Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.
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Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 1 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Directorio 2 Directorio Lic. Heriberto Félix Guerra SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Ing. Luis Mejía Guzmán SUBSECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO Arq. Sara Topelson de Grinberg SUBSECRETARIO DE DESARROLLO URBANO Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Lic. Marco Antonio Paz Pellat SUBSECRETARIO DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Lic. Germán de la Garza Estrada OFICIAL MAYOR Lic. Samuel Martínez Aceves COORDINADOR DE DELEGACIONES Lic. Cesar Ignacio Romero Jacobo COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL Mtro. Luis Rodolfo Zamorano Ruiz DIRECTOR GENERAL DE EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA EN ZONAS URBANO-MARGINADAS Dr. Héctor Martínez Reyes COORDINACIÓN INSTITUCIONAL Teodoro Arias García Omar Valencia Domínguez APOYO TECNICO INSTITUCIONAL. INSTITUCIÓN RESPONSABLE DE LA SERIE: LOCALLIS S.C. COORDINACIÓN GENERAL: Raúl I. Solis Barrueta DISEÑO EDITORIAL: León Felipe Gual Bojalil DESARROLLO TEMATICO Y PEDAGOGICO: Arturo Pontifes Martínez APOYO TECNICO José Octavio Acosta Arévalo Jaime Netzáhuatl Jiménez Ana Delia García Ortiz Braulio Olvera de León Erika Patricia Ledezma Barragán Teresa López López María Elena Acosta Arévaloz Primera edición 2010 •Secretaría de Desarrollo Social •Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Ordenación del Territorio •Dirección General de Equipamiento e Infraestructura de Zonas Urbano-Marginadas Av. Paseo de la Reforma 116, Col Juárez, C.P. 06600, México D.F. La Serie La Administración Municipal Paso a Paso, forma parte del Programa Nacional de Formación de Servidores Públicos Locales”, auspiciado por el Gobierno Federal con recursos del Banco Mundial, de acuerdo a la donación IDF Grant No. TF091989 No de Contrato: 10 - 7 – FI- H – 003 – Y – 0 – 10, otorgado a la SEDESOL. Se autoriza la reproducción del contenido de esta obra citando la fuente. Los conceptos y opiniones expresados en el presente documento representan únicamente el punto de vista de los autores; no refleja necesariamente la visión de la Secretaría de Desarrollo Social. Impreso en México/Printed in México ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Contenido ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.............................................................. 7 INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................... 7 OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................................ 7 MAPA DE CONTENIDOS.................................................................................................................................. 8 AÑO CERO.......................................................................................................................................................... 9 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 9 OBJETIVO........................................................................................................................................................... 9 IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN........................................................................................... 9 CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN......................................................... 10 ¿QUÉ ES LA ENTREGA – RECEPCIÓN?.......................................................................................................... 10 ¿QUÉ SE INFORMA?......................................................................................................................................... 10 AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO ENTREGA - RECEPCIÓN.......... 15 EL AYUNTAMIENTO......................................................................................................................................... 15 SÍNDICO MUNICIPAL....................................................................................................................................... 15 REGIDORES........................................................................................................................................................ 15 COMISIÓN DE HACIENDA Y PATRIMONIO MUNICIPAL............................................................................. 15 SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO.............................................................................................................. 15 TESORERO MUNICIPAL................................................................................................................................... 16 TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL............... 16 MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN.......................................... 16 EJERCICIO PARA EL AÑO CERO..................................................................................................................... 20 AÑO UNO........................................................................................................................................................... 21 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 3 4 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 21 OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 21 EL ACTO PROTOCOLARIO DE LA ENTREGA RECEPCIÓN.......................................................................... 21 CONSECUENCIAS O EFECTOS DE LA REVISIÓN DEL INFORME, EXPEDIENTES Y PRUEBAS DOCUMENTALES Y EVIDENCIAS FÍSICAS DE LA ENTREGA..................... 25 EJERCICIO PARA EL AÑO UNO....................................................................................................................... 28 AÑO DOS............................................................................................................................................................ 30 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 30 OBJETIVO........................................................................................................................................................... 30 INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS............................................................................................................. 30 INFORMES MENSUALES DE ESTADOS FINANCIEROS............................................................................... 32 CUENTA PÚBLICA ANUAL.............................................................................................................................. 32 INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL........................................................................................................... 33 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES DEL MUNICIPIO............................................................................. 34 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES............................................................................................................... 34 RELACIÓN Y REGISTRO DE ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA.............................................................. 35 PADRÓN DE RESGUARDO DE BIENES........................................................................................................... 35 EJERCICIO PARA EL AÑO DOS........................................................................................................................ 36 AÑO TRES.......................................................................................................................................................... 38 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 38 OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 38 PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES DEL CAMBIO DE AUTORIDADES............................................... 38 ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL......................................... 38 ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO.................................................................. 40 PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN.......................................................................................................... 43 VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.................................................. 45 RECURSOS HUMANOS.................................................................................................................................... 46 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL RECURSOS MATERIALES................................................................................................................................ 46 RECURSOS FINANCIEROS............................................................................................................................... 46 IRREGULARIDADES.......................................................................................................................................... 46 EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS DE VALORES.................................................................................. 47 EJERCICIO PARA EL AÑO TRES...................................................................................................................... 48 5 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 6 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Entrega – recepción de la administración municipal I n t ro d u cc i ó n En este tema se tratan las generalidades del proceso de entrega – recepción de la administración municipal, mismo que obliga a las autoridades salientes a integrar mediante una serie de informes, integración de expedientes, entrega de pruebas documentales y verificaciones físicas diversas, todos los elementos muebles, inmuebles, de equipo, archivos, almacenes, inventarios y demás elementos documentales relacionados con los programas, presupuestos, recursos y demás elementos que integran en su totalidad la administración municipal. Las autoridades entrantes juegan un papel fundamental en el proceso, ya que les corresponde constatar que, en efecto, lo que se reporta como entrega existe y se encuentra en las condiciones que se describen y que obliga el marco legal del municipio. Las incongruencias que pudieran presentarse entre lo informado y lo realmente verificado, es motivo de aclaraciones y de la comprobación que establece la legislación y lineamientos que norma el proceso, así como, en su caso, de la realización de auditorías y revisiones prescritas por las instancias fiscalizadoras del municipio. En este documento se analizan los roles, medios normativos, procesos generales y la aceptación y liberación final de los reportes que contenga el informe, expedientes y actas de la entrega y su recepción afirmativa por parte de las nuevas autoridades municipales. Objetivo general Identificar y examinar las diferentes etapas de la entrega – recepción de una administración municipal, los elementos y conceptos que la integran, el rol de las autoridades participantes y las posibles situaciones que se presentan por motivo de la revisión y constatación de congruencia entre aquello que se reporta y lo que se comprueba mediante las verificaciones que realizan las nuevas autoridades. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 7 Objetivos específicos Destacar el marco conceptual de la entrega recepción a efecto de lograr la máxima comprensión de los elementos que la integran Identificar el marco normativo y las autoridades con atribuciones de revisión y fiscalización de los informes, expedientes y actas de la entrega recepción. Conocer el proceso general que se lleva a cabo para integrar la entrega y realizar la recepción de la administración municipal. Mapa de Contenidos CONTENIDO AÑO “0” TEMÁTICO ENTREGA RECEPCIÓN 8 - 1ER. AÑO CONCEPTOS BÁSICOS Y MARCO NORMATIVO IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN. CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO CONCEPTOS BÁSICOS Y MARCO NORMATIVO DE ENTREGA – RECEPCIÓN. ¿QUÉ ES LA ENTREGA – INTRODUCCIÓN. RECEPCIÓN?. OBJETIVOS PARA EL AÑO ¿QUÉ SE INFORMA?. UNO. AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO EL ACTO PROTOCOLARIO DE LA ENTREGA ENTREGA – RECEPCIÓN.. RECEPCIÓN. o EL AYUNTAMIENTO. CONSECUENCIAS O o SÍNDICO MUNICIPAL. EFECTOS DE LA o REGIDORES. REVISIÓN DEL o COMISIÓN DE HACIENDA Y INFORME, EXPEDIENTES PATRIMONIO MUNICIPAL. Y PRUEBAS o SECRETARIO DEL DOCUMENTALES Y AYUNTAMIENTO. EVIDENCIAS FÍSICAS DE o TESORERO MUNICIPAL. LA ENTREGA. o TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN. 2º. AÑO 3ER. AÑO DESARROLLO DEL TEMA INFORME DE INGRESOS Y DESARROLLO DEL TEMA EGRESOS. INFORMES MENSUALES DE ESTADOS FINANCIEROS PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES DEL CAMBIO DE AUTORIDADES. CUENTA PÚBLICA ANUAL. INFORME DE GOBIERNO ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. MUNICIPAL. INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES DEL ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO. MUNICIPIO. DE LA INVENTARIO DE BIENES PREPARACIÓN INFORMACIÓN.. MUEBLES. RELACIÓN Y REGISTRO DE VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.. ACTAS DE BIENES R ECURSOS HUMANOS. DADOS DE BAJA. ECURSOS R MATERIALES PADRÓN DE RESGUARDO R ECURSOS FINANCIEROS. DE BIENES. IRREGULARIDADES. EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS EJERCICIO PARA EL AÑO EJERCICIO PARA EL AÑO DE VALORES. UNO. DOS EJERCICIO PARA EL AÑO CERO ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL EJERCICIO PARA EL AÑO TRES. año cero I n t ro d u cc i ó n Objetivo La entrega – recepción de una administración municipal se realiza mediante un acto protocolario, en el cual el ayuntamiento saliente hace una relación detallada de los asuntos en curso de la administración, los programados y los realizados, así como de los expedientes, archivos, materiales, equipo y elementos de infraestructura y equipamiento con los que se desempeña la administración municipal, lo cual incluye todo tipo de bienes y efectos materiales, con su correspondiente documentación. Analizan algunas medidas viables para que las nuevas autoridades se familiaricen con la administración que van La entrega puede interpretarse como un cambio a una casa amueblada y funcionando, de la cual habrá de cerciorarse que todo se encuentra como se detalla en la lista de elementos que se entrega al nuevo ocupante. La lista de bienes viene acompañada con instructivos acerca de cómo funcionan las cosas, incluidos los “trucos” de aquellos equipos que requieren una operación especial. a recibir. Importancia de la Entrega – recepción En atención a la importancia que reviste el acto protocolario y legal de la entrega de la administración municipal por parte de los ayuntamientos salientes y de la recepción que efectúan los ayuntamientos entrantes, según los términos de la legislación estatal, en este documento es un instrumento práctico se realizan una serie de precisiones relacionadas a los conceptos que son útiles para que las autoridades municipales se habiliten en forma apropiada para la ejecución de dicho proceso. También se citan las medidas recomendadas para generar economías. La entrega recepción puede entenderse como un proceso informativo y de comprobación en el cual intervienen de manera responsable y legal tanto las autoridades en funciones como las que tomarán posesión en el período correspondiente. La finalidad esencial de la entrega recepción es acopiar e integrar en un documento legal el conjunto de pruebas documentales, informes e indicadores sobre el estado financiero, patrimonial, económico y administrativo de un ayuntamiento en el momento del relevo de sus autoridades, con objeto de dar cuenta clara sobre la situación vigente en el ayuntamiento y su administración y de esta manera facilitar la asunción de asuntos, compromisos y el ejercicio mismo de facultades, recursos y la atención de los compromisos que quedan en puerta o por resolver en una gestión gubernamental. Todo lo anterior puede equipararse, toda proporción guardada con el proceso de entrega – recepción de una administración municipal. La gestión de los ayuntamientos, no obstante el cambio de sus autoridades, no puede interrumpirse o verse frenada por falta de datos técnicos o administrativos ni Vienen también las cuentas de los proveedores, adeudos y las facturas pagadas y por pagar, así como todos seguros y los contratos que se tienen para que la casa funcione con los servicios públicos apropiados. En caso de tener empleados que hagan funcionar la casa, se entregan sus contratos y una referencia detallada de las obligaciones salariales que se tienen con ellos. En la misma lista se entregan los pendientes de mantenimiento, refaccionamiento y otros arreglos requeridos o en proceso. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 9 En términos contables: es el conjunto de datos de verificación y comprobación, basados en ordenamientos legales del municipio, relativos al desempeño financiero y presupuestal de la administración municipal, en uso de sus recursos hacendarios y de los bienes patrimoniales que se le confieren a esta instancia de gobierno. En este sentido se trata de un proceso de demostración probatoria del Tradicionalmente el procedimiento de entrega - recepción correcto ejercicio administrativo del ayuntamiento, según se constituía principalmente por información de carácter las normas generalmente aceptadas para la contabilidad económico, financiero, patrimonial, y presupuestal, por gubernamental. lo que su materia principal era la hacienda pública, sin embargo, en atención a la necesidad de un procedimiento En términos organizativos: es el conjunto de actividades más acabado que permitiera una integración rápida e que se planean, organizan y ejecutan para recabar datos, informada por parte de las nuevas autoridades, la entrega pruebas documentales y demás información necesaria para - recepción incluye ahora otros datos representativos la integración del documento de la entrega - recepción. relativos al avance de obras, gestiones administrativas Constituye un esfuerzo organizativo y de recapitulación en proceso, compromisos regulares del ayuntamiento y para dar cuenta y fe de la situación actual de una otros temas y asuntos que regularmente involucraban administración municipal en el momento en que sus con compromisos sociales al ayuntamiento saliente con autoridades son relevadas en atención al procedimiento diferentes instancias públicas y privadas, pero sobre todo previsto en la Constitución estatal. por imprecisiones informativas sobre el destino y situación de los fondos y valores de su hacienda, a la vez que el patrimonio del municipio debe permanecer con su carácter imprescriptible e inembargable sin que sea sujeto de enajenación al margen de la ley, de ahí la importancia vital de la entrega - recepción. con la comunidad 10 C o n c e p t o s b á s i co s – recepción ¿Q u é es la entrega – d e l p ro c e s o d e e n t r e g a recepción? En términos jurídicos: es el acto legal por el cual se hace entrega la administración municipal a las autoridades entrantes y la recepción que estas efectúan aceptando las obligaciones y derechos que de ello se derivan. Si bien las autoridades salientes deslindan parte de sus responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter jurídico de este proceso no las exime de responsabilidades accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que acaban de concluir, sino en los términos y prescripciones que señalan las propias leyes del Estado. En términos administrativos: es el proceso de verificación de la situación que guarda la gestión administrativa del ayuntamiento y el patrimonio municipal, incluida la hacienda pública, en el momento del cambio de las autoridades municipales. ¿Q u é se informa? En este proceso se ordenan integran y se presentan informes, datos, registros, pruebas documentales y evidencias físicas, relacionados, entre otros aspectos con: • Bienes muebles propiedad del municipio. Todos aquellos objetos que pueden ser transportables y que tienen como función respaldar la operación de la administración municipal. •Bienesinmueblespropiedaddelmunicipio.Todosaquellos que constituyen espacios físicos, equipamiento urbano, terrenos, edificaciones, casas y otras construcciones fijas, que el municipio tenga como propiedad legítima. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL • Bienes muebles e inmuebles en arrendamiento, explotación, custodia, comodatos1, donación, usufructo o concesión en favor del municipio. Aquellos que el municipio haya asignado a terceros mediante instrumentos jurídicos que aseguren que no se pierde la propiedad municipal sobre dichos bienes.2 efectivo destinado a retenciones del IVA, impuesto sobre la renta y demás de carácter legal, otros valores o fondos). Relación de deudores del municipio. Lista extraída de los padrones de contribuyentes y proveedores de bienes y servicios del municipio que tengan créditos fiscales o adeudos por devoluciones o penalizaciones que deban ser Bienes patrimoniales dados de baja. Constituye una reintegrados a la hacienda municipal, tanto por aquellos relación de los bienes muebles e inmuebles que, por razón que han sido debidamente notificados, como por los que legal y mediante procedimiento debidamente acreditado están en proceso de ser requeridos. ante las autoridades competentes y sustentado en la legislación de bienes municipales, el ayuntamiento ha Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro enajenado, destruido o desechado por obsolescencia, daños de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos irreparables o por condición que los hace inviables para ser obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre, aprovechados por el municipio. domicilio y datos personales del contribuyente; actividad Recursos materiales, insumos, enseres, equipo e que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le instalaciones y demás componentes de obras y servicios obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas públicos. Incluye todo el mobiliario, bienes inmuebles, o consumos aplicables de conformidad a la actividad y equipamiento de obras públicas y de servicios públicos, base de cálculo de la contribución; fechas de facturación, necesarios para su adecuada operación, sin mermas que estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y afecten su funcionamiento y de conformidad con las devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de especificaciones técnicas de su instalación o de los manuales déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos suministrados por los proveedores o casas comerciales en coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos que hubieren adquirido. aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes. Bienes y recursos materiales de los almacenes municipales. Contabilizados, verificados en su existencia y condiciones de uso reales, resguardados en los espacios físicos que los contengan, de conformidad con un inventario de bienes; incluye, entre otras cosas, los registros de suministro, altas y bajas, así como sus respectivos programas de compras de reposición, catálogo de artículos y sus respectivas altas y bajas, entre otros datos relevantes. Estado de avance y cumplimiento del Presupuesto de egresos. Acuerdo de Cabildo que aprueba el presupuesto de egresos. Presupuesto registrado en cuadros de partidas; clasificación del presupuesto y montos por partida; objetos de erogación; calendario de ejercicio; aplicaciones programadas; aplicaciones por solicitud de liberación de partidas; montos de recursos ejercidos por partida, contra lo programado; procedimiento de autorización de pagos con cargo al presupuesto; procedimiento de autorización Fondos del erario municipal (efectivo en caja, fondos fijos, de transferencias con cargo al presupuesto; acuerdos fondos especiales, bancos, documentos por cobrar, fondos modificatorios de montos, cargos a partidas, recortes y pendientes de depósito, efectivo de sueldos no reclamados, ampliaciones presupuestales, entre otros datos. 1 Se entiende por comodato: El contrato que, a título gratuito, celebra el ayuntamiento con una persona jurídica para otorgarle el uso temporal de un bien inmueble, para fines de carácter social, sin propósitos de lucro, pero susceptible de generar un beneficio público, o para mantener en condiciones adecuadas dicho bien, en términos del interés público. 2 Para tener una mejor noción sobre la amplitud de los bienes municipales y su clasificación puede consultar el Reglamento de Bienes Municipales del Municipio de Oaxaca, disponible en la siguiente dirección http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/OAXACA/Municipios/Oaxaca/OAJReg23.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 11 12 Contabilidad gubernamental del municipio (cuentas revisadas, aprobadas y en proceso). Sistema o libros mayores y mayores que registran las operaciones financieras del municipio: ingresos, gasto y movimientos virtuales entre activos y pasivos, reales y potenciales del municipio. En la entrega del sistema contable, se prevé, cuando menos, lo siguiente: contabilidad de gasto corriente y obligaciones fiscales del municipio; contabilidad de contratos que generan obligaciones de pago por mantenimiento y reparaciones de infraestructura y equipamiento municipal; contabilidad de financiamiento de proyectos de inversión; contabilidad de pago de deuda; contabilidad de gastos extraordinarios; contabilidad de ingresos por cada concepto de tributación propia y recuperación de derechos y aprovechamientos; contabilidad por ingresos de transferencias de fondos y financiamientos que ingresan como recursos propios a la hacienda municipal; contabilidad de transferencias de fondos y financiamientos destinados a fines específicos que no forman parte de los ingresos propios de la Hacienda Municipal pero que opera el municipio en apoyo a programas estatales o federales; contabilidad de recuperaciones resultantes del ejercicio de la facultad económico coactiva del ayuntamiento; otros registros contables previstos en el sistema de contabilidad aplicable y formalizado en el municipio.3 de dependencia debe tener por lo menos los siguientes acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite, con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos que generan obligaciones de índole diversa o recuperación de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización; entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo de la administración que entrega, con Minutas, registros clasificadores, documentos y resguardos de seguridad, vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico, con los datos y documentos clasificados de los asuntos concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo electrónico de documentos generados por la dependencia municipal que corresponda, organizado de conformidad con la norma que para tal efecto haya aprobado el ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo la autoridad saliente.4 Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento. Este expediente contiene todos los datos de cada uno de los trabajadores y funcionarios que tengan una relación laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario; Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del nombramiento expedido; copia de documentos oficiales Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y (Acta de Nacimiento o certificado de naturalización; relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio, registro federal de contribuyente; en su caso, cédula las actas generadas por el cabildo saliente; las actas profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro del municipio que se conservan como parte de un acervo de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral; propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad haberse enviado en copia al Archivo General del Estado. social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos o nombramientos en el municipio, fecha de separación, Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes dependencias de la administración municipal. Cada archivo 3 Como ejemplo de un sistema de cuentas, se incluye un Catálogo publicado por el Congreso del Estado de Yucatán, relacionado con las cuentas en que se registran los ingresos de la hacienda municipal en dicha entidad federativa. Disponible en: http://www.congresoyucatan.gob.mx/cmh/sistema/v2-1/CATALODOS%20PDF/ 05.%20CUENTAS%20DE%20RESULTADOS%20ACREEDORAS.pdf 4 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una referencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL de certificados de salud; constancias de incapacidades médicas; constancias de capacitación; actas administrativas por incidencias laborales; actas administrativas de registro de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera. colección de sellos municipales y los recibos de tesorería municipal, se trata de una compilación de todos los formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias, autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de inspección y verificación administrativa, aclaraciones, Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen quejas y demás documentos empleados en la gestión de institucional que se manejó durante el periodo que cubre servicios y registros municipales, como el de fierros o el de la entrega, de tal manera que se disponga de referencias tablajeros. técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como parte de los documentos formalmente reconocidos por el Avances de obras públicas. En este caso, los documentos ayuntamiento y sus dependencias y organismos. que permiten registrar el avance son, entre otros, el expediente único de obra, presupuesto, contratos o Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos autorización por administración directa, acompañado de sus elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones proyectos ordenadores (estructural, hidráulico, eléctrico, en los distintos documentos que respaldan los diversos arquitectónico, de acabados, etcétera), el programa de actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus avance físico y financiero de la misma, así como los distintos dependencias y organismos. programas de residencia, supervisión, control, entrega y Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería recepción de la obra y auditoría del proceso, entre otros. municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio hacendario municipal. Expedientes técnicos (planos y especificaciones de instalaciones, sistemas operativos, equipo, etcétera) de obras y servicios públicos. Compendio del expediente original del proceso de la obra y planos ordenadores en sus diferentes presentaciones del modelaje, descripción Relación de giros de las actividades de los particulares. técnica de instalaciones y demás especificaciones incluidas Constituye un padrón especial en el que se registran los en los mismos. diferentes establecimientos que se han instalado de Avance en el cumplimiento de metas y objetivos de manera formal en el territorio del municipio y sus distintas programas, proyectos y acciones derivados de los planes demarcaciones, conforme a los reglamentos establecidos y de gobierno y desarrollo del ayuntamiento. En este caso mediante las condiciones aprobadas en la licencia expedida se toma como referencia al Plan Municipal de Desarrollo, por el ayuntamiento. Dicho padrón sirve también como los programas enunciados en el mismo y los programas elemento de regulación y verificación del cumplimiento operativos anuales aprobados por el cabildo, con sus de distintas normas de funcionamiento de los respectivos respectivos expedientes de avance físico – financiero y establecimientos, al tiempo que permite el seguimiento de documentación que acredite el ejercicio de las partidas obligaciones fiscales entre otras medidas. presupuestales asignadas y los registros de comprobación Relación de documentación oficial de servicios y registros contable aplicados a los presupuestos aprobados y ejercidos públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la con la autorización de sus posibles modificaciones. Se adicionan los reportes de avance programático, indicadores ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 13 14 de seguimiento de procesos y productos y resultados, así contables, administrativos y de gestoría aplicables en los como la constatación o pruebas físicas y documentales del sistemas administrativos del municipio. cumplimiento de objetivos y metas establecidos. Expedientes de asuntos jurídicos en proceso. Con la Relación de reglamentos y normatividad administrativa relación, estudios, expedientes y documentos probatorios expedida por el ayuntamiento en funciones. Colección de trámites de denuncias, controversias, arbitrajes, certificada por la Secretaría del Ayuntamiento mediante amparos, revisiones, copias de averiguaciones previas y minuta descriptiva, de los números de la Gaceta Municipal demás asuntos en los que se deba hacer valer el interés que contenga los reglamentos municipales vigentes en jurídico del municipio y que se encuentren en proceso el municipio o, en su defecto, las copias y referencias judicial o administrativo, por tipo de asunto y antecedentes hemerográficas del periódico oficial del estado u otro medio completos de cada uno. Junto con esta relación se requiere oficial donde se hayan publicado los reglamentos y bandos la presentación de un reporte cronológico de plazos y del municipio. términos que deban cumplirse para dar continuidad debida a los procesos en curso. Programas de desarrollo social. Relación documentada de programas de desarrollo social promovidos directamente Registros de firmas de funcionarios municipales y por el ayuntamiento y relación documentada de programas autoridades auxiliares del municipio. de desarrollo social de procedencia estatal y municipal, reportados de conformidad con sus respectivas reglas Inventarios diversos, como son: Inventarios físicos de de operación, cuentas presupuestales o administrativas, armamento y equipo de la policía municipal, Inventario informes de avances y resultados, contabilidad de la de vehículos, inventario de herramientas de talleres aplicación de recursos, calendarios de ministraciones municipales, inventario y resguardos de bienes de oficina, o trámites pendientes para su ejecución; evidencias de inventario de equipo de cómputo, inventario de equipo cumplimiento e informes de campo relacionadas con los de comunicación y telefonía celular propia o a nombre del bienes, servicios, obras y demás productos establecidos por municipio. cada programa reportado. Los conceptos anteriores son parte de los elementos que Convenios de colaboración administrativa con el Estado, Federación y/o municipios diversos. Documentos originales de los convenios firmados por el presidente municipal que generan obligaciones y compromisos que se extienden más allá del periodo de gestión del ayuntamiento saliente y aquellos que pueden ser refrendados mediante actos de actualización. deben incluirse en los reportes y expedientes de la entrega – recepción, misma que puede integrarse por materias, por áreas o por objetos de operación de la administración municipal, lo cual depende necesariamente de la norma que ordene legalmente dicho proceso. Manuales administrativos y reglas de operación vigentes. Relación documentada, por materias o áreas de la administración municipal, que contenga los Manuales de organización, procesos, procedimientos, de gestión de calidad, Catálogos de puestos, padrones de proveedores, normas y reglas de operación de diversos procesos ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Autoridades y funcionarios participantes e l p ro c e s o E n t r e g a - r e c e p c i ó n . 