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Departamento del Valle del
Cauca
Código: IN-M12-P2-02
INSTRUCTIVO PARA
ELABORAR EL PLAN DE
MEJORAMIENTO POR
PROCESOS
Versión: 03
Fecha de Aprobación: 04/10/2013
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Gobernación
1. OBJETIVO: Proporcionar los lineamientos para elaborar, actualizar y realizar seguimiento a los
planes de mejoramiento por procesos con el fin de determinar las acciones preventivas,
correctivas, de mejora y de corrección, de conformidad con los hallazgos identificados por las
diferentes instancias de evaluación, seguimiento, control y/o autocontrol
2. ALCANCE: Este instructivo inicia con la identificación de acciones de mejoramiento y termina con
la comunicación del consolidado de los resultados del seguimiento en el plan de mejoramiento por
procesos, acción correctiva al Comité Coordinador de Sistema Integrado de Gestión y oficina de
Control Interno. Este Instructivo aplica para todos los procesos de la administración central.
3. RESPONSABLE: El diseño y vigilancia del cumplimiento del Plan de mejoramiento por procesos
es del nivel directivo apoyado en el Comité Coordinador de Sistema Integrado de Gestión, a su
vez los lideres de procesos y Jefes de cada una de las dependencias son los encargados de su
ejecución y la Oficina de Control Interno del seguimiento y la evaluación del avance a su
cumplimiento, presentando informes al Comité Coordinador de Sistema Integrado de Gestión y
Calidad.
Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión: Conocer el informe de seguimiento a
planes de mejoramiento por procesos y según su pertinencia establecer acciones frente a los
resultados observados.
Jefe oficina de Control Interno:
 Revisar y aprobar los seguimientos a los planes de mejoramiento por procesos.
 Presentar al Comité Coordinador de Sistema Integrado de Gestión, el consolidado de
resultados de los seguimientos a los planes de mejoramiento por procesos
 Socializar y suministrar a los líderes de cada proceso, los formatos para el
diligenciamiento de los planes de mejoramiento por procesos.
Profesionales (servidores públicos):




Realizar auto seguimiento a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad.
Realizar el reporte del auto seguimiento a planes de mejoramiento por proceso,
Dar continuidad en la secuencia de actividades requeridas por éste y que se encuentren a
su cargo.
Elaborar el consolidado de resultados del auto seguimientos a los planes de mejoramiento
por procesos.
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Líderes del proceso:



Formular los planes de mejoramiento por procesos, plantear las acciones preventivas,
correctivas, de mejora y/o de corrección y actualizarlos de acuerdo a los hallazgos generados
por las diferentes instancias de evaluación, seguimiento, control y/o autocontrol, en los
tiempos establecidos.
Suministrar de forma oportuna y eficaz la información y soporte requerido por la oficina de
Control Interno y/o entes de control externos.
Implementar las acciones dentro de las fechas establecidas en los planes de mejoramiento de
los procesos a su cargo.
4. DEFINICIONES:

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable. (Puede existir más de una causa para una no
conformidad y/o varias acciones para eliminar una causa).

ACCIÓN DE MEJORA: Acción implementada para incrementar los resultados del producto,
proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o efectividad.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial (observación) para prevenir su ocurrencia o cualquier otra situación potencialmente
indeseable. (Puede existir más de una causa para una no conformidad potencial y/o varias
acciones para eliminar una causa).

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

CORRECCIÓN: Acción inmediata y puntual para eliminar un hallazgo detectado

EFECTIVIDAD: Medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.

EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
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
HALLAZGO: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada, frente a los
criterios de Auditoría, los hallazgos de la Auditoría pueden indicar tanto conformidad como no
conformidad.

INFORME DE AUDITORÍA: Documento donde se presenta el resultado de la Auditoría,
dirigido a la alta dirección y al responsable del proceso auditado.

MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.

MEJORA DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la
capacidad de cumplir con los requisitos.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito especificado

OBSERVACIÓN: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser
tenida en cuenta, para realizar mejoras en el producto, proceso, sistema de gestión, o eliminar
situaciones de riesgo potencial.

PLAN DE MEJORAMIENTO: Conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones
preventivas, correctivas o de mejoramiento y correcciones necesarias para eliminar las
desviaciones encontradas en el sistema Integrado de gestión y en las actividades
implementadas por la Entidad.

PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL: Elemento de control, que contiene las acciones de
mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su
desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio
definidos, para mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.
Este plan de mejoramiento se implementa a partir de los resultados de las evaluaciones
individuales realizadas a cada uno de los funcionarios de la Entidad.

PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS: Elemento de Control, que contiene los
planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las
áreas responsables dentro de la Entidad Pública, deben adelantarse para fortalecer su
desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el
cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.

