Reglamento General 2013

Transcripción

International tourism
Fair of the Americas
Feria Internacional de Turismo de las Américas
International tourism Fair of the Americas
REGLAMENTO GENERAL
GENERAL REGULATIONS
1. DEFINICIÓN Y OBJETO
1. DEFINITION AND PURPOSE
1.1 Feria Internacional de Turismo de las Américas, (Fita)
1.2 La organización está a cargo de RCM GLOBAL TRADE S.A. de
C.V., en adelante denominado EL ORGANIZADOR.
1.3 EXPOSITORES son todas aquellas personas físicas o morales
que contratan espacios y servicios en Fita para mostrar productos, servicios y atractivos turísticos.
1.4 Fita se regirá por el presente Reglamento General, formando
parte del mismo con igual validez las normas para la realización
de stands; las normas para la solicitud y uso de los servicios
adicionales; los planos y tarifas de Fita, estos instrumentos son
aceptados por los contratantes desde el momento de la firma de
la Solicitud de Admisión. Encontrándose el presente Reglamento
a disposición de los participantes y siendo ampliamente difundido, para su conocimiento.
1.5 La REALIZACION INTEGRAL de Fita estará a cargo del ORGANIZADOR y los auspiciantes y colaboradores son los que figuran
en la documentación específica de Fita.
1.1 International Tourism Fair of the Americas (Fita)
1.2 The organization will be in charge of RCM GLOBAL TRADE
S.A. de C.V., hereafter referred as the ORGANISER.
1.3 EXHIBITORS are any individuals or companies who will hire
spaces and services in Fita to showcase products, services and
tourist attractions
1.4 Fita will be ruled with the current General Regulation, the
standards for stands construction will also be part of it, the rules
for the application and use of additional services, Fita´s plans and
rates, these instruments are accepted by the contractors from
the time they sign the Application Form. This General Regulation
is available to participants and is widely spread for everybody´s
information.
1.5 The WHOLE REALIZATION OF Fita will be in charge of the
ORGANISER, sponsors and contributors are those listed in Fita´s
specific documentation.
2. AUTORIDADES
2. AUTHORITIES
3. LUGAR Y FECHA DE REALIZACIÓN
3.1 Fita se realizará en Expo Bancomer Santa Fe, en la Ciudad de
México, del 26 al 29 de Septiembre del 2013.
4. PARTICIPANTES Y PRODUCTOS
4.1 Tienen derecho a participar en la Feria todos los organismos
gubernamentales, representaciones, instituciones oficiales o
privadas, nacionales, internacionales y extranjeras, profesionales,
operadores comerciales y prestatarios de servicios de todos los
rubros del Sector del Turismo.
4.2 Las empresas expositoras sólo podrán exhibir los productos
que han consignado en la solicitud de admisión. En caso de
querer incorporar nuevos productos, deberán solicitar y obtener
del C.O. la correspondiente autorización.
4.3 El C.O. se reserva el derecho de admisión y permanencia en la
Feria.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 Para participar en Fita las empresas interesadas deberán
presentar la Solicitud de Admisión (Reserva de espacio) completando todos los datos que se consignan en la misma.
5.2 La Solicitud de Admisión (Reserva de espacio) deberá ser
presentada en los formularios oficiales de Fita.
5.3 EL ORGANIZADOR otorgará prioridad para la adjudicación
de espacio a la mayor superficie de metros solicitada y a los
expositores de la edición anterior. En el caso de no poder otorgar
el espacio solicitado ofrecerá la mejor alternativa disponible. La
Solicitud de Admisión se considerará aceptada únicamente
cuando EL ORGANIZADOR haya emitido la correspondiente
factura y el expositor haya cumplido con el pago de la misma.
5.4 El C.O. en caso de excepción y cuando lo considere
conveniente para un mejor funcionamiento de Fita, podrá dejar
de aplicar las normas establecidas en el presente Reglamento
General y establecer decisiones o lineamientos que serán
obligados para los participantes de Fita.
2.1 The Organizing Committee, hereinafter O.C., is the authority of the Fair and its decisions shall be final.
2.2 O.C. is the body empowered to interpret and apply the
current general Regulation in any situation or cases not
specified in it.
2.3 The O.C. may delegate its powers to any agency or entity that
integrates Fita´s organization.
3. DATE AND VENUE
3.1 Fita will take place in Expo Bancomer Santa Fe, in Mexico City,
from September 26 to September 29, 2013.
4. PARTICIPANTS AND PRODUCTS
4.1 All government agencies, representations, official or private
institutions, national, international and foreign professionals,
traders and service providers from all areas of the Tourism Sector
are allowed to participate in the fair.
4.2 Exhibiting companies may only show products that have been
recorded in the application form. In case exhibitors want to add
new products, they will have to submit a request and receive from
the O.C. a proper authorization for it.
4.3 The O.C. reserves the right of admission and stay at the Fair.
5. GENERAL POLICIES
5.1 Companies interested in participating in Fita will have to fill
completely the Application Form (spaces booking).
5.2 The Application Form (space booking) must be presented in
the official form provided by Fita.
5.3 THE ORGANISER will give priority to the allocation of the
largest area requested and to exhibitors who participated in the
previous edition. In the case of being unable to grant the requested space, the best alternative available will be given.
The Application form will only be accepted when THE ORGANISER had issued the related invoice and the exhibitor fulfilled the
payment.
5.4 The O.C. , as an exception, and if it considers appropriate to
improve Fita´s operation, may derogate from the rules laid down
in this General Regulation and set decisions or guidelines that
will be required for Fita´s participants to follow.
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2.1 El Comité Organizador, en adelante C.O., es la autoridad de
la Feria y sus decisiones serán por lo tanto inapelables.
2.2 El C.O. es el órgano facultado para interpretar y aplicar el
presente Reglamento General en los casos no previstos en el
mismo.
2.3 El C.O. puede delegar sus facultades a cualquier organismo o
entidad que integre la organización de Fita.
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6. CONDICIONES DE VENTA
6. SALES CONDITIONS
6.1 Los espacios son los indicados en los planos de la Feria con su
número y dimensiones correspondientes.
6.2 Los precios por metro cuadrado (m²) de cada espacio son los
que figuran en la lista de precios preestablecida por Fita, pudiendo ser Área Libre (sin montaje) o de Montaje Básico.
6.3 Los precios establecidos para el arrendamiento de espacios
en Fita, no incluyen el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), por lo
tanto se deberá agregar el 16% por ese concepto.
6.4 El I.V.A. será facturado de acuerdo a los formularios de la
reserva presentados por cada expositor en el momento de
completar la Solicitud de Admisión. Esta facturación queda sujeta
a revisión por parte del C.O. en virtud del examen de la documentación que realice el Departamento de Administración y
Finanzas.
6.5 En los casos de espacios de Área Libre (sin montaje) esta
tarifa incluye:
a) Arrendamiento del espacio durante el tiempo de preparación,
exhibición y desarme. No se provee paneles divisorios en ninguno
de sus límites.
b) Provisión de corriente eléctrica de 110 v (1000 W/h por cada
25m2) (ver 21.4).
c) Pasillos alfombrados.
d) Vigilancia de áreas comunes (ver 7.1.1).
e) Limpieza general en áreas comunes (ver 7.2.1).
f) Iluminación general.
g) Asesoramiento y administración general (ver 7.4).
h) Gafetes e invitaciones en proporción al metraje arrendado (ver
13.1/6).
i) Publicación en el Directorio oficial de la Feria.
6.6 En los espacios comercializados con Montaje Básico, además
de lo mencionado en el punto anterior, se provee:
a) Piso totalmente alfombrado en color gris.
b) Paneles divisorios; estructura de aluminio y paneles de
melamina blanco de 2.50 m de altura.
c) Antepecho frontal, paneles de 0.34 m de altura.
d) Gráfica normalizada en antepecho en cada frente.
e) El conjunto de una mesa y tres sillas según el siguiente detalle:
Hasta 17 m²: 1 conjunto (1 escritorio y 3 sillas)
De 18 a 36 m²: 2 conjuntos (2 escrit. y 6 sillas)
f) Iluminación compuesta por lámparas slim-lite.
6.7 Los expositores no podrán ceder, donar, vender, alquilar,
transferir ni compartir el espacio adjudicado ni parte del mismo.
6.8 El precio de los espacios se abonará de la siguiente manera:
a) De contado.
b) 30% (treinta por ciento) a la facturación de la Solicitud de
Admisión y el 70% (setenta por ciento) restante en cuotas,
venciendo el último plazo 60 días previos al día de inauguración
de la Feria, teniendo como plazo máximo para la cancelación 65
días hábiles de la fecha de inicio de Fita.
6.9 A toda cuota no pagada en término, se le adicionará un
interés moratorio desde el momento de su vencimiento y hasta el
efectivo pago aplicándose las tasas que utiliza el Banco Nacional
de México para operaciones de descuento de documentos.
