el programa de desarrollo tecnológico (pdt)

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el programa de desarrollo tecnológico (pdt)
EL PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO (PDT)
EN EL PORTAL
EL PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO
INTRODUCCIÓN
SanCor ha desarrollado múltiples acciones de asistencia integral a sus productores lecheros.
La historia reciente nos muestra, en las décadas del ´80 y del ´90, el programa de extensión que fue modelo
en la Argentina y que generó importantes resultados a nivel de los productores y de la cooperativa (Grupos
de Asesoramiento Integral Cooperativos – GAICO y el Servicio de Extensión Cooperativa – SEC), así como
también el impulso a los sistemas de crianza de terneros cooperativos, la difusión de las alfalfas sin latencia,
el uso del boyero eléctrico, o el frío en el tambo.
Actualmente, éstas acciones comprenden desde la asistencia técnica puntual e integral en forma
personalizada, capacitación, provisión de insumos básicos, hasta la búsqueda de financiamiento de capital de
trabajo e inversiones. Algunos ejemplos de ellos son las Jornadas de Formación Empresarial, el Congreso
del PDT, las capacitaciones en Manejo Responsable de Productos Fitosanitarios, Bienestar animal, recría de
vaquillonas, crianza de terneros, el Manual de Gestión Integral de la Empresa Tambera, las capacitaciones
con la UES21 en la organización de la empresa familiar, la Revista SanCor y sus suplementos especiales,
entre otras que permiten que se realicen mas de 2500 capacitaciones de alto nivel por año.
Pero el hito mas trascendente ha sido el lanzamiento de una iniciativa innovadora: el Programa de Desarrollo
Tecnológico (PDT), un plan de largo plazo que pretende encontrar:
-
El Modelo Productivo que proteja a la empresa de los vaivenes del clima y los mercados, y
-
El Modelo Organizacional, donde las decisiones estén basadas en razones económicas, financieras
y patrimoniales (no emocionales), como así también evitar conflictos en el seno de las empresas
familiares (elaborando un protocolo de empresa familiar) y facilitar el acceso al financiamiento.
Todo con el objeto final de :
- Hacer la actividad más simple desde lo productivo y desde lo organizacional empresario.
- Tender al uso masivo y pleno de las tecnologías de insumos y de procesos hoy disponibles.
- Maximizar la productividad del recurso más disputado y de mayor valor: La TIERRA.
- Lograr la mayor rentabilidad sobre el factor más intensivo: El CAPITAL.
- Optimizar el uso del factor más complejo: El TRABAJO.
- En definitiva, hacer de una actividad muy volátil tranqueras para afuera, lo más previsible posible,
tranqueras para adentro.
Éste Programa es un conjunto de políticas y acciones dirigidas a productores lecheros, para la asistencia
técnica, la capacitación y, en los casos que sea necesario y oportuno, la búsqueda de instrumentos
financieros, con un horizonte a mediano y largo plazo.
El mismo aspira a que el tambo sea técnicamente viable, económicamente conveniente y financieramente
factible. Es voluntario y gratuito. Está destinado a aquellos productores con actitud proactiva hacia la mejora
de la actividad, con necesidades en lo tecnológico, requerimientos de mejoras en los procesos y capacidad
para sostener el crecimiento de los volúmenes de producción.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO (PDT)
SANCOR Cooperativas Unidas Ltda. - PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO (PDT)
1
Objetivo General
•
Desarrollar un programa de crecimiento productivo sustentable para productores de SanCor.
Objetivos Particulares
•
•
•
•
Potenciar las ventajas competitivas (mayor eficiencia) de nuestros productores a través de cambios en la
tecnología y en el componente administrativo - organizacional.
Plantear propuestas de aumento de la productividad en un marco de sostenibilidad ambiental.
Mejorar la fidelización del asociado a través del acercamiento de aspectos tecnológicos.
Sostener y ratificar el esquema de pago de la materia prima que premia la mejor calidad composicional,
higiénica, sanitaria y de trazabilidad de la leche.
Impacto esperado
•
•
Crecimiento de la producción del orden del 10% anual en los productores adheridos.
Productores capacitados en gestión empresarial y operarios de tambos con mayor conocimiento en
técnicas de manejo.
Destinatarios
A partir de una encuesta realizada a la totalidad de los productores de SanCor en 2008, se clasificó a los
mismos en cuatro estratos. La tabla a continuación muestra los resultados y las características usadas para
la tipificación. El criterio definido por SanCor en forma previa es que el PDT tendrá como destinatario principal
y preferente de sus acciones a los integrantes del grupo 1, aunque el acceso es abierto a todos los
productores. Esto va en línea con una estrategia general orientada a optimizar el uso de los recursos
humanos y materiales disponibles en la Cooperativa.
GRUPO
1
2
CARACTERÍSTICAS PARA TIPIFICACIÓN
Actitud proactiva hacia la mejora de la actividad, necesidades concretas en lo
tecnológico, mejora de los procesos, y posibilidad de sostener crecimientos en los
volúmenes de producción (asistencia técnica de sintonía fina).
Menores posibilidades de crecer, pero requieren apoyo para mejorar los índices de
productividad y asegurar la sustentabilidad.
% DE TAMBOS
32%
24%
3
Menos receptivos, pero seguirán en la actividad sin grandes crecimientos.
37%
4
Están evaluando su continuidad en la actividad.
7%
Equipo de trabajo
El equipo de trabajo del PDT está formado por 6 profesionales con dedicación full time: un coordinador con
base en Sunchales y 5 agentes de extensión, que tienen como base Sunchales (Santa Fe), Brinkmann,
Devoto y La Carlota (Córdoba). Éste equipo se apoya en el conocimiento aportado por la estructura del Área
de Producción Primaria y Comunicaciones de la Cooperativa.
Marco conceptual del PDT
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•
•
•
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•
•
Compromiso: el productor debe hacerse responsable de su propio cambio.
Consenso: el productor debe estar convencido de que los beneficios son para él y su empresa.
Mejora continua sostenida y sistematizada: el cambio es permanente.
Asumir y respetar la diversidad: cada productor es único.
Herramientas para la autogestión: formación para la toma de decisiones.
Mecanismos de monitoreo: tableros de control ágiles y útiles, en tiempo real.
Medición del impacto del programa: evaluación interna y externa (independiente).
Fomentar la complementación con los asesores particulares.
Capacitación continua y de alto nivel: búsqueda permanente de la excelencia, capacitación dirigida.
Optimización de recursos: transversalidad, utilizar eficientemente las estructuras existentes.
Etapas
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
Detección de los interesados
Adhesión al programa
Diagnóstico
Ficha técnica
Plan de mejoras
Capacitación básica.
Ejecución del plan.
Control.
Evaluación.
Etapas del programa:
Detección del
interesado
-Capacitación.
- Jornadas.
- Visitas.
- Viajes.
- Análisis de gestión.
- Softwares.
- Manual de gestión.
- Gacetillas.
- Provisión de insumos.
- Financiamiento.
Encuesta
set/08
Adhesión al
programa
Aceptar los
requisitos
Diagnóstico
Análisis productivo,
económico, financiero
y patrimonial
Software de
seguimiento
Ficha técnica
acciones
complementarias
actualización
-Seguimiento
global del
programa.
- Informes
periódicos
internos.
- Información de
divulgación.
retroalimentación
Plan de
mejora
Ejecución del
plan
Control
Evaluación
información
Detección del interesado y adhesión al programa
En reuniones informativas se presentó detalladamente la propuesta del PDT. Uno de los aspectos
fundamentales que se informaron en estas reuniones fueron los términos y condiciones para la adhesión al
PDT, que se realiza a través de la firma de un acta de compromiso – acuerdo, cuyos elementos mínimos son:
•
•
•
•
Aceptación de las condiciones generales del PDT (las más importantes tienen que ver con el
cumplimiento de las actividades del programa y el suministro de la información requerida para el
seguimiento).
Tiempo mínimo de permanencia (un año).
Debe haber una persona responsable ante el PDT (único interlocutor), con poder de decisión sobre la
empresa.
Compromiso de sus asesores (colaboración en la ejecución del plan de mejoras, asistencia a talleres de
actualización profesional).
