DE ASISTENCIA proporcionada por el Departamento de
Recursos Humanos, al Servicio de Vigilancia.
En caso de no portar el Fotocheck o no estar comprendido en la relación cursada por
Recursos Humanos, el trabajador no podrá ingresar, salvo autorización expresa del Jefe
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
del área donde labora el trabajador, en este último caso el Servicio de Vigilancia
registrará el nombre del Jefe que emite la autorización.
Las salidas de los trabajadoras de su lugar de trabajo, será autorizado con los formatos
“Papeleta de Salida” debidamente llenados y autorizados por la Jefatura
correspondiente.
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PRIVADA
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Pag.
No están obligados a presentar "Papeleta de Salida” loa funcionarios de Dirección y/o
Confianza cuya relación será proporcionada al Servicio de Vigilancia y Seguridad, por el
Departamento de Recursos Humanos.
Las salidas del personal técnico con destino a labores de campo o en locales distintos
al de su labor habitual, será autorizada por el Jefe de área con un listado anexo al
“Documento de salida de vehículo” señalando el lugar o lugares de trabajo.
Todos los trabajadores deben permanecer en su lugar de labores sólo durante la jomada
laboral establecida, debiendo contar con la autorización escrita correspondiente de su
Jefatura y V°B° del Gerente de área en casos de extender su jomada o para retomar a
su centro de labores después de haber marcado su salida. Se exceptúa de ésta regla el
personal de Dirección y/o Confianza.
Todos los Trabajadores para acceder a su centro de labores en sábados, domingos o
feriados deberán estar autorizados por su Jefatura con él V°B° del Gerente de área en
forma escrita de modo expreso o estar comprendido en un plan de trabajo programado o
cumplan roles de tumo. Se exceptúan de esta regla el personal de Dirección y/o
Confianza.
Se exceptúan también de esta regla cuando ocurra una emergencia dentro de los
locales o del sistema eléctrico, lo cual será comunicado en forma directa verbal o
telefónicamente por el Jefe y/o Gerente de Área que atiende la emergencia, al Servicio
de Vigilancia y Seguridad.
Copia de los roles de tumo del personal técnico y/o de los profesionales, será
proporcionado por la Gerencia de Área, debidamente rubricados, al Servicio de
Vigilancia y Seguridad.
Elaborado:
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Aquellos trabajadores que por necesidad del trabajo deben trasladar, equipos,
herramientas, instrumentos y/o materiales y/o información de la
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empresa deberán efectuarlo presentando al Servido de Vigilancia y Seguridad una copia
del formato "AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE MATERIALES Y/O EQUIPOS”,
debidamente firmados y sellados por el Jefe y/o Gerente de Área.
1.2. TRABAJADORES DE CONTRATISTAS Y TERCEROS QUE PRESTANSERVICIOS O
EJECUTAN OBRAS.
Todo personal que presta servicio de terceros de modo temporal o ejecuta obras para
Electro Ucayali S.A. por Ordenes de Servicio o Contratos con plazos de ejecución fijos o
de prestaciones periódicas durante el tiempo que dure su servicio, para acceder a las
instalaciones deberá estar autorizado con el formato “CONTROL DE ACCESO DE
PERSONAL" suscrito por el Gerente o Jefe del Área interesada y entregada al Servicio
de Vigilancia y Seguridad en el local e instalaciones donde el contratista o tercero
ejecutará su labor, rellenada, pudiendo anexar relación del personal si la lista es mayor
a tres personas.
Todo personal que realice trabajos de carácter continuo por periodo anual como el
servicio de limpieza, taller automotriz y de servicios generales o concesionario de los
comedores, se identificarán con ocasión de la instalación o cambios de personal para la
prestación del servicio, debiendo presentar relación de trabajadores con DNI, horarios
de labor e indicaciones para su movilización, lo cual será comunicado por el Jefe del
Departamento de Logística al Supervisor o Jefe de Grupo del servido de Vigilancia en el
local o locales donde prestarán los servicios.
Todo personal tercero según las labores que desarrolle en instalaciones de Electro
Ucayali S.A., deberá Ingresar con la ropa de trabajo e implementos de seguridad que
correspondan a la actividad a ejecutar.
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Todas las personas incluido los trabajadores que ingresen a las instalaciones de Electro
Ucayali S.A o se retiren de él, están obligados a mostrar maletines, bolsos, mochilas o
cualquier otro tipo de accesorio que utilicen para trasladar sus pertenencias personales
con ocasión del trabajo.
1.3. VISITANTES, PROVEEDORES Y PÚBUCO EN GENERAL
Toda persona que desee acceder a las instalaciones de Electro Ucayali S.A. por motivo
de gestión en las oficinas administrativas o técnicas deberá realizarlo por el ambiente de
Recepción e identificarse con su DNI o Carné de Extranjería. No se aceptará ningún otro
tipo de documento.
El personal de recepción deberá confirmar la atención con la persona u oficina sobre la
gestión que desea realizar el solicitante, según lo cual le proporcionará, Fotocheck de
visitante y formato de “CONTROL DE VISITAS”, con los cuales se desplazará dentro de
las instalaciones.
Para retirarse de las instalaciones los visitantes, proveedores y público en general,
devolverán al personal de recepción el Fotocheck de visitante y el formato “CONTROL
DE VISITAS" debidamente firmado y sellado por la persona que lo atendió.
En caso de visitantes en grupos mayores a dos personas; sólo se entrega un formato
“CONTROL DE VISITAS” y se cumplirán los demás procedimientos.
Para visitas de instituciones educativas o de otras entidades, se debe contar en la
puerta de control con la autorización de la Gerencia de Área (Técnica o Distribución y
Comercialización) y la relación de los visitantes y si fueran mayores de edad
consignarán los documentos de identidad para efectos de control. En este caso solo se
entregará Fotocheck de visitante a los tutores y la visita será guiada a las instalaciones
por personal de Relaciones Públicas, personal del área en visita y Especialista de
Seguridad.
En el caso de proveedores que se apersonen para entrega de materiales en almacenes
de Yarinacocha, tales como: combustible R-6 o D-2, Insumos
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químicos, conductores eléctricos, postes de concreto, transformadores, ferretería
eléctrica, artefactos de alumbrado público u otros equipos, repuestos o materiales que
por su volumen, tamaño o peso, representen riesgo de accidente en su manipulación,
están obligados a efectuar la entrega de los materiales con la ropa e implementos de
seguridad adecuados (no se autorizará Ingreso de personal de estiba sin zapatos de
seguridad, pantalón y camisa de seguridad, guantes de cuero y casco protector craneal),
y su autorización será comunicada por el Jefe del Departamento de Logística al
Supervisor o Jefe de Grupo de la garita de control del servicio de vigilancia y seguridad.
1.4. TERCEROS QUE INSTALAN EQUIPOS SATELITALES GPS
Toda persona que desee acceder a las instalaciones de Electro Ucayali S.A. por motivo
de instalación de equipo GPS en la puerta de vigilancia deberá realizarlo mediante una
solicitud para su autorización respectiva señalando el DNI o Carné de Extranjería del
personal que realizara el trabajo. No se aceptará ningún otro tipo de documento. Copia
del documento deberá mostrarlo al momento de ingreso. Este prohibido el ingreso a
otras instalaciones, solo ingresara al punto GPS.
2. CONTROL DE CIRCULACIÓN VEHICULAR
2.1. - VEHÍCULOS DE ELECTRO UCAYALI S.A.
Todos los vehículos asignados a la Gerencia General, Gerencia de Administración y
Finanzas, Gerencia Técnica, determinadas para este efecto al lado de sus oficinas que
están señalizadas por números y Gerencia dé Distribución y Comercialización deben
parquear en loza deportiva señalado por placa de vehículo bajo techo (en ambos casos
debiendo dejar aseguradas las puertas y ventanas y las llaves en garita de vigilancia o el
lugar que determine la Gerencia de Área).
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Solo un (01) vehículo asignado al Departamento de Comercialización debe parquear en
el local del Pasaje Grau N° 156.
Todos los vehículos del parque automotor de Electro Ucayali S.A. como: El camión-grúa,
camión canastilla con brazo hidráulico, camionetas y motocicletas, para salir de las
áreas a las que se encuentran asignados, deberán contar con la “AUTORIZACION DE
SALIDA DE VEHÍCULO”, suscritos por el Gerente o Jefe Responsable.
El Supervisor Responsable, Jefe de grupo o personal que conduce el vehículo, en caso
que se traslade con personal conformante de un grupo de trabajo debe presentar
además del anterior documento la hoja anexa que autoriza la movilización del personal
con destino al lugar de trabajo.
En casos del personal técnico que atiende turnos de emergencias el control se registrará
según el rol que debe ser entregado en forma mensual al Servicio de Vigilancia y
Seguridad debidamente autorizadas.
En casos de emergencias que demanden la participación de personal técnico adicional y
uso de vehículos, estos serán autorizados en forma verbal directa o telefónicamente por
el Jefe o Gerente que atiende la emergencia, al Servicio de Vigilancia y Seguridad,
quien registra la excepción.
2.1. VEHÍCULOS DE TRABAJADORES
Aquellos trabajadores que se movilizan al trabajo haciendo uso de vehículos de su
propiedad, podrán parquear sus unidades, según la jomada de trabajo o tumos o
trabajos programados o de emergencia o autorizaciones especificas en días no
laborables, de la siguiente forma:
Yarinacocha
a. Automóviles, camionetas o motocarros; autorización para parqueo en los
estacionamientos bajo techo frente a la Oficina Principal; está prohibido el
desplazamiento o parqueo en otras áreas internas de la planta.
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Pag.
a.
Motocicletas; podrán parquear en el primer rispado bajo techo al costado de la oficina de
recepción; está prohibido el desplazamiento o parqueo en otras áreas internas de la
planta.
Pasaje Grau
b. Sólo podrán parquear motocicletas ai interior del ambiente en área cercana al comedor y
cuando los vehículos de la empresa se han movilizado para sus tareas cotidianas.
2.3. VEHÍCULOS DE ORGANISMOS OFICIALES.
Con ocasión excepcional de visitas de organismos oficiales del estado, podrán parquear
en espacio libre en área destinada al parqueo de los vehículos de la Gerencia General o
Gerencia de Comercialización según ocurra.
2.4. VEHÍCULOS TRANSPORTISTAS DE CONTRATISTAS
Podrán Ingresar con dirección a los almacenes, aquellos vehículos que transportan
combustible, materiales, repuestos o enseres, para lo cual deberán cumplirse las
siguientes condiciones:
La entrega/recepción de combustible será autorizado por el Responsable de Almacén o
Jefe de Logística o Gerente de Administración y Finanzas o en ausencia de ellos por el
Jefe de Generación o Gerente Técnico, haciendo uso del formato "Control de Acceso de
Personal, que será entregado al Servicio de Vigilancia y Seguridad.
La entrega/recepción de materiales, repuestos o enseres será autorizado por el
Responsable de Almacén o Jefe de Logística, en ausencia de ellos por el Gerente de
Administración y Finanzas haciendo uso del formato
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Revisado:
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Pag.
"Control de Acceso de Personal", que será entregado al Servicio de Vigilancia y
Seguridad.
Los transportistas de combustible deben estar con ropa adecuada para trabajo seguro
de descarga del producto; el servwsi©' de Vigilancia proveerá del casco protector en
calidad de préstamo en tanto dure la tarea de descarga.
Los trabajadores del transportista que se encargan de la descarga de materiales,
repuestos o enseres en almacenes de Electro Ucayali S.A. como mínimo deberán
realizar su trabajo provistos de zapato de seguridad, guantes de cuero y pantalón o
mameluco de trabajo; el servicio de Vigilancia proveerá del casco protector en calidad
de préstamo en tanto dure la tarea de descarga.
2.5- VEHICULO QUE REALIZAN SERVICIO DE CURIER
El servicio de courier que se movilizan haciendo uso de vehículos de su propiedad,
podrán ingresar previa identificación de su DNI y registro en cuaderno de ocurrencias.
2.6. VEHICULO QUE REALIZAN SERVICIO DE BAJA POLICIA
El servicio del municipio que se movilizan haciendo uso de vehículos para transporte de
residuos sólidos, podrán ingresar previa identificación de su DNI y registro en cuaderno
de ocurrencias, al retirarse rellenara el “FORMATO DE MANEJO DE RESIDUOS
SÓLIDOS DOMESTICOS"
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ANEXO
RESIDENTES DE LA VILLA YARINACOCHA.
A. PERSONAS RESIDENTES DE LA VILLA YARINACOCHA.
El Departamento de Recursos Humanos, entregará al Servicio de Vigilancia en la garita
de control de Yarinacocha, la relación de los residentes de la villa y los familiares con
quienes reside.
Los residentes de la villa registraran en hoja simple, autorización del personal que le
presta servicios como trabajadora del hogar en forma permanente o eventual o servicios
de terceros por reparación de artefactos u otros en sus viviendas, señalando datos
personales y documento de identificación. Estos datos serán proporcionados al Servicio
de Vigilancia y Seguridad de la garita,
Los residentes de la villa podrán autorizar el ingreso de familiares y amistades a sus
viviendas o áreas de esparcimiento de la villa, con responsabilidad por su permanencia
en instalaciones de la villa, comunicando al Servicio de Vigilancia y Seguridad de la
Garita, son con la acreditación de su identidad (Número de DNI), referencias que serán
registrados en el cuaderno de ocurrencias correspondiente a este control.
Para el uso del campo deportivo, el ingreso a la villa será controlada con la identificación
de DNI de los invitados solo cuando se realizan eventos deportivos Invitados por la
Gerencia General,
B. VEHÍCULOS DE RESIDENTES DE LA VILLA YARINACOCHA
Los residentes de la Villa, podrán parquear sus vehículos en él área colindante a ¿ la
sala de capacitación o en el primer espacio bajo techo al costado de la oficina de
recepción; estando prohibido de estacionar en otras áreas o en las vías de circulación o
áreas verdes.
INTERNOS - MPI
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Aprobado:
c. VEHÍCULOS AJENOS O DE SERVICIO PÚBLICO QUE TRANSPORTAN A
RESIDENTES DE LA VILLA YARINACOCHA
Se brindara el ingreso de los residentes de la Villa dentro de vehículos particulares
cuando se trate de autos de servicio escolar para lo cual el Servicio de Vigilancia
registrará el nombre del residente, documentos del conductor y placa del vehículo, así
como el servicio de gas, lavandería, etc.
Ningún vehículo de tonelaje ajeno debe ingresar al local, salvo que el residente de la
Villa esté transportando o deba transportar carga de considerable peso y/o tamaño que
no pueda llevarse a la mano; en este caso el residente de la Villa autorizará el ingreso
del vehículo, para lo cual el Servicio de Vigilancia registrará el nombre del residente,
documentos del conductor y placa del vehículo.
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DIRECTIVA INTERNA PARA EL MANEJO DE RESIDUOS SOLIDOS
USO DE CILINDROS , CONTENERDORES PARA ACOPIO DE
RESIDUOS PELIGROSOS EN LOCALES DE ELECTRO UCAYALI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
1. OBJETIVO
Sensibilizar, orientar y proponer los procedimientos que debemos seguir para la práctica
del acopio y adecuado manejo de los residuos sólidos que se generan como parte de
nuestras actividades en oficinas, talleres, viviendas y servidos de comedor, con el
propósito de formar hábitos y costumbres orientados a In preservación del medio
ambiente y constituirlos en una actitud positiva de nuestra cultura organizacional, en
beneficio de nuestra salud y el medio ambiente
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Pag.
2. FINALIDAD
3. BASE LEGAL
Ley N° 27314, Ley General de Residuos Sólidos.
D.S. N° 057-04-PCM, Reglamento de la Ley General de Residuos Sólidos y sus
modificaciones.
4. ALCANCE
La directiva en su aplicación tiene alcance a TODOS los trabajadores de Electro Ucayali
S.A., Residentes de la Villa de Yarinacocha, a los terceros que prestan servicios y al
público en general que visita las instalaciones de la empresa por necesidades de
gestión.
5. PROCEDIMIENTO PARA RESIDUOS EN OFICINAS Y VILLA
1. Cada oficina deberá organizar internamente el acopio de los residuos sólidos que genere
en tachos que permitan almacenar durante el horario de trabajo en forma segregada los
residuos de alimentos y los de papeles y plásticos, los mismos que serán trasladados a
los cilindros contenedores, por el personal de limpieza con ocasión de su labor.
Eventualmente cuando se trate de residuos que corresponden a otra clasificación
deberán depositarlo en el contenedor apropiado más cercano a su área de ubicación.
INTERNOS - MPI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
2. El personal del servicio de limpieza, con ocasión de su actividad deberá depositar los
residuos de los tachos de basura de las oficinas (Ver Anexo N° 1), según como se
hayan segregado para almacenarlos temporalmente en los cilindros contenedores, de
modo que aquellos identificados como Residuos No Peligrosos Domésticos o No
Peligrosos Industriales sean recolectados por los vehículos del servicio municipal para
su disposición final.
3. Los Residentes de la Villa de Yarinacocha deberán igualmente participar del manejo
adecuado de los residuos sólidos que se generen en sus habitaciones o viviendas,
depositando estos en los cilindros contenedores más cercanos a sus lugares de
residencia según la clasificación indicada de modo que los vehículos recolectores de la
Municipalidad Distrital de Yarinacocha, transporte a su disposición final los residuos
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Pag.
identificados como Residuos No Peligrosos Domésticos.
4. El personal responsable de la administración del contrato de prestación de servicios de
limpieza, jardinería y áreas verdes debe recordar a la empresa que ejecuta estos
servicios el uso adecuado de los cilindros contenedores de residuos sólidos y controlar
que no sean utilizados como depósitos de maleza, hojas secas ni ramas de sus tareas
de desbroce y poda, el contrato de este servicio debe contemplar este manejo de
acuerdo con el marco legal vigente.
6. PROCEDIMIENTO PARA RESIDUOS INDUSTRÍALES
El tratamiento de los residuos sólidos peligrosos, como es el caso de residuos de
petróleo (borras), transformadores de distribución, postes de concreto, luminarias,
lámparas, baterías, etc. solo podrán eliminar mediante empresas Comercializadoras de
Residuos Sólidos EC-RS y/o de Empresas Prestadoras de Servicios de Residuos
sólidos EPS-RS, con inscripción y autorización vigentes de la Dirección General de
Salud Ambiental - DIGESA, de conformidad con la Ley General de Residuos Sólidos,
Ley N° 27314 y su Reglamento D.S. N° 057-2004-PCM..
INTERNOS - MPI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
1. Los residuos: sólidos cuya clasificación corresponde a Residuos Peligrosos
Contaminados con Hidrocarburos (cilindros de color negro) se almacenaran
temporalmente en las áreas de confinamiento construidas en la zona de las pozas API y
de tratamiento de aguas residuales domésticas, hasta determinar su disposición final.
2. Para el almacenamiento de los Residuos Peligrosos con características fisico-químicas
peligrosas (cilindros de color rojo) se propone como lugar lo que disponga el
responsable del almacén, que son ambientes bajo techo ubicado en la sub. estación
Pucallpa (Ex patio de llaves).
3. La Gerencia de Distribución y Comercialización para el caso de luminarias, lámparas,
medidores, aisladores, aceite de transformadores, thoner, etc. todos materiales en
desusó que no garantiza su operatividad, serán informados al almacenero con el reporte
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Pag.
que se muestra en el ANEXO N° 2. para su custodia temporal en sus almacenes.
4. La Gerencia Técnica para el caso de borras, aceites industriales, trapo industria, solo
serán informados al almacenero con el reporte que se muestra en el ANEXO N° 2. para
su custodia temporal en sus almacenes de residuos en la planta térmica, caso contrario
a la sub estación Pucallpa.
5. Cada trabajador se constituye en inductor del programa de manejo de Residuos Sólidos
y puede proponer sugerencias que permitan mejorar la SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO
AMBIENTE del trabajador de Electro Ucayali S.A.
INTERNOS - MPI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
ANEXO 1
CODIFICACION DE COLORES DE LOS CILINDROS CONTENEDORES Y SUS
ACCESORIOS
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Pag.
INTERNOS - MPI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Pag.
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
01
Actualización
Pag.
INTERNOS - MPI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Pag.
INTERNOS - MPI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
Distribución de cilindros de segregación
Area
Numero de cilindros por tipo de clasificación de RRHH
Verd
Azul
Azul
Negr
e
domestic
industria
o
o
l
Sala de
maquinas
Taller de
mecánica
Taller
automotriz
Taller
eléctrico
Almacenes
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Pag.
Roj
o
Oficina de
operaciones
Oficinas
administrativa
s
Comedor
Viviendas y
auditorios
Sub totales (*)
Para este caso se colocan los cilindros contenedores de la siguiente forma:
1 Jgo. En punto equidistantes para las cuatro primeras viviendas que dan hacia la
laguna partiendo de la que colinda con el campo deportivo
1 Jgo. En puntos equidistantes para el auditorio y las viviendas contiguas
2 Jgo. En puntos equidistantes para cada 3 viviendas en el lado opuesto a los anteriores
1Jgo. Para las viviendas en ubicación que da hacia el campo de paleta frontón
INTERNOS - MPI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
Detalle descriptivo de contenido de leyenda de los tableros.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Pag.
1.- VERDE -DOMESTICO
RESIDUOS DE ORIGEN
ORGÁNICO
•Residuos de comida.
• Madera sin persevantes
químicos.
Elaborado:
CONTENIDO DE LAS LEYENDAS DE LOS TABLEROS.
2. AZUL 3. AZUL 4.- NEGRO
RESIDUOS
DE
RESIDUOS
DE
RESIDUOS DE
DOMESTICO
INDUSTRIAL
ORÍGENES
ORÍGENES
ORÍGENES
ORGÁNICOS E
ORGÁNICOS E
ORGÁNICOS E
INORGÁNICOS
INORGÁNICOS
INORGÁNICOS
GENERADOS
GENERADOS
CONTAMINADOS
EN US
EN LAS
CON
ACTMDADES
ACTIVIDADES
HIDROCARBUR
DOMESTICAS.
LABORALES.
OS.
* Papel.
• Plásticos.
• Latas.
•Alambres.
•Cartón.
• Otros simHarss.
Revisado:
•Tecknoport.
• Plásticos.
•Jebes.
• Chatarra.
• Restos do concreto.
• Rltros de aire.
• Cables eléctricos.
• Otros similares.
•Madera.
• Carteras.
• Trapos industriales.
• Guantes.
• Otros similares.
Aprobado:
5.- ROJO
RESIDUOS PE
ORIGEN
INORGÁNICO
CON
CARACTERÍSTIC
AS
FISICOQUÍMICA
S
PELIGROSAS.
• Pilas.
• Baterías.
• Filtros de aceites.
•Aerosoles.
• Soldaduras,
• Tierra
contaminada.
• Envases
industriales
de
productos
químicos
(pinturas,
liner, nipodontos
de
caldo, etc.)
• Cartuchos do
lonner
de impresora.
*Lámparas
(incandescentes,
fluorescentes,
sodio
alta presión, etc.).
• Otros similares
INTERNOS - MPI
S.A. - PUCALLPA
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Empresaria
General
01
Actualización
Pag.
ANEXO 2
FORMATO DE CONTROL PARA EL REGISTRO DE LA ENTRADA Y SALIDA DE
RESIDUOS PELIGROSOS
INTERNOS - MPI
COLOCACION DE FONDO EN EL SISTEMA FINANCIERO
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Pag.
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
Revisado:
Aprobado:
Empresaria
1.
2.
3.
4.
5.
General
OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir en la colocación de fondos en el Sistema Financiero
Nacional.
BASE LEGAL
Decreto Supremo N° 040-2001-EF de fecha 13 de marzo del 2001 que establecen
lineamientos para la inversión de fondos de entidades
del Sector Público en el
Sistema Financiero.
Resolución Ministerial N° 087-2001-EF-10 de fecha 15 de marzo del 2001 que aprobó el
Reglamento de Colocaciones de los fondos de entidades del Sector Público en el Sistema
Financiero.
Oficio Circular N° 003-2010-EF/35 de fecha 04 de marzo del 2010 en donde el Comité
Especial establece los límites máximos de colocaciones para la inversión de fondos de
entidades del sector público en el sistema financiero.
ALCANCE
La presente Directiva tiene alcance en todo el ámbito de responsabilidad de ELECTRO
UCAYALI S.A
DISPOSICION GENERAL
Administrar y Colocar en el Sistema Financiero Nacional los excedentes de Capital de
Trabajo de la Empresa que aseguren el pago de los proyectos de inversión, así como la
operatividad de la misma, optimizando la seguridad y rentabilidad.
Quedan excluidas las cuentas corrientes y cuenta de ahorro, las cuales se colocarán en
instituciones financieras del mercado local y que brinden mayores intereses sobre
saldos acreedores y facilidades a la Empresa.
RESPONSABILIDAD
La colocación de los fondos estará definida por el Comité de Adjudicación de Depósitos
y contará con cinco miembros conforme se indica a continuación:
Gerente de Administración y Finanzas
presidente
Jefe Oficina de Gestión Empresarial
miembro
Jefe del Departamento de Finanzas
miembro
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Pag.
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
Revisado:
Aprobado:
Empresaria
General
El Comité estará presidido por el Gerente de Administración y Finanzas o el que haga
sus veces,, quien será responsable de las colocaciones que realicen teniendo en cuenta
la última posición financiera de la Empresa y los procedimientos de la práctica financiera
estandarizados.
El Comité se considerará válidamente instalado con la presencia de 03 miembros, para
lo cual, cuando menos uno de ellos deberá ser un miembro titular.
6. PROCEDIMIENTOS
Son funciones del Departamento de Finanzas realizar las coordinaciones internas y
externas con el Comité Especial y las entidades del Sistema Financiero tales como:
6.1. Emitir con periodicidad semanal, el reporte financiero de la Empresa en función de los
compromisos de pago y al tipo de moneda requerido.
6.2. Preparar las invitaciones de subasta a las entidades bancarias y financieras, con la finalidad
de llevar a cabo el proceso de subasta de fondos, ya sea ésta una colocación menor o
superior.
6.3. Preparar las actas de subasta o colocación.
6.4. Preparar los oficios a las entidades bancarias y financieras para las aperturas y
transferencias de los depósitos a plazo, como resultado del proceso de subasta.
6.5. Preparar las comunicaciones al Comité Especial sobre el resultado de las subastas.
6.6. Preparar la información mensual, que debe presentarse al Comité Especial sobre la
situación de todos los depósitos, colocaciones e inversiones al último día de cada mes;
según vencimientos, condiciones financieras y modalidades.
6.7. Utilizar la modalidad más adecuada para la transferencia de fondos, según el tipo de
operación, con la mayor seguridad y el menor costo,
6.8. Realizar las demás funciones que le asigne el Comité de Adjudicación de Depósitos, a fin
de cumplir con la normativa vigente
Son funciones del Comité de Adjudicación de Depósitos
6.9. Cumplir el Reglamento de Colocaciones de los fondos dé entidades del Sector Público
en el Sistema Financiero (R.M N° 087-2001~EF/10 y modificatorias).
6.10. No exceder los límites máximos de colocaciones para la inversión de fondos de
entidades del sector público en el sistema financiero (Oficio Circular N° 003- 2010EF/35),
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
6.11. La tasa de interés ofrecida para la captación de fondos será “Tasa Efectiva Anual", año
comercial desde 360 días. La tasa de interés podrá expresarse hasta en un centésimo
de punto porcentual (0.01%).
