Dificultades en la Gestión del Tiempo. El dilema de Recursos

Dificultades en la Gestión del Tiempo. El dilema de Recursos

Dificultades en la Gestión
del Tiempo. El dilema de
Recursos Humanos
Introducción
En 2016 los equipos de RR.HH. se están enfrentando
a un entorno de cambio constante. Las características
específicas de una plantilla muy heterogénea que trabaja
remotamente, las normativas locales y la compleja
gestión del riesgo requieren constante atención. Al
mismo tiempo, los empleados están empezando a exigir
que su trayectoria profesional sea una experiencia fácil
y personalizada. Las nuevas exigencias complican cada
vez más la gestión del tiempo y del trabajo como parte
de la Gestión del Capital Humano. La optimización y la
integración de los sistemas y los procesos existentes
parece imposible. La rápida transformación de los
negocios globales está generando muchos más datos
para manejar, y cada vez resulta más difícil gestionar
estratégicamente los horarios y la presencia de los
empleados, algunos de los cuales nunca van a la oficina.
Subtítulo
Según datos de la Federación de Empresarios
Internacionales1, el 18% de la población activa de la
UE trabaja media jornada y el 14,8% tiene contratos
temporales. Según Deloitte, la necesidad de disponer
de empleados bajo demanda va a seguir creciendo
en los próximos tres a cinco años: "El departamento
de Recursos Humanos fue diseñado en su momento
principalmente como una herramienta para el
cumplimiento legal. Hoy en día debe ser ágil, estar
Las características específicas de
una plantilla muy heterogénea que
trabaja remotamente, las normativas
locales y la compleja gestión del
riesgo Requieren mucha atención.
La mayoría de
organizaciones se
ven desbordadas por
sistemas anticuados y
obsoletos que limitan el
rendimiento.
La Federación de
Empresarios
Internacionales
Trabajadores de la UE con contratos a
tiempo parcial1
18%
Todos los
empleados
Empleados con contratos temporales1
14,8%
Empleados
integrado en el negocio, gestionar bien los datos y tener
la capacidad de atraer, retener y desarrollar el talento...
RR.HH. necesita una transformación profunda basada en
la necesidad de tener un mayor impacto en la empresa
y de impulsar la innovación en RR.HH. y en la empresa
en general."2
En Europa se observan tendencias similares. Un equipo
de trabajo bajo demanda ofrece a las compañías la
posibilidad de acceder a amplias redes de profesionales
técnicos. Pero sólo las empresas con los procesos y
la tecnología adecuados pueden disfrutar de esta
agilidad. En realidad, la mayoría de organizaciones se
ven desbordadas por sistemas anticuados y obsoletos
que limitan el rendimiento.
1. European Human Resource Trends, FedEE Global
2. Deloitte (2015), HCM Trends Study
3
El dilema de Recursos Humanos
El ahorro de tiempo es
vital para la supervivencia
del negocio
Las organizaciones están perdiendo mucho dinero
a causa de sistemas ERP y de Gestión del Tiempo y
Ausencias imprecisos y obsoletos. El Human Capital
Management Institute calculó que la suma total de los
salarios de los empleados, los honorarios por horas,
las horas extra y la remuneración indirecta constituía el
70% de los costes de explotación de una organización;
una cifra que ha ido aumentando cada año desde
2005.3 Asimismo, IMS Research y Gartner estiman
que entre el 1,5% y el 3% del gasto en soluciones de
software empresarial se dedica a la Gestión de Recursos Humanos. Según HR Magazine: "la mayoría de
organizaciones todavía no ha explorado el potencial
que representa una gestión integral de un equipo de
trabajo. Puesto que las empresas están pensando en
invertir en IT en los próximos años, la Gestión de Recursos Humanos debería ser una de sus prioridades."4
Esto es especialmente cierto en el caso de las grandes
organizaciones multinacionales. Uno de los objetivos
de un gran porcentaje de las empresas es reducir el
absentismo. Sin embargo, sólo una cuarta parte de ellas
(25%), independientemente del sector, logró el nivel
de absentismo que se había fijado como objetivo el
año anterior, y cuanto más grande es la empresa, más
probabilidades tiene de no lograrlo.5
70%
El 70% de los costes
de explotación de una
empresa provienen
de los salarios de los
empleados, los honorarios
pagados por horas,
las horas extras y la
remuneración indirecta.3
Josh Bond, Senior Editor de Modern Materials
Handling, opina: "A veces las malas costumbres
están tan arraigadas, que incluso los sistemas que
han demostrado mejorar drásticamente la eficiencia
laboral parecen incompatibles con la cultura operativa
actual... Una planificación y previsión efectiva se está
convirtiendo en una de las principales áreas donde
debemos focalizar nuestra atención.”6 Si bien esto se
refiere a la fabricación, donde el tiempo es un elemento
esencial de la productividad, esta afirmación podría
aplicarse también a la venta al por menor, la distribución,
los servicios financieros, jurídicos y de IT o a cualquier
sector con empleados que cobren por horas o con
programación de horas extra.
