administrar correo electrónico

Transcripción

Manual de Usuario Announcer Pro 4.14
Presencia Web
Triara.com SA de CV
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cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, fotocopiado, grabación, o por cualquier sistema de
almacenamiento y recuperación ya conocidos o inventado de aquí en adelante, sin la autorización por
escrito de Triara.com SA de CV.
Tabla de Contenidos
1.
Introducción................................................................................................................................4
1.1.
Primeros pasos ............................................................................................................................... 4
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
Navegación ..................................................................................................................................... 6
Opciones para las pestañas del menú..................................................................................... 6
Opciones para los vínculos del menú ...................................................................................... 7
2.
Crear un correo electrónico .........................................................................................................8
2.1.
2.1.1.
2.1.2.
2.1.3.
2.1.4.
2.1.5.
Detalles del mensaje ....................................................................................................................... 8
Datos de la compañía .............................................................................................................. 8
Dirección del remitente ........................................................................................................ 10
Zona horaria .......................................................................................................................... 10
Datos del correo electrónico ................................................................................................. 11
Redes sociales ....................................................................................................................... 11
2.2.
2.2.1.
2.2.2.
Elegir contactos ............................................................................................................................ 11
Importar contactos desde un archivo ................................................................................... 14
Copiar y pegar una lista de correo/Añadir direcciones individualmente ............................. 15
2.3.
Elegir una plantilla ........................................................................................................................ 15
2.4.
2.4.1.
Editar correo electrónico .............................................................................................................. 16
Vista previa del correo electrónico ....................................................................................... 19
2.5.
Programar correo electrónico ...................................................................................................... 19
2.6.
Correo electrónico completado .................................................................................................... 21
3.
Administrar contactos ............................................................................................................... 22
3.1.
3.1.1.
Añadir contactos........................................................................................................................... 22
Invitación ............................................................................................................................... 23
3.2.
Buscar/Editar contactos ............................................................................................................... 23
3.3.
Crear/Editar listas ......................................................................................................................... 25
3.4.
3.4.1.
3.4.2.
3.4.3.
3.4.4.
Importar direcciones de correo electrónico .................................................................................. 26
Importar contactos desde Windows Live, Yahoo! Mail, Gmail o LinkedIn ........................... 27
Importar contactos desde Outlook ....................................................................................... 27
Importar contactos desde una hoja de cálculo ..................................................................... 28
3.5.
Exportar a CSV o HTML ................................................................................................................. 28
3.6.
4.
Combinar listas ............................................................................................................................. 29
Administrar correo electrónico .................................................................................................. 30
4.1.
Seleccionar un correo electrónico ................................................................................................. 30
4.2.
Propiedades de correo electrónico ............................................................................................... 32
4.3.
4.3.1.
Editar correo electrónico .............................................................................................................. 32
Botones del editor de correo electrónico ............................................................................. 35
4.4.
4.4.1.
4.4.2.
4.4.3.
4.4.4.
Elegir contactos ............................................................................................................................ 36
Importar contactos desde Windows Live, Yahoo! Mail, Gmail o LinkedIn ........................... 37
Importar contactos desde Outlook ....................................................................................... 37
Invitación ............................................................................................................................... 39
4.5.
Programar correo electrónico ...................................................................................................... 39
5.
Ver resultados ........................................................................................................................... 41
5.1.
Correos electrónicos ..................................................................................................................... 41
5.2.
5.2.1.
5.2.2.
Detalles de correo electrónico ...................................................................................................... 41
Resumen del correo electrónico (estos detalles se ofrecen en todos los casos) ................. 43
Estadísticas de correo electrónico ........................................................................................ 44
5.3.
5.3.1.
5.3.2.
5.3.3.
5.3.4.
Tipos de informe ........................................................................................................................... 44
Contactos .............................................................................................................................. 44
Rebotes ................................................................................................................................. 44
Bajas ...................................................................................................................................... 44
Clics únicos ............................................................................................................................ 45
6.
Redes sociales ........................................................................................................................... 46
6.1.
Compartir correo electrónico........................................................................................................ 46
6.2.
Widget de suscripción................................................................................................................... 46
7.
Configuración de correo electrónico .......................................................................................... 48
7.1.
Direcciones de envío y de respuesta ............................................................................................. 48
7.2.
Datos de la compañía ................................................................................................................... 49
8.
Ayuda ....................................................................................................................................... 50
9.
Comentarios ............................................................................................................................. 51
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INTRODUCCIÓN
Announcer Pro es una herramienta de mercadotecnia en línea con un asistente para crear y
enviar mensajes atractivos y convincentes en HTML. Announcer Pro dispone de plantillas de
mensajes en HTML y de herramientas de administración del correo electrónico, lo que lo
convierte en una excelente opción para comunicarse con la base de suscriptores de cualquier
empresa.
PRIMEROS PASOS
1.
Para empezar a usar Announcer Pro, haga clic en Iniciar aplicación. Esta
se abrirá en una nueva ventana.
2.
Haga clic en Iniciar para cargar la siguiente página:
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NAVEGACIÓN
El menú principal permanece invariable en todas las secciones de Announcer Pro,
permitiendo acceder a cualquier sección al hacer clic sobre las distintas opciones del
menú.
OPCIONES PARA LAS PESTAÑAS DEL MENÚ
El menú principal se sitúa en la esquina superior derecha de la pantalla y consta de las
siguientes opciones:
Pestañas del menú
Descripción
Resumen
Muestra la página principal del menú.
Crear un correo
El asistente para correo electrónico facilita la configuración de
electrónico
Announcer para crear o administrar mensajes, de principio a fin.
Contactos
Desde la sección Contactos se pueden administrar las listas de
contactos.
Administrar correo
Administración de correo electrónico, selección de plantillas,
electrónico
detalles de mensajes, programador de mensajes, edición de
mensajes, mensajes de prueba.
Resultados
Genera informes personalizados con importantes datos
estadísticos referentes al correo electrónico.
Redes sociales
Desde esta sección se pueden compartir los mensajes de correo
electrónico.
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OPCIONES PARA LOS VÍNCULOS DEL MENÚ
Se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla y consta de las siguientes
opciones:
Vínculo del menú
Descripción
Configuración de
Permite añadir nuevas direcciones de correo para enviar o
correo electrónico
responder mensajes.
Datos de la compañía
En esta sección se pueden consultar o editar los datos de la
empresa.
Ayuda
Abre el sistema de ayuda en línea de Announcer Pro.
Comentarios
Desde esta sección se pueden enviar comentarios y
sugerencias.
Tutorial
Explicación en Flash sobre cómo usar Announcer Pro.
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CREAR UN CORREO ELECTRÓNICO
Announcer Pro cuenta con un asistente para configurar, programar y enviar mensajes de correo
electrónico. El asistente consta de cinco pasos para especificar los detalles del correo
electrónico, elegir a los contactos, seleccionar una plantilla, programar el evento y efectuar el
envío.
DETALLES DEL MENSAJE
La página Detalles del mensaje es el primer paso del asistente. Aquí se pueden
especificar los datos de la empresa que se mostrarán en el correo electrónico, así como
la dirección del remitente, la zona horaria, si se permite compartir el mensaje en las
redes sociales y el título y el asunto del correo electrónico.
DATOS DE LA COMPAÑÍA
Aquí se pueden editar los datos de la empresa. De manera predeterminada, en los datos
de la compañía se utilizan los de los campos correspondientes de la cuenta del cliente:

