1 - Ministerio del Interior

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1 - Ministerio del Interior
Código: TH.BS.P3
PROCEDIMIENTO
DE CAPACITACIÓN
Versión: 6
Vigente Desde:
06/12/2016
1. OBJETIVO
Orientar las necesidades de capacitación y formación de los funcionarios del Ministerio del Interior mediante la
formulación, implementación y evaluación del Plan Institucional de Capacitación - PIC, tendiente a fortalecer las
competencias, conocimientos, destrezas, habilidades y actitudes de los funcionarios de la entidad, con el fin de
perfeccionar su desempeño laboral para contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales,
mejorando la calidad en la prestación del servicio a la ciudadanía y el eficaz desempeño de las funciones cargo.
2. ALCANCE
Inicia con el diagnóstico de necesidades de capacitación, continúa con su consolidación y priorización para formular
el Plan Institucional de Capacitación, su ejecución y culmina con la evaluación del mismo.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Aprendizaje: Es el proceso social de construcción de conocimiento en forma colaborativa en el cual interactúan dos
o más sujetos para construirlo, a través de la discusión, reflexión y toma de decisiones, este proceso social trae
como resultado la generación del conocimiento compartido, que representa el entendimiento de un grupo con
respecto al contenido de un dominio específico.
Aprendizaje Basado en Problemas: Los problemas deben entenderse como una oportunidad para aprender a
través de cuestionamientos realizados sobre la realidad laboral cotidiana, haciendo énfasis en aquellos aspectos
que los individuos deben investigar, proponer y ejercitar para mejorar su desempeño y el de sus compañeros de
trabajo.
Capacitación: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal o educación para el
trabajo y el desarrollo humano, como la informal, de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación,
dirigidos a prolongar y complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de
habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al
cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del
cargo y al desarrollo personal integral.
Competencias: Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los
requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo;
capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que
debe poseer y demostrar el empleado.
Conocimientos: Es la capacidad de resolver un determinado conjunto de problemas con una efectividad
determinada. Es un conjunto integrado por información, reglas, interpretaciones y conexiones dentro de un contexto
y de una experiencia.
Constructivista: Enfoque pedagógico que fundamenta el conocimiento como descubrimiento o construcción. El ser
humano construye su conocimiento a partir de su propia forma de ser; participa activamente en el proceso y se
conoce la realidad a través de los modelos que construimos para explicarla y que pueden ser cambiados y
mejorados.
Cultura Institucional: Formas de conducta aprendidas y compartidas por los miembros de una organización, que
constituyen su principal instrumento de adaptación y que se consideran válidas o como el modo correcto de percibir,
pensar, sentir y actuar para el cumplimiento de sus finalidades sociales.
Dimensión Hacer: Corresponde al conjunto de habilidades y de procedimientos necesarios para el desempeño de
una actividad, mediante los cuales se pone en práctica el conocimiento que se posee. Se refiere a la utilización de
materiales, equipos y diferentes herramientas. Debe identificarse lo que debe saber hacer la persona, es decir, los
procedimientos y las técnicas requeridas para asegurar la solución del problema.
Dimensión de Saber: Es el conjunto de teorías, conceptos, datos que se requieren para poder desarrollar las
acciones previstas o resolver los retos laborales que se reciben del medio ambiente, de un texto, un docente o
cualquier otra fuente de información.
Dimensión Ser: Comprende el conjunto de características personales (motivación, compromiso con el trabajo,
disciplina, liderazgo, entre otras) que resultan determinantes para la realización personal, el trabajo en equipo , el
desempeño superior que genera valor agregado y el desarrollo personal dentro de las organizaciones.
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PROCEDIMIENTO
DE CAPACITACIÓN
Versión: 6
Vigente Desde:
06/12/2016
Educación Informal: Conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades,
medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres comportamientos sociales y otros no
estructurados.
Educación para el trabajo y el desarrollo humano (no formal): Educación que se ofrece con el objeto de
complementar, actualizar, suplir, conocimientos y formar aspectos académicos o laborales, sin sujeción al sistema
de niveles y grados establecidos.
Estrategia de Aprendizaje: Son procedimientos que pueden incluir varias técnicas, operaciones o actividades
específicas. Persiguen un propósito determinado: el aprendizaje y la solución de problemas académicos y/o
aquellos otros aspectos vinculados con ellos. Son instrumentos socioculturales aprendidos en contextos de
interacción con alguien que sabe más.
Indicador: Es la representación cuantitativa o cualitativa (variable o relación entre variables) verificable
objetivamente, que refleja la situación de un aspecto de la realidad y el estado de cumplimiento de un objetivo,
actividad o producto deseado en un momento del tiempo para hacer su respectivo seguimiento y evaluación, sirve
para valorar el resultado medido y para medir el logro de objetivos de Políticas, programas y proyectos. Su lectura
se realiza en forma cuantitativa o cualitativa.
Inducción: Proceso que busca la adaptación y ambientación inicial del nuevo funcionario del Ministerio, para que la
integración con sus compañeros y el resto de componentes de su área y en general de la organización sea más
efectiva.
Metodología: Conjunto de acciones secuenciales que orientan el desarrollo de un determinado programa o proceso
y que se apoya en instrumentos para facilitar la consecución de los objetivos propuestos.
Métodos de Enseñanza: Son las distintas secuencias de acciones del profesor que tienden a provocar
determinadas acciones y modificaciones en los aprendices en función del logro de los objetivos propuestos.
Plan Institucional de Capacitación (PIC): Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que,
durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el
mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel
individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en una entidad pública.
Plan Nacional de Formación y Capacitación: Hace parte del Sistema Nacional de Capacitación y es a su vez,
fundamento del Sistema de Desarrollo Administrativo; es formulado y actualizado por el Departamento
Administrativo de la Función Pública en coordinación con la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP- y
señala la política general en materia de capacitación y las prioridades que deben atender las entidades públicas;
establece los mecanismos de coordinación, cooperación, asesoría, seguimiento y control.
Proceso de Formación: Es el proceso que tiene por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio
público basada en los principios que rigen la función administrativa.
Proyecto de Aprendizaje en Equipo (PAE): Es un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un
grupo de empleados para resolver necesidades de aprendizaje y al mismo tiempo, transformar y aportar soluciones
a los problemas de su contexto laboral.
Reinducción: Es reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios
producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Los programas de reinducción se
impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos (2) años o antes, en el momento en que se produzcan
dichos cambios e incluirá obligatoriamente, un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e
incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.
4. RESPONSABILIDAD
El Subdirector(a) de Gestión Humana, junto con el funcionario que maneja el procedimiento y el Comité de
Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos.
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DE CAPACITACIÓN
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5. DESARROLLO
No.
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3
4
ACTIVIDAD
Realizar
Diagnóstico
de
Necesidades
de
Capacitación
Consolidar y
Priorizar las
Necesidades
de
Capacitación
Formular el
Plan
Institucional
de
Capacitación
Identificar las
Entidades de
Capacitación
TAREA
PUNTO DE
CONTROL
Formato
Realizar el diagnóstico de necesidades de
Diagnóstico de
capacitación de acuerdo con el Formato
Necesidades
Diagnóstico de Necesidades de Capacitación
de
Anexo 1 TH-BS-P3-F1.
Capacitación
Consolidar y priorizar las necesidades de
capacitación a partir de la información diligenciada
por cada dependencia, adicionalmente se tienen
en cuenta las necesidades de capacitación
identificadas por los Proyectos de Aprendizaje en
Equipo (PAE).
La consolidación se realiza clasificando las
necesidades, de acuerdo con la mayoría, es decir
que el primer lugar lo ocupa la temática que haya
sido solicitada mayoritariamente por las diferentes
dependencias.
Formular el Plan Institucional de Capacitación de
la vigencia, de acuerdo con la información
obtenida a partir del diagnóstico de necesidades
de capacitación, producto de la consolidación de
las necesidades presentadas.
El PIC debe contener como mínimo los siguientes
aspectos
(Presentación,
Marco
Normativo,
Objetivos, Plan de Acción, Seguimiento y
Evaluación).
Identificar las entidades públicas o privadas que
con o sin financiación y de acuerdo con el
presupuesto asignado, pueden impartir las
actividades de capacitación que harán parte del
Plan Institucional de Capacitación.
Listado de
Necesidades
Identificadas
RESPONSABLE
Ministro,
Viceministros,
Secretario General,
Directores,
Subdirectores y
Jefes de Oficina
Profesional que
maneja el
procedimiento
Subdirección de
Gestión Humana
Plan
Institucional de
Capacitación
5
Presentación
del PIC
Presentar el PIC al Comité de Bienestar Social,
Capacitación, Estímulos e Incentivos para su Acta de
aprobación, la cual debe constar en acta, suscrita Aprobación
por los miembros del Comité.
6
Elaborar
Estudios
Previos y de
Mercado
Elaborar los Estudios Previos y de Mercado, con el
fin de adelantar con la Subdirección de Gestión Estudios
Contractual
los trámites de la contratación previos y de
requerida, para desarrollar las actividades mercado
programadas en el PIC.
Profesional que
maneja el
procedimiento
Subdirección de
Gestión Humana
Comité de Bienestar
Social, Capacitación,
Estímulos e
Incentivos.
Profesional que
maneja el
procedimiento
Subdirección de
Gestión Humana
Comité de Bienestar
Social, Capacitación,
Estímulos e
Incentivos
Subdirección de
Gestión Contractual
Subdirección de
Gestión Humana
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PROCEDIMIENTO
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No.
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ACTIVIDAD
Establecer la
Logística
Realizar
Convocatoria
s
Inscribir
Funcionarios
Solicitar y
Archivar las
Actas de
Compromiso
Desarrollar
de las
Actividades
de
Capacitación
Evaluar la
Satisfacción
de la
Capacitación
TAREA
Para cada uno de los eventos de capacitación, es
necesario gestionar el auditorio, el apoyo técnico
en el préstamo e instalación del video beam y el
equipo portátil; adicionalmente preparar los demás
aspectos que permitan el adecuado desarrollo de
los eventos (tablero, marcadores y agenda, entre
otros).
