manual de procedimientos del sistema integral de tiendas y

Transcripción

NNormateca
ORMATECA
Electrónica
ELECTRÓNICA
Institucional
INSTITUCIONAL
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
DEL
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
TOMO 4 PARTE 3
INSTITUTO DE SEGURIDAD
TRABAJADORES DEL ESTADO
SUPERISSSTE
Y
SERVICIOS
SOCIALES
DE
LOS
FICHA TÉCNICA JURISSSTE
Denominación: Manual de Procedimientos del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias
Elaboró:
Sistema Integral de Tiendas y Farmacias
Autorización:
Manual expedido por Acuerdo de la Dirección General del Instituto
Fecha de expedición:
30 de mayo de 2003
Fecha de publicación del Acuerdo
de expedición en el D.O.F.:
3 de julio de 2003
Fecha de entrada en vigor:
4 de julio de 2003
Modificaciones:
Atendiendo la solicitud contenida en el oficio número SADJ/00834/2004 de la Subdirección Adjunta
del SITyF, con fecha 8 de octubre de 2004, el Dr. Fernando Viveros Castañeda, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 49, fracción VIII del Estatuto Orgánico del Instituto en vigor,
autorizó la actualización del Manual al rubro citado la que quedó registrada con el número
SITyF/MP/5.1, consistente en las siguientes reformas:
En el Tomo III, se modifican en el formato de “Cédula de Concertación”, el “Instructivo de
llenado”; el “Instructivo para la realización de Trámites de Solicitud de Alta como Proveedor” y del
“Instructivo para la Realización de Trámites Diversos por parte de los Proveedores del SITyF”
En el Tomo IV, se modifican el apartado de “Políticas Generales” del Departamento de Supervisión
de Tiendas y Farmacias
En el Tomo V, se modifican en el “Procedimiento para el Otorgamiento de Créditos Adicionales” en
los apartados de ”Políticas de Operación”, “Descripción de actividades”, “Diagrama de Flujo”,
“Solicitud de Crédito Adicional”, el instructivo de llenado del formato “Solicitud de Descuento”, los
formatos de “Liquidación del Crédito Adicional” y el “Instructivo para la Operación del Módulo de
Cálculo de Condiciones para el Otorgamiento y Amortización del Préstamo Adicional”, omitiendo los
anexos de “Liquidación del Crédito Adicional” y el “Instructivo para la Operación del Módulo de
Cálculo de Condiciones para el Otorgamiento y Amortización de Préstamo Adicional”
8 de octubre de 2004
8 de octubre de 2004
Modificaciones:
La Subdirección Adjunta del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias, mediante oficio No.
SADJ/00187/2006 remitió para su dictamen y registro la actualización de los Tomos III, IV, V y VI
del instrumento al rubro citado, la cual fue aprobada por la Mtra. Edna Barba y Lara, Subdirectora
General Jurídica, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 49, fracción VIII del Estatuto
Orgánico del Instituto en vigor, misma que quedó registrada con el número SITyF/MP/5.2 | Rev. 2
|, las propuestas versan sobre lo siguiente:
En el Tomo III, se deroga el “Procedimiento para el trámite de alta, concertación y emisión de
pedidos a proveedores en la Subdirección de Abasto”
En el Tomo IV se deroga el “Procedimiento para el manejo de desechos de las Unidades de Venta
a la Asociación Nacional de Servicios Voluntarios, A.C. (ANASVO)
En el Tomo V, la integración del “Procedimiento para el Arrendamiento de Espacios y Locales
Comerciales Bajo la Administración el SITyF”
La adición del Tomo VI, en el que e incluyen los procedimientos de las Áreas Operativas de Abasto,
Mercaderías y Puntos de Venta, las cuales se sistematizan
27 de marzo de 2007
27 de marzo de 2007
ISSSTE
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
DEL
SISTEMA INTEGRAL DE TIENDAS Y FARMACIAS
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE MERCANCÍA
537
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.1
OBJETIVO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
538
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
539
OBJETIVO
Dar a conocer los lineamientos a seguir para la cancelación de mercancía en los puntos de venta
solicitados por los clientes en el área de cajas, así como establecer las responsabilidades y el
procedimiento a seguir por los involucrados.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.2
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
MES
No.
PÁGINA
AÑO
540
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
541
1.
Las cancelaciones se llevarán a cabo a petición del Receptor de Productos de Venta, en presencia
del cliente y con la mercancía a la vista y, sólo podrán efectuarse cancelaciones antes del corte de
“TOTAL” en la operación del punto de venta, ya que realizado el corte, el consumidor sólo podrá
hacer la devolución en el área de “Servicios al Cliente”.
2.
El Jefe de Cajas o Supervisor de caja será el responsable de realizar las cancelaciones de
mercancía en los puntos de venta antes de totalizar la cuenta y deberá firmar el Rollo de Auditoria
junto a la cantidad cancelada y lo anotará en la Hoja de Entrega de Cajera*, misma que también
firmará.
* Ver formato e instructivo de llenado en el Procedimiento para la Entrega de Efectivo y valores
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.3
DESCRIPCIÓN
MES
No.
PÁGINA
AÑO
542
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
543
No.
UNIDAD
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
INICIA EL PROCEDIMIENTO
1
JEFE
DE
CAJAS
SUPERVISOR DE CAJA
O
Acude al punto de venta o caja registradora a petición de
Receptor de Productos de Venta (R.P.V) para realizar una
cancelación, antes de “Totalizar” la cuenta en el punto de
venta o del “Corte total” en la caja registradora.
¿Cuenta con sistema automatizado?
1.1
Si. Accesa al punto de venta con la llave y en presencia
del consumidor y con la mercancía a la vista, escanea el
producto o teclea el código de barras para efectuar la
cancelación. También existen cancelaciones por
departamento, cuando el producto se registro en forma
departamental.
1.2
No. Cancela el producto en la Caja registradora en
presencia del consumidor y con la mercancía a la vista.
2
Firma el rollo de auditoria junto con la cantidad cancelada
y la anota en la hoja de entrega de cajera, en el área de
cancelaciones por línea departamental, estampando su
firma.
3
RECEPTOR DE PUNTO DE
VENTA
Verifica que la cancelación se haya realizado en forma
correcta, guarda la hoja de entrega de cajera y continua
sus operaciones.
4
JEFE DE CAJAS O SUPERVISOR
DE CAJAS
Solicita al Jefe de Línea que corresponda que la
mercancía sea acomodada en su sitio.
5
JEFE DE LINEA
Recoge de inmediato la mercancía y la coloca en su lugar
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.4
DIAGRAMA DE FLUJO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
544
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
545
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
546
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PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
PROCEDIMIENTO PARA EL ARQUEO A PUNTOS DE VENTA O
CAJAS REGISTRADORAS
547
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
PROCEDIMIENTO PARA EL ARQUEO A PUNTOS DE VENTA O CAJAS
REGISTRADORAS
1.1
OBJETIVO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
548
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
MES
No.
PÁGINA
AÑO
549
OBJETIVO
Dar a conocer la normatividad para la realización de los aqueos a los puntos de venta o cajas
registradoras, así como establecer las responsabilidades y el procedimiento a seguir por los
involucrados
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
1.2
MES
No.
PÁGINA
AÑO
550
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
MES
No.
PÁGINA
AÑO
551
1. El Jefe de Cajas o Supervisores de Caja, deberán practicar por lo menos, ocho arqueos
mensuales a cada Receptor de Productos de Venta y cuatro arqueos en un día, con la finalidad
de supervisar la eficiencia, destreza y honestidad en el manejo de los valores bajo su
responsabilidad. Los arqueos también se podrán realizar a solicitud de los Receptores de
Productos de Venta, así como de los propios clientes.
2. Para la realización del arqueo de cajas, el Jefe de Cajas o Supervisores de Caja deberá apagar
la tortea y cerrar momentáneamente el punto de venta o caja registradora y solicitará al
Receptor de Productos el dinero y documentos que amparen las Ventas hasta el momento,
contabiliza las cifras totales, resta el fondo fijo, suma las recolecciones totales y registra el
resultado en el Formato de Arqueo de Puntos de Venta o Caja Registradora y posteriormente
imprime el ticket correspondiente y firma el Rollo de Auditoria, en el caso de cajas registradoras
realiza el corte en X y obtiene el ticket respectivo.
3. En caso de haber diferencias en el arqueo entre el Ticket del arqueo y lo anotado en el formato
Arqueo de caja, o en el informe relativo a la entrega final entre el Ticket del corte total de venta
“Zetas” finales y lo anotado en el renglón de Ventas netas de la Hoja de entrega de cajera, el
Jefe de Cajas o en su caso, el Supervisor de Caja procederá de la siguiente forma:
a) Si la diferencia (faltante) es mínima (menor o igual al equivalente de un día de salario
mínimo general vigente de la correspondiente zona económica), se anotará lo ocurrido en
el historial individual del Receptor y se aplicarán las siguientes medidas:
-
Se recomendará mejor atención
Deberá pagar el faltante
b) Si la diferencia (faltante) es mayor (más de un día de salario mínimo general vigente de la
correspondiente zona económica), se anotará lo ocurrido en el historial individual del
Receptor de Productos de Venta, aplicándole las siguientes medidas:
-
Deberá pagar el faltante
Platicará con él sobre su desempeño
Lo orientará en su rendimiento
Lo cambiará de turno, o
Levantará Acta Administrativa, si se considera necesario
c) Si el monto de la diferencia (sobrante) alcanza hasta un día de salario mínimo general
vigente de la correspondiente zona económica, le recomendará al Receptor de Productos
de Venta poner mayor atención en su trabajo, tomará nota de lo ocurrido en el historial
individual del Receptor , depositará el sobrante en Caja General.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
MES
No.
PÁGINA
AÑO
552
d) Si el monto de la diferencia (sobrante) es mayor a un día de salario mínimo general vigente de
la correspondiente zona económica, se le recomendará al Receptor de Productos de Venta,
poner mayor atención en su trabajo, se le anotará en el historial individual y decidirá sobre la
posibilidad de levantar la correspondiente acta administrativa, aplicándole las siguientes
medidas:
-
Platicará con él sobre su desempeño
Lo orientará en su rendimiento
Lo cambiará de turno, o
Levantará el Acta Administrativa, si se considera necesario
4. Se aplicarán invariablemente, los descuentos que procedan a cada uno de los Receptores de
Productos de Venta por los faltantes en los “Arqueos” y en “Entrega final”, previa autorización
del Gerente , mediante un Vale de Caja provisional que se cubrirá de la siguiente manera:
a)
Cuando el Receptor de Productos de Venta acumule 3 Actas por faltante de más de
$500.00 se remitirá al área de Recursos Humanos quien tramitará la sanción
correspondiente.
b)
De no pagar el Vale de Caja provisional se remitirá al área de Recursos Humanos donde
se levantará el Acta Administrativa y se tramitará la sanción correspondiente.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
1.3
DESCRIPCIÓN
MES
No.
PÁGINA
AÑO
553
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
REGISTRADORAS
No.
UNIDAD
554
1
DE CAJA
Solicita al Receptor de Productos de Venta el total de
ventas que hasta el momento tenga en su punto de venta
o caja registradora
2
3
Acude al punto de venta o caja registradora, apaga la
torreta y cierra momentáneamente el punto de venta o
caja registradora así como revisa cajones y gaveta para
que no exista dinero o documentos fuera de su punto de
venta o caja registradora.
RECEPTOR DE PRODUCTOS DE
VENTA
Extrae el dinero y los valores, mismos que ordena y
cuenta, además de contabilizar cheques, comprobantes
de pago con tarjeta de crédito, vales, etc.
Jefe de Cajas o el Supervisor de Caja contabiliza las
cifras totales.
4
JEFE DE CAJAS O
SUPERVISOR DE CAJA
Recibe el dinero y documentos que amparan las ventas
realizadas hasta el momento. Cuenta el
efectivo
considerando cheques, comprobantes de pago con
tarjetas de crédito, vales, etc., restando el fondo fijo de
caja y suma las recolecciones parciales y lo anota en el
formato de “Arqueo de punto de venta o caja
registradora”.
5
Regresa el dinero y los valores al Receptor de Productos
de venta para que los acomode en su punto de venta.
¿ Cuenta con sistema automatizado?
5.1
Si. Accesa con su llave al sistema del punto de venta y
teclea "Arqueo”, e imprime el “Ticket”. Y firma el rollo de
auditoria
5.2
No. Realiza el corte en “X “ de la caja registradora y
obtiene el correspondiente Ticket.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
REGISTRADORAS
6
555
Compara las cantidades obtenidas en el formato de
“Arqueo de punto de venta” o caja registradora contra el
"Ticket " de arqueo o el de corte en “X”
¿Hay diferencia entre la cantidad anotada en el
"Arqueo de punto de venta" o caja registradora y el
"Ticket de arqueo” o el de corte en “X”?
6.1
Si. La diferencia el faltante o sobrante.
FALTANTE
6.1.1
Procede a elaborar el Vale de caja para el descuento, así
como el Reporte correspondiente.
SOBRANTE
6.1.2
Elabora la Ficha de depósito, correspondiente.
6.2
No. Ordena los documentos y los archiva. Cuando la
desviación del R.P.V. sea mayor a $ 50.00 será enviado
de inmediato al departamento de Caja General para
realizar su entrega de valores y se le asigna otra caja o
Punto de Venta. El Cajero General será quien realice la
ficha de depósito en caso de sobrante.
7
Solicita al Receptor de Puntos de Venta, su firma de
conformidad en el formato de “Arqueo de punto de
venta”o caja registradora y lo ordena junto con el “Ticket
de arqueo” o de corte en “X” y demás documentos.
Entrega a Caja General, Vales, o Fichas según sea el
caso
8
Anexa el Reporte al historial del Receptor de Puntos de
Venta y archiva la documentación restante.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
1.4
DIAGRAMA DE FLUJO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
556
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
MES
No.
PÁGINA
AÑO
557
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
MES
No.
PÁGINA
AÑO
558
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
MES
No.
PÁGINA
AÑO
559
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
REGISTRADORAS
MES
No.
PÁGINA
AÑO
560
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
REGISTRADORAS
1.5
ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)
No.
PÁGINA
AÑO
561
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
REGISTRADORAS
585 DE 739
SISTEMA INTEGRAL DE TIENDAS Y
FARMACIAS
GERENCIA REGIONAL
ISSSTE
ARQUEO
(1)
TIENDA
NOMBRE DEL R.P.V:
CANTIDAD
P.V.
FECHA
(3)
DENOMINACION
(5)
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
500
200
100
50
20
10
10
5
2
1
0.50
0.20
0.10
0.05
(2)
(4)
TOTAL
ENTREGAS PARCIALES
BILLETES DE
$ 500.00
BILLETES DE
$ 200.00
BILLETES DE
$ 100.00
BILLETES DE
$ 50.00
BILLETES DE
$ 20.00
BILLETES DE
$ 10.00
MONEDAS DE
$ 10.00
MONEDAS DE
$
5.00
MONEDAS DE
$
2.00
MONEDAS DE
$
1.00
MONEDAS DE
$
0.50
MONEDAS DE
$
0.20
MONEDAS DE
$
0.10
MONEDAS DE
$
0.05
(
6
)
TOTAL
(
7
)
BANCOMER
BANAMEX
CARNET
CHEQUES
VALES Y/O NOTAS
(
9
)
SUBTOTAL
( 10
)
MENOS IMPORTE FONDO
( 11
)
EFECTIVO
VOUCHER
(8)
TOTAL
TOTAL CORTE (“X”)
DIFERENCIA
( 15 )
FIRMA R.P.V.
(
( 13
AÑO
562
FORMATO
S ISTEM A I NTEGRAL DE
T IENDAS Y FARM ACIAS
No.
PÁGINA
12 )
)
( 14
( 16 )
FIRMA SUPERVISOR
)
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
REGISTRADORAS
ARQUEO
INSTRUCTIVO DEL
FORMATO:
No.
NOMBRE
No.
PÁGINA
AÑO
563
CLAVE:
DEBE ANOTARSE
1
TIENDA
Anotar el nombre, número y localidad de la unidad de
venta..
2
PUNTO DE VENTA
Anotar el número del punto de venta o caja registradora
asignada.