Nombre de la compañía
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
Las direcciones 1 y 2 se unen

Población, provincia

Código postal

País

Teléfono

Dirección de correo electrónico de contacto
Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
PARA EDITAR LOS DATOS DE LA EMPRESA:
1.
En la sección Datos de la compañía, haga clic en Editar.
2.
En el diálogo emergente, modifique los campos correspondientes.
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3.
Si no desea que el número de teléfono de la empresa figure en el correo
electrónico, marque la casilla de verificación “Ocultar teléfono a pie de
página”.
4.
Presione Aceptar.
DIRECCIÓN DEL REMITENTE
La dirección del remitente se muestra en el campo “De” del mensaje de correo
electrónico y ha de confirmarse para verificar la identidad del remitente.
No se enviarán mensajes desde direcciones sin confirmar. Una vez completado el
asistente, el usuario recibe en su buzón de correo un correo electrónico de confirmación
de identidad.
Nota: Si no recibe el correo electrónico de confirmación de identidad, revise el buzón de
correo basura por si su cliente de correo lo hubiera etiquetado como tal.
Para editar la dirección del remitente:
1.
En la sección Dirección del remitente, haga clic en Editar.
2.
En la lista desplegable, seleccione la dirección de correo electrónico que
desea mostrar en el campo “De”.
3.
Haga clic en Aceptar.
Nota: Si la dirección de correo electrónico no aparece en la lista desplegable, puede
añadirla desde la página Configuración del correo electrónico. Para obtener más
información sobre cómo añadir direcciones de correo, consulte Configuración de correo
electrónico.
ZONA HORARIA
En esta sección puede modificar la zona horaria de su correo electrónico.
PARA EDITAR LA ZONA HORARIA:

