Presentación de PowerPoint

Multimedia SCL
(Sistema de Control
Logistico)
MENU
1. COBERTURA
2. INGRESO A LA
PLATAFORMA
3. MENUS
DISPONIBLES
3.1. Su Cuenta
3.2. Base De Datos
3.3. Terceros
3.4. Ingreso De Personas
3.5. Ingreso De
Sucursales
3.6. Ingreso De Empresas
3.7. Ingreso De Vehículos
4. DESPACHOS
4.1. Adicionar Despachos
4.2. Opciones del Menú Despachos
4.3. Dar Salida a Despacho
4.4. Dar Llegada Aleatoriamente a
los despachos
5. TRAZABILIDAD A LOS DESPACHOS
CONSULTA ON LINE
5.1. En Ruta
5.2. Retrasados
5.3. Novedades virtuales
5.4. Seguimientos Controladores
5.5. Llegada
5.6. Mapa Virtual
5.7. Eliminar Despacho
5.8. Actualizar Salida
5.9. Otras opciones de Consulta Online
6. ONLINE PLUS
7. ESTADISTICAS
7.1. Consulta de Registros
Históricos
8. CAPACITACION
SERVICIO DE
INSPECCIONES
8.1. Convenciones de Color
de las Lupas
8.2. Visual de las
Inspecciones en Linea
8.3. No Conformidades
generadas en las
Inspecciones
8.4. Estadísticas de las
Inspecciones.
9. AYUDA
INTRODUCCIÓN
Esta Multimedia es una guía dinámica y practica, sobre el buen uso de las herramientas de la plataforma SCL
(Sistema de Control Logistico), que sirve de apoyo para usuarios que han manejado la plataforma o que la
están incorporando a sus labores.
1. COBERTURA
Actualmente contamos con Cobertura nacional, de Puestos de Control Físicos o de Inspecciones, Puestos de Control Virtuales (RFID), y PAE (Puntos
de Atención de Emergencias), los cuales soportan 03 unidades de negocio de las cuales 02 están integradas en el SCL (PC Físicos o de Inspecciones y
PC Virtuales.
2. INGRESO A LA PLATAFORMA
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Ruta de Acceso:
1. Ingresar a un navegador de internet como: Internet Explorer, Mozilla, Firefox, Google Chrome o el de su preferencia.
2. Digite en la barra de dirección http://www.destinoseguro.net/site/ y presione Enter.
3. Una vez ingrese a la dirección web indicada aparecerá la opción de INICIO en la parte superior de la pagina web, donde
deberá dar clic para que aparezca la casilla de ingreso para usuarios registrados en la parte superior derecha, allí debe
digitar el usuario y la contraseña asignados previamente.
NOTA: Debe tener en cuenta que en el momento de ingresar al usuario por primera vez, se debe cambiar la contraseña de
manera obligatoria, por tanto recomendamos que la contraseña escogida sea segura y de fácil recordación para usted.
3. MENUS DISPONIBLES
Características del MENU:
El Software SCL permite acceder más fácilmente a las múltiples opciones del menú, desplegándose automáticamente tipo
cascada, permitiendo de manera ágil su acceso. Posee cuatro niveles de acceso según la siguiente descripción:
 Nivel 0: Es una opción de uso personal
que le permitirá tener el control de acceso y
modificación de información de su usuario.
Nivel 3
Nivel 2
Nivel 0
Nivel 1
 Nivel 1: Este nivel le permitirá ver las
opciones principales del menú al cual se
dirige.
 Nivel 2: El nivel 2 le permitirá ver las
opciones adicionales en las cuales tendrá
la posibilidad de adicionar información
adicional (si la opción aplica).
 Nivel 3: Los formularios de inserción de
datos cuentan con las cuatro opciones que
se visualizan en el nivel 3 las cuales son:
adicionar, visualizar, modificar y/o eliminar,
estas le servirán para garantizar la calidad
de la información consignada.
MENUS DISPONIBLES
Se debe tener en cuenta que los formularios de ingreso de información, cuentan con cuatro opciones, como lo son: Adicionar,
Visualizar, Modificar y/o Eliminar registros, ratificando así la calidad de la información consignada por nuestros clientes.
Permite registrar información en el formulario seleccionado.
Permite visualizar todos los registros disponibles en el sistema de la opción
seleccionada.
Permite modificar datos para actualización y/o digitados de manera errada.
Permite eliminar registros de la base de datos. (opción activa de acuerdo al tipo
de perfil asignado).
3.1 Su Cuenta
Permite cambiar la clave de usuario asignada inicialmente, por una de uso personal
e intransferible.
Permite actualizar información del usuario: nombre, contraseña, dirección,
teléfono y e-mail.
Permite visualizar los mensajes enviados desde o hacia Destino Seguro (Esta
opción esta sujeta al tipo de contratación).
Permite cerrar la cesión actual del usuario.
3.2 Base de Datos
La Base de Datos cuenta con dos
opciones que se despliegan en el nivel
1, estas son Terceros y Vehículos.
y le permitirán ingresar datos básicos
aunque de gran importancia al software
SCL, como lo son: vehículos,
conductores, sucursales, generadores
de carga y aseguradoras de la misma.
3.3. Terceros - 3.4. Ingreso De Personas
Este formulario permite ingresar la información de sus conductores (propios y/o terceros)
lo cual permite realizar la adición de despachos con información completa.