6.12. En caso de anulación de la operación por parte de la Institución Financiera sea cual
fuere el motivo al no cumplir con lo ofertado, esta no volverá a ser tornada en cuenta
para las siguientes operaciones que realice la Empresa, encargándose a la Gerencia de
Administración y Finanzas para que se cumpla con la disposición adoptada.
6.13. Las operaciones vencidas podrán ser renovadas por el Comité, bajó condiciones
óptimas a la fecha de su vencimiento, previo análisis de las ofertas del mercado.
INTERNOS - MPI
DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACION DE SOFTWARE EN
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
1. OBJETIVO
Contar con una directiva que establezca las Normas para la Administración del Software
en Electro Ucayali S.A., con la finalidad de asegurar que el software utilizado sea legal y
que se utilice en cumplimiento con los términos de la licencia.
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
2. BASE LEGAL
Decreto Legislativo N° 822, “Ley sobre derecho de Autor"
Decreto Supremo N° 013-2003-PCM, Dictan medidas para garantizar
la legalidad de
la adquisición de programas de software en entidades y dependencias de Sector Público.
Resolución Ministerial N° 073-2004-PCM, Aprueban Guía para la Administración Eficiente
del Software Legal en la Administración Pública.
Guía de Administración de Software y Licenciamiento - INEI.
Guía para la Administración de Software de la BSA.
Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para
Sistemas Computarizados, Codificada como Norma 500-01 al 500-08.
Norma Técnica Peruana "NTP-ISO/IEC 17799:2004 EDI - Tecnología de la Información.
Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información. 1° Edición",
3. ALCANCE
La presente Directiva es cumplimiento de las autoridades, funcionarios, Directivos,
personal administrativo nombrado y contratado por planilla o por la modalidad de
practicante pre y profesionales, que tengan asignado un equipo informático para el
desarrollo de sus actividades.
4. DEFINICIONES
4.1. Anti virus
Programa que previene que los virus informáticos, afecte el normal funcionamiento
de las computadoras y/o red de cómputo
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Pag.
Empresaria
General
4.2. Adquisición de Software
La adquisición de un producto de software incluye los discos, la documentación técnica,
los manuales y la licencia de uso del producto. El propietario del software es el autor o
productor y la propiedad nunca se transfiere. El proveedor del producto, es el
licenciatario del software y goza de la potestad adquirida bajo un contrato de
distribución, de ceder al usuario el derecho de uso otorgado por el autor. El distribuidor,
en cambio, no transfiere la propiedad intelectual del software, actuando solamente como
intermediario entre el titular y el consumidor, sin perjuicio de las normas aplicables de
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
protección al consumidor.
4.3. Declaración da Software
Documento por el cual la institución declara los programas de ordenador o software y
licencias con que cuenta; la misma que debe estar acompañada de las copias de las
licencias y las facturas consignadas en la declaración.
4.4. Freeware
Programas gratuitos que los desarrolladores ponen a disposición de otros usuarios sin
ningún costo.
4.5. Licencia
Documento obtenido por la compra, cuya posesión faculta el uso de software o
programa de ordenador y establece las reglas básicas para su utilización y sus
limitaciones.
4.6. P2P (Peer to Peer)
Programas conexiones de red empleados para prestar servicios a través de internet de
intercambio de archivos de software, música (mp3), videos (películas) y juegos por lo
general; entre la lista de principales aplicaciones P2P podemos mencionar a las
siguientes:
a) Bit Torrent (Azureus, Bit Comet, Direct Connect)
b) Gnutella (Shareaza, Neo Modus, Direct Connect, DC)
c) E DonKey (Ovemet, Cliente eDonkey)
d) Emule (cliente emule, aMuIe, mIDonkey, Iphant)
e) KaZaA;Freenet, Limewire, , Napster, WinMX, Soulseek, Audiogalaxy, Bearshare, Lmesh,
Morpheus, Grokster, Xolox, OneMX, Free Wire, Gnucleus, Blubster 1.2.3, Soujseqk,
Blubster 2x (o Piolet).
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
4.7. Reproducción o copla
Cualquier forma de fijación u obtención de copias de obra de forma permanente o
temporal sea por imprenta, registro electrónico, fonográfico ó digital.
4.8. Servidor en Informática o Computación
En informática, un servidor es un tipo de software que realiza ciertas tareas en nombre
de los usuarios, El término servidor ahora también se utiliza para referirse al ordenador
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
4.9.
4.10.
4.11.
2.
a.
b.
c.
físico en el cual funciona ese software, maquina cuyo propósito es proveer datos de
modo que otras máquinas puedan utilizar esos datos. Un servidor sirve información a los
ordenadores que se conecten a él. Cuando los usuarios se conectan a un servidor
pueden acceder a programas, archivos y otra información del servidor.
Shareware
Software distribuido de forma gratuita para ser probado. Si el usuario decide quedarse
con el programa y seguir usándolo, debe pagar al desarrollador.
Sistema Informático
Está formado por las personas, computadoras, papeles, medios de almacenamiento
digital, el entorno donde actúan y sus interacciones.
Software o Programa de Ordenador
Conjunto de instrucciones mediante palabras, códigos, planes o cualquier otra forma,
que al ser incorporados en un dispositivo de lectura automatizada, es capaz de hacer
que un ordenar comprende también la documentación técnica y los manuales de uso.
RESPONSABILIDADES
El Gerente General, es responsable de la aprobación de la presente Directiva.
El Supervisor de Sistemas, es responsable de la revisión y de elevar la propuesta de
Directiva a la Jefatura de la Oficina de Gestión Empresarial y este a su vez a la Gerencia
Genera! para su aprobación.
Los Directivos, funcionarios y servidores de Electro Ucayali S.A., en calidad de usuarios
del sistema, son responsables de cumplir la presente Directiva.
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Pag.
Empresaria
General
6. DISPOSICIONES
6.1.
DISPOSICIONES GENERALES
a. Electro Ucayali S.A. estable como Política Institucional el Uso Legal de Software en los
Servidores de Red y las Estaciones de Trabajo, cumpliendo con lo establecido en los
términos de la licencia de uso de software.
b. La presente Directiva es de carácter general y cumplimiento obligatorio para todo el
personal de Electro Ucayali S.A.; para tal efecto, se procederá a suscribir un Acta de
Compromiso entre la Institución y el personal de la misma (anexo A), adjuntándose la
directiva referente al uso legal de software para computadoras personales (anexo B).
c. El Supervisor de Sistemas, es el responsable de cumplir y hacer cumplir las actividades
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
y acciones señaladas en la Guía para la Administración Eficiente del Software Legal en
la Administración Pública, aprobada por Resolución Ministerial N° 073-2004-PCM.
Además deberá informar mensualmente sobre lo actuado al Jefe de la Oficina de
Gestión Empresarial,
d. La Oficina de Gestión Empresarial, deberá formular y comunicar la política del uso de
software institucional, la que permitirá establecer el compromiso de la institución en
concordancia con los siguientes objetivos:
Respeto a los derechos de autor.
Administración de las necesidades de software.
Adquisición o regularización del software y su licencia mediante el proceso de compra
aprobada.
e. Electro Ucayali S.A., establece como Política Institucional el uso legal de software en los
Servidores de la Red y las Estaciones de Trabajo, cumpliendo con lo establecido en los
términos de la licencia.
f. La oficina de Gestión Empresarial, realizará periódicamente la difusión de temas
relacionados al uso de software legal y su importancia en la seguridad informáticas entre
los usuarios del Sistema Informático de EUSA, con la finalidad que comprendan
claramente las normas de uso de software, identifiquen si el software o su uso es
legal y el reconocer como puede aprovechar las ventajas del activo del software
utilizado en la
INTERNOS - MPI
a)
b)
01
Actualización
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Pag.
Empresaria
General
Empresa. Asimismo, la presente directiva será entregada a todo el personal.
6.2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
6.2.1. De la administración da Software
Con la finalidad de llevar una eficiente administración del software, así como poder
establecer las necesidades de software de las dependencias de EUSA y estandarizar el
uso de los distintos programas, la Oficina de Gestión Empresarial, realizará las
siguientes acciones:
Inventario físico de todas las computadoras (servidores, estaciones de trabajo,
computadoras portátiles) con que cuenta la institución en forma anual.
Inventario de software instalado obtenido de realizar un escaneo de discos duros de
todas las computadoras, utilizando el software creado para ese fin.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
c)
d)
Seguimiento al software instalado conforme se escanean las computadoras, realizando
seguimiento al software instalado en cada una de ellas, a fin de validar la información
obtenida de manera permanente.
Hacer un inventario de la documentación del software instalado en EUSA, el que deberá
incluir los disquetes o discos compactos utilizados para instalar el software en las
computadoras, de los manuales de uso y documentación técnica originales, de ser el
caso; de las licencias originales de uso, así como también copias fotostáticas de las
facturas, órdenes de compra que acrediten la compra del software, actualización
permanente. Realizar un comparativo de los resultados, a fin de poder determinar con
exactitud el número de licencias necesarias para su adquisición, para ello es importante
tener en consideración que no todos los programas instalados en el parque informático
son necesarios.
La Oficina de Gestión Empresarial deberá elaborar y actualizar el registro de software
institucional, utilizando para ello el anexo D’ Registro de Software.” El registro consiste
en un inventario actualizado de las licencias de software del Sistema (sistema
operativo), software de oficina, software de antivirus y demás programas que se
utilicen
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Para los aplicativos desarrollados en la institución o por terceros de los que se tengan
los programas fuentes, se debe remitir el listado de dichos programas a la Jefatura de la
Oficina de Gestión Empresarial para su registro ante la Oficina de Derechos de Autor del
INDECOPI.
La Oficina de Gestión Empresarial, realizará periódicamente dentro de su plan de
trabajo anual el inventario de software de las estaciones de trabajo de la Red y las
computadoras que se utilicen para la captura, procesamiento, registro, reporte,
almacenamiento o recuperación de datos de resultados, ensayos o calibración en los
laboratorios con la finalidad de contar con un inventario actualizado; debiéndose realizar
un inventario por año mínimo.
Para el caso de computadoras que se utilicen para la captura, procesamiento, registró,
reporte, almacenamiento o recuperación de datos de resultados, ensayo o calibración,
se debe asegurar que el software cuente con su licencia respectiva además de estar
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
documentado y validado para su uso.
6.3. De la Estandarización y Adquisición
La Oficina de Gestión Empresarial definirá el estándar inicial de software a utilizarse en
EUSA, usando para tal efecto el anexo E "Estándar Inicial de Software Legal a Utilizarse
en EUSA.
El software es considerado un activo de la institución por lo que corresponde a la Oficina
de Gestión Empresarial, en coordinación con el Área de Patrimonio, tener un inventario
actualizado de las licencias originales de todos los programas que haya adquirido o
adquiera EUSA, con la finalidad de contar con un documento consolidado, que será
avalado por el acervo documentarlo del software adquirido en la institución (como copias
fotostáticas de órdenes de compra y/o facturas de compra).
En concordancia con lo establecido por el Art. N° 3 del Decreto Supremo N° 013-2003PCM, la Oficina de Gestión Empresarial deberá asegurar, de manera coordinada con la
Gerencia de Administración y Finanzas, y esta a su vez con su Área de Presupuesto,
que EUSA cuente con la previsión presupuestal necesaria para el financiamiento de las
licencias necesarias. Asimismo, cada vez que se formule un requerimiento de compra
de un equipo de cómputo este deberá
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
considerar en su presupuesto el costo del software y licencias del sistema operativo,
software de oficina y software de antivirus.
La Oficina de Gestión Empresarial de EUSA evaluará permanentemente los programas
y/o actualizaciones existentes en el mercado tecnológico para su posible incorporación
dentro de la lista de programas estandarizados.
6.4. De la Instalación del Software
El personal del área de soporte técnico es el responsable de revisar, reinstalar o
desinstalar el software; asimismo deberá eliminar los software que no estén incluidos en
el perfil de usuario, aun cuando sean éstos legales y de propiedad del usuario; estando
prohibido, bajo responsabilidad, de instalar software que no sea proporcionado por
EUSA con las debidas licencias. Para el uso de los programas de distribución gratuita
(freeware) o de prueba (Shareware) los usuarios del sistema podrán utilizarlos siempre y
cuando demuestren que son utilizados por un período corto, por así requerido las
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
labores asignadas.
Dentro de los programas que pueden ser instalados, se encuentran los llamados
"parches" o "actualizaciones" que los fabricantes distribuyen de forma gratuita para
optimizar sus productos; así como también, el software gratuito para leer documentos en
formato PDF (Adobe Acrobat Reader).
La Oficina de Gestión Empresarial debe llevar el registro de cada nuevo programa, su
actualización y estado en el Sistema de Administración de Software.
6.5. De los perfiles del Usuarios
El Perfil de Usuario de Software debe ser elaborado y administrado por la Oficina de
Gestión Empresarial para la estandarización, control y optimización del uso de los
programas, según las necesidades de la institución.
Con la finalidad de ayudar a la institución en el manejo de la compra se entregará al
personal del EUSA el Formato Requerimiento de Software (anexo C).
Los perfiles definidos para EUSA serán los siguientes:
Usuario Nivel 1: Aquel que utiliza los aplicativos Windows, software de oficina,
antivirus, utilitarios PDF
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Usuario Nivel 2: Aquel que utiliza los aplicativos Windows, Software de Oficina,
Antivirus, Utilitario PDF, Aplicativo Institucional.
Usuario Nivel 3: Aquel que utiliza los aplicativos Windows, Software de Oficina,
Antivirus, Utilitario PDF, Software Especializado.
La Oficina de Gestión Empresarial instalará los programas en los equipos asignados
según el perfil de Usuario, eliminando aquellos que no correspondan con el perfil
establecido.
Los usuarios que requieran la instalación y uso de programas adicionales a los
contemplados en su Perfil de Usuario, deben solicitarlo a su Gerente de Área, una vez
aprobado por él, y aceptada la solicitud, el personal de soporte técnico procederá a
ejecutar la instalación.
Toda solicitud de instalación de software debe ser debidamente justificada por
intermedio y autorización del Gerente de Área del usuario solicitante, utilizando el anexo
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
C Formato de Requerimiento de Software.
De acuerdo a lo solicitado, la Oficina de Gestión Empresarial, evaluará si las
características técnicas del equipo a instalar satisfacen los requerimientos mínimos para
su adecuado funcionamiento, además de las licencias de uso del software. Si es
aceptada la solicitud, la Oficina de Gestión Empresarial procederá a coordinar o ejecutar
la instalación. Al finalizar la instalación y aprobarla el usuario, se deberá obtener la firma
de éste; todo este procedimiento no debe de superar los cinco (5) días hábiles después
de haber recibido la solicitud. Asimismo se generará un informe de instalación de
software en la computadora, para lo cual se utilizará el anexo F "Informe de la
instalación del Software- Computadores Personales (PC's).
La Oficina de Gestión Empresarial deberá efectuar el seguimiento y control sobre el uso
de las licencias asignadas a los usuarios, mediante una auditoria según el Perfil de
Usuario de Software establecido.
Para el caso de los aplicativos institucionales que requieran acceso especial a un
directorio o base de datos se coordinará con el administrador de la red para otorgar los
derechos necesarios, utilizando el anexo G, Solicitud de Cuenta de Usuario.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
Los programas instalados que no sean de utilidad para el usuario, deben ser borrados de
inmediato. Si el usuario no utiliza los programas inicialmente instalados en sus equipos, se
recomienda que soliciten a la Oficina de Gestión Empresarial por intermedio de su
dependencia, la desinstalación de aquéllos, permitiendo de esa forma ser aprovechada la
licencia para otras actividades.
Queda terminantemente prohibida la instalación y uso de software para operar sistemas de
tipo Peer to Peer (P2P) empleados para prestar servicios a través de internet de intercambio
de archivos de software, música (mp3), videos (películas) y juegos en general.
6.6. De la Custodia do Software
La Oficina de Gestión Empresarial guardará en un lugar seguro centralizado todas las
licencias de software original, disquetes, discos compactos y documentación, incluidas las
copias de las tarjetas de registro completadas.
Con respecto a todas las licencias de software originales, disquetes, discos compactos y
documentación, incluidas copias de las tarjetas de registro que ya no se utilicen por estar en
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
desuso u obsolescencia, la Oficina de Gestión Empresarial realizará un inventario de las
mismas y se remitirán mediante oficio en cajas rotuladas y selladas a la Gerencia de
Administración y Finanzas quien las derivará al Área de Patrimonio, para los fines
correspondientes.
6.7. De las Sanciones
De conformidad con lo establecido en el Capítulo II del Título VI: De los Programas de
Ordenador del Decreto Legislativo N° 822, Ley de Derechos de Autor, los programas de
ordenador se protegen en los mismos términos que las obras literarias. Dicha protección se
extiende a todas sus formas de expresión, tanto a los programas operativos como a los
aplicativos, ya sea en forma de código fuente o código objeto. Dicha protección se
considera extendida a cualquiera de las versiones sucesivas del programa, así como a los
programas derivados.
Asimismo, la indicada norma dispone que la reproducción de un programa de ordenador,
inclusive para uso personal, exija la autorización del titular de los derechos, con la
excepción de la copia de seguridad.
Además de los acuerdos de licencia, la ley de derechos de autor protege a los autores del
software, de la reproducción y distribución no autorizados de software. La misma ley
prohíbe también que los
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
usuarios carguen, descarguen o transmitan copias no autorizadas de software por internet u
otros medios electrónicos. Las violaciones de estas restricciones pueden constituir delitos,
los cuales exponen al infractor a sanciones de hasta 8 años de pena privativa de la libertad,
así como a multas de hasta 150 Unidades Impositivas Tributarías. Electro Ucayali S.A. no
permitirá que el personal instale o realice copias no autorizadas de software. El personal
que labore en EUSA que instale o copie software ilegalmente cometerá falta y estará sujeto
a las acciones disciplinarias correspondientes.
6.8. De los perfiles del Usuarios
Electro Ucayali SA, a través de la Oficina de Gestión Empresarial, se compromete a
comunicar y difundir la presente directiva al personal permanente, destacado y contratado
bajo cualquier modalidad que sea objeto del servicio; asimismo, instruir en su uso, hacer
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
circular recordatorios sobre esta norma, comunicar cualquier actualización de la misma e
informar sobre las normas complementarias de la directiva.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
ANEXO A
ACTA DE COMPROMISO SOBRE EL USO DE SOFTWARE
Fecha:……………………………………………..
El que suscribe ………………………………………………………………. Identificado con DNI
N° servidor del (indique centro oficina o gerencia a la que pertenece)
Declaro conocer y me comprometo a cumplir las disposiciones referentes al uso del
software establecidos en el Anexo B “Normas de Electro Ucayali referente al uso legal
del software para computadoras personales” que se adjunta a la presente ata de
compromiso
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
a.
b.
c.
d.
e.
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
NORMAS DE ELECTRO UCAYALI S.A. REFERENTES AL USO LEGAL DEL
SOFTWARE PARA COMPUTADORAS PERSONALES
Electro Ucayali S.A. adquiere las licencias de software de diversas compañías para sus
computadoras (estaciones de trabajo y servidores de red) y son de uso del personal de la
institución. EUSA, no es propietario de este software ni de su documentación y, a menos
que cuente con autorización del desabollador del software, no tiene derecho para
reproducirlo, excepto para crear una copia de respaldo (o backup).
Con respecto a aplicaciones cliente/servidor y para redes, el personal de Electro Ucayali
S.A., utilizará el software respetando las disposiciones de los contratos de licencia
correspondientes.
EL personal de EUSA queda prohibido de instalar software no autorizado a través de discos
compactos o cualquier otro medio magnético; así mismo de descargar e instalar software no
autorizado desde Internet.
Queda terminantemente prohibido la instalación y uso de software para operar sistemas de
tipo Peer to Peer (P2P) empleados para prestar servicios a través de internet de intercambio
de archivos de software, música (mp39, videos (películas) y juegos por lo general.
El personal de EUSA que tengan conocimiento de uso incorrecto de software o
documentación relacionada dentro de la empresa deberán informarlo a la Oficina de Gestión
Empresarial a fin de tomar las medidas correctivas correspondientes.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
f.
Está prohibido el préstamo o el otorgamiento del software con licencia de la empresa a
persona alguna.
g. Electro Ucayali Í5.A. no permitirá que él personal de la empresa instale o realice copias no
autorizadas de software. El personal que labore en EUSA que instale o copie software
ilegalmente cometerá falta y estará sujeto a las acciones disciplinarias correspondientes. La
Ley de Derechos de Autor (decreto Legislativo N" 822), establece que las personas
involucradas en la reproducción ilegal de software pueden sufrir sanciones por darlos civiles
y penales, incluyendo multas y pena de libertad,
h. Todas las dudas que tenga el servidor sobre la autorización para copiar o utilizar un
programa de software especifico, deberán ser aclaradas por la
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
i.
j.
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
Oficina de Gestión Empresarial antes de proceder a realizar la copia o utilizar el software.
La reproducción, duplicación o uso sin licencia de programas de computación (software) es
ilegal y puede exponer a usted y a EUSA a demandas y denuncias civiles, penales y
administrativas de conformidad con la Ley de Derechos de Autor (Decreto Legislativo N°
822).
Para asegurarse de no infringir de manera intencional o por equivocación los derechos de
autor de las compañías productoras del software, no deberá copiar ningún programa
instalado en la computadora que se le ha asignado para ningún propósito sin estar
previamente autorizado por la Oficina de Gestión Empresarial. Asimismo, no deberá instalar
ningún programa en su computadora sin dicha autorización, a los efectos de que EUSA
pueda verificar que cuenta con la licencia de uso que cubre dicha instalación.
k. El personal de la Oficina de Gestión Empresarial encargado de soporte técnico visitará su
sección en forma aleatoria y sin aviso preventivo, para practicar un inventario de los discos
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
duros de las computadoras y verificar si existe alguna licencia para cada copia del software
instalado en el respectivo disco duro. Si se encuentran copias sin licencia, se borrarán o
eliminarán y, de ser necesario, se reemplazarán por copias con licencia.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
ANEXO C
FORMATO DE REQUERIMIENTO DE SOFTWARE
Requerimiento de Software
Nombre
Unidad Orgánica donde labora:
Autorización
Fecha:
Numero de serie y ubicación de la computadora:
Software
S
Programa de
software
Elaborado:
Fabricante
Revisado:
Versión
Aprobado:
Utilización (1, 2,
3, 4)
Utilización (clave)
1= diaria; 2= semana; 3= mensual; 4 =nunca
Existe software que usted necesita pero no tiene y que le ayudarían en la realización
de sus tareas y funciones? Por favor lístelos a continuación y sustente con una
justificación su uso:
_____________________________
Firma y sello del solicitante
_______________________________
Firma y sello del jefe inmediato
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Nombre
a.
c.
b.
e.
d.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.
Sumiila
Versión
31
Fabricante
N° Serle
Código Licenda
Estado Actual
Operativa en uso
Operativa sin uso
No operativa
Réfflmen de Tenencia
Propio
Alquilado
Prestado
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
p.
q.
r.
s.
t.
u.
v.
w.
x.
y.
z.
aa.
bb.
cc.
dd.
ee.
ff.
gg.
Donado
9-Tlpo
Sistema Operativo
.enguaje de Programación
Base de datos
GIS
Diseño Gráfico
Software de oficina
Redes de datos, Utilitario
Software de seguridad
Apllcativo
Otros
lO.ManualeJ de Diseño
Si
No
ll.Manuales de usuario
SI
No
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO E
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
ESTÁNDAR INICIAL DE SOFTWARE LEGAL A UTILIZARSE EN ELECTRO
UCAYALI S.A.
1. Servidora» da Red
Sistema Operativo: Windows 2003 Server.
Sistema de Base de Datos: SQL Server 2005/ Oracle 9.
Antivírus Corporativo: Symantec Endpolnt Protection.
Sistema de Correo Electrónico: MS Exchange 2003 STD.
Sistema de Seguridad Web: WinGate 6.5.
GIS Smaílworld 4.0
Sistema de Backups CA BrightStor ARCserve Backup
2. Estacionas da Trabajo
a.
b.
c.
d.
Sistema Operativo: Windows XP Profesional SP3
Software de Oficina: Microsoft Office STD 2007 y MS Office 2007 Profesional Plus
Utilitario: Adobe Acrobát Reader 9.0.
Software Especializado:
GIS Srnallworld 4.
Compresor de archivos WinRar 3.0.
AutoCAD 2010 Electrical
Cymdist v3.02
CYMTCC bajo Windows.
DLTCAO
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO F
INFORME DE LA INSTALACIÓN DEL SOFTWARE - COMPUTADORAS
PERSONALES (PCS)
Datos del PC
FECHA DE INVENTARIO
Nombre y editor del
software
Elaborado:
Numero de versión
Revisado:
01
Actualización
Numero de
instalaciones
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Anexo g
Solicitud de cuenta del usuario
Creación
renovación ( ) bloqueo ( )
anulación ( )
DATOS GENERALES
Nombre de usuario
Cargo
Unidad orgánica
Condición
Del servicio
Vigencia
Acceso de recurso
Acceso de sistemas
Acceso a carpetas especiales
Nombre
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
Observaciones
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
___________________
_____________________
________________________
Usuario
Gerente de Áreas
Empresarial
Jefe de Gestión
INTERNOS - MPI
INFORMACIÓN
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
1. OBJETIVO
Contar con una normativa que establezca las pautas para la Administración dé la Seguridad
de la Información en Electro Ucayali S.A.
2.
BASE LEGAL
Norma Técnica Peruana "NTP-ISO/IEC 17799:2004 EDI - Tecnología de la Información.
Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información. 1° Edición".
Decreto Supremo N° 013-2003-PCM, Dictan medidas para garantizar la legalidad de la
adquisición de programas de software en entidades y dependencias de Sector Público.
Resolución de Contraloría N°Q72-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para
Sistemas Computarizados, Codificada como Norma 500-0.1 al 500-08.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3. ALCANCE
La presente Normativa es de aplicación para todo el personal de la empresa, todas las
Gerencias de Áreas, Jefaturas, Servicios Eléctricos y de forma específica para quienes
participan directa e indirectamente en el procesamiento de datos mediante equipos de
cómputo incluidos en la red de datos de Electro Ucayali S.A.
4.
JUSTIFICACIÓN
Los activos asignados a la información están clasificados de la siguiente manera:
Activos de información: ficheros y bases de datos, documentación del sistema, manuales de
usuarios, material de formación, procedimientos operativos o de soporte, planes de
continuidad, configuración del soporte de recuperación, información archivada
Activos de software: software de aplicación, software del sistema, herramientas y programas
de desarrollo
Archivos físicos: equipo de tratamiento (procesadores, monitores, portátiles, módems),
equipo de comunicaciones (routers, centrales digitales, máquinas de fax), medios
magnéticos (discos y cintas), otro equipo técnico (suministro de energía, unidades de aire
acondicionado), muebles, etc.
La responsabilidad de cada activo deberá estar asignada a cada usuario, por lo que se
procederá a designar un responsable para cada recurso o grupos de recursos el cual
asumirá la tarea de mantener los controles apropiados y vigentes.
Es necesario sensibilizar y concientizar a los colaboradores sobre la importancia de la
seguridad de la información es una tarea difícil y para la que hay que ser muy constante.
