la formación interna en la empresa: desarrollo de

la formación interna en la empresa: desarrollo de

LA FORMACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA: DESARROLLO DE UN PLAN
INTEGRAL DE FORMACIÓN INTERNA
Patricia Olmos Rueda
1. INTRODUCCIÓN
El papel estratégico de la formación como instrumento para el desarrollo de la empresa empieza a
adquirir relevancia en la década de los noventa, momento en el que empieza a considerarse la
importancia de la formación en la potenciación de la economía y consecuentemente, en el mercado
laboral.
Aún actualmente esa conciencia persiste, sobre todo porque el imparable avance y desarrollo
tecnológico; que caracteriza a la sociedad actual; genera un cambio continuo y acelerado que afecta
de manera directa y compleja a las organizaciones empresariales y a su desarrollo económico.
Este cambio imparable genera la necesidad incipiente de disponer de una plantilla de profesionales
cualificados; profesionales que sean capaces de afrontar de manera competente las nuevas
exigencias del mercado.
La vía más efectiva para la preparación de los trabajadores de una organización ante el cambio sigue
siendo la formación, instrumento útil para el éxito de los esfuerzos de adaptación que la propia
organización debe realizar.
Cuando una empresa es consciente del impacto que la formación puede tener en su desarrollo, es
cuando se plantea la necesidad de elaborar un Plan de Formación Interna que integre toda una serie
de acciones formativas bien coordinadas. Acciones aisladas no suelen tener un impacto significativo
sobre la organización.
La rigurosidad de una Plan de Formación Integral debe proceder de un previo y exhaustivo proceso
de análisis y detección de necesidades. El éxito de un plan de formación empieza por este proceso
de evaluación inicial. Partiendo de este análisis previo, será necesario un análisis y seguimiento
constantes del proceso seguido (esto implica a todas las acciones formativas ejecutadas) para poder
introducir las mejoras que perfeccionen el Plan de Formación planteado y consecuentemente el
impacto que este provoca.
El estudio que se presenta a continuación partió de la necesidad de crear un Plan de Formación
Interna que integrase a todas las áreas de una organización empresarial caracterizada por desarrollar
su actividad económica dentro del ámbito de la formación y la consultoría informáticas y de las
nuevas tecnologías.
El impacto que el desarrollo tecnológico provoca en las empresas afecta de manera directa a nuestra
organización de estudio. Fue pues la propia organización de estudio; consciente de ese impacto; la
que se planteó la necesidad de elaborar un PLAN DE FORMACIÓN INTERNA que tuviese en cuenta
las necesidades de todos sus integrantes y que diera respuesta a esas necesidades a través de
acciones formativas que mejorasen la calidad profesional de los trabajadores y, consecuentemente, la
competitividad de la empresa en el mercado actual.
2. OBJETIVOS
Antes de iniciar este estudio, se le planteó a la organización tres preguntas clave: ¿Qué entendía por
formación en la empresa?, ¿Qué entendía por plan de formación interna? y ¿por qué y para qué se
planteaba un plan de formación interna?
Estas tres premisas sirvieron de punto de partida para este estudio. Definieron los principales
objetivos a conseguir, definieron la finalidad del mismo y finalmente, definieron una serie de objetivos
que si bien no son la totalidad de los objetivos que persigue o puede perseguir un plan de formación;
si que son los que mejor definen o caracterizan el plan de formación interna elaborado para nuestra
organización objeto de estudio. No olvidemos que los objetivos que definen a un Plan de Formación
están en función de los objetivos estratégicos de la propia empresa.
1
2.1. OBJETIVOS Y FINALIDAD DEL ESTUDIO
¿Cuáles fueron los objetivos y la finalidad que marcaron las líneas de trabajo en este estudio?
ƒ
Estudiar y analizar el entorno organizativo de la empresa (política y/o cultura
formativa de la empresa, objetivos departamentales, valoración de los puestos de
trabajo, planes de Formación precedentes).
ƒ
Detectar y analizar necesidades (a través de la creación de instrumentos de
detección y análisis inicial de las necesidades formativas)
ƒ
Desarrollar, aplicar y evaluar un Plan de Formación Interna:
o
Estableciendo una metodología de implantación de la Formación interna en la
empresa.
o
Creando un Plan Integral de Formación interna a través del diseño de las
acciones formativas integradas en el Plan.
o
Llevando a término un seguimiento y actualización anual del Plan
Formación interna elaborado, a través de la creación de instrumentos
evaluación continua y final de las acciones formativas y de evaluación
impacto con el fin de detectar que consecuencias ha tenido el Plan
Formación en la empresa.
de
de
de
de
2.2. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA EMPRESA DE ESTUDIO
¿Cuáles eran los objetivos estratégicos de la empresa de estudio?
ƒ
Potenciar la adquisición de nuevos conocimientos y recursos técnicos para el
desempeño de la actividad profesional de todos y cada uno de sus trabajadores.
ƒ
Incrementar la motivación e implicación de los trabajadores, fomentando el desarrollo
profesional y personal de éstos en la organización.
ƒ
Integrar los objetivos departamentales de la organización.
ƒ
Fomentar la comunicación interna, dotándola de mayor agilidad y mejorando así las
relaciones laborales y la participación en la empresa.
ƒ
Mejorar el rendimiento laboral de los trabajadores y la calidad en su práctica
profesional.
ƒ
Influir en la adaptación de las personas a los cambios y facilitar dicha adaptación.
ƒ
Anular aquellos elementos negativos que afectan o pueden afectar al trabajador.
ƒ
Integrar a los nuevos trabajadores incorporados a la organización.
ƒ
Incrementar la competitividad empresarial en el mercado laboral.
ƒ
Mejorar la imagen de la empresa.
3. METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN (Diagrama Secuencial)
El desarrollo de un plan de formación es un proceso integrado por fases que deben caracterizarse por
su flexibilidad; ya que en muchas ocasiones y debido a los recursos, a la disponibilidad del tiempo, a
la propia actividad de la empresa, etc. las fases y subfases que integran el proceso de planificación y
aplicación del Plan pueden alterarse.
A continuación se presenta el diagrama secuencial de las fases de planificación y aplicación del Plan
de Formación Interna planteado para nuestro estudio.
El modelo de planificación o diagrama secuencial que se presenta no difiere notablemente de otros
modelos de planificación de la formación en la empresa. Se observará que contiene las tres fases
básicas de toda planificación de programas de formación; la fase de análisis, la fase de desarrollo y la
fase de evaluación:
2
3.1.
FASE DE ANÁLISIS
La fase de análisis es el primer paso en la planificación de la formación y también el primer paso en el
estudio presentado. El diagnóstico de necesidades; es decir, la evaluación inicial del Plan de
Formación, implicó la necesidad de detectar y analizar las necesidades formativas de nuestra
organización.
El primer paso fue identificar y diferenciar aquellas demandas que eran propiamente necesidades
formativas, de aquellas que no lo eran. Para lo que se diseñaron una serie de instrumentos de
evaluación tras la aplicación de los cuáles fue posible analizar tres puntos clave: la propia
organización, las personas que la integran y las experiencias formativas previas.
EJES DE ESTUDIO
INSTRUMENTOS APLICADOS
La organización:
- Estructura organizativa
- Objetivos departamentales
- Puestos de trabajo existentes
- Política formativa vigente
- Estudio del organigrama
- Ficha de objetivos
- Ficha de valoración de puestos de trabajo
- Estudio de la política formativa
El factor humano
- Cuestionario de detección de necesidades
El factor formativo
- Estudio de los planes de formación
precedentes
3
La triangulación de los resultados obtenidos; tras el análisis de estos tres ejes; definió la priorización
de necesidades formativas a partir de la cual se establecieron los objetivos que definieron el Plan
de Formación y todas las acciones formativas que lo integraron.
3.2.
FASE DE DESARROLLO
Después de haber realizado la priorización de las necesidades detectadas, se pasó a la esta fase del
estudio: la fase del desarrollo; donde se estudiaron aspectos tales como el diseño de las acciones
formativas que deberían integrar el Plan de Formación, el modelo de evaluación inicial de las
acciones formativas planteadas para detectar su viabilidad, el estudio del coste / beneficio que iba a
suponer el plan de formación planteado y la ejecución del plan una vez aprobado; sin olvidar claro
está que de no ser aprobado el Plan se procedería a la pertinente revisión, modificación y adaptación.
La ejecución de las acciones formativas, durante la fase de desarrollo, exigía una evaluación final de
cada una de ellas (suponiendo esto la evaluación continua del Plan planteado). Para tal fin, también
se diseñaron instrumentos de medida dirigidos a los dos protagonistas de la formación: a los
asistentes y a los formadores.
INSTRUMENTOS PARA LOS
ASISTENTES A LA FORMACIÓN
INSTRUMENTOS PARA LOS FORMADORES
Listado de asistencia a los cursos (el
objetivo era ver el grado de implicación e
interés de los participantes en la formación)
Informe del Formador (diseñado para proceder
a la valoración; por parte del formador; de los
aspectos positivos, los aspectos negativos y los
aspectos a mejorar del curso impartido)
Cuestionarios de evaluación de la acción
formativa (diseñado para la valoración; por
parte del alumno; de aspectos como el
programa, la metodología, la calidad de la
acción formativa, etc.)
Matriz de Evaluación del Grupo (diseñado
para la valoración; por parte del formador; del
grupo asistente al curso (nivel, homogeneidad,
integración, participación, etc.).
Esta fase de desarrollo finalizó con el registro de la formación impartida en una base de datos creada
para tal fin y con una memoria o informe final, donde se presentaron los resultados obtenidos y
analizados.1
3.3.
FASE DE EVALUACIÓN
La fase de evaluación de este estudió partió del planteamiento de los cuatro ejes principales que todo
proceso evaluativo debe plantearse:
ƒ
Qué es lo que hay que evaluar. Elementos de evaluación.
ƒ
Quién va a proceder a evaluar. Agente de la evaluación.
ƒ
Cómo va a evaluarse; es decir, con qué instrumentos.
ƒ
Cuándo se va a realizar el proceso de evaluación; en qué momento.
A lo largo de este estudio fueron cuatro los momentos que guiaron la evaluación efectuada, en cada
uno de los cuáles intervinieron unos agentes diferentes, se evaluaron elementos concretos y se
utilizaron instrumentos diversos.
¿A qué momentos nos referimos?
ƒ
Al inicio del proceso de planificación de la formación interna; Evaluación Inicial.
ƒ
Durante el proceso de planificación de la formación interna; Evaluación Continua.
ƒ
Al final del proceso de formación interna; Evaluación Final.
ƒ
Pasado un tiempo de la formación interna impartida; Evaluación Diferida o de Impacto.
¿A qué agentes nos referimos?
ƒ
Formadores
ƒ
Trabajadores en plantilla
ƒ
Directores de Área
1
Durante la fase de desarrollo se previó la necesidad de plantear instrumentos específicos para llevar a término la evaluación
diferida, con el claro propósito de medir el impacto de la formación en la propia organización.
4
ƒ
Directores Técnicos
ƒ
Gerencia
ƒ
Responsable de Formación interna
¿Qué elementos evaluamos?
ƒ
Necesidades formativas
ƒ
Necesidades no formativas
ƒ
Acciones formativas
ƒ
Entorno organizativo
ƒ
Personas
ƒ
(…)
¿Con qué instrumentos evaluamos?
•
Cuestionarios
•
Fichas de objetivos
•
Organigrama
•
Ficha VPT
•
(…)
Ahora bien, ¿con qué fin evaluamos? ¿Cuáles fueron los objetivos que guiaron nuestro proceso
evaluativo?
•
Identificar características del contexto o entorno organizativo.
•
Identificar las características de los destinatarios-participantes.
•
Valorar la pertinencia de las acciones formativas planteadas e introducir las
modificaciones pertinentes para optimizarlas.
•
Conocer la política formativa.
•
Identificar puntos críticos.
•
Aumentar información para posteriores decisiones.
•
Medir resultados y la pertinencia de los instrumentos utilizados.
•
Valorar los recursos utilizados.
•
Verificar la consecución de los objetivos planteados.
•
Valorar el impacto de la formación interna en la organización en general y en los
participantes de dicha formación en particular.
4. RESULTADOS
El presente estudio permitió esbozar un dibujo bastante ajustado de nuestra organización, una
empresa de servicios que sigue un modelo de mercado muy habitual (relaciones piramidales
camufladas por aspectos de horizontalidad; escasa comunicación interna entre las diferentes áreas
departamentales; perfil de empresa joven con perfiles profesionales muy equitativos en cada una de
las áreas; unos objetivos bastante comunes que afectan especialmente a la mejora técnica del factor
humano que la integra, un perfil profesional real bastante similar al ideal, etc).
Se detectó un cierto paralelismo entre los objetivos de empresa y los objetivos de los diferentes
trabajadores, así como varios puntos de confluencia (Pe./ referencias comunes a la necesidad de
mejorar la formación técnica, aprender habilidades formativas a través de formación de formadores,
aprendizaje de idiomas, etc.) Este paralelismo se atribuyó a la estrecha relación que había entre el
jefe de área y el resto de profesionales de la misma y que fue detectada a través de canales de
comunicación interna; si bien es cierto también que dicha relación y comunicación interna difería de
manera considerable en función del área profesional a la que nos acercábamos. Por ejemplo, la
fluidez comunicativa era más ágil en el sector técnico de la empresa, que en el sector más
empresarial de la misma organización.
5
Finalmente, fue posible diseñar y aplicar un Plan de Formación Interna adaptado a las necesidades
comunes detectadas y priorizadas, sin perder de vista que fueron en su mayoría de carácter técnico.
5. CONCLUSIONES
La elaboración de un Plan Integral de Formación Interna era la finalidad de este estudio; finalidad que
llevó a la definición de una serie de objetivos, que fueron los que han marcado los pasos seguidos a
largo de este análisis.
El primer objetivo definido fue el Estudio y Análisis del Entorno Organizativo de nuestra empresa
de estudio (política formativa, objetivos departamentales, valoración de puestos de trabajo, planes de
formación precedentes); primer paso necesario para la creación de una Plan de Formación Interna
adecuado a la realidad de la propia organización, una realidad caracterizada por una estructura
piramidal que dificulta la comunicación interna entre las áreas profesionales y que a su vez implica
una falta de relación interprofesional influyendo de manera negativa en el desarrollo de la
organización en un mercado laboral cada vez más caracterizado por la estructura horizontal de sus
relaciones.
La elaboración del Plan de Formación fue una de las acciones pensadas para potenciar la
Comunicación Interna, pudiendo afirmar que en parte se consiguió tal objetivo. ¿Cómo?; a través de
la participación de todos y cada uno de los integrantes de la organización en el proceso de
elaboración del Plan de Formación Interna, triangulando los diferentes puntos de vista y extrayendo
aquellos puntos de vista comunes y necesarios que hacen posible un proceso de comunicación
interprofesional.
Esta implicación se consiguió a través de la elaboración y aplicación de toda una serie de
instrumentos que permitieron llevar a término la definición de objetivos departamentales; la definición
y valoración de los diferentes puestos de trabajo hasta el momento inexistente; la detección de las
necesidades formativas y no formativas; en definitiva, la creación de instrumentos para la
elaboración de un Plan Integral de Formación Interna que respondiera a la realidad empresarial, al
modelo de mercado que define la política formativa de la organización, una política formativa que
debiera estar marcada por la flexibilidad y la capacidad de adaptación a los cambios que puedan
surgir. Precisamente, la creación de una Plan de Formación Interna flexible fue uno de los objetivos
de este estudio y dicha flexibilidad exigió y sigue exigiendo de una Evaluación inicial, continua, final y
diferida en el tiempo aplicable a través de instrumentos elaborados para tal fin.
NOTA
El artículo presentado es un esbozo de la tesis de maestría LA FORMACIÓN INTERNA EN LA EMRPESA,
Desarrollo de un Plan Integral de Formación Interna realizado para el programa de Máster Formación de
Formadores en la Empresa del Departamento de Pedagogía Aplicada de la UAB.
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