GUIA DE PROVEEDOR

Transcripción

GUIA DE PROVEEDOR

Dirección de Logística
Operaciones Teoloyucan - Zumpango
Departamento de Calidad
Área de aplicación: PLANEACIÓN
Código: DCCT-PLN-050
Documento auxiliar: GUÍA DE PROVEEDOR
GUIA DE PROVEEDOR
CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
Elaboró: Marco Antonio Vargas Medina
Revisó: Alejandro Hernández Vargas – Claudio David Novelo Yan –
Maribel García Anaya
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
Autorizó: Erika María Flores Rivera 1 de 40 Dirección de Logística
ÍNDICE
Página
1.
Introducción
3
2.
Glosario
4
3.
Ubicación
7
3.1
8
Domicilios
4.
Ventajas operativas al utilizar CEDIS Chedraui
9
5.
Sistema de citas
10
5.1
¿Cómo solicitar una cita?
11
5.2
Sistema ASN
12
6.
Sistema de Recibo
13
6.1
Requisitos para la admisión de la unidad de transporte al CEDIS
13
6.2
Requisitos para la admisión de mercancía en Pre-Recibo
14
6.3
Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo
15
6.3.1
Mensajería
20
6.3.1.1 Presentación de los empaques Mensajería
20
Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo Ventilación
21
6.3.2.1 Presentación de los empaques Ventilación
21
6.3.3
Requisitos para la admisión de mercancía para Jaula PAR
21
6.3.4
Requisitos para la admisión de mercancía de Línea Blanca
22
6.3.2
7.
Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo
Rechazos de mercancía en el CEDIS
24
7.1
28
Mecánica de los rechazos
8.
Liberación de la unidad de transporte
31
9.
ACLARACIONES
32
10.
¿Cómo puede ingresar un coordinador de proveedor al CEDIS?
33
10.1
Normas Generales de los coordinadores de proveedor
34
10.2
Normas del coordinador de proveedor en el interior de la Plataforma
35
10.3
Normas del coordinador del proveedor en patios y oficinas de Pre-Recibo
36
11.
Normas operativas
37
12.
Contactos
39
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
1. Introducción
Enero de 2012
Estimado Proveedor:
Tengo el gusto de informarle que ponemos a sus órdenes nuestro centro de
distribución, estas instalaciones cuentan con más de 150,000 m2 y tecnología de
punta para el manejo de su mercancía.
Es un esfuerzo del grupo Chedraui para fortalecer la cadena de suministro de la que
usted forma parte muy importante.
Para facilitar el proceso de entrega de mercancía, hacemos de su conocimiento los
procedimientos de recibo de mercancía, que aplicados y seguidos, correctamente, se
convierten en factores de eficacia en el proceso, ofreciendo mutuos beneficios.
Le invitamos a que atienda cuidadosamente este instructivo, esperando que le
resulte una guía útil en su relación con Grupo Chedraui.
ATTE: Dirección de Logística
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2. Glosario
ASN.- Aviso anticipado de embarque. Este es el documento con el que se
comprueba la confirmación de la cita solicitada por el proveedor y la cantidad a
entregar.
CEDIS.- Centro de distribución.
Check List.- Lista de inspección en la cual se establecen puntos esenciales para la
verificación o comprobación del cumplimiento de las características o requerimientos
solicitados.
Circuito.- Clasificación de mercancía según sus características de consumo,
utilizada en el CEDIS.
Circuito de mensajería.- Circuito al que pertenecen las cajas con diversos productos
con la misma orden de compra y que van dirigidos para la misma tienda (Cajas ya
preparadas con distintos SKU’s).
Cross Dock.- Es la actividad que representa el traslado de la mercancía por el
CEDIS sin pasar por una preparación o separación de mercancía.
Empaque.- Caja o bulto que es utilizado para el recubrimiento, protección del
producto, proporciona estabilidad y estructura para las estibas.
Estiba.- Conjunto de cajas o bultos colocados verticalmente uno sobre otro. Las
estibas se encuentran en dos presentaciones en forma de cama y en forma de torre.
La primera mencionada es referente al acomodo horizontal de los empaques o
mercancía y consiguientemente el acomodo vertical de la misma sin respetar las
delimitaciones de los empaques o mercancía inferior y la segunda mencionada hace
referencia al acomodo de empaques o mercancía en forma vertical respetando las
delimitaciones del empaque o mercancía inferior y a un costado se coloca la
siguiente torre de igual forma que se colocó la primera.
Folio.- Documento que ampara la mercancía recibida por el CEDIS y en el que se
especifican las características del producto recibido.
Gramaje.- Especificación en relación al peso de un producto expresada en
Kilogramos, Gramos y Libras. Sin embargo en el CEDIS también se le identifica
como gramaje a las unidades expresadas por cualquier producto sea este líquido,
gaseoso y solido.
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Guardia extramuros.- Persona encargada de dirigir los movimientos y actividades
realizadas por los operadores de las unidades de transporte.
LPN.- Etiqueta de identificación con código de barras el cual ampara uno o varios
códigos de alguno o varios productos.
Mercancía a granel.- Mercancía presentada en empaques que se encuentran sobre
el suelo de la unidad de transporte y no acomodados sobre tarimas.
Muestreo.- Herramienta estadística que permite saber la tendencia o condiciones de
la población total cuando no es posible adentrarse en cada uno de los individuos de
la población. El muestreo consiste en el estudio o análisis de un porcentaje o
cantidad de individuos pertenecientes a la población, en este caso de la mercancía
total del envío.
Normas.- Conjunto de reglas establecidas que dan orden al sistema y las cuales
deben de ser respetadas y que de caso contrario el sistema calificará y sancionará al
responsable.
OC.- Orden de Compra.
Packing List.- Listado cuyo contenido son los productos del embarque y con el
detalle de los códigos y Ordenes de Compra a las que pertenecen dichos productos.