INTERNOS - MPI
INFORMACIÓN
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
Esto significa que se (deben tomar las acciones apropiadas para asegurar que la
información y los sistemas informáticos estén apropiadamente protegidos de muchas clases
de amenazas y riesgos tales como el fraude, sabotaje, espionaje industrial, extorsión,
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
violación de la privacidad, intrusos, hackers, interrupción de servicio, accidentes y desastres
naturales.
La Información perteneciente a la Empresa debe protegerse de acuerdo a su valor e
importancia. Deben emplearse medidas de seguridad sin importar cómo la información se
guarda (en papel o en forma electrónica), o como se procesa (PCs, servidores, correo de
voz, mensajes, etc.), o cómo se transmite (correo electrónico, conversación telefónica).
Los siguientes entes son responsables, en distintos grados, de la Seguridad de la
Información en la Empresa:
5.1 El Comité de Seguridad Informática.
Está compuesto por el Gerente General, el Jefe de la Oficina de Gestión Empresarial, el
Jefe de la Oficina de Asesoría Legal y los Gerentes de Línea.
Esté Comité estará encargado de elaborar y actualizar las políticas, normas, pautas y
procedimientos relativos a seguridad en informática y telecomunicaciones. También será
responsable de coordinar el análisis de riesgos, planes de contingencia y prevención de
desastres.
Programara sus reuniones en forma bimensual o ad hoc, el Comité, para la evaluar y revisar
la implementación de las políticas para la administración de la seguridad de la información y
el análisis de incidentes y/o eventos que afecten lo indicado.
5.2 La Oficina de Gestión Empresarial.
Es responsable de implantar y velar por el cumplimento de las políticas, normas, pautas, y
procedimientos de seguridad de la información en la organización, en coordinación
permanente con la Gerencia General.
Tiene la responsabilidad de evaluar, proponer la adquisición e implantar productos de
seguridad informática, ejecutar las actividades necesarias para garantizar un ambiente
informático seguro y sin vulnerabilidades.
Además proporcionara apoyo técnico y administrativo en la temática relacionada a la
seguridad informática y en particular en los casos de infección de virus, penetración de
hackers, fraudes y otros percances.
5.3 El Administrador de Sistemas.
Es responsable de establecer los controles de acceso apropiados supervisar el uso de los
recursos informáticos, revisar las bitácoras de.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INFORMACIÓN
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
llevar a cabo las tareas de seguridad relativas a los sistemas que administra, como por
ejemplo, aplicar inmediatamente los parches correctivos cuando le llegue la notificación del
fabricante del producto o de un ente como el CERT (Computer Emergency Response
Team).
El Administrador de Sistemas también es responsable de informar al Jefe de la Oficina de
Gestión Empresarial y al Comité de Seguridad Informática sobre toda actividad sospechosa
o evento insólito.
5.4. Los usuarios.
5.5.1. Son responsables de cumplir con todas las políticas de la Empresa relativas a la seguridad
informática.
5.5.2. Conocer y aplicar las políticas y procedimientos apropiados en relación al manejo de la
información y de los sistemas informáticos.
5.5.3. No divulgar información confidencial de la Empresa a personas no autorizadas.
5.5.4. No permitir y no facilitar el uso de los sistemas informáticos de la Empresa a personas no
autorizadas.
5.5.5. No utilizar los recursos informáticos (hardware, software o datos) y de telecomunicaciones
(teléfono, fax) para otras actividades que no estén directamente relacionadas con el trabajo
en la Empresa.
5.5.6. Proteger meticulosamente las contraseñas de acceso otorgadas.
5.5.7. Seleccionar y elegir una contraseña segura que no tenga relación obvia con el usuario, sus
familiares, el grupo de trabajo y otras deducibles lógicamente.
5.5.8. Reportar inmediatamente a su Jefe inmediato, Administrador de Sistemas, Jefe de la Oficina
de Gestión Empresarial cualquier evento que pueda comprometer la seguridad de la
Empresa y sus recursos informáticos, como por ejemplo contagio de virus, intrusos,
modificación o pérdida de datos y otras actividades poco usuales.
6. POLÍTICAS DE SEGURIDAD PARA COMPUTADORAS
6.1. Los computadores de la Empresa sólo deben usarse en un ambiente seguro. Se considera
que un ambiente es seguro cuando se han implantado las medidas de control apropiadas
para proteger el software, el hardware y los datos.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
6.2. Los equipos de la Empresa sólo deben usarse para actividades de trabajo y no para otros
fines, tales como juegos, música, videos y/o pasatiempos.
INTERNOS - MPI
INFORMACIÓN
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
6.3.
La configuración de hardware y Software establecida por el Departamento de Gestión
Empresarial es inmodificable, cualquier variación sin autorización del Comité de Seguridad
de la Información será considerado falta grave.
6.4. No se permite fumar, comer o beber mientras se está usando un PC.
6.5. Deben protegerse los equipos de riesgos del medioambiente (polvo, Incendio y agua).
6.6. En las PCS deben usarse protectores contra transitorios de energía eléctrica y en los
servidores deben usarse fuentes de poder ininterrumpibles (UPS).
6.7. Cualquier falla en los computadores o en la red debe reportarse inmediatamente ya que
podría causar originar pérdida de información o indisponibilidad de los servicios.
6.8. Deben protegerse los equipos para disminuir el riesgo de robo, destrucción, y mal uso. Las
medidas que se recomiendan incluyen el uso de vigilantes y cerradura con llave.
6.9. Los equipos deben marcarse para su identificación y control de inventario. Los registros de
inventario deben mantenerse actualizados.
6.10. No pueden moverse los equipos o reubicarlos sin permiso. Para llevar un equipo fuera de la
Empresa se requiere una autorización escrita.
6.11. La pérdida o robo de cualquier componente de hardware o programa de software debe ser
reportada inmediatamente.
6.12. Para prevenir el acceso no autorizado, los usuarios deben usar un sistema de contraseñas
robusto y además deben configurar e! protector de pantalla para que se active al cabo de 15
minutos de inactividad y que requiera una contraseña al reasumir la actividad. Además el
usuario debe activar el protector de pantalla manualmente cada vez que se ausente de su
oficina.
6.13. Si un PCs tiene acceso a datos confidenciales, debe poseer un mecanismo de control de
acceso especial, preferiblemente por hardware.
6.14. Los datos confidenciales que aparezcan en la pantalla deben protegerse de ser vistos por
otras personas mediante disposición apropiada del mobiliario de la oficina y protector de
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
pantalla. Cuando ya no se necesiten o no sean de utilidad, los datos confidenciales se
deben borrar.
6.15. Debe implantarse un sistema de autorización y control de acceso con el fin de restringir la
posibilidad de los usuarios para leer, escribir, modificar, crear, o borrar datos importantes.
Estos privilegios deben definirse de una manera consistente con las funciones que
desempeña cada usuario.
INTERNOS - MPI
INFORMACIÓN
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
6.16. No está permitido llevar al sitio de trabajo computadores portátiles (laptops) y en caso de ser
necesario se requiere solicitar la autorización correspondiente.
6.17. Para prevenir la intrusión de hackers a través de puertas traseras, no está permitido el uso
de módems en PCs que tengan también conexión a la red local (LAN), a menos que sea
debidamente autorizado. Todas las comunicaciones de datos deben efectuarse a través de
la LAN de la Empresa.
6.18. A menos que se indique lo contrario, los usuarios deben asumir que todo el software la
Empresa está protegido por derechos de autor y requiere licencia de uso. Por tal razón es
ilegal y está terminantemente prohibido hacer copias o usar ese software para fines
personales.
6.19. Los usuarios no deben copiar a un medio removible (como un diskette, USB, CD, DVD, etc.),
el software o los datos residentes en las computadoras de la Empresa, sin la aprobación
previa de la gerencia.
6.20. No pueden extraerse datos fuera de la sede de la Empresa sin la aprobación previa de la
gerencia. Esta política es particularmente pertinente a aquellos que usan a computadoras
portátiles o están conectados a redes como Internet.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
6.21. Debe instalarse y activarse una herramienta antivirus, la cual debe mantenerse actualizada.
Si se detecta la presencia de un virus u otro agente potencialmente peligroso, se debe
notificar inmediatamente al Jefe de Segundad Informática y poner la PC en cuarentena
hasta que el problema sea resuelto.
6.22. Sólo pueden bajarse archivos de redes externas de acuerdo a los procedimientos
establecidos. Debe utilizarse un programa antivirus para examinar todo software que venga
de afuera o inclusive de otros departamentos de la Empresa.
6.23. No debe utilizarse software bajado de Internet y en general software que provenga de una
fuente no confiable, a menos que se haya sido comprobado en forma rigurosa y que esté
aprobado su uso por el Departamento de Informática.
6.24. Para prevenir demandas legales o la introducción de virus informáticos, se prohíbe
estrictamente la instalación de software no autorizado, incluyendo el que haya sido
adquirido por el propio usuario. Así mismo, no se permite el uso de software de distribución
gratuita o Shareware, a menos que haya sido previamente aprobado por el Departamento
de Informática.
6.25. Para ayudar a restaurar los programas originales no dañados o infectados, deben hacerse
copias de todo software nuevo antes de su uso, y deben guardarse tales copias en un lugar
seguro.
INTERNOS - MPI
INFORMACIÓN
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
6.26. No deben usarse USB u otros medios de almacenamiento en cualquier computadora de la
Empresa a menos que se haya previamente verificado que están libres de virus u otros
agentes dañinos.
6.27. Periódicamente debe hacerse el respaldo de los datos -guardados en PCs y servidores y las
copias de respaldo deben guardarse en un lugar seguro, a prueba de hurto, incendio e
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
inundaciones. Los programas y datos vitales para la operación de Empresa deben
guardarse en otra sede, lejos del edificio,
6.28. Los usuarios de PCs son responsables de proteger los programas y datos contra pérdida o
daño. Para sistemas multiusuario y sistemas de comunicaciones, el Administrador de cada
uno de esos sistemas es responsable de hacer copias de respaldo periódicas.
6.29. Los gerentes de los distintos Áreas son responsables de definir qué información debe
respaldarse, así como la frecuencia del respaldo (por ejemplo: diario, semanal) y el método
de respaldo (por ejemplo: incremental, total).
6.30. La información de la Empresa clasificada como confidencial o de uso restringido, debe
guardarse y transmitirse en forma cifrada, utilizando herramientas de encriptado robustas y
que hayan sido aprobadas por la Oficina de Gestión Empresarial.
6.31. No debe borrarse la información original no cifrada hasta que se haya comprobado que se
puede recuperar desde los archivos encriptados mediante el proceso de descifrado.
6.32. El acceso a las claves utilizadas para el cifrado y descifrado debe limitarse estrictamente a
las personas autorizadas y en ningún caso deben revelarse a consultores, contratistas y
personal temporal.
6.33. Siempre que sea posible, deba eliminarse información confidencial de los computadores y
unidades de disco duro antes de que se les mande a reparar. Si esto no es posible, se debe
asegurar que la reparación sea efectuada por s responsables, con las cuales se haya
firmado un contrato de confidencialidad. Alternativamente, debe efectuarse la reparación
bajo la supervisión de una representante de la Empresa.
6.34. No deben salirse las impresoras desatendidas, sobre todo si se está imprimiendo (o se va a
imprimir) información confidencial de la Empresa.
6.35. El personal que utiliza un computador portátil que contenga información confidencial de la
Empresa, no debe dejarla desatendida, sobre todo cuando esté de viaje, y además esa
información debe estar cifrada.
7. POLÍTICAS DE SEGURIDAD PARA LAS COMUNICACIONES
7.1. Propiedad de la Información
INTERNOS - MPI
INFORMACIÓN
Elaborado por:
Elaborado:
Aprobado por
Revisado:
01
Actualización
Pag.
Aprobado:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Gerencia
General
Con el fin de mejorar la productividad, la Empresa promueve el uso responsable de las
comunicaciones en forma electrónica, en particular el teléfono, el correo de voz, el correo
electrónico, y él fax.
Los sistemas de comunicación y los mensajes generados y procesados por tales sistemas,
incluyendo las copias de respaldo, se deben considerar como propiedad de la Empresa y no
propiedad de los usuarios de los servicios de comunicación.
7.2. Uso de los sistemas de comunicación
Los sistemas de comunicación de la Empresa generalmente sólo deben usarse para
actividades de trabajo, Él uso personal en forma ocasional es permisible siempre y cuando
consuma una cantidad mínima de tiempo y recursos, y además no interfiera con la
productividad del empleado ni con las actividades de la Empresa.
Se prohíbe el uso de los sistemas de comunicación para actividades comerciales privadas o
para propósitos de entretenimiento y diversión.
La navegación en Internet para fines personales no debe hacerse a expensas del tiempo y
los recursos de la Empresa y en tal sentido deben usarse las horas no laborables.
7.3. Confidencialidad y privacidad
Los recursos, servicios y conectividad disponibles vía Internet abren nuevas oportunidades,
pero también introducen nuevos riesgos. En particular, no debe enviarse a través de
Internet mensajes con información confidencial a menos que estén cifradas. Para tal fin
debe utilizarse PGP (Pretty Good Privacy), Outolook, Outlook Express u otros productos
previamente aprobados por la Gerencia de Informática.
Los empleados y funcionarios de la Empresa no deben interceptar las comunicaciones o
divulgar su contenido. Tampoco deben ayudar a otros para que lo hagan. La Empresa se
compromete a respetar los derechos de sus empleados, incluyendo su privacidad. También
se hace responsable del buen funcionamiento y del buen uso de sus redes de comunicación
y para lograr esto, ocasionalmente es necesario interceptar ciertas comunicaciones.
Es política de la Empresa no monitorear regularmente las comunicaciones. Sin embargo, el
uso y el contenido de las comunicaciones pueden ocasionalmente ser supervisado en caso
de ser necesario para actividades de mantenimiento, seguridad o auditoría. Puede ocurrir
que el personal técnico vea el contenido de un mensaje de un empleado individual durante
el curso de resolución de un problema.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
INFORMACIÓN
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
De manera consistente con prácticas generalmente aceptadas, la Empresa procesa datos
estadísticos sobre él uso de los sistemas de comunicación. Como ejemplo, los reportes de
la central telefónica (PABX) contienen detalles sobre el número llamado, la duración de la
llamada, y la hora en que se efectuó la llamada.
7.4. Reenvío de mensajes
Tomando en cuenta que cierta información está dirigida a personas específicas y puede no
ser apta para otros, dentro y fuera de la Empresa, se debe ejercer cierta cautela al remitir
los mensajes. En todo caso no debe remitirse información confidencial de la Empresa sin la
debida aprobación.
7.5. Borrado de mensajes
Los mensajes que ya no se necesitan deben ser eliminados periódicamente de su área de
almacenamiento. Con esto se reducen los riesgos de que otros puedan acceder a esa
información y además se libera espacio en disco.
8. POLÍTICAS DE SEGURIDAD PARA REDES
8.1. Propósito
El propósito de esta política es establecer las directrices, los procedimientos y los requisitos
para asegurar la protección apropiada de la Empresa al estar conectada a redes de
computadoras.
8.2. Alcance
Esta política se aplica a todos los empleados, contratistas, consultores y personal temporal
de la Empresa.
8.3. Aspectos generales
Es política de la Empresa prohibir la divulgación, duplicación, modificación, destrucción,
pérdida, mal uso, robo y acceso no autorizado de información propietaria. Además, es su
política proteger la información que pertenece a otras personas y que le haya sido confiada.
8.4. Modificaciones
Todos los cambios en la central telefónica (PABX) y en los servidores y equipos de red de la
Empresa, incluyendo la instalación de nuevo software, el cambio de direcciones IP, la
reconfiguración de routers y switchs, deben ser documentados y debidamente aprobados,
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
excepto si se trata de una situación de emergencia. Todo esto es para evitar problemas por
cambios apresurados y que puedan causar interrupción de las comunicaciones, caída de la
red, denegación de servicio o acceso inadvertido a información confidencial.
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8.5. Cuentas de los usuarios
Cuando un usuario recibe una nueva cuenta, debe firmar un documento donde declara
conocer las políticas y procedimientos de seguridad, y acepta sus responsabilidades con
relación al uso de esa cuenta.
La solicitud de una nueva cuenta o el cambio de privilegios deben ser hecha por escrito y
debe ser debidamente aprobada.
No debe concederse una cuenta a personas que no sean empleados de la Empresa a
menos que estén debidamente autorizados, en cuyo caso la cuenta debe expirar
automáticamente al cabo de un lapso de 30 días.
Privilegios especiales, tal como la posibilidad de modificar o barrar los archivos de otros
usuarios, sólo deben otorgarse a aquellos directamente responsable de la administración o
de la segundad de los sistemas.
No deben otorgarse cuentas a técnicos de mantenimiento ni permitir su acceso remoto a
menos que el Supervisor de Sistemas o el Jefe de Gestión Empresarial determinen que es
necesario. En todo caso esta facilidad sólo debe habilitarse para el periodo de tiempo
requerido para efectuar el trabajo (como por ejemplo, el mantenimiento remoto). Si hace
falta una conexión remota durante un periodo más largo, entonces se debe usar un sistema
de autenticación más robusto basado contraseñas dinámicas, fichas (tokens) o tarjetas
inteligentes.
Se prohíbe el uso de cuentas anónimas o de invitado (guest) y los usuarios deben entrar al
sistema mediante cuentas que indiquen claramente su identidad. Esto también implica que
los administradores de sistemas Unix no deben entrar inicialmente como "root", sino primero
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
empleando su propio ID y luego mediante "set userid" para obtener el acceso como "root".
En cualquier caso debe registrarse en la bitácora todos los cambios de ID,
Toda cuenta queda automáticamente suspendida después de un cierto periodo de
inactividad. El periodo recomendado es de 30 días.
Los privilegios del sistema concedidos a los usuarios deben ser ratificados cada 6 meses. El
Administrador de Sistemas debe revocar rápidamente la cuenta o los privilegios de un
usuario cuando reciba una orden de un superior, y en particular cuando un empleado cesa
en sus funciones.
Cuando un empleado es despedido o renuncia a la Empresa, debe desactivarse su cuenta
antes de que deje el cargo.
8.6. Contraseñas y el control de acceso
El usuario no debe guardar su contraseña en una forma legible en archivos en disco, y
tampoco debe escribirla en papel y dejarla en sitios donde pueda ser encontrada. Si hay
razón para creer que una contraseña ha sido comprometida, debe cambiarla
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inmediatamente. No deben usarse contraseñas que son idénticas o substancialmente
similares a contraseñas previamente empleadas. Siempre que posible, debe impedirse que
los usuarios vuelvan a usar contraseñas anteriores.
Nunca debe compartirse la contraseña o revelarla a otros. El hacerlo expone al usuario a las
consecuencias por las acciones que los otros hagan con esa contraseña.
Está prohibido el uso de contraseñas de grupo para facilitar el acceso a archivos,
aplicaciones, bases de datos, computadoras, redes, y otros recursos del sistema. Esto se
aplica en particular a la contraseña del administrador.
La contraseña inicial emitida a un nuevo usuario sólo debe ser válida para la primera sesión.
En ese momento, el usuario debe escoger otra contraseña.
Las contraseñas predefinidas que traen los equipos nuevos tales como routers, switchs,
etc., deben cambiarse inmediatamente al ponerse en servicio el equipo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Para prevenir ataques, cuando el software del sistema lo permita, debe limitarse a tres (3) el
número de consecutivos de intentos infructuosos de introducir la contraseña, luego de lo
cual la cuenta involucrada queda suspendida y se alerta al Administrador del sistema. Si se
trata de acceso remoto vía módem por discado, la sesión debe ser inmediatamente
desconectada.
Para el acceso remoto a los recursos informáticos de la Empresa, la combinación del ID de
usuario y una contraseña fija no proporciona suficiente seguridad, por lo que se recomienda
el uso de un sistema de autenticación más robusto basado en contraseñas dinámicas,
fichas (tokens) o tarjetas inteligentes.
Si no ha habido ninguna actividad en un terminal, PC o estación de trabajo durante un cierto
periodo de tiempo, el sistema debe automáticamente borrar la pantalla y suspender la
sesión. El periodo recomendado de tiempo es de 15 minutos. El ne-establecimiento de la
sesión requiere que el usuario proporcione se autentique mediante su contraseña (o utilice
otro mecanismo, por ejemplo, tarjeta inteligente o de proximidad).
Si el sistema de control de acceso no está funcionando propiamente, debe rechazar el
acceso de los usuarios hasta que d problema se haya solucionado.
Los usuarios no deben intentar violar los sistemas de seguridad y de control de acceso.
Acciones de esta naturaleza se consideran violatorias de las políticas de la Empresa,
pudiendo ser causal de despido.
Para tener evidencias en casos de acciones disciplinarias y judiciales, cierta clase de
información debe capturarse, grabarse y guardarse cuando se sospeche que se esté
llevando a cabo abuso, fraude u otro crimen que involucre los sistemas informáticos.
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Los archivos de bitácora (logs) y los registros de auditoría (audit trails) que graban los
eventos relevantes sobre la seguridad de los sistemas informáticos y las comunicaciones,
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deben revisarse periódicamente y guardarse durante un tiempo prudencial de por lo menos
tres meses. Dicho archivos son importantes para la detección de intrusos, brechas en la
seguridad, investigaciones, y otras actividades de auditoría. Por tal razón deben protegerse
para que nadie los pueda alterar y que sólo los pueden leer las personas autorizadas.
Los servidores de red y los equipos de comunicación (PABX, routers, etc.) deben estar
ubicados en locales apropiados, protegidos contra daños y robo. Debe restringirse
severamente el acceso a estos locales y a los cuartos de cableado a personas no
autorizadas mediante el uso de cerraduras y otros sistemas de acceso (por ejemplo, tarjetas
de proximidad).
9. SANCIONES.
Interno de Trabajo.
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CONTROL DE ACTIVOS FIJAS
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1. OBJETIVO, ALCANCE E IMPORTANCIA
1.1 OBJETIVO
Contar con los lineamientos para el control físico de los bienes del Rubro de Activos Fijos de
propiedad de Electro Ucayali S.Á.
1.2 ALCANCE
La presente normativa es aplicable en todo el ámbito de concesión de la Empresa, esto es
la Sede Principal, Unidades de Negocios, sub. Estaciones de Potencia, Redes y Centrales
Térmicas.
1.3
IMPORTANCIA
Los bienes del activo fijo constituyen gran parte de los activos de la Empresa, por lo tanto
son significativos en la presentación de la situación financiera. Por lo que es de importancia
implementar una normativa del control físico de los mismos.
El cumplimiento de lo dispuesto en la presente normativa, es deber y responsabilidad de
cada uno de los trabajadores de la empresa, su desconocimiento no los exime de
responsabilidad a que hubiere lugar.
2. DEFINICIONES
2.1 ACTIVO FIJO
Se considera Activo Fijo al conjunto de Inmuebles, Maquinaria y Equipos, que sea probable
que generen beneficios económicos futuros a la empresa y que su costo pueda ser medido
o valorado en forma fidedigna.
Así mismo, el bien o conjunto de bienes debe tener un carácter duradero (vida útil
relativamente larga) para su empleo en forma continua. Estos bienes, pueden ser
comprados, fabricados, construidos, transferidos o donados, están sujetos a depreciación
con excepción de los terrenos y normalmente no son sujetos de venta en el curso de
operaciones del negocio.
2.2 BIENES
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Se denomina bien a todas las cosas materiales e inmateriales, susceptibles a tener un valor
económico y que pueden ser motivo de derecho y relaciones jurídicas.
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2.3 BIENES CAPITALIZABLES (ACTIVABLES)
Son aquellos bienes que por su importancia y cumplir con los requisitos para ser
considerados Activos Fijos debe formar parte del inventario de los bienes del Activo Fijo de
la empresa.
El concepto de "Activable", viene a ser el traslado contable del valor total de un bien,
mantenido en una cuenta denominada Obras en Curso, sea esto un proyecto o una
actividad determinada o aquellos de propiedad de la empresa que todavía no se encuentran
en operación, (Cuenta del Activo Fijo, Cuenta Intangibles, entre otros).
De acuerdo a normas tributarias (Impuesto a la Renta), establece que a opción del
contribuyente y para ser considerado bien capitalizable, el valor monetario debe ser igual o
superior a 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente a la fecha de adquisición
2.4 BIENES NO CAPITALIZARLES
La Empresa tiene corno política que los bienes cuyo valor sea menor a 1/4 de una Unidad
Impositiva Tributaria (UIT) se registrarán en una cuenta de gasto "Activos menores de 3
UIT" estos deben ser informados en cuentas de orden para su control, tributariamente ello
no implica que deba reconocerse el gasto, por tanto se agregará la depreciación y se
deducirá el valor del Activo, vía DDJJ anual del Impuesto a la renta.
2.5 BIENES INSERVIBLES
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Son aquellos bienes del activo fijo que se encuentran en desuso por estar deteriorados, por
su mal estado de conservación, por estar fallido, siniestrado por algún accidente u otra
causa y que no se encuentran en condiciones de seguir prestando servicio a las
operaciones de la empresa.
2.6 BIENES INTANGIBLES
Todos aquellos bienes que no son materiales y por lo que se tiene el control de este
recurso, la característica fundamental, de generar Beneficios Económicos futuro y el
requisito de "Identificable".
Se satisface el requisito de Identificabilidad si:
a. Es separable, susceptible de ser escindido y vendido.
b. Es independiente, susceptible de ser transferido surge de derechos contractuales.
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2.7 BIENES OBSOLETOS
Son aquellos bienes que pese a estar en buenas condiciones ya no son requeridos por la
empresa porque han perdido su valor operativo como consecuencia del avance de la
tecnología.
2.8 MEJORAS
Es la modificación de una parte de la maquinaria y equipo a fin de extender su vida útil
incluyendo un incremento en su capacidad, o aumento en la calidad de su producción o
servicio.
Serán reconocidos como gasto cuando los desembolsos por reparaciones y mantenimiento
de los inmuebles, maquinarias y equipo son efectuados para continuar operando o
mantener los futuros beneficios económicos; salvo que se trate de mantenimientos mayores
como en el caso del mantenimiento de los grupos de generación (Overhaul).
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
2.9 REPOSICIÓN
Es el acto por el cual se adquiere o recibe un bien nuevo, de uso igual o semejante a otro
que se retira o se da de baja por ser inservible, deteriorado, siniestrado. La unidad que se
requiere o se recibe por cobertura de seguros, podrá tener un costo mayor o menor que la
que se retira, ocasionando un aumento o una disminución en la parte contable.
2.10
REVALORIZACIÓN
Representa un aumento en el valor de un activo para reflejar su valor en el mercado actual.
2.11
DEPRECIACIÓN
Es la distribución sistemática durante su vida útil que refleja la reserva que debe efectuar la
empresa para recuperarse de la pérdida del valor del bien debido al uso o desgaste.
Cuando los bienes del activo fijo sólo se afecten parcialmente a la producción de rentas, las
depreciaciones se efectuarán en la proporción correspondiente.
La aplicación de la depreciación es de acuerdo a tasas establecidas, comienza al mes
siguiente de haber sido puestos en funcionamiento o incorporados a la cuenta de activo fijo
operativo, se exceptúa a los terrenos, unidades de reemplazo y trabajos en curso, salvo
cuando éstas se encuentran operando y pendiente de liquidación y/o activación contable.
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2.12
PATRIMONIO
Viene a ser la relación detallada y valorizada de los bienes tangibles o intangibles, que
posee una organización, esto constituye su respaldo económico. Como por ejemplo, pueden
ser los bienes de uso y de consumo, insumos o suministros, mercaderías, valores, nombre
o razón social, patentes, entre otros.
2.13
BAJA PE BIENES
Es la perdida de la propiedad por la exclusión de bienes de Activos Fijos que no se
encuentran en condiciones de seguir prestando servicios por su estado de conservación,
obsolescencia, desuso, pérdida, siniestro o transferencia.
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Aprobado:
2.14
TRANSFERENCIA PE BIENES
Traspaso, aporte u otorgamiento de bienes del estado o de entidades de derecho público a
la empresa o viceversa.
a. El Directorio, de aprobar el presente procedimiento.
b. El Gerente de Administración y Finanzas, de implementar lo establecido en este
procedimiento.
c. Los Gerentes, Directores y Jefes de Áreas, de tomar conocimiento y dar cumplimiento a lo
dispuesto en este procedimiento,
d. El Contador General y el Encargado de Control Patrimonial, de Supervisar el cumplimiento a
lo dispuesto en este procedimiento,
e. El Encargado de Almacén, el Encargado de Servicios Generales, Asistentes
Administrativos y personal en general de aplicar lo establecido en este procedimiento.
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
4.1
ADQUISICIONES DE BIENES
Toda adquisición o compra de bienes debe ser realizada por el área de Logística,
El ingreso de los bienes debe realizarse a través del Almacén General y será registrada
mediante un documento denominado Nota de Ingreso.
La salida de bienes del Activo Fijo para su correspondiente utilización y/o puesta en
funcionamiento, se refleja mediante un documento denominado Nota de Salida. En todos
los casos, se debe emitir una Nota do Salida por cada activo.
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El área de Control Patrimonial proporcionará al Almacén General un bloque de Etiquetas
con Códigos Alfanuméricos y de Código de Barra, para el respectivo etiquetado por cada
uno de los Activos al ser retirados, para mayor detalle ver Anexo N° 1, la etiqueta contiene
un número correlativo que va a identificar al bien dentro del Sistema de Control de Activos
Fijos, el cual deberá ser actualizado por el encargado de Control Patrimonial según los
datos y características del bien adquirido.
El encargado del área de almacén colocará la etiqueta respectiva al bien en el momento de
registrar la salida del activo, siguiendo las especificaciones de acuerdo al Anexo N° 01 Criterios de etiquetado.
El número de etiqueta asignado al bien será ingresado en la Nota de Salida y en el sistema
en el campo de observaciones, de no considerar dicha información se considerará bajo
responsabilidad del encargado de almacén
El encargado del área de almacén deberá hacer firmar el Formato F2 al usuario que recibe
el bien y enviarlo al área de contabilidad para la incorporación del bien.
4.1.
MOVIMIENTOS DE BIENES DEL ACTIVO FIJO
Un activo, por diferentes motivos puede ser trasladado de su sitio habitual en forma
temporal o definitiva, todo movimiento de bienes del Activo Fijo, al efectuar un ingreso, retiro
de bienes o traslado de una ubicación a otra o cambiar de usuario o custodia, deberá remitir
a la oficina de Contabilidad -- Control Patrimonial dentro del primer día (1)útil de producido
alguno de los hechos, mediante el formulario Formato F1, asimismo el formato F3 se debe
utilizar cuando los bienes que se encuentren en desuso sean enviados a almacén o sean
enviados a mantenimiento y queden bajo custodia del almacenero y/o distribución, ambos
formatos deben estar debidamente firmados por el Usuario, para e! V°B° de Patrimonio,
indicando la descripción completa del bien y el número de Etiqueta de Código Alfanumérico
y marcando el tipo de movimiento, sea "Ingreso", "Retiro" o "Traslado".
Del mismo modo los bienes y/o equipos que pudieran ser Instalados en las redes de
distribución dentro y fuera del ámbito de concesión, deberán de ser informados al área de
Contabilidad - Control Patrimonial, a través del Formato F-1
-
Para efectos del traslado de bienes con motivo de reparación o mantenimiento, el usuario
responsable del bien, comunica a Control Patrimonial, la necesidad de la reparación del
bien ya sea para realizarse en talleres propios o de terceros.
Cuando la reparación se efectúa en talleres propios se utiliza por duplicado el Formato F-3
indicando de donde se traslada el bien y su destino final, quien lo traslada y el responsable
de coordinar el retorno del bien a la empresa.
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Cuando la reparación se efectúa en talleres de terceros se utilizará el Formato F-3 que se
emite por triplicado, adjuntando la solicitud de servicio vigente y la orden de servicio
aprobada.
Se exceptúan de este tipo de control los equipos de transporte por reparaciones derivadas
del mantenimiento preventivo planificado.
En el caso de la Sede, deberá contar con el conocimiento del encargado de Patrimonio y/o
el Jefe del Departamento de Contabilidad; en el caso de bienes de las Subestaciones,
deberá contar con el conocimiento y autorización del Jefe de Unidad, quien comunicará al
Departamento de Contabilidad - Control Patrimonial.
La Oficina de Seguridad dispondrá que Vigilancia, no permita la salida de bienes del Activo
Fijo de la empresa que no cuenten con la autorización y/o conocimiento de la Gerencia de
Administración, encargado de Almacén y Departamento de Contabilidad - Control
Patrimonial.
Los autorizados para firmar los documentos por retiros de los bienes serán el Gerente de
Administración, el jefe del Departamento de Contabilidad, el de Control Patrimonial y el
encargado de Almacenes, en caso de centrarse ausente alguno de los tres primeros.
4.2.1.MOVIMIENTO DE MATERIALES DE LAS REDES DE DISTRIBUCIÓN
Los materiales retirados de las Redes de Distribución en BT y MT serán informados a
Contabilidad-Patrimonio, mediante informe técnico indicando el motivo de su retiro
recomendando la baja o recupero de los materiales (reingreso a almacén), asimismo
indicará el circuito o Sub estación de distribución donde se efectuó el retiro y donde fue
reubicado, asimismo informarán la cantidad, código patrimonial y características de los
materiales, adjuntando el formato F-1
4.2.2. LA DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS.
Comprende la etapa de devolución por daño definitivo o por obsolescencia o cualquier otro
motivo, implica sólo cambio en los registros de ubicación, pero sufriendo los procesos de
depreciación y ajustes por inflación de corresponder.
El proceso de la devolución de activos se debe dar de la siguiente manera:
La oficina o área interesada en devolver un activo fijo contacta con la oficina de Contabilidad
- Control Patrimonial, preparando el formato F-3.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Control Patrimonial, programa con la Gerencia de Administración y/o con la oficina de
Logística, el préstamo de vehículo y/o personal de apoyo para transportar el activo fijo que
será llevado al almacén, y contará con la presencia del usuario interesado.
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Pag.
Control Patrimonial actualizará la información en la aplicación del programa de activos.
Para el caso de equipos de cómputo, control patrimonial coordinará con la oficina de gestión
empresarial a fin de realizar una inspección de los activos recogidos con el fin de recuperar
las partes que aún sirvan.
Como Política Interna, los activos devueltos que no sean solicitados por ninguna área,
después de un periodo de 01 año, será considerado para ser dados de baja.
4.2. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN PE PROYECTOS






Presentar el proyecto en original y (1) copia.
Adjuntar certificado vigente de habilitación profesional del Ingeniero Proyectista emitido por
el Colegio de Ingenieros del Perú.
Verificar que las instalaciones cumplan las distancias mínimas de seguridad hacia centros o
tuberías de expendio de combustible, así como a edificaciones en centros urbanos.
Asimismo, recomendamos hacer uso de la tecnología apropiada a fin de mantener las
distancias mínimas de seguridad.
EI sistema de medición debe contener transformadores de medida y ubicarse al inicio de la
red correspondiente al sistema de utilización, posibilitando el acceso al mismo en forma
externa para las verificaciones e inspecciones periódicas.
La subestación de distribución siempre deberá ubicarse en la propiedad del interesado.
En caso de realizar instalaciones en la vía pública o propiedad privada, deberá adjuntar
planos con cortes de vías aprobados por la municipalidad y documentos de los propietarios
afectados señalando la disponibilidad y condiciones de uso.
Los pararrayos deben tener des conectador automático y contar con el protocolo de pruebas
emitido por el fabricante. En zonas de altos niveles de descargas eléctricas recomendamos
que los pararrayos sean de Clase 2.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
 Los conductores de las redes aéreas serán de aleación de aluminio con ferretería de
aluminio, adecuada a las secciones con las que se realizarán los empalmes.
 Los postes serán de concreto armado centrifugado y contar con su puesta a tierra (sistema
aterrado) de la ferretería correspondiente a un sistema 10 kV o 22,9 kV según corresponda.
 Los aisladores para anclaje serán poliméricos y los de alineamiento serán tipo PIN Clase
ANSÍ 56-2.
 El tablero de distribución deberá estar equipado con interruptores termo magnéticos
diseñados de acuerdo a la carga a operar.
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 Considerar el diseño de puestas a tierra con criterio anti hurto.
 Además de entregar el original y (1) copia para la revisión del expediente, deberá
presentarse un CD conteniendo la información:
a. En archivo Word, los capítulos correspondientes a la Memoria Descriptiva, Especificaciones
de Suministros, Especificaciones de Montaje.
b. En archivo Excel, los cálculos justificativos tanto eléctricos como mecánicos, y los metrados.
c. En archivo Autocad (DWG), los planos y láminas de detalle.
d. En archivo Project o Excel, el cronograma de avance de obra y el plazo de ejecución.
4.3.
ACTIVACIÓN DE PROYECTOS
Los Proyectos de Inversión completados físicamente al 100% serán objeto de una
Liquidación Técnica de la Obra, la cuál será supervisada por la Gerencia Técnica -a de
Ingeniería.
Se formará una Comisión de Recepción de Obra, y será designado por la Gerencia General.
En la Comisión de Recepción de Obras, un miembro de la Gerencia de Distribución, uno de
la Gerencia Técnica y eventualmente si lo considera necesario, un miembro del
Departamento de Contabilidad y/o Control Patrimonial o de Auditoría Interna participara.
La Comisión seguirá el procedimiento para efectuar la recepción de las obras, verificando
que los trabajos se hayan ejecutado en concordancia con las especificaciones técnicas y
planos del proyecto. Además, efectuará una verificación del Inventario Físico de la Obra,
solicitara las pruebas Técnicas y preparará el Acta de Recepción de la Obra, que será
firmado por los representantes de la Comisión Nombrada y los representantes de la
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
contratista de la obra, como señal de conformidad con el funcionamiento de los equipos y el
servicio de la obra.
A partir de ese momento la operación de esos bienes del Activo Fijo, así como también los
gastos de operación y mantenimiento, pasa a ser responsabilidad del Área que recibe la
Obra. A partir del mes siguiente de la puesta en funcionamiento, estos bienes estarán
sujetos a cargos por depreciación.
Los gastos en que se incurran durante el periodo de operación de prueba de proyectos o
instalaciones, así como los de la Comisión de Recepción de Obra, serán cargados al
presupuesto operativo correspondiente como parte del costo indirecto, y/o el derrame de los
gastos administrativos que le corresponden
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El plazo para elaborar la Liquidación Técnica de la Obra es de sesenta (60) días, luego de
firmada el Acta de Recepción, una vez obtenida y previamente aprobada, el Administrador
del Proyecto solicitará la Liquidación Contable de la Obra a la oficina de Contabilidad, esta
incluirá la información detallada por rubros y partidas de todos los gastos (directos e
indirectos) incurridos durante su ejecución. Sin embargo, cuando el monto o importancia de
las obras ejecutadas así lo ameriten, la oficina de Contabilidad podrá contratar a un
consultor para que efectúe la Liquidación Técnica. Económica y Contable del Proyecto.
Finalmente, la oficina de Contabilidad reclasificará las cuentas respectivas del Proyecto
(Cuenta de Trabajos en Curso) a la cuenta de control contable del Activo Fijo, incorporando
en el costo total del proyecto, los desembolsos efectuados para obtener las liquidaciones,
tanto técnicas como contables.
4.5
ACTIVACIÓN PARCIAL DE PROYECTOS
Los activos adquiridos o construidos durante la ejecución de los Proyectos de inversión, que
inicien su funcionamiento en la etapa final (no de prueba) y que generen ingreso o utilidad,
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
sin que necesariamente haya concluido el proyecto total o principal, deben ser activados y
por tanto, ser sujetos del cálculo de depreciación.
Para tal efecto la Gerencia Técnica, llevará a cabo el control de las fechas de adquisición y
de la puesta en funcionamiento o servicio de dichos bienes del activo y comunicará a la
oficina de Contabilidad, para que se calcule e imputen al gasto mensual, la depreciación a
considerar en la contabilidad de la empresa, que se refleja en los Estados Financieros.
4.6
REVALORIZACIÓN DEL ACTIVO FIJO.
La norma señala que con posterioridad a su reconocimiento como activo , un elemento de
Inmuebles, Maquinarias y Equipos cuyo valor razonable pueda medirse con Habilidad, se
contabilizará por su valor revalorizado, que es su valor razonable, en el momento de la
REVALORIZACIÓN, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las
pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido.
El valor razonable de los terrenos, edificios, maquinarias y equipos serán habitualmente el
valor de mercado determinado mediante una tasación,
Como Política Interna la empresa actualmente se rige bajo el modelo del costo: costo de
adquisición menos la depreciación acumulada y menos la perdidas por deterioro del valor.
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4.6.1. FRECUENCIA DE LAS REVALORIZACIONES
La frecuencia de las revalorizaciones dependerá de los cambios que experimenten los
valores razonables de los activos que se estén revalorizando. Cuando el valor razonable del
activo revalorizado difiera significativamente de su importe en libros, será necesaria una
nueva revalorización.
En todo caso se deberá tener en cuenta lo siguiente:
a) Algunos elementos de Inmuebles, Maquinarias y Equipos que experimenten cambios
significativos y volátiles en su valor razonable, será necesario revalorizaciones anuales.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
b)
Las revalorizaciones frecuentes serán innecesarias para elementos de Inmuebles,
Maquinarias y Equipos con variaciones insignificantes en su valor razonable, para los cuales
las revalorizaciones podría determinarse cada tres o cinco años.
4.7.
TRANSFERENCIA DE BIENES ENTRE ENTIDADES
4.7.1 La transferencia de bienes patrimoniales consiste, en la entrega y/o recepción de los
mismos, que se efectúa entre entidades, la cual está amparada generalmente con
Resoluciones, comunicación escrita y acordada por Gerencia General, que dispondrá
expresamente la transferencia y bajo que modalidad.
La(s) Gerencia(s), que realice cualquier transferencia de los activos de la empresa a otra,
será la responsable de la supervisión de los bienes.
La Gerencia General designará una "Comisión de Transferencia", la que se encargará de la
recepción física de dichos bienes y la cuál efectuará un Inventario Físico Inicial. En dicho
Comité participará un miembro de la oficina de Contabilidad, un miembro del área legal y los
representantes de la Gerencia Técnica, designados por la Gerencia General.
La comisión de transferencia evaluará la documentación contenida en los expedientes de
obra a ser transferidos y de acuerdo a las normativas vigentes amparadas en la Ley de
Concesiones Eléctricas, Dirección General de Electrificación - DGE, emitirá el informe
especializado aprobando la transferencia de las obras.
Dichos expedientes deben contener documentos tales como:
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a) CONTENIDO DE EXPEDIENTE FINANCIERO
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Acta de transferencia de propiedad
Declaración jurada del representante legal del GOREU
Acta de transferencia contable
Ficha informativa financiera
Hoja resumen
Resolución de liquidación dé obra
Liquidación final de pagos y retenciones
Contrato de ejecución de obra
Minuta de declaratoria de fábrica o memoria descriptiva valorizada
Resolución de aprobación de expediente técnico
Título de propiedad o acta de donación de terreno
Publicación de relación de obras a transferir
Oficio de procuraduría
Acta de constatación física
Panel fotográfico
Copia de comprobantes de pago que concuerde con la valoración general de la obra
b) ONTENIDO DE EXPEDIENTE TÉCNICO
Ficha informativa legal
Ficha técnica
Memoria descriptiva
Acta de entrega de terreno
Acta de recepción de obra
Planos perirnétricos - planos
Planos de ubicación
Metrado general valorizado de la obra
Copia de cuaderno de obra
Inventario físico valorizado
c) DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
Aprobación del proyecto
Conformidad de obra
Acta de inspección y pruebas
Presupuesto
Resolución de recepción de obra
El Departamento de Contabilidad, deberá ser informado mediante documentación escrita de
toda la información y/o movimiento patrimonial, valor en libros, estado de conservación y
cualquier otra información relevante sobre la transferencia, además.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
será responsable de la adecuada codificación, contabilización y colocación de sus
respectivas etiquetas de Código Alfanuméricos, a los bienes producto de transferencia de
bienes, dado a que estos bienes no han sido ingresados por el Almacén de la Empresa.
De igual modo para el caso de transferencia de bienes (ejemplo: bienes del activo fijo y/o
repuestos WARTSILA), deberá la Gerencia General y/o Gerencia de Administración y
Finanzas comunicar esta intención con anticipación y la modalidad, al departamento de
Contabilidad, para el seguimiento del proceso respectivo.
La Gerencia General, cuando lo considere conveniente, solicitará a un Consultor
Independiente la tasación de los Activo» de la Transferencia y gestionará la actualización de
los valores iníciales con lo» de la tasación ante los organismos competentes, con la
finalidad de sanear la información que incorporará en las cuentas de Activo de conformidad
con la ley General de Sociedades. La información saneada en cuanto a su valor neto, vida
útil y demás datos serán incorporados al Sistema de Control del Activo Fijo y a las cuentas
de control contables respectivas, por el departamento de Contabilidad - Patrimonio.
4.8.
BAJA DE BIENES DEL ACTIVO FIJO
Los procedimientos y criterios para la Baja de Bienes del Activo Fijo:
Un bien es dado de baja cuando no se encuentra en condiciones de seguir prestando
servicio en los procesos productivos de la Empresa, la baja consistirá en su extracción física
y contable del patrimonio de la empresa, en base a la aprobación en primera instancia que
deberá efectuarse por la Gerencia General en virtud del informe del comité de Altas y Bajas,
sin perjuicio de aplicarse en segunda instancia los principios de contabilidad generalmente
aceptados del Activo desapropiado, efectuando los asientos contables correspondientes en
ese momento.
La baja de bienes de la empresa permite reducir activos no productivos, principalmente
reducir costos de almacenaje y custodia, así como disponer de mayor espacio, a fin de
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
descongestionar los ambientes y áreas que actualmente son ocupados por éstos,
ocasionando costos innecesarios.
Las causas por las cuales se da de baja a un bien son las siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Estado de excedencia
Obsolescencia Técnica
Daño y/o deterioro
Mantenimiento o reparación onerosa
Pérdida, robo o sustracción
Destrucción o siniestro
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
g) Reembolso o reposición
a. Estado de Excedencia
Esta referida a aquellos bienes que pese a encontrarse en buenas condiciones y en
posesión de la empresa, no se utilizan y se presume que permanecerán en la misma
situación por tiempo indeterminado y por consiguiente es preferible extraerlos del inventario
de activos fijos para proponer su baja.
b. Obsolescencia Técnica
Se presenta cuando los bienes a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no
permiten obtener un desempeño productivo positivo, a lo que se obtendría con bienes que
cumplen las mismas funciones, por los cambios y avances tecnológicos.
c. Daño y/o Deterioro
Esta referida a aquellos bienes que se encuentran inoperativos debido al desgaste por el
uso continúo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
d. Mantenimiento o Reparación Onerosa
Se presenta cuando el costo de mantenimiento, reparación o re potenciación de un bien es
significativo, con relación con su valor real.
e. Pérdida, Robo o Sustracción
Esta referida a la inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles y/o
circunstancias fortuitas, debe estar sustentado con las denuncias policiales.
f.
Destrucción o Siniestro
Esta referida a la pérdida total o parcial del bien a causa de un hecho accidental o un
fenómeno de la naturaleza.
g. Reembolso o Reposición
Esta referida a aquellos bienes asegurados, cuando son repuestos o indemnizados de
acuerdo a las pólizas de seguros.
5. OTROS CONTROLES
El Departamento de Recursos Humanos deberá informar al Departamento de ContabilidadPatrimonio, la(s) salida(s) del personal de las diferentes áreas de la empresa, a efectos a
controlar los bienes del Activo Fijo que se encuentran bajo custodia de aquel que se
desvincula de la Empresa.
Con la finalidad de mantener actualizado el Sistema de Control de Activo Fijo, el
Departamento de Contabilidad - Patrimonio podrá efectuar inventarios selectivos en las
Sedes o Unidades de Negocios o en determinadas Sub estaciones, en la oportunidad que
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
considere conveniente, además cuando menos efectuará anualmente un Inventario Físico
de los bienes del Activo Fijo de toda la empresa, con el objetivo de verificar la existencia y
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
propiedad de los bienes, comprobar el uso correcto de los bienes, su concordancia con el
número de trabajadores, que los mantienen en custodia (ficha), de determinarse la
existencia de bienes faltantes se elevará un acta donde se dará a conocer al usuario quien
tiene la custodia, del bien y se hará llegar a la Gerencia de Administración a fin de que
coordine con Recursos Humanos para que tome las medidas correspondientes.
Los usuarios de los bienes del Activo Fijo deben tener cuidado para no deteriorar la Etiqueta
de Código de Barra que Identifica al bien. En caso de estar deteriorada una etiqueta o
haberse extraviada deberá informar inmediatamente a Contabilidad – Patrimonio para su
inmediato reemplazo. Para su búsqueda en el padrón, ubicación y colocación del código
mismo código Patrimonial, a fin de evitar sobrantes.
La calificación de los bienes se efectuará de acuerdo a:
Su estado de Conservación (B) Bueno, (R) Regular, (M) Malo,
Condición de Empleo (O) Operativo o (I) Inoperativo.
6. REGISTROS
6.1 Nota de Ingreso de Activos
6.2 Nota de Salida de Activos
6.3 Movimiento de Activos (Traslados)
6.4 Mantenimiento y/o Devolución de Activos.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
7. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
7.1. INGRESO DE ACTIVOS
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
7.2. SALIDAS DE ACTIVO FIJO
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
8. FORMATOS
FORMATOS N° - F1
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
FORMATO N°2 F2
FICHA DE CUSTODIA DE N BIENES FIJOS
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
FORMATO N° 3 - F3
FICHA PARA MANTENIMIENTO Y/O DEVOLUCIONES DE BIENES DEL ACTIVO
FIJO
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Actualización
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Ofic. De Gestión
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Aprobado por
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General
Pag.
9. ANEXO N° 01
1. ETIQUETAS DE CODIGOS DE BARRA
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
La empresa cuenta con tres tipos de etiqueta de Código de Barra, las cuales son colocadas
en sus bienes del Activo Fijo, estos son:
Etiqueta de Poliester Blanco de 0.001" de espesor con impresión Negro Resina de
Impresión Thermal Transfer HOT, con Adhesivo permanente para todas las superficies. La
medida es de 1.5" x */4", incluye su número correlativo y logotipo de la empresa.
Estas etiquetas se emplean para codificar los bienes Muebles y Enseres, Equipos de
Cómputo, Equipos de telecomunicación, Herramientas y Equipos Diversos.
Etiquetas de Aluminio Anodizado de 0.008" de espesor con impresión Negro, Impresión
Photo Composed, con Adhesivo permanente para metal. La medida es de 2.5" x 3/4",
incluye su número correlativo y logotipo de la empresa.
Estas etiquetas se emplean para codificar los Equipos Principales ubicados en el Patio de
Llaves, Transformadores de Distribución, Vehículos y demás equipos cuya ubicación será a
la intemperie.
Las etiquetas son colocadas en la base de los equipos de alta tensión (no sobre la base
metálica sobre el cual están ubicados), con la finalidad de que cada uno de ellos tenga su
propio número de identificación. En el caso de los vehículos serán ubicadas en el marco
interno de la puerta del chofer.
La ubicación de la etiqueta de código de barras en el bien, por lo general, será en los
laterales de los mismos, cuidando que estén en lugar visible y de fácil identificación para
futuras tomas de inventario. En caso de que sean colocadas en superficies tubulares, serán
colocadas en forma vertical para que pueda ser leída por el terminal con scanner láser sin
mayor dificultad y además en lugares donde no sufran un manipuleo constante que le pueda
causar deterioro.
Etiquetas Termotransparencia de 15x12 cmts., con adhesivo permanente y mica protectora
recubierta, incluye número correlativo y logo de la empresa.
Estas etiquetas se emplean para codificar los postes de MT y BT.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
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Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
CRITERIOS DE ETIQUETADO
En General
Se debe pegar en forma horizontal (bien derecha, no ladeada) o bien vertical y sobre
superficies previamente limpiadas y no húmedas.
En lugar visible y de fácil ubicación para posteriores tomas de inventario.
En lugares donde no sufran manipuleo constante.
Se debe tratar de no pegarla sobre superficies con pintura, en todo caso raspar o lijar la
superficie sobre la cual se ubicará.
En caso de superficies tubulares, se colocan de forma vertical para que la lectora láser
pueda leerla con facilidad.
Pegar la etiqueta en cada fase en él lado de la placa de identificación, en caso de tenerla,
misma orientación.
Se deberá cuidar de ubicarla en el mismo lugar en equipos similares.
La etiqueta se colocara a una altura promedio de tres metros (postes y torres) del nivel del
suelo, de tal forma que sea visible pero a la vez inaccesible a cualquier persona extraña y a
una altura donde no exista riesgo eléctrico en los demás equipos.
Las etiquetas se colocaran de la siguiente forma (para postes y torres):
 En calles mirando hacia la calzada.
 En parques y plazas, las etiquetas deben quedar mirando hacia la calzada más próxima.
 En calles con postea ubicados en la berma central, se colocara mirando a la calzada
derecha de la vía en sentido creciente de la numeración de las viviendas.
Específicamente
En Unidades de Transporte se colocan en el marco interno de la puerta izquierda (lado del
chofer).
En los Muebles y Equipos de Cómputo, se colocan en el lado izquierdo del mismo o en el
espaldar (o soporte metálico) en caso de sillas.
En los Radios de Comunicación y Celulares, en el mismo equipo, no en la batería.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
En los Equipos Especializados, en el mismo equipo, no en la tapa, excepto en los
Pararrayos.
En los Pórticos, se colocan en la columna derecha del pórtico de llegada de línea.
En los Interruptores de Potencia, en cada fase y en la caja de mando.
En los Seccionadores de Línea, si es unipolar; en cada fase y en la caja de mando de cada
una de ellas.
En los Seccionadores de Línea, sí es tripolar; en cada fase y en la caja de mando.
En los Seccionadores de Tierra, si es unipolar; en la cuchillas de cada fase y en la caja de
mando de cada fase.
En los Seccionadores de Tierra, si es tripolar; en cada cuchilla de cada fase y en la caja de
mando.
En los Seccionadores de Línea y de Tierra que tienen una caja de mando en común:
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
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Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Seccionador de Línea, etiqueta en cada fase y en la caja de mando. Seccionador de Tierra,
etiqueta en cada fase. Ya no en la caja de mando.
sobre el etiquetado de los Postes de Baja y Media Tensión, se procederá al etiquetado de la
siguiente manera:
a) La etiqueta se colocara a una altura promedio de tres metros (postes y torres) del nivel
del suelo, de tal forma que sea visible pero a la vez inaccesible a cualquier persona extraña
y a una altura donde no exista riesgo eléctrico en los demás equipos.
b) Las etiquetas se colocaran de la siguiente forma:
En calles mirando hacia la calzada.
En parques y plazas, las etiquetas deben quedar mirando hacia la calzada más próxima.
En calles con postes ubicados en la berma central, se colocara mirando a la calzada
derecha de la vía en sentido creciente de la numeración de las viviendas.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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REGIMEN DE PROTECCION Y DEFENSA JUDICIAL DE LOS
DIRECTORES DE ELECTRO UCAYALI S.A.
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Gerencia
General
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Actualización
Pag.
1. OBJETIVO
Establecer las directivas aplicables para la protección y financiamiento de la defensa legal a
los Directores de Electro Ucayali S.A.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
2. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en esta directiva son de aplicación para los Directores en
ejercicio o que luego de haber cesado en sus funciones, y que en caso por sus actuaciones
y/u omisiones funcionales regulares, puedan originar procesos de índole administrativo, civil
y/o penal.
3. BASE LEGAL
3.1. Ley No. 27170 "Ley del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial
del Estado".
3.2. Reglamento de la Ley del Fondo Nacional dé Financiamiento de la Actividad
Empresarial del Estado - Ley N° 27170, y sus directivas modificatorias.
3.3. Decreto Legislativo que promueve la eficiencia de la actividad empresarial del EstadoDecreto Legislativo N° 1031
3.4. Directiva aplicable a los Directores de las Empresas en las que FONAFE participa como
accionista, aprobado por Acuerdo de Directorio N" 002-2004/008-FONAFE
4. DEFINICIONES
4.1 Director
Miembro del Directorio de Electro Ucayali S.A., designado por la Junta General de
Accionistas a propuesta de FONAFE.
5. RESPONSABILIDAD
5.1. Gerencia General
Velar por la correcta aplicación de la presente Directiva.
5.2. Asesoría Legal
Es responsable de indicar la procedencia o no de la solicitud realizada por el personal
expuesto en la presente Directiva.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
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Actualización
Pag.
6. DESARROLLO
6.1. El ámbito subjetivo de la directiva incluye a los Directores de Electro Ucayali S.A. que hayan
concluido en el ejercicio de funciones, quienes podrán solicitar a Electro Ucayali S.A., la
contratación, por cuenta de la empresa, de un servicio especializado de patrocinio legal, que
les brinde una defensa adecuada en caso sean demandados administrativa, civil o
penalmente por actos, omisiones o decisiones adoptadas en el ejercicio regular de sus
funciones en la propia Empresa, así como los gastos judiciales en que se incurra.
6.2. Para el caso de los Directores que a la fecha de solicitar su acogimiento al régimen de
protección y financiamiento judicial, se encuentren en ejercicio de sus funciones como
Directores de la Empresa, la contratación del servicio de patrocinio legal estará
condicionada a que los referidos presenten una declaración jurada que contenga el
compromiso de devolución, para que en caso que a la conclusión del proceso, si se
demuestra su responsabilidad por dolo o culpa inexcusable, la Empresa pueda recuperar el
monto de los gastos asumidos.
6.3. Para el caso de los Directores que a la fecha de solicitar su acogimiento al régimen de
protección y financiamiento judicial, ya no participen como Directores o que estando en
goce de la referida protección concluyan su vínculo laboral con Electro Ucayali S.A., la
contratación del servicio de patrocinio legal estará condicionada a que los referidos
presenten una garantía real o personal suficiente destinada a asegurar que la Empresa
pueda recuperar el monto de los gastos asumidos en caso se demuestre su responsabilidad
por dolo o culpa inexcusable.
6.4. La referida garantía no será necesaria, a consideración de la Empresa, en aquellos casos en
los que las circunstancias determinen que exista una probabilidad muy baja o que no exista
posibilidad que se atribuya responsabilidad por dolo o culpa inexcusable.
6.5. Se denegarán las solicitudes presentadas por los Directores que hayan sido removidos por
el Directorio de FONAFE, así como cuándo las solicitudes se refieran a procesos en los
cuales FONAFE o la propia Empresa sean denunciantes agraviados.
6.6. Previa autorización por parte del Directorio de la Empresa, la Empresa podrá asumir el costo
de las indemnizaciones y otros conceptos a los que esté obligado el Director solicitante,
siempre que tales gastos no se deriven de una responsabilidad por dolo o culpa
inexcusable.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
6.7. En todos los casos, los solicitantes deberán suscribir un convenio de devolución a favor de
la Empresa, en virtud del cual se comprometan a devolver el monto de los gastos asumidos
por la Empresa en caso se demuestre su responsabilidad por dolo o culpa inexcusable.
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Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
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Actualización
Pag.
7. PROCEDIMIENTO
7.1. El procedimiento para acogerse al régimen de protección y financiamiento judicial es el
siguiente:
7.1.1. La solicitud presentada por el interesado en el domicilio de la empresa, deberá ser derivada
dentro del plazo máximo de 24 horas a la Oficina de Asesoría Legal y será presentada en el
formato del Anexo N° 01 "Declaración Jurada para la Protección y Financiamiento Judicial",
el cual deberá estar debidamente legalizado.
7.1.2. El Jefe de la Oficina de Asesoría Legal se pronunciará mediante un informe debidamente
fundamentado a la Gerencia General, estableciendo las acciones inmediatas para la
contratación de la defensa judicial, el cual contendrá un análisis jurídico sobre la posibilidad
de atribuírsele o no responsabilidad al solicitante.
8.1. Los órganos de control de la empresa podrán efectuar el control concurrente y posterior
para verificar el cumplimiento de la presente directiva.
8.2. En caso se verifique el incumplimiento de las disposiciones dadas en la presente Directiva,
el infractor será pasible de sanción de acuerdo a lo normado en el Reglamento Interno de
Trabajo de Electro Ucayali S.A. y en la Directiva aplicable a los Directores de las empresas
bajo el ámbito de FONAFE.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
ANEXO N° 01
DECLARACIÓN JURADA
Yo,__________________________________________________
de
Nacionalidad
____________
identificado (a) con DNI N°______________, de Profesión/
Ocupación / Actividad_________________ con
domicilio
en______________________________
___________________________________
declaro bajo juramento lo siguiente:
Que me acojo al régimen de Protección y Defensa Judicial por la demanda(s) interpuesta(s)
contra mi persona derivadas del ejercicio de las funciones propias del cargo que vengo
desempeñando (o que he ejercido) como Director (a) de Electro Ucayali S.A.
Asimismo, me comprometo a la devolución del gasto por patrocinio legal, en el caso de que,
al concluir el proceso N° ____________ materia ___________ , ante el Juzgado o
Fiscalía
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
_____________________________________ se
demuestre
mi
responsabilidad, por dolo o culpa inexcusable. En caso de no hacerlo, autorizo a la empresa
a ejecutar las garantías que hubiera presentado.
Me ratifico en lo expresado, en señal de lo cual firmo el presente documento en la ciudad de
_________________ a los_________________ días del 201
____________________________________
(Firma)
Nombre:____________________________________
Dirección:___________________________________
Teléfono:____________________________________
(Adjunto copia de DNI)
Huella índice
derecho
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REGIMEN DE PROTECCION Y DEFENSA JUDICIAL DEL
PRESONAL DE DIRECTORES DE DIRECCION Y CONFIANZA DE
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
1. OBJETIVO
Establecer las directivas aplicables para la protección y financiamiento de defensa legal al
personal de dirección y/o de confianza de Electro Ucayali S.A.
2.
ALCANCE
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Las disposiciones contenidas en esta directiva son de aplicación para el personal de
dirección y/o de confianza, en ejercicio o que luego de haber cesado en sus funciones, y
que en caso por sus actuaciones y/u omisiones funcionales regulares, puedan originar
procesos de índole administrativo, civil y/o penal.
3. BASE LEGAL
3.1. Ley No. 27170 "Ley del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial
del Estado'.
3.2. Reglamento de la Ley del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad
Empresarial del Estado - Ley N° 27170, y sus directivas modificatorias.
3.3. Decreto Legislativo que promueve la eficiencia de la actividad empresarial del EstadoDecreto Legislativo N° 1031
3.4. Directiva aplicable a los Directores de las Empresas en las que FONAFE participa como
accionista, aprobado por Acuerdo de Directorio N° 002-2004/008-FONAFE
4. DEFINICIONES
4.3. Personal de Dirección
Es aquel que ejerce la representación general del empleador frente a otros trabajadores o a
terceros, o que lo sustituye, o que comparte con aquéllas funciones de administración y
control o de cuya actividad y grado de responsabilidad depende el resultado de la actividad
empresarial.
4.4. Personal de Confianza
Persona que laboran en contacto personal y directo con el empleador o con el personal de
dirección, teniendo acceso a secretos industriales, comerciales o profesionales y, en
general, a información de carácter reservado. Asimismo, aquellos cuyas opiniones o
informes son presentados directamente al personal de dirección, contribuyendo a la
formación de las decisiones empresariales.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
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Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
5. RESPONSABILIDAD
5.1. Gerencia General
Velar por la correcta aplicación de la presente Directiva.
5.2. Oficina de Asesoría Legal
Es responsable de indicar la procedencia ó rio de la solicitud realizada por el personal
expuesto en la presente Directiva.
6. DESARROLLO
6.1. El ámbito subjetivo de la directiva incluye al Personal de dirección y/o de confianza de
Electro Ucayali S.A. que hayan concluido en el ejercicio de funciones, quienes podrán
solicitar a Electro Ucayali S.A., la contratación, por cuenta de la empresa, de un servicio
especializado de patrocinio legal, que les brinde una defensa adecuada en caso sean
demandados administrativa, civil o penalmente por actos, omisiones o decisiones adoptadas
en el ejercicio regular de sus funciones en la propia Empresa, así como los gastos judiciales
en que se incurra.
6.2. Para el caso del Personal de dirección y/o de confianza que a la fecha de solicitar su
acogimiento al régimen de protección y financiamiento judicial, se encuentren en ejercicio
de sus funciones como Gerentes o Personal de Confianza de la Empresa, la contratación
del servicio de patrocinio legal estará condicionada a que los referidos presenten una
declaración jurada que contenga el compromiso de devolución, para que en caso que a la
conclusión del proceso, si se demuestra su responsabilidad por dolo o culpa inexcusable, la
Empresa pueda recuperar el monto de los gastos asumidos.
6.3. Para el caso del Personal de dirección y/o de confianza que a la fecha de solicitar su
acogimiento al régimen de protección y financiamiento judicial, ya no participen como
Gerentes o Personal de Confianza de la Empresa, o que estando en goce de la referida
protección concluyan su vínculo laboral con Electro Ucayali S.A., la contratación del servicio
de patrocinio legal estará condicionada a que los referidos presenten una garantía real o
personal suficiente destinada a asegurar que la Empresa pueda recuperar el monto de los
gastos asumidos en casó se demuestre su responsabilidad por dolo o culpa inexcusable.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
6.4. La referida garantía no será necesaria, a consideración de la Empresa, en aquellos casos ' '
en los que las circunstancias determinen que exista una probabilidad muy baja o que no
exista posibilidad que se atribuya responsabilidad por dolo o culpa inexcusable.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
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Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
6.5. Se denegarán las solicitudes presentadas por el personal de dirección y/o de confianza que
hayan sido despedidos, así como cuando las solicitudes se refieran a procesos en los
cuales FONAFE o la propia Empresa sean denunciantes agraviados.
6.6. Previa autorización por parte del Directorio cíe la Empresa, la Empresa podrá asumir el
costo de las indemnizaciones y otros conceptos a los que esté obligado el Personal de
dirección y/o de confianza solicitante, siempre que tales gastos no se deriven de una
responsabilidad por dolo o culpa inexcusable.
6.7. En todos los casos, los solicitantes deberán suscribir un convenio de devolución a favor de
la Empresa, en virtud del cual se comprometan a devolver el monto de los gastos asumidos
por la Empresa en caso se demuestre su responsabilidad por dolo o culpa inexcusable.
7. PROCEDIMIENTO
7.1. El procedimiento para acogerse al régimen de protección y financiamiento judicial es el
siguiente:
7.1.1. La solicitud presentada por el interesado en el domicilio de la empresa, deberá ser derivada
dentro del plazo máximo de 24 horas a la Oficina de Asesoría Legal y será presentada en el
formato del Anexo N° 01 "Declaración Jurada para la Protección y Financiamiento Judicial",
el cual deberá estar debidamente legalizado.
7.1.2. EL Jefe de la Oficina de Asesoría Legal se pronunciará mediante un informe debidamente
fundamentado a la Gerencia General, estableciendo las acciones inmediatas para la
contratación de la defensa judicial, el cual contendrá un análisis jurídico sobre la posibilidad
de atribuírsele o no responsabilidad al solicitante.
8.1. Los órganos de control de la empresa podrán efectuar el control concurrente y posterior
para verificar el cumplimiento de la presente directiva.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
8.2. En caso se verifique el incumplimiento de las disposiciones dadas en la presente Directiva,
el infractor será pasible de sanción de acuerdo a lo normado en el Reglamento Interno de
Trabajo de Electro Ucayali S.A. y en la Directiva aplicable a los Directores de las empresas
bajo el ámbito de FONAFE.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
ANEXO N° 01
DECLARACIÓN JURADA
Yo,__________________________________________________
de
Nacionalidad
____________
identificado (a) con DNI N°______________, de Profesión/
Ocupación / Actividad_________________ con
domicilio
en______________________________
___________________________________
declaro bajo juramento lo siguiente:
Que me acojo al régimen de Protección y Financiamiento Judicial por la demanda(s)
interpuesta(s) contra mi persona derivadas del ejercicio de las funciones propias del cargo
que vengo desempeñando (o que he ejercido) de ______________________, el cual fue
calificado por la empresa como de dirección y/o de confianza.
Asimismo, me comprometo a la devolución del gasto por patrocinio legal, en el caso de que,
al concluir el proceso N° ____________ materia ___________, ante el Juzgado o Fiscalía
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
___________________________________, se demuestre mi responsabilidad, por dolo o
culpa inexcusable. En caso de no hacerlo, autorizo a la empresa a ejecutar las garantías
que hubiera presentado.
Me ratifico en lo expresado, en señal de lo cual firmo el presente documento en la ciudad de
_________________ a los_________________ días del 201
____________________________________
(Firma)
Nombre:____________________________________
Dirección:___________________________________
Teléfono:____________________________________
(Adjunto copia de DNI)
Huella índice
derecho
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NOTIFICACION PARA LA SUSCRIPCION DE CONTRATOS
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Pag.
Aprobado por
Gerencia
General
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento de citación y solicitud necesaria para la suscripción de
contratos.
2. BASE LEGAL
Reglamento Interno de Trabajo (RIT).
Ley de Contrataciones del Estado
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
3.
ALCANCE
Comprende el personal Técnico y Administrativo del Órgano encargado de las
contrataciones de la Empresa.
4.
DESCRIPCIÓN
Una vez consentido el otorgamiento de la Buena Pro, el Comité Especial remitirá el
Expediente de Contratación al Departamento de Logística, órgano encargado de las
contrataciones de la Entidad, quien asumirá la competencia desde la recepción de dicho
expediente, encargándose en adelante de la ejecución de los actos destinados a la
formalización del contrato, teniendo en cuenta lo siguiente:
Preparar la carta de citación y solicitud de la documentación necesaria para la suscripción
del contrato (ver anexo 1), es decir, todos los requisitos establecidos en las Bases
Administrativas y en los Artículos 138°, 141" y 183° del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado y que deberá estar suscrita por el Jefe del Departamento.
Registrar el correlativo de las cartas emitidas, así como la fecha de recepción de las
mismas, impresa en el cargo de la carta notificada.
Otorgar en dicha carta, el plazo de diez (10) días hábiles de recibida la notificación, para la
presentación de la documentación solicitada y suscripción del contrato, plazo máximo
establecido en el numeral 1 del artículo 148° del Reglamento de la ley de Contrataciones
del Estado.
Verificar que quien suscriba el contrato se apersone a la sede de la Entidad - Av.
Circunvalación N° 300, portando los documentos requeridos y contando con los poderes
vigentes, previa identificación.
El postor ganador que no se presente dentro del plazo otorgado, perderá automáticamente
la Buena Pro, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
INTERNOS - MPI
NOTIFICACION PARA LA SUSCRIPCION DE CONTRATOS
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Pag.
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
Aprobado:
conforme a lo establecido en el numeral 2 del artículo citado en el numeral 4.3 del presente
manual.
Respecto a la garantía de seriedad de oferta, tramitará su devolución según lo establecido
en el artículo 157° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
5.1. El Jefe del Departamento de Logística enviará a la Gerencia General y a la Gerencia de
Administración y Finanzas, una copia de la comunicación que contiene la carta de citación y
solicitud de documentos, enviada vía e-mail al Contratista para el perfeccionamiento del
contrato.
5.2. El Departamento de Logística llevará un control de las cartas emitidas por devolución de
garantía de seriedad de oferta, manteniendo un cargo en el expediente de contratación.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
NOTIFICACIONES PARA LA SUSCRIPCION DE CONTRATOS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
ANEXO N° 1
Pucallpa, …. de ……………………… 201..
ELECTROÜCAYALI / AL - xxxx • 2011
Señor
Xxxx xxxxx xxxxxxxx
Gerente General Xxxxx xxxxxxxx x.x.
Av. Xxxxxxxxxx N° xxx Teléf. xxx xxxx; Fax: xxx xxxx.
Lima.Asunto
: CITACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PARA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATO.
REF.
: ADJUDICACIÓN
"xxxxxxxxxxxxxx"
PUBLICA
DIRECTA
N° xxx-20xx-EU
De mi consideración:
Tengo el agrado de dirigirme a usted y en los alcances del Art. 148° del Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado, cumplo con citarlo para la suscripción del contrato
correspondiente al proceso de la referencia para la contratación del
"xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx". de cuyo resultado ha quedado consentida la Buena Pro a favor
de su representada el xx/xx/xxxx, por un total de SI. Xxxxxxxx incluido el IGV.
De acuerdo a lo indicado en el numeral 1,1 de las bases y a lo establecido en los artículos
138° y 141° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, la suscripción final del
contrato entre los representantes de ELECTRO UCAYALI S.A. y, los representantes de
xxxxxxxxxxx x.x., se efectuará a la presentación de la documentación que se indica a
continuación, en nuestro Departamento de Logística:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
 Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.
 Garantía de Fiel Cumplimiento por la suma de S/.XXXXXXX, equivalente al 10% del monto
del Contrato, cuya vigencia se extiende hasta la conformidad de la recepción de la
prestación a cargo del Contratista.
 Copia de DNI del Representante Legal.
 Original de la Vigencia de Poder del representante legal de la empresa, con una antigüedad
no mayor a dos meses.
 Copia de Constitución de la empresa y sus modificatorias debidamente actualizadas.
 Copia de RUC de la Empresa.
INTERNOS - MPI
NOTIFICACIONES PARA LA SUSCRIPCION DE CONTRATOS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
De acuerdo al plazo máximo establecido en el numeral 1 del artículo 148° del Reglamento
de la ley de Contrataciones del Estado, el postor ganador de la Buena Pro deberá
presentarse a la sede de la Entidad - Av. Circunvalación N° 300, a suscribir el contrato con
toda la documentación requerida, a los diez (10) días hábiles contados desde la recepción
de la presente comunicación.
Finalmente, agradeceremos realizar cualquier coordinación, por medio de nuestro
Departamento de Logística, en la siguiente dirección electrónica: (Correo electrónico del
Jefe del Departamento de Logística).
Atentamente,
Nombres y Apellidos
Jefe del Opto, de Logística
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
PROCEDIMIENTOS PARA LAS CONTRATACIONES DE BIENES Y
SERVICIOS IGUALES O INGFERIORES A TRES (03)UNIDADES
IMPOSITIVAS TRIBTARIAS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
1. OBJETIVO
Contar con la directiva que establezca las pautas para que permitan atender de manera
oportuna los requerimientos de bienes y servicios que requieran los diferentes órganos de
Electro Ucayali S.A., por montos de hasta 3 UIT.
2. BASE LEGAL
• Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Ley N° 28411.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
• Decreto Legislativo N° 1017, aprueba la Ley de Contrataciones del Estado.
• Decreto Supremo N° 184-2008-EF, aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado.
• Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley N° 27444.
3. ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación obligatoria de todos los órganos de Electro Ucayali
S.A., siendo responsable de su ejecución la Gerencia de Administración y Finanzas a través
del Departamento de Logística.
4. ASPECTOS GENERALES
4.1. Las contrataciones por montos iguales o inferiores a 3 UIT son aquellas adquisiciones no
programables en el PAC, que se realizan mediante acciones directas no encontrándose
sujetas al cumplimiento de los requisitos de la Ley de Contrataciones del Estado. (Art. N° 3,
numeral 3.3, literal h del Decreto Legislativo N° 1017).
4.2. Los órganos usuarios de Electro Ucayali S.A. en ningún caso podrán optar por este
procedimiento de contratación de bienes y servicios; para evitar la realización de los
procesos de selección señalados en la Ley de Contrataciones del Estado.
INTERNOS – MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
01
Actualización
Pag.
Aprobado:
4.3. La adquisición de bienes o contratación de servicios por montos de hasta 1 UIT, podrán
ejecutarse con sólo una cotización siempre y cuando el proveedor satisfaga los
requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por el órgano usuario.
4.4. La adquisición de bienes o contratación de servicios por un monto mayor a 1 UIT hasta 3
UIT, deberá contar con dos (02) cotizaciones como mínimo, que satisfagan las
especificaciones técnicas y/o términos de referencia solicitadas por el órgano usuario,
debiéndose tener en este caso la oportunidad de atención.
5.
ASPECTOS ESPECÍFICOS
5.1. PROCEDIMIENTO PARA LAS CONTRATACIONES IGUALES O INFERIORES A TRES (03)
UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS
5.1.1
DE LA PRESENTACIÓN DEL REQUERIMIENTO
a. El requerimiento será elaborado por el área usuaria, siendo éste el encargado de definir con
precisión los Términos de Referencia y/o Especificaciones Técnicas del bien y/o servicio a
contratar. (Anexo N° 1 - Formato SIAF)
.
b. Los requerimientos deberán ser presentados al Departamento de Finanzas para la
confirmación de la Disponibilidad Presupuesta!, el mismo que remitirá a la Gerencia de
Administración y Finanzas para su visto bueno y derivación a la Gerencia General para su
respectiva aprobación. Una vez aprobado por la Gerencia General remitirá el requerimiento
a la Gerencia de Administración y Finanzas para que por su intermedio encargue al Órgano
Encargado de las Contrataciones (Departamento de Logística) la indagación de precios o
estudio de posibilidades que ofrece el mercado, que finalmente determinará el monto de la
contratación.
c. No se admitirá requerimientos parciales o enmendados, ni requerimientos para la
regularización de adquisiciones o contrataciones.
INTERNOS – MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
5.1.2
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
DE LAS COTIZACIONES
a. Con la formalización del requerimiento el Departamento de Logística ejecutará la indagación
de precios o el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, con lo cual empieza el
proceso de contratación de bienes y servicios cuyo valor referencial es igual o menor a tres
(03) Unidades Impositivas Tributarias.
b. El Departamento de Logística realizará el "Cuadro Resumen de Cotizaciones", utilizando el
formato establecido en el Anexo N° 02 de la presente Directiva, donde se aplicará el
procedimiento para la determinación de la Adquisición y /o contratación directa.
c. El Departamento de Logística podrá solicitar a las áreas usuarias, de ser necesario, la
opinión técnica sobre las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores en forma
previa a la adquisición y/o contratación directa.
d. En el caso de servicios dé consultoría se solicitará a los proveedores seleccionados que
adjunten los siguientes documentos:
- Currículo Vitae documentado.
- La Oferta Económica. (Ver Anexo N° 3).
5.1.3 DE LA EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA Y/O DE SERVICIO
a) El Departamento de Logística elaborará la Orden de Compra y/o de Servicio en cualquiera
de los casos señalados, cuyo sustento es el requerimiento debidamente aprobado por la
Gerencia General.
b) La Orden de Compra y/o. Servicios deberá contener en forma expresa lo siguiente:
i. Las especificaciones técnicas de los bienes.
ii. Los términos de referencia de los servicios.
iii. La fecha de entrega y otros que se considere necesarios para su atención.
iv. Monto de la contratación, incluido impuestos.
v. Lugar y plazo de entrega.
vi. Penalidades, las cuales no deberán exceder del 10% del monto total de la contratación.
vii. De ser el caso, Código de Cuenta Interbancaria (CCI).
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
c) La Orden de Compra y/o de Servicio será suscrita por el profesional de Adquisiciones y el
Jefe del Departamento de Logística y remitida al Departamento de Finanzas para la
confirmación de la Disponibilidad Presupuestal.
d) Una vez confirmado la Disponibilidad Presupuestal, la Gerencia de Administración y Finanzas
derivara a la Gerencia General para su respectiva aprobación y autorización de ejecución
del gasto.
e) El Departamento de Logística remitirá al proveedor la Orden de Compra y/o Servicio a través
de cualquiera de los siguientes medios:
i. Vía correo electrónico deberá obtener la constancia de recepción por parte del proveedor.
ii. Vía fax deberá obtener la conformidad del envío en señal de aceptación.
iii. De manera personal mediante recepción en mesa de partes del Departamento de
Logística.
5.1.4
a)
i.
ií.
iii.
iv.
b)
5.1.5
DE LA CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN
El Departamento de Logística gestionará ante el área usuaria la conformidad del bien o
servicio recibido, para lo cual se le alcanzará la siguiente documentación:
Copia de la Orden de Servicio y/o de Compra.
Copia de la Guía de Remisión, de ser el caso.
Copia de Nota de Ingresó al Almacén, de ser el caso.
Otros documentos referidos a la atención, de ser el caso.
El área usuaria en un plazo no mayor de dos (02) días hábiles de recibida la documentación
antes señalada, emitirá la conformidad de la prestación mediante el formato del Anexo N° 5
con lo cual se acreditará la atención del bien o servicio contratado.
DEL DEVENGADO Y PAGADO
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
a)
El Departamento de Logística remitirá al Departamento de Contabilidad la siguiente
información, con la cual se dará por concluido el proceso de contratación de bienes y
servicios por montos iguales o inferiores a 3 UIT:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
Copia del Requerimiento (Anexo N° 1).
Copia de la Orden de Compra o de Servicio.
Guía de Remisión.
Original del Comprobante de Pago.
Original del formato de conformidad (Anexo N° 6)
Copia del documento de suspensión de retenciones de impuestos, de ser el caso.
Recibidos por honorarios o factura según corresponda.
Otros documentos referidos a la atención, de ser el caso.