3
NOMBRE DEL R.P.V.
Anotar el nombre y número de empleado de Receptor
de Productos de Venta.
4
FECHA
Anotar día, mes y año en que se elabore el Arqueo.
5
CANTIDAD
Anotar en la línea la cantidad de billetes o monedas que
se entreguen.
6
TOTAL PARCIAL
Anotar el importe total de dinero que se entrega por
cada denominación.
7
TOTAL EFECTIVO
Anotar el importe total que resulte de la suma del total
parcial y lo que se reúna durante el arqueo.
8
VOUCHER
Anotar el número de comprobantes de pago con tarjeta
de crédito, cheques, vales o notas recibidos.
9
VOUCHER
Anotar el importe total de los pagos con tarjeta de
crédito, cheques de la Tesorería y del ISSSTE, vales o
notas de cobro.
10
SUBTOTAL
Anotar la cantidad que resulte de la suma del total del
efectivo (7) y del total de los valores (9).
11
MENOS IMPORTE FONDO
Anotar la cantidad de efectivo proporcionado al Receptor
de Productos de Venta como: “Fondo fijo”.
12
TOTAL
Anotar la cantidad que resulte de restar el subtotal (10)
con el importe de fondo (11).
13
TOTAL CORTE “X” (PARCIAL)
Anotar la cantidad registrada en el rollo de auditoria al
efectuar el corte parcial.
14
DIFERENCIA
Anotar el resultado de comparar el total de efectivo (12)
y el total del corte “x” (parcial) ( 13 ).
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
REGISTRADORAS
15
FIRMA R.P.V.
Anotar nombre y firma del Cajero General.
16
FIRMA SUPERVISOR
Anotar nombre y firma del Supervisor de Caja.
564
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
REGISTRADORAS
565
588 DE 739
FORMATO
S ISTEM A I NTEGRA L DE
T IENDAS Y FARM A CIAS
ISSSTE
HISTORIA DEL RECEPTOR DE PRODUCTOS DE VENTA
1
NOMBRE:
DIA
MES:
SOBRANTE
FALTANTE
V E N T A S
TOTAL
ACUMULA.
1
2
3
4
5
6
7
8 3
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
DESVIA
CION
REPORTE
EFICIENCIA
PUNTUA- ASISTENLIDAD
CIA
VENTA
2
A R Q U E O S
ACUMULADO
SOBR.
FALT.
4
6
5
7
8
9
10
15
11
12
13
14
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
REGISTRADORAS
HISTORIA DEL RECEPTOR DE PRODUCTOS DE
VENTA
INSTRUCTIVO DEL
FORMATO:
No.
NOMBRE
566
CLAVE:
DEBE ANOTARSE
1
NOMBRE
Anotar el nombre y número de la unidad de venta en
donde se realiza la recepción de producto.
2
MES
Anotar el mes en que se efectuó la recepción de
producto.
3
DIA
Anotar el día en que se realizo recepción de productos
de venta.
VENTAS
4
TOTAL
Anotar la cantidad en pesos de la venta.
5
ACUMULA
Anotar la cantidad en pesos de la venta acumulada.
6.
SOBRANTE
Anotar la cantidad en pesos de la venta sobrante.
7
FALTANTE
Anotar la cantidad faltante.
8
DESVIACIÓN
Anotar la diferencia de la venta.
9
REPORTE EFICIENCIA
Anotar la puntuación obtenida en el shopper.
10
PUNTUALIDAD
Anotar si el cajero (a) se encontró en la caja al momento
del shopper.
11
ASISTENCIA
Anotar si se presento la persona encargada de las
ventas.
12
ARQUEOS
VENTA
Anotar la cantidad ventas efectuadas en el arqueo.
13
ACUMULADO
Anotar la cantidad de venta acumulada durante el
arqueo.
14
SOBRANTES
Anotar la cantidad sobrante de venta durante el arqueo.
15
FALTANTES
Anotar la cantidad faltante de venta durante el arqueo.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA FINAL DE EFECTIVO Y
VALORES
567
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
1.1
OBJETIVO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
568
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
MES
No.
PÁGINA
AÑO
569
OBJETIVO
Establecer la normatividad y los lineamientos para la entrega final de efectivo y valores, así como las
responsabilidades y el procedimiento a seguir por las áreas y el personal involucrados.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
1.2
MES
No.
PÁGINA
AÑO
570
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
MES
No.
PÁGINA
AÑO
571
1. El Jefe de Cajas o Supervisor de caja o quien realice la función deberá realizar el corte de
ZETAS final e imprimirá el ticket mismo que será engrapado en la Hoja de Entrega de Cajera
para la entrega final de efectivo y valores a la caja general de la unidad de venta.
2. Quien realice las funciones de Cajero General de la Unidad de venta deberá recibir de cada
uno de los Receptores de Productos de Venta (cajeros). el efectivo, vales, cheques, cartas de
crédito, Vouchers con la Hoja de entrega de cajera, previa revisión, verificación de que esta
correcta.
3. En el caso de existir diferencias entre el corte total final y el corte de ZETAS, se deberá
proceder de acuerdo a las políticas de operación No. 3 y 4 del Procedimiento para el Arqueo a
Puntos de Ventas o Cajas Registradoras.
4. Quien realice las funciones de Cajero General será el responsable de elaborar el Reporte
Diario de Ingresos en el cual anotará el desglose de cada forma de pago por concepto de
ventas (efectivo, cheques, vales, documentos de Gobierno, etc.) enviando pagares e ISSSTE
Vales al área de Contabilidad y a la Jefatura de Servicios de Finanzas de la Gerencia Regional.
5. El Jefe de Cajas de manera coordinada con los Supervisores de Caja, deberán recolectar al
finalizar cada turno, los rollos de auditoría de los puntos de venta; asimismo, imprimirá en cada
rollo un sello en el cual anotará la fecha, el nombre del Receptor de Productos de Venta, el
turno al que pertenece y el número del punto de venta. El rollo que se acumulen deberá ser
entregados a Caja General para su control y custodia, anotando en el fondo de Control de
Rollos de auditoría, el inicio y término del turno, la fecha los datos del receptor de productos de
Venta y el número consecutivo de cada uno de los rollos recolectados por punto de venta;
asimismo, entregará la copia del Control a la Caja General.
6. El responsable de Caja General guardará durante una semana los rollos de auditoría, además
de conservar la copia del correspondiente Control que le entregará quien realice las funciones
de Jefe de Cajas, habiéndolo firmado de recibido; posteriormente, enviará los rollos de
auditoría al área de contabilidad de la Unidad de Venta debidamente relacionados, en donde
permanecerán durante un cinco años clasificados, para ser enviados al archivo contable los
rollos deberán ser archivados, por los responsables de las cajas, por día, semana, mes y año.
7. El responsable de Cajas deberá conservar por semana los rollos de auditoría de la copia de
control correspondiente que le entrega el Jefe de Cajas para ser enviada a Contabilidad en
donde se guardarán por cinco años.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
1.3
DESCRIPCIÓN
MES
No.
PÁGINA
AÑO
572
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
VALORES
No.
UNIDAD
573
1
JEFE DE CAJAS O
SUPERVISOR DE CAJA
Acude a solicitar al Cajero General o Auxiliar de Caja
General que realicen las respectivas recolecciones finales
(ver procedimiento para la recolección parcial de valores)
2
Instruye al Receptor de Productos de Venta (R.P.V) para
contabilizar el total de las ventas realizadas, al final del
turno, además de concluir su Hoja de entrega de cajera.
3
Realiza el "corte de zetas" final, e imprime el Ticket
respectivo, mismo que engrapa en la Hoja de entrega de
cajeras.
4
RECEPTOR DE PRODUCTOS
DE VENTA
Contabiliza el total de las ventas realizadas al final de su
turno, concluye la Hoja de entrega de cajera misma que
entrega al Auxiliar de Caja General.
5
AUXILIAR DE CAJA GENERAL
Recaba del Receptor de Productos de Venta el total de
ventas por turno con la Hoja de entrega de cajera, y
realiza el corte total final, mismo que compara con el "corte
de zetas" final.
¿Hay diferencias?
5.1
Si. ¿Es faltante o sobrante?
FALTANTE
5.1.1
Elabora el Vale de caja para su pago así como el Reporte
correspondiente
SOBRANTE
5.1.2
Elabora la correspondiente Ficha de depósito, así como el
Reporte correspondiente.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
574
VALORES
5.2
No. Lo hace del conocimiento del Receptor de Productos
de Venta (R.P.V) y da el Vo. Bo. a la Hoja de entrega de
cajeras, que conserva y ordena junto con el dinero y los
valores recibidos.
6
Presenta al Cajero General las Hojas de entrega de
cajeras, junto con el dinero y en su caso, los Vales de
caja, las Fichas de depósito y Reportes, para su depósito y
custodia en el área.
7
CAJERO GENERAL
8
Recibe del Auxiliar de caja general el dinero y los valores y
la documentación recabada en la entrega final, contabiliza
las cantidades y obtiene el monto para cada uno de los
conceptos (efectivo, cheques, vouchers, vales de
despensa, Cartas de crédito y en su caso Vales de caja y
Fichas de depósito)
Deposita en la caja fuerte de seguridad el dinero y los
vouchers.
9
Elabora comprobante
documentación.
de
envío
y
distribuye
la
Para el área de contabilidad:
•
Hoja de entrega de cajera, Vales de caja, Fichas de
depósito con el respectivo comprobante de envío.
Para el Jefe de Cajas:
•
10
11
DE CAJAS
Reportes para su archivo en el historial del R.P.V.
Al término del cierre final de los Puntos de venta o cajas
procede a recabar los Rollos de auditoria anotando en
cada uno el nombre del Receptor de Productos de Venta
que corresponda, el turno al que pertenece y el número de
caja
registradora,
además
de
corroborar
el
correspondiente "Corte total final".
Elabora el Control de Rollos de auditoria en original y
copia y custodia los rollos de auditoria durante una
semana.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
12
13
MES
No.
PÁGINA
AÑO
575
Después de la semana entrega al área de contabilidad de
la Unidad de Venta los Rollos de auditoria junto con la
copia del Control de rollos de auditoria para su registro y
envía el original al área de Caja General para su archivo.
JEFE DE CONTABILIDAD
Recibe del Cajero General o Auxiliar de Caja General, la
Hoja de entrega de cajera, los Vales de caja, las Fichas de
depósito con el correspondiente comprobante de envío,
para el registro contable, según proceda.
14
Registra contablemente y elabora informes, mismos que
turma junto con las fichas de depósito a la Gerencia
Regional y conserva la documentación restante.
15
Recibe del área de Caja General los Rollos de auditoria
junto con la copia del control de los mismos, registra y
archiva durante un año.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
1.4
DIAGRAMA DE FLUJO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
576
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
MES
No.
PÁGINA
AÑO
577
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
MES
No.
PÁGINA
AÑO
578
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
MES
No.
PÁGINA
AÑO
579
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
VALORES
MES
No.
PÁGINA
AÑO
580
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
581
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, CUSTODIA Y ENTREGA DE
EFECTIVO Y VALORES DE CAJA GENERAL
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.1
OBJETIVO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
582
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
583
OBJETIVO
Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para la correcta recepción,
custodia y entrega de efectivo y valores.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.2
MES
No.
PÁGINA
AÑO
584
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
585
1. Será responsabilidad de quien realice las funciones de cajero general de la unidad de venta, la
concentración y custodia de los ingresos por concepto de venta de mercancía (efectivo,
cheques, vales, cartas de crédito y pagares) y reportar diariamente al área de contabilidad.
2. El responsable de caja general será el responsable de recibir diariamente de los receptores de
productos de venta las hojas de entrega de cajera con el corte de zetas junto con los valores
producto de las ventas al finalizar el turno de estos, para su control, registro y entrega.
3. Para el control de los ingresos diarios de las ventas de mercancías en la unidad de venta, se
deberá elaborar el concentrado de ventas (movimiento diario de valores) por línea financiera y
departamental y la ficha de depósito para el deposito del efectivo en el banco correspondiente
a través de la compañía resguardadora de valores autorizada.
4. El responsable de la caja general de la unidad de venta será el responsable de la entrega del
efectivo producto de las ventas de mercancía de la unidad de venta a la compañía
resguardadora de valores autorizada, para la cual deberá:
a). Verificar la clave y el nombre completo del elemento de seguridad que se presente a
recoger los valores..
b). Entregar el efectivo con la ficha de depósito del banco autorizado.
c). Verificar que la valija con los valores sea correctamente cerrada y sellada con el marchamo
de seguridad por el elemento de seguridad.
d). Recabar del responsable del resguardo de los valores la firma, hora y fecha de la entrega.
5. El responsable de caja general deberá agrupar los vales por empresas, los bonos y vales
ISSSTE, los totaliza y elabora la cédula de recepción de vales para su entrega a la gerencia
regional junto con los vales recibidos, recabando la firma de quien recibe cédula de recepción
de vales.
6. El responsable de caja general será quien supervise que los cheques, issste vales y pagares
contengan los datos de identificación del cajero receptor así como la fecha de recepción y que
estos cumplan con la validación correspondiente.
7. El responsable de caja general y el responsable de la contabilidad serán quienes realicen la
conciliación de ingresos por ventas contra los registros contables en el formato conciliación de
ingresos.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.3
DESCRIPCIÓN
MES
No.
PÁGINA
AÑO
586
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
No.
UNIDAD
587
1
RESPONSABLE DE
OPERACIONES DE CAJA
GENERAL
Recibe diariamente de los R.P.V. sus cortes de caja
conteniendo:
* Tira de máquina registradora, documentos fuente
(Vouchers, Vales, Efectivo, Cartas de Crédito) y el
Importe de los ingresos por venta de mercancías y
hoja de entrega y procede a revisar:
¿HAY DIFERENCIAS?
1.1
Si. Devuelve a R.P.V. para que corrija errores y en caso
de faltante se le indica para que lo cubra o para que firme
vale provisional, el que liquidará en la fecha estipulada e
inicia procedimiento.
1.2
No. Captura en el Sistema con base en la hoja de entrega,
los datos agrupados por línea financiera y departamental.
Deposita en caja efectivo y valores y archiva las hojas de
entrega.
Al inicio del día elabora el Concentrado de Ventas
(Movimiento diario de valores) en original y 2 copias
procediendo de la siguiente forma:
2
Organiza el efectivo y cheques recibidos los totaliza y
formula fichas por concepto de Banco para su entrega a
SEPSA (Compañía Resguardadora de valores vigente
autorizada)
3
Agrupa vales de empresas, los totaliza y registra, así
también agrupa y totaliza, bonos y vales ISSSTE, formula
cedula de vales, para su envío posterior a Oficina de Vales
de la Gerencia Regional.
4
Codifica e incorpora a su informe diario las fichas de
depósito recibidas en el día anterior generados.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
588
* Por el importe de los sobrantes en corte de caja
depositados en la cuenta concentradora.
* Por el importe de las concesiones bancarias en las
ventas con tarjetas de crédito.
* Por el importe depositado en la cuenta concentrada
de ingresos por la recuperación de las ventas locales a
crédito.
* Por el importe depositado en la cuenta de la Unidad
de la asignación para los fondos.
* Por el importe depositado en la cuenta de la Unidad
de las cantidades recibidas para pagos específicos.
5
RESPONSABLE DE
OPERACIONES
6
Elabora y totaliza su movimiento diario de valores en
original y dos copias y envía original a la Jefatura de
Servicios de Finanzas
dependiente de la Gerencia
Regional, copia al área contable de la Unidad de Venta,
archivando una copia.
Recibe a la Compañía resguardadora de valores vigente
autorizada (SEPSA).
Verifica clave y nombre del elemento de seguridad, le
entrega efectivo, fichas de Banco y Valores en la valija,
misma que el representante cierra y sella con marchamo.
7
Rescata del responsable del resguardo de valores firma,
hora y fecha en la ficha de resguardo para su archivo.
8
Ordena al responsable de la entrega de vales, se traslade
ha cumplir con esa función.
9
RESPONSABLE DE LA OFICINA
DE VALES
Recibe cédula de vales y corrobora que las cantidades por
concepto de vales corresponda con las asentadas en la
cédula de vales.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
589
¿ES CORRECTO?