Diagnóstico
El diagnóstico es un trabajo que cada productor debe realizar en forma individual. Consiste en dar respuesta
a dos encuestas. La primera, acerca de su desempeño productivo, económico, financiero y patrimonial. La
segunda, sobre parámetros subjetivos. Ambas encuestas son herramientas probadas de diagnóstico; la
información que suministran es procesable, comparable y puede ser integrada a la información preexistente
en SanCor.
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El diagnóstico se lleva a cabo en el establecimiento (posibilidad para el extensionista de conocer el ámbito de
la explotación) y en presencia de sus asesores (posibilidad de explicar el PDT a los asesores y despejar
dudas o prejuicios y sumarlos a la tarea).
Ficha técnica (base de datos)
La ficha técnica es una base de datos individual en soporte electrónico, e incluye:
•
•
•
Datos e información necesarios para obtener indicadores de evolución de desempeño productivo,
económico, financiero y patrimonial.
Información sobre el cumplimiento del PDT por parte del productor.
Otra información de relevancia.
La información inicial de esta ficha es la resultante del diagnóstico individual y se actualiza periódicamente.
Se emiten informes mensuales, trimestrales y anuales para cada productor. Permite obtener comparaciones
entre ejercicios para un tambo o empresa puntual y también entre tambos o empresas para un ejercicio dado.
La información es confidencial.
Definición de objetivos y plan de mejoras
Una vez cumplida la tarea de diagnóstico y volcada la información a la ficha técnica, se cuenta con los
indicadores iniciales y las fortalezas y debilidades, y un primer enfoque en las líneas a trabajar.
El productor – empresario debe definir adónde quiere llegar, en qué situación se imagina en los próximos
años, definiendo los objetivos particulares (qué se quiere conseguir y cuándo).
La expresión de los objetivos se realiza en términos de parámetros medibles y comparables (productividad
en litros por hectárea o en litros por vaca, ingreso neto, etc).
Éstos objetivos que se fijan dentro del marco del PDT son cuantificables y precisos. No quedan en las
habituales expresiones de deseo.
Deben ser alcanzables y realistas. Tienen el sello personal y la carga subjetiva del empresario y,
seguramente, las distintas empresas diferirán en cantidad y tenor de objetivos
Aspiraciones / Intenciones
Objetivo
• Consolidación del patrimonio.
Aumentar el patrimonio neto un 5%
• Mejoramiento de la tecnología de punta.
• Crecimiento sostenido.
Lograr una mejora en la eficiencia de conversión
del 10%
Crecer un 10% en la producción anual
• Reducción de la cartera en mora.
Alcanzar una relación Pasivo/Activo de,,,,
• Integración con los socios y la sociedad
Conformar un protocolo familiar
• Capacitación y mejoramiento del personal
Realizar tres cursos de capacitación para todo el
personal por año
• Bajar los costos
Reducir el gasto de ……. en un 10%
Disminuir los costos de estructura mediante
aumento de facturación en un …. %
• Mejorar el ingreso
Mejorar la facturación mediante un crecimiento
del …. % en la producción, y alcanzando un
promedio de 3.8% de TG y 3.4 % de TP.
Algunas pautas a tener en cuenta para su fijación se leen en el cuadro siguiente.
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•
Permita que los responsables de alcanzar los objetivos tengan voz en fijarlos.
•
Especifique los objetivos lo mejor posible.
•
•
•
Relacione los objetivos a acciones específicas cuando quiera que fuere
necesario.
Señale los resultados esperados.
Fije metas suficientemente altas para que los empleados tengan que luchar por
cumplirlas, pero no tan altas que los empleado se den por vencidos.
•
Especifique cuándo se espera que se alcancen los objetivos.
•
Fije objetivos sólo en relación con otros objetivos de la organización.
•
Escriba los objetivos clara y simplemente.
En función de lo anterior, se elabora el plan de mejoras (lo que se hará para conseguir cada objetivo;
respondiendo qué, quién, cuándo y cómo). Para la definición de objetivos y la elaboración del plan de
mejoras, el extensionista del PDT realiza una nueva reunión con el productor y sus asesores. Dos productos
a los que arriba la planificación son: la programación operativa y la presupuestación financiera.
Capacitación básica
Los productores que adhieren al PDT concurren a una primer instancia grupal de capacitación básica, que se
centra en aspectos metodológicos del PDT, poniendo énfasis en los formatos de relevamiento, de registro de
información y en la forma de reportar y/o enviar esa información.
