MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍAS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍAS ACEDÉMICAS
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍAS ACADÉMICAS
OBJETIVO DEL MANUAL
Definir los procedimientos que realiza las secretarías académicas para dar cumplimiento de sus funciones.
ALCANCE DEL MANUAL:
Aplica para las secretarias académicas de las facultades de pregrado de la Universidad La Gran Colombia, sede
Bogotá D.C.
PROCEDIMIENTOS DE SECRETARIA ACADEMICA
ESTUDIO ACADEMICO DE REINGRESOS:
Se refiere al estudio académico que se realiza a los estudiantes que aspiran a reincorporarse al programa académico.
1.
ESTUDIOS DE REINGRESO:
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
CONSULTAR SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA:
Secretaría
Consultar en el Sistema de Gestión Académica durante el período de
1
Académica
inscripciones, las solicitudes de reingresos reportadas por el
Departamento de Admisiones.
TRAMITE SOLICITUD DE REINGRESO:
Secretaría
2
Registrar en el Sistema de Gestión Académica la aprobación o
Académica
negación del reingreso.
ELABORAR ESTUDIO DE REINGRESO
Secretaría
3
Elaborar los estudios de reingreso en el formato (R-07- 06ER), a los
Académica
estudiantes que deben acogerse al plan de estudios vigente.
FIRMA DE SECRETARIO ACADÉMICO:
Secretaría
4
Académica
Firma de los estudios de reingreso por parte del Secretario Académico.
NOTIFICACIÓN AL ESTUDIANTE:
Secretaría
5
Notificar al estudiante el resultado del estudio académico.
Académica
REGISTRO DE LOS CURSOS:
Secretaría
6
Realizar el registro de cursos en el Sistema de Gestión Académica,
Académica
previa verificación del pago de la matrícula.
SISTEMATIZAR EL ESTUDIO DE REINGRESO:
Secretaría
7
Sistematizar el estudio de reingreso de los estudiantes matriculados
Académica
que se acogen al plan de estudios vigente.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia
física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
1.1. FLUJOGRAMA:
ESTUDIANTE DE REINGRESO
SECRETARIA ACADÉMICA
ESTUDIOS DE REINGRESO
CONSULTAR
SISTEMA DE
GESTIÓN
ACADÉMICA
TRAMITE
SOLICITUD DE
REINGRESO
ELABORAR
ESTUDIO DE
REINGRESO POR
CAMBIO DE PLAN
DE ESTUDIOS
FIRMA DE
SECRETARIO
ACADÉMICO
NOTIFICACIÓN AL
ESTUDIANTE
REGISTRO DE LOS
CURSOS
SISTEMATIZAR
DE ESTUDIO DE
REINGRESO
FIN
SI
INICIO
SOLICITUD DE
REINGRESO
NO
APRUEBA
ESTUDIO
2. TRANSFERENCIA INTERNA:
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría
Académica
2
Secretaría
Académica
3
Secretaría
Académica
4
Secretaría
Académica
5
Secretaría
Académica
6
Secretaría
Académica
7
Secretaría
Académica
CONSULTAR SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA:
Consultar en el Sistema de Gestión Académica durante el período de
inscripciones, las solicitudes de transferencias internas reportadas por
el Departamento de Admisiones.
TRAMITE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA INTERNA:
Registrar en el Sistema de Gestión Académica la aprobación o
negación de las solicitudes de transferencias internas.
ELABORAR ESTUDIO DE TRANSFERENCIA INTERNA:
Elaborar el estudio académico de transferencia en el formato (R-0706ET) para el respectivo trámite, previa revisión del historial
académico del aspirante en el Sistema de Gestión Académico.
CITACIÓN A ENTREVISTA:
Citar y entrevistar al aspirante.
RESPUESTA ESTUDIO DE TRANSFERENCIA INTERNA:
Entrega del resultado del estudio académico de homologación de
cursos.
REGISTRO DE CURSOS:
SISTEMATIZAR EL ESTUDIO DE TRANSFERENCIA INTERNA:
Ingresar en el Sistema de Gestión Académica, los cursos aceptados
en el estudio académico de transferencia interna.
