Una perspectiva de la industria BPM

 PERSPECTIVAS BPM Una perspectiva de la industria BPM
Los pilares de éxito para implementaciones BPM
3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM Business Process Management (BPM) podría ser definido como:  Filosofía de la administración empresarial con énfasis en innovación y optimización a través de mejoras en la visibilidad operativa, controles gerenciales y colaboraciones departamentales como individuales, y el cumplimiento con las políticas de organización.  Metodología de definición, ejecución y el apoyo al cambio organizacional.  Conjunto de herramientas que centralizan y optimizan este cambio a través del descubrimiento, diseño, la automatización y el análisis de los procesos. Cada definición juega un rol importante en el éxito de un proyecto BPM. Así el éxito de cada aplicación basada en BPM es una combinación de un compromiso ejecutivo (filosofía), administración y gestión de proyectos, metodología de desarrollos e implementación de software, innovación en la plataforma de BPM y – lo más importante – el talento humano. Relaciones de éxito en BPM Para que los ejecutivos de la empresa realmente sean comprometidos con la iniciativa BPM, estos tendrán que entender 1) la importancia de BPM para la reducción de los costos operativos, la mejora de los servicios y el alineamiento de la corporación a sus políticas existentes, y 2) concebir que realización de las metas BPM es un producto de los factores talento humano y herramientas tecnológicas. Existe mucha evidencia que proyectos de BPM logran que se alcance la recuperación de la inversión y la generación de ganancias – así como muestran los siguientes ejemplos: ‐ Touchstone Health – Con la automatización de los reclamos se logró recortar los costos operativos anuales por un 30%. ‐ Jardine Lloyd Thompson – La centralización y administración de todos los procesos de beneficios a los empleados ayudó en reducir los costos operativos de la empresa por 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM más de USD 3MIO, contribuyendo significativamente al aumento de sus beneficios por el 50% en el 2010. ‐ U.S. Navy – Transformando a sus procesos de micro compras vía tarjetas de crédito, se logró una reducción del ciclo de vida de los trámites asociados por 3.2 días, así también reduciendo a los defectos contractuales por un 30%, traduciéndose en un retorno de inversión total de este proyecto BPM del 400%. ‐ Samsung – Aumentando el control sobre la administración de sus contratos, Samsung logró reducir sus costos anteriormente asociados a la administración por USD 845K, los costos de la selección de materiales por USD 338K, y de aumentar sus volúmenes de producción por USD 2.5MIO. ‐ U.S. Dept of Energy – Consolidando a sus procesos de garantías de préstamos, se lograron reducir los tiempos de las evaluaciones por un 65% y alcanzar ahorros en costos operativos por más de USD 2MIO. Para poder alcanzar el éxito como en estos ejemplos de proyectos BPM, los ejecutivos involucrados de las empresas requieren de garantías internas que sus equipos de recursos participantes y sus herramientas tecnológicas seleccionadas para la ejecución de iniciativas BPM podrán cumplir con las exigencias de este tipo de iniciativas. Los miembros de los de los equipos de trabajo deben de contar con las preparaciones metodológicas y con las herramientas BPM adecuadas. Así los integrantes deben estar cualificados tanto en el uso de las herramientas técnicas como en el funcionamiento integral del proceso. Esta preparación a su vez requiere mucho más que única sesión de entrenamiento. Se requiere de un esfuerzo continuo en el entrenamiento y la adquisición del talento humano (las personas correctas) y el know‐how (mejores prácticas). Reflejando las múltiples facetas de BPM, así también los miembros de los equipos de trabajos asociados deben de contar con conocimientos y experiencias en la administración de proyectos, el análisis de negocios, la creación de diseños técnicos y el desarrollo e implementación de aplicaciones como tales. Adicionalmente, los conceptos de BPM pueden ser aplicados para cualquier tipo de proceso. Aunque las soluciones de BPM de la actualidad satisfacen con gran eficiencias y efectividad las necesidades de procesos transaccionales, regidos y altamente estructurados, expertos de la industria estiman que solo el 20% de los trabajos realizados por empleados de una empresa promedia corresponden a procesos bien definidos. El 80% restante de este trabajo está estructurado por proyectos, entregables y metas puntuales. Para maximizar el retorno de inversión derivado proyectos BPM, tanto los miembros de los equipos como las herramientas tecnológicas tienen que poder adaptarse a todos estos diferentes escenarios de procesos. 