Karla Madriz D?ila
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Karla Madriz D?ila
INFORME DE FIN DE GESTIÓN INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE Se elabora el presente Informe de Fin de Gestión, de conformidad con la normativa interna vigente en el Instituto Nacional de Aprendizaje, las Directrices N° D-1-2005CO-DFOE emitidas por la Contraloría General de la República aplicables a la Institución y la Ley N° 8292 "Ley General de Control Interno". Nota: Si requiere más espacio, puede utilizar hojas adicionales identificándolas bajo una numeración consecutiva y con una referencia hacia al item. Dirigido a: Ing. Agnes Vales Rosado Lic. Betsy Villalobos Jenkins Fecha del Informe: 30 noviembre de 2010 Nombre del Funcionario: Karla Madriz Davila Nombre del Puesto: Profesional de Apoyo 1B Unidad Ejecutora: Regional de Cartago, Almacén Periodo de Gestión: 24/04/2006 A 30/11/2010 1. Presentación: Resumen En el presente informe se presenta, un resumen de las labores sustantiva que se desarrollan en el almacén, además se desarrollan los cambios habidos en el entorno durante el periodo de la gestión. Se nombra el estado de los proyectos más relevantes y los pendientes de concluir. 2. Labores sustantivas del almacén regional El puesto es de responsable del almacén regional donde se desarrollaron actividades como: Coordinar la requisición de recursos materiales para los Servicios de Formación y Capacitación Profesional y las dependencias administrativas de la Unidad Regional. 1 Recibir las entregas correspondientes a mercaderías adquiridas por el INA, mediante procesos de compra (licitaciones, compras directas, vales de caja chica, traslados, traspasos y devoluciones de paquetes de curso o provenientes de traslados internos de bienes de las diferentes unidades técnicas y administrativas. Coordinar el proceso de alistado y despacho de recursos instruccionales que se generan en el SIREMA. Coordinar la realización de los inventarios a los docentes que laboran en la Unidad Regional. Coordinar con el proceso de Adquisiciones para revisión de los faltantes de cada SCFP en caso de que los tenga, cumpliendo con los el principio de oportunidad de entrega y costo. Realizar un plan de trabajo para que el proceso de inventarios cíclicos y totales se desarrolle de manera eficiente y oportuna. Coordinar giras para entrega y realización de inventarios. Verificar periódicamente la codificación de la totalidad de artículos existentes en el Almacén Regional, asignando tiempo específico para dicha labor. Asegurar que los artículos existentes cuenten con un espacio de almacenamiento adecuado de acuerdo a sus características físicas. Monitorear en el SIREMA periódicamente el histórico de movimiento de los artículos para observar la relación entre documentos bienes físicos disponibles y cantidad registrada en el SIREMA. Dar seguimiento al procedimiento de control de documentos y al archivo del Almacén Regional. Realizar una evaluación de las necesidades de material administrativos, equipo y material para la manipulación de bienes que se utilizan en el Almacén Regional en las funciones operativas y administrativas. Realizar la revisión de los planes de Aprovisionamiento que digitan los encargados de los Centros Ejecutores. Realizar los ingresos y despachos que se hacen en el Almacén Regional. 3. Cambios habidos en el entorno durante el periodo de la gestión en el almacén regional Desde el 2006 se contaba con una persona para colaborar con las actividades en el almacén, no se tenía estantería y no había equipo para uso del almacén, ya que el mismo iniciaba sus actividades como almacén regional. Al día de hoy, tomando en consideración el apoyo de la jefatura regional, se cuenta con, 3 operativos, y un técnico; 2 de los colaboradores cuentan con licencia para el uso de los 2 automóviles asignados, además se adquirió un montacargas, carretillas hidráulicas y manuales. 2 Se cuenta con los servicios de Aseo y Limpieza, Seguridad y Vigilancia, además del alquiler de las instalaciones del almacén regional. Se adquirió estantería tipo rack y normal, para el adecuado acomodo de la mercadería, misma que se dedicado muchas horas de trabajo en su acomodo y codificación, según boleta emitida por el Sistema de Recursos Materiales. Adicional se lleva una colilla tipo cardex, donde se van anotando las rebajas e ingresos por fecha, dato que no es obligatorio según los procedimientos de la institución (Área de Recursos Materiales), pero que son un filtro para una revisión obligatoria si no concuerda lo que dice el cardex contra la existencia física en el estante. Este año se realiza la señalización y demarcación de zonas de emergencia con la colaboración del Proceso Prevención de Riesgos del Trabajo, además se realizo un croquis que se encuentra ubicado en la entrada del almacén; el documento del plan de emergencias se encuentra en revisión por parte del docente Gustavo Gonzáles Mora. Por recomendación del Ing. Luis Diego Araya según visita realizada en el 2009, según recomendaciones se ejecuta: 1- Área de recibo se debe cerrar por seguridad: En el mes de octubre se realizo el cierre de esta área con malla. Por otra parte se hizo un cambio en las placas a nivel nacional, para lo cual se mandaron a hacer nuevas placas de color azul con el siguiente formato. INSTITUTO NACIONAL DE APRENSIZAJE ACTIVO Nº 00000-10 CARTAGO Se deben remitir al proceso de Tesorería las entradas generadas por el sistema, semanalmente para registro de las nuevas placas generadas en la Unidad Regional de Cartago. 