CIRCULAR No - 308210. valledelcauca.gov.co

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CIRCULAR No - 308210. valledelcauca.gov.co
Departamento
del Valle del Cauca
Código: PR-M9-P3-07
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRAR LAS
HISTORIAS LABORALES
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 26/10/2011
Página: 1 de 6
Gobernación
1. OBJETIVO:
la metodología para la administración de los diferentes documentos que
conforman la historia laboral del Servidor Público.
Determinar
2. RESPONSABLE:
Es responsabilidad del Profesional Universitario del área de Kárdex de Personal.
3. ALCANCE:
Inicia con la Recepción y verificación de la documentación exigida para el vínculo laboral con la
Entidad termina con la Atención de consulta o préstamo de Historias Laborales.
4. DEFINICIONES:
HISTORIA LABORAL: Es aquella Unidad Documental de acceso reservado en la
que se conservan de
manera cronológica todos los documentos de carácter administrativo relacionado con el vinculo laboral
entre el funcionario y la entidad
5. CONTENIDO:
PASO
ACTIVIDAD
0.
Inicio
1.
Recibir
y
verificar
la
documentación exigida para el
vínculo laboral con la entidad:
El
Profesional
Universitario
verifica que la documentación
aportada a la historia laboral
corresponda los requerimientos
legales y reglamentarios para
tomar posesión de un empleo
público y además con lo
establecido en el “Manual de
Funciones,
Requisitos
y
competencias laborales de la
Entidad.
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
Universitario
Sistema de
Información de
Recursos
Humanos.
Inicio
Recibir y Verificar la
Documentación
exigida para el
vínculo Laboral con la
Entidad
1
© ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL VALLE DEL CAUCA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN POR
CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACIÓN DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE.
Departamento
del Valle del Cauca
Código: PR-M9-P3-07
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRAR LAS
HISTORIAS LABORALES
ACTIVIDAD
Fecha de Aprobación: 26/10/2011
Página: 2 de 6
Gobernación
PASO
Versión: 03
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
REGISTRO
1
2.
3
4.
Conformar la historia laboral
del Personal Activo: El auxiliar
administrativo del archivo de
personal , recibe la planilla de
remisión de documentos, la
documentación y anexos, abre
una carpeta, revisa si el
funcionario había tenido vinculo
con la Administración, para sacar
la carpeta del archivo Inactivo y
ser unificada, la archiva por orden
alfabético y por Secretaria.
Conformar la Historia
Laboral del Personal
Activo
Ingresar datos en el sistema de
información: El técnico actualiza
en el sistema de información del
Recurso Humano Kactus en el
Módulo “Maestro de empleados”
ingresando los datos requeridos
para su registro, de igual forma
ingresa los datos requeridos en la
base de datos de inventario de
historias laborales.
Ingresar Datos en el
Sistema de
Información
Archivar Documentos enviados
por
Recursos
Humanos,
Selección,
Prestaciones
Sociales, Control Disciplinario
y Funcionarios Activos: El
Profesional recibe y revisa, lo
pasa al Auxiliar para ser
archivado en la respectiva
carpeta
del
funcionario. Si el documento es
de traslado se archiva en el
expediente
y se ubica en la
dependencia que ha sido enviado
el funcionario.
Archivar Documentos
enviados por
Recursos Humanos
Auxiliar
Administrativo
Carpeta de
activos
Técnico operativo
Sistema
Información de
Recurso Humano
Kactus
base de datos de
inventario de
historias
laborales.
Auxiliar
Administrativo
Profesional
Universitario
Libro y Sistema
2
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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRAR LAS
HISTORIAS LABORALES
ACTIVIDAD
Fecha de Aprobación: 26/10/2011
Página: 3 de 6
Gobernación
PASO
Versión: 03
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
REGISTRO
Auxiliar
Administrativo
personal activo
inactivo.
Sistema
información
recurso humano
Kactus
Formato de
planilla de
relación de
documentos de
historias
laborales.
Auxiliar
Administrativo
personal activo
inactivo
Sistema de
información
recurso humano
Kactus.
2
5.
6.
7.
Recibir historias laborales de
servidores
Públicos
desvinculados para el archivo
de
inactivos
El
auxiliar
administrativo del archivo de
personal inactivo, recibe una
relación de historias laborales del
Auxiliar administrativo de archivo
de personal activo, que es
desvinculado del Departamento
del Valle.
Clasificar
y
archivar
las
historias laborales: el auxiliar
administrativo de archivo de
personal
activo
o
inactivo,
separan las historias laborales
para direccionar su archivo, si son
activos las organizan por orden
alfabético y por Secretarias, si
son inactivos por orden alfabético
y se archivan en el sitio
correspondiente.