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La ruta de acceso es la siguiente:
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1. Dirija el mouse hacia el menú
Base de Datos – Terceros –
Personas.
2. Debe hacer clic en la opción
Adicionar.
3. Allí visualizara el formulario de
inserción donde debe diligenciar
toda la información solicitada
(los campos marcados con
asterisco deben ser
diligenciados de forma
obligatoria).
4. Para finalizar y guardar el
registro con éxito debe dar clic
en el botón Agregar.
3.5. Ingreso De Sucursales
Este formulario permite ingresar la información de sucursales de despacho o distribución
adicionales a la oficina principal, el registro de esta información en la base de datos le
permitirá adicionar los despachos al iniciar la operación y llevar un control de numero de
despachos por sucursal.
Ruta de acceso:
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1. Dirija el mouse hacia el menú
Base de Datos – Terceros –
Sucursales.
2. Debe hacer clic en la opción
Adicionar.
3. Allí visualizara el formulario de
inserción donde debe diligenciar
toda la información solicitada (los
campos marcados con asterisco
deben ser diligenciados de forma
obligatoria).
4. Para finalizar y guardar el registro
con éxito debe dar clic en el botón
Agregar.
3.6. Ingreso De Empresas
El formulario de ingreso de generadores, permite ingresar el registro de sus asociados al negocio, bien
sea generadores de carga (clientes) o aseguradoras de la carga, lo anterior le permitirá seleccionar los
registros mencionados al momento de realizar la creación de un despacho.
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Ruta de acceso:
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1. Dirija el mouse hacia el menú
Base de Datos – Terceros –
Empresas.
2. Debe hacer clic en la opción
Adicionar.
3. Allí visualizara el formulario de
inserción donde debe diligenciar
toda la información solicitada (los
campos marcados con asterisco
deben ser diligenciados de forma
obligatoria).
4. Para finalizar y guardar el
registro con éxito debe dar clic en
el botón Agregar.
3.7. Ingreso De Vehículos
Este formulario le permite ingresar la información de los vehículos propios o terceros que tenga dispuestos
para realizar viajes a nombre de su compañía, la creación solo deberá registrarla en una ocasión ya que
esta base de datos es global y se comparte con todos nuestros clientes.
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Ruta de acceso:
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1. Dirija el mouse hacia el menú
Base de Datos – Vehículos.
2. Debe hacer clic en la opción
Adicionar.
3. Allí visualizara el formulario de
inserción donde debe diligenciar
toda la información solicitada
(los campos marcados con
asterisco deben ser diligenciados
de forma obligatoria).
4. Para finalizar y guardar el registro
con éxito debe dar clic en el
botón Agregar.
4. DESPACHOS - 4.1. Adicionar Despachos
El menú de Despachos permite crear un despacho de forma manual, mediante dos formularios de
inserción de información.
Ruta de acceso:
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4.
5.
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Dirija el mouse hacia el menú
Despachos – Despachos, debe
hacer clic en la opción Adicionar.
Allí visualizara el formulario de
inserción que contiene 2 pasos
donde debe diligenciar toda la
información solicitada (los campos
marcados con asterisco deben ser
diligenciados de forma obligatoria).
Una vez ingresada toda la
información en el primer paso de
clic en la opción Continuar.
Allí encontrara el segundo
formulario donde deberá anexar la
información requerida.
Para finalizar y guardar el registro
con éxito debe dar clic en el botón
Finalizar
NOTA: Se debe tener en cuenta que el
despacho solamente quedara creado en
el sistema, oprimiendo la opción
Finalizar.
4.2. Opciones del Menú Despachos
El menú de Despachos - Despachos cuenta con opciones adicionales, las cuales
le permitirán tener un control optimo de los despachos ingresados en el sistema.
Permite realizar la inserción de un despacho al software de forma manual, si el
método de inserción escogido por su Transportadora es vía Interfaz no tiene que
realizar este procedimiento.
Permite modificar el Generador de Carga seleccionado al momento de crear
el despacho, adicional a esto allí también tendrá la opción de modificar:
sucursal de despacho, No. de manifiesto y los Ítem 1,2 y 3 de un despacho
que ya este en ruta.
Permite generar la búsqueda de los despachos realizados en un rango de
tiempo, cuenta con un filtro en el cual podrá realizar la búsqueda.
Permite generar la búsqueda de los despachos realizados en un rango de tiempo,
para poder eliminar un despacho creado, pero que tal vez este duplicado o es un
viaje no realizado.
4.3. Dar Salida a Despacho
La opción del menú Despachos – Dar Salida le permitirá enviar a ruta a un despacho que cargo al sistema,
pero al cual no le selecciono fecha de salida real, esta opción le permite dejar en Stand By (estado de
reposo) a un despacho en caso de que no se tenga certeza del momento en que sale a ruta.
Ruta de acceso:
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1. Dirija el mouse hacia el menú
Despachos – Salida – Dar
Salida.
2. Allí debe ingresar en el
consecutivo del despacho, donde
aparecerá en pantalla la
información de creación del
despacho.
3. Si desea enviar el vehículo a
ruta, deberá dar clic en la opción
de Grabar, para que
inmediatamente sea visible en el
panel de despachos en ruta.
4. También cuenta con la opción de
enviar un despacho que este
actualmente en Ruta a Pend. por
salida, siguiendo los mismos
pasos.
4.4. Dar Llegada Aleatoriamente a los despachos
Mediante esta opción podrá dar llegada a los despachos de sus vehículos que ya
hayan reportado el ultimo puesto de control y a los despachos que sean urbanos o
por su ruta no tengan puestos de control asignados al despacho.
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Ruta de acceso:
DEMODS
DESTINO
SEGURO S.A.S
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1. Dirija el mouse hacia el menú
Despachos – Llegada – Dar
Llegada.
2. Allí encontrara una lista de
Despachos que ya están
listos para que se les “de
llegada”, donde debe chulear
la casilla del despacho que
desea finalizar.
3. Después de haber realizado
el procedimiento anterior,
debe dar clic en el botón DAR
LLEGADA A SEÑALADOS.
4. Automáticamente aparecerá
el mensaje de confirmación
de llegada, allí debe dar clic
en la opción Aceptar.
5. TRAZABILIDAD A LOS DESPACHOS CONSULTA ON LINE - 5.1 En Ruta
Este Menú permite visualizar la ubicación “en línea” de los DESPACHOS cargados al sistema.
IMPORTANTE:
Se debe tener en cuenta que
este menú funciona con base
en convenciones de color, las
cuales registran el “Estado”
en el cual se encuentran los
reportes en Puestos de
Control del conductor.
5.2 Retrasados
La opción de retrasados le permitirá visualizar en la parte superior del informe los despachos que tengan
novedad de retraso en el reporte del Puesto de Control asignado en su plan de ruta.
Para tener en cuenta:
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2.
1) Colores
que
miden los
tiempos
de retraso
3.
4.
Es importante que tengan en cuenta que
esta opción se utiliza para optimizar las
llamadas que realiza el área de trafico a
los conductores, llamando en primera
instancia a los vehículos que tengan
convención de retraso, y al finalizar el
informe encontraran los despachos que
no tienen convención de retraso.
Todos los informes de la plataforma,
tienen la opción de ser extraídos a Excel
mediante el botón Enviar a MS – Excel.
En la parte media de la plataforma
encontraran la opción de Configurar
Informe la cual les permite dar clic y
modificar la información de las filas y
columnas que se reflejan en cada
informe.
Adicional a estas bondades, cuentan con
la opción de generar búsqueda por filtros
por ej. Placa, Puesto, Generador, Ruta
etc.
5.3 Novedades virtuales
Esta opción permite ingresar novedades reportadas por el conductor durante el itinerario de ruta
desde un origen hasta un destino, y así poder tener actualizados los despachos en su totalidad.
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¿ Cual es la forma correcta de ingresar una
novedad virtual?
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4.
Debe dirigirse a la opción de Consulta Online
– En Ruta o Consulta Online – X Placa y
generar la búsqueda del despacho al cual
desea adicionar el virtual.
Seguido de ello, debe dar clic en la opción
NOVEDAD P/C VIRTUAL donde encontrara
un formulario de adición de información.
Allí debe seleccionar el Puesto después del
que debe aparecer el virtual (debido a las
horas que se ajustan en base al virtual
ingresado), La novedad que este presentando
el conductor y cuanto tiempo desea reajustar
la hora de reporte en el siguiente PC (puede
adicionar tiempo o dejar la misma hora de
inserción del virtual), para finalizar debe dar
clic en Aceptar.
Después de haber ingresado el virtual lo vera
reflejado en el despacho como un reporte en
PC en la parte de PLAN DE RUTA.
5.4 Seguimientos Controladores
SEGUIMIENTO CONTROLADOR: Esta opción permite generar NOTAS o COMENTARIOS (adicionales
a los reportes virtuales o Físicos), complementando el registro del itinerario de viaje. Para tal efecto
permite seleccionar una OBSERVACION estándar, que se elige de un menú desplegable según la
situación presentada, permitiendo posteriormente sacar un indicador de gestión.
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¡Y si tiene la duda de cómo adicionar un
seguimiento controlador! Aquí esta el paso a
paso:
1. Desde la opción de Consulta Online – En Ruta
Debe dar clic en el consecutivo del despacho.
2. Dar clic en la opción de la parte superior
izquierda Seguimiento Controlador.
3. Elegir la observación que se ajuste a la novedad.
4. Escribir el detalle de la novedad y dar clic en
Aceptar.
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5.5 Llegada
DAR LLEGADA: Con esta opción damos por terminado el monitoreo al vehículo en el sistema, con
opción para generar una “observación” de cómo llego a destino. Hecho esto, inmediatamente se
deja de visualizar en la consulta de “Despachos en Ruta”.
Los pasos a seguir son los siguientes:
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1. Desde la opción de Consulta Online –
En Ruta debe dar clic en el
consecutivo del Despacho.
2. Dar clic en la opción de la parte
superior izquierda Dar Llegada.
3. Registre las novedades de llegada en
el respectivo cuadro de
Observaciones Llegada.
4. Dar clic en la opción GRABAR.
NOTA: Es muy importante tener en cuenta
que un despacho tiene un contador de
Llegada Automática de 72 horas, si en
ese lapso no se genera alguna novedad
en PC o Seguimiento Controlador, el
sistema lo finalizara automáticamente y el
despacho estará alojado en el menú de
Estadísticas.
5.6. Mapa Virtual
MAPA VIRTUAL: Permite identificar la altimetría de las rutas por donde se desplaza el vehículo, así como
la ubicación de los PC y los sitios principales en la vía. Cabe aclarar que algunas rutas no cuentan con
Mapas Altimétricos debido a que no son rutas antiguas (para la versión 3.0 de la plataforma SCL ya se
tienen contemplada la actualización de la mayoría de las rutas creadas en el sistema)
¿Cómo se visualiza el Mapa Virtual?
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4.
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Desde la opción de Consulta Online – En
Ruta debe dar clic en el consecutivo del
Despacho.
Cuando ingrese al Despacho encontrara en la
parte superior la herramienta Mapa Virtual
donde debe dar clic.
Seguido de ello se abrirá un Hipervínculo el
cual mostrara la altimetría real de la ruta que
tenga el despacho.
Se debe tener en cuenta que los PC que
estén marcados con un chulo de color verde
serán los PC reportados, y los que estén con
una equis marcada en color rojo, son los PC
por los que aun no ha pasado el vehículo.
NOTA: En la parte baja del mapa virtual
encontraran las novedades reportadas en
cada Puesto de Control.
5.7 Eliminar Despacho
ELIMINAR DESPACHO: Únicamente se realiza esta acción cuando se ha asignado
errada la ruta, o cuando sea un despacho de un viaje que no se realizo o este duplicado.
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Los pasos a seguir para realizar
la eliminación del despacho son
los siguientes:
1. Desplacé el Mouse en el
consecutivo del despacho.
2. Debe Dar clic en la opción de la
parte superior derecha Eliminar
Despacho.
3. Allí aparecerá un mensaje de
confirmación de eliminación del
despacho, donde debe dar clic
en Eliminar y Aceptar.
3
NOTA: Debe tener en cuenta que si
el despacho es Eliminado no se
podrá recuperar la información
consignada en el, o volverlo a
reintegrar al sistema, es decir que
deberán volverlo a crear.
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5.8 Actualizar Salida
ACTUALIZAR SALIDA: Permite modificar la hora real de salida de un despacho, en caso de que el
vehículo salga a ruta un dia diferente al inicialmente planillado, o enviar a ruta a un despacho que ha
sido finalizado automáticamente por el sistema, o por algún funcionario del cliente.
Los pasos a seguir para realizar la
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actualización de la salida a ruta de un
despacho, son los siguientes:
1. Desplacé el Mouse en el consecutivo
del despacho.
2. Debe Dar clic en la opción de la
parte superior derecha Actualizar
Salida.
3. Seguido de ello, aparecerá una
ventana en la cual podrá modificar la
fecha de salida en la parte Datos de
Salida y para guardar los cambios
debe dar clic en el botón de Grabar
(donde automáticamente se
actualizara la fecha real de salida del
despacho, y cambiara la convención
de color).
NOTA: Esta opción también sirve para
enviar a ruta nuevamente a un despacho
finalizado, y los pasos a seguir son los
mismos lo único que varia es que si es
un finalizado, se debe buscar en el menú
Estadísticas.
5.9 Otras opciones de Consulta Online
X PLACA:
Se usa para
búsqueda
puntual de
una placa
en ruta.
X C.C: Se
usa para
búsqueda
puntual de
un
conductor
en ruta.
OFF LINE: Se
usa para
marcar los
vehículos a
los que se va
a realizar
monitoreo
desde
Destino
Seguro(Unid
ad de
negocio
Offline).
CON GPS: Se
usa para
visualizar los
Despachos que
tienen
seguimiento
controlador con
observación
Dato GPS
ingresado por la
Interfaz o por el
controlador de
trafico, y la
información
muestra latitud.
CLAVIJERO:
Se usa para
visualizar la
flota que
queda a
disposición
en las
diferentes
ciudades
cuando el
vehículo se
ha reportado
en el último
puesto de
control
asignado en
la ruta.
ER- ANRM:
Esta opción
permite
visualizar los
despachos
en ruta de
color
Amarillo,
Naranja,
Rojo y
Morado.
ER-AVB: Esta
opción permite
visualizar los
despachos en
ruta de color
Azul, Verde y
Blanco.
POR PUESTO
DE CONTROL:
Se visualiza
los puestos
de control
contratados
por la
transportador
a con su
respectiva
ubicación.
POR RUTA:
Se visualiza
el número
de
despachos
por las
diferentes
rutas.
ÚLTIMO
PUESTO:
Muestra la
información de
los despachos
con el último
puesto donde
presentó
reporte el
vehículo.
5.9 Otras opciones de Consulta Online
La opción de RESTRICCIONES también pertenece al menú de Consulta Online, la diferencia es que
esta opción es de modificación y no solamente de Consulta, y permite modificar el horario de
restricción que tienen los vehículos para movilizarse por el territorio nacional y que se asigno al
despacho en el momento de cargarlo al sistema.
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La ruta adecuada para realizar el cambio de
Restricción es la siguiente:
1. Desplacé el Mouse al Menú Consulta
Online – RESTRICCIONES.
2. Allí aparecerá un filtro mediante el cual
debe seleccionar la placa a la cual desea
cambiar la restricción o autorizar Vía Libre.
3. Después de haber realizado el cambio de
restricción o chuleado la opción de vía libre,
debe dar clic en el botón de ACTUALIZAR
DATOS, para que esta información quede
modificada en el despacho.
NOTA: Se debe tener en cuenta que la
actualización de esta restricción se vera
reflejada para la Transportadora y para los PC
que cuenten con sistema Biométrico o PRA.
6. ONLINE PLUS
El menú ONLINE PLUS esta diseñado para consultar los despachos que tengan
relacionada información de Dato GPS como seguimiento controlador así no se tenga
implementada la Interfaz de GPS, y algunas otras opciones.
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Este menú permite visualizar las
siguientes opciones:
1. Consulta de Vehículos Con GPS.
2. Consulta de Vehículos que tengan
Restricción al momento de
consultar la opción.
3. Consulta de vehículos Pendiente
por Llegada permite visualizar los
despachos que ya vayan llegando
a destino o tengan información
relacionada con descargue.
4. Consulta de Desvío de Ruta,
permite consultar los despachos
que tengan relacionado el desvío
de ruta en algún reporte de su plan
de ruta.
7. ESTADISTICAS
El Menú de Estadísticas cumple la funcionalidad de permitir al cliente, consultar y extraer a Excel
información de sus despachos finalizados con anterioridad en relación a rutas, generadores,
novedades, conductores entre otras.
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La forma de consultar o extraer esta
información de todas las opciones de
Estadísticas, es la siguiente:
1. Debe desplazar el mouse hasta el menú
Estadísticas y allí dirigirse hacia la opción
que desea consultar.
2. Justo después de seleccionar la opción de
consulta, podrá adicionar la información del
filtro, como lo es placa, C.C. del conductor
etc., y seleccionar el rango de tiempo que
desea consultar, finalmente debe hacer clic
en la opción Buscar.
3. Automáticamente aparecerá el resultado de
despachos relacionados, de acuerdo al tipo
de consulta realizada.
4. Allí tiene la opción de realizar filtros
específicos, o de extraer esta información a
Excel, para guardarla en su ordenador como
copia de seguridad.
7. ESTADISTICAS
R- HISTORICOS: Opción para
visualizar el comportamiento de
los conductores y vehículos en
los despachos realizados (Servicio
con costo adicional en el SCL).
POR NO CUMPLE: Permite
verificar el total de No
conformidades levantadas a sus
vehículos que cuenten con el
servicio de Inspecciones.
FINALIZADOS: Opción para
visualizar los históricos de los
despachos finalizados, en el
rango de tiempo seleccionado.
POR INSPECC: Opción dispuesta
para consultar el numero de
Inspecciones realizadas a sus
vehículos, permite realizar el
filtro por PC o verificar el total.
POR TRANSPORTADORA: Opción
para visualizar toda la operación
de la transportadora.
POR VEHICULO: Opción que le
permitirá seleccionar un
vehículo en particular, y
consultar sus despachos
finalizados, en el rango de
tiempo seleccionado.
POR NOVEDAD: Opción para
visualizar las novedades
principales que se hayan
ingresado en observación por
seguimiento controlador.
POR RUTA: Opción para visualizar
el total de Despachos finalizados
por rutas, y así verificar la ruta en
donde manejan mayor volumen
de Despachos.
POR GENERADOR: Opción para
visualizar la cantidad de
despachos que han realizado por
generador de carga.
POR CONDUCTOR: Opción que
le permitirá consultar el numero
de Despachos finalizados por
conductor.
CLIENTES PUESTOS: Opción para
visualizar los puestos activos por
la transportadora con el código
interno y el horario de restricción
asignado.
RFID: Opción para visualizar los
vehículos que tienen activo el
TAG de RFID.
7.1. Consulta de Registros Históricos
La consulta de Registros Históricos esta habilitada únicamente para las Transportadoras que
hayan adquirido algún rango de consulta para verificar el historial de viajes que ha tenido un
vehículo o un conductor que haya realizado viajes por alguno de nuestros clientes.
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La Ruta para realizar la consulta es
la siguiente:
1. Debe desplazar el mouse hacia la
opción de Estadísticas –
R – Históricos.
2. Allí aparecerá el Modulo de
Consulta donde debe digitar la
placa o la cedula que desee
consultar en ese momento, y hacer
clic en Buscar.
3. Seguido de ello, aparecerá una
Matriz con el historial de
información alojada en nuestra base
de datos, lo cual es optimo para
realizar el estudio de seguridad
antes de realizar una contratación.
8. CAPACITACION SERVICIO DE INSPECCIONES
El servicio de Inspecciones en ruta es una unidad de negocio adicional la cual esta
integrada en la plataforma SCL, la habilitación de la misma esta definida por Lupas con
convenciones de color que dan acceso al cliente, para verificar el estado de la Inspección.
3.1. CONVENCIONES DE COLOR DE LAS LUPAS
Teniendo en cuenta que la lupa es el logo que representa el servicio de Inspecciones, se definió
para cada una de ellas, una convención de color que permitirá a nuestros clientes diferenciar de
forma rápida, el Estado de cada Inspección, que previamente ha solicitado a un Puesto de Control.
Lupa Verde: significa que
la Inspección ha sido
realizada con Éxito, y es
posible ingresar a la Lupa y
visualizar el resultado.
Lupa Gris: significa que el
PC cuenta con el servicio de
Inspecciones, pero la
Transportadora no ha
solicitado Inspección en ese
Puesto, por ende no debe
realizarse el procedimiento
de Inspección.
Lupa Roja: significa que la
Inspección esta pendiente
por realizar, porque el
vehículo aun no ha pasado
por ese Puesto (en
ocasiones también puede
representar una inspección
no realizada por alguna
novedad).
3. VISUAL DE LAS INSPECCIONES EN LINEA
Mediante la plataforma SCL las Transportadoras que cuenten con este servicio, tendrán toda la
visual de las Inspecciones que realicen en linea.
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La ruta de acceso es la siguiente:
2
1.
Dirija el mouse hacia el menú Consulta Online –
En Ruta, allí aparece la visual del total de
despachos en Transito.
2.
Seguido de ello, debe dar clic en el numero
Consecutivo del despacho al cual desea ingresar.
3.
Al momento de ingresar al despacho, encontrara
las Lupas en los PC que cuentan con el servicio
de Inspecciones, el estado de las mismas se
visualizara en base a 3 convenciones de color.
4.
Se debe tener en cuenta que cada lupa es un
hipervínculo de acceso, que mostrara los ítems
que se vayan a inspeccionar, cuando el conductor
aun no se ha reportado en el PC y el resultado de
la Inspección realizada, si el conductor ya paso
por el PC.
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3
3. VISUAL DE LAS INSPECCIONES EN LINEA
Cuando una inspección ha sido realizada, el cliente podrá ingresar a la lupa de color verde, y verificar el resultado de la
Inspección de acuerdo a los Ítem inspecciones, a continuación se presenta la visual de una inspección realizada (Ejecutado
de Ítems inspeccionados y fotografías para los Ítem que apliquen, cabe aclarar que para una No Conformidad el Ítem
siempre se va a detallar con todo el texto en color rojo, y la respectiva fotografía).
NOTA: Es importante tener en cuenta que toda fotografía que se tome
en una Inspección, cuenta con la placa del vehículo Inspeccionado,
fecha y hora real en el cual se realiza el procedimiento.
8.3. NO CONFORMIDADES GENERADAS EN LAS INSPECCIONES
Teniendo en cuenta que en las Inspecciones que se realizan pueden presentarse No conformidades que
apliquen a algún ítem de la revisión que se realiza, el sistema cuenta con envío de correos automáticos para que
nuestros clientes estén informados de las No conformidades generadas en el sistema. Cabe aclarar que hay dos
tipos de correos que llegan a nuestros clientes.
2. El segundo correo es enviado
a la Transportadora cuando se
ha terminado el proceso de
Inspección del vehículo y se
tiene la fotografía de la No
Conformidad, posterior a ello se
realiza llamado a la
Transportadora para confirmar si
el vehículo puede continuar con
la novedad encontrada o si se
debe generar detención hasta
que algún funcionario de la
Transportadora pueda llegar al
punto y dar solución a la No
Conformidad.
1. El primer correo es generado de forma
automática, y se envía a la
Transportadora cuando el inspector de
algún PC genere No Conformidad a un
vehículo de su flota, y es enviado a
todos los correos que la Transportadora
solicite.
8.4. ESTADÍSTICAS DE LAS INSPECCIONES
Las Estadísticas de las Inspecciones permiten que la Transportadora pueda visualizar el resultado de Inspecciones
realizadas a los despachos que ya estén finalizados, y verificar las No conformidades levantadas a sus vehículos en los
Puestos de Control, lo cual le permitirá realizar indicadores de gestión o erradicar No conformidades que se puedan
presentar de manera repetitiva.
La Ruta para extraer las Estadísticas del
sistema, es la siguiente:
1
1
1.
Desplace el mouse hasta la opción de
Estadísticas – Inspecc. , allí encontrara un
filtro donde debe seleccionar el rango de
tiempo que desea consultar, la búsqueda la
puede realizar para todos los PC, o para
verificar numero de Inspecciones por PC (cabe
aclarar que en la búsqueda aparece el
resultado y todos los despachos de los
vehículos inspeccionados).
2.
Desplace el mouse hacia el menú
Estadísticas – No Cumple, allí debe filtrar el
rango de tiempo que desea consultar para que
finalmente genere el resultado de los vehículos
a los cuales se levanto No Conformidad, la
búsqueda genera una grafica de mayor a
menor numero de conformidades generadas, y
en la parte baja encontrara: El despacho y el
PC donde se genero la No Conformidad,
donde podrá ingresar y verificar el detalle del
No Cumple.
2
9. AYUDA
El menú de ayuda esta diseñado para que cualquier usuario pueda consultar dos opciones de
uso practico, en caso de olvidar puntos clave para el manejo de la plataforma SCL.
1
2
Este menú cuenta con dos
opciones de consulta, que
ayudaran a optimizar el
funcionamiento de la plataforma.
1. Dando clic en la opción Ayuda –
Convenciones, podrán verificar
las convenciones de color con que
medimos los tiempos y novedades
de reporte de un conductor, de un
Puesto de Control a otro.
2. Dando clic en la opción Ayuda –
Manual Aplicación, podrá
descargar el manual de uso de la
plataforma SCL, donde se explica
de forma detallada el uso total de
las Herramientas y diferentes
menús de la plataforma.
CONTACTENOS
PREGUNTAS FRECUENTES
El módulo de preguntas frecuentes le permitirá, resolver dudas que son claves y se generan en el momento de empezar a
manejar la plataforma SCL, o tal vez son inquietudes que no han sido resueltas.
 ¿La plataforma SCL permite realizar filtros especiales en los informes que manejan en los diferentes menús?
Si, la plataforma cuenta con filtros similares a los que maneja un Excel y estos permiten mejorar la consulta realizada, para que
se puedan realizar filtros por ruta, por generador de carga, por placa, esta información se encuentra detallada en el menú de
Consulta Online – En Ruta, Retrasados o en el menú de Estadísticas.
 ¿Puedo encontrar la información y respectiva ubicación de los puestos de control que tengo adquiridos?
Si, esta información se encuentra disponible en los usuarios con perfil de trafico o jefes de seguridad, y se deben dirigir al menú
Consulta Online – Por PC o Estadísticas – Clientes Puestos, allí encontraran la información detallada del total de Puestos
que tengan adquiridos en el momento con la dirección y respectivas indicaciones para llegar.
 ¿El sistema cuenta con la opción de extraer el consolidado de despachos finalizados que he realizado durante el
tiempo que llevo siendo cliente de Destino Seguro?
Si, el sistema permite generar la consulta y previa descarga de los despachos finalizados que ha tenido un cliente en el tiempo
que lleva con nuestra compañía, esta consulta se puede realizar a través del menú de Estadísticas – Finalizados y lo
recomendable es que se realice la consulta por meses o se solicite con antelación a Destino Seguro, ya que por el peso de la
información, podría tardar bastante tiempo descargando los despachos.
PREGUNTAS FRECUENTES
 ¿El sistema cuenta con algún modulo u opción en la cual pueda reportar información del comportamiento de los
conductores?
En cumplimiento a la LEY ESTATUTARIA 1581 DEL 17 DE OCTUBRE 2012 (Habeas Data), Destino Seguro no está autorizado a
publicar ninguna novedad sobre los conductores y/o vehículos, ya que esto tendría repercusiones legales.
Sin embargo, actualmente contamos con un servicio adicional que permite a las Transportadoras consultar en la plataforma SCL
el historial que tiene un conductor o vehículo con nuestros clientes, esto permite que aquellos que cuentan con nuestro servicio
aumenten su confianza de asignación de carga a un tercero.
 ¿La plataforma SCL brinda la opción de realizar interfaz de información desde algún software de manifiestos o
empresa de seguimiento vehicular, o GPS?
Si, la plataforma SCL permite realizar interfaces con empresas que manejen un software similar, como lo son: ERP. Software de
Transporte y Plataformas GPS, (revisando la compatibilidad).
 ¿Qué procedimiento debo realizar para implementar la Interfaz con Destino Seguro?
En el momento que se toma la decisión de implementar una interfaz debe ser cliente o estar realizando el ingreso como cliente
nuevo, se debe solicitar al área comercial o SAC para confirmar los manuales de inserción de la información bien sea archivo
plano, o Web Service y de hay se realiza el proceso de implementación con las áreas de sistemas del proveedor, la
Transportadora y Destino Seguro.
PREGUNTAS FRECUENTES
 ¿Cuántos usuarios puedo registrar en la plataforma SCL?
Actualmente el sistema esta configurado para brindar al cliente gran capacidad en temas de asignación de usuarios, no se
tiene contemplado un numero limite de accesos debido a que no se genera una prestación del servicio por licencia si no por
uso de la plataforma SCL.
 ¿Cuento con la posibilidad de asignar usuarios a mis clientes (generadores de carga)?
La asignación de usuarios a los Generadores de Carga o clientes de la Transportadoras, es un valor agregado que
brindamos a nuestros clientes para que puedan asignar un ingreso a cada uno de sus clientes y estos puedan ingresar a la
plataforma SCL, y puedan ver todos los despachos en ruta y finalizados solamente de su operación, también cuentan con la
posibilidad de asignar seguimientos controladores en los despachos los cuales solamente verán la observación “Información
a cliente”, cabe aclarar que estos usuarios no cuentan con la posibilidad de adicionar ningún tipo de información y
solamente tendrán la visual de 4 opciones o menús (Su cuenta, ).
 ¿En caso de no tener claro el uso de alguna opción de la plataforma SCL, y no haber podido resolver mis dudas
en esta multimedia, cuento con algún contacto que pueda aclararme estas dudas?
Si, en caso de ser un cliente nuevo o antiguo que recibió capacitación sobre el manejo de la plataforma SCL, pero pudo
haber olvidado conceptos o procedimientos sobre el manejo de la misma, pueden comunicarse a los números de atención
al cliente: 311 561 4218 - (1) 795 3800 Ext.120 – 180 desde las 8:00 hrs hasta las 17:00 hrs , o a la central de monitoreo
quienes brindan atención para solicitudes operativas 24/7 a los siguientes números: 311 230 5200
(1) 795 3800 Ext. 181 - Avantel: 677 * 28.
GLOSARIO
A continuación encontrará el Glosario, cuyo contenido se basa en las palabras o términos que se utilizan en la
compañía y son de significado propio; o términos que se utilizan en su mayoría en compañías que tengan
cercanía a este sector.
 SCL: La sigla SCL o Sistema de Control Logistico, hace referencia al software que esta dispuesto para tener el control
de la operación de nuestros clientes, cabe aclarar que allí se integran varias unidades de negocio.
