Gestión del Conocimiento e Implementación de Open KM Andrés

Gestión del Conocimiento e Implementación de Open KM Andrés

Gestión del Conocimiento e Implementación de Open KM
Andrés Felipe Acevedo Trujillo1
Deisy Julieth Roa Riveros2
Diciembre de 2013
RESUMEN
El presente documento presenta algunos conceptos básicos necesarios para realizar una
buena gestión del conocimiento que se maneja en la Unidad Informática de la Facultad de
Ciencias Económicas (UIFCE). Para ello, se utilizará el software OpenKM y se describirá
algunas de las funciones y opciones de configuración que se pueden utilizar tanto como
administrador y como usuario.
Palabras claves: Gestión de conocimiento, Sistemas Gestores de Conocimiento,
OpenKM, roles.
Knowledge Management and Implementation of Open KM
Abstract
This paper introduces some basic concepts needed to make a good knowledge
management that it’s handled at the Unidad Informática de la Facultad de Ciencias
Económicas (UIFCE). To do this, the software will be used OpenKM and some of the
functions and settings that can be used both as an administrator and as a user is
described.
Keywords: Knowledge Management, Knowledge Management Systems, OpenKM, role
system.
Estudiante de Ingeniería Electrónica de la Facultad de Ingeniería de la Universidad
Nacional de Colombia, y monitor junior del grupo Gestión de la Unidad de Informática y
Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante el mes de Octubre.
Correo Electrónico: [email protected]
2 Estudiante de Ingeniería Civil de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de
Colombia, y monitor junior del grupo Investigación y Extensión de la Unidad de
Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante el mes de
Octubre. Correo Electrónico: [email protected]
1
Estudiantes Auxiliares:
Director Unidad Informática:
Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación:
Viviana María Oquendo
Coordinadores:
Viviana María Oquendo
Mario Andrés Rubiano
Coordinador Servicios Web:
John Jairo Vargas
Analista de Infraestructura y
Comunicaciones:
Diego Alejandro Jiménez Arévalo
Analista de Sistemas de
Información:
Andrea Milena Novoa Ospina
Andrés Felipe Acevedo Trujillo
Andrés Felipe Hurtado Casas
Angie Yamile Mayorga Coy
Catalina Heredia Medina
Cindy Carolina Lugo Rozo
Daniel Andrés Roa Aponte
Daniel Felipe Leyva Díaz
David Hernando Medina Cifuentes
Deisy Julieth Roa Riveros
Diana Carolina López Becerra
Diego Fernando Ávila
Edward Leonardo Esteban Pérez
Fredy Esteban Ahumada Avendaño
Jorge Aguilera
Julián David Enciso Castaño
Lasly Yulieth Vega Santamaría
Mario Andrés Rubiano Rojas
Michael Daniel Buitrago Rodríguez
Walter Daniel Parra Jiménez
Este documento es resultado de un trabajo
conjunto y coordinado de los integrantes de la
Unidad de Informática y Comunicaciones de la
Facultad de Ciencias Económicas de la
Universidad Nacional de Colombia.
Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia
de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite
http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a Creative
Commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105,
USA.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE OPEN KM
1.
Introducción
Dentro de las organizaciones uno de los factores que más importancia tiene para su
desarrollo y exitoso crecimiento es la forma de manejar, manipular y difundir la
información que se maneje dentro de ella. Por eso, es fundamental tener una buena forma
de organizarla y de que los directamente interesados puedan acceder a ella de forma
rápida, efectivamente y lo más actualizada posible.
En el mercado se ofrecen algunos programas de carácter privativo o poco amigable con el
usuario que cumplen la función de organizar y hacer circular el conocimiento dentro de la
estructura del lugar donde se va a implementar. He aquí donde cobra importancia al tratar
de explicar si OpenKM como sistema gestor de conocimiento es fácil de usar y de
administrar y además de esto si se ajusta o no a las diferentes necesidades que se ven a
diario en la Unidad Informática de la Facultad de Ciencias Económicas.
2.
Objetivos
2.1. OBJETIVO GENERAL:
Realizar un manual y pruebas de implementación del software OpenKM, con el fin de
determinar la viabilidad de su uso dentro de la Unidad de Informática de la Facultad de
Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:





3.
Comprender ¿Qué es gestión del conocimiento?
Analizar
ventajas y desventajas
de
diferentes Sistemas Gestores de
Conocimientos (KMS).
Establecer los requerimientos para el buen funcionamiento del KMS elegido.
Identificar las funciones del KMS elegido, y realizar la documentación respectiva.
Implementación de OpenKM, y analizar los resultados.
Contenido
3.1. MARCO TEÓRICO.
Para poder entender y trabajar sobre un Sistema de Gestión de Conocimiento (KMS) es
necesario comenzar explicando lo que se entiende por “conocimiento”. Para no entrar en
conflictos epistemológicos y filosóficos se puede usar la visión del conocimiento como
“una creencia personal justificada que aumenta la capacidad individual para tomar
acciones eficientes” (Huber 1991; Nonaka 1994) [1].
Dentro del contexto de la unidad se puede manejar este concepto combinándolo con los
conceptos de información y dato ya que estos encuentran sumamente relacionados
porque se considera que el conocimiento llegó a ser el resultado de la integración de
estas dos últimas nociones. Por eso surge la necesidad de buscar la forma de
administrarlo correctamente y es ahí donde cobra importancia el manejo del conocimiento.
El manejo de conocimiento se entiende como un camino estructurado para hacer explícito
y que se pueda compartir el conocimiento en un contexto específico para una comunidad
determinada, complementado en algunos casos con o sin información tecnológica (Avdic
& Westin, 2002) [3].
Para ello se busca implementar un nuevo Sistema para Gestión del Conocimiento
(SGC o en inglés KMS- Knowledge Management System). Estos son herramientas para
gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura,
almacenamiento y distribución de la información presentada en diferentes
implementaciones como repositorios de documentos, bases de datos, listas de
discusiones y en contextos específicos sistemas que incorporan recuperación y entrega
de información usando filtros tecnológicos.
Dentro de los que se mencionan anteriormente, los que se manejan dentro de la unidad
se manejan los repositorios y las bases de datos. Los repositorios en el ámbito
académico lo define Clifford Lynch como:
“Un repositorio institucional académico es una serie de servicios ofrecidos por una
universidad a los miembros de su comunidad para gestionar la diseminación de
materiales digitales creados por la institución y sus miembros. Es esencialmente un
compromiso organizacional para la conservación de estos materiales digitales,
incluyendo su preservación a largo plazo, como así también su acceso y distribución”.
[4]
3.2. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD INFORMÁTICA DE LA FACULTAD DE
CIENCIAS ECONÓMICAS (UIFCE)
3.2.1. Administración del conocimiento manejado por la unidad.
Para comenzar es necesario realizar determinado análisis del cual se defina qué clase de
conocimiento se va a gestionar, la manera en que se considera dicha información
(recurso, producto o un activo), los usuarios y administradores -roles - que van a hacer
uso de este conocimiento y los permisos que cada uno de ellos tiene para acceder a éste.
Del éxito de este análisis depende cuan exitoso va a ser la implementación, ya que entre
mejor esté definido lo anterior mejor y proactivo será la implementación de la gestión.
3.2.2. Dimensión del Conocimiento:
El conocimiento se puede dimensionar de la siguiente manera:

Como recurso: El conocimiento debe tener un costo (por ejemplo, si se necesita
un experto para la distribución del aprendizaje), también se administra (como
entradas para los procesos que elabore la empresa), e inclusive se evalúa por su
rendimiento y el valor agregado que da a los productos o servicios en los que
participa.

Como producto: En este caso el conocimiento se vende, y por ende produce
ingresos.

Como activo: El conocimiento es un bien de la empresa, por lo que necesita
ciertos cuidados de protección y mantenimiento. [5].
Entendiendo las características del dimensionamiento del conocimiento,
se puede
observar que la UIFCE, maneja el conocimiento como un recurso, esto implica que la
Unidad destina cierto presupuesto para el mantenimiento de los servidores-que contienen
la información de la Unidad-, se administra rigurosamente (dentro de las posibilidades del
actual modelo: Los repositorios) el acceso a las carpetas, y se tiene un valor no monetario
de la información retenida allí.
3.2.3. Roles dentro de la UIFCE:
Se realizó una entrevista a Diego Jiménez Arévalo, Analista de Infraestructura y Redes de
la UIFCE quién resolvió las inquietudes, respecto a los roles, que cada miembro de la
Unidad asume, y sus permisos la información de los servidores, y esto fueron los
resultados:

Coordinadores: Tienen todos los permisos y acceso a toda la documentación del
servidor: serverecono1 (para saber las especificaciones de cada servidor
manejado en la Unidad, remítase a la Tabla 3).

Monitores Máster: Privilegios de lectura y escritura de la carpeta correspondiente
al grupo que dirigen.

Monitores Junior: Tienen acceso a la carpeta de la investigación a cargo, con
permisos de escritura y lectura, y para el resto de documentación tienen permiso
de lectura, y muy ocasionalmente de escritura.

IT’s:
o
(Analista de sistemas de información):
Tiene acceso a la carpeta de IT´s a los documentos de informes,
ubicado en el servidor: serverecono1.
o
John Jairo Vargas (Coordinador de servicios WEB):
Tiene acceso a la carpeta de IT´s a los documentos de informes,
ubicado en el servidor: serverecono1.
o
Diego Jiménez Arévalo (Analista de Infraestructura y Redes): Tiene
acceso a todos los documentos y carpetas de cada uno de los servidores.

Inventarios: Acceso a serverecono1\IT$\ con ciertos permisos de lectura, y a la
carpeta de coordinación de inventarios lectura y escritura.

Soporte: Poseen permisos para ciertos documentos de la carpeta IT’s.
3.2.4. Volumen del conocimiento de la UIFCE:
En la entrevista que se le realizó a Diego J. Arévalo mencionada anteriormente se mostró
ciertas especificaciones de las particiones, espacios ocupados y libres de los servidores.
La información se muestra a continuación en la Tabla 1.
TABLA 1. ESPECIFICACIONES DE LOS SERVIDORES DE LA UIFCE (HASTA EL 2013-1).
SERVIDOR
PARTICIÓN
C
ESPACIO
LIBRE
PARTICIÓN C
PARTICIÓN
D
ESPACIO
LIBRE
PARTICIÓN D
SERVERECONO1
12 GB
372 MB
668 GB
58,5 GB
SERVERECONO2
12 GB
1,30 GB
266 GB
684 MB
SERVERECONO6
147 GB
No informa
1,48 TB
No informa
SERVERECONO5
333,8 GB
20,4 GB
No informa
No informa
SERVERECONO3
(LINUX)
(SDA1) 73
GB
60 GB
No informa
No informa
En general el servidor que más se utiliza en la Unidad de informática es el “serverecono1”
y analizando la tabla anterior se puede observar que, de la capacidad disponible que
tiene, es muy reducido el espacio libre.
Hasta el primer semestre del 2013, el volumen de información que tenía era de 265,4 GB
y como es de inferir ese volumen ha crecido en estos meses (pronto se va a realizar
mantenimiento a los servidores y actualizar los datos de particiones, espacios libres y
volúmenes de información), pero por ahora estos son los datos en que nos vamos a
basar.
3.2.5. Comparación De Software Gestores Del Conocimiento.
En el mercado encontramos una gran variedad de programas especializados en la gestión
del conocimiento, y en la Tabla 2 se muestran las funciones, costos y herramientas, que
ayudarán a elegir el mejor software para gestionar el conocimiento para la Unidad de
Informática de la Facultad de Ciencias Económicas (UIFCE).
TABLA 2. TABLA COMPARATIVA DE SOFTWARE GESTORES DEL CONOCIMIENTO.
SOFTWARE
Lotus
Discovery
Server (IBM)
DESCRIPCION
COSTOS
El Discovery Server Privativo, Alto
proporciona
costo.
herramientas
sofisticadas
que
clasifican
los
documentos y la
información
del
usuario. [7]
HERRAMIENTAS
1. Taxonomía del conocimiento.
2. Métrica, analiza la relación
existente entre cada usuario y
los documentos.
3. Edición de aplicaciones de
acuerdo a las necesidades de la
organización.
4. Interfaz sencilla.
Opentext
Document
Management
Ofrece una gestión
completa del ciclo
de vida de cualquier
documento
electrónico. [10]
Software Libre.
Gratis Demo.
Costos medios
o
bajos
dependiendo
la versión
1. Compatible con las bases de
datos Oracle RAC y Oracle 11g
R2.
2. Gestiona cualquier tipo de
documento
en
cualquier
formato.
3. Valorar y criticar un
documento.
4. Se pueden configurar hasta 9
niveles de permisos de una
carpeta o documento.
5. Registro completo del uso de
los documentos.
OpenKM
Proporciona
capacidades
completas
de
gestión
de
documentos. Facilita
la
creación
de
conocimiento
y
mejora la toma de
decisiones.[13]
Software Libre.
OpenKm
Community
Gratis.
OpenKM
Cloud 257,844
COP
mensuales.
Peeraware
Permite Chats en Gratis
línea y compartir
documentos
de
utilidad, para los
miembros
de
la
organización. [11]
1. Compatible con cualquier
base de datos.
2. Se pueden realizar foros
alrededor de los documentos,
junto con chat en línea.
3. Registro completo del uso de
documentos y carpetas por
parte de los usuarios.
4. Su capacidad de memoria es
igual a la del computador o
servidor desde el que se
trabaje.
5. Soporte Multilingüe.
1. Permite chats y subida de
archivos.
2. No se sabe si es capaz de
almacenar grandes repositorios
y su organización posiblemente
no sería la más adecuada.
File Net (IBM)
Ayuda a satisfacer la Privativo.
gestión
de Alto costo.
contenidos
con
mayor
velocidad,
eficiencia
y
precisión. [12]
1. Gestión de un único
repositorio (repositorios IBM).
2. Integración unicamente con
Microsoft SharePoint y Microsoft
Office.
3. No hay Integración con Open
Office.
3.2.6. Elección del Software más adecuado para la UIFCE.
Analizando la Tabla 2 se aprecia que existen múltiples sistemas para la gestión del
conocimiento, cada uno tiene alguna(s) ventaja(s) sobre los demás, pero en general,
estos programas tienen herramientas muy parecidas exceptuando Peeraware, del que se
encontró una utilidad más de socialización de temas e información que de gestión,
búsqueda y edición de documentos.
Entonces, analizamos los dos software cuya capacidad podría llegar a satisfacer las
necesidades de la Unidad encontramos: Opentext Document Management y OpenKm.
Se eligió OpenKM por que tiene una interfaz gráfica sencilla, fácil uso y compatibilidad con
cualquier base de datos, además que ha desarrollado foros, videos y una wiki para ayudar
al cliente a manejar el software.
Junto con la investigación realizada el año 2012-1 sobre Herramientas de KMS, se llegó a
la misma conclusión de que OpenKM es el sistema gestor de conocimiento que se adapta
mejor a las necesidades de la UIFCE.
Es necesario entender que la calidad del producto (software) es muy diferente a la calidad
del desarrollo del modelo, sin embargo la calidad del modelo influirá en la calidad del
producto final.
3.3. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CON OPENKM.
3.3.1. ¿Qué es?
OpenKM es una aplicación web de gestión documental que utiliza estándares y
tecnologías Open Source la cual proporciona el control de versiones, metadatos, escaneo,
comentarios, foros sobre el programa, workflow (flujos de trabajo), entre otras. Esto
permite una fácil comunicación que conecte a las personas a otras personas, la
información a la información, y las personas a la información, ayudando a gestionar, de
forma más eficiente, la inteligencia colectiva que reside en los recursos de la compañía.
OpenKM integra en una sola aplicación fácil de usar todas las funcionalidades para
colaborar, gestionar y buscar documentos con el fin de mejorar la productividad en forma
de prácticas compartidas y hacer que mediante su interfaz intuitiva el usuario pueda
recopilar información digital, colaborar en la organización de documentos y proyectos lo
que a su vez permitirá a la empresa a capitalizar el conocimiento acumulado a través de
la localización de documentos y fuentes de información de forma sencilla y rápida. [13]
3.3.2. ¿Qué documentos permite indexar?
OpenKM permite al usuario subir, trabajar y almacenar archivos creados en Open Office,
la suite ofimática de Microsoft (MS Excel, MS PowerPoint, MS Word), documentos cuyas
extensiones sean PDF, HTML, XML, TXT, RTF, JPEG EXIF and MP3 ID3. También se
indexan ficheros TIFF cuando el motor de OCR está configurado.
3.3.3. Arquitectura OpenKM:
Ilustración 1 Arquitectura OpenKM
Para implementar este software se requiere conocer un poco de la forma en que esté
constituido para saber si se ajusta completamente a las necesidades de la Unidad. Dentro
de su arquitectura lo más relevante es:
 Interfaz (Color verde): El usuario accede a la aplicación a través de un navegador
(Firefox, Chrome o Explorer), además posee una integración con dispositivos
móviles, aunque con una limitación de las herramientas.
 API (Color Azul- Superior Derecho): Es un “OASIS” estándar abierto que permite
la interconexión del usuario y la gestión de los documentos del repositorio, a
través de la WEB.
 Spring Security (Color Rojo superior): Es el módulo más importante (a nivel de
seguridad), ya que en esta capa es donde se controla el acceso a los usuarios. El
proceso de autentificación se puede dar a través de un servicio central de
Autentificación o a través de una base de datos.
 Core (Color Rojo- mitad): Implementación de la lógica de la gestión y
procesamiento de documentos, carpetas, registros y correos electrónicos.
 Storage (Color Azul- Inferior izquierdo): El almacenamiento de datos se hace en
una base de datos (Compatibilidad con varias bases de datos).
 Buscador (Color Amarillo claro- Inferior): utiliza como motor de búsqueda:
LUCENE, su búsqueda la realiza sin importar si los documentos son o no binarios.
 Antivirus: (Color Amarillo- derecha mitad): OpenKM se puede integrar con la
mayoría de antivirus, protegiendo los documentos del repositorio y el computador
de los usuarios.
 Catálogo y Metadatos (Color Amarillo-Inferior): Permite leer e identificar el código
de barras de los documentos, y ampliar su capacidad.
 Estadísticas e Informes (Color Amarillo-Inferior derecho): a través de esta
aplicación, el administrador controla el estado de la aplicación. [16]
3.3.4. Requerimientos del Hardware:
Para todas las versiones de OpenKM es necesario, como mínimo Intel Pentium 4 y 256
MB de memoria RAM.
• OpenKM Small, con una capacidad para menos de 25 usuarios, y un repositorio
de 10 a 60 GB, requiere de: -1GB de RAM. -Dual Core 2 (1,86 GHz). -150 a 200
GB de Hard Disk.
• OpenKM Medium, capacidad para más de 50 usuarios, y un repositorio de más
de 150 GB, necesita: -2GB de RAM. - Quad Core (2,2 GHz). - 200 a 500 GB de
HD.
• OpenKm (Virtualized Server), para menos de 50 usuarios, y un repositorio de
20 a 50 GB, requiere: - 1 GB de RAM. - Due Core 2 (1,86 GHz). - 80 a 100 GB de
HD. [17]
No existe límite para subir ficheros, más que la capacidad del hardware. Si se desea
limitar el tamaño máximo a subir, esto se puede hacer modificando el OpenKM.cfg; Para
gestionar grandes repositorios OpenKM se puede configurar en una arquitectura de
clúster (Se está trabajando en ello pero no estará disponible en la Versión Community).
o
Los sistemas operativos compatibles con el software son: GNU Linux
(recomendado, por su mayor estabilidad), Windows desde su versión XP, Solaris y
Mac OS.
o
El almacenamiento de los repositorios, se hace a través de un directorio o
cualquier Sistema de gestión de Base de Datos (SGBD) como: Oracle,
PostgreSQL, MySQL etc.
o
En un principio se creyó que una desventaja de utilizar OpenKM (versión
instalación) sería la dificultad de acceder a los repositorios, desde cualquier
computador, pero OpenKM permite la integración con Dropbox.
o
¿Cuántos usuarios podrían estar usando OpenKM simultáneamente? ¿Hay algún
máximo establecido o depende de la capacidad (hardware) del servidor?, En
realidad no hay ningún límite de usuarios simultáneos, sólo se requiere usar un
servidor con las características necesarias, (Los requerimientos de Open son muy
bajos en cuanto a Software). [18]
A continuación se mostrará las características de los servidores y computadores utilizados
por la UIFCE (Tabla 3 y 4) para comparar dichas características con los requerimientos
de Hardware de OpenKM, y poder determinar si OpenKM es compatible con la UIFCE.
TABLA 3. CARACTERÍSTICAS HARDWARE DE LOS SERVIDORES UIFCE3
SERVIDOR
PROCESADOR
Serverecono1
Serverecono2
Serverecono6
Serverecono5
Serverecono3
Intel Xeon 1.86 GHz
Intel Xeon 1.86 GHz
Intel Xeon 2.76 GHz 2 Procesadores
Intel Pentium III 1.13 GHz
Intel Pentium 4 1.50 GHz
MEMORIA
RAM
4 GB
4 GB
32 GB
1 GB
1 GB
HARD DISK
680 GB
278 GB
1171 GB
+33.8 GB
+73 GB
TABLA 4. CARACTERÍSTICAS HARDWARE DE LOS COMPUTADORES DE COORDINACIÓN Y SALA
6.4
Placa del
Computador
Hard
Disk
2171919
2509285
2501212
2501531
2501199
2253326
2398415
2398438
2246215
2413168
2074317
2074159
2316572
2316569
80 GB
160 GB
40 GB
80 GB
80 GB
250 GB
250 GB
250 GB
160 GB
250 GB
80 GB
80 GB
500 GB
500 GB
PENTIUM 4 - 3.0 GHZ
512 MB
INTEL PENTIUM D - 3.0 GHZ
1 GB
PENTIUM 4 - 3.0 GHZ
512 MB - 2 GB
PENTIUM 4 - 3.0 GHZ
512 MB
PENTIUM 4 - 3.0 GHZ
2 GB
INTEL CORE 2 DUO E 8400-3.0 GHZ
3 GB
INTEL CORE 2 DUO E 8400-3.0 GHZ
4 GB
INTEL CORE 2 DUO E 8400-3.0 GHZ
4 GB
INTEL CORE 2 DUO E 8400-3.0 GHZ
2 GB
INTEL PENTIUM D - 3.0 GHZ
512 MB
PENTIUM 4 - 3.0 GHZ
512 MB - 2 GB
PENTIUM 4 - 3.0 GHZ
512 MB
INTEL CORE I7 2.93 GHZ
4 GB
INTEL CORE I7 2.93 GHZ
4 GB
2253305
2509284
2398801
250 GB
160 GB
250 GB
2255850
160 GB
2316567
2316536
2246227
2130521
500 GB
500 GB
250 GB
80 GB
INTEL CORE 2 DUO E 8400-3.0 GHZ
INTEL PENTIUM D - 3.0 GHZ
INTEL CORE 2 DUO E 8400-3.0 GHZ
INTEL CORE 2 DUO E 6750
2.66 GHz
INTEL CORE I7 2.93 GHZ
INTEL CORE I7 2.93 GHZ
INTEL CORE 2 DUO E 8400 3.0 GHZ
PENTIUM 4 3.0 GHZ
Procesador
Memoria
RAM
3 GB
3 GB
4 GB
2 GB
4 GB
4 GB
3 GB
512 MB
A partir de esta información se infiere que las características de algunos servidores
cumplen con los requerimientos básicos para pequeñas instalaciones de OpenKM (Small)
3
4
Información proporcionada por Diego Arévalo
Datos entregados por el Coordinador de Inventarios Julián Rubiano
o la opción de OpenKM en un servidor virtualizado pero se necesitaría evaluar si el
repositorio ofrecido sea lo suficientemente robusto para las aplicaciones dentro de la
Unidad.
Por otra parte, si se desea algo más amplio en el sector de los repositorios se tendría que
pensar ya en una instalación Medium para la cual los procesadores de estos servidores
se quedarían cortos comparada a los requerimientos mínimos, lo cual llevaría a pensar o
en la adquisición de un nuevo servidor o arriesgarse a trabajar con una baja o nula
eficiencia en su ejecución repercutiendo después en el manejo por parte del usuario.
3.3.5. Generalidades de OpenKM
Características generales:
 Administración:
• Todas las operaciones que realiza el usuario se almacenan en una base de
datos (Registro detallado).
• Ver Perfiles de usuario (Documentos y funciones a las que puede acceder el
usuario).
• Desbloquear, editar y retirar documentos.
• Programador de tareas y tareas inteligentes.
• Acceso al Repositorio.
 Seguridad:
• Autentificación del Usuario (Este servicio se da a través de una autentificación
centralizada, o contra una base de datos, en la que se encuentren registrados los
usuarios)
• Tiene soporte para gestión de diversas bases de datos -al mismo tiempo-, pero
por defecto viene con una base de datos integrada.
• Controla permisos de carpetas y documentos.
• Registro de todas las operaciones que realiza el usuario.
 Fiabilidad:
• Por defecto todos los archivos que maneje OpenKM se guardan en la carpeta $
TOMCAT_HOME / repositorio. Por dicha razón si deseamos hacer un backup,
debemos realizar una copia de esta carpeta. En caso de que hayamos configurado
otra base de datos, necesitaremos hacer respaldo de esa carpeta.
• Si un día se decide cambiar de DMS (Software de Gestión Documental), no hay
de qué preocuparse, desde el menú de administración, se dispone de la opción de
exportar todo el repositorio en una carpeta, del servidor y luego desde el nuevo
DMS, poder importarla.
• En algunos casos al arrancar el sistema la base de datos se formatea, y se
encontró que se debe modificar el parámetro hibernate.hbm2ddl para que la base
de datos no se resetee al arrancar el servicio.
 Gestión de Documentos:
• Documentos personales y papelera de reciclaje para cada usuario.
• Extracción inteligente de palabras clave.
• Conversor de texto a audio.
• Servicio de chat.
• Pre visualización de documentos. (AutoCAD, MS office family, Open office family,
ficheros de PDF, videos y sonido, imágenes, DICOM); La opción no está disponible
en la versión a prueba.
Para la pre-visualización de documentos en Windows, tienes que instalar el Open Office y
meter el path oportuno de Windows [19].
Características (cliente web):









Ofrece una interfaz sencilla y fácil de manejar
Funciona con los navegadores más usados (Firefox, Chrome, Safari, Explorer).
Posee un Antivirus, que analiza todos los documentos que se suben al repositorio.
Restringe permisos de roles (Aplica también para la versión instalación)
Traducción a varios idiomas (Según OpenKM)
Android & IPhone soportan algunas funcionalidades.
Carga masiva de archivos ZIP
Filtros de Búsqueda, básicos y avanzados.
Permite hacer foros en torno a los documentos publicados.[19]
3.3.6. Mapeo de la Información
Para comenzar la implementación de OpenKM dentro de la Unidad, se requiere
previamente tener conocimiento de la información que se va a gestionar y de la
cantidad de usuarios que van a tener acceso a ella; para ello se realizará un
esquema de la organización y luego el mapeo de la información que se va a
gestionar.
DIRECCIÓN
COORDINACIÓN
(2 personas)
Proyecto UIFCE
Monitores Máster
(3 Personas)
Ingresan a
Serverecono1
Toda la información con todos
los permisos
IT Manager
Monitores Junior
(17 personas)
Sistemas de
Información
(1 persona)
Servicios Web
(1 persona)
Acceden a
Cada usuario tiene distintos permisos de
lectura(R) y escritura(W)
Serverecono1
Serverecono1
Soporte Técnico
(2 persona)
Soporte
IT
Investigaciones
Otra documentación (R)
Proyectos
Investigación Propia (R-W)
Inventarios
(1 persona)
Infraestructura
(1 persona)
Todos los
servidores
PERSONAL UIFCE
29 personas
(apróx.)
Ilustración 2. Esquema de la organización y acceso a carpetas
4.
Manual OpenKM - Versión Trial Professional
Para comenzar a trabajar con el software se realizó la instalación de la versión Profesional
Trial de OpenKM 6.2.2.1 Con esta versión instalada, se realizaron pruebas básicas como
lo son el ingreso a la aplicación en distintos navegadores (Firefox, Chrome e Internet
Explorer).
4.1.1. Ingreso
Para iniciar la aplicación es necesario comenzar la sesión abriendo la terminal de Tomcat,
la cual se hace buscando el ícono en el escritorio llamado “Start OpenKM” creado por
defecto o de no estar disponible ahí es necesario buscarlo en el menú de inicio (variando
del sistema operativo instalado en la máquina).
Luego de esto, ingresa por su navegador de internet – entre los ya especificados con
anterioridad – a la dirección: < http://IP del servidor: 8080/OpenKM/>.
Para acceder por primera vez se utilizó el usuario que OpenKM tiene por defecto:
okmAdmin el cual tiene un rol de administrador (tiene los derechos de control, creación de
usuarios, creación y edición de archivos, entre otros). En este primer intento se reconoció
la interfaz de usuario (véase en la ilustración 2) y se comenzó a comprobar la forma de
indexar archivos y las extensiones que se permiten subir.
A su vez se percibió que las especificaciones técnicas que manejan son las del equipo
que en este caso se usó como “servidor”.
Ilustración 3. Interfaz de usuario de OpenKM
4.1.2. Creación de usuario- Concesión de Permisos
Luego de subidos algunos archivos aleatorios, se procedió a crear un usuario con un rol
limitado (rol de usuario) para verificar si se podía conectar desde otro equipo y las
acciones que éste puede realizar dependiendo de las asignaciones determinadas por el
administrador, que en este caso, fueron la remoción del permiso de eliminar y editar
archivos.
Para crear usuarios es necesario entrar con un rol de administrador:
En la pestaña de administrador se ubica el logo designado para usuarios
donde
se desplegará la cantidad de usuarios que se encuentran habilitados y sus
respectivos roles, correo y si se encuentra activo o no. En el rótulo de la lista de
usuarios aparece un ícono para adicionar usuarios .
Cuando se selecciona esta opción aparece un formulario con los respectivos datos
a ingresar y define el rol de dicho usuario.
Ilustración 4. Formulario para crear usuarios
Al completar los datos el usuario está creado y está listo para usarse desde otra
máquina teniendo en cuenta que se debe configurar con la dirección del equipo
utilizado como servidor. Por ejemplo, en este caso se escribe la IP del equipo
(<http://10.203.30.64:8080/OpenKM/) para que acceda a los documentos ya
guardados.
4.1.3. Indexar archivos
Para subir archivos en la parte superior, en la barra de menú en la parte de Archivos
existe la opción de Añadir documento. Al escoger esta opción aparecerá una ventana
para seleccionar el documento e indexar y automáticamente éste aparecerá en la
ubicación especificada siempre y cuando el usuario tenga permisos para ello, de lo
contrario aparecerá un mensaje de error informando que no puede hacerlo y además el
ícono de la carpeta estará rojo y no en su color habitual.
Ilustración 5. Barra de herramienta para indexar el documento
Ilustración 6. Ventana para adjuntar un nuevo archivo
Ilustración 7. Mensaje de error al tratar de subir un documento en una ubicación
sin autorización
4.1.4. Importar carpetas
Para importar datos se requiere tener permisos de administrador y tenerlo disponible en el
servidor. En la parte superior izquierda en la pestaña Administración en el ícono de Import
aparecerá un menú en el cual tiene que especificar la ubicación de donde se desea
importar el documento y el lugar dentro de la cual se requiere que se almacenen los
documentos. El proceso demorará dependiendo del tamaño del archivo.
Ilustración 8. Proceso de importar datos
4.1.5. Creación de carpetas
Para la creación de carpetas no se requiere necesariamente tener permisos de
administración, todo depende si está autorizado para crear carpetas y/o documentos,
en la ubicación deseada.
Estando en la pestaña de escritorio, en la sección de taxonomía, se encuentra la
carpeta okm:root.
Ilustración 9. Carpeta okm:root
Da clic derecho sobre la mencionada carpeta, al realizar esta operación, se desplegará
una ventana, y seleccionará la opción: <Crear carpeta>.
Ilustración 10. Opción crear carpeta
Al darle en esta opción aparecerá una nueva carpeta, lista para ponerle el nombre
deseado, se presiona la tecla <Enter> y queda creada la carpeta.
Ilustración 11. Nueva Carpeta
4.1.6. Búsqueda básica de carpetas
Para buscar cualquier carpeta, debe dirigirse a la parte superior izquierda, desplegar el
menú de archivo y seleccionar la opción <Buscar carpeta>.
Ilustración 12. Búsqueda básica de carpetas
Luego aparecerá una ventana, en la que podrá escribir el nombre de la carpeta que
está buscando.
Ilustración 13. Ventana: filtrado por carpeta.
Aparecerán todas aquellas carpetas que contengan el filtro que digitó, luego
selecciona la carpeta que está buscando, y da clic en la opción <Ir a la carpeta>.
4.1.7. Búsqueda básica de documentos
Se repite el mismo procedimiento anterior solo que en lugar de seleccionar la opción de
<Buscar archivo>, selecciona la opción <Buscar documento>.
Ilustración 14. Búsqueda básica de documentos
4.1.8. Búsqueda de documentos similares
Selecciona el documento deseado, luego va a la pestaña <archivo> y selecciona la
opción <Buscar documentos similares>, si el documento seleccionado, tiene palabras
en común con otros documentos, se abrirá una ventana mostrando la ruta de los otros
documentos, de lo contrario la opción <Buscar documentos similares> estará
inhabilitada.
Ilustración 15. Búsqueda de documentos similares
4.1.9. Mover documentos y/o carpetas
Se dirige a la carpeta o documento que necesite mover, da clic derecho y se despliega
un menú, en el cual seleccionará la opción <Mover>.
Ilustración 16. Opción Mover carpeta y/o documento
Al seleccionar esta opción aparecerá una ventana con la taxonomía de su repositorio.
Ilustración 17. Selección carpeta de destino (Mover)
En la barra superior (encerrada en rojo), se tienen múltiples opciones: <Taxonomía>,
<Plantilla>, <Documentos personales> o <Correo electrónico>, elija la opción en la que
desee ver el repositorio, luego selecciona la ubicación a la que necesite mover la
carpeta o documento, y finalmente de clic en la opción <Mover>.