3. HR Magazine (2014) "The advantages of workforce management"
4. Sambartolo, M. (2014) "The advantages of workforce management", HR Magazine
5- CIPD, Absence Management Annual survey report 2015
6. Bond, J. "Labor management systems: The (very near) future of LMS", Modern Materials Management, 01 Dec 2012
4
5
El dilema de Recursos Humanos
Ciertos incumplimientos
pueden conducir a
errores muy costosos,
multas, reclamaciones, y
demandas que pueden
dañar la reputación y los
resultados finales de
la empresa.
El dilema de Recursos Humanos
Cumplimiento legal:
perder el rastro de los
empleados puede
arruinar el negocio
Dado el incremento de la popularidad del trabajo en casa
y del trabajo en remoto, la optimización de la plantilla se
ha convertido en una tarea cada vez más especializada.
Un proyecto de investigación del gobierno del Reino
Unido llevado a cabo en 2014 para comprender la
naturaleza cambiante de los empleados, descubrió
que de los 30,2 millones de personas contratadas entre
enero y marzo de 2014 en el Reino Unido, 4,2 millones
trabajaban desde casa, lo que lleva al 13,9% el porcentaje
de la población activa que trabaja a domicilio, el mayor
porcentaje desde que se llevan registros comparables.7
Según la experta en derecho laboral Katie Williams, de
Withers LLP, el trabajo a domicilio comporta "una serie de
inconvenientes que tanto la empresa como el empleado
deben superar para que la relación laboral se desarrolle
satisfactoriamente. Estos son algunos de los retos: la
sensación del empresario de que pierde el control de
sus empleados; el daño potencial a la cultura de oficina
y al espíritu de equipo; las dificultades para apoyar a
los empleados que trabajan desde casa al mismo nivel
que a los empleados de oficina; la superación de la
desconfianza; y el miedo de que alguien que trabaja en
casa no vaya a esforzarse tanto.”8
Obstáculos que hay que superar:
Pérdida de control
sobre los empleados
Superar la desconfianza
Daño potencial a la
cultura de oficina y al
espíritu de equipo
Dificultades para apoyar a
los empleados que trabajan
desde casa al mismo nivel
que a los empleados
de oficina
6
Temor de que alguien que
trabaja desde casa no vaya a
esforzarse tanto
7. UK Office for National Statistics, Characteristics of Home Workers, 2014
8. Williams, K. (2015) Home truths: homeworkers and the law, Personnel Today
Menor coste de gestión
de nóminas y horarios
Las multinacionales se enfrentan a una serie de graves
problemas de Gestión del Capital Humano. Según
un estudio de 2015 del ADP Research Institute, una
compañía multinacional tiene que gestionar más de 30
sistemas de RR.HH. y de gestión de nóminas. Y estas
cifras ni siquiera tienen en cuenta el número de sistemas
de gestión del talento implicados.9
Un enfoque estandarizado de la gestión y planificación
de Recursos Humanos mejora la visibilidad y el control de
la organización. Sin embargo, según el CIPD (Chartered
Institute of Personnel and Development), menos de dos
quintas partes de las organizaciones controlan el coste
de las ausencias de los empleados, a pesar de que el
coste medio general del absentismo por empleado es
de 700€. Según el último estudio del Impacto Financiero
Total del Absentismo de los Empleados en Europa, el
67% de los encuestados considera que las ausencias de
los empleados tienen un impacto entre "moderado" y
"grande" sobre la productividad y los ingresos.10
En términos de bajas por enfermedad, las cifras en el
Reino Unido indican que las enfermedades leves (como
resfriados, gripe, dolor de estómago, dolor de cabeza
y migraña) son la causa más común del absentismo de
corta duración entre todos los empleados. Las lesiones
osteomusculares, el dolor de espalda y el estrés
también se encontraban entre las causas más comunes.