5 en Regidores En el seno de sus respectivas comisiones, los regidores son responsables de verificar que en cada dependencia de la El ayuntamiento administración municipal o en su sector correspondiente, Todos sus miembros asumen la responsabilidad directa de se preparen los informes relacionados con los asuntos en verificar que se efectúe la entrega - recepción en el tercer proceso, cumplimiento de metas y acciones comprometidas, año como procedimiento complementario a lo previsto en avances de obras y asuntos en trámite, entre otras materias, el artículo 33 de la Ley orgánica del municipio libre donde que sean requeridos para formar parte de los datos e se les instruye como obligación en el mes de diciembre, información de la entrega - recepción. (Art. 38. Fracción rendir un informe del estado que guarda la administración IV. Ley Orgánica del Municipio Libre). municipal. Comisión de hacienda y patrimonio municipal Presidente Municipal Es responsable directo de llevar a cabo los trabajos de organización del proceso, integración de comités de levantamiento de información, y verificación de la integración de los informes y actas correspondientes de la entrega - recepción, con base en sus atribuciones de ejecución de las resoluciones del ayuntamiento y facultad de mando para ordenar que se efectúen los trabajos propios de la administración municipal. (Art. 36. fracciones. IV y XIX. Ley Orgánica del Municipio Libre). Síndico municipal Como procurador de la defensa de los interés municipales y como representante jurídico del ayuntamiento y de la hacienda municipal el Síndico asume la responsabilidad de la vigilancia directa del manejo del patrimonio y la hacienda municipal, actuando como autoridad calificadora y sancionadora de las cuentas e inventarios del municipio (Art. 37 Fracciones I, III, VII, IX y X. Ley Orgánica del Municipio Libre). Su intervención en el proceso entrega recepción es fundamental ya que valida internamente en el ayuntamiento la información y actas que se integren para tal efecto. Integrada por el Síndico y otros regidores, tiene la responsabilidad de vigilar las gestiones de la hacienda del municipio a cargo de la Tesorería municipal, previniendo que se cumpla la legislación en la materia y se dé una administración adecuada de los fondos, valores y patrimonio que la constituyen, además de vigilar los procesos de adquisiciones, suministro de bienes, inventarios y demás que se efectúen con relación al patrimonio municipal y, en su caso, proponer la realización de auditorías. (Art. 45. Fracciones I, II, III, V, VII y VIII. Ley Orgánica del Municipio Libre) Secretario del Ayuntamiento Como funcionario encargado de los asuntos generales del gobierno municipal, tiene la responsabilidad de asistir al presidente municipal y al ayuntamiento en la organización de los trabajos de la entrega - recepción, convocando a las reuniones de cabildo que le sean instruidas, preparando expedientes técnicos de su área y coordinando a las demás dependencias en sus respectivas tareas informativas que les sean requeridas para este propósito. 5 Descripción basada en la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 15 Fracción XIII. Aprobar las leyes que contengan las bases normativas, conforme a las cuales los ayuntamientos Como funcionario encargado de la gestión administrativa de elaborarán y aprobarán su presupuesto de egresos, los la hacienda municipal, tiene la responsabilidad de preparar bandos de policía y gobierno, así como los reglamentos, y presentar para su aprobación, la información económica, circulares y disposiciones administrativas de observancia fiscal, financiera, contable y presupuestal correspondiente general dentro de sus respectivos municipios; a los ingresos, egresos y patrimonio del municipio, así XXIX. Revisar las Cuentas Públicas del Gobierno del como aquella de procedimientos administrativos y recursos Estado y de los ayuntamientos con el apoyo del Órgano de financieros del ayuntamiento que estén comprometidos Fiscalización Superior del Estado; en obligaciones, responsabilidades administrativas, obras, servicios y demás asuntos que impliquen erogaciones Fracción III, numeral 5 del Artículo 67. “Son atribuciones vigentes o próximas. (Art. 72. Fracciones VIII, XII, XIII, y del Órgano de Fiscalización Superior: XIV. Ley Orgánica del Municipio Libre). a) Iniciar y sustanciar el procedimiento de fiscalización T i t u l a r e s d e l a s d e p e n d e n c i a s y e n t i d a d e s d e l a de las Cuentas Públicas, para comprobar, inspeccionar, administración municipal investigar y determinar, en términos de ley, los actos u omisiones que pudieran configurar alguna irregularidad, Con base en el plan de trabajo establecido por el presidente incumplimiento de disposiciones legales o conducta ilícita municipal y las referencias, los titulares de las diferentes en la gestión financiera de los entes fiscalizables; dependencias y entidades de la administración municipal recaban e integran los informes correspondientes a la b) Ordenar y efectuar revisiones de gabinete y visitas gestión de sus respectivas áreas, principalmente aquella domiciliarias o de campo, en los términos previstos por relacionada con la aplicación de recursos presupuestales la ley, para comprobar la gestión financiera de los entes y sus respectivos resultados en obras, acciones y servicios fiscalizables; consolidados, en trámite o comprometidos. c) Determinar los daños y perjuicios que afecten a las haciendas públicas de los entes fiscalizables y fincar M a r co L e g a l y n o r m a t i v o d e l p ro c e s o d e directamente a los responsables las indemnizaciones y entrega - recepción sanciones pecuniarias correspondientes, las que tendrán el carácter de créditos fiscales; al efecto, el Poder Ejecutivo Constitución Política del Estado. 6 del Estado aplicará el procedimiento administrativo de ejecución para su cobro, en términos de ley; En materia de control de la gestión administrativa de los ayuntamientos: d) Promover ante las autoridades competentes, con motivo Te s o r e ro 16 municipal del procedimiento de fiscalización, el fincamiento de otras responsabilidades de orden administrativo, penal o civil Fracción V. El Congreso del Estado aprobará la ley de que correspondan.” ingresos de los ayuntamientos y revisará sus cuentas Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de públicas, cuando menos una vez al año; Ignacio de la Llave.7 Artículo 33. Son Facultades y Obligaciones del Congreso: 6 Se toma como ejemplo: Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave 7 Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http:// www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/FISCA210710.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL En materia de fiscalización de la gestión financiera de los ayuntamientos. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal Artículo 6 de la “Son Entes Fiscalizables el Poder Público, los Organismos, la Universidad Veracruzana, los Ayuntamientos, Entidades Paraestatales, Paramunicipales, organismos descentralizados, fideicomisos y empresas de participación estatal o municipal, así como mandatos, fondos o cualquier otra figura jurídica; y, en general, cualquier persona física o moral, pública o privada, que recaude, administre, ministre, maneje o ejerza recursos públicos.” Regula y norma los procesos de programación, presupuestación, contabilidad gubernamental y ejercicio del gasto público de los ayuntamientos, mediante disposiciones que aseguran el apego al principio de legalidad del sistema de planes y programas del municipio, así como diversos controles que favorecen a una estricta disciplina en el ejercicio del gasto, únicamente vinculado a los efectos previstos en el presupuesto y programas autorizados por el ayuntamiento. De la misma Ley el artículo 25 señala: Uno de los rubros de mayor importancia que regula esta ley es el Presupuesto, el cual está previsto contenga como 1. Los Ayuntamientos presentarán al Congreso los estados mínimo lo siguiente: 9 financieros mensuales que señala la Ley Orgánica del Municipio Libre; así como los estados de obra pública Descripción clara de los programas que sean la base del mensuales que contengan la información de los expedientes mismo, en los que deberán señalarse los objetivos, metas técnicos sobre el inicio, avance o conclusión de obra, según y unidades responsables de su ejecución, así como los sea el caso, de acuerdo a lo que en esta materia señalen las egresos estimados por programa; Reglas Técnicas de Auditoría Pública para el procedimientos de Fiscalización Superior en el Estado. Igual obligación tendrán las Entidades Paramunicipales. 2. Los Ayuntamientos y las Entidades Paramunicipales presentarán, a la Secretaría de Fiscalización del Congreso y al Órgano los estados financieros y los estados de obra pública a que se refiere el párrafo anterior, a través de medios electrónicos y de conformidad con las reglas de carácter general que emita el Órgano.” Explicación y comentarios de los principales programas y, en especial, de aquellos que abarquen dos o más ejercicios presupuestales; Una información detallada de la situación hacendaria del municipio durante el ejercicio fiscal con las condiciones previstas para el próximo, con la opinión al respecto del Contralor Municipal; Estimación de ingresos y gastos para el ejercicio presupuestal que se propone, así como la calendarización Como determinación general para las atribuciones del órgano del egreso para cada uno de los meses; superior de Fiscalización, la Ley de Fiscalización señala que “El Órgano tendrá acceso a los datos, libros y documentación Indicación del número de plazas incluidas, clasificadas por justificativa y comprobatoria relativa al ingreso y gasto categoría presupuestal y unidad administrativa; del Poder Público, Ayuntamientos y de los entes públicos estatales y municipales, así como a la demás información Las previsiones de egresos correspondientes a cada que resulte necesaria, siempre que al solicitarla se expresen programa, para el sostenimiento y desarrollo de los servicios públicos; los fines a que se destine dicha información.” 8 8 Ibídem. Artículo 64. 9 Transcrito del artículo 22 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal del Estado de Colima. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 17 y entrantes, designados al efecto; la cual se realizará siguiendo los lineamientos, términos, instructivos, formatos, cédulas y demás documentación que disponga Situación de la deuda pública estimada al final del ejercicio la Contaduría General de Glosa de la Legislatura del Estado presupuestal en curso y de la que tendrá al término del para el caso, misma que tendrá en ese acto, la intervención inmediato siguiente; que establezcan las leyes. La documentación que se señala anteriormente deberá ser conocida en la primera sesión de El informe detallado del avance en el cumplimiento de cabildo por los integrantes del ayuntamiento a los cuales las metas y objetivos plasmados en el Plan Municipal de se les entregará una copia de la misma. El ayuntamiento Desarrollo y el programa de gobierno municipal; saliente, a través del presidente municipal, presentará al Los demás informes financieros y datos estadísticos que ayuntamiento entrante, con una copia para la Legislatura , se consideren convenientes para la mejor comprensión de un documento que contenga las observaciones, sugerencias la política hacendaria y del programa de administración y recomendaciones en relación a la administración y gobierno municipal.”11 municipal. Estimación final de ingresos y gastos del ejercicio presupuestal en curso; Ley orgánica del municipio libre 18 Otro ejemplo, aunque menos explícito lo ofrece la Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur: Artículo 18... Siguiendo con la referencia del marco jurídico del municipio A continuación el ayuntamiento saliente entregará al veracruzano, se anota lo siguiente “Durante el mes de entrante los fondos municipales mediante el corte de caja diciembre, el Presidente Municipal deberá rendir a los respectivo, así como sus inventarios, cuya verificación ciudadanos y al Ayuntamiento un informe sobre el estado pueda hacerse desde luego por los miembros de ambos que guarda la administración pública municipal. Dicho acto ayuntamientos, o dentro de los tres días siguientes, si lo se realizará en Sesión pública y solemne de Cabildo.”10 acepta el segundo”12 La Ley Orgánica Municipal del Estado de México, establece lo siguiente en su Artículo 19: “A las nueve horas del primer día del año siguiente en el que se hayan efectuado las elecciones municipales, el ayuntamiento saliente dará posesión de las oficinas municipales a los miembros del ayuntamiento entrante, que hubieren rendido la protesta de ley, cuyo presidente municipal hará la siguiente declaratoria formal y solemne: Queda legítimamente instalado el ayuntamiento del Municipio de... que deberá funcionar durante los años de (...) A continuación se procederá a la suscripción de las actas y demás documentos relativos a la entrega - recepción de la administración municipal, con la participación de los miembros de los ayuntamientos y los titulares de sus dependencias administrativas salientes Legislación fiscal Señala las contribuciones y conceptos fiscales que el municipio puede recaudar en uso de su capacidad tributaria y sirve de referencia en el proceso de entrega - recepción para verificar la estructura de la hacienda municipal y las operaciones que se previenen en favor del ayuntamiento para cumplir sus atribuciones y responsabilidades fiscales ante los contribuyentes. Reglamentación Municipal Con el objeto de conseguir el más estricto apego a la normatividad vigente en los municipios, la entrega - 10 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Publicada en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf 11 Ley Orgánica Municipal del Estado de México Ed. Gobierno del Estado de México. Impresa en Talleres de Graficarte S.A. Toluca, México. 1993. Pág. 57. 12 Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur. En Legislación Fiscal Ed. Sría de Finanzas del Estado. La paz, B.C. 1990. Págs. 203 y 204. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL recepción deberá fundarse también en los diferentes Reglamentos municipales que estén relacionados con el manejo, aprovechamiento y resguardo de bienes, valores, fondos y demás recursos del municipio, así como aquellos que determinen cuales son las responsabilidades de las diferentes dependencias de la administración municipal. Entre estos reglamentos destacan: el Interior del ayuntamiento, el Interior de la Administración Municipal y los relacionados con las Obras públicas, Patrimonio municipal, y la Hacienda del municipio. Como ejemplo de un Reglamento de entrega – recepción municipal, puede consultarse el “Reglamento de entrega – recepción de los bienes asignados a la Administración Municipal del Municipio de Reynosa, Tamaulipas”13 Guías, Normas, Instructivos, Manuales y otras disposiciones administrativas, expedidas por la legislatura o el órgano superior de fiscalización de la entidad federativa. En este caso se trata del documento oficial que contiene los lineamientos, procedimientos y formatos para integrar el Informe, las actas y expedientes de la entrega recepción, que hace más de veinte años, las legislaturas, a través de sus respectivas comisiones de hacienda, y ahora, por medio de los órganos superiores de fiscalización, han expedido y entregado a los municipios para que se sujeten a los mismos. Mediante estos el análisis de estos lineamientos, tanto la autoridad saliente como la que deba tomar posesión puede establecer las estrategias de revisión que juzgue más adecuadas, así como los controles de registros que deben realizarse con la mayor transparencia y objetividad que exige el cumplimiento de la legislación vigente.14 La entrega - recepción de la Administración Municipal Objetivos de la entrega - recepción Entre los propósitos globales que persigue este proceso de carácter jurídico y administrativo destacan los siguientes: Integrar organizada y sistemáticamente la información necesaria de carácter general y probatorio que de muestra de la situación que guardan fondos, valores, bienes patrimoniales y los diferentes asuntos y procedimientos vigentes, atendidos y por atender, de parte de un ayuntamiento al momento de ser relevado en sus funciones. Clasificar, protocolizar, legalizar y dar fe de la documentación probatoria que ampara y demuestra la existencia y condiciones del patrimonio municipal y de las diferentes gestiones de la administración del municipio. Facilitar la incorporación de las nuevas autoridades municipales en su respectivo ámbito de competencia y en el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, a partir de los informes de la entrega - recepción. Dar continuidad a los asuntos regulares de gobierno y aquellos programas que por su naturaleza sean de vital importancia o interés para la comunidad municipal. Formalizar y dar legalidad al acto de entrega y recepción a efecto de garantizar el cumplimiento de derechos, obligaciones y responsabilidades tanto del ayuntamiento saliente y funcionarios que se desincorporen como de las autoridades y funcionarios de nuevo ingreso. Cumplir las disposiciones de regulación y control de los actos administrativos del ayuntamiento previstos en favor de la Legislatura del estado. Metodología para efectuar la entrega - recepción de la administración municipal De acuerdo a lo señalado por el INDETEC, se presentan dos grandes fase dentro del proceso de entrega - recepción, la primera se desarrolla previamente el cambio de 13 Disponible en: http://www.reynosa.gob.mx/REGLAMENTOS/Reglamento-Entrega-Recepcion-Recursos-AyuntamientoReynosa.pdf 14 Como muestra de estas Guías se incluye en este apartado la Guía para la Entrega Recepción de la Administración Municipal, expedida por el Congreso de Nayarit, a efecto de formalizar la entrega de los ayuntamientos para el periodo 2005 – 2008. Disponible en: http://www.ofsnayarit.gob.mx/varios/guiaentregarecepcion.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 19 administración y la segunda se efectúa al momento del cambio. A continuación se resumen estas dos fases:15 Ejercicio p a r a e l a ñ o c e ro Ejercicio de aprendizaje: la aceptación de la entrega recepción? 9. Investigue: ¿Las autoridades auxiliares del municipio también realizan la entrega de los elementos de apoyo que tienen a su resguardo para el funcionamiento de su ayudantía, delegación, agencia, o equivalente a su cargo? 10. Razone y fundamente consultando la Ley Orgánica En atención a los temas vistos para el año cero de este curso, resuelva el siguiente cuestionario, consultando la Municipal de su estado: ¿Debe ser nombrado un nuevo Tesorero Municipal y un nuevo Secretario del Ayuntamiento legislación que corresponda en su entidad federativa. para proceder a la realización, tanto de la sesión solemne Resuelva lo siguiente: de cambio de autoridades, como las que se realicen para 1. ¿Porque se considera que la entrega recepción de un la revisión, análisis y validación del informe de entrega gobierno municipal debe ser una entrega integral y no – recepción? únicamente la entrega de las finanzas municipales? 