PrefSuite - Facturación Automática de Ventas

PrefSuite - Facturación Automática de Ventas

Facturación Automática de Ventas
WhitePaper
Noviembre de 2006
Contenidos
1. Propósito _____________________________________________ 3
2. Particularidades del asistente _________________________________ 3
2.1. Accesos en PrefGest ____________________________________________ 3
2.2. Requisitos de los documentos a albaranar / facturar _________________________ 4
3. Albaranar varios pedidos ____________________________________ 5
4. Facturar varios albaranes / pedidos ______________________________ 7
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1. Propósito
Entre de las tareas principales de PrefGest está la de gestionar los documentos de venta, y que esta
labor sea de manera sencilla y rápida para el usuario.
Una de las herramientas que hace posible este propósito es el asistente de facturación automática de
ventas, el cual permite facturar uno o varios albaranes o pedidos, y crear un albarán de uno o varios
pedidos de venta, siempre y cuando este grupo de documentos estén creados para un mismo cliente.
Este documento va dirigido a aquellas personas que se encarguen de crear documentos de envío
(albaranes) y facturación (facturas) de venta.
2. Particularidades del asistente
Para trabajar con el asistente de facturación automática de ventas debemos de conocer, por un lado,
donde se encuentran los accesos de esta herramienta dentro de PrefGest, y por otro los requisitos que
deben tener los pedidos a albaranar o facturar y los albaranes a facturar. Veamos estos 2 puntos:
2.1. Accesos en PrefGest
En PrefGest encontramos dos accesos al asistente de facturación automática de ventas, que se
encuentran:
• Dentro de la bandeja de los documentos de venta en PrefGest, seleccionando la opción
“Enviar/Facturar Automáticamente” dentro del menú “Operaciones”.
Figura 1. Acceso al asistente desde la bandeja de documentos de venta.
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• Dentro de un documento de venta en PrefGest, seleccionando la opción “Enviar/Facturar
Automáticamente” dentro del menú “Operaciones”.
Figura 2. Acceso al asistente desde un de documento de venta.
Aunque el programa disponga de distintos accesos para este asistente, el funcionamiento de éste es
siempre el mismo.
2.2. Requisitos de los documentos a albaranar / facturar
• Debemos de tener en cuenta para que el asistente nos presente los pedidos a albaranar o facturar, o
los albaranes a facturar es que, estos documentos deben tener activada la opción “A Procesar”
dentro de la solapa “Estado” que se encuentra en el visor del documento. Según el tipo de
documento con el que estemos trabajando, estará seleccionado por el programa o no, es decir:
o El programa activa automáticamente en los albaranes de venta el check de “A procesar”.
o Para que en el asistente de facturación automática de ventas aparezca/n el/los pedido/s a
albaranar ó facturar, debemos de activar manualmente la opción “A Procesar”.
Figura 3. Opción “A Procesar” activa.
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• Todos los pedidos y albaranes que queramos agrupar en un nuevo albarán (en el caso de los
pedidos) o en una nueva factura (en el caso de los albaranes y los pedidos) deben de:
o Tener la misma numeración.
o Pertenecer al mismo cliente.
3. Albaranar varios pedidos
Desde el asistente de facturación automática de ventas podemos crear un albarán de uno o más
pedidos de un mismo cliente.
• En la pantalla inicial del asistente seleccionamos los datos de los documentos origen, especificando
el tipo de documento (en este caso sería pedido) y la numeración de los mismos. En esta misma
pantalla también debemos detallar los datos del documento destino (en este caso sería albarán). Del
mismo modo, especificaremos la numeración con la que queremos crear este albarán. Una vez
hecho esto, pulsaremos el botón “Siguiente”.
Figura 4. Pantalla inicial. Datos de los pedidos origen y del albarán destino.
• En la siguiente pantalla seleccionaremos un rango de fechas, que corresponde a la fecha de solicitud
de los pedidos a buscar, así como el cliente al que están asociados esos pedidos (mirar apartado
2.1.2. Requisitos de los documentos a albaranar / facturar). Una vez hecho esto, pulsaremos el botón
“Siguiente” (el campo obra aparece desactivado porque solo es útil cuando estemos facturando uno
o varios albaranes. Este campo lo explicaremos en el siguiente punto).
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Figura 5. Selección del rango de fechas y cliente de los pedidos.
• En la siguiente pantalla nos aparece un listado de todos los pedidos que cumplen con los requisitos
especificados en las pantallas anteriores, expresados con el número de documento y el nombre de la
obra al que está asociado el pedido (en caso de que haya información sobre esta obra). Esta pantalla
tiene como objeto seleccionar qué pedidos de los que hemos filtrado queremos que compongan
nuestro nuevo albarán. Por defecto, aparecerán todos seleccionados. Para deseleccionarlos, debemos
de desactivar el check que está justo al lado del pedido en cuestión. Una vez hecho esto, pulsaremos
el botón “Terminar”.
