procedimiento de calidad

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
NORMA ISO 9001:2000
PC-SGC-02
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
CONTROL Y DOCUMENTOS DE DATOS
1.
FECHA: Mayo 2005
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OBJETIVO.
El propósito de este procedimiento Operativo es establecer las pautas para controlar,
aprobar, codificar, modificar, distribuir, reponer y eliminar, los documentos del
Sistema de Calidad sometidos a control, asegurando que las ediciones actualizadas
de los documentos apropiados estén disponibles en todos los puntos en que se
realizan las operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema
de Calidad.
2.
ALCANCE.
Este procedimiento se aplica a los documentos de Nivel I, II y III desarrollados para
el Sistema de Calidad de Assets Ltda.
3.
RESPONSABILIDAD.
El Encargado del Sistema de Gestión de Calidad es responsable de la distribución,
reposición, codificación y eliminación de la documentación.
Las diferentes Gerencias y Jefaturas de Áreas o Departamentos emisores de los
documentos antes mencionados son responsables de enviar las propuestas de
modificación al Encargado del Sistema de Calidad.
Las diferentes Jefaturas de Áreas o Departamentos, son responsables de mantener
actualizadas las Instrucciones y documentación técnica.
4.
DOCUMENTOS RELACIONADOS.
4.1. Norma ISO 9001:2000, Cláusula 4.2.
4.2. Manual de Calidad.
5.
DEFINICIONES.
a) Copia Controlada: Copia destinada a los Departamentos operativos,
sometida a un procedimiento de distribución controlado, de modo que
asegura que es la última versión del documento, mediante documento de
recibo, eliminación de copias obsoletas, edición periódica de revisión en
vigencia, procedimiento informático o procedimiento escrito.
DOC. Nº
PC-SGC-02
ESTADO
REVISION 0
EDICION
A
CONTROLADO
SI
NO
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b) Copia No Controlada: Copia sometida a un procedimiento de distribución no
registrado, de carácter informativo. En caso de que se precise hacer uso de
una copia no controlada para alguna actividad, deberá consultarse
previamente cual es la revisión en vigencia.
c) Confeccionadores: Personal encargado de la creación del documento.
6.
6.1.
OPERACIÓN.
Control de la Documentación.
Se establece el control de la siguiente documentación:
- Manual de Calidad y SGC
I Nivel
- Procedimientos de Calidad
II Nivel
- Instrucciones Técnicas de Trabajo, Lista Maestra de Documentos
III Nivel
- Normas y Documentos Externos (Politicas, especificaciones del Cliente)
6.2.
Realización, aprobación y revisión de la documentación.
Todos los documentos definidos en el punto 6.1, son realizados, revisados y
aprobados según el siguiente cuadro de responsabilidades.
CUADRO DE RESPONSABILIDADES
Realizado por
Documento I Nivel
Encargado SGC
Documento II Nivel Confeccionador
Documento III Nivel Confeccionador
Revisado por
Gerente General
Gerente de Área
Jefe de Área
Aprobado por
Comité de Calidad
Gte. General o E. SGC
Gte. De Área o E. SGC
Los documentos revisados o aprobados por el Comité de Calidad serán firmados
por el Encargado del Sistema de Gestión de Calidad.
El Comité de Calidad aprueba los siguientes procedimientos operativos generales
de la Empresa:
PC-SGC-01 al PC-SGC-08
Los demás procedimientos e instrucciones técnicas son aprobados según cuadro de
responsabilidades antes descrito.
El Comité de Calidad está compuesto según indica MC-SGC-01 Manual de Calidad,
5.4.2.c Planificación del Sistema de Gestión de Calidad.
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ESTADO
REVISION 0
EDICION
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CONTROLADO
SI
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6.3.
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Codificación de Procedimiento Operativo de Calidad.
Para su identificación, a cada documento se le asigna un código de referencia y un
número de revisión para su registro y archivo. A modo de ejemplo, se identificará
como:
PC
____
Procedimiento de Sigla de identificación del
Calidad
Depto. de origen.
6.3.1.
Codificación de Instructivos de referencia a la Norma ISO 9001:2000
IT
Instructivo
de Trabajo
6.4.
00
Indica el Nº del Procedimiento por Depto.
(Correlativo).
____
Sigla de identificación
del Depto. de origen.
00
Indica el Nº del
Procedimiento por
Depto. (Correlativo).
/ 00
Indica
el
Nº
del
Instructivo (Correlativo).
Modificación.
Toda petición de modificación de los documentos mencionados en el punto 5.1,
debe efectuarse mediante solicitud de cambio de documentación (Anexo Nº 4), la
cual puede ser solicitada por cualquier persona al Encargado del Sistema de
Gestión de Calidad. Una vez llenada, se debe proceder de la siguiente manera
según el Nivel de documentación que corresponda:
a) Manual de Calidad: Cualquier propuesta de modificación del Manual de
Calidad, se dirige al Encargado del Sistema de Gestión de Calidad mediante
Memorándum Interno y/o “Solicitud de Cambio de Documentación” (Anexo
Nº 4), quien coordina con el Comité de Calidad la aprobación de dicha
propuesta.
b) Procedimientos Operativos de Calidad: Las propuestas de modificación
se deben dirigir al Encargado del Sistema de Gestión de Calidad quien
coordina con las diferentes áreas se aceptación o rechazo, de ser aceptada
la modificación se procede de acuerdo al punto 6.4.1.