Notas de crédito o notas de débito emitidos por el proveedor y el importe de la penalidad por
mora en la ejecución de la prestación, de corresponder.
b)
Una vez provisionado el pago de la Orden de Compra y/o de Servicio, se remite al
Departamento de Finanzas para la verificación del calendario de pagos y sus
correspondientes registros, formulándose el cheque o la disposición de pago mediante
deposito vía internet a una Cuenta Corriente Interbancaria - CCI.
c) Los pagos con cheque sé efectuarán en el Departamento de Finanzas de Electro Ucayali
S.A., y transferencias bancarias o interbancarias proporcionado por el proveedor al
momento de que se aprueba la cotización.
d) El pago se realizará con los documentos que acrediten que el bien o servicio fue entregado
conforme al requerimiento solicitado por parte del órgano usuario.
5.1.6
EN CASO DE INCUMPLIMIENTO POR PARTE DEL PROVEEDOR
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
a. Si el proveedor incurre en retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto de
la Orden de Compra y/o Servicio, el administrador de contrato le aplicará en todos los
casos, una penalidad por cada día calendario de atraso, hasta por un monto máximo
equivalente al diez por ciento (10%) del monto contractual total. La penalidad se aplicará
automáticamente y se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Donde:
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
F = 0.40 (plazo menores o iguales a 20 días)
F = 0.25 (plazo mayores a 20 días)
b) Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, ELECTRO UCAYALI S.A. podrá
resolver la orden de compra y/o servicio parcial o totalmente por incumplimiento mediante
carta notarial, Esta penalidad será deducida de cualquiera de sus facturas pendientes de
pago. La justificación por el retraso se sujeta a lo dispuesto por el Código Civil y demás
normas concordantes.
a)
b)
c)
El Gerente General, es responsable de la aprobación de la presente Directiva.
La Gerencia de Administración y Finanzas, es responsable de la revisión y de elevar la
propuesta de Directiva a la Jefatura de la Oficina de Gestión Empresarial y este a su vez a
la Gerencia General para su aprobación.
Los Directivos, funcionarios y servidores de Electro Ucayali S.A., en calidad de usuarios de
la Directiva, son responsables de cumplir la presente Directiva.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
ANEXO N° 01
REQUERIMEINTO DE CONTRATACIONES MENORES O IGUALES A 3 UIT (PARA
CONTRATACIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS)
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
SERVICIOS IGUALES O INGFERIORES A TRES (03) UNIDADES
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
01
Actualización
Pag.
Aprobado:
ANEXÓ N°02
CUADRO RESUMEN DE COTIZACIONES PARA CONTRATACIONES MENORES O
IGUALES A 3 UIT
(VÁLIDO PARA CONTRATACIONES MAYORES A 1 UIT)
Fecha:
Proveedor:
Sustento:
Fecha de entrega de la orden.
Fecha de recepción del bien o servicio.
En caso de bienes-conformidad expresada sobre el número de bienes ingresados al
almacén.
Concepto.
Cantidad.
Fecha de entrega.
Observaciones.
Nombre apellidos/Sello y Firma del Usuario.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
ANEXÓ N°03
CARTA OFERTA ECONÓMICA DEL PROVEEDOR
Señores
Electro Ucayali S.A.
Referencia: Proceso N°....
Es grato dirigirme a ustedes, para hacer de su conocimiento que de acuerdo con el monto
referencial del presente proceso y los términos de referencia, mi propuesta económica es la
siguiente:



Concepto:
Precio Unitario (S/.)
Valor Total (S/.)
La propuesta económica incluye todos los tributos, seguros transportes, .inspecciones,
pruebas y de ser el caso, los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como
cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda tener incidencia sobre el costo del
servicio a prestar.
Fecha:…………………………..
Firma y sello del Representante Legal:. ……………………………………………
Nombre/Razón Social del postor:....,..............................................................
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
ANEXO N°04
CARTA AUTORIZACIÓN (PARA ABONO EN CUENTA BANCARIA)
Señores
Electro Ucayalí S.A.
Asunto: Autorización para el pago con abonos en cuenta.
Es grato dirigirme a ustedes, para comunicarles el número de la Cuenta corriente en
Moneda Nacional N°............................................. y el Código de Cuenta Interbancaria (CCI)
N"........................................ identificado con RUC
N°........................................
agradeciéndole se sirva disponer lo conveniente para que los pagos a nombre del suscrito
sean abonados en la cuenta que corresponde al indicado CCI en el Banco..............
Asimismo, dejo constancia que el documento emitido, una vez cumplida o 'atendida la
correspondiente Orden de Compra y/o Servicio o las prestaciones en bienes y/o servicios
materia del contrato quedará cancelado para todos sus efectos mediante la sola
acreditación del importe referido comprobante de pago a favor de la cuenta en la entidad
bancaria a que se refiere el primer párrafo de la presente.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Atentamente,
Firma y sello del Representante Legal:……………………………………………………
Nombre/Razón Social del postor: ..............................................................................
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
ANEXO N°05
CONFORMIDAD DE SERVICIO
CONFORMIDAD N°
Fecha:
Proveedor:
Sustento:
Fecha de entrega de la orden.
Fecha de recepción del bien o servicio.
En caso de bienes-conformidad expresada sobre el número de bienes ingresados al
almacén.
Concepto.
Cantidad.
Fecha de entrega.
Observaciones.
Nombre apellidos/Sello y Firma del Usuario.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Índice
1. Objeto
2. Base Legal
3. Alcance
4. Definiciones
5. Responsabilidades
6. Criterios o principios básicos
7. Administración de Riesgos
7.1 Riesgo de mercado
7.2 Riesgo liquidez
8. Instrumentos financieros básicos elegibles y su forma de adquisición
9. Elegibilidad y límites por contraparte
10. Control y manejo de Activos Financieros
10.1 Indicadores de Concentración
10.2 Inversiones en valores
11. Control y manejo de Pasivos.
11.1 Indicadores de Concentración de Pasivos
11.2 Estrategias de Endeudamiento
12. Control y manejo de instrumentos financieros derivados.
12.1 Tipificación del uso de derivados
12.2 Técnicas de cobertura
12.3 Instrumentos financieros derivados elegibles
13. Control y manejo de la Liquidez
13.1 Indicadores de brechas de liquidez
14. Posición de Cambio
14.1 Tipificación de las posiciones de cambio
14.2 Gestión de la posición de cambio estructural
15. Brechas de reprecio de tasa de interés
16. Resguardos y garantías
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
17. Autonomía
18. Información Financiera
19. Solicitud de operaciones
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
1. Objeto
Definir los aspectos generales, de responsabilidad, criterios y políticas dentro de los cuales
se deberá realizar la gestión de los activos y pasivos que conforman la-exposición total,
tanto de las operaciones que se hallan dentro como de las que se hallan fuera del balance
de la Empresa.
2. Base Legal
Resolución Directoral No. 016-2012-EF/52.03, de fecha 28 de Febrero de 2012, que
aprueba los Lineamientos para la Gestión Global de Activos y Pasivos" y el "Reglamento de
Depósitos"
Ley 28941, Ley de Endeudamiento del Sector Público para el Año 2012.
Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería
Estatutos de ELECTRO UCÁYALI S.A.
3. Alcance
Todas las Gerencias y Equipos de trabajo de la Empresa que tengan una participación
directa o indirecta en la gestión de activos y pasivos financieros, especialmente:
Gerencia de Administración y Finanzas
Gerencia Técnica
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Gerencia de Distribución y Comercialización
4.
Definiciones
Activo Financiero: Son aquellos títulos emitidos por entidades públicas y privadas con el fin
de obtener financiación para Sus actividades. Son representados por acciones,
obligaciones, letras, etc.
Activo financiero: Efectivo, o el derecho contractual a recibir efectivo u otro activo financiero,
o el derecho contractual a intercambiar activos financieros en condiciones potencialmente
favorables, o un instrumento de capital o su equivalente.
Activo subyacente: Activo sobre el cual se realizan los contratos en el mercado de derivados
y cuya cotización, al vencimiento de los contratos antes menciona-dos, sirve de referencia
para la transferencia del activo principal, o para la compensación de diferencias, respecto al
preció de ejercicio. También alude a los activos de referencia sobre los cuales se
constituyen los estructurados.
Banda de tiempo: Cada uno de los intervalos de tiempo, previamente definidos, dentro de
los cuales se calculan brechas entre operaciones activas y pasivas, ya sea en función a sus
vencimientos o en función de sus fechas de reprecio, según cada moneda o divisa en
particular.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
Bien básico: Cualquier producto físico, genérico y negociado o negociable en un mercado
secundario como por ejemplo los productos agrícolas, los minerales (incluyendo el
petróleo) y los metales preciosos.
Cartera de inversión: Conjunto de posiciones en instrumentos financieros que no forman
parte de la cartera de negociación.
Cartera de negociación: Cartera integrada por las posiciones en instrumentos
financieros o productos básicos mantenidos con fines de negociación o para dar cobertura a
elementos de dicha cartera, los cuales no deben tener restricciones que impidan su libre
negociación. Esta cartera debe valorizarse frecuentemente, con precisión, y ser gestionada
de forma activa.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Clasificadoras de Riesgo: Empresas especializadas en emitir una opinión
fundamentada acerca del riesgo de incumplimiento de una emisión, y de un emisor.
Cobertura: Operaciones de compra o venta de productos en los mercados financieros
destinados a eliminar, de manera total o parcial exposiciones a riesgo de mercado.
Contrato de Operaciones v Servicios Bancarios - Depósito Estructurado a Plazo Fijo con
Rendimiento Variable: Es cada uno dé los contratos que celebran las Partes cada vez que
se decide realizar una Operación de Depósito Estructurado a Plazo Fijo con Rendimiento
Variable. En dicho documento se especifica los términos y condiciones del Depósito
Estructurado a Plazo Fijo con Rendimiento Variable acordado entre las partes.
Contrato Específico: Es cada uno de los contratos que celebran las Partes cada vez que
deciden realizar una Operación bajo los términos y condiciones del Contrato Marco de
Derivados y por los propios términos y condiciones señalados en el respectivo Contrato
Específico.
Contrato Marco de Derivados: Es el Contrato Marco para la realización de operaciones de
derivados.
Contraparte: Parte contraria con la que una entidad interactúa y con la que,
eventualmente, se expone a un riesgo por incumplimiento de obligaciones
contractuales.
Costo del capital patrimonial: Rentabilidad mínima exigida por los accionistas de una
empresa, o por quienes los representen, sobre el capital patrimonial invertido en ella.
Depósito Estructurado a Plazo Fijo con Rendimiento Variable: Depósito por un plazo
determinado, con capital 100% garantizado al vencimiento que ofrece una tasa de interés
fija mínima garantiza y un rendimiento variable, que depende del
comportamiento de un activo subyacente.
Derivado: Instrumento financiero cuyo valor es determinado por el valor de otro instrumento
financiero conocido como activo subyacente, cuya inversión inicial neta es nula o pequeña y
cuya liquidación se hace en una fecha futura.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
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Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
Derivado crediticio: Contrato cuyo pago dependen de la calidad crediticia del emisor del
activo deferencia.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Derivado implícito: Aquel componente de un contrato que en forma explícita no pretende
originar un instrumento financiero derivado por sí mismo, pero cuyos riesgos implícitos
generados o cubiertos por ese componente difieren en sus características económicas y
riesgos de los del referido contrato.
Emisores: Empresas que dan origen a los valores que se transan, emitiendo títulos valores
de acuerdo a su estructura de financiamiento. Estas deben informar con respecto a su
situación económica y financiera, propósito de la emisión, condiciones operativas de la
colocación y continuidad de la información.
Exposición a riesgo de mercado: Valor que se podría perder en posiciones largas o cortas
ante variaciones de los precios de mercado a los que están referidos o vinculados los
productos financieros.
Fideicomiso: Contrato por el cual una persona natural o jurídica destina uno o más bienes,
cantidades de dinero o derechos, presentes o futuros (llamada fideicomitente), a una
persona natural o jurídica llamada fiduciario, para que sean administradas o invertidos por
este de acuerdo al contrato, a favor del propio fideicomitente o de un tercero, llamado
beneficiario o fideicomisario.
Fondo Mutuo: Patrimonio generado a partir de los aportes de diversas personas naturales o
jurídicas, que es administrado por una sociedad anónima que realiza inversiones en
diferentes tipos de instrumentos financieros de acuerdo a su política de inversión.
Forwards: Son operaciones a través de las cuales el Comprador o Vendedor adquiere la
obligación de comprar o vender, respectivamente, en un plazo futuro preestablecido, un
número determinado de unidades de un Activo Subyacente previamente definido y
caracterizado, a un precio predefinido.
Fondo de Inversión: Patrimonio integrado por aportes de personas naturales o jurídicas para
su inversión en los valores y demás activos contemplados en el respectivo marco legal.
Garantías: Aquellas cauciones, reales o personales, que se estipulan en los contratos de
endeudamiento o emisión de valores y que tienen por objeto proteger a los acreedores del
impago de las obligaciones.
Instrumento financiero: Contrato mediante el cual se crea un activo financiero en una
entidad y un pasivo financiero o un instrumento de capital en otra entidad. Existen tanto
instrumentos financieros primarios, o básicos, como instrumentos financieros
derivados.
Instrumento de capital: Valor que representa derechos de propiedad sobre parte del capital
patrimonial de una entidad y que constituye evidencia contractual de un interés residual en
los activos de una entidad después de deducir todos sus pasivos.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Pag.
Empresaria
General
Mercado a plazo: Mercado constituido por todas las operaciones en las que se compran o
se venden divisas, materias primas u otros bienes con entrega futura a precio de hoy.
Mercado al contado: Mercado en el que se realiza operaciones de compraventa de divisas,
acciones, materias primas ú otros bienes con la entrega simultánea
del producto
comprado o vendido.
Operación de Compraventa de Divisas al Contado (FX Spot): Es aquella Operación en la
que una de las Partes compra un importe de una divisa contra la venta a la otra Parte de un
importe acordado en otra divisa a un tipo de cambio determinado, siendo ambos importe
pagaderos con Fecha de Valor dentro de los dos Días Hábiles siguientes a la Fecha de la
Operación.
Operación de Compraventa de Divisas a Plazo (FX Forward): Es aquella Operación en la
que una de las Partes Compra un importe de una divisa contra la venta a la otra Parte de
un importe acordado en otra divisa a un tipo de cambio determinado en la Fecha de la
Operación siendo ambos importes pagaderos en una Fecha Futura.
Operaciones de Intercambio (Swaps): Son las operaciones a través de las cuales las Partes
acuerdan intercambiar flujos monetarios o Activos Subyacentes en plazos futuros
preestablecidos, considerando determinadas condiciones previamente definidas.
Pasivo financiero: Compromiso consistente en la obligación contractual de entregar dinero
en efectivo u otro activo financiero, o en la obligación contractual de intercambiar
pasivos financieros en condiciones potencialmente desfavorables, o su equivalente.
Posición Corta: Tenencia de valores, instrumentos financieros, otros activos u
obligaciones que registra una apreciación de su valor cuando se produce una declinación de
los precios de mercado a los que está referido o vinculado, y una depreciación cuando
dichos precios aumentan.
Posición Larga: Tenencia de valores, instrumentos financieros, otros activos u
obligaciones que registra una apreciación de su valor cuando se produce una
Incremento de los precios de mercado a los que está referido o vinculado, y una
depreciación cuando dichos precios declinan.
Precio de Mercado: Valor resultante de transacciones en mercados organizados, formal o
Informalmente. Comprende tasas de interés, tasas de rendimiento de instrumentos
financieros, tipo de cambio y precio de acciones.
Prima de riesgo: Diferencial asociado al mayor nivel de riesgo relativo de cada deudor o
emisor involucrado, bajos condiciones normales, respecto de un referente base de mercado
como el de la deuda interbancaria o soberana para ese mismo plazo. En casos especiales,
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
el diferencial está asociado al riesgo de un tipo de operación o al de un producto financiero
en particular cuyo riesgo pueda ser diferente del riesgo de su emisor.
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General
01
Actualización
Pag.
Producto Estructurado: Activo financiero de renta fija ligado a instrumentos derivados.
Rentabilidad neta: Margen neto que se obtendrá de los rendimientos de una operación
activa luego de deducirle sus costos atribuibles o el que se obtendrá con el uso atribuible a
una operación pasiva luego de deducirle sus costos.
Resguardos: Aquellas cláusulas de los contratos en las que el deudor o emisor se
compromete a mantener algunos de sus indicadores financieros dentro de ciertos
márgenes, o a someter sus operaciones a ciertas restricciones, o a cumplir
determinadas condiciones que tiendan a evitar efectos que pudieran considerarse negativos
para los acreedores y cuyo incumplimiento genera, por disposición expresa del contrato, la
exigibilidad inmediata del pago de las deudas involucradas.
Riesgo de Liquidez: Implica que la entidad no pueda financiar sus compromisos adquiridos,
a un precio razonable y por un plazo determinado, incurriendo en efectos financieros
adversos.
Riesgo de Mercado: La pérdida que puede registrar un portafolio, un activo o un titulo en
particular, originado por fluctuaciones en los precios de mercado que afectan su precio o
valor final.
Riesgo de Precio: Exposición a las fluctuaciones de precios de valores, tales como precios
de acciones, tasas de interés, divisas, valuadas a precios de mercado, las cuales son
devengadas en el tiempo.
Riesgo único: Vinculación entre dos o más personas naturales o jurídicas donde la situación
económica o financiera de una de ellas repercute en la de la otra u otras personas, de tal
manera que cuando una de éstas tuviese problemas económicos o financieros, la otra u
otras personas podrían encontrarse con dificultades para atender sus obligaciones. Existe
vinculación por riesgo único entre los que conforman grupo económico, entre éstos y los
que lo controlan y en los demás casos en los que se cumpla con lo indicado anteriormente.
Sensibilidad: Medida del efecto que tienen los cambios en un precio de mercado sobre el
riesgo y rendimiento de un instrumento financiero
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Tasa anual de interés: Indicador que, en forma de porcentaje anual, relaciona los intereses
que corresponden a un capital (lo que se llama principal). La tasa de interés es el precio que
se paga por conseguir dinero durante un cierto periodo de tiempo.
Tasa anual equivalente: Indicador que, en forma porcentaje anual, revela el coste o
rendimiento efectivo de un producto, ya que además de los intereses incluye los gastos y
comisiones bancadas directamente asociados, es decir, que no son evitables.
Tasa de transferencia: Tasa de referencia utilizada para determinar las tasas de interés
activas o pasivas, calculada según la metodología vigente aprobada por el Comité de
Riesgos.
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General
01
Actualización
Pag.
Valores Mobiliarios: Títulos valores emitidos en forma masiva y libremente negociables que
representan ciertos derechos al titular ya sea crediticios, patrimoniales,
participación del capital o en las utilidades del emisor.
Valor Razonable: Monto por el que puede ser intercambiado un activo o cancelado un
pasivo entre partes interesadas, debidamente informadas y en condiciones de
independencia mutua.
5. Responsabilidades
Del Comité de Activos y Pasivos:
a) Opinar sobre las políticas de gestión de activos y pasivos que serán sometidas a la
aprobación de la Alta Dirección.
b) Revisar periódicamente los niveles de liquidez, los descalces de vencimiento total y por
monedas de las estructura del balance.
c) Revisar periódicamente la evolución de las exposiciones estructurales al riesgo cambiario y
al riesgo de tasas de interés.
d) Revisar periódicamente la rentabilidad y riesgo de los activos y el costo de los pasivos, por
banda de tiempo y moneda.
e) Aprobar las tácticas y estratégicas específicas de inversión, negociación y coberturas que
se llevaran a cabo, las cuales incluyen a los derivados de cobertura y a los derivados de
negociaciones.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
f) Evaluar la gestión de activos y pasivos sobre la base de los informes emitidos por el
Departamento de Finanzas de la Gerencia de Administración y Finanzas.
g) Aprobar el Manual de Productos en el cual se describirá las características de los
instrumentos financieros, básicos y derivados, que se contratan y con los que se negocian o
se efectúen coberturas, el mismo que será propuesto por el Departamento de Finanzas de
la Gerencia de Administración y Finanzas,
h) Aprobar el exceso máximo que se estará dispuesto a aceptar respecto de las cotizaciones
indicativas más favorables en la negociación de derivados y de pasivos sindicados o
similares.
i) Proponer las políticas y estrategias de gestión de riesgos financieros.
j) Evaluar las metodologías para cuantificar y valorar los riesgos financieros, en coordinación
con las áreas responsables.
k) Establecer los grados de tolerancia y exposición a los riesgos financieros.
l) Seguimiento y monitoreo del cumplimiento de los planes, procedimientos, y límites de los
riesgos financieros,
m) Proponer alternativas para mitigar y/o controlar los riesgos financieros.
n) Revisar los informes de gestión y control de riesgos financieros y operativos.
De la Gerencia de Administración y Finanzas
a. Proponer las operaciones de activos y pasivos ante el Comité de Activos y Pasivos.
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General
01
Actualización
Pag.
Del Departamento de Finanzas
a)
b)
c)
Examinar en forma permanente las condiciones económicas y de mercado con la finalidad
de ejecutar operaciones que minimicen el costo de la liquidez en concordancia con los
parámetros aprobados por el Comité de Activos y Pasivos.
Asegurar la constante disponibilidad de recursos mediante suficientes líneas de crédito
contingentes con las mejores condiciones de mercado.
Verificar que toda instrucción recibida, para ejecutar y procesar operaciones, cuente con un
sustento y que cumpla con las políticas, límites y procedimientos aprobados, así como que
las firmas de autorización correspondan según los niveles de autonomía aprobados.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
d)
e)
f)
g)
h)
Efectuar las inversiones de activos de acuerdo a lo establecido en el presente Manual.
Elaborar los informes de seguimiento y proyecciones que el Comité de Activos y Pasivos
requiera para evaluar la toma de decisiones.
Mantener e informar el flujo de caja ejecutado y proyectado, de acuerdo a lo establecido en
el presente Manual.
Llevar un archivo histórico de todas las operaciones efectuadas, mediante instrumentos
financieros básicos o derivados, con su correspondiente información sustentatoria.
Elaborar informes sobre la gestión de activos y pasivos.
6. Criterios o principios básicos
a)
b)
c)
d)
e)
7.
La liquidez se manejará sobre la base dé una centralización de todos los flujos de fondos
generados por sus activos y pasivos, expresados en moneda nacional.
Se acentuará un análisis previo de la contribución marginal, en términos de rentabilidad y de
riesgo, sobre toda nueva operación activa o pasiva que se proponga efectuar.
Para optimizar la relación entre riesgo y rentabilidad, se priorizará: (i) la mayor rentabilidad o
el menor costo con respecto de un mismo nivel de riesgo, y (ii) el menor nivel de riesgo con
respecto de una misma rentabilidad o de un mismo costo.
En la comparación para decidir entre operaciones financieras alternativas se deberá incluir
todos los efectos tributarios, regulatorios y económicos relevantes involucrados (crédito
fiscal, impuesto a las transacciones financieras, encajes obligatorios, márgenes de garantía
u otros).
Se alentará la mayor competencia posible en igualdad de condiciones como el mecanismo
más eficaz para obtener las mejores condiciones financieras de las operaciones, sean
activas o pasivas, dentro o fuera del balance.
Administración de Riesgos
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Elaborado:
Aprobado por
Gerencia
General
Revisado:
01
Actualización
Pag.
Aprobado:
El Comité de Activos y Pasivos establecerá las actividades de control aplicando técnicas
estadísticas y de optimización con el objetivo de minimizar la probabilidad de ocurrencia y el
efecto negativo que tendrían para los objetivos de la organización,.
7.1. Riesgo de mercado
7.1.1. Definición
Es la posibilidad de pérdidas que puede presentar un portafolio, un activo o un título en
particular originada por cambios y/o movimientos adversos en los factores de riesgo que
afectan su precio o valor final; lo cual puede significar una disminución del patrimonio que
puede afectar la viabilidad financiera de la Empresa y la percepción que tiene el mercado
sobre su estabilidad.
7.1.2 Administración del Riesgo de Mercado
En el caso de los riesgos de mercado se hará uso de métodos estadísticos; con el fin de
obtener la distribución de probabilidad que tenga la mejor capacidad predictiva de los
comportamiento futuros de (as fluctuaciones de los precios y tasas.
7.2. Riesgo de liquidez
7.2.1. Definición
El riesgo de liquidez es la probabilidad que la Empresa incurra en pérdidas por la
enajenación de activos a descuentos inusuales y significativos, con el fin de disponer
rápidamente de los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones contractuales.
La gestión de riesgo de liquidez contempla el análisis integral de la estructura de activos,
pasivos y posiciones fuera de balance, estimando y controlando los eventuales cambios que
ocasiones pérdidas en los estados financieros.
7.2.2.
8.
Administración del Riesgo de Liquidez.
Se analizará, valorará y calificará la posición de la capacidad de pago y cobertura de
obligaciones cíe la Empresa, a través de los fondos líquidos comparativamente con todas
las obligaciones de plazos determinados, para tal fin se tomará en cuenta las contingencias
legales, laborales, tributarias, etc. que informe la Gerencia de Administración y Finanzas.
Asimismo, se revisará las reservas de liquidez comparativamente con las obligaciones de
corto plazo y su adecuación a los nuevos escenarios, por medio del análisis de indicadores
de liquidez y flujo de caja.
Instrumentos financieros básicos elegibles y su forma de adquisición
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
i.
l.
m.
n.
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
Se podrá ejecutar operaciones financieras de activos y pasivos solo con los siguientes tipos
de instrumentos, independiente de que cuenten o no con colaterales o mejoradores
crediticios.
Cuentas corrientes
Cuentas de ahorro
Cuentas a plazo
Certificados de depósito
Certificados bancarios
Papeles comerciales
Bonos (preferentes)
Letras
Notas
Pagarés
Contratos de préstamos
Participación en fondos mutuos de renta fija
Participación en titulizaciones (preferentes)
Derivados
Otros que apruebe el Comité dé Activos y Pasivos.
Cualquiera de los instrumentos anteriormente mencionados, de modo estructurado, son
elegibles sólo si aseguran como mínimo el 100% del principal de la inversión al vencimiento.
Otro tipo de instrumentos, incluidos los subordinados, los convertibles y los híbridos, al igual
que las acciones y los instrumentos de renta variable en general no son elegibles, salvo
autorización expresa de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.
No se podrá concertar instrumentos financieros cuyo valor razonable no pueda ser
determinado de manera fiable con indicadores de mercado convencionales.
9.
Elegibilidad y límites por contraparte
La Empresa se adecuará a lo informado por la Dirección General de Endeudamiento y
Tesoro Público del MEF sobre el límite o cupo máximo disponible que pueda utilizar con
cada entidad financiera como contraparte de sus operaciones financieras, incluyendo
contingencias y derivados de ser el caso.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Para determinar por defecto el límite o cupo máximo global que se tendrá con cada entidad
financiera como contraparte sin coletarilizar, se utilizará trimestralmente las siguientes
equivalencias aprobadas mediante Resolución Directoral N° 016-2012-EF/52.03 de la
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF:
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Proporción del Patrimonio
neto de la entidad
financiera
c- eco
Calific
de
ación
ajustad
riesgo
a*
C
O
BB-
8
BB
BBBBBB
B+
A- BBB+ A
A
A+ AAAAA
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
Ratio de suficiencia de capital
Hasta"
10%
11%
15%
20%
25%
26%
27%
28%
29%
30%
Hasta
12%
15%
Hasta
13%
20%
Hasta
14%
25%
Hasta
15%
30%
Hasta
15%
35%
20%
25%
30%
31%
32%
33%
34%
35%
25%
30%
35%
36%
37%
38%
39%
40%
30%
35%
40%
41%
42%
43%
44%
45%
35%
40%
45%
46%
47%
48%
49%
50%
40%
45%
50%
50%
50%
50%
50%
50%
* El ajuste en la calificación de riesgo asignada en escala a local a cada entidad financiera
(por fortaleza financiera o por instrumento de duda) es función del nivel de exposición de
dicha entidad al riesgo crediticio derivado del riesgo cambiario.