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM Escala de tipos de procesos BPM puede ser de alcance muy fácil y directo. A la vez – una implementación BPM puede ser altamente compleja, conllevando múltiples integraciones, escenarios de flujos de trabajo, monitoreando cientos de indicadores de gestión, procesando miles de incidentes cada hora – en esencia – una instalación BPM puede abarcar toda la cadena de valor de la empresa. No hay margen para errores. Nosotros en HandySoft reconocemos la importancia de la combinación del talento humano, metodología de trabajo y herramientas tecnológicas para lograr el cumplimiento con las metas estratégicas de su compañía y para alcanzar una automatización verdaderamente horizontal, cubriendo todas las áreas de la empresa. Metodología Habiendo trabajado con una gran variedad de usuarios a nivel mundial, hemos aplicado metodologías de implementación exitosas como Waterfall, Agile, Scrum y otras para diseñar, ensamblar e implementar soluciones de BPM. Combinando este conocimiento de desarrollo rápido de aplicaciones con las funcionalidades dinámicas y nativas de BizFlow, HandySoft ha podido crear una metodología orientada por objetos BPM – RPM (por sus siglas en inglés – “Rapid Process Management”). RPM permite una entrega más rápida de soluciones con menos errores y menos esfuerzos (recursos) por integrar y adelantar el diseño funcional y técnico del proceso – durante la fase del análisis y levantamiento de requerimientos. Ya que BizFlow vincula directamente el modelamiento del proceso con el diseño rápido de los formularios, los usuarios podrán 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM visualizar, presentar y probar las funcionalidades BPM integrales en la medida como se avanzan y detallan los requerimientos del mismo. Así también se podrán ejecutar las fases de pruebas y de certificación en paralelo a la fase del desarrollo. Como resultado, los dueños de los procesos podrán apreciar en línea como la solución BPM evoluciona, facilitando información exacta y oportuna que se requiere para poder optimizar los procesos y para reducir los ciclos de pruebas manuales. Así los usuarios típicamente ahorran entre el 10% y 40% en tiempos y esfuerzos para sus implementaciones BPM. Logrando mucho éxito, aplicando esta metodología con sus usuarios, HandySoft también enseña RPM en taller y seminarios para sus clientes – en las oficinas de HandySoft y en sitio del usuario. Desarrollo de talento A pesar una metodología y plataforma tecnológica existente, la responsabilidad principal de la implementación y entrega de una solución residirá encima de los recursos asignados por su empresa. Esto hace que su responsabilidad más importante es la contratación e inspiración continua de personas. En el contexto de BPM las personas involucradas necesitan entender ambas cosas ‐ la ciencia y el arte de la innovación. Aplicaciones orientadas por procesos son más que simples flujos vinculados por reglas de negocios. Estas aplicaciones incluyen interfaces y formularios de cuyo 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM diseño dependerá la experiencia del usuario final, operando con conjuntos complejos de datos, tableros de control y reportes. Hemos dedicado años en el desarrollo y el afinamiento continuo de nuestros programas de entrenamiento que se enfocan en ambos ingredientes para el éxito BPM – el arte y la ciencia. Como ya lo han hecho un sinnúmero de nuestros usuarios – aproveche Usted también nuestros cursos. Conociendo los fundamentos de BPM y las funcionalidades claves del producto facilitará una mejor rapidez y calidad de los entregables para todos los miembros del equipo – sobre todo a nivel de los analistas del proceso y negocio, mejorando y acelerando así el levantamiento de los requerimientos para una solución BPM más fácil de usar y de adaptar al largo plazo. Como mejor práctica, todos los miembros del equipo BPM deberían participar en los cursos del modelamiento de procesos, diseño y desarrollo de formas y la creación integral para el usuario final, incluyendo a los siguientes temas: o Modelamiento de procesos – Creación del proyecto, creación del flujo del proceso (utilizando la notación oficial BPMN), creación de las reglas del negocio (por ejemplo roles, responsabilidades, políticas, procedimientos, escalamientos, administración de fechas y más), creación de eventos (agentes, componentes, actividades en la base de datos), diseño y creación de sub‐procesos, control de versiones y la creación de esquemas de colaboración en el proceso automatizado. o Diseño de formularios – metodología de diseño, cubriendo el mapa de aplicaciones, estructuras de páginas, detalles de los campos, conexiones a bases de datos, funcionalidades de publicaciones, uso de los controles de formularios (por ejemplo