Figura 6. Listado de pedidos filtrados.
• Una vez hecho esto, nos aparecerá en la siguiente pantalla la información del nuevo albarán que
hemos creado.
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Figura 7. Pantalla informativa sobre nuestro nuevo albarán.
Con esto ya habríamos realizado nuestro nuevo albarán. Éste aparecerá en la bandeja de documentos
de venta de PrefGest, donde vendrá especificado (por cada pedido que hayamos albaranado):
o El número del pedido del que parte, en la primera línea.
o El cuerpo del pedido especificado en la primera línea.
Figura 8. Nuevo albarán.
4. Facturar varios albaranes / pedidos
Desde el asistente de facturación automática de ventas podemos crear una factura de uno o más
pedidos o albaranes, siempre y cuando pertenezcan a un mismo cliente. Según si estamos facturando
albaranes o pedidos, se habilitan o deshabilitan algunos campos. Veamos como actúa el asistente en
cada pantalla:
• En la pantalla inicial del asistente de facturación automática de ventas seleccionamos los datos de los
documentos origen, especificando el tipo de documento (en este caso, podríamos seleccionar tanto
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documentos de tipo pedido como de tipo albarán, sin cambio en esta pantalla) y la numeración de
los mismos. En esta misma pantalla también debemos detallar los datos del documento destino (en
este caso sería factura). Del mismo modo, especificaremos la numeración con la que queremos
crear esta factura. Una vez hecho esto, pulsaremos el botón “Siguiente”.
Figura 9. Pantalla inicial. Datos de los pedidos o albaranes origen y de la factura destino.
• En la siguiente pantalla seleccionaremos un rango de fechas, que corresponde a la fecha de solicitud
de los pedidos/albaranes a buscar, así como el cliente al que están asociados esos pedidos/albaranes
(mirar apartado 2.1.2. Requisitos de los documentos a albaranar / facturar). Para el caso de que
estemos facturando uno o varios albaranes, se habilitará también el campo “Obra”. Este campo nos
permite crear un filtro mas restrictivo, pudiendo filtrar (además de por el rango de fechas en el que
fue creado el albarán, y cliente al que pertenece) por pedido del que parten estos albaranes. En este
campo aparece un listado con el nº de pedido y el nombre de la obra del correspondiente pedido.
Todos los pedidos que aparecen en el desplegable cumplen los requisitos que hemos especificado
anteriormente (pertenecen al mismo cliente y fueron creados en ese rango de fechas). Este campo es
totalmente opcional. Una vez configurados todos los parámetros, pulsaremos el botón “Siguiente”.
Figura 10. Selección del rango de fechas y cliente de los pedidos.
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Figura 11. Campo “Obra” habilitado para facturar albaranes.
• En la siguiente pantalla nos aparece un listado de todos los pedidos o albaranes que cumplen con los
requisitos especificados en las pantallas anteriores, expresados con el número de documento y el
nombre de la obra al que esta asociado el pedido o albarán (en caso de que haya información sobre
esta obra). Esta pantalla tiene como objeto seleccionar qué pedidos o albaranes de los que hemos
filtrado queremos facturar. Por defecto, aparecerán todos seleccionados. Para deseleccionamos,
debemos de desactivar el check que está justo al lado del pedido o albarán en cuestión. Esta pantalla
es igual tanto si estamos facturando albaranes como pedidos. Una vez hecho esto, pulsaremos el
botón “Siguiente”.
Figura 12. Listado de pedidos o albaranes filtrados.
• En la siguiente pantalla nos aparecerá los distintos modos en que podemos facturar (forma normal y
forma acumulativa). Según si estamos facturando albaranes o facturas, nos aparecerán unas
opciones habilitadas o no. Es decir:
o Si estamos facturando uno o varios pedidos, el programa te permite seleccionar facturar
únicamente de forma normal.
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Figura 13. Selección de tipo de facturación con modo “Acumulativa” deshabilitado.
o Si estamos facturando uno o varios albaranes, el programa te permite:
– Si no hemos seleccionado nada en el campo “obra”, el programa solo permitirá facturar
de forma normal.
– Si hemos filtrado por un pedido en el campo “obra”, el asistente nos permitirá facturar
tanto de forma normal como de forma acumulativa.
Figura 14. Selección de tipo de facturación con ambos modos habilitados.
Una vez seleccionado el modo de facturación, pulsaremos el botón “Terminar”.
• Una vez hecho esto, nos aparecerá en la siguiente pantalla la información de la nueva factura que
hemos creado.
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Figura 15. Pantalla informativa sobre nuestra nueva factura.
Con esto ya habríamos realizado nuestra nueva factura. Ésta aparecerá en la bandeja de documentos de
venta de PrefGest, donde vendrá especificado (por cada pedido o albarán que hayamos facturado):
o El número del pedido o albarán del que parte, en la primera línea.
o El cuerpo del pedido o albarán especificado en la primera línea.
Figura 16. Nueva factura.
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