Orfeo - Facultad de Ciencias Económicas

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Orfeo
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171Second Street, Suite 30 San Francisco, California 94105, USA
Orfeo
Autores:
NURY BIBIAN BEJARANO CARDENAS
JERSSON GUERRERO NOVA
Director Unidad Informática:
Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación:
Mesias Anacona Obando
Coordinadores:
Leydi Diana Rincón Rincón
Juan Felipe Reyes Rodríguez
Coordinador Servicios Web:
Miguel Ibañez
Analista de Infraestructura
y Comunicaciones:
Alejandro Bolivar
Analista de Sistemas de
Información:
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES
BOGOTÁ D.C.
DICIEMBRE 2008
1
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
Orfeo
Director Unidad Informática:
Tutor Investigación:
Henry Martínez Sarmiento
Auxiliares de Investigación:
ALEJANDRO MENDOZA
JARAMILLO
ALEJANDRO NIETO RAMOS
AMANDA PATRICIA RUIZ ORTIZ
ANGEL LEONARDO JEREZ
CARVAJAL
ANGELA MARÍA FRANCO PÉREZ
ANGELA MARÍA YUNDA CORREA
ANGELA PATRICIA PRADA
SEPULVEDA
BENJAMIN EDUARDO VENEGAS
VENEGAS
DAVID ALBERTO MONTAÑO
FETECUA
DAVID CAMILO SÁNCHEZ
ZAMBRANO
DELIA FERNANDA CASTRILLÓN
TORRES
JENNIFER LISEL REINA CHIVATÁ
JERSSON ARNULFO GUERRERO
NOVA
JORGE ALEXANDER CERON
SANCHEZ
JORGE MARIO CORTES CORTES
JOSE FERNANDO MORENO
GUTIERREZ
JUAN CARLOS PEÑA ROBAYO
JURLEY SOSA CAMACHO
LUIS ALEJANDRO PICO SILVA
JAVIER MAURICIO RAVELO
MARIA PAULA GANDUR RONSERIA
MYRIAM JASMIN GUERRA
CÁRDENAS
NUBIA ALEJANDRA SEGURA
TENJICA
NURY BIBIAN BEJARANO
CÁRDENAS
PETER ESCAMILLA MAHECHA
RODRIGO ACOSTA
SERGIO FERNANDO GARZON
RINCON
YEIMY YOLANDA MARIN BARRERO
ZARETH MANZON GARNICA
ERIKA ZULEY GUERRERO
FREDY JAIR FAJARDO MORENO
IVAN DARIO BARRETO BERNAL
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la
Unidad de Informática.Se prohíbe la reproducción parcial o total de este
documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin
previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia.
2
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Orfeo
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 3
1.
RESUMEN ....................................................................................................... 6
2.
ABSTRACT ...................................................................................................... 6
3.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 7
3.1.
¿Qué es Orfeo? ........................................................................................ 7
3.2.
Ventajas y desventajas ............................................................................. 7
3.2.1.
Ventajas ............................................................................................. 7
3.2.2.
Desventajas ....................................................................................... 8
3.3.
4.
POLITICAS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS ACTUALES ...................... 11
4.1.
5.
Funcionalidades de Orfeo ......................................................................... 8
Repositorio General de información........................................................ 11
4.1.1.
Archivo Permanente ........................................................................ 11
4.1.2.
ARCHIVO POR SEMESTRE ........................................................... 13
4.2.
Políticas .................................................................................................. 14
4.3.
Encuestas y futuras funcionalidades....................................................... 14
MÓDULO DE CORRESPONDENCIA ............................................................ 15
5.1.
MÓDULO DE CORRESPONDENCIA WEBSIUI..................................... 15
5.1.1.
Dependencias .................................................................................. 15
5.1.2.
Registro de documento entrante ...................................................... 17
5.1.3.
Registro documento saliente ........................................................... 18
5.1.4.
Seguimiento de Correspondencia................................................... 20
5.1.4.1. Acciones....................................................................................... 21
5.1.4.2. Entregada..................................................................................... 22
5.1.4.3. Archivo ......................................................................................... 23
3
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
5.1.4.4. Relacionada ................................................................................. 24
5.1.5.
5.2.
6.
Seguimiento de Correspondencia ................................................... 25
REQUERIMIENTOS ORFEO.................................................................. 27
5.2.1.
Servidor Web ................................................................................... 27
5.2.2.
Servidor de Base de Datos .............................................................. 27
5.2.3.
Servidor de Imágenes ...................................................................... 27
5.2.4.
Servidor de Fax (Opcional) .............................................................. 28
5.2.5.
En temas de Gestión Documental se Requiere. .............................. 28
INFORME TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TDR) ....................... 28
6.1.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO ..................................................... 29
6.2.
METODOLOGIA TRD ............................................................................. 30
6.2.1.
PRGRAMACION DEL TRABAJO: ................................................... 30
6.2.2.
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION: ............................ 30
6.3.
DESCRIPCION DEL PROCESO ............................................................ 31
6.3.1.
Señalización de los muebles de archivo en las oficinas .................. 31
6.3.2. ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES
DOCUMENTALES: ........................................................................................ 31
6.3.3. UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIO
ARCHIVOS DE GESTION ............................................................................. 32
6.3.3.1. CARPETAS DE ARCHIVO........................................................... 32
Modelo Carpeta 1 ................................................................................. 33
Modelo Carpeta 2 ................................................................................... 33
6.3.3.2. ROTULACION E IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES............. 33
6.3.3.3. CAJAS DE ARCHIVO .................................................................. 34
6.3.3.4. IDENTIFICACION DE CAJAS DE ARCHIVO ............................... 35
6.3.4.
DOCUMENTOS FACILITATIVOS ................................................... 35
6.3.5.
COMUNICACIONES OFICIALES .................................................... 36
4
UNI-FO-02 V 1.0
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6.3.6.
FORMATO DE LOCALIZACION DOCUMENTAL ............................ 37
6.3.7.
RELACION DE SERIE Y SUBSERIE POR GAVETA Y ESTANTE . 37
6.3.8.
DEPURACION DOCUMENTAL ....................................................... 38
6.3.9.
ELIMINACION DOCUMENTAL ....................................................... 38
6.3.9.1. ARCHIVOS ESPECIALES ........................................................... 38
6.3.9.2. Otros soportes.............................................................................. 40
6.4. RECOMENDACIONES PARA MANEJO DE ARCHIVOS EN LAS
OFICINAS.......................................................................................................... 40
6.4.1.
7.
MEDIDAS PARA LA PRESERVACION DOCUMENTAL ................. 40
ORFEO .......................................................................................................... 42
7.1.
FUNCIONALIDADES GENERALES DE ORFEO. .................................. 42
7.2.
TIFICACION DE UN DOCUMENTO ....................................................... 47
7.3.
RADICAR UN DOCUMENTO DE ENTRADA ......................................... 51
7.3.1.
MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE ENTRADA
56
7.4.
ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR ........................................ 58
7.5.
RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA ................................................. 59
7.5.1.
Paso 1: GENERAR UN RADICADO. ............................................... 59
7.5.1.1. PROCESO 1. GENERACIÓN RADICADO: ................................. 59
7.5.1.2. PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD (WRITER) .... 65
7.5.1.3. PROCESO 3: ESCANEAR LA CARTA ........................................ 71
7.6.
DIGITALIZAR DOCUMENTOS ............................................................... 73
8.
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES .............................. 77
9.
CONCLUSIONES .......................................................................................... 78
10.
BIBLIOGRAFIA........................................................................................... 78
5
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
1. RESUMEN
La gestión documental en una organización es una pieza fundamental para su
correcto funcionamiento y su adecuado desarrollo. A medida que una organización
crece, su volumen de documentos también lo hace y este se puede volver enorme
conforme pasa el tiempo y los documentos se acumulan, además de ser un
proceso tedioso el buscar un archivo antiguo o archivar uno nuevo.