6.10 En el caso de que el incumplimiento de cualquiera de los
pagos mencionados anteriormente se procederá a:
a) Cancela la reserva o venta del espacio.
b) La pérdida total de la suma que hubiera abonado con anterioridad.
c) Adjudicar el espacio a terceros.
d) La mora será automática produciéndose de pleno derecho, por
el mero transcurso del tiempo, sin necesidad de interpelación
judicial o extrajudicial alguna.
6.11 Si en la fecha establecida para la inauguración de Fita se
adeudaran importes por servicios adicionales y/o cualquier otro
concepto, las autoridades podrán disponer la clausura del stand
sin indemnización ni reintegro alguno, hasta que dichos importes
sean debidamente cubiertos.
6.1 Space are mentioned in the Fair Plan with a number and the
related size.
6.2 Prices per square meter (m²) of each space appear on the
price list pre-established by Fita , it can be an Free Area (without
any assembly) or Basic Assembly.
6.3 The prices charged for the space rental in Fita, do not include
Value Added Tax (VAT), therefore you must add 16% for this
concept.
6.4 The VAT will be billed according to the booking forms submitted by each exhibitor once the Application Form is filled. This
invoice will be subject to review by the O.C. after the Department
of Administration and Finance had check the documentation.
6.5 In the case of Free Area Spaces (without assembly) the Price
includes:
a) Space rental during preparation, exhibition and dismantling.
Dividing panels are not provided in any boundaries.
b) Electricity, 110 v (1000 W/h for each 25m2) (see 21.4).
c) Carpeted Gangway.
d) Common areas Surveillance (see 7.1.1).
e) Cleaning of the public areas (see 7.2.1).
f) General Lighting.
g) Advice and general management (see 7.4).
h) Badges and invitations according to the space rented (see
13.1/6).
i) Publication in the Fair Official Directory
6.6 In the case of Basic Assembly stands, in addition to the
previous point, exhibitors will be provided with:
a) Floor covered with grey carpet.
b) Dividing Panels, aluminum structure. White melamine dividing
panel, 2.50 m high
c) Parapet, 0.34 m high panels.
d) Standardized Grafics in parapet in forefront
e) A set with table and chairs according to the following detail:
Until 17 m²: 1 set (1 desk and 3 chairs)
From 18 to 36 m²: 2 sets (2 desks and 6 chairs)
f) Slim-lite lamp lighting.
6.7 Exhibitors cannot assign, donate, sell, rent, transfer or share
the conceded space.
6.8 The price of the spaces will be paid as follows:
a) In cash.
b) 30% (thirty percent) when the Application Form is billed, and
70% (seventy percent) remaining in installments, the last
payment must be done at least 60 days prior to the opening day
of the Fair, and the deadline for cancellation is 65 working days
before the Fita´s start date.
6.9 To all installments not paid on time, there shall be added
moratorium interests
from the time of expiration and until effective payment, the rates
that will be applied are those the National Bank of Mexico in
discounting trade documents.
6.11 If on the date set for Fita´s opening , amounts for additional
services and / or any other concept are still unpaid, the authorities may order the closure of the stand without compensation or
reimbursement whatsoever, until such amounts are properly
covered.
6.12 If for any reason, once maid full or partial payment, the
exhibitor renounces to its participation or becomes unable to
participate in Fita, he will loose the right to a refund of the
amount already paid.
7. SERVICIOS PROVISTOS POR LA FERIA
7.1 SEGURIDAD
7.1.1 El C.O. establecerá personal de vigilancia general, responsable del orden y de la atención de imprevistos, no siendo responsable de robos y hurtos. Durante las horas de exposición y cierre al
público, no podrá permanecer dentro del recinto de la Feria otro
personal que el de vigilancia citado, y los que el C.O. autorice.
7.1.2 En los pabellones (stands), no se permitirá personal de
vigilancia privado del expositor, excepto los que autorice el C.O.
7.1.3 Los EXPOSITORES y su personal están obligados a permitir
el examen de los bultos y/o vehículos que entren y/o salgan de
Expo Bancomer Santa Fe.
7.1.4 Los EXPOSITORES y personal de Staff del stand que posean
laptops, notebooks o computadoras portátiles, podrán solicitar la
colocación del candado de seguridad correspondiente en
Atención de Expositores sin costo para el expositor, no siendo
responsable el C.O. de la seguridad del aparato informático.
7.1.5 El uso de computadoras personales, video proyectores,
pantallas y aparatos celulares, quedará sólo bajo responsabilidad
del propio expositor ya que el C.O., los Elementos de Seguridad
contratados por el C.O. y el CENTRO, NO serán responsables de
este tipo de aparatos.
7.2 LIMPIEZA
7.2.1 El C.O. dispondrá de personal de limpieza para los espacios
comunes. La misma se realizará en forma integral mientras la
Feria esté cerrada y se mantendrá durante la permanencia de
público y expositores. La limpieza de los stands corre por cuenta
y cargo exclusivo del expositor.
7.3 ENERGÍA
7.3.1 La provisión y el consumo de energía del stand será por
parte del C.O., debiendo el Expositor completar la solicitud en el
Formato para tal fin y entregarlo al C.O. dentro de los plazos
establecidos, todos los stands tienen previsto el consumo según
el siguiente detalle: (ver 21.4)
Hasta 17 m²: 1 Contacto eléctrico 1000w 110volts
De 18 a 50 m²: 2 Contactos eléctricos 1000w 110volts
De 51 a 175 m²: 1 Swich 3X30 10kw 220 volts
7.4 ASESORAMIENTO
7.4.1 El C.O. de Fita, está a disposición del expositor en todo lo
que concierne a su participación, aspectos reglamentarios, etc.
7.4.2 El C.O. de Fita y su Depto. Técnico ponen a disposición de
los expositores todo el asesoramiento específico que requieran,
así como datos e información precisas sobre espacios y sus
dimensiones, presencia de columnas, hidrantes, ubicación de
toma de energía más próxima (registros), etc.
6.13 The O.C. has the authority to cancel and assign to third
parties spaces that are not occupied on time, 24 hours before the
deadline date for stand construction, in this case the exhibitor
loose the right to a refund of the amount already paid.
6.14 Any installment that is not canceled on time, according to
dates mentioned in the Application Form shall remain to Fita´s
organization.
7. SERVICES PROVIDED BY THE FAIR
7.1 SAFETY
7.1.1 The O.C. will establish general security staff, responsible for
order and attending unexpected situations, they are not responsible for thefts and robberies. During the exhibition hours and
closure for the public, only previously authorized staff by the O.C.
and the security staff could remain inside the Fair.
7.1.2 In Halls (stands), private security staff will not be allowed,
except those authorized by the O.C.
7.1.3 EXHIBITORS and their staff will allow examination of
packages and / or vehicles entering and / or leaving Expo
Bancomer Santa Fe.
7.1.4 EXHIBITORS and booth staff who have laptops and
notebooks may ask for a security lock, at the Exhibitor´s service
desk at no cost to the exhibitor, nevertheless the O.C. will not be
responsible of the security of the electronic devices.
7.1.5 The use of personal computers, video projectors, T.V. screens
and mobile devices, would remain under the responsibility of
each exhibitor since the O. C., The Security Officers hired by the
O.C. and the CENTER, will NOT be responsible for this kind of
equipment.
7.2 CLEANING
7.2.1 The O.C. will hire cleaning staff for common areas only.
Cleaning will be done while the Fair is closed and also when the
public and exhibitors remain. The cleaning of the stands is
exhibitor´s responsibility and will have to pay for it.
7.3 POWER
7.3.1 The provision and power consumption will be responsibility
of the O.C., the exhibitor must complete the application form for
this purpose and submit it to O.C. Within the established
deadlines, all stands had the expected following consumption:
(see 21.4)
Until 17 m²: 1 socket 1000w 110volts
From 18 to 50 m²: 2 sockets 1000w 110volts
From 51 to 175 m²: 1 Swich 3X30 10kw 220 volts
7.4 ASSESSMENT
7.4.1 Fita´s O.C. is available to exhibitors in all matters relating to
their participation, regulatory issues etc.
7.4.2 Fita´s O.C. and its technical department make available to
all exhibitors any specific assessment, accurate data and information on space and size, presence of columns, hydrants, location of
the nearest power outlet (records), etc.
8. RESPONSIBILITIES
8.1 EXHIBITOR´S RESPONSABILITIES
8.1.1 The exhibitor is the exclusive responsible for injuries to their
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6.12 Si por cualquier motivo, una vez efectuado el pago total o
parcial, el expositor renunciase a su participación o se viese
imposibilitado de participar en Fita, perderá todo derecho a la
devolución del importe ya cubiertos.
6.13 El C.O. tiene la facultad de cancelar y adjudicar a terceros los
espacios abonados que no fueran ocupados con una antelación
de 24 hs al vencimiento del plazo que se estipule para la finalización de la construcción de stands, perdiendo el expositor todo
derecho a la devolución del importe ya cubierto.