6.4.1.
Proceso de Modificación.
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ESTADO
REVISION 0
EDICION
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Después de ser aceptada la modificación de los documentos de Nivel I, II y III y
aprobada según punto 6.2, el Encargado de Sistema de Gestión de Calidad,
procederá a modificar el documento y su posterior distribución y reposición según
punto 6.5, del presente Procedimiento.
En la última edición actualizada del documento, el cambio se debe
destacar con letra negrita y cursiva.
Las solicitudes de modificaciones rechazadas, las comunicará el Encargado del
Sistema de Gestión de Calidad vía memorándum interno (mail), indicando las
causas de la No aceptación directamente al solicitante.
Cada vez que exista alguna modificación el Encargado del Sistema de Gestión de
Calidad entrega una edición actualizada del documento, utilizando la “Lista Maestra
de Documentos”.
6.4.2.
Documentos que no pueden ser modificados.
En el caso particular de los documentos que no pueden ser modificados, como
normas (nacionales o internacionales), especificaciones de los clientes, catálogos y
manuales son sometidos al siguiente control:
Distribución, Vigencia y Eliminación.
a) Distribución y eliminación: Se realiza según el presente procedimiento.
b) Vigencia: Los responsables de manejar la documentación de origen externo, de
cada Departamento, deben solicitar al confeccionador por lo menos una vez al
año su estado de vigencia actual.
6.4.3.
Estado de la Documentación.
En el pie de página se indica el Nº de documento, repitiendo el Nº y codificación
del encabezado de página. También se indica el estado de “Revisión” del
documento. Después de la cuarta revisión (modificación) el Encargado del sistema
de Gestión de Calidad edita el documento completo nuevamente, registrando el
cambio de edición con una letra mayúscula siguiendo el orden alfabético.
Ejemplo:
Para revisiones de la 0 a la 4, corresponde Edición: A.
Para revisiones de la 5 a la 8, corresponde Edición: B.
También se indica si es o no un documento Controlado, marcando con una X el
casillero correspondiente en el pie de página.
6.4.4.
Documentos de uso restringido o confidencial.
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ESTADO
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Para aquellos documentos, original y copia, que siendo controlados, además tienen
un uso restringido o confidencial, se estampará un timbre que diga “USO
RESTRINGIDO”, en cada una de sus páginas, firmado por el Encargado del SGC o
el Jefe de Depto. Correspondiente. (Anexo Nº 3, letra B).
6.4.5.
Fotocopias de Documentos.
Para aquellos documentos que siendo controlados, se requiere enviar una copia del
mismo a un cliente o persona externa a la organización, el Encargados del SGC,
estampará un timbre en cada página del documento, indicando “FOTOCOPIA
AUTORIZADA” firmando sobre el timbre (Anexo Nº 3, letra C).
6.5.
Distribución y reposición.
Con el fin de garantizar el envío y reposición de los documentos (definidos en
punto Nº 6.1. del presente Procedimiento de Calidad) a todos quienes mantengan
copias controladas, de documentos del SGC, el encargado del sistema de Gestión
de Calidad hace entrega del documento actualizado, dejando constancia (firma)
por parte del receptor, en el registro “acuse de Recibo” (Anexo Nº 2) contra la
entrega del documento obsoleto. El Encargado del Sistema de Gestión de Calidad
verificará así mismo la correcta distribución de la documentación a través de un
documento llamado “Lista Maestra de Documentos”.
(Anexo Nº 1A y Anexo Nº 1B).
6.6.
Eliminación.
El Encargado del Sistema de Gestión de Calidad entrega copia actualizada de los
documentos definidos en el punto 6.1, que hayan experimentado algún cambio,
procede a destruir los documentos obsoletos retirados.
7.
La copia controlada obsoleta (identificada según anexo Nº 3, letra A),
perteneciente al Encargado del Sistema de Gestión de Calidad, se mantendrá en un
archivo especial con un timbre Obsoleto, durante un año (Archivo Histórico).
REGISTROS.
Toda la documentación actualizada generada por las Gerencias, Áreas o
Departamentos, es mantenida en el archivo de cada unidad que tenga copia de ella
según se indica en el Índice del Manual de Procedimientos del Área.
Los registros que se derivan de la aplicación de este Procedimiento de Calidad, los
archiva el Encargado de Sistema de Gestión de Calidad.
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8.
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ANEXOS.
8.1.8.2.8.3.-
8.4.-
N1
N2
N3
•
•
•
•
•
•
N4
Lista Maestra de Documentos: Procedimientos e Instructivos de Calidad.
Acuse de recibo.
Modelo de timbres:
RECEPCIONADO
INGRESADO
VALIDADO
CANCELADO
TERMINADO
MUESTRA
Solicitud de Cambio de Documentación.
EJECUTADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
DOC. Nº
PC-SGC-02
Nombre:
Firma:
Nombre:
Firma:
Nombre:
Firma:
ESTADO
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