RESPONSABLE DE PROCESO: Encargado de garantizar el cumplimiento de las acciones
incluidas en el plan de mejoramiento, de los procedimientos y actividades del proceso a su
cargo, los cuales están definidos en el manual de calidad.
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
SEGUIMIENTO: Acción regular y sistemática que identifica el avance en la ejecución de las
acciones programadas dentro de los términos establecidos.
5. PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS:
Los Planes de Mejoramiento por Procesos contienen las acciones para subsanar las variaciones
presentadas entre las metas esperadas para cada proceso y los resultados alcanzados. En su
formulación se incluye la descripción de las causas y consecuencias de dichas variaciones; la
definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar y metas del logro en el tiempo; la
asignación de los responsables y el seguimiento necesario para verificar su cumplimiento. Además,
debe incluir aquellos aspectos constitutivos del Plan de Mejoramiento Institucional que contribuyen a
su desarrollo
Para el diseño del Elemento de Control Planes de Mejoramiento por Procesos, es necesario tener
en cuenta, cuando sea aplicable las recomendaciones y análisis generados en los componentes de
AUTOEVALUACIÒN Y EVALUACIÒN INDEPENDIENTES por área organizacional evaluada los
cuales se complementan con las recomendaciones de los diferentes órganos de control externo a la
entidad, que tengan relación con el desempeño de la unidad o dependencia y los procesos bajo su
responsabilidad, estructurando los planes de acción que han de adelantarse en un periodo de tiempo
determinado
La oficina de Control Interno, sensibiliza en este tema a los servidores públicos de la entidad y brinda
el apoyo de carácter metodológico que sea necesario para la elaboración de los planes de
mejoramiento por procesos.
6. INSUMOS:
Para la elaboración de los planes de mejoramiento por procesos se tienen en cuenta los siguientes
insumos:












Planes de mejoramiento por procesos
Informes de Auditoría internas Integrales
Informes de Auditoría Interna de Calidad
Informes de Evaluación independiente del sistema de control interno
Informes de gestión
Productos no conformes.
Quejas, reclamos y derechos de petición
Resultados de encuestas de percepción
Resultados de indicadores
Revisiones por la Dirección.
Oportunidades de mejora
Resultados de la evaluación del SIG
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7. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
1. Retomar las Acciones de mejoramiento definidas como producto de la Autoevaluación del
Control
2. Retomar las Acciones de mejoramiento generadas en la Medición de la Gestión
3. Reunir las acciones de mejoramiento generadas en la Autoevaluación Independiente al
Sistema de Control Interno
4. Reunir las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna
5. Retomar las actividades del Plan de Mejoramiento Institucional, enfocadas a consignar las
acciones de mejora por procesos.
6. Establecer acciones de mejoramiento consolidadas que permitan elaborar el Plan de
Mejoramiento de la dependencia correspondiente, de acuerdo con las instrucciones
contenidas en el Instructivo Planes de Mejoramiento por procesos
7. Elaborar el Plan de Mejoramiento por procesos
8. Ejecutar el Plan de Mejoramiento
9. Realizar el seguimiento y evaluación al cumplimiento de los planes de Mejoramiento definidos.
8. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
1.
Identificar acciones de mejoramiento - Acción
correctiva por procesos: Se identifican los hallazgos u
observaciones, las cuáles pueden ser originadas por:
 Informes de Auditoría interna.
 Informes de Auditoría Interna de Calidad.
 Informes de Auditoría de entes certificadores.
 Informes de evaluación independiente del sistema
de control interno.
Todas las áreas –
 Informes de gestión.
responsable del
Proceso
 Productos no conformes.
 Quejas, reclamos y derechos de petición.
 Resultados de encuestas de percepción.
 Mapas de riesgo.
 Oportunidades de mejora identificadas en los
procesos y procedimientos.
 Revisiones por la Dirección, entre otros aspectos.
NA
2.
Clasificar el tipo de acción a implementar: Se realiza la Todas las áreas –
clasificación de las acciones por tipología, es decir si son responsable del
acciones preventivas, correctivas, de mejora o si es una Proceso
NA
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3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
corrección puntual.
Analizar
no
conformidad
real
o
potencial,
observaciones, acción de mejora o cualquier situación
objeto de análisis: Se analizan los hallazgos, no
conformidades u observaciones, se establecen las posibles
causas. El análisis de causas se debe realizar por el equipo
de trabajo involucrado en el hallazgo y éste análisis debe
estar soportado mediante acta de reunión.
Nota: para un hallazgo, no conformidad u observación
puede existir más de una causa.
¿La acción a implementar es una corrección puntual o
una acción correctiva?: Si la acción a implementar en una
corrección puntual continúe en la actividad No. 4 Si No es
una corrección puntual continúe con la actividad No. 5
Determinar e implementar el tratamiento de la
corrección: Se determina el tratamiento dado a la
corrección puntual y se establece dentro del acta de
reunión mencionada en la actividad No. 3.
Diligenciar plan de mejoramiento: Se registran las
acciones y demás información complementaria requerida
por el FO-M12-P2-02 (Plan de mejoramiento por procesos)
y se remite a la Oficina de Control Interno mediante
comunicación interna. Para registrar la información en el
FO-M12-P2-02 se debe tener en cuenta lo establecido
dentro del presente instructivo.
Revisar y actualizar Plan de mejoramiento: Se revisa y
actualiza el Plan de mejoramiento por procesos acción
correctiva (FO-M12-P2-02).
Implementar acciones correctivas, correcciones y/o de
mejora: Se adelantan las acciones correctivas,
correcciones y/o de mejora establecidas en los planes de
mejoramiento dentro de los términos señalados
Efectuar seguimiento de las acciones y reportar
trimestralmente: Realizar seguimiento a las acciones
implementadas y registrarlo en el Plan de mejoramiento –
Acción correctiva por Procesos (FO-M12-P2-02) de manera
trimestral. Igualmente deberán incluirse nuevos hallazgos,
no conformidades u observaciones si hay lugar a ello. El
seguimiento y actualización del plan de mejoramiento Acción correctiva deberá ser reportado a la oficina de
Control interno dentro de los cinco días hábiles siguientes
al finalizar el trimestre reportado.
Todas las áreas –
responsable del
Proceso
Acta
Todas las áreas –
responsable del
Proceso
Comunicaci
ón interna
Todas las áreas –
con el
responsable del
plan de
Proceso
mejoramient
o
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Anexo
FO-M12P2-02
Todas las áreas –
responsable del
Proceso
Plan de
mejoramient
o
por
Todas las áreas –
procesos
responsable del
con
Proceso
seguimiento
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10.
11.
12.
13.
14.
Nota: el inicio del trimestre para planes de mejoramiento
por proceso se cuenta a partir del mes de enero del
respectivo año.
Programar
el
seguimiento
a
las
acciones
implementadas y asignar responsables: Se programa el
seguimiento a las acciones correctivas, correcciones y/o de
mejora implementadas en los planes de mejoramiento y se
asignan los profesionales responsables de realizar el
seguimiento. La programación de seguimiento se establece
dentro del plan de acción de la oficina de Control Interno
para la vigencia correspondiente
Seguimiento y verificación de las acciones de planes
de mejoramiento por procesos acción correctiva: Se
realiza seguimiento y verificación de las acciones de los
planes de mejoramiento y la actualización de los mismos.
La actualización se realizará en un formato de seguimiento:
Hallazgos u observaciones CERRADOS teniendo en
cuenta que las acciones planteadas fueron realizadas en su
totalidad y fueron eficaces, eficientes y efectivas. Hallazgos
u observaciones ABIERTOS por cuanto no se ha dado
inicio al desarrollo de las acciones planteadas o éstas se
encuentran en proceso de implementación, o por que las
acciones realizadas no dieron respuesta o no fueron
