estudio de reingeniería del coes
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estudio de reingeniería del coes
ESTUDIO DE REINGENIERÍA DEL COES Preparado para: COMITÉ DE OPERACIÓN ECONÓMICA DEL SISTEMA INTERCONECTADO NACIONAL (COES) INFORME DE FINAL Medellín, Colombia 2011 Todos los derechos reservados para XM S.A. ESP - 2010 La información aquí proporcionada ha sido generada por XM S.A. ESP para uso exclusivo del COES. Es considerada confidencial y no deberá ser revelada o transferida a terceros sin el consentimiento escrito de las partes. 1 Control de versiones Histórico de versiones: Información del Documento Versión Fecha Elaborado por: Razón de la actualización 2.0 XM S.A. E.S.P. Revisión documento 15/03/2011 Revisado por: Equipo Proyecto Reingeniería COES Registro de Cambios Fecha Autor Versión Referencia de Cambio 15/03/2011 NM 2.0 • Ajustes en las recomendaciones a los procesos de alto nivel • Recomendaciones para la implementación del proyecto Distribución Copia No. Nombre Localidad Aprobado por Nombre Cargo Fecha Firma 2 Contenido 1 INTRODUCCIÓN 2 ACTIVIDADES REALIZADAS 2.1 Consulta de fuentes de información 2.2 Etapas desarrolladas 3 Informe del Referenciamiento (Benchmarking) 3.1 ETAPAS DEL BENCHMARKING 3.1.1 Planeación 3.1.2 Recolección de la información 3.1.3 Resultados y análisis 3.1.3.1 Resultados aprovechamiento Talento Humano 3.1.3.2 Resultados madurez de procesos 3.1.3.3 Resultados Sistemas de Información 4 CRITERIOS PARA EL DISEÑO 4.1 Criterios en la estrategia y gestión estratégica 4.2 Criterios en los componentes de la Estructura 4.3 Criterios en la gestión de procesos 4.4 Criterios en la Gestión de Clientes 4.5 Criterios generales sobre las Gestión de la Tecnología 4.6 Criterios generales 5 DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ÓPTIMOS 5.1 Valoración de los procesos operativos 5.2 Mapa de procesos 5.2.1 Nuevos procesos incorporados al modelo 5.2.2 Procesos fortalecidos en el modelo 5.3 Modelado de Alto Nivel Procesos Operativos 5.3.1 Planeación 5.3.2 Programación 5.3.3 Coordinar operación 5.3.4 Asegurar la Operación Objetivos: 5.3.5 Transferencias 5.3.6 Gestión de Información 5.4 Modelado de Alto Nivel Procesos de Apoyo (Propuesta inicial) 5.4.1 Gestión Regulatoria y Jurídica 5.4.2 Perfeccionamiento técnico 5.4.3 Gestión Talento Humano y Organizacional 5.4.4 Gestión Tecnología Informática 6 NUEVA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL COES 7 PROPUESTA DE ROLES Y PLANTA DE PERSONAL 7.1 Nuevos Roles 7.2 Planta de Personal 8 COMPETENCIAS TÉCNICAS 9 REPORTES DE ÁREA Y GERENCIALES 10 INDICADORES DE GESTIÓN 11 IMPLEMENTACIÓN DE LA REINGENIERÍA 5 7 7 7 10 10 10 13 13 14 16 19 29 29 31 31 32 33 37 38 38 44 46 46 47 47 48 49 51 51 53 53 54 54 54 55 55 56 58 58 60 62 64 81 83 3 11.1 Gestión Del Cambio 11.1.1 Identificación de riesgos 11.1.2 Estrategias para el cierre de brechas 11.2 Planes de acción específicos 11.2.1 Personas 11.2.1.1 Proyecto implementación Reingeniería 11.2.1.2 Movimiento de personal 11.2.1.3 Plan general de ingresos de personal 11.2.2 Procesos 11.3 Cronograma general de implementación 83 83 84 85 85 85 87 87 89 102 4 1 INTRODUCCIÓN El objetivo principal de la consultoría contratada por el COES es identificar la estructura, los procesos y las acciones que permitan convertir a la organización en empresa más eficiente, moderna y preparada para cumplir de manera óptima con las funciones asignadas por la Ley 28832 y el marco normativo vigente. Como insumo para el informe final se consideran los resultados del diagnóstico que evaluó los procesos vigentes, la estructura organizativa, la planta de cargos e identificó las oportunidades de mejora pertinentes para lo que es el propósito de estudio de reingeniería. Adicionalmente, a los resultados del diagnóstico se incorporaron los resultados Benchmarking llevado a cabo con los organismos equivalentes de operación de mercados, y operación de sistemas eléctricos y de planificación de sistemas eléctricos, respecto al uso y cantidad de recursos humanos y tecnológicos. Dentro de la metodología para el diseño, propuesta para el estudio de reingeniería por parte del consultor, se contó con el aporte permanente y validación de la Alta Gerencia quien en su rol Patrocinador, suministra la visión estratégica y guía el desarrollo del estudio hacia los objetivos propuestos en el mismo. Finalmente, el informe describe tanto las metodologías utilizadas como los resultados en cuanto al Modelo por Procesos del COES, los procesos óptimos (en el alto nivel), la Estructura Orgánica recomendada para garantizar la gobernabilidad empresarial, la planta de cargos adicional requerida para el desempeño de las responsabilidades asignadas al COES y, finalmente, el plan de implementación de los cambios (Gestión del Cambio). Alcance De acuerdo con la oferta realizada por el Consultor, el Informe Final incluye: • • • • • • • Descripción de las labores realizadas Informe sobre el Benchmarking Exposición de criterios base para el planteamiento de las propuestas. Descripción de los procesos óptimos de trabajo para cada una de las áreas operativas del COES. Determinación de la adecuada estructura orgánica. Definición de roles y responsabilidades Detalle de las competencias profesionales y técnicas, para todos los niveles de la organización 5 • • Explicación del contenido y de la importancia de los reportes de área y reportes gerenciales propuestos. Conclusiones finales y recomendaciones Asimismo, el plan para la implementación de los cambios propuestos que señala: • Identificación de los recursos humanos, técnicos e informáticos, que se requieren para realizar los cambios propuestos. • Selección o recomendación de proveedores externos, si fuera el caso. • Explicación de la secuencia lógica de ocurrencia de los cambios y estimación del plazo de realización. • • Mecanismos de supervisión y monitoreo a aplicar durante la ejecución de los cambios, que aseguren la adecuada operatividad del COES durante su proceso de transformación. Plan de contingencias. 6 2 ACTIVIDADES REALIZADAS 2.1 Consulta de fuentes de información En concordancia con la propuesta de consultoría efectuada por la Compañía de Expertos en Mercados S.A. E.S.P. (XM) al COES, la fuente de información base utilizada para efectuar la primera parte del informe final es la siguiente: • • • • • • • • • • • • • • • • 2.2 Información que suministró directamente el COES al Consultor, descrita en los Términos de Referencia. Información suministrada por el personal del COES durante las entrevistas realizadas en las instalaciones del COES en Lima. Información suministrada por el personal del COES durante las tele conferencias realizadas Información dispuesta en el portal Web del COES para los presentes trabajos de consultoría (presentaciones, normas y procedimientos). Manual de Organización y Funciones – COES Definición de requisitos para categorías Manual de Descripción de Puestos Memoria Anual 2009 Informe final del “Estudio para la adecuación organizacional del COES a la Ley 28832” Encuestas COES Encuesta IPSOS Decreto Supremo N° 027-2008-EM. Ley 28832 para asegurar el desarrollo eficiente de la generación eléctrica. Ley de Concesiones Eléctricas Decreto Ley 25844. Reglamento de Ley de Concesiones Eléctricas, Decreto Supremo N° 00993 EM Benchmarking realizado por XM, con los operadores de la región. Etapas desarrolladas Para la presentación de la propuesta de nueva Estructura y Planta de cargos requerida, se llevaron a cabo las etapas previstas en la consultoría dentro de su objeto y alcance. La Etapa I tuvo como objeto la revisión del sistema actual de trabajo y las tareas realizadas fueron: • Revisión de la normativa vigente a efectos de identificar las funciones sobre la base de las obligaciones establecidas, para lo cual se recopiló la información relacionada con las leyes, normas, decretos y procedimientos relacionados con 7 las funciones del COES. También ser revisó la información suministrada por el COES, OSINERGMIN, Internet y toda aquella información adquirida de la experiencia de trabajos de consultoría similares, investigaciones que XM ha realizado sobre este tema. • • • • Identificación de las tareas del COES, su frecuencia y plazos de ejecución. Se llevó a cabo un proceso de contextualización general del negocio que permitió mantener la visión global e integral del proyecto e identificar de manera oportuna relaciones e impactos. Dicha contextualización se realizó teniendo en cuenta la documentación de los procesos que el COES actualmente tiene y las reuniones presenciales con los expertos del negocio asignados por el COES. Una vez realizada la contextualización del proyecto, se realizaron reuniones presenciales con los expertos del COES con lo cual se realizó la valoración de los procesos del COES, de acuerdo con la metodología Capability Maturity Model Integration para Servicios -CMMI SVC-- descrita en la documentación inicial del proyecto. Los resultados de la valoración fueron consignados y puestos a consideración del COES, en el documento de Diagnóstico. Análisis de la estructura orgánica del COES. Para este análisis se aplicó la metodología desarrollada y aplicada en el Grupo ISA, que parte de la revisión de los elementos que para la organización definen un marco estratégico de actuación. Estos elementos, aunque no explícitos en la documentación del COES, si fueron identificados y ponderados para establecer los focos de la consultoría y sus alcances Revisión detallada de los macroprocesos operativos, que se señalan a continuación a) Macroprocesos referidos a la Operación, que contiene los siguientes procesos: • Programación de la operación y el mantenimiento. • Coordinación de la operación en tiempo real. • Evaluación y análisis operativo. • Valorización de transferencias. b) Macroprocesos relacionados a la Planificación de la Transmisión, que contiene los siguientes procesos: • Planificación de la transmisión • Ingeniería y proyectos c) Macroprocesos relacionados a las Herramientas de TI. • Análisis de los Procedimientos Técnicos. Considerando la normatividad aplicable en cuanto a las funciones del COES como operador del SEIN, se 8 realizó un diagnóstico considerando los procedimientos técnicos establecidos por el COES. • Revisión de los resultados del estudio de percepción de imagen realizado por la empresa IPSOS. La Etapa II tuvo como objeto las siguientes actividades: • Realización de un Benchmarking en la región donde se comparó al COES con organismos equivalentes de operación de mercados, y operación de sistemas eléctricos y de planificación de sistemas eléctricos., respecto al uso y cantidad de recursos humanos y tecnológicos. Los socios consultados en el Benchmarking fueron las empresas de Argentina, Chile y Colombia. Para la realización del BM, se diseñaron indicadores para cada uno de los aspectos a comparar, con el fin de obtener resultados comparables y teniendo en cuentas las diferencias de empresas en cuanto a sus misiones y los mercados que atienden • Definición de criterios básicos para el planteamiento de las propuestas. • Definición del Modelo de Procesos del COES • Determinación de la propuesta de estructura orgánica. • Definición de roles y responsabilidades • Detalle de la planta de personal requerida para la nueva estructura • Descripción de los procesos óptimos de trabajo para cada una de las áreas operativas del COES. (Alto Nivel) 9 3 Informe del Referenciamiento (Benchmarking) El estudio de Reingeniería del COES, comprende la realización de un Bechmarking donde se compare al COES con organismos equivalentes de operación de mercados, y operación de sistemas eléctricos y de planificación de sistemas eléctricos., respecto al uso y cantidad de recursos humanos y tecnológicos. La ejecución del BM se realizó con los operadores de mercado y de sistemas de: Argentina, Chile y Colombia. A continuación se resume la metodología utilizada para realizar el BM: 3.1 ETAPAS DEL BENCHMARKING Las etapas que desarrollará el BM son las siguientes: Planeación • Identificación de los temas • Diseño de Indicadores de Desempeño • Planificación de Herramientas de Recolección de datos • Caracterización de Socios Recolección de Información • Aplicación Interna del BM • Aplicación Externa del BM Análisis de Resultados • Caracterización de los resultados • Recomendación 3.1.1 Planeación Identificación de Temas El objetivo del ESTUDIO de rediseñar el COES para que se convierta en una organización más eficiente, moderna y preparada para cumplir de manera óptima con las funciones asignadas por la Ley 28832 y el marco normativo vigente, tiene un enfoque desde esta consultoría de proyectarlo hacia una empresa moderna y eficiente, preparada para afrontar los nuevo retos. 10 El diagnóstico realizado en la Etapa I, determinó los aspectos más relevantes para el logro de los objetivos: Para el foco del presente BM, se tomaron en cuenta las mediciones relacionadas con Personas, Tecnología y Procesos. La investigación estuvo determinada por los siguientes elementos: • • • Uso y cantidad de recursos humanos y Uso y aplicación de los recursos tecnológicos Evaluación de la madurez de los procesos Las herramientas para la recolección de información y el diseño de los indicadores fueron determinados por los anteriores elementos. Diseño De Indicadores Para el BM, se desarrollaron tres grupos de indicadores medidos a través de cuestionarios cuantitativos y cualitativos • Madurez de Procesos Este indicador permite establecer un comparativo del grado de madurez de procesos que los socios en el BM tienen. Estos grados de madurez son los mismos con los cuales fue medido el COES en el diagnóstico inicial: inicial, administrado, definido, administrado cuantitativamente, optimizado. Madurez de los procesos en los criterios de: 11 • • • • Documentación Apoyo SI a los procesos Eficiencia de procesos Calidad de la información Uso de recurso humano: El indicador da a conocer la aplicación que la organización hace de sus recursos humanos en cada proceso y actividad. Permite establecer las diferencias entre los socios que unido a otros elementos, da indicios de la eficiencia en el uso de estos recursos. • • Número de personas por macroproceso y proceso Numero de personas externas por macroproceso y proceso Uso de las TIC Con este indicador se establecerán las mejores prácticas en cada proceso en cuanto al uso de sistemas de información. También se establecerá la estrategia de soluciones informáticas, con recursos propios o soluciones comerciales. • • • Soluciones propias aplicadas a los procesos Soluciones comerciales aplicadas a los procesos Mejores prácticas en SI aplicadas a los procesos Planificación De Herramientas De Recolección En los anexos se incluyen las herramientas desarrolladas para la recolección de la información y que fueron aplicadas en las empresas socias del BM. Caracterización de los Socios Para la selección de los socios del BM, se tuvieron en cuenta aspectos tales como: • Que el socio posea la información requerida • Que se tenga acceso a la información por no ser confidencial • Que el socio posea Estructura Organizacional semejante • Que pertenezca al mismo sector 12 3.1.2 Recolección de la información La recolección de la información contempló dos fases: Recolección interna: Es la información recogida en el trabajo de evaluación de las actividades del COES. Para complementar este propósito, se diseño una herramienta (Excel) en la cual los equipos de trabajo plasmaron sus actividades diarias. Esta información se acumuló durante tres semanas y sirvió para verificar y ajustar la información levantada en las entrevistas. No obstante, no todos los equipos de trabajo completaron la información, muchos de los datos fueron útiles para la validación de las estimaciones inicial Recolección externa: Para la recolección de la información de los socios del BM, se realizaron contactos a los niveles respectivos (jefes de operación) y mediante comunicación escrita, se invitó a participar en el estudio. Los formularios diseñados para el efecto fueron enviados a los socios quien los diligenciaron, de acuerdo con las instrucciones respectivas. 3.1.3 Resultados y análisis Para la homologación de los resultados, la información fue recolectada en las fuentes, al nivel de la aplicación de los recursos en las actividades. Esto con el fin de poder agruparlas según el nuevo diseño del modelo de procesos del COES y hacerlas comparables. Actividades evaluadas en recursos PLANIFICACIÓN ELABORACIÓN DE PLANES DE TRANSMISIÓN MONITOREO DE LA EVOLUCIÓN DE LA EXPANSION DEL SEIN PARA LARGO PLAZO GESTIÓN TECNICA DE INTERCONEXIONES ELECTRICAS PLANEACION DEL LARGO PLAZO PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN DE MEDIANO PLAZO GESTIÓN Y COORDINACIÓN GAS INGRESO AL SEIN DE NUEVAS INSTALACIONES REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTUDIOS DE OPERATIVIDAD PROTECCIONES ESTUDIOS DEL SISTEMA ELÉCTRICO ADMINISTRAR LA BD DE ESTUDIOS ELÉCTRICOS PROGRAMACIÓN PROGRAMACIÓN DEL MANTENIMIENTO PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN SEMANAL PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN DIARIA COORDINAR LA OPERACIÓN REPROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN COORDINACIÓN DE LA OPERACIÓN EN TIEMPO REAL 13 REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE LA OPERACIÓN ANÁLISIS ELÉCTRICO EN TIEMPO REAL ASEGURAR LA OPERACIÓN EVALUACIÓN DE LA OPERACIÓN ANÁLISIS DE EVENTOS, ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD Y CÁLCULO DE COMPENSACIONES POR TRANSGRESIONES A LA NTCSE GESTIOINAR CONTINUIDAD ELABORACIÓN DE PLANES DE RESTABLECIMIENTO REALIZAR ENTRENAMIENTO DE OPERADORES GESTIÓN DE INFORMACIÓN GESTIONAR PARÁMETROS TÉCNICOS ANÁLISIS HIDROLÓGICO / EÓLICO / SOLAR PRONOSTICO DE LA DEMANDA BALANCES DE OFERTA – DEMANDA DEL SEIN PARA EL MEDIANO Y LARGO PLAZO PRUEBAS DE POTENCIA EFECTIVA Y RENDIMIENTO GESTIONAR CLIENTES ELABORAR ESTADÍSTICAS TRANSFERENCIAS VALORIZACIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS DE ENERGÍA ACTIVA VALORIZACIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS DE ENERGÍA REACTIVA VALORIZACIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS DE POTENCIA CÁLCULO DE LAS COMPENSACIONES BALANCE DE ENERGÍA FIRME CÁLCULO DE COMPENSACIONES DE TRANSMISIÓN RECÁLCULO ANUAL DEL IAPG ASIGNACIÓN DE PAGOS SST y SCT TECNOLOGIA ATENCION REQUERIMIENTOS DESARROLLO DE SISTEMAS MANTENIMIENTO DE SISTEMAS 3.1.3.1 Resultados aprovechamiento Talento Humano Las siguientes tablas, presentan en forma porcentual y gráfica, los resultados del aprovechamiento del Talento Humano, según su distribución porcentual por proceso CAMMESA PLANIFICACIÓN PROGRAMACIÓN COORDINAR LA OPERACIÓN ASEGURAR LA OPERACIÓN GESTIÓN DE INFORMACIÓN TRANSFERENCIAS TECNOLOGIA 19% 8% 22% 11% 2% 17% 21% CDNC 18% 10% 27% 3% 2% 29% 11% XM 15% 13% 31% 9% 11% 5% 16% COES 22% 15% 22% 12% 11% 8% 11% 14 Estos resultados, deben ser interpretados teniendo en cuenta las características propias de cada empresa, su misión y rol, además de las particularidades del mercado. Interpretación de resultados – Talento Humano • Planificación: En este proceso, tiene impacto el hecho de que el COES tiene la responsabilidad sobre la elaboración del plan de transmisión, lo que significa una mayor asignación de recursos. • Programación: En este proceso se establecen diferencias marcadas por la importancia que se destaca en cada organización a la realización de los mantenimientos. Por la experiencia de XM, esta actividad es crítica para garantizar la calidad del servicio. • Coordinación: En este proceso, cada empresa diseña sus equipos de trabajo acordes con las características propias de la red atendida y factores como la legislación laboral que marcan diferencias que pueden ser importantes. Sin embargo, es claro que para todos los operadores este es un proceso clave que requieren un tratamiento especial en cuanto al desarrollo de competencias, a través de esquemas de capacitación y actualización permanentes. • Asegurar la Operación: Para la atención de este proceso, las empresas asigna recursos similares. • Gestión Información: Esta actividad responde al rol que juega la organización en el medio. Entre más valor agregado presenta para sus clientes, mayor importancia 15 del proceso y consecuentemente mayor asignación de recursos. En esta actividad juega un rol muy importante la tecnología y los medios utilizados para prestar el servicio. • Transferencias: Este procesos presenta diferencias en el alcance con el cual está comprometida cada organización. Para el caso chileno, se observa una gran diferencia en los recursos humanos asignados en proporción a su planta total. • Tecnología: En cuanto a la asignación de recursos al área de tecnología, se observa una gran diferencia en las estrategias de las empresa argentina y la colombiana. La estrategia impacta de manera importante la cantidad de recursos que asignados teniendo en cuenta que utilizan además esquemas de tercerización y no desarrollan software “inhouse”. 3.1.3.2 Resultados madurez de procesos Para la evaluación de la madurez se aplicó la misma metodología utilizada para el COES. No obstante, es necesario destacar que las respuestas obtenidas son el resultado de una autoevaluación de las empresas y que no necesariamente corresponde al estado real de las empresas. La información así recibida debe ser evaluado en un contexto de referencia que permita establecer guías de desarrollo en aquellos elementos que la empresa defina como claves. A continuación se presentan las gráficas que representan los estados de madurez de las empresas evaluadas: Evaluación de nivel de madurez de procesos COES: 16 Nivel de madurez de los procesos del CDEC por criterio Total proceso Referencia 3.00 Documentación 3.00 3.50 Calidad de la información 3.40 3.00 3.00 Nivel de apoyo de los SI a los procesos 3.00 3.75 Nivel de eficiencia de los procesos (Eficiencia) Nivel de madurez de los procesos del CAMMESA por criterio Total proceso Referencia 4.00 Documentación 3.00 4.00 Calidad de la información 3.00 3.00 4.00 Nivel de apoyo de los SI a los procesos 3.00 3.50 Nivel de eficiencia de los procesos (Eficiencia) 17 Evaluación del nivel de madurez de los procesos de XM por criterio Total proceso Referencia 4.00 Documentación 3.00 4.00 Calidad de la información 3.80 3.00 3.00 Nivel de apoyo de los SI a los procesos 3.00 3.75 Nivel de eficiencia de los procesos (Eficiencia) 18 Interpretación de resultados – Procesos Sobre los resultados del ejercicio de evaluación del nivel de madurez de procesos, tal y como se advirtió antes, la medición la efectuó cada empresa sobre sí misma, lo que introduce elementos de alta subjetividad. Un verdadero ejercicio supone una evaluación en profundidad como fueron las realizadas para el COES y XM. En los resultados de esta autoevaluación se observa: • • • Las empresas superan el nivel 3 de madurez y están en la búsqueda de estabilizar sus sistemas de gestión alrededor del nivel 4 La variable peor evaluada fue la del apoyo de los SI a los procesos. Las empresas identifican la necesidad de trabajar en el mejoramiento de sus sistemas La variable mejor evaluada es la Calidad de la Información. Esto reafirma el carácter estratégico de la información para este tipo de empresas. De aquí se ratifica la importancia de contar con un proceso que garantice la calidad de este activo organizacional. 3.1.3.3 Resultados Sistemas de Información XM CAMESA CDEC COES Observaciones para el COES PROGRAMACIÓN DEL MANTENIMIENTO Digsilent Power Microsoft Factory Office Plexos WinFlu para análisis de flujo de carga de estado estacionario Planilla de Cálculo de índices de confiabilidad (Macros Excel) desarrollada con apoyo externo y perfeccionada en la empresa SIC2005 para el ingreso de los mantenimientos SIC2005 es una herramienta para el análisis de los Mantenimientos desarrollada inhouse, pero no cuenta con funcionalidades que permitan que la información de los mantenimientos sea ingresada directamente por los Agentes y sobre las personas del COES no exista una carga adicional. Esto evidencia que las herramientas no han tenido una evolución tecnológica frente a los cambios y necesidades del negocio. Software comercial SNC Enlace eléctrico Software a la medida Macro Planillas de Mantenimientos Cálculo Gen, Macro Anticambios, Otras Macro análisis modalidades eléctrico de seguridad (Gerenciador), Macro utilidades para análisis de mantenimientos , Gerenciador PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN DE MEDIANO PLAZO Una hoja de cálculo para analizar los mantenimientos Macros para conectar el SIC 2005 a la BD SICOES. 19 SDDP (MPODE), PI Plexos SDDP Software comercial SIPEII, Estyra Modelos de Simulación Oscar/Margo Software a la medida Planilla de carga y lectura de información a BD Plexos (Macros Excel) Macro MPSEM, Macro validar MPODE Otras modalidades PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN SEMANAL OPL-CPLEX Solver XPRESS hoja de cálculo llamada "Ingreso de data para el SDDP y salida de data para el SDDP Plexos NCP, Digsilent, WinFlu Software comercial SNC, Opesin, DHT Modelo Desp. Semanal Modhites Software a la medida Planilla de carga y lectura información a BD Plexos (Macros Excel). 2.Aplicación WEB para procesar Solicitudes de Trabajos. Plexos Software comercial El COES utiliza el NCP para la realización del PDO diario análisis energético. Mientras para el análisis eléctrico utiliza el Digsilent. Software a la medida CNDNET. DRESEC. DRP y Módulo clasificación de seguridad DRP. ESTYRA. Enlace ESTYRA. ESVORA. Enlace Eléctrico. PARATEC Gerenciador del Análisis Eléctrico del Despacho (Cambios, Cortes y voltajes, Modelo Desp. Diario Prodia Son necesarios estudios detallados de los modelos básicos de NCP y SDDP para asegurar su aplicabilidad o incorporar modificaciones necesarias para satisfacer los requerimientos del sistema peruano. Se debe pensar en migras las funcionalidad de la macros en una solución integral Hojas de cálculo en excel, macro "de entrada y salida del NCP”, demanda Macro análisis demanda, Macro CP (DHT) Otras modalidades PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN DIARIA Digsilent Power Solver Factory XPRESS El SDDP cuenta con una nueva versión la 10.0.4.E la cual incorpora algunas correcciones y novedades en la interfaz gráfica. El SDDP no cuenta con la mejor en interfaz gráfica., pero es el más utilizado entre los operadores para realizar la programación de la operación del MP Actualmente no cuentan con una herramienta que les ayude a realizar el análisis de la reserva fría. 1.- Planilla de carga y lectura de información a BD Plexos (Macros Excel). 2.Aplicación WEB para procesar Solicitudes de Trabajos. El modelo del NCP aunque es fundamental y se ha comenzado a utilizar en el COES el cual permitiría mejorar notablemente la calidad, trazabilidad, reproducibilidad, predictibilidad y transparencia de los resultados no se encuentra actualizado con la realidad del sistema peruano. Se recomienda evaluar la posibilidad de diseñar un nuevo sistema que refleje el comportamiento del sistema Peruano, el NCP es una caja negra y la idea es el nuevo sistema tenga todas las funcionalidades que el COES necesita y que se pueda modificar según las necesidades del negocio. 20 Demanda por barras, Revisión ESTYRA Macro reserva Caribe (Hoja de cálculo despacho red, Otras Ecuador, Reserva Caribe, modalidades TEBSA, Garantías Ecuador, Informe de restricciones, Ofertas, AGC y Desempate de los generadores). Macro análisis del despacho (Análisis del redespacho, Mantenimientos , Análisis especiales, Análisis eléctrico del mantenimiento, Despacho de Energía vs. Operación, Informe del despacho). Macro Taps. Macro DRESEC (AGC, Archivo limites, DomFes, Preclasificación, Publicar despachos, Actualizar datos básicos, Crear archivos de trabajo, Mínimos, Pasar información de tablas base a día, Topología, Térmicas por seguridad). COORDINACIÓN DE LA OPERACIÓN SCADA NMR2 – ABB Digsilent Solver Power XPRESS Factory(Análisi (Reprograma Software s electric en ción) comercial tiempo real) Cuentan con una macro que sirve como interface que permite importar la información de los mantenimientos desde la BD y convertirlos en formato NCP SCADA /EMS AREVA; MS EXCEL 2003 ADOBE ACROBAT (Registro de la información de la operación Plexos (reprogramación) Se utiliza la herramienta EMS (PTI) la cual valida la información en tiempo real que se encuentra en el Scada para determinar si es errónea y tomar las acciones pertinentes. Power Factory (Digsilent) El EMS no se comunica con el Scada. La herramienta EMS confronta toda la información que contiene el Scada, evaluar la posibilidad de implementar en esta herramienta la funcionalidad de tomar la información que es inválida para reemplazarla en el Scada Para realizar el análisis eléctrico en cada uno de los procesos del COES se utiliza el Power Factory (Digsilent), pero cada uno de estos construye una base de datos 21 Software a la medida Otras modalidades MODOPER, CIM, HEROPE, APUT, Sinault Consult y F@osnet, módulo sucesos HEROPE , PARATEC, OPESIN, SARE DRP (reprogramaci ón) OPESIN(registr o de la información de la operación SCADA Modelo Desp. Diario Prodia – Sipco (reprogramac ión) Sistema de ingreso WEB (Registro de la información de la operación) No se cuenta con otras modalidades en este proceso Macro para la carga de información entre la base de datos al Digsilent. Software comercial Software a la medida Otras modalidades EVALUACIÓN Software a la medida para realizar la corrida. TERRA SCADA COES no brinda todas las funcionalidades que se requieren para el proceso de Coordinación de la operación (tiempo real). El Scada no cumple con todas las funcionalidades que requiere la organización para el proceso de Coordinación de la operación en tiempo real, ya que en ocasiones no muestra las alarmas que acontecen en tiempo en real en la operación del sistema (las señales se congelan). Macros para llevar la información que envían las empresas a la BD SICOES. ELABORACIÓN DE PLANES DE RESTABLECIMIENTO PSS/E DIgSILENT PF Siemens Software comercial Base de datos SICOES (registro de información), Terra Scada. ZIGRA. Risview. Indactic. SEL 5601. Digsi. Power Factory. PI. OPESIN. HEROPE. SINAUT CONSULT. SIAP. Faosgraph. NEON. DESARSIC. RVEM. SIOS. SNC. Qlikview SCADA/EMS AREVA; MS EXCEL 2003 Posop Aplicación de lectura de Histórico SCADA El plan de restablecimiento es realizado anualmente por un equipo de coordinación de la operación. El documento es evaluado por los Agentes, para definir la mejor alternativa ante una contingencia. Se realizan reuniones para tomar las observaciones a actualizar en el plan, se documenta y se difunde a los interesados. Realizar capacitaciones a los operadores del centro de control de las empresas con el fin de unificar los conceptos y puedan estar en el mismo nivel de conocimiento para la aplicación del plan de restablecimiento. Estas capacitaciones deben ser coordinadas y realizadas por un proceso del COES, diferente a Coordinación de la operación Análisis de eventos: se usa la herramienta Digsi de Simens y Wavewin Análisis de eventos-Automatizar desde la base de datos SICOES la funcionalidad para extraer la información que se requiere para el proceso de Análisis de eventos (revisar la información que está actualizando las macros para determinar la funcionalidad a implementar) y permita generar los gráficos para elaborar el informe final. 22 Macro Análisis de eventos: complemento Macros para actualizar primaria: información desde el Penalización. Scada (frecuencia, Otras Macro demanda, etc.) y de PostOperativo: la base de datos modalidades Análisis de Sicoes porque se SCADA. concentra toda la Análisis de información que se redespacho. requiere. PrePostOperativo. Protecciones: archivos Modelos de excel. plantas. F@Osnet. Análisis especiales. Análisis de registros CONTRADE ESTUDIOS DEL SISTEMA ELÉCTRICO (ERACG) EDAC y REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTUDIOS DE OPERATIVIDAD Power Factory PSS/E DIgSILENT PF Power Factory (DigSilent), PI Siemens Digsilent (Estudios eléctricos y revisión y aprobación de Software estudios de comercial operatividad) ATP. (Estudios eléctricos SNC Los sistemas de información facilitan la ejecución de los procesos y el cumplimiento de los entregables del proceso, los informes son construidos manualmente en word, ya que cada informe es un caso especial, donde se incorporan los gráficos y tablas que arrojan los sistemas y se realiza el respectivo análisis. base de datos SICOES (Revisión y aprobación de estudios de operatividad) Software a la medida Otras modalidades PROTECCIONES Software comercial Power Factory (DigSilent), Cape, Sistema ATP PSS/E Siemens Power Factory (DigSilent) Análisis de Protecciones: Se utiliza el Power Factory (Digsilent), los software de cada uno de los tipos de relé Software a la medida Actualmente se realiza por medio de archivos de excel Análisis de protecciones: Esta pendiente la implementación de la herramienta Powerware, la cual permite crear una base de datos de los relés de protección, facilitando la actualización de los ajustes de los relés o adicionar un nuevo equipo; esta herramienta se comunica con el Power Factory (Digsilent) lo cual permite realizar automáticamente el paso de la información del Powerware al PowerFactory. Otras modalidades TRANSFERENCIAS 23 Desktop EDI. MTIP MS EXCEL 2003 MS ACCESS 2003 Software comercial Software a la medida Otras modalidades SICSOLI. Facturación SIC. Módulo de gestión comercial. Transferencia de información. DESARSIC. Tablas básicas. Despacho ideal. Restricciones y AGC (PICAS). Subasta GPPS. Subasta Asignación OEF. Sábanas. PUBLICON II. Liquidación de Contratos. PARATEC. CALICOM. Módulo de Gestión Comercial. FLA. Cargos ADD. Tablas básicas. SAR. Demandas, SICSOLI, Sábana Global en TF Sitrec - Smec Smed Para realizar el flujo optimo utilizan TSS-E de PTI (Power tecnology Inc) Se utiliza el SI Winflu para hacer el cálculo de las distancias eléctricas entre cada barra de generación y el enlace del SST o SCT TRANSCOES para el cálculo de de la valorización de las transferencias de energía activa Cuentan con TRANSVAL para el cálculo de las compensaciones CVOA-CMG (Costos variables de operación -Costo Marginal) Aunque la opinión de los especialistas es que la valorización de las transferencias se pueden llevar a cabo en Excel porque actualmente el volumen no es muy elevado, en la medida que el negocio crezca, las necesidades de procesamiento van a aumentar por lo tanto no sería conveniente seguir llevando estos cálculos en hojas de Excel Se debe considerar la posibilidad de implementar una aplicación integrada para la valorización de transferencias. Actualmente no cuentan con el modulo de flujo óptimo del Digsilent el cual podría ser una buena opción para determinar el flujo óptimo. Existe una macro llamada "Interface para carga de balance" la cual sirve para cargar la información del balance por barras al TRANCOES, Esta macro se encarga de una vez tener el balance darle el formato necesario para el TRANSCOES. Hojas de cálculo en Excel para la valorización de las transferencias de energía reactiva y potencia, calculo de compensaciones I y II Usan una BD de Access para procesar la información sobre 24 Potencia generada Datos de costos variables, producción de energía y factores de pérdida. Mediante queries extractan la información sobre la cantidad que debe percibir la empresa por este concepto. El cálculo de generación de energía activa neta de cada central es realizado en Excel. PRONOSTICO DE LA DEMANDA SCA Microsoft Office Excel Deben diseñar un sistema de información que realice el pronóstico de la demanda de forma ágil, sencilla y oportuna para todos los horizontes de programación y planificación. Software comercial GID SAR Planillas de Cálculo Software a la medida Otras modalidades Macro Indicadores segundo nivel (RACHAS). Macro Indicadores. Macro Indicadores de tercer nivel. Macro comparación propuestas. Macro gráficos demanda. Macro FDA-FP. Macro Validación de datos. Macro Ecuaciones. Macro seguimiento demanda. Macro seguimientoUCP. Macro Racionamiento programado. Macro Pronóstico UPME mensual a diario. Macro Carga SCA (calendarios y archivos planos). Macro Plantilla Hojas de cálculo Se dispone de un modelo econométrico para la proyección de la demanda de mediano y largo plazo. Actualmente está siendo revisado, para su aplicación en la proyección de la demanda por zonas geográficas. 