Con el desarrollo de nuevas tecnologías también llegan nuevas soluciones de
acuerdo con los requerimientos del mundo actual. ORFEO se propone como una
solución eficiente para el manejo de la gestión documental en la organización.
Esta herramienta al ser Software Libre es una alternativa con costos bajos a
comparación de un Software privativo y es adaptable a los requerimientos propios
de cada entidad.
En este documento se realizará una exposición tanto de ORFEO, su investigación
previa, así como la investigación del antiguo sistema de gestión documental para
realizar la transición y su posterior entrada a una organización como la Facultad
de Ciencias Económicas, teniendo en cuenta las políticas establecidas
anteriormente para el manejo de estos.
2. ABSTRACT
The documentary management in an organization is a fundamental piece for its
correct operation and its adapted development. As one organization grows, its
volume of documents also does and this it is possible to be returned enormous
conforms spends the time and the documents are accumulated, besides being a
tedious process looking for an old document or to file one new one.
With the development of the new technologies also new solutions in agreement
with the requirements arrive from the present world. ORFEO sets out as an
efficient solution for the handling of the documentary management in the
organization. This tool to the being Free Software is an alternative with low costs to
comparison of a privative Software and is adaptable to the own requirements of
each organization.
In this document we will make an exhibition as much of ORFEO, its previous
investigation, as well as the investigation of the old system of documentary
management to realize transition and its later entrance to an organization like the
Faculty of Economic Sciences, considering the policies established previously for
the handling of these.
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Orfeo
3. INTRODUCCIÓN
3.1.
¿Qué es Orfeo?
Nace en el 2002.
“ORFEO es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia,
licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el
conocimiento y mantener la creación colectiva libre.
ORFEO/GPL permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo
los registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos
y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así
como el control sobre los documentos.
Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (Gnu/Linux,
Unix, Windows, ...), con diferentes bases de datos (Postgree SQL, Oracle, MySqL
y Ms-SQL), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC),
logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de
costos en la implantación.”1
El sistema permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el
almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en
papel.
3.2.
Ventajas y desventajas
3.2.1. Ventajas
Establece un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente.
Aumenta el valor de la información de la empresa.
Evita la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de
información.
Incrementa la calidad de servicio y la productividad.
Gran uso en Colombia de esta herramienta por parte de las empresas
1
Comunidad Orfeo GLP. http://orfeogpl.org/ata/node/1
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Orfeo
publicas.
Ahorro de costos de transacción y de perdidas de archivos.
Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos.
De fácil manejo dada su interfaz agradable y entendible.
Esta compuesto por módulos lo que le permite ser acoplado a distintos
tipos de organización sin mayor problema.
3.2.2. Desventajas
Pocas bases de información sobre el mismo.
Necesidad de recursos diferentes a los actuales (aunque pocos) para su
aplicación (un servidor que contenga los archivos, que maneje los usuarios
etc.).
Requisito tener a alguien que conozca como controlar o programar Orfeo
en caso de nuevas necesidades para el gestor por parte de la organización.
No existen manuales de instalación en sistemas operativos diferentes a
Linux.
3.3.
Funcionalidades de Orfeo
Tareas de registro, trámite, digitalización y entrega de documentos.  Centraliza el
archivo de gestión de una forma estandarizada y organizada.
Orfeo cuenta con varios módulos que les permiten ser bastante versátil
dependiendo las necesidades de la organización que son: Autenticación,
Radicación unitaria y masiva, Digitalizador, Consultas, Transacciones de
radicados, Administración, Estadísticas, Tablas de retención documental,
Préstamo y Control del Documento, Envíos y Archivo Flujos y expedientes.
Permisos de consulta sencillos por parte de gran cantidad de usuarios a
comparación de que si fuera físico seria por uno a la vez y bajo grandes controles
de seguridad.
Manejo de perfiles para consulta, modificación e ingreso de documentos.
Ejemplos de cómo funciona:
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Radicación de Entrada
Fuente: Presentación_orfeo.ptt, Skina tech.
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Radicación de salida
Fuente: Presentación_orfeo.ptt, Skina tech.
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UNI-FO-02 V 1.0
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4. POLITICAS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS
ACTUALES
Antes de hacer un cambio o una completa restructuración del sistema de gestión
documental de la Unidad de informática y Comunicaciones de la Facultad de
Ciencias Económicas, es necesario conocer como se ha venido desarrollando el
manejo dicha gestión documental.
Para ello es necesario conocer las políticas y los procedimientos que se han
llevado a cabo, si estos han funcionado de acuerdo a lo previsto, si los usuarios
han percibido algún problema con este y que sugerencias han habido al respecto.
A continuación se hará una recopilación de como se encuentra actualmente el
sistema de gestión documental y cuales seria sus posibles requerimientos.
4.1.
Repositorio General de información
El Repositorio General de Información (RCG) Es un Macro-Directorio en el cual se
encuentran organizados, por medio de carpetas, todos los documentos de la
UIFCE.
Ha sido clasificado de acuerdo a las necesidades de la dependencia y tiene una
estructura definida la cual se encuentra dividida en “ARCHIVO PERMANENTE” y
“ARCHIVO SEMESTRAL”; la cual se explicara a continuación.
Este repositorio es el actual sistema de manejo de la documentación en la UIFCE;
aunque luego se ha intentado implementar una integración con el Sistema de
Información Websiui para el manejo de correspondencia, el cual es descrito con
detalle en el numeral 4.
4.1.1. Archivo Permanente
Este Macro-directorio de carpetas incluye la información de uso permanente por la
Unidad de Informática y Comunicaciones en el ejercicio de sus actividades y que
no varia no el pasar de los periodos semestrales.
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Su estructura de Carpetas es la siguiente:
Archivo Permanente
Auditoria
Capacitación
Eventos y Publicaciones
Formatos
Información Corporativa
Inventarios
Investigaciones
Papers
Redes
Servicios Web
Sistemas de Información
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Los niveles de seguridad en el directorio ARCHIVO PERMANENTE se presentan
en la siguiente tabla:
PERMISOS
Perfil
Temporalidad
L
M
E
Dirección
Permanente
X
X
X
Coordinación
Permanente
X
X
X
L =Lectura M =Modificación E =Eliminación
4.1.2. ARCHIVO POR SEMESTRE
Este Macro-directorio de carpetas incluye la información de uso SEMESTRAL por
la Unidad de Informática y Comunicaciones en el ejercicio de sus actividades y
varia con el pasar de los periodos semestrales.
Su estructura de Carpetas es la siguiente:
Archivo Semestral
Actas de Reunión
Administración de Salas
Capacitación
Consecutivos
Grupos
Inventario
Investigación
Recurso Humano
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Los niveles de seguridad en el directorio ARCHIVO POR SEMESTRE se
presentan en la siguiente tabla:
PERMISOS
Perfil
Temporalidad
L
M
E
Dirección
Permanente
X
X
X
Coordinación
Permanente
X
X
X
L =Lectura M =Modificación E =Eliminación
Todo lo anterior se encuentra contenido en la documentación del RCI que se
encuentra en la coordinación de la Unidad de informática; así como una
descripción detallada de cada uno de los subdirectorios de este.
4.2.
Políticas
Como se puede ver en las anteriores tablas, a este repositorio solo tienen acceso
coordinación y el Director de la unidad; aunque en algunos subdirectorios hay
permisos para que algunos IT's o Lideres de grupo puedan acceder a ellos para
leer alguna documentación, mas no para modificar o eliminar algo.
Igualmente como en la descripción de de los macro-directorio “Archivo
Permanente” y “Archivo Semestral”, cada uno de los subdirectorios tiene un
cuadro explicativo de los niveles de seguridad en el cual se pueden ver los
permisos de lectura, Modificación y Eliminación de los archivos; este se encuentra
en el archivo de documentación de RCI.
4.3.
Encuestas y futuras funcionalidades
Con el actual sistema de gestión documental no se encuentra documentada
ninguna encuesta a los clientes del Sistema, RCI.