botones, cajillas, vínculos, tablas mapas, gráficas y guías), esconder y restringir campos, uso de conexiones avanzadas a bases de datos (como iniciador de fechas, números aleatorias), administración de fuentes de datos, uso de eventos (como cálculos, navegación en el formulario, auto‐completar), creación de múltiples formularios, encabezados con páginas parciales, creación de tabulaciones, validación de conexiones externas, lección e interpretación de logs, creación de llamados, uso de CSS. o Experiencia de usuario – Creación diseños de interfaces (navegación, vistas, menús, usuarios, grupos y roles), crear dominios para reportes, formatear páginas (tabulaciones, portlets, tableros de control), integraciones con portales web (como MS SharePoint). o Integraciones – Integraciones con bases de datos, sistemas terceros y externos, sistemas de mensajería y correo electrónico, LDAP, EDMS, adaptadores, temas web, variables y reportes. o Arquitectura del sistema – Revisión y preparación de ambientes de alta demanda ( 1‐tier, 2‐tier, 3‐tier), opciones de implementaciones SaaS o Reportaría – Diseño y creación de reportes, gráficas, tableros de control, reportes ad‐hoc, calendarización de reportes, análisis de datos y extensiones hacía BI (inteligencia de negocios). 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation o
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PERSPECTIVAS BPM Administración ‐ Instalación del producto, administración de usuarios y grupos, aplicación de updates y upgrades. Metodologías – Recolección de requerimientos, análisis y diseño de procesos, revisión y creación de cronogramas, presupuestos, congelar requerimientos, implementar y seguir a RPM Siendo el talento humano el recurso más importante de la empresa, la inversión en su capacitación tiene que darse de forma continua. Ya sea la enseñanza y capacitación de su equipo actual o la búsqueda del mejor talento disponible en el mercado para poder maximizar sus ganancias de su inversión en las metodologías y herramientas de la compañía. Es este talento humano que realmente logrará el funcionamiento y rendimiento de su inversión en BPM. Soluciones innovadores Como arriba mencionado, los tipos y clases de procesos varían. De hecho el mismo proceso (como el de compras, contratos o pagos) varía de una empresa a otra. No existe ni un proceso en todos los mercados que sea igual al otro. De hecho, soluciones orientados por procesos están compuestos por una multitud de partes dinámicas como flujos de trabajo, formularios, interfaces de usuarios, reportes – todos estos componentes deben trabajar perfectamente en conjunto para poder proveer soluciones flexibles e intuitivas que permitan a los usuarios realizar sus trabajos con eficiencia. Esta relación de exigencia técnica y operativa requiere de una plataforma altamente innovadora e al mismo tiempo económicamente accesible, acoplándose a la velocidad y realidad del negocio. 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM En 1999 HandySoft lanzó por primera vez su plataforma BizFlow BPM. Con esto hemos sido los primeros en el mercado quienes combinan el modelamiento de procesos y de formularios al mismo tiempo en un solo ambiente. Así también hemos sido los pioneros, habilitando la automatización más allá de los procesos estructurados – hasta cubrir flujos de trabajos ad‐hoc, el manejo de casos y tareas completamente dinámicas. Start new Start new Initiate En la actualidad BizFlow es una suite de BPM inteligente (BPMS) que permite que sus usuarios crean soluciones altamente adaptables, basadas en Web y siendo acompañadas por reportes de data enriquecida y tableros de control de gestión. Así como funcionalidades claves diferenciadores se pueden mencionar: ‐ La automatización del espectro entero de procesos (estructurados a dinámicos) ‐ El desarrollo rápido de soluciones para todos tipos de dispositivos ‐ Análisis de data e información profunda con inteligencia de negocios. 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM BizFlow continúa siendo el primero y único BPM capaz de automatizar a todos los tipos de procesos (de estáticos a dinámicos). Diseñadores puede crear aplicaciones transaccionales, estructuradas y orientadas por casos. Estas aplicaciones subsecuentemente soportan actividades ad‐hoc y de colaboración. Adicionalme
nte los usuarios podrán crear sus propios proyectos y tareas. “Quick Process” (proceso rápido) permite así al usuario una implementa