Sin embargo, el 30% de las organizaciones sigue
señalando que las ausencias no justificadas son una de
las principales causas de absentismo de corta duración,
lo cual lleva al CIPD a sugerir que "llegar a acuerdos
laborales flexibles puede ayudar a reducir las ausencias
no justificadas."11
El 67% de los
encuestados consideran
que las ausencias de
los empleados tienen
un impacto entre
“moderado” y “grande”
sobre la productividad y
los ingresos.10
9. Harnessing Big Data: The Human Capital Management Journey to Achieving Business Growth
10. The Total Financial Impact of Employee Absences in Europe, 2014
11. CIPD, Absence Management Annual survey report 2015
7
El dilema de Recursos Humanos
Aumentar la
productividad para crecer
y prosperar
El CIPD también señala que el número de
organizaciones que declaran un aumento del absentismo
relacionado con el estrés y con trastornos de salud
mental va en aumento. Recursos Humanos no puede
perder de vista la necesidad de dar un enfoque más
"humano" a la gestión de personal. No sorprende que
las organizaciones que tienen como objetivo reducir
el absentismo, o que tienen los niveles de absentismo
como un indicador clave de rendimiento, utilicen unos
métodos mucho más proactivos.12
95%
El 95% de los
encuestados cree que
podrá trabajar desde
cualquier lugar del
mundo.12
Los departamentos de Recursos Humanos tienen
que trabajar para mejorar la conectividad global. Con
el aumento del trabajo remoto, los profesionales de
RR.HH. tendrán que esforzarse más para asegurarse
de que sus equipos están bien conectados. Según el
informe The Evolution of Work, de ADP, el 95% de las
personas encuestadas cree que podrá trabajar desde
cualquier lugar del mundo.
“Los cambios tecnológicos y
culturales siempre han impulsado los
avances y la innovación en el mundo
laboral, pero hoy en día asistimos a una
transformación global aún más rápida, y
las empresas deben tenerla en cuenta.”
Manuela Montagnana, VP Human Resources EMEA, ADP
8
"Los cambios tecnológicos y culturales siempre han
impulsado los avances y la innovación en el mundo
laboral, pero hoy en día asistimos a una transformación
global aún más rápida, y las empresas deben tenerla
en cuenta", afirma Manuela Montagnana, VP Human
Resources EMEA en ADP. “Para lograr los objetivos de
la empresa - y seguir siendo competitivos - las empresas
tienen que permitir una mayor flexibilidad, y apoyarla
con tecnología que facilite el desarrollo profesional y
proporcione formas de cultivar los intereses personales
sin dejar de impulsar la misión de la compañía.”
Según un influyente artículo de HR Magazine,13 "Un
enfoque automatizado de la gestión de los Recursos
Humanos pone a disposición de los responsables datos
tangibles, permitiéndoles tomar mejores decisiones.
Ser capaz de asignar a las personas adecuadas, con los
conocimientos requeridos, en el momento justo y al
coste apropiado apoya directamente la capacidad de
una organización de responder a los objetivos fluctuantes
de producción sin poner en peligro la calidad. Según
el Grupo Aberdeen, las organizaciones que utilizan
soluciones automatizadas para la planificación de tareas
tienen una utilización de la plantilla superior en un 4%
a la media, y consiguen considerables mejoras de
productividad. La gestión automatizada de los Recursos
Humanos mejora la implicación y refuerza la confianza
de los empleados porque aumenta la transparencia y
mejora la comunicación entre managers y empleados."