Plataforma.- Zona en la que se realizan los procesos operativos del CEDIS,
incluyendo el proceso de ingreso de mercancía físicamente y en sistema (Recibo).
Playo.- Película plástica de elongación variable utilizada para fortalecer la estructura
del armado de uno o varios artículos, en este caso es un producto el cual proporciona
soporte, unificación de peso y estabilidad a las estibas de la mercancía.
Rechazo.- Negación a la aceptación de algo tangible o intangible, en este caso es la
negación de la recepción de mercancía al sistema por diversos motivos que por ende
provoca el regreso de la mercancía a su origen o a un punto establecido por el
proveedor.
SKU.- Código interno del CEDIS utilizado para la identificación y rastreo de la
mercancía el cual puede almacenar diversos códigos de barras (UPC) de un mismo
tipo de producto.
Tienda.- Destino final de la mercancía. Ultimo punto en el que el cliente adquiere el
producto.
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Tipos de Mercancía
 Ligera.- Mercancía de poco peso cuya estiba no afecta el producto colocado en la
base de la misma y cuyo peso permite manipular la mercancía manualmente
(Papel higiénico).
 Volumen.- Mercancía con un peso que permite su manipulación manual sin poner
en riesgo la salud de quien la maniobre y cuyas dimensiones cubicas son
mayores a la relación normal del peso.
 Pesada.- Mercancía con un peso que dificulta su manipulación manual, pone en
riesgo la salud de quien lleva acabo dicha manipulación y cuya estiba alta
provoca afectaciones en el producto de la base.
Torre de Pre-Recibo.- Zona encargada de la recepción de documentos y del
enrampe virtual de la unidad de transporte, cuya ubicación es a un costado de la
loma en la que se estacionan las unidades de transporte.
Torre de Tráfico secos.-Zona encargada de la liberación de folios para las unidades
de transporte de los proveedores, la cual se encuentra frente a la cortina 71
aproximadamente y a un costado de la zona de tarimas.
UPC.- Código de barras que identifica un producto (EAN 13).
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3. Ubicación
Croquis de localización; Ver figura 1.0 y 2.0
Figura 1.0 Centro de Distribución Teoloyucan
Figura 2.0 Centro de Distribución Villahermosa.
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3.1 Domicilios
(TEOLOYUCAN)
Fracción del Lote 28, Manzana 825, Carretera Cuautitlán-Zumpango, Barrio San
Juan. Municipio de Teoloyucan, Estado de México. C.P. 54770,
Localizado en el cruce de la carretera Melchor Ocampo-Teoloyucan, salida por el
circuito interior Mexiquense con Dirección a Zumpango Edo. de México.
Tel: 01 59-1917-9414 y 1103-8000
Nombre
Correo
Extensión
Alejandro Hernández Vargas
Víctor Rojas Blancas
Myriam Mendoza Romero
[email protected]
[email protected]
[email protected]
4009
4019, 4072, 4104
4102
(VILLAHERMOSA)
Colinas de Villahermosa Cto. Del Golfo Km. 12.5, carretera Macuspana, Ranchería
General Traconi, Centro Villahermosa C.P. 86280
Tel: 01 99-3310-7300
Nombre
Correo
Extensión
Sergio Salvatierra
Atención a Proveedores
[email protected]
[email protected]
4306
4308, 4309
(GUADALAJARA)
Carretera El Verde – El Castillo N°. 2000 Col. Las Pintas C.P. 45690 El Salto, Jalisco
Tel: (33) 3689-5483, 3689-2231, 3689-5713
Nombre
Correo
Juan Carlos Vega Martinez
Berenice Gonzalez
[email protected] [email protected]
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
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Teléfono
3689-5713
3689-2231
(MONTERREY)
Jaime Nuno, esquina con Carbajal y de la Cueva S/N, Colonia Del Norte, Monterrey
Nuevo Leon, C.P. 64500 Tel: 01-81-8331-7578.
Nombre
Correo
Beatriz Armendáriz
Rafael Gutiérrez Verdugo
[email protected] [email protected] [email protected]
Tel / Ext
3689-5713
120
121
(LA PAZ)
Colima/Mariano Abasolo y Francisco I. Madero S/N Pueblo Nuevo, La Paz Baja
California Su r C.P. 44940 Tel: 61-21-4628-99
Nombre
Correo
Juan Carlos Alvarado Rodríguez
Eric Alberto Romero Valdez
[email protected] [email protected] [email protected]
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
Extensión
3689-5713
612-14-628-99
612-14-628-99
4. Ventajas operativas al utilizar el CEDIS CHEDRAUI
El proveedor al operar directamente con el Centro de Distribución Chedraui, obtiene
las siguientes ventajas:
 Entrega de la mercancía en un solo lugar, es decir no en sucursales de la cadena
con los consiguientes ahorros y facilidades de plazo (Entrega y pago).
 Recibo expedito y ágil, aunado a la facilidad del proceso gracias al sistema de
citas.
 Eliminación de movimientos de rechazos individuales en las distintas tiendas de la
cadena.
 Llegada oportuna al punto de venta.
Esta guía se encuentra orientada a explicar y definir los términos en que se
manejará la recepción de mercancía del proveedor al CEDIS, por lo que sí se siguen
correctamente los estatutos se obtendrán beneficios como menor tiempo de estadía
en la entrega, así como el nulo rechazo de mercancía y los ahorros logísticos que
conlleva la reducción de movimientos de las unidades de transporte para la entrega
de su mercancía.
Grupo Comercial Chedraui cuenta con el programa de descargas asistidas, para
conocer los procesos y costos del programa, favor de concertar cita con el C.P.
Víctor Rojas Blancas; al teléfono 015919179414 y 11038000 ext., 4019, 4104, de
8:00 a 14:00 y 16:00 a 18:00 hrs. de lunes a viernes a través del correo electrónico
[email protected]
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5. Sistema de citas
Buscando brindarle un mejor servicio en nuestro CEDIS y por ende agilizar el
proceso de recibo de mercancías, creamos un sistema citas, con las siguientes
indicaciones.
 Las citas se solicitaran por Internet
https://adminoc.chedraui.com.mx/EEMSignin.asp, no se pactan citas por teléfono.
 Usted debe solicitar su cita desde el momento en que recibe la orden de compra,
en el entendido que debe solicitarla por lo menos con 72 horas de anticipación a
la fecha en que desee entregar.
 Si Usted solicita su cita con suficiente anticipación podrá obtenerla para el día
solicitado.
 La fecha de cita solicitada debe ser mínimo 1 día antes del vencimiento de la
orden de compra, Usted debe tomar el día del vencimiento de la orden de compra
como el día en que ya no puede entregar.
 Se debe solicitar una cita por cada unidad de transporte que se vaya a enviar a
Centro de Distribución.
 La confirmación de cita la recibirá mediante correo electrónico, al correo
designado por Usted mismo como contacto en EEM, favor de mantener
actualizado esta información. Para actualizaciones enviar comunicado a
[email protected]
Valeria González Ortiz.
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5.1 ¿Cómo solicitar una cita?
Las citas se otorgarán vía el portal Web, para ayuda telefónica 015919179414 y
01800 8352 334 Ext. 4102, 4110, 4111, 4112 y 4061; en un horario de atención de
09:00 a 17:00 hrs. de Lunes a Viernes
Los datos solicitados para una cita son:
 Número de Orden de Compra.
 Fecha y hora solicitadas para entregar.
 Total de cajas a entregar
 Tipo de vehículo en que se realizará la entrega.
 Una sola factura por cada camión, si viene más de una OC, será factura por
orden de compra.
 Una cita por cada unidad de transporte.
Nota.
Es muy importante que se presente de 1 a 2 horas antes de la hora pactada.
El sistema de citas generará una clave de confirmación de cita la cual ampara el
100% de la mercancía a recibir. Dicha clave de confirmación será solicitada en el
momento de presentarse la unidad de transporte.
La cita es obligatoria para el acceso al Centro de Distribución.
No existen excepciones.
Si no se presenta a su cita, se le realizará un cargo por la cantidad de $ 5000.00 +
IVA.
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5.2 Sistema ASN
 Aviso anticipado de embarque: Sistema por medio del cual se captura la
información de entrega desde su empresa mediante la página de Chedraui, este
envío se realizara mínimo en 48 horas de anticipación a la fecha de la cita.
 El sistema es obligatorio y se encuentra disponible en la siguiente dirección:
https://adminoc.chedraui.com.mx//EEMSignin.asp
Para
cualquier
duda
o
información, ponerse en contacto con el departamento Atención a Proveedores al
teléfono 0159 1917 9414 y 1103 8000 ext. 4009 y 4102; Ver Figura 3.0
 El objetivo de este sistema es optimizar el tiempo de Recibo.
Figura 3.0 LPN de identificación.
Nota.
Las cantidades son en piezas.
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6. Sistema de Recibo
El sistema de recibo empleado en el CEDIS Chedraui esta desarrollado con el fin de
recibir la mercancía integra y al 100% con base a la orden de compra expedida, sin
embargo las diferentes desviaciones u omisiones a las reglas establecidas pueden
provocar que el recibo se vea afectado, sólo permitiendo ingresar un porcentaje del
envío u obligando al rechazo total de la mercancía.
6.1 Requisitos para la admisión de la unidad de transporte al
CEDIS
El horario de recepción de proveedores en nuestro CEDIS es en horario corrido de
Lunes a Sábado de 04:00 a.m. a 22:00 pm, siempre mediante citas confirmadas.
 Factura original con 2 copias. Estas vendrán referidas explícitamente a la orden
de compra.
La facturación debe presentarse por orden de compra y para los casos en que la
cantidad de mercancía de una Orden de Compra no entre en una sola unidad de
transporte en los que se tiene que mandar en varias unidades, se debe generar
una factura por cada unidad de transporte aunque la mercancía pertenezca a la
misma orden de compra.
 2 identificaciones oficiales (Licencia de conducir e IFE, únicamente).
 El operador deberá dejar la licencia de conducir en la caseta de entrada y a
cambio vía sistema recibirá un pase vehicular llamado control de visitantes, este
ultimo deberá ser llenado en la torre uno. Su identificación se le devolverá al salir
del Centro de Distribución.
 La unidad de transporte deberá de presentarse en buenas condiciones puesto
que se realizará una inspección para comprobar la integridad de la unidad, para
reducir el riesgo de accidentes y de movimientos innecesarios, por lo que el
operador deberá de colaborar con el guardia para la realización de la inspección.
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6.2 Requisitos para la admisión del envío en Pre-Recibo
Las unidades de transporte se deben presentar con la mercancía de 1 a 2 horas
antes de la hora asignada.
Se debe entregar en la Torre de Pre-Recibo los siguientes documentos:
 Confirmación de cita impresa (ASN Aviso anticipado de embarque).
 Factura original y dos copias.
 Identificación oficial con foto del operador de la unidad de transporte (IFE,
recordando que la licencia fue proporcionada en la torre uno a los guardias), la
cual se regresará en el momento de la salida.
 La lista de empaque o “Packing List consolidado”, que ampara el contenido de
una o varias órdenes de compra.
 La mercancía y órdenes de compra presentadas en la factura deben de coincidir
al 100% con las órdenes de compra presentadas en el aviso anticipado de
embarque (ASN).
La factura deberá mostrar lo siguiente:
 Orden de compra.
 Número de empaques a entregar por factura y número total de piezas. En el caso
de las telas, se colocarán los metros lineales.
 Es obligatorio cumplir con los requisitos de facturación en la página
www.chedraui.com.mx
Una vez entregados los datos anteriores se le asignará rampa, debiendo dirigirse a
la cortina asignada siguiendo las indicaciones de los guardias extramuros del CEDIS,
ubicados en la zona de las cortinas de enrampe para recibo de mercancía.
El operador deberá colocar los dos topes de la cortina asignada en las llantas
traseras de la unidad de transporte, en cuanto el guardia extramuros lo indique.
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6.3 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo
 La mercancía y la unidad de transporte deben de presentarse completamente
libres de cualquier tipo de fauna nociva o evidencia de la misma.
 La unidad de transporte en la que se entregue la mercancía debe ser de caja
seca, cerrada, sin lonas, sin redilas etc. También debe presentarse en buenas
condiciones puesto que se realizará una inspección para comprobar la integridad
de la unidad de transporte y la confiabilidad de esta para la operación.
 Se anexa el Check list con el cual se realiza la inspección de la unidad de
transporte, sus condiciones y cómo se califica la aceptación o el rechazo de la
mercancía por las condiciones de la unidad de transporte; Ver anexo 1.0
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
Anexo 1.0 Check List de Inspección a Unidad para Recibo de mercancía.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
 La estructura de las estibas de la mercancía debe tener la resistencia, firmeza y
estabilidad necesarias para garantizar su integridad durante la manipulación de la
misma.
 La mercancía debe presentarse con suficiente playo de forma que su
manipulación no comprometa la integridad de la mercancía.
 Todas las cajas del envío deben presentarse entarimadas, es decir, no puede
presentarse mercancía fuera de las dimensiones de las tarimas o tirada “NO HAY
TOLERANCIA”.
 Operadores logísticos deben entregar la mercancía separada por proveedor.
 La mercancía presentada debe conservar su integridad física tanto del producto
como del empaque o envolturas presentadas (Caja, bulto, bolsa etc.)
 Las tarimas presentadas con la mercancía deben ser CHEP, SAPSA, Smart,
Movere, tarimas blancas siempre y cuando estas presenten las mismas
características físicas de las ya mencionadas (4 vías). Las tarimas deben
presentarse en buen estado el cual no afecte o ponga en riesgo la integridad del
personal o de la mercancía.
 No hay devolución de tarimas blancas.
Figura 4.0 Tarimas.
 La mercancía debe ser presentada con estibas que no excedan las alturas
establecidas según el tipo de mercancía y su especificación de simbología.
 Para el caso de los costales en los cuales no aparece la simbología se podrán
presentar las alturas de dichas estibas con un máximo de 1.80m.
 En el envío se debe presentar solo mercancía cuyo destino sea el CEDIS de
Chedraui.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
 Cuando en una sola unidad de transporte se presente mercancía de diferentes
ordenes de compra, se deben de seguir los lineamientos enlistados a
continuación:
•
Acomodar en las tarimas, la mercancía perteneciente a una sola orden de
compra.
•
Las tarimas deben ser identificadas según la orden de compra a la que
pertenezca la mercancía.
•
Las tarimas deben presentarse, identificadas, preparadas y separadas por
orden de compra.
 Si el volumen no justifica un código por tarima se podrán enviar hasta 8 códigos
siempre y cuando vengan acomodados en forma de torre y con separación de
cartón (Columna auditable).
Figura 5.0 Ejemplo del estibado en torre.
 La mercancía física que se presente con una oferta o algún tipo de promoción,
debe coincidir con el dato logístico del sistema.
 La mercancía debe estar identificada con código de barras (EAN 13)
completamente legible y debe coincidir con lo solicitado en la orden de
compra.
 La caducidad de los productos debe ser mayor o igual a 90 días a partir del
día en que se reciba la mercancía.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
 La mercancía debe entregarse entarimada y emplayada al 100% desde su
origen.
 Los exhibidores o PDQ’s deben ser capturados en la modalidad de mensajería
y deberán venir completamente cerrados.
 La cantidad de cajas enviadas debe corresponder a lo solicitado por cada
orden de compra.
 La cantidad de producto que se encuentra dentro de las cajas o empaques
debe coincidir completamente con el solicitado por el sistema.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
6.3.1 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo
(Mensajería)
 Cada caja o bulto presentado para mensajería debe ser identificado con su LPN
correspondiente.
 Las cajas o bultos preparados por tienda deben de estar armados con mercancía
de una misma Orden de Compra.
 Las cajas o bultos deben de presentar solo mercancía de una misma tienda.
6.3.1.1 Presentación de los empaques (Mensajería)
Formato:
 Se generará LPN x caja x tienda.
 En un costado de cada multi-empaque se debe pegar la etiqueta generada (LPN)
(Ver figura 6.0), que debe indicar el total de mercancía contenida en el mismo.
Cada LPN debe de ser visible para el recibidor en todas las cajas.
 Entregar el Packing List consolidado, donde obligatoriamente los totales deberán
coincidir con los totales de la factura (Ver formato M-02).
 El multi-empaque deberá venir perfectamente sellado y asegurado de origen. Su
ASN, factura, packing list y mercancía física deben coincidir al 100% NO EXISTE
TOLERANCIA.
Figura 6.0 Ejemplo de la presentación de los empaques de mensajería.
Nota.
Sí hubiese un error en esa caja de cualquier índole, la orden de compra completa
será rechazada. No hay entregas parciales.
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6.3.2 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo
(Ventilación)
 Pueden enviarse como máximo 8 códigos diferentes en cada tarima.
 Las cajas o empaques enviados en cada tarima deben de ser diferentes.
6.3.2.1 Presentación de los empaques (Ventilación)
 El empaque debe tener impreso como mínimo la forma de manejo, estiba
permitida y de preferencia la descripción del producto, estos deberán ser los
vigentes e igualmente describir la unidad mínima de venta (caja, pieza, etc.).
 Todos los empaques deberán estar perfectamente cerrados e identificados.
 La mercancía que así lo requiera deberá traer instrucciones y garantías en
español dentro de cada unidad de venta (Electrodomésticos, Electrónica y Equipo
de cómputo), cumpliendo con la norma oficial mexicana NOM-024-SCFI-1998
Información comercial para empaques, instructivos y garantías de los productos
electrónicos, eléctricos y electrodomésticos, como lo muestra en el apartado 6.3.
6.3.3 Requisitos para la admisión de mercancía para Jaula Par
 El empaque debe tener impreso como mínimo las indicaciones de manejo, estiba
permitida y la descripción del producto, estos deberán ser los vigentes e
igualmente describir la unidad mínima de venta (caja, pieza, etc.).
 La mercancía considerada como pequeño-electro, alto valor y fácil sustracción
debe de ser presentada en empaques que cuenten con sello de seguridad, el cual
no deberá de estar desprendido o violado. Recordando que una de las principales
características de los sellos de seguridad, es que una vez desprendidos no
pueden adherirse de nuevo o debe dejar evidencia de haber sido violado.
6.3.4 Requisitos para la admisión de mercancía de Línea Blanca
 La mercancía presentada debe conservar su integridad física tanto del producto
como del empaque o envolturas presentadas (Caja, bolsa, termo formado etc.), es
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
decir no debe presentar mermas, según los lineamientos establecidos para cada
tipo de producto.
La distinción del tipo de circuito al cual pertenece su mercancía se establece en la
siguiente tabla; Ver tabla 1.0 y 2.0
Circuito
Descripción del circuito
Mensajería.
Cajas con mercancía ya preparada
(Diferentes productos en una sola
caja con el mismo destino).
Línea Blanca
Mercancía electrodoméstica cuyas
funciones sean de lavado, secado
y cocina.
Muestra de la mercancía
Colchones.
Muebles
Tabla 1.0 Descripción del tipo de mercancía
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
Circuito
Descripción del circuito
Ventilación
Mercancía de diversos circuitos
(Abarrotes no comestibles 211,
abarrotes comestibles 212 y
mercancía general 213).
Muestra de la mercancía
211
212
213
Consumos
internos.
Mercancía para uso particular de
las
tiendas
de
la
cadena
(Papelería, cartón, bolsas etc.) No
es aplicable para el consumo
interno de la fuente de sodas.
Alto valor.
Mercancía
de
dimensiones
pequeñas las cuales permiten la
sustracción de la misma y/o con
un valor económico alto.
Tabla 2.0 Descripción del tipo de mercancía
Durante el ingreso de la mercancía al CEDIS, ésta será sometida a un proceso de
muestreo. Dicho muestreo se realiza bajo un esquema estructurado internamente.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
7. Rechazos de mercancía en el CEDIS
En el Centro de Distribución se tiene por política efectuar el menor número posible de
rechazos de mercancía. Aún así se rechazará la entrada de mercancía en los
siguientes casos, por lo que deberá apegarse estrictamente a lo mencionado. Estos
rechazos estarán siempre oportunamente documentados; Ver Tablas 3.0, 3.1, 3.2,
3.3 y 3.4
Causas de Rechazo Generales
Identificación Total Parcial
1
Presentar al CEDIS unidades de transporte
después de la hora acordad según su cita (Tiene
que presentarse de 1 a 2 horas antes de la cita
marcada en el portal).
Pre-recibo
•
2
Presentar unidades de transporte para las que
no solicitó cita (Excedente de unidades).
Pre-recibo
•
3
Presentar ASN’s no confirmados.
Pre-recibo
•
4
Presentar
vigencia.
de
Pre-recibo
•
5
Presentar documentación incompleta o que esta
contenga errores de cualquier tipo (Confirmación
de cita, facturas c/ copias, identificaciones y
packing list).
Pre-recibo
•
6
Ofrecer dadivas para la
documentos y/o mercancía.
de
Pre-recibo
Plataforma
•
7
Presentar mercancía y/o transporte con fauna
nociva o evidencia de la misma (Eses fecales,
pelo etc.)
Plataforma
•
8
Presentar mercancía en unidades de transporte
en mal estado o que pongan en riesgo la
integridad del personal o mercancía durante la
descarga y/o manipulación (Pisos con hoyos o
sin resistencia al peso, clavos o materiales
salidos, etc.)
Plataforma
•
9
Presentar mercancía en cualquier unidad de
transporte de redilas, caja descubierta y/o con
lonas.
Plataforma
•
10
Presentar producto que no corresponda a la
Orden de Compra agendada.
Plataforma
Órdenes
de
Compra
fuera
recepción
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
•
11
Presentar la estructura de las estibas ladeada
(Cajas o bultos).
Plataforma
•
12
Presentar estibas sin el playo suficiente para
asegurar su integridad y estabilidad durante el
manejo y/o mercancía fuera de las dimensiones
de las tarimas.
Plataforma
•
13
Presentar mercancía o empaques, dañados y/o
en mal estado.
Plataforma
•
14
Presentar mercancía en tarimas que no sean
las permitidas por el CEDIS (Las tarimas
permitidas son: Chep, Sapsa, Smart, Movere y
tarimas blancas de 4 vías) y/o que no se
encuentren dentro de especificaciones (Rota,
desclavada, podrida, tablas faltantes, 2 vías y
sus medidas deben de ser de 1.00m X 1.20m).
Plataforma
•
15
Presentar la altura de las estibas excedente a la
establecida por tipo de producto y su
especificación de simbología.
Plataforma
•
16
Presentar mercancía para otro cliente.
Plataforma
•
17
Presentar mercancía no identificada, no
preparada y no acomodada por orden de
compra en caso de traer varios pedidos dentro
de una misma unidad de transporte.
Plataforma
•
18
Presentar mercancía de varias órdenes de
compra en una sola tarima.
Plataforma
•
19
Presentar mercancía de varios
acomodados en cama y no en torre.
códigos
Plataforma
•
20
Presentar mercancía sin empaque (El playo no
es material de empaque).
Plataforma
•
21
Presentar ofertas armadas con errores en el
etiquetado.
Plataforma
•
22
Presentar mercancía no identificada con código
de barras.
Plataforma
•
23
Presentar mercancía cuyos códigos
correspondan a lo solicitado por el sistema.
no
Plataforma
•
24
Presentar mercancía con caducidad menor a 90
días.
Plataforma
•
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
25
Presentar ofertas armadas no capturadas por la
modalidad de mensajería.
Plataforma
•
26
Presentar más cajas de las solicitadas por el
sistema (Orden de Compra saldada). El proceso
interno del CEDIS para atender las Órdenes de
Compra saldada puede demorar un poco y con
el fin de que las unidades de transporte
permanezcan el menor tiempo posible dentro
del CEDIS, el procedimiento indica que en
algunas ocasiones la mercancía de la Orden de
Compra saldada puede ser entregada en otro
momento y en otra unidad de transporte.
Plataforma
•
27
Presentar mercancía con faltantes de producto
dentro de las cajas o bultos.
Plataforma
•
28
Presentar mercancía con sobrantes de producto
dentro de las cajas o bultos.
Plataforma
•
29
Presentar la cantidad de producto dentro de las
cajas diferente a la solicitada por el sistema
(PCB incorrecto).
Plataforma
•
Tabla 3.0 Motivos generales de rechazos de mercancía en el CEDIS
Causas de Rechazo en Mensajería
30
31
Causas de Rechazo en Ventilación
32
33
34
35
36
Identificación
Identificación
Total
Presentar diferencias en piezas entre el ASN,
Plataforma
•
la mercancía y facturas.
Presentar las cajas o bultos no identificados
Pre-recibo
•
con LPN o presentarlo mal elaborado.
Presentar mercancía de varias Órdenes de
Plataforma
Compra en una sola caja o bulto.
Presentar mercancía de varias tiendas en una
Plataforma
•
sola caja o bulto.
Presentar más de 183 empaques a granel.
Plataforma
•
Tabla 3.2 Motivos de rechazos de mercancía en mensajería
Parcial
•
Parcial
•
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
Total
Presentar más de 8 códigos por tarima (UPC).
Plataforma
Presentar mercancía a granel.
Plataforma
•
Tabla 3.1 Motivos de rechazos de mercancía en ventilación
Causas de Rechazo en Línea Blanca
37
Causas de Rechazo de Jaula PAR
38
Identificación
Total
Parcial
Cualquier mercancía que presente algún
Plataforma
•
defecto dentro de la muestra auditada, según
los lineamientos por tipo de mercancía, será
causa del rechazo total del SKU.
Tabla 3.3 Motivos de rechazos de mercancía en línea blanca
Identificación
Total
Parcial
Presentar mercancía designada para Jaula Par
Plataforma
(Pequeño-Electro, alto valor y fácil sustracción)
en cajas, bultos o empaques sin sellos de
seguridad, con el sello violado o con sellos que
no dejen evidencia del desprendimiento.
Tabla 3.4 Motivos de rechazos de mercancía para jaula PAR
•
Nota.
En el CEDIS no esta permitida la manipulación de mercancía por parte del proveedor
(No traspaleo, no acomodo de mercancía, no cambio ni acomodo de empaques o
producto, no cambio ni acomodo de etiquetas etc.)
USTED DEBE IDENTIFICAR EN QUE MODALIDAD DE ENTREGA ESTÁ
CLASIFICADO SU PRODUCTO Y SEGUIR LAS INSTRUCCIONES QUE LE
CORRESPONDA
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
7.1 Mecánica de los rechazos
La identificación de uno de los motivos mencionados en el punto anterior provoca el
rechazo de la mercancía el cual se puede establecer de dos formas; Total o Parcial.
El rechazo total sin haber bajado la mercancía de la unidad de transporte asegura
que a la mercancía completa del envío se le negará el acceso al sistema, por ende
no se aceptará, proporcionando salida a la unidad de transporte con toda la
mercancía, amparando el rechazo con el formato titulado “RECHAZO A
PROVEEDOR” en el cual se especifica el motivo por el cual se realiza el rechazo de
esa mercancía con una breve descripción y la zona en la que se identificó el motivo
del rechazo.
El rechazo parcial asegura que un porcentaje de la mercancía correspondiente al
envío fue aceptada rechazando la demás, la mercancía que haya sido aceptada será
amparada por los folios expedidos, los cuales son proporcionados al operador antes
de su desenrampe, la mercancía rechazada será amparada por el formato de
“RECHAZO A PROVEEDOR” en el cual se especifican la descripción de la
mercancía, sus códigos, cantidades y el motivo por el cual se realiza el rechazo de
esa mercancía.
Existen motivos de rechazo los cuales dependen de la cantidad de mercancía o del
momento en el que se identifique el motivo del rechazo de esa mercancía, para
calificar si el rechazo es total o parcial.
Ejemplo:
Si el motivo 11 de la tabla de rechazos generales es identificado en mercancía que
venia en el nivel medio de la caja de la unidad de transporte, suponiendo que la
unidad se encontraba completamente llena, se aceptará la mercancía que ya se haya
descargado y la mercancía siguiente se rechazará, siendo este un rechazo parcial.
Para el mismo ejemplo si la mercancía que caiga en el motivo 11 se encuentra en el
principio de la unidad de transporte es decir en la parte más cercana a las puertas de
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
la caja de la unidad de transporte, se negará el acceso de toda la mercancía, siendo
este un rechazo total por el mismo motivo.
El único cambio posible de tipo de rechazos es: de Parcial a Total.
Se anexa el formato de rechazo a proveedor; Ver Figura 7.0 y 7.1
Figura 7.0
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
Figura 7.1
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
8. Liberación de la unidad de transporte
 Una vez que la unidad de transporte se encuentra enrampada, el operador deberá
de estar atento a escuchar el altoparlante, puesto que para la liberación de folios
o cualquier otro movimiento se le llamará por este medio, mencionando el
proveedor, el número de cortina en el que se encuentra enrampada la unidad de
transporte y la zona a la que debe de dirigirse por sus documentos.
 Una vez terminado el recibo de la mercancía, se le entregará al operador un
acuse de recibo (folio sellado) que ampara las mercancías recibidas físicamente.
Este acuse ampara piezas y constituye la evidencia de entrega en caso de
discrepancias en el pago. Así mismo, en el caso de presentarse rechazos, se
generarán acuses de diferencias y/o rechazos (Formato de “RECHAZO A
PROVEEDOR”).
 El operador no podrá retirar los topes colocados en la unidad de transporte hasta
que el guardia externo lo indique.
 Al salir el proveedor del centro de distribución el personal de vigilancia verificará
que la unidad salga vacía o amparada por acuses de diferencias y/o rechazos.
 Cuando cuente con los documentos de entrega, deberá revisarlos a su entera
satisfacción, sus unidades deben de abandonar las instalaciones en cuanto tenga
su documentación de entrega completa.
Por ningún motivo se reimprimen folios, es muy importante que el operador
resguarde su documentación ya que sin los folios o el formato de rechazos no se le
permitirá la salida del parque.
Queda estrictamente prohibido retirarse del centro de distribución sin folio de recibo o
acuse de diferencia (Formato de “RECHAZO A PROVEEDOR”).
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
9. Aclaraciones
Los requisitos para hacer una aclaración por parte del proveedor son los siguientes:
 Para aclaraciones de sobrantes y faltantes: deberá solicitar aclaración en un lapso
no mayor a las 72 hrs.
 Para aclaraciones de rechazo en cortina: recoger el rechazo en área de prerecibo, ubicar su unidad en la loma para que posteriormente pasen a atención a
Proveedores a realizar su aclaración,
 Solicitar aclaración en el momento de recibir folio si se llega a detectar en el
momento de su entrega.
 Le recomendamos que en el momento de recibir folio revise los siguientes datos:
•
Cantidad de factura(s) que amparan el recibo y su folio
•
Cantidad de piezas recibidas
•
OC recibida
•
Cantidad y tipo de tarimas entregadas
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
10. ¿Cómo puede ingresar un coordinador de proveedor al CEDIS?
Para el acceso de los coordinadores al CEDIS, la empresa responsable debe de
presentar los siguientes lineamientos:
 Carta membretada expedida por la empresa con la fecha actual y firmada por el
Director General y/o Gerente General en formato PDF al correo de Valeria Ortiz
[email protected] .
 La carta debe venir en atención al C.P. Alejandro Hernández Vargas y Myriam
Mendoza Romero del área de Secos.
 En la carta se debe incluir los siguientes datos:
•
Nombre completo del coordinador.
•
Puesto que tienen en la empresa.
•
Antigüedad en el trabajo.
•
La labor que va a desempeñar en nuestras instalaciones.
•
Que se haga cargo de las acciones que el coordinador tenga dentro de
nuestras instalaciones.
•
De igual manera estar de acuerdo en acatar las políticas de nuestra empresa.
•
En la parte superior izquierda pegar fotografía de coordinador.
 Dos fotografías tamaño infantil a color o blanco y negro, actuales, sin enmicar.
 1 copia de la credencial de elector o licencia (Se acepta siempre y cuando esté
vigente).
 “El horario para la recepción de cartas, así como la entrega de credenciales es de
Lunes a Viernes de 8:30 a 13:00 y de 15:30 a 17:30”.
 El coordinador deberá portar su equipo de seguridad durante su estancia en
nuestro Centro de Distribución, que consta de:
•
Botas de seguridad con casquillo completo.
•
Chaleco fluorescente con el nombre bordado de su empresa en la parte de
atrás.
•
Portar la credencial de forma correcta y en un lugar visible.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
 El día de la entrega de su credencial el coordinador deberá traer copia de
Identificación personal con fotografía (IFE, Pasaporte y/o Licencia de Manejo) la
cual también deberá anexarse al correo en formato PDF.
10.1 Normas generales de los coordinadores de proveedor
 Los coordinadores no deben tener ningún tipo de relación que cause conflicto de
intereses con los colaboradores y guardias de Chedraui.
 Deben portar de forma adecuada el equipo de seguridad (Zapato con casquillo
negro, y Chaleco fluorescente AMARILLO con logotipo de la empresa bordado en
la espalda) desde su ingreso a las instalaciones.
 NO deberán ofrecer ningún tipo de “dadivas” a los Colaboradores y Guardias de
Chedraui (Dinero, refrescos, dulces, cigarros, etc).
 Deberán conducirse dentro de las instalaciones del CEDIS con un
comportamiento correcto y de respeto al interior de las instalaciones apegado al
reglamento interno de la empresa.
 El periodo en que podrán fungir como coordinadores solo será de 12 meses,
después de este tiempo se realizará el trámite teniendo que renovar la credencial
presentando nuevamente carta membretada, 2 fotografías y copia de IFE siempre
y cuando no tenga reportes de incidencias en nuestro Cedis.
 Los coordinadores autorizados por empresa serán 3 por periodo.
 Todos los coordinadores deberán realizar el trámite correspondiente de forma
individual para la credencial de coordinadores con los siguientes requisitos:
•
Presentar carta membretada y firmada por el proveedor al que representan
con vigencia de 12 meses.
•
Presentar 2 fotografías tamaño infantil recientes.
•
Presentarse con la recepcionista de Chedraui, la cual firmará y canalizará al
área de Atención a Proveedores la documentación para la generación y
autorización del gafete de identificación, y dará un tiempo no mayor a 3 días
hábiles para la entrega.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
•
Una vez entregada la credencial no podrá ser sacada de las instalaciones,
deberá ser entregada en la caseta de vigilancia al término de su visita.
•
Al ser acreditados como coordinadores se solicita dejen su número de Nextel
y/o Celular (colocarlo en el reglamento al lado de su nombre completo y firma)
debe ser actual para una interacción oportuna en caso de alguna incidencia.