6.14 Toda cuota que no sea cancelada en las fechas estipuladas en
la Solicitud de Participación, deberá ser abonada al valor de venta
de Fita al momento de la cancelación.
3
8. RESPONSABILIDADES
8.1 RESPONSABILIDADES DE LOS EXPOSITORES
8.1.1 El expositor será el único responsable por daños causados a
su personal, a visitantes de Fita que se encuentren dentro de su
stand, y/o a sus cosas o bienes de cualquier naturaleza, por robo,
hurto, incendio, rayo, tempestad, explosión, granizo, penetración
de agua, humedad, inundación, accidente, conmoción civil,
sabotaje u otras cualesquiera fuera su origen y procedencia. Será
asimismo, responsable de los daños y/o perjuicios que ocasionen
-dentro y fuera de su stand- su personal y/o las cosas de que se
sirve o tiene a su cuidado.
8.1.2 EL C.O. trasladará a los EXPOSITORES, los montos que se
originen por los deterioros que se ocasionen por la construcción
de stands, camiones y/o fletes de sus empresas, por su cuenta o
por cuenta de los constructores de stands, causen a las instalaciones fijas y/o provisorias de Expo Bancomer Santa Fe.
8.1.3 Los EXPOSITORES están obligados a contratar –a todo el
personal que utilice para el desarrollo de sus actividades–
durante todo el periodo de montaje, funcionamiento y desmontaje de Fita, de conformidad a las prescripciones de la legislación
laboral, cubriendo el seguro social, sindical, de obras sociales y de
riesgos de trabajo vigente en la actualidad.
8.1.4 LOS ORGANIZADORES no se hacen responsables por los
daños que puedan producir al expositor las deficiencias en las
instalaciones de luz y fuerza motriz, desagües, aire acondicionado, internet, servicios de comida, etc. Tampoco se hace responsable si por cualquier hecho y/o evento al que sea ajeno, se produjera la interrupción de dichos servicios en Expo Bancomer Santa Fe.
8.1.5 El expositor es responsable de la seguridad de su stand
durante las horas de visita de público, como así también en los
horarios fijados en los puntos 8.3.2 y 23. En general, su responsabilidad se extiende durante todo el plazo y horario en que se halle
en posesión del espacio, exceptuadas las limitaciones de permanencia establecidas cuando la Feria se encuentre cerrada al
visitante.
8.2 RESPONSABILIDADES IMPOSITIVAS, ARANCELARIAS.
8.2.1 Los expositores asumen plena responsabilidad por el pago
de tasas, impuestos y contribuciones que graven las actividades
que se desarrollen en su stand.
8.2.2 Los expositores, igualmente asumen la responsabilidad
ante las autoridades competentes en materia de derecho de
autor, marcas o cualquier reproducción de imágenes, por los
aranceles o derechos que se dispongan sobre la difusión de
música y/o imágenes de televisión o audiovisuales, en sus respectivos stands. Para hacerlo deberán acreditar ante el C.O. el pago
de las cuotas o derechos que correspondan.
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8.3 RESPONSABILIDADES HACIA Fita
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8.3.1 Los expositores deberán observar los períodos de montaje,
a los fines de que la ejecución de su stand finalice según el Plan de
Tiempos (ver 25.7). De no ser así serán sancionados con una multa
de $2,000 USD (dos mil dólares) por cada metro cuadrado contratado, importe que quedará en poder del C.O. (se sugiere a los
expositores trasladar esta penalización a los contratos con sus
respectivos constructores).
8.3.2 Los EXPOSITORES están obligados a cubrir la atención de
su stand todos los días 30 minutos antes de la hora de apertura y
15 minutos después del cierre y a mantener personal en su stand
durante todo el horario establecido.
8.3.3 Los expositores tendrán a su cargo la limpieza de stand,
quienes tendrán la obligación de mantenerlo en condiciones
impecables durante la permanencia de los visitantes en Fita. Para
ello cuentan con el tiempo previo a la apertura establecido (ver
8.3.2.) debiendo depositar los residuos en los contenedores
previstos a tal efecto y nunca en los pasillos.
staff, Fita ´s visitors who remain in their stands, and / or damages
to their belongings or property of any nature, robbery, theft, fire,
lightning, storm, explosion, hail , water penetration, humidity,
flood, accident, civil commotion, sabotage or any others of their
origin and provenance. He will also be responsible for damages
and / or losses caused, in and outside their stand, their staff and /
or things that they use or have in their care.
8.1.2 The O.C. will charge the EXHIBITORS, any amount due to
any damage incurred during the stand construction, due to trucks
and / or freights of their companies, on their own or on behalf of
the stand constructors, damages they may cause to the fixed and
/ or temporary installations of Expo Bancomer Santa Fe
8.1.3 EXHIBITORS are required to hire, personnel for the development of their activities during the period of assembly, operation
and disassembly of Fita, in accordance with the provisions of
labor law, social insurance covering , association, social work and
occupational risk in force today.
8.1.4 ORGANISERS are not responsible for any damages that
may occur to the exhibitor because of power deficiencies, drains,
air conditioning, internet, food service, etc.. They will not be
responsible either if , for any fact and / or event they are not in
charged of, services will be interrupted in Expo Bancomer Santa
Fe.
8.1.5 The exhibitor is responsible for the security of its stand
during public visiting hours, as well as at the times specified in
paragraphs 8.3.2 and 23. In general, his responsibility extends
throughout the period and time he is in
possession of the space , except when the Fair is closed to visitors
8.2 TAX DUTIES, TARIFF.
8.2.1 Exhibitors assume full responsibility for the payment of
fees, taxes and assessments related to the activities taking place
in their booth.
8.2.2 The exhibitors also assume the responsibility towards the
competent authorities regarding copyright, trademarks or any
reproduction of images, duties or rights for playing music and / or
television or audio-visual images in their stands. They will have to
prove to the O.C. such payments.
8.3 RESPONSABILITIES TOWARDS Fita
8.3.1 Exhibitors must cope with the assembly time period, in
order to finish according to the Schedule Plan (see 25.7). Failure to
do so shall be liable to a fine of
$ 2,000 USD (two thousand dollars) per square meter booked,
this amount will be kept by the O.C. (Exhibitors are encouraged
to put this penalty in their contracts with their stand builders.)
8.3.2 EXHIBITORS are required to attend their stand everyday
30 minutes before the opening hour and 15 minutes after closing
and to have attending staff in their booth throughout the
established schedule.
8.3.3 Exhibitors will be responsible for the cleaning service of
their stand, the stand will have to remain in ideal condition when
visitors are in the Fair.
They will have time before opening (see 8.3.2.) They will have to
put the waste in the right containers and never drop them in the
gangways.
8.3.4 Exhibitors are required to disassemble and remove the
stand construction elements and return the space and any items
provided by the O.C. in perfect condition, as stated in the
Schedule Plan(see point 25).
8.3.5 Reported damages will be billed to the owner of the space,
who will have the obligation to pay immediately. If he doesn´t do
8.3.4 Los expositores están obligados a desarmar y retirar los
elementos constructivos del stand y a devolver el espacio y lo
provisto por el C.O. en perfectas condiciones, según lo establece
el Plan de Tiempos (ver punto 25).
8.3.5 Los deterioros que se comprueben serán facturados al
titular del espacio, quien deberá pagarlos de manera inmediata.
En el supuesto caso que no lo hiciera, no podrá retirar su material.
Los expositores no están autorizados a realizar reparaciones de
ninguna clase.
8.3.6 El incumplimiento de la fecha para desocupar el espacio
autoriza al C.O. a efectuarlo por cuenta y riesgo del expositor,
quedando materiales y/o elementos en caución hasta la cancelación de los gastos originados. Fita no reconocerá reclamos de
ninguna naturaleza, provenientes de la realización compulsiva de
tal desarme.
8.3.7 En los días y horarios establecidos para el armado y
desarme, la seguridad de todos los elementos de los stands
corren por cuenta y riesgo exclusivo del expositor.
9. OBLIGACIONES Y SANCIONES
9.1 Todas las estipulaciones del presente Reglamento General,
circulares, comunicados técnicos, Plan de Tiempos, planos,
superficies y precios, son de cumplimiento obligatorio. Las
normas legales vigentes, en especial las de seguridad, higiene,
moral, laborales, de orden público, administrativas, son de
observancia y cumplimiento obligatorio. Los Expositores que no
cumplan con las presentes normas el C.O. podrá disponer la
clausura total y definitiva del stand, dando por terminada la
relación contractual sin necesidad de interpelación alguna ni
indemnización o reintegro de ninguna especie.
9.2 En caso de que se considere necesario, el C.O. emitirá
comunicaciones complementarias a las disposiciones que rigen
Fita, las cuales serán oportunamente remitidas para su cumplimiento.
