RESUMEN - Sistema de Bibliotecas
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RESUMEN - Sistema de Bibliotecas
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO RECINTO DE RÍO PIEDRAS SISTEMA DE BIBLIOTECAS RESUMEN Informe de Autoestudio Sistema de Bibliotecas Recinto de Río Piedras Años 2001-2002 A 2007-2008 Según los Estándares de la Association of College and Research Libraries SOMETIDO POR: Dra. Snejanka Penkova Directora COMITÉ TIMÓN DE AUTOESTUDIO Prof. Myra Torres Álamo, Coordinadora Prof. Soraya Torres Villanueva, Co-Coordinadora Prof. Ana R. Cordero Agosto Prof. Jorge Ortiz Malavé Prof. Amílcar Tirado Avilés Dr. Carlos Torres Berríos Noviembre 2008 TABLA DE CONTENIDO Páginas RESUMEN EJECUTIVO...........................................................................................1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................6 PROCESO DE EVALUACIÓN ...............................................................................10 HALLAZGOS...........................................................................................................13 ESTÁNDAR 1: PLANIFICACIÓN ...........................................................................13 ESTÁNDAR 2: AVALÚO .....................................................................................13 ESTÁNDAR 3: AVALÚO DE RESULTADOS ...........................................................14 ESTÁNDAR 4: SERVICIOS ...................................................................................15 ESTÁNDAR 5: ENSEÑANZA ................................................................................18 ESTÁNDAR 6: RECURSOS...................................................................................21 ESTÁNDAR 7: ACCESO ......................................................................................23 ESTÁNDAR 8: PERSONAL...................................................................................27 ESTÁNDAR 9: INSTALACIONES FÍSICAS .............................................................29 ESTÁNDAR 10: COMUNICACIÓN Y COOPERACIÓN .............................................31 ESTÁNDAR 11: ADMINISTRACIÓN .....................................................................32 ESTÁNDAR 12: PRESUPUESTO ...........................................................................34 FORTALEZAS:........................................................................................................37 DEBILIDADES: .......................................................................................................41 RECOMENDACIONES:..........................................................................................45 CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES GENERALES....................................57 REFERENCIAS........................................................................................................61 APÉNDICES.............................................................................................................73 ii RESUMEN EJECUTIVO El Proyecto de Evaluación de Bibliotecas de la Universidad de Puerto Rico, surge como parte de la política institucional de lograr la acreditación profesional de todos los programas académicos y de servicio que sean susceptibles a obtenerla. En el caso de las bibliotecas se decide hacer una evaluación enmarcada en los estándares de la Association of College and Research Libraries (ACRL). Como parte del proceso, en el Sistema de Bibliotecas del Recinto de Río Piedras, se creó el Comité Timón de Evaluación que junto a los comités de estándares tendría la responsabilidad de realizar el autoestudio y rendir un informe. En el informe de auto estudio preparado se documenta el progreso y funcionamiento del Sistema durante los últimos cinco años. Este proceso ha permitido identificar aquellos aspectos que requieren tratarse con prioridad para mejorar la calidad de los servicios de las bibliotecas y colecciones que lo componen. El resultado de este proceso de evaluación nos permitirá consolidar fortalezas, corregir debilidades y proponer acciones y procesos de mejoramiento. Es imperioso evaluar la estructura administrativa del Sistema de Bibliotecas e implantar el resultado de dicha evaluación para que responda a las necesidades de una institución doctoral de investigación intensiva como es el Recinto de Río Piedras. El Sistema de Bibliotecas ha estado inmerso en un proceso de actualizar sus documentos de misión y visión, así como en, iniciativas para desarrollar un Plan Estratégico. El 12 de marzo de 2008 se aprobó un nuevo documento de misión y un documento de visión, que son compatibles en principio con la misión y visión del Recinto, Están pendientes de redactar, discutir y aprobar el Plan de Desarrollo del Sistema de Bibliotecas y formalizar el Plan de Reclutamiento de acuerdo a las necesidades identificadas en el mismo. Se han utilizado variedad de técnicas para evaluar la calidad y efectividad de la gestión académica-administrativa y se recogen múltiples datos cuantitativos y cualitativos, sin embargo, no se ha redactado un Plan de Avalúo. Durante el periodo evaluado no se han mantenido actualizadas las estadísticas de servicio debido a que los informes anuales de algunas de las unidades no han sido sometidos en la fecha límite. La información estadística recopilada en los informes muestra en ocasiones falta de consistencia y uniformidad. Se recomienda la creación de una unidad de avalúo del Sistema de Bibliotecas desde donde se oficialice y se sistematicen los procesos de evaluación, incluyendo el acopio y normalización de estadísticas, entre otras responsabilidades. El Sistema de Bibliotecas ofrece una amplia variedad de recursos y servicios que respaldan los programas académicos y la investigación en el Recinto. El catálogo en línea y la página Web son las herramientas principales que tiene el Sistema de Bibliotecas para divulgar su acervo y servicios. La opinión de los estudiantes y profesores del Recinto sobre variables relacionadas con los recursos y servicios del Sistema ha sido mayormente satisfactoria en los diferentes sondeos y encuestas realizadas. Se destaca la satisfacción con los servicios en general, los recursos electrónicos, la utilidad de los talleres de instrucción al usuario y el personal. Se deben mejorar las siguientes áreas: acceso inalámbrico en algunas unidades, fotocopiadoras, impresoras, escáneres, más programas de computadoras, cantidad de talleres o cursos de destrezas de información, salones de estudio individual y grupal, horario de servicios de algunas unidades, lectores de microformas, la rotulación, el mobiliario y el estado de algunas instalaciones físicas. 2 Se ha notado porcentajes de insatisfacción mayores entre los profesores, lo que apunta a que las necesidades de los profesores ameritan más atención. Es necesario enfatizar en las destrezas y competencias de información como proyecto de prioridad a desarrollarse. En este sentido el Sistema tiene algunas iniciativas que se presentan en el estándar 5 del informe de Auto estudio. El Sistema de Bibliotecas no ha desarrollado un plan sistemático para lograr la integración de las destrezas al currículo, ni ha efectuado una evaluación formal del Programa de Instrucción al Usuario para determinar cuánto y cómo ha cumplido con su misión. El Sistema de Bibliotecas cuenta con políticas y guías que contienen los lineamientos generales para la toma de decisiones en los procesos de selección, adquisición, retención y descarte de recursos informativos. Los mismos necesitan ser revisados y actualizados. Se identifica la necesidad de involucrar a un número mayor de profesores e investigadores de las diferentes facultades en el desarrollo de las colecciones. La actualización y la exactitud del catálogo se mantiene mediante la aplicación de los estándares internacionales de catalogación y otras herramientas para la clasificación y establecimiento de autoridades. La Sección de Catalogación es responsable de desarrollar de forma centralizada el catálogo en línea del Sistema de Bibliotecas, sin embargo, ha experimentado una reducción sustancial de su personal. La red inalámbrica del Recinto es considerada una de las fortalezas del Sistema de Bibliotecas, ya que permite a los usuarios la posibilidad de usar sus equipos y programas en diversos lugares de las bibliotecas. Los equipos computadorizados del Sistema de Bibliotecas constituyen su mayor debilidad. El Sistema no cuenta con presupuesto propio para este propósito. La cuota de tecnología que se empezó a cobrar a los estudiantes en el año académico 2005-2006, ha 3 permitido al Sistema de Bibliotecas ir actualizando las computadoras y otros equipos que utilizan los usuarios. El Sistema de Bibliotecas tiene bibliotecarios y otro personal calificado, sin embargo ha tenido una reducción de personal de un 14% en comparación con el año 2001-2002. Esta reducción se debe fundamentalmente a dos factores: la congelación de plazas para utilizar los fondos para cubrir el déficit en el presupuesto de suscripciones de revistas, pagar compensaciones a personal para cubrir horarios de servicio en varias unidades cuyo personal regular no es suficiente para atenderlas; y la eliminación de plazas, a tenor con la política institucional de reducción de presupuesto. El Sistema no dispone de una partida presupuestaria específica para las actividades de mejoramiento profesional, ni un plan formal de educación continua para mejorar las destrezas de enseñanza e investigación del personal docente bibliotecario. La política que rige al personal docente bibliotecario del Sistema de Bibliotecas es consistente con los estándares relacionados con el estatus de facultad para los bibliotecarios de universidades y colegios miembros de la Association of College & Research Libraries. Las bibliotecas y colecciones que componen el Sistema de Bibliotecas cuentan con espacios que inicialmente fueron planificados para cumplir con las necesidades que se percibían de los usuarios y el personal. En la actualidad, no todas tienen las instalaciones físicas requeridas para enfrentar los retos y las demandas que exigen los cambios a los programas académicos, las nuevas tecnologías, las nuevas leyes y reglamentos y las necesidades de los usuarios y del personal. Las percepciones de los usuarios sobre las instalaciones físicas, en los estudios antes mencionados, identifican la necesidad de: salones de estudio grupal, áreas para estudio individual y control de 4 ruido, mejor acceso para las personas con necesidades especiales, espacios y equipo de trabajo ergonómicos, control de la temperatura y humedad, entre otros. La comunicación en el Sistema no ha sido lo suficientemente efectiva como para que fluya la información administrativa y gerencial, tal como lo demuestran los estudios realizados en los pasados años. El Sistema de Bibliotecas mantiene relaciones de trabajo cooperativo con otras unidades que pertenecen al Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico. La integración de profesores a diversas actividades organizadas por las unidades del Sistema de Bibliotecas promueve la comunicación con las Facultades y departamentos en el Recinto. En el Recinto de Río Piedras las bibliotecas y las tecnologías de información se administran por separado. El Sistema de Bibliotecas recibe apoyo técnico de la División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA) del Recinto de Río Piedras y la Oficina de Sistemas de Información de Administración Central (OSI). El enlace entre el Sistema y estas unidades es el Programa de Automatización. El Programa de Automatización cuenta con poco personal para atender las necesidades tecnológicas del Sistema de Bibliotecas, tampoco posee los programados y tecnología requeridos para respaldar los nuevos proyectos educativos del Recinto. El Sistema ha funcionado dentro de los parámetros de la Carta de Derechos de las Bibliotecas. Las políticas y manuales que guían el funcionamiento del Sistema integran los postulados de la misma. El Sistema de Bibliotecas enfrenta una crisis presupuestaria que afecta, entre otras cosas, la compra de recursos actualizados y de reciente publicación. Los fondos adicionales allegados a través de las Facultades no son parte del presupuesto recurrente del Sistema de Bibliotecas. En los últimos años, las asignaciones al presupuesto que recibe el Sistema de Bibliotecas han sido para atender deficiencias en 5 sus diferentes partidas y no un aumento real al mismo. El Sistema de Bibliotecas no recibe asignaciones presupuestarias adicionales para atender los programas de extensión y/o educación a distancia, para el desarrollo de competencias de información, ni para la adquisición de colecciones especiales o materiales de archivo (archive materials), ni recursos audiovisuales y de computadora. Tiene que atenderse con prioridad la asignación de una mayor cantidad de fondos recurrentes para: recursos de información que respalden el currículo y la investigación, recursos humanos, mejoramiento profesional, preservación y conservación, equipo, entre otros. INTRODUCCIÓN La Universidad de Puerto Rico fue fundada, como institución de educación superior por Ley de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico el 12 de marzo de 1903. Es un sistema Universitario compuesto por once (11) unidades autónomas de educación superior a través de toda la Isla con una matrícula de cerca de 70,000 estudiantes.1 De los recintos universitarios, los de Río Piedras, Mayagüez y Ciencias Médicas ofrecen programas graduados y sub-graduados. Los otros ocho (8) recintos en Aguadilla, Arecibo, Bayamón, Carolina, Cayey, Humacao, Ponce y Utuado, ofrecen programas sub-graduados. Cada Recinto tiene su propia jerarquía administrativa y académica para garantizar la óptima utilización de los recursos a favor de la consecución de la misión de la Universidad: proveer una educación integral a nuestros estudiantes. El Recinto de Río Piedras es el más antiguo del Sistema de la Universidad de Puerto Rico y su misión hace eco de la misión de la Institución. Como el primer 1 http://www.upr.edu/historia1200.html 6 centro docente de Puerto Rico, se le reconoce por los programas académicos de calidad, que preparan a los profesionales y los estudiosos en las artes, las ciencias y las disciplinas aplicadas, de mayor reconocimiento y liderazgo en el país. Además, comprende el mayor número y la mayor diversidad de ofrecimientos de bachillerato del mayor de exigencia y valor académico en las principales áreas disciplinarias académicas y profesionales (Hillyer, 2001). El Recinto es acreditado por el Consejo de Educación Superior y por la Middle States Association. Por la naturaleza de sus programas académicos, el Recinto está clasificado por la Carnegie Foundation for the Advancement of Teaching como una Institución Doctoral de Investigación intensiva. Actualmente, la matrícula del Recinto es de 18,800 estudiantes, de los cuales 15,122 son subgraduados y 3,678 graduados. El Recinto ofrece un total de 76 concentraciones de bachillerato, 4 certificados de post bachillerato, 72 al nivel de maestría y de doctorado, 4 certificados post maestría, y un grado de Juris Doctor, para un total de 157 programas. Sus programas académicos incluyen: Estudios Generales, Ciencias Sociales (Economía, Ciencias Políticas, Geografía, Trabajo Social, Consejería en Rehabilitación, Psicología, Sociología, Relaciones Laborales, Cooperativismo, Administración Pública) Planificación, Humanidades (Lenguas Extranjeras, Historia, Filosofía, Bellas Artes, Drama, Estudios Hispánicos, Traducción, entre otros), Administración de Empresas (Finanzas, Contabilidad, Sistemas de Información, entre otros), Educación, Ciencias Naturales, Ciencias y Tecnologías de la Información, Comunicación, Ciencias Militares, Arquitectura, Derecho y Educación Continua y Estudios Profesionales. (OPA, 2007) 7 El Sistema de Bibliotecas es el organismo que ofrece los servicios bibliotecarios a través de sus 21 bibliotecas y colecciones al Recinto de Río Piedras.2 Es una entidad académica con unidades bibliotecarias de documentación e información para compartir la gestión de enseñanza, aprendizaje, investigación y servicio a la comunidad universitaria. Además, extiende sus servicios a la comunidad en general, cumpliendo así con su responsabilidad social. Su estructura administrativa está compuesta por un director, un director asociado y cuatro (4) directores auxiliares para los departamentos de Servicios Técnicos, Bibliotecas, Colecciones y Programas Especiales. El Sistema de Bibliotecas responde administrativamente al Decanato de Asuntos Académicos. El Sistema de Bibliotecas cuenta con enunciados de Visión y Misión, los cuales rezan como sigue: Visión El Sistema de Bibliotecas del Recinto de Río Piedras seguirá siendo reconocido nacionalmente como eje central de acceso a la información. Sus recursos de información con valor histórico, científico y cultural aportarán significativamente a la proyección internacional del Recinto. Su innovación y creatividad en la provisión de recursos y servicios serán modelo de la práctica profesional responsable y comprometida. Este compromiso aportará al fortalecimiento de la enseñanza, al aprendizaje, la investigación, la labor creativa y a los valores democráticos institucionales. 2 Para fines de éste informe se incluye a la biblioteca de ciencias naturales que respondía administrativamente al sistema de bibliotecas durante el período que incluye este auto estudio hasta el 22 de febrero de 2008. 8 Misión El Sistema de Bibliotecas del Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico, contribuye a la gestión de aprendizaje, enseñanza, investigación, labor creativa y servicio que el Recinto tiene como misión. A través de la articulación de servicios y programas, integra tecnologías de información y comunicación que propician el acceso eficiente y efectivo a recursos de información actualizados y pertinentes al currículo y a la investigación. Fomenta activamente el desarrollo de destrezas y competencias de información y promueve el aprendizaje continuo y la formación de un individuo capaz de generar nuevo conocimiento. Todas las unidades del Sistema de Bibliotecas laboran en diversos aspectos que aportan a lograr las metas y objetivos del Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico. Éstas comparten la responsabilidad y compromiso con la comunidad académica de proporcionar, proveer y desarrollar las herramientas y recursos necesarios que aporten al proceso de enseñanza aprendizaje e investigación con calidad y excelencia. Una de las aportaciones es por medio de los procesos de adquirir, preservar y facilitar el acceso a los recursos informativos en diversos formatos. También, se contribuye a la diseminación de la información por medio de los instrumentos de control bibliográfico que permiten la identificación y localización de fuentes de información. Además, se participa activamente en el desarrollo de las destrezas de información, las cuales permiten acceder, manejar, evaluar y analizar críticamente la información. Las estadísticas recopiladas en el Sistema de Bibliotecas para el año 2005-2006 indican que su colección de recursos informativos asciende a 4,907,969 9 volúmenes. El total de volúmenes del Sistema de Bibliotecas se distribuye entre sus 21 bibliotecas y colecciones. Además para el 2007-2008 cuenta con 148 bases de datos y 3,213 suscripciones a revistas en formato impreso. Las colecciones abarcan una amplia gama de áreas del saber representadas en las colecciones de las unidades bibliotecarias, las cuales tienen valor y trascendencia histórica en el país. Estos recursos informativos se acceden por medio del catálogo en línea disponible a través de su página electrónica en http://biblioteca.uprrp.edu/ PROCESO DE EVALUACIÓN El Proyecto Institucional de Evaluación de Bibliotecas de la Universidad de Puerto Rico (UPR), se inicia, desde la Vice-Presidencia de Asuntos Académicos, a tenor con la Certificación 138, 2003-2004 de la Junta de Síndicos. Mediante esta Certificación se plantea como política institucional lograr la acreditación profesional de todos los programas académicos y de servicio que sean susceptibles a obtenerla. En el caso de las bibliotecas se decide hacer una evaluación enmarcada en los doce estándares de la Association of College and Research Libraries (ACRL) Durante el verano de 2005, se designó a la Dra. Julia Vélez como coordinadora del Proyecto de Evaluación Institucional de las Bibliotecas del Sistema de la Universidad de Puerto Rico. La Coordinadora Institucional sirve como facilitadora del proceso para la visita y eventual certificación de los evaluadores externos y de enlace entre la Vicepresidencia de Asuntos Académicos y las catorce bibliotecas del Sistema de la Universidad de Puerto Rico. Posteriormente se designaron coordinadores y comités de trabajo en los Recintos. El diseño para el autoestudio fue desarrollado por la Coordinadora Institucional, quien en marzo de 2006 suministró la Guía de Evaluación de las Bibliotecas del Sistema de la Universidad de Puerto Rico. Este documento, basado en las preguntas formuladas 10 por Standards for Libraries in Higher Education de ACRL (Junio 2004), se utilizó para llevar a cabo los trabajos de evaluación en todas las bibliotecas del Sistema de la UPR. El Comité Timón de Evaluación de las Bibliotecas del Sistema de Bibliotecas del Recinto de Río Piedras es coordinado por la Prof. Myra Torres Alamo. Integran el Comité: el Prof. Amílcar Tirado Avilés, la Prof. Ana Rosa Cordero Agosto, el Dr. Carlos Torres Berríos, el Prof. Jorge Ortiz Malavé, la Dra. Snejanka Penkova, directora del Sistema de Bibliotecas y la Prof. Soraya Torres. Además del Comité Timón, se constituyeron doce (12) comités para el autoestudio compuestos por personal docente y no docente del Sistema de Bibliotecas a cargo de recopilar información y contestar las preguntas de cada uno de los estándares de ACRL (Véase Apéndice 1). El proceso ha sido uno participativo en el que todo el personal del Sistema de Bibliotecas ha colaborado a diferentes niveles, ya sea proveyendo datos, revisando documentos, redactando informes entre otras funciones. Como parte del proceso y con la colaboración de la Oficina de Planificación Académica del Recinto de Río Piedras se administraron, los Cuestionarios de Satisfacción a los Usuarios que fueron diseñados por el Proyecto Institucional de Administración Central para ser utilizados en todas las Bibliotecas del Sistema Universitario Universidad de Puerto Rico. El Cuestionario de satisfacción de usuarios del Sistema de Bibliotecas (CSUSB), administrado entre marzo y mayo de 2007 con la participación de 1,196 estudiantes y 66 profesores-investigadores obtuvo información sobre las instalaciones, equipos, acceso a los recursos, servicios y el personal bibliotecario del SB en su conjunto. No se evaluó cada unidad en particular, a pesar de que hay diferencias marcadas entre unas unidades y otras. Para atender esta situación se llevó a cabo el Descriptive Study Survey & Focus Groups en mayo 11 de 2008. Se entrevistó a una muestra de 90 estudiantes y 88 profesores de diferentes facultades y escuelas graduadas. En esta ocasión se trató de que al menos algunas preguntas permitieran obtener datos sobre diversas unidades del Sistema de Bibliotecas. Durante los meses de junio a septiembre de 2008, los Comités de Estándares incorporaron los hallazgos que fueron pertinentes a sus respectivos informes y completaron la redacción de los mismos. A partir de agosto, el Comité Timón trabajó en la revisión, armonización, edición de cada informe por estándar. En algunos casos fue necesario redactar respuestas a preguntas de los estándares que no habían sido contestadas. Además, de procurar evidencias adicionales para sustentar las respuestas presentadas. Los hallazgos generales de la investigación realizada se recogen en el documento que aquí se presenta y se detallan en el Informe de Autoestudio. 12 HALLAZGOS ESTÁNDAR 1: PLANIFICACIÓN El Sistema de Bibliotecas ha estado inmerso en un proceso de actualizar su documento de misión, así como también, iniciativas a desarrollar un plan estratégico que sirva de base para proyectar hacia dónde se dirige el Sistema en los próximos años. Uno de los resultados de este proceso ha sido la aprobación del documento de misión, el cual es en principio es compatible con la misión del Recinto. Además, se elaboró y se aprobó el documento de visión, expresión de la cual careció el Sistema de Bibliotecas hasta el presente año. ESTÁNDAR 2: AVALÚO El Sistema utiliza una variedad de técnicas para evaluar la calidad y efectividad de su gestión académica-administrativa. Se recomienda que se elabore un plan de avalúo en el cual se adapten y apliquen métodos y herramientas que permitan recopilar, organizar, interpretar y evaluar la información generada por las distintas actividades de manera organizada y sistemática. Una vez recogidos los datos, hay que priorizar y determinar cuáles de las necesidades identificadas son más apremiantes. El plan tiene que ser efectivo no solamente en identificar y documentar situaciones o problemas, sino que posea el respaldo administrativo cuando se recomienda acciones e implantar medidas de intervención. 13 ESTÁNDAR 3: AVALÚO DE RESULTADOS El Sistema de Bibliotecas ha estado inmerso en su desempeño del día a día, en lugar de detenerse a repensar sistemáticamente qué hace, cómo lo hace y qué se puede mejorar en el proceso. Esta manera colectiva de actuar es característica de la naturaleza de un Sistema de Bibliotecas, el cual es único en su clase y que como parte del componente académico, ha estado centrado en cumplir con su razón de ser. Como se ha señalado en distintos informes, autoestudios, etc., a pesar de no contar con un Plan de Avalúo, lo cierto es que el Sistema de Bibliotecas recoge múltiples datos cuantitativos y cualitativos y la prueba más fehaciente de sus logros se cristaliza a través de los hallazgos en los informes de los distintos procesos de acreditación en los que por años se ha participado. Actualmente, como resultado de sus evaluaciones internas y externas se han generado dos proyectos pilotos con las Facultades de Educación y Administración de Empresas que trabajan en la integración de las competencias de información al currículo y la transformación de los servicios y espacios tradicionales de estas bibliotecas. Como parte del plan de avalúo del Recinto se trabajará un documento a tenor con la realidad del Sistema de Bibliotecas, atemperado a estos tiempos y proyectado a un futuro próximo. Ese hecho va a implicar la participación de todos los sectores que componen la comunidad académica y a la que sirve el Sistema de Bibliotecas. Por lo tanto, debe ser un plan que emane de la discusión y la reflexión de todos los componentes del Sistema de Bibliotecas. A su vez tiene que ser efectivo no solamente en identificar y documentar situaciones o problemas, sino que posea el respaldo administrativo cuando se recomiende acciones e implantar medidas de intervención. 