2. ¿Cuál es la naturaleza jurídica de la entrega recepción? 3. ¿En qué consiste la naturaleza gubernativa de la entrega recepción? 4.¿Cómoesrepresentadoelinterésde lasociedadmunicipal en el acto de entrega recepción de la administración municipal? 20 5. En su entidad federativa, ¿Cuáles son los pasos para proceder a la sesión de cabildo en que se efectúa la entrega recepción de la administración municipal? 6. ¿Cuál es la importancia que representa el archivo de actas municipales en el proceso de la entrega recepción de la administración municipal? 7. ¿Según la Ley de responsabilidades de los servidores públicos al servicio del estado y municipios de su entidad federativa, cuando prescribe la responsabilidad de las autoridades municipales salientes, con relación a sus funciones en el ayuntamiento? 8. ¿Una vez que se firman las actas de Cabildo, correspondientes a la sesión solemne de cambio de autoridades municipales, quedan eximidas de responsabilidad las autoridades salientes por haberse dado 15 Cuadro adaptado de: Entrega-recepción de una Tesorería Municipal. Ed. Instituto Técnico para el Desarrollo de las Haciendas Públicas. INDETEC. Guadalajara, Jalisco. México. 1985. Págs. 46 a 52. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL A ño U no El acto p ro t o co l a r i o de la entrega recepción I n t ro d u cc i ó n Este es uno de los actos más importantes del gobierno municipal y viene respaldado por el principio republicano de El primer año de la gestión municipal se inicia con el acto la transmisión del mando, en ejercicio de las atribuciones de protocolario de la entrega recepción de la administración una autoridad que concluye su periodo de gobierno y una municipal, y los trabajos de revisión de su informe, autoridad que lo asume, antes de que se forme un vacío de expediente, previo a la firma definitiva del Acta global y poder público. En consecuencia, la legislación municipal de actas parciales que acrediten el proceso. Tanto el acto de todo el país lo señala como un Acto solemne. entrega recepción, como la revisión y constatación de la congruencia entre lo reportado y lo verificado, son objeto Este tipo de actos requiere del cumplimiento de un protocolo de regulación de la legislación, reglamentos y disposiciones de declaración formal de la solemnidad de la reunión de administrativas que emiten las autoridades de fiscalización cabildo que se llevará a cabo para la transmisión del mando; del municipio, así como del propio ayuntamiento en su la asunción del mismo a cargo del Presidente Municipal; la reglamentación y normas correspondientes. toma de protesta del cargo que realice el mismo alcalde, y la toma de que realiza el Presidente Municipal ya investido En este apartado se incluyen los temas relacionados con el del mando, a los miembros del ayuntamiento con el que proceso de recepción y sus efectos y medios a recurrir por ejercerá el gobierno del municipio; la ceremonia de entrega parte de la autoridad municipal que toma posesión. y recepción de la administración municipal, y el inicio Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas formal de los trabajos de revisión a cargo de los equipos a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan saliente y entrante. en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio correspondientes. A continuación se exponen diversos artículos que regulan este acontecimiento constitucional Los temas se han organizado en textos breves que procuran Ley del Municipio Libre de Veracruz 16 llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los ejemplos y ejercicios sugeridos. “Artículo 27. El Presidente Municipal deberá rendir protesta públicamente el día 31 de diciembre inmediato posterior Objetivos a su elección ante los Ediles del nuevo Ayuntamiento y, acto seguido, tomará protesta a los demás Ediles. Cuando Identificar los elementos formales del acto de entrega por circunstancias imprevistas no se pudiera rendir la recepción de la administración municipal, a efecto de protesta conforme a lo antes señalado, el Congreso del constatar los puntos críticos que deban atenderse por parte Estado o la Diputación Permanente señalarán el nuevo de las nuevas autoridades. día en que deba verificarse dicho acto y nombrará a un representante para que tome la protesta a los Ediles del Distinguir con precisión los elementos del Informe de nuevo Ayuntamiento.” la entrega – recepción, de conformidad con las normas aplicables al proceso. 16 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL http:// 21 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero17 “ARTÍCULO 36.- Los ayuntamientos se instalarán el día 30 de septiembre del año en que deba renovarse, previa protesta que otorguen ante el Ayuntamiento saliente en sesión que se celebrará el día anterior. La instalación es un acto meramente solemne y la responsabilidad del Ayuntamiento saliente cesa el 29 de Septiembre del año de la elección a las 0:00 horas en que inicia la responsabilidad del nuevo Ayuntamiento. Cada Ayuntamiento notificará inmediatamente sobre su toma de posesión a los Poderes del Estado y a los Ayuntamientos de Municipios limítrofes. ARTICULO 37.- La protesta a que se refiere el artículo anterior se rendirá con las Siguientes formalidades: I. Los miembros del Ayuntamiento electo protestarán ante el Ayuntamiento saliente; II. Si no fuera así, el Congreso designará a la persona ante quien se rinda la protesta; III. La protesta se rendirá en estos términos: 22 “¿Protestan guardar y hacer guardar la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la del Estado, las leyes que de una y otra emanen y cumplir fiel y patrióticamente con los deberes de su encargo?”. Los interpelados deberán contestar: “Si Protestamos”. El Presidente saliente, o la persona que los sustituya, replicará: “Si no lo hicieren así, que el Municipio o el Estado se los demanden”. tomar posesión de sus cargos, deben rendir la protesta de Ley correspondiente. Artículo 14. El Presidente Municipal saliente debe convocar a los integrantes electos del Ayuntamiento, para que se presenten el día 31 de diciembre del año de la elección a la hora que se señale en la convocatoria, y les debe tomar la protesta de ley. Si el Presidente Municipal saliente no cumple con esa obligación, el Presidente Municipal entrante debe rendir la protesta de ley ante el resto de los integrantes electos del Ayuntamiento y a continuación, el propio Presidente debe tomar dicha protesta a los demás miembros del Ayuntamiento. En caso de falta absoluta por defunción del Presidente entrante, debe tomar protesta el Presidente entrante suplente, quien ejerce la función de Presidente Municipal Provisional, y se procede a nombrar a un Presidente Municipal Sustituto en los términos del artículo 70 de esta ley, dentro de los siguientes treinta días. El Ayuntamiento debe iniciar sus funciones al día siguiente de que les fue tomada la protesta a sus integrantes. Los integrantes electos del Ayuntamiento que no se presenten en la fecha indicada, deben rendir la protesta de ley en la próxima sesión del Ayuntamiento. Cuando exista causa justificada pueden rendir la protesta A continuación el nuevo Presidente declarará: “Queda de ley dentro de los 90 días siguientes.” legítimamente instalado el Ley Orgánica de los municipios de Michoacán19 Ayuntamiento del Municipio de... que funcionará el trienio...” “Artículo 18. Los miembros electos del Ayuntamiento tomarán posesión de su cargo, en un acto solemne y Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del público, el primer día de enero del año inmediato siguiente Estado de Jalisco18 a su elección. “Artículo 13. Todos los servidores públicos municipales, al 17 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero. Disponible en: http://www.guerrero.gob.mx/pics/ legislacion/97/LOMLEG.pdf 18 Disponible en la Página del Congreso del Estado: http://www.congresojal.gob.mx/ 19 Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. Disponible en: http://www.congresomich.gob.mx/ Modulos/mod_Biblioteca/archivos/393_bib.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Sólo por causas consignadas en el Código Electoral del el pueblo me ha conferido mirando en todo por el bien y Estado, los Ayuntamientos podrán instalarse en fecha la prosperidad de la Nación, del Estado y del Municipio, posterior. y si así no lo hiciere que me lo demanden’’. Enseguida el Artículo 19. Para efectos de la instalación del Ayuntamiento, Presidente Municipal preguntará a los demás miembros en la última sesión ordinaria del mes inmediato anterior a del Ayuntamiento que permanecerán de pie: “Protestan la fecha de terminación de la gestión del Ayuntamiento guardar y hacer guardar la Constitución Política de los saliente, se nombrará una comisión instaladora del Estados Unidos Mexicanos, la del Estado y las leyes que Ayuntamiento electo, la cual estará encabezada por el de ambas emanen y desempeñar leal y patrióticamente el cargo que el pueblo les ha conferido, mirando en todo Síndico Municipal. por el bien y la prosperidad de la Nación, del Estado y La comisión instaladora, previo acuerdo con el Presidente del Municipio”? Los interrogados deberán contestar: “Sí electo, convocará a los integrantes del Ayuntamiento protesto”; el Presidente dirá entonces: “Si así no lo hicieren, electo, de conformidad con la constancia de mayoría que se los demanden”. emitida por el órgano correspondiente o, en su caso la resolución del Tribunal Estatal Electoral, para que acudan Igual protesta está obligado a rendir el integrante del a la sesión solemne de instalación; la invitación se hará Ayuntamiento que se presente después y cualquiera que fuere llamado o designado para suplir a su propietario.” extensiva a la comunidad en general. La invitación deberá incluir lugar, fecha y hora de la sesión, De la lectura de los artículos anteriores, se desprende que cada entidad federativa realiza los arreglos institucionales así como el orden del día correspondiente. necesarios para darle la solemnidad debida al acto de La comisión instaladora del Ayuntamiento electo deberá instalación del nuevo ayuntamiento y de la toma de citar a los integrantes propietarios del mismo, al menos con protesta de sus autoridades. anticipación de cinco días naturales, para que concurran a la sesión de instalación. En este caso, y sin llegar a describir todavía el proceso El Ayuntamiento electo, en reunión previa a la sesión de la entrega recepción pueden destacarse los siguientes de instalación, designará de entre sus integrantes a un elementos distintivos de la instalación de las nuevas secretario, para el único efecto de levantar el acta de autoridades. instalación. Determinación de una fecha precisa para la instalación del Artículo 20. El día señalado para la instalación, el Presidente nuevo ayuntamiento, que marca el inicio del ejercicio de Municipal electo rendirá protesta ante los miembros del la autoridad, por lo regular en coincidencia con el ciclo del Ayuntamiento y enseguida les tomará protesta a los demás año electoral o año fiscal correspondiente. miembros del Ayuntamiento. La protesta se rinde con un orden, Primero el presidente Una vez declarado el quórum legal, el Presidente Municipal ante el ayuntamiento saliente o, en su defecto, ante el electo, puesto en pie al igual que todos los miembros del representante del Congreso del Estado y, enseguida, Ayuntamiento, dirá: “Protesto guardar y hacer guardar la los miembros del nuevo ayuntamiento, ante el nuevo Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Presidente Municipal. En ambos casos se realiza mediante el del Estado y las leyes que de ambas emanen y desempeñar pronunciamiento de términos que declaran un compromiso leal y patrióticamente el cargo de Presidente Municipal que y sustentan un juramento de cumplimiento.20 20 Los efectos legales de una rendición de protesta son equiparables a las de un juramento o pronunciamiento hacia la veracidad de lo dicho o del compromiso que se adquiere, con todos los efectos legales para exigir mediante medios jurídicos su cumplimiento. Por tanto no es una formula retórica o un acto de carácter subjetivo que muestra un acto humano y personal de fe y sinceridad. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 23 24 Se prevén algunos casos de ausencias que pudieran ocurrir y se prescriben soluciones al respecto. Por ejemplo, en el caso de la ausencia del nuevo presidente, se cubre con la rendición de protesta del suplente o mediante la autorización que haga el Congreso del estado de una nueva fecha para la toma de posesión; la ausencia de miembros del nuevo ayuntamiento se subsana en Jalisco al aplazar la rendición de su protesta a la fecha de la segunda reunión de cabildo; y la ausencia del ayuntamiento saliente, cubierta por un representante designado por el Congreso de la entidad federativa. El Congreso del Estado podrá designar representantes para que participen como observadores en la entrega y recepción. El acto formal de la entrega – recepción. IV. La situación de la deuda pública municipal y la documentación relativa a la misma; Artículo 187. Los documentos a que se refiere el artículo anterior deberán ser: I. Los libros de actas de las sesiones de cabildo del Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar donde se encuentran los libros de las administraciones municipales anteriores; II. La documentación relativa a la situación financiera y estados contables que deberán contener los libros diario, La ceremonia se realiza en el margen de un día previo y un mayor y de inventarios y balances, así como los registros día posterior a la fecha de término del ejercicio del mandato, auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente; y la lo cual significa un conteo de horas en que puede coincidir documentación comprobatoria de los ingresos, patrimonio la ceremonia en una hora cero. Regularmente las doce de la y gastos; noche, según se observa en el caso de Guerrero. III. La documentación relativa al estado que guarda la La expedición de una acta de sesión solemne que da lugar cuenta pública del Municipio, la que incluirá los oficios a la publicación de un bando o la propia difusión de la de razonabilidad, las observaciones, requerimientos o misma, entre la comunidad, el Congreso del Estado y otras apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización autoridades municipales y del gobierno del estado a través Superior o por el Congreso del Estado a los servidores o ex de su Secretaría de gobernación o equivalente. servidores públicos responsables; Al igual que la toma de protesta, la instalación del nuevo ayuntamiento y el inicio del ejercicio de su autoridad están regulados por la ley orgánica municipal, motivo por el cual se transcriben los términos previstos en algunas de ellas. V. El estado de la obra pública ejecutada, así como la que esté en proceso, y la documentación relativa a su planeación, programación, presupuestación y ejecución, señalando debidamente el carácter federal, estatal o municipal de los Siguiendo con el ejemplo de la Ley Orgánica del Municipio recursos utilizados; Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, se VI. La situación que guarda la aplicación del gasto público prevé lo siguiente: de los recursos federales y estatales, así como informes y comprobantes de los mismos; “Artículo 186. La entrega y recepción de la documentación impresa y electrónica que contenga la situación que guarda VI Bis. El Estado que guarda el cumplimiento de obligaciones la administración pública municipal se realizará el día en que fiscales, incluidas las de seguridad social, de carácter federal, se instale el nuevo Ayuntamiento, en términos del presente estatal o municipal, según sea el caso; título, cuyas disposiciones se desarrollarán mediante los VII. La plantilla y los expedientes del personal al servicio del lineamientos que al efecto expida el Congreso del Estado. Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos y demás información conducente; ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Artículo 189. Una vez concluida la entrega y recepción, el Ayuntamiento entrante designará una comisión especial, de la que deberán formar parte, al menos, el tesorero, el director de obras públicas y el titular del órgano de IX. La documentación relativa a los programas municipales control interno municipal, que se encargará de analizar el y proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado expediente integrado con la documentación conducente, que guarden los que estén en proceso de ejecución; para formular un dictamen en un plazo de treinta días X. El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes naturales. muebles e inmuebles de propiedad municipal; El dictamen se someterá dentro de los quince días X Bis. El inventario de los programas informáticos con que naturales siguientes al conocimiento y consideración se cuenta y el respaldo electrónico de la información y de del Ayuntamiento, el cual podrá llamar a los servidores las bases de datos; públicos de la administración anterior, para que expresen XI. La documentación relativa al estado que guardan los lo que a su interés convenga, respecto de las observaciones que el dictamen contenga o para solicitar información asuntos tratados por las Comisiones del Ayuntamiento; o documentación complementaria. En todo caso, se XI Bis. Los juicios en trámite, su estado procesal y el concederá un plazo prudente para la respuesta, que no pasivo contingente en cantidad líquida o numeraria que será menor a setenta y dos horas, contadas a partir de la representen; notificación. XI Ter. Los asuntos, contratos, convenios u obras pendientes Artículo 190. Sometido a su consideración el dictamen, el de atención o trámite, conforme al ejercicio de atribuciones Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, en vía del Ayuntamiento, Ediles y servidores públicos municipales; de opinión. y El Ayuntamiento dentro de los quince días hábiles XII. Toda la información que se estime relevante para siguientes, remitirá copia del expediente de entrega y garantizar la continuidad de la Administración Pública recepción al Congreso del Estado para el efecto de revisión Municipal. de las cuentas públicas municipales.” Artículo 188. El Síndico del Ayuntamiento entrante levantará acta circunstanciada de la entrega y recepción, C o n s e c u e n c i a s o e f e c t o s d e l a r e v i s i ó n d e l la cual deberá ser firmada por los que intervinieron y se i n f o r m e , e x p e d i e n t e s y p r u e b a s d o c u m e n t a l e s proporcionará copia certificada a los integrantes del y evidencias físicas de la entrega Ayuntamiento saliente que participaron, así como al representante del Congreso del Estado, en su caso.21 De la lectura de los artículos 186 a 190 de la Ley en El Síndico del Ayuntamiento deberá remitir copia certificada comento, se infiere que la entrega – recepción es un acto del acta de entrega y recepción al Órgano de Fiscalización Superior. VIII. La documentación relativa a convenios o contratos que el Municipio tenga con otros municipios, con el Estado, con la Federación o con particulares; 21 El Acta circunstanciada acredita el cumplimiento de la obligación de las autoridades salientes para entregar de manera formal la Administración Municipal, pero no lleva consigo de manera tácita la aprobación de su contenido, mismo que está sujeto, en todos los casos a una revisión y constatación de la veracidad y existencia de pruebas documentales, testimoniales y físicas de lo que el informe y expedientes suscriben. De ahí que los artículos de la Ley aquí transcrita realicen la previsión de un periodo de revisión y análisis para proceder, en su caso a una aprobación o al levantamiento y requerimiento de observaciones preventivas, correctivas y la presunción, en su caso, de irregularidades. Un ejemplo de formato de Acta de entrega – recepción que da muestra de su carácter informativo y circunstanciado de hechos, declaraciones, reportes y demás elementos documentales que se registran en el informe de la entrega recepción, se constata en el formato que establece la Legislatura del Estado de México a través de su órgano de fiscalización, misma que puede consultarse en la siguiente dirección electrónica: http://www.osfem. gob.mx/Vinculos/Ent-Rec/ACTA_E-R.