Según el mismo informe del Grupo Aberdeen, las
organizaciones que consiguen mejores resultados en
la optimización de su plantilla ven cómo la satisfacción
de sus empleados mejora anualmente en un 11%, en
comparación con sólo el 2% en los demás casos; el uso
de soluciones automatizadas para el control de horarios,
ausencias y turnos resulta en una reducción de los costes
de sustitución de entre el 8% y el 20% (como porcentaje
del salario anual) en los empleados por horas, lo que se
puede atribuir al menor coste administrativo necesario
para gestionar dichas funciones manualmente, mientras
que los ingresos medios por empleado a tiempo
completo se multiplicaron por cuatro en organizaciones
con una tecnología automatizada de la Gestión de
Tiempo y Ausencias.14
12. ADP Research Institute (2016), Evolution of Work
13. Sambartolo, M. (2014) ‘The advantages of workforce management’, HR Magazine
14. Aberdeen Group (2013), Total Workforce Management 2013: Absence Management
9
El dilema de Recursos Humanos
Datos exactos: la esencia de la
empresa moderna
Las decisiones empresariales se basan cada vez más
en la comprensión y en la interpretación de datos.
Según un estudio realizado en 2015 entre directivos,
el 72% estaba de acuerdo con la siguiente declaración
"Nuestra estrategia de RR.HH. está muy influenciada
por el análisis de los datos del negocio y de las
personas a través de todas nuestras operaciones", y
el 70% espera empezar a usar o incrementar el uso de
Big Data y de analítica avanzada en los próximos tres
años para informar a RR.HH. y ayudarles en la toma de
decisiones. Sin embargo, sólo el 67% estaba de acuerdo
con que sus responsables de RR.HH. son capaces de
demostrar claramente las correlaciones tangibles entre
las iniciativas de Gestión de Recursos Humanos y los
resultados de la empresa.15
Para que la programación, la asignación de personal, la
carga y las horas de trabajo y otros aspectos no se basen
en meras suposiciones, es necesario que los empleados
introduzcan los datos a través de sus dispositivos
móviles mientras están fuera de la oficina. El software de
Gestión de Tiempo y Ausencias debe ser muy fácil de
usar, permitiendo actualizar los datos de forma ágil y con
regularidad. Se han acabado los días de las evaluaciones
tradicionales; hoy en día la evaluación del desempeño es
una herramienta clave para lograr un mayor compromiso
por parte de los empleados. Según el último estudio
global de ADP, en el que se ha entrevistado a miles de
empleados en Norteamérica, Europa, América Latina y
Asia-Pacífico, el 91% de los encuestados cree que los
empleados confían principalmente en sí mismos para
resolver los problemas y desarrollar sus tareas hoy o en
el futuro.16 Asimismo, el 95% piensa que "la tecnología
permitirá a las organizaciones ajustar proactivamente
el rendimiento individual/de los equipos, mientras que
el 82% está convencido de que pronto los empleados
"definirán su propio horario de trabajo". Lejos de
temerlos, la mayoría de los encuestados consideran
dichos cambios positivos.
70%
El 70%
espera
utilizar o incrementar
su uso de Big Data y
herramientas de análisis
avanzadas.15
KPMG defiende que "muchas grandes compañías ya
tienen una buena base de datos bien organizados".
Pequeños equipos de analistas muy comprometidos
con la estrategia de RR.HH., están ayudando a sus
compañeros a ver los beneficios de basar la gestión de
RR.HH. en datos tangibles y a gestionarlo de la manera
más efectiva. Los éxitos medibles del uso de los datos,
algunos de los cuales son especialmente atractivos,
contribuirán a incrementar el tan necesario entusiasmo
de los altos directivos y a impulsar la inversión en el
desarrollo y la contratación de conocimientos que
consolidarán el progreso... Los días en los que las
decisiones se tomaban basándose en caprichos o en
motivos personales de la persona al mando están viendo
su fin. Las organizaciones que reconocen esa certeza ya
han dado un gran paso."