9.1
No. Efectúa autorización en la Cédula de Vales, los vales
de más o de menos recibidos para cambiar en la siguiente
remesa, firma y entrega a responsable para su entrega y
aclaración respectiva.
9.2
Si. Firma de Cédula de Vales y devuelve a responsable
quien se presenta en la Unidad de Venta y entrega copia
Cédula.
9.1.1
Recaba firma de la Cédula de vales en copia para su
devolución al Jefe de Operaciones de la Unidad de Venta.
10
RESPONSABLE DE
OPERACIONES DE UNIDAD
DE VENTA
Archiva Cédula de vales
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.4
DIAGRAMA DE FLUJO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
590
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
591
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
592
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
593
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
594
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
1.5
No.
PÁGINA
AÑO
595
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
596
619 DE 739
AREA METROPOLITANA
CEDULA ANALITICA DE REVISION DE VALES DESPENSA
1
VALES RECIBIDOS DE LA ______________________________________________
2
No. __________________
3
PERIODO DEL __________
5
4
ESTADO ________________
AL ____________ DE _______________________
DE ______________
6
DENOMINACIONES
EMPRESA
0,50
1,00
2,00
5,00
10,00
20,00
30,00
50,00
100,00
200,00
IMPORTE
TOTAL 7
VALES
IMPORTE
TOTAL
IDI´S 8
NUMERO DE VALES
9
ELABORO:
NOMBRE Y FIRMA: ____________________
10
REVISO:
NOMBRE Y FIRMA: ____________________
12
FECHA DE ELABORACION: ______________________________
IMPORTE TOTAL EN ISSSTE- VALES
11
Vo. Bo.
GERENTE:___________________
13
REV. FECHA N. Y. F. ____________________________
14
EMISION D 97: $ ___________________________ EMISION D 98: $ _____________________
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
597
INSTRUCTIVO DEL
FORMATO:
No.
CEDULA ANALÍTICA DE REVISIÓN DE VALES CLAVE:
NOMBRE
DEBE ANOTARSE
1
VALES RECIBIDOS
Anotar el nombre de la Tienda que esta entregando
vales.
2
No. TIENDA
Anotar el número de la Tienda.
3
PERIÓDO
Anotar del día al día, mes y año
entregando la Cédula.
4
ESTADO
Anotar el nombre del Estado en que se elaboró.
5
EMPRESA
Anotar el nombre, de la empresa que emite los vales.
6
DENOMINACIONES
Anotar las cantidades entregadas.
7
IMPORTE TOTAL DE VALES
Anotar la cantidad total de vales recibidos.
8
IMPORTE TOTAL DE IDÍS
Anotar con número la cantidad total de IDÍS recibidos.
9
ELABORÓ
Anotar nombre y firma de quien lo elaboró.
10
REVISÓ
Anotar nombre y firma de quien lo revisó.
11
Vo. Bo.
Anotar firma de validación del Gerente.
12
FECHA DE ELABORACIÓN
Anotar fecha en que se elaboró.
13
REVISO, FECHA N Y F.
Anotar fecha, nombre y firma de quien lo revisó.
14
IMPORTE TOTAL EN ISSSTE
VALES
Anotar totales recibidos de los Vales.
del que se esta
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
598
621 DE 739
INFO RM E DIARIO DE ING RESOS TIENDAS
3
2
UN IDAD DE VENTA
VENTAS
DIA
4
MES
NOTA DE DEVOLUC ION
$
D ESC. A JUBILADOS Y PEN SIONADOS
$
7
6
$
VENTAS TOTALES
ABASTO COMPLEMENTAR IO (ANEXO 1.3)
$
VALES FARMACIA D.F. (AN EXO 1.4)
$
8
10
9
$
TOTAL DE DOCUM ENTOS COBRABLES SUBD IRECCION DE FINAN ZAS (ANEXO 1)
VALES D ESPENSA (ANEXO 2.1)
11
$
VALES (BONOS ISSSTE) (AN EXO 2.2)
$
VALES LOCALES (ANEXO 2.3)
$
TARJETAS PREMIADAS DEL PROGRAMA
"LU Z DE LA ESPERANZA" (ANEXO 2.4)
$
AÑO
5
LOCALIDAD
$
1
FECHA
12
13
15
14
$
16
TOTAL DE DOCUM ENTOS COBRABLES POR LA GER EN CIA REGIONAL (ANEXO 2)
17
$
E
$
E
$
COMISION T.C . 2.50%
23
I.V.A
19
$
VENTAS C ONTADO
18
(INFORM ATIVO)
20
COMISION T.E.F. 2.50 %
FALTANTE (OTROS)
$
SOBRANTE
$
24
I.VA.
21
CANTIDAD
$
$
22
$
PRO GRAM A "LUZ DE LA ESPERANZA"
DEPO SITO DEL DIA
25
$
INTEG RACIO N DEL DEPO SITO
REFERENCIA
D EPOSITOS C.I.E.
EFECTIVO
26
FECHA
27
IMPOR TE
29
28
$
TO T AL FIC HAS EN EFECTIVO
CH EQUES TESOFE BANAMEX
CH EQUES TESOFE BANC OMER
CH EQUES S.E.P. BANAMEX
30
CH EQUES S.E.P. BANCOMER
CH EQUES I.S.S.S.T.E. BAN CO [___________]
$
TOTAL FICHAS EN CHEQUES
D EPO SIT O S DE T ARJET A DE CRED IT O
No. AFILIACION
31
32
FEC HA
IMPOR TE
33
34
PAGARES T. E. F
(TOTAL SUMA DE GOK)
35
36
37
PAGARES T.D .C MANUAL
$
TO TAL T.E.F.
38
$
TO TAL T.E.F.
TOTAL DEPOSITADO
JEFE DE CAJAS
NOM BRE Y FIRM A
40
$
GERENTE
NOM BRE Y FIRM A
41
39
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
599
INSTRUCTIVO DEL
FORMATO:
No.
INFORME DIARIO DE INGRESOS TIENDAS
NOMBRE
CLAVE:
DEBE ANOTARSE
1
FECHA
Anotar día, mes y año de elaboración del informe.
2
UNIDAD DE VENTA
Anotar nombre de la unidad de venta que se realizo el
informe.
3
LOCALIDAD
4
VENTAS $
Anotar el nombre de la localidad donde se ubica la
unidad de venta.
Anotar el monto total de las ventas realizadas en el día.
5
NOTA DEVOLUCION
Anotar el número de notas de devolución que se
realizaron en el transcurso del día..
6
DESC. JUBILADOS Y
PENSIONADOS
Anotar el monto de los descuentos realizados en el
transcurso del día.
7
VENTAS TOTALES
Anotar el importe total de las ventas efectuadas en el
día.
8
ABASTO COMPLEMENTARIO
Anotar el importe sobre el abasto complementario
9
VALES FARMACIA D.F.
Anotar el importe de los vales farmacia del día.
10
TOTAL DOCTO COBRABLES
SUBDR. FINANZAS
Anotar el monto total de documentos cobrables en la
Subdirección de Finanzas.
11
VALES DESPENSA
Anotar el monto de los VALES DESPENSA
12
VALES(BONOS ISSSTE)
Anotar el monto de los BONOS DEL ISSSTE
13
VALES LOCALES
Anotar el monto de los vales locales
14
TARJETAS PREMIADAS DEL
PROGRAMA LUZ DE LA
ESPERANZA
Anotar el monto de las tarjetas premiadas
15
TOTAL DOCTO COBRABLES POR
LA GERENCIA REGIONAL
Anotar el monto de documentos cobrables
Gerencia Regional.
16
VENTAS CONTADO
Anotar el monto de las ventas de contado realizado en
el informe.
17
INFORMATIVO
COMISION T.C.
Anotar el monto de la comisión T.E.F. 2.50%
por la
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
600
18
I.V.A.
Anotar el impuesto al valor agregado que genera la
comisión.
19
COMISION
Anotar el monto de la comisión T.E.F. 2.50%
20
I.V.A.
Anotar el impuesto al valor agregado que genera la
comisión.
21
CANTIDAD
Anotar la cantidad con respecto al programa LUZ DE LA
ESPERANZA
22
Anotar la cantidad IVA con respecto al programa LUZ
DE LA ESPERANZA
23
FALTANTE (OTROS)
Anotar el monto de los faltantes que se realizo en el día
en la unidad de venta.
24
SOBRANTE
Anotar el monto del sobrante efectuado en el día.
25
DEPOSITO DEL DIA
Anotar el monto del deposito del día.
INTEGRACION DEL DEPOSITO
26
REFERENCIA
Anotar el número de referencia del deposito.
27
FECHA
Anotar día, mes y año de elaboración del deposito.
28
IMPORTE
Anotar el importe total del deposito.
29
TOTAL FICHAS EN EFECTIVO
Anotar el monto de las fichas en efectivo.
30
TOTAL FICHAS EN CHEQUES
Anotar el monto de las fichas en cheques.
DEPOSITO DE TARJETA DE
CREDITO
31
No. AFILIACION
Anotar el No. de afiliación del pagare.
32
FECHA
Anotar día, mes año de elaboración del pagare.
33
IMPORTE
Anotar el importe del pagare
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
34
TOTAL T.E.F.
601
Anotar el monto total de los pagare T. E.F.
PAGARES T.D.C. MANUAL
35
No. DE AFILIACIÓN
Anotar el No. de afiliación de pagares por notas de
liquidación individual
36
FECHA
Anotar día, mes y año del pagare.
37
IMPORTE
Anotar importe de los pagare por nota de devolución.
38
TOTAL TEF
Anotar el monto total de tarjeta de crédito.
39
TOTAL DEPOSITADO
Anotar el importe total depositado en el día.
40
JEFE DE CAJAS
Anotar el nombre y firma del Jefe de Cajas que valida el
informe.
41
GERENTE
Anotar el nombre y firma del Gerente que valida el
informe.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
602
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
603 DE 716
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ELABORACIÓN DE
REPORTES, REGISTROS Y ELABORACIÓN DE REPORTES
CONTABLES DE LA UNIDAD DE VENTA
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ELABORACIÓN DE REPORTES, REGISTROS Y
ELABORACIÓN DE REPORTES CONTABLES DE LA UNIDAD DE VENTA
1.1
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
OBJETIVO
No.
PÁGINA
AÑO
604
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
605
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboración de los Reporte para el control de las operaciones de la
unidades de ventas, así como el procedimiento a seguir por los involucrados.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
UNIDADES DE VENTA
1.2
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
606
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
607
1. El Jefe del área contable será responsable de que la documentación fuente que envían las
diferentes áreas de la Unidad de Venta, cumpla con la información en tiempo y forma los
requerimientos establecidos y las certificaciones solicitadas.
2. Será responsabilidad del Jefe de Contabilidad, vigilar que la documentación fuente originada en
las diferentes áreas, sea codificada conforme al Catálogo de cuentas registrada con base en la
guía contabilizadora vigente y registrada. Asimismo elabora el Movimiento Diario de
Existencias.
3. Será responsabilidad del Jefe de Contabilidad o su equivalente el registrar los movimientos
contables derivados de los cambios de precios.
4. Será responsabilidad del Jefe de Contabilidad, supervisar que los registros contables que se
lleven a cabo en su área, se efectúen diariamente y que al cierre del mes se tengan las pólizas
de diario debidamente actualizadas, de acuerdo al sistema de pólizas fijas.
5. Será facultad del Jefe de Contabilidad recibir y en su caso supervisar que se le reporten todos
los movimientos de entradas y salidas de mercancías del almacén, así como los ingresos y
egresos de efectivo y valores de la Caja de la Unidad de Venta y los depósitos que efectúa la
Gerencia Regional a favor de la Unidad.
6. Corresponderá al área de Contabilidad, recibir las nóminas del personal de la Unidad de Venta,
revisar las cancelaciones efectuadas o totalizar lo ejercido, para su registro contable
correspondiente.
7. Será facultad del Jefe de Contabilidad, elaborar al cierre del mes, las pólizas de diario
respectivas para su entrega al área de Contabilidad de la Gerencia Regional, el Concentrado
Mensual de Movimiento Diario de Existencias a Precio de Venta (PRO), para su entrega a la
Jefatura de Servicios de Operaciones de la Gerencia Regional, así como estados contables y
análisis financieros específicos que le solicite la superioridad.
8. EL Jefe de Contabilidad será el responsable de elaborar periódicamente los reportes contables
específicos que solicite la Gerencia de la Unidad de Venta o Gerencia Regional.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
1.3
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
DESCRIPCIÓN
No.
PÁGINA
AÑO
608
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
No.
UNIDAD
609
1
RESPONSABLE DE RECIBO
Turna diariamente al responsable de Contabilidad original y
copia del Reporte de Entradas y Salidas de Mercancía, las
Remisiones Oficiales en copia, así como las Pólizas de
salidas eventuales de mercancías de Proveedores
(devoluciones) y la transferencia de mercancía en copias.
2
RESPONSABLE DE
CONTABILIDAD
Recibe y verifica que la documentación soporte este
completa y debidamente elaborada.
¿ESTA CORRECTA?
2.1
No. Le indica al Jefe de Recibo los errores para su corrección
y le devuelve el paquete de documentos, para que inicie
procedimiento.
2.2
Si. Rúbrica de recibido en la copia del Reporte de Entradas y
Salidas de Mercancía para su archivo y devuelve al jefe de
Recibo.
3
Entrega al Auxiliar Contable el paquete de documentos para
su análisis, codificación y registro contable.
4
AUXILIAR CONTABLE
5
RESPONSABLE DE
CONTABILIDAD
6
AUXILIAR CONTABLE
Recibe original del Control de Entradas y salidas de
mercancía y documentación soporte codifica por línea
departamental, registra y archiva la documentación soporte.
Recibe diariamente del responsable de la Caja General el
Informe Diario de ingresos (IDI), y verifica que la
documentación soporte este completa y debidamente
elaborada (consultar procedimiento Recepción, registro y
entrega de valores en Caja General)
Recibe reporte y efectúa adecuaciones de la información que
tiene en las 40 líneas financieras que tiene el Sistema a las
33 líneas departamentales que se manejan contablemente y
procede a su codificación, registro y archiva:
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
•
•
•
•
•
•
•
•
•
7
RESPONSABLE DE
CONTABILIDAD
610
Por el importe de los ingresos por venta de mercancías:
Por los depósitos ventas de contado recibidas.
Por los Vales de empresas recibidos.
Por las Cartas de Crédito recibidas.
Por los Bancos y Valores del ISSSTE.
Por el importe de los ingresos por ventas faltantes en los
cortes de caja.
Por el importe de los ingresos por ventas locales a
crédito según convenio.
Por el importe de los ingresos robados en efectivo o
documentos. y
Por el importe de los sobrantes en corte de Caja General
depositados en la cuenta concentradora.
Recibe diariamente u ocasionalmente según el caso diversos
tipos de movimientos contables, derivados de la operación,
revisa y aprueba si procede.
¿Existe alguna inconsistencia o irregularidad?
Si. Devuelve la documentación al área emisora para su
corrección e inicia procedimiento en actividad No. 07
7.1
7.2
8
No. Turna la documentación al Auxiliar Contable para su
registro.
AUXILIAR CONTABLE
Recibe y clasifica toda la documentación por tipo de
movimiento y procede a su codificación y registro contable.
De las nóminas del personal (Presupuestal, Honorarios,
Mandos Medios, Tiempo Extra etc.) que recibe del área de
Personal de la Unidad de Venta totaliza los pagos efectuados
realmente, codifica con base en Catálogo de Cuentas y Guía
Contabilizadora y archiva las nóminas resultantes.
Recibe diariamente de las fichas de depósito generadas por
concepto de venta: procede a su codificación registro y
archivo.
De los gastos efectuados en el mes por el Responsable de
Administración relativos al fondo revolvente, que recibe de la
Caja General junto con una póliza de diario codificada
registra y archiva documentos.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
611
Recibe de los responsables de Mercaderías los cambios de
precio que proceden, y archiva la documentación soporte.
De los gastos por concepto de compañías subrogadas.
(vigilancia, luz eléctrica, limpieza, teléfono fumigación,
mantenimiento, basura, fotocopiado etc.) que recibe de la
Gerencia Regional, codifica, registra contablemente y archiva
documentación soporte.