9.3 En casos excepcionales las autoridades de Fita podrán
efectuar las modificaciones al presente Reglamento que se
considere conveniente para el éxito de Fita, mismas que serán de
cumplimento obligatorio para todos los expositores.
9.4 Las autoridades de Fita realizarán inspecciones durante el
desarrollo del montaje de stands, el evento y en el desmontaje
para verificar el correcto cumplimiento de las normas y disposiciones que rige la Fita.
En los casos en que no se proceda a la inmediata corrección de las
observaciones efectuadas por las autoridades de Fita, podrá
ejecutarlas por su cuenta con cargo al Expositor.
9.5 Cualquier tipo de reclamo que quisieran presentar los expositores sobre el cumplimiento de las obligaciones a cargo del
ORGANIZADOR deberá ser presentado por escrito debidamente fundado ante el C.O. previo a la finalización del período de
desarme de la Feria. Si no se presenta durante dicho periodo, se
perderá el derecho para hacerlo en otro momento.
El incumplimiento de esta carga hará decaer el derecho de
presentarlo en el futuro.
9.6 En caso de controversia con motivo de interpretación o
aplicación al presente Reglamento, se recurrirá a una composición amigable entre las autoridades de Fita y el EXPOSITOR, en
el supuesto de que no se llegue a la misma, se someterán voluntariamente a la jurisdicción de los Tribunales Ordinarios de la
Ciudad de México, renunciando en forma expresa al fuero federal
y a cualquier otro de excepción que pudiere corresponder.
so, he won´t be allow to remove his material. Exhibitors are not
allowed to carry out any kind of repairs.
8.3.6 Failure to deliver the space on time allows the O.C. to
remove all the materials and to charge the costs related to the
removal to the exhibitors, materials and / or elements will be held
in escrow until the expenses incurred are paid. Fita will not
accept any claims of any nature arising from the realization of
such a compulsive disarmament.
8.3.7 In the established days and times set for the assembly and
dismantling, the safety of all elements of the stands are at sole
risk and expense of the exhibitor.
9. OBLIGATIONS AND PENALTIES
9.1 All stipulations of the General Regulation, circulars, technical
communications, Schedule Plan, drawings, surfaces and prices,
must be fulfilled. The current legal standards, especially safety,
health, moral, labor, public, administrative, compliance and
enforcement are required. If Exhibitors do not comply with these
rules, the O.C. may proceed to the final closure of the stand,
ending the contractual relationship without any questioning or
compensation or reimbursement of any kind.
9.2 If necessary, the O.C. may release new and complementary
communications to the rules that regulates Fita, which will be
duly submitted for compliance.
9.3 In exceptional circumstances Fita´s authorities may make
amendments to this Regulation if they considerate more
appropriate for Fita´s success, the same compliance to the new
rules will be mandatory for all exhibitors.
9.4 Fita´s authorities carry out inspections during the stand
assembly, during the event and dismantling to ensure the correct
implementation of Fita´s rules and regulations.
If exhibitors do not proceed to the immediate correction of the
observations made by Fita´s authorities, they may execute them
and charge the related cost to the Exhibitor.
9.5 In case of controversy concerning the interpretation or
application of this Regulation, a friendly settlement between
Fita´s authorities and the EXHIBITOR will be resorted, in failure
to do so, they will voluntarily submit to the jurisdiction of the
Mexico City Ordinary Courts, giving up the right to be covered by
special jurisdiction or any exception.
9.6 Exhibitors who would like to present a claim on the
Organizer´s obligations fulfillment shall submit it, in writing to
the O.C., duly grounded before the end of the period of disarmament of the Fair. If it is not done during that period, the right to
do it later will not be granted.
10. POSTPONEMENT - CANCELLATION
10.1 In a fortuitous event or force majeure, Fita´s authorities
reserve the right to change the dates, schedules or deadlines. In
case of compulsory cancellation, the amounts paid by exhibitors
will be refund, in proportion to the amount of expenses maid,
without any compensation.
10. APLAZAMIENTO – ANULACIÓN
11. OPENING CEREMONY, OPENING AND CLOSING HOURS
OF THE FAIR
10.1 En caso fortuito o de fuerza mayor, las autoridades de Fita se
reservan el derecho de modificar las fechas, horarios o plazos
previstos. En caso de anulación forzosa se devolverán las sumas
pagadas por los expositores previa deducción a prorrata de los
gastos efectuados, sin indemnización alguna.
11.1 Attending the Official opening ceremony Fita will be limited
to special invitations that the O.C. grant to federal, state, municipal authorities, diplomatic corps and representatives of the
industry, trade, banking and journalism.
11.2 Fita is hereby empowered to receive professional’s guests on
www.fitamx.com
5
11. INAUGURACIÓN, HORARIOS DE APERTURA Y CIERRE DE
LA FERIA
11.1 La asistencia al acto de Inauguración Oficial Fita estará
limitada a las invitaciones especiales que el C.O. curse a las
autoridades tanto federales, estatales, municipales, cuerpo
diplomático y representantes de la industria, el comercio, la
banca y el periodismo.
11.2 Fita estará habilitada a invitados y visitantes profesionales
los días 26, 27, 28 y 29 de septiembre, en el horario de 10:00 a
18:00 hrs. Para el público en general estará habilitada los días 28
y 29 de septiembre de 10:00 a 18:00 hrs.
11.3 El C.O. se reserva el derecho de alterar los horarios, si lo
considera conveniente para un mayor éxito de Fita.
12. PARA INGRESAR A LA FERIA
12.1 Exclusivamente se dará acceso al piso de exhibición con
Acreditaciones (gafetes), Invitaciones (previo registro), con el
pago correspondiente (pago en caja) o con autorización escrita
del C.O.
12.2 DURANTE EL MONTAJE Y EL DESARME
12.2.1 El horario de ingreso de los vehículos durante los períodos
establecidos para tal fin serán los que figuren en el Plan de
Tiempos (ver 25).
12.2.2 La entrada de materiales y vehículos a la zona de carga y
descarga (patio de maniobras) se realizará por la Av. Santa Fe casi
esquina Calle 3.
12.2.3 Para las operaciones de carga y descarga de materiales
desde los vehículos estacionados en el Patio de Maniobras de
Expo Bancomer Santa Fe, se establece un tiempo de estacionamiento sin costo para vehículos de 30 minutos. Excediendo este
tiempo Expo Bancomer Santa Fe cobrará la tarifa correspondiente, independientemente que podrá removerlo con grúa o instalar
inmovilizadores sin responsabilidad alguna para Expo Bancomer
ni el C.O.
12.3 DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA
12.3.1 Los ingresos de la Feria para los expositores y su personal,
son los habilitados por su acreditación, desde 45 minutos antes
de la apertura de la Feria (ver art. 11.2 y 25 del Plan de Tiempos).
12.3.2 El expositor que, por razones especiales, necesite ingresar
con 60 minutos de anticipación al horario de apertura, deberá
solicitarlo por escrito a la Dirección de la Feria con una anticipación de 24 hrs y lo hará en las mismas condiciones descritas en
12.1.2 y 12.1.3.
12.3.3 Los proveedores podrán acceder desde una hora antes de
la apertura de la Feria si cuentan con autorización escrita del C.O.
en las mismas condiciones descritas en 12.1.3.
12.3.4 Fuera de los horarios y modalidades citados en 12.1.1/2/3,
no se admitirá la presencia dentro de Expo Bancomer Santa Fe de
otras personas que las pertenecientes a la organización de Fita.
www.fitamx.com
13. ACREDITACIONES
6
Todas las acreditaciones se entregarán con nombre, apellido y
código de barras. Todos los gafetes son personales e intransferibles (No se entregarán gafetes en blanco).
El uso indebido de los mismos facultará al C.O. a retirar y prohibir
la entrada a la Feria de las personas implicadas en dichas irregularidades.
13.1 Fita entregará a los expositores un gafete Expositor por cada
.5 m² ocupados. Estos gafetes están destinados a los directivos y
ejecutivos de la empresa expositora.
13.2 Para la confección de los gafetes de Personal de Stand y de
Constructor de Stand, es obligatorio el envío del listado donde
conste la Inscripción de Seguro de Accidentes no repetición
contra Expo Bancomer Santa Fe, y/o el ORGANIZADOR.
the following days 26, 27, 28 and 29 September, from 10:00 to
18:00 hrs. For General public, on the following days: 28 and 29
September from10:00 to 18:00 hrs.
11.3 The O.C. reserves the right to make some changes to the
schedule, for a greater success for Fita.
12. ACCESS TO THE FAIR
12.1 The aaccess to the Fair will only be granted with Accreditation (badges), Invitations (registration), with payment (in front
desk) or with written authorization from the O.C.