2.1. FLUJOGRAMA:
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
ESTUDIANTE DE
TRANSFERENCIA INTERNA
TRANSFERENCIA INTERNA
CONSULTAR
SISTEMA DE
GESTIÓN
ACADÉMICA
TRAMITE
SOLICITUD DE
TRANSFERENCIA
INTERNA
ELABORAR
ESTUDIO DE
TRANSFERENCIA
INTERNA
CITACIÓN A
ENTREVISTA
RESPUESTA
ESTUDIO DE
TRANSFERENCIA
INTERNA
REGISTRO DE
CURSOS
SISTEMATIZAR
DE ESTUDIO DE
TRASLADO
INTERNO
FIN
SI
INICIO
SOLICITUD DE
TRANSFERENCIA
INTERNA
NO
APRUEBA
ESTUDIO
3. ESTUDIOS DE TRANSFERENCIAS EXTERNAS:
No.
RESPONSABLE
RECEPCIÓN SOLICITUD DE ESTUDIO DE TRANSFERENCIA:
Secretaría
1
Académica
Recepción solicitud de estudio de transferencia externa
REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENTREGADOS POR EL
Secretaría
ASPIRANTE:
2
Académica
Evaluar los certificados de calificaciones y contenidos programáticos.
ELABORAR ESTUDIO DE TRANSFERENCIA EXTERNA:
Secretaría
3
Elaborar el estudio académico de transferencia en el formato (R-07Académica
06ET) para el respectivo tramite.
CITACIÓN A ENTREVISTA:
Secretaría
4
Académica
Citar y entrevistar al aspirante.
SISTEMATIZAR RESULTADO DE ENTREVISTA:
Secretaría
5
Académica
Sistematizar resultados de entrevista para generar orden de pago.
RESPUESTA ESTUDIO DE TRANSFERENCIA EXTERNA:
Secretaría
6
Entrega del resultado del estudio académico de homologación de
Académica
cursos.
REGISTRO DE CURSOS:
Secretaría
7
Académica
SISTEMATIZAR EL ESTUDIO DE TRANSFERENCIA EXTERNA:
Secretaría
8
Académica
en el estudio académico de transferencia externa.
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
3.1. FLUJOGRAMA:
ESTUDIANTE DE
TRANSFERENCIA EXTERNA
TRANSFERENCIA EXTERNA
RECEPCIÓN
SOLICITUD DE
ESTUDIO DE
TRANSFERENCIA
INICIO
REVISIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
ENTREGADOS
POR EL
ESTUDIANTE
SOLICITUD DE
TRANSFERENCIA
EXTERNA
ELABORAR
ESTUDIO DE
TRANSFERENCIA
EXTERNA
CITACIÓN A
ENTREVISTA
SISTEMATIZAR
RESULTADO DE
ENTREVISTA
RESPUESTA
ESTUDIO DE
TRANSFERENCIA
EXTERNA
REGISTRO DE
CURSOS
SISTEMATIZAR
DE ESTUDIO DE
TRASLADO
INTERNO
FIN
EJECUCIÓN DE
ENTREVISTA
4. HOMOLOGACIONES EXTERNAS:
No.
RESPONSABLE
RECEPCIÓN SOLICITUD HOMOLOGACIÓN
Secretaría
1
Académica
Recepción solicitud de homologación de parte de los estudiantes
REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENTREGADOS POR EL
ESTUDIANTE:
Secretaría
2
Académica
Evaluar los certificados de calificaciones y contenidos
programáticos.
MEMORANDO DE HOMOLOGACIÓN:
Secretaría
3
Elaboración y entrega del resultado del estudio de homologación al
Académica
estudiante.
SISTEMATIZAR HOMOLOGACIÓN:
Secretaría
4
Académica
según el resultado de la homologación.
REMISIÓN DE DOCUMENTOS PARA HISTORÍA ACADÉMICA:
Secretaría
5
Enviar el memorando de la homologación a la historia académica del
Académica
estudiante.
4.1. FLUJOGRAMA:
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
ESTUDIANTE PLAN DE
HOMOLOGACIÓN
HOMOLOGACIONES
5.
RECEPCIÓN
SOLICITUD DE
HOMOLOGACIÓN
INICIO
REVISIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
ENTREGADOS
POR EL
ESTUDIANTE
MEMORANDO DE
HOMOLOGACIÓN
SISTEMATIZAR
HOMOLOGACIÓN
REMISIÓN DE
DOCUMENTOS
PARA HISTORÍA
ACADÉMICA
FIN
SOLICITUD DE
HOMOLOGACIÓN
PAZ Y SALVO ACADEMICO / CARTA DE AUTORIZACIÓN PARA OPCIÓN DE GRADO
No.