Seleccione la zona horaria adecuada en la lista desplegable.
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DATOS DEL CORREO ELECTRÓNICO
En esta sección se puede poner nombre al mensaje de correo electrónico (para uso
interno) e indicar cuál es el asunto del mismo (este lo podrán ver los clientes).
PARA AÑADIR DATOS DEL CORREO ELECTRÓNICO:
1.
En la sección de Datos del correo electrónico, escriba el nombre del
mensaje.
2.
Escriba el asunto del mensaje.
REDES SOCIALES
En esta sección puede indicar si los destinatarios pueden compartir el correo electrónico
en las redes sociales.
PARA PERMITIR SU PUBLICACIÓN EN LAS REDES SOCIALES:
1.
Para permitir su publicación en Twitter, marque la casilla de verificación
“Compartir en Twitter”.
2.
Para permitir su publicación en Facebook, marque la casilla de
verificación “Compartir en Facebook”.
3.
Haga clic en Siguiente.
ELEGIR CONTACTOS
En esta página se puede elegir la lista de contactos para el correo electrónico. También
se pueden añadir direcciones de correo electrónico importándolas desde una lista de
contactos externa. Es posible importar contactos desde Windows Live, Yahoo, Gmail,
LinkedIn, Outlook o un archivo CSV. Se pueden actualizar, eliminar o añadir contactos a
cualquier lista desde la página Administrar contactos.
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Escriba su nombre de usuario y contraseña de live.com, hotmail.com, Yahoo! Mail,
Gmail o LinkedIn si desea que Announcer Pro importe todos sus contactos de dichas
cuentas. Announcer Pro no almacenará las contraseñas.
Se pueden importar hasta 1500 contactos. Si hay más de 1500 entradas en sus listas de
contactos de live.com o hotmail.com, lo mejor es que cree varios archivos .csv (con un
máximo de 1500 contactos) y que los vaya importando uno a uno, o bien que copie y
pegue las direcciones de correo electrónico (un máximo de 1500 direcciones) usando el
botón Copiar y Pegar lista de direcciones.
También puede crear su propia hoja de contactos (por ejemplo, en Microsoft Excel) y
guardarla como archivo .csv. A continuación, localice el archivo en su equipo y use la
herramienta de Importación para importar los contactos.
PARA IMPORTAR CONTACTOS DESDE LIVE, YAHOO O GMAIL:
1.
Seleccione el tipo de cuenta correspondiente en el menú desplegable
Elegir método de importación
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2.
En el diálogo emergente, haga lo siguiente:
-
Escriba su dirección de correo electrónico.
-
Escriba su contraseña.
-
Haga clic en Importar.
PARA IMPORTAR CONTACTOS DESDE LINKEDIN:
1.
Seleccione Importar contactos desde LinkedIn en el menú desplegable
Elegir método de importación.
2.
3.
En el diálogo emergente, haga lo siguiente:
-
Escriba su dirección de correo electrónico.
-
Escriba su contraseña.
-
Escriba las palabras que aparecen en pantalla.
-
PARA IMPORTAR CONTACTOS DESDE OUTLOOK:
1.
Inicie Outlook
2.
Vaya a Archivo
3.
Haga clic en Importar y exportar...
4.
Elija Exportar a archivo
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5.
Seleccione Valores separados por comas (Windows)
6.
Indique dónde desea guardar el archivo
7.
Haga clic en Importar elementos duplicados
8.
Seleccione Contactos en el menú desplegable en el que se muestra la
estructura de las carpetas
9.
Haga clic en Siguiente
10. En Announcer, haga clic en Examinar y busque el archivo guardado en el
paso anterior
11. Seleccione el archivo y haga clic en Importar
12. Si desea continuar,haga clic en Siguiente
13. Si desea regresar al paso anterior, presione Volver
IMPORTAR CONTACTOS DESDE UN ARCHIVO
1.
En Announcer, haga clic en Examinar y busque el archivo guardado en
los pasos anteriores
2.
Seleccione el archivo y haga clic en Importar
3.
Si desea continuar, elija Siguiente
4.
Si desea regresar al paso anterior, haga clic en Volver
Tenga en cuenta que en las hojas de contactos se deben incluir los encabezados de
columna y, como mínimo, la dirección de correo electrónico de cada uno de los
contactos.
Para seleccionar destinatarios de su correo electrónico:
1.
Marque las casillas junto a las listas correspondientes.
2.
Si desea enviar una invitación para solicitar la autorización del
destinatario para enviarle mensajes en el futuro, active la opción
"Marque esta casilla para enviar una invitación a los suscriptores".
3.
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COPIAR Y PEGAR UNA LISTA DE CORREO /AÑADIR DIRECCIONES INDIVIDUALMENTE
Para añadir una o varias direcciones de correo electrónico a una lista de contactos, se
puede optar por escribirlas o bien por el método de cortar y pegar. En cualquier caso, no
olvide separar las direcciones con un espacio o bien introducir una dirección por línea.
Con este método se pueden añadir hasta 1500 direcciones de correo electrónico.
Cualquier otro dato de contacto (nombre, dirección, etc.) habrá de introducirse
manualmente en la sección de contactos.
ELEGIR UNA PLANTILLA
Las plantillas sirven para definir el diseño y el tema general del correo electrónico.
PARA ELEGIR UNA PLANTILLA DE CORREO:
1.
Seleccione en el menú desplegable la categoría que se adapte mejor a
sus necesidades.
2.
Elija una plantilla.
Se abre un cuadro de diálogo de confirmación.
3.
Si desea elegir una plantilla diferente, haga clic en Seleccionar otra
plantilla.
15
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4.
Si desea aceptar la plantilla seleccionada, haga clic en Seleccionar esta
plantilla.
5.
EDITAR CORREO ELECTRÓNICO
El asistente para correo electrónico facilita la creación de contenidos para sus mensajes
de correo. Se pueden modificar los mensajes haciendo clic, arrastrando y resaltando
diversos elementos. Tenga en cuenta que el diseño y las imágenes predeterminadas
están bloqueados y, por tanto, no se pueden eliminar.
Todos los correos electrónicos que no se hayan finalizado pueden editarse
posteriormente. Si no modifica la fecha programada de envío, los correos electrónicos se
enviarán en la fecha prevista tal y como estén en ese momento. Procure comprobar el
estado de los mensajes cuando se acerque el momento de enviarlos.
El menú Crear un correo electrónico ofrece las siguientes opciones:
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Botón
Descripción
Es recomendable guardar los cambios regularmente en cada
sesión
Añadir bloques de texto permite personalizar todavía más los
correos electrónicos. Muchos de los bloques de texto que se
incluyen en los diseños son marcadores de posición que hay que
editar.
Editar bloques de texto: haga doble clic sobre el texto que desee
modificar. El texto se puede editar desde el momento en que el
contorno es visible. Se puede escribir o pegar texto en los
bloques.
Eliminar bloques de texto: haga doble clic sobre el bloque de
texto. Haga clic en
en la esquina inferior derecha para
eliminar el bloque de texto.
Nombre de fuente
Tamaño de fuente
Modificar texto: haga doble clic sobre el bloque de texto. En este
aparece una zona destacada en color gris. El texto se puede editar
desde el momento en que el contorno es visible. Resalte el texto
que desee poner en negrita, cursiva o subrayar.
Modificar el estilo, el color y el tamaño de la fuente: haga doble
clic en el bloque de texto que desee modificar. Resalte el texto al
que quiera dar formato y presione el botón para cambiar la
fuente. En la pantalla emergente podrá elegir el estilo, el color y el
tamaño de la fuente.
Alineación del texto
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Botón
Descripción
Lista ordenada: marque esta opción para crear una lista con
viñetas. También se puede crear una lista con viñetas a partir de
un texto ya existente. Para ello, resalte el texto y haga clic en la
opción mencionada anteriormente.
Cortar, copiar y pegar sin formato.
Deshacer: presione este botón para anular la última acción.
Rehacer: presione este botón para recuperar la última acción
anulada.
Se pueden deshacer y rehacer tantas acciones como se desee
dentro de una misma sección y sesión.
Insertar y editar imágenes: es posible cargar archivos de imagen
propios para crear una biblioteca de imágenes, o bien usar la
biblioteca de imágenes libres para publicar nuevas fotografías en
el sitio web.
Crear, editar y eliminar vínculos: resalte el texto en el que desee
insertar un vínculo y haga clic en el icono de hipervínculo. En la
ventana emergente, escriba la dirección URL correspondiente (por
ejemplo, http://dominio.com)
Revisar la ortografía: haga doble clic sobre el bloque de texto que
desee revisar. En la barra de herramientas del editor, presione
Revisar ortografía. Las palabras que parecen mal escritas se
destacan en color rojo. Haga clic en el contorno rojo y elija la
palabra correcta entre las sugerencias que se ofrecen. La palabra
se corrige automáticamente.
Vista previa: es posible previsualizar los cambios efectuados.
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Botón
Descripción
Enviar un correo electrónico de prueba: Para enviar un correo
electrónico de prueba a uno de sus contactos, haga clic en Enviar
prueba. Seleccione en la lista o escriba la dirección de correo
electrónico a la que desea enviar la prueba y, a continuación, elija
Enviar prueba.
Los usuarios que hayan configurado direcciones de respuesta y de
remitente pueden enviar un mensaje de prueba a las direcciones
del menú desplegable. Si se ha verificado la dirección del
remitente, el usuario verá esta página. El usuario también podrá
enviarse a sí mismo una copia del correo electrónico.
Tenga en cuenta que la prueba solo funcionará si el usuario ha
verificado al menos una dirección de respuesta y de remitente.
VISTA PREVIA DEL CORREO ELECTRÓNICO
Esta página informa al usuario de que su mensaje de correo electrónico está casi
terminado y ofrece una vista previa de la plantilla personalizada.
Los usuarios pueden ver los contactos y la dirección del remitente que se han
configurado en los pasos anteriores. También tienen la posibilidad de cambiar el título
del correo electrónico y la lista de contactos. Cuando haya terminado, haga clic en
Aplicar cambios para guardar sus modificaciones.
PROGRAMAR CORREO ELECTRÓNICO
El usuario debe indicar en este paso la fecha y la hora en que desea enviar el mensaje.
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Hay tres opciones:

Enviar ahora: el mensaje de correo electrónico se añade a la cola de distribución
para su envío.
Nota: Si no se ha verificado la dirección del remitente, el usuario verá el mensaje
siguiente y el correo electrónico no se enviará hasta que se verifique la dirección del
remitente.

Guardar borrador: se puede guardar el mensaje como borrador para su posterior
edición en la sección Administrar correo electrónico

Programar correo electrónico: seleccione la fecha y hora de envío del correo
electrónico.
-
Elija una fecha (marque la fecha en el calendario)
-
Haga clic en el menú desplegable para elegir una hora
-
-
Si desea regresar al paso anterior, haga clic en Volver
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Presencia Web
CORREO ELECTRÓNICO COMPLETADO
En esta página se felicita al usuario por haber creado el mensaje y se vuelve a confirmar
la fecha y la hora de envío.
Se ofrecen las siguientes opciones:
1.
Vista previa del correo electrónico: para previsualizar el mensaje recién
creado
2.
Crear otro correo electrónico: para regresar al inicio del asistente y crear
un nuevo mensaje
3.
Ir a Administración de correo electrónico: para editar y pulir el correo
electrónico
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ADMINISTRAR CONTACTOS
En esta página, el usuario puede añadir contactos a cualquier lista disponible, crear listas
nuevas, importar direcciones de correo electrónico desde una fuente externa o exportar listas
completas.
AÑADIR CONTACTOS
En este paso se pueden añadir contactos a las listas creadas previamente. Para añadir un
contacto, escriba los datos en los campos correspondientes. El único campo obligatorio
es el de la dirección de correo electrónico.
A continuación, indique a qué listas desea añadir el contacto. Para ello, marque la casilla
de verificación junto a cada lista a la que desee añadir el contacto.
PARA AÑADIR UN CONTACTO:

Escriba la dirección de correo electrónico del nuevo contacto en la interfaz Añadir
contactos (el nombre y los apellidos del contacto son opcionales)

Para aceptar los cambios, elija Añadir
22
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
Para anular la acción, elija Cancelar.
INVITACIÓN
Marque esta casilla si desea enviar un mensaje de invitación a sus suscriptores.
Si envía un mensaje de invitación a sus suscriptores, estos tendrán que responder a la
invitación para poder recibir sus correos electrónicos.
BUSCAR/EDITAR CONTACTOS
Desde esta interfaz se pueden editar los contactos de las listas. El usuario puede realizar
búsquedas en sus listas de contactos, a través de los campos de búsqueda o bien usando
los filtros de estado “activo”, “pendiente”, “bloqueado” y “confirmado por el usuario”.
Los contactos activos son aquellos que respondieron a la invitación para indicar que
desean recibir los correos electrónicos del usuario. Los contactos pendientes son
aquellos a los que se ha enviado una invitación pero que todavía no han respondido a
esta. Los contactos bloqueados son aquellos que respondieron a la invitación para
indicar que no desean recibir los correos electrónicos del usuario.
La búsqueda se puede restringir por nombre, dirección de correo electrónico, dirección
postal, empresa, teléfono, población, provincia, país y estado.
1.
Use los menús desplegables para restringir los criterios de búsqueda
2.
Haga clic en Buscar
3.
Una vez efectuada la búsqueda, los menús desplegables permiten filtrar
los resultados para mostrar únicamente los contactos activos, inactivos o
pendientes (o cualquier combinación de estos)
23
Presencia Web
Si desea editar un contacto, haga clic sobre él. De ese modo se abre una ventana en la
que puede revisar y modificar los datos de contacto.
24
Presencia Web

Para aceptar los cambios, haga clic en Aplicar.

Para anular la acción, haga clic en Cancelar.
CREAR/EDITAR LISTAS
Las listas sirven para crear grupos de contactos. Se pueden crear y agrupar tantas listas
como sea necesario. Desde esta página se puede añadir un contacto a una lista, crear
una lista nueva o eliminar una lista creada previamente.
PARA AÑADIR UNA NUEVA LISTA
1.
Escriba el nombre de la lista en el cuadro de texto correspondiente (en
este paso solo se indica el nombre de la lista, los contactos se añaden
posteriormente en la interfaz a tal efecto).
2.
Si desea crear la nueva lista, elija Aplicar.
3.
Si desea anular la acción, elija Cancelar.
PARA ELIMINAR UNA LISTA
1.
Haga clic en el botón
25
situado a la derecha de la lista.
Presencia Web
2.
Para confirmar, presione Aplicar.
3.
Si desea anular la acción, presione Cancelar.
PARA EDITAR UNA LISTA
1.
Haga clic sobre el nombre de la lista que quiera editar. En la misma
página, el usuario verá una relación de todos los contactos de la lista
seleccionada.
2.
Para editar un contacto de la lista, haga clic sobre él. De ese modo se
abre la página Editar contactos.
IMPORTAR DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO
Desde la interfaz de importación se pueden importar los contactos desde otra dirección
de correo electrónico o desde un archivo.
26
Presencia Web
IMPORTAR CONTACTOS DESDE WINDOWS LIVE, YAHOO! MAIL, GMAIL O LINKEDIN
Gmail o LinkedIn si desea que Announcer Pro importe todos sus contactos en dichas
botón Copiar y pegar lista de direcciones.
IMPORTAR CONTACTOS DESDE OUTLOOK
En primer lugar, debe exportar sus contactos de Outlook a un archivo CSV. De este
modo, los datos de sus contactos estarán en el formato adecuado para la importación.
Una vez que la lista esté completa, haga clic en Examinar y seleccione el archivo CSV que
desea cargar. A continuación, haga clic en Importar.
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Presencia Web
IMPORTAR CONTACTOS DESDE UNA HOJA DE CÁLCULO
Puede crear su propia hoja de contactos (por ejemplo, en Microsoft Excel) y guardarla
como archivo .csv. A continuación, localice el archivo en su equipo y use la herramienta
de importación.
Tenga en cuenta que las hojas de contactos deben incluir los encabezados de columna y,
como mínimo, la dirección de correo electrónico de cada uno de los contactos.
COPIAR Y PEGAR UNA LISTA DE CORREO/AÑADIR DIRECCIONES INDIVIDUALMENTE
EXPORTAR A CSV O HTML
Para exportar una lista de contactos, sitúe una marca de verificación junto a los grupos
de contactos que desea exportar. A continuación, haga clic en Exportar a CSV o bien en
Exportar a HTML. Si se trata de una exportación a CSV, los contactos se descargarán en
su equipo en un único archivo CSV. Este tipo de archivos se pueden abrir en la mayoría
de las aplicaciones de hojas de cálculo, tales como Microsoft Excel.
28
Presencia Web
COMBINAR LISTAS
Desde esta página se pueden combinar una o varias listas.
1.
Seleccione las listas que desee combinar marcando las casillas de
verificación correspondientes en la columna de la izquierda
2.
Seleccione la lista de destino o escriba el nombre de la nueva lista en la
columna de la derecha
3.
Para aceptar los cambios, elija Aplicar
4.
Si desea anular la acción, elija Cancelar
29
Presencia Web
ADMINISTRAR CORREO ELECTRÓNICO
Con Announcer Pro se pueden configurar y administrar varios correos electrónicos. También
puede trabajar con un mensaje de correo creado previamente.
SELECCIONAR UN CORREO ELECTRÓNICO
En la columna de correos electrónicos, haga clic sobre el mensaje que desee editar. No
podrá editar los mensajes que ya se hayan enviado. En su lugar, se realizará una copia
del mismo en su nombre.
PARA EDITAR UN CORREO ELECTRÓNICO
Se ofrecen las siguientes opciones:

Haga clic en
para eliminar un correo electrónico de la lista

Haga clic en
para previsualizar un correo electrónico

Haga clic en
para hacer una copia de un correo electrónico
30
Presencia Web
PARA CONOCER EL ESTADO DEL CORREO ELECTRÓNICO:

Este icono indica que el correo electrónico ha sido enviado
-
En la columna “Fecha de envío” se muestra cuándo se envió el correo electrónico.
-
No se pueden hacer cambios en el mensaje.
-
Se puede hacer una copia del mensaje (para crear otro correo electrónico).
-
Se puede eliminar o previsualizar el correo electrónico.

Este icono indica que el correo electrónico es un borrador que todavía
no se ha enviado
-
La columna “Fecha de envío” está vacía.
-
Se pueden hacer cambios en el mensaje.
-
Se puede programar el correo electrónico.
-
Se puede hacer una copia del mensaje (para crear otro correo electrónico).
-
Se puede eliminar o previsualizar el correo electrónico.

Este icono indica que se ha programado el envío del correo electrónico.

Este icono indica que el correo electrónico no se ha enviado y ha caducado.
-
Este estado significa que la dirección del remitente seleccionada aún no se ha
verificado. El usuario tiene dos opciones:
-
Copiar el correo electrónico y programarlo de nuevo con una dirección del
remitente verificada.
-
Copiar el correo electrónico y programarlo de nuevo tras verificar la dirección del
remitente (para ello, busque en su buzón de entrada el correo electrónico de
verificación y haga clic en el vínculo que se incluye en este).
PARA ELIMINAR UN CORREO ELECTRÓNICO
1.
En la lista de mensajes, seleccione el correo electrónico que desea
eliminar
2.
3.
Puede confirmar la acción en la ventana emergente
4.
Si desea aceptar la acción, elija Sí
31
situado junto al mensaje que quiere eliminar
Presencia Web
5.
Si desea anular la acción, elija No
6.
Para continuar, elija Siguiente.
PROPIEDADES DE CORREO ELECTRÓNICO
Puede modificar el nombre del mensaje, actualizar el asunto y editar la descripción del
mismo. También se pueden editar aquí los datos de la compañía y la dirección del
remitente.

Para guardar los cambios, haga clic en Aplicar
EDITAR CORREO ELECTRÓNICO
En esta sección se pueden editar los mensajes de correo electrónico. Se pueden
modificar los mensajes haciendo clic, arrastrando y resaltando diversos elementos. En
algunos casos, el diseño y las imágenes predeterminadas están bloqueados y, por tanto,
no se pueden eliminar.
Botón
Descripción
Es recomendable guardar los cambios regularmente en cada
32
Presencia Web
Botón
Descripción
sesión
Añadir bloques de texto permite personalizar todavía más los
correos electrónicos. Muchos de los bloques de texto que se
incluyen en los diseños son marcadores de posición que hay que
editar.
Editar bloques de texto: haga doble clic sobre el texto que desee
modificar. El texto se puede editar desde el momento en que el
contorno es visible. Se puede escribir o pegar texto en los
bloques.
Eliminar bloques de texto: haga doble clic sobre el bloque de
texto. Haga clic en
en la esquina inferior derecha para
eliminar el bloque de texto.
Nombre de fuente
Tamaño de fuente
Modificar texto: haga doble clic sobre el bloque de texto. En este
aparece una zona destacada en color gris. El texto se puede editar
desde el momento en que el contorno es visible. Resalte el texto
que desee poner en negrita, cursiva o subrayar.
Modificar el estilo, el color y el tamaño de la fuente: haga doble
clic en el bloque de texto que desee modificar. Resalte el texto al
que quiera dar formato y presione el botón para cambiar la
fuente. En la pantalla emergente podrá elegir el estilo, el color y el
tamaño de la fuente.
Alineación del texto
33
Presencia Web
Botón
Descripción
Lista ordenada: marque esta opción para crear una lista con
viñetas. También se puede crear una lista con viñetas a partir de
un texto ya existente. Para ello, resalte el texto y haga clic en la
opción mencionada anteriormente.
Cortar, copiar y pegar sin formato.
Deshacer: presione este botón para anular la última acción.
Rehacer: presione este botón para recuperar la última acción
anulada.
Se pueden deshacer y rehacer tantas acciones como se desee
dentro de una misma sección y sesión.
Insertar y editar imágenes: es posible cargar archivos de imagen
propios para crear una biblioteca de imágenes, o bien usar la
biblioteca de imágenes libres para publicar nuevas fotografías en
el sitio web.
Crear, editar y eliminar vínculos: resalte el texto en el que desee
insertar un vínculo y haga clic en el icono de hipervínculo. En la
ventana emergente, escriba la dirección URL correspondiente (por
ejemplo, http://dominio.com)
34
Presencia Web
Botón
Descripción
Enviar un correo electrónico de prueba: Para enviar un correo
electrónico a la que desea enviar la prueba y, a continuación, elija
Enviar prueba.
BOTONES DEL EDITOR DE CORREO ELECTRÓNICO
El menú de edición de correo electrónico ofrece las siguientes opciones:
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Presencia Web
Enviar un correo electrónico de prueba: para enviar un correo
electrónico a la que desea enviar la prueba y, a continuación,
haga clic en Enviar prueba.
ELEGIR CONTACTOS
Desde la página de administración de contactos se puede modificar la lista de contactos
de un determinado correo electrónico.
PARA ELEGIR A LOS DESTINATARIOS DE UN CORREO ELECTRÓNICO:

Haga clic en el correo electrónico correspondiente y, a continuación, en Elegir
contactos.
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Presencia Web
IMPORTAR CONTACTOS DESDE WINDOWS LIVE, YAHOO! MAIL, GMAIL O LINKEDIN
Gmail o LinkedIn si desea que Announcer Pro importe todos sus contactos de dichas
botón Copiar y pegar lista de direcciones.
IMPORTAR CONTACTOS DESDE OUTLOOK
Crear un archivo CSV desde Outlook/Cargar CSV

Inicie Outlook

Vaya a Archivo

Haga clic en Importar y exportar...

Elija Exportar a archivo

Seleccione Valores separados por comas (Windows)
37
Presencia Web

Indique dónde desea guardar el archivo

Haga clic en Importar elementos duplicados

Seleccione Contactos en el menú desplegable en el que se muestra la estructura de
las carpetas

Haga clic en Siguiente

En Announcer, haga clic en Examinar y busque el archivo guardado en el paso
anterior



Si desea regresar al paso anterior, elija Volver
Importar contactos desde un archivo
Puede crear su propia hoja de cálculo con contactos (por ejemplo, en Microsoft Excel) y
guardarla como archivo .csv. A continuación, localice el archivo en su equipo y use la
herramienta de importación para importar los contactos.

En Announcer, presione Examinar y busque el archivo guardado en los pasos
anteriores



Si desea regresar al paso anterior, elija Volver
Tenga en cuenta que en las hojas de contactos se deben incluir los encabezados de
columna y, como mínimo, la dirección de correo electrónico de cada uno de los
contactos.
COPIAR Y PEGAR UNA LISTA DE CORREO /AÑADIR DIRECCIONES INDIVIDUALMENTE
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Presencia Web
INVITACIÓN
Si no lo ha hecho anteriormente, se le pedirá que indique la dirección del remitente en
el campo correspondiente. Marque esta casilla si no desea enviar un mensaje de
invitación a sus suscriptores. Para evitar añadir automáticamente a los suscriptores, el
doble proceso de invitación incluye un segundo paso que consiste en enviar un correo
electrónico a los nuevos suscriptores, quienes así pueden confirmar que desean recibir
la información. Este paso no solo sirve para confirmar la validez de la dirección de correo
electrónico, sino también para garantizar el interés de los suscriptores y aumentar las
probabilidades de que estos se conviertan en lectores habituales. Esta casilla está
deshabilitada de manera predeterminada.
PROGRAMAR CORREO ELECTRÓNICO
El usuario tiene tres opciones:
Enviar ahora: el mensaje de correo electrónico se añade a la cola de distribución para su
envío.
Nota: Si no se ha verificado la dirección del remitente, el usuario verá el mensaje
siguiente y el correo electrónico no se enviará hasta que se verifique la dirección del
remitente.
Guardar borrador: se puede guardar el mensaje como borrador para su posterior
edición en la sección Administrar correo electrónico
Programar correo electrónico: seleccione la fecha y hora de envío del correo electrónico.
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Presencia Web

Elija una fecha (marque la fecha en el calendario)