12.2 DURING BUILD UP AND DISMANTLING
12.2.1 Entrance schedule for vehicles during the established
periods are those shown in the Schedule Plan (see 25)
12.2.2. Materials and vehicles entry for loading and unloading (the
loading area) is located on Santa Fe Avenue near the corner of
Calle 3.
12.2.3 For material loading and unloading from vehicles parked in
Expo Bancomer Santa Fe switchyard, there will be an established
free parking time for vehicles which length last 30 minutes.
Exceeding this time Expo Bancomer Santa Fe will charge the
appropriate fee, and also may remove with a crane or install
immobilizers without any responsibility to Expo Bancomer nor
the O.C.
12.3 DURING THE FAIR
12.3.1 Entry to the Fair for Exhibitors and their staff is allowed 45
minutes before the opening of the Fair. (See Article 11.2 and 25 of
the Plan of times).
12.3.2 The exhibitor who, for special reasons, would need to enter
60 minutes prior to opening hours, must request it, in writing to
the Fair Office 24 hrs before , in the same conditions described in
12.1. 2 and 12.1.3.
12.3.3 Providers may access from one hour before the opening of
the fair if they have written permission from the O.C. under the
same conditions described in 12.1.3.
12.3.4 Outside the hours and conditions mentioned in 12.1.1/2/3 ,
the presence in Expo Bancomer Santa Fe of people who do not
belong to Fita´s organization is not allowed.
13. ACREDITATIONS
All acreditations will be delivered with name, surname and
barcode. All badges are personal and not transferable (blank
badges will not be delivered).
Their misuse may lead the O.C. to withdraw and deny entry to the
Fair for the people involved in these irregularities.
13.1 Fita gives the exhibitor a badge for every 0.5 m2 occupied.
These badges are made for managers and executives of the
exhibiting company.
13.2 To prepare Booth Staff and Stand Builder badges it is mandatory to send the list stating the Accident Insurance Enrollment no
recourse against Expo Bancomer Santa Fe, and / or ORGANIZER.
13.3 The additional badges requested, will have an additional cost
of $ 200 USD (two hundred dollars) and will have to be paid when
exhibitor requested it.
13.4 The additional badges will be delivered to the exhibitor once
fulfilled all of his payment.
13.5 The only badges valid for admission to Fita are the one
issued at the registration desk by the authorities of the fair, so as
the private security staff and Expo Bancomer staff properly
uniformed and accredited.
14. INVITATIONS
14.1 Fita will provide invitations for exhibitor´s use, 2 per square
meter of leased lot. It is recommended to deliver those
invitations
14. INVITACIONES
14.1 Fita proveerá de invitaciones para uso del expositor en
cantidades de 2 por cada metro cuadrado de lote arrendado. Se
recomienda entregar las mismas únicamente a visitantes vinculados con el sector del Turismo y es OBLIGATORIO la identificación del Expositor mediante la colocación de un sello en el lugar
previsto para tal fin.
14.2 Las únicas invitaciones aceptadas en REGISTRO para
permitir el acceso a Fita, serán las entregadas por LOS ORGANIZADORES. No tendrán validez otras invitaciones que puedan
exhibirse.
15. ACCIONES DE PROMOCIÓN
15.1 Toda forma de publicidad y/o promoción dentro del stand es
libre, siempre que su contenido no suponga una infracción a las
disposiciones vigentes y que se adecúe a lo establecido en las
normas para la realización de stands.
15.2 Los equipos de sonido (radios, micrófonos, televisores,
audiovisuales, etc.) que se instalen en funcionamiento permanente o de demostración, deberán operar acústicamente aislados, no
debiendo exceder los 50 decibeles a tres metros de la fuente
generadora.
15.3 Únicamente en los dos días de apertura al público general
(sábado y domingo), podrán realizarse shows musicales y
espectáculos, en el espacio destinado exclusivamente para tal fin,
debiendo solicitar al C.O. los horarios respectivos.
15.4 Está prohibido como acción de promoción y atracción de los
stands, la utilización de modelos y/o personas desnudas.
16. PROHIBICIONES DURANTE LA FERIA
16.1 Realizar shows o espectáculos en los stands, excepto los
casos previamente solicitados y autorizados por escrito por el
C.O., por lo tanto NO se permitirá el ingreso a Expo Bancomer
Santa Fe de equipo de sonido de ninguna índole para este fin.
16.2 Efectuar venta directa al público de productos comestibles,
artesanías, etc. y realizar juegos de azar (excepto los casos
previamente solicitados y autorizados por el C.O.).
16.3 Dentro de la Feria, los expositores no podrán realizar ningún
tipo de publicidad y/o promoción fuera de sus stands.
16.4 Está prohibido, durante los días exclusivos para profesionales (26 y 27 de septiembre de 2013), el ingreso de menores de
edad, aún acompañados de un mayor.
17. GENERALIDADES
17.1 Son de cumplimiento estricto las normas para el proyecto,
montaje y desmontaje que aquí se establecen. En su defecto y en
lo eventualmente no contemplado aquí, las construcciones se
ajustarán a especificaciones y reglamentaciones emanadas de las
autoridades de Expo Bancomer Santa Fe o de los organismos
técnicos del Distrito Federal.
17.2 Para los stands de menos de 22 m², y si el expositor considera
que cumple con el presente Reglamento General, no será necesaria la presentación previa de los planos correspondientes.
Aceptando que cualquier diferencia o error deberá corregirla de
inmediato ante la sola observación del C.O.
only to people related to the tourism sector and Exhibitor´s
identification is mandatory, placing a stamp in the space provided
for this purpose.
14.2 The invitations accepted for REGISTRATION are the one
delivered by ORGANISERS only. Others invitations are not valid.
15. PROMOTIONAL ACTIVITIES
15.1 All forms of advertising and / or promotion within the stand
is free, as long as the content does not break any rules and fit the
stands construction rules.
15.2 Sound equipment (radios, microphones, televisions, audio,
etc..) installed in permanent functioning or as demonstration
shall operate acoustically isolated and should not exceed 50
decibels at 3 meters from the generating source.
15.3 Only during the two opening days for the general public
(Saturday and Sunday), it´s possible to perform musical shows
and performances, in the designated space for that purpose, the
respective schedules must be requested to the C.O.
15.4 It is forbidden to use, as an act of promotion and attraction
to the stands, models and / or naked people.
16. PROHIBITIONS DURING THE FAIR
16.1 To perform shows in the stands, except the cases previously
requested and authorized in writing by the O.C., therefore the
sound equipment is strictly prohibited and won´t be allow to
enter Expo Bancomer Santa Fe.
16.2 To perform direct retail sales of food products, handicrafts,
etc.. and conduct gambling (except the cases previously requested and authorized by the O.C.).
16.3 Within the fair, exhibitors may not carry any advertising and
/ or promotion out of their stands.
16.4 It is forbidden during the days for professionals (September
26 and 27, 2013), to have minors in the Fair, even if accompanied
by an adult.
17. GENERALITY
17.1 Standards for design, installation and dismantling established herein must be strictly fulfilled. Otherwise, or eventually if
not taken into account here, constructions will be adjusted to
specifications and regulations issued by the authorities of Expo
Bancomer Santa Fe or Federal District ´s technical agencies.
17.2 For less than 22 m2 stands, and if the exhibitor considerate
he complies with the Current General Regulation, it will not be
necessary for him to submit the related plans.
Nevertheless, he will accept to correct any difference or mistake
immediately at the mere observation of the O.C.
17.3 The management of the project of any stand over 22 m2 must
be in charge of a professional (architect or engineer).
17.4 The dimensions and characteristics of the area figure in the
Fair Plan delivered at the time of the purchase. For further details
or specifications please ask the O.C. for this information. (see
19.1).
17.5 The O.C. reserves the right to modify the mapping of Fita for
better performance and / or overall view of it. If such changes
affect a lot that have already been acquired, the exhibitor will be
communicated in a timely manner, and his acceptance is mandatory.
18. DOCUMENTATION REQUIRED FOR PROJECT APPROVAL
18.1 In the period stated in the Schedule Plan, the documentation
must be send to the O.C. offices for approval
a) Stand Floor plans with one level, considering a minimum lift ,
bounded and indicating the scale, indicating materials used in the
construction of the stand. The plans shall contain the following
information
www.fitamx.com
13.3 Los gafetes adicionales que se soliciten, tendrán un costo
adicional de $200 USD (doscientos dólares) y deberán ser
cubiertos en el momento de su solicitud.
13.4 Los gafetes adicionales se entregarán al expositor una vez
satisfecha la totalidad de sus pagos.
13.5 Los únicos gafetes válidos para el ingreso a Fita son las
emitidas en el registro por las autoridades de la Feria, así también
el personal de seguridad privada y el de Expo Bancomer debidamente uniformado y acreditado.
7
17.3 El proyecto y dirección de todo stand de más de 22 m² deberá
estar a cargo de un profesional (arquitecto o ingeniero).
