Para el Préstamo de Documentos del Archivo del Departamento

Para el Préstamo de Documentos del Archivo del Departamento

PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO
Código:
AP-AI-PR-37
PROCESO: Administración Institucional
Fecha de Aprobación: 03-11-2015
Versión 1
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PROCEDIMIENTO: Para el Préstamo de Documentos del Archivo del Departamento
OBJETIVO: Facilitar el préstamo de documentos a los funcionarios públicos de la administración departamental
ALCANCE: Desde la solicitud hasta el reintegro del documento
Nª
1
2
TAREAS
RESPONSABLES
AREA
CARGO
Diligenciar el formato de
préstamo
Verificar existencia del
documento:
A. Si existe,
diligenciar el
formato. entregar
el documento ó
libro solicitado al
funcionario público
y se archiva
temporalmente el
formato.
PROVEEDORES
Funcionario publico
Grupo de
Administración de
Documentos
Coordinador del
grupo
Funcionario publico
Grupo de
Administración de
Documentos
Coordinador del
grupo
Funcionario publico
B. Si no existe ,
informar
al
funcionario
publico
3
Recibir el documento por
parte del funcionario y
archivar y registrar la
PUNTO DE
CONTROL
-Registrar la
información de
préstamo del
documento en el
libro radicador
- Constatar el buen
estado del material,
de lo contrario se
reserva el préstamo
e inicia el
procedimiento de
conservación del
archivo
- Constatar
mediante carnet del
interesado que sea
funcionario activo
del Departamento
de Santander
REGISTROS
CLIENTE
Formato de préstamo
Grupo de Administración de
Documentos
Formato de préstamo , firmado
por el funcionario publico
Funcionario publico
Grupo de Administración de
Documentos
PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO
Código:
AP-AI-PR-37
Fecha de Aprobación: 03-11-2015
Versión 1
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información entregada
SALIDA DE LA ACTIVIDAD
Reintegro de los documentos prestados al funcionario publico
DEFINICIONES
DOCUMENTOS ASOCIADOS
INTERNOS
EXTERNOS
Formato de préstamo
REQUISITOS APLICABLES
ORGANIZACIONALES
LEGALES Y REGLAMENTARIOS
Ley 594 del 2005
Decretos departamental
Decreto 447 del 2004
Decreto 450 del 2004
Decreto 174 del 2005
Código:
AP-AI-PR-37
PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO
PROCESO: Administración Institucional
Fecha de Aprobación: 03-11-2015
Versión 1
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PROCEDIMIENTO: Para el Préstamo de Documentos del Archivo del Departamento
OBJETIVO: Facilitar el préstamo de documentos a los funcionarios públicos de la administración departamental
ALCANCE: Desde la solicitud hasta el reintegro del documento
CLIENTE
SECRETARIA GENERAL
PRODUCTO
REGISTRO
Funcionario Público
Grupo de Administración de Documentos
Nombre, Código
Inicio
Diligenciar formato de préstamo
Verificar existencia del documento
Si no existe, informar al
funcionario público
B
El documento existe?
A
Formato de
Préstamo
Si existe, diligenciar el formato. Entregar el
documento ó libro solicitado al funcionario
público y se archiva temporalmente el formato.
Recibir el documento por parte del funcionario y archivar y
registrar la información entregada
Fin
Formato de
préstamo
, firmado por el
funcionario publico
Despacho del
Gobernador
CLIENTE EXTERNO
(Opcional)
PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO
Código:
AP-AI-PR-37
Fecha de Aprobación: 03-11-2015
Versión 1
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ELABORO:
REVISO:
REVISO:
APROBO:
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
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FECHA:
FECHA:
FECHA:
FECHA: