Política de confidencialidad de los estudiantes

Política de confidencialidad de los estudiantes

Política de confidencialidad de los estudiantes
(contacto con terceros)
Todos los estudiantes tienen derecho a la confidencialidad de la información. El personal de Bloomsbury
International no revelará información personal de los estudiantes (incluyendo información sobre
asistencias) directa o indirectamente a ningún tercero (padres, relaciones, colegas, amigos u otros
estudiantes) que no sea un miembro del personal de Bloomsbury International, sin el consentimiento del
estudiante, normalmente por escrito, para revelar esa información, con las siguientes excepciones:
1. No se proporcionará información a ninguna agencia externa sin el consentimiento expreso del
estudiante salvo si dicha información debe proporcionarse por imperativo legal.
2. El director del centro, el director de estudios u otro director ejecutivo tienen, no obstante, la facultad
de decidir que la información debe revelarse sin consentimiento si consideran que, a su juicio, existen
circunstancias que entrañan peligro físico u otros daños graves para la integridad de los estudiantes o
de otras personas.
3. Bloomsbury International reconoce que los miembros del personal de Bloomsbury International
pueden necesitar intercambiar información entre ellos. Se espera que el personal se asegure de que
tales intercambios tengan lugar en un entorno apropiado que normalmente no será fuera de
Bloomsbury International.
4. Cuando se trate de información delicada (por ejemplo, información sobre discapacidades), Bloomsbury
International obtendrá independientemente la aceptación del estudiante para que se divulgue esa
información a los miembros del personal apropiados tramitando una renuncia a la confidencialidad.
5. Pueden existir servicios de Bloomsbury International (por ejemplo, salud, asesoría) que estén sujetos a
sus propios códigos éticos. Estos nunca plantearán exigencias menos estrictas que las estipuladas en
esta política.
6. Bloomsbury International se propone realizar un registro estadístico del servicio para realizar un
seguimiento de la demanda e identificar cualquier problema práctico o asunto relativo a las políticas
que esté relacionado con la prestación de servicios. El personal de Bloomsbury International tiene la
responsabilidad de asegurarse de que todos registros estadísticos que se proporcionen a terceros sean
generados de forma anónima de manera que las personas no puedan ser identificadas.
7. Todos los miembros del personal tienen la responsabilidad de asegurarse de que todos los expedientes
personales se guardan bajo llave de forma segura al final de cada jornada laboral. Esto incluye los
portátiles, copias de correspondencia y cualquier otra fuente de información. También tienen la
responsabilidad de asegurarse de que todos los registros informáticos se mantienen de forma segura y
están adecuadamente protegidos.
8. Si los miembros del personal desean ponerse en contacto o intercambiar correspondencia con los
estudiantes, deben asegurarse de que no hacen referencia al propósito de la llamada cuando se
comuniquen telefónicamente a través de terceros.
Confidencialidad de los estudiantes (contacto realizado por terceros) – Código de prácticas
1.
Principios generales
1.1
Este código es aplicable a todos los terceros que deseen obtener información sobre los estudiantes
(padres, padrinos, cónyuges, otros familiares, arrendadores, empleados, organismos oficiales como
la policía, oficina de la seguridad social, o los medios de comunicación) pero pretende ser
especialmente aplicable a aquellos casos en que los padres se pongan en contacto cuando el
estudiante es mayor de 18 años.
1.2
Este código es aplicable a todo el personal de Bloomsbury International. Se reconoce que algunos
miembros del personal pueden tener sus propios códigos deontológicos profesionales que
proporcionen directrices sobre confidencialidad y contacto con terceros; no obstante, estas
directrices no deberán ser menos estrictas que las indicadas en este código.
1.3
Este código complementa las directrices de Bloomsbury International sobre el uso de la información
y la protección de datos, y proporciona directrices locales adicionales a los miembros del personal
que deban responder a consultas formuladas por terceros. Las excepciones al principio
predominante de salvaguardar la confidencialidad únicamente están permitidas en las siguientes
circunstancias:
i)
Cuando el estudiante haya concedido permiso por escrito para que la información sea
proporcionada a terceros.
ii) Cuando a la solicitud de terceros se le deba dar cumplimiento por motivos legales (por ejemplo,
para llevar a cabo una investigación criminal o para fines de control de la emigración) en cuyo
caso siempre se debe buscar asesoramiento del director de la escuela Bloomsbury International.
iii) Cuando exista una emergencia en la que esté involucrado el estudiante o sobre la cual deba
informarse al estudiante y responder a terceros sea la única manera de hacerlo. (En tales
circunstancias el compromiso inicial únicamente debería consistir en afirmar que se va a
proporcionar una contestación rápida; debemos evitar vernos forzados a proporcionar una
respuesta inmediata y debemos darnos suficiente tiempo a nosotros mismos para comprobar
los hechos y examinar la cuestión con colegas de mayor jerarquía).
2.
2.1
Contacto a iniciativa de los padres
Cuando los padres de los estudiantes se pongan en contacto con Bloomsbury International deben ser
tratados siempre con cortesía, delicadeza, sensibilidad y paciencia. Las obligaciones de Bloomsbury
International en lo que respecta a mantener la confidencialidad y el derecho de los estudiantes a
decidir quién debería tener acceso a la información confidencial, deben explicarse con mucho tacto y
de forma comprensiva. La identidad de las personas que realizan la llamada debe comprobarse con el
expediente del estudiante y/o directamente con el estudiante siempre que sea posible.
2.2
Los padres que se pongan en contacto con Bloomsbury International para expresar su preocupación
por el bienestar de sus hijos deberían ser informados de que Bloomsbury International solo puede
ponerse en contacto con un estudiante, siguiendo las instrucciones de sus padres, de la manera más
discreta posible, y que ese contacto tiene muchas probabilidades de resultar infructuoso. Por
supuesto, se puede instar a los padres a que aconsejen a su hijo o hija que se ponga en contacto con
una persona o servicio apropiado de Bloomsbury International, como, por ejemplo, un profesor, el
director o el encargado de bienestar. El director de la escuela debería ser consultado cuando exista
un motivo de preocupación importante acerca del bienestar del estudiante.
2.3
Cuando un padre se ponga en contacto con Bloomsbury International para proporcionar información
en nombre de un estudiante (por ejemplo, el estudiante ha ingresado en un hospital), el sentido
común dicta que esta información sea aceptada y se considere que ha sido aportada en buena fe. Sin
embargo, en la medida de lo posible, también debería buscarse alguna verificación independiente de
los supuestos sucesos. Cualquier conversación posterior podría incluir asesoramiento, en términos
generales, sobre la forma en que la ausencia del estudiante pudiera afectar a su progresión, su
arrendamiento, etc. Generalmente resultará evidente que el estudiante ha pedido a sus padres que
se pongan en contacto, o que no pueden hacerlo ellos mismos, y que no sería nada conveniente
tratar a los padres como si no estuvieran actuando con consentimiento.
2.4
No se debe dar una dirección o un número de teléfono a los padres o conocidos que intenten
localizar o ponerse en contacto con sus hijos. Sin embargo, podemos ofrecernos para entregar una
carta o transmitir un mensaje al estudiante, con la advertencia de que cabe la posibilidad de que el
estudiante ni tan siquiera sea un alumno de esta institución o no haya proporcionado datos
actualizados. Esto es especialmente pertinente si alguien que dice ser un padre o conocido ni siquiera
está seguro de si el estudiante está matriculado. Si se entrega una carta, se debería adjuntar una
nota en la que se indique que la dirección no ha sido comunicada a los padres. Recuerde que el
estudiante puede haber cortado el vínculo con sus padres por razones perfectamente válidas;
cualquiera que sea la razón, la decisión corresponde al estudiante y se debe proceder con mucho
cuidado incluso cuando se transmita esa información.
2.5
Cuando los padres intenten ponerse en contacto con su hijo o hija, es importante establecer si el
asunto es urgente (por ejemplo, una enfermedad grave o el fallecimiento de un familiar o amigo
íntimo). En tales casos, obviamente debemos intentar ponernos en contacto con el estudiante
rápidamente, mientras explicamos a los padres que esto puede ser difícil. Incluso en esos casos, no
se deben dar los números de teléfono o las direcciones de los estudiantes.
2.6
Los padres de estudiantes discapacitados en ocasiones pueden involucrarse mucho en el progreso
académico y bienestar del estudiante. Sin embargo, a los efectos de este código, los estudiantes
discapacitados deben ser tratados de la misma forma que el resto de los estudiantes.
2.7
Cuando los padres se pongan en contacto con Bloomsbury International para presentar una queja en
nombre de su hijo o hija, se les debe informar de manera diplomática sobre el procedimiento de
presentación de quejas pertinente y se les debe animar a que conversen con su hijo o hija para que
decida si desea seguir llevando el asunto por ese cauce. Debemos confirmar que cualquier queja
debe presentarse en nombre de la parte agraviada.
3.
Personal de Bloomsbury International que desea ponerse en contacto con los padres
3.1
Además de la obligación anteriormente mencionada de mantener la confidencialidad, los
miembros del personal deberían tener en cuenta que durante la inscripción los estudiantes
proporcionan el nombre y la dirección de su “contacto de emergencia” (normalmente el padre o la
madre) para que sea usado únicamente en emergencias. Aunque parezca que la persona de
contacto comparte domicilio con el estudiante, no debería establecerse un contacto telefónico de
tipo casual con este domicilio puesto que hacerlo podría ocasionar la divulgación inapropiada de
información personal a la cual el estudiante no ha dado su consentimiento.
3.2
El contacto con los padres no está justificado en los siguientes casos: para cobrar deudas, para
comprobar el paradero de un estudiante, para hablar sobre comportamiento inaceptable o
infracciones del código de conducta o para solicitar que se realicen donaciones benéficas a
Bloomsbury International.
3.3
Cuando existan buenas razones para creer que la integridad del estudiante o de otras personas
haya sufrido, o pueda sufrir, daños graves, o cuando un estudiante parezca haber desaparecido y
sus compañeros de clase o amigos manifiesten una fuerte preocupación al respecto, estas son
circunstancias que bien pueden constituir una emergencia que justifique establecer contacto con
los padres. En tales ocasiones, el contacto únicamente debería realizarlo un miembro de la
dirección de Bloomsbury International.
3.4
Siempre se debería buscar asesoramiento del director de la escuela, el director de estudios o el
encargado de bienestar sobre lo que constituye una emergencia y si resulta apropiado establecer
contacto (ver respuestas estándar abajo).
3.5
Siempre que sea factible, debemos intentar conseguir permiso del estudiante para establecer
contacto si llegamos a la conclusión de que está justificado establecer contacto en un caso
concreto. El director y/o secretario de la escuela deben ser consultados y decidirán cómo proceder
si un estudiante deniega el permiso actuando de forma aparentemente contraria a lo que más le
conviene (por ejemplo, después de ser ingresado en un hospital).
3.6
Ponerse en contacto con los padres, padrinos o agentes de estudiantes internacionales puede ser
especialmente problemático, puesto que la situación en el país de origen del estudiante puede ser
de tal índole que cualquier contacto puede tener consecuencias serias para los intereses del
estudiante a largo plazo. En tales circunstancias, póngase en contacto con el director de la escuela.
4.
Compartir información internamente en Bloomsbury International: directrices para colegas
4.1
Se insta a los encargados a asegurarse de que existan procedimientos establecidos para gestionar la
divulgación de información esencial pero confidencial sobre un estudiante, como información
sobre datos personales delicados, enfermedades, fallecimiento de un familiar, etc. para la cual
normalmente se solicitaría el consentimiento del estudiante.
4.2
Sería deseable que hubiera una persona designada en cada programa (por ejemplo, el director de
estudios o el encargado de la formación de profesores que asumirán la responsabilidad de divulgar
esa información estrictamente según el principio de la "necesidad de conocimiento". Cuando
implique la comunicación de datos a colegas de otra área, esta divulgación normalmente se debería
realizar después de hablar con el director de la escuela y adoptando un criterio minimalista.
4.3
No debe tener lugar el envío de correos electrónicos con datos personales innecesarios o
expresiones irrelevantes de opinión sobre un estudiante, y especialmente tampoco debe ocurrir un
envío indiscriminado de copias de estos correos electrónicos a colegas.
4.4
Deben existir procedimientos establecidos sobre el uso y el acceso a los archivos de los estudiantes
en Bloomsbury International.