Ejecución del plan
Una vez transcurrida la etapa inicial, en la que el productor completó el diagnóstico, la definición de objetivos
y plan de mejoras y la capacitación básica, comienza la ejecución del plan propiamente dicho.
Comprende actividades periódicas, tanto individuales como de conjunto. El agrupamiento de los productores
se hace priorizando su localización geográfica, aunque en las zonas con mayor densidad de productores, se
aplican otros criterios de estratificación.
Las actividades individuales que desarrolla cada productor en forma periódica son:
•
•
•
•
Ejecución de las actividades previstas en su plan de mejoras.
Relevamiento y registro de datos (planillas de actualización mensual PAM’s).
Envío de la información en tiempo y forma.
Mantener una reunión con el agente de extensión PDT, con participación de sus asesores.
La actividad grupal que debe cumplir periódicamente es la participación en una reunión de productores PDT.
Estas reuniones, coordinadas por el agente de extensión, siempre tienen un componente de capacitación y
otro de intercambio (taller, debate).
Control y evaluación
•
•
Cada productor recibe mensualmente un detalle de la evolución de los indicadores de desempeño.
Al final de cada ejercicio, cada productor recibirá un resumen anual de evolución, que operará como base
para un nuevo diagnóstico, reiniciando el ciclo de trabajo del programa.
Los niveles en el PDT:
El proceso que desarrolla el productor dentro del programa se estratifica en niveles.
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Nivel 1
• Información mensual
• Fijación de objetivos
Nivel 2 • Programación operativa
• Presupuesto financiero
Nivel 3 • Control presupuestario
Nivel 4
• Evaluación de inversiones
• Cambios estructurales del sistema de producción
Nivel 5 • Expansión horizontal
Nivel 6
• Inversiones fuera del circuito económico productivo
Ell primer nivel del PDT lo constituye el envío mensual de la información (5 planillas de actualización
mensual). Esta información es la base del trabajo en el PDT. El extensionista, una vez superadas las etapas
iniciales (diagnóstico, fijación de objetivos y planificación), realiza visitas periódicas cuyo objetivo es cumplir
con tres deberes básicos:
• Análisis de los informes junto con el productor
o Monitorear el estado de distintos aspectos de la empresa, en relación a los objetivos
planteados y al curso del plan de mejoras
o Detección temprana de problemas
o Análisis de posibles causas y sugerencias de líneas de acción
• Monitorear el cumplimiento de la programación operativa
o Cambios en el programa
o Reprogramación de tareas atrasadas
• Control presupuestario
o Anticipación de baches financieros
o Evaluación de estrategias para superarlos
LOS “QUÉ ES” Y LOS “QUE NO ES” :
Históricamente se ha asociado muy íntimamente a la realización
realización de análisis económicos “ex post” con el
término “GESTIÓN”.
Ese término es inmediatamente relacionado a indicadores técnicos y económicos, ingreso neto, margen
bruto, rentabilidad, y otros conceptos “económicos”.
Se asocia con una visión analítica de lo que pasó, y, eventualmente, lo que puede pasar en la empresa, sin
prestar demasiada atención a los procesos que originan esos resultados.
Ésta visión estática de lo que pasó es posiblemente una de las causa principales de la escasa adhesión que
el “control de gestión” ha tenido entre los productores en los últimos 30 años. Los largos y tediosos informes
reflejaban una situación que en general no podían utilizarse en cambiar el curso de la historia.
El PDT introduce una visión novedosa, interpretando a la “GESTIÓN” como un proceso integral de
GERENCIAMIENTO de la empresa, que abarque el manejo de todos los factores que intervienen en el
proceso productivo, y que utilice las herramientas disponibles para ejecutar el control de la marcha de esa
gestión.
El PDT no se basa solamente en el análisis económico de la gestión, en realidad solo una parte minoritaria
del tiempo insumido estará dedicado a esto. El grueso del tiempo se dedicará al control de los procesos, en
condiciones de campo.
El proceso de GERENCIAMIENTO
Control
de
Gestión
Todo
es
PDT
- Fijación de Objetivos
- Elaboración de Planes
- Dinámica del Rodeo
- Determinación de requerimientos
- Planificación forrajera
- Balance de dietas
- Manejo reproductivo
- Manejo de Recursos Humanos
- Compra insumos
- Contratación de servicios
- Evaluación de Inversiones
- Presupuestación Financiera
- Cobranzas y pagos
- etc.