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 25 informativo y parte de una rendición de cuentas que aprueba, en primera instancia y que autoriza o sanciona el Congreso del Estado, a través de u órgano de fiscalización. 26 constatado que no hayan sido producidas por causas negligentes o incumplimiento de las normas vigentes en la administración municipal, pero cuya situación puede explicarse por motivos, previamente registrados y En consecuencia, la responsabilidad de la veracidad, documentados como de fuerza mayor o causas no imputables integridad y legalidad de los actos declarados y de su a la voluntad o acción de las autoridades y funcionarios comprobación fehaciente, tanto documental como de municipales, en cuyo caso se requerirán las actas y pruebas evidencia física, corresponde a las autoridades entrantes que hubieran dado fe de tales circunstancias. y, por el periodo que determine la legislación en materia de responsabilidades de los servidores públicos, para las Cuarto, que existan diferencias entre lo reportado y lo autoridades salientes. De ahí que la misma Ley prevea la constatado que hayan sido producidas por omisiones, y apertura de un periodo de revisión, análisis, evaluación y presuntas causas de negligencia, errores, incumplimiento dictamen del informe, expedientes, datos, evidencias y de normas, transgresión de disposiciones legales y demás elementos informativos y demostrativos que han reglamentarias u otras situaciones que presentan de manera sido recibidos de parte de las autoridades salientes. ostensible irregularidades que no puedan justificarse por causas de fuerza mayor, pero que no signifiquen o impliquen Los supuestos que pueden ocurrir en este caso, derivan de daños al patrimonio municipal o que no representen la revisión sustentada en los lineamientos de presentación, obstáculos o pérdida de eficiencia y eficacia de la actividad contenido, comprobación y documentación que establezca de la administración del municipio. la legislatura del estado para la integración y presentación de contenidos, expedientes, pre actas y actas del Informe Quinto, que las diferencias entre lo reportado y lo de la Entrega y Recepción, y son los siguientes: constatado y sus efectos, producidos por impericia, dolo, error, omisión u otras causas imputables a los responsables Primero, que el contenido de los informes, expedientes, de su manejo o gestión, generen afectaciones, merma y documentos probatorios coinciden a plenitud con las o pérdidas irreparables al patrimonio municipal y a la evidencias físicas y la constatación en campo de los eficacia y/o eficiencia de la administración municipal, reportes de existencia de inventarios, lotes de materiales, o responsabilidades que serán exigibles a las nuevas fondos, valores, y bienes muebles e inmuebles que forman autoridades por reclamaciones o querellas expuestas por parte del patrimonio municipal, entre otros elementos de la los afectados. administración municipal. Sexto que la información de la entrega no cumpla con las Segundo, que existan diferencias entre lo reportado y lo especificaciones establecidas en las normas expedidas por constatado, que puedan aclararse mediante la ampliación de el Congreso del Estado. datos, presentación de pruebas o comprobación del estado real que guardan los objetos de la observación, en cuyo Los efectos que producen los supuestos segundo y tercero caso, con una intervención apropiada de los funcionarios de la lista anterior, pueden ser requeridos a los propios municipales responsables, pueden subsanarse y adicionarse funcionarios de la administración municipal saliente, como solventadas en el reporte correspondiente. por conducto de los titulares de las dependencias y organismos que hayan tenido a su cargo la gestión de los Tercero, que existan diferencias entre lo reportado y lo asuntos que hubieran sido observados en la revisión de la ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL entrega, mismos que deberán atender los requerimientos de solventación hasta su presentación y acreditación satisfactoria.22 requerido el servidor público o sujeto obligado saliente y proceda a su aclaración. Además, en casos de haberse producido daño al patrimonio municipal, con la presunción de responsabilidades penales directas, serán denunciados por parte del Síndico ante las autoridades ministeriales de procuración de justicia del estado. Si el servidor público o sujeto obligado entrante considera que no se aclaran dichas inconsistencias, la Contraloría o el Órgano Interno de Control, procederá a La Contraloría o el Órgano Interno de Control de que se trate, una vez recibido el escrito que señale las probables Los efectos que producen los supuestos cuarto, quinto irregularidades detectadas en la verificación del acta de y sexto, deberán ser registrados en una Acta especial de Entrega-Recepción, citará dentro de los quince días hábiles revisión, con el expediente que demuestre los hechos siguientes, a los servidores públicos o sujetos obligados identificados y su documentación respectiva, y presentados entrantes y salientes, a efecto de solicitarles las aclaraciones ante el nuevo ayuntamiento, mismo que, por medio del pertinentes y que proporcionen la documentación Síndico, deberá ser reportado al Congreso del Estado para que, en su caso, resultare faltante, levantando un acta que su órgano de fiscalización superior los analice y proceda circunstanciada, dejando asentadas las manifestaciones al establecimiento o deslinde de las responsabilidades que que al respecto deseen rendir los servidores públicos sobre corresponda. las inconsistencias detectadas. realizar las investigaciones a que haya lugar; y de resultar que se constituye probable responsabilidad administrativa, Algunas disposiciones estatales prevén que las tratándose de servidores públicos, se procederá conforme observaciones e irregularidades detectadas en el informe de lo dispone la Ley de Responsabilidades de los Servidores del entrega recepción, deban ser canalizadas al órgano interno Estado y de los Municipios, sin perjuicio de lo que señalen de control del municipio, esto también es procedente, otros ordenamientos. aunque dicho órgano, en el caso de haber deslindado Artículo 48.- Ningún servidor público, podrá dejar el responsabilidades debe dar a conocer lo procedente al presupuesto sin llevar a cabo el acto de Entrega-Recepción Ayuntamiento, en su carácter de máxima autoridad del correspondiente; para cuyo efecto, el superior jerárquico Municipio. A continuación se ejemplifica el criterio anterior, o la autoridad competente deberá designar al sustituto o con las disposiciones establecidas en la Ley para la Entrega encargado provisional en un plazo no mayor de quince días Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y naturales, contados a partir de la fecha en que sea aceptada Municipios de Durango.23 la renuncia, se notifique la baja o se lleve a cabo el cambio “Artículo 47.- En caso de que el servidor público o sujeto obligado entrante se percate de irregularidades en los documentos y recursos recibidos, dentro de un término de treinta días hábiles, contados a partir de la fecha del acto de Entrega-Recepción, deberá hacerlas del conocimiento de la Contraloría o el Órgano Interno de Control, a fin de que sea del servidor público. Artículo 49.- En caso de que algún servidor público no cumpla con lo dispuesto en la presente Ley, la Contraloría o el Órgano Interno de Control, según H. Congreso del Estado de Durango 17 corresponda, llevará a cabo el procedimiento respectivo para deslindar las responsabilidades en los términos de la ley de la materia.” 22 Habrá que mencionar que los titulares de las dependencias pueden ser ratificados o nombrados por parte del Presidente Municipal y/o por el Ayuntamiento, de lo cual deriva la pertinencia de no realizar nombramientos hasta haber concluido la revisión de la entrega y, en su caso, la formulación de solventaciones a los casos observados. 23 Ley para la Entrega Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y Municipios de Durango. Disponible en: http://www.congresodurango.gob.mx/Leyes/entrega.PDF ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 27 Finalmente, para documentar lo expuesto en este apartado se sugiere consultar el facsimilar del Acta de la entrega recepción de la administración municipal de San Pedro, Garza García Nuevo León, publicada en: http:// www.cca.org.mx/funcionarios/cursos/ap089/apoyos/ m9/t4p4_acta.ent_recep.pdf la cual da muestra del acto protocolario que deberá ser revisado de conformidad con las previsiones antes señaladas. Ejercicio para el año uno a efecto de que se habilite como responsable de la revisión y verificación de los bienes municipales y elementos de la hacienda y la administración municipal, o lo puede hacer con el Tesorero que se encuentra en funciones? 7. ¿Puede el nuevo Presidente Municipal requerir al Presidente Municipal saliente a que comparezca en las siguientes sesiones de Cabildo para que resuelva las posibles observaciones que se presenten en el proceso de revisión del informe de entrega recepción? 8. ¿Cuál es el plazo en que las autoridades salientes deben aportar información para subsanar observaciones derivadas Resuelva el siguiente cuestionario relacionado con de la revisión del informe de entrega recepción? situaciones reales que pueden presentarse en el proceso de 9. ¿Es válida la intervención de un notario público para entrega recepción de la administración municipal. acreditar que se ha efectuado la entrega recepción de la Para tal efecto consulte el marco normativo que lo regula y administración municipal? corresponda a su entidad federativa 10. ¿Se necesita la intervención de un funcionario del congreso del estado o del poder ejecutivo de la entidad Cuestionario: para que el acto de entrega recepción sea válido? 1. ¿Cómo se resuelve la inasistencia del Presidente Municipal electo al acto de entrega recepción? Segundo ejercicio de aprendizaje: Primer ejercicio de aprendizaje 28 2. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de alguno de los Investigue en la WEB, bajo las palabras de búsqueda nuevos miembros del cabildo al acto de toma de protesta siguientes: de su mandato? • Observaciones al informe de entrega recepción 3. ¿La inasistencia de una minoría de los nuevos regidores municipal al acto de entrega recepción invalida el proceso de cambio • Observaciones a la entrega recepción municipal de autoridades? 4. ¿Cómo se resuelve la ausencia del Presidente Municipal saliente a la sesión solemne de Cabildo en la que se efectúa el cambio de autoridades municipales? • Observaciones entrega municipio • Problemas detectados entrega recepción municipal • Irregularidades en la entrega recepción municipal 5. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de la mayoría de los regidores del ayuntamiento saliente a la sesión • Otros términos que localicen casos de controversias en solemne de Cabildo en la que debe efectuarse el cambio de entrega recepción de los municipios autoridades del municipio? Determine: 6.¿Esobligatorio para las nuevas autoridadesmunicipales, nombrar en la primera sesión de Cabildo un Nuevo Tesorero, ¿Cómo pueden subsanarse los asuntos que se reporten en los casos identificados? ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL ¿Cuál es la obligación de la autoridad municipal entrante y cuáles son las responsabilidades de las autoridades municipales salientes? ¿Ante cual instancia del estado puede recurrirse para esclarecer o asignar las responsabilidades correspondientes? ¿Cuáles son las afectaciones administrativas, penales o civiles que asumen las nuevas autoridades municipales en caso de no resolver las observaciones identificadas en la entrega recepción? 29 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL AÑO DOS INTRODUCCIÓN En el segundo año de la administración municipal debe consolidarse su organización y marco normativo y procedimental que le permita actuar con eficacia, eficiencia y seguridad jurídica en todos sus actos de gobierno y gestión de provisiones y servicio público. En este apartado del curso, se hace referencia a diversos instrumentos que articulan un sistema de rendición de cuentas propio de la administración municipal, el cual tendría que basarse en una lógica simple pero efectiva de control: Primero, definir los programas a desarrollar; segundo, normar su operación, Aun y cuando los trabajos de entrega recepción se inician con reglas de estricto cumplimiento que aseguren sus en el año tres del gobierno municipal, en el segundo año resultados; tercero, definir los procedimientos a desarrollar, puede avanzarse en forma sustancial para generar una normalizarlos y apegarse a ellos al cien por ciento; cuarto, disciplina de informes y de presentación de resultados que corregir cualquier desviación y quinto, consolidar resultados facilitarán enormemente dichos trabajos. y evaluarlos. Durante el segundo año de la administración municipal es recomendable que se completen y operen todos los sistemas y normas de operación y administración de los programas y recursos institucionales del Municipio, así como los registros correspondientes al sistema de contabilidad municipal, archivos, registros programáticos y presupuestales y demás medios que sean requeridos para el sistema de cuenta pública y presentación de informes del estado que guarda la administración municipal. 30 En este sentido, este apartado se destina a formular una serie de recomendaciones para que en el curso del segundo año se acondicionen los sistemas de registro de información y se cuente con un medio de acopio y recapitulación documentada de la situación y los avances de la administración municipal. Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio correspondientes. Desde esa perspectiva, los distintos informes y medios de registro de los avances de la administración municipal son parte de la secuencia descrita, solamente que organizada y ordenada por los informes de tipo técnico a los que obliga la Ley. Esos informes se esquematizan a continuación, incluyendo de manera complementaria otros instrumentos de registro y control que son útiles y aplicables, en su momento para el proceso de entrega recepción. INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS 24 Los temas se han organizado en textos breves que procuran llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los Es la relación consolidada mensual o con otra periodicidad, de los ingresos y egresos previstos en el presupuesto ejemplos y ejercicios sugeridos. aprobado por el ayuntamiento. OBJETIVO Sus conceptos se agregan en comparativos de partida Identificar diversas medidas para preparar los registros de doble: información y la documentación de la situación que guarda la administración municipal, así como aquella relativa a sus avances y resultados. 