4. Principales logros alcanzados de conformidad con la Planificación institucional Implementación de los procedimientos al almacén y sus colaboradores. Acomodo de los bienes según su familia y codificación adecuada. Las selectivas aplicadas por el Proceso de Programación y Control de Operaciones durante esta gestión fueron de 100%. Inventario de los bienes sin que existiese faltantes de ningún tipo al finalizar la gestión (Se inventario 100% de los bienes por parte de personeros del almacén regional) 3 La generación de solicitudes es responsabilidad del almacén, lo que nos permite realizar sustitutos en líneas faltantes, y realizar la revisión de las existencias en otros almacenes para disminuir la compra por faltantes relacionados a curso. Durante la digitación del Plan de Aprovisionamiento anual de la Unidad Regional de Cartago, el almacén regional se involucra completamente en la revisión de existencias antes de la aprobación del plan, además se deben dar recomendaciones en los bienes devolutivos ya que los mismos son entregados a los docentes una sola vez, dependiendo de la acción formativa que están desarrollando los docentes. Se crea un equipo conformado por Proceso de Adquisiciones, Almacén, área Contable y jefatura Regional, para revisión periódica del estado de las órdenes de compra, entregas, saldos pendientes, esto con el fin de ir liberando los dineros si el proveedor no entrega los bienes; esto nos ayuda además a llevar un control más estricto de los tiempos de entrega, junto con el control del indicador de órdenes de compra. 5. Proyectos pendientes de concluir El documento de plan de emergencias se entregó para su revisión al docente Gustavo Gonzales Mora, se le debe dar el seguimiento para su aplicación en el 2011. Dar seguimiento a la propuesta de modificación de placas, oficio URC-AR-3602010, se adjunta (Esta propuesta fue analizado por Karla Madriz, Betsy Villalobos Jenkins, Carolina Araya). Se digitaron este mes las solicitudes correspondientes a los Servicios de Seguridad y Vigilancia y Limpieza para el almacén regional. En enero de 2011 se debe dar inicio a la justificación para estos servicios. Por recomendación de la Jefatura Regional, se debe incluir una póliza contra robos (para que no se les rebaje del salario a los oficiales). Se realiza la aplicación de los inventarios de docentes, (según inventarios generados al 30/11/2010), ver tabla siguiente: Tabla 5.1. Inventarios Aplicados 833 840 843 845 848 849 850 851 852 853 854 855 856 857 858 859 860 861 862 863 863 865 866 867 868 870 871 872 873 874 875 876 877 878 879 881 882 883 884 885 886 887 888 890 891 893 895 900 901 902 903 907 911 912 913 914 915 916 917 920 Además devolución de docente Cristian Carranza Rodriguez 4 Una vez aplicados todos los inventarios (se generan nuevos inventarios el 01/12/2010 a 17/12/2010) se debe iniciar la revisión de los reportes generados en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), relacionados a Bienes faltantes del instructor por fechas y tramitar los cobros correspondientes con la Comisión de Bienes regional. o Pendientes de cobro de 2009, se tiene a Alexander Badilla Arce, y Zoila Gomez Sánchez, cobros que se remitieron a la Comisión de Bienes para iniciar el cobro; la comisión debe comunicar al almacén para la liquidación correspondiente en el SIREMA, si se hizo efectivo el cobro. Nota: Para tramitar el cobro se debe de entregar una copia del reporte generado por el SIREMA (Bienes faltantes del instructor) y copia de los despachos firmados por el docente. Se requiere que la persona que maneja el montacargas actualmente saque su licencia, ya que la persona que la tenía se retiró del INA. Se brindo a la Comisión de Bienes toda la documentación para la aplicación de la exclusión 2010, la misma no se efectuó este año. Solicitar a la comisión brinde una fecha en la cual se realizará la misma. o Al ser trasladados los bienes al botadero, se debe dar seguimiento para las exclusiones en SIREMA, ya que estos bienes se encuentran en el disponible (La aplicación la realiza la persona encargada de bienes regional). En un área del almacén Rotulada como: equipos para exclusión URC, se resguardan bienes en espera de la exclusión, los mismos no están dentro del inventario del almacén. La persona encargada de bienes de la Regional los trasladó con el fin de esperar la exclusión ( La encargada de bienes tramita las revisiones técnicas de este equipo) Los bienes ya sean materiales o equipos que no estén contemplados en las listas tramitadas, deberán en el 2011 iniciar proceso de exclusión. Se deben reparar las ingleteadoras (Usadas en el curso de enmarcado de cuadros), ya que algunas piezas están quebradas, se coordinó con el docente Carlos Jimenez para revisarlas, llamarlo en 2011 para coordinar visita al almacén. Mediante nota URCH-AR70-461-2010 del almacén de Huetar Atlántica se prestaron 2 Ubres de caucho, las mismas las tiene el docente Pablo Chacón, se deben devolver al finalizar el curso, o bien tramitar con Jairo Rivas para que las dejen fijas en el almacén de Cartago para uso de las acciones formativas. (Se adjuntan documentos). Mediante formulario FR URM PPCO 03 Control de Mobiliario y Equipo en poder del empleado, se le hace préstamo a la señora Dora Quesada Rojas de la carretilla placa RC-00014, por el periodo que dure el servicio de pintura del centro de formación, se adjunta. El Armario, código 50107-8020-15, placa RC-01319, se encuentra en mal estado por el uso que se le ha dado en estos años, el valor en libros aún es alto para aprobar su exclusión. Se recomienda la cotización de su reparación, siempre y cuando sea menor a 70,000 colones, según nos acara la jefatura regional. 