17.4 Las dimensiones y características del espacio son las que
figuran en los planos que entrega la Feria en el momento de la
compra. Para mayor detalle o especificaciones de los mismos
deberán solicitarlo al C.O. (ver 19.1).
17.5 C.O. se reserva el derecho de modificar la planimetría de Fita
para un mejor funcionamiento y/o visualización general de la
misma. En el caso que dichas modificaciones afecten algún lote ya
adquirido, el expositor será comunicado en tiempo y forma,
siendo obligatoria su aceptación.
18. DOCUMENTACIÓN EXIGIDA PARA APROBACIÓN DEL
PROYECTO
18.1 En el período indicado en el Plan de Tiempos, deberá enviarse
a las oficinas del C.O. para su aprobación:
a) Planos del stand con una planta y una elevación como mínimo,
acotado y en escala, indicando materiales a utilizar en la
construcción del stand. Los planos deberán contener en su
carátula la siguiente información:
SECTOR:
Nº DE STAND:
NOMBRE DE LA EMPRESA A CARGO DEL MONTAJE:
RESPONSABLE DEL MONTAJE:
TELÉFONO:
TELÉFONO MOVIL:
E-MAIL:
No se consideraran completos ni aprobados los planos que no
contengan esta información.
La misma se deberá enviar en formato .jpg / .pdf a la siguiente
dirección: [email protected]
b) Caratula 1: Ficha Técnica con todos los datos completos
(Proyecto, Empresa, Responsable, Stand, Metros Cuadras, Empresa Montadora, Responsable, Teléfonos de Contacto, Curriculum
de la empresa montadora). No se recibirán proyectos que no
cumplan con los datos de la Caratula 1: Ficha Técnica.
18.2 Los planos presentados por los expositores quedarán en
poder del C.O., quien de ese modo dispondrá de una imagen
visual primaria de lo que posteriormente configurará el espacio
de la Feria. El C.O. informará a los expositores o realizadores de
stands acerca de eventuales errores en la interpretación de las
normas que se reflejen en los proyectos presentados. La responsabilidad ante Fita siempre es del Expositor, a quien las autoridades de Fita recomiendan se haga transmitir a su constructor.
18.3 Un plano del stand debidamente aprobado deberá
encontrarse en el lugar de trabajo. En caso contrario su construcción podrá ser clausurada por las autoridades de Fita.
18.4 El C.O. podrá proceder a observar las construcciones que se
pretendan realizar sin el cumplimiento de las normas e incluso
clausurar los stands que a su juicio lo merezcan, ya sea por causas
simplemente reglamentarias, estéticas, de seguridad, falta de
terminación del stand u otras.
18.5 Para poder iniciar la construcción del stand, los expositores
deberán haber cumplido previamente con las siguientes
obligaciones:
a) Haber cancelado saldos por arriendo de espacios y contratación de servicios adicionales.
b) Haber presentado en los plazos establecidos, la documentación reglamentaria.
www.fitamx.com
19. PAUTAS PARA EL PROYECTO
8
19.1 En los espacios con Montaje Básico las medidas están
tomadas a eje de paneles, cuyo espesor es de aproximadamente
5cm. Además, de acuerdo a la modulación del sistema adoptado,
se deberá descontar 2cm por cada metro de longitud en las
medidas de frente y fondo del stand. Por lo tanto, se recomienda
a los expositores consultar al Depto. Técnico de Fita las medidas
exactas del espacio arrendado para el correcto diseño y/o decoración de sus stands.
SECTOR:
STAND NUMBER:
NAME OF THE COMPANY IN CHARGE OF THE BUILD UP:
PERSON IN CHARGE OF THE BUID UP:
PHONE NUMBER:
MOBILE NUMBER:
E-MAIL:
The plans will not be considered completed and approved if this
information is missing.
The information must be send in jpg /pdf format to the following
email address: [email protected]
b) Page 1: Technical Data with all the information filled (Project
Company, Responsible, Stand, Square Meters, Assembling
company, Manager, Contact Phone Numbers, Assembling
Company Curriculum)
Projects that are not fulfilling with the data from Page 1 , technical
data will not be received.
18.2 The plans submitted by the exhibitors will be held by the
O.C., who thereby have a primary visual image of what later on,
will be the configuration of the Fair space. The O.C. will inform
the exhibitors or stands manufacturer about possible mistakes in
the interpretation of the norms that are reflected in the projects
presented. The responsibility to Fita always belongs to the
Exhibitor, Fita authorities recommend to transmit this responsibility to the stand constructor.
18.3 A stand plan duly approved shall be placed in the workplace.
Otherwise its construction may be shut down by Fita´s authorities.
18.4 The O.C. may decide to observe and check the buildings
made without compliance with the rules and even close the
booths that deserve to be closed according to it, whether for
regulatory, aesthetic, safety, non-completion reasons of the
stand.
18.5 In order to begin the booth/stand construction, exhibitors
must have fulfilled the following obligations previously
a) To have canceled balances for lease spaces and additional
contracted services.
b) Have submitted within the time limits, the regulatory
documents
19. GUIDELINES FOR THE PROJECT
19.1 In spaces with Basic Assembly, measures are taken as panels
shaft whose thickness is approximately 5cm. Furthermore,
according to the modulation of the adopted system, 2cm per
meter of length on foreground and background stand measures
must be reduced. Therefore, it´s recommended for exhibitors to
consult Fita´s Technical Department the accurate measurements
of the leased space for the most suitable design and / or decoration of their stands.
19.2 The stand assembly In Free Spaces acquired without
assembly must include the construction of dividing walls (booth
neighbor), 2.50 m high, at least.
19.3 All constructions must be within the limits of space. Nothing
can overstep any height.
19.4 The front of the counters must be placed at a minimum
distance of 0.50 m on the front lines of the spaces.
19.5 The maximum height allowed for the construction of the
stands will be 6 (six) meters, measured from the existing floor.
19.6 An element with a plan projection equivalent to 20% of lot
area maximum, may reach 8 m in height provided it is taken into
the limits of space and equidistant between parallel sides.
19.7 Blind perimetral walls on the aisle side (up to 2.50 m in
height) must not exceed (in surface) more than 50% of each aisle
façade.
19.8 Elements on partitions (booth neighbor), that exceed 2.50 m
in height must be flat, with no joints or relief of any kind and must
be white.
19.9 The volumes or plans of any type that exceed 2.50 m in
19.2 El montaje del stand en Espacios Libres adquiridos sin
montaje debe incluir obligatoriamente la construcción de las
medianeras (stand vecino), de 2.50 m de altura, como mínimo.
19.3 Todas las construcciones deberán quedar dentro de los
límites del espacio. Ningún elemento a ninguna altura podrá
extralimitarse.
19.4 Los frentes de mostradores de atención deberán quedar a
una distancia mínima de 0,50 m respecto de las líneas de frente
de los espacios.
19.5 La altura máxima permitida para la construcción de los
stands será de 6 (seis) metros, medidos desde el piso existente.
19.6 Un elemento con una proyección en planta equivalente al
20% de la superficie del lote como máximo, podrá llegar hasta los
8 m de altura siempre que esté retirado hacia el interior de los
límites del espacio y equidistante entre lados paralelos.
19.7 Los cerramientos perimetrales "ciegos" sobre los pasillos
(hasta 2.50 m de altura) no podrán exceder (en superficie) el 50%
de la fachada sobre cada pasillo.
19.8 Los elementos sobre las mamparas (stand vecino), que
sobrepasen los 2.50 m de altura, deberán ser lisos, sin juntas ni
relieves de ningún tipo y de color blanco.
19.9 Los volúmenes o planos de cualquier tipo que sobrepasen los
2.50 m de altura y que lleven gráfica, deberán estar retirados por
lo menos 1 m de las mamparas.
19.10 La carga admisible del piso de los Pabellones es de 2tn/m2.
Por cargas superiores o puntuales deberá ser consultado al
Departamento Técnico de Fita.
19.11 Para autorizar cualquier tipo de colgado de estructura, es
obligatorio presentar con 30 días de antelación del montaje un
plano de colgado con detalle de tamaño, peso y fabricación de los
elementos a colgar. Este cálculo de carga no debe de superar 50
kg por punto. El servicio de colgado tendrá un costo adicional y el
único facultado para hacer este servicio está a cargo de Expo
México, Santa Fe.
20. ELEMENTOS Y DISPOSICIONES BÁSICOS OBLIGATORIOS EN EL STAND
20.1 El número de identificación del stand deberá estar presente
de forma bien visible en cada uno de los frentes del lote.
20.2 Una llave de corte general de energía eléctrica del stand
deberá tener libre acceso (ver 21.3).
20.3 Los expositores que arrienden espacios que posean extintores o hidrantes (ver 7.4/1 y 2) deberán dejarlos a la vista y con libre
acceso hacia los mismos.