Tampoco se encuentra documentada ninguna solicitud o sugerencia sobre futuras
nuevas funcionalidades, aunque, con la futura implementación de Orfeo, se
espera cambiar por completa la forma de llevar la documentación en la UIFCE.
Es recomendable en el futuro para las nuevas aplicaciones elaborar una encuesta
de satisfacción sobre el sistema de Gestión Documental, tanto para clientes
internos como para clientes externos de ser necesario, donde se indague sobre
futuras funcionalidades y necesidades para su mejoramiento.
Es necesario tener en cuenta que el director de la unidad pido que se hiciera una
sistematización del proceso, para lo cual el anterior IT realizo la implementación
del módulo de correspondencia en el Websiui como comienzo de este proceso.
Este se explica con más detalle a continuación.
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5. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA
Para poder hacer una comparación entre que método es mas eficiente, se
requiere conocer el estado de cada uno de los elementos en juego –websiui,
módulo correspondencias y Orfeo- y que capacidad y funcionalidad tiene cada
uno. Para esto, se analizan estos dos mecanismos de gestión documental.
5.1.
MÓDULO DE CORRESPONDENCIA WEBSIUI
5.1.1. Dependencias
En este módulo se puede encontrar el listado de dependencias con su
respectivo código. Para este caso esta integrado por:
CDCE Coordinación Doctorado Ciencias Económicas
CMA Coordinación Maestría en Administración
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CMCE Coordinación Maestría Ciencias Económicas
CMEA Coordinación Maestría Economía Ambiental
CPCAE Coordinación PC Admon de empresas
CPCCP Coordinación PC Contaduría Pública
CPCE Coordinación PC Economía
DEACP Dir. Escuela Admon y Contaduría Pública
DEC Decanatura
DEE Dir. Escuela Economía
DNIC Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones
RUB Representante Unidad Bienestar
SF Secretaría de Facultad
TEL Área de telefonía
UA Unidad Administrativa
UE Unidad de Emprendimiento
UIFCE Unidad de Informática y Comunicaciones
VDECA Vicedecanatura Académica
Ahora bien, cada dependencia debería tener diligenciado datos tales como:
Misión, Visión, ubicación, dirección de correo electrónico, director. Sin embargo
solo una de ellas ha cumplido este requerimiento.
Depen. Misió
n
Visió
n
email
Edifici
o
Piso
Oficin
a
Director
CDCE
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CMA
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CMCE
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CMEA
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CPCA
E
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CPCC
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
16
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P
CPCE
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
DEAC
P
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
DEC
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
DEE
NO
NO
SI
NO
NO
NO
NO
DNIC
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
RUB
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SF
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
TEL
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
UA
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
UE
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
UIFCE
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
VDEC
A
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Vale la pena resaltar que existe un link para poder editar cada uno de estos
aspectos para cada dependencia. Al igual que para eliminarla. Sin embargo, este
módulo no permite crear nuevas dependencias.
5.1.2. Registro de documento entrante
En este módulo, se puede registrar la correspondencia de forma en que se
puedan diligenciar los siguientes ítems:
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Fecha del documento, Acción a realizar (archivar, divulgar), fecha máxima para la
acción, dependencia que remite, remitente, destinatario, breve descripción del
asunto, prioridad (N/A, Baja, Media, Alta ), breve descripción de un comentario,
tipo de documento (Acta, orden de baja, documento carta, certificación, circular,
documento comunicado, memorando, otro tipo de documento, resolución, acta de
traspaso, numero de folios, referencia externa),
Este módulo esta funcionando, ya que si nos remitimos a seguimiento de
correspondencia-acciones, podemos ver la solicitud de entrada realizada.
Sin embargo, hay una serie de solicitudes que no se han registrado como
registradas.
5.1.3. Registro documento saliente
En este módulo se puede registrar los documentos salientes que serán dirigidos
desde mi dependencia. En esta ventana se pueden diligenciar datos tales como:
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UNI-FO-02 V 1.0
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5.1.4. Seguimiento de Correspondencia
Como su nombre lo indica, se encarga de realizar un seguimiento a todas aquellas
actividades relacionadas con el manejo de la correspondencia de la UIFCE.
Se compone de los siguientes módulos: Acciones, entregados, archivo y
relacionada
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5.1.4.1. Acciones
En este módulo se pueden visualizar las actividades realizadas en documento
entrante y en documento saliente. En este módulo se puede también registrar la
documentación como recibida o aceptada (a través de la opción
registrar
). Ahora bien, se puede concluir que las dependencias de la
facultad no están haciendo uso de este módulo del Websiui, ya que no hay
registrado ninguna de las acciones.
21
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5.1.4.2.
Entregada
Permite registrar los documentos que han salido de la dependencia y que han
sido entregados.
22
UNI-FO-02 V 1.0
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Y al igual que en los anteriores casos, se puede registrar el documento
,
pero no se evidencia que se halla realizado este proceso, ya que hay gran
cantidad de actividades-documentos- sin registrar.
5.1.4.3.
Archivo
Permite visualizar por dependencia, los archivos que han sido registrados
23
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
5.1.4.4. Relacionada
Este módulo no esta funcionando ya que no encuentra la pagina a la cual se le da
la orden
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5.1.5. Seguimiento de Correspondencia
Este módulo se encarga de mostrar la correspondencia relacionada. Sin embargo,
no esta en funcionamiento, ya que al diligenciar los datos e iniciar la búsqueda, no
me lleva al lugar del archivo, me lleva al mismo sitio.
25
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UNI-FO-02 V 1.0
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5.2.
REQUERIMIENTOS ORFEO
5.2.1. Servidor Web
* Apache (Presta Servicio Web).
* PHP 5 o Superior con soporte a la Base de datos Escogida. (Recomendación
Postgres)
* Gnu/Linux Ubuntu o Debian.
5.2.2. Servidor de Base de Datos
* PostGres (GPL)
* Oracle
* MsSql
5.2.3. Servidor de Imágenes
Para efectos de cálculo:
* Se digitaliza generalmente a 200 o 150 dpi (Blanco y Negro).
* Cada Hoja ocupa aproximadamente 45 K
* En promedio cada documento tiene 14 Hojas.
* El aplicativo de digitalización OrfeoScan en este momento es compatible con
Windows 2000 y linux-Ubuntu (Virtualizado).
En este momento no es compatible con XP, y faltan hacer pruebas para windows
vista.
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5.2.4. Servidor de Fax (Opcional)
* Sistema GNU/Linux
* Software Hylafax (Licencia GPL)
* Modems externos o Tarjetas Multimodem.
* Existe un Proyecto para soportar Asterisk
5.2.5. En temas de Gestión Documental se Requiere.
* Se requieren Escanner's
*
Impresoras
de
Sticker
Térmica)(Datamax y Zebra)
(Opcional)(Recomendable
Transferencia
* Lectores de Código de Barras (Opcional)
6. INFORME TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
(TDR)
Las Tablas de Retención Documental TRD, son usadas para la organización de
documentos de archivos de oficina la universidad.
Se aplicaran las siguientes fechas para la aplicación de las TRD:
Nivel Nacional
1997
Sede Bogotá
1997
Sede Manizales
1997
Sede Medellín
1997
Sede Palmira
1998
Sede Arauca
1996
Sede Leticia
1994
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UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
Sede San Andrés
1997
Los archivos anteriores a esta fecha serán denominados como archivo acumulado
y tendrán un tratamiento diferente.
Los documentos (los q se encuentran en el rango de tiempo) serán organizados
según los formatos TRD y a unas series y subseries y su localización dentro de la
oficina con el fin de facilitar su ubicación y acceso. Al igual q se usaran
herramientas de archivista.