Fuente; Resolución Directoral N' 016-2012-EF/52.03. MEF
10.
Control y manejo de Activos Financieros
a. Indicadores de Concentración
La Empresa debe buscar una adecuada diversificación en las operaciones activas
(disponibles, inversiones, cuentas por cobrar y contingencias) con las contrapartes que
constituyan un mismo riesgo único. Para tal propósito se deberá tener como indicadores de
alerta de concentración los siguientes indicadores aprobados mediante Resolución
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Directoral N° 016-2012-EF/52.03 de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro
Público del MEF:
INDICADOR
DE ALERTA
*
Hasta 25%
TIPO DE ENTIDAD
Entidad de crédito Gestar de fondos
- Fondo mutuo - Fondo de titulazación Otro tipo
de entidad financiera Entidad no financiera
Estado Peruano
Hasta 10%
Hasta 7%
Hasta 2.5%
Hasta 5%
Hasta 10%
Hasta 100%
* Respecto del saldo total de activos financieros (Incluyendo depósitos, inversiones y
cuentas por cobrar).
** Se refiere a la posición total en más de un fondo dé cualquier tipo gestionado por un
mismo administrador.
Fuente: Resolución Directoral N° 016-2012-EF/52.03 - MEF.
El Departamento de Finanzas efectuará el control de los Indicadores de Concentración,
verificando que el exceso se encuentre adecuadamente cubierto por alguno de los tipos de
garantía reconocidos.
No se considerará en estos porcentajes de alertas a los instrumentos en los que se participe
por mandato de ley.
INTERNOS - MPI
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General
01
Actualización
Pag.
El Departamento de Finanzas a través de la Gerencia de Administración y Finanzas
informará al Comité de Activos y Pasivos la activación de cualquier alerta, lo que implicará
la revisión del estado de toda la posición de riesgo financiero de la Empresa.
b. Inversiones en valores
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Los valores solo podrán ser adquiridos en el mercado primario, a través de ofertas públicas,
o, en el mercado secundario a través de mecanismos centralizados de negociación, sean o
no conducidos por una bolsa, y que sean regulados por la Superintendencia de Mercado de
Valores.
Excepcionalmente, solo con autorización expresa de la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público se podrá adquirir valores en mercados que no operen bajo
mecanismos centralizados de negociación regulados por un supervisor de mercado de
valores, siempre que sea posible proteger la transparencia y el anonimato en el proceso de
negociación de precios entre los contratantes, función que deberá efectuar el Departamento
de Finanzas.
11.
Control y manejo de Pasivos.
11.1. Indicadores de Concentración de Pasivos
La Empresa debe buscar una adecuada diversificación por tipo de contrapartes acreedoras
que constituyan un mismo riesgo único. Para tal efecto tendrán como indicadores de alerta
de concentración los siguientes indicadores aprobados: mediante Resolución Directoral N°
016-2012-EF/52.03 de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF:
TIPO DÉ ENTIDAD
Entidad de crédito (no gubernamental)
Entidad de crédito gubernamental
Organismos multilaterales o agencias de gobierno
Estado Peruano
INDICADOR DE
HastaALERTA
25% *
Hasta 50%
Hasta 50%
Hasta 100%
* Respecto del saldo total de pasivos financieros de la entidad involucrada (Incluye
obligaciones financieras y valores en circulación).
Fuente: Resolución Directoral W 016-2012-EF/52.03 - MEF.
El Departamento de Finanzas efectuará el control de los Indicadores de Concentración,
verificando los excesos e informando de los mismos, a través de la Gerencia de
Administración y Finanzas al Comité de Activos y Pasivos.
11.2. Estrategias de Endeudamiento
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
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Gerencia
General
Pag.
Corresponde al Departamento de Finanzas mantener un estudio de las diferentes
alternativas de financiamiento a través de prestarnos o la emisión de valores, acompañado
del análisis costo/beneficio de las condiciones financieras ofrecidas, considerando el plazo
de vigencia de la operación, moheda, tipo de tasa, cronograma de desembolsos, colaterales
y de los requerimientos específicos de la Empresa, así como de las posibilidades de atender
oportunamente el servicio de deuda que ésta genere.
Cuando se trate de operaciones de endeudamiento deben tender a pactarse en moneda
nacional y una tasa fija. De pactarse operaciones en moneda extranjera y/o tasa variables,
el Departamento de Finanzas debe evaluar la posibilidad de efectuar operaciones de
coberturas de riesgos.
El nivel de apalancamiento debe realizarse en función al ratio Pasivo/Patrimonio=1.
12.
Control y manejo de instrumentos financieros derivados.
12.1. Tipificación del uso de derivados
Un derivado o un grupo de ellos, será identificado como derivado de cobertura siempre y
cuando cumpla con los siguientes conceptos:
a. El derivado reduzca significativamente la exposición global a determinado riesgo, sin
intercambiar el riesgo original por otro riesgo cuya nueva exposición no se cubra de manera
automática.
b. El derivado cubra dicha exposición con la identificación específica de los instrumentos que
se constituyen en la partida cubierta, detallando montos, plazos, precios y demás
características a ser cubiertas.
Los derivados que no califiquen como derivados de cobertura y el exceso neto de cualquier
derivado de cobertura serán identificados como derivados de negociación. En cualquier
caso, para contratar derivados elegibles por un monto mayor al equivalente a S/. 0.1
millones, la Empresa deberá convocar a un proceso de subasta análogo al establecido en el
Reglamento de Depósitos, función que le corresponderá al Departamento de Finanzas.
Cuando se trate de derivados de coberturas operaciones de endeudamiento que han sido
concertados a través del Ministerio de Economía y Finanzas, las operaciones podrán
efectuarse a través de dicha entidad pública.
12.2. Técnicas de cobertura
Para reducir la exposición a cualquier factor de riesgo, la Gerencia de Administración y
Finanzas deberá priorizar las coberturas naturales sobre las coberturas con derivados.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
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Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
En cualquier caso, la decisión de aplicar una u otra técnica de cobertura especifica deberá
ser efectuada por el Comité de Activos y Pasivos sobre la base de un análisis histórico no
menor de 10a 20 años del costo-beneficio que habría implicado incurrir o no incurrir en el
costo de la cobertura y de la evolución de dicho costo en el tiempo, análisis que
corresponderá efectuar al Departamento de Finanzas.
12.3. Instrumentos financieros derivados elegibles
Según las necesidades de la Empresa, el Comité Activos y Pasivos, a propuesta de la
Gerencia de Administración y Finanzas - Departamento de Finanzas, decidirá la ejecución
de operaciones con los siguientes derivados:
a) Derivados sobre divisas
b) Derivados sobre tasas de interés
c) Derivados sobre el precio de un bien básico
Los precios de los subyacentes deberán ser de conocimiento público, cotizado y
ampliamente reconocido en los mercados financieros de activos y contar con una serie
histórica difundida en fuentes de precio de libre acceso.
Cualquier derivado que se halla fuera de balance deberá ser expresado en términos de
operaciones activas y pasivas dentro del balance para efectos de los cálculos de límites de
concentración y demás riesgos que correspondan. No se podrá concertar instrumentos
financieros cuyo valor razonable no pueda ser determinado de manera fiable.
13.
Control y manejo de la Liquidez
13.1 Indicadores de brechas dé liquidez
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
El Departamento de Finanzas deberá observar el cumplimiento de lías siguientes razones
de liquidez en función a las brechas existentes entre los vencimientos de sus operaciones
activas y los de sus operaciones pasivas:
i. El flujo de activos con vencimiento acumulado hasta un (01) mes no deberá ser menor de
1.2 veces el flujo de pasivos con vencimiento acumulado hasta un (01) mes.
ii. El flujo de activos con vencimiento acumulado hasta tres (03) meses no deberá ser menor
de 1.0 veces el flujo de pasivos con vencimiento acumulado hasta tres (03) meses.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
iii. El flujo de activos con vencimiento acumulado hasta seis (06) meses no deberá ser menor
de 0,8 veces el flujo de pasivos con vencimiento acumulado hasta seis (06) meses.
En caso que las razones de liquidez de seis (06) meses superaran las 1.6 veces, y no se
trate de un efecto estacional que se sustente con el flujo de caja proyectado mensual, el
Departamento de Finanzas, a través de la Gerencia de Administración y Finanzas, deberá
reportar el exceso proponiendo alternativas al Comité de Activos y Pasivos para que defina
la estrategia específica de rentabilización para dicho excedente, la cual será revisada al
menos trimestralmente.
Para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente numeral, la Gerencia de Administración
y Finanzas - Departamento de Finanzas, coordinará con las Gerencias de área y el
Departamento de Logística, en un plazo de 60 días calendarios, a proponer a la Gerencia
General el establecimiento de los plazos de pago de las obligaciones que se deriven de las
adquisiciones de bienes y servicios, que permitan cumplir con los indicadores de liquidez,
La Gerencia de Administración y Finanzas informará a la Gerencia General, dentro de los
cinco (05) días útiles de vencido el mes, la cuantificación de las contingencias que pueden
afectar la liquidez de la Empresa.
La Gerencia de Administración y Finanzas - Departamento de Finanzas, coordinará con la
Gerencia de Distribución y Comercialización en un plazo de 60 días calendarios, a proponer
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
a la Gerencia de General la optimización de los periodos de cobranza de los servicios que
factura la Empresa, que permita cumplir con los indicadores de liquidez.
La Gerencia de Administración y Finanzas deberá presentar a la Gerencia General dentro
de los 30 días calendarios de aprobarse e! presente Manual, la propuesta de los plazos de
pago y cobro que permita cumplir con los indicadores de liquidez.
14.
Posición de Cambio
14.1. Tipificación de las posiciones de cambio.
La posición de cambio neta en cada divisa o moneda extranjera se calculará como la suma
de:
a) la posición de cambio estructural,
b) la posición de cambio al contado, y
c) la posición de cambio a plazo.
La posición al contado es obtenida como la diferencia entre todos los activos menos todos
los pasivos, incluyendo intereses devengados, denominados en cada divisa o
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
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Aprobado por
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General
01
Actualización
Pag.
moneda extranjera, exceptuando a las operaciones que formen parte de la posición de
cambio estructura!.
La posición a plazo es obtenida como el valor actual de la diferencia entre todas las
cantidades pendientes de cobro menos todas las cantidades pendientes de pago en virtud
de las operaciones a plazo en cada divisa o moneda extranjera, incluidos los futuros y el
principal de las permutas (swaps) de divisas no incluidas en la posición al contado.
La posición de cambio estructural podrá ser conformada por decisión del Directorio con una
visión de largo plazo.
La posición de cambio no estructural, es decir, la suma de la posición de cambio al contado
y a plazo, deberá tender a ser neutral.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Para calcular las posiciones de cambio por cada divisa o moneda extranjera deberán
incluirse los activos y pasivos cuyo valor esté indexado al tipo de cambio de dicha divisa o
moneda extranjera pese a que estén denominados en otras monedas.
Corresponderá al Departamento de Finanzas obtener la posición de cambio a contado, y la
posición a plazos para lo cual calculará adicionalmente la Tasa de Descuento
correspondiente.
14.2. Gestión de la posición de cambio estructural
En caso exista, la posición estructural deberá ser revisada al menos trimestralmente por el
Comité de Activos y Pasivos en función a la evolución de los respectivos tipos de cambio en
los últimos 10 a 20 años y a la composición por divisas o monedas extranjeras de los
ingresos y de los egresos de la entidad pública involucrada.
En caso que deseen alterar sus posiciones de cambio estructurales, con el fin de evitar
alteraciones adversas en el mercado, se deberá efectuar conversiones cambiarías
progresivas de sus fondos recurriendo a las siguientes contrapartes posibles y en el
siguiente orden:
i.
ii.
iii.
iv.
15.
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público,
Banco de la Nación,
Banco Central de Reserva del Perú, y
Entidades de crédito o entidades de inversión autorizadas en el Reglamento de Depósitos
aprobado por la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.
Brechas por reprecio de tasa de interés
El Departamento de Finanzas deberá hacer un análisis costo-beneficio por el
mantenimiento de posiciones sensibles a las fluctuaciones de las tasas de interés variables
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
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Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
al Comité de Activos y Pasivos, a través de la Gerencia de Administración y Finanzas, quien
decidirá si emplea o no alguna técnica de cobertura.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
En caso el Comité de Activos y Pasivos decida mantener brechas de tasas de interés, dicha
posición deberá ser revisada trimestralmente por el Departamento de Finanzas, en función
a la evolución de las respectivas tasas de interés de mercado en los últimos 10 a 20 años y
a su eventual relación con la ciclicidad de los ingresos y egresos de la Empresa, quien
deberá ponerlo a consideración del Comité de Activos y Pasivos.
16.
Resguardos y garantías
La concesión u otorgamiento a terceros de resguardos, garantías específicas o
equivalentes, diferentes a los expresamente indicados en las políticas, requerirán de la
aprobación específica por parte de la Alta Dirección de la Empresa, a propuesta de la
Gerencia de Administración y Finanzas, sin perjuicio de las otras normas que le resulten
aplicables.
17.
Autonomía
El Directorio delega al Comité de Activos y Pasivos efectuar las siguientes operaciones,
siempre que se encuentren dentro del marco del presente Manual:
La realización de subastas de colocación de fondos se hará a través del Comité de Gestión
de activos y pasivos, sea cual sea el evento.
La colocación de los fondos en cuentas corrientes remuneradas y otros instrumentos
distintos a las subastas se hará con la participación de la Gerencia de Administración y
Finanzas y el Departamento de Finanzas.
18.
Información Financiera
La Gerencia de Administración y Finanzas deberá enviar a la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público del MEF lo siguiente:
a. El detalle de las condiciones financieras de cada uno de sus depósitos constituidos y de sus
inversiones efectuadas, así como el correspondiente a cada uno de los préstamos recibidos
y de sus valores emitidos, independientemente del plazo que tengan, dentro de los primeros
5 días útiles del mes siguiente.
Para tal fin el Departamento de Finanzas informará el detalle de las condiciones financieras
de cada uno de los depósitos constituidos, con la finalidad de que éste se encargue de
consolidar la información incluyendo el detalle de los préstamos, para ser remitidos a la
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
b) El flujo de caja ejecutado de los 12 meses anteriores y el flujo de caja proyectado para los
próximos 12 meses, cuando ELECTRO UCAYALI S.A. requiera mantener recursos en
cuentas corrientes o cuentas de ahorro por plazos mayores a 5 dígs o por montos promedio
mensuales mayores SI. 0.1 millones, dentro de los 20 días útiles del mes siguiente al
período informado.
El Departamento de Finanzas se encargará de elaborar el Flujo de Caja ejecutado y
solicitará a la Gerencia de Distribución y Comercialización, y Gerencia Técnica las
proyecciones necesarias a fin de cumplir con lo establecido e informar oportunamente a la
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF.
En caso de no haberse producido o acordado operaciones en el mes informado, igual
deberá presentarse toda la información actualizada.
19.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Solicitud de operaciones
Toda propuesta de operación deberá ser presentada por la Gerencia de Administración y
Finanzas al Comité de Activos y Pasivos, debiendo contener lo siguiente:
Objeto de la operación
Monto y calendario de amortizaciones
Detalle de las condiciones financieras
Tasa anual equivalente, que incluye todos los costos y gastos inevitables y directamente
atribuibles a la operación
Cantidad y calidad de garantías, si las hubieren
Identidad de la contraparte o contrapartes
Características de la operación relacionada, en caso corresponda;
Nivel de autorización de la operación
Las solicitudes de aprobación anteriores al cierre definitivo de las operaciones para la
emisión de valores, la concertación de pasivos sindicados o la negociación de derivados,
incluirán las condiciones financieras más favorables obtenidas de las cotizaciones
indicativas obtenidas en el análisis previo de las condiciones de mercado.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
En tales situaciones, el Comité de Activos y Pasivos propondrá el exceso máximo posible
(en tasa de interés o en tasa de depreciación) que estará dispuesto a aceptar en el
hipotético caso que las condiciones de mercado variaran adversamente en la fecha de
concertación respecto de las condiciones más favorables estimadas.
En los casos de operaciones en moneda extranjera deberá ponerse el monto equivalente en
moneda nacional.
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
TRANSCRIPCIÓN N° SD - 035 - 2012/EU
Yarinacocha, 14 de setiembre de 2012
ASUNTO
: APUOBACION DEL MANUAL DE ACTIVOS Y PASIVOS
FINANCIEROS DE
ELECTRO UCAYAUS.A.
El Gerente General certifica:
Que, el Directorio de la Empresa, en su Sesión Extraordinaria N* 447, llevada a cabo el día
29 de agosto de 2012, bajo la Presidencia de la Economista Rossina Manche Mantero, y
con la aprobación de los señores Directores, Ingeniero Alberto Azerrad Araujo e Ingeniero
José Llontop Vigil, adoptó el siguiente acuerdo:
ACUERDO N° 1 DE LA SESIÓN DE DIRECTORIO No. 447 DEL 29 DE AGOSTO D€ 2012
1. Aprobar el Manual de Activos y Pasivos Financieros de Electro Ucayali S.A., cuyo texto
forma parte integrante del presente Acuerdo, y ha sido elaborado en cumplimiento de los
Lineamientos para la gestión Global de Activos y Pasivos y el Reglamento de Depósitos,
aprobados mediante Resolución Directoral No. OÍ6-2012-EF.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
2. Designar al Comité de Activos y Pasivos de Electro Ucayali S.A., el cual estará integrado
por los siguientes funcionarios:
Gerente General, como Presidente Gerente de Administración y Finanzas
Gerente de Distribución / Comercialización
Jefe de la Oficina de Asesoría Legal
Jefe del Departamento de Contabilidad
3. Encargar a la Gerencia de Administración y Finanzas y a la Oficina de Gestión Empresarial,
la publicación y difusión del Manual de Activos y Pasivos de la empresa, a través del
Manual de Procedimientos Internos - MPI de Electro Ucayali S.A. y de la página web de la
empresa: www.electroucavali.com.pe.
4. Dispensar el presente Acuerdo del trámite de lectura y aprobación de Acta para su
inmediato cumplimiento.
Atentamente,
POLÍTICAS
(vigente)
ABRIL 2013
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
INFORME EJECUTIVO N° G-032-2011/EU-A
POLITICAS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
FECHA: 25 de Marzo del 2011
1. OBJETIVO
Establecer Políticas que guíen el proceso de reclutamiento y selección de Personal en la
empresa con la finalidad de la consecución de los objetivos estratégicos empresariales.
2. BASE LEGAL
• Reglamento Interno de Trabajo.
• Decreto Legislativo N° 728.
3. ANÁLISIS
Los procesos de reclutamiento y selección de personal son procesos definidos dentro de la
gestión de recursos humanos, que tienen como propósito incorporar a personas con alta
competencia a las distintas áreas de trabajo de la organización.
En este contexto, cabe señalar que el Departamento de Recursos Humanos de: Electro
Ucayali S.A. tiene como propósito el velar por el mejoramiento continuo de la gestión del
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Ciclo de Vida Laboral de los colaboradores y funcionarios, en cuanto a los procesos de
Capacitación, Reclutamiento, Selección, Inducción y promoción; procurando la mantención
de una organización preparada para ' responder al cambio, con el fin de optimizar la calidad
del trabajo.
En este marco, el presente documento tiene como propósito otorgar lineamientos,
estratégicos para ser implementados en las prácticas de los procesos de i reclutamiento y
selección, con el fin de que éstos se desarrollen de forma adecuada y se alcancen los
objetivos empresariales.
Con ello se busca propiciar una transparente y eficiente gestión de los procesos de
reclutamiento y selección, donde el mérito, la idoneidad y la no discriminación sean los
elementos centrales en su ejecución.
Para ello es necesario tener presente que el concurso es un proceso destinado a
seleccionar a la persona más adecuada para un cargo determinado, en base al mérito e
idoneidad, utilizando para ello herramientas técnicas, objetivas y transparentes.
Las presentes Políticas deberán ser revisadas y de ser necesario actualizadas al menos
cada un año.
La premisa básica en el desarrollo de la presente política es la siguiente:
Políticas de reclutamiento:
1. Todo proceso de reclutamiento para el cargo vacante se iniciará mediante solicitud formal
de la jefatura, acorde al manual de procedimientos.
2. Con el fin de dar acceso nuestros funcionarios, a la vez y en procura de la transparencia
pública del llamado a concurso,, la fuente de reclutamiento a utilizar para todo cargo
vacante deberá ser de carácter mixta, esto significa que todo concurso deberá contar con al
menos una publicación interna en
INTERNOS - MPI
01
Actualización
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Pag.
Empresaria
General
Algún medio o canal de acceso masivo para los funcionarios y en al menos un medio de
carácter público.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
En todo proceso de reclutamiento se deberán adoptar las medidas pertinentes para
asegurar la objetividad, transparencia, la no discriminación e igualdad de condiciones.
3) Los llamados a concurso no deberán contener sesgos de ningún tipo, ni emplear lenguaje;
discriminatorio, ni requerir antecedentes personales, que excedan más allá de las
exigencias del cargo. Dentro de los requisitos solicitados no podrán producirse distinciones,
exclusiones o aplicarse preferencias basadas en motivos de raza, color, sexo, edad, estado
civil, sindicación, religión, opinión política, ascendencia nacional, discapacidades,
orientación sexual u origen social que tengan por objeto anular o alterar la igualdad de
oportunidades o trato en el empleo.
4) El proceso de concurso deberá velarse por una adecuada difusión que permita el acceso de
participación de mujeres en concursos Gerenciales y Jefaturales.
5) El Departamento de Recursos Humanos recepcionará las postulaciones internas para formar
parte de la base de datos de selección, siempre y cuando éstas se ajusten a los
procedimientos establecidos.
6) Electro Ucayali S.A. establece que, la vigencia de los Curriculum Vitae será de tres meses
en la base de datos.
7) A los Curriculum Vitae recepcionados mediante publicación se sumaran los existentes en las
bases de datos creadas con postulaciones internas para dar inicio al proceso de
reclutamiento.
8) Las Jefaturas solicitantes tendrán un rol activo en la elección de los Curriculum Vitae que
pasarán a la etapa de selección, por lo cual, ésta elección se realizará en conjunto con los
integrantes de la Comisión Permanente de Evaluación y Selección de Personal no
Gerencial encargados del proceso y la jefatura solicitante.
9) En caso de cargos vacantes de reemplazo y/o suplencias para los cuáles ya se cuente con
postulantes que hayan desempeñado labores en el servicio, y además se cuente con
informes de desempeño que revaliden su idoneidad para el cargo, se podrá prescindir de
desarrollar un nuevo proceso de selección. La vacante será llenada en función del análisis
de los postulantes disponibles bajo las condiciones antes descritas, del perfil según el MOF
y en base a la elección de la jefatura solicitante.
Políticas de Selección:
1. El modelo de selección será por Competencias Laborales. Para ello todo proceso de
selección deberá contar con un perfil de competencias del cargo vacante y no podrán
contener requerimientos que no estén asociados a la función.
2. Todo perfil de selección deberá considerar las competencias transversales a todos los
colaboradores de Electro Ucayali S.A., estas son claves y que se requieren para el
desarrollo de las tareas y el cumplimiento de los objetivos: Probidad y conducta ética,
Orientación al usuario, Responsabilidad, Flexibilidad y Trabajo en Equipo. (Examen
psicológico)
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
3. En los proceso de selección no podrán aplicarse exámenes que tengan carácter invasivo
y o y/o discriminatorio, tales corno por ejemplo, pruebas de embarazo.
4. Los postulantes que presenten alguna discapacidad que les produzca
impedimentos o dificultades para la aplicación de los instrumentos de selección, deberán
informarlo en su postulación, para efectos de adaptarlos y así garantizar la no
discriminación por esta causal.
5. Con el propósito de fomentar la participación y no discriminación, el proceso de selección
finalizará con una entrevista a cargo de una Comisión de Selección, la cual tendrá un
carácter bipartito.
Esta deberá estar; compuesta al menos de la Jefatura del cargo vacante, los integrantes de
la Comisión Permanente de Evaluación y Selección de Personal no Gerencial . Ésta
comisión tendrá la facultad de decidir mediante votación y argumentos cuál postulante
ocupará la vacante.
6. Se deberá informar de los resultados del concurso a todos los candidatos que acudieron a
entrevista personal y/o por comisión mediante llamado telefónico o correo electrónico de
deferencia.
7. En caso de haberse realizado una evaluación psicolaboral, los informes serán leídos solo en
la comisión con el fin de respetar la confidencialidad de la información contenida en éstos.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
TRANSCRIPCIÓN N° SD - 010 2011/EU
APROBACION DE LAS POLITICAS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE
PERSONAL DE ELECTRO UCAYALI S.A.
Yarinacocha, 18 de marzo del 2011
El Gerente General de. Electro Ucayali S.A. certifica:
Que, el Directorio de la Empresa, en su Sesión N° 406, llevada a cabo el día viernes 28 de
marzo de 2011, bajo, la .Presidencia del Abogado Samuel Gustavo Tello Prado, y con la
aprobación de los señores Directores, Ingeniero Alberto Azerrad Araujo, Economista
Hillmán Farfán Ruíz y Economista Pablo Fernando Sarria Arenas, adoptó el siguiente
acuerdo:
ACUERDO N° 3 DE LA SESIÓN DE DIRECTORIO No. 406 DEL 28 DE MARZO DE 2011
1. Aprobar las Políticas de Reclutamiento y Selección de Personal de Electro Ucayali S.A.
contenidas en el Informe Ejecutivo No. G-032-2011/EU-A de fecha 25 de marzo de 2011,
que forman parte integrante del presente Acuerdo, cuya vigencia rige a partir del 1 de abril
de 2011.
2. Encargar al Gerente General la elaboración de un Manual de Procedimientos Internos de
selección de personal, acorde con las políticas aprobadas, debiendo establecer que todo
personal que ingrese a la empresa, deberá hacerlo a través de un concurso de méritos y
competencias que garantice un proceso de selección transparente y objetivo.
3. Dispensar el presente Acuerdo del trámite de lectura y aprobación del Acta para su
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Atentamente,
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
INFORME EJECUTIVO N° G-033-2011/EU-A
POLÍTICAS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PRACTICANTES
FECHA: 25 de marzo del 2011
1. OBJETIVO
Establecer Políticas que guíen el proceso de reclutamiento y selección de Practicantes en la
empresa con la finalidad de la consecución de los objetivos estratégicos empresariales.
2. BASE LEGAL
• Reglamento Interno de Trabajo.
• Ley de Modalidades Fon-nativas Laborales, Ley N° 28518, publicada el 24/05/2005.
3. ANÁLISIS
La Gerencia General de la Empresa Electro Ucayali S.A., reconoce que proporcionar una
formación que desarrolle capacidades para el trabajo, que permitan la flexibilidad y
favorezcan la adaptación de los practicantes como futuros profesionales a diferentes
situaciones laborales, es una tarea que contribuye con el individuo y la sociedad.