25 de carga. Macro cálculo de la potencia máxima. Macro Intercambios con Ecuador XLS ELABORACIÓN DE PLANES DE TRANSMISIÓN PSS/E Siemens Software comercial Modelos de simulación que se están utilizando en la SPL son: el SDDP, Perseo (para hacer una simulación energética del sistema), Power Factory Digsilent (para simulación eléctrica), TOR (para toma de decisiones de planificación), Modelo econométrico para proyección de la demanda; están visualizando otras herramientas que son necesarias para hacer los planes. Utilizar los sistemas según la metodología definida. Oscar/Margo Software a la medida Otras modalidades ANÁLISIS HIDROLÓGICO / EÓLICO / SOLAR Gess, SAMS, Planillas de Crystalball Cálculo Desarrollar un sistema de información que soporte el proceso Software comercial Software a la medida Opesin, SIPEII, Neptuno, SIOS, Nuevo sistema de hidrologías Hojas de excel Otras modalidades PLANEACION DEL LARGO PLAZO PSS/E Power Factory (DigSilent), AS, Siemens SDDP Oscar/Margo (MPODE) Software comercial Ninguno Se debe utilizar el SDDP para realizar el análisis eléctrico del LP Se debe utilizar el Power 26 Software a la medida Estyra, Enlace eléctrico, Opesin, Paratec, SIPEII, Cálculo ICP Factory (DigSilent), para el análisis eléctrico del LP Macro Colecu, Macro LP_A/C Otras modalidades GESTIÓN Y COORDINACIÓN GAS Microsoft Office Plexos No existe observación para el COES puesto que no es una función relevante en este momento Software comercial Macros Excel Software a la medida Otras modalidades INGRESO AL SEIN DE NUEVAS INSTALACIONES SDDP PSS/E (MPODE), PI Siemens Software comercial Software a la medida DIgSILENT PF EMTP (es una herramienta de simulación de transitorios electromagnéticos), Power Factory (Digsilent), macros para ingresar la información al Power Factory. Las herramientas utilizadas cumplen con la finalidad de esta actividad No cuenta con esta actividad Diseñar una aplicación que se encargue de el registro de agentes, fronteras etc. De forma centralizada. SARE, SNC, SIPEII, SDDP (MPODE), Estyra Macro MPSEM, Macro validar MPODE Otras modalidades REGISTRAR Software comercial Software a la medida PUBLICON II, Interfaz 131, Aprobaciones RSIC,Entrada Manual de Fronteras, Desktop EDI, 27 FLA, CALICOM, Informe 135, SAR, PARATEC Revisión fronteras. Fronteras objetadas. Calcular fechas. Otras modalidades GESTIONAR PARÁMETROS TÉCNICOS Software comercial PARATEC Software a la medida El COES no tiene establecidos claramente los parámetros sobre los cuales es necesaria una actualización Estandarizar la forma y las unidades en las que va a ser manejados los parámetros y comunicar lo definido a las empresas. Desarrollar un software a la mediada para administrar los parámetros técnicos Otras modalidades 28 4 CRITERIOS PARA EL DISEÑO 4.1 Criterios en la estrategia y gestión estratégica El COES tiene por finalidad coordinar la operación de corto, mediano y largo plazo del SEIN al mínimo costo, preservando la seguridad del sistema, el mejor aprovechamiento de los recursos energéticos, así como planificar el desarrollo de la transmisión del SEIN y administrar el Mercado de Corto Plazo. Para llevar a cabo estas tareas se exige contar con la capacidad técnica requerida y las herramientas apropiadas para la gestión integral hacia el logro de los resultados aplicadas a través de toda la Estructura. A nivel de diseño implica considerar los siguientes criterios: • Recomendar un proceso formal de Direccionamiento Estratégico que oriente los esfuerzos de todos los niveles de la organización hacia objetivos comunes. El Direccionamiento Estratégico es una herramienta de comunicación de la Alta Gerencia con todos los niveles subordinados para garantizar los resultados • Definir, a nivel de Roles, las responsabilidades en la gestión y los mecanismos de participación de todos los niveles de la organización, en la formulación del Direccionamiento Estratégico. Para la construcción de estos elementos es importante resaltar el enfoque propuesto para la consultoría que parte del concebir al COES como una empresa moderna y eficiente, preparada para asumir los nuevos roles. La organización requerirá entonces trabajar en dos ejes fundamentales: • La eficiencia Operacional • El crecimiento En primer lugar, la eficiencia operacional se logra mediante una gestión integrada de los factores tales como las Personas, los Procesos, la Tecnología y el Capital Relacional Personas: el elemento clave en la transformación: Aqué se requerirán los mayores esfuerzos para establecer un nuevo paradigama donde el Talento Humano actue proactivamente, ejerza su capacidad para innovar y sea propositivo con respecto al mejoramiento de la organización Procesos: el pasar de una concepción funcional de la organización a un modelo por procesos traerá grandes ventajas a la organización. El rompimiento de las “islas de trabajo” y la visión del COES como una sola empresas, son un gran reto en el procesos de transformación. Esto trae de por si el eficiencia en los procesos 29 y la necesidad de trabajar más en equipos de trabajo, alrededor de la transferencia del conocimiento. Tecnología: para el COES es un elemento clave la definición e implementación de una gestión estratégica de la tecnología. Este Elemento es crítico para la operación y el logro de metas. Capital Relacional: establecer acuerdos de servicio claros con los clientes es parte de un trabajo que mejorará las relaciones y expectativas que tienen los clientes respecto a los servicios esperados. No obstante se deben mejorar los servicios, el COES requerirá pensar en nuevos clientes y en nuevas formas de relacionarse y gestionar las actividades en la medida en que incorpore nuevas responsabilidades y asuma y aproveche retos para su crecimiento En segundo lugar, el crecimiento del COES, en las actuales circunstancias, está determinado por las nuevas funciones que le sean asignadas desde los entes reguladores. Sin embargo, la estrategia de crecer debe ser determinada desde la dimensión del direccionamiento estratégico a cargo de la Alta Gerencia de la organización. 30 4.2 Criterios en los componentes de la Estructura Núcleos Cada empresa distribuye sus núcleos de trabajo de acuerdo sus planteamientos estratégicos frente al logro de objetivos y, en el caso del COES, para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas por el regulador. Del análisis de la distribución de la estructura, se encontraron las siguientes relaciones: NUCLEO PORCENTAJE ESTRATEGICO INTERMEDIO 6% 14% OPERATIVO 58% APOYO 19% TECNOLOGICO 4% Esta distribución muestra la necesidad de revisar la composición y dedicación de esfuerzo en núcleo Tecnológico. Se encontró que la dedicación del personal a las actividades de tipo tecnológico (no confundir en primera instancia con Tecnología Informática) presenta debilidades que pueden afectar el buen desempeño de la organización. Este núcleo tiene funciones tales como: • Normalización de los procesos de trabajo: diseño, elaboración y mantenimiento de estándares para mejoramiento del trabajo • Planificación y control que incluyen tanto el largo plazo como la elaboración de presupuestos y los contables financieros. Normalización de los outputs. • Formación y desarrollo del personal (habilidades técnicas), incluida la contratación. Es importante aclarar, que el núcleo estratégico está conformado en su totalidad, por los integrantes del Directorio, como encargados de realizar el direccionamiento estratégico. 4.3 Criterios en la gestión de procesos Con del diagnóstico realizado a través de los principales elementos que configuran la organización, el consultor estableció un mapa de ruta. Este mapa propone establecer una primera meta, acorde con los recursos disponibles y las necesidades empresariales. Esta meta se establece en un nivel tres, donde se definen y caracterizan los elementos tales como: el sistema de control interno, las gestión de clientes, la gestión por proyectos, la gestión por procesos orientados a la norma de calidad, la gestión humana por competencias y la gestión estratégica como ejercicio permanente. Los componentes del mapa están en diferentes estadios de desarrollo. Algunos serán el producto de reingeniería, otros están siendo desarrollado por el COES. 31 Sin embargo, los elementos faltantes requerirán un esfuerzo mayor desde el proceso estratégico y en las dimensiones de creación de Culturas. 4.4 Criterios en la Gestión de Clientes La Gestión de Clientes es un factor clave en la construcción del Marco Estratégico. De aquí la importancia de contar con un proceso explícito que lleve a cabo esta labor, orientado por las estrategias corporativas y con recursos necesarios para su desarrollo. Algunos elementos importantes considerados en la propuesta son: Conocimiento del cliente y del mercado: Disponer de un proceso para identificar y conocer las necesidades o requerimientos presentes y futuros, de sus clientes. Sistema de interpretación de las necesidades del cliente: Definir mecanismos para convertir las expectativas y necesidades de los clientes en atributos de calidad y éstos en especificaciones de diseño para productos y/o servicios (Indicadores) Gestión de las relaciones con los clientes: Mejorar los medios de atención e interacción con los clientes. 32 4.5 Criterios generales sobre las Gestión de la Tecnología La tecnología informática es imprescindible para el presente y el futuro del COES. Está inmersa en el núcleo mismo del negocio. El cumplimiento de la misión de la empresa depende fundamentalmente de ella. Por esta razón, para el COES es importante determinar las causas raizales de los problemas que se manifiestan a través de la insatisfacción de los usuarios y los comentarios de los clientes que usan los servicios Web que ofrece el COES en cumplimiento de las normas. La propuesta de reingeniería implica que el proceso de Gestión Tecnológica adopte un nuevo modelo de servicios, así como nuevas estrategias de gobernabilidad y prestación de servicios apalancados en la tercerización. Modelo de Gobierno de TI El modelo de gobierno de TI ayuda a definir cuáles son las decisiones claves alrededor de la informática y quién debe tomarlas (Directorio, Dirección Ejecutiva, Directores, DSI o las Áreas): Las decisiones más importantes son: • Principios: Grandes lineamientos que enmarcan la gestión tecnológica • Arquitectura: Establece la estructura de los componentes tecnológicos y las relaciones que existen entre ellos y los procesos. • Aplicaciones por proceso: Servicios ofrecidos desde el área informática, para suplir necesidades orientadas a los procesos propios del negocio. • Plan Tecnológico de Empresa: Cubre aquellas iniciativas tecnológicas orientadas a soportar procesos específicos. Modelo de Organización TI: El modelo organizacional de TI ayuda a definir las relaciones de autoridad organizacional alrededor de TI. En el caso del COES, se define que la organización es centralizada. Sin embargo las áreas toman decisiones en el desarrollo de aplicativos sin tener en cuenta los lineamientos de la DSI. Significa que es necesario fortalecer el papel de la tecnología con el apoyo del Rol directivo y su compromiso de cambio. Cadena de Valor de la TI orientada al cliente 33 Algunos elementos generales que deberá contemplar esta cadena son: Identificación y priorización de oportunidades EL COES cuenta con un insumo importante resultado de la consultoría de Centrum quien entregó unas recomendaciones, con base en una de las mejores prácticas –ITL- . En este punto es importante la exploración por parte del COES de la automatización y sistematización de los elementos del servicio, factibles de tercerización y atención remota, que facilitaría la ejecución de este tipo de labores liberando recursos que podrían aplicarse a actividades de ingeniería especializada. Desarrollo de Soluciones El COES cuenta con desarrollos propios y personal altamente capacitado para el desarrollo, soporte y mantenimiento de las aplicaciones. Sin embargo, la limitación de recursos asignados por la organización a esta función, producto de su misión como operador del sistema, sólo permite capacidad para atender los desarrollos de mayor impacto para el negocio, dejando de lado la posibilidad de mejorar e innovar y perdiendo las atribuciones del Modelo de Gobierno. Como contribución al análisis, se trae a colación el benchmarking realizado por XM sobre el software utilizado por los Centros de Control, donde las empresas están de acuerdo en que el Desarrollo de Soluciones no hace parte del “core” del negocio y se acude a esquemas de tercerización o creación de empresas independientes dentro de los Grupos Empresariales. Es claro que la decisión de hacer desarrollos propios sobre todo en materia de sistemas de tiempo real, tiene sentido si su objetivo es además de prestar el servicio a la empresa, comercializarlo. Empresa* Solución utilizada ONS – Oficinas SAGE – PI Administrativas ONS – Centro de Control SAGE – PI GRE (Great River OSI Energy) PJM ComEd XM Iberdrola Cenace Tipo de Empresa Operador Nacional Operador Nacional Empresa integrada con activos en: Generación, Transmisión y Distribución Spectrum – PI Operador Regional ABB – PI – Power Empresa Transmisión World Sinaut Spectrum Operador Power Spectrum ABB Operador *Fuente: estudio de referenciamiento realizado por XM 34 Para esta actividad de desarrollo, el cambio de mayor impacto requerido es el cambio de rol de los profesionales involucrados. Es necesario establecer un plan de transformación de las responsabilidades del personal para que se adquiera competencias como líderes de proyectos informáticos y su know how sea aprovechado para la evaluación de la calidad del desarrollo de aplicativos por parte de terceros. Mantenimiento y soporte de soluciones En este proceso, existen dos claras directrices: 1. El mantenimiento y soporte de los sistemas de tiempo real la realizan equipos internos de trabajo por el riesgo que implica delegar esta función en un tercero. 2. El mantenimiento y soporte de los demás sistemas se realiza con terceros, de acuerdo con la estrategia de tercerización definida (ver estrategia) Estrategias de tercerización de servicios Objetivos de la tercerización • Obtener la agilidad y capacidad extendida que requiere el negocio mediante el acceso a un pool externo de recursos que le permita superar las limitaciones de crecimiento de nómina • Enfocar los recursos – escasos – en el negocio nuclear • Acceder a capacidades avanzadas en informática Qué se queda adentro: Actividades para las cuales: Se necesita lealtad organizacional, o No hay un mercado competitivo que ofrezca la capacidad o proceso, o Se requiere gran conocimiento de negocio, difícil de adquirir en un tiempo razonable y cuya deficiencia puede impactar la línea base del negocio – o prevenir su crecimiento En todos los casos, se puede apalancar con proveedores, pero la iniciativa, el liderazgo, la coordinación y el control permanecen en el COES Actividades que quedan adentro Especificaciones funcionales y no funcionales Manejo del cambio organizacional Gestión de Proyectos Arquitectura Empresarial Negociación de tecnología y manejo de relaciones con proveedores Planeación informática 35 Manejo de la innovación tecnológica Seguridad y Continuidad Informática Recepción de aplicaciones y demás servicios Soporte y mantenimiento de SCADA Qué se entrega a Terceros Principales: – Desarrollo de software (incluido el SCADA) – Soporte y mantenimiento de aplicaciones no SCADA – Soporte y mantenimiento de computación personal – Pruebas – Administración de servidores, bases de datos, redes y centro de cómputo – La mesa de ayuda Help Desk – Las demás que no se quedan adentro Para todos estos servicios hay un mercado competitivo y existen habilidades que con relaciones de tercerización bien manejadas, pueden alcanzar una masa crítica y un nivel de desempeño muy superior al que podría alcanzar una empresa del tamaño del COES Desarrollo de las capacidades humanas y organizacionales necesarias El éxito de la transformación del modelo de Servicio del COES, depende de manera fundamental de las personas encargadas de él. Este modelo requiere que el personal desarrolle y en algunos casos adquiera nuevas competencias y entre las más importantes están: gerencia de proyectos, elicitación de requisitos y desarrollo de soluciones apalancadas en informática. Lo más importante es formar al equipo de trabajo para que operen como Gerentes de Proyectos aliados con sus clientes en los procesos. Definir metodología de desarrollo de soluciones Se debe definir cuanto antes un modelo, aunque sea a nivel macro, de cómo se van a desarrollar soluciones basadas en informática. Este modelo debe describir al menos los pasos genéricos y los roles. Todos los involucrados en los proyectos, incluyendo outsourcers, deben ser entrenados en el nuevo modelo. El COES acogió una norma para esta definición. Sin embargo, no se ha implementado a los niveles requeridos. 36 4.6 Criterios generales Los criterios generales fueron el producto del diagnóstico y la realización de la etapa II. No obstante la información obtenida en estas etapas es relevante, el mayor valor para la formulación de los criterios fue el aporte de visión incorporado desde la Alta Gerencia y el equipo de trabajo del COES. y la evaluación realizada con la Alta Gerencia. Con la realización de las etapas I y II se establecieron los criterios generales para el diseño de estructura y planta de personal. Los criterios que guían el diseño son los siguientes: • • • • • • • • Fortalecer la Planeación Operativa en todos los horizontes Fortalecer la Operación para garantizar la prestación del servicio (homologar equipos de trabajo) Fortalecer el análisis técnico en los procesos “Core”. Establecer la gestión de información como proceso de la cadena de valor Fortalecer la gestión regulatoria en todos los niveles de la organización Crear mecanismos para la gestión de clientes Establecer nuevos esquemas para la mejorar la gestión de la tecnología informática Profesionalizar la planta en todos los procesos “Core” A partir de estos criterios, se realiza la reingeniería de todos los procesos. 37 5 DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ÓPTIMOS 5.1 Valoración de los procesos operativos De acuerdo con la metodología propuesta, el primer paso para el diseño de los procesos óptimos consiste en valorar los procesos del COES. Esta tarea se llevó a cabo mediante la aplicación de la metodología Capability Maturity Model Integration para Servicios -CMMI SVC-. Los resultados de la valoración fueron detallados en el documento de Diagnóstico. Como resultado de la evaluación sistémica del estado de los procesos del COES, se estableció una Mapa de ruta que debe guiar la implementación de la Reingeniería. Hasta el momento, se cuenta con desarrollos que sitúan a la organización en una etapa inicial de madurez. La propuesta realizada por el consultor es establecer el llegar al nivel 3 de madurez, es decir: • Diseñar e implementar un sistema de control interno • Establecer la gestión de clientes como proceso • Definir mecanismos para llevar a cabo los proyectos de la organización bajo los criterios estándares de Gerencia de Proyectos • Establecer un plan de trabajo que lleve a la obtención de la certificación ISO de los procesos nucleares y que representen valor agregado para los clientes • Mejorar la posición estratégica y calidad de la gestión del talento humano que orienten el desarrollo de las competencias • Establecer mecanismos y actividades para desarrollar la gestión estratégica de manera sistemática. 38 El segundo elemento importante en la valoración de los procesos son las consideraciones alrededor de los hallazgos sobre el estado de los mismos. Los criterios utilizados en la valoración de procesos fueron los siguientes: Documentación 1. Nivel de actualización de la documentación: Se refiere a que tan actualizada se encuentra la documentación existente, respecto a la ejecución del proceso a evaluar. Nivel de apoyo de los SI a los procesos 2. Actualización: Nivel de actualización de los sistemas de información que soportan los procesos frente a las regulaciones que rigen los mismos. 3. Institucionalización: Todos los usuarios del proceso utilizan los mismos sistemas de información para ejecutar las tareas requeridas por el proceso. 4. Satisfacción de los clientes: Los usuarios se encuentran satisfechos frente a los cambios hechos sobre los sistemas de información que soportan los procesos. 5. Agilidad de la empresa: Los SI facilitan el cumplimiento de los plazos requeridos por la regulación y mejora la eficiencia de los procesos, disminuyendo las tareas manuales considerablemente. 6. Existencia y completitud de reportes de área y/o reportes gerenciales: Cantidad de reportes, salidas de cada reporte y uso del reporte en el área o gerencia. 39 Nivel de eficiencia de los procesos (Eficiencia) 7. Segregación de funciones: Hace referencia a que ninguna persona debe manejar todos los aspectos o fases de un mismo proceso o procedimiento, desde el comienzo hasta el final. Esta segregación de funciones se hace con la finalidad de poder detectar los errores involuntarios, y para que ninguna persona se halle en posición de poder cometer un error que afecte la organización. Nivel de seguridad de la información en los procesos 8. Eficiencia: La información sea generada optimizando los recursos. 9. Disponibilidad: La información insumo y/o producto de los procesos se encuentra disponible justo cuando es requerida para la ejecución del proceso. Hallazgos generales considerados en el diseño • Incorporar controles a los procesos • Definir indicadores que midan la gestión. • Documentar los procesos en cuanto a su: alcance, interacciones, objetivo, la relación completa de las herramientas utilizadas, la frecuencia, los plazos de ejecución y roles participantes en cada actividad. • Formalizar la documentación general de procesos. • Establecer mecanismo(s) estándar por el cual se comunique la importancia de satisfacer los requisitos del cliente. • Definir acuerdos de niveles de servicios entre los procesos a nivel organizacional. A continuación se presentan los resúmenes de los hallazgos generales y por proceso, que fueron considerados en los criterios de elaboración del Modelo de Procesos y posterior formulación de la estructura: 40 Situación general de los procesos 41 42 43 5.2 Mapa de procesos Este modelo representa al COES como una organización por procesos. Se distingue claramente una Cadena de Valor que incluye a la gestión de información como un proceso que agrega valor a los procesos y establece relaciones fuertes con los clientes. También es son claros los procesos de gestión estratégica y evaluación y control que inician y cierran el ciclo de mejoramiento continuo (Planear-Hacer-Verificar-Actuar). 44 MAPA DE PROCESOS COES "Comité de Operación Económica de Sistema interconectado Nacional" Macroproceso estratégico Gestionar estrategia empresarial Macroproceso cadena de valor Planificación Programación Coordinar la operación NECESIDADES DE LOS CLIENTES Asegurar la operación Transferencias CLIENTE SATISFECHO Gestión de la información Macroproceso de apoyo GestiónTecnológica Gestión Talento Humano y Organizacional Gestión Regulatoria y Jurídica Gestión logística Gestionar la contabilidad organizacional Macroproceso de Evaluación y Control Gestionar el control interno Administrar el riesgo operativo Gestionar el mejoramiento continuo Planear Hacer Verificar Actuar 45 5.2.1 Nuevos procesos incorporados al modelo CADENA DE VALOR Planificación operativa LP Gestión de información Gestión clientes Gestión parámetros técnicos Pronóstico de la demanda Gestión continuidad de la operación Administración BD estudios eléctricos 5.2.2 APOYO Gestión regulatoria Gestión riesgo operativo Gestión control interno Gestión desarrollo organizacional Procesos fortalecidos en el modelo CADENA DE VALOR Planificación operativa MP APOYO Administración plataforma y soporte TI Gestión ingreso de nuevas instalaciones Soporte sistema de tiempo real al SEIN Programación: PSO, PDO y Gestión Talento Humano Mantenimientos Pronóstico hidrológico Operación del sistema 46 5.3 Modelado de Alto Nivel Procesos Operativos A continuación se presenta el modelado de Alto Nivel del COES, con las modificaciones realizadas y la planta de cargos asociada. El diseño detallado, correspondiente a la documentación de los procesos operativos óptimos, se entregará en la Fase III, en la herramienta seleccionada (Enterprise Architec). 5.3.1 Planeación Comentarios y recomendaciones El consultor revisó en detalle la documentación disponible sobre el plan de expansión de la transmisión. Como recomendación para la reingeniería se establece como planta inicial la arriba propuesta ya que ésta obedece a un ordenamiento por Procesos, diferente a como se venía realizando hasta ahora la actividad. El trabajo por procesos implica una optimización de recursos gracias a la sinergia obtenida. Sin embargo, después de varios periodos de realización de la actividad (hasta ahora sólo se ha realizado una vez), será conveniente evaluar si están cumpliendo con las metas y responsabilidades asignadas y, de esta manera, determinar si se requieren más recursos en el proceso. 47 5.3.2 Programación Comentarios y recomendaciones • • Se analizó el caso particular de programación en cuanto a la programación del Mediano Plazo. Es factible que el COES realice un análisis de este tipo que sería más bien un enlace MP-CP con un horizonte de un año. Pero sigue siendo indispensable que se realice una planificación de un MP, lo uno no reemplaza lo otro. En la actualidad, en la subdirección Programación se adelanta un trabajo de revisión de los procedimientos técnicos aplicables al proceso. Estas actividades no fueron descritas dentro del mapa del proceso por tratarse de compromisos con un período establecido para su ejecución. Sin embargo, esta labor requiere del concurso de personal técnico con una dedicación importante en horas-hombre. Se recomienda formalizar un proyecto que adelante estas tareas bajo un esquema que permita planificar los recursos aplicados, establecer cronogramas de trabajo y el seguimiento a los entregables, con el fin de dar oportuno cumplimiento a los compromisos adquiridos con la Dirección y los clientes. 48 5.3.3 Coordinar operación Comentarios y recomendaciones Como resultado del levantamiento de información realizado con Coordinación, se recomendó evaluar la posibilidad de implementar un nuevo rol en el equipo de trabajo que adelanta las labores coordinación de la operación. A continuación se detallan las actividades que deberían ser consideradas en este nuevo rol: 1. Administrar, garantizar y responder por la calidad de la información operativa que se genera en la Coordinación de la Operación en tiempo real del SEIN. 2. Registrar y validar diariamente la información que se genere por maniobras o eventos, eventos de las unidades de generación, demandas no atendidas y eventos del SEIN de acuerdo a la normatividad vigente para proveer de información confiable a los procesos. 3. Coordinar la ejecución de las consignaciones nacionales de equipos del SEIN, asignadas por el especialista coordinador de turno. 4. Realizar los informes preliminares definidos por la regulación vigente para cada evento del SEIN y acopiar la información necesaria para su posterior análisis y estudio. 5. Garantizar que la información del informe diario de la Operación del SEIN, se publique oportunamente según lo establecido por la regulación vigente. 6. Solucionar de manera efectiva las solicitudes, inquietudes, quejas y reclamos de los clientes sobre la información resultante de la coordinación, supervisión y control de la operación del SEIN con el fin de lograr un alto nivel de satisfacción con el cliente. 7. Realizar conjuntamente con el especialista coordinador del turno y con el Subdirector, los informes preliminares de los eventos de gran magnitud que 49 afecten la atención de la demanda del SEIN para enviarlos a la persona responsable de las comunicaciones externas. 8. Apoyar y seguir los lineamientos definidos por el especialista coordinador de turno o el analista en eventos y restablecimientos que se presenten en el SEIN. 9. Identificar los riesgos dentro de la Operación realizando evaluación y seguimiento de las variables eléctricas y energéticas. 10. Participar en la ejecución de estrategias de divulgación, sensibilización y comunicación de los proyectos asociados a la Subdirección. 50 5.3.4 Asegurar la Operación Comentarios y recomendaciones La propuesta asociada a esta área contempla la siguiente misión y objetivos: Misión: Realizar el proceso de aseguramiento de la operación, a través del entrenamiento de operadores, las incorporación efectiva de la tecnología en los diferentes procesos operativos del CND y análisis postoperativo, con el fin de identificar acciones de mejoramiento para la operación y garantizar la administración de los riesgos que afectan la seguridad y continuidad de la operación del SEIN en sus diferentes horizontes. Objetivos: 1. Implementar las actividades del proceso Entrenar Operadores, con el fin de conservar, transferir y certificar al personal con el conocimiento clave del negocio en la operación y administración de mercados de energía 2. Definir y dirigir la elaboración y mantenimiento del Manual de Operadores, el mantenimiento de las Guías de reestablecimiento y la elaboración de consignas para mejorar la productividad y eficiencia. 3. Definir y dirigir las actividades de simulación, validación de consignas y chequeo de requisitos, en la incorporación de nuevos proyectos para mejorar la productividad y eficiencia. 4. Definir y dirigir la realización del análisis postoperativo, con el fin de identificar acciones de mejoramiento para la operación y la administración del mercado. 5. Liderar la definición e implementación del plan de continuidad del negocio para garantizar la continuidad de los procesos críticos del mismo. 51 6. Definir y dirigir las actividades de seguimiento continuo del nivel de seguridad operacional del SEIN y realimentar a los diferentes procesos identificando acciones de mejoramiento de procesos, tecnología y competencias técnicas y humanas de las personas. 7. Definir y dirigir la incorporación de nuevas tecnologías a los procesos de la Direccion Operación, a través de la vigilancia tecnológica, la evaluación de la tecnología y el adecuado entrenamiento de las personas con el fin de garantizar el uso efectivo de las nuevas tecnologías en los procesos 8. Evaluar y coordinar la implementación de los cambios regulatorios que impactan la operación del SEIN para asegurar el cumplimiento de la regulación 52 5.3.5 Transferencias 5.3.6 Gestión de Información 53 5.4 Modelado de Alto Nivel Procesos de Apoyo (Propuesta inicial) La revisión de los procesos de apoyo se adelantará como fase complementaria al presente estudio. No obstante, a continuación se realiza una propuesta de las modificaciones, que a criterio del consultor tienen gran impacto en el éxito de la implementación de la reingeniería 5.4.1 Gestión Regulatoria y Jurídica 5.4.2 Perfeccionamiento técnico 54 5.4.3 Gestión Talento Humano y Organizacional 5.4.4 Gestión Tecnología Informática 55 6 NUEVA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL COES La estructura de una organización se refiere a la forma formal en que la gente y el trabajo son agrupados en unidades específicas. La estructura establece las relaciones de poder básicas en la organización y los límites respecto a las personas, para establecer y coordinar los fondos. La estructura define los componentes y roles organizacionales centrados en la ejecución de la estrategia. La Estructura propuesta para el COES es de tipo Funcional. Ésta se organiza alrededor de operaciones, investigaciones y desarrollo, finanzas y recursos humanos. La Estructura se aplica al COES por las siguientes razones: • • • • • • Tienen una sola línea de negocio Su tamaño es mediano Requiere estándares comunes Tienen una capacidad central que requiere gran experiencia en una o más áreas funcionales No se tiene una línea de productos diversificada No compiten en el mercado por desarrollar ciclos de tiempo rápidos respecto al desarrollo de productos. Otras ventajas que brinda este tipo de estructura: • • • • Compartir Conocimiento: Agrupar a los empleados, especialmente aquellos con conocimientos específicos, promueve una transferencia exitosa. Especialización: Una estructura funcional permite la especialización en áreas particulares de experticia. Estandarización: Una estructura funcional reduce los duplicados y divergencias en los sistemas y procedimientos. Administración de productos y servicios: Una estructura funcional es más efectiva en cuanto a la administración de una línea de servicio o de producto particular. La nueva estructura propuesta para el COES y que corresponde a los resultados obtenidos en el rediseño por procesos, es la siguiente: 56 57 7 PROPUESTA DE ROLES Y PLANTA DE PERSONAL 7.1 Nuevos Roles Un rol organizacional es un componente distintivo de la organización definido por un resultado único y un conjunto de responsabilidades. Los roles son definidos por dos dimensiones: resultados y responsabilidades. Un resultado es una meta alcanzar. Los resultados son consecuencias que se deben lograr. Las responsabilidades son las tareas que se deben ejecutar para cerrar la brecha entre el estado actual del trabajo y los estados deseados (los resultados). El diseño de nuevos roles para el COES se fundamenta en la propuesta de trabajar bajo un Modelo de Procesos. Los roles atenderán resultados y responsabilidades agrupadas en este Modelo. A continuación se presenta una tabla que homologa los cargos anteriores y los de la propuesta. Sin embargo, esta homologación es sólo una referencia puesto que en algunos casos no existe una total correspondencia entre las formas de trabajo. CARGOS ACTUALES CARGOS PROPUESTOS DIRECCION DE OPERACIONES DIRECCION DE OPERACIONES Director Operaciones DIRECTOR OPERACIONES SUB DIRECCION DE PROGRAMACION SUBDIRECCION DE PROGRAMACION OPERACIÓN Asistente Técnico SUBDIRECTOR PROGRAMACION OPERACIÓN ESPECIALISTA PROGRAMACION OPERACIÓN ANALISTA PROGRAMACION OPERACIÓN SUB DIRECCION DE COORDINACION SUBDIRECCION DE COORDINACION OPERACIÓN Subdirector Especialista Subdirector Asistente Técnico Especialista Programador Programador en Tiempo Real Especialista Programador Coordinador en Tiempo Real SUBDIRECTOR COORDINACION OPERACIÓN ANALISTA COORDINACION OPERACIÓN ESPECIALISTA COORDINACION OPERACIÓN 58 CARGOS ACTUALES SUB DIRECCION DE EVALUACION Sub Director Asistente Tecnico Especialista en Supervision de la Calidad CARGOS PROPUESTOS SUBDIRECCION ASEGURAMIENTO OPERACIÓN SUBDIRECTOR ASEGURAMIENTO OPERACIÓN ANALISTA ASEGURAMIENTO OPERACIÓN ESPECIALISTA ASEGURAMIENTO OPERACIÓN Especialista en Evaluacion Especialista en Protecciones SUB DIRECCION DE TRANSFERENCIAS SUBDIRECCION DE TRANSFERENCIAS MERCADO Sub Director Asistente Tecnico Especialista de Transferencias SIBDIRECTOR TRANSFERENCIAS MERCADO ANALISTA TRANSFERECIAS MERCADO ESPECIALISTA TRANSFERENCIAS MERCADO DIRECCION DE PLANIFICACION DE TRANSMISION DIRECCION DE PLANIFICACION Director de Planificacion DIRECTOR PLANIFICACION SUB DIRECCION DE PLANIFICACION SUBDIRECCION DE PLANIFICACION Sub Director Especialista de Planificacion Asistente Tecnico SUBDIRECTOR PLANIFICACION ANALISTA PLANIFICACION ANALISTA PLANIFICACION SUB DIRECCION DE INGENIERA Y PROYECTOS SUBDIRECCION INFORMACIÓN Sub Director Especialista de Estudios Especialista de Subestaciones Especialista de Lineas SUBDIRECTOR INFORMACION ESPECIALISTA INFORMACION ANALISTA INFORMACION Cada uno de los roles propuestos serán descritos, en el formato anexo (Formato Descripción de Cargos). 59 7.2 Planta de Personal La propuesta de personal que acompaña las modificaciones de procesos y estructura, consideró los siguientes insumos de análisis: • Planta actual del COES: se partió de una planta actual en el COES de 81 plazas, algunas de ellas vacantes. Dentro del análisis se consideró que todo el personal estaba constituido por Perfiles de Analistas y Especialistas. Lo anterior implica que, para el éxito de la implementación se requerirá un proceso de “profesionalización” de la planta de personal, lo cual será abordado y detallado en los planes de acción para la implementación de la propuesta • Información de los profesionales, sobre la percepción de cargas de trabajo • Como complemento al anterior ítem, se evaluó la carga de trabajo a través de una herramienta especialmente diseñada para este propósito. La evaluación de los resultados permitió ajustar parte de la información perceptual. • Benchmarking con operadores. La información recibida vía el BM permitió comparar el manejo que las empresas dan a la asignación de los recursos. En el análisis se consideraron las particularidades de las empresas y los mercados que atienden. La siguiente tabla presenta la planta de personal adicional requerida para implementar los cambios propuestos en la reingeniería: se incluye el perfil profesional requerido para el desempeño y los objetivos por los cuales se considera necesario el nuevo recurso. Más adelante se presenta el cronograma propuesto para la vinculación del personal. 60 61 8 COMPETENCIAS TÉCNICAS En las organizaciones contemporáneas, la gestión por competencias se constituye en una importante herramienta para vincular el desarrollo y administración del capital humano con el logro de la estrategia competitiva del negocio. También ha sido un factor común su contribución a la identificación y fomento de características de desempeño profesional superior, y su aporte como mecanismo que facilita la predicción de éxito de una persona frente a un cargo. La definición de competencias se convierte en el núcleo que nutre todas las actividades de la Gestión del Talento Humano de la organización y por esto debe ser cuidadosa en identificar, definir, validar, adquirir y desarrollar las competencias relevantes para garantizar su competitividad y su éxito. Al modelo de gestión elegido, se ligan las estrategias en selección, las políticas en compensación, las iniciativas en formación y la evaluación de la empresa en general. A continuación se describen algunas de las competencias consideras claves en la formación de los profesionales que enfrentarán los retos que plantea la reingeniería para el COES en cuanto a su eficiencia operacional y crecimiento: Análisis De Sistemas De Potencia Definición: Conocimientos y habilidades requeridos para el análisis y diseño de los sistemas de potencia y el aseguramiento de la economía, calidad, confiabilidad y seguridad del servicio eléctrico. Temáticas asociadas: os Cortocircuito, flujos de carga, estabilidad, transitorios magnéticos, integración de tecnologías , confiabilidad de sistemas de potencia, análisis energético, estudios de análisis y coordinación de protecciones, despacho económico, calidad de potencia, coordinación de aislamientos, planeación de sistemas de transmisión, seguridad del sistema. Componentes del Sistema Eléctrico Definición: Conocimientos de los componentes físicos que conforman un sistema de potencia de energía eléctrica, entendiendo la función que desempeñan dentro del sistema, sus principios de funcionamiento y todas las etapas del ciclo de vida del activo, tales como: diseño, construcción y montaje, pruebas y puesta en servicio, operación, mantenimiento y su disposición final. Temáticas asociadas: Máquinas eléctricas, líneas de transmisión de energía eléctrica, plataformas tecnológicas de soporte a la operación y el mantenimiento, sistema de telecomunicaciones, líneas de transmisión de energía eléctrica, software de protecciones, sistemas de medición, servicios auxiliares, centros de control, sistemas tiempo real, equipo de patio, configuración de subestaciones, sistema de protecciones, apantallamiento y puesta a tierra. 62 Sistemas en tiempo real Definición: Conocimientos y habilidades necesarios para analizar, controlar, supervisar y ejecutar acciones sobre los componentes del sistema de potencia, para obtener un servicio de energía eléctrica seguro, confiable y económico. Temáticas asociadas: operación en tiempo real, operación de centros de control, herramientas de gestión en tiempo real, protocolos de operación, ejecución de maniobras de equipo, características técnicas de los elementos del sistema, planes de continuidad, ajuste controles y protecciones del sistema, análisis de eventos, seguridad operacional, regulación de voltaje y frecuencia, supervisión de variables del sistema, restablecimiento del sistema. Mantenimiento del Sistema Definición: Conocimientos y habilidades propios para definir y garantizar la máxima disponibilidad y vida útil de acuerdo con los estándares y confiabilidad exigidos. Temáticas asociadas: Interventoría de actividades de mantenimiento, contaminación, panorama de factores de riesgo, prevención de accidentes, análisis y evaluación del desempeño de equipos, corrosión, métodos de diagnóstico de equipos, materiales, análisis de fallas, normalización de equipos, gerenciamiento de activos Prospectiva de la industria energética Definición: Conocimiento del conjunto de técnicas destinadas al establecimiento de necesidades y prioridades de largo plazo en la industria energética, teniendo en cuenta los aspectos científicos, tecnológicos, sociales y económicos involucrados. Temáticas asociadas: técnicas de prospectiva, plan energético nacional y regional, geopolítica, estudios económicos regionales, análisis de escenarios, diseño experimental, análisis de entorno, análisis de centros de demanda energética, plan de expansión de largo plazo para la industria eléctrica nacional e internacional, macroeconomía. Marco regulatorio y normativo Definición: Conocimientos y habilidades requeridos para interpretar, gestionar, proponer y aplicar leyes, decretos, resoluciones y demás aspectos normativos que regulan directa e indirectamente los negocios de la cadena productiva del sector eléctrico y la operación de mercados a nivel nacional e internacional. Temáticas asociadas: Marco regulatorio y normativo, regulación ambiental, estándares internacionales de gestión, regulación de otros sectores relacionados, regulación del sector eléctrico, regulación de seguridad ocupacional, regulación sobre comercio internacional, normas legales vigentes, regulación económica. 63 9 REPORTES DE ÁREA Y GERENCIALES REPORTES DE ÁREA: A continuación se presentan cada uno de los reportes de área que se realizan en cada una de las empresas XM, Camesa, Cdec y COES, luego presentaremos las recomendaciones a tener en cuenta. XM Progman RecEle Mangen CAMESA CDEC PROGRAMACIÓN DEL MANTENIMIENTO Cronograma MAPRO Programa de Mantenimiento mayor, índices de confiabilidad (LOLP, LOLE, LOEE, etc.) COES 0. Reporte generado Informe PAM, contiene el Programa de mantenimientos, recomendaciones eléctrica, interrupciones y sistemas aislado Informe Programa de mantenimiento mensual PMM 1. 2. Agentes, Programación diaria Agentes generadores y transportadores Se publica en la web. Usuarios son la CNE, los Coordinados, CDEC (DO, DP, CDC), 0. 1. Cliente 2. IPOEMP PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN DE MEDIANO PLAZO Prog. Estacional Programa de 12 meses Reporte generado Planificación CP y agentes Agentes MEM Se publica en la web. Usuarios son la CNE, los Coordinados, CDEC (DO, DP, CDC), Reporte de mantenimiento semanal: Equipo, hora de inicio, hora final y el motivo. Informe de recomendaciones eléctricas Las empresas y Osinerming, Programación La programación diaria, Coordinación de la operación y las empresas Sin información 1. Descargas de los embalses. 2. Informe MP: Generación, costo de combustible, consumo de combustible 1. 2. Corto plazo Empresas Cliente PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN SEMANAL 64 Programa semanal Prog. Semanal Informe de riesgo Agentes, Programación diaria Agentes MEM Reporte generado 1.- Programa semanal (7 dias) usado como referencia para el programa diario. Se realiza todos los miércoles para el período de Jueves de la semana en curso hasta miércoles de la siguiente semana. 2.- Programa de trabajos semanales en Sistema de Transmisión y/o Unidades Generadoras. Se publica en la web. Usuarios son la CNE, los Coordinados, CDEC (DO, DP, CDC), PSO Empresas integrantes, Osinergmin Cliente Reporte generado PROGRAMACIÓN DE LA OPERACIÓN DIARIA Despacho económico Prog. Diaria 1.- Programa diario de generación (próximas 24 horas). Se realiza los días hábiles. El día viérnes se realiza para todo el fin de semana inluyendo el día lunes . 2.- TCV 3.Factores de penalización. 4.- 2.- Programa de trabajos diario en Sistema de Transmisión y/o Unidades Generadoras. Agentes, coordinación de la Agentes MEM Se publica en la web. operación Usuarios son la CNE, los Coordinados, CDEC (DO, DP, CDC), PDO Coordinación de la operación, las empresas y Osinergmin. Se publica en la página web. Cliente PRUEBAS DE POTENCIA EFECTIVA Y RENDIMIENTO SIN REPORTE De acuerdo a lo definido en el protocolo. Reporte generado SIN REPORTE Coordinados, CDEC (DO, DP, CDC) Cliente Re-despacho de generación COORDINACIÓN SIN REPORTE 1. 2. Avisos de fallas Redespacho de Generación 1. 2. Reporte generado 3. IDCOS (Informe diario de la operación). Informe inicial, preliminar y final de perturbaciones (reportar los eventos). Informe ampliado (Interrupción mayor al 5% de la máxima demanda del SEIN). 65 Agentes, Programa diario, Coordinación de la operación en tiempo real SIN REPORTE 1. 2. Coordinados, CDEC (DO, DP, CC, CNE) Coordinados, CDEC (DO, DP, CC, CNE) 1. 2. 3. Cliente Informe post-operativo EVALUACIÓN Control Post Operativo Informes de desviaciones Reporte generado Todos los procesos CND y agentes Agentes MEM Coordinados, CDEC (DO, DP, CC, CNE) Cliente ESTUDIOS DE OPERATIVIDAD SIN REPORTE Informes de análisis Todas las empresas y OSINER. Todas las empresas , OSINER, y el ministerio. Viceministro. 0. IEOD (8:30 am) balance de lo que se programó vs la ejecución en tiempo real (validar que información debe tener IEOD 1. Carta de aceptación de retiro de instalaciones 2. Informe final de CTAE + acta. 3. Informe técnico del COES 4. Decisión ejecutiva 5. Informe de sistemas aislados y frecuencia (complementar los reportes de evaluación) 6. Informes de la transgresión (complementar informes de evaluación Reporte de transgresiones de calidad del producto 0. Sin información 1. Agentes y otras áreas del COES 2. Todas las empresas involucradas 3. Todas las empresas involucradas y el COES y autoridades 4. Dirección ejecutiva, legal 5. Sin información 6. Sin información 7. A las empresas y OSINER Estudio operatividadCarta indicando la aprobación del estudio "Aprobación estudio operatividad" Reporte generado SIN REPORTE Direcciones CDEC y Coordinados Empresas integrantes Cliente ESTUDIOS DEL SISTEMA ELÉCTRICO (ERACG) EDAC 66 SIN REPORTE Informes de análisis 1. Reporte generado 2. SIN REPORTE Direcciones CDEC y Coordinados 1. 2. Informe final ERAC(Evaluación general de la actuación del rechazo de carga resumen, al año cuantas veces opero bien y operó mal, los ajustes anteriores, propuesta de nuevos ajuste para mínima frecuencia y para sobre frecuencia que serian generadores). Informe de evaluación de actuación del ERACG Todos los agentes integrantes del SEIN y Osinergmin. Osinergmin Cliente Informe de protecciones PROTECCIONES SIN REPORTE Informes de análisis 1. 2. 3. Reporte generado Agentes, todos los procesos CND SIN REPORTE Direcciones CDEC y Coordinados 1. 2. 3. Memoria de calculo y planilla de ajuste Informe de protecciones sistémicas Informe de seguimiento para Osinergmin Agentes Agentes, OSINERGMIN Osinergmin Cliente Facturación y liquidación Reporte generado TRANSFERENCIAS 1. RESUMENES DE RESULTADOS 2. Documento de Transacciones Económicas 1. 2. RESUMENES DE RESULTADOS PLANILLA ELECTRÓNICA CON DETALLE DEL CÁLCULO de transferencias de Potencia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. informe de valorización Valoración Transferencia de Energía Activa Informe VTER Valoración de energía reactiva- REAC Informe de potencia firme VTP (Transferencia de potencia) Los datos proporcionados por las empresas, demanda, precios, declaración de peajes Archivo Compensaciones especiales DU 049 Informe del cálculo anual del IAPG Informe de potencia firme. VTP (Transferencia de 67 potencia) Los datos proporcionados por las empresas, demanda, precios, declaración de peajes Agentes y proceso de administración recursos financieros 1. 2. Coordinados, CDEC Agentes MEM 1. 2. Coordinados, CDEC Coordinados, CDEC 1. 2. 3. 4. Cliente 5. 6. 7. 8. ELABORACIÓN DE PLANES DE EXPANSIÓN DE LA TRANSMISIÓN XM no se realiza esta No se realiza esta No se realiza esta actividad, la realiza la UPME actividad actividad 1. 2. 3. Director de operaciones Ing Pino y este lo envía a las empresas- Se publica en la web Generadores Empresas integrantes Empresas: Generadores y transmisores Generadores Generadores y transmisores Empresas integrantes el día 4. Empresas: Generadores y transmisores Informe de diagnóstico Plan robusto Plan vinculante. Reporte generado XM no se realiza esta actividad, la realiza la UPME No se realiza esta actividad No se realiza esta actividad 1. SIN REPORTE SIN REPORTE SIN REPORTE SIN REPORTE Procesos internos y al COES. 2. MEM y COES MEM y COES Cliente Análisis Hidrológico para el CP, MP y LP ANÁLISIS HIDROLÓGICO SIN REPORTE Reporte generado Agentes , entes reguladores y el proceso de Planeación del CP, MP y LP SIN REPORTE Cliente INGENIERÍA Y PROYECTOS Informe de entrada de nuevos proyectos Aval de conformidad de proyectos Agentes Sin información Reporte generado Cliente GESTIONAR PARÁMETROS TÉCNICOS 68 Informe de parámetros técnicos SIN REPORTE Agentes y todos los procesos del CND SIN REPORTE Reporte generado Cliente Reporte generado PRONÓSTICO DE LA DEMANDA SIN REPORTE 1.- Previsión anual con un Propuesta de pronóstico al un periodo de duración de CND 2 años y actualización Pronóstico oficial cada 6 meses. 2.Previsión semanal con un periodo de duración de 7 días y actualizaciones diarias. 3.- Informe Mensual de previsión de demanda. CND y agentes, entes SIN REPORTE Se publica en la web. reguladores Usuarios son la CNE, los Coordinados, CDEC (DO, DP, CDC), SIN REPORTE SIN REPORTE Cliente IPOELP PLANEACION DEL LARGO PLAZO Simulaciones de Largo SIN REPORTE Plazo Costo futuro de años Reporte generado Agentes y Planificación del MP SIN REPORTE SIN REPORTE Mediano plazo Cliente Reporte generado GESTIÓN Y COORDINACIÓN GAS Informe de Coordinación de SIN REPORTE 1.- Información usada gas como dato de entrada para realizar Programa de Generación. 2.- Informe Resolución Exta 754. Agentes, Proceso de mantenimientos, Planificación del MP y CP y la programación diaria de la operación SIN REPORTE CNE, Coordinados, CDEC (DO, DP, CDC) Cliente Sin reporte INGRESO AL SEIN DE NUEVAS INSTALACIONES SIN REPORTE Informes de Revisión Reporte generado SIN REPORTE Direcciones CDEC y Coordinados 69 Cliente ESTADISTICAS 1. 2. Reporte generado 3. 1. 2. 3. Informe Estadística de operaciones Anual. Informe Estadística de operaciones Mensual. Informe de reajuste de peaje. Empresas Empresas Osinergmin Cliente ATENCIÓN DE IMPUGNACIONES Informe de atención de impugnaciones Reporte generado Abogado de dirección ejecutiva Cliente ASIGNACIÓN DE PAGO DE LOS SST Y SCT Informe de asignación de pagos SST y SCT Reporte generado Empresas generadores y transmisores Cliente Según los reportes generados por cada una de las empresas con las cuales se realizó el Benchmarking como lo son Camessa, CDEC y XM se realiza una recomendación en cuanto a los informes de área: 9.1 Proceso óptimo: Planificación 9.1.1Subproceso: Realizar Planificación Actividad: Planificación operativa LP – Análisis energético Reporte clave actual: No existe Situación actual: Este informe no se encuentra implementado, es sugerido con el fin de dar a conocer a los procesos del COES y a los agentes los resultados obtenidos del análisis energético en un horizonte de largo plazo. Nombre del Informe recomendado: Informe de Planeación operativa energético LP Recomendación: El informe contiene la siguiente información y puede ser presentado en Power point con los respectivos archivos anexos (resultados). • Información básica para las simulaciones a Largo Plazo 70 • Panorama energético del SEIN en el horizonte Largo plazo • Resultados del estudio Actividad: Planificación operativa LP – Análisis eléctrico Reporte clave actual: No existe Situación actual: Este informe no se encuentra implementado, es sugerido con el fin de dar a conocer a los procesos del COES y a los agentes los resultados obtenidos del análisis eléctrico en el horizonte de largo plazo. Nombre del Informe recomendado: Informe de Planeación Operativa Eléctrico LP Recomendación: este informe contiene la siguiente información y puede ser presentado en PDF o presentación Power point con los respectivos archivos anexos (resultados). • Objetivo del estudio • Áreas Operativas • Evolución del área sin obras adicionales • Supuestos utilizados para el estudio • Análisis de las áreas Operativas: en la cual se define la situación actual, supuestos, análisis eléctrico con evolución de restricciones, conclusiones y recomendaciones Actividad: Realizar el plan de transmisión Reporte clave actual: Informe de diagnóstico, Plan robusto y Plan vinculante Situación actual: Sobre estos informes no se da ninguna sugerencia ya que actualmente el COES se encuentra implementado la metodología para Elaborar el plan de transmisión de la expansión; la recomendación para ser de estos reportes los más óptimos es obtener retroalimentación con los clientes de estos informes sobre el contenido y estructura de estos, como son el Ministerio de energía y minas, Osingergmin y el COES. Actividad: Planificación operativa MP – Análisis energético Reporte clave actual: No existe Situación actual: Este informe no se encuentra implementado, es sugerido con el fin de dar a conocer a los procesos del COES y a los agentes los resultados obtenidos del análisis energético en un horizonte de mediano plazo. Nombre del Informe recomendado: Informe de Planeación operativa energético MP Recomendación: El informe contiene la siguiente información y puede ser presentado en Power point con los respectivos archivos anexos (resultados). • Información básica para las simulaciones a Mediano Plazo • Panorama energético sistema en el horizonte Mediano plazo • Resultados del estudio Actividad: Planificación operativa MP – Análisis eléctrico Reporte clave actual: No existe 71 Situación actual: Este informe no se encuentra implementado, es sugerido con el fin de dar a conocer a los procesos del COES y a los agentes los resultados obtenidos del análisis eléctrico en el horizonte de mediano plazo. Nombre del Informe recomendado: Informe de Planeación Operativa Eléctrico MP Recomendación: este informe contiene la siguiente información, este puede ser presentado en PDF o presentación Power point con los respectivos archivos anexos (resultados). • Objetivo del estudio • Resumen de recomendaciones operativas para levantar restricciones • Análisis de las áreas Operativas: en la cual se define la situación actual, consideraciones, análisis de resultados, conclusiones y recomendaciones 9.1.2 Subproceso: Gestionar protecciones y controles del SEIN Actividad: Coordinar las protecciones del SEIN Reporte clave actual: Informe de protecciones sistémicas Situación actual: Este informe es periódico, es realizado cada 4 años está definido por la regulación que aplica al COES. Nombre del Informe recomendado: Informe de protecciones sistémicas Recomendación: Este informe es elaborado de forma manual, se recomienda que este sea automatizado. Actividad: Coordinar las protecciones del SEIN Reporte clave actual: Informe de seguimiento para Osiner Situación actual: Se utiliza este informe para presentar el seguimiento del cronograma en el cual los agentes de comprometen a realizar los ajustes de protecciones. Nombre del Informe recomendado: Informe de seguimiento de ajustes de coordinación de protecciones Recomendación: Ninguna Actividad: Revisar y actualizar los estudios eléctricos especiales del SEIN Reporte clave actual: Informe final del ERACG Situación actual: Este informe es realizado anualmente y se hace de forma manual pero existe un modelo (plantilla) en el cual se actualizan los valores del estudio. Nombre del Informe recomendado: Informe final del ERACG Recomendación: Ninguna Actividad: Revisar y actualizar los estudios eléctricos especiales del SEIN Reporte clave actual: Informe de evaluación de actuación del ERACG Situación actual: Este informe es elaborado en el momento que ocurran eventos que afecten la frecuencia del SEIN, se realiza de forma manual. Nombre del Informe recomendado: Informe final del ERACG 72 Recomendación: Ninguna 9.1.3 Subproceso: Gestionar el ingreso y retiro de instalaciones del SEIN No se detectan reportes relevantes para este subproceso. 9.2 Proceso óptimo: Coordinar la operación 9.2.1 Subproceso: Realizar la reprogramación No se detectan reportes relevantes para este subproceso, se debe retroalimentar a la operación diaria en las causales de reprogramación. 9.2.2 Subproceso: Operar el sistema Actividad: Operar el SEIN Reporte clave actual: Informe IDCOS Situación actual: Para reportar la información de la operación diaria y eventos del SEIN actualmente se realizan los siguientes informes: • El informe diario de coordinación de operación del sistema IDCOS describe de la operación diaria del SEIN, se genera automáticamente desde la base de datos SICOES (en formato word), este es publicado en la web del COES y enviado por correo electrónico a los agentes. • Informe de evaluación de la operación diaria (IEOD): Contiene información similar al IDCOS, pero este tiene la información más completa y actualizada, ya que es elaborado para ser publicado a las 9:00am del siguiente al día de operación; las empresas toman el informe IDCOS con preliminar y el IEOD como definitivo, detectándose duplicidad de tareas al elaborar los dos informes IDCOS y del IEOD, ya que cumplen el mismo objetivo. • Informes de perturbaciones: Se reportan los eventos ocurridos cada día durante la operación en el proceso de Coordinar la operación por medio de tres informes de perturbaciones Inicial, preliminar y final; estos son publicados en diferentes plazos (horas) posterior a la ocurrencia del evento. El informe inicial y preliminar contiene la descripción del evento, causa de la perturbación, secuencia de eventos y consecuencias de los eventos; el informe final, contiene la causa de la perturbación, la descripción y las condiciones operativas del evento. Estos informes en algunos casos genera controversia con el informe IEOD, ya que en estos se realiza un análisis preliminar del evento. Nombre del Informe recomendado: Informe IDCOS Recomendación: Consolidar en un solo informe/reporte la información de la operación diaria del SEIN y no elaborar varios informes (IDCOS, IEOD, Perturbaciones), es decir, que sea el IDCOS el que entregue la información de la operación, el cual contenga los datos y descripción necesaria para los procesos del COES y para los agentes. Tal como se describe a continuación: 73 - Resumen de la operación del -SEINGeneración Hidráulica (GWh) Generación Térmica (GWh) Generación Cogeneradores (GWh) Generación Plantas Menores (GWh) Disponibilidad Hidráulica (MW) Disponibilidad Térmica (MW) Disponibilidad Cogeneradores (MW) Disponibilidad Menores Hidráulicas (MW) Disponibilidad Menores Térmicas (MW) Eventos de Demanda no Atendida Eventos de Tensión fuera de Rango Variaciones de Frecuencia Desconexión Automática de Carga Aspectos Generales de la operación Costos Vertimientos Aportes Eventos de Generación 9.3 Proceso óptimo: Asegurar la operación 9.3.1 Subproceso: Realizar análisis post-operativo Actividad: Realizar el análisis de eventos Reporte clave actual: Informe final de CT-AE Comité de análisis de eventos y acta de la reunión Situación actual: Una vez realizado el comité CT-AE se elabora acta de la reunión y un informe final del Comité. Nombre del Informe recomendado: Acta del CT-AE Recomendación: Elaborar solo el acta del CT-AE y eliminar el informe final de CT-AE, ya que la información que este contiene es posteriormente presentada en el informe técnico del COES, en el cual se describe de forma detallada lo acontecido en los eventos; en el acta CT-AE quedarían los aspectos relevantes y compromisos definidos en la reunión. Actividad: Realizar el análisis de eventos Reporte clave actual: Informe técnico del COES Situación actual: El informe es realizado de forma manual cada vez que los eventos que se generen transgredan la norma NTCSE, este informe contiene: La descripción del evento, la secuencia cronológica de los hechos, análisis detallado del evento, identificación de las empresas propietarias de los equipos 74 involucrados, la relación de las transgresiones a la NTCSE que se produjeron y las recomendaciones que se deriven del evento para los Agentes, para tomar medidas y prevenir que ocurra nuevamente el evento. Nombre del Informe recomendado: Informe técnico de eventos del COES Recomendación: Ninguna Actividad: Realizar análisis del desempeño eléctrico del SEIN Reporte clave actual: No existe Situación actual: Se sugiere este informe para mostrar los resultados obtenidos “Analizar el desempeño del sistema”, esta actividad se encuentra en el subproceso “Realizar análisis post-operativo”, el cual actualmente no efectúa el COES. Nombre del Informe recomendado: Informe del comportamiento eléctrico del sistema Recomendación: El informe debe contener en forma detallada el análisis de estabilidad de ángulo en el sistema eléctrico de potencia, estabilidad de tensión y estabilidad de frecuencia; para un periodo semanal y dar los resultados de este análisis a los interesados. 