“Entendiendo que cada una de las oficinas productoras de documentos forman
parte de una misma red de archivos , surge el Sistema de Archivos de la
Universidad Nacional -SAUN- el cual se refiere al conjunto estructurado de
dependencias universitarias , cuerpos colegiados y componentes de índole
archivística, jurídica y técnica, que de forma sistémica (a través de sus relaciones)
estructuran y permiten desarrollar en todos los niveles de la Universidad, de forma
ordenada, el Servicio y la Función de Archivo de acuerdo con la definición de
archivo total desarrollada a través de su red de archivos de Gestión, Satélites,
Especiales y Centrales-Históricos.”. Universidad Nacional de Colombia (2003:8)
6.1.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
“Definido como las etapas sucesivas de la vida de los documentos en la
Universidad desde su producción o recepción en las dependencias y las oficinas,
conservación temporal hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico; el
ciclo vital de los documentos, como arte del Sistema de Archivos, comprenderá las
siguientes fases:” Universidad Nacional de Colombia (2003: 8).
Archivos gestión: son los conformados por los generados por las oficinas en su
proceso de gestión; son activos, en circulación, resguardados por la misma oficina
productora. Cuando no hay espacio allí, se ubican en otro espacio y son
denominados satélites.
Archivos centrales: documentos resguardados por un tiempo q han cumplido el
trámite por los cuales fueron generados. Archivos de sedes
Archivos históricos: son aquellos que después de haber pasado por las dos
primeras etapas del ciclo, dadas sus características y valor, son guardados de
forma permanente como archivos históricos para posibles investigaciones en
tiempos posteriores. Los archivos de acumulación son aquellos que han sido
desatendidos de la universidad por décadas, y dentro de estos se pueden
encontrar archivos de gestión, centrales e históricos.
29
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
Fuente: Tablas de retención Documental. Guías para su aplicación. Archivo general Universidad
Nacional
de
Colombia.
Extraído
el
17
de
octubre
de
2008
desde
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf
6.2.
METODOLOGIA TRD
6.2.1. PRGRAMACION DEL TRABAJO:
 Selección de oficinas.
 Presentación del proceso en las oficinas.
 Señalización del mobiliario del archivo: es previo a la organización física de
los documentos-para facilitar el proceso de organización y búsqueda.
 Programa de trabajo por oficina.
6.2.2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION:
 Instrucción y entrenamiento-durante proceso de archivos de gestión-.
 Reunión y organización de series documentales.
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Orfeo
 Depuración de documentos-paralela a la organización documental.
 Rotulación de carpetas.
 Diligenciamiento del formato de localización del documento
6.3.
DESCRIPCION DEL PROCESO
6.3.1. Señalización de los muebles de archivo en las oficinas
Deben ser identificados alfabéticamente partiendo de la entrada de la oficina y en
sentido izquierda-derecha. L señalización es indiferente al tipo de muebles
6.3.2. ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES
DOCUMENTALES:
Cada oficina debe contar con su
tabla TRD aprobada e impresa –el
TRD es el marco.
“Con base en el TRD se reúnen los
documentos que conforman cada
serie documental. Las series y
subseries se harán por orden
alfabético
en
los
muebles,
comenzando desde su parte superior hasta la inferior…para el caso de las series
Documentales que tienen subseries, estas últimas se ordenaran respetando el orden y
codificación que aparecen en la TRD. Por su parte, las unidades documentales –
simple o compleja dependiendo del número de documentos de cada serie o subserie
se organizaran cronológicamente, de acuerdo con el orden natural en que fueron
generadas: de la fecha más antigua a la más reciente. Es decir, las carpetas se
ordenaran de arriba hacia abajo y de adelante hacia atrás “Universidad Nacional de
Colombia (2003: 13).
31
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Orfeo
Fuente: Tablas de retención Documental. Guías para su aplicación. Archivo general
Universidad Nacional de Colombia. Extraído el 17 de octubre de 2008 desde
Cuando haya varios expedientes se deben
organizar cronológicamente, partiendo del más
antiguo (en la parte superior), al más reciente,
conservando el orden de producción (también
por orden cronológico, del más antiguo al más reciente).
6.3.3. UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIO
ARCHIVOS DE GESTION
6.3.3.1. CARPETAS DE ARCHIVO
Las carpetas (esto para los documentos que no estén empastados) deben
proporcionar seguridad y un fácil acceso a los documentos, razón por la cual la
Universidad Nacional autorizo el uso de dos modelos de carpetas –para las
oficinas dependerá de las necesidades de ella misma.
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Modelo Carpeta 1
Diseñada básicamente por dos tapas –de 35 cm
por 23.5 cm- y que se usa para consultas rápidas
y de tamaño homogéneo –carta u oficio.
Modelo Carpeta 2
Compuesta por “dos tapas , dos solapas de protección
superior e inferior y un cordón de caucho para el cierre
frontal de la carpeta; diseñada para la conservación de
los documentos que por tener diversos tamaños (facturas, recibos, entre otros), su
alta consulta o su carácter, requieren una protección especial.” Universidad
Nacional de Colombia (2003: 16)
Obligatoriamente, los dos tipos de carpetas deben de tener impreso el nombre y
escudo de la institución. Las dependencias que requieran estas carpetas las
solicitaran a la respectiva dependencia encargada de la compra de recursos de la
Universidad.
Cuando sean documentos que se salen de los parámetros de medidas, tales como
mapas, no se deberán doblar, se deberán archivar horizontalmente en muebles
especiales que tendrán las dependencias que así lo requieran, o si es posible, se
enrollaran y guardaran en “en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro,
protegiendo el exterior con el papel de acido” Universidad Nacional de Colombia
(2003:17).
6.3.3.2. ROTULACION E IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES
“Para la identificación y delimitación del espacio destinado a cada Serie y Subserie
Documental al interior de los muebles, se utilizaran las laminas de cartón cartulina
de un grosor aproximado de 2 mm, de forma y dimensiones como las que se
muestran en el siguiente grafico, para
archivadores verticales y horizontales.
Dichas láminas deberán ser marcadas en
letra imprenta (mayúscula y negrita) con el
nombre de la respectiva serie en letra Arial
de 18 puntos. Utilizando las láminas del
mismo material y dimensiones, se marcan
las subseries con su código y nombre en
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letra Arial de 16 puntos y en mayúscula
regular (sin negrita). Las laminas
marcadas, se ubicaran dentro del mueble,
insertadas en las carpetas colgantes, a
manera de celuguia. Una gaveta de
archivo, con su identificación de series y
subseries, se vera así.” Universidad
Nacional de Colombia (2003:17).
Las carpetas se marcaran e la siguiente
manera:
Nombre de la unidad documental con base en la TRD.
Fecha o año en que los
documentos
fueron
generados
Numero de la carpeta (esto
es para el caso cuando los
documentos sobre de un
expediente requieran mas
de una carpeta. Por ej.:
carpeta 1 de 2).
La rotulación se hará sobre los
marbetes de las carpetas.
6.3.3.3. CAJAS DE ARCHIVO
Las cajas de archivos están destinadas para archivar: Archivos satélites y en los
archivos centrales e históricos. También pueden ser archivados los archivos de
gestión cuando en los muebles verticales no son suficientes. Los archivadores
tiene predeterminadas unas medidas: 28 cms de alto, 39 cms de ancho y 13.5
cms de profundidad.
La capacidad de estas cajas dependerá del número de documentos que
contengan las carpetas. Se debe tener en cuenta que las carpetas deben
conservar su verticalidad para facilitar su extracción. Si en los archivadores queda
espacio se rellenara con un cartón del mismo material que fue fabricado las cajas.
Al interior de las cajas, se deberá llevar el mismo orden establecido por las TRD,
teniendo en cuenta las reglas archivísticas.
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6.3.3.4. IDENTIFICACION DE CAJAS DE ARCHIVO
Se deben rotular en una de sus caras
laterales y detallarla como lo indica el
grafico.
Dependencia: ES aquella superior a la
oficina que genera el documento.
Oficina Productora: Es la que genera o
custodia los documentos (además es la
responsable legal del cuidado de los
mismos).
Contenido Documental: En esta parte se
digita la serie, subserie y unidad del
documento que se encuentran en las
respectivas cajas.