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PUNTO DE
CONTROL
Solicitud
intranet y/o
correo
institucional
Implementar el PIC formulado, a través de las
convocatorias para participar en los diferentes
eventos de capacitación.
Correo
Las convocatorias como mínimo deben incluir: la institucional
denominación del evento, fechas, horarios y lugar
de realización del evento.
Inscribir a quienes cumplan con los requisitos de la
actividad de capacitación, dentro de los cuales se
encuentran: contar con la autorización del superior
inmediato, tener en cuenta que quienes se
inscriben adquieren el compromiso de asistir Inscripción
cumplidamente a cada una de las jornadas
programadas y ser multiplicadores de los
conocimientos,
habilidades
y
actitudes
desarrolladas, durante la capacitación.
Solicitar y archivar las Actas de Compromiso
Acta de
Anexo 2, para los eventos de capacitación
Compromiso
superiores a 40 horas
Desarrollar los cursos, conferencias, talleres u
otros eventos de capacitación, correspondientes a
Lista de
las convocatorias e inscripciones realizadas.
Asistentes
Utilizar el formato Lista de Asistentes SI-G1-F2.
RESPONSABLE
Profesional que
maneja el
procedimiento
Subdirección de
Gestión
Administrativa y
Financiera
Profesional que
maneja el
procedimiento
Técnico
Administrativo
Profesional que
maneja el
procedimiento
Subdirección de
Gestión Humana
Ministro,
Viceministros,
Secretario General,
Directores y Jefes de
Oficina
Profesional que
maneja el
procedimiento
Técnico
Administrativo
Subdirección de
Gestión Humana
Técnico
Administrativo
Profesional que
maneja el
procedimiento
Subdirección de
Gestión Humana
Evaluar la Capacitación, a través del formato de Evaluación de
Evaluación de Satisfacción Anexo 3.
Satisfacción
Entidad Cooperante o
Contratista.
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6. DOCUMENTO/REGISTRO
REGISTROS
Diagnóstico de Necesidades de
Capacitación
Listados de Asistencia
Acta de Compromiso
Evaluación de Satisfacción
RESPONSABLE
Ministro, Viceministros, Secretario
General, Directores y Jefes de
Oficina
FRECUENCIA
UBICACIÓN
Anual
Archivo PIC
Subdirección de Gestión Humana y
Profesional que maneja el
procedimiento
Cada vez que se
requiera
Archivo PIC
Cada vez que se
requiera
Cada vez que se
requiera
Archivo PIC
Asistentes
Subdirección de Gestión Humana y
Profesional que maneja el
procedimiento
Archivo PIC
7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
14-10-2009
21-06-2011
30/11/2011
11/02/2013
28/11/2016
CAMBIO
El documento fue cambiado en su totalidad.
El formato de procedimiento se cambia por la plantilla para elaborar
procedimiento por tarea. Se modificó la redacción del objetivo, el alcance, la
política de operación, las definiciones y el desarrollo en las tareas 1, 2, 3, 4, 5, 6,
7. Fueron creados varios numerales adicionales, en la parte de desarrollo (8, 9,
10, 11 y 12). Se cambió el orden de la normatividad según su orden cronológico y
se agrego: la Ley 115 de 1994, la Carta Iberoamericana de la Función Pública de
2003, el Decreto 4665 de 2007, y las Normas ISO 9001: 2008 y NTC-GP 1000:
2009. Fue actualizado el formato TH-BS-P-03-F01 Formato Diagnóstico de
Necesidades de Capacitación. Fue actualizado el formato TH-BS-P-03-F02
Formato de Inscripción a Actividades de Capacitación. Fue actualizado el Anexo
No.1 Acta de Compromiso de asistencia a actividades de capacitación. Es
incluido el Anexo No.2 Evaluación de Satisfacción actividades de capacitación.
Se actualizan en los nuevos formatos, el procedimiento y los anexos. Se cambia
de versión.
Se actualizan en los nuevos formatos, el procedimiento y los anexos. Se cambia
de versión. Fue actualizado el formato TH-BS-P-03-F01 Formato Diagnóstico de
Necesidades de Capacitación. Fue suprimido el formato TH-BS-P-03-F02
Formato de Inscripción a Actividades de Capacitación. Fue actualizado el Anexo
No.1 Acta de Compromiso de asistencia a actividades de capacitación. Se
actualiza el Anexo No.2 Evaluación de Satisfacción actividades de capacitación.
Se actualiza la versión 5 el logo y lema, junto con todos los numerales y sus
formatos.
VERSIÓN
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8. CONTROL DE FIRMAS
Elaboró
Revisó y Aprobó
_________________________
Astrid Elena Sandoval Pérez
Profesional Especializado
_______________________
María Jimena Acosta Illera
Subdirectora de Gestión Humana
9. ANEXOS
Anexo 1 Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. TH-BS-P3-F1
Anexo 2 Acta de Compromiso.
Anexo 3 Evaluación de Satisfacción
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