9.3.2 Subproceso: Continuidad de la operación No se detectan reportes relevantes para este subproceso. 9.4 Proceso óptimo: Gestión de información 9.4.1 Subproceso: Elaborar estadísticas Actividad: Elaborar estadísticas e informes Situación actual: Las subdirecciones de Evaluación y de transferencias están encargadas de elaborar diferentes informes y reportes que son necesarios para los procesos del COES, los y no todos estos están automatizados. Informes semanales Informe ejecutivo semanal para el presidente del COES. Informe semanal (todos los lunes), se envía a todas las empresas. Informes mensuales Informe de horas de operación y servicios complementarios (día 5), para Transferencias y todas las empresas. Informe de indisponibilidades (día 3), para Transferencias y todas las empresas. Informe de máxima demanda del SEIN (día 2), para Transferencias. Informe de sistemas aislados (día 3), es un insumo para Transferencias. Informe ejecutivo (día 12) para el directorio del COES. Informe de cumplimiento del programa de mantenimiento (día 15), para OSINERGMIN. Reporte de indicadores de supervisión (día 15), para OSINERGMIN. Informe mensual (día 4), para las empresas. 75 Informe mensual al OSINERGMIN (día 8). Nombre del Informe recomendado: No aplica Recomendación: Estos informes sean realizados por el proceso Gestionar información mediante el subproceso Elaborar estadísticas, es necesario llevar a cabo el plan de acción propuesto N°28 “Indagar con los clientes (internos y externos) sobre la percepción del contenido de los informes que se generan en la actualidad y determinar aquellos que no generen valor, para que sean unificados con otros o eliminados y dar cumplimiento a aquellos que son obligatorios (OSINERGMIN), de tal modo que los informes que se generen en este proceso sean oportunos y los necesarios para mostrar los resultados del proceso”. 9.5 Proceso óptimo: Programación 9.5.1 Subproceso: Coordinar Mantenimientos Actividades: Coordinar programa de mantenimientos anual, mensual, semanal y diario Reportes claves actuales: • Informe PAM, contiene programa de mantenimientos, recomendaciones eléctricas, interrupciones y sistemas aislados, • Informe Programa de mantenimiento mensual PMM, • Informe de programa de mantenimientos semanal 1. Reporte de mantenimiento semanal: Equipo, hora de inicio, hora final y el motivo, 2. Informe de recomendaciones eléctricas PAM Situación actual: Este informe es entregado a las Empresas integrantes, a Osinegmin y a la programación del CP, se realiza anualmente con actualización trimestral y consiste en recibir por parte de las empresas integrantes en formato Excel, la información se carga con una macro a la BD SICOES y de esta se extrae el programa anual, las recomendaciones eléctricas son redactadas manualmente, actualmente no tienen forma de extractar informes históricos y no cuentan con filtros para hacer más dinámicas otro tipo de consultas. PMM Situación actual: Este informe es entregado a las Empresas integrantes, a Osinegmin y a la programación del CP, se realiza mensualmente extrayendo la información de la BD SICOES y complementándolo manualmente. PSM Situación actual: Este informe es entregado a la programación diaria, Coordinación de la operación y las empresas integrantes del COES. Es realizado de forma manual, la información se obtiene de la BD de SICOES y se termina de procesar en un formato previamente establecido. Situación general Actual: Debido a que cada cliente; por ejemplo OSINERGMIN necesita la información en formatos diferentes se debieron implementar otros 76 tipos de informes que también se encuentran automatizados. SICOES tiene reportes definidos para todos los clientes internos o externos. Recomendación: En los reportes generados automáticamente faltan algunos filtros que serían necesarios para los reportes. Aunque los reportes son automáticos y no se cuentan con aspectos negativos relevantes, se recomienda diseñar reportes más flexibles para que los mismos usuarios puedan realizar nuevas consultas de la BD SICOES. 9.5.2 Subproceso: Programar el CP Actividad: Realizar programa semanal Reporte clave actual: PSO Situación actual: a nivel general no existe oportunidad de mejora porque los reportes se generan automáticamente solamente se le deben adicionar textos. De todas formas se podría pensar en automatizar en parte el programa y algunos textos queden manuales Nombre del Informe recomendado: Programa Semanal de Operación PSO. Recomendación: El PSO debe ser publicado por el COES, a más tardar a las 17:00 horas del jueves de cada semana, se debe realizar para un horizonte semanal que incluye desde el siguiente sábado de la semana de publicación, hasta el viernes de la siguiente semana La siguiente es la información que, como mínimo, se requiere en el informe: • Generación para cada una de las centrales del SEIN y para cada periodo de optimización. • Volumen para cada uno de los embalses del SEIN y para cada periodo de optimización. • Vertimiento para cada uno de los embalses del SEIN y para cada periodo de optimización. • Racionamiento para cada barra del SEIN y para cada periodo de optimización. • Flujos de potencia por cada línea y transformador del SEIN y para cada periodo de optimización. • Costos marginales para cada barra del SEIN y para cada periodo de optimización. El costo marginal es el valor de la variable dual asociada a la restricción de cobertura de la demanda en cada barra. Actividad: Realizar programa diario Reporte clave actual: Informe de programa diario PDO Situación actual: Se envía a coordinación de la operación, las empresas y Osinergmin. Se publica en la página web diariamente e involucra manualidad. Actualmente eexisten reportes que se generan automáticamente y responden a las necesidades que requiere el proceso. La Sub Dirección de Coordinación ha pedido más información sobre la programación diaria generando carga adicional para poder extractar la información solicitada. Nombre del Informe recomendado: Programa Diario de Operación PDO. 77 Recomendación: El PDO debe ser publicado por el COES a más tardar a las 16:00 horas de cada día, y realizarlos para un horizonte diario que incluye desde las 00:00 horas hasta las 24:00 horas del día siguiente a su publicación. En un futuro próximo se debe pensar en desarrollar reportes flexibles que permitan combinar variables para extraer fácilmente la información que solicitan otros procesoS y diseñar interfaces de usuario para que cada proceso pueda realizar las consultas de información ingresando con usuario y contraseña. 9.6 Proceso óptimo: Transferencias 9.6.1 Subproceso: Valorización de transferencias Actividad: Asignación de pagos SST y SCT Reporte clave actual: Informe de asignación de pagos SST y SCT “SISTEMAS SECUNDARIOS DE TRANSMISION” Recomendación: No existe recomendación para este informe Actividad: Calcular Compensaciones Especiales Reporte clave actual: Archivo Compensaciones especiales DU 049 Situación actual: Se entrega a los generadores con una periodicidad mensual, se encuentra automatizado. Recomendación: No existe recomendación para este informe Actividad: Valorización de energía activa, reactiva y potencia Valorización de energía activa Reporte clave actual: informe de valorización Valoración Transferencia de Energía Activa “VALORIZACION TRANSFERENCIAS ENERGIA ACTIVA Situación actual: Todos los reportes salen del TRANSCOES, salen cuadros, tablas, gráficos lo único que hacen manual es la descripción del texto que se debe realizar de esta forma porque depende de las premisas y consideraciones tenidas en cuenta. Entregado al director de operaciones Ing Pino y este lo envía a las empresas- Se publica en la web, se elabora mensualmente, Se genera del transcoes y se completa con texto, observaciones principales de los resultados y las consideraciones para su elaboración, Se revisa este informe en reunión con las empresas Recomendación: Automatizar la mayor parte posible del informe para optimizar los tiempos disponibles para análisis. Valorización de energía reactiva Reporte clave actual: Informe VTER Valoración de energía reactiva- REAC “VALORIZACION TRANSFERENCIAS DE ENERGIA REACTIVA” Situación actual: Actualmente toda la información del subproceso es trabajada y extractada de un mismo archivo de Excel. Para construir el informe se extrae la información manualmente de Excel, y de ahí se extrae el informe, se le adicionan las premisas, la información de las compensaciones II por regulación de tensión y los resultados de los factores de proporción. Se le entrega a los generadores, la periodicidad es mensual. 78 Recomendación: se recomienda crear reportes automáticos con los resultados de la valorización de las transferencias de energía activa, reactiva y potencia Valorización de potencia Reporte clave actual: “VALORIZACION TRANSFERENCIAS DE POTENCIA” 1. Informe de potencia firme 2. VTP (Transferencia de potencia) Los datos proporcionados por las empresas, demanda, precios, declaración de peajes Situación actual: 1. Se entrega a las empresas integrantes el día 4 de cada mes, se realiza de forma manual, en Excel. 2. Se entrega este informe a las empresas: Generadores y transmisores, con periodicidad mensual, se realiza de forma manual en un Archivo Excel. Se le adiciona texto, se publica en la web y se le envía correo a los agentes que se encuentra disponible. 3. Actualmente la información de los resultados del IAPG, IGPF y reserva rotante se tiene en Excel, y se imprimen directamente de Excel, luego de generado el informe se le agregan los textos correspondientes y otra información relevante. Los resúmenes se pasan a TRANSCOES. Recomendación: Automatizar los reportes porque la información que se genera cumple con lo establecido en las funciones del COES REPORTES GERENCIALES: Es importante destacar la gran labor que ha hecho el COES en cuanto a sus reportes dinámicos que se pueden visualizar por la página web permitiendo acceder a información privilegiada incluso en tiempo real. Se listan a continuación algunos reportes gerenciales los cuales son vitales para los directivos del COES y para sus empresas integrantes: • • • • • • • • • Informes de frecuencia del sistema en tiempo real Informes de intercambios. Informes de tensiones (valor, nivel de tensión y la fecha). Informe operativo anual Informes en línea con las variables más importantes del mercado como los son por ejemplo la demanda, la hidrología y realizar comparaciones con períodos anteriores. Realizando un tablero de indicadores. Informe de la descripción general del sistema eléctrico Informe ejecutivo día, informe ejecutivo mes (contienen información operativa) Informes mensuales de análisis del mercado (demandas, fronteras) Informe anual donde se muestra el balance de la empresa 79 • Informe de operación y administración del mercado del CP (se divide por capítulos, demanda, generación (análisis detallado del clima, aportes y reservas hídricas, etc), administración del mercado, los análisis realizados dependen de la situación climática, parte comercial, restricciones, transporte, anexos (marco normativo y principales eventos del SEIN), glosario. • Realizar un boletín mensual, informando las capacitaciones a realizar, seminarios etc. Automatización de reportes: • Desarrollar un portal de indicadores, en la cual esten las variables del mercado (oferta, demanda, etc), y muestre el estado de los indicadores, permita cambiar la resolución y la vista de los datos se muestre en pantalla o permita exportarlos. • Implementar Aplicativos de consulta de información histórica en la cual la información de la operación sea ingresada a las 6:30 a.m debido a que es muy importante la oportunidad en la entrega de información, En los aplicativos de consulta de información histórica se organiza la información por tipo de variable, tiene la resolución diaria (últimos 45 días) y mensual (un año hacia atrás), la clave es conocer qué tipo de cliente tiene el COES para conocer sus necesidades de información. Recomendaciones finales: • De acuerdo a los requerimientos de los agentes es conveniente ir adjuntando la información más solicitada en la página, para tenerla disponible. • Unificar la forma de entrega de información, manejar un formato para administrar la información que se entrega a todos los clientes finales de información. 80 10 INDICADORES DE GESTIÓN Un elemento clave para la implementación del Modelo de trabajo por procesos, es contar con indicadores que acompañen la gestión para la obtención de las metas trazadas. A continuación se propone un cuadro de indicadores de gestión, con el cual el COES en colaboración de los líderes de los procesos, podrá ajustar para que sirva de apoyo al direccionamiento estratégico y estén acordes con las metas programadas en su Plan Operativo. Las categorías corresponden a la metodología general de “Balanced Scorecard” o Cuadros de Gestión Integral y que contempla cuatro perspectivas: Clientes y Mercado, Finanzas; Productividad y Eficiencia y Aprendizaje y Desarrollo. El cuadro completo se anexa (Indicadores de Gestión COES) NOMBRE INDICADOR Perspectiva DEFINICIÓN Oportunidad publicación informe gestión clientes Clientes y mercado Días de atraso en la publicación del informe de gestión para los clientes definido en la Promesa de Servicio. Seguimiento al plan de mejoramiento clientes Clientes y mercado Gestión relazada por todas las áreas de la empresa con respecto a las acciones de mejoramiento derivadas de la encuesta de satisfacción de clientes externos del año inmediatamente anterior. Oportunidad de la sala de control Clientes y mercado Oportunidad de los productos entregados por el equipo de la Sala de Control de la dirección Coordinación de la Operación. Calidad de la sala de control Productividad y eficiencia Calidad de los productos entregados por el equipo de la Sala de Control de la dirección Coordinación de la Operación. Oportunidad en los productos de Largo Plazo - IOLP Clientes y mercado Atrasos en la entrega de los productos de Largo Plazo Oportunidad en los productos de Mediano Plazo - IOMP Clientes y mercado Atrasos en la entrega de los productos de Mediano Plazo Calidad en los productos Productividad de Largo Plazo - ICLP y eficiencia Observaciones en los productos de Largo Plazo 81 NOMBRE INDICADOR Perspectiva DEFINICIÓN Calidad en los productos Productividad de Mediano Plazo – y eficiencia ICMP Observaciones en los productos de Mediano Plazo Oportunidad en los productos de Corto Plazo - IOCP Atrasos en la entrega de los productos de Corto Plazo Clientes y mercado Calidad en los productos Productividad de Corto Plazo - ICCP y eficiencia Observaciones en los productos de Corto Plazo Disponibilidad telecomunicaciones Disponibilidad de los servicios de Internet, intercambio de voz y datos -portador, satelital y telemática-, que se requieren para la operación y la administración del mercado de energía. Productividad y eficiencia Productividad Disponibilidad servidores y eficiencia Disponibilidad de los servidores que soportan los procesos del negocio. Se mide el % de tiempo de servicio de las bases de datos, catalogando por categorías de impacto en los procesos que soportan. Disponibilidad bases de datos Productividad y eficiencia Disponibilidad en bases de datos que soportan los procesos de negocio. Se mide el % de tiempo de servicio de las redes, bases de datos y servidores, catalogando las bases de datos por categorías de impacto en los procesos asociados. Disponibilidad componentes de red LAN Productividad y eficiencia Disponibilidad de los servicios de red -LAN- que soportan los procesos del negocio. Se mide el % de tiempo de servicio de las redes. Calidad de la programación Productividad y eficiencia Número de veces que se entreguen despachos que generen reajustes en el redespacho correspondiente, se aclara que una decisión que afecte varios periodos se contabiliza como un solo error. Calidad del proceso pronóstico de la demanda Productividad y eficiencia Desviación del pronóstico semanal de demanda con respecto al real Atraso en la publicación de la Liquidación Productividad y eficiencia Atraso en publicación de la información soporte de la liquidación 82 11 IMPLEMENTACIÓN DE LA REINGENIERÍA La implementación de los resultados del estudio de reingeniería, plantea un reto a la organización que debe ser asumido dentro de un contexto más grande aún como lo es la Gestión del Cambio. La Gestión del Cambio debe ser vista como la gran oportunidad para transformar al COES en la empresa líder que plantea su nueva misión, a través de la vinculación de todos los niveles de la organización Para esto, existen herramientas que permiten planear la ejecución de los cambio aminorando los impactos negativos que podrían producirse por desconocimiento o inadecuado manejo de los elementos claves de la organización 11.1 Gestión Del Cambio La primera herramienta propuesta es generar estrategias de sensibilización y comunicación que permitan el logro de los objetivos planteados en el proyecto de reingeniería. Para esto se plantean los siguientes pasos: • Identificación de riesgos • Formulación de estrategias para el cambio 11.1.1 Identificación de riesgos El estado de evolución de la organización reta al equipo humano a asumir un nuevo modelo de gestión, generando el ambiente ideal para el cambio, siendo necesario modificar la importancia del interés particular hacia el organizacional. Aspectos que se observan: Se evidencia compromiso en el corto y en el mediano plazo de la gente y una orientación a metas individuales La interacción entre áreas está calificada como baja por la independencia de productos y servicios asociados. Es una organización basada en el conocimiento y se debería dar gran importancia a este elemento. Se percibe una debilidad en la cultura de servicio 83 Para facilitar el proceso de implementación de la nueva estructura se considera importante: 1. Comunicar las razones que sustentan su ajuste; así como su clara alineación con los objetivos estratégicos, asegurando un despliegue organizacional que facilite su entendimiento e interiorización alcanzando el compromiso de todas las áreas y personas. 2. Generar espacios, iniciando desde la Alta Dirección, que desplieguen la vivencia de los valores organizacionales a lo largo de toda la Organización. 3. Necesidad de contar con un sistema de Gobierno que fomente el logro de los objetivos organizacionales, fortaleciendo el rol de los líderes con empoderamiento y autonomía individual y gran capacidad para la toma de decisiones. 4. Anticiparse y prepararse estratégicamente para la fuerte transición humana que sufrirá durante los próximos dos años. 5. Definir nuevos modelos de gerencia del recurso humano como factor estratégico. 6. Necesidad de responder con calidad a los clientes 7. Desarrollar la capacidad de orientación y flexibilidad a los cambios, no solamente referidos a cambios en regulación. 11.1.2 Estrategias para el cierre de brechas 1. Liderazgo claro y fuerte del primer nivel que genere intencionalmente acciones que contribuyan a la consolidación del Equipo Directivo como un auténtico Equipo Gerencial, integrado y alineado alrededor del Direccionamiento Estratégico 2. Avanzar con sentido de urgencia en la comunicación de la nueva arquitectura organizacional y en la definición de los roles de todas las áreas • Comunicar la Arquitectura Organizacional, el ámbito de actuación, el rol de cada área, y alinear los procesos y estrategias a esta definición. • Definir los modelos de actuación necesarios en la implementación de la nueva estructura. 3. Crear en el Equipo Directivo un poderoso Concepto Estratégico, que le proporcione identidad y se constituya en la base de la alineación de toda su gente. • Definir un panorama y visión clara de hacia dónde ir y convertir la estrategia en una poderosa causa. • Definir objetivos tangibles que permitan conseguir el éxito y diseñar planes de acción inmediatos. • Bajar el Direccionamiento Estratégico a los diferentes niveles del COES con la finalidad de liderar el proceso de alineación de todos hacia la gran estrategia y alinear la gestión del cambio con los objetivos del negocio. • Identificar constantemente las barreras para el cambio organizacional y definir estrategias para tratarlas. 84 4. Impulsar el desarrollo personal y grupal del equipo de la alta dirección facilitando a los integrantes el desarrollo de actitudes positivas, el compromiso, la comunicación, el trabajo en equipo y el desarrollo de habilidades de dirección necesarias para construir condiciones organizacionales en las cuales se obtengan los resultados planteados • • • 11.2 Desarrollar un plan de acompañamiento, a partir del conocimiento individual personal y profesional, para todas las personas de la Alta Dirección que permita aportar herramientas para el logro de los objetivos y conjugar estas habilidades gerenciales con calidades humanas. Desarrollar un plan de acompañamiento, a partir del conocimiento Grupal que permita aportar en la consolidación de un Equipo de Alto desempeño. Complementar el enfoque con un programa de Habilidades Gerenciales, para aumentar el compromiso, la comunicación, el trabajo en equipo, el desarrollo de habilidades de dirección y calidades humanas, necesarias para construir condiciones organizacionales en las cuales se obtenga involucramiento real de los participantes. Planes de acción específicos Para la implementación de los resultados de la reingeniería, se propone la ejecución de varios planes de acción, relacionados con los pilares de la organización: Personas, Procesos, Tecnología. A continuación se presentan, inicialmente, los planes que deberán llevarse a cabo por cada pilar. 11.2.1 Personas 11.2.1.1 Proyecto implementación Reingeniería Con el fin de obtener los mejores resultados en la implementación de las recomendaciones de la Reingeniería, se propone conformar un proyecto específico bajo el liderazgo de un profesional con las siguientes características: Estudios: Profesional en Ingeniería o Administración de empresas o carreras afines, con Especialización en Gerencia de Calidad, Gerencia de Proyectos o Gerencia de Recursos Humanos 85 Experiencia: Mínimo siete (7) años en diseño organizacional y gerencia de procesos o Gestión del Cambio en grandes empresas y multinacionales. Experiencia en implementación de Sistemas de Calidad. Conocimientos en • • • • • • • • Normas ISO Gerencia de Proyectos – PMBOK Gerencia de Cambio Organizacional Diseño de Organizaciones Diseño de Procesos Metodología Business Management Process BPM Gestión por Competencias Metodología Balanced ScoreCard Competencias • • • • • Pensamiento sistémico Construcción de redes colaborativas Adaptabilidad: iniciativa, flexibilidad, innovación Liderazgo Orientación al logro Misión: El profesional tendrá a su cargo el proyecto de implementación de los resultados de Reingeniería del COES que comprende diferentes actividades tales como la Gestión por Procesos, la preparación para la certificación ISO9001, la Gestión del Cambio e instaurar el nuevo modelo por procesos y su Estructura Orgánica asociada Principales actividades: 1. Coordinar los equipos y actividades requeridas para la implementación y posterior seguimiento de los resultados de la Reingeniería con el fin de elevar los estándares de los servicios y mejorar la percepción de los clientes del COES 2. Formular estrategias, coordinar actividades y liderar los procesos de cambio y gestión de la cultura, con el fin de asegurar la preparación y adaptación de la organización para afrontar los retos 3. Implementar y administrar el Sistema de Calidad para aportar al mejoramiento continuo y optimización de procesos y recursos y el incremento de la efectividad y productividad 4. Coordinar las actividades requeridas para calidad. obtener y mantener la certificación de 5. Diseñar, coordinar e implementar los instrumentos y procedimientos organizacionales (Cuadros Mando Integral e Indicadores) con el fin de preparar y adecuar la organización para el desarrollo y seguimiento de las Estrategias Empresariales 86 6. Diseñar, proponer e implementar esquemas de relacionamiento con terceros (outsourcing) para optimizar y dar foco a los recursos en los procesos críticos del negocio 11.2.1.2 Movimiento de personal A continuación se grafica la manera como se propone realizar los movimientos del personal, que ejecuta los procesos y que serán modificados según el nuevo Modelo de Procesos del COES: 11.2.1.3 Plan general de ingresos de personal A continuación se propone el plan de implementación del personal a dos años. La propuesta establece cubrir en el primer año aquellas plazas claves para la implementación de los cambios de la reingeniería. Para el segundo año, se programan aquellos ingresos que permitirán reforzar el desarrollo y fortalecimiento de las actividades de consolidación del nuevo modelo. 87 Ingresos de personal operativo - 2011 Ingresos de personal de apoyo - 2011 88 Ingresos de personal - 2012 11.2.2 Procesos A continuación, se presenta el plan de acción relacionado con los cambios que se requieren en los procesos. Los planes están divididos en procesos responsables de su implementación y se programan (recomiendan) en diferentes horizontes hasta de tres años para su implementación. Estos planes deberán ser revisados por cada procesos (área) responsable y programados de acuerdo con los recursos disponibles y criticidad de las actividades. 89 Proceso Brecha/Problema Asegurar la operación Actualmente la SEV realiza una serie de actividades que aunque son funciones importantes del COES no estan orientadas al análisis postoperativo Asegurar la operación Asegurar la operación Coordinación operación Planes de acción Implementar el proceso de Asegurar la operación que contiene dos subprocesos Realizar análisis postoperativo y contiuidad de la operación, el cual contiene: Gestionar continuidad, Gestionar guías de restablecimiento, Realizar entrenamiento de operadores. La información suministrada por la coordinación en cuanto al registro de eventos presenta inconsistencias o no esta disponible en el momento Establecer un indicador que mida la calidad de efectuar el análisis postoperativo del registro de eventos y observaciones de los sucesos relevantes de la operación por parte de la coordinación Realizar capacitaciones a los operadores de los centros de control de las diferentes empresas integrantes con el fin de unificar Falencias de comunicación y los conceptos y puedan estar en el mismo entendimiento entre los operadores nivel de conocimiento en cuanto a : del COES Protocolos de comunicación, la coordinación de la operación y manejo y operación de guias de restablecimiento Las empresas integrantes entregan los procedimientos maniobra actualizados Grupo Año 1 Año 1 Año 2 Establecer un procedimiento y acuerdo de no nivel de servicio con las empresas para la de entrega de sus procedimientos de maniobra ajustados a la realidad procedimientos Año 1 Coordinación operación No se evidencia una comunicación efectiva entre los procesos operativos Coordinación operación La información suministrada por la coordinación en cuanto al registro de eventos presenta inconsistencias o no esta disponible en el momento de efectuar el análisis postoperativo Coordinación operación Implementar reuniones operativas diarias, en la cual participe un representante de cada una de las áreas del COES, con el fin de retroalimentar los principales eventos ocurridos en operación del día anterior para ser considerados en cada uno de los procesos. Implementar que el coordinador de turno debe realizar verificaciones aletorias de los eventos registrados en la bitacora al terminar la jornada, en caso de incumplimientos debe registrar el incidente Año 1 Año 1 Esta bajo criterio del analista realizar Definir y documentar criterios claros para reprogramación del PDO realizar la reprogramación del PDO Año 1 90 Coordinación operación La información recibida mediante el sistema Scada (Desarrollado a la medida por el COES) no es la idonea para garantizar la correcta operación del sistema Coordinación operación Implementar el esquema de turnos en los cuales se encuentren los tres roles necesarios para Coordinar la operación: Coordinador, Analista y Operador en cada El rol de más experiencia "Analista" turno no esta presente en todos los turnos Garantizar que el rol Coordinador del poniendo en riesgo la operación equipo sea el responsable de la calidad y el cumplimiento en la coordinación diaria por cada turno trabajado y sea el rol de mayor experiencia Incluir en el plan tecnológico la evaluación de la herramienta Scada con el fin de actualizarla a las nuevas perspectivas de la organización Año 2 Coordinación operación Gestión de información Gestión de información Gestión de información Gestión de información Estructurar y realizar la programación de turnos en la cual se debe tener en cuenta las El esquema de turnos actual no esta horas laborales al año, por turno, funcionando vacaciones, incapacidades, capacitaciones, actividades administrativas y días festivos para tener cubierta la capacidad necesaria del proceso En los resultados de la encuesta ADN(Análisis de detección de necesidades de los integrantes) se Estructurar el subproceso Gestionar clientes observa debilidad en la calidad del para lograr una gestión centralizada de la servicio y la atención de necesidades información de estos, ademas del registro y de los clientes contratos Adicionar una funcionalidad al sistema de administración integral en el cual las No existe el medio para que los empresas integrantes mediante un estandar agentes ingresen la información que registren o carguen la información que necesario que estos suministren de alimenta todos los modelos y se elimine el forma ágil, oportuna y estandarizada. envió por correo electrónico (Ejemplo: Datos hidrológicos, información de la operación diaria y eventos ocurridos) Año 1 Año 1 Año 2 Año 2 Incorporar a la nueva aplicación la administración de los parametros técnicos que permita a las empresas integrantes actualizar los parametros técnicos, costos variables de combustible y no combustible Año 2 El ingreso de la información a los modelos para realizar las corridas Crear una funcionalidad para que la eléctricas y energéticas se hacen información de las empresas se transfiera automáticamente a la herramienta que se mediante tareas manuales encarga del análisis energético y eléctrico. Año 3 No existe el medio para que los agentes ingresen la información que necesario que estos suministren de forma ágil, oportuna y estandarizada. 91 Gestión de información Gestión de información Presentar ante OSINRGMIN el requerimiento para regular la calidad de la información que alimenta los procesos del La calidad de la información COES. entregada por las empresas Una vez definida la ley, diseñar un proceso integrantes no es buena de retroalimentación y calificación de la información remitida por las empresas integrantes. Año 2 Estandarizar los criterios para poder La elaboración del estudio no se hace obtener un análisis coherente de Pruebas de forma estandar por parte de los de potencia efectiva y de rendimiento por agentes parte de las empresas. Año 2 Gestión de información Capacitar a otro funcionario del COES para Actualmente la persona que realiza la que ejecute la actividad estudios de revisión de los estudios de potencia potencia efectiva y rendimiento y se logre efectiva y rendimiento es un externo eliminar la dependencia en la realización de al COES la misma Año 1 Dejar claro por procedimiento que existe una priorización que impide la atención de más de dos pruebas de potencia efectiva y rendimiento al tiempo Establecer en conjunto con los agentes un plan anual de entregas de los estudios Gestión de información El COES para atender dos pruebas simultaneas de potencia efectiva y rendimiento no cuenta con el personal suficiente Gestión de información Implementar el proceso diseñado para la gestión de parámetros técnicos Construir un procedimiento que diga claramente como se debe hacer la actualización de los parámetros técnicos (Ficha técnica) a nivel organizacional definiendo la responsabilidad de los agentes La actualización de los parametros y del COES, los parámetros que deben ser técniccos se realiza de forma actualizados, las unidades en las que va a descentralizada, por cada proceso ser manejados y comunicar lo definido a las empresas integrantes (En el procedimiento se debe especificar que la actividad gestionar parametros técnicos debe dar señales a todos los procesos cuando exista cambios en la red y en los parametros del sistema) Año 1 Año 1 92 Gestión de información Implementar el subproceso Realizar pronóstico de la demanda perteneciente al La demanda que alimenta los proceso de Gestión de información. modelos es tomada de la información Elaborar un nuevo procedimiento el cual que envian los agentes y tambien se describa en detalle el como realizar cada pronostica en procesos diferentes una de las actividades definidas en el subproceso Año 1 Gestión de información Las actividades que actualmente se Desarrollar una herramienta que soporte el realizan para pronósticar la demanda subproceso de realizar pronóstico de la son muy manuales demanda Gestión de información Diseñar un estándar para que todas las áreas envíen la información de forma que se Los procesos generan la información facilite el procesamiento y validación de los de acuerdo a los criterios datos y la posterior elaboración de informes establecidos por cada uno de ellos para el subproceso elaboración de estadísticas e informes Año 3 Año 1 Gestión de información La información no esta disponible Diseñar nuevos reportes e informes según cuando se necesita a nivel del COES las propuestas realizadas en la reingeniería Gestión de información Indagar con los clientes (internos y externos) sobre la percepción del contenido de los informes que se generan en la actualidad y determinar aquellos que no generen valor, para que sean unificados con otros o eliminados y dar cumplimiento a aquellos que son obligatorios (OSINERGMIN), de tal modo que los informes que se generen en este proceso sean oportunos y los necesarios para mostrar los resultados del proceso. Año 1 Disponer del personal idoneo para la atención de requerimientos del cliente Año 2 Año 1 Gestión de información Gestión de información Existencia de informes redundantes No se brinda una atención adecuada al cliente La información hidrológica que Implementar el procedimiento diseñado por alimenta los procesos es la XM para el pronóstico de hidrología con el suministrada por parte de las fin de garantizar la calidad de este insumo empresas integrantes relevante para todos los procesos del COES Año 1 93 Gestión Regulatoria y Jurídica OPT Planificación Planificación Planificación Actualmente cada área da solución a las reconsideraciones, impugnaciones y apelaciones que son esteblecidas por los agentes, pero no existe un proceso que todos los procesos de la organización apliquen Implementar la actividad de atender reconsideraciones, impugnaciones y apelaciones documentada en el proyecto de reingeniería siguiento los lineamentos allí plasmados El COES actualmente no tiene mecanismos preventivos que le permita identificar problemas y establecer acciones que los evite, Implementar el proceso de control interno igualmente no tiene identicados los diseñado en la consutoría por parte de XM riesgos que puede exponerse la que contiene la administración de los organización riesgos operativos y la gestión del control interno Diseñar una herramienta que se adecue al caso peruano, que tenga el tema gas, energía renovable y demás características Actualmente se realizan actividades indispensables para el análisis energético manuales para realizar el análisis además ayude en la elaboración de energético en los diferentes informes automáticos y tenga la siguiente horizontes que no permiten funcionalidad: mediante inteligencia concentrase en el análisis de los artificial permita dar señales sobre los resultados escenarios críticos energéticos para poder definirlos, debido a que en ocasiones se utiliza solamente la experticia del especialista Definir claramente los horizontes de No cuentan con horizontes estándar estudio, comunicarlos y documentarlos en para realizar los estudios eléctricos y la normativa aplicable al COES y dejarlos energéticos identificados en cada uno de los procesos El COES actualmente no cumple la función de realizar el planeamiento Implementar el subproceso "Planificación operativo del sistema en el largo operativa del Largo Plazo" el cual comprende tanto el análisis energético plazo como eléctrico y elaborar el plan de transmisión y diseñar los procedimientos que lo soporten Año 1 Año 1 Año 3 Año 1 Año 2 94 Planificación Implementar el proceso que comprende todas las etapas del ingreso y operación comercial de nuevas o repotenciación de instalaciones al SEIN o del retiro de instalación del SEIN, de tal modo que se pueda ver el flujo del proceso, los requisitos que debe cumplir el cliente en cada una de las fases (documentación y tiempos de Se le da un tratamiento diferente al entrega) y se facilite el manejo de la estudio de pre- operatividad y información; de tal modo que pueda realizar operatividad al encontrarse en la trazabilidad al proceso y prestar un subdirecciones diferentes servicio eficiente al cliente, las etapas a cubrir para una nueva o repotencialización de una instalación: Estudio de pre operatividad. Estudio de operatividad. - Ingreso de operación comercial. En el caso del retiro, definir las actividades para el retiro de una instalación del SEIN, ya que no se encuentra documentado. Planificación Las empresas deben entrgar la información con tres meses de anticipación para que el COES pueda revisar el estudio de operatividad y actualmente no se cumple Planificación Actualmente se realizan actividades manuales y se manipula la información para la coordinación de protecciones, lo cual puede afectar el resultado final de esta actividad Planificación Programación No se encuentra estandarizado el suministro de información para la actividad de coordinar protecciones No existe el medio para que los agentes ingresen la información que necesario que estos suministren de forma ágil, oportuna y estandarizada. Definir, documentar y divulgar a todos los interesados los criterios de conexión y plazo de entrega de la información por parte de las empresas, para el ingreso de una nueva instalación. Implementar la herramienta Powerware que permite realizar de forma más ágil y automatizada el proceso de Análisis de protecciones Definir en un procedimiento que los Agentes entreguen la información de protecciones en formatos estandarizados previamente definidos por el COES y se especifique la obligación de las empresas en la entrega oportuna y completa de la información (Plazos y tipo de información). Elaborar y hacer aprobar el procedimiento definido para proceso Coordinar protecciones. Desarrollar una aplicación de administración integral que permita gestionar los mantenimientos, y atraves de este los agentes ingresen las solicitudes y las empresas puedan consultar la información en línea, detecte simultaneidades, restrinja el ingreso para el cumplimiento de los plazos definidos en el procedimiento y cuente con mecanismos claros de seguridad y control con el fin de minimizar la manipulación de la información Año 1 Año 1 Año 1 Año 1 Año 1 95 Programación Programación Programación Programación Programación SGC Se hicieron modificaciones al procedimiento 22; Reserva rotante del sistema interconectado nacional y no se ha implementado No es conocida la capacidad de recursos necesarios para atender los mantenimientos ya que actualmente no se tiene información del volumen real de los mantenimientos ni los cambios presentados en el tiempo El metodo para la coordinación de mantenimientos actualmente no se hace de forma sistemática Implementar los nuevos procedimientos creados para programación Se debe realizar un monitoreo permanente (mensual) en el proceso para realizar un seguimiento al comportamiento de los mantenimientos y saber en qué épocas del año se presentan mayor volumen y cuál es la tendencia de crecimiento para lograr satisfacer la demanda del proceso. N°Mantenimientos/mes. Establecer un indicador por empresa que muestre mensualmente el incumplimiento en el programa de mantenimientos por parte de las empresas integrantes y reportar al OSINERGMIN dicho indicador para se efectuen las respectivas penalizaciones. N°Mantenimientos incumplidos/Empresa Seleccionar coordinador de mantenimientos que direccione un equipo de análistas que permita garantizar la seguridad del sistema realizando un análisis eléctrico y energetico exhaustivo y sistemático cumpliendo los criterios de seguridad, confiabilidad y estabilidad del sistema siguiendo el procedimiento definido No existe una planeación fundamentada para la programación Realizar reuniones periodicas con los de los mantenimientos por parte de agentes para coordinar y planear los mantenimientos previo envío a la solicitud los agentes formal Crear listas de chequeo automáticas para optimizar y hacer más ágil la ejecución del Existe la posibilidad que se omita la proceso minimizando el riesgo que se olvide ejecución de tareas en el proceso ejecutar alguna de las actividades relevantes para garantizar la consistencia de los resultados. El COES actualmente no tiene mecanismos preventivos que le permita identificar problemas y establecer acciones que los evite, igualmente no tiene identicados los riesgos que puede exponerse la organización Establecer y formalizar actividades de control duales que permitan garantizar la calidad en los resultados de los procesos. Se recomienda diseñar registros para garantizar la evidencia de los controles, medio y tiempo de conservación. Año 1 Año 1 Año 1 Año 1 Año 2 Año 2 96 SGC SGC SGC No se encuentra estandarizada la medición de los procesos y es cada área quien realiza la documentación El COES tiene la necesidad de tener definido el sistema de gestión de calidad y no existen los lineamientos para cumplir con los requisitos que deben cumplir para obtener la certificación de este No existe políticas y procedimientos que defina los lineamientos para el manejo de la información, que garantice la disponibilidad para quienes la requieran SGC No existe el medio para que los agentes ingresen la información que necesario que estos suministren de forma ágil, oportuna y estandarizada y las empresas integrantes no cuentan con procesos estructurados que garanticen el trabajo conjunto y sincronizado con el operador SGC El COES no tiene definido un ambito de acción uniforme para todas sus labores que realiza, cada subdirección tiene establecido en algunos casos por normativa o por la experiencia los límites de acción Diseñar un proceso de mejoramiento continuo mediante el cual se realice medición y análisis de los procesos , permita realizar actualizaciones centralizadas de la documentación, aprobaciones de los documentos y defina los lineamientos para realizar la revisión por la dirección para lograr la certificación de calidad ISO9001. Iniciar un proyecto para establecer el sistema de gestión de calidad en la organización -Nombrar al lider de proyecto - Implementar planes de acción en el orden de ejecución propuesto -Realizar seguimiento a los indicadores -Gestionar el cumplimiento de los mismos -Establecer planes de mejora en caso de ser necesario. Se debe realizar una reunión con los directivos de la organización para definir claramente los tiempos y medio de conservación de la información para poder registrar una política clara y que sea de conocimiento para todos los empleados de la organización y para las empresas integrantes del COES Iniciar una campaña por parte del COES de Mejoramiento continuo la cual tenga como finalidad que las empresas integrantes estandaricen sus procesos de acuerdo a las necesidades del negocio (Sector energético) y Describir un procedimiento en el cual se retroalimenten a las empresas sobre las inconsistencias presentadas para que ellos mejoren sus procesos Definir para todas la funciones del COES por medio de normas y procedimientos los límites de actuación. Ejemplo: Coordinación definir los límites de operación para frecuencia y voltaje. Año 2 Año 2 Año 2 Año 3 Año 1 97 SGC Existe incumplimiento por parte de los agentes en las obligaciones establecidas por ley en cuanto a la recepción de todo tiempo de información. Ejemplo en programación no se cumplen las fechas establecidas para la publicación del programa de la operación diaria. Gestionar con el OSINERGMIN medidas sancionatorias respecto al incumpliento en el envío de información por parte de las empresas integrantes SGC SGC Existe incumplimiento por parte de los agentes en las obligaciones establecidas por ley en cuanto a la recepción de todo tiempo de información. Ejemplo en programación no se cumplen las fechas establecidas para la publicación del programa de la operación diaria. Realizar seguimiento al cumplimiento de los plazos definidos para recibir información por parte de las empresas integrantes (Realizar este seguimiento cada mes y llevar un consolidado histórico). Número de incumplimientos x agente /mes Coordinar la creación de un comité con particiapción de los representantes de las No existen espacios en los cuales se empresas integrantes y del COES en el cual unifiquen conceptos, metodologías, se soluciones problemas, se expliquen solución de problemas; entre los motivos de no aprobación de estudios y agentes, el COES y OSINERGMIN exista un espacio para considerar opiniones y sugerencias de las empresas integrantes SGC No se han establecido los patrones para realizar el análisis eléctrico por todos los procesos, en cada área es creada la base de datos para el Digsilent de acuerdo a sus necesidades SGC Se realizó el proyecto de reingenieria el cual esta sustentado en un plan Implementar los indicadores definidos para que debe tener alguien responsable plan de transformación de su implementación, evaluación y control Coordinar la Implementación los criterios para realizar el análisis eléctrico para todos los procesos del COES, con el fin de dar cumplimiento a los criterios de seguridad, confiabilidad y estabilidad del sistema Año 1 Año 1 Año 2 Año 1 Año 1 98 SGC No existe comunicación compromiso entre los procesos Formular ANS entre los procesos para que la ni información que necesita cada este disponible oportunamente de forma iterativa Año 3 Tecnología Tecnología Tecnología Los procesos no tienen una respuesta oportuna frente a las requerimientos tecnológicos e igualente solución a las necesidades que estos tenien para que los sistemas de información soporten los procesos No se han establecido los patrones para realizar el análisis eléctrico por todos los procesos, en cada área es creada la base de datos para el Digsilent de acuerdo a sus necesidades La mayoría de los informes son construidos de forma manual Realizar un diagnóstico de la situación tecnológica actual Estructurar el proceso de gestión tecnologica de tal forma que se defina el plan estrategico de tecnología y con base en ello se ofrezcan soluciones atractivas a los procesos de negocio, se realice una administración y soporte eficiente y se de un adecuado soporte técnico al sistema de tiempo real. Dependiendo del diagnóstico llevar a cabo los planes propuestos Realizar seguimiento a los cambios Capacitar al personal en el uso de la herramienta Digsilent Seleccionar a la persona idonea (Especialista eléctrico) para que realice la administración de la BD de los modelos Construir una BD integrada del Digsilent Evaluar si la cantidad de las licencias que tienen para el digsilent satisfacen la demanda actual de utilización de la herramienta Definir el subproceso Administrar la BD de los estudios eléctricos, en el cual se defina cada una de las actividades para la administración de la base de datos Nota: La modificación de la BD se hace de forma centralizada solo por el administrador Diseñar una aplicación que permita automatizar la generación de informes, estos deben ser flexibles que permita crear nuevos reportes dependiendo de la variable que se requiera analizar debido a que existen algunos que el ente regulador necesita e implica tiempo adicional y esfuerzo para realizarlos. Esta funcionalidad debe contar con interfaz gráfica de usuario amigable que facilite la extracción de la información garantizando completitud, disponibilidad y confiabilidad que son las tres características fundamentales de la información. Año 1 Año 1 Año 3 99 Tecnología El soporte del funcionamiento de Scada está a cargo del proceso Coordinar la operación, esta actividad es realizada por un miembro del equipo, quien no realiza las funciones que son propias del objetivo del proceso. Tener el soporte de Scada ante problemas de funcionamiento bajo la dirección de Tecnología, por medio del proceso "Administrar sistema de tiempo real" Año 1 Tecnología Transferencias Transferencias Transferencias Actualmente Transferencias se encuentra realizando un proyecto de sistematización el cual esta siendo desarrollado por el personal del área Realizar un diagnóstico profundo de las herramientas existentes para soportar el proceso de transferencias frente a las necesidades actuales y a futuro Una vez obtenido el diagnóstico, definir las necesidades, caso uso de alto nivel, detallar los casos de uso y proceder con desarrollo del software que soporte la totalidad del proceso. La nueva aplicación debe contener la funcionalidad de identificar que agentes cumplieron con la entrega de la información necesaria para el proceso, ademas centralice, permita el cargue de información y realice el balance de energía firme Investigar sobre las formas que se tendrían para que el COES pueda realizar alguna verificación a la información de entrada. Incorporar a la nueva herramienta en el cual las empresas carguen la información y la herramienta automáticamente identifique inconsistencias en la información insumo. No existe la tecnología para tener toda la información de las transferencias entre empresas integrantes en una base de datos Nota:En caso que no se pueda validar se consolidada debe dejar claro en el procedimiento técnico que se parte del supuesto que la información de entrada ya pasó por un proceso de calidad antes de ser enviada al COES. Crear una funcionalidad a la herramienta No existe la tecnología para tener que soporte el proceso en su totalidad toda la información de las automatizando todas las actividades por transferencias entre empresas transparencia y agilidad. Para que las integrantes en una base de datos empresas carguen la información en un consolidada formato pre-establecido estándar y la deje directamente en BD Año 1 Año 2 Año 2 Crear un una funcionalidad en la nueva No existe control sobre los ajustes herramienta que permita meniante flujos de por atender a valorizacion de trabajo crear recordatorios automáticos transferencias para acordar en caso de necesidad de hacer ajustes a las valorizaciones Año 2 100 Transferencias Transferencias Transferencias Transferencias Transferencias Crear indicadores que permitan llevar No existe control sobre los ajustes estadísticas de los ajustes que se están por atender a valorizacion de llevando a cabo mensualmente para tomar transferencias medidas Aunque el envío de la información se realice desde la máquina del Director Ejecutivo no es un aspecto negativo sino una forma administrativa de acuerdo a las características del mercado es necesario El canal mediante el cual se envia la precisar que se podría implementar un información de transferencias no es esquema de firma digital por medio del cual el más seguro desde el punto de vista se podría remitir la información quedando de confiabilidad, integridad y codificada y certificada electrónicamente. disponibilidad Cabe anotar que no existe reglamento en el caso Peruano para utilizar firmas electrónicas e involucra que exista un organismo formal para las claves públicas. A grandes rasgos esta es una oportunidad de mejora que a futuro se puede implementar. No se estan dando adecuadas al sistema Se debe cambiar el procedimiento Valorización de las transferencias de energía señalaes reactiva lo antes posible porque el que están utilizando es un procedimiento muy antiguo el cual no está dando las señales apropiadas al sistema Conseguir el modulo de flujo optimo del Digsilent para realizar los análisis No se realizan análisis de flujo óptimo correspondientes Valorización de las transferencias de potencia Definir la forma de verificar en el Balance de energía firme que la información de los contratos sea válida, luego de esto hacer el balance y en caso de presentar Falta consistencia en el la verificación inconsistencias exigir a las empresas que del balance de energía firme realicen las modificaciones pertinentes. Todo lo anterior debe estar apoyado por un procedimiento y en caso de no cumplir debe existir una penalización por parte del ente regulador. Año 1 Año 3 Año 1 Año 1 Año 1 101 11.3 Cronograma general de implementación A continuación se presenta el cronograma general para la implementación de reingeniería que tiene en cuenta todos los elementos, que a nivel organizacional, requerirán mayores ajustes. Este plan debe ser validado por el equipo de trabajo que se conforme para guiar el desarrollo de la implementación y que deberá contar con un coordinador general que sea el enlace entre la Alta Gerencia y los equipos de trabajo. ACTIVIDAD PLANEACION Reunion de inicio Revisión y ajuste del plan general Definición de equipos de trabajo y responsables Elaborar plan de comunicaciones Plan ajustado FECHA INICIO FECHA FINAL 26/01/2011 26/01/2011 26/01/2011 26/01/2011 28/01/2011 26/01/2011 28/01/2011 28/01/2011 28/01/2011 28/01/2011 TALENTO HUMANO Seleccionar nuevo personal Contratar nuevo personal Elaborar planes de entrenamiento Evaluar personal directivo Nombrar directivos en nueva áreas Definir nuevos equipos de trabajos en áreas Modificar sistema de nómina Actualizar sistemas impactados de TH Elaborar plan de trabajo con Directivos 01/02/2011 01/04/2011 01/02/2011 01/02/2011 01/03/2011 02/02/2011 01/03/2011 01/03/2011 01/03/2011 31/03/2011 30/04/2011 30/04/2011 28/02/2011 31/03/2011 28/02/2011 31/03/2011 31/03/2011 31/03/2011 ADMINISTRACIÓN Definir nueva estructura de costos Implementar estructura de costos Crear nueva estructura contable Crear nueva estructura de presupuesto Ajustar modelo de Activos 01/02/2011 01/03/2011 01/03/2011 01/03/2011 01/03/2011 28/02/2011 31/03/2011 31/03/2011 31/03/2011 31/03/2011 SISTEMAS Elaborar plan de ajuste tecnológico Ajustar intranet Ajustar sistemas con nuevos responsables Ajustar sistemas de atencion de requerimientos Cambiar perfiles de aplicativos Ajustar seguridad de los sistemas 01/02/2011 01/04/2011 01/02/2011 01/02/2011 01/02/2011 01/02/2011 28/02/2011 30/04/2011 30/04/2011 30/04/2011 30/04/2011 LOGISTICA 102 Diseñar puestos de trabajo para nuevos equipos Ejecutar puestos de trabajo 01/02/2011 01/03/2011 28/02/2011 31/03/2011 SISTEMA GESTION CALIDAD Definir el Líder de Gestión de Calidad Conformar equipo con representantes de los procesos Revisar con cada líder el plan de mejoramiento por procesos Ejecutar planes de mejoramiento por proceso Elaborar plan de formación del personal en calidad Contratar capacitación en calidad Ejecutar plan de formación del personal en Calidad Realizar ajustes al Modelo según avances Definir equipo de auditores internos Capacitar a los auditores internos Definir los indicadores de gestión Elaborar política de calidad Publicar y comunicar el modelo de Procesos 01/02/2011 01/02/2011 09/02/2011 01/03/2011 17/02/2011 01/03/2011 01/04/2011 01/03/2011 01/07/2011 09/07/2011 17/02/2011 17/02/2011 01/03/2011 01/02/2011 08/02/2011 16/02/2011 30/08/2011 28/02/2011 30/03/2011 31/08/2011 31/08/2011 08/07/2011 31/07/2011 28/02/2011 28/02/2011 08/03/2011 103