24 Ver Informe de Atotonilco de Tula, 2/000/000/032/357/Enero.pd Hidalgo, publicado en: http://ss1.webkreator.com.mx/4_ ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Ingresos Egresos Impuestos Recursos propios Propiedad Inmobiliaria Predial Servicios personales Materiales y suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, y transferencias Obras Derechos Servicios públicos Registros Licencias Productos Arrendamientos Uso de piso Aprovechamientos Recargos Multas administrativas Donativos Rezagos Multas de tránsito Participaciones Federales Participaciones del Fondo de Operación Participaciones del Fondo de Inversión Participaciones del Fondo de Infraestructura Social Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal Fondo de Operación Servicios personales Materiales suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, transferencias y y Participaciones del Fondo de Inversión Servicios personales Materiales suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, transferencias y y Participaciones del Fondo de Infraestructura Social Servicios personales Materiales suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, transferencias y y Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal Servicios personales Materiales suministros Servicios generales Ayudas, subsidios, transferencias ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL y y 31 Informes mensuales de E s t a d o s F i n a n c i e ro s 25 En este informe se presenta un Balance de disponibilidad y obligaciones, reportado mediante las figuras de análisis contable de Activos (disponibilidad financiera), Pasivos (Obligaciones financieras) y Patrimonio (Consolidación del valor del Patrimonio municipal al momento del Balance). Por lo general incluye los siguientes elementos: Activo Pasivo Circulante Circulante (A corto Plazo) Fondos Fijos Bancos Inversiones en valores Cuentas por cobrar Deudores diversos Anticipos varios Anticipos de obra Depósitos otorgados en garantía Ramos ajenos Proveedores Patrimonio Suma del valor total del patrimonio municipal A Largo Plazo Capital deuda Intereses Fijo Bienes Inmuebles Bienes Muebles C u e n t a Pú b l i c a A n u a l 32 En todos los años de la administración municipal, su ayuntamiento tiene la revisar la cuenta pública que presenta el Presidente municipal, relacionada con la información contable, financiera, programática y presupuestal y demás vinculada a las finanzas y el patrimonio municipal en sus diferentes movimientos y en correspondencia con el Plan Municipal de Desarrollo, sus programas de ejecución y los programas operativos anuales con sus respectivos acuerdos de aprobación y, en su caso, de modificación. y aprobación de egresos, contratación y cumplimiento de obligaciones de la deuda pública; administración, ministración, manejo, custodia y aplicación de los recursos financieros y bienes públicos; ejecución de obra pública; así como diversas aplicaciones y rendimiento de los bienes del patrimonio municipal y, en general, de los recursos públicos que emplea el ayuntamiento para la ejecución de los objetivos contenidos en los planes y programas aprobados, de conformidad con las leyes y demás disposiciones en la materia, en un periodo determinado. De conformidad con las leyes orgánicas municipales, la De manera sumaria y convencional se reconoce que la cuenta pública se presenta, primero ante la Comisión de cuenta pública municipal es el documento en el cual se Hacienda Municipal, ahí se revisa y, en caso de no tener puede observar el estado de ingreso, gasto, destino y observaciones, se aprueba por parte del Síndico municipal, programas financiados con sus respectivos avances, por quien preside dicha Comisión. Enseguida, se presenta ante Cabildo para que proceda a su sanción y aprobación. Una parte del ayuntamiento. vez aprobada el Cabildo ordena su envío al H. Congreso del La cuenta pública es el reflejo de la gestión financiera del Estado, para que sea revisada por el órgano de fiscalización ayuntamiento, bajo la conducción del Presidente Municipal superior de dicha soberanía. y representa la actividad relacionada directamente con el Los elementos que integran la cuenta pública son los ejercicio presupuestal; captación de ingresos; programación siguientes: 25 Ver informes Financieros consolidados del Municipio de Veracruz, en: http://www.veracruz-puerto.gob.mx/tesoreria/pdf/EF_octubre2008.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL • Periodo que cubre la cuenta pública al Ayuntamiento un informe sobre el estado que guarda la administración pública municipal. Dicho acto se realizará • Balance General o Estado de Situación Financiera. en Sesión pública y solemne de Cabildo.”31 • Estado de Ingresos y Egresos. Con lo cual se entiende dicha responsabilidad es ineludible 26 • Estado de Flujo de Efectivo. y constituye al mismo tiempo una de las obligaciones de este representante popular. • Estado de Variaciones en el Patrimonio.27 • Notas a los Estados Financieros. Al constituir un informe detallado, es necesario articular un esquema que asegure su adecuada cobertura y, sobre • Estado del Ejercicio del Presupuesto.28 todo que logre dar detalle de la “situación que guarda 29 • Estados Programáticos. la administración municipal”, entendida esta como una organización en activo, es decir, con un conjunto de • Estado de Deuda Pública.30 atribuciones, responsabilidades, obligaciones, funciones, •Los estados analíticos e información general que permita planes, programas, proyectos y acciones que encamina el análisis de al logro de los cometidos de un gobierno municipal, bajo • resultados, que incluyan los datos económicos. los principios de legalidad, acción pública planificada, • Consolidación de la información presentada al órgano observancia de los fines del gobierno democrático y republicano, como valores constitucionales y, sobre todo, en fiscalizador mensual o trimestralmente términos de justicia social y la generación de oportunidades Informe de Gobierno Municipal adecuadas para el desarrollo integral y armónico de sus habitantes. El informe de gobierno se identifica con el acto en el que El informe se presenta ante el Cabildo y es a esta instancia el presidente municipal rinde ante el cabildo en sesión a la que corresponde su recepción, análisis y, en su caso, pública un reporte anual y detallado del estado que guarda aprobación, pudiendo requerir al propio Presidente o a los la administración pública. funcionarios titulares de las dependencias y organismos Según la Ley del Municipio Libre del Estado de Veracruz, municipales su comparecencia para que aclaren cualquier y para ilustrar lo anterior, “Durante el mes de diciembre, punto que, a juicio del Cabildo deba efectuarse, de tal el Presidente Municipal deberá rendir a los ciudadanos y manera que el informe quede solventado en los mejores 26 Ejemplo de estado de flujo de efectivo, del H. Ayuntamiento de Comitán de Domínguez, Chiapas. Publicado en: http://www.comitan.gob.mx/content/view/219/50/ 27 “Estado de Variaciones en el Patrimonio: El patrimonio del municipio se compone de los bienes que son de su propiedad, de los que adquiera conforme a la ley, del producto de las contribuciones decretadas por el Congreso del Estado, de los vacantes y mostrencos que estén en su territorio, de los créditos que obtenga a su favor, de los subsidios y de las participaciones en el rendimiento de las contribuciones federales y estatales que deba percibir de acuerdo a la ley.” Definición transcrita del Portal del H. Ayuntamiento de Nanacamilpa de Mariano Arista, Tlaxcala SECCION: Transparencia.- Balance General y Estados financieros. Disponible en la siguiente dirección electrónica: http://www.nanacamilpa.gob.mx/wb/Tlaxcala/nanacamilpa_balances 28 Ver ejemplo de Estado de resultados de presupuesto del Municipio de Motul, Yucatán, disponible en: http:// www.motul.gob.mx/pdfs/SUBCIDIO_JULIO.pdf 29 Ver ejemplo del Estado del Gasto presupuestal programático del Municipio de Guanajuato, Guanajuato, en: http://www.guanajuatocapital.gob.mx/uai/presasi.pdf 30 Ver ejemplo del Estado detallado de la Deuda Pública Municipal, en Documento expedido por la Secretaría de Finanzas del Estado de Oaxaca, con dicha información, disponible en: http://www.finanzasoaxaca.gob.mx/pdf/ contabilidad/cuenta_publica/2010/jul-ago/6_POLITICA_DEUDA_PUBLICA_CUENTA_2010.pdf 31 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz, disponible en: http://portal. veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/TANTIMA/DOCUMENTOS/MARCOLEGAL/LEY_ORGANICA.PDF ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 33 términos de una demostración objetiva del trabajo de la administración municipal. Inventario de bienes inmuebles del municipio Este instrumento está integrado por un registro de Al constituir una atribución del presidente municipal y al los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio mismo tiempo una obligación en el cumplimiento de los municipal. Su integración está organizada por fichas deberes de su cargo, no existe una norma legal o directriz técnicas que corresponden a los datos legales de tipo que indique el contenido de los informes municipales ni registral, ubicación física – domiciliaria, valor catastral (de que regule la manera que asume su formato. ser posible, también es recomendable reportar su valor Por consiguiente, podrían establecerse diversas pautas para comercial), origen de la apropiación a favor del municipio, y tipo de asignación o usufructo, usuarios, arrendatarios, o su integración. beneficiarios, y especificaciones técnicas, reporte de estado Primera pauta: Sustentar el informe en los objetivos, y aprovechamiento y licencia de uso del bien relacionado. estrategias, programas y acciones establecidas en el Plan El inventario está directamente relacionado con un conjunto Municipal de Desarrollo. de responsabilidades fiscales, jurídica y administrativas de Segunda Pauta: Sustentar el informe a partir del Programa sus usufructuarios, por lo cual es exigible el cumplimento Operativo Anual y sus acciones específicas de diversas obligaciones, mismas que pueden ser objeto de Tercera Pauta: Una descripción de los compromisos revisión, y, en su caso de sanción. El Patrimonio municipal sectoriales de la administración municipal, cuyo eje tiene que administrarse en términos de la legislación de sería presentar el trabajo y resultados de cada una de las bienes patrimoniales, por lo cual es de vital importancia dependencias y organismos municipales, según sus propias mantener actualizado y en constante supervisión su especialidades. aprovechamiento. 34 Cuarta Pauta: Una descripción que divida en dos grandes segmentos: 1) el avance de la administración municipal, con un reporte de todos los avances programáticos y presupuestarios, en reportes semejantes a los que se presentan en la cuenta pública, y 2) el reporte descriptivo y cuantitativo de resultados de programas establecidos y aprobados por el ayuntamiento. Inventario de bienes muebles Este inventario establece el registro, de bienes, características y datos de su uso y valor, ubicación, adjudicación y responsiva de los bienes muebles propios de la administración municipal de todas y cada una de sus unidades administrativas y sus espacios físicos. Forman parte del inventario de bienes municipales, mediante Quinta Pauta. Una combinación de las modalidades descripciones que refieran marca, modelo, serie, orden de compra, anteriores. valor de adquisición, proveedor, uso, etc., los siguientes: Para efectos de una visión técnica y de las implicaciones de Muebles de oficina organización, acopio de información, integración de datos útiles y de una adecuada racionalidad en la elaboración de Máquinas y equipos de oficina los informes de gobierno municipal, puede consultarse le Equipos de radio e instrumentos musicales. Guía para la Elaboración del Primer Informe de Gobierno Libros, registrados por materia o tema, título, editorial, valor de Municipal de los Municipios del Estado de Guerrero32 adquisición, año de impresión, proveedor. Vehículos 32 Coordinación General de Fortalecimiento Municipal del Estado de Guerrero. Guía para la elaboración y presentación del Primer Informe de Gobierno Municipal 2009, publicada en : http://www.guerrero.gob.mx/pics/art/ articles/10623/file.informe2009.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Maquinaria pesada: tipo de vehículo o maquinaria, marca, modelo, color, año de fabricación, número de motor, número de chasis, número de inscripción de registros, placa patente, avalúo fiscal, etc. Máquinas y herramientas: descripción, marca, modelo, serie, proveedor, valor de adquisición, etc. Materiales y otros: existencia física de bienes de consumo, tales como alimentos, vestuario, calzado, materiales y útiles de aseo, materiales para operación y mantenimiento, etc. Este tipo de bienes se registra en Almacén o Bodega, en las respectivas tarjetas de existencia. Relación de baja. y r e g i s t ro d e Actas de bienes dados Constituye un inventario de los bienes del patrimonio municipal que han sido dados de baja por diversos motivos justificados y formalizados en cumplimiento de la legislación del patrimonio inmobiliario y sus procedimientos, de tal manera que se han desincorporado de los activos y contabilidad de bienes del municipio con los efectos correspondientes. P a d ró n de resguardo de bienes Constituye el registro en una relación de los bienes muebles existentes en el municipio y de las personas a las que han sido asignados para su uso y aprovechamiento funcional; el resguardo constituye la asignación formal del bien de uso, bajo la propia responsabilidad del usuario en todos los efectos legales de cuidado, aseguramiento y buen empleo durante el tiempo que lo emplee y dentro de las oficinas o lugar de trabajo que tenga asignado. Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre, domicilio y datos personales del contribuyente; actividad que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas o consumos aplicables de conformidad a la actividad y base de cálculo de la contribución; fechas de facturación, estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes. Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio, las actas generadas por el cabildo saliente; las actas generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas del municipio que se conservan como parte de un acervo propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no haberse enviado en copia al Archivo General del Estado. Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las dependencias de la administración municipal. Cada archivo de dependencia debe tener por lo menos los siguientes acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite, con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos que generan obligaciones de índole diversa o recuperación de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización; entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo de la administración que entrega, con Minutas, registros clasificadores, documentos y resguardos de seguridad, vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico, con los datos y documentos clasificados de los asuntos concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo electrónico de documentos generados por la dependencia municipal que corresponda, organizado de conformidad con la norma que para tal efecto haya aprobado el ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo la autoridad saliente.33 33 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una referencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 35 Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento. Este expediente contiene todos los datos de cada uno de los trabajadores y funcionarios que tengan una relación laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario; nombramiento expedido; copia de documentos oficiales (Acta de Nacimiento o certificado de naturalización; registro federal de contribuyente; en su caso, cédula profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral; entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos o nombramientos en el municipio, fecha de separación, fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes de certificados de salud; constancias de incapacidades médicas; constancias de capacitación; actas administrativas por incidencias laborales; actas administrativas de registro de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera. 36 Relación de documentación oficial de servicios y registros públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la colección de sellos municipales y los recibos de tesorería municipal, se trata de una compilación de todos los formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias, autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de inspección y verificación administrativa, aclaraciones, quejas y demás documentos empleados en la gestión de servicios y registros municipales, como el de fierros o el de tablajeros. Ejercicio para el año dos 1. Ejercicio de aprendizaje: Analice el tipo de información que debe generarse para dar cumplimiento a la rendición de cuentas, informes de gobierno y registro de información en materia del patrimonio municipal que debe integrar la autoridad municipal y resuelva el cuestionario siguiente: Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de 1. ¿Cuáles son las diferencias que existen entre el Estado Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen de cuenta de Ingresos y Egresos del Municipio y el Estado institucional que se manejó durante el periodo que cubre del balance financiero de la administración municipal? la entrega, de tal manera que se disponga de referencias 2. ¿Cuál es la diferencia entre el Estado de avance técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como parte de los documentos formalmente reconocidos por el programático y el Estado del ejercicio presupuestal? ayuntamiento y sus dependencias y organismos. 3. ¿Cómo respaldan los distintos informes financieros del Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos municipio el informe anual del Presidente Municipal? elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones 4. ¿Cuál es la importancia de la información reportada en en los distintos documentos que respaldan los diversos actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus los inventarios municipales en materias de la rendición de cuentas a que están obligadas las autoridades dependencias y organismos. municipales? Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería 5. ¿Cómo dividiría las partes de un Informe de Gobierno municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo Municipal atendiendo las distintas pautas señaladas en el que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones material de este curso? en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio hacendario municipal. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL A saber: • Sustentar el informe en los objetivos, estrategias, programas y acciones establecidas en el Plan Municipal de Desarrollo. • Sustentar el informe a partir del Programa Operativo Anual y sus acciones específicas. • Descripción de los compromisos sectoriales de la administración municipal, cuyo eje sería presentar el trabajo y resultados de cada una de las dependencias y organismos municipales, según sus propias especialidades. • Descripción que divida en dos grandes segmentos: 1) el avance de la administración municipal, con un reporte de todos los avances programáticos y presupuestarios, en reportes semejantes a los que se presentan en la cuenta pública, y 2) el reporte descriptivo y cuantitativo de resultados de programas establecidos y aprobados por el ayuntamiento. • Una combinación de las modalidades anteriores. 