para tu ONG - Parte II

para tu ONG - Parte II
Publicado Julio—Agosto 2012
Indice
Introducción
3
Mail de mi ONG
4
¿Cómo obtengo el mail con el @ de mi organización?
¿Puedo usar GoogleApps sin el @ de mi organización?
Dar de alta Google Apps en 6 pasos
5
Configuración de Google Apps
Creación y edición de usuarios
Edición de Grupos
8
9
10
Herramientas de consulta
2
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Introducción
Esta manual es la continuación del manual de Google Apps para tu ONG—Parte I.
En el manual anterior vimos un pantallazo general sobre qué es Google Apps, cuáles son las aplicaciones más útiles, y cómo ingresar a mi cuenta de Google Apps.
En este manual vamos un paso más hacia la configuración del mail con el @ de la
organización, y la configuración de la cuenta de Google Apps de tu organización.
Es posible configurar todo esto siguiendo los pasos de cada sección del manual.
Pero recomendamos que estas tareas las realice alguien que tenga un poco de experiencia o curiosidad en herramientas tecnológicas.
¡Mucha suerte!
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Mail de mi ONG
¿Cómo obtengo el mail con el @ de mi organización?
ATENCIÓN: para utilizar Google Apps la organización debe tener un dominio ya
registrado y un hosting contratado. Tener en cuenta que Google no aloja tu dominio,
por lo que no puedes transferirlo a ellos, debes conservar una cuenta en tu host de
dominio. Google se limita a habilitar servicios para tu dominio.
Esto se debe a que Google necesita corroborar que eres el propietario real del dominio en cuestión,
de otra forma, cualquier persona podría registrar dominios en GoogleApps sin ser el verdadero propietario del mismo. Para más información sobre este tema visita la página de Verificación de la
propiedad del dominio haciendo click aquí.
Para saber cómo registrar un dominio y contratar un hosting descarga nuestro Manual de Un Sitio
Web para tu ONG click aquí y visita las secciones Cómo sacar un dominio web y Cómo conseguir el Hosting.
¿Puedo usar Google Apps sin el @ de mi organización?
La pregunta sería, ¿puedo tener una dirección de email como esta, [email protected]? Sí, es posible, pero no es recomendable porque no favorece el trabajo colaborativo. Es decir, el uso de Calendar y Drive se basa en implementar Google Apps para tu propio dominio. Tampoco vamos a tener la posibilidad de acceder a la consola de configuración de dominio, en donde podemos crear
usuarios, grupos, cambiar el logo que aparece en nuestra pantalla en vez del logo de Gmail.
4
Mail de mi ONG
¿Cómo obtengo el mail con el @ de mi organización? (Cont.)
Es posible que no te permitan ingresar los valores de prioridad tal y como aparecen en la tabla, en
cuyo caso, sólo tienes que asegurarte de que las direcciones del servidor se priorizan en el mismo
orden en que aparecen en la tabla (es decir, el orden de prioridades [1, 3, 3, 5, 5, 5, 5] debería funcionar igual de bien como [1, 5, 5, 10, 10, 10, 10], siempre y cuando mantenga las direcciones en el
orden correcto). Si te pide que especifiques el tipo de cada registro que estás añadiendo, escribe
"MX".
Los registros MX requieren a menudo el formato específico de los registros DNS, que incluye un
punto (".") al final de los nombres de dominio completos (por ejemplo, "server.example.com.")
MX Server address
Priority
ASPMX.L.GOOGLE.COM.
1
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5
ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.
10
ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.
10
Guarda los cambios. Recuerda que los cambios que se realicen en los registros MX pueden tardar
hasta 48 horas en transferirse a través de Internet.
Si tienes problemas para crear los registros MX, solicita ayuda al proveedor de tu dominio.
5
Mail de mi ONG
Dar de alta Google Apps en 6 pasos:
Referencias: Dificultad
baja,
media.
1. Ingresa a https://www.google.com/a/cpanel/standard/new3?hl=es y da de alta la cuenta.
Si ya tienes un correo electrónico de Gmail puedes usar esta cuenta como la cuenta principal
para configurar todos los ajustes, o puedes registrarte para obtener una nueva cuenta de Gmail.
2. Configurar los detalles de dominio como tu nombre, tu organización, número de usuarios,
etc ...