Fechas Extremas: Se registran las fechas de
los documentos desde la más antigua a la más nueva.
No. de Caja: No se realiza para archivos de gestión.
No de Carpeta en la caja: No se realiza para archivos de gestión.
Observaciones: Se requiere para detalles de la caja, estado de conservación y/o
demás aspectos relevantes.
6.3.4. DOCUMENTOS FACILITATIVOS
Son los mismos documentos de apoyo y no hacen parte de las Tablas de
Retención Documental (no archivos de gestión pero si facilitadores de gestión). Se
sugiere organizar estos documentos facilitativos de la siguiente manera:
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Organizados de esta manera, se podrán almacenar en archivadores, carpetas o lo
que se desee ya que no se remitirán al archivo central y no son de custodia
obligatoria por quienes lo requieren como archivos de apoyo a la gestión. Se
recomienda depurar estos archivos anualmente para evitar que aquellos que han
perdido su utilidad empiecen a acumularse en las respectivas oficinas.
6.3.5. COMUNICACIONES OFICIALES
Los comunicados que emiten las oficinas pertenecen los archivos de gestión, por
ende, no se pueden
catalogar dentro de
correspondencia
recibida
o
correspondencia
enviada, sino que
deben
ser
manejados de forma
especial,
deben
integrarse a las
series documentales
establecidas por las
TRD.
“Las
comunicaciones que
no sean asimilables
a alguna de las
series o subseries
establecidas para la
oficina, se considera
como
archivo
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facilitativo y se dispondrá de ella como se indico para estos casos” Universidad
Nacional de Colombia (2003:22)
6.3.6. FORMATO DE LOCALIZACION DOCUMENTAL
Este formato es una herramienta muy útil a la hora de poder localizar los
documentos. Se debe realizar en una tabla de Excel e irla diligenciando a medida
que se van generando los documentos. Contiene:
 Nombre de series y subseries documentales (las que establece las TRD).
 Año en que se genero, información útil para poderlos localizar.
 Ubicación de series y subseries en los muebles de archivo de las
respectivas oficinas.
Las series Documentales se deberán digitar en mayúscula fija en negrita y las
subseries en mayúscula (sin negrita). Este es el mismo estilo en el que aparecen
en las TRD.
6.3.7. RELACION DE SERIE Y SUBSERIE POR GAVETA Y
ESTANTE
Una vez realizado el formato de localización documental se deben elaborar
etiquetas que relacionen las series y subseries de cada gaveta y estante, las
cuales deberán ser ubicadas en cada mueble de archivo.
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Orfeo
6.3.8. DEPURACION DOCUMENTAL
“Este proceso
consiste
en
seleccionar y
retirar de la
unidad
documental o
expediente de
los
documentos
que no tiene
valores
primarios
o
inmediatos
para
la
gestión
(legales, fiscales, contables o administrativos), ni secundarios o permanentes para
la universidad (históricos, culturales, académicos) como copias, tarjetas sociales,
circulares, memorandos informativos, duplicados, constancias o invitaciones. La
depuración se efectúa en los archivos e gestión y en los satélites por el personal
de la oficina productora de la documentación, con el aval del coordinador, jefe o
director de la misma y no requiere la aprobación del comité de archivos de la
universidad. Estos documentos deben ser destruidos en la misma oficina.”
Universidad Nacional de Colombia (2003: 23).
6.3.9. ELIMINACION DOCUMENTAL
Se eliminan aquellos documentos que hacen parte de las TRD que han perdido su
valor primario o que ya no tienen valor histórico. Este proceso se realizara
teniendo en cuenta: i) que se hallan organizado los archivos de gestión; y ii) los
plazos establecidos por las TRD para conservación de documentos.
6.3.9.1. ARCHIVOS ESPECIALES
“Son aquellos archivos constituidos por documentos organizados, conservados y
dispuestos al publico de manera especial debido al soporte en que se encuentran
registrada la información (filmes, fotografía, audio cintas, diapositivas, videocintas,
38
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Orfeo
discos compactos, discos de acetato, soportes para archivos electrónicos, etc.).
Son documentos producidos por oficinas que desarrollan una gestión
administrativa y/o académica especial y constituyen un componente especial del
Sistema de Archivos de la Universidad” Universidad Nacional de Colombia (2003:
23).
El manejo de estos soportes técnicos de estos documentos deberá regirse por lo
estipulado en la Universidad (a través del comité de archivos). Los directos
responsables del manejo de los archivos especiales será la Unidad de Archivo de
la Sede respectiva (esta unidad, deberá llevar un registro acerca de la existencia
de estos archivos especiales).
Con respecto a los archivos fotográficos se deberá tener en cuenta:
 Se almacenaran en folders, carpetas, álbumes o cartulina, dentro de cajas
desacidificadas (esto para su conservación).
 Deberán contar con la siguiente información: i) identificación; ii) localización
en la carpeta; iii) álbum o caja; iv) tonalidad (blanco o negro); v) formato; vi)
fecha; y vii) todos aquellos datos que se consideren relevantes para su
caracterización. La anterior información deberá consignarse al reverso de la
fotografía en una tarjeta adjunta.
 Para identificar las fotografías se requiere hacerlo con plumillas o tinta
china, estipulando en letra pequeña la información expuesta en el ítem
anterior.
 Cuando se traten de publicaciones, se deberá registrar en una tarjeta
adjunta la siguiente información: i) lugar exacto del que fue extraído; ii)
nombre del autor (personaje o institución); iii) asunto o lugar; iv) titulo de la
revista o libro; v) clasificación (en caso de que exista); vi) fecha, numero y
paginas de la publicación. Con respecto a fotografías se recomienda
escanearlas o fotocopiarlas para poder ser archivas, ya que no se
recomienda recortarlas de diarios, ya que por la calidad del papel están
muy expuestas a deteriorarse y dañarse.
 Al manipular las fotografías y/o negativos, se requiere hacerlo con guantes,
ya que de lo contrario se corre el riesgo de dañar el documento. Además,
los negativos deberán ser guardados en archivadores especiales para
negativos, dentro de sobres de papel PH o neutro o álbumes.
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6.3.9.2. Otros soportes
Los videos, cintas magnéticas y disquetes, deberán ser almacenados en lugares
retirados de fuentes magnéticas, alta temperatura y humedad.
6.4.
RECOMENDACIONES PARA MANEJO DE ARCHIVOS
EN LAS OFICINAS
Cada carpeta no deberá contener mas de 120 documentos (se recomienda
archivar entre 80-120 documentos). Cuando este punto sea superado, se requiere
de otra carpeta para organizar los documentos (se deberá tener en cuenta y
respetar el orden de los mismos, por ejemplo, carpeta 1 de 2, carpeta 2 de 2). No
se deberá aplicar ninguna clase de marca a las carpetas (por ejemplo resaltador,
marcador, etc.) para agruparlas. En vez de esto, se graparan las carpetas y se
colocara un trozo de papel bond blanco de manera que asile el gancho metálico
del documento.
Las oficinas solo podrán utilizar para manejo de los archivos, el material
autorizado por la universidad, como lo son: Ganchos plásticos o con
recubrimiento; carpetas de archivo. No deberán utilizar elementos con agarre
metálico tales como A-Z, legajadores o demás implementos que requieran la
perforación del documento y que impliquen la oxidación del mismo.
6.4.1. MEDIDAS PARA LA PRESERVACION DOCUMENTAL
 No humedezca los dedos con agua y salida para pasar los folios.
 Esta prohibido fumar, beber
o comer en los lugares en
donde
se
encuentran
almacenados
los
documentos, ya que esto
podría atraer insectos que
deteriorarían
los
documentos.
 Los documentos o unidades
de conservación no se
deberán colocar sobre el
suelo directamente, ya que
se puede encontrar húmedo
o con mucho polvo.
40
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
 No tome las carpetas por el marbete, ya que este se desprenderá y por
ende la carpeta no servirá más.
 Cuando los expedientes sean muy grandes, no se deberán atar con
cauchos ya que deteriorarían las tapas de las carpetas, en vez de estos, se
deberán usan cintas de faya.
 El espacio para manejar el documento, debe ser del doble del tamaño del
mismo.
 No exponga los documentos a la luz ni a instrumentos metálicos.
 Si se deterioran las carpetas, no use cintas adhesivas, ya que cristalizara el
papel.
 No doble ni refile los documentos.
 En lo posible no perfore los documentos, ya que esto provocara el deterioro
de los mismos.
NOTA: todos los graficas fueron obtenidos de: Tablas de retención Documental.
Guías para su aplicación. Archivo general Universidad Nacional de Colombia.
Extraído
el
17
de
octubre
de
2008
desde
41
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
7. ORFEO
Para ingresar a Orfeo, se debe digitar un usuario y una contraseña
7.1.
FUNCIONALIDADES GENERALES DE ORFEO.
Al ingresar, se encuentra una pantalla que se subdivide en tres partes:
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UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
Primera parte: Opciones generales del sistema
Esta barra, contiene funciones tales como: Ayuda, la cual permite acceder al
manual de ayudas de Orfeo; Info, se encuentran los datos correspondientes al
usuario –documento de identificación, fecha de nacimiento, No. De extensión,
correo electrónico, No. AT, piso-; Créditos, en donde se
hace un reconocimiento aquellas personas que
constantemente
soportan y mejoran a
Orfeo
como
gestor
documental;
Contraseña, se puede
cambiar la contraseña
de usuario, al hacerlo
se
requiere
cerrar
sesión y volver a
ingresar; Estadísticas,
el
cual permite la creación de estadísticas de la dependencia
43
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
en cuanto a documentos se refiere, agrupándolos por tipo de documento; y Cerrar,
para finalizar la sesión.
Segunda Parte: Estructura:
Ubicado en el panel derecho de la pantalla, la cual se encuentra dividido en tres
menús: Dos primeras, en donde se encuentran los permisos que han sido
otorgados según el perfil del usuario y un tercer panel compuesto de carpetas que
permitirán un mayor orden con respecto a los documentos que maneje la entidad.
En la primera sección de este panel, se encuentra una serie de opciones tales
como: Administración, “Módulo a través del cual un usuario con permiso especial
maneja la información requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles,
dependencias, carpetas, envío de correspondencia, tipos documentales, servicios,
tipos de radicación, países, departamentos, municipios, tarifas y contactos. ”2
La opción envíos, corresponde a los documentos de salida, y solo esta habilitado
para los funcionarios encargados de la correspondencia; Modificación, para
modificar o agregar datos antes de que se radique la salida del documento –
habilitada a través de permisos a los usuarios establecidos; Impresión, al imprimir
el documento se marca como tal en la radicación de salida; Anulación, se anulara
el documento cuando este duplicado o cuando ya no se realice el envío al
destinatario; Tablas de Retención Documental, “módulo creado para la
administración de la información manejada por el Grupo de Biblioteca y Archivo,
de la creación y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales de
cada una de las dependencias”3; Consultas, para buscar radicados; Archivo,
refleja los documentos que tiene asignado algún tipo de expediente(s); y
Devolución Correo, que corresponde a las devoluciones de documentos radicados
de salida, dado que presentan inconsistencias.
La segunda sección de este panel se denomina radicación, el cual “consiste en
capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos,
remitidos hacia las dependencias y/o generados…, a los cuales se le asignará un
número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los
diferentes trámites de la Entidad”.4
De él hacen parte los módulos de: Salida, para radicar documentos de salida –lo
que se requiere enviar-; Entrada, se registran todos los documentos que recibe la
2
Tomado de: https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-3.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc
3
Ibíd.
4
Ibíd.
44
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
entidad a través de un numero de radicado –opción habilitada por permisos a los
usuarios establecidos que hacen parte de correspondencia; Memorandos, son
aquellos documentos propios de la entidad – opción habilitada por permisos a los
usuarios establecidos; Resolución, “Con el propósito de facilitar la numeración y
fechado automático de resoluciones, se implementó el módulo de Radicación de
Resoluciones, permitiendo realizar este procedimiento de manera automática. La
opción de radicación de resoluciones son asignadas por permisos a los usuarios
establecidos”5; Masiva, permite establecer las comunicaciones en un mismo texto
–combinación archivos Word y csv; y Asociar Imágenes, se utiliza para asociar la
firma a la imagen de un documento radicado.
La tercera parte del panel corresponde al módulo de carpetas, las cuales “Son las
carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada,
Salida, Memorandos, Resoluciones, Vo.Bo., Devueltos, Agendados No Vencidos,
Agendado Vencido, Informado, Nueva Carpeta (carpetas personales)” 6
La carpeta de Entradas, se encuentran todos los documentos que ingresan a un
usuario, los cuales están sujetos a cualquier tipo de trámite. “Cuando se radica un
documento en el área de correspondencia para una dependencia determinada, el
radicado llega a la carpeta de "ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se
radicó, así como los enviados por otras dependencias…: Salidas, A esta carpeta
llegan todos los registros de radicación de salida -1 que han sido generados por el
usuario como una Radicación de Salida, y a la cual, se le anexará un documento
para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo,
el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radicó.” 7;
el mismo procedimiento es para Memorandos y Resoluciones.
La carpeta de VoBo –Visto Bueno- se utiliza para contener los documentos que el
usuario a enviado para ser revisados y aprobados por el jefe del respectivo grupo;
Devueltos, contiene los documentos que han llegado por concepto de
devoluciones; Agendado No vencido, se registran aquellos documentos que no
requieren ser atendidos en ese instante y se establece una fecha para el futuro
tramite; Agendado Vencido, se remitirán automáticamente a esta carpeta los
documentos que ya han pasado de la fecha –o ese mismo día; Informados y
Personales que son aquellas carpetas que el usuario crea.
5
Ibíd.
6
Ibíd.
7
Ibíd.
45
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
Tercera parte: Funcionalidades Generales
Agendar: permite que el usuario pueda programar para un futuro aquellos
documentos que no requieren ser atendidos en ese momento.
Mover a: Permite trasladar archivos de una carpeta, a las creadas o
creada previamente por el usuario
Informar: Permite informar a un usuario a través del envío de una copia
del documento.
Reasignar: Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a
otro usuario para su respectivo trámite. El sistema le permite a un usuario básico
reasignar un documento únicamente a los usuarios que pertenezcan a su misma
dependencia. El Jefe y el Usuario Radicador (Secretaria) por el contrario, pueden
reasignar documentos a los usuarios de su dependencia y adicionalmente a los
Jefes de cualquier dependencia (Las secretarias reasignan a otras dependencias
sólo los memorandos que han radicado). Por esta razón cuando se necesite
46
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
reasignar un documento a otra dependencia diferente se debe hacer por medio del
Jefe, para que este a su vez lo envíe a la dependencia respectiva.” 8
Devolver: Para devolver los documentos al usuario que los envió
VoBo: Para remitir documentos para VoBo-Visto Bueno.
Archivar: Archiva los documentos que ya han cumplido lo que les fue
asignado al generarlos.
7.2.
TIFICACION DE UN DOCUMENTO
1. Diríjase al módulo de carpetas en el panel derecho del área de trabajo y
seleccione la opción entrada.
8
Ibíd.
47
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
2. De clic en la fecha del radicado
3.
Se habilita una ventana en donde debe escoger la pestaña de
“INFORMACION GENERAL”. Ahora de clic en
(Tablas de
Retención Documental)
48
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
Ahora se despliega una ventana en donde seleccionara la información de las TRD
de cada dependencia. Los datos que se pueden seleccionar son:
a.
Serie
b.
Subserie
c.
Tipo de documento
d.
Clc en
e.
Ya se ha generado la información, entonces se cierra la ventana
para incluir la información seleccionada.
49
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
El sistema no permitirá la reasignación, devolución, envío para Vo.Bo. y/o archivar
el documento, hasta que no se realice la anterior clasificación; generando la
siguiente observación:
50
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
7.3.
RADICAR UN DOCUMENTO DE ENTRADA
Fuente: Manuales. Video. Orfeo GPL sistema de Gestión. Extraído el 19 de
septiembre
de
2008
desde
http://www.infometrika.com/orfeogpl/files/orfeoswf/ejemplos.swf
Para radicar un documento de entrada, lo primero que se debe hacer es remitirse
al panel izquierdo, al módulo de radicación. Allí se selecciona la opción módulo de
entrada. Inmediatamente aparece una ventana en la que se pide confirmar si el
documento ya ha sido radicado anteriormente y a través de cual medio o si no. En
esta vista, se solicitan datos para la búsqueda tales como Referencia (No. de
Oficio), No. de Radicado, Identificación (T.I., C.C., Nit), Nombres, si es por
ciudadano/funcionario, otras empresa, ESP’s , al igual que las fechas. Esto me
permitirá ver si hay archivos a expedientes que ya han sido radicados con
anterioridad con respecto al archivo que estoy ingresando.
Hay tres formas para radicar un documento de entrada:
El link de Nuevo (copia de datos), permite radicar un documento cuando no tiene
antecedentes en la Entidad. Como anexo, realizada una previa búsqueda, se
51
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
selecciona esta opción cuando ya han sido creados archivos y este corresponde
aun archivo del expediente. Asociado, cuando el documentos a ingresar esta
compuesto por varios expedientes.
Ahora bien, después aparecerá una ventana (módulo de radicación) en la que se
deben digitar la fecha del documento y la cuenta interna de la comunicación.
Después, se deben diligenciar los datos generales del documento distribuidos en
tres pestañas:
Remitente: quien remite el documento (persona o empresa).
Predio: corresponde al caso de que una empresa o persona que envía
documentación de una entidad para que la organización (para este caso, la
organización que esta radicando el documento entrante )la tramite.
Entidad: corresponde a los ministerios, gobernaciones y alcaldías, que envían
documentos a la organización (en este caso organización es la entidad que esta
radicando el documento entrante).
Para ingresar datos al módulo de radicación de entrada, se debe dar clic en el
botón de buscar,
ubicado en la parte superior derecha de la ventana.
Inmediatamente se desplegara una ventana en donde se podrán diligenciar datos
tales como
52
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
 Buscar por: usuario, entidad u otro tipo de empresa
 Documento
 Nombre: del destinatario
Luego se da clic en el botón
para iniciar el proceso. En seguida
aparece una ventana en la que en la sección de “colocar como”, se escoge el link
remitente (por que al principio escogimos esta pestaña).
En seguida aparecerá una ventana llamada DATOS A COLOCAR EN LA
RADICACION.
Si los datos que allí aparecen son correctos, se da clic en el botón PASAR DATOS
AL FORMULARIO DE RADICACION
Al Dar clic en este
botón, nos devuelve a la
53
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
ventana de “MÓDULO DE RADICACION Entrada”, solo que con los datos que se
habían buscado. En este punto ya se pueden diligenciar los datos del archivo a
radicar, tales como:
A) Dignatario: quien firma el documento.
B) Selección de Continente, país, departamento, y Municipio.
C) Asunto: del documento de entrada.
D) Medio de recepción: vía correo…
E) Descripción de anexos: si tiene o no anexos, pero en este caso se esta
radicando un documento entrante nuevo sin anexos.
F) Dependencia: a la cual se piensa radicar el documento (es decir, el
responsable de la gestión del documento.)
G) Cuando se este seguro acerca de la información diligenciada, se da clic en
el botón
.
54
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
Al hacer clic en
, se despliega una ventana en
donde aparecerá el numero de radicado de entrada –este numero de radicado
será el que identificara el documento. Este numero de radicación de entrada,
consta de 14 números y tendrá la siguiente estructura:
 4 primeros números: corresponde al año
 3 siguientes números: corresponde a la dependencia a la que será
radicada.
 6 siguientes números: corresponde a un consecutivo.
 1 siguiente numero: identifica al documento a radicar como de entrada,
salida o interna.
Nota: cada dependencia es dueña de 999.999 oportunidades de radicación.
55
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
Ahora bien, si se requiere que el documento remita copia a otra dependencia se
debe:
a. En el campo de “Informar a” se selecciona la dependencia a la cual se debe
enviar copia del documento entrante.
b. Se da clic en
c. Se confirma el envío del informado.
De esta manera, el documento radicado entrante aparecerá en la bandeja de
entrada del jefe de la dependencia a la cual fue enviado.
Ya realizado este proceso –en este punto ya se ha creado el registro-, se procede
a digitalizar los documentos físicos a cada registro creado con la imagen.
7.3.1. MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE
56
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
ENTRADA
Para modificar la información del documento que se ha ingresado vamos al primer
panel de permisos ubicados al lado derecho del area de trabajo y se selecciona la
opción de modificación.
En seguida se habilitara una ventana -“MODIFICACION DE RADICADOS”-, en
donde solo se podrán modificar aquellos datos que afecten el proceso de envió del
documento (por ejemplo los datos correspondientes a departamento, municipio del
usuario). Para esto, diligencie el campo de numero de radicado y de clic en
.
Despues de buscar el radicado, se despliega una ventana, donde podrá modificar
los datos. Cuando ya se halan modificado los datos, se da clic en
57
UNI-FO-02 V 1.0
Orfeo
7.4.
ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR
En la dirección 168.176.16.11 se encuentran las plantillas que serán usadas como
comunicado a radicar. Se abren estas plantillas y se diligencian los datos
necesarios en los espacios en blanco. Estas –las plantillas- cuentan con unos
campos de combinación 9 que permitirán que el sistema incluya los datos
correspondientes a No. de radicado, fecha y dirección de manera automática.
Una vez completada la plantilla con la información de su interés, guárdela en el
disco duro en donde se encuentran ubicados todos los documentos. En este punto
ya cuenta con un documento preparado para anexarlo o radicarlo como
documento de salida o memorando.
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Los campos de combinación se reconocerán por que se encuentran entre asteriscos. No se deben borrar
estos caracteres, de lo contrario el sistema no reconocerá la información.
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7.5.
RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA
Para tener en cuenta: Para poder radicar un documento como salida, se debe
previamente haber elaborado el documento en las plantillas prediseñadas.
7.5.1. Paso 1: GENERAR UN RADICADO.
7.5.1.1. PROCESO 1. GENERACIÓN RADICADO:
Primero, vamos al módulo de “RADICACIÓN” y escogemos la opción “Salida”
ubicado en el panel derecho del área de trabajo de Orfeo.
En seguida se habilitara la ventana de “VERIFICAR RADICACION PREVIASALIDA”.
1. Ahora bien, si el documento a radicar no es un anexo de un documento
radicado de entrada, damos clic en
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Al dar clic en
, se habilitara un segmento en donde se podrá elegir la
opción para radicar, si es un documento a radicar saliente
,
o
. Para este caso damos clic en
(por
que se había supuesto ese caso).
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2. Si el documento se va a radicar en respuesta a un documento radicado de
entrada, entonces: a) En el campo de No. De radicado (recordar que nos
encontramos en la ventana de VERIFICAR RADICACION PREVIASALIDA) digitamos el numero de radicado; b) clic en
; c) en el
segmento de ventana RADICAR COMO… habilitamos el campo de
Radicado; d) clic en
.
