R-SI-SIG-006 - Procedimiento control de registros_rev E

Transcripción

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA
Código
Documento
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
R-SI-SIG-006
Fecha
06-09-2014
Dependencia
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Revisión
E
Aprobado
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
1. NOMBRE
2. PROCESO
CONTROL DE REGISTROS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Pág.
1(4)
3. OBJETIVO: Establecer la metodología para la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición final de los registros que proporcionan
evidencia objetiva de la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad en la Institución.
4. ALCANCE: Comienza con la identificación de los registros necesarios dentro del SGC, hasta
la actualización del LMD en la página web de la institución. Aplica para todos los documentos
del SIG que se utilicen en los procesos de la institución.
5. RESPONSABLE: Coordinador del Sistema Integrado de Gestión
6. DEFINICIONES:

Almacenamiento: Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra físicamente el registro

Disposición: Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminación.

Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización
de un proceso o actividad.

Identificación: Nombre ó código con el que se reconoce cada registro (Formato)

Legibilidad: Que pueda leerse la información contenida en el registro.

LMD: Listado maestro de documentos

Listado de novedades: Documento que describe los cambios que realizan los procesos a
sus documentos.

Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas.

Protección: Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.

Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos,
tomando en cuenta su localización y su clasificación.

Tiempo de retención: Periodo de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un
archivo físico o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la
organización de acuerdo a sus necesidades de operación.
Código
Documento
R-SI-SIG-006
Fecha
Dependencia
Revisión
06-09-2014
E
Aprobado
Pág.
2(4)

Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Revisión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad

SIG: Sistema Integrado de Gestión, proceso institucional de mejora, que gestiona el diseño,
implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad y lo articula con
el modelo estándar de control interno en la UFPSO.
7.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
REGISTRO
1
Identificación de los registros del Sistema
de Gestión de Calidad, de acuerdo a los
requerimientos
normativos
e
institucionales.
Los
cuales
serán
diligenciados en los formatos definidos
por los procesos, relacionados en el LMD.
Funcionario
responsable de la
actividad relacionada
con el registro
F-SI-SIG-010
Funcionario
responsable de la
actividad relacionada
con el registro
F-SG-ARC-001
2
Si se requiere crear, elaborar, modificar,
actualizar o eliminar un formato se debe
seguir el Procedimiento de Control de
Documentos.
Los
registros
son
conservados,
identificados, mantenidos y ubicados por el
período que se determine, según lo
establecido en las tablas de retención de
acuerdo a los lineamientos del Sistema
de archivo y correspondencia.
Profesional SIG
Los registros en papel se mantienen en
lugares limpios y en condiciones
apropiadas que no permitan su deterioro,
esto es, libre de polvo, humedad o
cualquier elemento que afecte su
legibilidad y conservación.
Para el caso de registros electrónicos
estos se archivan en los equipos de
cómputo de cada proceso.
Todos
los
documentos
del
SIG
se
Código
Documento
R-SI-SIG-006
Dependencia
Fecha
06-09-2014
Revisión
E
Aprobado
Pág.
3(4)
encuentran
archivados
en
medio
electrónicos, en un repositorio de
información del proceso SIG el cual se
encuentra
con
acceso
restringido,
mediante una clave de acceso al equipo
de cómputo, con el fin de evitar cambios
no intencionales. Cada semana se
realizan copias de seguridad a esta
información y son almacenadas en un
espacio definido dentro del servidor de la
universidad.
3
Cada vez que se identifique una novedad
documental que afecte el LMD, este debe
ser actualizado de manera similar al
procedimiento de control de documentos.
Profesional SIG
F-SI-SIG-010
El control de cambios de los formatos
(registros) se registran únicamente en el
LMD, a excepción de los documentos
relacionados con el diseño y desarrollo
para procesos misionales.
El LMD se actualiza en la página web de
la institución mensualmente y el listado de
novedades del mes por proceso se envía
por medio del correo electrónico
administrador de la institución.
8. DOCUMENTOS REFERENCIALES:
Manual de codificación documental M-SG-ARC-002
Procedimiento identificación, elaboración, aplicación y actualización de las TRD R-SG-ARC004
Procedimiento control de documentos R-SI-SIG-005
9.ANEXOS:
Formato Listado Maestro de Documentos F-SI-SIG-010
Formato Tablas de retención documental F-SG-ARC-001
Código
Documento
R-SI-SIG-006
Fecha
06-09-2014
Dependencia
REVISÓ:
Revisión
E
Aprobado
Pág.
4(4)
APROBO:
COORDINADOR SIG
FECHA
01-07-2010
01-03-2011
23-08-2012
09-09-2013
06-09-2014
CONTROL DE CAMBIOS
Creación del documento.
Actualización del procedimiento en cuanto a
responsables y registros.
Inclusión en la actividad 2 del sitio donde debe estar la
documentación del sistema de gestión de calidad y el
formato F-SG-ARC-001
Inclusión en la activad 3 de la relación de los
documentos del LMD y tiempo de actualización del
LDM en la página institucional.
Actualización del alcance e inclusión de “aplica para
todos los procesos del SIG de la institución”
Actualización de todas las actividades del procedimiento
La actividad 4 pasa para la actividad 2
Inclusión del Procedimiento de Control de Documentos
en el campo de Documentos referenciales.
En las definiciones de incluye el concepto de “Listado
de novedades”
En la actividad 3 se actualiza el control de cambio de
los registros y se incluye el listado de novedades.
REVISIÓN
A
B
C
D
E

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