RESPONSABLE
SOLICITUD DE PAZ Y SALVO ACADÉMICO – CARTA DE
AUTORIZACIÓN
Secretaría
1
Académica
Consultar en el Sistema de Gestión Académico las solicitudes
remitidas por estos conceptos.
REVISIÓN PROGRESO ACADÉMICO (PLAN DE ESTUDIO):
Secretaría
Revisar en el Sistema de Gestión Académico el expediente del
2
Académica
estudiante, con el fin de verificar el número de créditos
académicos cursados y aprobados en el plan de estudio.
EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVO ACADÉMICO POR
CUMPLIMIENTO DEL 100% DE LOS CRÉDITOS DEL PLAN DE
Secretaría
ESTUDIOS CORRESPONDIENTE:
3
Académica
Se expide Paz y Salvo académico si el estudiante ha cursado y
aprobado el 100% de los créditos del Plan de Estudios.
EXPEDICIÓN
CARTA
DE
AUTORIZACIÓN
POR
CUMPLIMIENTO DEL 80% DE LOS CRÉDITOS DEL PLAN DE
Secretaría
ESTUDIOS CORRESPONDIENTE:
4
Académica
Se expide Carta de Autorización si el estudiante ha cursado y
aprobado el 80% de los créditos del Plan de Estudios.
ENTREGA DE PAZ Y SALVO ACADÉMICO / CARTA DE
AUTORIZACIÓN:
Secretaría
Entregar el Paz y Salvo Académico a los estudiantes que cumplan
5
Académica
con el 100% de los créditos del Plan de Estudios, y Carta de
Autorización, a los que han cursado y aprobado el 80% del Plan de
Estudios.
5.1. FLUJOGRAMA:
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
ESTUDIANTE
PAZ Y SALVO
6.
SOLICITUD DE
PAZ Y SALVO
INICIO
SOLICITUD DE
PAZ Y SALVOS
REVISIÓN PROGRESO
ACADÉMICO
(PLAN DE ESTUDIO)
ELABORACIÓN DE
PAZ Y SALVO
ENTREGA DE PAZ
Y SALVO
FIN
RECEPCIÓN DE
PAZ Y SALVO
CANCELACION DE CURSOS:
No.
RESPONSABLE
REVISION SOLICITUD CANCELACIÓN DE CURSO:
Secretaría
1
Consultar en el Sistema de Gestión Académico las solicitudes de
Académica
cancelación de curso.
REVISION Y SEGUIMIENTO AL TRÁMITE DE CANCELACIÓN
DE CURSO:
Secretaría
2
Académica
Se procede a dar trámite a las solicitudes de cancelación de cursos
a través del Sistema de Gestión Académica.
TRÁMITE DE CANCELACIÓN DE CURSO:
Secretaría
3
Académica
Validar y cerrar el trámite de cancelación de los cursos solicitados.
REPORTE ESTADÍSTICO:
Secretaría
4
Informe estadístico del número de cancelaciones de cursos, por
Académica
cada periodo académico.
6.1. FLUJOGRAMA:
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
SECRETARIA
ACADÉMICA
CANCELACION CURSOS
TRÁMITE DE
CANCELACIÓN DE
CURSO
CONSEJERÍAS
ESTUDIANTE
REPORTE
ESTADÍSTICO
FIN
SI
REVISION
SOLICITUD
CANCELACIÓN DE
CURSO
INICIO
SOLICITUD DE
CANCELACIÓN DE
CURSO
NO
RECEPCIÓN DE
CANCELACIÓN DE
CUSRO
7. INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA DE CURSOS:
No.
RESPONSABLE
SOLICITUD INSCRIPCIÓN:
1
Estudiantes
Solicitud inscripción extemporánea de cursos
REVISAR PROGRESO ACADÉMICO DEL ESTUDIANTE Y
REGISTRO DE CURSOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN
Secretaría
ACADÉMICA
2
Académica
Realizar la revisión del progreso académico del estudiante, y registro
de los cursos en el Sistema de Gestión Académica.
REGISTRO APOYOS ACADÉMICOS:
Secretaría
3
Académica
Registro del apoyo académico brindado al estudiante.