Ahora, si es un documento sin anexo, el procedimiento es diferente, ya que se
habilitara una ventana llamada “MÓDULO DE RADICACION DE SALIDA”, donde
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se incluirán todos los datos (esta información debe ser buscada en una base de
datos con anterioridad) a incluir en la radicación. Luego, damos clic en
Para aquellos documentos que tienen la opción
, el sistejma carga la
información registrada correspondiente cuando ingresa el documento. Si desea
modificar la información, debe dar clic en el boton
Se habilitará una ventana de búsqueda de información correspondiente a
destinatario
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Allí podrá:
a) seleccionar si el destinatario es un usuario –persona natural-, Entidad u otra
clase de empresas.
b) Se puede realizar la búsqueda cuando se tenga el número de documento o
de identificación.
c) También se puede efectuar la búsqueda si se tiene el nombre del
destinatario
d) Finalmente se da clic en
Si la búsqueda es efectiva, aparecera una ventana en la que debera sellecionar en
la seccion de “COLOCAR COMO” el link que corresponde al
Lo que se seleccionó, se ubicara en el módulo de
y dado que la información sea correcta,
.
se
da
clic
,
en
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Inmediatamente
se
cerrará
la
ventana,
y
volveremos
al
, con el objeto de que se complete la información
como:




Dignatario: Corresponde a la persona que envio el documento.
Asunto
Medio de envío
Descripción de anexos
e. al
estar
completa
la
información,
se
da
clic
en
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En ese momento, el sistema generara el número de radicación de salida.
Al quedar creado, se ubicara en la carpeta de salida del usuario.
7.5.1.2. PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD
(WRITER)
1. Clic en el panel de carpetas, en el módulo de salida
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Se despliega una ventana en donde se encuentran todos los radicados de salida,
entonces, para anexar un documento Word (writer) damos click en la fecha del
radicado que se quiere.
Se despliega una ventana en donde se escoge la pestaña DOCUMENTOS.
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Luego, damos clic en el link
Enseguida se despliega una ventana en donde se confirmaran los datos del
destinatario. En este punto, escogemos el archivo a anexar.
a. habilitar el campo de
b. Seleccionar el campo correspondiente al destinatario
c. Asunto (descripción) del documento a anexar.
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d. clic en
(documento ya elaborado).
para acceder a la plantilla prediseñada
Una vez cargado el documento, se da clic en
y se
espera hasta que aparezca un mensaje de confirmación
,
luego, si damos clic en
. Nota: si el mensaje de confirmación no ha
aparecido y se cierra la ventana, es posible que su documento no halla sido
anexado.
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Una vez cerrada la ventana de DESCRIPCION DEL DOCUMENTO, se habilitara
una ventana en donde se mostrara el registro correspondiente al archivo que ha
sido anexado.
a. Área de estado del documento: mediante la herramienta de Vo. Bo., se
verificara que el documento haya sido anexado correctamente, y por lo
tanto, este listo para iniciar el envió del radicado.
b. El documento anexado será identificado temporalmente con el numero de
radicación de entrada mas un consecutivo (esto mientras es aprobado el
documento).
c. Atributos del archivo anexo.
d. Área de acciones a realizar: Dependiendo de los permisos asignados se
pueden ejecutar acciones tales como Modificar, Borra o Radicar.
e. Vita preliminar del documento antes de radicar.
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Comprada la información, se hace clic sobre radicar para asignarle un numero, (el
sistema pedirá confirmación de la acción).
Si se selecciono aceptar, el sistema emitirá una ventana donde se mostrara el
numero de radicado, y ofrece la opción para ver el archivo antes de
imprimirlo.
Si no se requiere modificar el documento, se imprimirá y se hará firmar. Para salir
de la ventana se escoge otra opción, o se da clic en el botón atrás.
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7.5.1.3. PROCESO 3: ESCANEAR LA CARTA
1. Una vez que el documento esta radicado y firmado, se escaneara el mismo.
2. El archivo recibido vía e-mail, se guardara en el computador con el nombre del
numero de radicado (tener en cuenta de no borra la extensión .pdf).
3. Ir al panel de radicación y escoger el módulo “asociar imágenes”.
Se habilitara una ventana, en donde se digitara el numero del radicado y se da clic
en Buscar.
En seguida, se traerán los datos del radicado. a. Habilitamos el ultimo campo y
damos clic en b.
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Al hacer clic en
, se habilitara la siguiente ventana
En ella se deberá:
a. Breve descripción de la acción a realizar.
b. Se
carga
el
documento
escaneado.
c.
De esta manera se asociara la imagen al documento radicado.
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7.6.
DIGITALIZAR DOCUMENTOS
La digitalización de documentos consiste en asociar el correspondiente radicado a
su imagen, tal que se pueda visualizar el mismo al momento de realizar una
consulta. Esta operación (digitalizar) esta habilitada únicamente para los equipos
que tienen instalado el scanner.
Para poder realizar esta actividad se deben seguir los siguientes pasos:
a) ingresar al aplicativo por medio del ejecutable instalado en el equipo.
b) Ingrese su clave y usuario (de orfeo) e ingrese.
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C) En seguida se habilitara una ventana con las siguientes opciones:
1. Dependencia que digitaliza.
2. se pueden visualizar los radicados que han sido digitalizados.
3. Imprimir sticker.
4. Digitalizar documento
5. Enviar imagen al digitalizador.
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Fuente: Tomado de https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo3.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc
6. Se encontraran un conjunto de opciones de configuración tales como:
Insertar páginas: para agregar nuevas hojas digitalizadas.
Radicación de salida: Permite visualizar todos los radicados de entrada y
salida.
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Imprimir el sticker seleccionado: se deberá seleccionar para en el momento
de dar clic en imprimir sticker, imprima solo el seleccionado, no un rango de
stickers.
Mostrar configuración antes de empezar a escanear
7. visualizar el número de hojas digitalizadas por documento.
8. Eliminar la hoja actual
9. Borrar una selección de la imagen
10. En esta opción, se puede abrir una imagen para luego ser asignada a un
radicado.
11. Grabar localmente la imagen que ha sido modificada.
12. Esta opción permite descargar la imagen del servidor para poder realizar
modificaciones.
13. Esta función permite actualizar la imagen si ya se encuentra en el área
local.
14. permite visualizar las hojas que han sido escaneadas.
15. Hoja actual.
Ahora bien, se debe tener en cuenta a la hora de digitalizar:
1. seleccionar las hojas digitalizadas según su estado (calidad) con el fin de evitar
que se atasquen las hojas.
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2. Quitar cualquier elemento de las hojas que puedan impedir la correcta
escaneada (ganchos, hojas pegadas, cintas, etc)
3. Numerar los folios de documento antes de digitalizarlas.
4. Configurar el escáner y establecer el tipo de hojas a digitalizar.
5. Verificar si el número de hojas del folio coinciden con las digitalizadas.
6. ver si la calidad de la digitalización es la requerida (esto para poder digitalizar
de nuevo las que sean requeridas).
8. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES
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9. CONCLUSIONES
Después de realizar una evaluación de la gestión documental en la UIFCE, ORFEO fue
montado por los ingenieros y se plantea como la solución a la gestión documental para
toda la facultad. Al ser una herramienta relativamente nueva es normal que tenga errores
o que una implementación en algunos casos tenga imprevistos, pero en términos generales
ha sido un éxito y esperamos seguir colaborando a los ingenieros y avanzar hacia la
capacitación de todas las personas que hacen parte de el componente administrativo para
que ORFEO se consolide como una herramienta Libre poderosa que agilice muchos
procesos en la organización.
10. BIBLIOGRAFIA
Presentación_orfeo.ptt, Skina tech.
http://orfeogpl.org
http://orfeogpl.info/wiki
http://www.superservicios.gov.co/orfeoint/
Manuales. Video. Orfeo GPL sistema de Gestión. Extraído el 19 de
septiembre
de
2008
desde
http://www.infometrika.com/orfeogpl/files/orfeoswf/ejemplos.swf
Orfeo GPL. Sistema de gestión. Extraído el 20 de septiembre de 2008
desde https://orfeo.superservicios.gov.co/
Orfeo GPL sistema de gestión. Extraído el 19 de septiembre de 2008 desde
http://orfeogpl.org/ata/
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Transcripción

Documentos relacionados

impreso domiciliacion 16-17 - conservatorio privado orfeo