De las copias de la ficha de depósito por concepto de pagos
de renta de concesiones que recibe de los responsables de
Administración, codifica registra y archiva copia de la ficha.
De los comprobantes de la entrega de cartón a la ANASVO,
que recibe del responsable del área de Recursos Materiales
de la Subgerencia de Administración codifica, registra y
archiva comprobante.
9
RESPONSABLE DE
CONTABILIDAD
Al final del mes elabora Pólizas de diario por los conceptos
siguientes:
•
•
•
•
•
•
Entrada de mercancía
Ingresos y entradas de fondos
Salidas de mercancía
Egresos y salidas de fondos
Depreciaciones y amortizaciones
Otras operaciones
y las envía a la Jefatura de Servicios de Finanzas, en original
y copia guardando una copia para archivo.
10
Formula periódicamente reportes contables específicos que
le solicita la Gerencia de la Unidad de Venta o las Jefaturas
de Servicios de Operación y Financiera, dependientes de la
Gerencia Regional.
11
Formula el concentrado mensual de existencias a precio de
venta (original y copia) ( PRO 03), y envía el original a la
Jefatura de Servicios de Operaciones y archiva la copia.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
UNIDADES DE VENTA
1.4
DIAGRAMA DE FLUJO
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
612
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
613
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
614
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
615
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
616
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
617
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
1.5
No.
PÁGINA
AÑO
618
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
619
642 DE 739
REPORTE DIARIO DE ENTRADAS DE MERCANCIA
1
2
FECHA: ___________________ No. ______________
HOJA: __________________ DE: _______________
PEDIDOS
NÚMERO
IMPORTE
IMPORTE
DE REMISIÓN
COSTO
VENTA
OBSERV.
PROVEEDOR
PROV. LIN. CONT. FOL.
4
5
6
7
8
TOTALES:
ELABORADO POR:
14
9
10
1
AUTORIZACIÓN:
15
11
3
12
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
No.
1
2
3
NOMBRE
FECHA
No.
HOJA DE
620
DEBE ANOTARSE
Anotar el día mes y año en que se elabora el reporte.
Anotar el número consecutivo del reporte.
Anotar el número de hojas a utilizar.
PEDIDOS
4
PROVEEDOR
Anotar el número del proveedor que realiza el pedido.
5
LÍNEA
Anotar el número de la línea financiera que corresponde al
producto.
6
CON
Anotar el número correspondiente.
7
FOLIO
Anotar el número de folio correspondiente.
8
PROVEEDOR
Anotar el nombre del proveedor o razón social.
9
No. REMISIÓN
Anotar el número de la remisión.
10
IMPORTE COSTO
Anotar la cantidad del costo del importe del artículo.
11
IMPORTE VENTA
Anotar la cantidad del importe del artículo para venta.
12
OBSERVACIONES
Anotar las observaciones que se presenten en el caso.
13
TOTAL
Anotar la suma de cada uno de los totales.
14
ELABORADO POR
Anotar el nombre
bodega y recibo.
15
AUTORIZACIÓN
Anotar nombre y firma de quien autorizo la entrada de la
mercancía a la unidad de venta.
y firma de la persona responsable de
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
621
644 DE 739
REPORTE DIARIO DE SALIDAS DE MERCANCIA
1
2
FECHA: ___________________ No. ______________
HOJA: __________________ DE: _______________
PEDIDOS
NUMERO
IMPORTE
IMPORTE
DE REMISION
COSTO
VENTA
OBSERV.
PROVEEDOR
PROV. LIN. CONT. FOL.
4
5
6
7
8
TOTALES:
ELABORADO POR:
14
9
10
1
AUTORIZACION:
15
11
3
12
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
No.
NOMBRE
622
DEBE ANOTARSE
1
FECHA
Anotar el día mes y año en que se elabora el reporte de
salida de la mercancía.
2
No.
Anotar el número consecutivo del reporte.
3
HOJA DE
Anotar el número de hojas a utilizar.
PEDIDOS
4
PROVEEDOR
Anotar el número del proveedor que realizó el pedido.
5
LÍNEA
Anotar el número de la línea financiera que corresponde al
producto.
6
CON
Anotar el número correspondiente.
7
FOLIO
8
PROVEEDOR
Anotar el nombre del proveedor o razón socia.
9
No. REMISIÓN
Anotar el número de la remisión.
10
IMPORTE COSTO
Anotar la cantidad del costo del importe del artículo.
11
IMPORTE VENTA
Anotar la cantidad del importe del artículo para venta.
12
OBSERVACIONES
Anotar las observaciones que se presenten en el caso.
13
TOTAL
Anotar la suma de cada uno de los totales.
14
ELABORADO POR
Anotar el nombre y firma de la persona responsable de
bodega y recibo.
15
AUTORIZACIÓN
Anotar nombre y firma de quien autorizo la salida de la
mercancía de la unidad de venta.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
623
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
624
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
625
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
No.
1.
626
NOMBRE
Gerencia Regional:
DEBE ANOTARSE
Anotar el nombre correspondiente a la Gerencia Regional
del SITyF, a la que pertenece la unidad de venta.
2.
Entidad:
Anotar el correspondiente nombre del Estado al que
pertenezca la unidad de venta.
3.
Unidad No.:
Anotar el número económico de la unidad de venta,
conforme a las siguientes sintaxis: Tienda: Deberá de ser
de seis dígitos, ejemplo: 000001, 000029, 000283
Farmacias: Deberá de ser de cinco caracteres, siendo los
primeros “F”, ejemplo: F-001, F-059, F-137
4.
Fecha de Elaboración:
Anotar el día, mes y año de elaboración del formato.
5.
Correspondiente al mes de:
Anotar el nombre correspondiente del mes que se está
reportando.
6.
INDICADORES BÁSICOS DE
PRODUCTIVIDAD EN TIENDAS
Art. mayor merma**
7.
Art. Lento Desplazamiento*
Anexar listado de artículos de lento desplazamiento.
8.
Art. Nulo Desplazamiento*
9.
Devol. A Proveedores*
Anexar listado de mercancías sujetas a devolución a
proveedores.
10.
Total Honorarios
Anotar el importe total de la percepción del personal de
honorarios.
11.
Total sueldos
Anotar el importe total de los sueldos del personal de base
y confianza.
12.
Total Hrs. Extras
Anotar el importe total del pago por Horas extras.
13.
Total prima dominical
Anotar el importe total del pago de prima dominical.
14.
Total:
Anotar el resultado de la suma de los puntos 10, 11, 12 y
13.
15.
CAJAS REGISTRADORAS
Operando:
Anotar el número de cajas registradoras que al día último
del mes que se reporta, funcionen adecuadamente para
atender al cliente, en la Línea de Cajas.
Anexar listado de artículos de mayor merma igual superior
al 1.5 %
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
627
16.
No operando:
del mes que se reporta, se encuentren descompuestas, de
la Línea de Cajas.
17.
Total:
Anotar el número de cajas registradoras que resulta al
sumar Operando + No Operando, este deberá coincidir
con el número de cajas que hay en la Línea de Cajas.
18.
OPERACIÓN
Nómina:
19.
Clientes:
Anotar el número de clientes atendidos (transacciones de
caja) por la correspondiente unidad de venta en el mes
que se reporta de acuerdo con los cortes de caja.
20.
Cajas Promedio:
Anotar el número promedio mensual de cajas
registradoras, utilizadas en la operación de la unidad de
venta.
21.
PLANTILLA
Plantilla (física) (por área y turno):
22.
GASTOS
Capítulo 1000 (Servicios
Personales):
Anotar el monto de todos los sueldos, salarios y estímulos
económicos, antes de impuestos y descuentos
(percepción bruta), correspondientes al personal de
base, confianza y honorarios pagados en el mes que se
reporta, en los meses de diciembre y enero deberán
incluirse, respectivamente, la primera y segunda parte del
aguinaldo.
Anotar en la columna Turno 1, el número de trabajadores
que laboran hasta 6 horas y media diariamente en cada
área y en el renglón TOTAL, la correspondiente sumatoria
de la columna Turno 1.
de la columna turno 2.
Anotar en la columna TOTAL, para cada renglón la
sumatoria (Turno 1 + Turno 2) del número de
trabajadores que laboran en cada área y en el renglón
TOTAL, la sumatoria de la columna.
Anotar el importe mensual, de los conceptos y partidas
destinadas a cubrir las remuneraciones a que tiene el
personal de carácter permanente, sea de base o de
confianza y el personal transitorio. Así mismo, se incluyen
los pagos que por concepto de seguridad social le
corresponde cubrir al Instituto en los términos de las
disposiciones legales en vigor, así como los pagos por
otras prestaciones sociales y/o servicios distintos a los
anteriormente mencionados.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
628
23.
Capítulo 2000 (Materiales y
Suministros):
Anotar el importe mensual de los gastos ejercidos en la
adquisición de toda clase de materiales de administración,
alimentos y utensilios; materias primas y materiales
diversos; materiales de construcción; combustibles y en
general todo tipo de suministros o bienes muebles de
consumo que se encuentren considerados en el Catálogo
General de Bienes Muebles (CGBM), que la unidad de
venta emplea para su funcionamiento.
24.
Generales):
Anotar el importe mensual, del costo de todo tipo de
servicios, indispensables para el funcionamiento de la
unidad de venta, que se contraten a particulares o a
instituciones del propio sector público.
25.
Otros Gastos:
Anotar el importe mensual, de haber ejercido la unidad de
venta al un gasto no considerado en los capítulos 1000,
2000 y 3000.
26.
Costos de Bolsa:
Anotar el importe mensual, del costo de adquisición de
bolsas de empaque.
27.
Deprec. y Amort. (Depreciación y
Amortización):
Anotar el importe mensual, de la suma de los siguientes
conceptos:
• Depreciación calculada mensualmente por los bienes
de activo fijo, aplicando la tasa establecida conforme a
la disposición legal vigente sobre el valor total del
mismo.
• Amortización de los cargos diferidos.
28.
TOTAL:
Anotar la suma vertical de los gastos ejercidos.
29.
DESGLOSE DE VENTAS
TOTAL DE VTAS:
30.
Ventas en Efectivo:
Anotar el importe mensual de las ventas que se obtuvieron
al recibir de los clientes. efectivo.
31.
Tarjetas de Crédito:
al recibir de los clientes. Tarjeta de crédito.
32.
Cheques:
al recibir de los clientes. Cheques.
Anotar el importe que resulta al sumar las ventas de línea
financiera (punto 18 de este mismo instructivo).
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
629
33.
ISSSTEVALES
al recibir de los clientes. ISSSTEVALES.
34.
Vales de Despensa:
al recibir de los clientes otros vales diferentes a los
ISSSTEVALES.
35.
P.M.P
al hacer efectivo los derechohabientes sus Préstamos a
Mediano Plazo.
Nota:
EL TOTAL DE VTAS., deberá ser igual a la sumatoria de
Ventas en Efectivo + Tarjetas de Crédito + Cheques +
ISSSTEVALES + Vales de Despensa + P.M.P + Fonacot.
36.
FONACOT
Anotar el importe mensual de las venta que se obtuvieron
de los créditos Fonacot.
37
MODULO DE FARMACIA
m2:
38
Ventas:
Anotar el importe total mensual que resulta al sumar: línea
departamental 23 + línea departamental 30
39.
Clientes:
caja) por el módulo de farmacia, en el mes que se reporta
de acuerdo con los cortes de caja.
40.
Subrogación
D.C.B.:
41.
F.C.B.:
Anotar el importe mensual de la venta de medicamentos
de Fuera de Cuadro Básico, conforme a los vales de
subrogación.
42.
Medic. Genéricos Inter..
de genéricos intercambiables.
43.
DIMENSIONES DE LA UNIDAD
m2 Piso de Venta:
Anotar el total de metros cuadrados (m2) del módulo de
farmacia asignados dentro del piso de venta de la unidad.
Anotar el importe mensual delas ventas de medicamento
de Dentro de Cuadro Básico, conforme a los vales de
subrogación.
Anotar el total de metros cuadrados (m2) de piso de venta
de la unidad de venta. (sin considerar áreas de servicio,
bodega, oficinas y espacios utilizados en arrendamiento
en piso de venta).
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
630
44.
m2 Bodega:
Anotar el total de metros cuadrados (m2) de bodega . (sin
considerar áreas administrativas, de servicio y piso de
venta).
Nota: Estos datos son constantes, solo que la unidad
sufra una ampliación, remodelación y/o reubicación.
45.
Programa del 30% y 35% de
Descuento y 10% en Tarjetas de
Descuento
30%
Ventas:
46.
Clientes:
47.
35%
Ventas:
48.
Clientes:
49.
10%
Ventas:
50.
Clientes:
que se reporta de acuerdo con los cortes de caja y que se
les aplico el 10% de la Tarjeta de Descuento.
51.
Elaboró:
Anotar el nombre y firma del Gerente de la unidad de
venta y/o farmacia según corresponda.
Anotar el importe mensual de la venta que resulta de
restarle a la Venta de la línea departamental 23 la venta
con el 30% de descuento.
que se reporta de acuerdo con los cortes de caja, y que se
les aplico el 30% de descuento.
Anotar el importe mensual de la venta que se obtuvo
aplicando el 35% de descuento, recordando que este
descuento es a jubilados y pensionados en medicamentos
de patente.
aplicando el 10% de descuento de la Tarjeta de
Descuento, recordando que este descuento es a jubilados
y pensionados en medicamentos de patente.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
631
52.
Vo.Bo.:
Anotar el nombre y firma del Jefe de Servicios de
Operaciones o responsable de validación.
53.
Autorizó:
Anotar el nombre y firma del Gerente Regional
correspondiente, quien autoriza la información contenida
en el “Concentrado Mensual de Movimiento Diario de
Existencias a Precio de Venta” (PRO-03).
54.
INDICADORES BASICOS DE
PRODUCTIVIDAD FARMACIAS
Art. mayor merma**
55.
Art. Lento Desplazamiento*
56.
Art. Nulo Desplazamiento*
57.
Devol. A Proveedores*
Anexar listado de mercancías sujetas a devolución a
proveedores.
58.
Total Honorarios
Anotar el importe total de la percepción del personal de
honorarios.
59.
Total sueldos
Anotar el importe total de los sueldos del personal de base
y confianza.
60.
Total Hrs. Extras
Anotar el importe total del pago por Horas extras.
61.
Total prima dominical
Anotar el importe total del pago de prima dominical.
62..
Total:
Anotar el resultado de la suma de los puntos 58, 59 60 y
61.
63.
CAJAS REGISTRADORAS
Operando:
64.
No operando:
del mes que se reporta, se encuentren descompuestas, de
la Línea de Cajas.
65.
Total:
Anotar el número de cajas que resulta al sumar Operando
+ No Operando, este deberá coincidir con el número de
cajas que hay en la Línea de Cajas.
Anexar listado de artículos de mayor merma igual superior
al 1.5 %
del mes que se reporta, funcionen adecuadamente para
atender al cliente, en la Línea de Cajas.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
632
66.
OPERACIÓN
Nómina:
67.
Clientes:
que se reporta de acuerdo con los cortes de caja.
68.
Cajas Promedio:
Anotar el número promedio mensual de cajas
registradoras, utilizadas en la operación de la unidad de
venta.
69.
PLANTILLA
Plantilla (física) (por área y turno):
70.
71.
GASTOS
Personales):
Capítulo 2000 (Materiales y
Suministros):
Anotar el monto de todos los sueldos, salarios y estímulos
económicos, antes de impuestos y descuentos
(percepción bruta), correspondientes al personal de
base, confianza y honorarios pagados en el mes que se
reporta, en los meses de diciembre y enero deberán
incluirse, respectivamente, la primera y segunda parte del
aguinaldo.
de la columna Turno 1.
de la columna turno 2.
Anotar en la columna TOTAL, para cada renglón la
sumatoria (Turno 1 + Turno 2) del número de
trabajadores que laboran en cada área y en el renglón
TOTAL, la sumatoria de la columna.