ción BPM completa en tan solo 5 pasos: 1) La creación de un checklist, 2) La definición de tareas, 3) Agregar detalles, 4) Definir tiempos límites y recordatorios, y 5) Revisión. De esta forma se puede crear un proceso de inmediato y reutilizarlo a necesidad. Se pueden compartir los documentos relacionados (vía Laptop, SharePoint, Google Doc), procesos y metas. Se pueden planificar los proyectos en cualquier momento, desde cualquier dispositivo. Sin la necesidad de apoyo por el departamento TI. La interface gráfica combina el área de trabajo con checklists, respuestas, instrucciones y discusiones para así garantizar una harmónica colaboración y eficiente ejecución de los trabajos. Con la administración de permisos, el usuario puede adaptar el proceso en tiempo real, asegurando un tiempo de resolución óptimo. BizFlow también permite la administración de proyectos completamente dinámica (“Dynamic Tasking”), incluyendo a la continuidad de las tareas. El usuario simplemente 1) Inicia la tarea, 2) Describe el trabajo, 3) Selecciona los participantes y 4) Determina las prioridades y fechas límites. 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM Con ambos – “Quick Process” y “Dynamic Tasking” obtiene los mismos beneficios de control, visibilidad y cumplimiento que se obtiene en caso de proceso BPM rígidamente estructurado. Todos los historiales completos, el estatus de los incidentes y la interacción de los usuarios pueden ser detalladamente auditados. La creación de aplicaciones funcionales está habilitada en BizFlow por el componente de desarrollo rápido de formularios: “WebMaker”. Con WebMaker los desarrolladores pueden sin Single Form, Multiple Layouts
3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM código, a través de funcionalidades WYSIWYG crear y visualizar sus soluciones Web. Solo selecciona y arrastra los componentes, campos de bases de datos y servicios web a su página. Tabulaciones, acordeones y esquemas de diseño le ayudan en simplificar los esfuerzos del diseño y en optimizar los espacios funcionales de los formularios. Con poco esfuerzo se pueden agregar efectos de la vanguardia y elementos útiles como calendarios y editores de textos. Con el BizFlow Developer Usted podrá crear soluciones que se pueden consumir al mismo tiempo en diferentes dispositivos, asegurando la aplicación de las mismas reglas, condiciones y cálculos. No es necesario un experto de programación iOS o Android. Con el BizFlow developer creará soluciones funcionales tanto para usuarios de PC’s, Ipad como de Iphone y Andriod. BizFlow contiene de igual forma una funcionalidad que permite la creación rápida de formularios electrónicos, permitiendo al usuario que 1) Crea formularios inteligentes que se adapten a la interacción con el usuario final (agregar/editar/preguntas adicionales/agregar comentarios, adjuntar documentos), 2) Cambiar escenarios del procesos en dependencia de los insumos por el usuario final, 3) Creación de formatos individuales de correos electrónicos automatizados para cada etapa del proceso y 4) Agregar y adaptar el diseño corporativo. La fácil creación de formularios le permite al usuario de interactuar en nuevas maneras entre si mismos con el cliente interno o el cliente final. Así la individualización masiva de aplicaciones orientadas por procesos no solamente será posible sino será fácil. En adición al diseño rápido de formularios, BizFlow facilita y simplifica la implementación y la detección de errores. Puede abrir el visor de logs, visualizar la configuración actual y reiniciar una aplicación puntual sin de interferir con las demás instalaciones existentes en el ambiente. Con BizFlow Usted también cuenta con una herramienta basada en Web para el análisis e interpretación de información – on demand. El análisis en línea de cubos de data multi‐
dimensional o de “Big Data” habilita al usuario de 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation PERSPECTIVAS BPM obtener inteligencia valiosa de negocios que aumentará la competitividad de la empresa a partir de sus procesos. El usuario podrá agregar índices, filtros, condiciones complejas y profundizaciones de data. Se pueden salvar o exportar los resultados del análisis en Excel, PDF u otros formatos, y después compartirlos. Ejecute sus reportes on‐demand o vía calendario, enviándolos por correo electrónico. Ejecute sus reports en línea o vía iPad Apps. La inteligencia de procesos ahora está en sus manos. Resumen Aplicaciones BPM son un resultado de personas talentosas que usan tecnología innovadora de una manera metodológica. HandySoft está comprometido de empoderar a sus usuarios con entrenamientos y mejores prácticas. Estamos enfocados en crear continuamente nuevas funcionalidades que simplifican el desarrollo y que expanden la versatilidad de las soluciones hacía todas las áreas del negocio. Estamos adicionalmente comprometidos para brindar el apoyo a nuestros usuarios a través del RPM, asegurando la rápida entrega de soluciones BPM. 3141 Fairview Park Drive, Suite 850, Falls Church, VA 22042, TEL: (703) 645.4500, FAX: (703) 703.991.0331, www.handysoft.com Proprietary to HandySoft Global Corporation