14 Este proceso permitió identificar los elementos que son tangentes al Plan Institucional y de todo el Recinto. Para llevar a cabo todo lo concerniente al Plan de Avalúo del Sistema de Bibliotecas se tiene aprobar algunos documentos pendientes como el Plan de Desarrollo, el Plan Estratégico, entre otros. ESTÁNDAR 4: SERVICIOS El Sistema de Bibliotecas ofrece una amplia variedad de servicios para respaldar los programas académicos del Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico. Estos servicios se informan y promueven a través de diversos medios, siendo el principal su página electrónica. El Sistema de Bibliotecas mantiene y utiliza principalmente medidas cuantitativas para medir su capacidad de proveer servicios a los usuarios. Entre éstas figuran estadísticas sobre consultas, préstamos de recursos, instrucción bibliotecaria y asistencia a la biblioteca. No todos los informes anuales consideran las mismas variables para el acopio de estadísticas de servicio ni se ha llegado a un consenso sobre qué tipo de estadística se va a recoger y cómo se define el alcance de éstas. La información estadística recopilada en estos informes muestra en ocasiones falta de consistencia y uniformidad. Durante el periodo evaluado, la Dirección del Sistema de Bibliotecas no ha mantenido actualizadas las estadísticas de servicio y los informes anuales de algunas de sus unidades no han sido son sometidos en las fechas límite que se establecen. La Dirección del Sistema está trabajando en la integración de los planes de trabajo y los informes anuales del Sistema. Esta labor debe concluir durante el presente semestre académico. Las medidas cualitativas incluyen la hoja de evaluación de las actividades de instrucción y estudios recientes de satisfacción de usuarios. Estas medidas cualitativas 15 no están desarrolladas y no se utilizan de manera sistemática. Ambos tipos de medidas requieren un grado mayor de análisis a fin de que se puedan identificar y atender las necesidades de los usuarios y por ende diseñar cursos de acción para satisfacerlas. El desarrollo de la página electrónica del Sistema de Bibliotecas y de las páginas de las unidades ha contribuido a mejorar el acceso a recursos académicos de información e investigación. Se facilitó y se simplificó el acceso a las bases de datos electrónicas desde fuera del Recinto de Río Piedras. El acceso a revistas electrónicas e impresas facilita la búsqueda de información y la investigación. Para evaluar sus servicios, el Sistema de Bibliotecas utilizó principalmente medidas cuantitativas que se recopilan en los informes que las unidades rinden cada año a la dirección del Sistema. Se han recopilado datos cualitativos mediante la realización de estudios, en los cuales se han administrado cuestionarios para identificar intereses, necesidades y nivel de satisfacción de los usuarios y grupos focales. De los hallazgos de todos los estudios realizados se destaca la satisfacción general de los usuarios con los servicios, los recursos electrónicos, la utilidad de los talleres de instrucción al usuario y el personal. Se identificaron las siguientes áreas a mejorar: acceso inalámbrico, fotocopiadoras, impresoras, escáneres, más programas de computadoras, cantidad de talleres o cursos de destrezas de información, salones de estudio individual y grupal, horario de servicios de algunas unidades, lectores de microformas, la rotulación, el mobiliario y el estado de algunas instalaciones físicas. Cabe destacar que en los grupos focales los estudiantes mostraron muy poco conocimiento sobre los servicios de préstamos interbibliotecarios, las revistas electrónicas y los libros electrónicos, lo que respalda la necesitad de enfatizar en las 16 destrezas y competencias de información como proyecto de prioridad a desarrollarse. En este sentido el Sistema tiene algunas iniciativas que se presentan en el estándar 5. En términos generales, los servicios de referencia que ofrecen las unidades del Sistema de Bibliotecas están diseñados para que los usuarios obtengan mejor beneficio de los recursos disponibles. Estos son ofrecidos por personal bibliotecario principalmente de forma presencial en el mostrador de servicio y mediante consultas por teléfono, correo electrónico y referencia virtual. La ubicación del mostrador de servicio de la Colección de Circulación y Reserva es difícil de localizar por el usuario. Esta situación se ha discutido en el Sistema y con las autoridades universitarias y se está iniciando el proceso de consulta entre la Decana de Asuntos Académicos, Directora del Sistema de Bibliotecas y el Decano de la Escuela de Arquitectura para la reubicación del mismo. El depósito de libros es cerrado por lo que el usuario debe solicitar los recursos en el mostrador y esperar a que el personal los sirva. La facultad y los estudiantes graduados tienen acceso al depósito mediante permisos especiales. Una situación similar ocurre con la Colección de Documentos y Mapas. La Colección Puertorriqueña, unidad depositaria de los documentos del gobierno de Puerto Rico, está ubicada en el del segundo piso, ala norte del edificio José M. Lázaro y es fácil de identificar por los usuarios. El Sistema de Bibliotecas no ha participado en el diseño de servicios bibliotecarios dirigidos a atender los cursos y programas de educación a distancia. No obstante, provee servicio a distancia a través de su página Web disponible en la dirección http://biblioteca.uprrp.edu., las 24 horas del día, siete días a la semana. Este incluye acceso remoto al catálogo en línea, a las bases de datos en diversas disciplinas, libros electrónicos, periódicos y revistas en línea, diccionarios, 17 enciclopedias y otras obras de referencia y referencia virtual. También participa en el desarrollo de la Política de educación a distancia del Recinto. El Sistema de Bibliotecas tiene horarios variados en sus bibliotecas, colecciones y unidades de servicio, los cuales se determinan tomando en consideración y en respaldo de la oferta académica, el calendario académico, las estadísticas de asistencia, los recursos humanos disponibles y la seguridad en el Recinto. De acuerdo a los estudios realizados en los años 2007 y 2008, tanto los estudiantes como los profesores expresaron el deseo de que extiendan los horarios de servicio. ESTÁNDAR 5: ENSEÑANZA El Sistema de Bibliotecas provee oportunidades formales e informales de instrucción a través del Programa de Instrucción al Usuario y de las bibliotecas y colecciones del Sistema. La mayoría de estas actividades de instrucción bibliotecaria se inician por petición de los profesores y representan la modalidad de instrucción bibliotecaria relacionadas con los cursos. La página Web del Sistema de Bibliotecas es la herramienta principal que se utiliza para ofrecer orientación e instrucción sobre los recursos de información. Algunas de las bibliotecas y colecciones tienen en sus páginas electrónicas enlaces a documentos, listas, bibliografías e inventarios que guían hacia el uso de los recursos específicos de la unidad. Entre el año 2001 y el 2003 surgieron iniciativas de integración curricular que no culminaron su etapa de integración al currículo: Actividad I de la Propuesta de Título V y el Seminario de integración Búsqueda de vías para el conocimiento. 18 Se identifican tres iniciativas en curso y dos proyectos piloto donde se persigue el desarrollo de competencias de información integradas al currículo: Proyecto de Integración de Destrezas de Información al Currículo Graduado de la Facultad de Educación (Biblioteca de Educación ) Proyecto de Integración de Competencias de Información al Currículo (PICIC) (Facultad de Administración de Empresas) y la Integración de las competencias de información en el curso de Laboratorio de Biología 3101; Proyecto piloto para desarrollar las competencias de información e investigación de forma integrada en el currículo de matemática; y Proyecto piloto para el desarrollar las competencias de información e investigación de forma integrada en el currículo de Química 3001 y Química-3002 (Biblioteca de Ciencias Naturales). Estos proyectos utilizan los Information Literacy Competency Standards for Higher Education. El Sistema de Bibliotecas provee espacios limitados, incómodos e inadecuados para las actividades de instrucción. Los espacios no son suficientes para cumplir con la demanda que tiene el Programa y otras unidades bibliotecarias, particularmente para atender grupos grandes. Los salones no han sido diseñados como espacios para la instrucción, sino adaptados para funcionar para ese propósito. Estos están equipados con computadoras y conexiones a la red para ofrecer actividades prácticas. El equipo no es suficiente, no se cuenta con equipo ergonómico ni es adecuado para las personas con impedimentos. Existe poco personal dedicado a atender la instrucción al usuario. 19 Los bibliotecarios hacen uso de la tecnología disponible para las actividades de instrucción, principalmente los programas de MS Office para hacer presentaciones en los talleres y en la preparación de materiales educativos. El Sistema inició en 2008 un proyecto de referencia virtual utilizando la aplicación Meebo como herramientas de chat y se comienza a explorar las herramientas Web 2.0 como alternativas para dar a conocer servicios y eventos. La participación de varios bibliotecarios en los comités para la revisión del bachillerato del Recinto de Río Piedras propició, entre otras cosas, que se incluyeran enunciados específicos con relación al desarrollo de destrezas para el manejo de información en el egresado. Estos están expresados en el documento Principios Guías para la Revisión del Bachillerato. La biblioteca facilita las investigaciones de los profesores mediante el acceso al acervo de recursos de información, las consultas de investigación, el servicio de préstamos interbibliotecarios, las actividades de instrucción y a través de los bibliotecarios que sirven de enlace con las diferentes Facultades. Las actividades de instrucción se promocionan a través de la página Web, opúsculos, hojas sueltas, orientaciones a profesores nuevos y otros. El Sistema de Bibliotecas no ha desarrollado un plan sistemático y coherente para lograr la integración de las destrezas al currículo y cumplir con las expectativas de la Certificación Núm. 46, Año Académico 2005-2006 del Senado Académico del Recinto de Río Piedras, en particular con Principio guía número 11 y el Perfil del egresado. No se ha efectuado una evaluación formal del Programa de Instrucción al Usuario para determinar cuánto y cómo ha cumplido con su misión. Los resultados de los estudios de satisfacción de usuarios realizados por el Sistema de Bibliotecas apuntan hacia la necesidad de aunar y continuar esfuerzos para 20 evaluar estos servicios, particularmente, diseñando instrumentos más detallados y precisos para recoger el nivel de satisfacción con las actividades de instrucción. ESTÁNDAR 6: RECURSOS El Sistema de Bibliotecas cuenta con una Política de Desarrollo de Colecciones (1997), Normas que regirán la Política de Desarrollo de Colecciones del Sistema de Bibliotecas y una Guía informativa sobre la donación de recursos informativos al Sistema de Bibliotecas (2000) las cuales contienen los lineamientos generales para la toma de decisiones en los procesos de selección, adquisición, retención y descarte de recursos informativos. Las mismos necesitan ser revisados y actualizados. Además, doce (12) de las veintiuna (21) bibliotecas y colecciones del Sistema de Bibliotecas cuentan con sus Políticas de Desarrollo particulares. Estos documentos están disponibles en la página hogar del Sistema. El Sistema de Bibliotecas es una biblioteca depositaria de documentos del Gobierno Federal de los Estados Unidos y de la Organización de Naciones Unidas (ONU). De esta manera se adquieren recursos actualizados, de diversos temas de manera gratuita. El personal bibliotecario, a cargo de esta colección, tiene la opción de seleccionar los números de ítems nuevos de interés a la comunidad universitaria y al público en general que se encuentran en el List of Classes of United States Government Publications Available for Selection by Depository Libraries El Sistema de Bibliotecas sostiene unos 148 convenios de canje con diferentes instituciones, mediante los cuales se adquieren recursos que enriquecen las colecciones y en algunos casos, recursos que no están disponibles en el mercado del libro. Cuenta con 148 bases de datos localizados en su página hogar. El Sistema de 21 Bibliotecas provee acceso a las bases de datos suscritas a los estudiantes y el personal activo del Recinto de Río Piedras, desde la página hogar del Sistema de Bibliotecas. Los usuarios autorizados pueden acceder a las bases de datos, tanto desde el Recinto, como desde otros lugares, ya que el Sistema de Bibliotecas dispone de un proxy server que permite su autenticación. La participación del Sistema de Bibliotecas en el Comité de Evaluación de Recursos Electrónicos a nivel institucional permite identificar y recomendar las bases de datos y subscripciones electrónicas para nuestros usuarios. Además, se amplia la oferta para nuestros usuarios ya que al compartir gastos maximizamos el presupuesto asignado; esto es, tenemos acceso a un número mayor de recursos informativos que de otra manera no podríamos adquirir por las limitaciones presupuestarias. El presupuesto asignado para la adquisición de recursos informativos se destina principalmente para el pago de las subscripciones de revistas impresas y bases de datos. Los fondos que restan son pocos y limita la adquisición de otros recursos informativos, como por ejemplo, libros impresos y recursos audiovisuales. En la encuesta realizada a estudiantes, éstos indicaron que se debe actualizar las colecciones, ya que no encuentran ediciones más recientes de libros asignados en los prontuarios. Además, recomiendan que la biblioteca deba adquirir más revistas, bases de datos y de revistas en español y recursos audiovisuales. Existe la necesidad de involucrar a un número mayor de profesores e investigadores de las diferentes facultades en el desarrollo de las colecciones. En las entrevistas realizadas a 88 profesores, un 43% de los entrevistados indicó que no participan en la actualización (desarrollo) de las colecciones. Sólo un 30% de los entrevistados hace recomendaciones para la compra de nuevos recursos y un 15% participa en los comités de bibliotecas. 22 En la comparación que se realizó con instituciones similares, observamos que el Sistema de Bibliotecas apoya 153 programas académicos, 32 más que la University of Arkansas Main Library y 23 más que la University of Rhode Island. Sin embargo, de las tres instituciones, el Sistema de Bibliotecas es la que cuenta con menos presupuesto para el desarrollo de colecciones que respalden adecuadamente el currículo y las investigaciones en el Recinto de Río Piedras. ESTÁNDAR 7: ACCESO El catálogo en línea y la pagina Web del Sistema de Bibliotecas son las herramientas principales que tiene el Sistema de Bibliotecas para divulgar su acervo. La posibilidad de tener acceso remoto a diversas bases de datos, diccionarios, enciclopedias, revistas y otros formatos ha sido considerada como una de las fortalezas del Sistema de Bibliotecas. Los recursos electrónicos han contribuido a fortalecer y complementar la colección impresa. El horario del Sistema de Bibliotecas, en su conjunto, es bastante amplio, pero hay unidades, entre las que figuran colecciones especiales y bibliotecas, que tienen un horario reducido, debido a limitaciones de personal. Solamente el 27% de las unidades ofrece servicios los domingos, a pesar de que no se ha hecho un análisis sobre la necesidad de servicios durante ese día. La iluminación es un aspecto vital para el acceso a la información. La calidad de la iluminación es un factor muy importante para la lectura, tanto de los recursos impresos como electrónicos. No se ha hecho una evaluación de la intensidad y la calidad de iluminación que hay en las unidades del Sistema de Bibliotecas, tanto para alumbrar las zonas de usuarios, como las zonas de anaqueles. Asimismo, es 23 importante un sistema de rotulación que oriente a los usuarios sobre las unidades que lo componen y sus diversas colecciones. El Sistema de Bibliotecas mantiene la actualización y la exactitud del catálogo mediante la aplicación de los estándares internacionales de catalogación y otras herramientas para la clasificación y establecimiento de autoridades. La Sección de Catalogación es la unidad responsable de desarrollar de forma centralizada el catálogo en línea del Sistema de Bibliotecas. Esta unidad ha tenido que asumir, tanto la catalogación prospectiva como la retrospectiva, no obstante, ha experimentado una reducción sustancial de su personal, tanto de bibliotecarios como de bibliotecarios auxiliares. La red inalámbrica del Recinto se ha convertido en una de las fortalezas del Sistema de Bibliotecas, en la medida que les da a los usuarios la posibilidad de usar sus equipos y programas en diversos lugares de las bibliotecas. Las colecciones impresas y electrónicas del Sistema de Bibliotecas se destacan por su amplia diversidad y las diferencias en la forma de acceder a cada tipo de recurso. Las colecciones monográficas confrontan falta de actualización, debido a la precariedad presupuestaria. Los préstamos interbibliotecarios son esenciales para proveerles a los usuarios los recursos que no forman parte del acervo del Sistema de Bibliotecas. La unidad de Préstamos Interbibliotecarios hace todas las gestiones necesarias para obtener, en calidad de préstamo o reproducción de documentos requeridos por los usuarios que no se encuentran en el Recinto. Las dificultades de transportación limitan la efectividad de este servicio. Los equipos computadorizados del Sistema de Bibliotecas constituyen su mayor debilidad. El Sistema no cuenta con presupuesto propio para este propósito, 24 por lo que el Programa de Automatización ha tenido que ofrecer mantenimiento constante a los equipos existentes, ya que hasta el año 2007-2008 todavía muchas de las computadoras que utilizan los usuarios habían sobrepasado su vida útil. La compleja estructura del Sistema de Bibliotecas también dificulta la adquisición de cantidades idóneas de computadoras y sus periferales. La Cuota de Tecnología que se empezó a cobrar a los estudiantes en el año académico 2005-2006, ha permitido al Sistema de Bibliotecas ir actualizando las computadoras y otros equipos que utilizan los usuarios. La promoción de los recursos y servicios del Sistema de Bibliotecas se logra, principalmente, a través de la instrucción al usuario y la Página electrónica del Sistema. El Programa de Instrucción al Usuario desempeña un papel muy importante en el desarrollo de las destrezas de información que necesitan los usuarios, tanto los estudiantes como los profesores. Es muy significativo que más del 80% de los profesores encuestados desconozcan o no hayan usado los lectores de micropelículas, más del 50% desconozcan o no hayan usado los libros electrónicos y los préstamos interbibliotecarios y que más del 28% no conozcan o no hayan utilizado los talleres de instrucción al usuario. Estos datos pueden implicar que no se promocionan de manera suficiente y eficiente los servicios y recursos de información que están disponibles. La Página del Sistema de Bibliotecas es actualmente el vínculo mayor que existe entre las unidades, recursos y servicios del Sistema y sus usuarios. Es una herramienta dinámica que, aprovechando diversas modalidades tecnológicas, algunas de ellas gratuitas, puede dar cabida a toda la información que necesita la comunidad académica. La opinión de los estudiantes y profesores del Recinto sobre diversas variables relacionadas con los recursos y servicios del Sistema de Bibliotecas ha sido 25 mayormente satisfactoria en los diferentes sondeos y encuestas realizadas. Las mayores críticas han salido a relucir en los grupos focales y en las respuestas libres. Se ha notado porcentajes de insatisfacción mayores entre los profesores, lo que apunta a que las necesidades de los profesores ameritan más atención. Uno de los aspectos que recibió menos puntuación fue el horario. Los profesores manifestaron insatisfacción con el horario, especialmente el de verano, ya que durante este período se reduce significativamente. Las variables relacionadas con las colecciones también mostraron insatisfacción. Aproximadamente el 40% de los profesores se consideraron poco satisfechos con los recursos audiovisuales, los libros y las revistas electrónicas. La disponibilidad de computadoras con acceso al catálogo en línea también recibió una baja puntuación, especialmente de los profesores. Las variables relacionadas con las computadoras también recibieron puntuaciones bajas, especialmente de los profesores, que se manifestaron insatisfechos en más de un 60%. Los servicios menos valorados por los estudiantes y los profesores fueron los sistemas de impresión. Esto reitera la necesidad de mejorar el servicio de impresión y fotocopiado. Aproximadamente el 40% de los estudiantes y profesores estuvieron insatisfechos con los talleres de instrucción al usuario. Ya que los comentarios sobre la instrucción al usuario fueron favorables y que incluso se incluyeron entre las fortalezas del Sistema de Bibliotecas, se puede inferir que la insatisfacción se debe a la cantidad limitada de talleres ofrecidos. En general, los estudiantes valoraron como fortalezas del Sistema de Bibliotecas el acceso inalámbrico, el acceso remoto, las bases de datos, los recursos informativos disponibles y los talleres de instrucción al usuario. Por otra parte, manifestaron su descontento con los equipos y el horario. 26 ESTÁNDAR 8: PERSONAL El Sistema de Bibliotecas tiene bibliotecarios y otro personal calificado para atender las necesidades de los usuarios, pero no en cantidad suficiente. El Sistema de Bibliotecas ha tenido una reducción de personal de un 14% en comparación con el año 2001-2002. Esta reducción se debe fundamentalmente a dos factores: la congelación de plazas para utilizar los fondos para cubrir el déficit en el presupuesto de suscripciones de revistas, pagar compensaciones a bibliotecarios y bibliotecarios auxiliares para cubrir horarios de servicio en varias unidades cuyo personal regular no es suficiente para atenderlas; y la eliminación de plazas, a tenor con la política institucional de reducción de presupuesto, que ha fluctuado de 2 a 3% anual. La disminución de personal ha tenido entre otros, los siguientes efectos: fluctuaciones en los horarios de servicio en algunas unidades, detener o realizar parcialmente diversas tareas y el desarrollo de proyectos en las unidades que son necesarios para organizar, preservar y ofrecer acceso a los recursos de información. De acuerdo a los resultados de las encuestas realizadas al personal directivo del Sistema de Bibliotecas (2004 y 2008), así como el Cuestionario de Satisfacción al Personal del Sistema de Bibliotecas administrado en mayo de 2007, existe la necesidad de reclutar personal adicional tanto docente como auxiliar para llevar a cabo tareas y funciones fundamentales para mantener la calidad de los servicios. El personal adscrito al Sistema tiene una formación académica diversa tanto en las disciplinas como en los grados académicos que posee. Todos los bibliotecarios con plaza docente o probatoria poseen una Maestría en Ciencias Bibliotecarias o en Ciencias de la Información de instituciones acreditadas por la American Library Association (ALA). 27 Las acciones de personal (reclutamiento, contratación, designaciones, etc.) del Sistema de Bibliotecas, que incluye bibliotecarios, bibliotecarios auxiliares y personal administrativo, se efectúan a tenor con la normativa establecida en el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico y las certificaciones de la Junta de Síndicos, la Junta Administrativa, el Senado Académico y el Decanato de Asuntos Académicos del Recinto de Río Piedras. La institución estimula el mejoramiento profesional a través de los beneficios de exención de matrícula y la concesión de tiempo para realizar estudios para todos los empleados. Igualmente, promueve la asistencia a las múltiples actividades profesionales y culturales que se ofrecen en la Institución. No obstante, el Sistema de Bibliotecas no dispone en su presupuesto de una partida específica para las actividades de mejoramiento profesional o educación continua. Tampoco cuenta con un plan formal de educación continua para mejorar las destrezas de enseñanza e investigación del personal docente bibliotecario. El personal docente bibliotecario actualiza sus conocimientos en el quehacer bibliotecario en general y en el área de enseñanza y destrezas de información asistiendo a las actividades de mejoramiento profesional ofrecidas por el Programa de Educación Continua3, el Programa de Automatización del Sistema de Bibliotecas y el Centro Para la Excelencia Académica del Recinto de Río Piedras. También asiste y participa como recurso en las actividades organizadas por las asociaciones profesionales tales como, la Asociación de Bibliotecas Universitarias y de Investigación del Caribe (ACURIL), la American Library Association (ALA), Association of College & Research Libraries (ACRL), la Sociedad de Bibliotecarios de Puerto Rico (SBPR) y la Asociación de Egresados de la Escuela Graduada de 3 Actualmente inactivo. 