Anotar el importe mensual, de los conceptos y partidas
destinadas a cubrir las remuneraciones a que tiene el
personal de carácter permanente, sea de base o de
confianza y el personal transitorio. Así mismo, se incluyen
los pagos que por concepto de seguridad social le
corresponde cubrir al Instituto en los términos de las
disposiciones legales en vigor, así como los pagos por
otras prestaciones sociales y/o servicios distintos a los
anteriormente mencionados.
Anotar el importe mensual de los gastos ejercidos en la
adquisición de toda clase de materiales de administración,
alimentos y utensilios; materias primas y materiales
diversos; materiales de construcción; combustibles y en
general todo tipo de suministros o bienes muebles de
consumo que se encuentren considerados en el Catálogo.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
633
General de Bienes Muebles (CGBM), que la unidad de
venta emplea para su funcionamiento.
72.
Generales):
Anotar el importe mensual, del costo de todo tipo de
servicios, indispensables para el funcionamiento de la
unidad de venta, que se contraten a particulares o a
instituciones del propio sector público.
73.
Otros Gastos:
Anotar el importe mensual, de haber ejercido la unidad de
venta al un gasto no considerado en los capítulos 1000,
2000 y 3000.
74.
Costos de Bolsa:
Anotar el importe mensual, del costo de adquisición de
bolsas de empaque.
75.
Deprec. y Amort. (Depreciación y
Amortización):
Anotar el importe mensual, de la suma de los siguientes
conceptos:
• Depreciación calculada mensualmente por los bienes
de activo fijo, aplicando la tasa establecida conforme a
la disposición legal vigente sobre el valor total del
mismo. (Amortización de los cargos diferidos).
76.
TOTAL:
Anotar la suma vertical de los gastos ejercidos.
77.
DESGLOSE DE VENTAS
TOTAL DE VTAS:
78.
Ventas en Efectivo:
al recibir de los clientes. efectivo.
79.
Tarjetas de Crédito:
al recibir de los clientes. Tarjeta de crédito.
80.
Cheques:
al recibir de los clientes. Cheques.
81.
ISSSTEVALES
al recibir de los clientes. ISSSTEVALES.
82.
Vales de Despensa:
al recibir de los clientes otros vales diferentes a los
ISSSTEVALES.
Anotar el importe que resulta al sumar las ventas de línea
financiera (punto 18 de este mismo instructivo).
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
634
83.
Medicamentos (Negativas):
Anotar el importe mensual que se genera al surtir a las
unidades médicas, conforme a la negativa de surtimiento
que reciben.
84.
Med. Subrogados D.C.B.:
Anotar el importe mensual de las ventas de medicamento
de Dentro de Cuadro Básico, conforme a los vales de
subrogación.
85.
Med. Subrogados F.C.B.:
de Fuera de Cuadro Básico, conforme a los vales de
subrogación.
Nota:
El TOTAL DE VTAS., deberá ser igual a la sumatoria de
Ventas en Efectivo + Tarjetas de Crédito + Cheques +
ISSSTEVALES + Vales de Despensa + Surt. Pedidos
Complement. + Medic. Subrogados D.C.B. + Medic.
Subrogados F.C.B.
86.
Medic. Genéricos Inter..
de genéricos intercambiables.
87.
DIMENSIONES DE LA UNIDAD
m2 Piso de Venta:
88.
m2 Bodega:
89.
Programa del 30% y 35% de
Descuento
30%
Ventas:
90.
Clientes:
Anotar el total de metros cuadrados (m2) de piso de venta
de la unidad de venta. (sin considerar áreas de servicio,
bodega, oficinas y espacios utilizados en arrendamiento
en piso de venta).
Anotar el total de metros cuadrados (m2) de bodega . (sin
considerar áreas administrativas, de servicio y piso de
venta).
Nota: Estos datos son constantes, solo que la unidad
sufra una ampliación, remodelación y/o reubicación.
Anotar el importe mensual de la venta que resulta de
restarle a la Venta de la línea financiera I, la venta con el
30% de descuento.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
No.
PÁGINA
AÑO
635
91.
35%
Ventas:
92.
Clientes:
93.
10%
Ventas:
94.
Clientes:
que se reporta de acuerdo con los cortes de caja y que se
les aplico el 10% de la Tarjeta de Descuento.
95.
Elaboró:
96.
Vo.Bo.:
97.
Autorizó:
Existencias a Precio de Venta” (PRO-03)
98.
CONCENTRADO MENSUAL
Inventario Inicial
99.
100.
aplicando el 35% de descuento, recordando que este
descuento es a jubilados y pensionados en medicamentos
de patente.
aplicando el 10% de descuento de la Tarjeta de
Descuento, recordando que este descuento es a jubilados
y pensionados en medicamentos de patente.
Anotar el importe mensual del inventario inicial de cada
una de las Línea Financieras.
Anotar el importe mensual de cada uno de los conceptos
especificados en cada una de las Línea Financieras.
Subtotal 1
Anotar el resultado de la suma de los diferentes conceptos
en cada una de las Líneas Financieras.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
UNIDADES DE VENTA
101.
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
No.
PÁGINA
AÑO
636
Anotar el importe de los conceptos especificados por cada
una de las Líneas Financieras.
102.
Subtotal 2
en cada una de las Líneas Financieras
103.
MERCANCÍA DISPONIBLE
Anotar el resultado de realizar la suma del inventario inicial
(98) más el Subtotal 1 (100) menos el Subtotal (101) por
cada línea Financiera.
104.
105.
Subtotal 3
106.
107.
Subtotal 4
108.
Inventario Final
Anotar el resultado de restarle a los importes de la
mercancía disponible (102) los Subtotales 3 (104) y el
Subtotal 4 (106) de cada una de las líneas Financieras.
109.
Vtas. Del Período de inventario
Anotar el importe mensual de las ventas del periodo del
inventario que se reporta.
110.
Elaboró:
111
Vo.Bo.:
112.
Autorizó:
Existencias a Precio de Venta” (PRO-03)
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
637 DE 716
PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE TEMPORAL O SUSPENSIÓN DE
ACTIVIDADES EN LA UNIDAD DE VENTA
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.1
OBJETIVO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
638
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
639
OBJETIVO
Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para el correcto cierre temporal o
suspensión de actividades en las Unidades de Venta del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.2
MES
No.
PÁGINA
AÑO
640
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
641
1. Cuando ocurra una situación de riesgo que implique la posibilidad de una emergencia, siniestro
o desastre, se deberán aplicar las siguientes medidas de seguridad según proceda:
•
•
•
El aislamiento temporal, parcial o total del personal de la Unidad de Venta.
La suspensión de trabajos, actividades y servicios del personal, y
La evacuación de inmuebles.
2. Se procederá a cerrar temporalmente o suspender las actividades en Unidades de Venta por las
siguientes causas: eventualidades (robo, interrupción de energía eléctrica, actos de vandalismo,
actos políticos o cívicos, por inventario físico de mercancías y amenaza de bomba) y siniestros
(sismos, incendios e inundaciones).
3. Corresponde al Gerente de la Unidad de Venta, decidir el cierre temporal o la suspensión de
labores de la unidad, por las causas eventuales antes señaladas e informar de inmediato al
Gerente Regional sobre el tiempo que permanecerá cerrada la unidad.
4. El Gerente Regional será el responsable de determinar el tiempo que permanezca cerrada la
Unidad de Venta, con base en el dictamen de la Aseguradora y los informes emitidos por las
áreas correspondientes, considerando las causas que originaron el siniestro.
5. En los casos en que la Unidad de Venta sea cerrada por causa de siniestro, el Gerente
Regional deberá realizar la evaluación, así como los trámites correspondientes para la
reubicación o remodelación de la unidad en cuestión (ver Procedimiento para la evaluación de
propuestas de apertura, ampliación, remodelación o reubicación de Unidades de Venta del
Sistema Integral de Tiendas y Farmacias).
6. En los casos de robo de mercancía, dinero y/o valores, así como inundaciones e incendio en el
que resulte afectado el patrimonio del Instituto, deberá cumplirse con las cláusulas establecidas
en la Póliza de Seguros contratada y los lineamientos suscritos al respecto.
7. El Gerente de la Unidad de Venta solicitará al área de Protección Civil para asesoría con
respecto a las medidas de seguridad que deberán tomarse, durante y después de una
eventualidad o siniestro (programas de simulacro, áreas de seguridad, etc.).
8. El Gerente de la Unidad de Venta será quien requisite el formato de Cierre o suspensión de
actividades en Unidades de Venta, afectadas, así como dar su visto bueno.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
642
9. En los casos en que la Unidad de Venta permanezca cerrada por más de un día, el personal
que labora en la Unidad de Venta quedará a disposición del área de recursos humanos de la
Gerencia Regional correspondiente.
10. En el caso de algún siniestro, el Gerente de la Unidad de Venta informará de inmediato al
Gerente Regional, así como a la Aseguradora, quien se encargará de evaluar los daños
sufridos, a través de un ajustador de seguros, emitiendo un dictamen en el cual establece o
recomienda el tiempo estimado que deberá permanecer cerrada la Unidad de Venta
11. En los casos de siniestros, el Gerente de la unidad afectada será quien informe al Gerente
Regional, al Órgano Interno de Control a la Unidad de Asuntos Jurídicos y a las Subdirecciones
del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias, para su trámite correspondiente.
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.3
DESCRIPCIÓN
MES
No.
PÁGINA
AÑO
643
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
No.
UNIDAD
644
1
GERENTE DE LA UNIDAD DE
VENTA
Elabora en original y cuatro (4) copias, el formato de
Cierre temporal o suspensión de actividades en
Unidades de Venta y distribuye de la siguiente
manera:
Original del formato de Cierre, debidamente
requisitado al Gerente Regional para su trámite
correspondiente.
1ª copia a la Unidad de Auditoria Interna.
2ª copia a la Unidad de Asuntos Jurídicos.
3ª copia a las Subdirecciones del Sistema Integral de
Tiendas y Farmacias, (se reproducirá en fotocopias)
4ª para su archivo.
2
3
GERENTE REGIONAL
UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA
4
5
UNIDAD DE ASUNTOS
JURIDICOS
Recibe 1ª copia del formato de Cierre, realiza trámites
correspondientes a su área.
Elabora original y copia del Informe de actividades,
envía original a la Gerencia Regional, archiva copia del
informe y del formato.
Recibe 2ª copia del formato de Cierre, realiza trámites
correspondientes a su área.
Elabora original y copia del Informe de actividades,
envía el original a la Gerencia Regional
correspondiente y archiva copia del informe y del
formato.
6
7
Recibe original del formato de Cierre, realiza
valoración del estado físico en que se encuentra la
Unidad de Venta y espera comentarios de las áreas
involucradas, archiva temporalmente.
SUBDIRECTOR DE
ADMINISTRACIÓN
Recibe 3ª copia fotostática del formato de Cierre, e
informa en su caso al Departamento de Control y
Procesos de Personal, para que solicite se realicen los
trámites de cambio de adscripción del personal que se
encuentra en la Unidad de Venta afectada, cuando
ocurra el cierre temporal de actividades y esto implique
la remodelación o reubicación de la unidad.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
8
9
AÑO
645
Elabora original y copia del Informe de cambio de
adscripción, cuando así proceda, envía original a la
Gerencia Regional correspondiente y archiva copia del
informe y del formato.
SUBDIRECTOR DE ABASTO
10
11
MES
No.
PÁGINA
Recibe 3ª copia fotostática del Formato de Cierre y
realiza trámites concernientes a la suspensión de
surtimiento de mercancías, cuando ocurra el cierre
temporal de actividades y esto implique la
remodelación o reubicación de la unidad afectada.
Elabora original y copia del Informe de suspensión de
surtimiento de mercancías, envía original a la Gerencia
Regional correspondiente, archiva copia del informe y
del formato.
SUBDIRECTOR DE CONTROL
Y SUPERVISIÓN
Recibe 3ª copia fotostática del formato de Cierre, y da
seguimiento a los trámites de remodelación o
reubicación, cuando la Unidad de Venta sufra
deterioros ocasionados por un siniestro y esto obligue
a cerrar temporalmente la unidad en cuestión.
12
Elabora original y copia del Informe de remodelación o
reubicación, envía original a la Gerencia Regional
correspondiente, archiva copia del informe y del
formato.
13
Recibe 3ª copia fotostática del formato de Cierre y
realiza trámites de reclamo de seguros y fianzas
respectivos a la Unidad de Venta dañada por un
siniestro y/o robo.
14
15
SUBDIRECTOR DE FINANZAS
Elabora original y copia del Informe de recuperación
de seguros y fianzas, envía original a la Gerencia
Regional correspondiente, archiva copia del informe y
del formato.
Recibe informes de las áreas involucradas, determina
el tiempo que permanecerá cerrada la Unidad de
Venta afectada y archiva documentos.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
16
GERENTE REGIONAL
17
18
646
Elabora dictamen en original y copia para informar al
Gerente de la Unidad de Venta, el tiempo que deberá
permanecer cerrada.
Envía el original del dictamen al Gerente de la Unidad
de Venta afectada para que la mantenga cerrada y
archiva copia.
GERENTE DE LA UNIDAD DE
VENTA
Recibe el original del dictamen correspondiente,
verifica el tiempo que permanecerá cerrada la Unidad
de Venta y archiva el dictamen.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.4
DIAGRAMA DE FLUJO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
647
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
648
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
649
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
650
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
651
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
1.5
No.
PÁGINA
AÑO
652
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
653
CIERRE TEMPORAL O SUSPENSIÓN DE ACTIVIDADES DE UNIDADES DE VENTA
CT-1
(1)
(2)
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VENTA
FECHA
DOMICILIO
GERENCIA REGIONAL:
(3)
1. CAUSAS QUE ORIGINAN LA SUSPENSION DE ACTIVIDADES:
ROBO CON VIOLENCIA
ACTOS POLITICOS O CÍVICOS
1.1. ROBO
1.1.1 A LA UNIDAD DE VENTA:
(5)
INTERRUPCION DE ENERGIA ELECTRICA
INVENTARIO FISICO
1.1.2 PERMISOS DE USO DE ESPACIOS DISPONIBLES
ACTOS DE VANDALISMO
MERCANCIA:
EFECTIVO:
MERCANCIA:
EFECTIVO:
1.2 INTERRUPCION DE ENERGIA ELECTRICA
1.2.1 DENTRO DE LA UNIDAD DE VENTA
AMENAZA DE BOMBA
1.2.2 FUERA DE LA UNIDAD DE VENTA
2. CAUSAS QUE ORIGINAN CIERRE TEMPORAL DE LA UNIDAD DE VENTA:
SISMO
(4)
INUNDACIONES
2.1 EVALUACION DE LAS CONDICIONES FISICAS DEL INMUEBLE
BUENA
(6)
INCENDIO
(7)
REGULAR
MALA
PISOS
MUROS
TECHOS
2.2 MERCANCIA DAÑADA
AL 100%
(8)
AL 50%
AL 25 %
3. TIEMPO ESTIMADO DEL CIERRE
HORAS
(9)
DIAS
2
VoBo.
NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTE DE LA
U.V.
NINGUNA
( 10 )
4
6
8
10
12
14
28
36
MAS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
NOMBRE
DE
LA
UNIDAD
No.
PÁGINA
AÑO
654
DEBE ANOTARSE
1
NOMBRE
VENTA
DE
2
FECHA
Anotar el día, mes y año en que ocurre el siniestro.
3
DOMICILIO
Anotar el número, colonia, código postal, estado, donde se
ubica la unidad de venta afectada.
4
GERENCIA REGIONAL
Anotar el nombre de la Gerencia Regional a la que
corresponde la unidad.
5
CAUSAS QUE ORIGINAN LA
SUSPENSION DE ACTIVIDADES
Palomear en el (los) recuadro (s) que corresponda (n) la
causa que originó la suspensión de actividades en la
unidad de venta.
6
CAUSAS QUE ORIGINAN CIERRE
TEMPORAL DE LA UNIDAD DE
VENTA
Palomear en el recuadro que corresponda, la causa que
originó el cierre temporal en la unidad de venta
7
DE LAS CONDICIONES FISICAS
DEL INMUEBLE
Palomear en el recuadro que corresponda, las condiciones
en las que se encuentra la estructura de la unidad de venta
en cuanto a piso, muros y techos
8
MERCANCIA DAÑADA
Palomear en el recuadro que corresponda, el porcentaje en
que se encuentra dañada la mercancía cuando ocurra un
siniestro.