 Base de Datos: La base de datos que maneja Destino Seguro, es una global de la información que consignan nuestros
clientes, para que entre si puedan compartir información con otras empresas Transportadoras (esta opción también
individualiza alguna información por cliente, de acuerdo al grado de privacidad).
 Terceros: Se entiende por tercero a una entidad o persona que brinda su servicio o labor a una compañía, pero que la
contratación no es directa con la compañía a la cual esta prestando el servicio.
 Generador de Carga: Este termino se refiere al cliente de la Transportadora o proveedor de la carga que va a
transportar el vehículo de un origen a un destino.
 Restricción: Es un termino que se utiliza para predeterminar en el sistema el horario en el cual toda la flota de una
Transportadora no puede transitar, por el tipo de carga que lleve o manejo de pólizas que tienen con las aseguradoras.
GLOSARIO
 Conductores propios o terceros: El termino de “propios” o “terceros” se utiliza para diferenciar la contratación de
un conductor siendo propios los que están afiliados directamente con la empresa transportadora, y terceros los que
realizan viajes esporádicos con la transportadora.
 Despachos: El termino “Despacho” se refiere a la información de los viajes que hacen los vehículos y es insertada
en un formulario especifico, donde se detalla la placa, conductor y otros datos relevantes para que el vehículo
pueda reportar en los puestos de control y la información suba en linea a la plataforma SCL.
 Puesto de Control o PC: Es un punto ubicado estratégicamente a nivel nacional y definido por los principales
corredores viales, donde los conductores que transportan para nuestros clientes, deben reportarse con sus
vehículos y así dejan constancia a su transportadora, de que el esta cumpliendo con los niveles de seguridad para
evitar temas de hurtos o novedades que se pueden presentar en carretera.
 Dar Salida: El termino de “Dar Salida” se refiere a enviar al menú de Consulta Online a los despachos que el
cliente cargo o ingreso al SCL, pero no dio un indicador real de salida a ese despacho, por tanto algunos despachos
quedan alojados en otra opción especifica llamada “Pend por Salida”.
 Grabar: El termino de Grabar es utilizado para la opción de guardar algún cambio que se vaya a realizar a un
registro que ya fue creado.
GLOSARIO
 Dar Llegada: Es una herramienta que esta ubicada en el despacho y permite finalizar el mismo, cuando ya se ha reportado
en todos los Puestos de Control o haya finalizado su recorrido asignado de origen a destino, cuando el cliente finaliza un
despacho el sistema lo aloja en el menú de Estadísticas.
 Novedad: Es un hecho que ocurre en la ruta de un conductor, puede ser un reporte en un puesto de control con normalidad, o
anomalías que pueden pasar a lo largo de la trayectoria del origen al destino, ej. varadas, pernoctaciones, trasiegos o
transbordos, entre otras.
 Novedad Virtual: Es una herramienta que contiene el despacho, y sirve para agregar una novedad en el plan de ruta, es
comúnmente utilizada por el área de trafico para adicionar información de varada, pernoctación, vacío, etc.
 Seguimiento Controlador: Es una herramienta del despacho, la cual permite adicionar trazabilidad o texto en la parte baja de
un despacho, y es utilizado comúnmente para dejar consignada la información que se hablo con el conductor durante las
llamadas de trafico, o las novedades que se vayan presentando desde el origen y hasta el destino de un viaje.
 Mapa Virtual: Es una herramienta del despacho que permite visualizar la altimetría de la ruta asignada al despacho, con la
información de los puestos en los que ha reportado.
 Despacho en Azul: Es un termino propio de Destino Seguro, que se utiliza para nombrar a un despacho que es ingresado
desde nuestra central de monitoreo, porque el cliente olvido ingresarlo, y no tiene los datos completos, en si solamente cuenta
con la hora y PC en el que reporto, nombre de la transportadora e información del usuario que ingreso este despacho
“huérfano”, y la convención cambia hasta que la Transportadora ingresa el despacho con toda la información de ese viaje.
GLOSARIO
 Interfaz: es un término que procede del vocablo inglés interface. En informática, esta noción sirve para señalar a la conexión
que se da de manera física y a nivel de utilidad entre dispositivos o sistemas.
 Software: es un término informático que hace referencia a un programa o conjunto de programas de cómputo que incluye
datos, procedimientos y pautas que permiten realizar distintas tareas en un sistema informático. Comúnmente se utiliza este
término para referirse de una forma muy genérica a los programas de un dispositivo informático.
 Convenciones de Color: Es la herramienta visual que se utiliza en el consecutivo de cada Despacho, para medir el tiempo
de reporte de acuerdo a las horas que va generando el sistema de un puesto de control a otro, estas convenciones de color
se reajustan cada vez que el conductor se reporta en un Puesto o la Transportadora ingresa una Novedad Virtual en el plan
de ruta del despacho.
 Consecutivo: El consecutivo es el numero de identificación que genera el sistema a medida que cada uno de nuestros
clientes crea o carga un despacho en la plataforma SCL.
 Manifiesto: Es una orden de carga que expide el ministerio de transporte para que la transportadora y su vehículo puedan
transportar la mercancía del generador de carga.
 Plan de Ruta: Es un planeador de horarios y puestos de control, en los cuales debe reportar un vehículo y se genera en el
momento que la Transportadora crea un despacho (no aplica para los despachos en azul).