Parametros Modulo de seriales

SIIGO WINDOWS
Parámetros
Modulo de Seriales
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
Presentación
¿Qué son Seriales?
¿Cómo se Instala el Modulo de Seriales?
¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar
Seriales?
5. ¿Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para
Implementar el Modulo de Seriales?
6. ¿Cuál es la Ruta para Crear Seriales?
7. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear un
Serial?
Presentación
El presente documento ofrece una guía que explica los aspectos a tener en cuenta y
los parámetros necesarios que se deben definir en el sistema para implementar el
manejo de Seriales en el Modulo de Inventarios.
PARAMETROS MÓDULO DE SERIALES
¿Qué son Seriales?
Los Seriales son un herramienta o complemento del Módulo de Inventarios que está
destinado básicamente a controlar el movimiento de los productos a través de un
código que identifica de forma única e irrepetible las características propias de
cada producto genérico existente en el inventario; su objetivo es realizar un manejo
independiente y detallado de cada uno de los seriales
Entre las opciones que este módulo ofrece por cada uno de sus productos están:

Auditorias y control de existencia de cantidades con respecto a la cantidad
del producto genérico.

Garantías de compra y venta de cada uno de los seriales.

Movimiento histórico de cada serial; actualizándolo de manera independiente
dentro del mismo módulo o automáticamente desde SIIGO;
manejan una
estrecha relación con la actualización de inventarios.
¿Cómo se Instala el Modulo de Seriales?
Después de verificar que se tiene instalado el módulo de Inventarios se debe:
1. Ubicar el archivo INSESP.EXE que se encuentra en el directorio de
programas es decir en SIIGO Windows
Ejemplos:

Si el sistema operativo de la maquina esta en español el archivo se
encuentra en la ruta:
[Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows

Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles el archivo se encuentra
en la ruta:
[Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows
2. Luego se debe ejecutar el archivo INSESP.EXE; para ello se presiona dobleclic y con ello el sistema habilita la siguiente pantalla permitiendo
seleccionar la empresa en la cual se desea instalar el Modulo de Seriales
Importante:
El Modulo de Seriales se puede instalar en todas las empresas que
se encuentren en el software o solamente en algunas de ellas
3. Después de definir la empresa en la cual se realizara el proceso, se debe
seleccionar el modulo que se desea instalar, en este caso SERIALES
4. A continuación el sistema pregunta la fecha de instalación, corresponde a la
fecha en la cual se va a iniciar el manejo de los seriales en el inventario
Importante:
Esta fecha NO corresponde a la fecha de saldos iníciales de la
empresa
5. Luego el sistema solicita confirmación de la instalación del módulo; opción
que se debe responder en forma afirmativa
6. A continuación el sistema pide confirmación si se controla IMEI en seriales
Importante:
IMEI (Número de Identificación de Celulares), este código debe
ser único e irrepetible para cada celular
Al seleccionar el campo el programa realiza automáticamente las marcaciones
solicitando los datos en cada una de las opciones requeridas. Si se indica que NO, el
sistema continúa con el manejo existente
7. En el momento de la instalación se puede seleccionar el rango de los
productos que manejaran seriales
Importante:
Se pueden seleccionar todos los productos o permite incluir varios
rangos de productos
8. Al dar aceptar se habilita un mensaje informativo indicando el proceso a
seguir, el cual corresponde a ingresar a SIIGO.
9. El primer ingreso a SIIGO después de instalado el modulo se recomienda
hacerlos con clave de administrador, de esta forma el sistema regenera el
menú permitiendo así la inclusión del nuevo módulo instalado
Importante:
Se debe ingresar al sistema con clave de administrador, para
que el sistema regenere el menú y pueda incluir en el menú el
nuevo módulo instalado.
10. Al momento de terminar el proceso de regenerar el menú, el Modulo de
Seriales se visualiza como un módulo mas
¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a
Manejar Seriales?
Los aspectos principales antes de empezar a manejar seriales son:
1. Tener instalado y parametrizado el Modulo de Inventarios
2. Realizar la adquisición del módulo de seriales, para que la licencia quede
marcada con este modulo
3. El usuario de acuerdo a los productos que comercialice decidirá si maneja o
no el código IMEI para los inventarios que sean celulares
4. No es necesario que todos los productos que tenga la empresa manejen
seriales, este parámetro se puede asignar a uno o unos rangos de productos
o a todo el inventario
¿Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el
Sistema para Implementar el Modulo de Seriales?
Los parámetros que se deben definir en el programa son:
1. Registro de Control:
Ingresar por la ruta: Parametrizacion – Registro de Control
a. Control de Seriales vs. Cantidad Digitada: Al no tener marcada esta
opción el sistema permite al momento de elaborar un documento contable
que afecte inventarios y al llamar producto que maneje seriales; asignar una
cantidad de producto diferente al número de unidades de seriales
Ejemplo.
Se factura un celular y se pueden asignar dos o más seriales para un único celular;
o viceversa se pueden facturar diez celulares y solo asignar un número de serial
Importante:
Se recomienda siempre seleccionar esta opción, con ello el
sistema controla que el número de unidades de producto genérico
sea el mismo número de seriales asignados
b. Controla IMEI en Seriales: El IMEI es la identidad de un equipo móvil o
celular; cuando la empresa vende equipos celulares debe asignar el IMEI de
cada aparato, de igual forma en SIIGO el usuario es quien decide si lo
utilizara o no
Importante:
El sistema habilita esta selección al momento de la instalación
del módulo, en caso de no marcar esta opción en ese momento
también es posible habilitar esta opción realizando la marcación
en el registro de control
2. Catálogo de Productos:
Ingresar por la ruta: Inventarios – Catálogos – Apertura de Productos
En el catálogo de productos la casilla “Utiliza Seriales” debe estar marcada si en el
momento de la instalación del módulo se asignaron esos productos en uno de los
rangos. En caso que el producto no se haya incluido para manejar seriales al
momento de la instalación, es posible al repasar cada uno de los productos asignar
o cambiar la marcación
3. Definición de Documentos:
Ingresar por la ruta: Contabilidad – Parámetros de Documentos – Definición de
Documentos
En la definición de los documentos contables que actualicen los saldos de
inventario se habilita la opción para “Actualizar Seriales” la cual se debe marcar
para tener un control de ellos
4. Apertura de Seriales:
Ingresar por la ruta: Seriales – Entrada – Apertura de Seriales
En esta opción se relaciona el ingreso de los seriales de manera independiente sin
afectar las transacciones y movimientos del módulo de inventarios y se pueden
consultar los seriales que fueron asignados con anterioridad a un producto
¿Cuál es la Ruta para Crear Seriales?
La ruta para realizar el ingreso de los seriales es: Seriales – Entrada – Apertura de
Seriales
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Crear un Serial?
Al momento de crear un serial se habilita la siguiente ventana:

Tipo de Documento: Se debe asignar el Tipo de Documento en el cual se
registrara la transacción o el ingreso del serial
Importante:
En esta opción solo se puede contabilizar en los documentos Tipo
C – D – E – F – H – J – L – N – O – P –S – T

Comprobante: Corresponde al número de documento definido previamente
por el módulo de contabilidad para registrar el ingreso de seriales

Numero de Documento: Hace referencia al número consecutivo del
documento, el cual se debe encontrar activo, si el documento no está
contabilizado el sistema presentara el siguiente mensaje

Secuencia del Documento: Corresponde al numero de la secuencia en el
documento donde se cargara la información
Importante:
Si el documento relacionado existe o se encuentra contabilizado
previamente el sistema cargará los datos del serial en él;
verificando que ese documento esté afectando una cuenta
contable que se encuentre marcada como inventarios

Fecha de Movimiento: Es la fecha en la cual se registra la transacción; en
este caso la fecha de ingreso de los seriales.
Importante:
La fecha debe diligenciarse en formato Año-Mes-Día.
(AAAAMMDD).

Producto: Se debe realizar la búsqueda del producto; esta puede ser
alfabética o numérica. En caso que el producto seleccionado no esté
marcado en el catálogo de productos como usa seriales el sistema lo
informara y pregunta si se desea o no incluir
Importante:
Si el producto NO estaba marcado en el catálogo como utiliza
seriales, al momento de incluirlo por esta opción el producto
queda marcado de forma automática en el catálogo como SI
utiliza seriales

Serial: Hace referencia a un campo alfanumérico de veinte y cinco
posiciones, que corresponde al serial que se asigna al producto el cual se
relacionara en el movimiento. A un solo producto se le puede asignar más
de un solo serial
Importante:
Si el producto ya posee seriales, estos se pueden consultar con
las teclas de búsqueda

Código IMEI: Es un Número de Identificación de los Celulares el cual es
único para cada aparato, consta de de quince posiciones numéricas. Solo se
habilitara esta casilla si en la instalación del Módulo de Seriales o en el
Registro de Control se definió que se utilizaría este código

Debito / Crédito: Se debe asignar la naturaleza de la transacción que se
está registrando en el documento.
Importante:
Se debe utilizar Débito para el ingreso y Crédito para las salidas
de mercancías.

Garantía (Días): Digitar el número de días de garantía que tiene el
producto en toda transacción de compra o venta.

Vencimiento: Hace referencia a la fecha de vencimiento de la garantía, el
sistema la calcula en forma automática.
Importante:
Para el cálculo el programa toma la fecha en la que se ingreso al
sistema y suma el número de días digitado en el campo Garantía

Nit: Se debe digitar, realizar la búsqueda o crear el tercero al cual se le
registra la transacción; esto último (creación) se debe hacer al momento de
realizar la búsqueda utilizando el icono
Importante:
Al ser un ingreso de saldos iníciales de seriales se digitara el Nit
de la empresa por ser un proceso interno de la empresa

Sucursal: En caso que el Nit al momento de la creación se haya marcado
que maneja sucursales, aquí solicitara el código de la sucursal que se
afectara; caso contrario no se habilitara esta casilla

Bodega: Digitar el código de la bodega en la que se registrara el
movimiento

Ubicación: Esta casilla se habilita dependiendo del Tipo de SIIGO y si la
bodega seleccionada maneja ubicaciones; se debe digitar el código de la
ubicación en la que se registrara el movimiento
Importante:
Cuando se ingresan varios seriales en un mismo producto; el
sistema lee el saldo de unidades del inventario para de acuerdo a
esa cantidad ingresar los seriales
Ejemplo.
10 Unidades de saldo en el Inventario
Máximo se pueden ingresar 10 seriales