9
TIEMPO ESTIMADO
Palomear en el recuadro que corresponda, el tiempo que
se estime deberá permanecer cerrada la unidad de venta.
10
NOMBRE Y FIRMA
Anotar el nombre completo y recabar la firma del Gerente
de la unidad de venta, afectada.
Anotar el nombre de la unidad de venta afectada.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
655 DE 716
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MEDICAMENTOS GRUPO II Y
III PSICOTROPICOS Y ESTUPEFACIENTES EN FARMACIAS DEL
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MEDICAMENTOS GRUPO II Y III
PSICOTRÓPICOS Y ESTUPEFACIENTES EN FARMACIAS DEL SISTEMA
INTEGRAL DE TIENDAS Y FARMACIAS
1.1
OBJETIVO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
656
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
657
OBJETIVO
Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para la correcta venta y acomodo
de medicamentos psicotrópicos y estupefacientes grupo II y III.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.2
MES
No.
PÁGINA
AÑO
658
ISSSTE
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PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
659
1.
Será responsabilidad del Gerente, supervisar que el cliente presente la receta médica para la
venta de medicamentos psicotrópicos y estupefacientes (Grupo II y III).
2.
El encargado de psicotrópicos y estupefacientes clasificará los medicamentos de acuerdo al
Grupo que pertenezcan para acomodarlos, según el procedimiento de Primeras entradas
Primeras salidas (PEPS).
3.
Para la venta de medicamentos del Grupo II de medicamentos controlados el gerente deberá
supervisar la vigencia de la receta médica, cuya fecha de expedición no podrá ser mayor a 30
días anteriores a la fecha en que se surte, además se deberá recoger la receta para evitar que la
vuelvan a surtir
4.
Para la venta de medicamentos del Grupo III Estupefacientes, el cliente deberá presentar la
receta médica, el cual se podrá surtir hasta en 3 ocasiones con la misma receta, sellándola en la
1ª y 2ª ocasión, a la 3ª se tendrá que recoger la receta (esto deberá ocurrir dentro de los 6
meses posteriores a la fecha de expedición de la receta).
5.
Será la responsabilidad del químico que la compra y la venta de los medicamentos del Grupo II y
III (psicotrópicos y estupefacientes) se registren en el “Libro de Control”, de acuerdo con las
normas establecidas por la Secretaría de Salud.
DEL ACOMODO
6.
El encargado de psicotrópicos y estupefacientes clasificará los medicamentos de acuerdo al
Grupo que pertenezcan para acomodarlos, según el procedimiento de Primeras entradas
Primeras salidas (PEPS), bajo llave para su custodia y control.
7.
El acomodo de la mercancía en anaqueles se efectuará en orden alfabético por producto,
empezando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
8.
La mercancía que por sus características requiera determinada temperatura, deberá permanecer
en refrigeración.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
660
9.
Se deberá contar con un lugar específico y seguro para los medicamentos y artículos de alto
costo.
10.
La farmacia deberá contar con un área destinada a los medicamentos pertenecientes al Grupo I,
II y III (estupefacientes y psicotrópicos), siendo responsable de su manejo el Químico
Farmacobiólogo o, en su caso el Gerente de la Farmacia.
11.
Para Levantamiento de pedidos, el Gerente de la Farmacia determinará las cantidades de
mercancía a solicitar, con base en la rotación, desplazamiento, temporada e historial de los
productos, así como del análisis de control de existencias.
12.
Los controles mínimos y máximos en función de la rotación, desplazamiento y temporalidad le
corresponderá al Gerente evaluar los requerimientos de medicamentos y otros artículos que
permitan establecer la programación de pedidos a proveedores a efecto de evitar desbasto o
sobreinventario.
13.
El Gerente supervisa que el Auxiliar de Farmacia, registre en una libreta de control, los
medicamentos próximos a caducar, con la finalidad de retirarlos con dos meses de anticipación,
para proceder a su devolución al correspondiente proveedor (ver Procedimiento para la
devolución de mercancía a proveedores).
ISSSTE
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.3
DESCRIPCIÓN
MES
No.
PÁGINA
AÑO
661
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FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
No.
UNIDAD
662
1
CLIENTE
Llega a solicitar al despachador el medicamento con
receta médica la cual deberá tener el nombre, firma del
Médico, Cédula Profesional y Padecimiento.
2
DESPACHADOR
Recibe y revisa la receta y la Despachadora canaliza al
cliente con el encargado de Medicamentos Controlados
(Químico Responsable).
3
ENCARGADO DE
MEDICAMENTOS
CONTROLADOS
Verifica que los datos estén correctos (nombre y firma
del Médico, Cédula Profesional, Padecimientos y fecha
de expedición de la receta).
¿Esta bien?
No. Se le informa al cliente para que acuda con el
Médico para que corrija la receta y regrese.
3.1
Si. Se verifica existencias
3.2
¿Hay existencias?
3.2.1
No. Se canaliza a otra unidad y se anota en la hoja de
faltantes, la cual se entrega a Gerencia, para que se
levante el pedido correspondiente (Procedimiento
levantamiento de pedido)
3.2.2
Si. Se tiene y si es del Grupo II ó III se recoge la receta o
en su caso se sella se surte y se registran los datos en el
libro de Salubridad, se archivan las recetas para
Salubridad, y se elabora la Nota de Remisión. (Fecha en
que se surtió, datos del Médico de acuerdo al grupo que
corresponda y cantidad de medicamento) para que el
cliente pase a pagar a caja y entrega copia a entrega de
mercancía.
4
CAJERO COBRA EL IMPORTE
Recibe del cliente la nota de remisión y cobra el importe
registrando la compra por línea financiera, cantidad y
precio del medicamento, devuelve al cliente el original de
la nota de remisión sellada, junto con el ticket para
recoger la mercancía en Entrega de mercancía y
entrega.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
5
6
CLIENTE
DESPACHADOR DE ENTREGA
DE MERCANCIA
663
Recibe original de la Remisión y ticket sellados y los
entrega al Despachador en Entrega de mercancía.
Coteja la cantidad de medicamentos en la Nota de
remisión con la copia de la misma y los coloca en una
bolsa.
7
Entrega al consumidor el original de la Nota de remisión
el ticket de compra y la bolsa con los medicamentos.
8
Al finalizar operaciones entrega al área de contabilidad de
farmacia las copias de las remisiones para su registro y
aplicación contable.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.4
DIAGRAMA DE FLUJO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
664
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
665
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
666
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
667
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
1.5
No.
PÁGINA
AÑO
668
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
AÑO
669
692 DE 739
NOTA DE REMISION
3
1
2
REMISION No.
PEDIDO No.
Día
Mes
5
DOMICILIO
6
CIUDAD O ESTADO
Cantidad
7
TEL.
CONCEPTO
Precio
10
9
8
Importe
11
12
CONDICIONES
Sub Total
13
14
15
Formuló
Año
4
CLIENTE
TOTAL
Conducto
16
No.
PÁGINA
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
670
No.
NOMBRE
DEBE ANOTARSE
1
REMISIÓN
Anotar el número de remisión correspondiente.
2
PEDIDO
Anotar el No. del pedido
3
FECHA
Anotar el día, mes y año, en que se elaboró la nota.
4
CLIENTE
Anotar el nombre de completo del cliente
5
DOMICILIO.
Anotar calle, número y colonia del cliente
6
CIUDAD O ESTADO
Anotar la entidad o localidad del cliente.
7
TELEFONO
Anotar el número telefónico del cliente.
8
CANTIDAD
Anotar con número la cantidad de productos adquiridos.
9
CONCEPTO
Anotar la descripción del producto adquirido.
10
PRECIO
Anotar con número el precio del producto adquirido.
11
IMPORTE
Anotar el importe del producto adquirido.
12
CONDICIONES.
Anotar las condiciones de pago.
13
SUBTOTAL
Anotar el subtotal del importe.
14
TOTAL
Anotar el total del importe del producto adquirido.
15
FORMULÓ
Anotar el nombre completo de quien formulo la factura
16
CONDUCTO
Forma de entrega
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
671
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MEDICAMENTOS A
JUBILADOS Y PENSIONADOS EN FARMACIAS DEL SISTEMA
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MEDICAMENTOS A JUBILADOS Y PENSIONADOS
EN FARMACIAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE TIENDAS Y FARMACIAS
1.1
OBJETIVO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
672
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
673
OBJETIVO
Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para la correcta venta de
medicamentos a pensionados y jubilados del ISSSTE.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.2
MES
No.
PÁGINA
AÑO
674
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
675
1.
Para la compra de medicamentos por Pensionados y Jubilados, este último deberá mostrar su
credencial con foto y firma vigentes.
2.
El Despachador de Farmacia deberá cotejar que la identificación que presenta el Pensionado este
vigente (con todos sus datos personales)
3.
El Despachador de Farmacia le corresponderá elaborar la Nota de remisión, aplicando los
descuentos aprobados (5% como prestación del ISSSTE) en el formato de descuentos a jubilados,
la que enviará a la caja para su registro y entrega de la mercancía.
4.
El Cajero entregará al Pensionado o Jubilado la copia del formato de descuento a Pensionados o
Jubilados del ISSSTE.
5.
El Jefe de Contabilidad al finalizar el día deberá realizar la correspondiente póliza contable de los
formatos de descuentos autorizados para Pensionados y Jubilados del ISSSTE.
* Formato e Instructivo de Llenado de Nota de Remisión en Procedimiento para la Venta de Medicamentos Grupo
II y III Psicotrópicos y Estupefacientes en Farmacias del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.3
DESCRIPCIÓN
MES
No.
PÁGINA
AÑO
676
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
No.
UNIDAD
677
1
PENSIONADO O JUBILADO
Pensionado o Jubilado llega a solicitar medicamento con
la receta médica o compra directa de medicamentos con
su credencial vigente.
2
DESPACHADOR DE
FARMACIA
Verifica que la credencial contenga nombre, foto, firma y
este vigente.
¿Cumple con los requisitos?
2.1
No. No se aplica el descuento adicional y devuelve
credencial,
(continua
Procedimiento
Venta
de
Medicamentos, Grupo II Y III o Venta de mercancías en
Unidades de Venta)
2.2
Si. Despachador, verifica existencias de medicamentos y
devuelve credencial.
¿Hay existencias?
2.2.1
No. Se devuelve receta y se canaliza al pensionado a
otra Unidad de Venta y anota en la hoja de faltantes
(hojas sueltas) los datos del medicamento para que se
levante el correspondiente pedido.
2.2.2
Si. Despachador, surte el medicamento elabora Nota de
Remisión y lo canaliza a contabilidad.
3
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
Elabora formato de descuento a Jubilado o Pensionado
aplicando el 30% de descuento y un 5% adicional como
prestación a pensionados y jubilados del ISSSTE, en
original y copia entregando copia al despachador para
que esta su vez lo entregue al cliente y conserva original
para su aplicación contable.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
678
4
Recibe y envía al cliente a pagar a la caja junto con la
Nota de Remisión en original y la copia del formato y le
devuelve identificación a Pensionado.
5
Deja mercancía en entrega de mercancía.
6
CAJERO
Cobra importe de la Nota de Remisión y la entrega al
cliente junto con ticket de compra sellados.
7
Acude al área de entrega de mercancía y muestra la
remisión y el ticket de compra para recoger la mercancía
que se surtió y conserva la copia del formato de
descuento a pensionados y jubilados.
8
RESPONSABLE DEL AREA DE
ENTREGA DE MERCANCIA
Archiva copias de las remisiones recibidas y las entrega
a contabilidad para su aplicación contable al finalizar
operaciones.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
1.4 DIAGRAMA DE FLUJO
MES
No.
PÁGINA
AÑO
679
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
680
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
681
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
682
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
1.5
No.
PÁGINA
AÑO
683
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
684
707 DE739
CONTROL DEL 35%DEDESCUENTOAPARTIRDEL PRECIOMAXIMOALPUBLICO
ENMEDICAMENTOSDEPATENTEPARAJUBILADOSYPENSIONADOSDEL ISSSTE
1
4
3
REGIONAL
2
UNIDADNo.
FECHA
NOMBREDEL JUBILADOO
PENSIONADO
5
6
NUMERODEPENSIONISTA
CANTIDAD
No. 10705
FOLIO
DESCRIPCION
DELAMERCANCIA
8
P. DEVTA.
ISSSTE
P. DEVTA.
MÁX. PÚBL.
10
9
SUBTOTAL
ISSSTE
11
P. DEVTA.
CON-35%
12
SUBTOTAL
-35%
DIFERENCIA
13
14
16
6
17
7
15
NOTA: ESTIMADOJUBILADO OPENSIONISTA, SOLO
FIRMEESTEDOCUMENTOSI ELTOTAL COINCIDECONEL
IMPORTEDESUSCOMPRAS
18
TOTAL
19
20
ELABORO
PENSIONADOOJUBILADO
AUTORIZO
NOMBREYFIRMA
NOMBREYFIRMA
NOMBREYFIRMA
GERENTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
INSTRUCTIVO DEL FORMATO:
No.
CONTROL DE DESCUENTOS PARA
JUBILADOS Y PENSIONADOS
NOMBRE
685
CLAVE:
DEBE ANOTARSE
1
REGIONAL
Anotar el número de la unidad de venta.
2
UNIDAD No
Anotar el numero de la unidad de venta.
3
FECHA
Anotar día, mes y año de elaboración del formato.
4
FOLIO
5
NOMBRE DEL
PENSIONADO
6
NUMERO DE PENSIONISTA
Anotar el número que tiene asignado.
7
CANTIDAD
Anotar el número de medicamentos vendidos.
8
DESCRIPCIÓN
MERCANCÍA
9
PUNTO DE VENTA MAXIMA AL
PUBLICO
Anotar con número el precio de venta del medicamento.
10
PUNTO DE VENTA ISSSTE
Anotar con número el precio de venta que tiene el
ISSSTE.
11
SUBTOTAL ISSSTE
Anotar el subtotal del medicamento.
12
PUNTO DE VENTA CON 35%
Anotar el precio de venta con el descuento hecho al
medicamento.
13
SUBTOTAL 35%
Anotar el subtotal del medicamento con el descuento
correspondiente.
14
DIFERENCIA
Anotar la diferencia en el subtotal del medicamento.
15
TOTAL DE PUNTO DE VENTA
CON 35%
Anotar el total de punto de venta del precio de venta con
el descuento aplicado al medicamento.
16
TOTAL DEL SUBTOTAL DE 35%
Anotar el total del subtotal del precio de venta con el
descuento aplicado al medicamento.
17
TOTAL DE DIFERENCIA
Anotar el total de diferencias del precio de venta con el
descuento aplicado al medicamento.
JUBILADO
DE
O
LA
Anotar el nombre completo del jubilado o pensionado.
Anotar las especificaciones del medicamento.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
686
18
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN
ELABORÓ
Anotar nombre y firma de quien elaboro el formato.
19
NOMBRE
Y
FIRMA
DEL
Anotar nombre y firma del pensionado o jubilado.
20
NOMBRE Y FIRMA DEL QUIEN
AUTORIZO
Anotar nombre y firma de quien autorizo la venta.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
687DE 716
PROCEDIMIENTO PARA LAS SALIDAS DE MERCANCÍAS DE
ALMACÉN A PISO DE VENTA
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
PROCEDIMIENTO PARA LAS SALIDAS DE MERCANCÍAS DE ALMACÉN
A PISO DE VENTA
1.1
OBJETIVO
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
688
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
689
OBJETIVO
Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para llevar a cabo el correcto
registro de la salida de mercancías al piso de venta en Unidades de Venta.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
1.2
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
690
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
691
1
Será responsabilidad del gerente de la unidad de venta, realizar el trámite de productos de
despensa a organismos del sector público y privado ya sea mediante la venta o donación, con
autorización expresa del gerente regional.
2
El responsable de Almacén y Recibo será quien llevará un Kardex para el control de la mercancía
de alto valor.
3
El responsable de Operaciones estará facultado para establecer los controles rutinarios y por
muestreo necesarios en la salida de mercancías a través de las unidades receptoras de productos
de venta.