28 Ciencias y Tecnologías de la Información (ASEGRABCI). Estas dos últimas han dedicado varias asambleas anuales al tema de las competencias de información. La política que rige al personal docente bibliotecario del Sistema de Bibliotecas es consistente con los estándares relacionados con el estatus de facultad para los bibliotecarios de universidades y colegios miembros de la Association of College & Research Libraries. ESTÁNDAR 9: INSTALACIONES FÍSICAS Las bibliotecas y colecciones que componen el Sistema de Bibliotecas cuentan con espacios que inicialmente fueron planificados para cumplir con las necesidades que se percibían de los usuarios y el personal. Al transcurrir los años han tenido que enfrentar los retos y las demandas que exigen los cambios a los programas académicos, las nuevas tecnologías, las nuevas leyes y reglamentos y las necesidades de los usuarios y del personal. Las percepciones de los usuarios sobre las instalaciones físicas según los estudios realizados y citados en este informe, identifican la necesidad de: salones de estudio grupal, áreas para estudio individual y control de ruido, mejor acceso para las personas con necesidades especiales, espacios y equipo de trabajo ergonómicos, control de la temperatura y humedad, entre otros. Los informes anuales de diferentes bibliotecas y colecciones del Sistema de Bibliotecas han señalado reiteradamente la falta de espacio y de anaqueles para el crecimiento de sus colecciones en una proyección a cinco años. Entre las bibliotecas y colecciones que tienen problemas de espacio apremiantes, figuran, en el Edificio Lázaro: Colección Puertorriqueña, Biblioteca Regional del Caribe y de Estudios 29 Latinoamericanos, y la Colección de Circulación y Reserva. Las bibliotecas de las facultades que tienen necesidad de espacio son las de Administración Pública, Comunicación, Educación y Música. El nivel de cumplimiento con los requisitos de la Americans with Disabilities Act varía en las unidades que componen el Sistema de Bibliotecas. Están pendientes de corregir varios señalamientos de la Oficina del Procurador de las Personas con Impedimentos respecto al edificio Lázaro. Los sistemas mecánicos para el control de temperatura y humedad en las instalaciones bibliotecarias del Sistema de Bibliotecas no han funcionado adecuadamente debido a que, entre otras razones, los espacios de las unidades más antiguas han sido alterados y modificados en su diseño y propósito original. En el caso del Edificio José M. Lázaro, sus sistemas de acondicionador de aire y controles de temperatura y humedad se han afectado a través de los años como resultado de las remodelaciones y las construcciones internas. Los equipos ergonómicos no están disponibles para todo el personal ni para todos los usuarios. El Recinto de Río Piedras cuenta con un protocolo para atender al personal que necesita equipos ergonómicos. El Sistema de Bibliotecas lo ha adoptado para atender las necesidades del personal que así lo solicita. Todas las instalaciones físicas que componen el Sistema de Bibliotecas poseen el alambrado y las conexiones necesarias para apoyar las tecnologías actualmente en uso. Las unidades del Sistema de Bibliotecas carecen de la cantidad necesaria de receptáculos eléctricos para atender la demanda actual. Las bibliotecas y colecciones tienen rótulos que las identifican, sus anaqueles están rotulados para dirigir a los usuarios a localizar los recursos. La rotulación varía 30 de acuerdo a cada biblioteca o colección, dependiendo de las necesidades identificadas. ESTÁNDAR 10: COMUNICACIÓN Y COOPERACIÓN La complejidad de la estructura organizacional del Sistema de Bibliotecas, ha sido uno de los factores críticos que ha afectado la comunicación y la participación del personal que lo integra. Por ello, la comunicación en el Sistema no ha sido lo suficientemente efectiva como para que fluya la información administrativa y gerencial, tal como lo demuestran los estudios realizados en los pasados años. A pesar de que la Dirección del Sistema de Bibliotecas no cuenta con un procedimiento establecido que facilite la participación de la totalidad de su personal, utiliza diversos medios para la comunicación vertical y horizontal, interna y externa. Entre estos medios figuran los siguientes: reuniones, memorandos, cartas, comunicados, informes, correos electrónicos, comunicaciones telefónicas, página Web, y Comunidad virtual del Sistema de Bibliotecas en Blackboard. El Sistema de Bibliotecas mantiene relaciones de trabajo cooperativo con otras unidades que pertenecen al Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico. La integración de profesores a diversas actividades organizadas por las unidades del Sistema de Bibliotecas promueve la comunicación con las Facultades y departamentos en el Recinto. En el Recinto de Río Piedras las bibliotecas y las tecnologías de información se administran por separado. El Sistema de Bibliotecas recibe apoyo técnico de la División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA) del Recinto de Río Piedras y la Oficina de Sistemas de Información de Administración Central (OSI). El 31 enlace entre el Sistema de Bibliotecas y estas unidades es el Programa de Automatización. El Programa de Automatización cuenta con poco personal para atender las necesidades tecnológicas del Sistema de Bibliotecas. Lo mismo se puede señalar para los programados y tecnología requeridos para respaldar los nuevos proyectos educativos del Recinto. La estructura organizacional provee oportunidades para la comunicación y la colaboración productiva entre el personal del Programa de Automatización y la DTAA y la OSI, sin embargo, el alcance de la gestión del Programa de Automatización es limitado porque no participa en la toma de decisiones de los asuntos relacionados con las tecnologías del Recinto. El Recinto de Río Piedras dispone de una línea OC-3 (155 mbps) hacia el High Performance Computing Facility de la Universidad de Puerto Rico y cuenta con más de 200 equipos de telecomunicaciones y alrededor de 160 Access Points. No obstante, el ancho de la banda asignado por las unidades que administran la red no es suficiente para el volumen de las operaciones que se llevan a cabo en la plataforma Horizon. ESTÁNDAR 11: ADMINISTRACIÓN El Sistema de Bibliotecas ofrece los recursos y servicios de 21 bibliotecas y colecciones distribuidas a través del Recinto de Río Piedras además de servicios y programas que respaldan, enriquecen y fomentan el uso efectivo de los mismos. Está dirigido por un Director que responde al Decano de Asuntos Académicos. Aunque existe una Junta Asesora del Sistema de Bibliotecas, la misma no se ha convocado en los últimos años. Las funciones y atribuciones del director están claramente definidas. La Facultad del Sistema de Bibliotecas entiende que la estructura 32 administrativa actual limita la toma de decisiones y lo excluye de los procesos de planificación y presupuesto que se llevan a cabo en la Junta Administrativa del Recinto. Las actividades del Sistema de Bibliotecas se basan en la Ley de la Universidad de Puerto Rico, el Reglamento de la Universidad de Puerto Rico, la Circular Núm. 81-59 del 3 de junio de 1981 de la Oficina del Rector, el Plan Estratégico Visión Universidad 2016 del Recinto de Río Piedras, los enunciados de Visión y Misión del Sistema de Bibliotecas, y los planes estratégicos y anuales. Se utilizan además las guías, reglamentos y políticas institucionales que aplican a todo el Recinto y a la Universidad. Los servicios de acceso remoto del Sistema de Bibliotecas se ofrecen a toda la comunidad y no han sido diseñados en función o respuesta a programas o cursos a distancia ofrecidos en el Recinto de Río Piedras, por tal razón no se utilizan las guías de ACRL para educación a distancia. Sin embargo, el Sistema posee los recursos y herramientas básicas para dar acceso remoto a los recursos de información y educación a distancia de ser requerido. El Sistema ha funcionado dentro de los parámetros de la Carta de Derechos de las Bibliotecas según expresado en el documento de Misión que estuvo vigente hasta el 2008. Las políticas y manuales que guían el funcionamiento del Sistema evidencian cumplimiento con la misma. El Sistema de Bibliotecas no utiliza un proceso sistemático para evaluar la efectividad de sus políticas y procedimientos. Sin embargo, su efectividad se ve reflejada en los informes anuales estadísticos, en los informes de logros, en las encuestas de satisfacción y entrevistas de salida realizadas en el Recinto por algunas Facultades, Escuelas Graduadas y Departamentos, entre otras. Se han comenzado a 33 diseñar evaluaciones de algunas colecciones, entre ellas: Referencia y Revistas y Administración de Empresas, ya que el Sistema tiene que implantar su Plan de Evaluación de la Efectividad para finales de 2009 como parte del Plan del Recinto requerido por la Middle States Commission for Higher Education. ESTÁNDAR 12: PRESUPUESTO El Director del Sistema de Bibliotecas no prepara el presupuesto que finalmente tendrá el Sistema de Bibliotecas, sólo somete recomendaciones sobre los recursos fiscales que entiende necesarios. El presupuesto del Sistema de Bibliotecas es formulado y aprobado por la Junta Administrativa, conforme a las recomendaciones de la Oficina de Presupuesto del Recinto. La propuesta de presupuesto de la Universidad de Puerto Rico es considerada por la Junta Universitaria y aprobada finalmente por la Junta de Síndicos. La asignación de recursos fiscales no guarda relación con las necesidades continuas y normales del Sistema de Bibliotecas. Los gastos exceden al presupuesto asignado anualmente por lo que hay que recurrir a fondos adicionales para cumplir con los compromisos contraídos. El presupuesto resulta insuficiente para cumplir satisfactoriamente con la adquisición de recursos informativos necesarios para las diferentes colecciones del Sistema. Los fondos asignados anualmente están destinados principalmente para el pago de suscripciones impresas, electrónicas y bases de datos. El Sistema de Bibliotecas no recibe asignaciones presupuestarias adicionales para atender los programas de extensión y/o educación a distancia, los métodos de 34 enseñanza para las destrezas de información, para adquirir colecciones especiales o materiales de archivo (archive materials) ni recursos audiovisuales y de computadora. El Sistema de Bibliotecas no posee un plan sistemático de evaluación de colecciones, sin embargo, utiliza diversos métodos para determinar cuán adecuadas son sus colecciones. El presupuesto asignado para el desarrollo de colecciones es insuficiente para el Sistema de Bibliotecas. Los informes presupuestarios y estadísticos4 de la Sección de Adquisiciones para cada una de las bibliotecas y colecciones reflejan un presupuesto insuficiente, lo que impide desarrollar las colecciones a un nivel óptimo o deseable. La asignación anual del presupuesto para el Sistema de Bibliotecas no contempla relación entre estudiantes y profesores del Recinto. No obstante, una vez asignado el presupuesto, el Sistema de Bibliotecas utiliza la matrícula por facultad como uno de los criterios en la aplicación de la Fórmula para la Distribución Presupuestaria de Libros y la Fórmula para la Distribución Presupuestaria de Suscripciones. El Sistema de Bibliotecas no tiene un nivel apropiado de personal para desempeñar las funciones que viabilizan el logro satisfactorio de las metas y objetivos del Sistema de Bibliotecas por que, entre otros factores, el presupuesto está comprometido para atender la partida de suscripciones. La autoridad del director del Sistema de Bibliotecas es limitada y se circunscribe a la administración del presupuesto asignado. El director del Sistema de Bibliotecas no tiene autoridad para transferir recursos fiscales entre partidas del 4 Informes Anuales de la Sección de Adquisiciones, Años Fiscales, 2001-06. 35 presupuesto, sólo puede proponer transferencias de fondos en situaciones extraordinarias y que la configuración de la partida lo permita. El Sistema de Bibliotecas establece sus prioridades partiendo de la misión y las metas, los documentos: Plan de Trabajo del Sistema de Bibliotecas Año Académico 1999-2000 (julio 1999); y Proyección del Sistema de Bibliotecas para los próximos cinco años (febrero 2000). Estos documentos sirven como guía ya que incluyen las áreas de prioridad en que el Sistema debe dirigir sus esfuerzos. El Sistema de Bibliotecas utiliza el sistema financiero Financial Record System (FRS), para monitorear sus deudas y el pago de facturas así como el módulo de Adquisiciones de Horizon para mantener el control y manejar el presupuesto destinado para la compra de recursos informativos. Se mantienen además registros impresos de todas las facturas procesadas. La Oficina de Pre-Intervención del Recinto recibe los comprobantes de desembolso del Sistema y revisa las transacciones fiscales sometidas. El Sistema de Bibliotecas enfrenta una limitación presupuestaria que afecta la compra de recursos actualizados y de reciente publicación. Los ajustes presupuestarios realizados para mantener el nivel de suscripciones de revistas impresas y electrónicas, bases de datos en línea y otras publicaciones periódicas ha afectado adversamente, por décadas, el fortalecimiento de las colecciones monográficas. Los fondos adicionales allegados a través de las Facultades no son parte del presupuesto recurrente del Sistema de Bibliotecas. 36 FORTALEZAS Misión y visión aprobadas y compatibles en principio con los documentos estratégicos institucionales. La mayoría del personal del Sistema de Bibliotecas conoce, entiende y está comprometido con la visión y misión del Sistema de Bibliotecas y la del Recinto. Participación del personal docente en comités de trabajo del Sistema de Bibliotecas y en organismos e iniciativas del Recinto y la Institución. Estilo de trabajo de planeamiento democrático y participativo. Existencia de iniciativas de avalúo a nivel institucional y del Sistema de Bibliotecas y aalgunos miembros del personal docente conocen el proceso de avalúo. El Sistema de Bibliotecas mide algunos resultados en varias áreas de trabajo: desarrollo de colecciones, adquisiciones, catalogación, servicio al usuario, etc. Se han estudian las necesidades y la satisfacción de los usuarios. Amplia variedad de servicios accesibles para los usuarios y se fomenta el uso de los recursos de información a través de diferentes medios. Las expectativas de los usuarios se consideran en la planificación del Sistema de Bibliotecas. Personal calificado académicamente para ofrecer servicios de información. Satisfacción general con los servicios de información que ofrece el personal. Acervo documental de fuentes primarias y secundarias, y recursos de información en formato impreso y electrónicos actualizados y de calidad. Acceso desde el Recinto y remoto a los recursos de información. Horario de servicio extendido cónsono con la oferta académica y la demanda de los usuarios en la mayoría de las unidades. 37 Servicios de préstamo interbibliotecarios eficiente. Satisfacción de los usuarios con los prestamos intebibliotecarios internacionales. Existen proyectos de mejoras de las facilidades y servicios para algunas unidades. Diferentes políticas relacionadas con el servicio están en proceso de revisión y creación. Se ofrecen actividades de instrucción al usuario a través del Programa de instrucción al usuario (PIU) e iniciativas en algunas bibliotecas de facultades. Diversidad de recursos electrónicos al servicio de la instrucción – guías temáticas, listas, enlaces, índices. El personal utiliza la tecnología disponible en el Sistema de Bibliotecas para la instrucción al usuario. Iniciativas de desarrollo e integración de las competencias de información al currículo que respaldan el perfil del egresado del Recinto y participación del personal docente del Sistema de Bibliotecas en las actividades de capacitación en destrezas de enseñanza e investigación ofrecidas en el Recinto (CEA, etc.). El Proyecto de competencias de información de la Biblioteca de Administración de Empresas está basado en Information Literacy Competency Standards for Higher Education. El Sistema de Bibliotecas tiene un Comité de Desarrollo de colecciones a cargo de actualizar y revisar las políticas y elaborara criterios para el desarrollo de colecciones y la Guía Informativa sobre la Donación de Recursos Informativos al Sistema de Bibliotecas. Existen acuerdos de compras basadas en un perfil desarrollado para la Colección de Circulación y la Colección Puertorriqueña. 38 El Sistema de Bibliotecas mantiene 148 convenios de canje con diferentes instituciones a nivel mundial Se toman en cuenta la mayoría de las recomendaciones de los profesores El Sistema participa en los acuerdos cooperativos de adquisición de recursos de información a nivel UPR. Los resultados de los estudios reflejan alta satisfacción de los usuarios con los recursos de información en general. Se proveen diversas herramientas que facilitan la búsqueda y recuperación de información. Existe acceso inalámbrico en las bibliotecas y colecciones. Se provee acceso mediante la actualización y calidad del catálogo en línea, estanterías abiertas en algunas colecciones y la organización lógica y comprensible de las colecciones. La cuota de tecnología permite la renovación de los equipos para los usuarios. Existen políticas y procesos de reclutamiento para el Sistema alineados con los del Recinto. Beneficios docentes para los bibliotecarios. Acceso de los bibliotecarios a fondos para investigación. Algunas de las unidades del Sistema cuentan con edificios y facilidades (ambiente, mobiliario, áreas de estudio grupal e individual, equipos y conexión inalámbrica) adecuadas a sus necesidades. Sistemáticamente se realizan actividades de preservación (limpieza, desinfección, fumigación y asperjación) de las instalaciones. Se realizan actividades de mantenimiento de los sistemas de control de temperatura y 39 humedad y se están corrigiendo y reemplazando los sistemas mecánicos de control. El Edificio Lázaro cuenta con una unidad especializada de servicios para personas con impedimentos, igual que algunas unidades tienen ciertas facilidades para esta población. Existe variedad de mecanismos de comunicación interna y externa destacándose la página Web, correo electrónico, la comunidad virtual del Sistema de Bibliotecas en Blackboard y se ha iniciado el uso de herramientas alternativas de comunicación – blogs. Comunicación efectiva en las unidades del Sistema. Inicio del Proyecto de Referencia Virtual como forma adicional de comunicación y servicio. Las actividades del Sistema están basadas en las normativas institucionales existentes. El Sistema de Bibliotecas hace uso reglamentario de los recursos fiscales y de infraestructura. Las funciones del Director del Sistema están definidas. El Director del Sistema participa en las actividades de creación de normativas de educación a distancia en el Recinto. El Sistema integra en sus documentos normativos el “Library Bill of Rights”. El Decanato de Asuntos Académicos apoya el Sistema de Bibliotecas para recibir la transferencia por las facultades de los fondos asignados para recursos bibliográficos. Algunos programas académicos transfieren los fondos. El Sistema de Bibliotecas atiende prioritariamente el presupuesto de suscripciones impresas, electrónicas y bases de datos. El Sistema de Bibliotecas aporta la mayor cantidad de fondos fiscales para el pago de bases 40 de datos y suscripciones electrónicas de las bibliotecas de la UPR según determinado por la Administración Central. DEBILIDADES No se atienden los señalamientos que se presentan en los autoestudios del Sistema de Bibliotecas. Las metas, objetivos y el plan estratégico no están actualizados. No hay correspondencia entre las metas y objetivos del Sistema con las del Recinto. Ausencia de Plan de avalúo que incluya instrumentos adecuados para la evaluación sistemática de la eficiencia y el impacto de las actividades y servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas, incluyendo instrucción al usuario y parámetros para determinar la eficiencia de las políticas y procedimientos existentes. Fondos fiscales y personal insuficientes para el desarrollo e implantación de nuevas iniciativas, continuidad de las establecidas y capacitación continua. Unidades de servicio dispersas y en condiciones desiguales. Limitaciones de horario, facilidades, espacios de trabajo para el personal, acceso, rotulación, mobiliario, equipos, software, personal, recursos, servicios y políticas de préstamos de recursos de información en algunas de las unidades del Sistema. El Sistema no posee un Plan de divulgación y promoción de los recursos, servicios de información y actividades a la comunidad académica. No se dispone de mecanismos dinámicos para informar a la comunidad académica sobre los logros y actividades del Sistema de Bibliotecas, excepto los informes mensuales y anuales al Decanato de Asuntos Académicos. 41 El Programa de Instrucción al Usuario impacta una cantidad limitada de estudiantes del total de la matricula, además el espacio es insuficiente e incompleto para atender las necesidades de instrucción al usuario. Tampoco se han establecido maneras eficientes de colaboración entre las facultades y el Sistema de Bibliotecas, para el uso de los espacios y la tecnología disponible para propósito de instrucción al usuario. No se evidencia respaldo de la misión y visión del Sistema de Bibliotecas por las autoridades universitarias. Los instrumentos para recopilar datos estadísticos, medición y evaluación no son uniformes ni están actualizados. No se ha desarrollado la práctica, ni se han establecido parámetros para comparar al Sistema de Bibliotecas con instituciones similares. El Programa de Instrucción no cuenta con personal suficiente para atender las demandas de servicio. Las competencias de información no están integradas al currículo. No existe una partida presupuestaria destinada para la enseñanza de destrezas de información. No se utilizan herramientas alternativas para instrucción al usuario (Tutoriales, Web social, blogs, wikis, etc.). Las actividades de instrucción al usuario no presentan evidencias de uso de Information Literacy Competency Standards for Higher Education. La evaluación y descarte de las colecciones del Sistema, no se realiza de manera sistemática. No se satisface aproximadamente el 22% de los requerimientos de recursos de información incluidos en los prontuarios. 42 Colecciones no actualizadas y desbalanceadas en algunas áreas del saber y por formato. Colecciones segmentadas y duplicidad de servicios y recursos debido a la organización del Sistema. Baja participación de los profesores en el proceso de desarrollo de colecciones. Pocas computadoras para acceso al catálogo en línea. Equipo de impresión y fotocopias insuficientes. El proceso institucional de reclutamiento de personal es lento. Procedimientos del Comité de Personal del Sistema de Bibliotecas no actualizados. La comunicación de los bibliotecarios con los profesores es insuficiente. Poca capacitación del personal en competencias de información, métodos de enseñanza e investigación y participación reducida del personal en las actividades de capacitación. Algunos de los edificios e instalaciones físicas de las unidades del Sistema no son funcionales y no cumplen con los requisitos establecidos para sus propósitos. Ausencia de programa de mantenimiento sistemático de las instalaciones físicas del Sistema de Bibliotecas. Instalaciones físicas no adecuadas para personas con impedimentos en algunas unidades. Estacionamientos limitados para personas con impedimentos, sin rotulación y facilidades para abordaje. No hay coordinación entre las unidades responsables de atender los diferentes aspectos de la planta física. 43 No se respetan los espacios del Edificio José M. Lázaro. Utilización de espacios de la biblioteca para ubicar escuelas y oficinas no relacionadas directamente con los servicios bibliotecarios. No hay un plan integrado para propiciar y mantener la comunicación y cooperación interna y externa. Falta de reuniones con todo el personal del Sistema. La participación del personal no docente es baja ni se involucran suficientemente en los trabajos de diferentes comités del Sistema de Bibliotecas. No todos los Comités de Biblioteca de las Facultades están activos. La estructura y el poco personal disponible en el Programa de Automatización no permiten la coordinación y el apoyo efectivo de las necesidades reales del Sistema de Bibliotecas incluyendo los proyectos que así lo requieren. La Junta Asesora del Sistema de Bibliotecas no está activa. Rezago y falta de uniformidad en los informes anuales El Director del Sistema no participa directamente en la planificación presupuestaria y actividades afines del Recinto. El presupuesto asignado al Sistema de Bibliotecas no guarda relación con los nuevos programas académicos, con la matrícula, ni cumple con el porcentaje recomendado por ACRL. Solamente algunos programas académicos nuevos transfieren los fondos asignados para la adquisición de recursos bibliográficos. No se aplica la Fórmula para la Distribución Presupuestaria de Suscripciones, lo que contribuye al desbalance del presupuesto para la adquisición de suscripciones por unidad. 44 RECOMENDACIONES Atemperar las metas y objetivos al nuevo documento de misión y visión del Sistema a la misión, metas y objetivos del Recinto de Río Piedras. Al realizar dicho ejercicio, se deben integrar los siguientes aspectos: el desarrollo de colecciones, valores y ética, divulgación del conocimiento, alinear a la realidad histórico-social de Puerto Rico, vínculos con la comunidad externa, actualización de las tecnologías y hacer referencia a la Carta de Derechos de las Bibliotecas de la American Library Association. Discutir con todo el personal del Sistema de Bibliotecas los resultados del autoestudio y las demás evaluaciones que han de realizarse. Discutir el borrador del Plan Estratégico del Sistema de Bibliotecas de acuerdo con los resultados de éste autoestudio. Procurar la participación más amplia del personal no docente en los procesos de planificación, implantación y evaluación de programas, proyectos, planes de trabajo del Sistema de Bibliotecas. Gestionar recursos humanos y financieros para responder a las necesidades de actualización continua y sistemática del Sistema de Bibliotecas y garantizar el éxito de todas sus iniciativas. Elaborar y aprobar un Plan de Avalúo para el Sistema de Bibliotecas. Establecer mecanismos y frecuencia para la actualización permanente de los documentos reglamentarios y normativos para garantizar un servicio innovador y de calidad acorde con la misión y visión. Elaborar y aprobar un Plan de Avalúo. 45 Creación de una Unidad de Avalúo del Sistema de Bibliotecas desde donde se oficialice y sistematicen los procesos de evaluación. Redactar un plan de avalúo para el Sistema de Bibliotecas que considere lo siguiente: o las dimensiones o áreas de servicio, recursos (humanos, bibliográficos, fiscales), facilidades, gestión administrativa, o desarrollar, validar y normalizar instrumentos que respondan a la realidad del Sistema de Bibliotecas o incorporar criterios e indicadores cualitativos o sistematizar y uniformar procesos para que se facilite su evaluación (estadísticas, servicios al público, servicios técnicos, automatización) o auscultar sistemáticamente insumos de los usuarios, facultad y personal con un itinerario (timetable) regular o en la dimensión de servicios y desarrollo de destrezas de información considerar hacer un de Plan de Avalúo del Aprendizaje o normalizar los formularios que se utilizan en el Sistema de Biblioteca para facilitar la evaluación de la información que recogen o considerar la posibilidad de utilizar técnicas de avalúo en línea o establecer parámetros de comparación de los servicios bibliotecarios con instituciones similares. Utilizar los hallazgos de este autoestudio para crear planes de acción conducentes a implantar las recomendaciones y los cambios pertinentes. Tomar en consideración el desarrollo profesional y capacitación de todo el personal, con énfasis a lo concerniente al proceso y los ciclos de avalúo. 