20.4 En todos los stands deberá preverse la facilidad de acceso y
desplazamiento de personas discapacitadas. En los casos de
construcciones sobre tarimas sobre elevadas será obligatoria una
rampa de acceso en cada uno de sus frentes.
20.5 Los stands que poseen un primer piso en sus proyectos
deberán solicitar al Dpto. de Operaciones de Fita la correspondiente autorización del mismo. Es obligatoria la presentación de
la memoria de cálculo correspondiente al primer piso con un
valor mínimo de 500 Kg/m² de resistencia para ser aprobado por
Expo Bancomer Santa Fe, y deberá tener una escalera de 0.70cm
de ancho cada 12.5 m² de superficie con pasamanos y escalón
anti-derrapante.
20.6 El concepto para el armado de los distintos elementos que
materializan un stand será el de ENSAMBLAR Y NO EL DE
FABRICAR, es decir los stands, muebles, exhibidores, tarimas, etc.
no podrán ser soldados ni pintados a soplete dentro del Predio,
sino que deberán ser pre-fabricados en taller para solo ser ensamblados en piso de exhibición. Está prohibido hacer trabajos de
herrería, carpintería, uso de sierras, compresores, soldadoras,
pistolas de aire y similares, así como usar productos que afecten
el medio ambiente.
20.7 Está terminantemente prohibido dejar filos vivos o punteras
de aluminio en las tarimas de los stands; es obligatorio la protección de las mismas con burletes de goma o perfiles plásticos.
height and with graphics, must be at least at 1 m away from of the
partitions.
19.10 The Allowable load in the hall floor is 2tn/m2. For higher or
specific loads it´s recommended to consult Fita´s Technical
Department.
19.11 To authorize any type of hanging structure, it´s mandatory
to submit 30 days before assembling, a plan of the hanging
assembly with detail of size, weight and manufacturing concerning the hanging elements. This load calculation should not
exceed 50 kg per point. The hanging service will have an extra
cost and the only authority empowered to be in charge of this
service is Expo Mexico, Santa Fe.
20. BASIC ITEMS AND MANDATORY LAYOUT IN THE STAND
20.1 The identification number of the stand must be displayed in
a clearly and visible way facing the aisle.
20.2 The general electric power switch must have a free access to
it. (no obstruction) (see 21.3).
20.3 Exhibitors who rent spaces and have fire extinguishers or
fire hydrants (see 7.4 / 1 and 2) should leave them at sight and
with free access to them.
20.4 In all stands, exhibitors must consider easy access and
movement for disabled people. If the stands are built on elevated
platforms exhibitors must put a ramp on each of their foreheads.
20.5 The stands with a first floor in their projects must apply for
Fita´s Operations Department the corresponding authorization.
It is mandatory to submit the calculation report for the first floor
with a minimum value of 500 kg / m² of resistance to be approved
by Expo Bancomer Santa Fe, and it should have a staircase with
0.70cm wide each 12.5 m² with handrails and anti-slip step.
20.6 The concept for the assembly of the various elements that
integrates a stand will be to ASSEMBLE AND NOT TO MAKE, ie
stands, furniture, displays, stages, etc.. not be welded or
torch-painted inside the Fair ground, but shall be pre-fabricated
in a atelier and only be re assembled in the showroom space. It is
forbidden to do blacksmithing, carpentry, the use of saws,
compressors, welders, air guns and similar tools, and to use
products that may damage the environment.
20.7 It is strictly forbidden to leave sharp edges or aluminum tips
on stand platforms and it is required to protect them with rubber
lip or plastic strip.
21. ELECTRICAL INSTALLATIONS
21.1 Spaces traded as Basic Assembly include electrical installation under specifics standards, Fita assume technical responsibility for this point.
21.2 In the spaces where stands will be constructed, the electrical
installation must be in charge of a professional/electrician
21.3 For safety reasons, a cutting board with keys stand overall
energy, should be accessible to the authorized personnel of the
Fair in case of some possible drawbacks. They Must have free
access to it 24 hours a day
21.4 Energy must be requested to the Fair based on power
calculation of simultaneous use, through the Technical Format
within the time stipulated in the Schedule Plan and the cost must
be paid prior to the Fair Initiation.(see 25.5).
21.5 For technical reasons additional electricity orders after the
deadline established for that purpose will not be accepted.
21.6 It is completely forbidden to make illegal connections and /
or to connect to higher powers than requested. Transgressions
will have as a consequence supply temporary cease, final cease or
closure of the stand, according to the O.C. decision.
22. PROHIBITIONS DURING BUILDING UP
22.1 To adhere carpet directly on the floor of the halls. It must be
done with double-sided adhesive tape or similar method. It´s
forbidden to use any kind of glue
22.2 Painting with paint as fog or spray (using torches or
www.fitamx.com
9
21. INSTALACIONES ELÉCTRICAS
21.1 Los espacios comercializados con Montaje Básico incluyen la
instalación eléctrica bajo normas, asumiendo Fita la responsabilidad técnica correspondiente.
21.2 En los lotes donde se construyan stands bajo proyecto, la
instalación eléctrica deberá estar a cargo de un profesional
eléctrico.
21.3 Por razones de seguridad, un tablero con llaves de corte
general de energía del stand, debe quedar al alcance del personal
autorizado de la Feria ante eventuales inconvenientes. Debe
tener libre acceso las 24 horas del día.
21.4 La energía debe solicitarse a la Feria en base al cálculo de
potencia de uso simultáneo, mediante el Formato Técnico en los
plazos estipulados en el Plan de Tiempos y cuyo costo deberá ser
abonado previo a la iniciación de la Feria (ver 25.5).
Por razones de carácter técnico no podrán atenderse pedidos de
electricidad adicional con posterioridad al vencimiento del plazo
establecido a tal efecto.
21.5 Está totalmente prohibido efectuar conexiones clandestinas
y/o conectar potencias superiores a las solicitadas. Las transgresiones se penan con cese temporario de suministro, cese definitivo o clausura del stand, a juicio del C.O.
22. PROHIBICIONES EN EL MONTAJE
22.1 Adherir alfombra directamente sobre el piso de los pabellones. Deberá realizarse con cinta adhesiva bifaz o método similar.
Está prohibido el uso de pegamento de contacto de ningún tipo.
22.2 Pintar con pinturas en forma de niebla o pulverizadas
(usando sopletes o pulverizadores) o revestir con materiales
proyectables que provoquen el mismo efecto.
22.3 Emplear materiales de albañilería o de cualquier otra clase
de construcción húmeda o materiales sueltos (granza, piedra
partida, arena, aserrín, tabla roca en cualquier modalidad, etc.)
22.4 Producir cualquier tipo de deterioro tales como: pintados,
perforados, clavados, pozos, cimentaciones, pegados sobre piso,
paredes o cualquier otra instalación fija del Predio y especialmente en los paneles divisorios en los que únicamente se pueden fijar
materiales autoadhesivos. Los paneles dañados serán facturados
al titular del stand.
22.5 Utilizar cualquier tipo de calefactores y/o artefactos que
funcionen a gas o combustible líquido o cualquier otro elemento
flamable. Está prohibido el ingreso con garrafas a los pabellones
del predio.
www.fitamx.com
23. SOLICITUDES DE SERVICIOS ADICIONALES OPCIONALES CON CARGO
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23.1 Los expositores podrán solicitar al C.O. de Fita y/o Expo
Bancomer santa fe (EXPO MÉXICO), los siguientes Servicios con
Cargo:
a) Energía, solicitándola con el Formato de servicios adicionales
en los plazos estipulados en Plan de Tiempos (ver 25.2).
b) Provisión de Agua y Drenaje solicitándolo con el Formato de
servicios adicionales, hasta 15 días antes de la inauguración de
Fita. Pasado dicho plazo puede no ser factible técnicamente.
23.2 Los expositores podrán solicitar al C.O. de Fita información
sobre proveedores de los siguientes
Servicios Opcionales con Cargo:
a) Alquiler de equipamiento, alfombra, paneles etc.
b) Seguridad adicional.
c) Limpieza de stand.
d) Línea telefónica y/o teléfono en el stand.
e) Alquiler de equipos de computación.
f) Catering.
g) Internet Alámbrico
h) Alquiler de lectoras de código de barras
sprayers) or to cover with projectable materials that cause the
same effect.
22.3 Use masonry materials or any other kind of construction
materials wet or loose (pellets, gravel, sand, sawdust, drywall in
any ways ) etc.
22.4 To produce any damage such as painted, drilled, nailed,
wells, foundations, stuck on the floor, walls or any fixed installation of the estate and especially in the wall panels in which only
self-adhesive materials can be used The costs for damaged panels
will be billed and charged to the exhibitor.
22.5 To use any type of heater and / or any devices operating with
gas or liquid fuel or anything else flammable. It is forbidden to
enter with bottles/tank in the halls.