eficaces en la eliminación de los hallazgos. Control interno
realiza el seguimiento trimestral correspondiente. El archivo
correspondiente a los hallazgos u observaciones
ABIERTOS (el cual debe estar debidamente actualizado)
debe ser enviado a la Gerencia del Proyecto SIG para que
ésta realice la actualización y publicación en el software
SIG Valle/SN0589
Elaborar Consolidado: Se elabora el consolidado de los
resultados del seguimiento y verificación del estado de las
acciones contenidas en los planes de mejoramiento por
procesos acción correctiva
Comunicar Resultados: Se comunica el consolidado de
los resultados del seguimiento en el plan de mejoramiento
por procesos acción correctiva al Comité Coordinador del
Sistema Integrado de Gestión.
Oficina de
Control Interno –
Jefe oficina de
Control Interno
Oficina de
Control
Interno
Profesionales
Oficina de
Control
Interno
Profesionales
Seguimient
o
Plan de
mejoramient
o
por
procesos
de la
Secretaria
de Control
Interno
-
Acta de
Oficina de
Comité
control Interno –
Coordinador
Jefe Oficina de
del SIG
Control Interno
Archivar los Planes de mejoramiento por procesos – Oficina de
Acción correctiva: Los planes de mejoramiento se Control
archivan en carpetas de acuerdo con las tablas de Interno
–
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retención documental.
9. DILIGENCIAMIENTO
PROCESOS:
FORMATO
Profesionales,
Secretaria
(FO-M12-P2-02)
PLAN
DE
MEJORAMIENTO
POR
Dependencia: Corresponde a la dependencia de la Entidad que tienen relación con la
situación observada. Es líder del proceso.
Nombre del Proceso: Corresponde el código y nombre del proceso que tienen relación con la
situación observada.
1. Columna No.: Registre el número consecutivo de la No Conformidad real, No Conformidad
Potencial, Observación o situación objeto de análisis, según corresponda de acuerdo con la
numeración del plan de mejoramiento vigente.
2. Columna fuente de detección: Consigne la procedencia de la no conformidad, observación
o mejora la cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, Auditoría interna, Auditoría
externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al n de acuerdo a las
siguientes convenciones:
1. Informes de Auditoría interna integral.
2. Informes de Auditoría Interna de Calidad.
3. Informes de Auditoría de entes de control.
4. Informes de Auditoría de entes certificadores.
5. Informes de auto evaluación del control.
6. Informes de gestión.
7. Productos no conformes.
8. Quejas, reclamos y derechos de petición.
9. Resultados de encuestas de percepción.
10. Resultados de Autoevaluación y de Evaluación Independiente
11. Informes anuales de evaluación del sistema de control interno.
12. Resultados de indicadores.
13. Revisiones por la Dirección
14. Planes de mejoramiento
15. Otro
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3. Columna Fecha de hallazgo: Fecha en la que se identificó la situación comunicada. Registre
la fecha en formato (dd/mm/aa).
4. Columna Descripción e identificación de la no conformidad real o potencial,
observaciones, acción de mejora o cualquier situación objeto de análisis: Describa en
qué consiste la no conformidad real o potencial, observación o situación de mejora
identificada.
5. Columna DESCRIPCION DE LA CAUSA DE LA SITUACION
causa o causas concretas que originaron la situación observada
/HALLAZGO: Registre la
6. Columna DESCRIPCION DE LA ACCION DE MEJORAMIENTO (Qué voy a hacer?):
Registre las acciones para llevar a cabo con el fin de eliminar la situación observada, éstas
pueden ser correctivas, preventivas, de mejora o para manejar la no conformidad u
observación, una acción puede eliminar varias causas siempre y cuando estas pertenezcan al
mismo tema
7. Columna TIPO DE ACCIÓN: AC: Acción Correctiva, AP: Acción Preventiva No
conformidad real, No conformidad potencial, observación, oportunidad de mejora:
Indique cual es la clasificación de la situación identificada no conformidad real o potencial,
observación o situación de mejora.
8. DESCRIPCION DE LA META (en unidad de medida): Resultados cuantitativos esperados.
Defina la meta a alcanzar identificando la unidad de medida y la dimensión de la meta
9. INDICADOR DE LA META: Expresión matemática de la relación de variables.
10. AUTO CONTROL Y/O SEGUIMIENTO: Indique por medio del autocontrol su grado de avance
de la meta.
11. Columna RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN: Nombre y cargo del funcionario líder
del proceso.
12. PLAZO DE EJECUCIONDE LA META (DD/MMM/AAAA): Tiempo en cual se debe
implementar la Acción..
a. Fecha de inicio-Programada: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución
de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).
b. Columna: Fecha de cierre terminación-Programada: Fecha prevista en que se
concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).
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c. Tiempo de ejecución: Registre el tiempo en días, semanas o meses. Puede ser de
inmediato
Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar ni omitir celdas ya que esto
impide el procesamiento de la información
10. SOPORTE NORMATIVO Y DE REFERENCIA

Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las
entidades y organismos del Estado.

Decreto 1599 de 2005: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano - MECI.

Decreto No. 0827 del 15 de Noviembre de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2005, en la Gobernación del Valle del Cauca.

Las resoluciones vigentes de la contraloría departamental y Contraloría General de la
República sobre planes de mejoramiento institucional.

Ley 872 / 2003: Crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público
y en otras entidades prestadoras de servicios

Decreto 4110 / 2004: Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado
11. REGISTROS:
 Formato Plan de mejoramiento por procesos.
12. CONTROL DE REVISION Y APROBACION:
Elaboró
Nombre: Magaly Caycedo
Molano, Francisco de Paula
Santander.
Cargo: Representante Legal
de la Empresa PEFAP LTDA.Coordinador del SIG
Firma:
Revisó
Nombre: Christian Garcés Aljure
Fecha:24/09/2013
Fecha:25/09/2013
Aprobó
Comité Coordinador del
Integrado de Gestión
Sistema
Cargo: Director del DAPV, Gerente
Proyecto SIG
Firma:
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