46 El Sistema de Bibliotecas debe realizar procesos de evaluación de forma continua y uniforme en todas las unidades, utilizando sus propios instrumentos. Es necesario unificar y sistematizar el acopio de estadísticas para que sean confiables. Se deben normalizar los formularios para acopio de estadísticas e información del Sistema de Bibliotecas. Las estadísticas deben acoger tanto parámetros cuantitativos como cualitativos. Los informes de las unidades del Sistema de Bibliotecas deben unificarse y someterse cumpliendo con las fechas límites. Desarrollar un plan concertado para la promoción y divulgación de los servicios, recursos, facilidades y políticas del Sistema de Bibliotecas entre la comunidad universitaria y extendida. Establecer estrategias que motiven al usuario a enviar sus comentarios y sugerencias a través de medios de comunicación más accesibles y visibles. Proveer los recursos para atender los reclamos de los usuarios, según los estudios realizados, respecto a: o la eficiencia, calidad y cantidad de equipos tales como las fotocopiadoras, impresoras, escáneres o mejorar el acceso inalámbrico o aumentar los espacios para estudio grupal e individual o extender los horarios de las unidades que lo requieran o ampliar y mejorar las actividades de instrucción al usuario o actualización de los recursos monográficos impresos o desarrollar tutoriales en línea 47 o adquirir nuevos programados para uso de los estudiantes o sustituir y mejorar el mobiliario o aumentar la cantidad de libros electrónicos Estudiar alternativas para reubicar el mostrador de la Colección de Circulación y Reserva y la sala de servicios de la Colección de Documentos y Mapas para hacerlas más accesibles a los usuarios. Revisar las Políticas de servicio del Sistema y armonizar las de las unidades acorde a éstas. Desarrollar un nuevo modelo para incorporar las competencias de información al currículo. Esto implica diagnóstico, identificación y nivel de las destrezas y competencias a desarrollarse, reclutamiento de personal especializado, integración de los profesores, presupuesto, diseño de espacios, capacitación del personal, integración de nuevas tecnologías, entre otros aspectos. Establecer un plan para el avalúo del aprendizaje estudiantil con respecto a las destrezas de información. Entre las alternativas a explorar está la utilización de una prueba estandarizada que se pueda administrar a una muestra de estudiantes al comienzo y al terminar sus estudios. Capacitar a los bibliotecarios y los profesores en el uso de los Information Literacy Competency Standards for Higher Education. Desarrollar un programa de mejoramiento profesional mediante la reactivación del Programa de Educación Continua u otro mecanismo. Este debe incluir la actualización de los conocimientos de los bibliotecarios en las tecnologías de información emergentes, las competencias de información, destrezas de enseñanza, diseño de instrucción y uso óptimo de los recursos de información. 48 Diseñar espacios adecuados para las actividades de instrucción que cuenten con el equipo adecuado para esos fines. Normalizar el acopio de estadísticas para efectuar con mayor precisión los análisis pertinentes a fin de realizar los ajustes que sean necesarios. Revisar la Política de Desarrollo de Colecciones para atemperarla a la realidad actual y hacer partícipes en este proceso a un número mayor de personas. Asegurarse que todas y cada una de las bibliotecas y colecciones del Sistema de Bibliotecas tengan aprobadas y actualizadas sus políticas particulares de desarrollo de colecciones y que se incluyan todas las variables existentes en torno a la adquisición (compra, canje, donativos y depositaria). Implantar un plan juicioso y sistemático de evaluación de colecciones y de descarte de los recursos informativos del Sistema de Bibliotecas. Colocar en la página hogar del Sistema de Bibliotecas y de cada biblioteca y colección el formulario de recomendación de recursos informativos. Preparar guías para la evaluación de las colecciones y colocarlas en la página hogar para uso de los estudiantes, profesores, investigadores, especialistas y personas interesadas. Desarrollar un plan de acción para involucrar y lograr una mejor comunicación con los profesores e investigadores y mayor participación de ellos en el desarrollo y evaluación de las colecciones. Promocionar y divulgar las bases de datos, otros recursos informativos, los préstamos interbibliotecarios y los demás servicios para que un número mayor de usuarios se beneficien. Fomentar una cultura de evaluación continua de los recursos informativos y documentar las gestiones realizadas. 49 Crear una unidad de acopio y normalización de estadísticas como parte del Centro de Investigaciones que la facultad del Sistema de Bibliotecas aprobara y que nunca se llevara a cabo. La catalogación de los recursos electrónicos es necesaria para darle mayor accesibilidad y para que los usuarios encuentren, no sólo las fichas bibliográficas de los recursos, sino también textos completos. Su actualización constante también es necesaria para informar adecuada y correctamente a los usuarios acerca de su contenido. El IPAC (Catálogo en línea) debe enriquecerse con información que instruya al usuario sobre las formas de búsqueda vigentes y las particularidades del catálogo. Por otra parte, debe determinarse formalmente qué tipos de recursos qué tipos de recursos se catalogaran y en qué plataforma se albergarán. Es necesario y urgente que se le asigne personal adicional a la Sección de Catalogación, se realicen proyectos de outsourcing y se revise el flujo de trabajo de la Sección para lograr que todo el acervo del SB esté representado en el catálogo en línea o en la plataforma de imágenes digitales. Es necesario desarrollar las colecciones electrónicas a la luz de los mismos criterios que se desarrollan las colecciones impresas. Es recomendable la implantación de sistemas automatizados de recomendación, selección, y adquisición para facilitar la participación de los profesores del Recinto en el desarrollo de las colecciones y el monitoreo del proceso de adquisición. Debe evaluarse la creación de una reserva electrónica con recursos que no pertenecen al Sistema de Bibliotecas, que aumente las opciones de acceso a 50 los recursos más utilizados en los cursos, tanto a la luz del desarrollo de sus colecciones como de las leyes de derechos de autor. Es importante identificar mejor las unidades del Sistema de Bibliotecas y divulgar su contenido entre los usuarios. En este aspecto, juegan un papel importante la rotulación física, la promoción escrita, los mostradores de información, la ubicación de computadoras en lugares estratégicos, la Página del Sistema de Bibliotecas y la instrucción al usuario. Es necesario llevar a cabo un estudio en el que se analice el estado de los sistemas de iluminación de cada unidad y se hagan recomendaciones para mejorarla en todos los edificios que albergan colecciones del Sistema de Bibliotecas. Es necesario fortalecer las líneas y enchufes eléctricos para que el acceso inalámbrico sea verdaderamente efectivo, El sistema de anaqueles (abiertos y/o cerrados), así como los tipos de préstamos que se efectúan en el Sistema ameritan una evaluación para determinar si se justifican las diferencias existentes o si se podría establecer un perfil más uniforme entre las bibliotecas. Es urgente que se evalúe el presupuesto del Sistema de Bibliotecas a la luz de los programas académicos que ofrece, las investigaciones de su Facultad, y la cantidad de estudiantes y profesores que apoya. El Sistema de Bibliotecas invierte anualmente una suma de dinero considerable en interbibliotecarios. los trámites relacionados con los préstamos Los préstamos no deben sustituir el desarrollo de las colecciones, por lo que es necesario dotar a las colecciones de los recursos medulares para apoyar el estudio y la investigación. Es recomendable evaluar 51 cuáles de los recursos solicitados deberían formar parte del acervo del Sistema de Bibliotecas y adquirirlos mediante compra o donativo. Ya que el presupuesto del Sistema de Bibliotecas para el desarrollo de colecciones no se ha aumentado desde hace más de una década, es importante determinar cuánto de este presupuesto debe utilizarse para tramitar préstamos de recursos que el Sistema de Bibliotecas no tiene y qué esfuerzos deben hacerse para dotar a las colecciones de los recursos más solicitados. Debe analizarse cuidadosamente el presupuesto que se utiliza para tramitar los préstamos y evaluarse la proporción de recursos prestados por el Sistema de Bibliotecas con relación a los recibidos, ya que los préstamos interbibliotecarios se basan en acuerdos de reciprocidad. Es recomendable ofrecer a los usuarios una opción adicional para que puedan acceder a los artículos de las revistas que el Sistema de Bibliotecas ha tenido que cancelar por falta de presupuesto. Aunque el Sistema no cobra por los trámites de los préstamos interbibliotecarios, la institución que hace el préstamo sí puede cobrar, especialmente, si no hay acuerdos de reciprocidad. Mediante el establecimiento de una partida presupuestaria para document delivery se podrían obtener, en un plazo de veinticuatro horas y gratuitamente, artículos de las revistas canceladas. De esta forma se garantizaría su acceso sin incurrir en los costos de una suscripción. La cantidad de talleres que ofrece el Programa de Instrucción al Usuario es limitada en proporción con la cantidad de estudiantes. Es necesario establecer mecanismos complementarios, tales como, tutoriales, presentaciones y manuales que los usuarios pudieran consultar en todo momento a través de la Página del Sistema de Bibliotecas. Es deseable preparar talleres dirigidos a los 52 profesores, ya que de ellos depende, en gran medida, el uso de los recursos bibliotecarios. Hacer un estudio de necesidades de capacitación del personal, que incluya un diagnóstico de las competencias que posee actualmente el personal docente, como base para elaborar e implantar un Plan a esos efectos. Dar prioridad a la formación de personal en las áreas de enseñanza e investigación. Reactivar el Programa de Educación Continua del Sistema de Bibliotecas. Solicitar que se aumente la asignación de fondos para el mejoramiento profesional. Analizar las necesidades de personal a tenor con el Plan de Desarrollo del Sistema de Bibliotecas que se elabore. Este plan podría incluir la consolidación y/o reestructuración de unidades para hacer uso más efectivo del personal. Una vez aprobado el Plan de Desarrollo del Sistema de Bibliotecas, formalizar el Plan de Reclutamiento a tenor con las normas y reglamentación vigentes, y considerando las guías y sugerencias del Comité creado para estos fines. Esto deberá propiciar el reclutamiento urgente de personal docente indispensable para el cumplimiento con las metas y objetivos del Sistema de Bibliotecas y la satisfacción de las necesidades de los servicios bibliotecarios. Desarrollar un programa para integrar las competencias de información al currículo que permita impactar a un por ciento mayor de estudiantes, ya sea mediante la reestructuración del Programa de Instrucción al Usuario (PIU) o la creación de un nuevo modelo a esos fines. Revisar periódicamente los instrumentos de evaluación existentes del personal docente bibliotecario. Crear nuevos instrumentos para evaluar diversas 53 dimensiones de las ejecutorias del personal incluyendo la evaluación de los directores, jefes, coordinadores y supervisores de unidades. El Recinto debe designar un ingeniero de mantenimiento de edificios que le dé seguimiento a los trabajos relacionados con el uso de los espacios del Edificio José M. Lázaro, los sistemas mecánicos y de todos los espacios ocupados por las bibliotecas en las facultades y escuelas, y el cumplimiento de los permisos e inspecciones requeridos por ley, entre otros aspectos. Dar seguimiento al Proyecto de Mejoras Permanentes de la Biblioteca José M. Lázaro anunciado en Carta Circular en noviembre de 2003 por la Oficina de la Rectora y formalizada a través de reuniones en 2004 con cinco unidades del Sistema de Bibliotecas y la firma de Arquitectos Mignucci y Asociados. La planificación de los espacios en el Sistema de Bibliotecas debe responder a las necesidades de los usuarios y del personal. Tomar medidas que aseguren los espacios destinados al crecimiento de las colecciones. Realizar estudio de las necesidades de equipo ergonómico tanto para los usuarios como para el personal del Sistema de Bibliotecas. Proveer espacios, programas electrónicos, equipo, rotulación, etc. necesarios para cumplir con los estándares establecidos por la Americans with Disabilities Act y la Architectural and Barriers Act (ADA/ABA). Mejorar la conexión inalámbrica y la capacidad eléctrica en todas las unidades del Sistema de Bibliotecas. Culminar el plan de desalojo del Sistema de Bibliotecas. Mejorar la rotulación en todas las unidades del Sistema de Bibliotecas. 54 Crear, implantar y divulgar procedimientos y mecanismos eficientes que faciliten la comunicación vertical, horizontal, interna y externa y que garanticen la participación de todo el personal del Sistema de Bibliotecas. Evaluar la estructura y las funciones del Programa de Automatización a tenor con las necesidades de comunicación y cooperación que requiere el Sistema de Bibliotecas para el manejo eficiente de las tecnologías y el sistema automatizado Horizon. Mejorar, uniformar y actualizar la Página Web, y los enlaces a las unidades del Sistema de Bibliotecas, y adjudicar las responsabilidades sobre los contenidos, según la Política que se establezca a esos efectos. Evaluar la estructura y las funciones del Programa de Promoción Cultural. Procurar mayor atención de la DTAA y OSI a las necesidades tecnológicas del Sistema de Bibliotecas, y participación de la Dirección del Sistema en la toma de decisiones que le afectan. Discutir y aprobar el Plan Estratégico del Sistema de Bibliotecas. Actualizar varios documentos y convocar a la Facultad del Sistema de Bibliotecas para su discusión y aprobación. Divulgar ampliamente a la comunidad las políticas y procedimientos del Sistema de Bibliotecas. Fortalecer los medios de comunicación para mejorar la utilización de los recursos. Reactivar la Junta Asesora del Sistema de Bibliotecas El Sistema de Bibliotecas debe tener participación en la discusión y toma de decisiones en el Recinto, particularmente en las que tienen que ver con planificación y presupuesto. Esto puede incluir entre otras opciones la 55 discusión sobre la propuesta para convertir el Sistema de Bibliotecas en un decanato. Desarrollar e implantar un plan de avalúo que incluya la efectividad de las políticas y procedimientos. Evaluar la estructura administrativa vigente e implantar el resultado de dicha evaluación. Sobre la aplicación de la Carta de Derechos de las Bibliotecas, se debe incluir en el reglamento del Sistema: o Posición de Sistema de Bibliotecas frente a la censura o Procedimiento sobre cómo procesar un acto de censura o Política sobre la privacidad de la información personal del usuario El Recinto de Río Piedras debe tomar como prioridad el desarrollo de colecciones, principalmente para atender las exigencias de una universidad doctoral con clasificación básica de una universidad de investigación con alto nivel de actividad investigativa. Las asignaciones presupuestarias que recibe el Sistema de Bibliotecas no deben ser para atender deficiencias presupuestarias en sus diferentes partidas. Tiene que atenderse con prioridad la asignación de una mayor cantidad de fondos recurrentes para: recursos de información, recursos humanos, mejoramiento profesional, preservación y conservación, equipo, entre otros. Aumentar el presupuesto de la partida de suscripciones para cubrir el alza anual en el costo. Solicitar la transferencia de todos los fondos asignados para recursos bibliográficos a las facultades y escuelas graduadas para los programas de nueva creación y revisión curricular. 56 Actualizar las políticas de desarrollo de colecciones de las diferentes unidades para que conduzcan a lograr mayor efectividad en el fortalecimiento de la colección mediante la adquisición de aquellos recursos que satisfagan las necesidades de información. Garantizar la participación de la dirección del Sistema de Bibliotecas en la elaboración del presupuesto. Establecer mecanismos para allegar fondos de otras fuentes que contribuyan a cumplir con la misión del Sistema de Bibliotecas. CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES GENERALES El proceso de evaluación ha beneficiado al Sistema de Bibliotecas al permitirnos identificar aquellos aspectos que requieren tratarse con urgencia y prioridad para mejorar la calidad de los servicios de las bibliotecas y colecciones que lo componen. Mediante éste proceso se ha determinado el grado de armonía entre los servicios y el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas con la misión, las metas y los objetivos del Recinto y de la Universidad de Puerto Rico. En el informe de auto estudio preparado se documenta el progreso y funcionamiento del Sistema durante los últimos cinco años. El resultado de esta evaluación nos permitirá consolidar fortalezas, corregir debilidades y proponer acciones y procesos de mejoramiento. Este proceso no se puede quedar a nivel de un informe más, tienen que atenderse los resultados con planes de acción reales a corto y mediano plazo. Las recomendaciones generales producto de este autoestudio son: Evaluar la estructura administrativa del Sistema de Bibliotecas e implantar el resultado de dicha evaluación para que responda a las necesidades de una 57 institución doctoral de investigación intensiva como es el Recinto de Río Piedras. El Recinto de Río Piedras tiene que dar prioridad a la asignación presupuestaria para el desarrollo de colecciones de acuerdo a los planes y prioridades académicas del Recinto, principalmente para atender las exigencias de una universidad doctoral con clasificación de universidad de investigación con alto nivel de actividad investigativa. Las asignaciones presupuestarias que recibe el Sistema de Bibliotecas no pueden ser utilizadas para atender deficiencias en sus diferentes partidas. Tiene que atenderse con prioridad la asignación de una mayor cantidad de fondos recurrentes para: recursos de información que respalden el currículo y la investigación, recursos humanos, mejoramiento profesional, preservación y conservación, equipo, entre otros. El Sistema de Bibliotecas debe atemperar las metas y objetivos del nuevo documento de misión y visión del Sistema con la misión, metas y objetivos del Recinto de Río Piedras. Desarrollar, discutir y aprobar el Plan Estratégico y el Plan de Avalúo del Sistema de Bibliotecas. Crear una unidad de avalúo del Sistema de Bibliotecas desde donde se oficialice y se sistematicen los procesos de evaluación, incluyendo el acopio y normalización de estadísticas, entre otras responsabilidades Revisar las políticas y procedimientos del Sistema de Bibliotecas. Desarrollar e implantar un nuevo modelo para incorporar las competencias de información al currículo. 58 Implantar un plan sistemático de evaluación de colecciones y de descarte de los recursos informativos del Sistema de Bibliotecas. Fortalecer los Servicios Técnicos para lograr que el acervo del Sistema de Bibliotecas esté representado en el catálogo en línea o en la plataforma de imágenes digitales. El IPAC (Catálogo en línea) debe enriquecerse con información que instruya al usuario sobre las formas de búsqueda vigentes y las particularidades del catálogo. Por otra parte, debe determinarse formalmente qué tipos de recursos se catalogaran y en qué plataforma se albergarán. Automatizar los procesos de recomendación, selección, y adquisición para facilitar la participación de los profesores del Recinto en el desarrollo de las colecciones y el monitoreo del proceso de adquisición. Debe evaluarse la creación de una reserva electrónica con recursos que no pertenecen al Sistema de Bibliotecas, que aumente las opciones de acceso a los recursos más utilizados en los cursos, tanto a la luz del desarrollo de sus colecciones como de las leyes de derechos de autor. Analizar las necesidades de personal a tenor con el Plan de Desarrollo del Sistema de Bibliotecas que se elabore. Este plan podría incluir la consolidación y/o reestructuración de unidades para hacer uso más efectivo del personal. Una vez aprobado el Plan de Desarrollo del Sistema de Bibliotecas, formalizar el Plan de Reclutamiento a tenor con las normas y reglamentación vigentes, y considerando las guías y sugerencias del Comité creado para estos fines. 59 La planificación de los espacios en el Sistema de Bibliotecas debe responder a las necesidades de los usuarios y del personal. Tomar medidas que aseguren los espacios destinados al crecimiento de las colecciones. Realizar estudio de las necesidades de equipo ergonómico tanto para los usuarios como para el personal del Sistema de Bibliotecas. Mejorar la conexión inalámbrica y la capacidad eléctrica en todas las unidades del Sistema de Bibliotecas. Mejorar la rotulación en todas las unidades del Sistema de Bibliotecas y la seguridad. 60 REFERENCIAS Almeyda-Loucil, J. (2007). Propuesta para el establecimiento formal del Servicio de Referencia Virtual en el Sistema de Bibliotecas. Río Piedras, P. R.: Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras, Sistema de Bibliotecas. American Library Association. (2006, July 07). Code of Ethics. Retrieved May 28, 2008 from http://www.ala.org/oif/statementspols/codeethics.cfm American Library Association. (1996, Jan. 24). Library Bill Of Rights. Retrieved May 22, 2006 from http://www.ala.org/ala/aboutala/offices/oif/statementspols/statementsif/library billrights.cfm Andrés Mignucci Giannoni Arquitectos. (2004). 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Vega Rivera, Bibliotecario III- Colección Puertorriqueña Aracelis Sosa Arzuaga, Bibliotecaria II- Departamento de Bibliotecas Estándar 2: Avalúo Sylvia Solá Fernández, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Colección de Referencia y Revistas José A. Millán Díaz, Técnico de Microfilmación - Centro de Microfilmación Manuel Martínez Nazario-Ad Hoc, Bibliotecario Auxiliar III - Préstamos Interbibliotecarios Haydée Muñoz Solá, Bibliotecaria IV - Colección Puertorriqueña Aracelis Sosa Arzuaga, Bibliotecaria II - Departamento de Bibliotecas Estándar 3: Avalúo de los Resultados Carlos Torres Berríos, Coordinador- Bibliotecario IV - Biblioteca de Comunicación Javier Almeyda Loucil, Bibliotecario II - Proyecto de Referencia Virtual Raúl Matos Díaz, Bibliotecario Auxiliar III - Biblioteca Gerardo Sellés Solá Ramón Arroyo Carrión, Bibliotecario IV - Sección de Catalogación Miguel Santiago Rivera (hasta diciembre 2006), Bibliotecario I - Biblioteca de Administración de Empresas Estándar 4: Servicios Rafael Encarnación Navarro, Coordinador- Bibliotecario III- Colección de Referencia y Revistas Nancy Abreu Báez, Bibliotecaria III- Colección de Circulación Ana R. Cordero Agosto, Bibliotecaria III- Departamento de Servicios Técnicos Ena Huyke Carlo (Coordinadora hasta diciembre 2007) Bibliotecaria IVBiblioteca de Planificación Zulma Quiles Miranda, Bibliotecaria II- Biblioteca Gerardo Sellés Solá Doris Rivera Marrero, Bibliotecaria III- Biblioteca de Música Áurea Cordero Guillama, Bibliotecaria Auxiliar III- Biblioteca Néstor Rodríguez Rivera Estándar 5: Instrucción Marisol Gutiérrez Rodríguez, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Biblioteca Gerardo Sellés Solá Carmen D. Alequín González, Bibliotecaria IV- Programa de Instrucción al Usuario Norma Santiago Quiñones, Bibliotecaria Auxiliar III- Colección de Referencia y Revistas Estándar 6: Recursos Ileana Rosa Sotomayor, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Sección de Catalogación Ramón Arroyo Carrión, Bibliotecario IV- Sección de Catalogación Jeannette Prieto Massini, Bibliotecaria Auxiliar III- Sección de Catalogación Jorge Ortiz Malavé, Bibliotecario III- Sección de Adquisiciones Víctor F. Torres Ortiz, Bibliotecario IV- Colección Puertorriqueña Natividad Torres Rivera, Bibliotecaria IV- Sección de Catalogación Estándar 7: Acceso1 Marilyn Montalvo Montalvo, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Programa de Automatización Estándar 8: Recursos Humanos Myra Torres Álamo, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Biblioteca Digital Puertorriqueña Carmen D. Alequín González, Bibliotecaria IV- Programa de Instrucción al Usuario Pedro Amill Quiles (hasta noviembre 2006), Bibliotecario Auxiliar IIIBiblioteca de Ciencias Bibliotecarias e Informática Myrna Nieves Ortiz, Bibliotecaria Auxiliar III- Colección de Reserva de Ciencias Sociales 1 Este estándar estuvo coordinado en sus inicios por Luis O. Pérez Velázquez y NancyAbreu Báez, y contó con la colaboración de Mario Torres Ramos, Jeannette Lebrón Ramos y Mariam Feliciano García. Los coordinadores se retiraron del Comité por motivos de salud. El informe final fue redactado por Marilyn Montalvo Montalvo. Estándar 9: Instalaciones Físicas Almaluces Figueroa Ortiz, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Biblioteca Regional del Caribe María E. Ordóñez Mercado, Bibliotecaria IV- Colección Puertorriqueña Yarelis Torres Vázquez, Bibliotecaria Auxiliar III- Servicios Bibliotecarios para Personas con Impedimentos Elisa Vázquez García, Bibliotecaria IV- Colección de Documentos y Mapas Flor Velázquez Zabala, Asistente Administrativo III- Oficina de la Directora Estándar 10: Comunicación y Cooperación José L. Pagán Martínez, Coordinador, Bibliotecario III- Departamento de Colecciones y Programas Especiales Carmen D. Alequín González, Bibliotecaria IV- Programa de Instrucción al Usuario Lourdes Ramírez Rivera, Bibliotecaria II- Biblioteca de Planificación Estándar 11: Administración Soraya Torres Villanueva, Coordinadora, Bibliotecaria III- Sección de Catalogación Almaluces Figueroa Ortiz, Bibliotecaria IV- Biblioteca Regional del Caribe y de Estudios Latinoamericanos Gladys Porrata Romany, Bibliotecaria Auxiliar III- Sección de Catalogación Ketty Rodríguez Casillas, Bibliotecaria III- Biblioteca de Administración de Empresas Estándar 12: Presupuesto Jorge Ortiz Malavé, Coordinador, Bibliotecario III- Sección de Adquisiciones Carmen A. González Pratts, Bibliotecaria IV- Sección de Catalogación Lilliam Muñoz Ruíz, Oficial Ejecutivo- Oficina Administrativa David Reyes Ruíz, Bibliotecario Auxiliar III- Sección de Adquisiciones APÉNDICE 2: Análisis de los resultados de los cuestionarios administrados a estudiantes, profesores-investigadores y personal del Sistema de Bibliotecas [Análisis de los resultados de los cuestionarios administrados a estudiantes, profesoresinvestigadores y personal del Sistema de Bibliotecas] Por el Prof. Julio Rodríguez, Facultad de Educación Abril 2008 Metodología Para llevar a cabo el análisis de los datos de los cuestionarios de las tres poblaciones (estudiantes, bibliotecarios y profesores-investigadores), se utilizó estadísticas descriptivas de por cientos en las escalas utilizadas para medir las variables consideradas en el estudio. Debido a que la escala Likert utilizada para medir satisfacción tenía como una de sus respuestas la dimensión de Neutral, se decidió eliminar esa respuesta del banco de datos y realizar los análisis con los que emitieron su opinión. Para esto se colapsaron las categorías de Muy Satisfecho y Satisfecho como una categoría y las de Insatisfecho y Muy Insatisfecho como otra categoría. Se hizo lo mismo con las categorías Totalmente de acuerdo y De acuerdo y Totalmente en desacuerdo y En desacuerdo. Se decidió utilizar el estándar evaluativo de 70% o más en ambas escalas para determinar un punto de corte para emitir juicio sobre el nivel de satisfacción favorable o nivel de acuerdo. Luego se jerarquizaron las respuestas para poder detectar aquellas variables que cumplían con el estándar evaluativo (70% o más). Mediante este procedimiento se redujo la muestra. El investigador realizó un análisis del tamaño de la muestra y determinó que el por ciento de reducción osciló entre 5% hasta un 23%. A la luz de esta determinación se presentan los siguientes hallazgos por grupo estudiado. Resultados (Bibliotecarios) Estrategia Variable Misión del Sistema de Bibliotecas Metas del Sistema de Bibliotecas Plan estratégico de su Recinto Documento Diez para la Década Plan estratégico del Sistema de Bibliotecas Conoce 96.7 82 67.4 66.3 No conoce 3.3 18 32.6 33.7 Entiende 81.8 68.8 57.5 55.4 No entiende 18.2 31.2 42.5 44.6 51.7 48.3 47.8 52.2 Hallazgos 1 Se percibe mucho conocimiento entre los que opinaron en la Misión del Sistema de Bibliotecas y las Metas del Sistema de Bibliotecas. Se infiere que cuando se tiene conocimiento se entiende el impacto. Se percibe algún conocimiento sobre el Plan Estratégico del Recinto, del Documento Diez para la Década y el Plan Estratégico del Sistema de Bibliotecas. Uso y Divulgación de la Información Variable ¿Es compatible la misión del Sistema de Bibliotecas con la del Recinto? ¿Son compatibles las metas del Sistema de Bibliotecas con las del Recinto? ¿Considera que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa? ¿Es difundida la política del Sistema de Bibliotecas? ¿Se cumplen los objetivos del Sistema de Bibliotecas? ¿Se logra la misión del Sistema de Bibliotecas? ¿Se realizan reuniones informativas? ¿Se revisa periódicamente la misión del Sistema de Bibliotecas? ¿Existe un comité asesor permanente que incluye a estudiantes y profesores? Sí 83.6 81.8 75.8 47.7 45.8 36 27.8 16.7 7.1 No 16.4 18.2 24.2 52.3 54.2 64 72.2 83.3 92.9 Los que opinaron indican que es compatible la misión del Sistema de Bibliotecas con la misión del Recinto. También que las metas del Sistema de Bibliotecas son compatibles con las metas del Recinto. Indicaron que consideran que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa. Estructura Variable ¿es efectiva la comunicación entre el personal en su área de trabajo? ¿Conoce el organigrama vigente del Sistema de Bibliotecas? ¿Se promueve el trabajo colaborativo? ¿Se fomente que el personal proporcione sugerencias para mejorar las operaciones y condiciones de trabajo? ¿Se involucra a los profesores en la toma de decisiones? ¿Es efectiva la comunicación entre la gerencia y el personal del Sistema de Bibliotecas? ¿Considera que existe una estructura abierta a cambios organizativos? ¿Se involucra a los estudiantes en la toma de decisiones? Sí 86.7 65.2 43 No 13.3 34.8 57 37.2 27.4 62.8 72.6 24.7 19.1 11.8 75.3 80.9 88.2 Se evidencia efectividad en los procesos de comunicación entre el personal dentro del área de trabajo. Calidad en los servicios (Totalmente de acuerdo y De acuerdo) Variable Servicio en referencia es adecuado Horario de servicio es adecuado Los recursos están disponibles en diferentes formatos Se le brinda apoyo a la investigación por ciento 94.3 77.8 77.1 76.8 2 Calidad en la prestación de los servicios Se le brinda apoyo a diferentes cursos Calidad en los programas ofrecidos Servicios ofrecidos fuera del recinto son adecuados Los estándares utilizados para la educación a distancia son adecuados Calidad en la planificación 75.7 70.9 63.8 61.8 29.4 19.1 En términos de la calidad de los servicios los participantes que opinaron indicaron estar totalmente de acuerdo y de acuerdo en los siguientes: • Adecuacidad en servicio de referencia. • Adecuacidad en horario de servicio. • Disponibilidad de los recursos en diferentes formatos. • Se le brinda apoyo a la investigación. • Hay calidad en la prestación de los servicios. • Se le brinda apoyo a diferentes cursos. Equipos y personal Variable Las actividades de formación a las que asiste son útiles para su puesto de trabajo Los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores La cantidad de luz es adecuada Los equipos de computadoras en su puesto de trabajo son adecuados El control de ruido es adecuado Dispone de la información necesaria para su desarrollo en su puesto de trabajo Su espacio de trabajo es adecuado para el desempeño de sus funciones La biblioteca cumple con la Ley ADA El nivel de temperatura es adecuado El control de humedad es adecuado Se ofrecen adiestramientos para el personal relacionados con su área de trabajo La distribución de los espacios físicos es adecuada Los espacios para las colecciones son adecuados El mobiliario de su puesto de trabajo es adecuado Se incentiva al personal para que participe de los adiestramientos Se ofrecen adiestramientos en seguridad y emergencia Se posee el personal suficiente Por ciento 87.7 76.3 70 65.3 63.8 61.2 55.4 48.7 44.3 36 30.2 30 29.4 27.7 25 9.3 9.1 En términos de equipos y personal los participantes que opinaron indicaron estar totalmente de acuerdo y de acuerdo en los siguientes: • En que las actividades de formación a las que asisten son útiles para su puesto de trabajo. • Que los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores. • Que la cantidad de luz es adecuada. 3 Procedimientos Variable ¿Existen manuales de procedimiento en su unidad? ¿Son efectivos los procedimientos desarrollados? ¿Es efectiva la política desarrollada? ¿Ha participado en la confección de estos manuales? Sí 81.8 80.2 74.1 No 18.2 19.8 25.9 61.8 38.2 Los participantes que opinaron indicaron que existen manuales de procedimiento en su unidad; que los procedimientos desarrollados son efectivos y que es efectiva la política pública desarrollada. Frecuencias por grupo (Docentes y No Docentes) rango Valid Missing Total Docente No docente Total System Frequency 28 64 92 1 93 Percent 30.1 68.8 98.9 1.1 100.0 Valid Percent 30.4 69.6 100.0 Cumulative Percent 30.4 100.0 Se decidió separar los dos grupos de personal de bibliotecas en docentes y no docentes para compararlos en términos de sus respuestas. El 30% de los participantes que emitieron su opinión eran Docentes mientras que un 70% pertenece al grupo No docente. Estrategias Docentes Variable Misión del Sistema de Bibliotecas Documento Diez para la Década Metas del Sistema de Bibliotecas Plan estratégico de su Recinto Plan estratégico del Sistema de Bibliotecas Conoce 100 96.4 96.4 88.9 55.6 No conoce 0 3.6 3.6 11.1 44.4 Entiende 92 84 84.6 79.2 70 No entiende 8 16 15.4 20.8 30 No conoce 42.6 48.3 50.8 4.8 25 Entiende 45.8 39.6 37.5 76.5 56.9 No entiende 54.2 60.4 62.5 23.5 43.1 No docentes Variable Plan estratégico de su Recinto Documento Diez para la Década Plan estratégico del Sistema de Bibliotecas Misión del Sistema de Bibliotecas Metas del Sistema de Bibliotecas Conoce 57.4 51.7 49.2 95.2 75 4 Los docentes y no docentes opinaron de manera similar en términos de tener mucho conocimiento y entender en los siguientes aspectos: • Misión del Sistema de Bibliotecas • Metas del Sistema de Bibliotecas Uso y Divulgación de la Información Docentes Variable ¿Son compatibles las metas del Sistema de Bibliotecas con las del Recinto? ¿Es compatible la misión del Sistema de Bibliotecas con la del Recinto? ¿Considera que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa? ¿Se cumplen los objetivos del Sistema de Bibliotecas? ¿Es difundida la política del Sistema de Bibliotecas? ¿Se logra la misión del Sistema de Bibliotecas? ¿Se realizan reuniones informativas? ¿Existe un comité asesor permanente que incluye a estudiantes y profesores? ¿Se revisa periódicamente la misión del Sistema de Bibliotecas? Sí 88 84.6 83.3 50 45 42.1 34.6 10.5 4 No 12 15.4 16.7 50 55 57.9 65.4 89.5 96 No docentes Variable ¿Es compatible la misión del Sistema de Bibliotecas con la del Recinto? ¿Son compatibles las metas del Sistema de Bibliotecas con las del Recinto? ¿Considera que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa? ¿Es difundida la política del Sistema de Bibliotecas? ¿Se cumplen los objetivos del Sistema de Bibliotecas? ¿Se logra la misión del Sistema de Bibliotecas? ¿Se revisa periódicamente la misión del Sistema de Bibliotecas? ¿Se realizan reuniones informativas? ¿Existe un comité asesor permanente que incluye a estudiantes y profesores? Sí 82.9 76.7 70.7 50 45.2 33.3 28.6 25 4.3 No 17.1 23.3 29.3 50 54.8 66.7 71.4 75 95.7 Los docentes y no docentes opinaron de manera similar en los siguientes aspectos: • • • Que las metas del Sistema de Bibliotecas son compatibles con las del Recinto. Que la misión del Sistema de Bibliotecas es compatible con la del Recinto. Que consideran que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa. 5 Estructura Docentes Variable ¿es efectiva la comunicación entre el personal en su área de trabajo? ¿Conoce el organigrama vigente del Sistema de Bibliotecas? ¿Se promueve el trabajo colaborativo? ¿Se fomente que el personal proporcione sugerencias para mejorar las operaciones y condiciones de trabajo? ¿Se involucra a los profesores en la toma de decisiones? ¿Es efectiva la comunicación entre la gerencia y el personal del Sistema de Bibliotecas? ¿Se involucra a los estudiantes en la toma de decisiones? ¿Considera que existe una estructura abierta a cambios organizativos? No Docentes ¿es efectiva la comunicación entre el personal en su área de trabajo? ¿Conoce el organigrama vigente del Sistema de Bibliotecas? ¿Se promueve el trabajo colaborativo? ¿Se fomente que el personal proporcione sugerencias para mejorar las operaciones y condiciones de trabajo? ¿Es efectiva la comunicación entre la gerencia y el personal del Sistema de Bibliotecas? ¿Se involucra a los profesores en la toma de decisiones? ¿Considera que existe una estructura abierta a cambios organizativos? ¿Se involucra a los estudiantes en la toma de decisiones? Sí 88.5 60 36 No 11.5 40 64 34.6 24 12 8.3 4 65.4 76 88 91.7 96 85.9 66.7 46.7 14.1 33.3 53.3 39 30.2 28.8 25.4 13.3 61 69.8 71.2 74.6 86.7 Ambos grupos, docentes y no docentes opinaron que la comunicación entre el personal en su área de trabajo es efectiva. Esta fue la única categoría que superó el estándar del 70%. 6 Calidad en los servicios (Totalmente de acuerdo y De acuerdo) Docentes Calidad en la prestación de los servicios Los recursos están disponibles en diferentes formatos Servicio en referencia es adecuado Se le brinda apoyo a la investigación Se le brinda apoyo a diferentes cursos Horario de servicio es adecuado Calidad en los programas ofrecidos Servicios ofrecidos fuera del recinto son adecuados Los estándares utilizados para la educación a distancia son adecuados Calidad en la planificación Variable 90 87.5 85.7 78.2 75 69.5 68.5 63.6 20 17.6 por ciento No docentes Variable Servicio en referencia es adecuado Horario de servicio es adecuado Se le brinda apoyo a la investigación Los recursos están disponibles en diferentes formatos Calidad en la prestación de los servicios Se le brinda apoyo a diferentes cursos Calidad en los programas ofrecidos Servicios ofrecidos fuera del recinto son adecuados Los estándares utilizados para la educación a distancia son adecuados Calidad en la planificación por ciento 83.3 80.7 76.1 71.7 71.1 68.6 63.1 59.1 34.8 20 Ambos grupos (docentes y no docentes) coincidieron estar de acuerdo y totalmente de acuerdo en los siguientes aspectos: • • • Calidad en la prestación de los servicios. Disponibilidad de los recursos en diferentes formatos. Se le brinda apoyo a la investigación. 7 • Equipos y personal Docentes Variable Las actividades de formación a las que asiste son útiles para su puesto de trabajo Los equipos de computadoras en su puesto de trabajo son adecuados Los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores La cantidad de luz es adecuada Dispone de la información necesaria para su desarrollo en su puesto de trabajo El control de ruido es adecuado El nivel de temperatura es adecuado Su espacio de trabajo es adecuado para el desempeño de sus funciones El control de humedad es adecuado La biblioteca cumple con la Ley ADA El mobiliario de su puesto de trabajo es adecuado Los espacios para las colecciones son adecuados La distribución de los espacios físicos es adecuada Se incentiva al personal para que participe de los adiestramientos Se ofrecen adiestramientos para el personal relacionados con su área de trabajo Se ofrecen adiestramientos en seguridad y emergencia Se posee el personal suficiente Por ciento 90.5 78.2 78.2 76 63.2 60 56 47.6 46.2 39.1 30.4 30.4 29.6 24 21.1 4.2 0 No docentes Variable Las actividades de formación a las que asiste son útiles para su puesto de trabajo La cantidad de luz es adecuada Los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores El control de ruido es adecuado Dispone de la información necesaria para su desarrollo en su puesto de trabajo Los equipos de computadoras en su puesto de trabajo son adecuados Su espacio de trabajo es adecuado para el desempeño de sus funciones La biblioteca cumple con la Ley ADA El nivel de temperatura es adecuado Se ofrecen adiestramientos para el personal relacionados con su área de trabajo El control de humedad es adecuado La distribución de los espacios físicos es adecuada Los espacios para las colecciones son adecuados El mobiliario de su puesto de trabajo es adecuado Se incentiva al personal para que participe de los adiestramientos Se posee el personal suficiente Se ofrecen adiestramientos en seguridad y emergencia Por ciento 85.7 78.6 76.8 66.7 61.7 60.8 59.6 53.1 39.6 34 31.2 30.7 29.4 28.6 26 13.3 10.6 En términos de equipos y personal los dos grupos coincidieron en estar totalmente de acuerdo y de acuerdo en que la cantidad de luz es adecuada y en que los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores. 8 Procedimientos Docentes Variable ¿Existen manuales de procedimiento en su unidad? ¿Son efectivos los procedimientos desarrollados? ¿Es efectiva la política desarrollada? ¿Ha participado en la confección de estos manuales? No docentes Variable ¿Existen manuales de procedimiento en su unidad? ¿Son efectivos los procedimientos desarrollados? ¿Es efectiva la política desarrollada? ¿Ha participado en la confección de estos manuales? Sí 80 80 78.3 No 20 20 21.7 73.1 26.9 Sí 83.9 81.7 73.8 No 16.1 18.3 26.2 58.1 41.9 Al comparar los dos grupos los mismos coincidieron en los siguientes aspectos en procedimientos: • • • Que existen manuales de procedimiento en su unidad. Que los procedimientos desarrollados son efectivos. Que la política desarrollada es efectiva. 9 Resultados (Estudiantes) Instalaciones Variable Iluminación Rotulación dentro de la biblioteca Satisfacción general (Instalaciones) Acceso a personas con impedimentos Ambiente de trabajo y estudio de la biblioteca Áreas de estudio Horario de servicio regular Horario de servicio durante exámenes finales Nivel de Temperatura Comodidad de las instalaciones en general Horario de servicio durante el verano Contro de Ruido Por ciento 94.5 88.9 88.3 84.4 84 83.9 83.6 81.8 80.7 79 72.3 71.6 Los estudiantes que opinaron indicaron estar totalmente de acuerdo y de acuerdo en todos los aspectos medidos en el componente de instalaciones de las bibliotecas mencionadas en la tabla anterior. Equipo Variable Computadoras Comunicación o acceso inalámbrico Satisfacción general (equipo) Impresoras Fotocopiadoras Escáner Por ciento 76.6 65.1 65 46.6 39.8 26.8 Un 77 % de los estudiantes señaló estar totalmente de acuerdo y de acuerdo con las computadoras utilizadas en las bibliotecas. Este fue el único elemento considerado con respecto al estándar de un 70% o más de satisfacción. 10 Acceso a recursos Variable Página Web de la biblioteca Acceso a Internet Satiafacción general (acceso) Bases de datos Catálogo en línea Revistas electrónicas Microformas Recursos audiovisuales Por ciento 92.7 91.1 89 88.7 88 80.7 77.9 76.1 Los estudiantes que opinaron indicaron estar totalmente de acuerdo y de acuerdo en todos los aspectos medidos en el componente de acceso a recursos en las bibliotecas mencionadas en la tabla anterior. Servicios Variable Colecciones especiales Referencia Reserva Circulación Sala de revistas Reserva Digital Préstamos Consulta general Satisfacción general (servicios) Préstamos interbibliotecarios Colección audiovisual Salones de estudio grupal Orientación sobre el uso de la biblioteca Talleres o cursos acerca de destrezas de información Por ciento 90.5 89.6 86.7 85.9 85.3 85.1 84.2 83.3 82.9 81.6 79.2 71.6 60.9 60.1 El área de satisfacción con los servicios de las bibliotecas fue una de las más favorecidas por los estudiantes que emitieron su opinión en el cuestionario. En doce (12) de las catorce áreas de servicio evaluadas, los estudiantes indicaron estar satisfechos. 11 Bibliotecarios Variable Satisfacción general (Bibliotecarios) Trato Conocimiento de los mrecursos Disponibilidad para ofrecer servicio Rapidez del servicio Por ciento 87.1 84.9 84.4 84.2 79.9 Se evidenció niveles altos de satisfacción de los estudiantes que emitieron su opinión con todas las áreas evaluadas sobre los bibliotecarios. 12 Resultados (Investigadores Profesores) Instalaciones Variable Iluminación Rotulación dentro de la biblioteca Temperatura Satisfacción general (Instalaciones) Limpieza Ruido Ambiente de trabajo y estudio de la biblioteca Espacio en el área de las colecciones Comodidad de las instalaciones en general Acceso a personas con impedimentos Áreas de estudio Instalaciones para clase a distancia Por ciento 83.3 82.5 75.5 72.5 71 64.6 63.6 62.1 58.5 57.1 54 47.1 Los investigadores y profesores indicaron estar satisfechos en 5 de los 12 indicadores mencionados en la tabla anterior con respecto a las instalaciones de las bibliotecas. Equipo Variable Computadoras satisfacción general (equipo) Apoyo técnico Disponibilidad de cables /redes para acceso a Internet Comunicación o acceso inalámbrico Velocidad de la red Impresoras Escáners Fotocopiadoras Por ciento 67.9 57.6 57.2 53.8 50 50 40.7 39.1 30.3 En términos del equipo ninguno de los indicadores superó el estándar evaluativo. Esta debe ser un área a ser explorada para poder entender con más claridad cuáles serían algunas de las razones de este grupo para emitir ese juicio valorativo. 13 Acceso a recursos Variable Acceso a Internet Página Web de la biblioteca Catálogo en línea Acceso para personas con impedimentos Bases de datos Satisfacción general (Acceso a recursos) Micro formas Revistas electrónicas Recursos audiovisuales Revistas (impresas) Libros Por ciento 85.3 85 82 80.3 73.7 67.4 57.2 56.7 56.5 55.6 52.2 En términos del acceso a los recursos los investigadores y profesores indicaron altos niveles de satisfacción con 5 de los 10 indicadores en esta dimensión. Incluso la satisfacción general no superó el estándar de 70%. Sería adecuado explorar más detenidamente esta dimensión quizás mediante un grupo focal. Servicios Variable Orientación sobre el uso de los recursos de la biblioteca Préstamos Colecciones especiales Consulta general Circulación reserva digital Préstamos Inter Bibliotecarios internacionales Préstamos Inter Bibliotecarios en PR Reserva Satisfacción general (servicios) Horario de servicio regular Referencia Salones de estudio grupal Colección Audiovisual Talleres o cursos para el manejo y la búsqueda de información Horario de servicio durante el verano Revistas Recursos informativos actualizados en el área de especialidad Por ciento 84.4 77.8 76.3 75.8 75.5 75 73.6 72.8 71.9 71.1 69.2 68.6 65.5 62.5 60.6 56.2 53.7 39.5 Con respecto a los servicios se evidencia niveles altos de satisfacción en 10 de los 18 indicadores en esta dimensión. Se sugiere explorar esta dimensión para obtener información adicional que pueda arrojar información adicional. 14 Bibliotecarios Variable Satisfacción general (biliotecarios) Conocimiento de los recursos Disposición para ofrecer servicio Trato Rapidez del servicio Por ciento 89.8 89.4 87.8 87.5 84.4 Se evidenció altos niveles de satisfacción de los investigadores y profesores contodoa los indicadores de los servicios que ofrecen los bibliotecarios. 15 Todas las variables Variable Satisfacción general (bibliotecarios) Conocimiento de los recursos Disposición para ofrecer servicio Trato Acceso a Internet Página Web de la biblioteca Orientación sobre el uso de los recursos de la biblioteca Rapidez del servicio Iluminación Rotulación dentro de la biblioteca Catálogo en línea Acceso para personas con impedimentos Préstamos Colecciones especiales Consulta general Temperatura Circulación reserva digital Bases de datos Préstamos Inter Bibliotecarios internacionales Préstamos Inter Bibliotecarios en PR Satisfacción general (Instalaciones) Reserva Satisfacción general (servicios) Limpieza Horario de servicio regular Referencia Computadoras Satisfacción general (Acceso a recursos) Salones de estudio grupal Ruido Ambiente de trabajo y estudio de la biblioteca Colección Audiovisual Espacio en el área de las colecciones Talleres o cursos para el manejo y la búsqueda de información Comodidad de las instalaciones en general satisfacción general (equipo) Apoyo técnico Microformas Acceso a personas con impedimentos Revistas electrónicas Recursos audiovisuales Horario de servicio durante el verano Revistas (impresas) Por ciento 89.8 89.4 87.8 87.5 85.3 85 84.4 84.4 83.3 82.5 82 80.3 77.8 76.3 75.8 75.5 75.5 75 73.7 73.6 72.8 72.5 71.9 71.1 71 69.2 68.6 67.9 67.4 65.5 64.6 63.6 62.5 62.1 60.6 58.5 57.6 57.2 57.2 57.1 56.7 56.5 56.2 55.6 16 Áreas de estudio Disponibilidad de cables /redes para acceso a Internet Revistas Libros Comunicación o acceso inalámbrico Velocidad de la red Instalaciones para clase a distancia Impresoras Recursos informativos actualizados en el área de especialidad Escáners Fotocopiadoras 54 53.8 53.7 52.2 50 50 47.1 40.7 39.5 39.1 30.3 17 APÉNDICE 3: Descriptive Study Survey & Focus Groups: Research Findings R ESEARCH F INDINGS D ESCRIPTIVE S TUDY S URVEY AND F OCUS G ROUPS U NIVERSITY OF P UERTO R ICO , R ÍO P IEDRAS C AMPUS L IBRARY ’ S S YSTEM June 16, 2008 Research team: Carmen Espina, MBA, DBA, Elena Martínez, MBA, Estela Pérez,Ph.D.,Myra Pérez, MBA, Ph.D. 2 T AB LE OF C ONTENTS Page Purpose of the study 3 Research Objectives 4 Research Approach 4 Qualitative Approach 5 Quantitative Approach 6 Research Limitations 7 Major Findings 8 Focus Groups Findings 8 Professor Survey Findings 12 Student Focus Groups Findings 17 Professor Survey Findings 50 Appendixes 72 2 3 PURPOSE OF THE STUDY The following study was conducted to assist the University of Puerto Rico, Río Piedras Campus Library System, in assessing operations and provision of library services as required by the Association of College and Research Libraries (ACRL). The elements examined included library services, instruction to users, library resources, accessibility, personnel’s performance and library facilities among others. This research complements a study previously commissioned by the Office of the Vice President for Institutional Accreditation to evaluate the fourteen libraries that comprise the University of Puerto Rico libraries systems at the eleven campuses. The present study enhances the information gathered in that study by considering the different libraries and variety of users served throughout the Río Piedras Campus Library System. The approach is inclusive and extensive to the elements that need to be assessed and compared within the Río Piedras Campus Library System. In the context of certification, the main purpose of the study was to examine library users’ (students, professors, and researchers) opinions, perceptions, usage behavior and level of satisfaction towards library services and offerings in each of the libraries that comprised the University of Puerto Rico, Rio Piedras Campus library system. 3 4 RESEARCH OBJECTIVES The research was designed to achieve the following objectives: • To define library users behaviors and preferences • To assess library users opinions and perceptions on library services and resources • To determine library users level of satisfaction on library offerings and services • To gather users recommendations for a better service With the information gathered the ç will be better able: • To prioritize users needs and match its resources to those needs • To standardize and customize services to satisfy customer needs • To develop action plans to service their users efficiently and delightfully R ESEARCH A PPROACH As established in the Standards for Libraries in Higher Education of The American Library Association (ALA) (June 2004) “librarians are increasingly expected to assist users in evaluating the information they receive. These changes evince an evolving role for librarians, one that suggests a closer partnership with users and a greater responsibility.” In addition, ALA proposes that the assessment and evaluation programs should be an ongoing process and that one tool may include “focus groups of students, faculty, staff, and alumni who are asked to comment on their experiences using information resources over a period of time.” Based on the informational needs of the Río Piedras Campus Library System, and congruent with ALA’s recommended methodology, the research group conducted a qualitative and a quantitative research to asses and evaluate professors and students experiences using library services and resources. 4 5 Qualitative Approach The qualitative research included ten focus groups among students. Two focus groups for the José M. Lázaro library and one focus group for students pursuing undergraduate and graduate degrees for each of the following colleges: Business Administration, Social Sciences, General Studies, Planning Graduate School, Humanities, Graduate School of Library and Information Science and Natural Sciences. The focus groups were conducted in May 2008 in the following dates: • May 2, 2008 Business Administration Public Communications Social Sciences • May 9,2008 Education Natural Sciences • May 15, 2008 Humanities Planning Graduate School General Studies • May 16, 2008 Two groups with Lázaro’s library users The focus group sessions were recorded in video. Each session lasted an average of one and half-hour. The moderator used a discussion guide to establish the plan of the focus group interview (Appendix # 1 Moderator’s Guide). The moderator’s guide was designed to define library users behavior, service attributes sought, satisfaction, perception and evaluations of library services and resources. Representatives of Library Evaluation Steering Committee approved the questionnaire. The participants, all students 21 years or older, signed a voluntary participation agreement and received an incentive for their participation at the end of each session. A total of 90 students participated in the focus groups. The students were contacted directly by the research group or with the assistance of librarians. 5 6 They were divided as follows: Business Administration 11 students Social Sciences 10 students Public Communication Natural Sciences 9 students 10 students Education 9 students Humanities 10 students Planning Graduate School 7 students General Studies 10 students Lázaro’s users group #1 6 students Lázaro’s users group #2 8 students Quantitative Approach The Quantitative research method used was a survey among professors and researchers that teach at the following colleges: Business Administration, Social Sciences, General Studies, Planning Graduate School, Public Administration Graduate School, Science and Information Technology Graduate School, Education, Public Communication, Humanities, Natural Sciences. A total of eighty-eight (88) interviews were conducted during the months of April and May 2008. The participants answered an interviewer assisted-questionnaire. (Appendix 2-Survey Questionnaire). Representatives of Library Evaluation Steering Committee approved the questionnaire. The questionnaire was designed to define library users’ behavior, service attributes sought, satisfaction, perceptions and evaluation of library services and offerings. Consumers’ satisfaction and attributes sought included service quality elements: tangibles, empathy, responsiveness, and reliability. The research team contacted some of the participants at a major faculty meeting celebrated on April 25, 2008 and others at their schools. 