Políticas de Practicantes Pre Profesionales
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
1. Respetar la igualdad de oportunidades y promover la no discriminación por razón de raza,
sexo, nacionalidad, religión, edad o cualquier otra condición personal, física o social,
garantizando la capacidad para incorporar, motivar y retener el talento humano y mantener
los principios éticos y legales esperados en una Empresa de confianza, congruente y
alineada con los valores de nuestros clientes, accionistas, empleados y la sociedad.
2. La cantidad de practicantes que la empresa Electro Ucayali S.A. mantendrá no será en
ningún caso superior al 15% del total de los trabajadores en planilla.
3. La Gerencia General autorizará la admisión de los practicantes que requieran las Jefaturas
de Departamento.
4. Los postulantes a las prácticas deberán estar cursando el último año de formación
académica, pertenecer al tercio superior y mantenerse en él durante el tiempo de sus
prácticas.
5. Las prácticas que se ofrecen a los alumnos de las diferentes universidades e institutos
deberán estar enmarcadas en las carreras profesionales afines a la actividad de la empresa
como. Ingeniería Eléctrica, Ingeniera de Sistemas, Contabilidad, Administración, Economía,
Derecho, Ingeniería Medio Ambiental.
INTERNOS - MPI
6.
7.
8.
9.
10.
01
Actualización
Elaborado por:
Aprobado por
Ofic. De Gestión
Gerencia
Pag.
Empresaria
General
evaluación curricular de los postulantes a las prácticas será realizada por el Departamento
de Recursos Humanos y la evaluación de conocimientos será realizada por la Jefatura del
Departamento que los solicitó.
Los practicantes seleccionados deberán realizar actividades de apoyo y aprendizaje nunca
labores de responsabilidad o funcionales.
Las practicas pre profesionales tendrán una duración máxima de tres meses renovables
hasta un año como los establece la Ley de Modalidades Formativas Laborales teniendo en
cuenta el resultado de su evaluación y su permanencia en el tercio superior en su centro de
formación académica.
Las subvenciones económicas que se otorguen por prácticas se realizaran de acuerdo a lo
establecido por la Ley de Modalidades Formativas Laborales.
Los practicantes, al finalizar cada mes, emitirán un informe en el que detallaran el apoyo
brindado a la empresa. Dicho documento deberá estar refrendado por la jefatura de cada
Departamento.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
11. Los estudiantes que realicen prácticas tendrán un seguro contra accidentes, el cual cubrirá
la empresa.
12. Los estudiantes que realicen prácticas se sujetarán al Reglamento Interno de Trabajo de la
empresa.
13. EI horario de prácticas se sujetará a lo establecido por la Ley de Modalidades Formativas
Laborales.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Políticas de Practicantes Profesionales.
Respetar la igualdad de oportunidades y promover la no discriminación por razón de raza,
sexo, nacionalidad, religión, edad o cualquier otra condición personal, física o social. A
través de ello, se garantizará la capacidad para incorporar, motivar y retener el mejor talento
humano y mantener los principios éticos y legales esperados de una Empresa de confianza,
congruente y alineada con los valores de nuestros clientes, accionistas, empleados y la
sociedad.
La cantidad de practicantes que la empresa Electro Ucayali S.A. mantendrá no será en
ningún caso superior al 15% del total de los trabajadores en planilla.
La Gerencia General autorizará la admisión de los practicantes que requieran las Jefaturas
de Departamento.
Los postulantes a las prácticas deberán haber egresado de sus centros de estudios dentro
de los seis meses previos a su postulación y pertenecer de preferencia al tercio superior.
Las prácticas que se ofrecen a los alumnos de las diferentes universidades e institutos
deberán estar enmarcados en las carreras profesionales afines a la actividad de la empresa
corno, Ingeniería Eléctrica, Ingeniería de Sistemas, Contabilidad, Administración, Economía,
Derecho, Ingeniería Medio Ambiental.
La evaluación curricular de los postulantes a las prácticas será realizada por el
Departamento de Recursos Humanos y la evaluación de
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
conocimientos será realizada por la Jefatura del Departamento que los solicitó.
7. Los practicantes seleccionados deberán realizar proyectos por los cuales serán evaluados,
al finalizar su convenio, nunca realizarán labores de responsabilidad o funcionales.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
8. Las prácticas profesionales tendrán una duración máxima de tres meses renovables hasta
un año como lo establece la Ley de Modalidades Formativas Laborales teniendo en cuenta
el resultado de su evaluación.
9. Las prácticas, de acuerdo a su evaluación y la formación académica del practicante, podrán
ser renovadas en oíros Departamentos; pudiendo ser renovables en total hasta un año
como lo establece la Ley de Modalidades Formativas Laborales teniendo en cuenta los
resultados de su evaluación.
10. Las subvenciones económicas que se otorguen por prácticas se realizaran de acuerdo
a lo establecido por la Ley de Modalidades Formativas Laborales.
11. Los practicantes al finalizar cada mes emitirán un informe en el que detallaran el apoyo
brindado o avance del proyecto a realizar como aporte a la empresa, dicho documento
deberá estar refrendado por la jefatura de cada Departamento.
12. Los estudiantes que realicen prácticas tendrán un seguro contra accidentes, el cual
cubrirá la empresa
13. Los estudiantes que realicen sus prácticas se sujetarán al Reglamento Interno de Trabajo
de la empresa,
14. EI notario de prácticas se sujetara a lo establecido por la Ley de Modalidades Formativas
Laborales.
INTERNOS - MPI
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
01
Actualización
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
TRANSCRIPICON N° SD- 011/2011/EU
APROBACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
PRACTICANTES DE ELECTRO UCAYALI S.A.
Yarinacocha, 18 de marzo de 2011
Gerente General de Electro Ucayali S.A. certifica:
Que, el Directorio de la Empresa, en su Sesión N° 406, llevada a cabo el día viernes 28 de
marzo de 2011, bajo la Presidencia del Abogado Samuel Gustavo Tello Prado, y con la
aprobación de los señores Directores, Ingeniero Alberto Azerrad Araujo, Economista
Hillmán Farfán Ruíz y Economista Pablo Fernando Sarria Arenas, adoptó el siguiente
acuerdo:
ACUERDO NS 4 DE LA SESIÓN DE DIRECTORIO No. 406 DEL 28 PE MARZO DE 2011
1.
2.
3.
Aprobar las Políticas de Reclutamiento y Selección de Practicantes de Electro Ucayali S,A.
contenidas en el Informe Ejecutivo No. G-033-2011/EU-A de fecha 25 de marzo de 2011,
que forman parte integrante del presente Acuerdo, cuya vigencia rige a partir del 01 de abril
del 2011.
Encargar al Gerente General la elaboración de un Manual de Procedimientos Internos de
Prácticas Profesionales y Pre Profesionales, acorde con las políticas aprobadas, debiendo
propiciar el reconocimiento a los estudiantes con mejores calificaciones en los procesos de
selección, con transparencia y objetividad.
Dispensar el presente Acuerdo del trámite de lectura y aprobación del Acta para su
Atentamente,
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
Pag.
DIRECTIVAS
(VIGENTES)
ABRIL 2013
Elaborado:
Revisado:
01
Actualización
Aprobado:
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
DIRECTIVA DE MEDIDAS DE AUSTERIDAD RESTRICCÓN EN EL GASTO
IMPRODUCTIVO
1.
ORJETIVO:
Aplicar medidas extraordinarias de carácter económico - financiero, orientados al uso
racional y austero de los recursos económicos de Electro Ucayali S.A. mejorando la
rentabilidad en todo el ámbito de la Empresa.
2.
ALCANCE:
La presente directiva se aplica en la Sede Central y en los Servicios Eléctricos de Aguaytia
y Atalaya.
3.
BASE LEGAL:
Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito del FONAFE
aprobado mediante Acuerdo de Directorio N° 003-2005/018-FONAFE.
Presupuesto Empresarial de Electro Ucayali S.A. aprobado cada año por FONAFE.
Medidas de Austeridad, Disciplina y Calidad en el Gasto Público y de Ingresos de Personal,
aplicable en cada año presupuesta!, para las Empresas bajo el ámbito del FONAFE.
Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
La presente Directiva tendrá vigencia de un año. Si durante el plazo de vigencia se dan
casos de modificaciones sustanciales del marco jurídico y/o necesidad de mejorar los
procesos, podrá Iniciarse el trámite de actualización y revisión.





4.
RESPOMSABILIDADES
Son responsables del estricto cumplimiento de la presente directiva, así como, de evaluar el
ahorro interno generado como resultado de las medidas de austeridad interna, las
Gerencias de Línea y los Sistemas Eléctricos de Aguaytia y Atalaya.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
5.
DESARROLLO:
DISPOSICIONES DE CUMPLIMIENTO ESTRICTO
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
Adicional a la restricción de gastos previsto en el numeral 1.4 de la Directiva de Gestión y
Proceso Presupuestario de las empresas bajo el ámbito de FONAFE, la Gerencia General
ha visto por conveniente la aplicación de las siguientes medidas económicas:
COMPRA DE BIENES:
a. Se prohíbe la compra de bienes fuera de lo programado en el PAC, las excepciones deben
ser debidamente sustentados y autorizados por el Gerente de Área y la Gerencia General.
b. Las adquisiciones de libros, agendas, suscripciones de folletos, revistas especializadas,
deberán contarían la autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas.
c. Todos los requerimientos de útiles de oficina deben canalizarse a travez del Departamento
de Logística. Queda Prohibida la adquisición directa de estos bienes con el fondo por Caja
Chica, con excepción de los Servicios Eléctricos de Aguaytia y Atalaya, así como los gastos
para las sesiones de Directorio y Gerencias.
d. El Departamento de Logística, en coordinación con las áreas operativas Implementaran un
control estricto del consumo de combustible y repuestos de vehículos; luego de finalizado
cada mes.
e. Promover el uso temporal de .papel reciclado en documentos de trámite interno. La Oficina
de Gestión Empresarial optimizara el uso del sistema de comunicación interna, mediante el
uso de la intranet, evitando así el uso de papeles.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
f.
El Departamento de Logística, debe programar la compra en volumen de Suministros que
son utilizados por Servicios Generales (Compra de útiles de oficina, ferretería, etc.),
evitando las compras al menudeo.
g. Racionalización del uso del servicio de fotocopiado.
GASTOS DE PERSONAL
a. La autorización de trabajo en sobre tiempo se restringirán a lo absolutamente necesario
(solo personal técnico) en el marco del Reglamento de Horario de Trabajo y Compensación
Laboral, bajo responsabilidad de las jefaturas que autorizan; Recursos Humanos emitirá
mensualmente un informe sobre el uso del trabajo en sobre tiempo.
b. Se exceptúa de la presente disposición las actividades de mantenimiento de los grupos de
generación (térmicos e hidráulicos), trabajos de emergencia por averías en líneas de
transmisión y redes
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
de distribución o subestaciones ejecutados por nuestro personal, cuyo costo-beneficio frente
a la contratación de una empresa de terceros sea superior.
c. Todas las contrataciones de personal (terceros), deberán contar con la autorización de la
Gerencia de área y la Gerencia General.
d. Queda suspendida la contratación de nuevo personal a excepción de las contrataciones
para el reemplazo por cese de personal o para la suplencia temporal del colaborador,
siempre y cuando se cuente con plaza presupuestada y vacante. Así como las
contrataciones para atender nuevas funciones o incrementos de actividad o de! nivel de
producción, para lo cual la Empresa presentara su solicitud al Directorio de FONAFE
debidamente aprobada por nuestro Directorio y acompañada del sustento técnico y
presupuestario.
e. Los gastos por conceptos de eventos y celebraciones, deberán ajustarse a los montos
presupuestados aprobados.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
GASTOS EN SERVICIOS:
a. Los servidos por Asesoría y Consultorio se restringe a lo indispensable; siendo la Gerencia
General o Gerencia de Administración y Finanzas son los únicos que pueden autorizar,
previo sustento.
b. Se restringe todo tipo de contrato de servicios no personales y se designa al Jefe del
Departamento de Recursos Humanos, para que indique aquellos servicios que pueden ser
suprimidos. Las excepciones deben estar debidamente sustentadas y autorizadas por la
Gerencia General.
c. Los trabajos de reparación y mantenimiento de edificios y sus servicios deben restringirse a
lo absolutamente necesario. Queda prohibido la remodelación, cambio de estructuras que
aún están en buen estado, pintado de edificios y oficinas administrativas (La Gerencia
General o la Gerencia de Administración y Finanzas son los únicos que pueden autorizar
por excepción).
d. Todos los servicios por montos referenciales de 1/4 a 3 UIT deben demostrar precios
competitivos (mínimo 2 cotizaciones) con evaluación de su costo-beneficio.
e. Racionalización en el uso del servicio de telefonía fija y celular para ello queda restringido el
uso de llamadas a celulares desde teléfonos fijos, limitándose excepcionalmente el acceso
sólo a las jefaturas.
f. Los gastos de publicidad, con fines, de mejora de imagen institucional, saludos,
homenajes, etc., queda restringido, deberá
INTERNOS - MPI
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresaria
Aprobado por
Gerencia
General
01
Actualización
Pag.
priorizarse únicamente los comunicados que por normas de calidad de servicio y calidad del
producto tienen que realizarse a nuestros clientes
g. Respecto a los gastos de movilidad local, se debe otorgar de acuerdo al recorrido a realizar
y fomentar el uso adecuado del mismo.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
h. Se evaluara la estructura de costos de todos los servicios que con cierta frecuencia contrata
nuestra Entidad, con la finalidad de estandarizar los montos a contratar.
GASTOS DIVERSOS:
a.
Los viajes y viáticos deben ser autorizados evaluando el grado dé rentabilidad o beneficio
para la Empresa. Todos los viajes y viáticos deben contar con la autorización de la Gerencia
General cuando se trate dentro del territorio nacional, si es al exterior, será autorizado
mediante Acuerdo de Directorio.
b.
Los traslados del trabajador en comisión de servicio por vía aérea y terrestre deberá utilizar
preferentemente los medios de transporte público y de tarifas económicas.
OTRAS DISPOSICIÓNES SOBRE GASTOS IMPRODUCTIVOS:
a. Los vehículos de la Empresa son exclusivamente para actividades de mantenimiento,
operación y comercialización de la Entidad, no existe asignación de vehículos para uso de
ningún trabajador de cualquier rango jerárquico. Los vehículos deben pernoctar en las
instalaciones, en horarios fuera de trabajo.
b. Los gastos de refrigerio por cada trabajador que labora fuera del horario normal en horarios
corridos será al equivalente al costo de un menú del lugar en el que se realiza el trabajo.
DISCIPLINA PRESUPUESTARIA
Excepcionalmente, si por razones de urgencia se requiere efectuar gastos sin contar con
presupuesto aprobado o suficiente, se tramitara la aprobación de Gerencia General, con
cargo a una modificación presupuesta) para aprobación del Directorio.
DISPOSICIONES FINALES:
Los casos y excepciones no previstas en la presente directiva, serán aprobadas por la
Gerencia General, previa sustentación y con visto bueno de la Gerencia de Administración y
Finanzas.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
POLITICA DE ESTANDARIZACION PARA LA ADQUISICIÓN
DE EQUIPOS INFORMATICOS
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresarial
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI-45
Revisión: 01
Actualización
Pag.
1. OBJETIVO
Esta política tiene como objetivo el disponer de lineamientos que
contribuyan a realizar inversiones exitosas en beneficio del desarrollo
tecnológico informático institucional.
2. FINALIDAD
Establecer los lineamientos y procedimientos generales de
estandarización para la adquisición y administración de equipos
informáticos, en concordancia con los requerimientos de Electro Ucayali
S.A.
3. ALCANCES
La presente directiva es de conocimiento, aplicación y cumplimiento de
todas las unidades orgánicas de Electro Ucayali S.A.
4. LINEAMIENTOS
Las dependencias, Coordinaciones o Unidades Administrativas de
Electro Ucayali S.A., al planear las operaciones relativas a la adquisición
de Bienes de Informática, establecerán prioridades y en su selección
deberán tomar en cuenta: precio, calidad, desarrollo tecnológico y
capacidad, entendiéndose por:
Precio: Costo inicial, costo de mantenimiento y consumibles por el
período estimado de uso de los equipos.
Calidad: Presencia en el mercado nacional e internacional, estructura de
servicio, la confiabilidad de los bienes y certificados de calidad con los
que se cuente.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Desarrollo Tecnológico: Se deberá analizar su grado de obsolescencia,
su nivel tecnológico con respecto a la oferta existente y su permanencia
en el mercado.
Capacidades: Se deberá analizar si satisfacen la demanda actual con un
margen de holgura y capacidad de crecimiento para soportar la carga de
trabajo del área.
Deberán tener un año de garantía como mínimo.
En la adquisición de Equipo de cómputo se deberá incluir el Software
vigente precargado con su licencia correspondiente. En la generalidad de
los casos, sólo se adquirirán las últimas versiones liberadas de los
productos seleccionados, salvo situaciones específicas que se deberán
justificar ante la Unidad de Informática.
4.1 Equipos de Cómputo
 Tratándose de computadoras, a fin de mantener actualizado el
parque informático de Electro Ucayali S.A., la Unidad de
Informática de la Oficina de Gestión Empresarial, en adelante
Unidad de Informática, emitirá periódicamente las especificaciones
técnicas mínimas para su adquisición.
 Los dispositivos de almacenamiento, así como las interfaces de
Entrada/Salida, deberán estar acordes con la tecnología vigente,
tanto en velocidad de transferencia de datos, como en el ciclo del
proceso.
 La incorporación de cualquier equipo informático a la institución
deberá notificarse a la Unidad de Informática, para su
administración y registro correspondiente.
 En la adquisición de computadoras, servidores y dispositivos de
comunicación, etc. a fin de maximizar la utilidad de la inversión, la
Unidad de Informática emitirá periódicamente estándares de las
especificaciones técnicas mínimas aceptables.
 Previa a las adquisiciones de materiales informáticos (CD’s, DVD,
USB, tintas, toner, etc.), se deberá verificar que los requerimientos
sean acorde a las especificaciones de los recursos informáticos
existentes en la institución y a las necesidades de consumo de los
mismos recursos de acuerdo a información histórica de consumo y
a los planes y volúmenes de trabajo vigentes.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
4.2 IMPRESORAS.
En la adquisición de impresoras deberán corroborarse la disponibilidad
en el mercado local de sus suministros (cartuchos, tóner, etc.) y que su
relación precio/rendimiento sea mayor, salvo casos excepcionales que se
requiera calidad de impresión.
4.2.1 Estandarización del Proceso de Adquisición de Tóner para
Impresoras laser
Se ha considerado estandarizar la compra de consumibles y repuestos
originales, correspondientes a equipos adquiridos por Electro Ucayali
S.A. a la fecha por las siguientes razones técnicas:
1.
Los cartuchos de tóner, cartuchos de tinta originales para
impresión se han diseñado, fabricado y probado específicamente
para funcionar con las impresoras de la misma marca y son los
responsables en gran parte de la calidad de impresión y vida útil
del equipo. Los fabricantes de los equipos de impresión no pueden
prever como el uso de suministros alternativos de terceros puede
afectar a la impresora durante un periodo de tiempo prolongado y
por este motivo no garantizan ni recomiendan el uso de
suministros alternativos en los equipos de impresión.
2.
Los fabricantes de los equipos al no garantizar la confiabilidad de
los suministros alternativos, no garantizan la confiabilidad del
equipo en su integridad. Esto da como resultado una mayor
probabilidad de:
 Averías a la impresora o al fusor, por lo que la vida de la
impresora es reducida.
 Costo de reparación e indisponibilidad
 Necesidad de compra de cartuchos para sustitución
 Impresiones no aprovechadas
 Cotos de soporte técnico.
3.
Los suministros alternativos al tener una composición diferente a
los suministros originales patentados por los fabricantes,
ocasionan resultados inesperados tal como se aplica a
continuación para los cartuchos de tóner, cartuchos de tinta:
 Los cartuchos de tinta no originales que al ser refacturados o
recargados, dejan un espacio de aire que no permite cargar
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
la misma cantidad de tinta que en los originales por lo que se
obtiene un rendimiento menor (20 a 35% del original). De
otro lado, la tinta no original por sus distintas composiciones
(puede resultar demasiado liquida o muy espesa) ocasiona
un deterioro rápido del equipo.
 Con respecto a los cartuchos de tóner para impresoras de
tecnología láser, la composición química de las partículas de
tóner alternativos también producen efectos adversos que
deterioran la calidad de la impresión. Los cartuchos
rellenados despiden gran cantidad de tóner, que ensucia el
interior de la impresora, provocando fallas internas
electrónicas en algunos circuitos de la máquina. En las
Impresoras láser, con el paso del tiempo, se hace necesario
reemplazar partes del equipo que se afectan porque las
partículas de tóner no originales no tienen el mismo tamaño
que el original.
 La garantía de los fabricantes de los equipos no cubre las
fallas o daños causados por la utilización de consumibles no
originales. Esto también se aplica a los equipos de impresión
que se encuentran con contrato de mantenimiento. En el
supuesto caso de que si algún proveedor de suministros
alternativos incluya garantía por fallas o daños en el equipo
de impresión, se tendría el problema de determinar, ante una
falla, si el fabricante del equipo o el proveedor del suministro
cubre la garantía, lo cual originaria mayores costos
operativos por la extensión en el tiempo de solución de la
falla del equipo.
 El Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,
define la estandarización como “el proceso consistente en
ajustar a un determinado tipo o modelo los bienes o servicios
a adquirir o contratar, en atención a los equipamientos
existentes”. De ello se entiende que la entidad posee
determinada
infraestructura,
cuya
funcionalidad
u
operatividad depende de la utilización de bienes o servicios
de determinada marca o nombre comercial.
4.2.2 Equipos de impresión estandarizados y de ubicación
equidistante, por la eficiencia del equipo, cada Gerencia debe optimizar
el uso de impresoras recomendadas y sugeridas por la Unidad de
Informática, además deben ubicar un equipo de impresión de alto
rendimiento en una ubicación equidistante que dé apoyo a la mayor parte
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
de trabajadores según la carga de documentos e impresiones, lo cual
optimizaría el uso de recursos de la empresa.
5. CONCLUSIONES
Con la finalidad de garantizar que la funcionalidad y operatividad de los
equipos preexistentes no sea afectada con la adquisición de productos
que no garanticen un rendimiento equivalente, además de evitar que el
equipo pueda ser afectado en su vida útil, deberá aplicarse los
lineamientos y procedimientos generales de estandarización para la
adquisición y administración de equipos informáticos, en concordancia
con los requerimientos de Electro Ucayali S.A.
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
INTERNOS - MPI
COPIAS DE RESPALDO O BACKUP DE LA INFORMACION
Elaborado por:
Ofic. De Gestión
Empresarial
Aprobado por
Gerencia
General
Código: PI-46
Revisión: 01
Actualización
Pag.
5. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la elaboración y protección de las copias de
seguridad de los Equipos y Servidores de Electro Ucayali S.A.,
administrados por la Unidad de Informática de la Oficina de Gestión
Empresarial.
6. FINALIDAD
Establecer los lineamientos y procedimientos que se encargarán de
proteger y garantizar que los recursos del sistema de información
(Aplicaciones y Bases de Datos) de Electro Ucayali S.A., se mantengan
respaldados y sean fácilmente recuperables en el momento que se
necesite.
7. ALCANCES
Aplica para todos los Equipos y Servidores de Electro Ucayali S.A., que
sirven de apoyo a las diferentes actividades Administrativas y que son
administrados por la Unidad de Informática de la Oficina de Gestión
Empresarial.
8. RESPONSABILIDADES:
1. El Jefe de la Oficina de Gestión Empresarial es responsable de elaborar,
verificar y supervisar el cumplimiento este procedimiento.
2. El Gerente General es responsable de aprobar el presente procedimiento.
3. La Oficina de Gestión Empresarial, a través del área de Soporte Informático, es
responsable del acceso y la protección de los archivos magnéticos.
9. DEFINICIONES:
BACK-UP: Copia de seguridad de los archivos, aplicaciones y/o bases
de datos disponibles en un soporte magnético (generalmente discos o
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
CD`s), con el fin de poder recuperar la información en caso de un daño,
borrado accidental o un accidente imprevisto. Es conveniente realizar
copias de seguridad a intervalos temporales fijos (diario y semanal), en
función del trabajo y de la importancia de los datos manejados (Por
minuto, hora, día, semana, mes, anual, etc.)
Copia de Respaldo o Seguridad: Acción de copiar archivos o datos de
forma que estén disponibles en caso de que un fallo produzca la pérdida
de los originales. Esta sencilla acción evita numerosos, y a veces
irremediables, problemas que se deben solucionar si se realiza de forma
habitual y periódica.
Base de Datos: Conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto
almacenados sistemáticamente. En una base de datos, la información se
organiza en campos y registros. Los datos pueden aparecer en forma de
texto, números, gráficos, sonido o vídeo.
Restauración: Volver a poner algo en el estado inicial. Una Base de
Datos se restaura en otro dispositivo después de un desastre.
10.
LINEAMINETOS
N°
Actividad (Diagrama de
Flujo)
Descripción e la actividad
Responsable
Documento
o Registro
Realizacion del Backup
Inicio
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
1
Determinacion de
proceso de backup
Se determinan e identifican los archivos a respaldar
en los equipos en las diferentes áreas.
Supervisor de
Sistemas
2
Indentificar
aplicativos y/o base
de datos
Se identifica el número de aplicativos y/o bases de
datos para respaldo.
Supervisor de
Sistemas
Inventario de
aplicativos
3
Determinar
Mecanismos
Se determinan los mecanismos de copias de
respaldo según la base de datos a respaldar de forma
manual.
Supervisor de
Sistemas
Bitácora de
backup
4
Verificar Archivos
Se verifican los archivos log del aplicativo utilizado
para la copia de seguridad.
Supervisor de
Sistemas
5
Verificar copias de
restauracion
Se verifican las copias para la restauración cuando se
necesiten por cualquier usuario de la entidad.
Supervisor de
Sistemas
6
Realizar copia por
segunda vez
Si el archivo log del servidor indica un error, se realiza
copia por segunda vez.
Supervisor de
Sistemas
7
Grabar copias
Se graba de manera diaria, semanal, mensual y
anualmente de acuerdo con la política de backup, en
un dispositivo de almacenamiento (Servidor o Disco
Externo) todas las copias y guardar en área de
sistemas.
Supervisor de
Sistemas
8
Almacenar copias
Se almacena la copia, y para el caso de ser un medio
magnético (CD y/o DVD) se marca con la respectiva
numeracion o codigo, fecha, usuario y nombre del
equipo.
Supervisor de
Sistemas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Realizacion del Backup
1
2
3
Determinar
aplicativos y/o base
de datos
Realizar restauración
Registrar
restauración
Se determina o identifica el número de aplicativos y/o
bases de datos para la restauración.
Supervisor de
Sistemas
Se realiza la restauración de los archivos
correspondientes en el equipo del usuario.
Si es una base de datos, se determina la hora para la
respectiva restauración y se informa a los usuarios
para suspender el aplicativo mientras se realiza la
respectiva reposición.
Supervisor de
Sistemas
Se registra la restauración realizada, si es una base
de datos se guarda el registro o bitácora del mismo.
Supervisor de
Sistemas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FIN
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Bitácora de
backup

manual de procedimientos internos mpi

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