15. KMPG (2015), Evidence Based HR: The bridge between your people and delivering business strategy
16. ADP Research Institute (2016), Evolution of Work
10
11
Mejorar la precisión
de los informes
Conclusión
El Grupo Pulte, sociedad constructora con 5.000
empleados, necesitaba una solución que pudiera
integrarse sin problemas con su sistema de
Gestión de RR.HH. para mejorar la visibilidad de
las horas que trabajan los empleados, ya que la
mayoría no van cada día a la oficina. La solución
de Gestión de Tiempo que implantaron les ayudó
a mejorar la gestión de las hojas de asistencia por
parte de los managers y a mejorar también la
precisión de dicha información. La preocupación
que los trabajadores de campo tenían por no
estar en la oficina y no poder demostrar el tiempo
trabajado dejó de ser un obstáculo, ya que el
nuevo sistema ayudaba a reforzar la confianza y
la moral de los empleados, a la vez que mejoraba
la precisión de la información. ADP le ofrece
métodos para maximizar la productividad de sus
empleados y de su negocio, manteniendo su
satisfacción y su compromiso.
Ha llegado el momento
de pasar a la acción
Los directores de Recursos Humanos necesitan liberar
a sus organizaciones de la compleja red de sistemas
internos que intentan controlar los horarios y la presencia
de los empleados. El panorama es demasiado complejo.
Los sistemas de control de horarios y presencia poco
precisos y obsoletos están lastrando a las empresas,
con consecuencias potencialmente fatales para el
mercado global. El estrés y los trastornos de salud
mental están provocando absentismo, aunque uno de
los principales problemas siguen siendo las "ausencias
injustificadas" que representan una tercera parte del
total de ausencias. Es necesario disponer de un sistema
IT unificado capaz de integrar el mundo laboral actual,
que tenga en cuenta las peculiaridades del trabajo en
casa y de los empleados remotos; una solución única
de gestión de personal que permita reducir los costes
laborales, mejorar el cumplimiento legal y aumentar el
compromiso de los empleados.
Una solución de Gestión
de los Recursos Humanos
integrada ayuda a las
organizaciones a reducir
los costes laborales, a
mejorar el cumplimiento
legal y a aumentar el
compromiso de los
empleados para tomar las
decisiones adecuadas en
los momentos oportunos y
apoyar los objetivos de la
empresa.
Los departamentos de Recursos Humanos tienen que
adoptar un enfoque más "humano" de la gestión de
personal, ayudando por igual a los empleados y a los
directivos. Con el aumento del número de empleados
que trabajan remotamente, los profesionales de RR.HH.
tendrán que esforzarse al máximo para conseguir que
sus equipos estén bien conectados.
Dada la gran complejidad de la legislación laboral, tanto
local como global, es necesario contar con sistemas de
software integrados gestionados por partners expertos.
Las soluciones de outsourcing se están convirtiendo
en la opción preferida de las grandes compañías, que
desean ofrecer a sus empleados soluciones completas
de software en entornos móviles, gestionadas por un
proveedor con experiencia global.
La tecnología de Gestión del Tiempo y Ausencias puede
introducir una nueva flexibilidad tanto para las empresas
como para los empleados. Esto permite proporcionar
a los empleados una mayor sensación de libertad, y
a las empresas un mayor nivel de eficiencia, con más
conectividad para ambos, en todos los sectores, sin
las tradicionales limitaciones de tiempo y ubicación.
Actualmente, gracias a los dispositivos móviles, muchos
empleados tienen más autonomía y ejercen un mayor
control de las condiciones de su puesto de trabajo.
Tienen mayor libertad para decidir cómo, cuándo y
dónde trabajar. Hoy en día los empleados se guían
más por la búsqueda de significado y de flexibilidad.
Las organizaciones buscan soluciones de gestión más
Los departamentos
de RR.HH. deben
mantenerse al día
de las novedades en
programas y servicios
para asegurarse de que
los equipos están siempre
bien conectados.
eficientes y precisas, al mismo tiempo que ofrecen
más flexibilidad a sus empleados y a los consultores
externos que trabajan desde casa o desde otras
ubicaciones remotas, por lo que los departamentos
de RR.HH. deben mantenerse al día de las novedades
en programas y servicios para asegurarse de que los
equipos están siempre bien conectados.
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