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EJEMPLOS REALES
Cuerpo de Bomberos del
Ayuntamiento de Madrid
El servicio de emergencias agiliza la tramitación de
partes con Adobe LiveCycle Forms y Reader Extensions
CUERPO DE BOMBEROS DEL
AYUNTAMIENTO DE MADRID
http://www.munimadrid.es
Sus antecedentes en la ciudad se remontan a 1577. En la actualidad cubre las
incidencias de Madrid con aproximadamente
1.500 trabajadores repartidos en 12 Parques,
un Taller-Almacén, una Escuela de Bomberos
y la Subdirección General de Bomberos.
SECTOR
• Administración pública
RETOS
• Integrar en una solución web las cuatro
aplicaciones que se tenía para agilizar el
tratamiento de partes de intervenciones.
• Utilizar herramientas PDF para controlar los
derechos del documento (editar, imprimir, guardar,
visualizar) y obtener una visualización facsímil.
• Que el parte fuera el contenedor de toda la
información asociada con el siniestro y poder
tener un repositorio documental actualizado.
SOLUCIÓN
• SIPAUM, solución a medida que combina
la tecnología de Adobe LiveCycle Forms
y Adobe LiveCycle Reader Extensions para
gestionar la creación, el control de calidad
y la generación de consultas e informes.
RESULTADOS
• Solución intuitiva con formularios dinámicos
y autocontenido que capacita a todo
el personal del Cuerpo de Bomberos
a ser usuarios potenciales de ella.
• Visualización facsímil de los archivos PDF
junto con otras ventajas como la corrección
ortográfica automática, el zoom o las búsquedas
avanzadas facilitan el tratamiento de los partes.
• Recuperación vía webservice de información
de las bases de datos de recursos humanos.
EN COLABORACIÓN CON
• Seidor
www.seidor.es
• Getronics España Solutions S.L
(como Prime Contractor)
www.getronics.com
En busca de la máxima rapidez
Situaciones impactantes como el -M, el incendio del edificio Windsor o el atentado en la Terminal 4 del Aeropuerto de Barajas han mostrado la profesionalidad
del Cuerpo de Bomberos del Ayuntamiento de Madrid. Sus aproximadamente .500
trabajadores se enfrentan diariamente a todo tipo de incidentes (fuego, lluvias,
salvamento de bienes y personas, prevención de daños estructurales o arquitectónicos, etc.). En todas ellas rapidez es la palabra clave. Por eso cuando su equipo
de informática se planteó la renovación de su sistema de generación de partes de
intervenciones sabían que era vital encontrar una solución que agilizara esta tarea.
“La actuación de los bomberos implica la máxima rapidez en los siniestros, por lo
que ellos demandan que las herramientas relacionadas con su trabajo sean óptimas
también”, comenta Amelia Cobos, Analista y Responsable de Aplicaciones para el
Colectivo de los Bomberos del Ayuntamiento de Madrid.
La dinámica existente anteriormente para procesar partes no respondía a esas
exigencias de celeridad; había que pasar por cuatro aplicaciones diferentes para
cubrir generación y revisión, control de calidad, distribución de informes y consulta. Era un desarrollo en Visual Basic contra una base de datos Oracle y plantillas
Microsoft Word, que no permitía a los usuarios tener una visión de los resultados.
“Nos planteamos aplicar a este proceso los beneficios que actualmente ofrecen las
últimas tecnologías del mercado. Queríamos evolucionar a una arquitectura web
que permitiera el acceso a la solución desde cualquier punto de la intranet, fijo o
móvil, y con herramientas PDF para controlar los derechos del documento (editar,
imprimir, guardar, visualizar, etc.) según usuario y momento del proceso” –apunta
Amelia Cobos- “Requeríamos también conseguir la versión facsímil, es decir que
el usuario rellenase el documento en el ordenador tal y como lo haría a mano. Y,
por último, poder tener un repositorio documental actualizado y que el parte de
actuación sea el contenedor de toda información relacionada con el siniestro asociado, tanto documentada como multimedia. Todo ello en un entorno J2EE para no
depender de plataforma alguna”.
Así funciona el SIPAUM
El resultado de la colaboración entre el equipo de Seidor, liderado por Jordi Finestras,
y el del Ayuntamiento de Madrid fue SIPAUM (Sistema Información Parte Actuación
Unificado Multimedia), una solución a medida, web e integrada para el tratamiento del parte de intervención desde su creación, pasando por controles de calidad y
permitiendo la elaboración de informes dirigidos a tramitaciones administrativas en
otras dependencias del Ayuntamiento. Su desarrollo e implementación se llevó a cabo
en dos fases, primero creación y después gestión de partes.
Su funcionamiento es el siguiente: tras cubrir una incidencia el bombero responsable
de elaborar el parte accede a la intranet mediante cualquier navegador, vía un puesto
fijo o portátil, se valida y ve una relación de las intervenciones de su parque. Las incidencias vienen predeterminadas por el SITREM (Sistema de Tratamiento de Emergencias), que es el sistema central que al producirse un incidente activa las alarmas y
recursos. Éste se encuentra con un documento que tiene dos partes; la primera hoja
es un formulario con campos y desplegables con opciones a elegir para rellenarlos,
relativos a dirección del siniestro, víctimas, lesionados, rescatados, muertos, distancia
recorrida, material empleado, etc.; y la segunda es más dinámica, cuenta con una
parte de formulario (para insertar cuestiones sobre personal y vehículos utilizados,
etc.) y con dos apartados (“Método de actuación” y “Observaciones”), en los que el
bombero redacta directamente la metodología seguida y otros temas que considere
interesantes. El parte acaba con las firmas de los responsables. Su extensión mínima
es de dos páginas de una cara; la primera hoja es fija, pero la segunda puede crecer
de forma dinámica, según la cantidad de datos a incluir dada la envergadura de cada
caso.