7.1. FLUJOGRAMA:
ESTUDIANTE
SECRETARIA
ACADÉMICA
INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA DE CURSOS
REVISAR
PROGRESO
ACADÉMICO DEL
ESTUDIANTE
INICIO
REGISTRO DE CURSOS
EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN ACADÉMICA
ACTUALIZACIÓN
INFORME APOYOS
ACADÉMICOS
FIN
SOLICITUD
INSCRIPCIÓN
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
8. PLANEACIÓN HORARIOS DE CLASES:
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE HORARIOS DE CLASES:
Establecer los requerimientos de horarios, grupos, docentes,
1
Decanatura
cantidad de cupos a ofrecer y espacios académicos necesarios para
los estudiantes antiguos y nuevos, con base en la población
estudiantil de la facultad.
INGRESO DE LOS HORARIOS DE CLASES EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN ACADÉMICA.
Secretaría
Conforme a la planeación realizada por la decanatura, y de acuerdo
2
Académica
a las fechas establecidas en el Calendario Institucional, se procede
al ingreso de los horarios de clases en el Sistema de Gestión
Académica.
PUBLICACION DE HORARIOS:
Secretaría
3
Académica
Publicación de los horarios de clases del periodo respectivo.
8.1. FLUJOGRAMA:
PUBLICACIÓN HORARIOS DE CLASES
INICIO
PLANEACIÓN
HORARIOS DE CLASES
9. CORRECIÓN DE CALIFICACIONES:
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría Académica
2
Secretaria Académica
3
Secretaría Académica
RECEPCIÓN HORARIOS
DE CLASES
REGISTRO DE LOS
HORARIOS DE CLASES
EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN ACADÉMICA
PUBLICACION DE
HORARIOS
FIN
RECEPCIÓN SOLICITUD:
Recepción solicitud de corrección de calificación por parte
del docente, diligenciando el formato de Novedad
Académica F-07-06NA.
VERIFICACIÓN DE DATOS EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN ACADÉMICO
Verificar el acta y la calificación objeto de corrección.
CORRECCIÓN DE LA CALIFICACIÓN EN EL SISTEMA
DE GESTIÓN ACADÉMICA
Si se encuentra habilitado el sistema de gestión
académica, se procede a realizar la corrección. Si se
encuentra cerrado el (SGA), se remite la solicitud de
corrección a la Oficina de Registro y Control con las firmas
de aprobación pertinentes, y los soportes si hay lugar a
ello.
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
9.1. FLUJOGRAMA:
CONTROL INTERNO
Y ACADÉMICO
FIRMAS DE
APROBACIÓN
CORRECCIÓN DE
CALIFICACIONES
DECANATURA
FIRMAS DE
APROBACIÓN
CORRECCIÓN DE
CALIFICACIONES
VICERRECTORÍA
ACADÉMICA
CORRECIÓN DE CALIFICACIONES DE LOS ESTUDIANTES
RECEPCIÓN
SOLICITUD
VERIFICACIÓN DE LA
SOLICITUD DE
CORRECCIÓN EN EL
SISTEMA DE GESTIÓN
ACADÉMICO (SGA)
CORRECCIÓN DE LA
CALIFICACIÓN EN EL
SISTEMA DE GESTIÓN
ACADÉMICA
CONTROL
ESTUDIANTE
REGISTRO Y
SECRETARIA
ACADÉMICA
FIRMAS DE
APROBACIÓN
CORRECCIÓN DE
CALIFICACIONES
SI
CORRECCIÓN DE LA
CALIFICACIÓN EN EL
SISTEMA DE GESTIÓN
ACADÉMICA
ENVÍO SOLICITUD DE
CORRECIÓN A LA
OFICINA DE REGISTRO
Y CONTROL
SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE LAS
CORRECCIONES DE
CALIFICACIONES
REALIZADAS POR LA
OFICINA DE REGISTRO
Y CONTROL
FIN
CAMBIO EN EL
SISTEMA DE
GESTIÓN
ACADÉMICA
INICIO
SOLICITUD DE
CORRECCIÓN DE
CALIFICACIÓN
NO
CAMBIO EN EL
SISTEMA DE
GESTIÓN
ACADÉMICA
10. PROCEDIMIENTO ELABORACION CARPETAS DE GRADUANDOS:
No.
RESPONSABLE
RECEPCION DE LA SOLICITUD PARA GRADO:
Los aspirantes a grado radicarán en la secretaría académica los
Auxiliar Secretaría
1
documentos estipulados en el Reglamento Estudiantil vigente,
Académica
dentro de los plazos establecidos en el Calendario Académico
Institucional.