4
Al responsable de Almacén corresponderá establecer los controles rutinarios y por muestreo
necesarios en la salida de mercancías de las unidades receptoras de productos de venta.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
1.3
DESCRIPCIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
692
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
No.
NOMBRE
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
693
DEBE ANOTARSE
1
DESPACHADOR O QUÍMICO
RESPONSABLE
Elabora Hoja de Control de Salidas de Almacén a Piso de
Venta (original y 2 copias) cuando se requiera resurtido a
piso de venta y la turna al Encargado de Recibo y Marcaje.
2
RESPONSABLE DE RECIBO
Recibe del Despachador o Químico responsable la hoja de
Salida de Mercancías a piso de venta procede a la entrega
de mercancía.
Verifica existencias y fecha de recepción de la mercancía
en el Almacén, respetando la política de Primeras
Entradas Primeras Salidas
3
¿Hay existencias?
3.1
No. Informa al Gerente para que elabore pedido
(Procedimiento de Levantamiento de Pedidos)
3.2
Si. Verifica que la mercancía tenga precio, vigencia y
presentación correcta.
4
Captura en el Sistema de Información Comercial la salida
de la mercancía, palomea hoja de Salida de Mercancías a
Piso de Venta, rubrica y turna a Gerente.
5
GERENTE
Revisa hoja de Salida de Mercancía a Piso de Venta y
ordena al encargado de Almacén identifique y separe la
mercancía que saldrá.
6
RESPONSABLE DE ALMACEN
Localiza la mercancía, la separa, revisa que contenga
precio e informa al Gerente cuando esté lista, rubricando
de autorización la hoja de Salida de Mercancías a piso de
venta.
7
Comunica al Despachador o Químico Responsable
respectivo, que ya está preparado su pedido para que lo
saque de almacén.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
8
DESPACHADOR O QUÍMICO
RESPONSABLE
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
694
Coteja precio y producto contra hoja de Control de Salida
de Mercancías a Piso de Venta.
¿Se presentan diferencias?
8.1
Si. Aclara con el Encargado de Almacén o en su caso con
el Gerente, para corregir.
8.2
No. Rubrica original y copia de la hoja de Control de
Salida de Mercancía y la entrega al Encargado de
Almacén para su archivo y control, conservando la copia
para su archivo.
9
Traslada mercancía a Piso de Venta, para colocarla en
exhibidor, estantes, vitrinas o anaqueles conforme a la
política de rotación de inventarios (PEPS) Primeras
Entradas, Primeras Salidas (Bajo llave)
10
Concluido el acomodo, conserva la copia hasta la
realización del siguiente inventario físico y posteriormente
la destruye
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
1.4
DIAGRAMA DE FLUJO
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
695
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
696
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
697
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
698
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
699
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
DÍA
MES
1.5 ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)
No.
PÁGINA
AÑO
700
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ISSSTE
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
701
724 DE 739
AREA METROPOLITANA
UNIDAD DE VENTA No. _____________
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
ISSSTE
SALIDAS DE ALMACEN A PISO DE VENTA
2
1
FECHA__________________________________
4
3
LINEA
CANTIDAD
AUTORIZO
SUBGERENTE
8
No. ________________________
5
UNIDAD
7
6
DESCRIPCION DE LA MERCANCIA
VERIFICO
9
AUXILIAR DE ALMACEN
PRECIO
RECIBIO
10
AUXILIAR DE PISO DE VENTA
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
A PISO DE VENTA
INSTRUCTIVO DEL FORMATO:
No.
NOMBRE
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
702
SALIDAS DE ALMACEN A PISO DE VENTA CLAVE:
CT-1
DEBE ANOTARSE
1
FECHA
Anotar el día, mes y año en que se elaboró la salida de
almacén.
2
No.
Anotar el número consecutivo de acuerdo a la unidad de
venta..
3
LINEA
Anotar la línea a la que corresponde el producto.
4
CANTIDAD
Anotar la cantidad de mercancía .
5
UNIDAD
Anotar el número de mercancía de acuerdo a la unidad
de uso.
6
DESCRIPCIÓN DE LA
MERCANCÌA
Anotar el o los nombres de los artículos.
7
PRECIO
Anotar la cantidad en costo de la mercancía.
8
SUBGERENTE ALMACEN Y
RECIBO
Anotar el nombre y firma de la persona que realizo la
autorización de salida de almacén.
9
AUXILIAR DE ALMACEN
Anotar el nombre y firma de la persona que verifico la
salida de almacén.
10
AUXILIAR DE PISO
Anotar el nombre y firma de la persona responsable del
recibo de mercancía.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
703
ANEXOS GENERALES
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
UNIDADES DE VENTA
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
704
INSTALACION Y FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE FARMACIA
DE LA INSTALACIÓN
La instalación del módulo de farmacia en tienda deberá hacerse a un costado del área de perfumería,
con respaldo a la pared o en su caso en el pasillo exterior de la línea de cajas, si es que se cuenta con
espacio suficiente y adecuado.
2
La superficie que deberá abarcar el modulo de farmacia será de 39 m de ancho x 6.5 de largo.
El personal habilitado para el modulo deberá estar dentro de la misma plantilla autorizada para la
Unidad de Venta, excepto la contratación del Q.F.B. responsable.
(Un Despachador, Un Encargado, Un Receptor de Productos de Venta por Turno y Un Q.F.B.)
DEL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS
El levantamiento de pedidos deberá hacerse en base a un stock de consumo para 21 días, mismo que
se obtendrá una vez que se cuantifiquen las existencias y entradas de mercancía durante 3 semanas
(existencia anterior más entrada de mercancía menos existencia actual igual a consumo).
Solo podrán levantarse pedidos a los proveedores autorizados por el Sistema Integral de Tiendas y
Farmacias (SITyF) así mismo solo se solicitarán productos de las líneas financieras I Y II (fármacos
éticos y populares), exceptuando los productos que surten los proveedores directos.
DEL RECIBO
El despachador y/o encargado del módulo deberá recibir la mercancía directamente en el módulo de
Farmacia y en presencia del proveedor a fin de verificar que la cantidad, calidad tipo y precio de la
misma corresponda a la solicitada en el pedido levantado así como la remisión y si no rechaza la
mercancía.
Una vez aceptada la mercancía el encargado deberá firmar de Visto Bueno en remisión oficial y enviará
al proveedor al área de Recibo de la Unidad de Venta para que le asignen folio y sello de recibido quien
deberá dar el trámite de recepción de mercancía según Procedimiento en Unidad de Venta.
DE LOS PRECIOS
Para preciar la mercancía se deberá considerar la línea financiera fecha de recepción y el precio
unitario de venta oficial.
ISSSTE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDADES DE VENTA
SISTEMA INTEGRAL DE
TIENDAS Y FARMACIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÓN
DÍA
MES
No.
PÁGINA
AÑO
705
DEL ACOMODO
Los productos deberán colocarse en anaqueles por orden alfabético y de izquierda a derecha.
El despachador del módulo deberá cuidar la rotación de los productos colocados de acuerdo al
principio de control de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).
El módulo de farmacia deberá contar con una vitrina que tenga cerradura para almacenar los
medicamentos psicotrópicos, los cuales son controlados por la Secretaría de Salud, siendo los
responsables de su manejo el Encargado del módulo y el Químico, llevando un registro estricto de los
mismos de entradas y salidas, en los libros autorizados por la Secretaría de Salud.
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre del médico;
Número de cédula profesional;
Domicilio del médico que firma la receta;
Número de receta;
Fecha de surtimiento
Cantidad de mercancía que surte
Nombre y/o razón social del proveedor; y
Cantidad de mercancía que egresa y fecha.
Los medicamentos que requieran determinada temperatura deberán estar siempre en refrigeración;
asimismo, se contará con un lugar específico y seguro para los medicamentos de alto costo.
El Despachador y el Encargado del módulo deberán realizar las actividades operativas y
administrativas derivadas de la atención y suministro de fármacos éticos y populares, siendo su
responsabilidad conocer y aplicar las indicaciones normativas, tanto a nivel operativo como
administrativo para el correcto manejo de los medicamentos.
El Encargado del módulo deberá registrar en una libreta prefoliada, los medicamentos próximos a
caducar, con la finalidad de retirarlos con dos meses de anticipación para proceder a su devolución al
correspondiente proveedor.
DE LA ATENCIÓN A LOS CONSUMIDORES
El Despachador y/o Encargado del módulo-deberán surtir de manera ágil y oportuna los medicamentos
requeridos por el consumidor.
Invariablemente, el Despachador y/o Encargado del módulo elaborará nota de venta por los
medicamentos solicitados por el consumidor, anotando cantidad, precio unitario de venta e importe total
a pagar.
La entrega de la mercancía al consumidor deberá hacerse verificando que lo entregado corresponda a
lo descrito en la respectiva nota de venta y el importe coincida con lo registrado en la nota de pago
('ticket').
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El registro y cobro del importe de la nota de venta, deberá realizarlo el Receptor de Productos de Venta
por línea departamental o financiera según proceda, invalidando con el sello de “cancelado” los vales
de medicamentos y bonos recibidos en pago de la mercancía.
El Receptor de Productos de Venta deberá entregar, al término de su turno de trabajo conforme al corte
de caja, el importe de las ventas y los valores recolectados, al Jefe de Cajas o, en su caso, Supervisor
de Caja de la unidad de venta.
Los Supervisores de Caja de la unidad de venta serán los responsable de efectuar los cortes de caja,
así como las cancelaciones que le reporte el Receptor de Productos de Venta del módulo, ya sea por
haber registrado erróneamente algún dato y/o la solicitud.
DEL CONTROL
El Receptor de Productos de Venta deberá elaborar un reporte diario sobre los siguientes aspectos:
a)
b)
c)
d)
Recetas médicas especiales retenidas;
Devoluciones efectuadas;
Vales CM-11 emitidos por las clínicas y hospitales del ISSSTE que fueron recibidos; y
Notas de remisión elaboradas.
la cantidad y tipo de mercancía de promoción que se reciba en el módulo de farmacia, deberá estar
claramente asentada en las remisiones-oficiales o facturas con las que se entrega la mercancía en las
unidades de venta.
El Jefe de Contabilidad de la unidad de venta deberá efectuar el registro contable, de la mercancía de
promoción recibida en el módulo.
El Encargado del módulo deberá elaborar una relación mensual de mercancía de promoción recibida,
en la que indicará fecha, folio e importe del pedido, así como nombre del proveedor.
DE LOS REGISTROS CONTABLES
El Jefe de Contabilidad de la tienda deberá elaborar los registros contables por las remisiones-ofíciales
o facturas recibidas del proveedor.
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GUIA DE SERVICIOS AL CLIENTE
I. PRESENTACIÓN
El sistema integral de tiendas y farmacias tiene por objeto, proteger el poder adquisitivo de los
derechohabientes y público en general, mediante la adecuada dirección y control de las ventas de
productos básicos para el hogar, medicamentos y material de curación, a precios económicos y el
abasto oportuno y eficiente de los mismos.
Para ello, dicho sistema diseñó e implementó la presente guía, reservándose la facultad para definir y
establecer la normatividad que coadyuve a eficientar el servicio que se proporciona al cliente en las
unidades de venta.
II. OBJETIVO
Proporcionar al personal operativo o de la unidad de venta, una visión general de las actividades a
desempeñar en las diferentes áreas que la integran, con la finalidad de brindar un mejor servicio al
cliente consumidor.
III. ENTRADA A LA TIENDA
El acceso del cliente en la unidad de venta es el lugar donde se genera el primer contacto con el
cliente, antes que inicie sus compras, por lo que se deberá tomar en cuenta los siguientes servicios:
a) Tablero de avisos / horario de tienda
Se colocarán dos tableros a la entrada de la unidad de venta, uno para anunciar la mercancía que está
en oferta y/o promoción y el horario de la unidad de venta y otro para servicios a la comunidad. Estos
serán responsabilidad del Gerente de la unidad de venta, quien autorizará el material que se exhibirá
en ellos.
El tablero de ofertas deberá permanecer actualizado, por medio de cartulinas, en las cuales se
informará al cliente de las promociones u ofertas que ofrecen las unidades de venta.
Los tableros se ubicarán en lugares visibles y en ellos se observará una buena distribución de la
información.
b) Carros de autoservicio
Los carros de autoservicio, se ubicarán a la entrada de la unidad de venta, en un lugar de fácil acceso
para el cliente.
Los empacadores voluntarios deberán colocar los carros de autoservicio que hayan sido desocupados
por los clientes, en el lugar destinado para ellos; así como retirar cualquier basura de los mismos.
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El jefe de cajas o supervisor de cajas, supervisará el buen estado de los carros de autoservicio en caso
de detectar alguno en malas condiciones informará de inmediato al gerente o subgerente y lo sacará de
servicio mientras recibe mantenimiento.
c) Paquetería
El área de Paquetería deberá ofrecer al cliente la confianza, seguridad y comodidad de dejar sus
objetos mientras realiza sus compras mediante el manejo de una ficha.
El responsable de esta área deberá mantenerla con buena presentación, casilleros limpios y sobretodo
manejará con cuidado las pertenecías del cliente.
El Jefe de Cajas o Supervisor de cajas verificará que los avisos de extravío o pérdida de fichas y
paquetes se encuentre en un lugar visible y actualizado.
Cuando el cliente extravíe la ficha, el responsable de paquetería, le solicitará, los siguientes datos:
•
•
•
•
Nombre.
Dirección.
Identificación.
Descripción de los artículos que contiene su paquete, bolsa, etc.
En presencia del cliente el Jefe de Cajas o Supervisor de Cajas, verificará que el paquete que se le
entregue sea el descrito lo asentará en la libreta de control, donde el cliente firmará de recibido, y
pagará la cantidad de $ 10.00 por el extravío de la ficha (ver Procedimientos para el Control y
Supervisión de Puntos de Venta y Cajas Registradoras en Unidades de Venta).
Es responsabilidad del encargado de paquetería darle un trato amable al cliente, agilidad al proceso e
inspirar confianza.
IV. PISO DE VENTA
El área de piso de venta es el lugar donde el cliente permanece más tiempo, por lo que aquí debemos
venderle al cliente la idea de que está en el sitio en el que encontrará los artículos que necesita para
cubrir sus necesidades, a precios competitivos y en un ambiente de cordialidad. Para brindarle un
mejor servicio se cuidarán los siguientes aspectos:
a) Cartulineo y Cenefas
A través de este medio de información, podemos ofrecer e invitar al cliente a adquirir los productos que
estén en promoción o de temporada y que por alguna razón no estuvo interesado en comprarlo en un
inicio.
El cartulineo debe ser en cartulinas de 40 x 60 cm:
• Informativo.
• Claro.
• Preciso.
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Además tendrá que ser muy explícito, en señalar el tipo de artículo, la marca, el precio y las
especificaciones en caso de oferta.
Ejemplo:
Cartulina grande 40x60 cm.
Cartulina chica 30x40 cm.
•
La cartulina institucional deberá ser colocada estratégicamente en todo el piso de venta,
anunciando las diferentes temporadas o eventos especiales.
•
Cartulina Institucional 84 x 63 cm.
Las cartulinas se retirarán de inmediato en cuanto la promoción se termine o el artículo se agote. En
caso de que éstas se dañen se sustituirán por otra nueva.
Otro de los medios de anunciar los artículos para la venta son las cenefas de anaquel mismas que
contienen los datos que aparecen en el Sistema de Información Comercial (S.I C.)
b) Personal
El personal que labora en piso de venta, apoyará al cliente cuando éste tenga dudas sobre la ubicación
o precio de algún producto. Se deberá tratar al cliente con cortesía y amabilidad,. ya que la imagen que
tengan de nuestras unidades de venta dependerá en gran medida del trato que se le brinde.
c) Acomodo de mercancías
La exhibición de la mercancía es la comunicación silenciosa entre el cliente y el producto, con base en
ello, la unidad de venta deberá mantener en perfecto acomodo la mercancía, de tal manera que se
destaque un amplio surtido y variedad que facilite el autoservicio, así el cliente podrá adquirir los
productos con la mínima intervención de los empleados, logrando así un ambiente de organización y
comodidad.
Los Jefes de Línea serán los encargados de supervisar que el plano de distribución de mercancía (Layout) se respete y aplique correctamente.