Atender consulta o préstamo
de Historias Laborales:
Usuario Interno: El usuario
mediante oficio o diligenciamiento
del formato de Préstamo de
historias laborales
solicita al
auxiliar administrativo del archivo
de personal activo las historias
laborales requeridas. Cuando el
usuario devuelve las historias
laborales,
el
Auxiliar
Administrativo revisa y verifica
que la documentación este
completa, se descarga del
sistema de información y en la
planilla de Préstamos o libro .Se
archivan nuevamente por orden
alfabético y secretarias.
Recibir Historias
Laborales de
Servidores Públicos
Desvinculados para
el Archivo de
Inactivos
Clasificar y Archivar
las Historias
Laborales
Atender Consulta o
Préstamo de
Historias Laborales
Auxiliar
administrativo
Formato de
préstamo
diligenciado
Planilla de
préstamos
3
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Página: 4 de 6
Gobernación
PASO
Versión: 03
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
REGISTRO
3
Usuario Externo: El usuario
externo
mediante
oficio
o
diligenciamiento del formato de
Préstamo de historias laborales
solicita al auxiliar administrativo
del archivo de personas inactivas
las historias laborales requeridas.
Se verifica su identidad con la
cédula de ciudadanía que lo
acredita como propietario de la
Historia laboral, de no ser el titular
de la misma debe aportar una
autorización escrita del titular
autenticada en notaria. Cuando el
usuario devuelve las historias
laborales el auxiliar administrativo
revisa
y
verifica
que
la
documentación este completa y
se descarga del libro o la planilla
de
préstamos.
Se
archiva
nuevamente por orden alfabético.
8.
Fin
Fin
6. SOPORTE NORMATIVO Y DE REFERENCIA:







Ley 443 de 1.998
Ley 909 de 2004
Decreto 1567 de 1998
Decreto Departamental.
Ley 594 de 2.000 Ley General de Archivos
Norma sobre eliminación
Constitución política de 1991, artículos 63,70,71,72,74
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7. REGISTROS:
Código
Nombre
Responsable
Lugar de
Recuperación Protección
almacenamiento
Tiempo de
Disposición
retención
final
TRD
FOM9P3-01
Acta
Comité
Archivo
de
de
Secretario del
Comité
de
Archivo
Archivo
de
Gestión
de
Coordinación de
Archivo
y
Correspondencia
Serie
Documental
Archivador y
carpeta
El
establecido
en las tabla
de
Retención
Archivo
Central
FOM9P3-01
Acta
de
eliminación
de
documentos
Secretario del
Comité
de
Archivo
Archivo
de
Gestión
de
Coordinación de
Archivo
y
Correspondencia
Serie
Documental
Archivador y
carpeta
El
establecido
en las tabla
de
Retención
Archivo
Central
FOM9P3-08
Formato
Único
de
Inventario
Documental
Profesional
Universitario
Archivo Central
Carpeta de la
Unidad
Documental,
Transferencia
Primaria
El
establecido
en las tabla
de
Retención
Archivo
Central
FOM9P3-09
Convocatoria
Secretario del
Comité
de
Archivo
Archivo
de
Gestión
de
Coordinación de
Archivo
y
Correspondencia
Serie
Documental
Archivador y
carpetas de
uso
exclusivo
del
responsable
Archivador y
carpeta
El
establecido
en las tabla
de
Retención
Archivo
Central
FOM9P3-16
Rotulo
inferior de la
carpeta
Profesional
Universitario
Archivo Central
Inventarios
Caja
de
Archivo
Espacio con
buenas
condiciones
de
almacena
miento
De acuerdo
a la Tabla
de
Retención
Archivo
Central
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Versión: 03
Fecha de Aprobación: 26/10/2011
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8. CONTROL DE CAMBIOS:
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Descripción del Cambio
Fecha
02
Revisión y ajuste de actividades.
15/03/2011
03
Ajuste y Diagramación de los procedimientos.
26/10/2011
9. ANEXOS
No aplica.
10. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN:
Elaboración
Elaborado por: Graciela García
Camacho
Cargo: Profesional Universitario
Firma:
Fecha: 20/09/2011
Revisión
Revisado por: Elizabeth Padilla
Pérez
Cargo: Secretaria de Despacho
Desarrollo Institucional
Firma:
Fecha: 23/09/2011
Aprobación
Aprobado por: Comité
Coordinador del Sistema Integrado
de Gestión
Firma:
Fecha: 26/10/2011
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