6 7 Research Limitations A limitation of this study was the time constraint (a month), and the timing for conducting the research that coincided wiht the ending of the semester. Other limiations are related to methdology, one focus group per college is not sufficient for comparison and convenient sample selection does not guarantee representation of population. 7 8 M AJOR F INDINGS Major research findings for the focus groups among students’ users of the Rio Piedras Campus Libraries and for the survey among professors are presented in the following sections. S TUDENTS ’ F OCUS G ROUPS To explore students’ behavior and preferences with respect to the use of libraries, we asked the participants to mention their major reasons to visit the library. Among the most cited reasons are the following: • To use Internet service at the library. • To photocopy materials • To find information for research projects • To borrow books • To use the on-line catalog and databases available. • To look up on previous dissertations • For group meetings • For independent study in cubicles • To study in a silent environment • Accessible to their study area • To use computers • To print materials • To find materials for research The three most visited libraries in addition to their college library are: Lazaro, Law School and Natural Science. These three libraries are perceived as the best service providers: Lázaro’s for its resources, Law School for its comfortable environment, and Natural Sciences for its meeting rooms. In order to understand student’s expectations and point of reference about library services and offerings, we asked them to define library’s main purpose. According to the students, library’s main purpose should be: 8 9 • To provide updated information for their research • To provide an environment for independent study • To provide a space for group meetings • To provide a comfortable study space • To provide good service • To provide technologically updated services • To facilitate the learning process When evaluating the physical facilities of the Rio Piedras Campus Library System the students express their opinion and recommendations. Among the most mentioned recommendations are: • Computer receptacles needed • Better signage • Cleaner restrooms • Sound proof meeting rooms • Cleaner environment • Comfortable furniture and spaces According to the students, Rio Piedras Campus Library System major strengths are: • Accessibility • Good service provided by students • Wireless service • Information resources available • Data bases • Workshops • Great customer service by librarians • Remote access According to the students, Rio Piedras Campus Library System major weaknesses are: • Noise level • Not comfortable furniture 9 10 • Not enough photocopy machines, computers and printers • Personnel not knowledgeable • Dirty restrooms • Lack of technology • Limited operational hours • Not enough meeting rooms When we asked the students to describe their ideal library, they described it in the following terms: • A library with better financial resources • A mixture of the resources at Lazaro and the comfort at Law school. • Comfortable space and furniture • Updated technology, computer, printers and data bases • Modern decorations • Space for group meetings • Meeting rooms with sound proof systems • A library with special book collections • A library with Starbucks amenities • More interdisciplinary spaces and services • More exhibition areas • Books and materials in good condition • Open 24 hours • Services for the handicapped available • All services available under “one roof” • A place to socialize with others Students’ level of satisfaction with library’s services and resources varies accordingly to the different libraries. A detailed overview of students’ evaluations is presented in the Students Focus Group Findings section. (Please refer to tables 4,6,8,10,12,14,15,17,19, 21). 10 11 Students’ level of awareness and usage of many of the services and resources offered by the Rio Piedras Campus Library System is pretty low. Among the least known and used are: International Interlibrary Loans, Electronic Books, Electronic Journals, Photographic Lab Services, and Image Digitization El Mundo. Workshops were referred as a great form of instructing students about the services and resources that the libraries have to offer. Not many have taken them, but would like to take some on topics related to information search and bibliographic usage among others. Students complain that photocopy service varies among libraries. They suggested that this service and the machines should be uniform across the different libraries. They understand that technicians should be readily available for maintenance when needed. Several students indicated that access to services is restricted to the students enrolled to other colleges. They consider that services should be available without restrictions and that the libraries should work as a unified system. Students complain about the process for paying the penalties associated to late book returns. Students are not satisfied with the book return policies, specifically the fact that they have to return the book at the same library from which they originally took it. Students are not satisfied with the operating hours of libraries. They understand that they should open early and close late and in some cases they should be open 24 hours, specifically Lazaro. 11 12 P R OFESSORS ’ S URVEY M AJOR F INDINGS The libraries most frequently visited by Professors interviewed are: Most frequently visited library Frequency Percent BUSINESS ADMINISTRATION 10 11.4 PUBLIC ADMINISTRATION 1 1.1 MONSERRATE SANTANA 6 6.8 GERARDO SELLES 12 13.6 MUSIC 4 4.5 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 3 3.4 SOCIAL SCIENCE RESERVE 2 2.3 COMMUNICATION 7 8.0 ANGEL QUINTERO 5 5.7 PLANNING SCHOOL 6 6.8 NESTOR RODRIGUEZ 9 10.2 REFERENCE LAZARO 6 6.8 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 2 2.3 PUERTORRICAN COLLECTION 8 9.1 ART COLLECTION 1 1.1 CIRCULATION LAZARO 2 2.3 ZENOBIA JUAN RAMON 1 1.1 DERECHO 2 2.3 NINGUNA 1 1.1 TOTAL 88 100.0 The majority of the professors visit libraries several times during the semester (31%) and more than once a week (27%). The main reasons given by professors to visit libraries were: to find information for their research (35%, with a weighted average of 1.40), to put material in the reserve area (19%), to consult the librarian (10%), and to obtain materials (9%). Professors are more satisfied with librarian consultation service, customer service, book loans service, on-line catalog service, illumination, workshops, library’s system webpage, and bibliographic databases. The Professors interviewed express their level of satisfaction on libraries services and resources. See diagram below. 12 13 13 14 Professors are least satisfied with photocopy service, microtext readers, meeting rooms’ areas, electronic books, library information resources, physical facilities and computers. A detail summary of professors’ level of satisfaction with library services and resources by Most Frequently Visited Library are summarized in the Professor Survey Findings section. (See tables A to R) More than half of the Professors’ are satisfied with the most frequently visited library. The Level of satisfaction varies by professor tenure track position. (see Tables 1-3) Table 1 Overall Level of Satisfaction Level of satisfaction – Library’s overall satisfaction Frequency Percent very satisfied 17 19.3 satisfied 45 51.1 neutral 11 12.5 not satisfied 4 4.5 very unsatisfied 2 2.3 n/a 9 10.2 Total 88 100.0 Table2 - Crosstable Overall Level of Satisfaction by Tenure Track Position Level of satisfaction – Library’s overall satisfaction * Tenure track position Crosstabulation Professor Assistant Associate professor professor Instructor Total very satisfied 10 1 2 4 17 satisfied 22 12 6 5 45 neutral 5 3 2 1 11 not satisfied 0 0 4 0 4 very unsatisfied 1 1 0 0 2 Table 3 Professors Tenure Track Position and Level of Satisfaction (Mean Value) Tenure track position Mean Professor 2.1500 Assistant professor 2.5000 Associate professor 3.6000 Instructor 1.7000 Total 2.5000 14 15 Almost half of the professors (43%) interviewed indicated that they do not participate in updating library materials. Thirty percent (30%) indicated that they provide recommendations for new materials and 15% participate in library committees. More than half of the professors (56%) interviewed indicated that they ALWAYS promote the use of library resources among students. Most professors define information skills as ability to do information search in their study area, as technical language proficiency, and as access to knowledge. A considerable number of professors (39.8%) frequently request librarian help for the development of information skills. Professors usually learn about library services, resources and activities through electronic communication (25%) and through librarians (21.6%). More than half of the professors interviewed (56.8%) are satisfied with the level of communication between librarian’s and faculty. The majority of the professors interviewed were full professors (45.5%), males (55.5%), have earned a doctoral degree (73.9%), and teach at undergraduate level (55.7%). 15 16 Professors’ recommendations are summarized in the list below. The most frequently mentioned recommendations were rapid actualization, extended operational hours, financial resources needed, and improvement of physical facilities. • Extended operational hours • Food availabilty and security • Keep all libraries as part of the library system • More musical scores • Greater access to graduate students • Rapid update • Financial resources needed • Improvement of physical facilities • Better space layout • Higher number of personnel to provide library workshops • Rapid posting of reserve material • Access to electronic material • Assurance of return documents in good conditions • Customers service attitude • Accessibility to the public in the selection of books • More personnel needed • Faster processing of interlibrary loans • Availabilty of a higher number of peer review journals • Increase number of journals in digital format 16 17 S TUDENTS ’ F OCUS G ROUPS F INDINGS The research findings for the ten focus groups among students’ users of libraries in the University of Puerto Rico, Río Piedras campus are presented below. A total of ninety students participated in the focus groups. Business Administration Students –Focus Group The eleven students that participated in this focus group are enrolled in the College of Business Administration. The libraries most frequently visited by Business Administration students are: 1. Business Administration library 2. Lázaro – Circulation and Reference 3. Natural Sciences library 4. Law School library 5. Humanities Seminar (Fedérico de Onís) 6. Architecture library Reasons for visiting the libraries mentioned above: 1. Business Administration: for group study, accessibility to study area 2. Lázaro: flexible operation hours, good to study alone 3. Natural Science: quietness, meeting rooms 4. Law School Library: extended operational hours, quietness, comfortability of chairs, cubicles and tables, good to study for long periods of time, food is readily available 5. Humanities Seminar: to find information solicited by professors A summary of the services and resources used by Business Administration’ students and their opinions and recommendations are presented on table 4. 17 18 Table 4 Business Administration Focus Group Services and Resources Services and Resources Opinions and Recommendations Librarian consultation – Lázaro: Reference service • They usually cannot find the books you request. Law School: • Librarians are hostile with students from other colleges. • Facilities are not available for students of other colleges. • They discriminate Natural Science: • Nice Book loans • Most books are outdated Interlibrary loans • Excellent service. • Not known by the majority Reserve service • Used by everybody. • Many professors opt to leave materials at other libraries in the university and at copy services outside the university (Cyberlink, Best Copy, Copies unlimited) Meeting rooms Business Administration: • Are too small • Noisy area beside the photocopy machines. • No privacy to study Natural Science: • Nice meeting rooms • Whiteboards Handicap accessibility • Totally uncomfortable for a person without disabilities, just imagine the difficulty for a person with disabilities. • A student with disability (blind) that I know cannot get inside the library, he has to rely on the person that helps him. • Elevators are usually out of order. • There is no ramp for handicap students to get to the 2nd floor. Computers • Outdated computers and outdated programs. • Unreliable printing service Micro text readers • Are pretty old. • Personnel has been very helpful • The ones that work the best are those located at Colección Puertorriqueña. Workshops • Are usually requested by professors. Image digitalization El • Not known Mundo Photographic lab service • Not used Online catalog • Used by all Remote access: • It has improved. Your social last four and your last name are enough. Library’s web page Have been used it to access databases. 18 19 Opinion and recommendations on Business Administration library’s physical facilities: 1. Small library 2. Small cubicles like prisons and like caves. 3. Not enough space between tables and chairs. 4. Library has a faulty odor 5. Too noisy 6. More meeting rooms needed 7. Good illumination 8. Too cold Opinion on operation hours: 1. Library should have extended service hours during weekdays. Until 10 to 11pm. 2. Should open on Sundays. 3. Flexible hours on finals. 4. Lázaro should be open 24/7. Definition of library’s main purpose: 1. To provide information 2. To provide a study environment 3. To provide a space for group meetings 4. To provide a comfortable space to study 5. To provide good service Business Administration Library’s strengths and weaknesses are summarized in the following table: Table 5 Business Administration Strengths and Weaknesses Strengths Weaknesses 1. Accessibility 1. Physical facilities 2. Good service provided by students to students 2. Lack of technology 3. Noisy 4. Not comfortable 5. Students’ lack of knowledge of what they need and how to get it. 19 20 Business Administration students express that they feel abandoned or neglected by the University. If they are one of the biggest colleges in the university, then they should have a better library. Business Administration students’ definition of their ideal library is the following 1. Comfortable space 2. A mixture of the resources at Lázaro and the comfort at Law School Library. 3. Updated technology for students to practice their presentations. 4. Modern decoration 5. Space for group meetings with a professional environment. Social Sciences Students –Focus Group The ten students that participated in the focus group are enrolled in the College of Social Sciences. The libraries most frequently visited by Social Sciences’ students are: 1. Lázaro- Reserva, Circulación and Colección Puertorriqueña 2. Law School Library 3. Public Administration Library 4. Social Sciences Library 5. Natural sciences Library Reasons for visiting the libraries mentioned above: 1. To use Internet service at the library. 2. To photocopy materials 3. To find information for research projects 4. To borrow books 5. To use the on-line catalog and databases available. 6. To look up on previous dissertations 7. For group meetings 8. To find material in micro texts. 20 21 9. Natural Sciences library – For independent study in cubicles and to use the whiteboards for calculations. 10. Law School library – To study in a silent environment 11. Lázaro- For it’s extended operation hours. A summary of the services and resources used by Social Sciences’ students and their opinions and recommendations are presented on table 6. Table 6 Social Sciences Focus Group - Services and Resources Services and resources Librarian consultation – Reference service Book loans Interlibrary loans International Interlibrary loans Reserve service Distance education Meeting rooms Opinions and recommendations • The majority had received a great service. • One complains that there was lack of service. Librarian was not willing too make the effort. • Needs to be updated constantly. Books that appeared on the system as available are not really available, or the personnel do not put the effort to find them for you. • To require the id and class schedule to borrow materials is too restrictive, with the id or the class program should be enough. • The tickets for not returning books on time are a real problem. For $1.10 the payment process is too complicated. • The ticket system is not updated, • The majority had not used it. But mentioned that others indicate that it is a great service. • Known, but not used. • • • • • • • Computers • Used by everybody all the time. Not known by the majority. A student mentioned that in Business Administration there are on-line courses. Education is directed to promote teamwork, therefore, the university should provide for the opportunity of teamwork at all levels. Sound proof meeting rooms needed for group discussions in all libraries. There should be no limit in the number of students that participate in a group meeting. Meeting rooms should be available for all students. Not only for those that study at a particular college. Sometimes we have to conduct our group meetings outside in the lobbies. Computer programs should be updated. 21 22 Image digitalization El Mundo Photographic laboratory service Photocopy service • More printers are necessary. Students need to be trained on how to use the micro text readers. The micro text reader machines are old; they system for storing materials should be updated. Workshops area a great opportunity for students to learn how to find information. The DEGI provides a seminar for fifteen days to students with pay that has been very useful for the research process. Topics are interesting, specially those related to bibliography, APA manual Only one student has used it. Not known by the majority • Not known by students. • • • Online catalog • Bibliographic data bases • • • More photocopy machines are needed. The service should be standard throughout the university. No instructions or technicians available to help you with the photocopies. Is a good service, but it is not updated. There is usually more information available than what the on-line catalog indicates is available. The option of reading it on-line is great. To use it appropriately you must learn how to do search. Are excellent. You can have access to information available in PR and outside PR. They love to read articles in this technological mode. Great access, very convenient. Very good service Excellent information. Great design. User friendly. Good. Friendly. Micro text readers • • Workshops • • • Electronic Journals Electronic books Remote access Library’s web page Library’s system web page • • • • • • • • Opinion on limiting access and services to students from other colleges: 1. Access limited to students with ID is not helpful for students. Sometimes you do not have it with you and you cannot receive a service. 2. They questioned, what happen with the interdisciplinary service that the university promotes? The services should be available to all students without restrictions. 3. Sometimes you have to beg for help. As a researcher you need access everywhere. 22 23 4. Open access to all libraries not only here in Puerto Rico but all over the world. Opinion on operation hours: Early opening and late closing hours for all libraries is needed. Definition of library’s main purpose: 1. To fortify our studies. 2. To facilitate the learning process 3. To be a liaison between the curricula and the students needs 4. To help students without discriminating on college affiliation. Social Sciences Library’s Strengths and weaknesses are summarized in the following table: Table 7 Social Sciences – Strengths and Weaknesses Strengths 1. Data bases 2. Information resources available 3. Quantity and quality of information available 4. Workshops Weaknesses 1. Not all books available 2. Limited operation hours 3. Not enough printers and computers. 4. Computers programming need to be updated 5. Bad penalty system Social Sciences students’ definition of their ideal library: 1. A library with financial resources available. Students are willing to pay more on tuition if that will ensure better library resources and services. 2. Special collections are needed. 3. Meeting rooms with a sound proof system in all libraries. 4. Better training to personnel. 5. A library with Starbucks amenities. 6. Comfortable chairs and tables 7. Natural environment inside the library (plants…) 23 24 Public Communication Students – Focus Group Nine students enrolled in the School of Public Communication participated in the focus group. Libraries most frequently visited by Public Communications’ students are: 1. Lázaro – Third floor , Colección Puertorriqueña and Sala Caribe 2. Public Communications 3. Natural Sciences Library Reasons for visiting the libraries mentioned above: 1. Natural sciences: near to where I park, good study environment, nice meeting rooms 2. Public Communications library: for group meetings, to watch movies assigned by professors. A summary of the services and resources used by Public Communication’ students and their opinions and recommendations are presented on table 8. Table 8 Public Communication Focus Group – Services and Resources Services and resources Librarian consultation – Reference service Book loans Interlibrary loans Reserve service Opinions and recommendations • Some librarians are rude; they expect you to know how to find things on your own. • Most librarians are nice. • The service is relative, it depends on the faculty or the person • Most of the providers of this service are students. • Some students are not interested in providing a good service. They work for money. • Professors should be certain that the books they assigned are available in the library. • Most of the books that appear on line as available are not. • The search for books is pretty slow. • Most know about the service, but have not used it. • Materials on reserve are usually incomplete. • Materials are deteriorated. • Many professors used other services outside the library for the materials they assigned for class (Copies Unlimited, Best Copy). 24 25 • Distance education • Computers • • Micro text readers • • • • • Workshops • • Photographic lab service Photocopy service Online catalog Bibliographic data bases Electronic Journals • • • • • • Electronic books Remote access Library’s web page Library’s system web page • • • • Professors used these suppliers because the service is faster and controlled. They think this is related to Blackboard. Most of them have used it. Half consider it good and half consider it bad. They find it not reliable. There should be more computers. There should be wireless service for computers everywhere. Printers are needed. The technician service should be more diligent. Pretty old system but efficient. Is a boring machine Students have attended to workshops as part of their orientation at the beginning of their college years. Professors should require assistance to these workshops. Workshops should be related to topics of interest to students, like Photoshop and other technological programs. Very good service Needs improvement. Technicians should be readily available. Books on line are usually not available. Two students have used. Good service. Used by one student. A good experience, article could be read directly form the computer. Have not been used by students. Only one student has used it. Finds it OK. Good page. User friendly. Needs to improve on graphics. Accessible, with many links. Opinion and recommendations on library’s physical facilities: 1. Computer receptacles are needed. 2. Better signage 3. Restrooms need to be clean up Opinion on operation hour: The majority is satisfied with the operation hours. But they would like it to be open 24/7. Definition of library’s main purpose: 1. To provide a place to study. 2. A place to be help. 3. To promote a space for students to socialize with other students. 25 26 4. To provide a space that promotes a good learning experience. Public Communication Library’s strengths and weaknesses are summarized in the following table: Table 9 Public Communication – Strengths and Weaknesses Strengths 1. Accessibility 2. The personnel 3. Information resources available Weaknesses 1. Limited space 2. Noise 3. Lack of computers 4. Lack of meeting rooms 5. Outdated equipment Public Communication students’ definition of their ideal library: 1. Four students mentioned that Law school library is the best example of my ideal library” 2. Three students mentioned Education library because is big and comfortable. 3. One student mentioned Natural Science library as the best library because it promotes a study environment and group discussion in sound proof meeting rooms with whiteboards. 4. They should have a Starbucks. 5. They should have a cafeteria like the one at Law School. 6. More interdisciplinary spaces. 7. More areas for exhibitions. Natural Science Students – Focus Group Ten students that participated in the focus group are enrolled in the College of Natural Sciences. The libraries most frequently visited by these students are: 1. Natural Science Library 2. Lázaro – Colección de las Artes, Circulación and Reserva 26 27 3. Law School Library 4. Social Sciences Library 5. Architecture Library Reasons for visiting the libraries mentioned above: 1. Natural Science – Accessibility to study area – For group meetings – To study – To use the computers – To photocopy class materials and old tests 2. Law School library – Quietness – To study on my own – To study on weekends and at night 3. Lázaro – Known from high school studies – To use the laptop because there is Internet access 4. Architecture – To use the photocopy service 5. Social Science –To find material for their courses A summary of the services and resources used by Natural Sciences’ students and their opinions and recommendations are presented on table 10. 27 28 Table 10 Natural Science Focus Group – Services and Resources Services and resources Librarian consultation Reference service Book loans Interlibrary loans International Interlibrary loans Reserve service Distance education Meeting rooms Handicap accessibility Computers Micro text readers Workshops Image digitalization El Mundo Photocopy service Online catalog Bibliographic data bases Electronic Journals Remote Access Library’s web page – Opinions and recommendations Lázaro and Natural Science: • Librarians are not always available. • Students and librarians are not helpful. Law School: • Librarians are very helpful • Two hours for book loans are not appropriate; more time is needed to photocopy. • A book return mechanism for all libraries in any library will be very helpful to students. • It will be good to have more books available. • Newer book editions are needed. • Not used by the majority. • Not known. • Provides good service. • Only one student knew about this. A friend was taking a class that was being recorded to access on the Internet. • Erasers are needed. • Should be kept clean. • An id borrowing system is suggested. • Meeting rooms are not sound proof. • The elevator is most of the time out of service. • Are good for information search, but you have to write everything down because it cannot be printed of store otherwise. • Time limit to use the computer is too short. • Most of them are usually shut down. • They don’t allow students to share documents with friends. • Not known. • More than half of the students have taken the workshops. • Have been very helpful. • Only two had used it. Not known for the rest of the group. • There are not enough photocopy machines. • Most of them are damaged. • There is no one to help you when problem arises. • Used by most of the students. • Only one has used it. Has been very useful. • Are very accessible for most of the students. • Wilson web is not available outside the college. • Have been used by four students. 28 29 Opinion and recommendations on library’s physical facilities 1. Better illumination 2. Library needs to be cleaned regularly 3. Restrooms are pretty disgusting. 4. Better signage. 5. Comfortable chairs and tables needed. 6. Sound proof rooms Opinion on operation hours: Should be open 24/7 at least the first floor. Definition of library’s main purpose is to: be a facilitator and provide resources to help you study faster. Natural Sciences Library’s strengths and weaknesses are summarized in the following table: Table 11 Natural Sciences – Strengths and Weaknesses Strengths 1. Air conditioning 2. Secure study area 3. Environment 4. Accessibility 5. Meeting rooms 6. Computers 7. Wireless service Weaknesses 1. Book loans out of the library not permitted 2. Cubicles for independent study are too old, most are damaged 3. Noise level 4. Uncomfortable chairs 5. Not enough photocopy machines 6. Personnel not knowledgeable 7. Dirty restrooms 8. Damaged sensors 9. Book checking process pretty uncomfortable Natural science students’ definition of their ideal library: 1. Many books available 2. Open 24 hours 3. Electronic resources 4. Comfortable chairs, tables 5. More meeting rooms 6. Rugged areas 29 30 Education Students – Focus Group Nine students participated in Education’s focus group. Libraries most frequently visited by Education students are: 1. Education library 2. Lázaro – Circulación, Colecciones Puertorriqueñas, Sala de Revistas and Sala de Referencia. 3. Law School Library 4. Seminar Sebastián González 5. Natural Sciences library 6. Estudios Generales library Reasons for visiting the libraries mentioned above: 1. Education –To photocopy –To find materials assigned by a professor for a class. –Variety of information 2. Natural Sciences –To photocopy old tests. –There is plenty space to study. 3. Law School –For its quietness 4. Lázaro –Variety –Everything is in there. –To work on a computer at the computer center. –To use Internet –For it’s extended operation hours. 5. Estudios Generales –To photocopy –To study for its quietness 30 31 6. Seminar Humanidades –To photocopy materials assigned by professors –To study A summary of the services and resources used by College of Education’ students and their opinions and recommendations are presented on table 12. Table 12 College of Education Focus Group – Services and Resources Services and resources Librarian consultation Reference service – Book loans Interlibrary loans International Interlibrary loans Reserve service Distance education Meeting rooms Handicap accessibility Computers Opinions and recommendations • It is an excellent customer service. • Librarians are very helpful, they find more information, and it is very effective. • Renewal of loans can be done through the Internet. That’s a good service. • Not known by many students that loan renewal can be performed through the Internet. • Education This service works pretty fine. • Generales • There is always a problem at this library. • Lázaro • This service works well. • Not that well known by students. Only a couple of students have used it. The book takes too long to arrive. By the time it arrives you do not longer need it. • Not known by many students. • They assume it will take too long to get the information needed. • It is a good service. • Not known by students. • Every library should have these meeting rooms. • Meeting rooms promote a dynamic discussion without affecting others that want to study independently. • The ones in Natural Sciences are sound proof. • They consider that this service is provided to students with special disabilities. These students have the right, and that it is being provided excellently. • More computers and printers are needed. • Computer programs need to be updated. • Internet access should be available in all libraries. 31 32 Micro text readers Workshops • • • Image digitization El Mundo Photographic laboratory service Photocopy service • • Online catalog • • • • Bibliographic data bases • Electronic Journals Electronic books • • Remote Access Library’s web page • • Library’s system web page • • Not well known by students. Half of the students know that these workshops are being offered. Only two have participated. They suggest a better promotion of them through professors and bulletin boards. Only one student has used it. Archaic! Not used Usually out of service. More should be available. Need appropriate maintenance. Have been used by the majority. Good service that needs actualization. Some times it indicates that the book or information is available and it is not. More textbooks and newer editions should be available through electronic mode. Known, but not used by many. Known, but not used by many. They perceive there are not that many books available. Excellent service Students do not know if there is a web page for their library available. Have been used by the majority. The design needs improvement. It’s not easy to follow. Opinion and recommendations on library’s physical facilities 1. Humidity should be controlled 2. Air conditioning maintenance 3. Better cleaning of facilities 4. Better illumination outside the library Opinion on operation hours: Library should be open on Fridays and Saturdays extended hours. Lázaro should be open more hours or everyday. Definition of library’s main purpose: 1. To provide updated information for research. 2. To facilitate resources and services. 3. To provide information updated and in good conditions. 32 33 4. To provide space to study independently 5. Friendly librarian. 6. Comfortable study areas 7. To provide computers and a variety of books. College of Education Library’s Strengths and weaknesses are summarized in the following table: Table 13. College of Education – Strengths and Weaknesses Strengths 1. Personnel helpful attitude 2. Variety of books 3. Internet access 4. Printing and photocopies available 5. Open on Saturdays Weaknesses 1. Operation hours extended on Fridays and Saturdays 2. Meeting rooms needed 3. More photocopy machines 4. More facilities to print works 5. Computer receptacles needed 6. Comfortable chairs and tables College of Education students’ definition of their ideal library: 1. Quieter libraries 2. Better temperature 3. Comfortable rooms 4. Spaciousness 5. Attractive decorations 6. All services available under one roof. 7. Cafeteria service available. 8. A place to socialize with others. 9. Provision of natural illumination like in Law School. 10. To have clean books 11. Technology and books updated Humanities Students – Focus Group This group is comprised of ten students that study at the College of Humanities. The libraries most frequently visited are: 1. José Emilio González 33 34 2. Lázaro 3. Centro de Investigaciones Históricas 4. Estudios Generales 5. Natural Sciences 6. Law School Library Reasons for visiting the libraries mentioned above: 1. JEG is preferred for the following reasons: – is small, cozy and quiet – The materials requested by professors are available – Texts are digitized – Professors frequently visit the library and you can ask them any question you may have right away. – You can print materials in the library – Computers are updated – Fast Internet access 2. General Studies Library is preferred because it offers a more private environment 3. Natural Sciences Library is preferred because it is big 4. The Law School Library is the prettiest. It is unfortunate that access to services is limited to their students. A summary of the services and resources used by College of Humanities’ students and their opinions and recommendations are presented on table 14. Table 14 College of Humanities Focus Group – Services and Resources Services and Resources Opinions and Recommendations Librarian consultation – • The personnel is amicable, always willing to help Reference service • Personnel is pretty knowledgeable Book loans • Good service Interlibrary loans • Very efficient service. • Knowledgeable personnel. • They call you as soon as they have it available, which is usually faster than the time they estimated. • One student was not aware of the service. 34 35 Reserve service Distance education Meeting rooms • • • • • • • Handicap accessibility • Computers • • • Workshops Image digitalization El Mundo Photographic laboratory service Photocopy service • • • • • Bibliographic data bases Electronic Journals Electronic books • • • Excellent service Students presumed this refers to blackboard. Five students know about it One person uses the meeting rooms in Public Communication Two use the meeting rooms in General Studies Six students use the meeting rooms in Natural Sciences. All students agree that it is necessary to provide meeting rooms, They recommend that meeting rooms should be available at Lázaro. All indicated that the library that bets take care of people with special disabilities is Lázaro. Computers are fine at JEG. The ones at CIH are old. Most of the students knew that workshops are offered at the libraries. Only one has used it. Only one has used it. At JEG the service is excellent because the librarians control it. At Lázaro the service is not good. The card system is not available everywhere, for which it is more expensive (10 cents instead of 5 cents). Good database Three students have used them. Three students have used them. Opinion on operation hours: 1. All libraries and seminars should be open from 6 am to 12 pm every day. 2. Operation hours should be strictly respected. 3. Operation hours should be adapted to class scheduling. Opinion on library’s physical facilities: 1. The seminar JEG lacks cleanliness 2. Installations are deteriorated 3. Lázaro lacks cleanliness 4. Lázaro’s roof is falling apart. 5. Illumination is adequate 6. In many occasions the temperature is too cold. 7. More meeting rooms are necessary 35 36 Definition of library’s main purpose: 1. Promote educational process in each student 2. Provide information related to the discipline 3. Provide tools and databases 4. Provide areas for group meeting and areas to study. 5. Service attitude 6. Promote a good study environment College of Humanities students’ definition of their ideal library: 1. Knowledgeable personnel 2. Updated technology. 3. Customer service oriented personnel 4. Better physical facilities 5. Updated databases 6. A library that complies with operational hours. Planning Graduate School Students – Focus Group This group was comprised of seven graduate students that visit the Planning Graduate School library. The libraries most frequently visited are: 1. Lázaro 2. Planning School Library 3. Colección Puertorriqueño- Lázaro 4. Business Administration 5. Social Sciences 6. Law School Reasons for visiting the libraries mentioned above: 1. Lázaro opens until 12 pm 2. Law School Library opens on weekend even when Lázaro is closed. 36 37 3. Resources and information availability 4. Good service A summary of the services and resources used by Planning Graduate School students and their opinions and recommendations are presented on table 15. Table 15 Planning Graduate School Focus Group – Services and Resources Services and Resources Opinions and Recommendations Librarian consultation – • No complain. Reference service • They are service oriented even tough the service providers are usually students. • Librarians should be more familiar with the journals. Book loans • There have been problems with actualization of book returns. • Students have been penalized with tickets and even tough they have been paid; they still appeared on the system as debtors. • They could use the technology to remind users to return books and to remind us of the availability of materials requested. Interlibrary loans • Known, but not used. International Interlibrary • Not well known. loans • A request took too long, but worked. Reserve service • All have used this service. • They have suggestions for professors. • It will be better to have some of the books in this area as part of circulation. Distance education • They consider this is blackboard and that it is complicated. • They all have used it and are good to follow the course. • It is good to have access to a document through blackboard. Meeting rooms • There is no meeting room at the Planning School Library Handicap accessibility • The services to handicap should have some improvements. • Doors are difficult to open. • Lázaro offers a good service to people with disabilities Computers • Excellent at the Planning School Library. • Pretty bad at Lázaro. • Printing services need improvement. It is limited to 15 pages. • Computers need to be updated to newer programs. Micro text readers • Six of seven had used this service. Workshops • Workshops are good. They should give them on specific themes • First year students should receive some kind of training on how to do information search. Image digitization • Three students have used this. Photographic lab service • Not known by students Photocopy service • Not good at all. • They would like to print both sides, but that’s not possible. • More copy machines are needed. 37 38 • Online catalog • • Bibliographic data bases • Electronic books • Remote access • Library’s web page • Library’s system web page • Better maintenance is required. All have used it They need to keep the system updated The complete articles are not frequently available. Not known The system should be improved; it is usually down. Not available. The page is good, but is usually down. Opinion on operation hours: The library should be open more hours and on weekends. Opinion on library’s physical facilities: 1. Nice temperature 2. Shades to block the sunlight. Definition of library’s main purpose is: 1. Have all resources available 2. A facilitator for the student 3. A space to study 4. To serve as the backbone of the University 5. Technologically updated Planning Graduate School Library’s strengths and weaknesses are summarized in the following table: Table 16 Planning Graduate School Library – Strengths and Weaknesses Strengths 1. The furniture 2. Silence 3. The view 4. Photocopy service 5. Internet connection 6. New space Weaknesses 1. Operational hours 2. The fixed furniture could be disadvantage Planning Graduate students definition of their ideal library: 1. Dissertation list updated and available 2. Librarians electronic addresses available to students 38 39 3. Provision of a list of new acquisitions available 4. Improve security at the seventh floor. 5. Better coordination between the computer center and the library. 6. Provision of an orientation to new students on all resources available, especially that related to the discipline of study. 7. Acquisition of local newspapers and other magazines with economic themes. 8. Faster computers 9. Flexible hours of service 10. Machines to buy and load photocopy cards. 11. Seminars related to topics such as data search and APA style. General Studies Students – Focus Group A total of ten students currently enrolled in General Studies participated in the focus group. The Libraries most frequently visited were: 1. General Studies 2. Business Administration 3. Social Science 4. Lázaro 5. Colección Puertorriqueña –Lázaro 6. Natural Science 7. Education 8. Public Communications Reasons for visiting the above libraries: 1. Near to were I work. 2. Near to were I live. 3. Is the library of my college 4. Offers good customer service 39 40 5. Lázaro’s library is preferred for the resources available, photocopy service and computers. 6. Natural Science is preferred for its quietness and comfortability. 7. Public communications offers updated computer programs. A summary of the services and resources used by General Studies’ students and their opinions and recommendations are presented on table 17. Table 17 General Studies Focus Group- Services and Resources Services and resources used Opinions and recommendations Librarian consultation – Reference • The personnel at the library are usually service students. They are not very helpful; they are as lost as we are. • At Lázaro this service is much better. Students know. Colección Puertorriqueña is better. Book loans • A book that I requested in Generales was available here in Lázaro Interlibrary loans • Service known by one student International Interlibrary loans • Service known by one student. Reserve service • More time is needed to use materials put on reserve. Distance education • They understand this refers to blackboard. Four had used blackboard. • They expressed that VNET never works. Meeting rooms • They like the meeting rooms available in Natural Sciences. They have white boards and a pretty quiet. • There are not that many meting rooms in Generales. You have to wait on line to use them. Computers • Need to be renewed and updated. • The programs most frequently used are not available in the majority of the computers. • No working printers available. • Business Administration has old computers; you have to wait like 3 hours to open a program. Micro text readers • Have not used them. Workshops • Students have participated in workshops. • Professors promote the assistance to library workshops. Image digitization El Mundo • Not known Photographic laboratory service • Not known 40 41 Photocopy service Online catalog • • • Bibliographic data bases Remote access Library’s web page • • • • Bad service. The on-line catalog is a very good service. You find everything in it. But when you find something in it you cannot find it available at the library. Only known by one student. Useful One student was not familiar with this service It was helpful; I was able to find a book I was looking for. Opinion on operation hours: The library should provide extended service, at least until 10:00 pm and should open earlier, like around 7:00 am. Opinion on library’s physical facilities: 1. There is a lot of dust. 2. The tables and chairs should be more comfortable. 3. The library is usually too cold. 4. The College needs to be physically changed. Definition of library’s main purpose: 1. To inform. 2. To help us find materials. 3. To facilitate education 4. An information center 5. To help us study 6. To help us in our research. General Studies Library’s strengths and weaknesses are summarized in the following table: Strengths 1. The silence 2. Organization 3. Comfortability 4. Air conditioning Table 18 General Studies- Strengths and Weaknesses: Weaknesses 1. The security checking process is depressing. 2. More digitization of materials. 3. Adequate training to personnel providing the service 41 42 General Studies students’ definition of their ideal library: 1. Staple machines, glues, tape and other materials. 2. Printing service 3. Comfortable spaces 4. More computers 5. Updated computers 6. Chairs on computers 7. More cubicles for independent study 8. More meeting rooms 9. More books available 10. A cafeteria like Starbucks 11. More photocopy machines and better photocopy technicians. Lázaro’s Users – Focus Group #1 This group was comprised of students from different schools. They were contacted with the assistance of Lázaro’s librarians. The Libraries most frequently visited were: 1. Lázaro’s computer center 2. Music Seminar 3. Education 4. Humanities Seminar 5. Business Administration 6. Collections Puertorriqueñas 7. Colección de Documentos y Mapas 8. Sala Caribe 9. Sala de Referencia 10. Circulación 11. Ciencias Sociales 12. Derecho 42 43 Reasons for visiting the libraries mentioned above: 1. To do research 2. To photocopy material 3. To find material on reserve 4. To write, or read 5. To study A summary of the services and resources used by students that visit Lázaro libraries and their opinions and recommendations are presented on table 19. Table 19 Lázaro’s Users Focus Group #1 Services and Resources Services and resources Opinions and Recommendations used Librarian consultation – • Need to show love for service. Reference service Book loans • Books are not correctly classified. • Books are sometimes severely damaged or a simply not available. • Sometimes the book is not available; it is only available through reserve service. Interlibrary loans • It is the only office that works fine. • Not well known by students in general International Interlibrary • Not well known by students. Not frequently used. loans Reserve service • No problem in those service. Distance education • They understand that this is related to blackboard. • They complaint tat the system is usually down. Not reliable • They also mentioned VNET an indicated that it was horrible. Meeting rooms • Meeting rooms are needed. Handicap accessibility • Some elevators needed for handicap people. Computers • Computers are in bad shape or obsolete. • Standard offering of programs in all computers is needed. • More computers are needed per student Micro text readers • This is a disaster. They never work. • There are many, but many do not work. • If you need to make a photocopy of the materials is bureaucratic process needs to be corrected. • Personnel available do not know how to operate the 43 44 machines. Workshops • • Image digitization El Mundo • • Photocopy service • Online catalog Remote access Library’s web page • • • • • • Workshops on how to search for information are very much needed. They should be offer on a continuous basis. One student mentioned that he received a tour not a workshop. The tour has mainly informative. Only one student has used it. It has been a good experience. Pretty bad service, no paper, There is no service during vacations. More photocopies are needed Copy machines are usually damaged. He service is pretty expensive (ten cents per copy) Needs to be updated and correctly classified. The problem is when the system is down. Sometimes we need assistance to navigate the page. Opinion on operation hours: The library should be open earlier and close later. Opinion on library’s physical facilities: 1. Water filtration problems 2. Restrooms are in bad shape 3. Too cold 4. Schools should be taken out of the library. 5. Meeting rooms are very much needed. 6. Security cameras to protect from robbery Opinion on exhibition facilities: The exhibitions looked improvised, why in the ally. Conferences should be kept in enclosed areas. Library’s main purpose should be: 1. To provide help to students 2. To provide information to students 3. To educate 4. To guide students in their information and research needs 44 45 5. To promote research 6. To promote a study environment Lázaro’s libraries strengths and weaknesses are summarized in the following table: Table 20 Lázaro’s Libraries – Strengths and Weaknesses Strengths 1. Printing availability of materials 2. Spaciousness 3. Operational hours at Lázaro’s and Business Administration 4. Solemnity and Quietness of Colección Puertorriqueña and Law School Library 5. Information and resources available at Colección Puertorriqueña 6. Cubicles for independent study at Lázaro Weaknesses 1. Not much guidance 2. Robbery issues with books 3. Old books need to be microfilmed 4. Book donation acceptance should not be based on curricula. 5. More space is needed 6. 7. 8. 9. Too noisy. Even librarians are always talking Rapid classification of materials in a digital form. More qualified personnel needed Books and materials not correctly classified in on-line catalog 10. Librarians should be better trained for service 11. Books are too deteriorated 12. Computers are in pretty bad shape The ideal library coincided with the group expression on what the y defined as the main purpose of a library. Lázaro’s Users – Focus Group #2 This group was comprised of students from different schools. They were contacted with the assistance of Lázaro’s librarians. The libraries most frequently visited by this group are: 1. Centro de Investigaciones Históricas 2. Seminario de Bellas Artes 3. Colecciones Puertorriqueñas 4. Centro de digitization – El Mundo 45 46 5. Sala de Referencia 6. Sala de Revistas 7. Seminarios de Humanidades 8. Architecture library 9. Computer center 10. Sala de Impedidos 11. Library’s on-line catalog and databases The reasons for visiting these libraries are: 1. To do research 2. To study by themselves 3. For group meetings 4. Hours of operation compatible with their schedule 5. Less noisy libraries 6. Comfortability 7. Near to school area 8. Availability of cubicles for independent study 9. Library provides information for their research A summary of the services and resources used by students that visit Lázaro libraries and their opinions and recommendations are presented on table ____ Table 21 Lázaro’s Users Focus Group #2 - Services and Resources Services and Opinions and Recommendations Resources used Librarian consultation – • Some people providing this service are not knowledgeable Reference service • Sometimes is better to find it by yourself Book loans • Lázaro’s circulation service is the worst service of all. • In Colecciones puertorriqueña is excellent • The basis problem with book loans is that the books are usually not available or the newer editions are not available. Interlibrary loans • This service is pretty good. The material s is usually obtained in two or three weeks. The personnel call you. • The service is slow due to lack of personnel for book pickup at the postal station International Interlibrary • This service is pretty deficient 46 47 loans Reserve service • • • • Distance education • Meeting rooms • • Handicap accessibility • Computers • • • • • Micro text readers • Workshops • • • • • Image Mundo digitization Photographic service El • • laboratory • • Photocopy service • • This service is pretty deficient. You request a material and it is usually not available. Is not reliable. Many professors opt to take the materials to other places like Best Copy and Copies Unlimited. Students understood that this was related to blackboard. They ex-press that they love this way of professors providing information to students. They like the opportunity of having meeting rooms for discussions. They would like to have those rooms at some specialized salas. The handicap room at Lázaro provides complete service to the handicap. But the services at other libraries and in other rooms at Lázaro are uncomfortable for people with disabilities. More up-to date computers are needed in Lázaro. Half an hour for information search is not enough time. The are to many computers damage that need to be repair. Computer maintenance is required in a timely and faster manner. It has been easier for me to access information in a library in New York than to access that information here at the library in Puerto Rico. More micro-text readers are needed at least in Colecciones Puertorriqueñas. Microtext readers need appropriate maintenance. Newer equipment is needed. Workshops on how to do information search should be given to every student. Those who have taken the workshops indicated that they were very good and enriching for their academic life. Professor should required participation in these workshops, or should be given as part of the orientation service for “prepas”. The service is pretty good. The problem is with the payment process. You as students have to travel to many dependencies to finally get the material needed. Not well known. One person mentioned that the offered an exposition of old photographs. Equipment maintenance is needed. There are not may copy machines or not available at all. The photocopy system should be same across all libraries. 