37 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL A ño tres Pr i m e r a f a s e d e l p ro c e s o : Antes del cambio de autoridades I n t ro d u cc i ó n Según de observa en el mapa temático del presente curso, existen dos momentos o fases del proceso de la entrega El último año de la administración municipal convierte a recepción. El primero corresponde ejecutarlo en su totalidad las autoridades que están en funciones en los depositarios a la autoridad municipal que concluye su periodo, para lo de la responsabilidad de entregar la administración a otro cual organiza a sus funcionarios y dispone el estudio de ayuntamiento. El ciclo, con esta encomienda se vuelve a la norma que regula dicho proceso, y se identifica con los iniciar, por lo que en este apartado, se tratan los aspectos preparativos para la entrega, con la suficiente antelación al más técnicos de la entrega recepción, es decir, la integración acto protocolario que la formaliza. del informe y la integración de su contenido; trabajo en el En la actualidad, la información que debe inscribirse en el que deben participar la mayor parte de los funcionarios reporte de entrega, debe ser generada por cada una de las municipales y las autoridades con atribuciones en materia dependencias del municipio, por lo que es difícil que un de rendición de cuentas. grupo reducido de funcionarios pudieran tener la cobertura Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas de compilación de datos, análisis, e interpretación para los a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan efectos de redactar las partes descriptivas del informe y en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio para llenar con precisión los formatos establecidos. correspondientes. 38 La segunda fase, se ejecuta durante el proceso de Los temas se han organizado en textos breves que procuran entrega a las nuevas autoridades y compromete a los llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los equipos participantes por comisiones, tanto del nuevo ayuntamiento, como del que deja el mando. ejemplos y ejercicios sugeridos. Esta precisión de dos vías es indispensable y útil, ya que de alguna manera la responsabilidad se divide, pero al final se comparte, ya que de una adecuada demostración de la Examinar los aspectos organizativos y técnicos que deben realidad municipal y de los datos que la sustentan, depende realizarse en el tercer año de gobierno para ordenar, un adecuado ejercicio de asunción del poder público y el sistematizar e integrar la información que debe presentarse inicio de una buena base de planeación, al identificar, las en el informe de entrega recepción para las nuevas nuevas autoridades, los pormenores acerca de la capacidad autoridades. institucional que reciben para su gobierno. Objetivos Proveer al lector una pauta de análisis, a partir de un modelo de gestión institucional para proceder a organizar o r g a n i z a c i ó n p a r a l a administración municipal los trabajos de la entrega. entrega de la En reconocimiento de estas dos grandes fases, pueden organizarse los trabajos de preparación preliminar de la entrega y la planeación del acto protocolario en el momento ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL del cambio de autoridades, para lo cual se pueden prever las siguientes etapas: 1a. Etapa de la Fase 1: Planeación de los trabajos de entrega - recepción. proceso de la entrega recepción, más allá que el simple ejercicio contable y de corte financiero y administrativo, para reconocer que la gestión del próximo gobierno dependerá en una importante medida de la información que encuentre debidamente sistematizada y de la guía que en el fondo significa el informe de la entrega. Participan en las actividades de esta etapa: Presidente municipal, Comisión de Hacienda, Secretario y Tesorero Previsión de información necesaria; que puede ser: Municipal y Funcionarios designados de las dependencias y organismos municipales. En materia de leyes, reglamentos y disposiciones administrativas vigentes. Cuadros básicos de legislación y Revisión e interpretación de la normatividad vigente emitida reglamentación por área o especialidad de la administración por parte de la Contaduría de glosa de la Legislatura del municipal. Estado. De conformidad con el marco jurídico que regula el ejercicio de planes, programas, presupuesto, contabilidad En materia de ingresos, los catálogos de ingresos y las y movimientos y registros financieros del municipio, la cuentas de concentración de flujos y fondos en los que son autoridad municipal ya tiene una práctica en la integración aplicados. de la cuenta pública y los reportes del estado de resultados de las finanzas municipales, lo cual aventaja los aspectos En materia del ejercicio presupuestal. La documentación de tipo contable y programático presupuestal que se aprobatoria, los registros y asientos contables de su ejercicio incluyen en el reporte. Por lo que respecta a los demás y las autorizaciones correspondientes a las modificaciones conceptos que deben incluirse en el informe, es necesario efectuadas al mismo. identificar y estudiar su marco legal, reglamentario y de En materia de fondos y valores, el estado de cuenta normas administrativas y técnicas que los regula, esto del numerario existente en cuentas bancarias, títulos para no omitir aspectos de forma en la manera de registrar de e instrumentos de depósito y de inversión, que el o reportar su desempeño y de fondo, en cuanto a la ayuntamiento haya dispuesto y aprobado para el manejo observancia de responsabilidades que contrae la autoridad de los recursos de la hacienda municipal. durante su gestión. Se entiende que prácticamente todos los elementos previstos en las guías y lineamientos de la En inventarios de bienes muebles e inmuebles, con los entrega, tienen un marco normativo específico. registros, levantamiento físico y resguardos actualizados En lo concerniente a programas procedentes del estado y la federación, deberá analizarse el marco normativo vinculado a los reportes de avance programático y presupuestal, así como a las modalidades y contenidos de los informes que son requeridos durante y al término de su operación. En materia de documentos contables y financieros, en sus bases de registro manual y electrónico, debidamente comprobado y resguardado, con base en el sistema de contabilidad aprobado por el cabildo. En materia de títulos de propiedad, facturas y certificaciones, Determinación de las necesidades de capacitación e que acrediten de manera fehaciente la legalidad, vigencia y información para el desarrollo de trabajos de la entrega apropiación legítima del patrimonio municipal y de todos – recepción. En este sentido, es de suma utilidad recibir sus componentes, así como las autorizaciones sobre el la asesoría o la capacitación debida para comprender el usufructo de dichos bienes. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 39 En materia de contratos y licitaciones. Documentados con datos, informes y reportes que constituyan insumos para el sus títulos originales y las copias acreditadas ante autoridad informe de la entrega recepción. competente que les confiere su valor y legitimidad. Elaboración del Plan de recopilación, sistematización, En materia de registro público de la propiedad municipal. registro y validación de información. El Presidente Inscripciones, constancias, cartas de no adeudo y demás Municipal, con la asistencia técnica del Tesorero y la elementos probatorios de los destinos y aplicaciones de los intervención del Síndico, establecerán las estrategias para la bienes municipales, en sus modalidades de uso común y recopilación de información, definiendo el proceso general de uso privado del municipio, así como los adscritos a la y el método de recopilación, sistematización y validación operación de servicios públicos. de la información que sea requerida a todas y cada una de las áreas; asimismo, establecerán las comisiones necesarias En materia de expedientes de obras y servicios públicos, la para que los funcionarios del municipio se habiliten en esa documentación formal y técnica que deberá formar parte tarea y determinará el calendario de ejecución del proceso del expediente único de cada obra. y las fechas de entrega de resultados. La planeación se En materia de personal, los expedientes de los servidores acompaña de las previsiones propias de la comunicación públicos, las nóminas base y actualizable por quincena oficial de las comisiones asignadas, la capacitación y mes, los convenios de seguridad social, catálogos de prevista para el caso y la atención y resolución de dudas puestos, hojas de servicio, nombramientos y demás y observaciones que se presenten por parte de los componentes en materia de acreditación de las relaciones responsables de los levantamientos de información. laborales vigentes en el municipio. Organización 40 En materia de planes y programas y estado de avance de proyectos y acciones. Documentados en el orden previsto en el Plan Municipal de Desarrollo, las modificaciones del mismo, los programas expedidos y publicados, y los Programas Operativos Anuales con sus respectivas adecuaciones y acuerdos modificatorios. e integración del equipo de trabajo Según lo que señala el material del año cero de este curso, en los trabajos de integración del informe de la entrega recepción, participan tanto autoridades como funcionarios municipales, por lo cual es necesario integrar un buen equipo que puede sustentarse en un Comité de entrega Previsión y acuerdo en Cabildo de las normas - recepción de la administración municipal, mismo que generales para el desarrollo de los trabajos de entrega tendrá las responsabilidades centrales del proceso. – recepción. Fundamentación de los trabajos de la entrega recepción mediante los acuerdos de Cabildo que Participantes en estas Actividades: Comité de entrega instruyen, ordenan y establecen normas para su realización - recepción de la administración municipal, regidores y y cumplimiento en los términos de los lineamientos funcionarios municipales aplicables. Actividades programables Asignación de responsabilidades de autoridades y • Integración del Comité de entrega - recepción de la funcionarios en el proceso. Relación de Oficios, Circulares y órdenes específicas que por escrito se hayan girado para administración. La viabilidad de estos comités ha sido asignar funciones y responsabilidades en la recopilación, probada, en la medida que permite tener una amplia sistematización registro, validación y presentación de cobertura y un grado mayor de detalle en la información ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL y datos que se reportan, al mismo tiempo que permite que los funcionarios municipales continúen con la gestión de sus asuntos. De otra manera, el Tesorero Municipal, el Oficial Mayor y el Secretario del Ayuntamiento tendrían una sobrecarga de trabajo por la atención dedicada al proceso.34 que apruebe el Presidente municipal, el Contralor es el funcionario que encabeza los grupos técnicos y revisa la integración de información y expedientes. En los aspectos hacendarios, este trabajo lo hace en coordinación con el Tesorero municipal. Tesorero municipal, quien tendrá las funciones de carácter ElComitédeentregarecepcióndelaadministración técnico necesarias para dirigir los trabajos de acopio de información y preparación de inventarios, comprobaciones, municipal, puede integrarse de la manera siguiente: validación de documentos de propiedad, acreditación, Presidente municipal, quien lo encabeza y dirige contables, financieros, fiscales, presupuestales y programáticos que genere tanto la tesorería municipal, Síndico Primero o único, que fungirá como procurador como las dependencias entidades de la administración y contralor de la legalidad de los trabajos de entrega central y descentralizada del municipio. El tesorero recepción y coordinador de la Comisión de Hacienda en los municipal asume el carácter de Secretario o vocal técnico efectos de integración, revisión y validación de informes del Comité de referencia. contables, financieros y del patrimonio municipal y sus respectivos inventarios. Delimitación de responsabilidades del comité, autoridades Secretario del Ayuntamiento, que tendrá por cometido coordinar los trabajos de entrega -recepción entre las diferentes dependencias y entidades de la administración municipal, transmitiendo y aclarando la normatividad de carácter legal para tal efecto y aquella que se acuerde por parte del propio ayuntamiento. Es importante destacar que el propio Secretario asumirá trabajos de acopio de información, coordinación y seguimiento de los asuntos de su propia área y del ayuntamiento, en especial aquellos que deban ser presentados por parte de los Directores de Organismos y entidades descentralizadas del municipio, las que deberán participar en el proceso de entrega - recepción aunque sus titulares no deban necesariamente cambiar o dejar sus cargos ante el relevo de autoridades municipales. Contralor Municipal35, con la responsabilidad de coordinar los trabajos de tipo técnico y la vigilancia del cumplimiento del proceso. En cierta medida, y de acuerdo con los términos y funcionarios municipales, con las respectivas ordenes de trabajo con base en la clasificación de rubros de análisis y las respectivas competencias de los diferentes participantes. Fijar el trabajo con base en un calendario de actividades y fechas límite de entrega de informes. Clasificación de las grandes áreas de responsabilidad y análisis que comprenderá el documento de entrega - recepción, mismas que corresponden a las divisiones funcionales que presenta la administración municipal. Representa también una especie de lista de verificación, acerca de los apartados que tendrá el Informe Final. En este caso, es importante mencionar que en cada municipio, la definición de rubros o apartados que deberá contener el documento capitular de la entrega recepción, depende en estricto sentido de los lineamientos, guías, reglamentos 34 Una relación detallada de las actividades que deben realizar distintos funcionarios de la administración municipal en los momentos preparativos de la entrega recepción puede encontrarse en la Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010. pdf 35 Para tener una mejor idea acerca de las funciones de una Contraloría Municipal, puede consultarse la Guía para la entrega recepción del municipio de León, Guanajuato, publicada en: http://www.leon.gob.mx/gobierno/ direcciones/contraloria/guia_entrega_recepcion.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 41 u otro documento normativo que expida el congreso del (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión estado y/o su órgano de fiscalización superior. correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de todas las dependencias municipales) A continuación se da un ejemplo de clasificación de estas áreas: •Inventario de adecuaciones a Bandos de policía y buen gobierno, Reglamentos Municipales y Disposiciones Rubros patrimoniales, contables y financieros: administrativas (Responsables: Presidente municipal, Tesorero y Síndico) •Patrimonio documental y archivos del municipio • Presupuesto y contabilidad municipal Rubros de la aplicación de planes y programas de desarrollo • Ingresos municipales (incluye fondos y valores>) • Recursos humanos • Inventario de recursos materiales • Inventario de Mobiliario y equipo • Inventario de inmuebles Rubros de obras y servicios públicos: (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de obras y servicios públicos) • Obras públicas (concluidas, en proceso y programadas) 42 •Expedientestécnicosdeserviciospúblicos(equipamiento, mobiliario, equipo, insumos, información técnica, etcétera) del municipio (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de todas las dependencias municipales) •Reportesdeavancesdemetasyobjetivosdelosprogramas de cada dependencia y sector de la administración municipal Rubros de programas especiales del ayuntamiento (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de todas las dependencias municipales) •Seguridad pública •Asistencia social •Desarrollo comunitario • Padrones de usuarios •Desarrollo económico • Convenios de colaboración administrativa •Turismo • Concesiones •Educación, recreación y cultura • Contratos y licitaciones de proveedores y prestadores de servicios Rubros del patrimonio cultural (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de Educación, recreación, cultura y deportes) •Protección al ambiente •Otros Rubros de programas derivados de la coordinación con el Estado (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios con áreas afines al programa de procedencia) • Bienes patrimoniales del municipio con valor social y •Programas de inversión estatal cultural Rubros de programas derivados de la coordinación con la Rubros de la normatividad municipal vigente y archivos Federación (Responsables: Presidente municipal, regidor ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios con áreas afines al programa de procedencia) •Programas de inversión federal Rubros de programas derivados de la coordinación con otros municipios (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios con áreas afines al programa de procedencia) •Programas y acciones de cooperación Todo lo anterior, podría considerarse como un esquema de organización de la información, en realidad habrá que atender los lineamientos y guías emitidas por el Congreso del estado y/o su órgano de fiscalización superior, donde se establecen las instrucciones definitivas para integrar el contenido de la entrega recepción. Como muestra de esta definición formal, puede consultarse el contenido que prevé el modelo de Acta circunstanciada de entrega recepción, establecida en la Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla37., misma que divide el total de la información en siete grandes apartados: Rubros de la operación del sector descentralizado de la administración municipal (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, Situación Programática de la administración municipal; Secretario, Tesorero, funcionarios del sector Descripción de la estructura orgánica de la administración correspondiente, y titulares de los órganos de gobierno y municipal; dirección de los organismos y entidades de la administración descentralizada del municipio) • Situación presupuestal; •Informes patrimoniales, contables y financieros • Situación financiera; •Informes programáticos presupuestales • Recursos financieros; •Informes de avance en el cumplimiento de metas y objetivos • Recursos materiales; En todos los casos anteriores, es necesario considerar un rubro adicional de Observaciones recomendaciones y sugerencias que se retoma de una práctica que se viene desarrollando en otras entidades federativas: “ La experiencia acumulada por cada uno de los integrantes del ayuntamiento y de las dependencias, entidades y organismos que conforman la administración pública municipal, durante los tres años de gestión, deberá quedar plasmada en un documento que contenga las principales observaciones, recomendaciones y sugerencias en forma clara y objetiva, para que los sucesores correspondientes cuenten con una información valiosa que les permita retomar las acciones de gobierno y administración procurando la continuidad del esfuerzo realizado por los servidores públicos municipales salientes.” 