SOLICITUD HISTORIAL ACADÉMICO DE LOS ASPIRANTES A
GRADO:
Secretaría
2
Académica
Solicitar las historias académicas de los aspirantes a grado, a la
oficina de Archivo General e Histórico.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA GRADO:
Auxiliar de la
Revisar y organizar la documentación de la carpeta de grado,
3
Secretaría
según lista de chequeo emitida por la Secretaría General.
Académica
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
AVALAR DOCUMENTOS:
4
Decanatura
Secretaria
Académica
5
Secretaría
Académica
6
Auxiliar de la
Secretaría
Académica
Avalan con su firma los documentos elaborados por la Secretaría
Académica.
REMISIÓN DE LAS HISTORIAS ACADÉMICAS A LA
SECRETARÍA GENERAL:
Remitir las historias académicas de los aspirantes a grado ante la
Secretaría General, para su trámite correspondiente.
NOTIFICACIÓN POSTULADOS A GRADO
Notifica a los postulados a grado el cronograma de atención
emitido por la Secretaría General.
10.1 FLUJOGRAMA:
ELABORACION CARPETAS DE GRADUANDOS
L
A
R
E
N
E
G
O
V
IH
C
R
A
O
C
IR
Ó
T
S
IH
E
PRÉSTAMO DE
HISTORIAL
ACADÉMICO
CITACIÓN
ASPIRANTES DE
GRADO
A
R
U
T
A
N
A
C
E
D
A
I
R
A
T
E
R
C
E
S
AVALAR
DOCUMENTOS
SI
A
C
IM
É
D
A
C
A
E
T
N
A
ID
U
T
S
E
RECEPCION DE LA
SOLICITUD PARA
GRADO
INICIO
SOLICITUD PARA
GRADO
SOLICITUD HISTORIAL
ACADÉMICO DE LOS
ESTUDIANTES
FIRMA DE
DOCUMENTOS
NO
REMISIÓN DE LAS
HISTORIAS
ACADÉMICAS A LA
SECRETARÍA GENERAL
COMUNICACION
FIN
CRONOGRAMA
DE ATENCIÓN
11. REGISTRO EXAMEN SABER-PRO:
No
RESPONSABLE
.
INSCRIPCIÓN DEL PROGRAMA:
Secretaría
1
Inscribir el programa académico y seleccionar el módulo en el cual
Académica
serán evaluados los estudiantes.
CONVOCATORIA ESTUDIANTES:
Secretaría
2
Convocar a los estudiantes que cumplan con el 75% de los créditos
Académica
aprobados del Plan de Estudios correspondiente.
GENERAR INSTRUCTIVO DE PAGO:
Secretaría
3
Académica
Generar el instructivo de pago del examen Saber-Pro del respectivo
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
4
Secretaría
Académica
5
Secretaría
Académica
11.1.
programa académico.
ENVÍO A LA DIVISIÓN FINANCIERA EL INSTRUCTIVO DE PAGO:
Remisión del instructivo de pago del examen Saber-Pro a la Dirección
Financiera.
SEGUIMIENTO AL REGISTRO DE LOS ESTUDIANTES:
Supervisar en la plataforma del ICFES el número de los estudiantes
registrados.
FLUJOGRAMA:
INICIO
ESTUDIANTE
SECRETARIA
ACADÉMICA
REGISTRO EXAMEN SABER-PRO
INSCRIPCIÓN DEL
PROGRAMA
CONVOCATORIA
ESTUDIANTES
REVISIÓN DEL
PROGRESO
ACADÉMICO
GENERAR
INSTRUCTIVO DE
PAGO
GENERAR
CONTRASEÑA
ESTUDIANTES
INSCRITOS
NOTIFICACIÓN DE
LA CONTRASEÑA
CONTRASEÑA
PARA EL
REGISTRO ANTE
DEL ICFES
FIN
CONTRASEÑA
PARA EL
REGISTRO ANTE
DEL ICFES
DIRECCIÓN
FINANCIERA
PREINSCRIPCIÓN
DE ESTUDIANTES
INSTRUCTIVO DE
PAGO
12. OFERTA DE EVENTOS ACADEMICOS
No.
RESPONSABLE
1
Secretaría
Académica
2
Secretaría
Académica
3
4
5
Secretaría
Académica
Secretaría
Académica (de la
facultad
organizadora del
evento)
Secretaría
Académica (de la
facultad
organizadora del
evento)
OFERTAR EL SEMINARIO Y/O CONGRESO EN EL SGA
Codificar el evento y parametrizarlo en el SGA para el periodo
correspondiente.