Amelia Cobos en la Sala de Control del
CISEM (Centro Integrado de Seguridad y
Emergencias de Madrid).
Jordi Finestras lideró el equipo de Seidor
que participó en el desarrollo e implementación de SIPAUM.
Detalle de la segunda hoja de los partes
generados con las soluciones de Adobe.
“La actuación de los bomberos
implica la máxima rapidez en
los siniestros, por lo que ellos
demandan que las herramientas
relacionadas con su trabajo sean
óptimas también (…) El sistema
ofrece mayor comodidad al usuario y un proceso del tratamiento
del parte más ágil. Es un paso
más hacia la Administración sin
Papeles”
– Amelia Cobos, Responsable de Aplicaciones para
los Bomberos del Ayto. de Madrid
Además de crear partes, SIPAUM permite su gestión aplicando controles de calidad y
generando informes y consultas para otros departamentos del Ayuntamiento o agentes externos interesados en conocer datos puntuales de los partes, como, por ejemplo,
“un concejal que quiere saber a cuántas personas mayores han auxiliado los bomberos, o el envío de partes solicitados por aseguradoras”, apostilla Amelia Cobos.
Tecnológicamente, la solución utiliza el servidor Adobe LiveCycle Forms y Adobe
LiveCycle Reader Extensions. El primero es un producto que permite generar
formularios PDF o HTML e integrar información para agilizar procesos basados
en formularios y datos en formato XML y presentarlo en cualquier plataforma o
dispositivo (desde equipos PC hasta portátiles) sin necesidad de nuevos plug-ins ni
software. Por su parte, Adobe LiveCycle Reader Extensions es una herramienta que
permite a los usuarios interactuar sobre los documentos PDF, adjuntando archivos
en ellos, firmando digitalmente o agregando comentarios, con el único requisito de
disponer de un Acrobat Reader (gratuito). A nivel cliente, cada ordenador cuenta con
la herramienta de visualización gratuita Adobe Reader y un navegador web.
Récord de partes en su segundo día en producción
A la hora de agilizar los procesos parejos a la realización de los partes, ha sido básico
ofrecer una solución muy intuitiva, fácil de usar, que responda a la idiosincrasia de
este servicio en el que sus constantes relevos hacen que cualquier trabajador pueda
ser el encargado de acceder a ella. Tal es así que los .500 trabajadores del Cuerpo son
potenciales usuarios de SIPAUM, no sólo en los parques sino en las demás dependencias con las que cuentan (administración, talleres…). Para ellos el personal informático de Bomberos realizó tutoriales en papel, vídeo y archivo electrónico, incluidos en
una aplicación específica de formación.
Gran parte de su buena aceptación entre los usuarios se basa en la versatilidad de los
productos Adobe y sus archivos de formato universal PDF. Amelia Cobos destaca
algunas ventajas: “Tener un repositorio de documentos en formato PDF te permite
hacer las búsquedas avanzadas de Acrobat Reader que son muy útiles; considerando
el amplio rango de personal por edad y preparación que tenemos en el cuerpo, poder
realizar comprobaciones ortográficas y ampliaciones con el zoom es fundamental,
sobre todo para la gente de mayor edad o con problemas de visión; igual que su
edición facsímil, que permite ver en todo momento cómo quedará el documento
mientras se rellena los formularios dinámicos; también, su capacidad de interacción
online con webservices nos permite recuperar información del personal, de turnos y
parques de las bases de datos de recursos humanos; sobre todo, destacaría el potencial
de Adobe para la gestión de documentos”.
La puesta en marcha de SIPAUM coincidió con una semana de lluvias torrenciales
en Madrid que ocasionaron numerosas intervenciones. “Fue su prueba de fuego y
respondió totalmente a nuestras expectativas; tanto es así que se produjo un récord en
generación de partes en lo que va de año, alcanzando aproximadamente 300 durante
su segundo día en producción. Hemos constatado que la integración en un único
sistema ofrece mayor comodidad al usuario y un proceso general del tratamiento del
parte más ágil. Esta solución es un paso más hacia la Administración sin Papeles”,
comenta Amelia Cobos.
Adobe Systems Ibérica
Torre Mapfre - Villa Olímpica Marina, 16-18 Planta 20
08005 Barcelona - España.
www.adobe.com/es
Adobe, el logotipo de Adobe, Acrobat, Clearly Adobe
Imaging, el logotipo Clearly Adobe Imaging, Illustrator,
ImageReady, Photoshop y PostScript, son marcas registradas
de Adobe Systems Incorporated en los Estados Unidos de
América y/o en otros países. Todas las demás marcas son
propiedad de sus respectivos propietarios.
© 2004 Adobe Systems Incorporated. Todos los derechos
reservados.
Satisfechos por los resultados obtenidos, los responsables informáticos del Cuerpo
de Bomberos del Ayuntamiento de Madrid van a incorporar nuevos beneficios que
ofrece Adobe y que todavía no han incluido en su solución, como es generar firmas
digitales en PDFs sobre el documento y sus contenidos multimedia. Y en un futuro
pretenden abordar nuevas vertientes en la producción de partes posibilitando su
elaboración off-line para que posibles caídas de sistemas no paralicen este proceso tan
crucial.