36 • Asuntos en trámite; • Recursos humanos; y Pr e p a r a c i ó n de la información. En todos los casos la información que se presente debe considerar que se hayan cumplimentado los siguientes requisitos: •La referenciaal actadecabildo,fundamento, autorización, acuerdo u otro acto por el cual el ayuntamiento haya dispuesto u ordenado la atención de un asunto, trámite o gestión sobre procedimientos, recursos, obras, servicios, etcétera. 36 Normatividad para la entrega - recepción de la administración municipal Ed. Gobierno del Estado de México. H. Poder Legislativo. Toluca, México. 1993. Pág. 17. 37 Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Págs. 51 a 57. Publicada en http://www.ofspuebla. gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 43 • La referencia a las obligaciones, derechos y compromisos 1a. Etapa de la Fase 2. Designación de los responsables que de la administración municipal en Convenios, concesiones, intervienen en el acto de entrega recepción. contratos y demás actos de derecho que hayan suscrito sus En esta etapa, el presidente municipal saliente y el nuevo autoridades y funcionarios. presidente, designan cada quien, a un representante que • La cumplimentación de los requisitos fiscales y tendrá la responsabilidad de signar en los diferentes reportes protocolarios legales de todos los documentos probatorios, y expedientes del informe al que haga referencia el Acta facturas, títulos de propiedad, contratos, concesiones, circunstanciada que formaliza el acto de entrega recepción. licencias, etcétera. En el entendido que se realizarán todas las observaciones • Las autorizaciones necesarias expedidas por la Legislatura necesarias para dar satisfacción plena a la veracidad del del estado en actos de enajenación, contratación de contenido de los reportes, documentos y verificaciones empréstitos, concesiones, contratación de obras, etcétera, físicas, de tal manera que se subsanen las omisiones de que den razón de la legalidad de los actos que se estén información o se establezcan las observaciones pertinentes, que deban requerirse por los medios legales establecidos. informando. • La integración de cuentas documentadas, con los requisitos probatorios en facturas, comprobantes y demás formulas legales que permitan demostrar y, en su caso aclarar, la transparencia en la gestión de los diferentes actos administrativos del ayuntamiento y sus dependencias. 44 Por lo general, el funcionario que es designado por el Presidente Municipal saliente es el Tesorero Municipal, ya que es él quien ha sistematizado la información más relevante que consolida el estado de resultados programáticos y financieros de la administración del municipio. • Las aprobaciones correspondientes a los actos de revisión de la cuenta pública municipal emitidas por la Contaduría Por parte del muevo presidente municipal, puede designar de Glosa de la Legislatura estatal. a un representante, mismo que deberá acreditar con • Las certificaciones de procedencia del Presidente la instrucción que en la sesión de entrega recepción se Municipal, Síndico, Secretario y Tesorero de los inventarios realice, debiendo hacerse constar dicha representación anuales de bienes muebles e inmuebles en cumplimiento y la aceptación del nombrado, en el acta de cabildo de la Ley orgánica del municipio libre. correspondiente. Con la verificación de estos atributos informativos, el Comité de entrega recepción de la administración municipal asistido por las demás autoridades y funcionarios municipales se darán a la tarea de integrar los expedientes de la entrega - recepción en el orden que se determine en los formatos oficiales de la Contaduría mayor establecidos para dicho efecto. Las obligaciones del representante del ayuntamiento saliente son de carácter administrativo y no suplen las que de suyo poseen las autoridades del cabildo o las que tengan los funcionarios municipales responsables de los distintos despachos de la administración municipal y sus asuntos. En todo caso se le atribuye la responsabilidad de conducir los trabajos de revisión, aportar los elementos Segunda fase del proceso: En el cambio de autoridades informativos complementarios, instruyendo para tal efecto municipales (trabajos de análisis, verificación y validación a los funcionarios municipales que corresponda, así como la validación conjunta con el representante del nuevo del informe de la entrega recepción) ayuntamiento de la información general y específica del informe de la entrega recepción. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL En el caso del representante del nuevo ayuntamiento, su responsabilidad se ciñe a corroborar que todos los datos, documentos, expedientes y reportes del entrega recepción, corresponden a situaciones reales y comprobadas, de tal manera que sea requerida a la autoridad saliente cualquier diferencia u omisión con respecto a lo reportado. circunstanciada de la entrega – recepción, mediante el enunciado de sus principales mecanismos de operación, de tal manera que se conozca y asiente el criterio de la revisión física. En todo caso se hará referencia a una comprobación a satisfacción plena que cubra, entre otros, los aspectos siguientes: Además de la designación de los responsables de la verificación y corroboración de la veracidad y correcta correspondencia entre lo informado y lo constatado por medios físicos, es importante que el Presidente Municipal entrante, nombre a custodios de los bienes que deban resguardarse de inmediato, para evitar que ocurran incidentes que los afecten. En este caso, se establece como medio general de control que los funcionarios del ayuntamiento en funciones sean los que responsan por la integridad de los bienes que correspondan a sus respectivos despachos conforme a los inventarios y asignaciones administrativas, programáticas y presupuestarias que les hayan sido autorizadas y que obren bajo su cargo. También habrá que mencionar que en ocasiones el nuevo ayuntamiento no realiza todos los nombramientos de funcionarios en la primera sesión, por lo cual se entiende que la responsabilidad de los funcionarios en funciones no prescribe de manera automática al ingresar las nuevas autoridades, sino que, se requiere un acto jurídico laboral, como la renuncia o la liquidación para que esto tenga efectos legales. • Plena correspondencia entre bienes que se describen y los que se presentan físicamente como tales. Ve r i f i c a c i ó n f í s i c a d e l o s b i e n e s d e l p a t r i m o n i o municipal. Además de la entrega jurídica-formal y documental es indispensable proceder a una revisión física de todos los bienes y recursos que integran el patrimonio municipal, las oficinas, materiales y equipo de toda naturaleza. Los procedimientos de revisión e inspección deben formar parte del acuerdo general establecido en el Acta • Número de bienes o cantidades de medición en plena equivalencia entre lo que existe realmente y lo que se reporta. • Estado físico de los bienes, los cuales deberán estar en condiciones adecuadas de carácter físico, conservación y funcionalidad, de no ser así, debiera haberse anotado en el reporte su situación real. • Lugar asignado y lugar en que se encuentras físicamente el bien, en plena concordancia. • Resguardos físicos documentados con la firma del titular del área y su plena correspondencia con la persona que hace la entrega física de instalaciones y bienes. • Revisión en orden de inventarios y localización en el mismo orden de los bienes relacionados. En el proceso de verificación física, intervienen los custodios y toda revisión se formaliza mediante acta administrativa de hallazgos y confrontas. Como ejemplo de las actividades generales que se llevan a la práctica en el proceso de revisión física se transcriben algunas medidas establecidas en el Manual de Entrega – Recepción de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas.38 “Se sugiere que la verificación física sea efectuada por cada uno de los titulares de las áreas, ya que son responsables de los bienes que tienen bajo su custodia; se deberá revisar la información contenida en los 38 formatos de acuerdo a lo siguiente: 38 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, Manual de Entrega-Recepción de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas. Págs. 21 y 22. http://www.ofscechiapas.gob.mx/normatividad/entregarep.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 45 proporcionados en los formatos correspondientes. Recursos Humanos Además de recibir el organograma correspondiente, se debe verificar que el Ayuntamiento cuente con una copia del nombramiento de cada servidor público, documento principal que ampara cualquier erogación por sueldos y salarios; también se deberá constatar que se cuente con los movimientos nominales (altas, bajas, cambios) correspondientes, debidamente respaldados con las autorizaciones necesarias. Independientemente de que la presidencia maneje o no el área administrativa (encargada de los recursos humanos), el Ayuntamiento debe contar con los expedientes del personal, los cuales deberán contener como mínimo: o Nombramiento. o Solicitud de empleo. o Fotografías. o Constancias de estudio. o Acta de Nacimiento. Además deberá contar con los expedientes de nóminas; plantillas de personal con 46 Es importante señalar que la verificación física deberá abocarse a los bienes de mayor costo continuando en orden decreciente hasta aquellos que por su cuantía sean considerados irrelevantes. R e c u r s o s F i n a n c i e ro s Para la verificación de los Recursos Financieros, se propone que partiendo de lo registrado en el Estado Financiero específicamente en lo que se refiere a los rubros de Activo y Pasivo, verificar las cantidades contra los analíticos correspondientes de cada una de las diferentes cuentas. Se deberá verificar que la documentación soporte de las operaciones cumpla con la Normatividad Hacendaria para la Presentación de las Cuentas Públicas Municipales y con los requisitos fiscales y administrativos establecidos por las autoridades correspondientes. Estas operaciones deberán estar debidamente registradas en la contabilidad y su documentación deberá estar ordenada y clasificada, de tal manera que permita observar su correcto apego a los lineamientos establecidos. Nombre, puesto, área de adscripción, fecha de ingreso y Irregularidades sueldo; constancias de cambios, incapacidades, licencias, etc. La entrega y aceptación de los documentos de los diferentes Con base en la documentación anterior es pertinente paquetes (Expediente Protocolario) no liberan de efectuar una verificación del personal comisionado, así responsabilidades a los Ayuntamientos salientes; por tanto, como del personal con licencias, permisos e incapacidades. cuando se presente alguna irregularidad, el Ayuntamiento Cualquier incidente, irregularidad o faltante de entrante tomará nota, debiendo informar de ello al órgano documentación, deberá especificarse en el formato que de Fiscalización Superior del Congreso del Estado para los efectos que correspondan. corresponda. Con lo anterior, se busca que el cambio de administración municipal se realice en un ambiente de cooperación Por lo que se refiere al Patrimonio Municipal en cuanto a los y solidaridad por parte de todos los funcionarios que Bienes Muebles e Inmuebles; así como, a los Archivos del intervienen.” Ayuntamiento, deberán ser verificados físicamente por los miembros que el Ayuntamiento entrante haya designado apoyándose en los inventarios, relaciones y resguardos Recursos Materiales ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Ejecución “Artículo 43. Una vez concluida la entrega-recepción, el Ayuntamiento entrante designará una comisión especial, En esta etapa se hace la revisión física de la documentación integrada de manera plural y proporcional a la conformación oficial, actualizada y con sus respectivas autorizaciones, del Ayuntamiento, que se encargará de analizar el correspondiente a la información de carácter Financiero- expediente integrado con la documentación conducente, Contable: Estados de Situación Financiera, Cortes de debiendo elaborar con la participación de la contraloría Caja, Relación de Cheques por Entregar, Libros Contables, municipal, un informe en un plazo de treinta días hábiles. Expedientes de Proveedores, Acreedores y Otros, y toda la El informe deberá referirse a todos y cada uno de los puntos información que integra tanto la Cuenta Pública Municipal, contenidos en el expediente a que se refiere el artículo 41 como los Informes Trimestrales de Avance de Gestión de la presente ley; el cual se someterá dentro de los quince Financiera, correspondientes al ejercicio que concluye en días hábiles siguientes al conocimiento y consideración el momento de la entrega recepción. del Ayuntamiento, y éste podrá llamar a los servidores de arqueos y fondos de valores Los arqueos que se realicen deben tener una correspondencia exacta de registros de flujo de ingresos y pagos, con las respectivas denominaciones identificadas en el numerario, dichos arqueos incluyen los conceptos de: Caja, Ingresos, Fondos Fijos, y Otros Valores. públicos que intervinieron en el acta de entrega-recepción, para solicitar cualquier información o documentación relacionada con la misma; los que estarán obligados a proporcionarla y atender las observaciones consecuentes. 4a. Etapa de la Fase 2. Analizar, comprobar y aclarar los informes del documento de la entrega recepción. El Ayuntamiento, dentro de los quince días hábiles siguientes, remitirá copia del expediente de entregarecepción al Congreso del Estado, para efecto de revisión de las cuentas públicas municipales.” Artículo 44. Sometido a su consideración el dictamen, el Los Estados de cuenta deberán estar actualizados al día Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, mismo de la revisión y, en su caso, hasta el cambio de firma de que no exime de responsabilidad a los integrantes y servidores públicos del Ayuntamiento saliente. titulares de las cuentas. En esta etapa se realiza la revisión conjunta, entre representantes del ayuntamiento saliente y las nuevas autoridades, de la información contenida en el informe y la realización de acuerdos para que se solventen las observaciones presentadas en los procesos de verificación física y arqueos de fondos y valores, así como de la revisión de los documentos que detallan la organización, sistema de administración de personal, planes, programas, reglamentos, archivos, libros de actas y demás componentes que forman parte de la administración municipal. De lo anterior se desprende que de no proporcionar el servidor público saliente las aclaraciones que le fueron solicitadas, se estará a lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado. 5a. Etapa de la Fase 2. Elaboración del Acta General de la entrega recepción revisada El representante del ayuntamiento entrante, tiene la responsabilidad de integrar el Acta general de la entrega Los términos de la revisión y el procedimiento para la recepción revisada y corroborada con la verificación física y atención re irregularidades por lo general forman parte documental, así como por los arqueos de fondos y valores, de la Ley Orgánica Municipal, al respecto se transcribe lo entre otras medidas de verificación efectuadas. siguiente de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato:39 39 Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. Artículos 43 y 44. http://www.congresogto.gob.mx/legislacion/Leyes/acrobat/OMEstado2.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 47 El acta debe incorporar los reportes de observaciones emitidas, observaciones solventadas y observaciones no solventadas, con sus respectivos antecedentes y Oficios de aviso a la Contraloría Interna del Municipio, así como para la Comisión de Hacienda del H. Ayuntamiento. El proyecto de Acta deberá presentarse al Presidente Municipal para ser aprobada en una primera instancia, posteriormente el propio Presidente Municipal, en caso de no tener observaciones, la presentará en sesión de Cabildo para su respectiva aprobación, a efecto de enviarla al órgano superior de fiscalización del estado para su revisión y validación definitiva. Ejercicio para el año tres en: http://www.osfem.gob.mx/Vinculos/lineamientos/ MER2009.pdf Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/ guiaentregarecepcion2010.pdf 4. Programa de recopilación e integración de información (Se sugiere una planeación que, como mínimo inicie en el segundo trimestre del tercer año de gobierno y concluya un mes antes de la sesión de entrega – recepción) 5.Productosquedebenentregarlosdiferentesresponsables al funcionario que consolidará la información en el Informe General de la entrega recepción. Ejercicio de aprendizaje: Elabore un plan de trabajo para la entrega – recepción de una administración municipal, conforme a los siguientes elementos de organización, distribución de tareas, calendarización y productos que deban elaborarse e integrarse. 48 1.Designaciónderesponsablesdelprocesoderecopilación de información 2.Designacióndelfuncionarioresponsabledelaintegración del Informe de la entrega recepción 3. Principales tareas para la recopilación de información: Instrucciones generales para todas las áreas. Listado de información requerida y asignación de las áreas que deban proveerla. Para la elaboración de la Lista de Información, puede retomar la información que se prevé en los siguientes documentos: “Lineamientos para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal, Dependencias Administrativas y Organismos Descentralizados Municipales.” Poder Legislativo. Órgano de Fiscalización Superior de Fiscalización del Estado de México. Publicado ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 49 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 50 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL