COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA ADELANTE DE LA SEV

COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA ADELANTE DE LA SEV

COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA ADELANTE DE LA SEV
GUÍA DE OPERACIÓN PARA NIVEL SUPERIOR
(Ciclo escolar 2015-2016)
Xalapa de Enríquez, Ver., Julio de 2015
1.
Presentación
La Contraloría Ciudadana Adelante es un mecanismo mediante el cual los ciudadanos evalúan,
juzgan o verifican colectivamente los servicios y acciones gubernamentales, proporcionan
información y se responsabilizan en la vigilancia por el uso de los recursos públicos.
Por su parte, la Contraloría General del Estado (CGE) asume el compromiso, a través del Programa
Veracruzano de Modernización y Control de la Administración Pública 2011-2016, a fin de impulsar
la constitución de Comités de Contraloría Ciudadana Adelante (CCCA) en las dependencias y
entidades de la Administración Pública Estatal como un instrumento de apoyo para fortalecer las
capacidades de seguimiento, supervisión, vigilancia y evaluación de los procesos de servicios
gubernamentales. Compromiso al cual la Secretaría de Educación de Veracruz (SEV) se suma con
el propósito de evaluar y mejorar la calidad en los servicios que presta en sus diferentes escuelas.
Por lo anterior, la SEV elaboró la presente guía operativa para el nivel de Educación Superior como
herramienta de apoyo y consulta, tanto para los subenlaces institucionales de los niveles educativos
como para los integrantes de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante.
2.
Objetivos de los CCCA
2.1.
Objetivo general
Promover la calidad de los servicios prestados por los planteles a la comunidad académica a través
de la participación ordenada y sistemática de los estudiantes, mediante la observación y evaluación
de los servicios recibidos.
2.2. Objetivos específicos



Ampliar la cobertura de la supervisión de los servicios que proporcionan los planteles
educativos;
Contar con la opinión de los estudiantes con respecto a la calidad de los servicios educativos
que reciben;
Promover la mejora de los servicios que prestan las instituciones educativas, fomentando la
participación activa de los estudiantes en la solución de problemas mediante la emisión de
observaciones.
3.
Precisiones para la Operación de los Comités
3.1.
Disposiciones generales
1. El presente documento tiene como propósito establecer la orientación para la operación de
los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante de la SEV (CCCA de la SEV).
2. Para la operación del programa se contará con una estructura mínima integrada por enlaces
y subenlaces, quienes organizarán las actividades con la cadena operativa propia de cada
área (subsistema) educativo.
3. Habrá un enlace institucional el cual está facultado para proponer las estrategias y tiempos
adecuados para alcanzar los objetivos marcados en los lineamientos propuestos.
4. Habrá un enlace de la Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior quien
coadyuvará en la coordinación con los subenlaces correspondientes de cada área educativa
(Dirección de Educación Tecnológica: DET, Dirección de Educación Normal: DEN,
Coordinación de las Unidades Regionales de la Universidad Pedagógica Nacional: UPN y
Universidad Pedagógica Veracruzana: UPV). A estos últimos les corresponde fomentar la
integración y participación de los CCCA de su área (subsistema). Para lo anterior, deberán
apoyarse en un subenlace escolar.
5. El Comité estará integrado por un mínimo de cinco y un máximo de diez miembros, entre los
cuales serán distribuidos los siguientes cargos: Presidente, Secretario, Vocal A, Vocal B y
Vocal C, y sus respectivos suplentes.
6. Los CCCA de la SEV propiciarán la participación de los estudiantes del plantel para conocer
la opinión sobre los servicios educativos que ofrece éste, además de conocer alguna
solicitud o comentario adicional que podría derivar en reconocimiento, sugerencia, petición,
queja o denuncia.
7. Los Comités podrán realizar evaluaciones relacionadas únicamente con los servicios que se
prestan en la escuela, tales como: 1) proceso de inscripción; 2) expedición de credenciales,
boletas, certificados, constancias de estudio; 3) solicitud de información sobre servicios
escolares; 4) proceso de solicitud de beca 5) altas, bajas; 6) cambio de grupo; 7) cambio de
turno; 8) autorización de no participación en actos escolares o cívicos por motivos
económicos, de salud, culturales entre otros; 9) traslados o cambios de escuela; 10)
permisos otorgados a los estudiantes; 11) atención en el centro de cómputo; 12) servicio en
biblioteca; 13) actividades extraescolares; 14) servicio médico; 15) cafetería, 16) servicio de
limpieza del edificio, 17) servicio de laboratorio, 18). información de la página de internet
(plataformas, procesos, publicación de eventos, costos), 19) Servicios en jefaturas de
carrera, entre otros que se oferten en la escuela.
8. Los CCCA no intervendrán en aspectos laborales, sindicales o del quehacer docente.
9. El Director de la escuela, y de acuerdo con las normas institucionales, atenderá los asuntos
presentados por el Comité, resolviendo los que estén a su alcance o gestionando su
resolución ante otras instancias.
3.2.
Constitución y operación de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante de
la SEV
1. Para la constitución de cada Comité el subenlace escolar, a propuesta del Director del
plantel hará extensiva la convocatoria de participación (Anexo CG.DOR.01) a diez
destacados estudiantes de mayor promedio, dado su historial académico del último año
escolar, dando preferencia a estudiantes del sistema escolarizado y evitando incluir a
estudiantes que se encuentren fuera de la institución o realizando actividades tales como:
servicio social, residencias, estancias, prácticas profesionales y/o investigaciones de tesis.
En una reunión, que tendrá el carácter de constitutiva, se elegirá democráticamente a
quienes ocuparán los cargos del Comité. En esta elección no podrán votar personal de la
Institución.
2. En dicha reunión, el subenlace escolar explicará los objetivos del programa y sus alcances.
Así mismo se redactará y firmará un acta constitutiva del Comité (Anexo CG.DOR.03). Una
vez firmada el acta constitutiva en dos tantos, uno quedará bajo el resguardo del comité, y
el otro se enviará al enlace institucional de la SEV a través de la cadena operativa, anexando
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6.
una copia legible de la credencial de elector o acta de nacimiento, comprobante de domicilio,
listado con número telefónico especificando si es celular o de casa. Estos últimos requisitos
podrán entregarse de manera física o digital.
Al término de la reunión, o en algún otro momento, el subenlace escolar capacitará sobre
sus funciones a los integrantes electos. Terminada la capacitación deberá requisitar en dos
tantos la constancia correspondiente (Anexo CG.DOR.05), haciendo entrega de uno al
Presidente del comité, y otro al Enlace Institucional de la SEV a través de la cadena
operativa.
Los miembros del Comité durarán en su cargo un periodo de dos años, con la posibilidad
de ser reelegidos por un periodo igual. La fecha en que termina su función estará
dictaminada por la CGE e identificada en una constancia de acreditación que expide ésta a
los miembros del Comité. Al respecto, cuando los miembros reciban su constancia, deberán
firmar en dos tantos el recibo de entrega de constancias (Anexo CG.DOR.07), uno quedará
bajo el resguardo del comité, y el otro se enviará al Enlace Institucional de la SEV. En caso
de que algún miembro se separe del Comité antes de que termine su periodo, el CCCA
podrá seguir operando siempre y cuando el número de integrantes no sea menor de cinco.
En caso de ser menor de dicha cantidad, deberán realizarse los trámites correspondientes
para nuevamente conformar el CCCA del plantel.
Los cargos que desempeñan los integrantes del Comité son honoríficos. Sus atribuciones y
responsabilidades son: 1). El Presidente deberá organizar y participar en todos los actos de
aplicación de las cédulas de evaluación de servicios (anexo CG.DOR.10 adaptado), así
como en las reuniones de análisis de las mismas, llevar la representación de los estudiantes
ante el Director de la escuela, organizar y presidir las reuniones extraordinarias y de trabajo,
así como entregar, al subenlace escolar en sobre cerrado las cédulas de evaluación
aplicadas, el acta circunstanciada, el informe trimestral de actividades y evidencias de
trabajo (fotografías, oficios, etc.). 2). El Secretario del Comité se encargará de convocar a
los integrantes del mismo a las reuniones o visitas de supervisión, llevar el registro de
acuerdos emanados de reuniones, resguardar el expediente que contenga la
documentación de constitución y funcionamiento del comité y, por último, estar presente en
la aplicación de las cédulas de evaluación de servicios. 3) Los vocales deberán participar
en las reuniones del comité, visitas de supervisión y aplicación de las cédulas de evaluación
de servicios.
Para que sean válidas las acciones de aplicación de las cédulas de evaluación de servicios
y las reuniones del comité se requerirá la asistencia de al menos la mitad más uno de sus
miembros. Los acuerdos se tomarán por mayoría de los integrantes presentes. En caso de
empate, el Presidente tendrá el voto de calidad.
3.3. Actividades de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante de la SEV
1. En los primeros 15 días de la integración del Comité éste deberá ser presentado
públicamente por el Director o subenlace escolar ante la comunidad educativa.
2. Los Comités realizarán trimestralmente evaluaciones de los servicios otorgados en el plantel
mediante la cédula de evaluación de servicios que se distribuirá aleatoriamente a los
estudiantes para que la contesten. La evaluación se realizará un día cualquiera durante la
semana de aplicación que dicte el enlace de Educación Superior. Al término de la aplicación
de las cédulas se sesionará con el Director y/o el subenlace escolar para analizarlas. En
caso de no estar presente el Director del plantel, cualquier otro representante de la institución
podrá hacerlo. Las fechas de aplicación de las cédulas de evaluación de servicios se darán
a conocer a los integrantes del Comité con 15 días de anticipación por parte de la cadena
operativa de la SEV.
3. En la sesión de análisis a cada cédula se asignará un número a partir del uno (1,2,3,4,..y así
sucesivamente). Los presentes abordarán cada cédula en el orden asignado y acordarán
con el Director o su representante los compromisos para mejorar la calidad de los servicios,
por lo que el Secretario del Comité deberá realizar una relación del asunto más relevante
encontrado en la cédula de evaluación y los compromisos para atenderlo.
4. La relación anterior de asuntos deberá anexarse al cúmulo de cedulas aplicadas para su
posterior envío que se considerará como el informe del Comité.
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5. Los asuntos que a consideración de los presentes se puedan resolver de manera inmediata,
serán identificados con una leyenda en la parte superior derecha de la cédula como
RESUELTO. Aquellos que queden sin resolver, serán identificados con la leyenda
PENDIENTE.
6. Todas las cédulas que contengan cualquier tipo de reconocimiento, petición, sugerencia,
queja o denuncia, resueltos o pendientes, así como el acta circunstanciada, el informe de
actividades y evidencias de trabajo (fotografías, oficios, etc.) se enviarán en un sobre cerrado
e identificado con los datos del plantel procedente, al enlace institucional de la SEV a través
de la cadena operativa.
7. Los integrantes del Comité podrán aplicar su propia estrategia metodológica de trabajo para
evaluar los servicios a través de la cédula de evaluación de servicios. La evaluación deberá
ajustarse a la aplicación mínima de 30 y máxima de 170 cédulas, dependiendo de la
matrícula del plantel. Considerando una muestra representativa cercana al 10% de la
matrícula estudiantil.
8. Después de aplicar la cédula bajo la estrategia que haya decidido el Comité, se redactará
un acta circunstanciada de verificación física (Anexo CG.DOR.11) en presencia del Director
del plantel o su representante, para manifestar el número de cédulas aplicadas y los
resultados obtenidos.
9. Adicionalmente, el CCCA en el sobre presentará un reporte trimestral donde narre como
fueron atendidas y/o resueltas las solicitudes recibidas vía cédulas de evaluación.
10.En caso de no aplicar las cédulas de evaluación se enviará un oficio dirigido al enlace
institucional de la SEV explicando los motivos por los que no se llevó a cabo esta actividad,
el cual deberá venir signado por el Presidente del comité y el Director del plantel.
11.Es importante precisar que cada tres meses se llevará a cabo un acto de apertura de sobres
que contienen las cédulas de evaluación de servicios, acta circunstanciada, informe y
evidencias enviadas por cada comité. En dicho evento están presentes el personal
designado por la SEV y representantes de la Dirección de Contraloría Social (DCS) del
Órgano Interno de Control (OIC). La mecánica de trabajo de dicho acto será previamente
acordada entre los participantes. En el proceso serán analizadas y clasificadas las cédulas
para que cada área (subsistema) le dé el seguimiento correspondiente.
12.Trimestralmente el subenlace de cada área (subsistema) entregará al enlace institucional de
la SEV un reporte cuantitativo de los avances obtenidos en cada plantel con respecto a la
solución de las necesidades identificadas durante el acto de apertura.
13.Los CCCA y subenlace escolar podrán ser sujetos de visitas de supervisión por parte del
personal de la SEV, OIC y la CGE con el objetivo de constatar los trabajos, acuerdos y
avances en materia de participación ciudadana emanados de este programa.
3.4 . Registro de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante de la SEV
1. La Secretaría de Educación de Veracruz, con el apoyo de los subenlaces de la cadena
operativa, remitirá la información contenida en las actas constitutivas a la Dirección de
Contraloría Social y Participación Ciudadana para su validación con el propósito de registrar
mediante la asignación de un número de folio.
2. Los Comités que no estén registrados no tendrán reconocimiento como tales, por lo que
deberán someterse a los procesos oficiales de integración y registro señalados en esta guía.
4.
Información adicional
Para mayor información, los Comités podrán dirigirse al Director de su plantel, al subenlace
escolar o al Enlace Institucional de la Secretaría de Educación de Veracruz o al correo
electrónico: [email protected] Tel: 01(228) 8 138657.
Si hubiese alguna situación no prevista en la presente guía será resuelta por el enlace
institucional de la SEV ante la CGE.
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