4.1.10.
Copiar documentos y/o carpetas
Seleccione la carpeta o el documento que requiera copiar; al dar clic derecho, se
desplegará un menú, en que seleccionará la opción <Copiar>.
Ilustración 18. Opción copiar documentos y/o carpetas
Aparecerá la ventana con la taxonomía del repositorio, seleccione la carpeta destino y
de clic sobre la opción <Copiar>.
Ilustración 19. Selección carpeta de destino (Copiar)
4.1.11.
Eliminar documentos y/o carpetas
Si su usuario tiene permisos de borrado, debe dar clic derecho sobre la carpeta y/o el
archivo que se vaya a eliminar, se desplegará una ventana en la que dará clic en la
opción <Eliminar>.
Ilustración 20. Opción Eliminar
Y luego, de clic en la opción aceptar.
4.1.12.
Edición de documentos
Para poder editar un documento, el usuario debe tener permisos de lectura y edición,
selecciona el documento a editar, y da clic en la opción <Editar> (encerrada en rojo).
Ilustración 18. Opción Editar
El programa abrirá el documento seleccionado, realice la edición que desee y luego
guarde y cierre el documento. Estando en OpenKM de clic en el icono de actualización de
documentos:
Ilustración 19. Icono actualizar documentos.
Luego de clic en la opción <enviar> de la ventana: actualización de documentos, y
quedará guardada la edición que usted haya realizado.
Ilustración 20. Ventana actualizar documentos.
En caso de que se desee abortar la edición de documentos, debe dar clic en el icono
<Cancelar edición>
Ilustración 21. Icono: cancelar edición
4.1.13.
Adición de palabras claves
La adición de palabras claves, describe e identifica al archivo para futuras búsquedas,
facilitando encontrar el archivo deseado. Para adicionar palabras claves, debe seleccionar
el documento, carpeta o archivo que desee, en la parte inferior tiene múltiples opciones;
en la pestaña de <Propiedades>, en la sección de palabras claves (Encerrada en rojo en
la ilustración 22.) se agrega la palabra clave, y se digita enter.
Ilustración 22. Palabras Claves
4.1.14.
Descarga de Documentos
Para descargar documentos hay dos maneras muy sencillas, la primera es dar clic
derecho sobre el documento que se va a descargar y seleccionar la opción <Descargar>
Ilustración 23. Descarga-Clic Derecho
La segunda manera es seleccionar el icono <Descargar> y aparecerá la ventana de
ubicación de la descarga.
Ilustración 24. Icono de Descarga
4.1.15.
Accesos directos de teclado
TABLA 5. ACCESOS DIRECTOS DEL TECLADO, EN OPENKM
FUNCIÓN
ACCESO TECLADO
Renombrar
F2
Borrar
Supr.
Copiar
Ctlr + Shif + C
Cortar
Ctlr + Shif + X
Pegar
Ctlr + Shif + V
Inserción de documentos
Insert
Crear carpeta
Ctrl + N
Ayuda
F1
Refrescar
espacio
de F5
trabajo
4.1.16.
Selección Masiva
Para la selección rápida o masiva debe dar clic en el icono de <Selección>, que dará
múltiples opciones, por ejemplo selección solo de carpetas, selección solo de documentos
o selección de todo (Carpetas y documentos).
Ilustración 24. Icono de Selección
Después de seleccionar los documentos o carpetas que se requieran, se da clic derecho
sobre cualquiera de los documentos seleccionados, y se elige la operación que desee,
operaciones básicas como: eliminar, copiar o mover, u operaciones específicas como
inserción de notas, palabras clave, entre otras.
4.1.17.
Mis documentos
Para ir a <Mis documentos> seleccione la pestaña de <Documentos personales>,
aparecerán todas las carpetas propias de cada usuario, el acceso a cada carpeta (por
defecto) está restringido únicamente al dueño de la carpeta, si desea cambiar esto vea:
Administración de carpetas y documentos. En esta carpeta puede almacenar sus
documentos personales y tener la seguridad que nadie más puede acceder a ella.
Ilustración 25. Documentos personales
En caso de que no aparezca la carpeta de su usuario por defecto, tendrá que proceder a
crearla.
4.1.18.
Creación de notas en documentos y/o carpetas
Para crear notas y/o comentarios acerca del documento, seleccione el archivo al cual se
le desea insertar una nota, y en la parte inferior seleccione la pestaña de <Notas>, allí se
inserta la nota (ilustración 26.), con múltiples opciones de tamaño y tipo de letra, entre
otras.
Ilustración 26. Inserción de notas
4.1.19.
Administración de carpetas y documentos
Para administrar los permisos de lectura, escritura, borrado y seguridad de un documento
y/o carpeta, seleccione el archivo en cuestión, y en la parte inferior en la pestaña
<Seguridad>, elija la opción actualizar.
Ilustración 27. Administración de archivos
Aparecerá una ventana, la cual tiene dos opciones de administración, la primera a nivel
general (“Roles”) en la que solo se distingue únicamente dos roles: el rol de usuario y el
rol de administrador, y la segunda opción (“Usuarios”), reconoce cada uno de los usuarios
con acceso al repositorio.
En cualquiera de los dos casos se selecciona el usuario o rol de usuario que se desee
administrar y da clic en la flecha con dirección a la derecha.
Ilustración 28. Selección de usuario
Aparecerá el usuario seleccionado en la parte derecha con las opciones de seleccionar o
des-seleccionar los permisos del archivo previamente elegido, una vez se haya hecho la
administración deseada, deberá dar clic en la opción <Cerrar> y en la pestaña de
seguridad se mostrará la administración de archivos actualizada (ilustración 29).
Ilustración 29. Permisos sobre los documentos
4.1.20.
Historial de documentos específicos
Para ver las modificaciones que ha sufrido el archivo desde su creación, este se
selecciona, y luego en la parte inferior da clic en la opción <Historial> y se desplegará las
lista de modificaciones que ha tenido el documento junto con las fechas y horas exactas;
además tendrá la opción de restaurar el documento a un estado anterior o visualizarlo
como se encontraba antes (Ilustración 30)
Ilustración 30. Historial de documentos específicos
Si desea borrar el historial debe seleccionar la opción <Compactar histórico>, aparecerá
una ventana que le pregunta si está seguro de borrar el histórico del documento, y dará
clic en la opción <Aceptar>.
4.1.21.
Búsqueda avanzada de archivos
Para realizar una búsqueda avanzada de cualquier documento o carpeta, se da clic en la
opción <Buscador> que se encuentra en la parte superior derecha de la interfaz gráfica de
OpenKM, y se selecciona <Ver búsqueda avanzada> y en la parte izquierda ingresa los
datos necesarios para realizar la búsqueda de su archivo.
En la pestaña <Básico> podrá ingresar datos como nombre, contenido y palabras claves
del archivo, entre otras opciones y presionar enter para realizar la búsqueda.
En la pestaña <Avanzada>, tendrá opciones más específicas sobre el archivo en cuestión,
por ejemplo podrá seleccionar si lo que busca es un documento, un correo o una carpeta,
además contará con la opción de seleccionar el tipo de documento (Word, Excel, Power
Point etc.)
Ilustración 31. Búsqueda avanzada
4.1.22.
Idioma
Al ingresar a OpenKM, en la parte inferior se tiene la opción de idioma con el que desea
ingresar (OpenKM únicamente trae como opción inicial: Español, Inglés y Francés) en la
que podrá escoger el idioma deseado, pero una vez ingresado al repositorio, también se
puede cambiar el idioma, seleccionando la opción <Herramientas>, luego <Idiomas> y
finalmente el idioma de preferencia.
4.1.23.
Registro de actividades
Únicamente los usuarios con rol de administrador pueden ver el registro de actividades de
todos los usuarios. Debe seleccionar la pestaña <administración>, ubicada en la parte
superior derecha de la interfaz gráfica y luego dar clic en el icono encerrado en rojo de la
Ilustración 32.
Ilustración 32. Registro de actividades
En esta sección podrá ingresar rangos de fecha, usuarios específicos o acciones exactas
de las que requiera información, una vez ingresa los datos da clic en <Search> y
aparecerá el historial con las características que haya elegido.
4.1.24. Combinar Documentos
Para fusionar documentos .PDF, el usuario debe elegir los archivos a combinar, dar clic
derecho y seleccionar la opción <Fusionar PDF>, luego saldrá una ventana con los
archivos previamente escogidos (ilustración 33).
Ilustración 33. Fusionar PDF
Las flechas verdes permiten ordenar el documento, seleccionando el orden en que deben
ir ubicados los documentos, una vez estructurado el nuevo PDF, se escribe el nombre que
elija, y da clic en la opción <Fusionar> y quedará combinado el nuevo documento sin
eliminar los archivos anteriormente escogidos.
4.1.25. Enviar documento como archivo adjunto
Los archivos solo podrán enviarse a usuarios OpenKM, como un archivo adjunto de
correo electrónico, tendrá que seleccionar el archivo a enviar, luego ir a <Archivos> y
elegir la opción <Enviar documento adjunto>, aparecerá la siguiente ventana:
Ilustración 34. Envío de documentos adjuntos
Allí podrá elegir uno o más usuarios a los que desee enviar el documento adjunto, junto
con una descripción o mensaje de notificación, luego da clic en la opción <Enviar>, y
aparecerá un recuadro que le notifique que su correo ha sido enviado correctamente.
4.1. 26. Subir un documento encriptado
Para subir un documento encriptado, debe ir al panel de <Herramientas>, seleccionar la
opción Cryptografía y seleccionar <Subir documento encriptado> luego aparecerá un
ventana en la que debe escribir una contraseña, la que desee, y luego aparecerá una
ventana en la que podrá seleccionar el documento encriptado que esté buscando.
Ilustración 35. Ejemplo de documentos encriptados
4.1.27. Escaneo y subida directa de documentos
Para escanear documentos, el usuario debe ir al icono de escáner en la parte superior:
Ilustración 36. Icono Escáner
Luego aparecerá una ventana en la podrá poner el formato y el nombre que desea que
tenga el documento a escanear, y luego dará clic en la opción <Scanear y Subir>.
Ilustración 37. Scan & Upload
4.1.28. Extracción de estadísticas
Esta opción solo está habilitada para los administradores, se encuentra en la sección de
administración en el icono de <Statistics> y muestra todo lo relacionado con el repositorio
tamaño de uso y disponibilidad de espacio del disco, de la memoria JVM, entre otros, le
permite al administrador, saber de una manera bastante gráfica como se está manejando
la gestión del conocimiento de su organización.
Ilustración 38. Estadísticas
4.1.29. Exportación del Repositorio
Está acción solo la pueden realizar usuarios con permisos de administración, selecciona
la pestaña <Administración> y da clic en el icono de Exportar (Ilustración 39)
Ilustración 39. Estadísticas
En la sección: <Repository path>, se selecciona la ruta de los archivos en OpenKM, en la
opción <Filesystem path> se ingresa la ruta del servidor o computador a donde se van a
pasar los archivos. Si desea incluir Metadatos y el historial de los archivos seleccione
ambos cuadros, de lo contrario deje los cuadros sin seleccionar y seleccione la opción
<Export>.
De esta manera los archivos que seleccionó anteriormente quedarán guardados en su
computador o servidor.
4.1.30. Administración de Perfiles (Parámetros especiales)
Ilustración 40. Estadísticas
Al entrar en la sección <Administración>, debe dar clic en el icono <User Profiles> y
luego ingresar a la figura <Editar>, saldrá la ventana que se muestra a continuación:
Ilustración 41. Parámetros especiales en la administración de usuarios
En esta sección se pueden configurar distintos grupos de trabajo, con diferentes permisos
a determinadas carpetas del repositorio, además puede seleccionar las columnas
adicionales que desea que vean, para ello debe ingresar a la pestaña <Others> y en
donde dice <Column> podrá seleccionar las columnas que sean pertinentes para el
usuario.
Para poder visualizar las columnas adicionales, debe cerrar OpenKM y volver a cargar el
sistema, de esta manera podrá observar todos los cambios anteriormente realizados.
Ilustración 42. Columnas adicionales
4.1.31. Pre visualización
Para poder pre visualizar los archivos o imágenes en la versión Community de OpenKM
es necesario realizar la configuración es necesario tener instalado en el servidor
OpenOffice o LibreOffice, Flash Player e Imagemagick ya que OpenKM necesita convertir
los archivos a SWF (Shockwave Flash Movie –archivos de Adobe Flash Player) y
configurar los siguientes líneas en el menú disponible en el rol de Administrador.
Ilustración 43. Elementos a configurar para habilitar la pre visualización
Estas líneas pueden editarse en la misma pestaña de configuración, haciendo clic en el
lápiz
. Para ello se debe tener cuidado en que sistema operativo se está trabajando
puesto que los directorios cambian si se está trabajan en Windows o en alguna
distribución libre (Linux):
Ilustración 44. Listado de opciones de configuración
El resultado es:
Ilustración 45. Pre visualización de imágenes
O en el caso de los documentos:
Ilustración 46. Pre visualización de documentos
5.
Resultados
5.1. Personalización de Logos
Al explorar exhaustivamente el programa OpenKM, se encontró que desde la
administración en el icono de <Configuraciones>
, en las secciones donde se
encuentran imágenes de OpenKM -Knowledge Managemet-, al editarlas (icono del lápiz),
se pueden ingresar las fotos que se deseen, hay que tener cuidado con conservar los
mismos tamaños de las imágenes predeterminadas, debido que si se modifican, la
interfaz gráfica de OpenKM se puede des configurar.
Ilustraciones 47 y 48. Personalización
OpenKM
5.2. Implementación y Estabilidad
La idea era probar que tan estable era OpenKM, cuando varios usuarios ingresaban a
trabajar en el software. Previamente a la ejecución de dicha prueba se creó una copia de
la carpeta “Proyectos” que se encuentra en el actual sistema de repositorios que se
maneja en la UIFCE. Además, se crearon los usuarios del actual personal de la UIFCE
(28 usuarios) y a cada uno de ellos se les asignaron permisos dependiendo de su actual
grupo de proyecto.
Ilustración 49. Creación de usuarios UIFCE
Para comprobar la estabilidad del software se solicitó la colaboración de algunos
monitores, a los cuales se les solicitó que ingresaran con su respectivo usuario y ninguno
de ellos presentó inconveniente para hacerlo (8 usuarios simultáneamente). Cada uno de
ellos revisó el contenido de las carpetas ya que no todos podían ver la misma cantidad de
carpetas, editaron un documento y trataron de eliminar y subir un archivo en diferentes
carpetas pero como los permisos asignados no les permitieron hacerlo de forma aleatorio,
es decir, solo podían hacerlo en la carpeta en la cual tenían permisos de escritura y de
eliminación.
Los usuarios, en su mayoría manifestaron que la plataforma era cómoda de manejar
aunque la edición de documentos causó un poco de confusión ya que no pueden editar
varios usuarios simultáneamente el mismo documento.
5.3. Trial vs. Free
CARACTERÍSTICAS
Configuración de plantillas para
distintos grupos de usuarios.
Búsqueda de documentos sencilla y
avanzada, con diversos criterios.
Gestión de usuarios
Control del ciclo de vida de los
documentos.
OPEN
TRIAL
KM OPENKM FREE
Generación
de
informes
estadísticos.
Administración de archivos
Gestión
de
documentos
(Descripción y metadatos)
Documentación de la plataforma
Software Libre.
Estabilidad
Tras realizar la implementación de la carpeta Proyectos, en OpenKM Free (Community),
se notó que el software realmente si es estable, pero se demora un poco cargando los
archivos que contiene el repositorio; en cuanto a las otras características: Configuración
de plantillas para distintos grupos de usuarios y control del ciclo de vida de los
documentos, no se encuentra una funcionalidad esencial dentro de la UIFCE, dejando en
mismas condiciones a la versión trial y community, de tal manera, que se puedan
implementar cualquiera de los dos en la unidad.
6. Conclusiones

Debido a la necesidad de un mejor manejo de la información en la UIFCE, es
de gran importancia implementar un software especializado en la gestión del
conocimiento, para facilitar los procesos dentro de la Unidad.

En el mercado se encuentran diferentes software en relación al manejo de la
información que difieren únicamente en su resultado final, existen gestores de
conocimientos, de archivos, contenidos empresariales, entre otros.

Existen gestores del conocimiento altamente competitivos, entre ellos OpenKM
es un software muy amigable gráficamente, puede gestionar
grandes
volúmenes de información, administración de permisos y reportes de gran
utilidad.

La diferencia entre la versión OpenKM trial y free, es leve, y aquellas
diferencias que favorecen a la versión trial, no se consideran de uso esencial
dentro de la UIFCE.

Aunque el uso del software es bastante intuitivo, la edición de documentos se
dificulta un poco.

No se encontró una limitante en la creación de usuarios, por ende no es ningún
impedimento utilizar cualquiera de las dos versiones previamente señaladas.

En caso de querer adquirir la versión profesional de OpenKM se debe pagar
una licencia de aprox. 3200 dólares la cual incluye soporte técnico, integración
con Dropbox y Google Docs (de esta manera se puede realizar la edición de un
documento en línea, sin necesidad de descargarlo, además permite la edición
por varios usuarios simultáneamente), entre otros.
7. Propuestas

Traslado del repositorio de la UIFCE a OpenKM; se recomienda realizarse por
fases, para ir analizando cómo se comporta OpenKM, con grandes volúmenes
de información

Realizar capacitaciones a monitores, IT’s y coordinadores, con el fin de
enseñar a manejar la plataforma de OpenKM.

Difundir el uso de OpenKM a las demás dependencias de la Universidad
Nacional de Colombia.

Debido al análisis de la encuesta hecha a Diego Arévalo, relacionada con los
servidores se recomienda ampliar la capacidad de almacenamiento de estos,
para permitir el buen funcionamiento de OpenKM.
8. Referencias
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[13] OpenKM (2011) Open Source Document Management. OpenKM, knowledge
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knowledge management, Mange content easily.
[15] OpenKM (2011) Manual de Administrador, Open Source Document Management,
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[16] OpenKM (2011) Architecture, Open Source Document Management, OpenKM,
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[17] OpenKM (2011) Hardware requirements, Open Source Document Management,
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[18] OpenKM (2011), Technology, OpenKM, knowledge management, Mange content
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[19] OpenKM (2011), Features, OpenKM, knowledge management, Mange content easily.