5 El encargado de proyecto de la Unidad Regional de Cartago, Vladimir Navarro Mendez, está conformando un equipo para un curso a desarrollar en el 2011, se tienen algunos contactos, se debe coordinar con él a inicios de año para conseguir estos equipos en otros almacenes o centros de formación, según contactos. 6. Refiérase a la administración de los recursos financieros asignados a la institución o a la unidad ejecutora a su cargo durante su gestión Según nota URC-AR-484-2010 se hace entrega: 6.1. Reporte Control de Mobiliario y equipo en poder del empleado de: a. BIENES DE USO ADMINISTRATIVO / EQUIPOS (11 páginas). b. BIENES DE USO ADMINISTRATIVO / OTROS (1 página). c. BIENES PARA USO UNIDAD REGIONAL DE CARTAGO (24 páginas). Dentro de las justificaciones existen placas de equipos los cuales no se reciben a satisfacción ni serán sujetos de traslado a la jefatura de este almacén regional. Se adjuntan además las asignaciones de activos mediante las cuales se entregan a otros centros de costos (estos equipos no se encuentran en ninguno de estos listados de Control de Mobiliario y equipo en poder del empleado citados anteriormente puntos a, b, c). Como información adicional se presenta el listado de bienes los cuales se encuentran bajo acciones formativas, (estos equipos si se encuentran en el listado de Control de Mobiliario y equipo en poder del empleado c; ya que los mismos son de uso del almacén regional). 6.2 Se remite además los listados de materiales por familia, los mismos fueron inventariados en su totalidad6.2.1. Los ajustes generados una vez realizado el inventario se remitieron a la persona encargada de control de bienes regional, para su aplicación en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA); dar seguimiento de su correcta aplicación. 7. Sugerencias para la buena marcha del Almacén Regional Diseñar una metodología para identificar los equipos o herramientas con problemas de funcionamiento, para darles el mantenimiento respectivo. La entrega de los paquetes de curso, deben de entregarse el día que inicia el curso, si es posible antes. El área de bienes se recomienda que permanezca cerrado resguardado por el encargado de recibo de bienes, en caso de que se ausente de esta área, dejarlo cerrado y con la llave a cargo de una sola persona (encargado del almacén). 6 Es importante retomar las reuniones mensuales del encargado del almacén con los colaboradores, esto para mejorar la comunicación y brindar directrices generales. Los equipos de uso administrativo como las carretillas hidráulicas y el montacargas deben de tener un mantenimiento preventivo. El encargado de darle el mantenimiento al montacargas es la empresa TRACTOMOTRIZ S.A. (Orden de compra 123), el mantenimiento lo brinda la empresa, tres veces al año aproximadamente. Mientras dure la garantía un personero de la empresa nos visita y revisa el equipo, como el cambios de aceite, o algún problema que se presente.) Controlar el pago de las órdenes de compra, los cuales no deben superar los 7 días hábiles, a menos que se condiciones los equipos y se requiera re-inspección. Revisión de los procedimientos relacionados al almacén regional. En la cuenta de bienes devolutivos familia 20401- herramientas, se tienen algunas inconsistencias en las marcas, se debe revisar las marcas según especificaciones de SIREMA, en caso de que alguna marca no concuerde con el sistema se recomienda hacer los ajustes o esperar a que se aplique inventario general para que las mismas se carguen correctamente. 8. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que hubiera girado la Contraloría General de la República. Presentación de la Declaración Jurada inicial y anual únicamente. 9. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones Auditoría Interna. Control de las órdenes de compra, para lo que se propusieron los indicadores de orden de compra, los cuales se remiten mes a mes a la jefatura del almacén central. Además se realizan varias reuniones al año con la jefatura regional, adquisiciones y contabilidad para revisión de órdenes de compra pendientes de entrega y pago. El funcionario saliente da fe de que lo expuesto en el presente informe de fin de gestión corresponde a la realidad de los hechos y es consciente de que la responsabilidad administrativa de los funcionarios del Instituto Nacional de Aprendizaje, INA prescribirá según se indica en el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, del 7 de setiembre de 1994, y sus reformas. Firma del funcionario 3-340-410 cc: Recursos Humanos Sucesor 7