Recuerda que el servicio es gratis hasta 10 cuentas. (Nota: Por el momento Google da hasta
10 cuentas, y que en caso de que en Wingu nos enteremos de que amplíen ese límite, lo estaremos comunicando. )
3. Configura la cuenta de administrador
4. Corrobora que eres el propietario del dominio en cuestión (solo para aquellos que ya dispongan de un dominio propio). Para ello, debes seguir los pasos necesarios al ingresar al
Dashboard o Panel de Control de GoogleApps. Hay dos alternativas: crear un registro nuevo de
DNS o subir un archivo que Google provee a nuestro servidor, de esa manera, Google se asegura que somos los propietarios del dominio en cuestión.
5. Configura las aplicaciones que la organización vaya a utilizar (Email, Calendar, Drive, etc).
6
Mail de mi ONG
Dar de alta Google Apps en 6 pasos (cont.):
6. Para que el correo llegue a las etiquetas "Recibidos" de Gmail de los usuarios, tienes que
actualizar tu dominio de modo que los mensajes se re-direccionen a través de los servidores de
correo de Google Apps. Para ello, desde la consola de administración de tu dominio, tienes que
crear registros de intercambio de correo (MX, Mail Exchange) que apunten a los servidores de
correo de Google Apps.
§
Ingresa a la página web de configuración de tu empresa de hosting utilizando el nombre de
usuario y la contraseña asociada a tu dominio.
§
Ve a la página de mantenimiento de registros MX. Los registros MX son registros DNS especiales (Domain Name Server), y se encuentran a menudo en las secciones tituladas
"Gestión DNS", "Configuración del servidor de correo" o "Nombre del servidor de gestión."
Es posible que debas activar la configuración avanzada para permitir la edición de estos
registros MX.
§
Elimina todos los registros MX existentes antes de introducir los nuevos registros MX.
§
Para cada registro MX, introduce la información de acuerdo a las entradas en la tabla que
aparece a continuación:
7
Configuración de Google Apps
Una vez logueado como administrador del dominio
hacer click en Configuración -> Administrar este
dominio.
Para una mejor experiencia configurando nuestra
cuenta de GoogleApps, es necesario seguir estos
pasos que muestran en Cómo utilizar el panel de
control.
Una vez en el panel de control de administración podemos empezar a crear usuarios y grupos.
8
Configuración de Google Apps
Creación y edición de usuarios
Como administrador de la cuenta de Google Apps de tu organización, tienes la capacidad de crear
usuarios para que cada miembro de tu staff tenga un email con el @ de la organización. Para crear
un nuevo usuario debes ingresa en la sección Configuración (el ícono del engranaje arriba a la
derecha), Administrar este dominio e ir a la pestaña de Organización y Usuarios. Ahí debes
completar los datos de cada cuenta de email que necesites crear. Recuerda que a la fecha Google
Apps da hasta 10 cuentas de forma gratuita.
Puedes ver un video con más información acerca de cómo trabajar con usuarios en este link (oficial
de Google) haciendo click acá.
Para editar un usuario , entra en User Information y cambia lo que necesites.
9
Configuración de Google Apps
Edición de grupos
Muchas veces necesitamos cuentas de email genéricos como puede ser [email protected], donació[email protected], [email protected], comunicació[email protected], etc. Esas cuentas se pueden redireccionar a varios miembros de tu equipo creando grupos.
Para crear los grupos debes ingresar a la sección Configuración (el ícono del engranaje arriba a la
derecha), Administrar este dominio e ir a la pestaña Grupos. Desde esa pestaña creas cada
cuenta de email genérica y designas a quiénes le deben re-direccionar los correos que lleguen de
esa cuenta genérica.
10
Herramientas de Consulta
consulta
§
Empieza a utilizar Google Apps gratuitamente
§
Portal de Google Apps
§
Información sobre la implementación para clientes de Google Apps
§
Centro de asistencia de Google Apps
§
Canales de YouTube de Google Apps y Google Docs
§
Blogs oficiales de Google Docs, Gmail, Google Enterprise
§
Consulte las nuevas funciones de los productos: ¿cuáles son las novedades en Google Docs?
§
Cómo registrarse en Google Apps
§
Configuración de la entrega del correo electrónico (MX)
§
Tabla con valores MX para modificar en el hosting del cliente
¿Necesitas ayuda con
Google Apps?
En Wingu te podemos
ayudar.
Envíanos un email a
[email protected]
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