- Diagnóstico.
- Margen Bruto
- Ingreso Neto
- Costos de Producción
- Indicadores de Productividad
- Tablero de Comandos
- etc.
“Trabajo de
oficina”
Gestión
Empresarial
El proceso de gestión debe, indefectiblemente, comenzar sobre la base de un diagnóstico confiable, del
mismo modo que un médico utiliza los estudios clínicos antes de emitir una receta.
Sobre la base del objetivo, se identifican las tareas claves y se realiza la planificación necesaria para
concretarlo. Analizando los recursos disponibles, se plantean las posibles actividades alternativas, teniendo
en cuenta las restricciones y calculando los resultados.
Esto implica simular escenarios, con predicción de precios, rendimientos y costos, contemplando el análisis
de riesgo y sensibilidad.
Se formula un plan permanente, y los necesarios para la transición, y se programan las actividades
operativas.
Periódicamente, flujo de información (PAM´s) mediante, se monitorea todo el proceso, para ir ajustando y
corrigiendo, de ser necesario, el programa.
Finalmente, para analizar la factibilidad del programa, se confecciona un presupuesto financiero.
En adelante, el plan sigue generando, como consecuencia de ese flujo de información, diagnósticos
periódicos, que le brindan al empresario, su asesor y al extensionista del pdt ir evaluando el proceso,
realizando los programas operativos de actividades y el correspondiente presupuesto financiero ya en el corto
plazo, pero sin perder de vista las metas y objetivos planteados.
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Acciones colaterales:
Todo éste proceso es apoyado con reuniones grupales, charlas informativas, material escrito, trabajo de
consultores señor, viajes de capacitación.
Acciones y desarrollos complementarios
Para comenzar a llevar a cabo el PDT, hizo falta generar un sistema de información. Este trabajo incluyó:
•
•
•
•
•
Diseño
iseño de las PAM’s (planillas de actualización mensual) para que los productores registren su
información.
Generación
eneración de utilidades informáticas para uso directo por parte de los productores (F
(Flujo de Caja, Perfil
de Rodeo).
Interfases para chequeo, procesamiento y carga de información
informaci a la base de datos.
Programación de la base de datos para la generación de campos calculados y armado de consultas.
Programación de los informes que los productores consultan por Internet.
Internet
Todos los desarrollos son de SanCor, originales, propios y pensados a medida para el PDT.
Todos los productores adheridos al programa que envían mensualmente la información de gestión
gestión, pueden
acceder a informes a través de Internet o a través de su agente de extensión en formato impreso. Estos
informes, totalmente confidenciales, contienen un completo y actualizado set de indicadores físicos y
económicos que lo ayudan a la detección de problemas y al monitoreo de su desempeño en relación a su
plan de mejoras.
En un sistema de características únicas en la lechería, dispone de un tablero de comando actualizado para
conocer con precisión su estado de situación actual, y poder tomar las mejores
mej
decisiones.
Accediendo desde el menú principal al sector especial del PDT, encuentra un pormenorizado detalle de los
mas importantes indicadores productivos de su tambo, en el mes consultado y el acumulado de los 12 meses
anteriores.
Además, como suerte de escenario financiero, en un segundo informe puede visulaizar el flujo de ingresos y
egresos del mes en cuestión, y los 12 meses anteriores.
Los dos siguientes informes han sido lanzados en el mes de enero de 2011 y se convierten en fuentes de una
información sin precedentes en el país.
En el primero de ellos, dispone de una batería de indicadores propios del PDT: los litros libres de
alimentación y la productividad modificada por tres correctores diferentes: el IP, la LAPF y el ICAE, éste
último de desarrollo interno.
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El cuarto informe brinda información de carácter económico, puesto que al lograr cerrar todos los meses un
ejercicio, cada productor puede tener su costo de producción de largo plazo real, además de otros
indicadores como el margen bruto.
El otro punto destacado de éste informe es la posibilidad de comprar los indicadores estratégicos del tambo
con lo que obtuvo en promedio el total de tambos adheridos al programa, y el denominado “Top Ten”, es
decir , el grupo de los diez mejores valores en cada ítem, brindando un punto de referencia de inigualable
valor.
Finalmente, en junio del 2011 se publica el quinto informe, con el cuadro de resultados residuales,
expresados en valores numéricos y en gráfico, permitiendo cerrar un ejercicio económico todos los meses.
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Periódicamente se publica la información generada por el PDT en la Revista SanCor de edición bimestral. Su
circulación alcanza a la totalidad de los socios de la Cooperativa y a otros actores del sector lechero. Los
ejemplares de cada edición de la revista ascienden a 3.300 y los contenidos del PDT ocupan cerca del 25%
de cada edición.
Como acciones complementarias al desarrollo del programa, se ha publicado un “Manual de gestión integral
de la empresa tambera” , el “Anuario 2010”, y se organizaron viajes técnicos al exterior.
CONCLUSIONES
El programa es original y novedoso en su forma de proponer e integrar las estrategias y acciones de
extensión, transformándose en una evolución positiva respecto al enfoque tradicional de la extensión
agropecuaria argentina, Sus bases metodológicas incluyen adecuaciones y síntesis de elementos
preexistentes, pero también han requerido desarrollos propios, a medida de las necesidades del sistema.
Todos estos elementos están conjugados bajo la premisa de canalizar eficientemente los esfuerzos a la
generación de resultados concretos, bajo un formato simple, posible y realista. Propone instancias de trabajo
sistematizado pero a la vez es flexible y adaptable a la realidad de cada productor.
El PDT puede ser complementario de cualquier sistema de gestión que los productores pudieran haber
adoptado con anterioridad, aportando la posibilidad de estandarizar la interpretación de los indicadores de
mayor importancia para la actividad y agregando la posibilidad de comparación entre empresas.
El programa está orientado preferentemente a productores con actitud proactiva hacia la mejora de la
actividad, con necesidades concretas en lo tecnológico, en la mejora de los procesos, y con posibilidad de
obtener crecimiento sustentable en los volúmenes de producción. No obstante, el acceso es totalmente
abierto a todos los socios de la Cooperativa que asuman el compromiso de llevarlo adelante.
Para todos los productores de SanCor, la participación en el PDT es totalmente gratuita.
El verdadero destinatario de impacto del PDT es el productor. El programa le ofrece un marco para ir
incorporando conocimientos, metodologías y habilidades que facilitarán su transformación como empresario
(desarrollo de la capacidad gerencial).
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La capacitación permanente es un elemento fundamental del programa. Los esfuerzos en capacitación son
dirigidos según las demandas identificadas, para destinatarios específicos. Todos los actores del programa
están incluidos en el plan de capacitación continua (productores, asesores, agentes de extensión, operarios).
El trabajo en el PDT es de base individual y personalizada, pero hay instancias colectivas en las que se
aprovechan los elementos más virtuosos del trabajo grupal: el intercambio, el debate, las vivencias, la
motivación.
El PDT es dinámico y aplica los principios de la mejora continua. El programa prevé tanto la evaluación
interna, como la externa a cargo del Dr. Daniel Lema, del Instituto de Economía y Sociología del INTA.
No existen antecedentes en el país de programas de extensión que reúnan las características mencionadas,
comparables en escala, con orientación específica a empresas de producción lechera, ubicando a SanCor
como la única organización empresaria del sector con un programa específico para el desarrollo tecnológico
de los productores lecheros.
Los resultados alcanzados hasta el momento indican la adopción, por parte de los productores adheridos, de
metodología y una disciplina de trabajo que reflejan un cambio notable y poco habitual. Estos avances hablan
tanto de una superación cognitiva como también de un cambio cultural.
El efecto del programa ya trasciende la población de adherentes, dado que toda la información, el material de
divulgación, instancias de capacitación y buena parte de las herramientas desarrolladas se van poniendo a
disposición del resto de los asociados de la Cooperativa y de sus asesores, que paulatinamente lo van
transmitiendo a todo el sector lechero, y llega más allá del ámbito de SanCor.
Esta iniciativa, servirá de motivación a todo el sector lácteo para realizar emprendimientos similares,
actuando como disparador de un gran cambio en toda la lechería argentina.
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