10.2 Normas del coordinador de proveedor en el interior de la
plataforma
 No deben pasar a piso de operaciones más de un coordinador de una misma
empresa si no se encuentran en cortina por lo menos 5 unidades de su
proveedor.
 Los coordinadores no deberán intervenir en ningún modo en la operación del
ingreso de mercancía físicamente y en sistema (Traspalear, utilizar patín, ayudar
al recibidor a seleccionar códigos o mercancía, tomar sellos o equipos de la
empresa, manipular de ningún modo la mercancía, etc).
 Los coordinadores deberán apegarse a las medidas de seguridad de la empresa
como son, cacheo, respetar las áreas peatonales, portar de forma correcta el
equipo de seguridad, credencial visible, etc.
 Deberán de limitar sus funciones las cuales son de inspección y elaboración de
trámites más no podrán intervenir ni presionar las actividades del personal
operativo (Controles, Recibidores, Capturistas, Coordinadores, Supervisores y
Calidad). El contacto directo para resolver cualquier tipo de duda o incidencia de
recibo será directamente con el área de Servicio a Clientes del CEDIS Chedraui.
 Queda estrictamente prohibido tomar fotografías dentro del piso de operaciones.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
10.3 Normas del coordinador de proveedor en patios y oficinas de
Pre-Recibo
 Por ningún motivo deberán manipular documentos de OTRO Proveedor.
 Portación adecuada del equipo de seguridad (Zapatos y chaleco distintivo).
 Las únicas áreas que están permitidas para la estancia de los coordinadores
además del piso de operaciones serán: Oficina de Pre-recibo, área de Tráfico,
comedor y recepción.
 Los coordinadores no podrán intervenir en el procedimiento de retiro seguro de
unidades de cortina establecido de la empresa, es decir NO se puede retirar
ninguna unidad de cortina sin la instrucción dada por el personal de seguridad de
Chedraui (Guardia extramuros).
 Los coordinadores deberán respetar el procedimiento de asignación de cortinas
que se genere en el área de Pre-Recibo.
 En el área de Pre-Recibo y Tráfico deberán asegurarse de respetar los lugares,
respetando las filas de acuerdo al momento en que vayan llegando sin tomar
ventaja en su condición de coordinadores.
 Por ningún motivo los coordinadores podrán obtener preferencias especiales de
los colaboradores de Chedraui.
En el momento en que algún coordinador falte a alguno o algunos de los
lineamientos mencionados con anterioridad será reportado, se le sacará del CEDIS y
se le dará de baja, teniendo la empresa que dar de alta a otro coordinador no antes
de 30 días hábiles a partir de la falta.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
11. Normas operativas
Sr. Operador
En caso de falla mecánica, será necesario que envíe grúa, no es posible realizar
maniobras dentro del CEDIS (La grúa deberá de presentarse en un lapso no mayor a
2 horas).
El operador deberá seguir las siguientes indicaciones para poder ingresar y
mantenerse dentro de las instalaciones del Centro de Distribución Chedraui.
La entrada de los proveedores o sus representantes al CEDIS se permitirá hasta que
el personal de seguridad lo indique.
Únicamente se permitirá la entrada al operador al patio de maniobras, no a la
plataforma, solo en el caso de ser requerido, para lo cual deberá contar con las
siguientes especificaciones:
 Credencial de coordinador emitida por Chedraui
 Zapatos de seguridad
 Chaleco amarillo fluorescente con el nombre de la empresa en la parte de atrás
 Dentro de la plataforma, solo se podrá dirigir al recibidor y al coordinador de
recibo sin excepción.
Queda prohibido usar el claxon y mantener el motor prendido dentro de las
instalaciones, así como escuchar el estéreo con volumen excesivo.
Queda expresamente prohibido el uso de palabras altisonantes, correr, forcejear,
arrojar objetos, hacer juegos y bromas dentro de las instalaciones.
Queda expresamente prohibido introducir armas de fuego y cualquier instrumento
punzo-cortante a las instalaciones del CEDIS. No se puede fumar ni comer dentro del
centro de distribución.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
Por ningún motivo el operador permitirá que otra persona mueva la unidad estando
en los andenes de carga del Centro de Distribución
Queda prohibido el uso de huaraches, sandalias, tenis y cualquier otro tipo de
calzado que no sea cerrado
Los operadores no podrán quitar topes o desenrampar su unidad hasta recibir
indicaciones de personal de seguridad
El desenrampe de unidades deberá ser en un tiempo no mayor a 15 minutos.
Al ser rechazo total de una unidad el proveedor deberá desenramparse en cuanto se
le entregue documentación.
Seguir indicaciones de los guardias de seguridad.
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
12. Contactos
(TEOLOYUCAN)
TELS: 0159-1917-9414 y 1103-8000
Ext. 4009 Alejandro Hernández Vargas [email protected]
Ext. 4102 Myriam Mendoza Romero [email protected]
(VILLAHERMOSA)
TEL: 01 99 33 10 73 00
Ext. 4306 Sergio Salvatierra [email protected]
(GUADALAJARA)
Tel: (33) 3689-5483, 3689-2231, 3689-5713
Juan Carlos Vega Martinez [email protected]
Luis Prieto de Jesús [email protected]
(MONTERREY)
Tel: 01-81-8331-7578
Ext. 120 Beatriz Armendáriz [email protected]
Ext. 121 Rafael Gutiérrez Verdugo [email protected]
(LA PAZ)
Tel: 61-21-4628-99
Juan Carlos Alvarado Rodríguez [email protected]
Eric Alberto Romero Valdez [email protected] Elaboró: Marco Antonio Vargas Medina
Vigencia de: 01/01/2013 a 01/01/2014
Versión: 9.0
Autorizó: Erika María Flores Rivera 40 de 40

GUIA DE PROVEEDOR

Transcripción

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