47 48 Online catalog • • • • Remote access Bibliographic data bases Library’s web page • • • Needs to be updated. You think you will have 20 books for your research and may are lost or have been loaned already. Some information is not correctly classified. Some personnel tell you that the book is lost. But others make an extra effort and they get it for you. Everybody uses it, and recommends it. Needs to be up-dated. It is good. Opinion on operational hours: A research university requires a 24/7 offering. The operations hours should be extended. Opinion on library’s physical facilities: 1. There is always a problem with air conditioning system. It is usually too cold. 2. The cleanliness of tables and restrooms required special attention. 3. Tables are uncomfortable. 4. The General Room at Lázaro is too noisy 5. The photocopy machines are noisy. 6. More tables are needed. 7. More electric receptacles for computers are needed 8. More cubicles for independent study with electric receptacles are needed. 9. Photocopy areas should be place apart from study areas. Opinion on exhibition facilities: 1. I have seen nice exhibitions 2. There should be a program of what will be exhibited 3. Other libraries should have exhibitions. Definition of library’s main purpose: 1. Promote research 2. Provide information access 3. Educate 4. Provide resources to handicap people 48 49 Lázaro’s libraries strengths and weaknesses are summarized in the following table: Table 22 Lázaro’s libraries – Strengths and Weaknesses Strengths 1. Librarians’ availability to help 2. The personnel at Colecciones Puertorriqueñas , Sala Caribe and Handicap room are excellent 3. Great customer service Weaknesses 1. Air conditioning – Too cold 2. Filtrations 3. Chewing gums under the tables 4. Uncomfortable tables 5. Too noisy. Students are responsible for this problem. Students with their cell phones and with their ipods 6. Better illumination at all areas The ideal library requires the following: 1. More institutional funding 2. An up-to-date system 3. Resources available 4. Extended operational hours. At least Lázaro should provide service 24/7. 5. More handicap services 6. Cafeteria service. 7. Meeting groups 49 50 P ROFESSORS ’ S URVEY F INDINGS Professors’ School/College Eighty-eight professors participated in the research. Professors’ school affiliations are summarized in Table 23. Table 23 Professors’ School College/Affiliation School Frequency Percent Business Administration 13 14.8 Social Sciences 13 14.8 General Studies 12 13.6 Graduate School of Planning 5 5.7 Graduate School of Sciences and Technology 5 5.7 Education 11 12.5 Communication 6 6.8 Humanities 9 10.2 Natural Sciences 10 11.4 Music 4 4.5 Total 88 100.0 How Professors’ Access Library Services? The majority of the professors interviewed indicated that they access library services personally and via Internet. (Please refer to Table 24) Table 24 Professors’ Access to Library How do you access library resources? Frequency Percent personally 23 26.1 via internet 19 21.6 both ways 46 52.3 Total 88 100.0 50 51 Libraries Most Frequently Visited Library’s most frequently visited by professors are summarized in Table 25. Table 25 Libraries most frequently visited by Professors Most frequently visited library Frequency Percent BUSINESS ADMINISTRATION 10 11.4 PUBLIC ADMINISTRATION 1 1.1 MONSERRATE SANTANA 6 6.8 GERARDO SELLES 12 13.6 MUSIC 4 4.5 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 3 3.4 SOCIAL SCIENCE RESERVE 2 2.3 COMMUNICATION 7 8.0 ANGEL QUINTERO 5 5.7 PLANNING SCHOOL 6 6.8 NESTOR RODRIGUEZ 9 10.2 REFERENCE LAZARO 6 6.8 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 2 2.3 PUERTORRICAN COLLECTION 8 9.1 ART COLLECTION 1 1.1 CIRCULATION LAZARO 2 2.3 ZENOBIA JUAN RAMON 1 1.1 DERECHO NINGUNA TOTAL 2 2.3 1 1.1 88 100.0 51 52 Frequency of library visits The majority of the professors visit libraries several times during the semester (31%) and (27%) more than once a week (27%). (Table 26) Table 26 Frequency of Library Visits Frequency of library visits Frequency Percent more than once a week 24 27.3 once a week 13 14.8 more than once a month 20 22.7 several times during the semester 27 30.7 once a year 2 2.3 Never 2 2.3 Total 88 100.0 Library Visit Purpose The main reason given by professors to visit libraries were to find information for their research (35%), to put material in the reserve area (19%), to consult the librarian (10%), and to obtain materials (9%). The following table presents a weighted average analysis for the reasons given by professors to visit a library. Three points were assigned for purpose #1, two pints were assigned for reason #2 and one point was assigned to purpose #3. The analysis provides the following information: 1. Main services requested by professors 2. Number of professors that request a service 3. Level of importance of those services. The main reason given by professors to visit a library is to find information for their research. Forty-nine professors gave this answer and it’s weighted average is 1.40. 52 53 Table 27 Weighted Average Analysis – Library Visit Purpose Purpose 1st 2nd 3rd To consult the librarian To study For research To access the Internet To access the data bases To obtain informative material To put material in the reserve area To request a seminar Read newspaper Look for references Interdisciplinary services To work To visit an exhibition and/or activities Look for music To look for books and articles 9 7 31 1 8 8 17 1 1 2 1 1 0 0 0 8 9 11 2 7 12 14 5 0 1 0 0 5 1 1 9 6 7 3 2 5 7 9 0 0 0 0 9 0 0 Total persons 26 22 49 6 17 25 38 15 1 3 1 1 14 1 1 Weighted average .598 .517 1.40 .115 .46 .609 .989 .253 .034 .092 .034 .034 .218 .023 023 Satisfaction with Library Services and Resources Professors are more satisfied with librarian consultation service, customer service, book loans service, on-line catalog service, illumination, workshops, library’s system webpage, and bibliographic databases. Professors are least satisfied with photocopy service, microtext readers, meeting rooms’ areas, electronic books, library information resources, physical facilities and computers. Table 28 presents a weighted average analysis for professors’ level of satisfaction with library’s services and resources. The weighted average analysis considered the number of persons that evaluated a service and assigned a value of 1 to very satisfied and a value of 5 to very unsatisfied. 53 54 Table 28 Weighted Average Analysis Professors’ Level of Satisfaction with Library’s Services and Resources Level of satisfaction Librarian consultation Book loans Library’s information resources Interlibrary loans International Interlibrary loans Reserve service Physical facilities Distance education Working environment Meeting rooms Illumination Temperature Cleanliness Handicap accessibility Resources availability Computers Micro text readers Workshops Image digitization El Mundo Photographic laboratory service Photocopy service Online catalog Bibliographic data bases Electronic Journals Electronic books Operations hours Library’s web page Library’s system web page Customer service Overall satisfaction Total responses Not Known or Not Used No response Weighted Average (among those who answer) 81 78 82 55 44 75 84 32 81 60 81 83 82 59 77 70 42 63 38 26 61 69 69 68 53 77 63 65 81 79 5 10 4 28 37 11 2 51 5 19 4 3 4 27 6 15 35 18 45 57 21 13 11 14 27 8 20 15 5 9 2 0 2 5 7 2 2 5 2 9 3 2 2 2 5 3 11 7 5 5 6 6 8 6 8 3 5 8 2 0 1.64 1.79 2.59 2.11 2.02 2.07 2.55 3.00 2.31 2.65 1.94 2.28 2.06 2.29 2.32 2.53 2.74 1.95 2.16 2.65 2.93 1.84 2.01 2.12 2.60 2.52 2.03 1.98 1.73 2.10 The following diagram summarizes professors’ level of satisfaction with library’s resources and services (See figure 1). 54 55 Figure 1 Satisfaction Diagram 55 56 Professors’ level of satisfaction with library services and resources by Most Frequently Visited Library are summarized in the following Crosstab Tables: Table A Satisfaction with Librarian Consultation Service by most Frequently Visited Library Most frequently visited very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 4 5 0 0 0 PUBLIC ADMINISTRATION 1 0 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 5 1 0 0 0 GERARDO SELLES 5 6 0 0 0 MUSIC 3 0 0 0 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 1 0 0 COMMUNICATION 5 0 1 0 0 ANGEL QUINTERO 1 3 1 0 0 PLANNING SCHOOL 4 1 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 4 1 0 0 REFERENCE LAZARO 2 3 0 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 2 0 0 ART COLLECTION 1 0 0 0 0 CIRCULATION LAZ ARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 1 0 0 0 DERECHO 1 0 1 0 0 56 57 Table B Satisfaction with Book Loan Service by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 3 2 2 1 0 PUBLIC ADMINISTRATION 1 0 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 2 3 0 1 0 GERARDO SELLES 5 6 0 0 0 MUSIC 2 1 1 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 1 0 0 COMMUNICATION 5 1 0 0 0 ANGEL QUINTERO 2 1 1 1 0 PLANNING SCHOOL 1 3 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 1 6 1 0 0 REFERENCE LAZARO 3 2 0 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 1 0 1 ART COLLECTION 1 0 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 1 0 0 0 0 DERECHO 1 1 0 0 0 Table C Satisfaction with Library’s Information Resources by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 3 3 3 0 PUBLIC ADMINISTRATION 1 0 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 3 2 0 1 0 GERARDO SELLES 2 5 2 1 1 MUSIC 1 0 0 1 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 1 0 COMMUNICATION 3 3 0 0 0 ANGEL QUINTERO 0 1 2 1 1 PLANNING SCHOOL 0 2 1 3 0 NESTOR RODRIGUEZ 2 4 0 2 1 REFERENCE LAZARO 0 1 4 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 1 2 2 1 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 0 1 0 57 58 Table D Satisfaction with Library’s Reserve Service by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 2 5 0 0 1 PUBLIC ADMINISTRATION 1 0 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 3 1 2 0 0 GERARDO SELLES 3 6 0 0 0 MUSIC 2 0 1 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 0 1 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 2 0 0 0 COMMUNICATION 5 2 0 0 0 ANGEL QUINTERO 1 2 1 0 1 PLANNING SCHOOL 2 2 0 1 1 NESTOR RODRIGUEZ 3 4 0 1 0 REFERENCE LAZARO 1 0 3 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 2 1 0 1 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 0 1 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 1 0 0 Table E Satisfaction with Library’s Physical Facilities by the Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 1 5 2 1 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 0 1 0 MONSERRATE SANTANA 2 2 0 1 1 GERARDO SELLES 2 5 4 0 0 MUSIC 1 0 2 1 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 0 0 1 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 1 0 0 COMMUNICATION 1 0 1 5 0 ANGEL QUINTERO 0 1 2 0 2 PLANNING SCHOOL 5 1 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 4 5 0 0 0 REFERENCE LAZARO 0 2 4 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 2 4 0 1 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 1 0 0 DERECHO 0 1 1 0 0 58 59 Table F Satisfaction with Library’s Working and Study Environment by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 2 3 1 1 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 1 0 0 MONSERRATE SANTANA 2 1 2 1 0 GERARDO SELLES 7 3 1 0 0 MUSIC 1 2 0 0 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 0 0 1 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 2 0 0 0 COMMUNICATION 0 1 3 3 0 ANGEL QUINTERO 1 0 2 0 1 PLANNING SCHOOL 2 3 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 4 2 0 0 REFERENCE LAZARO 0 2 2 1 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 2 0 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 1 0 0 DERECHO 0 2 0 0 0 Table G Satisfaction with Library’s Meeting Rooms by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 0 4 1 2 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 0 1 0 MONSERRATE SANTANA 2 2 1 0 0 GERARDO SELLES 1 4 0 5 0 MUSIC 1 0 1 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 0 1 0 0 1 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 0 0 COMMUNICATION 0 3 1 2 0 ANGEL QUINTERO 1 1 2 0 0 PLANNING SCHOOL 3 1 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 2 2 0 0 REFERENCE LAZARO 0 0 1 2 1 0 0 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 2 1 0 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 0 0 0 1 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 0 0 DERECHO 0 1 0 0 0 CARIBBEAN STUDIES AND LATINAMERICAN 59 60 Table H Satisfaction with Library’s Illumination by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 6 3 0 1 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 3 2 1 0 0 GERARDO SELLES 4 4 1 1 0 MUSIC 1 1 1 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 1 1 0 0 0 COMMUNICATION 2 4 0 1 0 ANGEL QUINTERO 1 3 0 0 0 PLANNING SCHOOL 5 1 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 4 5 0 0 0 REFERENCE LAZARO 1 1 3 0 0 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 1 1 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 2 0 0 0 CARIBBEAN STUDIES AND LATINAMERICAN Table I Satisfaction with Library’s Temperature by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 4 4 2 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 1 3 0 2 0 GERARDO SELLES 2 8 1 0 0 MUSIC 1 1 2 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 1 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 1 1 0 0 0 COMMUNICATION 1 4 0 2 0 ANGEL QUINTERO 0 4 0 0 0 PLANNING SCHOOL 4 2 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 5 1 0 0 REFERENCE LAZARO 1 2 2 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 1 0 0 1 PUERTORRICAN COLLECTION 0 3 1 3 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 0 0 DERECHO 0 1 1 0 0 60 61 Table J Satisfaction with Library’s Cleanliness by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 2 4 3 1 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 2 3 0 0 0 GERARDO SELLES 3 5 1 1 1 MUSIC 1 2 0 1 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 0 0 1 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 1 1 0 0 0 COMMUNICATION 4 2 1 0 0 ANGEL QUINTERO 1 3 0 0 0 PLANNING SCHOOL 4 2 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 5 1 0 0 REFERENCE LAZARO 0 0 2 2 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 1 1 0 ART COLLECTION 0 0 0 0 1 CIRCULATION LAZARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 1 0 0 0 DERECHO 0 2 0 0 0 Table K Satisfaction with Library’s Handicap Accessibility by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 1 3 3 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 0 2 2 1 0 GERARDO SELLES 2 5 1 0 1 MUSIC 0 0 1 0 2 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 0 0 COMMUNICATION 3 2 0 0 0 ANGEL QUINTERO 0 2 0 0 0 PLANNING SCHOOL 3 0 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 1 3 1 0 0 REFERENCE LAZARO 0 4 1 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 0 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 1 1 0 0 ART COLLECTION 0 0 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 1 0 0 DERECHO 0 1 0 0 1 61 62 Table L Satisfaction with Library’s Resources Availability by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 1 3 3 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 0 2 2 1 0 GERARDO SELLES 2 5 1 0 1 MUSIC 0 0 1 0 2 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 0 0 COMMUNICATION 3 2 0 0 0 ANGEL QUINTERO 0 2 0 0 0 PLANNING SCHOOL 3 0 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 1 3 1 0 0 REFERENCE LAZARO 0 4 1 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 0 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 1 1 0 0 ART COLLECTION 0 0 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 1 0 0 DERECHO 0 1 0 0 1 Table M Satisfaction with Library’s Computers by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 4 2 1 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 0 4 1 1 0 GERARDO SELLES 1 5 0 1 1 MUSIC 0 0 2 2 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 2 0 0 0 COMMUNICATION 2 2 0 0 0 ANGEL QUINTERO 0 1 2 1 0 PLANNING SCHOOL 0 2 1 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 2 4 3 0 0 REFERENCE LAZARO 0 1 1 3 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 2 2 1 1 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 0 0 1 62 63 Table N Satisfaction with Library’s Workshops by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 6 2 1 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 3 2 0 0 0 GERARDO SELLES 2 5 2 0 0 MUSIC 0 0 0 0 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 2 0 0 0 COMMUNICATION 1 4 0 1 0 ANGEL QUINTERO 1 2 0 0 0 PLANNING SCHOOL 0 1 1 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 2 4 1 0 0 REFERENCE LAZARO 2 2 1 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 0 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 0 0 0 ART COLLECTION 1 0 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 1 0 0 0 0 DERECHO 0 1 0 0 0 Table O Satisfaction with Library’s Photocopy Services by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 1 2 4 1 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 1 0 0 MONSERRATE SANTANA 1 0 2 1 1 GERARDO SELLES 1 4 1 1 1 MUSIC 0 2 0 1 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 0 0 1 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 1 0 COMMUNICATION 0 2 3 1 0 ANGEL QUINTERO 0 3 0 0 1 PLANNING SCHOOL 0 0 1 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 1 3 0 0 0 REFERENCE LAZARO 0 0 3 0 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 1 0 2 3 0 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 0 0 0 1 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 0 0 1 63 64 Table P Satisfaction with Library’s Operation Hours by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 7 0 2 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 1 0 0 MONSERRATE SANTANA 1 1 1 2 0 GERARDO SELLES 2 7 1 1 0 MUSIC 1 1 1 0 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 0 2 0 1 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 0 0 COMMUNICATION 2 3 0 1 0 ANGEL QUINTERO 0 0 2 1 1 PLANNING SCHOOL 0 3 1 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 2 4 1 0 0 REFERENCE LAZARO 0 1 3 0 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 1 0 1 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 2 1 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 0 0 1 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 0 0 1 Table Q Satisfaction with Library’s Personnel Customer Service by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied business administration 5 3 2 0 public administration 1 0 0 0 monserrate santana 2 4 0 0 gerardo selles 4 3 1 1 music 1 2 0 1 library science and information 1 1 1 0 social science reserve 0 2 0 0 communication 6 1 0 0 angel quintero 1 2 0 1 planning school 5 0 0 0 nestor rodriguez 5 4 0 0 reference Lazaro 2 2 1 1 caribbean and latinamerican studies 1 0 0 0 puertorrican collection 2 5 0 1 art collection 0 1 0 0 circulation lazaro 1 1 0 0 zenobia juan ramon 0 1 0 0 derecho 0 2 0 0 64 65 Table R Library’s Overall Level of Satisfacion by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied business administration 1 8 1 0 0 public administration 0 1 0 0 0 monserrate santana 1 5 0 0 0 gerardo selles 4 4 0 1 1 music 0 3 0 1 0 library science and information 2 0 0 1 0 social science reserve 0 2 0 0 0 communication 1 3 1 0 0 angel quintero 0 3 0 0 0 planning school 2 2 0 0 0 nestor rodriguez 2 5 1 1 0 reference Lazaro 1 2 3 0 0 caribbean and latinamerican studies 1 1 0 0 0 puertorrican collection 1 3 3 0 1 art collection 0 1 0 0 0 circulation lazaro 1 0 1 0 0 zenobia juan ramon 0 1 0 0 0 derecho 0 1 1 0 0 Library’s Overall Satisfaction More than half of the Professors’ are satisfied with the library they visit most frequently (see Table ) More than half of the Professors’ are satisfied with the most frequently visited library. The Level of satisfaction varies by professor tenure track position. (see Tables 29-31) Table 29 Overall Level of Satisfaction Level of satisfaction overall satisfaction – Library’s Frequency Percent very satisfied 17 19.3 satisfied 45 51.1 neutral 11 12.5 not satisfied 4 4.5 very unsatisfied 2 2.3 n/a 9 10.2 Total 88 100.0 65 66 Table 30 Crosstable Overall Level of Satisfaction by Tenure Track Position Level of satisfaction – Library’s overall satisfaction * Tenure track position Crosstabulation Professor Assistant Associate professor professor Instructor very satisfied 10 1 2 4 17 satisfied 22 12 6 5 45 neutral 5 3 2 1 11 not satisfied 0 0 4 0 4 very unsatisfied 1 1 0 0 2 Table 31 Professors Tenure Track Position and Level of Satisfaction (Mean Value) Tenure track position Mean Professor 2.1500 Assistant professor 2.5000 Associate professor 3.6000 Instructor 1.7000 Total 2.5000 Professor’s Participation in Updating Materials Almost half of the professors (43%) interviewed indicated that they do not participate in updating library materials. Thirty percent (30%) indicated that they provide recommendations for new materials and 15% participate in library committees. (Table 32) 66 67 Table 32 Professors’ Participation in Updating Materials Professor’s participation in updating library materials Frequency Percent Committee participation 13 14.8 Provide recommendations for new material acquisition 27 30.7 Resource donations 5 5.7 evaluation existing collections 4 4.5 Other 1 1.1 Do not participate 38 43.2 Total 88 100.0 Professor’s Promotion of Library Resource Usage More than half of the professors (56%) interviewed indicated that they ALWAYS promote the use of library resources among students. (Table 33) Table 33 Professors’ Promotion of Library Resources Professor’s promotion of library resources usage amongst students Frequency Percent always 49 55.7 frequently 20 22.7 sometimes 13 14.8 never 5 5.7 67 68 Professors’ Definition of Information Skills Most professors define information skills as ability to do information search in their study area and as technical language proficiency and participation and access to knowledge. Other definitions are the following: • Technical language proficiency and skills • Hability to search for information • Computer savvy • Teach students how to use on line resources • Knowled of services provided or available • Research and present research findings • Management of resources available • Participation and access to knwoledge • Methods use to improve communication • To obtain information though the web • Ability to transmit data creatively • Ability to search throught on line catalog or data bases • Know what and where to search • Information competence • Bibliographic research skills • Ability to acess information in libraries • How to obtain information in libraries • Does not know what it is 68 69 Professors’ Request for Librarian Help in the Development of Information Skills A considerable number of professors (39.8%) frequently request librarian help for the development of information skills. (see Table 34) Table 34 Professors’ Request for Librarian Help for the Development of Information Skills Professor’s request for librarian development of information skills help for the Frequency Percent always 18 20.5 frequently 35 39.8 sometimes 9 10.2 never 23 26.1 blank 3 3.4 Total 88 100.0 How Do You Learn of Library Services, Resources, and Activities? Professors usually learn about library services, resources and activities through electronic communication (25%) and through librarians (21.6%). (See Table 35) Table 35 How Professors Learn of Library Services, Resources, and Activities? How do you learn of library services, resources and activities? Frequency Percent librarian 19 21.6 billboards 5 5.7 e mails 22 25.0 flyers 6 6.8 UPR letters 2 2.3 regular mail 2 2.3 faculty meetings 2 2.3 web pages 2 2.3 personnel and written material 16 18.2 internet and web 1 1.1 by chance 1 1.1 not specified 2 2.3 department chair 2 2.3 all of the above 1 1.1 study at the library 1 1.1 blank 4 4.5 Total 88 100.0 69 70 Professor’s Satisfaction with Librarians Communication More than half of the professors interviewed (56.8%) are satisfied with the level of communication between librarian’s and faculty. Recommendations and Suggestions from Participants Professors’ recommendations are summarized in the list below. The most frequently mentioned recommendations were rapid actualization, extended operational hours, financial resources needed, and improvement of physical facilities. List of Recommendations • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Extended operational hours Food availabilty and security Keep all libraries as part of the library system More musical scores Greater access to graduate students Rapid update Financial resources needed Improvement of physical facilities Better space layout Higher number of personnel to provide library workshops Rapid posting of reserve material Access to electronic material Assurance of return documents in good conditions Customers service attitude Accessibility to the public in the selection of books More personnel needed Faster processing of interlibrary loans Availabilty of a higher number of peer review journals Increase number of journals in digital format Professors Characteristics The majority of the professors interviewed were full professors (45.5%), males (55.5%), have earned a doctoral degree (73.9%), and teach at undergraduate level (55.7%). Tables 36-39 summarized professors’ demographic characteristics. 70