Estableciendo Objetivos

Estableciendo Objetivos
Por Juan Ruiz Díaz de Vivar
“No hay viento favorable para el que no sabe dónde va.”
Lucio Anneo Séneca
Es muy importante reconocer al proceso de fijación de objetivos como una parte sustancial
del desarrollo de cualquier estrategia. ¿Y porqué es tan relevante?. Porque el objetivo es la
traducción de la finalidad. Es el puntapié inicial para luego pensar en las acciones.
Acciones que cada uno de nosotros intentará producir con la máxima coherencia y
consistencia de acuerdo a los objetivos propuestos.
El objetivo es la base de un contrato que fija el ser humano consigo mismo y los demás. En
este sentido es fundamental para el trabajo en equipo, pues establece un punto en común,
cosa que termina diferenciando al equipo del grupo de personas. Para verlo más claro
ilustremos lo anteriormente expresado con un ejemplo. Supongamos que nos paramos en
medio de la calle y seleccionamos al azar diez personas que pasan por allí. Lo que hemos
conseguido es un grupo de personas de diferente edad, sexo, ocupación, y posiblemente
raza o religión. Son definitivamente un grupo. Ahora bien, ¿cuándo un grupo se transforma
en equipo?. Cuando existe un objetivo compartido. Es decir un objetivo en común.
Obviamente esta condición no es suficiente para llamarse equipo, pero es una característica
destacable.
Vemos entonces que el objetivo no sólo es importantísimo a nivel personal, sino que es
relevante a la hora de definir un equipo de trabajo. Nos permite la auto superación, la auto
movilización, y la superación de la oposición. Sin objetivos claros y el desafío que esto
significa, sería imposible conocer y medir los propios límites. Y es que el objetivo está
firmemente ligado a la eficiencia del desempeño. Es así que la mayoría de los campos son
aptos para mejorar. Por ejemplo, si tenemos una responsabilidad de conducción deberemos
fijarle objetivos a las personas que trabajan con nosotros. Y aquí tanto la fijación como la
comunicación clara y precisa, se convierten en factores críticos de éxito. Un curso de
capacitación deberá cumplir con los objetivos propuestos. Una reunión de trabajo tendrá un
objetivo al iniciarse. Una entrevista de venta también tendrá un objetivo, que muchas veces
va más allá de la venta misma. En síntesis, encontraremos objetivos en un sinnúmero de
actividades que llevamos a cabo diariamente.
Características de los objetivos.
Un objetivo debe tener determinadas características al ser propuesto o fijado. Este conjunto
de cualidades hacen al sentido del objetivo:
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El objetivo debe ser útil. Esto quiere decir que debe permitir una mejora, o acceder a una
situación superadora de la actual. El objetivo deberá surgir de un diagnóstico de situación
real, lo que implica acometer un análisis profundo de lo que está ocurriendo en una
situación dada.
El objetivo debe ser preciso. La precisión es una característica propia de los buenos
objetivos. Un objetivo no debe ser confuso ni difuso. Esto ayudará al entendimiento de las
metas propuestas. Una buena recomendación en este sentido es atar el objetivo a tiempos, a
cantidades, o a saltos cualitativos que se quieran conseguir.
El objetivo debe ser factible. Hay que proponer o proponerse objetivos realizables, porque
sino tanto la persona como el objetivo se desacreditan. Si un objetivo está mal fijado y es
imposible de alcanzar, termina desmotivando a la persona involucrada.
El objetivo debe ser motivador. Debe tener el suficiente atractivo para movilizar a las
personas. Debe significar un desafío de superación. La experiencia demuestra que si el
objetivo no implica un esfuerzo, no termina motivando lo suficiente.
El objetivo debe ser controlable. Conjuntamente con la fijación del objetivo, uno debe
pensar en qué forma controlará el grado de cumplimiento o acercamiento al mismo. Se
deben establecer procedimientos de revisión que nos ayuden a reconocer en qué instancia
del camino hacia la meta nos encontramos.
Si nos abocamos a la tarea de respetar estos principios que hemos señalado, habremos
generado objetivos válidos como primera etapa de un diseño estratégico.
Pasos para fijar los objetivos.
Existe un proceso a la hora de establecer objetivos. El mismo nos va llevando por sucesivos
pasos que nos permitirán no sólo la fijación, sino la elección correcta de la prioridad. Son
cinco fases a considerar:
1. Determinación de la posición inicial: En primera instancia se debe realizar un
diagnóstico y responder algunas preguntas. ¿Dónde estamos parados? ¿En qué debemos
tener mayor eficacia? ¿En qué debemos innovar? ¿Cuáles son nuestras fortalezas y
cuáles nuestras debilidades? ¿En qué debemos mejorar?. El reflexionar sobre estas
cuestiones nos abrirá un panorama muy amplio para fijar objetivos.
2. Definición de los objetivos posibles: Una vez concluida la etapa de diagnóstico se
deberá elaborar una lista con todos los objetivos que se nos ocurran. Una vez que
tengamos la lista de los objetivos, deberemos concentrarnos en establecer una prioridad.
Para ello pasaremos cada objetivo por lo que llamo la Rejilla de Criterios.
La Rejilla de Criterios trabaja sobre las siguientes dimensiones:
•
Los objetivos pueden ser Urgentes o a Plazo.
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•
•
Los objetivos pueden ser Importantes o Secundarios.
Los objetivos pueden ser Difíciles o Fáciles de conseguir.
Una vez catalogados ya podemos pensar en priorizar. Comenzaremos entonces por aquellos
objetivos que sean URGENTES – IMPORTANTES – FÁCILES. Seguiremos con los
objetivos URGENTES – IMPORTANTES – DIFÍCILES.
Lo URGENTE – SECUNDARIO – FÁCIL también podríamos incluirlo en este primer
grupo de Objetivos de Alta Prioridad.
Como vemos en estos primeros casos, la temporalidad (urgencia) nos está marcando la
prioridad. Sin embargo esto no es todo. Existen Objetivos de Prioridad Media como son, lo
URGENTE - SECUNDARIO – DIFÍCIL, lo LARGO PLAZO – IMPORTANTE – FÁCIL,
y lo LARGO PLAZO – IMPORTANTE – DIFÍCIL. Aquí el grado de importancia es la
guía para la decisión respecto sobre qué objetivos concentrarnos.
Por último están los Objetivos de Baja Prioridad, los cuales quedarán relegados en nuestra
lista de objetivos.
La mayoría de las veces ocurre que un objetivo está relacionado con otros. Por lo tanto la
consecución de estos últimos depende de la obtención de los primeros. Alcanzar un
objetivo de LARGO PLAZO puede depender de conseguir un objetivo URGENTE. Para
verlo más claramente analicemos un ejemplo. Supongamos que un visitador médico de un
laboratorio sabe que su finalidad DE LARGO PLAZO es conseguir el convencimiento del
profesional al prescribir. Convencimiento que hace el compartir una filosofía empresaria,
una visión sobre el valor del medicamento, y una buena relación con el agente de
propaganda científica. Es por ello que quizás un objetivo URGENTE sea el lograr una
mejor llegada con el profesional. Mejorando la comunicación de la misión empresarial
quizás estemos dando un primer paso en ese encadenamiento de objetivos.
En conclusión, el proceso de dar prioridad a los objetivos es fundamental para lograr una
concentración máxima de los esfuerzos. El hacer foco en unos pocos objetivos ayudará a
que podamos lograrlos y así poder avanzar con paso seguro.
3. Análisis de la validez de los objetivos: Es muy importante realizar un análisis de los
recursos personales, organizacionales, y materiales; es decir de todos los medios
disponibles para alcanzar los objetivos. Saber con qué se cuenta y con qué no se cuenta
forma parte de esta reflexión.
4. Focalización de los objetivos: ¿Qué significa focalizar un objetivo?. Significa pulirlo y
precisarlo. En la medida que lo precisemos más, su utilidad será mayor. Existen tres
recomendaciones a este efecto:
•
•
•
Definir fechas de inicio de acciones, y el tiempo límite para conseguir el
objetivo.
Debemos escribir los objetivos en un papel.
Comprometerse con el objetivo compartiéndolo con otras personas.
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5. Hacer un seguimiento de los objetivos: Supongamos que nuestro objetivo es llegar a
Mar del Plata. El seguimiento de este objetivo implicará hacer algunos deberes durante
y después del viaje. Por ejemplo fijarse en los carteles de la ruta cuántos kilómetros nos
falta, o controlar el velocímetro para ver a qué velocidad vamos, cuánto tiempo de viaje
nos queda, o si es necesario cargar combustible. En realidad, al realizar cada una de
estas cosas estamos haciendo un seguimiento y control del grado de avance hacia el
objetivo.
Una vez alcanzado el objetivo es importante reflexionar sobre qué se consiguió y qué
dio resultado para haber cumplido la meta de esa forma. También puede pasar que el
objetivo no lo alcancemos o sólo lo hagamos parcialmente. En este caso uno deberá
cuestionarse: ¿Tenía las capacidades? ¿El objetivo era demasiado ambicioso? ¿Tenía un
plan inadecuado? ¿Poseía los medios suficientes? ¿Estaba motivado?. Todas estas son
preguntas que nos ayudarán en el proceso de reflexión posterior.
Existe una planilla de tiempos y objetivos que nos puede ayudar en este proceso de
revisión y seguimiento. Podemos observarla en la siguiente ilustración:
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Mes 1
Mes 2
Mes 3
En la zona de color gris, volcaremos mes a mes el grado de avance hacia los distintos
objetivos. También podemos precisar los problemas encontrados, deberes a realizar,
ideas que se nos ocurran, y temas pendientes relacionados a la consecución de las
diferentes metas.
Conclusiones.
Poseer objetivos claros es la primera cosa que debe tener en mente un buen estratega. No
existe estrategia sin objetivos. En la mayoría de los trabajos y actividades humanas siempre
deberíamos tener un fin o propósito que nos impulse hacia delante.
Entender la relevancia de administrarse por objetivos es indispensable; pues resulta más
que evidente que en el mundo complejo que nos toca vivir no todos los caminos conducen
a Roma.
© Juan Ruiz Díaz de Vivar - 2006
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