23. APPLICATION FORMS FOR OPTIONAL AND ADDITIONAL SERVICES WITH EXTRA CHARGE
23.1 Exhibitors may request Fita´s O.C. and / or Expo Bancomer
Santa Fe (EXPO MEXICO), the following services with extra
charge.
a) Electricity, sending the Additional Services form within the
established deadlines in the Schedule Plan (see 25.2).
b) Water Supply and Drainage sending the additional services
form at least 15 days before the opening of Fita. After this time it
may not be technically feasible
23.2 Exhibitors may request Fita´s O.C. Information about
suppliers for the following
Optional Services Fee:
a) Equipment rental, carpet, panels etc.
b) Additional Security
c) Stand cleaning.
d) Telephone and / or phone in the stand
e) Computer rental.
f) Catering.
g) Wired Internet
h) Barcode readers rental
24. DISMANTLING
24.1 Exhibitors must remove their belongings, dismantle and
remove the stand construction elements and return the space
and items provided by Fita (see 25.12) in perfect condition within
the schedule plan.
24.2 During dismantling, if the constructor leaves any building
waste, components, parts or elements, etc.. it will have to be
removed by Fita´s cleaning staff , therefore the exhibitor shall be
liable for a fine, $ 250 USD for each m³
24.3 The dismantling period shall be the one specified in the
Schedule Plan (see 25.12). During this period the safety of the
stand and all its elements are exhibitor’s entire responsibility.
25. SCHEDULE PLAN
25.1 Stands Plan Submission: until 10th September.
25.2 Cover Page 1 submission, technical sheet: until 10th September.
25.3 Form 2 submission, Information for Catalogue: until 5th of
September.
25.4 Form 3 submission, Badges request: until the 5th of September.
25.5 Electricity and Services payment: before 10th September
(additional services form Expo Bancomer Santa fe.
25.6 Badges Withdrawal: 25th September in Expo Bancomer
Santa Fe.
25.7 Stands Assembly: 23rd September from 14:00 to 22:00 hrs;
24 September from 09:00 to 22:00 hrs. And 25 September from
08:00 to 08:00 hrs to 26th September (straight time during the
night) Load Platforms closure on the 25th September at 22:00
hrs.
25.8 Paperwork and promotional materials admission: Thursday
24.1 Los expositores están obligados a retirar sus pertenencias,
desarmar y retirar los elementos constructivos del stand y a
devolver el espacio y lo provisto por Fita (ver 25.12) en perfectas
condiciones en el plazo establecido en el Plan de Tiempos.
24.2 En caso de que, al desmontar el stand, el constructor deje en
el Predio restos de obra, componentes, partes o elementos, etc.
que deban ser retirados por el personal de limpieza de Fita, el
expositor deberá hacerse cargo de una multa, a razón de $250
USD (doscientos cincuenta dólares) el m³.
24.3 El período de desarme será el especificado en el Plan de
Tiempos (ver 25.12). En ese período la seguridad del stand y todos
sus elementos corren por cuenta y riesgo exclusivo del expositor.
25. PLAN DE TIEMPOS
25.1 Presentación de planos del stand: hasta el 10 de septiembre.
25.2 Presentación Caratula 1, Ficha Técnica: hasta el 10 de
septiembre.
25.3 Presentación Formato 2, Datos para el Catálogo: hasta el 5
de septiembre.
25.4 Presentación Formato 3, Solicitud de Gafetes: hasta el 5 de
septiembre.
25.5 Pago de Energía Eléctrica y Servicios: antes del 10 de
septiembre (formato de servicios adicionales Expo Bancomer
Santa fe.
25.6 Retiro de Gafetes: del 25 de septiembre en Expo Bancomer
Santa Fe.
25.7 Montaje de Stands: 23 de septiembre de 14:00 a 22:00 hrs; 24
de septiembre de 09:00 a 22:00 hrs. y 25 de septiembre de 08:00
a 08:00 hrs del 26 de septiembre (horario corrido toda la noche)
Cierre de Andenes de Carga 25 de septiembre a las 22:00 hrs.
25.8 Ingreso de Papelería e insumos promocionales: Jueves 25 de
septiembre de 06:00 a 08:00 hrs, sólo con vehículos livianos
(automóviles utilitarios).
25.9 Ceremonia de Inauguración Oficial: 26 de septiembre a las
11:00 hrs. (sujeto a cambios sin previo aviso)
25.10 Período de apertura exclusivo a Profesionales: 26 y 27 de
septiembre de 10:00 a 18:00 hrs. (para Expositores y Personal de
staff, a partir de las 09:15 hrs.)
25.11 Período de apertura de la Feria exclusivo para Profesionales
y Publico General: 28 y 29 de septiembre de 10:00 a 18:00 hrs.
(ingreso de Expositores y Personal de staff, 09:15 hrs).
25.12 Desmontaje y retiro de materiales: desde las 20:00 hrs del
29 de septiembre, hasta las 14:00 hrs del 30 de septiembre
(horario corrido toda la noche).
25.13 Entrega del lote limpio y libre de elementos del expositor: a
las 14:00 hrs. del 30 de septiembre 2013.
26. INTERNET
26.1 Los servicios de conectividad de Internet, serán ofrecidos
por Expo Bancomer en forma alámbrica, entregando al Expositor
una punta Ethernet.
26.2 Por ningún motivo el expositor podrá instalar señales
wireless (redes inalámbricas), las redes que instale el Expositor
serán de manera alámbrica.
26.3 El Expositor tendrá que instalar la red dentro de su stand,
previendo el trazo, montaje y la distribución de los cables dentro
de su estructura de display.
26.4 Personal de Expo Bancomer entregará al expositor las claves
de red, así como las Ip´s asignadas al expositor. Debiendo el
expositor firmar de recibido de estas claves.
26.5 El Expositor deberá contar con personal para la configuración de red, y deberá prever el cableado y los routers alámbricos
para la distribución de datos.
26.5 ASI MISMO QUEDA <<<ESTRICTAMENTE>>> PROHIBIDO LA
INSTALACION DE CUALQUIER RED O SUB RED INALAMBRICA
QUE ASIGNE O ENMASCARE NUMEROS IP SIN ANTES
CONSULTAR CON EL COMITÉ EXPOSITOR Y CON LOS RESPONSABLES DEL AREA EN CENTRO EXPOBANCOMER. ESTO PARA
EVITAR CONFLICTOS DE CONECTIVIDAD ENTRE EXPOSITORES.
25th September from 06:00 to 08:00 hrs, only light vehicles
(utility vehicles).
25.9 Official Opening Ceremony: 26 September at 11:00 hrs.
(subject to change without notice)
25.10 Exclusive opening period for Professionals: 26 and 27
September from 10:00 to 18:00 hrs. (for Exhibitors and Staff, from
09:15 hrs.)
25.11 Opening Times exclusive for Fair Professionals and General
Public: 28 and 29 September from 10:00 to 18:00 hrs. (Exhibitors
and staff entrance at 09:15 hrs).
25.12 Dismantling and material removal: from 20:00 hrs of the 29
September, until 14:00 hrs of the 30 September (straight time
during the night).
25.13 Delivery of the clean and free of any exhibitors item batch:
at 14:00 hrs. 30 September 2013.
26. INTERNET
26.1 The Internet connectivity services, will be delivered by Expo
Bancomer in a wire form, providing the Exhibitor an Ethernet
point.
26.2 Under no circumstances the exhibitor may install wireless
signals (wireless) Exhibitor will only install wired networks.
26.3 The Exhibitor will have to install the network in its stand,
anticipating the stroke, assembly and the cable distribution
within the display structure.
26.4 Expo Bancomer Staff will provide the exhibitor network keys
and Ip's assigned to the exhibitor. Acknowledgements of
passwords receipt must be signed by the Exhibitor.
26.5 The Exhibitor shall consider counting on staff for network
configuration, and shall provide wiring and wired routers for data
distribution.
26.5 IT REMAINS <<< >>> STRICTLY PROHIBITED ANY INSTALLATION OF WIRELESS NETWORK OR SUB NETWORK TO ASSIGN
OR MASK IP NUMBERS WITHOUT PREVISOUSLY CONSULTING
THE EXHIBITORS COMMITTEE AND AREA MANAGERS IN
CENTRAL ExpoBancomer. TO AVOID CONNECTIVITY CONFLICT
BETWEEN EXHIBITORS
EL COMITÉ ORGANIZADOR SUGIERE LA DISTRIBUCIÓN DE ESTE REGLAMENTO GENERAL AL CONSTRUCTOR DEL STAND Y ENCARGADO DEL EVENTO
POR PARTE DE LA EMPRESA EXPOSITORA.
ORGANIZING COMMITTEE SUGGESTS THE DISTRIBUTION OF THIS GENERAL REGULATION TO THE
STAND BUILDER AND TO THE EVENT MANAGER OF
THE EXHIBITING COMPANY.
www.fitamx.com
24. DESMONTAJE
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Reglamento General 2013

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