COMUNICAR EL EVENTO ACADÉMICO
Enviar a las facultades la comunicación con la codificación y las
políticas del evento.
ASIGNAR LA VIGENCIA DEL EVENTO ACADÉMICO
Activar la vigencia del código asignado al evento.
SOLICITAR APERTURA DEL SGA PARA EL REGISTRO DE
LOS ESTUDIANTES.
La facultad organizadora del evento solicita al Departamento de
Sistemas de Información la apertura de SGA para el registró de los
estudiantes.
ENVIAR LISTADO DE LOS INSCRITOS EN EL EVENTO
ACADÉMICO.
La facultad organizadora del evento remite a las facultades el
listado de los estudiantes inscritos.
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
6
Secretaría
Académica
7
Coordinador
asignado del
evento.
8
Docente asignado
por el Decano.
12.1.
Inicio
REGISTRAR LOS ESTUDIANTES INSCRITOS EN EL EVENTO
ACADÉMICO.
Registrar en el SGA cada uno de los estudiantes inscritos en el
evento.
EVALUAR EL CONTENIDO DEL EVENTO A TRAVES DE UN
EXAMEN.
La temática desarrollada en el evento es evaluada a través de un
examen.
CAPTURAR EN EL SGA. DE LAS CALIFICACIONES
OBTENIDAS POR LOS ESTUDIANTES EN EL EVENTO
ACADÉMICO.
Se realiza la captura en el SGA, de las calificaciones obtenidas por
los estudiantes en el examen.
FLUJOGRAMA:
Ofertar el seminario y/
o congreso en el SGA
Comunicar el
evento
Asignar la vigencia del
evento
Solicitar apertura
del SGA para el
registro de los
estudiantes.
Enviar listado de los
inscritos en el
evento.
Registrar los
estudiantes
inscritos en el
evento
Evaluar el contenido del
evento a traves de un
examen
Capturar en el SGA. Las
calificaciones obtenidas
por los estudiantes
Fin
13. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Reglamento Estudiantil.
14. REGISTROS:
Registro Estudio reingreso
Registro Estudio transferencias
Registro novedad académica
Registro Asistencia Estudiantes
Registro Planilla Asistencia Eventos Facultad de Contaduría
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
Registro Acta Socialización Syllabus - Acuerdos Para Cursos
CÓDIGO
P-07-02SA
FECHA
30/09/2016
VERSIÓN
7
CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA
0
01/07/2010
1
25/11/2010
2
28/11/2011
3
25/10/2013
4
30/10/2014
5
21/09/2015
DESCRIPCIÓN
Emisión inicial
Actualización para: Reestructuración de los procedimientos académicos
realizados por las Secretarías Académicas.
Se eliminaron del procedimiento los paso a paso de la entrega a certificados
y constancias a estudiantes. Proceso que ahora lleva la oficina de registro y
control.
Se realiza actualización por los cambios de mejora en la recepción de las
solicitudes debido a la acción de mejora que cuenta el proceso de secretaria
académica.
A partir de la semana del 22/10/2013, las solicitudes académicas se realizan
desde el módulo del SIA para los estudiantes.
Se realizaron cambio en el manual de proceso y procedimientos de acuerdo
teniendo en cuenta los parámetros dados en el nuevo Sistema de Gestión
Académica.
Se presentaron cambios en los procedimientos por ajustes de mejora debido
al cambio al nuevo software académico SGC (Sistema de Gestión
Académico).
Se ajustaron los flujogramas a todos los procedimientos del manual de
procesos y procedimientos de la Secretaría Académica.
Ingreso de un nuevo procedimiento:
2.5 REGISTRO EXAMEN SABER-PRO.
6
01/04/2016
7
30/09/2016
Se incluyó un nuevo proceso en el manual de proceso y procedimientos de la
secretaria académica denominada OFERTA DE EVENTOS ACADEMICOS.
Se realizó la corrección y actualización en algunos de los procesos, debido a
la entrada en vigencia del acuerdo 012 del 18 de diciembre de 2015 (Nuevo
reglamento estudiantil).
Se realizan ajustes al procedimiento 2.5.3 PAZ Y SALVO ACADEMICO /
CARTA DE AUTORIZACIÓN PARA OPCIÓN DE GRADO.

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