I. Cuadraje
El cuadraje u ordenamiento de los productos deberá ser en forma de cascada, exhibiendo los de menor
gramaje arriba y los de mayor gramaje abajo, con esto el cliente podrá observar la variedad y
surtimiento de los productos exhibidos.
II. Frenteo
Al frentear la mercancía daremos al cliente la sensación de abundancia, esto es, que la presentación y
acomodo de los productos irá hacia el frente, es decir que el artículo siempre estará en la primera línea
de la góndola, siempre y cuando los proveedores de esos artículos cuenten con el contrato de
exhibición correspondiente. Además se deberá cuidar que se aplique invariablemente el sistema de
contabilidad "Primeras Entradas Primeras Salidas (P. E. P. S.)".
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La marca del artículo, estará siempre hacia el frente y no se dejarán espacios vacíos en la góndola, la
comunicación entre la tienda y el cliente se vuelve negativa cuando se muestran charolas, cabeceras y
hasta góndolas vacías.
En las islas o cabeceras se exhibirán productos de alta rotación, básicos y súper básicos como: leche,
café, té, cereal, atún, sardina, aceite comestible, semillas, detergentes, etc.
Es importante que las mercancías exhibidas en las islas sean productos que interesan destacar,
productos líderes de gran rotación a productos de promoción.
Se revisará que en los botaderos no haya mercancía distinta para la cual fueron destinados (ofertas de
ropa o mercancías generales)
d) Marcaje
Es de suma importancia que la mercancía cuente con su precio marcado correctamente, facilitando la
elección del artículo al cliente y así se le evitarán molestias al llegar al punto de venta, lo cual provoca
una pérdida de tiempo en la compra, además todos los artículos deberán contar con su cenefa y el
precio actualizado.
De la misma manera en la cenefa de la charola deberá estar colocado el precio con el correspondiente
código de barras del producto.
Los Jefes de Línea tienen la responsabilidad de verificar que la mercancía sea etiquetada
correctamente. Así como de asesorar al personal, sobre la forma correcta de etiquetar diversos
productos. Asimismo, supervisará que el verificador de precios se encuentre funcionando, libre de
obstáculos y que su señalamiento sea visible.
Ejemplo-.
"YOGURTH" NO ETIQUETAR ENCIMA DE LA FECHA DE CADUCIDAD.
"GALLETAS" NO ETIQUETAR ENCIMA DEL GRAMAJE.
"SOPAS INSTANTÁNEAS" NO ETIQUETAR ENCIMA DE LAS INSTRUCCIONES.
NO ETIQUETAR ENCIMA DEL CÓDIGO DE BARRAS.
Será labor del Jefe de Línea, proporcionar en el menor lapso posible el precio solicitado, en caso de
que el cliente lleve algún producto al área de puntos de venta sin el precio correspondiente. Así como
verificar en piso de venta que los demás artículos estén debidamente etiquetados y en su defecto
proceder a realizar el etiquetado.
e)
Surtido y variedad
El surtido y la variedad de los productos en la unidad de venta, representan las opciones que se le
ofrecen al cliente para adquirir diversos artículos.
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Para lograr esto en forma óptima y sin causarles molestias, se tendrá que supervisar que el área a su
cargo esté debidamente surtida y las góndolas con suficiente mercancía, antes de iniciar el servicio al
público en la unidad de venta.
El surtimiento de los productos con alta rotación no será en horas pico de venta, evitando así molestias
al cliente.
f) Probadores de ropa
Los probadores de ropa se ubicarán de acuerdo al Plano de Distribución de Mercancía (Lay out) de la
unidad de venta en un lugar visible y con sus respectivos señalamientos.
El encargado(a) de los probadores será responsable de que estén en buen estado, que no haya ropa
olvidada por el cliente y que proporcionen éstos privacidad y comodidad. Así como llevará diariamente
la libreta de control de entrada y salida de prendas.
V. AREA DE PUNTOS DE VENTA
El área de puntos de venta, es el último contacto que tiene el cliente con la unidad de venta y el más
importante, por lo que es 'indispensable cuidar la presentación personal de los receptores de productos
de venta.
a) Exhibidores de puntos de venta
Es el lugar donde se exhibe la mercancía que el cliente por impulso pudiera adquirir como son botanas,
dulces, artículos de aseo personal, pilas, etc. Será responsabilidad del Subgerente de Operaciones en
coordinación con el Jefe de Línea de mantener esta área en perfecto acomodo, limpia y sin mercancías
de otros departamentos, para así lograr la atención de los clientes. Asimismo vigilarán que se respeten
los espacios de conformidad a los Permisos de Exhibición de Mercancías de Espacios Preferenciales
suscritos por el Comité de Abasto con los proveedores.
b) Puntos de Venta
Aquí debemos tener cuidado especial en los puntos de venta, ya que de no encontrarse en perfecto
estado, no podrán ser utilizados; teniendo un punto de venta menos, provocaremos molestias al cliente,
pues tardará más para pasar a pagar su mercancía, motivo por el cual debemos procurar mantenerlos
en buen estado mediante su mantenimiento preventivo y darles un manejo adecuado a los puntos de
venta.
Es importante señalar, que es 'indispensable que cada punto de venta, tenga su respectivo regulador
con batería integrada, para evitar que dejen de funcionar por falta de energía, descargas o cambios de
corriente.
c) Cajeros (as) o receptores de productos de venta (R. P. V.)
El cajero (a) o r. p. v. es la persona que tiene más contacto con el cliente, por lo que recibirá de el
cliente todas sus inconformidades y en él descargará su tensión, ya que si no encontró algún artículo,
fue tratado con descortesía en piso de venta por alguna situación difícil dentro de la tienda, se quejará
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con él, o simplemente lo tratará agresivamente en este caso se le invitará a pasar al buzón de quejas y
sugerencias. además deberá cuidar los siguientes aspectos:
1. Presentación personal
El personal que labora en los puntos de venta, deberá usar obligatoriamente la ropa de trabajo que se
le proporciona para el desempeño de sus labores, así como portar su gafete de identificación, además
cuidará su presentación personal. Los hombres deberán presentarse con cabello corto, limpio y bien
peinado, se abstendrán de usar aretes, sus uñas deberán estar cortas y limpias. El personal femenino
deberá presentarse con cabello limpio y arreglado, asimismo, procurara que sus uñas sean cortas,
aseadas y sin pintura o de un color claro, además evitará el uso de maquillajes exagerados.
b) Trato al cliente
El R P V. será cortés y amable sin perder el estilo, le sonreirá y deseará los buenos días, tardes o
noches; preguntará ¿si encontró todo lo que buscaba?, en caso negativo lo motivará a pasar al buzón
de sugerencias para que llene un formato, anotando el o los artículos que no hubo en existencia. Y de
igual manera lo invitará a pasar al buzón de quejas si se llegará a comentarle alguna anomalía en el
servicio e inmediatamente con una sonrisa dará las gracias, mientras continua registrando la
mercancía.'
En caso de que el cliente llegue con un artículo sin precio, el R P V. le preguntará ¿si quiere que se le
investigue el mismo? de ser así, tocará el timbre para que el Supervisor de Cajas, proceda de la
manera más rápida a solucionar el problema y el cliente no tenga que esperar mucho tiempo.
Una vez que termine de cobrar todos los artículos, antes de teclear el total preguntará al cliente si es
todo, de ser afirmativo totalizará la cuenta y lo hará saber al cliente.
Para evitar retraso de tiempo o molestias al cliente, el R P V. deberá tener suficiente cambio en su tintil.
3. Trato a la mercancía
El Check out es el lugar donde el cliente colocará su mercancía para que le sea cobrada, por lo que el
R P. V lo deberá mantener limpio y en perfectas condiciones, esto evitará que los artículos se ensucien
o se maltraten. Por ejemplo, la ropa que sea susceptible de mancharse.
Es importante el trato que el R P V. de a la mercancía del cliente, por lo que no deberá aventarla, sino
tomarla adecuadamente y pasar correctamente el código de barras por el lector óptico, para evitar
errores en los precios y líneas departamentales y depositarla en el check-out, cerca del empacador
voluntario.
El R.P.V. cuidará que no falte tinta en los registros del ticket, así mismo mostrará seguridad en el
trabajo que está desempeñando para que el cliente no desconfíe.
d) Empacadores voluntarios
Los empacadores voluntarios serán los encargados de acomodar la mercancía del cliente en sus
respectivas bolsas. Deberán portar uniforme, identificación y credencial de la escuela.
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El niño camisa blanca, pantalón, corbata, calcetines y zapatos negro o azul marino, cabello corto,
mandil y gorra azul institucional. La niña blusa y calcetas blancas, falda, corbata y zapatos negros o
azul marino, cabello bien peinado, mandil y boina azul Institucional.
Serán amables con los clientes y pondrán especial cuidado en la forma de empacar para no maltratar
la mercancía, ni dejar bolsas con exceso de peso.
Deberá utilizar sólo la cantidad de bolsas necesarias para evitar el desperdicio de las mismas.
Si el cliente le pide llevar su mercancía hasta algún vehículo, tendrá cuidado al acomodar las bolsas
dentro del automóvil y regresará de inmediato al área de punto de venta.
e) Supervisor de caja
El Supervisor de Caja atenderá al cliente en los casos que el R- P. V. no pueda resolver, por ejemplo
realizar cancelaciones de mercancía a solicitud del R P V.
Será el encargado de vigilar que las bolsas de empaque sean de buena calidad y buen calibre, para
evitar que se rompa y caiga la mercancía, originándose molestias al cliente, y que éstas sean
controladas por los R P V.
f). Devoluciones del cliente
La persona encargada de esta área será amable y atenta con los clientes, realizará las devoluciones de
mercancía cuando procedan de acuerdo a la normatividad vigente, dejará primero que el cliente le
explique todo lo que tenga que decirle al Encargado de Servicios al Cliente y luego elaborará la nota de
devolución correspondiente en caso de que proceda. Esta devolución sólo podrá efectuarse dentro de
los primeros cinco días, por mercancía, y sólo con excepción, si el cliente lo exige, se le regresará el
dinero en presencia y con autorización del Gerente.
Será responsabilidad del Jefe de Cajas o el Subgerente en turno, que no falten las notas de devolución,
ya que esto originaría molestias al cliente. Así como también los avisos relacionados con las
devoluciones de mercancía.
g). Buzón de Quejas y Sugerencias
El buzón de quejas y sugerencias se ubicará dentro de la unidad de venta a la salida de la misma, lo
cual nos permitirá recoger el mayor número de quejas y sugerencias.
Tiene como propósito captar las inconformidades y necesidades de los clientes, a fin de analizarlas y
establecer los mecanismos para la atención eficiente, y en su caso, poder fincar responsabilidades y
aplicar las medidas o sanciones disciplinarias, a las que se hagan acreedores los empleados de la
unidad de venta que incurran en las anomalías que marcan las normas establecidas, en su caso.
También se podrán detectar deficiencias en las 'instalaciones de las unidades, coadyuvando así a
mejorar la atención y el servicio al cliente.
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Será responsabilidad del Jefe de Cajas o Supervisores de Caja, que el buzón tenga suficiente
papelería y bolígrafos para que el cliente pueda expresar su inconformidad o sugerencia y con ello
poder mejorar el servicio.
VI. GERENCIA
La Gerencia de la Unidad de Venta, coordinara la operación y el correcto funcionamiento de la misma,
adoptando medidas y acciones orientadas a la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos,
materiales y financieros; con base en las normas, políticas y lineamientos establecido en el Sistema
Integral de Tiendas y Farmacias.
El Gerente en coordinación con los Subgerentes de operaciones tomarán decisiones y participarán
cuando las necesidades lo ameriten y cuando se presenten problemas en el manejo de la unidad de
venta. La Gerencia vigilará que los carteles y toda clase de avisos que se coloquen en las unidades de
venta estén correctamente redactados.
Procurará satisfacer adecuadamente las demandadas de los clientes y del público en general, en
asuntos relacionados con la unidad, así como orientará a los consumidores hacia patrones de consumo
prioritarios, mejorando a su vez, los niveles de calidad e higiene de los servicios y productos que se
expenden.
Supervisará que las mesas para exhibidores de los concesionarios, estén libres de cualquier producto
en malas condiciones, e informarlo a los concesionarios.
VII. LIMPIEZA
La buena presentación de la tienda es la primera invitación al cliente para que realice sus compras en
un ambiente de comodidad y cordialidad, y parte importante de ésta es la limpieza, la cual será
responsabilidad del personal subrogado de intendencia, pero al ,mismo tiempo de cada uno de los que
laboran en la tienda, cada quien será responsable de que su espacio de trabajo se encuentre en
óptimas condiciones de higiene.
El piso de venta deberá estar limpio, los exhibidores de puntos de ventas y las góndolas no deberán
contener ningún producto dañado o abierto y los artículos deberán estar en orden
Los refrigeradores de salchichonería y lácteos deberán estar limpios y libres de cualquier producto en
mal estado, así como el área de carnes y pescados.
Las islas de salchichonería deberán estar limpias y ordenadas, así como el personal que las atiende,
las mujeres usarán el cabello recogido, uñas cortas y cofia, los hombres usarán el cabello corto, uñas y
gorra.
VIII. VIGILANCIA
Los elementos de vigilancia y seguridad proporcionarán el apoyo necesario creado para salvaguardar
los bienes institucionales, así como la integridad física de empleados y público en general, auxiliando a
los Gerentes y Subgerentes en caso de que alguien sea sorprendido en la comisión flagante de un
delito y pondrán al presunto infractor ante la autoridad competente.
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El personal de vigilancia y seguridad para las unidades de venta es subrogado, pertenece
invariablemente a una corporación policíaca o civil, misma que deberá reportar de sus actividades a la
Jefatura de Servicios de Administración de la Gerencia Regional o Subdelegación Administrativa
Estatal del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias.
La corporación deberá tener como política, la "Tarjeta de Control" de todos y cada uno de sus
elementos contratados, en las que estarán contemplados los datos del elemento, misma que será
remitida a la Jefatura de Servicios de Administración de la Gerencia Regional o Subdelegación
Administrativa Estatal del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias misma que deberá entregar una
copia a la unidad de venta de los elementos en las cuales estén designados, invariablemente de la
rotación que se tenga.
Cobertura
La decisión en cuanto a la organización y ubicación de los elementos es de la gerencia de la unidad, en
coordinación con la jefatura de servicios de administración de la gerencia regional o subdelegación
administrativa estatal dependiendo del tipo de unidad, entre más grande sea necesitará mayor número
de elementos; por ejemplo, para una unidad de venta, se propone un elemento para cada una de las
siguientes áreas:
•
•
•
•
•
•
•
•
Puerta de personal.
Puerta de entrada de clientes
Puerta de salida de clientes
Piso de venta de 6-8 elementos de acuerdo al tamaño de la unidad
Área de recibo y bodega 2 elementos
Área de caja 2 elementos
Área de caja general 2 elementos
Turno nocturno (exteriores) 4 elementos.
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IX.
GLOSARIO DE TERMINOS
BOTADERO
Lugar o mueble donde se coloca la mercancía que se oferta dentro de un
departamento en el área de piso de venta.
CABECERAS
Espacios destinados para la exhibición de la mercancía que se ubican al
inicio y al final de una góndola.
CENEFA
Señalización en forma de tira que se coloca en las unidades de venta para
la promoción o identificación de los productos.
CUADRAJE
Cuadraje u ordenamiento de los productos en forma de cascada, donde la
exhibición es de mayor a menor gramaje.
FRENTEO
Acomodo u ordenamiento de los productos en la primera línea de la
góndola de la marca hacia el frente.
GONDOLA
Estante de exhibición de la mercancía para su venta.
ISLA
Lugar o apartado donde se acomoda la mercancía que por sus
características se aísla de las demás mercancías para su venta.
LAY-OUT
Plano de Distribución de la Mercancía.
MARCAJE
Formas y características del etiquetado de los productos.
PUNTO DE VENTA
Equipo de cómputo que ejecuta un programa mediante el cual se realizan
las funciones de registro y cobro de mercancías, así como de supervisión,
consulta y entrenamiento.
R.P.V.
Receptor de Productos de Venta (cajero).

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