Haga clic en el menú desplegable para elegir una hora

Para guardar los cambios, haga clic en Aplicar

Para anular los cambios, haga clic en Cancelar
40
Presencia Web
VER RESULTADOS
En la sección de informes se pueden consultar datos y estadísticas relacionados con los correos
electrónicos. Los informes actualizados se pueden ver en formato PDF, HTML o CSV.
CORREOS ELECTRÓNICOS
Para generar informes sobre uno o varios mensajes de correo electrónico, seleccione los
mensajes de su interés. Después de elegir la campaña, puede seleccionar los detalles del
correo electrónico haciendo clic en el vínculo de texto a la izquierda del correo
electrónico correspondiente (en Mensajes enviados).
DETALLES DE CORREO ELECTRÓNICO
Una vez seleccionado el mensaje de la lista de correos electrónicos, la aplicación abre la
página de detalles del correo electrónico, donde se facilitan una serie de datos.
41
Presencia Web
42
Presencia Web
RESUMEN DEL CORREO ELECTRÓNICO (ESTOS DETALLES SE OFRECEN EN TODOS LOS CASOS)
Detalles de correo
Descripción
electrónico
Nombre del
Se identifica el nombre del mensaje seleccionado.
correo electrónico
Fecha de envío
Fecha en que se envió el mensaje.
Destinatarios
Número de destinatarios únicos a los que se ha enviado el correo
electrónico a través de las listas de correo (no se incluye a los
destinatarios bloqueados).
Descargar informe Esta opción permite descargar un resumen del correo electrónico
completo como
y una copia de todos los informes disponibles (los informes se
generan en archivos independientes que después se descargan en
un único archivo comprimido).
Formato de salida
Formato en el que se generan los informes. Se puede elegir entre
PDF, HTML y CSV. Los informes en formato CSV se pueden
descargar. Los informes en formato PDF y HTML se abren en una
nueva ventana del navegador.
Tenga en cuenta que para consultar los informes en PDF es
necesario instalar el complemento de Adobe.
Para descargar un informe completo, seleccione el tipo de informe y haga clic en
Aceptar.
Para elegir el formato del informe (HTML, PDF o CSV), use el menú desplegable.
43
Presencia Web
ESTADÍSTICAS DE CORREO ELECTRÓNICO
Detalles de correo
Descripción
electrónico
Contactos
Número de destinatarios menos el número de rebotes.
Rebotes
Número de correos electrónicos que no se pudieron entregar.
Bajas
Número de destinatarios que hicieron clic en el vínculo para
anular la suscripción al recibir el correo electrónico.
Clics
Número de clics únicos efectuados en el correo electrónico. Se
considera clic único aquel mediante el que un usuario accede por
primera vez a una dirección URL. No se contabilizan los accesos
posteriores a la misma URL que pueda hacer el mismo usuario.
Cuando el usuario hace clic sobre las filas de Contactos, Rebotes, Bajas o Clics, debajo se
muestra el informe correspondiente (de manera predeterminada se muestra el de
Destinatarios).
TIPOS DE INFORME
CONTACTOS
De manera predeterminada, el primer informe es el relativo a los contactos. Todos los
contactos se muestran en la pestaña independiente de Destinatarios.
REBOTES
En la sección de Estadísticas de correo electrónico, haga clic en Rebotes para ver una
lista de los mensajes rebotados en una pestaña independiente.
BAJAS
En la sección de estadísticas de correo electrónico, haga clic en Bajas para ver una lista
de las bajas en una pestaña independiente.
44
Presencia Web
CLICS ÚNICOS
En la sección de estadísticas de correo electrónico, haga clic en Clics únicos para ver una
lista de los clics únicos en una pestaña independiente.
Al hacer clic en un vínculo de las estadísticas de clics únicos se pueden ver las
direcciones de correo electrónico de las personas que accedieron a dicho vínculo.
45
Presencia Web
REDES SOCIALES
Esta página permite al usuario compartir su mensaje de correo electrónico.
COMPARTIR CORREO ELECTRÓNICO
Si desea publicar un vínculo a su correo electrónico en Facebook o Twitter, seleccione el
correo electrónico y presione el botón correspondiente. Se le redirigirá al sitio
adecuado.
WIDGET DE SUSCRIPCIÓN
El usuario puede incorporar al sitio web el código del cuadro que aparece en pantalla
para que los visitantes puedan suscribirse a sus correos electrónicos. Copie el código, tal
y como está, y péguelo en la sección que corresponda de su sitio web. Para saber cómo
quedará en el sitio web, presione el botón de Vista previa:
46
Presencia Web
47
Presencia Web
CONFIGURACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO
En la página de configuración se pueden modificar las características de los correos electrónicos.
Consta de dos partes: Datos de la compañía y Configuración de correo electrónico.
En esta sección, el usuario puede decidir qué direcciones de correo electrónico quiere usar para
enviar y responder a los mensajes de Announcer Pro. Desde aquí podrá enviar mensajes desde
cualquier dirección y responder a cualquier dirección.
DIRECCIONES DE ENVÍO Y DE RESPUESTA
PARA AÑADIR UNA NUEVA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO:

Presione el icono

Escriba la dirección en el campo Dirección de correo electrónico, en la parte
izquierda de la pantalla.

Escriba la dirección de correo electrónico.

Para aceptar los cambios, haga clic en Aplicar.

Si desea anular la acción, presione Cancelar.
48
Presencia Web
PARA ELIMINAR UNA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO:

situado a la derecha de la dirección
DATOS DE LA COMPAÑÍA
Aquí se pueden introducir los datos de la empresa. De manera predeterminada, los
datos de la compañía permanecen ocultos. Si desea que los datos de la empresa se
muestren en la parte inferior del correo electrónico, desactive la casilla correspondiente.
PARA COMPLETAR LOS DATOS DE LA EMPRESA:

Cubra todos los campos obligatorios

Para aceptar los cambios, haga clic en Aplicar

Si desea anular el proceso, haga clic en Cancelar.
49
Presencia Web
AYUDA
Al hacer clic en el vínculo de ayuda se abre una nueva ventana del navegador en la que se ofrece
ayuda en línea sobre tareas como añadir contactos, crear listas de destinatarios o programar el
envío de mensajes.
50
Presencia Web
COMENTARIOS
A través del vínculo de comentarios se pueden enviar comentarios y sugerencias o comunicar
cualquier tipo de problema. Los usuarios también pueden solicitar que un representante del
servicio de atención al cliente se ponga en contacto con ellos para aclarar sus dudas.
Para enviar un comentario:
Haga clic en Comentarios.
Se abre el diálogo correspondiente.
Elija el tipo de comentario que desea enviar.
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administrar correo electrónico

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